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DISEÑO DE UNA BASE DE DATOS PARA LA ADMINISTRACION Y EL MEJORAMIENTO DE LA GESTION DOCUMENTAL DEL ARCHIVO DEL

GRUPO DE CONTRATACIÓN DE LA SECRETARÍA DE INTEGRACIÓN SOCIAL DEL DISTRITO CAPITAL

CLEMENTINA BERMUDEZ

ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA ESAP FACULTAD DE PREGRADO

PROGRAMA EN CIENCIAS POLÍTICAS Y ADMINISTRATIVAS BOGOTÁ, D.C.

2008

DISEÑO DE UNA BASE DE DATOS PARA LA ADMINISTRACION Y EL MEJORAMIENTO DE LA GESTION DOCUMENTAL DEL ARCHIVO DEL

GRUPO DE CONTRATACIÓN DE LA SECRETARÍA DE INTEGRACIÓN SOCIAL DEL DISTRITO CAPITAL

CLEMENTINA BERMUDEZ

Informe Final de Prácticas Administrativas realizadas en cumplimiento del último requisito académico para optar al Titulo de Administrador Público

ASESOR ESAP:

ISABEL CRISTINA GARCIA CHAGUENDO

ASESOR ENTIDAD:

JAVIER AUGUSTO MEDINA PARRA

SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL

ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA ESAP

FACULTAD DE PREGRADO PROGRAMA DE CIENCIAS POLÍTICAS Y ADMINISTRATIVAS

BOGOTÁ, D.C. 2008

DEDICATORIA Quiero dedicar este trabajo a la Familia Fierro Parra, la Familia Medina Parra, a mis amigos y amigas que durante el transcurso de mi vida me han brindado el mayor de los apoyos y mas aun en estos últimos cinco años de esfuerzos y sacrificios los cuales hoy me permiten disfrutar de la satisfacción de haber logrado uno de mis mas grandes sueños.

AGRADECIMIENTOS

La idea central de este trabajo fue presentada con el fin de tener una aproximación, a lo que en la práctica, se desarrolla en los archivos de las entidades distritales en este caso el de la secretaria Distrital de Integración Social. Agradezco a toda mi familia por el apoyo que me brindaron durante los pasados cinco años, compañeros y compañeras con los que en varias ocasiones fuimos grupos y apoyos de trabajo, a los maestros que con su valiosa enseñanza aportaron un gran bagaje conceptual del que ya comencé a hacer uso y a poner en practica desde ahora y tal vez para siempre mientras ejerza mi profesión. Por ultimo a la Escuela Superior de Administración Publica, quien encamino mi derrotero hacia una profesión vital en vida.

CONTENIDO

Pág.

INTRODUCCION

PRIMERA PARTE: LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA

1. DESCRIPCION DE LA ENTIDAD DONDE SE REALIZALA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA……………………………………………………………………..... 2

1.1. LA SECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL

1.2. IDENTIFICACIÓN DEL TIPO DE PRÁCTICA ADMINISTRATIVA

2. OBJETIVOS DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA…………………………… 5

2.1. OBJETIVO GENERAL

2.2. Específicos

2.3. RESULTADOS DE LA PRÁCTICA

3. MARCO DE REFERENCIA……………………………………………………….. 7

3.1 MARCO TEÓRICO

3.2 MARCO CONCEPTUAL

3.3 MARCO GEOGRAFICO

3.4 MARCO HISTORICO

3.5 MARCO NORMATIVO

4. METODOLOGÍA…………………………………………………………………..14

4.1. TIPO DE ESTUDIO, MÉTODO Y TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN.

4.2. FASES O ETAPAS Y ACTIVIDADES

4.2.1. FASE DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN

4.2.2. FASE DE PLANIFICACIÓN

4.2.3. FASE DE SISTEMATIZACIÓN DE INFORMACION

4.3. FUENTES DE INFORMACIÓN

4.3.1. FUENTES DE INFORMACIÓN PRIMARIAS

4.3.2. FUENTES DE INFORMACIÓN SECUNDARIAS

II PARTE: RESULTADOS DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA

5. DESCRIPCIÓN HISTÓRICA Y TÉCNICAS DE ORDENAMIENTO ARCHIVÍSTICO EN COLOMBIA…………………………………………………… 17

5.1 ARCHIVO GENERAL DE LA NACION

5.1.1. Procesos Técnicos de Organización Documental.

5.2. Archivo de Bogotá.

5.2.1 Procedimientos y técnicas de organización del archivo de Bogotá.

6. CAPITULO II: Hallazgos dentro del proceso de ordenamiento documental y técnico a un nivel general y particular……………………………………… 26

6.1. Modelo de Gestión Documental.

6.2. Sistema Interno de Administración de los Documentos.

6.3. Estructura Organizacional de ejecución y producción Documental.

6.4. Archivo Central SDIS

6.5. Hallazgos en el Archivo de Gestión del grupo de Contratación

6.5.1. Servicio de Préstamos

6.5.2. Volumen actual de Documentos.

6.5.3 Estado Actual del Archivo de Gestión de Contratación

7. CAPITULO III: Recomendaciones y Propuestas a un nuevo ordenamiento Documental a través de la implementación de un código de barras y una base de datos Access……………………………………………………………….. 42

8. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES………………………………………. 48

9. FUENTES BIBLIOGRAFICAS…………………………………………………………49

ANEXO……………………………………………………………………………………51

INDICE DE TABLAS

Tabla 1. Volumen de documentos producidos por cada dependencia……………31

Tabla 2. Volúmenes Totales de los diferentes archivos de la Secretaria………….32 Distrital de Integración Social Tabla 3. Servicios de consultas prestados por el archivo de Contratación……….37

Pág.

LISTA DE FIGURAS

Figura 1. Localidad de la Candelaria en el distrito Capital…………………………..10

Figura 2. Comparativo de expedientes por años……………………………………..38

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INDICE DE CUADROS

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Cuadro 1. Organigrama de la Entidad………………………………………………..28 Cuadro 2. Mapa de Procesos de la Secretaria Distrital de Integración Social……………………………………………………………………………………..29

INDICE DE FOTOGRAFIAS

Foto 1. Archivo Central año 1998. Bodega Casa Rosada. …………………...…..33 Foto 2 y 3. Archivo Central año 1998. Bodega Casa Rosada. ………………...…34 Foto 4. Planoteca año 2000…………………………………………………………………………………….....34 Foto 5 y 6. Archivo central SDIS Rodantes integrados…………………………………………………………………………...……35 Foto 7. Archivo central SDIS Rodantes integrados con unidades de almacenamiento (cajas x300)……………………………………………………………………………………....35 Foto 8. Archivo central SDIS, Planotecas…………………………….…..................36 Foto 9. Archivo de gestión, Grupo Contratación SDIS Rodantes fondo 1…………………………………………………………………………….………......…39 Foto 10. Archivo de gestión, Grupo Contratación SDIS, Unidades de almacenamiento………………………………………………………………………….39 Foto 11. Archivo de gestión, Grupo Contratación SDIS, Unidades de almacenamiento, en rodantes, Fondo 1………………………………………………40 Foto 12. Archivo de gestión, Grupo Contratación SDIS, Unidades de almacenamiento, en rodantes, Fondo 2……………………………………………....40

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LISTA DE ANEXOS

Anexo A. Retiro documental para consulta. ………………………………………51

Anexo B. Retiro físico documental para modificaciones. …………………………..55

Anexo C. Retiro físico documental para liquidaciones………………………………58

Anexo D. Entrega de formato relación de documentos para ser Insertados en los Contratos…………………………………………………………….61

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INTRODUCCION En la gran mayoría de las organizaciones administrativas se requiere llevar a cabo la tarea de organizar los documentos, esta labor ha sido tan dispendiosa que por lo general siempre no es se llevada a feliz termino por quien la realiza, por lo que ocasiona un no tan buen cumplimiento de los derechos del ciudadano como lo detalla la ley en cuanto a la accesibilidad que estos tienen sobre la información.

Para dar respuesta a estos inconvenientes se hace necesario adoptar medidas que simplifiquen los procedimientos, para llevar a cabo una mejor gestión de los recursos de personal, y ante todo una mayor organización y recuperación de la información, para que la organización de los documentos administrativos y de la documentación en general recupere la importancia que estos requieren.

Los documentos hacen parte fundamental para la gestión de una entidad ya que en estos se vera reflejada la forma como actúa está y la forma como logra el alcance de sus objetivos. En el momento en que se producen los documentos adquieren valores legales, administrativos, contables lo que los hace importantes en cualquier tipo de proceso que se lleve a cabo en las diferentes entidades. La gestión de documentos o administración se trata en esencia del tratamiento que se les deben dar en las primeras fases del ciclo de vida a los documentos, permitiendo que su uso sea de forma eficaz, eficiente y económica para las organizaciones principalmente durante el tiempo en el cual sean necesarios para la gestión administrativa. Existe una norma de obligatoriedad (Acuerdo 042 de Octubre 31 de 2002) en cuanto a la organización de los archivos de gestión en las entidades, que dice que estos tienen un tiempo determinado para ser objetos de diferentes tipo de tratamiento los cuales son sometidos al ordenamiento que se hace por medio de las tablas de retención documental esto por un lado, y por el otro lado teniendo en cuenta los manuales de procedimientos y funciones de la respectiva entidad, ya que la información que día a día se produce dentro las diferentes entidades es

