directiva n° 08-2010-dggi

,. • .ES C0!' lA l<'lEL DEL IGINAL

1 MOl 1010 Lima: ,

.-

~Pl5~ 8172

N° 2010-IN-1501

Lima, 2 2 NOV. 281.

VISTO: ~",o DEi. .-...v,r va o~.>,

fiEl Informe N° 330-2010-IN-150602 de fecha 22.10.2010, proveniente de la Unidad de g. l suntos Administrativos - Abastecimiento, proponiendo la aprobación del proyecto de la

".Got>.''''. Directiva denominada "Normas y Procedimientos para el Registro' y Control de Bienes del '1. BAlOOCliDA Almacén de la Dirección General de Gobierno Interior", y; en atención a la Recomendación 6

~el Informe Largo N° 007-2010-IN/0405 "Auditoria a la Información Financiera de la Unidad Ejecutora 027-DGGI del Pliego 007 MININTER correspondiente al Ejercicio Fiscal 2009 "

CONSIDERANDO:

Que, mediante Oficio N° 606-2008-EF/76.14, la Dirección Nacional del Presupuesto Público del Ministerio de Economía y Finanzas, aprueba la creación de la Unidad Ejecutora 027- Dirección General de Gobierno Interior del Ministerio del Interior.

Que, siendo necesario establecer las pautas y procedimientos para el Registro y Control de Bienes del Almacén de la Dirección General de Gobierno Interior, así como las responsabilidades inherentes en la recepción, custodia y entrega de estos bienes, de acuerdo a la normatividad vigente;

4\0 Dei."" I " q, Que, de conformidad a la Resolución de Contraloría N° 320-2006-CG,"Normas de lfi :.-> t~ co. • ontrol Interno', Título 111 "Normas Generales de Control InternO', numeral 3.1 "Procedimientos \<l. Autorización y Aprobación", los servidores y funcionarios públicos deberán hacer

1.:.~c.~".~,:" .. I" =",,$ udmPlimdiendto Ide dlosl procedimient?bsl.establbe~idos'dcoln el ~idn dde promover una administración ." a ecua a e os e os recursos pu ICOS y lenes e a entl a ;

. "',,- ~:~. IJ s.

® N. LUYO R.

Que, de conformidad al Decreto Supremo N° 004-2005-IN, "Reglamento de Organización y Funciones del Ministerio", Art. 107°.- La Unidad de Asuntos Administrativos, coordina y ejecuta en al ámbito de su competencia las actividades relativas a los Sistemas de Abastecimiento, de personal, de información y difusión referidos a la Dirección General y Autoridades Políticas, así como las referidas a gestión documentaria y archivo;

Que, el Manual de Administración de Almacenes para el Sector Público Nacional, aprobado por Resolución Jefatural N° 335-90-INAP/DNA, establece normas, procedimientos y responsabilidades para la Administración de almacenes en organismos del Sector Público

o DEi. Nacional. VOBO~A ""'de l Estando a lo propuesto por la Unidad de Asuntos Administrativos-Abastecimiento y

~J~;¡;;;"'iv.¡,~ ntando con la visación de la Oficina de Asesoría Legal y de la Unidad de Asuntos '" ,,,,.,0 dministrativos de la Dirección General de Gobierno Interior;

,Gob·

;1. BAlOOCIiDA $ .•

•

,."'. "/,:,' . De conformidad con la Ley N° 27444 - Ley de Procedimiento Administrativo General y

. ,,'" ",~;'el Reglamento de Organización y Funciones del Ministerio del Interior vigente, aprobado ( R'"ID,,·, :'rnediante Decreto Supremo N° 004-2005-IN, Y demás normas pertinentes;

@ V,CHIPAN~G

SE RESUELVE:

Articulo Primero,- APROBAR, la Directiva denominada "Normas y Procedimientos para el Registro y Control de Bienes del Almacén de la Dirección General de Gobierno Interior", que forma parte integrante de la presente Resolución.

Articulo Segundo,- ENCARGAR," a la Unidad de Asuntos AdministrativosAbastecimiento y la Unidad de Asuntos Administrativos-Contabilidad, velar por el cumplimiento estricto de la presente Directiva.

Artículo Tercero,- ENCARGAR, a la Oficina de Telecomunicaciones e Informática la publicación de la referida Directiva en el Portal Institucional de Transparencia,

REGíSTRESE, COMUNíqUESE Y CÚMPLASE

LU. ¿,;,... a . ................................................ ~-~ ..... . ViCTOR LOP

r eneral de Gobierno Interior MJNISTERIO DEL INTERIoR

'. 8ALDOCI;DA S.

