Dirección General de Servicio Civil Centro de Capacitación ... · de los facilitadores por parte de los participantes de la actividad de capacitación. Para facilitar el ingreso

Dirección General de Servicio Civil Centro de Capacitación y Desarrollo

Herramienta de Gestión de Formularios de Capacitación Manual de Usuario

Elaborado por: Karla Carranza López Revisado y aprobado por: José Alberto Rodríguez Salazar

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Índice

Presentación ........................................................................................................... 3

1. Ingreso a la aplicación ...................................................................................... 4

2. Utilización de la aplicación ................................................................................ 9

2.1 Formulario de Capacitación 1 (Focap-1)................................................................... 9

2.2 Formulario de Capacitación 2 (Focap-2)................................................................ 11

2.3 Formulario de Capacitación 3 (Focap-3) ............................................................... 13



2.6 Formulario registro de asistencia ............................................................................ 18

2.7 Certificados de participantes .................................................................................. 18

2.8 Certificados de facilitadores.................................................................................... 22

2.9 Envío del archivo .................................................................................................... 22




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Presentación

El Centro de Capacitación y Desarrollo (CECADES), con la herramienta de

Gestión de Formularios de Capacitación, pretende incentivar una nueva forma de

gestión pública basada en el uso de técnicas y medios electrónicos.

La misma busca un cambio de los procedimientos tradicionales en físico (papel)

hacia procedimientos por medios informáticos en los trámites de los Formularios

de capacitación (focaps), con el objetivo de mejorar los procesos internos de las

Unidades de Capacitación cubiertas por el Régimen de Servicio Civil, facilitando

su labor de gestión de la capacitación en las respectivas instituciones y con ello

brindar un servicio más eficiente y oportuno a los usuarios del SUCADES. Por tal

motivo, este manual está dirigido a los coordinadores de dichas Unidades de

Capacitación.

El documento comprende dos aspectos: Formularios de capacitación y el

certificado de la actividad de capacitación.

Se describen distintos módulos que deben ser completados con la información

requerida en cada uno de ellos. Esta información será incorporada en una base de

datos administrada por el CECADES, lo cual le permitirá a éste mantener un

control de las distintas actividades de capacitación que se desarrollen, y con ello

tomar decisiones que permitan mejorar constantemente.

El CECADES le invita a explorar la herramienta, emplearla y aprovechar las

ventajas que esta ofrece.




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1. Ingreso a la aplicación

A continuación se detallan los pasos necesario para ingresar adecuadamente a la

aplicación.

1. Es necesario que descargue el archivo la dirección web indicada (se les

informará oportunamente), o bien desde el correo electrónico que el

facilitador(a) del CECADES le haga llegar. El archivo descargado se

encuentra en formato comprimido “.rar”.

Importante: En caso de que en su computadora no tenga instalado el descompresor de archivos

Winrar debe descargarlo de internet e instalarlo, o bien solicitar a la Unidad de informática de su

institución que le realicen la instalación.




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2. Al dar doble click sobre el archivo aparecerá el mensaje que aparece en la

siguiente imagen, debe seleccionar la opción de “abrir”.

3. Aparecerá el mensaje que se muestra en la siguiente figura, por tanto debe

dar click sobre el botón “close”.




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4. Posteriormente para guardar el archivo debe dar click sobre el botón

“Extract To”, como se muestra en la siguiente figura, esto le permitirá

escoger la dirección en donde desea guardar el archivo para que pueda

trabajar con él.




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5. Una vez guardado el archivo se podrá abrir dando doble click sobre el

mismo y aparecerá la siguiente pantalla.

Aparecerá un mensaje de “Advertencia de seguridad”, por lo que será necesario

dar click en “Opciones” y seleccionar la opción: Habilitar este contenido y

Aceptar, como se observa en la siguiente imagen.




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En este momento la herramienta se encuentra lista para ser empleada.




