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Dirección General de Auditoría Interna “Un Equipo de Trabajo comprometido con la excelencia y la integridad”
San José, 17 de setiembre de 2010
INF-DGAI-026-2010
Licenciada
Celia White Ward, Directora
Dirección de Planificación Institucional
Asunto: Servicios de Auditoría
sobre el proceso formulación POI
Estimada Celia:
Nos permitimos presentarle el informe INF-DGAI-026-2010 sobre la evaluación del proceso de
formulación del Plan Operativo Institucional.
En el estudio se determinaron algunas condiciones relacionadas con la planificación operativa y
la elaboración del Plan Operativo Institucional, los cuales requieren ser fortalecidas conforme las
funciones asignadas a la Unidad de Planificación en el Decreto 32913-H, para garantizar
razonablemente que la planificación de corto plazo constituye un instrumento con acciones,
metas, plazos, y responsables claramente definidos, para cumplir en forma adecuada con las
directrices establecidas en esa materia tanto por MIDEPLAN como por la Dirección General de
Presupuesto Nacional; así como para que se logren los objetivos estratégicos institucionales.
Las recomendaciones contenidas en este informe, están sujetas a las disposiciones del artículo 36
de la Ley Nº 8292 Ley General de Control Interno, que establecen un plazo improrrogable de
diez días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo del informe, para ordenar la implantación
de las recomendaciones.
Por lo anterior, conforme con esa normativa y el Manual para la atención de informes de la
Contraloría General de la República y la Dirección General de Auditoría Interna vigente en la
institución, le agradecemos comunicar a esta Dirección la decisión que se tome al respecto,
dentro del plazo antes señalado, así como, en un tiempo razonable el plan de acción que se defina
para su efectivo cumplimiento.
Atentamente,
Olman Saborío Alfaro
Director General C. Estudio 018-2010
INFORME SOBRE LA EVALUACION DEL PROCESO DE FORMULACION
DEL PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL
INF-DGAI-026-2010
Setiembre, 2010
Dirección General de Auditoría Interna “Un Equipo de Trabajo comprometido con la excelencia y la integridad”
INFORME SOBRE LA EVALUACION DEL PROCESO DE FORMULACION
DEL PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL
TABLA DE CONTENIDO
RESUMEN EJECUTIVO ...................................................................................................................................... i
1. INTRODUCCIÓN .......................................................................................................................................... 1
1.1 Origen .............................................................................................................................................................. 1
1.2 Objetivo ............................................................................................................................................................ 1
1.3 Alcance ............................................................................................................................................................. 1
1.4 Normativa relacionada con control interno y trámite de informes ............................................................ 1
1.5 Comunicación de resultados .......................................................................................................................... 2
1.6 Aspectos generales. ......................................................................................................................................... 2
2. RESULTADOS ............................................................................................................................................... 4
2.1 Necesidad de fortalecer la planificación operativa institucional como proceso previo a la
elaboración del POI ............................................................................................................................................. 4
3. CONCLUSIONES........................................................................................................................................... 8
4. RECOMENDACIONES................................................................................................................................. 8
Dirección General de Auditoría Interna “Un Equipo de Trabajo comprometido con la excelencia y la integridad”
INF-DGAI -026- 2010 Página i
INFORME SOBRE LA EVALUACION DEL PROCESO DE FORMULACION
DEL PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL
RESUMEN EJECUTIVO
Este informe es producto del estudio sobre la evaluación del proceso de formulación del Plan
Operativo Institucional (POI), realizado de conformidad con el Plan de Auditoría del año 2010, con
la finalidad de determinar su contribución al logro de los objetivos institucionales.
Para efectos de este estudio, se obtuvo información sobre el proceso de formulación del Plan
Operativo Institucional que se lleva a cabo en algunas dependencias y unidades administrativas del
Ministerio, para el periodo 2010.
Se determinó que la elaboración del POI se realiza con ajuste a los lineamientos y directrices
emitidos por los órganos competentes, MIDEPLAN y la Dirección General de Presupuesto
Nacional, no obstante, se evidencia la necesidad de lineamientos y procedimientos internos que
brinden claridad y certeza que dicho proceso se cumple de una manera estandarizada a nivel
institucional, siguiendo requisitos mínimos de calidad, y en donde la elaboración de los
instrumentos que conforman el POI se encuentren precedidos por una adecuada planificación de
corto plazo por parte de las dependencias, en que se disponga de los insumos y requisitos para
considerar las acciones, objetivos, plazos, metas, y responsables que coadyuvan al cumplimiento de
los objetivos estratégicos del Ministerio de Hacienda.