extensa y de un gran valor para llevar a cabo las funciones que ésta tenga a cargo. Teniendo en cuenta lo anteriormente dicho, cabe decir que Dentro de los beneficios que proporciona la información, es necesario conocer y comprender que de esta misma depende la toma de decisiones, que una entidad tendría como uno de sus principales recursos para alcanzar la visión, misión, objetivos y metas establecidas en el conjunto practico de la instauración en la parte organizacional de esta misma. Por tal motivo el analizar el sistema de ordenamiento en un archivo de gestión, como lo es el de la Secretaria Distrital de Integración Social , área de Contratación, nos traería un diagnostico del sistema de Información, el cual permitiría ver como se encuentra funcionando este mismo a nivel de su eficacia y gestión, estableciendo así acciones correspondientes al mejoramiento de las diferentes falencias u omisiones que se estén presentando en la perdida del recurso de Información de la entidad. Este documento contiene una descripción de un proceso de archivo y organización documental como la norma lo establece en el decreto 514 de 2006; “Por el cual se establece que toda entidad Publica a Nivel Distrital debe tener un sistema Interno De Gestión Documental y Archivos (SIGA) como parte del sistema de información Administrativa del sector Publico”. El documento está dividido en dos partes. La primera parte contiene la Práctica Administrativa que comprende la descripción de la entidad donde se desarrolló la práctica, la identificación del tipo de práctica con el tema que se desarrolló, el objetivo general y los específicos, el marco de referencia y la metodología. En la segunda parte, se presentan los resultados de la práctica por capítulos, en el capítulo uno se detalla la descripción histórica y técnica del Ordenamiento Archivístico en Colombia y lo referente a los procesos técnicos de organización que se manejan en las entidades. En el Capitulo dos se hace una recopilación de los hallazgos que se establecieron dentro del proceso de ordenamiento documental teniéndose en cuenta lo relacionado con el modelo de gestión Documental que maneja la entidad, su sistema interno de Administración de los documentos y los diferentes hallazgos tanto en el archivo central como el de Gestión de Contratación.

En cuanto al tercer capitulo se establecen unas recomendaciones y propuestas para contribuir al mejoramiento del ordenamiento Documental y esto a través de la implementación de un código de barras y una base de datos Access. Por ultimo se detallan varias conclusiones que se lograron obtener luego de la terminación de todo el proceso de investigación, así como las fuentes bibliográficas que se tuvieron en cuanta para el desarrollo del tema de estudio.

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I PARTE

LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA

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1. DESCRIPCIÓN DE LA ENTIDAD DONDE SE REALIZALA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA.

La Secretaria Distrital de Integración Social es una entidad de naturaleza estatal , hace parte del nivel central de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C , con autonomía administrativa y financiera que tiene por objeto orientar y liderar la formulación y el desarrollo de políticas de promoción, prevención, protección, restablecimiento y garantía de los derechos de los distintos grupos poblacionales, familias y comunidades, con especial énfasis en la prestación de servicios sociales básicos para quienes enfrentan una mayor situación de pobreza y vulnerabilidad. Así como, prestar servicios sociales básicos de atención a aquellos grupos poblacionales que además de sus condiciones de pobreza se encuentran en riesgo social, vulneración manifiesta o en situación de exclusión social.

1.1. LA SECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL

La SDIS esta ubicada dentro del organigrama de la Alcaldía mayor como una de sus secretarias cuyo objetivo primordial es la de ser líder y rectora en la formulación, adopción, desarrollo y evaluación de las políticas publicas que permitan la Integración de la Sociedad de la capital. Se proyecta como una entidad que a futuro garantizara la realización de los valores del Estado Social de derecho a través de políticas publicas que permitan disminuir la pobreza, la inequidad social y la exclusión de todos los ciudadanos y ciudadanas del distrito capital.1

En la entidad por su objeto y razón de ser maneja un volumen alto en cuanto a lo que tiene que ver con la contratación, razón por la cual esta practica administrativa se encaja dentro del proyecto de Gestión Documental y mas precisamente en el archivo de Gestión de Contratación.

1 Tomado de la página Web de la Secretaría Distrital para la Integración Social. www.secretaríaparalaintegraciónsocial.gov.co

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1.2. IDENTIFICACIÓN DEL TIPO DE PRÁCTICA ADMINISTRATIVA Y SU RELACION CON EL TEMA A DESARROLLAR

La práctica administrativa se llevara a cabo en la Secretaria Distrital de Integración Social, en el archivo de gestión de la subdirección de contratación, y tendrá una duración de cuatro meses.

Este tipo de practica hace especial énfasis en cuanto a lo que tiene que ver con el manejo del recurso de la información que se llevaran a cabo teniendo en cuenta los diferentes procedimientos que existen tanto legalmente como los que se tengan adoptados en la entidad para dicho proceso.

Se pretende El tema que se abordará en esta practica pretendiendo aportar a la organización mejoras en su gestión y funcionamiento administrativo será la definición de indicadores de gestión para el área de recursos humanos, atendiendo así una falta evidente dentro de la organización en el desarrollo de sus actividades de gestión, ya que al no contar con indicadores de gestión establecidos no ha sido posible para la entidad medir su desempeño, ni establecer si los procesos propios del área van en cumplimiento adecuado de sus programas, misión y visón.

El desarrollo como tal de la práctica aporta en cuanto a la Gestión documental de la entidad teniendo en cuenta que el tema del manejo de la información contractual es de gran importancia, ya que de esta depende en gran parte de las funciones que tiene para llevar a cabo su misión , visión y metas de las cuales es de gran importancia el formular y orientar para llevar a cabo las políticas sociales para mejorar la situación de pobreza y vulnerabilidad de las personas que habitan en la capital.

Por lo anterior se tiene que en la subdirección de Contratación de la secretaria Distrital de Integración Social se encuentran todos los procesos de contratación que se están adelantando para llevar a cabo el desarrollo de los proyectos propios para lo que fue creada la entidad.

Veo la necesidad de generar un proceso de ordenamiento que permita darle un ordenamiento adecuado al manejo de la información y su consecuente Administración.

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Esta práctica esta inmersa en cuanto al mejoramiento de la gestión documental en la secretaria por lo tanto es un conjunto de actividades desarrolladas en el marco de procesos de asesoría y/o consultoría.

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2. OBJETIVOS DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA 2.1. OBJETIVO GENERAL Diseñar una base de datos para la administración y el mejoramiento de la gestión documental del archivo del grupo de contratación de la secretaría Distrital de Integracion Social. 2.2. Específicos 2.2.1. Organizar la totalidad de los documentos soportes, que permiten el

procesamiento de la información de cada contrato que lleva a cabo la Secretaria Distrital De Integración Social, los cuales se encuentran en el archivo de gestión de la subdirección de contratación.

2.2.2. Coordinar la recepción de los diferentes documentos que ingresan al

archivo.

2.2.3. Clasificar los diversos documentos que deben reposar en las diferentes unidades de almacenamiento (Carpetas).

2.2.4. Elaborar inventarios del archivo para permitir la evacuación de expedientes

inactivos y documentos que ya hayan caducado. 2.2.5. Supervisar las actividades que llevan a cabo los auxiliares de archivo que

hacen parte de la dependencia de contratación.

2.2.6. Resolver los diversos problemas que se puedan presentar con respecto al manejo del archivo.

2.2.7. Controlar el servicio de préstamos internos y/o externos de documentos. 2.2.8. Diseñar y ejecutar instrumentos técnicos que permitan una mejor

organización el interior del archivo.

2.3. RESULTADOS DE LA PRÁCTICA

2.3.1 Diseñar una Base de datos par poder brindar una organización y seguimiento a los expedientes. 2.3.2 Controlar los expedientes por medio de un código de Barras creado en esta misma base de datos.

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2.3.4 Presentar de forma rápida informes a través del proceso de digitalización con el código de barras instaurado.

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3. MARCO DE REFERENCIA

3.1 MARCO TEÓRICO

La Gestión Documental tuvo origen a comienzos de los años treinta del siglo XX en los Estados Unidos de Norteamérica cuando se configuro el sistema archivístico nacional.

Desde comienzos de siglo fueron las sociedades industriales quienes venían experimentando un fuerte ritmo de crecimiento en todos los órdenes por lo cual se ve la necesidad de crear un modelo que permita que todas esas actividades sean documentadas, al mismo tiempo que los medios de producción y de reproducción de los documentos.

“La influencia de las teorías de la organización que desde Taylor, Weber y otros fundadores del Management venían aplicándose en casi todas las esferas de la actividad humana, también se hizo sentir en la archivística, estableciendo un espacio propio, el de la administración o Gestión de los Documentos”2

Dicho espacio paso a convertirse en un conjunto de técnicas y de procedimientos que se orientaron a dar solución en lo referente a la organización como tal de los documentos mientras al mismo tiempo se enlazaban con el quehacer de las empresas y de las administraciones, terminando con su función cuando ya se habían seleccionado para su conservación definitiva.

Records Management según el autor de “ La Gestión de Documentos en las Organizaciones” se ocupo de aportar soluciones que fueran mas allá de la actividad tradicional de la archivística, como lo era el intervenir en la producción misma de los documentos, o en la fase en la cual se llevaba a cabo la fase de diseño de las políticas de simplificación y racionalización del volumen de papeles existentes, sin embargo su conocimiento y su actividad finalmente resulta de la archivística, ya que debido a su forma de manejo son aportes que tuvieron origen en la función archivística.

En los países Europeos, la evolución de la Gestión Documental fue diferente que en E.U. luego de la caída del régimen antiguo como resultado a la revolución Francesa, significo la aparición de una nueva categoría de fondos, los archivos

2 Cruz Mundet José Ramón, La Gestión de Documentos en las Organizaciones. Ediciones Pirámide. Madrid.2006

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Históricos, puesto que hasta este momentos los documentos solo habían estado al servicio del poder y solo accesibles a quienes lo representaban.

En la teoría archivística Posmoderna considera que la función central del archivero debe ser la de mediador e interprete, ya que es un fundador de memoria documentada del pasado la cual debe permanecer en el futuro.

Otra de las Teorías archivísticas ha sido desarrollada por el doctor Carlos Alberto Zapata Cárdenas y hace especial énfasis en lo que tiene que ver con la teoría archivística tradicional la cual introdujo el concepto de ciclo vital de los documentos, definiendo las edades por las cuales pasa un documento.

