diplomado gestion de documentos y tecnologia para archivos

DIPLOMADO GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y TECNOLOGÍA PARA ARCHIVOS


PRESENTACIÓN:La imagen de una organización, pública y/o privada, se refleja en la forma como están organizados sus archivos y en un servicio ágil y oportuno de la información que ellos contienen. Los documentos y la información son el lenguaje empleado por las organizaciones, y todos sus actos administrativos están registrados en los documentos, cualquiera que sea su soporte y medio.

Para que las organizaciones cumplan con sus objetivos de eficacia, transparencia y acceso a la información, se debe contar con especialistas en la gestión de documentos y archivos.

Esta imperiosa necesidad motiva que presentemos el DIPLOMADO EN GESTION DE DOCUMENTOS Y TECNOLOGÍA PARA ARCHIVOS, que brindará las herramientas necesarias para el manejo del acervo documental de las instituciones públicas y privadas, tanto en soporte tradicional (papel) y soporte electrónico, en aplicación de las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC).

Este DIPLOMADO EN GESTION DE DOCUMENTOS Y TECNOLOGÍA PARA ARCHIVOS, será un espacio (teórico – práctico), que posibilitará desarrollar las competencias del personal vinculado a la gestión de documentos y archivos, facilitando a las organizaciones la implantación de Institucional de Archivos (SIA), en concordancia con la normatividad archivística nacional e internacional.

DIRIGIDO: Profesionales, universitarios y técnicos, con experiencia no menor de 1 año en el tratamiento archivístico, con conocimiento básico de computación, y se encuentre interesado en conocer y aplicar la metodología archivística en la gestión de archivos de instituciones públicas o privadas. OBJETIVOS: Lograr que los participantes cuenten con instrumentos teórico prácticos relacionados a la gestión documental, teniendo como base normatividad archivística de nuestro país, que les permita desarrollar los procesos técnicos archivísticos que optimicen el servicio de los archivos hacia los usuarios. PERFÍL DE LOS EGRESADOS: Los participantes al concluir el curso deben encontrarse en condiciones de:

• Manejar la terminología técnica básica sobre la archivística. • Conocer la normatividad básica de archivo.• Implementar un Sistema Institucional de Archivos. • Establecer criterios uniformes para el tratamiento técnico de los archivos. • Formular documentos de gestión archivística. • Aplicar recursos tecnológicos en la gestión de archivos.


COMPETENCIAS A MEJORAR AL CONCLUIR EL CURSO:

• Capacidad de integridad de las funciones orientadas a la misión institucional.• Cambio de conducta en relación al valor de los documentos de archivo como patrimonio cultural.• Formación del hábito de organización de los documentos desde el momento en que se generan (gestión documental).• Criterio para la valoración de los documentos de archivo como único testimonio del cumplimiento de las funciones y actividades realizadas. • Conocimiento del uso de los recursos tecnológicos en la gestión documental. CERTIFICACIÓN De culminar exitosamente, el egresado recibirá un certificado de haber completado el Diplomado de Capacitación en Organización de Archivos emitido por la Universidad Ricardo Palma.

SUMILLAS Y CONTENIDOS

MÓDULO I (24 horas): GESTIÓN DE DOCUMENTOS, PATRIMONIO DOCUMENTAL Y LEGISLACIÓN ARCHIVÍSTICA

1.1. GESTIÓN DE DOCUMENTOS

Sumilla: Brindar conocimiento y herramientas necesarias para la aplicación teórica y práctica de la administración documentaria permitiendo una adecuada gestión y gerencia del sistema archivístico.

Temario:• La gestión pública, la gestión de la administración documentaria y su relación intersistémica. • Análisis de procedimientos administrativos y su relación con la producción documental.• Consideraciones aplicadas en el marco de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información.• Etica del Archivero en su relación con la producción documental.• Seguridad y Salud en el Trabajo de los archivos institucionales. 1.2. EL ARCHIVO COMO PATRIMONIO DOCUMENTAL

Sumilla: Se orienta a que los participantes conozcan en forma teórico-práctica la terminología básica sobre archivo, con la finalidad de lograr un eficiente proceso de enseñanza aprendizaje, Asimismo conseguir un alto grado de motivación en el tratamiento técnico de los archivos.


Temario:• Archivística, concepto, breve historia, metodología y técnicas como ciencia. • El documento, concepto, ciencias que lo estudian, diferencias entre lo archivístico y no archivístico. El documento electrónico• El documento de archivo, características, caracteres internos y externos.• La unidad y el tipo documental. • Las unidades de conservación o archivamiento• El ciclo vital y los niveles de archivo.• El archivo, concepto, funciones.

1.3. LEGISLACIÓN ARCHIVÍSTICA PERUANA

Sumilla:Brindar al participante información sobre los alcances y contenido de la legislación archivística peruana, que le permita contar con información que le sirva de instrumento fundamental en la interpretación y aplicación de las normas archivísticas, y de este modo contribuir al mejor conocimiento y manejo de los archivos, salvaguardando la valiosa documentación integrante del Patrimonio documental de la Nación.

