GERENCIA DE PROYECTOS

Ao de la Diversificacin Productiva y Fortalecimiento de la Educacin

INTRODUCCINPara facilitar la gestin de proyectos,los directores de proyectos o la organizacin pueden dividir los proyectos en fases, con los enlaces correspondientes a las operaciones de la organizacin ejecutante. El conjunto de estas fases se conoce como ciclo de vida del proyecto. Muchas organizaciones identifican un conjunto de ciclos de vida especfico para usarlo en todos sus proyectos.El ciclo de vida del proyecto define las fases que conectan el inicio de un proyecto con su fin. Las fases del ciclo de vida de un proyectoson:Inicio Planificacin Ejecucin Cierre delproyecto. Por ejemplo, cuando una organizacin identifica una oportunidad a la cual le interesara responder, frecuentemente autoriza un estudio de viabilidad para decidir si se emprender el proyecto. Cuando el resultado de dicho esfuerzo preliminar no sea claramente identificable, lo mejor es tratar dichos esfuerzos como un proyecto por separado. Las fases del ciclo de vida de un proyecto no son lo mismo que los Grupos de Procesos de Direccin de Proyectos.La direccin de proyectos se logra mediante la ejecucin de procesos, usando conocimientos, habilidades, herramientas y tcnicas de direccin de proyectos que reciben entradas y generan salidas.OBJETIVOS Describir los dos grupos de procesos de la direccin de proyectos para un proyecto. Comprender cmo los grupos de procesos de direccin de proyectos se relacionan con las reas de conocimiento de la direccin. Mostrar cmo las organizaciones desarrollan metodologas de direccin de proyectos para satisfacer sus necesidades

RELACIN DE LOS GRUPOS DE PROCESOS DE LA GERENCIA DE PROYECTOS CON GRUPOS ESPECFICOS 1.1 GRUPO DE PROCESOS DE INICIACINEl Grupo de Procesos de Iniciacin se compone de procesos que facilitan la autorizacin formal para comenzar un nuevo proyecto o una fase del mismo. Los procesos de iniciacin, por lo general, se realizan fuera del mbito de control del proyecto por la organizacin o por los procesos del programa o del portafolio (Figura 3-5), lo cual puede hacer borrosos los lmites del proyecto en lo que se refiere a entradas iniciales del proyecto. Por ejemplo, antes de comenzar con las actividades del Grupo de Procesos de Iniciacin, se documentan las necesidades o requisitos de negocio de la organizacin. La viabilidad de la nueva empresa puede establecerse a travs de un proceso de evaluacin de alternativas para elegir la mejor de ellas. Se establecen descripciones claras de los objetivos del proyecto, incluidas las razones por las cuales un proyecto especfico es la mejor solucin alternativa para satisfacer los requisitos. La documentacin de esta decisin tambin contiene una descripcin bsica del alcance del proyecto, de los productos entregables, de la duracin del proyecto y un pronstico de los recursos para el anlisis de inversin de la organizacin. El marco conceptual del proyecto puede aclararse documentando los procesos de seleccin del proyecto. La relacin entre el proyecto y el plan estratgico de la organizacin identifica las responsabilidades de direccin dentro de la organizacin. En los proyectos de mltiples fases, los procesos de iniciacin se llevan a cabo durante fases posteriores para validar las asunciones realizadas y las decisiones tomadas durante los procesos originales Desarrollar el Acta de Constitucin del Proyecto y Desarrollar el Enunciado del Alcance del Proyecto (Preliminar).