Existen diferentes conceptos teóricos en cuanto a lo que tiene que ver con el ciclo vital de un documento, y de las cuales se contemplan un numero mayor de etapas por tanto se acepto la tesis que proviene del maestro archivero Aurelio Tanodi el cual estableció unas edades para los documentos, la primera recibió el nombre de Prearchivalia que va desde la creación del documento hasta cuando cumple con la función por la cual se origino, la segunda denominada archivalia en esta etapa el documento después de haber cumplido con su función se conservan como soporte para la administración que propicio su creación, y la tercera es la archivalia histórica que es cuando el documento ya ha perdido de alguna forma valor administrativo.

Existe también otra teoría que hace una división entre la producción y tramitación, la utilización y conservación, y por ultimo la evaluación y disposición final la cual ha tenido la mayor aceptación durante los últimos diez años años, así lo sostiene el profesor Carlos Alberto Zapata Cárdenas, lo anterior se debió a que se incorporo el concepto de records Management que proviene de la escuela Administrativa Norteamericana y su traducción hace referencia al termino que se conoce hoy en día como la subdisciplina de la archivística mas específicamente gestión documental.

“La gestión de documentos se fue introduciendo de manera paulatina entre la comunidad archivística y principalmente entre los académicos quienes consideraron que sus conceptos permitían abordar la problemática documental desde la óptica de los archivos históricos considerados desde los 8Os como el eje primordial de la teoría de los archivos moderna.”3

3 http://www.Unisalle.edu.co.Planeamiento de la documentación.

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De esta forma la gestión de documentos se hizo mas visible, lo cual genero que se complementaran, la archivística y la gestión Documental haciendo uso de la herramienta de reingeniería, gestión de calidad, por lo cual hoy por hoy resulta complejo separar la una de la otra.

3.2 MARCO CONCEPTUAL

La Archivística o Gestión Archivística hace énfasis al conjunto de actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente. 4

También se define la Gestión Documental como el “conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.5 “La norma ISO 15489 – 1: 2001segun José Ramón Cruz la define como el ámbito de gestión responsable del control eficiente y sistemático en la creación, recepción, mantenimiento, uso y eliminación de los documentos, incluyendo procesos para capturas y mantener la prueba y la información de las actividades y transacciones en forma de documentos” Según el reglamento General de Archivos estableció por el Archivo General de la Nación: “Archivo es uno o mas conjuntos de documentos sea cual sea su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución publica o privada en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden para servir como testimonio o información para la persona o institución que los produce, para los ciudadanos o para servir de fuentes de historia”. Sea cual sea el autor y la forma de definir la gestión documental es claro que el punto donde se encuentran cada una y se relacionan es el mantener la documentación organizada en forma tal que la institución que haga uso de ella la almacene y permita que su uso sea eficiente y eficaz.

4 http:/www-unimagdalena.edu.co/user-archives/unimag/vice investigación/gestión documentalppp 5 Ley 594 de 2000. Ley General de Archivos

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3.3 MARCO GEOGRAFICO

La Secretaria Distrital de Integración Social es una entidad de carácter público, pertenece al distrito de Bogotá, y tiene su sede principal en la callen11 No. 8-49 de la localidad de la Candelaria del Distrito Capital, otra Sede Edificio del Nevado: Cra 8 No. 11-39, y 16 Subdirecciones Locales para la Integración Social ubicadas en diferentes localidades de la ciudad de Bogotá. LOCALIZACION DE LA ZONA DE TRABAJO

Figura No. 1: Localidad de la Candelaria en el Distrito Capital.

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3.4 MARCO HISTORICO

La entidad inicio labores en el año 1938, hace 70 años, con un trabajo en los Barrios de Santander y el Olaya en la sección de nutrición y actividades alternas que tenían que ver con la atención a la niñez desamparada y a sus madres. El departamento Administrativo del distrito Capital se creo mediante acuerdo 78 de 1960, por el concejo de Bogotá como Departamento Administrativo de Protección y Asistencia Social, con funciones especificas de asistencia y protección dirigida a toda la población vulnerable, ya no solo era para los niños y sus madres . El decreto 3133 de 1968 nuevamente reformo la organización administrativa y otorgándole el nombre de Departamento Administrativo De Bienestar Social – DABS. Ya con el decreto No. 556 del 29 de diciembre del 2006 a la entidad se le otorgo el nombre de Secretaria Distrital de Integración Social debido a los procesos de descentralización administrativa que se viene aplicando conforme a las políticas del Distrito. Así como durante la historia de la entidad se han presentado diversos cambios, el archivo de gestión en la subdirección de contratación no ha sido la excepción puesto que su manejo también ha tenido algunos cambios. Primero fue administrado por personal de la misma entidad que hacían parte de la misma subdirección de contratación; luego fue contratada la firma Tandem empresa que se reconoce por ser pionera en digitación. Actualmente la Secretaria contrato directamente la prestación de servicios para el apoyo a la gestión de la entidad entre los cuales esta la de la Gestión documental a personas que entre su misión esta la de mantener en operación el subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo en el nivel central, ya que dicha entidad tiene como misión el contribuir al mejoramiento de la calidad de vida de las personas residentes en el distrito, a través de las acciones encaminadas a su bienestar, para lo cual requiere gestionar, archivar y servir los documentos que se producen a raíz del desarrollo de los procesos administrativos, permitiendo la consulta de los diferentes expedientes tanto para las personas de la misma entidad, como a los organismos que ejercen control y la misma ciudadanía. 3.5 MARCO NORMATIVO

Existe un conjunto variado de normas que hacen de la gestión documental y de la labor archivística un trabajo de resaltar por la importancia que tiene para la consecución de los objetivos de las entidades publicas.

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A continuación se hace un breve recuento de la normatividad vigente. - La Constitución Política de Colombia en el siguiente articulado hace referencia a los derechos y obligaciones en cuanto al uso del recurso de la información.

- Articulo 15, les otorga a las personas el derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en los archivos de entidades públicas y privadas.

- Articulo 74, Todas las personas tienen derecho a acceder a la información de carácter público salvo los casos que establezca la misma ley. - La ley 594 de 2000 Por medio de la cual se establece la ley General de Archivo donde se fijan reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado. Fue eexpedida por el gobierno nacional, se constituyó en una norma de obligatorio cumplimiento, para la administración de los archivos en las entidades estatales y en las privadas que prestan funciones públicas. - Acuerdo 042 de 2002 de Octubre 31, por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000. - El decreto 607de 2007 de diciembre 18 el cual determina el objeto, la estructura organizacional y funciones de la Secretaria Distrital de integración Social, creando la Dirección de Gestión Corporativa de la cual depende la subdirección de contratación y a la cual pertenece el archivo de gestión de contratación. - El decreto 514 diciembre 20 de 2006 establece que toda entidad publica a nivel distrital debe tener un subsistema interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA) como parte del sistema de Información Administrativa del Sector Publico.

- El articulo 30 del decreto 331 de 2003 establece entre las funciones del archivo de Bogotá, como ente rector del sistema distrital de archivos, así como la formulación de Políticas, planes y programas necesarios para garantizar la conservación de la memoria institucional del distrito capital y facilitar el acceso a su consulta.

- Decreto 1382 de 1995 donde se fijan los lineamientos que se deben tener en cuenta para realizar transferencias al archivo General de la Nación teniendo en cuenta las tablas de retención.

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- Decreto 173 de 2004, Por el cual se establecen normas para la protección de la memoria institucional, el patrimonio bibliográfico, hemerográfico y documental en el Distrito Capital"

- Resolución 510 de 2004, Por la cual se adoptan las Tablas de Retención Documental del Departamento Administrativo de Bienestar Social. - Resolución 1401 de 2007, Por la cual se crea el Comité de Gestión Documental, archivo y correspondencia, de la Secretaria Distrital de Integración Social - Circular 046 de 2004, define los criterios de la serie de contratos. Todos los anteriores lineamientos jurídicos han permitido crear sobre na buena base jurídica los quehaceres de la gestión documental ante todo en las entidades publicas.

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4. METODOLOGÍA 4.1. TIPO DE ESTUDIO, MÉTODO Y TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN. 4.2. FASES O ETAPAS Y ACTIVIDADES 4.2.1. FASE DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN Se recogió información dentro de la entidad a través de entrevista no estructuradas a los funcionarios encargados de la gestión documental, así mismo se realizó una investigación bibliográfica sobre el tema de estudio. En esta fase se desarrollaron las siguientes actividades.

Recolección y revisión de todos los documentos que hagan referencia a la misión, visión de la secretaria Distrital de Integración Social para poder hacer un reconocimiento del espacio geográfico en el cual se llevara a cabo la practica.

Elaboración del marco referencial para el desarrollo del estudio del tema de la práctica.

Revisión y análisis del Manual de procedimiento de contratación para establecer que acciones deben tenerse en cuenta para perfeccionar el procedimiento de la administración del archivo.

4.2.2. FASE DE PLANIFICACIÓN

Programación de las labores que semanalmente se deben llevar a cabo para distribuir entre los auxiliares las diferentes actividades que tienen que ver específicamente con la administración de documentos que ingresan al archivo.

Elaboración y ejecución de estrategias para llevar a cabo la Implementación

de estándares en los archivos de gestión en el nivel central para obtener un adecuado almacenamiento en las unidades de almacenamiento.

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Diseño de un formato que a la vez tenga soporte en base de datos para tener un mayor control de préstamos y devoluciones de las diferentes unidades de almacenamiento que se encuentran en el archivo de Gestión.

4.2.3. FASE DE SISTEMATIZACIÓN DE INFORMACION En esta fase se sistematizó toda la información recogida y los diferentes inventarios que hacen parte del archivo de Gestión, identificando el número de contrato, el contratista y el tipo de contrato, para llevar a cabo esta labor me apoyaron los auxiliares hacen parte del archivo de gestión de Contratación. En esta fase se desarrollaron las siguientes actividades.

