Dirección de Recursos Humanos y sus dependencias Acuerdo No A

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS

Dirección de Recursos Humanos

1

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS



2

ÍNDICE

Página

Objetivo………………………………………………………………………… 1

Marco Legal…………………………………………………………………… 2

Red de Procesos……………………………………………………………… 3

Procedimiento Nombramiento de Personal Permanente…………… 6

Diagrama de Flujo…………………………………………………………… 8

Procedimiento Contratación de Personal Renglones Temporales… 9


Procedimiento Selección de Personal…………………………………… 12


Procedimiento Control de Goce de Vacaciones……………………….. 14


Procedimiento Control de Licencias-asuetos si está contemplado en el inciso a1 del Artículo 19 del Pacto Colectivo de Condiciones

de Trabajo y Asuetos.………………………………………………………. 16


Procedimiento Elaboración de Nómina del Personal Bajo el Renglón 011 para Acreditamiento………………………………………. 18


Procedimiento Elaboración de Nómina para el Personal Contratado Bajo el Renglón 029 para Acreditamiento……………… 21


Procedimiento Elaboración de Nómina para el Personal

Contratado Bajo el Subgrupo 18 para Acreditamiento…………….. 24 Diagrama de Flujo…………………………………………………………… 25

Procedimiento Pago de Bono Profesional para Puestos

Profesionales…………………………………………………………………. 26


Procedimiento Pago de Horas Extras…………………………………… 28




3

Página

Procedimiento Solicitud de Pago de Prestaciones……………………. 31


Procedimiento Reclutamiento de Personal…………………………….. 33


Procedimiento Solicitud de Constancia y Certificaciones

Laborales……………………………………………………………………… 35 Diagrama de Flujo………………………………………………………….. 36

Procedimiento Traslados de Personal…………………………………… 37


Procedimiento Control de Licencias…………………………………….. 39


Procedimiento Aplicación del Régimen de Despido………………….. 41


Procedimiento Aplicación de Medidas Disciplinarias……………….. 43


Procedimiento Ascensos del Personal Permanente………………….. 45


Procedimiento Solicitud de Constancia y Certificaciones Instituto Guatemalteco de Seguridad Social IGSS………………………………. 48


Procedimiento Avisos por Enfermedad…………………………………. 50


Procedimiento Consulta y/o Suspensión Médica………………….… 52


Procedimiento Seguro de Vida y Médico del Personal de la

Contraloría General de Cuentas…………………………………………. 55


Procedimiento Autorización de Formulario para préstamo del

Banco de los Trabajadores………………………………………………… 57


Procedimiento Escaneo y Archivo de Documentos…………............ 59

Diagrama de Flujo………………………………………………………….. 60

Simbología Básica para la Descripción de Procedimientos

Administrativos………………………………………………………………. 61



1

OBJETIVO

Objetivo General: El presente manual tiene como objetivo dar a conocer

los procedimientos que se desarrollan en la Dirección de Recursos Humanos sus Departamentos y Secciones.

Objetivo Específico: Definir responsabilidades, funciones y actividades

del personal de la Dirección de Recursos Humanos de la Contraloría

General de Cuentas.

También la Dirección como responsable del recurso humano de la

Institución, debe revisar constantemente los procedimientos ya que éstos

son dinámicos y cambiantes, debiéndose hacer los ajustes o cambios necesarios para que este documento de consulta sea veraz y efectivo.



2

MARCO LEGAL

La Dirección de Recursos Humanos, tiene su fundamento legal de creación en el Artículo 11 inciso d) del Decreto Número 31-2002 Ley Orgánica de la

Contraloría General de Cuentas y Artículo 24 del Acuerdo Gubernativo No.

318-2003 Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas.



3

RED DE PROCESOS

Proceso Procedimientos Dependencia

Despacho

Superior

Dirección de

Recursos

Humanos

Velar por que el

Recurso Humano

cumpla con las

normas y

reglamentos, para

cumplir con la Misión y

Visión Institucional

Nombramiento

de Personal

Permanente

Contratación de

Personal

Renglones

Temporales

Control de Goce

de Vacaciones

Control de Licencias -

asuetos si está

contemplado en el

inciso a1 del Artículo

19 del Pacto Colectivo

de Condiciones de

Trabajo y Asuetos

Elaboración de

Nómina del

Personal Bajo el

Renglón 011

para

Acreditamiento

Elaboración de

Nómina para el

Personal

Contratado Bajo

el Renglón 029

para

Acreditamiento

Elaboración de

Nómina para el

Personal

Contratado Bajo

el Subgrupo 18

para

Acreditamiento

Selección de

Personal



4

Procedimientos Dependencia Proceso

Reclutamiento

de Personal

Solicitud de

Pago de

Prestaciones

Control de

Licencias

Traslados de

Personal

Solicitud de

Constancias y

Certificaciones

Laborales

Pago de Bono

Profesional para

Puestos

Profesionales

Pago de Horas

Extras

Despacho

Superior

Dirección de

Recursos

Humanos

Velar por que el

Recurso Humano

cumpla con las

normas y

reglamentos, para



Aplicación del

Régimen de

Despido

Aplicación de

Medidas

Disciplinarias



5

Procedimientos Dependencia Proceso

Avisos por

Enfermedad

Ascensos del

Personal

Permanente

Solicitud de

Constancias y

Certificaciones

Instituto Guatemalteco

de Seguridad Social

IGSS

Despacho

Superior

Dirección de

Recursos

Humanos

Velar por que el

Recurso Humano

cumpla con las

normas y

reglamentos, para



Consulta y/o

Suspensión Médica

Seguro de Vida y

Médico del Personal

de la Contraloría

General de Cuentas

Autorización de

Formulario para

préstamo del Banco

de los Trabajadores

Escaneo y Archivo

de Documentos



6


Unidad, Departamento o Sección: Departamento de Desarrollo Laboral y

Administración del Talento Humano

Procedimiento: Nombramiento de Personal Permanente Hoja 1 de 2

Fecha de Elaboración:

Diciembre/2012

Paso Actividad Responsable Unidad

Administrativa

1

Elabora el listado de los candidatos seleccionados y lo traslada

Jefe

Departamento Desarrollo Laboral y Administración del Talento Humano

2 Presenta listado de candidatos en el Despacho Superior

Director Dirección de

Recursos Humanos

3 Recibe, verifica y analiza los listados

Contralor Despacho Superior 4

Aprueba los listados y devuelve al Director

5 Recibe los listados y los traslada para que continúe el trámite Director


6 Alimenta la base de datos para elaborar Acuerdo Asistente 1

7 Traslada el Acuerdo al Asistente 2

8 Revisa el Acuerdo y lo traslada para firma del Contralor

Asistente 2

9 Recibe, revisa, analiza, firma el Acuerdo y lo traslada

Contralor Despacho Superior

10

Reproduce fotocopia del Acuerdo y notifica a la Sección de Relación Laboral Contractual Patrono Empleado

Asistente 1 Dirección de

Recursos Humanos

11 Recibe, elabora Acta y hace certificaciones de la misma Asistente

Sección de Relación Laboral Contractual Patrono Empleado

12 Convoca al Interesado, para ser notificado y completar información


Recursos Humanos



7




Procedimiento: Nombramiento de Personal Permanente Hoja 2 de 2


Diciembre/2012


Administrativa

13 Firma el Acta, cédula de notificación y completa papelería Interesado

14 Traslada expediente, fotocopia del Acuerdo, certificación del Acta para la elaboración del movimiento

Asistente 1


15 Elabora, imprime y firma el cuadro de movimiento

Asistente Departamento de Administración de

Recursos Humanos 16 Confronta y firma cuadro de movimiento de personal Jefe

17 Autoriza y firma cuadro de movimiento de personal Director


18

Traslada cuadro de movimiento al Departamento de Nóminas y documentación a Relación Contractual


Recursos Humanos

19 Opera en el Sistema de Guatenóminas y firma el cuadro de operado

Jefe Departamento de Nóminas y

Compensaciones 20

Traslada cuadro de movimiento al Archivo

Asistente

21 Ingresa a bases de datos RUE y SAG

Asistente Sección de Relación Laboral Contractual Patrono Empleado

22 Traslada Expediente al Archivo Documental

23 Notifica a las partes (inventarios, Auditoría Interna, Contabilidad, Probidad e Informática)

24

Archiva cuadro operado, documentación de soporte y expedientes

Asistente

Departamento de Archivo Documental

y Expedientes Laborales

25 Fin del Procedimiento



8

Diagrama de Flujo

Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas Página 1/1

Nombre de la Dependencia: Departamento de Desarrollo Laboral y Administración del Talento Humano

