Dirección General de Auditoría Interna INF-DGAI-035-2010 DGABCA... · de bienes para dar de baja un bien, sea por donación o destrucción. No obstante, se determinaron algunos

Dirección General de Auditoría Interna “Un Equipo de Trabajo comprometido con la excelencia y la integridad”

San José, 22 de diciembre del 2010

INF-DGAI-035-2010

Licenciada

Jeannette Solano García

Dirección General de Administración de Bienes

y de Contratación Administrativa

Asunto: Servicios de Auditoría

Informe de control interno

Estimada Jeannette:

Nos permitimos presentarle el informe INF-DGAI-035-2010 sobre la evaluación de la gestión de la

Dirección de Control y Supervisión en materia de administración de bienes.

En el estudio se determinaron algunos aspectos de control que se presentan en el apartado de resultados

que requieren ser revisados y fortalecidos, como parte de la mejora continua que debe llevar a cabo esa

Dirección, por lo que se emiten las recomendaciones correspondientes.

Las recomendaciones contenidas en este informe, están sujetas a las disposiciones del artículo 36 de la

Ley Nº 8292 Ley General de Control Interno, que establecen un plazo improrrogable de diez días hábiles

contados a partir de la fecha de recibo del informe, para ordenar la implantación de las recomendaciones.

Por lo anterior, conforme con esa normativa y el Manual para la atención de informes de la Contraloría

General de la República y la Dirección General de Auditoría Interna vigente en la institución, le

agradecemos comunicar a esta Dirección la decisión que se tome al respecto, dentro del plazo antes

señalado, así como el plan de acción en un plazo razonable se defina para la efectiva implantación de lo

recomendado.

Atentamente,

Olman Saborío Alfaro

Director General

C. Estudio 004-2010

“Un Equipo de Trabajo comprometido con la excelencia y la integridad”

INFORME SOBRE LA EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN DE LA DIRECCIÓN DE CONTROL Y

SUPERVISIÓN EN MATERIA DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES

INF-DGAI-035-2010

Diciembre, 2010




TABLA DE CONTENIDO

RESUMEN EJECUTIVO ...................................................................................................................................... i

1. INTRODUCCIÓN .......................................................................................................................................... 1

1.1. Origen ......................................................................................................................................................... 1

1.2. Objetivo ...................................................................................................................................................... 1

1.3. Alcance ....................................................................................................................................................... 1

1.4. Comunicación oral de resultados ................................................................................................................ 1

1.5. Normativa relacionada ................................................................................................................................ 2

1.6. Aspectos generales ..................................................................................................................................... 2

2. RESULTADOS ............................................................................................................................................... 3

2.1. Aspectos positivos ...................................................................................................................................... 3

2.2. Necesidad de mejorar el “Instructivo para la evaluación de procesos de Contratación Administrativa y

Administración de Bienes” ................................................................................................................................... 4

2.3. Necesidad de corregir las diferencias existentes entre las compras de bienes registradas en SIBINET y

el SIGAF .............................................................................................................................................................. 6

2.4. Aspectos a mejorar en el análisis de la información que remiten las instituciones de la Administración

Central .................................................................................................................................................................. 8

2.5. Aspectos a mejorar sobre los expedientes de seguimiento y de inspección de bienes ............................. 10

3. CONCLUSIONES ......................................................................................................................................... 11

4. RECOMENDACIONES ............................................................................................................................... 12




RESUMEN EJECUTIVO

Este informe es el resultado final del estudio sobre la evaluación de la gestión de la Dirección de Control y

Supervisión en materia de administración de bienes, el cual se realizó de conformidad con el Plan de Auditoría

del 2010.

El estudio comprendió la revisión de aspectos normativos, administrativos y de control relacionados con algunas

de las competencias conferidas a la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación

Administrativa en la Ley N ° 8131, Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Público,

en su condición de órgano rector del Sistema de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, y las

funciones establecidas en el Decreto Ejecutivo Nº 33045-H Reglamento de la Organización de la DGABCA1

para la Dirección de Control y Supervisión (DCS) en materia de administración de bienes. Para efectos de lo

anterior, se analizó la información dispuesta en la Unidad auditada para el periodo comprendido del 01 de enero

al 31 de diciembre 2009, ampliándose cuando se consideró necesario.

La Dirección de Control y Supervisión (DCS) ha realizado esfuerzos que contribuyen a cumplir con las

competencias y objetivos establecidos a la DGABCA, en lo concerniente a la administración de bienes objeto de

estudio, al contar, principalmente con los siguientes elementos: Actividades realizadas para la implementación

de las disposiciones emitidas por la Contraloría General de la República en sus últimos informes DFOE-SAF-IF-

02-2009 y DFOE-SAF-02-2009 y DFOE-SAF-IF-03-2010, sobre los resultados del estudio realizado en el

Ministerio de Hacienda, en relación con el informe sobre la administración de bienes correspondiente a los años

2008 y 2009, así como, lo referente a la verificación del cumplimiento de la normativa aplicable a la inspección

de bienes para dar de baja un bien, sea por donación o destrucción.

No obstante, se determinaron algunos aspectos importantes que requieren ser revisados y fortalecidos, entre

ellos: la necesidad de mejorar el “Instructivo para la evaluación de procesos de Contratación Administrativa y

Administración de Bienes”, diferencias existentes entre las compras de bienes registradas en SIBINET y SIGAF,

aspectos a mejorar en el análisis de la información que remiten las instituciones de la Administración Central

con relación al Informe final del Inventario de los inmuebles del Estado, y sobre la documentación que se

mantiene archivada en los expedientes de seguimiento y de inspección de bienes que se lleva en la DCS.

Las recomendaciones de este informe, están sujetas a las disposiciones del artículo 36 de la Ley General de

Control Interno N° 82922 y al Manual para la atención de informes de la Contraloría General de la República y

de la Dirección General de Auditoría Interna3 y sus reformas, que establece un plazo improrrogable de diez días

hábiles contados a partir de la fecha de recibo del informe para ordenar la implantación de lo recomendado.

