Diseño de piezas visuales para la sensibilización en el

Diseño de piezas visuales para la sensibilización en el proceso de la gestión documental, al

personal administrativo de la empresa Control Online S.A.S.

Profesional en Diseño Visual

Susan Paola Núñez Vargas

Proyecto de trabajo de grado presentado como requisito para optar al título de:

Profesional en Diseño Visual

Tutor:

Carlos Mario Gómez

Línea de Investigación

Diseño y Gestión para la Comunicación

Fundación Universitaria Panamericana

Facultad de Comunicación

Diseño Visual

Virtual

2017

2

Agradecimientos

En primera instancia, agradezco a Dios por poner en mi camino las personas indicadas para

poder culminar con éxito mi carrera profesional de Diseño Visual y por darme la sabiduría

necesaria para desarrollar de la mejor manera mi proyecto de grado.

Agradezco a mi hija quién siempre respeto mis espacios para estudiar y a su padre, mi

compañero y amigo gracias al cual tomé la iniciativa de estudiar esta carrera y de quién obtuve

apoyo incondicional en todo este tiempo.

Agradezco a mi familia y amigos por su apoyo durante estos 5 años en los que siempre me

respaldaron y fortalecieron con sus palabras en momentos de dificultad logrando que continuará

con la carrera hasta terminar.

Agradezco a la universidad y a los profesores quienes aportaron de sus conocimientos durante

este tiempo y gracias a los cuales pude desarrollar esta investigación.

Agradezco a mi profesor de tesis quien me apoyo en todo este proceso y siempre estuvo

dispuesto a realizar las correcciones pertinentes para lograr un excelente proyecto de grado.

Agradezco a la empresa Control Online S.A.S. y sus directivas quienes me dieron el espacio y

apoyo para aplicar mi proyecto de grado en sus instalaciones.

Finalmente agradezco a las personas que estuvieron a mi lado en el desarrollo de mi proyecto de

grado, quienes me hicieron aportes positivos en todo momento.

3

Declaración

El autor del presente trabajo declara que es de su autoría y no se ha incurrido de ninguna

manera en plagio ya que se tuvieron en cuenta los estándares establecidos en el manual APA

(American Psychological Association) sobre las normas de creación, citación y formato para la

presentación de un trabajo de investigación científica.

Está permitido consultar y reproducir parcialmente el contenido del presente trabajo de

investigación titulado Diseño de piezas visuales para la sensibilización en el proceso de la

gestión documental, al personal administrativo de la empresa Control Online S.A.S.,

siempre y cuando se de crédito al trabajo y su autor haciendo debidamente la citación

bibliográfica del presente.

Autor

Susan Paola Núñez Vargas

CC. 52.997.710 de Bogotá

Carlos Mario Gómez Ruiz

Tutor

4

Resumen

El objetivo principal de este proyecto es el diseño de piezas visuales como estrategia para

sensibilizar al personal administrativo en el proceso de gestión documental en la empresa

Control Online S.A.S , lo anterior direccionado al manejo del papel de manera más amigable con

el ambiente, ya sea con la implementación de papel ecológico o reciclado o por medio de cero

papel. Para cumplir dicho objetivo se creó un video el cual debe ser pasado cíclicamente en la

empresa para mantener la idea constante hasta que ésta se convierta en un hábito; para ello se

tienen en cuenta las técnicas de color y el método de las 5 s.

Se parte con una revisión de los conceptos globales de la metodología de las 5 s y las

herramientas principales que se utilizan, pese a ello no se indica una metodología de

implementación, porque no existe un patrón de comportamiento definido, dado que la

metodología genera una dinámica propia de mejora adaptada al ambiente laboral y debe ser

descrita paso a paso. Posteriormente se realizó un análisis de la encuesta en la empresa para

conocer las condiciones y hábitos a favor y en contra de proyecto, con la finalidad de tomar

acciones previas, para que la implementación sea eficaz y eficiente.

Palabras claves: Gestión documental, cero papel, método de las 5s, papel reciclado y ecológico.

5

Abstract

The main objective of this project is the designing of visual pieces as strategy to sensitize the

administrative personnel in the document management process in Control Online SAS, the

previous addressed to the handling of the paper in a way more environment friendly either with

the implementation of ecological or recycled paper or through zero paper. To achieve this goal,

was created a video which must be cyclically passed in the company to keep the idea constant

until it becomes a habit; For this, the color techniques and the 5 s method are taken into account.

It starts with a review of the global concepts of the methodology of the 5 s and the main tools

which are used, despite this does not indicate an implementation methodology, because there is

no defined behavior pattern, since the methodology generates a dynamic own improvement

adapted to the work environment and must be described step by step. Subsequently an analysis of

the survey was be carried out in the company to know the conditions and habits for and against

the project, with the purpose of taking previous actions, so that the implementation is effective

and efficient.

