DISEÑO E IMPLEMENTACION DE FORMATOS

I. ASPECTOS PARA LA IMPLEMENTACION FINAL

Quien o quienes son los clientes objetivos del procedimiento Determinar que en realidad sea relevante para la empresa

cuando se diseñe el formato. Se debe tener en cuenta al personal que maneje las estadísticas o las bases de datos que se requiere rescatar. Es importante tener certeza sobre la información que en realidad se requiere en una base de datos y que en realidad sea útil para la empresa

Seleccionar adecuadamente las fuentes generadoras de la información (entrevista, cuestionario, entrevista, observación

El diseño de un formato debe tener en cuenta no solo a la fuente adecuada de la información sino también, el tipo de cliente al que va dirigido el formato como es el caso de su perfil, escolaridad, tipo de labor, etc

En la redacción de normas y políticas se debe utilizar un lenguaje neutral e impersonal

En la normatividad de una empresa se debe reflejar la conducta, la ética y el espíritu de la empresa. Inclusive se debe reflejar en la calidad de empleados que tiene y busca para cumplir con sus objetivos

II. ESTRUCTURA PARA EL LEVANTAMIENTO DE CADA PROCEDIMIENTO E INSTRUCTIVO DE TRABAJO

A. TITULO Y APROBACIÓN DEL DOCUMENTO

Es la primera página del procedimiento o instructivo de trabajo, posee los siguientes campos:

Logotipo y Nombre de la Empresa Serial Revisión Páginas Firma de la persona responsable de la revisión y

aprobación Nombre del procedimiento o Instructivo de trabajo

B. REGISTRO DE REVISIONES EFECTUADAS A ESTE DOCUMENTO

Es la parte del procedimiento o Instructivo de trabajo donde se señala el número de revisiones realizadas al documento

1. OBJETIVO: Debe describir de manera clara el “por qué” y el “Que” del procedimiento o la instrucción de trabajo, centrándose en aquellos aspectos que lo hace único. Debe ser entendible para todos los involucrados en el mismo, como por todos los que manejan el documento

2. ALCANCE: Debe indicar tanto las áreas como las situaciones donde el procedimiento o la instrucción de trabajo debe ser usado, además de hacer sus excepciones (es decir lo que excluye). Debe ser entendido y entendible tanto por los involucrados en el mismo, como por todos los que manejan el procedimiento o la instrucción de trabajo.

3. RESPONSABLES: Debe indicar las cargos que tienen la responsabilidad de ejecutar las actividades descritas en el documento y los responsables por que se cumpla el mismo, se deberá mencionar solo cargos y nunca hacer referencia en forma personal.

4. CONDICIONES / NORMATIVAS: NORMATIVAS: Debe describir las condiciones específicas para el procedimiento o la instrucción de trabajo ASPECTOS DE SEGURIDAD: Muestra los riesgos, las medidas y los implementos de seguridad que se deben considerar para la ejecución del documentoMateriales, Herramientas y Equipos

5. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES: Describe en forma detallada y en orden cronológico las actividades que deben llevarse a cabo para el aseguramiento de la calidad de los productos y/o servicios que se esperan obtener

6. FLUJOGRAMA: Debe indicar de una manera lógica, la secuencia como deben ser ejecutados los pasos, el cargo que debe ejecutarlos y los registros que deben elaborarse para el aseguramiento de la calidad, de los productos y/o servicios que se esperan obtener con el procedimiento

7. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA: Debe mencionar todos aquellos documentos, normas, libros,

artículos, etc que se usaron para elaborar el procedimiento o la instrucción de trabajo y además los que deben usar durante la ejecución de los pasos. Esta referencia debe indicar tipo, serial, título, autor, edición y página sino que debe referirse a como y donde ubicarla. En los casos de difícil acceso a la misma y que sea necesaria para la realización de algunos de los pasos descritos, debe proveerse una copia de la misma como un anexo del procedimiento.

