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Dirección General de Innovación y Dejarlo
Dirección General de Innovación y Desarrollo
Segunda Reunión del Comité de Calidad 2010
Jueves 15 de Abril del 2010
Dirección General de Innovación y Dejarlo
Objetivo de la Reunión
Conocer el avance de los acuerdos que se han tomado en las reuniones del Comité, así como los resultados de los estándares de las 5 S`s de los meses de febrero y marzo y el calendario de reuniones 2010.
Dirección General de Innovación y Dejarlo
Orden del día
1. Bienvenida.2. Objetivo de la Reunión.3. Seguimiento de Acuerdos.4. Presentación de Reglas de Uso para sala de Juntas de las Quintas.5. Resultados de las Verificaciones. de las 5 S`s de los meses de Febrero y Marzo.6. Presentación del Calendario de Reuniones 2010 del Comité de Calidad.7. Acuerdos y Compromisos.
Dirección General de Innovación y Dejarlo
Seguimiento de Acuerdos
Acuerdo Avance ComentariosAcuerdo No. 19/1/02/2010
Gabriela Arvizu hará una relación de las personas que no cuentan con su gafete para que se tramiten en Recursos Humanos.
100%
Se hizo la relación el 2 de marzo y se solicitó a las personas (3) que faltaban de tomarse la foto, pasaran a la Subdirección de Recursos Humanos a realizar dicho trámite. Los gafetes fueron entregados 2 días después.
33
Dirección General de Innovación y Dejarlo
Seguimiento de Acuerdos
Acuerdo Avance ComentariosAcuerdo No. 19/2/02/2010
Cada área llevará a cabo los cambios en sus medidores de eficiencia, la Jefa del Departamento de Innovación Administrativa estará en contacto para servir como apoyo.
Acuerdo No. 19/3/02/2010Se programarán 2 reuniones, una con la Subdirección de Sistemas de la Información y otra con la Subdirección de Programación y Presupuesto.
50%
100%
Los medidores de eficiencia sujetos a actualización son los de las Subdirecciones de Tecnologías de la Información y Evaluación y Desarrollo Administrativo, de los cuales se presentan los correspondientes a ésta última. En lo que corresponde a la Subdirección de Tecnologías de la Información, se programó una reunión para mañana 16, con el fin de revisar y analizar las actividades del personal de base del Departamento de Innovación Tecnológica, que es el área que tendrá actualización en sus medidores.
Se llevaron a cabo las 2 reuniones, la primera entre el 22 y 26 de Febrero con la Subdirección de Programación y Presupuesto y con la Subdirección de Tecnologías de la Información el 4 de marzo, dándoles a conocer la información vista en la reunión pasada del Comité de Calidad, llevada a cabo el 19 de Febrero del 2010.
33
Subdirección de Evaluación y
Desarrollo Administrativo
Puesto Colaborador Medidor Indicador Meta
Apoyo Administrativo y Enlace con la
Dirección General
María del Rosario Montijo
Villegas
Logro en tiempo y
forma de las actividades asignadas
Oficios realizados/ Oficios solicitados
100%
Llamadas telefónicas
realizadas/ llamadas telefónicas solicitadas
100%
Captura en tiempo y forma de la información
generada de la SSP y SSS en el DAP
No. de correcciones capturadas en el sistema/No. de
solicitudes de cambio de la información en
el sistema
100%
Captura en tiempo y forma de la
información que se recibe para los
directorios de la SSP y SSS
Actualizaciones realizadas a los
Directorios /Solicitudes de actualización
recibidas
100%
Medidores de Eficiencia Subdirección de Evaluación y Desarrollo Administrativo
Departamento de Desarrollo
Administrativo
Puesto Colaborador Medidor Indicador Meta
Jefe de Oficina de
OrganizaciónHéctor González
Logro en tiempo y forma del Programa
de Trabajo
No. de manuales programados/ No..de manuales realizados
100%
Logro en tiempo y forma de
actividades asignadas
Manuales recibidos para revisión/Cédulas realizadas con
Observaciones u Oficio de envío a la SECOG para dictamen
100%
No. de asesorías solicitadas/ No. de asesorías realizadas
100%
Capacitaciones solicitadas o programadas/Capacitaciones
realizadas100%
Jefe de Mejora de Oficina
Jurídica y de mejora de Tramites y Servicios
Lic. Adán Escalante
Logro en tiempo y forma del Programa
de Trabajo
Cartas Compromiso Programadas o solicitadas/Cartas Compromiso
realizadas100%
No. de asesorías solicitadas/ No. de asesorías realizadas
100%
No. de Reglamentos Internos programados/No. de Reglamentos
Internos realizados100%
Medidores de Eficiencia Departamento de Desarrollo Administrativo
Departamento de Desarrollo
