ETAPA DE DISEO

SISTEMAS DE INFORMACIN PARA LA GESTIN

ETAPA DE DISEO

En esta etapa se producen los detalles que establecen la forma en que el sistema cumplir con los requerimientos identificados durante el anlisis (CMO). Entre los elementos que deben considerarse en el diseo estn:

Flujos de datos

Almacenes de datos

Procesos

Procedimientos

Controles

Funciones del personal

Seleccin de hardware y software

Interfaces

Salidas

Entradas

Archivos

SELECCIN DE HARDWARE Y SOFTWARE

Muchas veces, cuando un sistema de informacin se encuentra bajo desarrollo, el sistema computacional sobre el que se implementar ya se encuentra en la organizacin. En estos casos, todo el esfuerzo de diseo se concentra en adaptar la aplicacin a las caractersticas del sistema de cmputo.

Sin embargo, cuando es necesario un nuevo equipo computacional, la seleccin y adquisicin del mismo introduce una dimensin ms en la actividad de diseo del nuevo sistema. La seleccin se centra alrededor de los costos y de las caractersticas de procesamiento y comunicaciones.

Aparecen aspectos similares cuando se deben adquirir paquetes de software disponibles en el mercado. La seleccin de software para computador necesita la evaluacin de las caractersticas de cada paquete, ya que debe cumplir con los requerimientos establecidos en la etapa de anlisis.

DISEO DE SALIDAS

Es la informacin que se entrega a los usuarios a travs del sistema de informacin. Algunos datos requieren procesamiento extenso antes de que se conviertan en salida adecuada. Otros datos son guardados y considerados salida cuando se les recupera con poco o nulo procesamiento.

Los usuarios dependen de las salidas para realizar sus tareas, y frecuentemente juzgan el mrito de un sistema nicamente por sus salidas. Para lograr que las salidas sean tiles, debe trabajarse estrechamente con los usuarios hasta que el resultado sea satisfactorio.

Al disear una salida, deben cumplirse algunos objetivos, que son:

Disear la salida para que sirva al propsito deseado. Toda salida debe tener un propsito. No deben generarse slo porque es posible hacerlo. Si la salida no es funcional, no debe ser creada, ya que hay costos de tiempo y materiales asociados con todas las salidas del sistema.

Disear la salida para que se ajuste al usuario. A veces es difcil personalizar la salida, y se prefiere que una salida se ajuste a varios usuarios a la vez, aunque no sea la que cada uno hubiera preferido.

Entrega de cantidad adecuada de informacin. No siempre ms es mejor.Parte del diseo es decidir la cantidad de informacin que es correcta para los usuarios. La sobrecarga de informacin es un problema. A veces es preferible disear varias salidas que una con toda la informacin.

La salida debe encontrarse sonde se necesite. No interesa que una salida est bien diseada, si no la ven los usuarios que la requieren.

Entregar la salida a tiempo. Deben poderse tomar decisiones en base a las salidas, por lo que deben llegar a tiempo donde se requieren. Hay que preocuparse de la distribucin. Tambin debe definirse la periodicidad de las salidas. Cules se generarn semanalmente, mensualmente, en forma diaria, etc.

Seleccin del mtodo de salida adecuado. Las salidas pueden tomar muchas formas, como informes impresos en diferentes tipos y tamaos de papel, informacin desplegada en diversos tipos de pantallas, audio, microformas, etc. Segn el tipo de salida, difieren los costos, flexibilidad, tiempo de vida, distribucin, almacenamiento, transportabilidad, posibilidad de recuperacin,

En relacin a categoras de salidas, estas pueden clasificarse en externas e internas.

Salidas externas: salen de la organizacin. Por ejemplo los recibos de pago, cheques, informes anuales a usuarios externos, etc. Algunas de stas sirven de salida y de entrada, por ejemplo al pagar un recibo de luz, ste se escanea y sirve como entrada.

Salidas internas. Se mantienen dentro de la organizacin.

Las salidas externas difieren en su apariencia en relacin a las internas. Muchos documentos externos llevan instrucciones para que sean utilizados en forma adecuada. A veces se utilizan formularios preimpresos que contienen logotipos y colores corporativos.

Para facilitar la seleccin de la tecnologa de salida, pueden responderse, entre otras, las siguientes preguntas:

Quin usar o ver la salida (necesita calidad)?

Cuntas personas necesitan a salida?

Dnde se necesita la salida?

Cul es el propsito de la salida?

Cul es la velocidad a la que se necesita la salida?

Con que frecuencia se necesita?

Cunto deber guardarse?