Keywords: Document management, zero paper, method of 5s, recycled and ecological paper.

6

Contenido

1 Planteamiento del problema………………………………………………………………10

1.1 Descripción del problema ............................................................................................ 10

1.2 Pregunta de Investigación ........................................................................................... 11

2 Introducción ........................................................................................................................ 12

3 Justificación ......................................................................................................................... 13

4 Objetivo General ................................................................................................................. 14

4.1 Objetivos Específicos.................................................................................................... 14

5 Marco Referencial ............................................................................................................... 15

5.1 Marco conceptual ......................................................................................................... 15

5.2 Marco contextual .......................................................................................................... 18

5.3 Marco antecedentes ...................................................................................................... 19

5.4 Marco legal.................................................................................................................... 23

6 Diseño Metodología ............................................................................................................. 27

6.1 Tipo de investigación .................................................................................................... 27

6.2 Población ....................................................................................................................... 28

6.3 Tipo de muestreo .......................................................................................................... 29

6.4 Muestra: ........................................................................................................................ 29

6.5 Técnicas e instrumentos de recolección de datos....................................................... 29

6.5.1 Encuesta: ................................................................................................................ 29

7

6.5.2 Formato de observación: ...................................................................................... 29

6.6 Procedimiento y trabajo de campo .................................................................................. 29

6.6.1 Etapa de Organización ......................................................................................... 30

6.6.2 Etapa de ejecución e implementación ................................................................. 31

7 Resultados ............................................................................................................................ 32

8 Conclusiones ........................................................................................................................ 42

9 Recomendaciones ................................................................................................................ 43

Referencias Bibliográficas .......................................................................................................... 44

Anexos .......................................................................................................................................... 47

8

Lista de Imágenes

Imagen 1. Que son las 5S ______________________________________________________ 18

Imagen 2. Elementos del Mapa de Flujo de Valor ___________________________________ 22

Imagen 3. Organigrama Control Online S.A.S. ______________________________________26

Imagen 4. Porcentaje de hombre y mujeres encuestados _______________________________31

Imagen 5. Rangos de edad______________________________________________________ 32

Imagen 6. Relación de estudios realizados__________________________________________32

Imagen 7. Tipo de papel que es utilizado en la empresa en el área administrativa___________ 33

Imagen 8. Como se manejan los documentos que tienen algún defecto o error_____________ 33

Imagen 9. Cantidad de resmas por semana, empleadas en el área administrativa __________ 34

Imagen 10. Se realiza la impresión en las dos caras del papel___________________________34

Imagen 11. Es necesaria una sensibilización acerca del tema del uso del papel para tener un

óptimo manejo _______________________________________________________________35

Imagen 12. Pantallazo video ____________________________________________________36










9

Lista de Tablas

Tabla 1. Relación de normas colombianas-proceso gestión documental ___________________23

10

1 Planteamiento del problema

1.1 Descripción del problema

Hoy por hoy no es un secreto el estado en el que se encuentra el medio ambiente, ya sea por el

aumento en la demanda del consumidor, el mal uso de los recursos o la falta de conciencia en el

manejo de los desechos, cualquiera que sea la razón la degradación del mismo va en aumento,

uno de los efectos más lamentables y catastróficos, es el cambio climático, como lo expone

Botero (2015) en su estudio sobre el cambio climático:

“El aumento de las emisiones y de la temperatura pueden conducir a mayores tasas de

evopotranspiración en las humedades reduciendo su humedad del suelo, lo cual afecta su extensión

ocasionando que se emitan grandes cantidades de gases de efecto invernadero como consecuencia del

cambio climático (IPCC, 2013). Todo ello contribuiría a exacerbar el problema del cambio climático”.

(Botero, 2015, p.21)

Ahora bien, si se estudian los efectos de manera puntual, el daño al medio ambiente afecta la

calidad de vida de las personas de tal manera que los productos básicos de la canasta familiar

aumentan, la desertificación disminuye la producción de algunos alimentos, la radiación solar es

cada vez mayor incrementando la aparición de enfermedades como el cáncer de piel, el consumo

de agua potable en algunas regiones del país, como La Guajira, es casi imposible, la tala de

árboles indiscriminada produce un fenómeno de desertificación acabando con los cultivos; sin

arboles la producción de oxigeno disminuye, la formación de materia orgánica desaparece y con

ella la formación de suelos productivos. Lo cierto es que cerca del 40% de toda la madera talada

para usos industriales en el mundo se destinó a la producción de papel. Worldwatch Institute.

(2000). La situación del mundo. (2000). Greenpeace Madrid. (2004). El 25% son cortas directas

para la industria del papel, mientras que el otro 15% restante procede de subproductos de otros

sectores (aserrío, fabricación de tableros, etc.).