Adems, durante el proceso de iniciacin se refina la descripcin del alcance inicial y los recursos que la organizacin est dispuesta a invertir. Si an no hubiera sido designado, se elegir al director del proyecto. Tambin se documentarn las restricciones y asunciones iniciales. Esta informacin se refleja en el Acta de Constitucin del Proyecto y, una vez aprobado, el proyecto queda oficialmente autorizado. Si bien el equipo de direccin del proyecto puede ayudar a redactar el Acta de Constitucin del Proyecto, la aprobacin y financiacin se realizan fuera de los lmites del proyecto.Como parte del Grupo de Procesos de Iniciacin, muchos proyectos grandes o complejos pueden dividirse en fases. La revisin de los procesos de iniciacin al comienzo de cada fase permite mantener el proyecto enfocado en los objetivos de negocio que pretende satisfacer el proyecto. Se verifican los criterios de inicio, incluida la disponibilidad de los recursos requeridos. Luego, se decide si el proyecto est listo o no para continuar, o si debe ser retrasado o suspendido. Durante las fases posteriores del proyecto, se realizan nuevas validaciones y desarrollos del alcance del proyecto para esa fase. La repeticin de los procesos de iniciacin en cada fase posterior tambin permite que el proyecto sea detenido si deja de existir la necesidad de negocio o si se considera que el proyecto no puede satisfacer esa necesidad.Por lo general, la participacin de los clientes y otros interesados durante la iniciacin mejora la probabilidad de titularidad compartida, aceptacin de productos entregables, y satisfaccin del cliente y de otros interesados. Tal aceptacin es crtica para el xito del proyecto. El Grupo de Procesos de Iniciacin (Figura 3-6) inicia un proyecto o fase del proyecto, y la salida define la finalidad del proyecto, identifica los objetivos y autoriza al director del proyecto a iniciar el proyecto.

El Grupo de Procesos de Iniciacin incluye los siguientes procesos de direccin de proyectos:1. Desarrollar el Acta de Constitucin del ProyectoEste proceso se relaciona principalmente con la autorizacin del proyecto o, en un proyecto de mltiples fases, de una fase del proyecto. Es el proceso necesario para documentar las necesidades de negocio y el nuevo producto, servicio u otro resultado que se pretende obtener para satisfacer esos requisitos. Esta acta de constitucin vincula el proyecto al trabajo continuo de la organizacin y autoriza el proyecto. Los proyectos son constituidos y autorizados fuera del proyecto por la organizacin o por un organismo de gestin de programas o del portafolio. En los proyectos de mltiples fases, este proceso se usa para validar o refinar las decisiones tomadas durante el proceso anterior de Desarrollar el Acta de Constitucin del Proyecto.

2. Desarrollar el Enunciado del Alcance del Proyecto (Preliminar)Es el proceso necesario para producir una definicin preliminar de alto nivel del proyecto usando el Acta de Constitucin del Proyecto con otras entradas a los procesos de iniciacin. Este proceso aborda y documenta los requisitos del proyecto y de los productos entregables, los requisitos de los productos, los lmites del proyecto, los mtodos de aceptacin y el control del alcance de alto nivel. En proyectos de mltiples fases, este proceso valida o refina el alcance del proyecto para cada fase.

PASOS PARA LLEVAR A CABO EL GRUPO DE INICIACION Se define el alcance inicial y recursos financieros iniciales Se selecciona el Director del Proyecto Se divide en fases Se toma la decisin de continuar cada fase o el proyectoQUE DEBE SABER HACER EL GERENTE? Evaluar la factibilidad de los productos y servicios dentro de los supuestos y restricciones Definir el alcance (a alto nivel) Realizar el anlisis de interesados claves Identificar supuestos y restricciones basadas en la informacin histrica, de cliente y de expertos Desarrollar el Acta de Constitucin del proyecto Obtener la aprobacin del Acta de Constitucin del proyecto para formalizar la autoridad del gerenteEl objetivo principal es formalizar la seleccin e inicio de los proyectos