1 Publicado en la Gaceta N°82 del 28 de abril del 2006 2 Publicada en Gaceta Nº 169 del 04 de setiembre de 2002 3 Decreto Nº 34323-H publicado en Gaceta Nº 38 del 22 de febrero de 2008


INF-DGAI-035-2010 Página 1 de 13

INFORME SOBRE LA EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN DE LA DIRECCIÓN DE

CONTROL Y SUPERVISIÓN EN MATERIA DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES

1. INTRODUCCIÓN

1.1. Origen

Este estudio se realizó de conformidad con el Plan de Auditoría del 2010.

1.2. Objetivo

Evaluar la efectividad de algunos procesos de la Dirección de Control y Supervisión en materia de

administración de bienes, a fin de determinar si se dispone de los mecanismos de control adecuados para

garantizar en forma razonable la salvaguarda de los recursos, la eficiencia y eficacia en las operaciones, el

cumplimiento normativo, y la confiabilidad y oportunidad de la información que se genera para toma de

decisiones.

1.3. Alcance

Comprende la revisión de aspectos normativos, administrativos y de control relacionados con algunas de

las competencias conferidas a la DGABCA en la Ley N ° 8131, Ley de Administración Financiera de la

República y Presupuestos Público, en su condición de órgano rector del Sistema de Administración de

Bienes y Contratación Administrativa, y algunas de las funciones establecidas en el Decreto Ejecutivo Nº

33045-H Reglamento de la Organización de la DGABCA4 para la Dirección de Control y Supervisión

(DCS) en la materia de administración de bienes, para el periodo comprendido entre el 01 de enero al 31

de diciembre 2009, ampliándose cuando se consideró necesario.

En el desarrollo del estudio se observaron las Normas Generales de Auditoría para el Sector Público, en la

medida en que las circunstancias permitieron su aplicación, y las disposiciones del Reglamento de

Organización y Funcionamiento de la Dirección General de la Auditoría Interna del Ministerio de

Hacienda5.

1.4. Comunicación oral de resultados

Los resultados y las recomendaciones que contiene este informe fueron comunicados oralmente el 21 de

diciembre del 2010, a la Licda. Jeannette Solano García, Directora General de Administración de Bienes y

de Contratación Administrativa, y a la Licda. Jeannette Leveridge Earle, Directora de Control y

Supervisión, quienes indicaron que en términos generales estaban de acuerdo con los resultados expuestos

y las recomendaciones.

Las observaciones realizadas en esta comunicación oral de resultados en la medida de las circunstancias,

fueron consideradas en este informe.

4 Publicado en la Gaceta N°82 del 28 de abril del 2006 5 Decreto N° 34573-H publicado en Gaceta Nº 118 del 19 de junio de 2008.



1.5. Normativa relacionada

A fin de prevenir efectos negativos por inobservancia de la legislación vigente, se transcriben a

continuación los artículos de la Ley General de Control Interno N° 8292, que regulan los deberes en

cuanto al sistema de control interno y el trámite de informes y los plazos que deben observarse, así como

las posibles responsabilidades en que se puede incurrir por incumplimiento injustificado de esas

disposiciones.

Artículo 10: Responsabilidad por el sistema de control interno. “Serán responsabilidad del jerarca y del

titular subordinado establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional.

Asimismo, será responsabilidad de la administración activa realizar las acciones necesarias para garantizar

su efectivo funcionamiento.”

Artículo 36.-Informes dirigidos a los titulares subordinados. “Cuando los informes de auditoría contengan

recomendaciones dirigidas a los titulares subordinados, se procederá de la siguiente manera: a) El titular

subordinado, en un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el

informe, ordenará la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho

plazo elevará el informe de auditoría al jerarca, con copia a la auditoría interna, expondrá por escrito las

razones por las cuales objeta las recomendaciones del informe y propondrá soluciones alternas para los

hallazgos detectados .b) Con vista de lo anterior, el jerarca deberá resolver, en el plazo de veinte días

hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la documentación remitida por el titular subordinado;

además, deberá ordenar la implantación de recomendaciones de la auditoría interna, las soluciones alternas

propuestas por el titular subordinado o las de su propia iniciativa, debidamente fundamentadas. Dentro de

los primeros diez días de ese lapso, el auditor interno podrá apersonarse, de oficio, ante el jerarca, para

pronunciarse sobre las objeciones o soluciones alternas propuestas. Las soluciones que el jerarca ordene

implantar y que sean distintas de las propuestas por la auditoría interna, estarán sujetas, en lo conducente,

a lo dispuesto en los artículos siguientes. c) El acto en firme será dado a conocer a la auditoría interna y al

titular subordinado correspondiente, para el trámite que proceda.”

Artículo 39.-Causales de responsabilidad administrativa. “El jerarca y los titulares subordinados incurrirán

en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, si incumplen injustificadamente los deberes

asignados en esta Ley, sin perjuicio de otras causales previstas en el régimen aplicable a la respectiva

relación de servicios.[…] // Igualmente, cabrá responsabilidad administrativa contra los funcionarios

públicos que injustificadamente incumplan los deberes y las funciones que en materia de control interno

les asigne el jerarca o el titular subordinado, incluso las acciones para instaurar las recomendaciones

emitidas por la auditoría interna, sin perjuicio de las responsabilidades que les puedan ser imputadas civil

y penalmente.”

1.6. Aspectos generales

La Ley 8131, Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos6 (LAFRPP) y

su Reglamento, establece que la Dirección General de Administración de Bienes y de Contratación

Administrativa es el órgano rector del Sistema de Administración de Bienes y Contratación

Administrativa, el cual comprende los principios, métodos y procedimientos utilizados así como por los

organismos participantes en el proceso de contratación, manejo y disposición de bienes y servicios por

parte de la Administración Central. Entre los objetivos definidos para ese Sistema están:

6 Publicada en la Gaceta Nº 196 el día 16 de octubre del 2001



Propiciar que los bienes y servicios se administren atendiendo criterios técnicos y económicos.