11

Las fuentes de esas fibras, según los tipos de masas forestales son las siguientes: 17% procede

de Bosques Primarios (bosques vírgenes), sobre todo en regiones boreales; el 54% de bosques

secundarios; por último, el 29% de plantaciones forestales. Worldwatch Institute. (2000). Signos

Vitales. (2000). Bakeaz y Gaia Proyecto (2050). Greenpeace Madrid. (2004).

Actualmente en Control Online S.A.S. no existe un buen uso de recursos en el proceso de

Gestión de Documental, utilizando papel blanco en lugar de ecológico y/o reciclado.

1.2 Pregunta de Investigación

¿Cuáles son las características de una solución visual, que permita sensibilizar al personal

administrativo de la empresa Control Online S.A.S. sobre el uso responsable de papel en el

proceso de gestión documental.?

12

2 Introducción

Los cambios en la industria por el desarrollo de las nuevas tecnologías y la preocupación de

las naciones por el cambio climático que afronta nuestro planeta, han llevado a la creación de

nuevas y mejores políticas, las cuales buscan definitivamente despertar en las sociedades el

interés la preocupación por el cuidado del medio ambiente. En el estudio realizado por el Foro

Nacional Ambiental: “Cambio climático: lo que está en juego” podemos encontrar en detalle el

por qué debemos tomar acción sobre estos cambios. Desde el área del diseño se ha venido

trabajando en varias técnicas para la sensibilización de las personas con respecto al cuidado del

medio ambiente, entre las técnicas y metodologías se encuentra la gestión visual.

La gestión visual tiene como objetivo fundamental simplificar la comunicación, separando lo

importante de lo que no lo es, es decir, los focos que requieren más atención del resto. Herrero

(2013).

Por otro lado, en la industria se trata hoy de sensibilizar a la sociedad sobre el uso adecuado

del papel y el proceso de cero papel en algunos trámites, esto teniendo en cuenta el gran cambio

que ello representa para todas las actividades; dado lo anterior, es importante implementar

estrategias como la gestión del cambio a través de la gestión visual, que permitan tener claridad

sobre la importancia del manejo de recursos, en este caso la gestión documental dentro de las

empresas.

En este trabajo se diseñará una estrategia que permita a la empresa mejorar sus procesos de

gestión documental mediante la implementación del uso de papel ecológico y/o reciclado, por lo

que se pretende a través de las técnicas de investigación establecidas llevar a cabo los objetivos

planteados en él.

13

3 Justificación

Urge proteger los árboles, sembrar más, talar menos, hacer un consumo racional de los

mismos, de lo contrario el efecto invernadero terminará por completo con la capa de ozono y con

ella la vida como se conoce hasta ahora, por ello y teniendo en cuenta todo lo anterior se plantea

diseñar una estrategia que ayude al cambio de mentalidad de las personas dentro del entorno

administrativo de Control Online S.A.S., por medio de la sensibilización acerca del problema y

la solución, planteando como solución el uso del papel ecológico y reciclado, entendiéndose este

último como el papel fabricado con otros papeles reciclados y no de la corteza del arboles éste

papel ahorra un 74% de gases que contaminan la atmósfera y genera un 35% menos de

contaminación en las aguas. Greenpeace, Madrid (2005). La implementación de tecnologías,

como software, en la gestión de documentos en el proceso de cero papel por medio de la gestión

visual como herramienta de comunicación clara, eficiente y eficaz. Al implementar las técnicas

de gestión visual, se resalta la información que se considera más importante, se alerta y ayuda a

exponer, prevenir y eliminar desperdicios, evita la sobre carga de información ya que solo se

transmite lo más importante, se reduce el tiempo necesario para entender la información y

aumenta la rentabilidad y mejoramiento en los procesos de la empresa, así mismo al hacer uso

del papel ecológico en los procesos de Gestión Documental que se requiera, la empresa Control

Online S.A.S. podrá observar una mejora en el manejo de sus recursos y estará contribuyendo al

cuidado del medio ambiente.

14

15

4 Objetivo General

• Diseñar una solución visual que permita sensibilizar al personal administrativo de la

empresa Control Online S.A.S. sobre el uso responsable de papel en el proceso de gestión

documental.

4.1 Objetivos Específicos

Identificar los procesos empleados por el área administrativa en el uso del papel y el manejo

de software en la gestión de documentos, priorizando las actividades en las cuales es

imprescindible el uso de papel

Proponer una solución visual que permita sensibilizar sobre el uso de papel ecológico y/o

reciclable.