1.2 GRUPO DE PROCESO DE PLANIFICACINEl equipo de direccin del proyecto usa el Grupo de Procesos de Planificacin, y los procesos e interacciones que lo componen, para planificar y gestionar con xito un proyecto para la organizacin. El Grupo de Procesos de Planificacin ayuda a recoger informacin de varias fuentes de diverso grado de completitud y confianza. Los procesos de planificacin desarrollan el plan de gestin del proyecto. Estos procesos tambin identifican, definen y maduran el alcance del proyecto, el coste del proyecto y planifican las actividades del proyecto que se realizan dentro del proyecto. A medida que se obtenga nueva informacin sobre el proyecto, se identificarn o resolvern nuevas dependencias, requisitos, riesgos, oportunidades, asunciones y restricciones. Como consecuencia de la naturaleza multidimensional de la direccin de proyectos se producen bucles de retroalimentacin repetidos que se utilizan para nuevos anlisis. A medida que se obtiene ms informacin o caractersticas del proyecto, y que stas son comprendidas, pueden ser necesarias acciones de seguimiento. Los cambios significativos durante el ciclo de vida del proyecto provocan la necesidad de reiterar uno o ms de los procesos de planificacin y, posiblemente, alguno de los procesos de iniciacin.Tambin se ve afectada la frecuencia de iteracin de los procesos de planificacin. Por ejemplo, el plan de gestin del proyecto, desarrollado como una salida del Grupo de Procesos de Planificacin, pondr nfasis en la exploracin de todos los aspectos del alcance, la tecnologa, los riesgos y los costes. Las actualizaciones que surjan como consecuencia de cambios aprobados durante la ejecucin del proyecto pueden causar un impacto significativo en partes del plan de gestin del proyecto. Las actualizaciones del plan de gestin del proyecto proporcionan ms precisin respecto al cronograma, los costes y los requisitos de recursos a fin de satisfacer en su totalidad el alcance del proyecto definido. Las actualizaciones pueden limitarse a las actividades y puntos relacionados con la ejecucin de una fase especfica.Mientras planifica el proyecto, el equipo del proyecto debe involucrar a todos los interesados que corresponda, de acuerdo con cul sea su influencia en el proyecto y sus resultados. El equipo del proyecto debe implicar a los interesados en la planificacin del proyecto, ya que stos tienen habilidades y conocimientos que pueden ser aprovechados en el desarrollo del plan de gestin del proyecto y en cualquiera de los planes subsidiarios. El equipo del proyecto debe crear un entorno en el cual los interesados puedan contribuir apropiadamente.Como el proceso de retroalimentacin y refinamiento no puede continuar de forma indefinida, los procedimientos establecidos por la organizacin identifican cundo concluye el esfuerzo de planificacin. Estos procedimientos se vern afectados por la naturaleza del proyecto, los lmites del proyecto establecidos, las actividades de seguimiento y control correspondientes, as como por el entorno en el cual se llevar a cabo el proyecto.Otras interacciones entre los procesos dentro del Grupo de Procesos de Planificacin dependen de la naturaleza del proyecto. Por ejemplo, en algunos proyectos el riesgo ser mnimo o no identificable hasta que se haya realizado la mayor parte de la planificacin. En ese momento, el equipo puede reconocer que los objetivos respecto a costes y cronograma son demasiado agresivos, con lo cual implican riesgos considerablemente mayores que los contemplados previamente. Los resultados de las iteraciones se documentan como actualizaciones al plan de gestin del proyecto.El Grupo de Procesos de Planificacin facilita la planificacin del proyecto entre procesos mltiples. La siguiente lista identifica los procesos que el equipo del proyecto debe abordar durante el proceso de planificacin para decidir si es necesario realizarlos, y en ese caso, quin ser el encargado de hacerlos. El Grupo de Procesos de Planificacin incluye los siguientes procesos de direccin de proyectos:1. Desarrollar el Plan de Gestin del Proyecto: Es el proceso necesario para definir, preparar, integrar y coordinar todos los planes subsidiarios en un plan de gestin del proyecto.

2. Planificacin del Alcance: Es el proceso necesario para crear un plan de gestin del alcance del proyecto que documente cmo se definir, verificar y controlar el alcance del proyecto, y cmo se crear y definir la estructura desagregada del trabajo.

3. Definicin del alcance: Es el proceso necesario para desarrollar un enunciado detallado del alcance del proyecto como base para futuras decisiones del proyecto.

4. Crear el EDT (WBS): La estructura desglose de trabajo es el proceso necesario para subdividir los principales productos entregables del proyecto y el trabajo del proyecto en componentes ms pequeos y ms fciles de gestionar.

5. Definicin de las Actividades: Es el proceso necesario para identificar las actividades especficas que deben realizarse para producir los diversos productos entregables del proyecto.

6. Establecimiento de la secuencia de las Actividades: Es el proceso necesario para identificar y documentar las dependencias entre las actividades del cronograma.