Nombre del Procedimiento: Nombramiento de Personal Permanente

Departamento de

Nóminas y

Compensaciones

Dirección de

Recursos

Humanos

Despacho

Superior

Departamento de

Administración

de RRHH

Sección de

Relación Laboral

Contractual

Departamento

Desarrollo Laboral

y Administración

del Talento

Humano

Inicio

Jefe elabora el

listado de

seleccionados y

traslada

Director presenta

listado de

candidatos al

Despacho

Contralor recibe,

verifica y analiza

los listados

Contralor aprueba

los listados y

devuelve al

Director

Director recibe y

traslada para que

continúe el trámite

Asistente 1

alimenta base de

datos para

elaborar Acuerdo

Asistente 1

traslada el

Acuerdo al

Asistente 2

Asistente 2 revisa

y traslada para

firma del Contralor

Contralor recibe,

revisa, analiza,

firma el Acuerdo y

traslada

Asistente recibe,

elabora Acta y

hace certificación

de la misma

Asistente elabora,

imprime y firma el

cuadro de

movimiento

Jefe confronta y

firma cuadro de

movimiento de

personal

Director autoriza y

firma cuadro de

movimiento

personal

Asiste traslada cuadro

de movimiento al Depto.

de Nóminas y

documentación a

Relación Contractual

Asistente 1

reproduce fotocopia

del Acuerdo y

notifica a la Sección

de Relación Laboral

Asistente 1 convoca

al Interesado, para

ser notificado y

completar

información

Interesado firma el

Acta, cédula de

notificación y

completa papelería

Asistente 1 traslada

expediente, fotocopia

del Acuerdo y

certificación del Acta

Traslada cuadro

de movimiento al

Archivo

Asistente notifica

a las partes

interesadas

Jefe opera en el

Sistema de

Guatenóminas y

firma el cuadro

operado

Asistente ingresa

a base de datos

RUE y SAG

A

A

B

B

Traslada expediente

al Archivo

Documental

Fin

Asisten del Depto.

de Archivo

Documental archiva

expediente



9




Procedimiento: Contratación de Personal Renglones Temporales Hoja 1 de 2


Diciembre/2012


Administrativa

1

Elabora listados de los candidatos seleccionados y los traslada

Jefe


2 Presenta listados de candidatos en el Despacho Superior


Recursos Humanos






6 Recibe los listados aprobados, convoca a los candidatos, completa documentación y elabora providencia

Jefe

Departamento Desarrollo Laboral y Administración del Talento Humanos 7

Traslada providencia y expedientes de los candidatos que ocuparán los puestos

8 Recibe los expedientes y solicita al Departamento de Compras disponibilidad presupuestaria

Analista Sección de Relación Laboral Contractual Patrono Empleado 9

Alimenta la base de datos para elaborar contratos

10 Traslada los contratos al Asistente 1

11 Revisa los contratos y entrega contrato al interesado


Recursos Humanos

12 Firma contrato y le proporcionan una fotocopia

Interesado

13 Compra fianza según contrato y la entrega en ventanilla

14 Envía contratos para firma del Subcontralor Analista


15 Revisa, firma contratos y los devuelve al Asistente

Subcontralor Subcontraloría de

Probidad



10


Unidad, Departamento o Sección: Departamento de Desarrollo Laboral y Administración del Talento Humano

Procedimiento: Contratación de Personal Renglones Temporales Hoja 2 de 2

Fecha de Elaboración: Diciembre/2012


Administrativa

16 Elabora y traslada acuerdo de aprobación según contrato y fianza Asistente


17 Recibe, analiza y firma el expediente

Subcontralor Subcontraloría de Calidad de Gasto

Público 18 Traslada el Acuerdo al Despacho Superior para firma

19 Recibe, analiza, firma el Acuerdo y traslada


20

Envía expediente completo, contrato original y Acuerdo de aprobación al Departamento de Archivo Documental y Expedientes Laborales


21

Envía fotocopias de contratos, Acuerdo de aprobación, constancia del colegiado activo y RTU al Departamento de Nóminas y Compensaciones

22 Envía fotocopias del Acuerdo y del contrato a la Unidad de Registro de Contratos de la CGC

23

Envía oficio con información del

Contrato a la Dirección de Auditoría Interna




11

Diagrama de Flujo


Nombre de la Dependencia: Departamento de Desarrollo Laboral y Administración del

Talento Humano

Nombre del Procedimiento: Contratación de Personal Renglones Temporales

Dirección de

Recursos Humanos

Despacho

Superior/

Subcontraloría

Sección de Relación

Laboral Contractual

Patrono Empleado

Departamento de

Desarrollo Laboral y

Administración del

Talento Humano

Inicio

Jefe elabora

listados de

Candidatos y lo

traslada

Director presenta

listados de

candidatos en el

Despacho

Contralor recibe,

verifica y analiza

los listados

Contralor aprueba

los listados y

devuelve al

Director

Director recibe los

listados y traslada

para que continúe

el trámite

Jefe recibe listados

aprobados, convoca a

candidatos, completa

documentación y

elabora providencia

Jefe traslada

providencia y

expedientes de los

candidatos

Analista recibe los

expedientes y solicita

al Depto. de Compras

disponibilidad

presupuestaria

Analista envía

contratos para

firma del

Subcontralor

Analista alimenta

base de datos y

traslada contratos

al Asistente 1

Asistente 1 revisa

los contratos y

entrega al

interesado

Interesado firma

contrato y le

proporcionan una

fotocopia

Interesado compra

fianza y la entrega

en ventanilla

Asistente elabora Y

traslada acuerdo

de aprobación

según contrato y

fianza

Subcontralor de

Calidad de Gasto

Público recibe,

analiza y firma el

expediente

Contralor recibe,

analiza y firma

Acuerdo y traslada

Asistente envía

expediente completo,

contrato original y

Acuerdo al Depto. de

Archivo Documental

Envía fotocopia del

contrato, Acuerdo,

constancia del

colegiado activo y RTU

al Depto. de Nóminas

Envía fotocopia del

Acuerdo y del

contrato a Unidad

de Registro de

Contratos

Envía oficio del

Contrato a la

Dirección de

Auditoría Interna

Fin

Subcontralor de

Probidad revisa,

firma contratos y

devuelve al

Asistente

A

A

Subcontralor

traslada el Acuerdo

al Despacho

Superior para

firma

B

B



12




Procedimiento: Selección de Personal Hoja 1 de 1


Diciembre/2012


Administrativa

1 Llama a los candidatos potenciales y los cita para la entrevista y exámenes

Asistente Administrativo


2 Da el protocolo de bienvenida a los candidatos que inician el proceso de selección

Director

3 Llena solicitud de empleo Candidato

4 Participa en entrevista inicial (formato)

5

Realiza entrevista, califica y emite opinión

Jefe


6 Se somete a pruebas psicométricas Candidato

7 Califica y emite opinión de las pruebas psicométricas Psicólogo

Departamento de Salud Higiene y

Seguridad

8 Realiza pruebas técnicas o específicas

Jefe

Departamento Desarrollo Laboral y Administración del Talento Humano/

Empresa Contratada

9 Califica y emite opinión de las pruebas

10 Candidato llena requisitos? 10.1 Si: continúa paso 11 10.2 No: continúa paso 15

11 Candidato se somete a examen

médico

12 Realiza investigación Socioeconómica

13 Solicita al candidato que complete documentos

14 Entrevista final Director Dirección de

Recursos Humanos 15 Alimenta base de datos Asistente

Administrativo 16 Archiva expediente

17 Fin del procedimiento



13

Diagrama de Flujo


Nombre de la Dependencia: Departamento de Desarrollo Laboral y Administración

del Talento Humano

Nombre del Procedimiento: Selección de Personal

Departamento de Desarrollo

Laboral y Administración del

Talento Humano/ Empresa

Contratada

Departamento de Salud

Higiene y Seguridad

Dirección de Recursos

Humanos

Inicio

Asistente llama a

los candidatos y

los cita

Director da el

protocolo de

bienvenida a los

candidatos

Candidato llena

solicitud de

empleo

Candidato

participa en

entrevista inicial

(formato)

Jefe realiza

entrevista, califica

y emite opinión

Candidato se

somete a pruebas

sicométricas

Psicólogo califica

y emite opinión de

las pruebas

Jefe realiza

pruebas técnicas

o específicas

Jefe califica y

emite opinión

Candidato llena

requisito?

