Embed Size (px)
Citation preview
DIRECCIÓN DE GRUPOS Y DE REUNIONES
2005
¿Qué es un grupo?
Conjunto de individuos
Situados en un espacio y tiempo
determinados
Influencia recíproca de los
comportamientos
Conciencia de pertenencia al conjunto
¿Qué es una reunión?
Es una actividad y una herramienta
Se dá en una situación de grupo
En un tiempo y espacio determinado
Tiene un objetivo específico
¿Algo que va mal? ¿Algo que hay que arreglar? ¿Algo que suscita preguntas y necesita una
solución? ¿Una situación negativa a corregir? ¿Una oportunidad para descubrir una
posible solución?
¿Que es un problema?
Influir para introducir información Guía activa. Dirección Ejercicio de forma deliberada. Motivación Autoridad para tomar decisiones Fin: Dedicación a la acción elegida
¿Estrategia de liderazgo?
Influir para capacitar a los demás No es una guía activa. No es dirección Ejercicio de forma deliberada. Motivación No hay autoridad para tomar decisiones Fin: Desarrollar la acción elegida
¿Estrategia de facilitación?
¿Qué cosas se han de saber de lo que es un GRUPO para poder hacer una REUNIÓN?
GRUPOS
Fenómenos y procesos que suceden:
Interacción
ComunicaciónComunicación
Participación
Objetivos del grupo
GRUPOS
Fenómenos y procesos que suceden:
Implicación
Cohexión grupal
Normas grupales
Control social
GRUPOS
Fenómenos y procesos que suceden: Tamaño del grupo Roles grupales Atmósfera grupal Ajuste/integración en el grupo
Productividad grupal
Cumplimiento de tareas, actividades
y metas
Motivación,interés y gratificación de los miembros (motor)
El nivel de exigencia y la autoevaluación del grupo (método)
Productividad grupal
Cumplimiento de tareas, actividades
y metas
Nivel de cohesión y participación (equipo) Recursos y medios Aceptar el error, la incertidumbre y el
riesgo. No a la autoprotección
La coordinación de un grupo y/o la moderación de una reunión… ¿“arte” o “maestría”?
Responsable de que el grupo: - produzca - alcance los resultados designados - conserve su unidad interna Y lo logra si: - ayuda al grupo a pensar con método - cuida de que las relaciones humanas no se deterioren
¿Qué y quién hace la coordinación?
Modestia y sencillez Seguridad y autoconfianza Dinamísmo Con capacidad de concentración Con capacidad de reacción
¿Estás capacitado para coordinar?
Con capacidad de adaptación Con buena expresión oral Con capacidad analítica y sintética Con capacidad conciliadora Paciente
¿Estás capacitado para coordinar?
Dependiendo del tipo de reunión y del momento Identificación clara del tipo de estrategia por parte de los participantes
Liderazgo en reuniones de: información persuasión y negociación
Facilitación en reuniones con carga emocional
¿Estrategia de liderazgo o de facilitación?
Actores…¿Cuál es tu personaje favorito?
Roles grupales
Proyección en el grupo de las características personales
Rol no es personalidad
Rol es una habilidad
Agendas encubiertas:salirse con la suya
Roles grupales
Tipos de rol
Roles de tarea
Roles de mantenimiento del grupo
Roles facilitadores
Roles individualistas
Roles facilitadores
Iniciación Animación Técnico
Activación Opinión Registro
Interrogación Información Facilitación
Síntesis Integración Pasividad
Orientación Evaluación
Conciliación Transigencia
Intervenciones individualistas
Idea fija Agresión Búsqueda de reconocimiento Centrífugación Hablador compulsivo Dominación Manipulación Minuciosidad (“tiquismiquis”) Obstrución Silencio Superioridad Tímidez
¿Hacemos una reunión?...
¡VALE!
Antes de decidir una reunión…
¿Es necesaria…? ¿Qué finalidad tiene…? ¿Hay alternativas…? ¿Debemos retrasarla…?
¿Que estilo elegimos…?
Estilos de reunión
Información: Unidireccional Información: Recíproco Intercambios de puntos de vista Evaluación de decisiones acordadas
Estilos de reunión
Análisis de situaciones Toma de decisiones Generación de ideas Formación
¿Tenemos en cuenta sus
cuatro componentes…?
Contenido
Objetivo:¿por qué nos reunimos? Expectativa:¿es alcanzable? Material: preciso y disponible Pasos a seguir: fechas y seguimiento
Proceso
Agenda: ¿qué, quién, cuando?