M. eHI P.

V.CHIPAHAG

MINISTERIO DEL INTERIOR UE 027 DIRECCION GENERAL DE GOBIERNO INTERIOR UNIDAD DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS

"DECENIO DE ~ PERSONAS CON DISCAPACIDAD EN EL PERÚ" "AÑO DE LA CONSOLlDACION ECONÓMICA y'SOCIAL DEL PERU "

08 DIRECTIVA No - 2010-DGGI

. "'. ~i'. " 00'

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL REGISTRO Y CONTROL DE BIENES DEL ALMACEN DE LÁ DIRECCION GENERAL DE GOBIERNO INTERIOR

1. OBJETIVO

Establecer normas y procedimientos para el registro y control de bienes de la Unidad de Asuntos Administrativos - Almacén de la Dirección General de Gobierno Interior.

2. FINALIDAD

2.1 Registro de los ingresos y salidas de bienes de almacén. 2.2 Control enforma oportuna de los saldos de los bienes de la Unidad de Asuntos

Administrativos - Almacén. 2.3 Reportar información mensual del movimiento flsico y valorizado de los bienes

de la Unidad de Asuntos Administrativos - Almacén. 2.4 Aplicación contable conforme a los ingresos y salidas de bienes de almacén.

3. ALCANCE

De aplicación para todas las Unidades Orgánicas y Órganos Desconcentrados de la Dirección General de Gobierno Interior.

4. BASE LEGAL

4.1 Ley N" 28112- Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Publico. 4.2 Ley N° 29465 Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal20JO 4.3 Decreto Legislativo N° J OI7-Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento. 4.4 Ley N° 29334- Ley de Organización y Funciones del Ministerio del Interior. 4.5Decreto Supremo N Q 004-2005-IN de fecha 26 de Julio de 2005- Aprueban

Reglamento de Organización y Funciones del Ministerio del Interior.

5. VIGENCIA

A partir del día siguiente de la aprobación de la Directiva mediante Resolución Directoral de la Dirección General de Gobierno Interior.

1

V. BALDOCE)OI'- S"

v.e IPANAc


6. NORMAS GENERALES

6.1 DEFINICIONES

1. Almacén Es el área que depende de la Unidad de Asuntos Administrativos Abastecimiento de la Dirección General de Gobierno Interior.

2. Tarje/as Bincard

Denominación que se les da a las Tarjetas de Control Visible que tienen como finalidad registrar el movimiento (no valorizado) de cada bien almacenado, rejlejando el saldo de estos. Es de uso exclusivo y permanente del almacenero y debe ubicarse junto al grupo de bienes en ella registrados (Ver Anexo 4).

3. Tarjetas Kárdex

Tienen como finalidad suministrar información sobre el movimiento de entrada y salida de bienes en el almacén, así como las adquisiciones que por su naturaleza y finalidad se Adquieren con fondos para pagos en efectivo y mostrar el valor unitario y acumulado de estos bienes. Es de carácter obligatorio mantener actualizado el registro de los bienes en tarjeta Kárdex por medio manual o itiformático. (Ver Anexo 5).

4. Ingreso de Bienes al Almacén

Los bienes adquiridos deben ingresar fisicamente al Almacén, antes de ser utilizados, con excepción de aquellos que por su naturaleza y finalidad se adquieren con el Fondo para Pagos en Efectivo.

5. Existencias

Son todos los bienes corrientes (suministros) que se encuentran almacenados con carácter temporal para su posterior distribución al usuario final.

6. Plazo de Permanencia de los Bienes de Activo Fijo en el Almacén

Los activos fijos podrán permanecer en stock del Almacén, por un período que no debe exceder de 15 días calendario, en resguardo de las condiciones óptimas y foncionamiento, evitando el deterioro y, obsolescencia (En atención de aquellos bienes activos con destino a las diferentes Unidades Orgánicas de laDGGI).

Salvo casos excepcionales los bienes de activo fijo podrán permanecer en el almacén central por un tiempo mayor al indicado. Para lo cual el área usuaria deberá comunicar por escrito los motivos que impiden su retiro del almacén.

7. Dlas de atención del Almacén

La atención y distribución de los bienes de la Unidad de Asuntos Administrativos - Almacén, se realizara de lunes a viernes en el horario de 8:00 a.m. a 4:00 p.m.

2


Así mismo, de ser necesario, el cronograma de atención para las Unidades Orgánicas y Órganos Desconcentrados podrá ser programado y autorizado por la Unidad de Asuntos Administrativos, dentro de los días y horario arriba mencionados.

7. Documentos fuente que utílizarán para el registro en el Almacén

~ ORDEN DE COMPRA - GUIA DE INTERNAMIENTO.

Documento a través del cual se formaliza la adquisición de un bien, constituyendo a la vez el formulario indispensable para dar ingreso del mismo a la Unidad de Asuntos Administrativos - Almacén con incidencia contable. (Ver Anexo 1).

Los bienes que el proveedor entregue a la Dirección General de Gobierno Interior, serán únicamente los que figuran y están descritos en la respectiva Orden de Compra. De existir diferencia alguna el responsable del almacén no está obligado a recibirlos, debiendo presentar de inmediato el informe correspondiente a su jefe.