Administrativo
Puesto Colaborador Medidor Indicador Meta
Analista Técnico
Administrativo
Ma. de los Ángeles Candela
Logro en tiempo y forma del Programa
de Trabajo
Actualizaciones realizadas al MTS/Actualizaciones solicitadas al
MTS100%
Cédulas actualizadas del Manual de Trámites Empresariales/Cédulas solicitadas para actualización del
Manual de Trámites Empresariales
100%
Actualizaciones realizadas al Manual de Descripción de
Puestos/Actualizaciones solicitadas al Manual de Descripción de Puestos
100%
No. de personas que asistieron a capacitación /No. de capacitaciones
programadas100%
Secretaria Delia Camargo
Logro en tiempo y forma de
actividades asignadas
Oficios realizados/ Oficios solicitados
100%
Llamadas telefónicas realizadas/llamadas telefónicas
programadas100%
Correspondencia archivada/correspondencia recibida
100%
Medidores de Eficiencia Departamento de Desarrollo Administrativo
Departamento de Enlace y Gestión
de Acuerdos
Puesto Colaborador Medidor Indicador Meta
Asistente del Departamento
Rosalia Ruiz Meyenberg
Logro en tiempo y forma del Programa de
Trabajo
Actas realizadas/Actas solicitadas
100%
Diseño de Portadas realizadas/portadas
solicitadas100%
Presentaciones realizadas en power
point /presentaciones solicitadas en power
point
100%
Capturista y apoyo secretarial
Brenda Mireya Guzman Campa
Logro en tiempo y forma de las actividades
asignadas
Oficios realizados/ oficios solicitadas
100%
Llamadas telefónicas realizadas/llamadas
telefónicas solicitadas100%
Acuerdos del CNS capturados/Acuerdos del CNS solicitados
100%
Medidores de Eficiencia Departamento de Enlace y Gestión de Acuerdos
Departamento de Innovación Administrativa
Puesto Colaborador Medidor Indicador Meta
Coordinador Técnico
Gabriela Arvizu Garrobo
Cumplir en tiempo y forma con las actividades
programadas
Actas del Comité de Calidad Realizadas/ Actas del Comité de
Calidad Programadas
100%
Cumplir en tiempo y forma con las actividades
programadas
Día en qué se actualizó el Tablero
de Control/Fecha programada para la
actualización del tablero de control
100%
Logro en tiempo y forma de las actividades
asignadas
Oficios realizados/ Oficios solicitados 100%
Logro en tiempo y forma de las actividades
asignadas
Llamadas telefónicas
realizadas/llamadas telefónicas solicitadas
100%
Medidores de Eficiencia Departamento de Innovación Administrativa
Dirección General de Innovación y Dejarlo
Acuerdo Avance ComentariosAcuerdo No. 19/4/02/2010
Se recibirán propuestas para las Posturas de atención y se presentarán en la próxima reunión del Comité de Calidad.
Acuerdo No. 19/5/02/2010Se enviará un oficio a la Subdirección de Recursos Materiales haciendo la requisición para los depósitos para el papel, con el fin de buscar la manera de que nos apoyen.
100%
100%
Se recibieron propuestas de las Subdirecciones de Tecnologías de la Información y la Subdirección de Programación y Presupuesto estuvo de acuerdo con las propuestas vistas en la reunión del 19 de Febrero del 2010.
Se envió la solicitud a través de oficio No. 81 de fecha 23 de febrero del año en curso, de la cual todavía no tenemos respuesta.En este oficio se solicitaron 6 portapapel sanitario, 2 portapapel para secado de manos, así como la reparación de algunos plafones de esta Dirección General ubicada en las Quintas.
Seguimiento de Acuerdos33
ACTUALES
1.- Portar el gafete de identificación personal.2.- No usar palabras altisonantes con sus compañeros y el resto del personal.3.- Dirigirse de manera amable al emitir una instrucción.4.- Dirigirse de manera respetuosa con el compañero.5.- Tratar al público y a los compañeros, ya sea de manera verbal o por escrito de manera respetuosa.6.- Usar ropa formal para oficina de lunes a jueves y el viernes vestimenta casual.7.- Contestar el teléfono identificando a la Dirección General de Innovación y Desarrollo y diciendo el nombre de quien atiende la llamada8.- Preguntar previamente al pasar una llamada a alguna extensión: nombre de la persona que llama, asunto y nombre de la persona con quien desea hablar; si la secretaria de la Subdirección o Departamento en cuestión, no se encuentra, anotar el recado en el block correspondiente y pasarlo a la Subdirección o Departamento que corresponda
Seguimiento de Acuerdos - Posturas de Atención -
9.- Cuando se acerque alguna persona pidiendo información, tratar de resolver o canalizar el asunto a quien se crea que corresponda.