Consolidación de los volúmenes de expediente que forman parte del archivo de gestión de contratación desde el año 2006 a la fecha.

Redacción del Marco de Referencia

Prestación del servicio de consulta de expedientes

4.3. FUENTES DE INFORMACIÓN Para el desarrollo del estudio se consultaron las siguientes fuentes de información: 4.3.1. FUENTES DE INFORMACIÓN PRIMARIAS Como fuentes de información primaria se consultaron los archivos y las base de datos de la entidad, así mismo, la opinión de los funcionarios encargados de manejar la gestión documental en la entidad. 4.3.2. FUENTES DE INFORMACIÓN SECUNDARIAS Como fuentes de información secundarias se consultaron documentos y libros especializados sobre el tema de la práctica, los cuales se consignan en el marco de referencia y en la bibliografía. Así mismo, la normatividad nacional al respecto.

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II PARTE

RESULTADOS DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA

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5. DESCRIPCIÓN HISTÓRICA Y TÉCNICAS DE ORDENAMIENTO

ARCHIVÍSTICO EN COLOMBIA Es de gran importancia conocer la historia tanto del archivo General de la Nación, como del Archivo de Bogotá ya que son estas dos entidades quienes se han encargado de definir lineamientos que permiten adecuar a través de lo que fija la ley inicialmente unas medidas de ordenación documental. El proceso de ordenación documental tiene estrecha relación con el proceso de clasificación. Existe una herramienta de fácil acceso que orienta de forma teórica y metodológica la función archivística de gran utilidad para los funcionarios y ciudadanos en general. Este capitulo se divide en dos partes, por un lado la descripción del Archivo General de la Nación y por el otro la de el Archivo de Bogotá. 5.1 ARCHIVO GENERAL DE LA NACION

El archivo General de la Nación fue creado jurídicamente en el año de 1989 con ley 80 y luego comenzó a operar el 1 de Septiembre de 1992 año en el que se posesionaron los 15 primeros funcionarios de la entidad.

Fue con la creación del AGN que se dio el nacimiento del centro de información primario que se dedico a custodiar el patrimonio documental de todo el país y a reconstruir su memoria. Se creo como establecimiento publico adscrito al ministerio de Gobierno, y continuo con las funciones que tenia el antiguo Archivo Histórico Nacional. Hoy en día el AGN cuenta con una planta de personal idóneo y altamente capacitada para desarrollar sus funciones misionales cuyos principales funciones son las de organizar, preservar y difundir todo el patrimonio documental. Como organismo rector de la política archivística del país es de gran importancia para la administración que se fundamenta en la gestión documental puesto que con ello se logra que la información institucional sea recuperable para poder asi tomar decisiones, brindar un servicio al ciudadano y como fuente de reconstrucción histórica.

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Es importante tener en cuenta que el AGN a través de su misión se encarga a nivel nacional de formular, orientar y controlar las políticas archivísticas, así como el de coordinar a todo el sistema nacional de archivos. 5.1.1 PROCESOS TECNICOS DE ORGANIZACIÓN De los principios básicos a nivel operativo tiene su comienzo con los procesos técnicos que se han convertido en la herramienta más importante en lo relacionado a la Gestión Documental. Dentro de dichos principios se encuentran la identificación, valoración, selección y eliminación, los primeros permiten la elaboración de las tablas de retención Documental y las dos últimas son el resultado de las anteriores. Detalle de cada proceso:

• Identificación: Para el Archivo General de la Nación la identificación permite hacer un reconocimiento de la procedencia, la caracterización y la descripción de la documentación. Es importante tener en cuenta que la identificación de las secciones y series dentro de un fondo documental es clave conocer la estructura orgánico – funcional de la entidad que los produce, es algo así como una especie de clasificación.

• Valoración: Lo que se busca con la valoración es otorgarle la protección al patrimonio Documental ya que de esta manera se establecen los valores primarios y secundarios y su permanencia en cada una de las fases de archivo. El AGN establece unos criterios de carácter general para la valoración en la cual se tiene como base el ciclo vital de los documentos y el funcionamiento que tienen en las entidades, lo que se tiene en cuenta son los usos, la frecuencia y las normas que regulan la producción Documental. Los criterios anteriormente mencionados permiten determinar si un documento esta en la fase activa, semiactiva o inactiva. Las dos primeras fases tienen que ver con los valores primarios y los dos siguientes con los secundarios.

• Selección:

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La selección tiene que ver con el proceso que determina el destino final que va a tener la documentación ya sea para llevar a cabo su eliminación o su conservación total o parcial, lo que permite llevar a cabo un control y fácil localización de los documentos necesarios para el servicio interno en la entidad o para darle un uso externo. También permiten disminuir el gasto de espacio tiempo y los materiales que garantizan la conservación.

• Eliminación: Es la destrucción de los documentos por ya haber perdido su valor primario que tiene que ver con si son administrativos, jurídicos, legales, fiscales o contables y aquellos que no tengan relevancia para la ciencia y la tecnología. La decisión de sobre la eliminación de documentos sino esta establecida por la ley o el reglamento de la entidad es responsabilidad del jefe de archivo y del comité de archivo dependiendo de la entidad. Según el AGN en el manual de retención y transferencias Documentales se establecen unos pasos metodológicos para la elaboración y aplicación de las tablas de retención Documental en las cuales se resaltan y recomiendan cuatro etapas.

a) Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales que

se relaciona con la recopilación de la información que hace parte de la institución.

b) Revisar las disposiciones legales. Los actos administrativos y otras normas relativas de la creación y cambios en la estructura que presente la entidad.

c) Tener en cuenta la estructura interna de la entidad y conocer en detalle el manual de procedimientos.

d) Análisis e interpretación de la información que se recolecta.

e) Conformación de las series con los respectivos tipos documentales.

f) Valoración y selección documental.

g) Elaboración de la propuesta de la tabla de retención.

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h) Presentación de las tablas de retención documental

i) Deben ser presentadas con su respectiva introducción mas los anexos que sustenten el proceso de elaboración.

j) Presentación y aprobación por parte del Comité de Archivos de la Entidad de la propuesta de tabla de retención.

k) Luego de la evaluación de las TRD por el comité de archivo deben ser remitidas para llevar acabo el estudio y el correspondiente tramite al jefe de la clasificación y descripción del archivo General de la Nación.

• Aplicación.

Una vez elaboradas y aprobadas las TRD debe hacer la correspondiente difusión en la entidad cuestiones tales como:

a) La fecha a partir de la cual son de obligatorio cumplimiento.

b) Instructivos para llevar a cabo la aplicación.

c) Normas para que los archivos de Gestión se organicen en concordancia con las TRD en cada oficina.

Lo que se busca con este tipo de metodología es conocer todos los cúmulos documentales su procedencia e importancia, y se recomienda tenerla en cuenta para elaborar una historia institucional y a la vez valorar y seleccionar documentación acumulada.

• Transferencias Documentales:

Este proceso se define como la remisión de documentos de los archivos de gestión o de oficina como también se les llama los cuales se llevan al archivo central y de aquí al archivo histórico conforme a las tablas de Retención Documental que ya han de ser aprobadas por el comité de Archivo de la entidad correspondiente.

El AGN en cumplimiento con su objeto y teniendo en cuenta la política de recuperación, custodia, conservación y difusión del patrimonio documental del país abandera el proceso de transferencias documentales que hacen parte de las entidades publicas del nivel central del orden nacional.

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A continuación se hace una breve descripción de las transferencias establecidas por cada uno de los archivos, teniendo en cuenta el ciclo vital que poseen los documentos.

• Archivo de Gestión.

En este archivo se encuentran los documentos generados en los procesos de Gestión Administrativa. El tiempo de permanencia depende del trámite y de las normas que se mantienen en las Tablas de Retención Documental, para poder decidir su traslado al archivo central.

Se deben transferir al archivo central aquellas series documentales que ya hayan cumplido el tiempo de retención señalas en las TRD y que además estén soportadas en su respectivo inventario. El calendario de transferencias deberá elaborarse de común acuerdo entre los productores de la documentación y el jefe de Archivo Central.

• Archivo Central

A este archivo se transfieren los documentos de los archivos de Gestión puesto que la consulta y utilización no es tan frecuente. El archivo central se encargara de facilitar la consulta tanto a las oficinas productoras como al público en general. Se debe tener en cuenta que para llevar a cabo la incorporación de grupos documentales es necesario tener en cuenta el cuadro de clasificación que se tengan establecidos por cada oficina productora de documentos. En este archivo la documentación permanecerá el tiempo que este estipulado en las TRD, agotado los valores primarios y secundarios de la documentación, será el comité de Archivo quien procederá a realizar la valoración para determinar la selección o la posible eliminación de los documentos.

• Archivo Histórico.

Última etapa del ciclo vital de los documentos la cual permite que se transfieran todos los documentos que por su valor para Investigación, la Ciencia y el Arte deben conservarse de manera permanente.

Luego de esta breve recopilación acerca de las diferentes formas de transferencias es importante resaltar los procedimientos para la transferencia documental al Archivo General de la Nación puesto que contiene cada una de las transferencias documentales que se conservaran por el resto de tiempo, apara lo cual se establecen unos pasos que permiten la preparación de la documentación

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que será recibida en perfectas condiciones, es decir limpia, clasificada e inventariada.

Dentro de los pasos de preparación para la documentación están:

a) Limpieza de la Documentación.

b) Eliminación de componentes no aptos para la conservación como residuos metálicos.

c) Identificación del material afectado por biodeterioro (Hongos y/o Insectos ).

d) Revisión y Foliación

e) Unidades de conservación y Realmacenamiento (Legajos, libros, tomos, cajas , carpetas)

Los anteriores pasos son de vital importancia ya que permiten que tanto la transferencia como la conservación se lleve a cabo de la mejor manera teniendo en cuenta que es el Archivo General de la Nación quien se encarga de formular y orientar las políticas archivísticas a nivel Nacional .