En ese sentido es necesario fortalecer el ejercicio de las funciones sobre planificación que han sido
asignadas a la Unidad de Planificación en el Decreto N° 32913-H Reglamento de Funcionamiento
de la Unidad de Planificación del Ministerio de Hacienda1, y que pueden ser determinantes para
mejorar el proceso de planificación operativa, dotándole de una mejor uniformidad y oportunidad
en la elaboración, así como de los elementos necesarios para facilitar la ejecución, seguimiento y
evaluación de resultados.
Las recomendaciones de este informe, están sujetas a las disposiciones del artículo 36 de la Ley N°
8292 Ley General de Control Interno y al Manual para la atención de informes de la Contraloría
General de la República y de la Dirección General de Auditoría Interna y sus reformas, que
establece un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a partir de la fecha de recibo del
informe para ordenar la implantación de lo recomendado.
1 Publicado en La Gaceta No.47 del 07/03/2006, reformado con Decreto N° 35431-H
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INFORME SOBRE LA EVALUACION DEL PROCESO DE FORMULACION
DEL PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL
1. INTRODUCCIÓN
1.1 Origen
Este estudio se realiza de conformidad al Plan de Auditoría 2010 de la Dirección General de
Auditoría Interna, como una auditoría operativa.
1.2 Objetivo
Evaluar el proceso de formulación del Plan Operativo Institucional, a fin de determinar su
contribución al logro de los objetivos definidos por las unidades administrativas que conforman la
estructura organizativa del Ministerio de Hacienda.
1.3 Alcance
Comprende la evaluación del proceso seguido por algunas unidades administrativas del Ministerio de
Hacienda para la elaboración de los instrumentos que conforman el Plan Operativo Institucional del
año 2010.
1.4 Normativa relacionada con control interno y trámite de informes
A fin de prevenir efectos negativos por inobservancia de la legislación vigente, a continuación se
transcriben los artículos de la Ley General de Control Interno N° 8292 (LGCI), que regulan los
deberes del jerarca y titulares subordinados en cuanto al sistema de control interno y a la atención de
informes.
“Artículo 10. —Responsabilidad por el sistema de control interno. // Serán responsabilidad del
jerarca y del titular subordinado establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control
interno institucional. Asimismo, será responsabilidad de la administración activa realizar las
acciones necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento.”
“Artículo 12. Deberes del jerarca y de los titulares subordinados en el sistema de control interno.
“…c) Analizar e implantar, de inmediato, las observaciones, recomendaciones y disposiciones
formuladas por la auditoría interna, la Contraloría General de la República, la auditoría externa y
las demás instituciones de control y fiscalización que corresponde…”
“Artículo 36.-Informes dirigidos a los titulares subordinados.// “Cuando los informes de auditoría
contengan recomendaciones dirigidas a los titulares subordinados, se procederá de la siguiente
manera: a) El titular subordinado, en un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a partir
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de la fecha de recibido el informe, ordenará la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de
ellas, en el transcurso de dicho plazo elevará el informe de auditoría al jerarca, con copia a la
auditoría interna, expondrá por escrito las razones por las cuales objeta las recomendaciones del
informe y propondrá soluciones alternas para los hallazgos detectados .b) Con vista de lo anterior,
el jerarca deberá resolver, en el plazo de veinte días hábiles contados a partir de la fecha de recibo
de la documentación remitida por el titular subordinado; además, deberá ordenar la implantación
de recomendaciones de la auditoría interna, las soluciones alternas propuestas por el titular
subordinado o las de su propia iniciativa, debidamente fundamentadas. Dentro de los primeros diez
días de ese lapso, el auditor interno podrá apersonarse, de oficio, ante el jerarca, para pronunciarse
sobre las objeciones o soluciones alternas propuestas. Las soluciones que el jerarca ordene
implantar y que sean distintas de las propuestas por la auditoría interna, estarán sujetas, en lo
conducente, a lo dispuesto en los artículos siguientes. c) El acto en firme será dado a conocer a la
auditoría interna y al titular subordinado correspondiente, para el trámite que proceda.”
