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Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten
a la versioacuten ISO 9001 2015
Antonio Martiacutenez OleaAsesor Teacutecnico de Calidad Servicio de Planificacioacuten y Evaluacioacuten Universidad de Jaeacuten
Jaeacuten Universidad de Jaeacuten 21 y 22 de febrero de 2019
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Objetivos
Dar a conocer los cambios maacutes significativos de la norma de referencia ISO y su aplicacioacuten en el SIGC-SUA
Contribuir al conocimiento desarrollo y perfeccionamiento de la gestioacuten de la calidad
Finalidad
Promover y hacer maacutes comprensible la cultura de la mejora continua
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
1000 ndash 1030 Contexto del SIGC-SUA
1030 ndash 1100 Cambios en la Norma ISO 90012015
1100 ndash 1130 Aplicacioacuten en el Manual de Calidad del SIGC-SUA
1130ndash 1200 Aplicacioacuten en la documentacioacuten de procesos de las Unidades
DesarrolloHorario
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
I CONTEXTO DEL SIGC-SUA
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CONTEXTO iquestPor queacute hablamos de calidad
UNIVERSIDADES
FUNCIONES SOCIALES DE
LA EDUCACIOacuteN SUPERIOR
FUNCIONES COLECTIVAS
DE LA EDUCACIOacuteN SUPERIOR
SISTEMA UNIVERSITARIO
MARCO JURIacuteDICO
MARCO ESTRATEacuteGICO
SISTEMA FINANCIERO
La calidad universitaria se ha convertido en el paradigma de lo que la sociedad espera
de las UniversidadesMejorar la calidad ha de ser un
objetivo permanente en la definicioacuten de poliacuteticas y estrategias que han de
abarcar a todas las aacutereas de la actividad universitaria incluyendo la
Gestioacuten y los Servicios para conseguir mayores niveles de
excelencia
IMPLANTAR LA CULTURA DE LA EXCELENCIA
iquestOPCIOacuteN - OBLIGACIOacuteN
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CALIDADEXCELENCIA
Calidad formal Garantiacutea de procesos
Herramientas y procesos para definir
medir evaluar asegurar y mejorar la
calidad
Nivel individual Compromiso personal para
trabajar por la calidad
Nivel colectivo fomento de aptitudes personales y
conciencia de apoyo a la calidad
CO
MU
NIC
ACIOacute
NELEMENTO ESTRUCTURAL
ELEMENTO CULTURAL
PAR
TIC
IPA
CIOacute
N
CO
NFI
ANZA
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
iquestQueacute significa implantar una cultura de gestioacuten excelente
PROMOCIONAR LA MEJORA CONTINUA
LOGRAR LA SATISFACCIOacuteN
GRUPOS DE INTERES
Desafiar la situacioacuten actual y hacer realidad el cambio
CULTURA DE GESTIOacuteN
Compartir valores creencias expectativas y el compromiso hacia la calidad
Gestionar con procesos bien definidos que mejoren la calidad
Gestioacuten orientada a lograr y mantener niveles de resultados equilibrados
hellipque satisfacen o exceden las expectativas de todos los grupos de intereacutes
Excelencia
iquestQueacute significa Excelencia
COMPROMISO POR LA
CALIDAD
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
La Misioacuten
La Universidad de Jaeacuten es una institucioacuten puacuteblica deeducacioacuten superior un bien cultural con rasgossingulares y alto grado de compromiso social quemediante la mejora continua de la docenciainvestigacioacuten transmisioacuten de la cultura ytransferencia del conocimiento tiene por finalidadcontribuir al progreso de la sociedad y al desarrollosostenible de su entorno
Consolida la cultura de la calidad como un mecanismo clave de progreso de la institucioacuten
La Visioacuten
Los Valores Cultura organizativa basada en la planificacioacuten evaluacioacuten mejora continua y rendicioacuten de cuentas interna y externa
iquestPor queacute implantamos sistemas de gestioacuten de la calidad
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PLAN DE MEJORA Y CALIDAD DE LOS SERVICIOS COMPLEMENTO PRODUCTIVIDAD Junta Andaluciacutea
2007-2011 Complemento de Productividad para la Mejora y Calidad de los Servicios que presta el PAS de las Universidades
Puacuteblicas de Andaluciacutea
iquestPor queacute implantamos sistemas de gestioacuten de la calidad
Consolidar la gestioacuten por procesos y el sistema de mejora continua OPCIOacuteN Certificacioacuten UNE-EN-ISO-90012008 Foco en la normalizacioacuten y estandarizacioacuten de procesos para garantizar un determinado nivel de calidad del servicio que las Unidades gestionan y prestan
DECISIONES EFQM
CERTIFICACIOacuteN RECONOCIMIENTO
ISO
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Para alcanzar el eacutexito las organizaciones necesitan implantarsistemas de gestioacuten
Identificar entender y gestionar los procesos interrelacionadoscomo un sistema contribuye a la eficacia y eficiencia de unaorganizacioacuten en el logro de sus objetivos
Sistema de Gestioacuten Sistema (conjuntos de elementos mutuamenteinterrelacionados o que interactuacutean) para establecer la poliacutetica y losobjetivos y para lograr dichos objetivos
Las Universidades como cualquier organizacioacuten realizan actividades gestionantienen resultados Pero iquestlos resultados responde a una planificacioacuten previa
iquestEn queacute medida controlamos o aseguramos las actividades para conseguir losresultados deseados
SIST
EMAS
DE
GES
TIOacute
N
No es un fin es una herramienta
GES
TIOacute
N D
E R
ESU
LTAD
OS
iquestPara queacute sirve un sistema de gestioacuten de la calidad
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS Y UNIDADES DE LA UJA (SIGC-SUA)
El SIGC-SUA despliega la decisioacuten estrateacutegica de la Universidad de Jaeacuten de adoptar sistemas de gestioacuten de la calidad en los Servicios y Unidades Administrativas
UNE-EN-ISO-90012015 ldquoSistemas de Gestioacuten de la Calidad Requisitosrdquo
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
UNIVERSIDAD DE JAEacuteN
SISTEMA DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD DE LOS
SERVICIOS Y UNIDADES
ADMINISTRATIVAS
PRESERVACIOacuteN Y TRANSMISIOacuteN CRIacuteTICA DE CONOCIMIENTOS
PROCESOS DE APOYO
PR
OC
ES
OS
CLA
VE
S DOCENCIA
PROCESOS ESTRATEacuteGICOS
FUNCIONES SOCIALES DE LA EDUCACIOacuteN SUPERIOR
FUNCIONES COLECTIVAS DE LA
EDUCACIOacuteN SUPERIOR
INVESTIGACIOacuteNAUMENTO Y PRODUCCIOacuteN DE NUEVOS CONOCIMIENTOS
VALIDACIOacuteN Y DIFUSIOacuteN DE LOS NUEVOS CONOCIMIENTOS
TRANSFERENCIA
EXTENSIOacuteN
GESTIOacuteN DE LA RESPONSABILIDAD SOCIAL
RE
SU
LTAD
OS
UNIVERSIDAD Y ENTORNO SOCIAL
GRUPOS DE INTEREacuteS
REQUISITOS
GRUPOS DE INTEREacuteS
SATISFACCIOacuteNISO 90012015
INTEGRACIOacuteN DEL SIGC-SUA
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
II Cambios en la Norma ISO 90012015
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Aspectos esenciales de un Sistema de Gestioacuten de la Calidad (ISO)
ENFOQUE A PROCESOS
ENFOQUE MEJORA CONTINUA
BENEFICIOS
PROPORCIONAR PRODUCTOS Y SERVICIOS QUE SATISFAGAN LOS REQUISITOS DE LOS CLIENTES Y LOS LEGALES APLICABLES
FACILITAR OPORTUNIDADES DE AUMENTAR LA SATISFACCIOacuteN DE LOS CLIENTES
CAPACIDAD DE DEMOSTRAR LA CONFORMIDAD CON LOS REQUISITOS DEL SISTEMA DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD ESPECIFICADOS
ASEGURAR EL EacuteXITO DE LA ORGANIZACIOacuteN MEDIANTE UN ENFOQUE CONTINUO HACIA LA MEJORA (MANTENER O INCREMENTAR LOS NIVELES DE DESEMPENtildeO)
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Enfoque a ProcesosEl enfoque a procesos implica la definicioacuten y gestioacuten sistemaacutetica de los procesos y sus interacciones con el fin de alcanzar los resultados previstos aplicando el ciclo PHVA (mejora continua)
FUENTE DE ENTRADA ENTRADAS ACTIVIDADES
RECEPTORES DE LAS
SALIDASSALIDAS
PROCESOS PROCEDENTES
Por ejemplo proveedores
internos y externos
clientes otras partes
interesadas
RECURSOS REQUISISTOS Por ejemplo
Recursos materiales
especificaciones legales
informacioacuten
PRODUCTOS O SERVICIOS
Informacioacuten
PROCESOS POSTERIORESPor ejemplo en clientes internos
o externos en otras partes interesadas
Posibles controles y puntos de control para hacer el
seguimiento del desempentildeo y medirlo
Punto de inicio Punto Final
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Ciclo de Mejora Continua aplicada a los procesos
PHVAAdoptar acciones para corregir
las posibles desviaciones o bien para mejorar los resultados
previstos inicialmente
ACTUAR
PLANIFICAR
VERIFICAR
Definir cuaacutel debe ser el resultado obtenido por el proceso y establecer las actividades recursos y
responsabilidades necesarias para lograrlo
Llevar a cabo las actividades planificadas en los teacuterminos
previstos
HACER
Tras la ejecucioacuten del proceso realizar el seguimiento y medicioacuten sobre los resultados
alcanzados y valorar su adecuacioacuten a los objetivos planificados
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Ciclo de Mejora Continua aplicada a la visioacuten global del sistema de gestioacuten de la calidad
Liderazgo
Apoyo y operaciones
Evaluacioacuten del
desempentildeo
Mejora
Planificacioacuten
ACTUAR
PLANIFICAR
VERIFICAR
HACER
Organizacioacuten y su contexto
Requisitos del cliente
Necesidades y expectativas de
las partes interesadas
Satisfaccioacuten del Cliente
Resultados del SGC
Productos y Servicios
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Principales ejes tras la modificacioacuten de la Norma ISO
Contexto de la organizacioacuten Partes Interesadas
Liderazgo
Enfoque a Procesos
Pensamiento basado en riesgos
Aplicabilidad a los servicios
Gestioacuten del Cambio
El conocimiento de la organizacioacuten
La comunicacioacuten
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Contexto de la organizacioacuten
Factores y condiciones internas y externas que pueden tener un efecto sobre la organizacioacuten respecto de sus productos y servicios
Factores positivos y negativos
CONTEXTO INTERNOCONTEXTO EXTERNO
ENTORNO LEGAL
ENTORNO TECNOLOacuteGICO
ENTORNO COMPETITIVO
ENTORNO CULTURAL
ENTORNO SOCIAL
ENTORNO ECONOacuteMICO
VALORES
CULTURA DE LA ORGANIZACIOacuteN
CONOCIMIENTO DE LA ORGANIZACIOacuteN
DESEMPENtildeO DE LA ORGANIZACIOacuteN
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Partes InteresadasPersona u organizacioacuten que puede afectar verse afectado o percibirse como persona afectada por una
decisioacuten o actividad
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Pensamiento basado en riesgos Gestionar los riesgos y oportunidades
RIESGO Efecto o influencias de la incertidumbre sobre la consecucioacuten de los resultados y la eficacia de un proceso
OPORTUNIDAD
El riesgo dificulta la oportunidad favorece la consecucioacuten de un determinado resultado
Identificacioacuten del riesgo
COM
UN
ICAC
IOacuteN
Y
CON
SULT
A
SEGU
IMIE
NTO
Y R
EVIS
IOacuteN
Apreciacioacuten del riesgo
Establecimiento del Contexto
PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RIESGO
Anaacutelisis del riesgo
Evaluacioacuten del riesgo
Tratamiento del Riesgo
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Incorporar el anaacutelisis de Contexto y la Gestioacuten de los riesgos y oportunidades en la evaluacioacuten y mejora del
desempentildeo
PROCESOCONTEXTO
PARTES INTERESADAS
Planificacioacuten del sistema de gestioacuten
Acciones
Riesgos y oportunidades
Acciones
Resultados
Mejora continua
Riesgos y oportunidades
Direccioacuten estrateacutegica
Riesgos y oportunidades
Acciones
PLANIFICACIOacuteN Y GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Comunicacioacuten
Determinar las comunicaciones internas y externas pertinentes al sistema de gestioacuten de la calidad
REQUISITOS
Queacute comunicar El contenido de la comunicacioacuten
Cuaacutendo comunicar El momento en el que comunicar
A quieacuten comunicar El destinatario de la comunicacioacuten
Coacutemo comunicar El meacutetodo o medio para la comunicacioacuten
Quieacuten comunica El responsable de la comunicacioacuten
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
III Aplicacioacuten en el Manual de Calidad del SIGC-SUA
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOCUMENTACIOacuteN DEL SIGC-SUA
Enlace a la web del SIGC-SUA
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
El manual de calidad es el documento que explica la estructura y el funcionamiento del Sistema Integrado de Gestioacuten de la Calidad de los
Servicios y Unidades Administrativas de la Universidad de Jaeacuten (SIGC-SUA)
Estructura del SIGC-SUA
Objeto y campo de aplicacioacuten del sistema de gestioacuten de la calidad
Contexto de la organizacioacuten universitaria
Necesidades y expectativas de las partes interesadas
Liderazgo Responsabilidades y participacioacuten
Sistema de procesos gestioacuten y prestacioacuten de servicios
Seguimiento medicioacuten anaacutelisis evaluacioacuten y mejora
Gestioacuten de riesgos y oportunidades
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Revisioacuten del Manual de Calidad
Realizacioacuten de las adaptaciones necesarias para el disentildeo implantacioacuten y documentacioacuten de los nuevos requisitos establecidos
en la norma UNE-EN ISO 90012015 permitiendo la certificacioacuten externa del SIGC-SUA en el ciclo 2017 tal como se establece en el Plan
Estrateacutegico de la Universidad de Jaeacuten y en la Poliacutetica de Calidad
La estrategia baacutesica para la certificacioacuten externa es demostrar que se han considerado los aspectos esenciales de los cambios en la Norma ISO que se ha procedido a su incorporacioacuten al SIGC-SUA y que en sucesivos ciclos perfeccionaremos la implantacioacuten
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
El Manual de Calidad se mantiene como guiacutea del SIGC-SUA Asiacute como la declaracioacuten de la poliacutetica de calidad y el establecimiento anual de los objetivos de calidad del SIGC-SUA
Procedimientos documentados procesos de apoyo especialmente el proceso Gestioacuten de Riesgos y oportunidades
SIGC-SUA
UNIVERSIDAD DE
JAEacuteN
PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS
PD06 GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Procedimiento documentado PD 06 Mayo de 2018 Versioacuten 01 Paacutegina 1
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA
UNIVERSIDAD DE JAEacuteN
PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO
GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
COacuteDIGO PD 06
FECHA 11-05-2018
REVISIOacuteN 01
UNIVERSIDAD DE JAEacuteN
Contexto interno-Externo de la Universidad
Sistema de gestioacuten de la calidad realizado por la Direccioacuten y el Comiteacute de Calidad en el anaacutelisis estrateacutegico
Sistema de procesos del SIGC-SUA realizado por los responsables de los procesos mediante la realizacioacuten de
anaacutelisis DAFO
Dos niveles
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS
PD06 GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Control de documentacioacuten
ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIOacuteN DEL PROCEDIMIENTO
PORTADA
CONTROL DE DOCUMENTACIOacuteN
HISTORIAL DE MODIFICACIONES
1- OBJETO Y CAMPO DE APLICACIOacuteN
2- REFERENCIAS
3- ANTECEDENTES Y DEFINICIONES
4- DESARROLLO
41 ALCANCE Y FINALIDAD
42 METODOLOGIacuteA
43 RESPONSABILIDADES
44 DETERMINACIOacuteN DEL CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO
45 DENTIFICACIOacuteN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES INTERESADAS Y SU ESPECIFICACIOacuteN EN REQUISITOS DE CALIDAD
46 GESTIOacuteN DE LOS RIESGOS Y OPORTUNIDADES
461 DETERMINAR CRITERIOS DE RIESGOS
462 IDENTIFICACIOacuteN DEL RIESGO
463 ANAacuteLISIS DEL RIESGO
464 TRATAMIENTO DEL RIESGO
465 RESULTADOS DE LA GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
466 EVALUACIOacuteN DE LAS ACCIONES
5- ANEXOS
FORMATOS
HISTORIAL DE MODIFICACIONES DE LA DOCUMENTACIOacuteN DEL PROCEDIMIENTO
1- OBJETO Y CAMPO DE APLICACIOacuteN
El procedimiento documentado PD06 tiene por objeto establecer el proceso a seguir en el SISTEMA INTEGRADO DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA UNIVERSIDAD DE JAEacuteN (SIGC-SUA) para la gestioacuten de riesgos y oportunidades como elemento integrado en el sistema de gestioacuten y de procesos y en las actividades de planificacioacuten
Este procedimiento de apoyo del SIGC-SUA se incluye en el marco de la adaptacioacuten a la Norma ISO 9001 2015 para incorporar en el enfoque a procesos el pensamiento basado en riesgos reforzando la naturaleza preventiva y la eficacia del sistema de calidad
2- REFERENCIAS
Para la elaboracioacuten de este procedimiento documentado se ha utilizado como referencia
middot La Norma UNE-EN-ISO-90012015 ldquoSistemas de Gestioacuten de la Calidad Requisitosrdquo Especialmente el Punto 81
middot La Norma ISO 310002009 Gestioacuten del riesgo Principios y directrices
middot El Manual de la Calidad del Sistema Integrado de Gestioacuten de la Calidad de los Servicios y Unidades Administrativas de la Universidad de Jaeacuten (SIGC-SUA)
middot El Manual de Procesos
middot El Manual de Procedimientos Documentados
middot Programa y orientaciones para la adaptacioacuten del SIGC-SUA a los Requisitos De La Norma UNE-EN ISO 90012015 Sistemas de Gestioacuten de la Calidad
Para los fines de este procedimiento documentado se aplican en lo que proceda los fundamentos los teacuterminos y las definiciones incluidos en la Norma ISO-90002015 ldquoSistemas de Gestioacuten de la Calidad Fundamentos y vocabulariordquo
3- ANTECEDENTES Y DEFINICIONES
La gestioacuten de riesgos y oportunidades se incorpora como un elemento necesario de entrada (planificacioacuten) y seguimiento (resultados) de los procesos del SIGC-SUA
El teacutermino riesgo hace referencia a los efectos que pueden ocasionar sobre los objetivos las incertidumbres siendo estas situaciones en las que falta de informacioacuten conocimiento y comprensioacuten de un suceso su probabilidad de que ocurra y las consecuencias
La gestioacuten del riesgo se refiere a las actividades coordinadas para dirigir y controlar una organizacioacuten en lo relativo al riesgo El proceso de gestioacuten del riesgo se refiere a la aplicacioacuten sistemaacutetica de poliacuteticas procedimientos y praacutecticas de gestioacuten a las actividades de comunicacioacuten consulta establecimiento del contexto e identificacioacuten anaacutelisis evaluacioacuten tratamiento seguimiento y revisioacuten del riesgo
4- DESARROLLO
41 ALCANCE Y FINALIDAD
El procedimiento documentado sobre la gestioacuten de riesgos se aplica transversalmente en todos los procesos del SIGC-SUA y forma parte de la poliacutetica de la planificacioacuten y la revisioacuten de la estrategia de los procesos y en la revisioacuten mejora y cambios del SIGC-SUA
Este procedimiento documentado establece
1 La metodologiacutea que se aplica para la gestioacuten de los riesgos y oportunidades
2 El proceso para realizar la gestioacuten de riesgos y oportunidades
3 El sistema de responsabilidades en la gestioacuten de riesgos y oportunidades
4 La documentacioacuten y formatos de los resultados de las actividades de la gestioacuten de riesgos y oportunidades asiacute como su inclusioacuten en la documentacioacuten del SIGC-SUA
Las finalidades de la gestioacuten de los riesgos y oportunidades al incluirlos en la planificacioacuten y procesos del SIGC-SUA son
1 Asegurar la consecucioacuten de resultados previstos del sistema de calidad
2 Aumentar los efectos deseados
3 Prevenir o reducir los efectos no deseados
4 Lograr la mejora
42 METODOLOGIacuteA
En el marco de la planificacioacuten y mejora del SIGC-SUA se realizaraacuten las siguientes actividades secuenciadas e interrelacionadas
1 Determinacioacuten del contexto interno y externo
2 Identificacioacuten de las necesidades y expectativas de las partes interesadas y su especificacioacuten en requisitos de calidad
3 Aplicar la gestioacuten de los riesgos y oportunidades
En el siguiente graacutefico se representa esta relacioacuten
43 RESPONSABILIDADES
Se aplica de acuerdo con el Manual de Calidad el siguiente sistema baacutesico de responsabilidades y participacioacuten
44 DETERMINACIOacuteN DEL CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO
Identificacioacuten de las cuestiones internas y externas que son pertinentes para el propoacutesito y la planificacioacuten del SIGC-SUA
Actividades Nivel procesos
1 Determinacioacuten factores internos y externos que influyen en el desarrollo y resultados de los procesos
2 Aplicar metodologiacutea DAFO estructurando la informacioacuten en
middot ANAacuteLISIS INTERNO DEBILIDADES (factores internos que pueden incidir negativamente) FORTALEZAS (factores internos que inciden positivamente)
middot ANAacuteLISIS EXTERNO AMENAZAS (factores externos que inciden negativamente) OPORTUNIDADES (factores externos que pueden incidir positivamente)
3 Trasladar al cuadro de informacioacuten sobre cuestiones externas e internas
4 Remisioacuten a Coordinacioacuten Teacutecnica a efectos de su inclusioacuten en la Documentacioacuten de Procesos tras su aprobacioacuten Anexo del Manual de Proceso
5 Aplicacioacuten
middot Proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
middot Entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades que se indica posteriormente
middot informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso
6 Revisioacuten En la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos
45 IDENTIFICACIOacuteN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES INTERESADAS Y SU ESPECIFICACIOacuteN EN REQUISITOS DE CALIDAD
Utilizar la informacioacuten actual del cuadro de grupos de intereacutesatributos de calidad de los manuales de proceso para identificar los requisitos de calidad que se incorporan a los procesos
1 IDENTIFICACIOacuteN DE PARTES INTERESADAS Cuadro de informacioacuten sobre las partes interesadas que se ven afectadas o interesadas por el proceso
2 REQUISITOS DE CALIDAD Identificacioacuten de las necesidades y expectativas de las partes interesadas en el proceso y coacutemo se da respuesta mediante la especificacioacuten de requisitos de calidad que se incluyen en el proceso (compromisos de calidad objetivos reglamentaciones especificaciones en la prestacioacuten de servicios etc)
3 Aplicacioacuten
middot Proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
middot Entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades que se indica posteriormente
middot informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso
4 Revisioacuten En la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos
46 GESTIOacuteN DE LOS RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Sistematizacioacuten de la gestioacuten de los riesgos y oportunidades en la gestioacuten de los procesos
Orientaciones Metodoloacutegicas Norma de apoyo UNE-ISO 31000 Gestioacuten del Riesgo Principios y Directrices
Fases
1 Determinar criterios de riesgos
2 Identificacioacuten del riesgo
3 Anaacutelisis del riesgo
4 Tratamiento del riesgo
5 Resultados de la gestioacuten de riesgos y oportunidades
6 Evaluacioacuten de las acciones
461 CRITERIOS DE RIESGOS
Establecer los criterios de riesgos teacuterminos que permiten evaluar la importancia de un riesgo Estos teacuterminos pueden determinarse en funcioacuten de objetivos los recursos disponibles los requisitos legales o especificaciones de prestacioacuten de servicios etc
462 IDENTIFICACIOacuteN DEL RIESGO
Establecer la relacioacuten de sucesos que podriacutean afectar negativamente o positivamente los objetivos y resultados del proceso
Se parte de la identificacioacuten realizada en el cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades Las causas se corresponden normalmente con el apartado ldquodetectadardquo (DAFO Requisitos de calidad de partes interesadas resultados de proceso)
463 ANAacuteLISIS DEL RIESGO
Valoracioacuten de los efectos y consecuencias del riesgo en los resultados del proceso asiacute como de la probabilidad de que se produzcan dichas consecuencias
En el cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades se anotan las causas y fuentes asiacute como los efectos o impactos se antildeade una valoracioacuten de la probabilidad Si combinamos los efectos con la probabilidad se determina el nivel de riesgo
Cada Unidades puede establecer el meacutetodo que estime apropiado para establecer el nivel de riesgo y puede expresarlo en teacuterminos cualitativos Ejemplo de un meacutetodo cuantitativo basada en escalas
464 TRATAMIENTO DEL RIESGO
Comparar el nivel del riesgo con los criterios que sobre los riesgos se hayan adoptado permitiendo asiacute considerar y priorizar el tratamiento que se ha de dar a los riesgos identificados
La finalidad uacuteltima de la apreciacioacuten del riesgo es determinar que riesgos para los resultados de los procesos no se consideran suficientemente controlados y exige un tratamiento
Orientacioacuten
465 RESULTADOS DE LA GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
El cuadro de riesgos y oportunidades permite identificar las acciones en los procesos del SIGC-SUA Una vez realizado se remite a Coordinacioacuten Teacutecnica a efectos de su inclusioacuten en la Documentacioacuten de Procesos tras su aprobacioacuten Anexo del Manual de Proceso
La revisioacuten de cuadro de riesgos y oportunidades se realiza en la revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos
Tabla Gestioacuten de riesgos y oportunidades
Ver en detalle en Anexo Formatos
[4] Accioacuten Estaacute referida a las opciones que identificamos y adoptamos para el tratamiento del riesgo o para aprovechar los efectos de las oportunidades sobre los resultados esperados
466 EVALUACIOacuteN DE LAS ACCIONES
Las acciones que identificamos y adoptamos para el tratamiento del riesgo o para aprovechar los efectos de las oportunidades sobre los resultados esperados y oportunidades que se identifiquen deben ser implantadas bien mediante modificaciones en el disentildeogestioacuten del proceso bien mediante la implantacioacuten de otras acciones de mejora
El seguimiento de las acciones se incorporaraacute en el proceso de revisioacuten y mejora incluyeacutendose en los informes anuales de proceso Se utilizaraacuten para la planificacioacuten de nuevas acciones de mejora
La identificacioacuten y gestioacuten de las acciones que se derivan de la evaluacioacuten de riesgos y oportunidades constituyen un elemento clave para la implementacioacuten de las mejoras de procesos y de los objetivos y acuerdos de la Revisioacuten y mejora del SIGC-SUA que realiza por ciclos anuales el Comiteacute de Calidad y la Direccioacuten
5- ANEXOS FORMATOS
FORMATO ANAacuteLISIS DE CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO DEL PROCESO
[COacuteDIGO DEL PROCESO CLAVE] [NOMBRE DEL PROCESO CLAVE]
Tabla Anaacutelisis del contexto interno y externo del proceso
Tabla Anaacutelisis del contexto interno y externo del proceso
FORMATO CUADRO DE COMPRENSIOacuteN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE PARTES INTERESADAS DEL PROCESO
[COacuteDIGO DEL PROCESO CLAVE] [NOMBRE DEL PROCESO CLAVE]
Tabla Necesidades y Expectativas Partes Interesadas
Tabla Necesidades y Expectativas Partes Interesadas
FORMATO ANAacuteLISIS DE GESTIOacuteN DE RIESGO Y OPORTUNIDADES
[COacuteDIGO DEL PROCESO CLAVE] [NOMBRE DEL PROCESO CLAVE]
Tabla Gestioacuten de riesgos y oportunidades
Tabla Gestioacuten de riesgos y oportunidades
[1] Resultado Esperado Esta referido al resultados final del proceso (la salida del proceso en teacuterminos del valor o servicio prestado) Se puede utilizar Un resultado procedente de la estrategia un compromiso de calidad publicado un requisito de calidad identificado el valor de un objetivo del indicador del proceso
[2] Detectado Esta referido a la fuente de la que se ha detectadoidentificadoasociado el riesgo o la oportunidad Puede provenir 1 Del anaacutelisis del contexto (DAFO) 2 Del anaacutelisis de las partes interesadas 3 Del anaacutelisis del proceso (desarrollo e interaccioacuten de actividades recursos y resultados)
[3] Efecto potencial Estaacute referido a la consecuencia que el riesgo o la oportunidad va a tener sobre el resultado esperado
PROPUESTAS DE ACCIONES DE MEJORA
Evaluacioacuten de las acciones
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA UNIVERSIDAD DE JAEacuteN13
13
13
PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO13
13
GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES13
13
13
COacuteDIGO PD 0613
FECHA 11-05-201813
REVISIOacuteN 0113
13
13
13
13
13
13
13
13
UNIVERSIDAD DE JAEacuteN13
13
13
13
Indicaremos Accioacuten de gestioacuten de riesgosoportunidades13
13
Indicaremos ademaacutes mecanismos para la evaluacioacuten13
13
En la previsioacuten de resultados haremos referencia al grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso13
13
Grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso en relacioacuten a la previsioacuten de resultados y a los indicadores que en su caso se hubieran establecido para el seguimiento13
13
13
lt Procedimiento documentado PD 06 Mayo de 2018 Versioacuten 01gtPaacutegina 1
lt Procedimiento documentado PD 06 Mayo de 2018 Versioacuten 01gtPaacutegina 2
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
Necesidades y Expectativas de las partes interesadas
Identificacioacuten a nivel de procesos
Entradas en el anaacutelisis de riesgos y
oportunidades
Anaacutelisis de resultados en el proceso de revisioacuten y mejora
anual del SIGC-SUA
Gestioacuten de riesgos y oportunidades
Metodologiacutea en el manual de calidad procedimientos
estrateacutegicos y procedimiento de apoyo
Aplicacioacuten operativa en los procesos claves (operativos)
Los resultados se incluyen en la documentacioacuten de los
procesos procediendo a su seguimiento y revisioacuten anual
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CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
Comunicacioacuten
Reforzar la comunicacioacuten externa a usuarios apoyaacutendose en los mecanismos actuales e incluidos en los procesos haciendo las referencias oportunas en las fichas del Plan de Comunicacioacuten del
SIGC-SUA
Plan de Comunicacioacuten del SIGC-SUA Metodologiacutea Plan de Comunicacioacuten
Ficha de acciones de comunicacioacuten
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CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
Seguimiento medicioacuten anaacutelisis y evaluacioacutenMetodologiacutea en Manual de CalidadGuiacutea del SIGC-SUA Procesos Estrateacutegicos
SEGUIMIENTO MEDICIOacuteN ANAacuteLISIS EVALUACIOacuteN Y MEJORA
PROCESOS PRESTACIOacuteN DE SERVICIOS
SEGUIMIENTO Y MEDICIOacuteN
AUDITORIacuteAS
INFORMACIOacuteN DEL ENTORNO
UNIVERSITARIO
ANAacuteLISIS DE DATOS
REVISIOacuteN POR LA DIRECCIOacuteN
OPO
RTU
NID
ADES
CAM
BIO
Y
DE M
EJO
RA
ACCIONES CORRECTIVASCONTEXTO INTERNO
CONTEXTO EXTERNO
ACCIONES RIESGOS Y OPORTUNIDADES
GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADESS
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iquestDoacutende se puede consultar los informes finales de seguimiento y revisioacuten
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IV Aplicacioacuten en la documentacioacuten de procesos de las Unidades
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MAPA DE PROCESOS CLAVES INTERRELACIONADOS
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PROCESO PARA REALIZAR LOS CAMBIOS
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CUADRO RESUMEN DE LAS ACTIVIDADES A REALIZAR POR LAS UNIDADESAacuteREAS
ACTIVIDADES DE APLICACIOacuteN EN LOS PROCESOS PARA LA ADAPTACIOacuteN A LA NORMA ISO 9001 2015
1 Elaborar un cuadro de anaacutelisis de contexto interno y externo por procesos yo agrupacioacuten para su inclusioacuten como anexo en la documentacioacuten del
proceso
CONTEXTO
PARTES INTERESADAS 2 Revisar y completar Anexo VI (Atributos de Calidad) de la Documentacioacuten
de Procesos
CONTEXTO 3 Elaborar un cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades por procesos yo agrupacioacuten para su inclusioacuten como anexo en la documentacioacuten del proceso
COMUNICACIOacuteN 4 Reforzar la comunicacioacuten externa a usuarios apoyaacutendose en los mecanismos actuales e incluidos en los procesos haciendo las referencias oportunas en ellas fichas del Plan de Comunicacioacuten del SIGC-SUA
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CONTEXTO Factores internos y externos que influyen en el desarrollo y resultados de los procesos
FACTORES EXTERNOS Los que no dependen o no son controlados por la UnidadAacuterea Pueden
estar referidos a recursos u otras variables generales de la Universidad u otros factores externos del sistema universitario o entorno
FACTORES INTERNOS Los que dependen o son controlados por la UnidadAacuterea Fundamentalmente
sistemas de trabajo conocimientos capacidades valores y actitudes herramientas disponibles
QUEacute EXIGE ISO Identificacioacuten de factores de contexto y seguimiento y revisioacuten de esta Informacioacuten
IDENTIFICACIOacuteN DE FACTORES Cuadro de informacioacuten sobre cuestiones externas e internas
apropiadas a la misioacuten del proceso y en general al sistema de calidad y la estrategia o directrices de la
universidad que afectan al resultado esperado
SEGUIMIENTO Y REVISIOacuteN Sistematizacioacuten y periodizacioacuten de la revisioacuten de la informacioacuten del
contexto iquestCuaacutendo coacutemo y quieacuten revisa
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COacuteMO LO HACEMOSMediante el anaacutelisis DAFO que permite alinearlo con el anaacutelisis general del SIGC-SUA
FACTORES INTERNOS
DEBILIDADES FORTALEZAS1-2-3-
1-2-3-
FACTORES EXTERNOS
AMENAZAS OPORTUNIDADES1-2-3-
1-2-3-
ANAacuteLISIS EXTERNO AMENAZAS (factores externos que inciden negativamente)
OPORTUNIDADES (factores externos que pueden incidir positivamente)
ANAacuteLISIS INTERNO DEBILIDADES (factores internos que pueden incidir negativamente) FORTALEZAS (factores internos que inciden
positivamente)
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PARA QUEacute LO HACEMOSPara disponer de informacioacuten necesaria en el proceso de planificacioacuten de la gestioacuten de los procesos y del sistema de calidad
Lo aplicamos en el proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
Lo aplicaremos tambieacuten como entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades
Las conclusiones del anaacutelisis y su aplicacioacuten se tendraacuten en cuenta si procede cuando se realice el Informe final de proceso
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DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VII ANAacuteLISIS DE
CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO DEL PROCESO
FACTORES INTERNOS
DEBILIDADES FORTALEZAS
1- No exclusividad y dedicacioacuten compartida por parte del personal teacutecnico responsable del proceso con otras tareas dentro del Servicio de Prevencioacuten lo que impide una mayor dedicacioacuten y atencioacuten del proceso
2 Desconocimiento del procedimiento por parte de los nuevos investigadoresproductores
1 Nueva herramienta informaacutetica en el Campus Virtual para la Gestioacuten de Residuos Peligrosos
2 Madurez del procedimiento del Gestioacuten de Residuos especialmente para el personal teacutecnico y productor de plantilla
3 Almaceacuten temporal de residuos peligrosos en ambos Campus
3 Disponibilidad y aacutegil procedimiento para la adquisicioacuten de contenedores para reponer por parte de los productores en el Almaceacuten del Campus Las Lagunillas
FACTORES EXTERNOS
AMENAZAS OPORTUNIDADES
1- Cambios normativos en materia medioambiental
2- Cambios en la documentacioacuten y procedimientos de las comunicaciones obligatorias a realizar ante las distintas entidades con competencias medioambientales
1- Alianza con Empresa concesionaria de la Gestioacuten medioambiental de gestioacuten de residuos peligrosos
2- Benchmarking con otras universidades espantildeolas
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PARTES INTERESADAS
Persona u organizacioacuten que puede afectar verse afectado o percibirse como persona afectada por una decisioacuten o actividad
En el SIGC-SUA lo identificamos a nivel de proceso como grupo de intereacutescliente usuario tal como estaacute identificado en el ANEXO VI ATRIBUTOS DE CALIDAD DEL
PROCESO de la documentacioacuten de los procesos claves
QUEacute EXIGE ISOIdentificacioacuten de las partes interesadas especificacioacuten de requisitos de calidad de eacutestas y seguimiento y revisioacuten de esta Informacioacuten
IDENTIFICACIOacuteN DE PARTES INTERESADAS Cuadro de informacioacuten sobre las partes interesadas que se ven afectadas o interesadas por el proceso
REQUISITOS DE CALIDAD Identificacioacuten de las necesidades y expectativas de las partes interesadas en el proceso y coacutemo se da respuesta mediante la especificacioacuten de requisitos de
calidad que se incluyen en el proceso
SEGUIMIENTO Y REVISIOacuteN Sistematizacioacuten y periodizacioacuten de la revisioacuten de la informacioacuten de las partes interesadas y sus requisitos de calidad iquestCuaacutendo coacutemo y quieacuten revisa
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COacuteMO LO HACEMOS
Mediante la revisioacuten y ampliacioacuten del cuadro el ANEXO VI ATRIBUTOS DE CALIDAD DEL PROCESO de la documentacioacuten de los procesos claves SIGC-SUA
Grupo de intereacutesClientes
-Usuario
Fuentes de Informacioacuten
Necesidades y Expectativas (atributos de calidad)
Requisito de Calidad
INFORMACIOacuteN DE PARTIDA Utilizamos la informacioacuten de las tablas elaboradas en otros ciclos de gestioacuten analizamos su validez actual y en su caso modificamos especificamos o ampliamos
EXPECTATIVAS Y REQUISITOS Partimos de las necesidades expectativas y atributos de calidad por grupos de intereacutes ya identificados que mantenemos realizamos cambios o ampliamos tras la
revisioacuten Antildeadimos especificaciones en teacuterminos de requisitos de calidad (compromisos de calidad objetivos reglamentaciones especificaciones en la prestacioacuten de servicios etc)
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PARA QUEacute LO HACEMOSPara disponer de informacioacuten necesaria en el proceso de planificacioacuten de la gestioacuten de los procesos y del sistema de calidad
Lo aplicamos en el proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
Lo aplicaremos tambieacuten como entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades
Las conclusiones del anaacutelisis y su aplicacioacuten se tendraacuten en cuenta si procede cuando se realice el Informe final de proceso
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DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VI ATRIBUTOS DE
CALIDAD NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LOS GRUPOS DE INTERES REQUISITOS DE CALIDAD
Grupo de intereacutesClientes-Usuario
Fuentes de Informacioacuten
Necesidades y Expectativas (atributos de calidad)
Requisito de Calidad
1 El personal docente e investigador de la Universidad y centros adscritos y el personal docente e investigador visitante de otras universidades 2 El alumnado de la Universidad y centros adscritos y el alumnado en movilidad de otras universidades 3 El personal de administracioacuten y servicios 4 Losas egresadosas de la Universidad de Jaeacuten 5 El Personal colaborador o tutor externo a la Universidad de Jaeacuten
bull Encuestas de satisfaccioacuten bull Quejas Sugerencias felicitaciones bull Indicadores de proceso bull Benchmarking bull Comisioacuten de Biblioteca bull Servicio de Pregunta al Bibliotecario
Necesidad disponer de una coleccioacuten de recursos informativos que cubran las necesidades de informacioacuten de los usuarios Atributos bull Amabilidad en el trato al cliente-usuario bull Adecuacioacuten del tiempo empleado para la resolucioacuten de la demanda de la prestacioacuten del servicio bull Comunicacioacuten a los clientes-usuarios cuando se prestaraacute el servicio bull Adecuacioacuten de los horarios de atencioacuten o prestacioacuten del servicio a las necesidades que platean los clientes-usuarios bull Adecuacioacuten del servicio prestado a las necesidades y expectativas especiacuteficas comunicadas por los clientesusuarios bull Comodidad de las instalaciones climatizacioacuten limpieza dimensioacuten y mantenimiento de los espacios
bull Alcanzar el 85 de monografiacuteas nacionales recibidas en un maacuteximo de 30 diacuteas (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 85 de monografiacuteas extranjeras recibidas en un maacuteximo de 60 diacuteas (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 100 de ejecucioacuten del gasto en material bibliograacutefico del presupuesto de Biblioteca (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 100 de bibliografiacutea recomendada disponible en Biblioteca (1 2) bull Alcanzar el 100 de peticiones de compra de material bibliograacutefico por parte de los estudiantes adquiridas (2) bull Alcanzar el 65 de monografiacuteas en papel recibidas por compra catalogadas en un maacuteximo de 6 diacuteas (1 2 3 4 5)
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RIESGO OPORTUNIDAD Efecto o influencias de la incertidumbre sobre la consecucioacuten de los resultados y la eficacia de un proceso
PARA QUEacute LO HACEMOSPara prevenir o reducir los efectos no deseados de los riesgos y aprovechar las oportunidades en el marco de la planificacioacuten de la gestioacuten de la calidad y los procesos
CUANDO LO HACEMOS En la planificacioacuten inicial de los procesos o en nuevas situaciones que requieran revisar los procesos
QUEacute EXIGE ISOPensamiento basado en riesgos como parte del enfoque a procesos queda incluido en los requisitos de la ISO para la gestioacuten de los procesos ldquoabordar los riesgos y oportunidadeshelliprdquo
REQUISITOS Planificar las acciones para abordar los riesgos y oportunidades
Integrar y aplicar las acciones en los procesos
Evaluar la eficacia de las acciones
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COacuteMO LO HACEMOS Mediante la elaboracioacuten de un cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades asociados a los procesos
RESULTADO PROCESO
RIESGOSOPORTUNIDADES ACCIONES
[Resultado Esperado] [1]
1-Riesgo [se describiraacute el riesgo]
Detectado [2]
Efecto potencial [3]
2-
3-
1-Accioacuten [se describiraacute la accioacuten] [4]
2-
3-
[Resultado Esperado]
1-Oportunidad [se describiraacute la oportunidad]
Detectado
Efecto potencial
2-
3-
1-Accioacuten [se describiraacute la accioacuten]
2-
3-
[1] Resultado Esperado Esta referido al resultados final del proceso (la salida del proceso en teacuterminos del
valor o servicio prestado) Ejemplos compromiso de calidad un requisito
de calidad el valor objetivo del indicador del proceso
[Detectado Fuente de la que se ha detectadoidentificadoasociado el riesgo o la oportunidad Puede provenir 1 Del anaacutelisis del contexto (DAFO) 2 Del anaacutelisis de
las partes interesadas 3 Del anaacutelisis del proceso (desarrollo e interaccioacuten de actividades recursos y resultados)
Efecto potencial La consecuencia que el riesgo o la oportunidad van a tener sobre el resultado esperado
Accioacuten Las opciones que identificamos y adoptamos para el tratamiento del riesgo o
para aprovechas los efectos de las oportunidades sobre los resultados
esperados
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Identificacioacuten del riesgo
COM
UN
ICAC
IOacuteN
Y
CON
SULT
A
SEGU
IMIE
NTO
Y R
EVIS
IOacuteN
Apreciacioacuten del riesgo
Establecimiento del Contexto
PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RIESGO
Anaacutelisis del riesgo
Evaluacioacuten del riesgo
Tratamiento del Riesgo
IDENTIFICACIOacuteN DEL RIESGO Relacioacuten de sucesos que podriacutean afectar negativamente o positivamente los objetivos y resultados del
proceso
criterios de riesgos teacuterminos que permiten evaluar la
importancia de un riesgo
ANAacuteLISIS DEL RIESGO
Valoracioacuten de los efectos y
consecuencias del riesgo en los
resultados del proceso asiacute como de la probabilidad
de que se produzcan dichas consecuencias
EVALUACIOacuteN DEL RIESGO
Implica comparar el nivel del riesgo con los criterios
que sobre los riesgos se hayan
adoptado permitiendo asiacute
considerar y priorizar el
tratamiento que se ha de dar a los
riesgos identificados
TRATAMIENTO DEL RIESGO Es la seleccioacuten y la implementacioacuten de una o varias opciones (acciones) para modificar los riesgos
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Las acciones que se identifiquen en la gestioacuten de los riesgos y oportunidades deben ser implantadas bien mediante modificaciones en el disentildeogestioacuten del proceso bien mediante la implantacioacuten de otras acciones de mejora
Unidad Antildeo
Procesos
Descripcioacuten de la mejora
Causa para su implantacioacuten
Objetivos de la mejora
Recursos previstos
Responsables de implantacioacuten
Previsioacuten de Resultados
Grado de prioridad AltaMediaBaja (seguacuten proceda)
Indicaremos Accioacuten de gestioacuten de riesgosoportunidades
Indicaremos ademaacutes mecanismos para la evaluacioacuten
En la previsioacuten de resultados haremos referencia al grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso
Desarrollo temporal Inicio
Finalizacioacuten
Descripcioacuten de resultados obtenidos
Grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso en relacioacuten a la previsioacuten de resultados y a los indicadores que en
su caso se hubieran establecido para el seguimiento
PROPUESTAS DE ACCIONES DE MEJORA
ANAacuteLISIS DE LAS MEJORAS
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VIII ANAacuteLISIS DE
GESTIOacuteN DE RIESGO Y OPORTUNIDADESRESULTADO
PROCESO RIESGOSOPORTUNIDADES ACCIONES
Rapidez en la ejecucioacuten del mantenimiento El 85 de las incidencias se reparan en 5 diacuteas
1-Riesgo Falta de disponibilidad de recursos humanos (internos y externos) para atender las incidencias
Detectado DAFO Debilidad D2
Efecto potencial La falta de personal teacutecnico para atender las averiacuteas puede afectar al desempentildeo de las actividades universitarias y en elementos criacuteticos incrementar los dantildeos en los activos
1 Accioacuten Establecer criterios de criticidad de la incidencia
2 Accioacuten Adaptar aplicativo software para incluir criticidad
3 Accioacuten Modificacioacuten del proceso para incluir criticidad
4 Accioacuten Anaacutelisis de incidencias resueltas una vez implantadas las acciones anteriores seguacuten criticidad
Modificar las consecuencias
Rapidez en la ejecucioacuten del mantenimiento El 85 de las incidencias se reparan en 5 diacuteas
2-Riesgo Falta de disponibilidad de recursos materiales para atender las incidencias
Detectado DAFO Debilidad D2
Efecto potencial La falta de repuestos y fungibles para atender las averiacuteas puede imposibilitar la reparacioacuten con la celeridad requerida afectando al desempentildeo de las actividades universitarias
1 Accioacuten Disponer de un sistema de gestioacuten de stock de repuestos
Modificar las consecuencias
Criterios de sostenibilidad en la gestioacuten del mantenimiento
3- Riesgo Incumplimiento del Plan Estrateacutegico respecto a los criterios de sostenibilidad seguridad y PRL en el mantenimiento de las infraestructuras de los Campus
Detectado DAFO Debilidad D1
Efecto potencial No conformidad al SIGC-SUA asociado a requisitos de calidad
1 Accioacuten Establecimiento de criterios de sostenibilidad seguridad y PRL en la gestioacuten del mantenimiento
Eliminar la fuente del riesgo
Optimizar la disponibilidad de las instalaciones y equipos
4- Riesgo Interrupcioacuten del suministro eleacutectrico
Detectado Anaacutelisis de causa-efecto
Efecto potencial Dantildeos en elementos criacuteticos de las instalaciones de la UJA
1 Accioacuten Programa para garantizar el suministro eleacutectrico complementario en los edificios de la UJA
Modificar las consecuencias
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
GRACIAS POR SU ATENCIOacuteN
Desarrollo temporal | Inicio | Finalizacioacuten | |||||||
Descripcioacuten de resultados obtenidos |
Unidad | Antildeo | ||||||
Procesos | |||||||
Descripcioacuten de la mejora | |||||||
Causa para su implantacioacuten | |||||||
Objetivos de la mejora | |||||||
Recursos previstos | |||||||
Responsables de implantacioacuten | |||||||
Previsioacuten de Resultados | |||||||
Grado de prioridad | AltaMediaBaja (seguacuten proceda) |
RESULTADO PROCESO | RIESGOSOPORTUNIDADES | ACCIONES | |||
[Resultado Esperado] [1] | 1- Riesgo [se describiraacute el riesgo] Detectado [2] Efecto potencial [3] 2- 3- | 1- Accioacuten [se describiraacute la accioacuten] [4] 2- 3- | |||
[Resultado Esperado] | 1- Oportunidad [se describiraacute la oportunidad] Detectado Efecto potencial 2- 3- | 1- Accioacuten [se describiraacute la accioacuten] 2- 3- |
Proceso | Instruccioacuten Se indicaraacute con la codificacioacuten y el nombre del aacutembito del proceso sobre el que se realiza el cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades Puede ser para todo el proceso clave o para procesos desagregados Puede elaborarse en comuacuten para todo el proceso clave e indicar lo especiacutefico para los procesos desagregados Las distintas unidades del proceso pueden decidir elaborarlo de forma conjunta si entiende que hay similitud | ||
Servicio prestado | Instruccioacuten Se indicaraacute de acuerdo con la tabla de relacioacuten de procesosservicios del alcance del SIGC-SUA que estaacute publicado en el Manual de Calidad | ||
Unidades | Instruccioacuten Se indicaraacute la Unidades que lo elaboran | ||
Fecha | Instruccioacuten Se indicaraacute la fecha formal de su enviacuteo para publicacioacuten | ||
Responsables | Instruccioacuten Se especificaraacute la responsabilidad de la elaboracioacuten Puede ser el nombre y puesto de las personas que intervienen o la denominacioacuten del grupo de trabajo o equipo de calidad que lo ha elaborado Si el equipo es inter-procesosunidades se indicaraacute | ||
Seguimiento y revisioacuten | Instruccioacuten Se indicaraacute cuaacutendo se utiliza y se revisa y para que se utiliza podriacutea ser a modo de ejemplo en la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos |
Grupo de intereacutesClientes-Usuario | Fuentes de Informacioacuten | Necesidades y Expectativas (atributos de calidad) | Requisito de Calidad | ||||
Proceso | Instruccioacuten Se indicaraacute con la codificacioacuten y el nombre del aacutembito del proceso sobre el que se realiza el cuadro de partes interesadas Puede ser para todo el proceso clave o para procesos desagregados Puede elaborarse en comuacuten para todo el proceso clave e indicar lo especiacutefico para los procesos desagregados Las distintas unidades del proceso pueden decidir elaborarlo de forma conjunta si entiende que hay similitud | ||
Servicio prestado | Instruccioacuten Se indicaraacute de acuerdo con la tabla de relacioacuten de procesosservicios del alcance del SIGC-SUA que estaacute publicado en el Manual de Calidad | ||
Unidades | Instruccioacuten Se indicaraacute la Unidades que lo elaboran | ||
Fecha | Instruccioacuten Se indicaraacute la fecha formal de su enviacuteo para publicacioacuten | ||
Responsables | Instruccioacuten Se especificaraacute la responsabilidad de la elaboracioacuten Puede ser el nombre y puesto de las personas que intervienen o la denominacioacuten del grupo de trabajo o equipo de calidad que lo ha elaborado Si el equipo es inter-procesosunidades se indicaraacute | ||
Seguimiento y revisioacuten | Instruccioacuten Se indicaraacute cuaacutendo se utiliza y se revisa y para queacute se utiliza podriacutea ser a modo de ejemplo en la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos |
FACTORES INTERNOS | DEBILIDADES | FORTALEZAS | |||
1- 2- 3- | 1- 2- 3- | ||||
FACTORES EXTERNOS | AMENAZAS | OPORTUNIDADES | |||
1- 2- 3- | 1- 2- 3- |
Proceso | Instruccioacuten Se indicaraacute con la codificacioacuten y el nombre del aacutembito del proceso sobre el que se realiza el cuadro de contexto Puede ser para todo el proceso clave o para procesos desagregados Puede elaborarse en comuacuten para todo el proceso clave e indicar lo especiacutefico para los procesos desagregados Las distintas unidades del proceso pueden decidir elaborarlo de forma conjunta si entiende que hay similitud | ||
Servicio prestado | Instruccioacuten Se indicaraacute de acuerdo con la tabla de relacioacuten de procesosservicios del alcance del SIGC-SUA que estaacute publicado en el Manual de Calidad | ||
Unidades | Instruccioacuten Se indicaraacute la Unidades que lo elaboran | ||
Fecha | Instruccioacuten Se indicaraacute la fecha formal de su enviacuteo para publicacioacuten | ||
Responsables | Instruccioacuten Se especificaraacute la responsabilidad de la elaboracioacuten Puede ser el nombre y puesto de las personas que intervienen o la denominacioacuten del grupo de trabajo o equipo de calidad que lo ha elaborado Si el equipo es inter-procesosunidades se indicaraacute | ||
Seguimiento y revisioacuten | Instruccioacuten Se indicaraacute cuaacutendo se utiliza y se revisa y para queacute se utiliza podriacutea ser a modo de ejemplo en la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos |
RESULTADO PROCESO | RIESGOSOPORTUNIDADES | ACCIONES | |||
[Resultado Esperado] [1] | 1- Riesgo Detectado Efecto potencial | 1- Accioacuten | |||
[Resultado Esperado] | 1- Oportunidad Detectado Efecto potencial | 1- Accioacuten |
ACCIONES POSIBLES | |||
Evitar el riesgo | Eliminar la actividad que se ve afectada o causa el riesgo | ||
Aceptar el riesgo | Cuando es posible que genere una oportunidad | ||
Eliminar la fuente del riesgo | Actuar para eliminar la causa que da lugar al riesgo (efecto no deseado) | ||
Modificar la probabilidad | Atenuar la posibilidad o concurrencia del riesgo | ||
Modificar las consecuencias | Atenuar el impacto o efectos del riesgo | ||
Compartir el riesgo | Compartir o transferir el riesgo con otras partes | ||
Mantener el riesgo | Cuando es asumible o su tratamiento es desproporcionado siempre que sea posible asumirlo y controlarlo |
RIESGO | VALORACIOacuteN EFECTOIMPACTO [EI] | VALORACIOacuteN PROBABILIDAD [P] | Nivel Riego | ||||
-Riesgo Detectado Efecto potencial | ESCALA 1-5 1-Insignificante 2- Miacutenimo 3-Moderado 4-Considerable 5-Grave | ESCALA 1-5 1-Excepcional 2- Poco probable 3-Problable 4-Muy probable 5-Seguro | Caacutelculo [EI][P] ESCALA A-B-C-D D Aceptar riesgo [lt 5] C Aceptar riesgo con controles [6-1] B Riesgo no deseable [9-14] A Riesgo inaceptable [=gt15] |
Actividad | Responsable | ||
Elaboracioacuten del cuadro de anaacutelisis de contexto interno y externo por procesos del cuadro necesidades y expectativas de las partes interesadas y requisitos de calidad del cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades Nivel procesos claves | Equipo de Procesos Responsables de Unidades | ||
Elaboracioacuten seguacuten proceda del cuadro de anaacutelisis de contexto interno y externo por procesos del cuadro necesidades y expectativas de las partes interesadas y requisitos de calidad del cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades Nivel procesos Estrateacutegicos | Responsable de Calidad Coordinacioacuten Teacutecnica del SIGC-SUA | ||
Aprobacioacuten de la documentacioacuten a incluir en la documentacioacuten del proceso | Responsable de Calidad Gerente seguacuten proceda | ||
Inclusioacuten como anexo en la documentacioacuten del proceso | Coordinacioacuten Teacutecnica del SIGC-SUA | ||
Realizacioacuten de seguimiento y revisioacuten Nivel de proceso claves | Equipo de Procesos Responsables de Unidades | ||
Realizacioacuten de seguimiento y revisioacuten Nivel procesos Estrateacutegicos | Responsable de Calidad Coordinacioacuten Teacutecnica del SIGC-SUA | ||
Realizacioacuten de seguimiento y revisioacuten Nivel SIGC-SUA | Consejo de Direccioacuten comiteacute de Calidad |
VERSIOacuteN | FECHA DE VIGENCIA | APARTADO MODIFICADO | MODIFICACIOacuteN REALIZADA | ||||
1 | 14-05-2018 | Creacioacuten del Documento | |||||
Edicioacuten | Nordm | 01 | Fecha de entrada en vigor | 14-05-2018 |
Elaborado por | Revisado por | Aprobado por | |||||||||
Gerencia con Coordinacioacuten Teacutecnica del Servicio de Planificacioacuten y Evaluacioacuten | Vicerrectorado Responsable de la Calidad | Consejo de Direccioacuten | |||||||||
Nombre | Nombre | Nombre | |||||||||
Nicolaacutes Ruiz Reyes | Julio Terrados Cepeda | Juan Goacutemez Ortega | |||||||||
Cargo | Cargo | Cargo | |||||||||
Gerente | Vicerrector | Rector | |||||||||
Fecha | Fecha | Fecha | |||||||||
11052018 | 11052018 | 11052018 | |||||||||
Firma | Firma | Firma | |||||||||
SIGC-SUA | UNIVERSIDAD DE JAEacuteN | PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS | |||||
PD06 GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES |
SIGC-SUA | UNIVERSIDAD DE JAEacuteN | PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS | |||||
PD06 GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES |
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Objetivos
Dar a conocer los cambios maacutes significativos de la norma de referencia ISO y su aplicacioacuten en el SIGC-SUA
Contribuir al conocimiento desarrollo y perfeccionamiento de la gestioacuten de la calidad
Finalidad
Promover y hacer maacutes comprensible la cultura de la mejora continua
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
1000 ndash 1030 Contexto del SIGC-SUA
1030 ndash 1100 Cambios en la Norma ISO 90012015
1100 ndash 1130 Aplicacioacuten en el Manual de Calidad del SIGC-SUA
1130ndash 1200 Aplicacioacuten en la documentacioacuten de procesos de las Unidades
DesarrolloHorario
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
I CONTEXTO DEL SIGC-SUA
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CONTEXTO iquestPor queacute hablamos de calidad
UNIVERSIDADES
FUNCIONES SOCIALES DE
LA EDUCACIOacuteN SUPERIOR
FUNCIONES COLECTIVAS
DE LA EDUCACIOacuteN SUPERIOR
SISTEMA UNIVERSITARIO
MARCO JURIacuteDICO
MARCO ESTRATEacuteGICO
SISTEMA FINANCIERO
La calidad universitaria se ha convertido en el paradigma de lo que la sociedad espera
de las UniversidadesMejorar la calidad ha de ser un
objetivo permanente en la definicioacuten de poliacuteticas y estrategias que han de
abarcar a todas las aacutereas de la actividad universitaria incluyendo la
Gestioacuten y los Servicios para conseguir mayores niveles de
excelencia
IMPLANTAR LA CULTURA DE LA EXCELENCIA
iquestOPCIOacuteN - OBLIGACIOacuteN
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CALIDADEXCELENCIA
Calidad formal Garantiacutea de procesos
Herramientas y procesos para definir
medir evaluar asegurar y mejorar la
calidad
Nivel individual Compromiso personal para
trabajar por la calidad
Nivel colectivo fomento de aptitudes personales y
conciencia de apoyo a la calidad
CO
MU
NIC
ACIOacute
NELEMENTO ESTRUCTURAL
ELEMENTO CULTURAL
PAR
TIC
IPA
CIOacute
N
CO
NFI
ANZA
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
iquestQueacute significa implantar una cultura de gestioacuten excelente
PROMOCIONAR LA MEJORA CONTINUA
LOGRAR LA SATISFACCIOacuteN
GRUPOS DE INTERES
Desafiar la situacioacuten actual y hacer realidad el cambio
CULTURA DE GESTIOacuteN
Compartir valores creencias expectativas y el compromiso hacia la calidad
Gestionar con procesos bien definidos que mejoren la calidad
Gestioacuten orientada a lograr y mantener niveles de resultados equilibrados
hellipque satisfacen o exceden las expectativas de todos los grupos de intereacutes
Excelencia
iquestQueacute significa Excelencia
COMPROMISO POR LA
CALIDAD
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
La Misioacuten
La Universidad de Jaeacuten es una institucioacuten puacuteblica deeducacioacuten superior un bien cultural con rasgossingulares y alto grado de compromiso social quemediante la mejora continua de la docenciainvestigacioacuten transmisioacuten de la cultura ytransferencia del conocimiento tiene por finalidadcontribuir al progreso de la sociedad y al desarrollosostenible de su entorno
Consolida la cultura de la calidad como un mecanismo clave de progreso de la institucioacuten
La Visioacuten
Los Valores Cultura organizativa basada en la planificacioacuten evaluacioacuten mejora continua y rendicioacuten de cuentas interna y externa
iquestPor queacute implantamos sistemas de gestioacuten de la calidad
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PLAN DE MEJORA Y CALIDAD DE LOS SERVICIOS COMPLEMENTO PRODUCTIVIDAD Junta Andaluciacutea
2007-2011 Complemento de Productividad para la Mejora y Calidad de los Servicios que presta el PAS de las Universidades
Puacuteblicas de Andaluciacutea
iquestPor queacute implantamos sistemas de gestioacuten de la calidad
Consolidar la gestioacuten por procesos y el sistema de mejora continua OPCIOacuteN Certificacioacuten UNE-EN-ISO-90012008 Foco en la normalizacioacuten y estandarizacioacuten de procesos para garantizar un determinado nivel de calidad del servicio que las Unidades gestionan y prestan
DECISIONES EFQM
CERTIFICACIOacuteN RECONOCIMIENTO
ISO
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Para alcanzar el eacutexito las organizaciones necesitan implantarsistemas de gestioacuten
Identificar entender y gestionar los procesos interrelacionadoscomo un sistema contribuye a la eficacia y eficiencia de unaorganizacioacuten en el logro de sus objetivos
Sistema de Gestioacuten Sistema (conjuntos de elementos mutuamenteinterrelacionados o que interactuacutean) para establecer la poliacutetica y losobjetivos y para lograr dichos objetivos
Las Universidades como cualquier organizacioacuten realizan actividades gestionantienen resultados Pero iquestlos resultados responde a una planificacioacuten previa
iquestEn queacute medida controlamos o aseguramos las actividades para conseguir losresultados deseados
SIST
EMAS
DE
GES
TIOacute
N
No es un fin es una herramienta
GES
TIOacute
N D
E R
ESU
LTAD
OS
iquestPara queacute sirve un sistema de gestioacuten de la calidad
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS Y UNIDADES DE LA UJA (SIGC-SUA)
El SIGC-SUA despliega la decisioacuten estrateacutegica de la Universidad de Jaeacuten de adoptar sistemas de gestioacuten de la calidad en los Servicios y Unidades Administrativas
UNE-EN-ISO-90012015 ldquoSistemas de Gestioacuten de la Calidad Requisitosrdquo
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
UNIVERSIDAD DE JAEacuteN
SISTEMA DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD DE LOS
SERVICIOS Y UNIDADES
ADMINISTRATIVAS
PRESERVACIOacuteN Y TRANSMISIOacuteN CRIacuteTICA DE CONOCIMIENTOS
PROCESOS DE APOYO
PR
OC
ES
OS
CLA
VE
S DOCENCIA
PROCESOS ESTRATEacuteGICOS
FUNCIONES SOCIALES DE LA EDUCACIOacuteN SUPERIOR
FUNCIONES COLECTIVAS DE LA
EDUCACIOacuteN SUPERIOR
INVESTIGACIOacuteNAUMENTO Y PRODUCCIOacuteN DE NUEVOS CONOCIMIENTOS
VALIDACIOacuteN Y DIFUSIOacuteN DE LOS NUEVOS CONOCIMIENTOS
TRANSFERENCIA
EXTENSIOacuteN
GESTIOacuteN DE LA RESPONSABILIDAD SOCIAL
RE
SU
LTAD
OS
UNIVERSIDAD Y ENTORNO SOCIAL
GRUPOS DE INTEREacuteS
REQUISITOS
GRUPOS DE INTEREacuteS
SATISFACCIOacuteNISO 90012015
INTEGRACIOacuteN DEL SIGC-SUA
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
II Cambios en la Norma ISO 90012015
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Aspectos esenciales de un Sistema de Gestioacuten de la Calidad (ISO)
ENFOQUE A PROCESOS
ENFOQUE MEJORA CONTINUA
BENEFICIOS
PROPORCIONAR PRODUCTOS Y SERVICIOS QUE SATISFAGAN LOS REQUISITOS DE LOS CLIENTES Y LOS LEGALES APLICABLES
FACILITAR OPORTUNIDADES DE AUMENTAR LA SATISFACCIOacuteN DE LOS CLIENTES
CAPACIDAD DE DEMOSTRAR LA CONFORMIDAD CON LOS REQUISITOS DEL SISTEMA DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD ESPECIFICADOS
ASEGURAR EL EacuteXITO DE LA ORGANIZACIOacuteN MEDIANTE UN ENFOQUE CONTINUO HACIA LA MEJORA (MANTENER O INCREMENTAR LOS NIVELES DE DESEMPENtildeO)
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Enfoque a ProcesosEl enfoque a procesos implica la definicioacuten y gestioacuten sistemaacutetica de los procesos y sus interacciones con el fin de alcanzar los resultados previstos aplicando el ciclo PHVA (mejora continua)
FUENTE DE ENTRADA ENTRADAS ACTIVIDADES
RECEPTORES DE LAS
SALIDASSALIDAS
PROCESOS PROCEDENTES
Por ejemplo proveedores
internos y externos
clientes otras partes
interesadas
RECURSOS REQUISISTOS Por ejemplo
Recursos materiales
especificaciones legales
informacioacuten
PRODUCTOS O SERVICIOS
Informacioacuten
PROCESOS POSTERIORESPor ejemplo en clientes internos
o externos en otras partes interesadas
Posibles controles y puntos de control para hacer el
seguimiento del desempentildeo y medirlo
Punto de inicio Punto Final
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Ciclo de Mejora Continua aplicada a los procesos
PHVAAdoptar acciones para corregir
las posibles desviaciones o bien para mejorar los resultados
previstos inicialmente
ACTUAR
PLANIFICAR
VERIFICAR
Definir cuaacutel debe ser el resultado obtenido por el proceso y establecer las actividades recursos y
responsabilidades necesarias para lograrlo
Llevar a cabo las actividades planificadas en los teacuterminos
previstos
HACER
Tras la ejecucioacuten del proceso realizar el seguimiento y medicioacuten sobre los resultados
alcanzados y valorar su adecuacioacuten a los objetivos planificados
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Ciclo de Mejora Continua aplicada a la visioacuten global del sistema de gestioacuten de la calidad
Liderazgo
Apoyo y operaciones
Evaluacioacuten del
desempentildeo
Mejora
Planificacioacuten
ACTUAR
PLANIFICAR
VERIFICAR
HACER
Organizacioacuten y su contexto
Requisitos del cliente
Necesidades y expectativas de
las partes interesadas
Satisfaccioacuten del Cliente
Resultados del SGC
Productos y Servicios
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Principales ejes tras la modificacioacuten de la Norma ISO
Contexto de la organizacioacuten Partes Interesadas
Liderazgo
Enfoque a Procesos
Pensamiento basado en riesgos
Aplicabilidad a los servicios
Gestioacuten del Cambio
El conocimiento de la organizacioacuten
La comunicacioacuten
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Contexto de la organizacioacuten
Factores y condiciones internas y externas que pueden tener un efecto sobre la organizacioacuten respecto de sus productos y servicios
Factores positivos y negativos
CONTEXTO INTERNOCONTEXTO EXTERNO
ENTORNO LEGAL
ENTORNO TECNOLOacuteGICO
ENTORNO COMPETITIVO
ENTORNO CULTURAL
ENTORNO SOCIAL
ENTORNO ECONOacuteMICO
VALORES
CULTURA DE LA ORGANIZACIOacuteN
CONOCIMIENTO DE LA ORGANIZACIOacuteN
DESEMPENtildeO DE LA ORGANIZACIOacuteN
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Partes InteresadasPersona u organizacioacuten que puede afectar verse afectado o percibirse como persona afectada por una
decisioacuten o actividad
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Pensamiento basado en riesgos Gestionar los riesgos y oportunidades
RIESGO Efecto o influencias de la incertidumbre sobre la consecucioacuten de los resultados y la eficacia de un proceso
OPORTUNIDAD
El riesgo dificulta la oportunidad favorece la consecucioacuten de un determinado resultado
Identificacioacuten del riesgo
COM
UN
ICAC
IOacuteN
Y
CON
SULT
A
SEGU
IMIE
NTO
Y R
EVIS
IOacuteN
Apreciacioacuten del riesgo
Establecimiento del Contexto
PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RIESGO
Anaacutelisis del riesgo
Evaluacioacuten del riesgo
Tratamiento del Riesgo
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Incorporar el anaacutelisis de Contexto y la Gestioacuten de los riesgos y oportunidades en la evaluacioacuten y mejora del
desempentildeo
PROCESOCONTEXTO
PARTES INTERESADAS
Planificacioacuten del sistema de gestioacuten
Acciones
Riesgos y oportunidades
Acciones
Resultados
Mejora continua
Riesgos y oportunidades
Direccioacuten estrateacutegica
Riesgos y oportunidades
Acciones
PLANIFICACIOacuteN Y GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Comunicacioacuten
Determinar las comunicaciones internas y externas pertinentes al sistema de gestioacuten de la calidad
REQUISITOS
Queacute comunicar El contenido de la comunicacioacuten
Cuaacutendo comunicar El momento en el que comunicar
A quieacuten comunicar El destinatario de la comunicacioacuten
Coacutemo comunicar El meacutetodo o medio para la comunicacioacuten
Quieacuten comunica El responsable de la comunicacioacuten
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
III Aplicacioacuten en el Manual de Calidad del SIGC-SUA
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOCUMENTACIOacuteN DEL SIGC-SUA
Enlace a la web del SIGC-SUA
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
El manual de calidad es el documento que explica la estructura y el funcionamiento del Sistema Integrado de Gestioacuten de la Calidad de los
Servicios y Unidades Administrativas de la Universidad de Jaeacuten (SIGC-SUA)
Estructura del SIGC-SUA
Objeto y campo de aplicacioacuten del sistema de gestioacuten de la calidad
Contexto de la organizacioacuten universitaria
Necesidades y expectativas de las partes interesadas
Liderazgo Responsabilidades y participacioacuten
Sistema de procesos gestioacuten y prestacioacuten de servicios
Seguimiento medicioacuten anaacutelisis evaluacioacuten y mejora
Gestioacuten de riesgos y oportunidades
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Revisioacuten del Manual de Calidad
Realizacioacuten de las adaptaciones necesarias para el disentildeo implantacioacuten y documentacioacuten de los nuevos requisitos establecidos
en la norma UNE-EN ISO 90012015 permitiendo la certificacioacuten externa del SIGC-SUA en el ciclo 2017 tal como se establece en el Plan
Estrateacutegico de la Universidad de Jaeacuten y en la Poliacutetica de Calidad
La estrategia baacutesica para la certificacioacuten externa es demostrar que se han considerado los aspectos esenciales de los cambios en la Norma ISO que se ha procedido a su incorporacioacuten al SIGC-SUA y que en sucesivos ciclos perfeccionaremos la implantacioacuten
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
El Manual de Calidad se mantiene como guiacutea del SIGC-SUA Asiacute como la declaracioacuten de la poliacutetica de calidad y el establecimiento anual de los objetivos de calidad del SIGC-SUA
Procedimientos documentados procesos de apoyo especialmente el proceso Gestioacuten de Riesgos y oportunidades
SIGC-SUA
UNIVERSIDAD DE
JAEacuteN
PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS
PD06 GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Procedimiento documentado PD 06 Mayo de 2018 Versioacuten 01 Paacutegina 1
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA
UNIVERSIDAD DE JAEacuteN
PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO
GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
COacuteDIGO PD 06
FECHA 11-05-2018
REVISIOacuteN 01
UNIVERSIDAD DE JAEacuteN
Contexto interno-Externo de la Universidad
Sistema de gestioacuten de la calidad realizado por la Direccioacuten y el Comiteacute de Calidad en el anaacutelisis estrateacutegico
Sistema de procesos del SIGC-SUA realizado por los responsables de los procesos mediante la realizacioacuten de
anaacutelisis DAFO
Dos niveles
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS
PD06 GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Control de documentacioacuten
ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIOacuteN DEL PROCEDIMIENTO
PORTADA
CONTROL DE DOCUMENTACIOacuteN
HISTORIAL DE MODIFICACIONES
1- OBJETO Y CAMPO DE APLICACIOacuteN
2- REFERENCIAS
3- ANTECEDENTES Y DEFINICIONES
4- DESARROLLO
41 ALCANCE Y FINALIDAD
42 METODOLOGIacuteA
43 RESPONSABILIDADES
44 DETERMINACIOacuteN DEL CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO
45 DENTIFICACIOacuteN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES INTERESADAS Y SU ESPECIFICACIOacuteN EN REQUISITOS DE CALIDAD
46 GESTIOacuteN DE LOS RIESGOS Y OPORTUNIDADES
461 DETERMINAR CRITERIOS DE RIESGOS
462 IDENTIFICACIOacuteN DEL RIESGO
463 ANAacuteLISIS DEL RIESGO
464 TRATAMIENTO DEL RIESGO
465 RESULTADOS DE LA GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
466 EVALUACIOacuteN DE LAS ACCIONES
5- ANEXOS
FORMATOS
HISTORIAL DE MODIFICACIONES DE LA DOCUMENTACIOacuteN DEL PROCEDIMIENTO
1- OBJETO Y CAMPO DE APLICACIOacuteN
El procedimiento documentado PD06 tiene por objeto establecer el proceso a seguir en el SISTEMA INTEGRADO DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA UNIVERSIDAD DE JAEacuteN (SIGC-SUA) para la gestioacuten de riesgos y oportunidades como elemento integrado en el sistema de gestioacuten y de procesos y en las actividades de planificacioacuten
Este procedimiento de apoyo del SIGC-SUA se incluye en el marco de la adaptacioacuten a la Norma ISO 9001 2015 para incorporar en el enfoque a procesos el pensamiento basado en riesgos reforzando la naturaleza preventiva y la eficacia del sistema de calidad
2- REFERENCIAS
Para la elaboracioacuten de este procedimiento documentado se ha utilizado como referencia
middot La Norma UNE-EN-ISO-90012015 ldquoSistemas de Gestioacuten de la Calidad Requisitosrdquo Especialmente el Punto 81
middot La Norma ISO 310002009 Gestioacuten del riesgo Principios y directrices
middot El Manual de la Calidad del Sistema Integrado de Gestioacuten de la Calidad de los Servicios y Unidades Administrativas de la Universidad de Jaeacuten (SIGC-SUA)
middot El Manual de Procesos
middot El Manual de Procedimientos Documentados
middot Programa y orientaciones para la adaptacioacuten del SIGC-SUA a los Requisitos De La Norma UNE-EN ISO 90012015 Sistemas de Gestioacuten de la Calidad
Para los fines de este procedimiento documentado se aplican en lo que proceda los fundamentos los teacuterminos y las definiciones incluidos en la Norma ISO-90002015 ldquoSistemas de Gestioacuten de la Calidad Fundamentos y vocabulariordquo
3- ANTECEDENTES Y DEFINICIONES
La gestioacuten de riesgos y oportunidades se incorpora como un elemento necesario de entrada (planificacioacuten) y seguimiento (resultados) de los procesos del SIGC-SUA
El teacutermino riesgo hace referencia a los efectos que pueden ocasionar sobre los objetivos las incertidumbres siendo estas situaciones en las que falta de informacioacuten conocimiento y comprensioacuten de un suceso su probabilidad de que ocurra y las consecuencias
La gestioacuten del riesgo se refiere a las actividades coordinadas para dirigir y controlar una organizacioacuten en lo relativo al riesgo El proceso de gestioacuten del riesgo se refiere a la aplicacioacuten sistemaacutetica de poliacuteticas procedimientos y praacutecticas de gestioacuten a las actividades de comunicacioacuten consulta establecimiento del contexto e identificacioacuten anaacutelisis evaluacioacuten tratamiento seguimiento y revisioacuten del riesgo
4- DESARROLLO
41 ALCANCE Y FINALIDAD
El procedimiento documentado sobre la gestioacuten de riesgos se aplica transversalmente en todos los procesos del SIGC-SUA y forma parte de la poliacutetica de la planificacioacuten y la revisioacuten de la estrategia de los procesos y en la revisioacuten mejora y cambios del SIGC-SUA
Este procedimiento documentado establece
1 La metodologiacutea que se aplica para la gestioacuten de los riesgos y oportunidades
2 El proceso para realizar la gestioacuten de riesgos y oportunidades
3 El sistema de responsabilidades en la gestioacuten de riesgos y oportunidades
4 La documentacioacuten y formatos de los resultados de las actividades de la gestioacuten de riesgos y oportunidades asiacute como su inclusioacuten en la documentacioacuten del SIGC-SUA
Las finalidades de la gestioacuten de los riesgos y oportunidades al incluirlos en la planificacioacuten y procesos del SIGC-SUA son
1 Asegurar la consecucioacuten de resultados previstos del sistema de calidad
2 Aumentar los efectos deseados
3 Prevenir o reducir los efectos no deseados
4 Lograr la mejora
42 METODOLOGIacuteA
En el marco de la planificacioacuten y mejora del SIGC-SUA se realizaraacuten las siguientes actividades secuenciadas e interrelacionadas
1 Determinacioacuten del contexto interno y externo
2 Identificacioacuten de las necesidades y expectativas de las partes interesadas y su especificacioacuten en requisitos de calidad
3 Aplicar la gestioacuten de los riesgos y oportunidades
En el siguiente graacutefico se representa esta relacioacuten
43 RESPONSABILIDADES
Se aplica de acuerdo con el Manual de Calidad el siguiente sistema baacutesico de responsabilidades y participacioacuten
44 DETERMINACIOacuteN DEL CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO
Identificacioacuten de las cuestiones internas y externas que son pertinentes para el propoacutesito y la planificacioacuten del SIGC-SUA
Actividades Nivel procesos
1 Determinacioacuten factores internos y externos que influyen en el desarrollo y resultados de los procesos
2 Aplicar metodologiacutea DAFO estructurando la informacioacuten en
middot ANAacuteLISIS INTERNO DEBILIDADES (factores internos que pueden incidir negativamente) FORTALEZAS (factores internos que inciden positivamente)
middot ANAacuteLISIS EXTERNO AMENAZAS (factores externos que inciden negativamente) OPORTUNIDADES (factores externos que pueden incidir positivamente)
3 Trasladar al cuadro de informacioacuten sobre cuestiones externas e internas
4 Remisioacuten a Coordinacioacuten Teacutecnica a efectos de su inclusioacuten en la Documentacioacuten de Procesos tras su aprobacioacuten Anexo del Manual de Proceso
5 Aplicacioacuten
middot Proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
middot Entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades que se indica posteriormente
middot informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso
6 Revisioacuten En la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos
45 IDENTIFICACIOacuteN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES INTERESADAS Y SU ESPECIFICACIOacuteN EN REQUISITOS DE CALIDAD
Utilizar la informacioacuten actual del cuadro de grupos de intereacutesatributos de calidad de los manuales de proceso para identificar los requisitos de calidad que se incorporan a los procesos
1 IDENTIFICACIOacuteN DE PARTES INTERESADAS Cuadro de informacioacuten sobre las partes interesadas que se ven afectadas o interesadas por el proceso
2 REQUISITOS DE CALIDAD Identificacioacuten de las necesidades y expectativas de las partes interesadas en el proceso y coacutemo se da respuesta mediante la especificacioacuten de requisitos de calidad que se incluyen en el proceso (compromisos de calidad objetivos reglamentaciones especificaciones en la prestacioacuten de servicios etc)
3 Aplicacioacuten
middot Proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
middot Entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades que se indica posteriormente
middot informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso
4 Revisioacuten En la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos
46 GESTIOacuteN DE LOS RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Sistematizacioacuten de la gestioacuten de los riesgos y oportunidades en la gestioacuten de los procesos
Orientaciones Metodoloacutegicas Norma de apoyo UNE-ISO 31000 Gestioacuten del Riesgo Principios y Directrices
Fases
1 Determinar criterios de riesgos
2 Identificacioacuten del riesgo
3 Anaacutelisis del riesgo
4 Tratamiento del riesgo
5 Resultados de la gestioacuten de riesgos y oportunidades
6 Evaluacioacuten de las acciones
461 CRITERIOS DE RIESGOS
Establecer los criterios de riesgos teacuterminos que permiten evaluar la importancia de un riesgo Estos teacuterminos pueden determinarse en funcioacuten de objetivos los recursos disponibles los requisitos legales o especificaciones de prestacioacuten de servicios etc
462 IDENTIFICACIOacuteN DEL RIESGO
Establecer la relacioacuten de sucesos que podriacutean afectar negativamente o positivamente los objetivos y resultados del proceso
Se parte de la identificacioacuten realizada en el cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades Las causas se corresponden normalmente con el apartado ldquodetectadardquo (DAFO Requisitos de calidad de partes interesadas resultados de proceso)
463 ANAacuteLISIS DEL RIESGO
Valoracioacuten de los efectos y consecuencias del riesgo en los resultados del proceso asiacute como de la probabilidad de que se produzcan dichas consecuencias
En el cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades se anotan las causas y fuentes asiacute como los efectos o impactos se antildeade una valoracioacuten de la probabilidad Si combinamos los efectos con la probabilidad se determina el nivel de riesgo
Cada Unidades puede establecer el meacutetodo que estime apropiado para establecer el nivel de riesgo y puede expresarlo en teacuterminos cualitativos Ejemplo de un meacutetodo cuantitativo basada en escalas
464 TRATAMIENTO DEL RIESGO
Comparar el nivel del riesgo con los criterios que sobre los riesgos se hayan adoptado permitiendo asiacute considerar y priorizar el tratamiento que se ha de dar a los riesgos identificados
La finalidad uacuteltima de la apreciacioacuten del riesgo es determinar que riesgos para los resultados de los procesos no se consideran suficientemente controlados y exige un tratamiento
Orientacioacuten
465 RESULTADOS DE LA GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
El cuadro de riesgos y oportunidades permite identificar las acciones en los procesos del SIGC-SUA Una vez realizado se remite a Coordinacioacuten Teacutecnica a efectos de su inclusioacuten en la Documentacioacuten de Procesos tras su aprobacioacuten Anexo del Manual de Proceso
La revisioacuten de cuadro de riesgos y oportunidades se realiza en la revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos
Tabla Gestioacuten de riesgos y oportunidades
Ver en detalle en Anexo Formatos
[4] Accioacuten Estaacute referida a las opciones que identificamos y adoptamos para el tratamiento del riesgo o para aprovechar los efectos de las oportunidades sobre los resultados esperados
466 EVALUACIOacuteN DE LAS ACCIONES
Las acciones que identificamos y adoptamos para el tratamiento del riesgo o para aprovechar los efectos de las oportunidades sobre los resultados esperados y oportunidades que se identifiquen deben ser implantadas bien mediante modificaciones en el disentildeogestioacuten del proceso bien mediante la implantacioacuten de otras acciones de mejora
El seguimiento de las acciones se incorporaraacute en el proceso de revisioacuten y mejora incluyeacutendose en los informes anuales de proceso Se utilizaraacuten para la planificacioacuten de nuevas acciones de mejora
La identificacioacuten y gestioacuten de las acciones que se derivan de la evaluacioacuten de riesgos y oportunidades constituyen un elemento clave para la implementacioacuten de las mejoras de procesos y de los objetivos y acuerdos de la Revisioacuten y mejora del SIGC-SUA que realiza por ciclos anuales el Comiteacute de Calidad y la Direccioacuten
5- ANEXOS FORMATOS
FORMATO ANAacuteLISIS DE CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO DEL PROCESO
[COacuteDIGO DEL PROCESO CLAVE] [NOMBRE DEL PROCESO CLAVE]
Tabla Anaacutelisis del contexto interno y externo del proceso
Tabla Anaacutelisis del contexto interno y externo del proceso
FORMATO CUADRO DE COMPRENSIOacuteN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE PARTES INTERESADAS DEL PROCESO
[COacuteDIGO DEL PROCESO CLAVE] [NOMBRE DEL PROCESO CLAVE]
Tabla Necesidades y Expectativas Partes Interesadas
Tabla Necesidades y Expectativas Partes Interesadas
FORMATO ANAacuteLISIS DE GESTIOacuteN DE RIESGO Y OPORTUNIDADES
[COacuteDIGO DEL PROCESO CLAVE] [NOMBRE DEL PROCESO CLAVE]
Tabla Gestioacuten de riesgos y oportunidades
Tabla Gestioacuten de riesgos y oportunidades
[1] Resultado Esperado Esta referido al resultados final del proceso (la salida del proceso en teacuterminos del valor o servicio prestado) Se puede utilizar Un resultado procedente de la estrategia un compromiso de calidad publicado un requisito de calidad identificado el valor de un objetivo del indicador del proceso
[2] Detectado Esta referido a la fuente de la que se ha detectadoidentificadoasociado el riesgo o la oportunidad Puede provenir 1 Del anaacutelisis del contexto (DAFO) 2 Del anaacutelisis de las partes interesadas 3 Del anaacutelisis del proceso (desarrollo e interaccioacuten de actividades recursos y resultados)
[3] Efecto potencial Estaacute referido a la consecuencia que el riesgo o la oportunidad va a tener sobre el resultado esperado
PROPUESTAS DE ACCIONES DE MEJORA
Evaluacioacuten de las acciones
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA UNIVERSIDAD DE JAEacuteN13
13
13
PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO13
13
GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES13
13
13
COacuteDIGO PD 0613
FECHA 11-05-201813
REVISIOacuteN 0113
13
13
13
13
13
13
13
13
UNIVERSIDAD DE JAEacuteN13
13
13
13
Indicaremos Accioacuten de gestioacuten de riesgosoportunidades13
13
Indicaremos ademaacutes mecanismos para la evaluacioacuten13
13
En la previsioacuten de resultados haremos referencia al grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso13
13
Grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso en relacioacuten a la previsioacuten de resultados y a los indicadores que en su caso se hubieran establecido para el seguimiento13
13
13
lt Procedimiento documentado PD 06 Mayo de 2018 Versioacuten 01gtPaacutegina 1
lt Procedimiento documentado PD 06 Mayo de 2018 Versioacuten 01gtPaacutegina 2
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
Necesidades y Expectativas de las partes interesadas
Identificacioacuten a nivel de procesos
Entradas en el anaacutelisis de riesgos y
oportunidades
Anaacutelisis de resultados en el proceso de revisioacuten y mejora
anual del SIGC-SUA
Gestioacuten de riesgos y oportunidades
Metodologiacutea en el manual de calidad procedimientos
estrateacutegicos y procedimiento de apoyo
Aplicacioacuten operativa en los procesos claves (operativos)
Los resultados se incluyen en la documentacioacuten de los
procesos procediendo a su seguimiento y revisioacuten anual
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
Comunicacioacuten
Reforzar la comunicacioacuten externa a usuarios apoyaacutendose en los mecanismos actuales e incluidos en los procesos haciendo las referencias oportunas en las fichas del Plan de Comunicacioacuten del
SIGC-SUA
Plan de Comunicacioacuten del SIGC-SUA Metodologiacutea Plan de Comunicacioacuten
Ficha de acciones de comunicacioacuten
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CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
Seguimiento medicioacuten anaacutelisis y evaluacioacutenMetodologiacutea en Manual de CalidadGuiacutea del SIGC-SUA Procesos Estrateacutegicos
SEGUIMIENTO MEDICIOacuteN ANAacuteLISIS EVALUACIOacuteN Y MEJORA
PROCESOS PRESTACIOacuteN DE SERVICIOS
SEGUIMIENTO Y MEDICIOacuteN
AUDITORIacuteAS
INFORMACIOacuteN DEL ENTORNO
UNIVERSITARIO
ANAacuteLISIS DE DATOS
REVISIOacuteN POR LA DIRECCIOacuteN
OPO
RTU
NID
ADES
CAM
BIO
Y
DE M
EJO
RA
ACCIONES CORRECTIVASCONTEXTO INTERNO
CONTEXTO EXTERNO
ACCIONES RIESGOS Y OPORTUNIDADES
GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADESS
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
iquestDoacutende se puede consultar los informes finales de seguimiento y revisioacuten
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IV Aplicacioacuten en la documentacioacuten de procesos de las Unidades
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MAPA DE PROCESOS CLAVES INTERRELACIONADOS
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PROCESO PARA REALIZAR LOS CAMBIOS
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CUADRO RESUMEN DE LAS ACTIVIDADES A REALIZAR POR LAS UNIDADESAacuteREAS
ACTIVIDADES DE APLICACIOacuteN EN LOS PROCESOS PARA LA ADAPTACIOacuteN A LA NORMA ISO 9001 2015
1 Elaborar un cuadro de anaacutelisis de contexto interno y externo por procesos yo agrupacioacuten para su inclusioacuten como anexo en la documentacioacuten del
proceso
CONTEXTO
PARTES INTERESADAS 2 Revisar y completar Anexo VI (Atributos de Calidad) de la Documentacioacuten
de Procesos
CONTEXTO 3 Elaborar un cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades por procesos yo agrupacioacuten para su inclusioacuten como anexo en la documentacioacuten del proceso
COMUNICACIOacuteN 4 Reforzar la comunicacioacuten externa a usuarios apoyaacutendose en los mecanismos actuales e incluidos en los procesos haciendo las referencias oportunas en ellas fichas del Plan de Comunicacioacuten del SIGC-SUA
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CONTEXTO Factores internos y externos que influyen en el desarrollo y resultados de los procesos
FACTORES EXTERNOS Los que no dependen o no son controlados por la UnidadAacuterea Pueden
estar referidos a recursos u otras variables generales de la Universidad u otros factores externos del sistema universitario o entorno
FACTORES INTERNOS Los que dependen o son controlados por la UnidadAacuterea Fundamentalmente
sistemas de trabajo conocimientos capacidades valores y actitudes herramientas disponibles
QUEacute EXIGE ISO Identificacioacuten de factores de contexto y seguimiento y revisioacuten de esta Informacioacuten
IDENTIFICACIOacuteN DE FACTORES Cuadro de informacioacuten sobre cuestiones externas e internas
apropiadas a la misioacuten del proceso y en general al sistema de calidad y la estrategia o directrices de la
universidad que afectan al resultado esperado
SEGUIMIENTO Y REVISIOacuteN Sistematizacioacuten y periodizacioacuten de la revisioacuten de la informacioacuten del
contexto iquestCuaacutendo coacutemo y quieacuten revisa
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
COacuteMO LO HACEMOSMediante el anaacutelisis DAFO que permite alinearlo con el anaacutelisis general del SIGC-SUA
FACTORES INTERNOS
DEBILIDADES FORTALEZAS1-2-3-
1-2-3-
FACTORES EXTERNOS
AMENAZAS OPORTUNIDADES1-2-3-
1-2-3-
ANAacuteLISIS EXTERNO AMENAZAS (factores externos que inciden negativamente)
OPORTUNIDADES (factores externos que pueden incidir positivamente)
ANAacuteLISIS INTERNO DEBILIDADES (factores internos que pueden incidir negativamente) FORTALEZAS (factores internos que inciden
positivamente)
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PARA QUEacute LO HACEMOSPara disponer de informacioacuten necesaria en el proceso de planificacioacuten de la gestioacuten de los procesos y del sistema de calidad
Lo aplicamos en el proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
Lo aplicaremos tambieacuten como entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades
Las conclusiones del anaacutelisis y su aplicacioacuten se tendraacuten en cuenta si procede cuando se realice el Informe final de proceso
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VII ANAacuteLISIS DE
CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO DEL PROCESO
FACTORES INTERNOS
DEBILIDADES FORTALEZAS
1- No exclusividad y dedicacioacuten compartida por parte del personal teacutecnico responsable del proceso con otras tareas dentro del Servicio de Prevencioacuten lo que impide una mayor dedicacioacuten y atencioacuten del proceso
2 Desconocimiento del procedimiento por parte de los nuevos investigadoresproductores
1 Nueva herramienta informaacutetica en el Campus Virtual para la Gestioacuten de Residuos Peligrosos
2 Madurez del procedimiento del Gestioacuten de Residuos especialmente para el personal teacutecnico y productor de plantilla
3 Almaceacuten temporal de residuos peligrosos en ambos Campus
3 Disponibilidad y aacutegil procedimiento para la adquisicioacuten de contenedores para reponer por parte de los productores en el Almaceacuten del Campus Las Lagunillas
FACTORES EXTERNOS
AMENAZAS OPORTUNIDADES
1- Cambios normativos en materia medioambiental
2- Cambios en la documentacioacuten y procedimientos de las comunicaciones obligatorias a realizar ante las distintas entidades con competencias medioambientales
1- Alianza con Empresa concesionaria de la Gestioacuten medioambiental de gestioacuten de residuos peligrosos
2- Benchmarking con otras universidades espantildeolas
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PARTES INTERESADAS
Persona u organizacioacuten que puede afectar verse afectado o percibirse como persona afectada por una decisioacuten o actividad
En el SIGC-SUA lo identificamos a nivel de proceso como grupo de intereacutescliente usuario tal como estaacute identificado en el ANEXO VI ATRIBUTOS DE CALIDAD DEL
PROCESO de la documentacioacuten de los procesos claves
QUEacute EXIGE ISOIdentificacioacuten de las partes interesadas especificacioacuten de requisitos de calidad de eacutestas y seguimiento y revisioacuten de esta Informacioacuten
IDENTIFICACIOacuteN DE PARTES INTERESADAS Cuadro de informacioacuten sobre las partes interesadas que se ven afectadas o interesadas por el proceso
REQUISITOS DE CALIDAD Identificacioacuten de las necesidades y expectativas de las partes interesadas en el proceso y coacutemo se da respuesta mediante la especificacioacuten de requisitos de
calidad que se incluyen en el proceso
SEGUIMIENTO Y REVISIOacuteN Sistematizacioacuten y periodizacioacuten de la revisioacuten de la informacioacuten de las partes interesadas y sus requisitos de calidad iquestCuaacutendo coacutemo y quieacuten revisa
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
COacuteMO LO HACEMOS
Mediante la revisioacuten y ampliacioacuten del cuadro el ANEXO VI ATRIBUTOS DE CALIDAD DEL PROCESO de la documentacioacuten de los procesos claves SIGC-SUA
Grupo de intereacutesClientes
-Usuario
Fuentes de Informacioacuten
Necesidades y Expectativas (atributos de calidad)
Requisito de Calidad
INFORMACIOacuteN DE PARTIDA Utilizamos la informacioacuten de las tablas elaboradas en otros ciclos de gestioacuten analizamos su validez actual y en su caso modificamos especificamos o ampliamos
EXPECTATIVAS Y REQUISITOS Partimos de las necesidades expectativas y atributos de calidad por grupos de intereacutes ya identificados que mantenemos realizamos cambios o ampliamos tras la
revisioacuten Antildeadimos especificaciones en teacuterminos de requisitos de calidad (compromisos de calidad objetivos reglamentaciones especificaciones en la prestacioacuten de servicios etc)
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PARA QUEacute LO HACEMOSPara disponer de informacioacuten necesaria en el proceso de planificacioacuten de la gestioacuten de los procesos y del sistema de calidad
Lo aplicamos en el proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
Lo aplicaremos tambieacuten como entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades
Las conclusiones del anaacutelisis y su aplicacioacuten se tendraacuten en cuenta si procede cuando se realice el Informe final de proceso
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VI ATRIBUTOS DE
CALIDAD NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LOS GRUPOS DE INTERES REQUISITOS DE CALIDAD
Grupo de intereacutesClientes-Usuario
Fuentes de Informacioacuten
Necesidades y Expectativas (atributos de calidad)
Requisito de Calidad
1 El personal docente e investigador de la Universidad y centros adscritos y el personal docente e investigador visitante de otras universidades 2 El alumnado de la Universidad y centros adscritos y el alumnado en movilidad de otras universidades 3 El personal de administracioacuten y servicios 4 Losas egresadosas de la Universidad de Jaeacuten 5 El Personal colaborador o tutor externo a la Universidad de Jaeacuten
bull Encuestas de satisfaccioacuten bull Quejas Sugerencias felicitaciones bull Indicadores de proceso bull Benchmarking bull Comisioacuten de Biblioteca bull Servicio de Pregunta al Bibliotecario
Necesidad disponer de una coleccioacuten de recursos informativos que cubran las necesidades de informacioacuten de los usuarios Atributos bull Amabilidad en el trato al cliente-usuario bull Adecuacioacuten del tiempo empleado para la resolucioacuten de la demanda de la prestacioacuten del servicio bull Comunicacioacuten a los clientes-usuarios cuando se prestaraacute el servicio bull Adecuacioacuten de los horarios de atencioacuten o prestacioacuten del servicio a las necesidades que platean los clientes-usuarios bull Adecuacioacuten del servicio prestado a las necesidades y expectativas especiacuteficas comunicadas por los clientesusuarios bull Comodidad de las instalaciones climatizacioacuten limpieza dimensioacuten y mantenimiento de los espacios
bull Alcanzar el 85 de monografiacuteas nacionales recibidas en un maacuteximo de 30 diacuteas (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 85 de monografiacuteas extranjeras recibidas en un maacuteximo de 60 diacuteas (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 100 de ejecucioacuten del gasto en material bibliograacutefico del presupuesto de Biblioteca (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 100 de bibliografiacutea recomendada disponible en Biblioteca (1 2) bull Alcanzar el 100 de peticiones de compra de material bibliograacutefico por parte de los estudiantes adquiridas (2) bull Alcanzar el 65 de monografiacuteas en papel recibidas por compra catalogadas en un maacuteximo de 6 diacuteas (1 2 3 4 5)
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
RIESGO OPORTUNIDAD Efecto o influencias de la incertidumbre sobre la consecucioacuten de los resultados y la eficacia de un proceso
PARA QUEacute LO HACEMOSPara prevenir o reducir los efectos no deseados de los riesgos y aprovechar las oportunidades en el marco de la planificacioacuten de la gestioacuten de la calidad y los procesos
CUANDO LO HACEMOS En la planificacioacuten inicial de los procesos o en nuevas situaciones que requieran revisar los procesos
QUEacute EXIGE ISOPensamiento basado en riesgos como parte del enfoque a procesos queda incluido en los requisitos de la ISO para la gestioacuten de los procesos ldquoabordar los riesgos y oportunidadeshelliprdquo
REQUISITOS Planificar las acciones para abordar los riesgos y oportunidades
Integrar y aplicar las acciones en los procesos
Evaluar la eficacia de las acciones
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
COacuteMO LO HACEMOS Mediante la elaboracioacuten de un cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades asociados a los procesos
RESULTADO PROCESO
RIESGOSOPORTUNIDADES ACCIONES
[Resultado Esperado] [1]
1-Riesgo [se describiraacute el riesgo]
Detectado [2]
Efecto potencial [3]
2-
3-
1-Accioacuten [se describiraacute la accioacuten] [4]
2-
3-
[Resultado Esperado]
1-Oportunidad [se describiraacute la oportunidad]
Detectado
Efecto potencial
2-
3-
1-Accioacuten [se describiraacute la accioacuten]
2-
3-
[1] Resultado Esperado Esta referido al resultados final del proceso (la salida del proceso en teacuterminos del
valor o servicio prestado) Ejemplos compromiso de calidad un requisito
de calidad el valor objetivo del indicador del proceso
[Detectado Fuente de la que se ha detectadoidentificadoasociado el riesgo o la oportunidad Puede provenir 1 Del anaacutelisis del contexto (DAFO) 2 Del anaacutelisis de
las partes interesadas 3 Del anaacutelisis del proceso (desarrollo e interaccioacuten de actividades recursos y resultados)
Efecto potencial La consecuencia que el riesgo o la oportunidad van a tener sobre el resultado esperado
Accioacuten Las opciones que identificamos y adoptamos para el tratamiento del riesgo o
para aprovechas los efectos de las oportunidades sobre los resultados
esperados
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Identificacioacuten del riesgo
COM
UN
ICAC
IOacuteN
Y
CON
SULT
A
SEGU
IMIE
NTO
Y R
EVIS
IOacuteN
Apreciacioacuten del riesgo
Establecimiento del Contexto
PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RIESGO
Anaacutelisis del riesgo
Evaluacioacuten del riesgo
Tratamiento del Riesgo
IDENTIFICACIOacuteN DEL RIESGO Relacioacuten de sucesos que podriacutean afectar negativamente o positivamente los objetivos y resultados del
proceso
criterios de riesgos teacuterminos que permiten evaluar la
importancia de un riesgo
ANAacuteLISIS DEL RIESGO
Valoracioacuten de los efectos y
consecuencias del riesgo en los
resultados del proceso asiacute como de la probabilidad
de que se produzcan dichas consecuencias
EVALUACIOacuteN DEL RIESGO
Implica comparar el nivel del riesgo con los criterios
que sobre los riesgos se hayan
adoptado permitiendo asiacute
considerar y priorizar el
tratamiento que se ha de dar a los
riesgos identificados
TRATAMIENTO DEL RIESGO Es la seleccioacuten y la implementacioacuten de una o varias opciones (acciones) para modificar los riesgos
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Las acciones que se identifiquen en la gestioacuten de los riesgos y oportunidades deben ser implantadas bien mediante modificaciones en el disentildeogestioacuten del proceso bien mediante la implantacioacuten de otras acciones de mejora
Unidad Antildeo
Procesos
Descripcioacuten de la mejora
Causa para su implantacioacuten
Objetivos de la mejora
Recursos previstos
Responsables de implantacioacuten
Previsioacuten de Resultados
Grado de prioridad AltaMediaBaja (seguacuten proceda)
Indicaremos Accioacuten de gestioacuten de riesgosoportunidades
Indicaremos ademaacutes mecanismos para la evaluacioacuten
En la previsioacuten de resultados haremos referencia al grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso
Desarrollo temporal Inicio
Finalizacioacuten
Descripcioacuten de resultados obtenidos
Grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso en relacioacuten a la previsioacuten de resultados y a los indicadores que en
su caso se hubieran establecido para el seguimiento
PROPUESTAS DE ACCIONES DE MEJORA
ANAacuteLISIS DE LAS MEJORAS
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VIII ANAacuteLISIS DE
GESTIOacuteN DE RIESGO Y OPORTUNIDADESRESULTADO
PROCESO RIESGOSOPORTUNIDADES ACCIONES
Rapidez en la ejecucioacuten del mantenimiento El 85 de las incidencias se reparan en 5 diacuteas
1-Riesgo Falta de disponibilidad de recursos humanos (internos y externos) para atender las incidencias
Detectado DAFO Debilidad D2
Efecto potencial La falta de personal teacutecnico para atender las averiacuteas puede afectar al desempentildeo de las actividades universitarias y en elementos criacuteticos incrementar los dantildeos en los activos
1 Accioacuten Establecer criterios de criticidad de la incidencia
2 Accioacuten Adaptar aplicativo software para incluir criticidad
3 Accioacuten Modificacioacuten del proceso para incluir criticidad
4 Accioacuten Anaacutelisis de incidencias resueltas una vez implantadas las acciones anteriores seguacuten criticidad
Modificar las consecuencias
Rapidez en la ejecucioacuten del mantenimiento El 85 de las incidencias se reparan en 5 diacuteas
2-Riesgo Falta de disponibilidad de recursos materiales para atender las incidencias
Detectado DAFO Debilidad D2
Efecto potencial La falta de repuestos y fungibles para atender las averiacuteas puede imposibilitar la reparacioacuten con la celeridad requerida afectando al desempentildeo de las actividades universitarias
1 Accioacuten Disponer de un sistema de gestioacuten de stock de repuestos
Modificar las consecuencias
Criterios de sostenibilidad en la gestioacuten del mantenimiento
3- Riesgo Incumplimiento del Plan Estrateacutegico respecto a los criterios de sostenibilidad seguridad y PRL en el mantenimiento de las infraestructuras de los Campus
Detectado DAFO Debilidad D1
Efecto potencial No conformidad al SIGC-SUA asociado a requisitos de calidad
1 Accioacuten Establecimiento de criterios de sostenibilidad seguridad y PRL en la gestioacuten del mantenimiento
Eliminar la fuente del riesgo
Optimizar la disponibilidad de las instalaciones y equipos
4- Riesgo Interrupcioacuten del suministro eleacutectrico
Detectado Anaacutelisis de causa-efecto
Efecto potencial Dantildeos en elementos criacuteticos de las instalaciones de la UJA
1 Accioacuten Programa para garantizar el suministro eleacutectrico complementario en los edificios de la UJA
Modificar las consecuencias
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
GRACIAS POR SU ATENCIOacuteN
Desarrollo temporal | Inicio | Finalizacioacuten | |||||||
Descripcioacuten de resultados obtenidos |
Unidad | Antildeo | ||||||
Procesos | |||||||
Descripcioacuten de la mejora | |||||||
Causa para su implantacioacuten | |||||||
Objetivos de la mejora | |||||||
Recursos previstos | |||||||
Responsables de implantacioacuten | |||||||
Previsioacuten de Resultados | |||||||
Grado de prioridad | AltaMediaBaja (seguacuten proceda) |
RESULTADO PROCESO | RIESGOSOPORTUNIDADES | ACCIONES | |||
[Resultado Esperado] [1] | 1- Riesgo [se describiraacute el riesgo] Detectado [2] Efecto potencial [3] 2- 3- | 1- Accioacuten [se describiraacute la accioacuten] [4] 2- 3- | |||
[Resultado Esperado] | 1- Oportunidad [se describiraacute la oportunidad] Detectado Efecto potencial 2- 3- | 1- Accioacuten [se describiraacute la accioacuten] 2- 3- |
Proceso | Instruccioacuten Se indicaraacute con la codificacioacuten y el nombre del aacutembito del proceso sobre el que se realiza el cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades Puede ser para todo el proceso clave o para procesos desagregados Puede elaborarse en comuacuten para todo el proceso clave e indicar lo especiacutefico para los procesos desagregados Las distintas unidades del proceso pueden decidir elaborarlo de forma conjunta si entiende que hay similitud | ||
Servicio prestado | Instruccioacuten Se indicaraacute de acuerdo con la tabla de relacioacuten de procesosservicios del alcance del SIGC-SUA que estaacute publicado en el Manual de Calidad | ||
Unidades | Instruccioacuten Se indicaraacute la Unidades que lo elaboran | ||
Fecha | Instruccioacuten Se indicaraacute la fecha formal de su enviacuteo para publicacioacuten | ||
Responsables | Instruccioacuten Se especificaraacute la responsabilidad de la elaboracioacuten Puede ser el nombre y puesto de las personas que intervienen o la denominacioacuten del grupo de trabajo o equipo de calidad que lo ha elaborado Si el equipo es inter-procesosunidades se indicaraacute | ||
Seguimiento y revisioacuten | Instruccioacuten Se indicaraacute cuaacutendo se utiliza y se revisa y para que se utiliza podriacutea ser a modo de ejemplo en la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos |
Grupo de intereacutesClientes-Usuario | Fuentes de Informacioacuten | Necesidades y Expectativas (atributos de calidad) | Requisito de Calidad | ||||
Proceso | Instruccioacuten Se indicaraacute con la codificacioacuten y el nombre del aacutembito del proceso sobre el que se realiza el cuadro de partes interesadas Puede ser para todo el proceso clave o para procesos desagregados Puede elaborarse en comuacuten para todo el proceso clave e indicar lo especiacutefico para los procesos desagregados Las distintas unidades del proceso pueden decidir elaborarlo de forma conjunta si entiende que hay similitud | ||
Servicio prestado | Instruccioacuten Se indicaraacute de acuerdo con la tabla de relacioacuten de procesosservicios del alcance del SIGC-SUA que estaacute publicado en el Manual de Calidad | ||
Unidades | Instruccioacuten Se indicaraacute la Unidades que lo elaboran | ||
Fecha | Instruccioacuten Se indicaraacute la fecha formal de su enviacuteo para publicacioacuten | ||
Responsables | Instruccioacuten Se especificaraacute la responsabilidad de la elaboracioacuten Puede ser el nombre y puesto de las personas que intervienen o la denominacioacuten del grupo de trabajo o equipo de calidad que lo ha elaborado Si el equipo es inter-procesosunidades se indicaraacute | ||
Seguimiento y revisioacuten | Instruccioacuten Se indicaraacute cuaacutendo se utiliza y se revisa y para queacute se utiliza podriacutea ser a modo de ejemplo en la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos |
FACTORES INTERNOS | DEBILIDADES | FORTALEZAS | |||
1- 2- 3- | 1- 2- 3- | ||||
FACTORES EXTERNOS | AMENAZAS | OPORTUNIDADES | |||
1- 2- 3- | 1- 2- 3- |
Proceso | Instruccioacuten Se indicaraacute con la codificacioacuten y el nombre del aacutembito del proceso sobre el que se realiza el cuadro de contexto Puede ser para todo el proceso clave o para procesos desagregados Puede elaborarse en comuacuten para todo el proceso clave e indicar lo especiacutefico para los procesos desagregados Las distintas unidades del proceso pueden decidir elaborarlo de forma conjunta si entiende que hay similitud | ||
Servicio prestado | Instruccioacuten Se indicaraacute de acuerdo con la tabla de relacioacuten de procesosservicios del alcance del SIGC-SUA que estaacute publicado en el Manual de Calidad | ||
Unidades | Instruccioacuten Se indicaraacute la Unidades que lo elaboran | ||
Fecha | Instruccioacuten Se indicaraacute la fecha formal de su enviacuteo para publicacioacuten | ||
Responsables | Instruccioacuten Se especificaraacute la responsabilidad de la elaboracioacuten Puede ser el nombre y puesto de las personas que intervienen o la denominacioacuten del grupo de trabajo o equipo de calidad que lo ha elaborado Si el equipo es inter-procesosunidades se indicaraacute | ||
Seguimiento y revisioacuten | Instruccioacuten Se indicaraacute cuaacutendo se utiliza y se revisa y para queacute se utiliza podriacutea ser a modo de ejemplo en la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos |
RESULTADO PROCESO | RIESGOSOPORTUNIDADES | ACCIONES | |||
[Resultado Esperado] [1] | 1- Riesgo Detectado Efecto potencial | 1- Accioacuten | |||
[Resultado Esperado] | 1- Oportunidad Detectado Efecto potencial | 1- Accioacuten |
ACCIONES POSIBLES | |||
Evitar el riesgo | Eliminar la actividad que se ve afectada o causa el riesgo | ||
Aceptar el riesgo | Cuando es posible que genere una oportunidad | ||
Eliminar la fuente del riesgo | Actuar para eliminar la causa que da lugar al riesgo (efecto no deseado) | ||
Modificar la probabilidad | Atenuar la posibilidad o concurrencia del riesgo | ||
Modificar las consecuencias | Atenuar el impacto o efectos del riesgo | ||
Compartir el riesgo | Compartir o transferir el riesgo con otras partes | ||
Mantener el riesgo | Cuando es asumible o su tratamiento es desproporcionado siempre que sea posible asumirlo y controlarlo |
RIESGO | VALORACIOacuteN EFECTOIMPACTO [EI] | VALORACIOacuteN PROBABILIDAD [P] | Nivel Riego | ||||
-Riesgo Detectado Efecto potencial | ESCALA 1-5 1-Insignificante 2- Miacutenimo 3-Moderado 4-Considerable 5-Grave | ESCALA 1-5 1-Excepcional 2- Poco probable 3-Problable 4-Muy probable 5-Seguro | Caacutelculo [EI][P] ESCALA A-B-C-D D Aceptar riesgo [lt 5] C Aceptar riesgo con controles [6-1] B Riesgo no deseable [9-14] A Riesgo inaceptable [=gt15] |
Actividad | Responsable | ||
Elaboracioacuten del cuadro de anaacutelisis de contexto interno y externo por procesos del cuadro necesidades y expectativas de las partes interesadas y requisitos de calidad del cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades Nivel procesos claves | Equipo de Procesos Responsables de Unidades | ||
Elaboracioacuten seguacuten proceda del cuadro de anaacutelisis de contexto interno y externo por procesos del cuadro necesidades y expectativas de las partes interesadas y requisitos de calidad del cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades Nivel procesos Estrateacutegicos | Responsable de Calidad Coordinacioacuten Teacutecnica del SIGC-SUA | ||
Aprobacioacuten de la documentacioacuten a incluir en la documentacioacuten del proceso | Responsable de Calidad Gerente seguacuten proceda | ||
Inclusioacuten como anexo en la documentacioacuten del proceso | Coordinacioacuten Teacutecnica del SIGC-SUA | ||
Realizacioacuten de seguimiento y revisioacuten Nivel de proceso claves | Equipo de Procesos Responsables de Unidades | ||
Realizacioacuten de seguimiento y revisioacuten Nivel procesos Estrateacutegicos | Responsable de Calidad Coordinacioacuten Teacutecnica del SIGC-SUA | ||
Realizacioacuten de seguimiento y revisioacuten Nivel SIGC-SUA | Consejo de Direccioacuten comiteacute de Calidad |
VERSIOacuteN | FECHA DE VIGENCIA | APARTADO MODIFICADO | MODIFICACIOacuteN REALIZADA | ||||
1 | 14-05-2018 | Creacioacuten del Documento | |||||
Edicioacuten | Nordm | 01 | Fecha de entrada en vigor | 14-05-2018 |
Elaborado por | Revisado por | Aprobado por | |||||||||
Gerencia con Coordinacioacuten Teacutecnica del Servicio de Planificacioacuten y Evaluacioacuten | Vicerrectorado Responsable de la Calidad | Consejo de Direccioacuten | |||||||||
Nombre | Nombre | Nombre | |||||||||
Nicolaacutes Ruiz Reyes | Julio Terrados Cepeda | Juan Goacutemez Ortega | |||||||||
Cargo | Cargo | Cargo | |||||||||
Gerente | Vicerrector | Rector | |||||||||
Fecha | Fecha | Fecha | |||||||||
11052018 | 11052018 | 11052018 | |||||||||
Firma | Firma | Firma | |||||||||
SIGC-SUA | UNIVERSIDAD DE JAEacuteN | PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS | |||||
PD06 GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES |
SIGC-SUA | UNIVERSIDAD DE JAEacuteN | PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS | |||||
PD06 GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES |
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
1000 ndash 1030 Contexto del SIGC-SUA
1030 ndash 1100 Cambios en la Norma ISO 90012015
1100 ndash 1130 Aplicacioacuten en el Manual de Calidad del SIGC-SUA
1130ndash 1200 Aplicacioacuten en la documentacioacuten de procesos de las Unidades
DesarrolloHorario
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
I CONTEXTO DEL SIGC-SUA
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CONTEXTO iquestPor queacute hablamos de calidad
UNIVERSIDADES
FUNCIONES SOCIALES DE
LA EDUCACIOacuteN SUPERIOR
FUNCIONES COLECTIVAS
DE LA EDUCACIOacuteN SUPERIOR
SISTEMA UNIVERSITARIO
MARCO JURIacuteDICO
MARCO ESTRATEacuteGICO
SISTEMA FINANCIERO
La calidad universitaria se ha convertido en el paradigma de lo que la sociedad espera
de las UniversidadesMejorar la calidad ha de ser un
objetivo permanente en la definicioacuten de poliacuteticas y estrategias que han de
abarcar a todas las aacutereas de la actividad universitaria incluyendo la
Gestioacuten y los Servicios para conseguir mayores niveles de
excelencia
IMPLANTAR LA CULTURA DE LA EXCELENCIA
iquestOPCIOacuteN - OBLIGACIOacuteN
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CALIDADEXCELENCIA
Calidad formal Garantiacutea de procesos
Herramientas y procesos para definir
medir evaluar asegurar y mejorar la
calidad
Nivel individual Compromiso personal para
trabajar por la calidad
Nivel colectivo fomento de aptitudes personales y
conciencia de apoyo a la calidad
CO
MU
NIC
ACIOacute
NELEMENTO ESTRUCTURAL
ELEMENTO CULTURAL
PAR
TIC
IPA
CIOacute
N
CO
NFI
ANZA
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
iquestQueacute significa implantar una cultura de gestioacuten excelente
PROMOCIONAR LA MEJORA CONTINUA
LOGRAR LA SATISFACCIOacuteN
GRUPOS DE INTERES
Desafiar la situacioacuten actual y hacer realidad el cambio
CULTURA DE GESTIOacuteN
Compartir valores creencias expectativas y el compromiso hacia la calidad
Gestionar con procesos bien definidos que mejoren la calidad
Gestioacuten orientada a lograr y mantener niveles de resultados equilibrados
hellipque satisfacen o exceden las expectativas de todos los grupos de intereacutes
Excelencia
iquestQueacute significa Excelencia
COMPROMISO POR LA
CALIDAD
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
La Misioacuten
La Universidad de Jaeacuten es una institucioacuten puacuteblica deeducacioacuten superior un bien cultural con rasgossingulares y alto grado de compromiso social quemediante la mejora continua de la docenciainvestigacioacuten transmisioacuten de la cultura ytransferencia del conocimiento tiene por finalidadcontribuir al progreso de la sociedad y al desarrollosostenible de su entorno
Consolida la cultura de la calidad como un mecanismo clave de progreso de la institucioacuten
La Visioacuten
Los Valores Cultura organizativa basada en la planificacioacuten evaluacioacuten mejora continua y rendicioacuten de cuentas interna y externa
iquestPor queacute implantamos sistemas de gestioacuten de la calidad
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PLAN DE MEJORA Y CALIDAD DE LOS SERVICIOS COMPLEMENTO PRODUCTIVIDAD Junta Andaluciacutea
2007-2011 Complemento de Productividad para la Mejora y Calidad de los Servicios que presta el PAS de las Universidades
Puacuteblicas de Andaluciacutea
iquestPor queacute implantamos sistemas de gestioacuten de la calidad
Consolidar la gestioacuten por procesos y el sistema de mejora continua OPCIOacuteN Certificacioacuten UNE-EN-ISO-90012008 Foco en la normalizacioacuten y estandarizacioacuten de procesos para garantizar un determinado nivel de calidad del servicio que las Unidades gestionan y prestan
DECISIONES EFQM
CERTIFICACIOacuteN RECONOCIMIENTO
ISO
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Para alcanzar el eacutexito las organizaciones necesitan implantarsistemas de gestioacuten
Identificar entender y gestionar los procesos interrelacionadoscomo un sistema contribuye a la eficacia y eficiencia de unaorganizacioacuten en el logro de sus objetivos
Sistema de Gestioacuten Sistema (conjuntos de elementos mutuamenteinterrelacionados o que interactuacutean) para establecer la poliacutetica y losobjetivos y para lograr dichos objetivos
Las Universidades como cualquier organizacioacuten realizan actividades gestionantienen resultados Pero iquestlos resultados responde a una planificacioacuten previa
iquestEn queacute medida controlamos o aseguramos las actividades para conseguir losresultados deseados
SIST
EMAS
DE
GES
TIOacute
N
No es un fin es una herramienta
GES
TIOacute
N D
E R
ESU
LTAD
OS
iquestPara queacute sirve un sistema de gestioacuten de la calidad
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS Y UNIDADES DE LA UJA (SIGC-SUA)
El SIGC-SUA despliega la decisioacuten estrateacutegica de la Universidad de Jaeacuten de adoptar sistemas de gestioacuten de la calidad en los Servicios y Unidades Administrativas
UNE-EN-ISO-90012015 ldquoSistemas de Gestioacuten de la Calidad Requisitosrdquo
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
UNIVERSIDAD DE JAEacuteN
SISTEMA DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD DE LOS
SERVICIOS Y UNIDADES
ADMINISTRATIVAS
PRESERVACIOacuteN Y TRANSMISIOacuteN CRIacuteTICA DE CONOCIMIENTOS
PROCESOS DE APOYO
PR
OC
ES
OS
CLA
VE
S DOCENCIA
PROCESOS ESTRATEacuteGICOS
FUNCIONES SOCIALES DE LA EDUCACIOacuteN SUPERIOR
FUNCIONES COLECTIVAS DE LA
EDUCACIOacuteN SUPERIOR
INVESTIGACIOacuteNAUMENTO Y PRODUCCIOacuteN DE NUEVOS CONOCIMIENTOS
VALIDACIOacuteN Y DIFUSIOacuteN DE LOS NUEVOS CONOCIMIENTOS
TRANSFERENCIA
EXTENSIOacuteN
GESTIOacuteN DE LA RESPONSABILIDAD SOCIAL
RE
SU
LTAD
OS
UNIVERSIDAD Y ENTORNO SOCIAL
GRUPOS DE INTEREacuteS
REQUISITOS
GRUPOS DE INTEREacuteS
SATISFACCIOacuteNISO 90012015
INTEGRACIOacuteN DEL SIGC-SUA
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
II Cambios en la Norma ISO 90012015
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Aspectos esenciales de un Sistema de Gestioacuten de la Calidad (ISO)
ENFOQUE A PROCESOS
ENFOQUE MEJORA CONTINUA
BENEFICIOS
PROPORCIONAR PRODUCTOS Y SERVICIOS QUE SATISFAGAN LOS REQUISITOS DE LOS CLIENTES Y LOS LEGALES APLICABLES
FACILITAR OPORTUNIDADES DE AUMENTAR LA SATISFACCIOacuteN DE LOS CLIENTES
CAPACIDAD DE DEMOSTRAR LA CONFORMIDAD CON LOS REQUISITOS DEL SISTEMA DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD ESPECIFICADOS
ASEGURAR EL EacuteXITO DE LA ORGANIZACIOacuteN MEDIANTE UN ENFOQUE CONTINUO HACIA LA MEJORA (MANTENER O INCREMENTAR LOS NIVELES DE DESEMPENtildeO)
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Enfoque a ProcesosEl enfoque a procesos implica la definicioacuten y gestioacuten sistemaacutetica de los procesos y sus interacciones con el fin de alcanzar los resultados previstos aplicando el ciclo PHVA (mejora continua)
FUENTE DE ENTRADA ENTRADAS ACTIVIDADES
RECEPTORES DE LAS
SALIDASSALIDAS
PROCESOS PROCEDENTES
Por ejemplo proveedores
internos y externos
clientes otras partes
interesadas
RECURSOS REQUISISTOS Por ejemplo
Recursos materiales
especificaciones legales
informacioacuten
PRODUCTOS O SERVICIOS
Informacioacuten
PROCESOS POSTERIORESPor ejemplo en clientes internos
o externos en otras partes interesadas
Posibles controles y puntos de control para hacer el
seguimiento del desempentildeo y medirlo
Punto de inicio Punto Final
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Ciclo de Mejora Continua aplicada a los procesos
PHVAAdoptar acciones para corregir
las posibles desviaciones o bien para mejorar los resultados
previstos inicialmente
ACTUAR
PLANIFICAR
VERIFICAR
Definir cuaacutel debe ser el resultado obtenido por el proceso y establecer las actividades recursos y
responsabilidades necesarias para lograrlo
Llevar a cabo las actividades planificadas en los teacuterminos
previstos
HACER
Tras la ejecucioacuten del proceso realizar el seguimiento y medicioacuten sobre los resultados
alcanzados y valorar su adecuacioacuten a los objetivos planificados
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Ciclo de Mejora Continua aplicada a la visioacuten global del sistema de gestioacuten de la calidad
Liderazgo
Apoyo y operaciones
Evaluacioacuten del
desempentildeo
Mejora
Planificacioacuten
ACTUAR
PLANIFICAR
VERIFICAR
HACER
Organizacioacuten y su contexto
Requisitos del cliente
Necesidades y expectativas de
las partes interesadas
Satisfaccioacuten del Cliente
Resultados del SGC
Productos y Servicios
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Principales ejes tras la modificacioacuten de la Norma ISO
Contexto de la organizacioacuten Partes Interesadas
Liderazgo
Enfoque a Procesos
Pensamiento basado en riesgos
Aplicabilidad a los servicios
Gestioacuten del Cambio
El conocimiento de la organizacioacuten
La comunicacioacuten
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Contexto de la organizacioacuten
Factores y condiciones internas y externas que pueden tener un efecto sobre la organizacioacuten respecto de sus productos y servicios
Factores positivos y negativos
CONTEXTO INTERNOCONTEXTO EXTERNO
ENTORNO LEGAL
ENTORNO TECNOLOacuteGICO
ENTORNO COMPETITIVO
ENTORNO CULTURAL
ENTORNO SOCIAL
ENTORNO ECONOacuteMICO
VALORES
CULTURA DE LA ORGANIZACIOacuteN
CONOCIMIENTO DE LA ORGANIZACIOacuteN
DESEMPENtildeO DE LA ORGANIZACIOacuteN
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Partes InteresadasPersona u organizacioacuten que puede afectar verse afectado o percibirse como persona afectada por una
decisioacuten o actividad
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Pensamiento basado en riesgos Gestionar los riesgos y oportunidades
RIESGO Efecto o influencias de la incertidumbre sobre la consecucioacuten de los resultados y la eficacia de un proceso
OPORTUNIDAD
El riesgo dificulta la oportunidad favorece la consecucioacuten de un determinado resultado
Identificacioacuten del riesgo
COM
UN
ICAC
IOacuteN
Y
CON
SULT
A
SEGU
IMIE
NTO
Y R
EVIS
IOacuteN
Apreciacioacuten del riesgo
Establecimiento del Contexto
PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RIESGO
Anaacutelisis del riesgo
Evaluacioacuten del riesgo
Tratamiento del Riesgo
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Incorporar el anaacutelisis de Contexto y la Gestioacuten de los riesgos y oportunidades en la evaluacioacuten y mejora del
desempentildeo
PROCESOCONTEXTO
PARTES INTERESADAS
Planificacioacuten del sistema de gestioacuten
Acciones
Riesgos y oportunidades
Acciones
Resultados
Mejora continua
Riesgos y oportunidades
Direccioacuten estrateacutegica
Riesgos y oportunidades
Acciones
PLANIFICACIOacuteN Y GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Comunicacioacuten
Determinar las comunicaciones internas y externas pertinentes al sistema de gestioacuten de la calidad
REQUISITOS
Queacute comunicar El contenido de la comunicacioacuten
Cuaacutendo comunicar El momento en el que comunicar
A quieacuten comunicar El destinatario de la comunicacioacuten
Coacutemo comunicar El meacutetodo o medio para la comunicacioacuten
Quieacuten comunica El responsable de la comunicacioacuten
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
III Aplicacioacuten en el Manual de Calidad del SIGC-SUA
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOCUMENTACIOacuteN DEL SIGC-SUA
Enlace a la web del SIGC-SUA
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
El manual de calidad es el documento que explica la estructura y el funcionamiento del Sistema Integrado de Gestioacuten de la Calidad de los
Servicios y Unidades Administrativas de la Universidad de Jaeacuten (SIGC-SUA)
Estructura del SIGC-SUA
Objeto y campo de aplicacioacuten del sistema de gestioacuten de la calidad
Contexto de la organizacioacuten universitaria
Necesidades y expectativas de las partes interesadas
Liderazgo Responsabilidades y participacioacuten
Sistema de procesos gestioacuten y prestacioacuten de servicios
Seguimiento medicioacuten anaacutelisis evaluacioacuten y mejora
Gestioacuten de riesgos y oportunidades
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Revisioacuten del Manual de Calidad
Realizacioacuten de las adaptaciones necesarias para el disentildeo implantacioacuten y documentacioacuten de los nuevos requisitos establecidos
en la norma UNE-EN ISO 90012015 permitiendo la certificacioacuten externa del SIGC-SUA en el ciclo 2017 tal como se establece en el Plan
Estrateacutegico de la Universidad de Jaeacuten y en la Poliacutetica de Calidad
La estrategia baacutesica para la certificacioacuten externa es demostrar que se han considerado los aspectos esenciales de los cambios en la Norma ISO que se ha procedido a su incorporacioacuten al SIGC-SUA y que en sucesivos ciclos perfeccionaremos la implantacioacuten
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
El Manual de Calidad se mantiene como guiacutea del SIGC-SUA Asiacute como la declaracioacuten de la poliacutetica de calidad y el establecimiento anual de los objetivos de calidad del SIGC-SUA
Procedimientos documentados procesos de apoyo especialmente el proceso Gestioacuten de Riesgos y oportunidades
SIGC-SUA
UNIVERSIDAD DE
JAEacuteN
PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS
PD06 GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Procedimiento documentado PD 06 Mayo de 2018 Versioacuten 01 Paacutegina 1
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA
UNIVERSIDAD DE JAEacuteN
PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO
GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
COacuteDIGO PD 06
FECHA 11-05-2018
REVISIOacuteN 01
UNIVERSIDAD DE JAEacuteN
Contexto interno-Externo de la Universidad
Sistema de gestioacuten de la calidad realizado por la Direccioacuten y el Comiteacute de Calidad en el anaacutelisis estrateacutegico
Sistema de procesos del SIGC-SUA realizado por los responsables de los procesos mediante la realizacioacuten de
anaacutelisis DAFO
Dos niveles
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS
PD06 GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Control de documentacioacuten
ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIOacuteN DEL PROCEDIMIENTO
PORTADA
CONTROL DE DOCUMENTACIOacuteN
HISTORIAL DE MODIFICACIONES
1- OBJETO Y CAMPO DE APLICACIOacuteN
2- REFERENCIAS
3- ANTECEDENTES Y DEFINICIONES
4- DESARROLLO
41 ALCANCE Y FINALIDAD
42 METODOLOGIacuteA
43 RESPONSABILIDADES
44 DETERMINACIOacuteN DEL CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO
45 DENTIFICACIOacuteN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES INTERESADAS Y SU ESPECIFICACIOacuteN EN REQUISITOS DE CALIDAD
46 GESTIOacuteN DE LOS RIESGOS Y OPORTUNIDADES
461 DETERMINAR CRITERIOS DE RIESGOS
462 IDENTIFICACIOacuteN DEL RIESGO
463 ANAacuteLISIS DEL RIESGO
464 TRATAMIENTO DEL RIESGO
465 RESULTADOS DE LA GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
466 EVALUACIOacuteN DE LAS ACCIONES
5- ANEXOS
FORMATOS
HISTORIAL DE MODIFICACIONES DE LA DOCUMENTACIOacuteN DEL PROCEDIMIENTO
1- OBJETO Y CAMPO DE APLICACIOacuteN
El procedimiento documentado PD06 tiene por objeto establecer el proceso a seguir en el SISTEMA INTEGRADO DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA UNIVERSIDAD DE JAEacuteN (SIGC-SUA) para la gestioacuten de riesgos y oportunidades como elemento integrado en el sistema de gestioacuten y de procesos y en las actividades de planificacioacuten
Este procedimiento de apoyo del SIGC-SUA se incluye en el marco de la adaptacioacuten a la Norma ISO 9001 2015 para incorporar en el enfoque a procesos el pensamiento basado en riesgos reforzando la naturaleza preventiva y la eficacia del sistema de calidad
2- REFERENCIAS
Para la elaboracioacuten de este procedimiento documentado se ha utilizado como referencia
middot La Norma UNE-EN-ISO-90012015 ldquoSistemas de Gestioacuten de la Calidad Requisitosrdquo Especialmente el Punto 81
middot La Norma ISO 310002009 Gestioacuten del riesgo Principios y directrices
middot El Manual de la Calidad del Sistema Integrado de Gestioacuten de la Calidad de los Servicios y Unidades Administrativas de la Universidad de Jaeacuten (SIGC-SUA)
middot El Manual de Procesos
middot El Manual de Procedimientos Documentados
middot Programa y orientaciones para la adaptacioacuten del SIGC-SUA a los Requisitos De La Norma UNE-EN ISO 90012015 Sistemas de Gestioacuten de la Calidad
Para los fines de este procedimiento documentado se aplican en lo que proceda los fundamentos los teacuterminos y las definiciones incluidos en la Norma ISO-90002015 ldquoSistemas de Gestioacuten de la Calidad Fundamentos y vocabulariordquo
3- ANTECEDENTES Y DEFINICIONES
La gestioacuten de riesgos y oportunidades se incorpora como un elemento necesario de entrada (planificacioacuten) y seguimiento (resultados) de los procesos del SIGC-SUA
El teacutermino riesgo hace referencia a los efectos que pueden ocasionar sobre los objetivos las incertidumbres siendo estas situaciones en las que falta de informacioacuten conocimiento y comprensioacuten de un suceso su probabilidad de que ocurra y las consecuencias
La gestioacuten del riesgo se refiere a las actividades coordinadas para dirigir y controlar una organizacioacuten en lo relativo al riesgo El proceso de gestioacuten del riesgo se refiere a la aplicacioacuten sistemaacutetica de poliacuteticas procedimientos y praacutecticas de gestioacuten a las actividades de comunicacioacuten consulta establecimiento del contexto e identificacioacuten anaacutelisis evaluacioacuten tratamiento seguimiento y revisioacuten del riesgo
4- DESARROLLO
41 ALCANCE Y FINALIDAD
El procedimiento documentado sobre la gestioacuten de riesgos se aplica transversalmente en todos los procesos del SIGC-SUA y forma parte de la poliacutetica de la planificacioacuten y la revisioacuten de la estrategia de los procesos y en la revisioacuten mejora y cambios del SIGC-SUA
Este procedimiento documentado establece
1 La metodologiacutea que se aplica para la gestioacuten de los riesgos y oportunidades
2 El proceso para realizar la gestioacuten de riesgos y oportunidades
3 El sistema de responsabilidades en la gestioacuten de riesgos y oportunidades
4 La documentacioacuten y formatos de los resultados de las actividades de la gestioacuten de riesgos y oportunidades asiacute como su inclusioacuten en la documentacioacuten del SIGC-SUA
Las finalidades de la gestioacuten de los riesgos y oportunidades al incluirlos en la planificacioacuten y procesos del SIGC-SUA son
1 Asegurar la consecucioacuten de resultados previstos del sistema de calidad
2 Aumentar los efectos deseados
3 Prevenir o reducir los efectos no deseados
4 Lograr la mejora
42 METODOLOGIacuteA
En el marco de la planificacioacuten y mejora del SIGC-SUA se realizaraacuten las siguientes actividades secuenciadas e interrelacionadas
1 Determinacioacuten del contexto interno y externo
2 Identificacioacuten de las necesidades y expectativas de las partes interesadas y su especificacioacuten en requisitos de calidad
3 Aplicar la gestioacuten de los riesgos y oportunidades
En el siguiente graacutefico se representa esta relacioacuten
43 RESPONSABILIDADES
Se aplica de acuerdo con el Manual de Calidad el siguiente sistema baacutesico de responsabilidades y participacioacuten
44 DETERMINACIOacuteN DEL CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO
Identificacioacuten de las cuestiones internas y externas que son pertinentes para el propoacutesito y la planificacioacuten del SIGC-SUA
Actividades Nivel procesos
1 Determinacioacuten factores internos y externos que influyen en el desarrollo y resultados de los procesos
2 Aplicar metodologiacutea DAFO estructurando la informacioacuten en
middot ANAacuteLISIS INTERNO DEBILIDADES (factores internos que pueden incidir negativamente) FORTALEZAS (factores internos que inciden positivamente)
middot ANAacuteLISIS EXTERNO AMENAZAS (factores externos que inciden negativamente) OPORTUNIDADES (factores externos que pueden incidir positivamente)
3 Trasladar al cuadro de informacioacuten sobre cuestiones externas e internas
4 Remisioacuten a Coordinacioacuten Teacutecnica a efectos de su inclusioacuten en la Documentacioacuten de Procesos tras su aprobacioacuten Anexo del Manual de Proceso
5 Aplicacioacuten
middot Proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
middot Entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades que se indica posteriormente
middot informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso
6 Revisioacuten En la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos
45 IDENTIFICACIOacuteN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES INTERESADAS Y SU ESPECIFICACIOacuteN EN REQUISITOS DE CALIDAD
Utilizar la informacioacuten actual del cuadro de grupos de intereacutesatributos de calidad de los manuales de proceso para identificar los requisitos de calidad que se incorporan a los procesos
1 IDENTIFICACIOacuteN DE PARTES INTERESADAS Cuadro de informacioacuten sobre las partes interesadas que se ven afectadas o interesadas por el proceso
2 REQUISITOS DE CALIDAD Identificacioacuten de las necesidades y expectativas de las partes interesadas en el proceso y coacutemo se da respuesta mediante la especificacioacuten de requisitos de calidad que se incluyen en el proceso (compromisos de calidad objetivos reglamentaciones especificaciones en la prestacioacuten de servicios etc)
3 Aplicacioacuten
middot Proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
middot Entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades que se indica posteriormente
middot informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso
4 Revisioacuten En la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos
46 GESTIOacuteN DE LOS RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Sistematizacioacuten de la gestioacuten de los riesgos y oportunidades en la gestioacuten de los procesos
Orientaciones Metodoloacutegicas Norma de apoyo UNE-ISO 31000 Gestioacuten del Riesgo Principios y Directrices
Fases
1 Determinar criterios de riesgos
2 Identificacioacuten del riesgo
3 Anaacutelisis del riesgo
4 Tratamiento del riesgo
5 Resultados de la gestioacuten de riesgos y oportunidades
6 Evaluacioacuten de las acciones
461 CRITERIOS DE RIESGOS
Establecer los criterios de riesgos teacuterminos que permiten evaluar la importancia de un riesgo Estos teacuterminos pueden determinarse en funcioacuten de objetivos los recursos disponibles los requisitos legales o especificaciones de prestacioacuten de servicios etc
462 IDENTIFICACIOacuteN DEL RIESGO
Establecer la relacioacuten de sucesos que podriacutean afectar negativamente o positivamente los objetivos y resultados del proceso
Se parte de la identificacioacuten realizada en el cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades Las causas se corresponden normalmente con el apartado ldquodetectadardquo (DAFO Requisitos de calidad de partes interesadas resultados de proceso)
463 ANAacuteLISIS DEL RIESGO
Valoracioacuten de los efectos y consecuencias del riesgo en los resultados del proceso asiacute como de la probabilidad de que se produzcan dichas consecuencias
En el cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades se anotan las causas y fuentes asiacute como los efectos o impactos se antildeade una valoracioacuten de la probabilidad Si combinamos los efectos con la probabilidad se determina el nivel de riesgo
Cada Unidades puede establecer el meacutetodo que estime apropiado para establecer el nivel de riesgo y puede expresarlo en teacuterminos cualitativos Ejemplo de un meacutetodo cuantitativo basada en escalas
464 TRATAMIENTO DEL RIESGO
Comparar el nivel del riesgo con los criterios que sobre los riesgos se hayan adoptado permitiendo asiacute considerar y priorizar el tratamiento que se ha de dar a los riesgos identificados
La finalidad uacuteltima de la apreciacioacuten del riesgo es determinar que riesgos para los resultados de los procesos no se consideran suficientemente controlados y exige un tratamiento
Orientacioacuten
465 RESULTADOS DE LA GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
El cuadro de riesgos y oportunidades permite identificar las acciones en los procesos del SIGC-SUA Una vez realizado se remite a Coordinacioacuten Teacutecnica a efectos de su inclusioacuten en la Documentacioacuten de Procesos tras su aprobacioacuten Anexo del Manual de Proceso
La revisioacuten de cuadro de riesgos y oportunidades se realiza en la revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos
Tabla Gestioacuten de riesgos y oportunidades
Ver en detalle en Anexo Formatos
[4] Accioacuten Estaacute referida a las opciones que identificamos y adoptamos para el tratamiento del riesgo o para aprovechar los efectos de las oportunidades sobre los resultados esperados
466 EVALUACIOacuteN DE LAS ACCIONES
Las acciones que identificamos y adoptamos para el tratamiento del riesgo o para aprovechar los efectos de las oportunidades sobre los resultados esperados y oportunidades que se identifiquen deben ser implantadas bien mediante modificaciones en el disentildeogestioacuten del proceso bien mediante la implantacioacuten de otras acciones de mejora
El seguimiento de las acciones se incorporaraacute en el proceso de revisioacuten y mejora incluyeacutendose en los informes anuales de proceso Se utilizaraacuten para la planificacioacuten de nuevas acciones de mejora
La identificacioacuten y gestioacuten de las acciones que se derivan de la evaluacioacuten de riesgos y oportunidades constituyen un elemento clave para la implementacioacuten de las mejoras de procesos y de los objetivos y acuerdos de la Revisioacuten y mejora del SIGC-SUA que realiza por ciclos anuales el Comiteacute de Calidad y la Direccioacuten
5- ANEXOS FORMATOS
FORMATO ANAacuteLISIS DE CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO DEL PROCESO
[COacuteDIGO DEL PROCESO CLAVE] [NOMBRE DEL PROCESO CLAVE]
Tabla Anaacutelisis del contexto interno y externo del proceso
Tabla Anaacutelisis del contexto interno y externo del proceso
FORMATO CUADRO DE COMPRENSIOacuteN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE PARTES INTERESADAS DEL PROCESO
[COacuteDIGO DEL PROCESO CLAVE] [NOMBRE DEL PROCESO CLAVE]
Tabla Necesidades y Expectativas Partes Interesadas
Tabla Necesidades y Expectativas Partes Interesadas
FORMATO ANAacuteLISIS DE GESTIOacuteN DE RIESGO Y OPORTUNIDADES
[COacuteDIGO DEL PROCESO CLAVE] [NOMBRE DEL PROCESO CLAVE]
Tabla Gestioacuten de riesgos y oportunidades
Tabla Gestioacuten de riesgos y oportunidades
[1] Resultado Esperado Esta referido al resultados final del proceso (la salida del proceso en teacuterminos del valor o servicio prestado) Se puede utilizar Un resultado procedente de la estrategia un compromiso de calidad publicado un requisito de calidad identificado el valor de un objetivo del indicador del proceso
[2] Detectado Esta referido a la fuente de la que se ha detectadoidentificadoasociado el riesgo o la oportunidad Puede provenir 1 Del anaacutelisis del contexto (DAFO) 2 Del anaacutelisis de las partes interesadas 3 Del anaacutelisis del proceso (desarrollo e interaccioacuten de actividades recursos y resultados)
[3] Efecto potencial Estaacute referido a la consecuencia que el riesgo o la oportunidad va a tener sobre el resultado esperado
PROPUESTAS DE ACCIONES DE MEJORA
Evaluacioacuten de las acciones
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA UNIVERSIDAD DE JAEacuteN13
13
13
PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO13
13
GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES13
13
13
COacuteDIGO PD 0613
FECHA 11-05-201813
REVISIOacuteN 0113
13
13
13
13
13
13
13
13
UNIVERSIDAD DE JAEacuteN13
13
13
13
Indicaremos Accioacuten de gestioacuten de riesgosoportunidades13
13
Indicaremos ademaacutes mecanismos para la evaluacioacuten13
13
En la previsioacuten de resultados haremos referencia al grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso13
13
Grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso en relacioacuten a la previsioacuten de resultados y a los indicadores que en su caso se hubieran establecido para el seguimiento13
13
13
lt Procedimiento documentado PD 06 Mayo de 2018 Versioacuten 01gtPaacutegina 1
lt Procedimiento documentado PD 06 Mayo de 2018 Versioacuten 01gtPaacutegina 2
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
Necesidades y Expectativas de las partes interesadas
Identificacioacuten a nivel de procesos
Entradas en el anaacutelisis de riesgos y
oportunidades
Anaacutelisis de resultados en el proceso de revisioacuten y mejora
anual del SIGC-SUA
Gestioacuten de riesgos y oportunidades
Metodologiacutea en el manual de calidad procedimientos
estrateacutegicos y procedimiento de apoyo
Aplicacioacuten operativa en los procesos claves (operativos)
Los resultados se incluyen en la documentacioacuten de los
procesos procediendo a su seguimiento y revisioacuten anual
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
Comunicacioacuten
Reforzar la comunicacioacuten externa a usuarios apoyaacutendose en los mecanismos actuales e incluidos en los procesos haciendo las referencias oportunas en las fichas del Plan de Comunicacioacuten del
SIGC-SUA
Plan de Comunicacioacuten del SIGC-SUA Metodologiacutea Plan de Comunicacioacuten
Ficha de acciones de comunicacioacuten
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
Seguimiento medicioacuten anaacutelisis y evaluacioacutenMetodologiacutea en Manual de CalidadGuiacutea del SIGC-SUA Procesos Estrateacutegicos
SEGUIMIENTO MEDICIOacuteN ANAacuteLISIS EVALUACIOacuteN Y MEJORA
PROCESOS PRESTACIOacuteN DE SERVICIOS
SEGUIMIENTO Y MEDICIOacuteN
AUDITORIacuteAS
INFORMACIOacuteN DEL ENTORNO
UNIVERSITARIO
ANAacuteLISIS DE DATOS
REVISIOacuteN POR LA DIRECCIOacuteN
OPO
RTU
NID
ADES
CAM
BIO
Y
DE M
EJO
RA
ACCIONES CORRECTIVASCONTEXTO INTERNO
CONTEXTO EXTERNO
ACCIONES RIESGOS Y OPORTUNIDADES
GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADESS
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
iquestDoacutende se puede consultar los informes finales de seguimiento y revisioacuten
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
IV Aplicacioacuten en la documentacioacuten de procesos de las Unidades
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
MAPA DE PROCESOS CLAVES INTERRELACIONADOS
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PROCESO PARA REALIZAR LOS CAMBIOS
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CUADRO RESUMEN DE LAS ACTIVIDADES A REALIZAR POR LAS UNIDADESAacuteREAS
ACTIVIDADES DE APLICACIOacuteN EN LOS PROCESOS PARA LA ADAPTACIOacuteN A LA NORMA ISO 9001 2015
1 Elaborar un cuadro de anaacutelisis de contexto interno y externo por procesos yo agrupacioacuten para su inclusioacuten como anexo en la documentacioacuten del
proceso
CONTEXTO
PARTES INTERESADAS 2 Revisar y completar Anexo VI (Atributos de Calidad) de la Documentacioacuten
de Procesos
CONTEXTO 3 Elaborar un cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades por procesos yo agrupacioacuten para su inclusioacuten como anexo en la documentacioacuten del proceso
COMUNICACIOacuteN 4 Reforzar la comunicacioacuten externa a usuarios apoyaacutendose en los mecanismos actuales e incluidos en los procesos haciendo las referencias oportunas en ellas fichas del Plan de Comunicacioacuten del SIGC-SUA
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CONTEXTO Factores internos y externos que influyen en el desarrollo y resultados de los procesos
FACTORES EXTERNOS Los que no dependen o no son controlados por la UnidadAacuterea Pueden
estar referidos a recursos u otras variables generales de la Universidad u otros factores externos del sistema universitario o entorno
FACTORES INTERNOS Los que dependen o son controlados por la UnidadAacuterea Fundamentalmente
sistemas de trabajo conocimientos capacidades valores y actitudes herramientas disponibles
QUEacute EXIGE ISO Identificacioacuten de factores de contexto y seguimiento y revisioacuten de esta Informacioacuten
IDENTIFICACIOacuteN DE FACTORES Cuadro de informacioacuten sobre cuestiones externas e internas
apropiadas a la misioacuten del proceso y en general al sistema de calidad y la estrategia o directrices de la
universidad que afectan al resultado esperado
SEGUIMIENTO Y REVISIOacuteN Sistematizacioacuten y periodizacioacuten de la revisioacuten de la informacioacuten del
contexto iquestCuaacutendo coacutemo y quieacuten revisa
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
COacuteMO LO HACEMOSMediante el anaacutelisis DAFO que permite alinearlo con el anaacutelisis general del SIGC-SUA
FACTORES INTERNOS
DEBILIDADES FORTALEZAS1-2-3-
1-2-3-
FACTORES EXTERNOS
AMENAZAS OPORTUNIDADES1-2-3-
1-2-3-
ANAacuteLISIS EXTERNO AMENAZAS (factores externos que inciden negativamente)
OPORTUNIDADES (factores externos que pueden incidir positivamente)
ANAacuteLISIS INTERNO DEBILIDADES (factores internos que pueden incidir negativamente) FORTALEZAS (factores internos que inciden
positivamente)
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PARA QUEacute LO HACEMOSPara disponer de informacioacuten necesaria en el proceso de planificacioacuten de la gestioacuten de los procesos y del sistema de calidad
Lo aplicamos en el proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
Lo aplicaremos tambieacuten como entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades
Las conclusiones del anaacutelisis y su aplicacioacuten se tendraacuten en cuenta si procede cuando se realice el Informe final de proceso
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VII ANAacuteLISIS DE
CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO DEL PROCESO
FACTORES INTERNOS
DEBILIDADES FORTALEZAS
1- No exclusividad y dedicacioacuten compartida por parte del personal teacutecnico responsable del proceso con otras tareas dentro del Servicio de Prevencioacuten lo que impide una mayor dedicacioacuten y atencioacuten del proceso
2 Desconocimiento del procedimiento por parte de los nuevos investigadoresproductores
1 Nueva herramienta informaacutetica en el Campus Virtual para la Gestioacuten de Residuos Peligrosos
2 Madurez del procedimiento del Gestioacuten de Residuos especialmente para el personal teacutecnico y productor de plantilla
3 Almaceacuten temporal de residuos peligrosos en ambos Campus
3 Disponibilidad y aacutegil procedimiento para la adquisicioacuten de contenedores para reponer por parte de los productores en el Almaceacuten del Campus Las Lagunillas
FACTORES EXTERNOS
AMENAZAS OPORTUNIDADES
1- Cambios normativos en materia medioambiental
2- Cambios en la documentacioacuten y procedimientos de las comunicaciones obligatorias a realizar ante las distintas entidades con competencias medioambientales
1- Alianza con Empresa concesionaria de la Gestioacuten medioambiental de gestioacuten de residuos peligrosos
2- Benchmarking con otras universidades espantildeolas
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PARTES INTERESADAS
Persona u organizacioacuten que puede afectar verse afectado o percibirse como persona afectada por una decisioacuten o actividad
En el SIGC-SUA lo identificamos a nivel de proceso como grupo de intereacutescliente usuario tal como estaacute identificado en el ANEXO VI ATRIBUTOS DE CALIDAD DEL
PROCESO de la documentacioacuten de los procesos claves
QUEacute EXIGE ISOIdentificacioacuten de las partes interesadas especificacioacuten de requisitos de calidad de eacutestas y seguimiento y revisioacuten de esta Informacioacuten
IDENTIFICACIOacuteN DE PARTES INTERESADAS Cuadro de informacioacuten sobre las partes interesadas que se ven afectadas o interesadas por el proceso
REQUISITOS DE CALIDAD Identificacioacuten de las necesidades y expectativas de las partes interesadas en el proceso y coacutemo se da respuesta mediante la especificacioacuten de requisitos de
calidad que se incluyen en el proceso
SEGUIMIENTO Y REVISIOacuteN Sistematizacioacuten y periodizacioacuten de la revisioacuten de la informacioacuten de las partes interesadas y sus requisitos de calidad iquestCuaacutendo coacutemo y quieacuten revisa
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
COacuteMO LO HACEMOS
Mediante la revisioacuten y ampliacioacuten del cuadro el ANEXO VI ATRIBUTOS DE CALIDAD DEL PROCESO de la documentacioacuten de los procesos claves SIGC-SUA
Grupo de intereacutesClientes
-Usuario
Fuentes de Informacioacuten
Necesidades y Expectativas (atributos de calidad)
Requisito de Calidad
INFORMACIOacuteN DE PARTIDA Utilizamos la informacioacuten de las tablas elaboradas en otros ciclos de gestioacuten analizamos su validez actual y en su caso modificamos especificamos o ampliamos
EXPECTATIVAS Y REQUISITOS Partimos de las necesidades expectativas y atributos de calidad por grupos de intereacutes ya identificados que mantenemos realizamos cambios o ampliamos tras la
revisioacuten Antildeadimos especificaciones en teacuterminos de requisitos de calidad (compromisos de calidad objetivos reglamentaciones especificaciones en la prestacioacuten de servicios etc)
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PARA QUEacute LO HACEMOSPara disponer de informacioacuten necesaria en el proceso de planificacioacuten de la gestioacuten de los procesos y del sistema de calidad
Lo aplicamos en el proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
Lo aplicaremos tambieacuten como entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades
Las conclusiones del anaacutelisis y su aplicacioacuten se tendraacuten en cuenta si procede cuando se realice el Informe final de proceso
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VI ATRIBUTOS DE
CALIDAD NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LOS GRUPOS DE INTERES REQUISITOS DE CALIDAD
Grupo de intereacutesClientes-Usuario
Fuentes de Informacioacuten
Necesidades y Expectativas (atributos de calidad)
Requisito de Calidad
1 El personal docente e investigador de la Universidad y centros adscritos y el personal docente e investigador visitante de otras universidades 2 El alumnado de la Universidad y centros adscritos y el alumnado en movilidad de otras universidades 3 El personal de administracioacuten y servicios 4 Losas egresadosas de la Universidad de Jaeacuten 5 El Personal colaborador o tutor externo a la Universidad de Jaeacuten
bull Encuestas de satisfaccioacuten bull Quejas Sugerencias felicitaciones bull Indicadores de proceso bull Benchmarking bull Comisioacuten de Biblioteca bull Servicio de Pregunta al Bibliotecario
Necesidad disponer de una coleccioacuten de recursos informativos que cubran las necesidades de informacioacuten de los usuarios Atributos bull Amabilidad en el trato al cliente-usuario bull Adecuacioacuten del tiempo empleado para la resolucioacuten de la demanda de la prestacioacuten del servicio bull Comunicacioacuten a los clientes-usuarios cuando se prestaraacute el servicio bull Adecuacioacuten de los horarios de atencioacuten o prestacioacuten del servicio a las necesidades que platean los clientes-usuarios bull Adecuacioacuten del servicio prestado a las necesidades y expectativas especiacuteficas comunicadas por los clientesusuarios bull Comodidad de las instalaciones climatizacioacuten limpieza dimensioacuten y mantenimiento de los espacios
bull Alcanzar el 85 de monografiacuteas nacionales recibidas en un maacuteximo de 30 diacuteas (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 85 de monografiacuteas extranjeras recibidas en un maacuteximo de 60 diacuteas (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 100 de ejecucioacuten del gasto en material bibliograacutefico del presupuesto de Biblioteca (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 100 de bibliografiacutea recomendada disponible en Biblioteca (1 2) bull Alcanzar el 100 de peticiones de compra de material bibliograacutefico por parte de los estudiantes adquiridas (2) bull Alcanzar el 65 de monografiacuteas en papel recibidas por compra catalogadas en un maacuteximo de 6 diacuteas (1 2 3 4 5)
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
RIESGO OPORTUNIDAD Efecto o influencias de la incertidumbre sobre la consecucioacuten de los resultados y la eficacia de un proceso
PARA QUEacute LO HACEMOSPara prevenir o reducir los efectos no deseados de los riesgos y aprovechar las oportunidades en el marco de la planificacioacuten de la gestioacuten de la calidad y los procesos
CUANDO LO HACEMOS En la planificacioacuten inicial de los procesos o en nuevas situaciones que requieran revisar los procesos
QUEacute EXIGE ISOPensamiento basado en riesgos como parte del enfoque a procesos queda incluido en los requisitos de la ISO para la gestioacuten de los procesos ldquoabordar los riesgos y oportunidadeshelliprdquo
REQUISITOS Planificar las acciones para abordar los riesgos y oportunidades
Integrar y aplicar las acciones en los procesos
Evaluar la eficacia de las acciones
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
COacuteMO LO HACEMOS Mediante la elaboracioacuten de un cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades asociados a los procesos
RESULTADO PROCESO
RIESGOSOPORTUNIDADES ACCIONES
[Resultado Esperado] [1]
1-Riesgo [se describiraacute el riesgo]
Detectado [2]
Efecto potencial [3]
2-
3-
1-Accioacuten [se describiraacute la accioacuten] [4]
2-
3-
[Resultado Esperado]
1-Oportunidad [se describiraacute la oportunidad]
Detectado
Efecto potencial
2-
3-
1-Accioacuten [se describiraacute la accioacuten]
2-
3-
[1] Resultado Esperado Esta referido al resultados final del proceso (la salida del proceso en teacuterminos del
valor o servicio prestado) Ejemplos compromiso de calidad un requisito
de calidad el valor objetivo del indicador del proceso
[Detectado Fuente de la que se ha detectadoidentificadoasociado el riesgo o la oportunidad Puede provenir 1 Del anaacutelisis del contexto (DAFO) 2 Del anaacutelisis de
las partes interesadas 3 Del anaacutelisis del proceso (desarrollo e interaccioacuten de actividades recursos y resultados)
Efecto potencial La consecuencia que el riesgo o la oportunidad van a tener sobre el resultado esperado
Accioacuten Las opciones que identificamos y adoptamos para el tratamiento del riesgo o
para aprovechas los efectos de las oportunidades sobre los resultados
esperados
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Identificacioacuten del riesgo
COM
UN
ICAC
IOacuteN
Y
CON
SULT
A
SEGU
IMIE
NTO
Y R
EVIS
IOacuteN
Apreciacioacuten del riesgo
Establecimiento del Contexto
PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RIESGO
Anaacutelisis del riesgo
Evaluacioacuten del riesgo
Tratamiento del Riesgo
IDENTIFICACIOacuteN DEL RIESGO Relacioacuten de sucesos que podriacutean afectar negativamente o positivamente los objetivos y resultados del
proceso
criterios de riesgos teacuterminos que permiten evaluar la
importancia de un riesgo
ANAacuteLISIS DEL RIESGO
Valoracioacuten de los efectos y
consecuencias del riesgo en los
resultados del proceso asiacute como de la probabilidad
de que se produzcan dichas consecuencias
EVALUACIOacuteN DEL RIESGO
Implica comparar el nivel del riesgo con los criterios
que sobre los riesgos se hayan
adoptado permitiendo asiacute
considerar y priorizar el
tratamiento que se ha de dar a los
riesgos identificados
TRATAMIENTO DEL RIESGO Es la seleccioacuten y la implementacioacuten de una o varias opciones (acciones) para modificar los riesgos
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Las acciones que se identifiquen en la gestioacuten de los riesgos y oportunidades deben ser implantadas bien mediante modificaciones en el disentildeogestioacuten del proceso bien mediante la implantacioacuten de otras acciones de mejora
Unidad Antildeo
Procesos
Descripcioacuten de la mejora
Causa para su implantacioacuten
Objetivos de la mejora
Recursos previstos
Responsables de implantacioacuten
Previsioacuten de Resultados
Grado de prioridad AltaMediaBaja (seguacuten proceda)
Indicaremos Accioacuten de gestioacuten de riesgosoportunidades
Indicaremos ademaacutes mecanismos para la evaluacioacuten
En la previsioacuten de resultados haremos referencia al grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso
Desarrollo temporal Inicio
Finalizacioacuten
Descripcioacuten de resultados obtenidos
Grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso en relacioacuten a la previsioacuten de resultados y a los indicadores que en
su caso se hubieran establecido para el seguimiento
PROPUESTAS DE ACCIONES DE MEJORA
ANAacuteLISIS DE LAS MEJORAS
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VIII ANAacuteLISIS DE
GESTIOacuteN DE RIESGO Y OPORTUNIDADESRESULTADO
PROCESO RIESGOSOPORTUNIDADES ACCIONES
Rapidez en la ejecucioacuten del mantenimiento El 85 de las incidencias se reparan en 5 diacuteas
1-Riesgo Falta de disponibilidad de recursos humanos (internos y externos) para atender las incidencias
Detectado DAFO Debilidad D2
Efecto potencial La falta de personal teacutecnico para atender las averiacuteas puede afectar al desempentildeo de las actividades universitarias y en elementos criacuteticos incrementar los dantildeos en los activos
1 Accioacuten Establecer criterios de criticidad de la incidencia
2 Accioacuten Adaptar aplicativo software para incluir criticidad
3 Accioacuten Modificacioacuten del proceso para incluir criticidad
4 Accioacuten Anaacutelisis de incidencias resueltas una vez implantadas las acciones anteriores seguacuten criticidad
Modificar las consecuencias
Rapidez en la ejecucioacuten del mantenimiento El 85 de las incidencias se reparan en 5 diacuteas
2-Riesgo Falta de disponibilidad de recursos materiales para atender las incidencias
Detectado DAFO Debilidad D2
Efecto potencial La falta de repuestos y fungibles para atender las averiacuteas puede imposibilitar la reparacioacuten con la celeridad requerida afectando al desempentildeo de las actividades universitarias
1 Accioacuten Disponer de un sistema de gestioacuten de stock de repuestos
Modificar las consecuencias
Criterios de sostenibilidad en la gestioacuten del mantenimiento
3- Riesgo Incumplimiento del Plan Estrateacutegico respecto a los criterios de sostenibilidad seguridad y PRL en el mantenimiento de las infraestructuras de los Campus
Detectado DAFO Debilidad D1
Efecto potencial No conformidad al SIGC-SUA asociado a requisitos de calidad
1 Accioacuten Establecimiento de criterios de sostenibilidad seguridad y PRL en la gestioacuten del mantenimiento
Eliminar la fuente del riesgo
Optimizar la disponibilidad de las instalaciones y equipos
4- Riesgo Interrupcioacuten del suministro eleacutectrico
Detectado Anaacutelisis de causa-efecto
Efecto potencial Dantildeos en elementos criacuteticos de las instalaciones de la UJA
1 Accioacuten Programa para garantizar el suministro eleacutectrico complementario en los edificios de la UJA
Modificar las consecuencias
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
GRACIAS POR SU ATENCIOacuteN
Desarrollo temporal | Inicio | Finalizacioacuten | |||||||
Descripcioacuten de resultados obtenidos |
Unidad | Antildeo | ||||||
Procesos | |||||||
Descripcioacuten de la mejora | |||||||
Causa para su implantacioacuten | |||||||
Objetivos de la mejora | |||||||
Recursos previstos | |||||||
Responsables de implantacioacuten | |||||||
Previsioacuten de Resultados | |||||||
Grado de prioridad | AltaMediaBaja (seguacuten proceda) |
RESULTADO PROCESO | RIESGOSOPORTUNIDADES | ACCIONES | |||
[Resultado Esperado] [1] | 1- Riesgo [se describiraacute el riesgo] Detectado [2] Efecto potencial [3] 2- 3- | 1- Accioacuten [se describiraacute la accioacuten] [4] 2- 3- | |||
[Resultado Esperado] | 1- Oportunidad [se describiraacute la oportunidad] Detectado Efecto potencial 2- 3- | 1- Accioacuten [se describiraacute la accioacuten] 2- 3- |
Proceso | Instruccioacuten Se indicaraacute con la codificacioacuten y el nombre del aacutembito del proceso sobre el que se realiza el cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades Puede ser para todo el proceso clave o para procesos desagregados Puede elaborarse en comuacuten para todo el proceso clave e indicar lo especiacutefico para los procesos desagregados Las distintas unidades del proceso pueden decidir elaborarlo de forma conjunta si entiende que hay similitud | ||
Servicio prestado | Instruccioacuten Se indicaraacute de acuerdo con la tabla de relacioacuten de procesosservicios del alcance del SIGC-SUA que estaacute publicado en el Manual de Calidad | ||
Unidades | Instruccioacuten Se indicaraacute la Unidades que lo elaboran | ||
Fecha | Instruccioacuten Se indicaraacute la fecha formal de su enviacuteo para publicacioacuten | ||
Responsables | Instruccioacuten Se especificaraacute la responsabilidad de la elaboracioacuten Puede ser el nombre y puesto de las personas que intervienen o la denominacioacuten del grupo de trabajo o equipo de calidad que lo ha elaborado Si el equipo es inter-procesosunidades se indicaraacute | ||
Seguimiento y revisioacuten | Instruccioacuten Se indicaraacute cuaacutendo se utiliza y se revisa y para que se utiliza podriacutea ser a modo de ejemplo en la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos |
Grupo de intereacutesClientes-Usuario | Fuentes de Informacioacuten | Necesidades y Expectativas (atributos de calidad) | Requisito de Calidad | ||||
Proceso | Instruccioacuten Se indicaraacute con la codificacioacuten y el nombre del aacutembito del proceso sobre el que se realiza el cuadro de partes interesadas Puede ser para todo el proceso clave o para procesos desagregados Puede elaborarse en comuacuten para todo el proceso clave e indicar lo especiacutefico para los procesos desagregados Las distintas unidades del proceso pueden decidir elaborarlo de forma conjunta si entiende que hay similitud | ||
Servicio prestado | Instruccioacuten Se indicaraacute de acuerdo con la tabla de relacioacuten de procesosservicios del alcance del SIGC-SUA que estaacute publicado en el Manual de Calidad | ||
Unidades | Instruccioacuten Se indicaraacute la Unidades que lo elaboran | ||
Fecha | Instruccioacuten Se indicaraacute la fecha formal de su enviacuteo para publicacioacuten | ||
Responsables | Instruccioacuten Se especificaraacute la responsabilidad de la elaboracioacuten Puede ser el nombre y puesto de las personas que intervienen o la denominacioacuten del grupo de trabajo o equipo de calidad que lo ha elaborado Si el equipo es inter-procesosunidades se indicaraacute | ||
Seguimiento y revisioacuten | Instruccioacuten Se indicaraacute cuaacutendo se utiliza y se revisa y para queacute se utiliza podriacutea ser a modo de ejemplo en la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos |
FACTORES INTERNOS | DEBILIDADES | FORTALEZAS | |||
1- 2- 3- | 1- 2- 3- | ||||
FACTORES EXTERNOS | AMENAZAS | OPORTUNIDADES | |||
1- 2- 3- | 1- 2- 3- |
Proceso | Instruccioacuten Se indicaraacute con la codificacioacuten y el nombre del aacutembito del proceso sobre el que se realiza el cuadro de contexto Puede ser para todo el proceso clave o para procesos desagregados Puede elaborarse en comuacuten para todo el proceso clave e indicar lo especiacutefico para los procesos desagregados Las distintas unidades del proceso pueden decidir elaborarlo de forma conjunta si entiende que hay similitud | ||
Servicio prestado | Instruccioacuten Se indicaraacute de acuerdo con la tabla de relacioacuten de procesosservicios del alcance del SIGC-SUA que estaacute publicado en el Manual de Calidad | ||
Unidades | Instruccioacuten Se indicaraacute la Unidades que lo elaboran | ||
Fecha | Instruccioacuten Se indicaraacute la fecha formal de su enviacuteo para publicacioacuten | ||
Responsables | Instruccioacuten Se especificaraacute la responsabilidad de la elaboracioacuten Puede ser el nombre y puesto de las personas que intervienen o la denominacioacuten del grupo de trabajo o equipo de calidad que lo ha elaborado Si el equipo es inter-procesosunidades se indicaraacute | ||
Seguimiento y revisioacuten | Instruccioacuten Se indicaraacute cuaacutendo se utiliza y se revisa y para queacute se utiliza podriacutea ser a modo de ejemplo en la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos |
RESULTADO PROCESO | RIESGOSOPORTUNIDADES | ACCIONES | |||
[Resultado Esperado] [1] | 1- Riesgo Detectado Efecto potencial | 1- Accioacuten | |||
[Resultado Esperado] | 1- Oportunidad Detectado Efecto potencial | 1- Accioacuten |
ACCIONES POSIBLES | |||
Evitar el riesgo | Eliminar la actividad que se ve afectada o causa el riesgo | ||
Aceptar el riesgo | Cuando es posible que genere una oportunidad | ||
Eliminar la fuente del riesgo | Actuar para eliminar la causa que da lugar al riesgo (efecto no deseado) | ||
Modificar la probabilidad | Atenuar la posibilidad o concurrencia del riesgo | ||
Modificar las consecuencias | Atenuar el impacto o efectos del riesgo | ||
Compartir el riesgo | Compartir o transferir el riesgo con otras partes | ||
Mantener el riesgo | Cuando es asumible o su tratamiento es desproporcionado siempre que sea posible asumirlo y controlarlo |
RIESGO | VALORACIOacuteN EFECTOIMPACTO [EI] | VALORACIOacuteN PROBABILIDAD [P] | Nivel Riego | ||||
-Riesgo Detectado Efecto potencial | ESCALA 1-5 1-Insignificante 2- Miacutenimo 3-Moderado 4-Considerable 5-Grave | ESCALA 1-5 1-Excepcional 2- Poco probable 3-Problable 4-Muy probable 5-Seguro | Caacutelculo [EI][P] ESCALA A-B-C-D D Aceptar riesgo [lt 5] C Aceptar riesgo con controles [6-1] B Riesgo no deseable [9-14] A Riesgo inaceptable [=gt15] |
Actividad | Responsable | ||
Elaboracioacuten del cuadro de anaacutelisis de contexto interno y externo por procesos del cuadro necesidades y expectativas de las partes interesadas y requisitos de calidad del cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades Nivel procesos claves | Equipo de Procesos Responsables de Unidades | ||
Elaboracioacuten seguacuten proceda del cuadro de anaacutelisis de contexto interno y externo por procesos del cuadro necesidades y expectativas de las partes interesadas y requisitos de calidad del cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades Nivel procesos Estrateacutegicos | Responsable de Calidad Coordinacioacuten Teacutecnica del SIGC-SUA | ||
Aprobacioacuten de la documentacioacuten a incluir en la documentacioacuten del proceso | Responsable de Calidad Gerente seguacuten proceda | ||
Inclusioacuten como anexo en la documentacioacuten del proceso | Coordinacioacuten Teacutecnica del SIGC-SUA | ||
Realizacioacuten de seguimiento y revisioacuten Nivel de proceso claves | Equipo de Procesos Responsables de Unidades | ||
Realizacioacuten de seguimiento y revisioacuten Nivel procesos Estrateacutegicos | Responsable de Calidad Coordinacioacuten Teacutecnica del SIGC-SUA | ||
Realizacioacuten de seguimiento y revisioacuten Nivel SIGC-SUA | Consejo de Direccioacuten comiteacute de Calidad |
VERSIOacuteN | FECHA DE VIGENCIA | APARTADO MODIFICADO | MODIFICACIOacuteN REALIZADA | ||||
1 | 14-05-2018 | Creacioacuten del Documento | |||||
Edicioacuten | Nordm | 01 | Fecha de entrada en vigor | 14-05-2018 |
Elaborado por | Revisado por | Aprobado por | |||||||||
Gerencia con Coordinacioacuten Teacutecnica del Servicio de Planificacioacuten y Evaluacioacuten | Vicerrectorado Responsable de la Calidad | Consejo de Direccioacuten | |||||||||
Nombre | Nombre | Nombre | |||||||||
Nicolaacutes Ruiz Reyes | Julio Terrados Cepeda | Juan Goacutemez Ortega | |||||||||
Cargo | Cargo | Cargo | |||||||||
Gerente | Vicerrector | Rector | |||||||||
Fecha | Fecha | Fecha | |||||||||
11052018 | 11052018 | 11052018 | |||||||||
Firma | Firma | Firma | |||||||||
SIGC-SUA | UNIVERSIDAD DE JAEacuteN | PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS | |||||
PD06 GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES |
SIGC-SUA | UNIVERSIDAD DE JAEacuteN | PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS | |||||
PD06 GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES |
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
I CONTEXTO DEL SIGC-SUA
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CONTEXTO iquestPor queacute hablamos de calidad
UNIVERSIDADES
FUNCIONES SOCIALES DE
LA EDUCACIOacuteN SUPERIOR
FUNCIONES COLECTIVAS
DE LA EDUCACIOacuteN SUPERIOR
SISTEMA UNIVERSITARIO
MARCO JURIacuteDICO
MARCO ESTRATEacuteGICO
SISTEMA FINANCIERO
La calidad universitaria se ha convertido en el paradigma de lo que la sociedad espera
de las UniversidadesMejorar la calidad ha de ser un
objetivo permanente en la definicioacuten de poliacuteticas y estrategias que han de
abarcar a todas las aacutereas de la actividad universitaria incluyendo la
Gestioacuten y los Servicios para conseguir mayores niveles de
excelencia
IMPLANTAR LA CULTURA DE LA EXCELENCIA
iquestOPCIOacuteN - OBLIGACIOacuteN
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CALIDADEXCELENCIA
Calidad formal Garantiacutea de procesos
Herramientas y procesos para definir
medir evaluar asegurar y mejorar la
calidad
Nivel individual Compromiso personal para
trabajar por la calidad
Nivel colectivo fomento de aptitudes personales y
conciencia de apoyo a la calidad
CO
MU
NIC
ACIOacute
NELEMENTO ESTRUCTURAL
ELEMENTO CULTURAL
PAR
TIC
IPA
CIOacute
N
CO
NFI
ANZA
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
iquestQueacute significa implantar una cultura de gestioacuten excelente
PROMOCIONAR LA MEJORA CONTINUA
LOGRAR LA SATISFACCIOacuteN
GRUPOS DE INTERES
Desafiar la situacioacuten actual y hacer realidad el cambio
CULTURA DE GESTIOacuteN
Compartir valores creencias expectativas y el compromiso hacia la calidad
Gestionar con procesos bien definidos que mejoren la calidad
Gestioacuten orientada a lograr y mantener niveles de resultados equilibrados
hellipque satisfacen o exceden las expectativas de todos los grupos de intereacutes
Excelencia
iquestQueacute significa Excelencia
COMPROMISO POR LA
CALIDAD
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
La Misioacuten
La Universidad de Jaeacuten es una institucioacuten puacuteblica deeducacioacuten superior un bien cultural con rasgossingulares y alto grado de compromiso social quemediante la mejora continua de la docenciainvestigacioacuten transmisioacuten de la cultura ytransferencia del conocimiento tiene por finalidadcontribuir al progreso de la sociedad y al desarrollosostenible de su entorno
Consolida la cultura de la calidad como un mecanismo clave de progreso de la institucioacuten
La Visioacuten
Los Valores Cultura organizativa basada en la planificacioacuten evaluacioacuten mejora continua y rendicioacuten de cuentas interna y externa
iquestPor queacute implantamos sistemas de gestioacuten de la calidad
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PLAN DE MEJORA Y CALIDAD DE LOS SERVICIOS COMPLEMENTO PRODUCTIVIDAD Junta Andaluciacutea
2007-2011 Complemento de Productividad para la Mejora y Calidad de los Servicios que presta el PAS de las Universidades
Puacuteblicas de Andaluciacutea
iquestPor queacute implantamos sistemas de gestioacuten de la calidad
Consolidar la gestioacuten por procesos y el sistema de mejora continua OPCIOacuteN Certificacioacuten UNE-EN-ISO-90012008 Foco en la normalizacioacuten y estandarizacioacuten de procesos para garantizar un determinado nivel de calidad del servicio que las Unidades gestionan y prestan
DECISIONES EFQM
CERTIFICACIOacuteN RECONOCIMIENTO
ISO
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Para alcanzar el eacutexito las organizaciones necesitan implantarsistemas de gestioacuten
Identificar entender y gestionar los procesos interrelacionadoscomo un sistema contribuye a la eficacia y eficiencia de unaorganizacioacuten en el logro de sus objetivos
Sistema de Gestioacuten Sistema (conjuntos de elementos mutuamenteinterrelacionados o que interactuacutean) para establecer la poliacutetica y losobjetivos y para lograr dichos objetivos
Las Universidades como cualquier organizacioacuten realizan actividades gestionantienen resultados Pero iquestlos resultados responde a una planificacioacuten previa
iquestEn queacute medida controlamos o aseguramos las actividades para conseguir losresultados deseados
SIST
EMAS
DE
GES
TIOacute
N
No es un fin es una herramienta
GES
TIOacute
N D
E R
ESU
LTAD
OS
iquestPara queacute sirve un sistema de gestioacuten de la calidad
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS Y UNIDADES DE LA UJA (SIGC-SUA)
El SIGC-SUA despliega la decisioacuten estrateacutegica de la Universidad de Jaeacuten de adoptar sistemas de gestioacuten de la calidad en los Servicios y Unidades Administrativas
UNE-EN-ISO-90012015 ldquoSistemas de Gestioacuten de la Calidad Requisitosrdquo
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
UNIVERSIDAD DE JAEacuteN
SISTEMA DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD DE LOS
SERVICIOS Y UNIDADES
ADMINISTRATIVAS
PRESERVACIOacuteN Y TRANSMISIOacuteN CRIacuteTICA DE CONOCIMIENTOS
PROCESOS DE APOYO
PR
OC
ES
OS
CLA
VE
S DOCENCIA
PROCESOS ESTRATEacuteGICOS
FUNCIONES SOCIALES DE LA EDUCACIOacuteN SUPERIOR
FUNCIONES COLECTIVAS DE LA
EDUCACIOacuteN SUPERIOR
INVESTIGACIOacuteNAUMENTO Y PRODUCCIOacuteN DE NUEVOS CONOCIMIENTOS
VALIDACIOacuteN Y DIFUSIOacuteN DE LOS NUEVOS CONOCIMIENTOS
TRANSFERENCIA
EXTENSIOacuteN
GESTIOacuteN DE LA RESPONSABILIDAD SOCIAL
RE
SU
LTAD
OS
UNIVERSIDAD Y ENTORNO SOCIAL
GRUPOS DE INTEREacuteS
REQUISITOS
GRUPOS DE INTEREacuteS
SATISFACCIOacuteNISO 90012015
INTEGRACIOacuteN DEL SIGC-SUA
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
II Cambios en la Norma ISO 90012015
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Aspectos esenciales de un Sistema de Gestioacuten de la Calidad (ISO)
ENFOQUE A PROCESOS
ENFOQUE MEJORA CONTINUA
BENEFICIOS
PROPORCIONAR PRODUCTOS Y SERVICIOS QUE SATISFAGAN LOS REQUISITOS DE LOS CLIENTES Y LOS LEGALES APLICABLES
FACILITAR OPORTUNIDADES DE AUMENTAR LA SATISFACCIOacuteN DE LOS CLIENTES
CAPACIDAD DE DEMOSTRAR LA CONFORMIDAD CON LOS REQUISITOS DEL SISTEMA DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD ESPECIFICADOS
ASEGURAR EL EacuteXITO DE LA ORGANIZACIOacuteN MEDIANTE UN ENFOQUE CONTINUO HACIA LA MEJORA (MANTENER O INCREMENTAR LOS NIVELES DE DESEMPENtildeO)
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Enfoque a ProcesosEl enfoque a procesos implica la definicioacuten y gestioacuten sistemaacutetica de los procesos y sus interacciones con el fin de alcanzar los resultados previstos aplicando el ciclo PHVA (mejora continua)
FUENTE DE ENTRADA ENTRADAS ACTIVIDADES
RECEPTORES DE LAS
SALIDASSALIDAS
PROCESOS PROCEDENTES
Por ejemplo proveedores
internos y externos
clientes otras partes
interesadas
RECURSOS REQUISISTOS Por ejemplo
Recursos materiales
especificaciones legales
informacioacuten
PRODUCTOS O SERVICIOS
Informacioacuten
PROCESOS POSTERIORESPor ejemplo en clientes internos
o externos en otras partes interesadas
Posibles controles y puntos de control para hacer el
seguimiento del desempentildeo y medirlo
Punto de inicio Punto Final
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Ciclo de Mejora Continua aplicada a los procesos
PHVAAdoptar acciones para corregir
las posibles desviaciones o bien para mejorar los resultados
previstos inicialmente
ACTUAR
PLANIFICAR
VERIFICAR
Definir cuaacutel debe ser el resultado obtenido por el proceso y establecer las actividades recursos y
responsabilidades necesarias para lograrlo
Llevar a cabo las actividades planificadas en los teacuterminos
previstos
HACER
Tras la ejecucioacuten del proceso realizar el seguimiento y medicioacuten sobre los resultados
alcanzados y valorar su adecuacioacuten a los objetivos planificados
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Ciclo de Mejora Continua aplicada a la visioacuten global del sistema de gestioacuten de la calidad
Liderazgo
Apoyo y operaciones
Evaluacioacuten del
desempentildeo
Mejora
Planificacioacuten
ACTUAR
PLANIFICAR
VERIFICAR
HACER
Organizacioacuten y su contexto
Requisitos del cliente
Necesidades y expectativas de
las partes interesadas
Satisfaccioacuten del Cliente
Resultados del SGC
Productos y Servicios
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Principales ejes tras la modificacioacuten de la Norma ISO
Contexto de la organizacioacuten Partes Interesadas
Liderazgo
Enfoque a Procesos
Pensamiento basado en riesgos
Aplicabilidad a los servicios
Gestioacuten del Cambio
El conocimiento de la organizacioacuten
La comunicacioacuten
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Contexto de la organizacioacuten
Factores y condiciones internas y externas que pueden tener un efecto sobre la organizacioacuten respecto de sus productos y servicios
Factores positivos y negativos
CONTEXTO INTERNOCONTEXTO EXTERNO
ENTORNO LEGAL
ENTORNO TECNOLOacuteGICO
ENTORNO COMPETITIVO
ENTORNO CULTURAL
ENTORNO SOCIAL
ENTORNO ECONOacuteMICO
VALORES
CULTURA DE LA ORGANIZACIOacuteN
CONOCIMIENTO DE LA ORGANIZACIOacuteN
DESEMPENtildeO DE LA ORGANIZACIOacuteN
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Partes InteresadasPersona u organizacioacuten que puede afectar verse afectado o percibirse como persona afectada por una
decisioacuten o actividad
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Pensamiento basado en riesgos Gestionar los riesgos y oportunidades
RIESGO Efecto o influencias de la incertidumbre sobre la consecucioacuten de los resultados y la eficacia de un proceso
OPORTUNIDAD
El riesgo dificulta la oportunidad favorece la consecucioacuten de un determinado resultado
Identificacioacuten del riesgo
COM
UN
ICAC
IOacuteN
Y
CON
SULT
A
SEGU
IMIE
NTO
Y R
EVIS
IOacuteN
Apreciacioacuten del riesgo
Establecimiento del Contexto
PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RIESGO
Anaacutelisis del riesgo
Evaluacioacuten del riesgo
Tratamiento del Riesgo
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Incorporar el anaacutelisis de Contexto y la Gestioacuten de los riesgos y oportunidades en la evaluacioacuten y mejora del
desempentildeo
PROCESOCONTEXTO
PARTES INTERESADAS
Planificacioacuten del sistema de gestioacuten
Acciones
Riesgos y oportunidades
Acciones
Resultados
Mejora continua
Riesgos y oportunidades
Direccioacuten estrateacutegica
Riesgos y oportunidades
Acciones
PLANIFICACIOacuteN Y GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Comunicacioacuten
Determinar las comunicaciones internas y externas pertinentes al sistema de gestioacuten de la calidad
REQUISITOS
Queacute comunicar El contenido de la comunicacioacuten
Cuaacutendo comunicar El momento en el que comunicar
A quieacuten comunicar El destinatario de la comunicacioacuten
Coacutemo comunicar El meacutetodo o medio para la comunicacioacuten
Quieacuten comunica El responsable de la comunicacioacuten
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
III Aplicacioacuten en el Manual de Calidad del SIGC-SUA
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOCUMENTACIOacuteN DEL SIGC-SUA
Enlace a la web del SIGC-SUA
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
El manual de calidad es el documento que explica la estructura y el funcionamiento del Sistema Integrado de Gestioacuten de la Calidad de los
Servicios y Unidades Administrativas de la Universidad de Jaeacuten (SIGC-SUA)
Estructura del SIGC-SUA
Objeto y campo de aplicacioacuten del sistema de gestioacuten de la calidad
Contexto de la organizacioacuten universitaria
Necesidades y expectativas de las partes interesadas
Liderazgo Responsabilidades y participacioacuten
Sistema de procesos gestioacuten y prestacioacuten de servicios
Seguimiento medicioacuten anaacutelisis evaluacioacuten y mejora
Gestioacuten de riesgos y oportunidades
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Revisioacuten del Manual de Calidad
Realizacioacuten de las adaptaciones necesarias para el disentildeo implantacioacuten y documentacioacuten de los nuevos requisitos establecidos
en la norma UNE-EN ISO 90012015 permitiendo la certificacioacuten externa del SIGC-SUA en el ciclo 2017 tal como se establece en el Plan
Estrateacutegico de la Universidad de Jaeacuten y en la Poliacutetica de Calidad
La estrategia baacutesica para la certificacioacuten externa es demostrar que se han considerado los aspectos esenciales de los cambios en la Norma ISO que se ha procedido a su incorporacioacuten al SIGC-SUA y que en sucesivos ciclos perfeccionaremos la implantacioacuten
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
El Manual de Calidad se mantiene como guiacutea del SIGC-SUA Asiacute como la declaracioacuten de la poliacutetica de calidad y el establecimiento anual de los objetivos de calidad del SIGC-SUA
Procedimientos documentados procesos de apoyo especialmente el proceso Gestioacuten de Riesgos y oportunidades
SIGC-SUA
UNIVERSIDAD DE
JAEacuteN
PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS
PD06 GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Procedimiento documentado PD 06 Mayo de 2018 Versioacuten 01 Paacutegina 1
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA
UNIVERSIDAD DE JAEacuteN
PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO
GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
COacuteDIGO PD 06
FECHA 11-05-2018
REVISIOacuteN 01
UNIVERSIDAD DE JAEacuteN
Contexto interno-Externo de la Universidad
Sistema de gestioacuten de la calidad realizado por la Direccioacuten y el Comiteacute de Calidad en el anaacutelisis estrateacutegico
Sistema de procesos del SIGC-SUA realizado por los responsables de los procesos mediante la realizacioacuten de
anaacutelisis DAFO
Dos niveles
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS
PD06 GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Control de documentacioacuten
ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIOacuteN DEL PROCEDIMIENTO
PORTADA
CONTROL DE DOCUMENTACIOacuteN
HISTORIAL DE MODIFICACIONES
1- OBJETO Y CAMPO DE APLICACIOacuteN
2- REFERENCIAS
3- ANTECEDENTES Y DEFINICIONES
4- DESARROLLO
41 ALCANCE Y FINALIDAD
42 METODOLOGIacuteA
43 RESPONSABILIDADES
44 DETERMINACIOacuteN DEL CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO
45 DENTIFICACIOacuteN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES INTERESADAS Y SU ESPECIFICACIOacuteN EN REQUISITOS DE CALIDAD
46 GESTIOacuteN DE LOS RIESGOS Y OPORTUNIDADES
461 DETERMINAR CRITERIOS DE RIESGOS
462 IDENTIFICACIOacuteN DEL RIESGO
463 ANAacuteLISIS DEL RIESGO
464 TRATAMIENTO DEL RIESGO
465 RESULTADOS DE LA GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
466 EVALUACIOacuteN DE LAS ACCIONES
5- ANEXOS
FORMATOS
HISTORIAL DE MODIFICACIONES DE LA DOCUMENTACIOacuteN DEL PROCEDIMIENTO
1- OBJETO Y CAMPO DE APLICACIOacuteN
El procedimiento documentado PD06 tiene por objeto establecer el proceso a seguir en el SISTEMA INTEGRADO DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA UNIVERSIDAD DE JAEacuteN (SIGC-SUA) para la gestioacuten de riesgos y oportunidades como elemento integrado en el sistema de gestioacuten y de procesos y en las actividades de planificacioacuten
Este procedimiento de apoyo del SIGC-SUA se incluye en el marco de la adaptacioacuten a la Norma ISO 9001 2015 para incorporar en el enfoque a procesos el pensamiento basado en riesgos reforzando la naturaleza preventiva y la eficacia del sistema de calidad
2- REFERENCIAS
Para la elaboracioacuten de este procedimiento documentado se ha utilizado como referencia
middot La Norma UNE-EN-ISO-90012015 ldquoSistemas de Gestioacuten de la Calidad Requisitosrdquo Especialmente el Punto 81
middot La Norma ISO 310002009 Gestioacuten del riesgo Principios y directrices
middot El Manual de la Calidad del Sistema Integrado de Gestioacuten de la Calidad de los Servicios y Unidades Administrativas de la Universidad de Jaeacuten (SIGC-SUA)
middot El Manual de Procesos
middot El Manual de Procedimientos Documentados
middot Programa y orientaciones para la adaptacioacuten del SIGC-SUA a los Requisitos De La Norma UNE-EN ISO 90012015 Sistemas de Gestioacuten de la Calidad
Para los fines de este procedimiento documentado se aplican en lo que proceda los fundamentos los teacuterminos y las definiciones incluidos en la Norma ISO-90002015 ldquoSistemas de Gestioacuten de la Calidad Fundamentos y vocabulariordquo
3- ANTECEDENTES Y DEFINICIONES
La gestioacuten de riesgos y oportunidades se incorpora como un elemento necesario de entrada (planificacioacuten) y seguimiento (resultados) de los procesos del SIGC-SUA
El teacutermino riesgo hace referencia a los efectos que pueden ocasionar sobre los objetivos las incertidumbres siendo estas situaciones en las que falta de informacioacuten conocimiento y comprensioacuten de un suceso su probabilidad de que ocurra y las consecuencias
La gestioacuten del riesgo se refiere a las actividades coordinadas para dirigir y controlar una organizacioacuten en lo relativo al riesgo El proceso de gestioacuten del riesgo se refiere a la aplicacioacuten sistemaacutetica de poliacuteticas procedimientos y praacutecticas de gestioacuten a las actividades de comunicacioacuten consulta establecimiento del contexto e identificacioacuten anaacutelisis evaluacioacuten tratamiento seguimiento y revisioacuten del riesgo
4- DESARROLLO
41 ALCANCE Y FINALIDAD
El procedimiento documentado sobre la gestioacuten de riesgos se aplica transversalmente en todos los procesos del SIGC-SUA y forma parte de la poliacutetica de la planificacioacuten y la revisioacuten de la estrategia de los procesos y en la revisioacuten mejora y cambios del SIGC-SUA
Este procedimiento documentado establece
1 La metodologiacutea que se aplica para la gestioacuten de los riesgos y oportunidades
2 El proceso para realizar la gestioacuten de riesgos y oportunidades
3 El sistema de responsabilidades en la gestioacuten de riesgos y oportunidades
4 La documentacioacuten y formatos de los resultados de las actividades de la gestioacuten de riesgos y oportunidades asiacute como su inclusioacuten en la documentacioacuten del SIGC-SUA
Las finalidades de la gestioacuten de los riesgos y oportunidades al incluirlos en la planificacioacuten y procesos del SIGC-SUA son
1 Asegurar la consecucioacuten de resultados previstos del sistema de calidad
2 Aumentar los efectos deseados
3 Prevenir o reducir los efectos no deseados
4 Lograr la mejora
42 METODOLOGIacuteA
En el marco de la planificacioacuten y mejora del SIGC-SUA se realizaraacuten las siguientes actividades secuenciadas e interrelacionadas
1 Determinacioacuten del contexto interno y externo
2 Identificacioacuten de las necesidades y expectativas de las partes interesadas y su especificacioacuten en requisitos de calidad
3 Aplicar la gestioacuten de los riesgos y oportunidades
En el siguiente graacutefico se representa esta relacioacuten
43 RESPONSABILIDADES
Se aplica de acuerdo con el Manual de Calidad el siguiente sistema baacutesico de responsabilidades y participacioacuten
44 DETERMINACIOacuteN DEL CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO
Identificacioacuten de las cuestiones internas y externas que son pertinentes para el propoacutesito y la planificacioacuten del SIGC-SUA
Actividades Nivel procesos
1 Determinacioacuten factores internos y externos que influyen en el desarrollo y resultados de los procesos
2 Aplicar metodologiacutea DAFO estructurando la informacioacuten en
middot ANAacuteLISIS INTERNO DEBILIDADES (factores internos que pueden incidir negativamente) FORTALEZAS (factores internos que inciden positivamente)
middot ANAacuteLISIS EXTERNO AMENAZAS (factores externos que inciden negativamente) OPORTUNIDADES (factores externos que pueden incidir positivamente)
3 Trasladar al cuadro de informacioacuten sobre cuestiones externas e internas
4 Remisioacuten a Coordinacioacuten Teacutecnica a efectos de su inclusioacuten en la Documentacioacuten de Procesos tras su aprobacioacuten Anexo del Manual de Proceso
5 Aplicacioacuten
middot Proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
middot Entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades que se indica posteriormente
middot informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso
6 Revisioacuten En la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos
45 IDENTIFICACIOacuteN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES INTERESADAS Y SU ESPECIFICACIOacuteN EN REQUISITOS DE CALIDAD
Utilizar la informacioacuten actual del cuadro de grupos de intereacutesatributos de calidad de los manuales de proceso para identificar los requisitos de calidad que se incorporan a los procesos
1 IDENTIFICACIOacuteN DE PARTES INTERESADAS Cuadro de informacioacuten sobre las partes interesadas que se ven afectadas o interesadas por el proceso
2 REQUISITOS DE CALIDAD Identificacioacuten de las necesidades y expectativas de las partes interesadas en el proceso y coacutemo se da respuesta mediante la especificacioacuten de requisitos de calidad que se incluyen en el proceso (compromisos de calidad objetivos reglamentaciones especificaciones en la prestacioacuten de servicios etc)
3 Aplicacioacuten
middot Proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
middot Entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades que se indica posteriormente
middot informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso
4 Revisioacuten En la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos
46 GESTIOacuteN DE LOS RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Sistematizacioacuten de la gestioacuten de los riesgos y oportunidades en la gestioacuten de los procesos
Orientaciones Metodoloacutegicas Norma de apoyo UNE-ISO 31000 Gestioacuten del Riesgo Principios y Directrices
Fases
1 Determinar criterios de riesgos
2 Identificacioacuten del riesgo
3 Anaacutelisis del riesgo
4 Tratamiento del riesgo
5 Resultados de la gestioacuten de riesgos y oportunidades
6 Evaluacioacuten de las acciones
461 CRITERIOS DE RIESGOS
Establecer los criterios de riesgos teacuterminos que permiten evaluar la importancia de un riesgo Estos teacuterminos pueden determinarse en funcioacuten de objetivos los recursos disponibles los requisitos legales o especificaciones de prestacioacuten de servicios etc
462 IDENTIFICACIOacuteN DEL RIESGO
Establecer la relacioacuten de sucesos que podriacutean afectar negativamente o positivamente los objetivos y resultados del proceso
Se parte de la identificacioacuten realizada en el cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades Las causas se corresponden normalmente con el apartado ldquodetectadardquo (DAFO Requisitos de calidad de partes interesadas resultados de proceso)
463 ANAacuteLISIS DEL RIESGO
Valoracioacuten de los efectos y consecuencias del riesgo en los resultados del proceso asiacute como de la probabilidad de que se produzcan dichas consecuencias
En el cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades se anotan las causas y fuentes asiacute como los efectos o impactos se antildeade una valoracioacuten de la probabilidad Si combinamos los efectos con la probabilidad se determina el nivel de riesgo
Cada Unidades puede establecer el meacutetodo que estime apropiado para establecer el nivel de riesgo y puede expresarlo en teacuterminos cualitativos Ejemplo de un meacutetodo cuantitativo basada en escalas
464 TRATAMIENTO DEL RIESGO
Comparar el nivel del riesgo con los criterios que sobre los riesgos se hayan adoptado permitiendo asiacute considerar y priorizar el tratamiento que se ha de dar a los riesgos identificados
La finalidad uacuteltima de la apreciacioacuten del riesgo es determinar que riesgos para los resultados de los procesos no se consideran suficientemente controlados y exige un tratamiento
Orientacioacuten
465 RESULTADOS DE LA GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
El cuadro de riesgos y oportunidades permite identificar las acciones en los procesos del SIGC-SUA Una vez realizado se remite a Coordinacioacuten Teacutecnica a efectos de su inclusioacuten en la Documentacioacuten de Procesos tras su aprobacioacuten Anexo del Manual de Proceso
La revisioacuten de cuadro de riesgos y oportunidades se realiza en la revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos
Tabla Gestioacuten de riesgos y oportunidades
Ver en detalle en Anexo Formatos
[4] Accioacuten Estaacute referida a las opciones que identificamos y adoptamos para el tratamiento del riesgo o para aprovechar los efectos de las oportunidades sobre los resultados esperados
466 EVALUACIOacuteN DE LAS ACCIONES
Las acciones que identificamos y adoptamos para el tratamiento del riesgo o para aprovechar los efectos de las oportunidades sobre los resultados esperados y oportunidades que se identifiquen deben ser implantadas bien mediante modificaciones en el disentildeogestioacuten del proceso bien mediante la implantacioacuten de otras acciones de mejora
El seguimiento de las acciones se incorporaraacute en el proceso de revisioacuten y mejora incluyeacutendose en los informes anuales de proceso Se utilizaraacuten para la planificacioacuten de nuevas acciones de mejora
La identificacioacuten y gestioacuten de las acciones que se derivan de la evaluacioacuten de riesgos y oportunidades constituyen un elemento clave para la implementacioacuten de las mejoras de procesos y de los objetivos y acuerdos de la Revisioacuten y mejora del SIGC-SUA que realiza por ciclos anuales el Comiteacute de Calidad y la Direccioacuten
5- ANEXOS FORMATOS
FORMATO ANAacuteLISIS DE CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO DEL PROCESO
[COacuteDIGO DEL PROCESO CLAVE] [NOMBRE DEL PROCESO CLAVE]
Tabla Anaacutelisis del contexto interno y externo del proceso
Tabla Anaacutelisis del contexto interno y externo del proceso
FORMATO CUADRO DE COMPRENSIOacuteN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE PARTES INTERESADAS DEL PROCESO
[COacuteDIGO DEL PROCESO CLAVE] [NOMBRE DEL PROCESO CLAVE]
Tabla Necesidades y Expectativas Partes Interesadas
Tabla Necesidades y Expectativas Partes Interesadas
FORMATO ANAacuteLISIS DE GESTIOacuteN DE RIESGO Y OPORTUNIDADES
[COacuteDIGO DEL PROCESO CLAVE] [NOMBRE DEL PROCESO CLAVE]
Tabla Gestioacuten de riesgos y oportunidades
Tabla Gestioacuten de riesgos y oportunidades
[1] Resultado Esperado Esta referido al resultados final del proceso (la salida del proceso en teacuterminos del valor o servicio prestado) Se puede utilizar Un resultado procedente de la estrategia un compromiso de calidad publicado un requisito de calidad identificado el valor de un objetivo del indicador del proceso
[2] Detectado Esta referido a la fuente de la que se ha detectadoidentificadoasociado el riesgo o la oportunidad Puede provenir 1 Del anaacutelisis del contexto (DAFO) 2 Del anaacutelisis de las partes interesadas 3 Del anaacutelisis del proceso (desarrollo e interaccioacuten de actividades recursos y resultados)
[3] Efecto potencial Estaacute referido a la consecuencia que el riesgo o la oportunidad va a tener sobre el resultado esperado
PROPUESTAS DE ACCIONES DE MEJORA
Evaluacioacuten de las acciones
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA UNIVERSIDAD DE JAEacuteN13
13
13
PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO13
13
GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES13
13
13
COacuteDIGO PD 0613
FECHA 11-05-201813
REVISIOacuteN 0113
13
13
13
13
13
13
13
13
UNIVERSIDAD DE JAEacuteN13
13
13
13
Indicaremos Accioacuten de gestioacuten de riesgosoportunidades13
13
Indicaremos ademaacutes mecanismos para la evaluacioacuten13
13
En la previsioacuten de resultados haremos referencia al grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso13
13
Grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso en relacioacuten a la previsioacuten de resultados y a los indicadores que en su caso se hubieran establecido para el seguimiento13
13
13
lt Procedimiento documentado PD 06 Mayo de 2018 Versioacuten 01gtPaacutegina 1
lt Procedimiento documentado PD 06 Mayo de 2018 Versioacuten 01gtPaacutegina 2
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
Necesidades y Expectativas de las partes interesadas
Identificacioacuten a nivel de procesos
Entradas en el anaacutelisis de riesgos y
oportunidades
Anaacutelisis de resultados en el proceso de revisioacuten y mejora
anual del SIGC-SUA
Gestioacuten de riesgos y oportunidades
Metodologiacutea en el manual de calidad procedimientos
estrateacutegicos y procedimiento de apoyo
Aplicacioacuten operativa en los procesos claves (operativos)
Los resultados se incluyen en la documentacioacuten de los
procesos procediendo a su seguimiento y revisioacuten anual
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
Comunicacioacuten
Reforzar la comunicacioacuten externa a usuarios apoyaacutendose en los mecanismos actuales e incluidos en los procesos haciendo las referencias oportunas en las fichas del Plan de Comunicacioacuten del
SIGC-SUA
Plan de Comunicacioacuten del SIGC-SUA Metodologiacutea Plan de Comunicacioacuten
Ficha de acciones de comunicacioacuten
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
Seguimiento medicioacuten anaacutelisis y evaluacioacutenMetodologiacutea en Manual de CalidadGuiacutea del SIGC-SUA Procesos Estrateacutegicos
SEGUIMIENTO MEDICIOacuteN ANAacuteLISIS EVALUACIOacuteN Y MEJORA
PROCESOS PRESTACIOacuteN DE SERVICIOS
SEGUIMIENTO Y MEDICIOacuteN
AUDITORIacuteAS
INFORMACIOacuteN DEL ENTORNO
UNIVERSITARIO
ANAacuteLISIS DE DATOS
REVISIOacuteN POR LA DIRECCIOacuteN
OPO
RTU
NID
ADES
CAM
BIO
Y
DE M
EJO
RA
ACCIONES CORRECTIVASCONTEXTO INTERNO
CONTEXTO EXTERNO
ACCIONES RIESGOS Y OPORTUNIDADES
GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADESS
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
iquestDoacutende se puede consultar los informes finales de seguimiento y revisioacuten
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
IV Aplicacioacuten en la documentacioacuten de procesos de las Unidades
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
MAPA DE PROCESOS CLAVES INTERRELACIONADOS
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PROCESO PARA REALIZAR LOS CAMBIOS
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CUADRO RESUMEN DE LAS ACTIVIDADES A REALIZAR POR LAS UNIDADESAacuteREAS
ACTIVIDADES DE APLICACIOacuteN EN LOS PROCESOS PARA LA ADAPTACIOacuteN A LA NORMA ISO 9001 2015
1 Elaborar un cuadro de anaacutelisis de contexto interno y externo por procesos yo agrupacioacuten para su inclusioacuten como anexo en la documentacioacuten del
proceso
CONTEXTO
PARTES INTERESADAS 2 Revisar y completar Anexo VI (Atributos de Calidad) de la Documentacioacuten
de Procesos
CONTEXTO 3 Elaborar un cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades por procesos yo agrupacioacuten para su inclusioacuten como anexo en la documentacioacuten del proceso
COMUNICACIOacuteN 4 Reforzar la comunicacioacuten externa a usuarios apoyaacutendose en los mecanismos actuales e incluidos en los procesos haciendo las referencias oportunas en ellas fichas del Plan de Comunicacioacuten del SIGC-SUA
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CONTEXTO Factores internos y externos que influyen en el desarrollo y resultados de los procesos
FACTORES EXTERNOS Los que no dependen o no son controlados por la UnidadAacuterea Pueden
estar referidos a recursos u otras variables generales de la Universidad u otros factores externos del sistema universitario o entorno
FACTORES INTERNOS Los que dependen o son controlados por la UnidadAacuterea Fundamentalmente
sistemas de trabajo conocimientos capacidades valores y actitudes herramientas disponibles
QUEacute EXIGE ISO Identificacioacuten de factores de contexto y seguimiento y revisioacuten de esta Informacioacuten
IDENTIFICACIOacuteN DE FACTORES Cuadro de informacioacuten sobre cuestiones externas e internas
apropiadas a la misioacuten del proceso y en general al sistema de calidad y la estrategia o directrices de la
universidad que afectan al resultado esperado
SEGUIMIENTO Y REVISIOacuteN Sistematizacioacuten y periodizacioacuten de la revisioacuten de la informacioacuten del
contexto iquestCuaacutendo coacutemo y quieacuten revisa
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
COacuteMO LO HACEMOSMediante el anaacutelisis DAFO que permite alinearlo con el anaacutelisis general del SIGC-SUA
FACTORES INTERNOS
DEBILIDADES FORTALEZAS1-2-3-
1-2-3-
FACTORES EXTERNOS
AMENAZAS OPORTUNIDADES1-2-3-
1-2-3-
ANAacuteLISIS EXTERNO AMENAZAS (factores externos que inciden negativamente)
OPORTUNIDADES (factores externos que pueden incidir positivamente)
ANAacuteLISIS INTERNO DEBILIDADES (factores internos que pueden incidir negativamente) FORTALEZAS (factores internos que inciden
positivamente)
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PARA QUEacute LO HACEMOSPara disponer de informacioacuten necesaria en el proceso de planificacioacuten de la gestioacuten de los procesos y del sistema de calidad
Lo aplicamos en el proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
Lo aplicaremos tambieacuten como entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades
Las conclusiones del anaacutelisis y su aplicacioacuten se tendraacuten en cuenta si procede cuando se realice el Informe final de proceso
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VII ANAacuteLISIS DE
CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO DEL PROCESO
FACTORES INTERNOS
DEBILIDADES FORTALEZAS
1- No exclusividad y dedicacioacuten compartida por parte del personal teacutecnico responsable del proceso con otras tareas dentro del Servicio de Prevencioacuten lo que impide una mayor dedicacioacuten y atencioacuten del proceso
2 Desconocimiento del procedimiento por parte de los nuevos investigadoresproductores
1 Nueva herramienta informaacutetica en el Campus Virtual para la Gestioacuten de Residuos Peligrosos
2 Madurez del procedimiento del Gestioacuten de Residuos especialmente para el personal teacutecnico y productor de plantilla
3 Almaceacuten temporal de residuos peligrosos en ambos Campus
3 Disponibilidad y aacutegil procedimiento para la adquisicioacuten de contenedores para reponer por parte de los productores en el Almaceacuten del Campus Las Lagunillas
FACTORES EXTERNOS
AMENAZAS OPORTUNIDADES
1- Cambios normativos en materia medioambiental
2- Cambios en la documentacioacuten y procedimientos de las comunicaciones obligatorias a realizar ante las distintas entidades con competencias medioambientales
1- Alianza con Empresa concesionaria de la Gestioacuten medioambiental de gestioacuten de residuos peligrosos
2- Benchmarking con otras universidades espantildeolas
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PARTES INTERESADAS
Persona u organizacioacuten que puede afectar verse afectado o percibirse como persona afectada por una decisioacuten o actividad
En el SIGC-SUA lo identificamos a nivel de proceso como grupo de intereacutescliente usuario tal como estaacute identificado en el ANEXO VI ATRIBUTOS DE CALIDAD DEL
PROCESO de la documentacioacuten de los procesos claves
QUEacute EXIGE ISOIdentificacioacuten de las partes interesadas especificacioacuten de requisitos de calidad de eacutestas y seguimiento y revisioacuten de esta Informacioacuten
IDENTIFICACIOacuteN DE PARTES INTERESADAS Cuadro de informacioacuten sobre las partes interesadas que se ven afectadas o interesadas por el proceso
REQUISITOS DE CALIDAD Identificacioacuten de las necesidades y expectativas de las partes interesadas en el proceso y coacutemo se da respuesta mediante la especificacioacuten de requisitos de
calidad que se incluyen en el proceso
SEGUIMIENTO Y REVISIOacuteN Sistematizacioacuten y periodizacioacuten de la revisioacuten de la informacioacuten de las partes interesadas y sus requisitos de calidad iquestCuaacutendo coacutemo y quieacuten revisa
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
COacuteMO LO HACEMOS
Mediante la revisioacuten y ampliacioacuten del cuadro el ANEXO VI ATRIBUTOS DE CALIDAD DEL PROCESO de la documentacioacuten de los procesos claves SIGC-SUA
Grupo de intereacutesClientes
-Usuario
Fuentes de Informacioacuten
Necesidades y Expectativas (atributos de calidad)
Requisito de Calidad
INFORMACIOacuteN DE PARTIDA Utilizamos la informacioacuten de las tablas elaboradas en otros ciclos de gestioacuten analizamos su validez actual y en su caso modificamos especificamos o ampliamos
EXPECTATIVAS Y REQUISITOS Partimos de las necesidades expectativas y atributos de calidad por grupos de intereacutes ya identificados que mantenemos realizamos cambios o ampliamos tras la
revisioacuten Antildeadimos especificaciones en teacuterminos de requisitos de calidad (compromisos de calidad objetivos reglamentaciones especificaciones en la prestacioacuten de servicios etc)
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PARA QUEacute LO HACEMOSPara disponer de informacioacuten necesaria en el proceso de planificacioacuten de la gestioacuten de los procesos y del sistema de calidad
Lo aplicamos en el proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
Lo aplicaremos tambieacuten como entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades
Las conclusiones del anaacutelisis y su aplicacioacuten se tendraacuten en cuenta si procede cuando se realice el Informe final de proceso
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VI ATRIBUTOS DE
CALIDAD NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LOS GRUPOS DE INTERES REQUISITOS DE CALIDAD
Grupo de intereacutesClientes-Usuario
Fuentes de Informacioacuten
Necesidades y Expectativas (atributos de calidad)
Requisito de Calidad
1 El personal docente e investigador de la Universidad y centros adscritos y el personal docente e investigador visitante de otras universidades 2 El alumnado de la Universidad y centros adscritos y el alumnado en movilidad de otras universidades 3 El personal de administracioacuten y servicios 4 Losas egresadosas de la Universidad de Jaeacuten 5 El Personal colaborador o tutor externo a la Universidad de Jaeacuten
bull Encuestas de satisfaccioacuten bull Quejas Sugerencias felicitaciones bull Indicadores de proceso bull Benchmarking bull Comisioacuten de Biblioteca bull Servicio de Pregunta al Bibliotecario
Necesidad disponer de una coleccioacuten de recursos informativos que cubran las necesidades de informacioacuten de los usuarios Atributos bull Amabilidad en el trato al cliente-usuario bull Adecuacioacuten del tiempo empleado para la resolucioacuten de la demanda de la prestacioacuten del servicio bull Comunicacioacuten a los clientes-usuarios cuando se prestaraacute el servicio bull Adecuacioacuten de los horarios de atencioacuten o prestacioacuten del servicio a las necesidades que platean los clientes-usuarios bull Adecuacioacuten del servicio prestado a las necesidades y expectativas especiacuteficas comunicadas por los clientesusuarios bull Comodidad de las instalaciones climatizacioacuten limpieza dimensioacuten y mantenimiento de los espacios
bull Alcanzar el 85 de monografiacuteas nacionales recibidas en un maacuteximo de 30 diacuteas (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 85 de monografiacuteas extranjeras recibidas en un maacuteximo de 60 diacuteas (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 100 de ejecucioacuten del gasto en material bibliograacutefico del presupuesto de Biblioteca (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 100 de bibliografiacutea recomendada disponible en Biblioteca (1 2) bull Alcanzar el 100 de peticiones de compra de material bibliograacutefico por parte de los estudiantes adquiridas (2) bull Alcanzar el 65 de monografiacuteas en papel recibidas por compra catalogadas en un maacuteximo de 6 diacuteas (1 2 3 4 5)
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
RIESGO OPORTUNIDAD Efecto o influencias de la incertidumbre sobre la consecucioacuten de los resultados y la eficacia de un proceso
PARA QUEacute LO HACEMOSPara prevenir o reducir los efectos no deseados de los riesgos y aprovechar las oportunidades en el marco de la planificacioacuten de la gestioacuten de la calidad y los procesos
CUANDO LO HACEMOS En la planificacioacuten inicial de los procesos o en nuevas situaciones que requieran revisar los procesos
QUEacute EXIGE ISOPensamiento basado en riesgos como parte del enfoque a procesos queda incluido en los requisitos de la ISO para la gestioacuten de los procesos ldquoabordar los riesgos y oportunidadeshelliprdquo
REQUISITOS Planificar las acciones para abordar los riesgos y oportunidades
Integrar y aplicar las acciones en los procesos
Evaluar la eficacia de las acciones
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
COacuteMO LO HACEMOS Mediante la elaboracioacuten de un cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades asociados a los procesos
