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DIRECCIÓN DE LA PRODUCTIVIDAD
Patricia Molina Carrillo
Manuel Rincón, M.Sc.
26 de Noviembre 2004
CONTENIDOMEDICION DE LA PRODUCTIVIDADALCANCE DE OBJETIVOSEVALUACION CUALITATIVAMEDICIÓN CUANTITATIVALOS RATIOSMEJORAMIENTO DE LA PRODUCTIVIDAD DENTRO DE UNA EMPRESAELEMENTOS CLAVES PARA MEDIR LA PRODUCTIVIDADENFOQUE DE MEJORAMIENTO DE PRODUCTIVIDADMEJORAMIENTO DE LA CALIDAD DENTRO DE UNA EMPRESACICLO DE RETROALIMENTACION DEL CONTROL PARA EL MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD7 HERRAMIENTAS BASICAS DE LA CALIDADINDICADORES DE LA PRODUCTIVIDADBIBLIOGRAFIA
MEDICION DE LA PRODUCTIVIDADPor qué queremos medir la productividad?Requerimos de un indicador relativo de la efectividad con la que se estén cumpliendo los resultados deseados. Se necesita saber como se esta haciendo en comparación con el desempeño de los resultados anterioresDefinimos a la productividad como la relación entre:
Productividad =
Efectividad Eficiencia
Producción totalInsumos totales
Resultados logradosRecursos totales consumidos
=
=
MEDICION DE LA PRODUCTIVIDAD
La medición de la productividad revela que tan bien las personas y las organizaciones alcanzan las expectativas y los niveles de rendimiento.Cuando se conocen estos niveles, se pueden medir áreas especificas y por ultimo incrementar la productividad.
MEDICION DE LA PRODUCTIVIDAD
Servicio, la producción, la fabricación, o a las actividades procesadoras de materiales.
Las mediciones de la productividad pueden estar dirigidas al:
MEDICION DE LA PRODUCTIVIDAD
Los esfuerzos de medición se deben enfocar en la necesidad de desarrollar mejores medidas para mejorar la productividad.
La medición es sólo una manera de examinar y documentar la productividad.
ALCANCE DE OBJETIVOS
RESULTADOS PLANIFICADOS
OBJETIVOS DESCRIPCIONES TANGIBLES DE
SALIDA
Los estándares, o escalas o escala de logros aceptables deben de estar especificados en cada objetivo.
Cuan bien se combinen los objetivos logrados (resultados) con los niveles fijados para lograr estos objetivos es una medida directa de productividad.
Los objetivos varían de inmediatos a largo plazo.
•Volumen
•Participación en el mercado
•Variante en la fijación de precios
•Logro de programa•Trabajo pendiente•Volumen
•Desperdicios
•Devoluciones
•Errores
•Reelaboración
•Costo
•Utilización de capacidad
•Quejas
•Tiempo de proceso
•Margen de utilidad
•Recuperación de la inversión
•Rendimientos de los activos.
AREAS DE RESULTADO FINAL
Las maneras de evaluar el esfuerzo o el logro combinan dos métodos:
Cualitativos
(descriptivos)
Generalmente es utilizada en tareas abstractas, no repetitivas y creativas. Los datos obtenidos ayudan a validar las mediciones cuantitativas.
Cuantitativas
(Numéricos)
Tienden a ser utilizadas en tareas altamente estructuradas y repetitivas.
EVALUACION CUALITATIVA
Los métodos cualitativos utilizan la deducción, o
involucran el razonamiento de los principios
generales o conclusiones lógicas, específicas.Los métodos son:
Documentos
Entrevistas
Estudio de casos
modelo de toma de decisiones
Evaluación libre de objetivos.
DOCUMENTOS: o registros existentes son una fuente de información valiosa sobre logros pasados.
Aquí se revelan los puntos de partida, las tendencias, los eventos exitosos y los no exitosos, los cuestionarios, las entrevistas, las encuestas y otros documentos para futura referencia.