Promover el mantenimiento adecuado de los bienes de la Administración Central.

Favorecer el desarrollo de mecanismos ágiles y eficientes para disponer de los bienes en desuso u

obsoletos.

Suministrar información sobre el estado, la ubicación y el responsable de los bienes muebles e

inmuebles de la Administración Central.

Propiciar la integración de los registros de los bienes del Gobierno al Sistema de Contabilidad.

Propiciar que los bienes se adquieran oportunamente y a satisfacción del interés público,

atendiendo los principios de publicidad y transparencia.

Para el desarrollo de las competencias conferidas a esa Dirección en la Ley 8131 de cita, se emite Decreto

Ejecutivo Nº 33045-H7 Reglamento de la Organización de la DGABCA, en donde se establece que para

el cumplimiento de sus funciones dispondrá de la estructura organizacional siguiente: Dirección General,

Subdirección General, Asesoría Jurídica, Departamento de Operaciones Tecnológicas, Dirección de

Normas y Procedimientos, y Dirección de Control y Supervisión.

2. RESULTADOS

2.1. Aspectos positivos

La Dirección de Control y Supervisión (DCS) ha realizado esfuerzos que contribuyen a cumplir con las

competencias y objetivos establecidos a la DGABCA en su condición de órgano rector del Sistema de

Administración de Bienes y Contratación Administrativa en la Ley 8131, LAFRPP, en lo concerniente a la

administración de bienes, al contar, principalmente con los siguientes elementos.

Actividades y acciones realizadas durante el año 2009 y 2010 por esa Dirección para la implementación

de las disposiciones emitidas por la Contraloría General de la República en sus últimos informes DFOE-

SAF-02-2009 y DFOE-SAF-IF-03-2010, sobre los resultados del estudio realizado en el Ministerio de

Hacienda, en relación con el informe sobre la administración de bienes.

Se efectuaron las gestiones correspondientes, ante los jerarcas de las entidades públicas

respectivas, con el fin de que a más tardar el 30 de setiembre de 2009, completen en el Sistema de

Registro y Control de Bienes (SIBINET), el registro del 100% de los bienes que tienen a su cargo;

disposición que fue atendida conforme a lo indicado por ese órgano contralor.

Se efectuaron gestiones ante los Ministerios y Órganos Adscritos a fin de que se realice un

análisis detallado de las cuentas de activos fijos denominadas “no patrimoniados”, con el objeto

de determinar las razones de las diferencias existentes entre las compras de bienes registradas en

el Sistema de Administración de Bienes (SIBINET) y las registradas en el SIGAF; la cual se

encuentra en proceso de implementación y cuyos resultados se presentan en el apartado 2.3 del

presente informe, en el que se determinó algunos aspectos susceptibles de mejora.

Se realizaron gestiones ante los jerarcas de las entidades públicas respectivas, con el fin de que

éstas lleven a cabo las investigaciones y comprueben la pertenencia de los bienes inmuebles

registrados a nombre del Estado identificados por el Programa de Regularización Catastro y

Registro, disposición que se encuentra en proceso de implementación y cuyos resultados se

7 Publicado en Gaceta Nº 82 del 28 de abril de 2006.



presentan en el apartado 2.4 del presente informe, en el que se determinó algunos aspectos

susceptibles de mejora.

Se realizaron revisiones de campo en forma selectiva respecto de las certificaciones emitidas por

las entidades de la Administración Central, a fin de verificar la veracidad de la información

consignada en el SIBINET. Al respecto, esta Auditoría Interna verificó que a partir del mes de

agosto del 2010, la DCS comenzó a realizar la verificación de inventario selectivo a las diferentes

instituciones de la Administración Central, conforme a lo indicado por la CGR, las cuales se

encuentran documentadas en los reportes establecidos para tales efectos.

También se constató, que la documentación soporte cumple con los requisitos establecidos en la

normativa aplicable a la inspección de bienes para dar de baja a un bien, sea por donación o

destrucción.

No obstante lo anterior, se identificaron algunas oportunidades de mejora según se presenta en los

apartados siguientes.

2.2. Necesidad de mejorar el “Instructivo para la evaluación de procesos de Contratación

Administrativa y Administración de Bienes”

La norma 4.2 “Requisitos de las actividades de control” de las Normas de Control Interno para el Sector

Público8 (NCISP) dispone que: “e. Documentación: Las actividades de control deben documentarse

mediante su incorporación en los manuales de procedimientos, en las descripciones de puestos y procesos,

o en documentos de naturaleza similar. Esa documentación debe estar disponible, en forma ordenada

conforme a criterios previamente establecidos, para su uso, consulta y evaluación.”

La norma 4.4.2: Formularios Uniformes establece: “El jerarca y los titulares subordinados, según sus

competencias, deben disponer lo pertinente para la emisión, la administración, el uso y la custodia, por los

medios atinentes, de formularios uniformes para la documentación, el procesamiento y el registro de las

transacciones que se efectúen en la institución. Asimismo, deben prever las seguridades para garantizar

razonablemente el uso correcto de tales formularios.”

Para el desarrollo de las funciones que le corresponde realizar a la Dirección de Control y Supervisión, esa

Dirección dispone de un “Instructivo para la Evaluación de procesos de Contratación Administrativa y

Administración de Bienes realizados por las Instituciones de la Administración Central” emitido en el año

2005, que sirve de guía sobre aquellos aspectos que deben ser analizados al evaluar los procesos de

contratación administrativa y administración de bienes que han desarrollado los diferentes Ministerios y

Órganos adscritos a través de sus Proveedurías Institucionales.

