TELETRABAJO

DIAGRAMAS DE FLUJO

REPRESENTACIN GRFICA DEL PROCESO

INTRODUCCIN

Una imagen vale ms que mil palabras. Si podemos modificar este viejo proverbio y ampliarlo un poco para que cubra sus procesos de la empresa, podramos decir: Un diagrama de flujo vale ms que mil procedimientos. Un diagrama de flujo, conocido tambin como diagramacin lgica o de flujo, es una herramienta de gran valor para entender el funcionamiento interno y las relaciones entre los procesos de la empresa. Este captulo tiene como objetivo ayudarle al miembro del equipo de mejoramiento del proceso (EMP) a realizar la doble tarea de:

1. Comprender algunas tcnicas disponibles sobre el diagrama de flujo.

2. Aplicar estas tcnicas para mejorar procesos de la empresa.

La diagramacin de flujo se define como un mtodo para describir grficamente un proceso existente o uno nuevo propuesto mediante la utilizacin de smbolos, lneas y palabras simples, demostrando las actividades y su secuencia en el proceso.

QUE SON LOS DIAGRAMAS DE FLUJO?

Los diagramas de flujo representan grficamente las actividades que conforman un proceso, as como un mapa representa un rea determinada. Algunas ventajas de emplear los diagramas de flujo son anlogos a las de utilizar mapas. Por ejemplo, tanto los unos como los otros muestran cmo se adaptan en forma conjunta los diferentes elementos.

Otra ventaja consiste en que la construccin de los diagramas de flujo nos sirve para disciplinar nuestro modo de pensar. La comparacin del diagrama de flujo con las actividades del proceso real har resaltar aquellas reas en las cuales las normas o polticas no son claras o se estn violando. Surgirn las diferencias entre la forma como debe conducirse una actividad y la manera como realmente se dirige. Entonces, con la ayuda de unos cuantos pasos cortos, usted y sus colegas podrn determinar cmo mejorar tal actividad. Los diagramas de flujo son un elemento muy importante en el mejoramiento de los procesos de la empresa (MPE). Los buenos diagramas de flujo muestran, claramente, las reas en las cuales los procedimientos confusos interrumpen la calidad y la productividad. Dada su capacidad para clarificar procesos complejos, los diagramas de flujo facilitan la comunicacin en estas reas problemas.

VISIN GENERAL DEL DIAGRAMA DE FLUJO

Elaborar un diagrama de flujo para la totalidad del proceso hasta llegar al nivel de tareas, es la base para analizar y mejorar el proceso. La asignacin de partes del proceso a determinados miembros del equipo acelerar lo que de otra manera sera una tarea dispendiosa y que demanda mucho tiempo.

Cada situacin o proceso presentar problemas nicos de diagramacin. El equipo deber enfrentarlos a medida que se vayan presentando. Por ejemplo, la documentacin existente rara vez es suficiente para elaborar el diagrama de flujo de cada tarea y actividad sin comunicarse con las personas que ejecutan estas tareas. Tenga la precaucin de distinguir entre lo que la documentacin dice que debera hacerse y lo que realmente se hace.

Existen diferentes tipos de diagramas de flujo y cada uno de stos tiene su propsito. Para obtener efectividad es importante comprender al menos tres de las tcnicas:

1.Diagramas de bloqueo, que proporcionan una visin rpida de un proceso.

2.Diagramas de flujo del Instituto Nacional Estadounidense de Estandarizacin (American National Standards Institute - ANSI), que utiliza diferentes conos o formatos de acuerdo a la actividad.

3.Diagramas de flujo funcional, que muestran el flujo del proceso entre organizaciones o reas.

DIAGRAMAS DE BLOQUE

El diagrama de bloque, conocido tambin como diagrama de flujo de bloque, es el tipo ms sencillo y frecuente de los diagramas de flujo. Este proporciona una visin rpida no compleja del proceso. Algunos diagramas de flujo de bloque tambin incluyen smbolos consistentes en un crculo alargado al comienzo y al final para indicar en dnde comienza y en dnde termina el diagrama de flujo.