NoSi

Se somete a

examen

médico

Asistente

alimenta base

de datos

Jefe realiza

investigación

socioeconómica

Jefe solicita al

Candidato que

complete

documentos

Director realiza

entrevista final

Fin

Archiva

A

A



14


Unidad, Departamento o Sección: Departamento de Administración de

Recursos Humanos

Procedimiento: Control de Goce de Vacaciones Hoja 1 de 1


Diciembre/2012


Administrativa

1 Presenta en ventanilla de Recepción y Trámite de Documentos el Formulario DRH-VAC-2011

Empleado Dependencias de la

CGC

2

Recibe, sella y firma el formulario DRH-

VAC-2011 y devuelve la parte B al empleado Encargado de

Ventanilla

Sección de Recepción y Trámite de Documentos

3 Traslada el formulario DRH-VAC-2011 al Departamento de Administración de Recursos Humanos

4 Recibe y opera en el Sistema las vacaciones solicitadas, dejando constancia en el formulario Asistente

Administrativo

Departamento de Administración de Recursos Humanos

5 Traslada el formulario a la Dirección de Recursos Humanos para su aprobación

6 Recibe, firma en la parte A del formulario y traslada a la Secretaria Director


7 Recibe el formulario operado, aprobado y lo traslada a la Ventanilla de Recepción y Trámite de Documentos

Secretaria

8 Recibe y archiva durante el periodo de vacaciones del empleado la parte A y C del formulario

Encargado de Ventanilla

Sección de Recepción y Trámite de Documentos

9 El empleado al incorporarse a sus labores firma parte C del formulario

10

Traslada parte A y C del formulario DRH-VAC-2011 al Departamento de Expedientes y Archivo Documental para su conocimiento




15

Diagrama de Flujo


Nombre de la Dependencia: Departamento de Administración de Recursos Humanos

Nombre del Procedimiento: Control de Goce de Vacaciones

Sección de

Recepción y Trámite

de Documentos

Departamento de

Administración de

Recursos Humanos

Dirección de

Recursos Humanos

Dependencias de la

CGC

Inicio

Empleado presenta

en ventanilla de

RRHH el Formulario

DRH-VAC-2011

Encargado recibe,

sella y firma el

formulario

y devuelve la parte

B al empleado

Traslada el

formulario al

Departamento de

Administración de

Recursos Humanos

Asistente

Administrativo recibe

y opera en el

Sistema las

vacaciones

Traslada el

formulario a la

Dirección de RRHH

para aprobación

Director recibe,

firma en la parte A

y traslada a la

Secretaria

Secretaria recibe

formulario operado,

aprobado y traslada

a La ventanilla

El empleado al

incorporarse a sus

labores firma el

formulario

Traslada parte A y C

del formulario al

Depto. de

Expedientes y

Archivo

Fin

Encargado recibe y

archiva durante el

período de

vacaciones del

empleado



16


Unidad, Departamento o Sección: Departamentos de Administración de Recursos Humanos

Procedimiento: Control de Licencias - asuetos si está

contemplado en el inciso a1 del Artículo 19 del Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo y Asuetos

Hoja 1 de 1


Diciembre/2012


Administrativa

1

Presenta el formulario DRH-LICE-2011 y documentos de soporte en la Ventanilla de Recepción y Trámite de Documentos


CGC

2 Sella y firma de recibido el formulario DRH-LICE-2011 Encargado de

Ventanilla

Sección de Recepción y Trámite de

Documentos 3 Traslada el formulario al Director para firma

4 Recibe y da visto bueno al documento

Director Dirección de Recursos

Humanos 5 Traslada los documentos al Departamento de Administración de Recursos Humanos

6 Recibe y opera en el sistema lo solicitado


Departamento de Administración de Recursos Humanos 7

Traslada el formulario y documentos autorizados al Departamento de Expedientes Laborales y Archivo Documental

8 Recibe y archiva el formulario como corresponde


Departamento de Expedientes Laborales y Archivo Documental




17

Diagrama de Flujo


Nombre de la Dependencia: Departamentos de Administración de Recursos Humanos

Nombre del Procedimiento: Control de Licencias - asuetos si está contemplado en el inciso a1

del Artículo 19 del Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo y Asuetos

Sección de

Recepción y

Trámite de

Documentos

Dirección de

Recursos

Humanos

Departamento de

Administración de

RRHH

Departamento de

Expedientes

Laborales

Dependencias de

la CGC

Inicio

Empleado presenta

formulario

DRH-LICE-2011 y

documentos de soporte

en ventanilla de RRHH

Encargado de

ventanilla sella y

firma de recibido

el formulario

Traslada el

formulario al

Director para firma

Director recibe y

da visto bueno al

documento

Traslada los

documentos al

Depto. de

Administración

RRHH

Asistente


y opera en el sistema

lo solicitado

Traslada formulario y

documentos al

Depto. de

Expedientes

Laborales

Fin

Archiva



18


Unidad, Departamento o Sección: Departamento de Nóminas y Compensaciones

Procedimiento: Elaboración de Nómina del Personal Bajo el

Renglón 011 para Acreditamiento Hoja 1 de 2


Diciembre/2012


Administrativa

1

Traslada en los primeros días de cada mes al Departamento de Nóminas y Compensaciones (movimiento de personal, retiro voluntario, destituciones, nuevos ingresos, altas y suspensiones del IGSS)

Asistente

Administrativo


2

Recibe la documentación y la registra en GUATENÓMINA para que genere la impresión de la nómina bajo el renglón 011

Analista Departamento de

Nóminas y Compensaciones

3

Elabora la orden de compra la cual debe ir firmada por: El Jefe del Departamento de Nóminas y Compensaciones; y El Director de Recursos Humanos

4 Traslada la nómina al Director de Recursos Humanos para firma y sello de aprobado

5 Consecutivamente lo envía a la Dirección General Administrativa y Financiera para su aprobación

6

Recibe la orden de compra debidamente firmada y sellada, y la traslada al Departamento de Contabilidad



19


Unidad, Departamento o Sección: Departamento de Nóminas y

Compensaciones

Procedimiento: Elaboración de Nómina del Personal Bajo el

Renglón 011 para Acreditamiento Hoja 2 de 2


Diciembre /2012


Administrativa

7

Registra en el SICOIN WEB para solicitar la erogación respectiva para el pago de los sueldos del personal contratado bajo el renglón 011 (o bien lo que corresponda de conformidad con los incisos indicados en el numeral 1.) e informa al Departamento de Tesorería sobre la realización del registro


Contabilidad

8 Realiza el enlace con la institución bancaria pertinente, para adquirir el código de acceso


Tesorería

9

Obtiene el código de acceso y se lo proporciona al Jefe del Departamento de Nóminas y Compensaciones para que proceda a realizar el acredita miento

10

Efectúa el acreditamiento para cada empleado de la nómina emitida, consignando la clave o código de

acceso, se envía copia del acreditamiento a Tesorería para que emitan recibo

Jefe Departamento de

Nóminas y

Compensaciones

11 Fin de procedimiento



20

Diagrama de Flujo


Nombre de la Dependencia: Departamento de Nóminas y Compensaciones

Nombre del Procedimiento: Elaboración de Nómina del Personal Bajo el Renglón 011

para Acreditamiento

Departamento de

Nóminas y

Compensaciones

Departamento de

Contabilidad

Departamento de

Tesorería

Departamento de

Administración de

Recursos Humanos

Inicio

Asistente traslada

en los 1ros días

de cada mes a

Nóminas la

documentación

Analista recibe y

registra en

GUATENÓMINAS

para que genere

la nómina 011

Elabora la orden

de compra la cual

debe ir firmada

por los Jefes

correspondientes

Analista traslada

la nómina al

Director para

aprobación

Consecutivamente

lo envía a la

Dirección General

Administrativa y

Financiera para

aprobación

Analista Recibe la

orden de compra

firmada y sellada y

traslada

Analista registra

en SICOIN WEB

para solicitar la

erogación para el

pago de sueldos

del personal 011

Analista realiza el

enlace con la

institución

bancaria para

adquirir el código

de acceso

Obtiene el código

de acceso y se lo

entrega al Jefe de

Nóminas para que

realice el

acreditamiento

Jefe efectúa el

acreditamiento

para el personal

Jefe envía copia

del acreditamiento

a Tesorería para

que emitan recibo

Fin



21


Unidad, Departamento o Sección: Departamento de Nóminas y Compensaciones

Procedimiento: Elaboración de Nómina para el Personal

Contratado Bajo el Renglón 029 para Acreditamiento Hoja 1 de 2


Diciembre/2012


Administrativa

1

Traslada en los primeros días de cada mes al Departamento de Nóminas y Compensaciones los

siguientes documentos detallados en la nómina y/o nómina adicional: a) Contrataciones; b) Recisiones;


Sección Contractual Laboral Patrono

Empleado

2 Elabora Nómina para cada renglón (agrega y/o elimina de acuerdo a los movimientos generados del mes)

Analista

Departamento de Nóminas y

Compensaciones

3 Elabora solicitud del gasto para cada nómina

4 Entrega las nóminas y documentación de soporte para revisión del Auditor Analista

5 Recibe, revisa la nómina y la devuelve al Analista

Auditor Analista

6

Recolecta firmas del Jefe del Departamento de Nóminas y Compensaciones, Director de

Recursos Humanos y Director General Administrativo y Financiero

Analista



22



Compensaciones

Procedimiento: Elaboración de Nómina para el Personal Contratado Bajo el Renglón 029 para Acreditamiento

