Diapositivas de Sistemas 1

8/16/2019 Diapositivas de Sistemas 1

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LAORGANIZACIÓ

N CONTABLE

Sistemas deOrganizaciónContable

Carranza Barreto, Hernán Díaz Ramírez, Alfredo Prada Mariños, Juan Sampén Murruarra,

Paola


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E!INICIÓN" !uiroa Díaz"#Con$unto de pro%edimientosdiriidos a o&tener una&uena e'%ien%ia por mediode la reulariza%i(n de los%omponentes )umanos *

materiales en la entidad+


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Maimino Anzures"#-s la determina%i(n,%oordina%i(n * %ontrol de loselementos ne%esarios para

los reistros de lasopera%iones de las entidades%on la 'nalidad deesta&le%er su método de

in.estia%i(n+


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BASES E LAORGANIZACIÓN CONTABLE"

/os tra&a$os %onta&les son %omplemento delresto de a%ti.idades, es así 0ue son formasela&oradas por otras unidades oráni%as paraponer en mar%)a las opera%iones %onta&les ore%ole%tar informa%i(n1

/as opera%iones 0ue se e$e%utan en di.ersos

departamentos dan orien a reistros%onta&les, estados * etra%tos de %uentas 0ue%onforman la do%umenta%i(n indispensa&lepara 0ue se tomen &uenas de%isiones1


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-l análisis de&e ini%iarse desde el ni.elmás alto * terminar en la &ase, peropara %rear esta oraniza%i(n de&eini%iarse desde la parte más &a$a 2 Del3i.el 4perati.o al 3i.el -stratéi%o5

/a dire%%i(n superior esta&le%e loso&$eti.os 0ue se de&en al%anzar,asimismo los informes 0ue de&en re%i&ire in%luso %omo de&en presentarse1


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PR63C6P64S


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Po%as %uentas de %ará%ter mito1 Ma*or n7mero de %uentas de

resultados, permitirá estudiar * analizar%on ma*or e'%ien%ia los fa%tores 0ue%on%urren a la forma%i(n de los&ene'%ios o pérdidas de la empresa1

/os &alan%es del e$er%i%io no seanetensos1

Cada %uenta de&e tener una

sini'%a%i(n de'nida1


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SISTE#A $ SISTE#ATIZACIÓN"

SISTE#A" -s un %on$untoordenado de elementosinterrela%ionados eintera%tuantes entre sí, 0uepermiten el loro de o&$eti.osdeterminados1

SISTE#ATIZACIÓN" -s elapro.e%)amiento de losre%ursos )umanos, físi%os,'nan%ieros * materiales paraal%anzar el o&$eti.o planteado1


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CONCE%TOS BASICOS ESISTE#AS


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En el mundo de los negocios el término sistema se refieregeneralmente a todos aquellos elementos y sus relaciones, loscuales soportan y ayudan a la toma de decisiones óptimas en lasempresas. Una empresa es un sistema que recibe y generainformación, la cual será procesada o utilizada por alguna

persona o entidad para el logro de sus objetivos.

Los sistemas que soportan las decisiones de negocios deben poseer ciertas caractersticas a fin de garantizar que lasdecisiones a ser tomadas por los gerentes tengan el menormargen de error.


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2.1 DEFINICION DE SISTEMAS

Un sistema es un conjunto de elementos, entidades ocomponentes que se caracterizan por ciertos atributosidentificables que tienen relación entre s, y quefuncionan para lograr un objetivo com!n.

"nalizando la definición se pueden identificar lossiguientes conceptos#

ELEMENTOS: $iezas individuales relacionadas entres. En la figura %&' se muestra un esquema de unsistema contable en el que se aplica el concepto desistemas.


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FIGURA 2-1 Esquema de un sistema contable en el que se aplica el concepto de sistemas.

(ubelementos Elementos (istema

)ódulo de consulta decuentas

)ódulo de consulta de

parámetros

)ódulo de consulta decomprobantes

)ódulo de cuentas

)ódulo de parámetros delsistema

)ódulo de consultas

)ódulo deconsolidación

)ódulo de entrada demovimientos

)ódulo generador de reportes

)ódulo de reportes

(istema *ontable +eneralLedger-


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ATRIBUTOS IDENTIFICABLES: Están constituidos porlas caractersticas individuales que posee cada elemento.

RELACIONES: (e refiere a la vinculación que debe eistir

entre los elementos identificables o componentes del sistema.

OBJETIVO COMUN: /ebe ser la gua de acción por lacual se justifica el sistema. *uando se 0abla de objetivocom!n se está especificando que todos los elementoscomponentes del sistema deben estar enfocados para cumpliruna función especfica.


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2.2 CLASIFICACION DE LOS SISTEMAS DEUNA EMPRESA

• (istemas de producción• (istemas de ventas• (istemas de administración y finanzas

Los sistemas operativos que manejan los negocios en lasempresas se clasifican de la siguiente forma#

En cada uno de estos sistemas podremos identificar los

conceptos analizados en la definición dada para un sistema#conjunto de elementos, atributos identificables, relaciones entrelos elementos y objetivo com!n.


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%RO&CCIÓN

'ENTAS A#INISTRACIÓN $ !INANZAS


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SISTEMAS DE PRODUCCION: )anejan y controlan todaslas operaciones que se generan dentro del proceso productivo.El sistema de producción debe tener las siguientes funciones

principales#

• Planificacin !" la P#$!%ccin: el objetivo principal deeste subsistema es el de poder determinar lo que se va a

producir en función de un presupuesto estimado de ventas, entérminos de cantidades, costos y recursos a utilizar, ya seanmateriales o de recursos 0umanos.


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• Planificacin !" la Ma&"#ia P#i'a ( $$) C$)&$): el primer elemento que debe manejar la planificación de unsistema de producción, está representado por el cálculo de lamateria prima necesaria para fabricar los productos.

Uno de los problemas más complejos en el área de producción, es el poder determinar el equilibrio entre las tresvariables que influyen sobre el proceso de producción comoson los niveles de#

• 1entas

• 2nventarios• $roducción


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• C$n$l !" la P#$!%ccin: una vez determinadas lasnecesidades de insumos y planificada la producción, esnecesario implantar medidas de control para todos losrecursos a manejar.

Un ejemplo de los diversos controles que se pueden implantar para el manejo de la producción es, por ejemplo, la fijación deestándares de producción para cada uno de los elementos delcosto de un producto. Esto permite el control y comparaciónentre lo que se espera sea la producción y lo realmenteincurrido o consumido. La figura %&% muestra una 0oja de

costos estándares para una empresa fabril.


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TARJETA DE COSTO ESTANDAR

$roducto #

3ama4o #

5ombre de la empresa

)"3E62"L

6E(U)E5 /E *7(37

*osto del material #

*osto primo #*osto de ).7./.

*osto unitario#

astos de fábrica #

Unidades producidas #

*L"(E U52/"/ *7(37U523"627 373"L *7(37 *7(37 "53E6276

*alculado por #

6evisado por #

8ec0a #

82U6" %&% 9oja de control de costos estándares para una empresa fabril.

)odelo #

*antidad #


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• Fac&%#acin ( c$*#an+a): un subsistema de facturación ycobranzas debe tener separadas las principales funciones, es decir,facturación segregada de los cobros.

Un sistema de facturación se dise4a con el objeto de registrar y

controlar las operaciones de ventas de una organización.Un sistema de cobranzas permitecontrolar el proceso de cobranzas através del registro y mantenimiento delas cuentas por cobrar. El cuadro %&'muestra las principales funciones de un

sistema de facturación y cobranzas.


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*U"/67 %&' $rincipales funciones de un sistema de facturación y de cobranzas.

8acturación *obranzas

• *ontrol de los precios de cada producto.• *lasificación de productos por grupos y subgrupos.• Emisión de presupuestos.• /efinición de condiciones de pago.•

*ontrol de pedidos de clientes.• Emisión de facturas, giros y recibos.• Emisión de las órdenes de entrega.• "nálisis de la gestión de ventas o facturaciones.• *onsulta de inventarios.• "ctualización de inventarios.• "ctualización de saldos de clientes.

• 6egistrar las cuentas por cobrar bajo diferentes condicionesde cobro, intereses o formas de financiamiento.

• 6egistro de cancelaciones parciales o totales.• (eguimiento a los procesos de cobranza.• *álculo de comisiones de vendedores.

• "nálisis de cobranza.• Emisión de notas de débito y crédito.• Emisión de estados de cuenta.• "ctualización de saldos.• *ontrol de gastos de cobranzas.


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SISTEMAS DE ADMINISTRACION , FINANAS: "lgunos de los sistemas de una empresa que se puedenidentificar como de administración y finanzas son#

• )anejo de inversiones

• *uentas por pagar • *ompras• "ctivos fijos• 2nventarios• :ancos• 6ecursos 0umanos

• *ontabilidad


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• Man"$ !" in/"#)i$n"): una entidad puede manejar unaserie de inversiones bajo distintas modalidades y monedas.