Utilice los diagramas de bloque para simplificar los procesos prolongados y complejos o para documentar tareas individuales. Coloque una frase corta dentro de cada rectngulo para describir la actividad que se realiza. Estas frases descriptivas (nombres de las actividades) deben ser concisas.

Los diagramas de bloque proporcionan una visin rpida del proceso y no un anlisis detallado. Normalmente, stos se elaboran en primer lugar para documentar la magnitud del proceso; luego, se utiliza otro tipo de diagrama de flujo para analizar el proceso en forma pormenorizada. Ejemplo de diagrama de bloque:

1. Ejemplo de diagrama de bloque

SMBOLOS ESTNDARES PARA EL DIAGRAMA DE FLUJO

Antes de examinar los otros tipos de diagramas de flujo, debemos definir algunos smbolos estndares, ampliamente conocidos. Pensemos en cun fcil resulta leer un mapa vial cuando se est familiarizado con el significado de cada smbolo y qu molesto es tener una figura extraa y desconocida en el rea del mapa que se utiliza para tomar una decisin sobre los planes de viaje.

El diagrama de flujo es una de las ms antiguas ayudas de diseo con que podemos contar. Para mayor sencillez, slo analizaremos 12 de los smbolos ms comunes, en su mayor parte publicados por la ANSI ( American National Standard Institute).

SMBOLOS ESTNDARES PARA DIAGRAMAS DE FLUJO ANSI

SmboloSignificado

Operacin: Rectngulo. Utilice este smbolo cada vez que ocurra un cambio en un tem. El cambio puede ser el resultado del gasto en mano de obra, la actividad de una mquina o una combinacin de ambos elementos. Se usa para denotar cualquier clase de actividad, desde perforar un hueco hasta el procesamiento de datos en el computador. Es el smbolo correcto que debe emplearse cuando ningn otro es apropiado. Normalmente, usted debe incluir en el rectngulo una breve descripcin de la actividad.

Movimiento /transporte: Flecha ancha, Utilice una flecha ancha para indicar el movimiento del output entre locaciones (por ejemplo, envo de partes al inventario, envo de una carta por correo).

Punto de decisin: Diamante, Coloque un diamante en aquel punto del proceso en el cual deba tomarse una decisin. La siguiente serie de actividades variarn con base en esta decisin. Por ejemplo, Si la carta es correcta, se firmar. Si es incorrecta, deber repetirse. Por lo general, los outputs del diamante se marcarn con las correspondientes opciones (por ejemplo, SI - NO, VERDADERO - FALSO).

Inspeccin: Crculo grande. Utilice un crculo grande para indicar que el flujo del proceso se ha detenido, de manera que pueda evaluarse la calidad del output. Tpicamente esto involucra una inspeccin realizada por alguien que no sea la persona que efectu la actividad previa. Este crculo tambin puede representar el punto en el cual se requiere una firma de aprobacin.

Documentacin: Rectngulo con la parte inferior en forma de onda. Utilice este smbolo para indicar que el output de una actividad incluy informacin registrada en papel (por ejemplo, informes escritos, cartas o impresiones de computador)

Espera: Rectngulo obtuso. Utilice est smbolo, algunas veces denominado bala, cuando un tem o persona debe esperar o cuando un tem se coloca en una almacenamiento provisional antes de que se realice la siguiente actividad programada (por ejemplo, esperar un avin, esperar una firma).

Almacenamiento: Tringulo. Utilice un tringulo cuando exista una condicin de almacenamiento controlado y se requiera una orden o solicitud para que el tem pase a la siguiente actividad programada. Este smbolo se usa con mayor frecuencia para mostrar que el output se encuentra almacenado, esperando al cliente. El objetivo de un proceso de flujo continuo es eliminar todos los tringulos y rectngulos obtusos del diagrama de flujo correspondiente al proceso. Es un proceso de la empresa, el tringulo se utilizara para indicar la condicin de una solicitud de compra retenida en el rea de compras, esperando que el departamento de finanzas verifique si el tem se encontraba dentro del presupuesto aprobado.