RESULTADO PROCESO
RIESGOSOPORTUNIDADES ACCIONES
[Resultado Esperado] [1]
1-Riesgo [se describiraacute el riesgo]
Detectado [2]
Efecto potencial [3]
2-
3-
1-Accioacuten [se describiraacute la accioacuten] [4]
2-
3-
[Resultado Esperado]
1-Oportunidad [se describiraacute la oportunidad]
Detectado
Efecto potencial
2-
3-
1-Accioacuten [se describiraacute la accioacuten]
2-
3-
[1] Resultado Esperado Esta referido al resultados final del proceso (la salida del proceso en teacuterminos del
valor o servicio prestado) Ejemplos compromiso de calidad un requisito
de calidad el valor objetivo del indicador del proceso
[Detectado Fuente de la que se ha detectadoidentificadoasociado el riesgo o la oportunidad Puede provenir 1 Del anaacutelisis del contexto (DAFO) 2 Del anaacutelisis de
las partes interesadas 3 Del anaacutelisis del proceso (desarrollo e interaccioacuten de actividades recursos y resultados)
Efecto potencial La consecuencia que el riesgo o la oportunidad van a tener sobre el resultado esperado
Accioacuten Las opciones que identificamos y adoptamos para el tratamiento del riesgo o
para aprovechas los efectos de las oportunidades sobre los resultados
esperados
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Identificacioacuten del riesgo
COM
UN
ICAC
IOacuteN
Y
CON
SULT
A
SEGU
IMIE
NTO
Y R
EVIS
IOacuteN
Apreciacioacuten del riesgo
Establecimiento del Contexto
PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RIESGO
Anaacutelisis del riesgo
Evaluacioacuten del riesgo
Tratamiento del Riesgo
IDENTIFICACIOacuteN DEL RIESGO Relacioacuten de sucesos que podriacutean afectar negativamente o positivamente los objetivos y resultados del
proceso
criterios de riesgos teacuterminos que permiten evaluar la
importancia de un riesgo
ANAacuteLISIS DEL RIESGO
Valoracioacuten de los efectos y
consecuencias del riesgo en los
resultados del proceso asiacute como de la probabilidad
de que se produzcan dichas consecuencias
EVALUACIOacuteN DEL RIESGO
Implica comparar el nivel del riesgo con los criterios
que sobre los riesgos se hayan
adoptado permitiendo asiacute
considerar y priorizar el
tratamiento que se ha de dar a los
riesgos identificados
TRATAMIENTO DEL RIESGO Es la seleccioacuten y la implementacioacuten de una o varias opciones (acciones) para modificar los riesgos
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Las acciones que se identifiquen en la gestioacuten de los riesgos y oportunidades deben ser implantadas bien mediante modificaciones en el disentildeogestioacuten del proceso bien mediante la implantacioacuten de otras acciones de mejora
Unidad Antildeo
Procesos
Descripcioacuten de la mejora
Causa para su implantacioacuten
Objetivos de la mejora
Recursos previstos
Responsables de implantacioacuten
Previsioacuten de Resultados
Grado de prioridad AltaMediaBaja (seguacuten proceda)
Indicaremos Accioacuten de gestioacuten de riesgosoportunidades
Indicaremos ademaacutes mecanismos para la evaluacioacuten
En la previsioacuten de resultados haremos referencia al grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso
Desarrollo temporal Inicio
Finalizacioacuten
Descripcioacuten de resultados obtenidos
Grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso en relacioacuten a la previsioacuten de resultados y a los indicadores que en
su caso se hubieran establecido para el seguimiento
PROPUESTAS DE ACCIONES DE MEJORA
ANAacuteLISIS DE LAS MEJORAS
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VIII ANAacuteLISIS DE
GESTIOacuteN DE RIESGO Y OPORTUNIDADESRESULTADO
PROCESO RIESGOSOPORTUNIDADES ACCIONES
Rapidez en la ejecucioacuten del mantenimiento El 85 de las incidencias se reparan en 5 diacuteas
1-Riesgo Falta de disponibilidad de recursos humanos (internos y externos) para atender las incidencias
Detectado DAFO Debilidad D2
Efecto potencial La falta de personal teacutecnico para atender las averiacuteas puede afectar al desempentildeo de las actividades universitarias y en elementos criacuteticos incrementar los dantildeos en los activos
1 Accioacuten Establecer criterios de criticidad de la incidencia
2 Accioacuten Adaptar aplicativo software para incluir criticidad
3 Accioacuten Modificacioacuten del proceso para incluir criticidad
4 Accioacuten Anaacutelisis de incidencias resueltas una vez implantadas las acciones anteriores seguacuten criticidad
Modificar las consecuencias
Rapidez en la ejecucioacuten del mantenimiento El 85 de las incidencias se reparan en 5 diacuteas
2-Riesgo Falta de disponibilidad de recursos materiales para atender las incidencias
Detectado DAFO Debilidad D2
Efecto potencial La falta de repuestos y fungibles para atender las averiacuteas puede imposibilitar la reparacioacuten con la celeridad requerida afectando al desempentildeo de las actividades universitarias
1 Accioacuten Disponer de un sistema de gestioacuten de stock de repuestos
Modificar las consecuencias
Criterios de sostenibilidad en la gestioacuten del mantenimiento
3- Riesgo Incumplimiento del Plan Estrateacutegico respecto a los criterios de sostenibilidad seguridad y PRL en el mantenimiento de las infraestructuras de los Campus
Detectado DAFO Debilidad D1
Efecto potencial No conformidad al SIGC-SUA asociado a requisitos de calidad
1 Accioacuten Establecimiento de criterios de sostenibilidad seguridad y PRL en la gestioacuten del mantenimiento
Eliminar la fuente del riesgo
Optimizar la disponibilidad de las instalaciones y equipos
4- Riesgo Interrupcioacuten del suministro eleacutectrico
Detectado Anaacutelisis de causa-efecto
Efecto potencial Dantildeos en elementos criacuteticos de las instalaciones de la UJA
1 Accioacuten Programa para garantizar el suministro eleacutectrico complementario en los edificios de la UJA
Modificar las consecuencias
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
GRACIAS POR SU ATENCIOacuteN
Desarrollo temporal | Inicio | Finalizacioacuten | |||||||
Descripcioacuten de resultados obtenidos |
Unidad | Antildeo | ||||||
Procesos | |||||||
Descripcioacuten de la mejora | |||||||
Causa para su implantacioacuten | |||||||
Objetivos de la mejora | |||||||
Recursos previstos | |||||||
Responsables de implantacioacuten | |||||||
Previsioacuten de Resultados | |||||||
Grado de prioridad | AltaMediaBaja (seguacuten proceda) |
RESULTADO PROCESO | RIESGOSOPORTUNIDADES | ACCIONES | |||
[Resultado Esperado] [1] | 1- Riesgo [se describiraacute el riesgo] Detectado [2] Efecto potencial [3] 2- 3- | 1- Accioacuten [se describiraacute la accioacuten] [4] 2- 3- | |||
[Resultado Esperado] | 1- Oportunidad [se describiraacute la oportunidad] Detectado Efecto potencial 2- 3- | 1- Accioacuten [se describiraacute la accioacuten] 2- 3- |
Proceso | Instruccioacuten Se indicaraacute con la codificacioacuten y el nombre del aacutembito del proceso sobre el que se realiza el cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades Puede ser para todo el proceso clave o para procesos desagregados Puede elaborarse en comuacuten para todo el proceso clave e indicar lo especiacutefico para los procesos desagregados Las distintas unidades del proceso pueden decidir elaborarlo de forma conjunta si entiende que hay similitud | ||
Servicio prestado | Instruccioacuten Se indicaraacute de acuerdo con la tabla de relacioacuten de procesosservicios del alcance del SIGC-SUA que estaacute publicado en el Manual de Calidad | ||
Unidades | Instruccioacuten Se indicaraacute la Unidades que lo elaboran | ||
Fecha | Instruccioacuten Se indicaraacute la fecha formal de su enviacuteo para publicacioacuten | ||
Responsables | Instruccioacuten Se especificaraacute la responsabilidad de la elaboracioacuten Puede ser el nombre y puesto de las personas que intervienen o la denominacioacuten del grupo de trabajo o equipo de calidad que lo ha elaborado Si el equipo es inter-procesosunidades se indicaraacute | ||
Seguimiento y revisioacuten | Instruccioacuten Se indicaraacute cuaacutendo se utiliza y se revisa y para que se utiliza podriacutea ser a modo de ejemplo en la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos |
Grupo de intereacutesClientes-Usuario | Fuentes de Informacioacuten | Necesidades y Expectativas (atributos de calidad) | Requisito de Calidad | ||||
Proceso | Instruccioacuten Se indicaraacute con la codificacioacuten y el nombre del aacutembito del proceso sobre el que se realiza el cuadro de partes interesadas Puede ser para todo el proceso clave o para procesos desagregados Puede elaborarse en comuacuten para todo el proceso clave e indicar lo especiacutefico para los procesos desagregados Las distintas unidades del proceso pueden decidir elaborarlo de forma conjunta si entiende que hay similitud | ||
Servicio prestado | Instruccioacuten Se indicaraacute de acuerdo con la tabla de relacioacuten de procesosservicios del alcance del SIGC-SUA que estaacute publicado en el Manual de Calidad | ||
Unidades | Instruccioacuten Se indicaraacute la Unidades que lo elaboran | ||
Fecha | Instruccioacuten Se indicaraacute la fecha formal de su enviacuteo para publicacioacuten | ||
Responsables | Instruccioacuten Se especificaraacute la responsabilidad de la elaboracioacuten Puede ser el nombre y puesto de las personas que intervienen o la denominacioacuten del grupo de trabajo o equipo de calidad que lo ha elaborado Si el equipo es inter-procesosunidades se indicaraacute | ||
Seguimiento y revisioacuten | Instruccioacuten Se indicaraacute cuaacutendo se utiliza y se revisa y para queacute se utiliza podriacutea ser a modo de ejemplo en la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos |
FACTORES INTERNOS | DEBILIDADES | FORTALEZAS | |||
1- 2- 3- | 1- 2- 3- | ||||
FACTORES EXTERNOS | AMENAZAS | OPORTUNIDADES | |||
1- 2- 3- | 1- 2- 3- |
Proceso | Instruccioacuten Se indicaraacute con la codificacioacuten y el nombre del aacutembito del proceso sobre el que se realiza el cuadro de contexto Puede ser para todo el proceso clave o para procesos desagregados Puede elaborarse en comuacuten para todo el proceso clave e indicar lo especiacutefico para los procesos desagregados Las distintas unidades del proceso pueden decidir elaborarlo de forma conjunta si entiende que hay similitud | ||
Servicio prestado | Instruccioacuten Se indicaraacute de acuerdo con la tabla de relacioacuten de procesosservicios del alcance del SIGC-SUA que estaacute publicado en el Manual de Calidad | ||
Unidades | Instruccioacuten Se indicaraacute la Unidades que lo elaboran | ||
Fecha | Instruccioacuten Se indicaraacute la fecha formal de su enviacuteo para publicacioacuten | ||
Responsables | Instruccioacuten Se especificaraacute la responsabilidad de la elaboracioacuten Puede ser el nombre y puesto de las personas que intervienen o la denominacioacuten del grupo de trabajo o equipo de calidad que lo ha elaborado Si el equipo es inter-procesosunidades se indicaraacute | ||
Seguimiento y revisioacuten | Instruccioacuten Se indicaraacute cuaacutendo se utiliza y se revisa y para queacute se utiliza podriacutea ser a modo de ejemplo en la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos |
RESULTADO PROCESO | RIESGOSOPORTUNIDADES | ACCIONES | |||
[Resultado Esperado] [1] | 1- Riesgo Detectado Efecto potencial | 1- Accioacuten | |||
[Resultado Esperado] | 1- Oportunidad Detectado Efecto potencial | 1- Accioacuten |
ACCIONES POSIBLES | |||
Evitar el riesgo | Eliminar la actividad que se ve afectada o causa el riesgo | ||
Aceptar el riesgo | Cuando es posible que genere una oportunidad | ||
Eliminar la fuente del riesgo | Actuar para eliminar la causa que da lugar al riesgo (efecto no deseado) | ||
Modificar la probabilidad | Atenuar la posibilidad o concurrencia del riesgo | ||
Modificar las consecuencias | Atenuar el impacto o efectos del riesgo | ||
Compartir el riesgo | Compartir o transferir el riesgo con otras partes | ||
Mantener el riesgo | Cuando es asumible o su tratamiento es desproporcionado siempre que sea posible asumirlo y controlarlo |
RIESGO | VALORACIOacuteN EFECTOIMPACTO [EI] | VALORACIOacuteN PROBABILIDAD [P] | Nivel Riego | ||||
-Riesgo Detectado Efecto potencial | ESCALA 1-5 1-Insignificante 2- Miacutenimo 3-Moderado 4-Considerable 5-Grave | ESCALA 1-5 1-Excepcional 2- Poco probable 3-Problable 4-Muy probable 5-Seguro | Caacutelculo [EI][P] ESCALA A-B-C-D D Aceptar riesgo [lt 5] C Aceptar riesgo con controles [6-1] B Riesgo no deseable [9-14] A Riesgo inaceptable [=gt15] |
Actividad | Responsable | ||
Elaboracioacuten del cuadro de anaacutelisis de contexto interno y externo por procesos del cuadro necesidades y expectativas de las partes interesadas y requisitos de calidad del cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades Nivel procesos claves | Equipo de Procesos Responsables de Unidades | ||
Elaboracioacuten seguacuten proceda del cuadro de anaacutelisis de contexto interno y externo por procesos del cuadro necesidades y expectativas de las partes interesadas y requisitos de calidad del cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades Nivel procesos Estrateacutegicos | Responsable de Calidad Coordinacioacuten Teacutecnica del SIGC-SUA | ||
Aprobacioacuten de la documentacioacuten a incluir en la documentacioacuten del proceso | Responsable de Calidad Gerente seguacuten proceda | ||
Inclusioacuten como anexo en la documentacioacuten del proceso | Coordinacioacuten Teacutecnica del SIGC-SUA | ||
Realizacioacuten de seguimiento y revisioacuten Nivel de proceso claves | Equipo de Procesos Responsables de Unidades | ||
Realizacioacuten de seguimiento y revisioacuten Nivel procesos Estrateacutegicos | Responsable de Calidad Coordinacioacuten Teacutecnica del SIGC-SUA | ||
Realizacioacuten de seguimiento y revisioacuten Nivel SIGC-SUA | Consejo de Direccioacuten comiteacute de Calidad |
VERSIOacuteN | FECHA DE VIGENCIA | APARTADO MODIFICADO | MODIFICACIOacuteN REALIZADA | ||||
1 | 14-05-2018 | Creacioacuten del Documento | |||||
Edicioacuten | Nordm | 01 | Fecha de entrada en vigor | 14-05-2018 |
Elaborado por | Revisado por | Aprobado por | |||||||||
Gerencia con Coordinacioacuten Teacutecnica del Servicio de Planificacioacuten y Evaluacioacuten | Vicerrectorado Responsable de la Calidad | Consejo de Direccioacuten | |||||||||
Nombre | Nombre | Nombre | |||||||||
Nicolaacutes Ruiz Reyes | Julio Terrados Cepeda | Juan Goacutemez Ortega | |||||||||
Cargo | Cargo | Cargo | |||||||||
Gerente | Vicerrector | Rector | |||||||||
Fecha | Fecha | Fecha | |||||||||
11052018 | 11052018 | 11052018 | |||||||||
Firma | Firma | Firma | |||||||||
SIGC-SUA | UNIVERSIDAD DE JAEacuteN | PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS | |||||
PD06 GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES |
SIGC-SUA | UNIVERSIDAD DE JAEacuteN | PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS | |||||
PD06 GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES |
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CONTEXTO iquestPor queacute hablamos de calidad
UNIVERSIDADES
FUNCIONES SOCIALES DE
LA EDUCACIOacuteN SUPERIOR
FUNCIONES COLECTIVAS
DE LA EDUCACIOacuteN SUPERIOR
SISTEMA UNIVERSITARIO
MARCO JURIacuteDICO
MARCO ESTRATEacuteGICO
SISTEMA FINANCIERO
La calidad universitaria se ha convertido en el paradigma de lo que la sociedad espera
de las UniversidadesMejorar la calidad ha de ser un
objetivo permanente en la definicioacuten de poliacuteticas y estrategias que han de
abarcar a todas las aacutereas de la actividad universitaria incluyendo la
Gestioacuten y los Servicios para conseguir mayores niveles de
excelencia
IMPLANTAR LA CULTURA DE LA EXCELENCIA
iquestOPCIOacuteN - OBLIGACIOacuteN
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CALIDADEXCELENCIA
Calidad formal Garantiacutea de procesos
Herramientas y procesos para definir
medir evaluar asegurar y mejorar la
calidad
Nivel individual Compromiso personal para
trabajar por la calidad
Nivel colectivo fomento de aptitudes personales y
conciencia de apoyo a la calidad
CO
MU
NIC
ACIOacute
NELEMENTO ESTRUCTURAL
ELEMENTO CULTURAL
PAR
TIC
IPA
CIOacute
N
CO
NFI
ANZA
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
iquestQueacute significa implantar una cultura de gestioacuten excelente
PROMOCIONAR LA MEJORA CONTINUA
LOGRAR LA SATISFACCIOacuteN
GRUPOS DE INTERES
Desafiar la situacioacuten actual y hacer realidad el cambio
CULTURA DE GESTIOacuteN
Compartir valores creencias expectativas y el compromiso hacia la calidad
Gestionar con procesos bien definidos que mejoren la calidad
Gestioacuten orientada a lograr y mantener niveles de resultados equilibrados
hellipque satisfacen o exceden las expectativas de todos los grupos de intereacutes
Excelencia
iquestQueacute significa Excelencia
COMPROMISO POR LA
CALIDAD
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
La Misioacuten
La Universidad de Jaeacuten es una institucioacuten puacuteblica deeducacioacuten superior un bien cultural con rasgossingulares y alto grado de compromiso social quemediante la mejora continua de la docenciainvestigacioacuten transmisioacuten de la cultura ytransferencia del conocimiento tiene por finalidadcontribuir al progreso de la sociedad y al desarrollosostenible de su entorno
Consolida la cultura de la calidad como un mecanismo clave de progreso de la institucioacuten
La Visioacuten
Los Valores Cultura organizativa basada en la planificacioacuten evaluacioacuten mejora continua y rendicioacuten de cuentas interna y externa
iquestPor queacute implantamos sistemas de gestioacuten de la calidad
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PLAN DE MEJORA Y CALIDAD DE LOS SERVICIOS COMPLEMENTO PRODUCTIVIDAD Junta Andaluciacutea
2007-2011 Complemento de Productividad para la Mejora y Calidad de los Servicios que presta el PAS de las Universidades
Puacuteblicas de Andaluciacutea
iquestPor queacute implantamos sistemas de gestioacuten de la calidad
Consolidar la gestioacuten por procesos y el sistema de mejora continua OPCIOacuteN Certificacioacuten UNE-EN-ISO-90012008 Foco en la normalizacioacuten y estandarizacioacuten de procesos para garantizar un determinado nivel de calidad del servicio que las Unidades gestionan y prestan
DECISIONES EFQM
CERTIFICACIOacuteN RECONOCIMIENTO
ISO
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Para alcanzar el eacutexito las organizaciones necesitan implantarsistemas de gestioacuten
Identificar entender y gestionar los procesos interrelacionadoscomo un sistema contribuye a la eficacia y eficiencia de unaorganizacioacuten en el logro de sus objetivos
Sistema de Gestioacuten Sistema (conjuntos de elementos mutuamenteinterrelacionados o que interactuacutean) para establecer la poliacutetica y losobjetivos y para lograr dichos objetivos
Las Universidades como cualquier organizacioacuten realizan actividades gestionantienen resultados Pero iquestlos resultados responde a una planificacioacuten previa
iquestEn queacute medida controlamos o aseguramos las actividades para conseguir losresultados deseados
SIST
EMAS
DE
GES
TIOacute
N
No es un fin es una herramienta
GES
TIOacute
N D
E R
ESU
LTAD
OS
iquestPara queacute sirve un sistema de gestioacuten de la calidad
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS Y UNIDADES DE LA UJA (SIGC-SUA)
El SIGC-SUA despliega la decisioacuten estrateacutegica de la Universidad de Jaeacuten de adoptar sistemas de gestioacuten de la calidad en los Servicios y Unidades Administrativas
UNE-EN-ISO-90012015 ldquoSistemas de Gestioacuten de la Calidad Requisitosrdquo
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
UNIVERSIDAD DE JAEacuteN
SISTEMA DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD DE LOS
SERVICIOS Y UNIDADES
ADMINISTRATIVAS
PRESERVACIOacuteN Y TRANSMISIOacuteN CRIacuteTICA DE CONOCIMIENTOS
PROCESOS DE APOYO
PR
OC
ES
OS
CLA
VE
S DOCENCIA
PROCESOS ESTRATEacuteGICOS
FUNCIONES SOCIALES DE LA EDUCACIOacuteN SUPERIOR
FUNCIONES COLECTIVAS DE LA
EDUCACIOacuteN SUPERIOR
INVESTIGACIOacuteNAUMENTO Y PRODUCCIOacuteN DE NUEVOS CONOCIMIENTOS
VALIDACIOacuteN Y DIFUSIOacuteN DE LOS NUEVOS CONOCIMIENTOS
TRANSFERENCIA
EXTENSIOacuteN
GESTIOacuteN DE LA RESPONSABILIDAD SOCIAL
RE
SU
LTAD
OS
UNIVERSIDAD Y ENTORNO SOCIAL
GRUPOS DE INTEREacuteS
REQUISITOS
GRUPOS DE INTEREacuteS
SATISFACCIOacuteNISO 90012015
INTEGRACIOacuteN DEL SIGC-SUA
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
II Cambios en la Norma ISO 90012015
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Aspectos esenciales de un Sistema de Gestioacuten de la Calidad (ISO)
ENFOQUE A PROCESOS
ENFOQUE MEJORA CONTINUA
BENEFICIOS
PROPORCIONAR PRODUCTOS Y SERVICIOS QUE SATISFAGAN LOS REQUISITOS DE LOS CLIENTES Y LOS LEGALES APLICABLES
FACILITAR OPORTUNIDADES DE AUMENTAR LA SATISFACCIOacuteN DE LOS CLIENTES
CAPACIDAD DE DEMOSTRAR LA CONFORMIDAD CON LOS REQUISITOS DEL SISTEMA DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD ESPECIFICADOS
ASEGURAR EL EacuteXITO DE LA ORGANIZACIOacuteN MEDIANTE UN ENFOQUE CONTINUO HACIA LA MEJORA (MANTENER O INCREMENTAR LOS NIVELES DE DESEMPENtildeO)
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Enfoque a ProcesosEl enfoque a procesos implica la definicioacuten y gestioacuten sistemaacutetica de los procesos y sus interacciones con el fin de alcanzar los resultados previstos aplicando el ciclo PHVA (mejora continua)
FUENTE DE ENTRADA ENTRADAS ACTIVIDADES
RECEPTORES DE LAS
SALIDASSALIDAS
PROCESOS PROCEDENTES
Por ejemplo proveedores
internos y externos
clientes otras partes
interesadas
RECURSOS REQUISISTOS Por ejemplo
Recursos materiales
especificaciones legales
informacioacuten
PRODUCTOS O SERVICIOS
Informacioacuten
PROCESOS POSTERIORESPor ejemplo en clientes internos
o externos en otras partes interesadas
Posibles controles y puntos de control para hacer el
seguimiento del desempentildeo y medirlo
Punto de inicio Punto Final
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Ciclo de Mejora Continua aplicada a los procesos
PHVAAdoptar acciones para corregir
las posibles desviaciones o bien para mejorar los resultados
previstos inicialmente
ACTUAR
PLANIFICAR
VERIFICAR
Definir cuaacutel debe ser el resultado obtenido por el proceso y establecer las actividades recursos y
responsabilidades necesarias para lograrlo
Llevar a cabo las actividades planificadas en los teacuterminos
previstos
HACER
Tras la ejecucioacuten del proceso realizar el seguimiento y medicioacuten sobre los resultados
alcanzados y valorar su adecuacioacuten a los objetivos planificados
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Ciclo de Mejora Continua aplicada a la visioacuten global del sistema de gestioacuten de la calidad
Liderazgo
Apoyo y operaciones
Evaluacioacuten del
desempentildeo
Mejora
Planificacioacuten
ACTUAR
PLANIFICAR
VERIFICAR
HACER
Organizacioacuten y su contexto
Requisitos del cliente
Necesidades y expectativas de
las partes interesadas
Satisfaccioacuten del Cliente
Resultados del SGC
Productos y Servicios
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Principales ejes tras la modificacioacuten de la Norma ISO
Contexto de la organizacioacuten Partes Interesadas
Liderazgo
Enfoque a Procesos
Pensamiento basado en riesgos
Aplicabilidad a los servicios
Gestioacuten del Cambio
El conocimiento de la organizacioacuten
La comunicacioacuten
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Contexto de la organizacioacuten
Factores y condiciones internas y externas que pueden tener un efecto sobre la organizacioacuten respecto de sus productos y servicios
Factores positivos y negativos
CONTEXTO INTERNOCONTEXTO EXTERNO
ENTORNO LEGAL
ENTORNO TECNOLOacuteGICO
ENTORNO COMPETITIVO
ENTORNO CULTURAL
ENTORNO SOCIAL
ENTORNO ECONOacuteMICO
VALORES
CULTURA DE LA ORGANIZACIOacuteN
CONOCIMIENTO DE LA ORGANIZACIOacuteN
DESEMPENtildeO DE LA ORGANIZACIOacuteN
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Partes InteresadasPersona u organizacioacuten que puede afectar verse afectado o percibirse como persona afectada por una
decisioacuten o actividad
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Pensamiento basado en riesgos Gestionar los riesgos y oportunidades
RIESGO Efecto o influencias de la incertidumbre sobre la consecucioacuten de los resultados y la eficacia de un proceso
OPORTUNIDAD
El riesgo dificulta la oportunidad favorece la consecucioacuten de un determinado resultado
Identificacioacuten del riesgo
COM
UN
ICAC
IOacuteN
Y
CON
SULT
A
SEGU
IMIE
NTO
Y R
EVIS
IOacuteN
Apreciacioacuten del riesgo
Establecimiento del Contexto
PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RIESGO
Anaacutelisis del riesgo
Evaluacioacuten del riesgo
Tratamiento del Riesgo
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Incorporar el anaacutelisis de Contexto y la Gestioacuten de los riesgos y oportunidades en la evaluacioacuten y mejora del
desempentildeo
PROCESOCONTEXTO
PARTES INTERESADAS
Planificacioacuten del sistema de gestioacuten
Acciones
Riesgos y oportunidades
Acciones
Resultados
Mejora continua
Riesgos y oportunidades
Direccioacuten estrateacutegica
Riesgos y oportunidades
Acciones
PLANIFICACIOacuteN Y GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Comunicacioacuten
Determinar las comunicaciones internas y externas pertinentes al sistema de gestioacuten de la calidad
REQUISITOS
Queacute comunicar El contenido de la comunicacioacuten
Cuaacutendo comunicar El momento en el que comunicar
A quieacuten comunicar El destinatario de la comunicacioacuten
Coacutemo comunicar El meacutetodo o medio para la comunicacioacuten
Quieacuten comunica El responsable de la comunicacioacuten
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
III Aplicacioacuten en el Manual de Calidad del SIGC-SUA
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOCUMENTACIOacuteN DEL SIGC-SUA
Enlace a la web del SIGC-SUA
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
El manual de calidad es el documento que explica la estructura y el funcionamiento del Sistema Integrado de Gestioacuten de la Calidad de los
Servicios y Unidades Administrativas de la Universidad de Jaeacuten (SIGC-SUA)
Estructura del SIGC-SUA
Objeto y campo de aplicacioacuten del sistema de gestioacuten de la calidad
Contexto de la organizacioacuten universitaria
Necesidades y expectativas de las partes interesadas
Liderazgo Responsabilidades y participacioacuten
Sistema de procesos gestioacuten y prestacioacuten de servicios
Seguimiento medicioacuten anaacutelisis evaluacioacuten y mejora
Gestioacuten de riesgos y oportunidades
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Revisioacuten del Manual de Calidad
Realizacioacuten de las adaptaciones necesarias para el disentildeo implantacioacuten y documentacioacuten de los nuevos requisitos establecidos
en la norma UNE-EN ISO 90012015 permitiendo la certificacioacuten externa del SIGC-SUA en el ciclo 2017 tal como se establece en el Plan
Estrateacutegico de la Universidad de Jaeacuten y en la Poliacutetica de Calidad
La estrategia baacutesica para la certificacioacuten externa es demostrar que se han considerado los aspectos esenciales de los cambios en la Norma ISO que se ha procedido a su incorporacioacuten al SIGC-SUA y que en sucesivos ciclos perfeccionaremos la implantacioacuten
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
El Manual de Calidad se mantiene como guiacutea del SIGC-SUA Asiacute como la declaracioacuten de la poliacutetica de calidad y el establecimiento anual de los objetivos de calidad del SIGC-SUA
Procedimientos documentados procesos de apoyo especialmente el proceso Gestioacuten de Riesgos y oportunidades
SIGC-SUA
UNIVERSIDAD DE
JAEacuteN
PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS
PD06 GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Procedimiento documentado PD 06 Mayo de 2018 Versioacuten 01 Paacutegina 1
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA
UNIVERSIDAD DE JAEacuteN
PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO
GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
COacuteDIGO PD 06
FECHA 11-05-2018
REVISIOacuteN 01
UNIVERSIDAD DE JAEacuteN
Contexto interno-Externo de la Universidad
Sistema de gestioacuten de la calidad realizado por la Direccioacuten y el Comiteacute de Calidad en el anaacutelisis estrateacutegico
Sistema de procesos del SIGC-SUA realizado por los responsables de los procesos mediante la realizacioacuten de
anaacutelisis DAFO
Dos niveles
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS
PD06 GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Control de documentacioacuten
ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIOacuteN DEL PROCEDIMIENTO
PORTADA
CONTROL DE DOCUMENTACIOacuteN
HISTORIAL DE MODIFICACIONES
1- OBJETO Y CAMPO DE APLICACIOacuteN
2- REFERENCIAS
3- ANTECEDENTES Y DEFINICIONES
4- DESARROLLO
41 ALCANCE Y FINALIDAD
42 METODOLOGIacuteA
43 RESPONSABILIDADES
44 DETERMINACIOacuteN DEL CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO
45 DENTIFICACIOacuteN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES INTERESADAS Y SU ESPECIFICACIOacuteN EN REQUISITOS DE CALIDAD
46 GESTIOacuteN DE LOS RIESGOS Y OPORTUNIDADES
461 DETERMINAR CRITERIOS DE RIESGOS
462 IDENTIFICACIOacuteN DEL RIESGO
463 ANAacuteLISIS DEL RIESGO
464 TRATAMIENTO DEL RIESGO
465 RESULTADOS DE LA GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
466 EVALUACIOacuteN DE LAS ACCIONES
5- ANEXOS
FORMATOS
HISTORIAL DE MODIFICACIONES DE LA DOCUMENTACIOacuteN DEL PROCEDIMIENTO
1- OBJETO Y CAMPO DE APLICACIOacuteN
El procedimiento documentado PD06 tiene por objeto establecer el proceso a seguir en el SISTEMA INTEGRADO DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA UNIVERSIDAD DE JAEacuteN (SIGC-SUA) para la gestioacuten de riesgos y oportunidades como elemento integrado en el sistema de gestioacuten y de procesos y en las actividades de planificacioacuten
Este procedimiento de apoyo del SIGC-SUA se incluye en el marco de la adaptacioacuten a la Norma ISO 9001 2015 para incorporar en el enfoque a procesos el pensamiento basado en riesgos reforzando la naturaleza preventiva y la eficacia del sistema de calidad
2- REFERENCIAS
Para la elaboracioacuten de este procedimiento documentado se ha utilizado como referencia
middot La Norma UNE-EN-ISO-90012015 ldquoSistemas de Gestioacuten de la Calidad Requisitosrdquo Especialmente el Punto 81
middot La Norma ISO 310002009 Gestioacuten del riesgo Principios y directrices
middot El Manual de la Calidad del Sistema Integrado de Gestioacuten de la Calidad de los Servicios y Unidades Administrativas de la Universidad de Jaeacuten (SIGC-SUA)
middot El Manual de Procesos
middot El Manual de Procedimientos Documentados
middot Programa y orientaciones para la adaptacioacuten del SIGC-SUA a los Requisitos De La Norma UNE-EN ISO 90012015 Sistemas de Gestioacuten de la Calidad
Para los fines de este procedimiento documentado se aplican en lo que proceda los fundamentos los teacuterminos y las definiciones incluidos en la Norma ISO-90002015 ldquoSistemas de Gestioacuten de la Calidad Fundamentos y vocabulariordquo
3- ANTECEDENTES Y DEFINICIONES
La gestioacuten de riesgos y oportunidades se incorpora como un elemento necesario de entrada (planificacioacuten) y seguimiento (resultados) de los procesos del SIGC-SUA
El teacutermino riesgo hace referencia a los efectos que pueden ocasionar sobre los objetivos las incertidumbres siendo estas situaciones en las que falta de informacioacuten conocimiento y comprensioacuten de un suceso su probabilidad de que ocurra y las consecuencias
La gestioacuten del riesgo se refiere a las actividades coordinadas para dirigir y controlar una organizacioacuten en lo relativo al riesgo El proceso de gestioacuten del riesgo se refiere a la aplicacioacuten sistemaacutetica de poliacuteticas procedimientos y praacutecticas de gestioacuten a las actividades de comunicacioacuten consulta establecimiento del contexto e identificacioacuten anaacutelisis evaluacioacuten tratamiento seguimiento y revisioacuten del riesgo
4- DESARROLLO
41 ALCANCE Y FINALIDAD
El procedimiento documentado sobre la gestioacuten de riesgos se aplica transversalmente en todos los procesos del SIGC-SUA y forma parte de la poliacutetica de la planificacioacuten y la revisioacuten de la estrategia de los procesos y en la revisioacuten mejora y cambios del SIGC-SUA
Este procedimiento documentado establece
1 La metodologiacutea que se aplica para la gestioacuten de los riesgos y oportunidades
2 El proceso para realizar la gestioacuten de riesgos y oportunidades
3 El sistema de responsabilidades en la gestioacuten de riesgos y oportunidades
4 La documentacioacuten y formatos de los resultados de las actividades de la gestioacuten de riesgos y oportunidades asiacute como su inclusioacuten en la documentacioacuten del SIGC-SUA
Las finalidades de la gestioacuten de los riesgos y oportunidades al incluirlos en la planificacioacuten y procesos del SIGC-SUA son
1 Asegurar la consecucioacuten de resultados previstos del sistema de calidad
2 Aumentar los efectos deseados
3 Prevenir o reducir los efectos no deseados
4 Lograr la mejora
42 METODOLOGIacuteA
En el marco de la planificacioacuten y mejora del SIGC-SUA se realizaraacuten las siguientes actividades secuenciadas e interrelacionadas
1 Determinacioacuten del contexto interno y externo
2 Identificacioacuten de las necesidades y expectativas de las partes interesadas y su especificacioacuten en requisitos de calidad
3 Aplicar la gestioacuten de los riesgos y oportunidades
En el siguiente graacutefico se representa esta relacioacuten
43 RESPONSABILIDADES
Se aplica de acuerdo con el Manual de Calidad el siguiente sistema baacutesico de responsabilidades y participacioacuten
44 DETERMINACIOacuteN DEL CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO
Identificacioacuten de las cuestiones internas y externas que son pertinentes para el propoacutesito y la planificacioacuten del SIGC-SUA
Actividades Nivel procesos
1 Determinacioacuten factores internos y externos que influyen en el desarrollo y resultados de los procesos
2 Aplicar metodologiacutea DAFO estructurando la informacioacuten en
middot ANAacuteLISIS INTERNO DEBILIDADES (factores internos que pueden incidir negativamente) FORTALEZAS (factores internos que inciden positivamente)
middot ANAacuteLISIS EXTERNO AMENAZAS (factores externos que inciden negativamente) OPORTUNIDADES (factores externos que pueden incidir positivamente)
3 Trasladar al cuadro de informacioacuten sobre cuestiones externas e internas
4 Remisioacuten a Coordinacioacuten Teacutecnica a efectos de su inclusioacuten en la Documentacioacuten de Procesos tras su aprobacioacuten Anexo del Manual de Proceso
5 Aplicacioacuten
middot Proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
middot Entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades que se indica posteriormente
middot informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso
6 Revisioacuten En la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos
45 IDENTIFICACIOacuteN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES INTERESADAS Y SU ESPECIFICACIOacuteN EN REQUISITOS DE CALIDAD
Utilizar la informacioacuten actual del cuadro de grupos de intereacutesatributos de calidad de los manuales de proceso para identificar los requisitos de calidad que se incorporan a los procesos
1 IDENTIFICACIOacuteN DE PARTES INTERESADAS Cuadro de informacioacuten sobre las partes interesadas que se ven afectadas o interesadas por el proceso
2 REQUISITOS DE CALIDAD Identificacioacuten de las necesidades y expectativas de las partes interesadas en el proceso y coacutemo se da respuesta mediante la especificacioacuten de requisitos de calidad que se incluyen en el proceso (compromisos de calidad objetivos reglamentaciones especificaciones en la prestacioacuten de servicios etc)
3 Aplicacioacuten
middot Proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
middot Entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades que se indica posteriormente
middot informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso
4 Revisioacuten En la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos
46 GESTIOacuteN DE LOS RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Sistematizacioacuten de la gestioacuten de los riesgos y oportunidades en la gestioacuten de los procesos
Orientaciones Metodoloacutegicas Norma de apoyo UNE-ISO 31000 Gestioacuten del Riesgo Principios y Directrices
Fases
1 Determinar criterios de riesgos
2 Identificacioacuten del riesgo
3 Anaacutelisis del riesgo
4 Tratamiento del riesgo
5 Resultados de la gestioacuten de riesgos y oportunidades
6 Evaluacioacuten de las acciones
461 CRITERIOS DE RIESGOS
Establecer los criterios de riesgos teacuterminos que permiten evaluar la importancia de un riesgo Estos teacuterminos pueden determinarse en funcioacuten de objetivos los recursos disponibles los requisitos legales o especificaciones de prestacioacuten de servicios etc
462 IDENTIFICACIOacuteN DEL RIESGO
Establecer la relacioacuten de sucesos que podriacutean afectar negativamente o positivamente los objetivos y resultados del proceso
Se parte de la identificacioacuten realizada en el cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades Las causas se corresponden normalmente con el apartado ldquodetectadardquo (DAFO Requisitos de calidad de partes interesadas resultados de proceso)
463 ANAacuteLISIS DEL RIESGO
Valoracioacuten de los efectos y consecuencias del riesgo en los resultados del proceso asiacute como de la probabilidad de que se produzcan dichas consecuencias
En el cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades se anotan las causas y fuentes asiacute como los efectos o impactos se antildeade una valoracioacuten de la probabilidad Si combinamos los efectos con la probabilidad se determina el nivel de riesgo
Cada Unidades puede establecer el meacutetodo que estime apropiado para establecer el nivel de riesgo y puede expresarlo en teacuterminos cualitativos Ejemplo de un meacutetodo cuantitativo basada en escalas
464 TRATAMIENTO DEL RIESGO
Comparar el nivel del riesgo con los criterios que sobre los riesgos se hayan adoptado permitiendo asiacute considerar y priorizar el tratamiento que se ha de dar a los riesgos identificados
La finalidad uacuteltima de la apreciacioacuten del riesgo es determinar que riesgos para los resultados de los procesos no se consideran suficientemente controlados y exige un tratamiento
Orientacioacuten
465 RESULTADOS DE LA GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
El cuadro de riesgos y oportunidades permite identificar las acciones en los procesos del SIGC-SUA Una vez realizado se remite a Coordinacioacuten Teacutecnica a efectos de su inclusioacuten en la Documentacioacuten de Procesos tras su aprobacioacuten Anexo del Manual de Proceso
La revisioacuten de cuadro de riesgos y oportunidades se realiza en la revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos
Tabla Gestioacuten de riesgos y oportunidades
Ver en detalle en Anexo Formatos
[4] Accioacuten Estaacute referida a las opciones que identificamos y adoptamos para el tratamiento del riesgo o para aprovechar los efectos de las oportunidades sobre los resultados esperados
466 EVALUACIOacuteN DE LAS ACCIONES
Las acciones que identificamos y adoptamos para el tratamiento del riesgo o para aprovechar los efectos de las oportunidades sobre los resultados esperados y oportunidades que se identifiquen deben ser implantadas bien mediante modificaciones en el disentildeogestioacuten del proceso bien mediante la implantacioacuten de otras acciones de mejora
El seguimiento de las acciones se incorporaraacute en el proceso de revisioacuten y mejora incluyeacutendose en los informes anuales de proceso Se utilizaraacuten para la planificacioacuten de nuevas acciones de mejora
La identificacioacuten y gestioacuten de las acciones que se derivan de la evaluacioacuten de riesgos y oportunidades constituyen un elemento clave para la implementacioacuten de las mejoras de procesos y de los objetivos y acuerdos de la Revisioacuten y mejora del SIGC-SUA que realiza por ciclos anuales el Comiteacute de Calidad y la Direccioacuten
5- ANEXOS FORMATOS
FORMATO ANAacuteLISIS DE CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO DEL PROCESO
[COacuteDIGO DEL PROCESO CLAVE] [NOMBRE DEL PROCESO CLAVE]
Tabla Anaacutelisis del contexto interno y externo del proceso
Tabla Anaacutelisis del contexto interno y externo del proceso
FORMATO CUADRO DE COMPRENSIOacuteN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE PARTES INTERESADAS DEL PROCESO
[COacuteDIGO DEL PROCESO CLAVE] [NOMBRE DEL PROCESO CLAVE]
Tabla Necesidades y Expectativas Partes Interesadas
Tabla Necesidades y Expectativas Partes Interesadas
FORMATO ANAacuteLISIS DE GESTIOacuteN DE RIESGO Y OPORTUNIDADES
[COacuteDIGO DEL PROCESO CLAVE] [NOMBRE DEL PROCESO CLAVE]
Tabla Gestioacuten de riesgos y oportunidades
Tabla Gestioacuten de riesgos y oportunidades
[1] Resultado Esperado Esta referido al resultados final del proceso (la salida del proceso en teacuterminos del valor o servicio prestado) Se puede utilizar Un resultado procedente de la estrategia un compromiso de calidad publicado un requisito de calidad identificado el valor de un objetivo del indicador del proceso
[2] Detectado Esta referido a la fuente de la que se ha detectadoidentificadoasociado el riesgo o la oportunidad Puede provenir 1 Del anaacutelisis del contexto (DAFO) 2 Del anaacutelisis de las partes interesadas 3 Del anaacutelisis del proceso (desarrollo e interaccioacuten de actividades recursos y resultados)
[3] Efecto potencial Estaacute referido a la consecuencia que el riesgo o la oportunidad va a tener sobre el resultado esperado
PROPUESTAS DE ACCIONES DE MEJORA
Evaluacioacuten de las acciones
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA UNIVERSIDAD DE JAEacuteN13
13
13
PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO13
13
GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES13
13
13
COacuteDIGO PD 0613
FECHA 11-05-201813
REVISIOacuteN 0113
13
13
13
13
13
13
13
13
UNIVERSIDAD DE JAEacuteN13
13
13
13
Indicaremos Accioacuten de gestioacuten de riesgosoportunidades13
13
Indicaremos ademaacutes mecanismos para la evaluacioacuten13
13
En la previsioacuten de resultados haremos referencia al grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso13
13
Grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso en relacioacuten a la previsioacuten de resultados y a los indicadores que en su caso se hubieran establecido para el seguimiento13
13
13
lt Procedimiento documentado PD 06 Mayo de 2018 Versioacuten 01gtPaacutegina 1
lt Procedimiento documentado PD 06 Mayo de 2018 Versioacuten 01gtPaacutegina 2
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
Necesidades y Expectativas de las partes interesadas
Identificacioacuten a nivel de procesos
Entradas en el anaacutelisis de riesgos y
oportunidades
Anaacutelisis de resultados en el proceso de revisioacuten y mejora
anual del SIGC-SUA
Gestioacuten de riesgos y oportunidades
Metodologiacutea en el manual de calidad procedimientos
estrateacutegicos y procedimiento de apoyo
Aplicacioacuten operativa en los procesos claves (operativos)
Los resultados se incluyen en la documentacioacuten de los
procesos procediendo a su seguimiento y revisioacuten anual
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
Comunicacioacuten
Reforzar la comunicacioacuten externa a usuarios apoyaacutendose en los mecanismos actuales e incluidos en los procesos haciendo las referencias oportunas en las fichas del Plan de Comunicacioacuten del
SIGC-SUA
Plan de Comunicacioacuten del SIGC-SUA Metodologiacutea Plan de Comunicacioacuten
Ficha de acciones de comunicacioacuten
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
Seguimiento medicioacuten anaacutelisis y evaluacioacutenMetodologiacutea en Manual de CalidadGuiacutea del SIGC-SUA Procesos Estrateacutegicos
SEGUIMIENTO MEDICIOacuteN ANAacuteLISIS EVALUACIOacuteN Y MEJORA
PROCESOS PRESTACIOacuteN DE SERVICIOS
SEGUIMIENTO Y MEDICIOacuteN
AUDITORIacuteAS
INFORMACIOacuteN DEL ENTORNO
UNIVERSITARIO
ANAacuteLISIS DE DATOS
REVISIOacuteN POR LA DIRECCIOacuteN
OPO
RTU
NID
ADES
CAM
BIO
Y
DE M
EJO
RA
ACCIONES CORRECTIVASCONTEXTO INTERNO
CONTEXTO EXTERNO
ACCIONES RIESGOS Y OPORTUNIDADES
GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADESS
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
iquestDoacutende se puede consultar los informes finales de seguimiento y revisioacuten
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
IV Aplicacioacuten en la documentacioacuten de procesos de las Unidades
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
MAPA DE PROCESOS CLAVES INTERRELACIONADOS
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PROCESO PARA REALIZAR LOS CAMBIOS
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CUADRO RESUMEN DE LAS ACTIVIDADES A REALIZAR POR LAS UNIDADESAacuteREAS
ACTIVIDADES DE APLICACIOacuteN EN LOS PROCESOS PARA LA ADAPTACIOacuteN A LA NORMA ISO 9001 2015
1 Elaborar un cuadro de anaacutelisis de contexto interno y externo por procesos yo agrupacioacuten para su inclusioacuten como anexo en la documentacioacuten del
proceso
CONTEXTO
PARTES INTERESADAS 2 Revisar y completar Anexo VI (Atributos de Calidad) de la Documentacioacuten
de Procesos
CONTEXTO 3 Elaborar un cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades por procesos yo agrupacioacuten para su inclusioacuten como anexo en la documentacioacuten del proceso
COMUNICACIOacuteN 4 Reforzar la comunicacioacuten externa a usuarios apoyaacutendose en los mecanismos actuales e incluidos en los procesos haciendo las referencias oportunas en ellas fichas del Plan de Comunicacioacuten del SIGC-SUA
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CONTEXTO Factores internos y externos que influyen en el desarrollo y resultados de los procesos
FACTORES EXTERNOS Los que no dependen o no son controlados por la UnidadAacuterea Pueden
estar referidos a recursos u otras variables generales de la Universidad u otros factores externos del sistema universitario o entorno
FACTORES INTERNOS Los que dependen o son controlados por la UnidadAacuterea Fundamentalmente
sistemas de trabajo conocimientos capacidades valores y actitudes herramientas disponibles
QUEacute EXIGE ISO Identificacioacuten de factores de contexto y seguimiento y revisioacuten de esta Informacioacuten
IDENTIFICACIOacuteN DE FACTORES Cuadro de informacioacuten sobre cuestiones externas e internas
apropiadas a la misioacuten del proceso y en general al sistema de calidad y la estrategia o directrices de la
universidad que afectan al resultado esperado
SEGUIMIENTO Y REVISIOacuteN Sistematizacioacuten y periodizacioacuten de la revisioacuten de la informacioacuten del
contexto iquestCuaacutendo coacutemo y quieacuten revisa
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
COacuteMO LO HACEMOSMediante el anaacutelisis DAFO que permite alinearlo con el anaacutelisis general del SIGC-SUA
FACTORES INTERNOS
DEBILIDADES FORTALEZAS1-2-3-
1-2-3-
FACTORES EXTERNOS
AMENAZAS OPORTUNIDADES1-2-3-
1-2-3-
ANAacuteLISIS EXTERNO AMENAZAS (factores externos que inciden negativamente)
OPORTUNIDADES (factores externos que pueden incidir positivamente)
ANAacuteLISIS INTERNO DEBILIDADES (factores internos que pueden incidir negativamente) FORTALEZAS (factores internos que inciden
positivamente)
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PARA QUEacute LO HACEMOSPara disponer de informacioacuten necesaria en el proceso de planificacioacuten de la gestioacuten de los procesos y del sistema de calidad
Lo aplicamos en el proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
Lo aplicaremos tambieacuten como entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades
Las conclusiones del anaacutelisis y su aplicacioacuten se tendraacuten en cuenta si procede cuando se realice el Informe final de proceso
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VII ANAacuteLISIS DE
CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO DEL PROCESO
FACTORES INTERNOS
DEBILIDADES FORTALEZAS
1- No exclusividad y dedicacioacuten compartida por parte del personal teacutecnico responsable del proceso con otras tareas dentro del Servicio de Prevencioacuten lo que impide una mayor dedicacioacuten y atencioacuten del proceso
2 Desconocimiento del procedimiento por parte de los nuevos investigadoresproductores
1 Nueva herramienta informaacutetica en el Campus Virtual para la Gestioacuten de Residuos Peligrosos
2 Madurez del procedimiento del Gestioacuten de Residuos especialmente para el personal teacutecnico y productor de plantilla
3 Almaceacuten temporal de residuos peligrosos en ambos Campus
3 Disponibilidad y aacutegil procedimiento para la adquisicioacuten de contenedores para reponer por parte de los productores en el Almaceacuten del Campus Las Lagunillas
FACTORES EXTERNOS
AMENAZAS OPORTUNIDADES
1- Cambios normativos en materia medioambiental
2- Cambios en la documentacioacuten y procedimientos de las comunicaciones obligatorias a realizar ante las distintas entidades con competencias medioambientales
1- Alianza con Empresa concesionaria de la Gestioacuten medioambiental de gestioacuten de residuos peligrosos
2- Benchmarking con otras universidades espantildeolas
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PARTES INTERESADAS
Persona u organizacioacuten que puede afectar verse afectado o percibirse como persona afectada por una decisioacuten o actividad
En el SIGC-SUA lo identificamos a nivel de proceso como grupo de intereacutescliente usuario tal como estaacute identificado en el ANEXO VI ATRIBUTOS DE CALIDAD DEL
PROCESO de la documentacioacuten de los procesos claves
QUEacute EXIGE ISOIdentificacioacuten de las partes interesadas especificacioacuten de requisitos de calidad de eacutestas y seguimiento y revisioacuten de esta Informacioacuten
IDENTIFICACIOacuteN DE PARTES INTERESADAS Cuadro de informacioacuten sobre las partes interesadas que se ven afectadas o interesadas por el proceso
REQUISITOS DE CALIDAD Identificacioacuten de las necesidades y expectativas de las partes interesadas en el proceso y coacutemo se da respuesta mediante la especificacioacuten de requisitos de
calidad que se incluyen en el proceso
SEGUIMIENTO Y REVISIOacuteN Sistematizacioacuten y periodizacioacuten de la revisioacuten de la informacioacuten de las partes interesadas y sus requisitos de calidad iquestCuaacutendo coacutemo y quieacuten revisa
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
COacuteMO LO HACEMOS
Mediante la revisioacuten y ampliacioacuten del cuadro el ANEXO VI ATRIBUTOS DE CALIDAD DEL PROCESO de la documentacioacuten de los procesos claves SIGC-SUA
Grupo de intereacutesClientes
-Usuario
Fuentes de Informacioacuten
Necesidades y Expectativas (atributos de calidad)
Requisito de Calidad
INFORMACIOacuteN DE PARTIDA Utilizamos la informacioacuten de las tablas elaboradas en otros ciclos de gestioacuten analizamos su validez actual y en su caso modificamos especificamos o ampliamos
EXPECTATIVAS Y REQUISITOS Partimos de las necesidades expectativas y atributos de calidad por grupos de intereacutes ya identificados que mantenemos realizamos cambios o ampliamos tras la
revisioacuten Antildeadimos especificaciones en teacuterminos de requisitos de calidad (compromisos de calidad objetivos reglamentaciones especificaciones en la prestacioacuten de servicios etc)
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PARA QUEacute LO HACEMOSPara disponer de informacioacuten necesaria en el proceso de planificacioacuten de la gestioacuten de los procesos y del sistema de calidad
Lo aplicamos en el proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
Lo aplicaremos tambieacuten como entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades
Las conclusiones del anaacutelisis y su aplicacioacuten se tendraacuten en cuenta si procede cuando se realice el Informe final de proceso
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VI ATRIBUTOS DE
CALIDAD NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LOS GRUPOS DE INTERES REQUISITOS DE CALIDAD
Grupo de intereacutesClientes-Usuario
Fuentes de Informacioacuten
Necesidades y Expectativas (atributos de calidad)
Requisito de Calidad
1 El personal docente e investigador de la Universidad y centros adscritos y el personal docente e investigador visitante de otras universidades 2 El alumnado de la Universidad y centros adscritos y el alumnado en movilidad de otras universidades 3 El personal de administracioacuten y servicios 4 Losas egresadosas de la Universidad de Jaeacuten 5 El Personal colaborador o tutor externo a la Universidad de Jaeacuten
bull Encuestas de satisfaccioacuten bull Quejas Sugerencias felicitaciones bull Indicadores de proceso bull Benchmarking bull Comisioacuten de Biblioteca bull Servicio de Pregunta al Bibliotecario
Necesidad disponer de una coleccioacuten de recursos informativos que cubran las necesidades de informacioacuten de los usuarios Atributos bull Amabilidad en el trato al cliente-usuario bull Adecuacioacuten del tiempo empleado para la resolucioacuten de la demanda de la prestacioacuten del servicio bull Comunicacioacuten a los clientes-usuarios cuando se prestaraacute el servicio bull Adecuacioacuten de los horarios de atencioacuten o prestacioacuten del servicio a las necesidades que platean los clientes-usuarios bull Adecuacioacuten del servicio prestado a las necesidades y expectativas especiacuteficas comunicadas por los clientesusuarios bull Comodidad de las instalaciones climatizacioacuten limpieza dimensioacuten y mantenimiento de los espacios
bull Alcanzar el 85 de monografiacuteas nacionales recibidas en un maacuteximo de 30 diacuteas (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 85 de monografiacuteas extranjeras recibidas en un maacuteximo de 60 diacuteas (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 100 de ejecucioacuten del gasto en material bibliograacutefico del presupuesto de Biblioteca (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 100 de bibliografiacutea recomendada disponible en Biblioteca (1 2) bull Alcanzar el 100 de peticiones de compra de material bibliograacutefico por parte de los estudiantes adquiridas (2) bull Alcanzar el 65 de monografiacuteas en papel recibidas por compra catalogadas en un maacuteximo de 6 diacuteas (1 2 3 4 5)
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
RIESGO OPORTUNIDAD Efecto o influencias de la incertidumbre sobre la consecucioacuten de los resultados y la eficacia de un proceso
PARA QUEacute LO HACEMOSPara prevenir o reducir los efectos no deseados de los riesgos y aprovechar las oportunidades en el marco de la planificacioacuten de la gestioacuten de la calidad y los procesos
CUANDO LO HACEMOS En la planificacioacuten inicial de los procesos o en nuevas situaciones que requieran revisar los procesos
QUEacute EXIGE ISOPensamiento basado en riesgos como parte del enfoque a procesos queda incluido en los requisitos de la ISO para la gestioacuten de los procesos ldquoabordar los riesgos y oportunidadeshelliprdquo
REQUISITOS Planificar las acciones para abordar los riesgos y oportunidades
Integrar y aplicar las acciones en los procesos
Evaluar la eficacia de las acciones
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
COacuteMO LO HACEMOS Mediante la elaboracioacuten de un cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades asociados a los procesos
RESULTADO PROCESO
RIESGOSOPORTUNIDADES ACCIONES
[Resultado Esperado] [1]
1-Riesgo [se describiraacute el riesgo]
Detectado [2]
Efecto potencial [3]
2-
3-
1-Accioacuten [se describiraacute la accioacuten] [4]
2-
3-
[Resultado Esperado]
1-Oportunidad [se describiraacute la oportunidad]
Detectado
Efecto potencial
2-
3-
1-Accioacuten [se describiraacute la accioacuten]
2-
3-
[1] Resultado Esperado Esta referido al resultados final del proceso (la salida del proceso en teacuterminos del
valor o servicio prestado) Ejemplos compromiso de calidad un requisito
de calidad el valor objetivo del indicador del proceso
[Detectado Fuente de la que se ha detectadoidentificadoasociado el riesgo o la oportunidad Puede provenir 1 Del anaacutelisis del contexto (DAFO) 2 Del anaacutelisis de
las partes interesadas 3 Del anaacutelisis del proceso (desarrollo e interaccioacuten de actividades recursos y resultados)
Efecto potencial La consecuencia que el riesgo o la oportunidad van a tener sobre el resultado esperado
Accioacuten Las opciones que identificamos y adoptamos para el tratamiento del riesgo o
para aprovechas los efectos de las oportunidades sobre los resultados
esperados
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Identificacioacuten del riesgo
COM
UN
ICAC
IOacuteN
Y
CON
SULT
A
SEGU
IMIE
NTO
Y R
EVIS
IOacuteN
Apreciacioacuten del riesgo
Establecimiento del Contexto
PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RIESGO
Anaacutelisis del riesgo
Evaluacioacuten del riesgo
Tratamiento del Riesgo
IDENTIFICACIOacuteN DEL RIESGO Relacioacuten de sucesos que podriacutean afectar negativamente o positivamente los objetivos y resultados del
proceso
criterios de riesgos teacuterminos que permiten evaluar la
importancia de un riesgo
ANAacuteLISIS DEL RIESGO
Valoracioacuten de los efectos y
consecuencias del riesgo en los
resultados del proceso asiacute como de la probabilidad
de que se produzcan dichas consecuencias
EVALUACIOacuteN DEL RIESGO
Implica comparar el nivel del riesgo con los criterios
que sobre los riesgos se hayan
adoptado permitiendo asiacute
considerar y priorizar el
tratamiento que se ha de dar a los
riesgos identificados
TRATAMIENTO DEL RIESGO Es la seleccioacuten y la implementacioacuten de una o varias opciones (acciones) para modificar los riesgos
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Las acciones que se identifiquen en la gestioacuten de los riesgos y oportunidades deben ser implantadas bien mediante modificaciones en el disentildeogestioacuten del proceso bien mediante la implantacioacuten de otras acciones de mejora
Unidad Antildeo
Procesos
Descripcioacuten de la mejora
Causa para su implantacioacuten
Objetivos de la mejora
Recursos previstos
Responsables de implantacioacuten
Previsioacuten de Resultados
Grado de prioridad AltaMediaBaja (seguacuten proceda)
Indicaremos Accioacuten de gestioacuten de riesgosoportunidades
Indicaremos ademaacutes mecanismos para la evaluacioacuten
En la previsioacuten de resultados haremos referencia al grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso
Desarrollo temporal Inicio
Finalizacioacuten
Descripcioacuten de resultados obtenidos
Grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso en relacioacuten a la previsioacuten de resultados y a los indicadores que en
su caso se hubieran establecido para el seguimiento
PROPUESTAS DE ACCIONES DE MEJORA
ANAacuteLISIS DE LAS MEJORAS
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VIII ANAacuteLISIS DE
GESTIOacuteN DE RIESGO Y OPORTUNIDADESRESULTADO
PROCESO RIESGOSOPORTUNIDADES ACCIONES
Rapidez en la ejecucioacuten del mantenimiento El 85 de las incidencias se reparan en 5 diacuteas
1-Riesgo Falta de disponibilidad de recursos humanos (internos y externos) para atender las incidencias
Detectado DAFO Debilidad D2
Efecto potencial La falta de personal teacutecnico para atender las averiacuteas puede afectar al desempentildeo de las actividades universitarias y en elementos criacuteticos incrementar los dantildeos en los activos
1 Accioacuten Establecer criterios de criticidad de la incidencia
2 Accioacuten Adaptar aplicativo software para incluir criticidad
3 Accioacuten Modificacioacuten del proceso para incluir criticidad
4 Accioacuten Anaacutelisis de incidencias resueltas una vez implantadas las acciones anteriores seguacuten criticidad
Modificar las consecuencias
Rapidez en la ejecucioacuten del mantenimiento El 85 de las incidencias se reparan en 5 diacuteas
2-Riesgo Falta de disponibilidad de recursos materiales para atender las incidencias
Detectado DAFO Debilidad D2
Efecto potencial La falta de repuestos y fungibles para atender las averiacuteas puede imposibilitar la reparacioacuten con la celeridad requerida afectando al desempentildeo de las actividades universitarias
1 Accioacuten Disponer de un sistema de gestioacuten de stock de repuestos
Modificar las consecuencias
Criterios de sostenibilidad en la gestioacuten del mantenimiento
3- Riesgo Incumplimiento del Plan Estrateacutegico respecto a los criterios de sostenibilidad seguridad y PRL en el mantenimiento de las infraestructuras de los Campus
Detectado DAFO Debilidad D1
Efecto potencial No conformidad al SIGC-SUA asociado a requisitos de calidad
1 Accioacuten Establecimiento de criterios de sostenibilidad seguridad y PRL en la gestioacuten del mantenimiento
Eliminar la fuente del riesgo
Optimizar la disponibilidad de las instalaciones y equipos
4- Riesgo Interrupcioacuten del suministro eleacutectrico
Detectado Anaacutelisis de causa-efecto
Efecto potencial Dantildeos en elementos criacuteticos de las instalaciones de la UJA
1 Accioacuten Programa para garantizar el suministro eleacutectrico complementario en los edificios de la UJA
Modificar las consecuencias
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
GRACIAS POR SU ATENCIOacuteN
Desarrollo temporal | Inicio | Finalizacioacuten | |||||||
Descripcioacuten de resultados obtenidos |
Unidad | Antildeo | ||||||
Procesos | |||||||
Descripcioacuten de la mejora | |||||||
Causa para su implantacioacuten | |||||||
Objetivos de la mejora | |||||||
Recursos previstos | |||||||
Responsables de implantacioacuten | |||||||
Previsioacuten de Resultados | |||||||
Grado de prioridad | AltaMediaBaja (seguacuten proceda) |
RESULTADO PROCESO | RIESGOSOPORTUNIDADES | ACCIONES | |||
[Resultado Esperado] [1] | 1- Riesgo [se describiraacute el riesgo] Detectado [2] Efecto potencial [3] 2- 3- | 1- Accioacuten [se describiraacute la accioacuten] [4] 2- 3- | |||
[Resultado Esperado] | 1- Oportunidad [se describiraacute la oportunidad] Detectado Efecto potencial 2- 3- | 1- Accioacuten [se describiraacute la accioacuten] 2- 3- |
Proceso | Instruccioacuten Se indicaraacute con la codificacioacuten y el nombre del aacutembito del proceso sobre el que se realiza el cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades Puede ser para todo el proceso clave o para procesos desagregados Puede elaborarse en comuacuten para todo el proceso clave e indicar lo especiacutefico para los procesos desagregados Las distintas unidades del proceso pueden decidir elaborarlo de forma conjunta si entiende que hay similitud | ||
Servicio prestado | Instruccioacuten Se indicaraacute de acuerdo con la tabla de relacioacuten de procesosservicios del alcance del SIGC-SUA que estaacute publicado en el Manual de Calidad | ||
Unidades | Instruccioacuten Se indicaraacute la Unidades que lo elaboran | ||
Fecha | Instruccioacuten Se indicaraacute la fecha formal de su enviacuteo para publicacioacuten | ||
Responsables | Instruccioacuten Se especificaraacute la responsabilidad de la elaboracioacuten Puede ser el nombre y puesto de las personas que intervienen o la denominacioacuten del grupo de trabajo o equipo de calidad que lo ha elaborado Si el equipo es inter-procesosunidades se indicaraacute | ||
Seguimiento y revisioacuten | Instruccioacuten Se indicaraacute cuaacutendo se utiliza y se revisa y para que se utiliza podriacutea ser a modo de ejemplo en la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos |
Grupo de intereacutesClientes-Usuario | Fuentes de Informacioacuten | Necesidades y Expectativas (atributos de calidad) | Requisito de Calidad | ||||
Proceso | Instruccioacuten Se indicaraacute con la codificacioacuten y el nombre del aacutembito del proceso sobre el que se realiza el cuadro de partes interesadas Puede ser para todo el proceso clave o para procesos desagregados Puede elaborarse en comuacuten para todo el proceso clave e indicar lo especiacutefico para los procesos desagregados Las distintas unidades del proceso pueden decidir elaborarlo de forma conjunta si entiende que hay similitud | ||
Servicio prestado | Instruccioacuten Se indicaraacute de acuerdo con la tabla de relacioacuten de procesosservicios del alcance del SIGC-SUA que estaacute publicado en el Manual de Calidad | ||
Unidades | Instruccioacuten Se indicaraacute la Unidades que lo elaboran | ||
Fecha | Instruccioacuten Se indicaraacute la fecha formal de su enviacuteo para publicacioacuten | ||
Responsables | Instruccioacuten Se especificaraacute la responsabilidad de la elaboracioacuten Puede ser el nombre y puesto de las personas que intervienen o la denominacioacuten del grupo de trabajo o equipo de calidad que lo ha elaborado Si el equipo es inter-procesosunidades se indicaraacute | ||
Seguimiento y revisioacuten | Instruccioacuten Se indicaraacute cuaacutendo se utiliza y se revisa y para queacute se utiliza podriacutea ser a modo de ejemplo en la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos |
FACTORES INTERNOS | DEBILIDADES | FORTALEZAS | |||
1- 2- 3- | 1- 2- 3- | ||||
FACTORES EXTERNOS | AMENAZAS | OPORTUNIDADES | |||
1- 2- 3- | 1- 2- 3- |
Proceso | Instruccioacuten Se indicaraacute con la codificacioacuten y el nombre del aacutembito del proceso sobre el que se realiza el cuadro de contexto Puede ser para todo el proceso clave o para procesos desagregados Puede elaborarse en comuacuten para todo el proceso clave e indicar lo especiacutefico para los procesos desagregados Las distintas unidades del proceso pueden decidir elaborarlo de forma conjunta si entiende que hay similitud | ||
Servicio prestado | Instruccioacuten Se indicaraacute de acuerdo con la tabla de relacioacuten de procesosservicios del alcance del SIGC-SUA que estaacute publicado en el Manual de Calidad | ||
Unidades | Instruccioacuten Se indicaraacute la Unidades que lo elaboran | ||
Fecha | Instruccioacuten Se indicaraacute la fecha formal de su enviacuteo para publicacioacuten | ||
Responsables | Instruccioacuten Se especificaraacute la responsabilidad de la elaboracioacuten Puede ser el nombre y puesto de las personas que intervienen o la denominacioacuten del grupo de trabajo o equipo de calidad que lo ha elaborado Si el equipo es inter-procesosunidades se indicaraacute | ||
Seguimiento y revisioacuten | Instruccioacuten Se indicaraacute cuaacutendo se utiliza y se revisa y para queacute se utiliza podriacutea ser a modo de ejemplo en la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos |
RESULTADO PROCESO | RIESGOSOPORTUNIDADES | ACCIONES | |||
[Resultado Esperado] [1] | 1- Riesgo Detectado Efecto potencial | 1- Accioacuten | |||
[Resultado Esperado] | 1- Oportunidad Detectado Efecto potencial | 1- Accioacuten |
ACCIONES POSIBLES | |||
Evitar el riesgo | Eliminar la actividad que se ve afectada o causa el riesgo | ||
Aceptar el riesgo | Cuando es posible que genere una oportunidad | ||
Eliminar la fuente del riesgo | Actuar para eliminar la causa que da lugar al riesgo (efecto no deseado) | ||
Modificar la probabilidad | Atenuar la posibilidad o concurrencia del riesgo | ||
Modificar las consecuencias | Atenuar el impacto o efectos del riesgo | ||
Compartir el riesgo | Compartir o transferir el riesgo con otras partes | ||
Mantener el riesgo | Cuando es asumible o su tratamiento es desproporcionado siempre que sea posible asumirlo y controlarlo |
RIESGO | VALORACIOacuteN EFECTOIMPACTO [EI] | VALORACIOacuteN PROBABILIDAD [P] | Nivel Riego | ||||
-Riesgo Detectado Efecto potencial | ESCALA 1-5 1-Insignificante 2- Miacutenimo 3-Moderado 4-Considerable 5-Grave | ESCALA 1-5 1-Excepcional 2- Poco probable 3-Problable 4-Muy probable 5-Seguro | Caacutelculo [EI][P] ESCALA A-B-C-D D Aceptar riesgo [lt 5] C Aceptar riesgo con controles [6-1] B Riesgo no deseable [9-14] A Riesgo inaceptable [=gt15] |
Actividad | Responsable | ||
Elaboracioacuten del cuadro de anaacutelisis de contexto interno y externo por procesos del cuadro necesidades y expectativas de las partes interesadas y requisitos de calidad del cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades Nivel procesos claves | Equipo de Procesos Responsables de Unidades | ||
Elaboracioacuten seguacuten proceda del cuadro de anaacutelisis de contexto interno y externo por procesos del cuadro necesidades y expectativas de las partes interesadas y requisitos de calidad del cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades Nivel procesos Estrateacutegicos | Responsable de Calidad Coordinacioacuten Teacutecnica del SIGC-SUA | ||
Aprobacioacuten de la documentacioacuten a incluir en la documentacioacuten del proceso | Responsable de Calidad Gerente seguacuten proceda | ||
Inclusioacuten como anexo en la documentacioacuten del proceso | Coordinacioacuten Teacutecnica del SIGC-SUA | ||
Realizacioacuten de seguimiento y revisioacuten Nivel de proceso claves | Equipo de Procesos Responsables de Unidades | ||
Realizacioacuten de seguimiento y revisioacuten Nivel procesos Estrateacutegicos | Responsable de Calidad Coordinacioacuten Teacutecnica del SIGC-SUA | ||
Realizacioacuten de seguimiento y revisioacuten Nivel SIGC-SUA | Consejo de Direccioacuten comiteacute de Calidad |
VERSIOacuteN | FECHA DE VIGENCIA | APARTADO MODIFICADO | MODIFICACIOacuteN REALIZADA | ||||
1 | 14-05-2018 | Creacioacuten del Documento | |||||
Edicioacuten | Nordm | 01 | Fecha de entrada en vigor | 14-05-2018 |
Elaborado por | Revisado por | Aprobado por | |||||||||
Gerencia con Coordinacioacuten Teacutecnica del Servicio de Planificacioacuten y Evaluacioacuten | Vicerrectorado Responsable de la Calidad | Consejo de Direccioacuten | |||||||||
Nombre | Nombre | Nombre | |||||||||
Nicolaacutes Ruiz Reyes | Julio Terrados Cepeda | Juan Goacutemez Ortega | |||||||||
Cargo | Cargo | Cargo | |||||||||
Gerente | Vicerrector | Rector | |||||||||
Fecha | Fecha | Fecha | |||||||||
11052018 | 11052018 | 11052018 | |||||||||
Firma | Firma | Firma | |||||||||
SIGC-SUA | UNIVERSIDAD DE JAEacuteN | PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS | |||||
PD06 GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES |
SIGC-SUA | UNIVERSIDAD DE JAEacuteN | PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS | |||||
PD06 GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES |
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CALIDADEXCELENCIA
Calidad formal Garantiacutea de procesos
Herramientas y procesos para definir
medir evaluar asegurar y mejorar la
calidad
Nivel individual Compromiso personal para
trabajar por la calidad
Nivel colectivo fomento de aptitudes personales y
conciencia de apoyo a la calidad
CO
MU
NIC
ACIOacute
NELEMENTO ESTRUCTURAL
ELEMENTO CULTURAL
PAR
TIC
IPA
CIOacute
N
CO
NFI
ANZA
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
iquestQueacute significa implantar una cultura de gestioacuten excelente
PROMOCIONAR LA MEJORA CONTINUA
LOGRAR LA SATISFACCIOacuteN
GRUPOS DE INTERES
Desafiar la situacioacuten actual y hacer realidad el cambio
CULTURA DE GESTIOacuteN
Compartir valores creencias expectativas y el compromiso hacia la calidad
Gestionar con procesos bien definidos que mejoren la calidad
Gestioacuten orientada a lograr y mantener niveles de resultados equilibrados
hellipque satisfacen o exceden las expectativas de todos los grupos de intereacutes
Excelencia
iquestQueacute significa Excelencia
COMPROMISO POR LA
CALIDAD
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
La Misioacuten
La Universidad de Jaeacuten es una institucioacuten puacuteblica deeducacioacuten superior un bien cultural con rasgossingulares y alto grado de compromiso social quemediante la mejora continua de la docenciainvestigacioacuten transmisioacuten de la cultura ytransferencia del conocimiento tiene por finalidadcontribuir al progreso de la sociedad y al desarrollosostenible de su entorno
Consolida la cultura de la calidad como un mecanismo clave de progreso de la institucioacuten
La Visioacuten
Los Valores Cultura organizativa basada en la planificacioacuten evaluacioacuten mejora continua y rendicioacuten de cuentas interna y externa
iquestPor queacute implantamos sistemas de gestioacuten de la calidad
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PLAN DE MEJORA Y CALIDAD DE LOS SERVICIOS COMPLEMENTO PRODUCTIVIDAD Junta Andaluciacutea
2007-2011 Complemento de Productividad para la Mejora y Calidad de los Servicios que presta el PAS de las Universidades
Puacuteblicas de Andaluciacutea
iquestPor queacute implantamos sistemas de gestioacuten de la calidad
Consolidar la gestioacuten por procesos y el sistema de mejora continua OPCIOacuteN Certificacioacuten UNE-EN-ISO-90012008 Foco en la normalizacioacuten y estandarizacioacuten de procesos para garantizar un determinado nivel de calidad del servicio que las Unidades gestionan y prestan
DECISIONES EFQM
CERTIFICACIOacuteN RECONOCIMIENTO
ISO
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Para alcanzar el eacutexito las organizaciones necesitan implantarsistemas de gestioacuten
Identificar entender y gestionar los procesos interrelacionadoscomo un sistema contribuye a la eficacia y eficiencia de unaorganizacioacuten en el logro de sus objetivos
Sistema de Gestioacuten Sistema (conjuntos de elementos mutuamenteinterrelacionados o que interactuacutean) para establecer la poliacutetica y losobjetivos y para lograr dichos objetivos
Las Universidades como cualquier organizacioacuten realizan actividades gestionantienen resultados Pero iquestlos resultados responde a una planificacioacuten previa
iquestEn queacute medida controlamos o aseguramos las actividades para conseguir losresultados deseados
SIST
EMAS
DE
GES
TIOacute
N
No es un fin es una herramienta
GES
TIOacute
N D
E R
ESU
LTAD
OS
iquestPara queacute sirve un sistema de gestioacuten de la calidad
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS Y UNIDADES DE LA UJA (SIGC-SUA)
El SIGC-SUA despliega la decisioacuten estrateacutegica de la Universidad de Jaeacuten de adoptar sistemas de gestioacuten de la calidad en los Servicios y Unidades Administrativas
UNE-EN-ISO-90012015 ldquoSistemas de Gestioacuten de la Calidad Requisitosrdquo
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
UNIVERSIDAD DE JAEacuteN
SISTEMA DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD DE LOS
SERVICIOS Y UNIDADES
ADMINISTRATIVAS
PRESERVACIOacuteN Y TRANSMISIOacuteN CRIacuteTICA DE CONOCIMIENTOS
PROCESOS DE APOYO
PR
OC
ES
OS
CLA
VE
S DOCENCIA
PROCESOS ESTRATEacuteGICOS
FUNCIONES SOCIALES DE LA EDUCACIOacuteN SUPERIOR
FUNCIONES COLECTIVAS DE LA
EDUCACIOacuteN SUPERIOR
INVESTIGACIOacuteNAUMENTO Y PRODUCCIOacuteN DE NUEVOS CONOCIMIENTOS
VALIDACIOacuteN Y DIFUSIOacuteN DE LOS NUEVOS CONOCIMIENTOS
TRANSFERENCIA
EXTENSIOacuteN
GESTIOacuteN DE LA RESPONSABILIDAD SOCIAL
RE
SU
LTAD
OS
UNIVERSIDAD Y ENTORNO SOCIAL
GRUPOS DE INTEREacuteS
REQUISITOS
GRUPOS DE INTEREacuteS
SATISFACCIOacuteNISO 90012015
INTEGRACIOacuteN DEL SIGC-SUA
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
II Cambios en la Norma ISO 90012015
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Aspectos esenciales de un Sistema de Gestioacuten de la Calidad (ISO)
ENFOQUE A PROCESOS
ENFOQUE MEJORA CONTINUA
BENEFICIOS
PROPORCIONAR PRODUCTOS Y SERVICIOS QUE SATISFAGAN LOS REQUISITOS DE LOS CLIENTES Y LOS LEGALES APLICABLES
FACILITAR OPORTUNIDADES DE AUMENTAR LA SATISFACCIOacuteN DE LOS CLIENTES
CAPACIDAD DE DEMOSTRAR LA CONFORMIDAD CON LOS REQUISITOS DEL SISTEMA DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD ESPECIFICADOS
ASEGURAR EL EacuteXITO DE LA ORGANIZACIOacuteN MEDIANTE UN ENFOQUE CONTINUO HACIA LA MEJORA (MANTENER O INCREMENTAR LOS NIVELES DE DESEMPENtildeO)
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Enfoque a ProcesosEl enfoque a procesos implica la definicioacuten y gestioacuten sistemaacutetica de los procesos y sus interacciones con el fin de alcanzar los resultados previstos aplicando el ciclo PHVA (mejora continua)
FUENTE DE ENTRADA ENTRADAS ACTIVIDADES
RECEPTORES DE LAS
SALIDASSALIDAS
PROCESOS PROCEDENTES
Por ejemplo proveedores
internos y externos
clientes otras partes
interesadas
RECURSOS REQUISISTOS Por ejemplo
Recursos materiales
especificaciones legales
informacioacuten
PRODUCTOS O SERVICIOS
Informacioacuten
PROCESOS POSTERIORESPor ejemplo en clientes internos
o externos en otras partes interesadas
Posibles controles y puntos de control para hacer el
seguimiento del desempentildeo y medirlo
Punto de inicio Punto Final
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Ciclo de Mejora Continua aplicada a los procesos
PHVAAdoptar acciones para corregir
las posibles desviaciones o bien para mejorar los resultados
previstos inicialmente
ACTUAR
PLANIFICAR
VERIFICAR
Definir cuaacutel debe ser el resultado obtenido por el proceso y establecer las actividades recursos y
responsabilidades necesarias para lograrlo
Llevar a cabo las actividades planificadas en los teacuterminos
previstos
HACER
Tras la ejecucioacuten del proceso realizar el seguimiento y medicioacuten sobre los resultados
alcanzados y valorar su adecuacioacuten a los objetivos planificados
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Ciclo de Mejora Continua aplicada a la visioacuten global del sistema de gestioacuten de la calidad
Liderazgo
Apoyo y operaciones
Evaluacioacuten del
desempentildeo
Mejora
Planificacioacuten
ACTUAR
PLANIFICAR
VERIFICAR
HACER
Organizacioacuten y su contexto
Requisitos del cliente
Necesidades y expectativas de
las partes interesadas
Satisfaccioacuten del Cliente
Resultados del SGC
Productos y Servicios
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Principales ejes tras la modificacioacuten de la Norma ISO
Contexto de la organizacioacuten Partes Interesadas
Liderazgo
Enfoque a Procesos
Pensamiento basado en riesgos
Aplicabilidad a los servicios
Gestioacuten del Cambio
El conocimiento de la organizacioacuten
La comunicacioacuten
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Contexto de la organizacioacuten
Factores y condiciones internas y externas que pueden tener un efecto sobre la organizacioacuten respecto de sus productos y servicios
Factores positivos y negativos
CONTEXTO INTERNOCONTEXTO EXTERNO
ENTORNO LEGAL
ENTORNO TECNOLOacuteGICO
ENTORNO COMPETITIVO
ENTORNO CULTURAL
ENTORNO SOCIAL
ENTORNO ECONOacuteMICO
VALORES
CULTURA DE LA ORGANIZACIOacuteN
CONOCIMIENTO DE LA ORGANIZACIOacuteN
DESEMPENtildeO DE LA ORGANIZACIOacuteN
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Partes InteresadasPersona u organizacioacuten que puede afectar verse afectado o percibirse como persona afectada por una
decisioacuten o actividad
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Pensamiento basado en riesgos Gestionar los riesgos y oportunidades
RIESGO Efecto o influencias de la incertidumbre sobre la consecucioacuten de los resultados y la eficacia de un proceso
OPORTUNIDAD
El riesgo dificulta la oportunidad favorece la consecucioacuten de un determinado resultado
Identificacioacuten del riesgo
COM
UN
ICAC
IOacuteN
Y
CON
SULT
A
SEGU
IMIE
NTO
Y R
EVIS
IOacuteN
Apreciacioacuten del riesgo
Establecimiento del Contexto
PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RIESGO
Anaacutelisis del riesgo
Evaluacioacuten del riesgo
Tratamiento del Riesgo
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Incorporar el anaacutelisis de Contexto y la Gestioacuten de los riesgos y oportunidades en la evaluacioacuten y mejora del
desempentildeo
PROCESOCONTEXTO
PARTES INTERESADAS
Planificacioacuten del sistema de gestioacuten
Acciones
Riesgos y oportunidades
Acciones
Resultados
Mejora continua
Riesgos y oportunidades
Direccioacuten estrateacutegica
Riesgos y oportunidades
Acciones
PLANIFICACIOacuteN Y GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Comunicacioacuten
Determinar las comunicaciones internas y externas pertinentes al sistema de gestioacuten de la calidad
REQUISITOS
Queacute comunicar El contenido de la comunicacioacuten
Cuaacutendo comunicar El momento en el que comunicar
A quieacuten comunicar El destinatario de la comunicacioacuten
Coacutemo comunicar El meacutetodo o medio para la comunicacioacuten
Quieacuten comunica El responsable de la comunicacioacuten
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
III Aplicacioacuten en el Manual de Calidad del SIGC-SUA
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOCUMENTACIOacuteN DEL SIGC-SUA
Enlace a la web del SIGC-SUA
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
El manual de calidad es el documento que explica la estructura y el funcionamiento del Sistema Integrado de Gestioacuten de la Calidad de los
Servicios y Unidades Administrativas de la Universidad de Jaeacuten (SIGC-SUA)
Estructura del SIGC-SUA
Objeto y campo de aplicacioacuten del sistema de gestioacuten de la calidad
Contexto de la organizacioacuten universitaria
Necesidades y expectativas de las partes interesadas
Liderazgo Responsabilidades y participacioacuten
Sistema de procesos gestioacuten y prestacioacuten de servicios
Seguimiento medicioacuten anaacutelisis evaluacioacuten y mejora
Gestioacuten de riesgos y oportunidades
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Revisioacuten del Manual de Calidad
Realizacioacuten de las adaptaciones necesarias para el disentildeo implantacioacuten y documentacioacuten de los nuevos requisitos establecidos
en la norma UNE-EN ISO 90012015 permitiendo la certificacioacuten externa del SIGC-SUA en el ciclo 2017 tal como se establece en el Plan
Estrateacutegico de la Universidad de Jaeacuten y en la Poliacutetica de Calidad
La estrategia baacutesica para la certificacioacuten externa es demostrar que se han considerado los aspectos esenciales de los cambios en la Norma ISO que se ha procedido a su incorporacioacuten al SIGC-SUA y que en sucesivos ciclos perfeccionaremos la implantacioacuten
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
El Manual de Calidad se mantiene como guiacutea del SIGC-SUA Asiacute como la declaracioacuten de la poliacutetica de calidad y el establecimiento anual de los objetivos de calidad del SIGC-SUA
Procedimientos documentados procesos de apoyo especialmente el proceso Gestioacuten de Riesgos y oportunidades
SIGC-SUA
UNIVERSIDAD DE
JAEacuteN
PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS
PD06 GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Procedimiento documentado PD 06 Mayo de 2018 Versioacuten 01 Paacutegina 1
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA
UNIVERSIDAD DE JAEacuteN
PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO
GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
COacuteDIGO PD 06
FECHA 11-05-2018
REVISIOacuteN 01
UNIVERSIDAD DE JAEacuteN
Contexto interno-Externo de la Universidad
Sistema de gestioacuten de la calidad realizado por la Direccioacuten y el Comiteacute de Calidad en el anaacutelisis estrateacutegico
Sistema de procesos del SIGC-SUA realizado por los responsables de los procesos mediante la realizacioacuten de
anaacutelisis DAFO
Dos niveles
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS
PD06 GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Control de documentacioacuten
ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIOacuteN DEL PROCEDIMIENTO
PORTADA
CONTROL DE DOCUMENTACIOacuteN
HISTORIAL DE MODIFICACIONES
1- OBJETO Y CAMPO DE APLICACIOacuteN
2- REFERENCIAS
3- ANTECEDENTES Y DEFINICIONES
4- DESARROLLO
41 ALCANCE Y FINALIDAD
42 METODOLOGIacuteA
43 RESPONSABILIDADES
44 DETERMINACIOacuteN DEL CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO
45 DENTIFICACIOacuteN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES INTERESADAS Y SU ESPECIFICACIOacuteN EN REQUISITOS DE CALIDAD
46 GESTIOacuteN DE LOS RIESGOS Y OPORTUNIDADES
461 DETERMINAR CRITERIOS DE RIESGOS
462 IDENTIFICACIOacuteN DEL RIESGO
463 ANAacuteLISIS DEL RIESGO
464 TRATAMIENTO DEL RIESGO
465 RESULTADOS DE LA GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
466 EVALUACIOacuteN DE LAS ACCIONES
5- ANEXOS
FORMATOS
HISTORIAL DE MODIFICACIONES DE LA DOCUMENTACIOacuteN DEL PROCEDIMIENTO
1- OBJETO Y CAMPO DE APLICACIOacuteN
El procedimiento documentado PD06 tiene por objeto establecer el proceso a seguir en el SISTEMA INTEGRADO DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA UNIVERSIDAD DE JAEacuteN (SIGC-SUA) para la gestioacuten de riesgos y oportunidades como elemento integrado en el sistema de gestioacuten y de procesos y en las actividades de planificacioacuten
Este procedimiento de apoyo del SIGC-SUA se incluye en el marco de la adaptacioacuten a la Norma ISO 9001 2015 para incorporar en el enfoque a procesos el pensamiento basado en riesgos reforzando la naturaleza preventiva y la eficacia del sistema de calidad
2- REFERENCIAS
Para la elaboracioacuten de este procedimiento documentado se ha utilizado como referencia
middot La Norma UNE-EN-ISO-90012015 ldquoSistemas de Gestioacuten de la Calidad Requisitosrdquo Especialmente el Punto 81
middot La Norma ISO 310002009 Gestioacuten del riesgo Principios y directrices
middot El Manual de la Calidad del Sistema Integrado de Gestioacuten de la Calidad de los Servicios y Unidades Administrativas de la Universidad de Jaeacuten (SIGC-SUA)
middot El Manual de Procesos
middot El Manual de Procedimientos Documentados
middot Programa y orientaciones para la adaptacioacuten del SIGC-SUA a los Requisitos De La Norma UNE-EN ISO 90012015 Sistemas de Gestioacuten de la Calidad
Para los fines de este procedimiento documentado se aplican en lo que proceda los fundamentos los teacuterminos y las definiciones incluidos en la Norma ISO-90002015 ldquoSistemas de Gestioacuten de la Calidad Fundamentos y vocabulariordquo
3- ANTECEDENTES Y DEFINICIONES
La gestioacuten de riesgos y oportunidades se incorpora como un elemento necesario de entrada (planificacioacuten) y seguimiento (resultados) de los procesos del SIGC-SUA
El teacutermino riesgo hace referencia a los efectos que pueden ocasionar sobre los objetivos las incertidumbres siendo estas situaciones en las que falta de informacioacuten conocimiento y comprensioacuten de un suceso su probabilidad de que ocurra y las consecuencias
La gestioacuten del riesgo se refiere a las actividades coordinadas para dirigir y controlar una organizacioacuten en lo relativo al riesgo El proceso de gestioacuten del riesgo se refiere a la aplicacioacuten sistemaacutetica de poliacuteticas procedimientos y praacutecticas de gestioacuten a las actividades de comunicacioacuten consulta establecimiento del contexto e identificacioacuten anaacutelisis evaluacioacuten tratamiento seguimiento y revisioacuten del riesgo
4- DESARROLLO
41 ALCANCE Y FINALIDAD
El procedimiento documentado sobre la gestioacuten de riesgos se aplica transversalmente en todos los procesos del SIGC-SUA y forma parte de la poliacutetica de la planificacioacuten y la revisioacuten de la estrategia de los procesos y en la revisioacuten mejora y cambios del SIGC-SUA
Este procedimiento documentado establece
1 La metodologiacutea que se aplica para la gestioacuten de los riesgos y oportunidades
2 El proceso para realizar la gestioacuten de riesgos y oportunidades
3 El sistema de responsabilidades en la gestioacuten de riesgos y oportunidades
4 La documentacioacuten y formatos de los resultados de las actividades de la gestioacuten de riesgos y oportunidades asiacute como su inclusioacuten en la documentacioacuten del SIGC-SUA
Las finalidades de la gestioacuten de los riesgos y oportunidades al incluirlos en la planificacioacuten y procesos del SIGC-SUA son
1 Asegurar la consecucioacuten de resultados previstos del sistema de calidad
2 Aumentar los efectos deseados
3 Prevenir o reducir los efectos no deseados
4 Lograr la mejora
42 METODOLOGIacuteA
En el marco de la planificacioacuten y mejora del SIGC-SUA se realizaraacuten las siguientes actividades secuenciadas e interrelacionadas
1 Determinacioacuten del contexto interno y externo
2 Identificacioacuten de las necesidades y expectativas de las partes interesadas y su especificacioacuten en requisitos de calidad
3 Aplicar la gestioacuten de los riesgos y oportunidades
En el siguiente graacutefico se representa esta relacioacuten
43 RESPONSABILIDADES
Se aplica de acuerdo con el Manual de Calidad el siguiente sistema baacutesico de responsabilidades y participacioacuten
44 DETERMINACIOacuteN DEL CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO
Identificacioacuten de las cuestiones internas y externas que son pertinentes para el propoacutesito y la planificacioacuten del SIGC-SUA
Actividades Nivel procesos
1 Determinacioacuten factores internos y externos que influyen en el desarrollo y resultados de los procesos
2 Aplicar metodologiacutea DAFO estructurando la informacioacuten en
middot ANAacuteLISIS INTERNO DEBILIDADES (factores internos que pueden incidir negativamente) FORTALEZAS (factores internos que inciden positivamente)
middot ANAacuteLISIS EXTERNO AMENAZAS (factores externos que inciden negativamente) OPORTUNIDADES (factores externos que pueden incidir positivamente)
3 Trasladar al cuadro de informacioacuten sobre cuestiones externas e internas
4 Remisioacuten a Coordinacioacuten Teacutecnica a efectos de su inclusioacuten en la Documentacioacuten de Procesos tras su aprobacioacuten Anexo del Manual de Proceso
5 Aplicacioacuten
middot Proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
middot Entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades que se indica posteriormente
middot informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso
6 Revisioacuten En la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos
45 IDENTIFICACIOacuteN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES INTERESADAS Y SU ESPECIFICACIOacuteN EN REQUISITOS DE CALIDAD
Utilizar la informacioacuten actual del cuadro de grupos de intereacutesatributos de calidad de los manuales de proceso para identificar los requisitos de calidad que se incorporan a los procesos
1 IDENTIFICACIOacuteN DE PARTES INTERESADAS Cuadro de informacioacuten sobre las partes interesadas que se ven afectadas o interesadas por el proceso
2 REQUISITOS DE CALIDAD Identificacioacuten de las necesidades y expectativas de las partes interesadas en el proceso y coacutemo se da respuesta mediante la especificacioacuten de requisitos de calidad que se incluyen en el proceso (compromisos de calidad objetivos reglamentaciones especificaciones en la prestacioacuten de servicios etc)
3 Aplicacioacuten
middot Proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
middot Entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades que se indica posteriormente
middot informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso
4 Revisioacuten En la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos
46 GESTIOacuteN DE LOS RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Sistematizacioacuten de la gestioacuten de los riesgos y oportunidades en la gestioacuten de los procesos
Orientaciones Metodoloacutegicas Norma de apoyo UNE-ISO 31000 Gestioacuten del Riesgo Principios y Directrices
Fases
1 Determinar criterios de riesgos
2 Identificacioacuten del riesgo
3 Anaacutelisis del riesgo
4 Tratamiento del riesgo
5 Resultados de la gestioacuten de riesgos y oportunidades
6 Evaluacioacuten de las acciones
461 CRITERIOS DE RIESGOS
Establecer los criterios de riesgos teacuterminos que permiten evaluar la importancia de un riesgo Estos teacuterminos pueden determinarse en funcioacuten de objetivos los recursos disponibles los requisitos legales o especificaciones de prestacioacuten de servicios etc
462 IDENTIFICACIOacuteN DEL RIESGO
Establecer la relacioacuten de sucesos que podriacutean afectar negativamente o positivamente los objetivos y resultados del proceso
Se parte de la identificacioacuten realizada en el cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades Las causas se corresponden normalmente con el apartado ldquodetectadardquo (DAFO Requisitos de calidad de partes interesadas resultados de proceso)
463 ANAacuteLISIS DEL RIESGO
Valoracioacuten de los efectos y consecuencias del riesgo en los resultados del proceso asiacute como de la probabilidad de que se produzcan dichas consecuencias
En el cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades se anotan las causas y fuentes asiacute como los efectos o impactos se antildeade una valoracioacuten de la probabilidad Si combinamos los efectos con la probabilidad se determina el nivel de riesgo
Cada Unidades puede establecer el meacutetodo que estime apropiado para establecer el nivel de riesgo y puede expresarlo en teacuterminos cualitativos Ejemplo de un meacutetodo cuantitativo basada en escalas
464 TRATAMIENTO DEL RIESGO
Comparar el nivel del riesgo con los criterios que sobre los riesgos se hayan adoptado permitiendo asiacute considerar y priorizar el tratamiento que se ha de dar a los riesgos identificados
La finalidad uacuteltima de la apreciacioacuten del riesgo es determinar que riesgos para los resultados de los procesos no se consideran suficientemente controlados y exige un tratamiento
Orientacioacuten
465 RESULTADOS DE LA GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
El cuadro de riesgos y oportunidades permite identificar las acciones en los procesos del SIGC-SUA Una vez realizado se remite a Coordinacioacuten Teacutecnica a efectos de su inclusioacuten en la Documentacioacuten de Procesos tras su aprobacioacuten Anexo del Manual de Proceso
La revisioacuten de cuadro de riesgos y oportunidades se realiza en la revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos
Tabla Gestioacuten de riesgos y oportunidades
Ver en detalle en Anexo Formatos
[4] Accioacuten Estaacute referida a las opciones que identificamos y adoptamos para el tratamiento del riesgo o para aprovechar los efectos de las oportunidades sobre los resultados esperados
466 EVALUACIOacuteN DE LAS ACCIONES
Las acciones que identificamos y adoptamos para el tratamiento del riesgo o para aprovechar los efectos de las oportunidades sobre los resultados esperados y oportunidades que se identifiquen deben ser implantadas bien mediante modificaciones en el disentildeogestioacuten del proceso bien mediante la implantacioacuten de otras acciones de mejora
El seguimiento de las acciones se incorporaraacute en el proceso de revisioacuten y mejora incluyeacutendose en los informes anuales de proceso Se utilizaraacuten para la planificacioacuten de nuevas acciones de mejora
La identificacioacuten y gestioacuten de las acciones que se derivan de la evaluacioacuten de riesgos y oportunidades constituyen un elemento clave para la implementacioacuten de las mejoras de procesos y de los objetivos y acuerdos de la Revisioacuten y mejora del SIGC-SUA que realiza por ciclos anuales el Comiteacute de Calidad y la Direccioacuten
5- ANEXOS FORMATOS
FORMATO ANAacuteLISIS DE CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO DEL PROCESO
[COacuteDIGO DEL PROCESO CLAVE] [NOMBRE DEL PROCESO CLAVE]
Tabla Anaacutelisis del contexto interno y externo del proceso
Tabla Anaacutelisis del contexto interno y externo del proceso
FORMATO CUADRO DE COMPRENSIOacuteN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE PARTES INTERESADAS DEL PROCESO
[COacuteDIGO DEL PROCESO CLAVE] [NOMBRE DEL PROCESO CLAVE]
Tabla Necesidades y Expectativas Partes Interesadas
Tabla Necesidades y Expectativas Partes Interesadas
FORMATO ANAacuteLISIS DE GESTIOacuteN DE RIESGO Y OPORTUNIDADES
[COacuteDIGO DEL PROCESO CLAVE] [NOMBRE DEL PROCESO CLAVE]
Tabla Gestioacuten de riesgos y oportunidades
Tabla Gestioacuten de riesgos y oportunidades
[1] Resultado Esperado Esta referido al resultados final del proceso (la salida del proceso en teacuterminos del valor o servicio prestado) Se puede utilizar Un resultado procedente de la estrategia un compromiso de calidad publicado un requisito de calidad identificado el valor de un objetivo del indicador del proceso
[2] Detectado Esta referido a la fuente de la que se ha detectadoidentificadoasociado el riesgo o la oportunidad Puede provenir 1 Del anaacutelisis del contexto (DAFO) 2 Del anaacutelisis de las partes interesadas 3 Del anaacutelisis del proceso (desarrollo e interaccioacuten de actividades recursos y resultados)
[3] Efecto potencial Estaacute referido a la consecuencia que el riesgo o la oportunidad va a tener sobre el resultado esperado
PROPUESTAS DE ACCIONES DE MEJORA
Evaluacioacuten de las acciones
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA UNIVERSIDAD DE JAEacuteN13
13
13
PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO13
13
GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES13
13
13
COacuteDIGO PD 0613
FECHA 11-05-201813
REVISIOacuteN 0113
13
13
13
13
13
13
13
13
UNIVERSIDAD DE JAEacuteN13
13
13
13
Indicaremos Accioacuten de gestioacuten de riesgosoportunidades13
13
Indicaremos ademaacutes mecanismos para la evaluacioacuten13
13
En la previsioacuten de resultados haremos referencia al grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso13
13
Grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso en relacioacuten a la previsioacuten de resultados y a los indicadores que en su caso se hubieran establecido para el seguimiento13
13
13
lt Procedimiento documentado PD 06 Mayo de 2018 Versioacuten 01gtPaacutegina 1
lt Procedimiento documentado PD 06 Mayo de 2018 Versioacuten 01gtPaacutegina 2
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
Necesidades y Expectativas de las partes interesadas
Identificacioacuten a nivel de procesos
Entradas en el anaacutelisis de riesgos y
oportunidades
Anaacutelisis de resultados en el proceso de revisioacuten y mejora
anual del SIGC-SUA
Gestioacuten de riesgos y oportunidades
Metodologiacutea en el manual de calidad procedimientos
estrateacutegicos y procedimiento de apoyo
Aplicacioacuten operativa en los procesos claves (operativos)
Los resultados se incluyen en la documentacioacuten de los
procesos procediendo a su seguimiento y revisioacuten anual
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
Comunicacioacuten
Reforzar la comunicacioacuten externa a usuarios apoyaacutendose en los mecanismos actuales e incluidos en los procesos haciendo las referencias oportunas en las fichas del Plan de Comunicacioacuten del
SIGC-SUA
Plan de Comunicacioacuten del SIGC-SUA Metodologiacutea Plan de Comunicacioacuten
Ficha de acciones de comunicacioacuten
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
Seguimiento medicioacuten anaacutelisis y evaluacioacutenMetodologiacutea en Manual de CalidadGuiacutea del SIGC-SUA Procesos Estrateacutegicos
SEGUIMIENTO MEDICIOacuteN ANAacuteLISIS EVALUACIOacuteN Y MEJORA
PROCESOS PRESTACIOacuteN DE SERVICIOS
SEGUIMIENTO Y MEDICIOacuteN
AUDITORIacuteAS
INFORMACIOacuteN DEL ENTORNO
UNIVERSITARIO
ANAacuteLISIS DE DATOS
REVISIOacuteN POR LA DIRECCIOacuteN
OPO
RTU
NID
ADES
CAM
BIO
Y
DE M
EJO
RA
ACCIONES CORRECTIVASCONTEXTO INTERNO
CONTEXTO EXTERNO
ACCIONES RIESGOS Y OPORTUNIDADES
GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADESS
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
iquestDoacutende se puede consultar los informes finales de seguimiento y revisioacuten
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
IV Aplicacioacuten en la documentacioacuten de procesos de las Unidades
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
MAPA DE PROCESOS CLAVES INTERRELACIONADOS
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PROCESO PARA REALIZAR LOS CAMBIOS
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CUADRO RESUMEN DE LAS ACTIVIDADES A REALIZAR POR LAS UNIDADESAacuteREAS
ACTIVIDADES DE APLICACIOacuteN EN LOS PROCESOS PARA LA ADAPTACIOacuteN A LA NORMA ISO 9001 2015
1 Elaborar un cuadro de anaacutelisis de contexto interno y externo por procesos yo agrupacioacuten para su inclusioacuten como anexo en la documentacioacuten del
proceso
CONTEXTO
PARTES INTERESADAS 2 Revisar y completar Anexo VI (Atributos de Calidad) de la Documentacioacuten
de Procesos
CONTEXTO 3 Elaborar un cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades por procesos yo agrupacioacuten para su inclusioacuten como anexo en la documentacioacuten del proceso
COMUNICACIOacuteN 4 Reforzar la comunicacioacuten externa a usuarios apoyaacutendose en los mecanismos actuales e incluidos en los procesos haciendo las referencias oportunas en ellas fichas del Plan de Comunicacioacuten del SIGC-SUA
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CONTEXTO Factores internos y externos que influyen en el desarrollo y resultados de los procesos
FACTORES EXTERNOS Los que no dependen o no son controlados por la UnidadAacuterea Pueden
estar referidos a recursos u otras variables generales de la Universidad u otros factores externos del sistema universitario o entorno
FACTORES INTERNOS Los que dependen o son controlados por la UnidadAacuterea Fundamentalmente
sistemas de trabajo conocimientos capacidades valores y actitudes herramientas disponibles
QUEacute EXIGE ISO Identificacioacuten de factores de contexto y seguimiento y revisioacuten de esta Informacioacuten
IDENTIFICACIOacuteN DE FACTORES Cuadro de informacioacuten sobre cuestiones externas e internas
apropiadas a la misioacuten del proceso y en general al sistema de calidad y la estrategia o directrices de la
universidad que afectan al resultado esperado
SEGUIMIENTO Y REVISIOacuteN Sistematizacioacuten y periodizacioacuten de la revisioacuten de la informacioacuten del
contexto iquestCuaacutendo coacutemo y quieacuten revisa
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
COacuteMO LO HACEMOSMediante el anaacutelisis DAFO que permite alinearlo con el anaacutelisis general del SIGC-SUA
FACTORES INTERNOS
DEBILIDADES FORTALEZAS1-2-3-
1-2-3-
FACTORES EXTERNOS
AMENAZAS OPORTUNIDADES1-2-3-
1-2-3-
ANAacuteLISIS EXTERNO AMENAZAS (factores externos que inciden negativamente)
OPORTUNIDADES (factores externos que pueden incidir positivamente)
ANAacuteLISIS INTERNO DEBILIDADES (factores internos que pueden incidir negativamente) FORTALEZAS (factores internos que inciden
positivamente)
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PARA QUEacute LO HACEMOSPara disponer de informacioacuten necesaria en el proceso de planificacioacuten de la gestioacuten de los procesos y del sistema de calidad
Lo aplicamos en el proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
Lo aplicaremos tambieacuten como entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades
Las conclusiones del anaacutelisis y su aplicacioacuten se tendraacuten en cuenta si procede cuando se realice el Informe final de proceso
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VII ANAacuteLISIS DE
CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO DEL PROCESO
FACTORES INTERNOS
DEBILIDADES FORTALEZAS
1- No exclusividad y dedicacioacuten compartida por parte del personal teacutecnico responsable del proceso con otras tareas dentro del Servicio de Prevencioacuten lo que impide una mayor dedicacioacuten y atencioacuten del proceso
2 Desconocimiento del procedimiento por parte de los nuevos investigadoresproductores
1 Nueva herramienta informaacutetica en el Campus Virtual para la Gestioacuten de Residuos Peligrosos
2 Madurez del procedimiento del Gestioacuten de Residuos especialmente para el personal teacutecnico y productor de plantilla
3 Almaceacuten temporal de residuos peligrosos en ambos Campus
3 Disponibilidad y aacutegil procedimiento para la adquisicioacuten de contenedores para reponer por parte de los productores en el Almaceacuten del Campus Las Lagunillas
FACTORES EXTERNOS
AMENAZAS OPORTUNIDADES
1- Cambios normativos en materia medioambiental
2- Cambios en la documentacioacuten y procedimientos de las comunicaciones obligatorias a realizar ante las distintas entidades con competencias medioambientales
1- Alianza con Empresa concesionaria de la Gestioacuten medioambiental de gestioacuten de residuos peligrosos
2- Benchmarking con otras universidades espantildeolas
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PARTES INTERESADAS
Persona u organizacioacuten que puede afectar verse afectado o percibirse como persona afectada por una decisioacuten o actividad
En el SIGC-SUA lo identificamos a nivel de proceso como grupo de intereacutescliente usuario tal como estaacute identificado en el ANEXO VI ATRIBUTOS DE CALIDAD DEL
PROCESO de la documentacioacuten de los procesos claves
QUEacute EXIGE ISOIdentificacioacuten de las partes interesadas especificacioacuten de requisitos de calidad de eacutestas y seguimiento y revisioacuten de esta Informacioacuten
IDENTIFICACIOacuteN DE PARTES INTERESADAS Cuadro de informacioacuten sobre las partes interesadas que se ven afectadas o interesadas por el proceso
REQUISITOS DE CALIDAD Identificacioacuten de las necesidades y expectativas de las partes interesadas en el proceso y coacutemo se da respuesta mediante la especificacioacuten de requisitos de
calidad que se incluyen en el proceso
SEGUIMIENTO Y REVISIOacuteN Sistematizacioacuten y periodizacioacuten de la revisioacuten de la informacioacuten de las partes interesadas y sus requisitos de calidad iquestCuaacutendo coacutemo y quieacuten revisa
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
COacuteMO LO HACEMOS
Mediante la revisioacuten y ampliacioacuten del cuadro el ANEXO VI ATRIBUTOS DE CALIDAD DEL PROCESO de la documentacioacuten de los procesos claves SIGC-SUA
Grupo de intereacutesClientes
-Usuario
Fuentes de Informacioacuten
Necesidades y Expectativas (atributos de calidad)
Requisito de Calidad
INFORMACIOacuteN DE PARTIDA Utilizamos la informacioacuten de las tablas elaboradas en otros ciclos de gestioacuten analizamos su validez actual y en su caso modificamos especificamos o ampliamos
EXPECTATIVAS Y REQUISITOS Partimos de las necesidades expectativas y atributos de calidad por grupos de intereacutes ya identificados que mantenemos realizamos cambios o ampliamos tras la
revisioacuten Antildeadimos especificaciones en teacuterminos de requisitos de calidad (compromisos de calidad objetivos reglamentaciones especificaciones en la prestacioacuten de servicios etc)
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PARA QUEacute LO HACEMOSPara disponer de informacioacuten necesaria en el proceso de planificacioacuten de la gestioacuten de los procesos y del sistema de calidad
Lo aplicamos en el proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
Lo aplicaremos tambieacuten como entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades
Las conclusiones del anaacutelisis y su aplicacioacuten se tendraacuten en cuenta si procede cuando se realice el Informe final de proceso
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VI ATRIBUTOS DE
CALIDAD NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LOS GRUPOS DE INTERES REQUISITOS DE CALIDAD
Grupo de intereacutesClientes-Usuario
Fuentes de Informacioacuten
Necesidades y Expectativas (atributos de calidad)
Requisito de Calidad
1 El personal docente e investigador de la Universidad y centros adscritos y el personal docente e investigador visitante de otras universidades 2 El alumnado de la Universidad y centros adscritos y el alumnado en movilidad de otras universidades 3 El personal de administracioacuten y servicios 4 Losas egresadosas de la Universidad de Jaeacuten 5 El Personal colaborador o tutor externo a la Universidad de Jaeacuten
bull Encuestas de satisfaccioacuten bull Quejas Sugerencias felicitaciones bull Indicadores de proceso bull Benchmarking bull Comisioacuten de Biblioteca bull Servicio de Pregunta al Bibliotecario
Necesidad disponer de una coleccioacuten de recursos informativos que cubran las necesidades de informacioacuten de los usuarios Atributos bull Amabilidad en el trato al cliente-usuario bull Adecuacioacuten del tiempo empleado para la resolucioacuten de la demanda de la prestacioacuten del servicio bull Comunicacioacuten a los clientes-usuarios cuando se prestaraacute el servicio bull Adecuacioacuten de los horarios de atencioacuten o prestacioacuten del servicio a las necesidades que platean los clientes-usuarios bull Adecuacioacuten del servicio prestado a las necesidades y expectativas especiacuteficas comunicadas por los clientesusuarios bull Comodidad de las instalaciones climatizacioacuten limpieza dimensioacuten y mantenimiento de los espacios
bull Alcanzar el 85 de monografiacuteas nacionales recibidas en un maacuteximo de 30 diacuteas (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 85 de monografiacuteas extranjeras recibidas en un maacuteximo de 60 diacuteas (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 100 de ejecucioacuten del gasto en material bibliograacutefico del presupuesto de Biblioteca (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 100 de bibliografiacutea recomendada disponible en Biblioteca (1 2) bull Alcanzar el 100 de peticiones de compra de material bibliograacutefico por parte de los estudiantes adquiridas (2) bull Alcanzar el 65 de monografiacuteas en papel recibidas por compra catalogadas en un maacuteximo de 6 diacuteas (1 2 3 4 5)
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
RIESGO OPORTUNIDAD Efecto o influencias de la incertidumbre sobre la consecucioacuten de los resultados y la eficacia de un proceso
PARA QUEacute LO HACEMOSPara prevenir o reducir los efectos no deseados de los riesgos y aprovechar las oportunidades en el marco de la planificacioacuten de la gestioacuten de la calidad y los procesos
CUANDO LO HACEMOS En la planificacioacuten inicial de los procesos o en nuevas situaciones que requieran revisar los procesos
QUEacute EXIGE ISOPensamiento basado en riesgos como parte del enfoque a procesos queda incluido en los requisitos de la ISO para la gestioacuten de los procesos ldquoabordar los riesgos y oportunidadeshelliprdquo
REQUISITOS Planificar las acciones para abordar los riesgos y oportunidades
Integrar y aplicar las acciones en los procesos
Evaluar la eficacia de las acciones
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
COacuteMO LO HACEMOS Mediante la elaboracioacuten de un cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades asociados a los procesos
RESULTADO PROCESO
RIESGOSOPORTUNIDADES ACCIONES
[Resultado Esperado] [1]
1-Riesgo [se describiraacute el riesgo]
Detectado [2]
Efecto potencial [3]
2-
3-
1-Accioacuten [se describiraacute la accioacuten] [4]
2-
3-
[Resultado Esperado]
1-Oportunidad [se describiraacute la oportunidad]
Detectado
Efecto potencial
2-
3-
1-Accioacuten [se describiraacute la accioacuten]
2-
3-
[1] Resultado Esperado Esta referido al resultados final del proceso (la salida del proceso en teacuterminos del
valor o servicio prestado) Ejemplos compromiso de calidad un requisito
de calidad el valor objetivo del indicador del proceso
[Detectado Fuente de la que se ha detectadoidentificadoasociado el riesgo o la oportunidad Puede provenir 1 Del anaacutelisis del contexto (DAFO) 2 Del anaacutelisis de
las partes interesadas 3 Del anaacutelisis del proceso (desarrollo e interaccioacuten de actividades recursos y resultados)
Efecto potencial La consecuencia que el riesgo o la oportunidad van a tener sobre el resultado esperado
Accioacuten Las opciones que identificamos y adoptamos para el tratamiento del riesgo o
para aprovechas los efectos de las oportunidades sobre los resultados
esperados
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Identificacioacuten del riesgo
COM
UN
ICAC
IOacuteN
Y
CON
SULT
A
SEGU
IMIE
NTO
Y R
EVIS
IOacuteN
Apreciacioacuten del riesgo
Establecimiento del Contexto
PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RIESGO
Anaacutelisis del riesgo
Evaluacioacuten del riesgo
Tratamiento del Riesgo
IDENTIFICACIOacuteN DEL RIESGO Relacioacuten de sucesos que podriacutean afectar negativamente o positivamente los objetivos y resultados del
proceso
criterios de riesgos teacuterminos que permiten evaluar la
importancia de un riesgo
ANAacuteLISIS DEL RIESGO
Valoracioacuten de los efectos y
consecuencias del riesgo en los
resultados del proceso asiacute como de la probabilidad
de que se produzcan dichas consecuencias
EVALUACIOacuteN DEL RIESGO
Implica comparar el nivel del riesgo con los criterios
que sobre los riesgos se hayan
adoptado permitiendo asiacute
considerar y priorizar el
tratamiento que se ha de dar a los
riesgos identificados
TRATAMIENTO DEL RIESGO Es la seleccioacuten y la implementacioacuten de una o varias opciones (acciones) para modificar los riesgos
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Las acciones que se identifiquen en la gestioacuten de los riesgos y oportunidades deben ser implantadas bien mediante modificaciones en el disentildeogestioacuten del proceso bien mediante la implantacioacuten de otras acciones de mejora
Unidad Antildeo
Procesos
Descripcioacuten de la mejora
Causa para su implantacioacuten
Objetivos de la mejora
Recursos previstos
Responsables de implantacioacuten
Previsioacuten de Resultados
Grado de prioridad AltaMediaBaja (seguacuten proceda)
Indicaremos Accioacuten de gestioacuten de riesgosoportunidades
Indicaremos ademaacutes mecanismos para la evaluacioacuten
En la previsioacuten de resultados haremos referencia al grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso
Desarrollo temporal Inicio
Finalizacioacuten
Descripcioacuten de resultados obtenidos
Grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso en relacioacuten a la previsioacuten de resultados y a los indicadores que en
su caso se hubieran establecido para el seguimiento
PROPUESTAS DE ACCIONES DE MEJORA
ANAacuteLISIS DE LAS MEJORAS
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VIII ANAacuteLISIS DE
GESTIOacuteN DE RIESGO Y OPORTUNIDADESRESULTADO
PROCESO RIESGOSOPORTUNIDADES ACCIONES
Rapidez en la ejecucioacuten del mantenimiento El 85 de las incidencias se reparan en 5 diacuteas
1-Riesgo Falta de disponibilidad de recursos humanos (internos y externos) para atender las incidencias
Detectado DAFO Debilidad D2
Efecto potencial La falta de personal teacutecnico para atender las averiacuteas puede afectar al desempentildeo de las actividades universitarias y en elementos criacuteticos incrementar los dantildeos en los activos
1 Accioacuten Establecer criterios de criticidad de la incidencia
2 Accioacuten Adaptar aplicativo software para incluir criticidad
3 Accioacuten Modificacioacuten del proceso para incluir criticidad
4 Accioacuten Anaacutelisis de incidencias resueltas una vez implantadas las acciones anteriores seguacuten criticidad
Modificar las consecuencias
Rapidez en la ejecucioacuten del mantenimiento El 85 de las incidencias se reparan en 5 diacuteas
2-Riesgo Falta de disponibilidad de recursos materiales para atender las incidencias
Detectado DAFO Debilidad D2
Efecto potencial La falta de repuestos y fungibles para atender las averiacuteas puede imposibilitar la reparacioacuten con la celeridad requerida afectando al desempentildeo de las actividades universitarias
1 Accioacuten Disponer de un sistema de gestioacuten de stock de repuestos
Modificar las consecuencias
Criterios de sostenibilidad en la gestioacuten del mantenimiento
3- Riesgo Incumplimiento del Plan Estrateacutegico respecto a los criterios de sostenibilidad seguridad y PRL en el mantenimiento de las infraestructuras de los Campus
Detectado DAFO Debilidad D1
Efecto potencial No conformidad al SIGC-SUA asociado a requisitos de calidad
1 Accioacuten Establecimiento de criterios de sostenibilidad seguridad y PRL en la gestioacuten del mantenimiento
Eliminar la fuente del riesgo
Optimizar la disponibilidad de las instalaciones y equipos
4- Riesgo Interrupcioacuten del suministro eleacutectrico
Detectado Anaacutelisis de causa-efecto
Efecto potencial Dantildeos en elementos criacuteticos de las instalaciones de la UJA
1 Accioacuten Programa para garantizar el suministro eleacutectrico complementario en los edificios de la UJA
Modificar las consecuencias
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
GRACIAS POR SU ATENCIOacuteN
Desarrollo temporal | Inicio | Finalizacioacuten | |||||||
Descripcioacuten de resultados obtenidos |
Unidad | Antildeo | ||||||
Procesos | |||||||
Descripcioacuten de la mejora | |||||||
Causa para su implantacioacuten | |||||||
Objetivos de la mejora | |||||||
Recursos previstos | |||||||
Responsables de implantacioacuten | |||||||
Previsioacuten de Resultados | |||||||
Grado de prioridad | AltaMediaBaja (seguacuten proceda) |
RESULTADO PROCESO | RIESGOSOPORTUNIDADES | ACCIONES | |||
[Resultado Esperado] [1] | 1- Riesgo [se describiraacute el riesgo] Detectado [2] Efecto potencial [3] 2- 3- | 1- Accioacuten [se describiraacute la accioacuten] [4] 2- 3- | |||
[Resultado Esperado] | 1- Oportunidad [se describiraacute la oportunidad] Detectado Efecto potencial 2- 3- | 1- Accioacuten [se describiraacute la accioacuten] 2- 3- |
Proceso | Instruccioacuten Se indicaraacute con la codificacioacuten y el nombre del aacutembito del proceso sobre el que se realiza el cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades Puede ser para todo el proceso clave o para procesos desagregados Puede elaborarse en comuacuten para todo el proceso clave e indicar lo especiacutefico para los procesos desagregados Las distintas unidades del proceso pueden decidir elaborarlo de forma conjunta si entiende que hay similitud | ||
Servicio prestado | Instruccioacuten Se indicaraacute de acuerdo con la tabla de relacioacuten de procesosservicios del alcance del SIGC-SUA que estaacute publicado en el Manual de Calidad | ||
Unidades | Instruccioacuten Se indicaraacute la Unidades que lo elaboran | ||
Fecha | Instruccioacuten Se indicaraacute la fecha formal de su enviacuteo para publicacioacuten | ||
Responsables | Instruccioacuten Se especificaraacute la responsabilidad de la elaboracioacuten Puede ser el nombre y puesto de las personas que intervienen o la denominacioacuten del grupo de trabajo o equipo de calidad que lo ha elaborado Si el equipo es inter-procesosunidades se indicaraacute | ||
Seguimiento y revisioacuten | Instruccioacuten Se indicaraacute cuaacutendo se utiliza y se revisa y para que se utiliza podriacutea ser a modo de ejemplo en la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos |
Grupo de intereacutesClientes-Usuario | Fuentes de Informacioacuten | Necesidades y Expectativas (atributos de calidad) | Requisito de Calidad | ||||
Proceso | Instruccioacuten Se indicaraacute con la codificacioacuten y el nombre del aacutembito del proceso sobre el que se realiza el cuadro de partes interesadas Puede ser para todo el proceso clave o para procesos desagregados Puede elaborarse en comuacuten para todo el proceso clave e indicar lo especiacutefico para los procesos desagregados Las distintas unidades del proceso pueden decidir elaborarlo de forma conjunta si entiende que hay similitud | ||
Servicio prestado | Instruccioacuten Se indicaraacute de acuerdo con la tabla de relacioacuten de procesosservicios del alcance del SIGC-SUA que estaacute publicado en el Manual de Calidad | ||
Unidades | Instruccioacuten Se indicaraacute la Unidades que lo elaboran | ||
Fecha | Instruccioacuten Se indicaraacute la fecha formal de su enviacuteo para publicacioacuten | ||
Responsables | Instruccioacuten Se especificaraacute la responsabilidad de la elaboracioacuten Puede ser el nombre y puesto de las personas que intervienen o la denominacioacuten del grupo de trabajo o equipo de calidad que lo ha elaborado Si el equipo es inter-procesosunidades se indicaraacute | ||
Seguimiento y revisioacuten | Instruccioacuten Se indicaraacute cuaacutendo se utiliza y se revisa y para queacute se utiliza podriacutea ser a modo de ejemplo en la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos |
FACTORES INTERNOS | DEBILIDADES | FORTALEZAS | |||
1- 2- 3- | 1- 2- 3- | ||||
FACTORES EXTERNOS | AMENAZAS | OPORTUNIDADES | |||
1- 2- 3- | 1- 2- 3- |
Proceso | Instruccioacuten Se indicaraacute con la codificacioacuten y el nombre del aacutembito del proceso sobre el que se realiza el cuadro de contexto Puede ser para todo el proceso clave o para procesos desagregados Puede elaborarse en comuacuten para todo el proceso clave e indicar lo especiacutefico para los procesos desagregados Las distintas unidades del proceso pueden decidir elaborarlo de forma conjunta si entiende que hay similitud | ||
Servicio prestado | Instruccioacuten Se indicaraacute de acuerdo con la tabla de relacioacuten de procesosservicios del alcance del SIGC-SUA que estaacute publicado en el Manual de Calidad | ||
Unidades | Instruccioacuten Se indicaraacute la Unidades que lo elaboran | ||
Fecha | Instruccioacuten Se indicaraacute la fecha formal de su enviacuteo para publicacioacuten | ||
Responsables | Instruccioacuten Se especificaraacute la responsabilidad de la elaboracioacuten Puede ser el nombre y puesto de las personas que intervienen o la denominacioacuten del grupo de trabajo o equipo de calidad que lo ha elaborado Si el equipo es inter-procesosunidades se indicaraacute | ||
Seguimiento y revisioacuten | Instruccioacuten Se indicaraacute cuaacutendo se utiliza y se revisa y para queacute se utiliza podriacutea ser a modo de ejemplo en la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos |
RESULTADO PROCESO | RIESGOSOPORTUNIDADES | ACCIONES | |||
[Resultado Esperado] [1] | 1- Riesgo Detectado Efecto potencial | 1- Accioacuten | |||
[Resultado Esperado] | 1- Oportunidad Detectado Efecto potencial | 1- Accioacuten |
ACCIONES POSIBLES | |||
Evitar el riesgo | Eliminar la actividad que se ve afectada o causa el riesgo | ||
Aceptar el riesgo | Cuando es posible que genere una oportunidad | ||
Eliminar la fuente del riesgo | Actuar para eliminar la causa que da lugar al riesgo (efecto no deseado) | ||
Modificar la probabilidad | Atenuar la posibilidad o concurrencia del riesgo | ||
Modificar las consecuencias | Atenuar el impacto o efectos del riesgo | ||
Compartir el riesgo | Compartir o transferir el riesgo con otras partes | ||
Mantener el riesgo | Cuando es asumible o su tratamiento es desproporcionado siempre que sea posible asumirlo y controlarlo |
RIESGO | VALORACIOacuteN EFECTOIMPACTO [EI] | VALORACIOacuteN PROBABILIDAD [P] | Nivel Riego | ||||
-Riesgo Detectado Efecto potencial | ESCALA 1-5 1-Insignificante 2- Miacutenimo 3-Moderado 4-Considerable 5-Grave | ESCALA 1-5 1-Excepcional 2- Poco probable 3-Problable 4-Muy probable 5-Seguro | Caacutelculo [EI][P] ESCALA A-B-C-D D Aceptar riesgo [lt 5] C Aceptar riesgo con controles [6-1] B Riesgo no deseable [9-14] A Riesgo inaceptable [=gt15] |
Actividad | Responsable | ||
Elaboracioacuten del cuadro de anaacutelisis de contexto interno y externo por procesos del cuadro necesidades y expectativas de las partes interesadas y requisitos de calidad del cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades Nivel procesos claves | Equipo de Procesos Responsables de Unidades | ||
Elaboracioacuten seguacuten proceda del cuadro de anaacutelisis de contexto interno y externo por procesos del cuadro necesidades y expectativas de las partes interesadas y requisitos de calidad del cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades Nivel procesos Estrateacutegicos | Responsable de Calidad Coordinacioacuten Teacutecnica del SIGC-SUA | ||
Aprobacioacuten de la documentacioacuten a incluir en la documentacioacuten del proceso | Responsable de Calidad Gerente seguacuten proceda | ||
Inclusioacuten como anexo en la documentacioacuten del proceso | Coordinacioacuten Teacutecnica del SIGC-SUA | ||
Realizacioacuten de seguimiento y revisioacuten Nivel de proceso claves | Equipo de Procesos Responsables de Unidades | ||
Realizacioacuten de seguimiento y revisioacuten Nivel procesos Estrateacutegicos | Responsable de Calidad Coordinacioacuten Teacutecnica del SIGC-SUA | ||
Realizacioacuten de seguimiento y revisioacuten Nivel SIGC-SUA | Consejo de Direccioacuten comiteacute de Calidad |
VERSIOacuteN | FECHA DE VIGENCIA | APARTADO MODIFICADO | MODIFICACIOacuteN REALIZADA | ||||
1 | 14-05-2018 | Creacioacuten del Documento | |||||
Edicioacuten | Nordm | 01 | Fecha de entrada en vigor | 14-05-2018 |
Elaborado por | Revisado por | Aprobado por | |||||||||
Gerencia con Coordinacioacuten Teacutecnica del Servicio de Planificacioacuten y Evaluacioacuten | Vicerrectorado Responsable de la Calidad | Consejo de Direccioacuten | |||||||||
Nombre | Nombre | Nombre | |||||||||
Nicolaacutes Ruiz Reyes | Julio Terrados Cepeda | Juan Goacutemez Ortega | |||||||||
Cargo | Cargo | Cargo | |||||||||
Gerente | Vicerrector | Rector | |||||||||
Fecha | Fecha | Fecha | |||||||||
11052018 | 11052018 | 11052018 | |||||||||
Firma | Firma | Firma | |||||||||
SIGC-SUA | UNIVERSIDAD DE JAEacuteN | PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS | |||||
PD06 GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES |
SIGC-SUA | UNIVERSIDAD DE JAEacuteN | PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS | |||||
PD06 GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES |
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
iquestQueacute significa implantar una cultura de gestioacuten excelente
PROMOCIONAR LA MEJORA CONTINUA
LOGRAR LA SATISFACCIOacuteN
GRUPOS DE INTERES
Desafiar la situacioacuten actual y hacer realidad el cambio
CULTURA DE GESTIOacuteN
Compartir valores creencias expectativas y el compromiso hacia la calidad
Gestionar con procesos bien definidos que mejoren la calidad
Gestioacuten orientada a lograr y mantener niveles de resultados equilibrados
hellipque satisfacen o exceden las expectativas de todos los grupos de intereacutes
Excelencia
iquestQueacute significa Excelencia
COMPROMISO POR LA
CALIDAD
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
La Misioacuten
La Universidad de Jaeacuten es una institucioacuten puacuteblica deeducacioacuten superior un bien cultural con rasgossingulares y alto grado de compromiso social quemediante la mejora continua de la docenciainvestigacioacuten transmisioacuten de la cultura ytransferencia del conocimiento tiene por finalidadcontribuir al progreso de la sociedad y al desarrollosostenible de su entorno
Consolida la cultura de la calidad como un mecanismo clave de progreso de la institucioacuten
La Visioacuten
Los Valores Cultura organizativa basada en la planificacioacuten evaluacioacuten mejora continua y rendicioacuten de cuentas interna y externa
iquestPor queacute implantamos sistemas de gestioacuten de la calidad
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PLAN DE MEJORA Y CALIDAD DE LOS SERVICIOS COMPLEMENTO PRODUCTIVIDAD Junta Andaluciacutea
2007-2011 Complemento de Productividad para la Mejora y Calidad de los Servicios que presta el PAS de las Universidades
Puacuteblicas de Andaluciacutea
iquestPor queacute implantamos sistemas de gestioacuten de la calidad
Consolidar la gestioacuten por procesos y el sistema de mejora continua OPCIOacuteN Certificacioacuten UNE-EN-ISO-90012008 Foco en la normalizacioacuten y estandarizacioacuten de procesos para garantizar un determinado nivel de calidad del servicio que las Unidades gestionan y prestan
DECISIONES EFQM
CERTIFICACIOacuteN RECONOCIMIENTO
ISO
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Para alcanzar el eacutexito las organizaciones necesitan implantarsistemas de gestioacuten
Identificar entender y gestionar los procesos interrelacionadoscomo un sistema contribuye a la eficacia y eficiencia de unaorganizacioacuten en el logro de sus objetivos
Sistema de Gestioacuten Sistema (conjuntos de elementos mutuamenteinterrelacionados o que interactuacutean) para establecer la poliacutetica y losobjetivos y para lograr dichos objetivos
Las Universidades como cualquier organizacioacuten realizan actividades gestionantienen resultados Pero iquestlos resultados responde a una planificacioacuten previa
iquestEn queacute medida controlamos o aseguramos las actividades para conseguir losresultados deseados
SIST
EMAS
DE
GES
TIOacute
N
No es un fin es una herramienta
GES
TIOacute
N D
E R
ESU
LTAD
OS
iquestPara queacute sirve un sistema de gestioacuten de la calidad
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS Y UNIDADES DE LA UJA (SIGC-SUA)
El SIGC-SUA despliega la decisioacuten estrateacutegica de la Universidad de Jaeacuten de adoptar sistemas de gestioacuten de la calidad en los Servicios y Unidades Administrativas
UNE-EN-ISO-90012015 ldquoSistemas de Gestioacuten de la Calidad Requisitosrdquo
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
UNIVERSIDAD DE JAEacuteN
SISTEMA DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD DE LOS
SERVICIOS Y UNIDADES
ADMINISTRATIVAS
PRESERVACIOacuteN Y TRANSMISIOacuteN CRIacuteTICA DE CONOCIMIENTOS
PROCESOS DE APOYO
PR
OC
ES
OS
CLA
VE
S DOCENCIA
PROCESOS ESTRATEacuteGICOS
FUNCIONES SOCIALES DE LA EDUCACIOacuteN SUPERIOR
FUNCIONES COLECTIVAS DE LA
EDUCACIOacuteN SUPERIOR
INVESTIGACIOacuteNAUMENTO Y PRODUCCIOacuteN DE NUEVOS CONOCIMIENTOS
VALIDACIOacuteN Y DIFUSIOacuteN DE LOS NUEVOS CONOCIMIENTOS
TRANSFERENCIA
EXTENSIOacuteN
GESTIOacuteN DE LA RESPONSABILIDAD SOCIAL
RE
SU
LTAD
OS
UNIVERSIDAD Y ENTORNO SOCIAL
GRUPOS DE INTEREacuteS
REQUISITOS
GRUPOS DE INTEREacuteS
SATISFACCIOacuteNISO 90012015
INTEGRACIOacuteN DEL SIGC-SUA
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
II Cambios en la Norma ISO 90012015
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Aspectos esenciales de un Sistema de Gestioacuten de la Calidad (ISO)
ENFOQUE A PROCESOS
ENFOQUE MEJORA CONTINUA
BENEFICIOS
PROPORCIONAR PRODUCTOS Y SERVICIOS QUE SATISFAGAN LOS REQUISITOS DE LOS CLIENTES Y LOS LEGALES APLICABLES
FACILITAR OPORTUNIDADES DE AUMENTAR LA SATISFACCIOacuteN DE LOS CLIENTES
CAPACIDAD DE DEMOSTRAR LA CONFORMIDAD CON LOS REQUISITOS DEL SISTEMA DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD ESPECIFICADOS
ASEGURAR EL EacuteXITO DE LA ORGANIZACIOacuteN MEDIANTE UN ENFOQUE CONTINUO HACIA LA MEJORA (MANTENER O INCREMENTAR LOS NIVELES DE DESEMPENtildeO)
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Enfoque a ProcesosEl enfoque a procesos implica la definicioacuten y gestioacuten sistemaacutetica de los procesos y sus interacciones con el fin de alcanzar los resultados previstos aplicando el ciclo PHVA (mejora continua)
FUENTE DE ENTRADA ENTRADAS ACTIVIDADES
RECEPTORES DE LAS
SALIDASSALIDAS
PROCESOS PROCEDENTES
Por ejemplo proveedores
internos y externos
clientes otras partes
interesadas
RECURSOS REQUISISTOS Por ejemplo
Recursos materiales
especificaciones legales
informacioacuten
PRODUCTOS O SERVICIOS
Informacioacuten
PROCESOS POSTERIORESPor ejemplo en clientes internos
o externos en otras partes interesadas
Posibles controles y puntos de control para hacer el
seguimiento del desempentildeo y medirlo
Punto de inicio Punto Final
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Ciclo de Mejora Continua aplicada a los procesos
PHVAAdoptar acciones para corregir
las posibles desviaciones o bien para mejorar los resultados
previstos inicialmente
ACTUAR
PLANIFICAR
VERIFICAR
Definir cuaacutel debe ser el resultado obtenido por el proceso y establecer las actividades recursos y
responsabilidades necesarias para lograrlo
Llevar a cabo las actividades planificadas en los teacuterminos
previstos
HACER
Tras la ejecucioacuten del proceso realizar el seguimiento y medicioacuten sobre los resultados
alcanzados y valorar su adecuacioacuten a los objetivos planificados
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Ciclo de Mejora Continua aplicada a la visioacuten global del sistema de gestioacuten de la calidad
Liderazgo
Apoyo y operaciones
Evaluacioacuten del
desempentildeo
Mejora
Planificacioacuten
ACTUAR
PLANIFICAR
VERIFICAR
HACER
Organizacioacuten y su contexto
Requisitos del cliente
Necesidades y expectativas de
las partes interesadas
Satisfaccioacuten del Cliente
Resultados del SGC
Productos y Servicios
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Principales ejes tras la modificacioacuten de la Norma ISO
Contexto de la organizacioacuten Partes Interesadas
Liderazgo
Enfoque a Procesos
Pensamiento basado en riesgos
Aplicabilidad a los servicios
Gestioacuten del Cambio
El conocimiento de la organizacioacuten
La comunicacioacuten
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Contexto de la organizacioacuten
Factores y condiciones internas y externas que pueden tener un efecto sobre la organizacioacuten respecto de sus productos y servicios
Factores positivos y negativos
CONTEXTO INTERNOCONTEXTO EXTERNO
ENTORNO LEGAL
ENTORNO TECNOLOacuteGICO
ENTORNO COMPETITIVO
ENTORNO CULTURAL
ENTORNO SOCIAL
ENTORNO ECONOacuteMICO
VALORES
CULTURA DE LA ORGANIZACIOacuteN
CONOCIMIENTO DE LA ORGANIZACIOacuteN
DESEMPENtildeO DE LA ORGANIZACIOacuteN
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Partes InteresadasPersona u organizacioacuten que puede afectar verse afectado o percibirse como persona afectada por una
decisioacuten o actividad
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Pensamiento basado en riesgos Gestionar los riesgos y oportunidades
RIESGO Efecto o influencias de la incertidumbre sobre la consecucioacuten de los resultados y la eficacia de un proceso
OPORTUNIDAD
El riesgo dificulta la oportunidad favorece la consecucioacuten de un determinado resultado
Identificacioacuten del riesgo
COM
UN
ICAC
IOacuteN
Y
CON
SULT
A
SEGU
IMIE
NTO
Y R
EVIS
IOacuteN
Apreciacioacuten del riesgo
Establecimiento del Contexto
PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RIESGO
Anaacutelisis del riesgo
Evaluacioacuten del riesgo
Tratamiento del Riesgo
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Incorporar el anaacutelisis de Contexto y la Gestioacuten de los riesgos y oportunidades en la evaluacioacuten y mejora del
desempentildeo
PROCESOCONTEXTO
PARTES INTERESADAS
Planificacioacuten del sistema de gestioacuten
Acciones
Riesgos y oportunidades
Acciones
Resultados
Mejora continua
Riesgos y oportunidades
Direccioacuten estrateacutegica
Riesgos y oportunidades
Acciones
PLANIFICACIOacuteN Y GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Comunicacioacuten
Determinar las comunicaciones internas y externas pertinentes al sistema de gestioacuten de la calidad
REQUISITOS
Queacute comunicar El contenido de la comunicacioacuten
Cuaacutendo comunicar El momento en el que comunicar
A quieacuten comunicar El destinatario de la comunicacioacuten
Coacutemo comunicar El meacutetodo o medio para la comunicacioacuten
Quieacuten comunica El responsable de la comunicacioacuten
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
III Aplicacioacuten en el Manual de Calidad del SIGC-SUA
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOCUMENTACIOacuteN DEL SIGC-SUA
Enlace a la web del SIGC-SUA
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
El manual de calidad es el documento que explica la estructura y el funcionamiento del Sistema Integrado de Gestioacuten de la Calidad de los
Servicios y Unidades Administrativas de la Universidad de Jaeacuten (SIGC-SUA)
Estructura del SIGC-SUA
Objeto y campo de aplicacioacuten del sistema de gestioacuten de la calidad
Contexto de la organizacioacuten universitaria
Necesidades y expectativas de las partes interesadas
Liderazgo Responsabilidades y participacioacuten
Sistema de procesos gestioacuten y prestacioacuten de servicios
Seguimiento medicioacuten anaacutelisis evaluacioacuten y mejora
Gestioacuten de riesgos y oportunidades
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Revisioacuten del Manual de Calidad
Realizacioacuten de las adaptaciones necesarias para el disentildeo implantacioacuten y documentacioacuten de los nuevos requisitos establecidos
en la norma UNE-EN ISO 90012015 permitiendo la certificacioacuten externa del SIGC-SUA en el ciclo 2017 tal como se establece en el Plan
Estrateacutegico de la Universidad de Jaeacuten y en la Poliacutetica de Calidad
La estrategia baacutesica para la certificacioacuten externa es demostrar que se han considerado los aspectos esenciales de los cambios en la Norma ISO que se ha procedido a su incorporacioacuten al SIGC-SUA y que en sucesivos ciclos perfeccionaremos la implantacioacuten
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
El Manual de Calidad se mantiene como guiacutea del SIGC-SUA Asiacute como la declaracioacuten de la poliacutetica de calidad y el establecimiento anual de los objetivos de calidad del SIGC-SUA
Procedimientos documentados procesos de apoyo especialmente el proceso Gestioacuten de Riesgos y oportunidades
SIGC-SUA
UNIVERSIDAD DE
JAEacuteN
PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS
PD06 GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Procedimiento documentado PD 06 Mayo de 2018 Versioacuten 01 Paacutegina 1
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA
UNIVERSIDAD DE JAEacuteN
PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO
GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
COacuteDIGO PD 06
FECHA 11-05-2018
REVISIOacuteN 01
UNIVERSIDAD DE JAEacuteN
Contexto interno-Externo de la Universidad
Sistema de gestioacuten de la calidad realizado por la Direccioacuten y el Comiteacute de Calidad en el anaacutelisis estrateacutegico
Sistema de procesos del SIGC-SUA realizado por los responsables de los procesos mediante la realizacioacuten de
anaacutelisis DAFO
Dos niveles
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS
PD06 GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Control de documentacioacuten
ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIOacuteN DEL PROCEDIMIENTO
PORTADA
CONTROL DE DOCUMENTACIOacuteN
HISTORIAL DE MODIFICACIONES
1- OBJETO Y CAMPO DE APLICACIOacuteN
2- REFERENCIAS
3- ANTECEDENTES Y DEFINICIONES
4- DESARROLLO
41 ALCANCE Y FINALIDAD
42 METODOLOGIacuteA
43 RESPONSABILIDADES
44 DETERMINACIOacuteN DEL CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO
45 DENTIFICACIOacuteN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES INTERESADAS Y SU ESPECIFICACIOacuteN EN REQUISITOS DE CALIDAD
46 GESTIOacuteN DE LOS RIESGOS Y OPORTUNIDADES
461 DETERMINAR CRITERIOS DE RIESGOS
462 IDENTIFICACIOacuteN DEL RIESGO
463 ANAacuteLISIS DEL RIESGO
464 TRATAMIENTO DEL RIESGO
465 RESULTADOS DE LA GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
466 EVALUACIOacuteN DE LAS ACCIONES
5- ANEXOS
FORMATOS
HISTORIAL DE MODIFICACIONES DE LA DOCUMENTACIOacuteN DEL PROCEDIMIENTO
1- OBJETO Y CAMPO DE APLICACIOacuteN
El procedimiento documentado PD06 tiene por objeto establecer el proceso a seguir en el SISTEMA INTEGRADO DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA UNIVERSIDAD DE JAEacuteN (SIGC-SUA) para la gestioacuten de riesgos y oportunidades como elemento integrado en el sistema de gestioacuten y de procesos y en las actividades de planificacioacuten
Este procedimiento de apoyo del SIGC-SUA se incluye en el marco de la adaptacioacuten a la Norma ISO 9001 2015 para incorporar en el enfoque a procesos el pensamiento basado en riesgos reforzando la naturaleza preventiva y la eficacia del sistema de calidad
2- REFERENCIAS
Para la elaboracioacuten de este procedimiento documentado se ha utilizado como referencia
middot La Norma UNE-EN-ISO-90012015 ldquoSistemas de Gestioacuten de la Calidad Requisitosrdquo Especialmente el Punto 81
middot La Norma ISO 310002009 Gestioacuten del riesgo Principios y directrices
middot El Manual de la Calidad del Sistema Integrado de Gestioacuten de la Calidad de los Servicios y Unidades Administrativas de la Universidad de Jaeacuten (SIGC-SUA)
middot El Manual de Procesos
middot El Manual de Procedimientos Documentados
middot Programa y orientaciones para la adaptacioacuten del SIGC-SUA a los Requisitos De La Norma UNE-EN ISO 90012015 Sistemas de Gestioacuten de la Calidad
Para los fines de este procedimiento documentado se aplican en lo que proceda los fundamentos los teacuterminos y las definiciones incluidos en la Norma ISO-90002015 ldquoSistemas de Gestioacuten de la Calidad Fundamentos y vocabulariordquo
3- ANTECEDENTES Y DEFINICIONES
La gestioacuten de riesgos y oportunidades se incorpora como un elemento necesario de entrada (planificacioacuten) y seguimiento (resultados) de los procesos del SIGC-SUA
El teacutermino riesgo hace referencia a los efectos que pueden ocasionar sobre los objetivos las incertidumbres siendo estas situaciones en las que falta de informacioacuten conocimiento y comprensioacuten de un suceso su probabilidad de que ocurra y las consecuencias
La gestioacuten del riesgo se refiere a las actividades coordinadas para dirigir y controlar una organizacioacuten en lo relativo al riesgo El proceso de gestioacuten del riesgo se refiere a la aplicacioacuten sistemaacutetica de poliacuteticas procedimientos y praacutecticas de gestioacuten a las actividades de comunicacioacuten consulta establecimiento del contexto e identificacioacuten anaacutelisis evaluacioacuten tratamiento seguimiento y revisioacuten del riesgo
4- DESARROLLO
41 ALCANCE Y FINALIDAD
El procedimiento documentado sobre la gestioacuten de riesgos se aplica transversalmente en todos los procesos del SIGC-SUA y forma parte de la poliacutetica de la planificacioacuten y la revisioacuten de la estrategia de los procesos y en la revisioacuten mejora y cambios del SIGC-SUA
Este procedimiento documentado establece
1 La metodologiacutea que se aplica para la gestioacuten de los riesgos y oportunidades
2 El proceso para realizar la gestioacuten de riesgos y oportunidades
3 El sistema de responsabilidades en la gestioacuten de riesgos y oportunidades
4 La documentacioacuten y formatos de los resultados de las actividades de la gestioacuten de riesgos y oportunidades asiacute como su inclusioacuten en la documentacioacuten del SIGC-SUA
Las finalidades de la gestioacuten de los riesgos y oportunidades al incluirlos en la planificacioacuten y procesos del SIGC-SUA son
1 Asegurar la consecucioacuten de resultados previstos del sistema de calidad
2 Aumentar los efectos deseados
3 Prevenir o reducir los efectos no deseados
4 Lograr la mejora
42 METODOLOGIacuteA
En el marco de la planificacioacuten y mejora del SIGC-SUA se realizaraacuten las siguientes actividades secuenciadas e interrelacionadas
1 Determinacioacuten del contexto interno y externo
2 Identificacioacuten de las necesidades y expectativas de las partes interesadas y su especificacioacuten en requisitos de calidad
3 Aplicar la gestioacuten de los riesgos y oportunidades
En el siguiente graacutefico se representa esta relacioacuten
43 RESPONSABILIDADES
Se aplica de acuerdo con el Manual de Calidad el siguiente sistema baacutesico de responsabilidades y participacioacuten
44 DETERMINACIOacuteN DEL CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO
Identificacioacuten de las cuestiones internas y externas que son pertinentes para el propoacutesito y la planificacioacuten del SIGC-SUA
Actividades Nivel procesos
1 Determinacioacuten factores internos y externos que influyen en el desarrollo y resultados de los procesos
2 Aplicar metodologiacutea DAFO estructurando la informacioacuten en
middot ANAacuteLISIS INTERNO DEBILIDADES (factores internos que pueden incidir negativamente) FORTALEZAS (factores internos que inciden positivamente)
middot ANAacuteLISIS EXTERNO AMENAZAS (factores externos que inciden negativamente) OPORTUNIDADES (factores externos que pueden incidir positivamente)
3 Trasladar al cuadro de informacioacuten sobre cuestiones externas e internas
4 Remisioacuten a Coordinacioacuten Teacutecnica a efectos de su inclusioacuten en la Documentacioacuten de Procesos tras su aprobacioacuten Anexo del Manual de Proceso
5 Aplicacioacuten
middot Proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
middot Entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades que se indica posteriormente
middot informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso
6 Revisioacuten En la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos
45 IDENTIFICACIOacuteN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES INTERESADAS Y SU ESPECIFICACIOacuteN EN REQUISITOS DE CALIDAD
Utilizar la informacioacuten actual del cuadro de grupos de intereacutesatributos de calidad de los manuales de proceso para identificar los requisitos de calidad que se incorporan a los procesos
1 IDENTIFICACIOacuteN DE PARTES INTERESADAS Cuadro de informacioacuten sobre las partes interesadas que se ven afectadas o interesadas por el proceso
2 REQUISITOS DE CALIDAD Identificacioacuten de las necesidades y expectativas de las partes interesadas en el proceso y coacutemo se da respuesta mediante la especificacioacuten de requisitos de calidad que se incluyen en el proceso (compromisos de calidad objetivos reglamentaciones especificaciones en la prestacioacuten de servicios etc)
3 Aplicacioacuten
middot Proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
middot Entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades que se indica posteriormente
middot informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso
4 Revisioacuten En la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos
46 GESTIOacuteN DE LOS RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Sistematizacioacuten de la gestioacuten de los riesgos y oportunidades en la gestioacuten de los procesos
Orientaciones Metodoloacutegicas Norma de apoyo UNE-ISO 31000 Gestioacuten del Riesgo Principios y Directrices
Fases
1 Determinar criterios de riesgos
2 Identificacioacuten del riesgo
3 Anaacutelisis del riesgo
4 Tratamiento del riesgo
5 Resultados de la gestioacuten de riesgos y oportunidades
6 Evaluacioacuten de las acciones
461 CRITERIOS DE RIESGOS
Establecer los criterios de riesgos teacuterminos que permiten evaluar la importancia de un riesgo Estos teacuterminos pueden determinarse en funcioacuten de objetivos los recursos disponibles los requisitos legales o especificaciones de prestacioacuten de servicios etc
462 IDENTIFICACIOacuteN DEL RIESGO
Establecer la relacioacuten de sucesos que podriacutean afectar negativamente o positivamente los objetivos y resultados del proceso
Se parte de la identificacioacuten realizada en el cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades Las causas se corresponden normalmente con el apartado ldquodetectadardquo (DAFO Requisitos de calidad de partes interesadas resultados de proceso)
463 ANAacuteLISIS DEL RIESGO
Valoracioacuten de los efectos y consecuencias del riesgo en los resultados del proceso asiacute como de la probabilidad de que se produzcan dichas consecuencias
En el cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades se anotan las causas y fuentes asiacute como los efectos o impactos se antildeade una valoracioacuten de la probabilidad Si combinamos los efectos con la probabilidad se determina el nivel de riesgo
Cada Unidades puede establecer el meacutetodo que estime apropiado para establecer el nivel de riesgo y puede expresarlo en teacuterminos cualitativos Ejemplo de un meacutetodo cuantitativo basada en escalas
464 TRATAMIENTO DEL RIESGO
Comparar el nivel del riesgo con los criterios que sobre los riesgos se hayan adoptado permitiendo asiacute considerar y priorizar el tratamiento que se ha de dar a los riesgos identificados
La finalidad uacuteltima de la apreciacioacuten del riesgo es determinar que riesgos para los resultados de los procesos no se consideran suficientemente controlados y exige un tratamiento
Orientacioacuten
465 RESULTADOS DE LA GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
El cuadro de riesgos y oportunidades permite identificar las acciones en los procesos del SIGC-SUA Una vez realizado se remite a Coordinacioacuten Teacutecnica a efectos de su inclusioacuten en la Documentacioacuten de Procesos tras su aprobacioacuten Anexo del Manual de Proceso
La revisioacuten de cuadro de riesgos y oportunidades se realiza en la revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos
Tabla Gestioacuten de riesgos y oportunidades
Ver en detalle en Anexo Formatos
[4] Accioacuten Estaacute referida a las opciones que identificamos y adoptamos para el tratamiento del riesgo o para aprovechar los efectos de las oportunidades sobre los resultados esperados
466 EVALUACIOacuteN DE LAS ACCIONES
Las acciones que identificamos y adoptamos para el tratamiento del riesgo o para aprovechar los efectos de las oportunidades sobre los resultados esperados y oportunidades que se identifiquen deben ser implantadas bien mediante modificaciones en el disentildeogestioacuten del proceso bien mediante la implantacioacuten de otras acciones de mejora
El seguimiento de las acciones se incorporaraacute en el proceso de revisioacuten y mejora incluyeacutendose en los informes anuales de proceso Se utilizaraacuten para la planificacioacuten de nuevas acciones de mejora
La identificacioacuten y gestioacuten de las acciones que se derivan de la evaluacioacuten de riesgos y oportunidades constituyen un elemento clave para la implementacioacuten de las mejoras de procesos y de los objetivos y acuerdos de la Revisioacuten y mejora del SIGC-SUA que realiza por ciclos anuales el Comiteacute de Calidad y la Direccioacuten
5- ANEXOS FORMATOS
FORMATO ANAacuteLISIS DE CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO DEL PROCESO
[COacuteDIGO DEL PROCESO CLAVE] [NOMBRE DEL PROCESO CLAVE]
Tabla Anaacutelisis del contexto interno y externo del proceso
Tabla Anaacutelisis del contexto interno y externo del proceso
FORMATO CUADRO DE COMPRENSIOacuteN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE PARTES INTERESADAS DEL PROCESO
[COacuteDIGO DEL PROCESO CLAVE] [NOMBRE DEL PROCESO CLAVE]
Tabla Necesidades y Expectativas Partes Interesadas
Tabla Necesidades y Expectativas Partes Interesadas
FORMATO ANAacuteLISIS DE GESTIOacuteN DE RIESGO Y OPORTUNIDADES
[COacuteDIGO DEL PROCESO CLAVE] [NOMBRE DEL PROCESO CLAVE]
Tabla Gestioacuten de riesgos y oportunidades
Tabla Gestioacuten de riesgos y oportunidades
[1] Resultado Esperado Esta referido al resultados final del proceso (la salida del proceso en teacuterminos del valor o servicio prestado) Se puede utilizar Un resultado procedente de la estrategia un compromiso de calidad publicado un requisito de calidad identificado el valor de un objetivo del indicador del proceso
[2] Detectado Esta referido a la fuente de la que se ha detectadoidentificadoasociado el riesgo o la oportunidad Puede provenir 1 Del anaacutelisis del contexto (DAFO) 2 Del anaacutelisis de las partes interesadas 3 Del anaacutelisis del proceso (desarrollo e interaccioacuten de actividades recursos y resultados)
[3] Efecto potencial Estaacute referido a la consecuencia que el riesgo o la oportunidad va a tener sobre el resultado esperado
PROPUESTAS DE ACCIONES DE MEJORA
Evaluacioacuten de las acciones
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA UNIVERSIDAD DE JAEacuteN13
13
13
PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO13
13
GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES13
13
13
COacuteDIGO PD 0613
FECHA 11-05-201813
REVISIOacuteN 0113
13
13
13
13
13
13
13
13
UNIVERSIDAD DE JAEacuteN13
13
13
13
Indicaremos Accioacuten de gestioacuten de riesgosoportunidades13
13
Indicaremos ademaacutes mecanismos para la evaluacioacuten13
13
En la previsioacuten de resultados haremos referencia al grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso13
13
Grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso en relacioacuten a la previsioacuten de resultados y a los indicadores que en su caso se hubieran establecido para el seguimiento13
13
13
lt Procedimiento documentado PD 06 Mayo de 2018 Versioacuten 01gtPaacutegina 1
lt Procedimiento documentado PD 06 Mayo de 2018 Versioacuten 01gtPaacutegina 2
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
Necesidades y Expectativas de las partes interesadas
Identificacioacuten a nivel de procesos
Entradas en el anaacutelisis de riesgos y
oportunidades
Anaacutelisis de resultados en el proceso de revisioacuten y mejora
anual del SIGC-SUA
Gestioacuten de riesgos y oportunidades
Metodologiacutea en el manual de calidad procedimientos
estrateacutegicos y procedimiento de apoyo
Aplicacioacuten operativa en los procesos claves (operativos)
Los resultados se incluyen en la documentacioacuten de los
procesos procediendo a su seguimiento y revisioacuten anual
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
Comunicacioacuten
Reforzar la comunicacioacuten externa a usuarios apoyaacutendose en los mecanismos actuales e incluidos en los procesos haciendo las referencias oportunas en las fichas del Plan de Comunicacioacuten del
SIGC-SUA
Plan de Comunicacioacuten del SIGC-SUA Metodologiacutea Plan de Comunicacioacuten
Ficha de acciones de comunicacioacuten
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
Seguimiento medicioacuten anaacutelisis y evaluacioacutenMetodologiacutea en Manual de CalidadGuiacutea del SIGC-SUA Procesos Estrateacutegicos
SEGUIMIENTO MEDICIOacuteN ANAacuteLISIS EVALUACIOacuteN Y MEJORA
PROCESOS PRESTACIOacuteN DE SERVICIOS
SEGUIMIENTO Y MEDICIOacuteN
AUDITORIacuteAS
INFORMACIOacuteN DEL ENTORNO
UNIVERSITARIO
ANAacuteLISIS DE DATOS
REVISIOacuteN POR LA DIRECCIOacuteN
OPO
RTU
NID
ADES
CAM
BIO
Y
DE M
EJO
RA
ACCIONES CORRECTIVASCONTEXTO INTERNO
CONTEXTO EXTERNO
ACCIONES RIESGOS Y OPORTUNIDADES
GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADESS
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
iquestDoacutende se puede consultar los informes finales de seguimiento y revisioacuten
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
IV Aplicacioacuten en la documentacioacuten de procesos de las Unidades
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
MAPA DE PROCESOS CLAVES INTERRELACIONADOS
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PROCESO PARA REALIZAR LOS CAMBIOS
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CUADRO RESUMEN DE LAS ACTIVIDADES A REALIZAR POR LAS UNIDADESAacuteREAS
ACTIVIDADES DE APLICACIOacuteN EN LOS PROCESOS PARA LA ADAPTACIOacuteN A LA NORMA ISO 9001 2015
1 Elaborar un cuadro de anaacutelisis de contexto interno y externo por procesos yo agrupacioacuten para su inclusioacuten como anexo en la documentacioacuten del
proceso
CONTEXTO
PARTES INTERESADAS 2 Revisar y completar Anexo VI (Atributos de Calidad) de la Documentacioacuten
de Procesos
CONTEXTO 3 Elaborar un cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades por procesos yo agrupacioacuten para su inclusioacuten como anexo en la documentacioacuten del proceso
COMUNICACIOacuteN 4 Reforzar la comunicacioacuten externa a usuarios apoyaacutendose en los mecanismos actuales e incluidos en los procesos haciendo las referencias oportunas en ellas fichas del Plan de Comunicacioacuten del SIGC-SUA
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CONTEXTO Factores internos y externos que influyen en el desarrollo y resultados de los procesos
FACTORES EXTERNOS Los que no dependen o no son controlados por la UnidadAacuterea Pueden
estar referidos a recursos u otras variables generales de la Universidad u otros factores externos del sistema universitario o entorno
FACTORES INTERNOS Los que dependen o son controlados por la UnidadAacuterea Fundamentalmente
sistemas de trabajo conocimientos capacidades valores y actitudes herramientas disponibles
QUEacute EXIGE ISO Identificacioacuten de factores de contexto y seguimiento y revisioacuten de esta Informacioacuten
IDENTIFICACIOacuteN DE FACTORES Cuadro de informacioacuten sobre cuestiones externas e internas
apropiadas a la misioacuten del proceso y en general al sistema de calidad y la estrategia o directrices de la
universidad que afectan al resultado esperado
SEGUIMIENTO Y REVISIOacuteN Sistematizacioacuten y periodizacioacuten de la revisioacuten de la informacioacuten del
contexto iquestCuaacutendo coacutemo y quieacuten revisa
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
COacuteMO LO HACEMOSMediante el anaacutelisis DAFO que permite alinearlo con el anaacutelisis general del SIGC-SUA
FACTORES INTERNOS
DEBILIDADES FORTALEZAS1-2-3-
1-2-3-
FACTORES EXTERNOS
AMENAZAS OPORTUNIDADES1-2-3-
1-2-3-
ANAacuteLISIS EXTERNO AMENAZAS (factores externos que inciden negativamente)
OPORTUNIDADES (factores externos que pueden incidir positivamente)
ANAacuteLISIS INTERNO DEBILIDADES (factores internos que pueden incidir negativamente) FORTALEZAS (factores internos que inciden
positivamente)
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PARA QUEacute LO HACEMOSPara disponer de informacioacuten necesaria en el proceso de planificacioacuten de la gestioacuten de los procesos y del sistema de calidad
Lo aplicamos en el proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
Lo aplicaremos tambieacuten como entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades
Las conclusiones del anaacutelisis y su aplicacioacuten se tendraacuten en cuenta si procede cuando se realice el Informe final de proceso
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VII ANAacuteLISIS DE
CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO DEL PROCESO
FACTORES INTERNOS
DEBILIDADES FORTALEZAS
1- No exclusividad y dedicacioacuten compartida por parte del personal teacutecnico responsable del proceso con otras tareas dentro del Servicio de Prevencioacuten lo que impide una mayor dedicacioacuten y atencioacuten del proceso
2 Desconocimiento del procedimiento por parte de los nuevos investigadoresproductores
1 Nueva herramienta informaacutetica en el Campus Virtual para la Gestioacuten de Residuos Peligrosos
2 Madurez del procedimiento del Gestioacuten de Residuos especialmente para el personal teacutecnico y productor de plantilla
3 Almaceacuten temporal de residuos peligrosos en ambos Campus
3 Disponibilidad y aacutegil procedimiento para la adquisicioacuten de contenedores para reponer por parte de los productores en el Almaceacuten del Campus Las Lagunillas
FACTORES EXTERNOS
AMENAZAS OPORTUNIDADES
1- Cambios normativos en materia medioambiental
2- Cambios en la documentacioacuten y procedimientos de las comunicaciones obligatorias a realizar ante las distintas entidades con competencias medioambientales
1- Alianza con Empresa concesionaria de la Gestioacuten medioambiental de gestioacuten de residuos peligrosos
2- Benchmarking con otras universidades espantildeolas
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PARTES INTERESADAS
Persona u organizacioacuten que puede afectar verse afectado o percibirse como persona afectada por una decisioacuten o actividad
En el SIGC-SUA lo identificamos a nivel de proceso como grupo de intereacutescliente usuario tal como estaacute identificado en el ANEXO VI ATRIBUTOS DE CALIDAD DEL
PROCESO de la documentacioacuten de los procesos claves
QUEacute EXIGE ISOIdentificacioacuten de las partes interesadas especificacioacuten de requisitos de calidad de eacutestas y seguimiento y revisioacuten de esta Informacioacuten
IDENTIFICACIOacuteN DE PARTES INTERESADAS Cuadro de informacioacuten sobre las partes interesadas que se ven afectadas o interesadas por el proceso
REQUISITOS DE CALIDAD Identificacioacuten de las necesidades y expectativas de las partes interesadas en el proceso y coacutemo se da respuesta mediante la especificacioacuten de requisitos de
calidad que se incluyen en el proceso
SEGUIMIENTO Y REVISIOacuteN Sistematizacioacuten y periodizacioacuten de la revisioacuten de la informacioacuten de las partes interesadas y sus requisitos de calidad iquestCuaacutendo coacutemo y quieacuten revisa
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
COacuteMO LO HACEMOS
Mediante la revisioacuten y ampliacioacuten del cuadro el ANEXO VI ATRIBUTOS DE CALIDAD DEL PROCESO de la documentacioacuten de los procesos claves SIGC-SUA
Grupo de intereacutesClientes
-Usuario
Fuentes de Informacioacuten
Necesidades y Expectativas (atributos de calidad)
Requisito de Calidad
INFORMACIOacuteN DE PARTIDA Utilizamos la informacioacuten de las tablas elaboradas en otros ciclos de gestioacuten analizamos su validez actual y en su caso modificamos especificamos o ampliamos
EXPECTATIVAS Y REQUISITOS Partimos de las necesidades expectativas y atributos de calidad por grupos de intereacutes ya identificados que mantenemos realizamos cambios o ampliamos tras la
revisioacuten Antildeadimos especificaciones en teacuterminos de requisitos de calidad (compromisos de calidad objetivos reglamentaciones especificaciones en la prestacioacuten de servicios etc)
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PARA QUEacute LO HACEMOSPara disponer de informacioacuten necesaria en el proceso de planificacioacuten de la gestioacuten de los procesos y del sistema de calidad
Lo aplicamos en el proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
Lo aplicaremos tambieacuten como entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades
Las conclusiones del anaacutelisis y su aplicacioacuten se tendraacuten en cuenta si procede cuando se realice el Informe final de proceso
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VI ATRIBUTOS DE
CALIDAD NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LOS GRUPOS DE INTERES REQUISITOS DE CALIDAD
Grupo de intereacutesClientes-Usuario
Fuentes de Informacioacuten
Necesidades y Expectativas (atributos de calidad)
Requisito de Calidad
1 El personal docente e investigador de la Universidad y centros adscritos y el personal docente e investigador visitante de otras universidades 2 El alumnado de la Universidad y centros adscritos y el alumnado en movilidad de otras universidades 3 El personal de administracioacuten y servicios 4 Losas egresadosas de la Universidad de Jaeacuten 5 El Personal colaborador o tutor externo a la Universidad de Jaeacuten
bull Encuestas de satisfaccioacuten bull Quejas Sugerencias felicitaciones bull Indicadores de proceso bull Benchmarking bull Comisioacuten de Biblioteca bull Servicio de Pregunta al Bibliotecario
Necesidad disponer de una coleccioacuten de recursos informativos que cubran las necesidades de informacioacuten de los usuarios Atributos bull Amabilidad en el trato al cliente-usuario bull Adecuacioacuten del tiempo empleado para la resolucioacuten de la demanda de la prestacioacuten del servicio bull Comunicacioacuten a los clientes-usuarios cuando se prestaraacute el servicio bull Adecuacioacuten de los horarios de atencioacuten o prestacioacuten del servicio a las necesidades que platean los clientes-usuarios bull Adecuacioacuten del servicio prestado a las necesidades y expectativas especiacuteficas comunicadas por los clientesusuarios bull Comodidad de las instalaciones climatizacioacuten limpieza dimensioacuten y mantenimiento de los espacios
bull Alcanzar el 85 de monografiacuteas nacionales recibidas en un maacuteximo de 30 diacuteas (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 85 de monografiacuteas extranjeras recibidas en un maacuteximo de 60 diacuteas (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 100 de ejecucioacuten del gasto en material bibliograacutefico del presupuesto de Biblioteca (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 100 de bibliografiacutea recomendada disponible en Biblioteca (1 2) bull Alcanzar el 100 de peticiones de compra de material bibliograacutefico por parte de los estudiantes adquiridas (2) bull Alcanzar el 65 de monografiacuteas en papel recibidas por compra catalogadas en un maacuteximo de 6 diacuteas (1 2 3 4 5)
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
RIESGO OPORTUNIDAD Efecto o influencias de la incertidumbre sobre la consecucioacuten de los resultados y la eficacia de un proceso
PARA QUEacute LO HACEMOSPara prevenir o reducir los efectos no deseados de los riesgos y aprovechar las oportunidades en el marco de la planificacioacuten de la gestioacuten de la calidad y los procesos
CUANDO LO HACEMOS En la planificacioacuten inicial de los procesos o en nuevas situaciones que requieran revisar los procesos
QUEacute EXIGE ISOPensamiento basado en riesgos como parte del enfoque a procesos queda incluido en los requisitos de la ISO para la gestioacuten de los procesos ldquoabordar los riesgos y oportunidadeshelliprdquo
REQUISITOS Planificar las acciones para abordar los riesgos y oportunidades
Integrar y aplicar las acciones en los procesos
Evaluar la eficacia de las acciones
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
COacuteMO LO HACEMOS Mediante la elaboracioacuten de un cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades asociados a los procesos
RESULTADO PROCESO
RIESGOSOPORTUNIDADES ACCIONES
[Resultado Esperado] [1]
1-Riesgo [se describiraacute el riesgo]
Detectado [2]
Efecto potencial [3]
2-
3-
1-Accioacuten [se describiraacute la accioacuten] [4]
2-
3-
[Resultado Esperado]
1-Oportunidad [se describiraacute la oportunidad]
Detectado
Efecto potencial
2-
3-
1-Accioacuten [se describiraacute la accioacuten]
2-
3-
[1] Resultado Esperado Esta referido al resultados final del proceso (la salida del proceso en teacuterminos del
valor o servicio prestado) Ejemplos compromiso de calidad un requisito
de calidad el valor objetivo del indicador del proceso
[Detectado Fuente de la que se ha detectadoidentificadoasociado el riesgo o la oportunidad Puede provenir 1 Del anaacutelisis del contexto (DAFO) 2 Del anaacutelisis de
las partes interesadas 3 Del anaacutelisis del proceso (desarrollo e interaccioacuten de actividades recursos y resultados)
Efecto potencial La consecuencia que el riesgo o la oportunidad van a tener sobre el resultado esperado
Accioacuten Las opciones que identificamos y adoptamos para el tratamiento del riesgo o
para aprovechas los efectos de las oportunidades sobre los resultados
esperados
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Identificacioacuten del riesgo
COM
UN
ICAC
IOacuteN
Y
CON
SULT
A
SEGU
IMIE
NTO
Y R
EVIS
IOacuteN
Apreciacioacuten del riesgo
Establecimiento del Contexto
PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RIESGO
Anaacutelisis del riesgo
Evaluacioacuten del riesgo
Tratamiento del Riesgo
IDENTIFICACIOacuteN DEL RIESGO Relacioacuten de sucesos que podriacutean afectar negativamente o positivamente los objetivos y resultados del
proceso
criterios de riesgos teacuterminos que permiten evaluar la
importancia de un riesgo
ANAacuteLISIS DEL RIESGO
Valoracioacuten de los efectos y
consecuencias del riesgo en los
resultados del proceso asiacute como de la probabilidad
de que se produzcan dichas consecuencias
EVALUACIOacuteN DEL RIESGO
Implica comparar el nivel del riesgo con los criterios
que sobre los riesgos se hayan
adoptado permitiendo asiacute
considerar y priorizar el
tratamiento que se ha de dar a los
riesgos identificados
TRATAMIENTO DEL RIESGO Es la seleccioacuten y la implementacioacuten de una o varias opciones (acciones) para modificar los riesgos
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Las acciones que se identifiquen en la gestioacuten de los riesgos y oportunidades deben ser implantadas bien mediante modificaciones en el disentildeogestioacuten del proceso bien mediante la implantacioacuten de otras acciones de mejora
Unidad Antildeo
Procesos
Descripcioacuten de la mejora
Causa para su implantacioacuten
Objetivos de la mejora
Recursos previstos
Responsables de implantacioacuten
Previsioacuten de Resultados
Grado de prioridad AltaMediaBaja (seguacuten proceda)
Indicaremos Accioacuten de gestioacuten de riesgosoportunidades
Indicaremos ademaacutes mecanismos para la evaluacioacuten
En la previsioacuten de resultados haremos referencia al grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso
Desarrollo temporal Inicio
Finalizacioacuten
Descripcioacuten de resultados obtenidos
Grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso en relacioacuten a la previsioacuten de resultados y a los indicadores que en
su caso se hubieran establecido para el seguimiento
PROPUESTAS DE ACCIONES DE MEJORA
ANAacuteLISIS DE LAS MEJORAS
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VIII ANAacuteLISIS DE
GESTIOacuteN DE RIESGO Y OPORTUNIDADESRESULTADO
PROCESO RIESGOSOPORTUNIDADES ACCIONES
Rapidez en la ejecucioacuten del mantenimiento El 85 de las incidencias se reparan en 5 diacuteas
1-Riesgo Falta de disponibilidad de recursos humanos (internos y externos) para atender las incidencias
Detectado DAFO Debilidad D2
Efecto potencial La falta de personal teacutecnico para atender las averiacuteas puede afectar al desempentildeo de las actividades universitarias y en elementos criacuteticos incrementar los dantildeos en los activos
1 Accioacuten Establecer criterios de criticidad de la incidencia
2 Accioacuten Adaptar aplicativo software para incluir criticidad
3 Accioacuten Modificacioacuten del proceso para incluir criticidad
4 Accioacuten Anaacutelisis de incidencias resueltas una vez implantadas las acciones anteriores seguacuten criticidad
Modificar las consecuencias
Rapidez en la ejecucioacuten del mantenimiento El 85 de las incidencias se reparan en 5 diacuteas
2-Riesgo Falta de disponibilidad de recursos materiales para atender las incidencias
Detectado DAFO Debilidad D2
Efecto potencial La falta de repuestos y fungibles para atender las averiacuteas puede imposibilitar la reparacioacuten con la celeridad requerida afectando al desempentildeo de las actividades universitarias
1 Accioacuten Disponer de un sistema de gestioacuten de stock de repuestos
Modificar las consecuencias
Criterios de sostenibilidad en la gestioacuten del mantenimiento
3- Riesgo Incumplimiento del Plan Estrateacutegico respecto a los criterios de sostenibilidad seguridad y PRL en el mantenimiento de las infraestructuras de los Campus
Detectado DAFO Debilidad D1
Efecto potencial No conformidad al SIGC-SUA asociado a requisitos de calidad
1 Accioacuten Establecimiento de criterios de sostenibilidad seguridad y PRL en la gestioacuten del mantenimiento
Eliminar la fuente del riesgo
Optimizar la disponibilidad de las instalaciones y equipos
4- Riesgo Interrupcioacuten del suministro eleacutectrico
Detectado Anaacutelisis de causa-efecto
Efecto potencial Dantildeos en elementos criacuteticos de las instalaciones de la UJA
1 Accioacuten Programa para garantizar el suministro eleacutectrico complementario en los edificios de la UJA
Modificar las consecuencias
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
GRACIAS POR SU ATENCIOacuteN
Desarrollo temporal | Inicio | Finalizacioacuten | |||||||
Descripcioacuten de resultados obtenidos |
Unidad | Antildeo | ||||||
Procesos | |||||||
Descripcioacuten de la mejora | |||||||
Causa para su implantacioacuten | |||||||
Objetivos de la mejora | |||||||
Recursos previstos | |||||||
Responsables de implantacioacuten | |||||||
Previsioacuten de Resultados | |||||||
Grado de prioridad | AltaMediaBaja (seguacuten proceda) |
RESULTADO PROCESO | RIESGOSOPORTUNIDADES | ACCIONES | |||
[Resultado Esperado] [1] | 1- Riesgo [se describiraacute el riesgo] Detectado [2] Efecto potencial [3] 2- 3- | 1- Accioacuten [se describiraacute la accioacuten] [4] 2- 3- | |||
[Resultado Esperado] | 1- Oportunidad [se describiraacute la oportunidad] Detectado Efecto potencial 2- 3- | 1- Accioacuten [se describiraacute la accioacuten] 2- 3- |
Proceso | Instruccioacuten Se indicaraacute con la codificacioacuten y el nombre del aacutembito del proceso sobre el que se realiza el cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades Puede ser para todo el proceso clave o para procesos desagregados Puede elaborarse en comuacuten para todo el proceso clave e indicar lo especiacutefico para los procesos desagregados Las distintas unidades del proceso pueden decidir elaborarlo de forma conjunta si entiende que hay similitud | ||
Servicio prestado | Instruccioacuten Se indicaraacute de acuerdo con la tabla de relacioacuten de procesosservicios del alcance del SIGC-SUA que estaacute publicado en el Manual de Calidad | ||
Unidades | Instruccioacuten Se indicaraacute la Unidades que lo elaboran | ||
Fecha | Instruccioacuten Se indicaraacute la fecha formal de su enviacuteo para publicacioacuten | ||
Responsables | Instruccioacuten Se especificaraacute la responsabilidad de la elaboracioacuten Puede ser el nombre y puesto de las personas que intervienen o la denominacioacuten del grupo de trabajo o equipo de calidad que lo ha elaborado Si el equipo es inter-procesosunidades se indicaraacute | ||
Seguimiento y revisioacuten | Instruccioacuten Se indicaraacute cuaacutendo se utiliza y se revisa y para que se utiliza podriacutea ser a modo de ejemplo en la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos |
Grupo de intereacutesClientes-Usuario | Fuentes de Informacioacuten | Necesidades y Expectativas (atributos de calidad) | Requisito de Calidad | ||||
Proceso | Instruccioacuten Se indicaraacute con la codificacioacuten y el nombre del aacutembito del proceso sobre el que se realiza el cuadro de partes interesadas Puede ser para todo el proceso clave o para procesos desagregados Puede elaborarse en comuacuten para todo el proceso clave e indicar lo especiacutefico para los procesos desagregados Las distintas unidades del proceso pueden decidir elaborarlo de forma conjunta si entiende que hay similitud | ||
Servicio prestado | Instruccioacuten Se indicaraacute de acuerdo con la tabla de relacioacuten de procesosservicios del alcance del SIGC-SUA que estaacute publicado en el Manual de Calidad | ||
Unidades | Instruccioacuten Se indicaraacute la Unidades que lo elaboran | ||
Fecha | Instruccioacuten Se indicaraacute la fecha formal de su enviacuteo para publicacioacuten | ||
Responsables | Instruccioacuten Se especificaraacute la responsabilidad de la elaboracioacuten Puede ser el nombre y puesto de las personas que intervienen o la denominacioacuten del grupo de trabajo o equipo de calidad que lo ha elaborado Si el equipo es inter-procesosunidades se indicaraacute | ||
Seguimiento y revisioacuten | Instruccioacuten Se indicaraacute cuaacutendo se utiliza y se revisa y para queacute se utiliza podriacutea ser a modo de ejemplo en la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos |
FACTORES INTERNOS | DEBILIDADES | FORTALEZAS | |||
1- 2- 3- | 1- 2- 3- | ||||
FACTORES EXTERNOS | AMENAZAS | OPORTUNIDADES | |||
1- 2- 3- | 1- 2- 3- |
Proceso | Instruccioacuten Se indicaraacute con la codificacioacuten y el nombre del aacutembito del proceso sobre el que se realiza el cuadro de contexto Puede ser para todo el proceso clave o para procesos desagregados Puede elaborarse en comuacuten para todo el proceso clave e indicar lo especiacutefico para los procesos desagregados Las distintas unidades del proceso pueden decidir elaborarlo de forma conjunta si entiende que hay similitud | ||
Servicio prestado | Instruccioacuten Se indicaraacute de acuerdo con la tabla de relacioacuten de procesosservicios del alcance del SIGC-SUA que estaacute publicado en el Manual de Calidad | ||
Unidades | Instruccioacuten Se indicaraacute la Unidades que lo elaboran | ||
Fecha | Instruccioacuten Se indicaraacute la fecha formal de su enviacuteo para publicacioacuten | ||
Responsables | Instruccioacuten Se especificaraacute la responsabilidad de la elaboracioacuten Puede ser el nombre y puesto de las personas que intervienen o la denominacioacuten del grupo de trabajo o equipo de calidad que lo ha elaborado Si el equipo es inter-procesosunidades se indicaraacute | ||
Seguimiento y revisioacuten | Instruccioacuten Se indicaraacute cuaacutendo se utiliza y se revisa y para queacute se utiliza podriacutea ser a modo de ejemplo en la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos |
RESULTADO PROCESO | RIESGOSOPORTUNIDADES | ACCIONES | |||
[Resultado Esperado] [1] | 1- Riesgo Detectado Efecto potencial | 1- Accioacuten | |||
[Resultado Esperado] | 1- Oportunidad Detectado Efecto potencial | 1- Accioacuten |
ACCIONES POSIBLES | |||
Evitar el riesgo | Eliminar la actividad que se ve afectada o causa el riesgo | ||
Aceptar el riesgo | Cuando es posible que genere una oportunidad | ||
Eliminar la fuente del riesgo | Actuar para eliminar la causa que da lugar al riesgo (efecto no deseado) | ||
Modificar la probabilidad | Atenuar la posibilidad o concurrencia del riesgo | ||
Modificar las consecuencias | Atenuar el impacto o efectos del riesgo | ||
Compartir el riesgo | Compartir o transferir el riesgo con otras partes | ||
Mantener el riesgo | Cuando es asumible o su tratamiento es desproporcionado siempre que sea posible asumirlo y controlarlo |
RIESGO | VALORACIOacuteN EFECTOIMPACTO [EI] | VALORACIOacuteN PROBABILIDAD [P] | Nivel Riego | ||||
-Riesgo Detectado Efecto potencial | ESCALA 1-5 1-Insignificante 2- Miacutenimo 3-Moderado 4-Considerable 5-Grave | ESCALA 1-5 1-Excepcional 2- Poco probable 3-Problable 4-Muy probable 5-Seguro | Caacutelculo [EI][P] ESCALA A-B-C-D D Aceptar riesgo [lt 5] C Aceptar riesgo con controles [6-1] B Riesgo no deseable [9-14] A Riesgo inaceptable [=gt15] |
Actividad | Responsable | ||
Elaboracioacuten del cuadro de anaacutelisis de contexto interno y externo por procesos del cuadro necesidades y expectativas de las partes interesadas y requisitos de calidad del cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades Nivel procesos claves | Equipo de Procesos Responsables de Unidades | ||
Elaboracioacuten seguacuten proceda del cuadro de anaacutelisis de contexto interno y externo por procesos del cuadro necesidades y expectativas de las partes interesadas y requisitos de calidad del cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades Nivel procesos Estrateacutegicos | Responsable de Calidad Coordinacioacuten Teacutecnica del SIGC-SUA | ||
Aprobacioacuten de la documentacioacuten a incluir en la documentacioacuten del proceso | Responsable de Calidad Gerente seguacuten proceda | ||
Inclusioacuten como anexo en la documentacioacuten del proceso | Coordinacioacuten Teacutecnica del SIGC-SUA | ||
Realizacioacuten de seguimiento y revisioacuten Nivel de proceso claves | Equipo de Procesos Responsables de Unidades | ||
Realizacioacuten de seguimiento y revisioacuten Nivel procesos Estrateacutegicos | Responsable de Calidad Coordinacioacuten Teacutecnica del SIGC-SUA | ||
Realizacioacuten de seguimiento y revisioacuten Nivel SIGC-SUA | Consejo de Direccioacuten comiteacute de Calidad |
VERSIOacuteN | FECHA DE VIGENCIA | APARTADO MODIFICADO | MODIFICACIOacuteN REALIZADA | ||||
1 | 14-05-2018 | Creacioacuten del Documento | |||||
Edicioacuten | Nordm | 01 | Fecha de entrada en vigor | 14-05-2018 |
Elaborado por | Revisado por | Aprobado por | |||||||||
Gerencia con Coordinacioacuten Teacutecnica del Servicio de Planificacioacuten y Evaluacioacuten | Vicerrectorado Responsable de la Calidad | Consejo de Direccioacuten | |||||||||
Nombre | Nombre | Nombre | |||||||||
Nicolaacutes Ruiz Reyes | Julio Terrados Cepeda | Juan Goacutemez Ortega | |||||||||
Cargo | Cargo | Cargo | |||||||||
Gerente | Vicerrector | Rector | |||||||||
Fecha | Fecha | Fecha | |||||||||
11052018 | 11052018 | 11052018 | |||||||||
Firma | Firma | Firma | |||||||||
SIGC-SUA | UNIVERSIDAD DE JAEacuteN | PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS | |||||
PD06 GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES |
SIGC-SUA | UNIVERSIDAD DE JAEacuteN | PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS | |||||
PD06 GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES |
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
La Misioacuten
La Universidad de Jaeacuten es una institucioacuten puacuteblica deeducacioacuten superior un bien cultural con rasgossingulares y alto grado de compromiso social quemediante la mejora continua de la docenciainvestigacioacuten transmisioacuten de la cultura ytransferencia del conocimiento tiene por finalidadcontribuir al progreso de la sociedad y al desarrollosostenible de su entorno
Consolida la cultura de la calidad como un mecanismo clave de progreso de la institucioacuten
La Visioacuten
Los Valores Cultura organizativa basada en la planificacioacuten evaluacioacuten mejora continua y rendicioacuten de cuentas interna y externa
iquestPor queacute implantamos sistemas de gestioacuten de la calidad
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PLAN DE MEJORA Y CALIDAD DE LOS SERVICIOS COMPLEMENTO PRODUCTIVIDAD Junta Andaluciacutea
2007-2011 Complemento de Productividad para la Mejora y Calidad de los Servicios que presta el PAS de las Universidades
Puacuteblicas de Andaluciacutea
iquestPor queacute implantamos sistemas de gestioacuten de la calidad
Consolidar la gestioacuten por procesos y el sistema de mejora continua OPCIOacuteN Certificacioacuten UNE-EN-ISO-90012008 Foco en la normalizacioacuten y estandarizacioacuten de procesos para garantizar un determinado nivel de calidad del servicio que las Unidades gestionan y prestan
DECISIONES EFQM
CERTIFICACIOacuteN RECONOCIMIENTO
ISO
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Para alcanzar el eacutexito las organizaciones necesitan implantarsistemas de gestioacuten
Identificar entender y gestionar los procesos interrelacionadoscomo un sistema contribuye a la eficacia y eficiencia de unaorganizacioacuten en el logro de sus objetivos
Sistema de Gestioacuten Sistema (conjuntos de elementos mutuamenteinterrelacionados o que interactuacutean) para establecer la poliacutetica y losobjetivos y para lograr dichos objetivos
Las Universidades como cualquier organizacioacuten realizan actividades gestionantienen resultados Pero iquestlos resultados responde a una planificacioacuten previa
iquestEn queacute medida controlamos o aseguramos las actividades para conseguir losresultados deseados
SIST
EMAS
DE
GES
TIOacute
N
No es un fin es una herramienta
GES
TIOacute
N D
E R
ESU
LTAD
OS
iquestPara queacute sirve un sistema de gestioacuten de la calidad
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS Y UNIDADES DE LA UJA (SIGC-SUA)
El SIGC-SUA despliega la decisioacuten estrateacutegica de la Universidad de Jaeacuten de adoptar sistemas de gestioacuten de la calidad en los Servicios y Unidades Administrativas
UNE-EN-ISO-90012015 ldquoSistemas de Gestioacuten de la Calidad Requisitosrdquo
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
UNIVERSIDAD DE JAEacuteN
SISTEMA DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD DE LOS
SERVICIOS Y UNIDADES
ADMINISTRATIVAS
PRESERVACIOacuteN Y TRANSMISIOacuteN CRIacuteTICA DE CONOCIMIENTOS
PROCESOS DE APOYO
PR
OC
ES
OS
CLA
VE
S DOCENCIA
PROCESOS ESTRATEacuteGICOS
FUNCIONES SOCIALES DE LA EDUCACIOacuteN SUPERIOR
FUNCIONES COLECTIVAS DE LA
EDUCACIOacuteN SUPERIOR
INVESTIGACIOacuteNAUMENTO Y PRODUCCIOacuteN DE NUEVOS CONOCIMIENTOS
VALIDACIOacuteN Y DIFUSIOacuteN DE LOS NUEVOS CONOCIMIENTOS
TRANSFERENCIA
EXTENSIOacuteN
GESTIOacuteN DE LA RESPONSABILIDAD SOCIAL
RE
SU
LTAD
OS
UNIVERSIDAD Y ENTORNO SOCIAL
GRUPOS DE INTEREacuteS
REQUISITOS
GRUPOS DE INTEREacuteS
SATISFACCIOacuteNISO 90012015
INTEGRACIOacuteN DEL SIGC-SUA
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
II Cambios en la Norma ISO 90012015
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Aspectos esenciales de un Sistema de Gestioacuten de la Calidad (ISO)
ENFOQUE A PROCESOS
ENFOQUE MEJORA CONTINUA
BENEFICIOS
PROPORCIONAR PRODUCTOS Y SERVICIOS QUE SATISFAGAN LOS REQUISITOS DE LOS CLIENTES Y LOS LEGALES APLICABLES
FACILITAR OPORTUNIDADES DE AUMENTAR LA SATISFACCIOacuteN DE LOS CLIENTES
CAPACIDAD DE DEMOSTRAR LA CONFORMIDAD CON LOS REQUISITOS DEL SISTEMA DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD ESPECIFICADOS
ASEGURAR EL EacuteXITO DE LA ORGANIZACIOacuteN MEDIANTE UN ENFOQUE CONTINUO HACIA LA MEJORA (MANTENER O INCREMENTAR LOS NIVELES DE DESEMPENtildeO)
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Enfoque a ProcesosEl enfoque a procesos implica la definicioacuten y gestioacuten sistemaacutetica de los procesos y sus interacciones con el fin de alcanzar los resultados previstos aplicando el ciclo PHVA (mejora continua)
FUENTE DE ENTRADA ENTRADAS ACTIVIDADES
RECEPTORES DE LAS
SALIDASSALIDAS
PROCESOS PROCEDENTES
Por ejemplo proveedores
internos y externos
clientes otras partes
interesadas
RECURSOS REQUISISTOS Por ejemplo
Recursos materiales
especificaciones legales
informacioacuten
PRODUCTOS O SERVICIOS
Informacioacuten
PROCESOS POSTERIORESPor ejemplo en clientes internos
o externos en otras partes interesadas
Posibles controles y puntos de control para hacer el
seguimiento del desempentildeo y medirlo
Punto de inicio Punto Final
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Ciclo de Mejora Continua aplicada a los procesos
PHVAAdoptar acciones para corregir
las posibles desviaciones o bien para mejorar los resultados
previstos inicialmente
ACTUAR
PLANIFICAR
VERIFICAR
Definir cuaacutel debe ser el resultado obtenido por el proceso y establecer las actividades recursos y
responsabilidades necesarias para lograrlo
Llevar a cabo las actividades planificadas en los teacuterminos
previstos
HACER
Tras la ejecucioacuten del proceso realizar el seguimiento y medicioacuten sobre los resultados
alcanzados y valorar su adecuacioacuten a los objetivos planificados
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Ciclo de Mejora Continua aplicada a la visioacuten global del sistema de gestioacuten de la calidad
Liderazgo
Apoyo y operaciones
Evaluacioacuten del
desempentildeo
Mejora
Planificacioacuten
ACTUAR
PLANIFICAR
VERIFICAR
HACER
Organizacioacuten y su contexto
Requisitos del cliente
Necesidades y expectativas de
las partes interesadas
Satisfaccioacuten del Cliente
Resultados del SGC
Productos y Servicios
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Principales ejes tras la modificacioacuten de la Norma ISO
Contexto de la organizacioacuten Partes Interesadas
Liderazgo
Enfoque a Procesos
Pensamiento basado en riesgos
Aplicabilidad a los servicios
Gestioacuten del Cambio
El conocimiento de la organizacioacuten
La comunicacioacuten
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Contexto de la organizacioacuten
Factores y condiciones internas y externas que pueden tener un efecto sobre la organizacioacuten respecto de sus productos y servicios
Factores positivos y negativos
CONTEXTO INTERNOCONTEXTO EXTERNO
ENTORNO LEGAL
ENTORNO TECNOLOacuteGICO
ENTORNO COMPETITIVO
ENTORNO CULTURAL
ENTORNO SOCIAL
ENTORNO ECONOacuteMICO
VALORES
CULTURA DE LA ORGANIZACIOacuteN
CONOCIMIENTO DE LA ORGANIZACIOacuteN
DESEMPENtildeO DE LA ORGANIZACIOacuteN
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Partes InteresadasPersona u organizacioacuten que puede afectar verse afectado o percibirse como persona afectada por una
decisioacuten o actividad
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Pensamiento basado en riesgos Gestionar los riesgos y oportunidades
RIESGO Efecto o influencias de la incertidumbre sobre la consecucioacuten de los resultados y la eficacia de un proceso
OPORTUNIDAD
El riesgo dificulta la oportunidad favorece la consecucioacuten de un determinado resultado
Identificacioacuten del riesgo
COM
UN
ICAC
IOacuteN
Y
CON
SULT
A
SEGU
IMIE
NTO
Y R
EVIS
IOacuteN
Apreciacioacuten del riesgo
Establecimiento del Contexto
PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RIESGO
Anaacutelisis del riesgo
Evaluacioacuten del riesgo
Tratamiento del Riesgo
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Incorporar el anaacutelisis de Contexto y la Gestioacuten de los riesgos y oportunidades en la evaluacioacuten y mejora del
desempentildeo
PROCESOCONTEXTO
PARTES INTERESADAS
Planificacioacuten del sistema de gestioacuten
Acciones
Riesgos y oportunidades
Acciones
Resultados
Mejora continua
Riesgos y oportunidades
Direccioacuten estrateacutegica
Riesgos y oportunidades
Acciones
PLANIFICACIOacuteN Y GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Comunicacioacuten
Determinar las comunicaciones internas y externas pertinentes al sistema de gestioacuten de la calidad
REQUISITOS
Queacute comunicar El contenido de la comunicacioacuten
Cuaacutendo comunicar El momento en el que comunicar
A quieacuten comunicar El destinatario de la comunicacioacuten
Coacutemo comunicar El meacutetodo o medio para la comunicacioacuten
Quieacuten comunica El responsable de la comunicacioacuten
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
III Aplicacioacuten en el Manual de Calidad del SIGC-SUA
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOCUMENTACIOacuteN DEL SIGC-SUA
Enlace a la web del SIGC-SUA
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
El manual de calidad es el documento que explica la estructura y el funcionamiento del Sistema Integrado de Gestioacuten de la Calidad de los
Servicios y Unidades Administrativas de la Universidad de Jaeacuten (SIGC-SUA)
Estructura del SIGC-SUA
Objeto y campo de aplicacioacuten del sistema de gestioacuten de la calidad
Contexto de la organizacioacuten universitaria
Necesidades y expectativas de las partes interesadas
Liderazgo Responsabilidades y participacioacuten
Sistema de procesos gestioacuten y prestacioacuten de servicios
Seguimiento medicioacuten anaacutelisis evaluacioacuten y mejora
Gestioacuten de riesgos y oportunidades
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Revisioacuten del Manual de Calidad
Realizacioacuten de las adaptaciones necesarias para el disentildeo implantacioacuten y documentacioacuten de los nuevos requisitos establecidos
en la norma UNE-EN ISO 90012015 permitiendo la certificacioacuten externa del SIGC-SUA en el ciclo 2017 tal como se establece en el Plan
Estrateacutegico de la Universidad de Jaeacuten y en la Poliacutetica de Calidad
La estrategia baacutesica para la certificacioacuten externa es demostrar que se han considerado los aspectos esenciales de los cambios en la Norma ISO que se ha procedido a su incorporacioacuten al SIGC-SUA y que en sucesivos ciclos perfeccionaremos la implantacioacuten
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
El Manual de Calidad se mantiene como guiacutea del SIGC-SUA Asiacute como la declaracioacuten de la poliacutetica de calidad y el establecimiento anual de los objetivos de calidad del SIGC-SUA
Procedimientos documentados procesos de apoyo especialmente el proceso Gestioacuten de Riesgos y oportunidades
SIGC-SUA
UNIVERSIDAD DE
JAEacuteN
PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS
PD06 GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Procedimiento documentado PD 06 Mayo de 2018 Versioacuten 01 Paacutegina 1
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA
UNIVERSIDAD DE JAEacuteN
PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO
GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
COacuteDIGO PD 06
FECHA 11-05-2018
REVISIOacuteN 01
UNIVERSIDAD DE JAEacuteN
Contexto interno-Externo de la Universidad
Sistema de gestioacuten de la calidad realizado por la Direccioacuten y el Comiteacute de Calidad en el anaacutelisis estrateacutegico
Sistema de procesos del SIGC-SUA realizado por los responsables de los procesos mediante la realizacioacuten de
anaacutelisis DAFO
Dos niveles
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS
PD06 GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Control de documentacioacuten
ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIOacuteN DEL PROCEDIMIENTO
PORTADA
CONTROL DE DOCUMENTACIOacuteN
HISTORIAL DE MODIFICACIONES
1- OBJETO Y CAMPO DE APLICACIOacuteN
2- REFERENCIAS
3- ANTECEDENTES Y DEFINICIONES
4- DESARROLLO
41 ALCANCE Y FINALIDAD
42 METODOLOGIacuteA
43 RESPONSABILIDADES
44 DETERMINACIOacuteN DEL CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO
45 DENTIFICACIOacuteN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES INTERESADAS Y SU ESPECIFICACIOacuteN EN REQUISITOS DE CALIDAD
46 GESTIOacuteN DE LOS RIESGOS Y OPORTUNIDADES
461 DETERMINAR CRITERIOS DE RIESGOS
462 IDENTIFICACIOacuteN DEL RIESGO
463 ANAacuteLISIS DEL RIESGO
464 TRATAMIENTO DEL RIESGO
465 RESULTADOS DE LA GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
466 EVALUACIOacuteN DE LAS ACCIONES
5- ANEXOS
FORMATOS
HISTORIAL DE MODIFICACIONES DE LA DOCUMENTACIOacuteN DEL PROCEDIMIENTO
1- OBJETO Y CAMPO DE APLICACIOacuteN
El procedimiento documentado PD06 tiene por objeto establecer el proceso a seguir en el SISTEMA INTEGRADO DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA UNIVERSIDAD DE JAEacuteN (SIGC-SUA) para la gestioacuten de riesgos y oportunidades como elemento integrado en el sistema de gestioacuten y de procesos y en las actividades de planificacioacuten
Este procedimiento de apoyo del SIGC-SUA se incluye en el marco de la adaptacioacuten a la Norma ISO 9001 2015 para incorporar en el enfoque a procesos el pensamiento basado en riesgos reforzando la naturaleza preventiva y la eficacia del sistema de calidad
2- REFERENCIAS
Para la elaboracioacuten de este procedimiento documentado se ha utilizado como referencia
middot La Norma UNE-EN-ISO-90012015 ldquoSistemas de Gestioacuten de la Calidad Requisitosrdquo Especialmente el Punto 81
middot La Norma ISO 310002009 Gestioacuten del riesgo Principios y directrices
middot El Manual de la Calidad del Sistema Integrado de Gestioacuten de la Calidad de los Servicios y Unidades Administrativas de la Universidad de Jaeacuten (SIGC-SUA)
middot El Manual de Procesos
middot El Manual de Procedimientos Documentados
middot Programa y orientaciones para la adaptacioacuten del SIGC-SUA a los Requisitos De La Norma UNE-EN ISO 90012015 Sistemas de Gestioacuten de la Calidad
Para los fines de este procedimiento documentado se aplican en lo que proceda los fundamentos los teacuterminos y las definiciones incluidos en la Norma ISO-90002015 ldquoSistemas de Gestioacuten de la Calidad Fundamentos y vocabulariordquo
3- ANTECEDENTES Y DEFINICIONES
La gestioacuten de riesgos y oportunidades se incorpora como un elemento necesario de entrada (planificacioacuten) y seguimiento (resultados) de los procesos del SIGC-SUA
El teacutermino riesgo hace referencia a los efectos que pueden ocasionar sobre los objetivos las incertidumbres siendo estas situaciones en las que falta de informacioacuten conocimiento y comprensioacuten de un suceso su probabilidad de que ocurra y las consecuencias
La gestioacuten del riesgo se refiere a las actividades coordinadas para dirigir y controlar una organizacioacuten en lo relativo al riesgo El proceso de gestioacuten del riesgo se refiere a la aplicacioacuten sistemaacutetica de poliacuteticas procedimientos y praacutecticas de gestioacuten a las actividades de comunicacioacuten consulta establecimiento del contexto e identificacioacuten anaacutelisis evaluacioacuten tratamiento seguimiento y revisioacuten del riesgo
4- DESARROLLO
41 ALCANCE Y FINALIDAD
El procedimiento documentado sobre la gestioacuten de riesgos se aplica transversalmente en todos los procesos del SIGC-SUA y forma parte de la poliacutetica de la planificacioacuten y la revisioacuten de la estrategia de los procesos y en la revisioacuten mejora y cambios del SIGC-SUA
Este procedimiento documentado establece
1 La metodologiacutea que se aplica para la gestioacuten de los riesgos y oportunidades
2 El proceso para realizar la gestioacuten de riesgos y oportunidades
3 El sistema de responsabilidades en la gestioacuten de riesgos y oportunidades
4 La documentacioacuten y formatos de los resultados de las actividades de la gestioacuten de riesgos y oportunidades asiacute como su inclusioacuten en la documentacioacuten del SIGC-SUA
Las finalidades de la gestioacuten de los riesgos y oportunidades al incluirlos en la planificacioacuten y procesos del SIGC-SUA son
1 Asegurar la consecucioacuten de resultados previstos del sistema de calidad
2 Aumentar los efectos deseados
3 Prevenir o reducir los efectos no deseados
4 Lograr la mejora
42 METODOLOGIacuteA
En el marco de la planificacioacuten y mejora del SIGC-SUA se realizaraacuten las siguientes actividades secuenciadas e interrelacionadas
1 Determinacioacuten del contexto interno y externo
2 Identificacioacuten de las necesidades y expectativas de las partes interesadas y su especificacioacuten en requisitos de calidad
3 Aplicar la gestioacuten de los riesgos y oportunidades
En el siguiente graacutefico se representa esta relacioacuten
43 RESPONSABILIDADES
Se aplica de acuerdo con el Manual de Calidad el siguiente sistema baacutesico de responsabilidades y participacioacuten
44 DETERMINACIOacuteN DEL CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO
Identificacioacuten de las cuestiones internas y externas que son pertinentes para el propoacutesito y la planificacioacuten del SIGC-SUA
Actividades Nivel procesos
1 Determinacioacuten factores internos y externos que influyen en el desarrollo y resultados de los procesos
2 Aplicar metodologiacutea DAFO estructurando la informacioacuten en
middot ANAacuteLISIS INTERNO DEBILIDADES (factores internos que pueden incidir negativamente) FORTALEZAS (factores internos que inciden positivamente)
middot ANAacuteLISIS EXTERNO AMENAZAS (factores externos que inciden negativamente) OPORTUNIDADES (factores externos que pueden incidir positivamente)
3 Trasladar al cuadro de informacioacuten sobre cuestiones externas e internas
4 Remisioacuten a Coordinacioacuten Teacutecnica a efectos de su inclusioacuten en la Documentacioacuten de Procesos tras su aprobacioacuten Anexo del Manual de Proceso
5 Aplicacioacuten
middot Proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
middot Entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades que se indica posteriormente
middot informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso
6 Revisioacuten En la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos
45 IDENTIFICACIOacuteN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES INTERESADAS Y SU ESPECIFICACIOacuteN EN REQUISITOS DE CALIDAD
Utilizar la informacioacuten actual del cuadro de grupos de intereacutesatributos de calidad de los manuales de proceso para identificar los requisitos de calidad que se incorporan a los procesos
1 IDENTIFICACIOacuteN DE PARTES INTERESADAS Cuadro de informacioacuten sobre las partes interesadas que se ven afectadas o interesadas por el proceso
2 REQUISITOS DE CALIDAD Identificacioacuten de las necesidades y expectativas de las partes interesadas en el proceso y coacutemo se da respuesta mediante la especificacioacuten de requisitos de calidad que se incluyen en el proceso (compromisos de calidad objetivos reglamentaciones especificaciones en la prestacioacuten de servicios etc)
3 Aplicacioacuten
middot Proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
middot Entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades que se indica posteriormente
middot informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso
4 Revisioacuten En la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos
46 GESTIOacuteN DE LOS RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Sistematizacioacuten de la gestioacuten de los riesgos y oportunidades en la gestioacuten de los procesos
Orientaciones Metodoloacutegicas Norma de apoyo UNE-ISO 31000 Gestioacuten del Riesgo Principios y Directrices
Fases
1 Determinar criterios de riesgos
2 Identificacioacuten del riesgo
3 Anaacutelisis del riesgo
4 Tratamiento del riesgo
5 Resultados de la gestioacuten de riesgos y oportunidades
6 Evaluacioacuten de las acciones
461 CRITERIOS DE RIESGOS
Establecer los criterios de riesgos teacuterminos que permiten evaluar la importancia de un riesgo Estos teacuterminos pueden determinarse en funcioacuten de objetivos los recursos disponibles los requisitos legales o especificaciones de prestacioacuten de servicios etc
462 IDENTIFICACIOacuteN DEL RIESGO
Establecer la relacioacuten de sucesos que podriacutean afectar negativamente o positivamente los objetivos y resultados del proceso
Se parte de la identificacioacuten realizada en el cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades Las causas se corresponden normalmente con el apartado ldquodetectadardquo (DAFO Requisitos de calidad de partes interesadas resultados de proceso)
463 ANAacuteLISIS DEL RIESGO
Valoracioacuten de los efectos y consecuencias del riesgo en los resultados del proceso asiacute como de la probabilidad de que se produzcan dichas consecuencias
En el cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades se anotan las causas y fuentes asiacute como los efectos o impactos se antildeade una valoracioacuten de la probabilidad Si combinamos los efectos con la probabilidad se determina el nivel de riesgo
Cada Unidades puede establecer el meacutetodo que estime apropiado para establecer el nivel de riesgo y puede expresarlo en teacuterminos cualitativos Ejemplo de un meacutetodo cuantitativo basada en escalas
464 TRATAMIENTO DEL RIESGO
Comparar el nivel del riesgo con los criterios que sobre los riesgos se hayan adoptado permitiendo asiacute considerar y priorizar el tratamiento que se ha de dar a los riesgos identificados
La finalidad uacuteltima de la apreciacioacuten del riesgo es determinar que riesgos para los resultados de los procesos no se consideran suficientemente controlados y exige un tratamiento
Orientacioacuten
465 RESULTADOS DE LA GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
El cuadro de riesgos y oportunidades permite identificar las acciones en los procesos del SIGC-SUA Una vez realizado se remite a Coordinacioacuten Teacutecnica a efectos de su inclusioacuten en la Documentacioacuten de Procesos tras su aprobacioacuten Anexo del Manual de Proceso
La revisioacuten de cuadro de riesgos y oportunidades se realiza en la revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos
Tabla Gestioacuten de riesgos y oportunidades
Ver en detalle en Anexo Formatos
[4] Accioacuten Estaacute referida a las opciones que identificamos y adoptamos para el tratamiento del riesgo o para aprovechar los efectos de las oportunidades sobre los resultados esperados
466 EVALUACIOacuteN DE LAS ACCIONES
Las acciones que identificamos y adoptamos para el tratamiento del riesgo o para aprovechar los efectos de las oportunidades sobre los resultados esperados y oportunidades que se identifiquen deben ser implantadas bien mediante modificaciones en el disentildeogestioacuten del proceso bien mediante la implantacioacuten de otras acciones de mejora
El seguimiento de las acciones se incorporaraacute en el proceso de revisioacuten y mejora incluyeacutendose en los informes anuales de proceso Se utilizaraacuten para la planificacioacuten de nuevas acciones de mejora
La identificacioacuten y gestioacuten de las acciones que se derivan de la evaluacioacuten de riesgos y oportunidades constituyen un elemento clave para la implementacioacuten de las mejoras de procesos y de los objetivos y acuerdos de la Revisioacuten y mejora del SIGC-SUA que realiza por ciclos anuales el Comiteacute de Calidad y la Direccioacuten
5- ANEXOS FORMATOS
FORMATO ANAacuteLISIS DE CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO DEL PROCESO
[COacuteDIGO DEL PROCESO CLAVE] [NOMBRE DEL PROCESO CLAVE]
Tabla Anaacutelisis del contexto interno y externo del proceso
Tabla Anaacutelisis del contexto interno y externo del proceso
FORMATO CUADRO DE COMPRENSIOacuteN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE PARTES INTERESADAS DEL PROCESO
[COacuteDIGO DEL PROCESO CLAVE] [NOMBRE DEL PROCESO CLAVE]
Tabla Necesidades y Expectativas Partes Interesadas
Tabla Necesidades y Expectativas Partes Interesadas
FORMATO ANAacuteLISIS DE GESTIOacuteN DE RIESGO Y OPORTUNIDADES
[COacuteDIGO DEL PROCESO CLAVE] [NOMBRE DEL PROCESO CLAVE]
Tabla Gestioacuten de riesgos y oportunidades
Tabla Gestioacuten de riesgos y oportunidades
[1] Resultado Esperado Esta referido al resultados final del proceso (la salida del proceso en teacuterminos del valor o servicio prestado) Se puede utilizar Un resultado procedente de la estrategia un compromiso de calidad publicado un requisito de calidad identificado el valor de un objetivo del indicador del proceso
[2] Detectado Esta referido a la fuente de la que se ha detectadoidentificadoasociado el riesgo o la oportunidad Puede provenir 1 Del anaacutelisis del contexto (DAFO) 2 Del anaacutelisis de las partes interesadas 3 Del anaacutelisis del proceso (desarrollo e interaccioacuten de actividades recursos y resultados)
[3] Efecto potencial Estaacute referido a la consecuencia que el riesgo o la oportunidad va a tener sobre el resultado esperado
PROPUESTAS DE ACCIONES DE MEJORA
Evaluacioacuten de las acciones
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA UNIVERSIDAD DE JAEacuteN13
13
13
PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO13
13
GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES13
13
13
COacuteDIGO PD 0613
FECHA 11-05-201813
REVISIOacuteN 0113
13
13
13
13
13
13
13
13
UNIVERSIDAD DE JAEacuteN13
13
13
13
Indicaremos Accioacuten de gestioacuten de riesgosoportunidades13
13
Indicaremos ademaacutes mecanismos para la evaluacioacuten13
13
En la previsioacuten de resultados haremos referencia al grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso13
13
Grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso en relacioacuten a la previsioacuten de resultados y a los indicadores que en su caso se hubieran establecido para el seguimiento13
13
13
lt Procedimiento documentado PD 06 Mayo de 2018 Versioacuten 01gtPaacutegina 1
lt Procedimiento documentado PD 06 Mayo de 2018 Versioacuten 01gtPaacutegina 2
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
Necesidades y Expectativas de las partes interesadas
Identificacioacuten a nivel de procesos
Entradas en el anaacutelisis de riesgos y
oportunidades
Anaacutelisis de resultados en el proceso de revisioacuten y mejora
anual del SIGC-SUA
Gestioacuten de riesgos y oportunidades
Metodologiacutea en el manual de calidad procedimientos
estrateacutegicos y procedimiento de apoyo
Aplicacioacuten operativa en los procesos claves (operativos)
Los resultados se incluyen en la documentacioacuten de los
procesos procediendo a su seguimiento y revisioacuten anual
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
Comunicacioacuten
Reforzar la comunicacioacuten externa a usuarios apoyaacutendose en los mecanismos actuales e incluidos en los procesos haciendo las referencias oportunas en las fichas del Plan de Comunicacioacuten del
SIGC-SUA
Plan de Comunicacioacuten del SIGC-SUA Metodologiacutea Plan de Comunicacioacuten
Ficha de acciones de comunicacioacuten
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
Seguimiento medicioacuten anaacutelisis y evaluacioacutenMetodologiacutea en Manual de CalidadGuiacutea del SIGC-SUA Procesos Estrateacutegicos
SEGUIMIENTO MEDICIOacuteN ANAacuteLISIS EVALUACIOacuteN Y MEJORA
PROCESOS PRESTACIOacuteN DE SERVICIOS
SEGUIMIENTO Y MEDICIOacuteN
AUDITORIacuteAS
INFORMACIOacuteN DEL ENTORNO
UNIVERSITARIO
ANAacuteLISIS DE DATOS
REVISIOacuteN POR LA DIRECCIOacuteN
OPO
RTU
NID
ADES
CAM
BIO
Y
DE M
EJO
RA
ACCIONES CORRECTIVASCONTEXTO INTERNO
CONTEXTO EXTERNO
ACCIONES RIESGOS Y OPORTUNIDADES
GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADESS
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
iquestDoacutende se puede consultar los informes finales de seguimiento y revisioacuten
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
IV Aplicacioacuten en la documentacioacuten de procesos de las Unidades
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
MAPA DE PROCESOS CLAVES INTERRELACIONADOS
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PROCESO PARA REALIZAR LOS CAMBIOS
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CUADRO RESUMEN DE LAS ACTIVIDADES A REALIZAR POR LAS UNIDADESAacuteREAS
ACTIVIDADES DE APLICACIOacuteN EN LOS PROCESOS PARA LA ADAPTACIOacuteN A LA NORMA ISO 9001 2015
1 Elaborar un cuadro de anaacutelisis de contexto interno y externo por procesos yo agrupacioacuten para su inclusioacuten como anexo en la documentacioacuten del
proceso
CONTEXTO
PARTES INTERESADAS 2 Revisar y completar Anexo VI (Atributos de Calidad) de la Documentacioacuten
de Procesos
CONTEXTO 3 Elaborar un cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades por procesos yo agrupacioacuten para su inclusioacuten como anexo en la documentacioacuten del proceso
COMUNICACIOacuteN 4 Reforzar la comunicacioacuten externa a usuarios apoyaacutendose en los mecanismos actuales e incluidos en los procesos haciendo las referencias oportunas en ellas fichas del Plan de Comunicacioacuten del SIGC-SUA
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CONTEXTO Factores internos y externos que influyen en el desarrollo y resultados de los procesos
FACTORES EXTERNOS Los que no dependen o no son controlados por la UnidadAacuterea Pueden
estar referidos a recursos u otras variables generales de la Universidad u otros factores externos del sistema universitario o entorno
FACTORES INTERNOS Los que dependen o son controlados por la UnidadAacuterea Fundamentalmente
sistemas de trabajo conocimientos capacidades valores y actitudes herramientas disponibles
QUEacute EXIGE ISO Identificacioacuten de factores de contexto y seguimiento y revisioacuten de esta Informacioacuten
IDENTIFICACIOacuteN DE FACTORES Cuadro de informacioacuten sobre cuestiones externas e internas
apropiadas a la misioacuten del proceso y en general al sistema de calidad y la estrategia o directrices de la
universidad que afectan al resultado esperado
SEGUIMIENTO Y REVISIOacuteN Sistematizacioacuten y periodizacioacuten de la revisioacuten de la informacioacuten del
contexto iquestCuaacutendo coacutemo y quieacuten revisa