~ PEDIDO COMPROBANTE DE SALIDA POR CONSUMO (PECOSA).

Documento a través del cual se materializa la distribución de los bienes que salen de la Unidad de Asuntos Administrativos - Almacén y con destino al usuario final, acción que tiene incidencia contable definitiva. (Ver Anexo 2).

~ NOTA DE ENTRADA AL ALMACEN

Documento mediante el cual se registra el ingreso de bienes a la Unidad de Asuntos Administrativos-Almacén por concepto distinto a la adquisición con Orden de Compra, por concepto de donaciones o legado en especie, transferencias, sobrantes de inventario o obras, sobrantes de bienes adquiridos con Fondos de Pagos en Efectivo, fabricación interna, etc. Todo ello debidamente sustentado; con incidencia contable. (Ver Anexo 3).

8. Ámbito de atención y competencia del almacén.

La asignación y distribución de los bienes comprende la atención de las diferentes áreas de la Unidad de Asuntos Administrativos y de las gobernaciones a nivel nacional de la Dirección General de Gobierno Interior.

6.2 V ALUACION DE EXISTENCIAS

Se aplicará el método de valuación Primeras Entradas, Primeras Salidas (PEPS).

3

\r. BALDÚCEOA 5.

V.CHIPIINM

MINISTERIO DEL INTERIOR UE 027 DIRECCION GENERI\L DE GOBIERNO INTERIOR UNIDAD DE ASUNTOS ADMINISTRIITIVOS

7. NORMAS ESPECÍFICAS

7.1. COMPETENCIAS DEL ALMACÉN

l. Registrar, conciliar, controlar y conducir el proceso de consolidación del movimiento de las existencias, emitiendo reportes mensuales de entradas, salidas y saldos de bienes de almacén. En el caso de Bienes de Activo Fijo, se coordinara con el área de Control Patrimonial, para la distribución de bienes dejando constancia la PECOSA y el Acta de Entrega de recepción de los mismos.

2. Cumplir estrictamente con el cronograma de entrega de los reportes relacionados con el movimiento de la Unidad de Asuntos Administrativos -Almacén, debiendo tener en consideración lo siguiente:

3.

~ La fecha de cierre de movimientos de ingresos, salidas y saldos mensuales de la Unidad de Asuntos Administrativos - Almacén, será el último día laborable de cada mes.

~ Consolidar los reportes mensuales de cierre del movimiento y saldos de los bienes de la Unidad de Asuntos Administrativos - Almacén. .

~ Los reportes consolidados de cierre del movimiento de ingresos, salidas y saldos mensuales del Almacén Central serán remitidos a la Contabilidad, dentro de los primeros cinco días hábiles del mes siguiente.

~ Efectuar oportunamente la solicitud o reposición de bienes, teniendo en cuenta el stock mínimo o de seguridad, a fin de mantener la continuidad del abastecimiento.

Verificar los datos consignados en el Pedido de Comprobante de Salida (PECOSA), nombre (nombres y apellidos) y dependencia del destinatario o usuario final, quién efectúa y suscribe la PECOSA.

4. Efectuar la entrega del bien adquirido al usuario final dentro del plazo de diez (JO) días calendario delingreso fisico a la Unidad de Asuntos Administrativos -Almacén, a excepción de los bienes que se tienen en almacén como stock.

7.2.- RECEPCION y DISTRIBUCION DE BIENES POR EL ALMACÉN

El Almacén Central realizará las siguientes acciones respecto a los bienes adquiridos:

Recepción.

1. Consiste en la secuencia de operaciones que se desarrollan a partir del momento en que los bienes han llegado al local de la Unidad de Asuntos Administrativos -Almacén, y termina con la ubicación de los mismos en el lugar designado para efectuar la verificación y control de calidad.

2. La recepción se efectúa sobre la base de su correspondiente orden de compra, debidamente comprometida en el SIAF-SP y guía de remisión u otro documento análogo, a fin de verificar que coincidan en su contenido.

Así mismo cuando se trate de bienes de Activos Fijos, éstos deberán ser verificados por el área solicitante previamente a su recepción.

4

~ ~ N. LUYO 11.

M. CHIP.


3. La recepción de los bienes se ejecutarán conforme a lo siguiente:

. Examinar en presencia de la persona responsable de la entrega: los registros, sellos, envolturas, embalajes, etc., de no encontrarse conforme, informar al respecto .

. Contar los paquetes, bultos y/o el equipo recepcionadoy asegurarse de anotar las discrepancias encontradas en los documentos de recibo .

. Pesar los bultos recibidos registrando el peso en las guías y en el exterior del mismo. Esta acción no será necesaria cuando el número y características de los bienes recepcionados permitan efectuar una verificación cuantitativa ..