“Artículo 39. —Causales de responsabilidad administrativa. //El jerarca y los titulares
subordinados incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, si
incumplen injustificadamente los deberes asignados en esta Ley, sin perjuicio de otras causales
previstas en el régimen aplicable a la respectiva relación de servicios.//El jerarca, los titulares
subordinados y los demás funcionarios públicos incurrirán en responsabilidad administrativa,
cuando debiliten con sus acciones el sistema de control interno u omitan las actuaciones necesarias
para establecerlo, mantenerlo, perfeccionarlo y evaluarlo, según la normativa técnica
aplicable.//(…) Igualmente, cabrá responsabilidad administrativa contra los funcionarios públicos
que injustificadamente incumplan los deberes y las funciones que en materia de control interno les
asigne el jerarca o el titular subordinado, incluso las acciones para instaurar las recomendaciones
emitidas por la auditoría interna, sin perjuicio de las responsabilidades que les puedan ser
imputadas civil y penalmente…”
1.5 Comunicación de resultados
Los resultados y recomendación que contiene este informe fueron comunicados a la Licda. Celia
White Ward Directora de la Unidad de Planificación, a la Licda. Emma Chacón Alvarado, y al Lic.
Germán Quiros, funcionarios de esa Unidad, en reunión realizada el 01 de setiembre de 2010, en la
sala de sesiones de la Dirección General de Auditoría Interna. Las observaciones realizadas por los
participantes, en lo procedente, fueron consideradas en este informe.
1.6 Aspectos generales.
La formulación del Plan Operativo Institucional para el periodo 2010 está normados en los
Lineamientos Técnicos y Metodológicos para la Programación Estratégica Sectorial e Institucional y
Seguimiento y Evaluación Sectorial, los cuales son actualizados anualmente y de aplicación
obligatoria para cumplir con los requerimientos tanto de los Ministros Rectores Sectoriales y las
instituciones. Estos lineamientos fueron emitidos por el Ministerio de Planificación Nacional y
Política Económica y el Ministerio de Hacienda, en Decreto N° 34558-H-PLAN publicado en la
Gaceta N° 115 del 16 de junio del 2008.
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Conforme con esos lineamientos el Plan Operativo Institucional (POI) es un instrumento que tiene
como marco de referencia el PND y las políticas institucionales, en el cual las instituciones definen
los objetivos, acciones, indicadores y metas que deberán ejecutar en el corto, mediano y largo plazo,
y estiman los recursos financieros necesarios para obtener los resultados esperados.
Asimismo se señala que el objetivo del POI es reflejar la programación estratégica institucional y
presupuestaria, tomando como referencia las prioridades y objetivos estratégicos sectoriales e
institucionales y los programas y proyectos de inversión relacionados con las metas de las acciones
estratégicas del PND y la visión sectorial establecida en los Contratos con la Ciudadanía así como
con otros lineamientos estratégicos de gobierno y aquellos definidos por las propias instituciones.
El POI está conformado por tres instrumentos, a saber, la Matriz de Anual de Programación
Institucional (MAPI), Aspectos Estratégicos Institucionales, estos dos contienen la Programación
Estratégica Institucional, y la Programación estratégica a nivel de programa (PEP).
La Matriz Anual de Programación Institucional (MAPI) es el instrumento que permite a las
instituciones, programar para cada año, las metas de los programas o proyectos establecidos en el
PND, y cuyo objetivo es obtener información anualizada de las metas estratégicas institucionales que
aportan directamente al logro de las metas de las acciones estratégicas sectoriales anuales
establecidas en la MAPSESI2 para el 2010 y los recursos presupuestarios estimados para su
ejecución.
La Programación Estratégica a nivel de Programa (PEP) es el instrumento que contempla
información sobre la misión, productos, usuarios, beneficiarios, objetivos estratégicos, indicadores
de gestión y de resultados.