Al respecto se determinaron los siguientes aspectos:

a) Nivel de especificidad de los procedimientos y su correlación con los cuestionarios. El nivel de

detalle de los procedimientos contenidos en el apartado B.-“Evaluación para la Administración de Bienes”

de ese Instructivo, es insuficiente, ya que a nivel de procedimientos lo que se consigna es una descripción

muy general en cuanto al qué, sin que se haga referencia a otros elementos importantes tales como la

definición de un objetivo, normativa que lo sustenta, formularios a utilizar en caso de corresponder, entre

8 Emitidas con resolución R-CO-9-2009 del 26 de enero de 2009, publicadas en La Gaceta Nº 26 del 6 de febrero de 2009.



otros aspectos. Además, de que los cuestionarios que se adjuntan en los Anexos de ese Instructivo, no

guardan una correlación con el número y nombre de los procedimientos descritos en el mismo, y no todos

los procedimientos señalados en la referencia tienen asociado su respectivo cuestionario, según se detalla

en el Cuadro Nº 1 siguiente:

Cuadro Nº1

Procedimientos contenidos en el apartado B- “Evaluación para la

Administración de Bienes” del Instructivo

Nº y Nombre del Procedimiento Nº y Nombre del Procedimiento según Anexo

1. Entrada de Bienes a Bodega 1.Entrada de Bienes a la Administración

2. Requisición de Bienes 2.Salida Materiales y Activos de la Bodega

3. Asignación de Bienes 3.Devolución de Bienes

4. Devolución de Bienes 4.Reasignación Interna de Bienes

5. Reasignación Interna de Bienes Dentro del Ministerio

5.Préstamo de Bienes dentro de la Institución

6. Traslado de bienes entre instituciones 6.Préstamo de Bienes Fuera de la Institución

7. Control de Bienes por Inventario 7.Traslado de bienes entre Ministerios o Instituciones

8. Salida de bienes para Reparación 8.Salida de bienes para reparación

9. Reparación de Bienes 9.Reparación de Bienes Inmuebles

10. Atención Veterinaria a Semovientes 10.Atención Veterinaria a Semovientes

11. Préstamo de Bienes dentro de la dependencia 11. Bienes en Concesión

12. Préstamo de Bienes fuera de la dependencia 12. Baja de Bienes.

13. Bienes en concesión 13. Bienes Recibidos por Donación.

14. Baja de Bienes 14. Desmantelamiento de Bienes.

15. Recepción de Donaciones de Bienes 15. Hurto, Robo o Pérdida de Bienes.

16. Desmantelamiento de Bienes

17. Hurto, Robo o Pérdida de Bienes

b) Actividades relevantes relacionadas con la administración de bienes que no encuentran

formalmente documentadas. Se determinó que en la actualidad en la DCS se realizan actividades

importantes relacionadas con el proceso de supervisión de la administración de bienes que desarrollan los

funcionarios “enlaces” de esa Dirección, respecto a la revisión de los informes de certificación de bienes

trimestral que remiten a la DGABCA los Ministerios y Órganos adscritos, y el seguimiento al Informe

final del Inventario de los Inmuebles del Estado, entre otros, que no se encuentran formalmente

documentadas, en donde se definan los criterios y los aspectos mínimos que se deben considerar por parte

de los funcionarios, en relación con las diferentes actividades de coordinación, comunicación, control y

documentación, que se realizan como parte del proceso de supervisión, seguimiento y asesoría que en

materia de administración de bienes se brinda a las instituciones.

La Dirección de Control y Supervisión, dispone de un formato preestablecido de los informes que deben

presentar en forma periódica los funcionarios enlaces de esa Dirección, el cual comprende los siguientes

apartados: Actividades ejecutadas, Resultados obtenidos, Limitaciones, Comentarios y Observaciones.



El disponer de un procedimiento formal de las actividades que realizan los funcionarios de “enlace” como

parte del proceso de supervisión, seguimiento y asesoría, brinda una mayor garantía de que las mismas se

ejecuten de una manera ordenada y sistemática, propicia la uniformidad de criterios en su aplicación, un

mayor respaldo documental de la labor que realiza la DCS en todas las proveedurías institucionales de la

Administración Central, de conformidad con la competencias y objetivos establecidos para esa Dirección.

c) Sobre la formalidad y modificaciones al Instructivo. En la carátula del Instructivo suministrado a

esta Auditoría Interna se indica que fue elaborado por la DCS en el año 2005, sin embargo ese documento

no permite conocer las veces en que el mismo ha sufrido modificaciones y las fechas en que éstas se

efectuaron, según el número de versión que se trate, así como tampoco hace referencia de los nombres y

cargos de las personas que participaron en la revisión y aprobación correspondientes.

d) Necesidad de tratar por separado temas de orden administrativo. En ese Instructivo se incorporan

temas que por su naturaleza son de orden administrativo, tales como aspectos a considerar por parte del

personal que labora en la DCS a la hora de efectuar un estudio en los Ministerios y Órganos adscritos que

están comprendidos dentro de su ámbito de acción, sea sobre los procesos de contratación administrativa o

de la gestión de administración de bienes, así como lo relativo al esquema básico para la elaboración de

planes de trabajo y esquema para la elaboración de informes, que podrían ser tratados por separado en otro

tipo de documento

Dado que a la fecha del presente informe han transcurrido casi 5 años en que fue elaborado ese

Instructivo, se estima conveniente que el mismo sea revisado de manera integral a efecto de actualizarlo,

conforme con los cambios que ha tenido la legislación en materia de contratación administrativa y

administración de bienes, y las nuevas funciones que se han dado en la DGABCA como parte de la

dinámica del trabajo y sus necesidades actuales.

Lo anterior, a efecto de que los funcionarios que laboran en la Dirección de Control y Supervisión, tengan

claro los procedimientos que se deben llevar a cabo para el desarrollo de las supervisiones que le compete

realizar a la DCS en los diferentes Ministerios y Órganos adscritos en cuanto a los procesos de

contratación administrativa y administración de bienes, y lograr eficiencia y eficacia en el cumplimiento

de los objetivos conferidos en la Ley 8131, LAFRPP, a la DGABCA en su condición de órgano rector de

ese sistema.