8. REGISTROS: Lista de los números y nombres de los formularios, reportes y pantallas asociadas al proceso que se utilizan para el monitoreo de las actividades y para la revisión y prueba necesarias para el asesoramiento de la calidad.

9. GLOSARIO: Refiere los términos y/o abreviaturas empleadas en el texto del documento.

10. ANEXOS: Refiere el conjunto de documentos asociados al proceso

III. ESTRUCTURA DOCUMENTAL

Cada empresa debe personalizar y adaptar una estructura documental de acuerdo a su propia realidad y requisitos. La estratificación es importante, la distinción de niveles impone una jerarquía de documentos, plantea un orden y establece una relación simple y compatible entre las referencias

NIVEL I: MANUAL DE CALIDAD:Describe el sistema, la política y los objetivos de calidad, establece por què se hace, lo que se hace y quien lo autoriza. Es redactado por los miembros del comité de Calidad, revisado por el Representante de la Dirección y aprobado por el Director General.

NIVEL II: PROCEDIMIENTOS:Describe las actividades necesarias para implantar los elementos del sistema de calidad en cada una de las tareas funcionales, propòsito de la actividad, alcance de la actividad, responsabilidades (qué se debe hacer y quién debe hacerlo), procedimiento (cuándo, dónde y cómo debe hacerse), cuales materiales, equipos y documentos deben ser usados y la documentación: Cómo debe ser controlada y registrada.

NIVEL III: INSTRUCCIONES DE TRABAJO:Son instrucciones detalladas de trabajo que describen como la actividad debe ser ejecutada. Son generalmente utilizadas en equipo, facilidades y actividades específicas que pueden tener impacto directo en la calidad como por ejemplo: Dibujos, instrucciones de manufactura, especificaciones técnicas, de proceso o de clientes, planos, métodos de prueba, diagramas, acuerdos o contratos y otros.

NIVEL IV: FORMATOS Y REGISTROS:Sirven para recopilar información valiosa.

Los formatos registran datos Los registros registran evidencias objetivas de ejecución y

terminación de actividades o trabajos con apego a los lineamientos o instrucciones descritas en los procedimientos o instrucciones de trabajo, tales como:

Grado alcanzado en los objetivos de calidad Nivel de satisfacción o insatisfacción de los clientes Hallazgos y resultados obtenidos Bases para analizar tendencias Resultados de control de proceso Resultados de control de producto no conforme Acciones correctivas tomadas y su efectividad Desempeño de los proveedores Habilidades y entrenamiento de personal

NIVEL V: DOCUMENTOS EXTERNOSLos documentos de origen externo se deben identificar y controlar su distribución.

IV. CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN

Los documentos al igual que los registros deben controlarse, es decir se debe establecer un procedimiento documentado que defina controles para:

Aprobar documentos antes de su edición Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario Asegurar que se identifican los cambios y el estado de revisión

actual de documentos Garantizar que las revisiones pertinentes de los documentos

aplicables se encuentran disponibles en los puntos de uso Asegurar que los documentos permanecen legibles y son

fácilmente identificables

Asegurar que se identifican los documentos de origen externo y que se controla la distribución

Evitar el uso no intencionado de documentos obsoletos y para aplicarles una identificación adecuada en caso que se mantengan por alguna razón

DESCRIPCION DEL PROCESO

N. ACTIVIDAD RESPONSABLE

TAREA

1

Identificar necesidad de crear

modificar o anular

documento

El servidor que tenga la necesidad

El funcionario diligencia el formato “solicitud de elaboración, modificación o anulación documento” justificando la necesidad, esta solicitud debe ir con el visto bueno y firma del director, oficina o responsable de la dependencia donde se identifica la necesidad de la solicitud.

2 Tramitar solicitud

Profesional de

Planeación asignado

Radica la solicitud, verifica que la solicitud este completamente diligenciada, que sea clara, que no exista otra solicitud del documento sin cerrar. En el caso que la solicitud este relacionada con la creación de un documento, se valida que no exista ese documento, si es para crear o modificar. Identifica al dueño del proceso para que evalué y defina la viabilidad de la solicitud. El concepto emitido es registrado en el formato solicitud de elaboración, modificación o anulación documento.