4. Anotar en la documentación de recibo: (Guía de Remisión)

· Nombre de la persona que hace la entrega. · Nombre de la persona que recibe la mercadería. · Número de placa del vehículo utilizado en el transporte (de ser pertinente). · Fecha y hora de recepción.

7.3 VERIFlCACION y CONTROL DE CALIDAD

Las actividades que se realizan dentro de esta fase deben ser ejecutadas en un lugar predeterminado independiente de la zona de almacenaje; comprende las acciones siguientes:

l. Retirar los bienes de los embalajes.

2. Una vez abiertos los bultos se procederá a revisar y verificar su contenido en forma cuantitativa y cualitativa.

3. La verificación cuantitativa se efectuará para comprobar que las cantidades recibidas son iguales a las que se consignan en la documentación de recibo. Incluye las comprobaciones dimensionales de identificación, tales como: longitud, capacidad, volumen, peso, temperatura, etc.

4. La verificación cualitativa o control de calidad, se realizará en la verificación de características y propiedades de los bienes recepcionados, debiendo encontrarse de conformidad con las especificaciones técnicas solicitadas.

5. La verificación y control de calidad se efeclÚa en presencia de la persona que hace la entrega cuando la cantidad y características de los bienes permitan realizar la verificación cuantitativa y cualitativa en el momento de la recepción.

6. Si por el número y características de los bienes recepcionados fuera necesario mayor tiempo para efectuar la verificación y control de calidad, el Jefe de la Unidad de Asuntos Administrativos - Almacén suscribirá la guía respectiva dando conformidad sólo por el número de bultos recibidos y el peso bruto respectivo.

7. Tratándose de bienes que por sus características técnicas ameriten ser sometidos a pruebas de conformidad y/o análisis, las pruebas o exámenes serán

5

~.' .. ~ '.

N. L YO R.

M.CHIP.

V. 8A1..00r,EUA S.


encargados por la Unidad de Asuntos Administrativos-Almacén, a especialistas del mismo organismo u otros organismos del sector público, y excepcionalmente de ser necesario a especialistas del sector privado.

8. La conformidad de la recepción será suscrita por el responsable de la Unidad de Asuntos Administrativos - Almacén en el rubro de la Orden de Compra y guía respectiva. Se sustenta en la verificación que éste realice o con el informe favorable de las pruebas de conformidad a que se refiere el literal anterior.

9. Se debe tener cuidado en la fecha de vencimiento de los bienes perecibles (alimentos, pinturas, cemento, etc.).

Internamiento.

Comprende acciones para la ubicación de los bienes en los lugares previamente asignados. Se ejecutarán las labores siguientes:

J. Agrupar los bienes según su tipo, período de vencimiento, dimensión, etc.

2. Ubicar los bienes en el lugar que previamente se les ha designado en la zona de almacenaje. Se hará de tal manera que su identificación sea ágil y oportuna.

3. Se evitará dividir un grupo de bienes del mismo tipo en zonas de almacenaje diferentes.

4. Si la Unidad de Asuntos Administrativos - Abastecimiento de la Dirección General de Gobierno Interior, no cuenta con los equipos o ambientes· especiales, para la conservación de determinados bienes, éstos se internarán a través de otros órganos u organismos que cuenten con ellos. La responsabilidad de la custodia corresponde a estos últimos. El encargado de la Unidad de Asuntos Administrativos . Almacén efectúa la constatación del ingreso y conformidad del mismo.

Registro y Control.

Ubicados los bienes en las zonas de almacenaje, se procederá a registrar su ingreso en la tarjeta 4e control visible, la misma que será c%cada junto al grupo de bienes registrados. Para aquellos bienes que proceden de donaciones, transferencias u otros conceptos distintos a la compra, se procederá previamente a formular la correspondiente Nota de Entrada a Almacén (NEA).

Custodia.

Conjunto de actividades que se realizan con la finalidad de que los bienes almacenados conserven las mismas características físicas y numéricas en que fueron recibidas.

Las acciones concernientes a la custodia son las siguientes:

6

e N. LUYO R.

M.CHIP.


l. Protección a los materiales: está referida a los tratamientos específicos que son necesarios a cada artículo almacenado, a fin de protegerlos de elementos naturales como la humedad, luz, lluvia, temperatura, etc. Las técnicas por aplicar serán las estipuladas en normas técnicas, manual del fabricante u otros textos especializados.

2. Protección del local de almacén: a las áreas fisicas destinadas a servir de almacén se las debe rodear de medios necesarios para proteger a las personas, el material almacenado, mobiliario, equipos y las instalaciones mismas de riesgos internos y externos. Para el efecto se lomarán medidas afin de evitar:

Robos o sustracciones. Acciones de sabotaje Incendios Inundaciones, etc.