2.3. Necesidad de corregir las diferencias existentes entre las compras de bienes registradas en

SIBINET y el SIGAF

El artículo N° 134 inciso a) del Reglamento a la Ley de la Administración Financiera de la República y

Presupuestos Públicos, establece que la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación

Administrativa deberá presentar a la Contabilidad Nacional informes mensuales a través de los sistemas

informáticos existentes; los cuales automáticamente afectaran los registros contables para su incorporación

dentro de la Contabilidad Patrimonial.

Por su parte, en el informe emitido por la Contraloría General de la República Nº DFOE-SAF-IF-03-2010

de fecha del 30 de abril del 2010, titulado “Informe sobre los resultados del estudio realizado en el

Ministerio de Hacienda, con relación al Informe sobre la Administración de Bienes correspondientes

al año 2009”, en el punto 4.a) dispone: “Girar las instrucciones correspondientes a la Dirección General

de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, para que en coordinación con la Contabilidad

Nacional, realice un análisis detallado de las cuentas de activos fijos, denominadas “no patrimoniados”,



con el objeto de determinar las razones de las diferencias existentes entre las compras de bienes

registradas en el Sistema de Administración de Bienes (SIBINET) y las registradas en el SIGAF. Al

respecto, y de ser necesario deberá efectuarse las gestiones necesarias ante los ministerios y entidades

adscritas, de manera que esos entes, efectúen en el SIBINET los ajustes y correcciones que se requieran.”

De acuerdo con la información remitida por la DGABCA a la Contabilidad Nacional con oficio Nº

DGABCA-CS-656-10, esta última determinó que existen diferencias al comparar las compras de activos

reportadas en SIBINET durante el periodo 2009 con lo registrado en SIGAF, la cual asciende a un monto

total de ¢30.755.863.026,25, lo que motivó que con oficio DCN-698-2010 de fecha 26 de julio del 2010 le

solicitara a esa Dirección General que justifiquen esas diferencias encontradas con los debidos respaldos

para realizar el registro contable de los bienes de 2009.

En cuanto a estas solicitudes de información de la Contabilidad Nacional a la DGABCA, esta debe

cumplir con un formato preestablecido para efectos de registro contable, sin embargo el sistema SIBINET

tienen la limitación de que la misma no se puede generar en forma automática con las características

requeridas, por lo que ésta debe ser preparada en forma manual y adaptada a dicho formato.

Según lo indicado por la Directora de la DCS, se está trabajando en forma conjunta con la Dirección

General de Informática, la empresa CMA y la Contabilidad Nacional, en el diseño de un reporte para

que genere de forma automática los informes requeridos por esta última.

Así mismo, indica que la Dirección de Control y Supervisión ha venido trabajando desde el mes de marzo

del 2010 sobre este tema, y ha coordinado con el Comité Técnico Funcional SIGAF, para que genere un

reporte referente a los bienes ingresados en SIGAF, esto con el fin de conocer la composición de las

partidas del módulo que genera la información y determinar si hay otros aspectos que inciden en la

generación de las diferencias. Esta información fue remitida a los Ministerios para que se investigaran el

origen de las diferencias existentes entre el sistema SIGAF y el sistema SIBINET, y a su vez informar a la

DGABCA los resultados del mismo.

A la fecha, la DCS ha logrado identificar ¢27 mil millones aproximadamente, de la diferencia existente

entre SIBINET y SIGAF durante el periodo 2009 (¢30.755.863.026,25), por lo que falta identificar 3 mil

millones restantes, esto debido a que algunas instituciones no le han suministrado a la DGABCA la

justificación correspondiente información de la conciliación de sus cifras, por lo que no fue posible

determinar las diferencias restantes.

Según la información suministrada por los Ministerios a la DGABCA, algunas de las razones que dieron

origen a esas diferencias son:

El Ministerio de Obras Públicas y Transportes presenta una diferencia de ¢15.631.519.363.13,

entre lo registrado en SIGAF y SIBINET, la cual representa aproximadamente el 50% del

monto total correspondiente al periodo 2009, la cual se debió principalmente a reajuste de precios

y a obras en proceso.

El error humano en el registro de la información en SIBINET, es una de las razones que generan

inconsistencias de los datos.

Se incluyen bienes en partidas cuyo código no corresponde a la clase de bienes a la que

pertenece.



Se registran conceptos que no generan la inclusión de activos como es la remodelación de

edificios, y la partida de obras en proceso porque esas partidas no se pueden considerar como un

activo, sino hasta que la obra esté terminada.

Es importante indicar que entre los factores del por qué la DGABCA no puede cumplir con el

requerimiento de remitir información en forma mensual a la Contabilidad Nacional para el registro

contable de los bienes del Estado, se debe fundamentalmente a las siguientes razones:

El SIBINET no es un sistema contable.

La DGABCA tiene que preparar y procesar la información en forma manual, cuyo proceso

demanda un tiempo considerable.

Existe una dependencia con la Dirección General de Informática para que envíe la información

correspondiente.

Esta labor de preparación de la información no se le puede dedicar tiempo completo, por cuanto

además se tienen que atender otras labores cotidianas de la Dirección de Control y Supervisión.

Sin embargo, la DGABCA emitió un reporte con la información solicitada por la Contabilidad en el mes

de setiembre del 2010 mediante oficio DGABCA-CS-862-10, del primer semestre del 2010.

En la comunicación oral de resultados, la Licda. Jeannette Solano García, Directora General de la

DGABCA, indica que es importante que se aligere la implementación del nuevo sistema de activos fijos

en SIGAF, para cumpli con los requisitos requeridos por la Contabilidad Nacional para efectos de registro

contable correspondiente.