Hoja 2 de 2


Diciembre/2012


Administrativa

7 Adjunta la nómina respectiva y la traslada al Departamento de Contabilidad para que sea visada



8 Visa la nómina y la traslada al Departamento de Compras


Contabilidad

9

Registra en el SICOIN WEB para solicitar la erogación respectiva para el pago de los honorarios del personal contratado bajo el renglón 029 e informa al Departamento de Tesorería que ya realizó el registro


Compras y Suministros

10 Realiza el enlace con la institución bancaria pertinente, para adquirir el código de acceso.


Tesorería

11

Obtiene el código de acceso y se lo proporciona al Jefe del Departamento de Nóminas y Compensaciones para que proceda a realizar el acreditamiento

12

Efectúa el acreditamiento para cada empleado de la nómina emitida, consignando la clave o código de acceso, traslada a Tesorería el comprobante del acreditamiento con sello del Banco para que emitan recibo






23

Diagrama de Flujo



Nombre del Procedimiento: Elaboración de Nómina para el Personal Contratado Bajo

el Renglón 029 para Acreditamiento

Departamento de

Nóminas y

Compensaciones

Departamento de

Contabilidad

Departamento de

Compras y

Suministros

Departamento de

Tesorería

Sección

Contractual

Laboral Patrono

Empleado

Inicio

Asistente traslada

en los 1ros días

de cada mes a

Nóminas la

documentación

Analista elabora

nómina por

renglón

Analista elabora

solicitud de gasto

para cada nómina

Analista entrega

las nóminas y

documentación de

soporte al Auditor

Auditor recibe,

revisa y devuelve

la nómina al

Analista

Analista recolecta

las firmas

correspondientes

de cada jefe

Analista adjunta la

nómina y la

traslada para que

sea visada

Analista visa la

nómina y la

traslada a

Compras

Analista registra en

el SICOIN WEB para

solicitar la erogación

del pago de los

honorarios del

renglón 029

Analista realiza el

enlace con la

institución bancaria,

para el código de

acceso

Obtiene código de

acceso y lo

proporciona al

Jefe de Nóminas

Jefe realiza el

acreditamiento

consignando la clave

o código de acceso

Traslada a

Tesorería el

comprobante para

que emitan recibo

Fin



24



Compensaciones

Procedimiento: Elaboración de Nómina para el Personal

Contratado Bajo el Subgrupo 18 para Acreditamiento Hoja 1 de 1

Fecha de Elaboración Diciembre/2012


Administrativa

1

Traslada en los primeros días de cada mes al Departamento de Nóminas y Compensaciones los

siguientes documentos detallados en la nómina y/o nómina adicional: c) Contrataciones; d) Recisiones;


Sección Contractual

Laboral Patrono Empleado

2 Elabora solicitud de gasto individual

Analista

Departamento de


3 Entrega la solicitud de gasto y documentación de soporte para revisión del Auditor Analista

4 Recibe, revisa las solicitudes de gasto y la devuelve al Analista

Auditor Analista

5

Recolecta firmas del Jefe del Departamento de Nóminas y Compensaciones, Director de Recursos Humanos y Director General Administrativo y Financiero

Analista

6 Traslada al Departamento de Contabilidad para que sea visada

7 Visa la nómina y la traslada al Departamento de Compras


Contabilidad

8

Registra en el SICOIN WEB para solicitar la erogación respectiva para el pago de los honorarios del personal contratado bajo el subgrupo 18 e informa al Departamento de Tesorería que ya realizó el registro



9

Realiza el enlace con la institución bancaria pertinente, para adquirir el código de acceso y realizar el acreditamiento


Tesorería




25

Diagrama de Flujo



Nombre del Procedimiento: Elaboración de Nómina para el Personal Contratado Bajo el

Subgrupo 18 para Acreditamiento

Departamento de

Nóminas y

Compensaciones

Departamento de

Contabilidad

Departamento de

Compras y

Suministros

Departamento de

Tesorería

Sección

Contractual

Laboral Patrono

Empleado

Inicio

Asistente traslada en

los 1ros días de cada

mes a Nóminas la

documentación

Analista elabora

solicitud de gasto

individual

Entrega la solicitud

de gasto y

documentación para

revisión del Auditor

Analista

Auditor Analista

recibe, revisa la

solicitud de gasto

y devuelve

Analista recolecta

las firmas

correspondientes

de cada jefe

Analista traslada al

Departamento de

Contabilidad para

que sea visada

Analista visa la

nómina y la

traslada a

Compras

Analista registra en el

SICOIN WEB para

solicitar la erogación del

pago de los honorarios

del subgrupo 18

Analista realiza el enlace

con la institución

bancaria, para el código

de acceso y

acreditamiento

Fin



26



Compensaciones

Procedimiento: Pago de Bono Profesional para Puestos

Profesionales Hoja 1 de 1


Diciembre/2012


Administrativa

1

Tiene la obligación de presentar su constancia de colegiado activo para solicitar el Pago de Bono Profesional en la Ventanilla de RRHH

Profesional Dependencia de la

CGC

2

Recibe la certificación original,

entrega la fotocopia firmada y sellada de recibido, como constancia para el profesional y traslada

Asistente Sección de Recepción

y Trámite de Documentos

3

Recibe la certificación de Colegiado Activo, verifica que la plaza nominal que ocupa actualmente sea profesional o aplique Bono profesional según acuerdo 235-2008

Jefe Departamento de Administración de

Recursos Humanos 4

Envía al Departamento de Archivo Documental y Expedientes Laborales colegiados activo original

5

Envía a Nóminas y Compensaciones antes del 18 de cada mes el listado de profesionales que se les debe pagar bono profesional y los que no se les debe pagar porque no están al día

6 Recibe el listado e ingresa a GUATENÓMINAS toda la información Analista


Compensaciones

7

Escanea las constancias de colegiados activo, archiva física y virtualmente

Analista

Departamento de Archivo Documental y

Expedientes Laborales




27

Diagrama de Flujo



Nombre del Procedimiento: Pago de Bono Profesional para Puestos Profesionales

Departamento de

Nóminas y

Compensaciones

Sección de

Recepción y

Trámite de

Documentos

Departamento de

Administración de

RRHH

Departamento de

Archivo

Documental y

Expedientes

Laborales

Dependencias

de la CGC

Inicio

Profesional esta obligado

a presentar constancia de

colegiado activo para

solicitar pago

Asistente sella de

recibido la

certificación en

original y copia

Jefe recibe

certificación de

colegiado y verifica

plaza profesional

Jefe envía al Depto. de

Archivo Documental

colegiado activo original

Analista recibe el

colegiado y lo archiva

física y virtualmente

Fin

Jefe envía a Nóminas el

listado de los que se les

debe pagar bono

profesional

Analista recibe el listado

e ingresa a

GUATENÓMINAS toda la

información y archiva

A

A



28



Compensaciones

Procedimiento: Pago de Horas Extras Hoja 1 de 2


Diciembre/2012


Administrativa

1

Recibe listado y documentación para pago de horas extras de la Dirección General Administrativa y Financiera

Analista


Compensaciones

2 Revisa los documentos y elabora la nómina y solicitud de gasto

3 Traslada la nómina y la solicitud de gasto al Auditor Analista

4 Recibe, verifica que todo está en orden y devuelve al Analista Auditor Analista

5

Recibe, recolecta firmas del Jefe de Nóminas y Compensaciones, Director de Recursos Humanos y Director General Administrativo y Financiero Analista

6 Traslada la nómina al Departamento de Compras y Suministros

7

Registra en el SICOIN WEB para solicitar la erogación respectiva para el pago de horas extras y traslada a Tesorería



8 Realiza el enlace con la institución bancaria pertinente, para adquirir el

código de acceso Analista

Departamento de

Tesorería 9

Obtiene el código de acceso y se lo proporciona al Jefe del Departamento de Nóminas



29



Compensaciones

Procedimiento: Pago de Horas Extras Hoja 2 de 2


Diciembre/2012


Administrativa

10

Elabora listado del personal que tiene horas extras con su respectiva cuenta y procede hacer el acreditamiento para

cada empleado de la nómina emitida, consignando la clave o código de acceso


Nóminas y Compensaciones 11

Envía nota de acreditamiento al Banco firmada por el Jefe de Nóminas y Compensaciones y Director de Recursos Humanos