3. Protección al personal de la Unidad de Asuntos Administrativos - Almacén: se deben contemplar todos los aspectos de protección al personal por los daños que puedan causar a su integridad fisica; con tal fin se les dotará de los equipos e implementos necesarios para la adecuada manipulación de los materiales. Así mismo se diseñarán planes de seguridad que contemplarán programas de evaluación para casos de siniestros (incendios, terremotos, inundaciones), y de entrenamiento en el manejo de equipos de manipulación de materiales y de seguridad.

Órdenes de Compra

La Unidad de Asuntos Administrativos - Abastecimiento remitirá las Órdenes de Compra documentadas directamente a la Unidad de Asuntos Administrativos -Contabilidad de la DGGI con los siguientes listados:

>' Orden de Compra documentada, firmado por el encargado de la Unidad de Asuntos Administrativos - Almacén, la Unidad de Asuntos Administrativos -Abastecimiento y Jefe (a) de la Unidad de Asuntos Administrativos.

>' Formato- Listado de Autorización de Compromisos SIAF, firmado por el responsable de la Unidad de Asuntos Administrativos - Abastecimiento.

De los requerimientos

Los requerimientos de bienes formulados por las diferentes unidades orgánicas, debidamente suscritos por los niveles correspondientes y aprobados por la Unidad de Asuntos Administrativos son remitidos a la Unidad de Asuntos Administrativos - Abastecimiento para su atención según disponibilidad de existencias (Ver Anexo No 6).

Los requerimientos no programados serán remitidos a la Unidad de Asuntos Administrativos - Abastecimiento, a fin de ser evaluados y re programados de acuerdo a la disponibilidad presupuestaria.

De los despachos

l. Una vez autorizado el despacho de los bienes, se procederá a hacer entrega de los mismos a la dependencia solicitante, debiendo firmar el responsable

7

itA ~

M.CHIP.


de la recepción y entrega del bien la PECOSA en el campo de "solicitante" y "recibí conforme ". indicándose la fecha de recepción.

2. La autorización se otorga para aquellos bienes que figuran en el respectivo cuadro de necesidades.

3. Se autorizará pedidos no programados sólo en los casos derivados de situaciones de emergencia. los que deberán ser calificados por la Unidad de Asuntos Administrativos - Abastecimiento. siendo atendido con cargo a los stocks de seguridad.

4. Esta fase comprende lo siguiente:

Registro del Pedido Comprobante de Salida. Aprobación del Jefe de Almacén. Valorización del Pedido Comprobante de Salida; Registro de las salidas autorizadas de bienes en las Tarjetas de Existencias Valoradas de la Unidad de Asuntos Administrativos -Almacén.

5. Está prohibido que el almacenero haga entrega de bienes de la DGGI sin contar con el respectivo Pedido Comprobante de Salida (PECOSA).

Área de Saneamiento Físico Legal y Control Patrimonial

En caso de bienes provenientes de donaciones, deberá registrarse el ingreso mediante Nota de Entrada al Almacén (NEA), correspondiendo al responsable del Control Patrimonial entregar los siguientes documentos:

:» Copia del Acta de Aceptación de Transferencia y Donación.

:» Acta de Entrega - Recepción.

:» Relación valorizada en nuevos soles de los bienes a registrar (hoja de trabajo debidamente codificado y con la unidad de medida, de acuerdo al Catálogo de Bienes).

:» Informe de Control Patrimonial solicitando el respectivo registro.

:» Otros documentos complementarios.

7.4 DEL REGISTRO CONTABLE

Para efectuar los registros en la cuenta de existencias, consideración los reportes de ingresos, salidas y saldos de Almacén, (Ver Anexo 5).

7.5 EL CONTROL Y PROHIBICIONES

se tendrá en existencias del

Del Control de los Bienes de la Unidad de Asuntos Administrativos - Almacén

1. La Unidad de Asuntos Administrativos - Almacén controlará la recepción o internamiento de los bienes, previa verificación, registro, control de los bienes

8

M.CHIP.

cfI2~ .. ) v.e IPAIlAG


adquiridos por la Unidad de Asuntos Administrativos - Abastecimiento de la Dirección General de Gobierno Interior.

2. Los requerimientos de bienes se canalizarán a través de la Unidad de Asuntos Administrativos y será remitido a la Unidad de Asuntos Administrativos -Abastecimiento o quien haga sus veces.

3. Prohibido eliminar una Orden de Compra emitida y registrada en el sistema.

4. Prohibida la eliminación del Pedido de Comprobantes de Salida - PECOSA, procesada, registrada e informada al área correspondiente.

5. Para el caso de bienes duraderos: engrapadoras, perforadores, tijeras Y otros, serán requeridos indicando el nombre del usuario final.

6. El formulario para la Orden de Compra tendrá cuatro (04) originales, las cuales serán distribuidos: 01 con destino para Abastecimiento, 01 para Almacén, 01 para Pago y otra para el proveedor. Asi mismo, remitir copia fedateada al responsable de contabilidad y copia simple a Presupuesto.