Por su parte, la Dirección General de Presupuesto Nacional emite en las “Directrices Técnicas y
Metodológicas para la formulación del Anteproyectos de Presupuesto 2010, para los órganos del
Gobierno de la República”, que establecen en el numeral A-3 la obligación de las instituciones de
vincular los planes operativos institucionales (POI) al Plan Nacional de Desarrollo y a la
planificación institucional de mediano y largo plazo de acuerdo con los lineamientos que en materia
de programación, formulación y evaluación dicte la Dirección de Presupuesto Nacional, y en
concordancia con lo regulado en los artículos 4 y 33 de la Ley 8131 LAFPP y artículo 4 y siguientes
de su Reglamento, así como lo dispuesto en las Directrices de política presupuestaria para las
entidades públicas, ministerios y demás órganos según corresponda, cubiertos por el ámbito de la
Autoridad Presupuestaria para el año 2010, y en los procedimientos para la aplicación y seguimiento
de esas directrices.
En materia de planificación el Ministerio de Hacienda cuenta con la Unidad de Planificación creada
con Decreto N° 32913-H citado, con dependencia del Despacho del Ministro, que tiene por objetivo
general coordinar los procesos de planificación, seguimiento y control gerencial, para lo cual
2 Instrumento que permite al sector anualizar las metas de las acciones estratégicas del PND, para que sus instituciones programen
cada año, las acciones necesarias para el logro de las metas establecidas.
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facilitará las metodologías necesarias para la estandarización de estos procesos y su mejora continua,
de tal manera que se cuente con la información necesaria para la toma oportuna de decisiones.
2. RESULTADOS
2.1 Necesidad de fortalecer la planificación operativa institucional como proceso previo a la
elaboración del POI
Los Lineamientos Técnicos y Metodológicos para la Programación Estratégica Sectorial e
Institucional y Seguimiento y Evaluación Sectorial para el 2010, establecen en su Artículo 273 que “.
Las instituciones, deberán establecer los procedimientos internos que estimen pertinentes, con el fin
de garantizar la formulación, seguimiento y evaluación del POI. Además, debe entenderse que este
instrumento no sustituye los que la institución ya utiliza para el proceso de planificación de corto,
mediano y largo plazo.” El subrayado es nuestro.
La Ley 8131 Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos en su
artículo 4.- Sujeción al Plan Nacional de Desarrollo, señala: “Todo presupuesto público deberá
responder a los planes operativos institucionales anuales, de mediano y largo plazo, adoptados por
los jerarcas respectivos, así como a los principios presupuestarios generalmente aceptados…”.
De conformidad con los Lineamientos Técnicos y Metodológicos citados, el Ministerio de Hacienda
debía presentar la MAPI el 23 de abril del 2009, para que al 30 de abril el Ministro de Hacienda
como Rector del Sector Financiero remitiera lo correspondiente a MIDEPLAN, y por su parte el POI
completo, considerando MAPI, Aspectos Estratégicos Institucionales, y PEP, debieron entregarse a
la Dirección General de Presupuesto Nacional a más tardar el 15 de junio.
Asimismo, de conformidad con el artículo 46 del Reglamento a la Ley 8131 citada el Anteproyecto
de Presupuesto es entregado a la Dirección General de Presupuesto Nacional el 15 de junio.
Conforme con lo anterior se deduce, en términos normativos y teóricos, que el proceso de
planificación operativa debe necesariamente anteceder al proceso de formulación presupuestario, y
por tanto a la elaboración de los instrumentos que conforman el POI, por lo que debería existir una
distribución apropiada de los plazos en que se llevan a cabo estos procesos, de manera que la
planificación operativa se convierta en el insumo imprescindible para la asignación de los recursos
presupuestarios para financiar las actividades planificadas, de manera que su ejecución contribuya
directamente al logro de los objetivos y metas establecidas.
No obstante, en el Ministerio de Hacienda no se dispone de un proceso de planificación operativa
que anteceda la elaboración de los instrumentos del POI (MAPI, Aspectos Estratégicos y PEP), así
como para la preparación de los formularios que conforman el Anteproyecto de Presupuesto.
3 Artículo 8 de los lineamientos para el ejercicio 2011
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Corresponde a la Unidad de Planificación liderar el proceso de gestión de los instrumentos
relacionados con POI para efectos de lo que compete al Ministerio de Hacienda, y al Departamento
de Recursos Financieros lo que corresponde al Anteproyecto de Presupuesto, por lo que resulta de
interés la coordinación entre estas unidades.