EL ASCENDENTE DE LA SALIDA

Hay tres formas principales en las cuales la presentacin de una salida es inadvertidamente tendenciosa:

1. La forma en que es ordenada la informacin

2. Los lmites aceptables

3. La seleccin de grficos.

1. Generalmente los usuarios dan mayor atencin a la informacin que se presenta primero. Los ordenamientos ms comunes son alfabtico, cronolgico y por costo. Va a depender de cul es el objetivo de la salida para elegir un mejor ordenamiento.

2. Muchos reportes se generan solo cuando se cumplen ciertas condiciones. Hay cuatro problemas generales con la asignacin de lmites que pueden dar ascendencia a la salida:

a. Lmite asignado muy bajo (Ej. Atrasos en pagos de una semana)

b. Lmite asignado muy alto (Ej. Atrasos de 6 meses)

c. Rango demasiado estrecho (Clientes entre 21 y 25 aos)

d. Rango demasiado alto(clientes entre 18 y 90 aos)

3. Puede darse en el tamao del grfico, su color, la escala y hasta el tipo.

DISEO DE UNA SALIDA IMPRESA

Convenciones de diseo (informacin constante, informacin variable, lneas de repeticin.

Calidad de papel, tipo y tamao

Formas de salida especiales (preimpresas).

Consideraciones de diseo

Atributos funcionales (encabezado y/o ttulo, nmero de pgina, fecha, ttulos de columnas, agrupamiento, cortes de control.)

Atributos estticos. Los informes deben ser atractivos y fciles de leer. Uso de espacios en blanco, caracteres especiales recuadros para destacar informacin, mrgenes

DISEO DE ENTRADAS

Si la calidad de la salida determina en algn aspecto la calidad del sistema, la calidad de las entradas determina la calidad de las salidas.

Se considera el diseo de dos tipos de entrada: las formas en papel (formularios) y las pantallas, esto porque por lo general la informacin que se ingresa al computador proviene de informacin registrada en papel. Por esto, el diseo de ambos tipos de entrada deben ser coherentes.

En relacin al diseo de las entradas al computador (pantallas de ingreso), existen algunos aspectos que deben considerarse, tales como:

Validacin de las entradas

Codificacin

Otras consideraciones para captura efectiva

VALIDACIN DE LAS ENTRADAS

Una buena validacin permite la deteccin de errores previo al procesamiento de la informacin. La validacin es una medida de cmo la consistencia y correccin de los datos se encuentran dentro de lmites preestablecidos. Alunas alternativas para validar entradas son:

Evaluacin de datos faltantes

Evaluacin de tipo y longitud

Evaluacin de rango y racionalidad

Prueba de valores vlidos o no vlidos

Prueba de comparacin con datos almacenados

Establecimiento de cdigos de autovalidacin (dgitos verificadores)

CODIFICACIN DE INFORMACIN

Corresponde al proceso de reexpresar datos ambiguos o complicados en dgitos y/o letras que se capturen con facilidad, evitando o disminuyendo errores en el ingreso. Permite capturar mayor cantidad de datos a travs de un solo cdigo, lo que reduce el tiempo requerido para digitacin. Reduce adems el espacio de almacenamiento y memoria.

Los cdigos deben contar con algn propsito, y de acuerdo a estos propsitos existen algunos tipos especiales de codificacin. Algunos de los propsitos y sus codificaciones son:

Seguimiento de algo

Cdigos secuenciales simples

Clasificacin de la informacin

Cdigos de clasificacin

Cdigos de bloques secuenciales

Ocultar informacin

Cdigos cifrados

Resaltar informacin

Cdigos mnemnicos

Cdigos de subconjuntos de dgitos significativos

Algunas reglas para codificar son las siguientes:

Cdigos breves

Los cdigos no deben modificarse

Los cdigos deben ser nicos

Deben poderse ordenar

Deben evitarse los cdigos confusos (letras o nmeros que se confundan)

Deben prevenirse futuras cambios en el sistema que afectar el cdigo

Deben ser lo ms significativos posibles (a menos que se quiera ocultar informacin)

OTRAS CONSIDERACIONES PARA CAPTURA EFECTIVA

Dejar que el computador haga todo lo que pueda

Utilizar una buena forma (formulario) de entrada

Elegir el mtodo de entrada correcto (tecnologa de entrada)

RETROALIMENTACIN AL USUARIO

Cuando los usuarios interactan con el computador, deben saber si estn haciendo o no lo correcto, y as saber cmo progresa su trabajo. Esta necesidad debe ser parte del diseo de sistemas, y debe hacerse correctamente ya que una retroalimentacin escasa o inoportuna carece de utilidad.

