Diagramación

DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESO

• Un diagrama de flujo es una representación gráfica de los pasos que se siguen para realizar un proceso; partiendo de una entrada/ inicio, y después de realizar una serie de acciones, se llega a una salida / se o obtiene un resultado

Macroproceso

ENTENDER LOS PROCESOS

Procesos

Actividades

Tareas

Movimientos

Diagrama de Bloques

Diagrama de Flujo de Procesos

Diagrama de Flujo Funcional

Diagrama de Recorrido o de Flujo Geográfico

Técnicas de Diagramación de Procesos

Características de un Diagrama de Flujo

• Presenta información clara, ordenada y concisa de un proceso

• Está formado por serie de símbolos• Cada símbolo representa una acción específica • Las flechas entre los símbolos representan el

orden de realización de las acciones

¿Cuándo se utiliza un Diagrama de Flujo?

• Se requiere conocer o mostrar de forma global un proceso (Son útiles en el desarrollo de documentación

de sistemas de gestión)• Se necesita una guía que permita un análisis

sistemático de un proceso. (mejoran la explicación de los procesos)

• Se necesita tener un conocimiento básico, común a un grupo de personas. (Describen los

procesos de forma mas amigable que los instructivos)

Símbolos se Emplean en los Diagramas de Flujo

Acciones previas a la realización del Diagrama de Flujo

1. Identificar a los participantes de la reunión donde se desarrollará el diagrama de flujo. Deben estar presentes el dueño o responsable del proceso, los dueños o responsables del proceso anterior y posterior y de otros procesos interrelacionados, otras partes interesadas

2. Definir que se espera obtener del diagrama de flujo.

3. Identificar quién lo empleará y cómo. 4. Establecer el nivel de detalle requerido. 5. Determinar los límites del proceso a describir

Los pasos a seguir para construir el diagrama de flujo

1. Establecer el alcance del proceso a describir. De esta manera quedará fijado el comienzo y el final del diagrama. Frecuentemente el comienzo es la salida del proceso previo y el final la entrada al proceso siguiente.

2. Identificar y listar las principales actividades/subprocesos que están incluidos en el proceso a describir y su orden cronológico.

3. Si el nivel de destalle definido incluye actividades menores, listarlas también.

4. Identificar y listar los puntos de decisión. 5. Construir el diagrama respetando la secuencia cronológica y asignando

los correspondientes 6. símbolos. 7. Asignar un título al diagrama y verificar que esté completo y describa

con exactitud el proceso elegido

Desarrollo del Diagrama de Flujo • Identificar el inicio y el final de un proceso. • Definir etapas (actividades, decisiones, entradas, salidas). • Los diagramas de flujo deben escribirse de arriba hacia abajo y/o

de Izquierda a derecha• Los símbolos se unen con líneas, • Se debe evitar el cruce de líneas • No deben quedar líneas de flujo sin conectar. • Todo texto escrito dentro de un símbolo debe ser legible, preciso,

evitando el uso de muchas palabras. • Todos los símbolos pueden tener mas de una línea de entrada, a

excepto del símbolo final. • Solo los símbolos de decisión pueden y deben tener mas de una

línea de flujo de salida.

Diagrama de Bloques

• es importante considerar el tipo y cantidad de información requerida.

• Si el usuario no esta interesado en los detalles puede ser suficiente una descripción genérica del procesos

Ejemplos

• si el objetivo del diagrama es la capacitación de nuevos empleados o la búsqueda de oportunidades de mejora, será necesario disponer de una descripción detallada del proceso y se haala de un diagrama de flujo a nivel micro

Fuente : Lic. Ana María Vazquez - Q Grupo Asesor S.A

Diagrama de Flujo Funcional

Fuente: Business process improvement workbook: documentation, analysis, design, and ... de H. James Harrington, E. K. C. Esseling, H. van Nimwegen

•Eliminación de la burocracia. Eliminar tareas administrativas, aprobaciones y papeleos innecesarios.•Eliminación de la duplicación.•Evaluación del valor agregado. Eliminar las actividades que no agreguen valor y optimizar las que agreguen valor•Simplificación. Eliminación de copias, datos, manipulaciones, reuniones, cuellos de botella•Reducción del tiempo de ciclo del proceso•Prueba de errores•Eficiencia en la utilización de equipos y sistemas•Lenguaje simple. Compresión sencilla en los documentos•Estandarización•Alianzas con los proveedores•Mejoramiento de situaciones importantes•Automatización y/o mecanización•Identificación de los principales problemas y riesgos

HERRAMIENTAS PARA EL ANÁLISIS DE PROCESOS

Análisis del proceso

• Para el análisis de procesos mediante esta herramienta se seguirá la siguiente secuencia:

a) Examinar cada símbolo de toma de decisión o de actividad de control

b) Examinar los bucles de reproceso

c) Examinar cada símbolo de actividad.

d.) Examinar los símbolos de documentos o bases de datos

a) Examinar cada símbolo de toma de decisión o de actividad de control

Cuando una decisión implica algún tipo de comprobación, existe un bucle que hace retroceder el proceso hasta un paso anterior en un determinado porcentaje de las ocasiones en que este se realiza.