Al respecto el artículo 28 de los lineamientos citados, establece que le corresponde al jerarca
designar un funcionario responsable por cada uno de los programas presupuestarios. Estos
funcionarios serán responsables por los resultados de su gestión física y financiera. Asimismo,
establecerán los mecanismos de coordinación necesarios para que las unidades de planificación y
presupuesto, cumplan con la programación propuesta.
A fin de determinar la razonabilidad de la planificación y asignación de recursos presupuestarios
para cumplir los objetivos y metas previstas, se consultó en las siguientes dependencias el proceso
que se sigue para la elaboración del POI y el Anteproyecto de Presupuesto: Unidad de Planificación
de la Dirección General de Aduanas, Gestoría de la DGA y Aduana Limón, Dirección General
Administrativa y Financiera en lo correspondiente, Dirección General de Presupuesto Nacional,
Grandes Contribuyentes y Dirección de Planificación de la Dirección General de Tributación,
Unidad de Planificación de la Dirección General de Hacienda, Unidad de Planificación del
Ministerio de Hacienda, Contabilidad Nacional, Tesorería Nacional.
Los funcionarios consultados al respecto indicaron lo siguiente:
La Licda. Ana Madrigal Chaves, Gestora de la Gestoría de la Dirección General de
Aduanas, indicó: “Se inicia con una solicitud de nuestra parte por correo electrónico para que
cada dirección o aduana nos envíen un listado de las necesidades de materiales, suministros,
equipos etc., los cuales una vez recibidos procedemos a revisar y a condensar toda la
información del Servicio Nacional de Aduanas. Posteriormente hacemos una distribución del
presupuesto de acuerdo con los límites que establece la Dirección de Presupuesto
Nacional…”
Por su parte el Lic Juan Guillermo Alfaro asistente de la Gerencia en la
Administración de Grandes Contribuyentes, señaló: “…Planificación de Tributación nos
envían en hojas excell formatos, es una lista de suministros de acuerdo a un catálogo, con
base en consumo de años anteriores se hace una proyección de materiales, suministros,
compras, alquiler de edificio, alquiler equipo de computo…”
La Licda. Maria Amalia Montero, del Área Administrativa de la Aduana Central,
indicó: “se reúnen las diferentes jefaturas con la Gerencia para analizar el Manual enviado
por el Área de Planificación y Control de la Gestión, se les solicita estadísticas para
determinar el comportamiento del año actual y así determinar posibles tendencias para el
siguiente año, luego de este análisis se vuelven a reunir y se discuten los datos presentados por
Departamento o Sección de la Aduana.” / Cada Departamento o Sección trabaja sus
proyecciones para el PAO y de manera electrónica se envían los datos para compilarlos y
armar el PAO de la Aduana, según las plantillas proporcionadas por el Área de Planificación
y Control de la Gestión, luego se envían para su revisión…”
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En la unidad de planificación de la Dirección General de Aduanas, los Licenciados José Raúl
Vargas Calvo, y Marco Portilla Mora indican “… El proceso se inicia con el envío por parte
de la Dirección de Administración Financiera de los techos presupuestarios y se elabora el
anteproyecto, se nos envían matrices para llenar datos de productos por programa, metas,
objetivos estratégicos, indicadores, etc. Se nos indican fechas para entregar la documentación,
pero no hay políticas institucionales y no hay un rol de orientación por parte de la Dirección
de Planificación.
En la Unidad de Planificación de la Dirección General de Tributación la Licda. Marielos
Villalobos Arias y el Lic. Marcelo Víquez, indicaron “... se inicia con los anteproyectos en
mayo de cada año, ahora se está trabajando en el anteproyecto del 2011. En el POI debe
concordar el o los objetivos estratégicos y a cada objetivo se le debe asignar los indicadores y
metas, el inconveniente es que no existe un sistema o centro de costos para determinar los
montos de salarios, materiales, alquileres etc…el proceso se inicia cuando la Dirección de
Planificación nos comunica y si es necesario nos brinda alguna capacitación, se nos envían
los lineamientos y la matriz PEP para llenar los datos, no hay cronograma propiamente….”
La Licda. Celia White Ward indicó que "no existe un procedimiento escrito debidamente
aprobado y comunicado sobre POI, lo que se utiliza son los lineamientos técnicos y
metodológicos para la programación estratégica sectorial e institucional..."