Temario:• Contenido y vigencia de la legislación archivística peruana.• Ámbito de aplicación de la legislación archivística.• Ente emisor de la legislación archivística peruana• Principios y jerarquía normativa de la legislación archivística

MÓDULO II (27 horas): LA ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL: PROCESO FUNDAMENTAL DEL TRATAMIENTO ARCHIVÍSTICO

2.1. ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS TRADICIONALES Y ELECTRONICOS

Sumilla: La asignatura permite que los participantes apliquen los principios de procedencia y orden original en forma teórico práctico al desarrollar el proceso técnico de organización documental, base para el desarrollo de los demás procesos técnicos.

Temario:• La Identificación como paso previo a la organización de un archivo• Aplicación de los principios archivísticos en la determinación de las agrupaciones documentales. • Fases de la Organización Documental: Clasificación, ordenamiento y signatura • Resultado de la clasificación: El Cuadro de Clasificación de Series Documentales.


• La clasificación funcional, categorías, clases y sub clases. El Cuadro de Clasificación, adecuación a los archivos electrónicos• La Organización Documental en el entorno digital. Semejanzas y diferencias entre la organización de documentos en soporte papel y electrónicos.

2.2. VALORACIÓN DOCUMENTAL

Sumilla: Se brindarán los conocimientos teórico-prácticos para la valoración y selección; determinación de los plazos de retención de las series documentales de una institución, cuya finalidad es conservarlos, transferirlos o eliminarlos según el caso, basados en la utilidad, la prescripción legal y la opinión del Comité Evaluador de Documentos.

Temario:• Visión panorámica de la selección y la producción de documentos La valoración- selección documental. Concepto, importancia.• Prescripciones legales aplicables a la selección de documentos • Elaboración del programa de control de documentos. Concepto, fines, conformación del Comité Evaluador de Documentos • Establecimiento de plazos de retención. Casos prácticos • Transferencia de documentos de un nivel de archivo a otro. Procedimientos. Utilización formatos • Eliminación de documentos Aspectos legales. Expediente de eliminación. Formatos para la eliminación Caso práctico.• Participación de la Comisión Técnica Nacional de Archivos. Integrantes. Representatividad. Funcionamiento. Competencia • Sanciones administrativas y penales aplicables al delito de eliminación de documentos de archivo.• La selección documental de los documentos electrónicos.

2.3. DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL: PROCESO DE APOYO EN EL CONTROL ARCHIVÍSTICO

Sumilla: Proporcionar los elementos teóricos para reconocer los caracteres externos e internos de los documentos, con el fin de elaborar los instrumentos y auxiliares descriptivos que permitan conocerlos, controlarlos y localizarlos.

Temario:• La Descripción Documental. Fines e importancia. Su relación con otras funciones archivísticas.• Caracteres externos e internos de los documentos. Ejemplos y prácticas.• Instrumentos y auxiliares de información y de control en cada nivel de archivo.• El inventario. Importancia y estructura.• La descripción normalizada


MÓDULO III (27 horas): GESTIÓN DE ARCHIVOS

3.1 CONSERVACIÓN PREVENTIVA Y PAUTAS PARA LA INTERVENCIÓN DE DOCUMENTOS EN ARCHIVO – TEÓRICO PRÁCTICO

Sumilla: El curso abordará la conservación preventiva archivística desde el enfoque de la gestión de riesgos difundida por el ICCROM para la sensibilización y preparación de los actores culturales involucrados con el tema de Patrimonio Cultural, además de brindar pautas elementales de tratamientos puntuales para manejo de documentación de archivo en riesgo de deterioro.

Este curso busca que el participante domine los conceptos básicos del aprendizaje y la didáctica, maneje herramientas de intervención en el Archivo como estrategias de reducción de riesgos, que posibiliten la aplicación en una comunicación fluida con su entorno y un monitoreo permanente de los archivos.

Temario:• Sensibilización en el tema de la conservación preventiva del Patrimonio Documental, a través del reconocimiento de conceptos elementales.• Herramientas de Gestión para la reducción de riesgos, elaboración de Planes de Contingencias, estudio de casos aplicativos, pautas de conservación, almacenamiento y manipulación de documentos en un local de archivo.• El Documento, sus componentes, reconocimiento del soporte papel y medio gráficos (física y químicamente).• Identificación de los diferentes tipos y agentes de deterioro en documentos de archivo.• Determinar las técnicas de solución para la intervención puntual de documentos deteriorados.• Unidades de conservación, la importancia de su implementación para determinado tipo de documentos.