Las empresas transnacionales por lo general, poseeninversiones en monedas de distintas denominaciones, por loque el área de tesorera se verá necesitada de disponer de una0erramienta que permita controlar administrativamente todaslas operaciones referentes a las inversiones realizadas.


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• C%"n&a) 0$# 0aa#: se originan por la necesidad definanciamiento que tiene una empresa para la adquisición de

bienes y;o servicios necesarios que permitan llevar a cabo el proceso de producción o mantener operativamente las

funciones de apoyo o de servicios a las distintas unidades delnegocio.

El objetivo principal de este sistema es controlar todos losdesembolsos realizados por la empresa.


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• C$'0#a): este sistema controla todas las adquisiciones quese realicen, tanto para el proceso de producción como para elfuncionamiento de operaciones de tipo administrativo. Entrelas principales funciones podemos mencionar#

• Emisión de órdenes de compra• *ontrol de mercanca recibida• 6egistro y control de proveedores• eneración de puntos de reorden• "nálisis de las compras realizadas

• )anejo de anticipos a proveedores


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• Ac&i/$) fi$): todas las empresas que requieren el uso de bienes de capital necesitan llevar un control sobre los activosfijos adquiridos. "lgunas de las principales funciones que

podemos identificar dentro de este sistema son#

• *lasificación y registros de activos fijos• *álculo de la depreciación correspondiente• *álculo de ajustes por inflación• *ontrol de activos en proceso de construcción• )anejo de transferencias de activos• *ontrol de activos desincorporados• "nálisis de activos por distintos criterios


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• In/"n&a#i$): debe permitir controlar todos los materiales, productos,repuestos y suministros que mantiene y maneja una empresa. (e

pueden distinguir dos tipos de movimientos#

• *ompras de materia prima, materiales y suministros• 3ransferencias de productos entre almacenes• 3erminación de fabricación de productos• /evoluciones de productos

Entradas:

Salidas:

• 8acturación o venta de productos

• 3ransferencias de productos entre almacenes• /estrucción de productos o incineración• *onsumos internos para la empresa


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• Banc$)# una compa4a debe mantener estricto control desdeel punto de vista operativo y administrativo sobre el efectivoy sus equivalentes. Las principales funciones que debe llevara cabo este sistema son#

• *reación de bancos en el sistema mecanizado• *ontrol sobre las operaciones de c0eques manuales• 6egistro de retiros y depósitos• Efectuar cálculos de la disponibilidad bancaria• *ontrol sobre las conciliaciones bancarias• 6egistro y control sobre las notas de débito y de

crédito• eneración automática de comprobantes contables


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• R"c%#)$) %'an$): generalmente este sistema se limita a lafunción de generar la nómina. "lgunas de sus funciones son#

• 6egistro de empleados• /efiniciones de la estructura organizativa

y cargos• *reación de tabuladores de sueldo• *onfiguración de asignaciones ydeducciones• *álculo de prestaciones sociales yutilidades

• *álculo y emisión de liquidaciones• )anejo y control de préstamos• *ontrol de vacaciones por empleado


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• C$n&a*ili!a!: este sistema centraliza y agrupa todos losmovimientos generados por los subsistemas antesmencionados. Es la columna vertebral alrededor de la cual semueven los demás sistemas.


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Este proceso se define como todas las actividades que serealizan para descomponer y eplicar un sistema deinformación. *uando se utiliza el término computador

pensamos en el soft


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(e pueden agregar otros requerimientos determinables para elanálisis, pero siguiendo la información a través de un sistema,los tres aspectos mencionados cubren los puntos básicos que unsistema de información debe abarcar.

En el cuadro %&% se muestra un resumen comparativo de losriesgos que se pueden sufrir si no se efect!a un trabajo previode análisis, en el caso que los programas sean adquiridos odesarrollados en la empresa.


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•Las necesidades de información pueden noser satisfec0as en razón a que los

parámetros del sistema ya vienen preestablecidos.•La capacidad del equipo de procesamiento puede no satisfacer los requerimientos delos programas adquiridos.•/esde el punto de vista económico, el

riesgo de los programas adquiridos 0asta elmomento de ser puestos enfuncionamiento, están limitados al montodel costo del soft


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CICLO DE VIDA , DESARROLLO DE LOS SISTEMAS:

*uando un sistema se compra o se desarrolla y se pone luegoen funcionamiento, generalmente se degrada en la medida enque se va usando, en razón al crecimiento del volumen detransacciones a procesar y las necesidades de información delos usuarios. En la figura %&? se muestran comparativamentelas fases o etapas por las cuales pasa un sistema de informacióny la vida !til de un activo fijo de una empresa.


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Activo Fijo

CVDS

El ciclo se repite......

El ciclo se repite......

82U6" %&? *omparación entre la vida de un activo fijo y el *1/(.


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Las fases que se pueden identificar en el ciclo de vida ydesarrollo de sistemas son las siguientes#

• "nálisis previo• 8ijación de requerimientos• /ise4o y desarrollo del sistema• 2mplantación del sistema• )adurez y mantenimiento del sistema


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ANALISIS PREVIO: 1iene como consecuencia del surgimientode un problema o requerimiento de alg!n usuario o grupo deusuarios en la empresa. El departamento de sistemas debeestablecer alg!n mecanismo, para controlar y procesar todos losrequerimientos que vayan generándose en razón a lassolicitudes de los usuarios, y evaluar la factibilidad oviabilidad del futuro proyecto de sistemas.

Una vez determinada e identificada la necesidad se puedesolicitar un *1/(, a través de un formulario especificando todala información que muestra la figura %&@.


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(7L2*23U/ /E "5"L2(2( /E (2(3E)"(

/epartamento #

(olicitado por #

8ec0a de solicitud

)es/a "4o

:eneficios;6esultados esperados #

6azones de la solicitud #

(ervicio solicitado #

"probación # 8ec0a de aprobación

)es/a "4o

82U6" %&@ 8ormulario para requisición de análisis de sistemas.


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FIJACION DE RE4UERIMIENTOS: Una vez aprobada lafactibilidad de un sistema, los analistas pasan a la fase defijación de requerimientos en la cual se determinan lasnecesidades y objetivos del sistema que se vaya a desarrollar.

En esta fase se re!nen todos los datos relevantes al máimonivel de detalle. En la figura %&A se muestra el dise4o de unformulario que puede ser utilizado para la documentaciónapropiada de esta etapa.


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/epartamento #

(olicitado por #

8ec0a

)es/a "4o

6esultados #

"genda#

8ec0a)es/a "4o

)anufactura

'. $ersonas participantes%. /escripción de la solicitud?. :eneficios esperados@. 8ec0a esperada de implementaciónA. /ecisión

'. $ersonas participantes #

& 7scar 9ernández ; *ontador eneral& Bosé arca ; "nalista de (istemas

%. /escripción de la solicitud#(olicitar modificaciones en los parámetros de contabilización de los movimientos mecanizados de cuentas por pagar

?. :eneficios esperados #Eliminar el trabajo manual generado como consecuencia de los errores en los parámetros de contabilización

automáticos de las cuentas por pagar

@. 8ec0a esperada de implementación #/ebido a la urgencia del problema, la solución del mismo, deberá ser para el próimo cierre mensual de operaciones

A. /ecisión #(e tomó la decisión de nombrar un lder de proyecto para efectuar las modificaciones y;o correcciones que amerite

la situación

/ecisión #"probación Estudio mayor

6EU5275 /E 6ECUE62)2E537( /E (2(3E)"(

82U6" %&A /ocumentación de la reunión de requerimientos de sistemas.

& Buan onzález ; /irector de $royectos


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El método utilizado para el levantamiento de información enesta fase es la entrevista directa con las personas involucradas,

para lo cual el analista deberá establecer un plan de entrevistas

a realizar especificando nombres, cargos, objetivo de la mismay fec0as de realización, entre otras.

La figura %&D muestra un ejemplo de planificación deentrevistas.


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$ersona entrevistada

*argo 5ombre Entrevistador /a )es )otivo 6esultado

Entrevista

$L"5282*"*25 /E E536E12(3"( 8ec0a /a )es "4o

5ombre del $royecto #

82U6" %&D $lanificación de entrevistas a realizar.

"4o


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DISE5O , DESARROLLO DEL SISTEMA: Una vezdeterminados los requerimientos del sistema y establecidos losobjetivos del mismo se debe proceder a su desarrollo. En estafase podemos distinguir dos etapas claramente definidas#

El dise4o y desarrollo del sistema tiene como objetivoespecificar la forma lógica como irá a funcionar el sistema y larelación entre sus distintos componentes.