12 Traslada copia de la nota de acreditamiento al Departamento de Tesorería y emiten constancia




30

Diagrama de Flujo



Nombre del Procedimiento: Pago de Horas Extras

Departamento de


Departamento de

Tesorería


Compensaciones

Inicio

Analista recibe

listado y

documentación de

horas extras

Analista revisa los

documentos y

elabora nómina y

solicitud de gasto

Analista traslada

la nómina y

solicitud de gasto

al Auditor Analista

Auditor Analista

recibe, verifica que

todo este correcto y

devuelve al Analista

Analista recibe,

recolecta firmas

de los Jefes

correspondientes

Analista traslada

la nómina a

Compras y

Suministros

Analista registra en

el SICOIN WEB para

solicitar la erogación

respectiva para el

pago de horas extras

Analista realiza el

enlace con la

institución, para

adquirir el código de

acceso

Obtiene el código

de acceso y se lo

proporciona al

Jefe de Nóminas

Jefe elabora listado

del personal que

tiene horas extras

con su respectiva

cuenta

Procede hacer el

acreditamiento

según la nómina

consignando la clave

y código de acceso

Envía nota de

acreditamiento al

Banco con las firmas

correspondientes

Traslada copia de la

nota de

acreditamiento a

Tesorería para

constancia

Fin



31



Compensaciones

Procedimiento: Solicitud de Pago de Prestaciones Hoja 1 de 1



Administrativa

1

Presenta el formulario DRH-PPGF-2011 y documentos de respaldo en la ventanilla de Recepción y Trámite de Documentos


CGC

2 Sella y firma de recibido el formulario

DRH-PPGF-2011 Encargado de Ventanilla


Documentos 3 Traslada el formulario al Departamento de Nóminas

4 Recibe, calcula las prestaciones, elabora solicitud de gasto y traslada



Compensaciones

5 Revisa, analiza la documentación y verifica que todo esté en orden

Auditor Analista 6

Traslada el formulario y documentos al Jefe para firma

7 Recibe y firma el documento solicitado Jefe

8 Traslada para firma del Director

9 Recibe y da visto bueno a la solicitud del gasto

Director


10 Traslada los documentos al Asistente Administrativo para su trámite

11 Recibe y traslada los documentos a la Sección Laboral Contractual Patrono Empleado


12 Recibe los documentos y los traslada a

la Dirección de Finanzas para su pago Encargado

Sección Laboral Contractual Patrono

Empleado

13 Cuando ya se aprobó el pago baja al área laboral para firmar el finiquito

14 Convoca a o los interesados para firmar finiquito

Asistente 15

Traslada a la Dirección de Finanzas para que realicen el deposito

16 Archiva el formulario DRH-PPGF-2011 como constancia de que ya entrego lo solicitado




32

Diagrama de Flujo



Nombre del Procedimiento: Solicitud de Pago de Prestaciones

Sección de

Recepción/Sección

Laboral

Departamento de

Nóminas y

Compensaciones

Dirección de

Recursos Humanos

Dependencias

de la CGC

Inicio

Empleado presenta

formulario y

documentos de

respaldo en Sección

de Recepción

Encargado sella y

firma de recibido el

formulario

DRH-PPGF-2011

Encargado traslada

el formulario al

Depto. De Nóminas

Auditor Analista

revisa, analiza la

documentación que

todo este en orden

Traslada el

formulario y

documentos al

Jefe

Jefe traslada para

firma al Director

Jefe recibe y firma

los documentos

Director recibe y

da Vo.Bo a la

solicitud de gasto

Director traslada

los documentos al

Asistente

Administrativo

Asistente recibe y

traslada

documentos a la

Sección Laboral

Encargado recibe los

documentos y los

traslada a la Dirección

de Finanzas para su

pago

Cuando ya se

aprobó el pago baja

al área laboral para

firmar el finiquito

Traslada a la

Dirección de

Finanzas para que

realice el deposito

Archiva

Fin

Asistente recibe,

calcula prestaciones

y elabora solicitud

del gasto

Asistente convoca al

o los interesados

para firmar finiquito



33




Procedimiento: Reclutamiento de Personal Hoja 1 de 1


Diciembre/2012


Administrativa

1

Llena formato de requerimiento de personal, descripción del puesto y perfil del candidato y lo entrega en ventanilla

Jefe Dependencias de la

CGC

2 Recibe y sella el requerimiento de

personal


Dirección de

Recursos Humanos

3 Traslada el requerimiento

4 Recibe e ingresa el requerimiento de personal para ser marginado y traslada


5 Recibe, margina y autoriza el requerimiento de personal y traslada Director

6 Recibe y traslada el requerimiento de personal en busca de candidatos potenciales


7

Recibe e inicia la localización de candidatos potenciales. Existen candidatos en el banco de datos? 7.1 Si continúa paso 8 7.2 No continua paso 9

Jefe

Departamento

Desarrollo Laboral y Administración del Talento Humano

8 Elabora listado de los posibles candidatos según el banco de datos

9 Se toma la decisión del medio a utilizar para la divulgación de la plaza vacante

10 Recibe currícula, analiza y elabora listado de candidatos potenciales para iniciar el proceso de selección




34

Diagrama de Flujo


Nombre de la Dependencia: Departamento de Desarrollo Laboral y Administración

del Talento Humano

Nombre del Procedimiento: Reclutamiento de Personal

Dirección de

Recursos Humanos

Departamento Desarrollo

Laboral y Administración

del Talento Humano

Dependencias

de la CGC

Inicio

Jefe llena formato de

requerimiento de

personal y entrega

en ventanilla

Encargado de

Ventanilla recibe y

sella el requerimiento

de personal

Traslada el

requerimiento de

personal al

Asistente

Administrativo

Asistente recibe e

ingresa el

requerimiento de

personal y traslada

Director recibe,

margina y autoriza el

requerimiento de

personal y traslada

Asistente traslada

el requerimiento

en busca de

candidatos

Jefe recibe e inicia

la localización de

candidatos

Existen

candidatos en la

base de datos?

NoSi

Jefe elabora

listado de

candidatos

Jefe decide el

medio a utilizar

para la

divulgación de las

plazas

Jefe recibe currícula,

analiza y elabora

listado de candidatos

A

A

Fin



35


Unidad, Departamento o Sección: Departamentos de Recursos Humanos

Procedimiento: Solicitud de Constancias y Certificaciones

Laborales Hoja 1 de 1



Administrativa

1 Presenta el formulario DRH-CYC-2011 en la ventanilla de Recepción y Trámite de Documentos


CGC

2 Sella y firma de recibido el formulario

DRH-CYC-2011 Encargado de

Ventanilla


Documentos 3 Traslada el formulario al Departamento que compete elaborar lo solicitado

4 Recibe y elabora la certificación y/o la constancia solicitada Asistente

Administrativo Departamento de

Recursos Humanos

5 Traslada el formulario y el documento al Jefe para firma

6 Recibe y firma la certificación y/o constancia solicitada Jefe

7 Traslada para firma del Director

8 Recibe y da visto bueno a la certificación y/o constancia solicitada

Director


9 Traslada los documentos al Asistente Administrativo para su trámite

10 Recibe y traslada los documentos a la Ventanilla de Recepción y Trámite de Documentos


11

Recibe los documentos y los entrega al solicitante, si es solicitud de Bono por antigüedad traslada los documentos al Departamento de Nóminas y Compensaciones



Documentos

12 Archiva el formulario DRH-CYC-2011 como constancia de que ya entregó lo solicitado

13

Fin del procedimiento



36

Diagrama de Flujo


Nombre de la Dependencia: Departamento de Recursos Humanos

Nombre del Procedimiento: Solicitud de Constancias y Certificaciones Laborales

Sección de


de Documentos

Departamento de

Recursos Humanos

Dirección de

Recursos Humanos

Dependencias

de la CGC

Inicio

Empleado presenta

formulario DRH-

CYC-2011 en

ventanilla

Encargado de

ventanilla sella y

firma de recibido

el formulario

Encargado de

Ventanilla traslada

el formulario al

Departamento

Asistente recibe y

elabora la

certificación y/o

constancia

Jefe recibe y firma

la certificación y/o

constancia

Asistente traslada

el formulario y

documento para

firma al Jefe

Jefe traslada para

firma del Director

Director recibe y

da Vo.Bo a los

documentos

Director traslada

los documentos al

Asistente para su

trámite

Asistente recibe y

traslada los

documentos al

encargado de

ventanilla


recibe los documentos y

entrega al solicitante si

es bono por antigüedad

envía a Nóminas

Archiva

Fin



37

Despacho Superior

Dirección, Unidad, Departamento o Sección: Dirección de Recursos Humanos

Procedimiento: Traslados de Personal Hoja 1 de 1


Diciembre/2012


Administrativa

1

Recibe solicitud de cambio o traslado mediante oficio interno de: a) La jefatura de una dependencia; y b) Del trabajador

Director


2

Al ingresar la solicitud se reúne con el empleado y su jefe inmediato superior,

para establecer las causas de la petición

3

Solicita Informe Ejecutivo del empleado al Departamento de Expedientes Laborales y Archivo Documental

4 Presenta al Despacho Superior informe justificado de la permuta o traslado, para solicitar su aprobación

5

Elabora oficio con el correlativo correspondiente donde se notifica el traslado de la persona con visto bueno del Contralor (a) General de Cuentas