10.- Uso de computadoras, sólo por personal al quien está asignada (No niños).
11.- Uso responsable del Internet.12.- Respetar líneas de autoridad para una comunicación efectiva.13.- Programar adecuadamente la ocupación de la Sala de Juntas, tomando
en cuenta las necesidades de cada área.
PROPUESTAS
14.- Puntualidad a la hora de llegada. 15.- No dejar hojas recicladas en la Impresora.16.- Mantener un ambiente de trabajo sano y cordial. 17.- Cuando amerite, debido a cargas de trabajo, apoyar en la realización de
trabajos que solicite el jefe inmediato superior, aunque no sean de su responsabilidad.
18.- Establecer un lugar donde puedan estar las llaves del área y el sello.
Seguimiento de Acuerdos - Posturas de Atención -
1era S
SEIRI
SELECCIONAR
1No revistas de publicidad ni papeles innecesarios
escritorios, cajones libreros
2Equipo inmobiliario no
necesarioáreas de trabajo
3Pasillos y áreas de
trabajo libres de obstáculos
accesos, pasillos y áreas de trabajo
4Depurar información para
envío al archivo de concentración
escritorios cajones carpetas y cajas
5
Seleccionar información de uso diario y elaborar
listado de lo que se tiene
Listados de información de
tránsito
Estándares de Verificación de las 5 S’s
2da S
SEITON ORGANIZAR
1Dejar tu mobiliario de oficina
ordenado
sillas dentro del escritorio, oficios en minutas, oficios pendientes. de responder en
charola
2Carpetas y expedientes con etiquetas de identificación
cajones con expedientes etiquetados y libreros con carpetas etiquetadas en color
blanco, letra Arial color negro
3Herramientas de trabajo en su
lugar
guillotina y perforadora en mueble de sala de juntas, máquina de escribir en escritorio de
recepción de las quintas
4Organización de archivos
electrónicos
el escritorio de la computadora sin documentos, tener sólo programas que se
utilicen. Dentro del disco "C" tener una carpeta de “Subdirección o Departamento de___” , en la cual se tengan ordenados por
asunto los archivos que se generan en el área que corresponda
Estándares de Verificación de las 5 S’s
3era S
SEISO LIMPIEZA
1Ventanas, puertas y paredes
libres de papeles y propaganda
la información debe estar publicada solamente en el
tablero de control
2 La basura en su lugarPisos de toda la DGID
libres de basura
3No alimentos en áreas de
trabajoque no haya alimentos
sobre el escritorio
4Evitar en lo posible la
contaminación por ruido
evitar gritos y escuchar música únicamente con
audífonos
Estándares de Verificación de las 5 S’s
4ta S
SEIKETSU ESTANDARIZAR
1Áreas de trabajo
identificablesáreas con su
respectivo nombre
3Impresión de documentos
hojas reciclables en caja negra, respetar orden de impresión
4 Software permitidono bajar música ni
videos en las computadoras
Estándares de Verificación de las 5 S’s
5ta S
SHITSUKE
DISCIPLINA
1 Portar gafeteTodo el personal de la
DGID con gafete
2Limpiar el área de
juntas
borrar pizarrón y acomodar las sillas y limpiar la mesa cada vez que se use, así como cumplir con
normas de uso de la sala de juntas de las
quintas
3Apagar equipos
eléctricos
Al término de labores, Computadora, minisplit
y luces apagadas
Propuesta para Estándares de Verificación de las 5 s’s.
Presentación de Normas de uso de la Sala de Juntas de las Quintas
1. Respetar los horarios del calendario de la sala de juntas.
2. Cada vez que termines de utilizar el área favor de borrar el pizarrón.
3. Limpiar la sala cada vez que finalice la reunión.4. Desconectar aparatos electrónicos (aire
acondicionado, cañón, conexión, computadora, etc.)5. Acomodar las sillas, guillotina y la perforadora.6. Si es necesario limpiar el piso, favor de avisar al
personal de intendencia.7. Apagar la luz.8. Cerrar el aula al finalizar.