N. ACTIVIDAD RESPONSABLE

TAREA

3 Estudiar solicitud

Dueño del proceso

En el caso que la respuesta sea afirmativa, el dueño del proceso selecciona a un funcionario involucrado con la actividad para que elabore el documento o lo modifique según corresponda, teniendo en cuenta lo establecido en el documento “Elaboración de Documentos”. El concepto del estudio es registrado en el formato “Solicitud de elaboración, modificación o anulación documento”.

4Responder la

solicitudProfesional

de Planeación asignado.

En el caso que la solicitud se origine en una dependencia diferente a la relacionada con la necesidad de crear, actualizar o anular un documento se informa al solicitante acerca de la respuesta de su requerimiento. En el caso que la solicitud aprobada este relacionada con la anulación de un documento, se procede a retirar el documento de la pagina Web o la Intranet, para ubicarlo en la carpeta de anulados y se actualiza el Listado Maestro de Documentos. El documento físico es identificado como ANULADO finalizando el proceso. Para el caso de solicitudes aprobadas para crear o modificar un documento se procede con las etapas descriptivas a continuación.

5Crear o

modificar el documento

Profesional asignado del

área responsable del proceso

Si la solicitud es para elaborar un documento, el responsable de documentar evalúa si hay otras dependencias involucradas con la actividad o si afecta el proceso de otra(s) dependencia(s), a fin de garantizar la participación de estas en el desarrollo del documento y hace un levantamiento preliminar de la información. Levanta el

documento de acuerdo con lo establecido en el procedimiento “Elaboración de Documentos”. En caso de ser una modificación debe solicitar al Profesional de la Oficina, una copia en medio magnético del documento a modificar, previa identificación del documento como el Borrador.

N. ACTIVIDAD RESPONSABLE

TAREA

6 Revisar documento

Responsable de acuerdo a

matriz (Anexo 1)

Concluido el proceso de elaboración o modificación del documento, el responsable de documentar entrega el documento borrador al funcionario autorizado para la revisión, únicamente en medio magnético. El responsable de la revisión realiza su evaluación y verifica el documento para que responda a la necesidad establecida, si tiene observaciones, recomendaciones o encuentra inconsistencias las registra en el medio magnético y lo devuelve al responsable de documentar para que haga las correcciones.

Codificar el Profesional

Revisa y asigna el código al documento de acuerdo a lo establecido en el procedimiento verifica que el documento cumpla con los estándares de forma establecidos según el tipo de documento y procede a actualizar

7 documento de Planeación asignado

el “ Listado Maestro de Documentos”.Para el caso de modificaciones asigna la nueva versión y verifica que se haya registrado las modificaciones en el documento, de acuerdo a los requisitos establecidos para tal fin. Una vez ajustado el documento en el medio magnético se procede a realizar la impresión correspondiente y se remite el documento al responsable del proceso solicitante para realizar la revisión y aprobación correspondiente.

8 Aprobar documento

Responsable de acuerdo a

matriz (Anexo 1)

Verifica que el documento este acorde con las políticas y objetivos establecidos y que los recursos requeridos para la aplicación de las actividades relacionadas en la descripción del documento, son suficientes y adecuadas. Si tiene observaciones, recomendaciones o encuentra inconsistencias las registra en el documento y las devuelve para hacer las correcciones y comience nuevamente el proceso de revisión y aprobación.

9 Recolectar firmas

Profesional de

Planeación asignado

Recolecta las firmas de los funcionarios que participan en la revisión y aprobación del documento.Actualiza el “Listado Maestro de Documentos”, archiva la copia física del documento, en caso de tratarse de una modificación de un documento el profesional retira de la carpeta el documento impresos vigentes, lo identifica como “Documento Obsoleto” en todas las paginas y guarda el documento en la carpeta de “Documentos Obsoletos”.

