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trabajo de recopilación sobre el diseño y distribución de territorios de ventas
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ESTUDIANTES: Córdova Carrasco Einstein Chayán Zeña Sandra Elizabeth Fernández Jiménez Miguel Ángel Vilela Portero Jim
ASIGNATURA:Administración de Ventas
DOCENTE:Dr. Elmer Silva Romero
ESCUELA:Administración
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DISEÑO DE TERRITORIOS Y RUTAS DE VENTAS
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS, ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES
ESCUELA PROFESIONAL DE ADMINISTRACIÓN
INDICEINTRODUCCIÓN.................................................................................................................................3
DISEÑO DE TERRITORIOS Y RUTAS DE VENTAS................................................................................4
1. DISEÑO DE TERRITORIOS DE VENTAS....................................................................................4
1.1. DEFINICIÓN DEL TERRITORIO DE VENTAS.....................................................................4
1.2. IMPORTANCIA DE LOS TERRITORIOS DE VENTAS..........................................................5
1.3. PROCESO DEL DISEÑO DE TERRITORIOS DE VENTAS.....................................................5
2. DISEÑO DE RUTAS DE VENTAS...............................................................................................7
2.1. DEFINICIÓN DE RUTAS DE VENTAS................................................................................7
2.2. IMPORTANCIA DE LAS RUTAS DE VENTAS.....................................................................7
2.3. MÉTODO PARA DISEÑAR RUTAS DE VENTAS................................................................8
CONCLUSIONES................................................................................................................................14
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS..........................................................................................15
ANEXOS............................................................................................................................................17
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INTRODUCCIÓN
El presente trabajo ha sido elaborado para dar a conocer el “Diseño de
Territorios y Rutas de Venta”, un importante tema, puesto que ayudará a las
empresas a determinar el territorio dónde localizar e identificar un cierto
número de clientes potenciales y establecer la ruta que cada uno de sus
vendedores debe seguir, para mejorar su eficiencia.
Al mismo tiempo la selección de información acerca de los aportes de distintos
autores como García, Castells, Donaldson, entre otros, y el desarrollo de este
contenido nos permite profundizar más acerca de la importancia y
principalmente el proceso de diseño tanto de territorios como de rutas de venta,
así como también determinar sus objetivos y tipología.
El objetivo de esta investigación es presentar la información necesaria para
orientar al lector en cómo tomar las mejores decisiones al diseñar territorios y
rutas de venta, con el propósito de administrar correctamente sus ventas y de
que en un futuro se puedan obtener los resultados esperados por la empresa.
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DISEÑO DE TERRITORIOS Y RUTAS DE VENTAS
1. DISEÑO DE TERRITORIOS DE VENTAS
1.1. DEFINICIÓN DEL TERRITORIO DE VENTAS
Un área geográfica específica que contiene a clientes actuales y potenciales y que
se asigna a un vendedor particular. (SENA, 2014)
Un territorio de ventas es un área geográfica en la que habitan clientes actuales y
potenciales a los que se debe atender de forma eficiente y económicamente un
solo agente, sucursal, minorista o distribuidor. El tamaño y la forma del territorio
depende de la concentración y poder de compra de los clientes y prospectos que
en él radican, así como de sus hábitos de compra, de las características
geográficas de la zona y de tipo de acceso a la misma. (Sonora, 2011)
Denominamos zona de venta al conjunto de clientes actuales, antiguos y
potenciales asignados a un determinado vendedor, delegación, distribuidor, etc. La
zona de ventas tiene que estar localizada en un área que facilite su adecuada y
rentable cobertura, quedando bien definidos sus límites geográficos para facilitar la
tarea de valoración y control. (Muñiz, 2015)
Implica dividir la base de los clientes de una forma, de manera que los vendedores
específicos puedan atender bien las cuentas, siendo esta una de las más
importantes responsabilidades de la administración de ventas. (Alvarez, 2010)
Es una configuración de cuentas vigentes y cuentas potenciales, cuya
responsabilidad se ha asignado a un representante de ventas en particular.