6 Informa del traslado a su asistente para que haga el cambio respectivo en la base de datos

7 Realiza el cambio en la base de datos, RUE y SAG Asistente

8 Notifica al empleado del traslado




38

Diagrama de Flujo


Nombre de la Dependencia: Dirección de Recursos Humanos

Nombre del Procedimiento: Traslados de Personal

AsistenteDirector

Inicio

Recibe solicitud de

cambio o traslado

mediante oficio

interno

Al ingresar la

solicitud se reúne

con el empleado y su

jefe inmediato

superior

Solicita Informe

Ejecutivo del

empleado al Depto.

de Expedientes

Laborales

Presenta al

Despacho Superior

informe justificado de

la permuta

Elabora oficio con el

correlativo donde se

notifica el traslada de

la persona

Informa del traslado

a su asistente para

que haga cambios

en la base de datos

Realiza el cambio

en la base de

datos, RUE y SAG

Notifica al

empleado del

traslado

Fin



39


Unidad, Departamento o Sección: Sección Contractual Laboral Patrono Empleado

Procedimiento: Control de Licencias Hoja 1 de 1


Diciembre/2012


Administrativa

1

Presenta el formulario DRH-LICE-2011 y documentos de soporte en la ventanilla de Recepción y Trámite de Documentos


CGC

2 Sella y firma de recibido el formulario DRH-LICE-2011



Documentos 3 Traslada el formulario a la Sección de Relación Contractual Laboral Patrono Empleado

4 ¿Procede lo solicitado? 4.1 Si Continúa paso 5 4.2 No Continúa paso 10



Empleado 5

Elabora resolución de la licencia solicitada

6 Traslada el formulario y resolución al Director para firma

7 Recibe y da visto bueno a la resolución

Director Dirección de Recursos

Humanos 8 Traslada los documentos a la Sección de Relación Contractual Laboral Patrono Empleado

9 Recibe y reproduce fotocopia de la resolución



Empleado 10 Notifica al solicitante la resolución




40

Diagrama de Flujo


Nombre de la Dependencia: Sección Contractual Laboral Patrono Empleado

Nombre del Procedimiento: Control de Licencias

Sección de


de Documentos

Sección Contractual

Laboral Patrono

Empleado

Dirección de

Recursos Humanos

Dependencias

de la CGC

Inicio

Empleado presenta

formulario

DRH-LICE-2011 y

documentos de soporte

a la ventanilla de RRHH

Encargado de

ventanilla sella y

firma de recibido

el formulario

Traslada el

formulario a la


Contractual Laboral

Patrono Empleado

Director recibe y

da visto bueno a

la resolución

Notifica al

solicitante la

resolución

Fin

Procede lo

solicitado?

SiNo

Elabora resolución

de la licencia

solicitada

Notifica la

resolución

A

A

Traslada el

formulario y

resolución para

firma

Asistente


y reproduce

fotocopia de la

resolución

Traslada los

documentos a la


Contractual Laboral

Patrono Empleado



41

Despacho Superior


Procedimiento: Aplicación del Régimen de Despido Hoja 1 de 1


Diciembre 2012


Administrativa

1 Notifica al empleado la apertura de procedimiento de despido indicándole la o las causas que lo fundamentan


Recursos Humanos

2 Se le dará audiencia al empleado, en los próximos tres días hábiles, se le oirá por escrito y se suscribirá acta

Jefe

Contraloría 3

Presenta los medios de prueba que considere necesarios

Empleado

4 Traslada el expediente completo a la Dirección de Recursos Humanos

Jefe

5 Recibe el expediente analiza y emite resolución y lo traslada al Despacho en un lapso de dos días hábiles


Recursos Humanos

6

Recibe el expediente analiza en un lapso de ocho días hábiles, los medios de pruebas presentados por el Empleado


7 Firma la resolución y la traslada

8 Notifica al Empleado la resolución de despido


Recursos Humanos

9 Empleado impugna la resolución? 9.1 Procede paso 10 9.2 Procede paso 13

10 Impugna ante la junta mixta en un plazo de tres días hábiles, contados a partir de la fecha de la notificación

Empleado

Contraloría

11 Seguirá desempeñando sus labores hasta que la Junta Mixta emita su resolución

12 Emite resolución en un plazo de quince días hábiles Junta Mixta

13

Vencido el plazo sin que haya hecho uso de su derecho a impugnar. La resolución queda firme administrativamente

Empleado




42

Diagrama de Flujo

Nombre del la Institución: Contraloría General de Cuentas Página 1/1


Nombre del Procedimiento: Aplicación del Régimen de Despido

Despacho SuperiorContraloría Dirección de Recursos

Humanos

Inicio

Director notifica al

empleado la apertura

de procedimiento de

despido

Jefe dará

audiencia al

empleado y

suscribirá Acta

Jefe traslada el

expediente a

RRHH

Empleado

presenta medios

de pruebas

Director recibe

expediente analiza,

emite resolución y

traslada

Contralor recibe el

expediente analiza

las pruebas

presentadas por el

empleado

Firma la

resolución y

traslada


empleado la

resolución de

despido

Empleado seguirá

desempeñando sus

labores hasta que la

Junta Mixta resuelva

Junta Mixta emite

resolución en

plazo de quince

días hábiles

Fin

AA

Empleado

Impugna?

SiNo

La resolución queda

firme

administrativamente

Impugna ante la

Junta Mixta en un

plazo de 3 días

hábiles



43

Despacho Superior


Procedimiento: Aplicación de Medidas Disciplinarias Hoja 1 de 1


Diciembre 2012


Administrativa

1

Notifica al empleado la apertura del procedimiento disciplinario otorgando un plazo de 48 horas para que evacue la audiencia


Recursos Humanos

2

Evacua la audiencia y si considera que la sanción impuesta es injusta, presentará su medio de impugnación ante el Despacho Superior

Empleado Contraloría

3 Dicta la primera resolución, confirmando o dejando sin efecto la medida disciplinaria y traslada


4 Notifica la resolución al Empleado


Recursos Humanos

5 Recibe la notificación e impugna ante el Despacho Superior en un plazo de 72 horas

Empleado Contraloría

6 Elabora una segunda resolución donde se ratifica, modifica o deja sin efecto la Sanción impuesta al empleado Contralor Despacho Superior

7 Traslada la resolución a Recursos Humanos

8 Notifica la resolución al Empleado


Recursos Humanos 9

Si la notificación implica suspensión se notificará al Departamento de Administración de Recursos Humanos




44

Diagrama de Flujo

Nombre del la Institución: Contraloría General de Cuentas Página 1/1


Nombre del Procedimiento: Aplicación de Medidas Disciplinarias

Despacho SuperiorContraloría Dirección de Recursos

Humanos

Inicio


Empleado la

apertura de

procedimiento

Disciplinario

Empleado evacua

audiencia e

impugna ante el

Despacho

Traslada la

Resolución a

Recursos

Humanos

Contralor elabora

una segunda

resolución para el

empleado

Traslada la

notificación a

Recursos

Humanos


empleado la

resolución

Empleado recibe e

impugna la

resolución ante el

Despacho Superior

Fin

Contralor dicta la

primera resolución

de la medida

disciplinaria

Director notifica la

resolución al

empleado

Si la notificación

implica suspensión

se notificará al Depto

de RRHH



45

Despacho Superior

Unidad, Departamento o Sección: Dirección de Recursos Humanos

Procedimiento: Ascensos del Personal Permanente Hoja 1 de 2


Mayo 2013


Administrativa

1 Elabora el listado de los candidatos seleccionados y lo traslada Asistente


2 Presenta listado de candidatos en el Despacho Superior

Director






6 Alimenta la base de datos para elaborar Acuerdo Asistente 1

7 Traslada el Acuerdo al Asistente 2

8 Revisa el Acuerdo y lo traslada para firma del Contralor

Asistente 2

9 Recibe, revisa, analiza, firma el Acuerdo y lo traslada


10

Reproduce fotocopia del Acuerdo y notifica a la Sección de Relación Laboral Contractual Patrono Empleado


Recursos Humanos

11 Recibe, elabora Acta y certifica la misma Asistente


12 Convoca al Interesado, para ser notificado y completar información


Recursos Humanos



46

Despacho Superior

Unidad, Departamento o Sección: Dirección de Recursos Humanos

Procedimiento: Ascensos del Personal Permanente Hoja 2 de 2


Mayo 2013


Administrativa

13 Firma el Acta, cédula de notificación y completa papelería Interesado

14

Traslada expediente, fotocopia del

Acuerdo, certificación del Acta para la elaboración del movimiento

Asistente 1


15 Elabora, imprime y firma el cuadro de movimiento


Recursos Humanos 16 Confronta y firma cuadro de movimiento de personal Jefe

17 Autoriza y firma cuadro de movimiento de personal Director


18

Traslada cuadro de movimiento al Departamento de Nóminas y documentación a Relación Contractual