De los documentos obsoletos se guarda una copia en medio magnético y del impreso se conserva únicamente una copia de la versión anterior.

N. ACTIVIDAD RESPONSABLE

TAREA

10Aprobar

Procesos y/o Procedimient

os

Oficina de Planeación

Cuando se trate de procesos y/o procedimientos que se les ha hecho modificaciones, o nuevos se darán por aprobados cuando sean firmados por los responsables para que se puedan publicar en la Web o Intranet

11

Publicar documentos en la pagina

Web o la Intranet de la entidad

Profesional de

Planeación asignado

Los documentos aprobados son convertidos en un software de protección, como medida de control para evitar modificaciones o alteraciones, exceptuando los formatos correspondientes a cada procedimiento.Se sube a la pagina Web o la Intranet de la Entidad ubicándolo en la carpeta de documentos aprobados, de acuerdo con las rutas establecidas.

12Informar y/o Distribuir el documento

Profesional de

Planeación asignado

Identifica el personal relacionado con el documento e informa vía correo electrónico, los cambios o modificaciones en las plantillas. En el caso de modificación de un documento se identifica si se tienen copias físicas. Destruir las anteriores y reemplazar la nueva versión. Si es necesario realizar distribución física del documento el responsable del proceso establece a quien se le debe entregar el documento el cual se edita e identifica como Copia Controlada, dejando el registro de su distribución en el formato “Control de Distribución de Copias”

13Difundir el documento

Responsable del proceso

Hace la divulgación de los documentos en su dependencia de trabajo para asegurar su entendimiento, comprensión e implementación inmediata, e informa la localización o ruta de acceso donde pueden consultar el documento. De la divulgación se deja en el formato “Registro de Asistencia”, el cual se guarda en el archivo del Responsable del área que hace la divulgación.Cuando las modificaciones de un documento son de forma o no son generales, se puede difundir por mail, enviando copia del mail al Profesional de la Oficina Asesora de Planeación asignado

14Controlar

Documentos Externos

Responsable del proceso

Identifica el documento como “Documento Externo” actualiza el “Listado Maestro de Documentos Externos”, identifica a los funcionarios afectados por el mismo y emite el número de copias necesarias, dejando el registro de su distribución en el formato “Control de Distribución de Copias”. Si considera necesario, programa reuniones explicativas para discutir el documento y garantizar su comprensión.

GLOSARIO DE TERMINOS

ANULACION: Proceso mediante el cual un documento se suprime o elimina

APROBACION: Acción mediante la cual un cargo previamente autorizado evalúa que el contenido de un documento cumpla lo que debe realizarse, para alcanzar los objetivos propuestos

COPIA CONTROLADA: Es el documento sobre el cual existe control y responsabilidad para informar y suministrar las actualizaciones que se realicen

COPIA NO CONTROLADA: Es el documento sobre el cual no existe responsabilidad de comunicar sus cambios y actualizaciones

DIFUSIÓN: Es el proceso que permite dar a conocer un documento

DISTRIBUCIÓN: Es el proceso por el que un documento aprobado se entrega a los interesados para su aplicación

DOCUMENTO EXTERNO: Todos los documentos generados por organismos externos que establece compromisos que se deben cumplir o normas para el desarrollo de sus actividades

DOCUMENTO: Todo documento generado para establecer disposiciones

DOCUMENTO OBSOLETO: Es un documento que ha perdido su vigencia en fecha o contenido

EDICIÓN: Impresión y publicación del documento revisado y aprobado

FORMATO: Esquema predeterminado que facilita el registro de la información que se genera un proceso o actividad. Puede estar en medio físico o magnético

MODIFICACIÓN: Mecanismo a través del cual se realizan cambios necesarios en los documentos. Puede ser de forma o de fondo

PROCESO: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan, para generar valor y las cuales trasforman elementos de entrada en resultados

REVISIÓN: Actividad emprendida para asegurar que lo que esta escrito en un documento, es lo que se hace en la práctica

VERSIÓN: Aspecto particular y diverso que puede tomar un texto.