Diez formas de hacer más efectivas las reuniones del Consejo de Administración

Todas las partes que intervienen (asesor general, secretario del Consejo de Administración, consejeros y ejecutivos) tienen un gran interés en optimizar el valor, la experiencia y los conocimientos que el Consejo de Administración es capaz de ofrecer. En esta lista se detallan algunos pasos específicos que se pueden dar para mejorar las reuniones y las operaciones del Consejo de Administración mediante las tecnologías de gobierno corporativo más modernas.

1. Asegúrese de que el trabajo del Consejo de Administración no termina al salir de las reuniones. El ritmo de trabajo de las empresas se ha acelerado. Por ello, la tradicional reunión trimestral del Consejo de Administración quedará obsoleta en una empresa que trabaje casi a tiempo real. Gracias a la tecnología, la forma de interactuar con los consejeros dejará de ser ocasional para convertirse en una interacción continua con los ejecutivos, las comisiones e incluso los equipos de empleados.

Los Consejos de Administración necesitan tecnologías que les permitan estar en contacto constante con la empresa. El uso de un "portal" digital para la gestión de los archivos, la información y las comunicaciones del Consejo, así como de la información archivada, permitirá la interacción ininterrumpida. Si la empresa consigue que los consejeros introduzcan este cambio y empiecen a hacer uso de una tecnología consistente que les ofrezca herramientas para sus actividades cotidianas, el éxito estará asegurado. Esta tecnología debe ofrecer la posibilidad de trabajar desde cualquier lugar para incentivar la participación de los consejeros.

La transformación digital está suponiendo un verdadero cambio en todos los procesos de la empresa moderna. El Consejo de Administración será uno de los principales beneficiados de las nuevas tecnologías digitales, que aportan velocidad, agilidad y una mayor visibilidad de los procesos. Para tener éxito, es imprescindible que las reuniones del Consejo de Administración sean más efectivas gracias a estas tecnologías, con el fin de garantizar que los Consejos están en consonancia con las exigencias de los negocios digitales.

Diez formas de hacer más efectivas las reuniones del Consejo de AdministraciónReuniones del Consejo de Administración efectivas en un entorno digital

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Diez formas de hacer más efectivas las reuniones del Consejo de Administración

2. Deje clara cuál es la función de cada miembro del Consejo y de las Comisiones. A medida que aumenta la participación de los consejeros en la empresa, es fundamental optimizar su forma de interacción especificando mejor sus funciones y responsabilidades. Es preciso que las distintas habilidades y niveles de experiencia que los consejeros aportan a la empresa se adapten a las necesidades de esta.

Para ello, existen algunos métodos que resultan muy eficaces. En primer lugar, es imprescindible contar con una plataforma tecnológica de gestión de gobierno corporativo donde se especifiquen claramente los proyectos e iniciativas en los que está involucrado cada uno de los consejeros. La solución también debe aumentar la visibilidad del trabajo de las comisiones del Consejo de Administración, para que sea más sencillo asignar a los consejeros a las diferentes comisiones. Además, gracias a esta plataforma, los equipos operativos o de producción deberían saber con exactitud qué consejeros están implicados en su trabajo.

3. Automatice las tareas rutinarias. La cantidad de procesos manuales que actualmente se llevan a cabo en los Consejos de Administración y sus reuniones suele ser sorprendentemente elevada. La mayoría de Consejos no ha automatizado los procesos de votación, confirmación de asistencia a las reuniones y confección de los órdenes del día. Por ello, los procesos siguen siendo mucho menos ágiles y flexibles que si se hiciesen a través de una solución automatizada.

Además, la automatización reduce el tiempo de preparación y organización de las reuniones del Consejo de Administración, pues permite incorporar cambios a última hora y actualizar los documentos mucho más rápido, lo cual supone un valor añadido. Un portal digital permitirá a los consejeros votar y participar desde cualquier lugar, además de proporcionar un mejor registro de auditoría sobre las decisiones tomadas en el pasado. La utilización de una herramienta digital debe permitir automatizar las actividades del Consejo de Administración. Todos los procesos que utilicen sistemas manuales o en formato papel deben actualizarse con una solución para el Consejo.

4. Garantice la seguridad de las comunicaciones e interacciones entre los miembros del Consejo. La principal preocupación de muchos de los Consejos de Administración es la ciberseguridad, sobre todo de la información, los datos y los sistemas de la empresa. Sin embargo, el Consejo también requiere una plataforma segura para sus propias operaciones y comunicaciones. La seguridad de los procesos manuales en papel mencionados anteriormente es bastante difícil de controlar. Una vez que se ha imprimido alguna información, es imposible garantizar su seguridad.