Deberán plantearse preguntas tales como:• - ¿Es la comprobación necesaria?• - ¿Es la comprobación completa?• - ¿Es la comprobación redundante?

b) Examinar los bucles de reproceso.

• Las comprobaciones dan lugar a bucles de reproceso y éstos siempre están asociados a deficiencias, por tanto el objetivo debe ser su eliminación u optimización.

• Se examinarán las actividades del bucle como tales y la "longitud" del mismo (número de operaciones que deben repetirse) planteándose cuestiones tales como:

• - ¿Son necesarias todas las actividades dentro del bucle?.• - ¿Se podrían detectar antes las deficiencias?.• - ¿Evita el bucle que se repita el error?.• - ¿Cuál es el coste del reproceso?.• - ¿Cuál es la frecuencia de las distintas deficiencias detectadas?.

c) Examinar cada símbolo de actividad.

Este examen puede poner de manifiesto las deficiencias que arrastra el diseño del proceso mediante cuestiones tales como:

• - ¿Es necesaria esta operación?.• - ¿Cuál es la relación coste-valor añadido que

aporta?.• - ¿Es una operación redundante?.• - ¿Es fuente de errores frecuente?.

d.) Examinar los símbolos de documentos o bases de datos

• En general, en las empresas, la documentación y las bases de datos son fuentesde errores, duplicación de tareas y realización de trabajo inútil, por ello deberá comprobarse para cada uno de estos elementos si:

• - ¿Es útil la información que contiene?.• - ¿Es redundante dicha información?.• - ¿Se mantiene al día?.• - ¿Es la única fuente para esta información?.• - ¿Cómo se puede utilizar para el seguimiento y mejora

del proceso?

Interrogatorio

Requerimiento de Materiales

Verificacion de Material en Bodega

Aprobacion para compra del Material

Compra de Material

Recepcion de MaterialesRecepcion de Materiales

Despacho del Material

Pago a Proveedores

Caraterísticas Generales del ProcesoCantidad Porcentaje

Operaciones 45 28,5%Inspecciones 17 10,8%Transporte 65 41,1%Demora 22 13,9%Almacenamiento 9 5,7%Total de Actividades 158 100,0%

Cantidad PorcentajeAgregan Valor 29 18,4%No Agregan Valor 129 81,6%Total de Actividades 158 100%

Cantidad Documentos originales que se generan 15Copias que se generan 20Total de Documentos 35Personas que participan en el proceso 27Sistemas Informáticos que utilizan 3

PROCESO DE COMPRAS

ANÁLISIS DE PROCESOS

CARACTERÍSTICAS GENERALES DEL PROCESO:

Solicitud de Crédito

Solicitud de Crédito

Análisis de Riesgo

Análisis de Riesgo

Aprobación de Crédito

Aprobación de Crédito

Administración y Desembolso

Administración y Desembolso

Macroproceso de Crédito

Cantidad PorcentajeOperaciones 82 44.6%Inspecciones 16 8.7%Transporte 45 24.5%Demora 34 18.5%Almacenamiento 7 3.8%Total de Actividades 184 100.0%

Agregan Valor 59 32.1%No Agregan Valor 125 67.9%Total de Actividades 184 100.0%

Cantidad Documentos originales que se generan 42Copias que se generan 11Total de Documentos 53Personas que participan en el proceso 13Sistemas Informáticos que utilizan 3Entes externos que participan en el proceso 10

ANÁLISIS DE PROCESOS

Actividades que no contribuyen a satisfacer los requerimientos del cliente. Estas actividades se podrían eliminar sin afectar la funcionalidad del producto/servicio

Actividades que no contribuyen a satisfacer los requerimientos del cliente. Estas actividades se podrían eliminar sin afectar la funcionalidad del producto/servicio

Actividades que se deben realizar para satisfacer los requerimientos del cliente

Actividades que se deben realizar para satisfacer los requerimientos del cliente

Actividad

¿Necesaria para generar el

output?

¿Contribuye a las funciones de la

empresa?

Sin valor agregado

¿Contribuye a los requerimientos

del cliente?

Valor Agregado

real

Valor agregado para la empresa

Si No

No

Si

Si

No

•Registrar la orden•Completar la póliza•Investigar los datos

•Registrar la fecha de recibo•Formato de pedidos•Preparar informes financieros

•Revisión y aprobación•Transporte y movimiento•Archivo y almacenamiento•Repetición de trabajo•Demoras

Actividades discrecional

es

ANÁLISIS DE VALOR AGREGADO

Algunas formas típicas para reducir el tiempo de ciclo son:

• Actividades en serie vs. actividades en paralelo• Cambiar la secuencia de las actividades• Reducir el número de interrupciones• Mejorar políticas de tiempo de procesamiento• Reducir el movimiento del output• Analizar la localización• Establecer prioridades

HERRAMIENTAS PARA REDUCIR EL TIEMPO

Ejemplo de mejora

Proceso de venta de tiquetes y facturación de equipajes

• En una línea aérea un equipo de mejora tenía como misión el análisis del proceso que se seguía para emitir los tiquetes y las tarjetas de embarque para los pasajeros que llegaban al aeropuerto sin tiquetes .

