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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
LA PAZ – BOLIVIA 2018
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS
ADMINISTRATIVOS
UNIDAD ADMINISTRATIVA
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS
UNIDAD ADMINISTRATIVA
Índice MAPEO DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS .................................................................................. 4
INTEGRACIÓN DE PROCESOS Y OPERACIONES ............................................................................ 9
PROCEDIMIENTOS .............................................................................................................................. 13
Contratar bienes y servicios de Bs1 hasta Bs50.000 bajo la modalidad de Contratación Menor.
DGAA 01-01-01 .................................................................................................................................. 14
Contratar bienes, obras y servicios mayores a Bs50.000 hasta Bs1.000.000 en la modalidad de Apoyo
Nacional a la Producción y Empleo (ANPE). DGAA 01-01-02 ........................................................ 25
Contratar bienes, obras y servicios mayores a Bs1.000.000 en la modalidad de Licitación Pública
(LP). DGAA 01-01-03 ........................................................................................................................ 37
Contratar bienes y servicios en la modalidad de Contratación por Excepción. DGAA 01-01-04 ....... 51
Contratar bienes y servicios en la modalidad de Contratación Directa. DGAA 01-01-05 .................. 54
Recepcionar, registrar, codificar y salvaguardar los Activos Fijos muebles e inmuebles del MEFP.
DGAA 01-02-01 ................................................................................................................................ 11
Gestionar el Derecho Propietario de los inmuebles, vehículos y líneas telefónicas del MEFP. DGAA
01-02-02 .............................................................................................................................................. 15
Asegurar los Bienes Muebles e Inmuebles del MEFP. DGAA 01-02-03............................................ 18
Efectuar la asignación y devolución de Activos Fijos Muebles , Instalaciones y Ambientes DGAA
01-02-04 .............................................................................................................................................. 21
Realizar el traslado de Bienes Muebles. DGAA 01-02-05 .................................................................. 24
Realizar la Salida Temporal de Equipos de Computación y Muebles. DGAA 01-02-06.................... 29
Realizar la disposición temporal de bienes muebles o inmuebles bajo la modalidad de préstamo o
comodato. DGAA 01-03-01 ................................................................................................................ 33
Enajenar a Título Gratuito Bienes Muebles o Inmuebles mediante Transferencia entre Entidades
Públicas o Donación para Disposición Definitiva. DGAA 01-03-02 .................................................. 39
Enajenar a Título Oneroso Bienes Muebles o Inmuebles mediante Transferencia entre Entidades
Públicas y/o Privadas bajo la modalidad de Remate para Disposición Definitiva. DGAA 01-03-03 48
Efectuar la Permuta entre Entidades Públicas para la Disposición Definitiva de Bienes muebles o
inmuebles. DGAA 01-03-04 ............................................................................................................... 60
Determinar la Baja y Reposición de Bienes por causal de hurto, robo, siniestro o pérdida fortuita.
DGAA 01-03-05 ................................................................................................................................ 70
Determinar la Baja de Bienes por Alteraciones o Deterioros para la baja contable y en el sistema.
DGAA 01-03-06 ................................................................................................................................ 75
Recepcionar, e ingresar los bienes de consumo (materiales y suministros). DGAA 01-04-01 ........... 79
Ejecutar las solicitudes de salida de bienes de consumo (materiales y suministros). DGAA 01-04-
02 ......................................................................................................................................................... 82
Realizar Estado de Movimientos de Activos Fijos e Inventario Existencias o Almacenes. DGAA
01-05-01 .............................................................................................................................................. 85
Realizar la toma de Inventario de Activos Fijos y Almacenes del MEFP. DGAA 01-05-02 ............. 89
Realizar el mantenimiento y/o reparación del Sistema Eléctrico, Hidrosanitario, Muebles e
Inmuebles. DGAA 01-06-01 .............................................................................................................. 94
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS
UNIDAD ADMINISTRATIVA
Gestionar y verificar el mantenimiento y/o reparación de vehículos del MEFP. DGAA 01-07-01 .. 106
Gestionar y verificar el mantenimiento preventivo programado (según Plan de mantenimiento) y/o
reparación de máquinas y equipos. DGAA 01-07-02 ...................................................................... 109
Procesar solicitudes de pago por Servicios Básicos y Recurrentes. DGAA 01-07-03 ..................... 112
Analizar, y/o diseñar o rediseñar la estructura organizacional del MEFP, en coordinación con las
diferentes áreas y/o unidades del Ministerio. DGAA 02-01-01 ........................................................ 116
Efectuar el análisis coyuntural y/o rediseño organizacional en coordinación con las áreas y/o
unidades involucradas del MEFP. DGAA 02-01-02 ......................................................................... 123
Elaborar y/o actualizar el Manual de Organización y Funciones (MOF) y/o el Manual de Procesos y
Procedimientos (MPP) en coordinación con las áreas y/o unidades organizacionales del MEFP.
DGAA 02-01-03 ................................................................................................................................ 129
Implantar el Diseño o Rediseño Organizacional en el Ministerio. DGAA 02-01-04 ....................... 135
Apoyar en la actualización y/o adecuación de los Reglamentos Específicos de los Sistemas de
Administración de Bienes y Servicios (SABS), Organización Administrativa (SOA), Tesorería (ST),
Contabilidad Gubernamental (SCG), Administración de Personal (SAP), Presupuesto (SP) y otros
reglamentos internos a requerimiento. DGAA 02-02-01 ................................................................. 139
Difundir los Reglamentos Específicos de los Sistemas de Administración de Bienes y Servicios
(SABS), Oorganización Administrativa (SOA), Tesorería (ST), Contabilidad Gubernamental (SCG),
Administración de Personal (SAP), Presupuesto (SP) y otros reglamentos internos aprobados en el
Ministerio. DGAA 02-02-02 ............................................................................................................ 144
MAPEO DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO N°4
LA PAZ - BOLIVIA
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS
UNIDAD ADMINISTRATIVA
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO
04
MAPEO DE
PROCESOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS - DGAA
UNIDAD ADMINISTRATIVA – UA
CÓDIGO
PROCESO
PROCESOS
CÓDIGO
OPERACIÓN
OPERACIONES
CÓDIGO
PROCED.
PROCEDIMIENTOS
DGAA 01
Aplicar el Sistema de
Administración de
Bienes y Servicios
DGAA
01-01
Contratación de
Bienes y
Servicios en las
diferentes
modalidades
DGAA
01-01-01
Contratar bienes y servicios de Bs1 hasta Bs50.000 bajo
la modalidad de Contratación Menor.
DGAA
01-01-02
Contratar bienes, obras y servicios mayores a Bs50.000
hasta Bs1.000.000 en la modalidad de Apoyo Nacional a
la Producción y Empleo (ANPE).
DGAA
01-01-03
Contratar bienes, obras y servicios mayores a
Bs1.000.000 en adelante en la modalidad de Licitación
Pública (LP).
DGAA
01-01-04
Contratar bienes y servicios en la modalidad de
contratación por Excepción.
DGAA
01-01-05
Contratar bienes y servicios en la modalidad de
contratación por Directa.
DGAA
01-02
Manejo de bienes
muebles y/o
inmuebles.
DGAA
01-02-01
Recepcionar, registrar, codificar y salvaguardar los
Activos Fijos muebles e inmuebles del MEFP.
DGAA
01-02-02
Gestionar el Derecho Propietario de los inmuebles,
vehículos y líneas telefónicas del MEFP
DGAA
01-02-03 Asegurar los Bienes Muebles e Inmuebles del MEFP
DGAA
01-02-04
Efectuar la asignación y devolución de activos fijos
muebles, instalaciones y ambientes.
DGAA
01-02-05 Realizar el Traslado de Bienes Muebles.
DGAA
01-02-06 Realizar la salida temporal de equipos de computación y
muebles.
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO
04
MAPEO DE
PROCESOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS - DGAA
UNIDAD ADMINISTRATIVA – UA
DGAA UA
01-03
Disposición de
Bienes Muebles o
Inmuebles
DGAA
01-03-01
Realizar la disposición temporal de bienes muebles o
inmuebles bajo la modalidad de préstamo o comodato.
DGAA
01-03-02
Enajenar a título gratuito bienes muebles o inmuebles
mediante transferencia entre Entidades Públicas o
donación para disposición definitiva.
DGAA
01-03-03
Enajenar a título oneroso bienes muebles o inmuebles
mediante Transferencia entre entidades Públicas y/o
Privadas bajo la modalidad de remate para disposición
definitiva.
DGAA
01-03-04
Efectuar la permuta entre entidades públicas para la
disposición definitiva de bienes muebles o inmuebles.
DGAA
01-03-05
Determinar la baja y reposición de bienes por causal de
hurto, robo, siniestro o pérdida fortuita.
DGAA
01-03-06
Determinar la baja de bienes por alteraciones o deterioro
para la baja contable y en el sistema.
DGAA
01-04
Administración
de los bienes de
Consumo
DGAA
01-04-01
Recepcionar e ingresar los bienes de consumo (materiales
y suministros).
DGAA
01-04-02
Ejecutar las solicitudes de salida de bienes de consumo
(materiales y suministros).
DGAA
01-05
Elaboración del
Estado de
Movimientos de
Activos Fijos e
Inventario
Existencias o
Almacenes.
DGAA
01-05-01
Realizar el Estado de Movimientos de Activos Fijos e
Inventario Existencias o Almacenes.
DGAA
01-05-02
Realizar la toma de Inventario de Activos Fijos y
Almacenes del MEFP.
DGAA
01-06 Administración
de los Servicios DGAA
01-06-01
Realizar el mantenimiento y/o reparación del Sistema
Eléctrico, Hidrosanitario, Muebles e Inmuebles.
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO
04
MAPEO DE
PROCESOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS - DGAA
UNIDAD ADMINISTRATIVA – UA
Generales e
Infraestructura de
la Estructura
Central del
MEFP.
DGAA
01-06-02
Otorgar el servicio de impresión, empastado y/o
encuadernado.
DGAA
01-07
Administrar los
servicios básicos
y transporte
DGAA
01-07-01
Gestionar y verificar el mantenimiento y/o reparación de
vehículos de la Estructura Central del MEFP.
DGAA
01-07-02
Gestionar y verificar el mantenimiento preventivo
programado (según Plan de mantenimiento) y/o
reparación de máquinas y equipos.
DGAA
01-07-03
Procesar solicitudes de pago por servicios básicos y
recurrentes.
DGAA 02
Efectivizar el
funcionamiento del
Sistema de Organización
Administrativa, los
reglamentos específicos
de la Ley 1178 y otros
reglamentos internos en
coordinación con las
áreas y/o unidades
organizacionales del
MEFP.
DGAA
02-01
Operativización
del Análisis y/o
Diseño o
Rediseño
Organizacional en
el Ministerio de
Economía y
Finanzas
Públicas.
DGAA
02-01-01
Analizar, y/o diseñar o rediseñar la estructura
organizacional del MEFP, en coordinación con las
diferentes áreas y/o unidades del Ministerio.
DGAA
02-01-02
Efectuar el análisis coyuntural y/o rediseño
organizacional en coordinación con las áreas y/o
unidades involucradas del MEFP.
DGAA
02-01-03
Elaborar y/o actualizar el Manual de Organización y
Funciones (MOF) y/o el Manual de Procesos y
Procedimientos (MPP) en coordinación con las áreas y/o
unidades organizacionales del MEFP.
DGAA
02-01-04 Implantar el Diseño o Rediseño Organizacional en el
Ministerio.
DGAA
02-02
Actualización y
monitoreo de los
Reglamentos
Específicos de la
Ley 1178 y otros
DGAA
02-02-01
Apoyar en la actualización y/o adecuación de los
Reglamentos Específicos de los Sistemas de
Administración de Bienes y Servicios (SABS),
Organización Administrativa (SOA), Tesorería (ST),
Contabilidad Gubernamental (SCG), Administración de
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO
04
MAPEO DE
PROCESOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS - DGAA
UNIDAD ADMINISTRATIVA – UA
en coordinación
con las diferentes
áreas y/o unidades
organizacionales
involucradas.
Personal (SAP), Presupuesto (SP) y otros reglamentos
internos a requerimiento.
DGAA
02-02-02
Difundir los Reglamentos Específicos de los Sistemas de
Administración de Bienes y Servicios (SABS),
Oorganización Administrativa (SOA), Tesorería (ST),
Contabilidad Gubernamental (SCG), Administración de
Personal (SAP), Presupuesto (SP) y otros reglamentos
internos aprobados en el Ministerio.
ELABORADO POR:
Álvaro Jorge Torrez Villarroel
RESPONSABLE DE ADQUISICION DE BIENES Y
SERVICIOS
Carlos Alberto Zeballos Abrego
RESPONSABLE DE ADMINISTRACIÓN Y MANEJO
DE BIENES
Víctor Hugo Soliz Cuentas
ENCARGADO DE SERVICIOS GENERALES
Nancy Marcela Bustillos Cruz
PROFESIONAL EN DESARROLLO
ORGANIZACIONAL
APROBADO POR:
Elvis Guzmán Céspedes
DIRECTOR GENERAL DE ASUNTOS
ADMINISTRATIVOS
ACTUALIZACIÓN N°: 1
FECHA DE APROBACIÓN
O ACTUALIZACIÓN:
09/01/2019
INTEGRACIÓN DE PROCESOS Y OPERACIONES
FORMULARIO N° 5
LA PAZ - BOLIVIA
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS
UNIDAD administrativa
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 05
INTEGRACIÓN DE
PROCESOS Y
OPERACIONES
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS - DGAA
UNIDAD ADMINISTRATIVA - UA
NOMBRE DEL PROCESO:
Aplicar el Sistema de Administración de Bienes y Servicios. CÓDIGO:
DGAA 01
OBJETIVO:
Sistema de Administración de Bienes y Servicios implementado para coadyuvar al cumplimiento de objetivos,
políticas y programas de las diferentes unidades organizacionales del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas.
UNIDAD RESPONSABLE DEL PROCESO:
Unidad Administrativa (UA).
PRODUCTOS DEL PROCESO:
Bienes, obras, servicios generales y servicios de consultoría de las distintas unidades organizacionales
contratados oportunamente.
Manejo y Disposición de bienes muebles e inmuebles de manera eficiente y eficaz.
Requerimientos de materiales y suministros de las diferentes unidades organizacionales atendidos
oportunamente.
Requerimientos de servicios generales y servicios básicos de las distintas unidades organizacionales,
atendidas oportunamente.
OPERACIONES COMPONENTES DEL PROCESO
CÓDIGO OPERACIÓN RESPONSABLES PRODUCTO TIEMPO
DÍAS
DGAA
01-01
Contratación de
Bienes y Servicios en
las diferentes
modalidades.
Jefe (a) de la
Unidad
Administrativa –
Responsable de
Adquisición de
Bienes y Servicios
Bienes, obras, servicios generales y
servicios de consultoría, contratados
oportunamente , en la modalidad de:
-Contratación Menor.
-Apoyo Nacional a la Producción y
Empleo (ANPE).
- Licitación Pública.
- Contratación por Excepción.
- Contratación Directa.
Entre 1 y
70 días
Aprox. (en
relación a
la
modalidad)
DGAA 01-02
Manejo de Bienes
muebles y/o
inmuebles
Jefe (a) de la
Unidad
Administrativa –
Responsable de
Administración y
Manejo de Bienes
Bienes muebles e inmuebles
administrados de manera eficiente y
eficaz.
De 3 a 30
días
hábiles
aprox.
DGAA
01- 03
Disposición de
Bienes Muebles o
Inmuebles
Jefe (a ) de la
Unidad
Administrativa –
Responsable de
Administración y
Manejo de Bienes
Bienes muebles e inmuebles
dispuestos de manera eficiente y
eficaz.
De 30 a
90 días
aprox.
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 05
INTEGRACIÓN DE
PROCESOS Y
OPERACIONES
DGAA
01- 04
Administración de
los bienes de
Consumo
Jefe (a) de la
Unidad
Administrativa –
Encargado de
Almacén Central
Atención a las diferentes unidades
organizacionales requerimientos de
materiales y suministros.
De 2 a 5
días aprox.
(desde
ingreso a
almacén)
DGAA
01- 05
Elaboración del
Estado de
Movimientos de
Activos Fijos e
Inventario
Existencias o
Almacenes.
Jefe (a ) de la
Unidad
Administrativa –
Responsable de
Administración y
Manejo de Bienes
Reportes con información segura y
confiable para generar los Estados
Financieros Complementarios de la
entidad 35
Variable
Inventariación física de los activos
fijos y almacenes del MEFP
De 1 a 2
semanas
aprox.
DGAA 01-06
Administrar los
Servicios Generales e
Infraestructura de la
Estructura Central
del MEFP.
Jefe (a ) de la
Unidad
Administrativa –
Encargado de
Servicios
Generales
Requerimientos de servicios generales
de las distintas unidades
organizacionales, atendidas de manera
oportuna.
De 2 a 15
días
hábiles
aprox.
DGAA
01-07
Administrar los
Servicios Básicos y
Transporte
Jefe (a) de la
Unidad
Administrativa –
Encargado de
Servicios
Generales
Requerimientos de servicios básicos
de las distintas unidades
organizacionales, atendidas
oportunamente.
De 2 a15
días
hábiles
aprox.
TOTAL TIEMPO DE EJECUCIÓN DEL PROCESO: Variable
ELABORADO POR: APROBADO POR: ACTUALIZACIÓN N°: 1
Álvaro Torrez Villarroel
RESPONSABLE DE
ADQUISICION DE BIENES Y
SERVICIOS
Carlos Alberto Zeballos Abrego
RESPONSABLE DE
ADMINISTRACIÓN Y
MANEJO DE BIENES
Víctor Hugo Soliz Cuentas
ENCARGADO DE SERVICIOS
GENERALES
Elvis Guzmán Céspedes
DIRECTOR GENERAL DE
ASUNTOS
ADMINISTRATIVOS
FECHA DE APROBACIÓN O
ACTUALIZACIÓN:
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 05
INTEGRACIÓN DE
PROCESOS Y
OPERACIONES
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS - DGAA
UNIDAD ADMINISTRATIVA –UA
NOMBRE DEL PROCESO:
Efectivizar el funcionamiento del Sistema de Organización Administrativa, los
reglamentos específicos de la Ley 1178 y otros reglamentos internos en coordinación con
las áreas y/o unidades organizacionales del MEFP.
CÓDIGO:
DGAA 02
OBJETIVO:
Lograr que el Ministerio de Economía y Finanzas Públicas cuente con una estructura organizacional que le permita
alcanzar sus objetivos, en función al nuevo rol del Estado Plurinacional, en el marco de lo establecido en la
Constitución Política del Estado.
UNIDAD RESPONSABLE DEL PROCESO:
Dirección General de Asuntos Administrativos.
Unidad Administrativa- Desarrollo Organizacional.
Áreas y/o Unidades organizacionales de la entidad.
PRODUCTOS DEL PROCESO:
Estructura organizacional del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas adecuada al logro de objetivos.
Reglamentación interna actualizada en función a los requerimientos de la entidad.
OPERACIONES COMPONENTES DEL PROCESO
CÓDIGO OPERACIÓN RESPONSABLES PRODUCTO TIEMPO
DÍAS
DGAA
02-01
Operativización del
análisis y/o diseño o
rediseño organizacional
en el Ministerio de
Economía y Finanzas
Públicas.
Jefe (a ) de la
Unidad
Administrativa –
Profesional en
Desarrollo
Organizacional
Diseño o rediseño
organizacional aprobado.
De 60 a 90 días
aprox. por área
organizacional
DGAA
02-02
Actualización y
monitoreo de los
Reglamentos
Específicos de la Ley
1178 y otros en
coordinación con las
diferentes áreas y/o
unidades
organizacionales
involucradas
Jefe (a) de la
Unidad
Administrativa -
Profesional en
Desarrollo
Organizacional
Reglamentos Específicos y/o
reglamentos internos
actualizados, aprobados y
difundidos
30 días Aprox.
TOTAL TIEMPO DE EJECUCIÓN DEL PROCESO: Variable
ELABORADO POR:
Nancy Marcela Bustillos Cruz
PROFESIONAL DE
DESARROLLO
ORGANIZACIONAL
APROBADO POR:
Elvis Guzmán Céspedes
DIRECTOR GENERAL DE
ASUNTOS ADMINISTRATIVOS
ACTUALIZACIÓN N°:1
FECHA DE APROBACIÓN O
ACTUALIZACIÓN:
09/01/2019
PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO N°6
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS
UNIDAD ADMINISTRATIVA
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
DIRECCION GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS - DGAA
UNIDAD ADMINISTRATIVA –UA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Contratar bienes y servicios de Bs1 hasta Bs50.000 bajo la modalidad de Contratación Menor.
DGAA 01-01-01
CÓDIGO:
DGAA 01-01-01
OPERACIÓN A LA QUE CORRESPONDE EL PROCEDIMIENTO:
Contratación de Bienes y Servicios en las diferentes modalidades.
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Procesos de contratación de bienes, obras, servicios generales y servicios de consultoría, ejecutados conjuntamente
con las unidades organizacionales, en la modalidad de Contratación Menor, para el cumplimiento del POA
Institucional.
INSUMOS REQUERIDOS PARA EL PROCEDIMIENTO:
REQUISITOS
Inscripción del bien o servicio en el Plan de Operaciones Anual – POA.
Inscripción del bien o servicio en el Programa Anual de Contrataciones – PAC para montos mayores a 20.000 (En
caso de no estar inscrito deberá presentar el Formulario de Incorporación al PAC).
Certificado de Sin Existencia de Almacén ó Activos Fijos (En el caso de bienes).
Certificación Presupuestaria del Sistema Integrado Poa Presupuesto – SIPP.
Documento que respalde el precio referencial.
Especificaciones Técnicas refrendadas por el Servidor que elabora y su Inmediato Superior y del área
especializada.
Nota de Solicitud de inicio de proceso. En caso de servicios de consultoría, nota de solicitud con la aprobación del
Señor Ministro y cuadro de equivalencias aprobado.
PRODUCTOS OBTENIDOS DEL PROCEDIMIENTO:
Instrumentos de formalización de la contratación.
Documentos de conformidad o disconformidad
Bienes, obras, servicios generales y servicios de consultoría contratados de manera útil, eficiente y oportuna, en la
modalidad de Contratación Menor.
TIEMPO DE EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: de 2 a 25 días calendario aproximado
N° DESCRIPCIÓN DE TAREAS PUESTO
RESPONSABLE
FORMAS
FORMULARIOS
1
Remite Nota Interna al Responsable del
Proceso de Contratación - RPA, solicitando
autorización de inicio de proceso de
contratación adjuntando los requisitos.
Unidad Solicitante Nota Interna
2
Verifica que la solitud cuente con los requisitos
necesarios y autoriza a la Unidad
Administrativa el inicio del proceso de
contratación del bien o servicio mediante
proveído en Hoja de Ruta. En caso de no contar
con los requisitos vuelve a la tarea 1.
RPA
3
Remite el proceso de contratación al
Responsable de Adquisición de Bienes y
Servicios.
Jefe de la Unidad
Administrativa
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
4
Asigna el código interno del proceso de
contratación en la Base de Datos de Compras y
designa al Técnico a cargo del proceso de
contratación.
Responsable de
Adquisición de
Bienes y Servicios
5
Elabora los siguientes documentos:
1. Cuadro de Selección de Proveedores
2. Nota de Adjudicación
3. Nota de Solicitud de Documentos para la
formalizacion de la contratación
Refrenda con V°B° los documentos.
Técnico de
Adquisición de
Bienes y Servicios
Cuadro de Selección de
Proveedores.
Nota de Adjudicación.
Nota de Solicitud de
documentos para la
Formalizacion de la
Contratación.
6 Revisa y refrenda con V°B° los documentos y
remite al Jefe de la Unidad Administrativa.
Responsable de
Adquisición de
Bienes y Servicios
7 Revisa y refrenda con V°B° los documentos. Jefe de la Unidad
Administrativa
8
Revisa y firma la Nota de Adjudicación y la
Nota de Solicitud de Documentos para la
Formalizacion de la Contratación.
RPA
9 Remite al Responsable de Adquisición de
Bienes y Servicios el proceso. Jefe de la Unidad
Administrativa
10 Actualiza Base de Datos y deriva el proceso al
técnico correspondiente.
Responsable de
Adquisición de
Bienes y Servicios
11
Notifica al o los proponentes la Nota de
Adjudicación y Nota de Solicitud de
Documentos para la formalización de la
contratación mediante fax o correo electrónico.
Recepciona documentación.
Técnico de
Adquisición de
Bienes y Servicios
12 Remite a Profesional Jurídico o Técnico Legal
correspondiente.
Responsable de
Adquisición de
Bienes y Servicios
13
Cuando la formalización de la contratación sea
mediante Orden de Compra u Orden de Servicio
elabora cuadro de Verificación Legal de
Documentos pasa a la siguiente tarea.
Cuando la formalización de la contratación se
realiza mediante contrato elabora informe de
Profesional Jurídico
o Técnico Legal
Cuadro de verificación legal de
documentos.
Informe de Verificación Legal de
Documentos y Contrato(s).
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
verificación legal de Documentos y contrato
pasa a la tarea 22.
14 Remite al técnico de Adquisición de Bienes y
Servicios.
Responsable de
Adquisición de
Bienes y Servicios
15 Elabora Orden de Compra u Orden de Servicio
y refrenda con V°B°.
Técnico de
Adquisición de
Bienes y Servicios
Orden de Compra u Orden de
Servicio
16 Revisa y refrenda con V°B° la Orden de
Compra u Orden de Servicio.
Responsable de
Adquisición de
Bienes y Servicios
17 Revisa y refrenda con V°B° la Orden de
Compra u Orden de Servicio.
Jefe de la Unidad
Administrativa
18 Revisa y firma la Orden de Compra u Orden de
Servicio. RPA
19 Remite al Responsable de Adquisición de
Bienes y Servicios.
Jefe de la Unidad
Administrativa
20 Actualiza Base de Datos y deriva el proceso al
técnico correspondiente.
Responsable de
Adquisición de
Bienes y Servicios
21
Convoca al Proponente Adjudicado para que
suscriba la Orden de Compra/Servicio. Pasa a
la Tarea 26.
Técnico de
Adquisición de
Bienes y Servicios
Formulario 400 (si corresponde).
Memorándum de designación de
Responsable de Recepción o
Comisión de Recepción.
22
Revisa el(los) contrato(s) y el Informe de
verificación de documentos, los cuales son
rubricados con VºBº.
Director(a) General
de Asuntos
Jurídicos
23 Suscribe el(los) contrato(s) y deriva a
Profesional Jurídico o Técnico Legal. RPA
24
Convoca al o los proveedor(es) para la
suscripción del o los contrato(s), quienes
suscriben.
Una vez formalizada la contratación, efectúa el
registro del contrato, orden de servicio u
compra, en el Sistema de Registro de Contratos
de la Contraloría General del Estado
Plurinacional según corresponda.
Profesional Jurídico
o Técnico Legal
Formulario de Registro en la
Contraloría.
25 Actualiza Base de Datos.
Deriva el proceso al técnico correspondiente.
Responsable de
Adquisición de
Bienes y Servicios
26
Realiza el registro del proceso de contratación
en el SICOES generando el formulario 400
cuando la contratación sea mayor a Bs.20.000,
00.
Técnico de
Adquisición de
Bienes y Servicios
Memorandum de designación de
Comisión de Recepción o de
Responsable de Recepción.
Formulario 400.
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
Elabora Memorandum de designación de
Comisión de Recepción o de Responsable de
Recepción.
27
Revisa y refrenda con V°B° los Memorándum
de Designación de Responsable de Recepción o
Comisión de Recepción.
Responsable de
Adquisición de
Bienes y Servicios
28
Revisa y refrenda con V°B° Memorándum de
Designación de Responsable de Recepción o
Comisión de Recepción.
Jefe de la Unidad
Administrativa
29
Revisa y firma el o los Memorándum de
Designación de Responsable de Recepción o
Comisión de Recepción.
RPA
30 Remite al Responsable de Adquisición de
Bienes y Servicios.
Jefe de la Unidad
Administrativa
31 Actualiza Base de Datos y deriva el proceso al
técnico correspondiente.
Responsable de
Adquisición de
Bienes y Servicios
32
Notifican a los servidores públicos designados
como comisión de recepción o responsable de
recepción y resguardan el proceso de
contratación.
Técnico de
Adquisición de
Bienes y Servicios
33
Elabora el Informe de Conformidad o
Disconformidad, verificando el cumplimiento
de las especificaciones técnicas o términos de
referencia; orden de compra, orden de servicio o
contrato, coordinando con el(los) proveedor(es).
Cuando exista conformidad, adjunta la factura
correspondiente y solicita el pago. Para el caso
de la adquisición de bienes deberá contar con el
Registro del ingreso en el Sistema de Activos
Fijos o Almacenes.
Responsable o
Comisión de
Recepción
Informe de Conformidad o
Disconformidad
34 Aprueba el informe de la Comisión o
Responsable de Recepción. RPA
35 Remite al Responsable de Adquisición de
Bienes y Servicios.
Jefe de la Unidad
Administrativa
36
Cuando se ha formalizado la contratación
mediante Orden de Compra y Orden de Servicio
deriva el proceso al técnico correspondiente.
Pasa a la siguiente tarea.
Cuando se ha formalizado la contratación
mediante contrato remite al profesional jurídico.
Pasa a la tarea 46.
Responsable de
Adquisición de
Bienes y Servicios
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
37
Elabora nota de solicitud de pago y deriva al
Responsable de Adquisición de Bienes y
Servicios y si es mayor a Bs.20.000.- registra
en el SICOES cuando hay conformidad. Pasa a
la Tarea 59
Técnico de
Adquisición de
Bienes y Servicios
Nota de solicitud de pago
Formulario 500
38
En caso de no existir conformidad y el proceso
sea menor a Bs20.000.- remite al Responsable
de Adquisición de Bienes y Servicios para su
devolución a la Unidad Solicitante Pasa a la
Tarea 57.
En caso de no existir conformidad y el proceso
sea mayor a Bs20.000 Remite al Responsable
de Adquisición de Bienes y Servicios para su
remisión al Profesional Jurídico Legal o
Técnico Legal. Pasa a la siguiente tarea
Técnico de
Adquisición de
Bienes y Servicios
39 Remite el proceso de contratación al
Profesional Jurídico o Técnico Legal.
Responsable de
Adquisición de
Bienes y Servicios
40
Elabora nota que deja sin efecto la Orden de
Compra u Orden de Servicio y remite al RPA
para su suscripción.
Profesional Jurídico
o Técnico Legal.
Nota que deja sin efecto Orden de
Compra u Orden de Servicio
41 Revisa y firma la nota que deja sin efecto la
Orden de Compra u Orden de Servicio RPA
42 Notifica la nota que deja sin efecto la Orden de
Compra u Orden de Servicio.
Profesional Jurídico
o Técnico Legal.
43
Registra la Nota que deja sin efecto la Orden de
Compra u Orden de Servicio y remite el
proceso al Responsable de Adquisición de
Bienes y Servicios
Jefe de la Unidad
Administrativa Formulario 600
44
Remite el proceso al Técnico de Adquisición
de Bienes y Servicios para registro del
SICOES.
Responsable de
Adquisición de
Bienes y Servicios
45 Registra en el SICOES. Pasa a la Tarea 57
Técnico de
Adquisición de
Bienes y Servicios
Formulario 500
46 Emite informe de cumplimiento de contrato. Profesional Jurídico
o Técnico Legal.
Informe de cumplimiento de
contrato
47
Remite el informe de cumplimiento de contrato
al Técnico de Adquisición de Bienes y
Servicios.
Responsable de
Adquisición de
Bienes y Servicios
48
En caso de existir conformidad elabora nota de
solicitud de pago y deriva al Responsable de
Adquisición de Bienes y Servicios y si es
mayor a Bs.20.000.- registra en el SICOES.
Pasa a la Tarea 59
Técnico de
Adquisición de
Bienes y Servicios
Nota de solicitud de pago
Formulario 500
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
49
En caso de no existir conformidad y el proceso
sea menor a Bs20.000.- remite al Responsable
de Adquisición de Bienes y Servicios para su
devolución a la Unidad Solicitante. Pasa a la
Tarea 57.
En caso de no existir conformidad y el proceso
sea mayor a Bs20.000.- Remite el proceso de
contratación al Responsable para su remisión al
profesional jurídico legal.
Técnico de
Adquisición de
Bienes y Servicios
50 Remite el proceso de contratación al
Profesional Jurídico o Técnico Legal.
Responsable de
Adquisición de
Bienes y Servicios
51 Elabora de nota intención de resolución de
contrato y remite al RPA para su suscripción.
Profesional Jurídico
o Técnico Legal.
Nota de intención de Resolución
de Contrato
52 Revisa y firma la nota que deja sin efecto el
contrato. RPA
53 Notifica la nota que deja sin efecto el contrato. Profesional Jurídico
o Técnico Legal.
54
Registra la Nota que deja el Contrato y remite
el proceso al Responsable de Adquisición
Bienes y Servicios.
Jefe de la Unidad
Administrativa Formulario 600
55
Remite el proceso al Técnico de Adquisición
de Bienes y Servicios para registro del
SICOES.
Responsable de
Adquisición de
Bienes y Servicios
56 Registra la disolución del contrato en el
SICOES.
Técnico de
Adquisición de
Bienes y Servicios
Formulario 500
57
Remite el proceso al Jefe de la Unidad
Administrativa devolución a la Unidad
Solicitante.
Responsable de
Adquisición de
Bienes y Servicios
58 Remite o devuelve el proceso a la unidad
solicitante (Finaliza el procedimiento)
Jefe de la Unidad
Administrativa o
Director General de
Asuntos
Administrativos
59 Revisa el proceso, refrenda con VºBº la nota de
solitud de pago y deriva a la jefatura
Responsable de
Adquisición de
Bienes y Servicios
60 Revisa y firma la solicitud de pago y deriva al
RPA
Jefe de la Unidad
Administrativa
61 Autoriza con VºBº la solicitud de pago y remite
a la Unidad Financiera. (Fin del procedimiento) RPA
ELABORADO POR: APROBADO POR: ACTUALIZACIÓN N°: 1
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
Álvaro Jorge Torrez Villarroel
RESPONSABLE DE
ADQUISICIÓN DE BIENES Y
SERVICIOS
Elvis Guzmán Céspedes
DIRECTOR GENERAL DE ASUNTOS
ADMINISTRATIVOS
FECHA DE
APROBACIÓN O
ACTUALIZACION
09/01/2019
CONTRATACIÓN MENOR
Nº de TareasRESPONSABLE DE
RECEPCIÓN
DIRECTOR(A) GENERAL DE
ASUNTOS JURÍDICOS
PROFESIONAL
JURÍDICO O TECNICO LEGAL
TÉCNICO ADQUISICIÓN DE BIENES Y
SERVICIOS
RESP. ADQUISICIÓN DE BIENES Y
SERVICIOSJEFE UNIDAD ADMINISTRATIVA RPA
UNIDAD
SOLICITANTE
INICIO
Remite Nota Interna Solicitando Autorización de
inicio de proceso adjuntando requisitos
Verifica que la solicitud cuente con todos los
requisitos
Elabora documentos de adjudicación y refrenda con
VºBº
Revisa y refrenda con VºBº los documentos y lo remite al Jefe de la
Unidad Administrativa
Revisa y Firma la nota de adjudicación y Nota
de solicitud de documentos para la formalización de la
contratación
Actualiza en Base de Datos y deriva el proceso al Tecnico
correspondiente
Notifica al o los proponentes la Nota de adjudicación y nota de solicitud de Documentos.Recepciona Documentación.
La formalizacion es mediante orden
de compra?
Remite al Profesional Jurídico o Técnico Legal correspondiente.
Convoca al Proponente Adjudicado para que suscriba la orden de Compra/ Servicio.
Pasa a la Pag. 2
Asigna el código interno del proceso de contratación en la Base de Datos
de Compras y designa Técnico a cargo del proceso de contratación
Remite el proceso de contratación al Responsable de Adquisición de Bienes y
Servicios
Elabora cuadro de verificación legal de
documentos
Si
1 – 5
6-8
9-11
12-14
15-18
19-21
Inicio
FinTarea Decisión
DocumentoArchivoFormas utilizadas: Sistema
Conector
de PáginaConector
de Flujo
Entrega, envio,
etc.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CONTRATAR BIENES Y SERVICIOS DE BS 1 HASTA BS 50.000 BAJO LA MODALIDAD DE CONTRATACIÓN MENOR.
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS - DGAA
UNIDAD ADMINISTRATIVA - UA
FORM 07
FLUJOGRAMA PROCEDIMIENTO
Página 1 de 4
CÓDIGO:
DGAA 01-01-01
Total : 61 tareas
SiCuenta con todos
los requisitos?No
Revisa y refrenda con VºBº los documentos
Remite al Responsable de Adquisición de Bienes y
Servicios el proceso
A
Remite al Técnico de Adquisición de Bienes y Servicios
Elabora la Orden de compra u Orden de Servicio
y refrenda con V°B°
Revisa y refrenda con VºBº la orden de Compra u Orden de
Servicio
Revisa y firma la orden de Compra u Orden de Servicio
Remite a Responsable de Adquisición de Bienes y
Servicios
Revisa y refrenda con VºBº la orden de Compra u Orden de
Servicio
Actualiza la Base de Datos y deriva el proceso al Técnico
Correspondiente
No
AB
Revisa el(los) contrato(s) y el informe de verificación de los documentos los cuales son
rubricados con VºBª
Suscribe el o los contratos y deriva al
Profesional Jurídico o Técnico Legal
Convoca al o los proveedores para la
suscripción de los Contratos
Elabora informe de verificación legal de doc. y
contrato
22-24
CONTRATACIÓN MENOR
Nº de TareasRESPONSABLE/COMISIÓN DE
RECEPCIÓN
DIRECTOR(A) GENERAL DE
ASUNTOS JURÍDICOS
PROFESIONAL
JURÍDICOTÉCNICO ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
RESP. ADQUISICIÓN DE BIENES Y
SERVICIOSJEFE(A) UNIDAD ADMINISTRATIVA RPA
Inicio
Fin Taea Decisión ArchivoFormas utilizadas: Sistema
Conector
de
PáginaConector
de Flujo
Entrega, envio, etc.Crear Documento y Copias
Elabora informe de conformidad o Disconformidad , verificando el
cumplimiento de las especificaciones Técnicas o
términos de referencia,orden de compra , orden de servicio o contrato
Viene de la Pag. 1
Remite al Responsable de Adquisición del
Bienes y Servicios para su devolución a la Unidad Solicitante
25
26-29
34-39
40-41
42-43
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CONTRATAR BIENES Y SERVICIOS DE BS 1 HASTA BS 50.000 BAJO LA MODALIDAD DE CONTRATACIÓN MENOR.
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS - DGAA
UNIDAD ADMINISTRATIVA - UA
FORM 07
FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTOS
Página 2 de 4
CÓDIGO:
DGAA 01-01-01
Pasa a la Pag.3
Total : 61 tareas
Procede al Registro del Contrato, Orden de Servicio u Compra en
el Sistema de Registro de Contratos de la CGE.
Actualiza la Base de Datos y Deriva al
Técnico Correspondiente
Realiza el Registro del Contrato en el SICOES, generando el Formulario 400 cuando la Contratación sea
mayor a Bs. 20.000,00
Elabora Memorandum de Designación
Revisa y refrenda los con VºB° los
memorándum de designación
Revisa y refrenda los con VºBª los
memorándum de designación
Revisa y firma el o los memorándums de
designación
Remite al Responsable de Adquisicion de Bienes y Servicios
Actualiza la Base de Datos y deriva el
proceso al Técnico correspondiente
Notifican a los servidores pùblicos designados como
Comisión de Recepción
Aprueba el Informe de la Comisión o
Responsable de Recepción
Remite al Responsable de Adquisicion de Bienes y Servicios
Se formaliza con orden de compra u Orden de Servicio?
Deriva el proceso al Técnico
Correspondiente
Si
No
C
Hay Conformidad?
Elabora nota de solicitud de pago y deriva al
Responsable si es mayor a Bs 20.000,00 registra en el
SICOES
Si
No
El proceso es menor a Bs. 20.000,00
Si
No
Remite al Responsable para su remisión al
Profesional Jurídico o Técnico Legal
Remite el proceso al Profesional Jurídico
o Técnico Legal
Elabora nota que deja sin efecto la orden de compra
u Orden de Servicio y remite al RPA para su
suscripcion
B
D
Remite al profesional jurídico
30-33
E
Revisa y firma la nota que deja sin efecto la Orden de compra u Orden de Servicio
Notifica la nota que deja sin efecto la Orden de Compra u Orden de
Servicio
Registra la nota que deja sin efecto la Orden de Compra u orden de
servicio y remite el proceso al Responsable de Adquisición de
Bienes y Servicios
CONTRATACIÓN MENOR
Nº de TareasDIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS
JURÍDICOS
PROFESIONAL
JURÍDICOTÉCNICO ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
RESP. ADQUISICIÓN DE BIENES Y
SERVICIOSJEFE UNIDAD ADMINISTRATIVA RPA
Inicio
Fin
Taea Decisión
Documento
ArchivoFormas utilizadas:Sistema
Conector
de Página Conector
de Flujo Entrega, envio, etc.
Crear Documento y Copias
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CONTRATAR BIENES Y SERVICIOS DE BS 1 HASTA BS 50.000 BAJO LA MODALIDAD DE CONTRATACIÓN MENOR.
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS - DGAA
UNIDAD ADMINISTRATIVA - UA
FORM 07
FLUJOGRAMA PROCEDIMIENTO
Página 3 de 4
CÓDIGO:
DGAA 01-01-01
44 -45
51-52
Viene de la Pag.2
C
Emite informe de cumplimiento de contrato
Remite informe de cumplimiento de contrato al Técnico de Adquisición de
Bienes y Servicios.
Hay conformidad?
Elabora nota de solicitud de pago y deriva al Responsable de
Adquisición de Bienes y Servicios y si es mayor a Bs 20.000,00
registra en el SICOES.
Si
No
D
Remite al Responsable de Adquisicion del Bienes y
Servicios para su devolucion a la Unidad
Solicitante
El proceso es menor a Bs. 20.000,00
No
Si
E
46-47
Remite el proceso al Técnico para su
registro en el SICOES
Registra en el SICOES
E
Remite el Proceso de contratación al
Responsable para su remisión al profesional
jurídico legal
Remite el proceso al Profesional Jurídico o
Técnico Legal
Elabora nota de intensión de resolución de contrato y remite al RPA para su
suscripción
Revisa y firma nota de intención que deja sin
efecto el contrato
Notifica la nota que deja sin efecto el contrato a los
proveedores
Registra nota que deja sin efecto el contrato y remite el proceso al Responsable de
Adquisición de Bienes y Servicios
Remite el proceso al Técnico de Adquisición de Bienes y
Servicios para su registro en el SICOES
Registra la disolución del Contrato en el SICOES Generando el formulario
500
Pasa a la Pag. 4
48-50
53-54
55-56
57-58
Remite el proceso al Jefe de Unidad para su devolucion a
la Unidad Solicitante
Remite el proceso a la Unidad Solicitante
Fin
E
Total : 61 tareas
CONTRATACIÓN MENOR
Nº de TareasDIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS
JURÍDICOS
PROFESIONAL
JURÍDICOTÉCNICO ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
RESP. ADQUISICIÓN DE BIENES Y
SERVICIOSJEFE UNIDAD ADMINISTRATIVA RPA
Inicio
Fin
Taea Decisión
Documento
ArchivoFormas utilizadas:Sistema
Conector
de Página Conector
de Flujo Entrega, envio, etc.
Crear Documento y Copias
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CONTRATAR BIENES Y SERVICIOS DE BS 1 HASTA BS 50.000 BAJO LA MODALIDAD DE CONTRATACIÓN MENOR.
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS - DGAA
UNIDAD ADMINISTRATIVA - UA
FORM 07
FLUJOGRAMA PROCEDIMIENTO
Página 4 de 4
CÓDIGO:
DGAA 01-01-01
59-61
Viene de la Pag.3
D
Revisa el proceso, refrenda con VºBª la Nota de solicitud de pago y deriva a la jefatura
Revisa , firma la nota de solicitud de pago y deriva al
RPA
Autoriza con VºBº la solicitud de
pago y remite a la Unidad Financiera
Fin
Total : 61 tareas
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS - DGAA
UNIDAD ADMINISTRATIVA - UA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Contratar bienes, obras y servicios mayores a Bs50.000 hasta Bs1.000.000 en la
modalidad de Apoyo Nacional a la Producción y Empleo (ANPE). DGAA 01-01-
02
CÓDIGO:
DGAA 01-01-02
OPERACIÓN A LA QUE CORRESPONDE EL PROCEDIMIENTO:
Contratación de Bienes y Servicios en las diferentes modalidades.
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Procesos de contratación de bienes, obras y servicios generales efectuados conjuntamente con las unidades
organizacionales en la modalidad de ANPE, para el cumplimiento del POA Institucional.
INSUMOS REQUERIDOS PARA EL PROCEDIMIENTO:
REQUISITOS
Inscripción del bien o servicio en el Plan de Operaciones Anual – POA
Inscripción del bien o servicio en el Programa Anual de Contrataciones – PAC para montos mayores a
20.000 (En caso de no estar inscrito deberá presentar el Formulario de Incorporación al PAC)
Certificado de Sin Existencia de Almacén ó Activos Fijos (En el caso de bienes)
Certificación Presupuestaria del Sistema Integrado Poa Presupuesto – SIPP
Documento que respalde el precio referencial
Especificaciones Técnicas refrendadas por el Servidor que elabora y su Inmediato Superior y del área
especializada.
Nota de Solicitud de inicio de proceso
Inscripción en el Viceministerio de Inversión Pública y Financiamiento Externo – VIPFE. (para bienes de
inversión).
PRODUCTOS OBTENIDOS DEL PROCEDIMIENTO:
Bienes, obras, servicios generales y servicios de consultoría contratados de manera útil, eficiente y oportuna, en la
modalidad de Contratación ANPE.
OBSERVACIONES:
Se designa mediante memorándum al responsable de recepción de propuestas a un Servidor Público de la unidad
administrativa.
TIEMPO DE EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: 20 a 40 días calendario aproximado
N° DESCRIPCIÓN DE TAREAS PUESTO RESPONSABLE FORMAS
FORMULARIOS
1
Remite Nota Interna al Responsable del
Proceso de Contratación - RPA,
solicitando autorización de inicio de
proceso de contratación y adjuntando los
requisitos.
Unidad Solicitante Nota Interna
2 Deriva para revisión del cumplimiento de
requisitos RPA
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
3
Verifica que la solicitud cuente con los
requisitos necesarios y remite al RPA para
su autorización.
Responsable de Adquisición de
Bienes y Servicios
4
Autoriza a la Unidad Administrativa el
inicio del proceso de contratación del bien
o servicio mediante el proveido en Hoja
de Ruta, remitiendo los antecedentes.
RPA
5
Deriva el proceso de contratación al
Responsable de Adquisición de Bienes y
Servicios.
Jefe (a) de la Unidad
Administrativa
6
Asigna el código interno del proceso de
contratación en la Base de Datos (BD) y
designa al Técnico a cargo del proceso de
contratación mediante Hoja de Ruta.
Responsable de Adquisición de
Bienes y Servicios
7
Elabora el Documento Base de
Contratación (DBC) incorporando las
especificaciones técnicas de la unidad
solicitante. Remite al RPA vía el
Responsable de Adquisición de Bienes y
Servicios y el Jefe de la UA.
Técnico de Adquisición de
Bienes y Servicios
DBC
8 Revisa el documento y rubrica con VºBº. Responsable de Adquisición de
Bienes y Servicios
9 Revisa el documento y rubrica con VºBº. Jefe (a) de la Unidad
Administrativa
10
Aprueba el contenido del DBC refrenda
con VºBº, instruye su publicación y
designa Comisión de Calificación.
En caso de tener observaciones retorna a
la tarea 7.
RPA
11 Actualiza la Base de Datos y deriva a
Técnico correspondiente
Responsable de Adquisición de
Bienes Y Servicios
12
Publica el DBC, la convocatoria en el
SICOES y la convocatoria en la Mesa de
Partes.
Elabora memorándum de Responsable de
Evaluación o Comisión de Calificación
Coordina y organiza con la Unidad
Solicitante la Inspección Previa, consultas
escritas; reunión Informativa de
Aclaración, en fecha, hora y lugar
establecido en la convocatoria. Estas
actividades corresponden solamente si se
hubiese contemplado en el DBC-ANPE
Técnico de Adquisición de
Bienes y Servicios
Confirmación y Formulario
100 SICOES
Memorándum(s)
Invitaciones
Acta de reunión de
aclaración (si existiera)
13 Refrenda con su V°B° los memorándums Responsable de Adquisición de
Bienes y Servicios
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
14
Refrenda los memorándums de
Responsable de Evaluación o Comisión
de Calificación y remite al Responsable
de Adquisición de Bienes y Servicios.