Recursos Humanos

19 Opera en el Sistema de Guatenóminas y firma el cuadro de operado

Jefe Departamento de Nóminas y

Compensaciones 20

Traslada cuadro de movimiento al Archivo

Asistente

21 Ingresa a bases de datos RUE y SAG


22 Notifica a las partes (inventarios, Auditoría Interna, Contabilidad, Probidad e Informática)

23 Traslada Expediente al Archivo Documental

24

Archiva cuadro operado, documentación de soporte y expedientes

Asistente

Departamento de Archivo Documental

y Expedientes Laborales




47

Diagrama de Flujo



Nombre del Procedimiento: Ascensos del Personal Permanente

Departamento de

Nóminas y

Compensaciones

Despacho

Superior

Departamento de

Administración

de RRHH

Sección de

Relación Laboral

Contractual

Patrono Empleado

Dirección de

Recursos

Humanos

Inicio

Asistente elabora el

listado de

Candidatos

seleccionados y

traslada

Director presenta

listado de

candidatos al

Despacho

Contralor recibe,

verifica y analiza

los listados

Contralor aprueba

los listados y

devuelve al

Director

Director recibe

listados y traslada

para que continúe

el trámite

Asistente 1

alimenta base de

datos para

elaborar Acuerdo

Asistente 1

traslada el

Acuerdo al

Asistente 2

Asistente 2 revisa

y traslada para

firma del Contralor

Contralor recibe,

revisa, analiza,

firma el Acuerdo y

traslada

Asistente recibe,

elabora Acta y

hace certificación

de la misma

Asistente elabora,

imprime y firma el

cuadro de

movimiento

Jefe confronta y

firma cuadro de

movimiento de

personal

Director autoriza y

firma cuadro de

movimiento

personal

Asiste traslada cuadro

de movimiento al Depto.

de Nóminas y

documentación a

Relación Contractual

Asistente 1

reproduce fotocopia

del Acuerdo y

notifica a la Sección

de Relación Laboral

Asistente 1 convoca

al Interesado, para

ser notificado y

completar

información

Interesado firma el

Acta, cedula de

notificación y

completa papelería

Asistente 1 traslada

expediente, fotocopia

de Acuerdo y

ccertificación del

Acta

Asistente traslada

cuadro de

movimiento al

Archivo

Asistente notifica

a las partes

interesadas

Jefe opera en el

Sistema de

Guatenominas y

firma el cuadro

operado

Asistente ingresa

a base de datos

RUE y SAG

A

A

B

Traslada expediente

al Archivo

Documental

Fin

Asistente del Depto.

de Archivo

Documental archiva

expediente

B

C

C



48



Recursos Humanos

Procedimiento: Solicitud de Constancias y Certificaciones Instituto Guatemalteco de Seguridad Social IGSS

Hoja 1 de 1


Mayo/2013


Administrativa

1

Presenta el formulario de solicitud relacionado con el IGSS a la Ventanilla

de Recepción y Trámite de Documentos


CGC

2 Traslada el formulario al Departamento de Administración de Recursos Humanos



Documentos

3 Recibe y elabora la certificación y/o la constancia solicitada Asistente

Administrativo


4 Traslada el formulario y el documento al Jefe para firma

5 Recibe y firma la certificación y/o constancia solicitada

Jefe

6 Traslada los documentos a la Sección de Recepción y Trámite de Documentos


7 Recibe los documentos y los entrega al solicitante



Documentos 8 Archiva el formulario y copia azul como constancia de que ya entregó lo solicitado

9

Puede realizarlo también como proceso especial llamando al Depto. de Recursos Humanos y solicitar el certificado, se ejecutan los pasos 1 al 6 y previo a que se le entregue debe llenar el formulario de solicitud relacionada con el IGSS y continúan con el paso 8


CGC




49

Diagrama de Flujo



Nombre del Procedimiento: Solicitud de Constancias y Certificaciones Instituto

Guatemalteco de Seguridad Social IGSS

Sección de Recepción y

Trámite de Documentos

Departamento de

Administración de

Recursos Humanos

Dependencias

de la CGC

Inicio

Empleado presenta

formulario de solicitud

relacionado con el IGSS


traslada el formulario al

Depto. de Administración

de RRHH

Asistente

Administrativo recibe y

elabora la certificación

y/o la constancia

solicitada

Asistente

Administrativo

traslada el formulario y

el documento al Jefe

para firma

Jefe recibe y firma la

certificación y/o

constancia solicitada

Asistente

Administrativo traslada

los documentos a la

Sección de Recepción

y Trámite de

documentos

Encargado de

Ventanilla recibe los

documentos y los

entrega al solicitante

Encargado de

Ventanilla archiva el

formulario y copia azul

como constancia de

entregado

Empleado puede

realizar un proceso

especial llamando al

Depto. de RRHH

Fin



50


Unidad, Departamento o Sección: Departamentos de Salud, Higiene y

Seguridad

Procedimiento: Avisos por Enfermedad Hoja 1 de 1


Mayo/2013


Administrativa

1 Empleado debe reportar vía telefónica a su Jefe inmediato, que se encuentra con quebrantos de salud

Empleado

Dependencias de la CGC

2

Jefe Inmediato completa la boleta de Salud y la hace llegar antes de las 8:30 horas al Departamento de Salud, Higiene y Seguridad

Jefe Inmediato /mensajero

3 Firma de recibido la boleta y archiva temporalmente

Asistente

Administrativo

Departamento de Salud, Higiene y

Seguridad

4 Traslada las boletas recopiladas un día anterior al médico de turno

5

El empleado se presenta a consulta y se revisa las boletas de reporte del día anterior y se avala por medio de boleta de suspensión médica de la Institución su ausencia del día anterior

Médico - Empleado

6

Presenta la boleta de suspensión médica a la Ventanilla de Recursos Humanos y copia a su Jefe Inmediato


CGC

7 Recibe y sella la copia de la boleta de suspensión médica Encargado de

Ventanilla


Documentos 8 Traslada la boleta de suspensión a

Encargada de Marcaje

9

Ingresa la información al SAG para su justificación de marcaje luego lo envía al Departamento de Archivo Documental y Expedientes Laborales



10 Archiva la suspensión médica en donde corresponde


Departamento de Archivo Documental y Expedientes Laborales




51

Diagrama de Flujo


Nombre de la Dependencia: Departamento de Salud, Higiene y Seguridad

Nombre del Procedimiento: Avisos por Enfermedad

Departamento de

Salud, Higiene y

Seguridad

Sección de

Recepción y

Trámite de

Documentos

Departamento de

Administración de

Recursos

Humanos

Departamento de

Archivo

Documental y

Expedientes

Laborales

Dependencias

de la CGC

Inicio

Empleado reporta vía

telefónica que se

encuentra con

quebrantos de salud

Jefe Inmediato llena

boleta y la entrega antes

de la 8:30 a Salud,

Higiene y Seguridad


firma de recibido la

boleta y archiva

temporalmente

Traslada las boletas

recopiladas un día

anterior al médico de

turno

Empleado se presenta a

consulta y el médico

avala la ausencia del día

anterior

Empleado presenta la

suspensión médica a la

ventanilla de RRHH y

copia al Jefe Inmediato

Encargado de

Ventanilla recibe y

sella la copia de la

suspensión médica

Traslada la

suspensión al

encargado de marcaje

Ingresa la suspensión

al SAG para justificar

y traslada

Archiva

Fin



52


Unidad, Departamento o Sección: Departamento de Salud, Higiene y Seguridad

Procedimiento: Consulta y/o Suspensión Médica Hoja 1 de 2


Mayo/2013


Administrativa

1 Solicita cita para odontología, nutricional o psicología al Asistente Administrativo en la Clínica


CGC

2

Verifica en el libro de consultas, asigna fecha y hora para la cita, anota en el libro y entrega control de citas al empleado



Seguridad

3 Para consulta con el Médico General no necesita hacer cita

4 Se presenta a consulta en la Clínica de la Institución, llena expediente, ficha o re-consulta


CGC

5 Revisa signos vitales Paramédico


Seguridad

6

Ausculta al paciente con examen general y específico para sus molestias (durante la consulta debe permanecer entre cerrada la puerta y sin llave por emergencias)

Médico

7 Extiende receta y/o suspensión según sea el caso

8 Archiva los documentos donde corresponde


9 ¿Recibió receta y/o suspensión? 9.1 Si: procede paso 10 9.2 No: procede paso 15


CGC 10 Entrega la receta en la Sección de Almacén y Proveeduría por su medicamento

11 Presenta la suspensión médica en Ventanilla de Recursos Humanos



53


Unidad, Departamento o Sección: Departamento de Salud, Higiene y Seguridad

Procedimiento: Consulta y/o Suspensión Médica Hoja 2 de 2


Mayo/2013


Administrativa

12 Recibe y sella la copia de la boleta de

suspensión médica Encargado de Ventanilla


Documentos 13 Traslada la boleta de suspensión médica al Encargada de Marcaje

14

Ingresa la información al SAG para su justificación de marcaje luego lo envía al Departamento de Archivo Documental y Expedientes Laborales

Asistente Departamento de Administración de Recursos Humanos

15 Archiva la suspensión médica donde corresponde


Departamento de Archivo Documental y Expedientes Laborales




54

Diagrama de Flujo


Nombre de la Dependencia: Departamento de Salud, Higiene y Seguridad

Nombre del Procedimiento: Consulta y/o Suspensión Médica

Departamento de

Administración de

Recursos

Humanos

Departamento de

Salud, Higiene y

Seguridad

Sección de

Recepción y

Trámite de

Documentos

Departamento de

Archivo

Documental y

Expedientes

Laborales

Dependencias

de la CGC

Inicio

Empleado se presenta a

la Clínica, llena

expediente, ficha o re-

consulta

Médico ausculta al

paciente, con examen

general y específico

para sus molestias

Médico extiende

receta y/o suspensión

según sea el caso

Asistente archiva los

documentos donde

corresponde

Encargado de

Ventanilla. sella la

copia de la

suspensión médica

Empleado solicita cita

para odontología,

nutricional o

psicología


verifica en libro de

consultas, asigna fecha y

hora

Para consulta con el

Médico General no

necesita cita

Paramédico revisa

signos vitales

Empleado

Recibió receta y/

o suspensión?