2.4. Aspectos a mejorar en el análisis de la información que remiten las instituciones de la

Administración Central

El Reglamento de Organización de la DGABCA, en el artículo 10, inciso l), dispone lo siguiente:

“Promover el perfeccionamiento catastral y registral de los títulos de propiedad de la Administración

Central y requerir del organismo técnico competente las acciones necesarias para preservar el patrimonio

inmobiliario del Gobierno Central.”

La Norma 4.4.1 “Documentación y registro de la gestión institucional” que establece: “El jerarca y los

titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer las medidas pertinentes para que los

actos de la gestión institucional, sus resultados y otros eventos relevantes, se registren y documenten en el

lapso adecuado y conveniente, y se garanticen razonablemente la confidencialidad y el acceso a la

información pública, según corresponda”.

Mediante oficio DM-2391-2008 de fecha 27 de octubre del 2008, el Señor Ministro de Hacienda solicitó

a la Dirección General de Bienes y de Contratación Administrativa darle seguimiento a las

recomendaciones al Informe final del Inventario de los Inmuebles del Estado elaborado por la Unidad

Ejecutora del Programa de Regularización de Catastro y Registro.

Por tal motivo, en el Informe Anual sobre la Administración de Bienes de la Administración Central en el

periodo 2009, se estableció un apartado en cuanto a este tema titulado “Del Programa de Regularización y

Catastro y Registro”, en donde se indica que esa Dirección General en el año 2008 envió oficio

DGABCA-CS-1099-08 a las instituciones de la Administración Central, con el fin de que éstas realizaran

las verificaciones correspondientes. De las respuestas recibidas, en el informe anual citado, se presenta



un Cuadro resumen con la información suministrada por cada institución, así como un Cuadro estadístico

según se detalla a continuación:

ESTADÍSTICA DE RESPUESTAS RECIBIDAS DE INSTITUCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN

CENTRAL CON RELACIÓN AL INFORME DEL PRCR

DESCRIPCIÓN CANTIDAD PORCENTAJE

Cantidad de Instituciones que no tienen fincas 16 29%

Cantidad de Instituciones que no tienen situaciones

pendientes 21 38%

Cantidad de Instituciones que se encuentran en etapa de

corrección ante el Registro Nacional 5 9%

Cantidad de Instituciones que aun se encuentran en etapa de

estudios y verificaciones 13 24%

Total 55 100%

De acuerdo con lo anterior, se tiene que la información que se brinda no es suficiente, ni ofrece el detalle

requerida para medir el avance que se va teniendo en relación con el registro de estos bienes, y tomar las

decisiones que correspondan en forma oportuna.

En nuestra opinión la información que se brinda al respecto, en el informe anual de bienes en referencia,

podría ser mejorada considerando otros elementos sobre la gestión que al respecto efectúa la DGABCA

por medio de la DCS, producto del análisis comparativo del informe final emitido por la Unidad Ejecutora

del Programa de Regularización de Catastro y Registro de cita, con las respuestas de recibidas de las

instituciones y las verificaciones que se realizan en el sistema SIBINET, que permitan medir en el

transcurso del tiempo el avance que se va teniendo en ese proceso de seguimiento, tales como:

Indicar la cantidad de las propiedades que ya han sido identificadas por las instituciones de la

Administración Central, con el nivel de detalle correspondiente.

Identificar cuáles de esas propiedades ya están registradas en el sistema SIBINET.

Especificar cuáles instituciones no poseen propiedades, pero administran terrenos de otras

instituciones.

Detallar cuáles instituciones ya identificaron y completaron el registro de las propiedades.

Como parte de las acciones que se establecieron en el Plan de Trabajo de la Dirección General, se

contempla dar seguimiento a las respuestas de las instituciones con respecto a la verificación de sus bienes

inmuebles, conforme resultados del informe final del Programa de Regularización de Registro y Catastro.

En consulta realizada a la Licda. Jeannette Leveridge Earle9 sobre el proceso de seguimiento y acerca de la

metodología aplicada, indicó lo siguiente: “En cuanto al proceso de Regularización de Catastro y Registro

se inició con la remisión de oficios a las entidades de la Administración Central con el propósito de que

informen a la DGABCA sobre la situación actual de esos bienes inmuebles, se recibieron las respectivas

respuestas de las instituciones y estos oficios fueron remitidos de forma simultánea al funcionario de

enlace y al funcionario encargado de llevar el proceso de seguimiento del Programa de Regularización,

estos funcionarios verificaron la información consignada en el oficio contra el sistema SIBINET y se

verifica que no exista ninguna anomalía, si existiera una, se la comunica a la institución para su respectiva

9 Minuta N°5, del 24 de setiembre del 2010.



corrección. Además la Dirección general el reporte de bienes patrimoniales con el fin de verificar la

información o los bienes inmuebles de cada institución.”

En la comunicación de resultados, la Licda. Jeannette Solano, Directora General de la DGABCA y la

Licda. Jeannette Leveridge, Directora de la DCS, indican que comparten lo indicado en el sentido de que

en el apartado bajo el nombre “Del Programa de Regularización y Catastro y Registro” que se incluye en

el Informe Anual de Bienes que elabora esa Dirección General, se brinde un mayor nivel de detalle como

parte del proceso de seguimiento que se efectúa en cuanto al avance que se va teniendo por parte de las

instituciones de la Administración Central que se encuentran en esa condición, en el sentido de identificar

cuáles de los inmuebles que están a nombre del Estado son de su propiedad a fin de que se proceda a la

inscripción de ese bien en el Registro Público.

2.5. Aspectos a mejorar sobre los expedientes de seguimiento y de inspección de bienes

La Norma 5.5 “Archivo institucional” establece lo siguiente: “El jerarca y los titulares subordinados,

según sus competencias, deben implantar, comunicar, vigilar la aplicación y perfeccionar políticas y

procedimientos de archivo apropiados para la preservación de los documentos e información que la

institución deba conservar en virtud de su utilidad o por requerimiento técnico o jurídico. En todo caso,

deben aplicarse las regulaciones de acatamiento obligatorio atinentes al Sistema Nacional de Archivos.”