3.2. NORMAS ISO EN LA GESTION ARCHIVISTICA

Sumilla:Este curso tiene como finalidad orientar el uso de las normar ISO en la Gestión Archivística, lo que permitirá que sus procesos sean estandarizados, garantizando que el servicio que brinde dicha gestión sean de calidad, y permitan que la gestión administrativa sea más eficiente y eficaz al contar con información oportuna y de calidad para la toma de decisiones, sustento de derechos y obligaciones.

Temario:• Calidad: definición de calidad, gestión de la calidad, sistema de gestión de la calidad, alcances y ventajas de su aplicación, compatibilidad con la Archivística. • Sistema de Gestión de la Calidad: Requisitos del Sistema de Gestión de la calidad, Conociendo la norma,


Requisitos, Identificación de Procesos, Responsabilidad de la Dirección y del Equipo. • Procesos de certificación: preparación, implementación y ejecución; herramientas de control.• Proceso de Auditoria: planificación y realización de auditorias

3.3 PAUTAS PARA LA ADMINISTRACION DE ARCHIVOS

MÓDULO IV ( 27 horas): TECNOLOGÍA APLICADA A LA GESTIÓN DE ARCHIVOS

4.1 GESTIÓN ESTRATÉGICA Y TECNOLÓGICA DEL SERVICIO DOCUMENTAL

Sumilla: El curso desarrolla el Servicio Archivístico y las bondades de su correcta aplicación en el trabajo de administración y gestión documental, entendiéndolo como un proceso transversal a todos los demás procesos o actividades que se desarrollan dentro de una unidad de administración de archivos.

Temario:• Primera sesión: o Concepto de Servicio documental y sus alcances. o Tipos de Servicios en las unidades de administración de archivos. o Modalidades más comunes del Servicio y aplicación del marketing.• Segunda sesión: o El usuario y sus necesidades. o Tipos de instrumentos para atención de Servicios. o Uso de flujogramas, diagramas de evaluación de Servicios.• Tercera sesión: o Las tecnologías aplicadas al Servicio. o Uso de web. La carta de Servicios y la difusión interna del Servicio. o La evaluación del Servicio y el control de calidad.• Cuarta sesión: (Uso de laboratorio) o Taller de desarrollo de tecnologías aplicadas al Servicio. o Determinación del tipo de recurso tecnológico óptimo para su desarrollo. o Evaluación final.


4.2 ARCHIVOS ELECTRÓNICO Y DIGITALES

Sumilla:Con un enfoque interdisciplinario que relaciona la Archivística, la Informática y el Derecho, se abordará el tema del documento electrónico de archivo en el contexto del gobierno electrónico. Busca brindar los conocimientos necesarios para identificar y diferenciar en dicho contexto las herramientas informáticas contempladas en la legislación relacionada con la tecnología en la gestión de archivos, con énfasis en la digitalización de documentos, conversión a microformas, conservación en microarchivos y firma digital.

Temario:• Normatividad sobre el uso de nueva tecnología en archivos.• Documento electrónico de archivo.• Digitalización y Microformas.• Microarchivos.• Firma Digital y Certificado Digital.• Aspectos de seguridad de la información.

MÓDULO V (15 horas): TALLER APLICATIVO

5.1 ELABORACIÓN DE DIAGNÓSTICO SITUACIONAL Y PLAN DE TRABAJO EN ARCHIVOS

Sumilla: Se desarrollará las pautas para la elaboración del diagnóstico situacional de archivos porque siendo un instrumento de gestión archivística es el primer paso para elaborar un plan de trabajo. Para ello utilizaremos el software libre MindManager de gestión participativa.

Temario:• Explicación metodológica del taller y pautas para la elaboración de un diagnóstico situacional• Aplicación del MindManager para elaborar un plan de trabajo en organización de archivos• Asesoría para la elaboración de un informe técnico.

Oficina de Educación ContinuaUniversidad Ricardo Palma

Avenida Benavides N° 5440 - Surco. Telf: 708 0000 / Telefax: 708 0360E-mail: [email protected]

Sitio web: http://www.perfeccionate.com

Para mayor información visite nuestra página Web http://www.perfeccionate.com.

INVERSIÓN• Contado: s/ 2100.0

• c/facilidades: s/ 2250.05 cuotas de s/ 450 (1ra cuota antes de la fecha de inicio). Solo

personas Naturales

DURACIÓNEl programa consta de 4 módulos, tiene un total de 120 horas

académicas , con una duración de 5 meses.

UBICACIÓNCampus URP (Av. Benavides 5440-Surco).

REQUISITOSFicha personal.

Solicitud de inscripción.Estudios superiores técnicos y /o universitarios

Carta de presentación institucional y/o personal.


PLANA DOCENTEBenjamín Cóndor NúñezNorman Berrios SilvaManuel FernándezSheyla PradoDalila CalleVilma FungSoledad ArteagaRosa Julia MartinezCristian IzquierdoCésar Salazar VeraCarlos FloresBetty Caqui Villanuenva

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