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
COacuteMO LO HACEMOSMediante el anaacutelisis DAFO que permite alinearlo con el anaacutelisis general del SIGC-SUA
FACTORES INTERNOS
DEBILIDADES FORTALEZAS1-2-3-
1-2-3-
FACTORES EXTERNOS
AMENAZAS OPORTUNIDADES1-2-3-
1-2-3-
ANAacuteLISIS EXTERNO AMENAZAS (factores externos que inciden negativamente)
OPORTUNIDADES (factores externos que pueden incidir positivamente)
ANAacuteLISIS INTERNO DEBILIDADES (factores internos que pueden incidir negativamente) FORTALEZAS (factores internos que inciden
positivamente)
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PARA QUEacute LO HACEMOSPara disponer de informacioacuten necesaria en el proceso de planificacioacuten de la gestioacuten de los procesos y del sistema de calidad
Lo aplicamos en el proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
Lo aplicaremos tambieacuten como entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades
Las conclusiones del anaacutelisis y su aplicacioacuten se tendraacuten en cuenta si procede cuando se realice el Informe final de proceso
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VII ANAacuteLISIS DE
CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO DEL PROCESO
FACTORES INTERNOS
DEBILIDADES FORTALEZAS
1- No exclusividad y dedicacioacuten compartida por parte del personal teacutecnico responsable del proceso con otras tareas dentro del Servicio de Prevencioacuten lo que impide una mayor dedicacioacuten y atencioacuten del proceso
2 Desconocimiento del procedimiento por parte de los nuevos investigadoresproductores
1 Nueva herramienta informaacutetica en el Campus Virtual para la Gestioacuten de Residuos Peligrosos
2 Madurez del procedimiento del Gestioacuten de Residuos especialmente para el personal teacutecnico y productor de plantilla
3 Almaceacuten temporal de residuos peligrosos en ambos Campus
3 Disponibilidad y aacutegil procedimiento para la adquisicioacuten de contenedores para reponer por parte de los productores en el Almaceacuten del Campus Las Lagunillas
FACTORES EXTERNOS
AMENAZAS OPORTUNIDADES
1- Cambios normativos en materia medioambiental
2- Cambios en la documentacioacuten y procedimientos de las comunicaciones obligatorias a realizar ante las distintas entidades con competencias medioambientales
1- Alianza con Empresa concesionaria de la Gestioacuten medioambiental de gestioacuten de residuos peligrosos
2- Benchmarking con otras universidades espantildeolas
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PARTES INTERESADAS
Persona u organizacioacuten que puede afectar verse afectado o percibirse como persona afectada por una decisioacuten o actividad
En el SIGC-SUA lo identificamos a nivel de proceso como grupo de intereacutescliente usuario tal como estaacute identificado en el ANEXO VI ATRIBUTOS DE CALIDAD DEL
PROCESO de la documentacioacuten de los procesos claves
QUEacute EXIGE ISOIdentificacioacuten de las partes interesadas especificacioacuten de requisitos de calidad de eacutestas y seguimiento y revisioacuten de esta Informacioacuten
IDENTIFICACIOacuteN DE PARTES INTERESADAS Cuadro de informacioacuten sobre las partes interesadas que se ven afectadas o interesadas por el proceso
REQUISITOS DE CALIDAD Identificacioacuten de las necesidades y expectativas de las partes interesadas en el proceso y coacutemo se da respuesta mediante la especificacioacuten de requisitos de
calidad que se incluyen en el proceso
SEGUIMIENTO Y REVISIOacuteN Sistematizacioacuten y periodizacioacuten de la revisioacuten de la informacioacuten de las partes interesadas y sus requisitos de calidad iquestCuaacutendo coacutemo y quieacuten revisa
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
COacuteMO LO HACEMOS
Mediante la revisioacuten y ampliacioacuten del cuadro el ANEXO VI ATRIBUTOS DE CALIDAD DEL PROCESO de la documentacioacuten de los procesos claves SIGC-SUA
Grupo de intereacutesClientes
-Usuario
Fuentes de Informacioacuten
Necesidades y Expectativas (atributos de calidad)
Requisito de Calidad
INFORMACIOacuteN DE PARTIDA Utilizamos la informacioacuten de las tablas elaboradas en otros ciclos de gestioacuten analizamos su validez actual y en su caso modificamos especificamos o ampliamos
EXPECTATIVAS Y REQUISITOS Partimos de las necesidades expectativas y atributos de calidad por grupos de intereacutes ya identificados que mantenemos realizamos cambios o ampliamos tras la
revisioacuten Antildeadimos especificaciones en teacuterminos de requisitos de calidad (compromisos de calidad objetivos reglamentaciones especificaciones en la prestacioacuten de servicios etc)
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PARA QUEacute LO HACEMOSPara disponer de informacioacuten necesaria en el proceso de planificacioacuten de la gestioacuten de los procesos y del sistema de calidad
Lo aplicamos en el proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
Lo aplicaremos tambieacuten como entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades
Las conclusiones del anaacutelisis y su aplicacioacuten se tendraacuten en cuenta si procede cuando se realice el Informe final de proceso
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VI ATRIBUTOS DE
CALIDAD NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LOS GRUPOS DE INTERES REQUISITOS DE CALIDAD
Grupo de intereacutesClientes-Usuario
Fuentes de Informacioacuten
Necesidades y Expectativas (atributos de calidad)
Requisito de Calidad
1 El personal docente e investigador de la Universidad y centros adscritos y el personal docente e investigador visitante de otras universidades 2 El alumnado de la Universidad y centros adscritos y el alumnado en movilidad de otras universidades 3 El personal de administracioacuten y servicios 4 Losas egresadosas de la Universidad de Jaeacuten 5 El Personal colaborador o tutor externo a la Universidad de Jaeacuten
bull Encuestas de satisfaccioacuten bull Quejas Sugerencias felicitaciones bull Indicadores de proceso bull Benchmarking bull Comisioacuten de Biblioteca bull Servicio de Pregunta al Bibliotecario
Necesidad disponer de una coleccioacuten de recursos informativos que cubran las necesidades de informacioacuten de los usuarios Atributos bull Amabilidad en el trato al cliente-usuario bull Adecuacioacuten del tiempo empleado para la resolucioacuten de la demanda de la prestacioacuten del servicio bull Comunicacioacuten a los clientes-usuarios cuando se prestaraacute el servicio bull Adecuacioacuten de los horarios de atencioacuten o prestacioacuten del servicio a las necesidades que platean los clientes-usuarios bull Adecuacioacuten del servicio prestado a las necesidades y expectativas especiacuteficas comunicadas por los clientesusuarios bull Comodidad de las instalaciones climatizacioacuten limpieza dimensioacuten y mantenimiento de los espacios
bull Alcanzar el 85 de monografiacuteas nacionales recibidas en un maacuteximo de 30 diacuteas (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 85 de monografiacuteas extranjeras recibidas en un maacuteximo de 60 diacuteas (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 100 de ejecucioacuten del gasto en material bibliograacutefico del presupuesto de Biblioteca (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 100 de bibliografiacutea recomendada disponible en Biblioteca (1 2) bull Alcanzar el 100 de peticiones de compra de material bibliograacutefico por parte de los estudiantes adquiridas (2) bull Alcanzar el 65 de monografiacuteas en papel recibidas por compra catalogadas en un maacuteximo de 6 diacuteas (1 2 3 4 5)
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
RIESGO OPORTUNIDAD Efecto o influencias de la incertidumbre sobre la consecucioacuten de los resultados y la eficacia de un proceso
PARA QUEacute LO HACEMOSPara prevenir o reducir los efectos no deseados de los riesgos y aprovechar las oportunidades en el marco de la planificacioacuten de la gestioacuten de la calidad y los procesos
CUANDO LO HACEMOS En la planificacioacuten inicial de los procesos o en nuevas situaciones que requieran revisar los procesos
QUEacute EXIGE ISOPensamiento basado en riesgos como parte del enfoque a procesos queda incluido en los requisitos de la ISO para la gestioacuten de los procesos ldquoabordar los riesgos y oportunidadeshelliprdquo
REQUISITOS Planificar las acciones para abordar los riesgos y oportunidades
Integrar y aplicar las acciones en los procesos
Evaluar la eficacia de las acciones
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
COacuteMO LO HACEMOS Mediante la elaboracioacuten de un cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades asociados a los procesos
RESULTADO PROCESO
RIESGOSOPORTUNIDADES ACCIONES
[Resultado Esperado] [1]
1-Riesgo [se describiraacute el riesgo]
Detectado [2]
Efecto potencial [3]
2-
3-
1-Accioacuten [se describiraacute la accioacuten] [4]
2-
3-
[Resultado Esperado]
1-Oportunidad [se describiraacute la oportunidad]
Detectado
Efecto potencial
2-
3-
1-Accioacuten [se describiraacute la accioacuten]
2-
3-
[1] Resultado Esperado Esta referido al resultados final del proceso (la salida del proceso en teacuterminos del
valor o servicio prestado) Ejemplos compromiso de calidad un requisito
de calidad el valor objetivo del indicador del proceso
[Detectado Fuente de la que se ha detectadoidentificadoasociado el riesgo o la oportunidad Puede provenir 1 Del anaacutelisis del contexto (DAFO) 2 Del anaacutelisis de
las partes interesadas 3 Del anaacutelisis del proceso (desarrollo e interaccioacuten de actividades recursos y resultados)
Efecto potencial La consecuencia que el riesgo o la oportunidad van a tener sobre el resultado esperado
Accioacuten Las opciones que identificamos y adoptamos para el tratamiento del riesgo o
para aprovechas los efectos de las oportunidades sobre los resultados
esperados
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Identificacioacuten del riesgo
COM
UN
ICAC
IOacuteN
Y
CON
SULT
A
SEGU
IMIE
NTO
Y R
EVIS
IOacuteN
Apreciacioacuten del riesgo
Establecimiento del Contexto
PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RIESGO
Anaacutelisis del riesgo
Evaluacioacuten del riesgo
Tratamiento del Riesgo
IDENTIFICACIOacuteN DEL RIESGO Relacioacuten de sucesos que podriacutean afectar negativamente o positivamente los objetivos y resultados del
proceso
criterios de riesgos teacuterminos que permiten evaluar la
importancia de un riesgo
ANAacuteLISIS DEL RIESGO
Valoracioacuten de los efectos y
consecuencias del riesgo en los
resultados del proceso asiacute como de la probabilidad
de que se produzcan dichas consecuencias
EVALUACIOacuteN DEL RIESGO
Implica comparar el nivel del riesgo con los criterios
que sobre los riesgos se hayan
adoptado permitiendo asiacute
considerar y priorizar el
tratamiento que se ha de dar a los
riesgos identificados
TRATAMIENTO DEL RIESGO Es la seleccioacuten y la implementacioacuten de una o varias opciones (acciones) para modificar los riesgos
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Las acciones que se identifiquen en la gestioacuten de los riesgos y oportunidades deben ser implantadas bien mediante modificaciones en el disentildeogestioacuten del proceso bien mediante la implantacioacuten de otras acciones de mejora
Unidad Antildeo
Procesos
Descripcioacuten de la mejora
Causa para su implantacioacuten
Objetivos de la mejora
Recursos previstos
Responsables de implantacioacuten
Previsioacuten de Resultados
Grado de prioridad AltaMediaBaja (seguacuten proceda)
Indicaremos Accioacuten de gestioacuten de riesgosoportunidades
Indicaremos ademaacutes mecanismos para la evaluacioacuten
En la previsioacuten de resultados haremos referencia al grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso
Desarrollo temporal Inicio
Finalizacioacuten
Descripcioacuten de resultados obtenidos
Grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso en relacioacuten a la previsioacuten de resultados y a los indicadores que en
su caso se hubieran establecido para el seguimiento
PROPUESTAS DE ACCIONES DE MEJORA
ANAacuteLISIS DE LAS MEJORAS
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VIII ANAacuteLISIS DE
GESTIOacuteN DE RIESGO Y OPORTUNIDADESRESULTADO
PROCESO RIESGOSOPORTUNIDADES ACCIONES
Rapidez en la ejecucioacuten del mantenimiento El 85 de las incidencias se reparan en 5 diacuteas
1-Riesgo Falta de disponibilidad de recursos humanos (internos y externos) para atender las incidencias
Detectado DAFO Debilidad D2
Efecto potencial La falta de personal teacutecnico para atender las averiacuteas puede afectar al desempentildeo de las actividades universitarias y en elementos criacuteticos incrementar los dantildeos en los activos
1 Accioacuten Establecer criterios de criticidad de la incidencia
2 Accioacuten Adaptar aplicativo software para incluir criticidad
3 Accioacuten Modificacioacuten del proceso para incluir criticidad
4 Accioacuten Anaacutelisis de incidencias resueltas una vez implantadas las acciones anteriores seguacuten criticidad
Modificar las consecuencias
Rapidez en la ejecucioacuten del mantenimiento El 85 de las incidencias se reparan en 5 diacuteas
2-Riesgo Falta de disponibilidad de recursos materiales para atender las incidencias
Detectado DAFO Debilidad D2
Efecto potencial La falta de repuestos y fungibles para atender las averiacuteas puede imposibilitar la reparacioacuten con la celeridad requerida afectando al desempentildeo de las actividades universitarias
1 Accioacuten Disponer de un sistema de gestioacuten de stock de repuestos
Modificar las consecuencias
Criterios de sostenibilidad en la gestioacuten del mantenimiento
3- Riesgo Incumplimiento del Plan Estrateacutegico respecto a los criterios de sostenibilidad seguridad y PRL en el mantenimiento de las infraestructuras de los Campus
Detectado DAFO Debilidad D1
Efecto potencial No conformidad al SIGC-SUA asociado a requisitos de calidad
1 Accioacuten Establecimiento de criterios de sostenibilidad seguridad y PRL en la gestioacuten del mantenimiento
Eliminar la fuente del riesgo
Optimizar la disponibilidad de las instalaciones y equipos
4- Riesgo Interrupcioacuten del suministro eleacutectrico
Detectado Anaacutelisis de causa-efecto
Efecto potencial Dantildeos en elementos criacuteticos de las instalaciones de la UJA
1 Accioacuten Programa para garantizar el suministro eleacutectrico complementario en los edificios de la UJA
Modificar las consecuencias
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
GRACIAS POR SU ATENCIOacuteN
Desarrollo temporal | Inicio | Finalizacioacuten | |||||||
Descripcioacuten de resultados obtenidos |
Unidad | Antildeo | ||||||
Procesos | |||||||
Descripcioacuten de la mejora | |||||||
Causa para su implantacioacuten | |||||||
Objetivos de la mejora | |||||||
Recursos previstos | |||||||
Responsables de implantacioacuten | |||||||
Previsioacuten de Resultados | |||||||
Grado de prioridad | AltaMediaBaja (seguacuten proceda) |
RESULTADO PROCESO | RIESGOSOPORTUNIDADES | ACCIONES | |||
[Resultado Esperado] [1] | 1- Riesgo [se describiraacute el riesgo] Detectado [2] Efecto potencial [3] 2- 3- | 1- Accioacuten [se describiraacute la accioacuten] [4] 2- 3- | |||
[Resultado Esperado] | 1- Oportunidad [se describiraacute la oportunidad] Detectado Efecto potencial 2- 3- | 1- Accioacuten [se describiraacute la accioacuten] 2- 3- |
Proceso | Instruccioacuten Se indicaraacute con la codificacioacuten y el nombre del aacutembito del proceso sobre el que se realiza el cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades Puede ser para todo el proceso clave o para procesos desagregados Puede elaborarse en comuacuten para todo el proceso clave e indicar lo especiacutefico para los procesos desagregados Las distintas unidades del proceso pueden decidir elaborarlo de forma conjunta si entiende que hay similitud | ||
Servicio prestado | Instruccioacuten Se indicaraacute de acuerdo con la tabla de relacioacuten de procesosservicios del alcance del SIGC-SUA que estaacute publicado en el Manual de Calidad | ||
Unidades | Instruccioacuten Se indicaraacute la Unidades que lo elaboran | ||
Fecha | Instruccioacuten Se indicaraacute la fecha formal de su enviacuteo para publicacioacuten | ||
Responsables | Instruccioacuten Se especificaraacute la responsabilidad de la elaboracioacuten Puede ser el nombre y puesto de las personas que intervienen o la denominacioacuten del grupo de trabajo o equipo de calidad que lo ha elaborado Si el equipo es inter-procesosunidades se indicaraacute | ||
Seguimiento y revisioacuten | Instruccioacuten Se indicaraacute cuaacutendo se utiliza y se revisa y para que se utiliza podriacutea ser a modo de ejemplo en la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos |
Grupo de intereacutesClientes-Usuario | Fuentes de Informacioacuten | Necesidades y Expectativas (atributos de calidad) | Requisito de Calidad | ||||
Proceso | Instruccioacuten Se indicaraacute con la codificacioacuten y el nombre del aacutembito del proceso sobre el que se realiza el cuadro de partes interesadas Puede ser para todo el proceso clave o para procesos desagregados Puede elaborarse en comuacuten para todo el proceso clave e indicar lo especiacutefico para los procesos desagregados Las distintas unidades del proceso pueden decidir elaborarlo de forma conjunta si entiende que hay similitud | ||
Servicio prestado | Instruccioacuten Se indicaraacute de acuerdo con la tabla de relacioacuten de procesosservicios del alcance del SIGC-SUA que estaacute publicado en el Manual de Calidad | ||
Unidades | Instruccioacuten Se indicaraacute la Unidades que lo elaboran | ||
Fecha | Instruccioacuten Se indicaraacute la fecha formal de su enviacuteo para publicacioacuten | ||
Responsables | Instruccioacuten Se especificaraacute la responsabilidad de la elaboracioacuten Puede ser el nombre y puesto de las personas que intervienen o la denominacioacuten del grupo de trabajo o equipo de calidad que lo ha elaborado Si el equipo es inter-procesosunidades se indicaraacute | ||
Seguimiento y revisioacuten | Instruccioacuten Se indicaraacute cuaacutendo se utiliza y se revisa y para queacute se utiliza podriacutea ser a modo de ejemplo en la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos |
FACTORES INTERNOS | DEBILIDADES | FORTALEZAS | |||
1- 2- 3- | 1- 2- 3- | ||||
FACTORES EXTERNOS | AMENAZAS | OPORTUNIDADES | |||
1- 2- 3- | 1- 2- 3- |
Proceso | Instruccioacuten Se indicaraacute con la codificacioacuten y el nombre del aacutembito del proceso sobre el que se realiza el cuadro de contexto Puede ser para todo el proceso clave o para procesos desagregados Puede elaborarse en comuacuten para todo el proceso clave e indicar lo especiacutefico para los procesos desagregados Las distintas unidades del proceso pueden decidir elaborarlo de forma conjunta si entiende que hay similitud | ||
Servicio prestado | Instruccioacuten Se indicaraacute de acuerdo con la tabla de relacioacuten de procesosservicios del alcance del SIGC-SUA que estaacute publicado en el Manual de Calidad | ||
Unidades | Instruccioacuten Se indicaraacute la Unidades que lo elaboran | ||
Fecha | Instruccioacuten Se indicaraacute la fecha formal de su enviacuteo para publicacioacuten | ||
Responsables | Instruccioacuten Se especificaraacute la responsabilidad de la elaboracioacuten Puede ser el nombre y puesto de las personas que intervienen o la denominacioacuten del grupo de trabajo o equipo de calidad que lo ha elaborado Si el equipo es inter-procesosunidades se indicaraacute | ||
Seguimiento y revisioacuten | Instruccioacuten Se indicaraacute cuaacutendo se utiliza y se revisa y para queacute se utiliza podriacutea ser a modo de ejemplo en la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos |
RESULTADO PROCESO | RIESGOSOPORTUNIDADES | ACCIONES | |||
[Resultado Esperado] [1] | 1- Riesgo Detectado Efecto potencial | 1- Accioacuten | |||
[Resultado Esperado] | 1- Oportunidad Detectado Efecto potencial | 1- Accioacuten |
ACCIONES POSIBLES | |||
Evitar el riesgo | Eliminar la actividad que se ve afectada o causa el riesgo | ||
Aceptar el riesgo | Cuando es posible que genere una oportunidad | ||
Eliminar la fuente del riesgo | Actuar para eliminar la causa que da lugar al riesgo (efecto no deseado) | ||
Modificar la probabilidad | Atenuar la posibilidad o concurrencia del riesgo | ||
Modificar las consecuencias | Atenuar el impacto o efectos del riesgo | ||
Compartir el riesgo | Compartir o transferir el riesgo con otras partes | ||
Mantener el riesgo | Cuando es asumible o su tratamiento es desproporcionado siempre que sea posible asumirlo y controlarlo |
RIESGO | VALORACIOacuteN EFECTOIMPACTO [EI] | VALORACIOacuteN PROBABILIDAD [P] | Nivel Riego | ||||
-Riesgo Detectado Efecto potencial | ESCALA 1-5 1-Insignificante 2- Miacutenimo 3-Moderado 4-Considerable 5-Grave | ESCALA 1-5 1-Excepcional 2- Poco probable 3-Problable 4-Muy probable 5-Seguro | Caacutelculo [EI][P] ESCALA A-B-C-D D Aceptar riesgo [lt 5] C Aceptar riesgo con controles [6-1] B Riesgo no deseable [9-14] A Riesgo inaceptable [=gt15] |
Actividad | Responsable | ||
Elaboracioacuten del cuadro de anaacutelisis de contexto interno y externo por procesos del cuadro necesidades y expectativas de las partes interesadas y requisitos de calidad del cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades Nivel procesos claves | Equipo de Procesos Responsables de Unidades | ||
Elaboracioacuten seguacuten proceda del cuadro de anaacutelisis de contexto interno y externo por procesos del cuadro necesidades y expectativas de las partes interesadas y requisitos de calidad del cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades Nivel procesos Estrateacutegicos | Responsable de Calidad Coordinacioacuten Teacutecnica del SIGC-SUA | ||
Aprobacioacuten de la documentacioacuten a incluir en la documentacioacuten del proceso | Responsable de Calidad Gerente seguacuten proceda | ||
Inclusioacuten como anexo en la documentacioacuten del proceso | Coordinacioacuten Teacutecnica del SIGC-SUA | ||
Realizacioacuten de seguimiento y revisioacuten Nivel de proceso claves | Equipo de Procesos Responsables de Unidades | ||
Realizacioacuten de seguimiento y revisioacuten Nivel procesos Estrateacutegicos | Responsable de Calidad Coordinacioacuten Teacutecnica del SIGC-SUA | ||
Realizacioacuten de seguimiento y revisioacuten Nivel SIGC-SUA | Consejo de Direccioacuten comiteacute de Calidad |
VERSIOacuteN | FECHA DE VIGENCIA | APARTADO MODIFICADO | MODIFICACIOacuteN REALIZADA | ||||
1 | 14-05-2018 | Creacioacuten del Documento | |||||
Edicioacuten | Nordm | 01 | Fecha de entrada en vigor | 14-05-2018 |
Elaborado por | Revisado por | Aprobado por | |||||||||
Gerencia con Coordinacioacuten Teacutecnica del Servicio de Planificacioacuten y Evaluacioacuten | Vicerrectorado Responsable de la Calidad | Consejo de Direccioacuten | |||||||||
Nombre | Nombre | Nombre | |||||||||
Nicolaacutes Ruiz Reyes | Julio Terrados Cepeda | Juan Goacutemez Ortega | |||||||||
Cargo | Cargo | Cargo | |||||||||
Gerente | Vicerrector | Rector | |||||||||
Fecha | Fecha | Fecha | |||||||||
11052018 | 11052018 | 11052018 | |||||||||
Firma | Firma | Firma | |||||||||
SIGC-SUA | UNIVERSIDAD DE JAEacuteN | PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS | |||||
PD06 GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES |
SIGC-SUA | UNIVERSIDAD DE JAEacuteN | PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS | |||||
PD06 GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES |
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PLAN DE MEJORA Y CALIDAD DE LOS SERVICIOS COMPLEMENTO PRODUCTIVIDAD Junta Andaluciacutea
2007-2011 Complemento de Productividad para la Mejora y Calidad de los Servicios que presta el PAS de las Universidades
Puacuteblicas de Andaluciacutea
iquestPor queacute implantamos sistemas de gestioacuten de la calidad
Consolidar la gestioacuten por procesos y el sistema de mejora continua OPCIOacuteN Certificacioacuten UNE-EN-ISO-90012008 Foco en la normalizacioacuten y estandarizacioacuten de procesos para garantizar un determinado nivel de calidad del servicio que las Unidades gestionan y prestan
DECISIONES EFQM
CERTIFICACIOacuteN RECONOCIMIENTO
ISO
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Para alcanzar el eacutexito las organizaciones necesitan implantarsistemas de gestioacuten
Identificar entender y gestionar los procesos interrelacionadoscomo un sistema contribuye a la eficacia y eficiencia de unaorganizacioacuten en el logro de sus objetivos
Sistema de Gestioacuten Sistema (conjuntos de elementos mutuamenteinterrelacionados o que interactuacutean) para establecer la poliacutetica y losobjetivos y para lograr dichos objetivos
Las Universidades como cualquier organizacioacuten realizan actividades gestionantienen resultados Pero iquestlos resultados responde a una planificacioacuten previa
iquestEn queacute medida controlamos o aseguramos las actividades para conseguir losresultados deseados
SIST
EMAS
DE
GES
TIOacute
N
No es un fin es una herramienta
GES
TIOacute
N D
E R
ESU
LTAD
OS
iquestPara queacute sirve un sistema de gestioacuten de la calidad
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS Y UNIDADES DE LA UJA (SIGC-SUA)
El SIGC-SUA despliega la decisioacuten estrateacutegica de la Universidad de Jaeacuten de adoptar sistemas de gestioacuten de la calidad en los Servicios y Unidades Administrativas
UNE-EN-ISO-90012015 ldquoSistemas de Gestioacuten de la Calidad Requisitosrdquo
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
UNIVERSIDAD DE JAEacuteN
SISTEMA DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD DE LOS
SERVICIOS Y UNIDADES
ADMINISTRATIVAS
PRESERVACIOacuteN Y TRANSMISIOacuteN CRIacuteTICA DE CONOCIMIENTOS
PROCESOS DE APOYO
PR
OC
ES
OS
CLA
VE
S DOCENCIA
PROCESOS ESTRATEacuteGICOS
FUNCIONES SOCIALES DE LA EDUCACIOacuteN SUPERIOR
FUNCIONES COLECTIVAS DE LA
EDUCACIOacuteN SUPERIOR
INVESTIGACIOacuteNAUMENTO Y PRODUCCIOacuteN DE NUEVOS CONOCIMIENTOS
VALIDACIOacuteN Y DIFUSIOacuteN DE LOS NUEVOS CONOCIMIENTOS
TRANSFERENCIA
EXTENSIOacuteN
GESTIOacuteN DE LA RESPONSABILIDAD SOCIAL
RE
SU
LTAD
OS
UNIVERSIDAD Y ENTORNO SOCIAL
GRUPOS DE INTEREacuteS
REQUISITOS
GRUPOS DE INTEREacuteS
SATISFACCIOacuteNISO 90012015
INTEGRACIOacuteN DEL SIGC-SUA
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
II Cambios en la Norma ISO 90012015
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Aspectos esenciales de un Sistema de Gestioacuten de la Calidad (ISO)
ENFOQUE A PROCESOS
ENFOQUE MEJORA CONTINUA
BENEFICIOS
PROPORCIONAR PRODUCTOS Y SERVICIOS QUE SATISFAGAN LOS REQUISITOS DE LOS CLIENTES Y LOS LEGALES APLICABLES
FACILITAR OPORTUNIDADES DE AUMENTAR LA SATISFACCIOacuteN DE LOS CLIENTES
CAPACIDAD DE DEMOSTRAR LA CONFORMIDAD CON LOS REQUISITOS DEL SISTEMA DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD ESPECIFICADOS
ASEGURAR EL EacuteXITO DE LA ORGANIZACIOacuteN MEDIANTE UN ENFOQUE CONTINUO HACIA LA MEJORA (MANTENER O INCREMENTAR LOS NIVELES DE DESEMPENtildeO)
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Enfoque a ProcesosEl enfoque a procesos implica la definicioacuten y gestioacuten sistemaacutetica de los procesos y sus interacciones con el fin de alcanzar los resultados previstos aplicando el ciclo PHVA (mejora continua)
FUENTE DE ENTRADA ENTRADAS ACTIVIDADES
RECEPTORES DE LAS
SALIDASSALIDAS
PROCESOS PROCEDENTES
Por ejemplo proveedores
internos y externos
clientes otras partes
interesadas
RECURSOS REQUISISTOS Por ejemplo
Recursos materiales
especificaciones legales
informacioacuten
PRODUCTOS O SERVICIOS
Informacioacuten
PROCESOS POSTERIORESPor ejemplo en clientes internos
o externos en otras partes interesadas
Posibles controles y puntos de control para hacer el
seguimiento del desempentildeo y medirlo
Punto de inicio Punto Final
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Ciclo de Mejora Continua aplicada a los procesos
PHVAAdoptar acciones para corregir
las posibles desviaciones o bien para mejorar los resultados
previstos inicialmente
ACTUAR
PLANIFICAR
VERIFICAR
Definir cuaacutel debe ser el resultado obtenido por el proceso y establecer las actividades recursos y
responsabilidades necesarias para lograrlo
Llevar a cabo las actividades planificadas en los teacuterminos
previstos
HACER
Tras la ejecucioacuten del proceso realizar el seguimiento y medicioacuten sobre los resultados
alcanzados y valorar su adecuacioacuten a los objetivos planificados
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Ciclo de Mejora Continua aplicada a la visioacuten global del sistema de gestioacuten de la calidad
Liderazgo
Apoyo y operaciones
Evaluacioacuten del
desempentildeo
Mejora
Planificacioacuten
ACTUAR
PLANIFICAR
VERIFICAR
HACER
Organizacioacuten y su contexto
Requisitos del cliente
Necesidades y expectativas de
las partes interesadas
Satisfaccioacuten del Cliente
Resultados del SGC
Productos y Servicios
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Principales ejes tras la modificacioacuten de la Norma ISO
Contexto de la organizacioacuten Partes Interesadas
Liderazgo
Enfoque a Procesos
Pensamiento basado en riesgos
Aplicabilidad a los servicios
Gestioacuten del Cambio
El conocimiento de la organizacioacuten
La comunicacioacuten
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Contexto de la organizacioacuten
Factores y condiciones internas y externas que pueden tener un efecto sobre la organizacioacuten respecto de sus productos y servicios
Factores positivos y negativos
CONTEXTO INTERNOCONTEXTO EXTERNO
ENTORNO LEGAL
ENTORNO TECNOLOacuteGICO
ENTORNO COMPETITIVO
ENTORNO CULTURAL
ENTORNO SOCIAL
ENTORNO ECONOacuteMICO
VALORES
CULTURA DE LA ORGANIZACIOacuteN
CONOCIMIENTO DE LA ORGANIZACIOacuteN
DESEMPENtildeO DE LA ORGANIZACIOacuteN
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Partes InteresadasPersona u organizacioacuten que puede afectar verse afectado o percibirse como persona afectada por una
decisioacuten o actividad
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Pensamiento basado en riesgos Gestionar los riesgos y oportunidades
RIESGO Efecto o influencias de la incertidumbre sobre la consecucioacuten de los resultados y la eficacia de un proceso
OPORTUNIDAD
El riesgo dificulta la oportunidad favorece la consecucioacuten de un determinado resultado
Identificacioacuten del riesgo
COM
UN
ICAC
IOacuteN
Y
CON
SULT
A
SEGU
IMIE
NTO
Y R
EVIS
IOacuteN
Apreciacioacuten del riesgo
Establecimiento del Contexto
PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RIESGO
Anaacutelisis del riesgo
Evaluacioacuten del riesgo
Tratamiento del Riesgo
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Incorporar el anaacutelisis de Contexto y la Gestioacuten de los riesgos y oportunidades en la evaluacioacuten y mejora del
desempentildeo
PROCESOCONTEXTO
PARTES INTERESADAS
Planificacioacuten del sistema de gestioacuten
Acciones
Riesgos y oportunidades
Acciones
Resultados
Mejora continua
Riesgos y oportunidades
Direccioacuten estrateacutegica
Riesgos y oportunidades
Acciones
PLANIFICACIOacuteN Y GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Comunicacioacuten
Determinar las comunicaciones internas y externas pertinentes al sistema de gestioacuten de la calidad
REQUISITOS
Queacute comunicar El contenido de la comunicacioacuten
Cuaacutendo comunicar El momento en el que comunicar
A quieacuten comunicar El destinatario de la comunicacioacuten
Coacutemo comunicar El meacutetodo o medio para la comunicacioacuten
Quieacuten comunica El responsable de la comunicacioacuten
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
III Aplicacioacuten en el Manual de Calidad del SIGC-SUA
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOCUMENTACIOacuteN DEL SIGC-SUA
Enlace a la web del SIGC-SUA
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
El manual de calidad es el documento que explica la estructura y el funcionamiento del Sistema Integrado de Gestioacuten de la Calidad de los
Servicios y Unidades Administrativas de la Universidad de Jaeacuten (SIGC-SUA)
Estructura del SIGC-SUA
Objeto y campo de aplicacioacuten del sistema de gestioacuten de la calidad
Contexto de la organizacioacuten universitaria
Necesidades y expectativas de las partes interesadas
Liderazgo Responsabilidades y participacioacuten
Sistema de procesos gestioacuten y prestacioacuten de servicios
Seguimiento medicioacuten anaacutelisis evaluacioacuten y mejora
Gestioacuten de riesgos y oportunidades
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Revisioacuten del Manual de Calidad
Realizacioacuten de las adaptaciones necesarias para el disentildeo implantacioacuten y documentacioacuten de los nuevos requisitos establecidos
en la norma UNE-EN ISO 90012015 permitiendo la certificacioacuten externa del SIGC-SUA en el ciclo 2017 tal como se establece en el Plan
Estrateacutegico de la Universidad de Jaeacuten y en la Poliacutetica de Calidad
La estrategia baacutesica para la certificacioacuten externa es demostrar que se han considerado los aspectos esenciales de los cambios en la Norma ISO que se ha procedido a su incorporacioacuten al SIGC-SUA y que en sucesivos ciclos perfeccionaremos la implantacioacuten
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
El Manual de Calidad se mantiene como guiacutea del SIGC-SUA Asiacute como la declaracioacuten de la poliacutetica de calidad y el establecimiento anual de los objetivos de calidad del SIGC-SUA
Procedimientos documentados procesos de apoyo especialmente el proceso Gestioacuten de Riesgos y oportunidades
SIGC-SUA
UNIVERSIDAD DE
JAEacuteN
PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS
PD06 GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Procedimiento documentado PD 06 Mayo de 2018 Versioacuten 01 Paacutegina 1
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA
UNIVERSIDAD DE JAEacuteN
PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO
GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
COacuteDIGO PD 06
FECHA 11-05-2018
REVISIOacuteN 01
UNIVERSIDAD DE JAEacuteN
Contexto interno-Externo de la Universidad
Sistema de gestioacuten de la calidad realizado por la Direccioacuten y el Comiteacute de Calidad en el anaacutelisis estrateacutegico
Sistema de procesos del SIGC-SUA realizado por los responsables de los procesos mediante la realizacioacuten de
anaacutelisis DAFO
Dos niveles
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS
PD06 GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Control de documentacioacuten
ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIOacuteN DEL PROCEDIMIENTO
PORTADA
CONTROL DE DOCUMENTACIOacuteN
HISTORIAL DE MODIFICACIONES
1- OBJETO Y CAMPO DE APLICACIOacuteN
2- REFERENCIAS
3- ANTECEDENTES Y DEFINICIONES
4- DESARROLLO
41 ALCANCE Y FINALIDAD
42 METODOLOGIacuteA
43 RESPONSABILIDADES
44 DETERMINACIOacuteN DEL CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO
45 DENTIFICACIOacuteN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES INTERESADAS Y SU ESPECIFICACIOacuteN EN REQUISITOS DE CALIDAD
46 GESTIOacuteN DE LOS RIESGOS Y OPORTUNIDADES
461 DETERMINAR CRITERIOS DE RIESGOS
462 IDENTIFICACIOacuteN DEL RIESGO
463 ANAacuteLISIS DEL RIESGO
464 TRATAMIENTO DEL RIESGO
465 RESULTADOS DE LA GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
466 EVALUACIOacuteN DE LAS ACCIONES
5- ANEXOS
FORMATOS
HISTORIAL DE MODIFICACIONES DE LA DOCUMENTACIOacuteN DEL PROCEDIMIENTO
1- OBJETO Y CAMPO DE APLICACIOacuteN
El procedimiento documentado PD06 tiene por objeto establecer el proceso a seguir en el SISTEMA INTEGRADO DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA UNIVERSIDAD DE JAEacuteN (SIGC-SUA) para la gestioacuten de riesgos y oportunidades como elemento integrado en el sistema de gestioacuten y de procesos y en las actividades de planificacioacuten
Este procedimiento de apoyo del SIGC-SUA se incluye en el marco de la adaptacioacuten a la Norma ISO 9001 2015 para incorporar en el enfoque a procesos el pensamiento basado en riesgos reforzando la naturaleza preventiva y la eficacia del sistema de calidad
2- REFERENCIAS
Para la elaboracioacuten de este procedimiento documentado se ha utilizado como referencia
middot La Norma UNE-EN-ISO-90012015 ldquoSistemas de Gestioacuten de la Calidad Requisitosrdquo Especialmente el Punto 81
middot La Norma ISO 310002009 Gestioacuten del riesgo Principios y directrices
middot El Manual de la Calidad del Sistema Integrado de Gestioacuten de la Calidad de los Servicios y Unidades Administrativas de la Universidad de Jaeacuten (SIGC-SUA)
middot El Manual de Procesos
middot El Manual de Procedimientos Documentados
middot Programa y orientaciones para la adaptacioacuten del SIGC-SUA a los Requisitos De La Norma UNE-EN ISO 90012015 Sistemas de Gestioacuten de la Calidad
Para los fines de este procedimiento documentado se aplican en lo que proceda los fundamentos los teacuterminos y las definiciones incluidos en la Norma ISO-90002015 ldquoSistemas de Gestioacuten de la Calidad Fundamentos y vocabulariordquo
3- ANTECEDENTES Y DEFINICIONES
La gestioacuten de riesgos y oportunidades se incorpora como un elemento necesario de entrada (planificacioacuten) y seguimiento (resultados) de los procesos del SIGC-SUA
El teacutermino riesgo hace referencia a los efectos que pueden ocasionar sobre los objetivos las incertidumbres siendo estas situaciones en las que falta de informacioacuten conocimiento y comprensioacuten de un suceso su probabilidad de que ocurra y las consecuencias
La gestioacuten del riesgo se refiere a las actividades coordinadas para dirigir y controlar una organizacioacuten en lo relativo al riesgo El proceso de gestioacuten del riesgo se refiere a la aplicacioacuten sistemaacutetica de poliacuteticas procedimientos y praacutecticas de gestioacuten a las actividades de comunicacioacuten consulta establecimiento del contexto e identificacioacuten anaacutelisis evaluacioacuten tratamiento seguimiento y revisioacuten del riesgo
4- DESARROLLO
41 ALCANCE Y FINALIDAD
El procedimiento documentado sobre la gestioacuten de riesgos se aplica transversalmente en todos los procesos del SIGC-SUA y forma parte de la poliacutetica de la planificacioacuten y la revisioacuten de la estrategia de los procesos y en la revisioacuten mejora y cambios del SIGC-SUA
Este procedimiento documentado establece
1 La metodologiacutea que se aplica para la gestioacuten de los riesgos y oportunidades
2 El proceso para realizar la gestioacuten de riesgos y oportunidades
3 El sistema de responsabilidades en la gestioacuten de riesgos y oportunidades
4 La documentacioacuten y formatos de los resultados de las actividades de la gestioacuten de riesgos y oportunidades asiacute como su inclusioacuten en la documentacioacuten del SIGC-SUA
Las finalidades de la gestioacuten de los riesgos y oportunidades al incluirlos en la planificacioacuten y procesos del SIGC-SUA son
1 Asegurar la consecucioacuten de resultados previstos del sistema de calidad
2 Aumentar los efectos deseados
3 Prevenir o reducir los efectos no deseados
4 Lograr la mejora
42 METODOLOGIacuteA
En el marco de la planificacioacuten y mejora del SIGC-SUA se realizaraacuten las siguientes actividades secuenciadas e interrelacionadas
1 Determinacioacuten del contexto interno y externo
2 Identificacioacuten de las necesidades y expectativas de las partes interesadas y su especificacioacuten en requisitos de calidad
3 Aplicar la gestioacuten de los riesgos y oportunidades
En el siguiente graacutefico se representa esta relacioacuten
43 RESPONSABILIDADES
Se aplica de acuerdo con el Manual de Calidad el siguiente sistema baacutesico de responsabilidades y participacioacuten
44 DETERMINACIOacuteN DEL CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO
Identificacioacuten de las cuestiones internas y externas que son pertinentes para el propoacutesito y la planificacioacuten del SIGC-SUA
Actividades Nivel procesos
1 Determinacioacuten factores internos y externos que influyen en el desarrollo y resultados de los procesos
2 Aplicar metodologiacutea DAFO estructurando la informacioacuten en
middot ANAacuteLISIS INTERNO DEBILIDADES (factores internos que pueden incidir negativamente) FORTALEZAS (factores internos que inciden positivamente)
middot ANAacuteLISIS EXTERNO AMENAZAS (factores externos que inciden negativamente) OPORTUNIDADES (factores externos que pueden incidir positivamente)
3 Trasladar al cuadro de informacioacuten sobre cuestiones externas e internas
4 Remisioacuten a Coordinacioacuten Teacutecnica a efectos de su inclusioacuten en la Documentacioacuten de Procesos tras su aprobacioacuten Anexo del Manual de Proceso
5 Aplicacioacuten
middot Proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
middot Entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades que se indica posteriormente
middot informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso
6 Revisioacuten En la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos
45 IDENTIFICACIOacuteN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES INTERESADAS Y SU ESPECIFICACIOacuteN EN REQUISITOS DE CALIDAD
Utilizar la informacioacuten actual del cuadro de grupos de intereacutesatributos de calidad de los manuales de proceso para identificar los requisitos de calidad que se incorporan a los procesos
1 IDENTIFICACIOacuteN DE PARTES INTERESADAS Cuadro de informacioacuten sobre las partes interesadas que se ven afectadas o interesadas por el proceso
2 REQUISITOS DE CALIDAD Identificacioacuten de las necesidades y expectativas de las partes interesadas en el proceso y coacutemo se da respuesta mediante la especificacioacuten de requisitos de calidad que se incluyen en el proceso (compromisos de calidad objetivos reglamentaciones especificaciones en la prestacioacuten de servicios etc)
3 Aplicacioacuten
middot Proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
middot Entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades que se indica posteriormente
middot informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso
4 Revisioacuten En la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos
46 GESTIOacuteN DE LOS RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Sistematizacioacuten de la gestioacuten de los riesgos y oportunidades en la gestioacuten de los procesos
Orientaciones Metodoloacutegicas Norma de apoyo UNE-ISO 31000 Gestioacuten del Riesgo Principios y Directrices
Fases
1 Determinar criterios de riesgos
2 Identificacioacuten del riesgo
3 Anaacutelisis del riesgo
4 Tratamiento del riesgo
5 Resultados de la gestioacuten de riesgos y oportunidades
6 Evaluacioacuten de las acciones
461 CRITERIOS DE RIESGOS
Establecer los criterios de riesgos teacuterminos que permiten evaluar la importancia de un riesgo Estos teacuterminos pueden determinarse en funcioacuten de objetivos los recursos disponibles los requisitos legales o especificaciones de prestacioacuten de servicios etc
462 IDENTIFICACIOacuteN DEL RIESGO
Establecer la relacioacuten de sucesos que podriacutean afectar negativamente o positivamente los objetivos y resultados del proceso
Se parte de la identificacioacuten realizada en el cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades Las causas se corresponden normalmente con el apartado ldquodetectadardquo (DAFO Requisitos de calidad de partes interesadas resultados de proceso)
463 ANAacuteLISIS DEL RIESGO
Valoracioacuten de los efectos y consecuencias del riesgo en los resultados del proceso asiacute como de la probabilidad de que se produzcan dichas consecuencias
En el cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades se anotan las causas y fuentes asiacute como los efectos o impactos se antildeade una valoracioacuten de la probabilidad Si combinamos los efectos con la probabilidad se determina el nivel de riesgo
Cada Unidades puede establecer el meacutetodo que estime apropiado para establecer el nivel de riesgo y puede expresarlo en teacuterminos cualitativos Ejemplo de un meacutetodo cuantitativo basada en escalas
464 TRATAMIENTO DEL RIESGO
Comparar el nivel del riesgo con los criterios que sobre los riesgos se hayan adoptado permitiendo asiacute considerar y priorizar el tratamiento que se ha de dar a los riesgos identificados
La finalidad uacuteltima de la apreciacioacuten del riesgo es determinar que riesgos para los resultados de los procesos no se consideran suficientemente controlados y exige un tratamiento
Orientacioacuten
465 RESULTADOS DE LA GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
El cuadro de riesgos y oportunidades permite identificar las acciones en los procesos del SIGC-SUA Una vez realizado se remite a Coordinacioacuten Teacutecnica a efectos de su inclusioacuten en la Documentacioacuten de Procesos tras su aprobacioacuten Anexo del Manual de Proceso
La revisioacuten de cuadro de riesgos y oportunidades se realiza en la revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos
Tabla Gestioacuten de riesgos y oportunidades
Ver en detalle en Anexo Formatos
[4] Accioacuten Estaacute referida a las opciones que identificamos y adoptamos para el tratamiento del riesgo o para aprovechar los efectos de las oportunidades sobre los resultados esperados
466 EVALUACIOacuteN DE LAS ACCIONES
Las acciones que identificamos y adoptamos para el tratamiento del riesgo o para aprovechar los efectos de las oportunidades sobre los resultados esperados y oportunidades que se identifiquen deben ser implantadas bien mediante modificaciones en el disentildeogestioacuten del proceso bien mediante la implantacioacuten de otras acciones de mejora
El seguimiento de las acciones se incorporaraacute en el proceso de revisioacuten y mejora incluyeacutendose en los informes anuales de proceso Se utilizaraacuten para la planificacioacuten de nuevas acciones de mejora
La identificacioacuten y gestioacuten de las acciones que se derivan de la evaluacioacuten de riesgos y oportunidades constituyen un elemento clave para la implementacioacuten de las mejoras de procesos y de los objetivos y acuerdos de la Revisioacuten y mejora del SIGC-SUA que realiza por ciclos anuales el Comiteacute de Calidad y la Direccioacuten
5- ANEXOS FORMATOS
FORMATO ANAacuteLISIS DE CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO DEL PROCESO
[COacuteDIGO DEL PROCESO CLAVE] [NOMBRE DEL PROCESO CLAVE]
Tabla Anaacutelisis del contexto interno y externo del proceso
Tabla Anaacutelisis del contexto interno y externo del proceso
FORMATO CUADRO DE COMPRENSIOacuteN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE PARTES INTERESADAS DEL PROCESO
[COacuteDIGO DEL PROCESO CLAVE] [NOMBRE DEL PROCESO CLAVE]
Tabla Necesidades y Expectativas Partes Interesadas
Tabla Necesidades y Expectativas Partes Interesadas
FORMATO ANAacuteLISIS DE GESTIOacuteN DE RIESGO Y OPORTUNIDADES
[COacuteDIGO DEL PROCESO CLAVE] [NOMBRE DEL PROCESO CLAVE]
Tabla Gestioacuten de riesgos y oportunidades
Tabla Gestioacuten de riesgos y oportunidades
[1] Resultado Esperado Esta referido al resultados final del proceso (la salida del proceso en teacuterminos del valor o servicio prestado) Se puede utilizar Un resultado procedente de la estrategia un compromiso de calidad publicado un requisito de calidad identificado el valor de un objetivo del indicador del proceso
[2] Detectado Esta referido a la fuente de la que se ha detectadoidentificadoasociado el riesgo o la oportunidad Puede provenir 1 Del anaacutelisis del contexto (DAFO) 2 Del anaacutelisis de las partes interesadas 3 Del anaacutelisis del proceso (desarrollo e interaccioacuten de actividades recursos y resultados)
[3] Efecto potencial Estaacute referido a la consecuencia que el riesgo o la oportunidad va a tener sobre el resultado esperado
PROPUESTAS DE ACCIONES DE MEJORA
Evaluacioacuten de las acciones
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA UNIVERSIDAD DE JAEacuteN13
13
13
PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO13
13
GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES13
13
13
COacuteDIGO PD 0613
FECHA 11-05-201813
REVISIOacuteN 0113
13
13
13
13
13
13
13
13
UNIVERSIDAD DE JAEacuteN13
13
13
13
Indicaremos Accioacuten de gestioacuten de riesgosoportunidades13
13
Indicaremos ademaacutes mecanismos para la evaluacioacuten13
13
En la previsioacuten de resultados haremos referencia al grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso13
13
Grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso en relacioacuten a la previsioacuten de resultados y a los indicadores que en su caso se hubieran establecido para el seguimiento13
13
13
lt Procedimiento documentado PD 06 Mayo de 2018 Versioacuten 01gtPaacutegina 1
lt Procedimiento documentado PD 06 Mayo de 2018 Versioacuten 01gtPaacutegina 2
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
Necesidades y Expectativas de las partes interesadas
Identificacioacuten a nivel de procesos
Entradas en el anaacutelisis de riesgos y
oportunidades
Anaacutelisis de resultados en el proceso de revisioacuten y mejora
anual del SIGC-SUA
Gestioacuten de riesgos y oportunidades
Metodologiacutea en el manual de calidad procedimientos
estrateacutegicos y procedimiento de apoyo
Aplicacioacuten operativa en los procesos claves (operativos)
Los resultados se incluyen en la documentacioacuten de los
procesos procediendo a su seguimiento y revisioacuten anual
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
Comunicacioacuten
Reforzar la comunicacioacuten externa a usuarios apoyaacutendose en los mecanismos actuales e incluidos en los procesos haciendo las referencias oportunas en las fichas del Plan de Comunicacioacuten del
SIGC-SUA
Plan de Comunicacioacuten del SIGC-SUA Metodologiacutea Plan de Comunicacioacuten
Ficha de acciones de comunicacioacuten
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
Seguimiento medicioacuten anaacutelisis y evaluacioacutenMetodologiacutea en Manual de CalidadGuiacutea del SIGC-SUA Procesos Estrateacutegicos
SEGUIMIENTO MEDICIOacuteN ANAacuteLISIS EVALUACIOacuteN Y MEJORA
PROCESOS PRESTACIOacuteN DE SERVICIOS
SEGUIMIENTO Y MEDICIOacuteN
AUDITORIacuteAS
INFORMACIOacuteN DEL ENTORNO
UNIVERSITARIO
ANAacuteLISIS DE DATOS
REVISIOacuteN POR LA DIRECCIOacuteN
OPO
RTU
NID
ADES
CAM
BIO
Y
DE M
EJO
RA
ACCIONES CORRECTIVASCONTEXTO INTERNO
CONTEXTO EXTERNO
ACCIONES RIESGOS Y OPORTUNIDADES
GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADESS
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
iquestDoacutende se puede consultar los informes finales de seguimiento y revisioacuten
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
IV Aplicacioacuten en la documentacioacuten de procesos de las Unidades
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
MAPA DE PROCESOS CLAVES INTERRELACIONADOS
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PROCESO PARA REALIZAR LOS CAMBIOS
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CUADRO RESUMEN DE LAS ACTIVIDADES A REALIZAR POR LAS UNIDADESAacuteREAS
ACTIVIDADES DE APLICACIOacuteN EN LOS PROCESOS PARA LA ADAPTACIOacuteN A LA NORMA ISO 9001 2015
1 Elaborar un cuadro de anaacutelisis de contexto interno y externo por procesos yo agrupacioacuten para su inclusioacuten como anexo en la documentacioacuten del
proceso
CONTEXTO
PARTES INTERESADAS 2 Revisar y completar Anexo VI (Atributos de Calidad) de la Documentacioacuten
de Procesos
CONTEXTO 3 Elaborar un cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades por procesos yo agrupacioacuten para su inclusioacuten como anexo en la documentacioacuten del proceso
COMUNICACIOacuteN 4 Reforzar la comunicacioacuten externa a usuarios apoyaacutendose en los mecanismos actuales e incluidos en los procesos haciendo las referencias oportunas en ellas fichas del Plan de Comunicacioacuten del SIGC-SUA
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CONTEXTO Factores internos y externos que influyen en el desarrollo y resultados de los procesos
FACTORES EXTERNOS Los que no dependen o no son controlados por la UnidadAacuterea Pueden
estar referidos a recursos u otras variables generales de la Universidad u otros factores externos del sistema universitario o entorno
FACTORES INTERNOS Los que dependen o son controlados por la UnidadAacuterea Fundamentalmente
sistemas de trabajo conocimientos capacidades valores y actitudes herramientas disponibles
QUEacute EXIGE ISO Identificacioacuten de factores de contexto y seguimiento y revisioacuten de esta Informacioacuten
IDENTIFICACIOacuteN DE FACTORES Cuadro de informacioacuten sobre cuestiones externas e internas
apropiadas a la misioacuten del proceso y en general al sistema de calidad y la estrategia o directrices de la
universidad que afectan al resultado esperado
SEGUIMIENTO Y REVISIOacuteN Sistematizacioacuten y periodizacioacuten de la revisioacuten de la informacioacuten del
contexto iquestCuaacutendo coacutemo y quieacuten revisa
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
COacuteMO LO HACEMOSMediante el anaacutelisis DAFO que permite alinearlo con el anaacutelisis general del SIGC-SUA
FACTORES INTERNOS
DEBILIDADES FORTALEZAS1-2-3-
1-2-3-
FACTORES EXTERNOS
AMENAZAS OPORTUNIDADES1-2-3-
1-2-3-
ANAacuteLISIS EXTERNO AMENAZAS (factores externos que inciden negativamente)
OPORTUNIDADES (factores externos que pueden incidir positivamente)
ANAacuteLISIS INTERNO DEBILIDADES (factores internos que pueden incidir negativamente) FORTALEZAS (factores internos que inciden
positivamente)
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PARA QUEacute LO HACEMOSPara disponer de informacioacuten necesaria en el proceso de planificacioacuten de la gestioacuten de los procesos y del sistema de calidad
Lo aplicamos en el proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
Lo aplicaremos tambieacuten como entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades
Las conclusiones del anaacutelisis y su aplicacioacuten se tendraacuten en cuenta si procede cuando se realice el Informe final de proceso
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VII ANAacuteLISIS DE
CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO DEL PROCESO
FACTORES INTERNOS
DEBILIDADES FORTALEZAS
1- No exclusividad y dedicacioacuten compartida por parte del personal teacutecnico responsable del proceso con otras tareas dentro del Servicio de Prevencioacuten lo que impide una mayor dedicacioacuten y atencioacuten del proceso
2 Desconocimiento del procedimiento por parte de los nuevos investigadoresproductores
1 Nueva herramienta informaacutetica en el Campus Virtual para la Gestioacuten de Residuos Peligrosos
2 Madurez del procedimiento del Gestioacuten de Residuos especialmente para el personal teacutecnico y productor de plantilla
3 Almaceacuten temporal de residuos peligrosos en ambos Campus
3 Disponibilidad y aacutegil procedimiento para la adquisicioacuten de contenedores para reponer por parte de los productores en el Almaceacuten del Campus Las Lagunillas
FACTORES EXTERNOS
AMENAZAS OPORTUNIDADES
1- Cambios normativos en materia medioambiental
2- Cambios en la documentacioacuten y procedimientos de las comunicaciones obligatorias a realizar ante las distintas entidades con competencias medioambientales
1- Alianza con Empresa concesionaria de la Gestioacuten medioambiental de gestioacuten de residuos peligrosos
2- Benchmarking con otras universidades espantildeolas
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PARTES INTERESADAS
Persona u organizacioacuten que puede afectar verse afectado o percibirse como persona afectada por una decisioacuten o actividad
En el SIGC-SUA lo identificamos a nivel de proceso como grupo de intereacutescliente usuario tal como estaacute identificado en el ANEXO VI ATRIBUTOS DE CALIDAD DEL
PROCESO de la documentacioacuten de los procesos claves
QUEacute EXIGE ISOIdentificacioacuten de las partes interesadas especificacioacuten de requisitos de calidad de eacutestas y seguimiento y revisioacuten de esta Informacioacuten
IDENTIFICACIOacuteN DE PARTES INTERESADAS Cuadro de informacioacuten sobre las partes interesadas que se ven afectadas o interesadas por el proceso
REQUISITOS DE CALIDAD Identificacioacuten de las necesidades y expectativas de las partes interesadas en el proceso y coacutemo se da respuesta mediante la especificacioacuten de requisitos de
calidad que se incluyen en el proceso
SEGUIMIENTO Y REVISIOacuteN Sistematizacioacuten y periodizacioacuten de la revisioacuten de la informacioacuten de las partes interesadas y sus requisitos de calidad iquestCuaacutendo coacutemo y quieacuten revisa
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
COacuteMO LO HACEMOS
Mediante la revisioacuten y ampliacioacuten del cuadro el ANEXO VI ATRIBUTOS DE CALIDAD DEL PROCESO de la documentacioacuten de los procesos claves SIGC-SUA
Grupo de intereacutesClientes
-Usuario
Fuentes de Informacioacuten
Necesidades y Expectativas (atributos de calidad)
Requisito de Calidad
INFORMACIOacuteN DE PARTIDA Utilizamos la informacioacuten de las tablas elaboradas en otros ciclos de gestioacuten analizamos su validez actual y en su caso modificamos especificamos o ampliamos
EXPECTATIVAS Y REQUISITOS Partimos de las necesidades expectativas y atributos de calidad por grupos de intereacutes ya identificados que mantenemos realizamos cambios o ampliamos tras la
revisioacuten Antildeadimos especificaciones en teacuterminos de requisitos de calidad (compromisos de calidad objetivos reglamentaciones especificaciones en la prestacioacuten de servicios etc)
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PARA QUEacute LO HACEMOSPara disponer de informacioacuten necesaria en el proceso de planificacioacuten de la gestioacuten de los procesos y del sistema de calidad
Lo aplicamos en el proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
Lo aplicaremos tambieacuten como entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades
Las conclusiones del anaacutelisis y su aplicacioacuten se tendraacuten en cuenta si procede cuando se realice el Informe final de proceso
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VI ATRIBUTOS DE
CALIDAD NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LOS GRUPOS DE INTERES REQUISITOS DE CALIDAD
Grupo de intereacutesClientes-Usuario
Fuentes de Informacioacuten
Necesidades y Expectativas (atributos de calidad)
Requisito de Calidad
1 El personal docente e investigador de la Universidad y centros adscritos y el personal docente e investigador visitante de otras universidades 2 El alumnado de la Universidad y centros adscritos y el alumnado en movilidad de otras universidades 3 El personal de administracioacuten y servicios 4 Losas egresadosas de la Universidad de Jaeacuten 5 El Personal colaborador o tutor externo a la Universidad de Jaeacuten
bull Encuestas de satisfaccioacuten bull Quejas Sugerencias felicitaciones bull Indicadores de proceso bull Benchmarking bull Comisioacuten de Biblioteca bull Servicio de Pregunta al Bibliotecario
Necesidad disponer de una coleccioacuten de recursos informativos que cubran las necesidades de informacioacuten de los usuarios Atributos bull Amabilidad en el trato al cliente-usuario bull Adecuacioacuten del tiempo empleado para la resolucioacuten de la demanda de la prestacioacuten del servicio bull Comunicacioacuten a los clientes-usuarios cuando se prestaraacute el servicio bull Adecuacioacuten de los horarios de atencioacuten o prestacioacuten del servicio a las necesidades que platean los clientes-usuarios bull Adecuacioacuten del servicio prestado a las necesidades y expectativas especiacuteficas comunicadas por los clientesusuarios bull Comodidad de las instalaciones climatizacioacuten limpieza dimensioacuten y mantenimiento de los espacios
bull Alcanzar el 85 de monografiacuteas nacionales recibidas en un maacuteximo de 30 diacuteas (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 85 de monografiacuteas extranjeras recibidas en un maacuteximo de 60 diacuteas (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 100 de ejecucioacuten del gasto en material bibliograacutefico del presupuesto de Biblioteca (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 100 de bibliografiacutea recomendada disponible en Biblioteca (1 2) bull Alcanzar el 100 de peticiones de compra de material bibliograacutefico por parte de los estudiantes adquiridas (2) bull Alcanzar el 65 de monografiacuteas en papel recibidas por compra catalogadas en un maacuteximo de 6 diacuteas (1 2 3 4 5)
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
RIESGO OPORTUNIDAD Efecto o influencias de la incertidumbre sobre la consecucioacuten de los resultados y la eficacia de un proceso
PARA QUEacute LO HACEMOSPara prevenir o reducir los efectos no deseados de los riesgos y aprovechar las oportunidades en el marco de la planificacioacuten de la gestioacuten de la calidad y los procesos
CUANDO LO HACEMOS En la planificacioacuten inicial de los procesos o en nuevas situaciones que requieran revisar los procesos
QUEacute EXIGE ISOPensamiento basado en riesgos como parte del enfoque a procesos queda incluido en los requisitos de la ISO para la gestioacuten de los procesos ldquoabordar los riesgos y oportunidadeshelliprdquo
REQUISITOS Planificar las acciones para abordar los riesgos y oportunidades
Integrar y aplicar las acciones en los procesos
Evaluar la eficacia de las acciones
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
COacuteMO LO HACEMOS Mediante la elaboracioacuten de un cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades asociados a los procesos
RESULTADO PROCESO
RIESGOSOPORTUNIDADES ACCIONES
[Resultado Esperado] [1]
1-Riesgo [se describiraacute el riesgo]
Detectado [2]
Efecto potencial [3]
2-
3-
1-Accioacuten [se describiraacute la accioacuten] [4]
2-
3-
[Resultado Esperado]
1-Oportunidad [se describiraacute la oportunidad]
Detectado
Efecto potencial
2-
3-
1-Accioacuten [se describiraacute la accioacuten]
2-
3-
[1] Resultado Esperado Esta referido al resultados final del proceso (la salida del proceso en teacuterminos del
valor o servicio prestado) Ejemplos compromiso de calidad un requisito
de calidad el valor objetivo del indicador del proceso
[Detectado Fuente de la que se ha detectadoidentificadoasociado el riesgo o la oportunidad Puede provenir 1 Del anaacutelisis del contexto (DAFO) 2 Del anaacutelisis de
las partes interesadas 3 Del anaacutelisis del proceso (desarrollo e interaccioacuten de actividades recursos y resultados)
Efecto potencial La consecuencia que el riesgo o la oportunidad van a tener sobre el resultado esperado
Accioacuten Las opciones que identificamos y adoptamos para el tratamiento del riesgo o
para aprovechas los efectos de las oportunidades sobre los resultados
esperados
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Identificacioacuten del riesgo
COM
UN
ICAC
IOacuteN
Y
CON
SULT
A
SEGU
IMIE
NTO
Y R
EVIS
IOacuteN
Apreciacioacuten del riesgo
Establecimiento del Contexto
PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RIESGO
Anaacutelisis del riesgo
Evaluacioacuten del riesgo
Tratamiento del Riesgo
IDENTIFICACIOacuteN DEL RIESGO Relacioacuten de sucesos que podriacutean afectar negativamente o positivamente los objetivos y resultados del
proceso
criterios de riesgos teacuterminos que permiten evaluar la
importancia de un riesgo
ANAacuteLISIS DEL RIESGO
Valoracioacuten de los efectos y
consecuencias del riesgo en los
resultados del proceso asiacute como de la probabilidad
de que se produzcan dichas consecuencias
EVALUACIOacuteN DEL RIESGO
Implica comparar el nivel del riesgo con los criterios
que sobre los riesgos se hayan
adoptado permitiendo asiacute
considerar y priorizar el
tratamiento que se ha de dar a los
riesgos identificados
TRATAMIENTO DEL RIESGO Es la seleccioacuten y la implementacioacuten de una o varias opciones (acciones) para modificar los riesgos
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Las acciones que se identifiquen en la gestioacuten de los riesgos y oportunidades deben ser implantadas bien mediante modificaciones en el disentildeogestioacuten del proceso bien mediante la implantacioacuten de otras acciones de mejora
Unidad Antildeo
Procesos
Descripcioacuten de la mejora
Causa para su implantacioacuten
Objetivos de la mejora
Recursos previstos
Responsables de implantacioacuten
Previsioacuten de Resultados
Grado de prioridad AltaMediaBaja (seguacuten proceda)
Indicaremos Accioacuten de gestioacuten de riesgosoportunidades
Indicaremos ademaacutes mecanismos para la evaluacioacuten
En la previsioacuten de resultados haremos referencia al grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso
Desarrollo temporal Inicio
Finalizacioacuten
Descripcioacuten de resultados obtenidos
Grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso en relacioacuten a la previsioacuten de resultados y a los indicadores que en
su caso se hubieran establecido para el seguimiento
PROPUESTAS DE ACCIONES DE MEJORA
ANAacuteLISIS DE LAS MEJORAS
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VIII ANAacuteLISIS DE
GESTIOacuteN DE RIESGO Y OPORTUNIDADESRESULTADO
PROCESO RIESGOSOPORTUNIDADES ACCIONES
Rapidez en la ejecucioacuten del mantenimiento El 85 de las incidencias se reparan en 5 diacuteas
1-Riesgo Falta de disponibilidad de recursos humanos (internos y externos) para atender las incidencias
Detectado DAFO Debilidad D2
Efecto potencial La falta de personal teacutecnico para atender las averiacuteas puede afectar al desempentildeo de las actividades universitarias y en elementos criacuteticos incrementar los dantildeos en los activos
1 Accioacuten Establecer criterios de criticidad de la incidencia
2 Accioacuten Adaptar aplicativo software para incluir criticidad
3 Accioacuten Modificacioacuten del proceso para incluir criticidad
4 Accioacuten Anaacutelisis de incidencias resueltas una vez implantadas las acciones anteriores seguacuten criticidad
Modificar las consecuencias
Rapidez en la ejecucioacuten del mantenimiento El 85 de las incidencias se reparan en 5 diacuteas
2-Riesgo Falta de disponibilidad de recursos materiales para atender las incidencias
Detectado DAFO Debilidad D2
Efecto potencial La falta de repuestos y fungibles para atender las averiacuteas puede imposibilitar la reparacioacuten con la celeridad requerida afectando al desempentildeo de las actividades universitarias
1 Accioacuten Disponer de un sistema de gestioacuten de stock de repuestos
Modificar las consecuencias
Criterios de sostenibilidad en la gestioacuten del mantenimiento
3- Riesgo Incumplimiento del Plan Estrateacutegico respecto a los criterios de sostenibilidad seguridad y PRL en el mantenimiento de las infraestructuras de los Campus
Detectado DAFO Debilidad D1
Efecto potencial No conformidad al SIGC-SUA asociado a requisitos de calidad
1 Accioacuten Establecimiento de criterios de sostenibilidad seguridad y PRL en la gestioacuten del mantenimiento
Eliminar la fuente del riesgo
Optimizar la disponibilidad de las instalaciones y equipos
4- Riesgo Interrupcioacuten del suministro eleacutectrico
Detectado Anaacutelisis de causa-efecto
Efecto potencial Dantildeos en elementos criacuteticos de las instalaciones de la UJA
1 Accioacuten Programa para garantizar el suministro eleacutectrico complementario en los edificios de la UJA
Modificar las consecuencias
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
GRACIAS POR SU ATENCIOacuteN
Desarrollo temporal | Inicio | Finalizacioacuten | |||||||
Descripcioacuten de resultados obtenidos |
Unidad | Antildeo | ||||||
Procesos | |||||||
Descripcioacuten de la mejora | |||||||
Causa para su implantacioacuten | |||||||
Objetivos de la mejora | |||||||
Recursos previstos | |||||||
Responsables de implantacioacuten | |||||||
Previsioacuten de Resultados | |||||||
Grado de prioridad | AltaMediaBaja (seguacuten proceda) |
RESULTADO PROCESO | RIESGOSOPORTUNIDADES | ACCIONES | |||
[Resultado Esperado] [1] | 1- Riesgo [se describiraacute el riesgo] Detectado [2] Efecto potencial [3] 2- 3- | 1- Accioacuten [se describiraacute la accioacuten] [4] 2- 3- | |||
[Resultado Esperado] | 1- Oportunidad [se describiraacute la oportunidad] Detectado Efecto potencial 2- 3- | 1- Accioacuten [se describiraacute la accioacuten] 2- 3- |
Proceso | Instruccioacuten Se indicaraacute con la codificacioacuten y el nombre del aacutembito del proceso sobre el que se realiza el cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades Puede ser para todo el proceso clave o para procesos desagregados Puede elaborarse en comuacuten para todo el proceso clave e indicar lo especiacutefico para los procesos desagregados Las distintas unidades del proceso pueden decidir elaborarlo de forma conjunta si entiende que hay similitud | ||
Servicio prestado | Instruccioacuten Se indicaraacute de acuerdo con la tabla de relacioacuten de procesosservicios del alcance del SIGC-SUA que estaacute publicado en el Manual de Calidad | ||
Unidades | Instruccioacuten Se indicaraacute la Unidades que lo elaboran | ||
Fecha | Instruccioacuten Se indicaraacute la fecha formal de su enviacuteo para publicacioacuten | ||
Responsables | Instruccioacuten Se especificaraacute la responsabilidad de la elaboracioacuten Puede ser el nombre y puesto de las personas que intervienen o la denominacioacuten del grupo de trabajo o equipo de calidad que lo ha elaborado Si el equipo es inter-procesosunidades se indicaraacute | ||
Seguimiento y revisioacuten | Instruccioacuten Se indicaraacute cuaacutendo se utiliza y se revisa y para que se utiliza podriacutea ser a modo de ejemplo en la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos |
Grupo de intereacutesClientes-Usuario | Fuentes de Informacioacuten | Necesidades y Expectativas (atributos de calidad) | Requisito de Calidad | ||||
Proceso | Instruccioacuten Se indicaraacute con la codificacioacuten y el nombre del aacutembito del proceso sobre el que se realiza el cuadro de partes interesadas Puede ser para todo el proceso clave o para procesos desagregados Puede elaborarse en comuacuten para todo el proceso clave e indicar lo especiacutefico para los procesos desagregados Las distintas unidades del proceso pueden decidir elaborarlo de forma conjunta si entiende que hay similitud | ||
Servicio prestado | Instruccioacuten Se indicaraacute de acuerdo con la tabla de relacioacuten de procesosservicios del alcance del SIGC-SUA que estaacute publicado en el Manual de Calidad | ||
Unidades | Instruccioacuten Se indicaraacute la Unidades que lo elaboran | ||
Fecha | Instruccioacuten Se indicaraacute la fecha formal de su enviacuteo para publicacioacuten | ||
Responsables | Instruccioacuten Se especificaraacute la responsabilidad de la elaboracioacuten Puede ser el nombre y puesto de las personas que intervienen o la denominacioacuten del grupo de trabajo o equipo de calidad que lo ha elaborado Si el equipo es inter-procesosunidades se indicaraacute | ||
Seguimiento y revisioacuten | Instruccioacuten Se indicaraacute cuaacutendo se utiliza y se revisa y para queacute se utiliza podriacutea ser a modo de ejemplo en la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos |
FACTORES INTERNOS | DEBILIDADES | FORTALEZAS | |||
1- 2- 3- | 1- 2- 3- | ||||
FACTORES EXTERNOS | AMENAZAS | OPORTUNIDADES | |||
1- 2- 3- | 1- 2- 3- |
Proceso | Instruccioacuten Se indicaraacute con la codificacioacuten y el nombre del aacutembito del proceso sobre el que se realiza el cuadro de contexto Puede ser para todo el proceso clave o para procesos desagregados Puede elaborarse en comuacuten para todo el proceso clave e indicar lo especiacutefico para los procesos desagregados Las distintas unidades del proceso pueden decidir elaborarlo de forma conjunta si entiende que hay similitud | ||
Servicio prestado | Instruccioacuten Se indicaraacute de acuerdo con la tabla de relacioacuten de procesosservicios del alcance del SIGC-SUA que estaacute publicado en el Manual de Calidad | ||
Unidades | Instruccioacuten Se indicaraacute la Unidades que lo elaboran | ||
Fecha | Instruccioacuten Se indicaraacute la fecha formal de su enviacuteo para publicacioacuten | ||
Responsables | Instruccioacuten Se especificaraacute la responsabilidad de la elaboracioacuten Puede ser el nombre y puesto de las personas que intervienen o la denominacioacuten del grupo de trabajo o equipo de calidad que lo ha elaborado Si el equipo es inter-procesosunidades se indicaraacute | ||
Seguimiento y revisioacuten | Instruccioacuten Se indicaraacute cuaacutendo se utiliza y se revisa y para queacute se utiliza podriacutea ser a modo de ejemplo en la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos |
RESULTADO PROCESO | RIESGOSOPORTUNIDADES | ACCIONES | |||
[Resultado Esperado] [1] | 1- Riesgo Detectado Efecto potencial | 1- Accioacuten | |||
[Resultado Esperado] | 1- Oportunidad Detectado Efecto potencial | 1- Accioacuten |
ACCIONES POSIBLES | |||
Evitar el riesgo | Eliminar la actividad que se ve afectada o causa el riesgo | ||
Aceptar el riesgo | Cuando es posible que genere una oportunidad | ||
Eliminar la fuente del riesgo | Actuar para eliminar la causa que da lugar al riesgo (efecto no deseado) | ||
Modificar la probabilidad | Atenuar la posibilidad o concurrencia del riesgo | ||
Modificar las consecuencias | Atenuar el impacto o efectos del riesgo | ||
Compartir el riesgo | Compartir o transferir el riesgo con otras partes | ||
Mantener el riesgo | Cuando es asumible o su tratamiento es desproporcionado siempre que sea posible asumirlo y controlarlo |
RIESGO | VALORACIOacuteN EFECTOIMPACTO [EI] | VALORACIOacuteN PROBABILIDAD [P] | Nivel Riego | ||||
-Riesgo Detectado Efecto potencial | ESCALA 1-5 1-Insignificante 2- Miacutenimo 3-Moderado 4-Considerable 5-Grave | ESCALA 1-5 1-Excepcional 2- Poco probable 3-Problable 4-Muy probable 5-Seguro | Caacutelculo [EI][P] ESCALA A-B-C-D D Aceptar riesgo [lt 5] C Aceptar riesgo con controles [6-1] B Riesgo no deseable [9-14] A Riesgo inaceptable [=gt15] |
Actividad | Responsable | ||
Elaboracioacuten del cuadro de anaacutelisis de contexto interno y externo por procesos del cuadro necesidades y expectativas de las partes interesadas y requisitos de calidad del cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades Nivel procesos claves | Equipo de Procesos Responsables de Unidades | ||
Elaboracioacuten seguacuten proceda del cuadro de anaacutelisis de contexto interno y externo por procesos del cuadro necesidades y expectativas de las partes interesadas y requisitos de calidad del cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades Nivel procesos Estrateacutegicos | Responsable de Calidad Coordinacioacuten Teacutecnica del SIGC-SUA | ||
Aprobacioacuten de la documentacioacuten a incluir en la documentacioacuten del proceso | Responsable de Calidad Gerente seguacuten proceda | ||
Inclusioacuten como anexo en la documentacioacuten del proceso | Coordinacioacuten Teacutecnica del SIGC-SUA | ||
Realizacioacuten de seguimiento y revisioacuten Nivel de proceso claves | Equipo de Procesos Responsables de Unidades | ||
Realizacioacuten de seguimiento y revisioacuten Nivel procesos Estrateacutegicos | Responsable de Calidad Coordinacioacuten Teacutecnica del SIGC-SUA | ||
Realizacioacuten de seguimiento y revisioacuten Nivel SIGC-SUA | Consejo de Direccioacuten comiteacute de Calidad |
VERSIOacuteN | FECHA DE VIGENCIA | APARTADO MODIFICADO | MODIFICACIOacuteN REALIZADA | ||||
1 | 14-05-2018 | Creacioacuten del Documento | |||||
Edicioacuten | Nordm | 01 | Fecha de entrada en vigor | 14-05-2018 |
Elaborado por | Revisado por | Aprobado por | |||||||||
Gerencia con Coordinacioacuten Teacutecnica del Servicio de Planificacioacuten y Evaluacioacuten | Vicerrectorado Responsable de la Calidad | Consejo de Direccioacuten | |||||||||
Nombre | Nombre | Nombre | |||||||||
Nicolaacutes Ruiz Reyes | Julio Terrados Cepeda | Juan Goacutemez Ortega | |||||||||
Cargo | Cargo | Cargo | |||||||||
Gerente | Vicerrector | Rector | |||||||||
Fecha | Fecha | Fecha | |||||||||
11052018 | 11052018 | 11052018 | |||||||||
Firma | Firma | Firma | |||||||||
SIGC-SUA | UNIVERSIDAD DE JAEacuteN | PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS | |||||
PD06 GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES |
SIGC-SUA | UNIVERSIDAD DE JAEacuteN | PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS | |||||
PD06 GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES |
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Para alcanzar el eacutexito las organizaciones necesitan implantarsistemas de gestioacuten
Identificar entender y gestionar los procesos interrelacionadoscomo un sistema contribuye a la eficacia y eficiencia de unaorganizacioacuten en el logro de sus objetivos
Sistema de Gestioacuten Sistema (conjuntos de elementos mutuamenteinterrelacionados o que interactuacutean) para establecer la poliacutetica y losobjetivos y para lograr dichos objetivos
Las Universidades como cualquier organizacioacuten realizan actividades gestionantienen resultados Pero iquestlos resultados responde a una planificacioacuten previa
iquestEn queacute medida controlamos o aseguramos las actividades para conseguir losresultados deseados
SIST
EMAS
DE
GES
TIOacute
N
No es un fin es una herramienta
GES
TIOacute
N D
E R
ESU
LTAD
OS
iquestPara queacute sirve un sistema de gestioacuten de la calidad
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS Y UNIDADES DE LA UJA (SIGC-SUA)
El SIGC-SUA despliega la decisioacuten estrateacutegica de la Universidad de Jaeacuten de adoptar sistemas de gestioacuten de la calidad en los Servicios y Unidades Administrativas
UNE-EN-ISO-90012015 ldquoSistemas de Gestioacuten de la Calidad Requisitosrdquo
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
UNIVERSIDAD DE JAEacuteN
SISTEMA DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD DE LOS
SERVICIOS Y UNIDADES
ADMINISTRATIVAS
PRESERVACIOacuteN Y TRANSMISIOacuteN CRIacuteTICA DE CONOCIMIENTOS
PROCESOS DE APOYO
PR
OC
ES
OS
CLA
VE
S DOCENCIA
PROCESOS ESTRATEacuteGICOS
FUNCIONES SOCIALES DE LA EDUCACIOacuteN SUPERIOR
FUNCIONES COLECTIVAS DE LA
EDUCACIOacuteN SUPERIOR
INVESTIGACIOacuteNAUMENTO Y PRODUCCIOacuteN DE NUEVOS CONOCIMIENTOS
VALIDACIOacuteN Y DIFUSIOacuteN DE LOS NUEVOS CONOCIMIENTOS
TRANSFERENCIA
EXTENSIOacuteN
GESTIOacuteN DE LA RESPONSABILIDAD SOCIAL
RE
SU
LTAD
OS
UNIVERSIDAD Y ENTORNO SOCIAL
GRUPOS DE INTEREacuteS
REQUISITOS
GRUPOS DE INTEREacuteS
SATISFACCIOacuteNISO 90012015
INTEGRACIOacuteN DEL SIGC-SUA
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
II Cambios en la Norma ISO 90012015
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Aspectos esenciales de un Sistema de Gestioacuten de la Calidad (ISO)
ENFOQUE A PROCESOS
ENFOQUE MEJORA CONTINUA
BENEFICIOS
PROPORCIONAR PRODUCTOS Y SERVICIOS QUE SATISFAGAN LOS REQUISITOS DE LOS CLIENTES Y LOS LEGALES APLICABLES
FACILITAR OPORTUNIDADES DE AUMENTAR LA SATISFACCIOacuteN DE LOS CLIENTES
CAPACIDAD DE DEMOSTRAR LA CONFORMIDAD CON LOS REQUISITOS DEL SISTEMA DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD ESPECIFICADOS
ASEGURAR EL EacuteXITO DE LA ORGANIZACIOacuteN MEDIANTE UN ENFOQUE CONTINUO HACIA LA MEJORA (MANTENER O INCREMENTAR LOS NIVELES DE DESEMPENtildeO)
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Enfoque a ProcesosEl enfoque a procesos implica la definicioacuten y gestioacuten sistemaacutetica de los procesos y sus interacciones con el fin de alcanzar los resultados previstos aplicando el ciclo PHVA (mejora continua)
FUENTE DE ENTRADA ENTRADAS ACTIVIDADES
RECEPTORES DE LAS
SALIDASSALIDAS
PROCESOS PROCEDENTES
Por ejemplo proveedores
internos y externos
clientes otras partes
interesadas
RECURSOS REQUISISTOS Por ejemplo
Recursos materiales
especificaciones legales
informacioacuten
PRODUCTOS O SERVICIOS
Informacioacuten
PROCESOS POSTERIORESPor ejemplo en clientes internos
o externos en otras partes interesadas
Posibles controles y puntos de control para hacer el
seguimiento del desempentildeo y medirlo
Punto de inicio Punto Final
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Ciclo de Mejora Continua aplicada a los procesos
PHVAAdoptar acciones para corregir
las posibles desviaciones o bien para mejorar los resultados
previstos inicialmente
ACTUAR
PLANIFICAR
VERIFICAR
Definir cuaacutel debe ser el resultado obtenido por el proceso y establecer las actividades recursos y
responsabilidades necesarias para lograrlo
Llevar a cabo las actividades planificadas en los teacuterminos
previstos
HACER
Tras la ejecucioacuten del proceso realizar el seguimiento y medicioacuten sobre los resultados
alcanzados y valorar su adecuacioacuten a los objetivos planificados
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Ciclo de Mejora Continua aplicada a la visioacuten global del sistema de gestioacuten de la calidad
Liderazgo
Apoyo y operaciones
Evaluacioacuten del
desempentildeo
Mejora
Planificacioacuten
ACTUAR
PLANIFICAR
VERIFICAR
HACER
Organizacioacuten y su contexto
Requisitos del cliente
Necesidades y expectativas de
las partes interesadas
Satisfaccioacuten del Cliente
Resultados del SGC
Productos y Servicios
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Principales ejes tras la modificacioacuten de la Norma ISO
Contexto de la organizacioacuten Partes Interesadas
Liderazgo
Enfoque a Procesos
Pensamiento basado en riesgos
Aplicabilidad a los servicios
Gestioacuten del Cambio
El conocimiento de la organizacioacuten
La comunicacioacuten
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Contexto de la organizacioacuten
Factores y condiciones internas y externas que pueden tener un efecto sobre la organizacioacuten respecto de sus productos y servicios
Factores positivos y negativos
CONTEXTO INTERNOCONTEXTO EXTERNO
ENTORNO LEGAL
ENTORNO TECNOLOacuteGICO
ENTORNO COMPETITIVO
ENTORNO CULTURAL
ENTORNO SOCIAL
ENTORNO ECONOacuteMICO
VALORES
CULTURA DE LA ORGANIZACIOacuteN
CONOCIMIENTO DE LA ORGANIZACIOacuteN
DESEMPENtildeO DE LA ORGANIZACIOacuteN
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Partes InteresadasPersona u organizacioacuten que puede afectar verse afectado o percibirse como persona afectada por una
decisioacuten o actividad
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Pensamiento basado en riesgos Gestionar los riesgos y oportunidades
RIESGO Efecto o influencias de la incertidumbre sobre la consecucioacuten de los resultados y la eficacia de un proceso
OPORTUNIDAD
El riesgo dificulta la oportunidad favorece la consecucioacuten de un determinado resultado
Identificacioacuten del riesgo
COM
UN
ICAC
IOacuteN
Y
CON
SULT
A
SEGU
IMIE
NTO
Y R
EVIS
IOacuteN
Apreciacioacuten del riesgo
Establecimiento del Contexto
PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RIESGO
Anaacutelisis del riesgo
Evaluacioacuten del riesgo
Tratamiento del Riesgo
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Incorporar el anaacutelisis de Contexto y la Gestioacuten de los riesgos y oportunidades en la evaluacioacuten y mejora del
desempentildeo
PROCESOCONTEXTO
PARTES INTERESADAS
Planificacioacuten del sistema de gestioacuten
Acciones
Riesgos y oportunidades
Acciones
Resultados
Mejora continua
Riesgos y oportunidades
Direccioacuten estrateacutegica
Riesgos y oportunidades
Acciones
PLANIFICACIOacuteN Y GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Comunicacioacuten
Determinar las comunicaciones internas y externas pertinentes al sistema de gestioacuten de la calidad
REQUISITOS
Queacute comunicar El contenido de la comunicacioacuten
Cuaacutendo comunicar El momento en el que comunicar
A quieacuten comunicar El destinatario de la comunicacioacuten
Coacutemo comunicar El meacutetodo o medio para la comunicacioacuten
Quieacuten comunica El responsable de la comunicacioacuten
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
III Aplicacioacuten en el Manual de Calidad del SIGC-SUA
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOCUMENTACIOacuteN DEL SIGC-SUA
Enlace a la web del SIGC-SUA
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
El manual de calidad es el documento que explica la estructura y el funcionamiento del Sistema Integrado de Gestioacuten de la Calidad de los
Servicios y Unidades Administrativas de la Universidad de Jaeacuten (SIGC-SUA)
Estructura del SIGC-SUA
Objeto y campo de aplicacioacuten del sistema de gestioacuten de la calidad
Contexto de la organizacioacuten universitaria
Necesidades y expectativas de las partes interesadas
Liderazgo Responsabilidades y participacioacuten
Sistema de procesos gestioacuten y prestacioacuten de servicios
Seguimiento medicioacuten anaacutelisis evaluacioacuten y mejora
Gestioacuten de riesgos y oportunidades
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Revisioacuten del Manual de Calidad
Realizacioacuten de las adaptaciones necesarias para el disentildeo implantacioacuten y documentacioacuten de los nuevos requisitos establecidos
en la norma UNE-EN ISO 90012015 permitiendo la certificacioacuten externa del SIGC-SUA en el ciclo 2017 tal como se establece en el Plan
Estrateacutegico de la Universidad de Jaeacuten y en la Poliacutetica de Calidad
La estrategia baacutesica para la certificacioacuten externa es demostrar que se han considerado los aspectos esenciales de los cambios en la Norma ISO que se ha procedido a su incorporacioacuten al SIGC-SUA y que en sucesivos ciclos perfeccionaremos la implantacioacuten
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
El Manual de Calidad se mantiene como guiacutea del SIGC-SUA Asiacute como la declaracioacuten de la poliacutetica de calidad y el establecimiento anual de los objetivos de calidad del SIGC-SUA
Procedimientos documentados procesos de apoyo especialmente el proceso Gestioacuten de Riesgos y oportunidades
SIGC-SUA
UNIVERSIDAD DE
JAEacuteN
PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS
PD06 GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Procedimiento documentado PD 06 Mayo de 2018 Versioacuten 01 Paacutegina 1
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA
UNIVERSIDAD DE JAEacuteN
PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO
GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
COacuteDIGO PD 06
FECHA 11-05-2018
REVISIOacuteN 01
UNIVERSIDAD DE JAEacuteN
Contexto interno-Externo de la Universidad
Sistema de gestioacuten de la calidad realizado por la Direccioacuten y el Comiteacute de Calidad en el anaacutelisis estrateacutegico
Sistema de procesos del SIGC-SUA realizado por los responsables de los procesos mediante la realizacioacuten de
anaacutelisis DAFO
Dos niveles
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS
PD06 GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Control de documentacioacuten
ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIOacuteN DEL PROCEDIMIENTO
PORTADA
CONTROL DE DOCUMENTACIOacuteN
HISTORIAL DE MODIFICACIONES
1- OBJETO Y CAMPO DE APLICACIOacuteN
2- REFERENCIAS
3- ANTECEDENTES Y DEFINICIONES
4- DESARROLLO
41 ALCANCE Y FINALIDAD
42 METODOLOGIacuteA
43 RESPONSABILIDADES
44 DETERMINACIOacuteN DEL CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO
45 DENTIFICACIOacuteN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES INTERESADAS Y SU ESPECIFICACIOacuteN EN REQUISITOS DE CALIDAD
46 GESTIOacuteN DE LOS RIESGOS Y OPORTUNIDADES
461 DETERMINAR CRITERIOS DE RIESGOS
462 IDENTIFICACIOacuteN DEL RIESGO
463 ANAacuteLISIS DEL RIESGO
464 TRATAMIENTO DEL RIESGO
465 RESULTADOS DE LA GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
466 EVALUACIOacuteN DE LAS ACCIONES
5- ANEXOS
FORMATOS
HISTORIAL DE MODIFICACIONES DE LA DOCUMENTACIOacuteN DEL PROCEDIMIENTO
1- OBJETO Y CAMPO DE APLICACIOacuteN
El procedimiento documentado PD06 tiene por objeto establecer el proceso a seguir en el SISTEMA INTEGRADO DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA UNIVERSIDAD DE JAEacuteN (SIGC-SUA) para la gestioacuten de riesgos y oportunidades como elemento integrado en el sistema de gestioacuten y de procesos y en las actividades de planificacioacuten
Este procedimiento de apoyo del SIGC-SUA se incluye en el marco de la adaptacioacuten a la Norma ISO 9001 2015 para incorporar en el enfoque a procesos el pensamiento basado en riesgos reforzando la naturaleza preventiva y la eficacia del sistema de calidad
2- REFERENCIAS
Para la elaboracioacuten de este procedimiento documentado se ha utilizado como referencia
middot La Norma UNE-EN-ISO-90012015 ldquoSistemas de Gestioacuten de la Calidad Requisitosrdquo Especialmente el Punto 81
middot La Norma ISO 310002009 Gestioacuten del riesgo Principios y directrices
middot El Manual de la Calidad del Sistema Integrado de Gestioacuten de la Calidad de los Servicios y Unidades Administrativas de la Universidad de Jaeacuten (SIGC-SUA)
middot El Manual de Procesos
middot El Manual de Procedimientos Documentados
middot Programa y orientaciones para la adaptacioacuten del SIGC-SUA a los Requisitos De La Norma UNE-EN ISO 90012015 Sistemas de Gestioacuten de la Calidad
Para los fines de este procedimiento documentado se aplican en lo que proceda los fundamentos los teacuterminos y las definiciones incluidos en la Norma ISO-90002015 ldquoSistemas de Gestioacuten de la Calidad Fundamentos y vocabulariordquo
3- ANTECEDENTES Y DEFINICIONES
La gestioacuten de riesgos y oportunidades se incorpora como un elemento necesario de entrada (planificacioacuten) y seguimiento (resultados) de los procesos del SIGC-SUA
El teacutermino riesgo hace referencia a los efectos que pueden ocasionar sobre los objetivos las incertidumbres siendo estas situaciones en las que falta de informacioacuten conocimiento y comprensioacuten de un suceso su probabilidad de que ocurra y las consecuencias
La gestioacuten del riesgo se refiere a las actividades coordinadas para dirigir y controlar una organizacioacuten en lo relativo al riesgo El proceso de gestioacuten del riesgo se refiere a la aplicacioacuten sistemaacutetica de poliacuteticas procedimientos y praacutecticas de gestioacuten a las actividades de comunicacioacuten consulta establecimiento del contexto e identificacioacuten anaacutelisis evaluacioacuten tratamiento seguimiento y revisioacuten del riesgo
4- DESARROLLO
41 ALCANCE Y FINALIDAD
El procedimiento documentado sobre la gestioacuten de riesgos se aplica transversalmente en todos los procesos del SIGC-SUA y forma parte de la poliacutetica de la planificacioacuten y la revisioacuten de la estrategia de los procesos y en la revisioacuten mejora y cambios del SIGC-SUA
Este procedimiento documentado establece
1 La metodologiacutea que se aplica para la gestioacuten de los riesgos y oportunidades
2 El proceso para realizar la gestioacuten de riesgos y oportunidades
3 El sistema de responsabilidades en la gestioacuten de riesgos y oportunidades
4 La documentacioacuten y formatos de los resultados de las actividades de la gestioacuten de riesgos y oportunidades asiacute como su inclusioacuten en la documentacioacuten del SIGC-SUA
Las finalidades de la gestioacuten de los riesgos y oportunidades al incluirlos en la planificacioacuten y procesos del SIGC-SUA son
1 Asegurar la consecucioacuten de resultados previstos del sistema de calidad
2 Aumentar los efectos deseados
3 Prevenir o reducir los efectos no deseados
4 Lograr la mejora
42 METODOLOGIacuteA
En el marco de la planificacioacuten y mejora del SIGC-SUA se realizaraacuten las siguientes actividades secuenciadas e interrelacionadas
1 Determinacioacuten del contexto interno y externo
2 Identificacioacuten de las necesidades y expectativas de las partes interesadas y su especificacioacuten en requisitos de calidad
3 Aplicar la gestioacuten de los riesgos y oportunidades
En el siguiente graacutefico se representa esta relacioacuten
43 RESPONSABILIDADES
Se aplica de acuerdo con el Manual de Calidad el siguiente sistema baacutesico de responsabilidades y participacioacuten
44 DETERMINACIOacuteN DEL CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO
Identificacioacuten de las cuestiones internas y externas que son pertinentes para el propoacutesito y la planificacioacuten del SIGC-SUA
Actividades Nivel procesos
1 Determinacioacuten factores internos y externos que influyen en el desarrollo y resultados de los procesos
2 Aplicar metodologiacutea DAFO estructurando la informacioacuten en
middot ANAacuteLISIS INTERNO DEBILIDADES (factores internos que pueden incidir negativamente) FORTALEZAS (factores internos que inciden positivamente)
middot ANAacuteLISIS EXTERNO AMENAZAS (factores externos que inciden negativamente) OPORTUNIDADES (factores externos que pueden incidir positivamente)
3 Trasladar al cuadro de informacioacuten sobre cuestiones externas e internas
4 Remisioacuten a Coordinacioacuten Teacutecnica a efectos de su inclusioacuten en la Documentacioacuten de Procesos tras su aprobacioacuten Anexo del Manual de Proceso
5 Aplicacioacuten
middot Proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
middot Entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades que se indica posteriormente
middot informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso
6 Revisioacuten En la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos
45 IDENTIFICACIOacuteN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES INTERESADAS Y SU ESPECIFICACIOacuteN EN REQUISITOS DE CALIDAD
Utilizar la informacioacuten actual del cuadro de grupos de intereacutesatributos de calidad de los manuales de proceso para identificar los requisitos de calidad que se incorporan a los procesos
1 IDENTIFICACIOacuteN DE PARTES INTERESADAS Cuadro de informacioacuten sobre las partes interesadas que se ven afectadas o interesadas por el proceso
2 REQUISITOS DE CALIDAD Identificacioacuten de las necesidades y expectativas de las partes interesadas en el proceso y coacutemo se da respuesta mediante la especificacioacuten de requisitos de calidad que se incluyen en el proceso (compromisos de calidad objetivos reglamentaciones especificaciones en la prestacioacuten de servicios etc)
3 Aplicacioacuten
middot Proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
middot Entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades que se indica posteriormente
middot informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso
4 Revisioacuten En la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos
46 GESTIOacuteN DE LOS RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Sistematizacioacuten de la gestioacuten de los riesgos y oportunidades en la gestioacuten de los procesos
Orientaciones Metodoloacutegicas Norma de apoyo UNE-ISO 31000 Gestioacuten del Riesgo Principios y Directrices
Fases
1 Determinar criterios de riesgos
2 Identificacioacuten del riesgo
3 Anaacutelisis del riesgo
4 Tratamiento del riesgo
5 Resultados de la gestioacuten de riesgos y oportunidades
6 Evaluacioacuten de las acciones
461 CRITERIOS DE RIESGOS
Establecer los criterios de riesgos teacuterminos que permiten evaluar la importancia de un riesgo Estos teacuterminos pueden determinarse en funcioacuten de objetivos los recursos disponibles los requisitos legales o especificaciones de prestacioacuten de servicios etc
462 IDENTIFICACIOacuteN DEL RIESGO
Establecer la relacioacuten de sucesos que podriacutean afectar negativamente o positivamente los objetivos y resultados del proceso
Se parte de la identificacioacuten realizada en el cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades Las causas se corresponden normalmente con el apartado ldquodetectadardquo (DAFO Requisitos de calidad de partes interesadas resultados de proceso)
463 ANAacuteLISIS DEL RIESGO
Valoracioacuten de los efectos y consecuencias del riesgo en los resultados del proceso asiacute como de la probabilidad de que se produzcan dichas consecuencias
En el cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades se anotan las causas y fuentes asiacute como los efectos o impactos se antildeade una valoracioacuten de la probabilidad Si combinamos los efectos con la probabilidad se determina el nivel de riesgo
Cada Unidades puede establecer el meacutetodo que estime apropiado para establecer el nivel de riesgo y puede expresarlo en teacuterminos cualitativos Ejemplo de un meacutetodo cuantitativo basada en escalas
464 TRATAMIENTO DEL RIESGO
Comparar el nivel del riesgo con los criterios que sobre los riesgos se hayan adoptado permitiendo asiacute considerar y priorizar el tratamiento que se ha de dar a los riesgos identificados
La finalidad uacuteltima de la apreciacioacuten del riesgo es determinar que riesgos para los resultados de los procesos no se consideran suficientemente controlados y exige un tratamiento
Orientacioacuten
465 RESULTADOS DE LA GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
El cuadro de riesgos y oportunidades permite identificar las acciones en los procesos del SIGC-SUA Una vez realizado se remite a Coordinacioacuten Teacutecnica a efectos de su inclusioacuten en la Documentacioacuten de Procesos tras su aprobacioacuten Anexo del Manual de Proceso
La revisioacuten de cuadro de riesgos y oportunidades se realiza en la revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos
Tabla Gestioacuten de riesgos y oportunidades
Ver en detalle en Anexo Formatos
[4] Accioacuten Estaacute referida a las opciones que identificamos y adoptamos para el tratamiento del riesgo o para aprovechar los efectos de las oportunidades sobre los resultados esperados
466 EVALUACIOacuteN DE LAS ACCIONES
Las acciones que identificamos y adoptamos para el tratamiento del riesgo o para aprovechar los efectos de las oportunidades sobre los resultados esperados y oportunidades que se identifiquen deben ser implantadas bien mediante modificaciones en el disentildeogestioacuten del proceso bien mediante la implantacioacuten de otras acciones de mejora
El seguimiento de las acciones se incorporaraacute en el proceso de revisioacuten y mejora incluyeacutendose en los informes anuales de proceso Se utilizaraacuten para la planificacioacuten de nuevas acciones de mejora
La identificacioacuten y gestioacuten de las acciones que se derivan de la evaluacioacuten de riesgos y oportunidades constituyen un elemento clave para la implementacioacuten de las mejoras de procesos y de los objetivos y acuerdos de la Revisioacuten y mejora del SIGC-SUA que realiza por ciclos anuales el Comiteacute de Calidad y la Direccioacuten
5- ANEXOS FORMATOS
FORMATO ANAacuteLISIS DE CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO DEL PROCESO
[COacuteDIGO DEL PROCESO CLAVE] [NOMBRE DEL PROCESO CLAVE]
Tabla Anaacutelisis del contexto interno y externo del proceso
Tabla Anaacutelisis del contexto interno y externo del proceso
FORMATO CUADRO DE COMPRENSIOacuteN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE PARTES INTERESADAS DEL PROCESO
[COacuteDIGO DEL PROCESO CLAVE] [NOMBRE DEL PROCESO CLAVE]
Tabla Necesidades y Expectativas Partes Interesadas
Tabla Necesidades y Expectativas Partes Interesadas
FORMATO ANAacuteLISIS DE GESTIOacuteN DE RIESGO Y OPORTUNIDADES
[COacuteDIGO DEL PROCESO CLAVE] [NOMBRE DEL PROCESO CLAVE]
Tabla Gestioacuten de riesgos y oportunidades
Tabla Gestioacuten de riesgos y oportunidades
[1] Resultado Esperado Esta referido al resultados final del proceso (la salida del proceso en teacuterminos del valor o servicio prestado) Se puede utilizar Un resultado procedente de la estrategia un compromiso de calidad publicado un requisito de calidad identificado el valor de un objetivo del indicador del proceso
[2] Detectado Esta referido a la fuente de la que se ha detectadoidentificadoasociado el riesgo o la oportunidad Puede provenir 1 Del anaacutelisis del contexto (DAFO) 2 Del anaacutelisis de las partes interesadas 3 Del anaacutelisis del proceso (desarrollo e interaccioacuten de actividades recursos y resultados)
[3] Efecto potencial Estaacute referido a la consecuencia que el riesgo o la oportunidad va a tener sobre el resultado esperado
PROPUESTAS DE ACCIONES DE MEJORA
Evaluacioacuten de las acciones
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA UNIVERSIDAD DE JAEacuteN13
13
13
PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO13
13
GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES13
13
13
COacuteDIGO PD 0613
FECHA 11-05-201813
REVISIOacuteN 0113
13
13
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13
13
13
13
13
UNIVERSIDAD DE JAEacuteN13
13
13
13
Indicaremos Accioacuten de gestioacuten de riesgosoportunidades13
13
Indicaremos ademaacutes mecanismos para la evaluacioacuten13
13
En la previsioacuten de resultados haremos referencia al grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso13
13
Grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso en relacioacuten a la previsioacuten de resultados y a los indicadores que en su caso se hubieran establecido para el seguimiento13
13
13
lt Procedimiento documentado PD 06 Mayo de 2018 Versioacuten 01gtPaacutegina 1
lt Procedimiento documentado PD 06 Mayo de 2018 Versioacuten 01gtPaacutegina 2
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
Necesidades y Expectativas de las partes interesadas
Identificacioacuten a nivel de procesos
Entradas en el anaacutelisis de riesgos y
oportunidades
Anaacutelisis de resultados en el proceso de revisioacuten y mejora
anual del SIGC-SUA
Gestioacuten de riesgos y oportunidades
Metodologiacutea en el manual de calidad procedimientos
estrateacutegicos y procedimiento de apoyo
Aplicacioacuten operativa en los procesos claves (operativos)
Los resultados se incluyen en la documentacioacuten de los
procesos procediendo a su seguimiento y revisioacuten anual
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CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
Comunicacioacuten
Reforzar la comunicacioacuten externa a usuarios apoyaacutendose en los mecanismos actuales e incluidos en los procesos haciendo las referencias oportunas en las fichas del Plan de Comunicacioacuten del
SIGC-SUA
Plan de Comunicacioacuten del SIGC-SUA Metodologiacutea Plan de Comunicacioacuten
Ficha de acciones de comunicacioacuten
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CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
Seguimiento medicioacuten anaacutelisis y evaluacioacutenMetodologiacutea en Manual de CalidadGuiacutea del SIGC-SUA Procesos Estrateacutegicos
SEGUIMIENTO MEDICIOacuteN ANAacuteLISIS EVALUACIOacuteN Y MEJORA
PROCESOS PRESTACIOacuteN DE SERVICIOS
SEGUIMIENTO Y MEDICIOacuteN
AUDITORIacuteAS
INFORMACIOacuteN DEL ENTORNO
UNIVERSITARIO
ANAacuteLISIS DE DATOS
REVISIOacuteN POR LA DIRECCIOacuteN
OPO
RTU
NID
ADES
CAM
BIO
Y
DE M
EJO
RA
ACCIONES CORRECTIVASCONTEXTO INTERNO
CONTEXTO EXTERNO
ACCIONES RIESGOS Y OPORTUNIDADES
GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADESS
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iquestDoacutende se puede consultar los informes finales de seguimiento y revisioacuten
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IV Aplicacioacuten en la documentacioacuten de procesos de las Unidades
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MAPA DE PROCESOS CLAVES INTERRELACIONADOS
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PROCESO PARA REALIZAR LOS CAMBIOS
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CUADRO RESUMEN DE LAS ACTIVIDADES A REALIZAR POR LAS UNIDADESAacuteREAS
ACTIVIDADES DE APLICACIOacuteN EN LOS PROCESOS PARA LA ADAPTACIOacuteN A LA NORMA ISO 9001 2015
1 Elaborar un cuadro de anaacutelisis de contexto interno y externo por procesos yo agrupacioacuten para su inclusioacuten como anexo en la documentacioacuten del
proceso
CONTEXTO
PARTES INTERESADAS 2 Revisar y completar Anexo VI (Atributos de Calidad) de la Documentacioacuten
de Procesos
CONTEXTO 3 Elaborar un cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades por procesos yo agrupacioacuten para su inclusioacuten como anexo en la documentacioacuten del proceso
COMUNICACIOacuteN 4 Reforzar la comunicacioacuten externa a usuarios apoyaacutendose en los mecanismos actuales e incluidos en los procesos haciendo las referencias oportunas en ellas fichas del Plan de Comunicacioacuten del SIGC-SUA
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CONTEXTO Factores internos y externos que influyen en el desarrollo y resultados de los procesos
FACTORES EXTERNOS Los que no dependen o no son controlados por la UnidadAacuterea Pueden
estar referidos a recursos u otras variables generales de la Universidad u otros factores externos del sistema universitario o entorno
FACTORES INTERNOS Los que dependen o son controlados por la UnidadAacuterea Fundamentalmente
sistemas de trabajo conocimientos capacidades valores y actitudes herramientas disponibles
QUEacute EXIGE ISO Identificacioacuten de factores de contexto y seguimiento y revisioacuten de esta Informacioacuten
IDENTIFICACIOacuteN DE FACTORES Cuadro de informacioacuten sobre cuestiones externas e internas
apropiadas a la misioacuten del proceso y en general al sistema de calidad y la estrategia o directrices de la
universidad que afectan al resultado esperado
SEGUIMIENTO Y REVISIOacuteN Sistematizacioacuten y periodizacioacuten de la revisioacuten de la informacioacuten del
contexto iquestCuaacutendo coacutemo y quieacuten revisa
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COacuteMO LO HACEMOSMediante el anaacutelisis DAFO que permite alinearlo con el anaacutelisis general del SIGC-SUA
FACTORES INTERNOS
DEBILIDADES FORTALEZAS1-2-3-
1-2-3-
FACTORES EXTERNOS
AMENAZAS OPORTUNIDADES1-2-3-
1-2-3-
ANAacuteLISIS EXTERNO AMENAZAS (factores externos que inciden negativamente)
OPORTUNIDADES (factores externos que pueden incidir positivamente)
ANAacuteLISIS INTERNO DEBILIDADES (factores internos que pueden incidir negativamente) FORTALEZAS (factores internos que inciden
positivamente)
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PARA QUEacute LO HACEMOSPara disponer de informacioacuten necesaria en el proceso de planificacioacuten de la gestioacuten de los procesos y del sistema de calidad
Lo aplicamos en el proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
Lo aplicaremos tambieacuten como entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades
Las conclusiones del anaacutelisis y su aplicacioacuten se tendraacuten en cuenta si procede cuando se realice el Informe final de proceso
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DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VII ANAacuteLISIS DE
CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO DEL PROCESO
FACTORES INTERNOS
DEBILIDADES FORTALEZAS
1- No exclusividad y dedicacioacuten compartida por parte del personal teacutecnico responsable del proceso con otras tareas dentro del Servicio de Prevencioacuten lo que impide una mayor dedicacioacuten y atencioacuten del proceso
2 Desconocimiento del procedimiento por parte de los nuevos investigadoresproductores
1 Nueva herramienta informaacutetica en el Campus Virtual para la Gestioacuten de Residuos Peligrosos
2 Madurez del procedimiento del Gestioacuten de Residuos especialmente para el personal teacutecnico y productor de plantilla
3 Almaceacuten temporal de residuos peligrosos en ambos Campus
3 Disponibilidad y aacutegil procedimiento para la adquisicioacuten de contenedores para reponer por parte de los productores en el Almaceacuten del Campus Las Lagunillas
FACTORES EXTERNOS
AMENAZAS OPORTUNIDADES
1- Cambios normativos en materia medioambiental
2- Cambios en la documentacioacuten y procedimientos de las comunicaciones obligatorias a realizar ante las distintas entidades con competencias medioambientales
1- Alianza con Empresa concesionaria de la Gestioacuten medioambiental de gestioacuten de residuos peligrosos
2- Benchmarking con otras universidades espantildeolas
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PARTES INTERESADAS
Persona u organizacioacuten que puede afectar verse afectado o percibirse como persona afectada por una decisioacuten o actividad
En el SIGC-SUA lo identificamos a nivel de proceso como grupo de intereacutescliente usuario tal como estaacute identificado en el ANEXO VI ATRIBUTOS DE CALIDAD DEL
PROCESO de la documentacioacuten de los procesos claves
QUEacute EXIGE ISOIdentificacioacuten de las partes interesadas especificacioacuten de requisitos de calidad de eacutestas y seguimiento y revisioacuten de esta Informacioacuten
IDENTIFICACIOacuteN DE PARTES INTERESADAS Cuadro de informacioacuten sobre las partes interesadas que se ven afectadas o interesadas por el proceso
REQUISITOS DE CALIDAD Identificacioacuten de las necesidades y expectativas de las partes interesadas en el proceso y coacutemo se da respuesta mediante la especificacioacuten de requisitos de
calidad que se incluyen en el proceso
SEGUIMIENTO Y REVISIOacuteN Sistematizacioacuten y periodizacioacuten de la revisioacuten de la informacioacuten de las partes interesadas y sus requisitos de calidad iquestCuaacutendo coacutemo y quieacuten revisa
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COacuteMO LO HACEMOS
Mediante la revisioacuten y ampliacioacuten del cuadro el ANEXO VI ATRIBUTOS DE CALIDAD DEL PROCESO de la documentacioacuten de los procesos claves SIGC-SUA
Grupo de intereacutesClientes
-Usuario
Fuentes de Informacioacuten
Necesidades y Expectativas (atributos de calidad)
Requisito de Calidad
INFORMACIOacuteN DE PARTIDA Utilizamos la informacioacuten de las tablas elaboradas en otros ciclos de gestioacuten analizamos su validez actual y en su caso modificamos especificamos o ampliamos
EXPECTATIVAS Y REQUISITOS Partimos de las necesidades expectativas y atributos de calidad por grupos de intereacutes ya identificados que mantenemos realizamos cambios o ampliamos tras la
revisioacuten Antildeadimos especificaciones en teacuterminos de requisitos de calidad (compromisos de calidad objetivos reglamentaciones especificaciones en la prestacioacuten de servicios etc)
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PARA QUEacute LO HACEMOSPara disponer de informacioacuten necesaria en el proceso de planificacioacuten de la gestioacuten de los procesos y del sistema de calidad
Lo aplicamos en el proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
Lo aplicaremos tambieacuten como entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades
Las conclusiones del anaacutelisis y su aplicacioacuten se tendraacuten en cuenta si procede cuando se realice el Informe final de proceso
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DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VI ATRIBUTOS DE
CALIDAD NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LOS GRUPOS DE INTERES REQUISITOS DE CALIDAD
Grupo de intereacutesClientes-Usuario
Fuentes de Informacioacuten
Necesidades y Expectativas (atributos de calidad)
Requisito de Calidad
1 El personal docente e investigador de la Universidad y centros adscritos y el personal docente e investigador visitante de otras universidades 2 El alumnado de la Universidad y centros adscritos y el alumnado en movilidad de otras universidades 3 El personal de administracioacuten y servicios 4 Losas egresadosas de la Universidad de Jaeacuten 5 El Personal colaborador o tutor externo a la Universidad de Jaeacuten
bull Encuestas de satisfaccioacuten bull Quejas Sugerencias felicitaciones bull Indicadores de proceso bull Benchmarking bull Comisioacuten de Biblioteca bull Servicio de Pregunta al Bibliotecario
Necesidad disponer de una coleccioacuten de recursos informativos que cubran las necesidades de informacioacuten de los usuarios Atributos bull Amabilidad en el trato al cliente-usuario bull Adecuacioacuten del tiempo empleado para la resolucioacuten de la demanda de la prestacioacuten del servicio bull Comunicacioacuten a los clientes-usuarios cuando se prestaraacute el servicio bull Adecuacioacuten de los horarios de atencioacuten o prestacioacuten del servicio a las necesidades que platean los clientes-usuarios bull Adecuacioacuten del servicio prestado a las necesidades y expectativas especiacuteficas comunicadas por los clientesusuarios bull Comodidad de las instalaciones climatizacioacuten limpieza dimensioacuten y mantenimiento de los espacios
bull Alcanzar el 85 de monografiacuteas nacionales recibidas en un maacuteximo de 30 diacuteas (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 85 de monografiacuteas extranjeras recibidas en un maacuteximo de 60 diacuteas (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 100 de ejecucioacuten del gasto en material bibliograacutefico del presupuesto de Biblioteca (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 100 de bibliografiacutea recomendada disponible en Biblioteca (1 2) bull Alcanzar el 100 de peticiones de compra de material bibliograacutefico por parte de los estudiantes adquiridas (2) bull Alcanzar el 65 de monografiacuteas en papel recibidas por compra catalogadas en un maacuteximo de 6 diacuteas (1 2 3 4 5)
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RIESGO OPORTUNIDAD Efecto o influencias de la incertidumbre sobre la consecucioacuten de los resultados y la eficacia de un proceso
PARA QUEacute LO HACEMOSPara prevenir o reducir los efectos no deseados de los riesgos y aprovechar las oportunidades en el marco de la planificacioacuten de la gestioacuten de la calidad y los procesos
CUANDO LO HACEMOS En la planificacioacuten inicial de los procesos o en nuevas situaciones que requieran revisar los procesos
QUEacute EXIGE ISOPensamiento basado en riesgos como parte del enfoque a procesos queda incluido en los requisitos de la ISO para la gestioacuten de los procesos ldquoabordar los riesgos y oportunidadeshelliprdquo
REQUISITOS Planificar las acciones para abordar los riesgos y oportunidades
Integrar y aplicar las acciones en los procesos
Evaluar la eficacia de las acciones
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COacuteMO LO HACEMOS Mediante la elaboracioacuten de un cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades asociados a los procesos
RESULTADO PROCESO
RIESGOSOPORTUNIDADES ACCIONES
[Resultado Esperado] [1]
1-Riesgo [se describiraacute el riesgo]
Detectado [2]
Efecto potencial [3]
2-
3-
1-Accioacuten [se describiraacute la accioacuten] [4]
2-
3-
[Resultado Esperado]
1-Oportunidad [se describiraacute la oportunidad]
Detectado
Efecto potencial
2-
3-
1-Accioacuten [se describiraacute la accioacuten]
2-
3-
[1] Resultado Esperado Esta referido al resultados final del proceso (la salida del proceso en teacuterminos del
valor o servicio prestado) Ejemplos compromiso de calidad un requisito
de calidad el valor objetivo del indicador del proceso
[Detectado Fuente de la que se ha detectadoidentificadoasociado el riesgo o la oportunidad Puede provenir 1 Del anaacutelisis del contexto (DAFO) 2 Del anaacutelisis de
las partes interesadas 3 Del anaacutelisis del proceso (desarrollo e interaccioacuten de actividades recursos y resultados)
Efecto potencial La consecuencia que el riesgo o la oportunidad van a tener sobre el resultado esperado
Accioacuten Las opciones que identificamos y adoptamos para el tratamiento del riesgo o
para aprovechas los efectos de las oportunidades sobre los resultados
esperados
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Identificacioacuten del riesgo
COM
UN
ICAC
IOacuteN
Y
CON
SULT
A
SEGU
IMIE
NTO
Y R
EVIS
IOacuteN
Apreciacioacuten del riesgo
Establecimiento del Contexto
PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RIESGO
Anaacutelisis del riesgo
Evaluacioacuten del riesgo
Tratamiento del Riesgo
IDENTIFICACIOacuteN DEL RIESGO Relacioacuten de sucesos que podriacutean afectar negativamente o positivamente los objetivos y resultados del
proceso
criterios de riesgos teacuterminos que permiten evaluar la
importancia de un riesgo
ANAacuteLISIS DEL RIESGO
Valoracioacuten de los efectos y
consecuencias del riesgo en los
resultados del proceso asiacute como de la probabilidad
de que se produzcan dichas consecuencias
EVALUACIOacuteN DEL RIESGO
Implica comparar el nivel del riesgo con los criterios
que sobre los riesgos se hayan
adoptado permitiendo asiacute
considerar y priorizar el
tratamiento que se ha de dar a los
riesgos identificados
TRATAMIENTO DEL RIESGO Es la seleccioacuten y la implementacioacuten de una o varias opciones (acciones) para modificar los riesgos
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Las acciones que se identifiquen en la gestioacuten de los riesgos y oportunidades deben ser implantadas bien mediante modificaciones en el disentildeogestioacuten del proceso bien mediante la implantacioacuten de otras acciones de mejora
Unidad Antildeo
Procesos
Descripcioacuten de la mejora
Causa para su implantacioacuten
Objetivos de la mejora
Recursos previstos
Responsables de implantacioacuten
Previsioacuten de Resultados
Grado de prioridad AltaMediaBaja (seguacuten proceda)
Indicaremos Accioacuten de gestioacuten de riesgosoportunidades
Indicaremos ademaacutes mecanismos para la evaluacioacuten
En la previsioacuten de resultados haremos referencia al grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso
Desarrollo temporal Inicio
Finalizacioacuten
Descripcioacuten de resultados obtenidos
Grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso en relacioacuten a la previsioacuten de resultados y a los indicadores que en
su caso se hubieran establecido para el seguimiento
PROPUESTAS DE ACCIONES DE MEJORA
ANAacuteLISIS DE LAS MEJORAS
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VIII ANAacuteLISIS DE
GESTIOacuteN DE RIESGO Y OPORTUNIDADESRESULTADO
PROCESO RIESGOSOPORTUNIDADES ACCIONES
Rapidez en la ejecucioacuten del mantenimiento El 85 de las incidencias se reparan en 5 diacuteas
1-Riesgo Falta de disponibilidad de recursos humanos (internos y externos) para atender las incidencias
Detectado DAFO Debilidad D2
Efecto potencial La falta de personal teacutecnico para atender las averiacuteas puede afectar al desempentildeo de las actividades universitarias y en elementos criacuteticos incrementar los dantildeos en los activos
1 Accioacuten Establecer criterios de criticidad de la incidencia
2 Accioacuten Adaptar aplicativo software para incluir criticidad
3 Accioacuten Modificacioacuten del proceso para incluir criticidad
4 Accioacuten Anaacutelisis de incidencias resueltas una vez implantadas las acciones anteriores seguacuten criticidad
Modificar las consecuencias
Rapidez en la ejecucioacuten del mantenimiento El 85 de las incidencias se reparan en 5 diacuteas
2-Riesgo Falta de disponibilidad de recursos materiales para atender las incidencias
Detectado DAFO Debilidad D2
Efecto potencial La falta de repuestos y fungibles para atender las averiacuteas puede imposibilitar la reparacioacuten con la celeridad requerida afectando al desempentildeo de las actividades universitarias
1 Accioacuten Disponer de un sistema de gestioacuten de stock de repuestos
Modificar las consecuencias
Criterios de sostenibilidad en la gestioacuten del mantenimiento
3- Riesgo Incumplimiento del Plan Estrateacutegico respecto a los criterios de sostenibilidad seguridad y PRL en el mantenimiento de las infraestructuras de los Campus
Detectado DAFO Debilidad D1
Efecto potencial No conformidad al SIGC-SUA asociado a requisitos de calidad
1 Accioacuten Establecimiento de criterios de sostenibilidad seguridad y PRL en la gestioacuten del mantenimiento
Eliminar la fuente del riesgo
Optimizar la disponibilidad de las instalaciones y equipos
4- Riesgo Interrupcioacuten del suministro eleacutectrico
Detectado Anaacutelisis de causa-efecto
Efecto potencial Dantildeos en elementos criacuteticos de las instalaciones de la UJA
1 Accioacuten Programa para garantizar el suministro eleacutectrico complementario en los edificios de la UJA
Modificar las consecuencias
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
GRACIAS POR SU ATENCIOacuteN
Desarrollo temporal | Inicio | Finalizacioacuten | |||||||
Descripcioacuten de resultados obtenidos |
Unidad | Antildeo | ||||||
Procesos | |||||||
Descripcioacuten de la mejora | |||||||
Causa para su implantacioacuten | |||||||
Objetivos de la mejora | |||||||
Recursos previstos | |||||||
Responsables de implantacioacuten | |||||||
Previsioacuten de Resultados | |||||||
Grado de prioridad | AltaMediaBaja (seguacuten proceda) |
RESULTADO PROCESO | RIESGOSOPORTUNIDADES | ACCIONES | |||
[Resultado Esperado] [1] | 1- Riesgo [se describiraacute el riesgo] Detectado [2] Efecto potencial [3] 2- 3- | 1- Accioacuten [se describiraacute la accioacuten] [4] 2- 3- | |||
[Resultado Esperado] | 1- Oportunidad [se describiraacute la oportunidad] Detectado Efecto potencial 2- 3- | 1- Accioacuten [se describiraacute la accioacuten] 2- 3- |
Proceso | Instruccioacuten Se indicaraacute con la codificacioacuten y el nombre del aacutembito del proceso sobre el que se realiza el cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades Puede ser para todo el proceso clave o para procesos desagregados Puede elaborarse en comuacuten para todo el proceso clave e indicar lo especiacutefico para los procesos desagregados Las distintas unidades del proceso pueden decidir elaborarlo de forma conjunta si entiende que hay similitud | ||
Servicio prestado | Instruccioacuten Se indicaraacute de acuerdo con la tabla de relacioacuten de procesosservicios del alcance del SIGC-SUA que estaacute publicado en el Manual de Calidad | ||
Unidades | Instruccioacuten Se indicaraacute la Unidades que lo elaboran | ||
Fecha | Instruccioacuten Se indicaraacute la fecha formal de su enviacuteo para publicacioacuten | ||
Responsables | Instruccioacuten Se especificaraacute la responsabilidad de la elaboracioacuten Puede ser el nombre y puesto de las personas que intervienen o la denominacioacuten del grupo de trabajo o equipo de calidad que lo ha elaborado Si el equipo es inter-procesosunidades se indicaraacute | ||
Seguimiento y revisioacuten | Instruccioacuten Se indicaraacute cuaacutendo se utiliza y se revisa y para que se utiliza podriacutea ser a modo de ejemplo en la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos |
Grupo de intereacutesClientes-Usuario | Fuentes de Informacioacuten | Necesidades y Expectativas (atributos de calidad) | Requisito de Calidad | ||||
Proceso | Instruccioacuten Se indicaraacute con la codificacioacuten y el nombre del aacutembito del proceso sobre el que se realiza el cuadro de partes interesadas Puede ser para todo el proceso clave o para procesos desagregados Puede elaborarse en comuacuten para todo el proceso clave e indicar lo especiacutefico para los procesos desagregados Las distintas unidades del proceso pueden decidir elaborarlo de forma conjunta si entiende que hay similitud | ||
Servicio prestado | Instruccioacuten Se indicaraacute de acuerdo con la tabla de relacioacuten de procesosservicios del alcance del SIGC-SUA que estaacute publicado en el Manual de Calidad | ||
Unidades | Instruccioacuten Se indicaraacute la Unidades que lo elaboran | ||
Fecha | Instruccioacuten Se indicaraacute la fecha formal de su enviacuteo para publicacioacuten | ||
Responsables | Instruccioacuten Se especificaraacute la responsabilidad de la elaboracioacuten Puede ser el nombre y puesto de las personas que intervienen o la denominacioacuten del grupo de trabajo o equipo de calidad que lo ha elaborado Si el equipo es inter-procesosunidades se indicaraacute | ||
Seguimiento y revisioacuten | Instruccioacuten Se indicaraacute cuaacutendo se utiliza y se revisa y para queacute se utiliza podriacutea ser a modo de ejemplo en la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos |
FACTORES INTERNOS | DEBILIDADES | FORTALEZAS | |||
1- 2- 3- | 1- 2- 3- | ||||
FACTORES EXTERNOS | AMENAZAS | OPORTUNIDADES | |||
1- 2- 3- | 1- 2- 3- |
Proceso | Instruccioacuten Se indicaraacute con la codificacioacuten y el nombre del aacutembito del proceso sobre el que se realiza el cuadro de contexto Puede ser para todo el proceso clave o para procesos desagregados Puede elaborarse en comuacuten para todo el proceso clave e indicar lo especiacutefico para los procesos desagregados Las distintas unidades del proceso pueden decidir elaborarlo de forma conjunta si entiende que hay similitud | ||
Servicio prestado | Instruccioacuten Se indicaraacute de acuerdo con la tabla de relacioacuten de procesosservicios del alcance del SIGC-SUA que estaacute publicado en el Manual de Calidad | ||
Unidades | Instruccioacuten Se indicaraacute la Unidades que lo elaboran | ||
Fecha | Instruccioacuten Se indicaraacute la fecha formal de su enviacuteo para publicacioacuten | ||
Responsables | Instruccioacuten Se especificaraacute la responsabilidad de la elaboracioacuten Puede ser el nombre y puesto de las personas que intervienen o la denominacioacuten del grupo de trabajo o equipo de calidad que lo ha elaborado Si el equipo es inter-procesosunidades se indicaraacute | ||
Seguimiento y revisioacuten | Instruccioacuten Se indicaraacute cuaacutendo se utiliza y se revisa y para queacute se utiliza podriacutea ser a modo de ejemplo en la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos |
RESULTADO PROCESO | RIESGOSOPORTUNIDADES | ACCIONES | |||
[Resultado Esperado] [1] | 1- Riesgo Detectado Efecto potencial | 1- Accioacuten | |||
[Resultado Esperado] | 1- Oportunidad Detectado Efecto potencial | 1- Accioacuten |
ACCIONES POSIBLES | |||
Evitar el riesgo | Eliminar la actividad que se ve afectada o causa el riesgo | ||
Aceptar el riesgo | Cuando es posible que genere una oportunidad | ||
Eliminar la fuente del riesgo | Actuar para eliminar la causa que da lugar al riesgo (efecto no deseado) | ||
Modificar la probabilidad | Atenuar la posibilidad o concurrencia del riesgo | ||
Modificar las consecuencias | Atenuar el impacto o efectos del riesgo | ||
Compartir el riesgo | Compartir o transferir el riesgo con otras partes | ||
Mantener el riesgo | Cuando es asumible o su tratamiento es desproporcionado siempre que sea posible asumirlo y controlarlo |
RIESGO | VALORACIOacuteN EFECTOIMPACTO [EI] | VALORACIOacuteN PROBABILIDAD [P] | Nivel Riego | ||||
-Riesgo Detectado Efecto potencial | ESCALA 1-5 1-Insignificante 2- Miacutenimo 3-Moderado 4-Considerable 5-Grave | ESCALA 1-5 1-Excepcional 2- Poco probable 3-Problable 4-Muy probable 5-Seguro | Caacutelculo [EI][P] ESCALA A-B-C-D D Aceptar riesgo [lt 5] C Aceptar riesgo con controles [6-1] B Riesgo no deseable [9-14] A Riesgo inaceptable [=gt15] |
Actividad | Responsable | ||
Elaboracioacuten del cuadro de anaacutelisis de contexto interno y externo por procesos del cuadro necesidades y expectativas de las partes interesadas y requisitos de calidad del cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades Nivel procesos claves | Equipo de Procesos Responsables de Unidades | ||
Elaboracioacuten seguacuten proceda del cuadro de anaacutelisis de contexto interno y externo por procesos del cuadro necesidades y expectativas de las partes interesadas y requisitos de calidad del cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades Nivel procesos Estrateacutegicos | Responsable de Calidad Coordinacioacuten Teacutecnica del SIGC-SUA | ||
Aprobacioacuten de la documentacioacuten a incluir en la documentacioacuten del proceso | Responsable de Calidad Gerente seguacuten proceda | ||
Inclusioacuten como anexo en la documentacioacuten del proceso | Coordinacioacuten Teacutecnica del SIGC-SUA | ||
Realizacioacuten de seguimiento y revisioacuten Nivel de proceso claves | Equipo de Procesos Responsables de Unidades | ||
Realizacioacuten de seguimiento y revisioacuten Nivel procesos Estrateacutegicos | Responsable de Calidad Coordinacioacuten Teacutecnica del SIGC-SUA | ||
Realizacioacuten de seguimiento y revisioacuten Nivel SIGC-SUA | Consejo de Direccioacuten comiteacute de Calidad |
VERSIOacuteN | FECHA DE VIGENCIA | APARTADO MODIFICADO | MODIFICACIOacuteN REALIZADA | ||||
1 | 14-05-2018 | Creacioacuten del Documento | |||||
Edicioacuten | Nordm | 01 | Fecha de entrada en vigor | 14-05-2018 |
Elaborado por | Revisado por | Aprobado por | |||||||||
Gerencia con Coordinacioacuten Teacutecnica del Servicio de Planificacioacuten y Evaluacioacuten | Vicerrectorado Responsable de la Calidad | Consejo de Direccioacuten | |||||||||
Nombre | Nombre | Nombre | |||||||||
Nicolaacutes Ruiz Reyes | Julio Terrados Cepeda | Juan Goacutemez Ortega | |||||||||
Cargo | Cargo | Cargo | |||||||||
Gerente | Vicerrector | Rector | |||||||||
Fecha | Fecha | Fecha | |||||||||
11052018 | 11052018 | 11052018 | |||||||||
Firma | Firma | Firma | |||||||||
SIGC-SUA | UNIVERSIDAD DE JAEacuteN | PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS | |||||
PD06 GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES |
SIGC-SUA | UNIVERSIDAD DE JAEacuteN | PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS | |||||
PD06 GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES |
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS Y UNIDADES DE LA UJA (SIGC-SUA)
El SIGC-SUA despliega la decisioacuten estrateacutegica de la Universidad de Jaeacuten de adoptar sistemas de gestioacuten de la calidad en los Servicios y Unidades Administrativas
UNE-EN-ISO-90012015 ldquoSistemas de Gestioacuten de la Calidad Requisitosrdquo
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
UNIVERSIDAD DE JAEacuteN
SISTEMA DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD DE LOS
SERVICIOS Y UNIDADES
ADMINISTRATIVAS
PRESERVACIOacuteN Y TRANSMISIOacuteN CRIacuteTICA DE CONOCIMIENTOS
PROCESOS DE APOYO
PR
OC
ES
OS
CLA
VE
S DOCENCIA
PROCESOS ESTRATEacuteGICOS
FUNCIONES SOCIALES DE LA EDUCACIOacuteN SUPERIOR
FUNCIONES COLECTIVAS DE LA
EDUCACIOacuteN SUPERIOR
INVESTIGACIOacuteNAUMENTO Y PRODUCCIOacuteN DE NUEVOS CONOCIMIENTOS
VALIDACIOacuteN Y DIFUSIOacuteN DE LOS NUEVOS CONOCIMIENTOS
TRANSFERENCIA
EXTENSIOacuteN
GESTIOacuteN DE LA RESPONSABILIDAD SOCIAL
RE
SU
LTAD
OS
UNIVERSIDAD Y ENTORNO SOCIAL
GRUPOS DE INTEREacuteS
REQUISITOS
GRUPOS DE INTEREacuteS
SATISFACCIOacuteNISO 90012015
INTEGRACIOacuteN DEL SIGC-SUA
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
II Cambios en la Norma ISO 90012015
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Aspectos esenciales de un Sistema de Gestioacuten de la Calidad (ISO)
ENFOQUE A PROCESOS
ENFOQUE MEJORA CONTINUA
BENEFICIOS
PROPORCIONAR PRODUCTOS Y SERVICIOS QUE SATISFAGAN LOS REQUISITOS DE LOS CLIENTES Y LOS LEGALES APLICABLES
FACILITAR OPORTUNIDADES DE AUMENTAR LA SATISFACCIOacuteN DE LOS CLIENTES
CAPACIDAD DE DEMOSTRAR LA CONFORMIDAD CON LOS REQUISITOS DEL SISTEMA DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD ESPECIFICADOS
ASEGURAR EL EacuteXITO DE LA ORGANIZACIOacuteN MEDIANTE UN ENFOQUE CONTINUO HACIA LA MEJORA (MANTENER O INCREMENTAR LOS NIVELES DE DESEMPENtildeO)
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Enfoque a ProcesosEl enfoque a procesos implica la definicioacuten y gestioacuten sistemaacutetica de los procesos y sus interacciones con el fin de alcanzar los resultados previstos aplicando el ciclo PHVA (mejora continua)
FUENTE DE ENTRADA ENTRADAS ACTIVIDADES
RECEPTORES DE LAS
SALIDASSALIDAS
PROCESOS PROCEDENTES
Por ejemplo proveedores
internos y externos
clientes otras partes
interesadas
RECURSOS REQUISISTOS Por ejemplo
Recursos materiales
especificaciones legales
informacioacuten
PRODUCTOS O SERVICIOS
Informacioacuten
PROCESOS POSTERIORESPor ejemplo en clientes internos
o externos en otras partes interesadas
Posibles controles y puntos de control para hacer el
seguimiento del desempentildeo y medirlo
Punto de inicio Punto Final
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Ciclo de Mejora Continua aplicada a los procesos
PHVAAdoptar acciones para corregir
las posibles desviaciones o bien para mejorar los resultados
previstos inicialmente
ACTUAR
PLANIFICAR
VERIFICAR
Definir cuaacutel debe ser el resultado obtenido por el proceso y establecer las actividades recursos y
responsabilidades necesarias para lograrlo
Llevar a cabo las actividades planificadas en los teacuterminos
previstos
HACER
Tras la ejecucioacuten del proceso realizar el seguimiento y medicioacuten sobre los resultados
alcanzados y valorar su adecuacioacuten a los objetivos planificados
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Ciclo de Mejora Continua aplicada a la visioacuten global del sistema de gestioacuten de la calidad
Liderazgo
Apoyo y operaciones
Evaluacioacuten del
desempentildeo
Mejora
Planificacioacuten
ACTUAR
PLANIFICAR
VERIFICAR
HACER
Organizacioacuten y su contexto
Requisitos del cliente
Necesidades y expectativas de
las partes interesadas
Satisfaccioacuten del Cliente
Resultados del SGC
Productos y Servicios
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Principales ejes tras la modificacioacuten de la Norma ISO
Contexto de la organizacioacuten Partes Interesadas
Liderazgo
Enfoque a Procesos
Pensamiento basado en riesgos
Aplicabilidad a los servicios
Gestioacuten del Cambio
El conocimiento de la organizacioacuten
La comunicacioacuten
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Contexto de la organizacioacuten
Factores y condiciones internas y externas que pueden tener un efecto sobre la organizacioacuten respecto de sus productos y servicios
Factores positivos y negativos
CONTEXTO INTERNOCONTEXTO EXTERNO
ENTORNO LEGAL
ENTORNO TECNOLOacuteGICO
ENTORNO COMPETITIVO
ENTORNO CULTURAL
ENTORNO SOCIAL
ENTORNO ECONOacuteMICO
VALORES
CULTURA DE LA ORGANIZACIOacuteN
CONOCIMIENTO DE LA ORGANIZACIOacuteN
DESEMPENtildeO DE LA ORGANIZACIOacuteN
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Partes InteresadasPersona u organizacioacuten que puede afectar verse afectado o percibirse como persona afectada por una
decisioacuten o actividad
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Pensamiento basado en riesgos Gestionar los riesgos y oportunidades
RIESGO Efecto o influencias de la incertidumbre sobre la consecucioacuten de los resultados y la eficacia de un proceso
OPORTUNIDAD
El riesgo dificulta la oportunidad favorece la consecucioacuten de un determinado resultado
Identificacioacuten del riesgo
COM
UN
ICAC
IOacuteN
Y
CON
SULT
A
SEGU
IMIE
NTO
Y R
EVIS
IOacuteN
Apreciacioacuten del riesgo
Establecimiento del Contexto
PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RIESGO
Anaacutelisis del riesgo
Evaluacioacuten del riesgo
Tratamiento del Riesgo
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Incorporar el anaacutelisis de Contexto y la Gestioacuten de los riesgos y oportunidades en la evaluacioacuten y mejora del
desempentildeo
PROCESOCONTEXTO
PARTES INTERESADAS
Planificacioacuten del sistema de gestioacuten
Acciones
Riesgos y oportunidades
Acciones
Resultados
Mejora continua
Riesgos y oportunidades
Direccioacuten estrateacutegica
Riesgos y oportunidades
Acciones
PLANIFICACIOacuteN Y GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Comunicacioacuten
Determinar las comunicaciones internas y externas pertinentes al sistema de gestioacuten de la calidad
REQUISITOS
Queacute comunicar El contenido de la comunicacioacuten
Cuaacutendo comunicar El momento en el que comunicar
A quieacuten comunicar El destinatario de la comunicacioacuten
Coacutemo comunicar El meacutetodo o medio para la comunicacioacuten
Quieacuten comunica El responsable de la comunicacioacuten
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
III Aplicacioacuten en el Manual de Calidad del SIGC-SUA
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOCUMENTACIOacuteN DEL SIGC-SUA
Enlace a la web del SIGC-SUA
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
El manual de calidad es el documento que explica la estructura y el funcionamiento del Sistema Integrado de Gestioacuten de la Calidad de los
Servicios y Unidades Administrativas de la Universidad de Jaeacuten (SIGC-SUA)
Estructura del SIGC-SUA
Objeto y campo de aplicacioacuten del sistema de gestioacuten de la calidad
Contexto de la organizacioacuten universitaria
Necesidades y expectativas de las partes interesadas
Liderazgo Responsabilidades y participacioacuten
Sistema de procesos gestioacuten y prestacioacuten de servicios
Seguimiento medicioacuten anaacutelisis evaluacioacuten y mejora
Gestioacuten de riesgos y oportunidades
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Revisioacuten del Manual de Calidad
Realizacioacuten de las adaptaciones necesarias para el disentildeo implantacioacuten y documentacioacuten de los nuevos requisitos establecidos
en la norma UNE-EN ISO 90012015 permitiendo la certificacioacuten externa del SIGC-SUA en el ciclo 2017 tal como se establece en el Plan
Estrateacutegico de la Universidad de Jaeacuten y en la Poliacutetica de Calidad
La estrategia baacutesica para la certificacioacuten externa es demostrar que se han considerado los aspectos esenciales de los cambios en la Norma ISO que se ha procedido a su incorporacioacuten al SIGC-SUA y que en sucesivos ciclos perfeccionaremos la implantacioacuten
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
El Manual de Calidad se mantiene como guiacutea del SIGC-SUA Asiacute como la declaracioacuten de la poliacutetica de calidad y el establecimiento anual de los objetivos de calidad del SIGC-SUA
Procedimientos documentados procesos de apoyo especialmente el proceso Gestioacuten de Riesgos y oportunidades
SIGC-SUA
UNIVERSIDAD DE
JAEacuteN
PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS
PD06 GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Procedimiento documentado PD 06 Mayo de 2018 Versioacuten 01 Paacutegina 1
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA
UNIVERSIDAD DE JAEacuteN
PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO
GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
COacuteDIGO PD 06
FECHA 11-05-2018
REVISIOacuteN 01
UNIVERSIDAD DE JAEacuteN
Contexto interno-Externo de la Universidad
Sistema de gestioacuten de la calidad realizado por la Direccioacuten y el Comiteacute de Calidad en el anaacutelisis estrateacutegico
Sistema de procesos del SIGC-SUA realizado por los responsables de los procesos mediante la realizacioacuten de
anaacutelisis DAFO
Dos niveles
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS
PD06 GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Control de documentacioacuten
ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIOacuteN DEL PROCEDIMIENTO
PORTADA
CONTROL DE DOCUMENTACIOacuteN
HISTORIAL DE MODIFICACIONES
1- OBJETO Y CAMPO DE APLICACIOacuteN
2- REFERENCIAS
3- ANTECEDENTES Y DEFINICIONES
4- DESARROLLO
41 ALCANCE Y FINALIDAD
42 METODOLOGIacuteA
43 RESPONSABILIDADES
44 DETERMINACIOacuteN DEL CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO
45 DENTIFICACIOacuteN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES INTERESADAS Y SU ESPECIFICACIOacuteN EN REQUISITOS DE CALIDAD
46 GESTIOacuteN DE LOS RIESGOS Y OPORTUNIDADES
461 DETERMINAR CRITERIOS DE RIESGOS
462 IDENTIFICACIOacuteN DEL RIESGO
463 ANAacuteLISIS DEL RIESGO
464 TRATAMIENTO DEL RIESGO
465 RESULTADOS DE LA GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
466 EVALUACIOacuteN DE LAS ACCIONES
5- ANEXOS
FORMATOS
HISTORIAL DE MODIFICACIONES DE LA DOCUMENTACIOacuteN DEL PROCEDIMIENTO
1- OBJETO Y CAMPO DE APLICACIOacuteN
El procedimiento documentado PD06 tiene por objeto establecer el proceso a seguir en el SISTEMA INTEGRADO DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA UNIVERSIDAD DE JAEacuteN (SIGC-SUA) para la gestioacuten de riesgos y oportunidades como elemento integrado en el sistema de gestioacuten y de procesos y en las actividades de planificacioacuten
Este procedimiento de apoyo del SIGC-SUA se incluye en el marco de la adaptacioacuten a la Norma ISO 9001 2015 para incorporar en el enfoque a procesos el pensamiento basado en riesgos reforzando la naturaleza preventiva y la eficacia del sistema de calidad
2- REFERENCIAS
Para la elaboracioacuten de este procedimiento documentado se ha utilizado como referencia
middot La Norma UNE-EN-ISO-90012015 ldquoSistemas de Gestioacuten de la Calidad Requisitosrdquo Especialmente el Punto 81
middot La Norma ISO 310002009 Gestioacuten del riesgo Principios y directrices
middot El Manual de la Calidad del Sistema Integrado de Gestioacuten de la Calidad de los Servicios y Unidades Administrativas de la Universidad de Jaeacuten (SIGC-SUA)
middot El Manual de Procesos
middot El Manual de Procedimientos Documentados
middot Programa y orientaciones para la adaptacioacuten del SIGC-SUA a los Requisitos De La Norma UNE-EN ISO 90012015 Sistemas de Gestioacuten de la Calidad
Para los fines de este procedimiento documentado se aplican en lo que proceda los fundamentos los teacuterminos y las definiciones incluidos en la Norma ISO-90002015 ldquoSistemas de Gestioacuten de la Calidad Fundamentos y vocabulariordquo
3- ANTECEDENTES Y DEFINICIONES
La gestioacuten de riesgos y oportunidades se incorpora como un elemento necesario de entrada (planificacioacuten) y seguimiento (resultados) de los procesos del SIGC-SUA
El teacutermino riesgo hace referencia a los efectos que pueden ocasionar sobre los objetivos las incertidumbres siendo estas situaciones en las que falta de informacioacuten conocimiento y comprensioacuten de un suceso su probabilidad de que ocurra y las consecuencias
La gestioacuten del riesgo se refiere a las actividades coordinadas para dirigir y controlar una organizacioacuten en lo relativo al riesgo El proceso de gestioacuten del riesgo se refiere a la aplicacioacuten sistemaacutetica de poliacuteticas procedimientos y praacutecticas de gestioacuten a las actividades de comunicacioacuten consulta establecimiento del contexto e identificacioacuten anaacutelisis evaluacioacuten tratamiento seguimiento y revisioacuten del riesgo
4- DESARROLLO
41 ALCANCE Y FINALIDAD
El procedimiento documentado sobre la gestioacuten de riesgos se aplica transversalmente en todos los procesos del SIGC-SUA y forma parte de la poliacutetica de la planificacioacuten y la revisioacuten de la estrategia de los procesos y en la revisioacuten mejora y cambios del SIGC-SUA
Este procedimiento documentado establece
1 La metodologiacutea que se aplica para la gestioacuten de los riesgos y oportunidades
2 El proceso para realizar la gestioacuten de riesgos y oportunidades
3 El sistema de responsabilidades en la gestioacuten de riesgos y oportunidades
4 La documentacioacuten y formatos de los resultados de las actividades de la gestioacuten de riesgos y oportunidades asiacute como su inclusioacuten en la documentacioacuten del SIGC-SUA
Las finalidades de la gestioacuten de los riesgos y oportunidades al incluirlos en la planificacioacuten y procesos del SIGC-SUA son
1 Asegurar la consecucioacuten de resultados previstos del sistema de calidad
2 Aumentar los efectos deseados
3 Prevenir o reducir los efectos no deseados
4 Lograr la mejora
42 METODOLOGIacuteA
En el marco de la planificacioacuten y mejora del SIGC-SUA se realizaraacuten las siguientes actividades secuenciadas e interrelacionadas
1 Determinacioacuten del contexto interno y externo
2 Identificacioacuten de las necesidades y expectativas de las partes interesadas y su especificacioacuten en requisitos de calidad
3 Aplicar la gestioacuten de los riesgos y oportunidades
En el siguiente graacutefico se representa esta relacioacuten
43 RESPONSABILIDADES
Se aplica de acuerdo con el Manual de Calidad el siguiente sistema baacutesico de responsabilidades y participacioacuten
44 DETERMINACIOacuteN DEL CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO
Identificacioacuten de las cuestiones internas y externas que son pertinentes para el propoacutesito y la planificacioacuten del SIGC-SUA
Actividades Nivel procesos
1 Determinacioacuten factores internos y externos que influyen en el desarrollo y resultados de los procesos
2 Aplicar metodologiacutea DAFO estructurando la informacioacuten en
middot ANAacuteLISIS INTERNO DEBILIDADES (factores internos que pueden incidir negativamente) FORTALEZAS (factores internos que inciden positivamente)
middot ANAacuteLISIS EXTERNO AMENAZAS (factores externos que inciden negativamente) OPORTUNIDADES (factores externos que pueden incidir positivamente)
3 Trasladar al cuadro de informacioacuten sobre cuestiones externas e internas
4 Remisioacuten a Coordinacioacuten Teacutecnica a efectos de su inclusioacuten en la Documentacioacuten de Procesos tras su aprobacioacuten Anexo del Manual de Proceso
5 Aplicacioacuten
middot Proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
middot Entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades que se indica posteriormente
middot informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso
6 Revisioacuten En la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos
45 IDENTIFICACIOacuteN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES INTERESADAS Y SU ESPECIFICACIOacuteN EN REQUISITOS DE CALIDAD
Utilizar la informacioacuten actual del cuadro de grupos de intereacutesatributos de calidad de los manuales de proceso para identificar los requisitos de calidad que se incorporan a los procesos
1 IDENTIFICACIOacuteN DE PARTES INTERESADAS Cuadro de informacioacuten sobre las partes interesadas que se ven afectadas o interesadas por el proceso
2 REQUISITOS DE CALIDAD Identificacioacuten de las necesidades y expectativas de las partes interesadas en el proceso y coacutemo se da respuesta mediante la especificacioacuten de requisitos de calidad que se incluyen en el proceso (compromisos de calidad objetivos reglamentaciones especificaciones en la prestacioacuten de servicios etc)
3 Aplicacioacuten
middot Proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
middot Entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades que se indica posteriormente
middot informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso
4 Revisioacuten En la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos
46 GESTIOacuteN DE LOS RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Sistematizacioacuten de la gestioacuten de los riesgos y oportunidades en la gestioacuten de los procesos
Orientaciones Metodoloacutegicas Norma de apoyo UNE-ISO 31000 Gestioacuten del Riesgo Principios y Directrices
Fases
1 Determinar criterios de riesgos
2 Identificacioacuten del riesgo
3 Anaacutelisis del riesgo
4 Tratamiento del riesgo
5 Resultados de la gestioacuten de riesgos y oportunidades
6 Evaluacioacuten de las acciones
461 CRITERIOS DE RIESGOS
Establecer los criterios de riesgos teacuterminos que permiten evaluar la importancia de un riesgo Estos teacuterminos pueden determinarse en funcioacuten de objetivos los recursos disponibles los requisitos legales o especificaciones de prestacioacuten de servicios etc
462 IDENTIFICACIOacuteN DEL RIESGO
Establecer la relacioacuten de sucesos que podriacutean afectar negativamente o positivamente los objetivos y resultados del proceso
Se parte de la identificacioacuten realizada en el cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades Las causas se corresponden normalmente con el apartado ldquodetectadardquo (DAFO Requisitos de calidad de partes interesadas resultados de proceso)
463 ANAacuteLISIS DEL RIESGO
Valoracioacuten de los efectos y consecuencias del riesgo en los resultados del proceso asiacute como de la probabilidad de que se produzcan dichas consecuencias
En el cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades se anotan las causas y fuentes asiacute como los efectos o impactos se antildeade una valoracioacuten de la probabilidad Si combinamos los efectos con la probabilidad se determina el nivel de riesgo
Cada Unidades puede establecer el meacutetodo que estime apropiado para establecer el nivel de riesgo y puede expresarlo en teacuterminos cualitativos Ejemplo de un meacutetodo cuantitativo basada en escalas
464 TRATAMIENTO DEL RIESGO
Comparar el nivel del riesgo con los criterios que sobre los riesgos se hayan adoptado permitiendo asiacute considerar y priorizar el tratamiento que se ha de dar a los riesgos identificados
La finalidad uacuteltima de la apreciacioacuten del riesgo es determinar que riesgos para los resultados de los procesos no se consideran suficientemente controlados y exige un tratamiento
Orientacioacuten
465 RESULTADOS DE LA GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
El cuadro de riesgos y oportunidades permite identificar las acciones en los procesos del SIGC-SUA Una vez realizado se remite a Coordinacioacuten Teacutecnica a efectos de su inclusioacuten en la Documentacioacuten de Procesos tras su aprobacioacuten Anexo del Manual de Proceso
La revisioacuten de cuadro de riesgos y oportunidades se realiza en la revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos
Tabla Gestioacuten de riesgos y oportunidades
Ver en detalle en Anexo Formatos
[4] Accioacuten Estaacute referida a las opciones que identificamos y adoptamos para el tratamiento del riesgo o para aprovechar los efectos de las oportunidades sobre los resultados esperados
466 EVALUACIOacuteN DE LAS ACCIONES
Las acciones que identificamos y adoptamos para el tratamiento del riesgo o para aprovechar los efectos de las oportunidades sobre los resultados esperados y oportunidades que se identifiquen deben ser implantadas bien mediante modificaciones en el disentildeogestioacuten del proceso bien mediante la implantacioacuten de otras acciones de mejora
El seguimiento de las acciones se incorporaraacute en el proceso de revisioacuten y mejora incluyeacutendose en los informes anuales de proceso Se utilizaraacuten para la planificacioacuten de nuevas acciones de mejora
La identificacioacuten y gestioacuten de las acciones que se derivan de la evaluacioacuten de riesgos y oportunidades constituyen un elemento clave para la implementacioacuten de las mejoras de procesos y de los objetivos y acuerdos de la Revisioacuten y mejora del SIGC-SUA que realiza por ciclos anuales el Comiteacute de Calidad y la Direccioacuten
5- ANEXOS FORMATOS
FORMATO ANAacuteLISIS DE CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO DEL PROCESO
[COacuteDIGO DEL PROCESO CLAVE] [NOMBRE DEL PROCESO CLAVE]
Tabla Anaacutelisis del contexto interno y externo del proceso
Tabla Anaacutelisis del contexto interno y externo del proceso
FORMATO CUADRO DE COMPRENSIOacuteN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE PARTES INTERESADAS DEL PROCESO
[COacuteDIGO DEL PROCESO CLAVE] [NOMBRE DEL PROCESO CLAVE]
Tabla Necesidades y Expectativas Partes Interesadas
Tabla Necesidades y Expectativas Partes Interesadas
FORMATO ANAacuteLISIS DE GESTIOacuteN DE RIESGO Y OPORTUNIDADES
[COacuteDIGO DEL PROCESO CLAVE] [NOMBRE DEL PROCESO CLAVE]
Tabla Gestioacuten de riesgos y oportunidades
Tabla Gestioacuten de riesgos y oportunidades
[1] Resultado Esperado Esta referido al resultados final del proceso (la salida del proceso en teacuterminos del valor o servicio prestado) Se puede utilizar Un resultado procedente de la estrategia un compromiso de calidad publicado un requisito de calidad identificado el valor de un objetivo del indicador del proceso
[2] Detectado Esta referido a la fuente de la que se ha detectadoidentificadoasociado el riesgo o la oportunidad Puede provenir 1 Del anaacutelisis del contexto (DAFO) 2 Del anaacutelisis de las partes interesadas 3 Del anaacutelisis del proceso (desarrollo e interaccioacuten de actividades recursos y resultados)
[3] Efecto potencial Estaacute referido a la consecuencia que el riesgo o la oportunidad va a tener sobre el resultado esperado
PROPUESTAS DE ACCIONES DE MEJORA
Evaluacioacuten de las acciones
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA UNIVERSIDAD DE JAEacuteN13
13
13
PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO13
13
GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES13
13
13
COacuteDIGO PD 0613
FECHA 11-05-201813
REVISIOacuteN 0113
13
13
13
13
13
13
13
13
UNIVERSIDAD DE JAEacuteN13
13
13
13
Indicaremos Accioacuten de gestioacuten de riesgosoportunidades13
13
Indicaremos ademaacutes mecanismos para la evaluacioacuten13
13
En la previsioacuten de resultados haremos referencia al grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso13
13
Grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso en relacioacuten a la previsioacuten de resultados y a los indicadores que en su caso se hubieran establecido para el seguimiento13
13
13
lt Procedimiento documentado PD 06 Mayo de 2018 Versioacuten 01gtPaacutegina 1
lt Procedimiento documentado PD 06 Mayo de 2018 Versioacuten 01gtPaacutegina 2
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
Necesidades y Expectativas de las partes interesadas
Identificacioacuten a nivel de procesos
Entradas en el anaacutelisis de riesgos y
oportunidades
Anaacutelisis de resultados en el proceso de revisioacuten y mejora
anual del SIGC-SUA
Gestioacuten de riesgos y oportunidades
Metodologiacutea en el manual de calidad procedimientos
estrateacutegicos y procedimiento de apoyo
Aplicacioacuten operativa en los procesos claves (operativos)
Los resultados se incluyen en la documentacioacuten de los
procesos procediendo a su seguimiento y revisioacuten anual
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
Comunicacioacuten
Reforzar la comunicacioacuten externa a usuarios apoyaacutendose en los mecanismos actuales e incluidos en los procesos haciendo las referencias oportunas en las fichas del Plan de Comunicacioacuten del
SIGC-SUA
Plan de Comunicacioacuten del SIGC-SUA Metodologiacutea Plan de Comunicacioacuten
Ficha de acciones de comunicacioacuten
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
Seguimiento medicioacuten anaacutelisis y evaluacioacutenMetodologiacutea en Manual de CalidadGuiacutea del SIGC-SUA Procesos Estrateacutegicos
SEGUIMIENTO MEDICIOacuteN ANAacuteLISIS EVALUACIOacuteN Y MEJORA
PROCESOS PRESTACIOacuteN DE SERVICIOS
SEGUIMIENTO Y MEDICIOacuteN
AUDITORIacuteAS
INFORMACIOacuteN DEL ENTORNO
UNIVERSITARIO
ANAacuteLISIS DE DATOS
REVISIOacuteN POR LA DIRECCIOacuteN
OPO
RTU
NID
ADES
CAM
BIO
Y
DE M
EJO
RA
ACCIONES CORRECTIVASCONTEXTO INTERNO
CONTEXTO EXTERNO
ACCIONES RIESGOS Y OPORTUNIDADES
GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADESS
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iquestDoacutende se puede consultar los informes finales de seguimiento y revisioacuten
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IV Aplicacioacuten en la documentacioacuten de procesos de las Unidades
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MAPA DE PROCESOS CLAVES INTERRELACIONADOS
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PROCESO PARA REALIZAR LOS CAMBIOS
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CUADRO RESUMEN DE LAS ACTIVIDADES A REALIZAR POR LAS UNIDADESAacuteREAS
ACTIVIDADES DE APLICACIOacuteN EN LOS PROCESOS PARA LA ADAPTACIOacuteN A LA NORMA ISO 9001 2015
1 Elaborar un cuadro de anaacutelisis de contexto interno y externo por procesos yo agrupacioacuten para su inclusioacuten como anexo en la documentacioacuten del
proceso
CONTEXTO
PARTES INTERESADAS 2 Revisar y completar Anexo VI (Atributos de Calidad) de la Documentacioacuten
de Procesos
CONTEXTO 3 Elaborar un cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades por procesos yo agrupacioacuten para su inclusioacuten como anexo en la documentacioacuten del proceso
COMUNICACIOacuteN 4 Reforzar la comunicacioacuten externa a usuarios apoyaacutendose en los mecanismos actuales e incluidos en los procesos haciendo las referencias oportunas en ellas fichas del Plan de Comunicacioacuten del SIGC-SUA
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CONTEXTO Factores internos y externos que influyen en el desarrollo y resultados de los procesos
FACTORES EXTERNOS Los que no dependen o no son controlados por la UnidadAacuterea Pueden
estar referidos a recursos u otras variables generales de la Universidad u otros factores externos del sistema universitario o entorno
FACTORES INTERNOS Los que dependen o son controlados por la UnidadAacuterea Fundamentalmente
sistemas de trabajo conocimientos capacidades valores y actitudes herramientas disponibles
QUEacute EXIGE ISO Identificacioacuten de factores de contexto y seguimiento y revisioacuten de esta Informacioacuten
IDENTIFICACIOacuteN DE FACTORES Cuadro de informacioacuten sobre cuestiones externas e internas
apropiadas a la misioacuten del proceso y en general al sistema de calidad y la estrategia o directrices de la
universidad que afectan al resultado esperado
SEGUIMIENTO Y REVISIOacuteN Sistematizacioacuten y periodizacioacuten de la revisioacuten de la informacioacuten del
contexto iquestCuaacutendo coacutemo y quieacuten revisa
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COacuteMO LO HACEMOSMediante el anaacutelisis DAFO que permite alinearlo con el anaacutelisis general del SIGC-SUA
FACTORES INTERNOS
DEBILIDADES FORTALEZAS1-2-3-
1-2-3-
FACTORES EXTERNOS
AMENAZAS OPORTUNIDADES1-2-3-
1-2-3-
ANAacuteLISIS EXTERNO AMENAZAS (factores externos que inciden negativamente)
OPORTUNIDADES (factores externos que pueden incidir positivamente)
ANAacuteLISIS INTERNO DEBILIDADES (factores internos que pueden incidir negativamente) FORTALEZAS (factores internos que inciden
positivamente)
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PARA QUEacute LO HACEMOSPara disponer de informacioacuten necesaria en el proceso de planificacioacuten de la gestioacuten de los procesos y del sistema de calidad
Lo aplicamos en el proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
Lo aplicaremos tambieacuten como entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades
Las conclusiones del anaacutelisis y su aplicacioacuten se tendraacuten en cuenta si procede cuando se realice el Informe final de proceso
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DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VII ANAacuteLISIS DE
CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO DEL PROCESO
FACTORES INTERNOS
DEBILIDADES FORTALEZAS
1- No exclusividad y dedicacioacuten compartida por parte del personal teacutecnico responsable del proceso con otras tareas dentro del Servicio de Prevencioacuten lo que impide una mayor dedicacioacuten y atencioacuten del proceso
2 Desconocimiento del procedimiento por parte de los nuevos investigadoresproductores
1 Nueva herramienta informaacutetica en el Campus Virtual para la Gestioacuten de Residuos Peligrosos
2 Madurez del procedimiento del Gestioacuten de Residuos especialmente para el personal teacutecnico y productor de plantilla
3 Almaceacuten temporal de residuos peligrosos en ambos Campus
3 Disponibilidad y aacutegil procedimiento para la adquisicioacuten de contenedores para reponer por parte de los productores en el Almaceacuten del Campus Las Lagunillas
FACTORES EXTERNOS
AMENAZAS OPORTUNIDADES
1- Cambios normativos en materia medioambiental
2- Cambios en la documentacioacuten y procedimientos de las comunicaciones obligatorias a realizar ante las distintas entidades con competencias medioambientales
1- Alianza con Empresa concesionaria de la Gestioacuten medioambiental de gestioacuten de residuos peligrosos
2- Benchmarking con otras universidades espantildeolas
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PARTES INTERESADAS
Persona u organizacioacuten que puede afectar verse afectado o percibirse como persona afectada por una decisioacuten o actividad
En el SIGC-SUA lo identificamos a nivel de proceso como grupo de intereacutescliente usuario tal como estaacute identificado en el ANEXO VI ATRIBUTOS DE CALIDAD DEL
PROCESO de la documentacioacuten de los procesos claves
QUEacute EXIGE ISOIdentificacioacuten de las partes interesadas especificacioacuten de requisitos de calidad de eacutestas y seguimiento y revisioacuten de esta Informacioacuten
IDENTIFICACIOacuteN DE PARTES INTERESADAS Cuadro de informacioacuten sobre las partes interesadas que se ven afectadas o interesadas por el proceso
REQUISITOS DE CALIDAD Identificacioacuten de las necesidades y expectativas de las partes interesadas en el proceso y coacutemo se da respuesta mediante la especificacioacuten de requisitos de
calidad que se incluyen en el proceso
SEGUIMIENTO Y REVISIOacuteN Sistematizacioacuten y periodizacioacuten de la revisioacuten de la informacioacuten de las partes interesadas y sus requisitos de calidad iquestCuaacutendo coacutemo y quieacuten revisa
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COacuteMO LO HACEMOS
Mediante la revisioacuten y ampliacioacuten del cuadro el ANEXO VI ATRIBUTOS DE CALIDAD DEL PROCESO de la documentacioacuten de los procesos claves SIGC-SUA
Grupo de intereacutesClientes
-Usuario
Fuentes de Informacioacuten
Necesidades y Expectativas (atributos de calidad)
Requisito de Calidad
INFORMACIOacuteN DE PARTIDA Utilizamos la informacioacuten de las tablas elaboradas en otros ciclos de gestioacuten analizamos su validez actual y en su caso modificamos especificamos o ampliamos
EXPECTATIVAS Y REQUISITOS Partimos de las necesidades expectativas y atributos de calidad por grupos de intereacutes ya identificados que mantenemos realizamos cambios o ampliamos tras la
revisioacuten Antildeadimos especificaciones en teacuterminos de requisitos de calidad (compromisos de calidad objetivos reglamentaciones especificaciones en la prestacioacuten de servicios etc)
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PARA QUEacute LO HACEMOSPara disponer de informacioacuten necesaria en el proceso de planificacioacuten de la gestioacuten de los procesos y del sistema de calidad
Lo aplicamos en el proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
Lo aplicaremos tambieacuten como entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades
Las conclusiones del anaacutelisis y su aplicacioacuten se tendraacuten en cuenta si procede cuando se realice el Informe final de proceso
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DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VI ATRIBUTOS DE
CALIDAD NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LOS GRUPOS DE INTERES REQUISITOS DE CALIDAD
Grupo de intereacutesClientes-Usuario
Fuentes de Informacioacuten
Necesidades y Expectativas (atributos de calidad)
Requisito de Calidad
1 El personal docente e investigador de la Universidad y centros adscritos y el personal docente e investigador visitante de otras universidades 2 El alumnado de la Universidad y centros adscritos y el alumnado en movilidad de otras universidades 3 El personal de administracioacuten y servicios 4 Losas egresadosas de la Universidad de Jaeacuten 5 El Personal colaborador o tutor externo a la Universidad de Jaeacuten
bull Encuestas de satisfaccioacuten bull Quejas Sugerencias felicitaciones bull Indicadores de proceso bull Benchmarking bull Comisioacuten de Biblioteca bull Servicio de Pregunta al Bibliotecario
Necesidad disponer de una coleccioacuten de recursos informativos que cubran las necesidades de informacioacuten de los usuarios Atributos bull Amabilidad en el trato al cliente-usuario bull Adecuacioacuten del tiempo empleado para la resolucioacuten de la demanda de la prestacioacuten del servicio bull Comunicacioacuten a los clientes-usuarios cuando se prestaraacute el servicio bull Adecuacioacuten de los horarios de atencioacuten o prestacioacuten del servicio a las necesidades que platean los clientes-usuarios bull Adecuacioacuten del servicio prestado a las necesidades y expectativas especiacuteficas comunicadas por los clientesusuarios bull Comodidad de las instalaciones climatizacioacuten limpieza dimensioacuten y mantenimiento de los espacios
bull Alcanzar el 85 de monografiacuteas nacionales recibidas en un maacuteximo de 30 diacuteas (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 85 de monografiacuteas extranjeras recibidas en un maacuteximo de 60 diacuteas (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 100 de ejecucioacuten del gasto en material bibliograacutefico del presupuesto de Biblioteca (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 100 de bibliografiacutea recomendada disponible en Biblioteca (1 2) bull Alcanzar el 100 de peticiones de compra de material bibliograacutefico por parte de los estudiantes adquiridas (2) bull Alcanzar el 65 de monografiacuteas en papel recibidas por compra catalogadas en un maacuteximo de 6 diacuteas (1 2 3 4 5)
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RIESGO OPORTUNIDAD Efecto o influencias de la incertidumbre sobre la consecucioacuten de los resultados y la eficacia de un proceso
PARA QUEacute LO HACEMOSPara prevenir o reducir los efectos no deseados de los riesgos y aprovechar las oportunidades en el marco de la planificacioacuten de la gestioacuten de la calidad y los procesos
CUANDO LO HACEMOS En la planificacioacuten inicial de los procesos o en nuevas situaciones que requieran revisar los procesos
QUEacute EXIGE ISOPensamiento basado en riesgos como parte del enfoque a procesos queda incluido en los requisitos de la ISO para la gestioacuten de los procesos ldquoabordar los riesgos y oportunidadeshelliprdquo
REQUISITOS Planificar las acciones para abordar los riesgos y oportunidades
Integrar y aplicar las acciones en los procesos
Evaluar la eficacia de las acciones
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COacuteMO LO HACEMOS Mediante la elaboracioacuten de un cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades asociados a los procesos
RESULTADO PROCESO
RIESGOSOPORTUNIDADES ACCIONES
[Resultado Esperado] [1]
1-Riesgo [se describiraacute el riesgo]
Detectado [2]
Efecto potencial [3]
2-
3-
1-Accioacuten [se describiraacute la accioacuten] [4]
2-
3-
[Resultado Esperado]
1-Oportunidad [se describiraacute la oportunidad]
Detectado
Efecto potencial
2-
3-
1-Accioacuten [se describiraacute la accioacuten]
2-
3-
[1] Resultado Esperado Esta referido al resultados final del proceso (la salida del proceso en teacuterminos del
valor o servicio prestado) Ejemplos compromiso de calidad un requisito
de calidad el valor objetivo del indicador del proceso
[Detectado Fuente de la que se ha detectadoidentificadoasociado el riesgo o la oportunidad Puede provenir 1 Del anaacutelisis del contexto (DAFO) 2 Del anaacutelisis de
las partes interesadas 3 Del anaacutelisis del proceso (desarrollo e interaccioacuten de actividades recursos y resultados)
Efecto potencial La consecuencia que el riesgo o la oportunidad van a tener sobre el resultado esperado
Accioacuten Las opciones que identificamos y adoptamos para el tratamiento del riesgo o
para aprovechas los efectos de las oportunidades sobre los resultados
esperados
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Identificacioacuten del riesgo
COM
UN
ICAC
IOacuteN
Y
CON
SULT
A
SEGU
IMIE
NTO
Y R
EVIS
IOacuteN
Apreciacioacuten del riesgo
Establecimiento del Contexto
PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RIESGO
Anaacutelisis del riesgo
Evaluacioacuten del riesgo
Tratamiento del Riesgo
IDENTIFICACIOacuteN DEL RIESGO Relacioacuten de sucesos que podriacutean afectar negativamente o positivamente los objetivos y resultados del
proceso
criterios de riesgos teacuterminos que permiten evaluar la
importancia de un riesgo
ANAacuteLISIS DEL RIESGO
Valoracioacuten de los efectos y
consecuencias del riesgo en los
resultados del proceso asiacute como de la probabilidad
de que se produzcan dichas consecuencias
EVALUACIOacuteN DEL RIESGO
Implica comparar el nivel del riesgo con los criterios
que sobre los riesgos se hayan
adoptado permitiendo asiacute
considerar y priorizar el
tratamiento que se ha de dar a los
riesgos identificados
TRATAMIENTO DEL RIESGO Es la seleccioacuten y la implementacioacuten de una o varias opciones (acciones) para modificar los riesgos
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Las acciones que se identifiquen en la gestioacuten de los riesgos y oportunidades deben ser implantadas bien mediante modificaciones en el disentildeogestioacuten del proceso bien mediante la implantacioacuten de otras acciones de mejora
Unidad Antildeo
Procesos
Descripcioacuten de la mejora
Causa para su implantacioacuten
Objetivos de la mejora
Recursos previstos
Responsables de implantacioacuten
Previsioacuten de Resultados
Grado de prioridad AltaMediaBaja (seguacuten proceda)
Indicaremos Accioacuten de gestioacuten de riesgosoportunidades
Indicaremos ademaacutes mecanismos para la evaluacioacuten
En la previsioacuten de resultados haremos referencia al grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso
Desarrollo temporal Inicio
Finalizacioacuten
Descripcioacuten de resultados obtenidos
Grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso en relacioacuten a la previsioacuten de resultados y a los indicadores que en
su caso se hubieran establecido para el seguimiento
PROPUESTAS DE ACCIONES DE MEJORA
ANAacuteLISIS DE LAS MEJORAS
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DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VIII ANAacuteLISIS DE
GESTIOacuteN DE RIESGO Y OPORTUNIDADESRESULTADO
PROCESO RIESGOSOPORTUNIDADES ACCIONES
Rapidez en la ejecucioacuten del mantenimiento El 85 de las incidencias se reparan en 5 diacuteas
1-Riesgo Falta de disponibilidad de recursos humanos (internos y externos) para atender las incidencias
Detectado DAFO Debilidad D2
Efecto potencial La falta de personal teacutecnico para atender las averiacuteas puede afectar al desempentildeo de las actividades universitarias y en elementos criacuteticos incrementar los dantildeos en los activos
1 Accioacuten Establecer criterios de criticidad de la incidencia
2 Accioacuten Adaptar aplicativo software para incluir criticidad
3 Accioacuten Modificacioacuten del proceso para incluir criticidad
4 Accioacuten Anaacutelisis de incidencias resueltas una vez implantadas las acciones anteriores seguacuten criticidad
Modificar las consecuencias
Rapidez en la ejecucioacuten del mantenimiento El 85 de las incidencias se reparan en 5 diacuteas
2-Riesgo Falta de disponibilidad de recursos materiales para atender las incidencias
Detectado DAFO Debilidad D2
Efecto potencial La falta de repuestos y fungibles para atender las averiacuteas puede imposibilitar la reparacioacuten con la celeridad requerida afectando al desempentildeo de las actividades universitarias
1 Accioacuten Disponer de un sistema de gestioacuten de stock de repuestos
Modificar las consecuencias
Criterios de sostenibilidad en la gestioacuten del mantenimiento
3- Riesgo Incumplimiento del Plan Estrateacutegico respecto a los criterios de sostenibilidad seguridad y PRL en el mantenimiento de las infraestructuras de los Campus
Detectado DAFO Debilidad D1
Efecto potencial No conformidad al SIGC-SUA asociado a requisitos de calidad
1 Accioacuten Establecimiento de criterios de sostenibilidad seguridad y PRL en la gestioacuten del mantenimiento
Eliminar la fuente del riesgo
Optimizar la disponibilidad de las instalaciones y equipos
4- Riesgo Interrupcioacuten del suministro eleacutectrico
Detectado Anaacutelisis de causa-efecto
Efecto potencial Dantildeos en elementos criacuteticos de las instalaciones de la UJA
1 Accioacuten Programa para garantizar el suministro eleacutectrico complementario en los edificios de la UJA
Modificar las consecuencias
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GRACIAS POR SU ATENCIOacuteN
Desarrollo temporal | Inicio | Finalizacioacuten | |||||||
Descripcioacuten de resultados obtenidos |
Unidad | Antildeo | ||||||
Procesos | |||||||
Descripcioacuten de la mejora | |||||||
Causa para su implantacioacuten | |||||||
Objetivos de la mejora | |||||||
Recursos previstos | |||||||
Responsables de implantacioacuten | |||||||
Previsioacuten de Resultados | |||||||
Grado de prioridad | AltaMediaBaja (seguacuten proceda) |
RESULTADO PROCESO | RIESGOSOPORTUNIDADES | ACCIONES | |||
[Resultado Esperado] [1] | 1- Riesgo [se describiraacute el riesgo] Detectado [2] Efecto potencial [3] 2- 3- | 1- Accioacuten [se describiraacute la accioacuten] [4] 2- 3- | |||
[Resultado Esperado] | 1- Oportunidad [se describiraacute la oportunidad] Detectado Efecto potencial 2- 3- | 1- Accioacuten [se describiraacute la accioacuten] 2- 3- |
Proceso | Instruccioacuten Se indicaraacute con la codificacioacuten y el nombre del aacutembito del proceso sobre el que se realiza el cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades Puede ser para todo el proceso clave o para procesos desagregados Puede elaborarse en comuacuten para todo el proceso clave e indicar lo especiacutefico para los procesos desagregados Las distintas unidades del proceso pueden decidir elaborarlo de forma conjunta si entiende que hay similitud | ||
Servicio prestado | Instruccioacuten Se indicaraacute de acuerdo con la tabla de relacioacuten de procesosservicios del alcance del SIGC-SUA que estaacute publicado en el Manual de Calidad | ||
Unidades | Instruccioacuten Se indicaraacute la Unidades que lo elaboran | ||
Fecha | Instruccioacuten Se indicaraacute la fecha formal de su enviacuteo para publicacioacuten | ||
Responsables | Instruccioacuten Se especificaraacute la responsabilidad de la elaboracioacuten Puede ser el nombre y puesto de las personas que intervienen o la denominacioacuten del grupo de trabajo o equipo de calidad que lo ha elaborado Si el equipo es inter-procesosunidades se indicaraacute | ||
Seguimiento y revisioacuten | Instruccioacuten Se indicaraacute cuaacutendo se utiliza y se revisa y para que se utiliza podriacutea ser a modo de ejemplo en la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos |
Grupo de intereacutesClientes-Usuario | Fuentes de Informacioacuten | Necesidades y Expectativas (atributos de calidad) | Requisito de Calidad | ||||
Proceso | Instruccioacuten Se indicaraacute con la codificacioacuten y el nombre del aacutembito del proceso sobre el que se realiza el cuadro de partes interesadas Puede ser para todo el proceso clave o para procesos desagregados Puede elaborarse en comuacuten para todo el proceso clave e indicar lo especiacutefico para los procesos desagregados Las distintas unidades del proceso pueden decidir elaborarlo de forma conjunta si entiende que hay similitud | ||
Servicio prestado | Instruccioacuten Se indicaraacute de acuerdo con la tabla de relacioacuten de procesosservicios del alcance del SIGC-SUA que estaacute publicado en el Manual de Calidad | ||
Unidades | Instruccioacuten Se indicaraacute la Unidades que lo elaboran | ||
Fecha | Instruccioacuten Se indicaraacute la fecha formal de su enviacuteo para publicacioacuten | ||
Responsables | Instruccioacuten Se especificaraacute la responsabilidad de la elaboracioacuten Puede ser el nombre y puesto de las personas que intervienen o la denominacioacuten del grupo de trabajo o equipo de calidad que lo ha elaborado Si el equipo es inter-procesosunidades se indicaraacute | ||
Seguimiento y revisioacuten | Instruccioacuten Se indicaraacute cuaacutendo se utiliza y se revisa y para queacute se utiliza podriacutea ser a modo de ejemplo en la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos |
FACTORES INTERNOS | DEBILIDADES | FORTALEZAS | |||
1- 2- 3- | 1- 2- 3- | ||||
FACTORES EXTERNOS | AMENAZAS | OPORTUNIDADES | |||
1- 2- 3- | 1- 2- 3- |
Proceso | Instruccioacuten Se indicaraacute con la codificacioacuten y el nombre del aacutembito del proceso sobre el que se realiza el cuadro de contexto Puede ser para todo el proceso clave o para procesos desagregados Puede elaborarse en comuacuten para todo el proceso clave e indicar lo especiacutefico para los procesos desagregados Las distintas unidades del proceso pueden decidir elaborarlo de forma conjunta si entiende que hay similitud | ||
Servicio prestado | Instruccioacuten Se indicaraacute de acuerdo con la tabla de relacioacuten de procesosservicios del alcance del SIGC-SUA que estaacute publicado en el Manual de Calidad | ||
Unidades | Instruccioacuten Se indicaraacute la Unidades que lo elaboran | ||
Fecha | Instruccioacuten Se indicaraacute la fecha formal de su enviacuteo para publicacioacuten | ||
Responsables | Instruccioacuten Se especificaraacute la responsabilidad de la elaboracioacuten Puede ser el nombre y puesto de las personas que intervienen o la denominacioacuten del grupo de trabajo o equipo de calidad que lo ha elaborado Si el equipo es inter-procesosunidades se indicaraacute | ||
Seguimiento y revisioacuten | Instruccioacuten Se indicaraacute cuaacutendo se utiliza y se revisa y para queacute se utiliza podriacutea ser a modo de ejemplo en la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos |
RESULTADO PROCESO | RIESGOSOPORTUNIDADES | ACCIONES | |||
[Resultado Esperado] [1] | 1- Riesgo Detectado Efecto potencial | 1- Accioacuten | |||
[Resultado Esperado] | 1- Oportunidad Detectado Efecto potencial | 1- Accioacuten |
ACCIONES POSIBLES | |||
Evitar el riesgo | Eliminar la actividad que se ve afectada o causa el riesgo | ||
Aceptar el riesgo | Cuando es posible que genere una oportunidad | ||
Eliminar la fuente del riesgo | Actuar para eliminar la causa que da lugar al riesgo (efecto no deseado) | ||
Modificar la probabilidad | Atenuar la posibilidad o concurrencia del riesgo | ||
Modificar las consecuencias | Atenuar el impacto o efectos del riesgo | ||
Compartir el riesgo | Compartir o transferir el riesgo con otras partes | ||
Mantener el riesgo | Cuando es asumible o su tratamiento es desproporcionado siempre que sea posible asumirlo y controlarlo |
RIESGO | VALORACIOacuteN EFECTOIMPACTO [EI] | VALORACIOacuteN PROBABILIDAD [P] | Nivel Riego | ||||
-Riesgo Detectado Efecto potencial | ESCALA 1-5 1-Insignificante 2- Miacutenimo 3-Moderado 4-Considerable 5-Grave | ESCALA 1-5 1-Excepcional 2- Poco probable 3-Problable 4-Muy probable 5-Seguro | Caacutelculo [EI][P] ESCALA A-B-C-D D Aceptar riesgo [lt 5] C Aceptar riesgo con controles [6-1] B Riesgo no deseable [9-14] A Riesgo inaceptable [=gt15] |
Actividad | Responsable | ||
Elaboracioacuten del cuadro de anaacutelisis de contexto interno y externo por procesos del cuadro necesidades y expectativas de las partes interesadas y requisitos de calidad del cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades Nivel procesos claves | Equipo de Procesos Responsables de Unidades | ||
Elaboracioacuten seguacuten proceda del cuadro de anaacutelisis de contexto interno y externo por procesos del cuadro necesidades y expectativas de las partes interesadas y requisitos de calidad del cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades Nivel procesos Estrateacutegicos | Responsable de Calidad Coordinacioacuten Teacutecnica del SIGC-SUA | ||
Aprobacioacuten de la documentacioacuten a incluir en la documentacioacuten del proceso | Responsable de Calidad Gerente seguacuten proceda | ||
Inclusioacuten como anexo en la documentacioacuten del proceso | Coordinacioacuten Teacutecnica del SIGC-SUA | ||
Realizacioacuten de seguimiento y revisioacuten Nivel de proceso claves | Equipo de Procesos Responsables de Unidades | ||
Realizacioacuten de seguimiento y revisioacuten Nivel procesos Estrateacutegicos | Responsable de Calidad Coordinacioacuten Teacutecnica del SIGC-SUA | ||
Realizacioacuten de seguimiento y revisioacuten Nivel SIGC-SUA | Consejo de Direccioacuten comiteacute de Calidad |
VERSIOacuteN | FECHA DE VIGENCIA | APARTADO MODIFICADO | MODIFICACIOacuteN REALIZADA | ||||
1 | 14-05-2018 | Creacioacuten del Documento | |||||
Edicioacuten | Nordm | 01 | Fecha de entrada en vigor | 14-05-2018 |
Elaborado por | Revisado por | Aprobado por | |||||||||
Gerencia con Coordinacioacuten Teacutecnica del Servicio de Planificacioacuten y Evaluacioacuten | Vicerrectorado Responsable de la Calidad | Consejo de Direccioacuten | |||||||||
Nombre | Nombre | Nombre | |||||||||
Nicolaacutes Ruiz Reyes | Julio Terrados Cepeda | Juan Goacutemez Ortega | |||||||||
Cargo | Cargo | Cargo | |||||||||
Gerente | Vicerrector | Rector | |||||||||
Fecha | Fecha | Fecha | |||||||||
11052018 | 11052018 | 11052018 | |||||||||
Firma | Firma | Firma | |||||||||
SIGC-SUA | UNIVERSIDAD DE JAEacuteN | PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS | |||||
PD06 GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES |
SIGC-SUA | UNIVERSIDAD DE JAEacuteN | PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS | |||||
PD06 GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES |
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
UNIVERSIDAD DE JAEacuteN
SISTEMA DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD DE LOS
SERVICIOS Y UNIDADES
ADMINISTRATIVAS
PRESERVACIOacuteN Y TRANSMISIOacuteN CRIacuteTICA DE CONOCIMIENTOS
PROCESOS DE APOYO
PR
OC
ES
OS
CLA
VE
S DOCENCIA
PROCESOS ESTRATEacuteGICOS
FUNCIONES SOCIALES DE LA EDUCACIOacuteN SUPERIOR
FUNCIONES COLECTIVAS DE LA
EDUCACIOacuteN SUPERIOR
INVESTIGACIOacuteNAUMENTO Y PRODUCCIOacuteN DE NUEVOS CONOCIMIENTOS
VALIDACIOacuteN Y DIFUSIOacuteN DE LOS NUEVOS CONOCIMIENTOS
TRANSFERENCIA
EXTENSIOacuteN
GESTIOacuteN DE LA RESPONSABILIDAD SOCIAL
RE
SU
LTAD
OS
UNIVERSIDAD Y ENTORNO SOCIAL
GRUPOS DE INTEREacuteS
REQUISITOS
GRUPOS DE INTEREacuteS
SATISFACCIOacuteNISO 90012015
INTEGRACIOacuteN DEL SIGC-SUA
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
II Cambios en la Norma ISO 90012015
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Aspectos esenciales de un Sistema de Gestioacuten de la Calidad (ISO)
ENFOQUE A PROCESOS
ENFOQUE MEJORA CONTINUA
BENEFICIOS
PROPORCIONAR PRODUCTOS Y SERVICIOS QUE SATISFAGAN LOS REQUISITOS DE LOS CLIENTES Y LOS LEGALES APLICABLES
FACILITAR OPORTUNIDADES DE AUMENTAR LA SATISFACCIOacuteN DE LOS CLIENTES
CAPACIDAD DE DEMOSTRAR LA CONFORMIDAD CON LOS REQUISITOS DEL SISTEMA DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD ESPECIFICADOS
ASEGURAR EL EacuteXITO DE LA ORGANIZACIOacuteN MEDIANTE UN ENFOQUE CONTINUO HACIA LA MEJORA (MANTENER O INCREMENTAR LOS NIVELES DE DESEMPENtildeO)
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Enfoque a ProcesosEl enfoque a procesos implica la definicioacuten y gestioacuten sistemaacutetica de los procesos y sus interacciones con el fin de alcanzar los resultados previstos aplicando el ciclo PHVA (mejora continua)
FUENTE DE ENTRADA ENTRADAS ACTIVIDADES
RECEPTORES DE LAS
SALIDASSALIDAS
PROCESOS PROCEDENTES
Por ejemplo proveedores
internos y externos
clientes otras partes
interesadas
RECURSOS REQUISISTOS Por ejemplo
Recursos materiales
especificaciones legales
informacioacuten
PRODUCTOS O SERVICIOS
Informacioacuten
PROCESOS POSTERIORESPor ejemplo en clientes internos
o externos en otras partes interesadas
Posibles controles y puntos de control para hacer el
seguimiento del desempentildeo y medirlo
Punto de inicio Punto Final
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Ciclo de Mejora Continua aplicada a los procesos
PHVAAdoptar acciones para corregir
las posibles desviaciones o bien para mejorar los resultados
previstos inicialmente
ACTUAR
PLANIFICAR
VERIFICAR
Definir cuaacutel debe ser el resultado obtenido por el proceso y establecer las actividades recursos y
responsabilidades necesarias para lograrlo
Llevar a cabo las actividades planificadas en los teacuterminos
previstos
HACER
Tras la ejecucioacuten del proceso realizar el seguimiento y medicioacuten sobre los resultados
alcanzados y valorar su adecuacioacuten a los objetivos planificados
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Ciclo de Mejora Continua aplicada a la visioacuten global del sistema de gestioacuten de la calidad
Liderazgo
Apoyo y operaciones
Evaluacioacuten del
desempentildeo
Mejora
Planificacioacuten
ACTUAR
PLANIFICAR
VERIFICAR
HACER
Organizacioacuten y su contexto
Requisitos del cliente
Necesidades y expectativas de
las partes interesadas
Satisfaccioacuten del Cliente
Resultados del SGC
Productos y Servicios
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Principales ejes tras la modificacioacuten de la Norma ISO
Contexto de la organizacioacuten Partes Interesadas
Liderazgo
Enfoque a Procesos
Pensamiento basado en riesgos
Aplicabilidad a los servicios
Gestioacuten del Cambio
El conocimiento de la organizacioacuten
La comunicacioacuten
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Contexto de la organizacioacuten
Factores y condiciones internas y externas que pueden tener un efecto sobre la organizacioacuten respecto de sus productos y servicios
Factores positivos y negativos
CONTEXTO INTERNOCONTEXTO EXTERNO
ENTORNO LEGAL
ENTORNO TECNOLOacuteGICO
ENTORNO COMPETITIVO
ENTORNO CULTURAL
ENTORNO SOCIAL
ENTORNO ECONOacuteMICO
VALORES
CULTURA DE LA ORGANIZACIOacuteN
CONOCIMIENTO DE LA ORGANIZACIOacuteN
DESEMPENtildeO DE LA ORGANIZACIOacuteN
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Partes InteresadasPersona u organizacioacuten que puede afectar verse afectado o percibirse como persona afectada por una
decisioacuten o actividad
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Pensamiento basado en riesgos Gestionar los riesgos y oportunidades
RIESGO Efecto o influencias de la incertidumbre sobre la consecucioacuten de los resultados y la eficacia de un proceso
OPORTUNIDAD
El riesgo dificulta la oportunidad favorece la consecucioacuten de un determinado resultado
Identificacioacuten del riesgo
COM
UN
ICAC
IOacuteN
Y
CON
SULT
A
SEGU
IMIE
NTO
Y R
EVIS
IOacuteN
Apreciacioacuten del riesgo
Establecimiento del Contexto
PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RIESGO
Anaacutelisis del riesgo
Evaluacioacuten del riesgo
Tratamiento del Riesgo
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Incorporar el anaacutelisis de Contexto y la Gestioacuten de los riesgos y oportunidades en la evaluacioacuten y mejora del
desempentildeo
PROCESOCONTEXTO
PARTES INTERESADAS
Planificacioacuten del sistema de gestioacuten
Acciones
Riesgos y oportunidades
Acciones
Resultados
Mejora continua
Riesgos y oportunidades
Direccioacuten estrateacutegica
Riesgos y oportunidades
Acciones
PLANIFICACIOacuteN Y GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
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Comunicacioacuten
Determinar las comunicaciones internas y externas pertinentes al sistema de gestioacuten de la calidad
REQUISITOS
Queacute comunicar El contenido de la comunicacioacuten
Cuaacutendo comunicar El momento en el que comunicar
A quieacuten comunicar El destinatario de la comunicacioacuten
Coacutemo comunicar El meacutetodo o medio para la comunicacioacuten
Quieacuten comunica El responsable de la comunicacioacuten
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III Aplicacioacuten en el Manual de Calidad del SIGC-SUA
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DOCUMENTACIOacuteN DEL SIGC-SUA
Enlace a la web del SIGC-SUA
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
El manual de calidad es el documento que explica la estructura y el funcionamiento del Sistema Integrado de Gestioacuten de la Calidad de los
Servicios y Unidades Administrativas de la Universidad de Jaeacuten (SIGC-SUA)
Estructura del SIGC-SUA
Objeto y campo de aplicacioacuten del sistema de gestioacuten de la calidad
Contexto de la organizacioacuten universitaria
Necesidades y expectativas de las partes interesadas
Liderazgo Responsabilidades y participacioacuten
Sistema de procesos gestioacuten y prestacioacuten de servicios
Seguimiento medicioacuten anaacutelisis evaluacioacuten y mejora
Gestioacuten de riesgos y oportunidades
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Revisioacuten del Manual de Calidad
Realizacioacuten de las adaptaciones necesarias para el disentildeo implantacioacuten y documentacioacuten de los nuevos requisitos establecidos
en la norma UNE-EN ISO 90012015 permitiendo la certificacioacuten externa del SIGC-SUA en el ciclo 2017 tal como se establece en el Plan
Estrateacutegico de la Universidad de Jaeacuten y en la Poliacutetica de Calidad
La estrategia baacutesica para la certificacioacuten externa es demostrar que se han considerado los aspectos esenciales de los cambios en la Norma ISO que se ha procedido a su incorporacioacuten al SIGC-SUA y que en sucesivos ciclos perfeccionaremos la implantacioacuten
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CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
El Manual de Calidad se mantiene como guiacutea del SIGC-SUA Asiacute como la declaracioacuten de la poliacutetica de calidad y el establecimiento anual de los objetivos de calidad del SIGC-SUA
Procedimientos documentados procesos de apoyo especialmente el proceso Gestioacuten de Riesgos y oportunidades
SIGC-SUA
UNIVERSIDAD DE
JAEacuteN
PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS
PD06 GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Procedimiento documentado PD 06 Mayo de 2018 Versioacuten 01 Paacutegina 1
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA
UNIVERSIDAD DE JAEacuteN
PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO
GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
COacuteDIGO PD 06
FECHA 11-05-2018
REVISIOacuteN 01
UNIVERSIDAD DE JAEacuteN
Contexto interno-Externo de la Universidad
Sistema de gestioacuten de la calidad realizado por la Direccioacuten y el Comiteacute de Calidad en el anaacutelisis estrateacutegico
Sistema de procesos del SIGC-SUA realizado por los responsables de los procesos mediante la realizacioacuten de
anaacutelisis DAFO
Dos niveles
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS
PD06 GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Control de documentacioacuten
ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIOacuteN DEL PROCEDIMIENTO
PORTADA
CONTROL DE DOCUMENTACIOacuteN
HISTORIAL DE MODIFICACIONES
1- OBJETO Y CAMPO DE APLICACIOacuteN
2- REFERENCIAS
3- ANTECEDENTES Y DEFINICIONES
4- DESARROLLO
41 ALCANCE Y FINALIDAD
42 METODOLOGIacuteA
43 RESPONSABILIDADES
44 DETERMINACIOacuteN DEL CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO
45 DENTIFICACIOacuteN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES INTERESADAS Y SU ESPECIFICACIOacuteN EN REQUISITOS DE CALIDAD
46 GESTIOacuteN DE LOS RIESGOS Y OPORTUNIDADES
461 DETERMINAR CRITERIOS DE RIESGOS
462 IDENTIFICACIOacuteN DEL RIESGO
463 ANAacuteLISIS DEL RIESGO
464 TRATAMIENTO DEL RIESGO
465 RESULTADOS DE LA GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
466 EVALUACIOacuteN DE LAS ACCIONES
5- ANEXOS
FORMATOS
HISTORIAL DE MODIFICACIONES DE LA DOCUMENTACIOacuteN DEL PROCEDIMIENTO
1- OBJETO Y CAMPO DE APLICACIOacuteN
El procedimiento documentado PD06 tiene por objeto establecer el proceso a seguir en el SISTEMA INTEGRADO DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA UNIVERSIDAD DE JAEacuteN (SIGC-SUA) para la gestioacuten de riesgos y oportunidades como elemento integrado en el sistema de gestioacuten y de procesos y en las actividades de planificacioacuten
Este procedimiento de apoyo del SIGC-SUA se incluye en el marco de la adaptacioacuten a la Norma ISO 9001 2015 para incorporar en el enfoque a procesos el pensamiento basado en riesgos reforzando la naturaleza preventiva y la eficacia del sistema de calidad
2- REFERENCIAS
Para la elaboracioacuten de este procedimiento documentado se ha utilizado como referencia
middot La Norma UNE-EN-ISO-90012015 ldquoSistemas de Gestioacuten de la Calidad Requisitosrdquo Especialmente el Punto 81
middot La Norma ISO 310002009 Gestioacuten del riesgo Principios y directrices
middot El Manual de la Calidad del Sistema Integrado de Gestioacuten de la Calidad de los Servicios y Unidades Administrativas de la Universidad de Jaeacuten (SIGC-SUA)
middot El Manual de Procesos
middot El Manual de Procedimientos Documentados
middot Programa y orientaciones para la adaptacioacuten del SIGC-SUA a los Requisitos De La Norma UNE-EN ISO 90012015 Sistemas de Gestioacuten de la Calidad
Para los fines de este procedimiento documentado se aplican en lo que proceda los fundamentos los teacuterminos y las definiciones incluidos en la Norma ISO-90002015 ldquoSistemas de Gestioacuten de la Calidad Fundamentos y vocabulariordquo
3- ANTECEDENTES Y DEFINICIONES
La gestioacuten de riesgos y oportunidades se incorpora como un elemento necesario de entrada (planificacioacuten) y seguimiento (resultados) de los procesos del SIGC-SUA
El teacutermino riesgo hace referencia a los efectos que pueden ocasionar sobre los objetivos las incertidumbres siendo estas situaciones en las que falta de informacioacuten conocimiento y comprensioacuten de un suceso su probabilidad de que ocurra y las consecuencias
La gestioacuten del riesgo se refiere a las actividades coordinadas para dirigir y controlar una organizacioacuten en lo relativo al riesgo El proceso de gestioacuten del riesgo se refiere a la aplicacioacuten sistemaacutetica de poliacuteticas procedimientos y praacutecticas de gestioacuten a las actividades de comunicacioacuten consulta establecimiento del contexto e identificacioacuten anaacutelisis evaluacioacuten tratamiento seguimiento y revisioacuten del riesgo
4- DESARROLLO
41 ALCANCE Y FINALIDAD
El procedimiento documentado sobre la gestioacuten de riesgos se aplica transversalmente en todos los procesos del SIGC-SUA y forma parte de la poliacutetica de la planificacioacuten y la revisioacuten de la estrategia de los procesos y en la revisioacuten mejora y cambios del SIGC-SUA
Este procedimiento documentado establece
1 La metodologiacutea que se aplica para la gestioacuten de los riesgos y oportunidades
2 El proceso para realizar la gestioacuten de riesgos y oportunidades
3 El sistema de responsabilidades en la gestioacuten de riesgos y oportunidades
4 La documentacioacuten y formatos de los resultados de las actividades de la gestioacuten de riesgos y oportunidades asiacute como su inclusioacuten en la documentacioacuten del SIGC-SUA
Las finalidades de la gestioacuten de los riesgos y oportunidades al incluirlos en la planificacioacuten y procesos del SIGC-SUA son
1 Asegurar la consecucioacuten de resultados previstos del sistema de calidad
2 Aumentar los efectos deseados
3 Prevenir o reducir los efectos no deseados
4 Lograr la mejora
42 METODOLOGIacuteA
En el marco de la planificacioacuten y mejora del SIGC-SUA se realizaraacuten las siguientes actividades secuenciadas e interrelacionadas
1 Determinacioacuten del contexto interno y externo
2 Identificacioacuten de las necesidades y expectativas de las partes interesadas y su especificacioacuten en requisitos de calidad
3 Aplicar la gestioacuten de los riesgos y oportunidades
En el siguiente graacutefico se representa esta relacioacuten
43 RESPONSABILIDADES
Se aplica de acuerdo con el Manual de Calidad el siguiente sistema baacutesico de responsabilidades y participacioacuten
44 DETERMINACIOacuteN DEL CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO
Identificacioacuten de las cuestiones internas y externas que son pertinentes para el propoacutesito y la planificacioacuten del SIGC-SUA
Actividades Nivel procesos
1 Determinacioacuten factores internos y externos que influyen en el desarrollo y resultados de los procesos
2 Aplicar metodologiacutea DAFO estructurando la informacioacuten en
middot ANAacuteLISIS INTERNO DEBILIDADES (factores internos que pueden incidir negativamente) FORTALEZAS (factores internos que inciden positivamente)
middot ANAacuteLISIS EXTERNO AMENAZAS (factores externos que inciden negativamente) OPORTUNIDADES (factores externos que pueden incidir positivamente)
3 Trasladar al cuadro de informacioacuten sobre cuestiones externas e internas
4 Remisioacuten a Coordinacioacuten Teacutecnica a efectos de su inclusioacuten en la Documentacioacuten de Procesos tras su aprobacioacuten Anexo del Manual de Proceso
5 Aplicacioacuten
middot Proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
middot Entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades que se indica posteriormente
middot informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso
6 Revisioacuten En la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos
45 IDENTIFICACIOacuteN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES INTERESADAS Y SU ESPECIFICACIOacuteN EN REQUISITOS DE CALIDAD
Utilizar la informacioacuten actual del cuadro de grupos de intereacutesatributos de calidad de los manuales de proceso para identificar los requisitos de calidad que se incorporan a los procesos
1 IDENTIFICACIOacuteN DE PARTES INTERESADAS Cuadro de informacioacuten sobre las partes interesadas que se ven afectadas o interesadas por el proceso
2 REQUISITOS DE CALIDAD Identificacioacuten de las necesidades y expectativas de las partes interesadas en el proceso y coacutemo se da respuesta mediante la especificacioacuten de requisitos de calidad que se incluyen en el proceso (compromisos de calidad objetivos reglamentaciones especificaciones en la prestacioacuten de servicios etc)
3 Aplicacioacuten
middot Proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
middot Entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades que se indica posteriormente
middot informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso
4 Revisioacuten En la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos
46 GESTIOacuteN DE LOS RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Sistematizacioacuten de la gestioacuten de los riesgos y oportunidades en la gestioacuten de los procesos
Orientaciones Metodoloacutegicas Norma de apoyo UNE-ISO 31000 Gestioacuten del Riesgo Principios y Directrices
Fases
1 Determinar criterios de riesgos
2 Identificacioacuten del riesgo
3 Anaacutelisis del riesgo
4 Tratamiento del riesgo
5 Resultados de la gestioacuten de riesgos y oportunidades
6 Evaluacioacuten de las acciones
461 CRITERIOS DE RIESGOS
Establecer los criterios de riesgos teacuterminos que permiten evaluar la importancia de un riesgo Estos teacuterminos pueden determinarse en funcioacuten de objetivos los recursos disponibles los requisitos legales o especificaciones de prestacioacuten de servicios etc
462 IDENTIFICACIOacuteN DEL RIESGO
Establecer la relacioacuten de sucesos que podriacutean afectar negativamente o positivamente los objetivos y resultados del proceso
Se parte de la identificacioacuten realizada en el cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades Las causas se corresponden normalmente con el apartado ldquodetectadardquo (DAFO Requisitos de calidad de partes interesadas resultados de proceso)
463 ANAacuteLISIS DEL RIESGO
Valoracioacuten de los efectos y consecuencias del riesgo en los resultados del proceso asiacute como de la probabilidad de que se produzcan dichas consecuencias
En el cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades se anotan las causas y fuentes asiacute como los efectos o impactos se antildeade una valoracioacuten de la probabilidad Si combinamos los efectos con la probabilidad se determina el nivel de riesgo
Cada Unidades puede establecer el meacutetodo que estime apropiado para establecer el nivel de riesgo y puede expresarlo en teacuterminos cualitativos Ejemplo de un meacutetodo cuantitativo basada en escalas
464 TRATAMIENTO DEL RIESGO
Comparar el nivel del riesgo con los criterios que sobre los riesgos se hayan adoptado permitiendo asiacute considerar y priorizar el tratamiento que se ha de dar a los riesgos identificados
La finalidad uacuteltima de la apreciacioacuten del riesgo es determinar que riesgos para los resultados de los procesos no se consideran suficientemente controlados y exige un tratamiento
Orientacioacuten
465 RESULTADOS DE LA GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
El cuadro de riesgos y oportunidades permite identificar las acciones en los procesos del SIGC-SUA Una vez realizado se remite a Coordinacioacuten Teacutecnica a efectos de su inclusioacuten en la Documentacioacuten de Procesos tras su aprobacioacuten Anexo del Manual de Proceso
La revisioacuten de cuadro de riesgos y oportunidades se realiza en la revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos
Tabla Gestioacuten de riesgos y oportunidades
Ver en detalle en Anexo Formatos
[4] Accioacuten Estaacute referida a las opciones que identificamos y adoptamos para el tratamiento del riesgo o para aprovechar los efectos de las oportunidades sobre los resultados esperados
466 EVALUACIOacuteN DE LAS ACCIONES
Las acciones que identificamos y adoptamos para el tratamiento del riesgo o para aprovechar los efectos de las oportunidades sobre los resultados esperados y oportunidades que se identifiquen deben ser implantadas bien mediante modificaciones en el disentildeogestioacuten del proceso bien mediante la implantacioacuten de otras acciones de mejora
El seguimiento de las acciones se incorporaraacute en el proceso de revisioacuten y mejora incluyeacutendose en los informes anuales de proceso Se utilizaraacuten para la planificacioacuten de nuevas acciones de mejora
La identificacioacuten y gestioacuten de las acciones que se derivan de la evaluacioacuten de riesgos y oportunidades constituyen un elemento clave para la implementacioacuten de las mejoras de procesos y de los objetivos y acuerdos de la Revisioacuten y mejora del SIGC-SUA que realiza por ciclos anuales el Comiteacute de Calidad y la Direccioacuten
5- ANEXOS FORMATOS
FORMATO ANAacuteLISIS DE CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO DEL PROCESO
[COacuteDIGO DEL PROCESO CLAVE] [NOMBRE DEL PROCESO CLAVE]
Tabla Anaacutelisis del contexto interno y externo del proceso
Tabla Anaacutelisis del contexto interno y externo del proceso
FORMATO CUADRO DE COMPRENSIOacuteN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE PARTES INTERESADAS DEL PROCESO
[COacuteDIGO DEL PROCESO CLAVE] [NOMBRE DEL PROCESO CLAVE]
Tabla Necesidades y Expectativas Partes Interesadas
Tabla Necesidades y Expectativas Partes Interesadas
FORMATO ANAacuteLISIS DE GESTIOacuteN DE RIESGO Y OPORTUNIDADES
[COacuteDIGO DEL PROCESO CLAVE] [NOMBRE DEL PROCESO CLAVE]
Tabla Gestioacuten de riesgos y oportunidades
Tabla Gestioacuten de riesgos y oportunidades
[1] Resultado Esperado Esta referido al resultados final del proceso (la salida del proceso en teacuterminos del valor o servicio prestado) Se puede utilizar Un resultado procedente de la estrategia un compromiso de calidad publicado un requisito de calidad identificado el valor de un objetivo del indicador del proceso
[2] Detectado Esta referido a la fuente de la que se ha detectadoidentificadoasociado el riesgo o la oportunidad Puede provenir 1 Del anaacutelisis del contexto (DAFO) 2 Del anaacutelisis de las partes interesadas 3 Del anaacutelisis del proceso (desarrollo e interaccioacuten de actividades recursos y resultados)
[3] Efecto potencial Estaacute referido a la consecuencia que el riesgo o la oportunidad va a tener sobre el resultado esperado
PROPUESTAS DE ACCIONES DE MEJORA
Evaluacioacuten de las acciones
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA UNIVERSIDAD DE JAEacuteN13
13
13
PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO13
13
GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES13
13
13
COacuteDIGO PD 0613
FECHA 11-05-201813
REVISIOacuteN 0113
13
13
13
13
13
13
13
13
UNIVERSIDAD DE JAEacuteN13
13
13
13
Indicaremos Accioacuten de gestioacuten de riesgosoportunidades13
13
Indicaremos ademaacutes mecanismos para la evaluacioacuten13
13
En la previsioacuten de resultados haremos referencia al grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso13
13
Grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso en relacioacuten a la previsioacuten de resultados y a los indicadores que en su caso se hubieran establecido para el seguimiento13
13
13
lt Procedimiento documentado PD 06 Mayo de 2018 Versioacuten 01gtPaacutegina 1
lt Procedimiento documentado PD 06 Mayo de 2018 Versioacuten 01gtPaacutegina 2
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
Necesidades y Expectativas de las partes interesadas
Identificacioacuten a nivel de procesos
Entradas en el anaacutelisis de riesgos y
oportunidades
Anaacutelisis de resultados en el proceso de revisioacuten y mejora
anual del SIGC-SUA
Gestioacuten de riesgos y oportunidades
Metodologiacutea en el manual de calidad procedimientos
estrateacutegicos y procedimiento de apoyo
Aplicacioacuten operativa en los procesos claves (operativos)
Los resultados se incluyen en la documentacioacuten de los
procesos procediendo a su seguimiento y revisioacuten anual
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
Comunicacioacuten
Reforzar la comunicacioacuten externa a usuarios apoyaacutendose en los mecanismos actuales e incluidos en los procesos haciendo las referencias oportunas en las fichas del Plan de Comunicacioacuten del
SIGC-SUA
Plan de Comunicacioacuten del SIGC-SUA Metodologiacutea Plan de Comunicacioacuten
Ficha de acciones de comunicacioacuten
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
Seguimiento medicioacuten anaacutelisis y evaluacioacutenMetodologiacutea en Manual de CalidadGuiacutea del SIGC-SUA Procesos Estrateacutegicos
SEGUIMIENTO MEDICIOacuteN ANAacuteLISIS EVALUACIOacuteN Y MEJORA
PROCESOS PRESTACIOacuteN DE SERVICIOS
SEGUIMIENTO Y MEDICIOacuteN
AUDITORIacuteAS
INFORMACIOacuteN DEL ENTORNO
UNIVERSITARIO
ANAacuteLISIS DE DATOS
REVISIOacuteN POR LA DIRECCIOacuteN
OPO
RTU
NID
ADES
CAM
BIO
Y
DE M
EJO
RA
ACCIONES CORRECTIVASCONTEXTO INTERNO
CONTEXTO EXTERNO
ACCIONES RIESGOS Y OPORTUNIDADES
GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADESS
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
iquestDoacutende se puede consultar los informes finales de seguimiento y revisioacuten
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
IV Aplicacioacuten en la documentacioacuten de procesos de las Unidades
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
MAPA DE PROCESOS CLAVES INTERRELACIONADOS
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PROCESO PARA REALIZAR LOS CAMBIOS
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CUADRO RESUMEN DE LAS ACTIVIDADES A REALIZAR POR LAS UNIDADESAacuteREAS
ACTIVIDADES DE APLICACIOacuteN EN LOS PROCESOS PARA LA ADAPTACIOacuteN A LA NORMA ISO 9001 2015
1 Elaborar un cuadro de anaacutelisis de contexto interno y externo por procesos yo agrupacioacuten para su inclusioacuten como anexo en la documentacioacuten del
proceso
CONTEXTO
PARTES INTERESADAS 2 Revisar y completar Anexo VI (Atributos de Calidad) de la Documentacioacuten
de Procesos
CONTEXTO 3 Elaborar un cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades por procesos yo agrupacioacuten para su inclusioacuten como anexo en la documentacioacuten del proceso
COMUNICACIOacuteN 4 Reforzar la comunicacioacuten externa a usuarios apoyaacutendose en los mecanismos actuales e incluidos en los procesos haciendo las referencias oportunas en ellas fichas del Plan de Comunicacioacuten del SIGC-SUA
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CONTEXTO Factores internos y externos que influyen en el desarrollo y resultados de los procesos
FACTORES EXTERNOS Los que no dependen o no son controlados por la UnidadAacuterea Pueden
estar referidos a recursos u otras variables generales de la Universidad u otros factores externos del sistema universitario o entorno
FACTORES INTERNOS Los que dependen o son controlados por la UnidadAacuterea Fundamentalmente
sistemas de trabajo conocimientos capacidades valores y actitudes herramientas disponibles
QUEacute EXIGE ISO Identificacioacuten de factores de contexto y seguimiento y revisioacuten de esta Informacioacuten
IDENTIFICACIOacuteN DE FACTORES Cuadro de informacioacuten sobre cuestiones externas e internas
apropiadas a la misioacuten del proceso y en general al sistema de calidad y la estrategia o directrices de la
universidad que afectan al resultado esperado
SEGUIMIENTO Y REVISIOacuteN Sistematizacioacuten y periodizacioacuten de la revisioacuten de la informacioacuten del
contexto iquestCuaacutendo coacutemo y quieacuten revisa
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
COacuteMO LO HACEMOSMediante el anaacutelisis DAFO que permite alinearlo con el anaacutelisis general del SIGC-SUA
FACTORES INTERNOS
DEBILIDADES FORTALEZAS1-2-3-
1-2-3-
FACTORES EXTERNOS
AMENAZAS OPORTUNIDADES1-2-3-
1-2-3-
ANAacuteLISIS EXTERNO AMENAZAS (factores externos que inciden negativamente)
OPORTUNIDADES (factores externos que pueden incidir positivamente)
ANAacuteLISIS INTERNO DEBILIDADES (factores internos que pueden incidir negativamente) FORTALEZAS (factores internos que inciden
positivamente)
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PARA QUEacute LO HACEMOSPara disponer de informacioacuten necesaria en el proceso de planificacioacuten de la gestioacuten de los procesos y del sistema de calidad
Lo aplicamos en el proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
Lo aplicaremos tambieacuten como entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades
Las conclusiones del anaacutelisis y su aplicacioacuten se tendraacuten en cuenta si procede cuando se realice el Informe final de proceso
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VII ANAacuteLISIS DE
CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO DEL PROCESO
FACTORES INTERNOS
DEBILIDADES FORTALEZAS
1- No exclusividad y dedicacioacuten compartida por parte del personal teacutecnico responsable del proceso con otras tareas dentro del Servicio de Prevencioacuten lo que impide una mayor dedicacioacuten y atencioacuten del proceso
2 Desconocimiento del procedimiento por parte de los nuevos investigadoresproductores
1 Nueva herramienta informaacutetica en el Campus Virtual para la Gestioacuten de Residuos Peligrosos
2 Madurez del procedimiento del Gestioacuten de Residuos especialmente para el personal teacutecnico y productor de plantilla
3 Almaceacuten temporal de residuos peligrosos en ambos Campus