Marca el ritmo de la reunión Facilitación Presentaciones Toma de decisiones: consenso
Participantes
Designación:¿Cuantos,especialistas,
exclusiones,personas afectadas? Asignación del cometido y
responsabilidades Confianza y apertura Quien ostenta la autoridad
Ambiente
Lugar: grado de formalidad Asientos: energía de la reunión Técnicas de exposición:claridad Pausas: productividad Alimentos y bebidas: productividad Interrupciones y distracciones: horarios
Preparando la reunión
Al convocar la reunión
Relacionar los objetivos y el tiempo
Escribir la lista de objetivos Programar etapas en los grandes
proyectos Trazar un objetivo prioritario Dar a conocer el objetivo por escrito
Al convocar la reunión
El tema no es el objetivo Objetivo alcanzable, específico y
realista Formularlo de forma precisa, concisa y
clara Explicar las expectativas sin pretensiones ¿coinciden todos con la meta?. La batalla
¿Cuándo nos reunimos?
Cuando la mente esté clara y activa
Cuando se asegure la asistencia
Cuando las personas estén preparadas
La agenda
Ahorrar tiempo y evitar reuniones largas Convocar a las personas representativas Finalizar con el sentimiento de éxito Coordinar eficazmente evitando conflictos
El impreso de convocatoria
Fecha, horas de inicio y de terminación Lugar, responsable de la convocatoria Lista de asuntos a tratar y su duración Objetivos, aportaciones esperadas Fecha de notificación y firma convocante
Elección de asistentes
Personas conocidas o desconocidas Número en función del tipo de reunión… Ideal 5-7 personas excepto en reuniones
informativas unidireccionales
La sala de reunión
Tamaño: proporcional al grado de relax Iluminación: la más natural posible Ventilación:refresca ambiente y mente Ruidos externos: desconcentran Humos: no tabaco Temperatura:adaptada a la época
La sala de reunión
Mesa: circular o individuales Sillas: evitar la incomodidad
hileras de 6-8 y en arco
Distribución del espacio
Facilitar el contacto visual y la cohesión
grupal Valorar el estilo de reunión, número de
personas y medios disponibles
Distribución del espacio
En cuadro: no reuniones rutinarias En rectángulo: pérdida del 50% de visión En hilera: reuniones informativas En fila: favorece competición y < visión En U: favorece la visión y la participación En semicírculo: favorece la rivalidad En círculo: igualdad y participación
Apoyo visual
Una buena imagen vale más que mil
palabras Los medios visuales ayudan pero no
sustituyen al presentador Ayudan a retener hasta un 95% de
información
La batalla y su regulación…
Diferencias de perspectiva La agenda Competencia por los beneficios Impacto del resultado obtenido…
Conflictos. Su origen razonable
Enfrentamientos personales Antagonismos Falta de confianza/sinceridad Agendas ocultas Mala educación….
Conflictos. Su origen no razonable
Son predecibles Reflexión colectiva Confusión entre contenido y proceso Falta de participación y dominación Sobrecarga de datos Conflictos de personalidad
Conflictos habituales en la reunión
Se originan por diferencias de estilos Ayudar al respeto y escucha mútua Evitar que la discusión se personalice El facilitador como traductor: Resumir las ideas en lenguaje común Pedir que se reformulen las afirmaciones
Conflictos de personalidad
Reglas básicas:
Mantener el autocontrol (no enfrentamiento) Utilizar al resto del grupo como elemento de
confrontación de la conducta individualista. Objetivo: aislar la conducta individualista.
Técnicas referidas a intervenciones individualistas
Persona obcecada:
Perfil: imposición de sus criterios, de ideas fijas.
Técnicas referidas a intervenciones individualistas
Persona obcecada:
Método de control: llevar a que su pregunta o intervención sea valorada por el resto del grupo (resumir muy brevemente su idea y consultar al grupo sobre si les parece interesante dedicar tiempo a esa reflexión).
Técnicas referidas a intervenciones individualistas
Persona agresora:
Perfil: empatía negativa Móvil: envidia o/y oposición al resto
del grupo.
Técnicas referidas a intervenciones individualistas
Persona agresora:
Método de control: No se le ha de confrontar al resto del
grupo. Se ha de hacer ver los aspectos positivos y
rebajar la tensión. Insistir que ciña sus intervenciones a
cuestiones sobre el tema, sin personalizar.