Jefe de la Unidad Administrativa
15
Firma Memorándums de Responsable de
Evaluación o Comisión de Calificación y
remite a Responsable de Adquisición de
Bienes y Servicios.
RPA
16 Actualiza la Base de Datos y deriva al
Técnico correspondiente.
Responsable de Adquisición de
Bienes y Servicios
17
Notifica a los servidores públicos que
fueron designados como Responsable de
Evaluación o Comisión de Calificación
Técnico de Adquisición de
Bienes y Servicios
18
Recepciona las propuestas en el lugar,
fecha y hora establecida en la
Convocatoria, elabora un Acta de
Recepción de Propuestas.
Responsable de Recepción de
Propuestas
Acta de recepción de
propuestas
19
Realiza la apertura de propuestas y lectura
de precios ofertados en acto público, aun
cuando se hubiese recibido una sola
propuesta.
El acta debe ser firmada por la Comisión
de Calificación. Los asistentes al acto
público que así lo deseen, firman en el
registro de Asistencia de Proponentes a la
Apertura de Sobres.
Elabora la nómina de participantes una
vez concluido el acto público y en sesión
reservada, la cual, debe ser remitida al
RPA en forma inmediata.
Responsable Evaluación y/o
Comisión de Calificación
Acta de lectura de precios.
Nómina de participantes.
Registro de Asistencia de
Proponentes a la Apertura
de Sobres (si existiera).
20
Firma Nomina de Participantes, en caso
de presentarse no excusa, y pasa a la tarea
N°22.
Caso contrario pasa a la siguiente tarea.
RPA Resolución Ministerial
21
Designará mediante Resolución
Ministerial a otro RPA para continuar con
el proceso específico.
MAE
22
a) Efectúa el análisis y evaluación de los
documentos técnicos y
administrativos; evalúa y califica las
propuestas técnicas y económicas.
b) Cuando se requiere aclarar una o más
propuestas, convocara a todos los
proponentes para la aclaración sobre
el contenido de las mismas, cuando se
considere pertinente sin que ello
Responsable Evaluación y/o
Comisión de Calificación
Informe de evaluación y
recomendación
Informe complementarios
(si corresponde)
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
modifique la propuesta técnica o
económica.
c) Elabora el Informe de Evaluación y
Recomendación de Adjudicación o
Declaratoria Desierta, dirigido al
RPA, que deberá contener
mínimamente: nómina de
proponentes, cuadro de evaluación,
detalle de errores subsanables cuando
corresponda, recomendación de
adjudicación o declaratoria desierta y
otros aspectos que la Comisión de
Calificación considere pertinentes,
tomando en cuenta los criterios y
plazos establecidos en el DBC.
d) Elaborar el informe técnico cuando
corresponda para la adjudicación,
declaratoria desierta, cancelación,
suspensión o anulación o de un
proceso de contratación, y enviar al
RPA.
En caso de ser requerido por el RPA, la
Comisión de Calificación deberá elaborar
Informes Complementarios de:
aclaración, recomendación (evaluación
de la segunda mejor propuesta o
declaración desierta del proceso completo
o de algunos ítems, lotes o paquetes
correspondientes), u otros casos.
23
Revisa el informe y puede tomar las
siguientes decisiones:
a) Aprueba la adjudicación o
declaratoria desierta, aceptando la
recomendación de la comisión.
b) Puede requerir informes de
complementación.
En caso de apartarse de la recomendación
de la Comisión deberá elaborar un
informe fundamentado a la MAE y a la
Contraloría General del Estado
RPA
24
Recibe el proceso aprobado o declarado
desierto, y en caso de montos hasta Bs.
200.000,00 se remitirá al Técnico de
Adquisición de Bienes y Servicios. Pasa a
la tarea 29.
En caso de montos mayores a Bs.
200.000,00 asigna Profesional Jurídico
y/o Técnico Legal para la elaboración de
Responsable de Adquisición de
Bienes y Servicios
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
la Resolución Administrativa de
Adjudicación o Declaratoria Desierta.
25
Recibe, revisa y procede a elaborar la
Resolución Administrativa de
Adjudicación o Declaratoria Desierta con
Vº Bº de la Dirección General de Asuntos
Jurídicos y remite al RPA para aprobación
y firma.
Profesional Jurídico y/o Técnico
Legal Resolución Administrativa
26
Revisa Resolución Administrativa de
Adjudicación o Declaratoria Desierta,
refrenda con VºBº y lo remite al RPA
para su firma.
Director(a) General de Asuntos
Jurídicos
27
Firma Resolución Administrativa de
Adjudicación o Declaratoria Desierta. Y
lo remite al Responsable de Adquisición
de Bienes y Servicios vía el conducto
regular
RPA
28 Actualiza la Base de Datos y deriva a
Técnico correspondiente.
Responsable de Adquisición de
Bienes y Servicios
29
Registra en el SICOES la Resolución
Administrativa de Adjudicación o
Declaratoria desierta.
En caso de no recibir recurso
administrativo de impugnación pasa a la
tarea N°36.
Caso contrario continuo con la siguiente
tarea.
Técnico de Adquisición de
Bienes y Servicios
30 Recibe el Recurso Administrativo de
Impugnación y lo deriva a la MAE. RPA
31
Remite el recurso administrativo de
impugnación a la DGAJ para la
elaboración de la Resolución Ministerial
que resuelva el recurso
MAE
32 Elabora la Resolución Ministerial y lo
remite a la MAE para su suscripción. DGAJ
33
Suscribe la Resolución Ministerial y lo
remite al Director General de Asuntos
Administrativos para su publicación en el
SICOES
MAE
34 Instruye la publicación de la Resolución
Ministerial DGAA
35
Publica la Resolución Ministerial
En caso de que el recurso sea desestimado
o la resolución impugnada sea confirmada
continúa con la tarea 36.
En caso de que la resolución impugnada
sea revocada pasa a la tarea 1.
Tecnico de Adquisición de
Bienes y Servicios
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
36 Actualiza la Base de Datos y deriva a
Técnico correspondiente.
Responsable de Adquisición de
Bienes y Servicios
37
Cuando declara desierto se elabora nota
de Declaratoria Desierta se envía a la
unidad solicitante para el ajuste de las
especificaciones técnicas.
Técnico de Adquisición de
Bienes y Servicios
38
Actualiza en la Base de Datos y envía nota
de Declaratoria Desierta a la unidad
solicitante para el ajuste de las
especificaciones técnicas (Finaliza
procedimiento).
Responsable de Adquisición de
Bienes y Servicios
39
En caso de adjudicación se registra en el
SICOES, se elabora Solicitud de
Documentos y Memorándums de
Responsable o Comisión de Recepción.
Para montos mayores a Bs. 50.000,00
hasta Bs200.000,00 además se debe
realizar la Nota de Adjudicación.
En caso de formalizarse el proceso de
contratación mediante Orden de
Compra/Servicio se elabora la misma.
Técnico de Adquisición de
Bienes y Servicios
Registro en el SICOES.
Nota de solicitud de
documentos.
Memorándum(s) de
Responsable o Comisión
de Recepción.
Si corresponde:
Nota de Adjudicación o
Declaratoria Desierta.
Orden de compra/servicio.
40 Actualiza en la Base de Datos, revisa y
refrenda con VºBº.
Responsable de Adquisición de
Bienes y Servicios
41 Revisa y refrenda con VºBº Jefe (a) de la Unidad
Administrativa
42 Firma documentación de adjudicación RPA
43 Actualiza en la Base de Datos y deriva a
técnico correspondiente.
Responsable de Adquisición de
Bienes y Servicios
44
Notifica al o los proveedores la Solicitud
de Documentos mediante fax o correo
electrónico y Recepciona la
documentación presentada por el o los
proveedores.
Técnico de Adquisición de
Bienes y Servicios
45 Remite al profesional jurídico o técnico
legal.
Responsable de Adquisición de
Bienes y Servicios
46
Realiza el Informe de Verificación Legal
de Documentos y en caso de que la
contratación se formalice mediante
contratos se elabora el contrato.
Profesional Jurídico y/o Técnico
Legal
Informe de Verificación
Legal de Documentos y si
corresponde contrato
47
Revisa el informe de verificación de
documentos, y el(los) contrato(s) los
cuales son rubricados con VºBº.
Director(a) General de Asuntos
Jurídicos
48 Suscribe el(los) contrato(s) y deriva a
Profesional Jurídico y/o Técnico Legal. RPA
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
49
Convoca al o los proveedor(es) para la
suscripción del o los contrato(s) u orden
de compra/servicio,
Una vez formalizada la contratación,
efectúa el registro del contrato, orden de
servicio u compra, en el Sistema de
Registro de Contratos de la Contraloría
General del Estado Plurinacional según
corresponda.
Profesional Jurídico y/o Técnico
Legal
50 Deriva el proceso al técnico
correspondiente.
Responsable de Adquisición de
Bienes y Servicios
51
Notifica a los servidores públicos
designados como Responsable o
Comisión de Recepción.
Realiza el registro del proceso de
contratación en el SICOES y resguarda
proceso.
Técnico de Adquisición de
Bienes y Servicios
52
Recepciona los bienes o servicios
verificando el cumplimiento de las
especificaciones técnicas y el
cumplimiento del plazo de entrega
indicado en la orden de compra/servicio
o contrato.
Emitiendo acta de recepción e informe de
Conformidad o Disconformidad según
sea el caso.
Responsable o Comisión de
Recepción
Informe de Conformidad o
Disconformidad
53 Aprueba el Informe de la Comisión o
Responsable de Recepción RPA
54
En caso de existir conformidad se pasa a
la tarea 60
En caso de no existir conformidad se
deriva el proceso al profesional jurídico
correspondiente.
Responsable de Adquisición de
Bienes y Servicios
55 Elabora informe legal y nota de
resolución. Según procedimiento.
Profesional Jurídico y/o Técnico
Legal
Informe Legal y Nota de
Resolución
56 Firma Nota de Resolución y remite a
Profesional Jurídico y/o Técnico Legal. RPA
57
Hace firmar con el proveedor (es) la Nota
de Resolución o documento que deja sin
efecto la orden de compra, servicio o
contrato.
Profesional Jurídico y/o Técnico
Legal
58 Actualiza en la Base de Datos Responsable de Adquisición de
Bienes y Servicios 59
59
Reporta al SICOES. Y devuelve a la Unidad
Solicitante para su continuidad o cancelación
del procedimiento. (Fin del Procedimiento).
Jefe (a) de la Unidad
Administrativa Formulario 600
60 Genera el Formulario 500 (Recepción
definitiva de bienes, obras y servicios) a
Técnico de Adquisición de
Bienes y Servicios Formulario 500
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
través del SICOES, escanea y archiva
proceso de contratación.
61 Elabora Informe de Cumplimiento de
Contrato u orden de compra/servicio.
Profesional Jurídico y/o Técnico
Legal
Informe de Cumplimiento
de Contrato.
62 Actualiza Base de Datos y deriva el
proceso al técnico correspondiente.
Responsable de Adquisición de
Bienes y Servicios
63
Adjunta antecedentes, registra en el
SICOES, elabora Nota de Pago y
escanea.
Técnico de Adquisición de
Bienes y Servicios
Formulario 500 y Nota de
Pago
64
Revisa el proceso, refrenda con VºBº la
Nota de Solicitud de Pago y deriva a
jefatura.
Responsable de Adquisición de
Bienes y Servicios
65 Revisa, firma nota de pago y deriva a
RPA.
Jefe (a) de la Unidad
Administrativa
66 Autoriza Pago y remite a la Unidad
Financiera. RPA
ELABORADO POR:
Alvaro Jorge Torrez Villarroel
RESPONSABLE DE
ADQUISICION DE BIENES Y
SERVICIOS
APROBADO POR:
Elvis Guzmán Céspedes
DIRECTOR GENERAL DE
ASUNTOS ADMINISTRATIVOS
ACTUALIZACIÓN N°: 1
FECHA DE APROBACION O
ACTUALIZACIÓN:
09/01/2019
ANPE
Nº de TareasRESPONSABLE DE
RECEPCIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DE
ASUNTOS JURÍDICOS
PROFESIONAL
JURÍDICO
TÉCNICO ADQUISICIÓN DE
BIENES Y SERVICIOS
RESP. ADQUISICIÓN DE
BIENES Y SERVICIOS
JEFE UNIDAD
ADMINISTRATIVA RPA
UNIDAD
SOLICITANTE
RESPONSABLE DE
RECEPCIÓN DE
PROPUESTAS
RESPONSABLE DE
EVALUACIÓN O COMISIÓN DE
CALIFICACIÓN
Inicio
Fin
Taea Decisión
Documento
ArchivoFormas utilizadas:Sistema
Conector
de Página Conector
de Flujo Entrega, envio, etc.
Crear Documento y Copias
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CONTRATAR BIENES, OBRAS Y SERVICIOS MAYORES A BS. 50.000 HASTA BS 1.000.000 EN LA MODALIDAD DE APOYO NACIONAL A LA PRODUCCIÓN Y EMPLEO ( ANPE )
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS - DGAA
UNIDAD ADMINISTRATIVA - UA
FORM 07
FLUJOGRAMA PROCEDIMIENTO
Página 1 de 4
CÓDIGO:
DGAA 01-01-02
INICIO
Remite Nota Interna de Solicitando autorización
de inicio de proceso adjuntando los requisitos
Deriva para revisión cumplimiento de
requisitos
Verifica que la documentación cuente
con requisitos
Elabora DBC incorporando las
especificaciones técnicas
Revisa y refrenda con VºBº
Revisa y refrenda con VºBº
Deriva al Resp. De B y S
Asigna código interno, técnico y registra en B. D.
Autoriza Inicio de Proceso
Aprueba el DBC?
NO
SI
Actualiza en la Base de Datos y Deriva
-Publica el DBC y la convocatoria en SICOES y Convocatoria en la mesa de partes.- Elabora memorándums para el Responsable de Evaluación o Comisión de Calificación - Coordina y organiza las actividades previas con la Unidad Solicitante si corresponde.
Refrenda con VºBº los memorándums y firma
invitaciones
Refrenda con VºBº los memorándums
Firma los memorándums
Actualiza en la Base de Datos y Deriva
Notifica a los servidores públicos que fueron
designados como Responsable de Evaluación o Comisión de Calificación
Elabora nomina de participantes una vez
concluido el acto público y en sesión reservada
Instruye su Publicación y
designa Comisión de Calificación
Recepciona las propuestas y elabora Acta de recepción de
propuestas.
Pasa a la Pag. 2
C
1 – 2 – 3
4 – 5 – 6 – 7
8 – 9
10 – 11 – 12
13 – 14 – 15
16 – 17-18
19
Total : 66 tareas
Realiza la apertura de propuestas y lectura de
precios ofertados
Presenta excusa?
NO
A
ANPE
Nº de Tareas MAE
DIRECCIÓN GENERAL
DE ASUNTOS
JURÍDICOS
PROFESIONAL
JURÍDICO
TÉCNICO ADQUISICIÓN DE
BIENES Y SERVICIOS
RESP. ADQUISICIÓN DE
BIENES Y SERVICIOS
JEFE UNIDAD
ADMINISTRATIVA RPAMAE
RESPONSABLE DE
RECEPCIÓN DE
PROPUESTAS
COMISIÓN DE CALIFICACIÓN
Inicio
Fin
Taea Decisión ArchivoFormas utilizadas:Sistema
Conector
de Página Conector
de Flujo Entrega, envio, etc.
Crear Documento y Copias
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CONTRATAR BIENES, OBRAS Y SERVICIOS MAYORES A BS. 50.000 HASTA BS 1.000.000 EN LA MODALIDAD DE APOYO NACIONAL A LA PRODUCCIÓN Y EMPLEO ( ANPE )
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS - DGAA
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FORM 07
FLUJOGRAMA PROCEDIMIENTO
Página 2 de 4
CÓDIGO:
DGAA 01-01-02
Viene de la Pag.1
Aprueba informe?
-Evalúa y califica las propuestas técnicas
económicas.- Elabora el Informe de
Evaluación y Recomendación de Adjudicación o Declaratoria
desierta.
NO
El proceso es mayor a Bs 200.000,00
Elabora Resolución
Administrativa
NO
Firma Resolución
Administrativa de Adjudicación o Declaratoria
Desierta
Aactualiza en la Base de Datos y deriva al Técnico correspondiente
Se impugna la RA ?
Pasa a la Pag.3
SI
Revisa y refrenda con VºBº
20 -21
22-23
24-25-26
27 – 28
32-33
Total : 66 tareas
Designa mediante RM a
otro RPA
Remite al Tecnico
Adquisicion de Bienes y Servicios
Asigna profesional juridico para la
elaboracion de la RA de Adjudicacion o
Declaratoria Desierta
Si
Recibe el recurso
administrativo de Impugnacion
SI
Remite el Recurso
Administrativo de impugnación
a la DGAJ
Elabora Resolución
Ministerial y lo remite a laMAE
BNO
Suscribe la Resolución Ministerial
Firma Nómina de Participantes
A
Registra en el SICOES
29–30-31
ANPE
Nº de TareasRESPONSABLE O COMISIÓN
DE RECEPCIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DE
ASUNTOS JURÍDICOS
PROFESIONAL
JURÍDICO
TÉCNICO ADQUISICIÓN DE
BIENES Y SERVICIOS
RESP. ADQUISICIÓN DE
BIENES Y SERVICIOS
JEFE UNIDAD
ADMINISTRATIVA RPADGAA
RESPONSABLE DE
RECEPCIÓN DE
PROPUESTAS
COMISIÓN DE
CALIFICACIÓN
Inicio
Fin
Taea Decisión
Documento
ArchivoFormas utilizadas:Sistema
Conector
de Página Conector
de Flujo Entrega, envio, etc.
Crear Documento y Copias
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CONTRATAR BIENES, OBRAS Y SERVICIOS MAYORES A BS. 50.000 HASTA BS 1.000.000 EN LA MODALIDAD DE APOYO NACIONAL A LA PRODUCCIÓN Y EMPLEO ( ANPE )
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS - DGAA
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FORM 07
FLUJOGRAMA PROCEDIMIENTO
Página 3 de 4
CÓDIGO:
DGAA 01-01-02
Viene de la Pag.2
Instruye la publicación de la
Resolución Ministerial
Publica la Resolución Ministerial
Pasa a la Pag.4
34-35
36
37-38
Suscribe el contrato
Convoca a los proveedores para la suscripción del o los
contrato(s) u orden de compra o servicio
Registra el contrato, orden de compra u servicio en el Sistema de la CGE cuando
corresponde.
Remite proceso a Profesional
Jurídico
Elabora el informe de Verificación Legal de
Documentos y contrato si corresponde
39-40-41-42
45-46-47
48-49
50-51-52
Total : 66 tareas
La resolución impugnada ha sido revocada?
cSI
Actualiza la Base de Datos y deriva
al Técnico correspondiente
NO
Se declaro desierto?
Se elabora nota de Declaratoria Desierta a la
Unidad Solicitante
SI
Actualiza la Base de Datos y envia la nota a la unidad
solicitante
Finaliza procedimiento
NO
Elabora solicitud de documentos y
memorandums para el Responsable de Recepcion
o Comisión
Actualiza la BD revisa y refrenda
con su V°B°
Revisa y Refrenda con su V°B°
Firma la documentación de
adjudicación
Actualiza la Base de Datos y deriva
al técnico correspondiente
B
Notifica al o los proveedores la solicitud
de documentos y Recepciona dicha
documentación
Revisa el contrato cuando corresponda y el informe
de verificacion de documentos y los rubrica
con su V°B°
Deriva el proceso al técnico
correspondiente
Notifica a los Servidores Públicos que fueron designados como
Responsable o Comisión de Recepción
Verifica el cumplimiento de las especificaciones técnicas.
Elabora y firma el informe de Conformidad o Disconformidad
43-44
ANPE
Nº de TareasRESPONSABLE O COMISION
DE RECEPCIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DE
ASUNTOS JURÍDICOS
PROFESIONAL
JURÍDICO
TÉCNICO ADQUISICIÓN DE
BIENES Y SERVICIOS
RESP. ADQUISICIÓN DE
BIENES Y SERVICIOS
JEFE UNIDAD
ADMINISTRATIVA RPA
UNIDAD
SOLICITANTE
RESPONSABLE DE
RECEPCIÓN DE
PROPUESTAS
COMISIÓN DE
CALIFICACIÓN
Inicio
Fin
Taea Decisión
Documento
ArchivoFormas utilizadas:Sistema
Conector
de Página Conector
de Flujo Entrega, envio, etc.
Crear Documento y Copias
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CONTRATAR BIENES, OBRAS Y SERVICIOS MAYORES A BS. 50.000 HASTA BS 1.000.000 EN LA MODALIDAD DE APOYO NACIONAL A LA PRODUCCIÓN Y EMPLEO ( ANPE )
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS - DGAA
UNIDAD ADMINISTRATIVA - UA
FORM 07
FLUJOGRAMA PROCEDIMIENTO
Página 4 de 4
CÓDIGO:
DGAA 01-01-02
Adjunta antecedentes, registra en el SICOES, elabora Nota
de Pago y escanea
Revisa, actualiza en base de datos y refrenda con
VºBº Nota de Pago
Revisa y firma nota de pago.
Autoriza Pago y remite a la Unidad Financiera
FIN
Elabora Informe de cumplimiento de contrato
u Orden de Compra o Servicio
Actualiza en Base de Datos y remite a técnico
58-59
56-57
53-54-55
Viene de la Pág. 3
Total : 66 tareas
Aprueba el Informe de la Comisión de
Recepción
Hay Conformidad?
DSI
Deriva al profesional
jurídico NO
Elabora informe legal y nota de resolución según
procedimiento
Firma la Nota de Resolución y
remite al profesional juridico
Hace firmar con el o los
proveedor(es) la nota de resolución
Actualiza la Base de Datos
Reporta en el SICOES y devuelve a la Unidad solicitante para su
continuidad o cancelacion
D
Genera el formularios de Recepcion definitiva de bienes
60-61
62-63
64-65-66
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS - DGAA
UNIDAD ADMINISTRATIVA - UA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Contratar bienes, obras y servicios mayores a Bs1.000.000 en la modalidad de Licitación
Pública (LP). DGAA 01-01-03
CÓDIGO:
DGAA 01-01-03
OPERACIÓN A LA QUE CORRESPONDE EL PROCEDIMIENTO:
Contratación de Bienes y Servicios en las diferentes modalidades
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Procesos de contratación de bienes y servicios, conjuntamente con las unidades organizacionales en la modalidad de
Licitación Pública, para el cumplimiento del POA Institucional.
INSUMOS REQUERIDOS PARA EL PROCEDIMIENTO:
REQUISITOS
Inscripción del bien o servicio en el Plan de Operaciones Anual – POA
Inscripción del bien o servicio en el Programa Anual de Contrataciones – PAC para montos mayores a
20.000 (En caso de no estar inscrito deberá presentar el Formulario de Incorporación al PAC debidamente
justificado)
Certificado de Sin Existencia de Almacén ó Activos Fijos (En el caso de bienes)
Certificación Presupuestaria del Sistema Integrado Poa Presupuesto – SIPP
Documento que respalde el precio referencial
Especificaciones Técnicas refrendadas por la Unidad Solicitante.
Nota de Solicitud de inicio de proceso
Inscripción en el Viceministerio de Inversión Pública y Financiamiento Externo – VIPFE. (para proyectos de
inversión).
V°B° del Ministro para la contratación de consultoría individual de línea.
V°B° de la UAEF para servicios de publicación de datos estadísticos.
PRODUCTOS OBTENIDOS DEL PROCEDIMIENTO:
Bienes, servicios contratados de manera útil, eficiente y oportuna, en la modalidad de Contratación Licitación Pública.
OBSERVACIONES
Se designa mediante memorándum al responsable de recepción de propuestas a un Servidor Público de la Unidad
Administrativa.
TIEMPO DE EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: 60 a 70 días calendario aproximado
N° DESCRIPCIÓN DE TAREAS PUESTO RESPONSABLE FORMAS
FORMULARIOS
1.
Remite Nota Interna al Responsable del
Proceso de Contratación - RPC solicitando
autorización de inicio de proceso de
contratación y adjuntando los requisitos.
Unidad Solicitante Nota Interna
2. Remite la solicitud de contratación al Jefe
de la Unidad Administrativa. RPC
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
3. Revisa que la contratación se enmarque en
la normativa de contrataciones vigente.
Jefe(a) de la Unidad
Administrativa Hoja de Ruta
4.
Revisa el cumpimiento de los requisitos y
Autoriza el inicio del proceso de
contratación del bien o servicio mediante
proveído en Hoja de Ruta, remitiendo los
antecedentes. En caso de que no cuente
con los requisitos vuelve a la tarea 1.
RPC
5.
Deriva el proceso de contratación al
Responsable de Adquisición de Bienes y
Servicios.
Jefe(a) de la Unidad
Administrativa
6.
Asigna el código interno del proceso de
contratación en la Base de Datos de
Compras y designa al Técnico a cargo del
proceso de contratación mediante hoja de
ruta.
Responsable de Adquisición de
Bienes y Servicios
7.
Elabora el Documento Base de
Contratación (DBC) incorporando las
especificaciones técnicas, registra el
formulario 100 en el SICOES temporal.
Técnico de Adquisición de
Bienes y Servicios
DBC
Formulario 100
8. Revisa y rubrica con VºBº. Responsable de Adquisición de
Bienes y Servicios
9. Revisa y rubrica con VºBº. Jefe(a) de la Unidad
Administrativa
10.
Aprueba el contenido del DBC, refrenda
con VºBº instruye su publicación y
designa Comisión de Calificación. En
caso de tener observaciones retorna a la
tarea 7.
RPC
11.
Actualiza la Base de Datos y deriva a
Técnico correspondiente para la
publicación del DBC y convocatoria.
Responsable de Adquisición de
Bienes y Servicios
12.
Publica el DBC y la convocatoria en el
SICOES y Mesa de Partes.
Organiza con la unidad solicitante las
actividades administrativas previas a la
presentación de propuestas de acuerdo a
cronograma.
Remite el proceso de contratación al
Responsable de Adquisición de Bienes y
Servicios.
Técnico de Adquisición de
Bienes y Servicios y
Representantes de la Unidad
Solicitante
Confirmación y
Formulario 100
SICOES
Acta de Reunión de
Aclaración
Lista de participantes a
la inspección previa (si
corresponde)
13.
Remite el proceso de contratación al
Profesional Jurídico y/o Técnico Legal
para la elaboración de la Resolución
Responsable de Adquisición de
Bienes y Servicios
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
Administrativo de Aprobación del DBC
con enmiendas si existieran
14.
Elabora Resolución Administrativa (RA)
de aprobación del DBC incorporando las
enmiendas si existieran y lo remite al
RPC para su suscripción con los V°B° de
la DGAJ
Profesional Jurídico y/o
Técnico Legal
Resolución
Administrativa de
aprobación de DBC
15. Revisa y coloca su V°B° DGAJ
16. Remite la RA al RPC para su suscripción Profesional Jurídico y/o
Técnico Legal
17.
Suscribe la Resolución Administrativa de
aprobación de DBC y lo remite al
Responsable de Adquisición de Bienes y
Servicios
RPC
18.
Deriva el proceso al Técnico de
Adquisición de Bienes y Servicios para su
publicación en el SICOES y en la Mesa de
Partes
Responsable de Adquisición de
Bienes y Servicios
19.
Pública la Resolución de aprobación del
DBC, elabora los memorándums de
designación de Comisión de Calificación y
los remite al Responsable de Adquisición
de Bienes y Servicios.
En caso de no recibir Recursos
administrativos de Impugnacion pasa a la
tarea 24. Caso contrario pasa a la siguiente
tarea.
Técnico de Adquisición de
Bienes y Servicios
Formulario 120
SICOES
Memorándum de
Designación
20. Recibe Recurso Administrativo de
Impugnación y lo deriva a la MAE. RPC
21.
Remite el Recurso Administrativo de
Impugnación a la DGAJ para la
elaboración de la Resolución Ministerial
que resuelva el Recurso.
MAE
22. Elabora Resolución Ministerial y lo remite
a la MAE para su suscripción. DGAJ
23.
Suscribe la Resolución Ministerial y lo
remite al Director General de Asuntos
Administrativos para su publicación en el
SICOES.
MAE
24. Mediante conducto regular instruye la
publicación de la Resolución Ministerial. DGAA
25.
Publica la Resolución Ministerial.
En caso de que el recurso sea desestimado
o la resolución impugnada sea confirmada
pasa a la siguiente tarea.
En caso de que la resolución impugnada se
revocada vuelve a la tarea 1.
Técnico de Adquisición de
Bienes y Servicios
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
26. Revisa y rubrica con V°B°. Responsable de Adquisición de
Bienes y Servicios
27. Revisa y rubrica con V°B° y lo remite al
RPC para su suscripción.
Jefe (a) de la Unidad
Administrativa
28.
Suscribe los Memorándums de
designación y los remite al Responsable de
Adquisición de Bienes y Servicios.
RPC
29. Remite al Técnico de Adquisición de
Bienes y Servicios para su notificación
Responsable de Adquisición de
Bienes y Servicios
30.
Notifica a los servidores públicos
designados como integrantes de la
Comisión de Calificación.
Técnico de Adquisición de
Bienes y Servicios
31.
Recibe las propuestas en el lugar, fecha y
hora establecida en la Convocatoria,
elabora un Acta de Recepción de
Propuestas.
Responsable de Recepción de
Propuestas
Acta de recepción de
propuestas
32.
Realiza el Acto de apertura de propuestas
y lectura de precios ofertados en acto
público, aun cuando se hubiese recibido
una sola propuesta.
El acta debe ser firmada por la Comisión
de Calificación. Los asistentes al acto
público que así lo deseen, firman en el
registro de Asistencia de Proponentes a la
Apertura de Sobres.
Elabora la nómina de participantes una vez
concluido el acto público y en sesión
reservada, la cual, debe ser remitida al
RPC en forma inmediata, para efectos de
eventual excusa.
Comisión de Calificación
Acta de Apertura de
Propuestas
Nómina de
participantes.
Registro de Asistencia
de Proponentes a la
Apertura de Sobres (si
existiera)
33.
Firma Nomina de Participantes, en caso
de no presentarse excusa pasa a la tarea
35. Caso contrario pasa a la tarea 34
RPC Resolución Ministerial
34.
Designará mediante Resolución
Ministerial a otro RPC para continuar con
el proceso específico
MAE
35.
a) Efectúa el análisis y evaluación de los
documentos técnicos y
administrativos; evalúa y califica las
propuestas técnicas y económicas.
b) Cuando se requiere aclarar una o más
propuestas, convocara a todos los
proponentes para la aclaración sobre el
contenido de una o más propuestas,
cuando se considere pertinente sin que
ello modifique la propuesta técnica o
económica.
Comisión de Calificación
Informe de evaluación
y recomendación
Informe
complementarios (si
corresponde)
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
c) Elabora el Informe de Evaluación y
Recomendación de Adjudicación o
Declaratoria Desierta, dirigido al RPC,
que deberá contener mínimamente:
nómina de proponentes, cuadro de
evaluación, detalle de errores
subsanables cuando corresponda,
recomendación de adjudicación o
declaratoria desierta y otros aspectos
que la Comisión de Calificación
considere pertinentes, tomando en
cuenta los criterios y plazos
establecidos en el DBC.
d) Elaborar el informe técnico cuando
corresponda para la cancelación,
suspensión o anulación o de un
proceso de contratación, y enviar al
RPC.
En caso de ser requerido por el RPC, la
Comisión de Calificación deberá elaborar
Informes Complementarios de: aclaración,
recomendación (evaluación de la segunda
mejor propuesta o declaración desierta del
proceso completo o de algunos ítems, lotes
o paquetes correspondientes), u otros
casos.
36.
Revisa el informe y puede tomar las
siguientes decisiones:
a) Aprueba la adjudicación o
declaratoria desierta, aceptando la
recomendación de la Comisión de
Calificación
b) Puede requerir informes de
complementación.
c) En caso de apartarse de la
recomendación de la Comisión de
Calificación, deberá elaborar un
informe fundamentado dirigido a la
MAE y a la Contraloría General del
Estado
Deriva el proceso a la Jefe (a) de la Unidad
Administrativa.
RPC
Informe fundamentado
dirigido a la MAE y a
la Contraloría General
del Estado (si
corresponde)
37.
Remite el proceso al Profesional Jurídico
y/o Técnico Legal para la elaboración de
la Resolución Administrativa de
Adjudicación o Declaratoria Desierta.
Jefe (a) de la Unidad
Administrativa
38. Elabora Resolución Administrativa de
Adjudicación o Declaratoria Desierta y lo
Profesional Jurídico y/o
Técnico Legal
Resolución
Administrativa de
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
remite al RPC para su suscripción con el
V°B° de la DGAJ.
Adjudicación o
Declaratoria Desierta
39.
Suscribe la Resolución Administrativa de
Adjudicación o Declaratoria Desierta y lo
remite al Responsable de Adquisición de
Bienes y Servicios
RPC
40.
Deriva el proceso de contratación con la
Resolución Administrativa de
Adjudicación o Declaratoria Desierta al
Técnico de Adquisición de Bienes y
Servicios para su notificación.
Responsable de Adquisición de
Bienes y Servicios
41.
Publica la Resolución Administrativa de
Adjudicación o Declaratoria Desierta en el
SICOES y en la Mesa de Partes.
Si hubiera recurso administrativo de
impugnación Pasa a la Siguiente tarea
En caso de no recibir recurso
administrativo de impugnación pasa a la
tarea 48.
Técnico de Adquisición de
Bienes y Servicios
Formulario 170
42. Recibe Recurso Administrativo de
Impugnación y lo deriva a la MAE. RPC
43.
Remite el Recurso Administrativo de
Impugnación a la DGAJ para la
elaboración de la Resolución Ministerial
que resuelva el recurso.
MAE
44. Elabora Resolución Ministerial y lo remite
a la MAE para su suscripción. DGAJ
Resolución Ministerial
45.
Suscribe la Resolución Ministerial y lo
remite al Director General de Asuntos
Administrativos para su publicación en el
SICOES.
MAE
46. Mediante conducto regular instruye la
publicación de la Resolución Ministerial. DGAA
47.
Publica la Resolución Ministerial
En caso de que el recurso sea desestimado
o la resolución impugnada sea confirmada
pasa a la tarea 48.
En caso de que la resolución impugnada se
revocada pasa a la tarea 35.
Técnico de Adquisición de
Bienes y Servicios
48.
Elabora nota de solicitud de documentos
para la formalización de la contratación al
DGAA.
Técnico de Adquisición de
Bienes y Servicios Nota externa
49. Revisa y rubrica con V°B°.
Responsable de Adquisición de
Bienes y Servicios
50. Revisa y rubrica con V°B°.
Jefe (a) de la Unidad
Administrativa
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
51. Suscribe la Nota de solicitud de
documentos. DGAA
52.
Notifica al o los proponentes adjudicados
para la presentación de los documentos y
los recepciona.
Técnico de Adquisición de
Bienes y Servicios
53.
Verifica técnicamente la documentación
presentada por el o los proponentes
adjudicados y lo deriva al Responsable de
Adquisición y Bienes y Servicios.
Comisión de Calificación Acta de verificación
de documentos
54.
Verifica la documentación y lo deriva
Profesional Jurídico y/o Técnico Legal
para la verificación de la legalidad de la
documentación presentada y elaboración
de contrato.
Responsable de Adquisición de
Bienes y Servicios
55.
Elabora el Informe Legal de Verificación
de Documentos y Elabora contrato. Y
remite el contrato para suscripción de la
MAE o por el delegado de suscripción de
contrato.
Profesional Jurídico y/o
Técnico Legal
Informe de
Verificación Legal de
Documentos
corresponde contrato
56.
Revisa el (los) contrato(s) y el Informe de
Verificación de documentos los cuales
son rubricados con su V°B°.
DGAJ
57. Suscribe el (los) contrato(s) y lo remite al
Profesional Jurídico y/o Técnico Legal.
MAE o delegado para la
suscripción
58.
Convoca al o los proveedor(es) para la
suscripción del o los contrato(s) quienes
suscriben, además se procede al registro
del contrato a través del Sistema de
Registro de Contratos de la Contraloría
General del Estado Plurinacional.
Profesional Jurídico y/o
Técnico Legal
59.
Remite al Técnico de Adquisición de
Bienes y Servicios para su registro en el
SICOES.
Responsable de Adquisición de
Bienes y Servicios
60.
Registra el Contrato en el SICOES y
elabora los memorándums de designación
de Comisión de Recepción lo remite al
Responsable de Adquisición de Bienes y
Servicios.
Técnico de Adquisición
de Bienes y Servicios
Formulario 200
SICOES
61. Revisa y rubrica con V°B° y lo remite al
Jefe (a) de la Unidad Administrativa.
Responsable de Adquisición de
Bienes y Servicios
62. Revisa y rubrica con V°B° y lo remite a la
DGAA.
Jefe(a) de la Unidad
Administrativa
63. Revisa y rubrica con V°B° y lo remite a la
MAE o al delegado para su suscripción. DGAA
64.
Suscribe el o los memorándum(s) de
designación y lo remite por el conducto
regular a la Unidad Administrativa.
MAE o delegado
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
65. Remite los memorándums al Responsable
de Adquisición de Bienes y Servicios. Jefe (a) Unidad Administrativa
66. Remite los documentos firmados al
técnico para su notificación.
Responsable de Adquisición
del Bienes y Servicios
67.
Notifica al o los servidores públicos
designados como Responsable de
Recepción o Comisión de Recepción.
Técnico de Adquisición de
Bienes y Servicios
68.
Recepciona los bienes o servicios
verificando el cumplimiento de las
especificaciones técnicas, contrato,
emitiendo acta de recepción e informe de
conformidad o disconformidad según sea
el caso.
Comisión de Recepción
Acta de recepción
Informe de
conformidad o
disconformidad
69. Aprueba Informe de Comisión o
Responsable de Recepción. RPC
70.
En caso de existir conformidad se pasa a
la tarea 76.
En caso de no existir conformidad se
deriva el proceso al profesional jurídico
correspondiente.
Responsable de Adquisición de
Bienes y Servicios
71.
Elabora informe legal y nota de
resolución administrativa de resolución
de contrato o documento que lo deja sin
efecto.
Profesional Jurídico y/o
Técnico Legal
Informe Legal y Nota
de Resolución
72.
Firma Nota de Resolución y remite a
Profesional Jurídico y/o Técnico Legal
para su notificación
RPC
73.
Hace firmar con el (los) proveedor (es) la
Resolución Administrativa de Resolución
del Contrato o documento que deja sin
efecto.
Profesional Jurídico y/o
Técnico Legal
74. Actualiza en la Base de Datos. Responsable de Adquisición
De Bienes Y Servicios
75.
Reporta al SICOES. Y devuelve todos
los antecedentes a la Unidad Solicitante
para su continuidad o cancelación del
proceso de contratación. (Finaliza el
Procedimiento).
Jefe(a) de la Unidad
Administrativa Formulario 600
76.
Genera el Formulario 500 (Recepción
definitiva de bienes, obras y servicios) a
través del SICOES, escanea y archiva
proceso de contratación
Técnico de Adquisición de
Bienes y Servicios Formulario 500
77. Elabora Informe de Cumplimiento de
Contrato
Profesional Jurídico y/o
Técnico Legal
Informe de
Cumplimiento de
Contrato.
78. Adjunta antecedentes, registra en el
SICOES, elabora Nota de Pago y escanea
Técnico de Adquisición de
Bienes y Servicios
Formulario 500 y Nota
de Pago
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
79.
Revisa el proceso, refrenda con VºBº la
Nota de Solicitud de Pago y deriva a
jefatura.
Responsable de Adquisición de
Bienes y Servicios
80. Revisa, firma nota de pago y deriva a
RPC.
Jefe(a) de la Unidad
Administrativa
81. Autoriza Pago y remite a la Unidad
Financiera. RPC
ELABORADO POR:
Alvaro Jorge Torrez Villarroel
RESPONSABLE DE
ADQUISICION DE BIENES
Y SERVICIOS
APROBADO POR:
Elvis Guzmán Céspedes
DIRECTOR GENERAL DE ASUNTOS
ADMINISTRATIVOS
ACTUALIZACIÓN N°: 1
FECHA DE APROBACION
O ACTUALIZACIÓN:
09/01/2019
LICITACIÓN
Nº de TareasDIRECCIÓN GENERAL DE
ASUNTOS JURÍDICOS
PROFESIONAL
JURÍDICOTÉCNICO ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
RESP. ADQUISICIÓN DE
BIENES Y SERVICIOS
JEFE UNIDAD
ADMINISTRATIVA RPC
UNIDAD
SOLICITANTEMAE DGAA
Inicio
Fin
Taea DecisiónDocumento
ArchivoFormas utilizadas: Sistema
Conector
de PáginaConector
de FlujoEntrega, envio, etc.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CONTRATAR BIENES, OBRAS Y SERVICIOS MAYORES A BS 1.000.000 EN ADELANTE EN LA MODALIDAD DE LICITACIÓN PÚBLICA ( LP )
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS - DGAA
UNIDAD ADMINISTRATIVA - UA
FORM 07
FLUJOGRAMA PROCEDIMIENTO
Página 1 de 5
CÓDIGO:
DGAA 01-01-03
INICIO
Remite al RPC solicitud de autorización de inicio de de
inicio de proceso con requisitos
Remite la solicitud al Jefe de la Unidad
Administrativa
Revisa el cumplimiento de los requisitos y autoriza el inicio del
proceso de contratación
Elabora DBC incorporando las especificaciones técnicas, registra el formulario 100
Revisa, Rubrica con VºBº
Revisa y Rubrica con VºBº
Deriva al Responsable de Adquisición de Bienes y Servicios
Asigna código interno, técnico y registra en
B. D.
Cumple con los requisitos ?
Si
Aprueba el contenido del
DBC?NO
SI
Actualiza la Base de Datos y Deriva.
-Publica en el SICOES y mesa de partes; Organiza con la Unidad solicitante
actividades administrativas previas a las presentación de propuestas.
- Remite el proceso al Responsable de Adquisición de Bienes y Servicios.
Refrenda con su V°B° , instruye Publicación y designa Comisión de
Calificación
1 – 2 – 3
4 – 5 – 6 – 7
8 – 9
10 – 11 – 12
Remite el proceso al Profesional Jurídico
para la elaboración de la RM de aprobación del
DBC
Elabora RA de aprobación del DBC incorporando las enmiendas que existieran Coloca V°B° a la RA 13 – 14 – 15
16 – 17
18 – 19
Remite al RPC para su suscripción
Suscribe la RA de aprobación del DBC y lo Remite al
responsable de adquisición de bienes y servicios
Deriva el proceso al Tecnico para su publicación en el
SICOES y mesa de partes
Recibe Recurso Administrativo de
Impugnación SI
Recibe Recurso Administrativo de Impugnacion y lo remite a la MAE Pasa a la
Pag. 2
20
Revisa que la contratación se enmarque
en la normativa de contrataciones vigente
No
Publica la RA de aprobación del DBC.Elabora memorándums de designación de
Comisión de Calificación.
NO A
B
Total : 81 tareas
LICITACIÓN
Nº de Tareas MAE
DIRECCIÓN GENERAL
DE ASUNTOS
JURÍDICOS
PROFESIONAL
JURÍDICO
TÉCNICO ADQUISICIÓN DE
BIENES Y SERVICIOS
RESP. ADQUISICIÓN DE
BIENES Y SERVICIOS
JEFE UNIDAD
ADMINISTRATIVA RPC
RESPONSABLE DE
RECEPCIÓN DGAA COMISIÓN DE CALIFICACIÓN
Inicio
Fin
Taea Decisión
Documento
ArchivoFormas utilizadas:Sistema
Conector
de Página Conector
de Flujo Entrega, envio, etc.
Crear Documento y Copias
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CONTRATAR BIENES, OBRAS Y SERVICIOS MAYORES A BS 1.000.000 EN ADELANTE EN LA MODALIDAD DE LICITACIÓN PÚBLICA ( LP )
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS - DGAA
UNIDAD ADMINISTRATIVA - UA
FORM 07
FLUJOGRAMA PROCEDIMIENTO
Página 2 de 5
CÓDIGO:
DGAA 01-01-03
Remite el Recurso de Impugnación a la DGAJ para la elaboración de la
Resolución Ministerial que resuelva el Recurso
Viene de la Pag. 1
Suscribe la RM y lo remite a la DGAA para su
publicación en el SICOES
Elabora Resolución Ministerial y lo remite a
la MAE para su suscripción
Instruye la publicación de la
RM
El recurso es desestimado o
Resolución Impugnada es confirmada?
Publica la RM
Suscribe los Memorandums de designacion y lo remite
al Responsable de Adquisición de Bienes y
Servicios
Notifica a los Servidores Públicos designados
como Integrantes de la Comisión de Calificación
SI
Remite al Técnico para su notificación
Revisa y Rubrica con V°B°
Recibe las propuestas en el lugar fecha y
hora establecida en la Convocatoria.
Elabora Acta de Recepción de Propuestas
Realiza el Acto de Apertura de propuestas y lectura de precios ofertados en acto público y firman el acta
Elaboran nomina de participantes una vez
concluido el acto publico en sesión reservada lo remite
al RPC
Firma nomina de participantes Designara mediante
Resolución Ministerial a otro RPC
SIPresenta Excusa ?
NO
Pasa a la Pag. 3
21-22
25-26-27-28
29-30
33-34-35
31-32
Revisa y rubrica con V°B° y lo remite al RPC
para su suscripción
BNO
A
-Efectúa el análisis y evaluación de los
documentos -Elabora el Informe de
Evaluación y Recomendación de
Adjudicación o Declaratoria Desierta
-Elabora infrome tecnico cuando corresponda para la cancelación suspensión o
anulacion
23-24
D
Total : 81 tareas
LICITACIÓN
Nº de Tareas DGAADIRECCIÓN GENERAL DE
ASUNTOS JURÍDICOS
PROFESIONAL
JURÍDICO
TÉCNICO ADQUISICIÓN DE
BIENES Y SERVICIOS
RESP. ADQUISICIÓN DE
BIENES Y SERVICIOS
JEFE UNIDAD
ADMINISTRATIVA RPC
UNIDAD
SOLICITANTEMAE
COMISIÓN DE
CALIFICACIÓN
Inicio
Fin
Taea Decisión
Documento
ArchivoFormas utilizadas:Sistema
Conector
de Página Conector
de Flujo Entrega, envio, etc.
Crear Documento y Copias
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CONTRATAR BIENES, OBRAS Y SERVICIOS MAYORES A BS 1.000.000 EN ADELANTE EN LA MODALIDAD DE LICITACIÓN PÚBLICA ( LP )
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS - DGAA
UNIDAD ADMINISTRATIVA - UA
FORM 07
FLUJOGRAMA PROCEDIMIENTO
Página 3 de 5
CÓDIGO:
DGAA 01-01-03
Viene de la Pag.2
Revisa informe: - Aprueba la adjudicación o declaratoria desierta.- Requiere informes de complementación (si corresponde)-Si se aparta de la recomendación elabora un informe fundamentado dirigido a la MAE.
Remite el proceso al Profesional Jurídico para
la elaboracion de la Resolución Administrativa
de Adjudicación o Declaratoria Desierta
Suscribe la RA de Adjudicación o
Declaratoria Desierta
Publica la RA de Adjudicación o
Declaratoria Desierta
Hay recurso de impugnación?
Remite a DGAJ para la elaboración de la Resolucion
Ministerial que resuelva el recurso de impugnacion
Elabora Resolución Administrativa de Adjudicación
o Declaratoria Desierta y Remite al RPC para su
suscripción.
Elabora Resolución Ministerial y lo remite a la MAE para su suscripción
Pasa a la Pag.4
36-37-38
Suscribe la Resolución Ministerial y lo remite a
la DGAA para su publicación en el
SICOES
El recurso ha sido desestimado o la
resolución impugnada confirmada?
Elabora nota de solicitud de documentos para la formalización de la
contratación
Instruye la publicación
Publica la RM en el SICOES
Revisa y rubrica con su V°B°
Suscribe la nota de solicitud de documentos
Revisa y rubrica con su V°B°
SI
39-40-41-42
43-44-45-46
47
48-49-50-51
Recibe Recurso Administrativo de Impugnacion a la
Resolución de Adjudicación y lo deriva a la MAE
Si
Deriva el proceso al Tecnico
CNO
D NO
Notifica al o los proponentes adjudicados para la presentación de los documentos y los
recepciona
C
52
Total : 81 tareas
LICITACIÓN
Nº de Tareas DGAADIRECCIÓN GENERAL DE
ASUNTOS JURÍDICOS
PROFESIONAL
JURÍDICO
TÉCNICO ADQUISICIÓN DE
BIENES Y SERVICIOS
RESP. ADQUISICIÓN DE
BIENES Y SERVICIOS
JEFE UNIDAD
ADMINISTRATIVA RPCCOMISIÓN DE RECEPCIÓN MAE
COMISIÓN DE
CALIFICACIÓN
Inicio
Fin
Taea Decisión
Documento
ArchivoFormas utilizadas:Sistema
Conector
de Página Conector
de Flujo Entrega, envio, etc.