5.2 ARCHIVO DE BOGOTA

El archivo de Bogotá fue fundado el de 6 de Agosto de 2003 se inauguró como centro para la conservación de la memoria de la ciudad, que propendía por la transparencia y los derechos de los ciudadanos y ente rector del Sistema Distrital de Archivos. El proyecto se presento en el año 1997 durante la primera administración del alcalde Antanas Mockus y continuando este proceso por el alcalde Enrique Peñalosa. A pesar de la pérdida que se tuvo por los incendios que se presentaron en los años 1786 y 1900 y las eliminaciones indiscriminadas durante todo el siglo xx, existe aun una memoria documental que se conserva, para promover el conocimiento y la imagen colectiva-

Con la construcción del Archivo la administración busca cumplir con lo que ordena la constitución Política, la ley General de Archivos y el plan de desarrollo que se adecuan en el fortalecimiento de la transparencia administrativa, la sustentación de cuentas y la conservación de la memoria institucional.

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La misión del archivo de Bogotá consiste en proteger los recursos documentales del distrito capital, para poder garantizar la transparencia, accesibilidad y conservación de la información que es de interés para el gobierno, y el estudio de la ciudad. El archivo de Bogotá rige el sistema de Archivos de la administración Distrital ya que acopia, conserva y organiza todos los documentos en beneficio de las entidades de la administración del distrito como también beneficia a investigadores y estudiosos. El sistema de Archivos de la Administración Distrital que se traduce al conjunto de normas, procedimientos y técnicas que se orientan con el propósito de estandarizar los procesos propios de la función Archivistica en todas las entidades del Distrito. La siguiente descripción permite detallar los procedimientos que se llevan a cabo en el Archivo de Bogotá. 5.2.1 PROCEDIEMIENTOS Y TECNICAS DE ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE BOGOTA.

1- La Estandarización

El énfasis que se hace en este proceso es la de poder definir en primera medida para saber que tipo de documento se produce y a que tipo de procedimiento responde y además conocer quien lo produce, el saber el origen y la secuencia permite identificar las características internas y externas para determinar el valor administrativo y legal del mismo. La estandarización que propuesto el Archivo de Bogotá consiste en : - Hacer el levantamiento de los procesos que requieren la acción Administrativa. -Caracterización de cada uno de los documentos producidos en la secuencia de las actividades administrativas. -Agrupar los documentos así caracterizados en unidades documentales, para detallar las series y su vez las subseries.

2- Cuadro Único de Clasificación

Se ha estructurado teniendo en cuenta las competencias, sectores, funciones, procesos y actividades las entidades de la administración distrital, partiendo de la composición que se tiene del sistema de gobierno y según el estatuto orgánico.

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3- Sistema Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA)

Además de lo que establece la ley es complementario de sistemas como el de Gestión de Calidad y MECI, puesto que los documentos además de ser los soporte a las actividades que se llevan a cabo en cualquiera de las entidades, sirven de soporte a la misión, objetivos y funciones de las mismas. Este sistema se conforma por:

• Las políticas que desarrollan procesos y procedimientos en todas las

oficinas de las entidades publicas.

• Unidad Administrativa

• Distribución de Archivos en Niveles

• Recurso Humano calificado y en el numero que se requiere

• Áreas de Almacenamiento preparadas técnicamente

• Recursos Informáticos para la Administración Documental.

4- Sistema de Información de Archivos.

Es el conjunto de personas, maquinas, métodos y procedimientos que permiten la recolección, procesamiento de la información relacionada con el distrito capital. Para llevar a cabo esta aplicación se delimitan cinco módulos.

• Administración de Fondos. • Espacio físico • Unidades documentales • Consulta documental • Circulación y préstamo.

5- Sistema Integrado de Conservación

A este sistema hacen parte todas las normas, políticas, procedimientos y técnicas dirigidos a la conservación de los documentos que se producen a nivel distrital desde su producción hasta su disposición final. Todos estos procedimientos que se erigen desde el archivo de Bogotá son los que hoy en día están permitiendo que las entidades del distrito organicen y optimicen

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sus recursos de información para la consecución de todas y cada una de los objetivos que tienen las mismas a nivel distrital.

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6. HALLAZGOS DENTRO DEL PROCESO DEL ORDENAMIENTO DOCUMENTAL Y TÉCNICO A UN NIVEL GENERAL Y PARTICULAR

REALIZADO DENTRO DEL ARCHIVO DE GESTIÓN DE CONTRATACIÓN. El sistema Interno de Gestión Documental se encuentra dirigido por el archivo central de la Secretaria Distrital de Integración Social , según la estructura orgánica depende de la Oficina de Gestión corporativa y su vez de la subdirección Administrativa y Financiera.

La Secretaria Distrital de Integración Social, cuenta con el Archivo Central, encargado de la gestión documental de la entidad, orgánicamente está adscrito a la Oficina Asesora de Apoyo Logística y esta a la Subdirección Administrativa y Financiera.

Anteriormente el nivel de jerarquía que existía no era la mas adecuada para dictar las políticas que se requieren para llevar a cabo la producción, gestión y administración de los documentos que se producen a diario, ya que según el decreto 514 del 2006 hace referencia a que la dependencia que debe coordinar, controlar y hacer seguimiento a la Gestión Documental en las entidades del distrito debe tener el nivel Administrativo y autoridad suficiente para llevar a cabo los procesos y procedimientos que llevan consigo la función Archivística.

6.1 MODELO DE GESTION DOCUMENTAL:

En la secretaria Distrital de Integración Social maneja el modelo de Gestión Documental que se basa en dos elementos principalmente, por un lado la Administración de Correspondencia que tiene que ver con la Recepción, radicación y distribución de la correspondencia de tanto interna como externa, por otro lado la Gestión de Archivos la cual se conforma con la Elaboración y Aplicación de tablas de Retención Documental, control de archivo central y la atención de prestamos y consultas.

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6.2 SISTEMA INTERNO DE ADMINISTRACION DE LOS DOCUMENTOS

La Secretaria Distrital de Integración Social, cuenta con el Archivo Central, encargado de la gestión documental de la entidad, orgánicamente está adscrito a la Oficina Asesora de Apoyo Logística y esta a la Subdirección Administrativa y Financiera.

Se considera que el nivel de jerarquía así como el área de la que depende de manera inmediata, no es la adecuada para dictar las políticas sobre producción, gestión y administración documental.

Cabe resaltar que el artículo 5 del Decreto 514 de 2006, menciona que la dependencia que coordina, controla y hace seguimiento de la Gestión Documental en las entidades distritales debe tener el nivel administrativo con la autoridad suficiente para dirigir los procesos y procedimientos propios de la función archivística.

Para la disposición final de los documentos la secretaria ya tiene adoptados los lineamientos que se manejan en las T.R.D para llevar a cabo la conservación, selección y eliminación de los mismos.

En la actualidad los diferentes Archivos de las diferentes dependencias de la secretaria cuentas con la funcionalidad de las tablas de retención documental y los debidos procesos técnicos es decir la Clasificación, ordenación interna del expediente, depuración, eliminación de materiales que no se deben conservar, descripción, rotulación, y almacenamiento en cajas de archivo.

A continuación se detalla el organigrama de la entidad para conocer cada una de las unidades productoras de documentación dentro de la Secretaria

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6.3 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE EJECUCION Y PRODUCCION DOCUMENTAL

Cuadro No.1. ORGANIGRAMA DE LA ENTIDAD:

ALCALDÍA MAYORDE BOGOTÁ D.C.

Secretaría DistritalINTEGRACIÓN SOCIAL

Secretaría Distrital de Integración Social

SECRETARIA

DIRECCIÓN POBLACIONAL

DIRECCIÓN TERRITORIAL

DIRECCIÓN DE ANÁLISIS Y DISEÑO

ESTRATÉGICO

DIRECCIÓN DE GESTIÓN

CORPORATIVA

Oficina de Control Interno

SUBSECRETARIA

Oficina de Asuntos Disciplinarios

Subdirección parala Gestión Integral

Local

Subdirección de Investigación e Información

16 Subdirecciones Locales para la

Integración Social

Subdirección para la Identificación,

Caracterización e Integración

Subdirecciónpara la Infancia

Subdirección para la Juventud

Subdirección para la Adultez

Subdirección Administrativa y

Financiera

Oficina Asesora Jurídica

Oficina Asesora de Comunicaciones

Subdirección de Diseño, Evaluación y

Sistematización

IDIPRON

Comité Sectorial de Integración Social

SISTEMA DE COORDINACIÓN INTERNO

1.. Consejo Directivo2. Consejo para la Gestión

Social Integral3. Consejo de Seguimiento al

cumplimiento de metas sociales y financieras

Subdirección de Plantas Físicas

Subdirección para la Vejez

Subdirección para la Familia

Subdirección de Contratación

Tomado de la página Web de la Secretaría Distrital para la Integración Social. www.secretaríaparalaintegraciónsocial.gov.co

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MAPA DE PROCESOS SDIS

Cuadro No. 2 Tomado de la página Web de la Secretaría Distrital para la Integración Social. www.secretaríaparalaintegraciónsocial.gov.co

Áreas misionales de la Secretaria Distrital de Integración Social son:

√ Dirección Territorial √ Dirección Poblacional

Áreas de apoyo y transversales son:

1. Secretaria 2. Oficina Asesora de Comunicaciones 3. Oficina Asesoría Jurídica 4. Oficina de control Interno 5. Oficina de Asuntos Disciplinarios 6. Dirección de Gestión Corporativa 7. Dirección de Análisis y Diseño Estratégico 8. Subsecretaria

Como se encuentra la organización y producción documental

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Existen 33 archivos de gestión con documentación cuyas fechas extremas son desde el 1989 hasta el 2007 y el Archivo Central contiene información desde el año 1971 hasta el 2006.