No obstante, que la documentación que se conserva en los expedientes de seguimiento referente a las

Certificaciones de bienes, oficios, correos, informes mensuales, certificaciones de bienes, avalúos, minutas

u otro tipo de documento, se mantiene ordenada y archivada de forma cronológica; situación similar a la

que se da con los expediente de inspección en donde la documentación se ordena y se archiva de acuerdo

con los requisitos establecidos en la normativa relacionada que la entidad debe aportar para el trámite

respectivo de la solicitud de destrucción o donación, según corresponda, sin embargo, se determinaron

algunos aspectos que requieren ser revisados y fortalecidos:

Los documentos que constan en los expedientes no se encuentran foliados.

Los expedientes carecen de un índice o tabla de contenidos.

Falta de uniformidad y suficiencia de información que se consigna en la portada de los

expedientes, respecto al tipo de información que éstos contienen. En el caso de los expedientes de

seguimiento, en la portada solamente se indica el nombre de la institución. En tanto que en el caso

de expedientes de inspección de bienes, se indica el nombre del proceso, el nombre de la

institución y la fecha en que se realizó la inspección, sin que se tomen en cuenta otros datos

importantes tales como: el número de oficio con el cual se dio la autorización, el número de de

oficio con que se hace la solicitud de la inspección por parte de la entidad interesada, y nombre

del funcionario a cargo de la inspección.

Esta condición genera una mayor exposición al riesgo de que no se tenga control sobre la totalidad de los

documentos que constan en los expedientes que se llevan en la DCS para tales efectos, y en caso de

extravío de uno o más documentos que no se pueda identificar cuáles serían los que están haciendo falta,

además de que dificulta la localización rápida de alguna información de interés por parte de los usuarios,

obliga a tener que revisar toda la documentación contenida en los mismos, y que no se pueda hacer

referencia cruzada en donde se encuentran ubicados esos documentos.

En la comunicación de resultados, la Licda. Jeannette Solano, Directora General de la DGABCA y la

Licda. Jeannette Leveridge, Directora de la DCS, indican que comparten lo indicado. Agregan, que en el



caso de los expedientes de seguimiento se procedería a agrupar por tipo de documentos, y llevar en forma

independiente la foliación para cada una de esas secciones, y que cuando se tenga que cerrar el expediente,

se procedería a foliar en forma consecutiva toda la documentación que consta en el expediente, y a su vez

confeccionar el Índice de la tabla de contenido.

3. CONCLUSIONES

3.1 La Dirección de Control y Supervisión (DCS) ha realizado esfuerzos que contribuyen a cumplir

con las competencias y objetivos establecidos a la DGABCA en su condición de órgano rector del Sistema

de Administración de Bienes y Contratación Administrativa en la Ley 8131, LAFRPP, en lo concerniente

a la administración de bienes, respecto a las actividades y acciones realizadas durante el año 2009 y 2010

por esa Dirección para la implementación de las disposiciones emitidas por la Contraloría General de la

República en sus últimos informes DFOE-SAF-02-2009 y DFOE-SAF-IF-03-2010, sobre los resultados

del estudio realizado en el Ministerio de Hacienda, en relación con el informe sobre la administración de

bienes, orientadas a que las instituciones de la Administración Central tengan registrados en SIBINET el

100% de los bienes que tiene a su cargo, las diferencias existentes entre las compras de bienes registradas

en SIBINET y SIGAF, continuar con las gestiones ante esas entidades para que se investigue y compruebe

la pertenencia de los bienes inmuebles registrados a nombre del Estado identificados por el Programa de

Regularizacion y Catastro, la realización de revisiones de campo selectiva que lleva a cabo la DCS para

verificar la veracidad de la información de las certificaciones de bienes, así como, lo referente a la

verificación del cumplimiento de la normativa aplicable a la inspección de bienes para dar de baja un bien,

sea por donación o destrucción. Ver punto 2.1 del presente informe.

3.2 La Dirección de Control y Supervisión dispone únicamente de un “Instructivo para la Evaluación

de procesos de Contratación Administrativa y Administración de Bienes realizados por las Instituciones de

la Administración Central” que es la guía para analizar y evaluar los procesos de contratación

administrativa y administración de bienes, sin embargo el contenido de los procedimientos no tiene el

nivel de especificidad que permita entender de una más completa el proceso que se requiere evaluar,

además los cuestionarios adjuntos no ayuda a este análisis ya que no guarda una correlación con los

procedimientos. Por otra parte en el instructivo se desarrollan temas de orden administrativo que pueden

ser desarrollados en otro tipo de documento, además en el instructivo no se incluye un apartado donde se

indique las veces en que el mismo ha sufrido modificaciones y las fechas en que éstas se efectuaron, según

el número de versión, entre otros. Ver punto 2.2 del presente informe.

3.3 La Contabilidad Nacional determinó que existen diferencias en la cuenta de bienes “no

patrimoniados” al 31 de diciembre del 2009, cuyo saldo asciende a la suma de ¢30,755 millones,

producto de la comparación de las compras registradas en SIBINET y el SIGAF.

Entre las razones indicadas por las instituciones de la Administración Central y la DCS, que dan origen a

esas diferencias están por reajustes de precios, obras en proceso, errores humanos en el registro de la

información, ó que las instituciones no registraban oportunamente en SIBINET bienes recibidos, lo cual

crea discrepancias en el registro de la información con lo ingresado en SIGAF.

Al 30 de setiembre del 2010 el saldo de esta cuenta es de ¢2.955.214.691,80; sin embargo el proceso de

depuración de las diferencias es lento, debido a que hay instituciones que no aportaron la información de

la conciliación de sus cifras, y por que el proceso se realiza en forma manual, cuyo proceso demanda un

tiempo considerable, ya que inicialmente existe una dependencia con la Dirección General de Informática

para que envíe la información correspondiente. Condición que no le ha permitido a la DGABCA remitir



en forma mensual, la información requerida por la Contabilidad Nacional para efectos de su registro

contable, tal y como lo establece la normativa al respecto.