16

5 Marco Referencial

5.1 Marco conceptual

A continuación, se relacionan y describen los principales conceptos que abordan la presente

investigación:

“El concepto de oficinas Cero Papel u oficina sin papel se relaciona con la reducción

ordenada del uso del papel mediante la sustitución de los documentos en físico por soportes y

medios electrónicos.” (Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, 2014.

p.8)

Por otra parte, la Gestión Documental está definida según la Ley 594 de 2000 – Ley General

de Archivos como el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la

planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las

entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y

conservación

La gestión visual, del inglés visual management, es una estrategia de trabajo que consiste en

aplicar distintas técnicas y herramientas basadas en gráficos y colores en los procesos, de tal

manera que las personas puedan comprender más rápidamente el significado o el estado de la

información que se quiere transmitir. Herrero (2013).

La gestión visual tiene como objetivo fundamental simplificar la comunicación, separando lo

importante de lo que no lo es, es decir, los focos que requieren más atención del resto. Esto se

puede conseguir de distintas maneras, basándose la gestión visual en el aspecto gráfico, usando

17

códigos de colores, dibujos significativos y otras técnicas de diseño que son fácilmente

asimiladas por las personas. Herrero (2013)

Kaizen es el concepto de mejora continua mencionando como clave dentro de los conceptos

del Lean Manufacturing. La mejora continua se basa en la lucha persistente contra el desperdicio.

El pilar fundamental para ganar esta batalla es el trabajo en equipo bajo lo que se ha venido en

denominar espíritu Kaizen, verdadero impulsor del éxito del sistema Lean en Japón. Kaizen

significa “cambio para mejorar”; deriva de las palabras KAI-cambio y ZEN-bueno. Kaizen es el

cambio en la actitud de las personas. Es la actitud hacia la mejora, hacia la utilización de las

capacidades de todo el personal, la que hace avanzar el sistema hasta llevarlo al éxito.

Lógicamente este espíritu lleva aparejada una manera de dirigir las empresas que implica una

cultura de cambio constante para evolucionar hacia mejores prácticas, que es a lo que se refiere

la denominación de “mejora continua”. Hernández, M., Vizán, A., (2013).

Así mismo, Las 5 s es la técnica utilizada para la mejora de las condiciones del trabajo de la

empresa a través de una excelente organización, orden y limpieza en el puesto de trabajo.

Hernández, M., Vizán, A. (2013). La relación de las 5 s se muestra en la figura 1.

18

Imagen 1.

Relación de las 5 S

Fuente: https://vladocean.wordpress.com/2011/01/17/las-5s/

Las 5S:

Seiri (separar) Seiton (organizar)

Seiso (limpieza)

Seiketso (estandarizar)

Shitsuke (disciplina y hábito)

19

El papel ecológico consiste en que su producción y obtención haya cumplido los criterios de

sostenibilidad y hayan sido respetuosos con el medio ambiente. Alguno de los procesos

ecológicos a tener en cuenta en la fabricación de papel puede ser el proceso de blanqueamiento

del papel sin la utilización del cloro gas, para ello utilizan métodos como el dióxido de cloro o el

oxígeno, el ozono u otros. (Copier, 2017).

De la misma manera, se tiene que Cervagraf, en su artículo sobre las diferencias entre papel

ecológico y reciclado, describe el papel ecológico como el papel: “en cuyo proceso de

producción se han tenido en cuenta criterios de sostenibilidad y de respeto al medio ambiente,

con el fin de minimizar el impacto ambiental que, como todo proceso industrial, tiene la

fabricación del papel.” (Cervagraf, p.1, 2015).

Por su parte, la base del papel reciclado consiste en fibras de celulosa, estas fibras se

consiguen mediante el proceso de recuperación del papel ya utilizado. El papel ya utilizado o

desechos pueden proceder de papel pre-consumo o post-consumo. Los desechos pre-consumo

consisten en recortes de fábrica, sobrantes o materiales que han sido rechazados. Mientras que

los desechos post-consumo consisten en material de papel ya utilizado que se recupera a través

de la recogida selectiva y que tiene que ser tratado con un proceso destintado. (Copier, 2017)

“El papel reciclado es pues, aquél que se fabrica a partir de fibras ya utilizadas previamente”

(Cervagraf, p.1, 2015). Para producir papel reciclado no es necesario talar árboles.