• /ise4o del sistema• /esarrollo del sistema


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IMPLANTACION DEL SISTEMA: El paso siguiente una vezdise4ado y desarrollado el sistema, es la implantación delmismo, es decir ponerlo en funcionamiento.

Eisten tres estrategias principales para llevar a cabo laimplantación entre las cuales se pueden encontrar#

• $ruebas piloto• *orrida en paralelo• 2nstalación inmediata


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• P#%"*a) 0il$&$: consiste en poner en funcionamiento elsistema en una sola parte de la empresa.

• C$##i!a "n 0a#al"l$: consiste en procesar por un perodo

determinado tanto el sistema nuevo como el que seráreemplazado.

• In)&alacin in'"!ia&a: establece que el sistema empezará afuncionar un da determinado y el sistema reemplazado es

puesto fuera de servicio.


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MADURE , MANTENIMIENTO: 3odo sistema necesitaque se le realicen modificaciones menores para mantener suoperatividad. Una reparación mayor de un activo fijo puede aveces resultar insatisfactoria, por lo que la adquisición de un

activo nuevo solucionara las deficiencias de funcionamientodel activo viejo.El mantenimiento de un sistema de información contable serealiza generalmente por el cumplimiento del *1/( y debetenerse especial cuidado de que los costos por este concepto nose incrementen considerablemente.


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I#%ORTANCIA E LOSSISTE#AS


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3odo el proceso de generación e información enlas empresas está soportado por sistemas quemanejan una serie de variables complejas queayudan a los gerentes a Fgenerar informaciónG.

En la actualidad todo proceso contable requierede los sistemas y su uso redunda en beneficios para la empresa.


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1.1 LOS SISTEMAS EN LOS NEGOCIOS

$ara cada una de estas actividades se dise4an sistemas quecontrolen operativamente los procedimientos administrativos

llevados a cabo por cada función. La figura '&' muestra unejemplo de un sistema de producción y sus componentes

básicos.

La mayora de las entidades económicas desempe4an básicamente las siguientes funciones#

•*omprar • $roducir • 8acturar

• )ercadear • 8inanzas• 6ecursos 9umanos


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$edidos

8acturación

Estadsticas

2nventarios

Plan de producción

Planif. req. dem.prima

Control de producción

*tas.$agar

*tas.;*obrar

*ompras

*ostos

Contabilidad

FIGURA 1-1 (istemas básicos de información en una empresa.

COMERCIALIACION

CICLO DE

PRODUCCIONADMINISTRACION


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Los procesos administrativos de un negocio se repiten concierta frecuencia y en forma más o menos cclica.

$or lo general, la mayora de ejercicios económicos de lasempresas tienen una duración de un a4o y, tpicamente a lolargo del ejercicio se tendrá un ciclo de negocios, que es eltiempo que transcurre entre la compra de inventarios +en elcaso de una empresa manufacturera- o la prestación deservicios +en el caso de una empresa de servicios- y su

conversión en efectivo.

1.2 EL CICLO DE LOS NEGOCIOS , LOS SISTEMAS

SISTE#ATIZACI


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SISTE#ATIZACI

ÓN


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%LANEACIÓN%lanear es describir lo ()e se *a +acerestando com,enetrado en el ob-eti*o()e se ()iere alcanzar. tomando enc)enta los rec)rsos con ()e se c)enta/

%ara ,lanear la elaboración de )nman)al contable adec)adamentee0isten los sig)ientes m1todos 2t1cnicas"

Método del Camino Críti%o 8é%ni%a de -.alua%i(n * Re.isi(n de

Proramas 9rá'%a de Barra o de 9antt


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Método del Camino Crítico: -s la té%ni%a 0ueestima un tiempo pro&a&le * determina el %ostode %ada a%ti.idad1

Técnica de Evaluación y Revisión deProgramas: Consiste en un instrumento 0uee.al7a la pro&a&ilidad de terminar un pro*e%topara una fe%)a determinada1

Gráfca de Barra o de Gantt : -s uno de losmétodos más utilizados en la plani'%a%i(n deproramas de tra&a$o, es 7til para plani'%ar *e.aluar el a.an%e de un pro*e%to1


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-ste paso permite al analista %ono%er el sistemaa%tual, %uales son las ne%esidades reales deinforma%i(n re0ueridas * lo pone en %onta%to %onlas %ara%terísti%as parti%ulares de la entidad, el tipode oraniza%i(n de 0ue se trate, et%1Para poder realizar la in.estia%i(n el analista sede&e auiliar de las té%ni%as siuientes"

La Obser*ación La Ins,ección La Entre*ista

IN'ESTIGACIÓN


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OBSER'ACIÓN

• -l analista

de&e estaren el luarde los)e%)os1

INS%ECCIÓN

• -l analista

de&e &us%arante%edentesdentro de la)istoria de laoraniza%i(n1

ENTRE'ISTA

• De&e

reunirse %onuna o .ariaspersonas,parao&tener

informa%i(nso&re laoraniza%i(n1


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/a té%ni%a de análisis sir.epara %on%entrar lainforma%i(n re%opilada en lafase de in.estia%i(n, para

fa%ilitar su análisis1

-l eaminar las diferentesposi&ilidades o alternati.as

para un ade%uado reistro delas formas, el e0uipo * elespa%io, es para sele%%ionarla me$or op%i(n1

AN3LISIS $ ISE4O


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Consiste en poner en prá%ti%alos pro%edimientos *estru%turas, esta&le%idos en lafase de análisis * diseño1

-n esta fase una persona odepartamento se en%araráde .elar por0ue se %umplanlos pro%edimientos, manuales,

políti%as, et%1 de lo %ontrariolas etapas anteriores notendrían nin7n sentido1

I#%LANTACIÓN

CLASES E


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CLASES E

SISTE#AS

CONTABLES


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Las empresas utilizan sistemas para el procesamiento

de información generada por todas sus operaciones.Estos sistemas se denominan administrativos y seclasifican en )i)&"'a) n$ c$n&a*l") y )i)&"'a)c$n&a*l") .

Los )i)&"'a) n$c$n&a*l") , tambiéndenominadossistemas auiliares,

manejan informacióndetallada.

El )i)&"'a c$n&a*l"re!ne y contiene todoslos movimientosresumidos de los

demás sistemas.


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S6S8-MAS638-9RAD4S2mplicacompartirinformaciónentre dos omás sistemas.Esa relación

puedeestablecerse por variasrazones#

Eliminar redundanciade información

8acilitar el accesoa los datos oinformación

8acilitar laelaboración deinformes


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S6S8-MAS 34

638-9RAD4S En el funcionamiento de un sistema no integrado

la transferencia de información se realiza por lo

general, a través de movimientos resumidos y alfinal de perodos previamente definidos.


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$rimer nivel deintegración+con respecto alsistema contable-

(egundo nivel deintegración+entre sistemas-

SISTEMA DE CONTABILIDAD

(istema de*ompras

(istema de2nventarios

(istema de$roducción


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S6S8-MASA:;6/6AR-S

(on todos los sistemasdistintos al sistema

contable. Un sistemaauiliar es aquel sistemaque maneja en formaoperativa y detalladatodas las transacciones

comunes a una actividadtpica del negocio.


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(2(3E)" *753":LEINFORMACI6N

RESUMIDA

SISTEMASAU7ILIARES

INFORMACI6N

DETALLADA

*UE53"( $76 $""6251E53"627( $67/U**25

*UE53"( $76 *7:6"6

:"5*7(

E)$6E("

/7*U)E537(

)"53E52)2E537

*L2E53E(

6E$763E(

*7:67(

2ncluir

)odificar Eliminar *onsultar

2ncluir )odificar Eliminar *onsultar




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ANALISIS

E LOSSISTE#ASCONTABLES


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Uno de los objetivos

principales del análisis de unsistema contable, es elverificar que la información

procesada por el sistema seestá "f"c&%an!$ !" ac%"#!$c$n l$) ")&8n!a#")establecidos por la empresa,en donde se plasmen polticasque, de alguna forma

pudieran afectar eldesempe4o de los empleadosen relación con el

procesamiento de lainformación contable.


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4&$eti.os

del análisis

ASEG&RAR LA INTEGRIA E LOS ATOS

/a empresa de&e esta&le%er %ontroles 0ue aseuren 0ue todas

las transa%%iones se están reistrando e in%lu*endo en losreistros 'nan%ieros1

AEC&AO REGISTRO $ %ROCESA#IENTO E LASO%ERACIONES

/as opera%iones de&en efe%tuarse de a%uerdo %on normas *pro%edimientos apro&ados por la eren%ia1

%RESENTAR LA IN!OR#ACION !INANCIERA EN !OR#ACON!IABLE

/os estados 'nan%ieros de&en tener rado de %on'anza de las%ifras presentadas * su razona&ilidad1

GARANTIZAR LA O%ORT&NIA EN LA %RESENTACIONE LA IN!OR#ACION

/a informa%i(n de&e ser enerada * presentadaoportunamente %omo )erramienta en la toma de de%isiones1


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ELEMENTOSTECNOLÓGICOS

SISTEMA DEINFORMACIÓN

SISTEMAORGANIZACIONAL USUARIOS

EF’S

Sujeto a:

• Polítia!• No"#a!• P"oe$i#ie%to!