Ver punto 2.3 del presente informe.

3.4 La DGABCA por medio de la Dirección de Control y Supervisión durante el 2009 continuó sus

gestiones ante las instituciones de la Administración Central a fin de que se identifiquen por parte de esa

entidades cuáles de los inmuebles que están a nombre del Estado son de su propiedad, de acuerdo con el

Informe final de inventario de inmuebles del Estado elaborado por el Programa de Regularización de

Catastro y Registro, sin embargo, en la información brindada en el informe anual de bienes en referencia

sobre esta temática, se determinó que esa Dirección podría mejorar el contenido del mismo, tomando en

consideración otros elementos que vendrían a fortalecer la gestión que al respecto efectúa la DGABCA,

además permitiría conocer cuál ha sido el avance que se tiene en términos porcentuales a través de un

análisis comparativo. Ver punto 2.4 del presente informe.

3.5 La documentación que se conserva en los expedientes de seguimiento se mantiene ordenada y

archivada de forma cronológica; situación similar a la que se da con los expediente de inspección en

donde la documentación se ordena y se archiva de acuerdo con los requisitos establecidos en la normativa

relacionada, sin embargo, los documentos que constan en los expedientes no se encuentran foliados, se

carecen de un índice o tabla de contenidos y falta de uniformidad en la rotulación e identificación de los

expedientes, porque la información consignada en la portada es insuficiente. Ver punto 2.5 del presente

informe.

4. RECOMENDACIONES

A la Directora General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa para que ordene las

siguientes acciones:

4.1 Efectuar una revisión integral del “Instructivo para la evaluación de procesos de Contratación

Administrativa y Administración de Bienes realizados por las Instituciones de la Administración

Central”, y se proceda con las actualizaciones que correspondan de los procedimientos existentes

asociados a las principales actividades relacionadas con la gestión de administración de bienes, y se

documenten con la formalidad debida aquellos que no lo están, conforme a los aspectos señalados en

el apartado 2.2 de este informe, y de acuerdo con las necesidades actuales de la DGABCA y las

competencias establecidas a esa Dirección General en la Ley 8131, LAFRPP, en su condición de

órgano rector del Sistema de Administración de Bienes y Contratación Administrativa y el

Reglamento de Organización de la DGABCA. Ver punto 3.2 del presente informe.

4.2 Continuar con los esfuerzos que realiza la DGABCA por medio de la Dirección de Control y

Supervisión, en coordinación con la Dirección General de Informática (DGI), la empresa CMA y la

Contabilidad Nacional, en el diseño de un reporte con las características de la información requerida

por esta última dependencia para efectos del registro contable de los bienes del Estado, conforme a lo

indicado en el apartado 2.3 de este informe. Asimismo, coordinar lo correspondiente para que se

agilice la implementación del nuevo sistema de activos fijos y que éste cumpla con los nuevos

requisitos requeridos por la Contabilidad Nacional para efectos de registro contable. Ver punto 3.3

del presente informe.



4.3 Continuar con los esfuerzos que realiza la Dirección de Control y Supervisión, en el seguimiento y

control que efectúa sobre los Ministerios y Órganos adscritos, tendientes al perfeccionamiento del

registro catastral de los bienes inmuebles del Estado, a fin de disponer de información precisa y veraz

que permita identificar el nombre de la entidad propietaria y administradora de esos bienes

contenidos en el Informe final de Inventario de inmuebles del Estado elaborado por el Programa de

Regularización de Catastro y Registro, así como, mejorar el nivel de detalle de los resultados del

seguimiento que efectúa la DGABCA al respecto, conforme a lo indicado en el apartado 2.4 de este

informe, en cuanto a la información que se brinda en el Informe Anual de Bienes sobre este tópico.

Ver punto 3.4 del presente informe.

4.4 Ordenar lo correspondiente, para que los expedientes de seguimiento y de inspección de bienes que

se llevan en la Dirección de Control y Supervisión, cumplan con los requisitos mínimos señalados en

el apartado 2.5 de este informe a fin de propiciar un mejor control de la documentación que consta en

esos expedientes, identificación apropiada y preservar en buen estado los mismos, así como, facilitar

el acceso rápido de la documentación de interés por parte de los usuarios. Ver punto 3.5 del presente

informe.

Las recomendaciones contenidas en el presente informe, están sujetas a las disposiciones del artículo 36

de la Ley N° 8292 Ley General de Control Interno, que establecen un plazo improrrogable de diez días

hábiles, para ordenar la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de tales recomendaciones,

deberá dentro ese plazo elevar el informe de auditoría al jerarca, quién debe resolver en el plazo de veinte

días hábiles, ordenando la implantación de recomendaciones de la Auditoría Interna, las soluciones

alternas propuestas por el titular subordinado o las de su propia iniciativa.

Con base en lo anterior, se le solicita respetuosamente a la Directora General de Presupuesto Nacional

proceder en lo que corresponda, con la aplicación de la Ley 8292 y el Manual para la atención de informes

de la Contraloría General de la República y de la Dirección General de Auditoría Interna, según Decreto

Nº 34323-H y sus modificaciones, y comunicar a esta Dirección la decisión que se tome al respecto,

dentro del plazo de diez días hábiles señalado; así como el plan de acción que se defina para la efectiva

implantación de lo recomendado.

Moisés Mejías Cubero

Profesional de Auditoría Interna 2

Sonia Gin Lun

Coordinadora Auditoría Área de Egresos

Estudio Nº 004-2010

Documents

Dirección General de Auditoría Interna INF-DGAI-035-2010 DGABCA... · de bienes para dar de baja un bien, sea por donación o destrucción. No obstante, se determinaron algunos