SiNo

Empleado solicita

medicamento en la

Sección de Almacén y

Proveedurìa

Empleado presenta la

suspensión médica en

ventanilla de Recursos

Humanos

Encargado de

Ventanilla traslada la

suspensión al

encargado de marcaje

Asistente ingresa la

información al SAG

para justificar el

marcaje y traslada

Archiva

suspensión

A

FinA



55


Unidad, Departamento o Sección: Departamento de Administración de Recursos Humanos

Procedimiento: Seguro de Vida y Médico del Personal de la Contraloría General de Cuentas

Hoja 1 de 1


Mayo/2013


Administrativa

1 Llena Boleta de Seguro y Boleta de Consentimiento Empleado

Dependencias de la CGC

2

Recibe, sella y traslada boletas al Asistente



Documentos

3

Recibe, clasifica las boletas, actualización de papelería, nuevo ingreso o renuncia de los colaboradores

Asistente


4 Envía documentación al Corredor del Seguro antes del 8 de cada mes

5 Autoriza y actualiza su base, según los documentos enviados

Corredor

6 Envía la documentación al Asistente en 3 días hábiles máximo

7

Recibe, elabora listado de colaboradores que tienen el seguro, (vigente, nuevos y coloca las bajas o retiros) y si hubo asegurados que fallecieron durante el mes anterior deben colocarse como bajas en los

listados al siguiente mes del fallecimiento

Asistente Departamento de Administración de Recursos Humanos

8 Hacen cuadre de los asegurados Asistente y Corredor

9 Envía listado y cuadre al Departamento de Nóminas y Compensaciones

Asistente


10 Opera en el Sistema de Nóminas, bonos internos y los descuentos (altas y bajas)

Asistente Departamento de





56

Diagrama de Flujo



Nombre del Procedimiento: Seguro de Vida y Médico del Personal de la Contraloría

General de Cuentas

Sección de


de Documentos

Departamento de

Administración de

Recursos Humanos

Departamento de

Nóminas y

Compensaciones

Dependencias

de la CGC

Inicio

Empleado llena boleta

de Seguro y Boleta de

Consentimiento

Encargado de

Ventanilla recibe, sella

y traslada boleta al

Asistente

Asistente recibe,

clasifica las boletas,

actualización de

papelería, nuevo

ingreso o renuncia

Asistente envía

documentación al

Corredor del Seguro

antes del 8 de cada

mes

Corredor envía la

documentación al

Asistente en 3 días

hábiles máximo

Corredor autoriza y

actualiza su base,

según los documentos

enviados

Asistente recibe,

elabora listado del

seguro y si hubo

asegurados que

fallecieron se colocan

como bajas

Asistente y Corredor

hacen cuadre de los

asegurados

Asistente envía listado

y cuadre al Depto.

Nóminas y

Compensaciones

Asistente opera en el

sistema de Nóminas,

bonos internos y

descuentos

Fin



57



Recursos Humanos

Procedimiento: Autorización de Formulario para Préstamo del

Banco de los Trabajadores Hoja 1 de 1

Fecha de Elaboración: Mayo/2013


Administrativa

1 Solicita voucher de sueldo y constancia de ingresos en la Ventanilla de RRHH

Empleado Dependencias

de la CGC

2

Al recoger lo solicitado debe hacerlo

personalmente y/o hacer una carta de autorización para que alguien realice el trámite

3

Llena formulario para préstamo de BANTRAB (no se aceptan formularios que estén en blanco, con enmiendas ni tachones)

4 Ingresa en Ventanilla de RRHH el formulario para autorización

5 Recibe el formulario y lo traslada al Departamento de Administración de Recursos Humanos



Documentos

6 Revisa formulario verifica los datos y firma de autorizado

Jefe


7

Si el Jefe de Administración de Recursos Humanos no se encuentra se traslada al Jefe de Nóminas y Compensaciones para firma

8

En el caso del personal de los edificios

zona uno y dos lo firma el Jefe del Departamento de Recursos Humanos

9 Traslada el formulario autorizado a la Ventanilla de Recursos Humanos

10

Entrega formulario autorizado al interesado Encargado de

Ventanilla


Documentos




58

Diagrama de Flujo



Nombre del Procedimiento: Autorización de Formulario para Préstamo del Banco

de los Trabajadores

Departamento de

Administración de

Recursos Humanos

Sección de Recepción y

Trámite de Documentos

Dependencias

de la CGC

Inicio

Empleado solicita

voucher de sueldo

y constancia de

ingresos

Al recoger lo

solicitado debe

hacerlo

personalmente o

autorizar a alguien

Empleado llena

formulario para

préstamo

Ingresa en

Ventanilla el

formulario

Encargado de

Ventanilla recibe

el formulario y lo

traslada

Jefe revisa

formulario, verifica

los datos y firma

Si el Jefe de

Administración no

está firma el Jefe

de Nóminas

En el caso del

personal de zona 1 y

2 firma el jefe del

Departamento de

RRHH

Traslada el

formulario a la

Ventanilla de

RRHH

Encargado de

Ventanilla entrega

el formulario al

interesado

Fin



59


Unidad, Departamento o Sección: Departamento de Expedientes Laborales y Archivo Documental

Procedimiento: Escaneo y Archivo de Documentos Hoja 1 de 1

Fecha de Elaboración: Mayo/2013


Administrativa

1 Recepción de documentos que ingresan de los diferentes Departamentos de la Dirección


Departamento de Expedientes Laborales y Archivo Documental

2 Clasifica la documentación que se escanea y la que se archiva físicamente

3

Escanea la documentación, la guarda en el archivo digital del RUE en la carpeta de cada empleado, si es actualización de documento transitorio se reemplaza por el existente en el RUE

4

Archiva en el expediente físico de cada empleado la documentación, si es actualización de documento transitorio se reemplaza por el existente en el expediente




60

Diagrama de Flujo


Nombre de la Dependencia: Departamento de Expedientes Laborales y Archivo

Documental

Nombre del Procedimiento: Escaneo y Archivo de Documentos

Departamento de Expedientes Laborales

y Archivo Documental

Inicio

Recepción de

documentos que ingresan

de los diferentes

Departamentos de

RRHH

Clasifica la

documentación que se

escanea y la que se

archiva fisicamente

Escanea documentación,

la guarda en el archivo

digital del RUE, si es

actualización se remplaza

el documento existente

en el RUE

Archiva en el expediente

físico de cada empleado

la documentación si es

actualización se remplaza

el documento existente

en el expediente

Fin



61

Simbología Básica para la Descripción de Procedimientos

Administrativos

Inicio o Final: Indica el principio o el fin del flujo

puede ser acción o lugar; además, se usa para

indicar una unidad administrativa o persona que

recibe o proporciona información.

Actividad: Describe las funciones que

desempeñan las personas involucradas en el

procedimiento.

Documento: Representa cualquier documento

que entre, se utilice, se genere o salga del

procedimiento.

Decisión o alternativa: Indica un punto dentro

del flujo en donde se debe tomar una decisión

entre dos o más opciones.

Archivo Permanente: Indica que se guarde un

documento en forma permanente.

Archivo Temporal: Indica que se guarde un

documento en forma temporal.



62

Proceso Predefinido: Hace referencia a otro

procedimiento preestablecido.

Conector de página: Representa una conexión o

enlace con otra hoja diferente, en la que continúa

el diagrama de flujo.

Conector: Representa una conexión o enlace del

diagrama de flujo dentro de la misma página.

Transporte o Desplazamiento: Indica el

movimiento de los empleados, material y equipo

de un lugar a otro.

Conector Dinámico: Establece de forma

automática la ruta entre las formas.

Conector de Línea: Conecta los procesos en el

diagrama, mediante líneas rectas.

Documents

Dirección de Recursos Humanos y sus dependencias Acuerdo No A