Establecer un sistema de gobierno corporativo digital que proteja tanto los datos como las comunicaciones de los consejeros es esencial para evitar posibles robos de información. Un sistema de almacenamiento de datos digital seguro permite también determinar el nivel de implicación de los consejeros en las decisiones importantes, además de ofrecer información de auditoría en los casos en los que sea necesario. La capacidad de conocer con precisión el nivel de implicación de los consejeros en determinados proyectos o iniciativas, así como las decisiones que tomaron, es ahora fundamental para optimizar su implicación en el Consejo de Administración.

5. Mejore el proceso de elaboración y distribución de información y órdenes del día antes de las reuniones. Uno de los problemas más comunes (y a la vez más molestos) es el largo proceso de elaboración de los documentos necesarios para las reuniones de los Consejos de Administración. Este problema se debe a las dificultades que presenta el proceso de gestión de las reuniones, de naturaleza manual y lleno de interrupciones. La identificación y distribución de contenido importante, junto con la entrega puntual de un orden del día preciso, se convierten en una pesadilla si no se cuenta con una solución de gobierno corporativo automatizada.

El equipo encargado de la redacción de los documentos de las reuniones debe disponer de la tecnología digital adecuada para la gestión del gobierno corporativo. Gracias a la posibilidad de distribuir en formato electrónico tanto el orden del día como los documentos de las reuniones, resulta mucho más sencillo incorporar cambios de última hora antes de la reunión. Además, con un sistema digital de gobierno corporativo, los consejeros tienen más oportunidades para introducir cambios en el orden del día y pueden revisar con mayor facilidad los documentos de la reunión desde cualquier dispositivo, lo que les permite prepararse mejor.

6. Proporcione un único sistema de almacenamiento para toda la información del Consejo de Administración. El ámbito de acción del consejero puede extenderse a todas las áreas de la empresa. Además, es frecuente que un consejero se comunique con una gran cantidad de personas dentro la organización, a lo cual se suma la distribución de notas de las reuniones y los libros de actas de los Consejos de Administración. Cuando toda esta información se distribuye a través de muchos sistemas diferentes, no solo produce complejidad e ineficiencia para el consejero, sino que se originan problemas de cumplimiento y seguridad.

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7. Proporcione a los consejeros un repertorio de documentos archivados del Consejo de Administración en el que puedan buscar información. Es importante no subestimar la función de búsqueda, pues ha cambiado la naturaleza de muchos de nuestros procesos diarios. La posibilidad de buscar información digital en documentos, informes y datos del Consejo de Administración reporta grandes beneficios tanto a los consejeros como a las partes que interactúan con el Consejo. Sin embargo, para que esto sea posible, la empresa necesita una plataforma digital que almacene esta información y que, al mismo tiempo, ofrezca esta excelente función de búsqueda.

La posibilidad de usar una función de búsqueda autoservicio para rastrear documentos y archivos antiguos supone para los consejeros una enorme ventaja en materia de productividad. Sin una plataforma digital, la mayoría de los consejeros encargan la tarea de búsqueda al secretario del Consejo de Administración o a los miembros de alguna comisión. A estos empleados la tarea les supone una pérdida de tiempo, con los añadidos de que la probabilidad de dar con la información que se busca es baja y de que una misma búsqueda puede realizarse varias veces. Además, mientras el proceso se lleva a cabo, el consejero apenas es productivo porque está esperando esa información.

8. Posibilite una comunicación y colaboración más seguras entre consejeros. Dado que las exigencias de privacidad y seguridad de los datos son cada vez mayores y los requisitos de cumplimiento cada vez más estrictos, la empresa está obligada a aumentar la protección de la comunicación y el intercambio de información entre consejeros. Sin un sistema digital exclusivo para la gestión del gobierno corporativo que permita a los consejeros comunicarse y deliberar, es posible que la información más confidencial acabe en cuentas de correo electrónico personales y que los datos se almacenen en dispositivos poco seguros.

Con el "sistema de registro" único mencionado anteriormente, todos los consejeros tienen acceso a un sistema seguro que protege los datos y las comunicaciones. Además, este entorno seguro se puede utilizar para establecer comunicaciones entre las comisiones del Consejo y para interactuar con los directivos de la empresa. Dado que la cantidad de ataques de phishing diseñados para hacer vulnerables las cuentas de correo electrónico personales es cada vez mayor, los consejeros que no cuenten con este tipo de solución tecnológica correrán un mayor riesgo si se produce una violación de la seguridad de sus aplicaciones o su correo electrónico personal.