Crear Documento y Copias
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CONTRATAR BIENES, OBRAS Y SERVICIOS MAYORES A BS 1.000.000 EN ADELANTE EN LA MODALIDAD DE LICITACIÓN PÚBLICA ( LP )
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS - DGAA
UNIDAD ADMINISTRATIVA - UA
FORM 07
FLUJOGRAMA PROCEDIMIENTO
Página 4 de 5
CÓDIGO:
DGAA 01-01-03
Elabora informe legal de verificación de
documentos y elabora contrato para suscripcion
de la MAE
Suscribe el(los) contrato(s)
Convoca al o los proveedores para la suscripcion del contrato, ademas de registrar el contrato en el Sistema de Registro de Contratos de la CGE
Remite al técnico para su registro en
el SICOES
Verifica Técnicamente la documentación
presentada por el o los proponentes
Verifica la documentación y lo deriva al profesional
jurídico para la verificación de la legalidad de la
documentación presentada y elaboración de contrato
53-54-55-56-57
58-59
60-61-62
Viene de la Pag.3
Total : 81 tareas
Revisa el (los) contrato(s) y el Informe de verificación de
documentos los cuales son rubricados con su V°B°
Registra el contrato en el SICOES y elabora memorándums de
designación de Comisión de Recepción
Revisa y rubrica con V°B°
Revisa y rubrica con V°B°
Revisa y rubrica con V°B°Suscribe el o los
memorándums de designación
Remite los memorandums al Responsable de Adquisición
de Bienes y Servicios
Notifica al o los servidores públicos designados como
Responsable de Recepción
Recepciona los bienes o servicios verificando el
cumplimiento de las especificaciones técnicas,
contrato. Emite acta de recepción e informe de conformidad o
disconformidad
Aprueba el informe de la Comisión o Responsable
de Recepción
Hay conformidad
ESI
Deriva el proceso al profesional
juridico
NOElabora informe legal y
nota de resolucion administrativa de resolucion
de contrato o documento que lo deja sin efecta
Firma nota de Resolución y lo remite al profesional
jurídico
Hace firmar con el (los) proveedor(es) la Resolución
Administrativa de Resolución de Contrato
Pasa a la Pag.5
63-64-65
66-67-68
69-70-71
Remite los documentos firmados al Tecnico para su notificación
72-73
LICITACIÓN
Nº de Tareas DGAADIRECCIÓN GENERAL DE
ASUNTOS JURÍDICOS
PROFESIONAL
JURÍDICO
TÉCNICO ADQUISICIÓN DE
BIENES Y SERVICIOS
RESP. ADQUISICIÓN DE
BIENES Y SERVICIOS
JEFE UNIDAD
ADMINISTRATIVA RPCCOMISIÓN DE RECEPCIÓN MAE
COMISIÓN DE
CALIFICACIÓN
Inicio
Fin
Taea Decisión
Documento
ArchivoFormas utilizadas:Sistema
Conector
de Página Conector
de Flujo Entrega, envio, etc.
Crear Documento y Copias
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CONTRATAR BIENES, OBRAS Y SERVICIOS MAYORES A BS 1.000.000 EN ADELANTE EN LA MODALIDAD DE LICITACIÓN PÚBLICA ( LP )
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS - DGAA
UNIDAD ADMINISTRATIVA - UA
FORM 07
FLUJOGRAMA PROCEDIMIENTO
Página 5 de 5
CÓDIGO:
DGAA 01-01-03
Reporta al SICOES y devuelve los antecedentes a la Unidad Solicitante para
su continuidad o cancelacion
Elabora informe de cumplimiento de contrato
Actualiza en la Base de Datoss
74-75
76-77
81
Viene de la Pag.3
Total : 81 tareas
Genera el formulario 500 Recepción definitiva de
bienes obras y servicios a través del SICOES
Adjunta antecedentes , registra en el SICOES, ,
elabora nota de pago, escanea
Revisa el proceso, refrenda con su la nota de Solicitud
de Pago y deriva a la Jefatura.
Revisa firma la nota de pago y deriva al RPC
Autoriza Pago y remite a la Unidad Financiera
Fin
E
Fin
78-79-80
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS - DGAA
UNIDAD ADMINISTRATIVA - UA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Contratar bienes y servicios en la modalidad de Contratación por Excepción. DGAA
01-01-04
CÓDIGO:
DGAA 01-01-04
OPERACIÓN A LA QUE CORRESPONDE EL PROCEDIMIENTO:
Contratación de Bienes y Servicios en las diferentes modalidades.
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Ejecutar los procesos de contratación, conjuntamente con las unidades organizacionales en la modalidad de
Contratación por Excepción de Bienes y Servicios, determinadas en el Art. 65 del D.S. N° 0181.
INSUMOS REQUERIDOS PARA EL PROCEDIMIENTO:
REQUISITOS
Inscripción del bien o servicio en el Plan de Operaciones Anual – POA.
Inscripción del bien o servicio en el Programa Anual de Contrataciones – PAC para montos mayores a 20.000 (En
caso de no estar inscrito deberá presentar el Formulario de Incorporación al PAC).
Certificado de Sin Existencia de Almacén ó Activos Fijos (En el caso de bienes).
Certificación Presupuestaria del Sistema Integrado Poa Presupuesto – SIPP.
Documento que respalde el precio referencial.
Especificaciones Técnicas refrendadas por el Servidor que elabora y su Inmediato Superior y del área
especializada.
Nota de Solicitud de inicio de proceso que justifique la causal de la contratación.
PRODUCTOS OBTENIDOS DEL PROCEDIMIENTO:
Bienes y servicios generales contratados de manera útil, eficiente y oportuna, en la modalidad de Contratación por
Excepción.
TIEMPO DE EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: de 1 a 20 días calendario aproximado
N° DESCRIPCIÓN DE TAREAS PUESTO RESPONSABLE FORMAS
FORMULARIOS
1
Remite Nota Interna a la Director(a )General de
Asuntos Administrativos adjuntando los
requisitos y justificando la contratación por
excepcion
Unidad Solicitante Nota Interna
2
Revisa y deriva a la Unidad Administrativa el
proceso de contratación del bien o servicio,
remitiendo los antecedentes.
Director(a) General de
Asuntos Administrativos
3 Deriva el proceso de contratación al
Profesional Jurídico y/o Técnico Legal. Jefe (a) de la Unidad
Administrativa
4 Elabora Informe Legal y Resolución
Ministerial. Profesional Jurídico y/o
Técnico Legal
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
La Resolución Ministerial deberá establecer
mínimamente los siguientes procedimientos:
- Adjudicación.
- Recepción
- Pago.
5 Revisa el Informe Legal y la Resolución
Ministerial; refrenda con VºBº. Director(a) General de
Asuntos Jurídicos
6 Autoriza la contratación con la firma de la
Resolución Ministerial. MAE
7
Una vez formalizada la contratación presentara
a la Contraloría General del Estado todo el
proceso de contratación.
Profesional Jurídico y/o
Técnico Legal
8
Si el monto es mayor a Bs 20.000,00 registra
en el SICOES caso contrario se escanea el
proceso y lo archiva
Técnico de Adquisición de
Bienes y Servicios
ELABORADO POR:
Alvaro Jorge Torrez Villarroel
RESPONSABLE DE
ADQUISICION DE BIENES Y
SERVICIOS
APROBADO POR:
Elvis Guzmán Céspedes
DIRECTOR GENERAL DE
ASUNTOS ADMINISTRATIVOS
ACTUALIZACIÓN N°: 1
FECHA DE APROBACION O
ACTUALIZACIÓN:
19/01/2019
EXCEPCIÓN
Nº de TareasDIRECCIÓN GENERAL DE
ASUNTOS JURÍDICOSJEFE UNIDAD ADMINISTRATIVA MAE
UNIDAD
SOLICITANTE
PROFESIONAL
JURÍDICO
DIRECTOR(A) GENERAL DE
ASUNTOS ADMINISTRATIVOS
TECNICO DE
ADQUISICIÓN DE
BIENES Y SERVICIOS
Inicio
Fin
Taea Decisión
Documento
ArchivoFormas utilizadas:Sistema
Conector
de
PáginaConector
de Flujo Entrega, envio, etc.
Crear Documento y
Copias
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CONTRATAR BIENES, OBRAS Y SERVICIOS EN LA MODALIDAD DE CONTRATACION POR EXCEPCIÓN.
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS - DGAA
UNIDAD ADMINISTRATIVA - UA
FORM 07
FLUJOGRAMA DE
PROCEDIMIENTOS
Página 1 de 1
CÓDIGO:
DGAA 01-01-04
INICIO
Solicita autorización justificando la
contratación por excepción
Revisa y deriva a Jefatura
Elabora informe legal y Resolución
Ministerial
Autoriza la contratación con Resolución
Ministerial
Revisa y deriva a Profesional Jurídico
Revisa y refrenda con VºBº
FIN
1-2-3-4-5
6-7-8
Total : 8 tareas
Una vez formalizada la contratación presenta a la
CGE todo el proceso
Cuando el proceso e mayor a Bs
20.000,00 se registra el mismo en el
SICOES
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS - DGAA
UNIDAD ADMINISTRATIVA - UA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Contratar bienes y servicios en la modalidad de Contratación Directa. DGAA 01-
01-05
CÓDIGO:
DGAA 01-01-05
OPERACIÓN A LA QUE CORRESPONDE EL PROCEDIMIENTO:
Contratación de Bienes y Servicios en las diferentes modalidades.
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Ejecutar los procesos de contratación, conjuntamente con las unidades organizacionales en la modalidad de
Contratación Directa de Bienes y Servicios, determinadas en el Art. 72 del D.S. N° 0181.
INSUMOS REQUERIDOS PARA EL PROCEDIMIENTO:
REQUISITOS
Inscripción del bien o servicio en el Plan de Operaciones Anual – POA
Inscripción del bien o servicio en el Programa Anual de Contrataciones – PAC para montos mayores a 20.000 (En
caso de no estar inscrito deberá presentar el Formulario de Incorporación al PAC)
Certificado de Sin Existencia de Almacén ó Activos Fijos (En el caso de bienes)
Certificación Presupuestaria del Sistema Integrado Poa Presupuesto – SIPP
Documento que respalde el precio referencial
Especificaciones Técnicas refrendadas por el Servidor que elabora y su Inmediato Superior y del área
especializada.
Nota de Solicitud de inicio de proceso que justifique la causal de la contratación.
PRODUCTOS OBTENIDOS DEL PROCEDIMIENTO:
Bienes y servicios generales contratados de manera útil, eficiente y oportuna, en la modalidad de Contratación
Directa.
OBSERVACIONES:
El RPA o RPC de acuerdo a la Resolución Ministerial 040 del 18 de enero del 2018 es designado al Director
General de Asuntos Administrativos.
TIEMPO DE EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: De 1 a 15 días calendario aproximado
N° DESCRIPCIÓN DE TAREAS PUESTO
RESPONSABLE
FORMAS
FORMULARIOS
1
Remite Nota Interna al Responsable del Proceso de
Contratación – RPA o RPC, solicitando
autorización de inicio de proceso de contratación y
adjuntando los requisitos.
Unidad Solicitante Nota Interna
2
Revisa la documentación presentada, si todo esta en
orden autoriza el incio del proceso de contratación
del bien o servicio o del proceso de contratación
del bien o servicio mediante proveído en Hoja de
Ruta, remitiendo con todos los antecedentes a la
Jefatura de la Unidad Administrativa..
RPA o RPC Hoja de Ruta
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
3 Deriva el proceso de contratación al Responsable
de Adquisición de Bienes y Servicios. Jefe(a) de la Unidad
Administrativa Hoja de Ruta
4
Asigna el código interno del proceso de
contratación en la Base de Datos de Compras y
designa al Técnico a cargo del proceso de
contratación mediante hoja de ruta.
Responsable de
Adquisición de Bienes y
Servicios
Hoja de Ruta
5
Elabora:
1. Nota de Adjudicación
2. Solicitud de Documentos
3. Memorandum de designación de Comisión de
Recepción o Responsable de Recepción.
4. Orden de Compra o Servicio cuando el plazo
de entrega del bien o prestación del servicio
sea menor o igual a 15 dias calendario.
Refrenda con VºB° los documentos mencionados
Técnico de Adquisición de
Bienes y Servicios
Nota de
Adjudicación,
Solicitud de
documentos,
Orden de
Compra u Orden de
Servicio
Memorandum
de Designación de
Comisión de
Recepción o
Responsable de
Recepción
6 Revisa, refrenda con V°B° los documentos y deriva
a jefatura
Responsable de
Adquisición de Bienes y
Servicios
7 Revisa los documentos, refrenda con V°B° los
documentos y deriva al RPA o RPC. Jefe (a) de la Unidad
Administrativa
8 Revisa y firma los documentos. RPA o RPC
9 Actualiza Base de Datos y deriva el proceso al
técnico correspondiente.
Responsable de
Adquisición de Bienes y
Servicios
10
Notifica al(los) proveedor(es) la Solicitud de
Documentos mediante fax o correo electrónico y
Recepciona la documentación presentada por el o
los proveedores.
Técnico de Adquisición de
Bienes y Servicios
11
En caso de formalizar la contratación con contrato
asigna abogado y pasa a la tarea 13.
En caso de formalizar la contratación con Orden de
Compra o Servicio actualiza la base de datos y
deriva a técnico correspondiente.
Responsable de
Adquisición de Bienes y
Servicios
12 Convoca al(los) proveedores para la suscripción de
la Orden de Compra/Servicio.
Técnico de Adquisición de
Bienes y Servicios
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
Notifica mediante memorándum al
Responsable/Comisión de Recepción.
Realiza el registro del proceso de contratación en
el SICOES generando Compra/Servicio con el
proveedor.
Notifica mediante memorándum al
Responsable/Comisión de Recepción
Realiza el registro del proceso de contratación en el
SICOES generando el formulario 400 cuando la
contratación sea mayor a Bs20.000,00 y resguarda
proceso.
Pasa a la tarea 19.
13 Elabora informe de Verificación Legal de
Documentos y Contrato(s).
Profesional Jurídico y/o
Técnico Legal
Informe de
Verificación Legal de
Documentos y
Contrato(s)
14
Revisa el(los) contrato(s) y el Informe de
verificación de documentos, los cuales son
rubricados con VºBº.
Director(a) General de
Asuntos Jurídicos
15 Suscribe el(los) contrato(s) y deriva a Profesional
Jurídico y/o Técnico Legal. RPA o RPC
16
Una vez formalizada la contratación, efectúa el
registro del contrato, orden de servicio u compra,
en el Sistema de Registro de Contratos de la
Contraloría General del Estado Plurinacional según
corresponda.
Profesional Jurídico y/o
Técnico Legal
Formulario de
Registro en la
Contraloría
17
Actualiza Base de Datos.
Deriva el proceso al técnico correspondiente.
Responsable de
Adquisición de Bienes y
Servicios
18
Notifica memorándum de Responsable/Comisión
de Recepción, realiza el registro del proceso de
contratación en el SICOES, y se genera el
formulario 400, cuando la contratación sea mayor
a Bs20.000,00 y resguarda proceso
Técnico de Adquisición de
Bienes y Servicios Formulario 400
19
Verifica el cumplimiento de las especificaciones
técnicas y el cumplimiento del plazo de entrega
indicado en la orden de compra/servicio o contrato
coordinando con el(los) proveedor(es).
Responsable O Comisión
De Recepción
Informe de
Conformidad o
Disconformidad
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
Elabora y firma el Informe de Conformidad o
Disconformidad.
Registra el ingreso del bien en el sistema de
Activos Fijos o Almacenes si corresponde.
20 Aprueba Informe de Comisión o Responsable de
Recepción. RPA o RPC
21
En caso de existir conformidad se pasa a la tarea
32.
En caso de no existir conformidad y de ser un
proceso menor a Bs20.000 se deriva al técnico
correspondiente.
Responsable de
Adquisición de Bienes y
Servicios
22 Escanea el proceso de contratación y remite al
Responsable de Adquisición de Bienes y Servicios.
Técnico de Adquisición de
Bienes y Servicios
23
Remite proceso de contratación a la Unidad
Solicitante para ajuste en Especificaciones
Técnicas y se vuelve a la tarea 1.
Responsable de
Adquisición de Bienes y
Servicios
24
En caso de no existir conformidad y de ser un
proceso mayor a Bs20.000 se deriva al Profesional
Jurídico y/o Técnico Legal correspondiente.
Responsable de
Adquisición de Bienes y
Servicios
25 Elabora informe legal y nota de resolución Profesional Jurídico y/o
Técnico Legal
Informe Legal y Nota
de Resolución
26 Firma Nota de Resolución y remite a Profesional
Jurídico y/o Técnico Legal RPA
27 Hace firmar con el proveedor (es) la Nota de
Resolución
Profesional Jurídico y/o
Técnico Legal
28 Actualiza en la Base de Datos
Responsable de
Adquisición de Bienes y
Servicios
29 Reporta al SICOES Jefe(a) de la Unidad
Administrativa Formulario 600
30 Actualiza en la Base de Datos
Responsable de
Adquisición de Bienes y
Servicios
31
Genera el Formulario 500 (Recepción definitiva de
bienes, obras y servicios) a través del SICOES,
escanea y archiva proceso de contratación.
Técnico de Adquisición de
Bienes y Servicios Formulario 500
32
En caso de haberse formalizado con Contrato,
actualiza Base de Datos y remite a Profesional
Jurídico y/o Técnico Legal.
En caso de haberse formalizado con Orden de
Compra se pasa a la tarea 34.
Responsable de
Adquisición de Bienes y
Servicios
33 Elabora Informe de Cumplimiento de Contrato. Profesional Jurídico y/o
Técnico Legal
Informe de
Cumplimiento de
Contrato.
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
34 Actualiza Base de Datos y deriva proceso al técnico
correspondiente
Responsable de
Adquisición de Bienes y
Servicios
35 Adjunta antecedentes, registra en el SICOES si
corresponde, elabora Nota de Pago y escanea
Técnico de Adquisición de
Bienes y Servicios
Formulario 500 y Nota
de Pago
36 Revisa el proceso, refrenda con VºBº la Nota de
Solicitud de Pago y deriva a jefatura.
Responsable de
Adquisición de Bienes y
Servicios
37 Revisa, firma nota de pago y deriva a RPA o RPC Jefe (a) de la Unidad
Administrativa
38 Autoriza Pago y remite a la Unidad Financiera RPA o RPC
ELABORADO POR:
Alvaro Jorge Torrez Villarroel
RESPONSABLE DE
ADQUISICION DE BIENES Y
SERVICIOS
APROBADO POR:
Elvis Guzmán Céspedes
DIRECTOR GENERAL DE
ASUNTOS ADMINISTRATIVOS
ACTUALIZACIÓN N°: 1
FECHA DE APROBACION O
ACTUALIZACIÓN:
09/01/2019
CONTRATACIÓN DIRECTA
Nº de TareasRESPONSABLE DE
RECEPCIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS
JURÍDICOS
PROFESIONAL
JURÍDICO
TÉCNICO ADQUISICIÓN DE BIENES
Y SERVICIOS
RESP. ADQUISICIÓN DE BIENES Y
SERVICIOSJEFE UNIDAD ADMINISTRATIVA RPA O RPC
UNIDAD
SOLICITANTE
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CONTRATAR BIENES Y SERVICIOS EN LA MODALIDAD DE CONTRATACIÓN DIRECTA
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS - DGAA
UNIDAD ADMINISTRATIVA - UA
FORM 07
FLUJOGRAMA PROCEDIMIENTO
Página 1 de 3
CÓDIGO:
DGAA 01-01-05
Inicio
Fin
Taea Decisión
Documento
ArchivoFormas utilizadas:Sistema
Conector
de Página Conector
de Flujo Entrega, envio, etc.
Crear Documento y Copias
INICIO
Solicitud de inicio de proceso con requisitos
Elabora:1.Nota de Adjudicación.2. Solicitud de documentos.3. Memorándum de designación.4. Orden de Compra o Servicios.
Revisa y refrenda con VºBº y deriva a la
jefatura.
Revisa y refrenda con VºBº
Revisa y Firma documentos de
adjudicación
Actualiza en Base de Datos
Notifica al o los proveedor (es) la solicitud de
documentos y Recepciona la Documentación presentada
Es para elab. De contrato?
Convoca al (los) para la suscripción de la orden de
compra/servicio,Notifica memorándum de Responsable/Comisión de
Recepción, Registra en SICOES si
corresponde y resguarda proceso
A
Elabora informe de verificación legal de doc. y
contrato Revisa y refrenda con
VºBº
Suscribe contrato(s)
C
Efectúa el registro del contrato, orden de servicio u compra en el
Sistema de Registro de Contratos de la CGE.
Si
No
Deriva al Resp. De B y S
Asigna código interno, técnico y registra en B.
D.
Revisa la documentación
y Autoriza Inicio de Proceso
Actualiza en Base de Datos
1-2-3-4-5
6 – 7 – 8
9 – 10
11 - 12 - 13 - 14
15
16
Total : 38 tareas
Pasa la Pag 2
CONTRATACIÓN DIRECTA
Nº de Tareas RESPONSABLE DE RECEPCIÓN DIRECCIÓN GENERAL DE
ASUNTOS JURÍDICOS
PROFESIONAL
JURÍDICO
TÉCNICO ADQUISICIÓN DE BIENES Y
SERVICIOS
RESP. ADQUISICIÓN DE BIENES Y
SERVICIOSJEFE UNIDAD ADMINISTRATIVA RPA o RPC
UNIDAD
SOLICITANTE
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CONTRATAR BIENES Y SERVICIOS EN LA MODALIDAD DE CONTRATACIÓN DIRECTA
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS - DGAA
UNIDAD ADMINISTRATIVA - UA
FORM 07
FLUJOGRAMA PROCEDIMIENTO
Página 2 de 3
CÓDIGO:
DGAA 01-01-05
Inicio
Fin
Taea Decisión
Documento
ArchivoFormas utilizadas:Sistema
Conector
de Página Conector
de Flujo Entrega, envio, etc.
Crear Documento y Copias
Verifica el cumplimiento de la especificaciones técnicas y el
cumplimiento del plazo de entrega indicado en la orden de
compra/ servicio o contrato. Elabora y firma el Informe de
Conformidad o Disconformidad. Registra el ingreso del bien en el
sistema de activos fijos o Almacenes si corresponde.
Existe conformidad?
Es Mayor a 20.000?
Viene de la Pag. 1
No
Si
Se remite a Unidad Solicitante para ajuste en Especificaciones
Técnicas
Actualiza en Base de Datos y deriva el
proceso al Técnico Correspondiente
Notifica memorándum de Responsable/Comisión de Recepción, registra
en SICOES si corresponde y resguarda
proceso
Aprueba Informe B
Se escanea proceso
Si
No
Firma Nota de Resolución
Hace firmar con el proveedor(es) la Nota de
Resolución
Remite proceso a Profesional Jurídico
Elabora informe legal y nota de resolución
Actualiza en la Base de Datos
Actualiza Base de Datos
C
Deriva a Técnico correspondiente
Reporta al SICOES
Genera el Formulario 500 Reporta al
SICOES, escanea y archiva
17-18-19
Pasa a la Pag. 3
20 – 21- 22
23
24 -25
26 - 27
28 -29
30 -31
A
Total : 38 tareas
CONTRATACIÓN DIRECTA
Nº de Tareas RESPONSABLE DE RECEPCIÓN DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS
JURÍDICOS
PROFESIONAL
JURÍDICO Y/O TECNICO LEGAL
TÉCNICO ADQUISICIÓN DE BIENES
Y SERVICIOS
RESP. ADQUISICIÓN DE BIENES Y
SERVICIOSJEFE UNIDAD ADMINISTRATIVA RPA
UNIDAD
SOLICITANTE
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CONTRATAR BIENES Y SERVICIOS EN LA MODALIDAD DE CONTRATACIÓN DIRECTA
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS - DGAA
UNIDAD ADMINISTRATIVA - UA
FORM 07
FLUJOGRAMA PROCEDIMIENTO
Página 3 de 3
CÓDIGO:
DGAA 01-01-05
Inicio
Fin
Taea Decisión
Documento
ArchivoFormas utilizadas:Sistema
Conector
de Página Conector
de Flujo Entrega, envio, etc.
Crear Documento y Copias
Adjunta antecedentes, registra en el SICOES si
corresponde, elabora Nota de Pago y escanea
Revisa, actualiza en base de datos y refrenda con VºBº Nota de Pago
Revisa y firma nota de pago.
Autoriza Pago y remite a la Unidad Financiera
FIN
Es contrato?
Actualiza Base de Datos y remite a abogado
Elabora Informe de cumplimiento de
contrato
Actualiza en Base de Datos y remite a técnico
B
Si
No
Viene de la Pag.2
32 - 33
34 -35
36 – 37- 38
Total : 38 tareas
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS - DGAA
UNIDAD ADMINISTRATIVA – UA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Recepcionar, registrar, codificar y salvaguardar los Activos Fijos muebles e
inmuebles del MEFP. DGAA 01-02-01
CÓDIGO:
DGAA 01-02-01
OPERACIÓN A LA QUE CORRESPONDE EL PROCEDIMIENTO:
Manejo de Bienes Muebles y/o inmuebles.
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Recepción e incorporación física, contable de los activos fijos muebles e inmuebles al inventario de activos
fijos del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas, efectuada.
INSUMOS REQUERIDOS PARA EL PROCEDIMIENTO:
Documentación de Procesos de Contratación y Adquisición que genera el área de Adquisición de Bienes y
Servicios.
Resolución Ministerial (transferencias, donaciones o mediante financiamiento externo).
Resolución Administrativa (transferencias o donaciones).
Documentación de Registro de Derecho Propietario para Muebles e Inmuebles.
Garantía de Bienes Muebles e Inmuebles y Especificaciones Técnicas.
Sistema de Activos Fijos.
Actas de Recepción.
Actas de Conformidad (transferencias o donaciones).
Reglamento Específico del Sistema de Administración de Bienes y Servicios RE-SABS (Vigente).
PRODUCTOS OBTENIDOS DEL PROCEDIMIENTO:
Documentos de Propiedad de los Bienes Muebles e Inmuebles.
Acta de Asignación de Bienes Muebles y/o Inmuebles.
Copias Legalizadas de Derecho Propietario de Bienes Muebles e Inmuebles.
Seguros Bienes Muebles e Inmuebles contratados.
Identificación y/o código de asignación del activo.
Formulario de Control de Ingreso y Salida de Bienes.
TIEMPO DE EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
En función a las características y la cantidad de los muebles o inmuebles. Recepcionar, registrar y codificar
5 días hábiles como mínimo.
OBSERVACIONES: La Comisión de Recepción estará conformada mínimamente por: Un servidor
público de la Unidad Solicitante y uno de Administración y Manejo de Bienes, en casos de bienes de
carácter especializado se convoca a un técnico o profesional especializado.
N° DESCRIPCIÓN DE TAREAS PUESTO RESPONSABLE FORMAS
FORMULARIOS
1
Recibe y revisa la documentación de la
adquisición y/o en su caso el convenio de
donación, transferencia, o adquisición
con financiamiento externo, más
Resolución Ministerial o Administrativa,
y el listado de bienes incluyendo precio
de adquisición para su recepción,
remitida por el Jefe (a) de la Unidad
Administrativa.
Responsable de
Administración y Manejo de
Bienes ( RAMB)
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
En caso de bienes inmuebles se
requerirá la presencia de una
comisión de recepción, previa
designación de la MAE.
2
Coordina la recepción de los bienes
muebles con la empresa proveedora y
Comisión de Recepción, y un técnico
especializado en el área (cuando el bien
tenga especificaciones técnicas
complejas).
Técnico de Administración y
Manejo de Bienes
3
Recepciona, verifica y realizan las
pruebas necesarias a los bienes muebles o
inmuebles, de acuerdo a las
Especificaciones Técnicas solicitadas. En
caso de no cumplir con lo especificado se
procede a la devolución del bien al
Proveedor.
Para bienes inmuebles se verifica e
inventaría las instalaciones y ambientes
que formen parte del inmueble,
coordinándose la recepción con la
entidad que entrega el inmueble.
Comisión de Recepción
4
Elabora y firma acta de recepción y de
conformidad del bien recepcionado.
Para bienes inmuebles elabora acta de
recepción y conformidad previa
evaluación de las condiciones técnicas y
físicas.
En el caso de bienes provenientes de
donación o transferencia elaborará acta
de conformidad.
Comisión de Recepción
5
Registra en el Sistema de Activos Fijos y
genera formulario de ingreso de muebles
o inmuebles para remitir al RAMB,
emite el código correlativo y realiza la
entrega en dependencias del MEFP.
Técnico de Administración y
Manejo de Bienes
6
Firma y sella el formulario de ingreso de
muebles o inmuebles remitiendo ambos
formularios al inmediato superior.
Responsable de
Administración y Manejo de
Bienes
7
Revisa, firma y sella el formulario de
ingreso de muebles o inmuebles para su
posterior devolución al RAMB.
Jefe (a) de Unidad
Administrativa
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
8
Instruye al técnico de Administración y
Manejo de Bienes la devolución de
documentación al Área de Adquisición
de Bienes y Servicios.
En caso de donaciones o transferencias
bienes e inmuebles, instruye el archivo de
la documentación correspondiente
adjuntando la documentación de
contratación, que consta de una copia de
formulario de ingreso, acta de recepción
y de conformidad.
Responsable de
Administración y Manejo de
Bienes
9
Registra en el Sistema de
correspondencia del SIGA Internet la
salida de la documentación de
contratación de bienes muebles al Área
de Adquisición de Bienes y Servicios.
Realiza la codificación física y Archiva la
documentación.
Técnico de Administración y
Manejo de Bienes
10
Remite al Área de Adquisición de Bienes
y Servicios la documentación de
contratación de bienes mueble.
Responsable Administración
y Manejo de Bienes
ELABORADO POR:
Carlos Alberto Zeballos Abrego
RESPONSABLE DE
ADMINISTRACIÓN Y MANEJO
DE BIENES
APROBADO POR:
Elvis Guzmán Céspedes
DIRECTOR GENERAL DE
ASUNTOS
ADMINISTRATIVOS
ACTUALIZACIÓN N°: 1
FECHA DE APROBACION
O ACTUALIZACIÓN:
09/01/2019
1
2
3
4-6
7-8
RESPONSABLE DE
ADMINISTRACIÓN Y MANEJO
DE BIENES
TÉCNICO DE
ADMINISTRACION Y MANEJO
DE BIENES
JEFE (A) DE UNIDAD
ADMINISTRATIVACOMISIÓN DE RECEPCIÓN
Inicio
Recibe y revisa la
documentación de la
adquisición de bienes o en
su caso convenio de
donación mas la RM o RA
remitida por el Jefe de la UA
Se requiere una
Comisión?
No
Si
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: RECEPCIONAR, REGISTRAR, CODIFICAR Y SALVAGUARDAR LOS ACTIVOS FIJOS MUEBLES E INMUEBLES DEL MEFP.
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS -DGAAUNIDAD ADMINISTRATIVA - UA
FORM 07FLUJOGRAMA
PROCEDIM IENTO
Página 1 de 1
CÓDIGO:
DGAA 01-02-01
Nº
Tarea
Recepciona , verifica y realizan las
pruebas necesarias a los bienes
muebles de acuerdo a la
especificaciones Técnicas
Elabora acta de recepción de
Bienes según correponda
Inicio
Fin
Taea Decisión
Documento
ArchivoFormas utilizadas:
Sistema
Conector
de Página Conector
de FlujoEntrega, envio,
etc.
Crear Documento
y Copias
Coordina la recepción de los bienes
muebles con la empresa proveedora y
comisión de recepción y el técnico
especializado en el área
Firma y Sella Formulario de Ingreso de
equipos de oficina y muebles o
inmuebles
9-10
Total : 10 tareas
Revisa, firma y sella el formulario de
ingreso de equipos de of icina y
muebles o inmuebles
Instruye la devolución de
documentación al área de Adquisicion
de Bienes y Servicios.
Para donaciones o transferencias
instruye el archivo adjuntando la
documentación correspondiente
Remite al Área de Adquisición
de Bienes y Servicios la
documentación del proceso
de Adquisición de Bienes y
Servicios.
Registra en SIGA la salida de
documentación y archiva la
documentación de Donación o
transferencia.
Fin
Registra en el Sistema de
Activos Fijos y Genera el
formulario ingreso de equipos y
genera formulario de ingreso
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS - DGAA
UNIDAD ADMINISTRATIVA – UA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Gestionar el Derecho Propietario de los inmuebles, vehículos y líneas telefónicas
del MEFP. DGAA 01-02-02
CÓDIGO:
DGAA 01-02-02
OPERACIÓN A LA QUE CORRESPONDE EL PROCEDIMIENTO:
Manejo de Bienes Muebles y/o inmuebles.
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Se actualizó el Derecho Propietario de los inmuebles, vehículos y líneas telefónicas del Ministerio de
Economía y Finanzas Públicas.
INSUMOS REQUERIDOS PARA EL PROCEDIMIENTO:
Resolución Ministerial (transferencias, donaciones o mediante financiamiento externo)
Resolución Administrativa (transferencias o donaciones)
Sistema de Activos Fijos.
Actas de Recepción.
Actas de Conformidad (transferencias o donaciones)
Reglamento Específico del Sistema de Administración de Bienes y Servicios RE-SABS (Vigente)
PRODUCTOS OBTENIDOS DEL PROCEDIMIENTO:
Documentación de Registro de Derecho Propietario para Muebles e Inmuebles
TIEMPO DE EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
Dependiendo de la cantidad
OBSERVACIONES: En transferencias y/o donaciones de inmuebles , vehículos y línea telefónicas , el
derecho propietario deben estar a nombre de MEFP
En caso líneas telefónicas los documentos originales lo custodia la Unidad de Financiera por ser considerado
como inversión.
N° DESCRIPCIÓN DE TAREAS PUESTO RESPONSABLE FORMAS
FORMULARIOS
1
Elabora nota interna de solicitud de
registro de derecho propietario, y lo remite
con su VºBº al Jefe (a) de Unidad
Administrativa.
Responsable de
Administración y Manejo de
Bienes
2
Coloca VºB° a la nota interna de solicitud
de registro de derecho propietario y remite
a la DGAA.
Jefe (a) de Unidad
Administrativa
3
Revisa, firma y sella nota interna de
solicitud de registro de derecho
propietario, para luego remitir a la DGAJ.
Director (a) General de
Asuntos Administrativos
4
Realiza el trámite de registro de derecho
propietario de bienes inmuebles ,
vehículos y líneas telefónicas en las
instancias correspondientes, trabajo en
coordinación con la Unidad
Administrativa y lo remite a la DGAA
Director (a) General de
Asuntos Jurídicos
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
5
Revisa la documentación de registro de
derecho propietario y envía copia
legalizada a la Unidad Administrativa.
Director (a) General de
Asuntos Administrativos
6
Remite documentación de registro de
derecho propietario al área de
Administración y Manejo de Bienes para
su custodia y archivo.
En caso de las líneas telefónicas se
remitirán para resguardo de la
documentación original a la Unidad
Financiera.
Jefe (a) de Unidad
Administrativa
7
Instruye al técnico de Administración y
Manejo de Bienes el archivo
correspondiente de la documentación que
respalda el derecho propietario del
Ministerio de Economía y Finanzas
Públicas.
Responsable de
Administración y Manejo de
Bienes
8
Archiva y escanea la documentación de
derecho propietario de los bienes
inmuebles de propiedad.
Técnico de Administración y
Manejo de Bienes
ELABORADO POR:
Carlos Alberto Zeballos Abrego
RESPONSABLE DE
ADMINISTRACIÓN Y MANEJO DE
BIENES
APROBADO POR:
Elvis Guzmán Céspedes
DIRECTOR GENERAL DE
ASUNTOS
ADMINISTRATIVOS
ACTUALIZACIÓN N°: 1
FECHA DE APROBACION
O ACTUALIZACIÓN:
09/01/2019
1-4
5-7
8
TÉCNICO ADM. Y
MANEJO DE BIENES
RESPONSABLE DE
ADM. Y MANEJO DE
BIENES
Inicio
Realiza el t rámite de
registro de derecho
propietario de bienes
inmuebles y vehículos en
las instancias
correspondientes en
coordinacion con la UA
Revisa la documentación
de registro de derecho
propietario y envía una
copia legalizada a la UA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: GESTIONAR EL DERECHO PROPIETARIO DE LOS INMUEBLES , VEHICULOS Y LINEAS TELEFÓNICAS DEL MEFP
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS -DGAAUNIDAD ADMINISTRATIVA - UA
FORM 07
FLUJOGRAMA
PROCEDIMIENTO
Página 1 de 1
CÓDIGO:
DGAA 01-02-02
Nº
TAREA
Inicio
Fin
Taea Decisión
Documento
ArchivoFormas utilizadas:
Sistema
Conector
de Página Conector
de Flujo
Entrega, envio,
etc.
Crear Documento
y Copias
DIRECTOR(A)
GENERAL DE
ASUNTOS
ADMINITRATIVOS
JEFE(A) DE LA
UNIDAD
ADMINISTRATIVA
Coloa VºBº a la nota
interna de solicitud de
registro de derecho
propietario y remite a la
DGAA
Revisa, firma y sella la
nota interna de solicitud
de registro de derecho
propietario, para luego
remitir a la DGAJ
Total : 8 tareas
DIRECTOR(A)
GENERAL DE
ASUNTOS
JURIDICOS
Elabora nota interna de
solicitud de registro de
derecho propietario y lo
remite con su VºBº a la
Jefe de la Unidad
Administrativa
Archiva y escanea la
documentación de derecho
propietario de los inmuebles
de propiedad.
Fin
Remite copia legalizada de
registro de derecho
propietario a
Administración y Manejo de
Bienes
Instruye al técnico de
Administración y Manejo de
Bienes el archivo de la
documentacion que respalda el
derecho propietario
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS - DGAA
UNIDAD ADMINISTRATIVA – UA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Asegurar los Bienes Muebles e Inmuebles del MEFP. DGAA 01-02-03
CÓDIGO:
DGAA 01-02-03
OPERACIÓN A LA QUE CORRESPONDE EL PROCEDIMIENTO:
Manejo de Bienes Muebles y/o inmuebles.
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Bienes muebles e inmuebles del MEFP con pólizas de seguro vigentes.
INSUMOS REQUERIDOS PARA EL PROCEDIMIENTO:
Documentación de Procesos de Contratación y Adquisición que genera el área de Adquisición de Bienes y
Servicios.
Garantía de Bienes Muebles e Inmuebles y Especificaciones Técnicas.
Sistema de Activos Fijos.
Reglamento Específico del Sistema de Administración de Bienes y Servicios RE-SABS (Vigente)
PRODUCTOS OBTENIDOS DEL PROCEDIMIENTO:
Seguros Bienes Muebles e Inmuebles contratados.
TIEMPO DE EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
En función las cuantías del proceso de contratación de seguros 30 días hábiles como mínimo.
N
°
DESCRIPCIÓN DE TAREAS PUESTO
RESPONSABLE
FORMAS
FORMULARIOS
1
Identifica bienes muebles e inmuebles al que
debe dar cobertura de seguro, y convoca al
Brocker de Seguros del MEFP para su
asesoramiento.
Responsable de
Administración y Manejo
de Bienes
2
Realiza el informe de cobertura de seguro
de los bienes, lo remite al Responsable de
Administración y Manejo de Bienes
Brocker de Seguros
3
Analiza el informe del Brocker de Seguros y
en base al mismo elabora nota interna de
solicitud de contratación de seguros y las
especificaciones técnicas.
Responsable de
Administración y Manejo
de Bienes
4
Revisa solicitud de contratación de seguros
y remite a la Dirección General de Asuntos
Administrativos (DGAA).
Jefe (a) de Unidad
Administrativa
5
Revisa la solicitud, instruye el inicio del
proceso de contratación de seguro al Jefe de
la Unidad Administrativa, en caso de
rechazo, vuelve a la tarea 3.
Director(a) General de
Asuntos Administrativos
6
Instruye continuar con el proceso de
contratación de Seguros al Responsable de
Adquisición de Bienes y Servicios. Se aplica
el Procedimiento de Contratación.
Jefe (a ) de la Unidad
Administrativa
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
7
Remite al Área de Administración y Manejo
de Bienes el envía documentación original
de contrato de seguro una vez concluido el
procedimiento de Contratación.
Responsable de
Adquisiciones de Bienes y
Servicios
8
Instruye el archivo correspondiente de la
documentación original de las pólizas de
seguro de bienes muebles e inmuebles.
Responsable de
Administración y Manejo
de Bienes
9
Archiva la documentación original de las
pólizas de seguro y digitaliza las mismas.
Técnico de Administración
y Manejo de Bienes
ELABORADO POR:
Carlos Alberto Zeballos Abrego
RESPONSABLE DE
ADMINISTRACIÓN Y MANEJO DE
BIENES
APROBADO POR:
Elvis Guzmán Céspedes
DIRECTOR GENERAL DE
ASUNTOS
ADMINISTRATIVOS
ACTUALIZACIÓN N°: 1
FECHA DE APROBACION
O ACTUALIZACIÓN:
09/01/2019
1-4
5-7
8-9
TÉCNICO ADM. Y
MANEJO DE BIENES
BROCKER DE
SEGUROS
RESPONSABLE DE
ADM. Y MANEJO DE
BIENES
Inicio
Instruye continuar con el
proceso de contratación de
seguros al Responsable de
contratación de bienes y
servicios
Remite la documentación
original de contrato de
seguros al responsable de
Administración y Manejo de
Bienes
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ASEGURAR LOS BIENES MUEBLES E INMUEBLES DEL MEFP
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS -DGAAUNIDAD ADMINISTRATIVA - UA
FORM 07
FLUJOGRAMA
PROCEDIMIENTO
Página 1 de 1
CÓDIGO:
DGAA 01-02-03
Nº
TAREA
Inicio
Fin
Taea Decisión
Documento
ArchivoFormas utilizadas:
Sistema
Conector
de Página Conector
de Flujo
Entrega, envio,
etc.
Crear Documento
y Copias
DIRECTOR(A) GENERAL
DE ASUNTOS
ADMINITRATIVOS
JEFE(A) DE LA UNIDAD
ADMINISTRATIVA
Revisa solicitud de
contratación de seguros y
remite a la Dirección
General de Asuntos
Administrativos (DGAA)
Instruye el inicio del
proceso de contratación al
Jefe de la Unidad
Administrativa
Instruye el archivo
correspondiente de la
documentación original de las
pólizas de seguro
Total : 9 tareas
RESPONSABLE DE
ADQUISICIÓN DE
BIENES Y SERVICIOS
Identifica bienes muebles
e inmuebles al que debe
dar cobertura de seguro y
convoca al Brocker de
Seguros del MEFP para
su asesoramiento
Realiza el informe de
cobertura de seguro de
bienes, lo remite al
Responsable de
Administración y Manejo de
Bienes
Analiza el informe del
Brocker de seguros y en
base al mismo elabora
nota interna de solicitud de
contratación de seguros y
las especificaciones
técnicas.
Revisa la solicitud,
Aprueba ?
Si
No
Archiva la
documentación
original de las
pólizas de seguro
y las digitaliza.
Fin
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS - DGAA
UNIDAD ADMINISTRATIVA – UA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Efectuar la asignación y devolución de Activos Fijos Muebles , Instalaciones y
Ambientes DGAA 01-02-04
CÓDIGO:
DGAA 01-02-04
OPERACIÓN A LA QUE CORRESPONDE EL PROCEDIMIENTO:
Manejo de Bienes Muebles y/o inmuebles.
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Se atendió las demandas de asignación de activos fijos muebles, instalaciones y ambientes a las servidoras y
servidores públicos del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas, generando la responsabilidad sobre su
debido uso, custodia y demanda de mantenimiento
INSUMOS REQUERIDOS PARA EL PROCEDIMIENTO:
Solicitud de Asignación de Bienes Muebles e Inmuebles.
Informe de Disponibilidad en el caso de ambientes
PRODUCTOS OBTENIDOS DEL PROCEDIMIENTO:
Acta de Asignación Individual de Bienes Muebles, Instalaciones y Ambientes.
TIEMPO DE EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
Aproximadamente 3 días hábiles.
N
°
DESCRIPCIÓN DE TAREAS PUESTO
RESPONSABLE
FORMAS
FORMULARIOS
1
Solicita asignación y/o devolución de
Activos Fijos al RAMB o al Jefe de Unidad
Administrativa. Pasa a la tarea 3
En el caso de asignación de instalaciones o
ambientes remite nota de solicitud de
requerimiento a la DGAA.
Servidor público solicitante
Nota de solicitud
2
Instruye la verificación del uso del ambiente
vía el Jefe (a) de la Unidad Administrativa,
al RAMB, la asignación de ambientes.
Director (a) General de
Asuntos Administrativos.
3
Instruye al Técnico de Administración y
Manejo de Bienes la verificación de Activos
para la devolución y posterior asignación al
Servidor Público.
Responsable de
Administración y Manejo
de Bienes (RAMB)
4
Verifica la disponibilidad de los bienes
solicitados y coordina la entrega con el
Responsable de Servicios Generales, y en
el caso de equipos de computación con un
responsable de la Unidad de Tecnologías
Información y/o según corresponda el tipo
de activo.
En caso de instalaciones o ambientes se
realiza el informe de disponibilidad de
ambientes.
Técnico de Administración
y Manejo de Bienes
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
5
Realiza el traslado de los bienes muebles al
lugar señalado. Cuando son equipos de
computación, el personal de Unidad de
Tecnologías de Información efectúa el
mantenimiento y la instalación del equipo en
la Unidad Solicitante.
Responsable de Servicios
Generales
6
Elabora las actas de devolución y asignación
mediante el Sistema de Activos Fijos y
luego remite a su inmediato superior para la
firma de las actas mencionadas.
Técnico de Administración
y Manejo de Bienes
7
Firma y sella acta de devolución y
asignación de bienes muebles y equipos
posteriormente devuelve al técnico de
Administración y Manejo de Bienes.
Verifica uso de ambientes.
Responsable de
Administración y Manejo
de Bienes
8
Efectúa la entrega del acta de devolución
al Servidor Público anteriormente asignado
y el acta de asignación al nuevo servidor
público custodio de los bienes entregados
para firma del mismo y procede a la entrega
de los bienes muebles o equipos
Técnico de Administración
y Manejo de Bienes
9
Verifica el o los bienes muebles o equipos
asignados para posteriormente firmar el
acta de asignación, devolviendo al técnico
de Administración y Manejo de Bienes dos
ejemplares del documento y reteniendo un
ejemplar para su descargo.
Servidor Público solicitante
10 Archiva el formulario. Técnico de Administración
y Manejo de Bienes
ELABORADO POR:
Carlos Alberto Zeballos Abrego
RESPONSABLE DE
ADMINISTRACIÓN Y MANEJO DE
BIENES
APROBADO POR:
Elvis Guzmán Céspedes
DIRECTOR GENERAL DE
ASUNTOS
ADMINISTRATIVOS
ACTUALIZACIÓN N°: 1
FECHA DE APROBACION
O ACTUALIZACIÓN:
09/01/2019
1-3
4-6
11
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: EFECTUAR LA ASIGNACIÓN Y DEVOLUCIÓN DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES, INSTALACIONES Y AMBIENTES.
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS - DGAAUNIDAD ADMINISTRATIVA - UA
FORM 07
FLUJOGRAMA
PROCEDIMIENTO
Página 1 de 1
CÓDIGO:
DGAA 01-02-04
Nº
Tarea
Inicio
Fin
Taea Decisión Documento ArchivoFormas
utilizadas:Sistema
Conector
de
PáginaConector
de FlujoEntrega,
envio, etc.
Crear Documento y
Copias
Total : 11 tareas
TÉCNICO DE
ADMINISTRACIÓN
Y MANEJO DE
BIENES
RESPONSABLE DE
SERVICIOS
GENERALES
JEFE (A) DE
UNIDAD
ADMINISTRATIVA
RESPONSABLE DE
ADMINISTRACIÓN
Y MANEJO DE
BIENES
SERVIDOR
PÚBLICOSOLICITANTE
Instruye la verificación del uso
del ambiente vía el Jefe de la
unidad Administrativa al RAMB
la asignacion de ambientees
Verifica la disponibilidad de
los bienes solicitados, y
coordina la entrega con la
UTI o Servicios Generales
según corresponda, para la
Devolución y Asignación
correspondiente.