5.2 Marco contextual

La empresa Control Online S.A.S. constituida el 13 de Febrero de 1998, surge como solución

a las necesidades de empresas colombianas que desean estructurar y preservar la documentación

http://www.cevagraf.coop/posts/guia-del-papel-reciclado/

20

vital contenida en los documentos que allí se generan a través de soluciones técnicas y

profesionales para el manejo y control de la documentación en áreas como: centros de radicación

y distribución de correspondencia, archivos de gestión, intermedios e históricos, centros de

documentación, bibliotecas generales y especializadas entre otras. Control Online S.A.S se ha

especializado en el manejo de la información y documentación, con el fin de generar numerosas

soluciones y beneficios que tiene como objetivo aumentar la calidad y eficiencia en los procesos

mediante la integración de un recurso humano altamente calificado. La experiencia de Control

Online S.A.S se basa en la implantación de tecnología de punta, en el manejo de flujo de la

información y los documentos. Los servicios de Control Online S.A.S. contemplan las normas y

procedimientos para la digitalización de archivos físicos, ajustándose a las necesidades y

estructura de la organización para la aplicación de procesos de organización, clasificación,

almacenamiento y recuperación de la información.

Misión Control Online S.A.S. Es una organización sólida, especializada en el desarrollo,

comercialización e implantación de soluciones integrales para el modelamiento, automatización

y mejora de procesos, aplicando metodologías estándares y tecnológicas innovadoras,

sostenibles, competitivas y rentables; con un equipo de trabajo multidisciplinario especializado,

competente y comprometido con la calidad y excelencia, que permite la satisfacción y

generación de valor a nuestros clientes, colaboradores y accionistas.

Visión Control Online S.A.S. Ser para el año 2022 uno de los líderes del mercado regional

ofreciendo soluciones de Gestión de Contenido Empresarial (ECM) y Gestión Estratégica,

enfocados en el modelamiento, automatización, mejora de procesos con calidad y compromiso,

siendo amigables con el ambiente, la sostenibilidad de los recursos, orientados a la satisfacción y

21

generación de valor a nuestros clientes para lograr su fidelización, impulsando el crecimiento

personal y profesional de nuestros colaboradores.

5.3 Marco de Antecedentes.

Según Sepúlveda 2008, en su trabajo sobre el ciclo de maduración de una empresa, la gestión

visual no solo es empleada exitosamente en el control de procesos sino como herramienta del

lean management, denominada Mapa de Flujo de Valor (VSM por sus siglas en inglés “Value

Stream Map”), siendo útil para la transición por etapas a una implantación Lean, dado que

considera este flujo en su totalidad y lo representa, analiza y, por supuesto, mejora, etapa a etapa.

El Mapa de Flujo de Valor fue desarrollado por Toyota como parte de su sistema de

producción, el sistema en el que se basa, por completo, el Lean Manufacturing. Al VSM Toyota

lo llamó “Material and Information Flow Mapping”, y con él ha estado representando desde hace

bastante tiempo, de forma muy visual, la situación actual y la ideal a alcanzar, para un sistema

productivo a convertir en una implantación Lean, incluyendo los grandes flujos: el de materiales

y el de información (el tercer gran flujo, el del personal, no interviene en el VSM).

La enorme difusión que está teniendo esta herramienta en la actualidad, tuvo su inicio cuando

Peter Hines y Rich Nick lo dieron a conocer en su artículo “The Seven Value Stream Mapping

Tools” en 1997. Pero si el Lean Manufacturing se basa en la consideración del flujo completo,

desde el aprovisionamiento hasta el cliente y se vale de las herramientas de gestión visual, el

mapa de flujo de valor, necesariamente ha de tener un papel muy importante. La Figura 2

muestra los elementos que incluye la representación de un sistema productivo mediante esta

herramienta, así como los posibles flujos representados

22

Imagen 1.

Elementos del Mapa de Flujo de Valor

Fuente: Aplicación de lean management al ciclo de maduración en una empresa industrial

Otro de los campos donde se ha empleado con éxito las herramientas de gestión visual en la

transformación de un equipo de desarrollo de software; Como la implementación de la

metodología Lean por parte de Quint Wellington Redwood dio lugar a la transformación de un

equipo de desarrollo de software: al principio del ensayo, el personal del equipo de desarrollo de

software tenía la sensación constante de trabajar demasiado y bajo presión. A ojos de sus clientes

internos, eran lentos, la calidad de la producción era baja y, por si todo eso no fuera suficiente, lo

normal era que no cumpliesen los plazos. Como cabría esperar, el departamento se consideraba

demasiado caro. Nuestro desafío: convertir al luchador patito feo que era el equipo de desarrollo

23

de software en un grácil cisne rentable en menos de seis semanas, según lo acordado con la

dirección.

Este ensayo de seis semanas puso de manifiesto dos elementos de especial importancia:

• La necesidad de una actitud comunicativa y asertiva por parte de todos los miembros del

equipo durante las reuniones diarias y semanales.

• La efectividad de un cambio de mentalidad concentrado en la capacidad de iniciativa,

demostrada al trabajar con objetivos semanales y preguntas específicas, como: “¿qué hay que

hacer?”, “¿cuánto tiempo hace falta?”, “¿qué necesito?” o “¿quién depende de esto?”.