La retroalimentacin puede ser visual o auditiva, y es necesaria en situaciones como las siguientes:

Percatarse de la aceptacin de la entrada

Reconocer que la entrada est correcta

Reconocer que la entrada no est correcta

Explicar un retraso en el proceso

Aviso de que el proceso solicitado se efectu por completo

Aviso de que el proceso solicitado no se efectu por completo

Oferta de ayuda en lnea

ETAPA DE CONSTRUCCIN

Esta etapa va a depender de la decisin tomada en relacin a si se va a desarrollar o se va a adquirir el software. Si se desarrollar, en esta etapa se construyen todos los programas computacionales y tambin se construyen los aspectos de desarrollo administrativo, como por ejemplo enviar a imprenta los formularios a utilizar, autorizacin de informes por el servicio de impuestos internos, entre otros.

ETAPA DE PRUEBA

En esta etapa el sistema se utiliza de manera experimental para asegurarse de que el sistema funcionar de acuerdo a lo que se espera. Cualquier falla o error debe detectarse en esta etapa, anterior a la implementacin. Se utilizan datos de prueba y se examinan los resultados. Se debe:

Probar todas las lneas de cdigo computacional (los programas completos)

Hacer que el usuario utilice el sistema (ya que a veces lo utilizan de maneras no previstas)

Asegurar de que se simple con los requerimientos.

ETAPA DE IMPLEMENTACION

La conclusin de esta etapa debe ser que el sistema quede funcionando correctamente. Para ello, en esta etapa debe cumplirse con varios aspectos, entre otros:

Instalacin de los equipos computacionales, habilitacin de programas relacionados (comunicaciones, sistema operativo, etc.)

Llenado de archivos maestros

Capacitacin a los usuarios

Entrega de manuales

Puesta en marcha

La puesta en marcha del sistema puede efectuarse de diferentes formas, a saber:

Sistemas paralelos

Conversin directa

Enfoque piloto

Por etapas

SISTEMAS EN ACTIVIDAD

Las actividades que se desarrollan durante la vida til del sistema estn fuertemente influidas por las caractersticas que se definieron en su construccin, tanto que en algunos casos estas actividades deberan haber sido consideradas explcitamente en su diseo.

Estas actividades ms importantes son:

Administracin

Proteccin

ADMINISTRACIN DEL SIA

El sistema debe ser administrado tanto en su parte computacional como administrativa. Las actividades que involucra son:

a) Operacin del sistema computacional. Conjunto de tareas que permiten el funcionamiento del sistema. Participan digitadores, operadores, usuarios. Algunas de las tareas que deben realizarse son:

1. Bitcora de procesos (cumplir con las entregas)

2. Control de funcionamiento correcto (por ejemplo cuadraturas)

3. Uso de recursos. Deben minimizarse. Por ejemplo borrar archivos que estn de ms, uso de papel y tinta de impresora, etc.

4. Reconstruccin de archivos. (Por ejemplo recuperacin de informacin).

b) Mantencin del sistema. La mantencin regular del sistema consiste en dar respuesta a requerimientos de cambios menores, como agregar nuevos informes a las salidas, modificar alguna pantalla de ingreso; o bien cuando se detecta algn error de procesamiento. Tambin puede darse debido a transformacin del medio, a lo que hay que adaptar el sistema.

c) Optimizacin del sistema. Corresponde a un reacondicionamiento completo del sistema Se puede hacer cada 2 3 aos, con presupuesto considerado previamente. Por ejemplo cambiar el sistema a un lenguaje ms moderno, para mejorar su eficacia.

PROTECCIN DEL SIA

Con el paso del tiempo, este aspecto se ha hecho cada vez ms importante. Algunos temas que involucra la proteccin, son:

a) Seguridad. Concepto amplio que abarca desde la seguridad fsica de las instalaciones hasta la proteccin de datos, evitando la alteracin o destruccin de la informacin.

La seguridad respecto a instalaciones fsicas abarca aspectos como control de acceso de personal o riesgos de incendio.

La informacin puede perderse en forma accidental o deliberada. Las causas ms comunes son fallas en el hardware, cortes de energa elctrica, virus.

b) Privacidad. Aspecto particular de la seguridad en lo que se refiere a la proteccin de datos y archivos contra acceso no autorizados, accidental o deliberadamente.

c) Integridad. Este concepto se refiere a la calidad de la informacin almacenada, la que debe ser siempre consistente.

d) Recuperacin. Conjunto de tareas destinadas a poner nuevamente en marcha un sistema que se ha cado por fallas o errores.

e) Respaldo. Copia de archivos, que deben mantenerse en otro lugar para ser ocupados en caso de fallos.

Para proteger la informacin debe hacerse un estudio preciso de todos los posibles riesgos, cuantificar cada uno de ellos y estimar la posibilidad de ocurrencia en un cierto perodo. Esto, para establecer el presupuesto para un plan de proteccin.