(Calderon, 2010)
Es el conjunto de clientes actuales y potenciales, asignados a un vendedor y
localizados en un área geográfica definida. (Rodriguez, 2014)
Los clientes quienes definen en primer lugar el territorio, lo que resulta lógico en
una filosofía de marketing en la que todo gira al servicio a los consumidores. Pero
estos clientes, verdadera clave de los territorios, no se pueden separar de su
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soporte geográfico y no será operativo el territorio hasta que el vendedor actué en
él. (Artal, 2015)
1.2. IMPORTANCIA DE LOS TERRITORIOS DE VENTAS
Facilita la programación. Permite establecer objetivos de venta para cada
vendedor, mejora la información sobre el mercado, sobre la competencia, permite
definir mejor las responsabilidades de la red de ventas.
Facilita la acción de ventas. Permite equilibrar la carga de trabajo de los
vendedores, organizar mejor las acciones de ventas, aumentar la eficiencia, servir
de objeto a una serie de mejoras de métodos y tiempos.
Facilita el control, coordinando resultados, codificando los mismos, permitiendo
comparaciones útiles y evitando duplicidades y solapamientos.
Crea una imagen de seriedad y buena organización de cara a los clientes.
1.3. PROCESO DEL DISEÑO DE TERRITORIOS DE VENTAS
El proceso para un correcto diseño de los territorios de venta pasa por las
siguientes fases (Churchill et al., 1994; Donaldson, 1998): la selección de la unidad
básica, la evaluación del potencial de ventas de cada unidad básica, el análisis de
la capacidad de trabajo de cada vendedor, el diseño del territorio y la asignación
de vendedores a los territorios. (García, 2012)
Proceso para el diseño de los territorios de venta según Churchill:
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SELECCIÓN DE LA UNIDAD BÁSICA. Es una zona geográfica (provincia, ciudad, código postal, etc.) que permita determinar su potencial de ventas. Son preferibles las zonas pequeñas que posteriormente puedan agruparse.
EVALUACIÓN DEL POTENCIAL DE VENTAS DE CADA UNA DE LAS UNIDADES BÁSICAS. Pueden utilizarse métodos cuantitativos y cualitativos para su determinación.
ANÁLISIS DE LA CAPACIDAD DE TRABAJO DE CADA VENDEDOR. Va a depender de múltiples variables, como por ejemplo el tipo de venta a realizar, la clase de productos y su grado de novedad.
Para (PUBLICACIONES VERTICE S.L) Pueden utilizarse diferentes
procedimientos para diseñar los distritos. Conviene recordar, sin embargo, que
existen diversos factores que influyen en la estructura territorial de una compañía,
como son el potencial de negocio en el mercado de la empresa y la carga de
trabajo que requiere o el volumen de ventas que se espera de sus equipos de
ventas. Un plan para determinar o para rediseñar los territorios incluye los seis
pasos siguientes.
Elegir una unidad de control para las demarcaciones territoriales.
Determinar la situación y potencial de los clientes.
Determinar los territorios básicos.
Asignar personal de ventas a tos territorios.
Elaborar planes de cobertura territorial para el equipo de ventas
Realizar estudios de ventas y costes territoriales de forma continuada.
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DISEÑO DEL TERRITORIO. Es la combinación de diversas unidades básicas contiguas para formar los territorios de venta a asignar a los vendedores. Estos territorios deben ser fáciles de administrar y controlar, generar una carga de trabajo y ofrecer un potencial de ventas similar a cada vendedor, y reducir al mínimo los desplazamientos y tiempos muertos en el desarrollo del trabajo de venta.
ASIGNAR LOS VENDEDORES A LOS TERRITORIOS. Dado que todos los vendedores no tienen las mismas capacidades. Cada uno deberá ser asignado a aquel territorio donde mejor pueda desarrollar su trabajo.