3 Disponibilidad y aacutegil procedimiento para la adquisicioacuten de contenedores para reponer por parte de los productores en el Almaceacuten del Campus Las Lagunillas
FACTORES EXTERNOS
AMENAZAS OPORTUNIDADES
1- Cambios normativos en materia medioambiental
2- Cambios en la documentacioacuten y procedimientos de las comunicaciones obligatorias a realizar ante las distintas entidades con competencias medioambientales
1- Alianza con Empresa concesionaria de la Gestioacuten medioambiental de gestioacuten de residuos peligrosos
2- Benchmarking con otras universidades espantildeolas
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PARTES INTERESADAS
Persona u organizacioacuten que puede afectar verse afectado o percibirse como persona afectada por una decisioacuten o actividad
En el SIGC-SUA lo identificamos a nivel de proceso como grupo de intereacutescliente usuario tal como estaacute identificado en el ANEXO VI ATRIBUTOS DE CALIDAD DEL
PROCESO de la documentacioacuten de los procesos claves
QUEacute EXIGE ISOIdentificacioacuten de las partes interesadas especificacioacuten de requisitos de calidad de eacutestas y seguimiento y revisioacuten de esta Informacioacuten
IDENTIFICACIOacuteN DE PARTES INTERESADAS Cuadro de informacioacuten sobre las partes interesadas que se ven afectadas o interesadas por el proceso
REQUISITOS DE CALIDAD Identificacioacuten de las necesidades y expectativas de las partes interesadas en el proceso y coacutemo se da respuesta mediante la especificacioacuten de requisitos de
calidad que se incluyen en el proceso
SEGUIMIENTO Y REVISIOacuteN Sistematizacioacuten y periodizacioacuten de la revisioacuten de la informacioacuten de las partes interesadas y sus requisitos de calidad iquestCuaacutendo coacutemo y quieacuten revisa
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COacuteMO LO HACEMOS
Mediante la revisioacuten y ampliacioacuten del cuadro el ANEXO VI ATRIBUTOS DE CALIDAD DEL PROCESO de la documentacioacuten de los procesos claves SIGC-SUA
Grupo de intereacutesClientes
-Usuario
Fuentes de Informacioacuten
Necesidades y Expectativas (atributos de calidad)
Requisito de Calidad
INFORMACIOacuteN DE PARTIDA Utilizamos la informacioacuten de las tablas elaboradas en otros ciclos de gestioacuten analizamos su validez actual y en su caso modificamos especificamos o ampliamos
EXPECTATIVAS Y REQUISITOS Partimos de las necesidades expectativas y atributos de calidad por grupos de intereacutes ya identificados que mantenemos realizamos cambios o ampliamos tras la
revisioacuten Antildeadimos especificaciones en teacuterminos de requisitos de calidad (compromisos de calidad objetivos reglamentaciones especificaciones en la prestacioacuten de servicios etc)
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PARA QUEacute LO HACEMOSPara disponer de informacioacuten necesaria en el proceso de planificacioacuten de la gestioacuten de los procesos y del sistema de calidad
Lo aplicamos en el proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
Lo aplicaremos tambieacuten como entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades
Las conclusiones del anaacutelisis y su aplicacioacuten se tendraacuten en cuenta si procede cuando se realice el Informe final de proceso
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DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VI ATRIBUTOS DE
CALIDAD NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LOS GRUPOS DE INTERES REQUISITOS DE CALIDAD
Grupo de intereacutesClientes-Usuario
Fuentes de Informacioacuten
Necesidades y Expectativas (atributos de calidad)
Requisito de Calidad
1 El personal docente e investigador de la Universidad y centros adscritos y el personal docente e investigador visitante de otras universidades 2 El alumnado de la Universidad y centros adscritos y el alumnado en movilidad de otras universidades 3 El personal de administracioacuten y servicios 4 Losas egresadosas de la Universidad de Jaeacuten 5 El Personal colaborador o tutor externo a la Universidad de Jaeacuten
bull Encuestas de satisfaccioacuten bull Quejas Sugerencias felicitaciones bull Indicadores de proceso bull Benchmarking bull Comisioacuten de Biblioteca bull Servicio de Pregunta al Bibliotecario
Necesidad disponer de una coleccioacuten de recursos informativos que cubran las necesidades de informacioacuten de los usuarios Atributos bull Amabilidad en el trato al cliente-usuario bull Adecuacioacuten del tiempo empleado para la resolucioacuten de la demanda de la prestacioacuten del servicio bull Comunicacioacuten a los clientes-usuarios cuando se prestaraacute el servicio bull Adecuacioacuten de los horarios de atencioacuten o prestacioacuten del servicio a las necesidades que platean los clientes-usuarios bull Adecuacioacuten del servicio prestado a las necesidades y expectativas especiacuteficas comunicadas por los clientesusuarios bull Comodidad de las instalaciones climatizacioacuten limpieza dimensioacuten y mantenimiento de los espacios
bull Alcanzar el 85 de monografiacuteas nacionales recibidas en un maacuteximo de 30 diacuteas (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 85 de monografiacuteas extranjeras recibidas en un maacuteximo de 60 diacuteas (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 100 de ejecucioacuten del gasto en material bibliograacutefico del presupuesto de Biblioteca (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 100 de bibliografiacutea recomendada disponible en Biblioteca (1 2) bull Alcanzar el 100 de peticiones de compra de material bibliograacutefico por parte de los estudiantes adquiridas (2) bull Alcanzar el 65 de monografiacuteas en papel recibidas por compra catalogadas en un maacuteximo de 6 diacuteas (1 2 3 4 5)
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RIESGO OPORTUNIDAD Efecto o influencias de la incertidumbre sobre la consecucioacuten de los resultados y la eficacia de un proceso
PARA QUEacute LO HACEMOSPara prevenir o reducir los efectos no deseados de los riesgos y aprovechar las oportunidades en el marco de la planificacioacuten de la gestioacuten de la calidad y los procesos
CUANDO LO HACEMOS En la planificacioacuten inicial de los procesos o en nuevas situaciones que requieran revisar los procesos
QUEacute EXIGE ISOPensamiento basado en riesgos como parte del enfoque a procesos queda incluido en los requisitos de la ISO para la gestioacuten de los procesos ldquoabordar los riesgos y oportunidadeshelliprdquo
REQUISITOS Planificar las acciones para abordar los riesgos y oportunidades
Integrar y aplicar las acciones en los procesos
Evaluar la eficacia de las acciones
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COacuteMO LO HACEMOS Mediante la elaboracioacuten de un cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades asociados a los procesos
RESULTADO PROCESO
RIESGOSOPORTUNIDADES ACCIONES
[Resultado Esperado] [1]
1-Riesgo [se describiraacute el riesgo]
Detectado [2]
Efecto potencial [3]
2-
3-
1-Accioacuten [se describiraacute la accioacuten] [4]
2-
3-
[Resultado Esperado]
1-Oportunidad [se describiraacute la oportunidad]
Detectado
Efecto potencial
2-
3-
1-Accioacuten [se describiraacute la accioacuten]
2-
3-
[1] Resultado Esperado Esta referido al resultados final del proceso (la salida del proceso en teacuterminos del
valor o servicio prestado) Ejemplos compromiso de calidad un requisito
de calidad el valor objetivo del indicador del proceso
[Detectado Fuente de la que se ha detectadoidentificadoasociado el riesgo o la oportunidad Puede provenir 1 Del anaacutelisis del contexto (DAFO) 2 Del anaacutelisis de
las partes interesadas 3 Del anaacutelisis del proceso (desarrollo e interaccioacuten de actividades recursos y resultados)
Efecto potencial La consecuencia que el riesgo o la oportunidad van a tener sobre el resultado esperado
Accioacuten Las opciones que identificamos y adoptamos para el tratamiento del riesgo o
para aprovechas los efectos de las oportunidades sobre los resultados
esperados
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Identificacioacuten del riesgo
COM
UN
ICAC
IOacuteN
Y
CON
SULT
A
SEGU
IMIE
NTO
Y R
EVIS
IOacuteN
Apreciacioacuten del riesgo
Establecimiento del Contexto
PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RIESGO
Anaacutelisis del riesgo
Evaluacioacuten del riesgo
Tratamiento del Riesgo
IDENTIFICACIOacuteN DEL RIESGO Relacioacuten de sucesos que podriacutean afectar negativamente o positivamente los objetivos y resultados del
proceso
criterios de riesgos teacuterminos que permiten evaluar la
importancia de un riesgo
ANAacuteLISIS DEL RIESGO
Valoracioacuten de los efectos y
consecuencias del riesgo en los
resultados del proceso asiacute como de la probabilidad
de que se produzcan dichas consecuencias
EVALUACIOacuteN DEL RIESGO
Implica comparar el nivel del riesgo con los criterios
que sobre los riesgos se hayan
adoptado permitiendo asiacute
considerar y priorizar el
tratamiento que se ha de dar a los
riesgos identificados
TRATAMIENTO DEL RIESGO Es la seleccioacuten y la implementacioacuten de una o varias opciones (acciones) para modificar los riesgos
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Las acciones que se identifiquen en la gestioacuten de los riesgos y oportunidades deben ser implantadas bien mediante modificaciones en el disentildeogestioacuten del proceso bien mediante la implantacioacuten de otras acciones de mejora
Unidad Antildeo
Procesos
Descripcioacuten de la mejora
Causa para su implantacioacuten
Objetivos de la mejora
Recursos previstos
Responsables de implantacioacuten
Previsioacuten de Resultados
Grado de prioridad AltaMediaBaja (seguacuten proceda)
Indicaremos Accioacuten de gestioacuten de riesgosoportunidades
Indicaremos ademaacutes mecanismos para la evaluacioacuten
En la previsioacuten de resultados haremos referencia al grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso
Desarrollo temporal Inicio
Finalizacioacuten
Descripcioacuten de resultados obtenidos
Grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso en relacioacuten a la previsioacuten de resultados y a los indicadores que en
su caso se hubieran establecido para el seguimiento
PROPUESTAS DE ACCIONES DE MEJORA
ANAacuteLISIS DE LAS MEJORAS
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DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VIII ANAacuteLISIS DE
GESTIOacuteN DE RIESGO Y OPORTUNIDADESRESULTADO
PROCESO RIESGOSOPORTUNIDADES ACCIONES
Rapidez en la ejecucioacuten del mantenimiento El 85 de las incidencias se reparan en 5 diacuteas
1-Riesgo Falta de disponibilidad de recursos humanos (internos y externos) para atender las incidencias
Detectado DAFO Debilidad D2
Efecto potencial La falta de personal teacutecnico para atender las averiacuteas puede afectar al desempentildeo de las actividades universitarias y en elementos criacuteticos incrementar los dantildeos en los activos
1 Accioacuten Establecer criterios de criticidad de la incidencia
2 Accioacuten Adaptar aplicativo software para incluir criticidad
3 Accioacuten Modificacioacuten del proceso para incluir criticidad
4 Accioacuten Anaacutelisis de incidencias resueltas una vez implantadas las acciones anteriores seguacuten criticidad
Modificar las consecuencias
Rapidez en la ejecucioacuten del mantenimiento El 85 de las incidencias se reparan en 5 diacuteas
2-Riesgo Falta de disponibilidad de recursos materiales para atender las incidencias
Detectado DAFO Debilidad D2
Efecto potencial La falta de repuestos y fungibles para atender las averiacuteas puede imposibilitar la reparacioacuten con la celeridad requerida afectando al desempentildeo de las actividades universitarias
1 Accioacuten Disponer de un sistema de gestioacuten de stock de repuestos
Modificar las consecuencias
Criterios de sostenibilidad en la gestioacuten del mantenimiento
3- Riesgo Incumplimiento del Plan Estrateacutegico respecto a los criterios de sostenibilidad seguridad y PRL en el mantenimiento de las infraestructuras de los Campus
Detectado DAFO Debilidad D1
Efecto potencial No conformidad al SIGC-SUA asociado a requisitos de calidad
1 Accioacuten Establecimiento de criterios de sostenibilidad seguridad y PRL en la gestioacuten del mantenimiento
Eliminar la fuente del riesgo
Optimizar la disponibilidad de las instalaciones y equipos
4- Riesgo Interrupcioacuten del suministro eleacutectrico
Detectado Anaacutelisis de causa-efecto
Efecto potencial Dantildeos en elementos criacuteticos de las instalaciones de la UJA
1 Accioacuten Programa para garantizar el suministro eleacutectrico complementario en los edificios de la UJA
Modificar las consecuencias
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
GRACIAS POR SU ATENCIOacuteN
Desarrollo temporal | Inicio | Finalizacioacuten | |||||||
Descripcioacuten de resultados obtenidos |
Unidad | Antildeo | ||||||
Procesos | |||||||
Descripcioacuten de la mejora | |||||||
Causa para su implantacioacuten | |||||||
Objetivos de la mejora | |||||||
Recursos previstos | |||||||
Responsables de implantacioacuten | |||||||
Previsioacuten de Resultados | |||||||
Grado de prioridad | AltaMediaBaja (seguacuten proceda) |
RESULTADO PROCESO | RIESGOSOPORTUNIDADES | ACCIONES | |||
[Resultado Esperado] [1] | 1- Riesgo [se describiraacute el riesgo] Detectado [2] Efecto potencial [3] 2- 3- | 1- Accioacuten [se describiraacute la accioacuten] [4] 2- 3- | |||
[Resultado Esperado] | 1- Oportunidad [se describiraacute la oportunidad] Detectado Efecto potencial 2- 3- | 1- Accioacuten [se describiraacute la accioacuten] 2- 3- |
Proceso | Instruccioacuten Se indicaraacute con la codificacioacuten y el nombre del aacutembito del proceso sobre el que se realiza el cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades Puede ser para todo el proceso clave o para procesos desagregados Puede elaborarse en comuacuten para todo el proceso clave e indicar lo especiacutefico para los procesos desagregados Las distintas unidades del proceso pueden decidir elaborarlo de forma conjunta si entiende que hay similitud | ||
Servicio prestado | Instruccioacuten Se indicaraacute de acuerdo con la tabla de relacioacuten de procesosservicios del alcance del SIGC-SUA que estaacute publicado en el Manual de Calidad | ||
Unidades | Instruccioacuten Se indicaraacute la Unidades que lo elaboran | ||
Fecha | Instruccioacuten Se indicaraacute la fecha formal de su enviacuteo para publicacioacuten | ||
Responsables | Instruccioacuten Se especificaraacute la responsabilidad de la elaboracioacuten Puede ser el nombre y puesto de las personas que intervienen o la denominacioacuten del grupo de trabajo o equipo de calidad que lo ha elaborado Si el equipo es inter-procesosunidades se indicaraacute | ||
Seguimiento y revisioacuten | Instruccioacuten Se indicaraacute cuaacutendo se utiliza y se revisa y para que se utiliza podriacutea ser a modo de ejemplo en la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos |
Grupo de intereacutesClientes-Usuario | Fuentes de Informacioacuten | Necesidades y Expectativas (atributos de calidad) | Requisito de Calidad | ||||
Proceso | Instruccioacuten Se indicaraacute con la codificacioacuten y el nombre del aacutembito del proceso sobre el que se realiza el cuadro de partes interesadas Puede ser para todo el proceso clave o para procesos desagregados Puede elaborarse en comuacuten para todo el proceso clave e indicar lo especiacutefico para los procesos desagregados Las distintas unidades del proceso pueden decidir elaborarlo de forma conjunta si entiende que hay similitud | ||
Servicio prestado | Instruccioacuten Se indicaraacute de acuerdo con la tabla de relacioacuten de procesosservicios del alcance del SIGC-SUA que estaacute publicado en el Manual de Calidad | ||
Unidades | Instruccioacuten Se indicaraacute la Unidades que lo elaboran | ||
Fecha | Instruccioacuten Se indicaraacute la fecha formal de su enviacuteo para publicacioacuten | ||
Responsables | Instruccioacuten Se especificaraacute la responsabilidad de la elaboracioacuten Puede ser el nombre y puesto de las personas que intervienen o la denominacioacuten del grupo de trabajo o equipo de calidad que lo ha elaborado Si el equipo es inter-procesosunidades se indicaraacute | ||
Seguimiento y revisioacuten | Instruccioacuten Se indicaraacute cuaacutendo se utiliza y se revisa y para queacute se utiliza podriacutea ser a modo de ejemplo en la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos |
FACTORES INTERNOS | DEBILIDADES | FORTALEZAS | |||
1- 2- 3- | 1- 2- 3- | ||||
FACTORES EXTERNOS | AMENAZAS | OPORTUNIDADES | |||
1- 2- 3- | 1- 2- 3- |
Proceso | Instruccioacuten Se indicaraacute con la codificacioacuten y el nombre del aacutembito del proceso sobre el que se realiza el cuadro de contexto Puede ser para todo el proceso clave o para procesos desagregados Puede elaborarse en comuacuten para todo el proceso clave e indicar lo especiacutefico para los procesos desagregados Las distintas unidades del proceso pueden decidir elaborarlo de forma conjunta si entiende que hay similitud | ||
Servicio prestado | Instruccioacuten Se indicaraacute de acuerdo con la tabla de relacioacuten de procesosservicios del alcance del SIGC-SUA que estaacute publicado en el Manual de Calidad | ||
Unidades | Instruccioacuten Se indicaraacute la Unidades que lo elaboran | ||
Fecha | Instruccioacuten Se indicaraacute la fecha formal de su enviacuteo para publicacioacuten | ||
Responsables | Instruccioacuten Se especificaraacute la responsabilidad de la elaboracioacuten Puede ser el nombre y puesto de las personas que intervienen o la denominacioacuten del grupo de trabajo o equipo de calidad que lo ha elaborado Si el equipo es inter-procesosunidades se indicaraacute | ||
Seguimiento y revisioacuten | Instruccioacuten Se indicaraacute cuaacutendo se utiliza y se revisa y para queacute se utiliza podriacutea ser a modo de ejemplo en la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos |
RESULTADO PROCESO | RIESGOSOPORTUNIDADES | ACCIONES | |||
[Resultado Esperado] [1] | 1- Riesgo Detectado Efecto potencial | 1- Accioacuten | |||
[Resultado Esperado] | 1- Oportunidad Detectado Efecto potencial | 1- Accioacuten |
ACCIONES POSIBLES | |||
Evitar el riesgo | Eliminar la actividad que se ve afectada o causa el riesgo | ||
Aceptar el riesgo | Cuando es posible que genere una oportunidad | ||
Eliminar la fuente del riesgo | Actuar para eliminar la causa que da lugar al riesgo (efecto no deseado) | ||
Modificar la probabilidad | Atenuar la posibilidad o concurrencia del riesgo | ||
Modificar las consecuencias | Atenuar el impacto o efectos del riesgo | ||
Compartir el riesgo | Compartir o transferir el riesgo con otras partes | ||
Mantener el riesgo | Cuando es asumible o su tratamiento es desproporcionado siempre que sea posible asumirlo y controlarlo |
RIESGO | VALORACIOacuteN EFECTOIMPACTO [EI] | VALORACIOacuteN PROBABILIDAD [P] | Nivel Riego | ||||
-Riesgo Detectado Efecto potencial | ESCALA 1-5 1-Insignificante 2- Miacutenimo 3-Moderado 4-Considerable 5-Grave | ESCALA 1-5 1-Excepcional 2- Poco probable 3-Problable 4-Muy probable 5-Seguro | Caacutelculo [EI][P] ESCALA A-B-C-D D Aceptar riesgo [lt 5] C Aceptar riesgo con controles [6-1] B Riesgo no deseable [9-14] A Riesgo inaceptable [=gt15] |
Actividad | Responsable | ||
Elaboracioacuten del cuadro de anaacutelisis de contexto interno y externo por procesos del cuadro necesidades y expectativas de las partes interesadas y requisitos de calidad del cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades Nivel procesos claves | Equipo de Procesos Responsables de Unidades | ||
Elaboracioacuten seguacuten proceda del cuadro de anaacutelisis de contexto interno y externo por procesos del cuadro necesidades y expectativas de las partes interesadas y requisitos de calidad del cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades Nivel procesos Estrateacutegicos | Responsable de Calidad Coordinacioacuten Teacutecnica del SIGC-SUA | ||
Aprobacioacuten de la documentacioacuten a incluir en la documentacioacuten del proceso | Responsable de Calidad Gerente seguacuten proceda | ||
Inclusioacuten como anexo en la documentacioacuten del proceso | Coordinacioacuten Teacutecnica del SIGC-SUA | ||
Realizacioacuten de seguimiento y revisioacuten Nivel de proceso claves | Equipo de Procesos Responsables de Unidades | ||
Realizacioacuten de seguimiento y revisioacuten Nivel procesos Estrateacutegicos | Responsable de Calidad Coordinacioacuten Teacutecnica del SIGC-SUA | ||
Realizacioacuten de seguimiento y revisioacuten Nivel SIGC-SUA | Consejo de Direccioacuten comiteacute de Calidad |
VERSIOacuteN | FECHA DE VIGENCIA | APARTADO MODIFICADO | MODIFICACIOacuteN REALIZADA | ||||
1 | 14-05-2018 | Creacioacuten del Documento | |||||
Edicioacuten | Nordm | 01 | Fecha de entrada en vigor | 14-05-2018 |
Elaborado por | Revisado por | Aprobado por | |||||||||
Gerencia con Coordinacioacuten Teacutecnica del Servicio de Planificacioacuten y Evaluacioacuten | Vicerrectorado Responsable de la Calidad | Consejo de Direccioacuten | |||||||||
Nombre | Nombre | Nombre | |||||||||
Nicolaacutes Ruiz Reyes | Julio Terrados Cepeda | Juan Goacutemez Ortega | |||||||||
Cargo | Cargo | Cargo | |||||||||
Gerente | Vicerrector | Rector | |||||||||
Fecha | Fecha | Fecha | |||||||||
11052018 | 11052018 | 11052018 | |||||||||
Firma | Firma | Firma | |||||||||
SIGC-SUA | UNIVERSIDAD DE JAEacuteN | PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS | |||||
PD06 GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES |
SIGC-SUA | UNIVERSIDAD DE JAEacuteN | PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS | |||||
PD06 GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES |
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
II Cambios en la Norma ISO 90012015
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Aspectos esenciales de un Sistema de Gestioacuten de la Calidad (ISO)
ENFOQUE A PROCESOS
ENFOQUE MEJORA CONTINUA
BENEFICIOS
PROPORCIONAR PRODUCTOS Y SERVICIOS QUE SATISFAGAN LOS REQUISITOS DE LOS CLIENTES Y LOS LEGALES APLICABLES
FACILITAR OPORTUNIDADES DE AUMENTAR LA SATISFACCIOacuteN DE LOS CLIENTES
CAPACIDAD DE DEMOSTRAR LA CONFORMIDAD CON LOS REQUISITOS DEL SISTEMA DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD ESPECIFICADOS
ASEGURAR EL EacuteXITO DE LA ORGANIZACIOacuteN MEDIANTE UN ENFOQUE CONTINUO HACIA LA MEJORA (MANTENER O INCREMENTAR LOS NIVELES DE DESEMPENtildeO)
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Enfoque a ProcesosEl enfoque a procesos implica la definicioacuten y gestioacuten sistemaacutetica de los procesos y sus interacciones con el fin de alcanzar los resultados previstos aplicando el ciclo PHVA (mejora continua)
FUENTE DE ENTRADA ENTRADAS ACTIVIDADES
RECEPTORES DE LAS
SALIDASSALIDAS
PROCESOS PROCEDENTES
Por ejemplo proveedores
internos y externos
clientes otras partes
interesadas
RECURSOS REQUISISTOS Por ejemplo
Recursos materiales
especificaciones legales
informacioacuten
PRODUCTOS O SERVICIOS
Informacioacuten
PROCESOS POSTERIORESPor ejemplo en clientes internos
o externos en otras partes interesadas
Posibles controles y puntos de control para hacer el
seguimiento del desempentildeo y medirlo
Punto de inicio Punto Final
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Ciclo de Mejora Continua aplicada a los procesos
PHVAAdoptar acciones para corregir
las posibles desviaciones o bien para mejorar los resultados
previstos inicialmente
ACTUAR
PLANIFICAR
VERIFICAR
Definir cuaacutel debe ser el resultado obtenido por el proceso y establecer las actividades recursos y
responsabilidades necesarias para lograrlo
Llevar a cabo las actividades planificadas en los teacuterminos
previstos
HACER
Tras la ejecucioacuten del proceso realizar el seguimiento y medicioacuten sobre los resultados
alcanzados y valorar su adecuacioacuten a los objetivos planificados
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Ciclo de Mejora Continua aplicada a la visioacuten global del sistema de gestioacuten de la calidad
Liderazgo
Apoyo y operaciones
Evaluacioacuten del
desempentildeo
Mejora
Planificacioacuten
ACTUAR
PLANIFICAR
VERIFICAR
HACER
Organizacioacuten y su contexto
Requisitos del cliente
Necesidades y expectativas de
las partes interesadas
Satisfaccioacuten del Cliente
Resultados del SGC
Productos y Servicios
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Principales ejes tras la modificacioacuten de la Norma ISO
Contexto de la organizacioacuten Partes Interesadas
Liderazgo
Enfoque a Procesos
Pensamiento basado en riesgos
Aplicabilidad a los servicios
Gestioacuten del Cambio
El conocimiento de la organizacioacuten
La comunicacioacuten
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Contexto de la organizacioacuten
Factores y condiciones internas y externas que pueden tener un efecto sobre la organizacioacuten respecto de sus productos y servicios
Factores positivos y negativos
CONTEXTO INTERNOCONTEXTO EXTERNO
ENTORNO LEGAL
ENTORNO TECNOLOacuteGICO
ENTORNO COMPETITIVO
ENTORNO CULTURAL
ENTORNO SOCIAL
ENTORNO ECONOacuteMICO
VALORES
CULTURA DE LA ORGANIZACIOacuteN
CONOCIMIENTO DE LA ORGANIZACIOacuteN
DESEMPENtildeO DE LA ORGANIZACIOacuteN
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Partes InteresadasPersona u organizacioacuten que puede afectar verse afectado o percibirse como persona afectada por una
decisioacuten o actividad
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Pensamiento basado en riesgos Gestionar los riesgos y oportunidades
RIESGO Efecto o influencias de la incertidumbre sobre la consecucioacuten de los resultados y la eficacia de un proceso
OPORTUNIDAD
El riesgo dificulta la oportunidad favorece la consecucioacuten de un determinado resultado
Identificacioacuten del riesgo
COM
UN
ICAC
IOacuteN
Y
CON
SULT
A
SEGU
IMIE
NTO
Y R
EVIS
IOacuteN
Apreciacioacuten del riesgo
Establecimiento del Contexto
PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RIESGO
Anaacutelisis del riesgo
Evaluacioacuten del riesgo
Tratamiento del Riesgo
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Incorporar el anaacutelisis de Contexto y la Gestioacuten de los riesgos y oportunidades en la evaluacioacuten y mejora del
desempentildeo
PROCESOCONTEXTO
PARTES INTERESADAS
Planificacioacuten del sistema de gestioacuten
Acciones
Riesgos y oportunidades
Acciones
Resultados
Mejora continua
Riesgos y oportunidades
Direccioacuten estrateacutegica
Riesgos y oportunidades
Acciones
PLANIFICACIOacuteN Y GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Comunicacioacuten
Determinar las comunicaciones internas y externas pertinentes al sistema de gestioacuten de la calidad
REQUISITOS
Queacute comunicar El contenido de la comunicacioacuten
Cuaacutendo comunicar El momento en el que comunicar
A quieacuten comunicar El destinatario de la comunicacioacuten
Coacutemo comunicar El meacutetodo o medio para la comunicacioacuten
Quieacuten comunica El responsable de la comunicacioacuten
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
III Aplicacioacuten en el Manual de Calidad del SIGC-SUA
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOCUMENTACIOacuteN DEL SIGC-SUA
Enlace a la web del SIGC-SUA
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
El manual de calidad es el documento que explica la estructura y el funcionamiento del Sistema Integrado de Gestioacuten de la Calidad de los
Servicios y Unidades Administrativas de la Universidad de Jaeacuten (SIGC-SUA)
Estructura del SIGC-SUA
Objeto y campo de aplicacioacuten del sistema de gestioacuten de la calidad
Contexto de la organizacioacuten universitaria
Necesidades y expectativas de las partes interesadas
Liderazgo Responsabilidades y participacioacuten
Sistema de procesos gestioacuten y prestacioacuten de servicios
Seguimiento medicioacuten anaacutelisis evaluacioacuten y mejora
Gestioacuten de riesgos y oportunidades
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Revisioacuten del Manual de Calidad
Realizacioacuten de las adaptaciones necesarias para el disentildeo implantacioacuten y documentacioacuten de los nuevos requisitos establecidos
en la norma UNE-EN ISO 90012015 permitiendo la certificacioacuten externa del SIGC-SUA en el ciclo 2017 tal como se establece en el Plan
Estrateacutegico de la Universidad de Jaeacuten y en la Poliacutetica de Calidad
La estrategia baacutesica para la certificacioacuten externa es demostrar que se han considerado los aspectos esenciales de los cambios en la Norma ISO que se ha procedido a su incorporacioacuten al SIGC-SUA y que en sucesivos ciclos perfeccionaremos la implantacioacuten
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
El Manual de Calidad se mantiene como guiacutea del SIGC-SUA Asiacute como la declaracioacuten de la poliacutetica de calidad y el establecimiento anual de los objetivos de calidad del SIGC-SUA
Procedimientos documentados procesos de apoyo especialmente el proceso Gestioacuten de Riesgos y oportunidades
SIGC-SUA
UNIVERSIDAD DE
JAEacuteN
PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS
PD06 GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Procedimiento documentado PD 06 Mayo de 2018 Versioacuten 01 Paacutegina 1
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA
UNIVERSIDAD DE JAEacuteN
PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO
GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
COacuteDIGO PD 06
FECHA 11-05-2018
REVISIOacuteN 01
UNIVERSIDAD DE JAEacuteN
Contexto interno-Externo de la Universidad
Sistema de gestioacuten de la calidad realizado por la Direccioacuten y el Comiteacute de Calidad en el anaacutelisis estrateacutegico
Sistema de procesos del SIGC-SUA realizado por los responsables de los procesos mediante la realizacioacuten de
anaacutelisis DAFO
Dos niveles
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS
PD06 GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Control de documentacioacuten
ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIOacuteN DEL PROCEDIMIENTO
PORTADA
CONTROL DE DOCUMENTACIOacuteN
HISTORIAL DE MODIFICACIONES
1- OBJETO Y CAMPO DE APLICACIOacuteN
2- REFERENCIAS
3- ANTECEDENTES Y DEFINICIONES
4- DESARROLLO
41 ALCANCE Y FINALIDAD
42 METODOLOGIacuteA
43 RESPONSABILIDADES
44 DETERMINACIOacuteN DEL CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO
45 DENTIFICACIOacuteN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES INTERESADAS Y SU ESPECIFICACIOacuteN EN REQUISITOS DE CALIDAD
46 GESTIOacuteN DE LOS RIESGOS Y OPORTUNIDADES
461 DETERMINAR CRITERIOS DE RIESGOS
462 IDENTIFICACIOacuteN DEL RIESGO
463 ANAacuteLISIS DEL RIESGO
464 TRATAMIENTO DEL RIESGO
465 RESULTADOS DE LA GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
466 EVALUACIOacuteN DE LAS ACCIONES
5- ANEXOS
FORMATOS
HISTORIAL DE MODIFICACIONES DE LA DOCUMENTACIOacuteN DEL PROCEDIMIENTO
1- OBJETO Y CAMPO DE APLICACIOacuteN
El procedimiento documentado PD06 tiene por objeto establecer el proceso a seguir en el SISTEMA INTEGRADO DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA UNIVERSIDAD DE JAEacuteN (SIGC-SUA) para la gestioacuten de riesgos y oportunidades como elemento integrado en el sistema de gestioacuten y de procesos y en las actividades de planificacioacuten
Este procedimiento de apoyo del SIGC-SUA se incluye en el marco de la adaptacioacuten a la Norma ISO 9001 2015 para incorporar en el enfoque a procesos el pensamiento basado en riesgos reforzando la naturaleza preventiva y la eficacia del sistema de calidad
2- REFERENCIAS
Para la elaboracioacuten de este procedimiento documentado se ha utilizado como referencia
middot La Norma UNE-EN-ISO-90012015 ldquoSistemas de Gestioacuten de la Calidad Requisitosrdquo Especialmente el Punto 81
middot La Norma ISO 310002009 Gestioacuten del riesgo Principios y directrices
middot El Manual de la Calidad del Sistema Integrado de Gestioacuten de la Calidad de los Servicios y Unidades Administrativas de la Universidad de Jaeacuten (SIGC-SUA)
middot El Manual de Procesos
middot El Manual de Procedimientos Documentados
middot Programa y orientaciones para la adaptacioacuten del SIGC-SUA a los Requisitos De La Norma UNE-EN ISO 90012015 Sistemas de Gestioacuten de la Calidad
Para los fines de este procedimiento documentado se aplican en lo que proceda los fundamentos los teacuterminos y las definiciones incluidos en la Norma ISO-90002015 ldquoSistemas de Gestioacuten de la Calidad Fundamentos y vocabulariordquo
3- ANTECEDENTES Y DEFINICIONES
La gestioacuten de riesgos y oportunidades se incorpora como un elemento necesario de entrada (planificacioacuten) y seguimiento (resultados) de los procesos del SIGC-SUA
El teacutermino riesgo hace referencia a los efectos que pueden ocasionar sobre los objetivos las incertidumbres siendo estas situaciones en las que falta de informacioacuten conocimiento y comprensioacuten de un suceso su probabilidad de que ocurra y las consecuencias
La gestioacuten del riesgo se refiere a las actividades coordinadas para dirigir y controlar una organizacioacuten en lo relativo al riesgo El proceso de gestioacuten del riesgo se refiere a la aplicacioacuten sistemaacutetica de poliacuteticas procedimientos y praacutecticas de gestioacuten a las actividades de comunicacioacuten consulta establecimiento del contexto e identificacioacuten anaacutelisis evaluacioacuten tratamiento seguimiento y revisioacuten del riesgo
4- DESARROLLO
41 ALCANCE Y FINALIDAD
El procedimiento documentado sobre la gestioacuten de riesgos se aplica transversalmente en todos los procesos del SIGC-SUA y forma parte de la poliacutetica de la planificacioacuten y la revisioacuten de la estrategia de los procesos y en la revisioacuten mejora y cambios del SIGC-SUA
Este procedimiento documentado establece
1 La metodologiacutea que se aplica para la gestioacuten de los riesgos y oportunidades
2 El proceso para realizar la gestioacuten de riesgos y oportunidades
3 El sistema de responsabilidades en la gestioacuten de riesgos y oportunidades
4 La documentacioacuten y formatos de los resultados de las actividades de la gestioacuten de riesgos y oportunidades asiacute como su inclusioacuten en la documentacioacuten del SIGC-SUA
Las finalidades de la gestioacuten de los riesgos y oportunidades al incluirlos en la planificacioacuten y procesos del SIGC-SUA son
1 Asegurar la consecucioacuten de resultados previstos del sistema de calidad
2 Aumentar los efectos deseados
3 Prevenir o reducir los efectos no deseados
4 Lograr la mejora
42 METODOLOGIacuteA
En el marco de la planificacioacuten y mejora del SIGC-SUA se realizaraacuten las siguientes actividades secuenciadas e interrelacionadas
1 Determinacioacuten del contexto interno y externo
2 Identificacioacuten de las necesidades y expectativas de las partes interesadas y su especificacioacuten en requisitos de calidad
3 Aplicar la gestioacuten de los riesgos y oportunidades
En el siguiente graacutefico se representa esta relacioacuten
43 RESPONSABILIDADES
Se aplica de acuerdo con el Manual de Calidad el siguiente sistema baacutesico de responsabilidades y participacioacuten
44 DETERMINACIOacuteN DEL CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO
Identificacioacuten de las cuestiones internas y externas que son pertinentes para el propoacutesito y la planificacioacuten del SIGC-SUA
Actividades Nivel procesos
1 Determinacioacuten factores internos y externos que influyen en el desarrollo y resultados de los procesos
2 Aplicar metodologiacutea DAFO estructurando la informacioacuten en
middot ANAacuteLISIS INTERNO DEBILIDADES (factores internos que pueden incidir negativamente) FORTALEZAS (factores internos que inciden positivamente)
middot ANAacuteLISIS EXTERNO AMENAZAS (factores externos que inciden negativamente) OPORTUNIDADES (factores externos que pueden incidir positivamente)
3 Trasladar al cuadro de informacioacuten sobre cuestiones externas e internas
4 Remisioacuten a Coordinacioacuten Teacutecnica a efectos de su inclusioacuten en la Documentacioacuten de Procesos tras su aprobacioacuten Anexo del Manual de Proceso
5 Aplicacioacuten
middot Proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
middot Entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades que se indica posteriormente
middot informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso
6 Revisioacuten En la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos
45 IDENTIFICACIOacuteN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES INTERESADAS Y SU ESPECIFICACIOacuteN EN REQUISITOS DE CALIDAD
Utilizar la informacioacuten actual del cuadro de grupos de intereacutesatributos de calidad de los manuales de proceso para identificar los requisitos de calidad que se incorporan a los procesos
1 IDENTIFICACIOacuteN DE PARTES INTERESADAS Cuadro de informacioacuten sobre las partes interesadas que se ven afectadas o interesadas por el proceso
2 REQUISITOS DE CALIDAD Identificacioacuten de las necesidades y expectativas de las partes interesadas en el proceso y coacutemo se da respuesta mediante la especificacioacuten de requisitos de calidad que se incluyen en el proceso (compromisos de calidad objetivos reglamentaciones especificaciones en la prestacioacuten de servicios etc)
3 Aplicacioacuten
middot Proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
middot Entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades que se indica posteriormente
middot informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso
4 Revisioacuten En la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos
46 GESTIOacuteN DE LOS RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Sistematizacioacuten de la gestioacuten de los riesgos y oportunidades en la gestioacuten de los procesos
Orientaciones Metodoloacutegicas Norma de apoyo UNE-ISO 31000 Gestioacuten del Riesgo Principios y Directrices
Fases
1 Determinar criterios de riesgos
2 Identificacioacuten del riesgo
3 Anaacutelisis del riesgo
4 Tratamiento del riesgo
5 Resultados de la gestioacuten de riesgos y oportunidades
6 Evaluacioacuten de las acciones
461 CRITERIOS DE RIESGOS
Establecer los criterios de riesgos teacuterminos que permiten evaluar la importancia de un riesgo Estos teacuterminos pueden determinarse en funcioacuten de objetivos los recursos disponibles los requisitos legales o especificaciones de prestacioacuten de servicios etc
462 IDENTIFICACIOacuteN DEL RIESGO
Establecer la relacioacuten de sucesos que podriacutean afectar negativamente o positivamente los objetivos y resultados del proceso
Se parte de la identificacioacuten realizada en el cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades Las causas se corresponden normalmente con el apartado ldquodetectadardquo (DAFO Requisitos de calidad de partes interesadas resultados de proceso)
463 ANAacuteLISIS DEL RIESGO
Valoracioacuten de los efectos y consecuencias del riesgo en los resultados del proceso asiacute como de la probabilidad de que se produzcan dichas consecuencias
En el cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades se anotan las causas y fuentes asiacute como los efectos o impactos se antildeade una valoracioacuten de la probabilidad Si combinamos los efectos con la probabilidad se determina el nivel de riesgo
Cada Unidades puede establecer el meacutetodo que estime apropiado para establecer el nivel de riesgo y puede expresarlo en teacuterminos cualitativos Ejemplo de un meacutetodo cuantitativo basada en escalas
464 TRATAMIENTO DEL RIESGO
Comparar el nivel del riesgo con los criterios que sobre los riesgos se hayan adoptado permitiendo asiacute considerar y priorizar el tratamiento que se ha de dar a los riesgos identificados
La finalidad uacuteltima de la apreciacioacuten del riesgo es determinar que riesgos para los resultados de los procesos no se consideran suficientemente controlados y exige un tratamiento
Orientacioacuten
465 RESULTADOS DE LA GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
El cuadro de riesgos y oportunidades permite identificar las acciones en los procesos del SIGC-SUA Una vez realizado se remite a Coordinacioacuten Teacutecnica a efectos de su inclusioacuten en la Documentacioacuten de Procesos tras su aprobacioacuten Anexo del Manual de Proceso
La revisioacuten de cuadro de riesgos y oportunidades se realiza en la revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos
Tabla Gestioacuten de riesgos y oportunidades
Ver en detalle en Anexo Formatos
[4] Accioacuten Estaacute referida a las opciones que identificamos y adoptamos para el tratamiento del riesgo o para aprovechar los efectos de las oportunidades sobre los resultados esperados
466 EVALUACIOacuteN DE LAS ACCIONES
Las acciones que identificamos y adoptamos para el tratamiento del riesgo o para aprovechar los efectos de las oportunidades sobre los resultados esperados y oportunidades que se identifiquen deben ser implantadas bien mediante modificaciones en el disentildeogestioacuten del proceso bien mediante la implantacioacuten de otras acciones de mejora
El seguimiento de las acciones se incorporaraacute en el proceso de revisioacuten y mejora incluyeacutendose en los informes anuales de proceso Se utilizaraacuten para la planificacioacuten de nuevas acciones de mejora
La identificacioacuten y gestioacuten de las acciones que se derivan de la evaluacioacuten de riesgos y oportunidades constituyen un elemento clave para la implementacioacuten de las mejoras de procesos y de los objetivos y acuerdos de la Revisioacuten y mejora del SIGC-SUA que realiza por ciclos anuales el Comiteacute de Calidad y la Direccioacuten
5- ANEXOS FORMATOS
FORMATO ANAacuteLISIS DE CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO DEL PROCESO
[COacuteDIGO DEL PROCESO CLAVE] [NOMBRE DEL PROCESO CLAVE]
Tabla Anaacutelisis del contexto interno y externo del proceso
Tabla Anaacutelisis del contexto interno y externo del proceso
FORMATO CUADRO DE COMPRENSIOacuteN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE PARTES INTERESADAS DEL PROCESO
[COacuteDIGO DEL PROCESO CLAVE] [NOMBRE DEL PROCESO CLAVE]
Tabla Necesidades y Expectativas Partes Interesadas
Tabla Necesidades y Expectativas Partes Interesadas
FORMATO ANAacuteLISIS DE GESTIOacuteN DE RIESGO Y OPORTUNIDADES
[COacuteDIGO DEL PROCESO CLAVE] [NOMBRE DEL PROCESO CLAVE]
Tabla Gestioacuten de riesgos y oportunidades
Tabla Gestioacuten de riesgos y oportunidades
[1] Resultado Esperado Esta referido al resultados final del proceso (la salida del proceso en teacuterminos del valor o servicio prestado) Se puede utilizar Un resultado procedente de la estrategia un compromiso de calidad publicado un requisito de calidad identificado el valor de un objetivo del indicador del proceso
[2] Detectado Esta referido a la fuente de la que se ha detectadoidentificadoasociado el riesgo o la oportunidad Puede provenir 1 Del anaacutelisis del contexto (DAFO) 2 Del anaacutelisis de las partes interesadas 3 Del anaacutelisis del proceso (desarrollo e interaccioacuten de actividades recursos y resultados)
[3] Efecto potencial Estaacute referido a la consecuencia que el riesgo o la oportunidad va a tener sobre el resultado esperado
PROPUESTAS DE ACCIONES DE MEJORA
Evaluacioacuten de las acciones
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA UNIVERSIDAD DE JAEacuteN13
13
13
PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO13
13
GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES13
13
13
COacuteDIGO PD 0613
FECHA 11-05-201813
REVISIOacuteN 0113
13
13
13
13
13
13
13
13
UNIVERSIDAD DE JAEacuteN13
13
13
13
Indicaremos Accioacuten de gestioacuten de riesgosoportunidades13
13
Indicaremos ademaacutes mecanismos para la evaluacioacuten13
13
En la previsioacuten de resultados haremos referencia al grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso13
13
Grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso en relacioacuten a la previsioacuten de resultados y a los indicadores que en su caso se hubieran establecido para el seguimiento13
13
13
lt Procedimiento documentado PD 06 Mayo de 2018 Versioacuten 01gtPaacutegina 1
lt Procedimiento documentado PD 06 Mayo de 2018 Versioacuten 01gtPaacutegina 2
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
Necesidades y Expectativas de las partes interesadas
Identificacioacuten a nivel de procesos
Entradas en el anaacutelisis de riesgos y
oportunidades
Anaacutelisis de resultados en el proceso de revisioacuten y mejora
anual del SIGC-SUA
Gestioacuten de riesgos y oportunidades
Metodologiacutea en el manual de calidad procedimientos
estrateacutegicos y procedimiento de apoyo
Aplicacioacuten operativa en los procesos claves (operativos)
Los resultados se incluyen en la documentacioacuten de los
procesos procediendo a su seguimiento y revisioacuten anual
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
Comunicacioacuten
Reforzar la comunicacioacuten externa a usuarios apoyaacutendose en los mecanismos actuales e incluidos en los procesos haciendo las referencias oportunas en las fichas del Plan de Comunicacioacuten del
SIGC-SUA
Plan de Comunicacioacuten del SIGC-SUA Metodologiacutea Plan de Comunicacioacuten
Ficha de acciones de comunicacioacuten
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
Seguimiento medicioacuten anaacutelisis y evaluacioacutenMetodologiacutea en Manual de CalidadGuiacutea del SIGC-SUA Procesos Estrateacutegicos
SEGUIMIENTO MEDICIOacuteN ANAacuteLISIS EVALUACIOacuteN Y MEJORA
PROCESOS PRESTACIOacuteN DE SERVICIOS
SEGUIMIENTO Y MEDICIOacuteN
AUDITORIacuteAS
INFORMACIOacuteN DEL ENTORNO
UNIVERSITARIO
ANAacuteLISIS DE DATOS
REVISIOacuteN POR LA DIRECCIOacuteN
OPO
RTU
NID
ADES
CAM
BIO
Y
DE M
EJO
RA
ACCIONES CORRECTIVASCONTEXTO INTERNO
CONTEXTO EXTERNO
ACCIONES RIESGOS Y OPORTUNIDADES
GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADESS
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
iquestDoacutende se puede consultar los informes finales de seguimiento y revisioacuten
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
IV Aplicacioacuten en la documentacioacuten de procesos de las Unidades
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
MAPA DE PROCESOS CLAVES INTERRELACIONADOS
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PROCESO PARA REALIZAR LOS CAMBIOS
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CUADRO RESUMEN DE LAS ACTIVIDADES A REALIZAR POR LAS UNIDADESAacuteREAS
ACTIVIDADES DE APLICACIOacuteN EN LOS PROCESOS PARA LA ADAPTACIOacuteN A LA NORMA ISO 9001 2015
1 Elaborar un cuadro de anaacutelisis de contexto interno y externo por procesos yo agrupacioacuten para su inclusioacuten como anexo en la documentacioacuten del
proceso
CONTEXTO
PARTES INTERESADAS 2 Revisar y completar Anexo VI (Atributos de Calidad) de la Documentacioacuten
de Procesos
CONTEXTO 3 Elaborar un cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades por procesos yo agrupacioacuten para su inclusioacuten como anexo en la documentacioacuten del proceso
COMUNICACIOacuteN 4 Reforzar la comunicacioacuten externa a usuarios apoyaacutendose en los mecanismos actuales e incluidos en los procesos haciendo las referencias oportunas en ellas fichas del Plan de Comunicacioacuten del SIGC-SUA
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CONTEXTO Factores internos y externos que influyen en el desarrollo y resultados de los procesos
FACTORES EXTERNOS Los que no dependen o no son controlados por la UnidadAacuterea Pueden
estar referidos a recursos u otras variables generales de la Universidad u otros factores externos del sistema universitario o entorno
FACTORES INTERNOS Los que dependen o son controlados por la UnidadAacuterea Fundamentalmente
sistemas de trabajo conocimientos capacidades valores y actitudes herramientas disponibles
QUEacute EXIGE ISO Identificacioacuten de factores de contexto y seguimiento y revisioacuten de esta Informacioacuten
IDENTIFICACIOacuteN DE FACTORES Cuadro de informacioacuten sobre cuestiones externas e internas
apropiadas a la misioacuten del proceso y en general al sistema de calidad y la estrategia o directrices de la
universidad que afectan al resultado esperado
SEGUIMIENTO Y REVISIOacuteN Sistematizacioacuten y periodizacioacuten de la revisioacuten de la informacioacuten del
contexto iquestCuaacutendo coacutemo y quieacuten revisa
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
COacuteMO LO HACEMOSMediante el anaacutelisis DAFO que permite alinearlo con el anaacutelisis general del SIGC-SUA
FACTORES INTERNOS
DEBILIDADES FORTALEZAS1-2-3-
1-2-3-
FACTORES EXTERNOS
AMENAZAS OPORTUNIDADES1-2-3-
1-2-3-
ANAacuteLISIS EXTERNO AMENAZAS (factores externos que inciden negativamente)
OPORTUNIDADES (factores externos que pueden incidir positivamente)
ANAacuteLISIS INTERNO DEBILIDADES (factores internos que pueden incidir negativamente) FORTALEZAS (factores internos que inciden
positivamente)
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PARA QUEacute LO HACEMOSPara disponer de informacioacuten necesaria en el proceso de planificacioacuten de la gestioacuten de los procesos y del sistema de calidad
Lo aplicamos en el proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
Lo aplicaremos tambieacuten como entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades
Las conclusiones del anaacutelisis y su aplicacioacuten se tendraacuten en cuenta si procede cuando se realice el Informe final de proceso
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VII ANAacuteLISIS DE
CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO DEL PROCESO
FACTORES INTERNOS
DEBILIDADES FORTALEZAS
1- No exclusividad y dedicacioacuten compartida por parte del personal teacutecnico responsable del proceso con otras tareas dentro del Servicio de Prevencioacuten lo que impide una mayor dedicacioacuten y atencioacuten del proceso
2 Desconocimiento del procedimiento por parte de los nuevos investigadoresproductores
1 Nueva herramienta informaacutetica en el Campus Virtual para la Gestioacuten de Residuos Peligrosos
2 Madurez del procedimiento del Gestioacuten de Residuos especialmente para el personal teacutecnico y productor de plantilla
3 Almaceacuten temporal de residuos peligrosos en ambos Campus
3 Disponibilidad y aacutegil procedimiento para la adquisicioacuten de contenedores para reponer por parte de los productores en el Almaceacuten del Campus Las Lagunillas
FACTORES EXTERNOS
AMENAZAS OPORTUNIDADES
1- Cambios normativos en materia medioambiental
2- Cambios en la documentacioacuten y procedimientos de las comunicaciones obligatorias a realizar ante las distintas entidades con competencias medioambientales
1- Alianza con Empresa concesionaria de la Gestioacuten medioambiental de gestioacuten de residuos peligrosos
2- Benchmarking con otras universidades espantildeolas
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PARTES INTERESADAS
Persona u organizacioacuten que puede afectar verse afectado o percibirse como persona afectada por una decisioacuten o actividad
En el SIGC-SUA lo identificamos a nivel de proceso como grupo de intereacutescliente usuario tal como estaacute identificado en el ANEXO VI ATRIBUTOS DE CALIDAD DEL
PROCESO de la documentacioacuten de los procesos claves
QUEacute EXIGE ISOIdentificacioacuten de las partes interesadas especificacioacuten de requisitos de calidad de eacutestas y seguimiento y revisioacuten de esta Informacioacuten
IDENTIFICACIOacuteN DE PARTES INTERESADAS Cuadro de informacioacuten sobre las partes interesadas que se ven afectadas o interesadas por el proceso
REQUISITOS DE CALIDAD Identificacioacuten de las necesidades y expectativas de las partes interesadas en el proceso y coacutemo se da respuesta mediante la especificacioacuten de requisitos de
calidad que se incluyen en el proceso
SEGUIMIENTO Y REVISIOacuteN Sistematizacioacuten y periodizacioacuten de la revisioacuten de la informacioacuten de las partes interesadas y sus requisitos de calidad iquestCuaacutendo coacutemo y quieacuten revisa
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
COacuteMO LO HACEMOS
Mediante la revisioacuten y ampliacioacuten del cuadro el ANEXO VI ATRIBUTOS DE CALIDAD DEL PROCESO de la documentacioacuten de los procesos claves SIGC-SUA
Grupo de intereacutesClientes
-Usuario
Fuentes de Informacioacuten
Necesidades y Expectativas (atributos de calidad)
Requisito de Calidad
INFORMACIOacuteN DE PARTIDA Utilizamos la informacioacuten de las tablas elaboradas en otros ciclos de gestioacuten analizamos su validez actual y en su caso modificamos especificamos o ampliamos
EXPECTATIVAS Y REQUISITOS Partimos de las necesidades expectativas y atributos de calidad por grupos de intereacutes ya identificados que mantenemos realizamos cambios o ampliamos tras la
revisioacuten Antildeadimos especificaciones en teacuterminos de requisitos de calidad (compromisos de calidad objetivos reglamentaciones especificaciones en la prestacioacuten de servicios etc)
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PARA QUEacute LO HACEMOSPara disponer de informacioacuten necesaria en el proceso de planificacioacuten de la gestioacuten de los procesos y del sistema de calidad
Lo aplicamos en el proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
Lo aplicaremos tambieacuten como entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades
Las conclusiones del anaacutelisis y su aplicacioacuten se tendraacuten en cuenta si procede cuando se realice el Informe final de proceso
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VI ATRIBUTOS DE
CALIDAD NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LOS GRUPOS DE INTERES REQUISITOS DE CALIDAD
Grupo de intereacutesClientes-Usuario
Fuentes de Informacioacuten
Necesidades y Expectativas (atributos de calidad)
Requisito de Calidad
1 El personal docente e investigador de la Universidad y centros adscritos y el personal docente e investigador visitante de otras universidades 2 El alumnado de la Universidad y centros adscritos y el alumnado en movilidad de otras universidades 3 El personal de administracioacuten y servicios 4 Losas egresadosas de la Universidad de Jaeacuten 5 El Personal colaborador o tutor externo a la Universidad de Jaeacuten
bull Encuestas de satisfaccioacuten bull Quejas Sugerencias felicitaciones bull Indicadores de proceso bull Benchmarking bull Comisioacuten de Biblioteca bull Servicio de Pregunta al Bibliotecario
Necesidad disponer de una coleccioacuten de recursos informativos que cubran las necesidades de informacioacuten de los usuarios Atributos bull Amabilidad en el trato al cliente-usuario bull Adecuacioacuten del tiempo empleado para la resolucioacuten de la demanda de la prestacioacuten del servicio bull Comunicacioacuten a los clientes-usuarios cuando se prestaraacute el servicio bull Adecuacioacuten de los horarios de atencioacuten o prestacioacuten del servicio a las necesidades que platean los clientes-usuarios bull Adecuacioacuten del servicio prestado a las necesidades y expectativas especiacuteficas comunicadas por los clientesusuarios bull Comodidad de las instalaciones climatizacioacuten limpieza dimensioacuten y mantenimiento de los espacios
bull Alcanzar el 85 de monografiacuteas nacionales recibidas en un maacuteximo de 30 diacuteas (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 85 de monografiacuteas extranjeras recibidas en un maacuteximo de 60 diacuteas (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 100 de ejecucioacuten del gasto en material bibliograacutefico del presupuesto de Biblioteca (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 100 de bibliografiacutea recomendada disponible en Biblioteca (1 2) bull Alcanzar el 100 de peticiones de compra de material bibliograacutefico por parte de los estudiantes adquiridas (2) bull Alcanzar el 65 de monografiacuteas en papel recibidas por compra catalogadas en un maacuteximo de 6 diacuteas (1 2 3 4 5)
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
RIESGO OPORTUNIDAD Efecto o influencias de la incertidumbre sobre la consecucioacuten de los resultados y la eficacia de un proceso
PARA QUEacute LO HACEMOSPara prevenir o reducir los efectos no deseados de los riesgos y aprovechar las oportunidades en el marco de la planificacioacuten de la gestioacuten de la calidad y los procesos
CUANDO LO HACEMOS En la planificacioacuten inicial de los procesos o en nuevas situaciones que requieran revisar los procesos
QUEacute EXIGE ISOPensamiento basado en riesgos como parte del enfoque a procesos queda incluido en los requisitos de la ISO para la gestioacuten de los procesos ldquoabordar los riesgos y oportunidadeshelliprdquo
REQUISITOS Planificar las acciones para abordar los riesgos y oportunidades
Integrar y aplicar las acciones en los procesos
Evaluar la eficacia de las acciones
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
COacuteMO LO HACEMOS Mediante la elaboracioacuten de un cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades asociados a los procesos
RESULTADO PROCESO
RIESGOSOPORTUNIDADES ACCIONES
[Resultado Esperado] [1]
1-Riesgo [se describiraacute el riesgo]
Detectado [2]
Efecto potencial [3]
2-
3-
1-Accioacuten [se describiraacute la accioacuten] [4]
2-
3-
[Resultado Esperado]
1-Oportunidad [se describiraacute la oportunidad]
Detectado
Efecto potencial
2-
3-
1-Accioacuten [se describiraacute la accioacuten]
2-
3-
[1] Resultado Esperado Esta referido al resultados final del proceso (la salida del proceso en teacuterminos del
valor o servicio prestado) Ejemplos compromiso de calidad un requisito
de calidad el valor objetivo del indicador del proceso
[Detectado Fuente de la que se ha detectadoidentificadoasociado el riesgo o la oportunidad Puede provenir 1 Del anaacutelisis del contexto (DAFO) 2 Del anaacutelisis de
las partes interesadas 3 Del anaacutelisis del proceso (desarrollo e interaccioacuten de actividades recursos y resultados)
Efecto potencial La consecuencia que el riesgo o la oportunidad van a tener sobre el resultado esperado
Accioacuten Las opciones que identificamos y adoptamos para el tratamiento del riesgo o
para aprovechas los efectos de las oportunidades sobre los resultados
esperados
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Identificacioacuten del riesgo
COM
UN
ICAC
IOacuteN
Y
CON
SULT
A
SEGU
IMIE
NTO
Y R
EVIS
IOacuteN
Apreciacioacuten del riesgo
Establecimiento del Contexto
PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RIESGO
Anaacutelisis del riesgo
Evaluacioacuten del riesgo
Tratamiento del Riesgo
IDENTIFICACIOacuteN DEL RIESGO Relacioacuten de sucesos que podriacutean afectar negativamente o positivamente los objetivos y resultados del
proceso
criterios de riesgos teacuterminos que permiten evaluar la
importancia de un riesgo
ANAacuteLISIS DEL RIESGO
Valoracioacuten de los efectos y
consecuencias del riesgo en los
resultados del proceso asiacute como de la probabilidad
de que se produzcan dichas consecuencias
EVALUACIOacuteN DEL RIESGO
Implica comparar el nivel del riesgo con los criterios
que sobre los riesgos se hayan
adoptado permitiendo asiacute
considerar y priorizar el
tratamiento que se ha de dar a los
riesgos identificados
TRATAMIENTO DEL RIESGO Es la seleccioacuten y la implementacioacuten de una o varias opciones (acciones) para modificar los riesgos
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Las acciones que se identifiquen en la gestioacuten de los riesgos y oportunidades deben ser implantadas bien mediante modificaciones en el disentildeogestioacuten del proceso bien mediante la implantacioacuten de otras acciones de mejora
Unidad Antildeo
Procesos
Descripcioacuten de la mejora
Causa para su implantacioacuten
Objetivos de la mejora
Recursos previstos
Responsables de implantacioacuten
Previsioacuten de Resultados
Grado de prioridad AltaMediaBaja (seguacuten proceda)
Indicaremos Accioacuten de gestioacuten de riesgosoportunidades
Indicaremos ademaacutes mecanismos para la evaluacioacuten
En la previsioacuten de resultados haremos referencia al grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso
Desarrollo temporal Inicio
Finalizacioacuten
Descripcioacuten de resultados obtenidos
Grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso en relacioacuten a la previsioacuten de resultados y a los indicadores que en
su caso se hubieran establecido para el seguimiento
PROPUESTAS DE ACCIONES DE MEJORA
ANAacuteLISIS DE LAS MEJORAS
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VIII ANAacuteLISIS DE
GESTIOacuteN DE RIESGO Y OPORTUNIDADESRESULTADO
PROCESO RIESGOSOPORTUNIDADES ACCIONES
Rapidez en la ejecucioacuten del mantenimiento El 85 de las incidencias se reparan en 5 diacuteas
1-Riesgo Falta de disponibilidad de recursos humanos (internos y externos) para atender las incidencias
Detectado DAFO Debilidad D2
Efecto potencial La falta de personal teacutecnico para atender las averiacuteas puede afectar al desempentildeo de las actividades universitarias y en elementos criacuteticos incrementar los dantildeos en los activos
1 Accioacuten Establecer criterios de criticidad de la incidencia
2 Accioacuten Adaptar aplicativo software para incluir criticidad
3 Accioacuten Modificacioacuten del proceso para incluir criticidad
4 Accioacuten Anaacutelisis de incidencias resueltas una vez implantadas las acciones anteriores seguacuten criticidad
Modificar las consecuencias
Rapidez en la ejecucioacuten del mantenimiento El 85 de las incidencias se reparan en 5 diacuteas
2-Riesgo Falta de disponibilidad de recursos materiales para atender las incidencias
Detectado DAFO Debilidad D2
Efecto potencial La falta de repuestos y fungibles para atender las averiacuteas puede imposibilitar la reparacioacuten con la celeridad requerida afectando al desempentildeo de las actividades universitarias
1 Accioacuten Disponer de un sistema de gestioacuten de stock de repuestos
Modificar las consecuencias
Criterios de sostenibilidad en la gestioacuten del mantenimiento
3- Riesgo Incumplimiento del Plan Estrateacutegico respecto a los criterios de sostenibilidad seguridad y PRL en el mantenimiento de las infraestructuras de los Campus
Detectado DAFO Debilidad D1
Efecto potencial No conformidad al SIGC-SUA asociado a requisitos de calidad
1 Accioacuten Establecimiento de criterios de sostenibilidad seguridad y PRL en la gestioacuten del mantenimiento
Eliminar la fuente del riesgo
Optimizar la disponibilidad de las instalaciones y equipos
4- Riesgo Interrupcioacuten del suministro eleacutectrico
Detectado Anaacutelisis de causa-efecto
Efecto potencial Dantildeos en elementos criacuteticos de las instalaciones de la UJA
1 Accioacuten Programa para garantizar el suministro eleacutectrico complementario en los edificios de la UJA
Modificar las consecuencias
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
GRACIAS POR SU ATENCIOacuteN
Desarrollo temporal | Inicio | Finalizacioacuten | |||||||
Descripcioacuten de resultados obtenidos |
Unidad | Antildeo | ||||||
Procesos | |||||||
Descripcioacuten de la mejora | |||||||
Causa para su implantacioacuten | |||||||
Objetivos de la mejora | |||||||
Recursos previstos | |||||||
Responsables de implantacioacuten | |||||||
Previsioacuten de Resultados | |||||||
Grado de prioridad | AltaMediaBaja (seguacuten proceda) |
RESULTADO PROCESO | RIESGOSOPORTUNIDADES | ACCIONES | |||
[Resultado Esperado] [1] | 1- Riesgo [se describiraacute el riesgo] Detectado [2] Efecto potencial [3] 2- 3- | 1- Accioacuten [se describiraacute la accioacuten] [4] 2- 3- | |||
[Resultado Esperado] | 1- Oportunidad [se describiraacute la oportunidad] Detectado Efecto potencial 2- 3- | 1- Accioacuten [se describiraacute la accioacuten] 2- 3- |
Proceso | Instruccioacuten Se indicaraacute con la codificacioacuten y el nombre del aacutembito del proceso sobre el que se realiza el cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades Puede ser para todo el proceso clave o para procesos desagregados Puede elaborarse en comuacuten para todo el proceso clave e indicar lo especiacutefico para los procesos desagregados Las distintas unidades del proceso pueden decidir elaborarlo de forma conjunta si entiende que hay similitud | ||
Servicio prestado | Instruccioacuten Se indicaraacute de acuerdo con la tabla de relacioacuten de procesosservicios del alcance del SIGC-SUA que estaacute publicado en el Manual de Calidad | ||
Unidades | Instruccioacuten Se indicaraacute la Unidades que lo elaboran | ||
Fecha | Instruccioacuten Se indicaraacute la fecha formal de su enviacuteo para publicacioacuten | ||
Responsables | Instruccioacuten Se especificaraacute la responsabilidad de la elaboracioacuten Puede ser el nombre y puesto de las personas que intervienen o la denominacioacuten del grupo de trabajo o equipo de calidad que lo ha elaborado Si el equipo es inter-procesosunidades se indicaraacute | ||
Seguimiento y revisioacuten | Instruccioacuten Se indicaraacute cuaacutendo se utiliza y se revisa y para que se utiliza podriacutea ser a modo de ejemplo en la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos |
Grupo de intereacutesClientes-Usuario | Fuentes de Informacioacuten | Necesidades y Expectativas (atributos de calidad) | Requisito de Calidad | ||||
Proceso | Instruccioacuten Se indicaraacute con la codificacioacuten y el nombre del aacutembito del proceso sobre el que se realiza el cuadro de partes interesadas Puede ser para todo el proceso clave o para procesos desagregados Puede elaborarse en comuacuten para todo el proceso clave e indicar lo especiacutefico para los procesos desagregados Las distintas unidades del proceso pueden decidir elaborarlo de forma conjunta si entiende que hay similitud | ||
Servicio prestado | Instruccioacuten Se indicaraacute de acuerdo con la tabla de relacioacuten de procesosservicios del alcance del SIGC-SUA que estaacute publicado en el Manual de Calidad | ||
Unidades | Instruccioacuten Se indicaraacute la Unidades que lo elaboran | ||
Fecha | Instruccioacuten Se indicaraacute la fecha formal de su enviacuteo para publicacioacuten | ||
Responsables | Instruccioacuten Se especificaraacute la responsabilidad de la elaboracioacuten Puede ser el nombre y puesto de las personas que intervienen o la denominacioacuten del grupo de trabajo o equipo de calidad que lo ha elaborado Si el equipo es inter-procesosunidades se indicaraacute | ||
Seguimiento y revisioacuten | Instruccioacuten Se indicaraacute cuaacutendo se utiliza y se revisa y para queacute se utiliza podriacutea ser a modo de ejemplo en la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos |
FACTORES INTERNOS | DEBILIDADES | FORTALEZAS | |||
1- 2- 3- | 1- 2- 3- | ||||
FACTORES EXTERNOS | AMENAZAS | OPORTUNIDADES | |||
1- 2- 3- | 1- 2- 3- |
Proceso | Instruccioacuten Se indicaraacute con la codificacioacuten y el nombre del aacutembito del proceso sobre el que se realiza el cuadro de contexto Puede ser para todo el proceso clave o para procesos desagregados Puede elaborarse en comuacuten para todo el proceso clave e indicar lo especiacutefico para los procesos desagregados Las distintas unidades del proceso pueden decidir elaborarlo de forma conjunta si entiende que hay similitud | ||
Servicio prestado | Instruccioacuten Se indicaraacute de acuerdo con la tabla de relacioacuten de procesosservicios del alcance del SIGC-SUA que estaacute publicado en el Manual de Calidad | ||
Unidades | Instruccioacuten Se indicaraacute la Unidades que lo elaboran | ||
Fecha | Instruccioacuten Se indicaraacute la fecha formal de su enviacuteo para publicacioacuten | ||
Responsables | Instruccioacuten Se especificaraacute la responsabilidad de la elaboracioacuten Puede ser el nombre y puesto de las personas que intervienen o la denominacioacuten del grupo de trabajo o equipo de calidad que lo ha elaborado Si el equipo es inter-procesosunidades se indicaraacute | ||
Seguimiento y revisioacuten | Instruccioacuten Se indicaraacute cuaacutendo se utiliza y se revisa y para queacute se utiliza podriacutea ser a modo de ejemplo en la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos |
RESULTADO PROCESO | RIESGOSOPORTUNIDADES | ACCIONES | |||
[Resultado Esperado] [1] | 1- Riesgo Detectado Efecto potencial | 1- Accioacuten | |||
[Resultado Esperado] | 1- Oportunidad Detectado Efecto potencial | 1- Accioacuten |
ACCIONES POSIBLES | |||
Evitar el riesgo | Eliminar la actividad que se ve afectada o causa el riesgo | ||
Aceptar el riesgo | Cuando es posible que genere una oportunidad | ||
Eliminar la fuente del riesgo | Actuar para eliminar la causa que da lugar al riesgo (efecto no deseado) | ||
Modificar la probabilidad | Atenuar la posibilidad o concurrencia del riesgo | ||
Modificar las consecuencias | Atenuar el impacto o efectos del riesgo | ||
Compartir el riesgo | Compartir o transferir el riesgo con otras partes | ||
Mantener el riesgo | Cuando es asumible o su tratamiento es desproporcionado siempre que sea posible asumirlo y controlarlo |
RIESGO | VALORACIOacuteN EFECTOIMPACTO [EI] | VALORACIOacuteN PROBABILIDAD [P] | Nivel Riego | ||||
-Riesgo Detectado Efecto potencial | ESCALA 1-5 1-Insignificante 2- Miacutenimo 3-Moderado 4-Considerable 5-Grave | ESCALA 1-5 1-Excepcional 2- Poco probable 3-Problable 4-Muy probable 5-Seguro | Caacutelculo [EI][P] ESCALA A-B-C-D D Aceptar riesgo [lt 5] C Aceptar riesgo con controles [6-1] B Riesgo no deseable [9-14] A Riesgo inaceptable [=gt15] |
Actividad | Responsable | ||
Elaboracioacuten del cuadro de anaacutelisis de contexto interno y externo por procesos del cuadro necesidades y expectativas de las partes interesadas y requisitos de calidad del cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades Nivel procesos claves | Equipo de Procesos Responsables de Unidades | ||
Elaboracioacuten seguacuten proceda del cuadro de anaacutelisis de contexto interno y externo por procesos del cuadro necesidades y expectativas de las partes interesadas y requisitos de calidad del cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades Nivel procesos Estrateacutegicos | Responsable de Calidad Coordinacioacuten Teacutecnica del SIGC-SUA | ||
Aprobacioacuten de la documentacioacuten a incluir en la documentacioacuten del proceso | Responsable de Calidad Gerente seguacuten proceda | ||
Inclusioacuten como anexo en la documentacioacuten del proceso | Coordinacioacuten Teacutecnica del SIGC-SUA | ||
Realizacioacuten de seguimiento y revisioacuten Nivel de proceso claves | Equipo de Procesos Responsables de Unidades | ||
Realizacioacuten de seguimiento y revisioacuten Nivel procesos Estrateacutegicos | Responsable de Calidad Coordinacioacuten Teacutecnica del SIGC-SUA | ||
Realizacioacuten de seguimiento y revisioacuten Nivel SIGC-SUA | Consejo de Direccioacuten comiteacute de Calidad |
VERSIOacuteN | FECHA DE VIGENCIA | APARTADO MODIFICADO | MODIFICACIOacuteN REALIZADA | ||||
1 | 14-05-2018 | Creacioacuten del Documento | |||||
Edicioacuten | Nordm | 01 | Fecha de entrada en vigor | 14-05-2018 |
Elaborado por | Revisado por | Aprobado por | |||||||||
Gerencia con Coordinacioacuten Teacutecnica del Servicio de Planificacioacuten y Evaluacioacuten | Vicerrectorado Responsable de la Calidad | Consejo de Direccioacuten | |||||||||
Nombre | Nombre | Nombre | |||||||||
Nicolaacutes Ruiz Reyes | Julio Terrados Cepeda | Juan Goacutemez Ortega | |||||||||
Cargo | Cargo | Cargo | |||||||||
Gerente | Vicerrector | Rector | |||||||||
Fecha | Fecha | Fecha | |||||||||
11052018 | 11052018 | 11052018 | |||||||||
Firma | Firma | Firma | |||||||||
SIGC-SUA | UNIVERSIDAD DE JAEacuteN | PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS | |||||
PD06 GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES |
SIGC-SUA | UNIVERSIDAD DE JAEacuteN | PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS | |||||
PD06 GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES |
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Aspectos esenciales de un Sistema de Gestioacuten de la Calidad (ISO)
ENFOQUE A PROCESOS
ENFOQUE MEJORA CONTINUA
BENEFICIOS
PROPORCIONAR PRODUCTOS Y SERVICIOS QUE SATISFAGAN LOS REQUISITOS DE LOS CLIENTES Y LOS LEGALES APLICABLES
FACILITAR OPORTUNIDADES DE AUMENTAR LA SATISFACCIOacuteN DE LOS CLIENTES
CAPACIDAD DE DEMOSTRAR LA CONFORMIDAD CON LOS REQUISITOS DEL SISTEMA DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD ESPECIFICADOS
ASEGURAR EL EacuteXITO DE LA ORGANIZACIOacuteN MEDIANTE UN ENFOQUE CONTINUO HACIA LA MEJORA (MANTENER O INCREMENTAR LOS NIVELES DE DESEMPENtildeO)
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Enfoque a ProcesosEl enfoque a procesos implica la definicioacuten y gestioacuten sistemaacutetica de los procesos y sus interacciones con el fin de alcanzar los resultados previstos aplicando el ciclo PHVA (mejora continua)
FUENTE DE ENTRADA ENTRADAS ACTIVIDADES
RECEPTORES DE LAS
SALIDASSALIDAS
PROCESOS PROCEDENTES
Por ejemplo proveedores
internos y externos
clientes otras partes
interesadas
RECURSOS REQUISISTOS Por ejemplo
Recursos materiales
especificaciones legales
informacioacuten
PRODUCTOS O SERVICIOS
Informacioacuten
PROCESOS POSTERIORESPor ejemplo en clientes internos
o externos en otras partes interesadas
Posibles controles y puntos de control para hacer el
seguimiento del desempentildeo y medirlo
Punto de inicio Punto Final
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Ciclo de Mejora Continua aplicada a los procesos
PHVAAdoptar acciones para corregir
las posibles desviaciones o bien para mejorar los resultados
previstos inicialmente
ACTUAR
PLANIFICAR
VERIFICAR
Definir cuaacutel debe ser el resultado obtenido por el proceso y establecer las actividades recursos y
responsabilidades necesarias para lograrlo
Llevar a cabo las actividades planificadas en los teacuterminos
previstos
HACER
Tras la ejecucioacuten del proceso realizar el seguimiento y medicioacuten sobre los resultados
alcanzados y valorar su adecuacioacuten a los objetivos planificados
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Ciclo de Mejora Continua aplicada a la visioacuten global del sistema de gestioacuten de la calidad
Liderazgo
Apoyo y operaciones
Evaluacioacuten del
desempentildeo
Mejora
Planificacioacuten
ACTUAR
PLANIFICAR
VERIFICAR
HACER
Organizacioacuten y su contexto
Requisitos del cliente
Necesidades y expectativas de
las partes interesadas
Satisfaccioacuten del Cliente
Resultados del SGC
Productos y Servicios
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Principales ejes tras la modificacioacuten de la Norma ISO
Contexto de la organizacioacuten Partes Interesadas
Liderazgo
Enfoque a Procesos
Pensamiento basado en riesgos
Aplicabilidad a los servicios
Gestioacuten del Cambio
El conocimiento de la organizacioacuten
La comunicacioacuten
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Contexto de la organizacioacuten
Factores y condiciones internas y externas que pueden tener un efecto sobre la organizacioacuten respecto de sus productos y servicios
Factores positivos y negativos
CONTEXTO INTERNOCONTEXTO EXTERNO
ENTORNO LEGAL
ENTORNO TECNOLOacuteGICO
ENTORNO COMPETITIVO
ENTORNO CULTURAL
ENTORNO SOCIAL
ENTORNO ECONOacuteMICO
VALORES
CULTURA DE LA ORGANIZACIOacuteN
CONOCIMIENTO DE LA ORGANIZACIOacuteN
DESEMPENtildeO DE LA ORGANIZACIOacuteN
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Partes InteresadasPersona u organizacioacuten que puede afectar verse afectado o percibirse como persona afectada por una
decisioacuten o actividad
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Pensamiento basado en riesgos Gestionar los riesgos y oportunidades
RIESGO Efecto o influencias de la incertidumbre sobre la consecucioacuten de los resultados y la eficacia de un proceso
OPORTUNIDAD
El riesgo dificulta la oportunidad favorece la consecucioacuten de un determinado resultado
Identificacioacuten del riesgo
COM
UN
ICAC
IOacuteN
Y
CON
SULT
A
SEGU
IMIE
NTO
Y R
EVIS
IOacuteN
Apreciacioacuten del riesgo
Establecimiento del Contexto
PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RIESGO
Anaacutelisis del riesgo
Evaluacioacuten del riesgo
Tratamiento del Riesgo
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Incorporar el anaacutelisis de Contexto y la Gestioacuten de los riesgos y oportunidades en la evaluacioacuten y mejora del
desempentildeo
PROCESOCONTEXTO
PARTES INTERESADAS
Planificacioacuten del sistema de gestioacuten
Acciones
Riesgos y oportunidades
Acciones
Resultados
Mejora continua
Riesgos y oportunidades
Direccioacuten estrateacutegica
Riesgos y oportunidades
Acciones
PLANIFICACIOacuteN Y GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Comunicacioacuten
Determinar las comunicaciones internas y externas pertinentes al sistema de gestioacuten de la calidad
REQUISITOS
Queacute comunicar El contenido de la comunicacioacuten
Cuaacutendo comunicar El momento en el que comunicar
A quieacuten comunicar El destinatario de la comunicacioacuten
Coacutemo comunicar El meacutetodo o medio para la comunicacioacuten
Quieacuten comunica El responsable de la comunicacioacuten
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
III Aplicacioacuten en el Manual de Calidad del SIGC-SUA
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOCUMENTACIOacuteN DEL SIGC-SUA
Enlace a la web del SIGC-SUA
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
El manual de calidad es el documento que explica la estructura y el funcionamiento del Sistema Integrado de Gestioacuten de la Calidad de los
Servicios y Unidades Administrativas de la Universidad de Jaeacuten (SIGC-SUA)
Estructura del SIGC-SUA
Objeto y campo de aplicacioacuten del sistema de gestioacuten de la calidad
Contexto de la organizacioacuten universitaria
Necesidades y expectativas de las partes interesadas
Liderazgo Responsabilidades y participacioacuten
Sistema de procesos gestioacuten y prestacioacuten de servicios
Seguimiento medicioacuten anaacutelisis evaluacioacuten y mejora
Gestioacuten de riesgos y oportunidades
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Revisioacuten del Manual de Calidad
Realizacioacuten de las adaptaciones necesarias para el disentildeo implantacioacuten y documentacioacuten de los nuevos requisitos establecidos
en la norma UNE-EN ISO 90012015 permitiendo la certificacioacuten externa del SIGC-SUA en el ciclo 2017 tal como se establece en el Plan
Estrateacutegico de la Universidad de Jaeacuten y en la Poliacutetica de Calidad
La estrategia baacutesica para la certificacioacuten externa es demostrar que se han considerado los aspectos esenciales de los cambios en la Norma ISO que se ha procedido a su incorporacioacuten al SIGC-SUA y que en sucesivos ciclos perfeccionaremos la implantacioacuten
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
El Manual de Calidad se mantiene como guiacutea del SIGC-SUA Asiacute como la declaracioacuten de la poliacutetica de calidad y el establecimiento anual de los objetivos de calidad del SIGC-SUA
Procedimientos documentados procesos de apoyo especialmente el proceso Gestioacuten de Riesgos y oportunidades
SIGC-SUA
UNIVERSIDAD DE
JAEacuteN
PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS
PD06 GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Procedimiento documentado PD 06 Mayo de 2018 Versioacuten 01 Paacutegina 1
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA
UNIVERSIDAD DE JAEacuteN
PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO
GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
COacuteDIGO PD 06
FECHA 11-05-2018
REVISIOacuteN 01
UNIVERSIDAD DE JAEacuteN
Contexto interno-Externo de la Universidad
Sistema de gestioacuten de la calidad realizado por la Direccioacuten y el Comiteacute de Calidad en el anaacutelisis estrateacutegico
Sistema de procesos del SIGC-SUA realizado por los responsables de los procesos mediante la realizacioacuten de
anaacutelisis DAFO
Dos niveles
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS
PD06 GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Control de documentacioacuten
ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIOacuteN DEL PROCEDIMIENTO
PORTADA
CONTROL DE DOCUMENTACIOacuteN
HISTORIAL DE MODIFICACIONES
1- OBJETO Y CAMPO DE APLICACIOacuteN
2- REFERENCIAS
3- ANTECEDENTES Y DEFINICIONES
4- DESARROLLO
41 ALCANCE Y FINALIDAD
42 METODOLOGIacuteA
43 RESPONSABILIDADES
44 DETERMINACIOacuteN DEL CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO
45 DENTIFICACIOacuteN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES INTERESADAS Y SU ESPECIFICACIOacuteN EN REQUISITOS DE CALIDAD
46 GESTIOacuteN DE LOS RIESGOS Y OPORTUNIDADES
461 DETERMINAR CRITERIOS DE RIESGOS
462 IDENTIFICACIOacuteN DEL RIESGO
463 ANAacuteLISIS DEL RIESGO
464 TRATAMIENTO DEL RIESGO
465 RESULTADOS DE LA GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
466 EVALUACIOacuteN DE LAS ACCIONES
5- ANEXOS
FORMATOS
HISTORIAL DE MODIFICACIONES DE LA DOCUMENTACIOacuteN DEL PROCEDIMIENTO
1- OBJETO Y CAMPO DE APLICACIOacuteN
El procedimiento documentado PD06 tiene por objeto establecer el proceso a seguir en el SISTEMA INTEGRADO DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA UNIVERSIDAD DE JAEacuteN (SIGC-SUA) para la gestioacuten de riesgos y oportunidades como elemento integrado en el sistema de gestioacuten y de procesos y en las actividades de planificacioacuten
Este procedimiento de apoyo del SIGC-SUA se incluye en el marco de la adaptacioacuten a la Norma ISO 9001 2015 para incorporar en el enfoque a procesos el pensamiento basado en riesgos reforzando la naturaleza preventiva y la eficacia del sistema de calidad
2- REFERENCIAS
Para la elaboracioacuten de este procedimiento documentado se ha utilizado como referencia
middot La Norma UNE-EN-ISO-90012015 ldquoSistemas de Gestioacuten de la Calidad Requisitosrdquo Especialmente el Punto 81
middot La Norma ISO 310002009 Gestioacuten del riesgo Principios y directrices
middot El Manual de la Calidad del Sistema Integrado de Gestioacuten de la Calidad de los Servicios y Unidades Administrativas de la Universidad de Jaeacuten (SIGC-SUA)
middot El Manual de Procesos
middot El Manual de Procedimientos Documentados
middot Programa y orientaciones para la adaptacioacuten del SIGC-SUA a los Requisitos De La Norma UNE-EN ISO 90012015 Sistemas de Gestioacuten de la Calidad
Para los fines de este procedimiento documentado se aplican en lo que proceda los fundamentos los teacuterminos y las definiciones incluidos en la Norma ISO-90002015 ldquoSistemas de Gestioacuten de la Calidad Fundamentos y vocabulariordquo
3- ANTECEDENTES Y DEFINICIONES
La gestioacuten de riesgos y oportunidades se incorpora como un elemento necesario de entrada (planificacioacuten) y seguimiento (resultados) de los procesos del SIGC-SUA
El teacutermino riesgo hace referencia a los efectos que pueden ocasionar sobre los objetivos las incertidumbres siendo estas situaciones en las que falta de informacioacuten conocimiento y comprensioacuten de un suceso su probabilidad de que ocurra y las consecuencias
La gestioacuten del riesgo se refiere a las actividades coordinadas para dirigir y controlar una organizacioacuten en lo relativo al riesgo El proceso de gestioacuten del riesgo se refiere a la aplicacioacuten sistemaacutetica de poliacuteticas procedimientos y praacutecticas de gestioacuten a las actividades de comunicacioacuten consulta establecimiento del contexto e identificacioacuten anaacutelisis evaluacioacuten tratamiento seguimiento y revisioacuten del riesgo
4- DESARROLLO
41 ALCANCE Y FINALIDAD
El procedimiento documentado sobre la gestioacuten de riesgos se aplica transversalmente en todos los procesos del SIGC-SUA y forma parte de la poliacutetica de la planificacioacuten y la revisioacuten de la estrategia de los procesos y en la revisioacuten mejora y cambios del SIGC-SUA
Este procedimiento documentado establece
1 La metodologiacutea que se aplica para la gestioacuten de los riesgos y oportunidades
2 El proceso para realizar la gestioacuten de riesgos y oportunidades
3 El sistema de responsabilidades en la gestioacuten de riesgos y oportunidades
4 La documentacioacuten y formatos de los resultados de las actividades de la gestioacuten de riesgos y oportunidades asiacute como su inclusioacuten en la documentacioacuten del SIGC-SUA
Las finalidades de la gestioacuten de los riesgos y oportunidades al incluirlos en la planificacioacuten y procesos del SIGC-SUA son
1 Asegurar la consecucioacuten de resultados previstos del sistema de calidad
2 Aumentar los efectos deseados
3 Prevenir o reducir los efectos no deseados
4 Lograr la mejora
42 METODOLOGIacuteA
En el marco de la planificacioacuten y mejora del SIGC-SUA se realizaraacuten las siguientes actividades secuenciadas e interrelacionadas
1 Determinacioacuten del contexto interno y externo
2 Identificacioacuten de las necesidades y expectativas de las partes interesadas y su especificacioacuten en requisitos de calidad
3 Aplicar la gestioacuten de los riesgos y oportunidades
En el siguiente graacutefico se representa esta relacioacuten
43 RESPONSABILIDADES
Se aplica de acuerdo con el Manual de Calidad el siguiente sistema baacutesico de responsabilidades y participacioacuten
44 DETERMINACIOacuteN DEL CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO
Identificacioacuten de las cuestiones internas y externas que son pertinentes para el propoacutesito y la planificacioacuten del SIGC-SUA
Actividades Nivel procesos
1 Determinacioacuten factores internos y externos que influyen en el desarrollo y resultados de los procesos
2 Aplicar metodologiacutea DAFO estructurando la informacioacuten en
middot ANAacuteLISIS INTERNO DEBILIDADES (factores internos que pueden incidir negativamente) FORTALEZAS (factores internos que inciden positivamente)
middot ANAacuteLISIS EXTERNO AMENAZAS (factores externos que inciden negativamente) OPORTUNIDADES (factores externos que pueden incidir positivamente)
3 Trasladar al cuadro de informacioacuten sobre cuestiones externas e internas
4 Remisioacuten a Coordinacioacuten Teacutecnica a efectos de su inclusioacuten en la Documentacioacuten de Procesos tras su aprobacioacuten Anexo del Manual de Proceso
5 Aplicacioacuten
middot Proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
middot Entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades que se indica posteriormente
middot informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso
6 Revisioacuten En la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos
45 IDENTIFICACIOacuteN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES INTERESADAS Y SU ESPECIFICACIOacuteN EN REQUISITOS DE CALIDAD
Utilizar la informacioacuten actual del cuadro de grupos de intereacutesatributos de calidad de los manuales de proceso para identificar los requisitos de calidad que se incorporan a los procesos
1 IDENTIFICACIOacuteN DE PARTES INTERESADAS Cuadro de informacioacuten sobre las partes interesadas que se ven afectadas o interesadas por el proceso
2 REQUISITOS DE CALIDAD Identificacioacuten de las necesidades y expectativas de las partes interesadas en el proceso y coacutemo se da respuesta mediante la especificacioacuten de requisitos de calidad que se incluyen en el proceso (compromisos de calidad objetivos reglamentaciones especificaciones en la prestacioacuten de servicios etc)
3 Aplicacioacuten
middot Proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
middot Entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades que se indica posteriormente
middot informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso
4 Revisioacuten En la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos
46 GESTIOacuteN DE LOS RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Sistematizacioacuten de la gestioacuten de los riesgos y oportunidades en la gestioacuten de los procesos
Orientaciones Metodoloacutegicas Norma de apoyo UNE-ISO 31000 Gestioacuten del Riesgo Principios y Directrices
Fases
1 Determinar criterios de riesgos
2 Identificacioacuten del riesgo
3 Anaacutelisis del riesgo
4 Tratamiento del riesgo
5 Resultados de la gestioacuten de riesgos y oportunidades
6 Evaluacioacuten de las acciones
461 CRITERIOS DE RIESGOS
Establecer los criterios de riesgos teacuterminos que permiten evaluar la importancia de un riesgo Estos teacuterminos pueden determinarse en funcioacuten de objetivos los recursos disponibles los requisitos legales o especificaciones de prestacioacuten de servicios etc
462 IDENTIFICACIOacuteN DEL RIESGO
Establecer la relacioacuten de sucesos que podriacutean afectar negativamente o positivamente los objetivos y resultados del proceso
Se parte de la identificacioacuten realizada en el cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades Las causas se corresponden normalmente con el apartado ldquodetectadardquo (DAFO Requisitos de calidad de partes interesadas resultados de proceso)
463 ANAacuteLISIS DEL RIESGO
Valoracioacuten de los efectos y consecuencias del riesgo en los resultados del proceso asiacute como de la probabilidad de que se produzcan dichas consecuencias
En el cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades se anotan las causas y fuentes asiacute como los efectos o impactos se antildeade una valoracioacuten de la probabilidad Si combinamos los efectos con la probabilidad se determina el nivel de riesgo
Cada Unidades puede establecer el meacutetodo que estime apropiado para establecer el nivel de riesgo y puede expresarlo en teacuterminos cualitativos Ejemplo de un meacutetodo cuantitativo basada en escalas
464 TRATAMIENTO DEL RIESGO
Comparar el nivel del riesgo con los criterios que sobre los riesgos se hayan adoptado permitiendo asiacute considerar y priorizar el tratamiento que se ha de dar a los riesgos identificados
La finalidad uacuteltima de la apreciacioacuten del riesgo es determinar que riesgos para los resultados de los procesos no se consideran suficientemente controlados y exige un tratamiento
Orientacioacuten
465 RESULTADOS DE LA GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
El cuadro de riesgos y oportunidades permite identificar las acciones en los procesos del SIGC-SUA Una vez realizado se remite a Coordinacioacuten Teacutecnica a efectos de su inclusioacuten en la Documentacioacuten de Procesos tras su aprobacioacuten Anexo del Manual de Proceso
La revisioacuten de cuadro de riesgos y oportunidades se realiza en la revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos
Tabla Gestioacuten de riesgos y oportunidades
Ver en detalle en Anexo Formatos
[4] Accioacuten Estaacute referida a las opciones que identificamos y adoptamos para el tratamiento del riesgo o para aprovechar los efectos de las oportunidades sobre los resultados esperados
466 EVALUACIOacuteN DE LAS ACCIONES
Las acciones que identificamos y adoptamos para el tratamiento del riesgo o para aprovechar los efectos de las oportunidades sobre los resultados esperados y oportunidades que se identifiquen deben ser implantadas bien mediante modificaciones en el disentildeogestioacuten del proceso bien mediante la implantacioacuten de otras acciones de mejora
El seguimiento de las acciones se incorporaraacute en el proceso de revisioacuten y mejora incluyeacutendose en los informes anuales de proceso Se utilizaraacuten para la planificacioacuten de nuevas acciones de mejora
La identificacioacuten y gestioacuten de las acciones que se derivan de la evaluacioacuten de riesgos y oportunidades constituyen un elemento clave para la implementacioacuten de las mejoras de procesos y de los objetivos y acuerdos de la Revisioacuten y mejora del SIGC-SUA que realiza por ciclos anuales el Comiteacute de Calidad y la Direccioacuten
5- ANEXOS FORMATOS
FORMATO ANAacuteLISIS DE CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO DEL PROCESO
[COacuteDIGO DEL PROCESO CLAVE] [NOMBRE DEL PROCESO CLAVE]
Tabla Anaacutelisis del contexto interno y externo del proceso
Tabla Anaacutelisis del contexto interno y externo del proceso
FORMATO CUADRO DE COMPRENSIOacuteN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE PARTES INTERESADAS DEL PROCESO
[COacuteDIGO DEL PROCESO CLAVE] [NOMBRE DEL PROCESO CLAVE]
Tabla Necesidades y Expectativas Partes Interesadas
Tabla Necesidades y Expectativas Partes Interesadas
FORMATO ANAacuteLISIS DE GESTIOacuteN DE RIESGO Y OPORTUNIDADES
[COacuteDIGO DEL PROCESO CLAVE] [NOMBRE DEL PROCESO CLAVE]
Tabla Gestioacuten de riesgos y oportunidades
Tabla Gestioacuten de riesgos y oportunidades
[1] Resultado Esperado Esta referido al resultados final del proceso (la salida del proceso en teacuterminos del valor o servicio prestado) Se puede utilizar Un resultado procedente de la estrategia un compromiso de calidad publicado un requisito de calidad identificado el valor de un objetivo del indicador del proceso
[2] Detectado Esta referido a la fuente de la que se ha detectadoidentificadoasociado el riesgo o la oportunidad Puede provenir 1 Del anaacutelisis del contexto (DAFO) 2 Del anaacutelisis de las partes interesadas 3 Del anaacutelisis del proceso (desarrollo e interaccioacuten de actividades recursos y resultados)
[3] Efecto potencial Estaacute referido a la consecuencia que el riesgo o la oportunidad va a tener sobre el resultado esperado
PROPUESTAS DE ACCIONES DE MEJORA
Evaluacioacuten de las acciones
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA UNIVERSIDAD DE JAEacuteN13
13
13
PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO13
13
GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES13
13
13
COacuteDIGO PD 0613
FECHA 11-05-201813
REVISIOacuteN 0113
13
13
13
13
13
13
13
13
UNIVERSIDAD DE JAEacuteN13
13
13
13
Indicaremos Accioacuten de gestioacuten de riesgosoportunidades13
13
Indicaremos ademaacutes mecanismos para la evaluacioacuten13
13
En la previsioacuten de resultados haremos referencia al grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso13
13
Grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso en relacioacuten a la previsioacuten de resultados y a los indicadores que en su caso se hubieran establecido para el seguimiento13
13
13
lt Procedimiento documentado PD 06 Mayo de 2018 Versioacuten 01gtPaacutegina 1
lt Procedimiento documentado PD 06 Mayo de 2018 Versioacuten 01gtPaacutegina 2
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
Necesidades y Expectativas de las partes interesadas
Identificacioacuten a nivel de procesos
Entradas en el anaacutelisis de riesgos y
oportunidades
Anaacutelisis de resultados en el proceso de revisioacuten y mejora
anual del SIGC-SUA
Gestioacuten de riesgos y oportunidades
Metodologiacutea en el manual de calidad procedimientos
estrateacutegicos y procedimiento de apoyo
Aplicacioacuten operativa en los procesos claves (operativos)
Los resultados se incluyen en la documentacioacuten de los
procesos procediendo a su seguimiento y revisioacuten anual
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
Comunicacioacuten
Reforzar la comunicacioacuten externa a usuarios apoyaacutendose en los mecanismos actuales e incluidos en los procesos haciendo las referencias oportunas en las fichas del Plan de Comunicacioacuten del
SIGC-SUA
Plan de Comunicacioacuten del SIGC-SUA Metodologiacutea Plan de Comunicacioacuten
Ficha de acciones de comunicacioacuten
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
Seguimiento medicioacuten anaacutelisis y evaluacioacutenMetodologiacutea en Manual de CalidadGuiacutea del SIGC-SUA Procesos Estrateacutegicos
SEGUIMIENTO MEDICIOacuteN ANAacuteLISIS EVALUACIOacuteN Y MEJORA
PROCESOS PRESTACIOacuteN DE SERVICIOS
SEGUIMIENTO Y MEDICIOacuteN
AUDITORIacuteAS
INFORMACIOacuteN DEL ENTORNO
UNIVERSITARIO
ANAacuteLISIS DE DATOS
REVISIOacuteN POR LA DIRECCIOacuteN
OPO
RTU
NID
ADES
CAM
BIO
Y
DE M
EJO
RA
ACCIONES CORRECTIVASCONTEXTO INTERNO
CONTEXTO EXTERNO
ACCIONES RIESGOS Y OPORTUNIDADES
GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADESS
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
iquestDoacutende se puede consultar los informes finales de seguimiento y revisioacuten
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
IV Aplicacioacuten en la documentacioacuten de procesos de las Unidades
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
MAPA DE PROCESOS CLAVES INTERRELACIONADOS
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PROCESO PARA REALIZAR LOS CAMBIOS
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CUADRO RESUMEN DE LAS ACTIVIDADES A REALIZAR POR LAS UNIDADESAacuteREAS
ACTIVIDADES DE APLICACIOacuteN EN LOS PROCESOS PARA LA ADAPTACIOacuteN A LA NORMA ISO 9001 2015
1 Elaborar un cuadro de anaacutelisis de contexto interno y externo por procesos yo agrupacioacuten para su inclusioacuten como anexo en la documentacioacuten del
proceso
CONTEXTO
PARTES INTERESADAS 2 Revisar y completar Anexo VI (Atributos de Calidad) de la Documentacioacuten
de Procesos
CONTEXTO 3 Elaborar un cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades por procesos yo agrupacioacuten para su inclusioacuten como anexo en la documentacioacuten del proceso
COMUNICACIOacuteN 4 Reforzar la comunicacioacuten externa a usuarios apoyaacutendose en los mecanismos actuales e incluidos en los procesos haciendo las referencias oportunas en ellas fichas del Plan de Comunicacioacuten del SIGC-SUA
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CONTEXTO Factores internos y externos que influyen en el desarrollo y resultados de los procesos
FACTORES EXTERNOS Los que no dependen o no son controlados por la UnidadAacuterea Pueden
estar referidos a recursos u otras variables generales de la Universidad u otros factores externos del sistema universitario o entorno
FACTORES INTERNOS Los que dependen o son controlados por la UnidadAacuterea Fundamentalmente
sistemas de trabajo conocimientos capacidades valores y actitudes herramientas disponibles
QUEacute EXIGE ISO Identificacioacuten de factores de contexto y seguimiento y revisioacuten de esta Informacioacuten
IDENTIFICACIOacuteN DE FACTORES Cuadro de informacioacuten sobre cuestiones externas e internas
apropiadas a la misioacuten del proceso y en general al sistema de calidad y la estrategia o directrices de la
universidad que afectan al resultado esperado
SEGUIMIENTO Y REVISIOacuteN Sistematizacioacuten y periodizacioacuten de la revisioacuten de la informacioacuten del
contexto iquestCuaacutendo coacutemo y quieacuten revisa
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
COacuteMO LO HACEMOSMediante el anaacutelisis DAFO que permite alinearlo con el anaacutelisis general del SIGC-SUA
FACTORES INTERNOS
DEBILIDADES FORTALEZAS1-2-3-
1-2-3-
FACTORES EXTERNOS
AMENAZAS OPORTUNIDADES1-2-3-
1-2-3-
ANAacuteLISIS EXTERNO AMENAZAS (factores externos que inciden negativamente)
OPORTUNIDADES (factores externos que pueden incidir positivamente)
ANAacuteLISIS INTERNO DEBILIDADES (factores internos que pueden incidir negativamente) FORTALEZAS (factores internos que inciden
positivamente)
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PARA QUEacute LO HACEMOSPara disponer de informacioacuten necesaria en el proceso de planificacioacuten de la gestioacuten de los procesos y del sistema de calidad
Lo aplicamos en el proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
Lo aplicaremos tambieacuten como entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades
Las conclusiones del anaacutelisis y su aplicacioacuten se tendraacuten en cuenta si procede cuando se realice el Informe final de proceso
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VII ANAacuteLISIS DE
CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO DEL PROCESO
FACTORES INTERNOS
DEBILIDADES FORTALEZAS
1- No exclusividad y dedicacioacuten compartida por parte del personal teacutecnico responsable del proceso con otras tareas dentro del Servicio de Prevencioacuten lo que impide una mayor dedicacioacuten y atencioacuten del proceso
2 Desconocimiento del procedimiento por parte de los nuevos investigadoresproductores
1 Nueva herramienta informaacutetica en el Campus Virtual para la Gestioacuten de Residuos Peligrosos
2 Madurez del procedimiento del Gestioacuten de Residuos especialmente para el personal teacutecnico y productor de plantilla
3 Almaceacuten temporal de residuos peligrosos en ambos Campus
3 Disponibilidad y aacutegil procedimiento para la adquisicioacuten de contenedores para reponer por parte de los productores en el Almaceacuten del Campus Las Lagunillas
FACTORES EXTERNOS
AMENAZAS OPORTUNIDADES
1- Cambios normativos en materia medioambiental
2- Cambios en la documentacioacuten y procedimientos de las comunicaciones obligatorias a realizar ante las distintas entidades con competencias medioambientales
1- Alianza con Empresa concesionaria de la Gestioacuten medioambiental de gestioacuten de residuos peligrosos
2- Benchmarking con otras universidades espantildeolas
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PARTES INTERESADAS
Persona u organizacioacuten que puede afectar verse afectado o percibirse como persona afectada por una decisioacuten o actividad
En el SIGC-SUA lo identificamos a nivel de proceso como grupo de intereacutescliente usuario tal como estaacute identificado en el ANEXO VI ATRIBUTOS DE CALIDAD DEL
PROCESO de la documentacioacuten de los procesos claves
QUEacute EXIGE ISOIdentificacioacuten de las partes interesadas especificacioacuten de requisitos de calidad de eacutestas y seguimiento y revisioacuten de esta Informacioacuten
IDENTIFICACIOacuteN DE PARTES INTERESADAS Cuadro de informacioacuten sobre las partes interesadas que se ven afectadas o interesadas por el proceso
REQUISITOS DE CALIDAD Identificacioacuten de las necesidades y expectativas de las partes interesadas en el proceso y coacutemo se da respuesta mediante la especificacioacuten de requisitos de
calidad que se incluyen en el proceso
SEGUIMIENTO Y REVISIOacuteN Sistematizacioacuten y periodizacioacuten de la revisioacuten de la informacioacuten de las partes interesadas y sus requisitos de calidad iquestCuaacutendo coacutemo y quieacuten revisa
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
COacuteMO LO HACEMOS
Mediante la revisioacuten y ampliacioacuten del cuadro el ANEXO VI ATRIBUTOS DE CALIDAD DEL PROCESO de la documentacioacuten de los procesos claves SIGC-SUA
Grupo de intereacutesClientes
-Usuario
Fuentes de Informacioacuten
Necesidades y Expectativas (atributos de calidad)
Requisito de Calidad
INFORMACIOacuteN DE PARTIDA Utilizamos la informacioacuten de las tablas elaboradas en otros ciclos de gestioacuten analizamos su validez actual y en su caso modificamos especificamos o ampliamos
EXPECTATIVAS Y REQUISITOS Partimos de las necesidades expectativas y atributos de calidad por grupos de intereacutes ya identificados que mantenemos realizamos cambios o ampliamos tras la
revisioacuten Antildeadimos especificaciones en teacuterminos de requisitos de calidad (compromisos de calidad objetivos reglamentaciones especificaciones en la prestacioacuten de servicios etc)
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PARA QUEacute LO HACEMOSPara disponer de informacioacuten necesaria en el proceso de planificacioacuten de la gestioacuten de los procesos y del sistema de calidad
Lo aplicamos en el proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
Lo aplicaremos tambieacuten como entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades
Las conclusiones del anaacutelisis y su aplicacioacuten se tendraacuten en cuenta si procede cuando se realice el Informe final de proceso
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VI ATRIBUTOS DE
CALIDAD NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LOS GRUPOS DE INTERES REQUISITOS DE CALIDAD
Grupo de intereacutesClientes-Usuario
Fuentes de Informacioacuten
Necesidades y Expectativas (atributos de calidad)
Requisito de Calidad
1 El personal docente e investigador de la Universidad y centros adscritos y el personal docente e investigador visitante de otras universidades 2 El alumnado de la Universidad y centros adscritos y el alumnado en movilidad de otras universidades 3 El personal de administracioacuten y servicios 4 Losas egresadosas de la Universidad de Jaeacuten 5 El Personal colaborador o tutor externo a la Universidad de Jaeacuten
bull Encuestas de satisfaccioacuten bull Quejas Sugerencias felicitaciones bull Indicadores de proceso bull Benchmarking bull Comisioacuten de Biblioteca bull Servicio de Pregunta al Bibliotecario
Necesidad disponer de una coleccioacuten de recursos informativos que cubran las necesidades de informacioacuten de los usuarios Atributos bull Amabilidad en el trato al cliente-usuario bull Adecuacioacuten del tiempo empleado para la resolucioacuten de la demanda de la prestacioacuten del servicio bull Comunicacioacuten a los clientes-usuarios cuando se prestaraacute el servicio bull Adecuacioacuten de los horarios de atencioacuten o prestacioacuten del servicio a las necesidades que platean los clientes-usuarios bull Adecuacioacuten del servicio prestado a las necesidades y expectativas especiacuteficas comunicadas por los clientesusuarios bull Comodidad de las instalaciones climatizacioacuten limpieza dimensioacuten y mantenimiento de los espacios
bull Alcanzar el 85 de monografiacuteas nacionales recibidas en un maacuteximo de 30 diacuteas (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 85 de monografiacuteas extranjeras recibidas en un maacuteximo de 60 diacuteas (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 100 de ejecucioacuten del gasto en material bibliograacutefico del presupuesto de Biblioteca (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 100 de bibliografiacutea recomendada disponible en Biblioteca (1 2) bull Alcanzar el 100 de peticiones de compra de material bibliograacutefico por parte de los estudiantes adquiridas (2) bull Alcanzar el 65 de monografiacuteas en papel recibidas por compra catalogadas en un maacuteximo de 6 diacuteas (1 2 3 4 5)
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
RIESGO OPORTUNIDAD Efecto o influencias de la incertidumbre sobre la consecucioacuten de los resultados y la eficacia de un proceso
PARA QUEacute LO HACEMOSPara prevenir o reducir los efectos no deseados de los riesgos y aprovechar las oportunidades en el marco de la planificacioacuten de la gestioacuten de la calidad y los procesos
CUANDO LO HACEMOS En la planificacioacuten inicial de los procesos o en nuevas situaciones que requieran revisar los procesos
QUEacute EXIGE ISOPensamiento basado en riesgos como parte del enfoque a procesos queda incluido en los requisitos de la ISO para la gestioacuten de los procesos ldquoabordar los riesgos y oportunidadeshelliprdquo
REQUISITOS Planificar las acciones para abordar los riesgos y oportunidades
Integrar y aplicar las acciones en los procesos
Evaluar la eficacia de las acciones
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
COacuteMO LO HACEMOS Mediante la elaboracioacuten de un cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades asociados a los procesos
RESULTADO PROCESO
RIESGOSOPORTUNIDADES ACCIONES
[Resultado Esperado] [1]
1-Riesgo [se describiraacute el riesgo]
Detectado [2]
Efecto potencial [3]
2-
3-
1-Accioacuten [se describiraacute la accioacuten] [4]
2-
3-
[Resultado Esperado]
1-Oportunidad [se describiraacute la oportunidad]
Detectado
Efecto potencial
2-
3-
1-Accioacuten [se describiraacute la accioacuten]
2-
3-
[1] Resultado Esperado Esta referido al resultados final del proceso (la salida del proceso en teacuterminos del
valor o servicio prestado) Ejemplos compromiso de calidad un requisito
de calidad el valor objetivo del indicador del proceso
[Detectado Fuente de la que se ha detectadoidentificadoasociado el riesgo o la oportunidad Puede provenir 1 Del anaacutelisis del contexto (DAFO) 2 Del anaacutelisis de
las partes interesadas 3 Del anaacutelisis del proceso (desarrollo e interaccioacuten de actividades recursos y resultados)
Efecto potencial La consecuencia que el riesgo o la oportunidad van a tener sobre el resultado esperado
Accioacuten Las opciones que identificamos y adoptamos para el tratamiento del riesgo o
para aprovechas los efectos de las oportunidades sobre los resultados
esperados
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Identificacioacuten del riesgo
COM
UN
ICAC
IOacuteN
Y
CON
SULT
A
SEGU
IMIE
NTO
Y R
EVIS
IOacuteN
Apreciacioacuten del riesgo
Establecimiento del Contexto
PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RIESGO
Anaacutelisis del riesgo
Evaluacioacuten del riesgo
Tratamiento del Riesgo
IDENTIFICACIOacuteN DEL RIESGO Relacioacuten de sucesos que podriacutean afectar negativamente o positivamente los objetivos y resultados del
proceso
criterios de riesgos teacuterminos que permiten evaluar la
importancia de un riesgo
ANAacuteLISIS DEL RIESGO
Valoracioacuten de los efectos y
consecuencias del riesgo en los
resultados del proceso asiacute como de la probabilidad
de que se produzcan dichas consecuencias
EVALUACIOacuteN DEL RIESGO
Implica comparar el nivel del riesgo con los criterios
que sobre los riesgos se hayan
adoptado permitiendo asiacute
considerar y priorizar el
tratamiento que se ha de dar a los
riesgos identificados
TRATAMIENTO DEL RIESGO Es la seleccioacuten y la implementacioacuten de una o varias opciones (acciones) para modificar los riesgos
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Las acciones que se identifiquen en la gestioacuten de los riesgos y oportunidades deben ser implantadas bien mediante modificaciones en el disentildeogestioacuten del proceso bien mediante la implantacioacuten de otras acciones de mejora
Unidad Antildeo
Procesos
Descripcioacuten de la mejora
Causa para su implantacioacuten
Objetivos de la mejora
Recursos previstos
Responsables de implantacioacuten
Previsioacuten de Resultados
Grado de prioridad AltaMediaBaja (seguacuten proceda)
Indicaremos Accioacuten de gestioacuten de riesgosoportunidades
Indicaremos ademaacutes mecanismos para la evaluacioacuten
En la previsioacuten de resultados haremos referencia al grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso
Desarrollo temporal Inicio
Finalizacioacuten
Descripcioacuten de resultados obtenidos
Grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso en relacioacuten a la previsioacuten de resultados y a los indicadores que en
su caso se hubieran establecido para el seguimiento
PROPUESTAS DE ACCIONES DE MEJORA
ANAacuteLISIS DE LAS MEJORAS
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VIII ANAacuteLISIS DE
GESTIOacuteN DE RIESGO Y OPORTUNIDADESRESULTADO
PROCESO RIESGOSOPORTUNIDADES ACCIONES
Rapidez en la ejecucioacuten del mantenimiento El 85 de las incidencias se reparan en 5 diacuteas
1-Riesgo Falta de disponibilidad de recursos humanos (internos y externos) para atender las incidencias
Detectado DAFO Debilidad D2
Efecto potencial La falta de personal teacutecnico para atender las averiacuteas puede afectar al desempentildeo de las actividades universitarias y en elementos criacuteticos incrementar los dantildeos en los activos
1 Accioacuten Establecer criterios de criticidad de la incidencia
2 Accioacuten Adaptar aplicativo software para incluir criticidad
3 Accioacuten Modificacioacuten del proceso para incluir criticidad
4 Accioacuten Anaacutelisis de incidencias resueltas una vez implantadas las acciones anteriores seguacuten criticidad
Modificar las consecuencias
Rapidez en la ejecucioacuten del mantenimiento El 85 de las incidencias se reparan en 5 diacuteas
2-Riesgo Falta de disponibilidad de recursos materiales para atender las incidencias
Detectado DAFO Debilidad D2
Efecto potencial La falta de repuestos y fungibles para atender las averiacuteas puede imposibilitar la reparacioacuten con la celeridad requerida afectando al desempentildeo de las actividades universitarias
1 Accioacuten Disponer de un sistema de gestioacuten de stock de repuestos
Modificar las consecuencias
Criterios de sostenibilidad en la gestioacuten del mantenimiento
3- Riesgo Incumplimiento del Plan Estrateacutegico respecto a los criterios de sostenibilidad seguridad y PRL en el mantenimiento de las infraestructuras de los Campus
Detectado DAFO Debilidad D1
Efecto potencial No conformidad al SIGC-SUA asociado a requisitos de calidad
1 Accioacuten Establecimiento de criterios de sostenibilidad seguridad y PRL en la gestioacuten del mantenimiento
Eliminar la fuente del riesgo
Optimizar la disponibilidad de las instalaciones y equipos
4- Riesgo Interrupcioacuten del suministro eleacutectrico
Detectado Anaacutelisis de causa-efecto
Efecto potencial Dantildeos en elementos criacuteticos de las instalaciones de la UJA
1 Accioacuten Programa para garantizar el suministro eleacutectrico complementario en los edificios de la UJA
Modificar las consecuencias
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GRACIAS POR SU ATENCIOacuteN
Desarrollo temporal | Inicio | Finalizacioacuten | |||||||
Descripcioacuten de resultados obtenidos |
Unidad | Antildeo | ||||||
Procesos | |||||||
Descripcioacuten de la mejora | |||||||
Causa para su implantacioacuten | |||||||
Objetivos de la mejora | |||||||
Recursos previstos | |||||||
Responsables de implantacioacuten | |||||||
Previsioacuten de Resultados | |||||||
Grado de prioridad | AltaMediaBaja (seguacuten proceda) |
RESULTADO PROCESO | RIESGOSOPORTUNIDADES | ACCIONES | |||
[Resultado Esperado] [1] | 1- Riesgo [se describiraacute el riesgo] Detectado [2] Efecto potencial [3] 2- 3- | 1- Accioacuten [se describiraacute la accioacuten] [4] 2- 3- | |||
[Resultado Esperado] | 1- Oportunidad [se describiraacute la oportunidad] Detectado Efecto potencial 2- 3- | 1- Accioacuten [se describiraacute la accioacuten] 2- 3- |
Proceso | Instruccioacuten Se indicaraacute con la codificacioacuten y el nombre del aacutembito del proceso sobre el que se realiza el cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades Puede ser para todo el proceso clave o para procesos desagregados Puede elaborarse en comuacuten para todo el proceso clave e indicar lo especiacutefico para los procesos desagregados Las distintas unidades del proceso pueden decidir elaborarlo de forma conjunta si entiende que hay similitud | ||
Servicio prestado | Instruccioacuten Se indicaraacute de acuerdo con la tabla de relacioacuten de procesosservicios del alcance del SIGC-SUA que estaacute publicado en el Manual de Calidad | ||
Unidades | Instruccioacuten Se indicaraacute la Unidades que lo elaboran | ||
Fecha | Instruccioacuten Se indicaraacute la fecha formal de su enviacuteo para publicacioacuten | ||
Responsables | Instruccioacuten Se especificaraacute la responsabilidad de la elaboracioacuten Puede ser el nombre y puesto de las personas que intervienen o la denominacioacuten del grupo de trabajo o equipo de calidad que lo ha elaborado Si el equipo es inter-procesosunidades se indicaraacute | ||
Seguimiento y revisioacuten | Instruccioacuten Se indicaraacute cuaacutendo se utiliza y se revisa y para que se utiliza podriacutea ser a modo de ejemplo en la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos |
Grupo de intereacutesClientes-Usuario | Fuentes de Informacioacuten | Necesidades y Expectativas (atributos de calidad) | Requisito de Calidad | ||||
Proceso | Instruccioacuten Se indicaraacute con la codificacioacuten y el nombre del aacutembito del proceso sobre el que se realiza el cuadro de partes interesadas Puede ser para todo el proceso clave o para procesos desagregados Puede elaborarse en comuacuten para todo el proceso clave e indicar lo especiacutefico para los procesos desagregados Las distintas unidades del proceso pueden decidir elaborarlo de forma conjunta si entiende que hay similitud | ||
Servicio prestado | Instruccioacuten Se indicaraacute de acuerdo con la tabla de relacioacuten de procesosservicios del alcance del SIGC-SUA que estaacute publicado en el Manual de Calidad | ||
Unidades | Instruccioacuten Se indicaraacute la Unidades que lo elaboran | ||
Fecha | Instruccioacuten Se indicaraacute la fecha formal de su enviacuteo para publicacioacuten | ||
Responsables | Instruccioacuten Se especificaraacute la responsabilidad de la elaboracioacuten Puede ser el nombre y puesto de las personas que intervienen o la denominacioacuten del grupo de trabajo o equipo de calidad que lo ha elaborado Si el equipo es inter-procesosunidades se indicaraacute | ||
Seguimiento y revisioacuten | Instruccioacuten Se indicaraacute cuaacutendo se utiliza y se revisa y para queacute se utiliza podriacutea ser a modo de ejemplo en la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos |
FACTORES INTERNOS | DEBILIDADES | FORTALEZAS | |||
1- 2- 3- | 1- 2- 3- | ||||
FACTORES EXTERNOS | AMENAZAS | OPORTUNIDADES | |||
1- 2- 3- | 1- 2- 3- |
Proceso | Instruccioacuten Se indicaraacute con la codificacioacuten y el nombre del aacutembito del proceso sobre el que se realiza el cuadro de contexto Puede ser para todo el proceso clave o para procesos desagregados Puede elaborarse en comuacuten para todo el proceso clave e indicar lo especiacutefico para los procesos desagregados Las distintas unidades del proceso pueden decidir elaborarlo de forma conjunta si entiende que hay similitud | ||
Servicio prestado | Instruccioacuten Se indicaraacute de acuerdo con la tabla de relacioacuten de procesosservicios del alcance del SIGC-SUA que estaacute publicado en el Manual de Calidad | ||
Unidades | Instruccioacuten Se indicaraacute la Unidades que lo elaboran | ||
Fecha | Instruccioacuten Se indicaraacute la fecha formal de su enviacuteo para publicacioacuten | ||
Responsables | Instruccioacuten Se especificaraacute la responsabilidad de la elaboracioacuten Puede ser el nombre y puesto de las personas que intervienen o la denominacioacuten del grupo de trabajo o equipo de calidad que lo ha elaborado Si el equipo es inter-procesosunidades se indicaraacute | ||
Seguimiento y revisioacuten | Instruccioacuten Se indicaraacute cuaacutendo se utiliza y se revisa y para queacute se utiliza podriacutea ser a modo de ejemplo en la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos |
RESULTADO PROCESO | RIESGOSOPORTUNIDADES | ACCIONES | |||
[Resultado Esperado] [1] | 1- Riesgo Detectado Efecto potencial | 1- Accioacuten | |||
[Resultado Esperado] | 1- Oportunidad Detectado Efecto potencial | 1- Accioacuten |
ACCIONES POSIBLES | |||
Evitar el riesgo | Eliminar la actividad que se ve afectada o causa el riesgo | ||
Aceptar el riesgo | Cuando es posible que genere una oportunidad | ||
Eliminar la fuente del riesgo | Actuar para eliminar la causa que da lugar al riesgo (efecto no deseado) | ||
Modificar la probabilidad | Atenuar la posibilidad o concurrencia del riesgo | ||
Modificar las consecuencias | Atenuar el impacto o efectos del riesgo | ||
Compartir el riesgo | Compartir o transferir el riesgo con otras partes | ||
Mantener el riesgo | Cuando es asumible o su tratamiento es desproporcionado siempre que sea posible asumirlo y controlarlo |
RIESGO | VALORACIOacuteN EFECTOIMPACTO [EI] | VALORACIOacuteN PROBABILIDAD [P] | Nivel Riego | ||||
-Riesgo Detectado Efecto potencial | ESCALA 1-5 1-Insignificante 2- Miacutenimo 3-Moderado 4-Considerable 5-Grave | ESCALA 1-5 1-Excepcional 2- Poco probable 3-Problable 4-Muy probable 5-Seguro | Caacutelculo [EI][P] ESCALA A-B-C-D D Aceptar riesgo [lt 5] C Aceptar riesgo con controles [6-1] B Riesgo no deseable [9-14] A Riesgo inaceptable [=gt15] |
Actividad | Responsable | ||
Elaboracioacuten del cuadro de anaacutelisis de contexto interno y externo por procesos del cuadro necesidades y expectativas de las partes interesadas y requisitos de calidad del cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades Nivel procesos claves | Equipo de Procesos Responsables de Unidades | ||
Elaboracioacuten seguacuten proceda del cuadro de anaacutelisis de contexto interno y externo por procesos del cuadro necesidades y expectativas de las partes interesadas y requisitos de calidad del cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades Nivel procesos Estrateacutegicos | Responsable de Calidad Coordinacioacuten Teacutecnica del SIGC-SUA | ||
Aprobacioacuten de la documentacioacuten a incluir en la documentacioacuten del proceso | Responsable de Calidad Gerente seguacuten proceda | ||
Inclusioacuten como anexo en la documentacioacuten del proceso | Coordinacioacuten Teacutecnica del SIGC-SUA | ||
Realizacioacuten de seguimiento y revisioacuten Nivel de proceso claves | Equipo de Procesos Responsables de Unidades | ||
Realizacioacuten de seguimiento y revisioacuten Nivel procesos Estrateacutegicos | Responsable de Calidad Coordinacioacuten Teacutecnica del SIGC-SUA | ||
Realizacioacuten de seguimiento y revisioacuten Nivel SIGC-SUA | Consejo de Direccioacuten comiteacute de Calidad |
VERSIOacuteN | FECHA DE VIGENCIA | APARTADO MODIFICADO | MODIFICACIOacuteN REALIZADA | ||||
1 | 14-05-2018 | Creacioacuten del Documento | |||||
Edicioacuten | Nordm | 01 | Fecha de entrada en vigor | 14-05-2018 |
Elaborado por | Revisado por | Aprobado por | |||||||||
Gerencia con Coordinacioacuten Teacutecnica del Servicio de Planificacioacuten y Evaluacioacuten | Vicerrectorado Responsable de la Calidad | Consejo de Direccioacuten | |||||||||
Nombre | Nombre | Nombre | |||||||||
Nicolaacutes Ruiz Reyes | Julio Terrados Cepeda | Juan Goacutemez Ortega | |||||||||
Cargo | Cargo | Cargo | |||||||||
Gerente | Vicerrector | Rector | |||||||||
Fecha | Fecha | Fecha | |||||||||
11052018 | 11052018 | 11052018 | |||||||||
Firma | Firma | Firma | |||||||||
SIGC-SUA | UNIVERSIDAD DE JAEacuteN | PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS | |||||
PD06 GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES |
SIGC-SUA | UNIVERSIDAD DE JAEacuteN | PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS | |||||
PD06 GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES |
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Enfoque a ProcesosEl enfoque a procesos implica la definicioacuten y gestioacuten sistemaacutetica de los procesos y sus interacciones con el fin de alcanzar los resultados previstos aplicando el ciclo PHVA (mejora continua)
FUENTE DE ENTRADA ENTRADAS ACTIVIDADES
RECEPTORES DE LAS
SALIDASSALIDAS
PROCESOS PROCEDENTES
Por ejemplo proveedores
internos y externos
clientes otras partes
interesadas
RECURSOS REQUISISTOS Por ejemplo
Recursos materiales
especificaciones legales
informacioacuten
PRODUCTOS O SERVICIOS
Informacioacuten
PROCESOS POSTERIORESPor ejemplo en clientes internos
o externos en otras partes interesadas
Posibles controles y puntos de control para hacer el
seguimiento del desempentildeo y medirlo
Punto de inicio Punto Final
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Ciclo de Mejora Continua aplicada a los procesos
PHVAAdoptar acciones para corregir
las posibles desviaciones o bien para mejorar los resultados
previstos inicialmente
ACTUAR
PLANIFICAR
VERIFICAR
Definir cuaacutel debe ser el resultado obtenido por el proceso y establecer las actividades recursos y
responsabilidades necesarias para lograrlo
Llevar a cabo las actividades planificadas en los teacuterminos
previstos
HACER
Tras la ejecucioacuten del proceso realizar el seguimiento y medicioacuten sobre los resultados
alcanzados y valorar su adecuacioacuten a los objetivos planificados
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Ciclo de Mejora Continua aplicada a la visioacuten global del sistema de gestioacuten de la calidad
Liderazgo
Apoyo y operaciones
Evaluacioacuten del
desempentildeo
Mejora
Planificacioacuten
ACTUAR
PLANIFICAR
VERIFICAR
HACER
Organizacioacuten y su contexto
Requisitos del cliente
Necesidades y expectativas de
las partes interesadas
Satisfaccioacuten del Cliente
Resultados del SGC
Productos y Servicios
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Principales ejes tras la modificacioacuten de la Norma ISO
Contexto de la organizacioacuten Partes Interesadas
Liderazgo
Enfoque a Procesos
Pensamiento basado en riesgos
Aplicabilidad a los servicios
Gestioacuten del Cambio
El conocimiento de la organizacioacuten
La comunicacioacuten
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Contexto de la organizacioacuten
Factores y condiciones internas y externas que pueden tener un efecto sobre la organizacioacuten respecto de sus productos y servicios
Factores positivos y negativos
CONTEXTO INTERNOCONTEXTO EXTERNO
ENTORNO LEGAL
ENTORNO TECNOLOacuteGICO
ENTORNO COMPETITIVO
ENTORNO CULTURAL
ENTORNO SOCIAL
ENTORNO ECONOacuteMICO
VALORES
CULTURA DE LA ORGANIZACIOacuteN
CONOCIMIENTO DE LA ORGANIZACIOacuteN
DESEMPENtildeO DE LA ORGANIZACIOacuteN
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Partes InteresadasPersona u organizacioacuten que puede afectar verse afectado o percibirse como persona afectada por una
decisioacuten o actividad
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Pensamiento basado en riesgos Gestionar los riesgos y oportunidades
RIESGO Efecto o influencias de la incertidumbre sobre la consecucioacuten de los resultados y la eficacia de un proceso
OPORTUNIDAD
El riesgo dificulta la oportunidad favorece la consecucioacuten de un determinado resultado
Identificacioacuten del riesgo
COM
UN
ICAC
IOacuteN
Y
CON
SULT
A
SEGU
IMIE
NTO
Y R
EVIS
IOacuteN
Apreciacioacuten del riesgo
Establecimiento del Contexto
PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RIESGO
Anaacutelisis del riesgo
Evaluacioacuten del riesgo
Tratamiento del Riesgo
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Incorporar el anaacutelisis de Contexto y la Gestioacuten de los riesgos y oportunidades en la evaluacioacuten y mejora del
desempentildeo
PROCESOCONTEXTO
PARTES INTERESADAS
Planificacioacuten del sistema de gestioacuten
Acciones
Riesgos y oportunidades
Acciones
Resultados
Mejora continua
Riesgos y oportunidades
Direccioacuten estrateacutegica
Riesgos y oportunidades
Acciones
PLANIFICACIOacuteN Y GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Comunicacioacuten
Determinar las comunicaciones internas y externas pertinentes al sistema de gestioacuten de la calidad
REQUISITOS
Queacute comunicar El contenido de la comunicacioacuten
Cuaacutendo comunicar El momento en el que comunicar
A quieacuten comunicar El destinatario de la comunicacioacuten
Coacutemo comunicar El meacutetodo o medio para la comunicacioacuten
Quieacuten comunica El responsable de la comunicacioacuten
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
III Aplicacioacuten en el Manual de Calidad del SIGC-SUA
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOCUMENTACIOacuteN DEL SIGC-SUA
Enlace a la web del SIGC-SUA
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
El manual de calidad es el documento que explica la estructura y el funcionamiento del Sistema Integrado de Gestioacuten de la Calidad de los
Servicios y Unidades Administrativas de la Universidad de Jaeacuten (SIGC-SUA)
Estructura del SIGC-SUA
Objeto y campo de aplicacioacuten del sistema de gestioacuten de la calidad
Contexto de la organizacioacuten universitaria
Necesidades y expectativas de las partes interesadas
Liderazgo Responsabilidades y participacioacuten
Sistema de procesos gestioacuten y prestacioacuten de servicios
Seguimiento medicioacuten anaacutelisis evaluacioacuten y mejora
Gestioacuten de riesgos y oportunidades
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Revisioacuten del Manual de Calidad
Realizacioacuten de las adaptaciones necesarias para el disentildeo implantacioacuten y documentacioacuten de los nuevos requisitos establecidos
en la norma UNE-EN ISO 90012015 permitiendo la certificacioacuten externa del SIGC-SUA en el ciclo 2017 tal como se establece en el Plan
Estrateacutegico de la Universidad de Jaeacuten y en la Poliacutetica de Calidad
La estrategia baacutesica para la certificacioacuten externa es demostrar que se han considerado los aspectos esenciales de los cambios en la Norma ISO que se ha procedido a su incorporacioacuten al SIGC-SUA y que en sucesivos ciclos perfeccionaremos la implantacioacuten
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
El Manual de Calidad se mantiene como guiacutea del SIGC-SUA Asiacute como la declaracioacuten de la poliacutetica de calidad y el establecimiento anual de los objetivos de calidad del SIGC-SUA
Procedimientos documentados procesos de apoyo especialmente el proceso Gestioacuten de Riesgos y oportunidades
SIGC-SUA
UNIVERSIDAD DE
JAEacuteN
PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS
PD06 GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Procedimiento documentado PD 06 Mayo de 2018 Versioacuten 01 Paacutegina 1
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA
UNIVERSIDAD DE JAEacuteN
PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO
GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
COacuteDIGO PD 06
FECHA 11-05-2018
REVISIOacuteN 01
UNIVERSIDAD DE JAEacuteN
Contexto interno-Externo de la Universidad
Sistema de gestioacuten de la calidad realizado por la Direccioacuten y el Comiteacute de Calidad en el anaacutelisis estrateacutegico
Sistema de procesos del SIGC-SUA realizado por los responsables de los procesos mediante la realizacioacuten de
anaacutelisis DAFO
Dos niveles
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS
PD06 GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Control de documentacioacuten
ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIOacuteN DEL PROCEDIMIENTO
PORTADA
CONTROL DE DOCUMENTACIOacuteN
HISTORIAL DE MODIFICACIONES
1- OBJETO Y CAMPO DE APLICACIOacuteN
2- REFERENCIAS
3- ANTECEDENTES Y DEFINICIONES
4- DESARROLLO
41 ALCANCE Y FINALIDAD
42 METODOLOGIacuteA
43 RESPONSABILIDADES
44 DETERMINACIOacuteN DEL CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO
45 DENTIFICACIOacuteN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES INTERESADAS Y SU ESPECIFICACIOacuteN EN REQUISITOS DE CALIDAD
46 GESTIOacuteN DE LOS RIESGOS Y OPORTUNIDADES
461 DETERMINAR CRITERIOS DE RIESGOS
462 IDENTIFICACIOacuteN DEL RIESGO
463 ANAacuteLISIS DEL RIESGO
464 TRATAMIENTO DEL RIESGO
465 RESULTADOS DE LA GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
466 EVALUACIOacuteN DE LAS ACCIONES
5- ANEXOS
FORMATOS
HISTORIAL DE MODIFICACIONES DE LA DOCUMENTACIOacuteN DEL PROCEDIMIENTO
1- OBJETO Y CAMPO DE APLICACIOacuteN
El procedimiento documentado PD06 tiene por objeto establecer el proceso a seguir en el SISTEMA INTEGRADO DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA UNIVERSIDAD DE JAEacuteN (SIGC-SUA) para la gestioacuten de riesgos y oportunidades como elemento integrado en el sistema de gestioacuten y de procesos y en las actividades de planificacioacuten
Este procedimiento de apoyo del SIGC-SUA se incluye en el marco de la adaptacioacuten a la Norma ISO 9001 2015 para incorporar en el enfoque a procesos el pensamiento basado en riesgos reforzando la naturaleza preventiva y la eficacia del sistema de calidad
2- REFERENCIAS
Para la elaboracioacuten de este procedimiento documentado se ha utilizado como referencia
middot La Norma UNE-EN-ISO-90012015 ldquoSistemas de Gestioacuten de la Calidad Requisitosrdquo Especialmente el Punto 81
middot La Norma ISO 310002009 Gestioacuten del riesgo Principios y directrices
middot El Manual de la Calidad del Sistema Integrado de Gestioacuten de la Calidad de los Servicios y Unidades Administrativas de la Universidad de Jaeacuten (SIGC-SUA)
middot El Manual de Procesos
middot El Manual de Procedimientos Documentados
middot Programa y orientaciones para la adaptacioacuten del SIGC-SUA a los Requisitos De La Norma UNE-EN ISO 90012015 Sistemas de Gestioacuten de la Calidad
Para los fines de este procedimiento documentado se aplican en lo que proceda los fundamentos los teacuterminos y las definiciones incluidos en la Norma ISO-90002015 ldquoSistemas de Gestioacuten de la Calidad Fundamentos y vocabulariordquo
3- ANTECEDENTES Y DEFINICIONES
La gestioacuten de riesgos y oportunidades se incorpora como un elemento necesario de entrada (planificacioacuten) y seguimiento (resultados) de los procesos del SIGC-SUA
El teacutermino riesgo hace referencia a los efectos que pueden ocasionar sobre los objetivos las incertidumbres siendo estas situaciones en las que falta de informacioacuten conocimiento y comprensioacuten de un suceso su probabilidad de que ocurra y las consecuencias
La gestioacuten del riesgo se refiere a las actividades coordinadas para dirigir y controlar una organizacioacuten en lo relativo al riesgo El proceso de gestioacuten del riesgo se refiere a la aplicacioacuten sistemaacutetica de poliacuteticas procedimientos y praacutecticas de gestioacuten a las actividades de comunicacioacuten consulta establecimiento del contexto e identificacioacuten anaacutelisis evaluacioacuten tratamiento seguimiento y revisioacuten del riesgo
4- DESARROLLO
41 ALCANCE Y FINALIDAD
El procedimiento documentado sobre la gestioacuten de riesgos se aplica transversalmente en todos los procesos del SIGC-SUA y forma parte de la poliacutetica de la planificacioacuten y la revisioacuten de la estrategia de los procesos y en la revisioacuten mejora y cambios del SIGC-SUA
Este procedimiento documentado establece
1 La metodologiacutea que se aplica para la gestioacuten de los riesgos y oportunidades
2 El proceso para realizar la gestioacuten de riesgos y oportunidades
3 El sistema de responsabilidades en la gestioacuten de riesgos y oportunidades
4 La documentacioacuten y formatos de los resultados de las actividades de la gestioacuten de riesgos y oportunidades asiacute como su inclusioacuten en la documentacioacuten del SIGC-SUA
Las finalidades de la gestioacuten de los riesgos y oportunidades al incluirlos en la planificacioacuten y procesos del SIGC-SUA son
1 Asegurar la consecucioacuten de resultados previstos del sistema de calidad
2 Aumentar los efectos deseados
3 Prevenir o reducir los efectos no deseados
4 Lograr la mejora
42 METODOLOGIacuteA
En el marco de la planificacioacuten y mejora del SIGC-SUA se realizaraacuten las siguientes actividades secuenciadas e interrelacionadas
1 Determinacioacuten del contexto interno y externo
2 Identificacioacuten de las necesidades y expectativas de las partes interesadas y su especificacioacuten en requisitos de calidad
3 Aplicar la gestioacuten de los riesgos y oportunidades
En el siguiente graacutefico se representa esta relacioacuten
43 RESPONSABILIDADES
Se aplica de acuerdo con el Manual de Calidad el siguiente sistema baacutesico de responsabilidades y participacioacuten
44 DETERMINACIOacuteN DEL CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO
Identificacioacuten de las cuestiones internas y externas que son pertinentes para el propoacutesito y la planificacioacuten del SIGC-SUA
Actividades Nivel procesos
1 Determinacioacuten factores internos y externos que influyen en el desarrollo y resultados de los procesos
2 Aplicar metodologiacutea DAFO estructurando la informacioacuten en
middot ANAacuteLISIS INTERNO DEBILIDADES (factores internos que pueden incidir negativamente) FORTALEZAS (factores internos que inciden positivamente)
middot ANAacuteLISIS EXTERNO AMENAZAS (factores externos que inciden negativamente) OPORTUNIDADES (factores externos que pueden incidir positivamente)
3 Trasladar al cuadro de informacioacuten sobre cuestiones externas e internas
4 Remisioacuten a Coordinacioacuten Teacutecnica a efectos de su inclusioacuten en la Documentacioacuten de Procesos tras su aprobacioacuten Anexo del Manual de Proceso
5 Aplicacioacuten
middot Proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
middot Entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades que se indica posteriormente
middot informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso
6 Revisioacuten En la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos
45 IDENTIFICACIOacuteN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES INTERESADAS Y SU ESPECIFICACIOacuteN EN REQUISITOS DE CALIDAD
Utilizar la informacioacuten actual del cuadro de grupos de intereacutesatributos de calidad de los manuales de proceso para identificar los requisitos de calidad que se incorporan a los procesos
1 IDENTIFICACIOacuteN DE PARTES INTERESADAS Cuadro de informacioacuten sobre las partes interesadas que se ven afectadas o interesadas por el proceso
2 REQUISITOS DE CALIDAD Identificacioacuten de las necesidades y expectativas de las partes interesadas en el proceso y coacutemo se da respuesta mediante la especificacioacuten de requisitos de calidad que se incluyen en el proceso (compromisos de calidad objetivos reglamentaciones especificaciones en la prestacioacuten de servicios etc)
3 Aplicacioacuten
middot Proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
middot Entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades que se indica posteriormente
middot informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso
4 Revisioacuten En la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos
46 GESTIOacuteN DE LOS RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Sistematizacioacuten de la gestioacuten de los riesgos y oportunidades en la gestioacuten de los procesos
Orientaciones Metodoloacutegicas Norma de apoyo UNE-ISO 31000 Gestioacuten del Riesgo Principios y Directrices
Fases
1 Determinar criterios de riesgos
2 Identificacioacuten del riesgo
3 Anaacutelisis del riesgo
4 Tratamiento del riesgo
5 Resultados de la gestioacuten de riesgos y oportunidades
6 Evaluacioacuten de las acciones
461 CRITERIOS DE RIESGOS
Establecer los criterios de riesgos teacuterminos que permiten evaluar la importancia de un riesgo Estos teacuterminos pueden determinarse en funcioacuten de objetivos los recursos disponibles los requisitos legales o especificaciones de prestacioacuten de servicios etc
462 IDENTIFICACIOacuteN DEL RIESGO
Establecer la relacioacuten de sucesos que podriacutean afectar negativamente o positivamente los objetivos y resultados del proceso
Se parte de la identificacioacuten realizada en el cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades Las causas se corresponden normalmente con el apartado ldquodetectadardquo (DAFO Requisitos de calidad de partes interesadas resultados de proceso)
463 ANAacuteLISIS DEL RIESGO
Valoracioacuten de los efectos y consecuencias del riesgo en los resultados del proceso asiacute como de la probabilidad de que se produzcan dichas consecuencias
En el cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades se anotan las causas y fuentes asiacute como los efectos o impactos se antildeade una valoracioacuten de la probabilidad Si combinamos los efectos con la probabilidad se determina el nivel de riesgo
Cada Unidades puede establecer el meacutetodo que estime apropiado para establecer el nivel de riesgo y puede expresarlo en teacuterminos cualitativos Ejemplo de un meacutetodo cuantitativo basada en escalas
464 TRATAMIENTO DEL RIESGO
Comparar el nivel del riesgo con los criterios que sobre los riesgos se hayan adoptado permitiendo asiacute considerar y priorizar el tratamiento que se ha de dar a los riesgos identificados
La finalidad uacuteltima de la apreciacioacuten del riesgo es determinar que riesgos para los resultados de los procesos no se consideran suficientemente controlados y exige un tratamiento
Orientacioacuten
465 RESULTADOS DE LA GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
El cuadro de riesgos y oportunidades permite identificar las acciones en los procesos del SIGC-SUA Una vez realizado se remite a Coordinacioacuten Teacutecnica a efectos de su inclusioacuten en la Documentacioacuten de Procesos tras su aprobacioacuten Anexo del Manual de Proceso
La revisioacuten de cuadro de riesgos y oportunidades se realiza en la revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos
Tabla Gestioacuten de riesgos y oportunidades
Ver en detalle en Anexo Formatos
[4] Accioacuten Estaacute referida a las opciones que identificamos y adoptamos para el tratamiento del riesgo o para aprovechar los efectos de las oportunidades sobre los resultados esperados
466 EVALUACIOacuteN DE LAS ACCIONES
Las acciones que identificamos y adoptamos para el tratamiento del riesgo o para aprovechar los efectos de las oportunidades sobre los resultados esperados y oportunidades que se identifiquen deben ser implantadas bien mediante modificaciones en el disentildeogestioacuten del proceso bien mediante la implantacioacuten de otras acciones de mejora
El seguimiento de las acciones se incorporaraacute en el proceso de revisioacuten y mejora incluyeacutendose en los informes anuales de proceso Se utilizaraacuten para la planificacioacuten de nuevas acciones de mejora
La identificacioacuten y gestioacuten de las acciones que se derivan de la evaluacioacuten de riesgos y oportunidades constituyen un elemento clave para la implementacioacuten de las mejoras de procesos y de los objetivos y acuerdos de la Revisioacuten y mejora del SIGC-SUA que realiza por ciclos anuales el Comiteacute de Calidad y la Direccioacuten
5- ANEXOS FORMATOS
FORMATO ANAacuteLISIS DE CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO DEL PROCESO
[COacuteDIGO DEL PROCESO CLAVE] [NOMBRE DEL PROCESO CLAVE]
Tabla Anaacutelisis del contexto interno y externo del proceso
Tabla Anaacutelisis del contexto interno y externo del proceso
FORMATO CUADRO DE COMPRENSIOacuteN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE PARTES INTERESADAS DEL PROCESO
[COacuteDIGO DEL PROCESO CLAVE] [NOMBRE DEL PROCESO CLAVE]
Tabla Necesidades y Expectativas Partes Interesadas
Tabla Necesidades y Expectativas Partes Interesadas
FORMATO ANAacuteLISIS DE GESTIOacuteN DE RIESGO Y OPORTUNIDADES
[COacuteDIGO DEL PROCESO CLAVE] [NOMBRE DEL PROCESO CLAVE]
Tabla Gestioacuten de riesgos y oportunidades
Tabla Gestioacuten de riesgos y oportunidades
[1] Resultado Esperado Esta referido al resultados final del proceso (la salida del proceso en teacuterminos del valor o servicio prestado) Se puede utilizar Un resultado procedente de la estrategia un compromiso de calidad publicado un requisito de calidad identificado el valor de un objetivo del indicador del proceso
[2] Detectado Esta referido a la fuente de la que se ha detectadoidentificadoasociado el riesgo o la oportunidad Puede provenir 1 Del anaacutelisis del contexto (DAFO) 2 Del anaacutelisis de las partes interesadas 3 Del anaacutelisis del proceso (desarrollo e interaccioacuten de actividades recursos y resultados)
[3] Efecto potencial Estaacute referido a la consecuencia que el riesgo o la oportunidad va a tener sobre el resultado esperado
PROPUESTAS DE ACCIONES DE MEJORA
Evaluacioacuten de las acciones
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA UNIVERSIDAD DE JAEacuteN13
13
13
PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO13
13
GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES13
13
13
COacuteDIGO PD 0613
FECHA 11-05-201813
REVISIOacuteN 0113
13
13
13
13
13
13
13
13
UNIVERSIDAD DE JAEacuteN13
13
13
13
Indicaremos Accioacuten de gestioacuten de riesgosoportunidades13
13
Indicaremos ademaacutes mecanismos para la evaluacioacuten13
13
En la previsioacuten de resultados haremos referencia al grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso13
13
Grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso en relacioacuten a la previsioacuten de resultados y a los indicadores que en su caso se hubieran establecido para el seguimiento13
13
13
lt Procedimiento documentado PD 06 Mayo de 2018 Versioacuten 01gtPaacutegina 1
lt Procedimiento documentado PD 06 Mayo de 2018 Versioacuten 01gtPaacutegina 2
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
Necesidades y Expectativas de las partes interesadas
Identificacioacuten a nivel de procesos
Entradas en el anaacutelisis de riesgos y
oportunidades
Anaacutelisis de resultados en el proceso de revisioacuten y mejora
anual del SIGC-SUA
Gestioacuten de riesgos y oportunidades
Metodologiacutea en el manual de calidad procedimientos
estrateacutegicos y procedimiento de apoyo
Aplicacioacuten operativa en los procesos claves (operativos)
Los resultados se incluyen en la documentacioacuten de los
procesos procediendo a su seguimiento y revisioacuten anual
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
Comunicacioacuten
Reforzar la comunicacioacuten externa a usuarios apoyaacutendose en los mecanismos actuales e incluidos en los procesos haciendo las referencias oportunas en las fichas del Plan de Comunicacioacuten del
SIGC-SUA
Plan de Comunicacioacuten del SIGC-SUA Metodologiacutea Plan de Comunicacioacuten
Ficha de acciones de comunicacioacuten
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
Seguimiento medicioacuten anaacutelisis y evaluacioacutenMetodologiacutea en Manual de CalidadGuiacutea del SIGC-SUA Procesos Estrateacutegicos
SEGUIMIENTO MEDICIOacuteN ANAacuteLISIS EVALUACIOacuteN Y MEJORA
PROCESOS PRESTACIOacuteN DE SERVICIOS
SEGUIMIENTO Y MEDICIOacuteN
AUDITORIacuteAS
INFORMACIOacuteN DEL ENTORNO
UNIVERSITARIO
ANAacuteLISIS DE DATOS
REVISIOacuteN POR LA DIRECCIOacuteN
OPO
RTU
NID
ADES
CAM
BIO
Y
DE M
EJO
RA
ACCIONES CORRECTIVASCONTEXTO INTERNO
CONTEXTO EXTERNO
ACCIONES RIESGOS Y OPORTUNIDADES
GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADESS
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
iquestDoacutende se puede consultar los informes finales de seguimiento y revisioacuten
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
IV Aplicacioacuten en la documentacioacuten de procesos de las Unidades
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
MAPA DE PROCESOS CLAVES INTERRELACIONADOS
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PROCESO PARA REALIZAR LOS CAMBIOS
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CUADRO RESUMEN DE LAS ACTIVIDADES A REALIZAR POR LAS UNIDADESAacuteREAS
ACTIVIDADES DE APLICACIOacuteN EN LOS PROCESOS PARA LA ADAPTACIOacuteN A LA NORMA ISO 9001 2015
1 Elaborar un cuadro de anaacutelisis de contexto interno y externo por procesos yo agrupacioacuten para su inclusioacuten como anexo en la documentacioacuten del
proceso
CONTEXTO
PARTES INTERESADAS 2 Revisar y completar Anexo VI (Atributos de Calidad) de la Documentacioacuten
de Procesos
CONTEXTO 3 Elaborar un cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades por procesos yo agrupacioacuten para su inclusioacuten como anexo en la documentacioacuten del proceso
COMUNICACIOacuteN 4 Reforzar la comunicacioacuten externa a usuarios apoyaacutendose en los mecanismos actuales e incluidos en los procesos haciendo las referencias oportunas en ellas fichas del Plan de Comunicacioacuten del SIGC-SUA
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CONTEXTO Factores internos y externos que influyen en el desarrollo y resultados de los procesos
FACTORES EXTERNOS Los que no dependen o no son controlados por la UnidadAacuterea Pueden
estar referidos a recursos u otras variables generales de la Universidad u otros factores externos del sistema universitario o entorno
FACTORES INTERNOS Los que dependen o son controlados por la UnidadAacuterea Fundamentalmente
sistemas de trabajo conocimientos capacidades valores y actitudes herramientas disponibles
QUEacute EXIGE ISO Identificacioacuten de factores de contexto y seguimiento y revisioacuten de esta Informacioacuten
IDENTIFICACIOacuteN DE FACTORES Cuadro de informacioacuten sobre cuestiones externas e internas
apropiadas a la misioacuten del proceso y en general al sistema de calidad y la estrategia o directrices de la
universidad que afectan al resultado esperado
SEGUIMIENTO Y REVISIOacuteN Sistematizacioacuten y periodizacioacuten de la revisioacuten de la informacioacuten del
contexto iquestCuaacutendo coacutemo y quieacuten revisa
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
COacuteMO LO HACEMOSMediante el anaacutelisis DAFO que permite alinearlo con el anaacutelisis general del SIGC-SUA
FACTORES INTERNOS
DEBILIDADES FORTALEZAS1-2-3-
1-2-3-
FACTORES EXTERNOS
AMENAZAS OPORTUNIDADES1-2-3-
1-2-3-
ANAacuteLISIS EXTERNO AMENAZAS (factores externos que inciden negativamente)
OPORTUNIDADES (factores externos que pueden incidir positivamente)
ANAacuteLISIS INTERNO DEBILIDADES (factores internos que pueden incidir negativamente) FORTALEZAS (factores internos que inciden
positivamente)
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PARA QUEacute LO HACEMOSPara disponer de informacioacuten necesaria en el proceso de planificacioacuten de la gestioacuten de los procesos y del sistema de calidad
Lo aplicamos en el proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
Lo aplicaremos tambieacuten como entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades
Las conclusiones del anaacutelisis y su aplicacioacuten se tendraacuten en cuenta si procede cuando se realice el Informe final de proceso
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VII ANAacuteLISIS DE
CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO DEL PROCESO
FACTORES INTERNOS
DEBILIDADES FORTALEZAS
1- No exclusividad y dedicacioacuten compartida por parte del personal teacutecnico responsable del proceso con otras tareas dentro del Servicio de Prevencioacuten lo que impide una mayor dedicacioacuten y atencioacuten del proceso
2 Desconocimiento del procedimiento por parte de los nuevos investigadoresproductores
1 Nueva herramienta informaacutetica en el Campus Virtual para la Gestioacuten de Residuos Peligrosos
2 Madurez del procedimiento del Gestioacuten de Residuos especialmente para el personal teacutecnico y productor de plantilla
3 Almaceacuten temporal de residuos peligrosos en ambos Campus
3 Disponibilidad y aacutegil procedimiento para la adquisicioacuten de contenedores para reponer por parte de los productores en el Almaceacuten del Campus Las Lagunillas
FACTORES EXTERNOS
AMENAZAS OPORTUNIDADES
1- Cambios normativos en materia medioambiental
2- Cambios en la documentacioacuten y procedimientos de las comunicaciones obligatorias a realizar ante las distintas entidades con competencias medioambientales
1- Alianza con Empresa concesionaria de la Gestioacuten medioambiental de gestioacuten de residuos peligrosos
2- Benchmarking con otras universidades espantildeolas
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PARTES INTERESADAS
Persona u organizacioacuten que puede afectar verse afectado o percibirse como persona afectada por una decisioacuten o actividad
En el SIGC-SUA lo identificamos a nivel de proceso como grupo de intereacutescliente usuario tal como estaacute identificado en el ANEXO VI ATRIBUTOS DE CALIDAD DEL
PROCESO de la documentacioacuten de los procesos claves
QUEacute EXIGE ISOIdentificacioacuten de las partes interesadas especificacioacuten de requisitos de calidad de eacutestas y seguimiento y revisioacuten de esta Informacioacuten
IDENTIFICACIOacuteN DE PARTES INTERESADAS Cuadro de informacioacuten sobre las partes interesadas que se ven afectadas o interesadas por el proceso
REQUISITOS DE CALIDAD Identificacioacuten de las necesidades y expectativas de las partes interesadas en el proceso y coacutemo se da respuesta mediante la especificacioacuten de requisitos de
calidad que se incluyen en el proceso
SEGUIMIENTO Y REVISIOacuteN Sistematizacioacuten y periodizacioacuten de la revisioacuten de la informacioacuten de las partes interesadas y sus requisitos de calidad iquestCuaacutendo coacutemo y quieacuten revisa
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
COacuteMO LO HACEMOS
Mediante la revisioacuten y ampliacioacuten del cuadro el ANEXO VI ATRIBUTOS DE CALIDAD DEL PROCESO de la documentacioacuten de los procesos claves SIGC-SUA
Grupo de intereacutesClientes
-Usuario
Fuentes de Informacioacuten
Necesidades y Expectativas (atributos de calidad)
Requisito de Calidad
INFORMACIOacuteN DE PARTIDA Utilizamos la informacioacuten de las tablas elaboradas en otros ciclos de gestioacuten analizamos su validez actual y en su caso modificamos especificamos o ampliamos
EXPECTATIVAS Y REQUISITOS Partimos de las necesidades expectativas y atributos de calidad por grupos de intereacutes ya identificados que mantenemos realizamos cambios o ampliamos tras la
revisioacuten Antildeadimos especificaciones en teacuterminos de requisitos de calidad (compromisos de calidad objetivos reglamentaciones especificaciones en la prestacioacuten de servicios etc)
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PARA QUEacute LO HACEMOSPara disponer de informacioacuten necesaria en el proceso de planificacioacuten de la gestioacuten de los procesos y del sistema de calidad
Lo aplicamos en el proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
Lo aplicaremos tambieacuten como entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades
Las conclusiones del anaacutelisis y su aplicacioacuten se tendraacuten en cuenta si procede cuando se realice el Informe final de proceso
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VI ATRIBUTOS DE
CALIDAD NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LOS GRUPOS DE INTERES REQUISITOS DE CALIDAD
Grupo de intereacutesClientes-Usuario
Fuentes de Informacioacuten
Necesidades y Expectativas (atributos de calidad)
Requisito de Calidad
1 El personal docente e investigador de la Universidad y centros adscritos y el personal docente e investigador visitante de otras universidades 2 El alumnado de la Universidad y centros adscritos y el alumnado en movilidad de otras universidades 3 El personal de administracioacuten y servicios 4 Losas egresadosas de la Universidad de Jaeacuten 5 El Personal colaborador o tutor externo a la Universidad de Jaeacuten
bull Encuestas de satisfaccioacuten bull Quejas Sugerencias felicitaciones bull Indicadores de proceso bull Benchmarking bull Comisioacuten de Biblioteca bull Servicio de Pregunta al Bibliotecario
Necesidad disponer de una coleccioacuten de recursos informativos que cubran las necesidades de informacioacuten de los usuarios Atributos bull Amabilidad en el trato al cliente-usuario bull Adecuacioacuten del tiempo empleado para la resolucioacuten de la demanda de la prestacioacuten del servicio bull Comunicacioacuten a los clientes-usuarios cuando se prestaraacute el servicio bull Adecuacioacuten de los horarios de atencioacuten o prestacioacuten del servicio a las necesidades que platean los clientes-usuarios bull Adecuacioacuten del servicio prestado a las necesidades y expectativas especiacuteficas comunicadas por los clientesusuarios bull Comodidad de las instalaciones climatizacioacuten limpieza dimensioacuten y mantenimiento de los espacios
bull Alcanzar el 85 de monografiacuteas nacionales recibidas en un maacuteximo de 30 diacuteas (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 85 de monografiacuteas extranjeras recibidas en un maacuteximo de 60 diacuteas (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 100 de ejecucioacuten del gasto en material bibliograacutefico del presupuesto de Biblioteca (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 100 de bibliografiacutea recomendada disponible en Biblioteca (1 2) bull Alcanzar el 100 de peticiones de compra de material bibliograacutefico por parte de los estudiantes adquiridas (2) bull Alcanzar el 65 de monografiacuteas en papel recibidas por compra catalogadas en un maacuteximo de 6 diacuteas (1 2 3 4 5)
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
RIESGO OPORTUNIDAD Efecto o influencias de la incertidumbre sobre la consecucioacuten de los resultados y la eficacia de un proceso
PARA QUEacute LO HACEMOSPara prevenir o reducir los efectos no deseados de los riesgos y aprovechar las oportunidades en el marco de la planificacioacuten de la gestioacuten de la calidad y los procesos
CUANDO LO HACEMOS En la planificacioacuten inicial de los procesos o en nuevas situaciones que requieran revisar los procesos
QUEacute EXIGE ISOPensamiento basado en riesgos como parte del enfoque a procesos queda incluido en los requisitos de la ISO para la gestioacuten de los procesos ldquoabordar los riesgos y oportunidadeshelliprdquo
REQUISITOS Planificar las acciones para abordar los riesgos y oportunidades
Integrar y aplicar las acciones en los procesos
Evaluar la eficacia de las acciones
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
COacuteMO LO HACEMOS Mediante la elaboracioacuten de un cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades asociados a los procesos
RESULTADO PROCESO
RIESGOSOPORTUNIDADES ACCIONES
[Resultado Esperado] [1]
1-Riesgo [se describiraacute el riesgo]
Detectado [2]
Efecto potencial [3]
2-
3-
1-Accioacuten [se describiraacute la accioacuten] [4]
2-
3-
[Resultado Esperado]
1-Oportunidad [se describiraacute la oportunidad]
Detectado
Efecto potencial
2-
3-
1-Accioacuten [se describiraacute la accioacuten]
2-
3-
[1] Resultado Esperado Esta referido al resultados final del proceso (la salida del proceso en teacuterminos del
valor o servicio prestado) Ejemplos compromiso de calidad un requisito
de calidad el valor objetivo del indicador del proceso
[Detectado Fuente de la que se ha detectadoidentificadoasociado el riesgo o la oportunidad Puede provenir 1 Del anaacutelisis del contexto (DAFO) 2 Del anaacutelisis de
las partes interesadas 3 Del anaacutelisis del proceso (desarrollo e interaccioacuten de actividades recursos y resultados)
Efecto potencial La consecuencia que el riesgo o la oportunidad van a tener sobre el resultado esperado
Accioacuten Las opciones que identificamos y adoptamos para el tratamiento del riesgo o
para aprovechas los efectos de las oportunidades sobre los resultados
esperados
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Identificacioacuten del riesgo
COM
UN
ICAC
IOacuteN
Y
CON
SULT
A
SEGU
IMIE
NTO
Y R
EVIS
IOacuteN
Apreciacioacuten del riesgo
Establecimiento del Contexto
PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RIESGO
Anaacutelisis del riesgo
Evaluacioacuten del riesgo
Tratamiento del Riesgo
IDENTIFICACIOacuteN DEL RIESGO Relacioacuten de sucesos que podriacutean afectar negativamente o positivamente los objetivos y resultados del
proceso
criterios de riesgos teacuterminos que permiten evaluar la
importancia de un riesgo
ANAacuteLISIS DEL RIESGO
Valoracioacuten de los efectos y
consecuencias del riesgo en los
resultados del proceso asiacute como de la probabilidad
de que se produzcan dichas consecuencias
EVALUACIOacuteN DEL RIESGO
Implica comparar el nivel del riesgo con los criterios
que sobre los riesgos se hayan
adoptado permitiendo asiacute
considerar y priorizar el
tratamiento que se ha de dar a los
riesgos identificados
TRATAMIENTO DEL RIESGO Es la seleccioacuten y la implementacioacuten de una o varias opciones (acciones) para modificar los riesgos
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Las acciones que se identifiquen en la gestioacuten de los riesgos y oportunidades deben ser implantadas bien mediante modificaciones en el disentildeogestioacuten del proceso bien mediante la implantacioacuten de otras acciones de mejora
Unidad Antildeo
Procesos
Descripcioacuten de la mejora
Causa para su implantacioacuten
Objetivos de la mejora
Recursos previstos
Responsables de implantacioacuten
Previsioacuten de Resultados
Grado de prioridad AltaMediaBaja (seguacuten proceda)
Indicaremos Accioacuten de gestioacuten de riesgosoportunidades
Indicaremos ademaacutes mecanismos para la evaluacioacuten
En la previsioacuten de resultados haremos referencia al grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso
Desarrollo temporal Inicio
Finalizacioacuten
Descripcioacuten de resultados obtenidos
Grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso en relacioacuten a la previsioacuten de resultados y a los indicadores que en
su caso se hubieran establecido para el seguimiento
PROPUESTAS DE ACCIONES DE MEJORA
ANAacuteLISIS DE LAS MEJORAS
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VIII ANAacuteLISIS DE
GESTIOacuteN DE RIESGO Y OPORTUNIDADESRESULTADO
PROCESO RIESGOSOPORTUNIDADES ACCIONES
Rapidez en la ejecucioacuten del mantenimiento El 85 de las incidencias se reparan en 5 diacuteas
1-Riesgo Falta de disponibilidad de recursos humanos (internos y externos) para atender las incidencias
Detectado DAFO Debilidad D2
Efecto potencial La falta de personal teacutecnico para atender las averiacuteas puede afectar al desempentildeo de las actividades universitarias y en elementos criacuteticos incrementar los dantildeos en los activos
1 Accioacuten Establecer criterios de criticidad de la incidencia
2 Accioacuten Adaptar aplicativo software para incluir criticidad
3 Accioacuten Modificacioacuten del proceso para incluir criticidad
4 Accioacuten Anaacutelisis de incidencias resueltas una vez implantadas las acciones anteriores seguacuten criticidad
Modificar las consecuencias
Rapidez en la ejecucioacuten del mantenimiento El 85 de las incidencias se reparan en 5 diacuteas
2-Riesgo Falta de disponibilidad de recursos materiales para atender las incidencias
Detectado DAFO Debilidad D2
Efecto potencial La falta de repuestos y fungibles para atender las averiacuteas puede imposibilitar la reparacioacuten con la celeridad requerida afectando al desempentildeo de las actividades universitarias
1 Accioacuten Disponer de un sistema de gestioacuten de stock de repuestos
Modificar las consecuencias
Criterios de sostenibilidad en la gestioacuten del mantenimiento
3- Riesgo Incumplimiento del Plan Estrateacutegico respecto a los criterios de sostenibilidad seguridad y PRL en el mantenimiento de las infraestructuras de los Campus
Detectado DAFO Debilidad D1
Efecto potencial No conformidad al SIGC-SUA asociado a requisitos de calidad
1 Accioacuten Establecimiento de criterios de sostenibilidad seguridad y PRL en la gestioacuten del mantenimiento
Eliminar la fuente del riesgo
Optimizar la disponibilidad de las instalaciones y equipos
4- Riesgo Interrupcioacuten del suministro eleacutectrico
Detectado Anaacutelisis de causa-efecto
Efecto potencial Dantildeos en elementos criacuteticos de las instalaciones de la UJA
1 Accioacuten Programa para garantizar el suministro eleacutectrico complementario en los edificios de la UJA
Modificar las consecuencias
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
GRACIAS POR SU ATENCIOacuteN
Desarrollo temporal | Inicio | Finalizacioacuten | |||||||
Descripcioacuten de resultados obtenidos |
Unidad | Antildeo | ||||||
Procesos | |||||||
Descripcioacuten de la mejora | |||||||
Causa para su implantacioacuten | |||||||
Objetivos de la mejora | |||||||
Recursos previstos | |||||||
Responsables de implantacioacuten | |||||||
Previsioacuten de Resultados | |||||||
Grado de prioridad | AltaMediaBaja (seguacuten proceda) |
RESULTADO PROCESO | RIESGOSOPORTUNIDADES | ACCIONES | |||
[Resultado Esperado] [1] | 1- Riesgo [se describiraacute el riesgo] Detectado [2] Efecto potencial [3] 2- 3- | 1- Accioacuten [se describiraacute la accioacuten] [4] 2- 3- | |||
[Resultado Esperado] | 1- Oportunidad [se describiraacute la oportunidad] Detectado Efecto potencial 2- 3- | 1- Accioacuten [se describiraacute la accioacuten] 2- 3- |
Proceso | Instruccioacuten Se indicaraacute con la codificacioacuten y el nombre del aacutembito del proceso sobre el que se realiza el cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades Puede ser para todo el proceso clave o para procesos desagregados Puede elaborarse en comuacuten para todo el proceso clave e indicar lo especiacutefico para los procesos desagregados Las distintas unidades del proceso pueden decidir elaborarlo de forma conjunta si entiende que hay similitud | ||
Servicio prestado | Instruccioacuten Se indicaraacute de acuerdo con la tabla de relacioacuten de procesosservicios del alcance del SIGC-SUA que estaacute publicado en el Manual de Calidad | ||
Unidades | Instruccioacuten Se indicaraacute la Unidades que lo elaboran | ||
Fecha | Instruccioacuten Se indicaraacute la fecha formal de su enviacuteo para publicacioacuten | ||
Responsables | Instruccioacuten Se especificaraacute la responsabilidad de la elaboracioacuten Puede ser el nombre y puesto de las personas que intervienen o la denominacioacuten del grupo de trabajo o equipo de calidad que lo ha elaborado Si el equipo es inter-procesosunidades se indicaraacute | ||
Seguimiento y revisioacuten | Instruccioacuten Se indicaraacute cuaacutendo se utiliza y se revisa y para que se utiliza podriacutea ser a modo de ejemplo en la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos |
Grupo de intereacutesClientes-Usuario | Fuentes de Informacioacuten | Necesidades y Expectativas (atributos de calidad) | Requisito de Calidad | ||||
Proceso | Instruccioacuten Se indicaraacute con la codificacioacuten y el nombre del aacutembito del proceso sobre el que se realiza el cuadro de partes interesadas Puede ser para todo el proceso clave o para procesos desagregados Puede elaborarse en comuacuten para todo el proceso clave e indicar lo especiacutefico para los procesos desagregados Las distintas unidades del proceso pueden decidir elaborarlo de forma conjunta si entiende que hay similitud | ||
Servicio prestado | Instruccioacuten Se indicaraacute de acuerdo con la tabla de relacioacuten de procesosservicios del alcance del SIGC-SUA que estaacute publicado en el Manual de Calidad | ||
Unidades | Instruccioacuten Se indicaraacute la Unidades que lo elaboran | ||
Fecha | Instruccioacuten Se indicaraacute la fecha formal de su enviacuteo para publicacioacuten | ||
Responsables | Instruccioacuten Se especificaraacute la responsabilidad de la elaboracioacuten Puede ser el nombre y puesto de las personas que intervienen o la denominacioacuten del grupo de trabajo o equipo de calidad que lo ha elaborado Si el equipo es inter-procesosunidades se indicaraacute | ||
Seguimiento y revisioacuten | Instruccioacuten Se indicaraacute cuaacutendo se utiliza y se revisa y para queacute se utiliza podriacutea ser a modo de ejemplo en la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos |
FACTORES INTERNOS | DEBILIDADES | FORTALEZAS | |||
1- 2- 3- | 1- 2- 3- | ||||
FACTORES EXTERNOS | AMENAZAS | OPORTUNIDADES | |||
1- 2- 3- | 1- 2- 3- |
Proceso | Instruccioacuten Se indicaraacute con la codificacioacuten y el nombre del aacutembito del proceso sobre el que se realiza el cuadro de contexto Puede ser para todo el proceso clave o para procesos desagregados Puede elaborarse en comuacuten para todo el proceso clave e indicar lo especiacutefico para los procesos desagregados Las distintas unidades del proceso pueden decidir elaborarlo de forma conjunta si entiende que hay similitud | ||
Servicio prestado | Instruccioacuten Se indicaraacute de acuerdo con la tabla de relacioacuten de procesosservicios del alcance del SIGC-SUA que estaacute publicado en el Manual de Calidad | ||
Unidades | Instruccioacuten Se indicaraacute la Unidades que lo elaboran | ||
Fecha | Instruccioacuten Se indicaraacute la fecha formal de su enviacuteo para publicacioacuten | ||
Responsables | Instruccioacuten Se especificaraacute la responsabilidad de la elaboracioacuten Puede ser el nombre y puesto de las personas que intervienen o la denominacioacuten del grupo de trabajo o equipo de calidad que lo ha elaborado Si el equipo es inter-procesosunidades se indicaraacute | ||
Seguimiento y revisioacuten | Instruccioacuten Se indicaraacute cuaacutendo se utiliza y se revisa y para queacute se utiliza podriacutea ser a modo de ejemplo en la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos |
RESULTADO PROCESO | RIESGOSOPORTUNIDADES | ACCIONES | |||
[Resultado Esperado] [1] | 1- Riesgo Detectado Efecto potencial | 1- Accioacuten | |||
[Resultado Esperado] | 1- Oportunidad Detectado Efecto potencial | 1- Accioacuten |
ACCIONES POSIBLES | |||
Evitar el riesgo | Eliminar la actividad que se ve afectada o causa el riesgo | ||
Aceptar el riesgo | Cuando es posible que genere una oportunidad | ||
Eliminar la fuente del riesgo | Actuar para eliminar la causa que da lugar al riesgo (efecto no deseado) | ||
Modificar la probabilidad | Atenuar la posibilidad o concurrencia del riesgo | ||
Modificar las consecuencias | Atenuar el impacto o efectos del riesgo | ||
Compartir el riesgo | Compartir o transferir el riesgo con otras partes | ||
Mantener el riesgo | Cuando es asumible o su tratamiento es desproporcionado siempre que sea posible asumirlo y controlarlo |
RIESGO | VALORACIOacuteN EFECTOIMPACTO [EI] | VALORACIOacuteN PROBABILIDAD [P] | Nivel Riego | ||||
-Riesgo Detectado Efecto potencial | ESCALA 1-5 1-Insignificante 2- Miacutenimo 3-Moderado 4-Considerable 5-Grave | ESCALA 1-5 1-Excepcional 2- Poco probable 3-Problable 4-Muy probable 5-Seguro | Caacutelculo [EI][P] ESCALA A-B-C-D D Aceptar riesgo [lt 5] C Aceptar riesgo con controles [6-1] B Riesgo no deseable [9-14] A Riesgo inaceptable [=gt15] |
Actividad | Responsable | ||
Elaboracioacuten del cuadro de anaacutelisis de contexto interno y externo por procesos del cuadro necesidades y expectativas de las partes interesadas y requisitos de calidad del cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades Nivel procesos claves | Equipo de Procesos Responsables de Unidades | ||
Elaboracioacuten seguacuten proceda del cuadro de anaacutelisis de contexto interno y externo por procesos del cuadro necesidades y expectativas de las partes interesadas y requisitos de calidad del cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades Nivel procesos Estrateacutegicos | Responsable de Calidad Coordinacioacuten Teacutecnica del SIGC-SUA | ||
Aprobacioacuten de la documentacioacuten a incluir en la documentacioacuten del proceso | Responsable de Calidad Gerente seguacuten proceda | ||
Inclusioacuten como anexo en la documentacioacuten del proceso | Coordinacioacuten Teacutecnica del SIGC-SUA | ||
Realizacioacuten de seguimiento y revisioacuten Nivel de proceso claves | Equipo de Procesos Responsables de Unidades | ||
Realizacioacuten de seguimiento y revisioacuten Nivel procesos Estrateacutegicos | Responsable de Calidad Coordinacioacuten Teacutecnica del SIGC-SUA | ||
Realizacioacuten de seguimiento y revisioacuten Nivel SIGC-SUA | Consejo de Direccioacuten comiteacute de Calidad |
VERSIOacuteN | FECHA DE VIGENCIA | APARTADO MODIFICADO | MODIFICACIOacuteN REALIZADA | ||||
1 | 14-05-2018 | Creacioacuten del Documento | |||||
Edicioacuten | Nordm | 01 | Fecha de entrada en vigor | 14-05-2018 |
Elaborado por | Revisado por | Aprobado por | |||||||||
Gerencia con Coordinacioacuten Teacutecnica del Servicio de Planificacioacuten y Evaluacioacuten | Vicerrectorado Responsable de la Calidad | Consejo de Direccioacuten | |||||||||
Nombre | Nombre | Nombre | |||||||||
Nicolaacutes Ruiz Reyes | Julio Terrados Cepeda | Juan Goacutemez Ortega | |||||||||
Cargo | Cargo | Cargo | |||||||||
Gerente | Vicerrector | Rector | |||||||||
Fecha | Fecha | Fecha | |||||||||
11052018 | 11052018 | 11052018 | |||||||||
Firma | Firma | Firma | |||||||||
SIGC-SUA | UNIVERSIDAD DE JAEacuteN | PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS | |||||
PD06 GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES |
SIGC-SUA | UNIVERSIDAD DE JAEacuteN | PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS | |||||
PD06 GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES |
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Ciclo de Mejora Continua aplicada a los procesos
PHVAAdoptar acciones para corregir
las posibles desviaciones o bien para mejorar los resultados
previstos inicialmente
ACTUAR
PLANIFICAR
VERIFICAR
Definir cuaacutel debe ser el resultado obtenido por el proceso y establecer las actividades recursos y
responsabilidades necesarias para lograrlo
Llevar a cabo las actividades planificadas en los teacuterminos
previstos
HACER
Tras la ejecucioacuten del proceso realizar el seguimiento y medicioacuten sobre los resultados
alcanzados y valorar su adecuacioacuten a los objetivos planificados
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Ciclo de Mejora Continua aplicada a la visioacuten global del sistema de gestioacuten de la calidad
Liderazgo
Apoyo y operaciones
Evaluacioacuten del
desempentildeo
Mejora
Planificacioacuten
ACTUAR
PLANIFICAR
VERIFICAR
HACER
Organizacioacuten y su contexto
Requisitos del cliente
Necesidades y expectativas de
las partes interesadas
Satisfaccioacuten del Cliente
Resultados del SGC
Productos y Servicios
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Principales ejes tras la modificacioacuten de la Norma ISO
Contexto de la organizacioacuten Partes Interesadas
Liderazgo
Enfoque a Procesos
Pensamiento basado en riesgos
Aplicabilidad a los servicios
Gestioacuten del Cambio
El conocimiento de la organizacioacuten
La comunicacioacuten
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Contexto de la organizacioacuten
Factores y condiciones internas y externas que pueden tener un efecto sobre la organizacioacuten respecto de sus productos y servicios
Factores positivos y negativos
CONTEXTO INTERNOCONTEXTO EXTERNO
ENTORNO LEGAL
ENTORNO TECNOLOacuteGICO
ENTORNO COMPETITIVO
ENTORNO CULTURAL
ENTORNO SOCIAL
ENTORNO ECONOacuteMICO
VALORES
CULTURA DE LA ORGANIZACIOacuteN
CONOCIMIENTO DE LA ORGANIZACIOacuteN
DESEMPENtildeO DE LA ORGANIZACIOacuteN
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Partes InteresadasPersona u organizacioacuten que puede afectar verse afectado o percibirse como persona afectada por una
decisioacuten o actividad
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Pensamiento basado en riesgos Gestionar los riesgos y oportunidades
RIESGO Efecto o influencias de la incertidumbre sobre la consecucioacuten de los resultados y la eficacia de un proceso
OPORTUNIDAD
El riesgo dificulta la oportunidad favorece la consecucioacuten de un determinado resultado
Identificacioacuten del riesgo
COM
UN
ICAC
IOacuteN
Y
CON
SULT
A
SEGU
IMIE
NTO
Y R
EVIS
IOacuteN
Apreciacioacuten del riesgo
Establecimiento del Contexto
PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RIESGO
Anaacutelisis del riesgo
Evaluacioacuten del riesgo
Tratamiento del Riesgo
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Incorporar el anaacutelisis de Contexto y la Gestioacuten de los riesgos y oportunidades en la evaluacioacuten y mejora del
desempentildeo
PROCESOCONTEXTO
PARTES INTERESADAS
Planificacioacuten del sistema de gestioacuten
Acciones
Riesgos y oportunidades
Acciones
Resultados
Mejora continua
Riesgos y oportunidades
Direccioacuten estrateacutegica
Riesgos y oportunidades
Acciones
PLANIFICACIOacuteN Y GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Comunicacioacuten
Determinar las comunicaciones internas y externas pertinentes al sistema de gestioacuten de la calidad
REQUISITOS
Queacute comunicar El contenido de la comunicacioacuten
Cuaacutendo comunicar El momento en el que comunicar
A quieacuten comunicar El destinatario de la comunicacioacuten
Coacutemo comunicar El meacutetodo o medio para la comunicacioacuten
Quieacuten comunica El responsable de la comunicacioacuten
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
III Aplicacioacuten en el Manual de Calidad del SIGC-SUA
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOCUMENTACIOacuteN DEL SIGC-SUA
Enlace a la web del SIGC-SUA
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
El manual de calidad es el documento que explica la estructura y el funcionamiento del Sistema Integrado de Gestioacuten de la Calidad de los
Servicios y Unidades Administrativas de la Universidad de Jaeacuten (SIGC-SUA)
Estructura del SIGC-SUA
Objeto y campo de aplicacioacuten del sistema de gestioacuten de la calidad
Contexto de la organizacioacuten universitaria
Necesidades y expectativas de las partes interesadas
Liderazgo Responsabilidades y participacioacuten
Sistema de procesos gestioacuten y prestacioacuten de servicios
Seguimiento medicioacuten anaacutelisis evaluacioacuten y mejora
Gestioacuten de riesgos y oportunidades
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Revisioacuten del Manual de Calidad
Realizacioacuten de las adaptaciones necesarias para el disentildeo implantacioacuten y documentacioacuten de los nuevos requisitos establecidos
en la norma UNE-EN ISO 90012015 permitiendo la certificacioacuten externa del SIGC-SUA en el ciclo 2017 tal como se establece en el Plan
Estrateacutegico de la Universidad de Jaeacuten y en la Poliacutetica de Calidad
La estrategia baacutesica para la certificacioacuten externa es demostrar que se han considerado los aspectos esenciales de los cambios en la Norma ISO que se ha procedido a su incorporacioacuten al SIGC-SUA y que en sucesivos ciclos perfeccionaremos la implantacioacuten
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
El Manual de Calidad se mantiene como guiacutea del SIGC-SUA Asiacute como la declaracioacuten de la poliacutetica de calidad y el establecimiento anual de los objetivos de calidad del SIGC-SUA
Procedimientos documentados procesos de apoyo especialmente el proceso Gestioacuten de Riesgos y oportunidades
SIGC-SUA
UNIVERSIDAD DE
JAEacuteN
PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS
PD06 GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Procedimiento documentado PD 06 Mayo de 2018 Versioacuten 01 Paacutegina 1
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA
UNIVERSIDAD DE JAEacuteN
PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO
GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
COacuteDIGO PD 06
FECHA 11-05-2018
REVISIOacuteN 01
UNIVERSIDAD DE JAEacuteN
Contexto interno-Externo de la Universidad
Sistema de gestioacuten de la calidad realizado por la Direccioacuten y el Comiteacute de Calidad en el anaacutelisis estrateacutegico
Sistema de procesos del SIGC-SUA realizado por los responsables de los procesos mediante la realizacioacuten de
anaacutelisis DAFO
Dos niveles
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS
PD06 GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Control de documentacioacuten
ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIOacuteN DEL PROCEDIMIENTO
PORTADA
CONTROL DE DOCUMENTACIOacuteN
HISTORIAL DE MODIFICACIONES
1- OBJETO Y CAMPO DE APLICACIOacuteN
2- REFERENCIAS
3- ANTECEDENTES Y DEFINICIONES
4- DESARROLLO
41 ALCANCE Y FINALIDAD
42 METODOLOGIacuteA
43 RESPONSABILIDADES
44 DETERMINACIOacuteN DEL CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO
45 DENTIFICACIOacuteN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES INTERESADAS Y SU ESPECIFICACIOacuteN EN REQUISITOS DE CALIDAD
46 GESTIOacuteN DE LOS RIESGOS Y OPORTUNIDADES
461 DETERMINAR CRITERIOS DE RIESGOS
462 IDENTIFICACIOacuteN DEL RIESGO
463 ANAacuteLISIS DEL RIESGO
464 TRATAMIENTO DEL RIESGO
465 RESULTADOS DE LA GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
466 EVALUACIOacuteN DE LAS ACCIONES
5- ANEXOS
FORMATOS
HISTORIAL DE MODIFICACIONES DE LA DOCUMENTACIOacuteN DEL PROCEDIMIENTO
1- OBJETO Y CAMPO DE APLICACIOacuteN
El procedimiento documentado PD06 tiene por objeto establecer el proceso a seguir en el SISTEMA INTEGRADO DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA UNIVERSIDAD DE JAEacuteN (SIGC-SUA) para la gestioacuten de riesgos y oportunidades como elemento integrado en el sistema de gestioacuten y de procesos y en las actividades de planificacioacuten
Este procedimiento de apoyo del SIGC-SUA se incluye en el marco de la adaptacioacuten a la Norma ISO 9001 2015 para incorporar en el enfoque a procesos el pensamiento basado en riesgos reforzando la naturaleza preventiva y la eficacia del sistema de calidad
2- REFERENCIAS
Para la elaboracioacuten de este procedimiento documentado se ha utilizado como referencia
middot La Norma UNE-EN-ISO-90012015 ldquoSistemas de Gestioacuten de la Calidad Requisitosrdquo Especialmente el Punto 81
middot La Norma ISO 310002009 Gestioacuten del riesgo Principios y directrices
middot El Manual de la Calidad del Sistema Integrado de Gestioacuten de la Calidad de los Servicios y Unidades Administrativas de la Universidad de Jaeacuten (SIGC-SUA)
middot El Manual de Procesos
middot El Manual de Procedimientos Documentados
middot Programa y orientaciones para la adaptacioacuten del SIGC-SUA a los Requisitos De La Norma UNE-EN ISO 90012015 Sistemas de Gestioacuten de la Calidad
Para los fines de este procedimiento documentado se aplican en lo que proceda los fundamentos los teacuterminos y las definiciones incluidos en la Norma ISO-90002015 ldquoSistemas de Gestioacuten de la Calidad Fundamentos y vocabulariordquo
3- ANTECEDENTES Y DEFINICIONES
La gestioacuten de riesgos y oportunidades se incorpora como un elemento necesario de entrada (planificacioacuten) y seguimiento (resultados) de los procesos del SIGC-SUA
El teacutermino riesgo hace referencia a los efectos que pueden ocasionar sobre los objetivos las incertidumbres siendo estas situaciones en las que falta de informacioacuten conocimiento y comprensioacuten de un suceso su probabilidad de que ocurra y las consecuencias
La gestioacuten del riesgo se refiere a las actividades coordinadas para dirigir y controlar una organizacioacuten en lo relativo al riesgo El proceso de gestioacuten del riesgo se refiere a la aplicacioacuten sistemaacutetica de poliacuteticas procedimientos y praacutecticas de gestioacuten a las actividades de comunicacioacuten consulta establecimiento del contexto e identificacioacuten anaacutelisis evaluacioacuten tratamiento seguimiento y revisioacuten del riesgo
4- DESARROLLO
41 ALCANCE Y FINALIDAD
El procedimiento documentado sobre la gestioacuten de riesgos se aplica transversalmente en todos los procesos del SIGC-SUA y forma parte de la poliacutetica de la planificacioacuten y la revisioacuten de la estrategia de los procesos y en la revisioacuten mejora y cambios del SIGC-SUA
Este procedimiento documentado establece
1 La metodologiacutea que se aplica para la gestioacuten de los riesgos y oportunidades
2 El proceso para realizar la gestioacuten de riesgos y oportunidades
3 El sistema de responsabilidades en la gestioacuten de riesgos y oportunidades
4 La documentacioacuten y formatos de los resultados de las actividades de la gestioacuten de riesgos y oportunidades asiacute como su inclusioacuten en la documentacioacuten del SIGC-SUA
Las finalidades de la gestioacuten de los riesgos y oportunidades al incluirlos en la planificacioacuten y procesos del SIGC-SUA son
1 Asegurar la consecucioacuten de resultados previstos del sistema de calidad
2 Aumentar los efectos deseados
3 Prevenir o reducir los efectos no deseados
4 Lograr la mejora
42 METODOLOGIacuteA
En el marco de la planificacioacuten y mejora del SIGC-SUA se realizaraacuten las siguientes actividades secuenciadas e interrelacionadas
1 Determinacioacuten del contexto interno y externo
2 Identificacioacuten de las necesidades y expectativas de las partes interesadas y su especificacioacuten en requisitos de calidad
3 Aplicar la gestioacuten de los riesgos y oportunidades
En el siguiente graacutefico se representa esta relacioacuten
43 RESPONSABILIDADES
Se aplica de acuerdo con el Manual de Calidad el siguiente sistema baacutesico de responsabilidades y participacioacuten
44 DETERMINACIOacuteN DEL CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO
Identificacioacuten de las cuestiones internas y externas que son pertinentes para el propoacutesito y la planificacioacuten del SIGC-SUA
Actividades Nivel procesos
1 Determinacioacuten factores internos y externos que influyen en el desarrollo y resultados de los procesos
2 Aplicar metodologiacutea DAFO estructurando la informacioacuten en
middot ANAacuteLISIS INTERNO DEBILIDADES (factores internos que pueden incidir negativamente) FORTALEZAS (factores internos que inciden positivamente)
middot ANAacuteLISIS EXTERNO AMENAZAS (factores externos que inciden negativamente) OPORTUNIDADES (factores externos que pueden incidir positivamente)
3 Trasladar al cuadro de informacioacuten sobre cuestiones externas e internas
4 Remisioacuten a Coordinacioacuten Teacutecnica a efectos de su inclusioacuten en la Documentacioacuten de Procesos tras su aprobacioacuten Anexo del Manual de Proceso
5 Aplicacioacuten
middot Proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
middot Entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades que se indica posteriormente
middot informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso
6 Revisioacuten En la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos
45 IDENTIFICACIOacuteN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES INTERESADAS Y SU ESPECIFICACIOacuteN EN REQUISITOS DE CALIDAD
Utilizar la informacioacuten actual del cuadro de grupos de intereacutesatributos de calidad de los manuales de proceso para identificar los requisitos de calidad que se incorporan a los procesos
1 IDENTIFICACIOacuteN DE PARTES INTERESADAS Cuadro de informacioacuten sobre las partes interesadas que se ven afectadas o interesadas por el proceso
2 REQUISITOS DE CALIDAD Identificacioacuten de las necesidades y expectativas de las partes interesadas en el proceso y coacutemo se da respuesta mediante la especificacioacuten de requisitos de calidad que se incluyen en el proceso (compromisos de calidad objetivos reglamentaciones especificaciones en la prestacioacuten de servicios etc)
3 Aplicacioacuten
middot Proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
middot Entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades que se indica posteriormente
middot informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso
4 Revisioacuten En la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos
46 GESTIOacuteN DE LOS RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Sistematizacioacuten de la gestioacuten de los riesgos y oportunidades en la gestioacuten de los procesos
Orientaciones Metodoloacutegicas Norma de apoyo UNE-ISO 31000 Gestioacuten del Riesgo Principios y Directrices
Fases
1 Determinar criterios de riesgos
2 Identificacioacuten del riesgo
3 Anaacutelisis del riesgo
4 Tratamiento del riesgo
5 Resultados de la gestioacuten de riesgos y oportunidades
6 Evaluacioacuten de las acciones
461 CRITERIOS DE RIESGOS
Establecer los criterios de riesgos teacuterminos que permiten evaluar la importancia de un riesgo Estos teacuterminos pueden determinarse en funcioacuten de objetivos los recursos disponibles los requisitos legales o especificaciones de prestacioacuten de servicios etc
462 IDENTIFICACIOacuteN DEL RIESGO
Establecer la relacioacuten de sucesos que podriacutean afectar negativamente o positivamente los objetivos y resultados del proceso
Se parte de la identificacioacuten realizada en el cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades Las causas se corresponden normalmente con el apartado ldquodetectadardquo (DAFO Requisitos de calidad de partes interesadas resultados de proceso)
463 ANAacuteLISIS DEL RIESGO
Valoracioacuten de los efectos y consecuencias del riesgo en los resultados del proceso asiacute como de la probabilidad de que se produzcan dichas consecuencias
En el cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades se anotan las causas y fuentes asiacute como los efectos o impactos se antildeade una valoracioacuten de la probabilidad Si combinamos los efectos con la probabilidad se determina el nivel de riesgo
Cada Unidades puede establecer el meacutetodo que estime apropiado para establecer el nivel de riesgo y puede expresarlo en teacuterminos cualitativos Ejemplo de un meacutetodo cuantitativo basada en escalas
464 TRATAMIENTO DEL RIESGO
Comparar el nivel del riesgo con los criterios que sobre los riesgos se hayan adoptado permitiendo asiacute considerar y priorizar el tratamiento que se ha de dar a los riesgos identificados
La finalidad uacuteltima de la apreciacioacuten del riesgo es determinar que riesgos para los resultados de los procesos no se consideran suficientemente controlados y exige un tratamiento
Orientacioacuten
465 RESULTADOS DE LA GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
El cuadro de riesgos y oportunidades permite identificar las acciones en los procesos del SIGC-SUA Una vez realizado se remite a Coordinacioacuten Teacutecnica a efectos de su inclusioacuten en la Documentacioacuten de Procesos tras su aprobacioacuten Anexo del Manual de Proceso
La revisioacuten de cuadro de riesgos y oportunidades se realiza en la revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos
Tabla Gestioacuten de riesgos y oportunidades
Ver en detalle en Anexo Formatos
[4] Accioacuten Estaacute referida a las opciones que identificamos y adoptamos para el tratamiento del riesgo o para aprovechar los efectos de las oportunidades sobre los resultados esperados
466 EVALUACIOacuteN DE LAS ACCIONES
Las acciones que identificamos y adoptamos para el tratamiento del riesgo o para aprovechar los efectos de las oportunidades sobre los resultados esperados y oportunidades que se identifiquen deben ser implantadas bien mediante modificaciones en el disentildeogestioacuten del proceso bien mediante la implantacioacuten de otras acciones de mejora
El seguimiento de las acciones se incorporaraacute en el proceso de revisioacuten y mejora incluyeacutendose en los informes anuales de proceso Se utilizaraacuten para la planificacioacuten de nuevas acciones de mejora
La identificacioacuten y gestioacuten de las acciones que se derivan de la evaluacioacuten de riesgos y oportunidades constituyen un elemento clave para la implementacioacuten de las mejoras de procesos y de los objetivos y acuerdos de la Revisioacuten y mejora del SIGC-SUA que realiza por ciclos anuales el Comiteacute de Calidad y la Direccioacuten
5- ANEXOS FORMATOS
FORMATO ANAacuteLISIS DE CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO DEL PROCESO
[COacuteDIGO DEL PROCESO CLAVE] [NOMBRE DEL PROCESO CLAVE]
Tabla Anaacutelisis del contexto interno y externo del proceso
Tabla Anaacutelisis del contexto interno y externo del proceso
FORMATO CUADRO DE COMPRENSIOacuteN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE PARTES INTERESADAS DEL PROCESO
[COacuteDIGO DEL PROCESO CLAVE] [NOMBRE DEL PROCESO CLAVE]
Tabla Necesidades y Expectativas Partes Interesadas
Tabla Necesidades y Expectativas Partes Interesadas
FORMATO ANAacuteLISIS DE GESTIOacuteN DE RIESGO Y OPORTUNIDADES
[COacuteDIGO DEL PROCESO CLAVE] [NOMBRE DEL PROCESO CLAVE]
Tabla Gestioacuten de riesgos y oportunidades
Tabla Gestioacuten de riesgos y oportunidades
[1] Resultado Esperado Esta referido al resultados final del proceso (la salida del proceso en teacuterminos del valor o servicio prestado) Se puede utilizar Un resultado procedente de la estrategia un compromiso de calidad publicado un requisito de calidad identificado el valor de un objetivo del indicador del proceso
[2] Detectado Esta referido a la fuente de la que se ha detectadoidentificadoasociado el riesgo o la oportunidad Puede provenir 1 Del anaacutelisis del contexto (DAFO) 2 Del anaacutelisis de las partes interesadas 3 Del anaacutelisis del proceso (desarrollo e interaccioacuten de actividades recursos y resultados)
[3] Efecto potencial Estaacute referido a la consecuencia que el riesgo o la oportunidad va a tener sobre el resultado esperado
PROPUESTAS DE ACCIONES DE MEJORA
Evaluacioacuten de las acciones
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA UNIVERSIDAD DE JAEacuteN13
13
13
PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO13
13
GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES13
13
13
COacuteDIGO PD 0613
FECHA 11-05-201813
REVISIOacuteN 0113
13
13
13
13
13
13
13
13
UNIVERSIDAD DE JAEacuteN13
13
13
13
Indicaremos Accioacuten de gestioacuten de riesgosoportunidades13
13
Indicaremos ademaacutes mecanismos para la evaluacioacuten13
13
En la previsioacuten de resultados haremos referencia al grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso13
13
Grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso en relacioacuten a la previsioacuten de resultados y a los indicadores que en su caso se hubieran establecido para el seguimiento13
13
13
lt Procedimiento documentado PD 06 Mayo de 2018 Versioacuten 01gtPaacutegina 1
lt Procedimiento documentado PD 06 Mayo de 2018 Versioacuten 01gtPaacutegina 2
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
Necesidades y Expectativas de las partes interesadas
Identificacioacuten a nivel de procesos
Entradas en el anaacutelisis de riesgos y
oportunidades
Anaacutelisis de resultados en el proceso de revisioacuten y mejora
anual del SIGC-SUA
Gestioacuten de riesgos y oportunidades
Metodologiacutea en el manual de calidad procedimientos
estrateacutegicos y procedimiento de apoyo
Aplicacioacuten operativa en los procesos claves (operativos)
Los resultados se incluyen en la documentacioacuten de los
procesos procediendo a su seguimiento y revisioacuten anual
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
Comunicacioacuten
Reforzar la comunicacioacuten externa a usuarios apoyaacutendose en los mecanismos actuales e incluidos en los procesos haciendo las referencias oportunas en las fichas del Plan de Comunicacioacuten del
SIGC-SUA
Plan de Comunicacioacuten del SIGC-SUA Metodologiacutea Plan de Comunicacioacuten
Ficha de acciones de comunicacioacuten
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CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
Seguimiento medicioacuten anaacutelisis y evaluacioacutenMetodologiacutea en Manual de CalidadGuiacutea del SIGC-SUA Procesos Estrateacutegicos
SEGUIMIENTO MEDICIOacuteN ANAacuteLISIS EVALUACIOacuteN Y MEJORA
PROCESOS PRESTACIOacuteN DE SERVICIOS
SEGUIMIENTO Y MEDICIOacuteN
AUDITORIacuteAS
INFORMACIOacuteN DEL ENTORNO
UNIVERSITARIO
ANAacuteLISIS DE DATOS
REVISIOacuteN POR LA DIRECCIOacuteN
OPO
RTU
NID
ADES
CAM
BIO
Y
DE M
EJO
RA
ACCIONES CORRECTIVASCONTEXTO INTERNO
CONTEXTO EXTERNO
ACCIONES RIESGOS Y OPORTUNIDADES
GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADESS
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iquestDoacutende se puede consultar los informes finales de seguimiento y revisioacuten
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IV Aplicacioacuten en la documentacioacuten de procesos de las Unidades
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MAPA DE PROCESOS CLAVES INTERRELACIONADOS
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PROCESO PARA REALIZAR LOS CAMBIOS
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CUADRO RESUMEN DE LAS ACTIVIDADES A REALIZAR POR LAS UNIDADESAacuteREAS
ACTIVIDADES DE APLICACIOacuteN EN LOS PROCESOS PARA LA ADAPTACIOacuteN A LA NORMA ISO 9001 2015
1 Elaborar un cuadro de anaacutelisis de contexto interno y externo por procesos yo agrupacioacuten para su inclusioacuten como anexo en la documentacioacuten del
proceso
CONTEXTO
PARTES INTERESADAS 2 Revisar y completar Anexo VI (Atributos de Calidad) de la Documentacioacuten
de Procesos
CONTEXTO 3 Elaborar un cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades por procesos yo agrupacioacuten para su inclusioacuten como anexo en la documentacioacuten del proceso
COMUNICACIOacuteN 4 Reforzar la comunicacioacuten externa a usuarios apoyaacutendose en los mecanismos actuales e incluidos en los procesos haciendo las referencias oportunas en ellas fichas del Plan de Comunicacioacuten del SIGC-SUA
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CONTEXTO Factores internos y externos que influyen en el desarrollo y resultados de los procesos
FACTORES EXTERNOS Los que no dependen o no son controlados por la UnidadAacuterea Pueden
estar referidos a recursos u otras variables generales de la Universidad u otros factores externos del sistema universitario o entorno
FACTORES INTERNOS Los que dependen o son controlados por la UnidadAacuterea Fundamentalmente
sistemas de trabajo conocimientos capacidades valores y actitudes herramientas disponibles
QUEacute EXIGE ISO Identificacioacuten de factores de contexto y seguimiento y revisioacuten de esta Informacioacuten
IDENTIFICACIOacuteN DE FACTORES Cuadro de informacioacuten sobre cuestiones externas e internas
apropiadas a la misioacuten del proceso y en general al sistema de calidad y la estrategia o directrices de la
universidad que afectan al resultado esperado
SEGUIMIENTO Y REVISIOacuteN Sistematizacioacuten y periodizacioacuten de la revisioacuten de la informacioacuten del
contexto iquestCuaacutendo coacutemo y quieacuten revisa
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COacuteMO LO HACEMOSMediante el anaacutelisis DAFO que permite alinearlo con el anaacutelisis general del SIGC-SUA
FACTORES INTERNOS
DEBILIDADES FORTALEZAS1-2-3-
1-2-3-
FACTORES EXTERNOS
AMENAZAS OPORTUNIDADES1-2-3-
1-2-3-
ANAacuteLISIS EXTERNO AMENAZAS (factores externos que inciden negativamente)
OPORTUNIDADES (factores externos que pueden incidir positivamente)
ANAacuteLISIS INTERNO DEBILIDADES (factores internos que pueden incidir negativamente) FORTALEZAS (factores internos que inciden
positivamente)
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PARA QUEacute LO HACEMOSPara disponer de informacioacuten necesaria en el proceso de planificacioacuten de la gestioacuten de los procesos y del sistema de calidad
Lo aplicamos en el proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
Lo aplicaremos tambieacuten como entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades
Las conclusiones del anaacutelisis y su aplicacioacuten se tendraacuten en cuenta si procede cuando se realice el Informe final de proceso
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DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VII ANAacuteLISIS DE
CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO DEL PROCESO
FACTORES INTERNOS
DEBILIDADES FORTALEZAS
1- No exclusividad y dedicacioacuten compartida por parte del personal teacutecnico responsable del proceso con otras tareas dentro del Servicio de Prevencioacuten lo que impide una mayor dedicacioacuten y atencioacuten del proceso
2 Desconocimiento del procedimiento por parte de los nuevos investigadoresproductores
1 Nueva herramienta informaacutetica en el Campus Virtual para la Gestioacuten de Residuos Peligrosos
2 Madurez del procedimiento del Gestioacuten de Residuos especialmente para el personal teacutecnico y productor de plantilla
3 Almaceacuten temporal de residuos peligrosos en ambos Campus
3 Disponibilidad y aacutegil procedimiento para la adquisicioacuten de contenedores para reponer por parte de los productores en el Almaceacuten del Campus Las Lagunillas
FACTORES EXTERNOS
AMENAZAS OPORTUNIDADES
1- Cambios normativos en materia medioambiental
2- Cambios en la documentacioacuten y procedimientos de las comunicaciones obligatorias a realizar ante las distintas entidades con competencias medioambientales
1- Alianza con Empresa concesionaria de la Gestioacuten medioambiental de gestioacuten de residuos peligrosos
2- Benchmarking con otras universidades espantildeolas
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PARTES INTERESADAS
Persona u organizacioacuten que puede afectar verse afectado o percibirse como persona afectada por una decisioacuten o actividad
En el SIGC-SUA lo identificamos a nivel de proceso como grupo de intereacutescliente usuario tal como estaacute identificado en el ANEXO VI ATRIBUTOS DE CALIDAD DEL
PROCESO de la documentacioacuten de los procesos claves
QUEacute EXIGE ISOIdentificacioacuten de las partes interesadas especificacioacuten de requisitos de calidad de eacutestas y seguimiento y revisioacuten de esta Informacioacuten
IDENTIFICACIOacuteN DE PARTES INTERESADAS Cuadro de informacioacuten sobre las partes interesadas que se ven afectadas o interesadas por el proceso
REQUISITOS DE CALIDAD Identificacioacuten de las necesidades y expectativas de las partes interesadas en el proceso y coacutemo se da respuesta mediante la especificacioacuten de requisitos de
calidad que se incluyen en el proceso
SEGUIMIENTO Y REVISIOacuteN Sistematizacioacuten y periodizacioacuten de la revisioacuten de la informacioacuten de las partes interesadas y sus requisitos de calidad iquestCuaacutendo coacutemo y quieacuten revisa
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COacuteMO LO HACEMOS
Mediante la revisioacuten y ampliacioacuten del cuadro el ANEXO VI ATRIBUTOS DE CALIDAD DEL PROCESO de la documentacioacuten de los procesos claves SIGC-SUA
Grupo de intereacutesClientes
-Usuario
Fuentes de Informacioacuten
Necesidades y Expectativas (atributos de calidad)
Requisito de Calidad
INFORMACIOacuteN DE PARTIDA Utilizamos la informacioacuten de las tablas elaboradas en otros ciclos de gestioacuten analizamos su validez actual y en su caso modificamos especificamos o ampliamos
EXPECTATIVAS Y REQUISITOS Partimos de las necesidades expectativas y atributos de calidad por grupos de intereacutes ya identificados que mantenemos realizamos cambios o ampliamos tras la
revisioacuten Antildeadimos especificaciones en teacuterminos de requisitos de calidad (compromisos de calidad objetivos reglamentaciones especificaciones en la prestacioacuten de servicios etc)
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PARA QUEacute LO HACEMOSPara disponer de informacioacuten necesaria en el proceso de planificacioacuten de la gestioacuten de los procesos y del sistema de calidad
Lo aplicamos en el proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
Lo aplicaremos tambieacuten como entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades
Las conclusiones del anaacutelisis y su aplicacioacuten se tendraacuten en cuenta si procede cuando se realice el Informe final de proceso
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DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VI ATRIBUTOS DE
CALIDAD NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LOS GRUPOS DE INTERES REQUISITOS DE CALIDAD
Grupo de intereacutesClientes-Usuario
Fuentes de Informacioacuten
Necesidades y Expectativas (atributos de calidad)
Requisito de Calidad
1 El personal docente e investigador de la Universidad y centros adscritos y el personal docente e investigador visitante de otras universidades 2 El alumnado de la Universidad y centros adscritos y el alumnado en movilidad de otras universidades 3 El personal de administracioacuten y servicios 4 Losas egresadosas de la Universidad de Jaeacuten 5 El Personal colaborador o tutor externo a la Universidad de Jaeacuten
bull Encuestas de satisfaccioacuten bull Quejas Sugerencias felicitaciones bull Indicadores de proceso bull Benchmarking bull Comisioacuten de Biblioteca bull Servicio de Pregunta al Bibliotecario
Necesidad disponer de una coleccioacuten de recursos informativos que cubran las necesidades de informacioacuten de los usuarios Atributos bull Amabilidad en el trato al cliente-usuario bull Adecuacioacuten del tiempo empleado para la resolucioacuten de la demanda de la prestacioacuten del servicio bull Comunicacioacuten a los clientes-usuarios cuando se prestaraacute el servicio bull Adecuacioacuten de los horarios de atencioacuten o prestacioacuten del servicio a las necesidades que platean los clientes-usuarios bull Adecuacioacuten del servicio prestado a las necesidades y expectativas especiacuteficas comunicadas por los clientesusuarios bull Comodidad de las instalaciones climatizacioacuten limpieza dimensioacuten y mantenimiento de los espacios
bull Alcanzar el 85 de monografiacuteas nacionales recibidas en un maacuteximo de 30 diacuteas (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 85 de monografiacuteas extranjeras recibidas en un maacuteximo de 60 diacuteas (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 100 de ejecucioacuten del gasto en material bibliograacutefico del presupuesto de Biblioteca (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 100 de bibliografiacutea recomendada disponible en Biblioteca (1 2) bull Alcanzar el 100 de peticiones de compra de material bibliograacutefico por parte de los estudiantes adquiridas (2) bull Alcanzar el 65 de monografiacuteas en papel recibidas por compra catalogadas en un maacuteximo de 6 diacuteas (1 2 3 4 5)
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RIESGO OPORTUNIDAD Efecto o influencias de la incertidumbre sobre la consecucioacuten de los resultados y la eficacia de un proceso
PARA QUEacute LO HACEMOSPara prevenir o reducir los efectos no deseados de los riesgos y aprovechar las oportunidades en el marco de la planificacioacuten de la gestioacuten de la calidad y los procesos
CUANDO LO HACEMOS En la planificacioacuten inicial de los procesos o en nuevas situaciones que requieran revisar los procesos
QUEacute EXIGE ISOPensamiento basado en riesgos como parte del enfoque a procesos queda incluido en los requisitos de la ISO para la gestioacuten de los procesos ldquoabordar los riesgos y oportunidadeshelliprdquo
REQUISITOS Planificar las acciones para abordar los riesgos y oportunidades
Integrar y aplicar las acciones en los procesos
Evaluar la eficacia de las acciones
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COacuteMO LO HACEMOS Mediante la elaboracioacuten de un cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades asociados a los procesos
RESULTADO PROCESO
RIESGOSOPORTUNIDADES ACCIONES
[Resultado Esperado] [1]
1-Riesgo [se describiraacute el riesgo]
Detectado [2]
Efecto potencial [3]
2-
3-
1-Accioacuten [se describiraacute la accioacuten] [4]
2-
3-
[Resultado Esperado]
1-Oportunidad [se describiraacute la oportunidad]
Detectado
Efecto potencial
2-
3-
1-Accioacuten [se describiraacute la accioacuten]
2-
3-
[1] Resultado Esperado Esta referido al resultados final del proceso (la salida del proceso en teacuterminos del
valor o servicio prestado) Ejemplos compromiso de calidad un requisito
de calidad el valor objetivo del indicador del proceso
[Detectado Fuente de la que se ha detectadoidentificadoasociado el riesgo o la oportunidad Puede provenir 1 Del anaacutelisis del contexto (DAFO) 2 Del anaacutelisis de
las partes interesadas 3 Del anaacutelisis del proceso (desarrollo e interaccioacuten de actividades recursos y resultados)
Efecto potencial La consecuencia que el riesgo o la oportunidad van a tener sobre el resultado esperado
Accioacuten Las opciones que identificamos y adoptamos para el tratamiento del riesgo o
para aprovechas los efectos de las oportunidades sobre los resultados
esperados
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Identificacioacuten del riesgo
COM
UN
ICAC
IOacuteN
Y
CON
SULT
A
SEGU
IMIE
NTO
Y R
EVIS
IOacuteN
Apreciacioacuten del riesgo
Establecimiento del Contexto
PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RIESGO
Anaacutelisis del riesgo
Evaluacioacuten del riesgo
Tratamiento del Riesgo
IDENTIFICACIOacuteN DEL RIESGO Relacioacuten de sucesos que podriacutean afectar negativamente o positivamente los objetivos y resultados del
proceso
criterios de riesgos teacuterminos que permiten evaluar la
importancia de un riesgo
ANAacuteLISIS DEL RIESGO
Valoracioacuten de los efectos y
consecuencias del riesgo en los
resultados del proceso asiacute como de la probabilidad
de que se produzcan dichas consecuencias
EVALUACIOacuteN DEL RIESGO
Implica comparar el nivel del riesgo con los criterios
que sobre los riesgos se hayan
adoptado permitiendo asiacute
considerar y priorizar el
tratamiento que se ha de dar a los
riesgos identificados
TRATAMIENTO DEL RIESGO Es la seleccioacuten y la implementacioacuten de una o varias opciones (acciones) para modificar los riesgos
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Las acciones que se identifiquen en la gestioacuten de los riesgos y oportunidades deben ser implantadas bien mediante modificaciones en el disentildeogestioacuten del proceso bien mediante la implantacioacuten de otras acciones de mejora
Unidad Antildeo
Procesos
Descripcioacuten de la mejora
Causa para su implantacioacuten
Objetivos de la mejora
Recursos previstos
Responsables de implantacioacuten
Previsioacuten de Resultados
Grado de prioridad AltaMediaBaja (seguacuten proceda)
Indicaremos Accioacuten de gestioacuten de riesgosoportunidades
Indicaremos ademaacutes mecanismos para la evaluacioacuten
En la previsioacuten de resultados haremos referencia al grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso
Desarrollo temporal Inicio
Finalizacioacuten
Descripcioacuten de resultados obtenidos
Grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso en relacioacuten a la previsioacuten de resultados y a los indicadores que en
su caso se hubieran establecido para el seguimiento
PROPUESTAS DE ACCIONES DE MEJORA
ANAacuteLISIS DE LAS MEJORAS
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DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VIII ANAacuteLISIS DE
GESTIOacuteN DE RIESGO Y OPORTUNIDADESRESULTADO
PROCESO RIESGOSOPORTUNIDADES ACCIONES
Rapidez en la ejecucioacuten del mantenimiento El 85 de las incidencias se reparan en 5 diacuteas
1-Riesgo Falta de disponibilidad de recursos humanos (internos y externos) para atender las incidencias
Detectado DAFO Debilidad D2
Efecto potencial La falta de personal teacutecnico para atender las averiacuteas puede afectar al desempentildeo de las actividades universitarias y en elementos criacuteticos incrementar los dantildeos en los activos
1 Accioacuten Establecer criterios de criticidad de la incidencia
2 Accioacuten Adaptar aplicativo software para incluir criticidad
3 Accioacuten Modificacioacuten del proceso para incluir criticidad
4 Accioacuten Anaacutelisis de incidencias resueltas una vez implantadas las acciones anteriores seguacuten criticidad
Modificar las consecuencias
Rapidez en la ejecucioacuten del mantenimiento El 85 de las incidencias se reparan en 5 diacuteas