FUENTES DE INFORMACIÓN DE MEDICIÓN CUALITATIVA:
ENTREVISTAS: Esta fuente de información es algo limitada porque los participantes pueden reportar solo sus percepciones sobre lo que se ha discutido.
Las respuestas documentadas se convierten en recursos valiosos
FUENTES DE INFORMACIÓN DE MEDICIÓN CUALITATIVA:
ESTUDIO DE CASOS: Es un método detallado que recoge y organiza material pertinente para “Un tipo de actividad”
Una persona especifica o conjunto de actividades es estudiada en detalle, se analizan los datos y se explican los eventos
FUENTES DE INFORMACIÓN DE MEDICIÓN CUALITATIVA:
EVALUACION CUALITATIVA
MODELO DE TOMA DE DECISIONES:
La información utilizada en el modelo representa una amplia gama de áreas para que se puedan tomar decisiones o predicciones válidas y confiables.
.
EVALUACION CUALITATIVA
EVALUACION LIBRE DE OBJETIVOS: Ayuda a determinar cuán bien se demuestran ciertos efectos o acciones, utilizando los datos de un amplio conjunto de efectos o eventos.Para esto se requiere:
Recoger información directamente sobre lo que se esta haciendo.
Evaluar la eficacia sin centrarse sólo en el resultado u objetivos finales.
Considerar el papel de las variables de entrada e intermedios
MEDICION CUANTITATIVA:Cualquier progreso hecho en el área de medición numérica tiene un efecto positivo sobre el mejoramiento de la productividad.No se puede mejorar nada hasta que no se pueda medir.No se puede decir que se ha mejorado hasta que no se mide.
Los métodos seleccionados generalmente consideran costo, tiempo y disponibilidad de mediciones válidas y confiables.
Los métodos son:
1. Análisis del trabajo y estándares
2. Enfoque de arriba hacia abajo y de abajo hacia arriba
3. Directos e indirectos
4. Informales
5. Semi-formales
6. formales
MEDICION CUANTITATIVA
Análisis del trabajo y estándaresCalificación de Base de % de Base de Cantidad Base de ESTANDARES
Nivel de habilidad nivel de dificultad Frecuen peso esfuerzo peso de tiempo peso 1° 2° 3°
Trabajo/Tarea C,U,D (*) (1-7) cia 10 utilizado 10 retenido 10 elección elección elección
1(**) 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
(*)C = Central, U = Unico, D = Dinamico (**) Números 1-12 son utilizados para desribir el contenido
COMENTARIOS: _________________________________________________________________________________________________
RECOMENDACIONES: ______________________________________________________________________________________________
FECHA: _______________________________________________ TRABAJO EVALUADO: _______________________________________
Enfoque de arriba hacia abajo y de abajo hacia arriba
Estos métodos examinan cuán bien logran los trabajadores los objetivos o metas organizacionales.
Enfoque de arriba hacia abajo
Enfoque de abajo hacia arriba
Las principales fuentes de datos consisten en variables de salida, mediciones de costos, tiempo y esfuerzo
Los objetivos y metas son utilizadas para clarificar la misión y estrategias de la organización.
DIRECTO E INDIRECTO
LOS ENFOQUES DIRECTOS:Utilizan la observación y medición del rendimiento en el trabajo
LOS METODOS INDIRECTOS:Generalmente son subjetivos e incluyen reportes verbales de supervisores, colegas y subalternos. Los reportes pueden carecer de información complementaria y pueden contener suposiciones o rumores
INFORMAL, SEMIFORMALES Y FORMAL
INFORMAL: Estos métodos estructurales pueden tener una base cualitativa, como en la entrevista, documentos y estudios de casos.
SEMIFORMALES: Aquí se distinguen el tiempo productivo del no productivo por medio de el muestreo laboral y los estudios de tiempo escalonado.
FORMAL: Las tareas altamente estructuradas, se cuadran mejor con la medición cuantitativa. Ejemplo:
Los estudios de tiempos y movimientos y los estudios de cronómetros.