El siguiente cuadro tomado del Diagnostico que hizo la secretaria junto con el apoyo del Archivo de Bogotá ilustra de forma detalla los niveles de archivo existentes.

El volumen total de la documentación acumulada a la fecha, es de 2379,53 metros lineales, distribuidos de la siguiente manera:

• 32 archivos de gestión • 2 depósitos de archivo central

VOLUMEN DE DOCUMENTOS PRODUCIDOS POR CADA DEPENDENCIA

OFICINAS

Volumen documental en metros lineales de documentos

Producción anual de

documentos

DIRECCIÓN DE ANÁLISIS Y DISEÑO ESTRATÉGICO 20,97 6,99

SUBDIRECCIÓN DE PLANTAS FÍSICAS 70,63 17,66

TALENTO HUMANO 131,51 10,96 SISTEMAS 19,31 4,83

GRUPO QUEJAS Y SOLUCIONES 15,07 5,02 CONTROL DISCIPLINARIO 33,1 5,52

CONTROL INTERNO 17,54 3,51

ARCHIVO CASA ROSADA 50,26 5,58

DIRECCIÓN POBLACIONAL 15,64 7,82

DIRECCIÓN TERRITORIAL- Ed. El Nevado 176,99 25,28

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DESPACHO 36,06 2

SUBDIRECCIÓN PARA LA ADULTEZ 14,31 7,16

SECRETARIA DE LA JUVENTUD 14,28 4,76

SUBDIRECCIÓN PARA LA INFANCIA 57,59 7,2

SUBDIRECCIÓN PARA LA FAMILIA 62,76 31,38

SUBDIRECCIÓN PARA LA VEJEZ 14,25 7,13

SUBDIRECCIÓN DE CONTRATACIÓN 51,02 12,76

ARCHIVO CONTRATOS 155,69 77,85

RECURSOS FINANCIEROS/Contabilidad 100,06 33,35

APOYO LOGÍSTICO 43,42 14,47

DIRECCIÓN DE GESTIÓN CORPORATIVA 12,31 6,16

OFICINA ASESORA JURÍDICA 6,33 2,11

COMUNICACIONES 10,74 3,58 TOTAL 1129,84 303,06

Tabla 1. Volumen y Producción documental archivos de gestión Anexo pagina Archivo de Bogota

En la anterior tabla se puede observar de manera detallada la cantidad de docuemntos que se prodeucen por cada dependencia, se observa el mas alto porcentaje de produccion anual de docuementos, y por ende el espacio que ocupa en metros lineales tambien es de los mas altos, si se compara con el resto de dependencias.

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VOLUMENES TOTALES DE LOS DIFERENESTES ARCHIVOS DE LA SDIS.

Áreas Metros Lineales de Documentos

Archivos de Gestión 1129,84

Archivo Central 2379,39

VOLUMEN TOTAL 3509,23

Producción Documental Anual en los Archivos de Gestión

303,06

Tabla No. 2 Volumen Documental Anexo pagina archivo de Bogotá Diagnostico enero del año 2008

La producción total anual de documentos que llegan a los archivos de gestión es significativa si se traduce esta situación a lo que tiene que ver con el espacio que se requiere y la cantidad de personas que deben haber para manejar este flujo tan alto de documentación, y poderlo organizar y conservar en las mejores condiciones.

1129,84

2379,39

Archivos de Gestión Archivo Central

VOLUMEN DOCUMENTAL SECRETARIA DE INTEGRACION SOCIAL

Gráfica No. 1 Volumen Documental Anexo pagina archivo de Bogotá

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En este grafico se muestra la cantidad de archivos que reposan tanto en los archivos de gestión como en el archivo central de la SDIS.

6.4 ARCHIVO CENTRAL SDIS

Así se encontraba el Archivo Central de la SDIS, que por muchos años permaneció sin el espacio adecuado y la reglamentación requerida para la organización de los documentos, pero que hoy en día gracias al manejo que se le empezó a dar y haciendo uso de la Administración documental que promovió la misma ley la entidad empezó a prestar mayor atención a los fondos documentales que poseía.

Veamos las Imágenes de hace algunos y luego las actuales.

Año de 1998 Archivo Central del DABS

Foto No 1. Archivo Central año 1998. Bodega Casa Rosada. Foto Donada por la Administración del Archivo Central.

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Foto No 2 y 3. Archivo Central año 1998. Bodega Casa Rosada. Foto Donada por la Administración del Archivo Central.

Foto No. 4 Planoteca año 2000. Foto Donada por la Administración del Archivo Central.

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En el año 2008 el Archivo Central de la Secretaria Distrital de Integración Social, se encuentra totalmente organizado en sus respectivos rodantes en unidades de almacenamiento que se establecen y cuenta con un espacio adecuado para mantener todos los documentos en un mismo lugar.

Foto No. 5y 6 Archivo central SDIS Rodantes integrados

Foto No. 7 Archivo central SDIS Rodantes integrados con unidades de almacenamiento cajas x300

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Foto No. 8 Archivo central SDIS, Planotecas.

6.5 HALLAZGOS EN EL ARCHIVO DE GESTION DEL GRUPO CONTRATACION.

Durante estos cuatro meses se ha venido llevando a cabo un proceso de organización, ordenación y clasificación entendido estos tres términos como procesos diferentes pero unidos entre si.

Ordenación: Este proceso permite llevar a cabo la disposición física de los documentos, es decir se han ordenado todos los documentos de los respectivos expedientes teniendo en cuenta su jerárquica, para permitir la presentación de una información pertinente para lograr una fácil ubicación para quienes realizan las consultas de los mismos.

La organización contiene en si la clasificación y ordenación, la cual se esta llevando a cabo a través de la realización de inventarios y de la revisión de las

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tablas de retención documental de forma periódica y constante con el fin de mantener actualizados los mismos.

En cuanto a la clasificación esta se esta llevando a cabo teniendo en cuenta los tipos de documentos, y las unidades en las que estos se almacenan sin dejar de detallar las series y subseries que de aquí se conforman.

6.5.1 SERVICIOS DE PRÉSTAMOS

Se tiene solamente servicios de préstamo de documentos para los funcionarios de la misma entidad, entes de control y otras entidades.

En cuanto a los usuarios se realizan préstamos a personas internas, dueños de contratos con sus respectivos interventores, entes de control y otras entidades, claro esta que con previa autorización expedida por la dependencia correspondiente.

El siguiente cuadro detalla el servicio prestado, la forma como se hace el mismo, y la frecuencia de la consulta.

SERVICIOS DE CONSULTA QUE PRESTA SDIS

SERVICIO FORMA FRECUENCIA DE CONSULTA

PRESTAMO INTERNO

Si quien lo requiere hace parte de la misma dependencia, solo se registra en las planillas de préstamos y devoluciones y a la vez en el sistema que tenga cada dependencia. Si es una persona que hace parte de otra dependencia debe solicitar autorización con la persona encargada para dicho trámite de cada dependencia.

ALTA Una aproximación Diaria entre los 300 y 400 Expedientes

PRESTAMO EXTERNO

Hacen parte de este tipo de préstamo quienes no laboran en la entidad, para lo quienes se expiden autorizaciones que traen consigo un consecutivo que es el que se ingresa al sistema para dejar su registro, además se les delimita el tiempo de préstamo.

ALTA Aproximación diaria entre los 200 Y 300 Expedientes.

Tabla No. 3 Servicios de consultas prestados por el archivo de contratación.

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6.5.2. VOLUMEN ACTUAL EN DOCUEMENTOS

El archivo de Gestión de Contratación mantuvo un volumen alto en cuanto a expedientes, es decir durante este año se presento contratación por parte de la SDIS distribuidos en, licitaciones adjudicadas, convenios, convocatorias no adjudicadas y licitaciones no adjudicadas.

VOLUMENES DE EXPEDIENTES AÑOS 2006-2007-2008 SDIS

Figura No. 2 comparativo de expedientes por año.

Este grafico muestra el volumen que hay actualmente en el archivo de gestión de Contratación, en el cual la variación no es significativa, es decir el volumen se mantiene promedio año tras año.

6.5.3. ESTADO ACTUAL DEL ARCHIVO DE GESTION DE CONTRATACION

A través de las siguientes imágenes se detalla la organización que tiene en el presente el archivo en general.

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Foto No. 9 Archivo de gestión, Grupo Contratación SDIS Rodantes fondo 1.

Foto No. 10 Archivo de gestión, Grupo Contratación SDIS, Unidades de almacenamiento.

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Foto No. 11 Archivo de gestión, Grupo Contratación SDIS, Unidades de almacenamiento, en rodantes, Fondo 1.

Foto No. 12 Archivo de gestión, Grupo Contratación SDIS, Unidades de almacenamiento, en rodantes, Fondo 2.

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A manera de conclusión en la anterior descripción y hallazgos cabe resaltar que gracias a la normatividad que se estableció para la administración de los archivos tal como la ley 594 de 2000 y el decreto 514 de 2006 las dos en conjunto propendieron por la organización una en lo nacional y la otro en el ámbito distrital pero que finalmente fueron en primera medida una base solida para que las entidades del distrito comenzaran por darle un mejor manejo a todo el acervo documental que es de gran importancia

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7. RECOMENDACIONES Y PROPUESTAS A UN NUEVO ORDENAMIENTO DOCUMENTAL A TRAVÉS DE LA IMPLEMENTACIÓN DE UN CÓDIGO DE

BARRAS Y UNA BASE DE DATOS ACCES.

Una de las problemáticas detectadas en el archivo de gestión de contratación es aquel que tiene que ver con el sistema o software (FOX), implementado ,ya que este no muestra en su totalidad la ruta por la cual los expedientes han pasado, muchas veces ocultándonos su prestamos, como tampoco el registro histórico de quien tiene el mismo, a su vez el alimentar este mismo programa con la información de expedientes manualmente se convierte en una operación bastante tediosa es decir es muy repetitiva que puede cometerse el error de ingresar el mismo documento dos veces y así cometer el error de no tener un dato real de estas mismas carpetas, a esto también se le suma los altos volúmenes de expedientes que se entregan en un día los cuales oscilan entre 18 y 30 diarias sin contar con aquellas que llegan nuevas para ser ingresadas y codificadas de este mismo software.