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2. Utilización de la aplicación

Esta es la pantalla de ingreso y recorrido por la herramienta.

Mediante esta se puede ingresar a los distintos formularios de capacitación, así

como al registro de asistencia y la emisión de los certificados.

2.1 Formulario de Capacitación 1 (Focap-1)

Dando click en el botón “Ir a Focap-1” podrá visualizar los campos a completar, en

algunos casos se selecciona de una lista, como en el campo de “Nombre de la

Institución”, en otros de ingresa la información manualmente como el campo de

“Nombre de la Actividad”. Al completar esta pantalla debe dar click al botón de




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Continuar para completar la segunda parte del Focap; de igual forma para pasar

a la tercera pantalla del mismo.

En esta pantalla existe un botón (Agregar grupos) para ingresar el número de

grupos y las características de cada uno de ellos.

Una vez que se haya completado la información del grupo, debe dar click en el botón

de “Aceptar”, e indicar si desea ingresar otro grupo.

Cuando haya terminado de completar la información de los grupos, puede visualizar y

en caso de ser necesario modificar la información pulsando el botón de “Ver

información de grupos”.

Para continuar debe dar al botón “Continuar con Focap-1” para terminar de completar

la información referente a dicho Focap.




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Finalmente, cuando haya completado la información correspondiente a este

Focap, podrá imprimirlo dando click en el botón “Imprimir Focap-1”.

Es posible notar que en cada una de las pantallas existe un botón que indica:

“Volver al Menú Principal”, con el cual podrá dirigirse a la pantalla de inicio de la

herramienta.


Dando click en el botón “Ir a Focap-2” podrá visualizar los campos a completar, los

cuales corresponden a las calificaciones indicadas en la evaluación de la actividad

de capacitación por parte de los participantes de la misma. Para facilitar el ingreso

de la información puede dar click sobre el botón “Ingresar nuevo participante”

como se observa en la siguiente figura.




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Cuando haya digitado la información correspondiente al primer participante y al

dar click en “Aceptar” aparecerá un mensaje que consulta si desea ingresar otro

participante, en caso de querer incluir otro dar click en “sí” en caso contrario dar

click en “no”, al dar click en esta opción aparecerá la pantalla en donde se

encuentra ordenada toda la información que ha ingresado.

Al terminar de ingresar los datos de las encuestas, puede dar click en el botón

“Continuar con Focap-2” para pasar a la última pantalla de este Focap y de esta

forma completar la información necesaria. En esta misma pantalla podrá imprimir

el documento en “Imprimir Focap-2”.




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Dando click en el botón “Ir a Focap-3” podrá visualizar los campos a completar, los

cuales corresponden a las calificaciones indicadas en la evaluación de cada uno

de los facilitadores por parte de los participantes de la actividad de capacitación.

Para facilitar el ingreso de la información puede dar click sobre el botón ”Ir a

ingresar datos”, como se observa en la siguiente figura.




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Con ello aparecerá un formulario en el cual incluir las evaluaciones (de 1 a100)

hechas por los participantes de la actividad de capacitación de cada uno de los

facilitadores, tal como se muestra en la siguiente figura.

Si desea seguir ingresando información de un mismo facilitador (de los diferentes

participantes) debe dar en el botón “Guardar datos e ingresar participante al

mismo facilitador”, mientras que si desea ingresar información de otro facilitador

debe dar click en el botón “Guardar datos y cambiar de facilitador”.

Cuando haya terminado de ingresar la información, puede ver la información de

manera ordenada pulsando el botón: “Ver registro de facilitador”.

Una vez ingresada toda la información, puede visualizar los resultados dando click

en el botón “Calcular evaluación por facilitador”.




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Con lo cual se generará el resumen de resultado de la evaluación por facilitador

que puede ser impreso pulsando en el botón “Imprimir Focap-3”.

Además será necesario que ingrese el número de participantes de la actividad de

capacitación.

