ALBERTO MENNDEZ GUZMN 2013

DIPLOMADO IBEROAMERICANO EN ADMINISTRACIN, GERENCIA Y FORTALECIMIENTO DE INSTITUCIONES DE SALUD: Miradas desde el Trabajo Social

(11 de mayo de 2013 31 de mayo de 2014)RED DE INVESTIGACIONES Y ESTUDIOS AVANZADOS EN TRABAJO SOCIAL A.C.

INTRODUCCIN La profesin de Trabajo Social se ha orientado a ser, entre otras cosas, un potencial Administrador del Bienestar Social. Esto es, un profesional con capacidad y habilidad para coordinar recursos y esfuerzos y acercar a la sociedad, los factores de desarrollo que le permitan elevar sus niveles de vida.

La administracin, as sin apellidos, le proporciona al Trabajador Social y profesiones afines, los instrumentos tcnicos, sistemas y elementos que le capacitan para hacer de esta actividad interdisciplinaria, una herramienta adecuada para fortalecer su vocacin de servicio y de apoyo a la sociedad.

A la administracin es posible estudiarla desde los enfoques que derivan de las varias disciplinas o escuelas que le han sustentado a travs del tiempo, por ello es importante mostrar, aquellos rasgos caractersticos que la distinguen y que la complementan con las dems ciencias humanas.

La administracin debe ser para el Trabajador Social e Instituciones de Salud: nica e indispensable.

Es un proceso social y como tal, debe de analizarse y comprenderse. Slo de ese modo, en cada una de sus etapas y fases, ser posible determinar en cuales aspectos sirve al Trabajo Social y en qu momentos es ste quien le ayuda a la realizacin de sus objetivos comunes.

El objeto de la administracin es la sociedad y en el caso de estas disciplinas sociales que aqu estudiamos, es el ser humano. As entre ambas se coordinan y se complementan para mejor servir a la superacin de los individuos y de los organismos e Instituciones a los que sirven.

DEFINICIONESLa administracin es un proceso mediante el cual se busca llegar al cumplimiento de ciertas metas y objetivos con eficiencia y con eficacia en la aplicacin de polticas, en dicho proceso se planean las funciones de cada individuo y se coordinan los recursos humanos, financieros y tecnolgicos para lograr y alcanzar el beneficio social previsto

La administracin es desde el punto de vista del Trabajo Social, un proceso que busca coordinar las tcnicas y recursos internos y externos de un organismo social que puede ser una familia, un grupo o una comunidad, para lograr el bienestar social, como principal objetivo

La administracin es entonces, un proceso, que a travs del cumplimiento de sus etapas y fases, se puede convertir en un instrumento a travs del cual el administrador puede, utilizando racionalmente tcnicas y aplicando ordenadamente recursos, ayudar a que individuos, grupos y comunidad reciban los beneficios del crecimiento, del desarrollo y del bienestar social.

Por Proceso, se entender al continuo inseparable, en que cada etapa est unida a las dems y en donde todas se cumplen de manera simultnea. Es un conjunto de fases sucesivas que conducen a la obtencin de resultados sociales determinados.

Existen diversidad de procesos en las distintas reas cientficas, tecnolgicas y de Salud, pero la administracin es especial y nica, se trata de un proceso social que permite una diferenciacin concreta de los dems procesos.

La administracin se realiza a travs de un proceso social permanente y dinmico conocido como Proceso Administrativo.Diversos autores han dividido este proceso en diferentes y mltiples etapas, que van desde 3 hasta 6 elementos y cuyos enfoques han tenido que ver con la especialidad del autor, con la poca y con el campo de aplicacin.

El siguiente cuadro muestra algunos autores y sus clasificaciones:

EL PROCESO ADMINISTRATIVO

EL PROCESO ADMINISTRATIVO

SEGN DIFERENTES AUTORES

CONTROL

DIRECCIN

INTEGRACIN

ORGANIZACIN

PLANEACIN

1961

ISAAC GUZMN VALDIVIA

CONTROL

IMPLEMENTACIN

PLANEACIN

1967

J. ANTONIO FERNNDEZ

EVALUACIN

COORDINACIN

PLANEACIN

2000

ALBERTO MENNDEZ

CONTROL

DIRECCIN

INTEGRACIN

ORGANIZACIN

PREVISIN PLANEACIN

1960

AGUSTN REYES PONCE

CONTROL

ORGANIZACIN

PLANEACIN

1958

DALTON MC. FARLAND

CONTROL

MOTIVACIN COORDINACIN

ORGANIZACIN

PLANEACIN

1958

LOUIS A. ALLEN

CONTROL

EJECUCIN

ORGANIZACIN

PLANEACIN

1836

GEORGE R. TERRY

CONTROL

MOTIVACIN

ORGANIZACIN

PLANEACIN

1956

JOHN F. MEE

CONTROL

DIRECCIN

INTEGRACIN

ORGANIZACIN

PLANEACIN

1955

KOONTZ

CONTROL

ORGANIZACIN

PLANEACIN

1951

R. C. DAVIS

CONTROL

DIRECCIN

OBTENCIN RECURSOS

ORGANIZACIN

PLANEACIN

1951

WILLIAM NEWMAN

CONTROL

COMANDO COORDINACIN

ORGANIZACIN

PREVISIN PLANEACIN

1943

LYNDALL URWICK

CONTROL

COMANDO COORDINACIN

ORGANIZACIN

PREVISIN

1886

HENRI FAYOL

En mi Libro, he puesto a su consideracin, 3 etapas:PLANEACINCOORDINACINEVALUACIN Pero que dentro de sus fases, se comprenden elementos que detallan en su proceso otros autores y que manera integral consolidan el proceso administrativo y lo hacen operativo.

PLANEACIN Consiste en determinar por medio de la investigacin administrativa, los objetivos y metas de cada programa, as como el diseo de polticas, procedimientos y presupuestos. La etapa se sustenta en las siguientes fases: InvestigacinProgramacin Presupuestacin

COORDINACIN

Es la accin de dirigir los recursos humanos, utilizar los materiales, aplicar los financieros y apoyarse en los tecnolgicos para lograr el cumplimiento de los programas con la mxima eficiencia, eficacia y calidad. Se fundamenta en los siguientes elementos: Estructura organizacional Aplicacin de recursosDireccin y motivacin

EVALUACIN Es la etapa que da seguimiento a las acciones, valora los resultados obtenidos y corrige las desviaciones e incumplimientos. Es una etapa menos rgida que el control y a la vez que termina el proceso, lo reinicia mejorndolo.Los elementos en que la evaluacin se sustenta son: Establecimiento de normas Unidades de medida Indicadores de eficiencia

ETAPA DE PLANEACIN La planeacin es la etapa que inicia el proceso administrativo y es por ello tan importante como las subsecuentes. Planear significa entre otras cosas, hacer la eleccin adecuada o tomar la decisin correcta para que la meta y los objetivos sean alcanzados a plenitud.La planeacin se realiza a travs de tres fases como se ha visto: lainvestigacin que proporciona la informacin relevante que da sustento al proceso, la programacin que configura y estructura el Plan, y la presupuestacin que proporciona los variados recursos que precisa en su desarrollo la administracin.

Principios La planeacin est sujeta a ciertos principios, entre los que destacan: la precisin, la flexibilidad y la unidad.La precisin expresa que los planes no deben elaborarse en forma genrica, sino lo ms concreto y especfico posible.La ambigedad en cualquier campo pero ms concretamente en la administracin conduce a la demora o al error.

La flexibilidad se refiere a que todo plan debe permitir su modificacin o adecuacin oportuna sin alterar su fin. Los planes deben ser flexibles para permitir su cumplimiento y esto no debe entenderse como que deban ser cambiantes o inestables.La unidad se refiere a que debe existir solamente un plan para cada funcin o para cada organismo social y eso s, permitir que se integre de uno o varios programas y estos a su vez se constituyan de uno o varios proyectos.

Polticas Son criterios generales, que tienen por objeto orientar las acciones, dejando a los responsables de la administracin campo para la toma de decisiones.

Procedimientos Son los instrumentos que sealan la secuencia cronolgica ms eficiente, para obtener los mejores resultados. Son rutinas de trabajo que permiten el ahorro de esfuerzo, tiempo y recursos, logrando elevar: eficiencia, eficacia y productividad. Por eficiencia, se entender la proporcin menor de recursos que permitan alcanzar una unidad o la mayor cantidad de unidades que se alcancen con el mismo recurso.La eficacia se refiere al mayor acercamiento que se tiene hacia el logro de una meta con respecto al cien por ciento. Es decir que si se alcanza una meta con la menor inversin de recursos y de esfuerzo pero al cien por ciento y con calidad, un administrador puede ser a la vez, eficiente y eficaz.La productividad se refiere a las dos concepciones anteriores y a que se obtenga mayor volumen de producto o resultados con el mnimo de esfuerzo y de recursos. Ms bienes a menor costo y en menor tiempo.