La Licda. Patricia Navarro Vargas, Subdirectora Administrativa y Financiera, indicó “No se
tienen procedimientos por escrito para la realización del PAO, cada uno lo realizó según su
conocimiento"
El Lic Marcelo Víquez y la Licda Marielos Villalobos, funcionarios de la Dirección General de
Tributación, señalaron “se tiene la directriz 04-2007 es la base de la planificación integral de
la Dirección General de Tributación”
Los funcionarios Raúl Vargas Calvo y Marco Portilla Mora del Área de Planificación de la
Dirección General de Aduanas, indicaron “…sobre el particular se ha confeccionado un
manual de elaboración del PAO de la Dirección General de Aduanas con una primera versión
en el periodo 2008-2009 y la segunda versión 2009-2010, se envió a las 7 aduanas, 6
direcciones y 2 áreas con que se cuenta.”
En otras direcciones indican que primero se formula un Anteproyecto de Presupuesto en
donde, conforme con las Directrices Técnicas y Metodológicas y los formularios en formato
Excel establecidos, se envía la información al Departamento de Recursos Financieros el cual
avala o rechaza los montos solicitados, e informa a la dependencia correspondiente para el
debido llenado de las matrices del POI que son remitidas a la Unidad de Planificación.
De acuerdo con lo anterior, se evidencia la ausencia de un procedimiento interno debidamente
formalizado y divulgado, con criterios uniformes para la elaboración de actividades requeridos para
formular el Plan Operativo Institucional y el Anteproyecto de Presupuesto respectivo en las
dependencias del Ministerio de Hacienda, que permita a los funcionarios a cargo de estos procesos
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conocer en forma clara las labores que deben realizar, el momento, y su grado de participación y
responsabilidad.
También se evidencia la necesidad de promover la planificación operativa de corto plazo, como
elemento facilitador de la definición de acciones, objetivos y metas, plazos de ejecución, y
responsables del logro de los objetivos estratégicos a nivel de dependencia, para que estos en su
conjunto contribuyan al logro de los objetivos institucionales, y por tanto a las acciones de gobierno
definidas en el Plan Nacional de Desarrollo.
De no corregirse esta condición, se enfrenta el riesgo de que este proceso siga siendo realizado
conforme las directrices emitidas por MIDEPLAN y las herramientas previstas para tal efecto, pero
sin cumplirse con una verdadera planificación operativa de corto plazo vinculada con los objetivos
estratégicos, que sirva de insumo para completar la información que comprende el POI, y garantice
el seguimiento apropiado y la rendición de cuentas.
Se requiere promover un proceso interno que evite la discrecionalidad y criterio de los encargados de
aplicar este proceso, con requisitos mínimos de calidad, con los periodos acordes de la definición de
acciones y presupuestos apropiados, que permita la consolidación de la información, se logre la
confiabilidad en el proceso como elemento coadyuvante a la consecución de los objetivos
estratégicos institucionales, y se facilite la consideración de las estimaciones de gasto presupuesto
conforme los objetivos que cada dependencia debe cumplir.
De conformidad con las funciones asignadas en el artículo 4 del Reglamento de Funcionamiento de
la Unidad de Planificación, le corresponde a esa Unidad promover el uso de modelos de
planificación y metodologías, el cual en lo que interesa textualmente señala:
“…a) Coordinar la elaboración e implementación de un modelo de planificación y gerencia para ser
utilizado en el Ministerio de Hacienda. // b) Definir las metodologías necesarias a utilizar en la
elaboración de los Planes Estratégicos, Planes Anuales Operativos y Proyectos relevantes del
Ministerio de Hacienda, así como para su seguimiento y control. // c) Evaluar y actualizar
continuamente las metodologías empleadas por el Ministerio de Hacienda, en lo que a planificación
y gestión se refiere. // d) Coordinar con la Dirección Administrativa y Financiera los aspectos
necesarios para que la planificación efectivamente sea marco para el proceso de presupuestación y
ejecución presupuestaria…"
La planificación constituye un elemento esencial para los procesos de valoración de riesgo, según lo
establece la norma 3.3 del Manual de Normas de Control Interno para el Sector Público que indica “
La valoración del riesgo debe sustentarse en un proceso de planificación que considere la misión y
la visión institucionales, así como objetivos, metas, políticas e indicadores de desempeño claros,
medibles, realistas y aplicables, establecidos con base en un conocimiento adecuado del ambiente
interno y externo en que la institución desarrolla sus operaciones, y en consecuencia, de los riesgos
correspondientes”.