También se presenta la incomodidad en el que hacer diario porque el espacio que hay no es suficiente ni para agrupar mas carpetas, como tampoco para las cinco personas que laboramos en el mismo, esto debido a que los rodantes están al máximo, es decir están totalmente llenos y el archivo central aun no ha podido recibir el traslado que se tiene programado de expedientes que ya se encuentran liquidados y que por tanto ya no hacen parte del archivo de Gestión, todo esto ha sido significativo ya que ha generado cierto grado de complejidad en cuanto a la Administración de este Archivo, pues el espacio y software existente han contribuido a la generación de algunos inconvenientes.

Con lo anteriormente mostrado y con todo lo descrito en los capítulos anteriores se crea una idea para primordialmente conseguir el siguiente objetivo, el llegar a una implementación y estandarización a través de un código de barras de todas y cada una de los expedientes, identificado con el numero de cedula de cada contratista siendo de gran ayuda y mejoría en el flujo documental y respectivo control a través de un lector de código de barras o plus.

Este ultimo seria implementado a través de un programa con su licencia adecuada llamado Label Magic, este software tiene la capacidad de dejar crear con el numero de cedula de cada contratista varios aspectos que lo ubicarían en un código binario así:

01----------------------------------------------------- Tipo de Contrato

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02-------------------------------------------------- Fecha de contrato

03----------------------------------------------- Contratista

04--------------------------------------------- Numero de contrato

EJEMPLO :

Contrato de Prestación de servicios de apoyo a la gestión Numero 2591 de 13 Agosto de 2008 contratista CLEMENTINA BERMUDEZ CC. 55.068.928 de Garzón.

A través del ejemplo anterior lo que se quiere demostrar es que cada contrato o carpeta tendría un código en el cual se identificarían los siguientes aspectos:

Tipo de contrato: 01 (Prestación de Servicios)

02 ( Por Resolución)

03 (Selección Abreviada)

Fecha de Contrato: LA FECHA INICIAL DE ESTE MISMO

Contratista: CEDULA DE LA PERSONA CONTRATADA

Numero de Contrato: EL NUMERO DE CONTRATO O TAMBIEN LA FECHA Y NUMERO DE PRORROGA DEL CONTRATO SI LA HAY

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A través de esta implementación se le daria un orden lógico a nivel de un medio electrónico, el cual seria el lector de barras o scanner lector

Fotografía de Scanner lector :

Escáner de código de barras

Escáner que por medio de un láser lee un código de barras y emite el número que muestra el código de barras, no la imagen.

Escáner de código de barras

Hay escáner de mano y fijos, como los que se utilizan en las cajas de los supermercados.

Tiene varios medios de conexión: USB, Puerto serie, wifi, bluetooth incluso directamente al puerto del teclado por medio de un adaptador, cuando se pasa un código de barras por el escáner es como si se hubiese escrito en el teclado el número del código de barras.

Un escáner para lectura de códigos de barras básicas consiste en el escáner propiamente dicho, un decodificador y un cable que actúa como interfaz entre el decodificador y el terminal o la computadora.

La función del escáner es leer el símbolo del código de barras y proporcionar una salida eléctrica a la computadora, correspondiente a las barras y espacios del código de barras. Sin embargo, es el decodificador el que reconoce la simbología

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del código de barras, analiza el contenido del código de barras leído y transmite dichos datos a la computadora en un formato de datos tradicional.

Un escáner puede tener el decodificador incorporado en el mango o puede tratarse de un escáner sin decodificador que requiere una caja separada, llamada interfaz o emulador. Los escáneres sin decodificador también se utilizan cuando se establecen conexiones con escáneres portátiles tipo “batch” (por lotes) y el proceso de decodificación se realiza mediante el Terminal propiamente dicho.

Después de la descripción anterior con referencia al código de barras también para cumplir con el objetivo se tuvo que escoger e implementar una base de datos nueva y para tal motivo ubicamos la base de datos MICROSOFT ACCES, la cual por sus características y capacidad de ordenamiento y no repetición de archivos y su facilidad para crear formularios, en los cuales yo pueda registrar a través del scanner ,con tan solo leer el código de barras a un formulario donde sus campos llevarían especificaciones como (nombre, cedula , tipo de contrato, fecha de contrato , ubicación de préstamo del contrato.)

Las bases de datos de cada contratista que se requieren llevar asumen un desarrollo conjunto de elementos para así poder facilitar su tarea diaria, MICROSOFT ACCES es un programa que cuenta con todas estas especificaciones pues sus aplicaciones nos permiten desde una simple tabla de datos hasta la creación de un formulario el cual nos daría un orden cronológico y exacto de cada contrato a través del código de barras un ejemplo de implementación del formulario y su creación como también la lectura de el código de barras en este mismo.

EJEMPLO :

Contrato de Prestación de servicios de apoyo a la gestión Numero 2591 de 13 Agosto de 2008 contratista CLEMENTINA BERMUDEZ CC. 55.068.928 de Garzón.

CREACION DE BASE:

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Id CONTRATO CODIGO DE BARRAS NOMBRE APELLIDO CEDULA NUMERO DE CONTRATO

FECHA DE INICIO

Tabla2 0113082008550689282591 CLEMENTINA BERMUDEZ 55068928 2591 13/0

8/2008

Se crea un formulario donde se captura con el lector de barras el código asignado y este a su vez lleva el mismo al formulario lo ordena y identifica ciertas características del usuario:

Ejemplos de Formularios:

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En los ejemplos anteriores se detallan los diferentes campos de información que permiten crear los diferentes códigos de barras, y la funcionalidad que estos tienen según la necesidad requerida.

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CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

• Con el aporte que realizo en la implementación de un código de barras para cada expediente a través de la base de datos Microsoft ACCES la secretaria distrital de integración social esta determinando implementar dicho proceso por tener ventajas para este manejo documental necesario.

• La secretaria Distrital de Integración Social esta pasando por el mejor momento en cuanto a la administración Documental, ya que en este proyecto se están definiendo y adaptando todos los procesos de estandarización para tener una buena Gestión de los documentos y este aporte también sumaria una buena alternativa de gestión por lo practico del proceso.

• Es importante para todas las entidades dentro de los procesos de modernización de la administración documental , adoptar las tablas de retención Documental, contar con el personal adecuado para llevar a cabo las labores que hacen parte de dicho propósito para así, poder brindar la adecuada administración del recurso de la información.

• Se recomienda a la Secretaria Distrital de Integración Social ampliar el espacio destinado para la conservación de la nueva contratación correspondiente al año 2009, ya que el espacio existente no es suficiente.

• Es necesario implementar la estandarización de procesos que permitan suprimir y dar una mejor organización al interior de los expedientes, con el fin de mantener solo los documentos que realmente sean soporte de los diferentes tipos de contratos que reposan en el archivo de Gestión de contratación.

49

FUENTES BIBLIOGRAFICAS

• ARCHIVO DE BOGOTA, Memoria y transparencia.2008

• ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Tablas de retención y transferencias documentales. Bogotá: AGN, 2001.

• ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Reglamento General de Archivos. 2 edición. Bogotá: AGN, 1997.

• BONILLA, Elsy y RODRIGUEZ Penélope. Más allá del dilema de los

métodos. Bogotá: Cede U. de los Andes, 1995.

• CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA DE 1991. 3 ed. Bogotá: ESAP-Centro de Publicaciones, 1992.

• CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 489 de 1998: Estatuto Básico de Organización y Funcionamiento de la Administración Pública. Bogotá: ESAP-Unidad de Publicaciones, 1999.

• CRUZ MUNDET José Ramón. La Gestión De Documentos en las Organizaciones.Ed Pirámide. Madrid 2006

• JAEN GARCIA Luis Fernando. Organización y Gestión de Archivos. Madrid, ediciones Trea. 1999

• LOPEZ RODRIGUEZ María del Carmen. La delimitación de la Archivística como Ciencia. Universidad de Leon. 1999.

• MANUAL DE INDUCCION Y REINDUCCION TALENTO HUMANO. Secretaria Distrital De Integración Social. Bogotá 2007.

PAGINAS WEB

• http://www.imagesgoogle.com.mx

• http://www.integracionsocial.gov.co

50

• http:/www-unimagdalena.edu.co/user-archives/unimag/viceinvestigación/gestión documentalppp

• http://www.Unisalle.edu.co.Planeamiento de la documentación.

51

ANEXOS

Los siguientes anexos fueron tomados de los diferentes procedimientos con los que cuenta la subdirección de Contratación para llevar a cabo la administración, el servicio de préstamos y los procedimientos que permiten alimentar las unidades de almacenamiento, los cuales están explicados en el contenido de este trabajo.

Anexo A. RETIRO DOCUMENTAL PARA CONSULTA

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO

1.

Es funcionario de la subdirección de contratación SI → IR A LA ACTIVIDAD 2 NO → IR A LA ACTIVIDAD 17

Solicitante / dependencia solicitante

2.

Solicitar la-s carpeta-s al archivo de la Subdirección de Contratación mediante el formato de “solicitud, entrega y devolución documental internos ”

Solicitante Subdirección de Contratación

formato de “solicitud, entrega y devolución documental internos ”

3.

Consultar si el funcionario de la subdirección de Contratación se encuentra a paz y salvo con el préstamo de carpeta-s

Técnico de archivo

4.

Tiene carpetas cargadas a su nombre? SI → IR A LA ACTIVIDAD 5 NO → IR A LA ACTIVIDAD 6

5.