PROGRAMACIN El programa es un esquema administrativo donde se establece la secuencia de actividades, el tiempo requerido, los recursos involucrados y las unidades de medida que permitan su evaluacin.El programa debe contener cuando menos los siguientes elementos:

Objetivo Meta Recursos H,M,F,TPresupuestoUnidad de Medida CostoMecanismo de evaluacinTiempoLugarUnidad ResponsableUnidad Ejecutora

En algunos casos, como en el de la profesin de Trabajo Social, o en los Sistemas de Salud, se suele elaborar un diagnstico, ofrecer una introduccin acerca del contenido del programa y disear conclusiones y recomendaciones que le permitan su claro entender, as como el responsabilizarse de su ejecucin.

PRESUPUESTACIN El presupuesto es un elemento bsico e indispensable para la planeacin, ya que a travs de l, se proyectan en forma cuantificada los recursos que necesita todo el organismo para alcanzar sus metas y programas. Es el instrumento de poltica financiera, que establece por anticipado y en trminos cuantitativos el origen y asignacin de recursos para un perodo determinado.

OTRAS TCNICAS Adems de los presupuestos, existen otras herramientas utilizadas como tcnicas de planeacin, que permiten al administrador o al Trabajador Social, optimizar recursos y lograr resultados eficientes.Algunas de esas tcnicas aplicables son:Diagramas de proceso y de flujoGrfica de GanttSistema de redes (Ruta Crtica, PERT)Investigacin de operacionesLa finalidad de estas tcnicas es que el administrador tome las decisiones ms adecuadas de acuerdo a la situacin especfica del medio y de la organizacin donde se acte.

ETAPA DE COORDINACIN Es la etapa operativa de la administracin, se ocupa de disear la estructura organizacional, integrar sus recursos y mediante sistemas y tcnicas de direccin operar con eficiencia el organismo social.

Las fases propuestas para la etapa de coordinacin, son:

Estructura organizacionalAplicacin de Recursos Direccin y motivacin.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Es el proceso de estructurar formalmente funciones y jerarquas dentro de un organismo social.Organizar es agrupar y ordenar las actividades necesarias para alcanzar los fines establecidos, creando unidades administrativas, asignando funciones, autoridad, responsabilidad y jerarquas; estableciendo adems las relaciones que entre dichas unidades deben de existir.

Las tcnicas de organizacin ms utilizadas son:OrganigramasManuales operativosCatlogos de ProgramasAnlisis de PuestosCuestionarios de Evaluacin

APLICACIN DE RECURSOS Su integracin consiste en dotar al organismo social de los diversos recursos (humanos, financieros, materiales, tcnicos y tecnolgicos) que requiere para su eficiente desempeo.Obtiene y articula los elementos humanos y materiales que se requieren para el adecuado funcionamiento de un organismo social.

Es en la integracin del factor humano donde el Trabajador Social debe participar con la elevada responsabilidad de administrador. Este proceso sigue una secuencia de cinco pasos mnimos:ReclutamientoSeleccinIntroduccin al puestoDesarrolloEvaluacin

DIRECCIN Y MOTIVACIN Es la fase en que a travs de la coordinacin, se logra la realizacin de todo lo planeado. Esto, por medio de tcnicas de direccin y autoridad del administrador. La funcin de direccin implica conducir los esfuerzos y orientar las capacidades hacia la consecucin de los objetivos primordiales del organismo.

La direccin se logra a travs de cuatro fases:

autoridad delegacin comunicacin y supervisin.

NUEVAS TCNICAS Es en esta etapa y en esta fase donde la administracin se sirve de las modernas tcnicas en auge y que tanto bien han propiciado en el ser humano. Es aqu donde el administrador y de manera relevante el Trabajador Social pueden aplicar y desarrollar ests tcnicas de superacin, motivacin y desarrollo humano, como son, entre otras:Inteligencia emocionalLiderazgoTrabajo en equipo

El concepto actual de Inteligencia Emocional aplicado al Trabajo Social, demuestra que las personas que alcanzan altos niveles en las organizaciones, poseen un gran control de sus emociones, estn motivadas y son generadoras de entusiasmo. Saben trabajar en equipo, tienen iniciativa y logran influir en los estados de nimo de sus compaeros.