2-Riesgo Falta de disponibilidad de recursos materiales para atender las incidencias
Detectado DAFO Debilidad D2
Efecto potencial La falta de repuestos y fungibles para atender las averiacuteas puede imposibilitar la reparacioacuten con la celeridad requerida afectando al desempentildeo de las actividades universitarias
1 Accioacuten Disponer de un sistema de gestioacuten de stock de repuestos
Modificar las consecuencias
Criterios de sostenibilidad en la gestioacuten del mantenimiento
3- Riesgo Incumplimiento del Plan Estrateacutegico respecto a los criterios de sostenibilidad seguridad y PRL en el mantenimiento de las infraestructuras de los Campus
Detectado DAFO Debilidad D1
Efecto potencial No conformidad al SIGC-SUA asociado a requisitos de calidad
1 Accioacuten Establecimiento de criterios de sostenibilidad seguridad y PRL en la gestioacuten del mantenimiento
Eliminar la fuente del riesgo
Optimizar la disponibilidad de las instalaciones y equipos
4- Riesgo Interrupcioacuten del suministro eleacutectrico
Detectado Anaacutelisis de causa-efecto
Efecto potencial Dantildeos en elementos criacuteticos de las instalaciones de la UJA
1 Accioacuten Programa para garantizar el suministro eleacutectrico complementario en los edificios de la UJA
Modificar las consecuencias
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GRACIAS POR SU ATENCIOacuteN
Desarrollo temporal | Inicio | Finalizacioacuten | |||||||
Descripcioacuten de resultados obtenidos |
Unidad | Antildeo | ||||||
Procesos | |||||||
Descripcioacuten de la mejora | |||||||
Causa para su implantacioacuten | |||||||
Objetivos de la mejora | |||||||
Recursos previstos | |||||||
Responsables de implantacioacuten | |||||||
Previsioacuten de Resultados | |||||||
Grado de prioridad | AltaMediaBaja (seguacuten proceda) |
RESULTADO PROCESO | RIESGOSOPORTUNIDADES | ACCIONES | |||
[Resultado Esperado] [1] | 1- Riesgo [se describiraacute el riesgo] Detectado [2] Efecto potencial [3] 2- 3- | 1- Accioacuten [se describiraacute la accioacuten] [4] 2- 3- | |||
[Resultado Esperado] | 1- Oportunidad [se describiraacute la oportunidad] Detectado Efecto potencial 2- 3- | 1- Accioacuten [se describiraacute la accioacuten] 2- 3- |
Proceso | Instruccioacuten Se indicaraacute con la codificacioacuten y el nombre del aacutembito del proceso sobre el que se realiza el cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades Puede ser para todo el proceso clave o para procesos desagregados Puede elaborarse en comuacuten para todo el proceso clave e indicar lo especiacutefico para los procesos desagregados Las distintas unidades del proceso pueden decidir elaborarlo de forma conjunta si entiende que hay similitud | ||
Servicio prestado | Instruccioacuten Se indicaraacute de acuerdo con la tabla de relacioacuten de procesosservicios del alcance del SIGC-SUA que estaacute publicado en el Manual de Calidad | ||
Unidades | Instruccioacuten Se indicaraacute la Unidades que lo elaboran | ||
Fecha | Instruccioacuten Se indicaraacute la fecha formal de su enviacuteo para publicacioacuten | ||
Responsables | Instruccioacuten Se especificaraacute la responsabilidad de la elaboracioacuten Puede ser el nombre y puesto de las personas que intervienen o la denominacioacuten del grupo de trabajo o equipo de calidad que lo ha elaborado Si el equipo es inter-procesosunidades se indicaraacute | ||
Seguimiento y revisioacuten | Instruccioacuten Se indicaraacute cuaacutendo se utiliza y se revisa y para que se utiliza podriacutea ser a modo de ejemplo en la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos |
Grupo de intereacutesClientes-Usuario | Fuentes de Informacioacuten | Necesidades y Expectativas (atributos de calidad) | Requisito de Calidad | ||||
Proceso | Instruccioacuten Se indicaraacute con la codificacioacuten y el nombre del aacutembito del proceso sobre el que se realiza el cuadro de partes interesadas Puede ser para todo el proceso clave o para procesos desagregados Puede elaborarse en comuacuten para todo el proceso clave e indicar lo especiacutefico para los procesos desagregados Las distintas unidades del proceso pueden decidir elaborarlo de forma conjunta si entiende que hay similitud | ||
Servicio prestado | Instruccioacuten Se indicaraacute de acuerdo con la tabla de relacioacuten de procesosservicios del alcance del SIGC-SUA que estaacute publicado en el Manual de Calidad | ||
Unidades | Instruccioacuten Se indicaraacute la Unidades que lo elaboran | ||
Fecha | Instruccioacuten Se indicaraacute la fecha formal de su enviacuteo para publicacioacuten | ||
Responsables | Instruccioacuten Se especificaraacute la responsabilidad de la elaboracioacuten Puede ser el nombre y puesto de las personas que intervienen o la denominacioacuten del grupo de trabajo o equipo de calidad que lo ha elaborado Si el equipo es inter-procesosunidades se indicaraacute | ||
Seguimiento y revisioacuten | Instruccioacuten Se indicaraacute cuaacutendo se utiliza y se revisa y para queacute se utiliza podriacutea ser a modo de ejemplo en la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos |
FACTORES INTERNOS | DEBILIDADES | FORTALEZAS | |||
1- 2- 3- | 1- 2- 3- | ||||
FACTORES EXTERNOS | AMENAZAS | OPORTUNIDADES | |||
1- 2- 3- | 1- 2- 3- |
Proceso | Instruccioacuten Se indicaraacute con la codificacioacuten y el nombre del aacutembito del proceso sobre el que se realiza el cuadro de contexto Puede ser para todo el proceso clave o para procesos desagregados Puede elaborarse en comuacuten para todo el proceso clave e indicar lo especiacutefico para los procesos desagregados Las distintas unidades del proceso pueden decidir elaborarlo de forma conjunta si entiende que hay similitud | ||
Servicio prestado | Instruccioacuten Se indicaraacute de acuerdo con la tabla de relacioacuten de procesosservicios del alcance del SIGC-SUA que estaacute publicado en el Manual de Calidad | ||
Unidades | Instruccioacuten Se indicaraacute la Unidades que lo elaboran | ||
Fecha | Instruccioacuten Se indicaraacute la fecha formal de su enviacuteo para publicacioacuten | ||
Responsables | Instruccioacuten Se especificaraacute la responsabilidad de la elaboracioacuten Puede ser el nombre y puesto de las personas que intervienen o la denominacioacuten del grupo de trabajo o equipo de calidad que lo ha elaborado Si el equipo es inter-procesosunidades se indicaraacute | ||
Seguimiento y revisioacuten | Instruccioacuten Se indicaraacute cuaacutendo se utiliza y se revisa y para queacute se utiliza podriacutea ser a modo de ejemplo en la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos |
RESULTADO PROCESO | RIESGOSOPORTUNIDADES | ACCIONES | |||
[Resultado Esperado] [1] | 1- Riesgo Detectado Efecto potencial | 1- Accioacuten | |||
[Resultado Esperado] | 1- Oportunidad Detectado Efecto potencial | 1- Accioacuten |
ACCIONES POSIBLES | |||
Evitar el riesgo | Eliminar la actividad que se ve afectada o causa el riesgo | ||
Aceptar el riesgo | Cuando es posible que genere una oportunidad | ||
Eliminar la fuente del riesgo | Actuar para eliminar la causa que da lugar al riesgo (efecto no deseado) | ||
Modificar la probabilidad | Atenuar la posibilidad o concurrencia del riesgo | ||
Modificar las consecuencias | Atenuar el impacto o efectos del riesgo | ||
Compartir el riesgo | Compartir o transferir el riesgo con otras partes | ||
Mantener el riesgo | Cuando es asumible o su tratamiento es desproporcionado siempre que sea posible asumirlo y controlarlo |
RIESGO | VALORACIOacuteN EFECTOIMPACTO [EI] | VALORACIOacuteN PROBABILIDAD [P] | Nivel Riego | ||||
-Riesgo Detectado Efecto potencial | ESCALA 1-5 1-Insignificante 2- Miacutenimo 3-Moderado 4-Considerable 5-Grave | ESCALA 1-5 1-Excepcional 2- Poco probable 3-Problable 4-Muy probable 5-Seguro | Caacutelculo [EI][P] ESCALA A-B-C-D D Aceptar riesgo [lt 5] C Aceptar riesgo con controles [6-1] B Riesgo no deseable [9-14] A Riesgo inaceptable [=gt15] |
Actividad | Responsable | ||
Elaboracioacuten del cuadro de anaacutelisis de contexto interno y externo por procesos del cuadro necesidades y expectativas de las partes interesadas y requisitos de calidad del cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades Nivel procesos claves | Equipo de Procesos Responsables de Unidades | ||
Elaboracioacuten seguacuten proceda del cuadro de anaacutelisis de contexto interno y externo por procesos del cuadro necesidades y expectativas de las partes interesadas y requisitos de calidad del cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades Nivel procesos Estrateacutegicos | Responsable de Calidad Coordinacioacuten Teacutecnica del SIGC-SUA | ||
Aprobacioacuten de la documentacioacuten a incluir en la documentacioacuten del proceso | Responsable de Calidad Gerente seguacuten proceda | ||
Inclusioacuten como anexo en la documentacioacuten del proceso | Coordinacioacuten Teacutecnica del SIGC-SUA | ||
Realizacioacuten de seguimiento y revisioacuten Nivel de proceso claves | Equipo de Procesos Responsables de Unidades | ||
Realizacioacuten de seguimiento y revisioacuten Nivel procesos Estrateacutegicos | Responsable de Calidad Coordinacioacuten Teacutecnica del SIGC-SUA | ||
Realizacioacuten de seguimiento y revisioacuten Nivel SIGC-SUA | Consejo de Direccioacuten comiteacute de Calidad |
VERSIOacuteN | FECHA DE VIGENCIA | APARTADO MODIFICADO | MODIFICACIOacuteN REALIZADA | ||||
1 | 14-05-2018 | Creacioacuten del Documento | |||||
Edicioacuten | Nordm | 01 | Fecha de entrada en vigor | 14-05-2018 |
Elaborado por | Revisado por | Aprobado por | |||||||||
Gerencia con Coordinacioacuten Teacutecnica del Servicio de Planificacioacuten y Evaluacioacuten | Vicerrectorado Responsable de la Calidad | Consejo de Direccioacuten | |||||||||
Nombre | Nombre | Nombre | |||||||||
Nicolaacutes Ruiz Reyes | Julio Terrados Cepeda | Juan Goacutemez Ortega | |||||||||
Cargo | Cargo | Cargo | |||||||||
Gerente | Vicerrector | Rector | |||||||||
Fecha | Fecha | Fecha | |||||||||
11052018 | 11052018 | 11052018 | |||||||||
Firma | Firma | Firma | |||||||||
SIGC-SUA | UNIVERSIDAD DE JAEacuteN | PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS | |||||
PD06 GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES |
SIGC-SUA | UNIVERSIDAD DE JAEacuteN | PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS | |||||
PD06 GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES |
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Ciclo de Mejora Continua aplicada a la visioacuten global del sistema de gestioacuten de la calidad
Liderazgo
Apoyo y operaciones
Evaluacioacuten del
desempentildeo
Mejora
Planificacioacuten
ACTUAR
PLANIFICAR
VERIFICAR
HACER
Organizacioacuten y su contexto
Requisitos del cliente
Necesidades y expectativas de
las partes interesadas
Satisfaccioacuten del Cliente
Resultados del SGC
Productos y Servicios
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Principales ejes tras la modificacioacuten de la Norma ISO
Contexto de la organizacioacuten Partes Interesadas
Liderazgo
Enfoque a Procesos
Pensamiento basado en riesgos
Aplicabilidad a los servicios
Gestioacuten del Cambio
El conocimiento de la organizacioacuten
La comunicacioacuten
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Contexto de la organizacioacuten
Factores y condiciones internas y externas que pueden tener un efecto sobre la organizacioacuten respecto de sus productos y servicios
Factores positivos y negativos
CONTEXTO INTERNOCONTEXTO EXTERNO
ENTORNO LEGAL
ENTORNO TECNOLOacuteGICO
ENTORNO COMPETITIVO
ENTORNO CULTURAL
ENTORNO SOCIAL
ENTORNO ECONOacuteMICO
VALORES
CULTURA DE LA ORGANIZACIOacuteN
CONOCIMIENTO DE LA ORGANIZACIOacuteN
DESEMPENtildeO DE LA ORGANIZACIOacuteN
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Partes InteresadasPersona u organizacioacuten que puede afectar verse afectado o percibirse como persona afectada por una
decisioacuten o actividad
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Pensamiento basado en riesgos Gestionar los riesgos y oportunidades
RIESGO Efecto o influencias de la incertidumbre sobre la consecucioacuten de los resultados y la eficacia de un proceso
OPORTUNIDAD
El riesgo dificulta la oportunidad favorece la consecucioacuten de un determinado resultado
Identificacioacuten del riesgo
COM
UN
ICAC
IOacuteN
Y
CON
SULT
A
SEGU
IMIE
NTO
Y R
EVIS
IOacuteN
Apreciacioacuten del riesgo
Establecimiento del Contexto
PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RIESGO
Anaacutelisis del riesgo
Evaluacioacuten del riesgo
Tratamiento del Riesgo
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Incorporar el anaacutelisis de Contexto y la Gestioacuten de los riesgos y oportunidades en la evaluacioacuten y mejora del
desempentildeo
PROCESOCONTEXTO
PARTES INTERESADAS
Planificacioacuten del sistema de gestioacuten
Acciones
Riesgos y oportunidades
Acciones
Resultados
Mejora continua
Riesgos y oportunidades
Direccioacuten estrateacutegica
Riesgos y oportunidades
Acciones
PLANIFICACIOacuteN Y GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Comunicacioacuten
Determinar las comunicaciones internas y externas pertinentes al sistema de gestioacuten de la calidad
REQUISITOS
Queacute comunicar El contenido de la comunicacioacuten
Cuaacutendo comunicar El momento en el que comunicar
A quieacuten comunicar El destinatario de la comunicacioacuten
Coacutemo comunicar El meacutetodo o medio para la comunicacioacuten
Quieacuten comunica El responsable de la comunicacioacuten
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
III Aplicacioacuten en el Manual de Calidad del SIGC-SUA
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOCUMENTACIOacuteN DEL SIGC-SUA
Enlace a la web del SIGC-SUA
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
El manual de calidad es el documento que explica la estructura y el funcionamiento del Sistema Integrado de Gestioacuten de la Calidad de los
Servicios y Unidades Administrativas de la Universidad de Jaeacuten (SIGC-SUA)
Estructura del SIGC-SUA
Objeto y campo de aplicacioacuten del sistema de gestioacuten de la calidad
Contexto de la organizacioacuten universitaria
Necesidades y expectativas de las partes interesadas
Liderazgo Responsabilidades y participacioacuten
Sistema de procesos gestioacuten y prestacioacuten de servicios
Seguimiento medicioacuten anaacutelisis evaluacioacuten y mejora
Gestioacuten de riesgos y oportunidades
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Revisioacuten del Manual de Calidad
Realizacioacuten de las adaptaciones necesarias para el disentildeo implantacioacuten y documentacioacuten de los nuevos requisitos establecidos
en la norma UNE-EN ISO 90012015 permitiendo la certificacioacuten externa del SIGC-SUA en el ciclo 2017 tal como se establece en el Plan
Estrateacutegico de la Universidad de Jaeacuten y en la Poliacutetica de Calidad
La estrategia baacutesica para la certificacioacuten externa es demostrar que se han considerado los aspectos esenciales de los cambios en la Norma ISO que se ha procedido a su incorporacioacuten al SIGC-SUA y que en sucesivos ciclos perfeccionaremos la implantacioacuten
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
El Manual de Calidad se mantiene como guiacutea del SIGC-SUA Asiacute como la declaracioacuten de la poliacutetica de calidad y el establecimiento anual de los objetivos de calidad del SIGC-SUA
Procedimientos documentados procesos de apoyo especialmente el proceso Gestioacuten de Riesgos y oportunidades
SIGC-SUA
UNIVERSIDAD DE
JAEacuteN
PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS
PD06 GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Procedimiento documentado PD 06 Mayo de 2018 Versioacuten 01 Paacutegina 1
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA
UNIVERSIDAD DE JAEacuteN
PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO
GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
COacuteDIGO PD 06
FECHA 11-05-2018
REVISIOacuteN 01
UNIVERSIDAD DE JAEacuteN
Contexto interno-Externo de la Universidad
Sistema de gestioacuten de la calidad realizado por la Direccioacuten y el Comiteacute de Calidad en el anaacutelisis estrateacutegico
Sistema de procesos del SIGC-SUA realizado por los responsables de los procesos mediante la realizacioacuten de
anaacutelisis DAFO
Dos niveles
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS
PD06 GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Control de documentacioacuten
ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIOacuteN DEL PROCEDIMIENTO
PORTADA
CONTROL DE DOCUMENTACIOacuteN
HISTORIAL DE MODIFICACIONES
1- OBJETO Y CAMPO DE APLICACIOacuteN
2- REFERENCIAS
3- ANTECEDENTES Y DEFINICIONES
4- DESARROLLO
41 ALCANCE Y FINALIDAD
42 METODOLOGIacuteA
43 RESPONSABILIDADES
44 DETERMINACIOacuteN DEL CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO
45 DENTIFICACIOacuteN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES INTERESADAS Y SU ESPECIFICACIOacuteN EN REQUISITOS DE CALIDAD
46 GESTIOacuteN DE LOS RIESGOS Y OPORTUNIDADES
461 DETERMINAR CRITERIOS DE RIESGOS
462 IDENTIFICACIOacuteN DEL RIESGO
463 ANAacuteLISIS DEL RIESGO
464 TRATAMIENTO DEL RIESGO
465 RESULTADOS DE LA GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
466 EVALUACIOacuteN DE LAS ACCIONES
5- ANEXOS
FORMATOS
HISTORIAL DE MODIFICACIONES DE LA DOCUMENTACIOacuteN DEL PROCEDIMIENTO
1- OBJETO Y CAMPO DE APLICACIOacuteN
El procedimiento documentado PD06 tiene por objeto establecer el proceso a seguir en el SISTEMA INTEGRADO DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA UNIVERSIDAD DE JAEacuteN (SIGC-SUA) para la gestioacuten de riesgos y oportunidades como elemento integrado en el sistema de gestioacuten y de procesos y en las actividades de planificacioacuten
Este procedimiento de apoyo del SIGC-SUA se incluye en el marco de la adaptacioacuten a la Norma ISO 9001 2015 para incorporar en el enfoque a procesos el pensamiento basado en riesgos reforzando la naturaleza preventiva y la eficacia del sistema de calidad
2- REFERENCIAS
Para la elaboracioacuten de este procedimiento documentado se ha utilizado como referencia
middot La Norma UNE-EN-ISO-90012015 ldquoSistemas de Gestioacuten de la Calidad Requisitosrdquo Especialmente el Punto 81
middot La Norma ISO 310002009 Gestioacuten del riesgo Principios y directrices
middot El Manual de la Calidad del Sistema Integrado de Gestioacuten de la Calidad de los Servicios y Unidades Administrativas de la Universidad de Jaeacuten (SIGC-SUA)
middot El Manual de Procesos
middot El Manual de Procedimientos Documentados
middot Programa y orientaciones para la adaptacioacuten del SIGC-SUA a los Requisitos De La Norma UNE-EN ISO 90012015 Sistemas de Gestioacuten de la Calidad
Para los fines de este procedimiento documentado se aplican en lo que proceda los fundamentos los teacuterminos y las definiciones incluidos en la Norma ISO-90002015 ldquoSistemas de Gestioacuten de la Calidad Fundamentos y vocabulariordquo
3- ANTECEDENTES Y DEFINICIONES
La gestioacuten de riesgos y oportunidades se incorpora como un elemento necesario de entrada (planificacioacuten) y seguimiento (resultados) de los procesos del SIGC-SUA
El teacutermino riesgo hace referencia a los efectos que pueden ocasionar sobre los objetivos las incertidumbres siendo estas situaciones en las que falta de informacioacuten conocimiento y comprensioacuten de un suceso su probabilidad de que ocurra y las consecuencias
La gestioacuten del riesgo se refiere a las actividades coordinadas para dirigir y controlar una organizacioacuten en lo relativo al riesgo El proceso de gestioacuten del riesgo se refiere a la aplicacioacuten sistemaacutetica de poliacuteticas procedimientos y praacutecticas de gestioacuten a las actividades de comunicacioacuten consulta establecimiento del contexto e identificacioacuten anaacutelisis evaluacioacuten tratamiento seguimiento y revisioacuten del riesgo
4- DESARROLLO
41 ALCANCE Y FINALIDAD
El procedimiento documentado sobre la gestioacuten de riesgos se aplica transversalmente en todos los procesos del SIGC-SUA y forma parte de la poliacutetica de la planificacioacuten y la revisioacuten de la estrategia de los procesos y en la revisioacuten mejora y cambios del SIGC-SUA
Este procedimiento documentado establece
1 La metodologiacutea que se aplica para la gestioacuten de los riesgos y oportunidades
2 El proceso para realizar la gestioacuten de riesgos y oportunidades
3 El sistema de responsabilidades en la gestioacuten de riesgos y oportunidades
4 La documentacioacuten y formatos de los resultados de las actividades de la gestioacuten de riesgos y oportunidades asiacute como su inclusioacuten en la documentacioacuten del SIGC-SUA
Las finalidades de la gestioacuten de los riesgos y oportunidades al incluirlos en la planificacioacuten y procesos del SIGC-SUA son
1 Asegurar la consecucioacuten de resultados previstos del sistema de calidad
2 Aumentar los efectos deseados
3 Prevenir o reducir los efectos no deseados
4 Lograr la mejora
42 METODOLOGIacuteA
En el marco de la planificacioacuten y mejora del SIGC-SUA se realizaraacuten las siguientes actividades secuenciadas e interrelacionadas
1 Determinacioacuten del contexto interno y externo
2 Identificacioacuten de las necesidades y expectativas de las partes interesadas y su especificacioacuten en requisitos de calidad
3 Aplicar la gestioacuten de los riesgos y oportunidades
En el siguiente graacutefico se representa esta relacioacuten
43 RESPONSABILIDADES
Se aplica de acuerdo con el Manual de Calidad el siguiente sistema baacutesico de responsabilidades y participacioacuten
44 DETERMINACIOacuteN DEL CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO
Identificacioacuten de las cuestiones internas y externas que son pertinentes para el propoacutesito y la planificacioacuten del SIGC-SUA
Actividades Nivel procesos
1 Determinacioacuten factores internos y externos que influyen en el desarrollo y resultados de los procesos
2 Aplicar metodologiacutea DAFO estructurando la informacioacuten en
middot ANAacuteLISIS INTERNO DEBILIDADES (factores internos que pueden incidir negativamente) FORTALEZAS (factores internos que inciden positivamente)
middot ANAacuteLISIS EXTERNO AMENAZAS (factores externos que inciden negativamente) OPORTUNIDADES (factores externos que pueden incidir positivamente)
3 Trasladar al cuadro de informacioacuten sobre cuestiones externas e internas
4 Remisioacuten a Coordinacioacuten Teacutecnica a efectos de su inclusioacuten en la Documentacioacuten de Procesos tras su aprobacioacuten Anexo del Manual de Proceso
5 Aplicacioacuten
middot Proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
middot Entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades que se indica posteriormente
middot informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso
6 Revisioacuten En la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos
45 IDENTIFICACIOacuteN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES INTERESADAS Y SU ESPECIFICACIOacuteN EN REQUISITOS DE CALIDAD
Utilizar la informacioacuten actual del cuadro de grupos de intereacutesatributos de calidad de los manuales de proceso para identificar los requisitos de calidad que se incorporan a los procesos
1 IDENTIFICACIOacuteN DE PARTES INTERESADAS Cuadro de informacioacuten sobre las partes interesadas que se ven afectadas o interesadas por el proceso
2 REQUISITOS DE CALIDAD Identificacioacuten de las necesidades y expectativas de las partes interesadas en el proceso y coacutemo se da respuesta mediante la especificacioacuten de requisitos de calidad que se incluyen en el proceso (compromisos de calidad objetivos reglamentaciones especificaciones en la prestacioacuten de servicios etc)
3 Aplicacioacuten
middot Proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
middot Entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades que se indica posteriormente
middot informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso
4 Revisioacuten En la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos
46 GESTIOacuteN DE LOS RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Sistematizacioacuten de la gestioacuten de los riesgos y oportunidades en la gestioacuten de los procesos
Orientaciones Metodoloacutegicas Norma de apoyo UNE-ISO 31000 Gestioacuten del Riesgo Principios y Directrices
Fases
1 Determinar criterios de riesgos
2 Identificacioacuten del riesgo
3 Anaacutelisis del riesgo
4 Tratamiento del riesgo
5 Resultados de la gestioacuten de riesgos y oportunidades
6 Evaluacioacuten de las acciones
461 CRITERIOS DE RIESGOS
Establecer los criterios de riesgos teacuterminos que permiten evaluar la importancia de un riesgo Estos teacuterminos pueden determinarse en funcioacuten de objetivos los recursos disponibles los requisitos legales o especificaciones de prestacioacuten de servicios etc
462 IDENTIFICACIOacuteN DEL RIESGO
Establecer la relacioacuten de sucesos que podriacutean afectar negativamente o positivamente los objetivos y resultados del proceso
Se parte de la identificacioacuten realizada en el cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades Las causas se corresponden normalmente con el apartado ldquodetectadardquo (DAFO Requisitos de calidad de partes interesadas resultados de proceso)
463 ANAacuteLISIS DEL RIESGO
Valoracioacuten de los efectos y consecuencias del riesgo en los resultados del proceso asiacute como de la probabilidad de que se produzcan dichas consecuencias
En el cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades se anotan las causas y fuentes asiacute como los efectos o impactos se antildeade una valoracioacuten de la probabilidad Si combinamos los efectos con la probabilidad se determina el nivel de riesgo
Cada Unidades puede establecer el meacutetodo que estime apropiado para establecer el nivel de riesgo y puede expresarlo en teacuterminos cualitativos Ejemplo de un meacutetodo cuantitativo basada en escalas
464 TRATAMIENTO DEL RIESGO
Comparar el nivel del riesgo con los criterios que sobre los riesgos se hayan adoptado permitiendo asiacute considerar y priorizar el tratamiento que se ha de dar a los riesgos identificados
La finalidad uacuteltima de la apreciacioacuten del riesgo es determinar que riesgos para los resultados de los procesos no se consideran suficientemente controlados y exige un tratamiento
Orientacioacuten
465 RESULTADOS DE LA GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
El cuadro de riesgos y oportunidades permite identificar las acciones en los procesos del SIGC-SUA Una vez realizado se remite a Coordinacioacuten Teacutecnica a efectos de su inclusioacuten en la Documentacioacuten de Procesos tras su aprobacioacuten Anexo del Manual de Proceso
La revisioacuten de cuadro de riesgos y oportunidades se realiza en la revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos
Tabla Gestioacuten de riesgos y oportunidades
Ver en detalle en Anexo Formatos
[4] Accioacuten Estaacute referida a las opciones que identificamos y adoptamos para el tratamiento del riesgo o para aprovechar los efectos de las oportunidades sobre los resultados esperados
466 EVALUACIOacuteN DE LAS ACCIONES
Las acciones que identificamos y adoptamos para el tratamiento del riesgo o para aprovechar los efectos de las oportunidades sobre los resultados esperados y oportunidades que se identifiquen deben ser implantadas bien mediante modificaciones en el disentildeogestioacuten del proceso bien mediante la implantacioacuten de otras acciones de mejora
El seguimiento de las acciones se incorporaraacute en el proceso de revisioacuten y mejora incluyeacutendose en los informes anuales de proceso Se utilizaraacuten para la planificacioacuten de nuevas acciones de mejora
La identificacioacuten y gestioacuten de las acciones que se derivan de la evaluacioacuten de riesgos y oportunidades constituyen un elemento clave para la implementacioacuten de las mejoras de procesos y de los objetivos y acuerdos de la Revisioacuten y mejora del SIGC-SUA que realiza por ciclos anuales el Comiteacute de Calidad y la Direccioacuten
5- ANEXOS FORMATOS
FORMATO ANAacuteLISIS DE CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO DEL PROCESO
[COacuteDIGO DEL PROCESO CLAVE] [NOMBRE DEL PROCESO CLAVE]
Tabla Anaacutelisis del contexto interno y externo del proceso
Tabla Anaacutelisis del contexto interno y externo del proceso
FORMATO CUADRO DE COMPRENSIOacuteN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE PARTES INTERESADAS DEL PROCESO
[COacuteDIGO DEL PROCESO CLAVE] [NOMBRE DEL PROCESO CLAVE]
Tabla Necesidades y Expectativas Partes Interesadas
Tabla Necesidades y Expectativas Partes Interesadas
FORMATO ANAacuteLISIS DE GESTIOacuteN DE RIESGO Y OPORTUNIDADES
[COacuteDIGO DEL PROCESO CLAVE] [NOMBRE DEL PROCESO CLAVE]
Tabla Gestioacuten de riesgos y oportunidades
Tabla Gestioacuten de riesgos y oportunidades
[1] Resultado Esperado Esta referido al resultados final del proceso (la salida del proceso en teacuterminos del valor o servicio prestado) Se puede utilizar Un resultado procedente de la estrategia un compromiso de calidad publicado un requisito de calidad identificado el valor de un objetivo del indicador del proceso
[2] Detectado Esta referido a la fuente de la que se ha detectadoidentificadoasociado el riesgo o la oportunidad Puede provenir 1 Del anaacutelisis del contexto (DAFO) 2 Del anaacutelisis de las partes interesadas 3 Del anaacutelisis del proceso (desarrollo e interaccioacuten de actividades recursos y resultados)
[3] Efecto potencial Estaacute referido a la consecuencia que el riesgo o la oportunidad va a tener sobre el resultado esperado
PROPUESTAS DE ACCIONES DE MEJORA
Evaluacioacuten de las acciones
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA UNIVERSIDAD DE JAEacuteN13
13
13
PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO13
13
GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES13
13
13
COacuteDIGO PD 0613
FECHA 11-05-201813
REVISIOacuteN 0113
13
13
13
13
13
13
13
13
UNIVERSIDAD DE JAEacuteN13
13
13
13
Indicaremos Accioacuten de gestioacuten de riesgosoportunidades13
13
Indicaremos ademaacutes mecanismos para la evaluacioacuten13
13
En la previsioacuten de resultados haremos referencia al grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso13
13
Grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso en relacioacuten a la previsioacuten de resultados y a los indicadores que en su caso se hubieran establecido para el seguimiento13
13
13
lt Procedimiento documentado PD 06 Mayo de 2018 Versioacuten 01gtPaacutegina 1
lt Procedimiento documentado PD 06 Mayo de 2018 Versioacuten 01gtPaacutegina 2
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
Necesidades y Expectativas de las partes interesadas
Identificacioacuten a nivel de procesos
Entradas en el anaacutelisis de riesgos y
oportunidades
Anaacutelisis de resultados en el proceso de revisioacuten y mejora
anual del SIGC-SUA
Gestioacuten de riesgos y oportunidades
Metodologiacutea en el manual de calidad procedimientos
estrateacutegicos y procedimiento de apoyo
Aplicacioacuten operativa en los procesos claves (operativos)
Los resultados se incluyen en la documentacioacuten de los
procesos procediendo a su seguimiento y revisioacuten anual
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
Comunicacioacuten
Reforzar la comunicacioacuten externa a usuarios apoyaacutendose en los mecanismos actuales e incluidos en los procesos haciendo las referencias oportunas en las fichas del Plan de Comunicacioacuten del
SIGC-SUA
Plan de Comunicacioacuten del SIGC-SUA Metodologiacutea Plan de Comunicacioacuten
Ficha de acciones de comunicacioacuten
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
Seguimiento medicioacuten anaacutelisis y evaluacioacutenMetodologiacutea en Manual de CalidadGuiacutea del SIGC-SUA Procesos Estrateacutegicos
SEGUIMIENTO MEDICIOacuteN ANAacuteLISIS EVALUACIOacuteN Y MEJORA
PROCESOS PRESTACIOacuteN DE SERVICIOS
SEGUIMIENTO Y MEDICIOacuteN
AUDITORIacuteAS
INFORMACIOacuteN DEL ENTORNO
UNIVERSITARIO
ANAacuteLISIS DE DATOS
REVISIOacuteN POR LA DIRECCIOacuteN
OPO
RTU
NID
ADES
CAM
BIO
Y
DE M
EJO
RA
ACCIONES CORRECTIVASCONTEXTO INTERNO
CONTEXTO EXTERNO
ACCIONES RIESGOS Y OPORTUNIDADES
GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADESS
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
iquestDoacutende se puede consultar los informes finales de seguimiento y revisioacuten
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
IV Aplicacioacuten en la documentacioacuten de procesos de las Unidades
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
MAPA DE PROCESOS CLAVES INTERRELACIONADOS
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PROCESO PARA REALIZAR LOS CAMBIOS
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CUADRO RESUMEN DE LAS ACTIVIDADES A REALIZAR POR LAS UNIDADESAacuteREAS
ACTIVIDADES DE APLICACIOacuteN EN LOS PROCESOS PARA LA ADAPTACIOacuteN A LA NORMA ISO 9001 2015
1 Elaborar un cuadro de anaacutelisis de contexto interno y externo por procesos yo agrupacioacuten para su inclusioacuten como anexo en la documentacioacuten del
proceso
CONTEXTO
PARTES INTERESADAS 2 Revisar y completar Anexo VI (Atributos de Calidad) de la Documentacioacuten
de Procesos
CONTEXTO 3 Elaborar un cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades por procesos yo agrupacioacuten para su inclusioacuten como anexo en la documentacioacuten del proceso
COMUNICACIOacuteN 4 Reforzar la comunicacioacuten externa a usuarios apoyaacutendose en los mecanismos actuales e incluidos en los procesos haciendo las referencias oportunas en ellas fichas del Plan de Comunicacioacuten del SIGC-SUA
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CONTEXTO Factores internos y externos que influyen en el desarrollo y resultados de los procesos
FACTORES EXTERNOS Los que no dependen o no son controlados por la UnidadAacuterea Pueden
estar referidos a recursos u otras variables generales de la Universidad u otros factores externos del sistema universitario o entorno
FACTORES INTERNOS Los que dependen o son controlados por la UnidadAacuterea Fundamentalmente
sistemas de trabajo conocimientos capacidades valores y actitudes herramientas disponibles
QUEacute EXIGE ISO Identificacioacuten de factores de contexto y seguimiento y revisioacuten de esta Informacioacuten
IDENTIFICACIOacuteN DE FACTORES Cuadro de informacioacuten sobre cuestiones externas e internas
apropiadas a la misioacuten del proceso y en general al sistema de calidad y la estrategia o directrices de la
universidad que afectan al resultado esperado
SEGUIMIENTO Y REVISIOacuteN Sistematizacioacuten y periodizacioacuten de la revisioacuten de la informacioacuten del
contexto iquestCuaacutendo coacutemo y quieacuten revisa
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
COacuteMO LO HACEMOSMediante el anaacutelisis DAFO que permite alinearlo con el anaacutelisis general del SIGC-SUA
FACTORES INTERNOS
DEBILIDADES FORTALEZAS1-2-3-
1-2-3-
FACTORES EXTERNOS
AMENAZAS OPORTUNIDADES1-2-3-
1-2-3-
ANAacuteLISIS EXTERNO AMENAZAS (factores externos que inciden negativamente)
OPORTUNIDADES (factores externos que pueden incidir positivamente)
ANAacuteLISIS INTERNO DEBILIDADES (factores internos que pueden incidir negativamente) FORTALEZAS (factores internos que inciden
positivamente)
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PARA QUEacute LO HACEMOSPara disponer de informacioacuten necesaria en el proceso de planificacioacuten de la gestioacuten de los procesos y del sistema de calidad
Lo aplicamos en el proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
Lo aplicaremos tambieacuten como entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades
Las conclusiones del anaacutelisis y su aplicacioacuten se tendraacuten en cuenta si procede cuando se realice el Informe final de proceso
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VII ANAacuteLISIS DE
CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO DEL PROCESO
FACTORES INTERNOS
DEBILIDADES FORTALEZAS
1- No exclusividad y dedicacioacuten compartida por parte del personal teacutecnico responsable del proceso con otras tareas dentro del Servicio de Prevencioacuten lo que impide una mayor dedicacioacuten y atencioacuten del proceso
2 Desconocimiento del procedimiento por parte de los nuevos investigadoresproductores
1 Nueva herramienta informaacutetica en el Campus Virtual para la Gestioacuten de Residuos Peligrosos
2 Madurez del procedimiento del Gestioacuten de Residuos especialmente para el personal teacutecnico y productor de plantilla
3 Almaceacuten temporal de residuos peligrosos en ambos Campus
3 Disponibilidad y aacutegil procedimiento para la adquisicioacuten de contenedores para reponer por parte de los productores en el Almaceacuten del Campus Las Lagunillas
FACTORES EXTERNOS
AMENAZAS OPORTUNIDADES
1- Cambios normativos en materia medioambiental
2- Cambios en la documentacioacuten y procedimientos de las comunicaciones obligatorias a realizar ante las distintas entidades con competencias medioambientales
1- Alianza con Empresa concesionaria de la Gestioacuten medioambiental de gestioacuten de residuos peligrosos
2- Benchmarking con otras universidades espantildeolas
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PARTES INTERESADAS
Persona u organizacioacuten que puede afectar verse afectado o percibirse como persona afectada por una decisioacuten o actividad
En el SIGC-SUA lo identificamos a nivel de proceso como grupo de intereacutescliente usuario tal como estaacute identificado en el ANEXO VI ATRIBUTOS DE CALIDAD DEL
PROCESO de la documentacioacuten de los procesos claves
QUEacute EXIGE ISOIdentificacioacuten de las partes interesadas especificacioacuten de requisitos de calidad de eacutestas y seguimiento y revisioacuten de esta Informacioacuten
IDENTIFICACIOacuteN DE PARTES INTERESADAS Cuadro de informacioacuten sobre las partes interesadas que se ven afectadas o interesadas por el proceso
REQUISITOS DE CALIDAD Identificacioacuten de las necesidades y expectativas de las partes interesadas en el proceso y coacutemo se da respuesta mediante la especificacioacuten de requisitos de
calidad que se incluyen en el proceso
SEGUIMIENTO Y REVISIOacuteN Sistematizacioacuten y periodizacioacuten de la revisioacuten de la informacioacuten de las partes interesadas y sus requisitos de calidad iquestCuaacutendo coacutemo y quieacuten revisa
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
COacuteMO LO HACEMOS
Mediante la revisioacuten y ampliacioacuten del cuadro el ANEXO VI ATRIBUTOS DE CALIDAD DEL PROCESO de la documentacioacuten de los procesos claves SIGC-SUA
Grupo de intereacutesClientes
-Usuario
Fuentes de Informacioacuten
Necesidades y Expectativas (atributos de calidad)
Requisito de Calidad
INFORMACIOacuteN DE PARTIDA Utilizamos la informacioacuten de las tablas elaboradas en otros ciclos de gestioacuten analizamos su validez actual y en su caso modificamos especificamos o ampliamos
EXPECTATIVAS Y REQUISITOS Partimos de las necesidades expectativas y atributos de calidad por grupos de intereacutes ya identificados que mantenemos realizamos cambios o ampliamos tras la
revisioacuten Antildeadimos especificaciones en teacuterminos de requisitos de calidad (compromisos de calidad objetivos reglamentaciones especificaciones en la prestacioacuten de servicios etc)
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PARA QUEacute LO HACEMOSPara disponer de informacioacuten necesaria en el proceso de planificacioacuten de la gestioacuten de los procesos y del sistema de calidad
Lo aplicamos en el proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
Lo aplicaremos tambieacuten como entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades
Las conclusiones del anaacutelisis y su aplicacioacuten se tendraacuten en cuenta si procede cuando se realice el Informe final de proceso
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DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VI ATRIBUTOS DE
CALIDAD NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LOS GRUPOS DE INTERES REQUISITOS DE CALIDAD
Grupo de intereacutesClientes-Usuario
Fuentes de Informacioacuten
Necesidades y Expectativas (atributos de calidad)
Requisito de Calidad
1 El personal docente e investigador de la Universidad y centros adscritos y el personal docente e investigador visitante de otras universidades 2 El alumnado de la Universidad y centros adscritos y el alumnado en movilidad de otras universidades 3 El personal de administracioacuten y servicios 4 Losas egresadosas de la Universidad de Jaeacuten 5 El Personal colaborador o tutor externo a la Universidad de Jaeacuten
bull Encuestas de satisfaccioacuten bull Quejas Sugerencias felicitaciones bull Indicadores de proceso bull Benchmarking bull Comisioacuten de Biblioteca bull Servicio de Pregunta al Bibliotecario
Necesidad disponer de una coleccioacuten de recursos informativos que cubran las necesidades de informacioacuten de los usuarios Atributos bull Amabilidad en el trato al cliente-usuario bull Adecuacioacuten del tiempo empleado para la resolucioacuten de la demanda de la prestacioacuten del servicio bull Comunicacioacuten a los clientes-usuarios cuando se prestaraacute el servicio bull Adecuacioacuten de los horarios de atencioacuten o prestacioacuten del servicio a las necesidades que platean los clientes-usuarios bull Adecuacioacuten del servicio prestado a las necesidades y expectativas especiacuteficas comunicadas por los clientesusuarios bull Comodidad de las instalaciones climatizacioacuten limpieza dimensioacuten y mantenimiento de los espacios
bull Alcanzar el 85 de monografiacuteas nacionales recibidas en un maacuteximo de 30 diacuteas (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 85 de monografiacuteas extranjeras recibidas en un maacuteximo de 60 diacuteas (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 100 de ejecucioacuten del gasto en material bibliograacutefico del presupuesto de Biblioteca (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 100 de bibliografiacutea recomendada disponible en Biblioteca (1 2) bull Alcanzar el 100 de peticiones de compra de material bibliograacutefico por parte de los estudiantes adquiridas (2) bull Alcanzar el 65 de monografiacuteas en papel recibidas por compra catalogadas en un maacuteximo de 6 diacuteas (1 2 3 4 5)
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RIESGO OPORTUNIDAD Efecto o influencias de la incertidumbre sobre la consecucioacuten de los resultados y la eficacia de un proceso
PARA QUEacute LO HACEMOSPara prevenir o reducir los efectos no deseados de los riesgos y aprovechar las oportunidades en el marco de la planificacioacuten de la gestioacuten de la calidad y los procesos
CUANDO LO HACEMOS En la planificacioacuten inicial de los procesos o en nuevas situaciones que requieran revisar los procesos
QUEacute EXIGE ISOPensamiento basado en riesgos como parte del enfoque a procesos queda incluido en los requisitos de la ISO para la gestioacuten de los procesos ldquoabordar los riesgos y oportunidadeshelliprdquo
REQUISITOS Planificar las acciones para abordar los riesgos y oportunidades
Integrar y aplicar las acciones en los procesos
Evaluar la eficacia de las acciones
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COacuteMO LO HACEMOS Mediante la elaboracioacuten de un cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades asociados a los procesos
RESULTADO PROCESO
RIESGOSOPORTUNIDADES ACCIONES
[Resultado Esperado] [1]
1-Riesgo [se describiraacute el riesgo]
Detectado [2]
Efecto potencial [3]
2-
3-
1-Accioacuten [se describiraacute la accioacuten] [4]
2-
3-
[Resultado Esperado]
1-Oportunidad [se describiraacute la oportunidad]
Detectado
Efecto potencial
2-
3-
1-Accioacuten [se describiraacute la accioacuten]
2-
3-
[1] Resultado Esperado Esta referido al resultados final del proceso (la salida del proceso en teacuterminos del
valor o servicio prestado) Ejemplos compromiso de calidad un requisito
de calidad el valor objetivo del indicador del proceso
[Detectado Fuente de la que se ha detectadoidentificadoasociado el riesgo o la oportunidad Puede provenir 1 Del anaacutelisis del contexto (DAFO) 2 Del anaacutelisis de
las partes interesadas 3 Del anaacutelisis del proceso (desarrollo e interaccioacuten de actividades recursos y resultados)
Efecto potencial La consecuencia que el riesgo o la oportunidad van a tener sobre el resultado esperado
Accioacuten Las opciones que identificamos y adoptamos para el tratamiento del riesgo o
para aprovechas los efectos de las oportunidades sobre los resultados
esperados
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Identificacioacuten del riesgo
COM
UN
ICAC
IOacuteN
Y
CON
SULT
A
SEGU
IMIE
NTO
Y R
EVIS
IOacuteN
Apreciacioacuten del riesgo
Establecimiento del Contexto
PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RIESGO
Anaacutelisis del riesgo
Evaluacioacuten del riesgo
Tratamiento del Riesgo
IDENTIFICACIOacuteN DEL RIESGO Relacioacuten de sucesos que podriacutean afectar negativamente o positivamente los objetivos y resultados del
proceso
criterios de riesgos teacuterminos que permiten evaluar la
importancia de un riesgo
ANAacuteLISIS DEL RIESGO
Valoracioacuten de los efectos y
consecuencias del riesgo en los
resultados del proceso asiacute como de la probabilidad
de que se produzcan dichas consecuencias
EVALUACIOacuteN DEL RIESGO
Implica comparar el nivel del riesgo con los criterios
que sobre los riesgos se hayan
adoptado permitiendo asiacute
considerar y priorizar el
tratamiento que se ha de dar a los
riesgos identificados
TRATAMIENTO DEL RIESGO Es la seleccioacuten y la implementacioacuten de una o varias opciones (acciones) para modificar los riesgos
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Las acciones que se identifiquen en la gestioacuten de los riesgos y oportunidades deben ser implantadas bien mediante modificaciones en el disentildeogestioacuten del proceso bien mediante la implantacioacuten de otras acciones de mejora
Unidad Antildeo
Procesos
Descripcioacuten de la mejora
Causa para su implantacioacuten
Objetivos de la mejora
Recursos previstos
Responsables de implantacioacuten
Previsioacuten de Resultados
Grado de prioridad AltaMediaBaja (seguacuten proceda)
Indicaremos Accioacuten de gestioacuten de riesgosoportunidades
Indicaremos ademaacutes mecanismos para la evaluacioacuten
En la previsioacuten de resultados haremos referencia al grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso
Desarrollo temporal Inicio
Finalizacioacuten
Descripcioacuten de resultados obtenidos
Grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso en relacioacuten a la previsioacuten de resultados y a los indicadores que en
su caso se hubieran establecido para el seguimiento
PROPUESTAS DE ACCIONES DE MEJORA
ANAacuteLISIS DE LAS MEJORAS
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DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VIII ANAacuteLISIS DE
GESTIOacuteN DE RIESGO Y OPORTUNIDADESRESULTADO
PROCESO RIESGOSOPORTUNIDADES ACCIONES
Rapidez en la ejecucioacuten del mantenimiento El 85 de las incidencias se reparan en 5 diacuteas
1-Riesgo Falta de disponibilidad de recursos humanos (internos y externos) para atender las incidencias
Detectado DAFO Debilidad D2
Efecto potencial La falta de personal teacutecnico para atender las averiacuteas puede afectar al desempentildeo de las actividades universitarias y en elementos criacuteticos incrementar los dantildeos en los activos
1 Accioacuten Establecer criterios de criticidad de la incidencia
2 Accioacuten Adaptar aplicativo software para incluir criticidad
3 Accioacuten Modificacioacuten del proceso para incluir criticidad
4 Accioacuten Anaacutelisis de incidencias resueltas una vez implantadas las acciones anteriores seguacuten criticidad
Modificar las consecuencias
Rapidez en la ejecucioacuten del mantenimiento El 85 de las incidencias se reparan en 5 diacuteas
2-Riesgo Falta de disponibilidad de recursos materiales para atender las incidencias
Detectado DAFO Debilidad D2
Efecto potencial La falta de repuestos y fungibles para atender las averiacuteas puede imposibilitar la reparacioacuten con la celeridad requerida afectando al desempentildeo de las actividades universitarias
1 Accioacuten Disponer de un sistema de gestioacuten de stock de repuestos
Modificar las consecuencias
Criterios de sostenibilidad en la gestioacuten del mantenimiento
3- Riesgo Incumplimiento del Plan Estrateacutegico respecto a los criterios de sostenibilidad seguridad y PRL en el mantenimiento de las infraestructuras de los Campus
Detectado DAFO Debilidad D1
Efecto potencial No conformidad al SIGC-SUA asociado a requisitos de calidad
1 Accioacuten Establecimiento de criterios de sostenibilidad seguridad y PRL en la gestioacuten del mantenimiento
Eliminar la fuente del riesgo
Optimizar la disponibilidad de las instalaciones y equipos
4- Riesgo Interrupcioacuten del suministro eleacutectrico
Detectado Anaacutelisis de causa-efecto
Efecto potencial Dantildeos en elementos criacuteticos de las instalaciones de la UJA
1 Accioacuten Programa para garantizar el suministro eleacutectrico complementario en los edificios de la UJA
Modificar las consecuencias
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
GRACIAS POR SU ATENCIOacuteN
Desarrollo temporal | Inicio | Finalizacioacuten | |||||||
Descripcioacuten de resultados obtenidos |
Unidad | Antildeo | ||||||
Procesos | |||||||
Descripcioacuten de la mejora | |||||||
Causa para su implantacioacuten | |||||||
Objetivos de la mejora | |||||||
Recursos previstos | |||||||
Responsables de implantacioacuten | |||||||
Previsioacuten de Resultados | |||||||
Grado de prioridad | AltaMediaBaja (seguacuten proceda) |
RESULTADO PROCESO | RIESGOSOPORTUNIDADES | ACCIONES | |||
[Resultado Esperado] [1] | 1- Riesgo [se describiraacute el riesgo] Detectado [2] Efecto potencial [3] 2- 3- | 1- Accioacuten [se describiraacute la accioacuten] [4] 2- 3- | |||
[Resultado Esperado] | 1- Oportunidad [se describiraacute la oportunidad] Detectado Efecto potencial 2- 3- | 1- Accioacuten [se describiraacute la accioacuten] 2- 3- |
Proceso | Instruccioacuten Se indicaraacute con la codificacioacuten y el nombre del aacutembito del proceso sobre el que se realiza el cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades Puede ser para todo el proceso clave o para procesos desagregados Puede elaborarse en comuacuten para todo el proceso clave e indicar lo especiacutefico para los procesos desagregados Las distintas unidades del proceso pueden decidir elaborarlo de forma conjunta si entiende que hay similitud | ||
Servicio prestado | Instruccioacuten Se indicaraacute de acuerdo con la tabla de relacioacuten de procesosservicios del alcance del SIGC-SUA que estaacute publicado en el Manual de Calidad | ||
Unidades | Instruccioacuten Se indicaraacute la Unidades que lo elaboran | ||
Fecha | Instruccioacuten Se indicaraacute la fecha formal de su enviacuteo para publicacioacuten | ||
Responsables | Instruccioacuten Se especificaraacute la responsabilidad de la elaboracioacuten Puede ser el nombre y puesto de las personas que intervienen o la denominacioacuten del grupo de trabajo o equipo de calidad que lo ha elaborado Si el equipo es inter-procesosunidades se indicaraacute | ||
Seguimiento y revisioacuten | Instruccioacuten Se indicaraacute cuaacutendo se utiliza y se revisa y para que se utiliza podriacutea ser a modo de ejemplo en la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos |
Grupo de intereacutesClientes-Usuario | Fuentes de Informacioacuten | Necesidades y Expectativas (atributos de calidad) | Requisito de Calidad | ||||
Proceso | Instruccioacuten Se indicaraacute con la codificacioacuten y el nombre del aacutembito del proceso sobre el que se realiza el cuadro de partes interesadas Puede ser para todo el proceso clave o para procesos desagregados Puede elaborarse en comuacuten para todo el proceso clave e indicar lo especiacutefico para los procesos desagregados Las distintas unidades del proceso pueden decidir elaborarlo de forma conjunta si entiende que hay similitud | ||
Servicio prestado | Instruccioacuten Se indicaraacute de acuerdo con la tabla de relacioacuten de procesosservicios del alcance del SIGC-SUA que estaacute publicado en el Manual de Calidad | ||
Unidades | Instruccioacuten Se indicaraacute la Unidades que lo elaboran | ||
Fecha | Instruccioacuten Se indicaraacute la fecha formal de su enviacuteo para publicacioacuten | ||
Responsables | Instruccioacuten Se especificaraacute la responsabilidad de la elaboracioacuten Puede ser el nombre y puesto de las personas que intervienen o la denominacioacuten del grupo de trabajo o equipo de calidad que lo ha elaborado Si el equipo es inter-procesosunidades se indicaraacute | ||
Seguimiento y revisioacuten | Instruccioacuten Se indicaraacute cuaacutendo se utiliza y se revisa y para queacute se utiliza podriacutea ser a modo de ejemplo en la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos |
FACTORES INTERNOS | DEBILIDADES | FORTALEZAS | |||
1- 2- 3- | 1- 2- 3- | ||||
FACTORES EXTERNOS | AMENAZAS | OPORTUNIDADES | |||
1- 2- 3- | 1- 2- 3- |
Proceso | Instruccioacuten Se indicaraacute con la codificacioacuten y el nombre del aacutembito del proceso sobre el que se realiza el cuadro de contexto Puede ser para todo el proceso clave o para procesos desagregados Puede elaborarse en comuacuten para todo el proceso clave e indicar lo especiacutefico para los procesos desagregados Las distintas unidades del proceso pueden decidir elaborarlo de forma conjunta si entiende que hay similitud | ||
Servicio prestado | Instruccioacuten Se indicaraacute de acuerdo con la tabla de relacioacuten de procesosservicios del alcance del SIGC-SUA que estaacute publicado en el Manual de Calidad | ||
Unidades | Instruccioacuten Se indicaraacute la Unidades que lo elaboran | ||
Fecha | Instruccioacuten Se indicaraacute la fecha formal de su enviacuteo para publicacioacuten | ||
Responsables | Instruccioacuten Se especificaraacute la responsabilidad de la elaboracioacuten Puede ser el nombre y puesto de las personas que intervienen o la denominacioacuten del grupo de trabajo o equipo de calidad que lo ha elaborado Si el equipo es inter-procesosunidades se indicaraacute | ||
Seguimiento y revisioacuten | Instruccioacuten Se indicaraacute cuaacutendo se utiliza y se revisa y para queacute se utiliza podriacutea ser a modo de ejemplo en la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos |
RESULTADO PROCESO | RIESGOSOPORTUNIDADES | ACCIONES | |||
[Resultado Esperado] [1] | 1- Riesgo Detectado Efecto potencial | 1- Accioacuten | |||
[Resultado Esperado] | 1- Oportunidad Detectado Efecto potencial | 1- Accioacuten |
ACCIONES POSIBLES | |||
Evitar el riesgo | Eliminar la actividad que se ve afectada o causa el riesgo | ||
Aceptar el riesgo | Cuando es posible que genere una oportunidad | ||
Eliminar la fuente del riesgo | Actuar para eliminar la causa que da lugar al riesgo (efecto no deseado) | ||
Modificar la probabilidad | Atenuar la posibilidad o concurrencia del riesgo | ||
Modificar las consecuencias | Atenuar el impacto o efectos del riesgo | ||
Compartir el riesgo | Compartir o transferir el riesgo con otras partes | ||
Mantener el riesgo | Cuando es asumible o su tratamiento es desproporcionado siempre que sea posible asumirlo y controlarlo |
RIESGO | VALORACIOacuteN EFECTOIMPACTO [EI] | VALORACIOacuteN PROBABILIDAD [P] | Nivel Riego | ||||
-Riesgo Detectado Efecto potencial | ESCALA 1-5 1-Insignificante 2- Miacutenimo 3-Moderado 4-Considerable 5-Grave | ESCALA 1-5 1-Excepcional 2- Poco probable 3-Problable 4-Muy probable 5-Seguro | Caacutelculo [EI][P] ESCALA A-B-C-D D Aceptar riesgo [lt 5] C Aceptar riesgo con controles [6-1] B Riesgo no deseable [9-14] A Riesgo inaceptable [=gt15] |
Actividad | Responsable | ||
Elaboracioacuten del cuadro de anaacutelisis de contexto interno y externo por procesos del cuadro necesidades y expectativas de las partes interesadas y requisitos de calidad del cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades Nivel procesos claves | Equipo de Procesos Responsables de Unidades | ||
Elaboracioacuten seguacuten proceda del cuadro de anaacutelisis de contexto interno y externo por procesos del cuadro necesidades y expectativas de las partes interesadas y requisitos de calidad del cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades Nivel procesos Estrateacutegicos | Responsable de Calidad Coordinacioacuten Teacutecnica del SIGC-SUA | ||
Aprobacioacuten de la documentacioacuten a incluir en la documentacioacuten del proceso | Responsable de Calidad Gerente seguacuten proceda | ||
Inclusioacuten como anexo en la documentacioacuten del proceso | Coordinacioacuten Teacutecnica del SIGC-SUA | ||
Realizacioacuten de seguimiento y revisioacuten Nivel de proceso claves | Equipo de Procesos Responsables de Unidades | ||
Realizacioacuten de seguimiento y revisioacuten Nivel procesos Estrateacutegicos | Responsable de Calidad Coordinacioacuten Teacutecnica del SIGC-SUA | ||
Realizacioacuten de seguimiento y revisioacuten Nivel SIGC-SUA | Consejo de Direccioacuten comiteacute de Calidad |
VERSIOacuteN | FECHA DE VIGENCIA | APARTADO MODIFICADO | MODIFICACIOacuteN REALIZADA | ||||
1 | 14-05-2018 | Creacioacuten del Documento | |||||
Edicioacuten | Nordm | 01 | Fecha de entrada en vigor | 14-05-2018 |
Elaborado por | Revisado por | Aprobado por | |||||||||
Gerencia con Coordinacioacuten Teacutecnica del Servicio de Planificacioacuten y Evaluacioacuten | Vicerrectorado Responsable de la Calidad | Consejo de Direccioacuten | |||||||||
Nombre | Nombre | Nombre | |||||||||
Nicolaacutes Ruiz Reyes | Julio Terrados Cepeda | Juan Goacutemez Ortega | |||||||||
Cargo | Cargo | Cargo | |||||||||
Gerente | Vicerrector | Rector | |||||||||
Fecha | Fecha | Fecha | |||||||||
11052018 | 11052018 | 11052018 | |||||||||
Firma | Firma | Firma | |||||||||
SIGC-SUA | UNIVERSIDAD DE JAEacuteN | PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS | |||||
PD06 GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES |
SIGC-SUA | UNIVERSIDAD DE JAEacuteN | PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS | |||||
PD06 GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES |
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Principales ejes tras la modificacioacuten de la Norma ISO
Contexto de la organizacioacuten Partes Interesadas
Liderazgo
Enfoque a Procesos
Pensamiento basado en riesgos
Aplicabilidad a los servicios
Gestioacuten del Cambio
El conocimiento de la organizacioacuten
La comunicacioacuten
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Contexto de la organizacioacuten
Factores y condiciones internas y externas que pueden tener un efecto sobre la organizacioacuten respecto de sus productos y servicios
Factores positivos y negativos
CONTEXTO INTERNOCONTEXTO EXTERNO
ENTORNO LEGAL
ENTORNO TECNOLOacuteGICO
ENTORNO COMPETITIVO
ENTORNO CULTURAL
ENTORNO SOCIAL
ENTORNO ECONOacuteMICO
VALORES
CULTURA DE LA ORGANIZACIOacuteN
CONOCIMIENTO DE LA ORGANIZACIOacuteN
DESEMPENtildeO DE LA ORGANIZACIOacuteN
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Partes InteresadasPersona u organizacioacuten que puede afectar verse afectado o percibirse como persona afectada por una
decisioacuten o actividad
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Pensamiento basado en riesgos Gestionar los riesgos y oportunidades
RIESGO Efecto o influencias de la incertidumbre sobre la consecucioacuten de los resultados y la eficacia de un proceso
OPORTUNIDAD
El riesgo dificulta la oportunidad favorece la consecucioacuten de un determinado resultado
Identificacioacuten del riesgo
COM
UN
ICAC
IOacuteN
Y
CON
SULT
A
SEGU
IMIE
NTO
Y R
EVIS
IOacuteN
Apreciacioacuten del riesgo
Establecimiento del Contexto
PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RIESGO
Anaacutelisis del riesgo
Evaluacioacuten del riesgo
Tratamiento del Riesgo
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Incorporar el anaacutelisis de Contexto y la Gestioacuten de los riesgos y oportunidades en la evaluacioacuten y mejora del
desempentildeo
PROCESOCONTEXTO
PARTES INTERESADAS
Planificacioacuten del sistema de gestioacuten
Acciones
Riesgos y oportunidades
Acciones
Resultados
Mejora continua
Riesgos y oportunidades
Direccioacuten estrateacutegica
Riesgos y oportunidades
Acciones
PLANIFICACIOacuteN Y GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Comunicacioacuten
Determinar las comunicaciones internas y externas pertinentes al sistema de gestioacuten de la calidad
REQUISITOS
Queacute comunicar El contenido de la comunicacioacuten
Cuaacutendo comunicar El momento en el que comunicar
A quieacuten comunicar El destinatario de la comunicacioacuten
Coacutemo comunicar El meacutetodo o medio para la comunicacioacuten
Quieacuten comunica El responsable de la comunicacioacuten
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
III Aplicacioacuten en el Manual de Calidad del SIGC-SUA
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOCUMENTACIOacuteN DEL SIGC-SUA
Enlace a la web del SIGC-SUA
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
El manual de calidad es el documento que explica la estructura y el funcionamiento del Sistema Integrado de Gestioacuten de la Calidad de los
Servicios y Unidades Administrativas de la Universidad de Jaeacuten (SIGC-SUA)
Estructura del SIGC-SUA
Objeto y campo de aplicacioacuten del sistema de gestioacuten de la calidad
Contexto de la organizacioacuten universitaria
Necesidades y expectativas de las partes interesadas
Liderazgo Responsabilidades y participacioacuten
Sistema de procesos gestioacuten y prestacioacuten de servicios
Seguimiento medicioacuten anaacutelisis evaluacioacuten y mejora
Gestioacuten de riesgos y oportunidades
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Revisioacuten del Manual de Calidad
Realizacioacuten de las adaptaciones necesarias para el disentildeo implantacioacuten y documentacioacuten de los nuevos requisitos establecidos
en la norma UNE-EN ISO 90012015 permitiendo la certificacioacuten externa del SIGC-SUA en el ciclo 2017 tal como se establece en el Plan
Estrateacutegico de la Universidad de Jaeacuten y en la Poliacutetica de Calidad
La estrategia baacutesica para la certificacioacuten externa es demostrar que se han considerado los aspectos esenciales de los cambios en la Norma ISO que se ha procedido a su incorporacioacuten al SIGC-SUA y que en sucesivos ciclos perfeccionaremos la implantacioacuten
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
El Manual de Calidad se mantiene como guiacutea del SIGC-SUA Asiacute como la declaracioacuten de la poliacutetica de calidad y el establecimiento anual de los objetivos de calidad del SIGC-SUA
Procedimientos documentados procesos de apoyo especialmente el proceso Gestioacuten de Riesgos y oportunidades
SIGC-SUA
UNIVERSIDAD DE
JAEacuteN
PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS
PD06 GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Procedimiento documentado PD 06 Mayo de 2018 Versioacuten 01 Paacutegina 1
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA
UNIVERSIDAD DE JAEacuteN
PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO
GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
COacuteDIGO PD 06
FECHA 11-05-2018
REVISIOacuteN 01
UNIVERSIDAD DE JAEacuteN
Contexto interno-Externo de la Universidad
Sistema de gestioacuten de la calidad realizado por la Direccioacuten y el Comiteacute de Calidad en el anaacutelisis estrateacutegico
Sistema de procesos del SIGC-SUA realizado por los responsables de los procesos mediante la realizacioacuten de
anaacutelisis DAFO
Dos niveles
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS
PD06 GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Control de documentacioacuten
ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIOacuteN DEL PROCEDIMIENTO
PORTADA
CONTROL DE DOCUMENTACIOacuteN
HISTORIAL DE MODIFICACIONES
1- OBJETO Y CAMPO DE APLICACIOacuteN
2- REFERENCIAS
3- ANTECEDENTES Y DEFINICIONES
4- DESARROLLO
41 ALCANCE Y FINALIDAD
42 METODOLOGIacuteA
43 RESPONSABILIDADES
44 DETERMINACIOacuteN DEL CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO
45 DENTIFICACIOacuteN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES INTERESADAS Y SU ESPECIFICACIOacuteN EN REQUISITOS DE CALIDAD
46 GESTIOacuteN DE LOS RIESGOS Y OPORTUNIDADES
461 DETERMINAR CRITERIOS DE RIESGOS
462 IDENTIFICACIOacuteN DEL RIESGO
463 ANAacuteLISIS DEL RIESGO
464 TRATAMIENTO DEL RIESGO
465 RESULTADOS DE LA GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
466 EVALUACIOacuteN DE LAS ACCIONES
5- ANEXOS
FORMATOS
HISTORIAL DE MODIFICACIONES DE LA DOCUMENTACIOacuteN DEL PROCEDIMIENTO
1- OBJETO Y CAMPO DE APLICACIOacuteN
El procedimiento documentado PD06 tiene por objeto establecer el proceso a seguir en el SISTEMA INTEGRADO DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA UNIVERSIDAD DE JAEacuteN (SIGC-SUA) para la gestioacuten de riesgos y oportunidades como elemento integrado en el sistema de gestioacuten y de procesos y en las actividades de planificacioacuten
Este procedimiento de apoyo del SIGC-SUA se incluye en el marco de la adaptacioacuten a la Norma ISO 9001 2015 para incorporar en el enfoque a procesos el pensamiento basado en riesgos reforzando la naturaleza preventiva y la eficacia del sistema de calidad
2- REFERENCIAS
Para la elaboracioacuten de este procedimiento documentado se ha utilizado como referencia
middot La Norma UNE-EN-ISO-90012015 ldquoSistemas de Gestioacuten de la Calidad Requisitosrdquo Especialmente el Punto 81
middot La Norma ISO 310002009 Gestioacuten del riesgo Principios y directrices
middot El Manual de la Calidad del Sistema Integrado de Gestioacuten de la Calidad de los Servicios y Unidades Administrativas de la Universidad de Jaeacuten (SIGC-SUA)
middot El Manual de Procesos
middot El Manual de Procedimientos Documentados
middot Programa y orientaciones para la adaptacioacuten del SIGC-SUA a los Requisitos De La Norma UNE-EN ISO 90012015 Sistemas de Gestioacuten de la Calidad
Para los fines de este procedimiento documentado se aplican en lo que proceda los fundamentos los teacuterminos y las definiciones incluidos en la Norma ISO-90002015 ldquoSistemas de Gestioacuten de la Calidad Fundamentos y vocabulariordquo
3- ANTECEDENTES Y DEFINICIONES
La gestioacuten de riesgos y oportunidades se incorpora como un elemento necesario de entrada (planificacioacuten) y seguimiento (resultados) de los procesos del SIGC-SUA
El teacutermino riesgo hace referencia a los efectos que pueden ocasionar sobre los objetivos las incertidumbres siendo estas situaciones en las que falta de informacioacuten conocimiento y comprensioacuten de un suceso su probabilidad de que ocurra y las consecuencias
La gestioacuten del riesgo se refiere a las actividades coordinadas para dirigir y controlar una organizacioacuten en lo relativo al riesgo El proceso de gestioacuten del riesgo se refiere a la aplicacioacuten sistemaacutetica de poliacuteticas procedimientos y praacutecticas de gestioacuten a las actividades de comunicacioacuten consulta establecimiento del contexto e identificacioacuten anaacutelisis evaluacioacuten tratamiento seguimiento y revisioacuten del riesgo
4- DESARROLLO
41 ALCANCE Y FINALIDAD
El procedimiento documentado sobre la gestioacuten de riesgos se aplica transversalmente en todos los procesos del SIGC-SUA y forma parte de la poliacutetica de la planificacioacuten y la revisioacuten de la estrategia de los procesos y en la revisioacuten mejora y cambios del SIGC-SUA
Este procedimiento documentado establece
1 La metodologiacutea que se aplica para la gestioacuten de los riesgos y oportunidades
2 El proceso para realizar la gestioacuten de riesgos y oportunidades
3 El sistema de responsabilidades en la gestioacuten de riesgos y oportunidades
4 La documentacioacuten y formatos de los resultados de las actividades de la gestioacuten de riesgos y oportunidades asiacute como su inclusioacuten en la documentacioacuten del SIGC-SUA
Las finalidades de la gestioacuten de los riesgos y oportunidades al incluirlos en la planificacioacuten y procesos del SIGC-SUA son
1 Asegurar la consecucioacuten de resultados previstos del sistema de calidad
2 Aumentar los efectos deseados
3 Prevenir o reducir los efectos no deseados
4 Lograr la mejora
42 METODOLOGIacuteA
En el marco de la planificacioacuten y mejora del SIGC-SUA se realizaraacuten las siguientes actividades secuenciadas e interrelacionadas
1 Determinacioacuten del contexto interno y externo
2 Identificacioacuten de las necesidades y expectativas de las partes interesadas y su especificacioacuten en requisitos de calidad
3 Aplicar la gestioacuten de los riesgos y oportunidades
En el siguiente graacutefico se representa esta relacioacuten
43 RESPONSABILIDADES
Se aplica de acuerdo con el Manual de Calidad el siguiente sistema baacutesico de responsabilidades y participacioacuten
44 DETERMINACIOacuteN DEL CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO
Identificacioacuten de las cuestiones internas y externas que son pertinentes para el propoacutesito y la planificacioacuten del SIGC-SUA
Actividades Nivel procesos
1 Determinacioacuten factores internos y externos que influyen en el desarrollo y resultados de los procesos
2 Aplicar metodologiacutea DAFO estructurando la informacioacuten en
middot ANAacuteLISIS INTERNO DEBILIDADES (factores internos que pueden incidir negativamente) FORTALEZAS (factores internos que inciden positivamente)
middot ANAacuteLISIS EXTERNO AMENAZAS (factores externos que inciden negativamente) OPORTUNIDADES (factores externos que pueden incidir positivamente)
3 Trasladar al cuadro de informacioacuten sobre cuestiones externas e internas
4 Remisioacuten a Coordinacioacuten Teacutecnica a efectos de su inclusioacuten en la Documentacioacuten de Procesos tras su aprobacioacuten Anexo del Manual de Proceso
5 Aplicacioacuten
middot Proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
middot Entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades que se indica posteriormente
middot informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso
6 Revisioacuten En la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos
45 IDENTIFICACIOacuteN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES INTERESADAS Y SU ESPECIFICACIOacuteN EN REQUISITOS DE CALIDAD
Utilizar la informacioacuten actual del cuadro de grupos de intereacutesatributos de calidad de los manuales de proceso para identificar los requisitos de calidad que se incorporan a los procesos
1 IDENTIFICACIOacuteN DE PARTES INTERESADAS Cuadro de informacioacuten sobre las partes interesadas que se ven afectadas o interesadas por el proceso
2 REQUISITOS DE CALIDAD Identificacioacuten de las necesidades y expectativas de las partes interesadas en el proceso y coacutemo se da respuesta mediante la especificacioacuten de requisitos de calidad que se incluyen en el proceso (compromisos de calidad objetivos reglamentaciones especificaciones en la prestacioacuten de servicios etc)
3 Aplicacioacuten
middot Proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
middot Entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades que se indica posteriormente
middot informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso
4 Revisioacuten En la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos
46 GESTIOacuteN DE LOS RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Sistematizacioacuten de la gestioacuten de los riesgos y oportunidades en la gestioacuten de los procesos
Orientaciones Metodoloacutegicas Norma de apoyo UNE-ISO 31000 Gestioacuten del Riesgo Principios y Directrices
Fases
1 Determinar criterios de riesgos
2 Identificacioacuten del riesgo
3 Anaacutelisis del riesgo
4 Tratamiento del riesgo
5 Resultados de la gestioacuten de riesgos y oportunidades
6 Evaluacioacuten de las acciones
461 CRITERIOS DE RIESGOS
Establecer los criterios de riesgos teacuterminos que permiten evaluar la importancia de un riesgo Estos teacuterminos pueden determinarse en funcioacuten de objetivos los recursos disponibles los requisitos legales o especificaciones de prestacioacuten de servicios etc
462 IDENTIFICACIOacuteN DEL RIESGO
Establecer la relacioacuten de sucesos que podriacutean afectar negativamente o positivamente los objetivos y resultados del proceso
Se parte de la identificacioacuten realizada en el cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades Las causas se corresponden normalmente con el apartado ldquodetectadardquo (DAFO Requisitos de calidad de partes interesadas resultados de proceso)
463 ANAacuteLISIS DEL RIESGO
Valoracioacuten de los efectos y consecuencias del riesgo en los resultados del proceso asiacute como de la probabilidad de que se produzcan dichas consecuencias
En el cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades se anotan las causas y fuentes asiacute como los efectos o impactos se antildeade una valoracioacuten de la probabilidad Si combinamos los efectos con la probabilidad se determina el nivel de riesgo
Cada Unidades puede establecer el meacutetodo que estime apropiado para establecer el nivel de riesgo y puede expresarlo en teacuterminos cualitativos Ejemplo de un meacutetodo cuantitativo basada en escalas
464 TRATAMIENTO DEL RIESGO
Comparar el nivel del riesgo con los criterios que sobre los riesgos se hayan adoptado permitiendo asiacute considerar y priorizar el tratamiento que se ha de dar a los riesgos identificados
La finalidad uacuteltima de la apreciacioacuten del riesgo es determinar que riesgos para los resultados de los procesos no se consideran suficientemente controlados y exige un tratamiento
Orientacioacuten
465 RESULTADOS DE LA GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
El cuadro de riesgos y oportunidades permite identificar las acciones en los procesos del SIGC-SUA Una vez realizado se remite a Coordinacioacuten Teacutecnica a efectos de su inclusioacuten en la Documentacioacuten de Procesos tras su aprobacioacuten Anexo del Manual de Proceso
La revisioacuten de cuadro de riesgos y oportunidades se realiza en la revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos
Tabla Gestioacuten de riesgos y oportunidades
Ver en detalle en Anexo Formatos
[4] Accioacuten Estaacute referida a las opciones que identificamos y adoptamos para el tratamiento del riesgo o para aprovechar los efectos de las oportunidades sobre los resultados esperados
466 EVALUACIOacuteN DE LAS ACCIONES
Las acciones que identificamos y adoptamos para el tratamiento del riesgo o para aprovechar los efectos de las oportunidades sobre los resultados esperados y oportunidades que se identifiquen deben ser implantadas bien mediante modificaciones en el disentildeogestioacuten del proceso bien mediante la implantacioacuten de otras acciones de mejora
El seguimiento de las acciones se incorporaraacute en el proceso de revisioacuten y mejora incluyeacutendose en los informes anuales de proceso Se utilizaraacuten para la planificacioacuten de nuevas acciones de mejora
La identificacioacuten y gestioacuten de las acciones que se derivan de la evaluacioacuten de riesgos y oportunidades constituyen un elemento clave para la implementacioacuten de las mejoras de procesos y de los objetivos y acuerdos de la Revisioacuten y mejora del SIGC-SUA que realiza por ciclos anuales el Comiteacute de Calidad y la Direccioacuten
5- ANEXOS FORMATOS
FORMATO ANAacuteLISIS DE CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO DEL PROCESO
[COacuteDIGO DEL PROCESO CLAVE] [NOMBRE DEL PROCESO CLAVE]
Tabla Anaacutelisis del contexto interno y externo del proceso
Tabla Anaacutelisis del contexto interno y externo del proceso
FORMATO CUADRO DE COMPRENSIOacuteN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE PARTES INTERESADAS DEL PROCESO
[COacuteDIGO DEL PROCESO CLAVE] [NOMBRE DEL PROCESO CLAVE]
Tabla Necesidades y Expectativas Partes Interesadas
Tabla Necesidades y Expectativas Partes Interesadas
FORMATO ANAacuteLISIS DE GESTIOacuteN DE RIESGO Y OPORTUNIDADES
[COacuteDIGO DEL PROCESO CLAVE] [NOMBRE DEL PROCESO CLAVE]
Tabla Gestioacuten de riesgos y oportunidades
Tabla Gestioacuten de riesgos y oportunidades
[1] Resultado Esperado Esta referido al resultados final del proceso (la salida del proceso en teacuterminos del valor o servicio prestado) Se puede utilizar Un resultado procedente de la estrategia un compromiso de calidad publicado un requisito de calidad identificado el valor de un objetivo del indicador del proceso
[2] Detectado Esta referido a la fuente de la que se ha detectadoidentificadoasociado el riesgo o la oportunidad Puede provenir 1 Del anaacutelisis del contexto (DAFO) 2 Del anaacutelisis de las partes interesadas 3 Del anaacutelisis del proceso (desarrollo e interaccioacuten de actividades recursos y resultados)
[3] Efecto potencial Estaacute referido a la consecuencia que el riesgo o la oportunidad va a tener sobre el resultado esperado
PROPUESTAS DE ACCIONES DE MEJORA
Evaluacioacuten de las acciones
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA UNIVERSIDAD DE JAEacuteN13
13
13
PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO13
13
GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES13
13
13
COacuteDIGO PD 0613
FECHA 11-05-201813
REVISIOacuteN 0113
13
13
13
13
13
13
13
13
UNIVERSIDAD DE JAEacuteN13
13
13
13
Indicaremos Accioacuten de gestioacuten de riesgosoportunidades13
13
Indicaremos ademaacutes mecanismos para la evaluacioacuten13
13
En la previsioacuten de resultados haremos referencia al grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso13
13
Grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso en relacioacuten a la previsioacuten de resultados y a los indicadores que en su caso se hubieran establecido para el seguimiento13
13
13
lt Procedimiento documentado PD 06 Mayo de 2018 Versioacuten 01gtPaacutegina 1
lt Procedimiento documentado PD 06 Mayo de 2018 Versioacuten 01gtPaacutegina 2
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
Necesidades y Expectativas de las partes interesadas
Identificacioacuten a nivel de procesos
Entradas en el anaacutelisis de riesgos y
oportunidades
Anaacutelisis de resultados en el proceso de revisioacuten y mejora
anual del SIGC-SUA
Gestioacuten de riesgos y oportunidades
Metodologiacutea en el manual de calidad procedimientos
estrateacutegicos y procedimiento de apoyo
Aplicacioacuten operativa en los procesos claves (operativos)
Los resultados se incluyen en la documentacioacuten de los
procesos procediendo a su seguimiento y revisioacuten anual
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
Comunicacioacuten
Reforzar la comunicacioacuten externa a usuarios apoyaacutendose en los mecanismos actuales e incluidos en los procesos haciendo las referencias oportunas en las fichas del Plan de Comunicacioacuten del
SIGC-SUA
Plan de Comunicacioacuten del SIGC-SUA Metodologiacutea Plan de Comunicacioacuten
Ficha de acciones de comunicacioacuten
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
Seguimiento medicioacuten anaacutelisis y evaluacioacutenMetodologiacutea en Manual de CalidadGuiacutea del SIGC-SUA Procesos Estrateacutegicos
SEGUIMIENTO MEDICIOacuteN ANAacuteLISIS EVALUACIOacuteN Y MEJORA
PROCESOS PRESTACIOacuteN DE SERVICIOS
SEGUIMIENTO Y MEDICIOacuteN
AUDITORIacuteAS
INFORMACIOacuteN DEL ENTORNO
UNIVERSITARIO
ANAacuteLISIS DE DATOS
REVISIOacuteN POR LA DIRECCIOacuteN
OPO
RTU
NID
ADES
CAM
BIO
Y
DE M
EJO
RA
ACCIONES CORRECTIVASCONTEXTO INTERNO
CONTEXTO EXTERNO
ACCIONES RIESGOS Y OPORTUNIDADES
GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADESS
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
iquestDoacutende se puede consultar los informes finales de seguimiento y revisioacuten
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
IV Aplicacioacuten en la documentacioacuten de procesos de las Unidades
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
MAPA DE PROCESOS CLAVES INTERRELACIONADOS
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PROCESO PARA REALIZAR LOS CAMBIOS
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CUADRO RESUMEN DE LAS ACTIVIDADES A REALIZAR POR LAS UNIDADESAacuteREAS
ACTIVIDADES DE APLICACIOacuteN EN LOS PROCESOS PARA LA ADAPTACIOacuteN A LA NORMA ISO 9001 2015
1 Elaborar un cuadro de anaacutelisis de contexto interno y externo por procesos yo agrupacioacuten para su inclusioacuten como anexo en la documentacioacuten del
proceso
CONTEXTO
PARTES INTERESADAS 2 Revisar y completar Anexo VI (Atributos de Calidad) de la Documentacioacuten
de Procesos
CONTEXTO 3 Elaborar un cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades por procesos yo agrupacioacuten para su inclusioacuten como anexo en la documentacioacuten del proceso
COMUNICACIOacuteN 4 Reforzar la comunicacioacuten externa a usuarios apoyaacutendose en los mecanismos actuales e incluidos en los procesos haciendo las referencias oportunas en ellas fichas del Plan de Comunicacioacuten del SIGC-SUA
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CONTEXTO Factores internos y externos que influyen en el desarrollo y resultados de los procesos
FACTORES EXTERNOS Los que no dependen o no son controlados por la UnidadAacuterea Pueden
estar referidos a recursos u otras variables generales de la Universidad u otros factores externos del sistema universitario o entorno
FACTORES INTERNOS Los que dependen o son controlados por la UnidadAacuterea Fundamentalmente
sistemas de trabajo conocimientos capacidades valores y actitudes herramientas disponibles
QUEacute EXIGE ISO Identificacioacuten de factores de contexto y seguimiento y revisioacuten de esta Informacioacuten
IDENTIFICACIOacuteN DE FACTORES Cuadro de informacioacuten sobre cuestiones externas e internas
apropiadas a la misioacuten del proceso y en general al sistema de calidad y la estrategia o directrices de la
universidad que afectan al resultado esperado
SEGUIMIENTO Y REVISIOacuteN Sistematizacioacuten y periodizacioacuten de la revisioacuten de la informacioacuten del
contexto iquestCuaacutendo coacutemo y quieacuten revisa
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
COacuteMO LO HACEMOSMediante el anaacutelisis DAFO que permite alinearlo con el anaacutelisis general del SIGC-SUA
FACTORES INTERNOS
DEBILIDADES FORTALEZAS1-2-3-
1-2-3-
FACTORES EXTERNOS
AMENAZAS OPORTUNIDADES1-2-3-
1-2-3-
ANAacuteLISIS EXTERNO AMENAZAS (factores externos que inciden negativamente)
OPORTUNIDADES (factores externos que pueden incidir positivamente)
ANAacuteLISIS INTERNO DEBILIDADES (factores internos que pueden incidir negativamente) FORTALEZAS (factores internos que inciden
positivamente)
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PARA QUEacute LO HACEMOSPara disponer de informacioacuten necesaria en el proceso de planificacioacuten de la gestioacuten de los procesos y del sistema de calidad
Lo aplicamos en el proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
Lo aplicaremos tambieacuten como entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades
Las conclusiones del anaacutelisis y su aplicacioacuten se tendraacuten en cuenta si procede cuando se realice el Informe final de proceso
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VII ANAacuteLISIS DE
CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO DEL PROCESO
FACTORES INTERNOS
DEBILIDADES FORTALEZAS
1- No exclusividad y dedicacioacuten compartida por parte del personal teacutecnico responsable del proceso con otras tareas dentro del Servicio de Prevencioacuten lo que impide una mayor dedicacioacuten y atencioacuten del proceso
2 Desconocimiento del procedimiento por parte de los nuevos investigadoresproductores
1 Nueva herramienta informaacutetica en el Campus Virtual para la Gestioacuten de Residuos Peligrosos
2 Madurez del procedimiento del Gestioacuten de Residuos especialmente para el personal teacutecnico y productor de plantilla
3 Almaceacuten temporal de residuos peligrosos en ambos Campus
3 Disponibilidad y aacutegil procedimiento para la adquisicioacuten de contenedores para reponer por parte de los productores en el Almaceacuten del Campus Las Lagunillas
FACTORES EXTERNOS
AMENAZAS OPORTUNIDADES
1- Cambios normativos en materia medioambiental
2- Cambios en la documentacioacuten y procedimientos de las comunicaciones obligatorias a realizar ante las distintas entidades con competencias medioambientales
1- Alianza con Empresa concesionaria de la Gestioacuten medioambiental de gestioacuten de residuos peligrosos
2- Benchmarking con otras universidades espantildeolas
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PARTES INTERESADAS
Persona u organizacioacuten que puede afectar verse afectado o percibirse como persona afectada por una decisioacuten o actividad
En el SIGC-SUA lo identificamos a nivel de proceso como grupo de intereacutescliente usuario tal como estaacute identificado en el ANEXO VI ATRIBUTOS DE CALIDAD DEL
PROCESO de la documentacioacuten de los procesos claves
QUEacute EXIGE ISOIdentificacioacuten de las partes interesadas especificacioacuten de requisitos de calidad de eacutestas y seguimiento y revisioacuten de esta Informacioacuten
IDENTIFICACIOacuteN DE PARTES INTERESADAS Cuadro de informacioacuten sobre las partes interesadas que se ven afectadas o interesadas por el proceso
REQUISITOS DE CALIDAD Identificacioacuten de las necesidades y expectativas de las partes interesadas en el proceso y coacutemo se da respuesta mediante la especificacioacuten de requisitos de
calidad que se incluyen en el proceso
SEGUIMIENTO Y REVISIOacuteN Sistematizacioacuten y periodizacioacuten de la revisioacuten de la informacioacuten de las partes interesadas y sus requisitos de calidad iquestCuaacutendo coacutemo y quieacuten revisa
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
COacuteMO LO HACEMOS
Mediante la revisioacuten y ampliacioacuten del cuadro el ANEXO VI ATRIBUTOS DE CALIDAD DEL PROCESO de la documentacioacuten de los procesos claves SIGC-SUA
Grupo de intereacutesClientes
-Usuario
Fuentes de Informacioacuten
Necesidades y Expectativas (atributos de calidad)
Requisito de Calidad
INFORMACIOacuteN DE PARTIDA Utilizamos la informacioacuten de las tablas elaboradas en otros ciclos de gestioacuten analizamos su validez actual y en su caso modificamos especificamos o ampliamos
EXPECTATIVAS Y REQUISITOS Partimos de las necesidades expectativas y atributos de calidad por grupos de intereacutes ya identificados que mantenemos realizamos cambios o ampliamos tras la
revisioacuten Antildeadimos especificaciones en teacuterminos de requisitos de calidad (compromisos de calidad objetivos reglamentaciones especificaciones en la prestacioacuten de servicios etc)
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PARA QUEacute LO HACEMOSPara disponer de informacioacuten necesaria en el proceso de planificacioacuten de la gestioacuten de los procesos y del sistema de calidad
Lo aplicamos en el proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
Lo aplicaremos tambieacuten como entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades
Las conclusiones del anaacutelisis y su aplicacioacuten se tendraacuten en cuenta si procede cuando se realice el Informe final de proceso
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VI ATRIBUTOS DE
CALIDAD NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LOS GRUPOS DE INTERES REQUISITOS DE CALIDAD
Grupo de intereacutesClientes-Usuario
Fuentes de Informacioacuten
Necesidades y Expectativas (atributos de calidad)
Requisito de Calidad
1 El personal docente e investigador de la Universidad y centros adscritos y el personal docente e investigador visitante de otras universidades 2 El alumnado de la Universidad y centros adscritos y el alumnado en movilidad de otras universidades 3 El personal de administracioacuten y servicios 4 Losas egresadosas de la Universidad de Jaeacuten 5 El Personal colaborador o tutor externo a la Universidad de Jaeacuten
bull Encuestas de satisfaccioacuten bull Quejas Sugerencias felicitaciones bull Indicadores de proceso bull Benchmarking bull Comisioacuten de Biblioteca bull Servicio de Pregunta al Bibliotecario
Necesidad disponer de una coleccioacuten de recursos informativos que cubran las necesidades de informacioacuten de los usuarios Atributos bull Amabilidad en el trato al cliente-usuario bull Adecuacioacuten del tiempo empleado para la resolucioacuten de la demanda de la prestacioacuten del servicio bull Comunicacioacuten a los clientes-usuarios cuando se prestaraacute el servicio bull Adecuacioacuten de los horarios de atencioacuten o prestacioacuten del servicio a las necesidades que platean los clientes-usuarios bull Adecuacioacuten del servicio prestado a las necesidades y expectativas especiacuteficas comunicadas por los clientesusuarios bull Comodidad de las instalaciones climatizacioacuten limpieza dimensioacuten y mantenimiento de los espacios
bull Alcanzar el 85 de monografiacuteas nacionales recibidas en un maacuteximo de 30 diacuteas (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 85 de monografiacuteas extranjeras recibidas en un maacuteximo de 60 diacuteas (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 100 de ejecucioacuten del gasto en material bibliograacutefico del presupuesto de Biblioteca (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 100 de bibliografiacutea recomendada disponible en Biblioteca (1 2) bull Alcanzar el 100 de peticiones de compra de material bibliograacutefico por parte de los estudiantes adquiridas (2) bull Alcanzar el 65 de monografiacuteas en papel recibidas por compra catalogadas en un maacuteximo de 6 diacuteas (1 2 3 4 5)
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
RIESGO OPORTUNIDAD Efecto o influencias de la incertidumbre sobre la consecucioacuten de los resultados y la eficacia de un proceso
PARA QUEacute LO HACEMOSPara prevenir o reducir los efectos no deseados de los riesgos y aprovechar las oportunidades en el marco de la planificacioacuten de la gestioacuten de la calidad y los procesos
CUANDO LO HACEMOS En la planificacioacuten inicial de los procesos o en nuevas situaciones que requieran revisar los procesos
QUEacute EXIGE ISOPensamiento basado en riesgos como parte del enfoque a procesos queda incluido en los requisitos de la ISO para la gestioacuten de los procesos ldquoabordar los riesgos y oportunidadeshelliprdquo
REQUISITOS Planificar las acciones para abordar los riesgos y oportunidades
Integrar y aplicar las acciones en los procesos
Evaluar la eficacia de las acciones
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
COacuteMO LO HACEMOS Mediante la elaboracioacuten de un cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades asociados a los procesos
RESULTADO PROCESO
RIESGOSOPORTUNIDADES ACCIONES
[Resultado Esperado] [1]
1-Riesgo [se describiraacute el riesgo]
Detectado [2]
Efecto potencial [3]
2-
3-
1-Accioacuten [se describiraacute la accioacuten] [4]
2-
3-
[Resultado Esperado]
1-Oportunidad [se describiraacute la oportunidad]
Detectado
Efecto potencial
2-
3-
1-Accioacuten [se describiraacute la accioacuten]
2-
3-
[1] Resultado Esperado Esta referido al resultados final del proceso (la salida del proceso en teacuterminos del
valor o servicio prestado) Ejemplos compromiso de calidad un requisito
de calidad el valor objetivo del indicador del proceso
[Detectado Fuente de la que se ha detectadoidentificadoasociado el riesgo o la oportunidad Puede provenir 1 Del anaacutelisis del contexto (DAFO) 2 Del anaacutelisis de
las partes interesadas 3 Del anaacutelisis del proceso (desarrollo e interaccioacuten de actividades recursos y resultados)
Efecto potencial La consecuencia que el riesgo o la oportunidad van a tener sobre el resultado esperado
Accioacuten Las opciones que identificamos y adoptamos para el tratamiento del riesgo o
para aprovechas los efectos de las oportunidades sobre los resultados
esperados
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Identificacioacuten del riesgo
COM
UN
ICAC
IOacuteN
Y
CON
SULT
A
SEGU
IMIE
NTO
Y R
EVIS
IOacuteN
Apreciacioacuten del riesgo
Establecimiento del Contexto
PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RIESGO
Anaacutelisis del riesgo
Evaluacioacuten del riesgo
Tratamiento del Riesgo
IDENTIFICACIOacuteN DEL RIESGO Relacioacuten de sucesos que podriacutean afectar negativamente o positivamente los objetivos y resultados del
proceso
criterios de riesgos teacuterminos que permiten evaluar la
importancia de un riesgo
ANAacuteLISIS DEL RIESGO
Valoracioacuten de los efectos y
consecuencias del riesgo en los
resultados del proceso asiacute como de la probabilidad
de que se produzcan dichas consecuencias
EVALUACIOacuteN DEL RIESGO
Implica comparar el nivel del riesgo con los criterios
que sobre los riesgos se hayan
adoptado permitiendo asiacute
considerar y priorizar el
tratamiento que se ha de dar a los
riesgos identificados
TRATAMIENTO DEL RIESGO Es la seleccioacuten y la implementacioacuten de una o varias opciones (acciones) para modificar los riesgos
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Las acciones que se identifiquen en la gestioacuten de los riesgos y oportunidades deben ser implantadas bien mediante modificaciones en el disentildeogestioacuten del proceso bien mediante la implantacioacuten de otras acciones de mejora
Unidad Antildeo
Procesos
Descripcioacuten de la mejora
Causa para su implantacioacuten
Objetivos de la mejora
Recursos previstos
Responsables de implantacioacuten
Previsioacuten de Resultados
Grado de prioridad AltaMediaBaja (seguacuten proceda)
Indicaremos Accioacuten de gestioacuten de riesgosoportunidades
Indicaremos ademaacutes mecanismos para la evaluacioacuten
En la previsioacuten de resultados haremos referencia al grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso
Desarrollo temporal Inicio
Finalizacioacuten
Descripcioacuten de resultados obtenidos
Grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso en relacioacuten a la previsioacuten de resultados y a los indicadores que en
su caso se hubieran establecido para el seguimiento
PROPUESTAS DE ACCIONES DE MEJORA
ANAacuteLISIS DE LAS MEJORAS
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VIII ANAacuteLISIS DE
GESTIOacuteN DE RIESGO Y OPORTUNIDADESRESULTADO
PROCESO RIESGOSOPORTUNIDADES ACCIONES
Rapidez en la ejecucioacuten del mantenimiento El 85 de las incidencias se reparan en 5 diacuteas
1-Riesgo Falta de disponibilidad de recursos humanos (internos y externos) para atender las incidencias
Detectado DAFO Debilidad D2
Efecto potencial La falta de personal teacutecnico para atender las averiacuteas puede afectar al desempentildeo de las actividades universitarias y en elementos criacuteticos incrementar los dantildeos en los activos
1 Accioacuten Establecer criterios de criticidad de la incidencia
2 Accioacuten Adaptar aplicativo software para incluir criticidad
3 Accioacuten Modificacioacuten del proceso para incluir criticidad
4 Accioacuten Anaacutelisis de incidencias resueltas una vez implantadas las acciones anteriores seguacuten criticidad
Modificar las consecuencias
Rapidez en la ejecucioacuten del mantenimiento El 85 de las incidencias se reparan en 5 diacuteas
2-Riesgo Falta de disponibilidad de recursos materiales para atender las incidencias
Detectado DAFO Debilidad D2
Efecto potencial La falta de repuestos y fungibles para atender las averiacuteas puede imposibilitar la reparacioacuten con la celeridad requerida afectando al desempentildeo de las actividades universitarias
1 Accioacuten Disponer de un sistema de gestioacuten de stock de repuestos
Modificar las consecuencias
Criterios de sostenibilidad en la gestioacuten del mantenimiento
3- Riesgo Incumplimiento del Plan Estrateacutegico respecto a los criterios de sostenibilidad seguridad y PRL en el mantenimiento de las infraestructuras de los Campus
Detectado DAFO Debilidad D1
Efecto potencial No conformidad al SIGC-SUA asociado a requisitos de calidad
1 Accioacuten Establecimiento de criterios de sostenibilidad seguridad y PRL en la gestioacuten del mantenimiento
Eliminar la fuente del riesgo
Optimizar la disponibilidad de las instalaciones y equipos
4- Riesgo Interrupcioacuten del suministro eleacutectrico
Detectado Anaacutelisis de causa-efecto
Efecto potencial Dantildeos en elementos criacuteticos de las instalaciones de la UJA
1 Accioacuten Programa para garantizar el suministro eleacutectrico complementario en los edificios de la UJA
Modificar las consecuencias
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
GRACIAS POR SU ATENCIOacuteN
Desarrollo temporal | Inicio | Finalizacioacuten | |||||||
Descripcioacuten de resultados obtenidos |
Unidad | Antildeo | ||||||
Procesos | |||||||
Descripcioacuten de la mejora | |||||||
Causa para su implantacioacuten | |||||||
Objetivos de la mejora | |||||||
Recursos previstos | |||||||
Responsables de implantacioacuten | |||||||
Previsioacuten de Resultados | |||||||
Grado de prioridad | AltaMediaBaja (seguacuten proceda) |
RESULTADO PROCESO | RIESGOSOPORTUNIDADES | ACCIONES | |||
[Resultado Esperado] [1] | 1- Riesgo [se describiraacute el riesgo] Detectado [2] Efecto potencial [3] 2- 3- | 1- Accioacuten [se describiraacute la accioacuten] [4] 2- 3- | |||
[Resultado Esperado] | 1- Oportunidad [se describiraacute la oportunidad] Detectado Efecto potencial 2- 3- | 1- Accioacuten [se describiraacute la accioacuten] 2- 3- |
Proceso | Instruccioacuten Se indicaraacute con la codificacioacuten y el nombre del aacutembito del proceso sobre el que se realiza el cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades Puede ser para todo el proceso clave o para procesos desagregados Puede elaborarse en comuacuten para todo el proceso clave e indicar lo especiacutefico para los procesos desagregados Las distintas unidades del proceso pueden decidir elaborarlo de forma conjunta si entiende que hay similitud | ||
Servicio prestado | Instruccioacuten Se indicaraacute de acuerdo con la tabla de relacioacuten de procesosservicios del alcance del SIGC-SUA que estaacute publicado en el Manual de Calidad | ||
Unidades | Instruccioacuten Se indicaraacute la Unidades que lo elaboran | ||
Fecha | Instruccioacuten Se indicaraacute la fecha formal de su enviacuteo para publicacioacuten | ||
Responsables | Instruccioacuten Se especificaraacute la responsabilidad de la elaboracioacuten Puede ser el nombre y puesto de las personas que intervienen o la denominacioacuten del grupo de trabajo o equipo de calidad que lo ha elaborado Si el equipo es inter-procesosunidades se indicaraacute | ||
Seguimiento y revisioacuten | Instruccioacuten Se indicaraacute cuaacutendo se utiliza y se revisa y para que se utiliza podriacutea ser a modo de ejemplo en la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos |
Grupo de intereacutesClientes-Usuario | Fuentes de Informacioacuten | Necesidades y Expectativas (atributos de calidad) | Requisito de Calidad | ||||
Proceso | Instruccioacuten Se indicaraacute con la codificacioacuten y el nombre del aacutembito del proceso sobre el que se realiza el cuadro de partes interesadas Puede ser para todo el proceso clave o para procesos desagregados Puede elaborarse en comuacuten para todo el proceso clave e indicar lo especiacutefico para los procesos desagregados Las distintas unidades del proceso pueden decidir elaborarlo de forma conjunta si entiende que hay similitud | ||
Servicio prestado | Instruccioacuten Se indicaraacute de acuerdo con la tabla de relacioacuten de procesosservicios del alcance del SIGC-SUA que estaacute publicado en el Manual de Calidad | ||
Unidades | Instruccioacuten Se indicaraacute la Unidades que lo elaboran | ||
Fecha | Instruccioacuten Se indicaraacute la fecha formal de su enviacuteo para publicacioacuten | ||
Responsables | Instruccioacuten Se especificaraacute la responsabilidad de la elaboracioacuten Puede ser el nombre y puesto de las personas que intervienen o la denominacioacuten del grupo de trabajo o equipo de calidad que lo ha elaborado Si el equipo es inter-procesosunidades se indicaraacute | ||
Seguimiento y revisioacuten | Instruccioacuten Se indicaraacute cuaacutendo se utiliza y se revisa y para queacute se utiliza podriacutea ser a modo de ejemplo en la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos |
FACTORES INTERNOS | DEBILIDADES | FORTALEZAS | |||
1- 2- 3- | 1- 2- 3- | ||||
FACTORES EXTERNOS | AMENAZAS | OPORTUNIDADES | |||
1- 2- 3- | 1- 2- 3- |
Proceso | Instruccioacuten Se indicaraacute con la codificacioacuten y el nombre del aacutembito del proceso sobre el que se realiza el cuadro de contexto Puede ser para todo el proceso clave o para procesos desagregados Puede elaborarse en comuacuten para todo el proceso clave e indicar lo especiacutefico para los procesos desagregados Las distintas unidades del proceso pueden decidir elaborarlo de forma conjunta si entiende que hay similitud | ||
Servicio prestado | Instruccioacuten Se indicaraacute de acuerdo con la tabla de relacioacuten de procesosservicios del alcance del SIGC-SUA que estaacute publicado en el Manual de Calidad | ||
Unidades | Instruccioacuten Se indicaraacute la Unidades que lo elaboran | ||
Fecha | Instruccioacuten Se indicaraacute la fecha formal de su enviacuteo para publicacioacuten | ||
Responsables | Instruccioacuten Se especificaraacute la responsabilidad de la elaboracioacuten Puede ser el nombre y puesto de las personas que intervienen o la denominacioacuten del grupo de trabajo o equipo de calidad que lo ha elaborado Si el equipo es inter-procesosunidades se indicaraacute | ||
Seguimiento y revisioacuten | Instruccioacuten Se indicaraacute cuaacutendo se utiliza y se revisa y para queacute se utiliza podriacutea ser a modo de ejemplo en la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos |
RESULTADO PROCESO | RIESGOSOPORTUNIDADES | ACCIONES | |||
[Resultado Esperado] [1] | 1- Riesgo Detectado Efecto potencial | 1- Accioacuten | |||
[Resultado Esperado] | 1- Oportunidad Detectado Efecto potencial | 1- Accioacuten |
ACCIONES POSIBLES | |||
Evitar el riesgo | Eliminar la actividad que se ve afectada o causa el riesgo | ||
Aceptar el riesgo | Cuando es posible que genere una oportunidad | ||
Eliminar la fuente del riesgo | Actuar para eliminar la causa que da lugar al riesgo (efecto no deseado) | ||
Modificar la probabilidad | Atenuar la posibilidad o concurrencia del riesgo | ||
Modificar las consecuencias | Atenuar el impacto o efectos del riesgo | ||
Compartir el riesgo | Compartir o transferir el riesgo con otras partes | ||
Mantener el riesgo | Cuando es asumible o su tratamiento es desproporcionado siempre que sea posible asumirlo y controlarlo |
RIESGO | VALORACIOacuteN EFECTOIMPACTO [EI] | VALORACIOacuteN PROBABILIDAD [P] | Nivel Riego | ||||
-Riesgo Detectado Efecto potencial | ESCALA 1-5 1-Insignificante 2- Miacutenimo 3-Moderado 4-Considerable 5-Grave | ESCALA 1-5 1-Excepcional 2- Poco probable 3-Problable 4-Muy probable 5-Seguro | Caacutelculo [EI][P] ESCALA A-B-C-D D Aceptar riesgo [lt 5] C Aceptar riesgo con controles [6-1] B Riesgo no deseable [9-14] A Riesgo inaceptable [=gt15] |
Actividad | Responsable | ||
Elaboracioacuten del cuadro de anaacutelisis de contexto interno y externo por procesos del cuadro necesidades y expectativas de las partes interesadas y requisitos de calidad del cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades Nivel procesos claves | Equipo de Procesos Responsables de Unidades | ||
Elaboracioacuten seguacuten proceda del cuadro de anaacutelisis de contexto interno y externo por procesos del cuadro necesidades y expectativas de las partes interesadas y requisitos de calidad del cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades Nivel procesos Estrateacutegicos | Responsable de Calidad Coordinacioacuten Teacutecnica del SIGC-SUA | ||
Aprobacioacuten de la documentacioacuten a incluir en la documentacioacuten del proceso | Responsable de Calidad Gerente seguacuten proceda | ||
Inclusioacuten como anexo en la documentacioacuten del proceso | Coordinacioacuten Teacutecnica del SIGC-SUA | ||
Realizacioacuten de seguimiento y revisioacuten Nivel de proceso claves | Equipo de Procesos Responsables de Unidades | ||
Realizacioacuten de seguimiento y revisioacuten Nivel procesos Estrateacutegicos | Responsable de Calidad Coordinacioacuten Teacutecnica del SIGC-SUA | ||
Realizacioacuten de seguimiento y revisioacuten Nivel SIGC-SUA | Consejo de Direccioacuten comiteacute de Calidad |
VERSIOacuteN | FECHA DE VIGENCIA | APARTADO MODIFICADO | MODIFICACIOacuteN REALIZADA | ||||
1 | 14-05-2018 | Creacioacuten del Documento | |||||
Edicioacuten | Nordm | 01 | Fecha de entrada en vigor | 14-05-2018 |
Elaborado por | Revisado por | Aprobado por | |||||||||
Gerencia con Coordinacioacuten Teacutecnica del Servicio de Planificacioacuten y Evaluacioacuten | Vicerrectorado Responsable de la Calidad | Consejo de Direccioacuten | |||||||||
Nombre | Nombre | Nombre | |||||||||
Nicolaacutes Ruiz Reyes | Julio Terrados Cepeda | Juan Goacutemez Ortega | |||||||||
Cargo | Cargo | Cargo | |||||||||
Gerente | Vicerrector | Rector | |||||||||
Fecha | Fecha | Fecha | |||||||||
11052018 | 11052018 | 11052018 | |||||||||
Firma | Firma | Firma | |||||||||
SIGC-SUA | UNIVERSIDAD DE JAEacuteN | PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS | |||||
PD06 GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES |
SIGC-SUA | UNIVERSIDAD DE JAEacuteN | PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS | |||||
PD06 GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES |
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Contexto de la organizacioacuten
Factores y condiciones internas y externas que pueden tener un efecto sobre la organizacioacuten respecto de sus productos y servicios
Factores positivos y negativos
CONTEXTO INTERNOCONTEXTO EXTERNO
ENTORNO LEGAL
ENTORNO TECNOLOacuteGICO
ENTORNO COMPETITIVO
ENTORNO CULTURAL
ENTORNO SOCIAL
ENTORNO ECONOacuteMICO
VALORES
CULTURA DE LA ORGANIZACIOacuteN
CONOCIMIENTO DE LA ORGANIZACIOacuteN
DESEMPENtildeO DE LA ORGANIZACIOacuteN
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Partes InteresadasPersona u organizacioacuten que puede afectar verse afectado o percibirse como persona afectada por una
decisioacuten o actividad
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Pensamiento basado en riesgos Gestionar los riesgos y oportunidades
RIESGO Efecto o influencias de la incertidumbre sobre la consecucioacuten de los resultados y la eficacia de un proceso
OPORTUNIDAD
El riesgo dificulta la oportunidad favorece la consecucioacuten de un determinado resultado
Identificacioacuten del riesgo
COM
UN
ICAC
IOacuteN
Y
CON
SULT
A
SEGU
IMIE
NTO
Y R
EVIS
IOacuteN
Apreciacioacuten del riesgo
Establecimiento del Contexto
PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RIESGO
Anaacutelisis del riesgo
Evaluacioacuten del riesgo
Tratamiento del Riesgo
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Incorporar el anaacutelisis de Contexto y la Gestioacuten de los riesgos y oportunidades en la evaluacioacuten y mejora del
desempentildeo
PROCESOCONTEXTO
PARTES INTERESADAS
Planificacioacuten del sistema de gestioacuten
Acciones
Riesgos y oportunidades
Acciones
Resultados
Mejora continua
Riesgos y oportunidades
Direccioacuten estrateacutegica
Riesgos y oportunidades
Acciones
PLANIFICACIOacuteN Y GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Comunicacioacuten
Determinar las comunicaciones internas y externas pertinentes al sistema de gestioacuten de la calidad
REQUISITOS
Queacute comunicar El contenido de la comunicacioacuten
Cuaacutendo comunicar El momento en el que comunicar
A quieacuten comunicar El destinatario de la comunicacioacuten
Coacutemo comunicar El meacutetodo o medio para la comunicacioacuten
Quieacuten comunica El responsable de la comunicacioacuten
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
III Aplicacioacuten en el Manual de Calidad del SIGC-SUA
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOCUMENTACIOacuteN DEL SIGC-SUA
Enlace a la web del SIGC-SUA
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
El manual de calidad es el documento que explica la estructura y el funcionamiento del Sistema Integrado de Gestioacuten de la Calidad de los
Servicios y Unidades Administrativas de la Universidad de Jaeacuten (SIGC-SUA)
Estructura del SIGC-SUA
Objeto y campo de aplicacioacuten del sistema de gestioacuten de la calidad
Contexto de la organizacioacuten universitaria
Necesidades y expectativas de las partes interesadas
Liderazgo Responsabilidades y participacioacuten
Sistema de procesos gestioacuten y prestacioacuten de servicios
Seguimiento medicioacuten anaacutelisis evaluacioacuten y mejora
Gestioacuten de riesgos y oportunidades
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Revisioacuten del Manual de Calidad
Realizacioacuten de las adaptaciones necesarias para el disentildeo implantacioacuten y documentacioacuten de los nuevos requisitos establecidos
en la norma UNE-EN ISO 90012015 permitiendo la certificacioacuten externa del SIGC-SUA en el ciclo 2017 tal como se establece en el Plan
Estrateacutegico de la Universidad de Jaeacuten y en la Poliacutetica de Calidad
La estrategia baacutesica para la certificacioacuten externa es demostrar que se han considerado los aspectos esenciales de los cambios en la Norma ISO que se ha procedido a su incorporacioacuten al SIGC-SUA y que en sucesivos ciclos perfeccionaremos la implantacioacuten
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
El Manual de Calidad se mantiene como guiacutea del SIGC-SUA Asiacute como la declaracioacuten de la poliacutetica de calidad y el establecimiento anual de los objetivos de calidad del SIGC-SUA
Procedimientos documentados procesos de apoyo especialmente el proceso Gestioacuten de Riesgos y oportunidades
SIGC-SUA
UNIVERSIDAD DE
JAEacuteN
PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS
PD06 GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Procedimiento documentado PD 06 Mayo de 2018 Versioacuten 01 Paacutegina 1
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA
UNIVERSIDAD DE JAEacuteN
PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO
GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
COacuteDIGO PD 06
FECHA 11-05-2018
REVISIOacuteN 01
UNIVERSIDAD DE JAEacuteN
Contexto interno-Externo de la Universidad
Sistema de gestioacuten de la calidad realizado por la Direccioacuten y el Comiteacute de Calidad en el anaacutelisis estrateacutegico
Sistema de procesos del SIGC-SUA realizado por los responsables de los procesos mediante la realizacioacuten de
anaacutelisis DAFO
Dos niveles
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS
PD06 GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Control de documentacioacuten
ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIOacuteN DEL PROCEDIMIENTO
PORTADA
CONTROL DE DOCUMENTACIOacuteN
HISTORIAL DE MODIFICACIONES
1- OBJETO Y CAMPO DE APLICACIOacuteN
2- REFERENCIAS
3- ANTECEDENTES Y DEFINICIONES
4- DESARROLLO
41 ALCANCE Y FINALIDAD
42 METODOLOGIacuteA
43 RESPONSABILIDADES
44 DETERMINACIOacuteN DEL CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO
45 DENTIFICACIOacuteN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES INTERESADAS Y SU ESPECIFICACIOacuteN EN REQUISITOS DE CALIDAD
46 GESTIOacuteN DE LOS RIESGOS Y OPORTUNIDADES
461 DETERMINAR CRITERIOS DE RIESGOS
462 IDENTIFICACIOacuteN DEL RIESGO
463 ANAacuteLISIS DEL RIESGO
464 TRATAMIENTO DEL RIESGO
465 RESULTADOS DE LA GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
466 EVALUACIOacuteN DE LAS ACCIONES
5- ANEXOS
FORMATOS
HISTORIAL DE MODIFICACIONES DE LA DOCUMENTACIOacuteN DEL PROCEDIMIENTO
1- OBJETO Y CAMPO DE APLICACIOacuteN
El procedimiento documentado PD06 tiene por objeto establecer el proceso a seguir en el SISTEMA INTEGRADO DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA UNIVERSIDAD DE JAEacuteN (SIGC-SUA) para la gestioacuten de riesgos y oportunidades como elemento integrado en el sistema de gestioacuten y de procesos y en las actividades de planificacioacuten
Este procedimiento de apoyo del SIGC-SUA se incluye en el marco de la adaptacioacuten a la Norma ISO 9001 2015 para incorporar en el enfoque a procesos el pensamiento basado en riesgos reforzando la naturaleza preventiva y la eficacia del sistema de calidad
2- REFERENCIAS
Para la elaboracioacuten de este procedimiento documentado se ha utilizado como referencia
middot La Norma UNE-EN-ISO-90012015 ldquoSistemas de Gestioacuten de la Calidad Requisitosrdquo Especialmente el Punto 81
middot La Norma ISO 310002009 Gestioacuten del riesgo Principios y directrices
middot El Manual de la Calidad del Sistema Integrado de Gestioacuten de la Calidad de los Servicios y Unidades Administrativas de la Universidad de Jaeacuten (SIGC-SUA)
middot El Manual de Procesos
middot El Manual de Procedimientos Documentados
middot Programa y orientaciones para la adaptacioacuten del SIGC-SUA a los Requisitos De La Norma UNE-EN ISO 90012015 Sistemas de Gestioacuten de la Calidad
Para los fines de este procedimiento documentado se aplican en lo que proceda los fundamentos los teacuterminos y las definiciones incluidos en la Norma ISO-90002015 ldquoSistemas de Gestioacuten de la Calidad Fundamentos y vocabulariordquo
3- ANTECEDENTES Y DEFINICIONES
La gestioacuten de riesgos y oportunidades se incorpora como un elemento necesario de entrada (planificacioacuten) y seguimiento (resultados) de los procesos del SIGC-SUA
El teacutermino riesgo hace referencia a los efectos que pueden ocasionar sobre los objetivos las incertidumbres siendo estas situaciones en las que falta de informacioacuten conocimiento y comprensioacuten de un suceso su probabilidad de que ocurra y las consecuencias
La gestioacuten del riesgo se refiere a las actividades coordinadas para dirigir y controlar una organizacioacuten en lo relativo al riesgo El proceso de gestioacuten del riesgo se refiere a la aplicacioacuten sistemaacutetica de poliacuteticas procedimientos y praacutecticas de gestioacuten a las actividades de comunicacioacuten consulta establecimiento del contexto e identificacioacuten anaacutelisis evaluacioacuten tratamiento seguimiento y revisioacuten del riesgo
4- DESARROLLO
41 ALCANCE Y FINALIDAD
El procedimiento documentado sobre la gestioacuten de riesgos se aplica transversalmente en todos los procesos del SIGC-SUA y forma parte de la poliacutetica de la planificacioacuten y la revisioacuten de la estrategia de los procesos y en la revisioacuten mejora y cambios del SIGC-SUA
Este procedimiento documentado establece
1 La metodologiacutea que se aplica para la gestioacuten de los riesgos y oportunidades
2 El proceso para realizar la gestioacuten de riesgos y oportunidades
3 El sistema de responsabilidades en la gestioacuten de riesgos y oportunidades
4 La documentacioacuten y formatos de los resultados de las actividades de la gestioacuten de riesgos y oportunidades asiacute como su inclusioacuten en la documentacioacuten del SIGC-SUA
Las finalidades de la gestioacuten de los riesgos y oportunidades al incluirlos en la planificacioacuten y procesos del SIGC-SUA son
1 Asegurar la consecucioacuten de resultados previstos del sistema de calidad
2 Aumentar los efectos deseados
3 Prevenir o reducir los efectos no deseados
4 Lograr la mejora
42 METODOLOGIacuteA
En el marco de la planificacioacuten y mejora del SIGC-SUA se realizaraacuten las siguientes actividades secuenciadas e interrelacionadas
1 Determinacioacuten del contexto interno y externo
2 Identificacioacuten de las necesidades y expectativas de las partes interesadas y su especificacioacuten en requisitos de calidad
3 Aplicar la gestioacuten de los riesgos y oportunidades
En el siguiente graacutefico se representa esta relacioacuten
43 RESPONSABILIDADES
Se aplica de acuerdo con el Manual de Calidad el siguiente sistema baacutesico de responsabilidades y participacioacuten
44 DETERMINACIOacuteN DEL CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO
Identificacioacuten de las cuestiones internas y externas que son pertinentes para el propoacutesito y la planificacioacuten del SIGC-SUA
Actividades Nivel procesos
1 Determinacioacuten factores internos y externos que influyen en el desarrollo y resultados de los procesos
2 Aplicar metodologiacutea DAFO estructurando la informacioacuten en
middot ANAacuteLISIS INTERNO DEBILIDADES (factores internos que pueden incidir negativamente) FORTALEZAS (factores internos que inciden positivamente)
middot ANAacuteLISIS EXTERNO AMENAZAS (factores externos que inciden negativamente) OPORTUNIDADES (factores externos que pueden incidir positivamente)
3 Trasladar al cuadro de informacioacuten sobre cuestiones externas e internas
4 Remisioacuten a Coordinacioacuten Teacutecnica a efectos de su inclusioacuten en la Documentacioacuten de Procesos tras su aprobacioacuten Anexo del Manual de Proceso
5 Aplicacioacuten
middot Proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
middot Entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades que se indica posteriormente
middot informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso
6 Revisioacuten En la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos
45 IDENTIFICACIOacuteN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES INTERESADAS Y SU ESPECIFICACIOacuteN EN REQUISITOS DE CALIDAD
Utilizar la informacioacuten actual del cuadro de grupos de intereacutesatributos de calidad de los manuales de proceso para identificar los requisitos de calidad que se incorporan a los procesos
1 IDENTIFICACIOacuteN DE PARTES INTERESADAS Cuadro de informacioacuten sobre las partes interesadas que se ven afectadas o interesadas por el proceso
2 REQUISITOS DE CALIDAD Identificacioacuten de las necesidades y expectativas de las partes interesadas en el proceso y coacutemo se da respuesta mediante la especificacioacuten de requisitos de calidad que se incluyen en el proceso (compromisos de calidad objetivos reglamentaciones especificaciones en la prestacioacuten de servicios etc)
3 Aplicacioacuten
middot Proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
middot Entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades que se indica posteriormente
middot informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso
4 Revisioacuten En la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos
46 GESTIOacuteN DE LOS RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Sistematizacioacuten de la gestioacuten de los riesgos y oportunidades en la gestioacuten de los procesos
Orientaciones Metodoloacutegicas Norma de apoyo UNE-ISO 31000 Gestioacuten del Riesgo Principios y Directrices
Fases
1 Determinar criterios de riesgos
2 Identificacioacuten del riesgo
3 Anaacutelisis del riesgo
4 Tratamiento del riesgo
5 Resultados de la gestioacuten de riesgos y oportunidades
6 Evaluacioacuten de las acciones
461 CRITERIOS DE RIESGOS
Establecer los criterios de riesgos teacuterminos que permiten evaluar la importancia de un riesgo Estos teacuterminos pueden determinarse en funcioacuten de objetivos los recursos disponibles los requisitos legales o especificaciones de prestacioacuten de servicios etc
462 IDENTIFICACIOacuteN DEL RIESGO
Establecer la relacioacuten de sucesos que podriacutean afectar negativamente o positivamente los objetivos y resultados del proceso
Se parte de la identificacioacuten realizada en el cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades Las causas se corresponden normalmente con el apartado ldquodetectadardquo (DAFO Requisitos de calidad de partes interesadas resultados de proceso)
463 ANAacuteLISIS DEL RIESGO
Valoracioacuten de los efectos y consecuencias del riesgo en los resultados del proceso asiacute como de la probabilidad de que se produzcan dichas consecuencias
En el cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades se anotan las causas y fuentes asiacute como los efectos o impactos se antildeade una valoracioacuten de la probabilidad Si combinamos los efectos con la probabilidad se determina el nivel de riesgo
Cada Unidades puede establecer el meacutetodo que estime apropiado para establecer el nivel de riesgo y puede expresarlo en teacuterminos cualitativos Ejemplo de un meacutetodo cuantitativo basada en escalas
464 TRATAMIENTO DEL RIESGO
Comparar el nivel del riesgo con los criterios que sobre los riesgos se hayan adoptado permitiendo asiacute considerar y priorizar el tratamiento que se ha de dar a los riesgos identificados
La finalidad uacuteltima de la apreciacioacuten del riesgo es determinar que riesgos para los resultados de los procesos no se consideran suficientemente controlados y exige un tratamiento
Orientacioacuten
465 RESULTADOS DE LA GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
El cuadro de riesgos y oportunidades permite identificar las acciones en los procesos del SIGC-SUA Una vez realizado se remite a Coordinacioacuten Teacutecnica a efectos de su inclusioacuten en la Documentacioacuten de Procesos tras su aprobacioacuten Anexo del Manual de Proceso
La revisioacuten de cuadro de riesgos y oportunidades se realiza en la revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos
Tabla Gestioacuten de riesgos y oportunidades
Ver en detalle en Anexo Formatos
[4] Accioacuten Estaacute referida a las opciones que identificamos y adoptamos para el tratamiento del riesgo o para aprovechar los efectos de las oportunidades sobre los resultados esperados
466 EVALUACIOacuteN DE LAS ACCIONES
Las acciones que identificamos y adoptamos para el tratamiento del riesgo o para aprovechar los efectos de las oportunidades sobre los resultados esperados y oportunidades que se identifiquen deben ser implantadas bien mediante modificaciones en el disentildeogestioacuten del proceso bien mediante la implantacioacuten de otras acciones de mejora
El seguimiento de las acciones se incorporaraacute en el proceso de revisioacuten y mejora incluyeacutendose en los informes anuales de proceso Se utilizaraacuten para la planificacioacuten de nuevas acciones de mejora
La identificacioacuten y gestioacuten de las acciones que se derivan de la evaluacioacuten de riesgos y oportunidades constituyen un elemento clave para la implementacioacuten de las mejoras de procesos y de los objetivos y acuerdos de la Revisioacuten y mejora del SIGC-SUA que realiza por ciclos anuales el Comiteacute de Calidad y la Direccioacuten
5- ANEXOS FORMATOS
FORMATO ANAacuteLISIS DE CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO DEL PROCESO
[COacuteDIGO DEL PROCESO CLAVE] [NOMBRE DEL PROCESO CLAVE]
Tabla Anaacutelisis del contexto interno y externo del proceso
Tabla Anaacutelisis del contexto interno y externo del proceso
FORMATO CUADRO DE COMPRENSIOacuteN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE PARTES INTERESADAS DEL PROCESO
[COacuteDIGO DEL PROCESO CLAVE] [NOMBRE DEL PROCESO CLAVE]
Tabla Necesidades y Expectativas Partes Interesadas
Tabla Necesidades y Expectativas Partes Interesadas
FORMATO ANAacuteLISIS DE GESTIOacuteN DE RIESGO Y OPORTUNIDADES
[COacuteDIGO DEL PROCESO CLAVE] [NOMBRE DEL PROCESO CLAVE]
Tabla Gestioacuten de riesgos y oportunidades
Tabla Gestioacuten de riesgos y oportunidades
[1] Resultado Esperado Esta referido al resultados final del proceso (la salida del proceso en teacuterminos del valor o servicio prestado) Se puede utilizar Un resultado procedente de la estrategia un compromiso de calidad publicado un requisito de calidad identificado el valor de un objetivo del indicador del proceso
[2] Detectado Esta referido a la fuente de la que se ha detectadoidentificadoasociado el riesgo o la oportunidad Puede provenir 1 Del anaacutelisis del contexto (DAFO) 2 Del anaacutelisis de las partes interesadas 3 Del anaacutelisis del proceso (desarrollo e interaccioacuten de actividades recursos y resultados)
[3] Efecto potencial Estaacute referido a la consecuencia que el riesgo o la oportunidad va a tener sobre el resultado esperado
PROPUESTAS DE ACCIONES DE MEJORA
Evaluacioacuten de las acciones
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA UNIVERSIDAD DE JAEacuteN13
13
13
PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO13
13
GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES13
13
13
COacuteDIGO PD 0613
FECHA 11-05-201813
REVISIOacuteN 0113
13
13
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13
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UNIVERSIDAD DE JAEacuteN13
13
13
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Indicaremos Accioacuten de gestioacuten de riesgosoportunidades13
13
Indicaremos ademaacutes mecanismos para la evaluacioacuten13
13
En la previsioacuten de resultados haremos referencia al grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso13
13
Grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso en relacioacuten a la previsioacuten de resultados y a los indicadores que en su caso se hubieran establecido para el seguimiento13
13
13
lt Procedimiento documentado PD 06 Mayo de 2018 Versioacuten 01gtPaacutegina 1
lt Procedimiento documentado PD 06 Mayo de 2018 Versioacuten 01gtPaacutegina 2
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
Necesidades y Expectativas de las partes interesadas
Identificacioacuten a nivel de procesos
Entradas en el anaacutelisis de riesgos y
oportunidades
Anaacutelisis de resultados en el proceso de revisioacuten y mejora
anual del SIGC-SUA
Gestioacuten de riesgos y oportunidades
Metodologiacutea en el manual de calidad procedimientos
estrateacutegicos y procedimiento de apoyo
Aplicacioacuten operativa en los procesos claves (operativos)
Los resultados se incluyen en la documentacioacuten de los
procesos procediendo a su seguimiento y revisioacuten anual
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CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
Comunicacioacuten
Reforzar la comunicacioacuten externa a usuarios apoyaacutendose en los mecanismos actuales e incluidos en los procesos haciendo las referencias oportunas en las fichas del Plan de Comunicacioacuten del
SIGC-SUA
Plan de Comunicacioacuten del SIGC-SUA Metodologiacutea Plan de Comunicacioacuten
Ficha de acciones de comunicacioacuten
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CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
Seguimiento medicioacuten anaacutelisis y evaluacioacutenMetodologiacutea en Manual de CalidadGuiacutea del SIGC-SUA Procesos Estrateacutegicos
SEGUIMIENTO MEDICIOacuteN ANAacuteLISIS EVALUACIOacuteN Y MEJORA
PROCESOS PRESTACIOacuteN DE SERVICIOS
SEGUIMIENTO Y MEDICIOacuteN
AUDITORIacuteAS
INFORMACIOacuteN DEL ENTORNO
UNIVERSITARIO
ANAacuteLISIS DE DATOS
REVISIOacuteN POR LA DIRECCIOacuteN
OPO
RTU
NID
ADES
CAM
BIO
Y
DE M
EJO
RA
ACCIONES CORRECTIVASCONTEXTO INTERNO
CONTEXTO EXTERNO
ACCIONES RIESGOS Y OPORTUNIDADES
GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADESS
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iquestDoacutende se puede consultar los informes finales de seguimiento y revisioacuten
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IV Aplicacioacuten en la documentacioacuten de procesos de las Unidades
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MAPA DE PROCESOS CLAVES INTERRELACIONADOS
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PROCESO PARA REALIZAR LOS CAMBIOS
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CUADRO RESUMEN DE LAS ACTIVIDADES A REALIZAR POR LAS UNIDADESAacuteREAS
ACTIVIDADES DE APLICACIOacuteN EN LOS PROCESOS PARA LA ADAPTACIOacuteN A LA NORMA ISO 9001 2015
1 Elaborar un cuadro de anaacutelisis de contexto interno y externo por procesos yo agrupacioacuten para su inclusioacuten como anexo en la documentacioacuten del
proceso
CONTEXTO
PARTES INTERESADAS 2 Revisar y completar Anexo VI (Atributos de Calidad) de la Documentacioacuten
de Procesos
CONTEXTO 3 Elaborar un cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades por procesos yo agrupacioacuten para su inclusioacuten como anexo en la documentacioacuten del proceso
COMUNICACIOacuteN 4 Reforzar la comunicacioacuten externa a usuarios apoyaacutendose en los mecanismos actuales e incluidos en los procesos haciendo las referencias oportunas en ellas fichas del Plan de Comunicacioacuten del SIGC-SUA
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CONTEXTO Factores internos y externos que influyen en el desarrollo y resultados de los procesos
FACTORES EXTERNOS Los que no dependen o no son controlados por la UnidadAacuterea Pueden
estar referidos a recursos u otras variables generales de la Universidad u otros factores externos del sistema universitario o entorno
FACTORES INTERNOS Los que dependen o son controlados por la UnidadAacuterea Fundamentalmente
sistemas de trabajo conocimientos capacidades valores y actitudes herramientas disponibles
QUEacute EXIGE ISO Identificacioacuten de factores de contexto y seguimiento y revisioacuten de esta Informacioacuten
IDENTIFICACIOacuteN DE FACTORES Cuadro de informacioacuten sobre cuestiones externas e internas
apropiadas a la misioacuten del proceso y en general al sistema de calidad y la estrategia o directrices de la
universidad que afectan al resultado esperado
SEGUIMIENTO Y REVISIOacuteN Sistematizacioacuten y periodizacioacuten de la revisioacuten de la informacioacuten del
contexto iquestCuaacutendo coacutemo y quieacuten revisa
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COacuteMO LO HACEMOSMediante el anaacutelisis DAFO que permite alinearlo con el anaacutelisis general del SIGC-SUA
FACTORES INTERNOS
DEBILIDADES FORTALEZAS1-2-3-
1-2-3-
FACTORES EXTERNOS
AMENAZAS OPORTUNIDADES1-2-3-
1-2-3-
ANAacuteLISIS EXTERNO AMENAZAS (factores externos que inciden negativamente)
OPORTUNIDADES (factores externos que pueden incidir positivamente)
ANAacuteLISIS INTERNO DEBILIDADES (factores internos que pueden incidir negativamente) FORTALEZAS (factores internos que inciden
positivamente)
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PARA QUEacute LO HACEMOSPara disponer de informacioacuten necesaria en el proceso de planificacioacuten de la gestioacuten de los procesos y del sistema de calidad
Lo aplicamos en el proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
Lo aplicaremos tambieacuten como entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades
Las conclusiones del anaacutelisis y su aplicacioacuten se tendraacuten en cuenta si procede cuando se realice el Informe final de proceso
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DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VII ANAacuteLISIS DE
CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO DEL PROCESO
FACTORES INTERNOS
DEBILIDADES FORTALEZAS
1- No exclusividad y dedicacioacuten compartida por parte del personal teacutecnico responsable del proceso con otras tareas dentro del Servicio de Prevencioacuten lo que impide una mayor dedicacioacuten y atencioacuten del proceso
2 Desconocimiento del procedimiento por parte de los nuevos investigadoresproductores
1 Nueva herramienta informaacutetica en el Campus Virtual para la Gestioacuten de Residuos Peligrosos
2 Madurez del procedimiento del Gestioacuten de Residuos especialmente para el personal teacutecnico y productor de plantilla
3 Almaceacuten temporal de residuos peligrosos en ambos Campus
3 Disponibilidad y aacutegil procedimiento para la adquisicioacuten de contenedores para reponer por parte de los productores en el Almaceacuten del Campus Las Lagunillas
FACTORES EXTERNOS
AMENAZAS OPORTUNIDADES
1- Cambios normativos en materia medioambiental
2- Cambios en la documentacioacuten y procedimientos de las comunicaciones obligatorias a realizar ante las distintas entidades con competencias medioambientales
1- Alianza con Empresa concesionaria de la Gestioacuten medioambiental de gestioacuten de residuos peligrosos
2- Benchmarking con otras universidades espantildeolas
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PARTES INTERESADAS
Persona u organizacioacuten que puede afectar verse afectado o percibirse como persona afectada por una decisioacuten o actividad
En el SIGC-SUA lo identificamos a nivel de proceso como grupo de intereacutescliente usuario tal como estaacute identificado en el ANEXO VI ATRIBUTOS DE CALIDAD DEL
PROCESO de la documentacioacuten de los procesos claves
QUEacute EXIGE ISOIdentificacioacuten de las partes interesadas especificacioacuten de requisitos de calidad de eacutestas y seguimiento y revisioacuten de esta Informacioacuten
IDENTIFICACIOacuteN DE PARTES INTERESADAS Cuadro de informacioacuten sobre las partes interesadas que se ven afectadas o interesadas por el proceso
REQUISITOS DE CALIDAD Identificacioacuten de las necesidades y expectativas de las partes interesadas en el proceso y coacutemo se da respuesta mediante la especificacioacuten de requisitos de
calidad que se incluyen en el proceso
SEGUIMIENTO Y REVISIOacuteN Sistematizacioacuten y periodizacioacuten de la revisioacuten de la informacioacuten de las partes interesadas y sus requisitos de calidad iquestCuaacutendo coacutemo y quieacuten revisa
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COacuteMO LO HACEMOS
Mediante la revisioacuten y ampliacioacuten del cuadro el ANEXO VI ATRIBUTOS DE CALIDAD DEL PROCESO de la documentacioacuten de los procesos claves SIGC-SUA
Grupo de intereacutesClientes
-Usuario
Fuentes de Informacioacuten
Necesidades y Expectativas (atributos de calidad)
Requisito de Calidad
INFORMACIOacuteN DE PARTIDA Utilizamos la informacioacuten de las tablas elaboradas en otros ciclos de gestioacuten analizamos su validez actual y en su caso modificamos especificamos o ampliamos
EXPECTATIVAS Y REQUISITOS Partimos de las necesidades expectativas y atributos de calidad por grupos de intereacutes ya identificados que mantenemos realizamos cambios o ampliamos tras la
revisioacuten Antildeadimos especificaciones en teacuterminos de requisitos de calidad (compromisos de calidad objetivos reglamentaciones especificaciones en la prestacioacuten de servicios etc)
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PARA QUEacute LO HACEMOSPara disponer de informacioacuten necesaria en el proceso de planificacioacuten de la gestioacuten de los procesos y del sistema de calidad
Lo aplicamos en el proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
Lo aplicaremos tambieacuten como entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades
Las conclusiones del anaacutelisis y su aplicacioacuten se tendraacuten en cuenta si procede cuando se realice el Informe final de proceso
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DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VI ATRIBUTOS DE
CALIDAD NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LOS GRUPOS DE INTERES REQUISITOS DE CALIDAD
Grupo de intereacutesClientes-Usuario
Fuentes de Informacioacuten
Necesidades y Expectativas (atributos de calidad)
Requisito de Calidad
1 El personal docente e investigador de la Universidad y centros adscritos y el personal docente e investigador visitante de otras universidades 2 El alumnado de la Universidad y centros adscritos y el alumnado en movilidad de otras universidades 3 El personal de administracioacuten y servicios 4 Losas egresadosas de la Universidad de Jaeacuten 5 El Personal colaborador o tutor externo a la Universidad de Jaeacuten
bull Encuestas de satisfaccioacuten bull Quejas Sugerencias felicitaciones bull Indicadores de proceso bull Benchmarking bull Comisioacuten de Biblioteca bull Servicio de Pregunta al Bibliotecario
Necesidad disponer de una coleccioacuten de recursos informativos que cubran las necesidades de informacioacuten de los usuarios Atributos bull Amabilidad en el trato al cliente-usuario bull Adecuacioacuten del tiempo empleado para la resolucioacuten de la demanda de la prestacioacuten del servicio bull Comunicacioacuten a los clientes-usuarios cuando se prestaraacute el servicio bull Adecuacioacuten de los horarios de atencioacuten o prestacioacuten del servicio a las necesidades que platean los clientes-usuarios bull Adecuacioacuten del servicio prestado a las necesidades y expectativas especiacuteficas comunicadas por los clientesusuarios bull Comodidad de las instalaciones climatizacioacuten limpieza dimensioacuten y mantenimiento de los espacios
bull Alcanzar el 85 de monografiacuteas nacionales recibidas en un maacuteximo de 30 diacuteas (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 85 de monografiacuteas extranjeras recibidas en un maacuteximo de 60 diacuteas (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 100 de ejecucioacuten del gasto en material bibliograacutefico del presupuesto de Biblioteca (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 100 de bibliografiacutea recomendada disponible en Biblioteca (1 2) bull Alcanzar el 100 de peticiones de compra de material bibliograacutefico por parte de los estudiantes adquiridas (2) bull Alcanzar el 65 de monografiacuteas en papel recibidas por compra catalogadas en un maacuteximo de 6 diacuteas (1 2 3 4 5)
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RIESGO OPORTUNIDAD Efecto o influencias de la incertidumbre sobre la consecucioacuten de los resultados y la eficacia de un proceso
PARA QUEacute LO HACEMOSPara prevenir o reducir los efectos no deseados de los riesgos y aprovechar las oportunidades en el marco de la planificacioacuten de la gestioacuten de la calidad y los procesos
CUANDO LO HACEMOS En la planificacioacuten inicial de los procesos o en nuevas situaciones que requieran revisar los procesos
QUEacute EXIGE ISOPensamiento basado en riesgos como parte del enfoque a procesos queda incluido en los requisitos de la ISO para la gestioacuten de los procesos ldquoabordar los riesgos y oportunidadeshelliprdquo
REQUISITOS Planificar las acciones para abordar los riesgos y oportunidades
Integrar y aplicar las acciones en los procesos
Evaluar la eficacia de las acciones
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COacuteMO LO HACEMOS Mediante la elaboracioacuten de un cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades asociados a los procesos
RESULTADO PROCESO
RIESGOSOPORTUNIDADES ACCIONES
[Resultado Esperado] [1]
1-Riesgo [se describiraacute el riesgo]
Detectado [2]
Efecto potencial [3]
2-
3-
1-Accioacuten [se describiraacute la accioacuten] [4]
2-
3-
[Resultado Esperado]
1-Oportunidad [se describiraacute la oportunidad]
Detectado
Efecto potencial
2-
3-
1-Accioacuten [se describiraacute la accioacuten]
2-
3-
[1] Resultado Esperado Esta referido al resultados final del proceso (la salida del proceso en teacuterminos del
valor o servicio prestado) Ejemplos compromiso de calidad un requisito
de calidad el valor objetivo del indicador del proceso
[Detectado Fuente de la que se ha detectadoidentificadoasociado el riesgo o la oportunidad Puede provenir 1 Del anaacutelisis del contexto (DAFO) 2 Del anaacutelisis de
las partes interesadas 3 Del anaacutelisis del proceso (desarrollo e interaccioacuten de actividades recursos y resultados)
Efecto potencial La consecuencia que el riesgo o la oportunidad van a tener sobre el resultado esperado
Accioacuten Las opciones que identificamos y adoptamos para el tratamiento del riesgo o
para aprovechas los efectos de las oportunidades sobre los resultados
esperados
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Identificacioacuten del riesgo
COM
UN
ICAC
IOacuteN
Y
CON
SULT
A
SEGU
IMIE
NTO
Y R
EVIS
IOacuteN
Apreciacioacuten del riesgo
Establecimiento del Contexto
PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RIESGO
Anaacutelisis del riesgo
Evaluacioacuten del riesgo
Tratamiento del Riesgo
IDENTIFICACIOacuteN DEL RIESGO Relacioacuten de sucesos que podriacutean afectar negativamente o positivamente los objetivos y resultados del
proceso
criterios de riesgos teacuterminos que permiten evaluar la
importancia de un riesgo
ANAacuteLISIS DEL RIESGO
Valoracioacuten de los efectos y
consecuencias del riesgo en los
resultados del proceso asiacute como de la probabilidad
de que se produzcan dichas consecuencias
EVALUACIOacuteN DEL RIESGO
Implica comparar el nivel del riesgo con los criterios
que sobre los riesgos se hayan
adoptado permitiendo asiacute
considerar y priorizar el
tratamiento que se ha de dar a los
riesgos identificados
TRATAMIENTO DEL RIESGO Es la seleccioacuten y la implementacioacuten de una o varias opciones (acciones) para modificar los riesgos
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Las acciones que se identifiquen en la gestioacuten de los riesgos y oportunidades deben ser implantadas bien mediante modificaciones en el disentildeogestioacuten del proceso bien mediante la implantacioacuten de otras acciones de mejora
Unidad Antildeo
Procesos
Descripcioacuten de la mejora
Causa para su implantacioacuten
Objetivos de la mejora
Recursos previstos
Responsables de implantacioacuten
Previsioacuten de Resultados
Grado de prioridad AltaMediaBaja (seguacuten proceda)
Indicaremos Accioacuten de gestioacuten de riesgosoportunidades
Indicaremos ademaacutes mecanismos para la evaluacioacuten
En la previsioacuten de resultados haremos referencia al grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso
Desarrollo temporal Inicio
Finalizacioacuten
Descripcioacuten de resultados obtenidos
Grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso en relacioacuten a la previsioacuten de resultados y a los indicadores que en
su caso se hubieran establecido para el seguimiento
PROPUESTAS DE ACCIONES DE MEJORA
ANAacuteLISIS DE LAS MEJORAS
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VIII ANAacuteLISIS DE
GESTIOacuteN DE RIESGO Y OPORTUNIDADESRESULTADO
PROCESO RIESGOSOPORTUNIDADES ACCIONES
Rapidez en la ejecucioacuten del mantenimiento El 85 de las incidencias se reparan en 5 diacuteas
1-Riesgo Falta de disponibilidad de recursos humanos (internos y externos) para atender las incidencias
Detectado DAFO Debilidad D2
Efecto potencial La falta de personal teacutecnico para atender las averiacuteas puede afectar al desempentildeo de las actividades universitarias y en elementos criacuteticos incrementar los dantildeos en los activos
1 Accioacuten Establecer criterios de criticidad de la incidencia
2 Accioacuten Adaptar aplicativo software para incluir criticidad
3 Accioacuten Modificacioacuten del proceso para incluir criticidad
4 Accioacuten Anaacutelisis de incidencias resueltas una vez implantadas las acciones anteriores seguacuten criticidad
Modificar las consecuencias
Rapidez en la ejecucioacuten del mantenimiento El 85 de las incidencias se reparan en 5 diacuteas
2-Riesgo Falta de disponibilidad de recursos materiales para atender las incidencias
Detectado DAFO Debilidad D2
Efecto potencial La falta de repuestos y fungibles para atender las averiacuteas puede imposibilitar la reparacioacuten con la celeridad requerida afectando al desempentildeo de las actividades universitarias
1 Accioacuten Disponer de un sistema de gestioacuten de stock de repuestos
Modificar las consecuencias
Criterios de sostenibilidad en la gestioacuten del mantenimiento
3- Riesgo Incumplimiento del Plan Estrateacutegico respecto a los criterios de sostenibilidad seguridad y PRL en el mantenimiento de las infraestructuras de los Campus
Detectado DAFO Debilidad D1
Efecto potencial No conformidad al SIGC-SUA asociado a requisitos de calidad
1 Accioacuten Establecimiento de criterios de sostenibilidad seguridad y PRL en la gestioacuten del mantenimiento
Eliminar la fuente del riesgo
Optimizar la disponibilidad de las instalaciones y equipos
4- Riesgo Interrupcioacuten del suministro eleacutectrico
Detectado Anaacutelisis de causa-efecto
Efecto potencial Dantildeos en elementos criacuteticos de las instalaciones de la UJA
1 Accioacuten Programa para garantizar el suministro eleacutectrico complementario en los edificios de la UJA
Modificar las consecuencias
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
GRACIAS POR SU ATENCIOacuteN
Desarrollo temporal | Inicio | Finalizacioacuten | |||||||
Descripcioacuten de resultados obtenidos |
Unidad | Antildeo | ||||||
Procesos | |||||||
Descripcioacuten de la mejora | |||||||
Causa para su implantacioacuten | |||||||
Objetivos de la mejora | |||||||
Recursos previstos | |||||||
Responsables de implantacioacuten | |||||||
Previsioacuten de Resultados | |||||||
Grado de prioridad | AltaMediaBaja (seguacuten proceda) |
RESULTADO PROCESO | RIESGOSOPORTUNIDADES | ACCIONES | |||
[Resultado Esperado] [1] | 1- Riesgo [se describiraacute el riesgo] Detectado [2] Efecto potencial [3] 2- 3- | 1- Accioacuten [se describiraacute la accioacuten] [4] 2- 3- | |||
[Resultado Esperado] | 1- Oportunidad [se describiraacute la oportunidad] Detectado Efecto potencial 2- 3- | 1- Accioacuten [se describiraacute la accioacuten] 2- 3- |
Proceso | Instruccioacuten Se indicaraacute con la codificacioacuten y el nombre del aacutembito del proceso sobre el que se realiza el cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades Puede ser para todo el proceso clave o para procesos desagregados Puede elaborarse en comuacuten para todo el proceso clave e indicar lo especiacutefico para los procesos desagregados Las distintas unidades del proceso pueden decidir elaborarlo de forma conjunta si entiende que hay similitud | ||
Servicio prestado | Instruccioacuten Se indicaraacute de acuerdo con la tabla de relacioacuten de procesosservicios del alcance del SIGC-SUA que estaacute publicado en el Manual de Calidad | ||
Unidades | Instruccioacuten Se indicaraacute la Unidades que lo elaboran | ||
Fecha | Instruccioacuten Se indicaraacute la fecha formal de su enviacuteo para publicacioacuten | ||
Responsables | Instruccioacuten Se especificaraacute la responsabilidad de la elaboracioacuten Puede ser el nombre y puesto de las personas que intervienen o la denominacioacuten del grupo de trabajo o equipo de calidad que lo ha elaborado Si el equipo es inter-procesosunidades se indicaraacute | ||
Seguimiento y revisioacuten | Instruccioacuten Se indicaraacute cuaacutendo se utiliza y se revisa y para que se utiliza podriacutea ser a modo de ejemplo en la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos |
Grupo de intereacutesClientes-Usuario | Fuentes de Informacioacuten | Necesidades y Expectativas (atributos de calidad) | Requisito de Calidad | ||||
Proceso | Instruccioacuten Se indicaraacute con la codificacioacuten y el nombre del aacutembito del proceso sobre el que se realiza el cuadro de partes interesadas Puede ser para todo el proceso clave o para procesos desagregados Puede elaborarse en comuacuten para todo el proceso clave e indicar lo especiacutefico para los procesos desagregados Las distintas unidades del proceso pueden decidir elaborarlo de forma conjunta si entiende que hay similitud | ||
Servicio prestado | Instruccioacuten Se indicaraacute de acuerdo con la tabla de relacioacuten de procesosservicios del alcance del SIGC-SUA que estaacute publicado en el Manual de Calidad | ||
Unidades | Instruccioacuten Se indicaraacute la Unidades que lo elaboran | ||
Fecha | Instruccioacuten Se indicaraacute la fecha formal de su enviacuteo para publicacioacuten | ||
Responsables | Instruccioacuten Se especificaraacute la responsabilidad de la elaboracioacuten Puede ser el nombre y puesto de las personas que intervienen o la denominacioacuten del grupo de trabajo o equipo de calidad que lo ha elaborado Si el equipo es inter-procesosunidades se indicaraacute | ||
Seguimiento y revisioacuten | Instruccioacuten Se indicaraacute cuaacutendo se utiliza y se revisa y para queacute se utiliza podriacutea ser a modo de ejemplo en la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos |
FACTORES INTERNOS | DEBILIDADES | FORTALEZAS | |||
1- 2- 3- | 1- 2- 3- | ||||
FACTORES EXTERNOS | AMENAZAS | OPORTUNIDADES | |||
1- 2- 3- | 1- 2- 3- |
Proceso | Instruccioacuten Se indicaraacute con la codificacioacuten y el nombre del aacutembito del proceso sobre el que se realiza el cuadro de contexto Puede ser para todo el proceso clave o para procesos desagregados Puede elaborarse en comuacuten para todo el proceso clave e indicar lo especiacutefico para los procesos desagregados Las distintas unidades del proceso pueden decidir elaborarlo de forma conjunta si entiende que hay similitud | ||
Servicio prestado | Instruccioacuten Se indicaraacute de acuerdo con la tabla de relacioacuten de procesosservicios del alcance del SIGC-SUA que estaacute publicado en el Manual de Calidad | ||
Unidades | Instruccioacuten Se indicaraacute la Unidades que lo elaboran | ||
Fecha | Instruccioacuten Se indicaraacute la fecha formal de su enviacuteo para publicacioacuten | ||
Responsables | Instruccioacuten Se especificaraacute la responsabilidad de la elaboracioacuten Puede ser el nombre y puesto de las personas que intervienen o la denominacioacuten del grupo de trabajo o equipo de calidad que lo ha elaborado Si el equipo es inter-procesosunidades se indicaraacute | ||
Seguimiento y revisioacuten | Instruccioacuten Se indicaraacute cuaacutendo se utiliza y se revisa y para queacute se utiliza podriacutea ser a modo de ejemplo en la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos |
RESULTADO PROCESO | RIESGOSOPORTUNIDADES | ACCIONES | |||
[Resultado Esperado] [1] | 1- Riesgo Detectado Efecto potencial | 1- Accioacuten | |||
[Resultado Esperado] | 1- Oportunidad Detectado Efecto potencial | 1- Accioacuten |
ACCIONES POSIBLES | |||
Evitar el riesgo | Eliminar la actividad que se ve afectada o causa el riesgo | ||
Aceptar el riesgo | Cuando es posible que genere una oportunidad | ||
Eliminar la fuente del riesgo | Actuar para eliminar la causa que da lugar al riesgo (efecto no deseado) | ||
Modificar la probabilidad | Atenuar la posibilidad o concurrencia del riesgo | ||
Modificar las consecuencias | Atenuar el impacto o efectos del riesgo | ||
Compartir el riesgo | Compartir o transferir el riesgo con otras partes | ||
Mantener el riesgo | Cuando es asumible o su tratamiento es desproporcionado siempre que sea posible asumirlo y controlarlo |
RIESGO | VALORACIOacuteN EFECTOIMPACTO [EI] | VALORACIOacuteN PROBABILIDAD [P] | Nivel Riego | ||||
-Riesgo Detectado Efecto potencial | ESCALA 1-5 1-Insignificante 2- Miacutenimo 3-Moderado 4-Considerable 5-Grave | ESCALA 1-5 1-Excepcional 2- Poco probable 3-Problable 4-Muy probable 5-Seguro | Caacutelculo [EI][P] ESCALA A-B-C-D D Aceptar riesgo [lt 5] C Aceptar riesgo con controles [6-1] B Riesgo no deseable [9-14] A Riesgo inaceptable [=gt15] |
Actividad | Responsable | ||
Elaboracioacuten del cuadro de anaacutelisis de contexto interno y externo por procesos del cuadro necesidades y expectativas de las partes interesadas y requisitos de calidad del cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades Nivel procesos claves | Equipo de Procesos Responsables de Unidades | ||
Elaboracioacuten seguacuten proceda del cuadro de anaacutelisis de contexto interno y externo por procesos del cuadro necesidades y expectativas de las partes interesadas y requisitos de calidad del cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades Nivel procesos Estrateacutegicos | Responsable de Calidad Coordinacioacuten Teacutecnica del SIGC-SUA | ||
Aprobacioacuten de la documentacioacuten a incluir en la documentacioacuten del proceso | Responsable de Calidad Gerente seguacuten proceda | ||
Inclusioacuten como anexo en la documentacioacuten del proceso | Coordinacioacuten Teacutecnica del SIGC-SUA | ||
Realizacioacuten de seguimiento y revisioacuten Nivel de proceso claves | Equipo de Procesos Responsables de Unidades | ||
Realizacioacuten de seguimiento y revisioacuten Nivel procesos Estrateacutegicos | Responsable de Calidad Coordinacioacuten Teacutecnica del SIGC-SUA | ||
Realizacioacuten de seguimiento y revisioacuten Nivel SIGC-SUA | Consejo de Direccioacuten comiteacute de Calidad |
VERSIOacuteN | FECHA DE VIGENCIA | APARTADO MODIFICADO | MODIFICACIOacuteN REALIZADA | ||||
1 | 14-05-2018 | Creacioacuten del Documento | |||||
Edicioacuten | Nordm | 01 | Fecha de entrada en vigor | 14-05-2018 |
Elaborado por | Revisado por | Aprobado por | |||||||||
Gerencia con Coordinacioacuten Teacutecnica del Servicio de Planificacioacuten y Evaluacioacuten | Vicerrectorado Responsable de la Calidad | Consejo de Direccioacuten | |||||||||
Nombre | Nombre | Nombre | |||||||||
Nicolaacutes Ruiz Reyes | Julio Terrados Cepeda | Juan Goacutemez Ortega | |||||||||
Cargo | Cargo | Cargo | |||||||||
Gerente | Vicerrector | Rector | |||||||||
Fecha | Fecha | Fecha | |||||||||
11052018 | 11052018 | 11052018 | |||||||||
Firma | Firma | Firma | |||||||||
SIGC-SUA | UNIVERSIDAD DE JAEacuteN | PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS | |||||
PD06 GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES |
SIGC-SUA | UNIVERSIDAD DE JAEacuteN | PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS | |||||
PD06 GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES |
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Partes InteresadasPersona u organizacioacuten que puede afectar verse afectado o percibirse como persona afectada por una
decisioacuten o actividad
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Pensamiento basado en riesgos Gestionar los riesgos y oportunidades
RIESGO Efecto o influencias de la incertidumbre sobre la consecucioacuten de los resultados y la eficacia de un proceso
OPORTUNIDAD
El riesgo dificulta la oportunidad favorece la consecucioacuten de un determinado resultado
Identificacioacuten del riesgo
COM
UN
ICAC
IOacuteN
Y
CON
SULT
A
SEGU
IMIE
NTO
Y R
EVIS
IOacuteN
Apreciacioacuten del riesgo
Establecimiento del Contexto
PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RIESGO
Anaacutelisis del riesgo
Evaluacioacuten del riesgo
Tratamiento del Riesgo
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Incorporar el anaacutelisis de Contexto y la Gestioacuten de los riesgos y oportunidades en la evaluacioacuten y mejora del
desempentildeo
PROCESOCONTEXTO
PARTES INTERESADAS
Planificacioacuten del sistema de gestioacuten
Acciones
Riesgos y oportunidades
Acciones
Resultados
Mejora continua
Riesgos y oportunidades
Direccioacuten estrateacutegica
Riesgos y oportunidades
Acciones
PLANIFICACIOacuteN Y GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Comunicacioacuten
Determinar las comunicaciones internas y externas pertinentes al sistema de gestioacuten de la calidad
REQUISITOS
Queacute comunicar El contenido de la comunicacioacuten
Cuaacutendo comunicar El momento en el que comunicar
A quieacuten comunicar El destinatario de la comunicacioacuten
Coacutemo comunicar El meacutetodo o medio para la comunicacioacuten
Quieacuten comunica El responsable de la comunicacioacuten
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
III Aplicacioacuten en el Manual de Calidad del SIGC-SUA
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOCUMENTACIOacuteN DEL SIGC-SUA
Enlace a la web del SIGC-SUA
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
El manual de calidad es el documento que explica la estructura y el funcionamiento del Sistema Integrado de Gestioacuten de la Calidad de los
Servicios y Unidades Administrativas de la Universidad de Jaeacuten (SIGC-SUA)
Estructura del SIGC-SUA
Objeto y campo de aplicacioacuten del sistema de gestioacuten de la calidad
Contexto de la organizacioacuten universitaria
Necesidades y expectativas de las partes interesadas
Liderazgo Responsabilidades y participacioacuten
Sistema de procesos gestioacuten y prestacioacuten de servicios
Seguimiento medicioacuten anaacutelisis evaluacioacuten y mejora
Gestioacuten de riesgos y oportunidades
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Revisioacuten del Manual de Calidad
Realizacioacuten de las adaptaciones necesarias para el disentildeo implantacioacuten y documentacioacuten de los nuevos requisitos establecidos
en la norma UNE-EN ISO 90012015 permitiendo la certificacioacuten externa del SIGC-SUA en el ciclo 2017 tal como se establece en el Plan
Estrateacutegico de la Universidad de Jaeacuten y en la Poliacutetica de Calidad
La estrategia baacutesica para la certificacioacuten externa es demostrar que se han considerado los aspectos esenciales de los cambios en la Norma ISO que se ha procedido a su incorporacioacuten al SIGC-SUA y que en sucesivos ciclos perfeccionaremos la implantacioacuten
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
El Manual de Calidad se mantiene como guiacutea del SIGC-SUA Asiacute como la declaracioacuten de la poliacutetica de calidad y el establecimiento anual de los objetivos de calidad del SIGC-SUA
Procedimientos documentados procesos de apoyo especialmente el proceso Gestioacuten de Riesgos y oportunidades
SIGC-SUA
UNIVERSIDAD DE
JAEacuteN
PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS
PD06 GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Procedimiento documentado PD 06 Mayo de 2018 Versioacuten 01 Paacutegina 1
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA
UNIVERSIDAD DE JAEacuteN
PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO
GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
COacuteDIGO PD 06
FECHA 11-05-2018
REVISIOacuteN 01
UNIVERSIDAD DE JAEacuteN
Contexto interno-Externo de la Universidad
Sistema de gestioacuten de la calidad realizado por la Direccioacuten y el Comiteacute de Calidad en el anaacutelisis estrateacutegico
Sistema de procesos del SIGC-SUA realizado por los responsables de los procesos mediante la realizacioacuten de
anaacutelisis DAFO
Dos niveles
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS
PD06 GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Control de documentacioacuten
ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIOacuteN DEL PROCEDIMIENTO
PORTADA
CONTROL DE DOCUMENTACIOacuteN
HISTORIAL DE MODIFICACIONES
1- OBJETO Y CAMPO DE APLICACIOacuteN
2- REFERENCIAS
3- ANTECEDENTES Y DEFINICIONES
4- DESARROLLO
41 ALCANCE Y FINALIDAD
42 METODOLOGIacuteA
43 RESPONSABILIDADES
44 DETERMINACIOacuteN DEL CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO
45 DENTIFICACIOacuteN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES INTERESADAS Y SU ESPECIFICACIOacuteN EN REQUISITOS DE CALIDAD
46 GESTIOacuteN DE LOS RIESGOS Y OPORTUNIDADES
461 DETERMINAR CRITERIOS DE RIESGOS
462 IDENTIFICACIOacuteN DEL RIESGO
463 ANAacuteLISIS DEL RIESGO
464 TRATAMIENTO DEL RIESGO
465 RESULTADOS DE LA GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
466 EVALUACIOacuteN DE LAS ACCIONES
5- ANEXOS
FORMATOS
HISTORIAL DE MODIFICACIONES DE LA DOCUMENTACIOacuteN DEL PROCEDIMIENTO
1- OBJETO Y CAMPO DE APLICACIOacuteN
El procedimiento documentado PD06 tiene por objeto establecer el proceso a seguir en el SISTEMA INTEGRADO DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA UNIVERSIDAD DE JAEacuteN (SIGC-SUA) para la gestioacuten de riesgos y oportunidades como elemento integrado en el sistema de gestioacuten y de procesos y en las actividades de planificacioacuten
Este procedimiento de apoyo del SIGC-SUA se incluye en el marco de la adaptacioacuten a la Norma ISO 9001 2015 para incorporar en el enfoque a procesos el pensamiento basado en riesgos reforzando la naturaleza preventiva y la eficacia del sistema de calidad
2- REFERENCIAS
Para la elaboracioacuten de este procedimiento documentado se ha utilizado como referencia
middot La Norma UNE-EN-ISO-90012015 ldquoSistemas de Gestioacuten de la Calidad Requisitosrdquo Especialmente el Punto 81
middot La Norma ISO 310002009 Gestioacuten del riesgo Principios y directrices
middot El Manual de la Calidad del Sistema Integrado de Gestioacuten de la Calidad de los Servicios y Unidades Administrativas de la Universidad de Jaeacuten (SIGC-SUA)
middot El Manual de Procesos
middot El Manual de Procedimientos Documentados
middot Programa y orientaciones para la adaptacioacuten del SIGC-SUA a los Requisitos De La Norma UNE-EN ISO 90012015 Sistemas de Gestioacuten de la Calidad
Para los fines de este procedimiento documentado se aplican en lo que proceda los fundamentos los teacuterminos y las definiciones incluidos en la Norma ISO-90002015 ldquoSistemas de Gestioacuten de la Calidad Fundamentos y vocabulariordquo
3- ANTECEDENTES Y DEFINICIONES
La gestioacuten de riesgos y oportunidades se incorpora como un elemento necesario de entrada (planificacioacuten) y seguimiento (resultados) de los procesos del SIGC-SUA
El teacutermino riesgo hace referencia a los efectos que pueden ocasionar sobre los objetivos las incertidumbres siendo estas situaciones en las que falta de informacioacuten conocimiento y comprensioacuten de un suceso su probabilidad de que ocurra y las consecuencias
La gestioacuten del riesgo se refiere a las actividades coordinadas para dirigir y controlar una organizacioacuten en lo relativo al riesgo El proceso de gestioacuten del riesgo se refiere a la aplicacioacuten sistemaacutetica de poliacuteticas procedimientos y praacutecticas de gestioacuten a las actividades de comunicacioacuten consulta establecimiento del contexto e identificacioacuten anaacutelisis evaluacioacuten tratamiento seguimiento y revisioacuten del riesgo
4- DESARROLLO
41 ALCANCE Y FINALIDAD
El procedimiento documentado sobre la gestioacuten de riesgos se aplica transversalmente en todos los procesos del SIGC-SUA y forma parte de la poliacutetica de la planificacioacuten y la revisioacuten de la estrategia de los procesos y en la revisioacuten mejora y cambios del SIGC-SUA
Este procedimiento documentado establece
1 La metodologiacutea que se aplica para la gestioacuten de los riesgos y oportunidades
2 El proceso para realizar la gestioacuten de riesgos y oportunidades
3 El sistema de responsabilidades en la gestioacuten de riesgos y oportunidades
4 La documentacioacuten y formatos de los resultados de las actividades de la gestioacuten de riesgos y oportunidades asiacute como su inclusioacuten en la documentacioacuten del SIGC-SUA
Las finalidades de la gestioacuten de los riesgos y oportunidades al incluirlos en la planificacioacuten y procesos del SIGC-SUA son
1 Asegurar la consecucioacuten de resultados previstos del sistema de calidad
2 Aumentar los efectos deseados
3 Prevenir o reducir los efectos no deseados
4 Lograr la mejora
42 METODOLOGIacuteA
En el marco de la planificacioacuten y mejora del SIGC-SUA se realizaraacuten las siguientes actividades secuenciadas e interrelacionadas
1 Determinacioacuten del contexto interno y externo
2 Identificacioacuten de las necesidades y expectativas de las partes interesadas y su especificacioacuten en requisitos de calidad
3 Aplicar la gestioacuten de los riesgos y oportunidades
En el siguiente graacutefico se representa esta relacioacuten
43 RESPONSABILIDADES
Se aplica de acuerdo con el Manual de Calidad el siguiente sistema baacutesico de responsabilidades y participacioacuten
44 DETERMINACIOacuteN DEL CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO
Identificacioacuten de las cuestiones internas y externas que son pertinentes para el propoacutesito y la planificacioacuten del SIGC-SUA
Actividades Nivel procesos
1 Determinacioacuten factores internos y externos que influyen en el desarrollo y resultados de los procesos
2 Aplicar metodologiacutea DAFO estructurando la informacioacuten en
middot ANAacuteLISIS INTERNO DEBILIDADES (factores internos que pueden incidir negativamente) FORTALEZAS (factores internos que inciden positivamente)
middot ANAacuteLISIS EXTERNO AMENAZAS (factores externos que inciden negativamente) OPORTUNIDADES (factores externos que pueden incidir positivamente)
3 Trasladar al cuadro de informacioacuten sobre cuestiones externas e internas
4 Remisioacuten a Coordinacioacuten Teacutecnica a efectos de su inclusioacuten en la Documentacioacuten de Procesos tras su aprobacioacuten Anexo del Manual de Proceso
5 Aplicacioacuten
middot Proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
middot Entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades que se indica posteriormente
middot informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso
6 Revisioacuten En la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos
45 IDENTIFICACIOacuteN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES INTERESADAS Y SU ESPECIFICACIOacuteN EN REQUISITOS DE CALIDAD
Utilizar la informacioacuten actual del cuadro de grupos de intereacutesatributos de calidad de los manuales de proceso para identificar los requisitos de calidad que se incorporan a los procesos
1 IDENTIFICACIOacuteN DE PARTES INTERESADAS Cuadro de informacioacuten sobre las partes interesadas que se ven afectadas o interesadas por el proceso
2 REQUISITOS DE CALIDAD Identificacioacuten de las necesidades y expectativas de las partes interesadas en el proceso y coacutemo se da respuesta mediante la especificacioacuten de requisitos de calidad que se incluyen en el proceso (compromisos de calidad objetivos reglamentaciones especificaciones en la prestacioacuten de servicios etc)
3 Aplicacioacuten
middot Proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
middot Entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades que se indica posteriormente
middot informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso
4 Revisioacuten En la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos
46 GESTIOacuteN DE LOS RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Sistematizacioacuten de la gestioacuten de los riesgos y oportunidades en la gestioacuten de los procesos
Orientaciones Metodoloacutegicas Norma de apoyo UNE-ISO 31000 Gestioacuten del Riesgo Principios y Directrices
Fases
1 Determinar criterios de riesgos
2 Identificacioacuten del riesgo
3 Anaacutelisis del riesgo
4 Tratamiento del riesgo
5 Resultados de la gestioacuten de riesgos y oportunidades
6 Evaluacioacuten de las acciones
461 CRITERIOS DE RIESGOS
Establecer los criterios de riesgos teacuterminos que permiten evaluar la importancia de un riesgo Estos teacuterminos pueden determinarse en funcioacuten de objetivos los recursos disponibles los requisitos legales o especificaciones de prestacioacuten de servicios etc
462 IDENTIFICACIOacuteN DEL RIESGO
Establecer la relacioacuten de sucesos que podriacutean afectar negativamente o positivamente los objetivos y resultados del proceso
Se parte de la identificacioacuten realizada en el cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades Las causas se corresponden normalmente con el apartado ldquodetectadardquo (DAFO Requisitos de calidad de partes interesadas resultados de proceso)
463 ANAacuteLISIS DEL RIESGO
Valoracioacuten de los efectos y consecuencias del riesgo en los resultados del proceso asiacute como de la probabilidad de que se produzcan dichas consecuencias
En el cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades se anotan las causas y fuentes asiacute como los efectos o impactos se antildeade una valoracioacuten de la probabilidad Si combinamos los efectos con la probabilidad se determina el nivel de riesgo
Cada Unidades puede establecer el meacutetodo que estime apropiado para establecer el nivel de riesgo y puede expresarlo en teacuterminos cualitativos Ejemplo de un meacutetodo cuantitativo basada en escalas
464 TRATAMIENTO DEL RIESGO
Comparar el nivel del riesgo con los criterios que sobre los riesgos se hayan adoptado permitiendo asiacute considerar y priorizar el tratamiento que se ha de dar a los riesgos identificados
La finalidad uacuteltima de la apreciacioacuten del riesgo es determinar que riesgos para los resultados de los procesos no se consideran suficientemente controlados y exige un tratamiento
Orientacioacuten
465 RESULTADOS DE LA GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
El cuadro de riesgos y oportunidades permite identificar las acciones en los procesos del SIGC-SUA Una vez realizado se remite a Coordinacioacuten Teacutecnica a efectos de su inclusioacuten en la Documentacioacuten de Procesos tras su aprobacioacuten Anexo del Manual de Proceso
La revisioacuten de cuadro de riesgos y oportunidades se realiza en la revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos
Tabla Gestioacuten de riesgos y oportunidades
Ver en detalle en Anexo Formatos
[4] Accioacuten Estaacute referida a las opciones que identificamos y adoptamos para el tratamiento del riesgo o para aprovechar los efectos de las oportunidades sobre los resultados esperados
466 EVALUACIOacuteN DE LAS ACCIONES
Las acciones que identificamos y adoptamos para el tratamiento del riesgo o para aprovechar los efectos de las oportunidades sobre los resultados esperados y oportunidades que se identifiquen deben ser implantadas bien mediante modificaciones en el disentildeogestioacuten del proceso bien mediante la implantacioacuten de otras acciones de mejora
El seguimiento de las acciones se incorporaraacute en el proceso de revisioacuten y mejora incluyeacutendose en los informes anuales de proceso Se utilizaraacuten para la planificacioacuten de nuevas acciones de mejora
La identificacioacuten y gestioacuten de las acciones que se derivan de la evaluacioacuten de riesgos y oportunidades constituyen un elemento clave para la implementacioacuten de las mejoras de procesos y de los objetivos y acuerdos de la Revisioacuten y mejora del SIGC-SUA que realiza por ciclos anuales el Comiteacute de Calidad y la Direccioacuten
5- ANEXOS FORMATOS
FORMATO ANAacuteLISIS DE CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO DEL PROCESO
[COacuteDIGO DEL PROCESO CLAVE] [NOMBRE DEL PROCESO CLAVE]
Tabla Anaacutelisis del contexto interno y externo del proceso
Tabla Anaacutelisis del contexto interno y externo del proceso
FORMATO CUADRO DE COMPRENSIOacuteN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE PARTES INTERESADAS DEL PROCESO
[COacuteDIGO DEL PROCESO CLAVE] [NOMBRE DEL PROCESO CLAVE]
Tabla Necesidades y Expectativas Partes Interesadas
Tabla Necesidades y Expectativas Partes Interesadas
FORMATO ANAacuteLISIS DE GESTIOacuteN DE RIESGO Y OPORTUNIDADES
[COacuteDIGO DEL PROCESO CLAVE] [NOMBRE DEL PROCESO CLAVE]
Tabla Gestioacuten de riesgos y oportunidades
Tabla Gestioacuten de riesgos y oportunidades
[1] Resultado Esperado Esta referido al resultados final del proceso (la salida del proceso en teacuterminos del valor o servicio prestado) Se puede utilizar Un resultado procedente de la estrategia un compromiso de calidad publicado un requisito de calidad identificado el valor de un objetivo del indicador del proceso
[2] Detectado Esta referido a la fuente de la que se ha detectadoidentificadoasociado el riesgo o la oportunidad Puede provenir 1 Del anaacutelisis del contexto (DAFO) 2 Del anaacutelisis de las partes interesadas 3 Del anaacutelisis del proceso (desarrollo e interaccioacuten de actividades recursos y resultados)
[3] Efecto potencial Estaacute referido a la consecuencia que el riesgo o la oportunidad va a tener sobre el resultado esperado
PROPUESTAS DE ACCIONES DE MEJORA
Evaluacioacuten de las acciones
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA UNIVERSIDAD DE JAEacuteN13
13
13
PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO13
13
GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES13
13
13
COacuteDIGO PD 0613
FECHA 11-05-201813
REVISIOacuteN 0113
13
13
13
13
13
13
13
13
UNIVERSIDAD DE JAEacuteN13
13
13
13
Indicaremos Accioacuten de gestioacuten de riesgosoportunidades13
13
Indicaremos ademaacutes mecanismos para la evaluacioacuten13
13
En la previsioacuten de resultados haremos referencia al grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso13
13
Grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso en relacioacuten a la previsioacuten de resultados y a los indicadores que en su caso se hubieran establecido para el seguimiento13
13
13
lt Procedimiento documentado PD 06 Mayo de 2018 Versioacuten 01gtPaacutegina 1
lt Procedimiento documentado PD 06 Mayo de 2018 Versioacuten 01gtPaacutegina 2
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
Necesidades y Expectativas de las partes interesadas
Identificacioacuten a nivel de procesos
Entradas en el anaacutelisis de riesgos y
oportunidades
Anaacutelisis de resultados en el proceso de revisioacuten y mejora
anual del SIGC-SUA
Gestioacuten de riesgos y oportunidades
Metodologiacutea en el manual de calidad procedimientos
estrateacutegicos y procedimiento de apoyo
Aplicacioacuten operativa en los procesos claves (operativos)
Los resultados se incluyen en la documentacioacuten de los
procesos procediendo a su seguimiento y revisioacuten anual
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
Comunicacioacuten
Reforzar la comunicacioacuten externa a usuarios apoyaacutendose en los mecanismos actuales e incluidos en los procesos haciendo las referencias oportunas en las fichas del Plan de Comunicacioacuten del
SIGC-SUA
Plan de Comunicacioacuten del SIGC-SUA Metodologiacutea Plan de Comunicacioacuten
Ficha de acciones de comunicacioacuten
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
Seguimiento medicioacuten anaacutelisis y evaluacioacutenMetodologiacutea en Manual de CalidadGuiacutea del SIGC-SUA Procesos Estrateacutegicos
SEGUIMIENTO MEDICIOacuteN ANAacuteLISIS EVALUACIOacuteN Y MEJORA
PROCESOS PRESTACIOacuteN DE SERVICIOS
SEGUIMIENTO Y MEDICIOacuteN
AUDITORIacuteAS
INFORMACIOacuteN DEL ENTORNO
UNIVERSITARIO
ANAacuteLISIS DE DATOS
REVISIOacuteN POR LA DIRECCIOacuteN
OPO
RTU
NID
ADES
CAM
BIO
Y
DE M
EJO
RA
ACCIONES CORRECTIVASCONTEXTO INTERNO
CONTEXTO EXTERNO
ACCIONES RIESGOS Y OPORTUNIDADES
GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADESS
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
iquestDoacutende se puede consultar los informes finales de seguimiento y revisioacuten
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
IV Aplicacioacuten en la documentacioacuten de procesos de las Unidades
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
MAPA DE PROCESOS CLAVES INTERRELACIONADOS
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PROCESO PARA REALIZAR LOS CAMBIOS
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CUADRO RESUMEN DE LAS ACTIVIDADES A REALIZAR POR LAS UNIDADESAacuteREAS
ACTIVIDADES DE APLICACIOacuteN EN LOS PROCESOS PARA LA ADAPTACIOacuteN A LA NORMA ISO 9001 2015
1 Elaborar un cuadro de anaacutelisis de contexto interno y externo por procesos yo agrupacioacuten para su inclusioacuten como anexo en la documentacioacuten del
proceso
CONTEXTO
PARTES INTERESADAS 2 Revisar y completar Anexo VI (Atributos de Calidad) de la Documentacioacuten
de Procesos
CONTEXTO 3 Elaborar un cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades por procesos yo agrupacioacuten para su inclusioacuten como anexo en la documentacioacuten del proceso
COMUNICACIOacuteN 4 Reforzar la comunicacioacuten externa a usuarios apoyaacutendose en los mecanismos actuales e incluidos en los procesos haciendo las referencias oportunas en ellas fichas del Plan de Comunicacioacuten del SIGC-SUA
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CONTEXTO Factores internos y externos que influyen en el desarrollo y resultados de los procesos
FACTORES EXTERNOS Los que no dependen o no son controlados por la UnidadAacuterea Pueden
estar referidos a recursos u otras variables generales de la Universidad u otros factores externos del sistema universitario o entorno
FACTORES INTERNOS Los que dependen o son controlados por la UnidadAacuterea Fundamentalmente
sistemas de trabajo conocimientos capacidades valores y actitudes herramientas disponibles
QUEacute EXIGE ISO Identificacioacuten de factores de contexto y seguimiento y revisioacuten de esta Informacioacuten
IDENTIFICACIOacuteN DE FACTORES Cuadro de informacioacuten sobre cuestiones externas e internas
apropiadas a la misioacuten del proceso y en general al sistema de calidad y la estrategia o directrices de la
universidad que afectan al resultado esperado
SEGUIMIENTO Y REVISIOacuteN Sistematizacioacuten y periodizacioacuten de la revisioacuten de la informacioacuten del
contexto iquestCuaacutendo coacutemo y quieacuten revisa
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
COacuteMO LO HACEMOSMediante el anaacutelisis DAFO que permite alinearlo con el anaacutelisis general del SIGC-SUA
FACTORES INTERNOS
DEBILIDADES FORTALEZAS1-2-3-
1-2-3-
FACTORES EXTERNOS
AMENAZAS OPORTUNIDADES1-2-3-
1-2-3-
ANAacuteLISIS EXTERNO AMENAZAS (factores externos que inciden negativamente)
OPORTUNIDADES (factores externos que pueden incidir positivamente)
ANAacuteLISIS INTERNO DEBILIDADES (factores internos que pueden incidir negativamente) FORTALEZAS (factores internos que inciden
positivamente)
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PARA QUEacute LO HACEMOSPara disponer de informacioacuten necesaria en el proceso de planificacioacuten de la gestioacuten de los procesos y del sistema de calidad
Lo aplicamos en el proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
Lo aplicaremos tambieacuten como entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades
Las conclusiones del anaacutelisis y su aplicacioacuten se tendraacuten en cuenta si procede cuando se realice el Informe final de proceso
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VII ANAacuteLISIS DE
CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO DEL PROCESO
FACTORES INTERNOS
DEBILIDADES FORTALEZAS
1- No exclusividad y dedicacioacuten compartida por parte del personal teacutecnico responsable del proceso con otras tareas dentro del Servicio de Prevencioacuten lo que impide una mayor dedicacioacuten y atencioacuten del proceso
2 Desconocimiento del procedimiento por parte de los nuevos investigadoresproductores
1 Nueva herramienta informaacutetica en el Campus Virtual para la Gestioacuten de Residuos Peligrosos
2 Madurez del procedimiento del Gestioacuten de Residuos especialmente para el personal teacutecnico y productor de plantilla
3 Almaceacuten temporal de residuos peligrosos en ambos Campus
3 Disponibilidad y aacutegil procedimiento para la adquisicioacuten de contenedores para reponer por parte de los productores en el Almaceacuten del Campus Las Lagunillas
FACTORES EXTERNOS
AMENAZAS OPORTUNIDADES
1- Cambios normativos en materia medioambiental
2- Cambios en la documentacioacuten y procedimientos de las comunicaciones obligatorias a realizar ante las distintas entidades con competencias medioambientales
1- Alianza con Empresa concesionaria de la Gestioacuten medioambiental de gestioacuten de residuos peligrosos
2- Benchmarking con otras universidades espantildeolas
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PARTES INTERESADAS
Persona u organizacioacuten que puede afectar verse afectado o percibirse como persona afectada por una decisioacuten o actividad
En el SIGC-SUA lo identificamos a nivel de proceso como grupo de intereacutescliente usuario tal como estaacute identificado en el ANEXO VI ATRIBUTOS DE CALIDAD DEL
PROCESO de la documentacioacuten de los procesos claves
QUEacute EXIGE ISOIdentificacioacuten de las partes interesadas especificacioacuten de requisitos de calidad de eacutestas y seguimiento y revisioacuten de esta Informacioacuten
IDENTIFICACIOacuteN DE PARTES INTERESADAS Cuadro de informacioacuten sobre las partes interesadas que se ven afectadas o interesadas por el proceso
REQUISITOS DE CALIDAD Identificacioacuten de las necesidades y expectativas de las partes interesadas en el proceso y coacutemo se da respuesta mediante la especificacioacuten de requisitos de
calidad que se incluyen en el proceso
SEGUIMIENTO Y REVISIOacuteN Sistematizacioacuten y periodizacioacuten de la revisioacuten de la informacioacuten de las partes interesadas y sus requisitos de calidad iquestCuaacutendo coacutemo y quieacuten revisa
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COacuteMO LO HACEMOS
Mediante la revisioacuten y ampliacioacuten del cuadro el ANEXO VI ATRIBUTOS DE CALIDAD DEL PROCESO de la documentacioacuten de los procesos claves SIGC-SUA
Grupo de intereacutesClientes
-Usuario
Fuentes de Informacioacuten
Necesidades y Expectativas (atributos de calidad)
Requisito de Calidad
INFORMACIOacuteN DE PARTIDA Utilizamos la informacioacuten de las tablas elaboradas en otros ciclos de gestioacuten analizamos su validez actual y en su caso modificamos especificamos o ampliamos
EXPECTATIVAS Y REQUISITOS Partimos de las necesidades expectativas y atributos de calidad por grupos de intereacutes ya identificados que mantenemos realizamos cambios o ampliamos tras la
revisioacuten Antildeadimos especificaciones en teacuterminos de requisitos de calidad (compromisos de calidad objetivos reglamentaciones especificaciones en la prestacioacuten de servicios etc)
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PARA QUEacute LO HACEMOSPara disponer de informacioacuten necesaria en el proceso de planificacioacuten de la gestioacuten de los procesos y del sistema de calidad
Lo aplicamos en el proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
Lo aplicaremos tambieacuten como entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades
Las conclusiones del anaacutelisis y su aplicacioacuten se tendraacuten en cuenta si procede cuando se realice el Informe final de proceso
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DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VI ATRIBUTOS DE
CALIDAD NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LOS GRUPOS DE INTERES REQUISITOS DE CALIDAD
Grupo de intereacutesClientes-Usuario
Fuentes de Informacioacuten
Necesidades y Expectativas (atributos de calidad)
Requisito de Calidad
1 El personal docente e investigador de la Universidad y centros adscritos y el personal docente e investigador visitante de otras universidades 2 El alumnado de la Universidad y centros adscritos y el alumnado en movilidad de otras universidades 3 El personal de administracioacuten y servicios 4 Losas egresadosas de la Universidad de Jaeacuten 5 El Personal colaborador o tutor externo a la Universidad de Jaeacuten
bull Encuestas de satisfaccioacuten bull Quejas Sugerencias felicitaciones bull Indicadores de proceso bull Benchmarking bull Comisioacuten de Biblioteca bull Servicio de Pregunta al Bibliotecario
Necesidad disponer de una coleccioacuten de recursos informativos que cubran las necesidades de informacioacuten de los usuarios Atributos bull Amabilidad en el trato al cliente-usuario bull Adecuacioacuten del tiempo empleado para la resolucioacuten de la demanda de la prestacioacuten del servicio bull Comunicacioacuten a los clientes-usuarios cuando se prestaraacute el servicio bull Adecuacioacuten de los horarios de atencioacuten o prestacioacuten del servicio a las necesidades que platean los clientes-usuarios bull Adecuacioacuten del servicio prestado a las necesidades y expectativas especiacuteficas comunicadas por los clientesusuarios bull Comodidad de las instalaciones climatizacioacuten limpieza dimensioacuten y mantenimiento de los espacios
bull Alcanzar el 85 de monografiacuteas nacionales recibidas en un maacuteximo de 30 diacuteas (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 85 de monografiacuteas extranjeras recibidas en un maacuteximo de 60 diacuteas (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 100 de ejecucioacuten del gasto en material bibliograacutefico del presupuesto de Biblioteca (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 100 de bibliografiacutea recomendada disponible en Biblioteca (1 2) bull Alcanzar el 100 de peticiones de compra de material bibliograacutefico por parte de los estudiantes adquiridas (2) bull Alcanzar el 65 de monografiacuteas en papel recibidas por compra catalogadas en un maacuteximo de 6 diacuteas (1 2 3 4 5)
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RIESGO OPORTUNIDAD Efecto o influencias de la incertidumbre sobre la consecucioacuten de los resultados y la eficacia de un proceso
PARA QUEacute LO HACEMOSPara prevenir o reducir los efectos no deseados de los riesgos y aprovechar las oportunidades en el marco de la planificacioacuten de la gestioacuten de la calidad y los procesos
CUANDO LO HACEMOS En la planificacioacuten inicial de los procesos o en nuevas situaciones que requieran revisar los procesos
QUEacute EXIGE ISOPensamiento basado en riesgos como parte del enfoque a procesos queda incluido en los requisitos de la ISO para la gestioacuten de los procesos ldquoabordar los riesgos y oportunidadeshelliprdquo
REQUISITOS Planificar las acciones para abordar los riesgos y oportunidades
Integrar y aplicar las acciones en los procesos
Evaluar la eficacia de las acciones
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COacuteMO LO HACEMOS Mediante la elaboracioacuten de un cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades asociados a los procesos
RESULTADO PROCESO
RIESGOSOPORTUNIDADES ACCIONES
[Resultado Esperado] [1]
1-Riesgo [se describiraacute el riesgo]
Detectado [2]
Efecto potencial [3]
2-
3-
1-Accioacuten [se describiraacute la accioacuten] [4]
2-
3-
[Resultado Esperado]
1-Oportunidad [se describiraacute la oportunidad]
Detectado
Efecto potencial
2-
3-
1-Accioacuten [se describiraacute la accioacuten]
2-
3-
[1] Resultado Esperado Esta referido al resultados final del proceso (la salida del proceso en teacuterminos del
valor o servicio prestado) Ejemplos compromiso de calidad un requisito
de calidad el valor objetivo del indicador del proceso
[Detectado Fuente de la que se ha detectadoidentificadoasociado el riesgo o la oportunidad Puede provenir 1 Del anaacutelisis del contexto (DAFO) 2 Del anaacutelisis de
las partes interesadas 3 Del anaacutelisis del proceso (desarrollo e interaccioacuten de actividades recursos y resultados)
Efecto potencial La consecuencia que el riesgo o la oportunidad van a tener sobre el resultado esperado
Accioacuten Las opciones que identificamos y adoptamos para el tratamiento del riesgo o
para aprovechas los efectos de las oportunidades sobre los resultados
esperados
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Identificacioacuten del riesgo
COM
UN
ICAC
IOacuteN
Y
CON
SULT
A
SEGU
IMIE
NTO
Y R
EVIS
IOacuteN
Apreciacioacuten del riesgo
Establecimiento del Contexto
PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RIESGO
Anaacutelisis del riesgo
Evaluacioacuten del riesgo
Tratamiento del Riesgo
IDENTIFICACIOacuteN DEL RIESGO Relacioacuten de sucesos que podriacutean afectar negativamente o positivamente los objetivos y resultados del
proceso
criterios de riesgos teacuterminos que permiten evaluar la
importancia de un riesgo
ANAacuteLISIS DEL RIESGO
Valoracioacuten de los efectos y
consecuencias del riesgo en los
resultados del proceso asiacute como de la probabilidad
de que se produzcan dichas consecuencias
EVALUACIOacuteN DEL RIESGO
Implica comparar el nivel del riesgo con los criterios
que sobre los riesgos se hayan
adoptado permitiendo asiacute
considerar y priorizar el
tratamiento que se ha de dar a los
riesgos identificados
TRATAMIENTO DEL RIESGO Es la seleccioacuten y la implementacioacuten de una o varias opciones (acciones) para modificar los riesgos
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Las acciones que se identifiquen en la gestioacuten de los riesgos y oportunidades deben ser implantadas bien mediante modificaciones en el disentildeogestioacuten del proceso bien mediante la implantacioacuten de otras acciones de mejora
Unidad Antildeo
Procesos
Descripcioacuten de la mejora
Causa para su implantacioacuten
Objetivos de la mejora
Recursos previstos
Responsables de implantacioacuten
Previsioacuten de Resultados
Grado de prioridad AltaMediaBaja (seguacuten proceda)
Indicaremos Accioacuten de gestioacuten de riesgosoportunidades
Indicaremos ademaacutes mecanismos para la evaluacioacuten
En la previsioacuten de resultados haremos referencia al grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso
Desarrollo temporal Inicio
Finalizacioacuten
Descripcioacuten de resultados obtenidos
Grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso en relacioacuten a la previsioacuten de resultados y a los indicadores que en
su caso se hubieran establecido para el seguimiento
PROPUESTAS DE ACCIONES DE MEJORA
ANAacuteLISIS DE LAS MEJORAS
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DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VIII ANAacuteLISIS DE
GESTIOacuteN DE RIESGO Y OPORTUNIDADESRESULTADO
PROCESO RIESGOSOPORTUNIDADES ACCIONES
Rapidez en la ejecucioacuten del mantenimiento El 85 de las incidencias se reparan en 5 diacuteas
1-Riesgo Falta de disponibilidad de recursos humanos (internos y externos) para atender las incidencias
Detectado DAFO Debilidad D2
Efecto potencial La falta de personal teacutecnico para atender las averiacuteas puede afectar al desempentildeo de las actividades universitarias y en elementos criacuteticos incrementar los dantildeos en los activos
1 Accioacuten Establecer criterios de criticidad de la incidencia
2 Accioacuten Adaptar aplicativo software para incluir criticidad
3 Accioacuten Modificacioacuten del proceso para incluir criticidad
4 Accioacuten Anaacutelisis de incidencias resueltas una vez implantadas las acciones anteriores seguacuten criticidad
Modificar las consecuencias
Rapidez en la ejecucioacuten del mantenimiento El 85 de las incidencias se reparan en 5 diacuteas
2-Riesgo Falta de disponibilidad de recursos materiales para atender las incidencias
Detectado DAFO Debilidad D2
Efecto potencial La falta de repuestos y fungibles para atender las averiacuteas puede imposibilitar la reparacioacuten con la celeridad requerida afectando al desempentildeo de las actividades universitarias
1 Accioacuten Disponer de un sistema de gestioacuten de stock de repuestos
Modificar las consecuencias
Criterios de sostenibilidad en la gestioacuten del mantenimiento
3- Riesgo Incumplimiento del Plan Estrateacutegico respecto a los criterios de sostenibilidad seguridad y PRL en el mantenimiento de las infraestructuras de los Campus
Detectado DAFO Debilidad D1
Efecto potencial No conformidad al SIGC-SUA asociado a requisitos de calidad
1 Accioacuten Establecimiento de criterios de sostenibilidad seguridad y PRL en la gestioacuten del mantenimiento
Eliminar la fuente del riesgo
Optimizar la disponibilidad de las instalaciones y equipos
4- Riesgo Interrupcioacuten del suministro eleacutectrico
Detectado Anaacutelisis de causa-efecto
Efecto potencial Dantildeos en elementos criacuteticos de las instalaciones de la UJA
1 Accioacuten Programa para garantizar el suministro eleacutectrico complementario en los edificios de la UJA
Modificar las consecuencias
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GRACIAS POR SU ATENCIOacuteN
Desarrollo temporal | Inicio | Finalizacioacuten | |||||||
Descripcioacuten de resultados obtenidos |
Unidad | Antildeo | ||||||
Procesos | |||||||
Descripcioacuten de la mejora | |||||||
Causa para su implantacioacuten | |||||||
Objetivos de la mejora | |||||||
Recursos previstos | |||||||
Responsables de implantacioacuten | |||||||
Previsioacuten de Resultados | |||||||
Grado de prioridad | AltaMediaBaja (seguacuten proceda) |
RESULTADO PROCESO | RIESGOSOPORTUNIDADES | ACCIONES | |||
[Resultado Esperado] [1] | 1- Riesgo [se describiraacute el riesgo] Detectado [2] Efecto potencial [3] 2- 3- | 1- Accioacuten [se describiraacute la accioacuten] [4] 2- 3- | |||
[Resultado Esperado] | 1- Oportunidad [se describiraacute la oportunidad] Detectado Efecto potencial 2- 3- | 1- Accioacuten [se describiraacute la accioacuten] 2- 3- |
Proceso | Instruccioacuten Se indicaraacute con la codificacioacuten y el nombre del aacutembito del proceso sobre el que se realiza el cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades Puede ser para todo el proceso clave o para procesos desagregados Puede elaborarse en comuacuten para todo el proceso clave e indicar lo especiacutefico para los procesos desagregados Las distintas unidades del proceso pueden decidir elaborarlo de forma conjunta si entiende que hay similitud | ||
Servicio prestado | Instruccioacuten Se indicaraacute de acuerdo con la tabla de relacioacuten de procesosservicios del alcance del SIGC-SUA que estaacute publicado en el Manual de Calidad | ||
Unidades | Instruccioacuten Se indicaraacute la Unidades que lo elaboran | ||
Fecha | Instruccioacuten Se indicaraacute la fecha formal de su enviacuteo para publicacioacuten | ||
Responsables | Instruccioacuten Se especificaraacute la responsabilidad de la elaboracioacuten Puede ser el nombre y puesto de las personas que intervienen o la denominacioacuten del grupo de trabajo o equipo de calidad que lo ha elaborado Si el equipo es inter-procesosunidades se indicaraacute | ||
Seguimiento y revisioacuten | Instruccioacuten Se indicaraacute cuaacutendo se utiliza y se revisa y para que se utiliza podriacutea ser a modo de ejemplo en la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos |
Grupo de intereacutesClientes-Usuario | Fuentes de Informacioacuten | Necesidades y Expectativas (atributos de calidad) | Requisito de Calidad | ||||
Proceso | Instruccioacuten Se indicaraacute con la codificacioacuten y el nombre del aacutembito del proceso sobre el que se realiza el cuadro de partes interesadas Puede ser para todo el proceso clave o para procesos desagregados Puede elaborarse en comuacuten para todo el proceso clave e indicar lo especiacutefico para los procesos desagregados Las distintas unidades del proceso pueden decidir elaborarlo de forma conjunta si entiende que hay similitud | ||
Servicio prestado | Instruccioacuten Se indicaraacute de acuerdo con la tabla de relacioacuten de procesosservicios del alcance del SIGC-SUA que estaacute publicado en el Manual de Calidad | ||
Unidades | Instruccioacuten Se indicaraacute la Unidades que lo elaboran | ||
Fecha | Instruccioacuten Se indicaraacute la fecha formal de su enviacuteo para publicacioacuten | ||
Responsables | Instruccioacuten Se especificaraacute la responsabilidad de la elaboracioacuten Puede ser el nombre y puesto de las personas que intervienen o la denominacioacuten del grupo de trabajo o equipo de calidad que lo ha elaborado Si el equipo es inter-procesosunidades se indicaraacute | ||
Seguimiento y revisioacuten | Instruccioacuten Se indicaraacute cuaacutendo se utiliza y se revisa y para queacute se utiliza podriacutea ser a modo de ejemplo en la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos |
FACTORES INTERNOS | DEBILIDADES | FORTALEZAS | |||
1- 2- 3- | 1- 2- 3- | ||||
FACTORES EXTERNOS | AMENAZAS | OPORTUNIDADES | |||
1- 2- 3- | 1- 2- 3- |
Proceso | Instruccioacuten Se indicaraacute con la codificacioacuten y el nombre del aacutembito del proceso sobre el que se realiza el cuadro de contexto Puede ser para todo el proceso clave o para procesos desagregados Puede elaborarse en comuacuten para todo el proceso clave e indicar lo especiacutefico para los procesos desagregados Las distintas unidades del proceso pueden decidir elaborarlo de forma conjunta si entiende que hay similitud | ||
Servicio prestado | Instruccioacuten Se indicaraacute de acuerdo con la tabla de relacioacuten de procesosservicios del alcance del SIGC-SUA que estaacute publicado en el Manual de Calidad | ||
Unidades | Instruccioacuten Se indicaraacute la Unidades que lo elaboran | ||
Fecha | Instruccioacuten Se indicaraacute la fecha formal de su enviacuteo para publicacioacuten | ||
Responsables | Instruccioacuten Se especificaraacute la responsabilidad de la elaboracioacuten Puede ser el nombre y puesto de las personas que intervienen o la denominacioacuten del grupo de trabajo o equipo de calidad que lo ha elaborado Si el equipo es inter-procesosunidades se indicaraacute | ||
Seguimiento y revisioacuten | Instruccioacuten Se indicaraacute cuaacutendo se utiliza y se revisa y para queacute se utiliza podriacutea ser a modo de ejemplo en la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos |
RESULTADO PROCESO | RIESGOSOPORTUNIDADES | ACCIONES | |||
[Resultado Esperado] [1] | 1- Riesgo Detectado Efecto potencial | 1- Accioacuten | |||
[Resultado Esperado] | 1- Oportunidad Detectado Efecto potencial | 1- Accioacuten |
ACCIONES POSIBLES | |||
Evitar el riesgo | Eliminar la actividad que se ve afectada o causa el riesgo | ||
Aceptar el riesgo | Cuando es posible que genere una oportunidad | ||
Eliminar la fuente del riesgo | Actuar para eliminar la causa que da lugar al riesgo (efecto no deseado) | ||
Modificar la probabilidad | Atenuar la posibilidad o concurrencia del riesgo | ||
Modificar las consecuencias | Atenuar el impacto o efectos del riesgo | ||
Compartir el riesgo | Compartir o transferir el riesgo con otras partes | ||
Mantener el riesgo | Cuando es asumible o su tratamiento es desproporcionado siempre que sea posible asumirlo y controlarlo |
RIESGO | VALORACIOacuteN EFECTOIMPACTO [EI] | VALORACIOacuteN PROBABILIDAD [P] | Nivel Riego | ||||
-Riesgo Detectado Efecto potencial | ESCALA 1-5 1-Insignificante 2- Miacutenimo 3-Moderado 4-Considerable 5-Grave | ESCALA 1-5 1-Excepcional 2- Poco probable 3-Problable 4-Muy probable 5-Seguro | Caacutelculo [EI][P] ESCALA A-B-C-D D Aceptar riesgo [lt 5] C Aceptar riesgo con controles [6-1] B Riesgo no deseable [9-14] A Riesgo inaceptable [=gt15] |
Actividad | Responsable | ||
Elaboracioacuten del cuadro de anaacutelisis de contexto interno y externo por procesos del cuadro necesidades y expectativas de las partes interesadas y requisitos de calidad del cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades Nivel procesos claves | Equipo de Procesos Responsables de Unidades | ||
Elaboracioacuten seguacuten proceda del cuadro de anaacutelisis de contexto interno y externo por procesos del cuadro necesidades y expectativas de las partes interesadas y requisitos de calidad del cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades Nivel procesos Estrateacutegicos | Responsable de Calidad Coordinacioacuten Teacutecnica del SIGC-SUA | ||
Aprobacioacuten de la documentacioacuten a incluir en la documentacioacuten del proceso | Responsable de Calidad Gerente seguacuten proceda | ||
Inclusioacuten como anexo en la documentacioacuten del proceso | Coordinacioacuten Teacutecnica del SIGC-SUA | ||
Realizacioacuten de seguimiento y revisioacuten Nivel de proceso claves | Equipo de Procesos Responsables de Unidades | ||
Realizacioacuten de seguimiento y revisioacuten Nivel procesos Estrateacutegicos | Responsable de Calidad Coordinacioacuten Teacutecnica del SIGC-SUA | ||
Realizacioacuten de seguimiento y revisioacuten Nivel SIGC-SUA | Consejo de Direccioacuten comiteacute de Calidad |
VERSIOacuteN | FECHA DE VIGENCIA | APARTADO MODIFICADO | MODIFICACIOacuteN REALIZADA | ||||
1 | 14-05-2018 | Creacioacuten del Documento | |||||
Edicioacuten | Nordm | 01 | Fecha de entrada en vigor | 14-05-2018 |
Elaborado por | Revisado por | Aprobado por | |||||||||
Gerencia con Coordinacioacuten Teacutecnica del Servicio de Planificacioacuten y Evaluacioacuten | Vicerrectorado Responsable de la Calidad | Consejo de Direccioacuten | |||||||||
Nombre | Nombre | Nombre | |||||||||
Nicolaacutes Ruiz Reyes | Julio Terrados Cepeda | Juan Goacutemez Ortega | |||||||||
Cargo | Cargo | Cargo | |||||||||
Gerente | Vicerrector | Rector | |||||||||
Fecha | Fecha | Fecha | |||||||||
11052018 | 11052018 | 11052018 | |||||||||
Firma | Firma | Firma | |||||||||
SIGC-SUA | UNIVERSIDAD DE JAEacuteN | PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS | |||||
PD06 GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES |
SIGC-SUA | UNIVERSIDAD DE JAEacuteN | PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS | |||||
PD06 GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES |
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Pensamiento basado en riesgos Gestionar los riesgos y oportunidades
RIESGO Efecto o influencias de la incertidumbre sobre la consecucioacuten de los resultados y la eficacia de un proceso
OPORTUNIDAD
El riesgo dificulta la oportunidad favorece la consecucioacuten de un determinado resultado
Identificacioacuten del riesgo
COM
UN
ICAC
IOacuteN
Y
CON
SULT
A
SEGU
IMIE
NTO
Y R
EVIS
IOacuteN
Apreciacioacuten del riesgo
Establecimiento del Contexto
PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RIESGO
Anaacutelisis del riesgo
Evaluacioacuten del riesgo
Tratamiento del Riesgo
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Incorporar el anaacutelisis de Contexto y la Gestioacuten de los riesgos y oportunidades en la evaluacioacuten y mejora del
desempentildeo
PROCESOCONTEXTO
PARTES INTERESADAS
Planificacioacuten del sistema de gestioacuten
Acciones
Riesgos y oportunidades
Acciones
Resultados
Mejora continua
Riesgos y oportunidades
Direccioacuten estrateacutegica
Riesgos y oportunidades
Acciones
PLANIFICACIOacuteN Y GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Comunicacioacuten
Determinar las comunicaciones internas y externas pertinentes al sistema de gestioacuten de la calidad
REQUISITOS
Queacute comunicar El contenido de la comunicacioacuten
Cuaacutendo comunicar El momento en el que comunicar
A quieacuten comunicar El destinatario de la comunicacioacuten
Coacutemo comunicar El meacutetodo o medio para la comunicacioacuten
Quieacuten comunica El responsable de la comunicacioacuten
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
III Aplicacioacuten en el Manual de Calidad del SIGC-SUA
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOCUMENTACIOacuteN DEL SIGC-SUA
Enlace a la web del SIGC-SUA
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
El manual de calidad es el documento que explica la estructura y el funcionamiento del Sistema Integrado de Gestioacuten de la Calidad de los
Servicios y Unidades Administrativas de la Universidad de Jaeacuten (SIGC-SUA)
Estructura del SIGC-SUA
Objeto y campo de aplicacioacuten del sistema de gestioacuten de la calidad
Contexto de la organizacioacuten universitaria
Necesidades y expectativas de las partes interesadas
Liderazgo Responsabilidades y participacioacuten
Sistema de procesos gestioacuten y prestacioacuten de servicios
Seguimiento medicioacuten anaacutelisis evaluacioacuten y mejora
Gestioacuten de riesgos y oportunidades
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Revisioacuten del Manual de Calidad
Realizacioacuten de las adaptaciones necesarias para el disentildeo implantacioacuten y documentacioacuten de los nuevos requisitos establecidos
en la norma UNE-EN ISO 90012015 permitiendo la certificacioacuten externa del SIGC-SUA en el ciclo 2017 tal como se establece en el Plan
Estrateacutegico de la Universidad de Jaeacuten y en la Poliacutetica de Calidad
La estrategia baacutesica para la certificacioacuten externa es demostrar que se han considerado los aspectos esenciales de los cambios en la Norma ISO que se ha procedido a su incorporacioacuten al SIGC-SUA y que en sucesivos ciclos perfeccionaremos la implantacioacuten
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
El Manual de Calidad se mantiene como guiacutea del SIGC-SUA Asiacute como la declaracioacuten de la poliacutetica de calidad y el establecimiento anual de los objetivos de calidad del SIGC-SUA
Procedimientos documentados procesos de apoyo especialmente el proceso Gestioacuten de Riesgos y oportunidades
SIGC-SUA
UNIVERSIDAD DE
JAEacuteN
PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS
PD06 GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Procedimiento documentado PD 06 Mayo de 2018 Versioacuten 01 Paacutegina 1
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA
UNIVERSIDAD DE JAEacuteN
PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO
GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
COacuteDIGO PD 06
FECHA 11-05-2018
REVISIOacuteN 01
UNIVERSIDAD DE JAEacuteN
Contexto interno-Externo de la Universidad
Sistema de gestioacuten de la calidad realizado por la Direccioacuten y el Comiteacute de Calidad en el anaacutelisis estrateacutegico
Sistema de procesos del SIGC-SUA realizado por los responsables de los procesos mediante la realizacioacuten de
anaacutelisis DAFO
Dos niveles
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS
PD06 GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Control de documentacioacuten
ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIOacuteN DEL PROCEDIMIENTO
PORTADA
CONTROL DE DOCUMENTACIOacuteN
HISTORIAL DE MODIFICACIONES
1- OBJETO Y CAMPO DE APLICACIOacuteN
2- REFERENCIAS
3- ANTECEDENTES Y DEFINICIONES
4- DESARROLLO
41 ALCANCE Y FINALIDAD
42 METODOLOGIacuteA
43 RESPONSABILIDADES
44 DETERMINACIOacuteN DEL CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO
45 DENTIFICACIOacuteN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES INTERESADAS Y SU ESPECIFICACIOacuteN EN REQUISITOS DE CALIDAD
46 GESTIOacuteN DE LOS RIESGOS Y OPORTUNIDADES
461 DETERMINAR CRITERIOS DE RIESGOS
462 IDENTIFICACIOacuteN DEL RIESGO
463 ANAacuteLISIS DEL RIESGO
464 TRATAMIENTO DEL RIESGO
465 RESULTADOS DE LA GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
466 EVALUACIOacuteN DE LAS ACCIONES
5- ANEXOS
FORMATOS
HISTORIAL DE MODIFICACIONES DE LA DOCUMENTACIOacuteN DEL PROCEDIMIENTO
1- OBJETO Y CAMPO DE APLICACIOacuteN
El procedimiento documentado PD06 tiene por objeto establecer el proceso a seguir en el SISTEMA INTEGRADO DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA UNIVERSIDAD DE JAEacuteN (SIGC-SUA) para la gestioacuten de riesgos y oportunidades como elemento integrado en el sistema de gestioacuten y de procesos y en las actividades de planificacioacuten
Este procedimiento de apoyo del SIGC-SUA se incluye en el marco de la adaptacioacuten a la Norma ISO 9001 2015 para incorporar en el enfoque a procesos el pensamiento basado en riesgos reforzando la naturaleza preventiva y la eficacia del sistema de calidad
2- REFERENCIAS
Para la elaboracioacuten de este procedimiento documentado se ha utilizado como referencia
middot La Norma UNE-EN-ISO-90012015 ldquoSistemas de Gestioacuten de la Calidad Requisitosrdquo Especialmente el Punto 81
middot La Norma ISO 310002009 Gestioacuten del riesgo Principios y directrices
middot El Manual de la Calidad del Sistema Integrado de Gestioacuten de la Calidad de los Servicios y Unidades Administrativas de la Universidad de Jaeacuten (SIGC-SUA)
middot El Manual de Procesos
middot El Manual de Procedimientos Documentados
middot Programa y orientaciones para la adaptacioacuten del SIGC-SUA a los Requisitos De La Norma UNE-EN ISO 90012015 Sistemas de Gestioacuten de la Calidad
Para los fines de este procedimiento documentado se aplican en lo que proceda los fundamentos los teacuterminos y las definiciones incluidos en la Norma ISO-90002015 ldquoSistemas de Gestioacuten de la Calidad Fundamentos y vocabulariordquo
3- ANTECEDENTES Y DEFINICIONES
La gestioacuten de riesgos y oportunidades se incorpora como un elemento necesario de entrada (planificacioacuten) y seguimiento (resultados) de los procesos del SIGC-SUA
El teacutermino riesgo hace referencia a los efectos que pueden ocasionar sobre los objetivos las incertidumbres siendo estas situaciones en las que falta de informacioacuten conocimiento y comprensioacuten de un suceso su probabilidad de que ocurra y las consecuencias
La gestioacuten del riesgo se refiere a las actividades coordinadas para dirigir y controlar una organizacioacuten en lo relativo al riesgo El proceso de gestioacuten del riesgo se refiere a la aplicacioacuten sistemaacutetica de poliacuteticas procedimientos y praacutecticas de gestioacuten a las actividades de comunicacioacuten consulta establecimiento del contexto e identificacioacuten anaacutelisis evaluacioacuten tratamiento seguimiento y revisioacuten del riesgo
4- DESARROLLO
41 ALCANCE Y FINALIDAD
El procedimiento documentado sobre la gestioacuten de riesgos se aplica transversalmente en todos los procesos del SIGC-SUA y forma parte de la poliacutetica de la planificacioacuten y la revisioacuten de la estrategia de los procesos y en la revisioacuten mejora y cambios del SIGC-SUA
Este procedimiento documentado establece
1 La metodologiacutea que se aplica para la gestioacuten de los riesgos y oportunidades
2 El proceso para realizar la gestioacuten de riesgos y oportunidades
3 El sistema de responsabilidades en la gestioacuten de riesgos y oportunidades
4 La documentacioacuten y formatos de los resultados de las actividades de la gestioacuten de riesgos y oportunidades asiacute como su inclusioacuten en la documentacioacuten del SIGC-SUA
Las finalidades de la gestioacuten de los riesgos y oportunidades al incluirlos en la planificacioacuten y procesos del SIGC-SUA son
1 Asegurar la consecucioacuten de resultados previstos del sistema de calidad
2 Aumentar los efectos deseados
3 Prevenir o reducir los efectos no deseados
4 Lograr la mejora
42 METODOLOGIacuteA
En el marco de la planificacioacuten y mejora del SIGC-SUA se realizaraacuten las siguientes actividades secuenciadas e interrelacionadas
1 Determinacioacuten del contexto interno y externo
2 Identificacioacuten de las necesidades y expectativas de las partes interesadas y su especificacioacuten en requisitos de calidad
3 Aplicar la gestioacuten de los riesgos y oportunidades