La expresión “trabajamos bien juntos” era ahora de lo más común el equipo de desarrollo de

software logró mejorar enormemente su rendimiento y su actitud, convenciendo con ello a la

dirección de la organización para que adoptase aún más principios Lean.

La anterior experiencia, estudio de caso, deja claro como la implementación de la gestión

visual puede lograr cambios en las actitudes de equipos de trabajo. (Case Study. 2014)

Pero no solo se logra mejorar los equipos de trabajo, también provee una base conceptual

sobre el progreso de la producción y permite controlar con mayor frecuencia la ejecución de las

labores, debido a la comprensión instantánea de la información. No obstante, frente a los

pronósticos resultantes es necesario tomar acciones correctivas o de mantenimiento. Por esta

razón, las negociaciones entabladas frente a los informes gráficos son el paso culminante para el

éxito del trabajo; las palabras: el poder de la conversación y los intercambios verbales, apoyan la

eficiencia de las representaciones gráficas al establecer un marco común de interpretación,

facilitando la toma de decisiones. Entre los beneficios notables que reciben las empresas que

implantan este tipo de programas está: la prevención de riesgos, la mejora de los tiempos de

respuesta, un análisis más profundo de los problemas técnicos, la innovación de procesos, el

24

estudio detallado de los defectos de calidad, así como la revisión eficiente de procedimientos y

estándares.

Según el estudio realizado por Lina Castro en el 2010:

“Going Visual” es una publicación del año 2005, autoría de Gerard Goldstein, donde se

muestran las grandes posibilidades que ofrece la comunicación visual dentro de las empresas en

el incremento la productividad y agilización la toma de decisiones. Esta obra es fundamental

dentro del desarrollo de este trabajo, pues sirvió como principal apoyo conceptual.

5.4 Marco legal

A continuación, se presentan las Normas que rigen la gestión de documentos y el uso de

papel.

Es importante destacar el alcance del Decreto 2609 del 14 de diciembre de 2012, por el cual

se reglamenta el título V de la Ley 594 de 2000, dispone en su artículo 3º que “la gestión

documental está asociada a la actividad administrativa del Estado, al cumplimiento de las

funciones y al desarrollo de los procesos de todas las entidades del Estado; por lo tanto, es

responsabilidad de los servidores y empleados, aplicar las normas que en esta materia establezca

el Archivo General de la Nación.”

Tabla 1.

Relación de normas colombianas-proceso gestión documental

Normas colombianas relacionadas Descripción

Ley general de archivos 594 de 2000. Igualmente se define el proceso en la gestión

documental para empresas de diferentes

índoles

Ley 527 de 1999 Producción Documental

Artículo 7 Sobre mensajes de datos y firmas digitales.

25

Artículos 218 a 228 Sobre las disposiciones relacionadas con

falsificación de documentos públicos

Artículo 231 Sobre reconocimiento y copia de objetos y

documentos

Artículo 261 Sobre el valor probatorio de documento

público

Artículos 262 a 263 Sobre el valor probatorio del documento

privado

Artículos 3, 4, 5, 6, 8 9 10 11 12 y 14 Pautas para la administración de

comunicaciones oficiales en las entidades

públicas y privadas que cumplen funciones

públicas

Artículo 15. Párrafo 3 La correspondencia y demás formas de

comunicación privada son inviolables. Solo

pueden ser interceptadas o registradas

mediante orden judicial, en los casos y con las

formalidades que establezca la ley. (Reforma

Acto Legislativo 02 de 2003).

Decreto 2150 de 1995.

Artículos 1, 11 y 32

Supresión de autenticación de documentos

originales y uso de sellos, ventanilla única

Ley 58 de 1982 Reglamentación tramite peticiones

Decreto 01 de 1984 Código Contencioso Administrativo. Derecho

de petición

Ley 1437 Código contencioso y de lo administrativo

Ley anti trámites

Ley 4 de 1913 Sobre régimen político y municipal

Decreto 1382 de 1995 Obligatoriedad de la presentación de las

T.R.D

Decreto 254 de 2000 Por el cual se expide el régimen para la

liquidación de las entidades públicas de orden

nacional

Decreto 2578 de 2012. Por el cual se reglamenta el sistema Nacional

de Archivos, se establece la red nacional de

archivos, se deroga el decreto 4124 de 2004 y

se dictan otras disposiciones relativas a la

administración de los archivos del estado

Acuerdo AGN 007 de 1994.

Artículo 18.

A “Reglamento General de Archivos” que

crea el comité evaluador de Documentos en

los departamentos, determina su integración y

le fija funciones.