Realiza el traslado de los
bienes muebles al lugar
señalado y con la UTI si
corresponde la instalación
de equipos de
computación
Firma y sella acta de
asignación de bienes
muebles y equipos y
devuelve al técnico.
En caso de ambientes
Verifica su uso Efectúa la entrega del Acta
de Devolución y de
Asignación de bienes
muebles a los funcionarios
involucrados.
En caso de ambientes
procede a la entrega
Verifica los bienes
Asignados, firma y devuelve
dos ejemplares y se queda
con uno para su descargo.
En caso de ambientes
verifica y firma acta
Elabora Actas de
Devolución y Asignación
Archiva el formulario
de asignación de
equipos de oficina y
muebles.
Solicita asignación y/o
devolución de Activos
Fijos al Responsable de
Administración y Manejo
de Bienes o al Jefe de
Unidad Administrat iva
Inicio
DIRECTOR (A) GENERAL
DE ASUNTOS
ADMINISTRATIVOS
Instruye al Técnico de
Administración y Manejo de
Bienes la verif icación de
Act ivos para la devolución y
posterior asignación al
Servidor Público.
Requiere Asignación de ambientes
si
No
7-10
Fin
Remite nota de solicitud de
Requerimiento a la DGAAInstruye proceder con la
solicitud al RAMB
Son ambientes ? No
Realiza informe de
disponibilidad de
ambientesSi
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS - DGAA
UNIDAD ADMINISTRATIVA – UA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Realizar el traslado de Bienes Muebles. DGAA 01-02-05
CÓDIGO:
DGAA 01-02-05
OPERACIÓN A LA QUE CORRESPONDE EL PROCEDIMIENTO:
Manejo de Bienes Muebles y/o Inmuebles.
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Se atendió los requerimientos de traslado de las diferentes unidades solicitantes, realizando el control físico y
en sistema de ingresos y salidas de bienes.
INSUMOS REQUERIDOS PARA EL PROCEDIMIENTO:
Nota Interna o correo institucional de Solicitud de Traslado de Bienes Muebles.
Orden de Salida de Vehículos.
Formulario de Control Ingreso y Salida de Bienes.
PRODUCTOS OBTENIDOS DEL PROCEDIMIENTO:
Control físico de bienes (activos fijos).
TIEMPO DE EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
Aproximadamente 3 a 5 días
N° DESCRIPCIÓN DE TAREAS PUESTO
RESPONSABLE
FORMAS
FORMULARIOS
1
Solicita el traslado o recojo de bienes,
detallando la descripción de los mismos a la
Dirección General de Asuntos
Administrativos mediante nota interna, vía
telefónica o correo electrónico.
Servidor público
solicitante
2
Autoriza y remite la solicitud de traslado o
recojo de bienes al Jefe (a) de la Unidad
Administrativa.
Director (a) General de
Asuntos Administrativos
3 Remite la solicitud de traslado o recojo de
bienes, al RAMB.
Jefe (a) de Unidad
Administrativa
4
Instruye la verificación de los bienes a ser
trasladados al personal técnico designado.
Responsable de
Administración y Manejo
de Bienes
5
Realiza el relevamiento de bienes a ser
trasladados o recogidos, genera en el módulo
del SIGA activos fijos el Formulario de
control de ingreso y salida de bienes, a su vez
realiza la nota de solicitud de vehículo si
corresponde, adjunta el Formulario
mencionado y remite RAMB de Bienes para
firma en el Formulario, y colocar VºBº a la
nota de solicitud
Técnico de
Administración y Manejo
de Bienes
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
6
Revisa, firma la nota de solicitud y coloca el
VºBº al Formulario de control de ingreso y
salida de bienes, remitiendo al Jefe de la
Unidad Administrativa para su VºBº.
Responsable de
Administración y Manejo
de Bienes
Nota Interna de
vehículos
Formulario de Ingresos
y Salidas
7
Revisa el Formulario de control de ingreso y
salida de bienes y coloca su VºBº a la nota de
solicitud de vehículo, remitiendo a la DGAA.
Jefe(a) de Unidad
Administrativa
8
Revisa la nota de solicitud de vehículo y el
Formulario de control de ingreso y salida de
bienes, autoriza la solicitud y remite al Jefe
(a) de Unidad Administrativa.
Director (a) General de
Asuntos Administrativos
9 Remite solicitud de vehículo al Responsable
de Servicios Generales.
Jefe (a) de Unidad
Administrativa
Formulario de Ingresos
y Salidas
10
Recepciona la solicitud de vehículo, si
corresponde, y coordina con el Técnico de
Administración y Manejo de Bienes el
traslado o recojo de bienes muebles con el
RAMB.
Responsable de Servicios
Generales
11
Elabora, firma y sella, orden de salida del
vehículo para el traslado o recojo (cuando se
requiera el traslado de un inmueble a otro).
Responsable de Servicios
Generales
12
Entrega el formulario de control de ingresos y
salida de bienes al personal de seguridad para
su firma correspondiente.
Técnico de
Administración y Manejo
de Bienes
Formulario de control
de ingresos y salidas de
bienes
13
Firma el formulario de control de ingresos y
salidas de bienes en el recuadro “DE USO
EXCLUSIVO DE SEGURIDAD” para la
salida de bienes muebles, previa revisión de
códigos de los bienes; posteriormente
devuelve el formulario de Administración y
Manejo de Bienes reteniendo una copia del
documento
Personal de Seguridad Formulario de control
de ingresos y salidas de
bienes
14
Verifica y controla la salida e ingreso de los
bienes en función del formulario de control de
Ingresos y Salidas de bienes.
Para el ingreso de bienes muebles al lugar
destinado, entrega el formulario de ingresos y
salidas al personal de seguridad.
Técnico de
Administración y Manejo
de Bienes
15
Firma el formulario de control de ingresos y
salidas de bienes en el recuadro “DE USO
EXCLUSIVO DE SEGURIDAD” para el
ingreso de bienes muebles, previa revisión de
códigos de barra de los bienes; posteriormente
devuelve formularios reteniendo uno para su
control.
Personal de Seguridad Formulario de control
de ingresos y salidas de
bienes.
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
16
Actualiza la ubicación de los bienes muebles
en el módulo de activos fijos mediante la
asignación y/o devolución en el SIGA
Internet Activos fijos.
Técnico de
Administración y Manejo
de Bienes
Formularios de
Asignación y
Devolución.
17
Archiva toda la documentación generada. Técnico de
Administración y Manejo
de Bienes
Formularios de
Asignación y
Devolución.
ELABORADO POR:
Carlos Alberto Zeballos Abrego
RESPONSABLE DE
ADMINISTRACIÓN Y
MANEJO DE BIENES
APROBADO POR:
Elvis Guzmán Céspedes
DIRECTOR GENERAL DE
ASUNTOS
ADMINISTRATIVOS
ACTUALIZACIÓN N°:1
FECHA DE APROBACION
O ACTUALIZACIÓN:
09/01/2019
RESPONSABLE DE
ADMINISTRACIÓN
Y MANEJO DE
BIENES
TÉCNICO DE
ADMINISTRACIÓN Y
MANEJO DE BIENES
SERVIDOR
PÚBLICO DE LA
UNIDAD
SOLICITANTE
JEFE DE UNIDAD
ADMINISTRATIVA
RESPONSABLE DE
SERVICIOS
GENERALES Y
TRANSPORTE
Solicita traslado o
recojo de bienes a la
Jefatura de UA. De
ser dirigida a AMB
pasa al paso 3.
Inicio
Remite y deriva
solicitud de
traslado o recojo
de bienes muebles
a AMB.
Instruye la verificación
de los bienes a ser
trasladados al personal
técnico designado.
Recepciona la solicitud
de vehículo y coordina
con el Técnico de
Administración y Manejo
de Bienes (de acuerdo
la nota de solicitud) el
traslado o recojo de
bienes muebles con el
Responsable de
Administración y Manejo
de Bienes
1-3
Firma el Formulario de
control de ingresos y
salidas , previa revisión
de códigos de bienes
Fin
9-10
DIRECTOR(A)
GENERAL DE
ASUNTOS
ADMINISTRATIVOS
Autoriza y deriva
solicitud de traslado o
recojo de bienes
muebles a Jefe(a)
Unidad
Administrativa.
5-8
Remite solicitud de
vehículo Encargado
de Servicios
Generales y
Transporte
PERSONAL DE
SEGURIDAD
Requiere vehículo?
Si
11-13
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REALIZAR EL TRASLADO DE BIENES MUEBLES
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOSUNIDAD ADMINISTRATIVA - UA
FORM 07
FLUJOGRAMA
PROCEDIMIENTO
Página 1 de 2
CÓDIGO:
DGAA 01-02-05
Nº
TAREA
Inicio
Fin
Taea Decisión
Documento
ArchivoFormas utilizadas:
Sistema
Conector
de Página Conector
de Flujo
Entrega, envio,
etc.
Crear Documento
y Copias
A No
Revisa y firma la
nota de solicitud y
coloca su VºBª
Revisa y firma la
nota de solicitud y
coloca su VºBª
Revisa y firma la
nota de solicitud
del vehiculo y
autoriza y remite a
la UA
Realiza el relevamiento
de bienes a ser
trasladados o recogidos
Realiza la nota de
solicitud de vehículo,
adjunta el Formulario
mencionado y remite al
ResponsablE de AMB..
Genera en el módulo del
SIGA Formulario de
control de ingreso y
salida de bienes
Elabora , firma y sella
orden de salida del
vehiculo
Entrega formulario de
control de ingresos y
salida al personal de
seguridad para su firma.
Pasa a la
Pag.2
4
Total : 17 tareas
RESPONSABLE DE
ADMINISTRACIÓN
Y MANEJO DE
BIENES
TÉCNICO DE
ADMINISTRACIÓN Y
MANEJO DE BIENES
UNIDAD
SOLICITANTEJEFE DE UNIDAD
ADMINISTRATIVA
RESPONSABLE DE
SERVICIOS
GENERALES Y
TRANSPORTE
Fin
DIRECTOR(A)
GENERAL DE
ASUNTOS
ADMINISTRATIVOS
PERSONAL DE
SEGURIDAD
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REALIZAR EL TRASLADO DE BIENES MUEBLES
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOSUNIDAD ADMINISTRATIVA - UA
FORM 07
FLUJOGRAMA
PROCEDIMIENTO
Página 2 de 2
CÓDIGO:
DGAA 01-02-05
Nº
TAREA
Inicio
Fin
Taea Decisión
Documento
ArchivoFormas utilizadas:
Sistema
Conector
de Página Conector
de Flujo
Entrega, envio,
etc.
Crear Documento
y Copias
Verifica y controla la
salida e ingreso de
los bienes en función
al formulario
Viene de
la Pag. 1
Firma el formulario de
control de ingresos y
salidas de bienes
Actualiza la ubicación
de los bienes
muebles en el SIGA
Internet de Activos
Fijos
Archiva toda la
documentación
Generada
Fin
Total : 17 tareas
16
14-15
17
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS - DGAA
UNIDAD ADMINISTRATIVA – UA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Realizar la Salida Temporal de Equipos de Computación y Muebles. DGAA 01-
02-06
CÓDIGO:
DGAA 01-02-06
OPERACIÓN A LA QUE CORRESPONDE EL PROCEDIMIENTO:
Manejo de Bienes Muebles y/o Inmuebles
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Se atendió los requerimientos, para la salida temporal de equipos de computación y muebles para viajes en
comisión o reparaciones, demandadas por las diferentes unidades solicitantes; realizando el control en
sistema de ingresos y salidas de bienes muebles.
INSUMOS REQUERIDOS PARA EL PROCEDIMIENTO:
Nota de Solicitud de Salida de Equipos de Oficina y Muebles.
PRODUCTOS OBTENIDOS DEL PROCEDIMIENTO:
Control físico de equipos de oficina y muebles.
TIEMPO DE EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
Dependiendo de las características del requerimiento de salida.
N° DESCRIPCIÓN DE TAREAS PUESTO
RESPONSABLE
FORMAS
FORMULARIOS
1
Solicita la salida de equipos de computación y/o
muebles de manera temporal a la Dirección
General de Asuntos Administrativos, justificado
con memorándum de comisión para el caso de
viajes y/o nota de solicitud debidamente
aprobada por el inmediato superior.
Servidor público
solicitante
Memorándum o Nota
de Solicitud
Orden de Trabajo
2 Autoriza la solicitud de salida de equipos de
oficina y/o muebles de manera temporal y lo
remite al Jefe (a) de la Unidad Administrativa.
Director (a) General de
Asuntos
Administrativos
3 Remite al RAMB, la solicitud de traslado o
recojo de bienes.
Jefe (a) de la Unidad
Administrativa.
4
Instruye al técnico de Administración y Manejo
de Bienes, atender requerimiento de acuerdo a la
solicitud efectuada.
Cuando se trata de salida en comisión, pasa a la
tarea 8.
Responsable de
Administración y
Manejo de Bienes
5
Revisa si el bien se encuentra bajo garantía en
caso de mantenimiento o reparación, busca los
antecedentes de la adquisición del bien, coordina
con la empresa proveedora la verificación del
bien o cambio, y solicita a la empresa proveedora
su Orden de Trabajo explicando el motivo.
En caso de que el bien no cuente con garantía
solicita a la empresa de reparación su Orden de
Trabajo.
Técnico de
Administración y
Manejo
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
6 Emite Orden de Trabajo Empresa Proveedora
7
Llena el Formulario de Salida en el sistema SIGA
activos fijos, generando el Formulario de control
de ingreso y salida de bienes y remite al RAMB.
Técnico de
Administración y
Manejo de Bienes
8
Firma el Formulario de Salida y devuelve al
Técnico de Administración y Manejo de Bienes
para su entrega a la Unidad Solicitante.
Responsable de
Administración y
Manejo de Bienes
Formulario de Ingresos
y Salidas
9
Remite al servidor público solicitante en
comisión o a la empresa encargada de
mantenimiento o reparación
Técnico de
Administración y
Manejo de Bienes
10
Recepciona, firma y sella en el recuadro de
“PERSONA QUE RECEPCIONA” en el
formulario de control de ingreso y salida de
bienes.
Servidor público
solicitante
11
Firma, sella el formulario de control de ingreso y
salida de bienes en el recuadro de “PERSONA
QUE LLEVA” y entrega su Orden de Trabajo.
Empresa Responsable
de mantenimiento
Formulario de ingreso
y salida de bienes
12
Verifica y controla la salida de equipos de oficina
y muebles en función al formulario de control de
ingreso y salida de bienes.
Técnico de
Administración y
Manejo de Bienes
13
Revisa código de los bienes y firma el formulario
de control de ingresos y salidas de bienes en el
recuadro “DE USO EXCLUSIVO DE
SEGURIDAD” para la salida de bienes muebles.
Personal de Seguridad
14 Devuelven los equipos o muebles con el
formulario de control de salida/ingreso de bienes.
Empresa o servidor
público en comisión
15
Firma el formulario de control de ingresos y
salidas de bienes en el recuadro “DE USO
EXCLUSIVO DE SEGURIDAD” para la
entrada de los bienes muebles, previa revisión de
códigos de los mismos; posteriormente devuelve
el formulario a Administración y Manejo de
Bienes.
Personal de Seguridad Formulario de Ingreso
y Salida
16
Archiva formulario de control de ingreso y salida
de bienes junto al Orden de Trabajo de la
Empresa Responsable de mantenimiento.
Técnico de
Administración y
Manejo de Bienes
ELABORADO POR:
Carlos Alberto Zeballos Abrego
RESPONSABLE DE
ADMINISTRACIÓN Y MANEJO DE
BIENES
APROBADO POR:
Elvis Guzmán Céspedes
DIRECTOR GENERAL
DE ASUNTOS
ADMINISTRATIVOS
ACTUALIZACIÓN N°: 1
FECHA DE APROBACION O
ACTUALIZACIÓN:
09/01/2019
1-2
3-5
6-7
8-9
SERVIDOR
PÚBLICO DE LA
UNIDAD
SOLICITANTE
TÉCNICO ADM. Y
MANEJO DE BIENES
EMPRESA
RESPONSABLE
DEL
MANTENIMIENTO
PERSONAL
DE
SEGURIDAD
10-11
RESPONSABLE
DE ADM. Y
MANEJO DE
BIENES (RAMB)
Inicio
Instruye atender
requerimiento de
acuerdo a solicitud
efectuada
Firma formulario y
devuelve para
entrega a la unidad
solicitante.
Remite al servidor
público solicitante en
comisión o a la
empresa encargada de
mantenimiento o
reparación.
Solicita salida de
Equipos de
computación y/o
muebles de manera
temporal a la DGAA
debidamente
justificado.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REALIZAR LA SALIDA TEMPORAL DE EQUIPOS DE COMPUTACIÓN Y MUEBLES
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS -DGAAUNIDAD ADMINISTRATIVA - UA
FORM 07
FLUJOGRAMA
PROCEDIMIENTO
Página 1 de 2
CÓDIGO:
DGAA 01-02-06
Nº
TAREA
Inicio
Fin
Taea Decisión
Documento
ArchivoFormas utilizadas:
Sistema
Conector
de Página Conector
de Flujo
Entrega, envio,
etc.
Crear Documento
y Copias
DIRECTOR(A)
GENERAL DE
ASUNTOS
ADMINITRATIVOS
JEFE(A) DE LA
UNIDAD
ADMINISTRATIVA
Autoriza y remite la
solicitud de salida de
equipos de oficina y/o
muebles de manera
temporal al Jefe de la
UA.
Remite la solicitud al
RAMB
Revisa si el bien t iene
garantía , los
antecedentes de la
adquisición, etc.
Tiene garantia?
Coordina con la
Empresa
proveedora la
verificación del bien
Solicita a la empresa
de reparación su
orden de trabajo
Si
No
Llena el formular io de Salida en el
SIGA y remite al responsable
Recepciona, firma y
sella en el recuadro de
PERSONA QUE
RECEPCIONA en el
formulario de control de
ingreso y salida de
bienes.
Pasa a la
Pag,2Total : 16 tareas
Firma y sella el
FORMULARIO DE
CONTROL de Ingreso
y Salida de persona
que LLEVA
Emite Orden de
Trabajo
SERVIDOR
PÚBLICO DE LA
UNIDAD
SOLICITANTE
TÉCNICO ADM. Y
MANEJO DE BIENES
EMPRESA
RESPONSABLE
DEL
MANTENIMIENTO
PERSONAL
DE
SEGURIDAD
RESPONSABLE
DE ADM. Y
MANEJO DE
BIENES
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REALIZAR LA SALIDA TEMPORAL DE EQUIPOS DE OFICINA Y MUEBLES
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS - DGAAUNIDAD ADMINISTRATIVA - UA
FORM 07
FLUJOGRAMA
PROCEDIMIENTO
Página 2 de 2
CÓDIGO:
DGAA 01-02-06
Nº
TAREA
Inicio
Fin
Taea Decisión
Documento
ArchivoFormas utilizadas:
Sistema
Conector
de Página Conector
de Flujo
Entrega, envio,
etc.
Crear Documento
y Copias
DIRECTOR(A)
GENERAL DE
ASUNTOS
ADMINITRATIVOS
JEFE(A) DE LA
UNIDAD
ADMINISTRATIVA
Fin
Archiva formulario
de control de
ingreso y salida de
bienes adjuntando
documentación.
Devuelven los
equipos o muebles
con el formulario de
control de salida/
ingreso de bienes.
Viene
de la
Pag. 1
12
13
Total : 16 tareas
Verifica y controla la
salida en funcion al
formulario de ingreso
Revisa código de los
bienes y firma el
formulario de control
de ingresos y salidas
de bienes en el
recuadro DE USO
EXCLUSIVO DE
SEGURIDAD para la
salida de bienes
muebles.
Firma el formulario
de control de
ingresos y salidas
de bienes en el
recuadro DE USO
EXCLUSIVO DE
SEGURIDAD para
la entrada de los
bienes muebles,
previa revisión de
códigos de los
mismos;
posteriormente
devuelve el
formulario a
Administración y
Manejo de Bienes
Devuelven los
equipos o muebles
con el formulario de
control de salida/
ingreso de bienes.14
15
16
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS - DGAA
UNIDAD ADMINISTRATIVA – UA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Realizar la disposición temporal de bienes muebles o inmuebles bajo la
modalidad de préstamo o comodato. DGAA 01-03-01
CÓDIGO:
DGAA 01-03-01
OPERACIÓN A LA QUE CORRESPONDE EL PROCEDIMIENTO:
Disposición de Bienes Muebles o Inmuebles.
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Se ha otorgado el derecho de uso de un bien o grupo de bienes, en forma gratuita a requerimiento de otra
entidad pública, con la obligación de restituirlos en las mismas condiciones.
INSUMOS REQUERIDOS PARA EL PROCEDIMIENTO:
Solicitud de Requerimiento de Bienes Muebles o Inmuebles en calidad de préstamo.
Informe de Análisis de Factibilidad Legal y Conveniencia Administrativa.
Condiciones de Préstamo de uso o Comodato.
Resolución Ministerial para la Disposición Temporal de Bienes.
PRODUCTOS OBTENIDOS DEL PROCEDIMIENTO:
Contrato de Préstamo de Uso o Comodato.
Acta de Descripción de Bienes Muebles o Inmuebles.
TIEMPO DE EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
Aproximadamente de 30 a 45 días.
N° DESCRIPCIÓN DE TAREAS PUESTO RESPONSABLE FORMAS
FORMULARIOS
1 Solicita mediante nota externa el
requerimiento de bienes muebles o
inmuebles (Modalidad préstamo o
comodato) justificando la necesidad, al
Ministro de Economía y Finanzas
Públicas.
Entidad Pública Solicitante
2 Instruye a la DGAA elaborar el informe
de análisis de factibilidad legal y
conveniencia administrativa para realizar
la disposición temporal de préstamo de
uso o comodato.
Ministro (a) de Economía y
finanzas Públicas (MAE)
3 Instruye a la Unidad Administrativa
elaborar el informe de análisis de
factibilidad legal y conveniencia
administrativa en base a solicitud de
requerimiento de bienes muebles o
inmuebles bajo modalidad de préstamo,
uso o comodato.
Director (a) General de
Asuntos Administrativos
4 Instruye al RAMB, la identificación de
los bienes a ser dispuestos y la
elaboración del análisis de factibilidad
legal y conveniencia administrativa.
Jefe (a) de Unidad
Administrativa
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
5 Instruye al técnico de Administración y
manejo de Bienes, la identificación de los
bienes a ser dispuestos y la elaboración
del análisis de factibilidad legal y
conveniencia administrativa.
Responsable de
Administración y Manejo de
Bienes
6 Identifica los bienes a ser dispuestos,
luego elabora el informe de análisis de
factibilidad legal y conveniencia
administrativa conteniendo la siguiente
información: identificación, ubicación
del bien, condición actual, antecedentes
de su adquisición, documentos que
acrediten la propiedad y remite al RAMB
para firma.
Técnico de Administración y
Manejo de Bienes
7 Revisa, firma y remite el informe de
análisis factibilidad legal y conveniencia
administrativa al Jefe (a) de la UA.
Responsable de
Administración y Manejo de
Bienes
8 Revisa, coloca Vº Bº al informe de
análisis factibilidad legal y conveniencia
administrativa y remite a la DGAA.
Jefe (a) de Unidad
Administrativa
9 Revisa el informe de análisis factibilidad
legal y conveniencia administrativa e
instruye la elaboración de informe legal y
proyecto de resolución, posteriormente lo
remite al Jefe (a) de la Unidad
Administrativa.
En caso de tener observaciones vuelve a
la tarea 6 a través de las instancias
correspondientes.
Director(a) General de
Asuntos Administrativos
10 Instruye al profesional y/o Técnico
abogado de Licitaciones y Contratos,
elaborar informe Legal y proyecto de
Resolución Ministerial de acuerdo a
informe de factibilidad legal y
conveniencia administrativa aprobado
por la DGAA.
Jefe (a) de Unidad
Administrativa
11 Elabora el informe legal, el Proyecto de
Resolución Ministerial en base a las
condiciones de préstamo, uso o comodato
y remite a la DGAJ.
Profesional y/o Técnico
Abogado de Licitaciones y
Contratos
12 Revisa y aprueba con V°B° el informe
legal y proyecto de Resolución
Ministerial.
Director General de Asuntos
Jurídicos
Resolución Ministerial
13
Adjunta el informe técnico que
contendrá: relación y tipo de bienes,
análisis de factibilidad legal y
Profesional y/o Técnico
Abogado de Licitaciones y
Contratos
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
conveniencia administrativa,
recomendación de la modalidad a
utilizarse y documentación de los bienes
a ser dispuestos, documentos que son
remitidos a la Jefatura de la Unidad
Administrativa.
14 Remite a la DGAA los antecedentes y las
condiciones préstamo, uso o comodato.
Jefe (a) de Unidad
Administrativa
15 Remite proyecto de Resolución
Ministerial a la MAE para su aprobación
y firma.
Director (a) General de
Asuntos Administrativos
16 Aprueba con firma la disposición
temporal de bienes bajo la modalidad de
préstamo de uso o comodato mediante
Resolución Ministerial, remite y autoriza
elaborar el contrato a la Dirección
General de Asuntos Administrativos.
Ministro (a) de Economía y
Finanzas Públicas (MAE)
17 Instruye al Jefe (a) de la Unidad
Administrativa elaborar contrato para
remisión a la MAE.
Director (a) General de
Asuntos Administrativos
18 Instruye al Profesional y/o Técnico
Abogado de Licitaciones y Contratos,
elabore Contrato en tres ejemplares, para
remisión a la MAE.
Jefe (a) de Unidad
Administrativa
19 Elabora Contrato y devuelve a la
Dirección General de Asuntos
Administrativos, para firma de la MAE.
Profesional y/o Técnico
Abogado de Licitaciones y
Contratos
20 Coloca su Vº Bº y remite el contrato a la
MAE para su consideración y firma.
Director (a) General de
Asuntos Administrativos.
21 Firma el contrato junto con la máxima
autoridad de la institución beneficiaria y
devuelve al Director (a) General de
Asuntos Administrativos.
Ministro (a) de Economía y
finanzas Públicas (MAE)
22 Autoriza a la Unidad Administrativa la
elaboración del acta que certifique la
descripción física cantidad, estado de los
bienes muebles o inmuebles.
Director (a) General de
Asuntos Administrativos
23 Instruye a RAMB elaborar acta que
certifique la descripción física, cantidad,
estado de los bienes muebles o inmuebles
en tres ejemplares.
Jefe (a) de Unidad
Administrativa
24 Instruye al técnico de Administración y
Manejo de Bienes, elaborar acta que
certifique la descripción física, cantidad y
Responsable de
Administración y Manejo de
Bienes
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
estado de los bienes muebles o
inmuebles.
25 Elabora el acta que certifica la
descripción física, cantidad y estado de
bienes muebles o inmueble y Remite al
RAMB para su verificación y aprobación
con V°B°.
Técnico de Administración y
Manejo de Bienes
26 Verifica y remite el acta al Jefe (a) de
Unidad Administrativa. En caso de tener
observaciones vuelve a la tarea 25 caso
contrario pasa a la siguiente tarea.
Responsable de
Administración y Manejo de
Bienes
27 Verifica el acta que certifique la
descripción física, cantidad y estado de
los bienes muebles o inmuebles y remite
a la Dirección General de Asuntos
Administrativos, para firma de la MAE.
En caso de tener observaciones vuelve a
la tarea 25 caso contrario pasa a la
siguiente tarea.
Jefe (a) de Unidad
Administrativa
28 Revisa el acta que certifica la descripción
física, cantidad y estado de los bienes
muebles o inmuebles luego remite para su
firma a la MAE. En caso de tener
observaciones vuelve a la tarea 25 caso
contrario pasa a la siguiente tarea.
Director (a) General de
Asuntos Administrativos
29 Firma el acta que certifica la descripción
física, cantidad y el estado de los bienes
muebles o inmuebles junto al máximo
Ejecutivo de la Entidad beneficiaria y
devuelve a la Dirección General de
Asuntos Administrativos, remite el acta a
la DGAA para su archivo.
Ministro (a) de Economía y
finanzas Públicas (MAE)
Máximo Ejecutivo de la
Entidad beneficiaria
30 Remite al RAMB la documentación para
su resguardo y archivo vía Jefe de Unidad
Administrativa.
Director (a) General de
Asuntos Administrativos
ELABORADO POR:
Carlos Alberto Zeballos Abrego
RESPONSABLE DE
ADMINISTRACIÓN Y
MANEJO DE BIENES
APROBADO POR:
Elvis Guzmán Céspedes
DIRECTOR GENERAL DE
ASUNTOS
ADMINISTRATIVOS
ACTUALIZACIÓN N°: 1
FECHA DE APROBACION O
ACTUALIZACIÓN:
09/01/2019
ENTIDAD PÚBLICA
SOLICITANTE
1-6
Inicio
MAE
Instruye elaborar
informe de análisis de
factibilidad legal y
conveniencia
administrativa para la
disposición temporal
DIRECTOR (A)
GENERAL ASUNTOS
ADMINISTRATIVOS
13-16
Instruye a la UA
elaborar informe de
análisis de factibilidad
legal y conveniencia
administrativa.
Instruye al responsable
de AMB la identificación
de bienes a ser
dispuestos y elaboración
del análisis de
factibilidad
RESPONSABLE DE
ADMINISTRACION Y
MANEJO DE BIENES
TÉCNICO DE
ADMINISTRACIÓN Y
MANEJO DE BIENES
DIRECTOR (A)
GENERAL DE ASUNTOS
JURÍDICOS
Revisa el informe de
análisis factibilidad
legal y conveniencia
administrativa y
remite UA
Instruye al profesional y/
o Técnico abogado de
Licitaciones y Contratos,
elaborar informe Legal y
proyecto de Resolución
Ministerial
Aprueba con Firma
mediante Resolución
Ministerial, remite y
autoriza elaborar el
contrato a la Dirección
General de Asuntos
Administrativo
Remite solicitud de
requerimiento de
bienes muebles o
inmuebles (préstamo o
comodato) justificando
la necesidad a la MAE
Identifica los bienes a ser
dispuestos y elaborar el
informe de análisis de
factibilidad legal
7-12
JEFE (A)DE UNIDAD
ADMINISTRATIVA
Instruye al técnico de
AMB, la identificación de
los bienes a ser
dispuestos y la
elaboración del análisis
de factibilidad
Revisa, Firma y remite el
informe de análisis
factibilidad legal y
conveniencia
administrativa al Jefe (a)
de la UA
Revisa, Coloca VoBo al
informe de análisis
factibilidad legal y
conveniencia
administrativa y remite a
la DGAA
PROFESIONAL Y/O
TÉCNICO ABOGADO
DE LICITACIONES Y
CONTRATOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REALIZAR LA DISPOSICIÓN TEMPORAL DE BIENES MUEBLES O INMUEBLES BAJO LA MODALIDAD DE PRESTAMO O COMODATO.
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS - DGAAUNIDAD ADMINISTRATIVA - UA
FORM 07
FLUJOGRAMA PROCEDIMIENTO
Página 1 de 2
CÓDIGO:
DGAA 01-03-01
Nº
Tarea
Inicio
FinTaea Decisión
Documento
ArchivoFormas utilizadas:
Sistema
Conecto
r de
PáginaConector
de FlujoEntrega,
envio, etc.
Crear Documento y
Copias
Tiene
observaciones ?A Si
A
No
Remite a la DGAA los
antecedentes y las
condiciones préstamo,
uso o comodato
Instruye al Jefe (a) de
la Unidad
Administrativa
elaborar contrato
Pasa a la
Pag. 2
17-19
Total : 30 tareas
Instruye al Profesional
y/o Técnico Abogado
de Licitaciones y
Contratos, elabore
Contrato en tres
ejemplares
Elabora el informe legal,
el Proyecto de
Resolución Ministerial en
base a las condiciones
de préstamo, uso o
comodato y remite a la
DGAJ.
Revisa y aprueba con
V°B° el informe legal y
proyecto de
Resolución Ministerial.
Adjunta informe
técnico y
documentación de los
bienes a ser
dispuestos
Remite proyecto de
Resolución Ministerial
a la MAE para su
aprobación.
Elabora Contrato y
devuelve a la
Dirección General de
Asuntos
Administrativos, para
firma de la MAE.
ENTIDAD PÚBLICA
SOLICITANTE
20-21
MAE
DIRECTOR (A)
GENERAL ASUNTOS
ADMINISTRATIVOS
RESPONSABLE DE
ADMINISTRACION Y
MANEJO DE BIENES
TÉCNICO DE
ADMINISTRACIÓN Y
MANEJO DE BIENES
DIRECTOR (A)
GENERAL DE ASUNTOS
JURÍDICOS
26-29
JEFE (A)DE UNIDAD
ADMINISTRATIVA
PROFESIONAL Y/O
TÉCNICO ABOGADO
DE LICITACIONES Y
CONTRATOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REALIZAR LA DISPOSICIÓN TEMPORAL DE BIENES MUEBLES O INMUEBLES BAJO LA MODALIDAD DE PRESTAMO O COMODATO.
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS - DGAAUNIDAD ADMINISTRATIVA - UA
FORM 07
FLUJOGRAMA PROCEDIMIENTO
Página 2 de 2
CÓDIGO:
DGAA 01-03-01
Nº
Tarea
Inicio
FinTaea Decisión
Documento
ArchivoFormas utilizadas:
Sistema
Conector
de Página Conector
de FlujoEntrega,
envio, etc.
Crear Documento y
Copias
Firma el contrato junto
con la máxima autoridad
de la institución
beneficiaria y devuelve al
Director (a) General de
Asuntos Administrativos.
Viene de
la Pag. 1
Coloca su VB y remite
el contrato a la MAE
para su consideración
y firma.
Instruye al técnico de
Administración y Manejo
de Bienes, elaborar acta
que certifique la
descripción física,
cantidad y estado de los
bienes muebles o
inmuebles.
Verifica el acta que
certifique la descripción
física, cantidad y estado de
los bienes y remite a la
DGAA, para firma de la
MAE
Fin
Elabora el acta que
certifica la descripción
física, cantidad y estado de
bienes muebles o inmueble
y Remite al Responsable
Verifica y remite el acta al
Jefe (a) de Unidad
Administrativa.
No
No
Instruye a RAMB
elaborar acta que
certifique la descripción
física, cantidad, estado
de los bienes muebles o
inmuebles en tres
ejemplares.
Autoriza a la Unidad
Administrativa la
elaboración del acta que
certifique la descripción
fisica , estado de lo
bienes mueble o
inmuebles
Revisa el acta que certifique
la descripción física, cantidad
y estado de los bienes luego
remite para su f irma a la MAE.
Firma el acta que certifique
el detalle de los bienes
junto al MAE de la Entidad
beneficiaria y devuelve a la
DGAA, para su archivo en
AMB
22-25
30
Total : 30 tareas
Remite al RAMB la
documentación para
resguardo y archivo
Tiene
observaciones ?
Si
Tiene
observaciones ?A
A
Tiene
observaciones ?A
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS - DGAA
UNIDAD ADMINISTRATIVA – UA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Enajenar a Título Gratuito Bienes Muebles o Inmuebles mediante Transferencia
entre Entidades Públicas o Donación para Disposición Definitiva. DGAA 01-
03-02
CÓDIGO:
DGAA 01-03-02
OPERACIÓN A LA QUE CORRESPONDE EL PROCEDIMIENTO:
Disposición de Bienes Muebles o inmuebles
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Se llevó a cabo la sesión definitiva del derecho propietario de un bien, de propiedad del Ministerio de
Economía y Finanzas Públicas; sin recibir una contraprestación económica a cambio del mismo.
INSUMOS REQUERIDOS PARA EL PROCEDIMIENTO:
Carta o Nota de Solicitud de Transferencia Gratuita o Donación.
Informe de Disponibilidad de Bienes Muebles.
Acta de Entrega de Bienes Muebles o Contrato de Donación.
Reglamento Específico del Sistema de Administración de Bienes y Servicios (RE-SABS) vigente.
PRODUCTOS OBTENIDOS DEL PROCEDIMIENTO:
Contrato de Disposición Definitiva de Bienes (Donación).
Resolución Ministerial de Disposición Definitiva de Bienes.
TIEMPO DE EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
Aproximadamente 30 días
N° DESCRIPCIÓN DE TAREAS PUESTO
RESPONSABLE
FORMAS
FORMULARIOS
1 Solicita mediante nota externa el
requerimiento de bienes muebles o
inmuebles (Modalidad de entrega definitiva
de bienes a Título Gratuito) justificando la
necesidad, al Ministro de Economía y
Finanzas Públicas.
Entidades Públicas o
Asociaciones Privadas Sin
Fines de Lucro
2 Instruye a la DGAA elaborar el informe de
análisis de factibilidad legal y conveniencia
administrativa para realizar la entrega
definitiva de bienes a Título Gratuito.
Ministro (a) de Economía
y Finanzas Públicas
(MAE)
3 Instruye a la Unidad Administrativa
elaborar el informe de análisis de
factibilidad legal y conveniencia
administrativa en base a solicitud de
requerimiento de bienes muebles o
inmuebles bajo la Modalidad de entrega
definitiva de bienes a Título Gratuito.
Director (a) General de
Asuntos Administrativos
4
Instruye a RAMB la identificación de los
bienes a ser dispuestos junto al informe de
análisis de factibilidad legal y conveniencia
Jefe (a) de Unidad
Administrativa
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
administrativa para la disposición de bienes
muebles o inmuebles.
5
Instruye elaborar el inventario e
identificación de los bienes muebles o
inmuebles, que no son utilizados y puedan
ser tomados en cuenta en la disposición.
Responsable de
Administración y Manejo
de Bienes
6
Identifica los bienes muebles o inmuebles
no utilizados y verifica la condición física
y/o tecnológica de los mismos, para que
dichos bienes puedan ser o no dispuestos,
presentando un informe acerca de los
mismos.
Técnico de
Administración y Manejo
de Bienes
7
Realiza el análisis de factibilidad legal, en
función a los muebles e inmuebles a ser
dispuestos conteniendo la siguiente
información: identificación ubicación del
bien, condición actual, antecedentes de su
adquisición, documentos que acrediten la
propiedad del bien sujetos a registro,
gravámenes y obligaciones financieras
pendientes.
Firma y lo deriva a la Jefatura de la Unidad
Administrativa.
Responsable de
Administración y Manejo
de Bienes
8
Revisa, coloca Vº Bº al informe de análisis
factibilidad legal y conveniencia
administrativa y remite a la DGAA.
Jefe (a) de Unidad
Administrativa
9 Revisa el informe de análisis factibilidad
legal y conveniencia administrativa e
instruye la elaboración de informe legal y
proyecto de Resolución Ministerial,
posteriormente lo remite al Jefe (a) de la
Unidad Administrativa.
En caso de tener observaciones vuelve a la
tarea 6 a través de las instancias
correspondientes.
Director(a) General de
Asuntos Administrativos
10 Instruye al profesional y/o Técnico abogado
de Licitaciones y Contratos, elaborar
informe Legal y proyecto de Resolución
Ministerial de acuerdo a informe de
factibilidad legal y conveniencia
administrativa aprobado por la DGAA.
Jefe (a) de Unidad
Administrativa
11 Elabora el informe legal, el Proyecto de
Resolución Ministerial en base a las
condiciones la Modalidad de entrega
definitiva de bienes a Título Gratuito y
remite a la DGAJ.
Profesional y/o Técnico
Abogado de Licitaciones y
Contratos
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
12 Revisa y aprueba con V°B° el informe legal
y proyecto de Resolución Ministerial.
Director General de
Asuntos Jurídicos
13
Adjunta el informe técnico que contendrá:
relación y tipo de bienes, análisis de
factibilidad legal y conveniencia
administrativa, recomendación de la
modalidad a utilizarse y documentación de
los bienes a ser dispuestos, documentos que
son remitidos a la Jefatura de la Unidad
Administrativa.
Profesional y/o Técnico
Abogado de Licitaciones y
Contratos
14 Remite a la DGAA los antecedentes y las
condiciones de la entrega definitiva de
bienes a Título Gratuito.
Jefe (a) de Unidad
Administrativa
15 Remite Resolución Ministerial a la MAE
para su aprobación , firma y elabora nota
interna con recomendación acerca de los
bienes muebles o inmuebles, sujetos para
disposición definitiva por la modalidad de
transferencia entre Entidades Públicas o
donación; remite a la (MAE).
Director (a) General de
Asuntos Administrativos
16
Previa revisión y análisis del informe y
recomendación de disposición definitiva,
aprueba o rechaza la disposición de los
bienes muebles o inmuebles a título gratuito
entre entidades públicas (donación).
En caso de ser aprobado remite éste informe
y recomendación de disposición de bienes a
la DGAA para su inclusión Plan de
Operaciones Anual (POA) y firma la
Resolución Ministerial.
De ser rechazado, el proceso es devuelto a
la DGAA para su archivo y conclusión de
proceso.
Ministro (a) de Economía
y Finanzas Públicas
(MAE)
17
Instruye la inclusión de la disposición
definitiva de bienes en el POA a la Unidad
Administrativa (UA) en base al informe y
recomendación de disposición de bienes a
título gratuito, cuando es aprobado.
Cuando es rechazado instruye el archivo y
conclusión del proceso a la UA.
Director (a) General de
Asuntos Administrativos
18
Remite informe de la disposición definitiva
de bienes a título gratuito e incluye al POA
Jefe (a) de Unidad
Administrativa
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
los bienes muebles o inmuebles a ser
dispuestos.
Si durante la gestión se presentará la
necesidad de disponer de algún otro bien no
incorporado en el POA, solicitará la
reformulación del POA.
En caso de rechazo, archiva la
documentación y concluye el proceso.
19
Verifica la inclusión de los bienes muebles
o inmuebles a ser dispuestos en el POA, en
base al informe de disponibilidad de bienes
muebles o inmuebles, informe legal y
realiza la minuta de entrega del bien para
firma de la MAE del MEFP y la MAE de la
institución pública beneficiaria.
Profesional y/o Técnico
Abogado de Licitaciones y
Contratos
20
Revisa y remite la minuta a la DGAA. Jefe (a) de Unidad
Administrativa
21
Comunica vía telefónica o nota externa a la
Institución Beneficiaria la entrega del bien,
documentos de propiedad y firma de acta de
entrega definitiva de documentos, e instruye
a la UA la elaboración del acta que
certifique la descripción física y cantidad de
los bienes.
Director (a) General de
Asuntos Administrativos
22
Instruye al RAMB elaborar el acta que
certifique la descripción física y cantidad de
los bienes muebles o inmuebles.
Jefe (a) de la Unidad
Administrativa
23
Elabora acta que certifica la descripción
física y cantidad de los bienes muebles o
inmuebles entregados, y remite al
inmediato superior.
Responsable de
Administración y Manejo
de Bienes
24
Revisa y remite acta que certifica la
descripción física y cantidad de los bienes
muebles o inmuebles entregados a la
DGAA.
Jefe (a) de Unidad
Administrativa
25
Revisa y firma el acta que certifica la
descripción física y cantidad de los bienes
muebles o inmuebles entregados y lo remite
a la MAE.
Director (a) General de
Asuntos Administrativos
26
Revisa y firma el acta que certifica la
descripción física y cantidad de los bienes
muebles o inmuebles para disposición
definitiva.
Ministro (a) de Economía
y Finanzas Públicas
(MAE);
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
Máxima Autoridad
Ejecutiva de la Institución
Beneficiaria
27
Concluido el proceso de disposición de
bienes, la remitirá toda la documentación
correspondiente a Unidad Administrativa e
instruye él envió de un ejemplar de toda la
documentación al área de Contabilidad de la
Unidad Financiera para su baja
correspondiente, en un plazo no mayor a 10
días hábiles después de concluido el proceso
de disposición definitiva de bienes,
asimismo ordena elaborar el informe a la
Contraloría General del Estado y nota al
SENAPE sobre la disposición definitiva.
Director (a) General de
Asuntos Administrativos.
28
Remite toda la documentación
correspondiente al RAMB y envía un
ejemplar de toda la documentación al área
de Contabilidad de la Unidad Financiera
para su baja correspondiente e instruye
elaborar el informe a la Contraloría General
del Estado y nota al SENAPE sobre la
disposición definitiva.
Jefe (a) de la Unidad
Administrativa
29
Instruye al Técnico de Administración y
Manejo de Bienes el archivo
correspondiente de documentación original
de la finalización del proceso de disposición
definitiva, la elaboración del informe para
la Contraloría General del Estado, y nota
para el SENAPE sobre la disposición
definitiva.
Responsable de
Administración y Manejo
de Bienes
30
Elabora el informe para la Contraloría
General del Estado, nota para el SENAPE
sobre la disposición definitiva, archiva y
digitaliza la documentación original de la
disposición definitiva.
Técnico de Administración
y Manejo de Bienes
31
Revisa el informe para la Contraloría
General del Estado y la nota para el
SENAPE, sobre la disposición definitiva de
bienes muebles o inmuebles, coloca su VºBº
y lo remite a la Jefatura de la Unidad
Administrativa.
Responsable de
Administración y Manejo
de Bienes
32
Revisa y coloca su VºBº al informe para la
Contraloría General del Estado y a la nota
para el SENAPE, y remite ambos
documentos la DGAA.
Jefe (a) de Unidad
Administrativa
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
33
Firma, sella el informe y la nota sobre la
disposición definitiva de muebles o
inmuebles y procede a remitir a la
Contraloría General del Estado y al
SENAPE según corresponda.
Director (a) General de
Asuntos Administrativos
ELABORADO POR:
Carlos Alberto Zeballos Abrego
RESPONSABLE DE
ADMINISTRACIÓN Y MANEJO
DE BIENES
APROBADO POR:
Elvis Guzmán Céspedes
DIRECTOR GENERAL DE
ASUNTOS
ADMINISTRATIVOS
ACTUALIZACIÓN N°: 1
FECHA DE APROBACION O
ACTUALIZACIÓN:
09/01/2019
MINISTRO (A) DE
ECONOMÍA Y
FINANZAS
PUBLICAS (MAE)
DIRECTOR (A)
GENERAL ASUNTOS
JURÍDICOS
DIRECTOR (A)
GENERAL ASUNTOS
ADMINISTRATIVOS
JEFE (A) DE UNIDAD
ADMINISTRATIVA
RESPONSABLE DE
ADMINISTRACIÓN Y
MANEJO DE BIENES
TÉCNICO DE
ADMINISTRACIÓN Y
MANEJO DE BIENES
PROFESIONAL Y/O
TÉCNICO ABOGADO
DE LICITACIONES Y
CONTRATOS
Instruye a RAMB la
identificación de bienes
a ser dispuestos
Instruye elaborar
inventario e
identificación de los
bienes muebles o
inmuebles
Realiza el análisis de
factibilidad legal y de
conveniencia
administrativa.
Firma y los deriva a la
Jefatura de la UA
Instruye al profesional
y/o Técnico abogado
de Licitaciones y
Contratos, elaborar
informe Legal y
proyecto de Resolución
Ministerial.
1-3
ENTIDADES PÚBLICAS
O ASOCIACIONES
PRIVADAS SIN FINES
DE LUCRO
Revisa y aprueba con
V°B° el informe legal y
proyecto de Resolución
Ministerial.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ENAJENAR A TÍTULO GRATUITO BIENES MUEBLES O INMUEBLES MEDIANTE TRANSFERENCIA ENTRE ENTIDADES PÚBLICAS O DONACIÓN PARA DISPOSICIÓN DEFINITIVA.
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS - DGAAUNIDAD ADMINISTRATIVA - UA
FORM 07
FLUJOGRAMA PROCEDIMIENTO
Página 1 de 3
CÓDIGO:
DGAA 01-03-02
Nº
Tarea
Revisa, coloca VºBº el
informe de análisis
factibilidad legal y
conveniencia
administrativa
No
Adjunta informe técnico
que cont iene la
relacióny tipo de bienes,
análisis de factibilidad
legal .
Inicio
FinTaea Decisión
Documento
ArchivoFormas utilizadas:
Sistema
Conector
de Página Conector
de FlujoEntrega,
envio, etc.
Crear Documento y
Copias
Pasa a la
Pag 2
4-6
7-9
10-12
13-15
Total : 33 tareas
Solicita mediante nota
externa el requerimiento
de bienes muebles o
inmuebles justificando la
necesidad, a la MAE
INICIO
Instruye elaborar informe
de análisis de factibilidad
legal y conveniencia
administrativa.
Elabora el informe legal,
el Proyecto de
Resolución Ministerial y
remite a la DGAJ
Identifica bienes no
ut ilizados y verifica la
condición de los mismos,
presentando un informe
acerca de los mismos
Revisa el informe de
análisis factibilidad legal
y conveniencia
administrativa e instruye
la elaboración de
informe legal y proyecto
de Resolución
Ministerial.
Tiene
correcciones ?
Remite a la DGAA los
antecedentes y las
condiciones de la
entrega definit iva de
bienes a Título
Gratuito.