Si desea visualizar nuevamente el registro de los facilitadores (resultados de las

distintas encuestas) debe dar click en el botón “Ver registro de facilitador”.




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Dando click en el botón “Ir a Focap-4” podrá visualizar el formulario que resume la

evaluación tanto de la actividad de capacitación como de los distintos facilitadores.

Para imprimir dicho formulario debe pulsar el botón “Imprimir Focap-4”.




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Dando click en el botón “Participantes y facilitadores” podrá visualizar el formulario

en el cual deberá incluir los datos de los participantes de la actividad de

capacitación los cuales serán empleados para elaborar los certificados y dando

click en el botón “Ir a información de facilitadores” encontrará el formulario que

permite ingresar la información correspondiente a los facilitadores, en este caso el

nombre y la calificación aparecerán automáticamente. Ambos formularios se

visualizan en las siguientes figuras.

Información de participantes

Información de facilitadores

Finalmente, la información tanto de participantes como de facilitadores se puede

imprimir presionando el botón “Imprimir información de participantes y

facilitadores”




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2.6 Formulario registro de asistencia

Este formulario puede ser impreso (dando click en “Imprimir registro de

asistencia”) para que los participantes firmen haciendo constar su presencia en la

actividad de capacitación. El nombre de la actividad se carga automáticamente,

así como el nombre del coordinador (es); mientras que los datos de fecha y

horario deben ser ingresados manualmente.

Además, los datos del número de cédula y nombre del participante aparecerán

automáticamente según hayan sido ingresados en la información de los

participantes, los demás datos deberán ser ingresados manualmente ya sea por el

coordinador de la actividad, o bien por los participantes de las misma.

Lo anterior se observa en la siguiente figura.

2.7 Certificados de participantes

Este es un módulo de uso opcional, el cual permite cargar la información

completada en los diferentes formularios, así como en el formulario de información

de los participantes.




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Permite cargar el logo de las instituciones que confieren el certificado (en caso de

que el logo cargado sea con fondo transparente se recomienda ponerle un fondo

blanco en propiedades de relleno con el fin de que no se noten la leyenda de

“insertar logo”), además indicar el nombre de dichas instituciones en el campo

correspondiente, las fechas de realización de la actividad y las personas que

deben firmar y el cargo que ocupan. Los demás datos se incluyen

automáticamente

Los datos correspondientes a cada participante aparecerán cuando se seleccione

de la lista que se muestra a la derecha. Este certificado puede imprimirse

pulsando el botón “Imprimir certificado”.

Lo anterior se muestra en la siguiente figura.




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2.8 Certificados de facilitadores

Al igual que el módulo de certificado de los participantes, este es un módulo de

uso opcional, el cual permite imprimir de manera automática el certificado de

agradecimiento al facilitador, tomando en cuenta la información del nombre de la

actividad y la clase de actividad que se ha indicado previamente.

Información que se debe incluir manualmente:

Logos (dando click en “Insertar logo”)

Nombre de organización (es) que confieren el certificado

Nombre del facilitador (a)

Día y mes en que se confiere el certificado

Nombre y puesto de los firmantes

2.9 Envío del archivo

De esta forma se completa la totalidad de los requerimientos de los formularios de

capacitación.

Al finalizar el proceso y la totalidad de la información haya sido incorporada, debe

comprimir nuevamente el archivo y enviarlo mediante correo electrónico al

CECADES.




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Para comprimir el archivo siga el siguiente procedimiento:

1. De click derecho sobre el archivo y seleccione “Add to archive”.

2. Seleccione “RAR” y pulse Aceptar.




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El archivo comprimido se guardará en la misma carpeta donde está guardado el

archivo original. Este archivo comprimido será el que se debe enviar al CECADES

a la dirección electrónica del Señor Francisco Hernández, a saber:

[email protected] .

Para cualquier consulta puede comunicarse al correo [email protected]

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]

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