En el siguiente graacutefico se representa esta relacioacuten
43 RESPONSABILIDADES
Se aplica de acuerdo con el Manual de Calidad el siguiente sistema baacutesico de responsabilidades y participacioacuten
44 DETERMINACIOacuteN DEL CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO
Identificacioacuten de las cuestiones internas y externas que son pertinentes para el propoacutesito y la planificacioacuten del SIGC-SUA
Actividades Nivel procesos
1 Determinacioacuten factores internos y externos que influyen en el desarrollo y resultados de los procesos
2 Aplicar metodologiacutea DAFO estructurando la informacioacuten en
middot ANAacuteLISIS INTERNO DEBILIDADES (factores internos que pueden incidir negativamente) FORTALEZAS (factores internos que inciden positivamente)
middot ANAacuteLISIS EXTERNO AMENAZAS (factores externos que inciden negativamente) OPORTUNIDADES (factores externos que pueden incidir positivamente)
3 Trasladar al cuadro de informacioacuten sobre cuestiones externas e internas
4 Remisioacuten a Coordinacioacuten Teacutecnica a efectos de su inclusioacuten en la Documentacioacuten de Procesos tras su aprobacioacuten Anexo del Manual de Proceso
5 Aplicacioacuten
middot Proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
middot Entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades que se indica posteriormente
middot informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso
6 Revisioacuten En la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos
45 IDENTIFICACIOacuteN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES INTERESADAS Y SU ESPECIFICACIOacuteN EN REQUISITOS DE CALIDAD
Utilizar la informacioacuten actual del cuadro de grupos de intereacutesatributos de calidad de los manuales de proceso para identificar los requisitos de calidad que se incorporan a los procesos
1 IDENTIFICACIOacuteN DE PARTES INTERESADAS Cuadro de informacioacuten sobre las partes interesadas que se ven afectadas o interesadas por el proceso
2 REQUISITOS DE CALIDAD Identificacioacuten de las necesidades y expectativas de las partes interesadas en el proceso y coacutemo se da respuesta mediante la especificacioacuten de requisitos de calidad que se incluyen en el proceso (compromisos de calidad objetivos reglamentaciones especificaciones en la prestacioacuten de servicios etc)
3 Aplicacioacuten
middot Proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
middot Entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades que se indica posteriormente
middot informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso
4 Revisioacuten En la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos
46 GESTIOacuteN DE LOS RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Sistematizacioacuten de la gestioacuten de los riesgos y oportunidades en la gestioacuten de los procesos
Orientaciones Metodoloacutegicas Norma de apoyo UNE-ISO 31000 Gestioacuten del Riesgo Principios y Directrices
Fases
1 Determinar criterios de riesgos
2 Identificacioacuten del riesgo
3 Anaacutelisis del riesgo
4 Tratamiento del riesgo
5 Resultados de la gestioacuten de riesgos y oportunidades
6 Evaluacioacuten de las acciones
461 CRITERIOS DE RIESGOS
Establecer los criterios de riesgos teacuterminos que permiten evaluar la importancia de un riesgo Estos teacuterminos pueden determinarse en funcioacuten de objetivos los recursos disponibles los requisitos legales o especificaciones de prestacioacuten de servicios etc
462 IDENTIFICACIOacuteN DEL RIESGO
Establecer la relacioacuten de sucesos que podriacutean afectar negativamente o positivamente los objetivos y resultados del proceso
Se parte de la identificacioacuten realizada en el cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades Las causas se corresponden normalmente con el apartado ldquodetectadardquo (DAFO Requisitos de calidad de partes interesadas resultados de proceso)
463 ANAacuteLISIS DEL RIESGO
Valoracioacuten de los efectos y consecuencias del riesgo en los resultados del proceso asiacute como de la probabilidad de que se produzcan dichas consecuencias
En el cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades se anotan las causas y fuentes asiacute como los efectos o impactos se antildeade una valoracioacuten de la probabilidad Si combinamos los efectos con la probabilidad se determina el nivel de riesgo
Cada Unidades puede establecer el meacutetodo que estime apropiado para establecer el nivel de riesgo y puede expresarlo en teacuterminos cualitativos Ejemplo de un meacutetodo cuantitativo basada en escalas
464 TRATAMIENTO DEL RIESGO
Comparar el nivel del riesgo con los criterios que sobre los riesgos se hayan adoptado permitiendo asiacute considerar y priorizar el tratamiento que se ha de dar a los riesgos identificados
La finalidad uacuteltima de la apreciacioacuten del riesgo es determinar que riesgos para los resultados de los procesos no se consideran suficientemente controlados y exige un tratamiento
Orientacioacuten
465 RESULTADOS DE LA GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
El cuadro de riesgos y oportunidades permite identificar las acciones en los procesos del SIGC-SUA Una vez realizado se remite a Coordinacioacuten Teacutecnica a efectos de su inclusioacuten en la Documentacioacuten de Procesos tras su aprobacioacuten Anexo del Manual de Proceso
La revisioacuten de cuadro de riesgos y oportunidades se realiza en la revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos
Tabla Gestioacuten de riesgos y oportunidades
Ver en detalle en Anexo Formatos
[4] Accioacuten Estaacute referida a las opciones que identificamos y adoptamos para el tratamiento del riesgo o para aprovechar los efectos de las oportunidades sobre los resultados esperados
466 EVALUACIOacuteN DE LAS ACCIONES
Las acciones que identificamos y adoptamos para el tratamiento del riesgo o para aprovechar los efectos de las oportunidades sobre los resultados esperados y oportunidades que se identifiquen deben ser implantadas bien mediante modificaciones en el disentildeogestioacuten del proceso bien mediante la implantacioacuten de otras acciones de mejora
El seguimiento de las acciones se incorporaraacute en el proceso de revisioacuten y mejora incluyeacutendose en los informes anuales de proceso Se utilizaraacuten para la planificacioacuten de nuevas acciones de mejora
La identificacioacuten y gestioacuten de las acciones que se derivan de la evaluacioacuten de riesgos y oportunidades constituyen un elemento clave para la implementacioacuten de las mejoras de procesos y de los objetivos y acuerdos de la Revisioacuten y mejora del SIGC-SUA que realiza por ciclos anuales el Comiteacute de Calidad y la Direccioacuten
5- ANEXOS FORMATOS
FORMATO ANAacuteLISIS DE CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO DEL PROCESO
[COacuteDIGO DEL PROCESO CLAVE] [NOMBRE DEL PROCESO CLAVE]
Tabla Anaacutelisis del contexto interno y externo del proceso
Tabla Anaacutelisis del contexto interno y externo del proceso
FORMATO CUADRO DE COMPRENSIOacuteN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE PARTES INTERESADAS DEL PROCESO
[COacuteDIGO DEL PROCESO CLAVE] [NOMBRE DEL PROCESO CLAVE]
Tabla Necesidades y Expectativas Partes Interesadas
Tabla Necesidades y Expectativas Partes Interesadas
FORMATO ANAacuteLISIS DE GESTIOacuteN DE RIESGO Y OPORTUNIDADES
[COacuteDIGO DEL PROCESO CLAVE] [NOMBRE DEL PROCESO CLAVE]
Tabla Gestioacuten de riesgos y oportunidades
Tabla Gestioacuten de riesgos y oportunidades
[1] Resultado Esperado Esta referido al resultados final del proceso (la salida del proceso en teacuterminos del valor o servicio prestado) Se puede utilizar Un resultado procedente de la estrategia un compromiso de calidad publicado un requisito de calidad identificado el valor de un objetivo del indicador del proceso
[2] Detectado Esta referido a la fuente de la que se ha detectadoidentificadoasociado el riesgo o la oportunidad Puede provenir 1 Del anaacutelisis del contexto (DAFO) 2 Del anaacutelisis de las partes interesadas 3 Del anaacutelisis del proceso (desarrollo e interaccioacuten de actividades recursos y resultados)
[3] Efecto potencial Estaacute referido a la consecuencia que el riesgo o la oportunidad va a tener sobre el resultado esperado
PROPUESTAS DE ACCIONES DE MEJORA
Evaluacioacuten de las acciones
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA UNIVERSIDAD DE JAEacuteN13
13
13
PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO13
13
GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES13
13
13
COacuteDIGO PD 0613
FECHA 11-05-201813
REVISIOacuteN 0113
13
13
13
13
13
13
13
13
UNIVERSIDAD DE JAEacuteN13
13
13
13
Indicaremos Accioacuten de gestioacuten de riesgosoportunidades13
13
Indicaremos ademaacutes mecanismos para la evaluacioacuten13
13
En la previsioacuten de resultados haremos referencia al grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso13
13
Grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso en relacioacuten a la previsioacuten de resultados y a los indicadores que en su caso se hubieran establecido para el seguimiento13
13
13
lt Procedimiento documentado PD 06 Mayo de 2018 Versioacuten 01gtPaacutegina 1
lt Procedimiento documentado PD 06 Mayo de 2018 Versioacuten 01gtPaacutegina 2
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
Necesidades y Expectativas de las partes interesadas
Identificacioacuten a nivel de procesos
Entradas en el anaacutelisis de riesgos y
oportunidades
Anaacutelisis de resultados en el proceso de revisioacuten y mejora
anual del SIGC-SUA
Gestioacuten de riesgos y oportunidades
Metodologiacutea en el manual de calidad procedimientos
estrateacutegicos y procedimiento de apoyo
Aplicacioacuten operativa en los procesos claves (operativos)
Los resultados se incluyen en la documentacioacuten de los
procesos procediendo a su seguimiento y revisioacuten anual
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
Comunicacioacuten
Reforzar la comunicacioacuten externa a usuarios apoyaacutendose en los mecanismos actuales e incluidos en los procesos haciendo las referencias oportunas en las fichas del Plan de Comunicacioacuten del
SIGC-SUA
Plan de Comunicacioacuten del SIGC-SUA Metodologiacutea Plan de Comunicacioacuten
Ficha de acciones de comunicacioacuten
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
Seguimiento medicioacuten anaacutelisis y evaluacioacutenMetodologiacutea en Manual de CalidadGuiacutea del SIGC-SUA Procesos Estrateacutegicos
SEGUIMIENTO MEDICIOacuteN ANAacuteLISIS EVALUACIOacuteN Y MEJORA
PROCESOS PRESTACIOacuteN DE SERVICIOS
SEGUIMIENTO Y MEDICIOacuteN
AUDITORIacuteAS
INFORMACIOacuteN DEL ENTORNO
UNIVERSITARIO
ANAacuteLISIS DE DATOS
REVISIOacuteN POR LA DIRECCIOacuteN
OPO
RTU
NID
ADES
CAM
BIO
Y
DE M
EJO
RA
ACCIONES CORRECTIVASCONTEXTO INTERNO
CONTEXTO EXTERNO
ACCIONES RIESGOS Y OPORTUNIDADES
GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADESS
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
iquestDoacutende se puede consultar los informes finales de seguimiento y revisioacuten
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
IV Aplicacioacuten en la documentacioacuten de procesos de las Unidades
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
MAPA DE PROCESOS CLAVES INTERRELACIONADOS
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PROCESO PARA REALIZAR LOS CAMBIOS
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CUADRO RESUMEN DE LAS ACTIVIDADES A REALIZAR POR LAS UNIDADESAacuteREAS
ACTIVIDADES DE APLICACIOacuteN EN LOS PROCESOS PARA LA ADAPTACIOacuteN A LA NORMA ISO 9001 2015
1 Elaborar un cuadro de anaacutelisis de contexto interno y externo por procesos yo agrupacioacuten para su inclusioacuten como anexo en la documentacioacuten del
proceso
CONTEXTO
PARTES INTERESADAS 2 Revisar y completar Anexo VI (Atributos de Calidad) de la Documentacioacuten
de Procesos
CONTEXTO 3 Elaborar un cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades por procesos yo agrupacioacuten para su inclusioacuten como anexo en la documentacioacuten del proceso
COMUNICACIOacuteN 4 Reforzar la comunicacioacuten externa a usuarios apoyaacutendose en los mecanismos actuales e incluidos en los procesos haciendo las referencias oportunas en ellas fichas del Plan de Comunicacioacuten del SIGC-SUA
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CONTEXTO Factores internos y externos que influyen en el desarrollo y resultados de los procesos
FACTORES EXTERNOS Los que no dependen o no son controlados por la UnidadAacuterea Pueden
estar referidos a recursos u otras variables generales de la Universidad u otros factores externos del sistema universitario o entorno
FACTORES INTERNOS Los que dependen o son controlados por la UnidadAacuterea Fundamentalmente
sistemas de trabajo conocimientos capacidades valores y actitudes herramientas disponibles
QUEacute EXIGE ISO Identificacioacuten de factores de contexto y seguimiento y revisioacuten de esta Informacioacuten
IDENTIFICACIOacuteN DE FACTORES Cuadro de informacioacuten sobre cuestiones externas e internas
apropiadas a la misioacuten del proceso y en general al sistema de calidad y la estrategia o directrices de la
universidad que afectan al resultado esperado
SEGUIMIENTO Y REVISIOacuteN Sistematizacioacuten y periodizacioacuten de la revisioacuten de la informacioacuten del
contexto iquestCuaacutendo coacutemo y quieacuten revisa
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
COacuteMO LO HACEMOSMediante el anaacutelisis DAFO que permite alinearlo con el anaacutelisis general del SIGC-SUA
FACTORES INTERNOS
DEBILIDADES FORTALEZAS1-2-3-
1-2-3-
FACTORES EXTERNOS
AMENAZAS OPORTUNIDADES1-2-3-
1-2-3-
ANAacuteLISIS EXTERNO AMENAZAS (factores externos que inciden negativamente)
OPORTUNIDADES (factores externos que pueden incidir positivamente)
ANAacuteLISIS INTERNO DEBILIDADES (factores internos que pueden incidir negativamente) FORTALEZAS (factores internos que inciden
positivamente)
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PARA QUEacute LO HACEMOSPara disponer de informacioacuten necesaria en el proceso de planificacioacuten de la gestioacuten de los procesos y del sistema de calidad
Lo aplicamos en el proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
Lo aplicaremos tambieacuten como entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades
Las conclusiones del anaacutelisis y su aplicacioacuten se tendraacuten en cuenta si procede cuando se realice el Informe final de proceso
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VII ANAacuteLISIS DE
CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO DEL PROCESO
FACTORES INTERNOS
DEBILIDADES FORTALEZAS
1- No exclusividad y dedicacioacuten compartida por parte del personal teacutecnico responsable del proceso con otras tareas dentro del Servicio de Prevencioacuten lo que impide una mayor dedicacioacuten y atencioacuten del proceso
2 Desconocimiento del procedimiento por parte de los nuevos investigadoresproductores
1 Nueva herramienta informaacutetica en el Campus Virtual para la Gestioacuten de Residuos Peligrosos
2 Madurez del procedimiento del Gestioacuten de Residuos especialmente para el personal teacutecnico y productor de plantilla
3 Almaceacuten temporal de residuos peligrosos en ambos Campus
3 Disponibilidad y aacutegil procedimiento para la adquisicioacuten de contenedores para reponer por parte de los productores en el Almaceacuten del Campus Las Lagunillas
FACTORES EXTERNOS
AMENAZAS OPORTUNIDADES
1- Cambios normativos en materia medioambiental
2- Cambios en la documentacioacuten y procedimientos de las comunicaciones obligatorias a realizar ante las distintas entidades con competencias medioambientales
1- Alianza con Empresa concesionaria de la Gestioacuten medioambiental de gestioacuten de residuos peligrosos
2- Benchmarking con otras universidades espantildeolas
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PARTES INTERESADAS
Persona u organizacioacuten que puede afectar verse afectado o percibirse como persona afectada por una decisioacuten o actividad
En el SIGC-SUA lo identificamos a nivel de proceso como grupo de intereacutescliente usuario tal como estaacute identificado en el ANEXO VI ATRIBUTOS DE CALIDAD DEL
PROCESO de la documentacioacuten de los procesos claves
QUEacute EXIGE ISOIdentificacioacuten de las partes interesadas especificacioacuten de requisitos de calidad de eacutestas y seguimiento y revisioacuten de esta Informacioacuten
IDENTIFICACIOacuteN DE PARTES INTERESADAS Cuadro de informacioacuten sobre las partes interesadas que se ven afectadas o interesadas por el proceso
REQUISITOS DE CALIDAD Identificacioacuten de las necesidades y expectativas de las partes interesadas en el proceso y coacutemo se da respuesta mediante la especificacioacuten de requisitos de
calidad que se incluyen en el proceso
SEGUIMIENTO Y REVISIOacuteN Sistematizacioacuten y periodizacioacuten de la revisioacuten de la informacioacuten de las partes interesadas y sus requisitos de calidad iquestCuaacutendo coacutemo y quieacuten revisa
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
COacuteMO LO HACEMOS
Mediante la revisioacuten y ampliacioacuten del cuadro el ANEXO VI ATRIBUTOS DE CALIDAD DEL PROCESO de la documentacioacuten de los procesos claves SIGC-SUA
Grupo de intereacutesClientes
-Usuario
Fuentes de Informacioacuten
Necesidades y Expectativas (atributos de calidad)
Requisito de Calidad
INFORMACIOacuteN DE PARTIDA Utilizamos la informacioacuten de las tablas elaboradas en otros ciclos de gestioacuten analizamos su validez actual y en su caso modificamos especificamos o ampliamos
EXPECTATIVAS Y REQUISITOS Partimos de las necesidades expectativas y atributos de calidad por grupos de intereacutes ya identificados que mantenemos realizamos cambios o ampliamos tras la
revisioacuten Antildeadimos especificaciones en teacuterminos de requisitos de calidad (compromisos de calidad objetivos reglamentaciones especificaciones en la prestacioacuten de servicios etc)
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PARA QUEacute LO HACEMOSPara disponer de informacioacuten necesaria en el proceso de planificacioacuten de la gestioacuten de los procesos y del sistema de calidad
Lo aplicamos en el proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
Lo aplicaremos tambieacuten como entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades
Las conclusiones del anaacutelisis y su aplicacioacuten se tendraacuten en cuenta si procede cuando se realice el Informe final de proceso
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VI ATRIBUTOS DE
CALIDAD NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LOS GRUPOS DE INTERES REQUISITOS DE CALIDAD
Grupo de intereacutesClientes-Usuario
Fuentes de Informacioacuten
Necesidades y Expectativas (atributos de calidad)
Requisito de Calidad
1 El personal docente e investigador de la Universidad y centros adscritos y el personal docente e investigador visitante de otras universidades 2 El alumnado de la Universidad y centros adscritos y el alumnado en movilidad de otras universidades 3 El personal de administracioacuten y servicios 4 Losas egresadosas de la Universidad de Jaeacuten 5 El Personal colaborador o tutor externo a la Universidad de Jaeacuten
bull Encuestas de satisfaccioacuten bull Quejas Sugerencias felicitaciones bull Indicadores de proceso bull Benchmarking bull Comisioacuten de Biblioteca bull Servicio de Pregunta al Bibliotecario
Necesidad disponer de una coleccioacuten de recursos informativos que cubran las necesidades de informacioacuten de los usuarios Atributos bull Amabilidad en el trato al cliente-usuario bull Adecuacioacuten del tiempo empleado para la resolucioacuten de la demanda de la prestacioacuten del servicio bull Comunicacioacuten a los clientes-usuarios cuando se prestaraacute el servicio bull Adecuacioacuten de los horarios de atencioacuten o prestacioacuten del servicio a las necesidades que platean los clientes-usuarios bull Adecuacioacuten del servicio prestado a las necesidades y expectativas especiacuteficas comunicadas por los clientesusuarios bull Comodidad de las instalaciones climatizacioacuten limpieza dimensioacuten y mantenimiento de los espacios
bull Alcanzar el 85 de monografiacuteas nacionales recibidas en un maacuteximo de 30 diacuteas (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 85 de monografiacuteas extranjeras recibidas en un maacuteximo de 60 diacuteas (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 100 de ejecucioacuten del gasto en material bibliograacutefico del presupuesto de Biblioteca (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 100 de bibliografiacutea recomendada disponible en Biblioteca (1 2) bull Alcanzar el 100 de peticiones de compra de material bibliograacutefico por parte de los estudiantes adquiridas (2) bull Alcanzar el 65 de monografiacuteas en papel recibidas por compra catalogadas en un maacuteximo de 6 diacuteas (1 2 3 4 5)
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
RIESGO OPORTUNIDAD Efecto o influencias de la incertidumbre sobre la consecucioacuten de los resultados y la eficacia de un proceso
PARA QUEacute LO HACEMOSPara prevenir o reducir los efectos no deseados de los riesgos y aprovechar las oportunidades en el marco de la planificacioacuten de la gestioacuten de la calidad y los procesos
CUANDO LO HACEMOS En la planificacioacuten inicial de los procesos o en nuevas situaciones que requieran revisar los procesos
QUEacute EXIGE ISOPensamiento basado en riesgos como parte del enfoque a procesos queda incluido en los requisitos de la ISO para la gestioacuten de los procesos ldquoabordar los riesgos y oportunidadeshelliprdquo
REQUISITOS Planificar las acciones para abordar los riesgos y oportunidades
Integrar y aplicar las acciones en los procesos
Evaluar la eficacia de las acciones
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
COacuteMO LO HACEMOS Mediante la elaboracioacuten de un cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades asociados a los procesos
RESULTADO PROCESO
RIESGOSOPORTUNIDADES ACCIONES
[Resultado Esperado] [1]
1-Riesgo [se describiraacute el riesgo]
Detectado [2]
Efecto potencial [3]
2-
3-
1-Accioacuten [se describiraacute la accioacuten] [4]
2-
3-
[Resultado Esperado]
1-Oportunidad [se describiraacute la oportunidad]
Detectado
Efecto potencial
2-
3-
1-Accioacuten [se describiraacute la accioacuten]
2-
3-
[1] Resultado Esperado Esta referido al resultados final del proceso (la salida del proceso en teacuterminos del
valor o servicio prestado) Ejemplos compromiso de calidad un requisito
de calidad el valor objetivo del indicador del proceso
[Detectado Fuente de la que se ha detectadoidentificadoasociado el riesgo o la oportunidad Puede provenir 1 Del anaacutelisis del contexto (DAFO) 2 Del anaacutelisis de
las partes interesadas 3 Del anaacutelisis del proceso (desarrollo e interaccioacuten de actividades recursos y resultados)
Efecto potencial La consecuencia que el riesgo o la oportunidad van a tener sobre el resultado esperado
Accioacuten Las opciones que identificamos y adoptamos para el tratamiento del riesgo o
para aprovechas los efectos de las oportunidades sobre los resultados
esperados
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Identificacioacuten del riesgo
COM
UN
ICAC
IOacuteN
Y
CON
SULT
A
SEGU
IMIE
NTO
Y R
EVIS
IOacuteN
Apreciacioacuten del riesgo
Establecimiento del Contexto
PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RIESGO
Anaacutelisis del riesgo
Evaluacioacuten del riesgo
Tratamiento del Riesgo
IDENTIFICACIOacuteN DEL RIESGO Relacioacuten de sucesos que podriacutean afectar negativamente o positivamente los objetivos y resultados del
proceso
criterios de riesgos teacuterminos que permiten evaluar la
importancia de un riesgo
ANAacuteLISIS DEL RIESGO
Valoracioacuten de los efectos y
consecuencias del riesgo en los
resultados del proceso asiacute como de la probabilidad
de que se produzcan dichas consecuencias
EVALUACIOacuteN DEL RIESGO
Implica comparar el nivel del riesgo con los criterios
que sobre los riesgos se hayan
adoptado permitiendo asiacute
considerar y priorizar el
tratamiento que se ha de dar a los
riesgos identificados
TRATAMIENTO DEL RIESGO Es la seleccioacuten y la implementacioacuten de una o varias opciones (acciones) para modificar los riesgos
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Las acciones que se identifiquen en la gestioacuten de los riesgos y oportunidades deben ser implantadas bien mediante modificaciones en el disentildeogestioacuten del proceso bien mediante la implantacioacuten de otras acciones de mejora
Unidad Antildeo
Procesos
Descripcioacuten de la mejora
Causa para su implantacioacuten
Objetivos de la mejora
Recursos previstos
Responsables de implantacioacuten
Previsioacuten de Resultados
Grado de prioridad AltaMediaBaja (seguacuten proceda)
Indicaremos Accioacuten de gestioacuten de riesgosoportunidades
Indicaremos ademaacutes mecanismos para la evaluacioacuten
En la previsioacuten de resultados haremos referencia al grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso
Desarrollo temporal Inicio
Finalizacioacuten
Descripcioacuten de resultados obtenidos
Grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso en relacioacuten a la previsioacuten de resultados y a los indicadores que en
su caso se hubieran establecido para el seguimiento
PROPUESTAS DE ACCIONES DE MEJORA
ANAacuteLISIS DE LAS MEJORAS
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VIII ANAacuteLISIS DE
GESTIOacuteN DE RIESGO Y OPORTUNIDADESRESULTADO
PROCESO RIESGOSOPORTUNIDADES ACCIONES
Rapidez en la ejecucioacuten del mantenimiento El 85 de las incidencias se reparan en 5 diacuteas
1-Riesgo Falta de disponibilidad de recursos humanos (internos y externos) para atender las incidencias
Detectado DAFO Debilidad D2
Efecto potencial La falta de personal teacutecnico para atender las averiacuteas puede afectar al desempentildeo de las actividades universitarias y en elementos criacuteticos incrementar los dantildeos en los activos
1 Accioacuten Establecer criterios de criticidad de la incidencia
2 Accioacuten Adaptar aplicativo software para incluir criticidad
3 Accioacuten Modificacioacuten del proceso para incluir criticidad
4 Accioacuten Anaacutelisis de incidencias resueltas una vez implantadas las acciones anteriores seguacuten criticidad
Modificar las consecuencias
Rapidez en la ejecucioacuten del mantenimiento El 85 de las incidencias se reparan en 5 diacuteas
2-Riesgo Falta de disponibilidad de recursos materiales para atender las incidencias
Detectado DAFO Debilidad D2
Efecto potencial La falta de repuestos y fungibles para atender las averiacuteas puede imposibilitar la reparacioacuten con la celeridad requerida afectando al desempentildeo de las actividades universitarias
1 Accioacuten Disponer de un sistema de gestioacuten de stock de repuestos
Modificar las consecuencias
Criterios de sostenibilidad en la gestioacuten del mantenimiento
3- Riesgo Incumplimiento del Plan Estrateacutegico respecto a los criterios de sostenibilidad seguridad y PRL en el mantenimiento de las infraestructuras de los Campus
Detectado DAFO Debilidad D1
Efecto potencial No conformidad al SIGC-SUA asociado a requisitos de calidad
1 Accioacuten Establecimiento de criterios de sostenibilidad seguridad y PRL en la gestioacuten del mantenimiento
Eliminar la fuente del riesgo
Optimizar la disponibilidad de las instalaciones y equipos
4- Riesgo Interrupcioacuten del suministro eleacutectrico
Detectado Anaacutelisis de causa-efecto
Efecto potencial Dantildeos en elementos criacuteticos de las instalaciones de la UJA
1 Accioacuten Programa para garantizar el suministro eleacutectrico complementario en los edificios de la UJA
Modificar las consecuencias
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GRACIAS POR SU ATENCIOacuteN
Desarrollo temporal | Inicio | Finalizacioacuten | |||||||
Descripcioacuten de resultados obtenidos |
Unidad | Antildeo | ||||||
Procesos | |||||||
Descripcioacuten de la mejora | |||||||
Causa para su implantacioacuten | |||||||
Objetivos de la mejora | |||||||
Recursos previstos | |||||||
Responsables de implantacioacuten | |||||||
Previsioacuten de Resultados | |||||||
Grado de prioridad | AltaMediaBaja (seguacuten proceda) |
RESULTADO PROCESO | RIESGOSOPORTUNIDADES | ACCIONES | |||
[Resultado Esperado] [1] | 1- Riesgo [se describiraacute el riesgo] Detectado [2] Efecto potencial [3] 2- 3- | 1- Accioacuten [se describiraacute la accioacuten] [4] 2- 3- | |||
[Resultado Esperado] | 1- Oportunidad [se describiraacute la oportunidad] Detectado Efecto potencial 2- 3- | 1- Accioacuten [se describiraacute la accioacuten] 2- 3- |
Proceso | Instruccioacuten Se indicaraacute con la codificacioacuten y el nombre del aacutembito del proceso sobre el que se realiza el cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades Puede ser para todo el proceso clave o para procesos desagregados Puede elaborarse en comuacuten para todo el proceso clave e indicar lo especiacutefico para los procesos desagregados Las distintas unidades del proceso pueden decidir elaborarlo de forma conjunta si entiende que hay similitud | ||
Servicio prestado | Instruccioacuten Se indicaraacute de acuerdo con la tabla de relacioacuten de procesosservicios del alcance del SIGC-SUA que estaacute publicado en el Manual de Calidad | ||
Unidades | Instruccioacuten Se indicaraacute la Unidades que lo elaboran | ||
Fecha | Instruccioacuten Se indicaraacute la fecha formal de su enviacuteo para publicacioacuten | ||
Responsables | Instruccioacuten Se especificaraacute la responsabilidad de la elaboracioacuten Puede ser el nombre y puesto de las personas que intervienen o la denominacioacuten del grupo de trabajo o equipo de calidad que lo ha elaborado Si el equipo es inter-procesosunidades se indicaraacute | ||
Seguimiento y revisioacuten | Instruccioacuten Se indicaraacute cuaacutendo se utiliza y se revisa y para que se utiliza podriacutea ser a modo de ejemplo en la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos |
Grupo de intereacutesClientes-Usuario | Fuentes de Informacioacuten | Necesidades y Expectativas (atributos de calidad) | Requisito de Calidad | ||||
Proceso | Instruccioacuten Se indicaraacute con la codificacioacuten y el nombre del aacutembito del proceso sobre el que se realiza el cuadro de partes interesadas Puede ser para todo el proceso clave o para procesos desagregados Puede elaborarse en comuacuten para todo el proceso clave e indicar lo especiacutefico para los procesos desagregados Las distintas unidades del proceso pueden decidir elaborarlo de forma conjunta si entiende que hay similitud | ||
Servicio prestado | Instruccioacuten Se indicaraacute de acuerdo con la tabla de relacioacuten de procesosservicios del alcance del SIGC-SUA que estaacute publicado en el Manual de Calidad | ||
Unidades | Instruccioacuten Se indicaraacute la Unidades que lo elaboran | ||
Fecha | Instruccioacuten Se indicaraacute la fecha formal de su enviacuteo para publicacioacuten | ||
Responsables | Instruccioacuten Se especificaraacute la responsabilidad de la elaboracioacuten Puede ser el nombre y puesto de las personas que intervienen o la denominacioacuten del grupo de trabajo o equipo de calidad que lo ha elaborado Si el equipo es inter-procesosunidades se indicaraacute | ||
Seguimiento y revisioacuten | Instruccioacuten Se indicaraacute cuaacutendo se utiliza y se revisa y para queacute se utiliza podriacutea ser a modo de ejemplo en la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos |
FACTORES INTERNOS | DEBILIDADES | FORTALEZAS | |||
1- 2- 3- | 1- 2- 3- | ||||
FACTORES EXTERNOS | AMENAZAS | OPORTUNIDADES | |||
1- 2- 3- | 1- 2- 3- |
Proceso | Instruccioacuten Se indicaraacute con la codificacioacuten y el nombre del aacutembito del proceso sobre el que se realiza el cuadro de contexto Puede ser para todo el proceso clave o para procesos desagregados Puede elaborarse en comuacuten para todo el proceso clave e indicar lo especiacutefico para los procesos desagregados Las distintas unidades del proceso pueden decidir elaborarlo de forma conjunta si entiende que hay similitud | ||
Servicio prestado | Instruccioacuten Se indicaraacute de acuerdo con la tabla de relacioacuten de procesosservicios del alcance del SIGC-SUA que estaacute publicado en el Manual de Calidad | ||
Unidades | Instruccioacuten Se indicaraacute la Unidades que lo elaboran | ||
Fecha | Instruccioacuten Se indicaraacute la fecha formal de su enviacuteo para publicacioacuten | ||
Responsables | Instruccioacuten Se especificaraacute la responsabilidad de la elaboracioacuten Puede ser el nombre y puesto de las personas que intervienen o la denominacioacuten del grupo de trabajo o equipo de calidad que lo ha elaborado Si el equipo es inter-procesosunidades se indicaraacute | ||
Seguimiento y revisioacuten | Instruccioacuten Se indicaraacute cuaacutendo se utiliza y se revisa y para queacute se utiliza podriacutea ser a modo de ejemplo en la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos |
RESULTADO PROCESO | RIESGOSOPORTUNIDADES | ACCIONES | |||
[Resultado Esperado] [1] | 1- Riesgo Detectado Efecto potencial | 1- Accioacuten | |||
[Resultado Esperado] | 1- Oportunidad Detectado Efecto potencial | 1- Accioacuten |
ACCIONES POSIBLES | |||
Evitar el riesgo | Eliminar la actividad que se ve afectada o causa el riesgo | ||
Aceptar el riesgo | Cuando es posible que genere una oportunidad | ||
Eliminar la fuente del riesgo | Actuar para eliminar la causa que da lugar al riesgo (efecto no deseado) | ||
Modificar la probabilidad | Atenuar la posibilidad o concurrencia del riesgo | ||
Modificar las consecuencias | Atenuar el impacto o efectos del riesgo | ||
Compartir el riesgo | Compartir o transferir el riesgo con otras partes | ||
Mantener el riesgo | Cuando es asumible o su tratamiento es desproporcionado siempre que sea posible asumirlo y controlarlo |
RIESGO | VALORACIOacuteN EFECTOIMPACTO [EI] | VALORACIOacuteN PROBABILIDAD [P] | Nivel Riego | ||||
-Riesgo Detectado Efecto potencial | ESCALA 1-5 1-Insignificante 2- Miacutenimo 3-Moderado 4-Considerable 5-Grave | ESCALA 1-5 1-Excepcional 2- Poco probable 3-Problable 4-Muy probable 5-Seguro | Caacutelculo [EI][P] ESCALA A-B-C-D D Aceptar riesgo [lt 5] C Aceptar riesgo con controles [6-1] B Riesgo no deseable [9-14] A Riesgo inaceptable [=gt15] |
Actividad | Responsable | ||
Elaboracioacuten del cuadro de anaacutelisis de contexto interno y externo por procesos del cuadro necesidades y expectativas de las partes interesadas y requisitos de calidad del cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades Nivel procesos claves | Equipo de Procesos Responsables de Unidades | ||
Elaboracioacuten seguacuten proceda del cuadro de anaacutelisis de contexto interno y externo por procesos del cuadro necesidades y expectativas de las partes interesadas y requisitos de calidad del cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades Nivel procesos Estrateacutegicos | Responsable de Calidad Coordinacioacuten Teacutecnica del SIGC-SUA | ||
Aprobacioacuten de la documentacioacuten a incluir en la documentacioacuten del proceso | Responsable de Calidad Gerente seguacuten proceda | ||
Inclusioacuten como anexo en la documentacioacuten del proceso | Coordinacioacuten Teacutecnica del SIGC-SUA | ||
Realizacioacuten de seguimiento y revisioacuten Nivel de proceso claves | Equipo de Procesos Responsables de Unidades | ||
Realizacioacuten de seguimiento y revisioacuten Nivel procesos Estrateacutegicos | Responsable de Calidad Coordinacioacuten Teacutecnica del SIGC-SUA | ||
Realizacioacuten de seguimiento y revisioacuten Nivel SIGC-SUA | Consejo de Direccioacuten comiteacute de Calidad |
VERSIOacuteN | FECHA DE VIGENCIA | APARTADO MODIFICADO | MODIFICACIOacuteN REALIZADA | ||||
1 | 14-05-2018 | Creacioacuten del Documento | |||||
Edicioacuten | Nordm | 01 | Fecha de entrada en vigor | 14-05-2018 |
Elaborado por | Revisado por | Aprobado por | |||||||||
Gerencia con Coordinacioacuten Teacutecnica del Servicio de Planificacioacuten y Evaluacioacuten | Vicerrectorado Responsable de la Calidad | Consejo de Direccioacuten | |||||||||
Nombre | Nombre | Nombre | |||||||||
Nicolaacutes Ruiz Reyes | Julio Terrados Cepeda | Juan Goacutemez Ortega | |||||||||
Cargo | Cargo | Cargo | |||||||||
Gerente | Vicerrector | Rector | |||||||||
Fecha | Fecha | Fecha | |||||||||
11052018 | 11052018 | 11052018 | |||||||||
Firma | Firma | Firma | |||||||||
SIGC-SUA | UNIVERSIDAD DE JAEacuteN | PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS | |||||
PD06 GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES |
SIGC-SUA | UNIVERSIDAD DE JAEacuteN | PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS | |||||
PD06 GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES |
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Incorporar el anaacutelisis de Contexto y la Gestioacuten de los riesgos y oportunidades en la evaluacioacuten y mejora del
desempentildeo
PROCESOCONTEXTO
PARTES INTERESADAS
Planificacioacuten del sistema de gestioacuten
Acciones
Riesgos y oportunidades
Acciones
Resultados
Mejora continua
Riesgos y oportunidades
Direccioacuten estrateacutegica
Riesgos y oportunidades
Acciones
PLANIFICACIOacuteN Y GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Comunicacioacuten
Determinar las comunicaciones internas y externas pertinentes al sistema de gestioacuten de la calidad
REQUISITOS
Queacute comunicar El contenido de la comunicacioacuten
Cuaacutendo comunicar El momento en el que comunicar
A quieacuten comunicar El destinatario de la comunicacioacuten
Coacutemo comunicar El meacutetodo o medio para la comunicacioacuten
Quieacuten comunica El responsable de la comunicacioacuten
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
III Aplicacioacuten en el Manual de Calidad del SIGC-SUA
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOCUMENTACIOacuteN DEL SIGC-SUA
Enlace a la web del SIGC-SUA
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
El manual de calidad es el documento que explica la estructura y el funcionamiento del Sistema Integrado de Gestioacuten de la Calidad de los
Servicios y Unidades Administrativas de la Universidad de Jaeacuten (SIGC-SUA)
Estructura del SIGC-SUA
Objeto y campo de aplicacioacuten del sistema de gestioacuten de la calidad
Contexto de la organizacioacuten universitaria
Necesidades y expectativas de las partes interesadas
Liderazgo Responsabilidades y participacioacuten
Sistema de procesos gestioacuten y prestacioacuten de servicios
Seguimiento medicioacuten anaacutelisis evaluacioacuten y mejora
Gestioacuten de riesgos y oportunidades
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Revisioacuten del Manual de Calidad
Realizacioacuten de las adaptaciones necesarias para el disentildeo implantacioacuten y documentacioacuten de los nuevos requisitos establecidos
en la norma UNE-EN ISO 90012015 permitiendo la certificacioacuten externa del SIGC-SUA en el ciclo 2017 tal como se establece en el Plan
Estrateacutegico de la Universidad de Jaeacuten y en la Poliacutetica de Calidad
La estrategia baacutesica para la certificacioacuten externa es demostrar que se han considerado los aspectos esenciales de los cambios en la Norma ISO que se ha procedido a su incorporacioacuten al SIGC-SUA y que en sucesivos ciclos perfeccionaremos la implantacioacuten
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
El Manual de Calidad se mantiene como guiacutea del SIGC-SUA Asiacute como la declaracioacuten de la poliacutetica de calidad y el establecimiento anual de los objetivos de calidad del SIGC-SUA
Procedimientos documentados procesos de apoyo especialmente el proceso Gestioacuten de Riesgos y oportunidades
SIGC-SUA
UNIVERSIDAD DE
JAEacuteN
PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS
PD06 GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Procedimiento documentado PD 06 Mayo de 2018 Versioacuten 01 Paacutegina 1
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA
UNIVERSIDAD DE JAEacuteN
PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO
GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
COacuteDIGO PD 06
FECHA 11-05-2018
REVISIOacuteN 01
UNIVERSIDAD DE JAEacuteN
Contexto interno-Externo de la Universidad
Sistema de gestioacuten de la calidad realizado por la Direccioacuten y el Comiteacute de Calidad en el anaacutelisis estrateacutegico
Sistema de procesos del SIGC-SUA realizado por los responsables de los procesos mediante la realizacioacuten de
anaacutelisis DAFO
Dos niveles
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS
PD06 GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Control de documentacioacuten
ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIOacuteN DEL PROCEDIMIENTO
PORTADA
CONTROL DE DOCUMENTACIOacuteN
HISTORIAL DE MODIFICACIONES
1- OBJETO Y CAMPO DE APLICACIOacuteN
2- REFERENCIAS
3- ANTECEDENTES Y DEFINICIONES
4- DESARROLLO
41 ALCANCE Y FINALIDAD
42 METODOLOGIacuteA
43 RESPONSABILIDADES
44 DETERMINACIOacuteN DEL CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO
45 DENTIFICACIOacuteN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES INTERESADAS Y SU ESPECIFICACIOacuteN EN REQUISITOS DE CALIDAD
46 GESTIOacuteN DE LOS RIESGOS Y OPORTUNIDADES
461 DETERMINAR CRITERIOS DE RIESGOS
462 IDENTIFICACIOacuteN DEL RIESGO
463 ANAacuteLISIS DEL RIESGO
464 TRATAMIENTO DEL RIESGO
465 RESULTADOS DE LA GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
466 EVALUACIOacuteN DE LAS ACCIONES
5- ANEXOS
FORMATOS
HISTORIAL DE MODIFICACIONES DE LA DOCUMENTACIOacuteN DEL PROCEDIMIENTO
1- OBJETO Y CAMPO DE APLICACIOacuteN
El procedimiento documentado PD06 tiene por objeto establecer el proceso a seguir en el SISTEMA INTEGRADO DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA UNIVERSIDAD DE JAEacuteN (SIGC-SUA) para la gestioacuten de riesgos y oportunidades como elemento integrado en el sistema de gestioacuten y de procesos y en las actividades de planificacioacuten
Este procedimiento de apoyo del SIGC-SUA se incluye en el marco de la adaptacioacuten a la Norma ISO 9001 2015 para incorporar en el enfoque a procesos el pensamiento basado en riesgos reforzando la naturaleza preventiva y la eficacia del sistema de calidad
2- REFERENCIAS
Para la elaboracioacuten de este procedimiento documentado se ha utilizado como referencia
middot La Norma UNE-EN-ISO-90012015 ldquoSistemas de Gestioacuten de la Calidad Requisitosrdquo Especialmente el Punto 81
middot La Norma ISO 310002009 Gestioacuten del riesgo Principios y directrices
middot El Manual de la Calidad del Sistema Integrado de Gestioacuten de la Calidad de los Servicios y Unidades Administrativas de la Universidad de Jaeacuten (SIGC-SUA)
middot El Manual de Procesos
middot El Manual de Procedimientos Documentados
middot Programa y orientaciones para la adaptacioacuten del SIGC-SUA a los Requisitos De La Norma UNE-EN ISO 90012015 Sistemas de Gestioacuten de la Calidad
Para los fines de este procedimiento documentado se aplican en lo que proceda los fundamentos los teacuterminos y las definiciones incluidos en la Norma ISO-90002015 ldquoSistemas de Gestioacuten de la Calidad Fundamentos y vocabulariordquo
3- ANTECEDENTES Y DEFINICIONES
La gestioacuten de riesgos y oportunidades se incorpora como un elemento necesario de entrada (planificacioacuten) y seguimiento (resultados) de los procesos del SIGC-SUA
El teacutermino riesgo hace referencia a los efectos que pueden ocasionar sobre los objetivos las incertidumbres siendo estas situaciones en las que falta de informacioacuten conocimiento y comprensioacuten de un suceso su probabilidad de que ocurra y las consecuencias
La gestioacuten del riesgo se refiere a las actividades coordinadas para dirigir y controlar una organizacioacuten en lo relativo al riesgo El proceso de gestioacuten del riesgo se refiere a la aplicacioacuten sistemaacutetica de poliacuteticas procedimientos y praacutecticas de gestioacuten a las actividades de comunicacioacuten consulta establecimiento del contexto e identificacioacuten anaacutelisis evaluacioacuten tratamiento seguimiento y revisioacuten del riesgo
4- DESARROLLO
41 ALCANCE Y FINALIDAD
El procedimiento documentado sobre la gestioacuten de riesgos se aplica transversalmente en todos los procesos del SIGC-SUA y forma parte de la poliacutetica de la planificacioacuten y la revisioacuten de la estrategia de los procesos y en la revisioacuten mejora y cambios del SIGC-SUA
Este procedimiento documentado establece
1 La metodologiacutea que se aplica para la gestioacuten de los riesgos y oportunidades
2 El proceso para realizar la gestioacuten de riesgos y oportunidades
3 El sistema de responsabilidades en la gestioacuten de riesgos y oportunidades
4 La documentacioacuten y formatos de los resultados de las actividades de la gestioacuten de riesgos y oportunidades asiacute como su inclusioacuten en la documentacioacuten del SIGC-SUA
Las finalidades de la gestioacuten de los riesgos y oportunidades al incluirlos en la planificacioacuten y procesos del SIGC-SUA son
1 Asegurar la consecucioacuten de resultados previstos del sistema de calidad
2 Aumentar los efectos deseados
3 Prevenir o reducir los efectos no deseados
4 Lograr la mejora
42 METODOLOGIacuteA
En el marco de la planificacioacuten y mejora del SIGC-SUA se realizaraacuten las siguientes actividades secuenciadas e interrelacionadas
1 Determinacioacuten del contexto interno y externo
2 Identificacioacuten de las necesidades y expectativas de las partes interesadas y su especificacioacuten en requisitos de calidad
3 Aplicar la gestioacuten de los riesgos y oportunidades
En el siguiente graacutefico se representa esta relacioacuten
43 RESPONSABILIDADES
Se aplica de acuerdo con el Manual de Calidad el siguiente sistema baacutesico de responsabilidades y participacioacuten
44 DETERMINACIOacuteN DEL CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO
Identificacioacuten de las cuestiones internas y externas que son pertinentes para el propoacutesito y la planificacioacuten del SIGC-SUA
Actividades Nivel procesos
1 Determinacioacuten factores internos y externos que influyen en el desarrollo y resultados de los procesos
2 Aplicar metodologiacutea DAFO estructurando la informacioacuten en
middot ANAacuteLISIS INTERNO DEBILIDADES (factores internos que pueden incidir negativamente) FORTALEZAS (factores internos que inciden positivamente)
middot ANAacuteLISIS EXTERNO AMENAZAS (factores externos que inciden negativamente) OPORTUNIDADES (factores externos que pueden incidir positivamente)
3 Trasladar al cuadro de informacioacuten sobre cuestiones externas e internas
4 Remisioacuten a Coordinacioacuten Teacutecnica a efectos de su inclusioacuten en la Documentacioacuten de Procesos tras su aprobacioacuten Anexo del Manual de Proceso
5 Aplicacioacuten
middot Proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
middot Entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades que se indica posteriormente
middot informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso
6 Revisioacuten En la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos
45 IDENTIFICACIOacuteN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES INTERESADAS Y SU ESPECIFICACIOacuteN EN REQUISITOS DE CALIDAD
Utilizar la informacioacuten actual del cuadro de grupos de intereacutesatributos de calidad de los manuales de proceso para identificar los requisitos de calidad que se incorporan a los procesos
1 IDENTIFICACIOacuteN DE PARTES INTERESADAS Cuadro de informacioacuten sobre las partes interesadas que se ven afectadas o interesadas por el proceso
2 REQUISITOS DE CALIDAD Identificacioacuten de las necesidades y expectativas de las partes interesadas en el proceso y coacutemo se da respuesta mediante la especificacioacuten de requisitos de calidad que se incluyen en el proceso (compromisos de calidad objetivos reglamentaciones especificaciones en la prestacioacuten de servicios etc)
3 Aplicacioacuten
middot Proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
middot Entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades que se indica posteriormente
middot informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso
4 Revisioacuten En la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos
46 GESTIOacuteN DE LOS RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Sistematizacioacuten de la gestioacuten de los riesgos y oportunidades en la gestioacuten de los procesos
Orientaciones Metodoloacutegicas Norma de apoyo UNE-ISO 31000 Gestioacuten del Riesgo Principios y Directrices
Fases
1 Determinar criterios de riesgos
2 Identificacioacuten del riesgo
3 Anaacutelisis del riesgo
4 Tratamiento del riesgo
5 Resultados de la gestioacuten de riesgos y oportunidades
6 Evaluacioacuten de las acciones
461 CRITERIOS DE RIESGOS
Establecer los criterios de riesgos teacuterminos que permiten evaluar la importancia de un riesgo Estos teacuterminos pueden determinarse en funcioacuten de objetivos los recursos disponibles los requisitos legales o especificaciones de prestacioacuten de servicios etc
462 IDENTIFICACIOacuteN DEL RIESGO
Establecer la relacioacuten de sucesos que podriacutean afectar negativamente o positivamente los objetivos y resultados del proceso
Se parte de la identificacioacuten realizada en el cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades Las causas se corresponden normalmente con el apartado ldquodetectadardquo (DAFO Requisitos de calidad de partes interesadas resultados de proceso)
463 ANAacuteLISIS DEL RIESGO
Valoracioacuten de los efectos y consecuencias del riesgo en los resultados del proceso asiacute como de la probabilidad de que se produzcan dichas consecuencias
En el cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades se anotan las causas y fuentes asiacute como los efectos o impactos se antildeade una valoracioacuten de la probabilidad Si combinamos los efectos con la probabilidad se determina el nivel de riesgo
Cada Unidades puede establecer el meacutetodo que estime apropiado para establecer el nivel de riesgo y puede expresarlo en teacuterminos cualitativos Ejemplo de un meacutetodo cuantitativo basada en escalas
464 TRATAMIENTO DEL RIESGO
Comparar el nivel del riesgo con los criterios que sobre los riesgos se hayan adoptado permitiendo asiacute considerar y priorizar el tratamiento que se ha de dar a los riesgos identificados
La finalidad uacuteltima de la apreciacioacuten del riesgo es determinar que riesgos para los resultados de los procesos no se consideran suficientemente controlados y exige un tratamiento
Orientacioacuten
465 RESULTADOS DE LA GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
El cuadro de riesgos y oportunidades permite identificar las acciones en los procesos del SIGC-SUA Una vez realizado se remite a Coordinacioacuten Teacutecnica a efectos de su inclusioacuten en la Documentacioacuten de Procesos tras su aprobacioacuten Anexo del Manual de Proceso
La revisioacuten de cuadro de riesgos y oportunidades se realiza en la revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos
Tabla Gestioacuten de riesgos y oportunidades
Ver en detalle en Anexo Formatos
[4] Accioacuten Estaacute referida a las opciones que identificamos y adoptamos para el tratamiento del riesgo o para aprovechar los efectos de las oportunidades sobre los resultados esperados
466 EVALUACIOacuteN DE LAS ACCIONES
Las acciones que identificamos y adoptamos para el tratamiento del riesgo o para aprovechar los efectos de las oportunidades sobre los resultados esperados y oportunidades que se identifiquen deben ser implantadas bien mediante modificaciones en el disentildeogestioacuten del proceso bien mediante la implantacioacuten de otras acciones de mejora
El seguimiento de las acciones se incorporaraacute en el proceso de revisioacuten y mejora incluyeacutendose en los informes anuales de proceso Se utilizaraacuten para la planificacioacuten de nuevas acciones de mejora
La identificacioacuten y gestioacuten de las acciones que se derivan de la evaluacioacuten de riesgos y oportunidades constituyen un elemento clave para la implementacioacuten de las mejoras de procesos y de los objetivos y acuerdos de la Revisioacuten y mejora del SIGC-SUA que realiza por ciclos anuales el Comiteacute de Calidad y la Direccioacuten
5- ANEXOS FORMATOS
FORMATO ANAacuteLISIS DE CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO DEL PROCESO
[COacuteDIGO DEL PROCESO CLAVE] [NOMBRE DEL PROCESO CLAVE]
Tabla Anaacutelisis del contexto interno y externo del proceso
Tabla Anaacutelisis del contexto interno y externo del proceso
FORMATO CUADRO DE COMPRENSIOacuteN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE PARTES INTERESADAS DEL PROCESO
[COacuteDIGO DEL PROCESO CLAVE] [NOMBRE DEL PROCESO CLAVE]
Tabla Necesidades y Expectativas Partes Interesadas
Tabla Necesidades y Expectativas Partes Interesadas
FORMATO ANAacuteLISIS DE GESTIOacuteN DE RIESGO Y OPORTUNIDADES
[COacuteDIGO DEL PROCESO CLAVE] [NOMBRE DEL PROCESO CLAVE]
Tabla Gestioacuten de riesgos y oportunidades
Tabla Gestioacuten de riesgos y oportunidades
[1] Resultado Esperado Esta referido al resultados final del proceso (la salida del proceso en teacuterminos del valor o servicio prestado) Se puede utilizar Un resultado procedente de la estrategia un compromiso de calidad publicado un requisito de calidad identificado el valor de un objetivo del indicador del proceso
[2] Detectado Esta referido a la fuente de la que se ha detectadoidentificadoasociado el riesgo o la oportunidad Puede provenir 1 Del anaacutelisis del contexto (DAFO) 2 Del anaacutelisis de las partes interesadas 3 Del anaacutelisis del proceso (desarrollo e interaccioacuten de actividades recursos y resultados)
[3] Efecto potencial Estaacute referido a la consecuencia que el riesgo o la oportunidad va a tener sobre el resultado esperado
PROPUESTAS DE ACCIONES DE MEJORA
Evaluacioacuten de las acciones
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA UNIVERSIDAD DE JAEacuteN13
13
13
PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO13
13
GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES13
13
13
COacuteDIGO PD 0613
FECHA 11-05-201813
REVISIOacuteN 0113
13
13
13
13
13
13
13
13
UNIVERSIDAD DE JAEacuteN13
13
13
13
Indicaremos Accioacuten de gestioacuten de riesgosoportunidades13
13
Indicaremos ademaacutes mecanismos para la evaluacioacuten13
13
En la previsioacuten de resultados haremos referencia al grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso13
13
Grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso en relacioacuten a la previsioacuten de resultados y a los indicadores que en su caso se hubieran establecido para el seguimiento13
13
13
lt Procedimiento documentado PD 06 Mayo de 2018 Versioacuten 01gtPaacutegina 1
lt Procedimiento documentado PD 06 Mayo de 2018 Versioacuten 01gtPaacutegina 2
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
Necesidades y Expectativas de las partes interesadas
Identificacioacuten a nivel de procesos
Entradas en el anaacutelisis de riesgos y
oportunidades
Anaacutelisis de resultados en el proceso de revisioacuten y mejora
anual del SIGC-SUA
Gestioacuten de riesgos y oportunidades
Metodologiacutea en el manual de calidad procedimientos
estrateacutegicos y procedimiento de apoyo
Aplicacioacuten operativa en los procesos claves (operativos)
Los resultados se incluyen en la documentacioacuten de los
procesos procediendo a su seguimiento y revisioacuten anual
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CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
Comunicacioacuten
Reforzar la comunicacioacuten externa a usuarios apoyaacutendose en los mecanismos actuales e incluidos en los procesos haciendo las referencias oportunas en las fichas del Plan de Comunicacioacuten del
SIGC-SUA
Plan de Comunicacioacuten del SIGC-SUA Metodologiacutea Plan de Comunicacioacuten
Ficha de acciones de comunicacioacuten
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CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
Seguimiento medicioacuten anaacutelisis y evaluacioacutenMetodologiacutea en Manual de CalidadGuiacutea del SIGC-SUA Procesos Estrateacutegicos
SEGUIMIENTO MEDICIOacuteN ANAacuteLISIS EVALUACIOacuteN Y MEJORA
PROCESOS PRESTACIOacuteN DE SERVICIOS
SEGUIMIENTO Y MEDICIOacuteN
AUDITORIacuteAS
INFORMACIOacuteN DEL ENTORNO
UNIVERSITARIO
ANAacuteLISIS DE DATOS
REVISIOacuteN POR LA DIRECCIOacuteN
OPO
RTU
NID
ADES
CAM
BIO
Y
DE M
EJO
RA
ACCIONES CORRECTIVASCONTEXTO INTERNO
CONTEXTO EXTERNO
ACCIONES RIESGOS Y OPORTUNIDADES
GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADESS
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iquestDoacutende se puede consultar los informes finales de seguimiento y revisioacuten
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IV Aplicacioacuten en la documentacioacuten de procesos de las Unidades
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MAPA DE PROCESOS CLAVES INTERRELACIONADOS
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PROCESO PARA REALIZAR LOS CAMBIOS
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CUADRO RESUMEN DE LAS ACTIVIDADES A REALIZAR POR LAS UNIDADESAacuteREAS
ACTIVIDADES DE APLICACIOacuteN EN LOS PROCESOS PARA LA ADAPTACIOacuteN A LA NORMA ISO 9001 2015
1 Elaborar un cuadro de anaacutelisis de contexto interno y externo por procesos yo agrupacioacuten para su inclusioacuten como anexo en la documentacioacuten del
proceso
CONTEXTO
PARTES INTERESADAS 2 Revisar y completar Anexo VI (Atributos de Calidad) de la Documentacioacuten
de Procesos
CONTEXTO 3 Elaborar un cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades por procesos yo agrupacioacuten para su inclusioacuten como anexo en la documentacioacuten del proceso
COMUNICACIOacuteN 4 Reforzar la comunicacioacuten externa a usuarios apoyaacutendose en los mecanismos actuales e incluidos en los procesos haciendo las referencias oportunas en ellas fichas del Plan de Comunicacioacuten del SIGC-SUA
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CONTEXTO Factores internos y externos que influyen en el desarrollo y resultados de los procesos
FACTORES EXTERNOS Los que no dependen o no son controlados por la UnidadAacuterea Pueden
estar referidos a recursos u otras variables generales de la Universidad u otros factores externos del sistema universitario o entorno
FACTORES INTERNOS Los que dependen o son controlados por la UnidadAacuterea Fundamentalmente
sistemas de trabajo conocimientos capacidades valores y actitudes herramientas disponibles
QUEacute EXIGE ISO Identificacioacuten de factores de contexto y seguimiento y revisioacuten de esta Informacioacuten
IDENTIFICACIOacuteN DE FACTORES Cuadro de informacioacuten sobre cuestiones externas e internas
apropiadas a la misioacuten del proceso y en general al sistema de calidad y la estrategia o directrices de la
universidad que afectan al resultado esperado
SEGUIMIENTO Y REVISIOacuteN Sistematizacioacuten y periodizacioacuten de la revisioacuten de la informacioacuten del
contexto iquestCuaacutendo coacutemo y quieacuten revisa
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COacuteMO LO HACEMOSMediante el anaacutelisis DAFO que permite alinearlo con el anaacutelisis general del SIGC-SUA
FACTORES INTERNOS
DEBILIDADES FORTALEZAS1-2-3-
1-2-3-
FACTORES EXTERNOS
AMENAZAS OPORTUNIDADES1-2-3-
1-2-3-
ANAacuteLISIS EXTERNO AMENAZAS (factores externos que inciden negativamente)
OPORTUNIDADES (factores externos que pueden incidir positivamente)
ANAacuteLISIS INTERNO DEBILIDADES (factores internos que pueden incidir negativamente) FORTALEZAS (factores internos que inciden
positivamente)
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PARA QUEacute LO HACEMOSPara disponer de informacioacuten necesaria en el proceso de planificacioacuten de la gestioacuten de los procesos y del sistema de calidad
Lo aplicamos en el proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
Lo aplicaremos tambieacuten como entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades
Las conclusiones del anaacutelisis y su aplicacioacuten se tendraacuten en cuenta si procede cuando se realice el Informe final de proceso
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DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VII ANAacuteLISIS DE
CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO DEL PROCESO
FACTORES INTERNOS
DEBILIDADES FORTALEZAS
1- No exclusividad y dedicacioacuten compartida por parte del personal teacutecnico responsable del proceso con otras tareas dentro del Servicio de Prevencioacuten lo que impide una mayor dedicacioacuten y atencioacuten del proceso
2 Desconocimiento del procedimiento por parte de los nuevos investigadoresproductores
1 Nueva herramienta informaacutetica en el Campus Virtual para la Gestioacuten de Residuos Peligrosos
2 Madurez del procedimiento del Gestioacuten de Residuos especialmente para el personal teacutecnico y productor de plantilla
3 Almaceacuten temporal de residuos peligrosos en ambos Campus
3 Disponibilidad y aacutegil procedimiento para la adquisicioacuten de contenedores para reponer por parte de los productores en el Almaceacuten del Campus Las Lagunillas
FACTORES EXTERNOS
AMENAZAS OPORTUNIDADES
1- Cambios normativos en materia medioambiental
2- Cambios en la documentacioacuten y procedimientos de las comunicaciones obligatorias a realizar ante las distintas entidades con competencias medioambientales
1- Alianza con Empresa concesionaria de la Gestioacuten medioambiental de gestioacuten de residuos peligrosos
2- Benchmarking con otras universidades espantildeolas
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PARTES INTERESADAS
Persona u organizacioacuten que puede afectar verse afectado o percibirse como persona afectada por una decisioacuten o actividad
En el SIGC-SUA lo identificamos a nivel de proceso como grupo de intereacutescliente usuario tal como estaacute identificado en el ANEXO VI ATRIBUTOS DE CALIDAD DEL
PROCESO de la documentacioacuten de los procesos claves
QUEacute EXIGE ISOIdentificacioacuten de las partes interesadas especificacioacuten de requisitos de calidad de eacutestas y seguimiento y revisioacuten de esta Informacioacuten
IDENTIFICACIOacuteN DE PARTES INTERESADAS Cuadro de informacioacuten sobre las partes interesadas que se ven afectadas o interesadas por el proceso
REQUISITOS DE CALIDAD Identificacioacuten de las necesidades y expectativas de las partes interesadas en el proceso y coacutemo se da respuesta mediante la especificacioacuten de requisitos de
calidad que se incluyen en el proceso
SEGUIMIENTO Y REVISIOacuteN Sistematizacioacuten y periodizacioacuten de la revisioacuten de la informacioacuten de las partes interesadas y sus requisitos de calidad iquestCuaacutendo coacutemo y quieacuten revisa
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COacuteMO LO HACEMOS
Mediante la revisioacuten y ampliacioacuten del cuadro el ANEXO VI ATRIBUTOS DE CALIDAD DEL PROCESO de la documentacioacuten de los procesos claves SIGC-SUA
Grupo de intereacutesClientes
-Usuario
Fuentes de Informacioacuten
Necesidades y Expectativas (atributos de calidad)
Requisito de Calidad
INFORMACIOacuteN DE PARTIDA Utilizamos la informacioacuten de las tablas elaboradas en otros ciclos de gestioacuten analizamos su validez actual y en su caso modificamos especificamos o ampliamos
EXPECTATIVAS Y REQUISITOS Partimos de las necesidades expectativas y atributos de calidad por grupos de intereacutes ya identificados que mantenemos realizamos cambios o ampliamos tras la
revisioacuten Antildeadimos especificaciones en teacuterminos de requisitos de calidad (compromisos de calidad objetivos reglamentaciones especificaciones en la prestacioacuten de servicios etc)
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PARA QUEacute LO HACEMOSPara disponer de informacioacuten necesaria en el proceso de planificacioacuten de la gestioacuten de los procesos y del sistema de calidad
Lo aplicamos en el proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
Lo aplicaremos tambieacuten como entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades
Las conclusiones del anaacutelisis y su aplicacioacuten se tendraacuten en cuenta si procede cuando se realice el Informe final de proceso
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DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VI ATRIBUTOS DE
CALIDAD NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LOS GRUPOS DE INTERES REQUISITOS DE CALIDAD
Grupo de intereacutesClientes-Usuario
Fuentes de Informacioacuten
Necesidades y Expectativas (atributos de calidad)
Requisito de Calidad
1 El personal docente e investigador de la Universidad y centros adscritos y el personal docente e investigador visitante de otras universidades 2 El alumnado de la Universidad y centros adscritos y el alumnado en movilidad de otras universidades 3 El personal de administracioacuten y servicios 4 Losas egresadosas de la Universidad de Jaeacuten 5 El Personal colaborador o tutor externo a la Universidad de Jaeacuten
bull Encuestas de satisfaccioacuten bull Quejas Sugerencias felicitaciones bull Indicadores de proceso bull Benchmarking bull Comisioacuten de Biblioteca bull Servicio de Pregunta al Bibliotecario
Necesidad disponer de una coleccioacuten de recursos informativos que cubran las necesidades de informacioacuten de los usuarios Atributos bull Amabilidad en el trato al cliente-usuario bull Adecuacioacuten del tiempo empleado para la resolucioacuten de la demanda de la prestacioacuten del servicio bull Comunicacioacuten a los clientes-usuarios cuando se prestaraacute el servicio bull Adecuacioacuten de los horarios de atencioacuten o prestacioacuten del servicio a las necesidades que platean los clientes-usuarios bull Adecuacioacuten del servicio prestado a las necesidades y expectativas especiacuteficas comunicadas por los clientesusuarios bull Comodidad de las instalaciones climatizacioacuten limpieza dimensioacuten y mantenimiento de los espacios
bull Alcanzar el 85 de monografiacuteas nacionales recibidas en un maacuteximo de 30 diacuteas (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 85 de monografiacuteas extranjeras recibidas en un maacuteximo de 60 diacuteas (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 100 de ejecucioacuten del gasto en material bibliograacutefico del presupuesto de Biblioteca (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 100 de bibliografiacutea recomendada disponible en Biblioteca (1 2) bull Alcanzar el 100 de peticiones de compra de material bibliograacutefico por parte de los estudiantes adquiridas (2) bull Alcanzar el 65 de monografiacuteas en papel recibidas por compra catalogadas en un maacuteximo de 6 diacuteas (1 2 3 4 5)
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RIESGO OPORTUNIDAD Efecto o influencias de la incertidumbre sobre la consecucioacuten de los resultados y la eficacia de un proceso
PARA QUEacute LO HACEMOSPara prevenir o reducir los efectos no deseados de los riesgos y aprovechar las oportunidades en el marco de la planificacioacuten de la gestioacuten de la calidad y los procesos
CUANDO LO HACEMOS En la planificacioacuten inicial de los procesos o en nuevas situaciones que requieran revisar los procesos
QUEacute EXIGE ISOPensamiento basado en riesgos como parte del enfoque a procesos queda incluido en los requisitos de la ISO para la gestioacuten de los procesos ldquoabordar los riesgos y oportunidadeshelliprdquo
REQUISITOS Planificar las acciones para abordar los riesgos y oportunidades
Integrar y aplicar las acciones en los procesos
Evaluar la eficacia de las acciones
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COacuteMO LO HACEMOS Mediante la elaboracioacuten de un cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades asociados a los procesos
RESULTADO PROCESO
RIESGOSOPORTUNIDADES ACCIONES
[Resultado Esperado] [1]
1-Riesgo [se describiraacute el riesgo]
Detectado [2]
Efecto potencial [3]
2-
3-
1-Accioacuten [se describiraacute la accioacuten] [4]
2-
3-
[Resultado Esperado]
1-Oportunidad [se describiraacute la oportunidad]
Detectado
Efecto potencial
2-
3-
1-Accioacuten [se describiraacute la accioacuten]
2-
3-
[1] Resultado Esperado Esta referido al resultados final del proceso (la salida del proceso en teacuterminos del
valor o servicio prestado) Ejemplos compromiso de calidad un requisito
de calidad el valor objetivo del indicador del proceso
[Detectado Fuente de la que se ha detectadoidentificadoasociado el riesgo o la oportunidad Puede provenir 1 Del anaacutelisis del contexto (DAFO) 2 Del anaacutelisis de
las partes interesadas 3 Del anaacutelisis del proceso (desarrollo e interaccioacuten de actividades recursos y resultados)
Efecto potencial La consecuencia que el riesgo o la oportunidad van a tener sobre el resultado esperado
Accioacuten Las opciones que identificamos y adoptamos para el tratamiento del riesgo o
para aprovechas los efectos de las oportunidades sobre los resultados
esperados
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Identificacioacuten del riesgo
COM
UN
ICAC
IOacuteN
Y
CON
SULT
A
SEGU
IMIE
NTO
Y R
EVIS
IOacuteN
Apreciacioacuten del riesgo
Establecimiento del Contexto
PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RIESGO
Anaacutelisis del riesgo
Evaluacioacuten del riesgo
Tratamiento del Riesgo
IDENTIFICACIOacuteN DEL RIESGO Relacioacuten de sucesos que podriacutean afectar negativamente o positivamente los objetivos y resultados del
proceso
criterios de riesgos teacuterminos que permiten evaluar la
importancia de un riesgo
ANAacuteLISIS DEL RIESGO
Valoracioacuten de los efectos y
consecuencias del riesgo en los
resultados del proceso asiacute como de la probabilidad
de que se produzcan dichas consecuencias
EVALUACIOacuteN DEL RIESGO
Implica comparar el nivel del riesgo con los criterios
que sobre los riesgos se hayan
adoptado permitiendo asiacute
considerar y priorizar el
tratamiento que se ha de dar a los
riesgos identificados
TRATAMIENTO DEL RIESGO Es la seleccioacuten y la implementacioacuten de una o varias opciones (acciones) para modificar los riesgos
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Las acciones que se identifiquen en la gestioacuten de los riesgos y oportunidades deben ser implantadas bien mediante modificaciones en el disentildeogestioacuten del proceso bien mediante la implantacioacuten de otras acciones de mejora
Unidad Antildeo
Procesos
Descripcioacuten de la mejora
Causa para su implantacioacuten
Objetivos de la mejora
Recursos previstos
Responsables de implantacioacuten
Previsioacuten de Resultados
Grado de prioridad AltaMediaBaja (seguacuten proceda)
Indicaremos Accioacuten de gestioacuten de riesgosoportunidades
Indicaremos ademaacutes mecanismos para la evaluacioacuten
En la previsioacuten de resultados haremos referencia al grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso
Desarrollo temporal Inicio
Finalizacioacuten
Descripcioacuten de resultados obtenidos
Grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso en relacioacuten a la previsioacuten de resultados y a los indicadores que en
su caso se hubieran establecido para el seguimiento
PROPUESTAS DE ACCIONES DE MEJORA
ANAacuteLISIS DE LAS MEJORAS
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VIII ANAacuteLISIS DE
GESTIOacuteN DE RIESGO Y OPORTUNIDADESRESULTADO
PROCESO RIESGOSOPORTUNIDADES ACCIONES
Rapidez en la ejecucioacuten del mantenimiento El 85 de las incidencias se reparan en 5 diacuteas
1-Riesgo Falta de disponibilidad de recursos humanos (internos y externos) para atender las incidencias
Detectado DAFO Debilidad D2
Efecto potencial La falta de personal teacutecnico para atender las averiacuteas puede afectar al desempentildeo de las actividades universitarias y en elementos criacuteticos incrementar los dantildeos en los activos
1 Accioacuten Establecer criterios de criticidad de la incidencia
2 Accioacuten Adaptar aplicativo software para incluir criticidad
3 Accioacuten Modificacioacuten del proceso para incluir criticidad
4 Accioacuten Anaacutelisis de incidencias resueltas una vez implantadas las acciones anteriores seguacuten criticidad
Modificar las consecuencias
Rapidez en la ejecucioacuten del mantenimiento El 85 de las incidencias se reparan en 5 diacuteas
2-Riesgo Falta de disponibilidad de recursos materiales para atender las incidencias
Detectado DAFO Debilidad D2
Efecto potencial La falta de repuestos y fungibles para atender las averiacuteas puede imposibilitar la reparacioacuten con la celeridad requerida afectando al desempentildeo de las actividades universitarias
1 Accioacuten Disponer de un sistema de gestioacuten de stock de repuestos
Modificar las consecuencias
Criterios de sostenibilidad en la gestioacuten del mantenimiento
3- Riesgo Incumplimiento del Plan Estrateacutegico respecto a los criterios de sostenibilidad seguridad y PRL en el mantenimiento de las infraestructuras de los Campus
Detectado DAFO Debilidad D1
Efecto potencial No conformidad al SIGC-SUA asociado a requisitos de calidad
1 Accioacuten Establecimiento de criterios de sostenibilidad seguridad y PRL en la gestioacuten del mantenimiento
Eliminar la fuente del riesgo
Optimizar la disponibilidad de las instalaciones y equipos
4- Riesgo Interrupcioacuten del suministro eleacutectrico
Detectado Anaacutelisis de causa-efecto
Efecto potencial Dantildeos en elementos criacuteticos de las instalaciones de la UJA
1 Accioacuten Programa para garantizar el suministro eleacutectrico complementario en los edificios de la UJA
Modificar las consecuencias
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
GRACIAS POR SU ATENCIOacuteN
Desarrollo temporal | Inicio | Finalizacioacuten | |||||||
Descripcioacuten de resultados obtenidos |
Unidad | Antildeo | ||||||
Procesos | |||||||
Descripcioacuten de la mejora | |||||||
Causa para su implantacioacuten | |||||||
Objetivos de la mejora | |||||||
Recursos previstos | |||||||
Responsables de implantacioacuten | |||||||
Previsioacuten de Resultados | |||||||
Grado de prioridad | AltaMediaBaja (seguacuten proceda) |
RESULTADO PROCESO | RIESGOSOPORTUNIDADES | ACCIONES | |||
[Resultado Esperado] [1] | 1- Riesgo [se describiraacute el riesgo] Detectado [2] Efecto potencial [3] 2- 3- | 1- Accioacuten [se describiraacute la accioacuten] [4] 2- 3- | |||
[Resultado Esperado] | 1- Oportunidad [se describiraacute la oportunidad] Detectado Efecto potencial 2- 3- | 1- Accioacuten [se describiraacute la accioacuten] 2- 3- |
Proceso | Instruccioacuten Se indicaraacute con la codificacioacuten y el nombre del aacutembito del proceso sobre el que se realiza el cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades Puede ser para todo el proceso clave o para procesos desagregados Puede elaborarse en comuacuten para todo el proceso clave e indicar lo especiacutefico para los procesos desagregados Las distintas unidades del proceso pueden decidir elaborarlo de forma conjunta si entiende que hay similitud | ||
Servicio prestado | Instruccioacuten Se indicaraacute de acuerdo con la tabla de relacioacuten de procesosservicios del alcance del SIGC-SUA que estaacute publicado en el Manual de Calidad | ||
Unidades | Instruccioacuten Se indicaraacute la Unidades que lo elaboran | ||
Fecha | Instruccioacuten Se indicaraacute la fecha formal de su enviacuteo para publicacioacuten | ||
Responsables | Instruccioacuten Se especificaraacute la responsabilidad de la elaboracioacuten Puede ser el nombre y puesto de las personas que intervienen o la denominacioacuten del grupo de trabajo o equipo de calidad que lo ha elaborado Si el equipo es inter-procesosunidades se indicaraacute | ||
Seguimiento y revisioacuten | Instruccioacuten Se indicaraacute cuaacutendo se utiliza y se revisa y para que se utiliza podriacutea ser a modo de ejemplo en la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos |
Grupo de intereacutesClientes-Usuario | Fuentes de Informacioacuten | Necesidades y Expectativas (atributos de calidad) | Requisito de Calidad | ||||
Proceso | Instruccioacuten Se indicaraacute con la codificacioacuten y el nombre del aacutembito del proceso sobre el que se realiza el cuadro de partes interesadas Puede ser para todo el proceso clave o para procesos desagregados Puede elaborarse en comuacuten para todo el proceso clave e indicar lo especiacutefico para los procesos desagregados Las distintas unidades del proceso pueden decidir elaborarlo de forma conjunta si entiende que hay similitud | ||
Servicio prestado | Instruccioacuten Se indicaraacute de acuerdo con la tabla de relacioacuten de procesosservicios del alcance del SIGC-SUA que estaacute publicado en el Manual de Calidad | ||
Unidades | Instruccioacuten Se indicaraacute la Unidades que lo elaboran | ||
Fecha | Instruccioacuten Se indicaraacute la fecha formal de su enviacuteo para publicacioacuten | ||
Responsables | Instruccioacuten Se especificaraacute la responsabilidad de la elaboracioacuten Puede ser el nombre y puesto de las personas que intervienen o la denominacioacuten del grupo de trabajo o equipo de calidad que lo ha elaborado Si el equipo es inter-procesosunidades se indicaraacute | ||
Seguimiento y revisioacuten | Instruccioacuten Se indicaraacute cuaacutendo se utiliza y se revisa y para queacute se utiliza podriacutea ser a modo de ejemplo en la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos |
FACTORES INTERNOS | DEBILIDADES | FORTALEZAS | |||
1- 2- 3- | 1- 2- 3- | ||||
FACTORES EXTERNOS | AMENAZAS | OPORTUNIDADES | |||
1- 2- 3- | 1- 2- 3- |
Proceso | Instruccioacuten Se indicaraacute con la codificacioacuten y el nombre del aacutembito del proceso sobre el que se realiza el cuadro de contexto Puede ser para todo el proceso clave o para procesos desagregados Puede elaborarse en comuacuten para todo el proceso clave e indicar lo especiacutefico para los procesos desagregados Las distintas unidades del proceso pueden decidir elaborarlo de forma conjunta si entiende que hay similitud | ||
Servicio prestado | Instruccioacuten Se indicaraacute de acuerdo con la tabla de relacioacuten de procesosservicios del alcance del SIGC-SUA que estaacute publicado en el Manual de Calidad | ||
Unidades | Instruccioacuten Se indicaraacute la Unidades que lo elaboran | ||
Fecha | Instruccioacuten Se indicaraacute la fecha formal de su enviacuteo para publicacioacuten | ||
Responsables | Instruccioacuten Se especificaraacute la responsabilidad de la elaboracioacuten Puede ser el nombre y puesto de las personas que intervienen o la denominacioacuten del grupo de trabajo o equipo de calidad que lo ha elaborado Si el equipo es inter-procesosunidades se indicaraacute | ||
Seguimiento y revisioacuten | Instruccioacuten Se indicaraacute cuaacutendo se utiliza y se revisa y para queacute se utiliza podriacutea ser a modo de ejemplo en la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos |
RESULTADO PROCESO | RIESGOSOPORTUNIDADES | ACCIONES | |||
[Resultado Esperado] [1] | 1- Riesgo Detectado Efecto potencial | 1- Accioacuten | |||
[Resultado Esperado] | 1- Oportunidad Detectado Efecto potencial | 1- Accioacuten |
ACCIONES POSIBLES | |||
Evitar el riesgo | Eliminar la actividad que se ve afectada o causa el riesgo | ||
Aceptar el riesgo | Cuando es posible que genere una oportunidad | ||
Eliminar la fuente del riesgo | Actuar para eliminar la causa que da lugar al riesgo (efecto no deseado) | ||
Modificar la probabilidad | Atenuar la posibilidad o concurrencia del riesgo | ||
Modificar las consecuencias | Atenuar el impacto o efectos del riesgo | ||
Compartir el riesgo | Compartir o transferir el riesgo con otras partes | ||
Mantener el riesgo | Cuando es asumible o su tratamiento es desproporcionado siempre que sea posible asumirlo y controlarlo |
RIESGO | VALORACIOacuteN EFECTOIMPACTO [EI] | VALORACIOacuteN PROBABILIDAD [P] | Nivel Riego | ||||
-Riesgo Detectado Efecto potencial | ESCALA 1-5 1-Insignificante 2- Miacutenimo 3-Moderado 4-Considerable 5-Grave | ESCALA 1-5 1-Excepcional 2- Poco probable 3-Problable 4-Muy probable 5-Seguro | Caacutelculo [EI][P] ESCALA A-B-C-D D Aceptar riesgo [lt 5] C Aceptar riesgo con controles [6-1] B Riesgo no deseable [9-14] A Riesgo inaceptable [=gt15] |
Actividad | Responsable | ||
Elaboracioacuten del cuadro de anaacutelisis de contexto interno y externo por procesos del cuadro necesidades y expectativas de las partes interesadas y requisitos de calidad del cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades Nivel procesos claves | Equipo de Procesos Responsables de Unidades | ||
Elaboracioacuten seguacuten proceda del cuadro de anaacutelisis de contexto interno y externo por procesos del cuadro necesidades y expectativas de las partes interesadas y requisitos de calidad del cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades Nivel procesos Estrateacutegicos | Responsable de Calidad Coordinacioacuten Teacutecnica del SIGC-SUA | ||
Aprobacioacuten de la documentacioacuten a incluir en la documentacioacuten del proceso | Responsable de Calidad Gerente seguacuten proceda | ||
Inclusioacuten como anexo en la documentacioacuten del proceso | Coordinacioacuten Teacutecnica del SIGC-SUA | ||
Realizacioacuten de seguimiento y revisioacuten Nivel de proceso claves | Equipo de Procesos Responsables de Unidades | ||
Realizacioacuten de seguimiento y revisioacuten Nivel procesos Estrateacutegicos | Responsable de Calidad Coordinacioacuten Teacutecnica del SIGC-SUA | ||
Realizacioacuten de seguimiento y revisioacuten Nivel SIGC-SUA | Consejo de Direccioacuten comiteacute de Calidad |
VERSIOacuteN | FECHA DE VIGENCIA | APARTADO MODIFICADO | MODIFICACIOacuteN REALIZADA | ||||
1 | 14-05-2018 | Creacioacuten del Documento | |||||
Edicioacuten | Nordm | 01 | Fecha de entrada en vigor | 14-05-2018 |
Elaborado por | Revisado por | Aprobado por | |||||||||
Gerencia con Coordinacioacuten Teacutecnica del Servicio de Planificacioacuten y Evaluacioacuten | Vicerrectorado Responsable de la Calidad | Consejo de Direccioacuten | |||||||||
Nombre | Nombre | Nombre | |||||||||
Nicolaacutes Ruiz Reyes | Julio Terrados Cepeda | Juan Goacutemez Ortega | |||||||||
Cargo | Cargo | Cargo | |||||||||
Gerente | Vicerrector | Rector | |||||||||
Fecha | Fecha | Fecha | |||||||||
11052018 | 11052018 | 11052018 | |||||||||
Firma | Firma | Firma | |||||||||
SIGC-SUA | UNIVERSIDAD DE JAEacuteN | PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS | |||||
PD06 GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES |
SIGC-SUA | UNIVERSIDAD DE JAEacuteN | PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS | |||||
PD06 GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES |
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Comunicacioacuten
Determinar las comunicaciones internas y externas pertinentes al sistema de gestioacuten de la calidad
REQUISITOS
Queacute comunicar El contenido de la comunicacioacuten
Cuaacutendo comunicar El momento en el que comunicar
A quieacuten comunicar El destinatario de la comunicacioacuten
Coacutemo comunicar El meacutetodo o medio para la comunicacioacuten
Quieacuten comunica El responsable de la comunicacioacuten
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
III Aplicacioacuten en el Manual de Calidad del SIGC-SUA
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOCUMENTACIOacuteN DEL SIGC-SUA
Enlace a la web del SIGC-SUA
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
El manual de calidad es el documento que explica la estructura y el funcionamiento del Sistema Integrado de Gestioacuten de la Calidad de los
Servicios y Unidades Administrativas de la Universidad de Jaeacuten (SIGC-SUA)
Estructura del SIGC-SUA
Objeto y campo de aplicacioacuten del sistema de gestioacuten de la calidad
Contexto de la organizacioacuten universitaria
Necesidades y expectativas de las partes interesadas
Liderazgo Responsabilidades y participacioacuten
Sistema de procesos gestioacuten y prestacioacuten de servicios
Seguimiento medicioacuten anaacutelisis evaluacioacuten y mejora
Gestioacuten de riesgos y oportunidades
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Revisioacuten del Manual de Calidad
Realizacioacuten de las adaptaciones necesarias para el disentildeo implantacioacuten y documentacioacuten de los nuevos requisitos establecidos
en la norma UNE-EN ISO 90012015 permitiendo la certificacioacuten externa del SIGC-SUA en el ciclo 2017 tal como se establece en el Plan
Estrateacutegico de la Universidad de Jaeacuten y en la Poliacutetica de Calidad
La estrategia baacutesica para la certificacioacuten externa es demostrar que se han considerado los aspectos esenciales de los cambios en la Norma ISO que se ha procedido a su incorporacioacuten al SIGC-SUA y que en sucesivos ciclos perfeccionaremos la implantacioacuten
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
El Manual de Calidad se mantiene como guiacutea del SIGC-SUA Asiacute como la declaracioacuten de la poliacutetica de calidad y el establecimiento anual de los objetivos de calidad del SIGC-SUA
Procedimientos documentados procesos de apoyo especialmente el proceso Gestioacuten de Riesgos y oportunidades
SIGC-SUA
UNIVERSIDAD DE
JAEacuteN
PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS
PD06 GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Procedimiento documentado PD 06 Mayo de 2018 Versioacuten 01 Paacutegina 1
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA
UNIVERSIDAD DE JAEacuteN
PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO
GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
COacuteDIGO PD 06
FECHA 11-05-2018
REVISIOacuteN 01
UNIVERSIDAD DE JAEacuteN
Contexto interno-Externo de la Universidad
Sistema de gestioacuten de la calidad realizado por la Direccioacuten y el Comiteacute de Calidad en el anaacutelisis estrateacutegico
Sistema de procesos del SIGC-SUA realizado por los responsables de los procesos mediante la realizacioacuten de
anaacutelisis DAFO
Dos niveles
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS
PD06 GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Control de documentacioacuten
ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIOacuteN DEL PROCEDIMIENTO
PORTADA
CONTROL DE DOCUMENTACIOacuteN
HISTORIAL DE MODIFICACIONES
1- OBJETO Y CAMPO DE APLICACIOacuteN
2- REFERENCIAS
3- ANTECEDENTES Y DEFINICIONES
4- DESARROLLO
41 ALCANCE Y FINALIDAD
42 METODOLOGIacuteA
43 RESPONSABILIDADES
44 DETERMINACIOacuteN DEL CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO
45 DENTIFICACIOacuteN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES INTERESADAS Y SU ESPECIFICACIOacuteN EN REQUISITOS DE CALIDAD
46 GESTIOacuteN DE LOS RIESGOS Y OPORTUNIDADES
461 DETERMINAR CRITERIOS DE RIESGOS
462 IDENTIFICACIOacuteN DEL RIESGO
463 ANAacuteLISIS DEL RIESGO
464 TRATAMIENTO DEL RIESGO
465 RESULTADOS DE LA GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
466 EVALUACIOacuteN DE LAS ACCIONES
5- ANEXOS
FORMATOS
HISTORIAL DE MODIFICACIONES DE LA DOCUMENTACIOacuteN DEL PROCEDIMIENTO
1- OBJETO Y CAMPO DE APLICACIOacuteN
El procedimiento documentado PD06 tiene por objeto establecer el proceso a seguir en el SISTEMA INTEGRADO DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA UNIVERSIDAD DE JAEacuteN (SIGC-SUA) para la gestioacuten de riesgos y oportunidades como elemento integrado en el sistema de gestioacuten y de procesos y en las actividades de planificacioacuten
Este procedimiento de apoyo del SIGC-SUA se incluye en el marco de la adaptacioacuten a la Norma ISO 9001 2015 para incorporar en el enfoque a procesos el pensamiento basado en riesgos reforzando la naturaleza preventiva y la eficacia del sistema de calidad
2- REFERENCIAS
Para la elaboracioacuten de este procedimiento documentado se ha utilizado como referencia
middot La Norma UNE-EN-ISO-90012015 ldquoSistemas de Gestioacuten de la Calidad Requisitosrdquo Especialmente el Punto 81
middot La Norma ISO 310002009 Gestioacuten del riesgo Principios y directrices
middot El Manual de la Calidad del Sistema Integrado de Gestioacuten de la Calidad de los Servicios y Unidades Administrativas de la Universidad de Jaeacuten (SIGC-SUA)
middot El Manual de Procesos
middot El Manual de Procedimientos Documentados
middot Programa y orientaciones para la adaptacioacuten del SIGC-SUA a los Requisitos De La Norma UNE-EN ISO 90012015 Sistemas de Gestioacuten de la Calidad
Para los fines de este procedimiento documentado se aplican en lo que proceda los fundamentos los teacuterminos y las definiciones incluidos en la Norma ISO-90002015 ldquoSistemas de Gestioacuten de la Calidad Fundamentos y vocabulariordquo
3- ANTECEDENTES Y DEFINICIONES
La gestioacuten de riesgos y oportunidades se incorpora como un elemento necesario de entrada (planificacioacuten) y seguimiento (resultados) de los procesos del SIGC-SUA
El teacutermino riesgo hace referencia a los efectos que pueden ocasionar sobre los objetivos las incertidumbres siendo estas situaciones en las que falta de informacioacuten conocimiento y comprensioacuten de un suceso su probabilidad de que ocurra y las consecuencias
La gestioacuten del riesgo se refiere a las actividades coordinadas para dirigir y controlar una organizacioacuten en lo relativo al riesgo El proceso de gestioacuten del riesgo se refiere a la aplicacioacuten sistemaacutetica de poliacuteticas procedimientos y praacutecticas de gestioacuten a las actividades de comunicacioacuten consulta establecimiento del contexto e identificacioacuten anaacutelisis evaluacioacuten tratamiento seguimiento y revisioacuten del riesgo
4- DESARROLLO
41 ALCANCE Y FINALIDAD
El procedimiento documentado sobre la gestioacuten de riesgos se aplica transversalmente en todos los procesos del SIGC-SUA y forma parte de la poliacutetica de la planificacioacuten y la revisioacuten de la estrategia de los procesos y en la revisioacuten mejora y cambios del SIGC-SUA
Este procedimiento documentado establece
1 La metodologiacutea que se aplica para la gestioacuten de los riesgos y oportunidades
2 El proceso para realizar la gestioacuten de riesgos y oportunidades
3 El sistema de responsabilidades en la gestioacuten de riesgos y oportunidades
4 La documentacioacuten y formatos de los resultados de las actividades de la gestioacuten de riesgos y oportunidades asiacute como su inclusioacuten en la documentacioacuten del SIGC-SUA
Las finalidades de la gestioacuten de los riesgos y oportunidades al incluirlos en la planificacioacuten y procesos del SIGC-SUA son
1 Asegurar la consecucioacuten de resultados previstos del sistema de calidad
2 Aumentar los efectos deseados
3 Prevenir o reducir los efectos no deseados
4 Lograr la mejora
42 METODOLOGIacuteA
En el marco de la planificacioacuten y mejora del SIGC-SUA se realizaraacuten las siguientes actividades secuenciadas e interrelacionadas
1 Determinacioacuten del contexto interno y externo
2 Identificacioacuten de las necesidades y expectativas de las partes interesadas y su especificacioacuten en requisitos de calidad
3 Aplicar la gestioacuten de los riesgos y oportunidades
En el siguiente graacutefico se representa esta relacioacuten
43 RESPONSABILIDADES
Se aplica de acuerdo con el Manual de Calidad el siguiente sistema baacutesico de responsabilidades y participacioacuten
44 DETERMINACIOacuteN DEL CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO
Identificacioacuten de las cuestiones internas y externas que son pertinentes para el propoacutesito y la planificacioacuten del SIGC-SUA
Actividades Nivel procesos
1 Determinacioacuten factores internos y externos que influyen en el desarrollo y resultados de los procesos
2 Aplicar metodologiacutea DAFO estructurando la informacioacuten en
middot ANAacuteLISIS INTERNO DEBILIDADES (factores internos que pueden incidir negativamente) FORTALEZAS (factores internos que inciden positivamente)
middot ANAacuteLISIS EXTERNO AMENAZAS (factores externos que inciden negativamente) OPORTUNIDADES (factores externos que pueden incidir positivamente)
3 Trasladar al cuadro de informacioacuten sobre cuestiones externas e internas
4 Remisioacuten a Coordinacioacuten Teacutecnica a efectos de su inclusioacuten en la Documentacioacuten de Procesos tras su aprobacioacuten Anexo del Manual de Proceso
5 Aplicacioacuten
middot Proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
middot Entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades que se indica posteriormente
middot informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso
6 Revisioacuten En la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos
45 IDENTIFICACIOacuteN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES INTERESADAS Y SU ESPECIFICACIOacuteN EN REQUISITOS DE CALIDAD
Utilizar la informacioacuten actual del cuadro de grupos de intereacutesatributos de calidad de los manuales de proceso para identificar los requisitos de calidad que se incorporan a los procesos
1 IDENTIFICACIOacuteN DE PARTES INTERESADAS Cuadro de informacioacuten sobre las partes interesadas que se ven afectadas o interesadas por el proceso
2 REQUISITOS DE CALIDAD Identificacioacuten de las necesidades y expectativas de las partes interesadas en el proceso y coacutemo se da respuesta mediante la especificacioacuten de requisitos de calidad que se incluyen en el proceso (compromisos de calidad objetivos reglamentaciones especificaciones en la prestacioacuten de servicios etc)
3 Aplicacioacuten
middot Proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
middot Entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades que se indica posteriormente
middot informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso
4 Revisioacuten En la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos
46 GESTIOacuteN DE LOS RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Sistematizacioacuten de la gestioacuten de los riesgos y oportunidades en la gestioacuten de los procesos
Orientaciones Metodoloacutegicas Norma de apoyo UNE-ISO 31000 Gestioacuten del Riesgo Principios y Directrices
Fases
1 Determinar criterios de riesgos
2 Identificacioacuten del riesgo
3 Anaacutelisis del riesgo
4 Tratamiento del riesgo
5 Resultados de la gestioacuten de riesgos y oportunidades
6 Evaluacioacuten de las acciones
461 CRITERIOS DE RIESGOS
Establecer los criterios de riesgos teacuterminos que permiten evaluar la importancia de un riesgo Estos teacuterminos pueden determinarse en funcioacuten de objetivos los recursos disponibles los requisitos legales o especificaciones de prestacioacuten de servicios etc
462 IDENTIFICACIOacuteN DEL RIESGO
Establecer la relacioacuten de sucesos que podriacutean afectar negativamente o positivamente los objetivos y resultados del proceso
Se parte de la identificacioacuten realizada en el cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades Las causas se corresponden normalmente con el apartado ldquodetectadardquo (DAFO Requisitos de calidad de partes interesadas resultados de proceso)
463 ANAacuteLISIS DEL RIESGO
Valoracioacuten de los efectos y consecuencias del riesgo en los resultados del proceso asiacute como de la probabilidad de que se produzcan dichas consecuencias
En el cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades se anotan las causas y fuentes asiacute como los efectos o impactos se antildeade una valoracioacuten de la probabilidad Si combinamos los efectos con la probabilidad se determina el nivel de riesgo
Cada Unidades puede establecer el meacutetodo que estime apropiado para establecer el nivel de riesgo y puede expresarlo en teacuterminos cualitativos Ejemplo de un meacutetodo cuantitativo basada en escalas
464 TRATAMIENTO DEL RIESGO
Comparar el nivel del riesgo con los criterios que sobre los riesgos se hayan adoptado permitiendo asiacute considerar y priorizar el tratamiento que se ha de dar a los riesgos identificados
La finalidad uacuteltima de la apreciacioacuten del riesgo es determinar que riesgos para los resultados de los procesos no se consideran suficientemente controlados y exige un tratamiento
Orientacioacuten
465 RESULTADOS DE LA GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
El cuadro de riesgos y oportunidades permite identificar las acciones en los procesos del SIGC-SUA Una vez realizado se remite a Coordinacioacuten Teacutecnica a efectos de su inclusioacuten en la Documentacioacuten de Procesos tras su aprobacioacuten Anexo del Manual de Proceso
La revisioacuten de cuadro de riesgos y oportunidades se realiza en la revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos
Tabla Gestioacuten de riesgos y oportunidades
Ver en detalle en Anexo Formatos
[4] Accioacuten Estaacute referida a las opciones que identificamos y adoptamos para el tratamiento del riesgo o para aprovechar los efectos de las oportunidades sobre los resultados esperados
466 EVALUACIOacuteN DE LAS ACCIONES
Las acciones que identificamos y adoptamos para el tratamiento del riesgo o para aprovechar los efectos de las oportunidades sobre los resultados esperados y oportunidades que se identifiquen deben ser implantadas bien mediante modificaciones en el disentildeogestioacuten del proceso bien mediante la implantacioacuten de otras acciones de mejora
El seguimiento de las acciones se incorporaraacute en el proceso de revisioacuten y mejora incluyeacutendose en los informes anuales de proceso Se utilizaraacuten para la planificacioacuten de nuevas acciones de mejora
La identificacioacuten y gestioacuten de las acciones que se derivan de la evaluacioacuten de riesgos y oportunidades constituyen un elemento clave para la implementacioacuten de las mejoras de procesos y de los objetivos y acuerdos de la Revisioacuten y mejora del SIGC-SUA que realiza por ciclos anuales el Comiteacute de Calidad y la Direccioacuten
5- ANEXOS FORMATOS
FORMATO ANAacuteLISIS DE CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO DEL PROCESO
[COacuteDIGO DEL PROCESO CLAVE] [NOMBRE DEL PROCESO CLAVE]
Tabla Anaacutelisis del contexto interno y externo del proceso
Tabla Anaacutelisis del contexto interno y externo del proceso
FORMATO CUADRO DE COMPRENSIOacuteN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE PARTES INTERESADAS DEL PROCESO
[COacuteDIGO DEL PROCESO CLAVE] [NOMBRE DEL PROCESO CLAVE]
Tabla Necesidades y Expectativas Partes Interesadas
Tabla Necesidades y Expectativas Partes Interesadas
FORMATO ANAacuteLISIS DE GESTIOacuteN DE RIESGO Y OPORTUNIDADES
[COacuteDIGO DEL PROCESO CLAVE] [NOMBRE DEL PROCESO CLAVE]
Tabla Gestioacuten de riesgos y oportunidades
Tabla Gestioacuten de riesgos y oportunidades
[1] Resultado Esperado Esta referido al resultados final del proceso (la salida del proceso en teacuterminos del valor o servicio prestado) Se puede utilizar Un resultado procedente de la estrategia un compromiso de calidad publicado un requisito de calidad identificado el valor de un objetivo del indicador del proceso
[2] Detectado Esta referido a la fuente de la que se ha detectadoidentificadoasociado el riesgo o la oportunidad Puede provenir 1 Del anaacutelisis del contexto (DAFO) 2 Del anaacutelisis de las partes interesadas 3 Del anaacutelisis del proceso (desarrollo e interaccioacuten de actividades recursos y resultados)
[3] Efecto potencial Estaacute referido a la consecuencia que el riesgo o la oportunidad va a tener sobre el resultado esperado
PROPUESTAS DE ACCIONES DE MEJORA
Evaluacioacuten de las acciones
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA UNIVERSIDAD DE JAEacuteN13
13
13
PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO13
13
GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES13
13
13
COacuteDIGO PD 0613
FECHA 11-05-201813
REVISIOacuteN 0113
13
13
13
13
13
13
13
13
UNIVERSIDAD DE JAEacuteN13
13
13
13
Indicaremos Accioacuten de gestioacuten de riesgosoportunidades13
13
Indicaremos ademaacutes mecanismos para la evaluacioacuten13
13
En la previsioacuten de resultados haremos referencia al grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso13
13
Grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso en relacioacuten a la previsioacuten de resultados y a los indicadores que en su caso se hubieran establecido para el seguimiento13
13
13
lt Procedimiento documentado PD 06 Mayo de 2018 Versioacuten 01gtPaacutegina 1
lt Procedimiento documentado PD 06 Mayo de 2018 Versioacuten 01gtPaacutegina 2
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
Necesidades y Expectativas de las partes interesadas
Identificacioacuten a nivel de procesos
Entradas en el anaacutelisis de riesgos y
oportunidades
Anaacutelisis de resultados en el proceso de revisioacuten y mejora
anual del SIGC-SUA
Gestioacuten de riesgos y oportunidades
Metodologiacutea en el manual de calidad procedimientos
estrateacutegicos y procedimiento de apoyo
Aplicacioacuten operativa en los procesos claves (operativos)
Los resultados se incluyen en la documentacioacuten de los
procesos procediendo a su seguimiento y revisioacuten anual
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
Comunicacioacuten
Reforzar la comunicacioacuten externa a usuarios apoyaacutendose en los mecanismos actuales e incluidos en los procesos haciendo las referencias oportunas en las fichas del Plan de Comunicacioacuten del
SIGC-SUA
Plan de Comunicacioacuten del SIGC-SUA Metodologiacutea Plan de Comunicacioacuten
Ficha de acciones de comunicacioacuten
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
Seguimiento medicioacuten anaacutelisis y evaluacioacutenMetodologiacutea en Manual de CalidadGuiacutea del SIGC-SUA Procesos Estrateacutegicos
SEGUIMIENTO MEDICIOacuteN ANAacuteLISIS EVALUACIOacuteN Y MEJORA
PROCESOS PRESTACIOacuteN DE SERVICIOS
SEGUIMIENTO Y MEDICIOacuteN
AUDITORIacuteAS
INFORMACIOacuteN DEL ENTORNO
UNIVERSITARIO
ANAacuteLISIS DE DATOS
REVISIOacuteN POR LA DIRECCIOacuteN
OPO
RTU
NID
ADES
CAM
BIO
Y
DE M
EJO
RA
ACCIONES CORRECTIVASCONTEXTO INTERNO
CONTEXTO EXTERNO
ACCIONES RIESGOS Y OPORTUNIDADES
GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADESS
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
iquestDoacutende se puede consultar los informes finales de seguimiento y revisioacuten
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
IV Aplicacioacuten en la documentacioacuten de procesos de las Unidades
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
MAPA DE PROCESOS CLAVES INTERRELACIONADOS
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PROCESO PARA REALIZAR LOS CAMBIOS
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CUADRO RESUMEN DE LAS ACTIVIDADES A REALIZAR POR LAS UNIDADESAacuteREAS
ACTIVIDADES DE APLICACIOacuteN EN LOS PROCESOS PARA LA ADAPTACIOacuteN A LA NORMA ISO 9001 2015
1 Elaborar un cuadro de anaacutelisis de contexto interno y externo por procesos yo agrupacioacuten para su inclusioacuten como anexo en la documentacioacuten del
proceso
CONTEXTO
PARTES INTERESADAS 2 Revisar y completar Anexo VI (Atributos de Calidad) de la Documentacioacuten
de Procesos
CONTEXTO 3 Elaborar un cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades por procesos yo agrupacioacuten para su inclusioacuten como anexo en la documentacioacuten del proceso
COMUNICACIOacuteN 4 Reforzar la comunicacioacuten externa a usuarios apoyaacutendose en los mecanismos actuales e incluidos en los procesos haciendo las referencias oportunas en ellas fichas del Plan de Comunicacioacuten del SIGC-SUA
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CONTEXTO Factores internos y externos que influyen en el desarrollo y resultados de los procesos
FACTORES EXTERNOS Los que no dependen o no son controlados por la UnidadAacuterea Pueden
estar referidos a recursos u otras variables generales de la Universidad u otros factores externos del sistema universitario o entorno
FACTORES INTERNOS Los que dependen o son controlados por la UnidadAacuterea Fundamentalmente
sistemas de trabajo conocimientos capacidades valores y actitudes herramientas disponibles
QUEacute EXIGE ISO Identificacioacuten de factores de contexto y seguimiento y revisioacuten de esta Informacioacuten
IDENTIFICACIOacuteN DE FACTORES Cuadro de informacioacuten sobre cuestiones externas e internas
apropiadas a la misioacuten del proceso y en general al sistema de calidad y la estrategia o directrices de la
universidad que afectan al resultado esperado
SEGUIMIENTO Y REVISIOacuteN Sistematizacioacuten y periodizacioacuten de la revisioacuten de la informacioacuten del
contexto iquestCuaacutendo coacutemo y quieacuten revisa
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
COacuteMO LO HACEMOSMediante el anaacutelisis DAFO que permite alinearlo con el anaacutelisis general del SIGC-SUA
FACTORES INTERNOS
DEBILIDADES FORTALEZAS1-2-3-
1-2-3-
FACTORES EXTERNOS
AMENAZAS OPORTUNIDADES1-2-3-
1-2-3-
ANAacuteLISIS EXTERNO AMENAZAS (factores externos que inciden negativamente)
OPORTUNIDADES (factores externos que pueden incidir positivamente)
ANAacuteLISIS INTERNO DEBILIDADES (factores internos que pueden incidir negativamente) FORTALEZAS (factores internos que inciden
positivamente)
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PARA QUEacute LO HACEMOSPara disponer de informacioacuten necesaria en el proceso de planificacioacuten de la gestioacuten de los procesos y del sistema de calidad
Lo aplicamos en el proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
Lo aplicaremos tambieacuten como entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades
Las conclusiones del anaacutelisis y su aplicacioacuten se tendraacuten en cuenta si procede cuando se realice el Informe final de proceso
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VII ANAacuteLISIS DE
CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO DEL PROCESO
FACTORES INTERNOS
DEBILIDADES FORTALEZAS
1- No exclusividad y dedicacioacuten compartida por parte del personal teacutecnico responsable del proceso con otras tareas dentro del Servicio de Prevencioacuten lo que impide una mayor dedicacioacuten y atencioacuten del proceso
2 Desconocimiento del procedimiento por parte de los nuevos investigadoresproductores
1 Nueva herramienta informaacutetica en el Campus Virtual para la Gestioacuten de Residuos Peligrosos
2 Madurez del procedimiento del Gestioacuten de Residuos especialmente para el personal teacutecnico y productor de plantilla
3 Almaceacuten temporal de residuos peligrosos en ambos Campus
3 Disponibilidad y aacutegil procedimiento para la adquisicioacuten de contenedores para reponer por parte de los productores en el Almaceacuten del Campus Las Lagunillas
FACTORES EXTERNOS
AMENAZAS OPORTUNIDADES
1- Cambios normativos en materia medioambiental
2- Cambios en la documentacioacuten y procedimientos de las comunicaciones obligatorias a realizar ante las distintas entidades con competencias medioambientales
1- Alianza con Empresa concesionaria de la Gestioacuten medioambiental de gestioacuten de residuos peligrosos
2- Benchmarking con otras universidades espantildeolas
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PARTES INTERESADAS
Persona u organizacioacuten que puede afectar verse afectado o percibirse como persona afectada por una decisioacuten o actividad
En el SIGC-SUA lo identificamos a nivel de proceso como grupo de intereacutescliente usuario tal como estaacute identificado en el ANEXO VI ATRIBUTOS DE CALIDAD DEL
PROCESO de la documentacioacuten de los procesos claves
QUEacute EXIGE ISOIdentificacioacuten de las partes interesadas especificacioacuten de requisitos de calidad de eacutestas y seguimiento y revisioacuten de esta Informacioacuten
IDENTIFICACIOacuteN DE PARTES INTERESADAS Cuadro de informacioacuten sobre las partes interesadas que se ven afectadas o interesadas por el proceso
REQUISITOS DE CALIDAD Identificacioacuten de las necesidades y expectativas de las partes interesadas en el proceso y coacutemo se da respuesta mediante la especificacioacuten de requisitos de
calidad que se incluyen en el proceso
SEGUIMIENTO Y REVISIOacuteN Sistematizacioacuten y periodizacioacuten de la revisioacuten de la informacioacuten de las partes interesadas y sus requisitos de calidad iquestCuaacutendo coacutemo y quieacuten revisa
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
COacuteMO LO HACEMOS
Mediante la revisioacuten y ampliacioacuten del cuadro el ANEXO VI ATRIBUTOS DE CALIDAD DEL PROCESO de la documentacioacuten de los procesos claves SIGC-SUA
Grupo de intereacutesClientes
-Usuario
Fuentes de Informacioacuten
Necesidades y Expectativas (atributos de calidad)
Requisito de Calidad
INFORMACIOacuteN DE PARTIDA Utilizamos la informacioacuten de las tablas elaboradas en otros ciclos de gestioacuten analizamos su validez actual y en su caso modificamos especificamos o ampliamos
EXPECTATIVAS Y REQUISITOS Partimos de las necesidades expectativas y atributos de calidad por grupos de intereacutes ya identificados que mantenemos realizamos cambios o ampliamos tras la
revisioacuten Antildeadimos especificaciones en teacuterminos de requisitos de calidad (compromisos de calidad objetivos reglamentaciones especificaciones en la prestacioacuten de servicios etc)
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PARA QUEacute LO HACEMOSPara disponer de informacioacuten necesaria en el proceso de planificacioacuten de la gestioacuten de los procesos y del sistema de calidad
Lo aplicamos en el proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
Lo aplicaremos tambieacuten como entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades
Las conclusiones del anaacutelisis y su aplicacioacuten se tendraacuten en cuenta si procede cuando se realice el Informe final de proceso
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DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VI ATRIBUTOS DE
CALIDAD NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LOS GRUPOS DE INTERES REQUISITOS DE CALIDAD
Grupo de intereacutesClientes-Usuario
Fuentes de Informacioacuten
Necesidades y Expectativas (atributos de calidad)
Requisito de Calidad
1 El personal docente e investigador de la Universidad y centros adscritos y el personal docente e investigador visitante de otras universidades 2 El alumnado de la Universidad y centros adscritos y el alumnado en movilidad de otras universidades 3 El personal de administracioacuten y servicios 4 Losas egresadosas de la Universidad de Jaeacuten 5 El Personal colaborador o tutor externo a la Universidad de Jaeacuten
bull Encuestas de satisfaccioacuten bull Quejas Sugerencias felicitaciones bull Indicadores de proceso bull Benchmarking bull Comisioacuten de Biblioteca bull Servicio de Pregunta al Bibliotecario
Necesidad disponer de una coleccioacuten de recursos informativos que cubran las necesidades de informacioacuten de los usuarios Atributos bull Amabilidad en el trato al cliente-usuario bull Adecuacioacuten del tiempo empleado para la resolucioacuten de la demanda de la prestacioacuten del servicio bull Comunicacioacuten a los clientes-usuarios cuando se prestaraacute el servicio bull Adecuacioacuten de los horarios de atencioacuten o prestacioacuten del servicio a las necesidades que platean los clientes-usuarios bull Adecuacioacuten del servicio prestado a las necesidades y expectativas especiacuteficas comunicadas por los clientesusuarios bull Comodidad de las instalaciones climatizacioacuten limpieza dimensioacuten y mantenimiento de los espacios
bull Alcanzar el 85 de monografiacuteas nacionales recibidas en un maacuteximo de 30 diacuteas (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 85 de monografiacuteas extranjeras recibidas en un maacuteximo de 60 diacuteas (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 100 de ejecucioacuten del gasto en material bibliograacutefico del presupuesto de Biblioteca (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 100 de bibliografiacutea recomendada disponible en Biblioteca (1 2) bull Alcanzar el 100 de peticiones de compra de material bibliograacutefico por parte de los estudiantes adquiridas (2) bull Alcanzar el 65 de monografiacuteas en papel recibidas por compra catalogadas en un maacuteximo de 6 diacuteas (1 2 3 4 5)
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RIESGO OPORTUNIDAD Efecto o influencias de la incertidumbre sobre la consecucioacuten de los resultados y la eficacia de un proceso
PARA QUEacute LO HACEMOSPara prevenir o reducir los efectos no deseados de los riesgos y aprovechar las oportunidades en el marco de la planificacioacuten de la gestioacuten de la calidad y los procesos
CUANDO LO HACEMOS En la planificacioacuten inicial de los procesos o en nuevas situaciones que requieran revisar los procesos
QUEacute EXIGE ISOPensamiento basado en riesgos como parte del enfoque a procesos queda incluido en los requisitos de la ISO para la gestioacuten de los procesos ldquoabordar los riesgos y oportunidadeshelliprdquo
REQUISITOS Planificar las acciones para abordar los riesgos y oportunidades
Integrar y aplicar las acciones en los procesos
Evaluar la eficacia de las acciones
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COacuteMO LO HACEMOS Mediante la elaboracioacuten de un cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades asociados a los procesos
RESULTADO PROCESO
RIESGOSOPORTUNIDADES ACCIONES
[Resultado Esperado] [1]
1-Riesgo [se describiraacute el riesgo]
Detectado [2]
Efecto potencial [3]
2-
3-
1-Accioacuten [se describiraacute la accioacuten] [4]
2-
3-
[Resultado Esperado]
1-Oportunidad [se describiraacute la oportunidad]
Detectado
Efecto potencial
2-
3-
1-Accioacuten [se describiraacute la accioacuten]
2-
3-
[1] Resultado Esperado Esta referido al resultados final del proceso (la salida del proceso en teacuterminos del
valor o servicio prestado) Ejemplos compromiso de calidad un requisito
de calidad el valor objetivo del indicador del proceso
[Detectado Fuente de la que se ha detectadoidentificadoasociado el riesgo o la oportunidad Puede provenir 1 Del anaacutelisis del contexto (DAFO) 2 Del anaacutelisis de
las partes interesadas 3 Del anaacutelisis del proceso (desarrollo e interaccioacuten de actividades recursos y resultados)
Efecto potencial La consecuencia que el riesgo o la oportunidad van a tener sobre el resultado esperado
Accioacuten Las opciones que identificamos y adoptamos para el tratamiento del riesgo o
para aprovechas los efectos de las oportunidades sobre los resultados
esperados
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Identificacioacuten del riesgo
COM
UN
ICAC
IOacuteN
Y
CON
SULT
A
SEGU
IMIE
NTO
Y R
EVIS
IOacuteN
Apreciacioacuten del riesgo
Establecimiento del Contexto
PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RIESGO
Anaacutelisis del riesgo
Evaluacioacuten del riesgo
Tratamiento del Riesgo
IDENTIFICACIOacuteN DEL RIESGO Relacioacuten de sucesos que podriacutean afectar negativamente o positivamente los objetivos y resultados del
proceso
criterios de riesgos teacuterminos que permiten evaluar la
importancia de un riesgo
ANAacuteLISIS DEL RIESGO
Valoracioacuten de los efectos y
consecuencias del riesgo en los
resultados del proceso asiacute como de la probabilidad
de que se produzcan dichas consecuencias
EVALUACIOacuteN DEL RIESGO
Implica comparar el nivel del riesgo con los criterios
que sobre los riesgos se hayan
adoptado permitiendo asiacute
considerar y priorizar el
tratamiento que se ha de dar a los
riesgos identificados
TRATAMIENTO DEL RIESGO Es la seleccioacuten y la implementacioacuten de una o varias opciones (acciones) para modificar los riesgos
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Las acciones que se identifiquen en la gestioacuten de los riesgos y oportunidades deben ser implantadas bien mediante modificaciones en el disentildeogestioacuten del proceso bien mediante la implantacioacuten de otras acciones de mejora
Unidad Antildeo
Procesos
Descripcioacuten de la mejora
Causa para su implantacioacuten
Objetivos de la mejora
Recursos previstos
Responsables de implantacioacuten
Previsioacuten de Resultados
Grado de prioridad AltaMediaBaja (seguacuten proceda)
Indicaremos Accioacuten de gestioacuten de riesgosoportunidades
Indicaremos ademaacutes mecanismos para la evaluacioacuten
En la previsioacuten de resultados haremos referencia al grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso
Desarrollo temporal Inicio
Finalizacioacuten
Descripcioacuten de resultados obtenidos
Grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso en relacioacuten a la previsioacuten de resultados y a los indicadores que en
su caso se hubieran establecido para el seguimiento
PROPUESTAS DE ACCIONES DE MEJORA
ANAacuteLISIS DE LAS MEJORAS
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DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VIII ANAacuteLISIS DE
GESTIOacuteN DE RIESGO Y OPORTUNIDADESRESULTADO
PROCESO RIESGOSOPORTUNIDADES ACCIONES
Rapidez en la ejecucioacuten del mantenimiento El 85 de las incidencias se reparan en 5 diacuteas
1-Riesgo Falta de disponibilidad de recursos humanos (internos y externos) para atender las incidencias
Detectado DAFO Debilidad D2
Efecto potencial La falta de personal teacutecnico para atender las averiacuteas puede afectar al desempentildeo de las actividades universitarias y en elementos criacuteticos incrementar los dantildeos en los activos
1 Accioacuten Establecer criterios de criticidad de la incidencia
2 Accioacuten Adaptar aplicativo software para incluir criticidad
3 Accioacuten Modificacioacuten del proceso para incluir criticidad
4 Accioacuten Anaacutelisis de incidencias resueltas una vez implantadas las acciones anteriores seguacuten criticidad
Modificar las consecuencias
Rapidez en la ejecucioacuten del mantenimiento El 85 de las incidencias se reparan en 5 diacuteas
2-Riesgo Falta de disponibilidad de recursos materiales para atender las incidencias
Detectado DAFO Debilidad D2
Efecto potencial La falta de repuestos y fungibles para atender las averiacuteas puede imposibilitar la reparacioacuten con la celeridad requerida afectando al desempentildeo de las actividades universitarias
1 Accioacuten Disponer de un sistema de gestioacuten de stock de repuestos
Modificar las consecuencias
Criterios de sostenibilidad en la gestioacuten del mantenimiento
3- Riesgo Incumplimiento del Plan Estrateacutegico respecto a los criterios de sostenibilidad seguridad y PRL en el mantenimiento de las infraestructuras de los Campus
Detectado DAFO Debilidad D1
Efecto potencial No conformidad al SIGC-SUA asociado a requisitos de calidad
1 Accioacuten Establecimiento de criterios de sostenibilidad seguridad y PRL en la gestioacuten del mantenimiento
Eliminar la fuente del riesgo
Optimizar la disponibilidad de las instalaciones y equipos
4- Riesgo Interrupcioacuten del suministro eleacutectrico
Detectado Anaacutelisis de causa-efecto
Efecto potencial Dantildeos en elementos criacuteticos de las instalaciones de la UJA
1 Accioacuten Programa para garantizar el suministro eleacutectrico complementario en los edificios de la UJA
Modificar las consecuencias
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GRACIAS POR SU ATENCIOacuteN
Desarrollo temporal | Inicio | Finalizacioacuten | |||||||
Descripcioacuten de resultados obtenidos |
Unidad | Antildeo | ||||||
Procesos | |||||||
Descripcioacuten de la mejora | |||||||
Causa para su implantacioacuten | |||||||
Objetivos de la mejora | |||||||
Recursos previstos | |||||||
Responsables de implantacioacuten | |||||||
Previsioacuten de Resultados | |||||||
Grado de prioridad | AltaMediaBaja (seguacuten proceda) |
RESULTADO PROCESO | RIESGOSOPORTUNIDADES | ACCIONES | |||
[Resultado Esperado] [1] | 1- Riesgo [se describiraacute el riesgo] Detectado [2] Efecto potencial [3] 2- 3- | 1- Accioacuten [se describiraacute la accioacuten] [4] 2- 3- | |||
[Resultado Esperado] | 1- Oportunidad [se describiraacute la oportunidad] Detectado Efecto potencial 2- 3- | 1- Accioacuten [se describiraacute la accioacuten] 2- 3- |
Proceso | Instruccioacuten Se indicaraacute con la codificacioacuten y el nombre del aacutembito del proceso sobre el que se realiza el cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades Puede ser para todo el proceso clave o para procesos desagregados Puede elaborarse en comuacuten para todo el proceso clave e indicar lo especiacutefico para los procesos desagregados Las distintas unidades del proceso pueden decidir elaborarlo de forma conjunta si entiende que hay similitud | ||
Servicio prestado | Instruccioacuten Se indicaraacute de acuerdo con la tabla de relacioacuten de procesosservicios del alcance del SIGC-SUA que estaacute publicado en el Manual de Calidad | ||
Unidades | Instruccioacuten Se indicaraacute la Unidades que lo elaboran | ||
Fecha | Instruccioacuten Se indicaraacute la fecha formal de su enviacuteo para publicacioacuten | ||
Responsables | Instruccioacuten Se especificaraacute la responsabilidad de la elaboracioacuten Puede ser el nombre y puesto de las personas que intervienen o la denominacioacuten del grupo de trabajo o equipo de calidad que lo ha elaborado Si el equipo es inter-procesosunidades se indicaraacute | ||
Seguimiento y revisioacuten | Instruccioacuten Se indicaraacute cuaacutendo se utiliza y se revisa y para que se utiliza podriacutea ser a modo de ejemplo en la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos |
Grupo de intereacutesClientes-Usuario | Fuentes de Informacioacuten | Necesidades y Expectativas (atributos de calidad) | Requisito de Calidad | ||||
Proceso | Instruccioacuten Se indicaraacute con la codificacioacuten y el nombre del aacutembito del proceso sobre el que se realiza el cuadro de partes interesadas Puede ser para todo el proceso clave o para procesos desagregados Puede elaborarse en comuacuten para todo el proceso clave e indicar lo especiacutefico para los procesos desagregados Las distintas unidades del proceso pueden decidir elaborarlo de forma conjunta si entiende que hay similitud | ||
Servicio prestado | Instruccioacuten Se indicaraacute de acuerdo con la tabla de relacioacuten de procesosservicios del alcance del SIGC-SUA que estaacute publicado en el Manual de Calidad | ||
Unidades | Instruccioacuten Se indicaraacute la Unidades que lo elaboran | ||
Fecha | Instruccioacuten Se indicaraacute la fecha formal de su enviacuteo para publicacioacuten | ||
Responsables | Instruccioacuten Se especificaraacute la responsabilidad de la elaboracioacuten Puede ser el nombre y puesto de las personas que intervienen o la denominacioacuten del grupo de trabajo o equipo de calidad que lo ha elaborado Si el equipo es inter-procesosunidades se indicaraacute | ||
Seguimiento y revisioacuten | Instruccioacuten Se indicaraacute cuaacutendo se utiliza y se revisa y para queacute se utiliza podriacutea ser a modo de ejemplo en la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos |
FACTORES INTERNOS | DEBILIDADES | FORTALEZAS | |||
1- 2- 3- | 1- 2- 3- | ||||
FACTORES EXTERNOS | AMENAZAS | OPORTUNIDADES | |||
1- 2- 3- | 1- 2- 3- |
Proceso | Instruccioacuten Se indicaraacute con la codificacioacuten y el nombre del aacutembito del proceso sobre el que se realiza el cuadro de contexto Puede ser para todo el proceso clave o para procesos desagregados Puede elaborarse en comuacuten para todo el proceso clave e indicar lo especiacutefico para los procesos desagregados Las distintas unidades del proceso pueden decidir elaborarlo de forma conjunta si entiende que hay similitud | ||
Servicio prestado | Instruccioacuten Se indicaraacute de acuerdo con la tabla de relacioacuten de procesosservicios del alcance del SIGC-SUA que estaacute publicado en el Manual de Calidad | ||
Unidades | Instruccioacuten Se indicaraacute la Unidades que lo elaboran | ||
Fecha | Instruccioacuten Se indicaraacute la fecha formal de su enviacuteo para publicacioacuten | ||
Responsables | Instruccioacuten Se especificaraacute la responsabilidad de la elaboracioacuten Puede ser el nombre y puesto de las personas que intervienen o la denominacioacuten del grupo de trabajo o equipo de calidad que lo ha elaborado Si el equipo es inter-procesosunidades se indicaraacute | ||
Seguimiento y revisioacuten | Instruccioacuten Se indicaraacute cuaacutendo se utiliza y se revisa y para queacute se utiliza podriacutea ser a modo de ejemplo en la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos |
RESULTADO PROCESO | RIESGOSOPORTUNIDADES | ACCIONES | |||
[Resultado Esperado] [1] | 1- Riesgo Detectado Efecto potencial | 1- Accioacuten | |||
[Resultado Esperado] | 1- Oportunidad Detectado Efecto potencial | 1- Accioacuten |
ACCIONES POSIBLES | |||
Evitar el riesgo | Eliminar la actividad que se ve afectada o causa el riesgo | ||
Aceptar el riesgo | Cuando es posible que genere una oportunidad | ||
Eliminar la fuente del riesgo | Actuar para eliminar la causa que da lugar al riesgo (efecto no deseado) | ||
Modificar la probabilidad | Atenuar la posibilidad o concurrencia del riesgo | ||
Modificar las consecuencias | Atenuar el impacto o efectos del riesgo | ||
Compartir el riesgo | Compartir o transferir el riesgo con otras partes | ||
Mantener el riesgo | Cuando es asumible o su tratamiento es desproporcionado siempre que sea posible asumirlo y controlarlo |
RIESGO | VALORACIOacuteN EFECTOIMPACTO [EI] | VALORACIOacuteN PROBABILIDAD [P] | Nivel Riego | ||||
-Riesgo Detectado Efecto potencial | ESCALA 1-5 1-Insignificante 2- Miacutenimo 3-Moderado 4-Considerable 5-Grave | ESCALA 1-5 1-Excepcional 2- Poco probable 3-Problable 4-Muy probable 5-Seguro | Caacutelculo [EI][P] ESCALA A-B-C-D D Aceptar riesgo [lt 5] C Aceptar riesgo con controles [6-1] B Riesgo no deseable [9-14] A Riesgo inaceptable [=gt15] |
Actividad | Responsable | ||
Elaboracioacuten del cuadro de anaacutelisis de contexto interno y externo por procesos del cuadro necesidades y expectativas de las partes interesadas y requisitos de calidad del cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades Nivel procesos claves | Equipo de Procesos Responsables de Unidades | ||
Elaboracioacuten seguacuten proceda del cuadro de anaacutelisis de contexto interno y externo por procesos del cuadro necesidades y expectativas de las partes interesadas y requisitos de calidad del cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades Nivel procesos Estrateacutegicos | Responsable de Calidad Coordinacioacuten Teacutecnica del SIGC-SUA | ||
Aprobacioacuten de la documentacioacuten a incluir en la documentacioacuten del proceso | Responsable de Calidad Gerente seguacuten proceda | ||
Inclusioacuten como anexo en la documentacioacuten del proceso | Coordinacioacuten Teacutecnica del SIGC-SUA | ||
Realizacioacuten de seguimiento y revisioacuten Nivel de proceso claves | Equipo de Procesos Responsables de Unidades | ||
Realizacioacuten de seguimiento y revisioacuten Nivel procesos Estrateacutegicos | Responsable de Calidad Coordinacioacuten Teacutecnica del SIGC-SUA | ||
Realizacioacuten de seguimiento y revisioacuten Nivel SIGC-SUA | Consejo de Direccioacuten comiteacute de Calidad |
VERSIOacuteN | FECHA DE VIGENCIA | APARTADO MODIFICADO | MODIFICACIOacuteN REALIZADA | ||||
1 | 14-05-2018 | Creacioacuten del Documento | |||||
Edicioacuten | Nordm | 01 | Fecha de entrada en vigor | 14-05-2018 |
Elaborado por | Revisado por | Aprobado por | |||||||||
Gerencia con Coordinacioacuten Teacutecnica del Servicio de Planificacioacuten y Evaluacioacuten | Vicerrectorado Responsable de la Calidad | Consejo de Direccioacuten | |||||||||
Nombre | Nombre | Nombre | |||||||||
Nicolaacutes Ruiz Reyes | Julio Terrados Cepeda | Juan Goacutemez Ortega | |||||||||
Cargo | Cargo | Cargo | |||||||||
Gerente | Vicerrector | Rector | |||||||||
Fecha | Fecha | Fecha | |||||||||
11052018 | 11052018 | 11052018 | |||||||||
Firma | Firma | Firma | |||||||||
SIGC-SUA | UNIVERSIDAD DE JAEacuteN | PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS | |||||
PD06 GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES |
SIGC-SUA | UNIVERSIDAD DE JAEacuteN | PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS | |||||
PD06 GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES |
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
III Aplicacioacuten en el Manual de Calidad del SIGC-SUA
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOCUMENTACIOacuteN DEL SIGC-SUA
Enlace a la web del SIGC-SUA
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
El manual de calidad es el documento que explica la estructura y el funcionamiento del Sistema Integrado de Gestioacuten de la Calidad de los
Servicios y Unidades Administrativas de la Universidad de Jaeacuten (SIGC-SUA)
Estructura del SIGC-SUA
Objeto y campo de aplicacioacuten del sistema de gestioacuten de la calidad
Contexto de la organizacioacuten universitaria
Necesidades y expectativas de las partes interesadas
Liderazgo Responsabilidades y participacioacuten
Sistema de procesos gestioacuten y prestacioacuten de servicios
Seguimiento medicioacuten anaacutelisis evaluacioacuten y mejora
Gestioacuten de riesgos y oportunidades
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Revisioacuten del Manual de Calidad
Realizacioacuten de las adaptaciones necesarias para el disentildeo implantacioacuten y documentacioacuten de los nuevos requisitos establecidos
en la norma UNE-EN ISO 90012015 permitiendo la certificacioacuten externa del SIGC-SUA en el ciclo 2017 tal como se establece en el Plan
Estrateacutegico de la Universidad de Jaeacuten y en la Poliacutetica de Calidad
La estrategia baacutesica para la certificacioacuten externa es demostrar que se han considerado los aspectos esenciales de los cambios en la Norma ISO que se ha procedido a su incorporacioacuten al SIGC-SUA y que en sucesivos ciclos perfeccionaremos la implantacioacuten
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
El Manual de Calidad se mantiene como guiacutea del SIGC-SUA Asiacute como la declaracioacuten de la poliacutetica de calidad y el establecimiento anual de los objetivos de calidad del SIGC-SUA
Procedimientos documentados procesos de apoyo especialmente el proceso Gestioacuten de Riesgos y oportunidades
SIGC-SUA
UNIVERSIDAD DE
JAEacuteN
PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS
PD06 GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Procedimiento documentado PD 06 Mayo de 2018 Versioacuten 01 Paacutegina 1
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA
UNIVERSIDAD DE JAEacuteN
PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO
GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
COacuteDIGO PD 06
FECHA 11-05-2018
REVISIOacuteN 01
UNIVERSIDAD DE JAEacuteN
Contexto interno-Externo de la Universidad
Sistema de gestioacuten de la calidad realizado por la Direccioacuten y el Comiteacute de Calidad en el anaacutelisis estrateacutegico
Sistema de procesos del SIGC-SUA realizado por los responsables de los procesos mediante la realizacioacuten de
anaacutelisis DAFO
Dos niveles
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS
PD06 GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Control de documentacioacuten
ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIOacuteN DEL PROCEDIMIENTO
PORTADA
CONTROL DE DOCUMENTACIOacuteN
HISTORIAL DE MODIFICACIONES
1- OBJETO Y CAMPO DE APLICACIOacuteN
2- REFERENCIAS
3- ANTECEDENTES Y DEFINICIONES
4- DESARROLLO
41 ALCANCE Y FINALIDAD
42 METODOLOGIacuteA
43 RESPONSABILIDADES
44 DETERMINACIOacuteN DEL CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO
45 DENTIFICACIOacuteN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES INTERESADAS Y SU ESPECIFICACIOacuteN EN REQUISITOS DE CALIDAD
46 GESTIOacuteN DE LOS RIESGOS Y OPORTUNIDADES
461 DETERMINAR CRITERIOS DE RIESGOS
462 IDENTIFICACIOacuteN DEL RIESGO
463 ANAacuteLISIS DEL RIESGO
464 TRATAMIENTO DEL RIESGO
465 RESULTADOS DE LA GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
466 EVALUACIOacuteN DE LAS ACCIONES
5- ANEXOS
FORMATOS
HISTORIAL DE MODIFICACIONES DE LA DOCUMENTACIOacuteN DEL PROCEDIMIENTO
1- OBJETO Y CAMPO DE APLICACIOacuteN
El procedimiento documentado PD06 tiene por objeto establecer el proceso a seguir en el SISTEMA INTEGRADO DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA UNIVERSIDAD DE JAEacuteN (SIGC-SUA) para la gestioacuten de riesgos y oportunidades como elemento integrado en el sistema de gestioacuten y de procesos y en las actividades de planificacioacuten
Este procedimiento de apoyo del SIGC-SUA se incluye en el marco de la adaptacioacuten a la Norma ISO 9001 2015 para incorporar en el enfoque a procesos el pensamiento basado en riesgos reforzando la naturaleza preventiva y la eficacia del sistema de calidad
2- REFERENCIAS
Para la elaboracioacuten de este procedimiento documentado se ha utilizado como referencia
middot La Norma UNE-EN-ISO-90012015 ldquoSistemas de Gestioacuten de la Calidad Requisitosrdquo Especialmente el Punto 81
middot La Norma ISO 310002009 Gestioacuten del riesgo Principios y directrices
middot El Manual de la Calidad del Sistema Integrado de Gestioacuten de la Calidad de los Servicios y Unidades Administrativas de la Universidad de Jaeacuten (SIGC-SUA)
middot El Manual de Procesos
middot El Manual de Procedimientos Documentados
middot Programa y orientaciones para la adaptacioacuten del SIGC-SUA a los Requisitos De La Norma UNE-EN ISO 90012015 Sistemas de Gestioacuten de la Calidad
Para los fines de este procedimiento documentado se aplican en lo que proceda los fundamentos los teacuterminos y las definiciones incluidos en la Norma ISO-90002015 ldquoSistemas de Gestioacuten de la Calidad Fundamentos y vocabulariordquo
3- ANTECEDENTES Y DEFINICIONES
La gestioacuten de riesgos y oportunidades se incorpora como un elemento necesario de entrada (planificacioacuten) y seguimiento (resultados) de los procesos del SIGC-SUA
El teacutermino riesgo hace referencia a los efectos que pueden ocasionar sobre los objetivos las incertidumbres siendo estas situaciones en las que falta de informacioacuten conocimiento y comprensioacuten de un suceso su probabilidad de que ocurra y las consecuencias
La gestioacuten del riesgo se refiere a las actividades coordinadas para dirigir y controlar una organizacioacuten en lo relativo al riesgo El proceso de gestioacuten del riesgo se refiere a la aplicacioacuten sistemaacutetica de poliacuteticas procedimientos y praacutecticas de gestioacuten a las actividades de comunicacioacuten consulta establecimiento del contexto e identificacioacuten anaacutelisis evaluacioacuten tratamiento seguimiento y revisioacuten del riesgo
4- DESARROLLO
41 ALCANCE Y FINALIDAD
El procedimiento documentado sobre la gestioacuten de riesgos se aplica transversalmente en todos los procesos del SIGC-SUA y forma parte de la poliacutetica de la planificacioacuten y la revisioacuten de la estrategia de los procesos y en la revisioacuten mejora y cambios del SIGC-SUA
Este procedimiento documentado establece
1 La metodologiacutea que se aplica para la gestioacuten de los riesgos y oportunidades
2 El proceso para realizar la gestioacuten de riesgos y oportunidades
3 El sistema de responsabilidades en la gestioacuten de riesgos y oportunidades
4 La documentacioacuten y formatos de los resultados de las actividades de la gestioacuten de riesgos y oportunidades asiacute como su inclusioacuten en la documentacioacuten del SIGC-SUA
Las finalidades de la gestioacuten de los riesgos y oportunidades al incluirlos en la planificacioacuten y procesos del SIGC-SUA son
1 Asegurar la consecucioacuten de resultados previstos del sistema de calidad
2 Aumentar los efectos deseados
3 Prevenir o reducir los efectos no deseados
4 Lograr la mejora
42 METODOLOGIacuteA
En el marco de la planificacioacuten y mejora del SIGC-SUA se realizaraacuten las siguientes actividades secuenciadas e interrelacionadas
1 Determinacioacuten del contexto interno y externo
2 Identificacioacuten de las necesidades y expectativas de las partes interesadas y su especificacioacuten en requisitos de calidad
3 Aplicar la gestioacuten de los riesgos y oportunidades
En el siguiente graacutefico se representa esta relacioacuten
43 RESPONSABILIDADES
Se aplica de acuerdo con el Manual de Calidad el siguiente sistema baacutesico de responsabilidades y participacioacuten
44 DETERMINACIOacuteN DEL CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO
Identificacioacuten de las cuestiones internas y externas que son pertinentes para el propoacutesito y la planificacioacuten del SIGC-SUA
Actividades Nivel procesos
1 Determinacioacuten factores internos y externos que influyen en el desarrollo y resultados de los procesos
2 Aplicar metodologiacutea DAFO estructurando la informacioacuten en
middot ANAacuteLISIS INTERNO DEBILIDADES (factores internos que pueden incidir negativamente) FORTALEZAS (factores internos que inciden positivamente)
middot ANAacuteLISIS EXTERNO AMENAZAS (factores externos que inciden negativamente) OPORTUNIDADES (factores externos que pueden incidir positivamente)
3 Trasladar al cuadro de informacioacuten sobre cuestiones externas e internas
4 Remisioacuten a Coordinacioacuten Teacutecnica a efectos de su inclusioacuten en la Documentacioacuten de Procesos tras su aprobacioacuten Anexo del Manual de Proceso
5 Aplicacioacuten
middot Proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
middot Entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades que se indica posteriormente
middot informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso
6 Revisioacuten En la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos
45 IDENTIFICACIOacuteN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES INTERESADAS Y SU ESPECIFICACIOacuteN EN REQUISITOS DE CALIDAD
Utilizar la informacioacuten actual del cuadro de grupos de intereacutesatributos de calidad de los manuales de proceso para identificar los requisitos de calidad que se incorporan a los procesos
1 IDENTIFICACIOacuteN DE PARTES INTERESADAS Cuadro de informacioacuten sobre las partes interesadas que se ven afectadas o interesadas por el proceso
2 REQUISITOS DE CALIDAD Identificacioacuten de las necesidades y expectativas de las partes interesadas en el proceso y coacutemo se da respuesta mediante la especificacioacuten de requisitos de calidad que se incluyen en el proceso (compromisos de calidad objetivos reglamentaciones especificaciones en la prestacioacuten de servicios etc)
3 Aplicacioacuten
middot Proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
middot Entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades que se indica posteriormente
middot informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso
4 Revisioacuten En la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos
46 GESTIOacuteN DE LOS RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Sistematizacioacuten de la gestioacuten de los riesgos y oportunidades en la gestioacuten de los procesos
Orientaciones Metodoloacutegicas Norma de apoyo UNE-ISO 31000 Gestioacuten del Riesgo Principios y Directrices
Fases
1 Determinar criterios de riesgos
2 Identificacioacuten del riesgo
3 Anaacutelisis del riesgo
4 Tratamiento del riesgo
5 Resultados de la gestioacuten de riesgos y oportunidades
6 Evaluacioacuten de las acciones
461 CRITERIOS DE RIESGOS
Establecer los criterios de riesgos teacuterminos que permiten evaluar la importancia de un riesgo Estos teacuterminos pueden determinarse en funcioacuten de objetivos los recursos disponibles los requisitos legales o especificaciones de prestacioacuten de servicios etc
462 IDENTIFICACIOacuteN DEL RIESGO
Establecer la relacioacuten de sucesos que podriacutean afectar negativamente o positivamente los objetivos y resultados del proceso
Se parte de la identificacioacuten realizada en el cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades Las causas se corresponden normalmente con el apartado ldquodetectadardquo (DAFO Requisitos de calidad de partes interesadas resultados de proceso)
463 ANAacuteLISIS DEL RIESGO
Valoracioacuten de los efectos y consecuencias del riesgo en los resultados del proceso asiacute como de la probabilidad de que se produzcan dichas consecuencias
En el cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades se anotan las causas y fuentes asiacute como los efectos o impactos se antildeade una valoracioacuten de la probabilidad Si combinamos los efectos con la probabilidad se determina el nivel de riesgo
Cada Unidades puede establecer el meacutetodo que estime apropiado para establecer el nivel de riesgo y puede expresarlo en teacuterminos cualitativos Ejemplo de un meacutetodo cuantitativo basada en escalas
464 TRATAMIENTO DEL RIESGO
Comparar el nivel del riesgo con los criterios que sobre los riesgos se hayan adoptado permitiendo asiacute considerar y priorizar el tratamiento que se ha de dar a los riesgos identificados
La finalidad uacuteltima de la apreciacioacuten del riesgo es determinar que riesgos para los resultados de los procesos no se consideran suficientemente controlados y exige un tratamiento
Orientacioacuten
465 RESULTADOS DE LA GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
El cuadro de riesgos y oportunidades permite identificar las acciones en los procesos del SIGC-SUA Una vez realizado se remite a Coordinacioacuten Teacutecnica a efectos de su inclusioacuten en la Documentacioacuten de Procesos tras su aprobacioacuten Anexo del Manual de Proceso
La revisioacuten de cuadro de riesgos y oportunidades se realiza en la revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos
Tabla Gestioacuten de riesgos y oportunidades
Ver en detalle en Anexo Formatos
[4] Accioacuten Estaacute referida a las opciones que identificamos y adoptamos para el tratamiento del riesgo o para aprovechar los efectos de las oportunidades sobre los resultados esperados
466 EVALUACIOacuteN DE LAS ACCIONES
Las acciones que identificamos y adoptamos para el tratamiento del riesgo o para aprovechar los efectos de las oportunidades sobre los resultados esperados y oportunidades que se identifiquen deben ser implantadas bien mediante modificaciones en el disentildeogestioacuten del proceso bien mediante la implantacioacuten de otras acciones de mejora
El seguimiento de las acciones se incorporaraacute en el proceso de revisioacuten y mejora incluyeacutendose en los informes anuales de proceso Se utilizaraacuten para la planificacioacuten de nuevas acciones de mejora
La identificacioacuten y gestioacuten de las acciones que se derivan de la evaluacioacuten de riesgos y oportunidades constituyen un elemento clave para la implementacioacuten de las mejoras de procesos y de los objetivos y acuerdos de la Revisioacuten y mejora del SIGC-SUA que realiza por ciclos anuales el Comiteacute de Calidad y la Direccioacuten
5- ANEXOS FORMATOS
FORMATO ANAacuteLISIS DE CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO DEL PROCESO
[COacuteDIGO DEL PROCESO CLAVE] [NOMBRE DEL PROCESO CLAVE]
Tabla Anaacutelisis del contexto interno y externo del proceso
Tabla Anaacutelisis del contexto interno y externo del proceso
FORMATO CUADRO DE COMPRENSIOacuteN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE PARTES INTERESADAS DEL PROCESO
[COacuteDIGO DEL PROCESO CLAVE] [NOMBRE DEL PROCESO CLAVE]
Tabla Necesidades y Expectativas Partes Interesadas
Tabla Necesidades y Expectativas Partes Interesadas
FORMATO ANAacuteLISIS DE GESTIOacuteN DE RIESGO Y OPORTUNIDADES
[COacuteDIGO DEL PROCESO CLAVE] [NOMBRE DEL PROCESO CLAVE]
Tabla Gestioacuten de riesgos y oportunidades
Tabla Gestioacuten de riesgos y oportunidades
[1] Resultado Esperado Esta referido al resultados final del proceso (la salida del proceso en teacuterminos del valor o servicio prestado) Se puede utilizar Un resultado procedente de la estrategia un compromiso de calidad publicado un requisito de calidad identificado el valor de un objetivo del indicador del proceso
[2] Detectado Esta referido a la fuente de la que se ha detectadoidentificadoasociado el riesgo o la oportunidad Puede provenir 1 Del anaacutelisis del contexto (DAFO) 2 Del anaacutelisis de las partes interesadas 3 Del anaacutelisis del proceso (desarrollo e interaccioacuten de actividades recursos y resultados)
[3] Efecto potencial Estaacute referido a la consecuencia que el riesgo o la oportunidad va a tener sobre el resultado esperado
PROPUESTAS DE ACCIONES DE MEJORA
Evaluacioacuten de las acciones
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA UNIVERSIDAD DE JAEacuteN13
13
13
PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO13
13
GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES13
13
13
COacuteDIGO PD 0613
FECHA 11-05-201813
REVISIOacuteN 0113
13
13
13
13
13
13
13
13
UNIVERSIDAD DE JAEacuteN13
13
13
13
Indicaremos Accioacuten de gestioacuten de riesgosoportunidades13
13
Indicaremos ademaacutes mecanismos para la evaluacioacuten13
13
En la previsioacuten de resultados haremos referencia al grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso13
13
Grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso en relacioacuten a la previsioacuten de resultados y a los indicadores que en su caso se hubieran establecido para el seguimiento13
13
13
lt Procedimiento documentado PD 06 Mayo de 2018 Versioacuten 01gtPaacutegina 1
lt Procedimiento documentado PD 06 Mayo de 2018 Versioacuten 01gtPaacutegina 2
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
Necesidades y Expectativas de las partes interesadas
Identificacioacuten a nivel de procesos
Entradas en el anaacutelisis de riesgos y
oportunidades
Anaacutelisis de resultados en el proceso de revisioacuten y mejora
anual del SIGC-SUA
Gestioacuten de riesgos y oportunidades
Metodologiacutea en el manual de calidad procedimientos
estrateacutegicos y procedimiento de apoyo
Aplicacioacuten operativa en los procesos claves (operativos)
Los resultados se incluyen en la documentacioacuten de los
procesos procediendo a su seguimiento y revisioacuten anual
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
Comunicacioacuten
Reforzar la comunicacioacuten externa a usuarios apoyaacutendose en los mecanismos actuales e incluidos en los procesos haciendo las referencias oportunas en las fichas del Plan de Comunicacioacuten del
SIGC-SUA
Plan de Comunicacioacuten del SIGC-SUA Metodologiacutea Plan de Comunicacioacuten
Ficha de acciones de comunicacioacuten
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
Seguimiento medicioacuten anaacutelisis y evaluacioacutenMetodologiacutea en Manual de CalidadGuiacutea del SIGC-SUA Procesos Estrateacutegicos
SEGUIMIENTO MEDICIOacuteN ANAacuteLISIS EVALUACIOacuteN Y MEJORA
PROCESOS PRESTACIOacuteN DE SERVICIOS
SEGUIMIENTO Y MEDICIOacuteN
AUDITORIacuteAS
INFORMACIOacuteN DEL ENTORNO
UNIVERSITARIO
ANAacuteLISIS DE DATOS
REVISIOacuteN POR LA DIRECCIOacuteN
OPO
RTU
NID
ADES
CAM
BIO
Y
DE M
EJO
RA
ACCIONES CORRECTIVASCONTEXTO INTERNO
CONTEXTO EXTERNO
ACCIONES RIESGOS Y OPORTUNIDADES
GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADESS
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
iquestDoacutende se puede consultar los informes finales de seguimiento y revisioacuten
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
IV Aplicacioacuten en la documentacioacuten de procesos de las Unidades
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
MAPA DE PROCESOS CLAVES INTERRELACIONADOS
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PROCESO PARA REALIZAR LOS CAMBIOS
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CUADRO RESUMEN DE LAS ACTIVIDADES A REALIZAR POR LAS UNIDADESAacuteREAS
ACTIVIDADES DE APLICACIOacuteN EN LOS PROCESOS PARA LA ADAPTACIOacuteN A LA NORMA ISO 9001 2015
1 Elaborar un cuadro de anaacutelisis de contexto interno y externo por procesos yo agrupacioacuten para su inclusioacuten como anexo en la documentacioacuten del
proceso
CONTEXTO
PARTES INTERESADAS 2 Revisar y completar Anexo VI (Atributos de Calidad) de la Documentacioacuten
de Procesos
CONTEXTO 3 Elaborar un cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades por procesos yo agrupacioacuten para su inclusioacuten como anexo en la documentacioacuten del proceso
COMUNICACIOacuteN 4 Reforzar la comunicacioacuten externa a usuarios apoyaacutendose en los mecanismos actuales e incluidos en los procesos haciendo las referencias oportunas en ellas fichas del Plan de Comunicacioacuten del SIGC-SUA
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CONTEXTO Factores internos y externos que influyen en el desarrollo y resultados de los procesos
FACTORES EXTERNOS Los que no dependen o no son controlados por la UnidadAacuterea Pueden
estar referidos a recursos u otras variables generales de la Universidad u otros factores externos del sistema universitario o entorno
FACTORES INTERNOS Los que dependen o son controlados por la UnidadAacuterea Fundamentalmente
sistemas de trabajo conocimientos capacidades valores y actitudes herramientas disponibles
QUEacute EXIGE ISO Identificacioacuten de factores de contexto y seguimiento y revisioacuten de esta Informacioacuten
IDENTIFICACIOacuteN DE FACTORES Cuadro de informacioacuten sobre cuestiones externas e internas
apropiadas a la misioacuten del proceso y en general al sistema de calidad y la estrategia o directrices de la
universidad que afectan al resultado esperado
SEGUIMIENTO Y REVISIOacuteN Sistematizacioacuten y periodizacioacuten de la revisioacuten de la informacioacuten del
contexto iquestCuaacutendo coacutemo y quieacuten revisa
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
COacuteMO LO HACEMOSMediante el anaacutelisis DAFO que permite alinearlo con el anaacutelisis general del SIGC-SUA
FACTORES INTERNOS
DEBILIDADES FORTALEZAS1-2-3-
1-2-3-
FACTORES EXTERNOS
AMENAZAS OPORTUNIDADES1-2-3-
1-2-3-
ANAacuteLISIS EXTERNO AMENAZAS (factores externos que inciden negativamente)
OPORTUNIDADES (factores externos que pueden incidir positivamente)
ANAacuteLISIS INTERNO DEBILIDADES (factores internos que pueden incidir negativamente) FORTALEZAS (factores internos que inciden
positivamente)
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PARA QUEacute LO HACEMOSPara disponer de informacioacuten necesaria en el proceso de planificacioacuten de la gestioacuten de los procesos y del sistema de calidad
Lo aplicamos en el proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
Lo aplicaremos tambieacuten como entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades
Las conclusiones del anaacutelisis y su aplicacioacuten se tendraacuten en cuenta si procede cuando se realice el Informe final de proceso
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VII ANAacuteLISIS DE
CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO DEL PROCESO
FACTORES INTERNOS
DEBILIDADES FORTALEZAS
1- No exclusividad y dedicacioacuten compartida por parte del personal teacutecnico responsable del proceso con otras tareas dentro del Servicio de Prevencioacuten lo que impide una mayor dedicacioacuten y atencioacuten del proceso
2 Desconocimiento del procedimiento por parte de los nuevos investigadoresproductores
1 Nueva herramienta informaacutetica en el Campus Virtual para la Gestioacuten de Residuos Peligrosos
2 Madurez del procedimiento del Gestioacuten de Residuos especialmente para el personal teacutecnico y productor de plantilla
3 Almaceacuten temporal de residuos peligrosos en ambos Campus
3 Disponibilidad y aacutegil procedimiento para la adquisicioacuten de contenedores para reponer por parte de los productores en el Almaceacuten del Campus Las Lagunillas
FACTORES EXTERNOS
AMENAZAS OPORTUNIDADES
1- Cambios normativos en materia medioambiental
2- Cambios en la documentacioacuten y procedimientos de las comunicaciones obligatorias a realizar ante las distintas entidades con competencias medioambientales
1- Alianza con Empresa concesionaria de la Gestioacuten medioambiental de gestioacuten de residuos peligrosos
2- Benchmarking con otras universidades espantildeolas
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PARTES INTERESADAS
Persona u organizacioacuten que puede afectar verse afectado o percibirse como persona afectada por una decisioacuten o actividad
En el SIGC-SUA lo identificamos a nivel de proceso como grupo de intereacutescliente usuario tal como estaacute identificado en el ANEXO VI ATRIBUTOS DE CALIDAD DEL
PROCESO de la documentacioacuten de los procesos claves
QUEacute EXIGE ISOIdentificacioacuten de las partes interesadas especificacioacuten de requisitos de calidad de eacutestas y seguimiento y revisioacuten de esta Informacioacuten
IDENTIFICACIOacuteN DE PARTES INTERESADAS Cuadro de informacioacuten sobre las partes interesadas que se ven afectadas o interesadas por el proceso
REQUISITOS DE CALIDAD Identificacioacuten de las necesidades y expectativas de las partes interesadas en el proceso y coacutemo se da respuesta mediante la especificacioacuten de requisitos de
calidad que se incluyen en el proceso
SEGUIMIENTO Y REVISIOacuteN Sistematizacioacuten y periodizacioacuten de la revisioacuten de la informacioacuten de las partes interesadas y sus requisitos de calidad iquestCuaacutendo coacutemo y quieacuten revisa
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
COacuteMO LO HACEMOS
Mediante la revisioacuten y ampliacioacuten del cuadro el ANEXO VI ATRIBUTOS DE CALIDAD DEL PROCESO de la documentacioacuten de los procesos claves SIGC-SUA
Grupo de intereacutesClientes
-Usuario
Fuentes de Informacioacuten
Necesidades y Expectativas (atributos de calidad)
Requisito de Calidad
INFORMACIOacuteN DE PARTIDA Utilizamos la informacioacuten de las tablas elaboradas en otros ciclos de gestioacuten analizamos su validez actual y en su caso modificamos especificamos o ampliamos
EXPECTATIVAS Y REQUISITOS Partimos de las necesidades expectativas y atributos de calidad por grupos de intereacutes ya identificados que mantenemos realizamos cambios o ampliamos tras la
revisioacuten Antildeadimos especificaciones en teacuterminos de requisitos de calidad (compromisos de calidad objetivos reglamentaciones especificaciones en la prestacioacuten de servicios etc)
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PARA QUEacute LO HACEMOSPara disponer de informacioacuten necesaria en el proceso de planificacioacuten de la gestioacuten de los procesos y del sistema de calidad
Lo aplicamos en el proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
Lo aplicaremos tambieacuten como entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades
Las conclusiones del anaacutelisis y su aplicacioacuten se tendraacuten en cuenta si procede cuando se realice el Informe final de proceso
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VI ATRIBUTOS DE
CALIDAD NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LOS GRUPOS DE INTERES REQUISITOS DE CALIDAD
Grupo de intereacutesClientes-Usuario
Fuentes de Informacioacuten
Necesidades y Expectativas (atributos de calidad)
Requisito de Calidad
1 El personal docente e investigador de la Universidad y centros adscritos y el personal docente e investigador visitante de otras universidades 2 El alumnado de la Universidad y centros adscritos y el alumnado en movilidad de otras universidades 3 El personal de administracioacuten y servicios 4 Losas egresadosas de la Universidad de Jaeacuten 5 El Personal colaborador o tutor externo a la Universidad de Jaeacuten
bull Encuestas de satisfaccioacuten bull Quejas Sugerencias felicitaciones bull Indicadores de proceso bull Benchmarking bull Comisioacuten de Biblioteca bull Servicio de Pregunta al Bibliotecario
Necesidad disponer de una coleccioacuten de recursos informativos que cubran las necesidades de informacioacuten de los usuarios Atributos bull Amabilidad en el trato al cliente-usuario bull Adecuacioacuten del tiempo empleado para la resolucioacuten de la demanda de la prestacioacuten del servicio bull Comunicacioacuten a los clientes-usuarios cuando se prestaraacute el servicio bull Adecuacioacuten de los horarios de atencioacuten o prestacioacuten del servicio a las necesidades que platean los clientes-usuarios bull Adecuacioacuten del servicio prestado a las necesidades y expectativas especiacuteficas comunicadas por los clientesusuarios bull Comodidad de las instalaciones climatizacioacuten limpieza dimensioacuten y mantenimiento de los espacios
bull Alcanzar el 85 de monografiacuteas nacionales recibidas en un maacuteximo de 30 diacuteas (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 85 de monografiacuteas extranjeras recibidas en un maacuteximo de 60 diacuteas (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 100 de ejecucioacuten del gasto en material bibliograacutefico del presupuesto de Biblioteca (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 100 de bibliografiacutea recomendada disponible en Biblioteca (1 2) bull Alcanzar el 100 de peticiones de compra de material bibliograacutefico por parte de los estudiantes adquiridas (2) bull Alcanzar el 65 de monografiacuteas en papel recibidas por compra catalogadas en un maacuteximo de 6 diacuteas (1 2 3 4 5)
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
RIESGO OPORTUNIDAD Efecto o influencias de la incertidumbre sobre la consecucioacuten de los resultados y la eficacia de un proceso
PARA QUEacute LO HACEMOSPara prevenir o reducir los efectos no deseados de los riesgos y aprovechar las oportunidades en el marco de la planificacioacuten de la gestioacuten de la calidad y los procesos
CUANDO LO HACEMOS En la planificacioacuten inicial de los procesos o en nuevas situaciones que requieran revisar los procesos
QUEacute EXIGE ISOPensamiento basado en riesgos como parte del enfoque a procesos queda incluido en los requisitos de la ISO para la gestioacuten de los procesos ldquoabordar los riesgos y oportunidadeshelliprdquo
REQUISITOS Planificar las acciones para abordar los riesgos y oportunidades
Integrar y aplicar las acciones en los procesos
Evaluar la eficacia de las acciones
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
COacuteMO LO HACEMOS Mediante la elaboracioacuten de un cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades asociados a los procesos
RESULTADO PROCESO
RIESGOSOPORTUNIDADES ACCIONES
[Resultado Esperado] [1]
1-Riesgo [se describiraacute el riesgo]
Detectado [2]
Efecto potencial [3]
2-
3-
1-Accioacuten [se describiraacute la accioacuten] [4]
2-
3-
[Resultado Esperado]
1-Oportunidad [se describiraacute la oportunidad]
Detectado
Efecto potencial
2-
3-
1-Accioacuten [se describiraacute la accioacuten]
2-
3-
[1] Resultado Esperado Esta referido al resultados final del proceso (la salida del proceso en teacuterminos del
valor o servicio prestado) Ejemplos compromiso de calidad un requisito
de calidad el valor objetivo del indicador del proceso
[Detectado Fuente de la que se ha detectadoidentificadoasociado el riesgo o la oportunidad Puede provenir 1 Del anaacutelisis del contexto (DAFO) 2 Del anaacutelisis de
las partes interesadas 3 Del anaacutelisis del proceso (desarrollo e interaccioacuten de actividades recursos y resultados)
Efecto potencial La consecuencia que el riesgo o la oportunidad van a tener sobre el resultado esperado
Accioacuten Las opciones que identificamos y adoptamos para el tratamiento del riesgo o
para aprovechas los efectos de las oportunidades sobre los resultados
esperados
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Identificacioacuten del riesgo
COM
UN
ICAC
IOacuteN
Y
CON
SULT
A
SEGU
IMIE
NTO
Y R
EVIS
IOacuteN
Apreciacioacuten del riesgo
Establecimiento del Contexto
PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RIESGO
Anaacutelisis del riesgo
Evaluacioacuten del riesgo
Tratamiento del Riesgo
IDENTIFICACIOacuteN DEL RIESGO Relacioacuten de sucesos que podriacutean afectar negativamente o positivamente los objetivos y resultados del
proceso
criterios de riesgos teacuterminos que permiten evaluar la
importancia de un riesgo
ANAacuteLISIS DEL RIESGO
Valoracioacuten de los efectos y
consecuencias del riesgo en los
resultados del proceso asiacute como de la probabilidad
de que se produzcan dichas consecuencias
EVALUACIOacuteN DEL RIESGO
Implica comparar el nivel del riesgo con los criterios
que sobre los riesgos se hayan
adoptado permitiendo asiacute
considerar y priorizar el
tratamiento que se ha de dar a los
riesgos identificados
TRATAMIENTO DEL RIESGO Es la seleccioacuten y la implementacioacuten de una o varias opciones (acciones) para modificar los riesgos
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Las acciones que se identifiquen en la gestioacuten de los riesgos y oportunidades deben ser implantadas bien mediante modificaciones en el disentildeogestioacuten del proceso bien mediante la implantacioacuten de otras acciones de mejora
Unidad Antildeo
Procesos
Descripcioacuten de la mejora
Causa para su implantacioacuten
Objetivos de la mejora
Recursos previstos
Responsables de implantacioacuten
Previsioacuten de Resultados
Grado de prioridad AltaMediaBaja (seguacuten proceda)
Indicaremos Accioacuten de gestioacuten de riesgosoportunidades
Indicaremos ademaacutes mecanismos para la evaluacioacuten
En la previsioacuten de resultados haremos referencia al grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso
Desarrollo temporal Inicio
Finalizacioacuten
Descripcioacuten de resultados obtenidos
Grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso en relacioacuten a la previsioacuten de resultados y a los indicadores que en
su caso se hubieran establecido para el seguimiento
PROPUESTAS DE ACCIONES DE MEJORA
ANAacuteLISIS DE LAS MEJORAS
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VIII ANAacuteLISIS DE
GESTIOacuteN DE RIESGO Y OPORTUNIDADESRESULTADO
PROCESO RIESGOSOPORTUNIDADES ACCIONES
Rapidez en la ejecucioacuten del mantenimiento El 85 de las incidencias se reparan en 5 diacuteas
1-Riesgo Falta de disponibilidad de recursos humanos (internos y externos) para atender las incidencias
Detectado DAFO Debilidad D2
Efecto potencial La falta de personal teacutecnico para atender las averiacuteas puede afectar al desempentildeo de las actividades universitarias y en elementos criacuteticos incrementar los dantildeos en los activos
1 Accioacuten Establecer criterios de criticidad de la incidencia
2 Accioacuten Adaptar aplicativo software para incluir criticidad
3 Accioacuten Modificacioacuten del proceso para incluir criticidad
4 Accioacuten Anaacutelisis de incidencias resueltas una vez implantadas las acciones anteriores seguacuten criticidad
Modificar las consecuencias
Rapidez en la ejecucioacuten del mantenimiento El 85 de las incidencias se reparan en 5 diacuteas
2-Riesgo Falta de disponibilidad de recursos materiales para atender las incidencias
Detectado DAFO Debilidad D2
Efecto potencial La falta de repuestos y fungibles para atender las averiacuteas puede imposibilitar la reparacioacuten con la celeridad requerida afectando al desempentildeo de las actividades universitarias
1 Accioacuten Disponer de un sistema de gestioacuten de stock de repuestos
Modificar las consecuencias
Criterios de sostenibilidad en la gestioacuten del mantenimiento
3- Riesgo Incumplimiento del Plan Estrateacutegico respecto a los criterios de sostenibilidad seguridad y PRL en el mantenimiento de las infraestructuras de los Campus
Detectado DAFO Debilidad D1
Efecto potencial No conformidad al SIGC-SUA asociado a requisitos de calidad
1 Accioacuten Establecimiento de criterios de sostenibilidad seguridad y PRL en la gestioacuten del mantenimiento
Eliminar la fuente del riesgo
Optimizar la disponibilidad de las instalaciones y equipos
4- Riesgo Interrupcioacuten del suministro eleacutectrico
Detectado Anaacutelisis de causa-efecto
Efecto potencial Dantildeos en elementos criacuteticos de las instalaciones de la UJA
1 Accioacuten Programa para garantizar el suministro eleacutectrico complementario en los edificios de la UJA
Modificar las consecuencias
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
GRACIAS POR SU ATENCIOacuteN
Desarrollo temporal | Inicio | Finalizacioacuten | |||||||
Descripcioacuten de resultados obtenidos |
Unidad | Antildeo | ||||||
Procesos | |||||||
Descripcioacuten de la mejora | |||||||
Causa para su implantacioacuten | |||||||
Objetivos de la mejora | |||||||
Recursos previstos | |||||||
Responsables de implantacioacuten | |||||||
Previsioacuten de Resultados | |||||||
Grado de prioridad | AltaMediaBaja (seguacuten proceda) |
RESULTADO PROCESO | RIESGOSOPORTUNIDADES | ACCIONES | |||
[Resultado Esperado] [1] | 1- Riesgo [se describiraacute el riesgo] Detectado [2] Efecto potencial [3] 2- 3- | 1- Accioacuten [se describiraacute la accioacuten] [4] 2- 3- | |||
[Resultado Esperado] | 1- Oportunidad [se describiraacute la oportunidad] Detectado Efecto potencial 2- 3- | 1- Accioacuten [se describiraacute la accioacuten] 2- 3- |
Proceso | Instruccioacuten Se indicaraacute con la codificacioacuten y el nombre del aacutembito del proceso sobre el que se realiza el cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades Puede ser para todo el proceso clave o para procesos desagregados Puede elaborarse en comuacuten para todo el proceso clave e indicar lo especiacutefico para los procesos desagregados Las distintas unidades del proceso pueden decidir elaborarlo de forma conjunta si entiende que hay similitud | ||
Servicio prestado | Instruccioacuten Se indicaraacute de acuerdo con la tabla de relacioacuten de procesosservicios del alcance del SIGC-SUA que estaacute publicado en el Manual de Calidad | ||
Unidades | Instruccioacuten Se indicaraacute la Unidades que lo elaboran | ||
Fecha | Instruccioacuten Se indicaraacute la fecha formal de su enviacuteo para publicacioacuten | ||
Responsables | Instruccioacuten Se especificaraacute la responsabilidad de la elaboracioacuten Puede ser el nombre y puesto de las personas que intervienen o la denominacioacuten del grupo de trabajo o equipo de calidad que lo ha elaborado Si el equipo es inter-procesosunidades se indicaraacute | ||
Seguimiento y revisioacuten | Instruccioacuten Se indicaraacute cuaacutendo se utiliza y se revisa y para que se utiliza podriacutea ser a modo de ejemplo en la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos |
Grupo de intereacutesClientes-Usuario | Fuentes de Informacioacuten | Necesidades y Expectativas (atributos de calidad) | Requisito de Calidad | ||||
Proceso | Instruccioacuten Se indicaraacute con la codificacioacuten y el nombre del aacutembito del proceso sobre el que se realiza el cuadro de partes interesadas Puede ser para todo el proceso clave o para procesos desagregados Puede elaborarse en comuacuten para todo el proceso clave e indicar lo especiacutefico para los procesos desagregados Las distintas unidades del proceso pueden decidir elaborarlo de forma conjunta si entiende que hay similitud | ||
Servicio prestado | Instruccioacuten Se indicaraacute de acuerdo con la tabla de relacioacuten de procesosservicios del alcance del SIGC-SUA que estaacute publicado en el Manual de Calidad | ||
Unidades | Instruccioacuten Se indicaraacute la Unidades que lo elaboran | ||
Fecha | Instruccioacuten Se indicaraacute la fecha formal de su enviacuteo para publicacioacuten | ||
Responsables | Instruccioacuten Se especificaraacute la responsabilidad de la elaboracioacuten Puede ser el nombre y puesto de las personas que intervienen o la denominacioacuten del grupo de trabajo o equipo de calidad que lo ha elaborado Si el equipo es inter-procesosunidades se indicaraacute | ||
Seguimiento y revisioacuten | Instruccioacuten Se indicaraacute cuaacutendo se utiliza y se revisa y para queacute se utiliza podriacutea ser a modo de ejemplo en la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos |
FACTORES INTERNOS | DEBILIDADES | FORTALEZAS | |||
1- 2- 3- | 1- 2- 3- | ||||
FACTORES EXTERNOS | AMENAZAS | OPORTUNIDADES | |||
1- 2- 3- | 1- 2- 3- |
Proceso | Instruccioacuten Se indicaraacute con la codificacioacuten y el nombre del aacutembito del proceso sobre el que se realiza el cuadro de contexto Puede ser para todo el proceso clave o para procesos desagregados Puede elaborarse en comuacuten para todo el proceso clave e indicar lo especiacutefico para los procesos desagregados Las distintas unidades del proceso pueden decidir elaborarlo de forma conjunta si entiende que hay similitud | ||
Servicio prestado | Instruccioacuten Se indicaraacute de acuerdo con la tabla de relacioacuten de procesosservicios del alcance del SIGC-SUA que estaacute publicado en el Manual de Calidad | ||
Unidades | Instruccioacuten Se indicaraacute la Unidades que lo elaboran | ||
Fecha | Instruccioacuten Se indicaraacute la fecha formal de su enviacuteo para publicacioacuten | ||
Responsables | Instruccioacuten Se especificaraacute la responsabilidad de la elaboracioacuten Puede ser el nombre y puesto de las personas que intervienen o la denominacioacuten del grupo de trabajo o equipo de calidad que lo ha elaborado Si el equipo es inter-procesosunidades se indicaraacute | ||
Seguimiento y revisioacuten | Instruccioacuten Se indicaraacute cuaacutendo se utiliza y se revisa y para queacute se utiliza podriacutea ser a modo de ejemplo en la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos |
RESULTADO PROCESO | RIESGOSOPORTUNIDADES | ACCIONES | |||
[Resultado Esperado] [1] | 1- Riesgo Detectado Efecto potencial | 1- Accioacuten | |||
[Resultado Esperado] | 1- Oportunidad Detectado Efecto potencial | 1- Accioacuten |
ACCIONES POSIBLES | |||
Evitar el riesgo | Eliminar la actividad que se ve afectada o causa el riesgo | ||
Aceptar el riesgo | Cuando es posible que genere una oportunidad | ||
Eliminar la fuente del riesgo | Actuar para eliminar la causa que da lugar al riesgo (efecto no deseado) | ||
Modificar la probabilidad | Atenuar la posibilidad o concurrencia del riesgo | ||
Modificar las consecuencias | Atenuar el impacto o efectos del riesgo | ||
Compartir el riesgo | Compartir o transferir el riesgo con otras partes | ||
Mantener el riesgo | Cuando es asumible o su tratamiento es desproporcionado siempre que sea posible asumirlo y controlarlo |
RIESGO | VALORACIOacuteN EFECTOIMPACTO [EI] | VALORACIOacuteN PROBABILIDAD [P] | Nivel Riego | ||||
-Riesgo Detectado Efecto potencial | ESCALA 1-5 1-Insignificante 2- Miacutenimo 3-Moderado 4-Considerable 5-Grave | ESCALA 1-5 1-Excepcional 2- Poco probable 3-Problable 4-Muy probable 5-Seguro | Caacutelculo [EI][P] ESCALA A-B-C-D D Aceptar riesgo [lt 5] C Aceptar riesgo con controles [6-1] B Riesgo no deseable [9-14] A Riesgo inaceptable [=gt15] |
Actividad | Responsable | ||
Elaboracioacuten del cuadro de anaacutelisis de contexto interno y externo por procesos del cuadro necesidades y expectativas de las partes interesadas y requisitos de calidad del cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades Nivel procesos claves | Equipo de Procesos Responsables de Unidades | ||
Elaboracioacuten seguacuten proceda del cuadro de anaacutelisis de contexto interno y externo por procesos del cuadro necesidades y expectativas de las partes interesadas y requisitos de calidad del cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades Nivel procesos Estrateacutegicos | Responsable de Calidad Coordinacioacuten Teacutecnica del SIGC-SUA | ||
Aprobacioacuten de la documentacioacuten a incluir en la documentacioacuten del proceso | Responsable de Calidad Gerente seguacuten proceda | ||
Inclusioacuten como anexo en la documentacioacuten del proceso | Coordinacioacuten Teacutecnica del SIGC-SUA | ||
Realizacioacuten de seguimiento y revisioacuten Nivel de proceso claves | Equipo de Procesos Responsables de Unidades | ||
Realizacioacuten de seguimiento y revisioacuten Nivel procesos Estrateacutegicos | Responsable de Calidad Coordinacioacuten Teacutecnica del SIGC-SUA | ||
Realizacioacuten de seguimiento y revisioacuten Nivel SIGC-SUA | Consejo de Direccioacuten comiteacute de Calidad |
VERSIOacuteN | FECHA DE VIGENCIA | APARTADO MODIFICADO | MODIFICACIOacuteN REALIZADA | ||||
1 | 14-05-2018 | Creacioacuten del Documento | |||||
Edicioacuten | Nordm | 01 | Fecha de entrada en vigor | 14-05-2018 |
Elaborado por | Revisado por | Aprobado por | |||||||||
Gerencia con Coordinacioacuten Teacutecnica del Servicio de Planificacioacuten y Evaluacioacuten | Vicerrectorado Responsable de la Calidad | Consejo de Direccioacuten | |||||||||
Nombre | Nombre | Nombre | |||||||||
Nicolaacutes Ruiz Reyes | Julio Terrados Cepeda | Juan Goacutemez Ortega | |||||||||
Cargo | Cargo | Cargo | |||||||||
Gerente | Vicerrector | Rector | |||||||||
Fecha | Fecha | Fecha | |||||||||
11052018 | 11052018 | 11052018 | |||||||||
Firma | Firma | Firma | |||||||||
SIGC-SUA | UNIVERSIDAD DE JAEacuteN | PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS | |||||
PD06 GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES |
SIGC-SUA | UNIVERSIDAD DE JAEacuteN | PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS | |||||
PD06 GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES |
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOCUMENTACIOacuteN DEL SIGC-SUA
Enlace a la web del SIGC-SUA
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
El manual de calidad es el documento que explica la estructura y el funcionamiento del Sistema Integrado de Gestioacuten de la Calidad de los
Servicios y Unidades Administrativas de la Universidad de Jaeacuten (SIGC-SUA)
Estructura del SIGC-SUA
Objeto y campo de aplicacioacuten del sistema de gestioacuten de la calidad
Contexto de la organizacioacuten universitaria
Necesidades y expectativas de las partes interesadas
Liderazgo Responsabilidades y participacioacuten
Sistema de procesos gestioacuten y prestacioacuten de servicios
Seguimiento medicioacuten anaacutelisis evaluacioacuten y mejora
Gestioacuten de riesgos y oportunidades
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Revisioacuten del Manual de Calidad
Realizacioacuten de las adaptaciones necesarias para el disentildeo implantacioacuten y documentacioacuten de los nuevos requisitos establecidos
en la norma UNE-EN ISO 90012015 permitiendo la certificacioacuten externa del SIGC-SUA en el ciclo 2017 tal como se establece en el Plan
Estrateacutegico de la Universidad de Jaeacuten y en la Poliacutetica de Calidad
La estrategia baacutesica para la certificacioacuten externa es demostrar que se han considerado los aspectos esenciales de los cambios en la Norma ISO que se ha procedido a su incorporacioacuten al SIGC-SUA y que en sucesivos ciclos perfeccionaremos la implantacioacuten
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
El Manual de Calidad se mantiene como guiacutea del SIGC-SUA Asiacute como la declaracioacuten de la poliacutetica de calidad y el establecimiento anual de los objetivos de calidad del SIGC-SUA
Procedimientos documentados procesos de apoyo especialmente el proceso Gestioacuten de Riesgos y oportunidades
SIGC-SUA
UNIVERSIDAD DE
JAEacuteN
PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS
PD06 GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Procedimiento documentado PD 06 Mayo de 2018 Versioacuten 01 Paacutegina 1
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA
UNIVERSIDAD DE JAEacuteN
PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO
GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
COacuteDIGO PD 06
FECHA 11-05-2018
REVISIOacuteN 01
UNIVERSIDAD DE JAEacuteN
Contexto interno-Externo de la Universidad
Sistema de gestioacuten de la calidad realizado por la Direccioacuten y el Comiteacute de Calidad en el anaacutelisis estrateacutegico
Sistema de procesos del SIGC-SUA realizado por los responsables de los procesos mediante la realizacioacuten de
anaacutelisis DAFO
Dos niveles
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS
PD06 GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Control de documentacioacuten
ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIOacuteN DEL PROCEDIMIENTO
PORTADA
CONTROL DE DOCUMENTACIOacuteN
HISTORIAL DE MODIFICACIONES
1- OBJETO Y CAMPO DE APLICACIOacuteN
2- REFERENCIAS
3- ANTECEDENTES Y DEFINICIONES
4- DESARROLLO
41 ALCANCE Y FINALIDAD
42 METODOLOGIacuteA
43 RESPONSABILIDADES
44 DETERMINACIOacuteN DEL CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO
45 DENTIFICACIOacuteN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES INTERESADAS Y SU ESPECIFICACIOacuteN EN REQUISITOS DE CALIDAD
46 GESTIOacuteN DE LOS RIESGOS Y OPORTUNIDADES
461 DETERMINAR CRITERIOS DE RIESGOS
462 IDENTIFICACIOacuteN DEL RIESGO
463 ANAacuteLISIS DEL RIESGO
464 TRATAMIENTO DEL RIESGO
465 RESULTADOS DE LA GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
466 EVALUACIOacuteN DE LAS ACCIONES
5- ANEXOS
FORMATOS
HISTORIAL DE MODIFICACIONES DE LA DOCUMENTACIOacuteN DEL PROCEDIMIENTO
1- OBJETO Y CAMPO DE APLICACIOacuteN
El procedimiento documentado PD06 tiene por objeto establecer el proceso a seguir en el SISTEMA INTEGRADO DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA UNIVERSIDAD DE JAEacuteN (SIGC-SUA) para la gestioacuten de riesgos y oportunidades como elemento integrado en el sistema de gestioacuten y de procesos y en las actividades de planificacioacuten
Este procedimiento de apoyo del SIGC-SUA se incluye en el marco de la adaptacioacuten a la Norma ISO 9001 2015 para incorporar en el enfoque a procesos el pensamiento basado en riesgos reforzando la naturaleza preventiva y la eficacia del sistema de calidad
2- REFERENCIAS
Para la elaboracioacuten de este procedimiento documentado se ha utilizado como referencia
middot La Norma UNE-EN-ISO-90012015 ldquoSistemas de Gestioacuten de la Calidad Requisitosrdquo Especialmente el Punto 81
middot La Norma ISO 310002009 Gestioacuten del riesgo Principios y directrices
middot El Manual de la Calidad del Sistema Integrado de Gestioacuten de la Calidad de los Servicios y Unidades Administrativas de la Universidad de Jaeacuten (SIGC-SUA)
middot El Manual de Procesos
middot El Manual de Procedimientos Documentados
middot Programa y orientaciones para la adaptacioacuten del SIGC-SUA a los Requisitos De La Norma UNE-EN ISO 90012015 Sistemas de Gestioacuten de la Calidad
Para los fines de este procedimiento documentado se aplican en lo que proceda los fundamentos los teacuterminos y las definiciones incluidos en la Norma ISO-90002015 ldquoSistemas de Gestioacuten de la Calidad Fundamentos y vocabulariordquo
3- ANTECEDENTES Y DEFINICIONES
La gestioacuten de riesgos y oportunidades se incorpora como un elemento necesario de entrada (planificacioacuten) y seguimiento (resultados) de los procesos del SIGC-SUA
El teacutermino riesgo hace referencia a los efectos que pueden ocasionar sobre los objetivos las incertidumbres siendo estas situaciones en las que falta de informacioacuten conocimiento y comprensioacuten de un suceso su probabilidad de que ocurra y las consecuencias
La gestioacuten del riesgo se refiere a las actividades coordinadas para dirigir y controlar una organizacioacuten en lo relativo al riesgo El proceso de gestioacuten del riesgo se refiere a la aplicacioacuten sistemaacutetica de poliacuteticas procedimientos y praacutecticas de gestioacuten a las actividades de comunicacioacuten consulta establecimiento del contexto e identificacioacuten anaacutelisis evaluacioacuten tratamiento seguimiento y revisioacuten del riesgo
4- DESARROLLO
41 ALCANCE Y FINALIDAD
El procedimiento documentado sobre la gestioacuten de riesgos se aplica transversalmente en todos los procesos del SIGC-SUA y forma parte de la poliacutetica de la planificacioacuten y la revisioacuten de la estrategia de los procesos y en la revisioacuten mejora y cambios del SIGC-SUA
Este procedimiento documentado establece
1 La metodologiacutea que se aplica para la gestioacuten de los riesgos y oportunidades
2 El proceso para realizar la gestioacuten de riesgos y oportunidades
3 El sistema de responsabilidades en la gestioacuten de riesgos y oportunidades
4 La documentacioacuten y formatos de los resultados de las actividades de la gestioacuten de riesgos y oportunidades asiacute como su inclusioacuten en la documentacioacuten del SIGC-SUA
Las finalidades de la gestioacuten de los riesgos y oportunidades al incluirlos en la planificacioacuten y procesos del SIGC-SUA son
1 Asegurar la consecucioacuten de resultados previstos del sistema de calidad
2 Aumentar los efectos deseados
3 Prevenir o reducir los efectos no deseados
4 Lograr la mejora
42 METODOLOGIacuteA
En el marco de la planificacioacuten y mejora del SIGC-SUA se realizaraacuten las siguientes actividades secuenciadas e interrelacionadas
1 Determinacioacuten del contexto interno y externo
2 Identificacioacuten de las necesidades y expectativas de las partes interesadas y su especificacioacuten en requisitos de calidad
3 Aplicar la gestioacuten de los riesgos y oportunidades
En el siguiente graacutefico se representa esta relacioacuten
43 RESPONSABILIDADES
Se aplica de acuerdo con el Manual de Calidad el siguiente sistema baacutesico de responsabilidades y participacioacuten
44 DETERMINACIOacuteN DEL CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO
Identificacioacuten de las cuestiones internas y externas que son pertinentes para el propoacutesito y la planificacioacuten del SIGC-SUA
Actividades Nivel procesos
1 Determinacioacuten factores internos y externos que influyen en el desarrollo y resultados de los procesos
2 Aplicar metodologiacutea DAFO estructurando la informacioacuten en
middot ANAacuteLISIS INTERNO DEBILIDADES (factores internos que pueden incidir negativamente) FORTALEZAS (factores internos que inciden positivamente)
middot ANAacuteLISIS EXTERNO AMENAZAS (factores externos que inciden negativamente) OPORTUNIDADES (factores externos que pueden incidir positivamente)
3 Trasladar al cuadro de informacioacuten sobre cuestiones externas e internas
4 Remisioacuten a Coordinacioacuten Teacutecnica a efectos de su inclusioacuten en la Documentacioacuten de Procesos tras su aprobacioacuten Anexo del Manual de Proceso
5 Aplicacioacuten
middot Proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
middot Entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades que se indica posteriormente
middot informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso
6 Revisioacuten En la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos
45 IDENTIFICACIOacuteN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES INTERESADAS Y SU ESPECIFICACIOacuteN EN REQUISITOS DE CALIDAD
Utilizar la informacioacuten actual del cuadro de grupos de intereacutesatributos de calidad de los manuales de proceso para identificar los requisitos de calidad que se incorporan a los procesos
1 IDENTIFICACIOacuteN DE PARTES INTERESADAS Cuadro de informacioacuten sobre las partes interesadas que se ven afectadas o interesadas por el proceso
2 REQUISITOS DE CALIDAD Identificacioacuten de las necesidades y expectativas de las partes interesadas en el proceso y coacutemo se da respuesta mediante la especificacioacuten de requisitos de calidad que se incluyen en el proceso (compromisos de calidad objetivos reglamentaciones especificaciones en la prestacioacuten de servicios etc)
3 Aplicacioacuten
middot Proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
middot Entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades que se indica posteriormente
middot informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso
4 Revisioacuten En la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos
46 GESTIOacuteN DE LOS RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Sistematizacioacuten de la gestioacuten de los riesgos y oportunidades en la gestioacuten de los procesos
Orientaciones Metodoloacutegicas Norma de apoyo UNE-ISO 31000 Gestioacuten del Riesgo Principios y Directrices
Fases
1 Determinar criterios de riesgos
2 Identificacioacuten del riesgo
3 Anaacutelisis del riesgo
4 Tratamiento del riesgo
5 Resultados de la gestioacuten de riesgos y oportunidades
6 Evaluacioacuten de las acciones
461 CRITERIOS DE RIESGOS
Establecer los criterios de riesgos teacuterminos que permiten evaluar la importancia de un riesgo Estos teacuterminos pueden determinarse en funcioacuten de objetivos los recursos disponibles los requisitos legales o especificaciones de prestacioacuten de servicios etc
462 IDENTIFICACIOacuteN DEL RIESGO
Establecer la relacioacuten de sucesos que podriacutean afectar negativamente o positivamente los objetivos y resultados del proceso
Se parte de la identificacioacuten realizada en el cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades Las causas se corresponden normalmente con el apartado ldquodetectadardquo (DAFO Requisitos de calidad de partes interesadas resultados de proceso)
463 ANAacuteLISIS DEL RIESGO
Valoracioacuten de los efectos y consecuencias del riesgo en los resultados del proceso asiacute como de la probabilidad de que se produzcan dichas consecuencias
En el cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades se anotan las causas y fuentes asiacute como los efectos o impactos se antildeade una valoracioacuten de la probabilidad Si combinamos los efectos con la probabilidad se determina el nivel de riesgo
Cada Unidades puede establecer el meacutetodo que estime apropiado para establecer el nivel de riesgo y puede expresarlo en teacuterminos cualitativos Ejemplo de un meacutetodo cuantitativo basada en escalas
464 TRATAMIENTO DEL RIESGO
Comparar el nivel del riesgo con los criterios que sobre los riesgos se hayan adoptado permitiendo asiacute considerar y priorizar el tratamiento que se ha de dar a los riesgos identificados
La finalidad uacuteltima de la apreciacioacuten del riesgo es determinar que riesgos para los resultados de los procesos no se consideran suficientemente controlados y exige un tratamiento
Orientacioacuten
465 RESULTADOS DE LA GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
El cuadro de riesgos y oportunidades permite identificar las acciones en los procesos del SIGC-SUA Una vez realizado se remite a Coordinacioacuten Teacutecnica a efectos de su inclusioacuten en la Documentacioacuten de Procesos tras su aprobacioacuten Anexo del Manual de Proceso
La revisioacuten de cuadro de riesgos y oportunidades se realiza en la revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos
Tabla Gestioacuten de riesgos y oportunidades
Ver en detalle en Anexo Formatos
[4] Accioacuten Estaacute referida a las opciones que identificamos y adoptamos para el tratamiento del riesgo o para aprovechar los efectos de las oportunidades sobre los resultados esperados
466 EVALUACIOacuteN DE LAS ACCIONES
Las acciones que identificamos y adoptamos para el tratamiento del riesgo o para aprovechar los efectos de las oportunidades sobre los resultados esperados y oportunidades que se identifiquen deben ser implantadas bien mediante modificaciones en el disentildeogestioacuten del proceso bien mediante la implantacioacuten de otras acciones de mejora
El seguimiento de las acciones se incorporaraacute en el proceso de revisioacuten y mejora incluyeacutendose en los informes anuales de proceso Se utilizaraacuten para la planificacioacuten de nuevas acciones de mejora
La identificacioacuten y gestioacuten de las acciones que se derivan de la evaluacioacuten de riesgos y oportunidades constituyen un elemento clave para la implementacioacuten de las mejoras de procesos y de los objetivos y acuerdos de la Revisioacuten y mejora del SIGC-SUA que realiza por ciclos anuales el Comiteacute de Calidad y la Direccioacuten
5- ANEXOS FORMATOS
FORMATO ANAacuteLISIS DE CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO DEL PROCESO
[COacuteDIGO DEL PROCESO CLAVE] [NOMBRE DEL PROCESO CLAVE]
Tabla Anaacutelisis del contexto interno y externo del proceso
Tabla Anaacutelisis del contexto interno y externo del proceso
FORMATO CUADRO DE COMPRENSIOacuteN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE PARTES INTERESADAS DEL PROCESO
[COacuteDIGO DEL PROCESO CLAVE] [NOMBRE DEL PROCESO CLAVE]
Tabla Necesidades y Expectativas Partes Interesadas
Tabla Necesidades y Expectativas Partes Interesadas
FORMATO ANAacuteLISIS DE GESTIOacuteN DE RIESGO Y OPORTUNIDADES
[COacuteDIGO DEL PROCESO CLAVE] [NOMBRE DEL PROCESO CLAVE]
Tabla Gestioacuten de riesgos y oportunidades
Tabla Gestioacuten de riesgos y oportunidades
[1] Resultado Esperado Esta referido al resultados final del proceso (la salida del proceso en teacuterminos del valor o servicio prestado) Se puede utilizar Un resultado procedente de la estrategia un compromiso de calidad publicado un requisito de calidad identificado el valor de un objetivo del indicador del proceso
[2] Detectado Esta referido a la fuente de la que se ha detectadoidentificadoasociado el riesgo o la oportunidad Puede provenir 1 Del anaacutelisis del contexto (DAFO) 2 Del anaacutelisis de las partes interesadas 3 Del anaacutelisis del proceso (desarrollo e interaccioacuten de actividades recursos y resultados)
[3] Efecto potencial Estaacute referido a la consecuencia que el riesgo o la oportunidad va a tener sobre el resultado esperado
PROPUESTAS DE ACCIONES DE MEJORA
Evaluacioacuten de las acciones
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA UNIVERSIDAD DE JAEacuteN13
13
13
PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO13
13
GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES13
13
13
COacuteDIGO PD 0613
FECHA 11-05-201813
REVISIOacuteN 0113
13
13
13
13
13
13
13
13
UNIVERSIDAD DE JAEacuteN13
13
13
13
Indicaremos Accioacuten de gestioacuten de riesgosoportunidades13
13
Indicaremos ademaacutes mecanismos para la evaluacioacuten13
13
En la previsioacuten de resultados haremos referencia al grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso13
13
Grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso en relacioacuten a la previsioacuten de resultados y a los indicadores que en su caso se hubieran establecido para el seguimiento13
13
13
lt Procedimiento documentado PD 06 Mayo de 2018 Versioacuten 01gtPaacutegina 1
lt Procedimiento documentado PD 06 Mayo de 2018 Versioacuten 01gtPaacutegina 2
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
Necesidades y Expectativas de las partes interesadas
Identificacioacuten a nivel de procesos
Entradas en el anaacutelisis de riesgos y
oportunidades
Anaacutelisis de resultados en el proceso de revisioacuten y mejora
anual del SIGC-SUA
Gestioacuten de riesgos y oportunidades
Metodologiacutea en el manual de calidad procedimientos
estrateacutegicos y procedimiento de apoyo
Aplicacioacuten operativa en los procesos claves (operativos)
Los resultados se incluyen en la documentacioacuten de los
procesos procediendo a su seguimiento y revisioacuten anual
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
Comunicacioacuten
Reforzar la comunicacioacuten externa a usuarios apoyaacutendose en los mecanismos actuales e incluidos en los procesos haciendo las referencias oportunas en las fichas del Plan de Comunicacioacuten del
SIGC-SUA
Plan de Comunicacioacuten del SIGC-SUA Metodologiacutea Plan de Comunicacioacuten
Ficha de acciones de comunicacioacuten
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
Seguimiento medicioacuten anaacutelisis y evaluacioacutenMetodologiacutea en Manual de CalidadGuiacutea del SIGC-SUA Procesos Estrateacutegicos
SEGUIMIENTO MEDICIOacuteN ANAacuteLISIS EVALUACIOacuteN Y MEJORA
PROCESOS PRESTACIOacuteN DE SERVICIOS
SEGUIMIENTO Y MEDICIOacuteN
AUDITORIacuteAS
INFORMACIOacuteN DEL ENTORNO
UNIVERSITARIO
ANAacuteLISIS DE DATOS
REVISIOacuteN POR LA DIRECCIOacuteN
OPO
RTU
NID
ADES
CAM
BIO
Y
DE M
EJO
RA
ACCIONES CORRECTIVASCONTEXTO INTERNO
CONTEXTO EXTERNO
ACCIONES RIESGOS Y OPORTUNIDADES
GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADESS
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
iquestDoacutende se puede consultar los informes finales de seguimiento y revisioacuten
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
IV Aplicacioacuten en la documentacioacuten de procesos de las Unidades
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
MAPA DE PROCESOS CLAVES INTERRELACIONADOS
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PROCESO PARA REALIZAR LOS CAMBIOS
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CUADRO RESUMEN DE LAS ACTIVIDADES A REALIZAR POR LAS UNIDADESAacuteREAS
ACTIVIDADES DE APLICACIOacuteN EN LOS PROCESOS PARA LA ADAPTACIOacuteN A LA NORMA ISO 9001 2015
1 Elaborar un cuadro de anaacutelisis de contexto interno y externo por procesos yo agrupacioacuten para su inclusioacuten como anexo en la documentacioacuten del
proceso
CONTEXTO
PARTES INTERESADAS 2 Revisar y completar Anexo VI (Atributos de Calidad) de la Documentacioacuten
de Procesos
CONTEXTO 3 Elaborar un cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades por procesos yo agrupacioacuten para su inclusioacuten como anexo en la documentacioacuten del proceso
COMUNICACIOacuteN 4 Reforzar la comunicacioacuten externa a usuarios apoyaacutendose en los mecanismos actuales e incluidos en los procesos haciendo las referencias oportunas en ellas fichas del Plan de Comunicacioacuten del SIGC-SUA
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CONTEXTO Factores internos y externos que influyen en el desarrollo y resultados de los procesos
FACTORES EXTERNOS Los que no dependen o no son controlados por la UnidadAacuterea Pueden
estar referidos a recursos u otras variables generales de la Universidad u otros factores externos del sistema universitario o entorno
FACTORES INTERNOS Los que dependen o son controlados por la UnidadAacuterea Fundamentalmente
sistemas de trabajo conocimientos capacidades valores y actitudes herramientas disponibles
QUEacute EXIGE ISO Identificacioacuten de factores de contexto y seguimiento y revisioacuten de esta Informacioacuten
IDENTIFICACIOacuteN DE FACTORES Cuadro de informacioacuten sobre cuestiones externas e internas
apropiadas a la misioacuten del proceso y en general al sistema de calidad y la estrategia o directrices de la
universidad que afectan al resultado esperado
SEGUIMIENTO Y REVISIOacuteN Sistematizacioacuten y periodizacioacuten de la revisioacuten de la informacioacuten del
contexto iquestCuaacutendo coacutemo y quieacuten revisa
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
COacuteMO LO HACEMOSMediante el anaacutelisis DAFO que permite alinearlo con el anaacutelisis general del SIGC-SUA
FACTORES INTERNOS
DEBILIDADES FORTALEZAS1-2-3-
1-2-3-
FACTORES EXTERNOS
AMENAZAS OPORTUNIDADES1-2-3-
1-2-3-
ANAacuteLISIS EXTERNO AMENAZAS (factores externos que inciden negativamente)
OPORTUNIDADES (factores externos que pueden incidir positivamente)
ANAacuteLISIS INTERNO DEBILIDADES (factores internos que pueden incidir negativamente) FORTALEZAS (factores internos que inciden
positivamente)
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PARA QUEacute LO HACEMOSPara disponer de informacioacuten necesaria en el proceso de planificacioacuten de la gestioacuten de los procesos y del sistema de calidad
Lo aplicamos en el proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
Lo aplicaremos tambieacuten como entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades
Las conclusiones del anaacutelisis y su aplicacioacuten se tendraacuten en cuenta si procede cuando se realice el Informe final de proceso
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VII ANAacuteLISIS DE
CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO DEL PROCESO
FACTORES INTERNOS
DEBILIDADES FORTALEZAS
1- No exclusividad y dedicacioacuten compartida por parte del personal teacutecnico responsable del proceso con otras tareas dentro del Servicio de Prevencioacuten lo que impide una mayor dedicacioacuten y atencioacuten del proceso
2 Desconocimiento del procedimiento por parte de los nuevos investigadoresproductores
1 Nueva herramienta informaacutetica en el Campus Virtual para la Gestioacuten de Residuos Peligrosos
2 Madurez del procedimiento del Gestioacuten de Residuos especialmente para el personal teacutecnico y productor de plantilla
3 Almaceacuten temporal de residuos peligrosos en ambos Campus
3 Disponibilidad y aacutegil procedimiento para la adquisicioacuten de contenedores para reponer por parte de los productores en el Almaceacuten del Campus Las Lagunillas
FACTORES EXTERNOS
AMENAZAS OPORTUNIDADES
1- Cambios normativos en materia medioambiental
2- Cambios en la documentacioacuten y procedimientos de las comunicaciones obligatorias a realizar ante las distintas entidades con competencias medioambientales
1- Alianza con Empresa concesionaria de la Gestioacuten medioambiental de gestioacuten de residuos peligrosos
2- Benchmarking con otras universidades espantildeolas
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PARTES INTERESADAS
Persona u organizacioacuten que puede afectar verse afectado o percibirse como persona afectada por una decisioacuten o actividad
En el SIGC-SUA lo identificamos a nivel de proceso como grupo de intereacutescliente usuario tal como estaacute identificado en el ANEXO VI ATRIBUTOS DE CALIDAD DEL
PROCESO de la documentacioacuten de los procesos claves
QUEacute EXIGE ISOIdentificacioacuten de las partes interesadas especificacioacuten de requisitos de calidad de eacutestas y seguimiento y revisioacuten de esta Informacioacuten
IDENTIFICACIOacuteN DE PARTES INTERESADAS Cuadro de informacioacuten sobre las partes interesadas que se ven afectadas o interesadas por el proceso
REQUISITOS DE CALIDAD Identificacioacuten de las necesidades y expectativas de las partes interesadas en el proceso y coacutemo se da respuesta mediante la especificacioacuten de requisitos de
calidad que se incluyen en el proceso
SEGUIMIENTO Y REVISIOacuteN Sistematizacioacuten y periodizacioacuten de la revisioacuten de la informacioacuten de las partes interesadas y sus requisitos de calidad iquestCuaacutendo coacutemo y quieacuten revisa
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COacuteMO LO HACEMOS
Mediante la revisioacuten y ampliacioacuten del cuadro el ANEXO VI ATRIBUTOS DE CALIDAD DEL PROCESO de la documentacioacuten de los procesos claves SIGC-SUA
Grupo de intereacutesClientes
-Usuario
Fuentes de Informacioacuten
Necesidades y Expectativas (atributos de calidad)
Requisito de Calidad
INFORMACIOacuteN DE PARTIDA Utilizamos la informacioacuten de las tablas elaboradas en otros ciclos de gestioacuten analizamos su validez actual y en su caso modificamos especificamos o ampliamos
EXPECTATIVAS Y REQUISITOS Partimos de las necesidades expectativas y atributos de calidad por grupos de intereacutes ya identificados que mantenemos realizamos cambios o ampliamos tras la
revisioacuten Antildeadimos especificaciones en teacuterminos de requisitos de calidad (compromisos de calidad objetivos reglamentaciones especificaciones en la prestacioacuten de servicios etc)
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PARA QUEacute LO HACEMOSPara disponer de informacioacuten necesaria en el proceso de planificacioacuten de la gestioacuten de los procesos y del sistema de calidad
Lo aplicamos en el proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
Lo aplicaremos tambieacuten como entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades
Las conclusiones del anaacutelisis y su aplicacioacuten se tendraacuten en cuenta si procede cuando se realice el Informe final de proceso
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VI ATRIBUTOS DE
CALIDAD NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LOS GRUPOS DE INTERES REQUISITOS DE CALIDAD
Grupo de intereacutesClientes-Usuario
Fuentes de Informacioacuten
Necesidades y Expectativas (atributos de calidad)
Requisito de Calidad
1 El personal docente e investigador de la Universidad y centros adscritos y el personal docente e investigador visitante de otras universidades 2 El alumnado de la Universidad y centros adscritos y el alumnado en movilidad de otras universidades 3 El personal de administracioacuten y servicios 4 Losas egresadosas de la Universidad de Jaeacuten 5 El Personal colaborador o tutor externo a la Universidad de Jaeacuten
bull Encuestas de satisfaccioacuten bull Quejas Sugerencias felicitaciones bull Indicadores de proceso bull Benchmarking bull Comisioacuten de Biblioteca bull Servicio de Pregunta al Bibliotecario
Necesidad disponer de una coleccioacuten de recursos informativos que cubran las necesidades de informacioacuten de los usuarios Atributos bull Amabilidad en el trato al cliente-usuario bull Adecuacioacuten del tiempo empleado para la resolucioacuten de la demanda de la prestacioacuten del servicio bull Comunicacioacuten a los clientes-usuarios cuando se prestaraacute el servicio bull Adecuacioacuten de los horarios de atencioacuten o prestacioacuten del servicio a las necesidades que platean los clientes-usuarios bull Adecuacioacuten del servicio prestado a las necesidades y expectativas especiacuteficas comunicadas por los clientesusuarios bull Comodidad de las instalaciones climatizacioacuten limpieza dimensioacuten y mantenimiento de los espacios
bull Alcanzar el 85 de monografiacuteas nacionales recibidas en un maacuteximo de 30 diacuteas (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 85 de monografiacuteas extranjeras recibidas en un maacuteximo de 60 diacuteas (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 100 de ejecucioacuten del gasto en material bibliograacutefico del presupuesto de Biblioteca (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 100 de bibliografiacutea recomendada disponible en Biblioteca (1 2) bull Alcanzar el 100 de peticiones de compra de material bibliograacutefico por parte de los estudiantes adquiridas (2) bull Alcanzar el 65 de monografiacuteas en papel recibidas por compra catalogadas en un maacuteximo de 6 diacuteas (1 2 3 4 5)
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RIESGO OPORTUNIDAD Efecto o influencias de la incertidumbre sobre la consecucioacuten de los resultados y la eficacia de un proceso
PARA QUEacute LO HACEMOSPara prevenir o reducir los efectos no deseados de los riesgos y aprovechar las oportunidades en el marco de la planificacioacuten de la gestioacuten de la calidad y los procesos
CUANDO LO HACEMOS En la planificacioacuten inicial de los procesos o en nuevas situaciones que requieran revisar los procesos
QUEacute EXIGE ISOPensamiento basado en riesgos como parte del enfoque a procesos queda incluido en los requisitos de la ISO para la gestioacuten de los procesos ldquoabordar los riesgos y oportunidadeshelliprdquo
REQUISITOS Planificar las acciones para abordar los riesgos y oportunidades
Integrar y aplicar las acciones en los procesos
Evaluar la eficacia de las acciones
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COacuteMO LO HACEMOS Mediante la elaboracioacuten de un cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades asociados a los procesos
RESULTADO PROCESO
RIESGOSOPORTUNIDADES ACCIONES
[Resultado Esperado] [1]
1-Riesgo [se describiraacute el riesgo]
Detectado [2]
Efecto potencial [3]
2-
3-
1-Accioacuten [se describiraacute la accioacuten] [4]
2-
3-
[Resultado Esperado]
1-Oportunidad [se describiraacute la oportunidad]
Detectado
Efecto potencial
2-
3-
1-Accioacuten [se describiraacute la accioacuten]
2-
3-
[1] Resultado Esperado Esta referido al resultados final del proceso (la salida del proceso en teacuterminos del
valor o servicio prestado) Ejemplos compromiso de calidad un requisito
de calidad el valor objetivo del indicador del proceso
[Detectado Fuente de la que se ha detectadoidentificadoasociado el riesgo o la oportunidad Puede provenir 1 Del anaacutelisis del contexto (DAFO) 2 Del anaacutelisis de
las partes interesadas 3 Del anaacutelisis del proceso (desarrollo e interaccioacuten de actividades recursos y resultados)
Efecto potencial La consecuencia que el riesgo o la oportunidad van a tener sobre el resultado esperado
Accioacuten Las opciones que identificamos y adoptamos para el tratamiento del riesgo o
para aprovechas los efectos de las oportunidades sobre los resultados
esperados
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Identificacioacuten del riesgo
COM
UN
ICAC
IOacuteN
Y
CON
SULT
A
SEGU
IMIE
NTO
Y R
EVIS
IOacuteN
Apreciacioacuten del riesgo
Establecimiento del Contexto
PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RIESGO
Anaacutelisis del riesgo
Evaluacioacuten del riesgo
Tratamiento del Riesgo
IDENTIFICACIOacuteN DEL RIESGO Relacioacuten de sucesos que podriacutean afectar negativamente o positivamente los objetivos y resultados del
proceso
criterios de riesgos teacuterminos que permiten evaluar la
importancia de un riesgo
ANAacuteLISIS DEL RIESGO
Valoracioacuten de los efectos y
consecuencias del riesgo en los
resultados del proceso asiacute como de la probabilidad
de que se produzcan dichas consecuencias
EVALUACIOacuteN DEL RIESGO
Implica comparar el nivel del riesgo con los criterios
que sobre los riesgos se hayan
adoptado permitiendo asiacute
considerar y priorizar el
tratamiento que se ha de dar a los
riesgos identificados
TRATAMIENTO DEL RIESGO Es la seleccioacuten y la implementacioacuten de una o varias opciones (acciones) para modificar los riesgos
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Las acciones que se identifiquen en la gestioacuten de los riesgos y oportunidades deben ser implantadas bien mediante modificaciones en el disentildeogestioacuten del proceso bien mediante la implantacioacuten de otras acciones de mejora
Unidad Antildeo
Procesos
Descripcioacuten de la mejora
Causa para su implantacioacuten
Objetivos de la mejora
Recursos previstos
Responsables de implantacioacuten
Previsioacuten de Resultados
Grado de prioridad AltaMediaBaja (seguacuten proceda)
Indicaremos Accioacuten de gestioacuten de riesgosoportunidades
Indicaremos ademaacutes mecanismos para la evaluacioacuten
En la previsioacuten de resultados haremos referencia al grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso
Desarrollo temporal Inicio
Finalizacioacuten
Descripcioacuten de resultados obtenidos
Grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso en relacioacuten a la previsioacuten de resultados y a los indicadores que en
su caso se hubieran establecido para el seguimiento
PROPUESTAS DE ACCIONES DE MEJORA
ANAacuteLISIS DE LAS MEJORAS
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DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VIII ANAacuteLISIS DE
GESTIOacuteN DE RIESGO Y OPORTUNIDADESRESULTADO
PROCESO RIESGOSOPORTUNIDADES ACCIONES
Rapidez en la ejecucioacuten del mantenimiento El 85 de las incidencias se reparan en 5 diacuteas
1-Riesgo Falta de disponibilidad de recursos humanos (internos y externos) para atender las incidencias
Detectado DAFO Debilidad D2
Efecto potencial La falta de personal teacutecnico para atender las averiacuteas puede afectar al desempentildeo de las actividades universitarias y en elementos criacuteticos incrementar los dantildeos en los activos
1 Accioacuten Establecer criterios de criticidad de la incidencia
2 Accioacuten Adaptar aplicativo software para incluir criticidad
3 Accioacuten Modificacioacuten del proceso para incluir criticidad
4 Accioacuten Anaacutelisis de incidencias resueltas una vez implantadas las acciones anteriores seguacuten criticidad
Modificar las consecuencias
Rapidez en la ejecucioacuten del mantenimiento El 85 de las incidencias se reparan en 5 diacuteas
2-Riesgo Falta de disponibilidad de recursos materiales para atender las incidencias
Detectado DAFO Debilidad D2
Efecto potencial La falta de repuestos y fungibles para atender las averiacuteas puede imposibilitar la reparacioacuten con la celeridad requerida afectando al desempentildeo de las actividades universitarias
1 Accioacuten Disponer de un sistema de gestioacuten de stock de repuestos
Modificar las consecuencias
Criterios de sostenibilidad en la gestioacuten del mantenimiento
3- Riesgo Incumplimiento del Plan Estrateacutegico respecto a los criterios de sostenibilidad seguridad y PRL en el mantenimiento de las infraestructuras de los Campus
Detectado DAFO Debilidad D1
Efecto potencial No conformidad al SIGC-SUA asociado a requisitos de calidad
1 Accioacuten Establecimiento de criterios de sostenibilidad seguridad y PRL en la gestioacuten del mantenimiento
Eliminar la fuente del riesgo
Optimizar la disponibilidad de las instalaciones y equipos
4- Riesgo Interrupcioacuten del suministro eleacutectrico
Detectado Anaacutelisis de causa-efecto
Efecto potencial Dantildeos en elementos criacuteticos de las instalaciones de la UJA
1 Accioacuten Programa para garantizar el suministro eleacutectrico complementario en los edificios de la UJA
Modificar las consecuencias
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
GRACIAS POR SU ATENCIOacuteN
Desarrollo temporal | Inicio | Finalizacioacuten | |||||||
Descripcioacuten de resultados obtenidos |
Unidad | Antildeo | ||||||
Procesos | |||||||
Descripcioacuten de la mejora | |||||||
Causa para su implantacioacuten | |||||||
Objetivos de la mejora | |||||||
Recursos previstos | |||||||
Responsables de implantacioacuten | |||||||
Previsioacuten de Resultados | |||||||
Grado de prioridad | AltaMediaBaja (seguacuten proceda) |
RESULTADO PROCESO | RIESGOSOPORTUNIDADES | ACCIONES | |||
[Resultado Esperado] [1] | 1- Riesgo [se describiraacute el riesgo] Detectado [2] Efecto potencial [3] 2- 3- | 1- Accioacuten [se describiraacute la accioacuten] [4] 2- 3- | |||