Instruye elaborar informe
de análisis de factibilidad
legal y conveniencia
administrativa.
A
A
Remite R.M. a la MAE
para su aprobación ,
firma y elabora nota
interna con
recomendación acerca
de los bienes muebles o
inmuebles, s remite a la
(MAE).
MINISTRO (A) DE
ECONOMÍA Y
FINANZAS
PUBLICAS (MAE)
DIRECTOR (A)
GENERAL ASUNTOS
JURÍDICOS
DIRECTOR (A)
GENERAL ASUNTOS
ADMINISTRATIVOS
JEFE (A) DE UNIDAD
ADMINISTRATIVA
RESPONSABLE DE
ADMINISTRACIÓN Y
MANEJO DE BIENES
TÉCNICO DE
ADMINISTRACIÓN Y
MANEJO DE BIENES
PROFESIONAL Y/O
TÉCNICO ABOGADO
DE LICITACIONES Y
CONTRATOS
16-19
ENTIDADES PÚBLICAS
O ASOCIACIONES
PRIVADAS SIN FINES
DE LUCRO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ENAJENAR A TÍTULO GRATUITO BIENES MUEBLES O INMUEBLES MEDIANTE TRANSFERENCIA ENTRE ENTIDADES PÚBLICAS O DONACIÓN PARA DISPOSICIÓN DEFINITIVA.
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS - DGAAUNIDAD ADMINISTRATIVA - UA
FORM 07
FLUJOGRAMA PROCEDIMIENTO
Página 2 de 3
CÓDIGO:
DGAA 01-03-03
Nº
Tarea
Inicio
FinTaea Decisión
Documento
ArchivoFormas utilizadas: Sistema
Conector
de Página Conector
de FlujoEntrega,
envio, etc.
Crear Documento y
Copias
Revisa y remite la
minuta a la DGAA
Instruye al RAMB elaborar
el acta que cert if ique la
descripción física y
cantidad de los bienes
muebles.
Aprueba ?
Viene de
la Pag 1
Remite el informe a la
DGAA para su
inclusion en el POA y
Firma la RM
Devuelve a la DGAA
para su archivo y
conclusión del
proceso
No
Si
Instruye la inclusión de
la disposición definit iva de
bienes en el POA a la UA
en base al informe.
Pasa a la
Pag. 3
20-21
22-23
Total : 33 tareas
Comunica vía telefónica o
nota externa a la Institución
Beneficiaria la entrega del
bien Documentos y f irma acta
de entrega def initiva de
documentos.
E Instruye la elaboración del
acta que certifique la
descripción física y cantidad
de los bienes.
Remite informe de la
disposición definitiva e
incluye al POA los
bienes a ser dispuestos
al profesional abogado.
Instruye el Archivo y
Conclusión del Proceso
Archiva la
documentacion y
finaliza el proceso
Verifica la inclusión de los
bienes muebles a ser
dispuestos en el POA,
realiza la minuta de
entrega del bien para firma
de la MAE del MEFP y la
MAE de la inst itución
pública benef iciaria
Elabora acta que
certifica la descripción
física y cantidad de los
bienes muebles
entregados.
MINISTRO (A) DE
ECONOMÍA Y
FINANZAS
PUBLICAS (MAE)
DIRECTOR (A)
GENERAL ASUNTOS
JURÍDICOS
DIRECTOR (A)
GENERAL ASUNTOS
ADMINISTRATIVOS
JEFE (A) DE UNIDAD
ADMINISTRATIVA
RESPONSABLE DE
ADMINISTRACIÓN Y
MANEJO DE BIENES
TÉCNICO DE
ADMINISTRACIÓN Y
MANEJO DE BIENES
PROFESIONAL Y/O
TÉCNICO ABOGADO
DE LICITACIONES Y
CONTRATOS
24-25
MAE DE LA
INSTITUCION
BENEFICIARIA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REALIZAR LA DISPOSICIÓN TEMPORAL DE BIENES MUEBLES O INMUEBLES BAJO LA MODALIDAD DE PRESTAMO O COMODATO.
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS - DGAAUNIDAD ADMINISTRATIVA - UA
FORM 07
FLUJOGRAMA PROCEDIMIENTO
Página 3 de 3
CÓDIGO:
DGAA 01-03-02
Nº
Tarea
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FinTaea Decisión
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Firma el acta para
disposición definitiva del
bien mueble o inmueble.
Remite la documentación
correspondiente a la UA e
instruye el envío de un
ejemplar a la Unidad
Financiera para su baja, y
ordena elaborar informe a
la Contraloría General del
Estado y nota al SENAPE
Instruye el archivo
correspondiente, la
elaboracion del informe
para la Contraloría
General del Estado, y la
nota para el SENAPE
sobre la disposición
definitiva.
Revisa el informe para la
Contraloría General del
Estado, la nota para el
SENAPE sobre la
disposición definitiva de
bienes muebles o
inmuebles y colca VºBº.
Firma, sella el informe y la
nota sobre la disposición
definitiva de muebles o
inmuebles y procede a
remitir a la Contraloría
General del Estado y al
SENAPE.
Revisa y Remite acta que
certifica la descripción
física y cantidad de los
bienes muebles O
inmuebles entregados a la
DGAA.
Revisa y coloca su VB al
informe para la
Contraloría General del
Estado y nota para el
SENAPE, remitiendo
ambos documentos a la
DGAA.
26-28
29-30
31-33
Total : 33 tareas
Fin
Firma el acta que
certifica la descripción
física y cantidad de los
bienes muebles o
inmuebles entregados.
Remite la documentación
correspondiente al RAMB
y envía un ejemplar a la
Unidad Financiera para su
baja, y ordena elaborar
informe a la Contraloría
General del Estado y nota
al SENAPE
Elabora informe para la
Contraloría General del
Estado , nota para el
SENAPE, archiva y
digitaliza la
documentación original
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS - DGAA
UNIDAD ADMINISTRATIVA – UA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Enajenar a Título Oneroso Bienes Muebles o Inmuebles mediante Transferencia
entre Entidades Públicas y/o Privadas bajo la modalidad de Remate para
Disposición Definitiva. DGAA 01-03-03
CÓDIGO:
DGAA 01-03-03
OPERACIÓN A LA QUE CORRESPONDE EL PROCEDIMIENTO:
Disposición de bienes Muebles e Inmuebles.
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Se efectivizó la transferencia definitiva del derecho propietario de un bien a cambio de una contraprestación
económica que permitirá recuperar total o parcialmente la inversión efectuada mediante las modalidades de
puja abierta o el concurso de propuestas.
INSUMOS REQUERIDOS PARA EL PROCEDIMIENTO:
Carta o Nota de Solicitud de Transferencia Onerosa.
Informe de Disponibilidad de Bienes Muebles.
Acta de Entrega de Bienes Muebles o Contrato de Transferencia Onerosa.
Reglamento Específico del Sistema de Administración de Bienes y Servicios (RE-SABS) vigente.
PRODUCTOS OBTENIDOS DEL PROCEDIMIENTO:
Resolución Ministerial de Disposición Definitiva de Bienes “Enajenación a Título Oneroso” Modalidad
de Remate.
Contrato de Transferencia de Bienes Rematados.
TIEMPO DE EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
Aproximadamente de 60 a 90 días.
N° DESCRIPCIÓN DE TAREAS PUESTO RESPONSABLE FORMAS
FORMULARIOS
1
Instruye mediante nota interna elaborar
el informe de análisis de factibilidad
legal y conveniencia administrativa para
la disposición definitiva de bienes.
Director (a) General de
Asuntos Administrativos
2
Instruye la elaboración del informe de
análisis de factibilidad legal y
conveniencia administrativa a RAMB.
Jefe (a) de Unidad
Administrativa
3
Instruye al técnico de Administración y
Manejo de Bienes inventariar e
identificar los bienes muebles o
inmuebles, que no son ni serán utilizados
para ser tomados a consideración para la
disposición bajo esta modalidad.
Responsable de Administración
y Manejo de Bienes
4
Realiza el inventario e identifica los
bienes a ser dispuestos constata y
verifica la condición física y/o
tecnológica de los mismos, elaborando
un informe.
Técnico de Administración y
Manejo de Bienes
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
5
Elabora el informe de análisis de
factibilidad legal y conveniencia
administrativa en función del informe de
la verificación y la identificación de los
bienes a ser dispuestos efectuada por
técnico AMB.
Responsable de Administración
y Manejo de Bienes
6
Revisa el informe de análisis factibilidad
legal y conveniencia administrativa y lo
deriva al Profesional y/o Técnico
Abogado de Licitaciones y Contratos
para evaluación legal.
Jefe (a) de Unidad
Administrativa
7
Evalúa y analiza la documentación
recibida y la devuelve con las
sugerencias y/o correcciones (si
corresponde).
Profesional y/o Técnico
Abogado de Licitaciones y
Contratos
8 Revisa y lo deriva la misma a la DGAA. Jefe (a) de Unidad
Administrativa
9
Revisa el informe de análisis de
factibilidad legal y conveniencia
administrativa con la relación del precio
base, finalmente remite la
documentación a la DGAJ.
Director (a) General de
Asuntos Administrativos.
10
Revisa, aprueba con firma y sello el
informe de análisis de factibilidad legal
y conveniencia administrativa con la
relación del precio base. Luego remite a
la DGAA.
Director (a) General de
Asuntos Jurídicos
11
Elabora nota interna y recomendación de
disposición de bienes en base al informe
de análisis factibilidad legal y
conveniencia administrativa y el precio
base, y lo deriva para análisis de la
Máxima Autoridad Ejecutiva (MAE).
Director (a) General de
Asuntos Administrativos
12
Analiza el informe y recomendación de
disposición definitiva de bienes
“ENAJENACIÓN A TÍTULO
ONEROSO” bajo la modalidad de
remate; aprueba el informe instruyendo
se incluya en el Plan Operativo Anual
(POA) complementación o sustentación.
Posteriormente remite el informe y
recomendación de disposición de bienes
aprobado a la DGAA.
En el caso de desaprobación, se termina
con el proceso y lo remite a la DGAA
para su archivo.
Ministro (a) de Economía y
Finanzas Públicas (MAE)
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
13
Autoriza a la Unidad Administrativa la
inclusión de la disposición de bienes
definitiva en el POA.
Director (a) General de
Asuntos Administrativos
14
Incluye en el POA la disposición de
bienes “ENAJENACIÓN A TÍTULO
ONEROSO” Bajo Modalidad de
Remate, luego Instruye la elaboración
del Proyecto de Resolución Ministerial a
Profesional y/o Técnico Abogado de
Licitaciones y Contratos.
Jefe (a) de Unidad
Administrativa
15
Elabora proyecto de Resolución
Ministerial y deriva a la DGAJ para su
aprobación y Visto Bueno.
Profesional y/o Técnico
Abogado de Licitaciones y
Contratos
16
Aprueba y deriva el proyecto de
Resolución Ministerial e inclusión en el
POA a la Máxima Autoridad Ejecutiva
adjuntando la documentación sobre la
“Enajenación a Título Oneroso” Bajo
Modalidad de Remate.
Director (a) General de
Asuntos Jurídicos
17
Aprueba el Plan Operativo Anual
(POA), donde se incluye la disposición
definitiva de bienes “ENAJENACIÓN A
TÍTULO ONEROSO” bajo la
modalidad de remate mediante la firma
de la Resolución Ministerial
devolviendo el proceso a la DGAA.
Ministro (a) de Economía y
Finanzas Públicas (MAE)
18
Define mediante un informe la
modalidad de remate: puja abierta o
concurso de propuestas y el monto de la
garantía de seriedad de propuesta.
Posteriormente Instruye a la Unidad
Administrativa la elaboración de la
convocatoria en base al informe de
modalidad de remate (concurso de
propuestas o puja abierta).
Director (a) General de
Asuntos Administrativos
19
Instruye a Adquisición de Bienes y
Servicios la elaboración de la
convocatoria en base al informe de
modalidad de remate (concurso de
propuestas o puja abierta).
Jefe (a) de Unidad
Administrativa
20
Elabora propuesta de convocatoria para
su publicación en el SICOES y lo remite
a la Jefatura de Unidad Administrativa
para su análisis.
Responsable de Adquisición
de Bienes y Servicios
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
21
Revisa la convocatoria y deriva a
Profesional y/o Técnico Abogado de
Licitaciones y Contratos.
Jefe (a) de Unidad
Administrativa
22
Revisa y coloca V°B° a la convocatoria
de disposición definitiva de bienes
“Enajenación a Título Oneroso” bajo la
modalidad de remate (puja abierta o
concurso de propuestas), y remite vía
jefatura.
Profesional y/o Técnico
Abogado de Licitaciones y
Contratos
23
Revisa y aprueba la convocatoria,
autorizando la publicación a la Unidad
Administrativa.
Director (a) General de
Asuntos Administrativos
24
Instruye la publicación en el SICOES a
Responsable de Adquisición de Bienes y
Servicios con un plazo no menor a diez
días.
La convocatoria para el segundo y tercer
remate se publicará con cinco días
hábiles de anticipación, fijada a la fecha
del remate en los medios señalados
anteriormente.
Jefe (a) de Unidad
Administrativa
25
Sube la convocatoria en base al informe
de modalidad de remate (concurso de
propuestas o puja abierta) además del
informe y recomendación de disposición
definitiva de bienes “Enajenación a
Título Oneroso” y Resolución
Ministerial de aprobación, y la
presentación de las empresas
proponentes de depósito de garantía de
seriedad entre el 5% y 10% (excepto las
entidades públicas) del precio base del
bien para formar parte del remate bajo la
modalidad de puja abierta y la
presentación de propuestas en sobre
cerrado.
Responsable de Adquisición de
Bienes y Servicios
26
Recepciona propuestas y registra en
libro de recepción los sobres de
propuestas, previa firma de los
proponentes, concluido el plazo de
presentación de propuestas remite los
sobres de propuestas a la Dirección
General de Asuntos Administrativos.
Pasa a la tarea 30
Secretaria de Unidad
Administrativa
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
27
En caso de que no se presenten
propuestas, la comisión realiza informe
de declaración desierta del proceso a la
MAE.
Director (a) General de Asuntos
Administrativos
Director (a) General de Asuntos
Jurídicos
Jefe (a) de Unidad
Administrativa y Responsable
de Adquisición de Bienes y
Servicios
28
En caso de realizar un segunda
convocatoria, solicita autorización de
iniciar proceso de para Disposición
Definitiva bajo la modalidad de Remate.
Director (a) General de Asuntos
Administrativos
29
Autoriza la publicación de convocatoria,
sí el primer remate de un bien ha sido
declarado desierto y se convoque por
segunda vez, el nuevo precio base tendrá
una rebaja de hasta el 20%., si el segundo
o tercer remate es declarado desierto,
señalará nuevo día y hora en un plazo
máximo de 15 días hábiles
respectivamente. Vuelve al paso 11.
Ministro (a) de Economía y
Finanzas Públicas (MAE)
30
Procede a la apertura de propuestas en
acto público, en fecha y lugar señalado
en la convocatoria, con el número de
ofertas que se presenten. La mejor
propuesta económica será elegida
siempre que sea mayor o igual al precio
base fijado. Si se presenta coincidencia
entre dos o más interesados cuya oferta
sea mayor o igual al precio base se
procederán a la puja abierta
adjudicándose al mejor postor. En el
caso de puja abierta se procederá al
remate, adjudicando al proponente que
comprometa públicamente a pagar el
precio que haya ofrecido por el bien.
Director (a) General de Asuntos
Administrativos
Director (a) General de Asuntos
Jurídicos
Jefe (a) de Unidad
Administrativa y Responsable
de Adquisición de Bienes y
Servicios
31
Elabora acta de sesión, la misma que será
suscrita por los interesados
proporcionando una copia al finalizar el
acto público. En el caso del remate de
puja abierta el Notario de Fe Pública
suscribirá el acta respectiva dando fe de
Jefe (a) de Unidad
Administrativa
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
los resultados, con la nómina de los
participantes y adjudicatarios si
corresponde.
32
Elaboran informe de recomendación de
mejor propuesta económica de bienes
que es enviado a la MAE. (Sólo para el
caso de concurso de propuestas).
Director (a) General de
Asuntos Administrativos.
Director (a) General de
Asuntos Jurídicos.
33
Revisa el informe de recomendación de
mejor propuesta económica de bienes
muebles a ser rematados, y autoriza
elaborar el contrato a la DGAA. (Solo
para el caso de concurso de propuestas).
Ministro (a) de Economía y
Finanzas Públicas (MAE)
34
Entrega al proponente el certificado de
su derecho de adjudicación, instruyendo
la cancelación total del bien en dos días
hábiles a partir de la entrega de este
documento; si el adjudicatario no
cumple con el pago en el plazo
establecido, perderá el derecho de
adjudicación, ejecutándose la garantía de
seriedad de propuesta la misma que será
sujeta como adelanto de pago y envía
documentación concerniente al remate a
la DGAJ.
Director (a) General de
Asuntos Administrativos
35
Instruye al personal a cargo la
devolución de la garantía de seriedad de
propuestas a los proponentes no
adjudicados, en el lapso de 5 días hábiles
siguientes a la adjudicación.
Jefe (a) de Unidad
Administrativa
36
Elabora el contrato de transferencia en
base al informe de recomendación,
certificado de derecho de adjudicación,
garantía de seriedad de propuesta.
Profesional y/o Técnico
Abogado de Licitaciones y
Contratos
37
Revisa el contrato de transferencia en
base al informe de recomendación,
certificado de derecho de adjudicación,
garantía de seriedad de propuesta y lo
remite la DGAA.
Jefe (a) de Unidad
Administrativa
38
Firma y sella el contrato conjuntamente
con el adjudicado, entregando la
totalidad de la documentación de
respaldo del bien, ofreciendo sólo
garantías de evicción si el caso amerita.
Director (a) General de
Asuntos Administrativos
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
Autoriza la elaboración del acta, para la
entrega del bien mueble o inmueble que
certifique la relación física cantidad,
estado y valor de los bienes muebles y/o
inmuebles rematados a la Unidad
Administrativa.
39
Instruye la elaboración del acta para la
entrega de los bienes muebles, que
certifique la descripción física, cantidad,
y valor de los bienes.
Jefe (a) de Unidad
Administrativa
40
Elabora el acta para entregar los bienes
muebles o inmuebles con la descripción
física, cantidad y valor de los bienes y lo
remite vía Jefe de la Unidad
Administrativa.
Responsable de Administración
y Manejo de Bienes
41
Firman y sellan el acta de los bienes
rematados, que certifique la descripción
física, cantidad y valor de los bienes
rematados. Concluido el proceso de
disposición de bienes, la Unidad
Administrativa remitirá toda la
documentación correspondiente al
RAMB vía Jefe de la Unidad
Administrativa.
Director (a) General de
Asuntos Administrativos/
Adjudicado
42
Instruye el archivo correspondiente de la
documentación original de finalización
del proceso de disposición definitiva.
Responsable de Administración
y Manejo de Bienes
43 Archiva documentación original de la
disposición definitiva.
Técnico de Administración y
Manejo de Bienes
44
Instruye a la Unidad Administrativa, en
un plazo no mayor a 10 días hábiles
después de concluido el proceso de
disposición definitiva de bienes, él envió
de un ejemplar de toda la documentación
a Contabilidad de la Unidad Financiera
para la baja correspondiente, asimismo
elabore informe a la Contraloría General
del Estado y nota al SENAPE sobre la
disposición definitiva.
Director (a)General de Asuntos
Administrativos
45
Remite un ejemplar de la documentación
a Contabilidad de la Unidad Financiera e
instruye al RAMB elaborar el informe a
la Contraloría General del Estado y nota
Jefe (a) de Unidad
Administrativa
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
al SENAPE sobre la Disposición
definitiva.
46
Elabora el informe para la Contraloría
General del Estado y la nota al
SENAPE coloca su VºBº y lo remite a
Jefatura.
Responsable de Administración
y Manejo de Bienes
47
Revisa y coloca su VB al informe y nota
sobre la disposición definitiva de bienes
muebles o inmuebles.
Jefe (a) de Unidad
Administrativa
48
Firma y sella el informe sobre la
disposición definitiva de bienes muebles
o inmuebles y remite mediante nota a la
Contraloría General de la República y al
SENAPE.
Director (a) General de
Asuntos Administrativos
ELABORADO POR:
Carlos Alberto Zeballos Abrego
RESPONSABLE DE
ADMINISTRACION Y MANEJO
DE BIENES
APROBADO POR:
Elvis Guzmán Céspedes
DIRECTOR GENERAL DE
ASUNTOS
ADMINISTRATIVOS
ACTUALIZACIÓN N°: 1
FECHA DE APROBACION O
ACTUALIZACIÓN:
09/01/2019
INICIO
Instruye inventariar e
identificar los bienes
muebles o inmuebles
que no son ni serán
ut ilizados para esta
modalidad
1-4
5-6
11-12
Revisa el informe de
análisis factibilidad
legal y conveniencia
administrativa
Revisa y lo deriva la
misma a la DGAA
Instruye elaborar el
informe de análisis y
conveniencia
administrativa para
disposición de bienes.
Elabora el informe de
análisis de conveniencia
administrativa y
factibilidad legal en
función del informe de
verificación e
identificación de bienes
9-10
Evalúa y analiza la
documentación recibida
y la devuelve con las
sugerencias y/o
correcciones (Si
corresponde).
Revisa el informe
conveniencia
administrativa y
factibilidad legal con la
relación del precio base
DGAJ
Revisa, aprueba con firma
y sello el informe de
análisis y conveniencia
administrativa. Remite a la
DGAA.
Elabora nota interna y
recomendación de
disposición de bienes en
base al informe de
conveniencia administrativa
y factibilidad legal
Analiza el informe y
recomendación de
disposicion de bienes,
aprueba instruyendo se
incluya al POA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ENAJENAR A TITULO ONEROSO BIENES MUEBLES O INMUEBLES MEDIANTE TRANSFERENCIA ENTRE ENTIDADES PÙBLICAS Y/O PRIVADAS BAJO LA MODALIDAD DE REMATE PARA DISPOSICION DEFINITIVA.
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
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FORM 07
FLUJOGRAMA PROCEDIMIENTO
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CÓDIGO:
DGAA 01-03-03
MINISTRO (A) DE
ECONOMÍA Y
FINANZAS
PUBLICAS (MAE)
DIRECTOR (A)
GENERAL ASUNTOS
JURÍDICOS
DIRECTOR (A)
GENERAL ASUNTOS
ADMINISTRATIVOS
JEFE (A) DE UNIDAD
ADMINISTRATIVA
RESPONSABLE DE
ADMINISTRACIÓN Y
MANEJO DE BIENES
(RAMB)
TÉCNICO DE
ADMINISTRACIÓN Y
MANEJO DE BIENES
PROFESIONAL Y/O
TÉCNICO ABOGADO
DE LICITACIONES Y
CONTRATOS
SECRETARIA DE LA
U.A.
Nº
Tarea
Instruye la elaboración
del informe de análisis
de factibilidad legal y
conveniencia
administrativa a
R.A.M.B.
Realiza el inventario e
identifica los bienes a ser
dispuestos y verifica la
condición física y
tecnológica elaborando
en un informe
Inicio
FinTaea Decisión
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Conector
de Página Conector
de FlujoEntrega,
envio, etc.
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7-8
A
13-16
17-18
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ENAJENAR A TITULO ONEROSO BIENES MUEBLES O INMUEBLES MEDIANTE TRANSFERENCIA ENTRE ENTIDADES PÙBLICAS Y/O PRIVADAS BAJO LA MODALIDAD DE REMATE PARA DISPOSICION DEFINITIVA.
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FLUJOGRAMA PROCEDIMIENTO
Página 2 de 4
CÓDIGO:
DGAA 01-03-04
MINISTRO (A) DE
ECONOMÍA Y
FINANZAS
PUBLICAS (MAE)
DIRECTOR (A)
GENERAL ASUNTOS
JURÍDICOS
DIRECTOR (A)
GENERAL ASUNTOS
ADMINISTRATIVOS
JEFE (A) DE UNIDAD
ADMINISTRATIVA
RESPONSABLE DE
ADMINISTRACIÓN Y
MANEJO DE BIENES
RESPONSABLE DE
ADQUISICIÓN DE
BIENES Y SERVICIOS
PROFESIONAL Y/O
TÉCNICO ABOGADO
DE LICITACIONES Y
CONTRATOS
SECRETARIA DE LA
U.A.
Nº
Tarea
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la Pag.1
Autoriza a la Unidad
Administrativa la inclusión
de la disposición de bienes
definitiva en el POA.
Elabora Proyecto de
Resolución Ministerial y
deriva a la DGAJ para su
aprobación y VoBo.
Aprueba y deriva el
proyecto de R.M. e
inclusión en el POA a la
MAE adjuntando la
documentación.
Incluye en el POA la
disposición de bienes
e instruye la
elaboración del
proyecto de RM.
Define mediante un
informe la modalidad
de remate y autoriza la
elaboración de la
convocatoria
Instruye la elaboración de
la convocatoria en base al
informe de modalidad de
remate.
Elabora propuesta de
convocatoria para el
SICOES y lo remite a la
Jefatura de Unidad
Administrativa para su
análisis.
Revisa la convocatoria y
deriva a Profesional y/o
Técnico Abogado de
licitaciones y Contratos
Revisa y da V°B° a la
convocatoria de
disposición def initiva de
bienes bajo la modalidad
de remate y remite vía la
jefatura a la DGAA.
Aprueba el POA, incluye
R.M. Firmada bajo la
modalidad de remate
Aprueba?
Instruye se incluya al
POA
Devuelve a la DGAA
para su archivo
No
Si
19-20
21-22
23-25
32
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ENAJENAR A TITULO ONEROSO BIENES MUEBLES O INMUEBLES MEDIANTE TRANSFERENCIA ENTRE ENTIDADES PÙBLICAS Y/O PRIVADAS BAJO LA MODALIDAD DE REMATE PARA DISPOSICION DEFINITIVA.
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CÓDIGO:
DGAA 01-03-03
MINISTRO (A) DE
ECONOMÍA Y
FINANZAS
PUBLICAS (MAE)
DIRECTOR (A)
GENERAL ASUNTOS
JURÍDICOS
DIRECTOR (A)
GENERAL ASUNTOS
ADMINISTRATIVOS
JEFE (A) DE UNIDAD
ADMINISTRATIVA
RESPONSABLE DE
ADQUISICIÓN DE
BIENES Y SERVICIOS
PROFESIONAL Y/O
TÉCNICO ABOGADO
DE LICITACIONES Y
CONTRATOS
SECRETARIA DE LA
U.A.
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Revisa y aprueba la
convocatoria,
autorizando la
publicación a la U.A.
Instruye la publicación en el SICOES al Responsable de Adquisición de Bienes y Servicios con un plazo no menor a diez días.
Sube la convocatoria en base
al informe de modalidad de
remate presentan deposito
de garantía para formar parte
del remate
Recepciona y registra en libro de recepcion los sobres de propuestas
Solicita autorización la
publicación Para iniciar
el proceso para
disposición definitiva
Proceden a la apertura de propuestas en acto público con el numero de ofertas
que se presenten
Elabora acta de sesión, la
misma que será suscrita por
los interesados
Elaboran informe de
recomendación de mejor
propuesta económica de
bienes.
Elaboran informe de
recomendación de mejor
propuesta económica de
bienes.
Se presentaron propuestas Si
26-27
28-29
31
Emite informe de declaración desierta
No
Emite informe de
declaración desierta
Autoriza la publicación
de convocatoria si se a
declarado desierto se
convoque por segunda
vez
Proceden a la apertura de
propuestas en acto público
con el numero de ofertas
que se presenten
A
30
33-34
44-48
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ENAJENAR A TITULO ONEROSO BIENES MUEBLES O INMUEBLES MEDIANTE TRANSFERENCIA ENTRE ENTIDADES PÙBLICAS Y/O PRIVADAS BAJO LA MODALIDAD DE REMATE PARA DISPOSICION DEFINITIVA.
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DGAA 01-03-04
MINISTRO (A) DE
ECONOMÍA Y
FINANZAS
PUBLICAS (MAE)
DIRECTOR (A)
GENERAL ASUNTOS
JURÍDICOS
DIRECTOR (A)
GENERAL ASUNTOS
ADMINISTRATIVOS
JEFE (A) DE UNIDAD
ADMINISTRATIVA
RESPONSABLE DE
ADMINISTRACIÓN Y
MANEJO DE BIENES
TÉCNICO DE
ADQUISICIÓN DE
BIENES Y SERVICIOS
PROFESIONAL Y/O
TÉCNICO ABOGADO
DE LICITACIONES Y
CONTRATOS
Nº
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Revisa el informe de
recomendación de bienes
muebles a ser rematados,
autoriza elaborar el contrato.
Entrega al proponente el
certificado de su derecho de
adjudicación, instruyendo la
cancelación del bien. Fina
Elabora el contrato de
transferencia en base al
informe, certificado y garantía
de seriedad de propuesta
Instruye la elaboración del
acta para la entrega de los
bienes muebles, que
certifique la descripción
física, cantidad y valor de
los bienes
Elabora el acta para entregar
los bienes muebles o
inmuebles con la descripción
física, cantidad y valor de
bienes. Y remite vía la
Jefatura de Unidad
Firman y sellan el acta de
los bienes rematados, que
certifique la descripción
física, cantidad y valor
Instruye el archivo
correspondiente de la
documentación original.
Remite un ejemplar de la
documentación a la UF e
instruye elaborar el informe a
la CGE y la nota SENAPE
Elabora informe para la
Contraloría General del
Estado y la nota al
SENAPE coloca su VºBº y
lo remite a la Jefatura.
Revisa y coloca su VºBº al
informe y nota sobre la
disposición def initva de
bienes muebles o inmuebles
Instruye la devolución de la
garantía de seriedad de
propuestas a los
proponentes no
adjudicados
Archiva
documentación
original de la
disposición definitiva.
Instruye el envió de un
ejemplar de la documentación
a la UF y la elaboración de
informe a la CGE y nota al
SENAPE
Firma y sella el informe sobre
la disposición definit iva y
remite a la CGE y al SENAPE
35-36
37-38
39-40
41-43
Revisa el contrato y lo
remite a la DGAA
Firma y sella el contrato,
entrega documentación de
respaldo del bien, autoriza
la elaboración del acta de
entrega
Fin
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS - DGAA
UNIDAD ADMINISTRATIVA – UA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Efectuar la Permuta entre Entidades Públicas para la Disposición Definitiva de
Bienes muebles o inmuebles. DGAA 01-03-04
CÓDIGO:
DGAA 01-03-04
OPERACIÓN A LA QUE CORRESPONDE EL PROCEDIMIENTO:
Disposición de Bienes Muebles o inmuebles.
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Se efectivizó la transferencia de bienes de uso institucional con otras entidades públicas, y concedió
recíprocamente el derecho propietario de bienes de mutuo interés.
INSUMOS REQUERIDOS PARA EL PROCEDIMIENTO:
Nota interna de Informe de Análisis de Factibilidad Legal y Conveniencia Administrativa
Informes de Bienes a disponer.
PRODUCTOS OBTENIDOS DEL PROCEDIMIENTO:
Resolución Ministerial de Disposición Definitiva de Bienes (Permuta).
Informe de Recomendación de Mejor Oferta (Permuta).
TIEMPO DE EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
Aproximadamente de 60 a 90 días.
N° DESCRIPCIÓN DE TAREAS PUESTO
RESPONSABLE
FORMAS
FORMULARIOS
1
Instruye mediante nota interna la
elaboración del informe de análisis de
factibilidad legal y conveniencia
administrativa, para la disposición
definitiva de bienes.
Director (a) General de
Asuntos Administrativos
2
Instruye al RAMB elaborar informe de
análisis de factibilidad legal y conveniencia
administrativa para su disposición.
Jefe (a) de Unidad
Administrativa
3
Instruye realizar la identificación e
inventario de los bienes que no sean
utilizados y puedan ser tomados en cuenta
en la disposición definitiva de bienes por
permuta.
Responsable de
Administración y Manejo
de Bienes
4
Identifica los bienes a ser dispuestos,
elabora informe verificando la condición
física de los mismos, para constatar que
dichos bienes no son ni serán utilizados y
puedan ser o no dispuestos.
Técnico de Administración
y Manejo de Bienes
5
Elabora el informe técnico de análisis de
factibilidad legal y conveniencia
administrativa en función del informe,
emitido por el Técnico de AMB,
conteniendo la información necesaria.
Responsable de
Administración y Manejo
de Bienes
Informe de
identificación
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
6
Revisa y remite mediante proveído toda la
documentación al Profesional y/o Técnico
Abogado de Licitaciones y Contratos para
su análisis legal.
Jefe (a) de Unidad
Administrativa
7
Revisa el informe de análisis factibilidad
legal y conveniencia administrativa con
relación al precio, devolviendo proceso con
las correcciones (si corresponde).
Profesional y/o Técnico
Abogado de Licitaciones y
Contratos
8 Revisa y lo deriva a la DGAA. En caso de
tener observaciones vuelve al paso 7
Jefe (a) de Unidad
Administrativa
9
Revisa el informe de análisis de factibilidad
legal y conveniencia administrativa con
relación al precio base, finalmente remite la
documentación a la Dirección General de
Asuntos Jurídicos.
Director (a) General de
Asuntos Administrativos
10
Aprueba el informe de análisis de
factibilidad legal y conveniencia
administrativa con la relación del precio
base. Luego remite a la DGAA.
En caso de rechazo, vuelve al punto 6.
Director (a) General de
Asuntos Jurídicos
11
Remite al Ministro (a) de Economía y
finanzas Públicas (MAE), toda la
documentación.
Director (a) General de
Asuntos Administrativos
12
Analiza el informe y recomendación de
disposición definitiva de bienes bajo la
modalidad de permuta; si existe
conformidad del mismo, aprueba el
informe, instruyendo se incluya en el Plan
Operativo Anual (POA) a la DGAA.
En caso de rechazo, finaliza proceso.
Ministro (a) de Economía
y Finanzas Públicas
(MAE)
13
Instruye la inclusión de la disposición de
bienes en el POA a la Unidad
Administrativa.
Director (a) General de
Asuntos Administrativos
14
Incluye en el POA la disposición de bienes
y elabora solicitud de disposición definitiva
bajo la modalidad de permuta en
cumplimiento al POA, para remitir a la
DGAA.
Jefe (a) de Unidad
Administrativa
15
Verifica la solicitud de disposición
definitiva bajo la modalidad de permuta y
remite al Jefe (a) de Unidad Administrativa
para elaboración de la Resolución
Ministerial.
Director (a) General de
Asuntos Administrativos
16
Instruye la elaboración de la Resolución
Ministerial e informe legal al profesional
y/o técnico abogado.
Jefe (a) de Unidad
Administrativa
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
17
Elabora informe legal y proyecto de
Resolución Ministerial, remite a la jefatura.
Profesional y/o Técnico
Abogado de Licitaciones y
Contratos
18 Revisa el informe legal y Resolución
Ministerial, remite a la DGAA
Jefe (a) de Unidad
Administrativa
19
Remite proceso de disposición definitiva
bajo la modalidad de permuta a la MAE
adjuntando Resolución Ministerial para la
firma correspondiente.
Director (a) General de
Asuntos Administrativos
20
Firma Resolución Ministerial y Autoriza
disposición definitiva bajo la modalidad de
permuta a la DGAA.
Ministro (a) de Economía
y Finanzas Públicas
(MAE).
21
Remite la Resolución Ministerial firmada
por la MAE e instruye a la Unidad
Administrativa la preparación y
publicación de la convocatoria.
Director (a) General de
Asuntos Administrativos
22
Instruye elaborar la convocatoria o
invitaciones en base al informe de
modalidad de permuta al Responsable de
Adquisición de Bienes y Servicios.
Jefe (a) de Unidad
Administrativa
23
Delega la elaboración de la convocatoria o
invitaciones en base al informe de
recomendación de disposición definitiva de
bienes al técnico de Adquisición de Bienes
y Servicios.
Responsable de
Adquisición de Bienes y
Servicios
24
Elabora la convocatoria en base al informe
de recomendación de disposición definitiva
de bienes y a la Resolución Ministerial de
aprobación de disposición.
Técnico de Adquisición de
Bienes y Servicios
25
Revisa la convocatoria en base al informe
de recomendación de disposición definitiva
de bienes y a la Resolución Ministerial de
aprobación de disposición.
Responsable de
Adquisición de Bienes y
Servicios
26
Revisa la convocatoria en base al informe
de recomendación de disposición definitiva
de bienes y a la Resolución Ministerial de
aprobación de disposición y lo remite a la
DGAA
Jefe (a) de Unidad
Administrativa
27 Aprueba la convocatoria y autoriza la
publicación a la Unidad Administrativa.
Director (a) General de
Asuntos Administrativos
28 Instruye la publicación y lo remite. Jefe (a) de Unidad
Administrativa
29
Instruye la publicación en el SICOES y lo
remite.
Responsable de
Adquisición de Bienes y
Servicios
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
30
Publica la convocatoria a 10 días hábiles
antes de la fecha fijada para la apertura de
propuestas. Para el caso de invitaciones
directas se procederá a la entrega de las
mismas a entidades públicas con el fin de
presentar manifestaciones de interés,
detallando la relación de bienes a permutar
que ofrece y demanda, e indicando el
horario de consultas.
Técnico de Adquisición de
Bienes y Servicios
31
Recepciona propuestas en sobre cerrado y
registra en libro de recepción, previa firma
de los proponentes, concluido el plazo de
presentación de propuestas remite los
sobres de propuestas a la Dirección General
de Asuntos Administrativos. Pasa a la tarea
35
Secretaria de la Unidad
Administrativa
32
En caso de que no se presenten propuestas,
la comisión realiza informe de declaración
desierta del proceso a la MAE.
Director (a) General de
Asuntos Administrativos
Director (a) General de
Asuntos Jurídicos
Jefe (a) de Unidad
Administrativa y
Responsable de
Adquisición de Bienes y
Servicios
33
En caso de realizar un segunda
convocatoria, solicita autorización de
iniciar proceso de para Disposición
Definitiva bajo la modalidad de Remate.
Director (a) General de
Asuntos Administrativos
34
Autoriza la publicación de convocatoria, sí
el primer remate de un bien ha sido
declarado desierto y se convoque por
segunda vez. Vuelve al paso 12.
Ministro (a) de Economía
y Finanzas Públicas
(MAE)
35
Evalúan las ofertas. Posteriormente
elaboran el informe de recomendación de
mejor oferta presentada de permuta, luego
remite a la MAE.
Director (a) General de
Asuntos Administrativos
Jefe (a) de Unidad
Administrativa
Responsable de
Adquisición de Bienes y
Servicios
36
Revisa el informe de recomendación de
mejor oferta presentada de permuta, y
autoriza elaborar el contrato a la DGAA.
Ministro (a) de Economía
y Finanzas Públicas
(MAE)
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
37
Instruye elaborar el contrato a la Unidad
Administrativa en función al informe de
recomendación.
Director (a) General de
Asuntos Administrativos
38
Instruye la elaboración del contrato y lo
remite al Profesional y/o Técnico Abogado
de Licitaciones y Contratos.
Jefe (a) de la Unidad
Administrativa
39
Elabora el contrato de permuta del bien,
firma, luego remite más los antecedentes a
la DGAJ.
Profesional y/o Técnico
Abogado de Licitaciones y
Contratos.
40
Revisa y coloca su V°B°, aprobando el
contrato de permuta del bien.
En caso de existir observaciones vuelve al
paso 36.
Director (a) General de
Asuntos Jurídicos
41
Recepciona el contrato de permuta del bien
y lo remite a la DGAA vía el Jefe (a) de la
Unidad Administrativa.
Profesional y/o Técnico
Abogado de Licitaciones y
Contratos.
42 Revisa y remite el contrato de permuta del
bien al ministro.
Director (a) General de
Asuntos Administrativos
43
Firman y sellan el contrato, entregando la
totalidad de la documentación de respaldo
del bien permutado, ofreciendo sólo
garantías de evicción (si el caso requiere).
Ministro (a) de Economía
y finanzas Públicas (MAE)
Máxima Autoridad
Ejecutiva de la Entidad
Beneficiaria
44
Autoriza la elaboración del acta para la
entrega de los bienes muebles o inmuebles,
que certifique la relación física cantidad,
estado, y valor de los bienes permutados a
la Unidad Administrativa.
Director (a) General de
Asuntos Administrativos
45
Instruye al RAMB la elaboración del acta
de entrega de los bienes muebles o
inmuebles, que certifique la descripción
física, cantidad y valor de los bienes.
Jefe (a) de Unidad
Administrativa
46
Elabora el acta para la entrega de los bienes
muebles y lo remite vía Jefe (a) de Unidad
Administrativa a la DGAA.
Responsable de
Administración y Manejo
de Bienes
47
Firman el acta de entrega de los bienes
permutados, donde se registra la
descripción física, cantidad, y valor de los
bienes permutados, entregan una copia para
su archivo en el Área de Administración y
Manejo de Bienes.
Director (a) General de
Asuntos Administrativos.
Jefe (a) de Unidad
Administrativa,
Máxima Autoridad
Ejecutiva de la Entidad
Beneficiaria.
48
Instruye el archivo correspondiente de la
documentación original de finalización del
proceso de disposición definitiva.
Responsable de
Administración y Manejo
de Bienes
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
49 Archiva documentación original de la
disposición definitiva.
Técnico de Administración
y Manejo de Bienes
50
Instruye a la Unidad Administrativa, en un
plazo no mayor a 10 días hábiles después
de concluido el proceso de disposición
definitiva de bienes, él envió de un
ejemplar de toda la documentación a
Contabilidad de la Unidad Financiera para
la baja correspondiente, asimismo elabore
informe a la Contraloría General del Estado
y nota al SENAPE sobre la disposición
definitiva.
Director (a)General de
Asuntos Administrativos
51
Remite un ejemplar de la documentación a
Contabilidad de la Unidad Financiera e
instruye al RAMB elaborar el informe para
la Contraloría General del Estado y nota al
SENAPE sobre la Disposición definitiva.
Jefe (a) de Unidad
Administrativa
52
Elabora el informe para la Contraloría
General del Estado y la nota al SENAPE,
coloca su V°B° y lo remite a jefatura.
Responsable de
Administración y Manejo
de Bienes
53
Revisa y coloca su V°B° el informe y nota
sobre la disposición definitiva de bienes
muebles o inmuebles.
Jefe (a) de Unidad
Administrativa
54
Firma y sella el informe sobre la
disposición definitiva de bienes muebles o
inmuebles y remite a la Contraloría General
de la República y al SENAPE.
Director (a) General de
Asuntos Administrativos
ELABORADO POR:
Carlos Alberto Zeballos Abrego
RESPONSABLE DE
ADMINISTRACIÒN Y MANEJO
DE BIENES
APROBADO POR:
Elvis Guzmán Céspedes
DIRECTOR GENERAL DE
ASUNTOS
ADMINISTRATIVOS
ACTUALIZACIÓN N°: 1
FECHA DE APROBACION
O ACTUALIZACIÓN:
09/01/2019
Inicio
Instruye elaboración de
informe de Fact ibilidad
legal y conveniencia
administrativa,
Revisa y remite el
informe con toda la
documentación.
Instruye la identificación e
inventario de bienes a ser
tomados en cuenta
1-4
Instruye elaborar informe
de aanálisis de factibilidad
legal y conveniencia
administrativa
Elabora el informe técnico
de análisis de factibilidad
legal y conveniencia
administrativa, en función al
informe del técnico de AMB.
Revisa informe de análisis
de factibilidad y
conveniencia
administrativo con relación
al precio
Remite toda la
documentación a la
MAE
Incluye en el POA la
disposición de bienes y
elabora solicitud de
disposición definitiva bajo
la modalidad de permuta
Instruye la inclusión de la
Disposición de Bienes en
el POA
Verifica la solicitud de
Disposición bajo la
modalidad de permuta,
para elaboración de
Resolución Ministerial
Aprueba informe
de fact ibilidad con
relación del precio
base
Si
Finaliza Procedimiento
No
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: EFECTUAR LA PERMUTA ENTRE ENTIDADES PÙBLICAS PARA LA DISPOSICION DEFINITIVA DE BIENES MUEBLES O INMUEBLES.
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS - DGAAUNIDAD ADMINISTRATIVA - UA
FORM 07
FLUJOGRAMA PROCEDIMIENTO
Página 1 de 4
CÓDIGO:
DGAA 01-03-04
MINISTRO (A) DE
ECONOMÍA Y
FINANZAS PUBLICAS
(MAE)
DIRECTOR (A) GENERAL
ASUNTOS JURÍDICOS
DIRECTOR (A) GRAL.
ASUNTOS ADM.
JEFE (A) DE
UNIDAD
ADMINISTRATIVA
RESP. DE ADM. Y
MANEJO DE
BIENES
TÉCNICO DE
ADQUISICIÓN DE
BIENES Y SERVICIOS
PROF. Y/O TÉCNICO
ABOGADO DE
LICITACIONES Y
CONTRATOS
RESPONSABLE
DE ADQUISICIÓN
DE BIENES Y
SERVICIOS
Nº
Tarea
ANo
A
Analiza y aprueba
informe e instruye se
incluya en el POA
Si
Inicio
FinTaea Decisión
Documento
ArchivoFormas utilizadas: Sistema
Conector
de Página Conector
de FlujoEntrega,
envio, etc.
Crear Documento y
Copias
Pasa a la
Pag. 2
5-6
7-9
10-11
12-13
14-15
Total : 54 tareas
Identifica bienes a ser
dispuestos, elabora
informe verificando la
condición de los mismos
Revisa el informe
con relación al precio
base y remite La
documentación a la
DGAJ
Revisa y lo deriva a
la DGAA.
Tiene
observaciones ?
No
Si
16-17
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: EFECTUAR LA PERMUTA ENTRE ENTIDADES PÙBLICAS PARA LA DISPOSICION DEFINITIVA DE BIENES MUEBLES O INMUEBLES.
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
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FORM 07
FLUJOGRAMA PROCEDIMIENTO
Página 2 de 4
CÓDIGO:
DGAA 01-03-04
MINISTRO (A) DE
ECONOMÍA Y FINANZAS
PUBLICAS (MAE)
DIRECTOR (A) GENERAL
ASUNTOS JURÍDICOS
DIRECTOR (A) GRAL.
ASUNTOS ADM.
JEFE (A) DE UNIDAD
ADMINISTRATIVA
PROF. Y/O TÉCNICO
ABOGADO DE
LICITACIONES Y
CONTRATOS
RESPONSABLE DE
ADQUISICIÓN DE
BIENES Y SERVICIOS
Nº
TareaTÉCNICO DE ADQUISICIÓN
DE BIENES Y SERVICIOS
Inicio
FinTaea Decisión
Documento
ArchivoFormas utilizadas: Sistema
Conector
de Página Conector
de FlujoEntrega,
envio, etc.
Crear Documento y
Copias
18-19
20-21
22-24
25-27
Viene de
la Pag. 1
Elabora Informe Legal y
proyecto de Resolución
Ministerial
Delega la elaboración de la
convocatoria en base al
informe de recomendaciones
Revisa la convocatoria en
base al Informe de
recomendación y a la Res.
Min. de aprobación y
disposición
Pasa a la
Pag.3
Total : 54 tareas
Instruye la preparación y
publicación de la
convocatoria
Instruye la elaboración
de la RM e informe legal
y lo remite
Revisa el Informe legal y
el proyecto de RM,
remite a la DGAA
Remite el proceso de
disposición definitiva a la
MAE con la RM para firma
Firma la RM y autoriza la
disposición definitiva bajo la
modalidad de permuta a la
DGAA
Instruye elaborar la
convocatoria o invitación en
base al informe
Elabora la convocatoria en
base al Informe de
recomendación y a la Res.
Min. de aprobación y
disposición
Revisa la convocatoria en
base al Informe de
recomendación y a la Res.
Min. de aprobación y
disposición
Aprueba la convocatoria y
autoriza la publicación a la
UA
Instruye la publicación y lo
remite
Instruye la publicación
en el SICOES y lo remite
28-29
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: EFECTUAR LA PERMUTA ENTRE ENTIDADES PÙBLICAS PARA LA DISPOSICION DEFINITIVA DE BIENES MUEBLES O INMUEBLES.
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
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FORM 07
FLUJOGRAMA PROCEDIMIENTO
Página 3 de 4
CÓDIGO:
DGAA 01-03-04
MINISTRO (A) DE
ECONOMÍA Y FINANZAS
PUBLICAS (MAE)
DIRECTOR (A)
GENERAL ASUNTOS
JURÍDICOS
DIRECTOR (A) GRAL.