Notacin: Rectngulo abierto. Utilice un rectngulo abierto conectado al diagrama de flujo por medio de una lnea punteada para registrar informacin adicional sobre el smbolo al cual est conectado. Por ejemplo, en un diagrama de flujo complejo trazado sobre muchas hojas de papel, este smbolo podra estar conectado a un pequeo crculo para suministrar el nmero de pgina en el cual los inputs reingresarn al proceso. Otra forma de emplear un rectngulo abierto consiste en identificar qu persona es responsable de realizar una actividad o el documento que controla tal actividad. El rectngulo abierto se conecta al diagrama de flujo mediante una lnea punteada de manera que ste no se confunda con una flecha de lnea que denota el flujo de la actividad.

Direccin del flujo: Flecha. Utilice una flecha para denotar la direccin y el orden que corresponden a los pasos del proceso. Se emplea una flecha para indicar el movimiento de un smbolo a otro. La flecha indica direccin: ascendente, descendente o lateral. La ANSI indica que la cabeza de la flecha no es necesaria cuando el flujo de direccin se desplaza de arriba a abajo o de izquierda a derecha. Sin embargo, para evitar malas interpretaciones por parte de otras personas que pueden no estar tan familiarizadas con los smbolos del diagrama de flujo, se recomienda que siempre se usen las cabezas de flecha.

Transmisin: Flecha quebrada. Utilice una flecha quebrada para identificar aquellos casos en los cuales ocurre la transmisin inmediata de la informacin (por ejemplo, transferencia electrnica de datos, fax, llamada telefnica).

Conector: Crculo pequeo. Emplee un crculo pequeo con una letra dentro del crculo, al final de cada diagrama de flujo para indicar que el output de esa parte del diagrama de flujo servir como el input para otro diagrama de flujo. Con frecuencia, este smbolo se utiliza cuando no existe suficiente espacio para dibujar la totalidad del diagrama de flujo en un papel. La cabeza de flecha que seala el crculo denota que ste es un output. La cabeza de flecha que seala el sentido contrario al crculo indica que se trata de input. Cada output diferente debe designarse con una letra diferente. Todo output puede reingresar al proceso en diferentes puntos.

Lmites: Crculo alargado. Utilice un crculo alargado para indicar el inicio y el fin del proceso. Normalmente dentro del smbolo aparece la palabra inicio o comienzo trmino o fin.

Figura 2. Smbolos estndares para los diagramas de flujo.

Los 12 smbolos enumerados en la figura 2. no son una lista completa de los smbolos para el diagrama de flujo, son lo mnimo que usted necesitar para diagramar adecuadamente su proceso de la empresa. A medida que adquiera nuevos conocimientos sobre diagramacin de flujo, puede ampliar el nmero de smbolos que utiliza para cubrir su campo y sus necesidades especficas.

El diagrama de flujo estndar de la ANSI proporciona una comprensin detallada de un proceso que excede, en gran parte, el del diagrama de bloque. En efecto, el diagrama de bloque constituye frecuentemente el punto de partida; el diagrama de flujo estndar se utiliza para ampliar las actividades dentro de cada bloque al nivel de detalle deseado. Cada tarea del proceso en estudio puede detallarse hasta el punto en el cual el diagrama de flujo estndar puede emplearse como parte del manual de entrenamiento para un nuevo colaborador. Por ejemplo un cajero de banco debe respetar un procedimiento antes de pagar un cheque en ventanilla:

DIAGRAMA DE FLUJO FUNCIONAL

El diagrama de flujo funcional es el tipo de diagrama de flujo, que muestra el movimiento entre diferentes unidades de trabajo, una dimensin adicional que resulta ser especialmente valiosa cuando el tiempo total del ciclo constituye un problema; puede utilizar smbolos estndares o de bloque.