[Resultado Esperado] | 1- Oportunidad [se describiraacute la oportunidad] Detectado Efecto potencial 2- 3- | 1- Accioacuten [se describiraacute la accioacuten] 2- 3- |
Proceso | Instruccioacuten Se indicaraacute con la codificacioacuten y el nombre del aacutembito del proceso sobre el que se realiza el cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades Puede ser para todo el proceso clave o para procesos desagregados Puede elaborarse en comuacuten para todo el proceso clave e indicar lo especiacutefico para los procesos desagregados Las distintas unidades del proceso pueden decidir elaborarlo de forma conjunta si entiende que hay similitud | ||
Servicio prestado | Instruccioacuten Se indicaraacute de acuerdo con la tabla de relacioacuten de procesosservicios del alcance del SIGC-SUA que estaacute publicado en el Manual de Calidad | ||
Unidades | Instruccioacuten Se indicaraacute la Unidades que lo elaboran | ||
Fecha | Instruccioacuten Se indicaraacute la fecha formal de su enviacuteo para publicacioacuten | ||
Responsables | Instruccioacuten Se especificaraacute la responsabilidad de la elaboracioacuten Puede ser el nombre y puesto de las personas que intervienen o la denominacioacuten del grupo de trabajo o equipo de calidad que lo ha elaborado Si el equipo es inter-procesosunidades se indicaraacute | ||
Seguimiento y revisioacuten | Instruccioacuten Se indicaraacute cuaacutendo se utiliza y se revisa y para que se utiliza podriacutea ser a modo de ejemplo en la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos |
Grupo de intereacutesClientes-Usuario | Fuentes de Informacioacuten | Necesidades y Expectativas (atributos de calidad) | Requisito de Calidad | ||||
Proceso | Instruccioacuten Se indicaraacute con la codificacioacuten y el nombre del aacutembito del proceso sobre el que se realiza el cuadro de partes interesadas Puede ser para todo el proceso clave o para procesos desagregados Puede elaborarse en comuacuten para todo el proceso clave e indicar lo especiacutefico para los procesos desagregados Las distintas unidades del proceso pueden decidir elaborarlo de forma conjunta si entiende que hay similitud | ||
Servicio prestado | Instruccioacuten Se indicaraacute de acuerdo con la tabla de relacioacuten de procesosservicios del alcance del SIGC-SUA que estaacute publicado en el Manual de Calidad | ||
Unidades | Instruccioacuten Se indicaraacute la Unidades que lo elaboran | ||
Fecha | Instruccioacuten Se indicaraacute la fecha formal de su enviacuteo para publicacioacuten | ||
Responsables | Instruccioacuten Se especificaraacute la responsabilidad de la elaboracioacuten Puede ser el nombre y puesto de las personas que intervienen o la denominacioacuten del grupo de trabajo o equipo de calidad que lo ha elaborado Si el equipo es inter-procesosunidades se indicaraacute | ||
Seguimiento y revisioacuten | Instruccioacuten Se indicaraacute cuaacutendo se utiliza y se revisa y para queacute se utiliza podriacutea ser a modo de ejemplo en la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos |
FACTORES INTERNOS | DEBILIDADES | FORTALEZAS | |||
1- 2- 3- | 1- 2- 3- | ||||
FACTORES EXTERNOS | AMENAZAS | OPORTUNIDADES | |||
1- 2- 3- | 1- 2- 3- |
Proceso | Instruccioacuten Se indicaraacute con la codificacioacuten y el nombre del aacutembito del proceso sobre el que se realiza el cuadro de contexto Puede ser para todo el proceso clave o para procesos desagregados Puede elaborarse en comuacuten para todo el proceso clave e indicar lo especiacutefico para los procesos desagregados Las distintas unidades del proceso pueden decidir elaborarlo de forma conjunta si entiende que hay similitud | ||
Servicio prestado | Instruccioacuten Se indicaraacute de acuerdo con la tabla de relacioacuten de procesosservicios del alcance del SIGC-SUA que estaacute publicado en el Manual de Calidad | ||
Unidades | Instruccioacuten Se indicaraacute la Unidades que lo elaboran | ||
Fecha | Instruccioacuten Se indicaraacute la fecha formal de su enviacuteo para publicacioacuten | ||
Responsables | Instruccioacuten Se especificaraacute la responsabilidad de la elaboracioacuten Puede ser el nombre y puesto de las personas que intervienen o la denominacioacuten del grupo de trabajo o equipo de calidad que lo ha elaborado Si el equipo es inter-procesosunidades se indicaraacute | ||
Seguimiento y revisioacuten | Instruccioacuten Se indicaraacute cuaacutendo se utiliza y se revisa y para queacute se utiliza podriacutea ser a modo de ejemplo en la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos |
RESULTADO PROCESO | RIESGOSOPORTUNIDADES | ACCIONES | |||
[Resultado Esperado] [1] | 1- Riesgo Detectado Efecto potencial | 1- Accioacuten | |||
[Resultado Esperado] | 1- Oportunidad Detectado Efecto potencial | 1- Accioacuten |
ACCIONES POSIBLES | |||
Evitar el riesgo | Eliminar la actividad que se ve afectada o causa el riesgo | ||
Aceptar el riesgo | Cuando es posible que genere una oportunidad | ||
Eliminar la fuente del riesgo | Actuar para eliminar la causa que da lugar al riesgo (efecto no deseado) | ||
Modificar la probabilidad | Atenuar la posibilidad o concurrencia del riesgo | ||
Modificar las consecuencias | Atenuar el impacto o efectos del riesgo | ||
Compartir el riesgo | Compartir o transferir el riesgo con otras partes | ||
Mantener el riesgo | Cuando es asumible o su tratamiento es desproporcionado siempre que sea posible asumirlo y controlarlo |
RIESGO | VALORACIOacuteN EFECTOIMPACTO [EI] | VALORACIOacuteN PROBABILIDAD [P] | Nivel Riego | ||||
-Riesgo Detectado Efecto potencial | ESCALA 1-5 1-Insignificante 2- Miacutenimo 3-Moderado 4-Considerable 5-Grave | ESCALA 1-5 1-Excepcional 2- Poco probable 3-Problable 4-Muy probable 5-Seguro | Caacutelculo [EI][P] ESCALA A-B-C-D D Aceptar riesgo [lt 5] C Aceptar riesgo con controles [6-1] B Riesgo no deseable [9-14] A Riesgo inaceptable [=gt15] |
Actividad | Responsable | ||
Elaboracioacuten del cuadro de anaacutelisis de contexto interno y externo por procesos del cuadro necesidades y expectativas de las partes interesadas y requisitos de calidad del cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades Nivel procesos claves | Equipo de Procesos Responsables de Unidades | ||
Elaboracioacuten seguacuten proceda del cuadro de anaacutelisis de contexto interno y externo por procesos del cuadro necesidades y expectativas de las partes interesadas y requisitos de calidad del cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades Nivel procesos Estrateacutegicos | Responsable de Calidad Coordinacioacuten Teacutecnica del SIGC-SUA | ||
Aprobacioacuten de la documentacioacuten a incluir en la documentacioacuten del proceso | Responsable de Calidad Gerente seguacuten proceda | ||
Inclusioacuten como anexo en la documentacioacuten del proceso | Coordinacioacuten Teacutecnica del SIGC-SUA | ||
Realizacioacuten de seguimiento y revisioacuten Nivel de proceso claves | Equipo de Procesos Responsables de Unidades | ||
Realizacioacuten de seguimiento y revisioacuten Nivel procesos Estrateacutegicos | Responsable de Calidad Coordinacioacuten Teacutecnica del SIGC-SUA | ||
Realizacioacuten de seguimiento y revisioacuten Nivel SIGC-SUA | Consejo de Direccioacuten comiteacute de Calidad |
VERSIOacuteN | FECHA DE VIGENCIA | APARTADO MODIFICADO | MODIFICACIOacuteN REALIZADA | ||||
1 | 14-05-2018 | Creacioacuten del Documento | |||||
Edicioacuten | Nordm | 01 | Fecha de entrada en vigor | 14-05-2018 |
Elaborado por | Revisado por | Aprobado por | |||||||||
Gerencia con Coordinacioacuten Teacutecnica del Servicio de Planificacioacuten y Evaluacioacuten | Vicerrectorado Responsable de la Calidad | Consejo de Direccioacuten | |||||||||
Nombre | Nombre | Nombre | |||||||||
Nicolaacutes Ruiz Reyes | Julio Terrados Cepeda | Juan Goacutemez Ortega | |||||||||
Cargo | Cargo | Cargo | |||||||||
Gerente | Vicerrector | Rector | |||||||||
Fecha | Fecha | Fecha | |||||||||
11052018 | 11052018 | 11052018 | |||||||||
Firma | Firma | Firma | |||||||||
SIGC-SUA | UNIVERSIDAD DE JAEacuteN | PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS | |||||
PD06 GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES |
SIGC-SUA | UNIVERSIDAD DE JAEacuteN | PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS | |||||
PD06 GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES |
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
El manual de calidad es el documento que explica la estructura y el funcionamiento del Sistema Integrado de Gestioacuten de la Calidad de los
Servicios y Unidades Administrativas de la Universidad de Jaeacuten (SIGC-SUA)
Estructura del SIGC-SUA
Objeto y campo de aplicacioacuten del sistema de gestioacuten de la calidad
Contexto de la organizacioacuten universitaria
Necesidades y expectativas de las partes interesadas
Liderazgo Responsabilidades y participacioacuten
Sistema de procesos gestioacuten y prestacioacuten de servicios
Seguimiento medicioacuten anaacutelisis evaluacioacuten y mejora
Gestioacuten de riesgos y oportunidades
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Revisioacuten del Manual de Calidad
Realizacioacuten de las adaptaciones necesarias para el disentildeo implantacioacuten y documentacioacuten de los nuevos requisitos establecidos
en la norma UNE-EN ISO 90012015 permitiendo la certificacioacuten externa del SIGC-SUA en el ciclo 2017 tal como se establece en el Plan
Estrateacutegico de la Universidad de Jaeacuten y en la Poliacutetica de Calidad
La estrategia baacutesica para la certificacioacuten externa es demostrar que se han considerado los aspectos esenciales de los cambios en la Norma ISO que se ha procedido a su incorporacioacuten al SIGC-SUA y que en sucesivos ciclos perfeccionaremos la implantacioacuten
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
El Manual de Calidad se mantiene como guiacutea del SIGC-SUA Asiacute como la declaracioacuten de la poliacutetica de calidad y el establecimiento anual de los objetivos de calidad del SIGC-SUA
Procedimientos documentados procesos de apoyo especialmente el proceso Gestioacuten de Riesgos y oportunidades
SIGC-SUA
UNIVERSIDAD DE
JAEacuteN
PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS
PD06 GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Procedimiento documentado PD 06 Mayo de 2018 Versioacuten 01 Paacutegina 1
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA
UNIVERSIDAD DE JAEacuteN
PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO
GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
COacuteDIGO PD 06
FECHA 11-05-2018
REVISIOacuteN 01
UNIVERSIDAD DE JAEacuteN
Contexto interno-Externo de la Universidad
Sistema de gestioacuten de la calidad realizado por la Direccioacuten y el Comiteacute de Calidad en el anaacutelisis estrateacutegico
Sistema de procesos del SIGC-SUA realizado por los responsables de los procesos mediante la realizacioacuten de
anaacutelisis DAFO
Dos niveles
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS
PD06 GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Control de documentacioacuten
ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIOacuteN DEL PROCEDIMIENTO
PORTADA
CONTROL DE DOCUMENTACIOacuteN
HISTORIAL DE MODIFICACIONES
1- OBJETO Y CAMPO DE APLICACIOacuteN
2- REFERENCIAS
3- ANTECEDENTES Y DEFINICIONES
4- DESARROLLO
41 ALCANCE Y FINALIDAD
42 METODOLOGIacuteA
43 RESPONSABILIDADES
44 DETERMINACIOacuteN DEL CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO
45 DENTIFICACIOacuteN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES INTERESADAS Y SU ESPECIFICACIOacuteN EN REQUISITOS DE CALIDAD
46 GESTIOacuteN DE LOS RIESGOS Y OPORTUNIDADES
461 DETERMINAR CRITERIOS DE RIESGOS
462 IDENTIFICACIOacuteN DEL RIESGO
463 ANAacuteLISIS DEL RIESGO
464 TRATAMIENTO DEL RIESGO
465 RESULTADOS DE LA GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
466 EVALUACIOacuteN DE LAS ACCIONES
5- ANEXOS
FORMATOS
HISTORIAL DE MODIFICACIONES DE LA DOCUMENTACIOacuteN DEL PROCEDIMIENTO
1- OBJETO Y CAMPO DE APLICACIOacuteN
El procedimiento documentado PD06 tiene por objeto establecer el proceso a seguir en el SISTEMA INTEGRADO DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA UNIVERSIDAD DE JAEacuteN (SIGC-SUA) para la gestioacuten de riesgos y oportunidades como elemento integrado en el sistema de gestioacuten y de procesos y en las actividades de planificacioacuten
Este procedimiento de apoyo del SIGC-SUA se incluye en el marco de la adaptacioacuten a la Norma ISO 9001 2015 para incorporar en el enfoque a procesos el pensamiento basado en riesgos reforzando la naturaleza preventiva y la eficacia del sistema de calidad
2- REFERENCIAS
Para la elaboracioacuten de este procedimiento documentado se ha utilizado como referencia
middot La Norma UNE-EN-ISO-90012015 ldquoSistemas de Gestioacuten de la Calidad Requisitosrdquo Especialmente el Punto 81
middot La Norma ISO 310002009 Gestioacuten del riesgo Principios y directrices
middot El Manual de la Calidad del Sistema Integrado de Gestioacuten de la Calidad de los Servicios y Unidades Administrativas de la Universidad de Jaeacuten (SIGC-SUA)
middot El Manual de Procesos
middot El Manual de Procedimientos Documentados
middot Programa y orientaciones para la adaptacioacuten del SIGC-SUA a los Requisitos De La Norma UNE-EN ISO 90012015 Sistemas de Gestioacuten de la Calidad
Para los fines de este procedimiento documentado se aplican en lo que proceda los fundamentos los teacuterminos y las definiciones incluidos en la Norma ISO-90002015 ldquoSistemas de Gestioacuten de la Calidad Fundamentos y vocabulariordquo
3- ANTECEDENTES Y DEFINICIONES
La gestioacuten de riesgos y oportunidades se incorpora como un elemento necesario de entrada (planificacioacuten) y seguimiento (resultados) de los procesos del SIGC-SUA
El teacutermino riesgo hace referencia a los efectos que pueden ocasionar sobre los objetivos las incertidumbres siendo estas situaciones en las que falta de informacioacuten conocimiento y comprensioacuten de un suceso su probabilidad de que ocurra y las consecuencias
La gestioacuten del riesgo se refiere a las actividades coordinadas para dirigir y controlar una organizacioacuten en lo relativo al riesgo El proceso de gestioacuten del riesgo se refiere a la aplicacioacuten sistemaacutetica de poliacuteticas procedimientos y praacutecticas de gestioacuten a las actividades de comunicacioacuten consulta establecimiento del contexto e identificacioacuten anaacutelisis evaluacioacuten tratamiento seguimiento y revisioacuten del riesgo
4- DESARROLLO
41 ALCANCE Y FINALIDAD
El procedimiento documentado sobre la gestioacuten de riesgos se aplica transversalmente en todos los procesos del SIGC-SUA y forma parte de la poliacutetica de la planificacioacuten y la revisioacuten de la estrategia de los procesos y en la revisioacuten mejora y cambios del SIGC-SUA
Este procedimiento documentado establece
1 La metodologiacutea que se aplica para la gestioacuten de los riesgos y oportunidades
2 El proceso para realizar la gestioacuten de riesgos y oportunidades
3 El sistema de responsabilidades en la gestioacuten de riesgos y oportunidades
4 La documentacioacuten y formatos de los resultados de las actividades de la gestioacuten de riesgos y oportunidades asiacute como su inclusioacuten en la documentacioacuten del SIGC-SUA
Las finalidades de la gestioacuten de los riesgos y oportunidades al incluirlos en la planificacioacuten y procesos del SIGC-SUA son
1 Asegurar la consecucioacuten de resultados previstos del sistema de calidad
2 Aumentar los efectos deseados
3 Prevenir o reducir los efectos no deseados
4 Lograr la mejora
42 METODOLOGIacuteA
En el marco de la planificacioacuten y mejora del SIGC-SUA se realizaraacuten las siguientes actividades secuenciadas e interrelacionadas
1 Determinacioacuten del contexto interno y externo
2 Identificacioacuten de las necesidades y expectativas de las partes interesadas y su especificacioacuten en requisitos de calidad
3 Aplicar la gestioacuten de los riesgos y oportunidades
En el siguiente graacutefico se representa esta relacioacuten
43 RESPONSABILIDADES
Se aplica de acuerdo con el Manual de Calidad el siguiente sistema baacutesico de responsabilidades y participacioacuten
44 DETERMINACIOacuteN DEL CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO
Identificacioacuten de las cuestiones internas y externas que son pertinentes para el propoacutesito y la planificacioacuten del SIGC-SUA
Actividades Nivel procesos
1 Determinacioacuten factores internos y externos que influyen en el desarrollo y resultados de los procesos
2 Aplicar metodologiacutea DAFO estructurando la informacioacuten en
middot ANAacuteLISIS INTERNO DEBILIDADES (factores internos que pueden incidir negativamente) FORTALEZAS (factores internos que inciden positivamente)
middot ANAacuteLISIS EXTERNO AMENAZAS (factores externos que inciden negativamente) OPORTUNIDADES (factores externos que pueden incidir positivamente)
3 Trasladar al cuadro de informacioacuten sobre cuestiones externas e internas
4 Remisioacuten a Coordinacioacuten Teacutecnica a efectos de su inclusioacuten en la Documentacioacuten de Procesos tras su aprobacioacuten Anexo del Manual de Proceso
5 Aplicacioacuten
middot Proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
middot Entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades que se indica posteriormente
middot informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso
6 Revisioacuten En la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos
45 IDENTIFICACIOacuteN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES INTERESADAS Y SU ESPECIFICACIOacuteN EN REQUISITOS DE CALIDAD
Utilizar la informacioacuten actual del cuadro de grupos de intereacutesatributos de calidad de los manuales de proceso para identificar los requisitos de calidad que se incorporan a los procesos
1 IDENTIFICACIOacuteN DE PARTES INTERESADAS Cuadro de informacioacuten sobre las partes interesadas que se ven afectadas o interesadas por el proceso
2 REQUISITOS DE CALIDAD Identificacioacuten de las necesidades y expectativas de las partes interesadas en el proceso y coacutemo se da respuesta mediante la especificacioacuten de requisitos de calidad que se incluyen en el proceso (compromisos de calidad objetivos reglamentaciones especificaciones en la prestacioacuten de servicios etc)
3 Aplicacioacuten
middot Proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
middot Entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades que se indica posteriormente
middot informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso
4 Revisioacuten En la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos
46 GESTIOacuteN DE LOS RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Sistematizacioacuten de la gestioacuten de los riesgos y oportunidades en la gestioacuten de los procesos
Orientaciones Metodoloacutegicas Norma de apoyo UNE-ISO 31000 Gestioacuten del Riesgo Principios y Directrices
Fases
1 Determinar criterios de riesgos
2 Identificacioacuten del riesgo
3 Anaacutelisis del riesgo
4 Tratamiento del riesgo
5 Resultados de la gestioacuten de riesgos y oportunidades
6 Evaluacioacuten de las acciones
461 CRITERIOS DE RIESGOS
Establecer los criterios de riesgos teacuterminos que permiten evaluar la importancia de un riesgo Estos teacuterminos pueden determinarse en funcioacuten de objetivos los recursos disponibles los requisitos legales o especificaciones de prestacioacuten de servicios etc
462 IDENTIFICACIOacuteN DEL RIESGO
Establecer la relacioacuten de sucesos que podriacutean afectar negativamente o positivamente los objetivos y resultados del proceso
Se parte de la identificacioacuten realizada en el cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades Las causas se corresponden normalmente con el apartado ldquodetectadardquo (DAFO Requisitos de calidad de partes interesadas resultados de proceso)
463 ANAacuteLISIS DEL RIESGO
Valoracioacuten de los efectos y consecuencias del riesgo en los resultados del proceso asiacute como de la probabilidad de que se produzcan dichas consecuencias
En el cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades se anotan las causas y fuentes asiacute como los efectos o impactos se antildeade una valoracioacuten de la probabilidad Si combinamos los efectos con la probabilidad se determina el nivel de riesgo
Cada Unidades puede establecer el meacutetodo que estime apropiado para establecer el nivel de riesgo y puede expresarlo en teacuterminos cualitativos Ejemplo de un meacutetodo cuantitativo basada en escalas
464 TRATAMIENTO DEL RIESGO
Comparar el nivel del riesgo con los criterios que sobre los riesgos se hayan adoptado permitiendo asiacute considerar y priorizar el tratamiento que se ha de dar a los riesgos identificados
La finalidad uacuteltima de la apreciacioacuten del riesgo es determinar que riesgos para los resultados de los procesos no se consideran suficientemente controlados y exige un tratamiento
Orientacioacuten
465 RESULTADOS DE LA GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
El cuadro de riesgos y oportunidades permite identificar las acciones en los procesos del SIGC-SUA Una vez realizado se remite a Coordinacioacuten Teacutecnica a efectos de su inclusioacuten en la Documentacioacuten de Procesos tras su aprobacioacuten Anexo del Manual de Proceso
La revisioacuten de cuadro de riesgos y oportunidades se realiza en la revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos
Tabla Gestioacuten de riesgos y oportunidades
Ver en detalle en Anexo Formatos
[4] Accioacuten Estaacute referida a las opciones que identificamos y adoptamos para el tratamiento del riesgo o para aprovechar los efectos de las oportunidades sobre los resultados esperados
466 EVALUACIOacuteN DE LAS ACCIONES
Las acciones que identificamos y adoptamos para el tratamiento del riesgo o para aprovechar los efectos de las oportunidades sobre los resultados esperados y oportunidades que se identifiquen deben ser implantadas bien mediante modificaciones en el disentildeogestioacuten del proceso bien mediante la implantacioacuten de otras acciones de mejora
El seguimiento de las acciones se incorporaraacute en el proceso de revisioacuten y mejora incluyeacutendose en los informes anuales de proceso Se utilizaraacuten para la planificacioacuten de nuevas acciones de mejora
La identificacioacuten y gestioacuten de las acciones que se derivan de la evaluacioacuten de riesgos y oportunidades constituyen un elemento clave para la implementacioacuten de las mejoras de procesos y de los objetivos y acuerdos de la Revisioacuten y mejora del SIGC-SUA que realiza por ciclos anuales el Comiteacute de Calidad y la Direccioacuten
5- ANEXOS FORMATOS
FORMATO ANAacuteLISIS DE CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO DEL PROCESO
[COacuteDIGO DEL PROCESO CLAVE] [NOMBRE DEL PROCESO CLAVE]
Tabla Anaacutelisis del contexto interno y externo del proceso
Tabla Anaacutelisis del contexto interno y externo del proceso
FORMATO CUADRO DE COMPRENSIOacuteN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE PARTES INTERESADAS DEL PROCESO
[COacuteDIGO DEL PROCESO CLAVE] [NOMBRE DEL PROCESO CLAVE]
Tabla Necesidades y Expectativas Partes Interesadas
Tabla Necesidades y Expectativas Partes Interesadas
FORMATO ANAacuteLISIS DE GESTIOacuteN DE RIESGO Y OPORTUNIDADES
[COacuteDIGO DEL PROCESO CLAVE] [NOMBRE DEL PROCESO CLAVE]
Tabla Gestioacuten de riesgos y oportunidades
Tabla Gestioacuten de riesgos y oportunidades
[1] Resultado Esperado Esta referido al resultados final del proceso (la salida del proceso en teacuterminos del valor o servicio prestado) Se puede utilizar Un resultado procedente de la estrategia un compromiso de calidad publicado un requisito de calidad identificado el valor de un objetivo del indicador del proceso
[2] Detectado Esta referido a la fuente de la que se ha detectadoidentificadoasociado el riesgo o la oportunidad Puede provenir 1 Del anaacutelisis del contexto (DAFO) 2 Del anaacutelisis de las partes interesadas 3 Del anaacutelisis del proceso (desarrollo e interaccioacuten de actividades recursos y resultados)
[3] Efecto potencial Estaacute referido a la consecuencia que el riesgo o la oportunidad va a tener sobre el resultado esperado
PROPUESTAS DE ACCIONES DE MEJORA
Evaluacioacuten de las acciones
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA UNIVERSIDAD DE JAEacuteN13
13
13
PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO13
13
GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES13
13
13
COacuteDIGO PD 0613
FECHA 11-05-201813
REVISIOacuteN 0113
13
13
13
13
13
13
13
13
UNIVERSIDAD DE JAEacuteN13
13
13
13
Indicaremos Accioacuten de gestioacuten de riesgosoportunidades13
13
Indicaremos ademaacutes mecanismos para la evaluacioacuten13
13
En la previsioacuten de resultados haremos referencia al grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso13
13
Grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso en relacioacuten a la previsioacuten de resultados y a los indicadores que en su caso se hubieran establecido para el seguimiento13
13
13
lt Procedimiento documentado PD 06 Mayo de 2018 Versioacuten 01gtPaacutegina 1
lt Procedimiento documentado PD 06 Mayo de 2018 Versioacuten 01gtPaacutegina 2
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
Necesidades y Expectativas de las partes interesadas
Identificacioacuten a nivel de procesos
Entradas en el anaacutelisis de riesgos y
oportunidades
Anaacutelisis de resultados en el proceso de revisioacuten y mejora
anual del SIGC-SUA
Gestioacuten de riesgos y oportunidades
Metodologiacutea en el manual de calidad procedimientos
estrateacutegicos y procedimiento de apoyo
Aplicacioacuten operativa en los procesos claves (operativos)
Los resultados se incluyen en la documentacioacuten de los
procesos procediendo a su seguimiento y revisioacuten anual
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
Comunicacioacuten
Reforzar la comunicacioacuten externa a usuarios apoyaacutendose en los mecanismos actuales e incluidos en los procesos haciendo las referencias oportunas en las fichas del Plan de Comunicacioacuten del
SIGC-SUA
Plan de Comunicacioacuten del SIGC-SUA Metodologiacutea Plan de Comunicacioacuten
Ficha de acciones de comunicacioacuten
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
Seguimiento medicioacuten anaacutelisis y evaluacioacutenMetodologiacutea en Manual de CalidadGuiacutea del SIGC-SUA Procesos Estrateacutegicos
SEGUIMIENTO MEDICIOacuteN ANAacuteLISIS EVALUACIOacuteN Y MEJORA
PROCESOS PRESTACIOacuteN DE SERVICIOS
SEGUIMIENTO Y MEDICIOacuteN
AUDITORIacuteAS
INFORMACIOacuteN DEL ENTORNO
UNIVERSITARIO
ANAacuteLISIS DE DATOS
REVISIOacuteN POR LA DIRECCIOacuteN
OPO
RTU
NID
ADES
CAM
BIO
Y
DE M
EJO
RA
ACCIONES CORRECTIVASCONTEXTO INTERNO
CONTEXTO EXTERNO
ACCIONES RIESGOS Y OPORTUNIDADES
GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADESS
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
iquestDoacutende se puede consultar los informes finales de seguimiento y revisioacuten
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
IV Aplicacioacuten en la documentacioacuten de procesos de las Unidades
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
MAPA DE PROCESOS CLAVES INTERRELACIONADOS
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PROCESO PARA REALIZAR LOS CAMBIOS
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CUADRO RESUMEN DE LAS ACTIVIDADES A REALIZAR POR LAS UNIDADESAacuteREAS
ACTIVIDADES DE APLICACIOacuteN EN LOS PROCESOS PARA LA ADAPTACIOacuteN A LA NORMA ISO 9001 2015
1 Elaborar un cuadro de anaacutelisis de contexto interno y externo por procesos yo agrupacioacuten para su inclusioacuten como anexo en la documentacioacuten del
proceso
CONTEXTO
PARTES INTERESADAS 2 Revisar y completar Anexo VI (Atributos de Calidad) de la Documentacioacuten
de Procesos
CONTEXTO 3 Elaborar un cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades por procesos yo agrupacioacuten para su inclusioacuten como anexo en la documentacioacuten del proceso
COMUNICACIOacuteN 4 Reforzar la comunicacioacuten externa a usuarios apoyaacutendose en los mecanismos actuales e incluidos en los procesos haciendo las referencias oportunas en ellas fichas del Plan de Comunicacioacuten del SIGC-SUA
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CONTEXTO Factores internos y externos que influyen en el desarrollo y resultados de los procesos
FACTORES EXTERNOS Los que no dependen o no son controlados por la UnidadAacuterea Pueden
estar referidos a recursos u otras variables generales de la Universidad u otros factores externos del sistema universitario o entorno
FACTORES INTERNOS Los que dependen o son controlados por la UnidadAacuterea Fundamentalmente
sistemas de trabajo conocimientos capacidades valores y actitudes herramientas disponibles
QUEacute EXIGE ISO Identificacioacuten de factores de contexto y seguimiento y revisioacuten de esta Informacioacuten
IDENTIFICACIOacuteN DE FACTORES Cuadro de informacioacuten sobre cuestiones externas e internas
apropiadas a la misioacuten del proceso y en general al sistema de calidad y la estrategia o directrices de la
universidad que afectan al resultado esperado
SEGUIMIENTO Y REVISIOacuteN Sistematizacioacuten y periodizacioacuten de la revisioacuten de la informacioacuten del
contexto iquestCuaacutendo coacutemo y quieacuten revisa
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
COacuteMO LO HACEMOSMediante el anaacutelisis DAFO que permite alinearlo con el anaacutelisis general del SIGC-SUA
FACTORES INTERNOS
DEBILIDADES FORTALEZAS1-2-3-
1-2-3-
FACTORES EXTERNOS
AMENAZAS OPORTUNIDADES1-2-3-
1-2-3-
ANAacuteLISIS EXTERNO AMENAZAS (factores externos que inciden negativamente)
OPORTUNIDADES (factores externos que pueden incidir positivamente)
ANAacuteLISIS INTERNO DEBILIDADES (factores internos que pueden incidir negativamente) FORTALEZAS (factores internos que inciden
positivamente)
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PARA QUEacute LO HACEMOSPara disponer de informacioacuten necesaria en el proceso de planificacioacuten de la gestioacuten de los procesos y del sistema de calidad
Lo aplicamos en el proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
Lo aplicaremos tambieacuten como entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades
Las conclusiones del anaacutelisis y su aplicacioacuten se tendraacuten en cuenta si procede cuando se realice el Informe final de proceso
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VII ANAacuteLISIS DE
CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO DEL PROCESO
FACTORES INTERNOS
DEBILIDADES FORTALEZAS
1- No exclusividad y dedicacioacuten compartida por parte del personal teacutecnico responsable del proceso con otras tareas dentro del Servicio de Prevencioacuten lo que impide una mayor dedicacioacuten y atencioacuten del proceso
2 Desconocimiento del procedimiento por parte de los nuevos investigadoresproductores
1 Nueva herramienta informaacutetica en el Campus Virtual para la Gestioacuten de Residuos Peligrosos
2 Madurez del procedimiento del Gestioacuten de Residuos especialmente para el personal teacutecnico y productor de plantilla
3 Almaceacuten temporal de residuos peligrosos en ambos Campus
3 Disponibilidad y aacutegil procedimiento para la adquisicioacuten de contenedores para reponer por parte de los productores en el Almaceacuten del Campus Las Lagunillas
FACTORES EXTERNOS
AMENAZAS OPORTUNIDADES
1- Cambios normativos en materia medioambiental
2- Cambios en la documentacioacuten y procedimientos de las comunicaciones obligatorias a realizar ante las distintas entidades con competencias medioambientales
1- Alianza con Empresa concesionaria de la Gestioacuten medioambiental de gestioacuten de residuos peligrosos
2- Benchmarking con otras universidades espantildeolas
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PARTES INTERESADAS
Persona u organizacioacuten que puede afectar verse afectado o percibirse como persona afectada por una decisioacuten o actividad
En el SIGC-SUA lo identificamos a nivel de proceso como grupo de intereacutescliente usuario tal como estaacute identificado en el ANEXO VI ATRIBUTOS DE CALIDAD DEL
PROCESO de la documentacioacuten de los procesos claves
QUEacute EXIGE ISOIdentificacioacuten de las partes interesadas especificacioacuten de requisitos de calidad de eacutestas y seguimiento y revisioacuten de esta Informacioacuten
IDENTIFICACIOacuteN DE PARTES INTERESADAS Cuadro de informacioacuten sobre las partes interesadas que se ven afectadas o interesadas por el proceso
REQUISITOS DE CALIDAD Identificacioacuten de las necesidades y expectativas de las partes interesadas en el proceso y coacutemo se da respuesta mediante la especificacioacuten de requisitos de
calidad que se incluyen en el proceso
SEGUIMIENTO Y REVISIOacuteN Sistematizacioacuten y periodizacioacuten de la revisioacuten de la informacioacuten de las partes interesadas y sus requisitos de calidad iquestCuaacutendo coacutemo y quieacuten revisa
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
COacuteMO LO HACEMOS
Mediante la revisioacuten y ampliacioacuten del cuadro el ANEXO VI ATRIBUTOS DE CALIDAD DEL PROCESO de la documentacioacuten de los procesos claves SIGC-SUA
Grupo de intereacutesClientes
-Usuario
Fuentes de Informacioacuten
Necesidades y Expectativas (atributos de calidad)
Requisito de Calidad
INFORMACIOacuteN DE PARTIDA Utilizamos la informacioacuten de las tablas elaboradas en otros ciclos de gestioacuten analizamos su validez actual y en su caso modificamos especificamos o ampliamos
EXPECTATIVAS Y REQUISITOS Partimos de las necesidades expectativas y atributos de calidad por grupos de intereacutes ya identificados que mantenemos realizamos cambios o ampliamos tras la
revisioacuten Antildeadimos especificaciones en teacuterminos de requisitos de calidad (compromisos de calidad objetivos reglamentaciones especificaciones en la prestacioacuten de servicios etc)
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PARA QUEacute LO HACEMOSPara disponer de informacioacuten necesaria en el proceso de planificacioacuten de la gestioacuten de los procesos y del sistema de calidad
Lo aplicamos en el proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
Lo aplicaremos tambieacuten como entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades
Las conclusiones del anaacutelisis y su aplicacioacuten se tendraacuten en cuenta si procede cuando se realice el Informe final de proceso
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VI ATRIBUTOS DE
CALIDAD NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LOS GRUPOS DE INTERES REQUISITOS DE CALIDAD
Grupo de intereacutesClientes-Usuario
Fuentes de Informacioacuten
Necesidades y Expectativas (atributos de calidad)
Requisito de Calidad
1 El personal docente e investigador de la Universidad y centros adscritos y el personal docente e investigador visitante de otras universidades 2 El alumnado de la Universidad y centros adscritos y el alumnado en movilidad de otras universidades 3 El personal de administracioacuten y servicios 4 Losas egresadosas de la Universidad de Jaeacuten 5 El Personal colaborador o tutor externo a la Universidad de Jaeacuten
bull Encuestas de satisfaccioacuten bull Quejas Sugerencias felicitaciones bull Indicadores de proceso bull Benchmarking bull Comisioacuten de Biblioteca bull Servicio de Pregunta al Bibliotecario
Necesidad disponer de una coleccioacuten de recursos informativos que cubran las necesidades de informacioacuten de los usuarios Atributos bull Amabilidad en el trato al cliente-usuario bull Adecuacioacuten del tiempo empleado para la resolucioacuten de la demanda de la prestacioacuten del servicio bull Comunicacioacuten a los clientes-usuarios cuando se prestaraacute el servicio bull Adecuacioacuten de los horarios de atencioacuten o prestacioacuten del servicio a las necesidades que platean los clientes-usuarios bull Adecuacioacuten del servicio prestado a las necesidades y expectativas especiacuteficas comunicadas por los clientesusuarios bull Comodidad de las instalaciones climatizacioacuten limpieza dimensioacuten y mantenimiento de los espacios
bull Alcanzar el 85 de monografiacuteas nacionales recibidas en un maacuteximo de 30 diacuteas (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 85 de monografiacuteas extranjeras recibidas en un maacuteximo de 60 diacuteas (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 100 de ejecucioacuten del gasto en material bibliograacutefico del presupuesto de Biblioteca (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 100 de bibliografiacutea recomendada disponible en Biblioteca (1 2) bull Alcanzar el 100 de peticiones de compra de material bibliograacutefico por parte de los estudiantes adquiridas (2) bull Alcanzar el 65 de monografiacuteas en papel recibidas por compra catalogadas en un maacuteximo de 6 diacuteas (1 2 3 4 5)
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
RIESGO OPORTUNIDAD Efecto o influencias de la incertidumbre sobre la consecucioacuten de los resultados y la eficacia de un proceso
PARA QUEacute LO HACEMOSPara prevenir o reducir los efectos no deseados de los riesgos y aprovechar las oportunidades en el marco de la planificacioacuten de la gestioacuten de la calidad y los procesos
CUANDO LO HACEMOS En la planificacioacuten inicial de los procesos o en nuevas situaciones que requieran revisar los procesos
QUEacute EXIGE ISOPensamiento basado en riesgos como parte del enfoque a procesos queda incluido en los requisitos de la ISO para la gestioacuten de los procesos ldquoabordar los riesgos y oportunidadeshelliprdquo
REQUISITOS Planificar las acciones para abordar los riesgos y oportunidades
Integrar y aplicar las acciones en los procesos
Evaluar la eficacia de las acciones
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
COacuteMO LO HACEMOS Mediante la elaboracioacuten de un cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades asociados a los procesos
RESULTADO PROCESO
RIESGOSOPORTUNIDADES ACCIONES
[Resultado Esperado] [1]
1-Riesgo [se describiraacute el riesgo]
Detectado [2]
Efecto potencial [3]
2-
3-
1-Accioacuten [se describiraacute la accioacuten] [4]
2-
3-
[Resultado Esperado]
1-Oportunidad [se describiraacute la oportunidad]
Detectado
Efecto potencial
2-
3-
1-Accioacuten [se describiraacute la accioacuten]
2-
3-
[1] Resultado Esperado Esta referido al resultados final del proceso (la salida del proceso en teacuterminos del
valor o servicio prestado) Ejemplos compromiso de calidad un requisito
de calidad el valor objetivo del indicador del proceso
[Detectado Fuente de la que se ha detectadoidentificadoasociado el riesgo o la oportunidad Puede provenir 1 Del anaacutelisis del contexto (DAFO) 2 Del anaacutelisis de
las partes interesadas 3 Del anaacutelisis del proceso (desarrollo e interaccioacuten de actividades recursos y resultados)
Efecto potencial La consecuencia que el riesgo o la oportunidad van a tener sobre el resultado esperado
Accioacuten Las opciones que identificamos y adoptamos para el tratamiento del riesgo o
para aprovechas los efectos de las oportunidades sobre los resultados
esperados
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Identificacioacuten del riesgo
COM
UN
ICAC
IOacuteN
Y
CON
SULT
A
SEGU
IMIE
NTO
Y R
EVIS
IOacuteN
Apreciacioacuten del riesgo
Establecimiento del Contexto
PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RIESGO
Anaacutelisis del riesgo
Evaluacioacuten del riesgo
Tratamiento del Riesgo
IDENTIFICACIOacuteN DEL RIESGO Relacioacuten de sucesos que podriacutean afectar negativamente o positivamente los objetivos y resultados del
proceso
criterios de riesgos teacuterminos que permiten evaluar la
importancia de un riesgo
ANAacuteLISIS DEL RIESGO
Valoracioacuten de los efectos y
consecuencias del riesgo en los
resultados del proceso asiacute como de la probabilidad
de que se produzcan dichas consecuencias
EVALUACIOacuteN DEL RIESGO
Implica comparar el nivel del riesgo con los criterios
que sobre los riesgos se hayan
adoptado permitiendo asiacute
considerar y priorizar el
tratamiento que se ha de dar a los
riesgos identificados
TRATAMIENTO DEL RIESGO Es la seleccioacuten y la implementacioacuten de una o varias opciones (acciones) para modificar los riesgos
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Las acciones que se identifiquen en la gestioacuten de los riesgos y oportunidades deben ser implantadas bien mediante modificaciones en el disentildeogestioacuten del proceso bien mediante la implantacioacuten de otras acciones de mejora
Unidad Antildeo
Procesos
Descripcioacuten de la mejora
Causa para su implantacioacuten
Objetivos de la mejora
Recursos previstos
Responsables de implantacioacuten
Previsioacuten de Resultados
Grado de prioridad AltaMediaBaja (seguacuten proceda)
Indicaremos Accioacuten de gestioacuten de riesgosoportunidades
Indicaremos ademaacutes mecanismos para la evaluacioacuten
En la previsioacuten de resultados haremos referencia al grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso
Desarrollo temporal Inicio
Finalizacioacuten
Descripcioacuten de resultados obtenidos
Grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso en relacioacuten a la previsioacuten de resultados y a los indicadores que en
su caso se hubieran establecido para el seguimiento
PROPUESTAS DE ACCIONES DE MEJORA
ANAacuteLISIS DE LAS MEJORAS
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VIII ANAacuteLISIS DE
GESTIOacuteN DE RIESGO Y OPORTUNIDADESRESULTADO
PROCESO RIESGOSOPORTUNIDADES ACCIONES
Rapidez en la ejecucioacuten del mantenimiento El 85 de las incidencias se reparan en 5 diacuteas
1-Riesgo Falta de disponibilidad de recursos humanos (internos y externos) para atender las incidencias
Detectado DAFO Debilidad D2
Efecto potencial La falta de personal teacutecnico para atender las averiacuteas puede afectar al desempentildeo de las actividades universitarias y en elementos criacuteticos incrementar los dantildeos en los activos
1 Accioacuten Establecer criterios de criticidad de la incidencia
2 Accioacuten Adaptar aplicativo software para incluir criticidad
3 Accioacuten Modificacioacuten del proceso para incluir criticidad
4 Accioacuten Anaacutelisis de incidencias resueltas una vez implantadas las acciones anteriores seguacuten criticidad
Modificar las consecuencias
Rapidez en la ejecucioacuten del mantenimiento El 85 de las incidencias se reparan en 5 diacuteas
2-Riesgo Falta de disponibilidad de recursos materiales para atender las incidencias
Detectado DAFO Debilidad D2
Efecto potencial La falta de repuestos y fungibles para atender las averiacuteas puede imposibilitar la reparacioacuten con la celeridad requerida afectando al desempentildeo de las actividades universitarias
1 Accioacuten Disponer de un sistema de gestioacuten de stock de repuestos
Modificar las consecuencias
Criterios de sostenibilidad en la gestioacuten del mantenimiento
3- Riesgo Incumplimiento del Plan Estrateacutegico respecto a los criterios de sostenibilidad seguridad y PRL en el mantenimiento de las infraestructuras de los Campus
Detectado DAFO Debilidad D1
Efecto potencial No conformidad al SIGC-SUA asociado a requisitos de calidad
1 Accioacuten Establecimiento de criterios de sostenibilidad seguridad y PRL en la gestioacuten del mantenimiento
Eliminar la fuente del riesgo
Optimizar la disponibilidad de las instalaciones y equipos
4- Riesgo Interrupcioacuten del suministro eleacutectrico
Detectado Anaacutelisis de causa-efecto
Efecto potencial Dantildeos en elementos criacuteticos de las instalaciones de la UJA
1 Accioacuten Programa para garantizar el suministro eleacutectrico complementario en los edificios de la UJA
Modificar las consecuencias
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
GRACIAS POR SU ATENCIOacuteN
Desarrollo temporal | Inicio | Finalizacioacuten | |||||||
Descripcioacuten de resultados obtenidos |
Unidad | Antildeo | ||||||
Procesos | |||||||
Descripcioacuten de la mejora | |||||||
Causa para su implantacioacuten | |||||||
Objetivos de la mejora | |||||||
Recursos previstos | |||||||
Responsables de implantacioacuten | |||||||
Previsioacuten de Resultados | |||||||
Grado de prioridad | AltaMediaBaja (seguacuten proceda) |
RESULTADO PROCESO | RIESGOSOPORTUNIDADES | ACCIONES | |||
[Resultado Esperado] [1] | 1- Riesgo [se describiraacute el riesgo] Detectado [2] Efecto potencial [3] 2- 3- | 1- Accioacuten [se describiraacute la accioacuten] [4] 2- 3- | |||
[Resultado Esperado] | 1- Oportunidad [se describiraacute la oportunidad] Detectado Efecto potencial 2- 3- | 1- Accioacuten [se describiraacute la accioacuten] 2- 3- |
Proceso | Instruccioacuten Se indicaraacute con la codificacioacuten y el nombre del aacutembito del proceso sobre el que se realiza el cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades Puede ser para todo el proceso clave o para procesos desagregados Puede elaborarse en comuacuten para todo el proceso clave e indicar lo especiacutefico para los procesos desagregados Las distintas unidades del proceso pueden decidir elaborarlo de forma conjunta si entiende que hay similitud | ||
Servicio prestado | Instruccioacuten Se indicaraacute de acuerdo con la tabla de relacioacuten de procesosservicios del alcance del SIGC-SUA que estaacute publicado en el Manual de Calidad | ||
Unidades | Instruccioacuten Se indicaraacute la Unidades que lo elaboran | ||
Fecha | Instruccioacuten Se indicaraacute la fecha formal de su enviacuteo para publicacioacuten | ||
Responsables | Instruccioacuten Se especificaraacute la responsabilidad de la elaboracioacuten Puede ser el nombre y puesto de las personas que intervienen o la denominacioacuten del grupo de trabajo o equipo de calidad que lo ha elaborado Si el equipo es inter-procesosunidades se indicaraacute | ||
Seguimiento y revisioacuten | Instruccioacuten Se indicaraacute cuaacutendo se utiliza y se revisa y para que se utiliza podriacutea ser a modo de ejemplo en la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos |
Grupo de intereacutesClientes-Usuario | Fuentes de Informacioacuten | Necesidades y Expectativas (atributos de calidad) | Requisito de Calidad | ||||
Proceso | Instruccioacuten Se indicaraacute con la codificacioacuten y el nombre del aacutembito del proceso sobre el que se realiza el cuadro de partes interesadas Puede ser para todo el proceso clave o para procesos desagregados Puede elaborarse en comuacuten para todo el proceso clave e indicar lo especiacutefico para los procesos desagregados Las distintas unidades del proceso pueden decidir elaborarlo de forma conjunta si entiende que hay similitud | ||
Servicio prestado | Instruccioacuten Se indicaraacute de acuerdo con la tabla de relacioacuten de procesosservicios del alcance del SIGC-SUA que estaacute publicado en el Manual de Calidad | ||
Unidades | Instruccioacuten Se indicaraacute la Unidades que lo elaboran | ||
Fecha | Instruccioacuten Se indicaraacute la fecha formal de su enviacuteo para publicacioacuten | ||
Responsables | Instruccioacuten Se especificaraacute la responsabilidad de la elaboracioacuten Puede ser el nombre y puesto de las personas que intervienen o la denominacioacuten del grupo de trabajo o equipo de calidad que lo ha elaborado Si el equipo es inter-procesosunidades se indicaraacute | ||
Seguimiento y revisioacuten | Instruccioacuten Se indicaraacute cuaacutendo se utiliza y se revisa y para queacute se utiliza podriacutea ser a modo de ejemplo en la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos |
FACTORES INTERNOS | DEBILIDADES | FORTALEZAS | |||
1- 2- 3- | 1- 2- 3- | ||||
FACTORES EXTERNOS | AMENAZAS | OPORTUNIDADES | |||
1- 2- 3- | 1- 2- 3- |
Proceso | Instruccioacuten Se indicaraacute con la codificacioacuten y el nombre del aacutembito del proceso sobre el que se realiza el cuadro de contexto Puede ser para todo el proceso clave o para procesos desagregados Puede elaborarse en comuacuten para todo el proceso clave e indicar lo especiacutefico para los procesos desagregados Las distintas unidades del proceso pueden decidir elaborarlo de forma conjunta si entiende que hay similitud | ||
Servicio prestado | Instruccioacuten Se indicaraacute de acuerdo con la tabla de relacioacuten de procesosservicios del alcance del SIGC-SUA que estaacute publicado en el Manual de Calidad | ||
Unidades | Instruccioacuten Se indicaraacute la Unidades que lo elaboran | ||
Fecha | Instruccioacuten Se indicaraacute la fecha formal de su enviacuteo para publicacioacuten | ||
Responsables | Instruccioacuten Se especificaraacute la responsabilidad de la elaboracioacuten Puede ser el nombre y puesto de las personas que intervienen o la denominacioacuten del grupo de trabajo o equipo de calidad que lo ha elaborado Si el equipo es inter-procesosunidades se indicaraacute | ||
Seguimiento y revisioacuten | Instruccioacuten Se indicaraacute cuaacutendo se utiliza y se revisa y para queacute se utiliza podriacutea ser a modo de ejemplo en la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos |
RESULTADO PROCESO | RIESGOSOPORTUNIDADES | ACCIONES | |||
[Resultado Esperado] [1] | 1- Riesgo Detectado Efecto potencial | 1- Accioacuten | |||
[Resultado Esperado] | 1- Oportunidad Detectado Efecto potencial | 1- Accioacuten |
ACCIONES POSIBLES | |||
Evitar el riesgo | Eliminar la actividad que se ve afectada o causa el riesgo | ||
Aceptar el riesgo | Cuando es posible que genere una oportunidad | ||
Eliminar la fuente del riesgo | Actuar para eliminar la causa que da lugar al riesgo (efecto no deseado) | ||
Modificar la probabilidad | Atenuar la posibilidad o concurrencia del riesgo | ||
Modificar las consecuencias | Atenuar el impacto o efectos del riesgo | ||
Compartir el riesgo | Compartir o transferir el riesgo con otras partes | ||
Mantener el riesgo | Cuando es asumible o su tratamiento es desproporcionado siempre que sea posible asumirlo y controlarlo |
RIESGO | VALORACIOacuteN EFECTOIMPACTO [EI] | VALORACIOacuteN PROBABILIDAD [P] | Nivel Riego | ||||
-Riesgo Detectado Efecto potencial | ESCALA 1-5 1-Insignificante 2- Miacutenimo 3-Moderado 4-Considerable 5-Grave | ESCALA 1-5 1-Excepcional 2- Poco probable 3-Problable 4-Muy probable 5-Seguro | Caacutelculo [EI][P] ESCALA A-B-C-D D Aceptar riesgo [lt 5] C Aceptar riesgo con controles [6-1] B Riesgo no deseable [9-14] A Riesgo inaceptable [=gt15] |
Actividad | Responsable | ||
Elaboracioacuten del cuadro de anaacutelisis de contexto interno y externo por procesos del cuadro necesidades y expectativas de las partes interesadas y requisitos de calidad del cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades Nivel procesos claves | Equipo de Procesos Responsables de Unidades | ||
Elaboracioacuten seguacuten proceda del cuadro de anaacutelisis de contexto interno y externo por procesos del cuadro necesidades y expectativas de las partes interesadas y requisitos de calidad del cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades Nivel procesos Estrateacutegicos | Responsable de Calidad Coordinacioacuten Teacutecnica del SIGC-SUA | ||
Aprobacioacuten de la documentacioacuten a incluir en la documentacioacuten del proceso | Responsable de Calidad Gerente seguacuten proceda | ||
Inclusioacuten como anexo en la documentacioacuten del proceso | Coordinacioacuten Teacutecnica del SIGC-SUA | ||
Realizacioacuten de seguimiento y revisioacuten Nivel de proceso claves | Equipo de Procesos Responsables de Unidades | ||
Realizacioacuten de seguimiento y revisioacuten Nivel procesos Estrateacutegicos | Responsable de Calidad Coordinacioacuten Teacutecnica del SIGC-SUA | ||
Realizacioacuten de seguimiento y revisioacuten Nivel SIGC-SUA | Consejo de Direccioacuten comiteacute de Calidad |
VERSIOacuteN | FECHA DE VIGENCIA | APARTADO MODIFICADO | MODIFICACIOacuteN REALIZADA | ||||
1 | 14-05-2018 | Creacioacuten del Documento | |||||
Edicioacuten | Nordm | 01 | Fecha de entrada en vigor | 14-05-2018 |
Elaborado por | Revisado por | Aprobado por | |||||||||
Gerencia con Coordinacioacuten Teacutecnica del Servicio de Planificacioacuten y Evaluacioacuten | Vicerrectorado Responsable de la Calidad | Consejo de Direccioacuten | |||||||||
Nombre | Nombre | Nombre | |||||||||
Nicolaacutes Ruiz Reyes | Julio Terrados Cepeda | Juan Goacutemez Ortega | |||||||||
Cargo | Cargo | Cargo | |||||||||
Gerente | Vicerrector | Rector | |||||||||
Fecha | Fecha | Fecha | |||||||||
11052018 | 11052018 | 11052018 | |||||||||
Firma | Firma | Firma | |||||||||
SIGC-SUA | UNIVERSIDAD DE JAEacuteN | PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS | |||||
PD06 GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES |
SIGC-SUA | UNIVERSIDAD DE JAEacuteN | PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS | |||||
PD06 GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES |
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Revisioacuten del Manual de Calidad
Realizacioacuten de las adaptaciones necesarias para el disentildeo implantacioacuten y documentacioacuten de los nuevos requisitos establecidos
en la norma UNE-EN ISO 90012015 permitiendo la certificacioacuten externa del SIGC-SUA en el ciclo 2017 tal como se establece en el Plan
Estrateacutegico de la Universidad de Jaeacuten y en la Poliacutetica de Calidad
La estrategia baacutesica para la certificacioacuten externa es demostrar que se han considerado los aspectos esenciales de los cambios en la Norma ISO que se ha procedido a su incorporacioacuten al SIGC-SUA y que en sucesivos ciclos perfeccionaremos la implantacioacuten
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
El Manual de Calidad se mantiene como guiacutea del SIGC-SUA Asiacute como la declaracioacuten de la poliacutetica de calidad y el establecimiento anual de los objetivos de calidad del SIGC-SUA
Procedimientos documentados procesos de apoyo especialmente el proceso Gestioacuten de Riesgos y oportunidades
SIGC-SUA
UNIVERSIDAD DE
JAEacuteN
PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS
PD06 GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Procedimiento documentado PD 06 Mayo de 2018 Versioacuten 01 Paacutegina 1
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA
UNIVERSIDAD DE JAEacuteN
PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO
GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
COacuteDIGO PD 06
FECHA 11-05-2018
REVISIOacuteN 01
UNIVERSIDAD DE JAEacuteN
Contexto interno-Externo de la Universidad
Sistema de gestioacuten de la calidad realizado por la Direccioacuten y el Comiteacute de Calidad en el anaacutelisis estrateacutegico
Sistema de procesos del SIGC-SUA realizado por los responsables de los procesos mediante la realizacioacuten de
anaacutelisis DAFO
Dos niveles
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS
PD06 GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Control de documentacioacuten
ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIOacuteN DEL PROCEDIMIENTO
PORTADA
CONTROL DE DOCUMENTACIOacuteN
HISTORIAL DE MODIFICACIONES
1- OBJETO Y CAMPO DE APLICACIOacuteN
2- REFERENCIAS
3- ANTECEDENTES Y DEFINICIONES
4- DESARROLLO
41 ALCANCE Y FINALIDAD
42 METODOLOGIacuteA
43 RESPONSABILIDADES
44 DETERMINACIOacuteN DEL CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO
45 DENTIFICACIOacuteN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES INTERESADAS Y SU ESPECIFICACIOacuteN EN REQUISITOS DE CALIDAD
46 GESTIOacuteN DE LOS RIESGOS Y OPORTUNIDADES
461 DETERMINAR CRITERIOS DE RIESGOS
462 IDENTIFICACIOacuteN DEL RIESGO
463 ANAacuteLISIS DEL RIESGO
464 TRATAMIENTO DEL RIESGO
465 RESULTADOS DE LA GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
466 EVALUACIOacuteN DE LAS ACCIONES
5- ANEXOS
FORMATOS
HISTORIAL DE MODIFICACIONES DE LA DOCUMENTACIOacuteN DEL PROCEDIMIENTO
1- OBJETO Y CAMPO DE APLICACIOacuteN
El procedimiento documentado PD06 tiene por objeto establecer el proceso a seguir en el SISTEMA INTEGRADO DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA UNIVERSIDAD DE JAEacuteN (SIGC-SUA) para la gestioacuten de riesgos y oportunidades como elemento integrado en el sistema de gestioacuten y de procesos y en las actividades de planificacioacuten
Este procedimiento de apoyo del SIGC-SUA se incluye en el marco de la adaptacioacuten a la Norma ISO 9001 2015 para incorporar en el enfoque a procesos el pensamiento basado en riesgos reforzando la naturaleza preventiva y la eficacia del sistema de calidad
2- REFERENCIAS
Para la elaboracioacuten de este procedimiento documentado se ha utilizado como referencia
middot La Norma UNE-EN-ISO-90012015 ldquoSistemas de Gestioacuten de la Calidad Requisitosrdquo Especialmente el Punto 81
middot La Norma ISO 310002009 Gestioacuten del riesgo Principios y directrices
middot El Manual de la Calidad del Sistema Integrado de Gestioacuten de la Calidad de los Servicios y Unidades Administrativas de la Universidad de Jaeacuten (SIGC-SUA)
middot El Manual de Procesos
middot El Manual de Procedimientos Documentados
middot Programa y orientaciones para la adaptacioacuten del SIGC-SUA a los Requisitos De La Norma UNE-EN ISO 90012015 Sistemas de Gestioacuten de la Calidad
Para los fines de este procedimiento documentado se aplican en lo que proceda los fundamentos los teacuterminos y las definiciones incluidos en la Norma ISO-90002015 ldquoSistemas de Gestioacuten de la Calidad Fundamentos y vocabulariordquo
3- ANTECEDENTES Y DEFINICIONES
La gestioacuten de riesgos y oportunidades se incorpora como un elemento necesario de entrada (planificacioacuten) y seguimiento (resultados) de los procesos del SIGC-SUA
El teacutermino riesgo hace referencia a los efectos que pueden ocasionar sobre los objetivos las incertidumbres siendo estas situaciones en las que falta de informacioacuten conocimiento y comprensioacuten de un suceso su probabilidad de que ocurra y las consecuencias
La gestioacuten del riesgo se refiere a las actividades coordinadas para dirigir y controlar una organizacioacuten en lo relativo al riesgo El proceso de gestioacuten del riesgo se refiere a la aplicacioacuten sistemaacutetica de poliacuteticas procedimientos y praacutecticas de gestioacuten a las actividades de comunicacioacuten consulta establecimiento del contexto e identificacioacuten anaacutelisis evaluacioacuten tratamiento seguimiento y revisioacuten del riesgo
4- DESARROLLO
41 ALCANCE Y FINALIDAD
El procedimiento documentado sobre la gestioacuten de riesgos se aplica transversalmente en todos los procesos del SIGC-SUA y forma parte de la poliacutetica de la planificacioacuten y la revisioacuten de la estrategia de los procesos y en la revisioacuten mejora y cambios del SIGC-SUA
Este procedimiento documentado establece
1 La metodologiacutea que se aplica para la gestioacuten de los riesgos y oportunidades
2 El proceso para realizar la gestioacuten de riesgos y oportunidades
3 El sistema de responsabilidades en la gestioacuten de riesgos y oportunidades
4 La documentacioacuten y formatos de los resultados de las actividades de la gestioacuten de riesgos y oportunidades asiacute como su inclusioacuten en la documentacioacuten del SIGC-SUA
Las finalidades de la gestioacuten de los riesgos y oportunidades al incluirlos en la planificacioacuten y procesos del SIGC-SUA son
1 Asegurar la consecucioacuten de resultados previstos del sistema de calidad
2 Aumentar los efectos deseados
3 Prevenir o reducir los efectos no deseados
4 Lograr la mejora
42 METODOLOGIacuteA
En el marco de la planificacioacuten y mejora del SIGC-SUA se realizaraacuten las siguientes actividades secuenciadas e interrelacionadas
1 Determinacioacuten del contexto interno y externo
2 Identificacioacuten de las necesidades y expectativas de las partes interesadas y su especificacioacuten en requisitos de calidad
3 Aplicar la gestioacuten de los riesgos y oportunidades
En el siguiente graacutefico se representa esta relacioacuten
43 RESPONSABILIDADES
Se aplica de acuerdo con el Manual de Calidad el siguiente sistema baacutesico de responsabilidades y participacioacuten
44 DETERMINACIOacuteN DEL CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO
Identificacioacuten de las cuestiones internas y externas que son pertinentes para el propoacutesito y la planificacioacuten del SIGC-SUA
Actividades Nivel procesos
1 Determinacioacuten factores internos y externos que influyen en el desarrollo y resultados de los procesos
2 Aplicar metodologiacutea DAFO estructurando la informacioacuten en
middot ANAacuteLISIS INTERNO DEBILIDADES (factores internos que pueden incidir negativamente) FORTALEZAS (factores internos que inciden positivamente)
middot ANAacuteLISIS EXTERNO AMENAZAS (factores externos que inciden negativamente) OPORTUNIDADES (factores externos que pueden incidir positivamente)
3 Trasladar al cuadro de informacioacuten sobre cuestiones externas e internas
4 Remisioacuten a Coordinacioacuten Teacutecnica a efectos de su inclusioacuten en la Documentacioacuten de Procesos tras su aprobacioacuten Anexo del Manual de Proceso
5 Aplicacioacuten
middot Proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
middot Entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades que se indica posteriormente
middot informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso
6 Revisioacuten En la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos
45 IDENTIFICACIOacuteN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES INTERESADAS Y SU ESPECIFICACIOacuteN EN REQUISITOS DE CALIDAD
Utilizar la informacioacuten actual del cuadro de grupos de intereacutesatributos de calidad de los manuales de proceso para identificar los requisitos de calidad que se incorporan a los procesos
1 IDENTIFICACIOacuteN DE PARTES INTERESADAS Cuadro de informacioacuten sobre las partes interesadas que se ven afectadas o interesadas por el proceso
2 REQUISITOS DE CALIDAD Identificacioacuten de las necesidades y expectativas de las partes interesadas en el proceso y coacutemo se da respuesta mediante la especificacioacuten de requisitos de calidad que se incluyen en el proceso (compromisos de calidad objetivos reglamentaciones especificaciones en la prestacioacuten de servicios etc)
3 Aplicacioacuten
middot Proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
middot Entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades que se indica posteriormente
middot informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso
4 Revisioacuten En la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos
46 GESTIOacuteN DE LOS RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Sistematizacioacuten de la gestioacuten de los riesgos y oportunidades en la gestioacuten de los procesos
Orientaciones Metodoloacutegicas Norma de apoyo UNE-ISO 31000 Gestioacuten del Riesgo Principios y Directrices
Fases
1 Determinar criterios de riesgos
2 Identificacioacuten del riesgo
3 Anaacutelisis del riesgo
4 Tratamiento del riesgo
5 Resultados de la gestioacuten de riesgos y oportunidades
6 Evaluacioacuten de las acciones
461 CRITERIOS DE RIESGOS
Establecer los criterios de riesgos teacuterminos que permiten evaluar la importancia de un riesgo Estos teacuterminos pueden determinarse en funcioacuten de objetivos los recursos disponibles los requisitos legales o especificaciones de prestacioacuten de servicios etc
462 IDENTIFICACIOacuteN DEL RIESGO
Establecer la relacioacuten de sucesos que podriacutean afectar negativamente o positivamente los objetivos y resultados del proceso
Se parte de la identificacioacuten realizada en el cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades Las causas se corresponden normalmente con el apartado ldquodetectadardquo (DAFO Requisitos de calidad de partes interesadas resultados de proceso)
463 ANAacuteLISIS DEL RIESGO
Valoracioacuten de los efectos y consecuencias del riesgo en los resultados del proceso asiacute como de la probabilidad de que se produzcan dichas consecuencias
En el cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades se anotan las causas y fuentes asiacute como los efectos o impactos se antildeade una valoracioacuten de la probabilidad Si combinamos los efectos con la probabilidad se determina el nivel de riesgo
Cada Unidades puede establecer el meacutetodo que estime apropiado para establecer el nivel de riesgo y puede expresarlo en teacuterminos cualitativos Ejemplo de un meacutetodo cuantitativo basada en escalas
464 TRATAMIENTO DEL RIESGO
Comparar el nivel del riesgo con los criterios que sobre los riesgos se hayan adoptado permitiendo asiacute considerar y priorizar el tratamiento que se ha de dar a los riesgos identificados
La finalidad uacuteltima de la apreciacioacuten del riesgo es determinar que riesgos para los resultados de los procesos no se consideran suficientemente controlados y exige un tratamiento
Orientacioacuten
465 RESULTADOS DE LA GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
El cuadro de riesgos y oportunidades permite identificar las acciones en los procesos del SIGC-SUA Una vez realizado se remite a Coordinacioacuten Teacutecnica a efectos de su inclusioacuten en la Documentacioacuten de Procesos tras su aprobacioacuten Anexo del Manual de Proceso
La revisioacuten de cuadro de riesgos y oportunidades se realiza en la revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos
Tabla Gestioacuten de riesgos y oportunidades
Ver en detalle en Anexo Formatos
[4] Accioacuten Estaacute referida a las opciones que identificamos y adoptamos para el tratamiento del riesgo o para aprovechar los efectos de las oportunidades sobre los resultados esperados
466 EVALUACIOacuteN DE LAS ACCIONES
Las acciones que identificamos y adoptamos para el tratamiento del riesgo o para aprovechar los efectos de las oportunidades sobre los resultados esperados y oportunidades que se identifiquen deben ser implantadas bien mediante modificaciones en el disentildeogestioacuten del proceso bien mediante la implantacioacuten de otras acciones de mejora
El seguimiento de las acciones se incorporaraacute en el proceso de revisioacuten y mejora incluyeacutendose en los informes anuales de proceso Se utilizaraacuten para la planificacioacuten de nuevas acciones de mejora
La identificacioacuten y gestioacuten de las acciones que se derivan de la evaluacioacuten de riesgos y oportunidades constituyen un elemento clave para la implementacioacuten de las mejoras de procesos y de los objetivos y acuerdos de la Revisioacuten y mejora del SIGC-SUA que realiza por ciclos anuales el Comiteacute de Calidad y la Direccioacuten
5- ANEXOS FORMATOS
FORMATO ANAacuteLISIS DE CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO DEL PROCESO
[COacuteDIGO DEL PROCESO CLAVE] [NOMBRE DEL PROCESO CLAVE]
Tabla Anaacutelisis del contexto interno y externo del proceso
Tabla Anaacutelisis del contexto interno y externo del proceso
FORMATO CUADRO DE COMPRENSIOacuteN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE PARTES INTERESADAS DEL PROCESO
[COacuteDIGO DEL PROCESO CLAVE] [NOMBRE DEL PROCESO CLAVE]
Tabla Necesidades y Expectativas Partes Interesadas
Tabla Necesidades y Expectativas Partes Interesadas
FORMATO ANAacuteLISIS DE GESTIOacuteN DE RIESGO Y OPORTUNIDADES
[COacuteDIGO DEL PROCESO CLAVE] [NOMBRE DEL PROCESO CLAVE]
Tabla Gestioacuten de riesgos y oportunidades
Tabla Gestioacuten de riesgos y oportunidades
[1] Resultado Esperado Esta referido al resultados final del proceso (la salida del proceso en teacuterminos del valor o servicio prestado) Se puede utilizar Un resultado procedente de la estrategia un compromiso de calidad publicado un requisito de calidad identificado el valor de un objetivo del indicador del proceso
[2] Detectado Esta referido a la fuente de la que se ha detectadoidentificadoasociado el riesgo o la oportunidad Puede provenir 1 Del anaacutelisis del contexto (DAFO) 2 Del anaacutelisis de las partes interesadas 3 Del anaacutelisis del proceso (desarrollo e interaccioacuten de actividades recursos y resultados)
[3] Efecto potencial Estaacute referido a la consecuencia que el riesgo o la oportunidad va a tener sobre el resultado esperado
PROPUESTAS DE ACCIONES DE MEJORA
Evaluacioacuten de las acciones
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA UNIVERSIDAD DE JAEacuteN13
13
13
PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO13
13
GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES13
13
13
COacuteDIGO PD 0613
FECHA 11-05-201813
REVISIOacuteN 0113
13
13
13
13
13
13
13
13
UNIVERSIDAD DE JAEacuteN13
13
13
13
Indicaremos Accioacuten de gestioacuten de riesgosoportunidades13
13
Indicaremos ademaacutes mecanismos para la evaluacioacuten13
13
En la previsioacuten de resultados haremos referencia al grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso13
13
Grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso en relacioacuten a la previsioacuten de resultados y a los indicadores que en su caso se hubieran establecido para el seguimiento13
13
13
lt Procedimiento documentado PD 06 Mayo de 2018 Versioacuten 01gtPaacutegina 1
lt Procedimiento documentado PD 06 Mayo de 2018 Versioacuten 01gtPaacutegina 2
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
Necesidades y Expectativas de las partes interesadas
Identificacioacuten a nivel de procesos
Entradas en el anaacutelisis de riesgos y
oportunidades
Anaacutelisis de resultados en el proceso de revisioacuten y mejora
anual del SIGC-SUA
Gestioacuten de riesgos y oportunidades
Metodologiacutea en el manual de calidad procedimientos
estrateacutegicos y procedimiento de apoyo
Aplicacioacuten operativa en los procesos claves (operativos)
Los resultados se incluyen en la documentacioacuten de los
procesos procediendo a su seguimiento y revisioacuten anual
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
Comunicacioacuten
Reforzar la comunicacioacuten externa a usuarios apoyaacutendose en los mecanismos actuales e incluidos en los procesos haciendo las referencias oportunas en las fichas del Plan de Comunicacioacuten del
SIGC-SUA
Plan de Comunicacioacuten del SIGC-SUA Metodologiacutea Plan de Comunicacioacuten
Ficha de acciones de comunicacioacuten
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CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
Seguimiento medicioacuten anaacutelisis y evaluacioacutenMetodologiacutea en Manual de CalidadGuiacutea del SIGC-SUA Procesos Estrateacutegicos
SEGUIMIENTO MEDICIOacuteN ANAacuteLISIS EVALUACIOacuteN Y MEJORA
PROCESOS PRESTACIOacuteN DE SERVICIOS
SEGUIMIENTO Y MEDICIOacuteN
AUDITORIacuteAS
INFORMACIOacuteN DEL ENTORNO
UNIVERSITARIO
ANAacuteLISIS DE DATOS
REVISIOacuteN POR LA DIRECCIOacuteN
OPO
RTU
NID
ADES
CAM
BIO
Y
DE M
EJO
RA
ACCIONES CORRECTIVASCONTEXTO INTERNO
CONTEXTO EXTERNO
ACCIONES RIESGOS Y OPORTUNIDADES
GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADESS
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iquestDoacutende se puede consultar los informes finales de seguimiento y revisioacuten
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IV Aplicacioacuten en la documentacioacuten de procesos de las Unidades
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MAPA DE PROCESOS CLAVES INTERRELACIONADOS
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PROCESO PARA REALIZAR LOS CAMBIOS
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CUADRO RESUMEN DE LAS ACTIVIDADES A REALIZAR POR LAS UNIDADESAacuteREAS
ACTIVIDADES DE APLICACIOacuteN EN LOS PROCESOS PARA LA ADAPTACIOacuteN A LA NORMA ISO 9001 2015
1 Elaborar un cuadro de anaacutelisis de contexto interno y externo por procesos yo agrupacioacuten para su inclusioacuten como anexo en la documentacioacuten del
proceso
CONTEXTO
PARTES INTERESADAS 2 Revisar y completar Anexo VI (Atributos de Calidad) de la Documentacioacuten
de Procesos
CONTEXTO 3 Elaborar un cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades por procesos yo agrupacioacuten para su inclusioacuten como anexo en la documentacioacuten del proceso
COMUNICACIOacuteN 4 Reforzar la comunicacioacuten externa a usuarios apoyaacutendose en los mecanismos actuales e incluidos en los procesos haciendo las referencias oportunas en ellas fichas del Plan de Comunicacioacuten del SIGC-SUA
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CONTEXTO Factores internos y externos que influyen en el desarrollo y resultados de los procesos
FACTORES EXTERNOS Los que no dependen o no son controlados por la UnidadAacuterea Pueden
estar referidos a recursos u otras variables generales de la Universidad u otros factores externos del sistema universitario o entorno
FACTORES INTERNOS Los que dependen o son controlados por la UnidadAacuterea Fundamentalmente
sistemas de trabajo conocimientos capacidades valores y actitudes herramientas disponibles
QUEacute EXIGE ISO Identificacioacuten de factores de contexto y seguimiento y revisioacuten de esta Informacioacuten
IDENTIFICACIOacuteN DE FACTORES Cuadro de informacioacuten sobre cuestiones externas e internas
apropiadas a la misioacuten del proceso y en general al sistema de calidad y la estrategia o directrices de la
universidad que afectan al resultado esperado
SEGUIMIENTO Y REVISIOacuteN Sistematizacioacuten y periodizacioacuten de la revisioacuten de la informacioacuten del
contexto iquestCuaacutendo coacutemo y quieacuten revisa
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COacuteMO LO HACEMOSMediante el anaacutelisis DAFO que permite alinearlo con el anaacutelisis general del SIGC-SUA
FACTORES INTERNOS
DEBILIDADES FORTALEZAS1-2-3-
1-2-3-
FACTORES EXTERNOS
AMENAZAS OPORTUNIDADES1-2-3-
1-2-3-
ANAacuteLISIS EXTERNO AMENAZAS (factores externos que inciden negativamente)
OPORTUNIDADES (factores externos que pueden incidir positivamente)
ANAacuteLISIS INTERNO DEBILIDADES (factores internos que pueden incidir negativamente) FORTALEZAS (factores internos que inciden
positivamente)
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PARA QUEacute LO HACEMOSPara disponer de informacioacuten necesaria en el proceso de planificacioacuten de la gestioacuten de los procesos y del sistema de calidad
Lo aplicamos en el proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
Lo aplicaremos tambieacuten como entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades
Las conclusiones del anaacutelisis y su aplicacioacuten se tendraacuten en cuenta si procede cuando se realice el Informe final de proceso
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DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VII ANAacuteLISIS DE
CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO DEL PROCESO
FACTORES INTERNOS
DEBILIDADES FORTALEZAS
1- No exclusividad y dedicacioacuten compartida por parte del personal teacutecnico responsable del proceso con otras tareas dentro del Servicio de Prevencioacuten lo que impide una mayor dedicacioacuten y atencioacuten del proceso
2 Desconocimiento del procedimiento por parte de los nuevos investigadoresproductores
1 Nueva herramienta informaacutetica en el Campus Virtual para la Gestioacuten de Residuos Peligrosos
2 Madurez del procedimiento del Gestioacuten de Residuos especialmente para el personal teacutecnico y productor de plantilla
3 Almaceacuten temporal de residuos peligrosos en ambos Campus
3 Disponibilidad y aacutegil procedimiento para la adquisicioacuten de contenedores para reponer por parte de los productores en el Almaceacuten del Campus Las Lagunillas
FACTORES EXTERNOS
AMENAZAS OPORTUNIDADES
1- Cambios normativos en materia medioambiental
2- Cambios en la documentacioacuten y procedimientos de las comunicaciones obligatorias a realizar ante las distintas entidades con competencias medioambientales
1- Alianza con Empresa concesionaria de la Gestioacuten medioambiental de gestioacuten de residuos peligrosos
2- Benchmarking con otras universidades espantildeolas
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PARTES INTERESADAS
Persona u organizacioacuten que puede afectar verse afectado o percibirse como persona afectada por una decisioacuten o actividad
En el SIGC-SUA lo identificamos a nivel de proceso como grupo de intereacutescliente usuario tal como estaacute identificado en el ANEXO VI ATRIBUTOS DE CALIDAD DEL
PROCESO de la documentacioacuten de los procesos claves
QUEacute EXIGE ISOIdentificacioacuten de las partes interesadas especificacioacuten de requisitos de calidad de eacutestas y seguimiento y revisioacuten de esta Informacioacuten
IDENTIFICACIOacuteN DE PARTES INTERESADAS Cuadro de informacioacuten sobre las partes interesadas que se ven afectadas o interesadas por el proceso
REQUISITOS DE CALIDAD Identificacioacuten de las necesidades y expectativas de las partes interesadas en el proceso y coacutemo se da respuesta mediante la especificacioacuten de requisitos de
calidad que se incluyen en el proceso
SEGUIMIENTO Y REVISIOacuteN Sistematizacioacuten y periodizacioacuten de la revisioacuten de la informacioacuten de las partes interesadas y sus requisitos de calidad iquestCuaacutendo coacutemo y quieacuten revisa
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COacuteMO LO HACEMOS
Mediante la revisioacuten y ampliacioacuten del cuadro el ANEXO VI ATRIBUTOS DE CALIDAD DEL PROCESO de la documentacioacuten de los procesos claves SIGC-SUA
Grupo de intereacutesClientes
-Usuario
Fuentes de Informacioacuten
Necesidades y Expectativas (atributos de calidad)
Requisito de Calidad
INFORMACIOacuteN DE PARTIDA Utilizamos la informacioacuten de las tablas elaboradas en otros ciclos de gestioacuten analizamos su validez actual y en su caso modificamos especificamos o ampliamos
EXPECTATIVAS Y REQUISITOS Partimos de las necesidades expectativas y atributos de calidad por grupos de intereacutes ya identificados que mantenemos realizamos cambios o ampliamos tras la
revisioacuten Antildeadimos especificaciones en teacuterminos de requisitos de calidad (compromisos de calidad objetivos reglamentaciones especificaciones en la prestacioacuten de servicios etc)
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PARA QUEacute LO HACEMOSPara disponer de informacioacuten necesaria en el proceso de planificacioacuten de la gestioacuten de los procesos y del sistema de calidad
Lo aplicamos en el proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
Lo aplicaremos tambieacuten como entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades
Las conclusiones del anaacutelisis y su aplicacioacuten se tendraacuten en cuenta si procede cuando se realice el Informe final de proceso
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DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VI ATRIBUTOS DE
CALIDAD NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LOS GRUPOS DE INTERES REQUISITOS DE CALIDAD
Grupo de intereacutesClientes-Usuario
Fuentes de Informacioacuten
Necesidades y Expectativas (atributos de calidad)
Requisito de Calidad
1 El personal docente e investigador de la Universidad y centros adscritos y el personal docente e investigador visitante de otras universidades 2 El alumnado de la Universidad y centros adscritos y el alumnado en movilidad de otras universidades 3 El personal de administracioacuten y servicios 4 Losas egresadosas de la Universidad de Jaeacuten 5 El Personal colaborador o tutor externo a la Universidad de Jaeacuten
bull Encuestas de satisfaccioacuten bull Quejas Sugerencias felicitaciones bull Indicadores de proceso bull Benchmarking bull Comisioacuten de Biblioteca bull Servicio de Pregunta al Bibliotecario
Necesidad disponer de una coleccioacuten de recursos informativos que cubran las necesidades de informacioacuten de los usuarios Atributos bull Amabilidad en el trato al cliente-usuario bull Adecuacioacuten del tiempo empleado para la resolucioacuten de la demanda de la prestacioacuten del servicio bull Comunicacioacuten a los clientes-usuarios cuando se prestaraacute el servicio bull Adecuacioacuten de los horarios de atencioacuten o prestacioacuten del servicio a las necesidades que platean los clientes-usuarios bull Adecuacioacuten del servicio prestado a las necesidades y expectativas especiacuteficas comunicadas por los clientesusuarios bull Comodidad de las instalaciones climatizacioacuten limpieza dimensioacuten y mantenimiento de los espacios
bull Alcanzar el 85 de monografiacuteas nacionales recibidas en un maacuteximo de 30 diacuteas (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 85 de monografiacuteas extranjeras recibidas en un maacuteximo de 60 diacuteas (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 100 de ejecucioacuten del gasto en material bibliograacutefico del presupuesto de Biblioteca (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 100 de bibliografiacutea recomendada disponible en Biblioteca (1 2) bull Alcanzar el 100 de peticiones de compra de material bibliograacutefico por parte de los estudiantes adquiridas (2) bull Alcanzar el 65 de monografiacuteas en papel recibidas por compra catalogadas en un maacuteximo de 6 diacuteas (1 2 3 4 5)
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RIESGO OPORTUNIDAD Efecto o influencias de la incertidumbre sobre la consecucioacuten de los resultados y la eficacia de un proceso
PARA QUEacute LO HACEMOSPara prevenir o reducir los efectos no deseados de los riesgos y aprovechar las oportunidades en el marco de la planificacioacuten de la gestioacuten de la calidad y los procesos
CUANDO LO HACEMOS En la planificacioacuten inicial de los procesos o en nuevas situaciones que requieran revisar los procesos
QUEacute EXIGE ISOPensamiento basado en riesgos como parte del enfoque a procesos queda incluido en los requisitos de la ISO para la gestioacuten de los procesos ldquoabordar los riesgos y oportunidadeshelliprdquo
REQUISITOS Planificar las acciones para abordar los riesgos y oportunidades
Integrar y aplicar las acciones en los procesos
Evaluar la eficacia de las acciones
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COacuteMO LO HACEMOS Mediante la elaboracioacuten de un cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades asociados a los procesos
RESULTADO PROCESO
RIESGOSOPORTUNIDADES ACCIONES
[Resultado Esperado] [1]
1-Riesgo [se describiraacute el riesgo]
Detectado [2]
Efecto potencial [3]
2-
3-
1-Accioacuten [se describiraacute la accioacuten] [4]
2-
3-
[Resultado Esperado]
1-Oportunidad [se describiraacute la oportunidad]
Detectado
Efecto potencial
2-
3-
1-Accioacuten [se describiraacute la accioacuten]
2-
3-
[1] Resultado Esperado Esta referido al resultados final del proceso (la salida del proceso en teacuterminos del
valor o servicio prestado) Ejemplos compromiso de calidad un requisito
de calidad el valor objetivo del indicador del proceso
[Detectado Fuente de la que se ha detectadoidentificadoasociado el riesgo o la oportunidad Puede provenir 1 Del anaacutelisis del contexto (DAFO) 2 Del anaacutelisis de
las partes interesadas 3 Del anaacutelisis del proceso (desarrollo e interaccioacuten de actividades recursos y resultados)
Efecto potencial La consecuencia que el riesgo o la oportunidad van a tener sobre el resultado esperado
Accioacuten Las opciones que identificamos y adoptamos para el tratamiento del riesgo o
para aprovechas los efectos de las oportunidades sobre los resultados
esperados
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Identificacioacuten del riesgo
COM
UN
ICAC
IOacuteN
Y
CON
SULT
A
SEGU
IMIE
NTO
Y R
EVIS
IOacuteN
Apreciacioacuten del riesgo
Establecimiento del Contexto
PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RIESGO
Anaacutelisis del riesgo
Evaluacioacuten del riesgo
Tratamiento del Riesgo
IDENTIFICACIOacuteN DEL RIESGO Relacioacuten de sucesos que podriacutean afectar negativamente o positivamente los objetivos y resultados del
proceso
criterios de riesgos teacuterminos que permiten evaluar la
importancia de un riesgo
ANAacuteLISIS DEL RIESGO
Valoracioacuten de los efectos y
consecuencias del riesgo en los
resultados del proceso asiacute como de la probabilidad
de que se produzcan dichas consecuencias
EVALUACIOacuteN DEL RIESGO
Implica comparar el nivel del riesgo con los criterios
que sobre los riesgos se hayan
adoptado permitiendo asiacute
considerar y priorizar el
tratamiento que se ha de dar a los
riesgos identificados
TRATAMIENTO DEL RIESGO Es la seleccioacuten y la implementacioacuten de una o varias opciones (acciones) para modificar los riesgos
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Las acciones que se identifiquen en la gestioacuten de los riesgos y oportunidades deben ser implantadas bien mediante modificaciones en el disentildeogestioacuten del proceso bien mediante la implantacioacuten de otras acciones de mejora
Unidad Antildeo
Procesos
Descripcioacuten de la mejora
Causa para su implantacioacuten
Objetivos de la mejora
Recursos previstos
Responsables de implantacioacuten
Previsioacuten de Resultados
Grado de prioridad AltaMediaBaja (seguacuten proceda)
Indicaremos Accioacuten de gestioacuten de riesgosoportunidades
Indicaremos ademaacutes mecanismos para la evaluacioacuten
En la previsioacuten de resultados haremos referencia al grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso
Desarrollo temporal Inicio
Finalizacioacuten
Descripcioacuten de resultados obtenidos
Grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso en relacioacuten a la previsioacuten de resultados y a los indicadores que en
su caso se hubieran establecido para el seguimiento
PROPUESTAS DE ACCIONES DE MEJORA
ANAacuteLISIS DE LAS MEJORAS
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DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VIII ANAacuteLISIS DE
GESTIOacuteN DE RIESGO Y OPORTUNIDADESRESULTADO
PROCESO RIESGOSOPORTUNIDADES ACCIONES
Rapidez en la ejecucioacuten del mantenimiento El 85 de las incidencias se reparan en 5 diacuteas
1-Riesgo Falta de disponibilidad de recursos humanos (internos y externos) para atender las incidencias
Detectado DAFO Debilidad D2
Efecto potencial La falta de personal teacutecnico para atender las averiacuteas puede afectar al desempentildeo de las actividades universitarias y en elementos criacuteticos incrementar los dantildeos en los activos
1 Accioacuten Establecer criterios de criticidad de la incidencia
2 Accioacuten Adaptar aplicativo software para incluir criticidad
3 Accioacuten Modificacioacuten del proceso para incluir criticidad
4 Accioacuten Anaacutelisis de incidencias resueltas una vez implantadas las acciones anteriores seguacuten criticidad
Modificar las consecuencias
Rapidez en la ejecucioacuten del mantenimiento El 85 de las incidencias se reparan en 5 diacuteas
2-Riesgo Falta de disponibilidad de recursos materiales para atender las incidencias
Detectado DAFO Debilidad D2
Efecto potencial La falta de repuestos y fungibles para atender las averiacuteas puede imposibilitar la reparacioacuten con la celeridad requerida afectando al desempentildeo de las actividades universitarias
1 Accioacuten Disponer de un sistema de gestioacuten de stock de repuestos
Modificar las consecuencias
Criterios de sostenibilidad en la gestioacuten del mantenimiento
3- Riesgo Incumplimiento del Plan Estrateacutegico respecto a los criterios de sostenibilidad seguridad y PRL en el mantenimiento de las infraestructuras de los Campus
Detectado DAFO Debilidad D1
Efecto potencial No conformidad al SIGC-SUA asociado a requisitos de calidad
1 Accioacuten Establecimiento de criterios de sostenibilidad seguridad y PRL en la gestioacuten del mantenimiento
Eliminar la fuente del riesgo
Optimizar la disponibilidad de las instalaciones y equipos
4- Riesgo Interrupcioacuten del suministro eleacutectrico
Detectado Anaacutelisis de causa-efecto
Efecto potencial Dantildeos en elementos criacuteticos de las instalaciones de la UJA
1 Accioacuten Programa para garantizar el suministro eleacutectrico complementario en los edificios de la UJA
Modificar las consecuencias
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
GRACIAS POR SU ATENCIOacuteN
Desarrollo temporal | Inicio | Finalizacioacuten | |||||||
Descripcioacuten de resultados obtenidos |
Unidad | Antildeo | ||||||
Procesos | |||||||
Descripcioacuten de la mejora | |||||||
Causa para su implantacioacuten | |||||||
Objetivos de la mejora | |||||||
Recursos previstos | |||||||
Responsables de implantacioacuten | |||||||
Previsioacuten de Resultados | |||||||
Grado de prioridad | AltaMediaBaja (seguacuten proceda) |
RESULTADO PROCESO | RIESGOSOPORTUNIDADES | ACCIONES | |||
[Resultado Esperado] [1] | 1- Riesgo [se describiraacute el riesgo] Detectado [2] Efecto potencial [3] 2- 3- | 1- Accioacuten [se describiraacute la accioacuten] [4] 2- 3- | |||
[Resultado Esperado] | 1- Oportunidad [se describiraacute la oportunidad] Detectado Efecto potencial 2- 3- | 1- Accioacuten [se describiraacute la accioacuten] 2- 3- |
Proceso | Instruccioacuten Se indicaraacute con la codificacioacuten y el nombre del aacutembito del proceso sobre el que se realiza el cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades Puede ser para todo el proceso clave o para procesos desagregados Puede elaborarse en comuacuten para todo el proceso clave e indicar lo especiacutefico para los procesos desagregados Las distintas unidades del proceso pueden decidir elaborarlo de forma conjunta si entiende que hay similitud | ||
Servicio prestado | Instruccioacuten Se indicaraacute de acuerdo con la tabla de relacioacuten de procesosservicios del alcance del SIGC-SUA que estaacute publicado en el Manual de Calidad | ||
Unidades | Instruccioacuten Se indicaraacute la Unidades que lo elaboran | ||
Fecha | Instruccioacuten Se indicaraacute la fecha formal de su enviacuteo para publicacioacuten | ||
Responsables | Instruccioacuten Se especificaraacute la responsabilidad de la elaboracioacuten Puede ser el nombre y puesto de las personas que intervienen o la denominacioacuten del grupo de trabajo o equipo de calidad que lo ha elaborado Si el equipo es inter-procesosunidades se indicaraacute | ||
Seguimiento y revisioacuten | Instruccioacuten Se indicaraacute cuaacutendo se utiliza y se revisa y para que se utiliza podriacutea ser a modo de ejemplo en la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos |
Grupo de intereacutesClientes-Usuario | Fuentes de Informacioacuten | Necesidades y Expectativas (atributos de calidad) | Requisito de Calidad | ||||
Proceso | Instruccioacuten Se indicaraacute con la codificacioacuten y el nombre del aacutembito del proceso sobre el que se realiza el cuadro de partes interesadas Puede ser para todo el proceso clave o para procesos desagregados Puede elaborarse en comuacuten para todo el proceso clave e indicar lo especiacutefico para los procesos desagregados Las distintas unidades del proceso pueden decidir elaborarlo de forma conjunta si entiende que hay similitud | ||
Servicio prestado | Instruccioacuten Se indicaraacute de acuerdo con la tabla de relacioacuten de procesosservicios del alcance del SIGC-SUA que estaacute publicado en el Manual de Calidad | ||
Unidades | Instruccioacuten Se indicaraacute la Unidades que lo elaboran | ||
Fecha | Instruccioacuten Se indicaraacute la fecha formal de su enviacuteo para publicacioacuten | ||
Responsables | Instruccioacuten Se especificaraacute la responsabilidad de la elaboracioacuten Puede ser el nombre y puesto de las personas que intervienen o la denominacioacuten del grupo de trabajo o equipo de calidad que lo ha elaborado Si el equipo es inter-procesosunidades se indicaraacute | ||
Seguimiento y revisioacuten | Instruccioacuten Se indicaraacute cuaacutendo se utiliza y se revisa y para queacute se utiliza podriacutea ser a modo de ejemplo en la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos |
FACTORES INTERNOS | DEBILIDADES | FORTALEZAS | |||
1- 2- 3- | 1- 2- 3- | ||||
FACTORES EXTERNOS | AMENAZAS | OPORTUNIDADES | |||
1- 2- 3- | 1- 2- 3- |
Proceso | Instruccioacuten Se indicaraacute con la codificacioacuten y el nombre del aacutembito del proceso sobre el que se realiza el cuadro de contexto Puede ser para todo el proceso clave o para procesos desagregados Puede elaborarse en comuacuten para todo el proceso clave e indicar lo especiacutefico para los procesos desagregados Las distintas unidades del proceso pueden decidir elaborarlo de forma conjunta si entiende que hay similitud | ||
Servicio prestado | Instruccioacuten Se indicaraacute de acuerdo con la tabla de relacioacuten de procesosservicios del alcance del SIGC-SUA que estaacute publicado en el Manual de Calidad | ||
Unidades | Instruccioacuten Se indicaraacute la Unidades que lo elaboran | ||
Fecha | Instruccioacuten Se indicaraacute la fecha formal de su enviacuteo para publicacioacuten | ||
Responsables | Instruccioacuten Se especificaraacute la responsabilidad de la elaboracioacuten Puede ser el nombre y puesto de las personas que intervienen o la denominacioacuten del grupo de trabajo o equipo de calidad que lo ha elaborado Si el equipo es inter-procesosunidades se indicaraacute | ||
Seguimiento y revisioacuten | Instruccioacuten Se indicaraacute cuaacutendo se utiliza y se revisa y para queacute se utiliza podriacutea ser a modo de ejemplo en la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos |
RESULTADO PROCESO | RIESGOSOPORTUNIDADES | ACCIONES | |||
[Resultado Esperado] [1] | 1- Riesgo Detectado Efecto potencial | 1- Accioacuten | |||
[Resultado Esperado] | 1- Oportunidad Detectado Efecto potencial | 1- Accioacuten |
ACCIONES POSIBLES | |||
Evitar el riesgo | Eliminar la actividad que se ve afectada o causa el riesgo | ||
Aceptar el riesgo | Cuando es posible que genere una oportunidad | ||
Eliminar la fuente del riesgo | Actuar para eliminar la causa que da lugar al riesgo (efecto no deseado) | ||
Modificar la probabilidad | Atenuar la posibilidad o concurrencia del riesgo | ||
Modificar las consecuencias | Atenuar el impacto o efectos del riesgo | ||
Compartir el riesgo | Compartir o transferir el riesgo con otras partes | ||
Mantener el riesgo | Cuando es asumible o su tratamiento es desproporcionado siempre que sea posible asumirlo y controlarlo |
RIESGO | VALORACIOacuteN EFECTOIMPACTO [EI] | VALORACIOacuteN PROBABILIDAD [P] | Nivel Riego | ||||
-Riesgo Detectado Efecto potencial | ESCALA 1-5 1-Insignificante 2- Miacutenimo 3-Moderado 4-Considerable 5-Grave | ESCALA 1-5 1-Excepcional 2- Poco probable 3-Problable 4-Muy probable 5-Seguro | Caacutelculo [EI][P] ESCALA A-B-C-D D Aceptar riesgo [lt 5] C Aceptar riesgo con controles [6-1] B Riesgo no deseable [9-14] A Riesgo inaceptable [=gt15] |
Actividad | Responsable | ||
Elaboracioacuten del cuadro de anaacutelisis de contexto interno y externo por procesos del cuadro necesidades y expectativas de las partes interesadas y requisitos de calidad del cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades Nivel procesos claves | Equipo de Procesos Responsables de Unidades | ||
Elaboracioacuten seguacuten proceda del cuadro de anaacutelisis de contexto interno y externo por procesos del cuadro necesidades y expectativas de las partes interesadas y requisitos de calidad del cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades Nivel procesos Estrateacutegicos | Responsable de Calidad Coordinacioacuten Teacutecnica del SIGC-SUA | ||
Aprobacioacuten de la documentacioacuten a incluir en la documentacioacuten del proceso | Responsable de Calidad Gerente seguacuten proceda | ||
Inclusioacuten como anexo en la documentacioacuten del proceso | Coordinacioacuten Teacutecnica del SIGC-SUA | ||
Realizacioacuten de seguimiento y revisioacuten Nivel de proceso claves | Equipo de Procesos Responsables de Unidades | ||
Realizacioacuten de seguimiento y revisioacuten Nivel procesos Estrateacutegicos | Responsable de Calidad Coordinacioacuten Teacutecnica del SIGC-SUA | ||
Realizacioacuten de seguimiento y revisioacuten Nivel SIGC-SUA | Consejo de Direccioacuten comiteacute de Calidad |
VERSIOacuteN | FECHA DE VIGENCIA | APARTADO MODIFICADO | MODIFICACIOacuteN REALIZADA | ||||
1 | 14-05-2018 | Creacioacuten del Documento | |||||
Edicioacuten | Nordm | 01 | Fecha de entrada en vigor | 14-05-2018 |
Elaborado por | Revisado por | Aprobado por | |||||||||
Gerencia con Coordinacioacuten Teacutecnica del Servicio de Planificacioacuten y Evaluacioacuten | Vicerrectorado Responsable de la Calidad | Consejo de Direccioacuten | |||||||||
Nombre | Nombre | Nombre | |||||||||
Nicolaacutes Ruiz Reyes | Julio Terrados Cepeda | Juan Goacutemez Ortega | |||||||||
Cargo | Cargo | Cargo | |||||||||
Gerente | Vicerrector | Rector | |||||||||
Fecha | Fecha | Fecha | |||||||||
11052018 | 11052018 | 11052018 | |||||||||
Firma | Firma | Firma | |||||||||
SIGC-SUA | UNIVERSIDAD DE JAEacuteN | PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS | |||||
PD06 GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES |
SIGC-SUA | UNIVERSIDAD DE JAEacuteN | PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS | |||||
PD06 GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES |
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
El Manual de Calidad se mantiene como guiacutea del SIGC-SUA Asiacute como la declaracioacuten de la poliacutetica de calidad y el establecimiento anual de los objetivos de calidad del SIGC-SUA
Procedimientos documentados procesos de apoyo especialmente el proceso Gestioacuten de Riesgos y oportunidades
SIGC-SUA
UNIVERSIDAD DE
JAEacuteN
PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS
PD06 GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Procedimiento documentado PD 06 Mayo de 2018 Versioacuten 01 Paacutegina 1
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA
UNIVERSIDAD DE JAEacuteN
PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO
GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
COacuteDIGO PD 06
FECHA 11-05-2018
REVISIOacuteN 01
UNIVERSIDAD DE JAEacuteN
Contexto interno-Externo de la Universidad
Sistema de gestioacuten de la calidad realizado por la Direccioacuten y el Comiteacute de Calidad en el anaacutelisis estrateacutegico
Sistema de procesos del SIGC-SUA realizado por los responsables de los procesos mediante la realizacioacuten de
anaacutelisis DAFO
Dos niveles
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS
PD06 GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Control de documentacioacuten
ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIOacuteN DEL PROCEDIMIENTO
PORTADA
CONTROL DE DOCUMENTACIOacuteN
HISTORIAL DE MODIFICACIONES
1- OBJETO Y CAMPO DE APLICACIOacuteN
2- REFERENCIAS
3- ANTECEDENTES Y DEFINICIONES
4- DESARROLLO
41 ALCANCE Y FINALIDAD
42 METODOLOGIacuteA
43 RESPONSABILIDADES
44 DETERMINACIOacuteN DEL CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO
45 DENTIFICACIOacuteN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES INTERESADAS Y SU ESPECIFICACIOacuteN EN REQUISITOS DE CALIDAD
46 GESTIOacuteN DE LOS RIESGOS Y OPORTUNIDADES
461 DETERMINAR CRITERIOS DE RIESGOS
462 IDENTIFICACIOacuteN DEL RIESGO
463 ANAacuteLISIS DEL RIESGO
464 TRATAMIENTO DEL RIESGO
465 RESULTADOS DE LA GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
466 EVALUACIOacuteN DE LAS ACCIONES
5- ANEXOS
FORMATOS
HISTORIAL DE MODIFICACIONES DE LA DOCUMENTACIOacuteN DEL PROCEDIMIENTO
1- OBJETO Y CAMPO DE APLICACIOacuteN
El procedimiento documentado PD06 tiene por objeto establecer el proceso a seguir en el SISTEMA INTEGRADO DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA UNIVERSIDAD DE JAEacuteN (SIGC-SUA) para la gestioacuten de riesgos y oportunidades como elemento integrado en el sistema de gestioacuten y de procesos y en las actividades de planificacioacuten
Este procedimiento de apoyo del SIGC-SUA se incluye en el marco de la adaptacioacuten a la Norma ISO 9001 2015 para incorporar en el enfoque a procesos el pensamiento basado en riesgos reforzando la naturaleza preventiva y la eficacia del sistema de calidad
2- REFERENCIAS
Para la elaboracioacuten de este procedimiento documentado se ha utilizado como referencia
middot La Norma UNE-EN-ISO-90012015 ldquoSistemas de Gestioacuten de la Calidad Requisitosrdquo Especialmente el Punto 81
middot La Norma ISO 310002009 Gestioacuten del riesgo Principios y directrices
middot El Manual de la Calidad del Sistema Integrado de Gestioacuten de la Calidad de los Servicios y Unidades Administrativas de la Universidad de Jaeacuten (SIGC-SUA)
middot El Manual de Procesos
middot El Manual de Procedimientos Documentados
middot Programa y orientaciones para la adaptacioacuten del SIGC-SUA a los Requisitos De La Norma UNE-EN ISO 90012015 Sistemas de Gestioacuten de la Calidad
Para los fines de este procedimiento documentado se aplican en lo que proceda los fundamentos los teacuterminos y las definiciones incluidos en la Norma ISO-90002015 ldquoSistemas de Gestioacuten de la Calidad Fundamentos y vocabulariordquo
3- ANTECEDENTES Y DEFINICIONES
La gestioacuten de riesgos y oportunidades se incorpora como un elemento necesario de entrada (planificacioacuten) y seguimiento (resultados) de los procesos del SIGC-SUA
El teacutermino riesgo hace referencia a los efectos que pueden ocasionar sobre los objetivos las incertidumbres siendo estas situaciones en las que falta de informacioacuten conocimiento y comprensioacuten de un suceso su probabilidad de que ocurra y las consecuencias
La gestioacuten del riesgo se refiere a las actividades coordinadas para dirigir y controlar una organizacioacuten en lo relativo al riesgo El proceso de gestioacuten del riesgo se refiere a la aplicacioacuten sistemaacutetica de poliacuteticas procedimientos y praacutecticas de gestioacuten a las actividades de comunicacioacuten consulta establecimiento del contexto e identificacioacuten anaacutelisis evaluacioacuten tratamiento seguimiento y revisioacuten del riesgo
4- DESARROLLO
41 ALCANCE Y FINALIDAD
El procedimiento documentado sobre la gestioacuten de riesgos se aplica transversalmente en todos los procesos del SIGC-SUA y forma parte de la poliacutetica de la planificacioacuten y la revisioacuten de la estrategia de los procesos y en la revisioacuten mejora y cambios del SIGC-SUA
Este procedimiento documentado establece
1 La metodologiacutea que se aplica para la gestioacuten de los riesgos y oportunidades
2 El proceso para realizar la gestioacuten de riesgos y oportunidades
3 El sistema de responsabilidades en la gestioacuten de riesgos y oportunidades
4 La documentacioacuten y formatos de los resultados de las actividades de la gestioacuten de riesgos y oportunidades asiacute como su inclusioacuten en la documentacioacuten del SIGC-SUA
Las finalidades de la gestioacuten de los riesgos y oportunidades al incluirlos en la planificacioacuten y procesos del SIGC-SUA son
1 Asegurar la consecucioacuten de resultados previstos del sistema de calidad
2 Aumentar los efectos deseados
3 Prevenir o reducir los efectos no deseados
4 Lograr la mejora
42 METODOLOGIacuteA
En el marco de la planificacioacuten y mejora del SIGC-SUA se realizaraacuten las siguientes actividades secuenciadas e interrelacionadas
1 Determinacioacuten del contexto interno y externo
2 Identificacioacuten de las necesidades y expectativas de las partes interesadas y su especificacioacuten en requisitos de calidad
3 Aplicar la gestioacuten de los riesgos y oportunidades
En el siguiente graacutefico se representa esta relacioacuten
43 RESPONSABILIDADES
Se aplica de acuerdo con el Manual de Calidad el siguiente sistema baacutesico de responsabilidades y participacioacuten
44 DETERMINACIOacuteN DEL CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO
Identificacioacuten de las cuestiones internas y externas que son pertinentes para el propoacutesito y la planificacioacuten del SIGC-SUA
Actividades Nivel procesos
1 Determinacioacuten factores internos y externos que influyen en el desarrollo y resultados de los procesos
2 Aplicar metodologiacutea DAFO estructurando la informacioacuten en
middot ANAacuteLISIS INTERNO DEBILIDADES (factores internos que pueden incidir negativamente) FORTALEZAS (factores internos que inciden positivamente)
middot ANAacuteLISIS EXTERNO AMENAZAS (factores externos que inciden negativamente) OPORTUNIDADES (factores externos que pueden incidir positivamente)
3 Trasladar al cuadro de informacioacuten sobre cuestiones externas e internas
4 Remisioacuten a Coordinacioacuten Teacutecnica a efectos de su inclusioacuten en la Documentacioacuten de Procesos tras su aprobacioacuten Anexo del Manual de Proceso
5 Aplicacioacuten
middot Proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
middot Entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades que se indica posteriormente
middot informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso
6 Revisioacuten En la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos
45 IDENTIFICACIOacuteN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES INTERESADAS Y SU ESPECIFICACIOacuteN EN REQUISITOS DE CALIDAD
Utilizar la informacioacuten actual del cuadro de grupos de intereacutesatributos de calidad de los manuales de proceso para identificar los requisitos de calidad que se incorporan a los procesos
1 IDENTIFICACIOacuteN DE PARTES INTERESADAS Cuadro de informacioacuten sobre las partes interesadas que se ven afectadas o interesadas por el proceso
2 REQUISITOS DE CALIDAD Identificacioacuten de las necesidades y expectativas de las partes interesadas en el proceso y coacutemo se da respuesta mediante la especificacioacuten de requisitos de calidad que se incluyen en el proceso (compromisos de calidad objetivos reglamentaciones especificaciones en la prestacioacuten de servicios etc)
3 Aplicacioacuten
middot Proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
middot Entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades que se indica posteriormente
middot informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso
4 Revisioacuten En la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos
46 GESTIOacuteN DE LOS RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Sistematizacioacuten de la gestioacuten de los riesgos y oportunidades en la gestioacuten de los procesos
Orientaciones Metodoloacutegicas Norma de apoyo UNE-ISO 31000 Gestioacuten del Riesgo Principios y Directrices
Fases
1 Determinar criterios de riesgos
2 Identificacioacuten del riesgo
3 Anaacutelisis del riesgo
4 Tratamiento del riesgo
5 Resultados de la gestioacuten de riesgos y oportunidades
6 Evaluacioacuten de las acciones
461 CRITERIOS DE RIESGOS
Establecer los criterios de riesgos teacuterminos que permiten evaluar la importancia de un riesgo Estos teacuterminos pueden determinarse en funcioacuten de objetivos los recursos disponibles los requisitos legales o especificaciones de prestacioacuten de servicios etc
462 IDENTIFICACIOacuteN DEL RIESGO
Establecer la relacioacuten de sucesos que podriacutean afectar negativamente o positivamente los objetivos y resultados del proceso
Se parte de la identificacioacuten realizada en el cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades Las causas se corresponden normalmente con el apartado ldquodetectadardquo (DAFO Requisitos de calidad de partes interesadas resultados de proceso)
463 ANAacuteLISIS DEL RIESGO
Valoracioacuten de los efectos y consecuencias del riesgo en los resultados del proceso asiacute como de la probabilidad de que se produzcan dichas consecuencias
En el cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades se anotan las causas y fuentes asiacute como los efectos o impactos se antildeade una valoracioacuten de la probabilidad Si combinamos los efectos con la probabilidad se determina el nivel de riesgo
Cada Unidades puede establecer el meacutetodo que estime apropiado para establecer el nivel de riesgo y puede expresarlo en teacuterminos cualitativos Ejemplo de un meacutetodo cuantitativo basada en escalas
464 TRATAMIENTO DEL RIESGO
Comparar el nivel del riesgo con los criterios que sobre los riesgos se hayan adoptado permitiendo asiacute considerar y priorizar el tratamiento que se ha de dar a los riesgos identificados
La finalidad uacuteltima de la apreciacioacuten del riesgo es determinar que riesgos para los resultados de los procesos no se consideran suficientemente controlados y exige un tratamiento
Orientacioacuten
465 RESULTADOS DE LA GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
El cuadro de riesgos y oportunidades permite identificar las acciones en los procesos del SIGC-SUA Una vez realizado se remite a Coordinacioacuten Teacutecnica a efectos de su inclusioacuten en la Documentacioacuten de Procesos tras su aprobacioacuten Anexo del Manual de Proceso
La revisioacuten de cuadro de riesgos y oportunidades se realiza en la revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos
Tabla Gestioacuten de riesgos y oportunidades
Ver en detalle en Anexo Formatos
[4] Accioacuten Estaacute referida a las opciones que identificamos y adoptamos para el tratamiento del riesgo o para aprovechar los efectos de las oportunidades sobre los resultados esperados
466 EVALUACIOacuteN DE LAS ACCIONES
Las acciones que identificamos y adoptamos para el tratamiento del riesgo o para aprovechar los efectos de las oportunidades sobre los resultados esperados y oportunidades que se identifiquen deben ser implantadas bien mediante modificaciones en el disentildeogestioacuten del proceso bien mediante la implantacioacuten de otras acciones de mejora
El seguimiento de las acciones se incorporaraacute en el proceso de revisioacuten y mejora incluyeacutendose en los informes anuales de proceso Se utilizaraacuten para la planificacioacuten de nuevas acciones de mejora
La identificacioacuten y gestioacuten de las acciones que se derivan de la evaluacioacuten de riesgos y oportunidades constituyen un elemento clave para la implementacioacuten de las mejoras de procesos y de los objetivos y acuerdos de la Revisioacuten y mejora del SIGC-SUA que realiza por ciclos anuales el Comiteacute de Calidad y la Direccioacuten
5- ANEXOS FORMATOS
FORMATO ANAacuteLISIS DE CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO DEL PROCESO
[COacuteDIGO DEL PROCESO CLAVE] [NOMBRE DEL PROCESO CLAVE]
Tabla Anaacutelisis del contexto interno y externo del proceso
Tabla Anaacutelisis del contexto interno y externo del proceso
FORMATO CUADRO DE COMPRENSIOacuteN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE PARTES INTERESADAS DEL PROCESO
[COacuteDIGO DEL PROCESO CLAVE] [NOMBRE DEL PROCESO CLAVE]
Tabla Necesidades y Expectativas Partes Interesadas
Tabla Necesidades y Expectativas Partes Interesadas
FORMATO ANAacuteLISIS DE GESTIOacuteN DE RIESGO Y OPORTUNIDADES
[COacuteDIGO DEL PROCESO CLAVE] [NOMBRE DEL PROCESO CLAVE]
Tabla Gestioacuten de riesgos y oportunidades
Tabla Gestioacuten de riesgos y oportunidades
[1] Resultado Esperado Esta referido al resultados final del proceso (la salida del proceso en teacuterminos del valor o servicio prestado) Se puede utilizar Un resultado procedente de la estrategia un compromiso de calidad publicado un requisito de calidad identificado el valor de un objetivo del indicador del proceso
[2] Detectado Esta referido a la fuente de la que se ha detectadoidentificadoasociado el riesgo o la oportunidad Puede provenir 1 Del anaacutelisis del contexto (DAFO) 2 Del anaacutelisis de las partes interesadas 3 Del anaacutelisis del proceso (desarrollo e interaccioacuten de actividades recursos y resultados)
[3] Efecto potencial Estaacute referido a la consecuencia que el riesgo o la oportunidad va a tener sobre el resultado esperado
PROPUESTAS DE ACCIONES DE MEJORA
Evaluacioacuten de las acciones
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIOacuteN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA UNIVERSIDAD DE JAEacuteN13
13
13
PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO13
13
GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES13
13
13
COacuteDIGO PD 0613
FECHA 11-05-201813
REVISIOacuteN 0113
13
13
13
13
13
13
13
13
UNIVERSIDAD DE JAEacuteN13
13
13
13
Indicaremos Accioacuten de gestioacuten de riesgosoportunidades13
13
Indicaremos ademaacutes mecanismos para la evaluacioacuten13
13
En la previsioacuten de resultados haremos referencia al grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso13
13
Grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso en relacioacuten a la previsioacuten de resultados y a los indicadores que en su caso se hubieran establecido para el seguimiento13
13
13
lt Procedimiento documentado PD 06 Mayo de 2018 Versioacuten 01gtPaacutegina 1
lt Procedimiento documentado PD 06 Mayo de 2018 Versioacuten 01gtPaacutegina 2
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
Necesidades y Expectativas de las partes interesadas
Identificacioacuten a nivel de procesos
Entradas en el anaacutelisis de riesgos y
oportunidades
Anaacutelisis de resultados en el proceso de revisioacuten y mejora
anual del SIGC-SUA
Gestioacuten de riesgos y oportunidades
Metodologiacutea en el manual de calidad procedimientos
estrateacutegicos y procedimiento de apoyo
Aplicacioacuten operativa en los procesos claves (operativos)
Los resultados se incluyen en la documentacioacuten de los
procesos procediendo a su seguimiento y revisioacuten anual
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
Comunicacioacuten
Reforzar la comunicacioacuten externa a usuarios apoyaacutendose en los mecanismos actuales e incluidos en los procesos haciendo las referencias oportunas en las fichas del Plan de Comunicacioacuten del
SIGC-SUA
Plan de Comunicacioacuten del SIGC-SUA Metodologiacutea Plan de Comunicacioacuten
Ficha de acciones de comunicacioacuten
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
Seguimiento medicioacuten anaacutelisis y evaluacioacutenMetodologiacutea en Manual de CalidadGuiacutea del SIGC-SUA Procesos Estrateacutegicos
SEGUIMIENTO MEDICIOacuteN ANAacuteLISIS EVALUACIOacuteN Y MEJORA
PROCESOS PRESTACIOacuteN DE SERVICIOS
SEGUIMIENTO Y MEDICIOacuteN
AUDITORIacuteAS
INFORMACIOacuteN DEL ENTORNO
UNIVERSITARIO
ANAacuteLISIS DE DATOS
REVISIOacuteN POR LA DIRECCIOacuteN
OPO
RTU
NID
ADES
CAM
BIO
Y
DE M
EJO
RA
ACCIONES CORRECTIVASCONTEXTO INTERNO
CONTEXTO EXTERNO
ACCIONES RIESGOS Y OPORTUNIDADES
GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADESS
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
iquestDoacutende se puede consultar los informes finales de seguimiento y revisioacuten
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
IV Aplicacioacuten en la documentacioacuten de procesos de las Unidades
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
MAPA DE PROCESOS CLAVES INTERRELACIONADOS
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PROCESO PARA REALIZAR LOS CAMBIOS
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CUADRO RESUMEN DE LAS ACTIVIDADES A REALIZAR POR LAS UNIDADESAacuteREAS
ACTIVIDADES DE APLICACIOacuteN EN LOS PROCESOS PARA LA ADAPTACIOacuteN A LA NORMA ISO 9001 2015
1 Elaborar un cuadro de anaacutelisis de contexto interno y externo por procesos yo agrupacioacuten para su inclusioacuten como anexo en la documentacioacuten del
proceso
CONTEXTO
PARTES INTERESADAS 2 Revisar y completar Anexo VI (Atributos de Calidad) de la Documentacioacuten
de Procesos
CONTEXTO 3 Elaborar un cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades por procesos yo agrupacioacuten para su inclusioacuten como anexo en la documentacioacuten del proceso
COMUNICACIOacuteN 4 Reforzar la comunicacioacuten externa a usuarios apoyaacutendose en los mecanismos actuales e incluidos en los procesos haciendo las referencias oportunas en ellas fichas del Plan de Comunicacioacuten del SIGC-SUA
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CONTEXTO Factores internos y externos que influyen en el desarrollo y resultados de los procesos
FACTORES EXTERNOS Los que no dependen o no son controlados por la UnidadAacuterea Pueden
estar referidos a recursos u otras variables generales de la Universidad u otros factores externos del sistema universitario o entorno
FACTORES INTERNOS Los que dependen o son controlados por la UnidadAacuterea Fundamentalmente
sistemas de trabajo conocimientos capacidades valores y actitudes herramientas disponibles
QUEacute EXIGE ISO Identificacioacuten de factores de contexto y seguimiento y revisioacuten de esta Informacioacuten
IDENTIFICACIOacuteN DE FACTORES Cuadro de informacioacuten sobre cuestiones externas e internas
apropiadas a la misioacuten del proceso y en general al sistema de calidad y la estrategia o directrices de la
universidad que afectan al resultado esperado
SEGUIMIENTO Y REVISIOacuteN Sistematizacioacuten y periodizacioacuten de la revisioacuten de la informacioacuten del
contexto iquestCuaacutendo coacutemo y quieacuten revisa
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
COacuteMO LO HACEMOSMediante el anaacutelisis DAFO que permite alinearlo con el anaacutelisis general del SIGC-SUA
FACTORES INTERNOS
DEBILIDADES FORTALEZAS1-2-3-
1-2-3-
FACTORES EXTERNOS
AMENAZAS OPORTUNIDADES1-2-3-
1-2-3-
ANAacuteLISIS EXTERNO AMENAZAS (factores externos que inciden negativamente)
OPORTUNIDADES (factores externos que pueden incidir positivamente)
ANAacuteLISIS INTERNO DEBILIDADES (factores internos que pueden incidir negativamente) FORTALEZAS (factores internos que inciden
positivamente)
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PARA QUEacute LO HACEMOSPara disponer de informacioacuten necesaria en el proceso de planificacioacuten de la gestioacuten de los procesos y del sistema de calidad
Lo aplicamos en el proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
Lo aplicaremos tambieacuten como entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades
Las conclusiones del anaacutelisis y su aplicacioacuten se tendraacuten en cuenta si procede cuando se realice el Informe final de proceso
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VII ANAacuteLISIS DE
CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO DEL PROCESO
FACTORES INTERNOS
DEBILIDADES FORTALEZAS
1- No exclusividad y dedicacioacuten compartida por parte del personal teacutecnico responsable del proceso con otras tareas dentro del Servicio de Prevencioacuten lo que impide una mayor dedicacioacuten y atencioacuten del proceso
2 Desconocimiento del procedimiento por parte de los nuevos investigadoresproductores
1 Nueva herramienta informaacutetica en el Campus Virtual para la Gestioacuten de Residuos Peligrosos
2 Madurez del procedimiento del Gestioacuten de Residuos especialmente para el personal teacutecnico y productor de plantilla
3 Almaceacuten temporal de residuos peligrosos en ambos Campus
3 Disponibilidad y aacutegil procedimiento para la adquisicioacuten de contenedores para reponer por parte de los productores en el Almaceacuten del Campus Las Lagunillas
FACTORES EXTERNOS
AMENAZAS OPORTUNIDADES
1- Cambios normativos en materia medioambiental
2- Cambios en la documentacioacuten y procedimientos de las comunicaciones obligatorias a realizar ante las distintas entidades con competencias medioambientales
1- Alianza con Empresa concesionaria de la Gestioacuten medioambiental de gestioacuten de residuos peligrosos
2- Benchmarking con otras universidades espantildeolas
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PARTES INTERESADAS
Persona u organizacioacuten que puede afectar verse afectado o percibirse como persona afectada por una decisioacuten o actividad
En el SIGC-SUA lo identificamos a nivel de proceso como grupo de intereacutescliente usuario tal como estaacute identificado en el ANEXO VI ATRIBUTOS DE CALIDAD DEL
PROCESO de la documentacioacuten de los procesos claves
QUEacute EXIGE ISOIdentificacioacuten de las partes interesadas especificacioacuten de requisitos de calidad de eacutestas y seguimiento y revisioacuten de esta Informacioacuten
IDENTIFICACIOacuteN DE PARTES INTERESADAS Cuadro de informacioacuten sobre las partes interesadas que se ven afectadas o interesadas por el proceso
REQUISITOS DE CALIDAD Identificacioacuten de las necesidades y expectativas de las partes interesadas en el proceso y coacutemo se da respuesta mediante la especificacioacuten de requisitos de
calidad que se incluyen en el proceso
SEGUIMIENTO Y REVISIOacuteN Sistematizacioacuten y periodizacioacuten de la revisioacuten de la informacioacuten de las partes interesadas y sus requisitos de calidad iquestCuaacutendo coacutemo y quieacuten revisa
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
COacuteMO LO HACEMOS
Mediante la revisioacuten y ampliacioacuten del cuadro el ANEXO VI ATRIBUTOS DE CALIDAD DEL PROCESO de la documentacioacuten de los procesos claves SIGC-SUA
Grupo de intereacutesClientes
-Usuario
Fuentes de Informacioacuten
Necesidades y Expectativas (atributos de calidad)
Requisito de Calidad
INFORMACIOacuteN DE PARTIDA Utilizamos la informacioacuten de las tablas elaboradas en otros ciclos de gestioacuten analizamos su validez actual y en su caso modificamos especificamos o ampliamos
EXPECTATIVAS Y REQUISITOS Partimos de las necesidades expectativas y atributos de calidad por grupos de intereacutes ya identificados que mantenemos realizamos cambios o ampliamos tras la
revisioacuten Antildeadimos especificaciones en teacuterminos de requisitos de calidad (compromisos de calidad objetivos reglamentaciones especificaciones en la prestacioacuten de servicios etc)
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PARA QUEacute LO HACEMOSPara disponer de informacioacuten necesaria en el proceso de planificacioacuten de la gestioacuten de los procesos y del sistema de calidad
Lo aplicamos en el proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
Lo aplicaremos tambieacuten como entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades
Las conclusiones del anaacutelisis y su aplicacioacuten se tendraacuten en cuenta si procede cuando se realice el Informe final de proceso
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VI ATRIBUTOS DE
CALIDAD NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LOS GRUPOS DE INTERES REQUISITOS DE CALIDAD
Grupo de intereacutesClientes-Usuario
Fuentes de Informacioacuten
Necesidades y Expectativas (atributos de calidad)
Requisito de Calidad
1 El personal docente e investigador de la Universidad y centros adscritos y el personal docente e investigador visitante de otras universidades 2 El alumnado de la Universidad y centros adscritos y el alumnado en movilidad de otras universidades 3 El personal de administracioacuten y servicios 4 Losas egresadosas de la Universidad de Jaeacuten 5 El Personal colaborador o tutor externo a la Universidad de Jaeacuten
bull Encuestas de satisfaccioacuten bull Quejas Sugerencias felicitaciones bull Indicadores de proceso bull Benchmarking bull Comisioacuten de Biblioteca bull Servicio de Pregunta al Bibliotecario
Necesidad disponer de una coleccioacuten de recursos informativos que cubran las necesidades de informacioacuten de los usuarios Atributos bull Amabilidad en el trato al cliente-usuario bull Adecuacioacuten del tiempo empleado para la resolucioacuten de la demanda de la prestacioacuten del servicio bull Comunicacioacuten a los clientes-usuarios cuando se prestaraacute el servicio bull Adecuacioacuten de los horarios de atencioacuten o prestacioacuten del servicio a las necesidades que platean los clientes-usuarios bull Adecuacioacuten del servicio prestado a las necesidades y expectativas especiacuteficas comunicadas por los clientesusuarios bull Comodidad de las instalaciones climatizacioacuten limpieza dimensioacuten y mantenimiento de los espacios
bull Alcanzar el 85 de monografiacuteas nacionales recibidas en un maacuteximo de 30 diacuteas (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 85 de monografiacuteas extranjeras recibidas en un maacuteximo de 60 diacuteas (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 100 de ejecucioacuten del gasto en material bibliograacutefico del presupuesto de Biblioteca (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 100 de bibliografiacutea recomendada disponible en Biblioteca (1 2) bull Alcanzar el 100 de peticiones de compra de material bibliograacutefico por parte de los estudiantes adquiridas (2) bull Alcanzar el 65 de monografiacuteas en papel recibidas por compra catalogadas en un maacuteximo de 6 diacuteas (1 2 3 4 5)
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
RIESGO OPORTUNIDAD Efecto o influencias de la incertidumbre sobre la consecucioacuten de los resultados y la eficacia de un proceso
PARA QUEacute LO HACEMOSPara prevenir o reducir los efectos no deseados de los riesgos y aprovechar las oportunidades en el marco de la planificacioacuten de la gestioacuten de la calidad y los procesos
CUANDO LO HACEMOS En la planificacioacuten inicial de los procesos o en nuevas situaciones que requieran revisar los procesos
QUEacute EXIGE ISOPensamiento basado en riesgos como parte del enfoque a procesos queda incluido en los requisitos de la ISO para la gestioacuten de los procesos ldquoabordar los riesgos y oportunidadeshelliprdquo
REQUISITOS Planificar las acciones para abordar los riesgos y oportunidades
Integrar y aplicar las acciones en los procesos
Evaluar la eficacia de las acciones
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
COacuteMO LO HACEMOS Mediante la elaboracioacuten de un cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades asociados a los procesos
RESULTADO PROCESO
RIESGOSOPORTUNIDADES ACCIONES
[Resultado Esperado] [1]
1-Riesgo [se describiraacute el riesgo]
Detectado [2]
Efecto potencial [3]
2-
3-
1-Accioacuten [se describiraacute la accioacuten] [4]
2-
3-
[Resultado Esperado]
1-Oportunidad [se describiraacute la oportunidad]
Detectado
Efecto potencial
2-
3-
1-Accioacuten [se describiraacute la accioacuten]
2-
3-
[1] Resultado Esperado Esta referido al resultados final del proceso (la salida del proceso en teacuterminos del
valor o servicio prestado) Ejemplos compromiso de calidad un requisito
de calidad el valor objetivo del indicador del proceso
[Detectado Fuente de la que se ha detectadoidentificadoasociado el riesgo o la oportunidad Puede provenir 1 Del anaacutelisis del contexto (DAFO) 2 Del anaacutelisis de
las partes interesadas 3 Del anaacutelisis del proceso (desarrollo e interaccioacuten de actividades recursos y resultados)
Efecto potencial La consecuencia que el riesgo o la oportunidad van a tener sobre el resultado esperado
Accioacuten Las opciones que identificamos y adoptamos para el tratamiento del riesgo o
para aprovechas los efectos de las oportunidades sobre los resultados
esperados
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Identificacioacuten del riesgo
COM
UN
ICAC
IOacuteN
Y
CON
SULT
A
SEGU
IMIE
NTO
Y R
EVIS
IOacuteN
Apreciacioacuten del riesgo
Establecimiento del Contexto
PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RIESGO
Anaacutelisis del riesgo
Evaluacioacuten del riesgo
Tratamiento del Riesgo
IDENTIFICACIOacuteN DEL RIESGO Relacioacuten de sucesos que podriacutean afectar negativamente o positivamente los objetivos y resultados del
proceso
criterios de riesgos teacuterminos que permiten evaluar la
importancia de un riesgo
ANAacuteLISIS DEL RIESGO
Valoracioacuten de los efectos y
consecuencias del riesgo en los
resultados del proceso asiacute como de la probabilidad
de que se produzcan dichas consecuencias
EVALUACIOacuteN DEL RIESGO
Implica comparar el nivel del riesgo con los criterios
que sobre los riesgos se hayan
adoptado permitiendo asiacute
considerar y priorizar el
tratamiento que se ha de dar a los
riesgos identificados
TRATAMIENTO DEL RIESGO Es la seleccioacuten y la implementacioacuten de una o varias opciones (acciones) para modificar los riesgos
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Las acciones que se identifiquen en la gestioacuten de los riesgos y oportunidades deben ser implantadas bien mediante modificaciones en el disentildeogestioacuten del proceso bien mediante la implantacioacuten de otras acciones de mejora
Unidad Antildeo
Procesos
Descripcioacuten de la mejora
Causa para su implantacioacuten
Objetivos de la mejora
Recursos previstos
Responsables de implantacioacuten
Previsioacuten de Resultados
Grado de prioridad AltaMediaBaja (seguacuten proceda)
Indicaremos Accioacuten de gestioacuten de riesgosoportunidades
Indicaremos ademaacutes mecanismos para la evaluacioacuten
En la previsioacuten de resultados haremos referencia al grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso
Desarrollo temporal Inicio
Finalizacioacuten
Descripcioacuten de resultados obtenidos
Grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso en relacioacuten a la previsioacuten de resultados y a los indicadores que en
su caso se hubieran establecido para el seguimiento
PROPUESTAS DE ACCIONES DE MEJORA
ANAacuteLISIS DE LAS MEJORAS
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VIII ANAacuteLISIS DE
GESTIOacuteN DE RIESGO Y OPORTUNIDADESRESULTADO
PROCESO RIESGOSOPORTUNIDADES ACCIONES
Rapidez en la ejecucioacuten del mantenimiento El 85 de las incidencias se reparan en 5 diacuteas
1-Riesgo Falta de disponibilidad de recursos humanos (internos y externos) para atender las incidencias
Detectado DAFO Debilidad D2
Efecto potencial La falta de personal teacutecnico para atender las averiacuteas puede afectar al desempentildeo de las actividades universitarias y en elementos criacuteticos incrementar los dantildeos en los activos
1 Accioacuten Establecer criterios de criticidad de la incidencia
2 Accioacuten Adaptar aplicativo software para incluir criticidad
3 Accioacuten Modificacioacuten del proceso para incluir criticidad
4 Accioacuten Anaacutelisis de incidencias resueltas una vez implantadas las acciones anteriores seguacuten criticidad
Modificar las consecuencias
Rapidez en la ejecucioacuten del mantenimiento El 85 de las incidencias se reparan en 5 diacuteas
2-Riesgo Falta de disponibilidad de recursos materiales para atender las incidencias
Detectado DAFO Debilidad D2
Efecto potencial La falta de repuestos y fungibles para atender las averiacuteas puede imposibilitar la reparacioacuten con la celeridad requerida afectando al desempentildeo de las actividades universitarias
1 Accioacuten Disponer de un sistema de gestioacuten de stock de repuestos
Modificar las consecuencias
Criterios de sostenibilidad en la gestioacuten del mantenimiento
3- Riesgo Incumplimiento del Plan Estrateacutegico respecto a los criterios de sostenibilidad seguridad y PRL en el mantenimiento de las infraestructuras de los Campus
Detectado DAFO Debilidad D1
Efecto potencial No conformidad al SIGC-SUA asociado a requisitos de calidad
1 Accioacuten Establecimiento de criterios de sostenibilidad seguridad y PRL en la gestioacuten del mantenimiento
Eliminar la fuente del riesgo
Optimizar la disponibilidad de las instalaciones y equipos
4- Riesgo Interrupcioacuten del suministro eleacutectrico
Detectado Anaacutelisis de causa-efecto
Efecto potencial Dantildeos en elementos criacuteticos de las instalaciones de la UJA
1 Accioacuten Programa para garantizar el suministro eleacutectrico complementario en los edificios de la UJA
Modificar las consecuencias
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
GRACIAS POR SU ATENCIOacuteN
Desarrollo temporal | Inicio | Finalizacioacuten | |||||||
Descripcioacuten de resultados obtenidos |
Unidad | Antildeo | ||||||
Procesos | |||||||
Descripcioacuten de la mejora | |||||||
Causa para su implantacioacuten | |||||||
Objetivos de la mejora | |||||||
Recursos previstos | |||||||
Responsables de implantacioacuten | |||||||
Previsioacuten de Resultados | |||||||
Grado de prioridad | AltaMediaBaja (seguacuten proceda) |
RESULTADO PROCESO | RIESGOSOPORTUNIDADES | ACCIONES | |||
[Resultado Esperado] [1] | 1- Riesgo [se describiraacute el riesgo] Detectado [2] Efecto potencial [3] 2- 3- | 1- Accioacuten [se describiraacute la accioacuten] [4] 2- 3- | |||
[Resultado Esperado] | 1- Oportunidad [se describiraacute la oportunidad] Detectado Efecto potencial 2- 3- | 1- Accioacuten [se describiraacute la accioacuten] 2- 3- |
Proceso | Instruccioacuten Se indicaraacute con la codificacioacuten y el nombre del aacutembito del proceso sobre el que se realiza el cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades Puede ser para todo el proceso clave o para procesos desagregados Puede elaborarse en comuacuten para todo el proceso clave e indicar lo especiacutefico para los procesos desagregados Las distintas unidades del proceso pueden decidir elaborarlo de forma conjunta si entiende que hay similitud | ||
Servicio prestado | Instruccioacuten Se indicaraacute de acuerdo con la tabla de relacioacuten de procesosservicios del alcance del SIGC-SUA que estaacute publicado en el Manual de Calidad | ||
Unidades | Instruccioacuten Se indicaraacute la Unidades que lo elaboran | ||
Fecha | Instruccioacuten Se indicaraacute la fecha formal de su enviacuteo para publicacioacuten | ||
Responsables | Instruccioacuten Se especificaraacute la responsabilidad de la elaboracioacuten Puede ser el nombre y puesto de las personas que intervienen o la denominacioacuten del grupo de trabajo o equipo de calidad que lo ha elaborado Si el equipo es inter-procesosunidades se indicaraacute | ||
Seguimiento y revisioacuten | Instruccioacuten Se indicaraacute cuaacutendo se utiliza y se revisa y para que se utiliza podriacutea ser a modo de ejemplo en la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos |
Grupo de intereacutesClientes-Usuario | Fuentes de Informacioacuten | Necesidades y Expectativas (atributos de calidad) | Requisito de Calidad | ||||
Proceso | Instruccioacuten Se indicaraacute con la codificacioacuten y el nombre del aacutembito del proceso sobre el que se realiza el cuadro de partes interesadas Puede ser para todo el proceso clave o para procesos desagregados Puede elaborarse en comuacuten para todo el proceso clave e indicar lo especiacutefico para los procesos desagregados Las distintas unidades del proceso pueden decidir elaborarlo de forma conjunta si entiende que hay similitud | ||
Servicio prestado | Instruccioacuten Se indicaraacute de acuerdo con la tabla de relacioacuten de procesosservicios del alcance del SIGC-SUA que estaacute publicado en el Manual de Calidad | ||
Unidades | Instruccioacuten Se indicaraacute la Unidades que lo elaboran | ||
Fecha | Instruccioacuten Se indicaraacute la fecha formal de su enviacuteo para publicacioacuten | ||
Responsables | Instruccioacuten Se especificaraacute la responsabilidad de la elaboracioacuten Puede ser el nombre y puesto de las personas que intervienen o la denominacioacuten del grupo de trabajo o equipo de calidad que lo ha elaborado Si el equipo es inter-procesosunidades se indicaraacute | ||
Seguimiento y revisioacuten | Instruccioacuten Se indicaraacute cuaacutendo se utiliza y se revisa y para queacute se utiliza podriacutea ser a modo de ejemplo en la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos |
FACTORES INTERNOS | DEBILIDADES | FORTALEZAS | |||
1- 2- 3- | 1- 2- 3- | ||||
FACTORES EXTERNOS | AMENAZAS | OPORTUNIDADES | |||
1- 2- 3- | 1- 2- 3- |
Proceso | Instruccioacuten Se indicaraacute con la codificacioacuten y el nombre del aacutembito del proceso sobre el que se realiza el cuadro de contexto Puede ser para todo el proceso clave o para procesos desagregados Puede elaborarse en comuacuten para todo el proceso clave e indicar lo especiacutefico para los procesos desagregados Las distintas unidades del proceso pueden decidir elaborarlo de forma conjunta si entiende que hay similitud | ||
Servicio prestado | Instruccioacuten Se indicaraacute de acuerdo con la tabla de relacioacuten de procesosservicios del alcance del SIGC-SUA que estaacute publicado en el Manual de Calidad | ||
Unidades | Instruccioacuten Se indicaraacute la Unidades que lo elaboran | ||
Fecha | Instruccioacuten Se indicaraacute la fecha formal de su enviacuteo para publicacioacuten | ||
Responsables | Instruccioacuten Se especificaraacute la responsabilidad de la elaboracioacuten Puede ser el nombre y puesto de las personas que intervienen o la denominacioacuten del grupo de trabajo o equipo de calidad que lo ha elaborado Si el equipo es inter-procesosunidades se indicaraacute | ||
Seguimiento y revisioacuten | Instruccioacuten Se indicaraacute cuaacutendo se utiliza y se revisa y para queacute se utiliza podriacutea ser a modo de ejemplo en la evaluacioacuten seguimiento y mejora del proceso (informe del ciclo anual de gestioacuten del proceso) Revisioacuten anual o por situacioacuten excepcional por cambio estrateacutegicos del sistema o de los procesos |
RESULTADO PROCESO | RIESGOSOPORTUNIDADES | ACCIONES | |||
[Resultado Esperado] [1] | 1- Riesgo Detectado Efecto potencial | 1- Accioacuten | |||
[Resultado Esperado] | 1- Oportunidad Detectado Efecto potencial | 1- Accioacuten |
ACCIONES POSIBLES | |||
Evitar el riesgo | Eliminar la actividad que se ve afectada o causa el riesgo | ||
Aceptar el riesgo | Cuando es posible que genere una oportunidad | ||
Eliminar la fuente del riesgo | Actuar para eliminar la causa que da lugar al riesgo (efecto no deseado) | ||
Modificar la probabilidad | Atenuar la posibilidad o concurrencia del riesgo | ||
Modificar las consecuencias | Atenuar el impacto o efectos del riesgo | ||
Compartir el riesgo | Compartir o transferir el riesgo con otras partes | ||
Mantener el riesgo | Cuando es asumible o su tratamiento es desproporcionado siempre que sea posible asumirlo y controlarlo |
RIESGO | VALORACIOacuteN EFECTOIMPACTO [EI] | VALORACIOacuteN PROBABILIDAD [P] | Nivel Riego | ||||
-Riesgo Detectado Efecto potencial | ESCALA 1-5 1-Insignificante 2- Miacutenimo 3-Moderado 4-Considerable 5-Grave | ESCALA 1-5 1-Excepcional 2- Poco probable 3-Problable 4-Muy probable 5-Seguro | Caacutelculo [EI][P] ESCALA A-B-C-D D Aceptar riesgo [lt 5] C Aceptar riesgo con controles [6-1] B Riesgo no deseable [9-14] A Riesgo inaceptable [=gt15] |
Actividad | Responsable | ||
Elaboracioacuten del cuadro de anaacutelisis de contexto interno y externo por procesos del cuadro necesidades y expectativas de las partes interesadas y requisitos de calidad del cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades Nivel procesos claves | Equipo de Procesos Responsables de Unidades | ||
Elaboracioacuten seguacuten proceda del cuadro de anaacutelisis de contexto interno y externo por procesos del cuadro necesidades y expectativas de las partes interesadas y requisitos de calidad del cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades Nivel procesos Estrateacutegicos | Responsable de Calidad Coordinacioacuten Teacutecnica del SIGC-SUA | ||
Aprobacioacuten de la documentacioacuten a incluir en la documentacioacuten del proceso | Responsable de Calidad Gerente seguacuten proceda | ||
Inclusioacuten como anexo en la documentacioacuten del proceso | Coordinacioacuten Teacutecnica del SIGC-SUA | ||
Realizacioacuten de seguimiento y revisioacuten Nivel de proceso claves | Equipo de Procesos Responsables de Unidades | ||
Realizacioacuten de seguimiento y revisioacuten Nivel procesos Estrateacutegicos | Responsable de Calidad Coordinacioacuten Teacutecnica del SIGC-SUA | ||
Realizacioacuten de seguimiento y revisioacuten Nivel SIGC-SUA | Consejo de Direccioacuten comiteacute de Calidad |
VERSIOacuteN | FECHA DE VIGENCIA | APARTADO MODIFICADO | MODIFICACIOacuteN REALIZADA | ||||
1 | 14-05-2018 | Creacioacuten del Documento | |||||
Edicioacuten | Nordm | 01 | Fecha de entrada en vigor | 14-05-2018 |
Elaborado por | Revisado por | Aprobado por | |||||||||
Gerencia con Coordinacioacuten Teacutecnica del Servicio de Planificacioacuten y Evaluacioacuten | Vicerrectorado Responsable de la Calidad | Consejo de Direccioacuten | |||||||||
Nombre | Nombre | Nombre | |||||||||
Nicolaacutes Ruiz Reyes | Julio Terrados Cepeda | Juan Goacutemez Ortega | |||||||||
Cargo | Cargo | Cargo | |||||||||
Gerente | Vicerrector | Rector | |||||||||
Fecha | Fecha | Fecha | |||||||||
11052018 | 11052018 | 11052018 | |||||||||
Firma | Firma | Firma | |||||||||
SIGC-SUA | UNIVERSIDAD DE JAEacuteN | PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS | |||||
PD06 GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES |
SIGC-SUA | UNIVERSIDAD DE JAEacuteN | PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS | |||||
PD06 GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES |
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
Necesidades y Expectativas de las partes interesadas
Identificacioacuten a nivel de procesos
Entradas en el anaacutelisis de riesgos y
oportunidades
Anaacutelisis de resultados en el proceso de revisioacuten y mejora
anual del SIGC-SUA
Gestioacuten de riesgos y oportunidades
Metodologiacutea en el manual de calidad procedimientos
estrateacutegicos y procedimiento de apoyo
Aplicacioacuten operativa en los procesos claves (operativos)
Los resultados se incluyen en la documentacioacuten de los
procesos procediendo a su seguimiento y revisioacuten anual
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
Comunicacioacuten
Reforzar la comunicacioacuten externa a usuarios apoyaacutendose en los mecanismos actuales e incluidos en los procesos haciendo las referencias oportunas en las fichas del Plan de Comunicacioacuten del
SIGC-SUA
Plan de Comunicacioacuten del SIGC-SUA Metodologiacutea Plan de Comunicacioacuten
Ficha de acciones de comunicacioacuten
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CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
Seguimiento medicioacuten anaacutelisis y evaluacioacutenMetodologiacutea en Manual de CalidadGuiacutea del SIGC-SUA Procesos Estrateacutegicos
SEGUIMIENTO MEDICIOacuteN ANAacuteLISIS EVALUACIOacuteN Y MEJORA
PROCESOS PRESTACIOacuteN DE SERVICIOS
SEGUIMIENTO Y MEDICIOacuteN
AUDITORIacuteAS
INFORMACIOacuteN DEL ENTORNO
UNIVERSITARIO
ANAacuteLISIS DE DATOS
REVISIOacuteN POR LA DIRECCIOacuteN
OPO
RTU
NID
ADES
CAM
BIO
Y
DE M
EJO
RA
ACCIONES CORRECTIVASCONTEXTO INTERNO
CONTEXTO EXTERNO
ACCIONES RIESGOS Y OPORTUNIDADES
GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADESS
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
iquestDoacutende se puede consultar los informes finales de seguimiento y revisioacuten
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
IV Aplicacioacuten en la documentacioacuten de procesos de las Unidades
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
MAPA DE PROCESOS CLAVES INTERRELACIONADOS
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PROCESO PARA REALIZAR LOS CAMBIOS
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CUADRO RESUMEN DE LAS ACTIVIDADES A REALIZAR POR LAS UNIDADESAacuteREAS
ACTIVIDADES DE APLICACIOacuteN EN LOS PROCESOS PARA LA ADAPTACIOacuteN A LA NORMA ISO 9001 2015
1 Elaborar un cuadro de anaacutelisis de contexto interno y externo por procesos yo agrupacioacuten para su inclusioacuten como anexo en la documentacioacuten del
proceso
CONTEXTO
PARTES INTERESADAS 2 Revisar y completar Anexo VI (Atributos de Calidad) de la Documentacioacuten
de Procesos
CONTEXTO 3 Elaborar un cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades por procesos yo agrupacioacuten para su inclusioacuten como anexo en la documentacioacuten del proceso
COMUNICACIOacuteN 4 Reforzar la comunicacioacuten externa a usuarios apoyaacutendose en los mecanismos actuales e incluidos en los procesos haciendo las referencias oportunas en ellas fichas del Plan de Comunicacioacuten del SIGC-SUA
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CONTEXTO Factores internos y externos que influyen en el desarrollo y resultados de los procesos
FACTORES EXTERNOS Los que no dependen o no son controlados por la UnidadAacuterea Pueden
estar referidos a recursos u otras variables generales de la Universidad u otros factores externos del sistema universitario o entorno
FACTORES INTERNOS Los que dependen o son controlados por la UnidadAacuterea Fundamentalmente
sistemas de trabajo conocimientos capacidades valores y actitudes herramientas disponibles
QUEacute EXIGE ISO Identificacioacuten de factores de contexto y seguimiento y revisioacuten de esta Informacioacuten
IDENTIFICACIOacuteN DE FACTORES Cuadro de informacioacuten sobre cuestiones externas e internas
apropiadas a la misioacuten del proceso y en general al sistema de calidad y la estrategia o directrices de la
universidad que afectan al resultado esperado
SEGUIMIENTO Y REVISIOacuteN Sistematizacioacuten y periodizacioacuten de la revisioacuten de la informacioacuten del
contexto iquestCuaacutendo coacutemo y quieacuten revisa
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
COacuteMO LO HACEMOSMediante el anaacutelisis DAFO que permite alinearlo con el anaacutelisis general del SIGC-SUA
FACTORES INTERNOS
DEBILIDADES FORTALEZAS1-2-3-
1-2-3-
FACTORES EXTERNOS
AMENAZAS OPORTUNIDADES1-2-3-
1-2-3-
ANAacuteLISIS EXTERNO AMENAZAS (factores externos que inciden negativamente)
OPORTUNIDADES (factores externos que pueden incidir positivamente)
ANAacuteLISIS INTERNO DEBILIDADES (factores internos que pueden incidir negativamente) FORTALEZAS (factores internos que inciden
positivamente)
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PARA QUEacute LO HACEMOSPara disponer de informacioacuten necesaria en el proceso de planificacioacuten de la gestioacuten de los procesos y del sistema de calidad
Lo aplicamos en el proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
Lo aplicaremos tambieacuten como entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades
Las conclusiones del anaacutelisis y su aplicacioacuten se tendraacuten en cuenta si procede cuando se realice el Informe final de proceso
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VII ANAacuteLISIS DE
CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO DEL PROCESO
FACTORES INTERNOS
DEBILIDADES FORTALEZAS
1- No exclusividad y dedicacioacuten compartida por parte del personal teacutecnico responsable del proceso con otras tareas dentro del Servicio de Prevencioacuten lo que impide una mayor dedicacioacuten y atencioacuten del proceso
2 Desconocimiento del procedimiento por parte de los nuevos investigadoresproductores
1 Nueva herramienta informaacutetica en el Campus Virtual para la Gestioacuten de Residuos Peligrosos
2 Madurez del procedimiento del Gestioacuten de Residuos especialmente para el personal teacutecnico y productor de plantilla
3 Almaceacuten temporal de residuos peligrosos en ambos Campus
3 Disponibilidad y aacutegil procedimiento para la adquisicioacuten de contenedores para reponer por parte de los productores en el Almaceacuten del Campus Las Lagunillas
FACTORES EXTERNOS
AMENAZAS OPORTUNIDADES
1- Cambios normativos en materia medioambiental
2- Cambios en la documentacioacuten y procedimientos de las comunicaciones obligatorias a realizar ante las distintas entidades con competencias medioambientales
1- Alianza con Empresa concesionaria de la Gestioacuten medioambiental de gestioacuten de residuos peligrosos
2- Benchmarking con otras universidades espantildeolas
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PARTES INTERESADAS
Persona u organizacioacuten que puede afectar verse afectado o percibirse como persona afectada por una decisioacuten o actividad
En el SIGC-SUA lo identificamos a nivel de proceso como grupo de intereacutescliente usuario tal como estaacute identificado en el ANEXO VI ATRIBUTOS DE CALIDAD DEL
PROCESO de la documentacioacuten de los procesos claves
QUEacute EXIGE ISOIdentificacioacuten de las partes interesadas especificacioacuten de requisitos de calidad de eacutestas y seguimiento y revisioacuten de esta Informacioacuten
IDENTIFICACIOacuteN DE PARTES INTERESADAS Cuadro de informacioacuten sobre las partes interesadas que se ven afectadas o interesadas por el proceso
REQUISITOS DE CALIDAD Identificacioacuten de las necesidades y expectativas de las partes interesadas en el proceso y coacutemo se da respuesta mediante la especificacioacuten de requisitos de
calidad que se incluyen en el proceso
SEGUIMIENTO Y REVISIOacuteN Sistematizacioacuten y periodizacioacuten de la revisioacuten de la informacioacuten de las partes interesadas y sus requisitos de calidad iquestCuaacutendo coacutemo y quieacuten revisa
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
COacuteMO LO HACEMOS
Mediante la revisioacuten y ampliacioacuten del cuadro el ANEXO VI ATRIBUTOS DE CALIDAD DEL PROCESO de la documentacioacuten de los procesos claves SIGC-SUA
Grupo de intereacutesClientes
-Usuario
Fuentes de Informacioacuten
Necesidades y Expectativas (atributos de calidad)
Requisito de Calidad
INFORMACIOacuteN DE PARTIDA Utilizamos la informacioacuten de las tablas elaboradas en otros ciclos de gestioacuten analizamos su validez actual y en su caso modificamos especificamos o ampliamos
EXPECTATIVAS Y REQUISITOS Partimos de las necesidades expectativas y atributos de calidad por grupos de intereacutes ya identificados que mantenemos realizamos cambios o ampliamos tras la
revisioacuten Antildeadimos especificaciones en teacuterminos de requisitos de calidad (compromisos de calidad objetivos reglamentaciones especificaciones en la prestacioacuten de servicios etc)
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PARA QUEacute LO HACEMOSPara disponer de informacioacuten necesaria en el proceso de planificacioacuten de la gestioacuten de los procesos y del sistema de calidad
Lo aplicamos en el proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
Lo aplicaremos tambieacuten como entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades
Las conclusiones del anaacutelisis y su aplicacioacuten se tendraacuten en cuenta si procede cuando se realice el Informe final de proceso
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VI ATRIBUTOS DE
CALIDAD NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LOS GRUPOS DE INTERES REQUISITOS DE CALIDAD
Grupo de intereacutesClientes-Usuario
Fuentes de Informacioacuten
Necesidades y Expectativas (atributos de calidad)
Requisito de Calidad
1 El personal docente e investigador de la Universidad y centros adscritos y el personal docente e investigador visitante de otras universidades 2 El alumnado de la Universidad y centros adscritos y el alumnado en movilidad de otras universidades 3 El personal de administracioacuten y servicios 4 Losas egresadosas de la Universidad de Jaeacuten 5 El Personal colaborador o tutor externo a la Universidad de Jaeacuten
bull Encuestas de satisfaccioacuten bull Quejas Sugerencias felicitaciones bull Indicadores de proceso bull Benchmarking bull Comisioacuten de Biblioteca bull Servicio de Pregunta al Bibliotecario
Necesidad disponer de una coleccioacuten de recursos informativos que cubran las necesidades de informacioacuten de los usuarios Atributos bull Amabilidad en el trato al cliente-usuario bull Adecuacioacuten del tiempo empleado para la resolucioacuten de la demanda de la prestacioacuten del servicio bull Comunicacioacuten a los clientes-usuarios cuando se prestaraacute el servicio bull Adecuacioacuten de los horarios de atencioacuten o prestacioacuten del servicio a las necesidades que platean los clientes-usuarios bull Adecuacioacuten del servicio prestado a las necesidades y expectativas especiacuteficas comunicadas por los clientesusuarios bull Comodidad de las instalaciones climatizacioacuten limpieza dimensioacuten y mantenimiento de los espacios
bull Alcanzar el 85 de monografiacuteas nacionales recibidas en un maacuteximo de 30 diacuteas (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 85 de monografiacuteas extranjeras recibidas en un maacuteximo de 60 diacuteas (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 100 de ejecucioacuten del gasto en material bibliograacutefico del presupuesto de Biblioteca (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 100 de bibliografiacutea recomendada disponible en Biblioteca (1 2) bull Alcanzar el 100 de peticiones de compra de material bibliograacutefico por parte de los estudiantes adquiridas (2) bull Alcanzar el 65 de monografiacuteas en papel recibidas por compra catalogadas en un maacuteximo de 6 diacuteas (1 2 3 4 5)
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
RIESGO OPORTUNIDAD Efecto o influencias de la incertidumbre sobre la consecucioacuten de los resultados y la eficacia de un proceso
PARA QUEacute LO HACEMOSPara prevenir o reducir los efectos no deseados de los riesgos y aprovechar las oportunidades en el marco de la planificacioacuten de la gestioacuten de la calidad y los procesos
CUANDO LO HACEMOS En la planificacioacuten inicial de los procesos o en nuevas situaciones que requieran revisar los procesos
QUEacute EXIGE ISOPensamiento basado en riesgos como parte del enfoque a procesos queda incluido en los requisitos de la ISO para la gestioacuten de los procesos ldquoabordar los riesgos y oportunidadeshelliprdquo
REQUISITOS Planificar las acciones para abordar los riesgos y oportunidades
Integrar y aplicar las acciones en los procesos
Evaluar la eficacia de las acciones
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
COacuteMO LO HACEMOS Mediante la elaboracioacuten de un cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades asociados a los procesos
RESULTADO PROCESO
RIESGOSOPORTUNIDADES ACCIONES
[Resultado Esperado] [1]
1-Riesgo [se describiraacute el riesgo]
Detectado [2]
Efecto potencial [3]
2-
3-
1-Accioacuten [se describiraacute la accioacuten] [4]
2-
3-
[Resultado Esperado]
1-Oportunidad [se describiraacute la oportunidad]
Detectado
Efecto potencial
2-
3-
1-Accioacuten [se describiraacute la accioacuten]
2-
3-
[1] Resultado Esperado Esta referido al resultados final del proceso (la salida del proceso en teacuterminos del
valor o servicio prestado) Ejemplos compromiso de calidad un requisito
de calidad el valor objetivo del indicador del proceso
[Detectado Fuente de la que se ha detectadoidentificadoasociado el riesgo o la oportunidad Puede provenir 1 Del anaacutelisis del contexto (DAFO) 2 Del anaacutelisis de
las partes interesadas 3 Del anaacutelisis del proceso (desarrollo e interaccioacuten de actividades recursos y resultados)
Efecto potencial La consecuencia que el riesgo o la oportunidad van a tener sobre el resultado esperado
Accioacuten Las opciones que identificamos y adoptamos para el tratamiento del riesgo o
para aprovechas los efectos de las oportunidades sobre los resultados
esperados
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Identificacioacuten del riesgo
COM
UN
ICAC
IOacuteN
Y
CON
SULT
A
SEGU
IMIE
NTO
Y R
EVIS
IOacuteN
Apreciacioacuten del riesgo
Establecimiento del Contexto
PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RIESGO
Anaacutelisis del riesgo
Evaluacioacuten del riesgo
Tratamiento del Riesgo
IDENTIFICACIOacuteN DEL RIESGO Relacioacuten de sucesos que podriacutean afectar negativamente o positivamente los objetivos y resultados del
proceso
criterios de riesgos teacuterminos que permiten evaluar la
importancia de un riesgo
ANAacuteLISIS DEL RIESGO
Valoracioacuten de los efectos y
consecuencias del riesgo en los
resultados del proceso asiacute como de la probabilidad
de que se produzcan dichas consecuencias
EVALUACIOacuteN DEL RIESGO
Implica comparar el nivel del riesgo con los criterios
que sobre los riesgos se hayan
adoptado permitiendo asiacute
considerar y priorizar el
tratamiento que se ha de dar a los
riesgos identificados
TRATAMIENTO DEL RIESGO Es la seleccioacuten y la implementacioacuten de una o varias opciones (acciones) para modificar los riesgos
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Las acciones que se identifiquen en la gestioacuten de los riesgos y oportunidades deben ser implantadas bien mediante modificaciones en el disentildeogestioacuten del proceso bien mediante la implantacioacuten de otras acciones de mejora
Unidad Antildeo
Procesos
Descripcioacuten de la mejora
Causa para su implantacioacuten
Objetivos de la mejora
Recursos previstos
Responsables de implantacioacuten
Previsioacuten de Resultados
Grado de prioridad AltaMediaBaja (seguacuten proceda)
Indicaremos Accioacuten de gestioacuten de riesgosoportunidades
Indicaremos ademaacutes mecanismos para la evaluacioacuten
En la previsioacuten de resultados haremos referencia al grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso
Desarrollo temporal Inicio
Finalizacioacuten
Descripcioacuten de resultados obtenidos
Grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso en relacioacuten a la previsioacuten de resultados y a los indicadores que en
su caso se hubieran establecido para el seguimiento
PROPUESTAS DE ACCIONES DE MEJORA
ANAacuteLISIS DE LAS MEJORAS
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VIII ANAacuteLISIS DE
GESTIOacuteN DE RIESGO Y OPORTUNIDADESRESULTADO
PROCESO RIESGOSOPORTUNIDADES ACCIONES
Rapidez en la ejecucioacuten del mantenimiento El 85 de las incidencias se reparan en 5 diacuteas
1-Riesgo Falta de disponibilidad de recursos humanos (internos y externos) para atender las incidencias
Detectado DAFO Debilidad D2
Efecto potencial La falta de personal teacutecnico para atender las averiacuteas puede afectar al desempentildeo de las actividades universitarias y en elementos criacuteticos incrementar los dantildeos en los activos
1 Accioacuten Establecer criterios de criticidad de la incidencia
2 Accioacuten Adaptar aplicativo software para incluir criticidad
3 Accioacuten Modificacioacuten del proceso para incluir criticidad
4 Accioacuten Anaacutelisis de incidencias resueltas una vez implantadas las acciones anteriores seguacuten criticidad
Modificar las consecuencias
Rapidez en la ejecucioacuten del mantenimiento El 85 de las incidencias se reparan en 5 diacuteas
2-Riesgo Falta de disponibilidad de recursos materiales para atender las incidencias
Detectado DAFO Debilidad D2
Efecto potencial La falta de repuestos y fungibles para atender las averiacuteas puede imposibilitar la reparacioacuten con la celeridad requerida afectando al desempentildeo de las actividades universitarias
1 Accioacuten Disponer de un sistema de gestioacuten de stock de repuestos
Modificar las consecuencias
Criterios de sostenibilidad en la gestioacuten del mantenimiento
3- Riesgo Incumplimiento del Plan Estrateacutegico respecto a los criterios de sostenibilidad seguridad y PRL en el mantenimiento de las infraestructuras de los Campus
Detectado DAFO Debilidad D1
Efecto potencial No conformidad al SIGC-SUA asociado a requisitos de calidad
1 Accioacuten Establecimiento de criterios de sostenibilidad seguridad y PRL en la gestioacuten del mantenimiento
Eliminar la fuente del riesgo
Optimizar la disponibilidad de las instalaciones y equipos
4- Riesgo Interrupcioacuten del suministro eleacutectrico
Detectado Anaacutelisis de causa-efecto
Efecto potencial Dantildeos en elementos criacuteticos de las instalaciones de la UJA
1 Accioacuten Programa para garantizar el suministro eleacutectrico complementario en los edificios de la UJA
Modificar las consecuencias
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
GRACIAS POR SU ATENCIOacuteN
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
Comunicacioacuten
Reforzar la comunicacioacuten externa a usuarios apoyaacutendose en los mecanismos actuales e incluidos en los procesos haciendo las referencias oportunas en las fichas del Plan de Comunicacioacuten del
SIGC-SUA
Plan de Comunicacioacuten del SIGC-SUA Metodologiacutea Plan de Comunicacioacuten
Ficha de acciones de comunicacioacuten
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CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
Seguimiento medicioacuten anaacutelisis y evaluacioacutenMetodologiacutea en Manual de CalidadGuiacutea del SIGC-SUA Procesos Estrateacutegicos
SEGUIMIENTO MEDICIOacuteN ANAacuteLISIS EVALUACIOacuteN Y MEJORA
PROCESOS PRESTACIOacuteN DE SERVICIOS
SEGUIMIENTO Y MEDICIOacuteN
AUDITORIacuteAS
INFORMACIOacuteN DEL ENTORNO
UNIVERSITARIO
ANAacuteLISIS DE DATOS
REVISIOacuteN POR LA DIRECCIOacuteN
OPO
RTU
NID
ADES
CAM
BIO
Y
DE M
EJO
RA
ACCIONES CORRECTIVASCONTEXTO INTERNO
CONTEXTO EXTERNO
ACCIONES RIESGOS Y OPORTUNIDADES
GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADESS
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
iquestDoacutende se puede consultar los informes finales de seguimiento y revisioacuten
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
IV Aplicacioacuten en la documentacioacuten de procesos de las Unidades
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
MAPA DE PROCESOS CLAVES INTERRELACIONADOS
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PROCESO PARA REALIZAR LOS CAMBIOS
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CUADRO RESUMEN DE LAS ACTIVIDADES A REALIZAR POR LAS UNIDADESAacuteREAS
ACTIVIDADES DE APLICACIOacuteN EN LOS PROCESOS PARA LA ADAPTACIOacuteN A LA NORMA ISO 9001 2015
1 Elaborar un cuadro de anaacutelisis de contexto interno y externo por procesos yo agrupacioacuten para su inclusioacuten como anexo en la documentacioacuten del
proceso
CONTEXTO
PARTES INTERESADAS 2 Revisar y completar Anexo VI (Atributos de Calidad) de la Documentacioacuten
de Procesos
CONTEXTO 3 Elaborar un cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades por procesos yo agrupacioacuten para su inclusioacuten como anexo en la documentacioacuten del proceso
COMUNICACIOacuteN 4 Reforzar la comunicacioacuten externa a usuarios apoyaacutendose en los mecanismos actuales e incluidos en los procesos haciendo las referencias oportunas en ellas fichas del Plan de Comunicacioacuten del SIGC-SUA
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CONTEXTO Factores internos y externos que influyen en el desarrollo y resultados de los procesos
FACTORES EXTERNOS Los que no dependen o no son controlados por la UnidadAacuterea Pueden
estar referidos a recursos u otras variables generales de la Universidad u otros factores externos del sistema universitario o entorno
FACTORES INTERNOS Los que dependen o son controlados por la UnidadAacuterea Fundamentalmente
sistemas de trabajo conocimientos capacidades valores y actitudes herramientas disponibles
QUEacute EXIGE ISO Identificacioacuten de factores de contexto y seguimiento y revisioacuten de esta Informacioacuten
IDENTIFICACIOacuteN DE FACTORES Cuadro de informacioacuten sobre cuestiones externas e internas
apropiadas a la misioacuten del proceso y en general al sistema de calidad y la estrategia o directrices de la
universidad que afectan al resultado esperado
SEGUIMIENTO Y REVISIOacuteN Sistematizacioacuten y periodizacioacuten de la revisioacuten de la informacioacuten del
contexto iquestCuaacutendo coacutemo y quieacuten revisa
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
COacuteMO LO HACEMOSMediante el anaacutelisis DAFO que permite alinearlo con el anaacutelisis general del SIGC-SUA
FACTORES INTERNOS
DEBILIDADES FORTALEZAS1-2-3-
1-2-3-
FACTORES EXTERNOS
AMENAZAS OPORTUNIDADES1-2-3-
1-2-3-
ANAacuteLISIS EXTERNO AMENAZAS (factores externos que inciden negativamente)
OPORTUNIDADES (factores externos que pueden incidir positivamente)
ANAacuteLISIS INTERNO DEBILIDADES (factores internos que pueden incidir negativamente) FORTALEZAS (factores internos que inciden
positivamente)
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PARA QUEacute LO HACEMOSPara disponer de informacioacuten necesaria en el proceso de planificacioacuten de la gestioacuten de los procesos y del sistema de calidad
Lo aplicamos en el proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
Lo aplicaremos tambieacuten como entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades
Las conclusiones del anaacutelisis y su aplicacioacuten se tendraacuten en cuenta si procede cuando se realice el Informe final de proceso
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VII ANAacuteLISIS DE
CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO DEL PROCESO
FACTORES INTERNOS
DEBILIDADES FORTALEZAS
1- No exclusividad y dedicacioacuten compartida por parte del personal teacutecnico responsable del proceso con otras tareas dentro del Servicio de Prevencioacuten lo que impide una mayor dedicacioacuten y atencioacuten del proceso
2 Desconocimiento del procedimiento por parte de los nuevos investigadoresproductores
1 Nueva herramienta informaacutetica en el Campus Virtual para la Gestioacuten de Residuos Peligrosos
2 Madurez del procedimiento del Gestioacuten de Residuos especialmente para el personal teacutecnico y productor de plantilla
3 Almaceacuten temporal de residuos peligrosos en ambos Campus
3 Disponibilidad y aacutegil procedimiento para la adquisicioacuten de contenedores para reponer por parte de los productores en el Almaceacuten del Campus Las Lagunillas
FACTORES EXTERNOS
AMENAZAS OPORTUNIDADES
1- Cambios normativos en materia medioambiental
2- Cambios en la documentacioacuten y procedimientos de las comunicaciones obligatorias a realizar ante las distintas entidades con competencias medioambientales
1- Alianza con Empresa concesionaria de la Gestioacuten medioambiental de gestioacuten de residuos peligrosos
2- Benchmarking con otras universidades espantildeolas
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PARTES INTERESADAS
Persona u organizacioacuten que puede afectar verse afectado o percibirse como persona afectada por una decisioacuten o actividad
En el SIGC-SUA lo identificamos a nivel de proceso como grupo de intereacutescliente usuario tal como estaacute identificado en el ANEXO VI ATRIBUTOS DE CALIDAD DEL
PROCESO de la documentacioacuten de los procesos claves
QUEacute EXIGE ISOIdentificacioacuten de las partes interesadas especificacioacuten de requisitos de calidad de eacutestas y seguimiento y revisioacuten de esta Informacioacuten
IDENTIFICACIOacuteN DE PARTES INTERESADAS Cuadro de informacioacuten sobre las partes interesadas que se ven afectadas o interesadas por el proceso
REQUISITOS DE CALIDAD Identificacioacuten de las necesidades y expectativas de las partes interesadas en el proceso y coacutemo se da respuesta mediante la especificacioacuten de requisitos de
calidad que se incluyen en el proceso
SEGUIMIENTO Y REVISIOacuteN Sistematizacioacuten y periodizacioacuten de la revisioacuten de la informacioacuten de las partes interesadas y sus requisitos de calidad iquestCuaacutendo coacutemo y quieacuten revisa
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
COacuteMO LO HACEMOS
Mediante la revisioacuten y ampliacioacuten del cuadro el ANEXO VI ATRIBUTOS DE CALIDAD DEL PROCESO de la documentacioacuten de los procesos claves SIGC-SUA
Grupo de intereacutesClientes
-Usuario
Fuentes de Informacioacuten
Necesidades y Expectativas (atributos de calidad)
Requisito de Calidad
INFORMACIOacuteN DE PARTIDA Utilizamos la informacioacuten de las tablas elaboradas en otros ciclos de gestioacuten analizamos su validez actual y en su caso modificamos especificamos o ampliamos
EXPECTATIVAS Y REQUISITOS Partimos de las necesidades expectativas y atributos de calidad por grupos de intereacutes ya identificados que mantenemos realizamos cambios o ampliamos tras la
revisioacuten Antildeadimos especificaciones en teacuterminos de requisitos de calidad (compromisos de calidad objetivos reglamentaciones especificaciones en la prestacioacuten de servicios etc)
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PARA QUEacute LO HACEMOSPara disponer de informacioacuten necesaria en el proceso de planificacioacuten de la gestioacuten de los procesos y del sistema de calidad
Lo aplicamos en el proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
Lo aplicaremos tambieacuten como entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades
Las conclusiones del anaacutelisis y su aplicacioacuten se tendraacuten en cuenta si procede cuando se realice el Informe final de proceso
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VI ATRIBUTOS DE
CALIDAD NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LOS GRUPOS DE INTERES REQUISITOS DE CALIDAD
Grupo de intereacutesClientes-Usuario
Fuentes de Informacioacuten
Necesidades y Expectativas (atributos de calidad)
Requisito de Calidad
1 El personal docente e investigador de la Universidad y centros adscritos y el personal docente e investigador visitante de otras universidades 2 El alumnado de la Universidad y centros adscritos y el alumnado en movilidad de otras universidades 3 El personal de administracioacuten y servicios 4 Losas egresadosas de la Universidad de Jaeacuten 5 El Personal colaborador o tutor externo a la Universidad de Jaeacuten
bull Encuestas de satisfaccioacuten bull Quejas Sugerencias felicitaciones bull Indicadores de proceso bull Benchmarking bull Comisioacuten de Biblioteca bull Servicio de Pregunta al Bibliotecario
Necesidad disponer de una coleccioacuten de recursos informativos que cubran las necesidades de informacioacuten de los usuarios Atributos bull Amabilidad en el trato al cliente-usuario bull Adecuacioacuten del tiempo empleado para la resolucioacuten de la demanda de la prestacioacuten del servicio bull Comunicacioacuten a los clientes-usuarios cuando se prestaraacute el servicio bull Adecuacioacuten de los horarios de atencioacuten o prestacioacuten del servicio a las necesidades que platean los clientes-usuarios bull Adecuacioacuten del servicio prestado a las necesidades y expectativas especiacuteficas comunicadas por los clientesusuarios bull Comodidad de las instalaciones climatizacioacuten limpieza dimensioacuten y mantenimiento de los espacios
bull Alcanzar el 85 de monografiacuteas nacionales recibidas en un maacuteximo de 30 diacuteas (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 85 de monografiacuteas extranjeras recibidas en un maacuteximo de 60 diacuteas (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 100 de ejecucioacuten del gasto en material bibliograacutefico del presupuesto de Biblioteca (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 100 de bibliografiacutea recomendada disponible en Biblioteca (1 2) bull Alcanzar el 100 de peticiones de compra de material bibliograacutefico por parte de los estudiantes adquiridas (2) bull Alcanzar el 65 de monografiacuteas en papel recibidas por compra catalogadas en un maacuteximo de 6 diacuteas (1 2 3 4 5)
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
RIESGO OPORTUNIDAD Efecto o influencias de la incertidumbre sobre la consecucioacuten de los resultados y la eficacia de un proceso
PARA QUEacute LO HACEMOSPara prevenir o reducir los efectos no deseados de los riesgos y aprovechar las oportunidades en el marco de la planificacioacuten de la gestioacuten de la calidad y los procesos
CUANDO LO HACEMOS En la planificacioacuten inicial de los procesos o en nuevas situaciones que requieran revisar los procesos
QUEacute EXIGE ISOPensamiento basado en riesgos como parte del enfoque a procesos queda incluido en los requisitos de la ISO para la gestioacuten de los procesos ldquoabordar los riesgos y oportunidadeshelliprdquo
REQUISITOS Planificar las acciones para abordar los riesgos y oportunidades
Integrar y aplicar las acciones en los procesos
Evaluar la eficacia de las acciones
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
COacuteMO LO HACEMOS Mediante la elaboracioacuten de un cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades asociados a los procesos
RESULTADO PROCESO
RIESGOSOPORTUNIDADES ACCIONES
[Resultado Esperado] [1]
1-Riesgo [se describiraacute el riesgo]
Detectado [2]
Efecto potencial [3]
2-
3-
1-Accioacuten [se describiraacute la accioacuten] [4]
2-
3-
[Resultado Esperado]
1-Oportunidad [se describiraacute la oportunidad]
Detectado
Efecto potencial
2-
3-
1-Accioacuten [se describiraacute la accioacuten]
2-
3-
[1] Resultado Esperado Esta referido al resultados final del proceso (la salida del proceso en teacuterminos del
valor o servicio prestado) Ejemplos compromiso de calidad un requisito
de calidad el valor objetivo del indicador del proceso
[Detectado Fuente de la que se ha detectadoidentificadoasociado el riesgo o la oportunidad Puede provenir 1 Del anaacutelisis del contexto (DAFO) 2 Del anaacutelisis de
las partes interesadas 3 Del anaacutelisis del proceso (desarrollo e interaccioacuten de actividades recursos y resultados)
Efecto potencial La consecuencia que el riesgo o la oportunidad van a tener sobre el resultado esperado
Accioacuten Las opciones que identificamos y adoptamos para el tratamiento del riesgo o
para aprovechas los efectos de las oportunidades sobre los resultados
esperados
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Identificacioacuten del riesgo
COM
UN
ICAC
IOacuteN
Y
CON
SULT
A
SEGU
IMIE
NTO
Y R
EVIS
IOacuteN
Apreciacioacuten del riesgo
Establecimiento del Contexto
PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RIESGO
Anaacutelisis del riesgo
Evaluacioacuten del riesgo
Tratamiento del Riesgo
IDENTIFICACIOacuteN DEL RIESGO Relacioacuten de sucesos que podriacutean afectar negativamente o positivamente los objetivos y resultados del
proceso
criterios de riesgos teacuterminos que permiten evaluar la
importancia de un riesgo
ANAacuteLISIS DEL RIESGO
Valoracioacuten de los efectos y
consecuencias del riesgo en los
resultados del proceso asiacute como de la probabilidad
de que se produzcan dichas consecuencias
EVALUACIOacuteN DEL RIESGO
Implica comparar el nivel del riesgo con los criterios
que sobre los riesgos se hayan
adoptado permitiendo asiacute
considerar y priorizar el
tratamiento que se ha de dar a los
riesgos identificados
TRATAMIENTO DEL RIESGO Es la seleccioacuten y la implementacioacuten de una o varias opciones (acciones) para modificar los riesgos
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Las acciones que se identifiquen en la gestioacuten de los riesgos y oportunidades deben ser implantadas bien mediante modificaciones en el disentildeogestioacuten del proceso bien mediante la implantacioacuten de otras acciones de mejora
Unidad Antildeo
Procesos
Descripcioacuten de la mejora
Causa para su implantacioacuten
Objetivos de la mejora
Recursos previstos
Responsables de implantacioacuten
Previsioacuten de Resultados
Grado de prioridad AltaMediaBaja (seguacuten proceda)
Indicaremos Accioacuten de gestioacuten de riesgosoportunidades
Indicaremos ademaacutes mecanismos para la evaluacioacuten
En la previsioacuten de resultados haremos referencia al grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso
Desarrollo temporal Inicio
Finalizacioacuten
Descripcioacuten de resultados obtenidos
Grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso en relacioacuten a la previsioacuten de resultados y a los indicadores que en
su caso se hubieran establecido para el seguimiento
PROPUESTAS DE ACCIONES DE MEJORA
ANAacuteLISIS DE LAS MEJORAS
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VIII ANAacuteLISIS DE
GESTIOacuteN DE RIESGO Y OPORTUNIDADESRESULTADO
PROCESO RIESGOSOPORTUNIDADES ACCIONES
Rapidez en la ejecucioacuten del mantenimiento El 85 de las incidencias se reparan en 5 diacuteas
1-Riesgo Falta de disponibilidad de recursos humanos (internos y externos) para atender las incidencias
Detectado DAFO Debilidad D2
Efecto potencial La falta de personal teacutecnico para atender las averiacuteas puede afectar al desempentildeo de las actividades universitarias y en elementos criacuteticos incrementar los dantildeos en los activos
1 Accioacuten Establecer criterios de criticidad de la incidencia
2 Accioacuten Adaptar aplicativo software para incluir criticidad
3 Accioacuten Modificacioacuten del proceso para incluir criticidad
4 Accioacuten Anaacutelisis de incidencias resueltas una vez implantadas las acciones anteriores seguacuten criticidad
Modificar las consecuencias
Rapidez en la ejecucioacuten del mantenimiento El 85 de las incidencias se reparan en 5 diacuteas
2-Riesgo Falta de disponibilidad de recursos materiales para atender las incidencias
Detectado DAFO Debilidad D2
Efecto potencial La falta de repuestos y fungibles para atender las averiacuteas puede imposibilitar la reparacioacuten con la celeridad requerida afectando al desempentildeo de las actividades universitarias
1 Accioacuten Disponer de un sistema de gestioacuten de stock de repuestos
Modificar las consecuencias
Criterios de sostenibilidad en la gestioacuten del mantenimiento
3- Riesgo Incumplimiento del Plan Estrateacutegico respecto a los criterios de sostenibilidad seguridad y PRL en el mantenimiento de las infraestructuras de los Campus
Detectado DAFO Debilidad D1
Efecto potencial No conformidad al SIGC-SUA asociado a requisitos de calidad
1 Accioacuten Establecimiento de criterios de sostenibilidad seguridad y PRL en la gestioacuten del mantenimiento
Eliminar la fuente del riesgo
Optimizar la disponibilidad de las instalaciones y equipos
4- Riesgo Interrupcioacuten del suministro eleacutectrico
Detectado Anaacutelisis de causa-efecto
Efecto potencial Dantildeos en elementos criacuteticos de las instalaciones de la UJA
1 Accioacuten Programa para garantizar el suministro eleacutectrico complementario en los edificios de la UJA
Modificar las consecuencias
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
GRACIAS POR SU ATENCIOacuteN
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CAMBIOS Y ACTUACIONES (Nivel de maacutexima prioridad)
Seguimiento medicioacuten anaacutelisis y evaluacioacutenMetodologiacutea en Manual de CalidadGuiacutea del SIGC-SUA Procesos Estrateacutegicos
SEGUIMIENTO MEDICIOacuteN ANAacuteLISIS EVALUACIOacuteN Y MEJORA
PROCESOS PRESTACIOacuteN DE SERVICIOS
SEGUIMIENTO Y MEDICIOacuteN
AUDITORIacuteAS
INFORMACIOacuteN DEL ENTORNO
UNIVERSITARIO
ANAacuteLISIS DE DATOS
REVISIOacuteN POR LA DIRECCIOacuteN
OPO
RTU
NID
ADES
CAM
BIO
Y
DE M
EJO
RA
ACCIONES CORRECTIVASCONTEXTO INTERNO
CONTEXTO EXTERNO
ACCIONES RIESGOS Y OPORTUNIDADES
GESTIOacuteN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADESS
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
iquestDoacutende se puede consultar los informes finales de seguimiento y revisioacuten
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
IV Aplicacioacuten en la documentacioacuten de procesos de las Unidades
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
MAPA DE PROCESOS CLAVES INTERRELACIONADOS
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PROCESO PARA REALIZAR LOS CAMBIOS
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CUADRO RESUMEN DE LAS ACTIVIDADES A REALIZAR POR LAS UNIDADESAacuteREAS
ACTIVIDADES DE APLICACIOacuteN EN LOS PROCESOS PARA LA ADAPTACIOacuteN A LA NORMA ISO 9001 2015
1 Elaborar un cuadro de anaacutelisis de contexto interno y externo por procesos yo agrupacioacuten para su inclusioacuten como anexo en la documentacioacuten del
proceso
CONTEXTO
PARTES INTERESADAS 2 Revisar y completar Anexo VI (Atributos de Calidad) de la Documentacioacuten
de Procesos
CONTEXTO 3 Elaborar un cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades por procesos yo agrupacioacuten para su inclusioacuten como anexo en la documentacioacuten del proceso
COMUNICACIOacuteN 4 Reforzar la comunicacioacuten externa a usuarios apoyaacutendose en los mecanismos actuales e incluidos en los procesos haciendo las referencias oportunas en ellas fichas del Plan de Comunicacioacuten del SIGC-SUA
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CONTEXTO Factores internos y externos que influyen en el desarrollo y resultados de los procesos
FACTORES EXTERNOS Los que no dependen o no son controlados por la UnidadAacuterea Pueden
estar referidos a recursos u otras variables generales de la Universidad u otros factores externos del sistema universitario o entorno
FACTORES INTERNOS Los que dependen o son controlados por la UnidadAacuterea Fundamentalmente
sistemas de trabajo conocimientos capacidades valores y actitudes herramientas disponibles
QUEacute EXIGE ISO Identificacioacuten de factores de contexto y seguimiento y revisioacuten de esta Informacioacuten
IDENTIFICACIOacuteN DE FACTORES Cuadro de informacioacuten sobre cuestiones externas e internas
apropiadas a la misioacuten del proceso y en general al sistema de calidad y la estrategia o directrices de la
universidad que afectan al resultado esperado
SEGUIMIENTO Y REVISIOacuteN Sistematizacioacuten y periodizacioacuten de la revisioacuten de la informacioacuten del
contexto iquestCuaacutendo coacutemo y quieacuten revisa
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
COacuteMO LO HACEMOSMediante el anaacutelisis DAFO que permite alinearlo con el anaacutelisis general del SIGC-SUA
FACTORES INTERNOS
DEBILIDADES FORTALEZAS1-2-3-
1-2-3-
FACTORES EXTERNOS
AMENAZAS OPORTUNIDADES1-2-3-
1-2-3-
ANAacuteLISIS EXTERNO AMENAZAS (factores externos que inciden negativamente)
OPORTUNIDADES (factores externos que pueden incidir positivamente)
ANAacuteLISIS INTERNO DEBILIDADES (factores internos que pueden incidir negativamente) FORTALEZAS (factores internos que inciden
positivamente)
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PARA QUEacute LO HACEMOSPara disponer de informacioacuten necesaria en el proceso de planificacioacuten de la gestioacuten de los procesos y del sistema de calidad
Lo aplicamos en el proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
Lo aplicaremos tambieacuten como entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades
Las conclusiones del anaacutelisis y su aplicacioacuten se tendraacuten en cuenta si procede cuando se realice el Informe final de proceso
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VII ANAacuteLISIS DE
CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO DEL PROCESO
FACTORES INTERNOS
DEBILIDADES FORTALEZAS
1- No exclusividad y dedicacioacuten compartida por parte del personal teacutecnico responsable del proceso con otras tareas dentro del Servicio de Prevencioacuten lo que impide una mayor dedicacioacuten y atencioacuten del proceso
2 Desconocimiento del procedimiento por parte de los nuevos investigadoresproductores
1 Nueva herramienta informaacutetica en el Campus Virtual para la Gestioacuten de Residuos Peligrosos
2 Madurez del procedimiento del Gestioacuten de Residuos especialmente para el personal teacutecnico y productor de plantilla
3 Almaceacuten temporal de residuos peligrosos en ambos Campus
3 Disponibilidad y aacutegil procedimiento para la adquisicioacuten de contenedores para reponer por parte de los productores en el Almaceacuten del Campus Las Lagunillas
FACTORES EXTERNOS
AMENAZAS OPORTUNIDADES
1- Cambios normativos en materia medioambiental
2- Cambios en la documentacioacuten y procedimientos de las comunicaciones obligatorias a realizar ante las distintas entidades con competencias medioambientales
1- Alianza con Empresa concesionaria de la Gestioacuten medioambiental de gestioacuten de residuos peligrosos
2- Benchmarking con otras universidades espantildeolas
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PARTES INTERESADAS
Persona u organizacioacuten que puede afectar verse afectado o percibirse como persona afectada por una decisioacuten o actividad
En el SIGC-SUA lo identificamos a nivel de proceso como grupo de intereacutescliente usuario tal como estaacute identificado en el ANEXO VI ATRIBUTOS DE CALIDAD DEL
PROCESO de la documentacioacuten de los procesos claves
QUEacute EXIGE ISOIdentificacioacuten de las partes interesadas especificacioacuten de requisitos de calidad de eacutestas y seguimiento y revisioacuten de esta Informacioacuten
IDENTIFICACIOacuteN DE PARTES INTERESADAS Cuadro de informacioacuten sobre las partes interesadas que se ven afectadas o interesadas por el proceso
REQUISITOS DE CALIDAD Identificacioacuten de las necesidades y expectativas de las partes interesadas en el proceso y coacutemo se da respuesta mediante la especificacioacuten de requisitos de
calidad que se incluyen en el proceso
SEGUIMIENTO Y REVISIOacuteN Sistematizacioacuten y periodizacioacuten de la revisioacuten de la informacioacuten de las partes interesadas y sus requisitos de calidad iquestCuaacutendo coacutemo y quieacuten revisa
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COacuteMO LO HACEMOS
Mediante la revisioacuten y ampliacioacuten del cuadro el ANEXO VI ATRIBUTOS DE CALIDAD DEL PROCESO de la documentacioacuten de los procesos claves SIGC-SUA
Grupo de intereacutesClientes
-Usuario
Fuentes de Informacioacuten
Necesidades y Expectativas (atributos de calidad)
Requisito de Calidad
INFORMACIOacuteN DE PARTIDA Utilizamos la informacioacuten de las tablas elaboradas en otros ciclos de gestioacuten analizamos su validez actual y en su caso modificamos especificamos o ampliamos
EXPECTATIVAS Y REQUISITOS Partimos de las necesidades expectativas y atributos de calidad por grupos de intereacutes ya identificados que mantenemos realizamos cambios o ampliamos tras la
revisioacuten Antildeadimos especificaciones en teacuterminos de requisitos de calidad (compromisos de calidad objetivos reglamentaciones especificaciones en la prestacioacuten de servicios etc)
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PARA QUEacute LO HACEMOSPara disponer de informacioacuten necesaria en el proceso de planificacioacuten de la gestioacuten de los procesos y del sistema de calidad
Lo aplicamos en el proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
Lo aplicaremos tambieacuten como entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades
Las conclusiones del anaacutelisis y su aplicacioacuten se tendraacuten en cuenta si procede cuando se realice el Informe final de proceso
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VI ATRIBUTOS DE
CALIDAD NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LOS GRUPOS DE INTERES REQUISITOS DE CALIDAD
Grupo de intereacutesClientes-Usuario
Fuentes de Informacioacuten
Necesidades y Expectativas (atributos de calidad)
Requisito de Calidad
1 El personal docente e investigador de la Universidad y centros adscritos y el personal docente e investigador visitante de otras universidades 2 El alumnado de la Universidad y centros adscritos y el alumnado en movilidad de otras universidades 3 El personal de administracioacuten y servicios 4 Losas egresadosas de la Universidad de Jaeacuten 5 El Personal colaborador o tutor externo a la Universidad de Jaeacuten
bull Encuestas de satisfaccioacuten bull Quejas Sugerencias felicitaciones bull Indicadores de proceso bull Benchmarking bull Comisioacuten de Biblioteca bull Servicio de Pregunta al Bibliotecario
Necesidad disponer de una coleccioacuten de recursos informativos que cubran las necesidades de informacioacuten de los usuarios Atributos bull Amabilidad en el trato al cliente-usuario bull Adecuacioacuten del tiempo empleado para la resolucioacuten de la demanda de la prestacioacuten del servicio bull Comunicacioacuten a los clientes-usuarios cuando se prestaraacute el servicio bull Adecuacioacuten de los horarios de atencioacuten o prestacioacuten del servicio a las necesidades que platean los clientes-usuarios bull Adecuacioacuten del servicio prestado a las necesidades y expectativas especiacuteficas comunicadas por los clientesusuarios bull Comodidad de las instalaciones climatizacioacuten limpieza dimensioacuten y mantenimiento de los espacios
bull Alcanzar el 85 de monografiacuteas nacionales recibidas en un maacuteximo de 30 diacuteas (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 85 de monografiacuteas extranjeras recibidas en un maacuteximo de 60 diacuteas (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 100 de ejecucioacuten del gasto en material bibliograacutefico del presupuesto de Biblioteca (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 100 de bibliografiacutea recomendada disponible en Biblioteca (1 2) bull Alcanzar el 100 de peticiones de compra de material bibliograacutefico por parte de los estudiantes adquiridas (2) bull Alcanzar el 65 de monografiacuteas en papel recibidas por compra catalogadas en un maacuteximo de 6 diacuteas (1 2 3 4 5)
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RIESGO OPORTUNIDAD Efecto o influencias de la incertidumbre sobre la consecucioacuten de los resultados y la eficacia de un proceso
PARA QUEacute LO HACEMOSPara prevenir o reducir los efectos no deseados de los riesgos y aprovechar las oportunidades en el marco de la planificacioacuten de la gestioacuten de la calidad y los procesos
CUANDO LO HACEMOS En la planificacioacuten inicial de los procesos o en nuevas situaciones que requieran revisar los procesos
QUEacute EXIGE ISOPensamiento basado en riesgos como parte del enfoque a procesos queda incluido en los requisitos de la ISO para la gestioacuten de los procesos ldquoabordar los riesgos y oportunidadeshelliprdquo
REQUISITOS Planificar las acciones para abordar los riesgos y oportunidades
Integrar y aplicar las acciones en los procesos
Evaluar la eficacia de las acciones
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COacuteMO LO HACEMOS Mediante la elaboracioacuten de un cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades asociados a los procesos
RESULTADO PROCESO
RIESGOSOPORTUNIDADES ACCIONES
[Resultado Esperado] [1]
1-Riesgo [se describiraacute el riesgo]
Detectado [2]
Efecto potencial [3]
2-
3-
1-Accioacuten [se describiraacute la accioacuten] [4]
2-
3-
[Resultado Esperado]
1-Oportunidad [se describiraacute la oportunidad]
Detectado
Efecto potencial
2-
3-
1-Accioacuten [se describiraacute la accioacuten]
2-
3-
[1] Resultado Esperado Esta referido al resultados final del proceso (la salida del proceso en teacuterminos del
valor o servicio prestado) Ejemplos compromiso de calidad un requisito
de calidad el valor objetivo del indicador del proceso
[Detectado Fuente de la que se ha detectadoidentificadoasociado el riesgo o la oportunidad Puede provenir 1 Del anaacutelisis del contexto (DAFO) 2 Del anaacutelisis de
las partes interesadas 3 Del anaacutelisis del proceso (desarrollo e interaccioacuten de actividades recursos y resultados)
Efecto potencial La consecuencia que el riesgo o la oportunidad van a tener sobre el resultado esperado
Accioacuten Las opciones que identificamos y adoptamos para el tratamiento del riesgo o
para aprovechas los efectos de las oportunidades sobre los resultados
esperados
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Identificacioacuten del riesgo
COM
UN
ICAC
IOacuteN
Y
CON
SULT
A
SEGU
IMIE
NTO
Y R
EVIS
IOacuteN
Apreciacioacuten del riesgo
Establecimiento del Contexto
PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RIESGO
Anaacutelisis del riesgo
Evaluacioacuten del riesgo
Tratamiento del Riesgo
IDENTIFICACIOacuteN DEL RIESGO Relacioacuten de sucesos que podriacutean afectar negativamente o positivamente los objetivos y resultados del
proceso
criterios de riesgos teacuterminos que permiten evaluar la
importancia de un riesgo
ANAacuteLISIS DEL RIESGO
Valoracioacuten de los efectos y
consecuencias del riesgo en los
resultados del proceso asiacute como de la probabilidad
de que se produzcan dichas consecuencias
EVALUACIOacuteN DEL RIESGO
Implica comparar el nivel del riesgo con los criterios
que sobre los riesgos se hayan
adoptado permitiendo asiacute
considerar y priorizar el
tratamiento que se ha de dar a los
riesgos identificados
TRATAMIENTO DEL RIESGO Es la seleccioacuten y la implementacioacuten de una o varias opciones (acciones) para modificar los riesgos
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Las acciones que se identifiquen en la gestioacuten de los riesgos y oportunidades deben ser implantadas bien mediante modificaciones en el disentildeogestioacuten del proceso bien mediante la implantacioacuten de otras acciones de mejora
Unidad Antildeo
Procesos
Descripcioacuten de la mejora
Causa para su implantacioacuten
Objetivos de la mejora
Recursos previstos
Responsables de implantacioacuten
Previsioacuten de Resultados
Grado de prioridad AltaMediaBaja (seguacuten proceda)
Indicaremos Accioacuten de gestioacuten de riesgosoportunidades
Indicaremos ademaacutes mecanismos para la evaluacioacuten
En la previsioacuten de resultados haremos referencia al grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso
Desarrollo temporal Inicio
Finalizacioacuten
Descripcioacuten de resultados obtenidos
Grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso en relacioacuten a la previsioacuten de resultados y a los indicadores que en
su caso se hubieran establecido para el seguimiento
PROPUESTAS DE ACCIONES DE MEJORA
ANAacuteLISIS DE LAS MEJORAS
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DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VIII ANAacuteLISIS DE
GESTIOacuteN DE RIESGO Y OPORTUNIDADESRESULTADO
PROCESO RIESGOSOPORTUNIDADES ACCIONES
Rapidez en la ejecucioacuten del mantenimiento El 85 de las incidencias se reparan en 5 diacuteas
1-Riesgo Falta de disponibilidad de recursos humanos (internos y externos) para atender las incidencias
Detectado DAFO Debilidad D2
Efecto potencial La falta de personal teacutecnico para atender las averiacuteas puede afectar al desempentildeo de las actividades universitarias y en elementos criacuteticos incrementar los dantildeos en los activos
1 Accioacuten Establecer criterios de criticidad de la incidencia
2 Accioacuten Adaptar aplicativo software para incluir criticidad
3 Accioacuten Modificacioacuten del proceso para incluir criticidad
4 Accioacuten Anaacutelisis de incidencias resueltas una vez implantadas las acciones anteriores seguacuten criticidad
Modificar las consecuencias
Rapidez en la ejecucioacuten del mantenimiento El 85 de las incidencias se reparan en 5 diacuteas
2-Riesgo Falta de disponibilidad de recursos materiales para atender las incidencias
Detectado DAFO Debilidad D2
Efecto potencial La falta de repuestos y fungibles para atender las averiacuteas puede imposibilitar la reparacioacuten con la celeridad requerida afectando al desempentildeo de las actividades universitarias
1 Accioacuten Disponer de un sistema de gestioacuten de stock de repuestos
Modificar las consecuencias
Criterios de sostenibilidad en la gestioacuten del mantenimiento
3- Riesgo Incumplimiento del Plan Estrateacutegico respecto a los criterios de sostenibilidad seguridad y PRL en el mantenimiento de las infraestructuras de los Campus
Detectado DAFO Debilidad D1
Efecto potencial No conformidad al SIGC-SUA asociado a requisitos de calidad
1 Accioacuten Establecimiento de criterios de sostenibilidad seguridad y PRL en la gestioacuten del mantenimiento
Eliminar la fuente del riesgo
Optimizar la disponibilidad de las instalaciones y equipos
4- Riesgo Interrupcioacuten del suministro eleacutectrico
Detectado Anaacutelisis de causa-efecto
Efecto potencial Dantildeos en elementos criacuteticos de las instalaciones de la UJA
1 Accioacuten Programa para garantizar el suministro eleacutectrico complementario en los edificios de la UJA
Modificar las consecuencias
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GRACIAS POR SU ATENCIOacuteN
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iquestDoacutende se puede consultar los informes finales de seguimiento y revisioacuten
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IV Aplicacioacuten en la documentacioacuten de procesos de las Unidades
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MAPA DE PROCESOS CLAVES INTERRELACIONADOS
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Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PROCESO PARA REALIZAR LOS CAMBIOS
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CUADRO RESUMEN DE LAS ACTIVIDADES A REALIZAR POR LAS UNIDADESAacuteREAS
ACTIVIDADES DE APLICACIOacuteN EN LOS PROCESOS PARA LA ADAPTACIOacuteN A LA NORMA ISO 9001 2015
1 Elaborar un cuadro de anaacutelisis de contexto interno y externo por procesos yo agrupacioacuten para su inclusioacuten como anexo en la documentacioacuten del
proceso
CONTEXTO
PARTES INTERESADAS 2 Revisar y completar Anexo VI (Atributos de Calidad) de la Documentacioacuten
de Procesos
CONTEXTO 3 Elaborar un cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades por procesos yo agrupacioacuten para su inclusioacuten como anexo en la documentacioacuten del proceso
COMUNICACIOacuteN 4 Reforzar la comunicacioacuten externa a usuarios apoyaacutendose en los mecanismos actuales e incluidos en los procesos haciendo las referencias oportunas en ellas fichas del Plan de Comunicacioacuten del SIGC-SUA
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CONTEXTO Factores internos y externos que influyen en el desarrollo y resultados de los procesos
FACTORES EXTERNOS Los que no dependen o no son controlados por la UnidadAacuterea Pueden
estar referidos a recursos u otras variables generales de la Universidad u otros factores externos del sistema universitario o entorno
FACTORES INTERNOS Los que dependen o son controlados por la UnidadAacuterea Fundamentalmente
sistemas de trabajo conocimientos capacidades valores y actitudes herramientas disponibles
QUEacute EXIGE ISO Identificacioacuten de factores de contexto y seguimiento y revisioacuten de esta Informacioacuten
IDENTIFICACIOacuteN DE FACTORES Cuadro de informacioacuten sobre cuestiones externas e internas
apropiadas a la misioacuten del proceso y en general al sistema de calidad y la estrategia o directrices de la
universidad que afectan al resultado esperado
SEGUIMIENTO Y REVISIOacuteN Sistematizacioacuten y periodizacioacuten de la revisioacuten de la informacioacuten del
contexto iquestCuaacutendo coacutemo y quieacuten revisa
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
COacuteMO LO HACEMOSMediante el anaacutelisis DAFO que permite alinearlo con el anaacutelisis general del SIGC-SUA
FACTORES INTERNOS
DEBILIDADES FORTALEZAS1-2-3-
1-2-3-
FACTORES EXTERNOS
AMENAZAS OPORTUNIDADES1-2-3-
1-2-3-
ANAacuteLISIS EXTERNO AMENAZAS (factores externos que inciden negativamente)
OPORTUNIDADES (factores externos que pueden incidir positivamente)
ANAacuteLISIS INTERNO DEBILIDADES (factores internos que pueden incidir negativamente) FORTALEZAS (factores internos que inciden
positivamente)
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PARA QUEacute LO HACEMOSPara disponer de informacioacuten necesaria en el proceso de planificacioacuten de la gestioacuten de los procesos y del sistema de calidad
Lo aplicamos en el proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
Lo aplicaremos tambieacuten como entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades
Las conclusiones del anaacutelisis y su aplicacioacuten se tendraacuten en cuenta si procede cuando se realice el Informe final de proceso
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VII ANAacuteLISIS DE
CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO DEL PROCESO
FACTORES INTERNOS
DEBILIDADES FORTALEZAS
1- No exclusividad y dedicacioacuten compartida por parte del personal teacutecnico responsable del proceso con otras tareas dentro del Servicio de Prevencioacuten lo que impide una mayor dedicacioacuten y atencioacuten del proceso
2 Desconocimiento del procedimiento por parte de los nuevos investigadoresproductores
1 Nueva herramienta informaacutetica en el Campus Virtual para la Gestioacuten de Residuos Peligrosos
2 Madurez del procedimiento del Gestioacuten de Residuos especialmente para el personal teacutecnico y productor de plantilla
3 Almaceacuten temporal de residuos peligrosos en ambos Campus
3 Disponibilidad y aacutegil procedimiento para la adquisicioacuten de contenedores para reponer por parte de los productores en el Almaceacuten del Campus Las Lagunillas
FACTORES EXTERNOS
AMENAZAS OPORTUNIDADES
1- Cambios normativos en materia medioambiental
2- Cambios en la documentacioacuten y procedimientos de las comunicaciones obligatorias a realizar ante las distintas entidades con competencias medioambientales
1- Alianza con Empresa concesionaria de la Gestioacuten medioambiental de gestioacuten de residuos peligrosos
2- Benchmarking con otras universidades espantildeolas
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PARTES INTERESADAS
Persona u organizacioacuten que puede afectar verse afectado o percibirse como persona afectada por una decisioacuten o actividad
En el SIGC-SUA lo identificamos a nivel de proceso como grupo de intereacutescliente usuario tal como estaacute identificado en el ANEXO VI ATRIBUTOS DE CALIDAD DEL
PROCESO de la documentacioacuten de los procesos claves
QUEacute EXIGE ISOIdentificacioacuten de las partes interesadas especificacioacuten de requisitos de calidad de eacutestas y seguimiento y revisioacuten de esta Informacioacuten
IDENTIFICACIOacuteN DE PARTES INTERESADAS Cuadro de informacioacuten sobre las partes interesadas que se ven afectadas o interesadas por el proceso
REQUISITOS DE CALIDAD Identificacioacuten de las necesidades y expectativas de las partes interesadas en el proceso y coacutemo se da respuesta mediante la especificacioacuten de requisitos de
calidad que se incluyen en el proceso
SEGUIMIENTO Y REVISIOacuteN Sistematizacioacuten y periodizacioacuten de la revisioacuten de la informacioacuten de las partes interesadas y sus requisitos de calidad iquestCuaacutendo coacutemo y quieacuten revisa
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
COacuteMO LO HACEMOS
Mediante la revisioacuten y ampliacioacuten del cuadro el ANEXO VI ATRIBUTOS DE CALIDAD DEL PROCESO de la documentacioacuten de los procesos claves SIGC-SUA
Grupo de intereacutesClientes
-Usuario
Fuentes de Informacioacuten
Necesidades y Expectativas (atributos de calidad)
Requisito de Calidad
INFORMACIOacuteN DE PARTIDA Utilizamos la informacioacuten de las tablas elaboradas en otros ciclos de gestioacuten analizamos su validez actual y en su caso modificamos especificamos o ampliamos
EXPECTATIVAS Y REQUISITOS Partimos de las necesidades expectativas y atributos de calidad por grupos de intereacutes ya identificados que mantenemos realizamos cambios o ampliamos tras la
revisioacuten Antildeadimos especificaciones en teacuterminos de requisitos de calidad (compromisos de calidad objetivos reglamentaciones especificaciones en la prestacioacuten de servicios etc)
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PARA QUEacute LO HACEMOSPara disponer de informacioacuten necesaria en el proceso de planificacioacuten de la gestioacuten de los procesos y del sistema de calidad
Lo aplicamos en el proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
Lo aplicaremos tambieacuten como entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades
Las conclusiones del anaacutelisis y su aplicacioacuten se tendraacuten en cuenta si procede cuando se realice el Informe final de proceso
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VI ATRIBUTOS DE
CALIDAD NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LOS GRUPOS DE INTERES REQUISITOS DE CALIDAD
Grupo de intereacutesClientes-Usuario
Fuentes de Informacioacuten
Necesidades y Expectativas (atributos de calidad)
Requisito de Calidad
1 El personal docente e investigador de la Universidad y centros adscritos y el personal docente e investigador visitante de otras universidades 2 El alumnado de la Universidad y centros adscritos y el alumnado en movilidad de otras universidades 3 El personal de administracioacuten y servicios 4 Losas egresadosas de la Universidad de Jaeacuten 5 El Personal colaborador o tutor externo a la Universidad de Jaeacuten
bull Encuestas de satisfaccioacuten bull Quejas Sugerencias felicitaciones bull Indicadores de proceso bull Benchmarking bull Comisioacuten de Biblioteca bull Servicio de Pregunta al Bibliotecario
Necesidad disponer de una coleccioacuten de recursos informativos que cubran las necesidades de informacioacuten de los usuarios Atributos bull Amabilidad en el trato al cliente-usuario bull Adecuacioacuten del tiempo empleado para la resolucioacuten de la demanda de la prestacioacuten del servicio bull Comunicacioacuten a los clientes-usuarios cuando se prestaraacute el servicio bull Adecuacioacuten de los horarios de atencioacuten o prestacioacuten del servicio a las necesidades que platean los clientes-usuarios bull Adecuacioacuten del servicio prestado a las necesidades y expectativas especiacuteficas comunicadas por los clientesusuarios bull Comodidad de las instalaciones climatizacioacuten limpieza dimensioacuten y mantenimiento de los espacios
bull Alcanzar el 85 de monografiacuteas nacionales recibidas en un maacuteximo de 30 diacuteas (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 85 de monografiacuteas extranjeras recibidas en un maacuteximo de 60 diacuteas (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 100 de ejecucioacuten del gasto en material bibliograacutefico del presupuesto de Biblioteca (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 100 de bibliografiacutea recomendada disponible en Biblioteca (1 2) bull Alcanzar el 100 de peticiones de compra de material bibliograacutefico por parte de los estudiantes adquiridas (2) bull Alcanzar el 65 de monografiacuteas en papel recibidas por compra catalogadas en un maacuteximo de 6 diacuteas (1 2 3 4 5)
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
RIESGO OPORTUNIDAD Efecto o influencias de la incertidumbre sobre la consecucioacuten de los resultados y la eficacia de un proceso
PARA QUEacute LO HACEMOSPara prevenir o reducir los efectos no deseados de los riesgos y aprovechar las oportunidades en el marco de la planificacioacuten de la gestioacuten de la calidad y los procesos
CUANDO LO HACEMOS En la planificacioacuten inicial de los procesos o en nuevas situaciones que requieran revisar los procesos
QUEacute EXIGE ISOPensamiento basado en riesgos como parte del enfoque a procesos queda incluido en los requisitos de la ISO para la gestioacuten de los procesos ldquoabordar los riesgos y oportunidadeshelliprdquo
REQUISITOS Planificar las acciones para abordar los riesgos y oportunidades
Integrar y aplicar las acciones en los procesos
Evaluar la eficacia de las acciones
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
COacuteMO LO HACEMOS Mediante la elaboracioacuten de un cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades asociados a los procesos
RESULTADO PROCESO
RIESGOSOPORTUNIDADES ACCIONES
[Resultado Esperado] [1]
1-Riesgo [se describiraacute el riesgo]
Detectado [2]
Efecto potencial [3]
2-
3-
1-Accioacuten [se describiraacute la accioacuten] [4]
2-
3-
[Resultado Esperado]
1-Oportunidad [se describiraacute la oportunidad]
Detectado
Efecto potencial
2-
3-
1-Accioacuten [se describiraacute la accioacuten]
2-
3-
[1] Resultado Esperado Esta referido al resultados final del proceso (la salida del proceso en teacuterminos del
valor o servicio prestado) Ejemplos compromiso de calidad un requisito
de calidad el valor objetivo del indicador del proceso
[Detectado Fuente de la que se ha detectadoidentificadoasociado el riesgo o la oportunidad Puede provenir 1 Del anaacutelisis del contexto (DAFO) 2 Del anaacutelisis de
las partes interesadas 3 Del anaacutelisis del proceso (desarrollo e interaccioacuten de actividades recursos y resultados)
Efecto potencial La consecuencia que el riesgo o la oportunidad van a tener sobre el resultado esperado
Accioacuten Las opciones que identificamos y adoptamos para el tratamiento del riesgo o
para aprovechas los efectos de las oportunidades sobre los resultados
esperados
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Identificacioacuten del riesgo
COM
UN
ICAC
IOacuteN
Y
CON
SULT
A
SEGU
IMIE
NTO
Y R
EVIS
IOacuteN
Apreciacioacuten del riesgo
Establecimiento del Contexto
PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RIESGO
Anaacutelisis del riesgo
Evaluacioacuten del riesgo
Tratamiento del Riesgo
IDENTIFICACIOacuteN DEL RIESGO Relacioacuten de sucesos que podriacutean afectar negativamente o positivamente los objetivos y resultados del
proceso
criterios de riesgos teacuterminos que permiten evaluar la
importancia de un riesgo
ANAacuteLISIS DEL RIESGO
Valoracioacuten de los efectos y
consecuencias del riesgo en los
resultados del proceso asiacute como de la probabilidad
de que se produzcan dichas consecuencias
EVALUACIOacuteN DEL RIESGO
Implica comparar el nivel del riesgo con los criterios
que sobre los riesgos se hayan
adoptado permitiendo asiacute
considerar y priorizar el
tratamiento que se ha de dar a los
riesgos identificados
TRATAMIENTO DEL RIESGO Es la seleccioacuten y la implementacioacuten de una o varias opciones (acciones) para modificar los riesgos
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Las acciones que se identifiquen en la gestioacuten de los riesgos y oportunidades deben ser implantadas bien mediante modificaciones en el disentildeogestioacuten del proceso bien mediante la implantacioacuten de otras acciones de mejora
Unidad Antildeo
Procesos
Descripcioacuten de la mejora
Causa para su implantacioacuten
Objetivos de la mejora
Recursos previstos
Responsables de implantacioacuten
Previsioacuten de Resultados
Grado de prioridad AltaMediaBaja (seguacuten proceda)
Indicaremos Accioacuten de gestioacuten de riesgosoportunidades
Indicaremos ademaacutes mecanismos para la evaluacioacuten
En la previsioacuten de resultados haremos referencia al grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso
Desarrollo temporal Inicio
Finalizacioacuten
Descripcioacuten de resultados obtenidos
Grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso en relacioacuten a la previsioacuten de resultados y a los indicadores que en
su caso se hubieran establecido para el seguimiento