ASUNTOS ADM.JEFE (A) DE UNIDAD
ADMINISTRATIVA
PROF. Y/O TÉCNICO
ABOGADO DE
LICITACIONES Y
CONTRATOS
RESPONSABLE DE
ADQUISICIÓN DE
BIENES Y SERVICIOS
Nº
Tarea
TÉCNICO DE
ADQUISICIÓN DE
BIENES Y SERVICIOS
SECRETARIA DE LA
UA
Inicio
FinTaea Decisión
Documento
ArchivoFormas utilizadas: Sistema
Conector
de Página Conector
de FlujoEntrega,
envio, etc.
Crear Documento y
Copias
37-40
Viene de
la Pag. 2
Revisa y coloca su
VºBº aprobando el
contrato de permuta
del bien
Elabora el contrato de
permuta luego remite
a la DGAJ
Total : 54 tareas
Publica la convocatoria
Recepciona Propuestas en
sobre cerradoSe presentan
propuestas ?Si
Realliza informe de
declaratoria desierta a la MAE
Evalúan las ofertas y luego
elaboran informe de
recomendación de mejor oferta
Evalúan las ofertas y
luego elaboran informe
de recomendación de
mejor oferta
Revisa informe de
recomendación y
autoriza elaborar el
contrato
Instruye la
elaboración del
contrato a la UA
Recepciona el contrato
del bien y lo remite a la
DGAA vía la Jefatura de
Unidad
Revisa y remite el
contrato de permuta del
bien al MinistroPasa a la
Pag. 4
33-34
35-36
Realliza informe de
declaratoria desierta a la MAERealliza informe de
declaratoria desierta a la MAE
Solicita autorización de
proceso para disposición
definitiva
Autoriza la publicación de
convocatoria y se
convoque por segunda vez
Instruye la
elaboración del
contrato
No
A
30
31-32
41-42
43
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: EFECTUAR LA PERMUTA ENTRE ENTIDADES PÙBLICAS PARA LA DISPOSICION DEFINITIVA DE BIENES MUEBLES O INMUEBLES.
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS - DGAAUNIDAD ADMINISTRATIVA - UA
FORM 07
FLUJOGRAMA PROCEDIMIENTO
Página 4 de 4
CÓDIGO:
DGAA 01-03-04
MINISTRO (A) DE
ECONOMÍA Y
FINANZAS
PUBLICAS (MAE)
DIRECTOR (A)
GRAL.
ASUNTOS ADM.
JEFE (A) DE
UNIDAD
ADMINISTRATIVA
RESP. DE ADM. Y
MANEJO DE
BIENES
TÉCNICO DE
ADMINISTRACIÓN
Y MANEJO DE
BIENES
PROF. Y/O
TÉCNICO
ABOGADO DE
LICITACIONES Y
CONTRATOS
Nº
Tarea MAE DE LA ENTIDAD
BENFICIADA
Inicio
FinTaea Decisión
Documento
ArchivoFormas utilizadas: Sistema
Conector
de Página Conector
de FlujoEntrega,
envio, etc.
Crear Documento y
Copias
44-46
47
48-49
50-52
Viene de
la Pag. 2
Fin
Firman el acta de los bienes
permutados con las partes
involucradas
Elabora el acta para la
entrega de los bienes
muebles
Instruye a la UA en envió
de un ejemplar de toda la
documentación a UF, CGE
y nota a SENAPE
Remite un ejemplar a la
Unidad Financiera e instruye
la elaboración de informe a la
CGE y nota al SENAPE
Instruye a RAMB la
elaboración del acta
Firman el acta de los bienes
permutados con las partes
involucradas
53-54
Total : 54 tareas
Firman y sellan el contrato entregando
la totalidad de la documentación de
respaldo de los bienes.
Autoriza la elaboración
del acta de entrega de
los bienes que certifique
sus características y
valor a la U.A.
Instruye el archivo
correspondiente de la
documentación original
Archiva la
documentación original
Elabora informe para la
CGE y nota al SENAPE
coloca su VºBª y lo
remite a jefatura
Revisa y coloca su VB al
informe y nota
Firma y sella el informe
sobre la disposición
definitiva de bienes y lo
envía a la CGE y SENAPE
según corresponda
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS - DGAA
UNIDAD ADMINISTRATIVA – UA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Determinar la Baja y Reposición de Bienes por causal de hurto, robo, siniestro
o pérdida fortuita. DGAA 01-03-05
CÓDIGO:
DGAA 01-03-05
OPERACIÓN A LA QUE CORRESPONDE EL PROCEDIMIENTO:
Disposición de Bienes Muebles o Inmuebles
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Se realizó la baja de los bienes de uso y consumo de propiedad del Ministerio de Economía y Finanzas
Públicas; asimismo actualizó los registros de información física y contable de los activos fijos.
INSUMOS REQUERIDOS PARA EL PROCEDIMIENTO:
Informe Técnico del hecho ocurrido sobre la desaparición de bienes por robo, hurto, siniestro o pérdida
fortuita.
Documento de denuncia ante las instancias públicas pertinentes (si corresponde).
Nota Interna de Solicitud de Baja de Bienes de Uso.
PRODUCTOS OBTENIDOS DEL PROCEDIMIENTO:
Resolución Administrativa para la Baja del Bien.
Certificación del Bien repuesto por parte de la compañía aseguradora (si corresponde).
Acta de Reposición del bien (para los casos de negligencia comprobada al Servidor Público).
TIEMPO DE EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
Aproximadamente de 30 a 60 días.
N° DESCRIPCIÓN DE TAREAS PUESTO RESPONSABLE FORMAS
FORMULARIOS
1
Comunica, elabora y remite informe de
hurto, robo, siniestro o pérdida fortuita
a la Dirección General de Asuntos
Administrativos. A la vez realiza la
denuncia ante la Instancia Pública
oportuna (FELCC), si corresponde.
Servidor Público Responsable
de la Custodia del Bien
Adjunta denuncia ante la
Instancia Pública
oportuna (FELCC)
2
Deriva nota a la Unidad Administrativa
para su análisis y tratamiento de
acuerdo a normativa vigente.
Director (a) General de
Asuntos Administrativos
3
Instruye a Administración y Manejo de
Bienes, investigar y proceder de
acuerdo a normativa vigente.
Jefe (a) de Unidad
Administrativa
4
Verifica y lo deriva al Técnico de
Administración y Manejo de Bienes.
Responsable de
Administración y Manejo de
Bienes
5
Analiza y solicita la activación de
póliza y los requisitos para la
reposición del bien a la compañía
Aseguradora mediante correo
institucional y/o nota externa.
Técnico de Administración y
Manejo de Bienes
Nota Externa (en caso de
recuperación mediante
seguros)
Nota interna en caso de
negligencia del servidor
público.
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
En caso de ser robos o saqueos de
bienes por conflictos sociales o casos
extraordinarios se comunica con el
Corredor de Seguros para asesoría del
trámite de reposición con la compañía
aseguradora.
De no corresponder reposición por
seguro, gestiona la reposición del bien
por el servidor público para el caso de
negligencia comprobada. Pasa a la
tarea 12.
6
Realiza la nota externa de reposición
del bien y adjunta la documentación
requerida por la Compañía aseguradora
y lo remite al Responsable de
Administración y Manejo de Bienes.
Técnico de Administración y
Manejo de Bienes
7
Revisa la nota externa, coloca V°B° y
lo remite al Jefe (a) de Unidad
Administrativa adjuntando a
documentación requerida.
Responsable de
Administración y Manejo de
Bienes
8
Revisa la nota externa, coloca V°B° y
lo remite a la DGAA para su
consideración, firma y posterior
remisión a la Compañía aseguradora.
En Caso de tener observaciones vuelve
al paso 5.
Jefe (a) de Unidad
Administrativa.
9 Revisa la nota externa, firma y lo
remite a la Compañía aseguradora.
Director (a) General de
Asuntos Administrativos
10
Analiza y repone el bien (en los casos
que correspondan) en base a los
requerimientos expuestos en el
proceso. Pasa a la Tarea Nº15.
Compañía de Seguros
11
En el caso de evidenciarse negligencia
por parte del servidor público, emitirá
un informe a la DGAA, para iniciar el
proceso de reposición del bien
siniestrado, a su vez remite nota de
reposición del bien, adjuntando
características del bien siniestrado,
firmando ambos documentos.
Responsable de
Administración y Manejo de
Bienes
12
Revisa el informe y la nota de
instrucción de reposición del o los
bienes al servidor Público
Responsable, coloca su VºBº.
Jefe (a) de Unidad
Administrativa
13 Revisa, coloca su V°B° a la nota de
instrucción y lo remite.
Director (a) General de
Asuntos Administrativos
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
14
Repone el bien con características
técnicas iguales o superiores a la de los
bienes siniestrados y los entrega a
Administración y Manejo de Bienes.
Servidor Público Responsable
de la Custodia del Bien
15
Efectúa la verificación técnica del bien
repuesto y elabora actas de
conformidad, emite nota de aceptación
de reposición dando conocer del mismo
a la Jefatura de la Unidad
Administrativa.
En caso de rechazo vuelve a paso 10 o
14 según corresponda
Responsable de
Administración y Manejo de
Bienes
16
Firma y deriva la Nota más adjuntos a
la Dirección General de Asuntos
Administrativos.
Jefe (a) de Unidad
Administrativa
17
Analiza la documentación remitida e
instruye mediante Resolución
Administrativa debidamente firmada y
sellada la baja (sacar el bien de los
estados complementarios) y alta
(ingreso y/o activación del bien a los
estado complementarios) del o los
bienes correspondientes al jefe de
Unidad Administrativa.
Director (a) General de
Asuntos Administrativos
18 Remite instrucción para su ejecución a
Administración y Manejo de Bienes.
Jefe (a) de Unidad
Administrativa
19
Procede a la baja de los bienes
correspondientes de los registros
físicos y en sistema. Posteriormente a
resguarda y archiva los documentos del
proceso ejecutado debidamente
firmado y sellado.
Responsable de
Administración y Manejo de
Bienes
Resolución
Administrativa y Acta de
Conformidad
ELABORADO POR:
Carlos Alberto Zeballos Abrego
RESPONSABLE DE
ADMINISTRACIÓN Y MANEJO
DE BIENES
APROBADO POR:
Elvis Guzmán Céspedes
DIRECTOR(A) GENERAL
DE ASUNTOS
ADMINISTRATIVOS
ACTUALIZACIÓN N°: 1
FECHA DE APROBACION
O ACTUALIZACIÓN:
09/01/2019
1-4
5
6-8
8-10
Inicio
Deriva nota a la
Unidad Administrat iva
para su análisis y
tratamiento de
acuerdo a normativa
Instruye a Administración
y Manejo de Bienes,
investigar y proceder de
acuerdo a normativa
vigente
11-14
Comunica, elabora y
remite informe de hurto,
robo o pérdida fortuita
firmado y sellado a la
DGAA.
A la vez realiza denuncia al
FELCC (si corresponde) Corresponde seguro
Solicita act ivación de
póliza de seguros y
requisitos
para la reposición a la
compañía Aseguradora
Gestiona reposición del
Bien por el servidor
público en caso de
negligencia comprobada
Si
No
SERVIDOR PÚBLICO
RESPONSABLE DE LA
CUSTODIA DEL BIEN
TECNICO DE
ADMINISTRACION Y
MANEJO DE BIENES
COMPAÑÍA DE
SEGUROS
RESPONSABLE DE
ADM. Y MANEJO DE
BIENES
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: DETERMINAR LA BAJA Y REPOSICIÓN DE BIENES POR CAUSAL DE HURTO , ROBO, SINIESTRO O PERDIDA FORTUITA
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS -DGAAUNIDAD ADMINISTRATIVA - UA
FORM 07
FLUJOGRAMA
PROCEDIMIENTO
Página 1 de 2
CÓDIGO:
DGAA 01-03-05
Nº
TAREA
DIRECTOR(A)
GENERAL DE ASUNTOS
ADMINITRATIVOS
JEFE(A) DE LA UNIDAD
ADMINISTRATIVA
A
B
En caso de negligencia
comprobada remite un
informe a la DGAA para
inicio de trámite de
reposición y nota de
reposición del bien.
Inicio
Fin
Taea Decisión
Documento
ArchivoFormas utilizadas:
Sistema
Conector
de Página Conector
de Flujo
Entrega, envio,
etc.
Crear Documento
y Copias
Total : 19 tareas
15-17
Verifica y lo deriva al
Tecnico
Realiza nota externa de
reposición del bien y
adjunta la
documentación
requerida por al
Compañia
Revisa la nota, coloca su
Vº Bº adjunta la
documentación
requerida.
Revisa nota externa ,
coloca VºBº y lo remite a
la DGAA
Tiene
observaciones?
Revisa nota , firma y lo
remite a la compañía
aseguradoraNo Si B
Analiza y repone el bien
en base a los
requerimientos
expuestos en el proceso
Revisa la nota e informe
de instrucción de
reposición del o los
bienes , coloca su VºBº
Revisa y coloca su VºBº
y lo remite
Repone el bien con
características técnicas
iguales o superiores y
entrega a RAMB
A
Efectúa la verificación
técnica del bien
repuesto y elabora actas
de conformidad
Emite Nota de
Aceptación? CNo
C
C
Firma y deriva nota más
adjuntos Si
Analiza la
documentación remitida
e instruye mediante
Resolución
Administrativa la baja y
alta de los bienes
correspondientes
Pasa a la
Pag.2
18-19
SERVIDOR
PÚBLICO
RESPONSABLE DE
LA CUSTODIA DEL
BIEN
TECNICO DE
ADMINISTRACION Y
MANEJO DE BIENES
COMPAÑÍA DE
SEGUROS
RESPONSABLE
DE ADM. Y
MANEJO DE
BIENES
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: DETERMINAR LA BAJA Y REPOSICIÓN DE BIENES POR CAUSAL DE HURTO , ROBO, SINIESTRO O PERDIDA FORTUITA
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS -DGAAUNIDAD ADMINISTRATIVA - UA
FORM 07
FLUJOGRAMA
PROCEDIMIENTO
Página 2 de 2
CÓDIGO:
DGAA 01-03-05
Nº
TAREA
DIRECTOR(A)
GENERAL DE
ASUNTOS
ADMINITRATIVOS
JEFE(A) DE LA
UNIDAD
ADMINISTRATIVA
Inicio
Fin
Taea Decisión
Documento
ArchivoFormas utilizadas:
Sistema
Conector
de Página Conector
de Flujo
Entrega, envio,
etc.
Crear Documento
y Copias
Total : 19 tareas
Viene de
la Pag. 1
Remite instrucción
para su ejecución
Procede de acuerdo a
instrucción a la baja de
los registros contables
Archiva los
documentos del
proceso ejecutado
debidamente
firmado
Fin
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS - DGAA
UNIDAD ADMINISTRATIVA – UA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Determinar la Baja de Bienes por Alteraciones o Deterioros para la baja contable
y en el sistema. DGAA 01-03-06
CÓDIGO:
DGAA 01-03-06
OPERACIÓN A LA QUE CORRESPONDE EL PROCEDIMIENTO:
Disposición de Bienes Muebles o inmuebles
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Se evitó costos innecesarios de almacenamiento y espacios inutilizados; asimismo se actualizó los registros
físicos de Activos Fijos.
INSUMOS REQUERIDOS PARA EL PROCEDIMIENTO:
Informe Técnico de Bienes de Uso
Nota Interna de Solicitud de Baja de Bienes de Uso
PRODUCTOS OBTENIDOS DEL PROCEDIMIENTO:
Notas de Cargo y Descargo.
Resolución Administrativa para la baja de Bienes de Uso Alterados o Deteriorados.
TIEMPO DE EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
Aproximadamente de 30 a 60 días.
N° DESCRIPCIÓN DE TAREAS PUESTO RESPONSABLE FORMAS
FORMULARIOS
1
Elabora nota interna de solicitando
informe técnico de las condiciones del
bien de uso a Servicios Generales (para el
caso de muebles), a la Unidad de
Tecnologías de Información (para
equipos tecnológicos) y a un perito en la
materia (para casos especiales), para la
baja de bienes.
Responsable de
Administración y Manejo de
Bienes
2 Revisa y coloca su VB y lo remite a la
DGAA.
Jefe (a) de Unidad
Administrativa
3
Revisa y coloca su VB y lo remite. En
caso de tener observación vuelve al paso
1.
Director (a) General de
Asuntos Administrativos
4
Elabora informe técnico detallando los
motivos por los cuales el o los bienes de
uso, deban o no ser dados de baja.
Responsable de Servicios
Generales o
Técnico de la Unidad de
Tecnologías de Información o
Perito en la materia
5
Analiza si compete instruye el inicio de
la baja de bienes y lo deriva al Jefe (a)
de Unidad Administrativa.
En caso que los informes presenten el
Director (a) General de
Asuntos Administrativos
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
dato de bienes en perfecto estado se
archiva.
6
Instruye al RAMB analizar y elaborar
informe técnico de la baja de los bienes,
en base a los informes remitidos por la
UTI, SG o perito en materia.
Jefe (a) de Unidad
Administrativa
7
Analiza los informes, realiza el informe
técnico, firma y lo remite a jefatura.
Responsable de
Administración y Manejo de
Bienes.
8
Analiza el informe, estableciendo
responsabilidades y notas de cargo si el
caso amerita y remite al Profesional y/o
Técnico Abogado de Licitaciones y
Contratos.
Jefe (a) de Unidad
Administrativa
9
Analiza el informe técnico de la baja de
los bienes, realiza el proyecto de
Resolución Administrativa y los remite
para firma de la Dirección General de
Asuntos Administrativos.
En caso de tener observaciones vuelve al
paso 7
Profesional y/o Técnico
Abogado de Licitaciones y
Contratos
10 Revisa y remite a la DGAA Jefe (a) de Unidad
Administrativa
11 Analiza y Firma la Resolución
Administrativa e Instruye a la Unidad
Financiera y Unidad Administrativa
realizar los ajustes contables y físicos
mediante nota interna
Director (a) General de
Asuntos Administrativos
12 Instruye al Responsable de
Administración y Manejo de Bienes,
proceder con la baja de los bienes de uso
de los registros físicos y en sistema.
Jefe (a) de Unidad
Administrativa
13 Realiza la baja de bienes correspondiente
en los registros físicos y en sistema.
Posteriormente la documentación es
firmada, sellada y remitida en tres copias
a su inmediato superior.
Responsable de
Administración y Manejo de
Bienes
Resolución
Administrativa para
Baja
14 Revisa la documentación de baja, para
luego firmar y sellar la misma,
posteriormente la remite a la DGAA.
Jefe (a) de Unidad
Administrativa
15 Revisa, firma y sella la documentación de
baja de bienes; dos copias son devueltas
a Administración y Manejo de Bienes y
la otra es enviada a la Unidad Financiera
para la correspondiente baja contable.
Director (a) General de
Asuntos Administrativos
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
16 Realiza la baja contable de bienes y
remite la documentación correspondiente
a la DGAA.
Jefe (a) de la Unidad
Financiera
17 Archiva la documentación
correspondiente a la baja de bienes.
Responsable de
Administración y Manejo de
Bienes
ELABORADO POR:
Carlos Alberto Zeballos Abrego
RESPONSABLE DE MANEJO DE
BIENES
APROBADO POR:
Elvis Guzmán Céspedes
DIRECTOR GENERAL DE
ASUNTOS
ADMINISTRATIVOS
ACTUALIZACIÓN N°: 1
FECHA DE APROBACION
O ACTUALIZACIÓN:
09/01/2019
Inicio
Fin
Revisa la documentación
de baja, para luego f irmar
y sellar la misma
Revisa, firma y sella la
documentación de baja de
bienes, dos copias son
devueltas a RAMB y otra
es enviada a la Unidad
Fianciera
Elabora informe técnico
detallando los motivos
por los cuales los bienes
deban o no ser dados de
baja.
Realiza la baja contable
de bienes en los
registros f ísicos y en
sistema
Archiva la
documentación
correspondiente a la
baja de bienes
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: DETERMINAR LA BAJA Y REPOSICIÓN DE BIENES POR ALTERACIONES O DETERIOROS PARA LA BAJA CONTABLE Y EN EL SISTEMA
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS -DGAAUNIDAD ADMINISTRATIVA - UA
FORM 07
FLUJOGRAMA
PROCEDIMIENTO
Página 1 de 1
CÓDIGO:
DGAA 01-03-06
RESPONSABLE DE
SERVICIOS
GENERALES O
TÉCNICO DE LA UT, /O
PERITO EN MATERIA
JEFE DE LA UNIDAD
FINANCIERA
RESPONSABLE DE ADM.
Y MANEJO DE BIENES
Nº
TAREA
DIRECTOR(A) GENERAL
DE ASUNTOS
ADMINITRATIVOS
JEFE(A) DE LA UNIDAD
ADMINISTRATIVA
Inicio
Fin
Taea Decisión
Documento
ArchivoFormas utilizadas:
Sistema
Conector
de Página Conector
de Flujo
Entrega, envio,
etc.
Crear Documento
y Copias
1-4
10-11
12-13
14-17
Total : 17 tareas
PROFESIONAL Y/O
TÉCNICO DE
LICITACIONES Y
CONTRATOS
Analiza el informe técnico de
la baja de los bienes, realiza
el proyecto de Resolución
Administrativa y los remite
para firma de la Dirección
General de Asuntos
Administrat ivos.
Revisa y coloca su VB y
los remite a la DGAA
Elabora nota de
solicitando informe
técnico de las
condiciones del bien a
Servicios Generales o a
la UTI según
corresponda
Revisa, coloca su VºBº y
lo remite
Tiene observacion?Si No
Analiza, si compete
e instruye el inicio
de la baja y los
deriva al Jefe de la
UA
Se archiva
No
Instruye analizar y
elaborar informe técnico
de baja de los bienes en
base a los informes
técnicos de la UTI,
Servicios Generales o
perito en materia (según
corresponda)
Analiza el o los informes
de Servicios Generales,
UTI o Perito en materia y
elabora informe técnico
,firma y lo remite a la
Jefatura
Analiza el informe
tecnico, estableciendo
responsabilidades y
notas de cargo si el caso
amerita y lo remite al
Profesión y/o técnico
abogado
Tiene
observaciones ?No
Realiza la baja contable
de bienes y remite la
documentación
correspondiente
Si
ASi
A
Analiza y firma la
Resolución
Administrativa , e
instruye realizar los
ajustes contables y
fisicos mediante nota
Instruye al RAMB,
proceder con la Baja de
los Bienes de Uso
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS - DGAA
UNIDAD ADMINISTRATIVA – UA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Recepcionar, e ingresar los bienes de consumo (materiales y suministros). DGAA
01-04-01
CÓDIGO:
DGAA 01-04-01
OPERACIÓN A LA QUE CORRESPONDE EL PROCEDIMIENTO:
Administración de los bienes de consumo.
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Ingreso de los bienes de consumo (materiales y suministros) del Ministerio de Economía y Finanzas
Públicas atendidos, registrados, almacenados y controlados.
INSUMOS REQUERIDOS PARA EL PROCEDIMIENTO:
Proceso de contratación con todo los antecedentes.
PRODUCTOS OBTENIDOS DEL PROCEDIMIENTO:
Acta de recepción y Conformidad de los bienes de consumo (documentada).
Registro de ingreso de los bienes de consumo al Almacén Central.
Identificación de los materiales y suministros.
Clasificación de los bienes de consumo.
Almacenamiento de los bienes de consumo.
Asignación de espacios.
Inventarios de existencia.
Kardex de identificación de los bienes de consumo.
Medidas de salvaguarda de los bienes de consumo.
Destrucción de toners vacíos (mediante proceso).
Control de saldos mediante Stock mínimos y máximos.
Registro por medio del sistema de almacén.
TIEMPO DE EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
El tiempo está en función al plazo de entrega del bien.
N° DESCRIPCIÓN DE TAREAS PUESTO RESPONSABLE FORMAS
FORMULARIOS
1
Remite mediante sistema de
correspondencia el Proceso de
compras de materiales, al Almacén
Central.
Responsable de Administración y
Manejo de Bienes
Carpeta con Proceso
de Contratación
2
Registra en el módulo de
correspondencia del SIGA, nota
interna de solicitud perteneciente al
proceso de compra y coordina la
entrega con la empresa o proveedor
adjudicado.
Encargado de Almacén Central
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
3
Verifica las cantidades y las
características técnicas solicitadas,
físicas y funcionales de los bienes en la
adjudicación y orden de compra del
material.
Servidor Público de la Unidad
Solicitante ó Comisión de
Recepción
Nota de remisión,
factura y certificado
de garantía (para
Tóners)
4
Emite y firma el Acta de Recepción y
Conformidad.
Servidor Público de la Unidad
Solicitante ó Comisión de
Recepción
5
Registra el ingreso del material en el
Sistema informático de Almacenes
(SIALM)
Técnico de Almacén Central Acta de Recepción y
Conformidad
6
Codifica, clasifica, cataloga el
material, adjunta documentación de
recepción oficial, documento de
compra y nota de remisión.
Posteriormente remite al stock de la
unidad solicitante.
Técnico Almacén Central
7
Remite el proceso de contratación,
adjuntando los documentos de ingreso
respectivo: factura, nota de remisión,
certificado de garantía (para los
toners), acta de recepción
Técnico Almacén Central Formulario de
Ingreso de materiales
ELABORADO POR:
Jorge Quinteros.
ENCARGADO DE ALMACENES
Carlos Alberto Zeballos Abrego
RESPONSABLE DE MANEJO DE
BIENES
APROBADO POR:
Elvis Guzmán Céspedes
DIRECTOR(A) GENERAL
DE ASUNTOS
ADMINISTRATIVOS
ACTUALIZACIÓN N°: 1
FECHA DE APROBACION
O ACTUALIZACIÓN:
09/01/2019
1
7
Inicio
Verifica las cantidades y las
características técnicas, físicas y
funcionales de los bienes
Fin
Codif ica, clasifica cataloga el
material, adjunta
documentación de recepción
oficial, documento de compra
Emite y firma el Acta de Recepción
y Conformidad
Remite el proceso de
contratación, adjuntando los
documentos de ingreso
respectivos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: RECEPCIONAR E INGRESAR LOS BIENES DE CONSUMO ( MATERIALES Y SUMINISTROS)
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS -DGAAUNIDAD ADMINISTRATIVA - UA
FORM 07
FLUJOGRAMA
PROCEDIMIENTO
Página 1 de 1
CÓDIGO:
DGAA 01-04-01
ENCARGADO DE ALMACEN
CENTRAL
RESPONSABLE DE ADM. Y
MANEJO DE BIENES
Nº
TAREATÉCNICO DE ALMACÉN
CENTRAL
SERVIDOR PÚBLICO DE LA
UNIDAD SOLICITANTE O
COMISION DE RECEPCIÓN
Remite mediante sistema de
correspondencia el proceso de
compra de materiales
Registra en el módulo de
correspondencia del SIGA, nota
interna de solicitud
Registra el ingreso del
material en sistema
informático
Inicio
FinTaea Decisión
Documento
ArchivoFormas utilizadas:
Sistema
Conector
de
PáginaConector
de Flujo
Entrega, envio,
etc.
Crear Documento
y Copias
2-3
4-5
6
Total : 7 tareas
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS - DGAA
UNIDAD ADMINISTRATIVA – UA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Ejecutar las solicitudes de salida de bienes de consumo (materiales y suministros).
DGAA 01-04-02
CÓDIGO:
DGAA 01-04-02
OPERACIÓN A LA QUE CORRESPONDE EL PROCEDIMIENTO:
Administración de los bienes de consumo.
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Bienes de consumo (materiales y suministros), proveídas a las Unidades Ejecutoras del Ministerio necesarios
para el desarrollo de su trabajo.
INSUMOS REQUERIDOS PARA EL PROCEDIMIENTO:
Formulario de pedido de material aprobado por el solicitante, mediante el sistema informático
Sistema Informático de Almacenes (SIALM).
PRODUCTOS OBTENIDOS DEL PROCEDIMIENTO:
Entrega de bienes de consumo solicitados (Formulario de Salida de materiales firmado por la Unidad
solicitante)
TIEMPO DE EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
24 horas como mínimo, variara en función del tipo de material requerido
Nº DESCRIPCIÓN DE TAREAS PUESTO RESPONSABLE FORMAS
FORMULARIOS
1 Remite mediante el sistema
informático la solicitud de pedido
aprobado por la unidad solicitante.
Servidor Público de la Unidad
Solicitante
Formulario de pedido de
material mediante Sistema
Informático
2 Verifica la solicitud de material y
autoriza la salida mediante el
sistema informático según la
unidad ejecutora y compra
realizada.
Técnico de Almacén Central
3 Descarga la solicitud del material
del sistema informático y se
prepara el material para su entrega
(formulario de salida)
Técnico Almacén Central
Formulario de Salida
4 Descarga el material en los Kardex
respectivos, coordina la entrega
del material con la Unidad
Solicitante, verificando la
cantidad y características de los
bienes a entregar corresponden a
lo solicitado.
Técnico Almacén Central
5 Revisa el material de acuerdo a lo
solicitado, y firma el formulario de
salida.
Servidor Público de la Unidad
Solicitante
Firma de Formulario de Salida
ELABORADO POR:
APROBADO POR:
ACTUALIZACIÓN N°: 1
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
Jorge Quinteros.
ENCARGADO DE
ALMACENES
Carlos Zeballos
RESPONSABLE DE MANEJO
DE BIENES
Elvis Guzmán Céspedes
DIRECTOR GENERAL DE
ASUNTOS
ADMINISTRATIVOS
FECHA DE APROBACION
O ACTUALIZACIÓN:
09/01/2019
Inicio
Fin
Remite solicitud de material
aprobado mediante el
sistema informatico Verifica el material solicitado y
se autoriza mediante el sistema.
Descarga el material en los
kardex, coordina la entrega
del material verif icando
características de los bienes
Revisa el material de acuerdo a
lo solicitado y firma el Vale de
Almacén como constancia de
entrega
Descarga la solicitud
autorizada del
sistema(formulario de salida)
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: EJECUTAR LAS SOLICITUDES DE SALIDA DE BIENES DE CONSUMO (MATERIALES Y SUMINISTROS)
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS -DGAAUNIDAD ADMINISTRATIVA - UA
FORM 07
FLUJOGRAMA
PROCEDIMIENTO
Página 1 de 1
CÓDIGO:
DGAA 01-04-02
Nº
TAREATÉCNICO DE ALMACÉN
CENTRAL
SERVIDOR PÚBLICO DE LA
UNIDAD SOLICITANTE O
COMISION DE RECEPCIÓN
Inicio
FinTaea Decisión
Documento
ArchivoFormas utilizadas:
Sistema
Conector
de
PáginaConector
de Flujo
Entrega, envio,
etc.
Crear Documento
y Copias
1-2
3
4
5
Total : 5 tareas
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS - DGAA
UNIDAD ADMINISTRATIVA – UA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Realizar Estado de Movimientos de Activos Fijos e Inventario Existencias o
Almacenes. DGAA 01-05-01
CÓDIGO:
DGAA 01-05-01
OPERACIÓN A LA QUE CORRESPONDE EL PROCEDIMIENTO:
Elaboración del Estado de Movimientos de Activos Fijos e Inventario Existencias o Almacenes.
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Se compiló los reportes con la información segura y confiable para generar los Estados Financieros
Complementarios de la entidad 35.
INSUMOS REQUERIDOS PARA EL PROCEDIMIENTO:
Reportes de Activos Fijos y Almacenes de las entidades desconcentradas (SENAPE, SENASIR, UCPP)
Actualización y Depreciación de bienes en el Sistema de Activos Fijos (UFV´S)
Reportes de Ejecución Presupuestaria de Gasto.
PRODUCTOS OBTENIDOS DEL PROCEDIMIENTO:
Generar los Estados Financieros Complementarios del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas.
TIEMPO DE EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: Variable.
N° DESCRIPCIÓN DE TAREAS PUESTO RESPONSABLE FORMAS
FORMULARIOS
1 Remite cronograma de entrega de los
Estados de Movimientos de Activos
Fijos e Inventario Existencias o
Almacenes al Director (a) General de
Asuntos Administrativos.
Director (a) General de
Contabilidad Fiscal
2 Remite cronograma e Instruye realizar
los Estados de Movimientos de Activos
Fijos e Inventario Existencias o
Almacenes y coordinación con las
unidades e instituciones
desconcentradas del MEFP.
Director (a) General de
Asuntos Administrativos.
3 Remite cronograma de entrega de los
Estados de Movimientos de Activos
Fijos e Inventario Existencias o
Almacenes al Responsable de
Administración y Manejo de Bienes.
Jefe (a) de Unidad
Administrativa
4 Remite cronograma de entrega de los
Estados de Movimientos de Activos
Fijos e Inventario Existencias o
Almacenes al Técnico de
Administración y Manejo de Bienes.
Responsable de
Administración y Manejo de
Bienes
5 Elabora nota de remisión de los Estados
de Movimientos de Activos Fijos e
Inventario Existencias o Almacenes a
las Unidades e Instituciones
Técnico de
Administración y Manejo de
Bienes
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
Desconcentradas, remitiendo para V°B°
del Responsable de Administración y
Manejo de Bienes.
6 Revisa la nota de remisión de los
Estados de Movimientos de Activos
Fijos e Inventario Existencias o
Almacenes y coloca su V°B°, remite al
Jefe de Unidad Administrativa para
firma y envío a las Unidades e
Instituciones Desconcentradas del
Ministerio de Economía y Finanzas
Públicas.
Responsable de
Administración y Manejo de
Bienes
7 Revisa la nota de entrega de los Estados
de Movimientos de Activos Fijos e
Inventario Existencias o Almacenes,
firma y envía a las Unidades
Desconcentradas del Ministerio de
Economía y Finanzas Públicas (UCPP,
SENASIR y SENAPE).
Jefe (a) de Unidad
Administrativa
8 Revisa el Sistema de Activos fijos para
la generación de los Estados de
Movimientos de Activos Fijos e
Inventario Existencias, actualiza las
UFV´S.
Técnico de
Administración y Manejo de
Bienes
9 Genera y/o imprime (siete copias) los
reportes de Movimientos de Activos
Fijos para la compilación de
información.
Técnico de
Administración y Manejo de
Bienes
10 Remiten siete copias de los Estados de
Movimientos de Activos Fijos e
Inventario Existencias o Almacenes a la
Dirección General de Asuntos
Administrativos.
Unidades Desconcentradas del
MEFP (UCPP,SENASIR y
SENAPE)
11 Recepciona los Estados de Movimientos
de Activos Fijos e Inventario
Existencias o Almacenes y los remite a
la Unidad Administrativa.
Director (a) General de
Asuntos Administrativos.
12 Recepciona los Estados de Movimientos
de Activos Fijos e Inventario
Existencias o Almacenes y los remite al
Área de Administración y Manejo de
bienes para su revisión y compilación.
Jefe (a) de la Unidad
Administrativa
13 Recepciona los Estados de Movimientos
de Activos Fijos e Inventario
Existencias o Almacenes y los remite al
Técnico de Administración de Bienes y
Responsable de
Administración y Manejo de
Bienes
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
Servicios para su revisión y
compilación.
14 Centraliza y compila los reportes de los
Estados de Movimientos de Activos
Fijos e Inventario Existencias o
Almacenes.
Técnico de
Administración y Manejo de
Bienes
15 Revisa y verifica los saldos de los
reportes en su totalidad.
En caso de tener observaciones
devuelve a la tarea 6 para su corrección
caso contrario pasa a la siguiente tarea.
Técnico de
Administración y Manejo de
Bienes
16 Elabora e imprime (siete copias) el
Estado de Movimientos de Activos Fijos
e Inventario Existencias o Almacenes,
firma y lo remite para firma del
Responsable de Administración y
Manejo de Bienes.
Técnico de
Administración y Manejo de
Bienes
17 Revisa y firma el Estado de
Movimientos de Activos Fijos e
Inventario Existencias o Almacenes,
firma y remite al Jefe de Unidad
Administrativa para su firma.
Responsable de
Administración y Manejo de
Bienes
18 Revisa el Estado de Movimientos de
Activos Fijos e Inventario Existencias o
Almacenes, firma y remite Director (a)
General de Asuntos Administrativos
Jefe (a) de Unidad
Administrativa
19 Firma y remite el Estado de
Movimientos de Activos Fijos e
Inventario Existencias o Almacenes, a la
MAE
Director (a) General de
Asuntos Administrativos
20 Revisa y firma las siete copias y
devuelve 6 copias firmadas a la DGAA.
Ministro (a) de Economía y
finanzas Públicas (MAE)
21 Remite las seis copias restantes a cada
uno a la Dirección de Contabilidad
Fiscal, Dirección General de Asuntos
Administrativos, Unidad
Administrativa, Auditoria Interna ,
Unidad Financiera y al Área de
Administración y Manejo de Bienes
Director (a) General de
Asuntos Administrativos
ELABORADO POR:
Carlos Alberto Zeballos Abrego
RESPONSABLE DE
ADMINISTRACIÓN MANEJO
DE BIENES
APROBADO POR:
Elvis Guzmán Céspedes
DIRECTOR GENERAL DE
ASUNTOS
ADMINISTRATIVOS
ACTUALIZACIÓN N°: 1
FECHA DE APROBACION O
ACTUALIZACIÓN:
09/01/2019
Remite cronograma de
entrega de los Estados
de Movimientos de
Activos Fijos e Inventario
Existencias o Almacenes.
Elabora nota de remisión de
los Estados de Movimientos
de Activos Fijos e Inventario
Almacenes a las Unidades
Desconcentradas
Remite cronograma de
entrega de los Estados
de Movimientos de
Activos Fijos e Inventario
Existencias o Almacenes
Remite cronograma de
entrega de los Estados de
Movimientos de Activos
Fijos e Inventario
Existencias o Almacenes
Remite cronograma e
Instruye realizar los Estados
de Movimientos y coordinar
con las unidades
desco ncent radas del MEFP.
Recepciona los Estados
de Movimientos de Activos
Fijos e Inventario
Existencias o Almacenes .
Revisa Y firma el Estado de
Movimientos de Activos
Fijos
Revisa, Coloca su VB Revisa, firma y envía a
las Unidades
Desconcentradas
Remiten siete copias de
los Estados de
Movimientos de Activos
Fijos e Inventario
Existencias o Almacenes
Recepciona los Estados
de Movimientos de Activos
Fijos e Inventario
Existencias o Almacenes .
Recepciona los Estados de
Movimientos de Activos
Fijos e Inventario
Existencias o Almacenes .
Elabora e imprime el
Estado de Movimientos
de Activos Fijos ,y lo
Firma.
Revisa verifica los
saldos de los reportes en
su totalidad
Revisa Y firma el Estado de
Movimientos de Activos Fijos
Revisa Y firma el Estado
de Movimientos de
Activos Fijos
Remite las seis copias
restantes a uno a la DGCF,
DGAA , U A, UAI , U F y al
Área de Administración y
Manejo de Bienes
Revisa y firma las siete
copias y remite 6 copias a la
DGAA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REALIZAR ESTADO DE MOVIMIENTOS DE ACTIVOS FIJOS E INVENTARIO DE EXISTENCIAS O ALMACENES
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS - DGAAUNIDAD ADMINISTRATIVA - UA
FORM 07
FLUJOGRAMA PROCEDIMIENTO
Página 1 de 1
CÓDIGO:
DGAA 01-05-01
MINISTRO (A) DE
ECONOMÍA Y FINANZAS
PUBLICAS (MAE)
DIRECTOR (A) GENERAL DE
CONTABILIDAD FISCAL
DIRECTOR (A) GRAL.
ASUNTOS ADM.JEFE (A) DE UNIDAD
ADMINISTRATIVA
RESP. DE ADM. Y
MANEJO DE BIENES
TÉCNICO DE
ADMINISTRACIÓN Y
MANEJO DE BIENES
Nº
Tarea
UNIDADES
DESCONCENTRADAS
MEFP (UCPP, SENASIR Y
SENAPE)
Revisa e l Siste ma de AF
para la g eneración de los
Estados de Movimientos de
AF y las actualiza la UFV´S
Centraliza y compila los
reportes de los Estados
de Movimientos de
Activos fijos e inventarios
Existencias o almacenes
Genera y/o imprime los
reportes de Movimientos de
AF para la compilación de
información.
Inicio
Inicio
FinTaea Decisión
Documento
ArchivoFormas utilizadas:
Sistema
Conector
de
PáginaConector
de FlujoEntrega,
envio, etc.
Crear Documento y
Copias
Fin
1-5
6-8
9-10
11-14
15
16-20
21
Total : 21 tareas
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS - DGAA
UNIDAD ADMINISTRATIVA – UA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Realizar la toma de Inventario de Activos Fijos y Almacenes del MEFP. DGAA 01-05-
02
CÓDIGO:
DGAA 01-05-02
OPERACIÓN A LA QUE CORRESPONDE EL PROCEDIMIENTO:
Elaboración del Estado de Movimientos de Activos Fijos e inventario de Existencias o Almacenes
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Inventariación física de los activos fijos y almacenes del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas
realizada.
INSUMOS REQUERIDOS PARA EL PROCEDIMIENTO:
Sistema de Activos Fijos.
Sistema de Almacenes.
Cronograma.
Actas de asignación.
Actas de entrega en caso de transferencias o donaciones.
Formularios de Recepción y Entrega de Materiales y Suministros.
Kardex de Materiales y Suministros.
Reporte de saldos del Sistema de Almacenes.
Decreto Supremo N° 0181 NB-SABS.
Reglamento Específico del Sistema de Administración de Bienes y Servicios RE-SABS.
PRODUCTOS OBTENIDOS DEL PROCEDIMIENTO:
Reporte de Asignación de Bienes.
Identificación y/o código de asignación del activo.
Control de Existencias de Almacenes.
TIEMPO DE EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
En función a las características y la cantidad de los bienes, se realiza la inventariación durante 1 a 2 semanas,
excepto el inventario de cierre de gestión.
El Inventario de Almacenes se efectuará en un plazo de 4 días, excepto el inventario de cierre de gestión.
OBSERVACIONES: El área de Administración y Manejo de Bienes realizará los inventarios periódicos,
planificados y/o sorpresivos, tanto para bienes de uso como de consumo.
En caso de inventariar activos donados o transferidos se realizara el mismo procedimiento
N
°
DESCRIPCIÓN DE TAREAS PUESTO RESPONSABLE FORMAS
FORMULARIOS
1
Elabora cronograma anual de toma
física de inventarios de activos
fijos y almacenes del MEFP y lo
remite al Director(a) General de
Asuntos Administrativos y/o Jefe
(a) de Unidad Administrativa para
su consideración y aprobación.
Responsable de Administración y
Manejo de Bienes (RAMB)
2
Aprueba el cronograma y remite al
Responsable de Administración y
Manejo de Bienes (RAMB) para su
ejecución.
Director(a) General de Asuntos
Administrativos y/o Jefe(a) de
Unidad Administrativa
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
3
Recepciona, y coordina con los
Técnicos de Administración y
Manejo de Bienes la inventariación
a realizar.
En todos los casos mediante notas se
hace conocer a la Unidad de
Auditoria Interna y la Unidad
Financiera para que participen del
inventario como veedor y como
unidad independiente
respectivamente.
Responsable de Administración y
Manejo de Bienes (RAMB)
4
Revisa e Imprime dos copias de
actas de asignación de los
servidores públicos del MEFP y/o
reportes de asignación de bienes.
En el caso de Almacenes se
imprimirá los reportes de saldos de
los materiales y/o suministros.
Técnico de Administración y
Manejo de Bienes
5
Verifica activo por activo el estado
(Bueno, regular, Malo.),
constatando el buen uso del bien y
el pegado del código.
Efectúa el recuento físico de los
materiales y suministros
Técnico de Administración y
Manejo de Bienes
6
Realiza el cotejo con las actas de
asignación y/o reporte de activos, el
resultado de estos deben ser iguales.
Se realiza el cotejo del recuento
físico de los materiales y
suministros con los Kardex y
reporte de saldos.
Técnico de Administración y
Manejo de Bienes
7
Concluido el relevamiento de
inventario se emitirá informe de las
actividades realizadas con las
correspondientes recomendaciones
para remisión a la DGAA y/o
Jefatura de Unidad vía el RAMB.
Técnico de Administración y
Manejo de Bienes
8
Revisa el informe e instruye se
proceda a implantar las
recomendaciones.
Director(a) General de Asuntos
Administrativos y/o Jefe(a) de
Unidad Administrativa
9
Remite instructivo para
implementar las recomendaciones
del informe.
Responsable de Administración y
Manejo de Bienes (RAMB)
10
Implanta las recomendaciones de
acuerdo a instrucciones.
Efectúa seguimiento a las
observaciones detectadas.
Técnico de Administración y
Manejo de Bienes
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
11
Procede al archivo de toda la
documentación generada.
Técnico de Administración y
Manejo de Bienes
ELABORADO POR:
Carlos Alberto Zeballos Abrego
RESPONSABLE DE
ADMINISTRACIÓN Y MANEJO
DE BIENES
APROBADO POR:
Elvis Guzmán Céspedes
DIRECTOR GENERAL DE
ASUNTOS
ADMINISTRATIVOS
ACTUALIZACIÓN N°: 1
FECHA DE APROBACION O
ACTUALIZACIÓN:
09/01/2019
Inicio
Elabora cronograma anual de
toma física de inventarios
de Activos fijos y Almacenes
del MEFP .
Aprueba el cronograma y
remite para su ejecución.
Coordina con los Técnicos de
Administración y Manejo de
Bienes la inventariación a
realizar, hace concer a la
Unidad de Auditoria Interna
(veedor) y Unidad Financiera
(unidad independioente)
Verifica activo por activo el estado
(Bueno, regular, Malo.),
constatando el buen uso del bien y
el pegado del código.
y/o efectúa el recuento físico de
los materiales y suministros.
Revisa e Imprime dos copias de
actas de asignación de los
servidores públicos del MEFP y/o
reportes de asignación de bienes,
en caso de Almacenes se
imprime los reportes de saldo
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REALIZAR LA TOMA DE INVENTARIOS DE ACTIVOS FIJOS Y ALMACENES DEL MEFP
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS - DGAAUNIDAD ADMINISTRATIVA - UA
FORM 07
FLUJOGRAMA
PROCEDIMIENTO
Página 1 de 2
CÓDIGO:
DGAA 01-05-02
JEFE (A) DE UNIDAD ADMINISTRATIVARESP. DE ADM. Y MANEJO DE BIENES TÉCNICO DE ADMINISTRACIÓN Y MANEJO
DE BIENES Nº
Tarea
Inicio
Fin
Taea Decisión
Documento
ArchivoFormas utilizadas:
Sistema
Conector
de Página Conector
de Flujo
Entrega, envio,
etc.
Crear Documento
y Copias
1
2
3
4
5
6
7
Realiza el cotejo con las actas de
asignación y/o reporte de activos,
el resultado de estos deben ser
iguales, encaso de almacenes se
reliza cotejo del recuento f isico
de materiales y sumisntros con
los kardex y reportes de saldos
Revisa el informe e
instruye se proceda a
implantar las
recomendaciones.
Pasa a la
Pag. 2
Emite informe de act ividades
realizadas con las
correspondientes
recomendaciones para remisión a
la DGAA y/o Jefatura de Unidad
vía el RAMB.
8
Total : 11 tareas
Remite instructivo para
implementar las
recomendaciones del
informe.
Procede al archivo de
toda la documentación.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REALIZAR LA TOMA DE INVENTARIOS DE ACTIVOS FIJOS Y ALMACENES DEL MEFP
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS - DGAAUNIDAD ADMINISTRATIVA - UA
FORM 07
FLUJOGRAMA
PROCEDIMIENTO
Página 2 de 2
CÓDIGO:
DGAA 01-05-02
JEFE (A) DE UNIDAD ADMINISTRATIVARESP. DE ADM. Y MANEJO DE BIENES TÉCNICO DE ADMINISTRACIÓN Y MANEJO DE
BIENES Nº
Tarea
Inicio
Fin
Taea Decisión
Documento
ArchivoFormas utilizadas:
Sistema
Conector
de Página Conector
de Flujo
Entrega, envio,
etc.
Crear Documento
y Copias
9
10
Viene de
la Pag.1
Fin
11
Implanta las
recomendaciones de
acuerdo a instrucciones.
Efectúa seguimiento a las
observaciones detectadas.
Total : 11 tareas
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS - DGAA
UNIDAD ADMINISTRATIVA - UA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Realizar el mantenimiento y/o reparación del Sistema Eléctrico, Hidrosanitario, Muebles
e Inmuebles. DGAA 01-06-01
CÓDIGO:
DGAA 01-06-01
OPERACIÓN A LA QUE CORRESPONDE EL PROCEDIMIENTO:
Administrar los Servicios Generales e Infraestructura de la Estructura Central del MEFP.
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Sistema eléctrico, hidrosanitario, bienes muebles e inmuebles del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas
en funcionamiento.
INSUMOS REQUERIDOS PARA EL PROCEDIMIENTO:
Decreto Supremo 0181, Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios.
Formulario de solicitud de requerimiento de material de almacén central y compra de material.