2. DISEÑO DE RUTAS DE VENTAS
2.1. DEFINICIÓN DE RUTAS DE VENTAS
• Itinerario que debe seguir un vendedor para visitar de forma óptima a sus
clientes. (Diccionario LID de Empresa y Economía)
• Las rutas de ventas son el itinerario que seguirá cada día un comercial para ir a
visitar a los clientes. El diseño de la ruta debe permitir ver al máximo de
clientes y obtener los mejores resultados a lo largo de la jornada, sin “quemar”
al vendedor. (venmas.com)
• Una ruta es un conjunto de itinerarios preestablecidos para que un vendedor
visite periódica y obligatoriamente a los clientes reales y/o potenciales,
mejorando su eficiencia, reduciendo así los tiempos y mejorando los
resultados. (notes of a sales manager, 2012)
• Itinerario que sigue el vendedor en sus desplazamientos para visitar a los
clientes. (Rodríguez Ardura, 2007)
• Itinerario de visitas preestablecidas para ser ejecutado con una determinada
periodicidad y con el propósito de aprovechar mejor el tiempo, lo que
maximizaría el número de visitas y minimizaría los desplazamientos (Manera et
al.,2000).
•
2.2. IMPORTANCIA DE LAS RUTAS DE VENTAS
Rutas son, por tanto, itinerarios o recorridos. En ellas figuran nombres y
direcciones, vías de comunicación elegidas, distancias, tiempos aproximados, un
orden de prelación, observaciones escuetas, donde hay que repostar el coche y el
cuerpo; ambas cosas tienen su importancia, sobre todo la segunda. Desde tiempo
inmemorial se sabe que los sitios donde comen los camioneros son buenos. Y un
conjunto de rutas, recogidas ordenadamente en mapas o planos formando un
documento para el vendedor que las utiliza, recibe el nombre de rutero.
Los objetivos del diseño de rutas son los siguientes:
1. Aprovechar mejor el tiempo de los viajes
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2. Reducir al mínimo el kilometraje
3. Evitar en lo posible la improvisación
4. Llegar al cliente oportuno en el momento adecuado, es decir, atender bien
al cliente, cuando este nos necesita.
5. Reducir la fatiga del vendedor.
6. Evitar el olvido de clientes
7. Aumentar las tres ees (economía, eficacia, eficiencia).
8. Para la empresa, mejorar la posibilidad de localización del vendedor en un
momento determinado y del control en general.
9. Y en definitiva, aumentar el número de visitas útiles, que es el fin primordial
de la acción de ventas. (Castells, Direccion de ventas, 2015)
Una vez definidos los tipos de clientes que tenemos, ahora es el momento de
aprovechar al máximo el tiempo de los vendedores y esto lo conseguimos con el
estudio y establecimiento de los mejores circuitos de desplazamiento.
2.3. MÉTODO PARA DISEÑAR RUTAS DE VENTAS
La construcción de rutas se desarrolla en tres etapas:
1. Preparación y proyecto.
2. Prueba.
3. Establecimiento.
PREPARACIÓN Y PROYECTO
Para una correcta preparación y proyecto tenemosque tener en cuenta una serie
de variables:
1. Calcular el coste de la visita.
2. La duración de los circuitos puede ser de uno o más días.
3. El número de clientes a visitar y su ubicación.
4. Clasificación de los clientes según número de visitas.
5. Tiempo medio por visita.
6. Tiempo de transporte.
7. Tiempos de espera entre visitas.
8. Tiempos muertos e imprevistos.
9. Tiempo para trabajos complementarios.
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PRUEBA Y ESTABLECIMIENTO DEFINITIVO
El rutero. Una vez realizada la preparación y el proyecto de la ruta tenemos que
trasladar la misma a un mapa con los itinerarios correspondientes para atender a
una lista de clientes, que hay que visitar el mismo número de veces, es sencillo
una vez que se han localizado registrado perfectamente. Este conjunto de
itinerarios o rutas es lo que se denomina rutero.
A continuación vamos a ver un par de ejemplos demétodo para establecer el
rutero y que nos va a ayudar a entender u preparación desde un punto de vista
práctico.
MÉTODO DE PLANIFICACIÓN POR AGRUPACIÓN DE TAREAS (P.A.T.)
SEMANA TIPO
Si las semanas son muy repetitivas (por ej. Venta a la distribución, visitas a
prescriptores por ejemplo farmacias, médicos, etc.) Se puede definir como
semana tipo. Para ello debemos:
Identificar las tareas significativas de su trabajo.
Tareasadministrativas.
Prospección documental.