Técnicas referidas a intervenciones individualistas
Persona dominadora:
Perfil:ejercicio asumido de control e influencia Exceso de tiempo en discusiones sin sentido Menosprecio hacia otras contribuciones Exclusión de informaciones contrarias Intento de “llevar las cosas a su corral”
Técnicas referidas a intervenciones individualistas
Persona dominadora:
Método de control: Exclusión de la lista de participantes Rondas de participación Limitación de los tiempos cada orador Llamada de atención sobre el tiempo. Propiciar manifestaciones en contra Fomentar la libre expresión de ideas Pedir que el participante argumente en contra
de sus ideas
Técnicas referidas a intervenciones individualistas
Persona que busca reconocimiento:
Perfil: llamar la atención
Técnicas referidas a intervenciones individualistas
Persona que busca reconocimiento:
Método de control:
Limitar los tiempos de exposición Centrar los temas de su exposición
Técnicas referidas a intervenciones individualistas
Técnicas referidas a intervenciones individualistas
Persona centrífuga:
Perfil: persona dispersa y que distrae.
Técnicas referidas a intervenciones individualistas
Persona centrífuga:
Método de control:
Interrumpirle directamente, valorando su idea pero indicándole que se sale del tema
Si no para, confrontarlo con el grupo.
Persona charlatana:
Perfil: Hablar por hablar, sin aportar Distrae al grupo
Técnicas referidas a intervenciones individualistas
Persona charlatana:
Método de control: Limitar el tiempo de las intervenciones Si no, cortarle y que se ciña al tiempo
Técnicas referidas a intervenciones individualistas
Persona minuciosa:
Perfil: hiper-perfeccionista debido a su temor a actuar o decidir.
Se centra en cosas poco importantes
Técnicas referidas a intervenciones individualistas
Persona minuciosa:
Método de control: Reconocer que su método es bueno, pero
no para una reunión por falta de tiempo. Insistir en que se ha de ser pragmática
para obtener resultados de la reunión. Si insiste->proponer en orden del día
siguiente el tema propuesto
Técnicas referidas a intervenciones individualistas
Persona obstaculizadora:
Perfil: beligerante, oposición sistemática, cortan y dividen al grupo
Técnicas referidas a intervenciones individualistas
Persona obstaculizadora:
Método de control: Aislarlo del grupo. Si continúa, confrontarlo. Invitarle a abandonar la reunión. Posponer la reunión para otro día, sin él
Técnicas referidas a intervenciones individualistas
Persona silenciosa:
Perfil: actitud consciente pues no se
siente parte del grupo o percibe incongruencias al participar
Técnicas referidas a intervenciones individualistas
Persona silenciosa:
Método de control: Invitarle a participar, preguntarle
directamente Pedir su opinión, si sabemos que conoce
un tema, pedirle que lo exponga
Técnicas referidas a intervenciones individualistas
Persona superior:
Perfil: se considera el mejor informado o el más cualificado que el resto
Técnicas referidas a intervenciones individualistas
Persona superior:
Método de control: Confrontarle con el resto del grupo
para que sea éste el que juzgue la calidad de sus aportaciones
Técnicas referidas a intervenciones individualistas
Persona tímida:
Perfil: siente temor a participar
Técnicas referidas a intervenciones individualistas
Persona tímida:
Método de control: Animarla a participar Iniciar con preguntas fáciles
Técnicas referidas a intervenciones individualistas
Molestarse por las preguntas continuas del grupo
Monopolizar los detalles Hacerse el gracioso Agresividad primaria Permitir continuas interrupciones externas
Fallos del moderador
La moderación DEBE de gestionar el tiempo durante la reunión. ¿Cómo lo hace?
¿Porqué estamos aquí? Si es martes esto es una reunión ¿Sabe alguien de lo que estamos hablando? ¿Hacemos algo atrevido? Los expertos ¿para qué? Cuando tengas dudas no hagas nada
Las pérdidas de tiempo
Objetivos claros Conocer, todos, la agenda con antelación Número mínimo de participantes Evitar las horas en punto
¿Como ahorrar el tiempo?
En reuniones breves estar de pie Evitar interrumpir al que habla Evitar defensas innecesarias de puntos de
vista Hacer reuniones para preparar las
reuniones
¿Como ahorrar el tiempo?
Incrementar el interés por la planificación
Mantener centradas las discusiones Terminar la reunión con una llamada de
atención
¿Como ahorrar el tiempo?
La moderación INCLUYE saber comunicar. ¿Cómo lo hace?