DESARROLLO DE CRITERIOS NUMERICOS
LOS RATIOS: Expresan la relación entre dos cosas cuantificables, o contables mediante la división de una cantidad por la otra. Los datos de entrada y de salida que se utilizan en los ratios deberían basarse en la información del mismo proceso, mismo trabajo o misma persona.
SE UTILIZAN RATIOS GENERALMENTE PARA DEFINIR Y MEDIR LA PRODUCTIVIDAD
Producción realizada horas empleadas para lograr la productividad
= Producción horas
EJEMPLO DE MEDICION DE LA PRODUCTIVIDAD
PRODUCTIVIDAD =
Por ejemplo: 10 unidades de producción fueron fabricadas empleando 5 unidades de trabajo
10 5Durante un periodo posterior, se produjeron 12 unidades utilizando 6 unidades de trabajo
12 6
PRODUCTIVIDAD = =
PRODUCTIVIDAD = =
2.0
2.0
Para mejorar la productividad se debe llevar a cabo uno o más de los siguientes cambios
Mantener el mismo nivel de producción y al mismo tiempo reducir insumo o consumo de recursos.
10 = 2.5 4 Mantener el mismo nivel de insumos y al mismo tiempo
aumentar la producción 11 = 2.2 5 Incrementar el nivel de producción y al mismo tiempo
reducir insumos 11 = 2.75 4
PRODUCTIVIDAD =
PRODUCTIVIDAD =
PRODUCTIVIDAD =
En las siguientes tablas muestran ejemplos de ratios de productividad de: Contabilidad, Ingenieria, Industrial/Organizacional y Administración.
GENERAL:
Consumo Energía de consumo Materiales de consumo
Insumo Energía de insumo Materiales de insumo
Capital de consumo Consumo Laboral
Capital de insumo Insumo laboral
CONTABILIDAD:
Ganancias Ganancias Ventas Ventas
Ventas Empleado Activos fijos Capital empleado
INGENIERIA
Eficiencia Resultados logrados Trabajo útil
Eficacia Recursos consumidos energía
Consumo eficaz Consumo actual
Consumo actual Consumo potencial
INDUSTRIAL/ORGANIZACIONAL
Consumo Consumo Trabajos completados Consumo del trabajador
Insumo Estándar (*) Trabajos intentados Insumo de horas de trabajo
(*) Los ejemplos de estándares son calidad, o entrega puntual de productos o servicios
ADMINISTRACIÓN:
Rendimiento de administración Logro individual
Costo de administración Logro de grupo de trabajo
Logro Mensual
Nivel por año
PUNTO DE VISTA ECONOMICO
Ejemplo:
Salida 1990/Entrada 1990 1.1
Salida 1989/ Entrada 1989 1.0
1.1/1.0 = 1.10 Representando un incremento anual de un 10%
Desde la perspectiva de un sistema, tenemos que hacernos las siguientes preguntas:
¿Están los datos de entrada son fácilmente identificables? ¿Son fáciles de medir?
¿Son convenidos por los gerentes? ¿Tangibles?¿ Los datos de entrada son fácilmente comprensibles?
¿Quién decide que variables de entrada y de salida son utilizadas en los ratios?
MEJORAMIENTO DE LA PRODUCTIVIDAD DENTRO DE UNA EMPRESA
Las compañías se enfrentan con competidores esforzados en fabricar y distribuir mejores productos a menor o igual costo.
El mejoramiento del desempeño en la fabricación (excelencia en la manufactura), es la clave para afrontar el reto de la productividad.