Nota de solicitud de trabajo.
Formulario de solicitud de trabajo.
Sistema Integral de POA y Presupuesto (SIPP).
Sistema Informático de Almacenes (SIALM).
PRODUCTOS OBTENIDOS DEL PROCEDIMIENTO:
Informes y formulario de reparación y mantenimiento de las instalaciones eléctricas, hidrosanitarias, muebles
e inmuebles firmados, entregados y archivados.
TIEMPO DE EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
Aproximadamente de 2 a 15 días hábiles (de acuerdo al tipo de trabajo y/o a la existencia del material).
N° DESCRIPCIÓN DE TAREAS
PUESTO
RESPONSABLE
FORMAS
FORMULARIOS
1
Remite mediante con nota interna,
solicitud de trabajo a la DGAA para
mantenimiento y/o reparación eléctrica,
hidrosanitaria, de muebles o inmuebles,
cuando se trate de un servicio que implica
una compra o contratación.
Cuando la solicitud sea de emergencia
podrá ser verbal o mediante correo
electrónico, para posteriormente, sea
regularizada con nota conforme al párrafo
anterior.
Responsable de la Unidad
Solicitante
2
Remite solicitud de trabajo mediante Hoja
de Ruta al Jefe(a) de la Unidad
Administrativa.
Cuando se trata de un caso de emergencia,
comunica directamente la solicitud al
Director(a) General de
Asuntos Administrativos
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
Responsable de Servicios Generales y pasa
a la tarea 4.
3
Remite solicitud de trabajo mediante Hoja
de Ruta al encargado de Servicios
Generales.
Jefe(a) Unidad
Administrativa
4
Registra en el formulario la solicitud de
trabajo requerido, lo clasifica y designa al
o los técnicos respectivos e instruye
inspección, verificación e informe.
Encargado de Servicios
Generales
Formulario de Solicitud de
Trabajo
5
Registra Libro de Novedades, y procede a
verificar el problema, determina si necesita
material o insumos, cuantifica e informa de
manera verbal al Encargado de Servicios
Generales.
Si no necesita material informa y pasa a la
tarea 17.
Técnico de
mantenimiento y/o
reparación.
6
Verifica si existe el material necesario en
almacenes mediante Sistema de
Almacenes (SIALM).
Si existe el material requerido, pasa a la
tarea Nº 14.
Caso contrario realiza la solicitud de
autorización de compra a través de caja
chica o del inicio del proceso de compra
menor.
Encargado de Servicios
Generales
Formulario de Pedido de
Materiales
7 Instruye al Responsable de Caja Chica que
entregue fondos o autoriza inicio de
proceso de compra al Responsable de
Adquisición de Bienes y Servicios cuando
es contratación menor, pasa a la tarea 10.
Jefe (a) de la Unidad
Administrativa
8 Proporciona los fondos al técnico de
mantenimiento y/o reparación.
Responsable de Caja
Chica
9 Realiza la compra y remite la fotocopia de
la factura a Almacenes para su registro de
ingreso y salida en el SIALM, pasa a la
tarea17 (cuando es con fondos de caja
chica.)
Técnico de
mantenimiento y/o
reparación
10 Procede cuando es contratación menor, a
realizar el proceso para la compra del
material requerido, y según corresponda
designa al Responsable o Comisión de
Recepción, remite la documentación a
Almacenes para la recepción del material
Responsable de
Adquisición de Bienes y
Servicios
11 Realiza la entrega del Material comprado a
Almacenes. Empresa Adjudicada
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
12 Verifica que el material este acorde a las
especificaciones técnicas.
Si cumple, el Encargado de Servicios
Generales firma el acta de conformidad,
caso contrario se devuelve a la empresa
para que realice el cambio respectivo.
Vuelve a la Tarea 11.
Técnico de Almacén
Central.
Encargado de Servicios
Generales.
Técnico de
mantenimiento y/o
reparación.
13 Realiza el registro de ingreso del Material
comprado en el SIALM.
Técnico de Almacén
Central
14 Realiza la salida del material comprado de
almacenes a través del SIALM cuando es
compra menor e instruye al técnico el
recojo de material.
Encargado de Servicios
Generales
15 Entrega material requerido al técnico de
mantenimiento o reparación.
Técnico de Almacén
Central
16 Verifica que los materiales sean los
requeridos.
Técnico de
mantenimiento y/o
reparación.
17 Realiza el mantenimiento y/o reparación
solicitada y entrega el formulario de
trabajo para la respectiva firma y sello de
conformidad del responsable de la Unidad
solicitante.
Técnico de
mantenimiento y/o
reparación.
18 Revisa la reparación o mantenimiento
efectuado, firma y sella el formulario de
solicitud de trabajo como conformidad,
devolviendo el mismo al técnico de
mantenimiento y/o reparación.
Responsable de la Unidad
Solicitante
Formulario de Solicitud de
trabajo
19 Revisa el cumplimiento del servicio
realizado por los técnicos adjuntando la
solicitud de salida de almacén si
corresponde e instruye el archivo con los
antecedentes (formulario de solicitud de
trabajo por tipo de servicio). Dicha
información se cuantifican en el informe
trimestral de trabajos realizados.
Encargado de Servicios
Generales
20 Archiva en la carpeta según el tipo de
servicio con los antecedentes.
Auxiliar de Servicios
Generales.
ELABORADO POR:
Víctor Hugo Solíz Cuentas ENCARGADO DE SERVICIOS
GENERALES
APROBADO POR:
Elvis Guzmán Céspedes DIRECTOR GENERAL DE ASUNTOS
ADMINISTRATIVOS
ACTUALIZACIÓN N°:1
FECHA DE APROBACION O
ACTUALIZACIÓN:
09/01/2019
Nº
Tarea
1-5
Inicio
FinTaea Decisión
Documento
ArchivoFormas
utilizadas:
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REALIZAR EL MANTENIMIENTO Y/O REPARACIÓN DEL SISTEMA ELECTRICO, HIDROSANITARIO, MUEBLES E INMUEBLES
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOSUNIDAD ADMINISTRATIVA - UA
FORM 07
FLUJOGRAMA PROCEDIMIENTO
Página 1 de 3
CÓDIGO:
DGAA 01-06-01
Responsable de
Adquisición de Bienes
y Servicios
Total : 20 tareas
Sistema
Conector de Página
Conector de Flujo
Entrega,
envio, etc.
Crear Documento y
Copias
Director(a) General
de Asuntos
Administrativos
Jefe(a) de la
Unidad
Administrativa
Técnico de
mantenimiento y/o
reparación
Encargado de
Servicios
Generales
Responsable de la
Unidad Solicitante
6
Remite solicitud de
trabajo
mantenimiento y/o
reparación
Responsable de
Caja Chica
Remite solicitud de
Trabajo al
encargado de
Servicios
Generales
Empresa
Adjudicada
Remite solicitud al
Jefe la Unidad
Administrativa
Registra el
formulario de
solicitud de trabajo y
designa a los
técnicos
Pasa a la
Pag 2
Técnico de
Almancen CentralAuxiliar de Servicios
Generales
Inicio
Registra en el Libro
de novedades y
procede a Verificar
el problema y
determina si necesita
material o insumos
Necesita
Material ?B No Verifica si existe el
material necesitado
en almacenes
mediante el SIALM
Si
Existe material en
almacenes ?Si
No
Realiza solicitud de
autorización de
compra por caja
chica o proceso de
compra menor
No
C
Es de
emergencia ?
Si
A
Comunica Directamente
al Encargado de
Servicios Generales
A
Nº
Tarea
8-13
Inicio
FinTaea Decisión
Documento
ArchivoFormas
utilizadas:
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REALIZAR EL MANTENIMIENTO Y/O REPARACIÓN DEL SISTEMA ELECTRICO, HIDROSANITARIO, MUEBLES E INMUEBLES
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOSUNIDAD ADMINISTRATIVA - UA
FORM 07
FLUJOGRAMA PROCEDIMIENTO
Página 2 de 3
CÓDIGO:
DGAA 01-06-01
Responsable de
Adquisición de Bienes
y Servicios
Total : 20 tareas
Sistema
Conector de Página
Conector de Flujo
Entrega,
envio, etc.
Crear Documento y
Copias
Director(a) General
de Asuntos
Administrativos
Jefe(a) de la
Unidad
Administrativa
Técnico de
mantenimiento y/o
reparación
Encargado de
Servicios
Generales
Responsable de la
Unidad SolicitanteResponsable de
Caja Chica
Empresa
Adjudicada
Pasa a la
Pag 3
Técnico de
Almancen CentralAuxiliar de Servicios
Generales
Con fondos de
Caja Chica?
Si
Pasa a la
Pag 2
No
Realiza la compra y
remite fotocopia de la
factura a Almacenes
Realiza la entrega del
material comprado a
Almacenes
Cumple?
Verifica que el material este acorde a las especificaciones técnicas
Firma acta de
conformidad
Si
Realiza el registro de
ingreso en el SIALM
del material
comprado
Realiza el registro de
salida en el SIALM
del material
comprado
Procede cuando es
contratación menor, a
realizar el proceso
para la compra del
material requerido, y
según corresponda
designa al
Responsable o
Comisión de
Recepción, remite la
documentación a
Almacenes para la
recepción del material
Proporciona los
fondos
7
No
14
C
Procedimiento
de Caja Chica
D
Nº
Tarea
18
Inicio
FinTaea Decisión
Documento
ArchivoFormas
utilizadas:
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REALIZAR EL MANTENIMIENTO Y/O REPARACIÓN DEL SISTEMA ELECTRICO, HIDROSANITARIO, MUEBLES E INMUEBLES
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOSUNIDAD ADMINISTRATIVA - UA
FORM 07
FLUJOGRAMA PROCEDIMIENTO
Página 3 de 3
CÓDIGO:
DGAA 01-06-01
Responsable de
Adquisición de
Bienes y Servicios
Total : 20 tareas
Sistema
Conector de Página
Conector de Flujo
Entrega,
envio, etc.
Crear Documento y
Copias
Director(a) General
de Asuntos
Administrativos
Jefe(a) de la
Unidad
Administrativa
Técnico de
mantenimiento y/o
reparación
Encargado de
Servicios
Generales
Responsable de la
Unidad SolicitanteResponsable de
Caja Chica
Entrega el material
requerido al técnico
de mantenimiento y
reparación
Empresa
Adjudicada
Técnico de
Almancen CentralAuxiliar de Servicios
Generales
Viene de
la Pag.2
Verifica que los
materiales sean los
requeridos
Revisa la reparación o
mantenimiento, firma y
sella el formulario de
solicitud de trabajo como
conformidad y devuelve
al Técnico de
mantenimiento
Realiza el
mantenimiento y/o
reparación
Revisa el cumplimiento
del servicio realizado por
los técnicos adjuntando
la solicitud de salida a
almacen
Fin
15-16
17B
19-20
Archiva en la carpeta
según tipo de servicio
con los antecedentes
D
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS - DGAA
UNIDAD ADMINISTRATIVA -UA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Otorgar el servicio de impresión, empastado y/o encuadernado. CÓDIGO:
DGAA 01-06-02
OPERACIÓN A LA QUE CORRESPONDE EL PROCEDIMIENTO:
Administrar los Servicios Generales e Infraestructura de la Estructura Central del MEFP.
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Solicitudes requeridas de servicio de impresión, empastado y/o encuadernado atendidas de las diferentes
unidades organizacionales del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas, para contribuir al cumplimiento de
los propósitos planteados.
INSUMOS REQUERIDOS PARA EL PROCEDIMIENTO:
Decreto Supremo 0181, Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios.
Nota de solicitud de servicio de empastado y/o encuadernado.
Formulario de pedido.
PRODUCTOS OBTENIDOS DEL PROCEDIMIENTO:
Trabajos de imprenta consistentes en impresión, empastado y/o encuadernado.
TIEMPO DE EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
Trabajo de Imprenta y empastados en Función a la Cantidad de Trabajo Requerido.
N° DESCRIPCIÓN DE TAREAS PUESTO RESPONSABLE FORMAS
FORMULARIOS
1
Remite nota interna de solicitud de
servicio de impresión y/o encuadernado,
a la Dirección General de Asuntos
Administrativos firmado y sellado por el
Jefe Inmediato Superior de la Unidad
Solicitante.
Responsable de la Unidad
Solicitante
2
Autoriza e instruye proceder con el
requerimiento, remitiendo solicitud al
Jefe de la Unidad Administrativa.
Director (a) General de
Asuntos Administrativos
3 Deriva solicitud al Encargado de
Servicios Generales.
Jefe(a) Unidad Administrativa
4 Deriva mediante hoja de ruta al Técnico
de Imprenta.
Encargado de Servicios
Generales
5
Revisa el requerimiento y elabora el
informe de cálculo de material para
impresión, empastado y/o encuadernado.
Cuando el trabajo requerido es
empastado, el material es proporcionado
por la Unidad Administrativa.
Cuando el trabajo requerido es impresión
el material es proporcionado por las
Unidades solicitantes. Pasa a la Tarea 16.
Técnico de Imprenta
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
6
Verifica la existencia de material o
insumo en almacenes mediante sistema
SIALM cuando el trabajo es empastado
y/o encuadernado.
Si existe el material, realiza la salida de
almacenes a través de formulario de
salida (sistema SIALM), y pasa a la tarea
15.
Caso contrario realiza la solicitud de
autorización de compra a través de caja
chica o compra menor a la Director(a)
General de Asuntos Administrativos con
VºBº del Jefe de la Unidad
Administrativa.
Técnico de Imprenta
Formulario de Pedido de
Materiales
7
Autoriza e instruye inicio del proceso de
compra de material con fondos de caja
chica o contratación menor.
Cuando es con fondos de caja chica
deriva al Responsable de Caja Chica.
Cuando es contratación menor deriva al
Jefe de la UA, pasa a la tarea 10.
Director (a) General de
Asuntos Administrativos
8
Proporciona fondos al técnico de
imprenta para la compra del material
requerido.
Encargado de Caja Chica
9
Realiza la compra y remite la factura a
Almacenes para el registro de ingreso y
salida de almacenes. Pasa a la tarea 16.
Técnico de Imprenta.
10 Deriva al responsable de Adquisición de
bienes y servicio.
Jefe(a) de la Unidad
Administrativa
11
Procede de acuerdo a instrucción de
compra del material requerido mediante
contratación menor. Y remite el proceso
autorizado a Almacenes para la recepción
del material.
Responsable de Adquisición de
Bienes y Servicios
12 Realiza la entrega de Material. Empresa Adjudicada
13
Verifican que el material este de acuerdo
a las especificaciones técnicas.
Si cumple, el técnico de Imprenta firma
el acta de conformidad, caso contrario
rechaza y se devuelve a la empresa para
que se realice el cambio respectivo.
Técnico de Almacenes.
Técnico de Imprenta.
14 Realiza el registro de ingreso de material
en el sistema SIALM. Técnico de Almacén Central
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
15
Entrega el material requerido de acuerdo
al formulario de pedido de materiales al
Técnico de Imprenta.
Técnico de Almacén Central
Formulario de Pedido de
Materiales
16
Inicia el trabajo de impresión, empastado
y/o encuadernado de acuerdo a solicitud
(quema de placas, etc.).
Técnico de Imprenta
17
Entrega el trabajo de impresión,
empastado y/o encuadernado terminado y
elabora nota de remisión.
Técnico de Imprenta
Nota de remisión
18
Firma nota de remisión de imprenta en
constancia de conformidad con el trabajo
realizado.
Responsable de la Unidad
Solicitante
19
Archiva la nota de remisión
correspondiente al trabajo de imprenta
realizado.
Técnico de Imprenta
ELABORADO POR:
Víctor Hugo Solíz Cuentas ENCARGADO DE SERVICIOS GENERALES
Mario Cruz TECNICO DE IMPRENTA
APROBADO POR:
Elvis Guzmán Céspedes DIRECTOR GENERAL DE
ASUNTOS ADMINISTRATIVOS
ACTUALIZACIÓN N°:1
FECHA DE
APROBACION O
ACTUALIZACIÓN:
09/01/2019
Nº
Tarea
1-5
Inicio
FinTaea Decisión
Documento
ArchivoFormas
utilizadas:
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: OTORGAR EL SERVICIO DE IMPRESIÓN Y EMPASTADO Y/O ENCUADERNADO
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOSUNIDAD ADMINISTRATIVA - UA
FORM 07
FLUJOGRAMA PROCEDIMIENTO
Página 1 de 3
CÓDIGO:
DGAA 01-06-02
Responsable de
Adquisición de
Bienes y Servicios
Total : 19 tareas
Sistema
Conector de Página
Conector de Flujo
Entrega,
envio, etc.
Crear Documento y
Copias
Director(a) General
de Asuntos
Administrativos
Jefe(a) de la Unidad
AdministrativaTécnico de Imprenta
Encargado de Caja
Chica
Responsable de la
Unidad Solicitante
Autoriza e instruye
proceder con el
requerimiento,
remitiendo solicitud al
Jefe de la Unidad
Deriva solicitud al
Encargado de Servicios
Generales
6-7
Revisa requerimiento y
elabora informe de
cálculo de material
Empresa
Adjudicada
Remite solicitud de
servicio de
impresión y/o
encuadernado
Inicio
No
Si B
Solicita autorización de
compra.
Técnico de
Almacenes
El requerimiento es
empastado?ANo
Autoriza e instruye inicio
del proceso de compra
de material con fondos
de caja chica o
contratación menor
Pasa a la
Pag 2
Encargado de
Servicios Generales
Deriva solicitud al
Técnico de Imprenta
Verifica la existencia
de material o insumo
en almacenes
mediante el SIALM
Si
Existe el material en
almacenes?
Nº
Tarea
8
Inicio
FinTaea Decisión
Documento
ArchivoFormas
utilizadas:
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: OTORGAR EL SERVICIO DE IMPRESIÓN Y EMPASTADO Y/O ENCUADERNADO
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOSUNIDAD ADMINISTRATIVA - UA
FORM 07
FLUJOGRAMA PROCEDIMIENTO
Página 2 de 3
CÓDIGO:
DGAA 05-06-02
Total : 19 tareas
Sistema
Conector de Página
Conector de Flujo
Entrega,
envio, etc.
Crear Documento y
Copias
Proporciona los fondos al
técnico de imprenta para la
compra del material
requerido
12
Realiza la compra y
remite factura a
Almacenes para registro
de ingreso y Salida
Pasa a
la Pag 3
Viene de
la Pag, 1
Si Es con fondos de
caja chica?
Deriva la Reponsable de
Adquisicion de Bienes y
Servicios
No
Procede de acuerdo a la
instrucción de compra
Deriva al Jefe de la UAC
Realiza la entrega de
material
Verifica que el material
este de acuerdo a las
especificaciones
técnicas
Verifica que el material
este de acuerdo a las
especificaciones
técnicas
9
10-11
13
Nº
Tarea
Responsable de
Adquisición de
Bienes y Servicios
Director(a) General
de Asuntos
Administrativos
Jefe(a) de la Unidad
AdministrativaTécnico de Imprenta
Encargado de Caja
Chica
Responsable de la
Unidad SolicitanteEmpresa
Adjudicada
Técnico de
Almacenes
Encargado de
Servicios Generales
Si
Cumple?
Firma el acta de
conformidad
DNo
D
Nº
Tarea
Inicio
FinTaea Decisión
Documento
ArchivoFormas
utilizadas:
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: OTORGAR EL SERVICIO DE IMPRESIÓN Y EMPASTADO Y/O ENCUADERNADO
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS - DGAAUNIDAD ADMINISTRATIVA - UA
FORM 07
FLUJOGRAMA PROCEDIMIENTO
Página 3 de 3
CÓDIGO:
DGAA 01-06-02
Responsable de
Adquisición de Bienes y
Servicios
Total : 19 tareas
Sistema
Conector de Página
Conector de Flujo
Entrega,
envio, etc.
Crear Documento y
Copias
Director(a) General de
Asuntos Administrativos
Jefe(a) de la Unidad
AdministrativaTécnico de Imprenta
Encargado de Caja
Chica
Responsable de la
Unidad Solicitante
14
Empresa Adjudicada Técnico de Almacenes
Viene de
la Pag. 2
Inicia el Trabajo de
Impresión o empastado.
Entrega el material
requerido de acuerdo al
formulario a pedido de
materiales
Realiza el registro de
ingreso del material en
el SIALM
17-18
C A
15
16
Entrega el trabajo de
impresión , empastado
y/o encuadernado
Firma Nota de remision
como constancia de
conformidad con el
trabajo realizado
Fin
19
B
Archiva la nota de
remisión correspondiente
al trabajo realizado
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÒN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS - DGAA
UNIDAD ADMINISTRATIVA – UA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Gestionar y verificar el mantenimiento y/o reparación de vehículos del MEFP.
DGAA 01-07-01
CÓDIGO:
DGAA 01-07-01
OPERACIÓN A LA QUE CORRESPONDE EL PROCEDIMIENTO:
Administrar los servicios básicos y transporte.
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Vehículos en condiciones óptimas, realizando el mantenimiento preventivo cada 5 Km y/o reparación a
solicitud de las autoridades que utilizan los vehículos oficiales del Ministerio.
INSUMOS REQUERIDOS PARA EL PROCEDIMIENTO:
Nota Interna de Solicitud de Mantenimiento y/o reparación de vehículos.
Formulario de mantenimiento vehicular.
Sistema Integral POA y Presupuesto (SIPP).
Sistema Informático de Almacenes (SIALM).
PRODUCTOS OBTENIDOS DEL PROCEDIMIENTO:
Vehículos en condiciones óptimas de funcionamiento, con tarjeta (bitácora) de mantenimiento actualizado.
TIEMPO DE EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
De 2 a 5 días hábiles según las características del mantenimiento y/o reparación solicitada para cada vehículo.
N° DESCRIPCIÓN DE TAREAS PUESTO RESPONSABLE
FORMAS
FORMULARIOS
1 Remite nota interna de solicitud de
mantenimiento preventivo cada 5.000
Km y/o reparación de vehículo,
firmado y sellado por Autoridad de la
Unidad Solicitante a la unidad
Administrativa.
Autoridad de la Unidad y/o Área
Solicitante
2 Deriva solicitud de mantenimiento y/o
reparación de vehículos e instruye al
Jefe de la Unidad Administrativa dar
cumplimiento con la solicitud.
Director(a) General de Asuntos
Administrativos
3 Deriva al Encargado de Servicios
Generales e instruye dar cumplimiento
a la solicitud.
Jefe (a) de la Unidad
Administrativa
4 Solicita fecha y hora al taller mecánico
para que se realice el mantenimiento
y/o reparación en coordinación con el
conductor del vehículo y proporciona
un vehículo provisional mientras dura
el mantenimiento.
Encargado de Servicios
Generales
5 Lleva el vehículo al taller mecánico,
hacen el inventario y llena el
requerimiento solicitado, si es
Chofer de Servicios Generales
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
reparación solicita Pro Forma al taller
mecánico.
6 Realiza el inventario del vehículo y la
inspección de acuerdo a la solicitud,
evalúa el vehículo y remite la Pro
Forma (cotización).
Empresa contratada
(Taller mecánico)
Pro Forma
7 Evalúa la pro forma (cotización) en
coordinación con el taller mecánico
Chofer de Servicios Generales
8 Elabora la Orden de Trabajo para el
taller mecánico, para firma del Jefe de
la Unidad Administrativa.
Encargado de Servicios Generales Orden de Trabajo
9 Firma la Orden de Trabajo. Jefe de la Unidad Administrativa Orden de Trabajo
10 Lleva la Orden de Trabajo como
instrucción para realizar la reparación
al taller mecánico en base a la pro-
forma o cotización.
Chofer de Servicios Generales
11 Realiza el mantenimiento y/o
reparación del vehículo y emite reporte
de conformidad de Servicio
Empresa contratada
(Taller mecánico)
12 Procede a recoger el vehículo, previa
inspección del mantenimiento y/o
reparación dando su conformidad
además de recoger los repuestos
cambiados.
Chofer de Servicios Generales
Acta de conformidad
(ver anexo 27)
13 Entrega el vehículo al chofer de la
autoridad solicitante a través de un acta
de conformidad.
Continúa con el Procedimiento.
Procesar solicitudes de pago por
servicios básicos y recurrentes DGAA
01-07-03
Chofer de Servicios Generales Acta de Conformidad
ELABORADO POR:
Víctor Hugo Solíz Cuentas
RESPONSABLE DE
SERVICIOS GENERALES
APROBADO POR:
Elvis Guzmán Céspedes
DIRECTOR GENERAL DE
ASUNTOS ADMINISTRATIVOS
ACTUALIZACIÓN N°: 1
FECHA DE APROBACION O
ACTUALIZACIÓN:
09/01/2019
Nº
Tarea
1-6
Inicio
Fin
Taea Decisión
Documento
ArchivoFormas
ut ilizadas:
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: GESTIONAR Y VERIFICAR EL MANTENIMIENTO Y/O REPARACIÓN DEL VEHÍCULOS DE LA ESTRUCTURA CENTRAL MEFP.
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOSUNIDAD ADMINISTRATIVA - UA
FORM 07
FLUJOGRAMA
PROCEDIMIENTO
Página 1 de 1
CÓDIGO:
DGAA 01-07-01
Empresa Contratada
(Taller Mecanico)
Total : 13 tareas
Sistema
Conector de Página
Conector de Flujo
Entrega,
envio, etc.
Crear Documento
y Copias
12
Director(a) General de
Asuntos
Administrativos
Jefe(a) de la Unidad
AdministrativaEncargado de Servicios
Generales
Chofer de Servicios
Generales
Autoridad de la Unidad
y/o Área Solicitante
Inicio
Remite nota interna de
Solicitud de
mantenimiento
prevent ivo cada 5000
km
Deriva e instruye dar
cumplimiento a la
solicitud
Deriva Solicitud de
Mantenimiento y/o
reparaciòn de vehículos
e instruye dar
cumplimiento
Solicita fecha y hora al
taller para que se realice el
mantenimiento y/o
reparacion del vehículo, en
coordinacion con el
Chofer.
13
7-8
Lleva el vehículo al taller
mecánico, hacen el
inventario y llena el
requerimiento solicitado,
si es reparación solicita
Pro Forma al taller
mecánico
Realiza el inventario del
vehículo y la inspección
de acuerdo a la solicitud.
Evalúa el vehículo y
remite la Pro Forma
(cot ización).
Evalúa la pro forma
(cot ización) en
coordinación con el taller
mecánico.
Firma la Orden de
Trabajo
Lleva la Orden de
Trabajo como
instrucción para realizar
la reparación al taller
mecánico en base a la
pro-forma o cotización.
Elabora la Orden de
Trabajo para el taller
mecánico, para firma del
Jefe de la Unidad
Administrativa
Realiza el
mantenimiento y/o
reparación del vehículo.
Procede a recoger el
vehículo, previa
inspección del
mantenimiento y/o
reparación dando su
conformidad, además de
recoger los repuestos
cambiados
Entrega el vehículo al
chofer de la autoridad
solicitante a través de un
acta de conformidad.
9-11
Reporte de
Confornidad de
Servicio
Continua con el proced.
DGAA 01-07-03
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS - DGAA
UNIDAD ADMINISTRATIVA –UA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Gestionar y verificar el mantenimiento preventivo programado (según Plan de
mantenimiento) y/o reparación de máquinas y equipos. DGAA 01-07-02
CÓDIGO:
DGAA 01-07-02
OPERACIÓN A LA QUE CORRESPONDE EL PROCEDIMIENTO:
Administrar los Servicios Básicos y Transporte.
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Máquinas (ascensores, sistema de climatización, bombas de agua) y equipos (fotocopiadoras, impresoras y
otros) del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas preservados en condiciones óptimas de funcionalidad.
INSUMOS REQUERIDOS PARA EL PROCEDIMIENTO:
Plan de mantenimiento de máquinas y equipos.
Sistema Integral POA y Presupuesto (SIPP)
Sistema Informático de Almacenes (SIALM).
PRODUCTOS OBTENIDOS DEL PROCEDIMIENTO:
Bitácoras de mantenimiento actualizadas de Máquinas (ascensores, bombas de agua, aire acondicionado y
otros) y/o equipos (fotocopiadoras, equipos de climatización y otros) en condiciones óptimas de
funcionamiento.
TIEMPO DE EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
Aproximadamente de 2 a 5 días hábiles de acuerdo a las características del mantenimiento y/o reparación
solicitada.
N° DESCRIPCIÓN DE TAREAS
PUESTO
RESPONSABLE
FORMAS
FORMULARIOS
1 Se presenta en instalaciones del MEFP y
realiza el mantenimiento preventivo de
acuerdo al cronograma establecido en
coordinación con el fiscal de servicio.
Empresa contratada
2 Elabora su boleta, certificado, planilla,
etc., documento de trabajo de
mantenimiento preventivo realizado,
anotando fecha y hora de ingreso y salida
de los técnicos.
Empresa contratada
3 Verifica el mantenimiento realizado y la
documentación y firma, anotando fecha y
hora de ingreso y salida de los técnicos. Y
pasa a la tarea Nº13.
Fiscal de servicio
4 Emite informe y pro-forma si la
maquinaria requiere el cambio de algún
repuesto accesorio o insumo
Empresa contratada
5 Emite una nota interna de solicitud de
reparación o mantenimiento correctivo en
atención al informe de la empresa
contratada de realizar mantenimiento
Unidad solicitante o
Fiscal de Servicio
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
correctivo adjuntando proforma (si
corresponde).
6 Aprueba la nota interna y deriva al Jefe de
la Unidad Administrativa.
Director(a) General de
Asuntos Administrativos
7 Deriva al Encargado de Servicios
Generales la solicitud.
Jefe(a) de la Unidad
Administrativa.
8 Elabora la orden de trabajo previa
evaluación de los repuestos y accesorios a
ser cambiados (Si la nota interna de
solicitud tiene adjunto la proforma de la
empresa contratada por la revisión del
equipo); coordina con el fiscal de servicio
(si fuese necesario) y deriva al Jefe de la
Unidad Administrativa para que autorice
mediante su firma.
Encargado de Servicios
Generales
Orden de Trabajo
9 Firma la Orden de trabajo y devuelve al
Encargado de Servicios Generales para
que entregue a la empresa contratada.
Jefe de la Unidad
Administrativa
10 Entrega la orden de compra autorizando
efectuar la reparación.
Encargado de Servicios
Generales
11 Realiza la reparación de acuerdo a las
condiciones establecidas en la orden de
trabajo, en el tiempo establecido.
Una vez efectuado el trabajo, hace la
entrega a la unidad solicitante o al fiscal
de servicio para su conformidad y pruebas
de funcionamiento.
Empresa contratada
12 Da su conformidad una vez realizada las
pruebas a la empresa firmando el acta de
entrega, acta de recepción de los
repuestos y accesorios cambiados.
Unidad solicitante o fiscal
de servicio
13 Solicita el pago adjuntando toda la
documentación correspondiente, factura,
SEGIP, informe si fuese necesario y nota
de entrega de repuestos (ingresa por la
ORDC).
Continúa con el Procedimiento. Procesar
solicitudes de pago por servicios básicos y
recurrentes DGAA 01-07-03.
Empresa Contratada
ELABORADO POR:
Víctor Hugo Solíz Cuentas
RESPONSABLE DE
SERVICIOS GENERALES
APROBADO POR:
Elvis Guzmán Céspedes
DIRECCIÓN GENERAL DE
ASUNTOS
ADMINISTRATIVOS
ACTUALIZACIÓN N°: 1
FECHA DE APROBACION O
ACTUALIZACIÓN:
09/01/2019
Nº
Tarea
1
Inicio
Fin
Taea Decisión
Documento
ArchivoFormas
ut ilizadas:
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: GESTIONAR Y VERIFICAR EL MANTENIMIENTO PREVENTIVO PROGRAMADO ( SEGÚN PLAN DE MANTENIMIENTO) Y/O REPARACIÓN DE MAQUINAS Y EQUIPOS.
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOSUNIDAD ADMINISTRATIVA - UA
FORM 07
FLUJOGRAMA
PROCEDIMIENTO
Página 1 de 1
CÓDIGO:
DGAA 01-07-02
Total : 13 tareas
Sistema
Conector de Página
Conector de Flujo
Entrega,
envio, etc.
Crear Documento
y Copias
10-11
Director(a) General
de Asuntos
Administrativos
Jefe(a) de la Unidad
AdministrativaUnidad SolicitanteEmpresa Contratada
Inicio
Se presenta en el MEFP
y realiza el
mantenimiento
prevent ivo de acuerdo al
cronograma establecido
Aprueba la nota
interna y deriva al Jefe
de la Unidad
Administrativa
12
3
Deriva al encargado
de Servicios
Generales
Firma la Orden de
Trabajo
Firma orden de trabajo y
devuelve al Encargado
de Servicios Generales.
4 - 8
Fiscal de ServicioEncargado de Servicios
Generales Empresa Contratada
Requiere
mantenimiento
correctivo?
Elabora su orden de
trabajo anotando fecha
y hora de ingreso de los
técnicos
No
Emite informe y pro-
forma
Si
A
Emite nota interna de
solicitud de reparación o
mantenimiento
correctivo
Elabora orden de trabajo
previa evaluación de los
repuestos y accesorios y
deriva al Jefe de la UA.
Entrega la orden de
trabajo autorizando
efectuar la reparaciòn
Realiza la reparación de
acuerdo a las
condiciones establecidas
2
9
Da su conformidad a la
empresa f irmando acta
de entrega, acta de
recepción de los
repuestos cambiados
Solicita el pago
adjuntando toda la
documentacion
correspondiente
A13
Continua con el proced.
DGAA 01-07-03
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
DIRECCION GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS - DGAA
UNIDAD ADMINISTRATIVA – UA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Procesar solicitudes de pago por Servicios Básicos y Recurrentes. DGAA 01-
07-03
CÓDIGO:
DGAA 01-07-03
OPERACIÓN A LA QUE CORRESPONDE EL PROCEDIMIENTO:
Administrar los servicios básicos y transporte.
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Solicitudes de pago por servicios básicos (energía eléctrica, agua potable, telefonía, internet, gas y otros) y
servicios recurrentes del MEFP atendidos oportunamente.
INSUMOS REQUERIDOS PARA EL PROCEDIMIENTO:
D.S. 0181 Normas Básicas del sistema de Administración de Bienes y Servicios.
Facturas, estado de cuentas, pro-formas de los servicios básicos de los operadores.
Antecedentes de pago por Servicios Recurrentes, factura, nota de solicitud, SIGEP, informe técnico si
corresponde.
Sistema Integral POA y Presupuesto (SIPP).
PRODUCTOS OBTENIDOS DEL PROCEDIMIENTO:
Solicitudes de pago por servicios básicos y recurrentes.
TIEMPO DE EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: 3-5 días hábiles desde que llega la solicitud de pago
hasta la emisión de la nota de solicitud de pago a la Unidad Financiera, siempre y cuando no tenga errores de
emisión de factura, de la nota, o ausencia de algún documento señalado en las especificaciones técnicas.
N° DESCRIPCIÓN DE TAREAS PUESTO RESPONSABLE FORMAS
FORMULARIOS
1 Remite documentación
correspondiente a la DGAA de
acuerdo a lo siguiente:
Empresas Proveedoras
a) Para servicios básicos de los
edificios(energía eléctrica,
agua, gas, telefonía, internet
y otros) Facturas, estados de
cuenta, pro-forma y otros
con nota externa a través de
la ORDC
b) Para servicios recurrentes,
factura, estados de cuenta,
notas de débito, informe si
corresponde, guías, boletas,
SIGEP y otros documentos
respaldatorios con nota
Externa de solicitud de pago
a través de la ORDC.
Unidades del MEFP
- Por servicios recurrentes
cuando emiten acta de
conformidad y reciben
factura, pre-factura u otro
Empresas Proveedoras de
Servicios Básicos y Recurrentes.
Áreas y/o Unidades
Organizacionales del MEFP
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
documento donde figure el
monto, mes y servicio
prestado con nota interna.
2 Remite la solicitud de pago al Jefe de
la Unidad Administrativa para su
proceso.
Director(a) General de Asuntos
Administrativos
3 Deriva al Encargado de Servicios
Generales para su revisión y proceso
correspondiente.
Jefe(a) de la Unidad
Administrativa
4 Revisa, clasifica, hace el seguimiento
si corresponde, prioriza y entrega al
técnico de servicios generales para
que elabore la nota interna y
documentos de respaldo, si existe
error, remite mediante nota externa
o deriva a la unidad solicitante para
su corrección.
Encargado de Servicios
Generales
5 Verifica la factura y los documentos
de respaldo y elabora la nota interna
de solicitud de pago, cuadros,
planillas de respaldo, así como acta
de conformidad si corresponde y la
reserva presupuestaria a través del
SIPP.
Escanea y Archiva digitalmente los
antecedentes.
Técnico de Servicios Generales
6 Revisa la nota de solicitud de pago,
cuadros y planillas, aprueba la
certificación presupuestaria y da su
visto bueno para remitir al Jefe de la
Unidad Administrativa, para su
firma.
Encargado de Servicios
Generales
7 Firma la nota interna y la remite a la
DGAA para su visto bueno y
posterior envío a la Unidad
Financiera.
Jefe(a) de Unidad
Administrativa
8 Revisa, da visto bueno y remite a la
Unidad Financiera para su proceso
de pago.
Director(a) General de Asuntos
Administrativos
9 Archiva copia de la nota de solicitud
de pago enviada a la Unidad
Financiera con el VºBº de la
Dirección y entrega una Copia a la
Secretaria de la UA
Secretaria de DGAA
10 Archiva copia de la nota de solicitud
con el VBo de la DGAA
Secretaria de la Unidad
Administrativa
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
ELABORADO POR:
Víctor Hugo Solíz Cuentas
RESPONSABLE DE SERVICIOS
GENERALES
APROBADO POR:
Elvis Guzmán Céspedes
DIRECTOR GENERAL DE
ASUNTOS
ADMINISTRATIVOS
ACTUALIZACIÓN N°: 1
FECHA DE APROBACION O
ACTUALIZACIÓN:
09/01/2019
Nº
Tarea
1-3
Inicio
Fin
Taea Decisión
Documento
ArchivoFormas
ut ilizadas:
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PROCESAR LAS SOLICITUDES DE PAGO POR SERVICIOS BÁSICOS Y RECURRENTES
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOSUNIDAD ADMINISTRATIVA - UA
FORM 07
FLUJOGRAMA
PROCEDIMIENTO
Página 1 de 1
CÓDIGO:
DGAA 01-07-03
Técnico de Servicios
Generales
Total : 10 tareas
Sistema
Conector de Página
Conector de Flujo
Entrega,
envio, etc.
Crear Documento
y Copias
Director(a) General
de Asuntos
Administrativos
Jefe(a) de la Unidad
Administrativa
Encargado de Servicios
Generales
Áreas y/o Unidades
Organizacionales del
MEFP
Empresas Proveedoras
de Servicios Básicos y
Recurrentes
Remite solicitud de pago
para su proceso
Deriva al encargado de
Servicios Generales para
su revisión y proceso
correspondiente
8-10
4-5
Revisa, clasifica si
corresponde prioriza y
entrega al tècnico de
servicios generales
Verifica la factura y
los documentos de
respaldo y elabora
nota interna de
solicitud de pago,
cuando corresponde
saca certificación
presupuestario,
Escanea los
antececentes
Fin
6-7
Secretaria
Emite documentación
a la DGAA como ser
facturas, estados de
cuenta, notas de
debito u otros
Inicio
existe errores? NoSi
Revisa nota
Existe
observaciones?
Aprueba certificación
presupuestaria, da el
Visto Bueno y remite al
Jefe de la U.A. mediante
Hoja de Ruta
No
Si
Firma nota interna y la
remite a la DGAA para
su VoBo y posterior
envio a la Unidad
Finanicera
Revisa ,da visto bueno y
remite a la Unidad
Financiera
Emite solicitud de
pago
DE LA DGAA
Archiva copia de la
nota con el VºBº
de la DGAA y sello
de recepción por
la UF y entrega
otra copia a la UA
Procedimiento de derivación
de correspondencia
DE LA UNIDAD
ADMINISTRATIVA
Archiva la copia de
la nota
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
DIRECCION GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS - DGAA
UNIDAD ADMINISTRATIVA –UA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Analizar, y/o diseñar o rediseñar la estructura organizacional del MEFP, en
coordinación con las diferentes áreas y/o unidades del Ministerio. DGAA 02-01-
01
CÓDIGO:
DGAA 02-01-01
OPERACIÓN A LA QUE CORRESPONDE EL PROCEDIMIENTO:
Operativización del Análisis y/ Diseño o Rediseño Organizacional en el Ministerio de Economía y Finanzas
Públicas.
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Estructura organizacional del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas ajustado en relación a los objetivos
planteados para cada una de las áreas y/o unidades organizacionales.
INSUMOS REQUERIDOS PARA EL PROCEDIMIENTO: Plan Estratégico Institucional (PEI).
Seguimiento y Evaluación del POA de la gestión correspondiente.
P.O.A. de la gestión siguiente a la evaluada.
Manuales de Organización y Funciones.(vigente)
Manuales de Procesos y Procedimientos (vigente)
Norma Básica del Sistema de Organización Administrativa (vigente)
Reglamento Específico del Sistema de Organización Administrativa del Ministerio ( vigente)
PRODUCTOS OBTENIDOS DEL PROCEDIMIENTO:
Informe de Análisis Organizacional Consolidado del Ministerio de Economía y Finanzas Publicas
(Diagnostico).
Proyecto de Diseño o Rediseño Organizacional concluido si corresponde.
TIEMPO DE EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: 3 meses aproximadamente a partir del mes de
septiembre
N° DESCRIPCIÓN DE TAREAS PUESTO RESPONSABLE FORMAS
FORMULARIOS
1 Instruye el inicio del proceso de Análisis
Organizacional del MEFP.
Director (a) General de Asuntos
Administrativos
2
Instruye la elaboración de propuesta de
nota interna y cronograma de actividades
al profesional en Desarrollo
Organizacional.
Jefe (a) de la Unidad
Administrativa
3
Elabora propuesta de nota interna y
cronograma de actividades para realizar el
análisis organizacional. Y remite el mismo
al Jefe(a) de la Unidad Administrativa para
su consideración.
Profesional en Desarrollo
Organizacional
4
Recibe y revisa la propuesta de nota y el
cronograma en caso de aprobar coloca su
VºBº y remite a la DGAA para su firma,
caso contrario vuelve a la tarea 3.
Jefe(a) de la Unidad
Administrativa.
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
5
Revisa, en caso de aprobar firma la nota,
coloca su VºBº al cronograma y envía las
notas a las diferentes Áreas y Unidades del
MEFP. En caso plantear modificaciones
vuelve a la Tarea 3.
Director(a) General de Asuntos
Administrativos.
6
Designa al personal para asistir a la
reunión y elaborar el documento de
análisis Organizacional y/o Rediseño si
corresponde.
Superior jerárquico de las
diferentes áreas y/o unidades
organizacionales del Ministerio
7 Asiste a las reuniones y /o talleres
programados de acuerdo al cronograma.
Servidores Públicos
comisionados de las diferentes
áreas y/o unidades
organizacionales del Ministerio
8
Llenan el formulario 01 de Análisis
Organizacional considerando y presentan
al inmediato superior.
Servidores Públicos
comisionados de las diferentes
áreas y/o unidades
organizacionales del Ministerio.
Formulario Nº 01
RE-SOA
9
Analiza si existe la necesidad de plantear
una propuesta de diseño o rediseño en base
a los resultados del análisis organizacional
efectuado.
Si determina la necesidad de modificar la
estructura pasa a la siguiente tarea, caso
contrario pasa a la Tarea 11.
Superior Jerárquico de las
diferentes áreas y/o unidades
organizacionales del Ministerio
10
Elabora la propuesta de diseño o rediseño
organizacional, a través del llenado del
formulario 02 correspondiente además de
un informe técnico detallado.
Servidores Públicos
comisionados de las diferentes
áreas y/o unidades
organizacionales del Ministerio
Formulario Nº 02
RE-SOA
11
Revisa el documento elaborado del
análisis organizacional, así como el de
diseño o rediseño (si corresponde).
Si no tiene observaciones firma, el
documento consolidado y envía a la
Dirección General de Asuntos
Administrativos en los plazos
establecidos, caso contrario vuelve a la
tarea Nº 8.
Superior jerárquico de las
diferentes áreas y/o unidades
organizacionales del Ministerio
12
Recibe y deriva al Jefe de la Unidad
Administrativa con comentarios y
sugerencias si corresponde.
Director (a) General de Asuntos
Administrativos
13
Recibe y deriva al Profesional en
Desarrollo Organizacional con
comentarios y sugerencias si corresponde.
Jefe (a) de la Unidad
Administrativa.
14
Revisa y analiza la información recibida, y
coordina reunión con las áreas y/o
unidades para efectuar los ajustes, caso
contrario pasa a la tarea Nº 16.
Profesional en Desarrollo
Organizacional
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
15
Efectúan los ajustes correspondientes y
derivan al profesional en Desarrollo
Organizacional.
Servidores Públicos
comisionados de las diferentes
áreas y/o unidades
organizacionales del Ministerio.
16
Compila los documentos finales y elabora
un informe emitiendo opinión (Si
corresponde) además de un resumen
ejecutivo sobre las modificaciones
planteadas solicitando la aprobación de la
MAE.
Profesional en Desarrollo
Organizacional
17
Revisa el informe, en caso de no tener
observaciones coloca su VºBº y remite al
Director(a) de la DGAA, caso contrario
devuelve al profesional de Desarrollo
Organizacional para los ajustes
correspondientes.
Jefe (a) de la Unidad
Administrativa
18
Revisa el informe, si está de acuerdo
coloca su VºBº al informe y remite con
nota al Sr. Ministro.
Director (a) General de Asuntos
Administrativos
19
Evalúa las conclusiones y
recomendaciones del informe.
Cuando aprueba autoriza las
modificaciones planteadas colocando su
VºBº y pasa a la tarea 20. Si rechaza
finaliza el procedimiento.
Ministro
20
Remite informe técnico y solicita la
elaboración de la Resolución Ministerial a
la Directora General de Asunto Jurídicos.
Director (a) General de Asuntos
Administrativos
21
Revisa. Elabora el informe jurídico y la
Resolución Ministerial de aprobación. En
caso de tener observaciones vuelve a la
tarea 20.
Directora General de Asuntos
Jurídicos
22
Revisa y firma la Resolución Ministerial.
En caso de tener observaciones vuelve a la
tarea 21.
Ministro
23 Archiva los documentos de respaldo y la
copia de la resolución de aprobación.
Profesional en Desarrollo
Organizacional.
ELABORADO POR:
Nancy Marcela Bustillos Cruz
PROFESIONAL EN
DESARROLLO
ORGANIZACIONAL
APROBADO POR:
Elvis Guzmán Céspedes
DIRECTOR GENERAL DE
ASUNTOS ADMINISTRATIVOS
ACTUALIZACIÓN N°: 1
FECHA DE APROBACION O
ACTUALIZACIÓN:
09/01/2019
Nº
Tarea
1-3
Inicio
Fin
Taea Decisión
Documento
ArchivoFormas
ut ilizadas:
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ANALIZAR Y/ O DISEÑAR O REDISEÑAR LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL MEFP EN COORDINACIÓN CON LAS DIFERENTES ÁREAS Y/O UNIDADES DEL MINISTERIO.
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS - DGAAUNIDAD ADMINISTRATIVA - UA
FORM 07
FLUJOGRAMA
PROCEDIMIENTO
Página 1 de 4
CÓDIGO:
DGAA 02-01-01
Total : 23 tareas
Sistema
Conector de Página
Conector de Flujo
Entrega,
envio, etc.
Crear Documento
y Copias
5-7
DIRECTOR(A) GENERAL
DE ASUNTOS
ADMINISTRATIVOS
JEFE(A) DE LA
UNIDAD
ADMINISTRATIVA
PROFESIONAL EN
DESARROLLO
ORGANIZACIONAL
SERVIDORES PÚBLICOS
COMISIONADOS DE
DIFERENTES ÁREAS Y/O
UNIDADES ORGANIZACIONALES
SUPERIOR JERÁRQUICO DE
LAS DIFERENTES ÁREAS Y/
O UNIDADES
ORGANIZACIONALES DEL
MINISTERIO
Inicio
Instruye el inicio del proceso
de Análisis Organizacional del
MEFP
Elabora Propuesta notas
internas y cronograma de
act ividades
Tiene
observaciones ?
Coloca su VºBº
No
Si
Revisa
Revisa
Tiene
Observaciones ??