EF’S

El !i!te#a o"&a%i'aio%ali%(lu)e e% (o"#a $i"etae% la i%(o"#ai*%&e%e"a$a

EF’S

Lo! e!ta$o! (i%a%ie"o!e!t+% !ujeto! a u%a !e"ie $e,"oe!o! a%te! $e !e" #o!t"a$o! a u!ua"io!i%te"%o! o e-te"%o!

Contables De.e% u#,li" o% la!

uat"o a"ate"í!tia! $e

la i%(o"#ai*%:• Cali$a$• O,o"tu%i$a$• Ca%ti$a$• Rele/a%ia

So(t0a"eCo%ta.le

H

FIGURA 9-1 Esquema de funcionamiento de un sistema contable.


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ANALISIS ESISTE#AS CONTABLES

-n el fun%ionamiento de un sistema%onta&le de&emos de'nir las siuientesáreas de análisis"


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Cual0uier tipo de análisis 0ue se .a*a a

realizar en los distintos am&ientes de)ard=are, de&e %umplir %on %iertoso&$eti.os de seuridad desde el puntode .ista %onta&le %omo son"

A%%eso a lainforma%i(n

Pro%esamiento de los datos

-misi(n deinformes


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Proramas * soft=ares

rela%ionados 8odo prorama de apli%a%i(n en

%omputadora de&e estar diseñado *

desarrollado para 0ue sir.aefe%ti.amente al usuario 'nal en eldesarrollo de su tra&a$o1


75/148

Ob-eti*os el An5lisis e %rogramas $ So6t7ares

Do%umentar losproramas 0ue pro%esan

la informa%i(n%onta&le

Aseurar 0ue el análisis* desarrollo de los

proramas se realiza&a$o aluna metodoloíaformalmente esta&le%ida

>eri'%ar la eisten%ia depistas de auditoría 0ue

a*uden a dete%tarpro&lemas en los

proramas

Compro&ar la eisten%iade aluna metodoloía

para la e.alua%i(n *sele%%i(n de soft=are

administrati.o

Compro&ar la eisten%iade %ontroles en los

proramas 0ue permitanaseurar la interidad

de la informa%i(n

>eri'%ar la eisten%ia depolíti%as esta&le%idaspara el pro%esamiento

de datos 0ue sir.an parael entrenamiento de

nue.os usuarios


76/148

Políti%as Conta&les Se esta&le%en %on la

'nalidad de reulartoda la a%ti.idad%onta&le referente alos reistros,tratamiento *

presenta%i(n resumidade las transa%%iones'nan%ieras1


77/148

-l análisis de este aspe%to de unsistema %onta&le, de&erá estar

enfo%ado a la .eri'%a%i(n de laeisten%ia formal o informal de políti%as%omo por e$emplo "

Reistro de astos * amortiza%iones de astos

prepaados Capitaliza%i(n de a%ti.os '$os Depre%ia%i(n * amortiza%i(n de a%ti.os '$os

tani&les e intani&les Métodos para .alorar las in.ersiones Políti%as para reistro de las pro.isiones para

in%o&ra&les * de in.entarios Políti%as %onta&les para la %onsolida%i(n de estados

'nan%ieros Políti%as para el %ál%ulo * reistro de las

a%umula%iones * reser.as


78/148

-stru%tura 4raniza%ional -s la forma 0ue adopta

una empresa parapoder lle.ar a %a&otodas sus fun%iones1 Amedida 0ue laoraniza%i(n %re%e esne%esario )a%er una

diferen%ia%i(n en eltra&a$o1


79/148

Aspe%tos 0ue de&en tomarse en %uenta alanalizar la estru%tura oranizati.a del área

%onta&le

-isten%ia de un mínimo de espe%ializa%i(n

Delimita%i(n de la estru%tura oranizati.a

De'ni%i(n de fun%iones para %ada una de las áreas

Cumplimiento de los ni.eles $erár0ui%os esta&le%idos

9rado de %ono%imiento de la estru%tura oranizati.a *su sini'%ado por parte de los ni.eles operati.os


80/148

AS%ECTOS 8&E IN!&$EN EN LOSSISTE#AS $ LA CONTABILIA


81/148

/os sistemas de %onta&ilidad a*udan en elpro%esamiento de la informa%i(n * de todas lasopera%iones mer%antiles * sin ellos, los estados'nan%ieros no estarían al día1

/as empresas %onatrasos %onsidera&lesen la informa%i(n%onta&le suelensu&sanar tal situa%i(n

%on el desarrollo desistemas deinforma%i(n %onta&lee'%ientes1


82/148


83/148

?:3C643-S D-

/4SPR4C-D6M6-384S

C438AB/-S


84/148

PROCEDIMIENTOS CONTABLES: (on aquellos procesos, secuencia de pasos e instructivos

utilizados para el registro de las transacciones uoperaciones que realiza la empresa en los libros decontabilidad.

PROCEDIMIENTOS NOCONTABLES: 5o afectanlas cifras de los estadosfinancieros.•*ambiar datos de un cuentacorrientista• *ontratación de empleados• *ambio de 0orario laborable• 3ramitar reclamos a clientes


85/148

ACTI1O

INVENTARIAR

PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTOS

NO CONTABLES

CLASIFICAR POR 2REAS DE LA

EMPRESA

3ORGANIGRAMA4

PRODUCCIÓN

MERCADEO PERSONAL

FINANZAS

PLANIFICACIÓN

PROCEDIMIENTOSCONTABLES

CLASIFICAR POR

RU5ROS DE LOS

ESTADOS

FINANCIEROS

5ALANCE

GENERAL

CUENTAS DE ORDEN

PATRIMONIO

PASI1O

GASTOS

COSTOS

INGRESOS

ESTADO DE

GANANCIAS 6P7RDIDAS


86/148

C4M4 9RA?6CAR /4S

PR4C-D6M6-384S C438AB/-S


87/148

-n el área %onta&le la té%ni%a de ma*or usoen las empresas es el representar lospro%edimientos a tra.és de @u$oramas1

/os @u$oramas pueden ser" Se%uen%iales Columnares Analíti%os1

/a me$or rela para ela&orar los @u$oramas

es el sentido %om7n, * de&e re%ordarse 0ueno eiste una de%lara%i(n de todas las relasen forma ríida1


88/148

!L&9OGRA#AS SEC&ENCIALES" Se%ara%terizan por no separar las personas *odepartamentos 0ue realizan las tareas1 :Gr5;coA<

!L&9OGRA#AS COLNARES" Se

%ara%terizan por separar %ada una de las tareas* responsa&ilidades de las personas *odepartamentos dentro de un pro%edimiento1:Gr5;co B<

!L&9OGRA#AS ANALITICOS" Poseen una%olumna adi%ional para %omentarios o llamadasen el %uerpo del @u$orama1 :Gr5;co C = >2? <

SISTEMA: COMPRAS LOCALESPROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN ÓRDENES DE COMPRA ACTIVOS FIJOS GR3!ICO @A


89/148

8

RE9UISICIÓNDE A FI;O

COTIZACIONES

< <

=

>

?

ORDEN DECOMPRA

ORDEN DECOMPRA

<

=

>

?

8


<

COTIZACIONES

EL ;EFE DE COMPRAS RECI5E LAS @ÓRDENES DE COMPRA

;UNTO CON LA @RE9UISICIÓN DE ACT

FI;O 6 LAS COTIZACIONES FIRMA LAS

ORDENES DE COMPRAB EN SEAL DECONFORMIDADB DE LO CONTRARIO LOREMITE A LA UNIDAD SOLICITANTE

CONFORME NO

SI

?

>=

=

>

?

UNIDADSOLICITANTE

ORDEN DE <

COMPRA

35LANCA4

PRO1EEDOR CONTA5ILIDAD


COTIZACIONES

<

ORDEN DE ?COMPRA3AZUL4

ORDEN DE 8COMPRA3ROSADA4

T

ALMACENCORRELATI1ODE COMPRA

ORDEN DE =COMPRA3AMARILLA4

=

>

?

8

EL ENCARGADO DE COMPRAS RECI5ELAS @ÓRDENES DE COMPRA ;UNTO

CON LA @RE9UISICIÓN DE ACT FI;O

6 LAS COTIZACIONESB 6 DISTRI5U6E

LOS DOCUMENTOS DE LA SIGUIENTE

MANERA:

=

>

?