Un diagrama de flujo funcional identifica cmo los departamentos funcionales, verticalmente orientados, afectan un proceso que fluye horizontalmente a travs de una organizacin. Si un proceso siempre se mantuviese dentro de un solo departamento y no se cruzara con otros territorios, la vida del gerente sera mucho ms fcil. Sin embargo, en la mayor parte de las empresas, la organizacin funcional o vertical es una forma de vida, por cuanto proporciona un centro de competencia altamente entrenado, que no puede compararse cuando se emplea una organizacin de proceso o de producto

1. El cliente entrega cheque para cobrar

2. El cajero verifica el monto en nmeros y letras

3. Verifica la firma en el sistema

4. Digita monto y nmero en el sistema

5. verifica si el cheque tiene fondos

6. Si tiene fondos paga

7. El cliente cobra

8. Si no tiene fondos lo enva al funcionario de la cuenta.

9. Verifica si el cliente tiene autorizacin de sobregiro. Si tiene le indica al cajero que pague. Si no tiene, le indica que lo rechace.

10. El cliente recibe el cheque devuelto.

ClienteCajeroFuncionario de cuenta

3. Diagrama de flujo funcional para la verificacin y pago de cheque

ClienteCajeroFuncionario de cuenta

2. Diagrama de flujo funcional para la verificacin y pago de cheque

con lnea de tiempo

La lnea de tiempo normalmente tiene tres columnas: la primera indica el nmero de la actividad, la segunda indica el tiempo de procesamiento y la tercer el tiempo del ciclo. Leer explicacin en la pgina siguiente.

DIAGRAMA DE FLUJO FUNCIONAL DE LA LNEA DE TIEMPO

Un diagrama de flujo funcional de la lnea de tiempo adiciona el tiempo de procesamiento y del ciclo al diagrama de flujo funcional estndar. Este diagrama de flujo le ofrece algunas percepciones valiosas cuando usted realiza un anlisis del costo de la mala calidad, con el fin de determinar qu cantidad de dinero est perdiendo la organizacin debido a un proceso ineficiente e inefectivo. Agregar un valor de tiempo a las funciones ya definidas que interactan dentro del proceso hace fcil identificar las reas de desperdicio y demora.

El tiempo se monitorea de dos maneras. En primer lugar, el tiempo que se requiere para realizar la actividad se registra en la columna titulada Tiempo de procesamiento (horas), La columna del lado corresponde al tiempo del ciclo (es decir, el momento en el cual se finaliz la ltima actividad y el momento en el que esta actividad se termina). Usualmente, existe una diferencia importante entre la suma de las horas individuales de procesamiento y el tiempo del ciclo para la totalidad del proceso. Esta diferencia obedece al tiempo de espera y transporte.

Constituye un error comn el dedicarse a reducir el tiempo de procesamiento e ignorar el tiempo del ciclo. El resultado sera centrar nuestras actividades en reducir costos, sin tener en cuenta la empresa desde el punto de vista de nuestros clientes. Estos no ven el tiempo de procesamiento; ellos slo ven el tiempo del ciclo (tiempo de respuesta). Para satisfacer nuestras necesidades, nos preocupamos slo por reducir el tiempo de procesamiento. Para tener clientes felices, debemos reducir el tiempo del ciclo.

En un proceso de ventas, IBM logr acortar el tiempo de procesamiento en un 30%, reduciendo de esta forma los costos en un 25%. Al mismo tiempo la empresa redujo el tiempo del ciclo en un 75%. Un efecto colateral no planeado dio como resultado un incremento superior a 300% en las ventas (el cierre de 65% de las ventas). No hay duda de que existe una correlacin directa entre tiempo del ciclo, satisfaccin del cliente e incremento de las ganancias.

El concepto del flujo de la lnea de tiempo puede aplicarse a todo tipo de diagramas de flujo. Con frecuencia, el tiempo transcurrido se registra tomando como base el tiempo que ha pasado desde el momento en el cual se inici la primera actividad dentro del proceso.