Liderazgo. A la pregunta Qu es un lder? Habra que responder que lder es aquella persona que es capaz de influir en los dems y conducirlos a una meta. En la administracin y en el Trabajo Social esta es una cualidad que puede hacer la diferencia entre el xito y el fracaso de un Programa.

El Trabajo en Equipo implica la presencia de un grupo de personas trabajando de manera coordinada en la ejecucin de un proyecto. El equipo responde del resultado final y no cada uno de sus miembros de forma independiente. Cada miembro puede estar especializado en un rea determinada y es responsable de un cometido y slo si todos ellos cumplen su funcin ser posible sacar el resultado adelante. El trabajo en equipo no es simplemente la suma de aportaciones individuales.

El Trabajo en Equipo se basa en cinco consideraciones:

Complementariedad: cada miembro domina una parte determinada del proyecto. Coordinacin: el grupo de profesionales, con un lder a la cabeza, debe actuar de forma organizada para alcanzar objetivos y fines. Comunicacin: el trabajo en equipo exige una comunicacin abierta entre todos sus miembros, esencial para poder coordinar las distintas actuaciones individuales. Confianza: cada persona confa en el buen hacer del resto de sus compaeros. Esta confianza le lleva a aceptar anteponer el xito del equipo al propio lucimiento personal. Compromiso: cada miembro se compromete a aportar lo mejor de si mismo, a poner todo su empeo en sacar el trabajo adelante.

ETAPA DE EVALUACIN Aunque la Evaluacin se establece como la ltima etapa del Proceso Administrativo, es posible sealar, sin embargo, que sta se debe realizar a lo largo de toda la actividad administrativa y an antes.

Aqu nos referimos al Establecimiento de normas, determinacin de Unidades de medida y al diseo de Indicadores de eficiencia

Los factores sobre los cuales puede realizarse la evaluacin son: a) Cantidad, b) Calidad, c) Costo, d) Tiempo.Cantidad: se aplica a las actividades donde los volmenes son importantes.Calidad: se refiere a las especificaciones que deben reunir tanto servicios como productos.El Costo es utilizado como un indicador de la eficacia administrativa.Tiempo: a travs de l se controlan plazos y metas.

La evaluacin se realiza en tres momentos y simultneamente:Antes (a priori) (ex -ante)Durante (concomitante)Despus (a posteriori) (ex -post)

La evaluacin se realiza mediante un proceso que sigue cuatro pasos:NormativaMedicinComparacinCorreccin Normativa. Consiste en el establecimiento y aplicacin de normas, estndares de ejecucin y unidades de medida, que sirven como puntos de referencia y que estn basados en los objetivos.Medicin: es la valoracin de las actividades y los resultados que se pretende evaluar.Comparacin. La evaluacin requiere cotejar los resultados y los estndares previamente establecidos. Comparar lo realizado con lo programado.Correccin. Cuando se presenten desviaciones desfavorables, se realizarn las medidas correctivas que encaucen hacia los resultados pretendidos.

Entre las medidas correctivas se pueden citar:a) Revisin de objetivos y metasb) Modificacin de polticas y reglasc) Cambio de procedimientosd) Entrenamiento al personal para mejorar su desempeoe) Motivacin para cambios de comportamiento.

En la evaluacin, sobre todo en los programas sociales, puede aplicarse otro tipo de medidas correctivas, esta vez especficamente referidas a la realizacin de esos programas.Estas medidas son:Redimensionamiento del programaNuevas fuentes de financiamientoReorientacin o reintegracin a otrosEliminacin del programa.

De este modo, y como Conclusin, el proceso social de la administracin se cumple y nuevamente reinicia.

La planeacin, coordinacin y evaluacin se vuelven una espiral de mejora continua mientras el organismo social existe y mientras los trabajadores sociales estn empeados en el compromiso de cumplir con su funcin de administradores del bienestar.

CONCLUSIN

- O EL PROCESO ADMINISTRATIVOEL PROCESO ADMINISTRATIVOAlberto Menndez Guzmn

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