9. Asegúrese de que la ubicación física del consejero no limite su participación. Una de las características con más potencial de un negocio digital es la posibilidad de que los empleados puedan trabajar de forma virtual desde cualquier lugar. Esta ventaja se hace extensible también a los consejeros mediante la tecnología de gobierno corporativo, que les permite asistir a reuniones, participar en votaciones y comunicarse tanto con la empresa como con otros consejeros desde dondequiera que estén. Esta tecnología para consejeros "móviles" debe contar con una serie de características: la primera de ellas es la compatibilidad con una amplia variedad de dispositivos personales (ordenadores, smartphones y tabletas) que permitan establecer una

comunicación segura; la segunda es una experiencia similar a la que se daría al trabajar en una oficina. Este tipo de funcionalidad propiciará una mayor asistencia a las reuniones y mejorará la participación de los consejeros.

10. Simplifique los procesos de información y supervisión del cumplimiento – Si bien actualmente el objetivo principal en cuanto a cumplimiento se centra en proteger la información personal de los clientes, en realidad existen también directivas en materia de cumplimiento que afectan a los Consejos de Administración. Estas directivas varían en función del sector, pero las principales ponen su foco de atención en evitar la divulgación de la información. Cuando los consejeros hacen uso de diferentes aplicaciones y de sus cuentas personales de correo electrónico, las posibilidades de que se produzcan divulgaciones de información de manera accidental aumentan significativamente. Con el uso de un único sistema seguro se evita este riesgo o se reduce de manera considerable.

Por otro lado, este mismo sistema puede utilizarse para documentar de manera proactiva la conformidad de las actividades y procesos que realizan los consejeros. Además, a medida que vayan apareciendo nuevos requisitos legales o en materia de cumplimiento, su proveedor de herramientas digitales de gobierno corporativo podrá actualizar fácilmente el sistema digital y certificar que se han realizado las actualizaciones pertinentes, con lo que se facilita el cumplimiento de los nuevos requisitos legales o de cumplimiento y se agiliza su proceso de implementación.

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Diligent ayuda a los Consejos de Administración modernos a trabajar de forma más eficiente

Como líder en el suministro de herramientas para consejeros y todas las partes involucradas en los Consejos de Administración, Diligent está impulsando nuevos procesos y tecnologías para la gestión del gobierno corporativo que permitan mejorar las operaciones de los Consejos. Una de las iniciativas más importantes es la creación de la iniciativa de gestión del gobierno corporativo (EGM, por sus siglas en inglés). La gestión del gobierno corporativo suele vincularse al nuevo cargo de director de gobierno corporativo que se está creando en muchas empresas. Diligent define la EGM como:

La disciplina de aplicar herramientas y recursos tecnológicos

a todas las necesidades de gobierno corporativo con el fin de

gestionar las empresas de manera óptima y garantizar su éxito

y sostenibilidad a largo plazo.

Además, Diligent cuenta con Governance Cloud, un nuevo y revolucionario ecosistema de servicios digitales que proporciona las diez ventajas descritas anteriormente. Se trata de un nuevo concepto que ofrece a los Consejos de Administración herramientas de la más alta calidad para la gestión del gobierno corporativo:

Governance Cloud es una solución integrada de gestión del

gobierno corporativo que permite a las empresas disfrutar del

mejor gobierno corporativo. En otras palabras, es un ecosistema

de herramientas de software capaz de digitalizar las diferentes

actividades y tareas del Consejo de Administración. A medida

que las empresas evolucionan y las normativas se hacen más

rigurosas, el ámbito de las responsabilidades del gobierno

corporativo va cambiando. Governance Cloud permite a los

Consejos de Administración satisfacer sus demandas en todo

momento, así como seleccionar los productos que necesitan para

desempeñar sus funciones de la mejor forma posible.

Governance Cloud se ajusta a las nuevas arquitecturas digitales basadas en la nube propias de los negocios digitales. El cambio a este tipo de soluciones en la nube dota de mayor velocidad al proceso de migración y proporciona una mejor experiencia con un menor coste.

Conclusiones

La transformación digital no solo supone cambios en las operaciones cotidianas de las empresas, sino que también modifica la forma de operar e interactuar de los Consejos de Administración con las propias empresas. Esta transformación requiere la mejora de los procesos del Consejo de Administración con el fin de adaptarlos a una plataforma digital. La forma más sencilla, efectiva y segura de hacer esto es implementar un único ecosistema digital de gobierno corporativo, como Governance Cloud, que ofrezca, entre muchas otras, las diez opciones que se describen en este artículo.

Si desea obtener más información acerca de Diligent Governance Cloud y cómo conseguir un Consejo de Administración digital, visite:

https://diligent.com/es/solicite-una-demostracion/

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