7. Los formularios: Pedido Comprobante de Salida - PECOSA tendrán un original y dos copias, cuya distribución será: Original para la Unidad de Asuntos Administrativos - Almacén, una copia para la Unidad de Asuntos Administrativos - Contabilidad y otra para el área solicitante. Los formularios tendrán su propio número correlativo generado por el Módulo de Almacén.

8. Si por alguna circunstancia el área solicitante llegara a romper o extraviar un formulario de Pedido Comprobante de Salida (PECOSA), antes de su remisión a la Unidad de Asuntos Administrativos - Almacén, el área responsable deberá comunicar por escrito lo sucedido a la Unidad de Asuntos Administrativos -Abastecimiento de la DGGI.

7.6 DEL INVENTARIO FISICO DE EXISTENCIAS

Es una forma de verificación fisica que debe realizarse en la Unidad de Asuntos Administrativos - Almacén. Consiste en verificar la existencia fisica de los bienes almacenados, apreciar su estado de conservación, deterioro y condiciones de seguridad y podrán ser. los siguientes:

1. Inventario Masivo Comprende la verificación fisica de todas las existencias almacenadas, forma parte del Inventario Físico General, y se efeclÚa cerrando las operaciones del almacén por uno o varios días de acuerdo al caso, como mínimo una vez por año ya que sirve de sustento a los estados financieros.

2. Inventario Selectivo Comprende la verificación de un grupo de existencias previamente seleccionadas, se realiza periódicamente o cada vez que sea necesario comprobar que los registros de stock se mantengan al día, completos y exactos; y que concuerden con las tarjetas de control visible de almacén (Bincard) y las tarjetas de existencias valoradas (Kárdex). Se realiza sin paralizar las actividades de almacén.

9

ft). ", ~ , $ ..

N. LUYO R.

M.eHI P.


3. Sobrantes y Faltantes de Inventario

Es el grupo de existencias que resulta como consecuencia de la conciliación entre los reportes de existencias y el inventario físico realizado.

Alta de Bienes Sobrantes

Es el procedimiento que consiste en la incorporación física contable del grupo de existencias que están en condición de sobrantes de inventario, como consecuencia de la conciliación entre los reportes de existencias y el inventario o verificación]lSica.

Para determinar el Alta de sobrantes de Inventario, se procederá de la siguiente manera:

a. Determinar el origen, principalmente entre las siguientes causas:

1. Documentos fuentes no registrados en las tarjetas de existencias valoradas o Bincard.

2. Bienes entregados en menor cantidad a la autorizada en el respectivo Pedido Comprobante de salida (PECOSA).

3. Entrega de un bien similar en lugar del que figura como sobrante.

b. En caso que el origen de los sobrantes de inventario se deba a las dos (2) primeras causas señaladas en el literal anterior, se incorporarán al registro de existencia formulando la respectiva Nota de Entrada de Almacén (NEA) y documentación sustentatoria correspondiente.

c. Cuando los sobrantes tienen su origen en la entrega de un bien similar en lugar del sobrante, implica que la misma cantidad del bien sobrante debe fígurar corno faltante en bien similar entregado. En este caso se procederá a efectuar el ajuste correspondiente en la Tarjeta de Control Visible y Tarjeta de Existencias Valoradas.

d. El Alta de los bienes de existencias debe ser aprobado mediante Resolución Directoral de la Dirección General de Gobierno Interior, previo Informe técnico favorable de Almacén.

Baja de Bienes

Es el procedimiento que consiste en la extracción del registro patrimonial y contable del grupo de existencias que corno resultado del inventario físico estén considerados para tal efecto, siendo objeto de baja en los siguientes casos:

a. Los bienes fungibles siniestrados que se encuentran en completo estado de inutilidad.

b. La merma producida en las existencias por efecto de volatilización o por acción de animales depredadores.

c. Las existencias sustraídas, robadas o perdidas.

d. Existencias que por su vencimiento o su estado de descomposición no son recomendable .para el consumo humano.

10

M.CHIP.

MINISTERIO DEL INTERIOR UE 027 DIRECCION GENERAL DE GOBIERNO INTERIOR UNIDAD DE ASUNTOSADMINISTRAnvoS

e. Existencias que reflejan poca rotación por el espacio mayor de un (1) año como mínimo según movimiento mostrado en la Tarjeta de Control Visible de Almacén.