DIAGRAMA DE FLUJO GEOGRFICO

Un diagrama de flujo del plano geogrfico o fsico analiza el flujo fsico de las actividades. Este ayuda a minimizar el desperdicio de tiempo mientras la produccin resultante del trabajo y/o recursos se desplazan entre las actividades. Las primeras impresiones tienen gran importancia. Qu creen ustedes que piensan los nuevos empleados acerca de esta empresa despus de un da de aprese y espere? Probablemente se preguntarn si hicieron bien en ingresar a la empresa. El anlisis rpido de un diagrama de flujo revela el desperdicio de desplazamiento y tiempo. Por ejemplo, si los nuevos empleados se dirigen a una sala especial de espera en el departamento de personal, se reducira en gran parte la cantidad de tiempo que los empleados gastaran durante el da. Si el departamento de personal distribuye las identificaciones provisionales, la persona encargada no tendra que acompaar a los empleados a otros departamentos.

Pensemos ahora en lo que se puede hacer para mejorar el flujo y aprovechar mejor el tiempo, tanto el de los nuevos empleados como el del encargado del departamento de personal.

ADOPTAR UNA VISIN SOBRE EL PROCESAMIENTO DE INFORMACIN

Adems de los tres diagramas de flujo bsicos que ya hemos analizado (diagramas de bloque, diagramas de flujo estndar de la ANSI, y diagramas funcionales), existen otros como los diagramas de informacin, que con frecuencia poseen su propia serie de smbolos. Como norma, stos tienen mayor inters para los programadores de computadores y para los analistas de sistemas automatizados, que para los jefes y empleados que diagraman las actividades de la empresa. Los dos libros que se indican al final de este captulo analizan algunas de estas herramientas.

Usted puede considerar estos tipos de diagramas de flujo como diagramas que siguen el recorrido de la informacin a lo largo de un proceso. A medida que prepara los diagramas de flujo, piense en sus actividades organizacionales desde el punto de vista del procesamiento de la informacin. Empiece con los archivos de su organizacin. Estos son valiosos porque contienen informacin que se modifica o que se utiliza en sus procesos de la empresa.

En seguida, tenga en cuenta a sus colaboradores. Usted y sus compaeros de trabajo poseen habilidades de diferentes niveles y tipos. Lgicamente, aun el conocimiento de un solo trabajador es sustancialmente ms complejo que la informacin en un archivo. Pero, el principio sigue vigente: el valor de un empleado para una organizacin depende de sus aportes de informacin. Trtese de cmo cargar una plataforma, lanzar un nuevo producto o resolver un conflicto, la informacin constituye un recurso. Esto es particularmente cierto en la industria de servicios, que en 1989 emple a ms de 70% de los trabajadores de los Estados Unidos. Todos ellos pueden considerarse como procesadores y proveedores de informacin.

Al adoptar una visin del procesamiento de informacin en el momento de preparar sus diagramas de flujo, se crear un nfasis comn en la labor de utilizar un input de calidad para generar un output de calidad. Al mismo tiempo, esta visin referente al procesamiento de informacin ayuda a las personas a tomar decisiones sobre la forma de trazar diagramas de flujo y los elementos que deben incluirse. En forma ms especfica, usted debera:

1.Determinar aquellas partes del proceso para las cuales la validez y confiabilidad de la informacin tienen la mayor importancia.

2.Considerar las tres dimensiones diferentes del procesamiento de informacin de los procesos de la empresa: qu informacin se procesa, qu actividades se involucran en el procesamiento de la informacin y qu elementos controlan a otros elementos. Si su diagrama de flujo no produce el impacto que desea, trate de trazarlo de manera que ste caracterice una de las otras dimensiones.

3.Recuerde que las organizaciones estn integradas por personas, y cuando hay seres humanos involucrados, la transmisin y el procesamiento de la informacin se dificulta bastante. En consecuencia, es mejor trazar varios diagramas de flujo fcilmente comprensibles que un solo diagrama maestro, completo pero incomprensible.

DICCIONARIO DE DATOS

Muchos de ustedes jams tendrn la necesidad de emplear un diccionario de datos, por cuanto sus diagramas de flujo sern razonablemente sencillos y directos. No obstante, algunos de ustedes necesitarn entrar en un gran nmero de detalles que cubran una amplia gama de actividades. En este caso se hace necesario el uso de un diccionario de datos para tener la seguridad de que todos los ttulos y definiciones sean claros y comprensibles.