Prospección por teléfono.
Prospección por visita.
Visita clientes actuales.
Visitas clientes potenciales.
Concertar entrevistas…
Planificar por agrupación de tareas.
Por semana, mes, trimestre.
Agrupando “una o dos tareas en todo el territorio” o “todas las tareas en
partes del territorio”.
Comprobar que ésta planificación ofrezca variedad.
Medir realizaciones a través de ratios de actividad, como por ejemplo. Volumen
por cliente, margen por cliente, etc.
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Días Mañana tarde
Lunes
Reunión de ventas
Teléfono segmentos,
temas de la semana
anterior
Reclamaciones de
clientes
Consultas de riesgo
Martes Ruta A Visitas Ruta A
miércoles Ruta B Visitas Rutas B
jueves Ruta C Visitas Rutas C
viernesRuta C
oficina
Oficina preparación visitar
la próxima semana.
Parte semanal y notas de
gastos.
En éste modelo de ruta comercial vemos como se coordina trabajo en calle con
trabajo comercial y administrativo. Debemos tener en cuenta que hoy en día con
los adelantos tecnológicos podemos adaptarlo para por ejemplo para una mejor
preparación de la ruta o para una mayor agilidad en partes o notas de gastos.
PREPARACIÓN DE RUTAS CON EL MÉTODO 4 X 4
Etapas del método 4x4.
1. Se elabora un cuadro previo, repartiendo los clientes semana por semana
en función de su frecuencia de visita y teniendo en cuenta las limitaciones
que impone nuestra organización y la de los propios clientes.
2. Se confronta el resultado obtenido con la localización de los clientes sobre
mapa precediendo a una redistribución realista que optimice el
desplazamiento.
3. Todo ello respetando el objetivo de dividir el territorio en 4 partes o 4 zonas
que se cubren en 4 semanas.
Ventajas del método 4x4.
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Tiene en cuenta los factores básicos (frecuencia, limitaciones, localización,
desplazamiento).
Es práctico cuando el número de visitas por ruta es igual o mayor que 5.
Permite un fácil equilibrio en el número de visitas por semana.
Práctica del método 4x4.
En una zona o territorio comprobamos que el ciclo de visita de la clientela es de 3
meses.
Posicionamos los clientes en el mapa, previamente dividido en 4 subzonas, dando
un color a cada frecuencia de visitas.
Al primer cliente le asignamos arbitrariamente las semanas que corresponden a su
frecuencia trimestral.
Se procede a continuación, teniendo el mapa ante los ojos a repartir los demás
clientes: la semana 1 la subzona1, la semana2…, la semana 5 la subzona1…, la
semana 12 la subzona 4.
A continuación se vuelve a empezar buscando un equilibrio en el número de vistas
Semana, teniendo en cuenta las fiestas y optimizando recorridos. (Castells,
Direccion de Ventas, 2006)
Puede realizarse un cierto solape de sectores a la hora de distribuir los clientes
por rutas. Algunas ciudades serán puntos de paso obligado y algunos clientes
pueden ser puntos de irradiación, a partir de los cuales se construyen rutas de
visitas.
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ORGANIZACIÓN DE RUTAS PARA SEMANAS “A MEDIDA”
En los sectores de bienes de equipo, productos industriales, o servicios, donde las
visitas sistemáticas son menos importantes y suelen aparecer “temas urgentes”, es
necesario también organizar las rutas.
Cada visita de prospección sirve para identificar y calificar al cliente potencial,
logrando que nos tenga en cuenta, cuando llegue el momento. Entre tanto es
necesario no perder el contacto: fijando fecha de seguimiento.
El fichero debe organizar el seguimiento.
La experiencia enseña que los vendedores se dejan arrastran por los “temas
calientes” y se vuelcan en ellos destrozando a veces la organización de su
semana. Cuando los “temas calientes” acaban favorable o desfavorablemente, la
cartera de ofertas calientes se viene abajo, y se encuentra en situación de
prospección total.
La programación de ofertas calientes a tratar, temas de seguimiento y prospección
pura, obliga a repartir esfuerzos y permite alimentar “la tolva” de las ventas. Es una
disciplina que hay que mantener.