Asimismo la baja de un bien debe ser propuesta y debidamente sustentada por el responsable del Almacén de la Unidad de Asuntos Administrativos- Abastecimiento de la DGGI, en la forma siguiente:

a. Para los casos a) y b) la baja se sustentará con el informe técnico el que califlca su estado de inutilidad.

b. En el caso c) la bqja se sustentará con el expediente de las investigaciones realizadas y la denuncia policial.

c. En el caso d) la baja se sustentará con el respectivo ilijorme técnico por el deterioro o descomposición del bien.

d. Para el caso e), deberá previamente circularse y ofrecerse estos bienes a las diferentes áreas administrativas y gobernaciones a nivel nacional, para agotar posible uso; caso contrario, proceder a su baja.

e. La baja de los suministros o existencias de la Unidad de Asuntos Administrativos - Almacén, debe ser aprobada mediante Resolución Administrativa de la Dirección General de Gobierno Interior, previo Informe Técnico favorable de la Unidad de Asuntos Administrativos - Almacén.

4. Enajenación

Es el proceso por el cual la Unidad de Asuntos Administrativos - Almacén recomienda la disposición final de los bienes dados de baja de acuerdo a los siguientes casos:

a. Para Donación

La Unidad de Asuntos Administrativos - Almacén evalúa la solicitud y elabora informe recomendando la donación, remitiéndolos posteriormente al responsable de la Unidad de Asuntos Administrativos - Abastecimiento el sustento para la emisión de la respectiva resolución administrativa.

b. Para Incineración y Destrucción

La Unidad de Asuntos Administrativos - Almacén elabora el i'!forme técnico y recomienda la incineración y destrucción. según sea .el caso, derivándose a la Unidad de Asuntos Administrativos - Abastecimiento para la respectiva resolución administrativa de aprobación. Esta acción se efectúa cuando no es posible realizar acto de disposición alguna con las existencias de bienes del almacén que estén de baja.

c. Para la Venta

La Unidad de Asuntos Administrativos - Almacén elabora el informe señalando la cantidad de bienes existentes, características Cualitativas de cada una y con valores de inventario. elevándose al responsable de la Unidad de Asuntos Administrativos - Abastecimiento, para que se elabore las bases y efectúe el proceso logístico que corresponda.

11

@ :;l. •

N.l Ó Ro

(3'P DEJ."'>..'\. f OfIcina dé '\ .~or' Legal. 4. 1 ,~, I'!I..""

"'~/. Go .\~

M.CHIP.

MINISTERIO DEL INTERIOR UE 027 DIRECCION GENERAl DE GOBIERNO INTERIOR UNIDAD DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS

Es necesario. que para los casos descritos del numeral 4, la Unidad de Asuntos Administrativos - Abastecimiento designe un Comité verificador. integrada por un servidor de cada una de sus unidades involucradas

8.- DISPOSICIONES FINALES

~ El inventario final deberá contener el detalle de los bienes de la Unidad de Asuntos Administrativos - Almacén. correspondiente a existencias (no activos fifos).

"., ........ ' ... "" . .t('i'-\O DfJ. 1~2'\ ~'~ %

~ La Oficina de Telecomunicaciones e Informática (OTI), en coordinación con la persona encargada de implementar el "Sistema Integrado de Gestión' Administrativa" - SIGA, serán los responsables del correcto foncionamiento del SIGA, en el ámbito de su competencia.

lO! . ~\ . e TABllIDAD' ~ ')¡.

'l. BAI.DOC¡;DA s.

~ La Unidad de Asuntos Administrativos-Capacitación y Difusión. será la encargada de la difusión de la presente directiva a las áreas administrativas de la Dirección General de Gobierno Interior involucradas para su cumplimiento.

~ El encargado de la Unidad de Asuntos Administrativos - Almacén, tiene la responsabilidad de informar a la Unidad de Asuntos Administrativos -Abastecimiento sobre el incumplimiento' de la presente directiva o irregularidades que involucren la seguridad y custodia de los bienes almacenados, así como su respectiva documentación.

ANEXOS

ANEXO] : ANEXO 2 : ANEXO 3 : ANEXO 4 : ANEX05:

Orden de Compra - Guía de Internamiento Pedido Comprobante de Salida - PECOSA Nota de Entrada al Almacén - NEA Tarjeta de Control Visible - BINCARD Tarjeta de Existencias Valoradas - KARDEX

12

ANEXON· 01

ORDEN DE COMPRA - GUíA DE INTERNAMIENTO N°

UNIDAD EJECUTORA

NRO. IDENTIFICACIÓN

1. DATOS DEL PROVEEDOR

i'ior( •• ) :

Concepto:

Código canto

Telefóno :

Unid. Med.

N' "p. SIAf'¡ I

2. CONDICIONES GENERALES

N° Cuadro Adqul.lc:

Tipo de Proceso :

N° Contrato : Fax: Monede: SI.

Descripción

AFECTACION PRESUPUESTAL

• Mnemónico

aclura a nombre de :

irección:

Cadena Funcional FF/Rb Clesl'. Gasto

gradecemos enviar los bienes a la siguiente dirección:

RESPONSABLE

Ilnnas y MIIoI reglamerUlÍo$ o autorlzadOll.

de devolv ... la mercederia que no este de acuerdo oon las aapa<;ifleaeloroas tecnleas.