Acuerdo AGN 041 de 2002 Reglamenta la entrega de archivos de las

entidades que se liquiden, fusionen, supriman

o privaticen

Acuerdo AGN 042 de 2002 Por el cual se establecen los criterios para la

organización de los archivos de gestión en las

entidades públicas y las privadas que cumplen

26

funciones públicas, se regula el Inventario

Único Documental y se desarrollan los

artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley

General de Archivos, Ley General de

Archivos, Ley 594 de 2000.

Acuerdo AGN 015 de 2003 Adiciona parágrafo al Acuerdo AGN 041 de

2002 en relación con la integración del

Comité de Archivo de las entidades públicas

en proceso de liquidación

Acuerdo AGN 02 de 2004 Establece los lineamientos para la

organización de fondos acumulados.

Circular AGN 07 de 2002. Organización y

Conservación de los documentos de archivo

Entidades de la Rama Ejecutiva del Orden

Nacional. Circular AGN 01 de 2003

Organización y Conservación de los

documentos de archivo

Circular AGN-DAFP N° 004 de 2003 Organización de historias laborales

Circular AGN 012 AGN-DAFP de 2004 Organización de historias laborales.

Circular AGN 01 de 2004 Inventario de documentos a eliminar

Resolución AGN 147 de 1997 Por la cual se crea el Comité de

Transferencias

Consulta de documentos.

Constitución Política

Ley 4 de 1913

Sobre régimen político y municipal

Ley 57 de 1985.

Artículos 1, y 12 al 27

Sobre publicidad y acceso a documentos

públicos

Decreto 01 de 1984 Código Contencioso Administrativo, sobre el

derecho a la petición de la información

Decreto 2126 de 1992.

Artículo 51

Reserva Archivo Ministerio de Relaciones

Exteriores

Acuerdo AGN 47 de 2000 Acceso a documentos

Acuerdo AGN 56 de 2000 Requisitos de consulta

Ley 80 de 1993.

Artículo 39

Segundo Párrafo. Las entidades estatales

establecerán las medidas que demanden la

preservación, inmutabilidad y seguridad de

los originales de los contratos estatales.

Decreto 2527 de 1950 Por el cual se autoriza el procedimiento de

microfilm en los archivos y se concede valor

probatorio a las copias fotostáticas de los

documentos microfilmados

Decreto 3354 de 1954 Podrán microfilmarse los documentos y

expedientes que han sido sometidos al trámite

normal y los que encontrándose en trámite,

por su importancia merezcan un especial

cuidado en la conservación y autenticidad;

pero no podrán ser destruidos sus originales

hasta cuando haya transcurrido el tiempo que

27

la prudencia y la costumbre aconsejen en cada

caso, de acuerdo con su naturaleza. Al

someter a la microfilmación cualquier

documento, debe tenerse el cuidado de que

quede copiado en la cinta íntegramente y con

absoluta fidelidad, de tal modo que queda

prohibido hacerles recortes, dobleces,

enmendaduras o cualquier adulteración, con

pena de perder su valor probatorio.

NTC 3723. Micrografía Microfilmación de documentos sobre

películas de tipo gelatina y sales de plata de

16 mm y 35 mm. Técnica de operación

NTC 4080. Micrografía Símbolos gráficos para su uso en microfilme

con su significado, aplicación y localización

NTC 5174. Norma sobre procesado y almacenamiento de

microfilmes tipo gelatina y plata.

NTC 5238 Micrografía: microfilmación de series:

Procedimientos de operación.

Fuente: Propia. 2017.

28

5 Diseño Metodología

6.1 Tipo de investigación

El alcance de la investigación es proyectivo. El tipo de investigación se define con base en

el objetivo general; los tipos de investigación según Hurtado (2008) son entre otras proyectiva.

“En la investigación proyectiva se trabajan relaciones de causa efecto, pues para diseñar una propuesta

que permita modificar la situación es necesario primero explicar por qué y cómo ocurre tal situación;

de otra manera la propuesta no resultaría efectiva.” Hurtado (2008)

Debido a que se va a trabajar en el cambio de actitud del grupo administrativo de la empresa

empleando herramientas visuales, transmitiendo a través de ellas información sobre el manejo

adecuado del papel y los procesos cero papel, dentro de cada dependencia, para finalmente

obtener sensibilización sobre el tema y demostrar con cifras la pertinencia de la gestión visual

como método de sensibilización en la solución de problemas, la técnica de análisis seleccionada

para llevar a cabo esta investigación es cualitativa.

Cuando las técnicas de análisis se basan en datos numéricos y pertenecen al campo de la

estadística se les denominan “técnicas cuantitativas”, y cuando se basan en datos verbales se les

denomina “técnicas cualitativas”. Esto permite comprender que los términos “cualitativo” o

“cuantitativo” no aluden modelos epistémicos, paradigmas ni a tipos de investigación, ni a

métodos, ni a diseños, sino a las técnicas que se utilizan en los análisis de la investigación.

