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Gestión del Tiempo:como organizarte a pesar de ti

mismo

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Introducciones

» Nombre. » Escuela o departamento donde trabaja. » Tus 3 principales records de gestión de tiempo. » Que te gustaría tener archivado al final del dia de hoy.

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“El secreto de ser organizado bajo cualquier circunstancia - y cualquier sit-uación - es hacerse cargo de su estilos de organización en lugar de dejar que

se hagan cargo de usted.”-Sunny schienger AUTOR

‘como se organizara a pesar de usted mismo’

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La meta para hoy:

Para identificar y hacerse cargo de su estilo de tiempo y espacio.

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Agenda: » Hazte a cargo de tu tiempo – listas de “que haceres” que funcionen. » Los 5 estilos de administración de tiempo. » Los 5 estilos de administración de espacio. » Cuando los estilos chocan… » Haciéndolo funcionar para ti.

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Agenda: » Hazte a cargo de tu tiempo – listas de “que haceres” que funcionen. » Los 5 estilos de administración de tiempo. » Los 5 estilos de administración de espacio. » Cuando los estilos chocan… » Haciéndolo funcionar para ti.

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Pre labor: registro de análisis de tiempoPor tu cuenta: Revisa tu propio registro de tiempo para la semana y responde las preguntas enlistadas debajo del “registro de análisis de tiempo” (10-15min)

Con tu grupo en la mesa: Discutan las respuestas a las preguntas 4, 5 y 6. (10 - 15min)

◊ El líder presenta los temas del grupo a la clase.

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Planeamiento

» Planeamiento a largo plazo:◊ 1 – 5 anos o mas.

» Planeamiento a corto plazo:◊ Planes de 6 meses.◊ Planes de 1 mes.◊ Planes diarios y semanales.

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Lista maestra

» Recopila una lista maestra para el próximo mes.

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Priorizando » Te estas concentrando en lo “poco vital” o lo “bastante trivial”?

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Mes: Lista Maestra

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ProgramandoFactores a tener en mente: 1. El horario de otras personas. 2. Limites de tiempo. 3. Niveles de energía.

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Pre Labor: análisis de nivel de energía Cuando esta tu energía:

» A su máximo » A su mínimo

Durante el día?

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Agenda:

»Hazte a cargo de tu tiempo – listas de “que haceres” que funcionen.

◊Los 5 estilos de administración de tiempo.◊ Los 5 estilos de administración de espacio.◊ Cuando los estilos chocan…◊ Haciéndolo funcionar para ti.

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Estilos de administración de tiempo

¿Qué estilo eres tu?

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5 estilos de administración de tiempo

1. Saltamontes.2. Demasiado Perfeccionista.3. Alérgico a los detalles.4. Neutral.5. Al borde del precipicio.

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Saltamontes

Características: » Disfruta la variedad y el cambio de ritmo. » Disfruta sentirse ocupado. » Se distrae facilmente. » Deceoso de la gratificación inmediata.

Consejos útiles: » Calmarse un poco. » Eliminar las distracciones e interrupciones cuando sea posible. » Crear más estructura en tu día. » Descomponer proyectos con mini-metas. » Tiempo para ti. » Abordar la frustración, la ansiedad y el aburrimiento en

algo positivo, de la manera mas productiva.

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DEMASIADO PERFECCIONISTA

Características: » Dificultad para distinguir entre altas normas y comportamiento

sobrenatural. » Cree que todo puede ser realizado bien y sin ayuda de nadie.

Herramientas de Ayuda:

» Revise que tenga todo lo necesario. » Conozca la diferencia entre actividades de baja y alta prioridad. » Diga que no ante nuevos artículos que pueden sobrecargarle su trabajo. » Aprenda a delegar responsabilidades con eficacia. » Conserve los proyectos que disfruta y que sólo usted

pueda hacer. » ¿Realmente es mejor no tan perfecto que horrible? » ¿Podría usted manejarlo?