UNIDADSOLCITANTE

ORDEN DE >COMPRA31ERDE4

ORDEN DECOMPRA

<

ORDEN DECOMPRA35LANCA4

<

CONTROL DE RE9UISICIONES6 ÓRDENES DE COMPRA

EL ENCARGADO DE COMPRASENTREGA AL PRO1EEDOR LOS

DOCUMENTOS9UE CORRESPONDEN

EL ENCARGADO DE COMPRAS

ACTUALIZA EL FORMULARIO CON

TROL DE RE9UISICIONES 6 ÓRDE

NES DE COMPRA

CONTROL DERE9UISICIONES

T

ORDEN DECOMPRAPENDIENTE

T

ORDEN DE ?COMPRA

3AZUL4

RE9 DE A FI;O

COTIZACION

?

INICIO

T

RE9UISICIÓN DE

A FI;O

<

RE1ISA LA INFORMACION O5TENIDAB ELA5ORA EN ORIGINAL 6

8 COPIAS @ORDEN DE COMPRA

6 ENTREGA A LA GERENCIA

DE COMPRAS

COTIZACIONES =

>

?


<

COTIZACIONES

ORDEN DECOMPRA

<

=

>

?

8

?

>

=

=A


SISTEMA: COMPRAS LOCALESPROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN ÓRDENES DE COMPRA ACTIVOS FIJOS

ENCARGADO DE COMPRAS JEFE DE COMPRAS ENCARGADO DE COMPRAS ENCARGADO DE COMPRAS

GR3!ICO @B


90/148

8

ORDEN DE <

COMPRA

35LANCA4

PRO1EEDOR CONTA5ILIDAD

INICIO

T

RE9UISICIÓN DE

A FI;O

<


COTIZACIONES

< <

=

>

?

ORDEN DECOMPRA

ORDEN DECOMPRA

<

=

>

?

8


<

COTIZACIONES


COTIZACIONES

<

ORDEN DE ?COMPRA3AZUL4

ORDEN DE 8COMPRA3ROSADA4

T

ALMACENCORRELATI1ODE COMPRA

C

ORDEN DECOMPRA35LANCA4

<

ORDEN DE =COMPRA3AMARILLA4

CONTROL DE RE9UISICIONES6 ÓRDENES DE COMPRA

=

>

?

8

RE1ISA LA INFORMACION O5TENIDAB ELA5ORA EN ORIGINAL 6

8 COPIAS @ORDEN DE COMPRA

6 ENTREGA A LA GERENCIA

DE COMPRAS

RECI5E LAS @ÓRDENES DE COMPRA


FI;O 6 LAS COTIZACIONES FIRMA LAS

ORDENES DE COMPRAB DE LO CON

TRARIO LO REMITE A LOS NI1ELES DE

APRO5ACION CORRESPONDIENTE

RECI5E LAS @ÓRDENES DE COMPRA


FI;O 6 LAS COTIZACIONESB 6 DISTRI

5U6E LOS DOCUMENTOS DE LA SI

GUIENTE MANERA:

ENTREGA AL PRO1EEDOR EL

ORIGINAL DE LA RE9UISICIÓN DE

COMPRA ;UNTO CON LAS

COTIZACIONES 6 LOS COLOCA EN LA

CARPETA DE ORDENES DE COMPRA


ACTUALIZA EL FORMULARIO CON

TROL DE RE9UISICIONES 6 ÓRDE

NES DE COMPRA

CONTROL DERE9UISICIONES

TD

COTIZACIONES

ORDEN DECOMPRAPENDIENTE

T

ORDEN DE ?COMPRA

3AZUL4

RE9 DE A FI;O

COTIZACION

=

>

?

CONFORME NO

SI

?

>

=


<

COTIZACIONES

ORDEN DECOMPRA

<

=

>

?

8

5

?

>

=

=

>

?

=

>

?

UNIDADSOLCITANTE

?

ENCARGADO DE COMPRAS JEFE DE COMPRAS ENCARGADO DE COMPRAS ENCARGADO DE COMPRAS

A

A B

5

CC D

ORDEN DE >COMPRA31ERDE4

UNIDADSOLICITANTE

ORDEN DECOMPRA

<

D

Área: Ala!"n General

PROCEDIMIENTO: Re!e#!$%n &e er!an!'a

Re!e#tor Je(e &e Ala!"n Se!retar$a As$stente &e Ala!"n

GR3!ICO @C=>


91/148

Soli Co#,"a!

<

< =

<

I%(o"#e $eRee,i*%

Fatu"a

=

>

El je(e $e al#aH% (i"#a el I%(o"#e $eRee,i*% ) la Soliitu$ $e Co#,"aB !aa(otoo,ia a la (atu"a ) e%/ia al a!i!te%te $eal#aH% ?

<

Soliit Co#,"a!

I%(o"#e $eRee,i*%

>

P"oe$i#ie%to $ee%/io $e (atu"a!a o%ta.ili$a$

D

<

=

<

I%(o"#e $eRee,i*%

Fatu"a

=5

Soli Co#,"a!

Fatu"a 3Fotoo,ia4

I%(o"#e $eRee,i*%

>

El A!i!te%te "ei.e o,ia! $elI%(o"#e $e Ree,i*%B Soliitu$ $eCo#,"a ) (atu"a ) le $a e%t"a$a ali%/e%ta"io e% el o#,uta$o"B lue&o

a"Ji/a $ou#e%to!

K

G"a.a" i%/e%ta"io ) e#ite li!ta$o

Soli Co#,"a!

I%(o"#e $eRee,i*%

>

P"oe$i#ie%to $ee%/io $e (atu"a!a o%ta.ili$a$

Co#,"a!

O"$e% $eCo#,"a!

8

E%t"a$a ,o" Fatu"a

<

=

Fatu"a 3Fotoo,ia4

=

Fatu"a 3Fotoo,ia4 =

I%(o"#e $eRee,i*%

<

C

ADC5 A

Área: Ala!"n General

P &$ $ t R $% & '

GR3!ICO @C=?


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Pro!e&$$ento: Re!e#!$%n &e er!an!'a

=

8

K

K

El !ello $e !e&u"i$a$ e! ,ue!to %ia#e%tee% la (atu"aB )a ue al #o#e%to $e "ei.i"la #e"a%ía %o !e ela.o"a i%#e$iata#e%teel i%(o"#e $e "ee,i*%

La !oliitu$ $e o#,"a e! ela.o"a$a e% el#o#e%to ue lle&a la #e"a%ía al al#aH%

No e-i!te u% o%t"ol !o."e lo! o""elati/o! $elo! i%(o"#e! $e "ee,i*%B a!í #i!#o lo!(o"#ula"io! %o utili'a$o! !o% $e!t"ui$o!

•

•

•

• La! *"$e%e! $e o#,"a %o e!t+% lle&a%$oo,o"tu%a#e%te a la! u%i$a$e! "e!,o%!a.le!$e "ei.i" la #e"a%íaB o.!e"/+%$o!e uee% #uJo! a!o! la ela.o"ai*% $e la o"$e%$e o#,"a !e "eali'a ,o!te"io"#e%te

Se "eo#ie%$a ue el !ello $e!e&u"i$a$ !ea ,la!#a$o e% el i%(o"#e$e "ee,i*%

Se "eo#ie%$a ela.o"a" la #i!#a e% el#o#e%to ue !e $etete la i%!u(iie%ia$el ,"o$utoB a (i% $e te%e" u% #a)o"o%t"ol !o."e la #e"a%ía !oliita$a

N#e"o $e

Ati/i$a$

O.!e"/ai*% Reo#e%$ai*%

•

•

•

•

A (i% $e e!ta.lee" u% a$eua$o o%t"ol!e !u&ie"e ue e!to! (o"#ula"io! !e+%a"Ji/a$o! e% u% e!t"ito o"$e%o""elati/o

La! *"$e%e! $e o#,"a $e.e% !e"e%t"e&a$a! o,o"tu%a#e%te al al#aH%&e%e"al o la $e,e%$e%ia e%a"&a$a $e"ei.i" lo! #ate"iale! a$ui"i$o! a lo!,"o/ee$o"e!B )a ue ello (o"talee elo%t"ol !o."e la lle&a$a $e la!#e"a%ía!