• Construyó a este fin un Diagrama de Flujo del proceso.

• El Diagrama muestra que el pasajero debe hacer dos colas: una en el mostrador de tiquetes para su obtención y/o facturar el equipaje, y otra en la puerta de embarque para obtener la tarjeta de embarque.

• Fuente www.fundibeq.org

Conclusión

• permiten detectar las actividades que agregan valor y aquéllas que son redundantes o innecesarias.

• son de gran utilidad durante el desarrollo de la documentación de los Sistemas de Gestión, pues proveen una descripción de los procesos y un detalle de las operaciones mucho más amigable que los procedimientos e instructivos basados en texto.

• Contribuyen a resolver uno de los principales problemas, que es la resistencia del personal a emplear los documentos como referentes para el desempeño de las tareas. Una copia ampliada del diagrama de flujo al alcance de los operadores del proceso facilita la consulta y promueve la creatividad

Otros Diagramas para análisis de Proceso

• Diagrama de operaciones de proceso • Diagrama de curso (o flujo) de proceso • Diagrama de recorrido de actividades • Diagrama de interrelación hombre-máquina • Diagrama de proceso para grupo o cuadrilla • Diagrama de proceso para operario • Diagrama de viajes de material • Diagrama PERT

Diagrama SinópticoActividad Símbolo

Operación

Inspección

Transporte

Demora

Almacenamiento

Diagrama Sinóptico

Diagrama de Proceso

Diagramas de RecorridoExisten cuatro sistemas principales de disposición, si bien en la práctica

pueden encontrarse en algunas empresas combinaciones de dos o más sistemas. :

• 1. Disposición con componente principal fijo, en que el material que se debe elaborar no se desplaza en la fábrica, sino que permanece en un solo lugar, y por lo tanto toda la maquinaria y demás equipo necesarios se llevan hacia él. Se emplea cuando el producto es voluminoso y pesado, y sólo se producen pocas unidades al mismo tiempo. Ejemplos típicos de este sistema son la construcción de buques, la fabricación de motores Diesel o motores de grandes dimensiones y la construcción de aviones.

2. Disposición por proceso o función

• todas las operaciones de la misma naturaleza están agrupadas. En la industria de la confección, por ejemplo, el corte de! tejido se hace en una zona, el cosido o pespunte en otra, el acabado en una tercera y así sucesivamente. Este sistema de disposición se utiliza generalmente cuando se fabrica una amplia gama de productos que requieren la misma maquinaria y se produce un volumen relativamente pequeño de cada producto. Por ejemplo, fábricas de hilados y tejidos, talleres de mantenimiento e industrias de confección.

3. Disposición por producto o en línea

• vulgarmente denominada «producción en cadena». En este caso, toda la maquinaria y equipo necesarios para fabricar determinado producto se agrupan en una misma zona y se ordenan de acuerdo con el proceso de fabricación. Se emplea principalmente en los casos en que existe una elevada demanda de uno o varios productos más o menos normalizados. Ejemplos típicos son el embotellado de gaseosas, el montaje de automóviles y el enlatado de conservas.

4. Disposición por grupo o Células

• posibilita la aplicación de métodos de producción por grupos.: el equipo de operarios trabaja en un mismo producto y tiene a su alcance todas las máquinas y accesorios necesarios para completar su trabajo. En dichos casos los operarios se distribuyen el trabajo entre sí, normalmente intercambiándose las tareas.

Diagrama de Recorrido

Matriz de recorrido Origen /Destino

Recomendación para manejo de materiales

• Eliminar o reducir la manipulación;• mejorar la eficiencia de la manipulación

– Incrementar el tamaño o el número de unidades manipuladas cada vez. De ser, necesario, modificar el diseño y embalaje del producto para ver si puede lograrse más fácilmente ese resultado.

– Aumentar la velocidad de manipulación siempre que sea posible y económico.– Aprovechar la fuerza de gravedad siempre que sea posible.– Disponer de suficientes contenedores, paletas, plataformas, cajas, etc., a fin

de facilitar el transporte.– Dar preferencia, en lo posible, al equipo de manipulación que sirve para una

amplia variedad de usos y aplicaciones.– Tratar de que los materiales se desplacen lo mas posible en línea recta y de

que los pasillos se mantengan despejados.• seleccionar el equipo de manipulación más adecuado

• http://www.elprisma.com/apuntes/administracion_de_empresas/quesonlosdiagramasdeflujo/

• http://books.google.com/books?id=cf4xJJabZbsC&dq=harrington+james+improvement&lr=&hl=es&source=gbs_navlinks_s

• http://www.fundibeq.org/metodologias/herramientas/diagrama_de_flujo.pdf

• http://office.microsoft.com/es-es/visio/HP012077273082.aspx

• http://www.eduteka.org/modulos.php?catx=4&idSubX=116