Firma nota y coloca VºBº
al cronograma y remite a
las diferentes áreas y/o
unidades
organizacionales del
MEFP
No
Designa al personal para
asistir a reunión y
elaborar el documento
de análisis
organizacional
Llenan los formularios
de Análisis
Organizacional
establecidos en el RE-
SOA
Pasa a la
Pag.2
A
A
ASi
8
Instruye la elaboración de
propuesta de nota interna y
cronograma de act ividades
Asiste a reuniones
4
C
Nº
Tarea
Inicio
Fin
Taea Decisión
Documento
ArchivoFormas
ut ilizadas:
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ANALIZAR Y/ O DISEÑAR O REDISEÑAR LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL MEFP EN COORDINACIÓN CON LAS DIFERENTES ÁREAS Y/O UNIDADES DEL MINISTERIO.
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS - DGAAUNIDAD ADMINISTRATIVA - UA
FORM 07
FLUJOGRAMA
PROCEDIMIENTO
Página 2 de 4
CÓDIGO:
DGAA 02-01-01
9
MINISTRO
Total : 23 tareas
Sistema
Conector de Página
Conector de Flujo
Entrega,
envio, etc.
Crear Documento
y Copias
11
DIRECTOR(A)
GENERAL DE
ASUNTOS
ADMINISTRATIVOS
JEFE(A) DE LA UNIDAD
ADMINISTRATIVA
PROFESIONAL EN
DESARROLLO
ORGANIZACIONAL
SERVIDORES
PÚBLICOS
COMISIONADOS
SUPERIOR
JERÁRQUICO DE LAS
DIFERENTES ÁREAS
Y/O UNIDADES
ORGANIZACIONALES
DEL MINISTERIO
Viene de
la Pag.1
Analiza la necesidad de
plantear un propuesta de
diseño o rediseño en
base a los resultados de
análisis efectuado
Existe la necesidad?
Si
Revisa el documento de
analisis y/o diseño
Tiene
observaciones ??
Firma y envía a la DGAA
No
Si
Pasa a la
Pag. 3
B No
Recibe y deriva al Jefe
de la Unidad
Administrativa
12-14
C
DIRECTOR(A)
GENERAL DE
ASUNTOS
JURÍDICOS
Elabora la propuesta de
diseño o rediseño
B
Recibe y deriva al
Profesional en
Desarrollo
Organizacional
Revisa el documento de
analisis y/o diseño
10
Tiene
observaciones ??
Si
DNo
Nº
Tarea
Inicio
Fin
Taea Decisión
Documento
ArchivoFormas
ut ilizadas:
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ANALIZAR Y/ O DISEÑAR O REDISEÑAR LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL MEFP EN COORDINACIÓN CON LAS DIFERENTES ÁREAS Y/O UNIDADES DEL MINISTERIO.
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS - DGAAUNIDAD ADMINISTRATIVA - UA
FORM 07
FLUJOGRAMA
PROCEDIMIENTO
Página 3 de 4
CÓDIGO:
DGAA 02-01-01
MINISTRO
Total : 23 tareas
Sistema
Conector de Página
Conector de Flujo
Entrega,
envio, etc.
Crear Documento
y Copias
DIRECTOR(A)
GENERAL DE
ASUNTOS
ADMINISTRATIVOS
JEFE(A) DE LA UNIDAD
ADMINISTRATIVA
PROFESIONAL EN
DESARROLLO
ORGANIZACIONAL
SERVIDORES PÚBLICOS
COMISIONADOS DE
DIFERENTES ÁREAS Y/O
UNIDADES
ORGANIZACIONALES
SUPERIOR JERÁRQUICO
DE LAS DIFERENTES
ÁREAS Y/O UNIDADES
ORGANIZACIONALES DEL
MINISTERIO
Viene de
la Pag.2
Coordina las áreas para
efectuar los ajustes
Efectúan los ajustes
correspondiente
Tiene
observaciones??
No
Coloca su VoBo y remite a
la DGAA
Si
Compila los documentos
finales y elabora informe
emitiendo opinion (Si
corresponde)D
Revisa
Revisa
Tiene
observaciones??
Coloca su VoBo y
remite con nota la Sr.
Ministro
Evalúa las conclusiones
y recomendaciones del
informe
Pasa a la
Pag. 4
18-19
15
16
17
Nº
Tarea
Inicio
Fin
Taea Decisión
Documento
ArchivoFormas
utilizadas:
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ANALIZAR Y/ O DISEÑAR O REDISEÑAR LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL MEFP EN COORDINACIÓN CON LAS DIFERENTES ÁREAS Y/O UNIDADES DEL MINISTERIO.
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS - DGAAUNIDAD ADMINISTRATIVA - UA
FORM 07
FLUJOGRAMA
PROCEDIMIENTO
Página 4 de 4
CÓDIGO:
DGAA 02-01-01
MINISTRO
Total : 23 tareas
Sistema
Conector de Página
Conector de Flujo
Entrega,
envio, etc.
Crear Documento
y Copias
DIRECTOR(A)
GENERAL DE
ASUNTOS
ADMINISTRATIVOS
JEFE(A) DE LA
UNIDAD
ADMINISTRATIVA
PROFESIONAL EN
DESARROLLO
ORGANIZACIONAL
SERVIDORES PÚBLICOS
COMISIONADOS DE
DIFERENTES ÁREAS Y/
O UNIDADES
ORGANIZACIONALES
SUPERIOR
JERÁRQUICO DE LAS
DIFERENTES ÁREAS Y/
O UNIDADES
ORGANIZACIONALES
DEL MIN ISTERIO
Viene de
la Pag.3
Autoriza la modif icaciones
planteadas colocando su
VoBo
Tiene
observaciones??
No
DIRECTOR(A)
GENERAL DE
ASUNTOS
JURÍDICOS
Remite informe Técnico
y solicita la elaboración
de RM a la DGAJ
Revisa
Tiene
observaciones??
Firma la RM
No
Aprueba??
Si
Finaliza
procedimientoNo
20 -21
Revisa, elabora informe
jurídico y la RM
Si
E
E
Si
Fin
22
23
Archiva los
documentos de
respaldo y la copia
de la Resolución de
Aprobación
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS - DGAA
UNIDAD ADMINISTRATIVA – UA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Efectuar el análisis coyuntural y/o rediseño organizacional en coordinación con las
áreas y/o unidades involucradas del MEFP. DGAA 02-01-02
CÓDIGO:
DGAA 02-01-02
OPERACIÓN A LA QUE CORRESPONDE EL PROCEDIMIENTO:
Operativización del Análisis y/o Diseño o Rediseño Organizacional en el Ministerio de Economía y Finanzas
Públicas.
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Estructura organizacional del Ministerio de Economía y Finanzas ajustada oportunamente, para solucionar
problemas o atender demandas de carácter coyuntural.
INSUMOS REQUERIDOS PARA EL PROCEDIMIENTO:
Plan Estratégico Institucional (PEI).
Seguimiento y Evaluación del POA de la gestión correspondiente.
P.O.A. de la gestión siguiente a la evaluada.
Manuales de Organización y Funciones.(Vigente)
Manuales de Procesos y Procedimientos (Vigente)
Norma Básica del Sistema de Organización Administrativa (vigente)
Informe Técnico detallado de la Unidad Solicitante
PRODUCTOS OBTENIDOS DEL PROCEDIMIENTO:
Propuesta de Diseño o Rediseño organizacional concluida y/o aprobada.
TIEMPO DE EJECUCION DEL PROCEDIMIENTO:
Variable en función a las modificaciones planteadas
N° DESCRIPCIÓN DE TAREAS PUESTO RESPONSABLE FORMAS
FORMULARIOS
1
Elabora un informe técnico de Análisis
Coyuntural previo llenado del
formulario 1 y 2 y plantea una
propuesta de Rediseño Organizacional
(Si correspondiera) en el marco del
RE-SOA y presenta al Superior
Jerárquico.
Responsable (s) asignado (s) por el
Jefe o inmediato superior del área
y/o Unidad organizacional
2
Revisa la información proporcionada
por el responsable asignado.
Si no existen observaciones, procede a
la aprobación mediante firma del
informe correspondiente y remite a la
DGAA.
Si existiesen observaciones se vuelve a
la tarea Nº 1.
Viceministro y/o Director General
del área y/o unidad organizacional.
3 Remite a la Unidad Administrativa
para su análisis respectivo.
Director(a ) General de Asuntos
Administrativos
4
Remite al profesional en Desarrollo
Organizacional y convoca al Área
Organizacional interesada a una
reunión explicativa.
Jefe(a) de la Unidad Administrativa
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
6
Realiza la presentación y defensa de las
modificaciones planteadas a la
Directora(a) General de Asuntos
Administrativos, Jefe de la Unidad
Administrativa y Profesional en
Desarrollo Organizacional.
Viceministro y/o Director General
del área y/o unidad organizacional
del Ministerio.
Actas de Reunión
7
Emite informe técnico con las
sugerencias y recomendaciones de los
inmediatos superiores, con opinión que
puede ser de aprobación, rechazo y/o
modificación.
Si aprueba, pasa a la siguiente tarea.
Si rechaza y/o modifica vuelve a la
tarea 1.
Profesional en Desarrollo
Organizacional
8
Revisa el Informe y sus conclusiones,
si está de acuerdo remite a la
Directora(a) General de Asuntos
Administrativos. Caso contrario
vuelve a la Tarea 7.
Jefe(a) de la Unidad Administrativa
9
Revisa el informe con conclusiones y
recomendaciones, si está de acuerdo
remite informe al Sr. Ministro. Caso
contrario vuelve a la Tarea 8.
Director(a) General de Asuntos
Administrativos
7
Evalúa la propuesta de modificación
planteada en caso de no aprobar vuelve
a la tarea Nº1 a través de las instancias
correspondientes instruyendo las
modificaciones pertinentes o en su
caso comunica rechazo definitivo de
solicitud.
En caso de aprobar coloca el Vº Bº a
los documentos presentados instruye a
la Director(a) General de Asuntos
Administrativos la continuación de los
trámites correspondientes para
formalizar la aprobación.
Ministro
8
Remite la documentación con el VºBº
de la MAE a la Director(a) General de
Asuntos Administrativos, para
formalizar la aprobación.
Viceministro y/o Director General
del área y/o unidad organizacional.
9
Revisa y remite la documentación e
instruye la continuación del proceso de
aprobación al Jefe de la Unidad
Administrativa, con sugerencias si
corresponde.
Director(a) General de Asuntos
Administrativos
10
Revisa y remite la documentación e
instruye la continuación del proceso de
aprobación al Profesional en
Jefe (a) de la Unidad Administrativa
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
Desarrollo Organizacional con
sugerencias si corresponde.
11
Revisa la información proporcionada
de acuerdo a lo establecido en el RE-
SOA, y emite informe técnico.
Profesional de Desarrollo
Organizacional
12
Revisa. En caso de aprobar da VºBº al
informe y remite a la Dirección
General de Asuntos Administrativos.
Jefe(a) de la Unidad Administrativa
13
Revisa. En caso de aprobar firma nota
de solicitud del Resolución Ministerial
y envía el informe técnico, todos los
antecedentes a la Director(a) General
de Asuntos Jurídicos.
Director(a) General de Asuntos
Administrativos
14 Revisa y elabora la Resolución
Ministerial de aprobación.
Director(a) General de Asuntos
Jurídicos
15
Revisa y firma la Resolución
Ministerial. En caso de tener
observaciones vuelve a la tarea 14
Ministro
16 Archiva los documentos de respaldo y
la copia de la resolución de aprobación.
Profesional en Desarrollo
Organizacional.
ELABORADO POR:
Nancy Marcela Bustillos Cruz
PROFESIONAL EN
DESARROLLO
ORGANIZACIONAL
APROBADO POR:
Elvis Guzmán Céspedes
DIRECTOR GENERAL DE
ASUNTOS ADMINISTRATIVOS
ACTUALIZACIÓN N°: 1
FECHA DE APROBACION
O ACTUALIZACIÓN:
09/01/2019
Nº
Tarea
1-3
Inicio
Fin
Taea Decisión
Documento
ArchivoFormas
ut ilizadas:
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: EFECTUAR EL ANÁLISIS ORGANIZACIONAL COYUNTURAL Y/O REDISEÑO ORGANIZACIONAL EN COORDINACIÓN CON LAS ÁREAS Y/O UNIDADES INVOLUCRADAS.
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS -DGAAUNIDAD ADMINISTRATIVA - UA
FORM 07
FLUJOGRAMA
PROCEDIMIENTO
Página 1 de 3
CÓDIGO:
DGAA 02-01-02
MINISTRO
Total : 16 tareas
Sistema
Conector de Página
Conector de Flujo
Entrega,
envio, etc.
Crear Documento
y Copias
6-7
DIRECTOR(A)
GENERAL DE
ASUNTOS
ADMINISTRATIVOS
JEFE(A) DE LA
UNIDAD
ADMINISTRATIVA
PROFESIONAL EN
DESARROLLO
ORGANIZACIONAL
RESP. ASIGNADO POR
EL JEFE O INMEDIATO
SUPERIOR DE ÁREA O
UNIDAD
ORGANIZACIONAL
VICEMINISTRO O
DIRECTOR DEL ÁREA
Y/O UNIDAD
ORGANIZACIONAL
Inicio
Solicita asistencia para
la realización de realizar
análisis coyuntural,
remittiendo informe del
la situación
Realiza el
asesoramiento técnico
necesario sobre el tema
Revisa
Tiene
Observaciones ??
Firma el informe y remite
al Sr Ministro
No
Evalúa la propuesta de
modif icación
Vuelve a la tarea Nro 3 o
Comunica Rechazo
definitivo
Pasa a la
Pag.2
Si
DIRECTOR(A)
GENERAL DE
ASUNTOS JURÍDICOS
Instruye atender dicha
solicitud
Coloca VºBº a los
documentos
presentados e instruye
a la DGAA la
continuación de los
tramites de aprobación.
4 -5
Elabora informe de
Análisis Coyuntura y
plantea propuesta de
Rediseño (Si
correspondiera)
Aprueba ?
Si
No
Realiza la presentación
y defensa de las
modif icaciones
planteadas al Sr Ministro
Nº
Tarea
8-10
Inicio
Fin
Taea Decisión
Documento
ArchivoFormas
ut ilizadas:
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: EFECTUAR EL ANÁLISIS ORGANIZACIONAL COYUNTURAL Y/O REDISEÑO ORGANIZACIONAL EN COORDINACIÓN CON LAS ÁREAS Y/O UNIDADES INVOLUCRADAS.
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS - DGAAUNIDAD ADMINISTRATIVA - UA
FORM 07
FLUJOGRAMA
PROCEDIMIENTO
Página 2 de 3
CÓDIGO:
DGAA 02-01-02
MINISTRO
Total : 16 tareas
Sistema
Conector de Página
Conector de Flujo
Entrega,
envio, etc.
Crear Documento
y Copias
13-14
DIRECTOR(A)
GENERAL DE
ASUNTOS
ADMINISTRATIVOS
JEFE(A) DE LA
UNIDAD
ADMINISTRATIVA
PROFESIONAL EN
DESARROLLO
ORGANIZACIONAL
RESP. ASIGNADO POR
EL JEFE O INMEDIATO
SUPERIOR DE ÁREA O
UNIDAD
ORGANIZACIONAL
VICEMINISTRO O
DIRECTOR DEL ÁREA
Y/O UNIDAD
ORGANIZACIONAL
Remite la
documentación con el
VºBª de la MAE a la
DGAA
Revisa y remite la
documentación al
profesional en Desarrollo
Organizacional
Revisa
Tiene
Observaciones ??
Firma el informe y remite
a la DGAA
No
Firma nota de solicitud
de elaboracion del RM a
la DGAJ
Si
DIRECTOR (A)
GENERAL DE
ASUNTOS
JURÍDICOS
Revisa y remite la
documentación e
instruye la continuación
del proceso de
aprobacion al Jefe de
Unidad Administrat iva
11-12
Revisa información y
emite informe técnico
Revisa
Viene de
la Pag.1
Tiene
Observaciones ??
No
Revisa y elabora la
RM
Pasa a la
Pag. 3
Si
B
Nº
Tarea
15
Inicio
Fin
Taea Decisión
Documento
ArchivoFormas
ut ilizadas:
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: EFECTUAR EL ANÁLISIS ORGANIZACIONAL COYUNTURAL Y/O REDISEÑO ORGANIZACIONAL EN COORDINACIÓN CON LAS ÁREAS Y/O UNIDADES INVOLUCRADAS.
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS - DGAAUNIDAD ADMINISTRATIVA - UA
FORM 07
FLUJOGRAMA
PROCEDIMIENTO
Página 3 de 3
CÓDIGO:
DGAA 02-01-02
MINISTRO
Total : 16 tareas
Sistema
Conector de Página
Conector de Flujo
Entrega,
envio, etc.
Crear Documento
y Copias
16
DIRECTOR(A)
GENERAL DE
ASUNTOS
ADMINISTRATIVOS
JEFE(A) DE LA
UNIDAD
ADMINISTRATIVA
PROFESIONAL EN
DESARROLLO
ORGANIZACIONAL
RESP. ASIGNADO POR
EL JEFE O INMEDIATO
SUPERIOR DE ÁREA O
UNIDAD
ORGANIZACIONAL
VICEMINISTRO O
DIRECTOR DEL ÁREA
Y/O UNIDAD
ORGANIZACIONAL
Revisa
Tiene
Observaciones ??
Firma la Resolución
Ministerial
No
DIRECTOR(A)
GENERAL DE
ASUNTOS JURÍDICOS
Viene de
la Pag.2
No
Archiva la
Documentación de
Respaldo y la copia de
la Resolución
Fin
B
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
DIRECCION GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS - DGAA
UNIDAD ADMINISTRATIVA – UA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Elaborar y/o actualizar el Manual de Organización y Funciones (MOF) y/o el
Manual de Procesos y Procedimientos (MPP) en coordinación con las áreas y/o
unidades organizacionales del MEFP. DGAA 02-01-03
CÓDIGO:
DGAA 02-01-03
OPERACIÓN A LA QUE CORRESPONDE EL PROCEDIMIENTO:
Operativización del Análisis y/o Diseño o Rediseño Organizacional en el Ministerio de Economía y Finanzas
Públicas.
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Manual de Organización y Funciones y el Manual de Procesos y Procedimientos actualizado y consolidado en
base al Diseño y/o Rediseño Organizacional del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas.
INSUMOS REQUERIDOS PARA EL PROCEDIMIENTO:
Documento final de diseño o rediseño organizacional aprobado.
Informe de Observaciones de Auditoria (si existiese).
PRODUCTOS OBTENIDOS DEL PROCEDIMIENTO: Manual de Organización y Funciones aprobado de forma consolidada.
Manual de Proceso y Procedimientos aprobados por área organizacional.
TIEMPO DE EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: En el caso del Manual de Organización y Funciones de dos a tres meses.
En el caso del Manual de Procesos y Procedimientos de dos a tres meses por área organizacional.
N° DESCRIPCIÓN DE TAREAS PUESTO RESPONSABLE FORMAS
FORMULARIOS
1
Instruye la actualización del Manual
de Organización y Funciones (MOF)
y/o Manual de Procesos y
Procedimientos (MPP).
Director(a) General de Asuntos
Administrativos
Jefe (a) de la Unidad
Administrativa
2
Prepara proyecto de notas internas y
cronograma de reuniones y/o talleres
de información para la elaboración
y/o actualización de los manuales.
Profesional de Desarrollo
Organizacional
3
Revisa los proyectos de notas
internas y cronograma y coloca su
VºBº. En caso de no aprobar, vuelve
a la tarea 2, de ser aprobadas remite
las mismas al Director (a) de la
D.G.A.A.
Jefe (a) de la Unidad Administrativa
4
Recibe, firma y envía las notas
internas y cronograma de
elaboración y/o actualización de los
manuales a las diferentes áreas y/o
unidades del Ministerio.
Director(a) General de Asuntos
Administrativos
5 Archiva las notas de envío con sello
de recepción.
Secretaria de la Dirección General
de Asuntos Administrativos
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
6
Llena el formulario 03 si se trata del
MOF, y los formularios 04, 05, 06 y
07 si se trata del MPP de acuerdo a lo
establecido en el RE-SOA y remite al
Superior Jerárquico para su revisión.
Responsable (s) asignado (s) por el
Jefe o inmediato superior del área
y/o Unidad organizacional.
Formulario Nº 3 del RE-
SOA para el MOF.
7
Revisa. En caso de no tener
observaciones aprueba los manuales
mediante firma en los formularios
correspondientes de acuerdo a lo
establecido en el RE-SOA. De lo
contrario vuelve a la tarea 6 para sus
ajustes, y remite a la Dirección
General de Asuntos Administrativos.
Director y/o Viceministro de las
áreas y/o Unidades
organizacionales.
8
Revisa información proporcionada, y
remite a la Unidad Administrativa.
Director (a) General de Asuntos
Administrativos
9
Revisa y remite al profesional de
Desarrollo Organizacional la
información proporcionada.
Jefe (a) de la Unidad
Administrativa
10
Revisa, en caso de tener
observaciones en los formularios,
vuelve a la Tarea 6 para su ajuste, en
caso de aprobar pasa a la siguiente
tarea.
Profesional en Desarrollo
Organizacional.
11
Consolida el documento del Manual
de Organización y Funciones (MOF)
y /o del Manual de Procesos y
Procedimientos (MPP) y elabora un
informe o presentación de los
cambios realizados, enviando los
mismos al Jefe(a) de Unidad
Administrativa.
Profesional de Desarrollo
Organizacional.
12
Revisa, envía el documento
consolidado del MOF y/o MPP e
informe o presentación a la Dirección
General de Asuntos Administrativos
con su VºBº.
Jefe (a) de la Unidad
Administrativa
13
Revisa el informe técnico y remite a
la MAE conjuntamente con el
documento consolidado del MOF y/o
MPP.
Director (a) General de Asuntos
Administrativos
14
Evalúa informe, si aprueba instruye
la elaboración de la Resolución
Ministerial de aprobación de los
manuales.
Ministro
Hoja de Ruta
15
Envía el documento consolidado del
MOF y/o MPP a la Dirección
General de Asuntos Jurídicos con
Director (a) General de Asuntos
Administrativos
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
todos los antecedentes. Solicitando la
elaboración de la Resolución
Ministerial de Aprobación.
16
Elabora el proyecto de Resolución
Ministerial de aprobación del MOF
y/o MPP y deriva con los
antecedentes al señor Ministro.
Director (a) General de Asuntos
Jurídicos
17 Firma la Resolución Ministerial Ministro
18 Archiva la Copia de la Resolución
Ministerial de aprobación
Profesional el Desarrollo
Organizacional
ELABORADO POR:
Nancy Marcela Bustillos Cruz
PROFESIONAL DE
DESARROLLO
ORGANIZACIONAL
APROBADO POR:
Elvis Guzmán Céspedes
DIRECTOR GENERAL DE
ASUNTOS
ADMINISTRATIVOS
ACTUALIZACIÓN N°: 1
FECHA DE APROBACION O
ACTUALIZACIÓN:
09/01/2019
Nº
Tarea
1-2
Inicio
Fin
Taea Decisión
Documento
ArchivoFormas
ut ilizadas:
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ELABORAR O ACTUALIZAR EL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES (MOF) Y EL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS (MPP) EN COORDINACIÓN CON LAS ÁREAS Y/O UNIDADES ORGANIZACIONALES DEL MEFP..
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS - DGAAUNIDAD ADMINISTRATIVA - UA
FORM 07
FLUJOGRAMA
PROCEDIMIENTO
Página 1 de 3
CÓDIGO:
DGAA 02-01-03
VICEMINISTRO Y/O
DIRECTOR DE ÁREAS
YO UNIDADES
ORGANIZACIONALES
Total : 18 tareas
Sistema
Conector de Página
Conector de Flujo
Entrega,
envio, etc.
Crear Documento
y Copias
4-7
DIRECTOR(A) GENERAL
DE ASUNTOS
ADMINISTRATIVOS
JEFE(A) DE LA
UNIDAD
ADMINISTRATIVA
PROFESIONAL EN
DESARROLLO
ORGANIZACIONAL
RESPONSABLE
ASIGNADO
SECRETARIA DE
LA DGAA
Inicio
Instruye la
actualización del MOF
y/o MPP
Elabora proyectos de
nota interna
Tiene
observaciones ?
Coloca su VºBº
No
Si
Revisa
Revisa
Tiene
Observaciones ??
Firma nota y coloca VºBº
al cronograma y remite a
las diferentes áreas y/o
unidades
organizacionales del
MEFP
No
Archiva las notas de
envío con sello de
recepción
Llenan los formularios
del MOF y/o MPP
Pasa a la
Pag.2
A
ASi
3
A
Revisa
No
Tiene
observaciones?Si
B
Nº
Tarea
8
Inicio
Fin
Taea Decisión
Documento
ArchivoFormas
ut ilizadas:
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:ELABORAR O ACTUALIZAR EL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES (MOF) Y EL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS (MPP) EN COORDINACIÓN CON LAS ÁREAS Y/O UNIDADES ORGANIZACIONALES DEL MEFP.
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS - DGAAUNIDAD ADMINISTRATIVA - UA
FORM 07
FLUJOGRAMA
PROCEDIMIENTO
Página 2 de 3
CÓDIGO:
DGAA 02-01-03
VICEMINISTRO Y/O
DIRECTOR DE ÁREAS
YO UNIDADES
ORGANIZACIONALES
Total : 18 tareas
Sistema
Conector de Página
Conector de Flujo
Entrega,
envio, etc.
Crear Documento
y Copias
11
DIRECTOR(A)
GENERAL DE ASUNTOS
ADMINISTRATIVOS
JEFE(A) DE LA
UNIDAD
ADMINISTRATIVA
PROFESIONAL EN
DESARROLLO
ORGANIZACIONAL
RESPONSABLE
ASIGNADO
SECRETARIA DE LA
DGAA
Aprueba mediante
firma en los
formularios
correspondientes
Revisa y remite la
información al
profesional en Desarrollo
Organizacional
Revisa y remite la
información
proporcionada a la
UA
Revisa
Tiene
Observaciones ??
No
Pasa a la
Pag.3
BSi
9
Viene de
la Pag. 1
Consolida el Documento
del MOF y / o MPP , y
elabora un informe o
presentación de
cambios realizados
Revisa informe
Tiene
Observaciones ??
Remite a la DGAA
el documento e
informe con su
VoBo
No
10
12
C
C
Nº
Tarea
13-14
Inicio
Fin
Taea Decisión
Documento
ArchivoFormas
ut ilizadas:
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ELABORAR O ACTUALIZAR EL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES (MOF) Y EL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS (MPP) EN COORDINACIÓN CON LAS ÁREAS Y/O UNIDADES ORGANIZACIONALES DEL MEFP.
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS - DGAAUNIDAD ADMINISTRATIVA - UA
FORM 07
FLUJOGRAMA
PROCEDIMIENTO
Página 3 de 3
CÓDIGO:
DGAA 02-01-03
VICEMINISTRO Y/O
DIRECTOR DE ÁREAS
YO UNIDADES
ORGANIZACIONALES
Total : 18 tareas
Sistema
Conector de Página
Conector de Flujo
Entrega,
envio, etc.
Crear Documento
y Copias
15-16
DIRECTOR(A)
GENERAL DE
ASUNTOS
ADMINISTRATIVOS
JEFE(A) DE LA
UNIDAD
ADMINISTRATIVA
PROFESIONAL EN
DESARROLLO
ORGANIZACIONAL
Revisa
Tiene
Observaciones ??
No
CSi
MINISTRODIRECTOR(A) GENERAL
DE ASUNTOS
JURÍDICOS
Viene de
la Pag.2
Evalúa
Tiene
Observaciones ??
Instruye la
elaboracion de RM
de aprobación de
los Manuales
No
17-18
Remite a la MAE informe
y documento
consolidado
Envía el documento
consolidado del MOF y
del MPP a la DGAJ y
solicita la elaboración
del RM
Elabora la RM y lo
deriva con los
antecedentes al Ministro
Firma la Resolución
Ministerial
Fin
C
Archiva la copia de
Resolución
Ministeria
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÒN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS - DGAA
UNIDAD ADMINISTRATIVA – UA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Implantar el Diseño o Rediseño Organizacional en el Ministerio. DGAA 02-01-04
CÓDIGO:
DGAA 02-01-04
OPERACIÓN A LA QUE CORRESPONDE EL PROCEDIMIENTO:
Operativización del Análisis y/o Diseño o Rediseño Organizacional en el Ministerio de Economía y Finanzas
Públicas.
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Nueva estructura organizacional planteada en funcionamiento eficaz en el Ministerio de Economía y Finanzas
Públicas.
INSUMOS REQUERIDOS PARA EL PROCEDIMIENTO: Análisis organizacional realizado.
Diseño o rediseño organizacional concluido y aprobado.
Puesta en marcha del Programa de Operaciones Anual.
Disponibilidad de recursos humanos, físicos y financieros.
PRODUCTOS OBTENIDOS DEL PROCEDIMIENTO: Estructura organizacional en funcionamiento.
TIEMPO DE EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: Dentro los 60 días después de la aprobación del Diseño o Rediseño Organizacional.
N° DESCRIPCIÓN DE TAREAS PUESTO RESPONSABLE FORMAS
FORMULARIOS
1
Analiza que tipo de implantación requiere
el diseño o rediseño organizacional
realizado.
Profesional de Desarrollo
Organizacional
2
Elabora un plan de implantación cuando
las modificaciones sean significativas,
requieran coordinación, apoyo, los plazos,
lo exijan e involucren un gran número de
unidades y no pueda ser realizado a través
de una implantación instantánea, para ello
considera lo establecido en el artículo Nº
25 del RE-SOA.
Si se opta por la implantación instantánea
se finaliza el procedimiento.
Profesional de Desarrollo
Organizacional
3
Revisa el Plan de Implantación
presentado, en caso de aprobar firma el
mismo y remite a la DGAA, caso contario
vuelve a la tarea Nº 2.
Jefe (a) de la Unidad
Administrativa
4
Revisa, firma y remite al Ministro de
Economía y Finanzas Publicas para su
consideración.
Director(a) General de Asuntos
Administrativos
5 Suscribe el Plan presentado e instruye a la
DGAA dar cumplimiento. Ministro
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
6
Instruye a las diferentes unidades
organizacionales la ejecución del plan de
implantación.
Director(a) General de Asuntos
Administrativos
7 Coordinan con el Profesional de
Desarrollo Organizacional la ejecución del
plan de implantación.
Servidores públicos de las Áreas
y/o Unidades Organizacionales
8 Realiza un informe sobre la implantación
y remite al jefe inmediato superior.
Profesional en Desarrollo
Organizacional
ELABORADO POR:
Nancy Marcela Bustillos Cruz
RESPONSABLE DE
DESARROLLO
ORGANIZACIONAL
APROBADO POR:
Elvis Guzmán Céspedes
DIRECTOR GENERAL DE
ASUNTOS
ADMINISTRATIVOS
ACTUALIZACIÓN N°: 1
FECHA DE APROBACION O
ACTUALIZACIÓN:
09/01/2019
Nº
Tarea
1
Inicio
Fin
Taea Decisión
Documento
ArchivoFormas
ut ilizadas:
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: IMPLANTAR EL DISEÑO O REDISEÑO ORGANIZACIONAL EN EL MINISTERIO
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS - DGAAUNIDAD ADMINISTRATIVA - UA
FORM 07
FLUJOGRAMA
PROCEDIMIENTO
Página 1 de 2
CÓDIGO:
DGAA 02-01-04
Total : 8 tareas
Sistema
Conector de Página
Conector de Flujo
Entrega,
envio, etc.
Crear Documento
y Copias
4-5
DIRECTOR(A) GENERAL DE
ASUNTOS
ADMINISTRATIVOS
JEFE(A) DE LA UNIDAD
ADMINISTRATIVA
PROFESIONAL EN
DESARROLLO
ORGANIZACIONAL
SERVIDORES PÚBLICOS
DE LA ÁREAS Y/O
UNIDADES
ORGANIZACIONALES
Inicio
Analiza el tipo de
implantación que requiere
Es una implantación
instantánea ?
No
Revisa
Aprueba?
Firma el Plan y remite al
DGAA
Si
Pasa a la
Pag.2
MINISTRO
2-3
Revisa
Tiene
observaciones?Si
Elabora un plan de
implantación
No
Remite al Sr. Ministro el
Plan Presentado
No
Suscribe el plan
presentado
Finaliza ProcedimientoSi
Nº
Tarea
6-7
Inicio
Fin
Taea Decisión
Documento
ArchivoFormas
ut ilizadas:
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: IMPLANTAR EL DISEÑO O REDISEÑO ORGANIZACIONAL EN EL MINISTERIO
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS - DGAAUNIDAD ADMINISTRATIVA - UA
FORM 07
FLUJOGRAMA
PROCEDIMIENTO
Página 2 de 2
CÓDIGO:
DGAA 02-01-04
Total : 8 tareas
Sistema
Conector de Página
Conector de Flujo
Entrega,
envio, etc.
Crear Documento
y Copias
DIRECTOR(A)
GENERAL DE
ASUNTOS
ADMINISTRATIVOS
JEFE(A) DE LA
UNIDAD
ADMINISTRATIVA
PROFESIONAL EN
DESARROLLO
ORGANIZACIONAL
SERVIDORES PÚBLICOS
DE LA ÁREAS Y/O
UNIDADES
ORGANIZACIONALES
Instruye a las
diferentes unidades
organizacionales la
ejecución del plan
Viene del
Pag. 1
MINISTRO
8
Coordinan con el
profesional en Desarrollo
Organizacional la
ejecución del plan
Realiza un informe sobre
la implantación y remite
al Jefe inmediato
superior
Fin
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÒN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS - DGAA
UNIDAD ADMINISTRATIVA - UA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Apoyar en la actualización y/o adecuación de los Reglamentos Específicos de los
Sistemas de Administración de Bienes y Servicios (SABS), Organización
Administrativa (SOA), Tesorería (ST), Contabilidad Gubernamental (SCG),
Administración de Personal (SAP), Presupuesto (SP) y otros reglamentos internos a
requerimiento. DGAA 02-02-01
CÓDIGO:
DGAA 02-02-01
OPERACIÓN A LA QUE CORRESPONDE EL PROCEDIMIENTO:
Actualización y monitoreo de los Reglamentos Específicos de los Sistemas de: Administración de Bienes y
Servicios (SABS), Organización Administrativa (SOA), Tesorería (ST), Contabilidad Gubernamental (SCG),
Administración de Personal (SAP), Presupuesto (SP) ) y otros en coordinación con las diferentes áreas y/o
unidades organizacionales involucradas.
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Contar con Reglamentos Específicos de los Sistemas de: Administración de Bienes y Servicios (SABS),
Organización Administrativa (SOA), Tesorería (ST), Contabilidad Gubernamental (SCG), Administración de
Personal (SAP), Presupuesto (SP) , y otros Reglamentos Internos del Ministerio actualizados, en función a la
experiencia de su aplicación.
INSUMOS REQUERIDOS PARA EL PROCEDIMIENTO: Proyectos de Reglamentos Específicos de los Sistemas de: Administración de Bienes y Servicios
(SABS), Organización Administrativa (SOA), Tesorería (ST), Contabilidad Gubernamental (SCG),
Administración de Personal (SAP), Presupuesto (SP), revisados por las Unidades involucradas.
Propuestas de Otros Reglamentos Internos Administrativos necesarios en el Ministerio.
PRODUCTOS OBTENIDOS DEL PROCEDIMIENTO: Reglamentos Específicos de los Sistemas de: Administración de Bienes y Servicios (SABS), Organización
Administrativa (SOA), Tesorería (ST), Contabilidad Gubernamental (SCG), Administración de Personal (SAP),
Presupuesto (SP) y otra normativa interna aprobados mediante Resolución Ministerial.
TIEMPO DE EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: Un mes aproximadamente por reglamento, durante
toda la gestión de acuerdo a requerimientos.
N° DESCRIPCIÓN DE TAREAS PUESTO RESPONSABLE FORMAS
FORMULARIOS
1 Analiza la reglamentación específica y / o
la normativa interna.
Servidores públicos de las
Áreas y/o Unidades
Organizacionales involucradas.
2
Elabora proyecto de modificación a la
normativa existente o generan una nueva
cuando sea necesario.
Servidores públicos de las
Áreas y/o Unidades
Organizacionales involucradas.
3
Revisa el Proyecto Reglamentario
correspondiente.
En caso de aprobar el mismo coloca el Vº
Bº y deriva a la Dirección General de
Asuntos Administrativos, caso contrario
vuelve a la Tarea Nº 2.
Jefe Inmediato Superior del
Área y/o Unidad
Organizacional.
4
Revisa y deriva al Jefe de la Unidad
Administrativa colocando las sugerencias
que considere pertinentes.
Director (a) General de Asuntos
Administrativos.
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
5
Revisa y deriva al Profesional en
Desarrollo Organizacional colocando las
sugerencias que considere pertinentes.
Jefe (a) de Unidad
Administrativa
6
Revisa las propuestas de Proyectos
Reglamentarios Específicos o
Reglamentos Internos considerando la
normativa correspondiente.
En caso de no encontrar observaciones
elabora informe de aprobación y envía el
informe y antecedentes al Jefe(a) de la
Unidad Administrativa, (pasa a la tarea 8),
caso contrario efectúa las observaciones y
sugerencias tomando en cuenta la
normativa vigente.
Profesional de Desarrollo
Organizacional
7
Efectúan las modificaciones que
consideren pertinentes, de acuerdo a las
observaciones y sugerencias recibidas y
vuelve a la tarea Nº 3.
Servidores públicos de las
Áreas y/o Unidades
Organizacionales operativas.
8
Revisa, da Vº Bº y deriva al Director
General de Asuntos Administrativos el
informe y los antecedentes.
Jefe (a) de la Unidad
Administrativa
9
Remite nota a la Dirección General de
Asuntos Jurídicos para continuar los
trámites de aprobación.
Director (a) General de Asuntos
Administrativos
10
Revisa la propuesta de normativa.
En caso de no tener observaciones elabora
informe jurídico y proyecto de Resolución
Ministerial, deriva al Sr Ministro, caso
contrario, coordina con los servidores
públicos de la Unidad y de Desarrollo
Organizacional los ajustes
correspondientes.
Director (a) General de Asuntos
Jurídicos.
11 Revisa propuesta consolidada y en caso de
no tener observaciones firma la Resolución
Ministerial.
Caso contrario vuelve a la tarea Nº6 a
través de las instancias correspondientes
para efectuar las modificaciones
respectivas
Ministro
12 Archiva la documentación y la copia de la
Resolución Ministerial.
Profesional de Desarrollo
Organizacional
ACTUALIZACIÓN N°: 1
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
ELABORADO POR:
Nancy Marcela Bustillos Cruz
PROFESIONAL EN
DESARROLLO
ORGANIZACIONAL
APROBADO POR:
Elvis Guzmán Céspedes
DIRECTOR GENERAL DE
ASUNTOS ADMINISTRATIVOS
FECHA DE APROBACION
O ACTUALIZACIÓN:
09/01/2019
Nº
Tarea
1
Inicio
Fin
Taea Decisión
Documento
ArchivoFormas
ut ilizadas:
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: APOYAR EN LA ACTUALIZACIÓN Y ADECUACIÓN DE LOS REGLAMENTOS ESPECÍFICOS DE LOS SISTEMAS DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS (SABS), ORGANIZACION ADMINISTRATIVA (SOA),TESORERIA (ST), CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL(SCG), ADMINISTRACIÒN DE
PERSONAL(SAP),PRESUPUESTO (SP) Y OTROS REGLAMENTOS INTERNOS.
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS - DGAAUNIDAD ADMINISTRATIVA - UA
FORM 07
FLUJOGRAMA
PROCEDIMIENTO
Página 1 de 2
CÓDIGO:
DGAA 02-02-01
Jefe Inmediato
superior del Ärea y/o
Unidad
Organizacionales
Operativa
Total : 12 tareas
Sistema
Conector de Página
Conector de Flujo
Entrega,
envio, etc.
Crear Documento
y Copias
4-6
Director(a) General
de Asuntos
Administrativos
Jefe(a) de la
Unidad
Administrativa
Profesional en
Desarrollo
Organizacional
Servidores Públicos
de las Áreas
Organizacionales
Inicio
Analiza la
reglamentación
específica y/o la
normativa interna
Elabora proyecto de
modif icación a la
normativa existente o
genera una nueva
cuando sea necesario
Tiene
observaciones ?
Coloca su VºBº y
deriva a la DGAA
No
Revisa el proyecto
reglamentario
correspondiente
Revisa y deriva al
Jefe de la Unidad
Administrativa
colocando
sugerencias que
considere pert inentes
Pasa a la
Pag.2
Ministro
2-3
Directora General de
Asuntos Jurídicos
Revisa
No
Tiene
observaciones?
Revisa y deriva al
Profesional en Desarrollo
Organizacional
colocando sugerencias
que considere
pertinentes
Si
Efectua observaciones y
sugerencias
Elabora informe de
aprobación y remite
antecedentes al Jefe de
la UA
B
Si
A
Nº
Tarea
7-8
Inicio
Fin
Taea Decisión
Documento
ArchivoFormas
ut ilizadas:
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:APOYAR EN LA ACTUALIZACIÓN Y ADECUACIÓN DE LOS REGLAMENTOS ESPECÍFICOS DE LOS SISTEMAS DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS (SABS), ORGANIZACION ADMINISTRATIVA (SOA),TESORERIA (ST), CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL(SCG), ADMINISTRACIÒN DE
PERSONAL(SAP),PRESUPUESTO (SP) Y OTROS REGLAMENTOS INTERNOS.
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOSUNIDAD ADMINISTRATIVA - UA
FORM 07
FLUJOGRAMA
PROCEDIMIENTO
Página 2 de 2
CÓDIGO:
DGAA 02-02-01
Total : 12 tareas
Sistema
Conector de Página
Conector de Flujo
Entrega,
envio, etc.
Crear Documento
y Copias
11-12
Efectua las
modif icaciones que
consideren
pertinentes, de
acuerdo a las
observaciones y
sugerencias recibidas
y retorna a la Tarea 3
B
9-10
Viene de
la Pag.1
ARevisa, da Vº Bº y deriva
al Director General de
Asuntos Administrativos
Remite nota a la DGAJ
para continuar los
tramites de aprobación.Revisa
Elabora propuesta de
RM.
No
Tiene
observaciones?Si
Revisa la propuesta
consolidada
Tiene
observaciones?
Firma la Resoluciòn
Minsiterial
Si
No
Archiva la
documentación y copia
la RM
Fin
Jefe Inmediato
superior del Ärea y/o
Unidad
Organizacionales
Operativa
Director(a) General
de Asuntos
Administrativos
Jefe(a) de la
Unidad
Administrativa
Profesional en
Desarrollo
Organizacional
Servidores Públicos
de las Áreas
Organizacionales
MinistroDirectora General de
Asuntos Jurídicos
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS - DGAA
UNIDAD ADMINISTRATIVA – UA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Difundir los Reglamentos Específicos de los Sistemas de Administración de Bienes y
Servicios (SABS), Oorganización Administrativa (SOA), Tesorería (ST),
Contabilidad Gubernamental (SCG), Administración de Personal (SAP),
Presupuesto (SP) y otros reglamentos internos aprobados en el Ministerio. DGAA
02-02-02
CÓDIGO:
DGAA 02-02-02
OPERACIÓN A LA QUE CORRESPONDE EL PROCEDIMIENTO:
Actualización y monitoreo de los Reglamentos Específicos de la Ley 1178 y otros en coordinación con las
diferentes áreas y/o unidades organizacionales involucradas.
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Servidores públicos con conocimiento de los Reglamentos aprobados en el Ministerio de Economía y Finanzas
Públicas.
INSUMOS REQUERIDOS PARA EL PROCEDIMIENTO: Reglamentos específicos de los Sistemas de la Ley 1178 aprobados.
Otros Reglamentos actualizados y aprobados.
PRODUCTOS OBTENIDOS DEL PROCEDIMIENTO: Difusión y distribución de los reglamentos aprobados.
TIEMPO DE EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: Durante toda la gestión, en función de las actualizaciones realizadas a los diferentes Reglamentos.
N° DESCRIPCIÓN DE TAREAS PUESTO RESPONSABLE FORMAS
FORMULARIOS
1 Solicita a la Unidad de Tecnologías de
Información, la difusión de los reglamentos
aprobados vía correo electrónico e intranet
del Ministerio, adjuntando los documentos a
difundir.
Profesional en Desarrollo
Organizacional
2 Difunde vía correo electrónico e intranet del
ministerio los reglamentos aprobados en
formato digital
Jefe(a) de la Unidad de
Tecnologías de la
Información
3 Si requieren impresión pasa a la siguiente
tarea.
Caso contrario finaliza el procedimiento
cada unidad se hace responsable de la
impresión.
Servidores Públicos de las
Áreas Involucradas
4 Coordina el número de ejemplares a ser
impresos y solicita la impresión de la
cantidad acordada de ejemplares al Jefe de
Unidad Administrativa Continúa con la
siguiente tarea.
Caso contrario cada unidad se hace
responsable de la impresión y finaliza
procedimiento.
Profesional en Desarrollo
Organizacional
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
FORMULARIO 06
PROCEDIMIENTOS
5 Instruye la impresión y empastado de los
productos solicitados al personal de la
Imprenta del Ministerio.
Jefe (a) de la Unidad
Administrativa
6 Imprime y empasta reglamentos de acuerdo a
requerimiento específico. Y entrega los
ejemplares a la Unidad Solicitante
Responsable de la Imprenta Acta de Entrega
7 Remite mediante nota los reglamentos
impresos al Área y/o Unidad Organizacional
involucrada.
Profesional en Desarrollo
Organizacional
8 Revisa la nota correspondientes, en caso de
aprobar la misma da Vº Bº y deriva al
Director General de Asuntos Administrativos
caso contario vuelve a la tarea Nº 7 para su
ajuste.
Jefe(a) de Unidad
Administrativa
9
Firma y envía las notas si aprueba, caso
contrario vuelve a la tarea 7.
Director (a) General de
Asuntos Administrativos
11 Invita a la presentación de los reglamentos
aprobados a las diferentes áreas y/o unidades
organizacionales del Ministerio.
Servidores Públicos de las
Áreas Involucradas
12 Realiza la presentación a los servidores
públicos de la áreas organizacionales del
Ministerio invitados
Servidores Públicos de las
Áreas Involucradas
13 Distribuye los reglamentos actualizados. Servidores Públicos de las
Áreas Involucradas
14 Archiva copias selladas de las notas como
constancia de envío del producto.
Profesional de Desarrollo
Organizacional
ELABORADO POR:
Nancy Marcela Bustillos Cruz
PROFESIONAL DE DESARROLLO
ORGANIZACIONAL
APROBADO POR:
Elvis Guzmán Céspedes
DIRECTOR GENERAL DE
ASUNTOS
ADMINISTRATIVOS
ACTUALIZACIÓN N°: 1
FECHA DE APROBACION O
ACTUALIZACIÓN:
09/01/2019
Nº
Tarea
1-2
Inicio
Fin
Taea Decisión
Documento
ArchivoFormas
ut ilizadas:
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: DIFUNDIR LOS REGLAMENTOS ESPECÍFICOS DE LOS SISTEMAS DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS (SABS), ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA (SOA), TESORERIA (ST), CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL (SCG), ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL (SAP), PRESUPUESTO (SP) y OTROS REGLAMENTOS INTERNOS APROBADOS EN EL MINISTERIO.
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOSUNIDAD ADMINISTRATIVA - UA
FORM 07
FLUJOGRAMA
PROCEDIMIENTO
Página 1 de 1
CÓDIGO:
DGAA 02-02-02
Jefe de la Unidad de
Tecnologias de la
Información
Total : 13 tareas
Sistema
Conector de Página
Conector de Flujo
Entrega,
envio, etc.
Crear Documento
y Copias
Director(a) General
de Asuntos
Administrativos
Jefe(a) de la
Unidad
Administrativa
Profesional en
Desarrollo
Organizacional
Responsable de la
Imprenta
Inicio
Solicita a la UTI la
difusión de los
Reglamentos vía correo
electrónico
Coordina con los
responsables la
presentación y número de
ejemplares de los
productos
Difunde vía correo
electrónico e
intranet
Instruye la impresión y
empastado de los
Productos Solicitados
3-6
Revisa notas
No
Tiene
observaciones?
Imprime y empasta
reglamentos de
acuerdo a
requerimiento
específico
Si
Remite mediante nota
los reglamentos
impresos al área y/o
unidad organizacional
Coloca su VoBo y
deriva a la DGAA
Firma y envia las notas a
las diferentes áreas
organizacionales
Invita a la presentación
de los reglamentos
aprobados a las
diferentes áreas y/o
unidades
organizacionales
No
Archiva las copias
selladas como
constancia de envio
7-10
12-13
Servidores Públicos
de las áreas y/o
unidades
organizacionales
involucradas
Tiene
observaciones?Si
Realiza la presentación
a los servidores públicos
asistentes
Distribuyen los
reglamentos
actualizados
Fin
11
Requiere impresión
Si
A No
A