Se deben integrar los esfuerzos abarcando todos los niveles de la organización
MEJORAMIENTO CONTINUO HACIA LA EXCELENCIA
CAMBIO
COMPROMISO
OBJETIVOS
MEJORAMIENTO DE LA PRODUCTIVIDAD
EL PROCESO DEL CAMBIOEn una organización que quiere introducir el cambio deberán reconocer que los cambios ocurren con lentitud, y que pasan por una serie de etapas:
1.RECONOCER LA NECESIDAD DEL CAMBIO
2.DEFINIR PROBLEMAS
3.BUSCAR ALTERNATIVAS
4.ESTABLECER METAS (Se identifica en donde quiere estar la compañía después del cambio)
5.DESCONGELAR (Se libera a la organización de manera que pueda cambiar)
6.MOVER (Se dirige conscientemente al proceso del cambio)
7.LLEGAR (Se establece cuando se han cumplido las metas)
8.RECONGELAR (Se estabiliza y refuerza el cambio)
EN BUSQUEDA DE LA EXCELENCIA
Muchas compañías que quieren introducir mejoras a la productividad, luchan a veces con la pregunta de dónde y cómo comenzar.
Para muchos la decisión clave es “Comenzar”, iniciar acción.
Existen numerosos ejemplos de programas eficaces de categoría mundial que pueden utilizarse como punto de referencia.
?
1. Actúan
2. Se mantienen cerca del cliente
3. Alientan la actitud emprendedora de su personal
4. “Viven” el ideal a través de su gente
5. Sus gerentes son individuos cuyo papel es conformar los valores culturales
Enumeraremos ocho características comunes de empresas como Toyota Ltd., Mitsubishi que utilizan para mejorar la productividad
6.- No se involucran en negocios que no entienden
7.- Sus estructuras organizacionales son simples y sus estructuras de soporte administrativo son impecables.
8.- Se ciñen a unos cuantos valores clave, pero dejan que su personal sea innovador en la forma de apegarse a esos valores.
Enumeraremos ocho características comunes de empresas como Toyota Ltd., Mitsubishi que utilizan para mejorar la productividad
ELEMENTOS CLAVES PARA MEJORAR LA PRODUCTIVIDAD
TECNOLOGIA
La tecnología influye profundamente en el mejoramiento de la productividad es la combinación de equipo y procesos, a través de los cuales se produce o entrega un producto o servicio
ELEMENTOS CLAVES PARA MEJORAR LA PRODUCTIVIDAD
INVOLUCRAMIENTO
Las empresas de clase mundial integran a la gente, comprometiéndolas a que tengan lugar los cambios, e involucrándolas emocionalmente con la empresa y su futuro.
ELEMENTOS CLAVES PARA MEJORAR LA PRODUCTIVIDAD
INNOVACION
El mejoramiento de la productividad implica un cambio positivo, el solo concepto de mejoramiento sugiere la introducción de algo nuevo: una manera de hacer algo ,una idea, un método nuevo.
ELEMENTOS CLAVES PARA MEJORAR LA PRODUCTIVIDAD
MEJORA CONTINUA
El mejoramiento, genera mejoramiento, y a mayores logros en valor agregado conduce a mejores resultados.
ELEMENTOS CLAVES PARA MEJORAR LA PRODUCTIVIDAD
MEJORAMIENTO CONTINUO
TEC
NLO
GIA
INNOVACIONJIT
TQC
INVOLU
CRAMIE
NTO
El enfoque de mejoramiento de la productividad supone algunas premisas básicas
Primero: La productividad debe de mejorar
Segundo: Las mejoras importantes no necesitan ser costosas
Tercero: Enfocarse en las operaciones y la ejecución sin defectos no es un fenómeno cultural. (Nunca hay tiempo para hacerlo bien pero siempre hay tiempo para volver a hacerlo)
Cuarto: El desarrollo interno de las capacidades es muy importante
Quinto: Cada compañía será diferente
MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD DENTRO DE UNA EMPRESA
Un producto que es de calidad da al cliente no solo satisfacción, sino también un valor adicional al costo.
Este compromiso de calidad total es un concepto dominante que debe convertirse en parte del clima organizacional y de las expectativas.
La relación entre calidad y productividad es muy obvia, no tiene sentido intentar mejoras en la productividad, sin la capacidad para elaborar un producto consistente y satisfactorio.
CALIDAD: Significa que un producto satisface las expectativas del cliente.
CICLO DE LA RETROALIMENTACION DEL CONTROL Y MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD.