7. Estimacin de los recursos de las actividades: Es el proceso necesario para estimar los tipos y las cantidades de recursos necesarios para realizar cada actividad del cronograma

8. Estimacin de la duracin de las actividades: Es el proceso necesario para estimar la cantidad de perodos laborables que se requerirn para completar cada actividad del cronograma.

9. Desarrollo del cronograma: Es el proceso necesario para analizar las secuencias de las actividades, la duracin de las actividades, los requisitos de los recursos y las restricciones del cronograma para crear el cronograma del proyecto.

10. Estimacin de Costes: Es el proceso necesario para desarrollar una aproximacin de los costes de los recursos necesarios para completar las actividades del proyecto.

11. Preparacin del presupuesto de Costes: Es el proceso necesario para sumar los costes estimados de actividades individuales o paquetes de trabajo a fin de establecer una lnea base de coste.

12. Planificacin de la Calidad: Es el proceso necesario para identificar qu estndares de calidad son relevantes para el proyecto, y determinar cmo satisfacerlos.

13. Planificacin de los Recursos Humanos: Es el proceso necesario para identificar y documentar los roles dentro del proyecto, las responsabilidades y las relaciones de comunicacin, as como para crear el plan de gestin de personal.

14. Planificacin de las Comunicaciones: Es el proceso necesario para determinar las necesidades con respecto a la informacin y las comunicaciones de los interesados en el proyecto.

15. Planificacin de la Gestin del Riesgo: Es el proceso necesario para decidir cmo abordar, planificar y ejecutar las actividades de gestin de riesgos para un proyecto.

16. Identificacin del Riesgo: Es el proceso necesario para determinar qu riesgos podran afectar al proyecto y documentar sus caractersticas.

17. Anlisis cualitativo del Riesgo: Es el proceso necesario para priorizar los riesgos para realizar otros anlisis o acciones posteriores, evaluando y combinando la probabilidad de ocurrencia y el impacto.

18. Anlisis cuantitativo del Riesgo: Es el proceso necesario para analizar numricamente el efecto de los riesgos identificados en los objetivos generales del proyecto.

19. Planificacin de la respuesta a los Riesgos: Es el proceso necesario para desarrollar opciones y acciones para mejorar las oportunidades y reducir las amenazas a los objetivos del proyecto.

20. Planificar las Compras y Adquisiciones: Es el proceso necesario para determinar qu comprar o adquirir, y cundo y cmo hacerlo.

21. Planificar la Contratacin: Es el proceso necesario para documentar los requisitos de los productos, servicios y resultados, y para identificar a los posibles vendedores.

BENEFICIOS DE LLEVAR AL CABO EL DRUPO DE PROCESOS DE PLANIFICACION Se utilizan para planificar y gestionar con xito un proyecto para la organizacin. Ayuda a recoger informacin de varias fuentes de diversos grado de completitud y confianza Ayudan a desarrollarel plan de gestin del proyecto Identifican, definen y maduran el alcance del proyecto, el coste del proyecto y planifican las actividades del proyecto que se realizan dentro del proyecto A medida que se obtenga nueva informacin sobre el proyecto, se identificarn o resolvern nuevas dependencias, requisitos, riesgos, oportunidades, asunciones y restricciones.

CONCLUSIONESPodemos concluir que: La direccin de proyectos puede ser vista como una serie de procesos interrelacionados, cada proceso se caracteriza por entradas, herramientas, tcnicas y salidas. Los procesos de direccin de proyectos son ni ms ni menos el del ciclo planificar, hacer, revisar y actuar. De los cinco grupos de procesos: El de iniciacin define y autoriza el proyecto, y la Planificacin definir y refinara los objetivos, as como planificara el curso de accin para cumplirlas. Una buena planificacin es importante para el devenir del proyecto ya que muchos fracasos son debidos a una inadecuada iniciacin del proyecto. La planificacin del proyecto requiere evaluar las necesidades de recursos, tiempos de ejecucin y costes asociados.BIBLIOGRAFAProject Management Institute. A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK R Guide) Fifth Edition - Spanish - 2013.

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