Recepción positiva del mensaje
Sonrisa tranquila Apretón equilibrado de manos Postura. Control. Autoritario pero no militar Porte franco y seguro. No presumido Aspecto Entender el mensaje
Comunicación no verbal
Los ojos
Es el canal más valorado Conversación: visión 25-35%, parpadeo 3-10 x min Reunión: - visión y + parpadeo ¿Palabra+visión=información personalizada? - contacto visual=- tasa de asimilación y de participación
Comunicación no verbal
Las manos y los brazos
Movimientos negativos: Acicalarse Jugar con los dedos Acariciarse y abrazarse Retorcerse las manos Rascarse. Puede contagiar Movimientos positivos: Refuerzo Énfasis
Comunicación no verbal
Los pies, las piernas y el cuerpo
Movimientos negativos: Mecerse Balancearse Ponerse de “puntillas” Apoyarse en los bordes de los zapatos Movimientos positivos: Posición erecta tranquila y natural Sentado en el borde de la mesa
Comunicación no verbal
Técnicas vocales: Proyección Tono Ritmo Pausas Énfasis
Importancia de la voz
Errores frecuentes
Desvanecimiento final por frases largas Omitir y/o juntar palabras y frases Amortiguar la voz “Hablar entre dientes”
Importancia de la voz
Deben de provocar respuestas Expresadas en lenguaje sencillo Deben de estimular el pensamiento No deben de “ridiculizar” Deben de tener un fin definido: informar, evidenciar o estimular Deben de ser neutrales
Saber hacer preguntas
Ver y juzgar un tema …
Percibirlo e identificarlo La responsabilidad Su análisis El desarrollo de criterios de solución Buscar soluciones Evaluar y tomar decisiones Poner en marcha soluciones
La agenda estándar
¿Nos hemos olvidado de cerrar la reunión?
El final de la reunión
Síntesis concisa de 10’. Moderador Análisis del contenido: Detallar
aspectos y problemas surgidos Acta de sesión: acuerdos, temas
pendientes, ejecución, responsables,
fechas …
El final de la reunión
Resumen final: conciso de 10’,
ordenado y estructurado. Neutral.
Claro y real.
Control de seguimiento: contrastar
agenda y acta
El final de la reunión
Plan de acción: medios, plazos y
responsables
Clausura: agradecimientos de la
persona que ha moderado
¿Nos hemos olvidado de evaluar la reunión?
Establecer, durante la preparación, los objetivos y expectativas facilita el seguimiento
Objetivos claros y explícitos
Expectativas viables y mesurables
¿Se han cumplido los objetivos de la reunión?
¿Se ha cumplido la organización del tiempo durante la reunión?
¿Hemos verificado el cumplimiento del proceso final de la reunión?
El formulario de evaluación
¿Se ha cumplido el seguimiento de la
reunión?
Identificar la reunión con fecha, tema, facilitador … Expectativas y grado de cumplimiento Calificación del valor de los componentes de la
reunión Medición de la satisfacción (Likert) Sugerencias de mejora
El formulario de evaluación
Informe de la reunión para asistentes y no asistentes
Revisión de las evaluaciones ¿Necesidad de otra reunión?
¿Se ha cumplido el seguimiento de la
reunión?
Otras formas de reunión y cambios provocados por las nuevas tecnologías de comunicación
Hacer las reuniones de otra forma Añade novedad y diversión Relaja la jerarquía Facilita relaciones más amistosas Mayor creatividad e innovación
Reuniones de hospedaje
Externas En la “casa del usuario” En “casa propia” En “retiro” En el lugar de actuación Juegos de rol
Reuniones de hospedaje
Expectativas culturales
Cuidar las reuniones en función de: La cultura de la organización La identidad cultural Las diferencias internacionales
Métodos poco convencionales
La tele conferencia La videoconferencia Las reuniones virtuales
Alternativas a la presencia física
La tele conferencia
Coste bajo y sin aprendizaje Utilidad en: Intercambio de poca cantidad de información Decisiones basadas en datos cuantitativos Grupos de menos de seis personas
Alternativas a la presencia física
La tele conferencia
Asequible económica y técnicamente Programarla igual que con presencia física Falta de comunicación no verbal y de
registrador = gasto de tiempo por intervención
Alternativas a la presencia física
La tele conferencia
Turnos de intervención Identificación antes de hablar Confirmar lo dicho al registrar la reunión
Alternativas a la presencia física
La videoconferencia
Cara económica y tecnológicamente Se incorpora el elemento visual La versión web-cámara Ahorro de desplazamientos Aplicables a reuniones de decisión, de formación e información. Selección de personal
Alternativas a la presencia física
La reunión virtual
Comunicación a través del ordenador: Correo electrónico Sitios chat No proporcionan estructura para la reunión
Alternativas a la presencia física
La reunión virtual
Carecen de control por parte del líder o facilitador
No se pueden eliminar o matizar comentarios
Económicos e igualadores
Carecen de rostro y de voz
Alternativas a la presencia física