NOTA: Recuerda esta área es de todos y es importante que la cuidemos para mantenerla limpia y ordenada
44
Resultado de las Verificaciones de las 5 S`s de los meses de
Febrero y Marzo
55
Dirección General de Innovación y Dejarlo
Gráficas de los Estándares de las 5S`sde los meses de Febrero y Marzo
Dirección General
55
Gráficas de los Estándares de las 5S`sDirección General de Innovación y Desarrollo
1era S: desorden en la oficina en la 3ra .semana2da S: no había organización en el disco “C” en 3era. semana5ta S: no portar el gafete en 1, 3 y 4ta semana
2da S: falta de organización en el disco C5ta S: no portar gafete en 1, 2 y 4 semana
55
Dirección General de Innovación y Dejarlo
Gráficas de los Estándares de las 5S`sde los meses de Febrero y Marzo
Subdirección de Programación y Presupuesto
55
Gráficas de los Estándares de las 5S`sSubdirección de Programación y Presupuesto
2da S: mobiliario desordenado
55
Dirección General de Innovación y Dejarlo
Gráficas de los Estándares de las 5S`sSubdirección de Programación y Presupuesto
1era S: depurar información en la 3ra semana2da S: Organización de archivos en 1era semana3ra S: no portar gafete
2da S: Mobiliario de oficina desordenado
55
Dirección General de Innovación y Dejarlo
Gráficas de los Estándares de las 5S`sSubdirección de Programación y Presupuesto
2da S: falta de organización en el disco “C” en 1era semana5ta S: no portar gafete en 1era semana
2da S: organización de archivos electrónicos
55
Dirección General de Innovación y Dejarlo
Gráficas de los Estándares de las 5S`s.Subdirección de Programación y Presupuesto
2da S: silla fuera de lugar
55
Dirección General de Innovación y Dejarlo
Gráficas de los Estándares de las 5S`sde los meses de Febrero y Marzo
Subdirección de Tecnologías de la Información
55
Gráficas de los Estándares de las 5S`sSubdirección de Tecnologías de la Información.
Estándares de Orden y LimpiezaSubdirección de Tecnologías de la información
Mes: Febrero del 2010
2da S: silla fuera del escritorio5ta S: no traer gafete en 1era y 3era semana
55
Dirección General de Innovación y Dejarlo
Gráficas de los Estándares de las 5S`sSubdirección de Tecnologías de la Información
55
Dirección General de Innovación y Dejarlo
Gráficas de los Estándares de las 5S`sSubdirección de Tecnologías de la Información
2da S: silla fuera de lugar
55
Dirección General de Innovación y Dejarlo
Gráficas de los Estándares de las 5S`sSubdirección de Tecnologías de la Información
55
Dirección General de Innovación y Dejarlo
Gráficas de los Estándares de las 5S`sde los meses de Febrero y Marzo
Subdirección de Evaluación y Desarrollo Administrativo
55
Dirección General de Innovación y Dejarlo
Gráficas de los Estándares de las 5S`sSubdirección de Evaluación y Desarrollo Administrativo
2da S: organización de archivos electrónicos
55
Dirección General de Innovación y Dejarlo
Gráficas de los Estándares de las 5S`sSubdirección de Evaluación y Desarrollo Administrativo
1era S: papeles innecesarios en las 4 semanas
55
Dirección General de Innovación y Dejarlo
Gráficas de los Estándares de las 5S`sSubdirección de Evaluación y Desarrollo Administrativo
55
Dirección General de Innovación y Dejarlo
Gráficas de los Estándares de las 5S`sSubdirección de Evaluación y Desarrollo Administrativo
2da S: caja en sus pasillos
1era S: papeles innecesarios
55
Gráficas de los Estándares de las 5S`sSubdirección de Evaluación y Desarrollo Administrativo
1era S: una caja en el pasillo 1era semana2da S: silla fuera de lugar
1era S: papeles innecesarios 2da S: silla fuera del escritorio
55
Presentación del Calendario de Reuniones 2010 del Comité de Calidad
FECHA
HORA
LUGAR
Jueves 18 de Febrero del 2010
9:00
a
10:00 hrs.
Centro de Capacitación
para la Salud
Jueves 15 de Abril del 2010
Jueves 17 de Junio del 2010
Jueves 19 de Agosto del 2010
Jueves 14 de Octubre del 2010
Martes 7 de Diciembre del 2010
66
Dirección General de Innovación y Dejarlo
ACUERDOS Y COMPROMISOS
77
Dirección General de Innovación y Dejarlo
Dirección General de Innovación y Desarrollo
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