CP


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ESTR&CT&RA E LA

ORGANIZACIÓN CONTABLE


94/148

/a estru%tura oraniza%ional de una empresa uotro tipo de oraniza%i(n, es un %on%eptofundamentalmente $erár0ui%o de su&ordina%i(ndentro de las entidades 0ue %ola&oran *%ontri&u*en a ser.ir a un o&$eti.o %om7n1

:na oraniza%i(n puede estru%turarse dediferentes maneras * estilos, dependiendo desus o&$eti.os, el entorno * los medios

disponi&les1 /a estru%tura de una oraniza%i(ndeterminará los modos en los 0ue opera en elmer%ado * los o&$eti.os 0ue podrá al%anzar1


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-n una estru%turafun%ional, la di.isi(n deltra&a$o en una

oraniza%i(n %onta&le searupa por las prin%ipalesa%ti.idades o fun%iones0ue de&en realizarsedentro de la oraniza%i(n*a sea para el área%onta&le * tri&utaria, elárea de asesoría *%onsultoría o el área deauditoria1

Cada rupo fun%ionaldentro de la oraniza%i(n

está interado.erti%almente desde laparte inferior )asta laparte superior de la

oraniza%i(n1

/os %ola&oradores dentro

de las di.isionesfun%ionales de una

oraniza%i(n tienden arealizar un %on$unto

espe%ializado de tareas,esto %ondu%e a la

e'%ien%ia operati.adentro de ese rupo1

ESTR&CT&RA !&NCIONAL


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ESTR&CT&CT&RA


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ESTR&CT&CT&RA

#ATRICIAL -n una estru%tura matri%ial se oraniza por dos

%riterios donde se .a a %om&inar lo me$or de am&as

estru%turas1 Así, las estru%turas matri%iales seutilizan %on fre%uen%ia a tra.és de e0uipos deempleados 0ue lle.an a %a&o el tra&a$o, %on el 'nde apro.e%)ar los puntos fuertes, así %omo%ompensar las de&ilidades, de las estru%turas

fun%iones * di.isionales donde si no está %laro0uién es el responsa&le suren importantes%ontro.ersias1


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>-38AJAS

• /os espe%ialistas puedenser eleidos de a%uerdo alas ne%esidades 0ue sere0uieran1

• -l uso de e0uipos depro*e%tos 0ue sondinámi%os * %apa%es de.er los pro&lemas de unamanera diferente1

• /os erentes de pro*e%toson dire%tamente

responsa&les de%ompletar el pro*e%todentro de un plazoespe%í'%o *presupuestario1

D-S>-38AJAS

• Con@i%tos de lealtadentre los responsa&les

$erár0ui%os * erentes depro*e%to so&re laasina%i(n de losre%ursos1

• /os pro*e%tos pueden serdifí%iles de %ontrolar silos e0uipos tienen mu%)aindependen%ia1

• /os %ostos pueden

aumentar si másdire%ti.os se %reanmediante el uso dee0uipos de pro*e%to1


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ESTR&CT&RA E LA IN!OR#ACIÓN EN&NA ORGANIZACIÓN CONTABLE

:n sistema de informa%i(n%onta&le, siue un modelo

&ási%o * un sistema deinforma%i(n &ien diseñado,ofre%iendo así %ontrol,%ompati&ilidad, @ei&ilidad *

una rela%i(n a%epta&le de%osto &ene'%io1

Registro de la Acti*idad


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Registro de la Acti*idad!inanciera

-n un sistema %onta&le, se de&e lle.ar un reistrosistemáti%o de la a%ti.idad %omer%ial diaria en términosmonetarios %on la a*uda de los li&ros de %onta&ilidad1

Clasi;cación de la In6ormación

:n reistro %ompleto de todas las a%ti.idades %omer%iales,impli%a %om7nmente un ran .olumen de datos, por tanto,la informa%i(n de de&e %lasi'%ar en rupos o %ateorías1

Res)men de la In6ormaciónPara 0ue la informa%i(n %onta&le, utilizada por 0uienestoman de%isiones, esta de&e ser resumida1


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&NA ESTR&CT&RA

ESCENTRALIZAA


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>-38AJAS

9enera una ma*or%apa%idad de

respuesta frente alas ne%esidades

lo%ales1

A*uda a una tomade de%isiones más

rápida1

A*uda en eldesarrollo * en la%apa%ita%i(n de la

administra%i(n

D-S>-38AJA

S

Permite ladupli%idad dea%ti.idades1

Disminu*e lalealtad )a%ia la

oraniza%i(n %omoun todo1

Aumenta los%ostos de

re%opila%i(n deinforma%i(n


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IN!OR#ACION CONTABLE/a %onta&ilidad %on%entra la informa%i(n deri.ada de los datos *

e.entos e%on(mi%os 0ue o%urren en la empresa

/os autores Dutill* R1 * Ramos D1 a'rman 0ue para %onseuir un

diseño ade%uado 0ue permite %aptar todas esas in%iden%ias en lasopera%iones de una empresa, es ne%esario esta&le%er un sistema de%onta&ilidad 0ue re7na, por lo menos, los siuientes aspe%tos"

• /i&ros, reistros, auiliares, tar$etas, formas impresas *do%umenta%i(n %onta&le 0ue permite )a%er anota%iones e%onta&ilidad en forma manual, me%áni%a o ele%tr(ni%a1

• Catáloo de %uentas e instru%ti.o de la %onta&ilidad1• 6nformes 0ue se o&tienen mediante la ela&ora%i(n * %ono%imiento de

estados 'nan%ieros1

!&NCIONES EL


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!&NCIONES EL

SISTE#A CONTABLE 6nterpretar * reistrar los efe%tos de las

transa%%iones 0ue realiza la empresa1 Clasi'%ar los efe%tos de transa%%iones similares de

modo 0ue permita determinar los distintossu&totales * totales 0ue son 7tiles para los usuariosde informa%i(n para la toma de de%isiones1

Resumir * %omuni%ar a las personas 0ue toman

de%isiones la informa%i(n %ontenida en el sistema1


105/148

A la .ez la Conta&ilidad es un sistema %uantitati.o 0ue

re0uiere de tres fun%iones prin%ipales las %uales son" /a a%umula%i(n /a medida /a %omuni%a%i(n de datos e%on(mi%os

-l sistema %onta&le a%umula los datos * pro.ee lospro%edimientos para al%anzar, analizar * pro%esar randes%antidades de datos1 Con el reistro de las opera%iones, seefe%t7an %ál%ulos 0ue se &rindan a la administra%i(nmediante los -stados ?inan%ieros * otros reportes, para la

toma de de%isiones, así %omo para informar a entidadesu&ernamentales * a ter%eras personas1


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.1 ES4UEMA DE FUNCIONAMIENTO DE UN SISTEMA CONTABLE ;C$n&.<

VALIDACION DE DATOS: 1erifica que la informacióningresada cumple con parámetros establecidos para el controlde los datos. Uno de los mayores problemas que se pueden

presentar en un sistema contable es la falta de captura de todaslas transacciones. En términos de riesgo, significa que 0ay pocaconfianza en las cifras reveladas por los estados financieros.

Los errores que puedan generar inconsistencia de lainformación deben detectarse en el momento de la validación.En muc0os sistemas, se producen listados de ecepción que sonreportes donde se le detalla al usuario todos los datos para loscuales se tiene alguna discrepancia. 1er cuadro I&'.

E


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CUADRO -1 Ejemplos de ecepciones para un sistema contable.

8ec0a de documento no válida

1erificar si realmente falta alg!ncomprobante en la secuencia numérica o silos comprobantes fueron anulados.

Error en la secuencia de comprobantes 5o se grabó alg!n comprobante de diario entredos o más n!meros.

*uenta de mayor no eiste El código contable no coincide con el n!merode cuenta que se acaba de introducir.

1erificar el código de la transacción eincluir el código si fuese necesario.

)ovimiento sin referencia (e da cuando alg!n asiento no tiene lareferencia del documento que se graba, como

por ejemplo, el n!mero de un c0eque.

1erificar la referencia y grabarla en eldocumento y en el asiento del comprobante.El no grabar referencias, puede ocasionarque en muc0os casos, movimientos débitosy créditos no se concilien automáticamente

con el consiguiente aumento de partidas pendientes en cuentas del mayor.

S$l%cinTi0$ !" E=c"0cin Ca%)a

1erificar la eactitud de la fec0a delcomprobante de diario, modificarlo ocambiar el perodo que se está procesando.

"lgunos sistemas presentan los movimientos por perodos, por lo que si ingresa una fec0a nocorrespondiente al perodo a procesar, el sistema

emitirá un mensaje de error.


108/148

CLASES E SISTE#AS

!ASES EL

SISTE#A


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ACTUALIACION DE REGISTROS: *onsiste en el traspasode los movimientos del diario general a cada una de las cuentasdel mayor. La actualización de registros puede efectuarse deforma interactiva o en lote.Ac&%ali+acin in&"#ac&i/a: 0ace que los movimientos de diariose contabilicen en el momento en que el operador esté grabando

el detalle de cada una de las transacciones.Ac&%ali+acin "n l$&": se acumulan las transacciones por lotes,se resumen y luego son actualizadas. La figura I&I muestra unesquema de actualización de datos contables.


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FIGURA - Esquema de actualización de datos contables.