PROPUESTAS DE ACCIONES DE MEJORA
ANAacuteLISIS DE LAS MEJORAS
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VIII ANAacuteLISIS DE
GESTIOacuteN DE RIESGO Y OPORTUNIDADESRESULTADO
PROCESO RIESGOSOPORTUNIDADES ACCIONES
Rapidez en la ejecucioacuten del mantenimiento El 85 de las incidencias se reparan en 5 diacuteas
1-Riesgo Falta de disponibilidad de recursos humanos (internos y externos) para atender las incidencias
Detectado DAFO Debilidad D2
Efecto potencial La falta de personal teacutecnico para atender las averiacuteas puede afectar al desempentildeo de las actividades universitarias y en elementos criacuteticos incrementar los dantildeos en los activos
1 Accioacuten Establecer criterios de criticidad de la incidencia
2 Accioacuten Adaptar aplicativo software para incluir criticidad
3 Accioacuten Modificacioacuten del proceso para incluir criticidad
4 Accioacuten Anaacutelisis de incidencias resueltas una vez implantadas las acciones anteriores seguacuten criticidad
Modificar las consecuencias
Rapidez en la ejecucioacuten del mantenimiento El 85 de las incidencias se reparan en 5 diacuteas
2-Riesgo Falta de disponibilidad de recursos materiales para atender las incidencias
Detectado DAFO Debilidad D2
Efecto potencial La falta de repuestos y fungibles para atender las averiacuteas puede imposibilitar la reparacioacuten con la celeridad requerida afectando al desempentildeo de las actividades universitarias
1 Accioacuten Disponer de un sistema de gestioacuten de stock de repuestos
Modificar las consecuencias
Criterios de sostenibilidad en la gestioacuten del mantenimiento
3- Riesgo Incumplimiento del Plan Estrateacutegico respecto a los criterios de sostenibilidad seguridad y PRL en el mantenimiento de las infraestructuras de los Campus
Detectado DAFO Debilidad D1
Efecto potencial No conformidad al SIGC-SUA asociado a requisitos de calidad
1 Accioacuten Establecimiento de criterios de sostenibilidad seguridad y PRL en la gestioacuten del mantenimiento
Eliminar la fuente del riesgo
Optimizar la disponibilidad de las instalaciones y equipos
4- Riesgo Interrupcioacuten del suministro eleacutectrico
Detectado Anaacutelisis de causa-efecto
Efecto potencial Dantildeos en elementos criacuteticos de las instalaciones de la UJA
1 Accioacuten Programa para garantizar el suministro eleacutectrico complementario en los edificios de la UJA
Modificar las consecuencias
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GRACIAS POR SU ATENCIOacuteN
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IV Aplicacioacuten en la documentacioacuten de procesos de las Unidades
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MAPA DE PROCESOS CLAVES INTERRELACIONADOS
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PROCESO PARA REALIZAR LOS CAMBIOS
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CUADRO RESUMEN DE LAS ACTIVIDADES A REALIZAR POR LAS UNIDADESAacuteREAS
ACTIVIDADES DE APLICACIOacuteN EN LOS PROCESOS PARA LA ADAPTACIOacuteN A LA NORMA ISO 9001 2015
1 Elaborar un cuadro de anaacutelisis de contexto interno y externo por procesos yo agrupacioacuten para su inclusioacuten como anexo en la documentacioacuten del
proceso
CONTEXTO
PARTES INTERESADAS 2 Revisar y completar Anexo VI (Atributos de Calidad) de la Documentacioacuten
de Procesos
CONTEXTO 3 Elaborar un cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades por procesos yo agrupacioacuten para su inclusioacuten como anexo en la documentacioacuten del proceso
COMUNICACIOacuteN 4 Reforzar la comunicacioacuten externa a usuarios apoyaacutendose en los mecanismos actuales e incluidos en los procesos haciendo las referencias oportunas en ellas fichas del Plan de Comunicacioacuten del SIGC-SUA
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CONTEXTO Factores internos y externos que influyen en el desarrollo y resultados de los procesos
FACTORES EXTERNOS Los que no dependen o no son controlados por la UnidadAacuterea Pueden
estar referidos a recursos u otras variables generales de la Universidad u otros factores externos del sistema universitario o entorno
FACTORES INTERNOS Los que dependen o son controlados por la UnidadAacuterea Fundamentalmente
sistemas de trabajo conocimientos capacidades valores y actitudes herramientas disponibles
QUEacute EXIGE ISO Identificacioacuten de factores de contexto y seguimiento y revisioacuten de esta Informacioacuten
IDENTIFICACIOacuteN DE FACTORES Cuadro de informacioacuten sobre cuestiones externas e internas
apropiadas a la misioacuten del proceso y en general al sistema de calidad y la estrategia o directrices de la
universidad que afectan al resultado esperado
SEGUIMIENTO Y REVISIOacuteN Sistematizacioacuten y periodizacioacuten de la revisioacuten de la informacioacuten del
contexto iquestCuaacutendo coacutemo y quieacuten revisa
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
COacuteMO LO HACEMOSMediante el anaacutelisis DAFO que permite alinearlo con el anaacutelisis general del SIGC-SUA
FACTORES INTERNOS
DEBILIDADES FORTALEZAS1-2-3-
1-2-3-
FACTORES EXTERNOS
AMENAZAS OPORTUNIDADES1-2-3-
1-2-3-
ANAacuteLISIS EXTERNO AMENAZAS (factores externos que inciden negativamente)
OPORTUNIDADES (factores externos que pueden incidir positivamente)
ANAacuteLISIS INTERNO DEBILIDADES (factores internos que pueden incidir negativamente) FORTALEZAS (factores internos que inciden
positivamente)
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PARA QUEacute LO HACEMOSPara disponer de informacioacuten necesaria en el proceso de planificacioacuten de la gestioacuten de los procesos y del sistema de calidad
Lo aplicamos en el proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
Lo aplicaremos tambieacuten como entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades
Las conclusiones del anaacutelisis y su aplicacioacuten se tendraacuten en cuenta si procede cuando se realice el Informe final de proceso
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DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VII ANAacuteLISIS DE
CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO DEL PROCESO
FACTORES INTERNOS
DEBILIDADES FORTALEZAS
1- No exclusividad y dedicacioacuten compartida por parte del personal teacutecnico responsable del proceso con otras tareas dentro del Servicio de Prevencioacuten lo que impide una mayor dedicacioacuten y atencioacuten del proceso
2 Desconocimiento del procedimiento por parte de los nuevos investigadoresproductores
1 Nueva herramienta informaacutetica en el Campus Virtual para la Gestioacuten de Residuos Peligrosos
2 Madurez del procedimiento del Gestioacuten de Residuos especialmente para el personal teacutecnico y productor de plantilla
3 Almaceacuten temporal de residuos peligrosos en ambos Campus
3 Disponibilidad y aacutegil procedimiento para la adquisicioacuten de contenedores para reponer por parte de los productores en el Almaceacuten del Campus Las Lagunillas
FACTORES EXTERNOS
AMENAZAS OPORTUNIDADES
1- Cambios normativos en materia medioambiental
2- Cambios en la documentacioacuten y procedimientos de las comunicaciones obligatorias a realizar ante las distintas entidades con competencias medioambientales
1- Alianza con Empresa concesionaria de la Gestioacuten medioambiental de gestioacuten de residuos peligrosos
2- Benchmarking con otras universidades espantildeolas
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PARTES INTERESADAS
Persona u organizacioacuten que puede afectar verse afectado o percibirse como persona afectada por una decisioacuten o actividad
En el SIGC-SUA lo identificamos a nivel de proceso como grupo de intereacutescliente usuario tal como estaacute identificado en el ANEXO VI ATRIBUTOS DE CALIDAD DEL
PROCESO de la documentacioacuten de los procesos claves
QUEacute EXIGE ISOIdentificacioacuten de las partes interesadas especificacioacuten de requisitos de calidad de eacutestas y seguimiento y revisioacuten de esta Informacioacuten
IDENTIFICACIOacuteN DE PARTES INTERESADAS Cuadro de informacioacuten sobre las partes interesadas que se ven afectadas o interesadas por el proceso
REQUISITOS DE CALIDAD Identificacioacuten de las necesidades y expectativas de las partes interesadas en el proceso y coacutemo se da respuesta mediante la especificacioacuten de requisitos de
calidad que se incluyen en el proceso
SEGUIMIENTO Y REVISIOacuteN Sistematizacioacuten y periodizacioacuten de la revisioacuten de la informacioacuten de las partes interesadas y sus requisitos de calidad iquestCuaacutendo coacutemo y quieacuten revisa
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COacuteMO LO HACEMOS
Mediante la revisioacuten y ampliacioacuten del cuadro el ANEXO VI ATRIBUTOS DE CALIDAD DEL PROCESO de la documentacioacuten de los procesos claves SIGC-SUA
Grupo de intereacutesClientes
-Usuario
Fuentes de Informacioacuten
Necesidades y Expectativas (atributos de calidad)
Requisito de Calidad
INFORMACIOacuteN DE PARTIDA Utilizamos la informacioacuten de las tablas elaboradas en otros ciclos de gestioacuten analizamos su validez actual y en su caso modificamos especificamos o ampliamos
EXPECTATIVAS Y REQUISITOS Partimos de las necesidades expectativas y atributos de calidad por grupos de intereacutes ya identificados que mantenemos realizamos cambios o ampliamos tras la
revisioacuten Antildeadimos especificaciones en teacuterminos de requisitos de calidad (compromisos de calidad objetivos reglamentaciones especificaciones en la prestacioacuten de servicios etc)
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PARA QUEacute LO HACEMOSPara disponer de informacioacuten necesaria en el proceso de planificacioacuten de la gestioacuten de los procesos y del sistema de calidad
Lo aplicamos en el proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
Lo aplicaremos tambieacuten como entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades
Las conclusiones del anaacutelisis y su aplicacioacuten se tendraacuten en cuenta si procede cuando se realice el Informe final de proceso
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VI ATRIBUTOS DE
CALIDAD NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LOS GRUPOS DE INTERES REQUISITOS DE CALIDAD
Grupo de intereacutesClientes-Usuario
Fuentes de Informacioacuten
Necesidades y Expectativas (atributos de calidad)
Requisito de Calidad
1 El personal docente e investigador de la Universidad y centros adscritos y el personal docente e investigador visitante de otras universidades 2 El alumnado de la Universidad y centros adscritos y el alumnado en movilidad de otras universidades 3 El personal de administracioacuten y servicios 4 Losas egresadosas de la Universidad de Jaeacuten 5 El Personal colaborador o tutor externo a la Universidad de Jaeacuten
bull Encuestas de satisfaccioacuten bull Quejas Sugerencias felicitaciones bull Indicadores de proceso bull Benchmarking bull Comisioacuten de Biblioteca bull Servicio de Pregunta al Bibliotecario
Necesidad disponer de una coleccioacuten de recursos informativos que cubran las necesidades de informacioacuten de los usuarios Atributos bull Amabilidad en el trato al cliente-usuario bull Adecuacioacuten del tiempo empleado para la resolucioacuten de la demanda de la prestacioacuten del servicio bull Comunicacioacuten a los clientes-usuarios cuando se prestaraacute el servicio bull Adecuacioacuten de los horarios de atencioacuten o prestacioacuten del servicio a las necesidades que platean los clientes-usuarios bull Adecuacioacuten del servicio prestado a las necesidades y expectativas especiacuteficas comunicadas por los clientesusuarios bull Comodidad de las instalaciones climatizacioacuten limpieza dimensioacuten y mantenimiento de los espacios
bull Alcanzar el 85 de monografiacuteas nacionales recibidas en un maacuteximo de 30 diacuteas (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 85 de monografiacuteas extranjeras recibidas en un maacuteximo de 60 diacuteas (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 100 de ejecucioacuten del gasto en material bibliograacutefico del presupuesto de Biblioteca (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 100 de bibliografiacutea recomendada disponible en Biblioteca (1 2) bull Alcanzar el 100 de peticiones de compra de material bibliograacutefico por parte de los estudiantes adquiridas (2) bull Alcanzar el 65 de monografiacuteas en papel recibidas por compra catalogadas en un maacuteximo de 6 diacuteas (1 2 3 4 5)
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RIESGO OPORTUNIDAD Efecto o influencias de la incertidumbre sobre la consecucioacuten de los resultados y la eficacia de un proceso
PARA QUEacute LO HACEMOSPara prevenir o reducir los efectos no deseados de los riesgos y aprovechar las oportunidades en el marco de la planificacioacuten de la gestioacuten de la calidad y los procesos
CUANDO LO HACEMOS En la planificacioacuten inicial de los procesos o en nuevas situaciones que requieran revisar los procesos
QUEacute EXIGE ISOPensamiento basado en riesgos como parte del enfoque a procesos queda incluido en los requisitos de la ISO para la gestioacuten de los procesos ldquoabordar los riesgos y oportunidadeshelliprdquo
REQUISITOS Planificar las acciones para abordar los riesgos y oportunidades
Integrar y aplicar las acciones en los procesos
Evaluar la eficacia de las acciones
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COacuteMO LO HACEMOS Mediante la elaboracioacuten de un cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades asociados a los procesos
RESULTADO PROCESO
RIESGOSOPORTUNIDADES ACCIONES
[Resultado Esperado] [1]
1-Riesgo [se describiraacute el riesgo]
Detectado [2]
Efecto potencial [3]
2-
3-
1-Accioacuten [se describiraacute la accioacuten] [4]
2-
3-
[Resultado Esperado]
1-Oportunidad [se describiraacute la oportunidad]
Detectado
Efecto potencial
2-
3-
1-Accioacuten [se describiraacute la accioacuten]
2-
3-
[1] Resultado Esperado Esta referido al resultados final del proceso (la salida del proceso en teacuterminos del
valor o servicio prestado) Ejemplos compromiso de calidad un requisito
de calidad el valor objetivo del indicador del proceso
[Detectado Fuente de la que se ha detectadoidentificadoasociado el riesgo o la oportunidad Puede provenir 1 Del anaacutelisis del contexto (DAFO) 2 Del anaacutelisis de
las partes interesadas 3 Del anaacutelisis del proceso (desarrollo e interaccioacuten de actividades recursos y resultados)
Efecto potencial La consecuencia que el riesgo o la oportunidad van a tener sobre el resultado esperado
Accioacuten Las opciones que identificamos y adoptamos para el tratamiento del riesgo o
para aprovechas los efectos de las oportunidades sobre los resultados
esperados
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Identificacioacuten del riesgo
COM
UN
ICAC
IOacuteN
Y
CON
SULT
A
SEGU
IMIE
NTO
Y R
EVIS
IOacuteN
Apreciacioacuten del riesgo
Establecimiento del Contexto
PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RIESGO
Anaacutelisis del riesgo
Evaluacioacuten del riesgo
Tratamiento del Riesgo
IDENTIFICACIOacuteN DEL RIESGO Relacioacuten de sucesos que podriacutean afectar negativamente o positivamente los objetivos y resultados del
proceso
criterios de riesgos teacuterminos que permiten evaluar la
importancia de un riesgo
ANAacuteLISIS DEL RIESGO
Valoracioacuten de los efectos y
consecuencias del riesgo en los
resultados del proceso asiacute como de la probabilidad
de que se produzcan dichas consecuencias
EVALUACIOacuteN DEL RIESGO
Implica comparar el nivel del riesgo con los criterios
que sobre los riesgos se hayan
adoptado permitiendo asiacute
considerar y priorizar el
tratamiento que se ha de dar a los
riesgos identificados
TRATAMIENTO DEL RIESGO Es la seleccioacuten y la implementacioacuten de una o varias opciones (acciones) para modificar los riesgos
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Las acciones que se identifiquen en la gestioacuten de los riesgos y oportunidades deben ser implantadas bien mediante modificaciones en el disentildeogestioacuten del proceso bien mediante la implantacioacuten de otras acciones de mejora
Unidad Antildeo
Procesos
Descripcioacuten de la mejora
Causa para su implantacioacuten
Objetivos de la mejora
Recursos previstos
Responsables de implantacioacuten
Previsioacuten de Resultados
Grado de prioridad AltaMediaBaja (seguacuten proceda)
Indicaremos Accioacuten de gestioacuten de riesgosoportunidades
Indicaremos ademaacutes mecanismos para la evaluacioacuten
En la previsioacuten de resultados haremos referencia al grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso
Desarrollo temporal Inicio
Finalizacioacuten
Descripcioacuten de resultados obtenidos
Grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso en relacioacuten a la previsioacuten de resultados y a los indicadores que en
su caso se hubieran establecido para el seguimiento
PROPUESTAS DE ACCIONES DE MEJORA
ANAacuteLISIS DE LAS MEJORAS
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VIII ANAacuteLISIS DE
GESTIOacuteN DE RIESGO Y OPORTUNIDADESRESULTADO
PROCESO RIESGOSOPORTUNIDADES ACCIONES
Rapidez en la ejecucioacuten del mantenimiento El 85 de las incidencias se reparan en 5 diacuteas
1-Riesgo Falta de disponibilidad de recursos humanos (internos y externos) para atender las incidencias
Detectado DAFO Debilidad D2
Efecto potencial La falta de personal teacutecnico para atender las averiacuteas puede afectar al desempentildeo de las actividades universitarias y en elementos criacuteticos incrementar los dantildeos en los activos
1 Accioacuten Establecer criterios de criticidad de la incidencia
2 Accioacuten Adaptar aplicativo software para incluir criticidad
3 Accioacuten Modificacioacuten del proceso para incluir criticidad
4 Accioacuten Anaacutelisis de incidencias resueltas una vez implantadas las acciones anteriores seguacuten criticidad
Modificar las consecuencias
Rapidez en la ejecucioacuten del mantenimiento El 85 de las incidencias se reparan en 5 diacuteas
2-Riesgo Falta de disponibilidad de recursos materiales para atender las incidencias
Detectado DAFO Debilidad D2
Efecto potencial La falta de repuestos y fungibles para atender las averiacuteas puede imposibilitar la reparacioacuten con la celeridad requerida afectando al desempentildeo de las actividades universitarias
1 Accioacuten Disponer de un sistema de gestioacuten de stock de repuestos
Modificar las consecuencias
Criterios de sostenibilidad en la gestioacuten del mantenimiento
3- Riesgo Incumplimiento del Plan Estrateacutegico respecto a los criterios de sostenibilidad seguridad y PRL en el mantenimiento de las infraestructuras de los Campus
Detectado DAFO Debilidad D1
Efecto potencial No conformidad al SIGC-SUA asociado a requisitos de calidad
1 Accioacuten Establecimiento de criterios de sostenibilidad seguridad y PRL en la gestioacuten del mantenimiento
Eliminar la fuente del riesgo
Optimizar la disponibilidad de las instalaciones y equipos
4- Riesgo Interrupcioacuten del suministro eleacutectrico
Detectado Anaacutelisis de causa-efecto
Efecto potencial Dantildeos en elementos criacuteticos de las instalaciones de la UJA
1 Accioacuten Programa para garantizar el suministro eleacutectrico complementario en los edificios de la UJA
Modificar las consecuencias
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
GRACIAS POR SU ATENCIOacuteN
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
MAPA DE PROCESOS CLAVES INTERRELACIONADOS
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PROCESO PARA REALIZAR LOS CAMBIOS
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CUADRO RESUMEN DE LAS ACTIVIDADES A REALIZAR POR LAS UNIDADESAacuteREAS
ACTIVIDADES DE APLICACIOacuteN EN LOS PROCESOS PARA LA ADAPTACIOacuteN A LA NORMA ISO 9001 2015
1 Elaborar un cuadro de anaacutelisis de contexto interno y externo por procesos yo agrupacioacuten para su inclusioacuten como anexo en la documentacioacuten del
proceso
CONTEXTO
PARTES INTERESADAS 2 Revisar y completar Anexo VI (Atributos de Calidad) de la Documentacioacuten
de Procesos
CONTEXTO 3 Elaborar un cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades por procesos yo agrupacioacuten para su inclusioacuten como anexo en la documentacioacuten del proceso
COMUNICACIOacuteN 4 Reforzar la comunicacioacuten externa a usuarios apoyaacutendose en los mecanismos actuales e incluidos en los procesos haciendo las referencias oportunas en ellas fichas del Plan de Comunicacioacuten del SIGC-SUA
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CONTEXTO Factores internos y externos que influyen en el desarrollo y resultados de los procesos
FACTORES EXTERNOS Los que no dependen o no son controlados por la UnidadAacuterea Pueden
estar referidos a recursos u otras variables generales de la Universidad u otros factores externos del sistema universitario o entorno
FACTORES INTERNOS Los que dependen o son controlados por la UnidadAacuterea Fundamentalmente
sistemas de trabajo conocimientos capacidades valores y actitudes herramientas disponibles
QUEacute EXIGE ISO Identificacioacuten de factores de contexto y seguimiento y revisioacuten de esta Informacioacuten
IDENTIFICACIOacuteN DE FACTORES Cuadro de informacioacuten sobre cuestiones externas e internas
apropiadas a la misioacuten del proceso y en general al sistema de calidad y la estrategia o directrices de la
universidad que afectan al resultado esperado
SEGUIMIENTO Y REVISIOacuteN Sistematizacioacuten y periodizacioacuten de la revisioacuten de la informacioacuten del
contexto iquestCuaacutendo coacutemo y quieacuten revisa
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
COacuteMO LO HACEMOSMediante el anaacutelisis DAFO que permite alinearlo con el anaacutelisis general del SIGC-SUA
FACTORES INTERNOS
DEBILIDADES FORTALEZAS1-2-3-
1-2-3-
FACTORES EXTERNOS
AMENAZAS OPORTUNIDADES1-2-3-
1-2-3-
ANAacuteLISIS EXTERNO AMENAZAS (factores externos que inciden negativamente)
OPORTUNIDADES (factores externos que pueden incidir positivamente)
ANAacuteLISIS INTERNO DEBILIDADES (factores internos que pueden incidir negativamente) FORTALEZAS (factores internos que inciden
positivamente)
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PARA QUEacute LO HACEMOSPara disponer de informacioacuten necesaria en el proceso de planificacioacuten de la gestioacuten de los procesos y del sistema de calidad
Lo aplicamos en el proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
Lo aplicaremos tambieacuten como entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades
Las conclusiones del anaacutelisis y su aplicacioacuten se tendraacuten en cuenta si procede cuando se realice el Informe final de proceso
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VII ANAacuteLISIS DE
CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO DEL PROCESO
FACTORES INTERNOS
DEBILIDADES FORTALEZAS
1- No exclusividad y dedicacioacuten compartida por parte del personal teacutecnico responsable del proceso con otras tareas dentro del Servicio de Prevencioacuten lo que impide una mayor dedicacioacuten y atencioacuten del proceso
2 Desconocimiento del procedimiento por parte de los nuevos investigadoresproductores
1 Nueva herramienta informaacutetica en el Campus Virtual para la Gestioacuten de Residuos Peligrosos
2 Madurez del procedimiento del Gestioacuten de Residuos especialmente para el personal teacutecnico y productor de plantilla
3 Almaceacuten temporal de residuos peligrosos en ambos Campus
3 Disponibilidad y aacutegil procedimiento para la adquisicioacuten de contenedores para reponer por parte de los productores en el Almaceacuten del Campus Las Lagunillas
FACTORES EXTERNOS
AMENAZAS OPORTUNIDADES
1- Cambios normativos en materia medioambiental
2- Cambios en la documentacioacuten y procedimientos de las comunicaciones obligatorias a realizar ante las distintas entidades con competencias medioambientales
1- Alianza con Empresa concesionaria de la Gestioacuten medioambiental de gestioacuten de residuos peligrosos
2- Benchmarking con otras universidades espantildeolas
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PARTES INTERESADAS
Persona u organizacioacuten que puede afectar verse afectado o percibirse como persona afectada por una decisioacuten o actividad
En el SIGC-SUA lo identificamos a nivel de proceso como grupo de intereacutescliente usuario tal como estaacute identificado en el ANEXO VI ATRIBUTOS DE CALIDAD DEL
PROCESO de la documentacioacuten de los procesos claves
QUEacute EXIGE ISOIdentificacioacuten de las partes interesadas especificacioacuten de requisitos de calidad de eacutestas y seguimiento y revisioacuten de esta Informacioacuten
IDENTIFICACIOacuteN DE PARTES INTERESADAS Cuadro de informacioacuten sobre las partes interesadas que se ven afectadas o interesadas por el proceso
REQUISITOS DE CALIDAD Identificacioacuten de las necesidades y expectativas de las partes interesadas en el proceso y coacutemo se da respuesta mediante la especificacioacuten de requisitos de
calidad que se incluyen en el proceso
SEGUIMIENTO Y REVISIOacuteN Sistematizacioacuten y periodizacioacuten de la revisioacuten de la informacioacuten de las partes interesadas y sus requisitos de calidad iquestCuaacutendo coacutemo y quieacuten revisa
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
COacuteMO LO HACEMOS
Mediante la revisioacuten y ampliacioacuten del cuadro el ANEXO VI ATRIBUTOS DE CALIDAD DEL PROCESO de la documentacioacuten de los procesos claves SIGC-SUA
Grupo de intereacutesClientes
-Usuario
Fuentes de Informacioacuten
Necesidades y Expectativas (atributos de calidad)
Requisito de Calidad
INFORMACIOacuteN DE PARTIDA Utilizamos la informacioacuten de las tablas elaboradas en otros ciclos de gestioacuten analizamos su validez actual y en su caso modificamos especificamos o ampliamos
EXPECTATIVAS Y REQUISITOS Partimos de las necesidades expectativas y atributos de calidad por grupos de intereacutes ya identificados que mantenemos realizamos cambios o ampliamos tras la
revisioacuten Antildeadimos especificaciones en teacuterminos de requisitos de calidad (compromisos de calidad objetivos reglamentaciones especificaciones en la prestacioacuten de servicios etc)
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PARA QUEacute LO HACEMOSPara disponer de informacioacuten necesaria en el proceso de planificacioacuten de la gestioacuten de los procesos y del sistema de calidad
Lo aplicamos en el proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
Lo aplicaremos tambieacuten como entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades
Las conclusiones del anaacutelisis y su aplicacioacuten se tendraacuten en cuenta si procede cuando se realice el Informe final de proceso
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VI ATRIBUTOS DE
CALIDAD NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LOS GRUPOS DE INTERES REQUISITOS DE CALIDAD
Grupo de intereacutesClientes-Usuario
Fuentes de Informacioacuten
Necesidades y Expectativas (atributos de calidad)
Requisito de Calidad
1 El personal docente e investigador de la Universidad y centros adscritos y el personal docente e investigador visitante de otras universidades 2 El alumnado de la Universidad y centros adscritos y el alumnado en movilidad de otras universidades 3 El personal de administracioacuten y servicios 4 Losas egresadosas de la Universidad de Jaeacuten 5 El Personal colaborador o tutor externo a la Universidad de Jaeacuten
bull Encuestas de satisfaccioacuten bull Quejas Sugerencias felicitaciones bull Indicadores de proceso bull Benchmarking bull Comisioacuten de Biblioteca bull Servicio de Pregunta al Bibliotecario
Necesidad disponer de una coleccioacuten de recursos informativos que cubran las necesidades de informacioacuten de los usuarios Atributos bull Amabilidad en el trato al cliente-usuario bull Adecuacioacuten del tiempo empleado para la resolucioacuten de la demanda de la prestacioacuten del servicio bull Comunicacioacuten a los clientes-usuarios cuando se prestaraacute el servicio bull Adecuacioacuten de los horarios de atencioacuten o prestacioacuten del servicio a las necesidades que platean los clientes-usuarios bull Adecuacioacuten del servicio prestado a las necesidades y expectativas especiacuteficas comunicadas por los clientesusuarios bull Comodidad de las instalaciones climatizacioacuten limpieza dimensioacuten y mantenimiento de los espacios
bull Alcanzar el 85 de monografiacuteas nacionales recibidas en un maacuteximo de 30 diacuteas (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 85 de monografiacuteas extranjeras recibidas en un maacuteximo de 60 diacuteas (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 100 de ejecucioacuten del gasto en material bibliograacutefico del presupuesto de Biblioteca (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 100 de bibliografiacutea recomendada disponible en Biblioteca (1 2) bull Alcanzar el 100 de peticiones de compra de material bibliograacutefico por parte de los estudiantes adquiridas (2) bull Alcanzar el 65 de monografiacuteas en papel recibidas por compra catalogadas en un maacuteximo de 6 diacuteas (1 2 3 4 5)
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
RIESGO OPORTUNIDAD Efecto o influencias de la incertidumbre sobre la consecucioacuten de los resultados y la eficacia de un proceso
PARA QUEacute LO HACEMOSPara prevenir o reducir los efectos no deseados de los riesgos y aprovechar las oportunidades en el marco de la planificacioacuten de la gestioacuten de la calidad y los procesos
CUANDO LO HACEMOS En la planificacioacuten inicial de los procesos o en nuevas situaciones que requieran revisar los procesos
QUEacute EXIGE ISOPensamiento basado en riesgos como parte del enfoque a procesos queda incluido en los requisitos de la ISO para la gestioacuten de los procesos ldquoabordar los riesgos y oportunidadeshelliprdquo
REQUISITOS Planificar las acciones para abordar los riesgos y oportunidades
Integrar y aplicar las acciones en los procesos
Evaluar la eficacia de las acciones
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COacuteMO LO HACEMOS Mediante la elaboracioacuten de un cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades asociados a los procesos
RESULTADO PROCESO
RIESGOSOPORTUNIDADES ACCIONES
[Resultado Esperado] [1]
1-Riesgo [se describiraacute el riesgo]
Detectado [2]
Efecto potencial [3]
2-
3-
1-Accioacuten [se describiraacute la accioacuten] [4]
2-
3-
[Resultado Esperado]
1-Oportunidad [se describiraacute la oportunidad]
Detectado
Efecto potencial
2-
3-
1-Accioacuten [se describiraacute la accioacuten]
2-
3-
[1] Resultado Esperado Esta referido al resultados final del proceso (la salida del proceso en teacuterminos del
valor o servicio prestado) Ejemplos compromiso de calidad un requisito
de calidad el valor objetivo del indicador del proceso
[Detectado Fuente de la que se ha detectadoidentificadoasociado el riesgo o la oportunidad Puede provenir 1 Del anaacutelisis del contexto (DAFO) 2 Del anaacutelisis de
las partes interesadas 3 Del anaacutelisis del proceso (desarrollo e interaccioacuten de actividades recursos y resultados)
Efecto potencial La consecuencia que el riesgo o la oportunidad van a tener sobre el resultado esperado
Accioacuten Las opciones que identificamos y adoptamos para el tratamiento del riesgo o
para aprovechas los efectos de las oportunidades sobre los resultados
esperados
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Identificacioacuten del riesgo
COM
UN
ICAC
IOacuteN
Y
CON
SULT
A
SEGU
IMIE
NTO
Y R
EVIS
IOacuteN
Apreciacioacuten del riesgo
Establecimiento del Contexto
PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RIESGO
Anaacutelisis del riesgo
Evaluacioacuten del riesgo
Tratamiento del Riesgo
IDENTIFICACIOacuteN DEL RIESGO Relacioacuten de sucesos que podriacutean afectar negativamente o positivamente los objetivos y resultados del
proceso
criterios de riesgos teacuterminos que permiten evaluar la
importancia de un riesgo
ANAacuteLISIS DEL RIESGO
Valoracioacuten de los efectos y
consecuencias del riesgo en los
resultados del proceso asiacute como de la probabilidad
de que se produzcan dichas consecuencias
EVALUACIOacuteN DEL RIESGO
Implica comparar el nivel del riesgo con los criterios
que sobre los riesgos se hayan
adoptado permitiendo asiacute
considerar y priorizar el
tratamiento que se ha de dar a los
riesgos identificados
TRATAMIENTO DEL RIESGO Es la seleccioacuten y la implementacioacuten de una o varias opciones (acciones) para modificar los riesgos
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Las acciones que se identifiquen en la gestioacuten de los riesgos y oportunidades deben ser implantadas bien mediante modificaciones en el disentildeogestioacuten del proceso bien mediante la implantacioacuten de otras acciones de mejora
Unidad Antildeo
Procesos
Descripcioacuten de la mejora
Causa para su implantacioacuten
Objetivos de la mejora
Recursos previstos
Responsables de implantacioacuten
Previsioacuten de Resultados
Grado de prioridad AltaMediaBaja (seguacuten proceda)
Indicaremos Accioacuten de gestioacuten de riesgosoportunidades
Indicaremos ademaacutes mecanismos para la evaluacioacuten
En la previsioacuten de resultados haremos referencia al grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso
Desarrollo temporal Inicio
Finalizacioacuten
Descripcioacuten de resultados obtenidos
Grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso en relacioacuten a la previsioacuten de resultados y a los indicadores que en
su caso se hubieran establecido para el seguimiento
PROPUESTAS DE ACCIONES DE MEJORA
ANAacuteLISIS DE LAS MEJORAS
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DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VIII ANAacuteLISIS DE
GESTIOacuteN DE RIESGO Y OPORTUNIDADESRESULTADO
PROCESO RIESGOSOPORTUNIDADES ACCIONES
Rapidez en la ejecucioacuten del mantenimiento El 85 de las incidencias se reparan en 5 diacuteas
1-Riesgo Falta de disponibilidad de recursos humanos (internos y externos) para atender las incidencias
Detectado DAFO Debilidad D2
Efecto potencial La falta de personal teacutecnico para atender las averiacuteas puede afectar al desempentildeo de las actividades universitarias y en elementos criacuteticos incrementar los dantildeos en los activos
1 Accioacuten Establecer criterios de criticidad de la incidencia
2 Accioacuten Adaptar aplicativo software para incluir criticidad
3 Accioacuten Modificacioacuten del proceso para incluir criticidad
4 Accioacuten Anaacutelisis de incidencias resueltas una vez implantadas las acciones anteriores seguacuten criticidad
Modificar las consecuencias
Rapidez en la ejecucioacuten del mantenimiento El 85 de las incidencias se reparan en 5 diacuteas
2-Riesgo Falta de disponibilidad de recursos materiales para atender las incidencias
Detectado DAFO Debilidad D2
Efecto potencial La falta de repuestos y fungibles para atender las averiacuteas puede imposibilitar la reparacioacuten con la celeridad requerida afectando al desempentildeo de las actividades universitarias
1 Accioacuten Disponer de un sistema de gestioacuten de stock de repuestos
Modificar las consecuencias
Criterios de sostenibilidad en la gestioacuten del mantenimiento
3- Riesgo Incumplimiento del Plan Estrateacutegico respecto a los criterios de sostenibilidad seguridad y PRL en el mantenimiento de las infraestructuras de los Campus
Detectado DAFO Debilidad D1
Efecto potencial No conformidad al SIGC-SUA asociado a requisitos de calidad
1 Accioacuten Establecimiento de criterios de sostenibilidad seguridad y PRL en la gestioacuten del mantenimiento
Eliminar la fuente del riesgo
Optimizar la disponibilidad de las instalaciones y equipos
4- Riesgo Interrupcioacuten del suministro eleacutectrico
Detectado Anaacutelisis de causa-efecto
Efecto potencial Dantildeos en elementos criacuteticos de las instalaciones de la UJA
1 Accioacuten Programa para garantizar el suministro eleacutectrico complementario en los edificios de la UJA
Modificar las consecuencias
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GRACIAS POR SU ATENCIOacuteN
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PROCESO PARA REALIZAR LOS CAMBIOS
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CUADRO RESUMEN DE LAS ACTIVIDADES A REALIZAR POR LAS UNIDADESAacuteREAS
ACTIVIDADES DE APLICACIOacuteN EN LOS PROCESOS PARA LA ADAPTACIOacuteN A LA NORMA ISO 9001 2015
1 Elaborar un cuadro de anaacutelisis de contexto interno y externo por procesos yo agrupacioacuten para su inclusioacuten como anexo en la documentacioacuten del
proceso
CONTEXTO
PARTES INTERESADAS 2 Revisar y completar Anexo VI (Atributos de Calidad) de la Documentacioacuten
de Procesos
CONTEXTO 3 Elaborar un cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades por procesos yo agrupacioacuten para su inclusioacuten como anexo en la documentacioacuten del proceso
COMUNICACIOacuteN 4 Reforzar la comunicacioacuten externa a usuarios apoyaacutendose en los mecanismos actuales e incluidos en los procesos haciendo las referencias oportunas en ellas fichas del Plan de Comunicacioacuten del SIGC-SUA
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CONTEXTO Factores internos y externos que influyen en el desarrollo y resultados de los procesos
FACTORES EXTERNOS Los que no dependen o no son controlados por la UnidadAacuterea Pueden
estar referidos a recursos u otras variables generales de la Universidad u otros factores externos del sistema universitario o entorno
FACTORES INTERNOS Los que dependen o son controlados por la UnidadAacuterea Fundamentalmente
sistemas de trabajo conocimientos capacidades valores y actitudes herramientas disponibles
QUEacute EXIGE ISO Identificacioacuten de factores de contexto y seguimiento y revisioacuten de esta Informacioacuten
IDENTIFICACIOacuteN DE FACTORES Cuadro de informacioacuten sobre cuestiones externas e internas
apropiadas a la misioacuten del proceso y en general al sistema de calidad y la estrategia o directrices de la
universidad que afectan al resultado esperado
SEGUIMIENTO Y REVISIOacuteN Sistematizacioacuten y periodizacioacuten de la revisioacuten de la informacioacuten del
contexto iquestCuaacutendo coacutemo y quieacuten revisa
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COacuteMO LO HACEMOSMediante el anaacutelisis DAFO que permite alinearlo con el anaacutelisis general del SIGC-SUA
FACTORES INTERNOS
DEBILIDADES FORTALEZAS1-2-3-
1-2-3-
FACTORES EXTERNOS
AMENAZAS OPORTUNIDADES1-2-3-
1-2-3-
ANAacuteLISIS EXTERNO AMENAZAS (factores externos que inciden negativamente)
OPORTUNIDADES (factores externos que pueden incidir positivamente)
ANAacuteLISIS INTERNO DEBILIDADES (factores internos que pueden incidir negativamente) FORTALEZAS (factores internos que inciden
positivamente)
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PARA QUEacute LO HACEMOSPara disponer de informacioacuten necesaria en el proceso de planificacioacuten de la gestioacuten de los procesos y del sistema de calidad
Lo aplicamos en el proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
Lo aplicaremos tambieacuten como entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades
Las conclusiones del anaacutelisis y su aplicacioacuten se tendraacuten en cuenta si procede cuando se realice el Informe final de proceso
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DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VII ANAacuteLISIS DE
CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO DEL PROCESO
FACTORES INTERNOS
DEBILIDADES FORTALEZAS
1- No exclusividad y dedicacioacuten compartida por parte del personal teacutecnico responsable del proceso con otras tareas dentro del Servicio de Prevencioacuten lo que impide una mayor dedicacioacuten y atencioacuten del proceso
2 Desconocimiento del procedimiento por parte de los nuevos investigadoresproductores
1 Nueva herramienta informaacutetica en el Campus Virtual para la Gestioacuten de Residuos Peligrosos
2 Madurez del procedimiento del Gestioacuten de Residuos especialmente para el personal teacutecnico y productor de plantilla
3 Almaceacuten temporal de residuos peligrosos en ambos Campus
3 Disponibilidad y aacutegil procedimiento para la adquisicioacuten de contenedores para reponer por parte de los productores en el Almaceacuten del Campus Las Lagunillas
FACTORES EXTERNOS
AMENAZAS OPORTUNIDADES
1- Cambios normativos en materia medioambiental
2- Cambios en la documentacioacuten y procedimientos de las comunicaciones obligatorias a realizar ante las distintas entidades con competencias medioambientales
1- Alianza con Empresa concesionaria de la Gestioacuten medioambiental de gestioacuten de residuos peligrosos
2- Benchmarking con otras universidades espantildeolas
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PARTES INTERESADAS
Persona u organizacioacuten que puede afectar verse afectado o percibirse como persona afectada por una decisioacuten o actividad
En el SIGC-SUA lo identificamos a nivel de proceso como grupo de intereacutescliente usuario tal como estaacute identificado en el ANEXO VI ATRIBUTOS DE CALIDAD DEL
PROCESO de la documentacioacuten de los procesos claves
QUEacute EXIGE ISOIdentificacioacuten de las partes interesadas especificacioacuten de requisitos de calidad de eacutestas y seguimiento y revisioacuten de esta Informacioacuten
IDENTIFICACIOacuteN DE PARTES INTERESADAS Cuadro de informacioacuten sobre las partes interesadas que se ven afectadas o interesadas por el proceso
REQUISITOS DE CALIDAD Identificacioacuten de las necesidades y expectativas de las partes interesadas en el proceso y coacutemo se da respuesta mediante la especificacioacuten de requisitos de
calidad que se incluyen en el proceso
SEGUIMIENTO Y REVISIOacuteN Sistematizacioacuten y periodizacioacuten de la revisioacuten de la informacioacuten de las partes interesadas y sus requisitos de calidad iquestCuaacutendo coacutemo y quieacuten revisa
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COacuteMO LO HACEMOS
Mediante la revisioacuten y ampliacioacuten del cuadro el ANEXO VI ATRIBUTOS DE CALIDAD DEL PROCESO de la documentacioacuten de los procesos claves SIGC-SUA
Grupo de intereacutesClientes
-Usuario
Fuentes de Informacioacuten
Necesidades y Expectativas (atributos de calidad)
Requisito de Calidad
INFORMACIOacuteN DE PARTIDA Utilizamos la informacioacuten de las tablas elaboradas en otros ciclos de gestioacuten analizamos su validez actual y en su caso modificamos especificamos o ampliamos
EXPECTATIVAS Y REQUISITOS Partimos de las necesidades expectativas y atributos de calidad por grupos de intereacutes ya identificados que mantenemos realizamos cambios o ampliamos tras la
revisioacuten Antildeadimos especificaciones en teacuterminos de requisitos de calidad (compromisos de calidad objetivos reglamentaciones especificaciones en la prestacioacuten de servicios etc)
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PARA QUEacute LO HACEMOSPara disponer de informacioacuten necesaria en el proceso de planificacioacuten de la gestioacuten de los procesos y del sistema de calidad
Lo aplicamos en el proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
Lo aplicaremos tambieacuten como entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades
Las conclusiones del anaacutelisis y su aplicacioacuten se tendraacuten en cuenta si procede cuando se realice el Informe final de proceso
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DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VI ATRIBUTOS DE
CALIDAD NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LOS GRUPOS DE INTERES REQUISITOS DE CALIDAD
Grupo de intereacutesClientes-Usuario
Fuentes de Informacioacuten
Necesidades y Expectativas (atributos de calidad)
Requisito de Calidad
1 El personal docente e investigador de la Universidad y centros adscritos y el personal docente e investigador visitante de otras universidades 2 El alumnado de la Universidad y centros adscritos y el alumnado en movilidad de otras universidades 3 El personal de administracioacuten y servicios 4 Losas egresadosas de la Universidad de Jaeacuten 5 El Personal colaborador o tutor externo a la Universidad de Jaeacuten
bull Encuestas de satisfaccioacuten bull Quejas Sugerencias felicitaciones bull Indicadores de proceso bull Benchmarking bull Comisioacuten de Biblioteca bull Servicio de Pregunta al Bibliotecario
Necesidad disponer de una coleccioacuten de recursos informativos que cubran las necesidades de informacioacuten de los usuarios Atributos bull Amabilidad en el trato al cliente-usuario bull Adecuacioacuten del tiempo empleado para la resolucioacuten de la demanda de la prestacioacuten del servicio bull Comunicacioacuten a los clientes-usuarios cuando se prestaraacute el servicio bull Adecuacioacuten de los horarios de atencioacuten o prestacioacuten del servicio a las necesidades que platean los clientes-usuarios bull Adecuacioacuten del servicio prestado a las necesidades y expectativas especiacuteficas comunicadas por los clientesusuarios bull Comodidad de las instalaciones climatizacioacuten limpieza dimensioacuten y mantenimiento de los espacios
bull Alcanzar el 85 de monografiacuteas nacionales recibidas en un maacuteximo de 30 diacuteas (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 85 de monografiacuteas extranjeras recibidas en un maacuteximo de 60 diacuteas (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 100 de ejecucioacuten del gasto en material bibliograacutefico del presupuesto de Biblioteca (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 100 de bibliografiacutea recomendada disponible en Biblioteca (1 2) bull Alcanzar el 100 de peticiones de compra de material bibliograacutefico por parte de los estudiantes adquiridas (2) bull Alcanzar el 65 de monografiacuteas en papel recibidas por compra catalogadas en un maacuteximo de 6 diacuteas (1 2 3 4 5)
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RIESGO OPORTUNIDAD Efecto o influencias de la incertidumbre sobre la consecucioacuten de los resultados y la eficacia de un proceso
PARA QUEacute LO HACEMOSPara prevenir o reducir los efectos no deseados de los riesgos y aprovechar las oportunidades en el marco de la planificacioacuten de la gestioacuten de la calidad y los procesos
CUANDO LO HACEMOS En la planificacioacuten inicial de los procesos o en nuevas situaciones que requieran revisar los procesos
QUEacute EXIGE ISOPensamiento basado en riesgos como parte del enfoque a procesos queda incluido en los requisitos de la ISO para la gestioacuten de los procesos ldquoabordar los riesgos y oportunidadeshelliprdquo
REQUISITOS Planificar las acciones para abordar los riesgos y oportunidades
Integrar y aplicar las acciones en los procesos
Evaluar la eficacia de las acciones
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
COacuteMO LO HACEMOS Mediante la elaboracioacuten de un cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades asociados a los procesos
RESULTADO PROCESO
RIESGOSOPORTUNIDADES ACCIONES
[Resultado Esperado] [1]
1-Riesgo [se describiraacute el riesgo]
Detectado [2]
Efecto potencial [3]
2-
3-
1-Accioacuten [se describiraacute la accioacuten] [4]
2-
3-
[Resultado Esperado]
1-Oportunidad [se describiraacute la oportunidad]
Detectado
Efecto potencial
2-
3-
1-Accioacuten [se describiraacute la accioacuten]
2-
3-
[1] Resultado Esperado Esta referido al resultados final del proceso (la salida del proceso en teacuterminos del
valor o servicio prestado) Ejemplos compromiso de calidad un requisito
de calidad el valor objetivo del indicador del proceso
[Detectado Fuente de la que se ha detectadoidentificadoasociado el riesgo o la oportunidad Puede provenir 1 Del anaacutelisis del contexto (DAFO) 2 Del anaacutelisis de
las partes interesadas 3 Del anaacutelisis del proceso (desarrollo e interaccioacuten de actividades recursos y resultados)
Efecto potencial La consecuencia que el riesgo o la oportunidad van a tener sobre el resultado esperado
Accioacuten Las opciones que identificamos y adoptamos para el tratamiento del riesgo o
para aprovechas los efectos de las oportunidades sobre los resultados
esperados
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Identificacioacuten del riesgo
COM
UN
ICAC
IOacuteN
Y
CON
SULT
A
SEGU
IMIE
NTO
Y R
EVIS
IOacuteN
Apreciacioacuten del riesgo
Establecimiento del Contexto
PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RIESGO
Anaacutelisis del riesgo
Evaluacioacuten del riesgo
Tratamiento del Riesgo
IDENTIFICACIOacuteN DEL RIESGO Relacioacuten de sucesos que podriacutean afectar negativamente o positivamente los objetivos y resultados del
proceso
criterios de riesgos teacuterminos que permiten evaluar la
importancia de un riesgo
ANAacuteLISIS DEL RIESGO
Valoracioacuten de los efectos y
consecuencias del riesgo en los
resultados del proceso asiacute como de la probabilidad
de que se produzcan dichas consecuencias
EVALUACIOacuteN DEL RIESGO
Implica comparar el nivel del riesgo con los criterios
que sobre los riesgos se hayan
adoptado permitiendo asiacute
considerar y priorizar el
tratamiento que se ha de dar a los
riesgos identificados
TRATAMIENTO DEL RIESGO Es la seleccioacuten y la implementacioacuten de una o varias opciones (acciones) para modificar los riesgos
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Las acciones que se identifiquen en la gestioacuten de los riesgos y oportunidades deben ser implantadas bien mediante modificaciones en el disentildeogestioacuten del proceso bien mediante la implantacioacuten de otras acciones de mejora
Unidad Antildeo
Procesos
Descripcioacuten de la mejora
Causa para su implantacioacuten
Objetivos de la mejora
Recursos previstos
Responsables de implantacioacuten
Previsioacuten de Resultados
Grado de prioridad AltaMediaBaja (seguacuten proceda)
Indicaremos Accioacuten de gestioacuten de riesgosoportunidades
Indicaremos ademaacutes mecanismos para la evaluacioacuten
En la previsioacuten de resultados haremos referencia al grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso
Desarrollo temporal Inicio
Finalizacioacuten
Descripcioacuten de resultados obtenidos
Grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso en relacioacuten a la previsioacuten de resultados y a los indicadores que en
su caso se hubieran establecido para el seguimiento
PROPUESTAS DE ACCIONES DE MEJORA
ANAacuteLISIS DE LAS MEJORAS
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VIII ANAacuteLISIS DE
GESTIOacuteN DE RIESGO Y OPORTUNIDADESRESULTADO
PROCESO RIESGOSOPORTUNIDADES ACCIONES
Rapidez en la ejecucioacuten del mantenimiento El 85 de las incidencias se reparan en 5 diacuteas
1-Riesgo Falta de disponibilidad de recursos humanos (internos y externos) para atender las incidencias
Detectado DAFO Debilidad D2
Efecto potencial La falta de personal teacutecnico para atender las averiacuteas puede afectar al desempentildeo de las actividades universitarias y en elementos criacuteticos incrementar los dantildeos en los activos
1 Accioacuten Establecer criterios de criticidad de la incidencia
2 Accioacuten Adaptar aplicativo software para incluir criticidad
3 Accioacuten Modificacioacuten del proceso para incluir criticidad
4 Accioacuten Anaacutelisis de incidencias resueltas una vez implantadas las acciones anteriores seguacuten criticidad
Modificar las consecuencias
Rapidez en la ejecucioacuten del mantenimiento El 85 de las incidencias se reparan en 5 diacuteas
2-Riesgo Falta de disponibilidad de recursos materiales para atender las incidencias
Detectado DAFO Debilidad D2
Efecto potencial La falta de repuestos y fungibles para atender las averiacuteas puede imposibilitar la reparacioacuten con la celeridad requerida afectando al desempentildeo de las actividades universitarias
1 Accioacuten Disponer de un sistema de gestioacuten de stock de repuestos
Modificar las consecuencias
Criterios de sostenibilidad en la gestioacuten del mantenimiento
3- Riesgo Incumplimiento del Plan Estrateacutegico respecto a los criterios de sostenibilidad seguridad y PRL en el mantenimiento de las infraestructuras de los Campus
Detectado DAFO Debilidad D1
Efecto potencial No conformidad al SIGC-SUA asociado a requisitos de calidad
1 Accioacuten Establecimiento de criterios de sostenibilidad seguridad y PRL en la gestioacuten del mantenimiento
Eliminar la fuente del riesgo
Optimizar la disponibilidad de las instalaciones y equipos
4- Riesgo Interrupcioacuten del suministro eleacutectrico
Detectado Anaacutelisis de causa-efecto
Efecto potencial Dantildeos en elementos criacuteticos de las instalaciones de la UJA
1 Accioacuten Programa para garantizar el suministro eleacutectrico complementario en los edificios de la UJA
Modificar las consecuencias
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
GRACIAS POR SU ATENCIOacuteN
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PROCESO PARA REALIZAR LOS CAMBIOS
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CUADRO RESUMEN DE LAS ACTIVIDADES A REALIZAR POR LAS UNIDADESAacuteREAS
ACTIVIDADES DE APLICACIOacuteN EN LOS PROCESOS PARA LA ADAPTACIOacuteN A LA NORMA ISO 9001 2015
1 Elaborar un cuadro de anaacutelisis de contexto interno y externo por procesos yo agrupacioacuten para su inclusioacuten como anexo en la documentacioacuten del
proceso
CONTEXTO
PARTES INTERESADAS 2 Revisar y completar Anexo VI (Atributos de Calidad) de la Documentacioacuten
de Procesos
CONTEXTO 3 Elaborar un cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades por procesos yo agrupacioacuten para su inclusioacuten como anexo en la documentacioacuten del proceso
COMUNICACIOacuteN 4 Reforzar la comunicacioacuten externa a usuarios apoyaacutendose en los mecanismos actuales e incluidos en los procesos haciendo las referencias oportunas en ellas fichas del Plan de Comunicacioacuten del SIGC-SUA
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CONTEXTO Factores internos y externos que influyen en el desarrollo y resultados de los procesos
FACTORES EXTERNOS Los que no dependen o no son controlados por la UnidadAacuterea Pueden
estar referidos a recursos u otras variables generales de la Universidad u otros factores externos del sistema universitario o entorno
FACTORES INTERNOS Los que dependen o son controlados por la UnidadAacuterea Fundamentalmente
sistemas de trabajo conocimientos capacidades valores y actitudes herramientas disponibles
QUEacute EXIGE ISO Identificacioacuten de factores de contexto y seguimiento y revisioacuten de esta Informacioacuten
IDENTIFICACIOacuteN DE FACTORES Cuadro de informacioacuten sobre cuestiones externas e internas
apropiadas a la misioacuten del proceso y en general al sistema de calidad y la estrategia o directrices de la
universidad que afectan al resultado esperado
SEGUIMIENTO Y REVISIOacuteN Sistematizacioacuten y periodizacioacuten de la revisioacuten de la informacioacuten del
contexto iquestCuaacutendo coacutemo y quieacuten revisa
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
COacuteMO LO HACEMOSMediante el anaacutelisis DAFO que permite alinearlo con el anaacutelisis general del SIGC-SUA
FACTORES INTERNOS
DEBILIDADES FORTALEZAS1-2-3-
1-2-3-
FACTORES EXTERNOS
AMENAZAS OPORTUNIDADES1-2-3-
1-2-3-
ANAacuteLISIS EXTERNO AMENAZAS (factores externos que inciden negativamente)
OPORTUNIDADES (factores externos que pueden incidir positivamente)
ANAacuteLISIS INTERNO DEBILIDADES (factores internos que pueden incidir negativamente) FORTALEZAS (factores internos que inciden
positivamente)
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PARA QUEacute LO HACEMOSPara disponer de informacioacuten necesaria en el proceso de planificacioacuten de la gestioacuten de los procesos y del sistema de calidad
Lo aplicamos en el proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
Lo aplicaremos tambieacuten como entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades
Las conclusiones del anaacutelisis y su aplicacioacuten se tendraacuten en cuenta si procede cuando se realice el Informe final de proceso
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VII ANAacuteLISIS DE
CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO DEL PROCESO
FACTORES INTERNOS
DEBILIDADES FORTALEZAS
1- No exclusividad y dedicacioacuten compartida por parte del personal teacutecnico responsable del proceso con otras tareas dentro del Servicio de Prevencioacuten lo que impide una mayor dedicacioacuten y atencioacuten del proceso
2 Desconocimiento del procedimiento por parte de los nuevos investigadoresproductores
1 Nueva herramienta informaacutetica en el Campus Virtual para la Gestioacuten de Residuos Peligrosos
2 Madurez del procedimiento del Gestioacuten de Residuos especialmente para el personal teacutecnico y productor de plantilla
3 Almaceacuten temporal de residuos peligrosos en ambos Campus
3 Disponibilidad y aacutegil procedimiento para la adquisicioacuten de contenedores para reponer por parte de los productores en el Almaceacuten del Campus Las Lagunillas
FACTORES EXTERNOS
AMENAZAS OPORTUNIDADES
1- Cambios normativos en materia medioambiental
2- Cambios en la documentacioacuten y procedimientos de las comunicaciones obligatorias a realizar ante las distintas entidades con competencias medioambientales
1- Alianza con Empresa concesionaria de la Gestioacuten medioambiental de gestioacuten de residuos peligrosos
2- Benchmarking con otras universidades espantildeolas
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PARTES INTERESADAS
Persona u organizacioacuten que puede afectar verse afectado o percibirse como persona afectada por una decisioacuten o actividad
En el SIGC-SUA lo identificamos a nivel de proceso como grupo de intereacutescliente usuario tal como estaacute identificado en el ANEXO VI ATRIBUTOS DE CALIDAD DEL
PROCESO de la documentacioacuten de los procesos claves
QUEacute EXIGE ISOIdentificacioacuten de las partes interesadas especificacioacuten de requisitos de calidad de eacutestas y seguimiento y revisioacuten de esta Informacioacuten
IDENTIFICACIOacuteN DE PARTES INTERESADAS Cuadro de informacioacuten sobre las partes interesadas que se ven afectadas o interesadas por el proceso
REQUISITOS DE CALIDAD Identificacioacuten de las necesidades y expectativas de las partes interesadas en el proceso y coacutemo se da respuesta mediante la especificacioacuten de requisitos de
calidad que se incluyen en el proceso
SEGUIMIENTO Y REVISIOacuteN Sistematizacioacuten y periodizacioacuten de la revisioacuten de la informacioacuten de las partes interesadas y sus requisitos de calidad iquestCuaacutendo coacutemo y quieacuten revisa
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COacuteMO LO HACEMOS
Mediante la revisioacuten y ampliacioacuten del cuadro el ANEXO VI ATRIBUTOS DE CALIDAD DEL PROCESO de la documentacioacuten de los procesos claves SIGC-SUA
Grupo de intereacutesClientes
-Usuario
Fuentes de Informacioacuten
Necesidades y Expectativas (atributos de calidad)
Requisito de Calidad
INFORMACIOacuteN DE PARTIDA Utilizamos la informacioacuten de las tablas elaboradas en otros ciclos de gestioacuten analizamos su validez actual y en su caso modificamos especificamos o ampliamos
EXPECTATIVAS Y REQUISITOS Partimos de las necesidades expectativas y atributos de calidad por grupos de intereacutes ya identificados que mantenemos realizamos cambios o ampliamos tras la
revisioacuten Antildeadimos especificaciones en teacuterminos de requisitos de calidad (compromisos de calidad objetivos reglamentaciones especificaciones en la prestacioacuten de servicios etc)
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PARA QUEacute LO HACEMOSPara disponer de informacioacuten necesaria en el proceso de planificacioacuten de la gestioacuten de los procesos y del sistema de calidad
Lo aplicamos en el proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
Lo aplicaremos tambieacuten como entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades
Las conclusiones del anaacutelisis y su aplicacioacuten se tendraacuten en cuenta si procede cuando se realice el Informe final de proceso
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DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VI ATRIBUTOS DE
CALIDAD NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LOS GRUPOS DE INTERES REQUISITOS DE CALIDAD
Grupo de intereacutesClientes-Usuario
Fuentes de Informacioacuten
Necesidades y Expectativas (atributos de calidad)
Requisito de Calidad
1 El personal docente e investigador de la Universidad y centros adscritos y el personal docente e investigador visitante de otras universidades 2 El alumnado de la Universidad y centros adscritos y el alumnado en movilidad de otras universidades 3 El personal de administracioacuten y servicios 4 Losas egresadosas de la Universidad de Jaeacuten 5 El Personal colaborador o tutor externo a la Universidad de Jaeacuten
bull Encuestas de satisfaccioacuten bull Quejas Sugerencias felicitaciones bull Indicadores de proceso bull Benchmarking bull Comisioacuten de Biblioteca bull Servicio de Pregunta al Bibliotecario
Necesidad disponer de una coleccioacuten de recursos informativos que cubran las necesidades de informacioacuten de los usuarios Atributos bull Amabilidad en el trato al cliente-usuario bull Adecuacioacuten del tiempo empleado para la resolucioacuten de la demanda de la prestacioacuten del servicio bull Comunicacioacuten a los clientes-usuarios cuando se prestaraacute el servicio bull Adecuacioacuten de los horarios de atencioacuten o prestacioacuten del servicio a las necesidades que platean los clientes-usuarios bull Adecuacioacuten del servicio prestado a las necesidades y expectativas especiacuteficas comunicadas por los clientesusuarios bull Comodidad de las instalaciones climatizacioacuten limpieza dimensioacuten y mantenimiento de los espacios
bull Alcanzar el 85 de monografiacuteas nacionales recibidas en un maacuteximo de 30 diacuteas (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 85 de monografiacuteas extranjeras recibidas en un maacuteximo de 60 diacuteas (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 100 de ejecucioacuten del gasto en material bibliograacutefico del presupuesto de Biblioteca (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 100 de bibliografiacutea recomendada disponible en Biblioteca (1 2) bull Alcanzar el 100 de peticiones de compra de material bibliograacutefico por parte de los estudiantes adquiridas (2) bull Alcanzar el 65 de monografiacuteas en papel recibidas por compra catalogadas en un maacuteximo de 6 diacuteas (1 2 3 4 5)
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RIESGO OPORTUNIDAD Efecto o influencias de la incertidumbre sobre la consecucioacuten de los resultados y la eficacia de un proceso
PARA QUEacute LO HACEMOSPara prevenir o reducir los efectos no deseados de los riesgos y aprovechar las oportunidades en el marco de la planificacioacuten de la gestioacuten de la calidad y los procesos
CUANDO LO HACEMOS En la planificacioacuten inicial de los procesos o en nuevas situaciones que requieran revisar los procesos
QUEacute EXIGE ISOPensamiento basado en riesgos como parte del enfoque a procesos queda incluido en los requisitos de la ISO para la gestioacuten de los procesos ldquoabordar los riesgos y oportunidadeshelliprdquo
REQUISITOS Planificar las acciones para abordar los riesgos y oportunidades
Integrar y aplicar las acciones en los procesos
Evaluar la eficacia de las acciones
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COacuteMO LO HACEMOS Mediante la elaboracioacuten de un cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades asociados a los procesos
RESULTADO PROCESO
RIESGOSOPORTUNIDADES ACCIONES
[Resultado Esperado] [1]
1-Riesgo [se describiraacute el riesgo]
Detectado [2]
Efecto potencial [3]
2-
3-
1-Accioacuten [se describiraacute la accioacuten] [4]
2-
3-
[Resultado Esperado]
1-Oportunidad [se describiraacute la oportunidad]
Detectado
Efecto potencial
2-
3-
1-Accioacuten [se describiraacute la accioacuten]
2-
3-
[1] Resultado Esperado Esta referido al resultados final del proceso (la salida del proceso en teacuterminos del
valor o servicio prestado) Ejemplos compromiso de calidad un requisito
de calidad el valor objetivo del indicador del proceso
[Detectado Fuente de la que se ha detectadoidentificadoasociado el riesgo o la oportunidad Puede provenir 1 Del anaacutelisis del contexto (DAFO) 2 Del anaacutelisis de
las partes interesadas 3 Del anaacutelisis del proceso (desarrollo e interaccioacuten de actividades recursos y resultados)
Efecto potencial La consecuencia que el riesgo o la oportunidad van a tener sobre el resultado esperado
Accioacuten Las opciones que identificamos y adoptamos para el tratamiento del riesgo o
para aprovechas los efectos de las oportunidades sobre los resultados
esperados
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Identificacioacuten del riesgo
COM
UN
ICAC
IOacuteN
Y
CON
SULT
A
SEGU
IMIE
NTO
Y R
EVIS
IOacuteN
Apreciacioacuten del riesgo
Establecimiento del Contexto
PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RIESGO
Anaacutelisis del riesgo
Evaluacioacuten del riesgo
Tratamiento del Riesgo
IDENTIFICACIOacuteN DEL RIESGO Relacioacuten de sucesos que podriacutean afectar negativamente o positivamente los objetivos y resultados del
proceso
criterios de riesgos teacuterminos que permiten evaluar la
importancia de un riesgo
ANAacuteLISIS DEL RIESGO
Valoracioacuten de los efectos y
consecuencias del riesgo en los
resultados del proceso asiacute como de la probabilidad
de que se produzcan dichas consecuencias
EVALUACIOacuteN DEL RIESGO
Implica comparar el nivel del riesgo con los criterios
que sobre los riesgos se hayan
adoptado permitiendo asiacute
considerar y priorizar el
tratamiento que se ha de dar a los
riesgos identificados
TRATAMIENTO DEL RIESGO Es la seleccioacuten y la implementacioacuten de una o varias opciones (acciones) para modificar los riesgos
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Las acciones que se identifiquen en la gestioacuten de los riesgos y oportunidades deben ser implantadas bien mediante modificaciones en el disentildeogestioacuten del proceso bien mediante la implantacioacuten de otras acciones de mejora
Unidad Antildeo
Procesos
Descripcioacuten de la mejora
Causa para su implantacioacuten
Objetivos de la mejora
Recursos previstos
Responsables de implantacioacuten
Previsioacuten de Resultados
Grado de prioridad AltaMediaBaja (seguacuten proceda)
Indicaremos Accioacuten de gestioacuten de riesgosoportunidades
Indicaremos ademaacutes mecanismos para la evaluacioacuten
En la previsioacuten de resultados haremos referencia al grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso
Desarrollo temporal Inicio
Finalizacioacuten
Descripcioacuten de resultados obtenidos
Grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso en relacioacuten a la previsioacuten de resultados y a los indicadores que en
su caso se hubieran establecido para el seguimiento
PROPUESTAS DE ACCIONES DE MEJORA
ANAacuteLISIS DE LAS MEJORAS
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DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VIII ANAacuteLISIS DE
GESTIOacuteN DE RIESGO Y OPORTUNIDADESRESULTADO
PROCESO RIESGOSOPORTUNIDADES ACCIONES
Rapidez en la ejecucioacuten del mantenimiento El 85 de las incidencias se reparan en 5 diacuteas
1-Riesgo Falta de disponibilidad de recursos humanos (internos y externos) para atender las incidencias
Detectado DAFO Debilidad D2
Efecto potencial La falta de personal teacutecnico para atender las averiacuteas puede afectar al desempentildeo de las actividades universitarias y en elementos criacuteticos incrementar los dantildeos en los activos
1 Accioacuten Establecer criterios de criticidad de la incidencia
2 Accioacuten Adaptar aplicativo software para incluir criticidad
3 Accioacuten Modificacioacuten del proceso para incluir criticidad
4 Accioacuten Anaacutelisis de incidencias resueltas una vez implantadas las acciones anteriores seguacuten criticidad
Modificar las consecuencias
Rapidez en la ejecucioacuten del mantenimiento El 85 de las incidencias se reparan en 5 diacuteas
2-Riesgo Falta de disponibilidad de recursos materiales para atender las incidencias
Detectado DAFO Debilidad D2
Efecto potencial La falta de repuestos y fungibles para atender las averiacuteas puede imposibilitar la reparacioacuten con la celeridad requerida afectando al desempentildeo de las actividades universitarias
1 Accioacuten Disponer de un sistema de gestioacuten de stock de repuestos
Modificar las consecuencias
Criterios de sostenibilidad en la gestioacuten del mantenimiento
3- Riesgo Incumplimiento del Plan Estrateacutegico respecto a los criterios de sostenibilidad seguridad y PRL en el mantenimiento de las infraestructuras de los Campus
Detectado DAFO Debilidad D1
Efecto potencial No conformidad al SIGC-SUA asociado a requisitos de calidad
1 Accioacuten Establecimiento de criterios de sostenibilidad seguridad y PRL en la gestioacuten del mantenimiento
Eliminar la fuente del riesgo
Optimizar la disponibilidad de las instalaciones y equipos
4- Riesgo Interrupcioacuten del suministro eleacutectrico
Detectado Anaacutelisis de causa-efecto
Efecto potencial Dantildeos en elementos criacuteticos de las instalaciones de la UJA
1 Accioacuten Programa para garantizar el suministro eleacutectrico complementario en los edificios de la UJA
Modificar las consecuencias
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GRACIAS POR SU ATENCIOacuteN
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CUADRO RESUMEN DE LAS ACTIVIDADES A REALIZAR POR LAS UNIDADESAacuteREAS
ACTIVIDADES DE APLICACIOacuteN EN LOS PROCESOS PARA LA ADAPTACIOacuteN A LA NORMA ISO 9001 2015
1 Elaborar un cuadro de anaacutelisis de contexto interno y externo por procesos yo agrupacioacuten para su inclusioacuten como anexo en la documentacioacuten del
proceso
CONTEXTO
PARTES INTERESADAS 2 Revisar y completar Anexo VI (Atributos de Calidad) de la Documentacioacuten
de Procesos
CONTEXTO 3 Elaborar un cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades por procesos yo agrupacioacuten para su inclusioacuten como anexo en la documentacioacuten del proceso
COMUNICACIOacuteN 4 Reforzar la comunicacioacuten externa a usuarios apoyaacutendose en los mecanismos actuales e incluidos en los procesos haciendo las referencias oportunas en ellas fichas del Plan de Comunicacioacuten del SIGC-SUA
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CONTEXTO Factores internos y externos que influyen en el desarrollo y resultados de los procesos
FACTORES EXTERNOS Los que no dependen o no son controlados por la UnidadAacuterea Pueden
estar referidos a recursos u otras variables generales de la Universidad u otros factores externos del sistema universitario o entorno
FACTORES INTERNOS Los que dependen o son controlados por la UnidadAacuterea Fundamentalmente
sistemas de trabajo conocimientos capacidades valores y actitudes herramientas disponibles
QUEacute EXIGE ISO Identificacioacuten de factores de contexto y seguimiento y revisioacuten de esta Informacioacuten
IDENTIFICACIOacuteN DE FACTORES Cuadro de informacioacuten sobre cuestiones externas e internas
apropiadas a la misioacuten del proceso y en general al sistema de calidad y la estrategia o directrices de la
universidad que afectan al resultado esperado
SEGUIMIENTO Y REVISIOacuteN Sistematizacioacuten y periodizacioacuten de la revisioacuten de la informacioacuten del
contexto iquestCuaacutendo coacutemo y quieacuten revisa
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
COacuteMO LO HACEMOSMediante el anaacutelisis DAFO que permite alinearlo con el anaacutelisis general del SIGC-SUA
FACTORES INTERNOS
DEBILIDADES FORTALEZAS1-2-3-
1-2-3-
FACTORES EXTERNOS
AMENAZAS OPORTUNIDADES1-2-3-
1-2-3-
ANAacuteLISIS EXTERNO AMENAZAS (factores externos que inciden negativamente)
OPORTUNIDADES (factores externos que pueden incidir positivamente)
ANAacuteLISIS INTERNO DEBILIDADES (factores internos que pueden incidir negativamente) FORTALEZAS (factores internos que inciden
positivamente)
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PARA QUEacute LO HACEMOSPara disponer de informacioacuten necesaria en el proceso de planificacioacuten de la gestioacuten de los procesos y del sistema de calidad
Lo aplicamos en el proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
Lo aplicaremos tambieacuten como entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades
Las conclusiones del anaacutelisis y su aplicacioacuten se tendraacuten en cuenta si procede cuando se realice el Informe final de proceso
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VII ANAacuteLISIS DE
CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO DEL PROCESO
FACTORES INTERNOS
DEBILIDADES FORTALEZAS
1- No exclusividad y dedicacioacuten compartida por parte del personal teacutecnico responsable del proceso con otras tareas dentro del Servicio de Prevencioacuten lo que impide una mayor dedicacioacuten y atencioacuten del proceso
2 Desconocimiento del procedimiento por parte de los nuevos investigadoresproductores
1 Nueva herramienta informaacutetica en el Campus Virtual para la Gestioacuten de Residuos Peligrosos
2 Madurez del procedimiento del Gestioacuten de Residuos especialmente para el personal teacutecnico y productor de plantilla
3 Almaceacuten temporal de residuos peligrosos en ambos Campus
3 Disponibilidad y aacutegil procedimiento para la adquisicioacuten de contenedores para reponer por parte de los productores en el Almaceacuten del Campus Las Lagunillas
FACTORES EXTERNOS
AMENAZAS OPORTUNIDADES
1- Cambios normativos en materia medioambiental
2- Cambios en la documentacioacuten y procedimientos de las comunicaciones obligatorias a realizar ante las distintas entidades con competencias medioambientales
1- Alianza con Empresa concesionaria de la Gestioacuten medioambiental de gestioacuten de residuos peligrosos
2- Benchmarking con otras universidades espantildeolas
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PARTES INTERESADAS
Persona u organizacioacuten que puede afectar verse afectado o percibirse como persona afectada por una decisioacuten o actividad
En el SIGC-SUA lo identificamos a nivel de proceso como grupo de intereacutescliente usuario tal como estaacute identificado en el ANEXO VI ATRIBUTOS DE CALIDAD DEL
PROCESO de la documentacioacuten de los procesos claves
QUEacute EXIGE ISOIdentificacioacuten de las partes interesadas especificacioacuten de requisitos de calidad de eacutestas y seguimiento y revisioacuten de esta Informacioacuten
IDENTIFICACIOacuteN DE PARTES INTERESADAS Cuadro de informacioacuten sobre las partes interesadas que se ven afectadas o interesadas por el proceso
REQUISITOS DE CALIDAD Identificacioacuten de las necesidades y expectativas de las partes interesadas en el proceso y coacutemo se da respuesta mediante la especificacioacuten de requisitos de
calidad que se incluyen en el proceso
SEGUIMIENTO Y REVISIOacuteN Sistematizacioacuten y periodizacioacuten de la revisioacuten de la informacioacuten de las partes interesadas y sus requisitos de calidad iquestCuaacutendo coacutemo y quieacuten revisa
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
COacuteMO LO HACEMOS
Mediante la revisioacuten y ampliacioacuten del cuadro el ANEXO VI ATRIBUTOS DE CALIDAD DEL PROCESO de la documentacioacuten de los procesos claves SIGC-SUA
Grupo de intereacutesClientes
-Usuario
Fuentes de Informacioacuten
Necesidades y Expectativas (atributos de calidad)
Requisito de Calidad
INFORMACIOacuteN DE PARTIDA Utilizamos la informacioacuten de las tablas elaboradas en otros ciclos de gestioacuten analizamos su validez actual y en su caso modificamos especificamos o ampliamos
EXPECTATIVAS Y REQUISITOS Partimos de las necesidades expectativas y atributos de calidad por grupos de intereacutes ya identificados que mantenemos realizamos cambios o ampliamos tras la
revisioacuten Antildeadimos especificaciones en teacuterminos de requisitos de calidad (compromisos de calidad objetivos reglamentaciones especificaciones en la prestacioacuten de servicios etc)
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PARA QUEacute LO HACEMOSPara disponer de informacioacuten necesaria en el proceso de planificacioacuten de la gestioacuten de los procesos y del sistema de calidad
Lo aplicamos en el proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
Lo aplicaremos tambieacuten como entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades
Las conclusiones del anaacutelisis y su aplicacioacuten se tendraacuten en cuenta si procede cuando se realice el Informe final de proceso
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VI ATRIBUTOS DE
CALIDAD NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LOS GRUPOS DE INTERES REQUISITOS DE CALIDAD
Grupo de intereacutesClientes-Usuario
Fuentes de Informacioacuten
Necesidades y Expectativas (atributos de calidad)
Requisito de Calidad
1 El personal docente e investigador de la Universidad y centros adscritos y el personal docente e investigador visitante de otras universidades 2 El alumnado de la Universidad y centros adscritos y el alumnado en movilidad de otras universidades 3 El personal de administracioacuten y servicios 4 Losas egresadosas de la Universidad de Jaeacuten 5 El Personal colaborador o tutor externo a la Universidad de Jaeacuten
bull Encuestas de satisfaccioacuten bull Quejas Sugerencias felicitaciones bull Indicadores de proceso bull Benchmarking bull Comisioacuten de Biblioteca bull Servicio de Pregunta al Bibliotecario
Necesidad disponer de una coleccioacuten de recursos informativos que cubran las necesidades de informacioacuten de los usuarios Atributos bull Amabilidad en el trato al cliente-usuario bull Adecuacioacuten del tiempo empleado para la resolucioacuten de la demanda de la prestacioacuten del servicio bull Comunicacioacuten a los clientes-usuarios cuando se prestaraacute el servicio bull Adecuacioacuten de los horarios de atencioacuten o prestacioacuten del servicio a las necesidades que platean los clientes-usuarios bull Adecuacioacuten del servicio prestado a las necesidades y expectativas especiacuteficas comunicadas por los clientesusuarios bull Comodidad de las instalaciones climatizacioacuten limpieza dimensioacuten y mantenimiento de los espacios
bull Alcanzar el 85 de monografiacuteas nacionales recibidas en un maacuteximo de 30 diacuteas (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 85 de monografiacuteas extranjeras recibidas en un maacuteximo de 60 diacuteas (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 100 de ejecucioacuten del gasto en material bibliograacutefico del presupuesto de Biblioteca (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 100 de bibliografiacutea recomendada disponible en Biblioteca (1 2) bull Alcanzar el 100 de peticiones de compra de material bibliograacutefico por parte de los estudiantes adquiridas (2) bull Alcanzar el 65 de monografiacuteas en papel recibidas por compra catalogadas en un maacuteximo de 6 diacuteas (1 2 3 4 5)
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
RIESGO OPORTUNIDAD Efecto o influencias de la incertidumbre sobre la consecucioacuten de los resultados y la eficacia de un proceso
PARA QUEacute LO HACEMOSPara prevenir o reducir los efectos no deseados de los riesgos y aprovechar las oportunidades en el marco de la planificacioacuten de la gestioacuten de la calidad y los procesos
CUANDO LO HACEMOS En la planificacioacuten inicial de los procesos o en nuevas situaciones que requieran revisar los procesos
QUEacute EXIGE ISOPensamiento basado en riesgos como parte del enfoque a procesos queda incluido en los requisitos de la ISO para la gestioacuten de los procesos ldquoabordar los riesgos y oportunidadeshelliprdquo
REQUISITOS Planificar las acciones para abordar los riesgos y oportunidades
Integrar y aplicar las acciones en los procesos
Evaluar la eficacia de las acciones
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
COacuteMO LO HACEMOS Mediante la elaboracioacuten de un cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades asociados a los procesos
RESULTADO PROCESO
RIESGOSOPORTUNIDADES ACCIONES
[Resultado Esperado] [1]
1-Riesgo [se describiraacute el riesgo]
Detectado [2]
Efecto potencial [3]
2-
3-
1-Accioacuten [se describiraacute la accioacuten] [4]
2-
3-
[Resultado Esperado]
1-Oportunidad [se describiraacute la oportunidad]
Detectado
Efecto potencial
2-
3-
1-Accioacuten [se describiraacute la accioacuten]
2-
3-
[1] Resultado Esperado Esta referido al resultados final del proceso (la salida del proceso en teacuterminos del
valor o servicio prestado) Ejemplos compromiso de calidad un requisito
de calidad el valor objetivo del indicador del proceso
[Detectado Fuente de la que se ha detectadoidentificadoasociado el riesgo o la oportunidad Puede provenir 1 Del anaacutelisis del contexto (DAFO) 2 Del anaacutelisis de
las partes interesadas 3 Del anaacutelisis del proceso (desarrollo e interaccioacuten de actividades recursos y resultados)
Efecto potencial La consecuencia que el riesgo o la oportunidad van a tener sobre el resultado esperado
Accioacuten Las opciones que identificamos y adoptamos para el tratamiento del riesgo o
para aprovechas los efectos de las oportunidades sobre los resultados
esperados
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Identificacioacuten del riesgo
COM
UN
ICAC
IOacuteN
Y
CON
SULT
A
SEGU
IMIE
NTO
Y R
EVIS
IOacuteN
Apreciacioacuten del riesgo
Establecimiento del Contexto
PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RIESGO
Anaacutelisis del riesgo
Evaluacioacuten del riesgo
Tratamiento del Riesgo
IDENTIFICACIOacuteN DEL RIESGO Relacioacuten de sucesos que podriacutean afectar negativamente o positivamente los objetivos y resultados del
proceso
criterios de riesgos teacuterminos que permiten evaluar la
importancia de un riesgo
ANAacuteLISIS DEL RIESGO
Valoracioacuten de los efectos y
consecuencias del riesgo en los
resultados del proceso asiacute como de la probabilidad
de que se produzcan dichas consecuencias
EVALUACIOacuteN DEL RIESGO
Implica comparar el nivel del riesgo con los criterios
que sobre los riesgos se hayan
adoptado permitiendo asiacute
considerar y priorizar el
tratamiento que se ha de dar a los
riesgos identificados
TRATAMIENTO DEL RIESGO Es la seleccioacuten y la implementacioacuten de una o varias opciones (acciones) para modificar los riesgos
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Las acciones que se identifiquen en la gestioacuten de los riesgos y oportunidades deben ser implantadas bien mediante modificaciones en el disentildeogestioacuten del proceso bien mediante la implantacioacuten de otras acciones de mejora
Unidad Antildeo
Procesos
Descripcioacuten de la mejora
Causa para su implantacioacuten
Objetivos de la mejora
Recursos previstos
Responsables de implantacioacuten
Previsioacuten de Resultados
Grado de prioridad AltaMediaBaja (seguacuten proceda)
Indicaremos Accioacuten de gestioacuten de riesgosoportunidades
Indicaremos ademaacutes mecanismos para la evaluacioacuten
En la previsioacuten de resultados haremos referencia al grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso
Desarrollo temporal Inicio
Finalizacioacuten
Descripcioacuten de resultados obtenidos
Grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso en relacioacuten a la previsioacuten de resultados y a los indicadores que en
su caso se hubieran establecido para el seguimiento
PROPUESTAS DE ACCIONES DE MEJORA
ANAacuteLISIS DE LAS MEJORAS
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VIII ANAacuteLISIS DE
GESTIOacuteN DE RIESGO Y OPORTUNIDADESRESULTADO
PROCESO RIESGOSOPORTUNIDADES ACCIONES
Rapidez en la ejecucioacuten del mantenimiento El 85 de las incidencias se reparan en 5 diacuteas
1-Riesgo Falta de disponibilidad de recursos humanos (internos y externos) para atender las incidencias
Detectado DAFO Debilidad D2
Efecto potencial La falta de personal teacutecnico para atender las averiacuteas puede afectar al desempentildeo de las actividades universitarias y en elementos criacuteticos incrementar los dantildeos en los activos
1 Accioacuten Establecer criterios de criticidad de la incidencia
2 Accioacuten Adaptar aplicativo software para incluir criticidad
3 Accioacuten Modificacioacuten del proceso para incluir criticidad
4 Accioacuten Anaacutelisis de incidencias resueltas una vez implantadas las acciones anteriores seguacuten criticidad
Modificar las consecuencias
Rapidez en la ejecucioacuten del mantenimiento El 85 de las incidencias se reparan en 5 diacuteas
2-Riesgo Falta de disponibilidad de recursos materiales para atender las incidencias
Detectado DAFO Debilidad D2
Efecto potencial La falta de repuestos y fungibles para atender las averiacuteas puede imposibilitar la reparacioacuten con la celeridad requerida afectando al desempentildeo de las actividades universitarias
1 Accioacuten Disponer de un sistema de gestioacuten de stock de repuestos
Modificar las consecuencias
Criterios de sostenibilidad en la gestioacuten del mantenimiento
3- Riesgo Incumplimiento del Plan Estrateacutegico respecto a los criterios de sostenibilidad seguridad y PRL en el mantenimiento de las infraestructuras de los Campus
Detectado DAFO Debilidad D1
Efecto potencial No conformidad al SIGC-SUA asociado a requisitos de calidad
1 Accioacuten Establecimiento de criterios de sostenibilidad seguridad y PRL en la gestioacuten del mantenimiento
Eliminar la fuente del riesgo
Optimizar la disponibilidad de las instalaciones y equipos
4- Riesgo Interrupcioacuten del suministro eleacutectrico
Detectado Anaacutelisis de causa-efecto
Efecto potencial Dantildeos en elementos criacuteticos de las instalaciones de la UJA
1 Accioacuten Programa para garantizar el suministro eleacutectrico complementario en los edificios de la UJA
Modificar las consecuencias
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
GRACIAS POR SU ATENCIOacuteN
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
CONTEXTO Factores internos y externos que influyen en el desarrollo y resultados de los procesos
FACTORES EXTERNOS Los que no dependen o no son controlados por la UnidadAacuterea Pueden
estar referidos a recursos u otras variables generales de la Universidad u otros factores externos del sistema universitario o entorno
FACTORES INTERNOS Los que dependen o son controlados por la UnidadAacuterea Fundamentalmente
sistemas de trabajo conocimientos capacidades valores y actitudes herramientas disponibles
QUEacute EXIGE ISO Identificacioacuten de factores de contexto y seguimiento y revisioacuten de esta Informacioacuten
IDENTIFICACIOacuteN DE FACTORES Cuadro de informacioacuten sobre cuestiones externas e internas
apropiadas a la misioacuten del proceso y en general al sistema de calidad y la estrategia o directrices de la
universidad que afectan al resultado esperado
SEGUIMIENTO Y REVISIOacuteN Sistematizacioacuten y periodizacioacuten de la revisioacuten de la informacioacuten del
contexto iquestCuaacutendo coacutemo y quieacuten revisa
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
COacuteMO LO HACEMOSMediante el anaacutelisis DAFO que permite alinearlo con el anaacutelisis general del SIGC-SUA
FACTORES INTERNOS
DEBILIDADES FORTALEZAS1-2-3-
1-2-3-
FACTORES EXTERNOS
AMENAZAS OPORTUNIDADES1-2-3-
1-2-3-
ANAacuteLISIS EXTERNO AMENAZAS (factores externos que inciden negativamente)
OPORTUNIDADES (factores externos que pueden incidir positivamente)
ANAacuteLISIS INTERNO DEBILIDADES (factores internos que pueden incidir negativamente) FORTALEZAS (factores internos que inciden
positivamente)
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PARA QUEacute LO HACEMOSPara disponer de informacioacuten necesaria en el proceso de planificacioacuten de la gestioacuten de los procesos y del sistema de calidad
Lo aplicamos en el proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
Lo aplicaremos tambieacuten como entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades
Las conclusiones del anaacutelisis y su aplicacioacuten se tendraacuten en cuenta si procede cuando se realice el Informe final de proceso
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VII ANAacuteLISIS DE
CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO DEL PROCESO
FACTORES INTERNOS
DEBILIDADES FORTALEZAS
1- No exclusividad y dedicacioacuten compartida por parte del personal teacutecnico responsable del proceso con otras tareas dentro del Servicio de Prevencioacuten lo que impide una mayor dedicacioacuten y atencioacuten del proceso
2 Desconocimiento del procedimiento por parte de los nuevos investigadoresproductores
1 Nueva herramienta informaacutetica en el Campus Virtual para la Gestioacuten de Residuos Peligrosos
2 Madurez del procedimiento del Gestioacuten de Residuos especialmente para el personal teacutecnico y productor de plantilla
3 Almaceacuten temporal de residuos peligrosos en ambos Campus
3 Disponibilidad y aacutegil procedimiento para la adquisicioacuten de contenedores para reponer por parte de los productores en el Almaceacuten del Campus Las Lagunillas
FACTORES EXTERNOS
AMENAZAS OPORTUNIDADES
1- Cambios normativos en materia medioambiental
2- Cambios en la documentacioacuten y procedimientos de las comunicaciones obligatorias a realizar ante las distintas entidades con competencias medioambientales
1- Alianza con Empresa concesionaria de la Gestioacuten medioambiental de gestioacuten de residuos peligrosos
2- Benchmarking con otras universidades espantildeolas
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PARTES INTERESADAS
Persona u organizacioacuten que puede afectar verse afectado o percibirse como persona afectada por una decisioacuten o actividad
En el SIGC-SUA lo identificamos a nivel de proceso como grupo de intereacutescliente usuario tal como estaacute identificado en el ANEXO VI ATRIBUTOS DE CALIDAD DEL
PROCESO de la documentacioacuten de los procesos claves
QUEacute EXIGE ISOIdentificacioacuten de las partes interesadas especificacioacuten de requisitos de calidad de eacutestas y seguimiento y revisioacuten de esta Informacioacuten
IDENTIFICACIOacuteN DE PARTES INTERESADAS Cuadro de informacioacuten sobre las partes interesadas que se ven afectadas o interesadas por el proceso
REQUISITOS DE CALIDAD Identificacioacuten de las necesidades y expectativas de las partes interesadas en el proceso y coacutemo se da respuesta mediante la especificacioacuten de requisitos de
calidad que se incluyen en el proceso
SEGUIMIENTO Y REVISIOacuteN Sistematizacioacuten y periodizacioacuten de la revisioacuten de la informacioacuten de las partes interesadas y sus requisitos de calidad iquestCuaacutendo coacutemo y quieacuten revisa
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
COacuteMO LO HACEMOS
Mediante la revisioacuten y ampliacioacuten del cuadro el ANEXO VI ATRIBUTOS DE CALIDAD DEL PROCESO de la documentacioacuten de los procesos claves SIGC-SUA
Grupo de intereacutesClientes
-Usuario
Fuentes de Informacioacuten
Necesidades y Expectativas (atributos de calidad)
Requisito de Calidad
INFORMACIOacuteN DE PARTIDA Utilizamos la informacioacuten de las tablas elaboradas en otros ciclos de gestioacuten analizamos su validez actual y en su caso modificamos especificamos o ampliamos
EXPECTATIVAS Y REQUISITOS Partimos de las necesidades expectativas y atributos de calidad por grupos de intereacutes ya identificados que mantenemos realizamos cambios o ampliamos tras la
revisioacuten Antildeadimos especificaciones en teacuterminos de requisitos de calidad (compromisos de calidad objetivos reglamentaciones especificaciones en la prestacioacuten de servicios etc)
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PARA QUEacute LO HACEMOSPara disponer de informacioacuten necesaria en el proceso de planificacioacuten de la gestioacuten de los procesos y del sistema de calidad
Lo aplicamos en el proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
Lo aplicaremos tambieacuten como entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades
Las conclusiones del anaacutelisis y su aplicacioacuten se tendraacuten en cuenta si procede cuando se realice el Informe final de proceso
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VI ATRIBUTOS DE
CALIDAD NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LOS GRUPOS DE INTERES REQUISITOS DE CALIDAD
Grupo de intereacutesClientes-Usuario
Fuentes de Informacioacuten
Necesidades y Expectativas (atributos de calidad)
Requisito de Calidad
1 El personal docente e investigador de la Universidad y centros adscritos y el personal docente e investigador visitante de otras universidades 2 El alumnado de la Universidad y centros adscritos y el alumnado en movilidad de otras universidades 3 El personal de administracioacuten y servicios 4 Losas egresadosas de la Universidad de Jaeacuten 5 El Personal colaborador o tutor externo a la Universidad de Jaeacuten
bull Encuestas de satisfaccioacuten bull Quejas Sugerencias felicitaciones bull Indicadores de proceso bull Benchmarking bull Comisioacuten de Biblioteca bull Servicio de Pregunta al Bibliotecario
Necesidad disponer de una coleccioacuten de recursos informativos que cubran las necesidades de informacioacuten de los usuarios Atributos bull Amabilidad en el trato al cliente-usuario bull Adecuacioacuten del tiempo empleado para la resolucioacuten de la demanda de la prestacioacuten del servicio bull Comunicacioacuten a los clientes-usuarios cuando se prestaraacute el servicio bull Adecuacioacuten de los horarios de atencioacuten o prestacioacuten del servicio a las necesidades que platean los clientes-usuarios bull Adecuacioacuten del servicio prestado a las necesidades y expectativas especiacuteficas comunicadas por los clientesusuarios bull Comodidad de las instalaciones climatizacioacuten limpieza dimensioacuten y mantenimiento de los espacios
bull Alcanzar el 85 de monografiacuteas nacionales recibidas en un maacuteximo de 30 diacuteas (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 85 de monografiacuteas extranjeras recibidas en un maacuteximo de 60 diacuteas (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 100 de ejecucioacuten del gasto en material bibliograacutefico del presupuesto de Biblioteca (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 100 de bibliografiacutea recomendada disponible en Biblioteca (1 2) bull Alcanzar el 100 de peticiones de compra de material bibliograacutefico por parte de los estudiantes adquiridas (2) bull Alcanzar el 65 de monografiacuteas en papel recibidas por compra catalogadas en un maacuteximo de 6 diacuteas (1 2 3 4 5)
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
RIESGO OPORTUNIDAD Efecto o influencias de la incertidumbre sobre la consecucioacuten de los resultados y la eficacia de un proceso
PARA QUEacute LO HACEMOSPara prevenir o reducir los efectos no deseados de los riesgos y aprovechar las oportunidades en el marco de la planificacioacuten de la gestioacuten de la calidad y los procesos
CUANDO LO HACEMOS En la planificacioacuten inicial de los procesos o en nuevas situaciones que requieran revisar los procesos
QUEacute EXIGE ISOPensamiento basado en riesgos como parte del enfoque a procesos queda incluido en los requisitos de la ISO para la gestioacuten de los procesos ldquoabordar los riesgos y oportunidadeshelliprdquo
REQUISITOS Planificar las acciones para abordar los riesgos y oportunidades
Integrar y aplicar las acciones en los procesos
Evaluar la eficacia de las acciones
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
COacuteMO LO HACEMOS Mediante la elaboracioacuten de un cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades asociados a los procesos
RESULTADO PROCESO
RIESGOSOPORTUNIDADES ACCIONES
[Resultado Esperado] [1]
1-Riesgo [se describiraacute el riesgo]
Detectado [2]
Efecto potencial [3]
2-
3-
1-Accioacuten [se describiraacute la accioacuten] [4]
2-
3-
[Resultado Esperado]
1-Oportunidad [se describiraacute la oportunidad]
Detectado
Efecto potencial
2-
3-
1-Accioacuten [se describiraacute la accioacuten]
2-
3-
[1] Resultado Esperado Esta referido al resultados final del proceso (la salida del proceso en teacuterminos del
valor o servicio prestado) Ejemplos compromiso de calidad un requisito
de calidad el valor objetivo del indicador del proceso
[Detectado Fuente de la que se ha detectadoidentificadoasociado el riesgo o la oportunidad Puede provenir 1 Del anaacutelisis del contexto (DAFO) 2 Del anaacutelisis de
las partes interesadas 3 Del anaacutelisis del proceso (desarrollo e interaccioacuten de actividades recursos y resultados)
Efecto potencial La consecuencia que el riesgo o la oportunidad van a tener sobre el resultado esperado
Accioacuten Las opciones que identificamos y adoptamos para el tratamiento del riesgo o
para aprovechas los efectos de las oportunidades sobre los resultados
esperados
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Identificacioacuten del riesgo
COM
UN
ICAC
IOacuteN
Y
CON
SULT
A
SEGU
IMIE
NTO
Y R
EVIS
IOacuteN
Apreciacioacuten del riesgo
Establecimiento del Contexto
PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RIESGO
Anaacutelisis del riesgo
Evaluacioacuten del riesgo
Tratamiento del Riesgo
IDENTIFICACIOacuteN DEL RIESGO Relacioacuten de sucesos que podriacutean afectar negativamente o positivamente los objetivos y resultados del
proceso
criterios de riesgos teacuterminos que permiten evaluar la
importancia de un riesgo
ANAacuteLISIS DEL RIESGO
Valoracioacuten de los efectos y
consecuencias del riesgo en los
resultados del proceso asiacute como de la probabilidad
de que se produzcan dichas consecuencias
EVALUACIOacuteN DEL RIESGO
Implica comparar el nivel del riesgo con los criterios
que sobre los riesgos se hayan
adoptado permitiendo asiacute
considerar y priorizar el
tratamiento que se ha de dar a los
riesgos identificados
TRATAMIENTO DEL RIESGO Es la seleccioacuten y la implementacioacuten de una o varias opciones (acciones) para modificar los riesgos
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Las acciones que se identifiquen en la gestioacuten de los riesgos y oportunidades deben ser implantadas bien mediante modificaciones en el disentildeogestioacuten del proceso bien mediante la implantacioacuten de otras acciones de mejora
Unidad Antildeo
Procesos
Descripcioacuten de la mejora
Causa para su implantacioacuten
Objetivos de la mejora
Recursos previstos
Responsables de implantacioacuten
Previsioacuten de Resultados
Grado de prioridad AltaMediaBaja (seguacuten proceda)
Indicaremos Accioacuten de gestioacuten de riesgosoportunidades
Indicaremos ademaacutes mecanismos para la evaluacioacuten
En la previsioacuten de resultados haremos referencia al grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso
Desarrollo temporal Inicio
Finalizacioacuten
Descripcioacuten de resultados obtenidos
Grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso en relacioacuten a la previsioacuten de resultados y a los indicadores que en
su caso se hubieran establecido para el seguimiento
PROPUESTAS DE ACCIONES DE MEJORA
ANAacuteLISIS DE LAS MEJORAS
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VIII ANAacuteLISIS DE
GESTIOacuteN DE RIESGO Y OPORTUNIDADESRESULTADO
PROCESO RIESGOSOPORTUNIDADES ACCIONES
Rapidez en la ejecucioacuten del mantenimiento El 85 de las incidencias se reparan en 5 diacuteas
1-Riesgo Falta de disponibilidad de recursos humanos (internos y externos) para atender las incidencias
Detectado DAFO Debilidad D2
Efecto potencial La falta de personal teacutecnico para atender las averiacuteas puede afectar al desempentildeo de las actividades universitarias y en elementos criacuteticos incrementar los dantildeos en los activos
1 Accioacuten Establecer criterios de criticidad de la incidencia
2 Accioacuten Adaptar aplicativo software para incluir criticidad
3 Accioacuten Modificacioacuten del proceso para incluir criticidad
4 Accioacuten Anaacutelisis de incidencias resueltas una vez implantadas las acciones anteriores seguacuten criticidad
Modificar las consecuencias
Rapidez en la ejecucioacuten del mantenimiento El 85 de las incidencias se reparan en 5 diacuteas
2-Riesgo Falta de disponibilidad de recursos materiales para atender las incidencias
Detectado DAFO Debilidad D2
Efecto potencial La falta de repuestos y fungibles para atender las averiacuteas puede imposibilitar la reparacioacuten con la celeridad requerida afectando al desempentildeo de las actividades universitarias
1 Accioacuten Disponer de un sistema de gestioacuten de stock de repuestos
Modificar las consecuencias
Criterios de sostenibilidad en la gestioacuten del mantenimiento
3- Riesgo Incumplimiento del Plan Estrateacutegico respecto a los criterios de sostenibilidad seguridad y PRL en el mantenimiento de las infraestructuras de los Campus
Detectado DAFO Debilidad D1
Efecto potencial No conformidad al SIGC-SUA asociado a requisitos de calidad
1 Accioacuten Establecimiento de criterios de sostenibilidad seguridad y PRL en la gestioacuten del mantenimiento
Eliminar la fuente del riesgo
Optimizar la disponibilidad de las instalaciones y equipos
4- Riesgo Interrupcioacuten del suministro eleacutectrico
Detectado Anaacutelisis de causa-efecto
Efecto potencial Dantildeos en elementos criacuteticos de las instalaciones de la UJA
1 Accioacuten Programa para garantizar el suministro eleacutectrico complementario en los edificios de la UJA
Modificar las consecuencias
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
GRACIAS POR SU ATENCIOacuteN
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
COacuteMO LO HACEMOSMediante el anaacutelisis DAFO que permite alinearlo con el anaacutelisis general del SIGC-SUA
FACTORES INTERNOS
DEBILIDADES FORTALEZAS1-2-3-
1-2-3-
FACTORES EXTERNOS
AMENAZAS OPORTUNIDADES1-2-3-
1-2-3-
ANAacuteLISIS EXTERNO AMENAZAS (factores externos que inciden negativamente)
OPORTUNIDADES (factores externos que pueden incidir positivamente)
ANAacuteLISIS INTERNO DEBILIDADES (factores internos que pueden incidir negativamente) FORTALEZAS (factores internos que inciden
positivamente)
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PARA QUEacute LO HACEMOSPara disponer de informacioacuten necesaria en el proceso de planificacioacuten de la gestioacuten de los procesos y del sistema de calidad
Lo aplicamos en el proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
Lo aplicaremos tambieacuten como entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades
Las conclusiones del anaacutelisis y su aplicacioacuten se tendraacuten en cuenta si procede cuando se realice el Informe final de proceso
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VII ANAacuteLISIS DE
CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO DEL PROCESO
FACTORES INTERNOS
DEBILIDADES FORTALEZAS
1- No exclusividad y dedicacioacuten compartida por parte del personal teacutecnico responsable del proceso con otras tareas dentro del Servicio de Prevencioacuten lo que impide una mayor dedicacioacuten y atencioacuten del proceso
2 Desconocimiento del procedimiento por parte de los nuevos investigadoresproductores
1 Nueva herramienta informaacutetica en el Campus Virtual para la Gestioacuten de Residuos Peligrosos
2 Madurez del procedimiento del Gestioacuten de Residuos especialmente para el personal teacutecnico y productor de plantilla
3 Almaceacuten temporal de residuos peligrosos en ambos Campus
3 Disponibilidad y aacutegil procedimiento para la adquisicioacuten de contenedores para reponer por parte de los productores en el Almaceacuten del Campus Las Lagunillas
FACTORES EXTERNOS
AMENAZAS OPORTUNIDADES
1- Cambios normativos en materia medioambiental
2- Cambios en la documentacioacuten y procedimientos de las comunicaciones obligatorias a realizar ante las distintas entidades con competencias medioambientales
1- Alianza con Empresa concesionaria de la Gestioacuten medioambiental de gestioacuten de residuos peligrosos
2- Benchmarking con otras universidades espantildeolas
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PARTES INTERESADAS
Persona u organizacioacuten que puede afectar verse afectado o percibirse como persona afectada por una decisioacuten o actividad
En el SIGC-SUA lo identificamos a nivel de proceso como grupo de intereacutescliente usuario tal como estaacute identificado en el ANEXO VI ATRIBUTOS DE CALIDAD DEL
PROCESO de la documentacioacuten de los procesos claves
QUEacute EXIGE ISOIdentificacioacuten de las partes interesadas especificacioacuten de requisitos de calidad de eacutestas y seguimiento y revisioacuten de esta Informacioacuten
IDENTIFICACIOacuteN DE PARTES INTERESADAS Cuadro de informacioacuten sobre las partes interesadas que se ven afectadas o interesadas por el proceso
REQUISITOS DE CALIDAD Identificacioacuten de las necesidades y expectativas de las partes interesadas en el proceso y coacutemo se da respuesta mediante la especificacioacuten de requisitos de
calidad que se incluyen en el proceso
SEGUIMIENTO Y REVISIOacuteN Sistematizacioacuten y periodizacioacuten de la revisioacuten de la informacioacuten de las partes interesadas y sus requisitos de calidad iquestCuaacutendo coacutemo y quieacuten revisa
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
COacuteMO LO HACEMOS
Mediante la revisioacuten y ampliacioacuten del cuadro el ANEXO VI ATRIBUTOS DE CALIDAD DEL PROCESO de la documentacioacuten de los procesos claves SIGC-SUA
Grupo de intereacutesClientes
-Usuario
Fuentes de Informacioacuten
Necesidades y Expectativas (atributos de calidad)
Requisito de Calidad
INFORMACIOacuteN DE PARTIDA Utilizamos la informacioacuten de las tablas elaboradas en otros ciclos de gestioacuten analizamos su validez actual y en su caso modificamos especificamos o ampliamos
EXPECTATIVAS Y REQUISITOS Partimos de las necesidades expectativas y atributos de calidad por grupos de intereacutes ya identificados que mantenemos realizamos cambios o ampliamos tras la
revisioacuten Antildeadimos especificaciones en teacuterminos de requisitos de calidad (compromisos de calidad objetivos reglamentaciones especificaciones en la prestacioacuten de servicios etc)
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PARA QUEacute LO HACEMOSPara disponer de informacioacuten necesaria en el proceso de planificacioacuten de la gestioacuten de los procesos y del sistema de calidad
Lo aplicamos en el proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
Lo aplicaremos tambieacuten como entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades
Las conclusiones del anaacutelisis y su aplicacioacuten se tendraacuten en cuenta si procede cuando se realice el Informe final de proceso
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VI ATRIBUTOS DE
CALIDAD NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LOS GRUPOS DE INTERES REQUISITOS DE CALIDAD
Grupo de intereacutesClientes-Usuario
Fuentes de Informacioacuten
Necesidades y Expectativas (atributos de calidad)
Requisito de Calidad
1 El personal docente e investigador de la Universidad y centros adscritos y el personal docente e investigador visitante de otras universidades 2 El alumnado de la Universidad y centros adscritos y el alumnado en movilidad de otras universidades 3 El personal de administracioacuten y servicios 4 Losas egresadosas de la Universidad de Jaeacuten 5 El Personal colaborador o tutor externo a la Universidad de Jaeacuten
bull Encuestas de satisfaccioacuten bull Quejas Sugerencias felicitaciones bull Indicadores de proceso bull Benchmarking bull Comisioacuten de Biblioteca bull Servicio de Pregunta al Bibliotecario
Necesidad disponer de una coleccioacuten de recursos informativos que cubran las necesidades de informacioacuten de los usuarios Atributos bull Amabilidad en el trato al cliente-usuario bull Adecuacioacuten del tiempo empleado para la resolucioacuten de la demanda de la prestacioacuten del servicio bull Comunicacioacuten a los clientes-usuarios cuando se prestaraacute el servicio bull Adecuacioacuten de los horarios de atencioacuten o prestacioacuten del servicio a las necesidades que platean los clientes-usuarios bull Adecuacioacuten del servicio prestado a las necesidades y expectativas especiacuteficas comunicadas por los clientesusuarios bull Comodidad de las instalaciones climatizacioacuten limpieza dimensioacuten y mantenimiento de los espacios
bull Alcanzar el 85 de monografiacuteas nacionales recibidas en un maacuteximo de 30 diacuteas (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 85 de monografiacuteas extranjeras recibidas en un maacuteximo de 60 diacuteas (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 100 de ejecucioacuten del gasto en material bibliograacutefico del presupuesto de Biblioteca (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 100 de bibliografiacutea recomendada disponible en Biblioteca (1 2) bull Alcanzar el 100 de peticiones de compra de material bibliograacutefico por parte de los estudiantes adquiridas (2) bull Alcanzar el 65 de monografiacuteas en papel recibidas por compra catalogadas en un maacuteximo de 6 diacuteas (1 2 3 4 5)
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
RIESGO OPORTUNIDAD Efecto o influencias de la incertidumbre sobre la consecucioacuten de los resultados y la eficacia de un proceso
PARA QUEacute LO HACEMOSPara prevenir o reducir los efectos no deseados de los riesgos y aprovechar las oportunidades en el marco de la planificacioacuten de la gestioacuten de la calidad y los procesos
CUANDO LO HACEMOS En la planificacioacuten inicial de los procesos o en nuevas situaciones que requieran revisar los procesos
QUEacute EXIGE ISOPensamiento basado en riesgos como parte del enfoque a procesos queda incluido en los requisitos de la ISO para la gestioacuten de los procesos ldquoabordar los riesgos y oportunidadeshelliprdquo
REQUISITOS Planificar las acciones para abordar los riesgos y oportunidades
Integrar y aplicar las acciones en los procesos
Evaluar la eficacia de las acciones
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
COacuteMO LO HACEMOS Mediante la elaboracioacuten de un cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades asociados a los procesos
RESULTADO PROCESO
RIESGOSOPORTUNIDADES ACCIONES
[Resultado Esperado] [1]
1-Riesgo [se describiraacute el riesgo]
Detectado [2]
Efecto potencial [3]
2-
3-
1-Accioacuten [se describiraacute la accioacuten] [4]
2-
3-
[Resultado Esperado]
1-Oportunidad [se describiraacute la oportunidad]
Detectado
Efecto potencial
2-
3-
1-Accioacuten [se describiraacute la accioacuten]
2-
3-
[1] Resultado Esperado Esta referido al resultados final del proceso (la salida del proceso en teacuterminos del
valor o servicio prestado) Ejemplos compromiso de calidad un requisito
de calidad el valor objetivo del indicador del proceso
[Detectado Fuente de la que se ha detectadoidentificadoasociado el riesgo o la oportunidad Puede provenir 1 Del anaacutelisis del contexto (DAFO) 2 Del anaacutelisis de
las partes interesadas 3 Del anaacutelisis del proceso (desarrollo e interaccioacuten de actividades recursos y resultados)
Efecto potencial La consecuencia que el riesgo o la oportunidad van a tener sobre el resultado esperado
Accioacuten Las opciones que identificamos y adoptamos para el tratamiento del riesgo o
para aprovechas los efectos de las oportunidades sobre los resultados
esperados
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Identificacioacuten del riesgo
COM
UN
ICAC
IOacuteN
Y
CON
SULT
A
SEGU
IMIE
NTO
Y R
EVIS
IOacuteN
Apreciacioacuten del riesgo
Establecimiento del Contexto
PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RIESGO
Anaacutelisis del riesgo
Evaluacioacuten del riesgo
Tratamiento del Riesgo
IDENTIFICACIOacuteN DEL RIESGO Relacioacuten de sucesos que podriacutean afectar negativamente o positivamente los objetivos y resultados del
proceso
criterios de riesgos teacuterminos que permiten evaluar la
importancia de un riesgo
ANAacuteLISIS DEL RIESGO
Valoracioacuten de los efectos y
consecuencias del riesgo en los
resultados del proceso asiacute como de la probabilidad
de que se produzcan dichas consecuencias
EVALUACIOacuteN DEL RIESGO
Implica comparar el nivel del riesgo con los criterios
que sobre los riesgos se hayan
adoptado permitiendo asiacute
considerar y priorizar el
tratamiento que se ha de dar a los
riesgos identificados
TRATAMIENTO DEL RIESGO Es la seleccioacuten y la implementacioacuten de una o varias opciones (acciones) para modificar los riesgos
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Las acciones que se identifiquen en la gestioacuten de los riesgos y oportunidades deben ser implantadas bien mediante modificaciones en el disentildeogestioacuten del proceso bien mediante la implantacioacuten de otras acciones de mejora
Unidad Antildeo
Procesos
Descripcioacuten de la mejora
Causa para su implantacioacuten
Objetivos de la mejora
Recursos previstos
Responsables de implantacioacuten
Previsioacuten de Resultados
Grado de prioridad AltaMediaBaja (seguacuten proceda)
Indicaremos Accioacuten de gestioacuten de riesgosoportunidades
Indicaremos ademaacutes mecanismos para la evaluacioacuten
En la previsioacuten de resultados haremos referencia al grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso
Desarrollo temporal Inicio
Finalizacioacuten
Descripcioacuten de resultados obtenidos
Grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso en relacioacuten a la previsioacuten de resultados y a los indicadores que en
su caso se hubieran establecido para el seguimiento
PROPUESTAS DE ACCIONES DE MEJORA
ANAacuteLISIS DE LAS MEJORAS
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VIII ANAacuteLISIS DE
GESTIOacuteN DE RIESGO Y OPORTUNIDADESRESULTADO
PROCESO RIESGOSOPORTUNIDADES ACCIONES
Rapidez en la ejecucioacuten del mantenimiento El 85 de las incidencias se reparan en 5 diacuteas
1-Riesgo Falta de disponibilidad de recursos humanos (internos y externos) para atender las incidencias
Detectado DAFO Debilidad D2
Efecto potencial La falta de personal teacutecnico para atender las averiacuteas puede afectar al desempentildeo de las actividades universitarias y en elementos criacuteticos incrementar los dantildeos en los activos
1 Accioacuten Establecer criterios de criticidad de la incidencia
2 Accioacuten Adaptar aplicativo software para incluir criticidad
3 Accioacuten Modificacioacuten del proceso para incluir criticidad
4 Accioacuten Anaacutelisis de incidencias resueltas una vez implantadas las acciones anteriores seguacuten criticidad
Modificar las consecuencias
Rapidez en la ejecucioacuten del mantenimiento El 85 de las incidencias se reparan en 5 diacuteas
2-Riesgo Falta de disponibilidad de recursos materiales para atender las incidencias
Detectado DAFO Debilidad D2
Efecto potencial La falta de repuestos y fungibles para atender las averiacuteas puede imposibilitar la reparacioacuten con la celeridad requerida afectando al desempentildeo de las actividades universitarias
1 Accioacuten Disponer de un sistema de gestioacuten de stock de repuestos
Modificar las consecuencias
Criterios de sostenibilidad en la gestioacuten del mantenimiento
3- Riesgo Incumplimiento del Plan Estrateacutegico respecto a los criterios de sostenibilidad seguridad y PRL en el mantenimiento de las infraestructuras de los Campus
Detectado DAFO Debilidad D1
Efecto potencial No conformidad al SIGC-SUA asociado a requisitos de calidad
1 Accioacuten Establecimiento de criterios de sostenibilidad seguridad y PRL en la gestioacuten del mantenimiento
Eliminar la fuente del riesgo
Optimizar la disponibilidad de las instalaciones y equipos
4- Riesgo Interrupcioacuten del suministro eleacutectrico
Detectado Anaacutelisis de causa-efecto
Efecto potencial Dantildeos en elementos criacuteticos de las instalaciones de la UJA
1 Accioacuten Programa para garantizar el suministro eleacutectrico complementario en los edificios de la UJA
Modificar las consecuencias
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
GRACIAS POR SU ATENCIOacuteN
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PARA QUEacute LO HACEMOSPara disponer de informacioacuten necesaria en el proceso de planificacioacuten de la gestioacuten de los procesos y del sistema de calidad
Lo aplicamos en el proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
Lo aplicaremos tambieacuten como entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades
Las conclusiones del anaacutelisis y su aplicacioacuten se tendraacuten en cuenta si procede cuando se realice el Informe final de proceso
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VII ANAacuteLISIS DE
CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO DEL PROCESO
FACTORES INTERNOS
DEBILIDADES FORTALEZAS
1- No exclusividad y dedicacioacuten compartida por parte del personal teacutecnico responsable del proceso con otras tareas dentro del Servicio de Prevencioacuten lo que impide una mayor dedicacioacuten y atencioacuten del proceso
2 Desconocimiento del procedimiento por parte de los nuevos investigadoresproductores
1 Nueva herramienta informaacutetica en el Campus Virtual para la Gestioacuten de Residuos Peligrosos
2 Madurez del procedimiento del Gestioacuten de Residuos especialmente para el personal teacutecnico y productor de plantilla
3 Almaceacuten temporal de residuos peligrosos en ambos Campus
3 Disponibilidad y aacutegil procedimiento para la adquisicioacuten de contenedores para reponer por parte de los productores en el Almaceacuten del Campus Las Lagunillas
FACTORES EXTERNOS
AMENAZAS OPORTUNIDADES
1- Cambios normativos en materia medioambiental
2- Cambios en la documentacioacuten y procedimientos de las comunicaciones obligatorias a realizar ante las distintas entidades con competencias medioambientales
1- Alianza con Empresa concesionaria de la Gestioacuten medioambiental de gestioacuten de residuos peligrosos
2- Benchmarking con otras universidades espantildeolas
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PARTES INTERESADAS
Persona u organizacioacuten que puede afectar verse afectado o percibirse como persona afectada por una decisioacuten o actividad
En el SIGC-SUA lo identificamos a nivel de proceso como grupo de intereacutescliente usuario tal como estaacute identificado en el ANEXO VI ATRIBUTOS DE CALIDAD DEL
PROCESO de la documentacioacuten de los procesos claves
QUEacute EXIGE ISOIdentificacioacuten de las partes interesadas especificacioacuten de requisitos de calidad de eacutestas y seguimiento y revisioacuten de esta Informacioacuten
IDENTIFICACIOacuteN DE PARTES INTERESADAS Cuadro de informacioacuten sobre las partes interesadas que se ven afectadas o interesadas por el proceso
REQUISITOS DE CALIDAD Identificacioacuten de las necesidades y expectativas de las partes interesadas en el proceso y coacutemo se da respuesta mediante la especificacioacuten de requisitos de
calidad que se incluyen en el proceso
SEGUIMIENTO Y REVISIOacuteN Sistematizacioacuten y periodizacioacuten de la revisioacuten de la informacioacuten de las partes interesadas y sus requisitos de calidad iquestCuaacutendo coacutemo y quieacuten revisa
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
COacuteMO LO HACEMOS
Mediante la revisioacuten y ampliacioacuten del cuadro el ANEXO VI ATRIBUTOS DE CALIDAD DEL PROCESO de la documentacioacuten de los procesos claves SIGC-SUA
Grupo de intereacutesClientes
-Usuario
Fuentes de Informacioacuten
Necesidades y Expectativas (atributos de calidad)
Requisito de Calidad
INFORMACIOacuteN DE PARTIDA Utilizamos la informacioacuten de las tablas elaboradas en otros ciclos de gestioacuten analizamos su validez actual y en su caso modificamos especificamos o ampliamos
EXPECTATIVAS Y REQUISITOS Partimos de las necesidades expectativas y atributos de calidad por grupos de intereacutes ya identificados que mantenemos realizamos cambios o ampliamos tras la
revisioacuten Antildeadimos especificaciones en teacuterminos de requisitos de calidad (compromisos de calidad objetivos reglamentaciones especificaciones en la prestacioacuten de servicios etc)
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PARA QUEacute LO HACEMOSPara disponer de informacioacuten necesaria en el proceso de planificacioacuten de la gestioacuten de los procesos y del sistema de calidad
Lo aplicamos en el proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
Lo aplicaremos tambieacuten como entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades
Las conclusiones del anaacutelisis y su aplicacioacuten se tendraacuten en cuenta si procede cuando se realice el Informe final de proceso
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VI ATRIBUTOS DE
CALIDAD NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LOS GRUPOS DE INTERES REQUISITOS DE CALIDAD
Grupo de intereacutesClientes-Usuario
Fuentes de Informacioacuten
Necesidades y Expectativas (atributos de calidad)
Requisito de Calidad
1 El personal docente e investigador de la Universidad y centros adscritos y el personal docente e investigador visitante de otras universidades 2 El alumnado de la Universidad y centros adscritos y el alumnado en movilidad de otras universidades 3 El personal de administracioacuten y servicios 4 Losas egresadosas de la Universidad de Jaeacuten 5 El Personal colaborador o tutor externo a la Universidad de Jaeacuten
bull Encuestas de satisfaccioacuten bull Quejas Sugerencias felicitaciones bull Indicadores de proceso bull Benchmarking bull Comisioacuten de Biblioteca bull Servicio de Pregunta al Bibliotecario
Necesidad disponer de una coleccioacuten de recursos informativos que cubran las necesidades de informacioacuten de los usuarios Atributos bull Amabilidad en el trato al cliente-usuario bull Adecuacioacuten del tiempo empleado para la resolucioacuten de la demanda de la prestacioacuten del servicio bull Comunicacioacuten a los clientes-usuarios cuando se prestaraacute el servicio bull Adecuacioacuten de los horarios de atencioacuten o prestacioacuten del servicio a las necesidades que platean los clientes-usuarios bull Adecuacioacuten del servicio prestado a las necesidades y expectativas especiacuteficas comunicadas por los clientesusuarios bull Comodidad de las instalaciones climatizacioacuten limpieza dimensioacuten y mantenimiento de los espacios
bull Alcanzar el 85 de monografiacuteas nacionales recibidas en un maacuteximo de 30 diacuteas (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 85 de monografiacuteas extranjeras recibidas en un maacuteximo de 60 diacuteas (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 100 de ejecucioacuten del gasto en material bibliograacutefico del presupuesto de Biblioteca (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 100 de bibliografiacutea recomendada disponible en Biblioteca (1 2) bull Alcanzar el 100 de peticiones de compra de material bibliograacutefico por parte de los estudiantes adquiridas (2) bull Alcanzar el 65 de monografiacuteas en papel recibidas por compra catalogadas en un maacuteximo de 6 diacuteas (1 2 3 4 5)
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
RIESGO OPORTUNIDAD Efecto o influencias de la incertidumbre sobre la consecucioacuten de los resultados y la eficacia de un proceso
PARA QUEacute LO HACEMOSPara prevenir o reducir los efectos no deseados de los riesgos y aprovechar las oportunidades en el marco de la planificacioacuten de la gestioacuten de la calidad y los procesos
CUANDO LO HACEMOS En la planificacioacuten inicial de los procesos o en nuevas situaciones que requieran revisar los procesos
QUEacute EXIGE ISOPensamiento basado en riesgos como parte del enfoque a procesos queda incluido en los requisitos de la ISO para la gestioacuten de los procesos ldquoabordar los riesgos y oportunidadeshelliprdquo
REQUISITOS Planificar las acciones para abordar los riesgos y oportunidades
Integrar y aplicar las acciones en los procesos
Evaluar la eficacia de las acciones
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
COacuteMO LO HACEMOS Mediante la elaboracioacuten de un cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades asociados a los procesos
RESULTADO PROCESO
RIESGOSOPORTUNIDADES ACCIONES
[Resultado Esperado] [1]
1-Riesgo [se describiraacute el riesgo]
Detectado [2]
Efecto potencial [3]
2-
3-
1-Accioacuten [se describiraacute la accioacuten] [4]
2-
3-
[Resultado Esperado]
1-Oportunidad [se describiraacute la oportunidad]
Detectado
Efecto potencial
2-
3-
1-Accioacuten [se describiraacute la accioacuten]
2-
3-
[1] Resultado Esperado Esta referido al resultados final del proceso (la salida del proceso en teacuterminos del
valor o servicio prestado) Ejemplos compromiso de calidad un requisito
de calidad el valor objetivo del indicador del proceso
[Detectado Fuente de la que se ha detectadoidentificadoasociado el riesgo o la oportunidad Puede provenir 1 Del anaacutelisis del contexto (DAFO) 2 Del anaacutelisis de
las partes interesadas 3 Del anaacutelisis del proceso (desarrollo e interaccioacuten de actividades recursos y resultados)
Efecto potencial La consecuencia que el riesgo o la oportunidad van a tener sobre el resultado esperado
Accioacuten Las opciones que identificamos y adoptamos para el tratamiento del riesgo o
para aprovechas los efectos de las oportunidades sobre los resultados
esperados
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Identificacioacuten del riesgo
COM
UN
ICAC
IOacuteN
Y
CON
SULT
A
SEGU
IMIE
NTO
Y R
EVIS
IOacuteN
Apreciacioacuten del riesgo
Establecimiento del Contexto
PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RIESGO
Anaacutelisis del riesgo
Evaluacioacuten del riesgo
Tratamiento del Riesgo
IDENTIFICACIOacuteN DEL RIESGO Relacioacuten de sucesos que podriacutean afectar negativamente o positivamente los objetivos y resultados del
proceso
criterios de riesgos teacuterminos que permiten evaluar la
importancia de un riesgo
ANAacuteLISIS DEL RIESGO
Valoracioacuten de los efectos y
consecuencias del riesgo en los
resultados del proceso asiacute como de la probabilidad
de que se produzcan dichas consecuencias
EVALUACIOacuteN DEL RIESGO
Implica comparar el nivel del riesgo con los criterios
que sobre los riesgos se hayan
adoptado permitiendo asiacute
considerar y priorizar el
tratamiento que se ha de dar a los
riesgos identificados
TRATAMIENTO DEL RIESGO Es la seleccioacuten y la implementacioacuten de una o varias opciones (acciones) para modificar los riesgos
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Las acciones que se identifiquen en la gestioacuten de los riesgos y oportunidades deben ser implantadas bien mediante modificaciones en el disentildeogestioacuten del proceso bien mediante la implantacioacuten de otras acciones de mejora
Unidad Antildeo
Procesos
Descripcioacuten de la mejora
Causa para su implantacioacuten
Objetivos de la mejora
Recursos previstos
Responsables de implantacioacuten
Previsioacuten de Resultados
Grado de prioridad AltaMediaBaja (seguacuten proceda)
Indicaremos Accioacuten de gestioacuten de riesgosoportunidades
Indicaremos ademaacutes mecanismos para la evaluacioacuten
En la previsioacuten de resultados haremos referencia al grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso
Desarrollo temporal Inicio
Finalizacioacuten
Descripcioacuten de resultados obtenidos
Grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso en relacioacuten a la previsioacuten de resultados y a los indicadores que en
su caso se hubieran establecido para el seguimiento
PROPUESTAS DE ACCIONES DE MEJORA
ANAacuteLISIS DE LAS MEJORAS
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VIII ANAacuteLISIS DE
GESTIOacuteN DE RIESGO Y OPORTUNIDADESRESULTADO
PROCESO RIESGOSOPORTUNIDADES ACCIONES
Rapidez en la ejecucioacuten del mantenimiento El 85 de las incidencias se reparan en 5 diacuteas
1-Riesgo Falta de disponibilidad de recursos humanos (internos y externos) para atender las incidencias
Detectado DAFO Debilidad D2
Efecto potencial La falta de personal teacutecnico para atender las averiacuteas puede afectar al desempentildeo de las actividades universitarias y en elementos criacuteticos incrementar los dantildeos en los activos
1 Accioacuten Establecer criterios de criticidad de la incidencia
2 Accioacuten Adaptar aplicativo software para incluir criticidad
3 Accioacuten Modificacioacuten del proceso para incluir criticidad
4 Accioacuten Anaacutelisis de incidencias resueltas una vez implantadas las acciones anteriores seguacuten criticidad
Modificar las consecuencias
Rapidez en la ejecucioacuten del mantenimiento El 85 de las incidencias se reparan en 5 diacuteas
2-Riesgo Falta de disponibilidad de recursos materiales para atender las incidencias
Detectado DAFO Debilidad D2
Efecto potencial La falta de repuestos y fungibles para atender las averiacuteas puede imposibilitar la reparacioacuten con la celeridad requerida afectando al desempentildeo de las actividades universitarias
1 Accioacuten Disponer de un sistema de gestioacuten de stock de repuestos
Modificar las consecuencias
Criterios de sostenibilidad en la gestioacuten del mantenimiento
3- Riesgo Incumplimiento del Plan Estrateacutegico respecto a los criterios de sostenibilidad seguridad y PRL en el mantenimiento de las infraestructuras de los Campus
Detectado DAFO Debilidad D1
Efecto potencial No conformidad al SIGC-SUA asociado a requisitos de calidad
1 Accioacuten Establecimiento de criterios de sostenibilidad seguridad y PRL en la gestioacuten del mantenimiento
Eliminar la fuente del riesgo
Optimizar la disponibilidad de las instalaciones y equipos
4- Riesgo Interrupcioacuten del suministro eleacutectrico
Detectado Anaacutelisis de causa-efecto
Efecto potencial Dantildeos en elementos criacuteticos de las instalaciones de la UJA
1 Accioacuten Programa para garantizar el suministro eleacutectrico complementario en los edificios de la UJA
Modificar las consecuencias
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
GRACIAS POR SU ATENCIOacuteN
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VII ANAacuteLISIS DE
CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO DEL PROCESO
FACTORES INTERNOS
DEBILIDADES FORTALEZAS
1- No exclusividad y dedicacioacuten compartida por parte del personal teacutecnico responsable del proceso con otras tareas dentro del Servicio de Prevencioacuten lo que impide una mayor dedicacioacuten y atencioacuten del proceso
2 Desconocimiento del procedimiento por parte de los nuevos investigadoresproductores
1 Nueva herramienta informaacutetica en el Campus Virtual para la Gestioacuten de Residuos Peligrosos
2 Madurez del procedimiento del Gestioacuten de Residuos especialmente para el personal teacutecnico y productor de plantilla
3 Almaceacuten temporal de residuos peligrosos en ambos Campus
3 Disponibilidad y aacutegil procedimiento para la adquisicioacuten de contenedores para reponer por parte de los productores en el Almaceacuten del Campus Las Lagunillas
FACTORES EXTERNOS
AMENAZAS OPORTUNIDADES
1- Cambios normativos en materia medioambiental
2- Cambios en la documentacioacuten y procedimientos de las comunicaciones obligatorias a realizar ante las distintas entidades con competencias medioambientales
1- Alianza con Empresa concesionaria de la Gestioacuten medioambiental de gestioacuten de residuos peligrosos
2- Benchmarking con otras universidades espantildeolas
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PARTES INTERESADAS
Persona u organizacioacuten que puede afectar verse afectado o percibirse como persona afectada por una decisioacuten o actividad
En el SIGC-SUA lo identificamos a nivel de proceso como grupo de intereacutescliente usuario tal como estaacute identificado en el ANEXO VI ATRIBUTOS DE CALIDAD DEL
PROCESO de la documentacioacuten de los procesos claves
QUEacute EXIGE ISOIdentificacioacuten de las partes interesadas especificacioacuten de requisitos de calidad de eacutestas y seguimiento y revisioacuten de esta Informacioacuten
IDENTIFICACIOacuteN DE PARTES INTERESADAS Cuadro de informacioacuten sobre las partes interesadas que se ven afectadas o interesadas por el proceso
REQUISITOS DE CALIDAD Identificacioacuten de las necesidades y expectativas de las partes interesadas en el proceso y coacutemo se da respuesta mediante la especificacioacuten de requisitos de
calidad que se incluyen en el proceso
SEGUIMIENTO Y REVISIOacuteN Sistematizacioacuten y periodizacioacuten de la revisioacuten de la informacioacuten de las partes interesadas y sus requisitos de calidad iquestCuaacutendo coacutemo y quieacuten revisa
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
COacuteMO LO HACEMOS
Mediante la revisioacuten y ampliacioacuten del cuadro el ANEXO VI ATRIBUTOS DE CALIDAD DEL PROCESO de la documentacioacuten de los procesos claves SIGC-SUA
Grupo de intereacutesClientes
-Usuario
Fuentes de Informacioacuten
Necesidades y Expectativas (atributos de calidad)
Requisito de Calidad
INFORMACIOacuteN DE PARTIDA Utilizamos la informacioacuten de las tablas elaboradas en otros ciclos de gestioacuten analizamos su validez actual y en su caso modificamos especificamos o ampliamos
EXPECTATIVAS Y REQUISITOS Partimos de las necesidades expectativas y atributos de calidad por grupos de intereacutes ya identificados que mantenemos realizamos cambios o ampliamos tras la
revisioacuten Antildeadimos especificaciones en teacuterminos de requisitos de calidad (compromisos de calidad objetivos reglamentaciones especificaciones en la prestacioacuten de servicios etc)
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PARA QUEacute LO HACEMOSPara disponer de informacioacuten necesaria en el proceso de planificacioacuten de la gestioacuten de los procesos y del sistema de calidad
Lo aplicamos en el proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
Lo aplicaremos tambieacuten como entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades
Las conclusiones del anaacutelisis y su aplicacioacuten se tendraacuten en cuenta si procede cuando se realice el Informe final de proceso
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VI ATRIBUTOS DE
CALIDAD NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LOS GRUPOS DE INTERES REQUISITOS DE CALIDAD
Grupo de intereacutesClientes-Usuario
Fuentes de Informacioacuten
Necesidades y Expectativas (atributos de calidad)
Requisito de Calidad
1 El personal docente e investigador de la Universidad y centros adscritos y el personal docente e investigador visitante de otras universidades 2 El alumnado de la Universidad y centros adscritos y el alumnado en movilidad de otras universidades 3 El personal de administracioacuten y servicios 4 Losas egresadosas de la Universidad de Jaeacuten 5 El Personal colaborador o tutor externo a la Universidad de Jaeacuten
bull Encuestas de satisfaccioacuten bull Quejas Sugerencias felicitaciones bull Indicadores de proceso bull Benchmarking bull Comisioacuten de Biblioteca bull Servicio de Pregunta al Bibliotecario
Necesidad disponer de una coleccioacuten de recursos informativos que cubran las necesidades de informacioacuten de los usuarios Atributos bull Amabilidad en el trato al cliente-usuario bull Adecuacioacuten del tiempo empleado para la resolucioacuten de la demanda de la prestacioacuten del servicio bull Comunicacioacuten a los clientes-usuarios cuando se prestaraacute el servicio bull Adecuacioacuten de los horarios de atencioacuten o prestacioacuten del servicio a las necesidades que platean los clientes-usuarios bull Adecuacioacuten del servicio prestado a las necesidades y expectativas especiacuteficas comunicadas por los clientesusuarios bull Comodidad de las instalaciones climatizacioacuten limpieza dimensioacuten y mantenimiento de los espacios
bull Alcanzar el 85 de monografiacuteas nacionales recibidas en un maacuteximo de 30 diacuteas (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 85 de monografiacuteas extranjeras recibidas en un maacuteximo de 60 diacuteas (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 100 de ejecucioacuten del gasto en material bibliograacutefico del presupuesto de Biblioteca (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 100 de bibliografiacutea recomendada disponible en Biblioteca (1 2) bull Alcanzar el 100 de peticiones de compra de material bibliograacutefico por parte de los estudiantes adquiridas (2) bull Alcanzar el 65 de monografiacuteas en papel recibidas por compra catalogadas en un maacuteximo de 6 diacuteas (1 2 3 4 5)
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
RIESGO OPORTUNIDAD Efecto o influencias de la incertidumbre sobre la consecucioacuten de los resultados y la eficacia de un proceso
PARA QUEacute LO HACEMOSPara prevenir o reducir los efectos no deseados de los riesgos y aprovechar las oportunidades en el marco de la planificacioacuten de la gestioacuten de la calidad y los procesos
CUANDO LO HACEMOS En la planificacioacuten inicial de los procesos o en nuevas situaciones que requieran revisar los procesos
QUEacute EXIGE ISOPensamiento basado en riesgos como parte del enfoque a procesos queda incluido en los requisitos de la ISO para la gestioacuten de los procesos ldquoabordar los riesgos y oportunidadeshelliprdquo
REQUISITOS Planificar las acciones para abordar los riesgos y oportunidades
Integrar y aplicar las acciones en los procesos
Evaluar la eficacia de las acciones
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
COacuteMO LO HACEMOS Mediante la elaboracioacuten de un cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades asociados a los procesos
RESULTADO PROCESO
RIESGOSOPORTUNIDADES ACCIONES
[Resultado Esperado] [1]
1-Riesgo [se describiraacute el riesgo]
Detectado [2]
Efecto potencial [3]
2-
3-
1-Accioacuten [se describiraacute la accioacuten] [4]
2-
3-
[Resultado Esperado]
1-Oportunidad [se describiraacute la oportunidad]
Detectado
Efecto potencial
2-
3-
1-Accioacuten [se describiraacute la accioacuten]
2-
3-
[1] Resultado Esperado Esta referido al resultados final del proceso (la salida del proceso en teacuterminos del
valor o servicio prestado) Ejemplos compromiso de calidad un requisito
de calidad el valor objetivo del indicador del proceso
[Detectado Fuente de la que se ha detectadoidentificadoasociado el riesgo o la oportunidad Puede provenir 1 Del anaacutelisis del contexto (DAFO) 2 Del anaacutelisis de
las partes interesadas 3 Del anaacutelisis del proceso (desarrollo e interaccioacuten de actividades recursos y resultados)
Efecto potencial La consecuencia que el riesgo o la oportunidad van a tener sobre el resultado esperado
Accioacuten Las opciones que identificamos y adoptamos para el tratamiento del riesgo o
para aprovechas los efectos de las oportunidades sobre los resultados
esperados
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Identificacioacuten del riesgo
COM
UN
ICAC
IOacuteN
Y
CON
SULT
A
SEGU
IMIE
NTO
Y R
EVIS
IOacuteN
Apreciacioacuten del riesgo
Establecimiento del Contexto
PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RIESGO
Anaacutelisis del riesgo
Evaluacioacuten del riesgo
Tratamiento del Riesgo
IDENTIFICACIOacuteN DEL RIESGO Relacioacuten de sucesos que podriacutean afectar negativamente o positivamente los objetivos y resultados del
proceso
criterios de riesgos teacuterminos que permiten evaluar la
importancia de un riesgo
ANAacuteLISIS DEL RIESGO
Valoracioacuten de los efectos y
consecuencias del riesgo en los
resultados del proceso asiacute como de la probabilidad
de que se produzcan dichas consecuencias
EVALUACIOacuteN DEL RIESGO
Implica comparar el nivel del riesgo con los criterios
que sobre los riesgos se hayan
adoptado permitiendo asiacute
considerar y priorizar el
tratamiento que se ha de dar a los
riesgos identificados
TRATAMIENTO DEL RIESGO Es la seleccioacuten y la implementacioacuten de una o varias opciones (acciones) para modificar los riesgos
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Las acciones que se identifiquen en la gestioacuten de los riesgos y oportunidades deben ser implantadas bien mediante modificaciones en el disentildeogestioacuten del proceso bien mediante la implantacioacuten de otras acciones de mejora
Unidad Antildeo
Procesos
Descripcioacuten de la mejora
Causa para su implantacioacuten
Objetivos de la mejora
Recursos previstos
Responsables de implantacioacuten
Previsioacuten de Resultados
Grado de prioridad AltaMediaBaja (seguacuten proceda)
Indicaremos Accioacuten de gestioacuten de riesgosoportunidades
Indicaremos ademaacutes mecanismos para la evaluacioacuten
En la previsioacuten de resultados haremos referencia al grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso
Desarrollo temporal Inicio
Finalizacioacuten
Descripcioacuten de resultados obtenidos
Grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso en relacioacuten a la previsioacuten de resultados y a los indicadores que en
su caso se hubieran establecido para el seguimiento
PROPUESTAS DE ACCIONES DE MEJORA
ANAacuteLISIS DE LAS MEJORAS
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VIII ANAacuteLISIS DE
GESTIOacuteN DE RIESGO Y OPORTUNIDADESRESULTADO
PROCESO RIESGOSOPORTUNIDADES ACCIONES
Rapidez en la ejecucioacuten del mantenimiento El 85 de las incidencias se reparan en 5 diacuteas
1-Riesgo Falta de disponibilidad de recursos humanos (internos y externos) para atender las incidencias
Detectado DAFO Debilidad D2
Efecto potencial La falta de personal teacutecnico para atender las averiacuteas puede afectar al desempentildeo de las actividades universitarias y en elementos criacuteticos incrementar los dantildeos en los activos
1 Accioacuten Establecer criterios de criticidad de la incidencia
2 Accioacuten Adaptar aplicativo software para incluir criticidad
3 Accioacuten Modificacioacuten del proceso para incluir criticidad
4 Accioacuten Anaacutelisis de incidencias resueltas una vez implantadas las acciones anteriores seguacuten criticidad
Modificar las consecuencias
Rapidez en la ejecucioacuten del mantenimiento El 85 de las incidencias se reparan en 5 diacuteas
2-Riesgo Falta de disponibilidad de recursos materiales para atender las incidencias
Detectado DAFO Debilidad D2
Efecto potencial La falta de repuestos y fungibles para atender las averiacuteas puede imposibilitar la reparacioacuten con la celeridad requerida afectando al desempentildeo de las actividades universitarias
1 Accioacuten Disponer de un sistema de gestioacuten de stock de repuestos
Modificar las consecuencias
Criterios de sostenibilidad en la gestioacuten del mantenimiento
3- Riesgo Incumplimiento del Plan Estrateacutegico respecto a los criterios de sostenibilidad seguridad y PRL en el mantenimiento de las infraestructuras de los Campus
Detectado DAFO Debilidad D1
Efecto potencial No conformidad al SIGC-SUA asociado a requisitos de calidad
1 Accioacuten Establecimiento de criterios de sostenibilidad seguridad y PRL en la gestioacuten del mantenimiento
Eliminar la fuente del riesgo
Optimizar la disponibilidad de las instalaciones y equipos
4- Riesgo Interrupcioacuten del suministro eleacutectrico
Detectado Anaacutelisis de causa-efecto
Efecto potencial Dantildeos en elementos criacuteticos de las instalaciones de la UJA
1 Accioacuten Programa para garantizar el suministro eleacutectrico complementario en los edificios de la UJA
Modificar las consecuencias
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
GRACIAS POR SU ATENCIOacuteN
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PARTES INTERESADAS
Persona u organizacioacuten que puede afectar verse afectado o percibirse como persona afectada por una decisioacuten o actividad
En el SIGC-SUA lo identificamos a nivel de proceso como grupo de intereacutescliente usuario tal como estaacute identificado en el ANEXO VI ATRIBUTOS DE CALIDAD DEL
PROCESO de la documentacioacuten de los procesos claves
QUEacute EXIGE ISOIdentificacioacuten de las partes interesadas especificacioacuten de requisitos de calidad de eacutestas y seguimiento y revisioacuten de esta Informacioacuten
IDENTIFICACIOacuteN DE PARTES INTERESADAS Cuadro de informacioacuten sobre las partes interesadas que se ven afectadas o interesadas por el proceso
REQUISITOS DE CALIDAD Identificacioacuten de las necesidades y expectativas de las partes interesadas en el proceso y coacutemo se da respuesta mediante la especificacioacuten de requisitos de
calidad que se incluyen en el proceso
SEGUIMIENTO Y REVISIOacuteN Sistematizacioacuten y periodizacioacuten de la revisioacuten de la informacioacuten de las partes interesadas y sus requisitos de calidad iquestCuaacutendo coacutemo y quieacuten revisa
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
COacuteMO LO HACEMOS
Mediante la revisioacuten y ampliacioacuten del cuadro el ANEXO VI ATRIBUTOS DE CALIDAD DEL PROCESO de la documentacioacuten de los procesos claves SIGC-SUA
Grupo de intereacutesClientes
-Usuario
Fuentes de Informacioacuten
Necesidades y Expectativas (atributos de calidad)
Requisito de Calidad
INFORMACIOacuteN DE PARTIDA Utilizamos la informacioacuten de las tablas elaboradas en otros ciclos de gestioacuten analizamos su validez actual y en su caso modificamos especificamos o ampliamos
EXPECTATIVAS Y REQUISITOS Partimos de las necesidades expectativas y atributos de calidad por grupos de intereacutes ya identificados que mantenemos realizamos cambios o ampliamos tras la
revisioacuten Antildeadimos especificaciones en teacuterminos de requisitos de calidad (compromisos de calidad objetivos reglamentaciones especificaciones en la prestacioacuten de servicios etc)
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PARA QUEacute LO HACEMOSPara disponer de informacioacuten necesaria en el proceso de planificacioacuten de la gestioacuten de los procesos y del sistema de calidad
Lo aplicamos en el proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
Lo aplicaremos tambieacuten como entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades
Las conclusiones del anaacutelisis y su aplicacioacuten se tendraacuten en cuenta si procede cuando se realice el Informe final de proceso
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VI ATRIBUTOS DE
CALIDAD NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LOS GRUPOS DE INTERES REQUISITOS DE CALIDAD
Grupo de intereacutesClientes-Usuario
Fuentes de Informacioacuten
Necesidades y Expectativas (atributos de calidad)
Requisito de Calidad
1 El personal docente e investigador de la Universidad y centros adscritos y el personal docente e investigador visitante de otras universidades 2 El alumnado de la Universidad y centros adscritos y el alumnado en movilidad de otras universidades 3 El personal de administracioacuten y servicios 4 Losas egresadosas de la Universidad de Jaeacuten 5 El Personal colaborador o tutor externo a la Universidad de Jaeacuten
bull Encuestas de satisfaccioacuten bull Quejas Sugerencias felicitaciones bull Indicadores de proceso bull Benchmarking bull Comisioacuten de Biblioteca bull Servicio de Pregunta al Bibliotecario
Necesidad disponer de una coleccioacuten de recursos informativos que cubran las necesidades de informacioacuten de los usuarios Atributos bull Amabilidad en el trato al cliente-usuario bull Adecuacioacuten del tiempo empleado para la resolucioacuten de la demanda de la prestacioacuten del servicio bull Comunicacioacuten a los clientes-usuarios cuando se prestaraacute el servicio bull Adecuacioacuten de los horarios de atencioacuten o prestacioacuten del servicio a las necesidades que platean los clientes-usuarios bull Adecuacioacuten del servicio prestado a las necesidades y expectativas especiacuteficas comunicadas por los clientesusuarios bull Comodidad de las instalaciones climatizacioacuten limpieza dimensioacuten y mantenimiento de los espacios
bull Alcanzar el 85 de monografiacuteas nacionales recibidas en un maacuteximo de 30 diacuteas (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 85 de monografiacuteas extranjeras recibidas en un maacuteximo de 60 diacuteas (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 100 de ejecucioacuten del gasto en material bibliograacutefico del presupuesto de Biblioteca (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 100 de bibliografiacutea recomendada disponible en Biblioteca (1 2) bull Alcanzar el 100 de peticiones de compra de material bibliograacutefico por parte de los estudiantes adquiridas (2) bull Alcanzar el 65 de monografiacuteas en papel recibidas por compra catalogadas en un maacuteximo de 6 diacuteas (1 2 3 4 5)
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
RIESGO OPORTUNIDAD Efecto o influencias de la incertidumbre sobre la consecucioacuten de los resultados y la eficacia de un proceso
PARA QUEacute LO HACEMOSPara prevenir o reducir los efectos no deseados de los riesgos y aprovechar las oportunidades en el marco de la planificacioacuten de la gestioacuten de la calidad y los procesos
CUANDO LO HACEMOS En la planificacioacuten inicial de los procesos o en nuevas situaciones que requieran revisar los procesos
QUEacute EXIGE ISOPensamiento basado en riesgos como parte del enfoque a procesos queda incluido en los requisitos de la ISO para la gestioacuten de los procesos ldquoabordar los riesgos y oportunidadeshelliprdquo
REQUISITOS Planificar las acciones para abordar los riesgos y oportunidades
Integrar y aplicar las acciones en los procesos
Evaluar la eficacia de las acciones
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
COacuteMO LO HACEMOS Mediante la elaboracioacuten de un cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades asociados a los procesos
RESULTADO PROCESO
RIESGOSOPORTUNIDADES ACCIONES
[Resultado Esperado] [1]
1-Riesgo [se describiraacute el riesgo]
Detectado [2]
Efecto potencial [3]
2-
3-
1-Accioacuten [se describiraacute la accioacuten] [4]
2-
3-
[Resultado Esperado]
1-Oportunidad [se describiraacute la oportunidad]
Detectado
Efecto potencial
2-
3-
1-Accioacuten [se describiraacute la accioacuten]
2-
3-
[1] Resultado Esperado Esta referido al resultados final del proceso (la salida del proceso en teacuterminos del
valor o servicio prestado) Ejemplos compromiso de calidad un requisito
de calidad el valor objetivo del indicador del proceso
[Detectado Fuente de la que se ha detectadoidentificadoasociado el riesgo o la oportunidad Puede provenir 1 Del anaacutelisis del contexto (DAFO) 2 Del anaacutelisis de
las partes interesadas 3 Del anaacutelisis del proceso (desarrollo e interaccioacuten de actividades recursos y resultados)
Efecto potencial La consecuencia que el riesgo o la oportunidad van a tener sobre el resultado esperado
Accioacuten Las opciones que identificamos y adoptamos para el tratamiento del riesgo o
para aprovechas los efectos de las oportunidades sobre los resultados
esperados
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Identificacioacuten del riesgo
COM
UN
ICAC
IOacuteN
Y
CON
SULT
A
SEGU
IMIE
NTO
Y R
EVIS
IOacuteN
Apreciacioacuten del riesgo
Establecimiento del Contexto
PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RIESGO
Anaacutelisis del riesgo
Evaluacioacuten del riesgo
Tratamiento del Riesgo
IDENTIFICACIOacuteN DEL RIESGO Relacioacuten de sucesos que podriacutean afectar negativamente o positivamente los objetivos y resultados del
proceso
criterios de riesgos teacuterminos que permiten evaluar la
importancia de un riesgo
ANAacuteLISIS DEL RIESGO
Valoracioacuten de los efectos y
consecuencias del riesgo en los
resultados del proceso asiacute como de la probabilidad
de que se produzcan dichas consecuencias
EVALUACIOacuteN DEL RIESGO
Implica comparar el nivel del riesgo con los criterios
que sobre los riesgos se hayan
adoptado permitiendo asiacute
considerar y priorizar el
tratamiento que se ha de dar a los
riesgos identificados
TRATAMIENTO DEL RIESGO Es la seleccioacuten y la implementacioacuten de una o varias opciones (acciones) para modificar los riesgos
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Las acciones que se identifiquen en la gestioacuten de los riesgos y oportunidades deben ser implantadas bien mediante modificaciones en el disentildeogestioacuten del proceso bien mediante la implantacioacuten de otras acciones de mejora
Unidad Antildeo
Procesos
Descripcioacuten de la mejora
Causa para su implantacioacuten
Objetivos de la mejora
Recursos previstos
Responsables de implantacioacuten
Previsioacuten de Resultados
Grado de prioridad AltaMediaBaja (seguacuten proceda)
Indicaremos Accioacuten de gestioacuten de riesgosoportunidades
Indicaremos ademaacutes mecanismos para la evaluacioacuten
En la previsioacuten de resultados haremos referencia al grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso
Desarrollo temporal Inicio
Finalizacioacuten
Descripcioacuten de resultados obtenidos
Grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso en relacioacuten a la previsioacuten de resultados y a los indicadores que en
su caso se hubieran establecido para el seguimiento
PROPUESTAS DE ACCIONES DE MEJORA
ANAacuteLISIS DE LAS MEJORAS
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VIII ANAacuteLISIS DE
GESTIOacuteN DE RIESGO Y OPORTUNIDADESRESULTADO
PROCESO RIESGOSOPORTUNIDADES ACCIONES
Rapidez en la ejecucioacuten del mantenimiento El 85 de las incidencias se reparan en 5 diacuteas
1-Riesgo Falta de disponibilidad de recursos humanos (internos y externos) para atender las incidencias
Detectado DAFO Debilidad D2
Efecto potencial La falta de personal teacutecnico para atender las averiacuteas puede afectar al desempentildeo de las actividades universitarias y en elementos criacuteticos incrementar los dantildeos en los activos
1 Accioacuten Establecer criterios de criticidad de la incidencia
2 Accioacuten Adaptar aplicativo software para incluir criticidad
3 Accioacuten Modificacioacuten del proceso para incluir criticidad
4 Accioacuten Anaacutelisis de incidencias resueltas una vez implantadas las acciones anteriores seguacuten criticidad
Modificar las consecuencias
Rapidez en la ejecucioacuten del mantenimiento El 85 de las incidencias se reparan en 5 diacuteas
2-Riesgo Falta de disponibilidad de recursos materiales para atender las incidencias
Detectado DAFO Debilidad D2
Efecto potencial La falta de repuestos y fungibles para atender las averiacuteas puede imposibilitar la reparacioacuten con la celeridad requerida afectando al desempentildeo de las actividades universitarias
1 Accioacuten Disponer de un sistema de gestioacuten de stock de repuestos
Modificar las consecuencias
Criterios de sostenibilidad en la gestioacuten del mantenimiento
3- Riesgo Incumplimiento del Plan Estrateacutegico respecto a los criterios de sostenibilidad seguridad y PRL en el mantenimiento de las infraestructuras de los Campus
Detectado DAFO Debilidad D1
Efecto potencial No conformidad al SIGC-SUA asociado a requisitos de calidad
1 Accioacuten Establecimiento de criterios de sostenibilidad seguridad y PRL en la gestioacuten del mantenimiento
Eliminar la fuente del riesgo
Optimizar la disponibilidad de las instalaciones y equipos
4- Riesgo Interrupcioacuten del suministro eleacutectrico
Detectado Anaacutelisis de causa-efecto
Efecto potencial Dantildeos en elementos criacuteticos de las instalaciones de la UJA
1 Accioacuten Programa para garantizar el suministro eleacutectrico complementario en los edificios de la UJA
Modificar las consecuencias
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
GRACIAS POR SU ATENCIOacuteN
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
COacuteMO LO HACEMOS
Mediante la revisioacuten y ampliacioacuten del cuadro el ANEXO VI ATRIBUTOS DE CALIDAD DEL PROCESO de la documentacioacuten de los procesos claves SIGC-SUA
Grupo de intereacutesClientes
-Usuario
Fuentes de Informacioacuten
Necesidades y Expectativas (atributos de calidad)
Requisito de Calidad
INFORMACIOacuteN DE PARTIDA Utilizamos la informacioacuten de las tablas elaboradas en otros ciclos de gestioacuten analizamos su validez actual y en su caso modificamos especificamos o ampliamos
EXPECTATIVAS Y REQUISITOS Partimos de las necesidades expectativas y atributos de calidad por grupos de intereacutes ya identificados que mantenemos realizamos cambios o ampliamos tras la
revisioacuten Antildeadimos especificaciones en teacuterminos de requisitos de calidad (compromisos de calidad objetivos reglamentaciones especificaciones en la prestacioacuten de servicios etc)
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PARA QUEacute LO HACEMOSPara disponer de informacioacuten necesaria en el proceso de planificacioacuten de la gestioacuten de los procesos y del sistema de calidad
Lo aplicamos en el proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
Lo aplicaremos tambieacuten como entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades
Las conclusiones del anaacutelisis y su aplicacioacuten se tendraacuten en cuenta si procede cuando se realice el Informe final de proceso
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VI ATRIBUTOS DE
CALIDAD NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LOS GRUPOS DE INTERES REQUISITOS DE CALIDAD
Grupo de intereacutesClientes-Usuario
Fuentes de Informacioacuten
Necesidades y Expectativas (atributos de calidad)
Requisito de Calidad
1 El personal docente e investigador de la Universidad y centros adscritos y el personal docente e investigador visitante de otras universidades 2 El alumnado de la Universidad y centros adscritos y el alumnado en movilidad de otras universidades 3 El personal de administracioacuten y servicios 4 Losas egresadosas de la Universidad de Jaeacuten 5 El Personal colaborador o tutor externo a la Universidad de Jaeacuten
bull Encuestas de satisfaccioacuten bull Quejas Sugerencias felicitaciones bull Indicadores de proceso bull Benchmarking bull Comisioacuten de Biblioteca bull Servicio de Pregunta al Bibliotecario
Necesidad disponer de una coleccioacuten de recursos informativos que cubran las necesidades de informacioacuten de los usuarios Atributos bull Amabilidad en el trato al cliente-usuario bull Adecuacioacuten del tiempo empleado para la resolucioacuten de la demanda de la prestacioacuten del servicio bull Comunicacioacuten a los clientes-usuarios cuando se prestaraacute el servicio bull Adecuacioacuten de los horarios de atencioacuten o prestacioacuten del servicio a las necesidades que platean los clientes-usuarios bull Adecuacioacuten del servicio prestado a las necesidades y expectativas especiacuteficas comunicadas por los clientesusuarios bull Comodidad de las instalaciones climatizacioacuten limpieza dimensioacuten y mantenimiento de los espacios
bull Alcanzar el 85 de monografiacuteas nacionales recibidas en un maacuteximo de 30 diacuteas (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 85 de monografiacuteas extranjeras recibidas en un maacuteximo de 60 diacuteas (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 100 de ejecucioacuten del gasto en material bibliograacutefico del presupuesto de Biblioteca (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 100 de bibliografiacutea recomendada disponible en Biblioteca (1 2) bull Alcanzar el 100 de peticiones de compra de material bibliograacutefico por parte de los estudiantes adquiridas (2) bull Alcanzar el 65 de monografiacuteas en papel recibidas por compra catalogadas en un maacuteximo de 6 diacuteas (1 2 3 4 5)
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
RIESGO OPORTUNIDAD Efecto o influencias de la incertidumbre sobre la consecucioacuten de los resultados y la eficacia de un proceso
PARA QUEacute LO HACEMOSPara prevenir o reducir los efectos no deseados de los riesgos y aprovechar las oportunidades en el marco de la planificacioacuten de la gestioacuten de la calidad y los procesos
CUANDO LO HACEMOS En la planificacioacuten inicial de los procesos o en nuevas situaciones que requieran revisar los procesos
QUEacute EXIGE ISOPensamiento basado en riesgos como parte del enfoque a procesos queda incluido en los requisitos de la ISO para la gestioacuten de los procesos ldquoabordar los riesgos y oportunidadeshelliprdquo
REQUISITOS Planificar las acciones para abordar los riesgos y oportunidades
Integrar y aplicar las acciones en los procesos
Evaluar la eficacia de las acciones
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
COacuteMO LO HACEMOS Mediante la elaboracioacuten de un cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades asociados a los procesos
RESULTADO PROCESO
RIESGOSOPORTUNIDADES ACCIONES
[Resultado Esperado] [1]
1-Riesgo [se describiraacute el riesgo]
Detectado [2]
Efecto potencial [3]
2-
3-
1-Accioacuten [se describiraacute la accioacuten] [4]
2-
3-
[Resultado Esperado]
1-Oportunidad [se describiraacute la oportunidad]
Detectado
Efecto potencial
2-
3-
1-Accioacuten [se describiraacute la accioacuten]
2-
3-
[1] Resultado Esperado Esta referido al resultados final del proceso (la salida del proceso en teacuterminos del
valor o servicio prestado) Ejemplos compromiso de calidad un requisito
de calidad el valor objetivo del indicador del proceso
[Detectado Fuente de la que se ha detectadoidentificadoasociado el riesgo o la oportunidad Puede provenir 1 Del anaacutelisis del contexto (DAFO) 2 Del anaacutelisis de
las partes interesadas 3 Del anaacutelisis del proceso (desarrollo e interaccioacuten de actividades recursos y resultados)
Efecto potencial La consecuencia que el riesgo o la oportunidad van a tener sobre el resultado esperado
Accioacuten Las opciones que identificamos y adoptamos para el tratamiento del riesgo o
para aprovechas los efectos de las oportunidades sobre los resultados
esperados
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Identificacioacuten del riesgo
COM
UN
ICAC
IOacuteN
Y
CON
SULT
A
SEGU
IMIE
NTO
Y R
EVIS
IOacuteN
Apreciacioacuten del riesgo
Establecimiento del Contexto
PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RIESGO
Anaacutelisis del riesgo
Evaluacioacuten del riesgo
Tratamiento del Riesgo
IDENTIFICACIOacuteN DEL RIESGO Relacioacuten de sucesos que podriacutean afectar negativamente o positivamente los objetivos y resultados del
proceso
criterios de riesgos teacuterminos que permiten evaluar la
importancia de un riesgo
ANAacuteLISIS DEL RIESGO
Valoracioacuten de los efectos y
consecuencias del riesgo en los
resultados del proceso asiacute como de la probabilidad
de que se produzcan dichas consecuencias
EVALUACIOacuteN DEL RIESGO
Implica comparar el nivel del riesgo con los criterios
que sobre los riesgos se hayan
adoptado permitiendo asiacute
considerar y priorizar el
tratamiento que se ha de dar a los
riesgos identificados
TRATAMIENTO DEL RIESGO Es la seleccioacuten y la implementacioacuten de una o varias opciones (acciones) para modificar los riesgos
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Las acciones que se identifiquen en la gestioacuten de los riesgos y oportunidades deben ser implantadas bien mediante modificaciones en el disentildeogestioacuten del proceso bien mediante la implantacioacuten de otras acciones de mejora
Unidad Antildeo
Procesos
Descripcioacuten de la mejora
Causa para su implantacioacuten
Objetivos de la mejora
Recursos previstos
Responsables de implantacioacuten
Previsioacuten de Resultados
Grado de prioridad AltaMediaBaja (seguacuten proceda)
Indicaremos Accioacuten de gestioacuten de riesgosoportunidades
Indicaremos ademaacutes mecanismos para la evaluacioacuten
En la previsioacuten de resultados haremos referencia al grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso
Desarrollo temporal Inicio
Finalizacioacuten
Descripcioacuten de resultados obtenidos
Grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso en relacioacuten a la previsioacuten de resultados y a los indicadores que en
su caso se hubieran establecido para el seguimiento
PROPUESTAS DE ACCIONES DE MEJORA
ANAacuteLISIS DE LAS MEJORAS
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VIII ANAacuteLISIS DE
GESTIOacuteN DE RIESGO Y OPORTUNIDADESRESULTADO
PROCESO RIESGOSOPORTUNIDADES ACCIONES
Rapidez en la ejecucioacuten del mantenimiento El 85 de las incidencias se reparan en 5 diacuteas
1-Riesgo Falta de disponibilidad de recursos humanos (internos y externos) para atender las incidencias
Detectado DAFO Debilidad D2
Efecto potencial La falta de personal teacutecnico para atender las averiacuteas puede afectar al desempentildeo de las actividades universitarias y en elementos criacuteticos incrementar los dantildeos en los activos
1 Accioacuten Establecer criterios de criticidad de la incidencia
2 Accioacuten Adaptar aplicativo software para incluir criticidad
3 Accioacuten Modificacioacuten del proceso para incluir criticidad
4 Accioacuten Anaacutelisis de incidencias resueltas una vez implantadas las acciones anteriores seguacuten criticidad
Modificar las consecuencias
Rapidez en la ejecucioacuten del mantenimiento El 85 de las incidencias se reparan en 5 diacuteas
2-Riesgo Falta de disponibilidad de recursos materiales para atender las incidencias
Detectado DAFO Debilidad D2
Efecto potencial La falta de repuestos y fungibles para atender las averiacuteas puede imposibilitar la reparacioacuten con la celeridad requerida afectando al desempentildeo de las actividades universitarias
1 Accioacuten Disponer de un sistema de gestioacuten de stock de repuestos
Modificar las consecuencias
Criterios de sostenibilidad en la gestioacuten del mantenimiento
3- Riesgo Incumplimiento del Plan Estrateacutegico respecto a los criterios de sostenibilidad seguridad y PRL en el mantenimiento de las infraestructuras de los Campus
Detectado DAFO Debilidad D1
Efecto potencial No conformidad al SIGC-SUA asociado a requisitos de calidad
1 Accioacuten Establecimiento de criterios de sostenibilidad seguridad y PRL en la gestioacuten del mantenimiento
Eliminar la fuente del riesgo
Optimizar la disponibilidad de las instalaciones y equipos
4- Riesgo Interrupcioacuten del suministro eleacutectrico
Detectado Anaacutelisis de causa-efecto
Efecto potencial Dantildeos en elementos criacuteticos de las instalaciones de la UJA
1 Accioacuten Programa para garantizar el suministro eleacutectrico complementario en los edificios de la UJA
Modificar las consecuencias
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
GRACIAS POR SU ATENCIOacuteN
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
PARA QUEacute LO HACEMOSPara disponer de informacioacuten necesaria en el proceso de planificacioacuten de la gestioacuten de los procesos y del sistema de calidad
Lo aplicamos en el proceso de revisioacuten y mejora revisioacuten de procesos identificacioacuten de mejoras de los procesos planes de acciones
Lo aplicaremos tambieacuten como entrada de informacioacuten en el proceso de gestioacuten de riesgos y oportunidades
Las conclusiones del anaacutelisis y su aplicacioacuten se tendraacuten en cuenta si procede cuando se realice el Informe final de proceso
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VI ATRIBUTOS DE
CALIDAD NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LOS GRUPOS DE INTERES REQUISITOS DE CALIDAD
Grupo de intereacutesClientes-Usuario
Fuentes de Informacioacuten
Necesidades y Expectativas (atributos de calidad)
Requisito de Calidad
1 El personal docente e investigador de la Universidad y centros adscritos y el personal docente e investigador visitante de otras universidades 2 El alumnado de la Universidad y centros adscritos y el alumnado en movilidad de otras universidades 3 El personal de administracioacuten y servicios 4 Losas egresadosas de la Universidad de Jaeacuten 5 El Personal colaborador o tutor externo a la Universidad de Jaeacuten
bull Encuestas de satisfaccioacuten bull Quejas Sugerencias felicitaciones bull Indicadores de proceso bull Benchmarking bull Comisioacuten de Biblioteca bull Servicio de Pregunta al Bibliotecario
Necesidad disponer de una coleccioacuten de recursos informativos que cubran las necesidades de informacioacuten de los usuarios Atributos bull Amabilidad en el trato al cliente-usuario bull Adecuacioacuten del tiempo empleado para la resolucioacuten de la demanda de la prestacioacuten del servicio bull Comunicacioacuten a los clientes-usuarios cuando se prestaraacute el servicio bull Adecuacioacuten de los horarios de atencioacuten o prestacioacuten del servicio a las necesidades que platean los clientes-usuarios bull Adecuacioacuten del servicio prestado a las necesidades y expectativas especiacuteficas comunicadas por los clientesusuarios bull Comodidad de las instalaciones climatizacioacuten limpieza dimensioacuten y mantenimiento de los espacios
bull Alcanzar el 85 de monografiacuteas nacionales recibidas en un maacuteximo de 30 diacuteas (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 85 de monografiacuteas extranjeras recibidas en un maacuteximo de 60 diacuteas (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 100 de ejecucioacuten del gasto en material bibliograacutefico del presupuesto de Biblioteca (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 100 de bibliografiacutea recomendada disponible en Biblioteca (1 2) bull Alcanzar el 100 de peticiones de compra de material bibliograacutefico por parte de los estudiantes adquiridas (2) bull Alcanzar el 65 de monografiacuteas en papel recibidas por compra catalogadas en un maacuteximo de 6 diacuteas (1 2 3 4 5)
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
RIESGO OPORTUNIDAD Efecto o influencias de la incertidumbre sobre la consecucioacuten de los resultados y la eficacia de un proceso
PARA QUEacute LO HACEMOSPara prevenir o reducir los efectos no deseados de los riesgos y aprovechar las oportunidades en el marco de la planificacioacuten de la gestioacuten de la calidad y los procesos
CUANDO LO HACEMOS En la planificacioacuten inicial de los procesos o en nuevas situaciones que requieran revisar los procesos
QUEacute EXIGE ISOPensamiento basado en riesgos como parte del enfoque a procesos queda incluido en los requisitos de la ISO para la gestioacuten de los procesos ldquoabordar los riesgos y oportunidadeshelliprdquo
REQUISITOS Planificar las acciones para abordar los riesgos y oportunidades
Integrar y aplicar las acciones en los procesos
Evaluar la eficacia de las acciones
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
COacuteMO LO HACEMOS Mediante la elaboracioacuten de un cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades asociados a los procesos
RESULTADO PROCESO
RIESGOSOPORTUNIDADES ACCIONES
[Resultado Esperado] [1]
1-Riesgo [se describiraacute el riesgo]
Detectado [2]
Efecto potencial [3]
2-
3-
1-Accioacuten [se describiraacute la accioacuten] [4]
2-
3-
[Resultado Esperado]
1-Oportunidad [se describiraacute la oportunidad]
Detectado
Efecto potencial
2-
3-
1-Accioacuten [se describiraacute la accioacuten]
2-
3-
[1] Resultado Esperado Esta referido al resultados final del proceso (la salida del proceso en teacuterminos del
valor o servicio prestado) Ejemplos compromiso de calidad un requisito
de calidad el valor objetivo del indicador del proceso
[Detectado Fuente de la que se ha detectadoidentificadoasociado el riesgo o la oportunidad Puede provenir 1 Del anaacutelisis del contexto (DAFO) 2 Del anaacutelisis de
las partes interesadas 3 Del anaacutelisis del proceso (desarrollo e interaccioacuten de actividades recursos y resultados)
Efecto potencial La consecuencia que el riesgo o la oportunidad van a tener sobre el resultado esperado
Accioacuten Las opciones que identificamos y adoptamos para el tratamiento del riesgo o
para aprovechas los efectos de las oportunidades sobre los resultados
esperados
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Identificacioacuten del riesgo
COM
UN
ICAC
IOacuteN
Y
CON
SULT
A
SEGU
IMIE
NTO
Y R
EVIS
IOacuteN
Apreciacioacuten del riesgo
Establecimiento del Contexto
PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RIESGO
Anaacutelisis del riesgo
Evaluacioacuten del riesgo
Tratamiento del Riesgo
IDENTIFICACIOacuteN DEL RIESGO Relacioacuten de sucesos que podriacutean afectar negativamente o positivamente los objetivos y resultados del
proceso
criterios de riesgos teacuterminos que permiten evaluar la
importancia de un riesgo
ANAacuteLISIS DEL RIESGO
Valoracioacuten de los efectos y
consecuencias del riesgo en los
resultados del proceso asiacute como de la probabilidad
de que se produzcan dichas consecuencias
EVALUACIOacuteN DEL RIESGO
Implica comparar el nivel del riesgo con los criterios
que sobre los riesgos se hayan
adoptado permitiendo asiacute
considerar y priorizar el
tratamiento que se ha de dar a los
riesgos identificados
TRATAMIENTO DEL RIESGO Es la seleccioacuten y la implementacioacuten de una o varias opciones (acciones) para modificar los riesgos
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Las acciones que se identifiquen en la gestioacuten de los riesgos y oportunidades deben ser implantadas bien mediante modificaciones en el disentildeogestioacuten del proceso bien mediante la implantacioacuten de otras acciones de mejora
Unidad Antildeo
Procesos
Descripcioacuten de la mejora
Causa para su implantacioacuten
Objetivos de la mejora
Recursos previstos
Responsables de implantacioacuten
Previsioacuten de Resultados
Grado de prioridad AltaMediaBaja (seguacuten proceda)
Indicaremos Accioacuten de gestioacuten de riesgosoportunidades
Indicaremos ademaacutes mecanismos para la evaluacioacuten
En la previsioacuten de resultados haremos referencia al grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso
Desarrollo temporal Inicio
Finalizacioacuten
Descripcioacuten de resultados obtenidos
Grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso en relacioacuten a la previsioacuten de resultados y a los indicadores que en
su caso se hubieran establecido para el seguimiento
PROPUESTAS DE ACCIONES DE MEJORA
ANAacuteLISIS DE LAS MEJORAS
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VIII ANAacuteLISIS DE
GESTIOacuteN DE RIESGO Y OPORTUNIDADESRESULTADO
PROCESO RIESGOSOPORTUNIDADES ACCIONES
Rapidez en la ejecucioacuten del mantenimiento El 85 de las incidencias se reparan en 5 diacuteas
1-Riesgo Falta de disponibilidad de recursos humanos (internos y externos) para atender las incidencias
Detectado DAFO Debilidad D2
Efecto potencial La falta de personal teacutecnico para atender las averiacuteas puede afectar al desempentildeo de las actividades universitarias y en elementos criacuteticos incrementar los dantildeos en los activos
1 Accioacuten Establecer criterios de criticidad de la incidencia
2 Accioacuten Adaptar aplicativo software para incluir criticidad
3 Accioacuten Modificacioacuten del proceso para incluir criticidad
4 Accioacuten Anaacutelisis de incidencias resueltas una vez implantadas las acciones anteriores seguacuten criticidad
Modificar las consecuencias
Rapidez en la ejecucioacuten del mantenimiento El 85 de las incidencias se reparan en 5 diacuteas
2-Riesgo Falta de disponibilidad de recursos materiales para atender las incidencias
Detectado DAFO Debilidad D2
Efecto potencial La falta de repuestos y fungibles para atender las averiacuteas puede imposibilitar la reparacioacuten con la celeridad requerida afectando al desempentildeo de las actividades universitarias
1 Accioacuten Disponer de un sistema de gestioacuten de stock de repuestos
Modificar las consecuencias
Criterios de sostenibilidad en la gestioacuten del mantenimiento
3- Riesgo Incumplimiento del Plan Estrateacutegico respecto a los criterios de sostenibilidad seguridad y PRL en el mantenimiento de las infraestructuras de los Campus
Detectado DAFO Debilidad D1
Efecto potencial No conformidad al SIGC-SUA asociado a requisitos de calidad
1 Accioacuten Establecimiento de criterios de sostenibilidad seguridad y PRL en la gestioacuten del mantenimiento
Eliminar la fuente del riesgo
Optimizar la disponibilidad de las instalaciones y equipos
4- Riesgo Interrupcioacuten del suministro eleacutectrico
Detectado Anaacutelisis de causa-efecto
Efecto potencial Dantildeos en elementos criacuteticos de las instalaciones de la UJA
1 Accioacuten Programa para garantizar el suministro eleacutectrico complementario en los edificios de la UJA
Modificar las consecuencias
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
GRACIAS POR SU ATENCIOacuteN
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VI ATRIBUTOS DE
CALIDAD NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LOS GRUPOS DE INTERES REQUISITOS DE CALIDAD
Grupo de intereacutesClientes-Usuario
Fuentes de Informacioacuten
Necesidades y Expectativas (atributos de calidad)
Requisito de Calidad
1 El personal docente e investigador de la Universidad y centros adscritos y el personal docente e investigador visitante de otras universidades 2 El alumnado de la Universidad y centros adscritos y el alumnado en movilidad de otras universidades 3 El personal de administracioacuten y servicios 4 Losas egresadosas de la Universidad de Jaeacuten 5 El Personal colaborador o tutor externo a la Universidad de Jaeacuten
bull Encuestas de satisfaccioacuten bull Quejas Sugerencias felicitaciones bull Indicadores de proceso bull Benchmarking bull Comisioacuten de Biblioteca bull Servicio de Pregunta al Bibliotecario
Necesidad disponer de una coleccioacuten de recursos informativos que cubran las necesidades de informacioacuten de los usuarios Atributos bull Amabilidad en el trato al cliente-usuario bull Adecuacioacuten del tiempo empleado para la resolucioacuten de la demanda de la prestacioacuten del servicio bull Comunicacioacuten a los clientes-usuarios cuando se prestaraacute el servicio bull Adecuacioacuten de los horarios de atencioacuten o prestacioacuten del servicio a las necesidades que platean los clientes-usuarios bull Adecuacioacuten del servicio prestado a las necesidades y expectativas especiacuteficas comunicadas por los clientesusuarios bull Comodidad de las instalaciones climatizacioacuten limpieza dimensioacuten y mantenimiento de los espacios
bull Alcanzar el 85 de monografiacuteas nacionales recibidas en un maacuteximo de 30 diacuteas (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 85 de monografiacuteas extranjeras recibidas en un maacuteximo de 60 diacuteas (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 100 de ejecucioacuten del gasto en material bibliograacutefico del presupuesto de Biblioteca (1 2 3 4 5) bull Alcanzar el 100 de bibliografiacutea recomendada disponible en Biblioteca (1 2) bull Alcanzar el 100 de peticiones de compra de material bibliograacutefico por parte de los estudiantes adquiridas (2) bull Alcanzar el 65 de monografiacuteas en papel recibidas por compra catalogadas en un maacuteximo de 6 diacuteas (1 2 3 4 5)
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
RIESGO OPORTUNIDAD Efecto o influencias de la incertidumbre sobre la consecucioacuten de los resultados y la eficacia de un proceso
PARA QUEacute LO HACEMOSPara prevenir o reducir los efectos no deseados de los riesgos y aprovechar las oportunidades en el marco de la planificacioacuten de la gestioacuten de la calidad y los procesos
CUANDO LO HACEMOS En la planificacioacuten inicial de los procesos o en nuevas situaciones que requieran revisar los procesos
QUEacute EXIGE ISOPensamiento basado en riesgos como parte del enfoque a procesos queda incluido en los requisitos de la ISO para la gestioacuten de los procesos ldquoabordar los riesgos y oportunidadeshelliprdquo
REQUISITOS Planificar las acciones para abordar los riesgos y oportunidades
Integrar y aplicar las acciones en los procesos
Evaluar la eficacia de las acciones
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
COacuteMO LO HACEMOS Mediante la elaboracioacuten de un cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades asociados a los procesos
RESULTADO PROCESO
RIESGOSOPORTUNIDADES ACCIONES
[Resultado Esperado] [1]
1-Riesgo [se describiraacute el riesgo]
Detectado [2]
Efecto potencial [3]
2-
3-
1-Accioacuten [se describiraacute la accioacuten] [4]
2-
3-
[Resultado Esperado]
1-Oportunidad [se describiraacute la oportunidad]
Detectado
Efecto potencial
2-
3-
1-Accioacuten [se describiraacute la accioacuten]
2-
3-
[1] Resultado Esperado Esta referido al resultados final del proceso (la salida del proceso en teacuterminos del
valor o servicio prestado) Ejemplos compromiso de calidad un requisito
de calidad el valor objetivo del indicador del proceso
[Detectado Fuente de la que se ha detectadoidentificadoasociado el riesgo o la oportunidad Puede provenir 1 Del anaacutelisis del contexto (DAFO) 2 Del anaacutelisis de
las partes interesadas 3 Del anaacutelisis del proceso (desarrollo e interaccioacuten de actividades recursos y resultados)
Efecto potencial La consecuencia que el riesgo o la oportunidad van a tener sobre el resultado esperado
Accioacuten Las opciones que identificamos y adoptamos para el tratamiento del riesgo o
para aprovechas los efectos de las oportunidades sobre los resultados
esperados
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Identificacioacuten del riesgo
COM
UN
ICAC
IOacuteN
Y
CON
SULT
A
SEGU
IMIE
NTO
Y R
EVIS
IOacuteN
Apreciacioacuten del riesgo
Establecimiento del Contexto
PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RIESGO
Anaacutelisis del riesgo
Evaluacioacuten del riesgo
Tratamiento del Riesgo
IDENTIFICACIOacuteN DEL RIESGO Relacioacuten de sucesos que podriacutean afectar negativamente o positivamente los objetivos y resultados del
proceso
criterios de riesgos teacuterminos que permiten evaluar la
importancia de un riesgo
ANAacuteLISIS DEL RIESGO
Valoracioacuten de los efectos y
consecuencias del riesgo en los
resultados del proceso asiacute como de la probabilidad
de que se produzcan dichas consecuencias
EVALUACIOacuteN DEL RIESGO
Implica comparar el nivel del riesgo con los criterios
que sobre los riesgos se hayan
adoptado permitiendo asiacute
considerar y priorizar el
tratamiento que se ha de dar a los
riesgos identificados
TRATAMIENTO DEL RIESGO Es la seleccioacuten y la implementacioacuten de una o varias opciones (acciones) para modificar los riesgos
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Las acciones que se identifiquen en la gestioacuten de los riesgos y oportunidades deben ser implantadas bien mediante modificaciones en el disentildeogestioacuten del proceso bien mediante la implantacioacuten de otras acciones de mejora
Unidad Antildeo
Procesos
Descripcioacuten de la mejora
Causa para su implantacioacuten
Objetivos de la mejora
Recursos previstos
Responsables de implantacioacuten
Previsioacuten de Resultados
Grado de prioridad AltaMediaBaja (seguacuten proceda)
Indicaremos Accioacuten de gestioacuten de riesgosoportunidades
Indicaremos ademaacutes mecanismos para la evaluacioacuten
En la previsioacuten de resultados haremos referencia al grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso
Desarrollo temporal Inicio
Finalizacioacuten
Descripcioacuten de resultados obtenidos
Grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso en relacioacuten a la previsioacuten de resultados y a los indicadores que en
su caso se hubieran establecido para el seguimiento
PROPUESTAS DE ACCIONES DE MEJORA
ANAacuteLISIS DE LAS MEJORAS
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VIII ANAacuteLISIS DE
GESTIOacuteN DE RIESGO Y OPORTUNIDADESRESULTADO
PROCESO RIESGOSOPORTUNIDADES ACCIONES
Rapidez en la ejecucioacuten del mantenimiento El 85 de las incidencias se reparan en 5 diacuteas
1-Riesgo Falta de disponibilidad de recursos humanos (internos y externos) para atender las incidencias
Detectado DAFO Debilidad D2
Efecto potencial La falta de personal teacutecnico para atender las averiacuteas puede afectar al desempentildeo de las actividades universitarias y en elementos criacuteticos incrementar los dantildeos en los activos
1 Accioacuten Establecer criterios de criticidad de la incidencia
2 Accioacuten Adaptar aplicativo software para incluir criticidad
3 Accioacuten Modificacioacuten del proceso para incluir criticidad
4 Accioacuten Anaacutelisis de incidencias resueltas una vez implantadas las acciones anteriores seguacuten criticidad
Modificar las consecuencias
Rapidez en la ejecucioacuten del mantenimiento El 85 de las incidencias se reparan en 5 diacuteas
2-Riesgo Falta de disponibilidad de recursos materiales para atender las incidencias
Detectado DAFO Debilidad D2
Efecto potencial La falta de repuestos y fungibles para atender las averiacuteas puede imposibilitar la reparacioacuten con la celeridad requerida afectando al desempentildeo de las actividades universitarias
1 Accioacuten Disponer de un sistema de gestioacuten de stock de repuestos
Modificar las consecuencias
Criterios de sostenibilidad en la gestioacuten del mantenimiento
3- Riesgo Incumplimiento del Plan Estrateacutegico respecto a los criterios de sostenibilidad seguridad y PRL en el mantenimiento de las infraestructuras de los Campus
Detectado DAFO Debilidad D1
Efecto potencial No conformidad al SIGC-SUA asociado a requisitos de calidad
1 Accioacuten Establecimiento de criterios de sostenibilidad seguridad y PRL en la gestioacuten del mantenimiento
Eliminar la fuente del riesgo
Optimizar la disponibilidad de las instalaciones y equipos
4- Riesgo Interrupcioacuten del suministro eleacutectrico
Detectado Anaacutelisis de causa-efecto
Efecto potencial Dantildeos en elementos criacuteticos de las instalaciones de la UJA
1 Accioacuten Programa para garantizar el suministro eleacutectrico complementario en los edificios de la UJA
Modificar las consecuencias
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
GRACIAS POR SU ATENCIOacuteN
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
RIESGO OPORTUNIDAD Efecto o influencias de la incertidumbre sobre la consecucioacuten de los resultados y la eficacia de un proceso
PARA QUEacute LO HACEMOSPara prevenir o reducir los efectos no deseados de los riesgos y aprovechar las oportunidades en el marco de la planificacioacuten de la gestioacuten de la calidad y los procesos
CUANDO LO HACEMOS En la planificacioacuten inicial de los procesos o en nuevas situaciones que requieran revisar los procesos
QUEacute EXIGE ISOPensamiento basado en riesgos como parte del enfoque a procesos queda incluido en los requisitos de la ISO para la gestioacuten de los procesos ldquoabordar los riesgos y oportunidadeshelliprdquo
REQUISITOS Planificar las acciones para abordar los riesgos y oportunidades
Integrar y aplicar las acciones en los procesos
Evaluar la eficacia de las acciones
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
COacuteMO LO HACEMOS Mediante la elaboracioacuten de un cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades asociados a los procesos
RESULTADO PROCESO
RIESGOSOPORTUNIDADES ACCIONES
[Resultado Esperado] [1]
1-Riesgo [se describiraacute el riesgo]
Detectado [2]
Efecto potencial [3]
2-
3-
1-Accioacuten [se describiraacute la accioacuten] [4]
2-
3-
[Resultado Esperado]
1-Oportunidad [se describiraacute la oportunidad]
Detectado
Efecto potencial
2-
3-
1-Accioacuten [se describiraacute la accioacuten]
2-
3-
[1] Resultado Esperado Esta referido al resultados final del proceso (la salida del proceso en teacuterminos del
valor o servicio prestado) Ejemplos compromiso de calidad un requisito
de calidad el valor objetivo del indicador del proceso
[Detectado Fuente de la que se ha detectadoidentificadoasociado el riesgo o la oportunidad Puede provenir 1 Del anaacutelisis del contexto (DAFO) 2 Del anaacutelisis de
las partes interesadas 3 Del anaacutelisis del proceso (desarrollo e interaccioacuten de actividades recursos y resultados)
Efecto potencial La consecuencia que el riesgo o la oportunidad van a tener sobre el resultado esperado
Accioacuten Las opciones que identificamos y adoptamos para el tratamiento del riesgo o
para aprovechas los efectos de las oportunidades sobre los resultados
esperados
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Identificacioacuten del riesgo
COM
UN
ICAC
IOacuteN
Y
CON
SULT
A
SEGU
IMIE
NTO
Y R
EVIS
IOacuteN
Apreciacioacuten del riesgo
Establecimiento del Contexto
PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RIESGO
Anaacutelisis del riesgo
Evaluacioacuten del riesgo
Tratamiento del Riesgo
IDENTIFICACIOacuteN DEL RIESGO Relacioacuten de sucesos que podriacutean afectar negativamente o positivamente los objetivos y resultados del
proceso
criterios de riesgos teacuterminos que permiten evaluar la
importancia de un riesgo
ANAacuteLISIS DEL RIESGO
Valoracioacuten de los efectos y
consecuencias del riesgo en los
resultados del proceso asiacute como de la probabilidad
de que se produzcan dichas consecuencias
EVALUACIOacuteN DEL RIESGO
Implica comparar el nivel del riesgo con los criterios
que sobre los riesgos se hayan
adoptado permitiendo asiacute
considerar y priorizar el
tratamiento que se ha de dar a los
riesgos identificados
TRATAMIENTO DEL RIESGO Es la seleccioacuten y la implementacioacuten de una o varias opciones (acciones) para modificar los riesgos
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Las acciones que se identifiquen en la gestioacuten de los riesgos y oportunidades deben ser implantadas bien mediante modificaciones en el disentildeogestioacuten del proceso bien mediante la implantacioacuten de otras acciones de mejora
Unidad Antildeo
Procesos
Descripcioacuten de la mejora
Causa para su implantacioacuten
Objetivos de la mejora
Recursos previstos
Responsables de implantacioacuten
Previsioacuten de Resultados
Grado de prioridad AltaMediaBaja (seguacuten proceda)
Indicaremos Accioacuten de gestioacuten de riesgosoportunidades
Indicaremos ademaacutes mecanismos para la evaluacioacuten
En la previsioacuten de resultados haremos referencia al grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso
Desarrollo temporal Inicio
Finalizacioacuten
Descripcioacuten de resultados obtenidos
Grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso en relacioacuten a la previsioacuten de resultados y a los indicadores que en
su caso se hubieran establecido para el seguimiento
PROPUESTAS DE ACCIONES DE MEJORA
ANAacuteLISIS DE LAS MEJORAS
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VIII ANAacuteLISIS DE
GESTIOacuteN DE RIESGO Y OPORTUNIDADESRESULTADO
PROCESO RIESGOSOPORTUNIDADES ACCIONES
Rapidez en la ejecucioacuten del mantenimiento El 85 de las incidencias se reparan en 5 diacuteas
1-Riesgo Falta de disponibilidad de recursos humanos (internos y externos) para atender las incidencias
Detectado DAFO Debilidad D2
Efecto potencial La falta de personal teacutecnico para atender las averiacuteas puede afectar al desempentildeo de las actividades universitarias y en elementos criacuteticos incrementar los dantildeos en los activos
1 Accioacuten Establecer criterios de criticidad de la incidencia
2 Accioacuten Adaptar aplicativo software para incluir criticidad
3 Accioacuten Modificacioacuten del proceso para incluir criticidad
4 Accioacuten Anaacutelisis de incidencias resueltas una vez implantadas las acciones anteriores seguacuten criticidad
Modificar las consecuencias
Rapidez en la ejecucioacuten del mantenimiento El 85 de las incidencias se reparan en 5 diacuteas
2-Riesgo Falta de disponibilidad de recursos materiales para atender las incidencias
Detectado DAFO Debilidad D2
Efecto potencial La falta de repuestos y fungibles para atender las averiacuteas puede imposibilitar la reparacioacuten con la celeridad requerida afectando al desempentildeo de las actividades universitarias
1 Accioacuten Disponer de un sistema de gestioacuten de stock de repuestos
Modificar las consecuencias
Criterios de sostenibilidad en la gestioacuten del mantenimiento
3- Riesgo Incumplimiento del Plan Estrateacutegico respecto a los criterios de sostenibilidad seguridad y PRL en el mantenimiento de las infraestructuras de los Campus
Detectado DAFO Debilidad D1
Efecto potencial No conformidad al SIGC-SUA asociado a requisitos de calidad
1 Accioacuten Establecimiento de criterios de sostenibilidad seguridad y PRL en la gestioacuten del mantenimiento
Eliminar la fuente del riesgo
Optimizar la disponibilidad de las instalaciones y equipos
4- Riesgo Interrupcioacuten del suministro eleacutectrico
Detectado Anaacutelisis de causa-efecto
Efecto potencial Dantildeos en elementos criacuteticos de las instalaciones de la UJA
1 Accioacuten Programa para garantizar el suministro eleacutectrico complementario en los edificios de la UJA
Modificar las consecuencias
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
GRACIAS POR SU ATENCIOacuteN
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
COacuteMO LO HACEMOS Mediante la elaboracioacuten de un cuadro de gestioacuten de riesgos y oportunidades asociados a los procesos
RESULTADO PROCESO
RIESGOSOPORTUNIDADES ACCIONES
[Resultado Esperado] [1]
1-Riesgo [se describiraacute el riesgo]
Detectado [2]
Efecto potencial [3]
2-
3-
1-Accioacuten [se describiraacute la accioacuten] [4]
2-
3-
[Resultado Esperado]
1-Oportunidad [se describiraacute la oportunidad]
Detectado
Efecto potencial
2-
3-
1-Accioacuten [se describiraacute la accioacuten]
2-
3-
[1] Resultado Esperado Esta referido al resultados final del proceso (la salida del proceso en teacuterminos del
valor o servicio prestado) Ejemplos compromiso de calidad un requisito
de calidad el valor objetivo del indicador del proceso
[Detectado Fuente de la que se ha detectadoidentificadoasociado el riesgo o la oportunidad Puede provenir 1 Del anaacutelisis del contexto (DAFO) 2 Del anaacutelisis de
las partes interesadas 3 Del anaacutelisis del proceso (desarrollo e interaccioacuten de actividades recursos y resultados)
Efecto potencial La consecuencia que el riesgo o la oportunidad van a tener sobre el resultado esperado
Accioacuten Las opciones que identificamos y adoptamos para el tratamiento del riesgo o
para aprovechas los efectos de las oportunidades sobre los resultados
esperados
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Identificacioacuten del riesgo
COM
UN
ICAC
IOacuteN
Y
CON
SULT
A
SEGU
IMIE
NTO
Y R
EVIS
IOacuteN
Apreciacioacuten del riesgo
Establecimiento del Contexto
PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RIESGO
Anaacutelisis del riesgo
Evaluacioacuten del riesgo
Tratamiento del Riesgo
IDENTIFICACIOacuteN DEL RIESGO Relacioacuten de sucesos que podriacutean afectar negativamente o positivamente los objetivos y resultados del
proceso
criterios de riesgos teacuterminos que permiten evaluar la
importancia de un riesgo
ANAacuteLISIS DEL RIESGO
Valoracioacuten de los efectos y
consecuencias del riesgo en los
resultados del proceso asiacute como de la probabilidad
de que se produzcan dichas consecuencias
EVALUACIOacuteN DEL RIESGO
Implica comparar el nivel del riesgo con los criterios
que sobre los riesgos se hayan
adoptado permitiendo asiacute
considerar y priorizar el
tratamiento que se ha de dar a los
riesgos identificados
TRATAMIENTO DEL RIESGO Es la seleccioacuten y la implementacioacuten de una o varias opciones (acciones) para modificar los riesgos
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Las acciones que se identifiquen en la gestioacuten de los riesgos y oportunidades deben ser implantadas bien mediante modificaciones en el disentildeogestioacuten del proceso bien mediante la implantacioacuten de otras acciones de mejora
Unidad Antildeo
Procesos
Descripcioacuten de la mejora
Causa para su implantacioacuten
Objetivos de la mejora
Recursos previstos
Responsables de implantacioacuten
Previsioacuten de Resultados
Grado de prioridad AltaMediaBaja (seguacuten proceda)
Indicaremos Accioacuten de gestioacuten de riesgosoportunidades
Indicaremos ademaacutes mecanismos para la evaluacioacuten
En la previsioacuten de resultados haremos referencia al grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso
Desarrollo temporal Inicio
Finalizacioacuten
Descripcioacuten de resultados obtenidos
Grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso en relacioacuten a la previsioacuten de resultados y a los indicadores que en
su caso se hubieran establecido para el seguimiento
PROPUESTAS DE ACCIONES DE MEJORA
ANAacuteLISIS DE LAS MEJORAS
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VIII ANAacuteLISIS DE
GESTIOacuteN DE RIESGO Y OPORTUNIDADESRESULTADO
PROCESO RIESGOSOPORTUNIDADES ACCIONES
Rapidez en la ejecucioacuten del mantenimiento El 85 de las incidencias se reparan en 5 diacuteas
1-Riesgo Falta de disponibilidad de recursos humanos (internos y externos) para atender las incidencias
Detectado DAFO Debilidad D2
Efecto potencial La falta de personal teacutecnico para atender las averiacuteas puede afectar al desempentildeo de las actividades universitarias y en elementos criacuteticos incrementar los dantildeos en los activos
1 Accioacuten Establecer criterios de criticidad de la incidencia
2 Accioacuten Adaptar aplicativo software para incluir criticidad
3 Accioacuten Modificacioacuten del proceso para incluir criticidad
4 Accioacuten Anaacutelisis de incidencias resueltas una vez implantadas las acciones anteriores seguacuten criticidad
Modificar las consecuencias
Rapidez en la ejecucioacuten del mantenimiento El 85 de las incidencias se reparan en 5 diacuteas
2-Riesgo Falta de disponibilidad de recursos materiales para atender las incidencias
Detectado DAFO Debilidad D2
Efecto potencial La falta de repuestos y fungibles para atender las averiacuteas puede imposibilitar la reparacioacuten con la celeridad requerida afectando al desempentildeo de las actividades universitarias
1 Accioacuten Disponer de un sistema de gestioacuten de stock de repuestos
Modificar las consecuencias
Criterios de sostenibilidad en la gestioacuten del mantenimiento
3- Riesgo Incumplimiento del Plan Estrateacutegico respecto a los criterios de sostenibilidad seguridad y PRL en el mantenimiento de las infraestructuras de los Campus
Detectado DAFO Debilidad D1
Efecto potencial No conformidad al SIGC-SUA asociado a requisitos de calidad
1 Accioacuten Establecimiento de criterios de sostenibilidad seguridad y PRL en la gestioacuten del mantenimiento
Eliminar la fuente del riesgo
Optimizar la disponibilidad de las instalaciones y equipos
4- Riesgo Interrupcioacuten del suministro eleacutectrico
Detectado Anaacutelisis de causa-efecto
Efecto potencial Dantildeos en elementos criacuteticos de las instalaciones de la UJA
1 Accioacuten Programa para garantizar el suministro eleacutectrico complementario en los edificios de la UJA
Modificar las consecuencias
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
GRACIAS POR SU ATENCIOacuteN
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Identificacioacuten del riesgo
COM
UN
ICAC
IOacuteN
Y
CON
SULT
A
SEGU
IMIE
NTO
Y R
EVIS
IOacuteN
Apreciacioacuten del riesgo
Establecimiento del Contexto
PROCESO DE GESTIOacuteN DEL RIESGO
Anaacutelisis del riesgo
Evaluacioacuten del riesgo
Tratamiento del Riesgo
IDENTIFICACIOacuteN DEL RIESGO Relacioacuten de sucesos que podriacutean afectar negativamente o positivamente los objetivos y resultados del
proceso
criterios de riesgos teacuterminos que permiten evaluar la
importancia de un riesgo
ANAacuteLISIS DEL RIESGO
Valoracioacuten de los efectos y
consecuencias del riesgo en los
resultados del proceso asiacute como de la probabilidad
de que se produzcan dichas consecuencias
EVALUACIOacuteN DEL RIESGO
Implica comparar el nivel del riesgo con los criterios
que sobre los riesgos se hayan
adoptado permitiendo asiacute
considerar y priorizar el
tratamiento que se ha de dar a los
riesgos identificados
TRATAMIENTO DEL RIESGO Es la seleccioacuten y la implementacioacuten de una o varias opciones (acciones) para modificar los riesgos
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
Las acciones que se identifiquen en la gestioacuten de los riesgos y oportunidades deben ser implantadas bien mediante modificaciones en el disentildeogestioacuten del proceso bien mediante la implantacioacuten de otras acciones de mejora
Unidad Antildeo
Procesos
Descripcioacuten de la mejora
Causa para su implantacioacuten
Objetivos de la mejora
Recursos previstos
Responsables de implantacioacuten
Previsioacuten de Resultados
Grado de prioridad AltaMediaBaja (seguacuten proceda)
Indicaremos Accioacuten de gestioacuten de riesgosoportunidades
Indicaremos ademaacutes mecanismos para la evaluacioacuten
En la previsioacuten de resultados haremos referencia al grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso
Desarrollo temporal Inicio
Finalizacioacuten
Descripcioacuten de resultados obtenidos
Grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso en relacioacuten a la previsioacuten de resultados y a los indicadores que en
su caso se hubieran establecido para el seguimiento
PROPUESTAS DE ACCIONES DE MEJORA
ANAacuteLISIS DE LAS MEJORAS
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VIII ANAacuteLISIS DE
GESTIOacuteN DE RIESGO Y OPORTUNIDADESRESULTADO
PROCESO RIESGOSOPORTUNIDADES ACCIONES
Rapidez en la ejecucioacuten del mantenimiento El 85 de las incidencias se reparan en 5 diacuteas
1-Riesgo Falta de disponibilidad de recursos humanos (internos y externos) para atender las incidencias
Detectado DAFO Debilidad D2
Efecto potencial La falta de personal teacutecnico para atender las averiacuteas puede afectar al desempentildeo de las actividades universitarias y en elementos criacuteticos incrementar los dantildeos en los activos
1 Accioacuten Establecer criterios de criticidad de la incidencia
2 Accioacuten Adaptar aplicativo software para incluir criticidad
3 Accioacuten Modificacioacuten del proceso para incluir criticidad
4 Accioacuten Anaacutelisis de incidencias resueltas una vez implantadas las acciones anteriores seguacuten criticidad
Modificar las consecuencias
Rapidez en la ejecucioacuten del mantenimiento El 85 de las incidencias se reparan en 5 diacuteas
2-Riesgo Falta de disponibilidad de recursos materiales para atender las incidencias
Detectado DAFO Debilidad D2
Efecto potencial La falta de repuestos y fungibles para atender las averiacuteas puede imposibilitar la reparacioacuten con la celeridad requerida afectando al desempentildeo de las actividades universitarias
1 Accioacuten Disponer de un sistema de gestioacuten de stock de repuestos
Modificar las consecuencias
Criterios de sostenibilidad en la gestioacuten del mantenimiento
3- Riesgo Incumplimiento del Plan Estrateacutegico respecto a los criterios de sostenibilidad seguridad y PRL en el mantenimiento de las infraestructuras de los Campus
Detectado DAFO Debilidad D1
Efecto potencial No conformidad al SIGC-SUA asociado a requisitos de calidad
1 Accioacuten Establecimiento de criterios de sostenibilidad seguridad y PRL en la gestioacuten del mantenimiento
Eliminar la fuente del riesgo
Optimizar la disponibilidad de las instalaciones y equipos
4- Riesgo Interrupcioacuten del suministro eleacutectrico
Detectado Anaacutelisis de causa-efecto
Efecto potencial Dantildeos en elementos criacuteticos de las instalaciones de la UJA
1 Accioacuten Programa para garantizar el suministro eleacutectrico complementario en los edificios de la UJA
Modificar las consecuencias
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Las acciones que se identifiquen en la gestioacuten de los riesgos y oportunidades deben ser implantadas bien mediante modificaciones en el disentildeogestioacuten del proceso bien mediante la implantacioacuten de otras acciones de mejora
Unidad Antildeo
Procesos
Descripcioacuten de la mejora
Causa para su implantacioacuten
Objetivos de la mejora
Recursos previstos
Responsables de implantacioacuten
Previsioacuten de Resultados
Grado de prioridad AltaMediaBaja (seguacuten proceda)
Indicaremos Accioacuten de gestioacuten de riesgosoportunidades
Indicaremos ademaacutes mecanismos para la evaluacioacuten
En la previsioacuten de resultados haremos referencia al grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso
Desarrollo temporal Inicio
Finalizacioacuten
Descripcioacuten de resultados obtenidos
Grado de implantacioacuten de las acciones y su impacto en los resultados del proceso en relacioacuten a la previsioacuten de resultados y a los indicadores que en
su caso se hubieran establecido para el seguimiento
PROPUESTAS DE ACCIONES DE MEJORA
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DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VIII ANAacuteLISIS DE
GESTIOacuteN DE RIESGO Y OPORTUNIDADESRESULTADO
PROCESO RIESGOSOPORTUNIDADES ACCIONES
Rapidez en la ejecucioacuten del mantenimiento El 85 de las incidencias se reparan en 5 diacuteas
1-Riesgo Falta de disponibilidad de recursos humanos (internos y externos) para atender las incidencias
Detectado DAFO Debilidad D2
Efecto potencial La falta de personal teacutecnico para atender las averiacuteas puede afectar al desempentildeo de las actividades universitarias y en elementos criacuteticos incrementar los dantildeos en los activos
1 Accioacuten Establecer criterios de criticidad de la incidencia
2 Accioacuten Adaptar aplicativo software para incluir criticidad
3 Accioacuten Modificacioacuten del proceso para incluir criticidad
4 Accioacuten Anaacutelisis de incidencias resueltas una vez implantadas las acciones anteriores seguacuten criticidad
Modificar las consecuencias
Rapidez en la ejecucioacuten del mantenimiento El 85 de las incidencias se reparan en 5 diacuteas
2-Riesgo Falta de disponibilidad de recursos materiales para atender las incidencias
Detectado DAFO Debilidad D2
Efecto potencial La falta de repuestos y fungibles para atender las averiacuteas puede imposibilitar la reparacioacuten con la celeridad requerida afectando al desempentildeo de las actividades universitarias
1 Accioacuten Disponer de un sistema de gestioacuten de stock de repuestos
Modificar las consecuencias
Criterios de sostenibilidad en la gestioacuten del mantenimiento
3- Riesgo Incumplimiento del Plan Estrateacutegico respecto a los criterios de sostenibilidad seguridad y PRL en el mantenimiento de las infraestructuras de los Campus
Detectado DAFO Debilidad D1
Efecto potencial No conformidad al SIGC-SUA asociado a requisitos de calidad
1 Accioacuten Establecimiento de criterios de sostenibilidad seguridad y PRL en la gestioacuten del mantenimiento
Eliminar la fuente del riesgo
Optimizar la disponibilidad de las instalaciones y equipos
4- Riesgo Interrupcioacuten del suministro eleacutectrico
Detectado Anaacutelisis de causa-efecto
Efecto potencial Dantildeos en elementos criacuteticos de las instalaciones de la UJA
1 Accioacuten Programa para garantizar el suministro eleacutectrico complementario en los edificios de la UJA
Modificar las consecuencias
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
GRACIAS POR SU ATENCIOacuteN
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
DOacuteNDE CONSULTARLODocumentacioacuten de procesos ANEXO VIII ANAacuteLISIS DE
GESTIOacuteN DE RIESGO Y OPORTUNIDADESRESULTADO
PROCESO RIESGOSOPORTUNIDADES ACCIONES
Rapidez en la ejecucioacuten del mantenimiento El 85 de las incidencias se reparan en 5 diacuteas
1-Riesgo Falta de disponibilidad de recursos humanos (internos y externos) para atender las incidencias
Detectado DAFO Debilidad D2
Efecto potencial La falta de personal teacutecnico para atender las averiacuteas puede afectar al desempentildeo de las actividades universitarias y en elementos criacuteticos incrementar los dantildeos en los activos
1 Accioacuten Establecer criterios de criticidad de la incidencia
2 Accioacuten Adaptar aplicativo software para incluir criticidad
3 Accioacuten Modificacioacuten del proceso para incluir criticidad
4 Accioacuten Anaacutelisis de incidencias resueltas una vez implantadas las acciones anteriores seguacuten criticidad
Modificar las consecuencias
Rapidez en la ejecucioacuten del mantenimiento El 85 de las incidencias se reparan en 5 diacuteas
2-Riesgo Falta de disponibilidad de recursos materiales para atender las incidencias
Detectado DAFO Debilidad D2
Efecto potencial La falta de repuestos y fungibles para atender las averiacuteas puede imposibilitar la reparacioacuten con la celeridad requerida afectando al desempentildeo de las actividades universitarias
1 Accioacuten Disponer de un sistema de gestioacuten de stock de repuestos
Modificar las consecuencias
Criterios de sostenibilidad en la gestioacuten del mantenimiento
3- Riesgo Incumplimiento del Plan Estrateacutegico respecto a los criterios de sostenibilidad seguridad y PRL en el mantenimiento de las infraestructuras de los Campus
Detectado DAFO Debilidad D1
Efecto potencial No conformidad al SIGC-SUA asociado a requisitos de calidad
1 Accioacuten Establecimiento de criterios de sostenibilidad seguridad y PRL en la gestioacuten del mantenimiento
Eliminar la fuente del riesgo
Optimizar la disponibilidad de las instalaciones y equipos
4- Riesgo Interrupcioacuten del suministro eleacutectrico
Detectado Anaacutelisis de causa-efecto
Efecto potencial Dantildeos en elementos criacuteticos de las instalaciones de la UJA
1 Accioacuten Programa para garantizar el suministro eleacutectrico complementario en los edificios de la UJA
Modificar las consecuencias
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
GRACIAS POR SU ATENCIOacuteN
Difusioacuten de los cambios maacutes significativos del SIGC-SUA Adaptacioacuten a la versioacuten ISO 9001 2015
GRACIAS POR SU ATENCIOacuteN