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3. CONCLUSIONES.
3.1 El proceso de planificación en el Ministerio de Hacienda, representa un proceso de gran
importancia, en su papel de órgano rector del sistema de Administración Financiera y rector del
Sector Financiero según lo establece la normativa vigente, pues por medio de la planificación se fija
el rumbo de la organización en el marco de los objetivos establecidos en el Plan Nacional de
Desarrollo y se establecen los parámetros en los cuales se desarrollarán los procesos operativos para
lograrlos.
De acuerdo con el estudio efectuado, se evidenció que no existen procedimientos internos
debidamente formalizados y divulgados, con criterios uniformes para la elaboración de actividades
requeridos para una adecuada planificación operativa que anteceda la formulación del Plan Operativo
Institucional y el Anteproyecto de Presupuesto respectivo en las Dependencias del Ministerio de
Hacienda, que permita a los funcionarios a cargo de estos procesos conocer en forma clara las
labores que deben realizar, el momento, y su grado de participación y responsabilidad. Así como
para que ese proceso quede debidamente fundamentado, y facilite el seguimiento, evaluación y
rendición de cuentas.
Lo anterior, podría tener su causa en que la Unidad de Planificación del Ministerio de Hacienda,
conforme con las competencias que le han sido conferidas en el Decreto 32913-H Reglamento de
funcionamiento de la Unidad de Planificación y los recursos asignados, no ha implementado
metodologías de planificación que faciliten la elaboración de los POI en los diferentes programas , en
aras de que se realicen de manera técnica, en el periodo oportuno, debidamente estandarizado,
vinculado a los planes estratégicos y al presupuesto, y por tanto contribuyan al logro de los objetivos
de las diferentes unidades administrativas, y consecuentemente los objetivos institucionales.
Ver apartado 2.1 de este informe.
4. RECOMENDACIONES.
A la Directora de la Unidad de Planificación
4.1 Promover el establecimiento de un instrumento de planificación operativa en el Ministerio
de Hacienda, que facilite el alineamiento de la planificación de corto plazo con la
planificación estratégica, y que sirva de insumo para la elaboración de los instrumentos que
comprenden el Plan Operativo Institucional ( POI) y el Anteproyecto de Presupuesto, según
los lineamientos que en esa materia establece el Ministerio de Planificación Nacional y
Política Económica y la Dirección General de Presupuesto Nacional, a efecto que se logre la
estandarización del proceso de planificación de corto plazo que deben llevar a cabo las
diferentes unidades administrativas del Ministerio de Hacienda, se armonicen los periodos
de su realización, se coadyuve al cumplimiento de los objetivos institucionales según la
vinculación que debe existir entre planes operativos, planes estratégicos, presupuesto, y Plan
Nacional de Desarrollo. Asimismo, que facilite el seguimiento, evaluación y rendición de
cuentas.
Ver punto 3.1. de este informe.
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Estas recomendaciones están sujetas a las disposiciones del artículo 36 de la Ley Nº 8292, Ley
General de Control Interno, que establece un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a
partir de la fecha de recibido el informe, para ordenar la implantación de las recomendaciones. Si
discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo elevará el informe de auditoría al jerarca y enviará
copia a la Auditoría Interna.
Con base en lo anterior, se le solicita respetuosamente a la señora Directora de la Unidad de
Planificación proceder en lo que corresponda, con la aplicación de la Ley 8292 y el Manual para la
atención de informes de la Contraloría General de la República y de la Dirección General de
Auditoría Interna, según Decreto Nº 34323-H y sus modificaciones, y comunicar a esta Dirección la
decisión que se tome al respecto, dentro del plazo de diez días hábiles señalado; así como el plan de
acción que se defina para la efectiva implantación de lo recomendado.
Carlos Adrián Camacho Fallas Guillermo Badilla Martínez
Profesional de Auditoría Interna 3 Coordinador Auditoría de Servicios Corporativos