PLANEACION
¿Qué debería
hacerse?
Determinación de las características importantes y fijación de los estándares
Información de “Lo que es”
Vs “Lo que debería de ser”
Determinación de los requerimientos para el control y el mejoramiento
ANALISIS DE LOS RESULTADOS
¿Cómo puede mejorarse el plan?
MEDICION
¿Se está haciendo?
EL COMPROMISO DE LA CALIDAD TOTAL (TQC) SE DEBE APOYAR TODA UNA CONCEPCIÓN SERIA DE MEDICIÓN CON ESTADISTICAS MUY SÓLIDAS, ENFOCADOS A LA PRODUCTIVIDAD
1. Recopilación de datos
2. Sumarización y presentación de datos (Se emplean para fines de evaluación)
3. El principio de Pareto (Encuentra los defectos de ocurrencia más frecuentes o la fuente o causa más común de defectos)
7 HERRAMIENTAS BASICAS
4.-Elaboración de diagrama causa-efecto (de pluma de hueso de pescado) (dirige la pregunta de porque ocurre la dispersión.)
5.-Las hojas de verificación (sirven para constatar que se hayan seguido todos los pasos de un procedimiento estándar.
7 HERRAMIENTAS BASICAS
6.-Diagramas de dispersión (se emplean para buscar patrones entre los datos reunidos a través del tiempo en diferentes equipos o para diferentes materiales o métodos)
7.- Las graficas de control ( Se utilizan sistemáticamente para rastrear el comportamiento de una variable de interés)
7 HERRAMIENTAS BASICAS
INDICADORES DE PRODUCTIVIDAD
Los indicadores son los dispositivos a medir, o registrar y obviamente indicar.
CADA ACTIVIDAD EN LA ORGANIZACIÓN TIENE SEÑALES O INDICADORES MEDIBLES
DATOS HARDDATOS SOFT
INDICADORES DE PRODUCTIVIDAD
DATOS HARD: Representan mediciones, que se clasifican típicamente como costo tiempo y calidad.
Provienen de la entrada o de la salida y son fáciles de recolectar
EJEMPLOS DE DATOS HARD
SALIDA
Unidades producidas
Toneladas fabricadas
Artículos Vendidos
Tareas completadas
Producción por hora/hombre
SALIDA
Unidades producidas
Toneladas fabricadas
Artículos Vendidos
Tareas completadas
Producción por hora/hombre
CALIDADDevolucionesDesperdiciosReelaboraciónDefectos de producto
CALIDADDevolucionesDesperdiciosReelaboraciónDefectos de producto
TIEMPOEquipo inactivoTiempo de reparaciónDías de tiempo perdidoAltos en el trabajoCOSTOS
Costo por unidadCosto por variablesCostos operativosCostos fijos
COSTOSCosto por unidadCosto por variablesCostos operativosCostos fijos
INDICADORES DE PRODUCTIVIDAD
DATOS SOFT: Generalmente son subjetivos y difíciles de definir recolectar y analizar
Están clasificados típicamente como hábitos de trabajo, sentimientos, actitudes e iniciativa
EJEMPLOS DE DATOS SOFT
CLIMA DE TRABAJO
Quejas de los empleados
Satisfacción del trabajo
HABITOS DE TRABAJO
Ausentismo
Demora
Descansos excesivos
Desarrollo/progreso
No. de ascensos
No. De incrementos de pago
No. De asistencias a programas de capacitación
BIBLIOGRAFIA1.-MANUAL DE LA PRODUCTIVIDAD
Elizabeth A. Smith
Ediciones Macchi
HD57 S55
2.-PRODUCTIVIDAD
David Bain
Mc Graw-Hill
HD56 B35
3.-ADMINISTRACION PRODUCTIVIDAD Y CAMBIO
Robert R. Bell/John M Burham
Campaña editorial continental
HD56 B45
4.-OPTIMIZACION DE LA PRODUCTIVIDAD
Ricardo Rodríguez Gómez
Trillas
HD57 R63