D > D >

D >D >

D >

D >

C$'0#$*an&") !" Dia#i$ In/"n&a#i$)C%"n&a) 0$# Paa#

Ma($# G"n"#al

C$'0#$*an&") !" Dia#i$In/"n&a#i$) C%"n&a) 0$# Paa#

D* C#

D* C#

INTERACTIVAMENTE :S" ac&%ali+an la) c%"n&a) al '$'"n&$ !"l in#")$ !" !a&$)

EN LOTE : S" ac&%ali+an la) c%"n&a) 0$)&"#i$# al in#")$ !" l$) !a&$) "n l$&")


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EMISION DE REPORTES: 2mplica procesar la informacióncontable que 0a sido grabada, validada y actualizada. La figuraI&J muestra una estructura básica de reportes para un sistema decontabilidad general con una visión general de lo que puedetener el sistema desde el punto de vista de los reportes básicos.

7tras opciones también pueden ser adicionadas para que lainformación sea presentada de acuerdo con los requerimientosde un usuario final.

G


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A%+li!i! $e#o/i#ie%to!"e!u#i$o

5ala%e $eo#,"o.ai*%,o" %i/ele!

Li!ta$o $eo#,"o.a%te!"e!u#i$o

Li!ta$o $el *$i&oo%ta.le$etalla$o

Li!ta$o $el *$i&oo%ta.le "e!u#i$o

Li!ta$o $eo#,"o.a%te!

,o" "a%&o

5ala%e $eo#,"o.ai*%"e!u#i$o

Li!ta$o $eo#,"o.a%te!$etalla$o

MOD)LOS

Contab$l$&a& General

C*entas Balan!es

5ala%eGe%e"al

A%+li!i! $e#o/i#ie%to!$etalla$o!

Ma+orGeneral

Esta&osF$nan!$eros

REPORTES

E!ta$o $e#o/i#ie%to $elE(eti/o

FIGURA -? Estructura básica de reportes de un sistema contable.

Co#robantes

E!ta$o $e&a%a%ia! ),H"$i$a!


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G"n"#a!$# !" #"0$#&"): cuando un gerente contable o de presupuesto requiere que la información sea presentada deacuerdo a ciertos parámetros, clasificación o detalle, el soft


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In!ic") financi"#$): se calculan con base en los saldos que presenten las cuentas de mayor a una fec0a determinada. Eneste caso se debe poner atención a lo referente al cálculo dendices y a la clasifición de las cuentas.

G#8fic$): otra alternativa para un soft


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El procesamiento de la información consiste en realizar lasoperaciones de entrada, procesamiento, almacenamiento dedatos, salida, y mantenimiento de datos en un sistema.

*uando se están evaluando las operaciones de entrada deinformación al sistema contable, debemos tomar en cuenta las

dos modalidades de ingreso de datos y sus ventajas ydesventajas. Estas formas de procesar datos se pueden clasificaren procesamiento en lote y procesamiento interactivo. "lgunossistemas pueden tener la capacidad de procesar la información

bajo ambas modalidades.

.2 PROCESAMIENTO EN LOTE /). PROCESAMIENTO EN LINEA


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PROCESAMIENTO EN LOTE: Las transacciones sonagrupadas y almacenadas para su posterior procesamiento. Lafigura I&'K muestra la secuencia de procesamiento bajo lamodalidad de ingreso de los datos por lotes.

PROCESAMIENTO INTERACTIVO: "ctualiza la información

de forma inmediata en los arc0ivos de datos. Estos sistemastambién son llamados sistemas on&line o sistemas en lnea. Enla figura I&'' se muestra un esquema de un procesamiento enforma interactiva.

.2 PROCESAMIENTO EN LOTE /). PROCESAMIENTO EN LINEA ;C$n&.<

E


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FIGURA -1@ Esquema de procesamiento por lotes.

L*e,o los &atos son #ro!esa&os #oster$orente#ara ,enerar *na -L$sta &e E.!e#!$ones/

Co#robantes&e D$ar$o

L$sta &e E.!e#!$ones

Los !o#robantes sonala!ena&os en al,0n

e&$o

ES1)EMA DE PROCESAMIENTO EN LOTE

K


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FIGURA -11 Esquema de procesamiento interactivo.

Se ,enera $n(ora!$%na!t*al$2a&a

en (ora $ne&$ata

Co#robantes

&e D$ar$o

Fe!3a Debe 4aber Sal&o

Se 5al$&a6 se a!t*al$2a+ se ala!ena la

$n(ora!$%n

ES1)EMA DE PROCESAMIENTO INTERACTIVO

=


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.3 SISTEMAS INDEPENDIENTES$rocesan la información en forma individual y no comparteny;o transfieren la información con otros sistemas. La figura I&'? muestra los principales módulos independientes que tienenrelación con el sistema de contabilidad general. El traspaso dela información puede 0acerse de forma manual o mecanizada.

Man%al'"n&": cada módulo independiente debe generar alcierre de cada mes, un listado resumen de la información a sertransferida al sistema contable.M"cani+a!a: el procedimiento es igual al anterior sólo que elmedio por el cual se transfieren los datos es, por lo general, enU(: o */

G


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FIGURA -13 El sistema contable y sus módulos independientes.

Contab$l$&a&General

Ban!os Fa!t*ra!$%nC*entas

#or !obrar

C*entas#or #a,ar

N%$naA!t$5os F$7osPres*#*esto

In5entar$os

Trans(eren!$a &e $n(ora!$%n $n&$re!taTrans(eren!$a &e $n(ora!$%n &$re!ta


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Métodos de la

4raniza%i(n Conta&le1

Método es un modo, manera o forma de realizaralo de forma sistemáti%a, oranizada *o

estru%turada1 Ha%e referen%ia a una té%ni%a o%on$unto de tareas para desarrollar unaa%ti.idad1 -s por eso 0ue en una oraniza%i(n%onta&le son utilizados %on el 'n de al%anzar lasmetas trazadas de una manera más %on%reta *e'%iente1

:no de estos métodos es el %ontrol interno 0uees de ran importan%ia para la estru%turaadministrati.a %onta&le de una empresa1


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-l manual de pro%edimientos es un %omponente del sistema de%ontrol interno, 0ue se %rea para o&tener una informa%i(n detallada,ordenada, sistemáti%a1

-l departamento de Conta&ilidad en todo el pro%eso de diseñar eimplementar el sistema de %ontrol interno, tiene 0ue preparar lospro%edimientos interales1

Cada pro%edimiento es un tra$e a la medida * de&e %umplir %on loso&$eti.os propuestos * re0uerimientos espe%í'%os1

4tro de los métodos es esta&le%er nuestro de plan de %uentas 0uees una lista 0ue %omprende todas las %uentas 0ue se .an a utilizar%uando se planee el desarrollo de la %onta&ilidad de una empresa *

así poder re@e$ar sus opera%iones1


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De a%uerdo %on A1 9oens * M1A1 9oens

planear las %uentas impli%an pensardetalladamente en"

/a %lasi'%a%i(n de %uentas 0ue se .a a)a%er estudiando las %lases de &ienes,dere%)os * o&lia%iones de las empresas

* sus %ara%terísti%as %omunes1 !ué * Cuáles opera%iones .an a afe%tara la empresa *, %omo %onse%uen%ia, 0uemo.imientos 2@u$os e%on(mi%os5 se .ana produ%ir * %omo afe%taran alpatrimonio

G


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C$!ificacin !" !a&$)La automatización de las operaciones contables requiere que elcontador de una empresa, defina previamente el método decodificación a utilizar por cada uno de los sistemas

administrativos y contables que se pondrán en funcionamientoen la compa4a.

Los sistemas de codificación identifican mediante el uso desmbolos como letras y;o n!meros, elementos de un conjunto o

subconjunto y los relacionan a otros elementos del mismoconjunto o subconjunto. El funcionamiento efectivo de unsistema contable sera imposible si las transacciones contablesno fuesen identificadas y codificadas de alguna forma.

G


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?.1 CARACTERISTICAS BASICAS DEUN SISTEMA DE CODIFICACION

3odo sistema de codificación debe poseer una serie decaractersticas mnimas, a fin de que sea adoptado como método

de procesamiento para la información.