Los diagramas de flujo ms efectivos emplean palabras y frases que las personas pueden comprender fcilmente y slo incluyen smbolos estndares, ampliamente conocidos. Con frecuencia, puede ser muy til un glosario adjunto de trminos, conocido como diccionario de datos, elaborado por profesionales en el procesamiento de informacin. Cada vocablo del diccionario se refiere a un ttulo usado en los diagramas de flujo.

Un diccionario de datos cumple una serie de propsitos de referenciacin. Por ejemplo, ste le sirve para permanecer alerta a los homnimos de la base de datos. Una base de datos es una compilacin de informacin de los archivos de la organizacin. (Con frecuencia, estos archivos se computarizan). Existen homnimos cuando el mismo ttulo se refiere a tems diferentes. Veamos, por ejemplo, el ttulo Ingresar la identificacin del empleado. En un diagrama de flujo esto puede significar: Registre en un formato el nmero del seguro social correspondientes al empleado. En otro diagrama de flujo, esto podra significar: digite el nombre del empleado en un sistema computacional y espere que el sistema verifique esta entrada. Por razn de sus mltiples significados, los homnimos de la base de datos pueden crear confusin en una serie de diagramas de flujo.

Se presentan homnimos por cuanto los ttulos del diagrama de flujo deben ser breves. Dentro del diagrama mismo usted no cuenta con espacio para una explicacin detallada, pero puede incluir la correspondiente definicin en el diccionario de datos. La revisin de diccionario de datos antes de seleccionar un ttulo le indicar si su ttulo ya se ha utilizado. Si ste es el caso, deber escoger otro ttulo o tomar medidas especiales para quienes empleen su diagrama de flujo sepan realmente qu quiere decir usted.

Tambin puede utilizar el diccionario de datos como ayuda al encontrar sinnimos en la base de datos, cuando ttulos diferentes tienen definiciones idnticas. Por ejemplo, cobros puede indicar lo mismo que ventas por cobrar.

Al igual que los homnimos, los sinnimos de la base de datos pueden ser necesarios. Las personas prefieren utilizar trminos familiares al construir sus diagramas de flujo, y los empleados que trabajan en diferentes partes de la organizacin pueden tener palabras diferentes para un mismo tem. Reconociendo el valor de los trminos comunes, los profesionales del procesamiento de informacin emplean sinnimos de la base de datos que se convierten en alias aceptables.

Pero los sinnimos deben identificarse. De lo contrario, el equipo que elabore un diagrama de flujo general con las actividades de los departamentos de contabilidad y ventas podra incurrir en duplicaciones innecesarias. Aqu es donde un diccionario de datos resulta de gran utilidad. Cuando al departamento de contabilidad se le pide que defina el archivo de cobros, y al de ventas se le solicita que defina las ventas por cobrar, el equipo que elabora el diagrama de flujo describir que los dos archivos son iguales.

Adems, el diccionario de datos puede incluir informacin detallada, ms all de la definicin, sobre la actividad representada en el diagrama de flujo. En la bsqueda de formas para mejorar las actividades de la empresa, el equipo podra estar interesado en el nmero de registros que contiene un determinado archivo o en el nmero de tems que cada semana se procesa mediante cierta actividad. El equipo tambin puede estar interesado en saber en cules diagramas de flujo un ttulo especfico parece evaluar con precisin las implicaciones de un cambio. Todos estos detalles pueden almacenarse en diccionario de datos.

Los diccionarios de datos pueden mantenerse manualmente o en un sistema computacional. Cuando se dispone de este sistema, es ms fcil revisar, organizar y encontrar la informacin. Si elabora sus diagramas de flujo en el computador, la automatizacin del diccionario de datos le ofrecer ventajas an mayores, por cuanto usted puede elaborar un sistema automatizado de referencias cruzadas entre los diagramas y el diccionario.