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ALERGICO A LOS DETALLES

Características: » Disfruta lidiar con un panorama general. » Es muy impaciente para dar seguimiento a las cosas. » Le gusta moverse rápido y se resiste a las tareas rutinarias.

Herramientas de Ayuda:

» Cree rutinas simples y básicas. » Agilice su memoria escribiendo las cosas, recordatorios y

organizando su material. » Busque a alguien que lo ayude a diseñar procedimientos de

seguimiento a sus tareas y llévelo a cabo.

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Neutral

Características » No está seguro de lo que quiere. » Tiene miedo de tomar las decisiones incorrectas. » No sabe por dónde comenzar. » Desconfía de lo desconocido.

Herramientas de Ayuda

» Aprenda a evaluar sus necesidades y deseos. » Separe sus decisiones en pequeños pasos con fechas límites

individuales. » Utilice un sistema de clasificación a la hora de comparar un número de

alternativas. » Obtenga sugerencias de un amigo que tenga conocimiento

en el campo. » Preste atención a sus instintos y corazonadas.

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AL BORDE DEL PRECIPICIO

Características: » Su estimado del tiempo es inexacta. » Se fortalece con el estrés. » Cree que la presión es necesaria para tener un mejor desempeño.

Herramientas de Ayuda: » Controle el tiempo a medida de su trabajo. » No espere la inspiración antes de empezar una tarea. » Incremente sus plazos » Si tiene que postergar, hágalo sólo con las tareas más

pequeñas.

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HACIENDO SU ESTILO DE TRABAJO, NO CONTRA USTED

Discuta: » ¿Cómo su estilo de trabajo le dificulta el poder realizar

las cosas? Refiérase a las diapositivas, al libro y discuta:

» Aquellas “herramientas de ayuda” que usted considere provechosas y que le gustarían implementar.

También la lluvia de ideas, cualquier idea adicional que surja con su grupo.

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AGENDA:

» Hágase cargo de su tiempo- una lista de pendientes que funcione.

» Los 5 Estilos de Gestión del Tiempo.◊ Los 5 Estilos de Gestión del Espacio.◊ Cuando los estilos coincidan.◊ Hágalo funcionar para usted.

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ORGANIZANDO SU ESPACIO

» Beneficios◊ Ahorre dinero y tiempo.◊ Sea más productivo, efectivo y creativo.

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Estilos de Gestión del Espacio

¿Qué estilo es usted?

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5 Estilos de Organización del Espacio

1. Todo Afuera2. Nada Afuera3. Ángulo Recto4. Cachivachero5. Desastre Total

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TODO AFUERACaracterísticas:

» Prefiere desplegar todo afuera, para que pueda estar a la vista. » Siente como si fuera una pérdida de tiempo guardar las cosas. » Cree que fuera de vista está fuera de la mente. » Ve las pilas de papeles como evidencia de un arduo trabajo.

Herramientas de Ayuda: » Realice una inspección de su escritorio. » Siga un sistema de clasificación base para el papeleo

que ingresa. » Haga uso eficaz del espacio de su pared. » Utilice un código de color para información importante y

rápida identificación. » Busque accesorios transparentes o traslúcidos para una

sensación apertura y accesibilidad.

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Todo afuera y en Acción...

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NADA AFUERACaracterísticas:

» Odia ver desordenado su escritorio. » Siente que todo está bajo con un escritorio limpio. » Superficie clara, mente clara. » Le gustan productos organizativos que escondan cosas que estén

a la vista. Herramientas de Ayuda:

» Cree un sistema de archivo para proyectos activos y a largo plazo.

» Cree un libro de planificación personal o un programa de computadora para mantener organizada su vida.

» Mantenga cerrados cajas apiladas o carrito con ruedas. » Utilice sistemas de ajuste de diferentes compartimientos.

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Nada Afueran en Acción...