• $recisión del código

• 8leibilidad• *onciso• (ignificativo• 7perabilidad

/entro de esas caractersticas podemos encontrar#

GE


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?.1 CARACTERISTICAS BASICAS DE UN SISTEMA DE CODIFICACION ;C$n&.<

C$##"c&$:+Un mismo cliente puedetener varias cuentas perocódigos distintos-

PRECISION DEL CODIGO: (ignifica que cada elemento debeaceptar una sola codificación correcta para cada elemento de un

conjunto. Ejemplos#

Inc$##"c&$:+no cumple con lacaracterstica de

precisión del código-

K'?&%%@I'&6 Buan arcaK'?&%%@I%&3 *arlos 9ernándezK'?&%%@I?&7 Bosé )ezaK'?&%%@I@& Buan arca

K'?&%%@I'&6 Buan arcaK'?&%%@I%&3 *arlos 9ernándezK'?&%%@I%&3 Bosé )ezaK'?&%%@I@& Buan arca

GK


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C$##"c&$:

FLE7IBILIDAD: /ebe permitir aceptar más elementos en casode ser necesario. Ejemplo#

Inc$##"c&$:+el códigoasignadosolo podrá llegar0asta el dgito J-

'&K'&K'&KK' *uentas por *obrar :anco *aribe'&K'&K'&KK% *uentas por *obrar :anco $rovincial'&K'&K'&KK? *uentas por *obrar :anco )ercantil'&K'&K'&KK@ *uentas por *obrar :anco Latino

'&K'&K'&' *uentas por *obrar :anco *aribe'&K'&K'&% *uentas por *obrar :anco $rovincial'&K'&K'&? *uentas por *obrar :anco )ercantil'&K'&K'&@ *uentas por *obrar :anco Latino

GF


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C$##"c&$:

CONCISO: Establece que no se deben adicionar códigos que ntengan relevancia al momento de identificar un elemento dado.

Inc$##"c&$:+los códigos se4alados con y 7 no agregan informaciónque distinga algunacaracterstica adicional-

8*&?%@AI 8actura del proveedor "8*&@AI@J 8actura del proveedor :8*&JDM@J 8actura del proveedor N8*&I?I?A 8actura del proveedor O

8*&?%@AI 8actura del proveedor "8*&@AI@J 8actura del proveedor :8*&JDM@J& 8actura del proveedor N8*&I?I?A&7 8actura del proveedor O


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C$##"c&$:

SIGNIFICATIVO: El código debe indicar alguna caractersticadiferencial de los elementos que está codificando.

Inc$##"c&$:+la simple numeraciónno se4ala algunacaracterstica importantede los elementos-

2&I?@'% Efectos por pagar del proveedor )2&%'%%A Efectos por pagar del proveedor 2&?I@A% Efectos por pagar del proveedor N2&I?I?A Efectos por pagar del proveedor O

I?@'% Efectos por pagar del proveedor )%'%%A Efectos por pagar del proveedor ?I@A% Efectos por pagar del proveedor NI?I?A Efectos por pagar del proveedor O


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C$##"c&$:

OPERABILIDAD: /ebe facilitar el manejo de los códigos porun sistema de cómputo.

Inc$##"c&$:+los códigos de loselementos no seránfáciles de manejar-

'&K'&K'&KK' *uentas por *obrar :anco *aribe'&K'&K'&KK% *uentas por *obrar :anco $rovincial'&K'&K'&KK? *uentas por *obrar :anco )ercantil'&K'&K'&KK@ *uentas por *obrar :anco Latino

'&K'&"%?A *uentas por *obrar :anco *aribe'&K'&A?' *uentas por *obrar :anco $rovincial'&K'&N?IK *uentas por *obrar :anco )ercantil'&K'&:%K' *uentas por *obrar :anco Latino

G


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Los métodos de codificación a estudiar son los siguientes#?.2 SISTEMAS DE CODIFICACION

• (ecuencial• $or bloques• $or grupo• "lfabético numérico• 5emotécnico

• *on dgito de verificación• /e consonantes• 8onético• /e barras


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SECUENCIAL: *onsiste en la asignación consecutiva de unn!mero a una lista de elementos a partir de un n!mero

predeterminado.

?.2 SISTEMAS DE CODIFICACION;C$n&.<

Desventaja# 5o se pueden formar grupos para clasificar los elementos

Ventaja# Util en listas cortas

Ejemplo# C!i$ N$'*#" !"l "l"'"n&$ KK' *uentas por cobrar Eduardo /azKK% *uentas por cobrar 6a!l *astroKK? *uentas por cobrar "driana arcaKK@ *uentas por cobrar 1ctor :olvar

I


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Desventaja# $ueden presentarse problemas de fleibilidad

Ventaja# Util en el procesamiento de listas cortas

POR BLO4UES: Los códigos se asignan secuencialmente, pero en bloques de dgitos consecutivos que identifiquenalguna caracterstica de los elementos a codificar.

1eamos un ejemplo #


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C!i$ N$'*#" !"l "l"'"n&$ E=0licacinK' 3elevisor '% pulgadas K' al KDK% 3elevisor 'D pulgadas 3elevisores . . . .

KD 3elevisor %? pulgadasKM Licuadora % velocidades KM al '%KI Licuadora @ velocidades Licuadoras . . . .'% Licuadora '% velocidades

'? 5evera %K pies '? al 'J'@ 5evera %' pies 5everas . . . .'J 5evera %D pies


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POR GRUPO: *onsiste en la asignación de un códigosubdividido en clasificaciones sucesivas.

Desventaja# (i no se define adecuadamente la estructura delcódigo, pueden presentarse problemas deepandibilidad y confusión en su uso.

Ventajas# 8acilidad de epansión

6apidez en el procesamiento de los datos


Ejemplo# C!i$ N$'*#" !"l "l"'"n&$%&KKK&KKK&KKK $asivo%&KK'&KKK&KKK $asivo *irculante%&KK'&KK'&KKK *uentas por $agar $roveedores%&KK'&KK'&KK' *uentas por $agar 8erretera El *lavo

E


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Desventaja# $ueden presentarse problemas de epandibilidad sila estructura del código no es adecuadamente

definida.

Ventaja# Util en el procesamiento de listas cortas

ALFABETICO NUMERICO: (e asigna un código alfabéticotomando en cuenta el nombre del elemento de la lista y unacodificación numérica, que tiene en cuenta las demás

caractersticas de los elementos de la lista.

Ejemplo# NE9&?K'L1"&%K?1E*&'KK

K


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?.2 SISTEMAS DE CODIFICACION ;C$n&.


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C!i$ N$'*#" !"l "l"'"n&$

53DMK'A' 5eumático tubular tama4o DMK 'A banda blanca 53DMK'A% 5eumático tubular tama4o DMK 'A sin banda 53DMK'I' 5eumático tubular tama4o DMK 'I banda blanca

. .

. .

$8/*8MAK $astillas de freno delantero camión 8ord MAK$83*8IKK $astillas de freno trasero camión 8ord IKK. .. .

I


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C!i$ N$'*#" !"l "l"'"n&$

''%?A@ )ara 1argas cuenta corriente

Paso %$ Ponderar el códi!o$

*ódigo ' ' % ? A @*lave de ponderación @ J ? I ? I

@ P J P D P %@ P 'A P ?% Q JK

Paso &$ Dividir la ponderación entre %% # JK;'' Q I con un resto de %

Paso '$ (estar al módulo %%, el resto de la división # ''&% Q ?

Paso )$ Construir el nuevo códi!o con el d#!ito de verificación # ''%?A@&J

Paso * $ Pro+ar el d#!ito de verificación

/gito de verificación

IG


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FONETICO: *odifica los elementos de acuerdo con su sonido.Ventaja$ Util para la b!squeda alfabética en una lista. Desventaja$ "plicable a situaciones muy especficas.



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?.2 SISTEMAS DE CODIFICACION ;C$n&.4 D- /A


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4BJ-86>4 D- /A

4R9A36LAC63 C438AB/- -sta tiene por 'nalidad esta&le%er

los pro%edimientos 0ue aseuran elreistro * %ontrol met(di%o de los)e%)os 'nan%ieros * e%on(mi%ospara analizar el pasado, in.estiarel presente * planear el futuro'nan%iero de una empresa %on elprop(sito de 0ue su fun%ionamientoaranti%e la máima produ%ti.idad

%on el mínimo de esfuerzo )umano1

?63-S D- /A 4R9A36LAC63


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?63-S D- /A 4R9A36LAC63

C438AB/- Delimitar responsa&ilidades para asinar de manera %lara las

fun%iones a desarrollar por el personal * el área fun%ional2Conta&ilidad * ?inanzas51 Simpli'%a%i(n del reistro de opera%iones, de'ni%i(n * %lasi'%a%i(n de

%uentas, ela&ora%i(n del %atáloo del %uentas1 Con el esta&le%imiento de las reula%iones %orre%tas * normas se

o&tiene los medios su'%ientes para e.aluar los loros * desa%iertosde la empresa1

Coordina%i(n de las opera%iones 0ue de&e eistir entre los re%ursos)umanos * materiales de la empresa1

Control de las opera%iones 0ue sir.e para dete%tar las des.ia%ionesde las normas en rela%i(n %on los resultados o&tenidos1

Ó


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LA A%RECIACIÓN E LA

ORGANIZACIÓN CONTABLE Ha*re Masom"+ /a

%onta&ilidad no es%apa

a esto *, para lle.ar a%a&o la a%%i(n deoranizar )a* 0ueapearse a losprin%ipios *

pro%edimientos de laoraniza%i(n

Documents

Diapositivas de Sistemas 1