TIPOS DE RUTAS CLÁSICOS
La Espiral.
Consiste en barrer la zona en círculos concéntricos partiendo desde un punto
base.
Ventajas:
Se “repasa” la zona de forma regular. Para resolver un problema urgente
siempre se puede “atajar”.
Inconvenientes:
Muchos kilometraje normalmente.
Es necesario vivir en el centro de la zona.
La topografía de la zona puede crear serios problemas.
Gastos de estancia.
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La Margarita.
Cada día se hace una subzona.
Ventajas:
Posibilidad de pasar por la oficina todos los días.
Sin gastos de estancia, el vendedor duerme en casa todos los días.
Buena cobertura.
Inconvenientes:
Necesidad de “oficinas” en base.
Trayectos más largos (Kms/visitas alto).
Líneas Rectas y “Peinado” de Subzona.
Se inician las visitas partiendo de un puesto alejado, en cuyo entorno hay una
concentración de clientela suficiente.
Ventajas:
Se “peina” en profundidad cada concentración de clientela, sin perder
mucho tiempo.
Inconvenientes:
No siempre es posible encontrar subzonas de concentración.
Gastos de estancia más elevados.
Aspas de Molino.
Se denomina realmente el propio empleo del tiempo, cuando se puede controlar lo
que los clientes llaman “urgencias” y temas “muy importantes”.
Sin embargo existen bastantes casos en los que el tema urgente o muy
importante obliga a desandar el camino. En estas situaciones “las aspas de
molino” suelen ser una solución razonable.
Se basan en trabajar, semana tras semana, una de las cuatro subzonas en que se
divide, pero no girando, sino eligiendo para la semana siguiente la subzona
opuesta a la que se está trabajando la semana en curso.
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Si surge una urgencia en el sector C mientras estamos recorriendo el A, es posible
desviarse.
Tan importante o más que la ruta en sí mismo es la gestión de los imprevistos, ya
que en la gestión eficaz del mismo por parte del vendedor va el hacer que el rutero
sea fiel reflejo de lo que hemos planificado.
Porque si no es así dicha planificación no habrá servido para nada y en vez de
visitar para vender solo gestionaremos imprevistos con lo que nos podemos a
llegar a quedar sin ruta y lo que es peor sin ventas. (Llamas)
CONCLUSIONES• De las diversas bibliografías encontradas sobre la administración de ventas
podemos concluir diciendo que el territorio de ventas no solo es el área
geográfica en el que se desea vender un producto, a esto debemos agregarle
que el territorio de ventas es establecido tanto por los compradores o
consumidores finales a los que la fuerza de ventas se encarga de persuadir
para vender los productos y que estos sean adquiridos logrando los objetivos y
sobre todo satisfaciendo las necesidades del mercado.
• Resumiendo el territorio en conjunto con los posibles compradores forman el
territorio de ventas, el que es asignado a un vendedor.
• Es importante en la administración de ventas, definir y saber estructurar
nuestro territorio de ventas, ya que esto es una herramienta importante que no
solo ayudara al departamento de ventas a lograr sus objetivos, también esto se
relaciona con el marketing el cual diseñara estrategias que complementaran
para que se cumplan los objetivos generales de la empresa.
• Las rutas de ventas nos permiten ahorrar tiempo a la visita a los clientes y en
los recorridos se realizan.
• Nos permite coordinar y realizar un recorrido de acuerdo en el menor tiempo
posible.
• Además los tipos de rutas nos ayudan a planificar mejor las rutas d acuerdo a
las necesidades de la ocasión.
• Permite una mejor distribución ordenadamente de los clientes para su visita, en
la cual no se podrá olvidar de ninguno de ellos.
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• El diseño del territorio asignado a cada vendedor debe hacerse de tal forma
que permita a cada uno de ellos desarrollar todo su potencial y alcanzar tanto
sus propios objetivos como los marcados por la empresa es por eso la
necesidad de determinar un proceso coherente para alcanzar dicho objetivo.
• De manera simple la ruta de venta es un itinerario que sigue el vendedor para
desplazarse en sus visitas a sus clientes.
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
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ANEXOS
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