Enterar al solicitante que tiene carpeta-s a su cargo, las cuales deberá entregar para que pueda realizarse un nuevo préstamo. De lo contrario no se hará efectivo ningún préstamo. Si la persona continua con la carpeta-s se le hará actualización del préstamo en el sistema.

52

6. Consultar la base de datos para establecer si el contrato se encuentra en el archivo.

Técnico de archivo

7.

La carpeta se encuentra en el archivo? SI → IR A LA ACTIVIDAD 8 NO → IR A LA ACTIVIDAD 11

8.

Ingresar los datos correspondientes en el sistema de la solicitud documental, de tal forma que quede actualizada.

Técnico de archivo

Actualización en el sistema del préstamo

9.

Entregar al solicitante la-s carpeta-s mediante el formato de “solicitud, entrega y devolución documental internos” para que firme y quede constancia de entrega.

Técnico de archivo

formato de “solicitud, entrega y devolución documental internos”

10. Firmar en el “solicitud, entrega y devolución documental internos” para constancia de recibo de carpeta-s.



11. Verificar quien es el funcionario que la posee, para hacer el respectivo seguimiento y control.

Técnico de archivo

Formato “seguimiento de préstamo de contratos”

12. Devolver la-s carpeta-s una vez se haya hecho la consulta requerida.


13.

Buscar en la carpeta de préstamos activos internos el formato “solicitud, entrega y devolución documental internos”.

Técnico de archivo

14.

Firmar la devolución de la-s carpeta-s en el formato “solicitud, entrega y devolución documental internos”.



15. Actualizar inmediatamente en el sistema la devolución de la-

Técnico de archivo

Actualización en el sistema

53

s carpeta-s. de la devolución

16. Pasar el formato “solicitud, entrega y devolución documental internos” a la carpeta de devueltos internos.

17.

Solicitar autorización para el préstamo de la-s carpeta-s al funcionario encargado de préstamos externos en la Subdirección de Contratación.


18.

Se autoriza el préstamo? SI → IR A LA ACTIVIDAD 18 NO → Solicitud por escrito a la Subdirección de Contratación

19. Ingresar e imprimir desde el sistema los datos correspondientes de solicitud de préstamo del solicitante

Usuario quien autoriza los préstamos externos.

Formato “Autorización préstamo externo”

20. Dirigirse al técnico de archivo con la autorización impresa para el préstamo de la-s capeta-s


Formato “Autorización préstamo externo”

21. Diligenciar el formato de “Solicitud, entrega y devolución documental externos”


formato de “Solicitud, entrega y devolución documental externos”

22. Descargar del sistema la-s carpetas del contrato u otros solicitados.

Técnico de archivo

23.

Entregar al solicitante la-s carpeta-s mediante el formato de “solicitud, entrega y devolución documental externos” para que firme y quede constancia de entrega.

Técnico de archivo


24. Firmar en el “solicitud, entrega y devolución documental externos” para constancia de recibo de carpeta-s.


formato de “Solicitud, entrega y devolución documental

54

externos”

25. Devolver la-s carpeta-s una vez se haya hecho la consulta requerida.


26.

Buscar en la carpeta de préstamos activos externos el formato “solicitud, entrega y devolución documental externos”.

Técnico de archivo


27.

Firmar la devolución de la-s carpeta-s en el formato “solicitud, entrega y devolución documental externos”.



28. Actualizar inmediatamente en el sistema la devolución de la-s carpeta-s.

Técnico de archivo

29. Ubicar la carpeta en el depósito de archivo

Técnico de archivo

55

Anexo B. RETIRO FÍSICO DOCUMENTAL PARA MODIFICACIONES


1

Solicitar la-s carpeta-s al archivo de la Subdirección de Contratación mediante el formato de “solicitud, entrega documental para modificaciones ”

Solicitante Asistente de modificaciones

formato de “solicitud y entrega documental para modificaciones”

2Consultar la base de datos para establecer si el – los contrato-s se encuentra-n en el archivo.

Técnico de archivo

3


4

Ingresar los datos correspondientes en el sistema de la solicitud documental para modificaciones, de tal forma que quede actualizada.

Técnico de archivo


5

Entregar al solicitante la-s carpeta-s mediante el formato “solicitud y entrega documental para modificaciones” para que firme y quede constancia de entrega.

Técnico de archivo

formato de “solicitud y entrega documental para modificaciones”

6Firmar en el formato “solicitud y entrega documental para modificaciones” para


formato de “solicitud y entrega documental

56

constancia de recibo de carpeta-s.

para modificaciones”

7Verificar quien es el funcionario que la posee, para hacer el respectivo seguimiento y control.

Técnico de archivo


8

Hacer el reparto al profesional de la-s carpeta-s del contrato para revisión y elaboración de la modificación en el sistema.



9

Entregar la-s carpeta-s al profesional la-s carpeta-s del contrato para revisión y elaboración de la modificación.


Relación entrega carpeta del contrato al profesional

1Entregar la-s carpeta-s una vez elaborada la modificación al líder de modificaciones.

Profesional de la Subdirección de Contratación


1Entregar una vez revisada la modificación a la asistente de modificaciones.

Líder Modificaciones

1Enviar carpeta-s de – de los contratos para firma del Subdirector de Contratación.


1

Entregar carpeta-s de – de los contrato-s una vez tenga firma del Subdirector de Contratación a la asistente de modificaciones.

Secretaría Subdirector de Contratación

1

Enviar y entregar la-s carpeta-s de – de los contratos a auxiliar de perfeccionamiento y legalización.


Formato entrega relación de modificaciones

1

Pasar la novedad al archivo que se ha pasado las carpetas a perfeccionamiento y legalización mediante el


Formato “Novedad documental”

57

formato de “Novedad documental”

1

Actualizar el sistema de entrega de carpeta-s de los contratos para perfeccionamiento y legalización.

auxiliar de perfeccionamiento y legalización

Actualización del sistema

1Pasos procedimiento perfeccionamiento y legalización

Actualización permanente del sistema para seguimiento de la-s carpeta-s del contrato-s

1

En la última etapa de perfeccionamiento y legalización de una modificación, entregar la-s carpeta del contrato al archivo en una relación de entrega de carpetas.

Auxiliar perfeccionamiento y legalización

Formato devolución de contratos para archivo

1 Ubicar la carpeta en el depósito de archivo

Técnico de archivo

58

Anexo C. RETIRO FÍSICO DOCUMENTAL PARA LIQUIDACIONES


1.

Solicitar la-s carpeta-s al archivo de la Subdirección de Contratación mediante el formato de “solicitud y entrega documental para Liquidaciones”

Solicitante Auxiliar Administrativo de Liquidaciones

formato de “solicitud y entrega documental para Liquidaciones”

2. Consultar la base de datos para establecer si el – los contrato-s se encuentra-n en el archivo.

Técnico de archivo

3.


4.

Ingresar los datos correspondientes en el sistema de la solicitud documental para liquidaciones, de tal forma que quede actualizada.

Técnico de archivo


5.

Entregar al solicitante la-s carpeta-s mediante el formato “solicitud y entrega documental para liquidaciones” para que firme y quede constancia de entrega.

Técnico de archivo

formato de “solicitud y entrega documental para liquidaciones”

6.

Firmar en el formato “solicitud y entrega documental para liquidaciones” para constancia de recibo de


formato de “solicitud y entrega documental para

59

carpeta-s. liquidaciones”

7. Verificar quien es el funcionario que la posee, para hacer el respectivo seguimiento y control.

Técnico de archivo


8. Hacer el reparto de la-s liquidación-es al profesional en el sistema.



9. Entregar las carpeta-s de los contratos al profesional


Formato relación reparto de liquidaciones

10Devolver las carpetas a la auxiliar Administrativo de Liquidaciones una vez revisadas las liquidaciones

Profesional Subdirección de Contratación

Formato relación reparto de liquidaciones

11Descargar en el sistema la devolución de las carpeta-s por parte de los profesionales



12Sacar de las carpetas las actas de liquidación y clasificar las tramitadas y devueltas


13Devolver las capetas al archivo mediante el formato de devolución de liquidaciones



14Verificar que corresponda lo entregado con lo relacionado en el formato de devolución de contratos

Técnico de archivo


15Firmar la entrada de la-s carpeta-s al archivo de la Subdirección de Contratación

Técnico de archivo


16 Actualizar inmediatamente en el sistema la devolución de la-

Técnico de archivo

Actualización del sistema

60

s carpeta-s.

17Actualizar en el sistema la devolución de la-s carpeta-s al archivo de la Subdirección de Contratación.



18 Ubicar la carpeta en el depósito de archivo

Técnico de archivo

Será el mismo procedimiento para las liquidaciones UEL, solo que ellos no diligenciarán ningún sistema, el control se debe intensificar mas en estos préstamos. Para las liquidaciones UEL, se tendrá un término de préstamo de 45 días.

61

Anexo D ENTREGA FORMATO RELACIÓN DE DOCUMENTOS PARA SER INSERTADOS EN LOS CONTRATOS


1.

Diligenciar el formato “Relación de documentos para insertar” donde señale los documentos que se deben insertar en los contratos


Formato “Relación de documentos para insertar”

2.

Verificar y validar que lo entregado por el solicitante coincida con lo relacionado en el formato “Relación de documentos para insertar”

Técnico de archivo


3.

Coincide todo lo entregado con lo relacionado en el formato “Relación de documentos para insertar” SI → IR A LA ACTIVIDAD 4 NO → IR A LA ACTIVIDAD 6

4. Firmar en el formato “Relación de documentos para insertar” como constancia de recibo de documentos.

Técnico de archivo


5. Entregar una copia de recibo de documentos para insertar en los contratos al área solicitante.

Técnico de archivo

Copia Formato “Relación de documentos para insertar”

62

6.

Generar la novedad de documentos no coincidentes con lo relacionado en el formato “Relación de documentos para insertar” Continua actividad 5 y 6

Técnico de archivo

Copia Formato “Relación de documentos para insertar”

Documents

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