RESUMEN

El diagrama de flujo es una herramienta clave para comprender los procesos de la empresa. Trazar el proceso sobre un papel en un formato comprensible, con frecuencia prepara e el terreno para un importante mejoramiento del proceso. Este tambin constituye un instrumento efectivo para analizar el impacto de los cambios propuestos. Muchos diagramas de flujo sobre procesos de la empresa son demasiado complejos, con frecuencia cubren toda una pared; pero, bien vale la pena la comprensin que el EMP obtenga como resultado de este tipo de anlisis. En el casos de nuevos procesos, los diagramas de flujo deben preceder a la preparacin de los procedimientos.

Para mejorar la calidad de sus productos y servicios, muchos empresarios han utilizado tcnicas de diagramacin de flujo con resultados envidiables. Otros, no obstante, han tenido menor xito. Usualmente, esto sucede por cuanto consideran sus diagramas de flujo como un fin, no como un medio para encontrar aquello que buscan. Este es un error que se comete fcilmente. Comparado con algunas tcnicas para mejorar la calidad y la productividad, el diagrama de flujo es de fcil comprensin y aplicacin. Adems en su entusiasmo por lograr un mejoramiento, algunas personas se sienten tentadas a vertir en un diagrama de flujo detallado todo lo que puedan encontrar. Afortunadamente, sin embargo, este esmero rara vez es necesario.

Los diagramas de flujo cumplen un propsito importante: documentar un proceso con el fin de identificar reas que necesitan mejoramiento. La magia no proviene de documentar el proceso sino de analizarlo, y es aqu donde usted debe centrar la mayor parte de sus esfuerzos. Recuerde que el propsito de los diagramas de flujo y el anlisis siguiente estriba en obtener el conocimiento suficiente para definir y realizar los mejoramientos del proceso. Este no debe ser un fin en s mismo.

Los diagramas de flujo son herramientas. En las actividades de MPE que siguen al diagrama de flujo puede apreciarse su pleno valor. Sin embargo, el mismo proceso de diagramacin de flujo prepara a las personas para los cambios productivos que vienen ms adelante:

1.Los que participan en la elaboracin de los diagramas de flujo reconocen su propia capacidad e influencia. Ahora, ellos reconocen que sus contribuciones sirven para conferir poder a sus compaeros de trabajo, Se sienten orgullosos de que su rol est documentado en un diagrama que consultarn otras personas.

2.Las personas saben que el valor de su desempeo afecta aquella forma en la cual otras personas utilizan el output. Esto estimula la curiosidad sobre las expectativas de los clientes, y fortalece los vnculos entre colaboradores y clientes.

3.En la elaboracin de los diagramas de flujo, las personas adquieren comprensin mutua de sus labores, lo que genera un incremento de la colaboracin en el ambiente de trabajo. La elaboracin de diagramas de flujo establece equipos de trabajo.

4.A medida que crece el diagrama de flujo, los participantes se sienten inspirados por las fuentes de apoyo y respaldo que tienen a su disposicin. El mensaje del diagrama de flujo es el de que existe poder y camaradera en la organizacin.

5.Al mismo tiempo, renace la responsabilidad individual. El diagrama de flujo fomenta los esfuerzos de mejoramiento, la adhesin a los estndares de calidad y el compromiso de reducir las variaciones del proceso.

6.Se facilita la fijacin de objetivos, aun en aquellas partes de la organizacin que han mostrado resistencia a la medicin del desempeo o all en donde han analizado aquello que consideran como objetivos legtimos y reales.

A travs de todo esto, los diagramas de flujo hacen que la atencin se centre en las oportunidades de cambio. A medida que se realizan loa MPE, su equipo reconocer los sitios en donde los diagramas han dejado de ser exactos y cundo se hace necesario efectuar revisiones. Asimismo, podr crear nuevas versiones de los diagramas de flujo en la medida que usted y sus compaeros de trabajo adquieren mayor habilidad para su elaboracin. Esto obedece en parte al aumento de los talentos tcnicos y artsticos. Pero, un aspecto mucho ms importante es el desarrollo de talentos conceptuales. Las personas vinculadas a su organizacin comenzarn a ver las actividades de la empresa en forma ms sistemtica y creativa. En tanto que usted elabora diagramas de flujo y verifica su precisin, se har ms sensible a los procedimientos en los cuales puede mejorar su empresa.

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