YSERV.

on SI.

0000000

TIC:

Precios Unttaro SI. Total SI.

TOTAL SI . SI. 0.00

Exonerado $/.0.00

V.Venta SI. 0.00

I.G.V. SI. 0.00

Total SI. 0.00

RUC:

88 obligl a cumplir laosoollgaclonB8 que le C04TBSpOnden, I para conlnltar con el Elltado en CM<.> de Incumplimiento :~~~~~~~~~~W~F"'~"~·i~~"'~"~'·~O~/Catendlda.

~~ __ ~~~~ ____________________________________ -J

.... ISTERIO DEL. INTERIOR

UE 027 DIRECCION GENERAL. DE GOBIERNO INTERIOR

UNRlAD DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS

Anexo N° 02

DIRECCION GENERAL DE GOBIERNO INTERIOR PEDIDO - COMPROBANTE DE SALIDA

0000

DEPENDENCIA SOLICITANTE -11 LUGAR Y(E¡--IICODIGO DE LA DEPENDENCIA

SOLICITO ENTREGAR A : I Mn:;;~iCO I Func I PrgFun I SubPrgFun I CONDEsnNOA ~~~~~---t-----+----~---1------~-+----~---+--------~

ActIProy Compon. Codo Meta

ARTICULOS SOLICITADOS ORDEN DE DESPACHO

N° Código Cantidad Descripción Unidad Documento

Cantidad Valor

Medidad de Origen P.U. Total SI.

~~ 1 r ¡Is- 02

V3 I • 4

N.~YO R.s 6 7

r~< 8

f Oficina da .; • Ase~'9'1 .. 1 ":Q""'.GO ~ 12 -M. CHIP. 13

14

(1) 15 16 17

18

~AG. 19 20 21

~~~:;~ ~ 1< TOTAL O i'!'".d ~ ~~~.,p SOLICITANTE JEFE DE ABASTECIMIENTO ENCARGADO DE ALMACEN RECIBI CONFORME

~

I

FECHA !.GO~"'P'

\/. BALOOCE pA 5 • .. ~';lJEr~

b4~ ~f LI "n·:1 l .IJ

P 41 \/bl\¡ oc:

I

Anexo N· 03

DIRECCION GENERAL DE GOBIERNO INTERIOR

PROCEDENCIA:

CON DESTINO A:

REFERENCIA:

O EQUIPO DE OFICINA

EQUIPO DE O TRANSPORTE

O MAQUINARIA y eQuIPO

O GASTOS DE OPERACiÓN

BIENES EN I

~~ • .,. V, AG.

UNIDAD,DEÁS4NTOS ADMINISTRATIVOS L~..v- ALMACEN CENTRAL

NOTA DE ENTRADA A ALMACEN N° 000000

----~

SI.

SI.

SI.

SI.

SI.

O PEDIDOS EN TRANSITO

TRASPASO

DOEBIENES

D REMESA DE BIENES

INCLUIDO

SI.

SI.

SI.

[J ____________ __

M.CHIP.

Ánexo N° 04

DIRECCION GENERAL DE GOBIERNO INTERIOR UNIDAD DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS LOGISTICA - ALMACEN CENTRAL

CONTROL VISIBLE DE ALMACÉN NOLI ___ .......J

ARTICULO: _____________ ~~~~------------SERIE: CODIGO: ________ __

UNIDAD DE MEDIDA:

DOCUMENTO MOVIMIENTOS V" B'

FECHA CLASE N° ENTRADA SALIDA SALDO

.

ARTICULO:

SERIE:

Anexo N° 05

DIRECCION GENERAL DE GOBIERNO INTERIOR UNIDAD DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS LOGISTICA - ALMACEN CENTRAL

KARDEX VALORADO DE ALMACÉN

NolL--_--'

CODIGO: ___________________ _

UNIDAD DE MEDIDA:

DOCUMENTO MOVIMIENTOS EN UNIDADES PRECIO MOVIMIENTOS EN VALORES ~ FECHA CLASE N° ENTRADA SALIDA SALDO UNITARIO ENTRADA SALIDA SALDO

~~~~~~--~~~--~~~

~¡;AG.

~"'~; I;';;-~~, ~ ~ -e. , ur-.lj,t'" ~!íl------1I-----+---+-----t-----+----+----+-------1-----+-----, ~untos ;.: ;,i'~nlstrat!v't0'1------I-----+----+--------1f-------+-----+----+------+------__f-----

~~/,GOb#I_----__f----+_----I__----__+-----+-----+_----+_-----___1f_-----+------>J. BP.¡jjOCEDAF, _____ + ___ -t ____ -+ _____ -t-_____ +-____ --i ____ --i ______ -+ ______ +-____ ~

~~ .

iIe ~ ~;?'

ó O/Y¡

.~

fe "<- () ·V.~

Documents

directiva n° 08-2010-dggi