Hurtado (2008). Recuperado de: http://investigacionholistica.blogspot.com.co/2008/03/acerca-

de-lo-cualitativo-y-lo.html

29

6.2 Población

Personal del área administrativa de la Empresa de gestión documental Control Online S.A.S.,

incluyendo presidencia. En la siguiente figura se relaciona el organigrama de la empresa:

Imagen 3.

Organigrama de la empresa.

Fuente: Control Online S.A.S.

30

6.3 Tipo de muestreo

No probabilístico, para la selección de la muestra se considera la gestión de documentos como

actividad principal en la medición del uso del papel

6.4 Muestra:

Personal administrativo de la empresa Control Online S.A.S. (6 personas).

Para llegar al diseño de la estrategia que permita sensibilizar al personal administrativo de una

empresa, en este caso Control Online S.A.S., se plantean las siguientes actividades según los

objetivos específicos.

6.5 Técnicas e instrumentos de recolección de datos

6.5.1 Encuesta:

Se realizará una encuesta por medio de un cuestionario impreso que, estará compuesto de 5

preguntas, estas serán realizadas por el investigador del presente proyecto. Las preguntas irán

dirigidas a obtener un resultado fiable acerca del manejo real del papel en la gestión documental

dentro de la empresa Control Online S.A.S.

6.5.2 Formato de observación:

Se verificará que la información levantada con las encuestas sea confiable.

6.6 Procedimiento y trabajo de campo

El procedimiento para el desarrollo del proyecto se realizará en etapas divididas de la

siguiente forma:

31

6.6.1 Etapa de Organización

En esta etapa se llevarán a cabo actividades para cumplir el primer objetivo específico el cual

es:

•Definir los procesos empleados en el área administrativa para el uso del papel y el manejo de

software en la gestión de documentos, priorizando las actividades en las cuales es imprescindible

el uso de papel

Actividades:

Revisión bibliográfica: estado del arte sobre los estudios realizados para tener en

cuenta las metodologías, el alcance y los resultados obtenidos por otros autores en las

diferentes áreas donde se halla implementado la gestión visual.

Realizar una visita a la empresa para identificar como se realiza el manejo del papel y

cuáles son las áreas donde se presenta mayormente el uso inadecuado del mismo.

Crear una encuesta de máximo cinco preguntas, para obtener información acerca del

manejo empleado en la gestión de los documentos y tramites de la empresa a nivel

interno y externo, teniendo en cuenta la prioridad que representan los documentos

impresos y el papel utilizado para ello. El tipo de encuesta es descriptiva y las

preguntas de la encuesta se encuentran se en el anexo No. 1 de este documento.

En este punto del proyecto se estará implementado el concepto de mejora continua y

Kaizen en segundo plano, empezando el empalme para la siguiente etapa.

32

6.6.2 Etapa de ejecución e implementación

Habiendo empezado la sensibilización y presentado el tema de un mejor manejo del papel,

ante el personal de la empresa se empiezan las actividades para lograr los dos últimos objetivos:

• Optimizar el uso del papel, implementado papel reciclado y/o ecológico e integrando

tecnologías cero papel en la gestión de documentos, por medio del análisis de la información

obtenida.

• Disminuir constantemente el uso de papel, promoviendo actividades que permitan

desarrollar hábitos de cero papel, por medio campañas visuales de sensibilización ambiental.

Al finalizar la etapa de ejecución e implementación, se entregará en la empresa un documento

con el análisis de los resultados obtenidos, la estrategia empleada, el video de sensibilización, el

diseño de los tableros descritos en la etapa de ejecución y la carpeta con las imágenes para el

fondo de pantalla de los computadores.

El análisis de los datos se realiza por computadora empleando una matriz en Excel para obtener

con el mismo programa los resultados en porcentajes representados en gráficos circulares,

teniendo en cuenta el procedimiento llevado a cabo, se define la técnica de análisis como una

técnica cuantitativa en donde, según Sampieri, “el análisis de datos se efectúa sobre la matriz de

datos utilizando un programa computacional”

33

7 Resultados y Análisis de resultados

Al desarrollar las actividades propuestas en el presente trabajo, se obtuvieron los siguientes

resultados:

En la encuesta para definir el manejo y tipo de papel dentro de la gestión documental en la

empresa, se presentó lo siguiente:

El personal administrativo de la empresa al que se le realizó la encuesta fue una muestra de 8

personas entre las que se encuentran el presidente y los líderes de las diferentes áreas; formado

de 50% hombre y 50% mujeres (ver imagen 5) con edades entre los 28 y 52 años, identificados

como se muestra en la imagen 6 y los niveles de estudios presentados en la imagen 7

Imagen 4. Porcentaje de hombre y mujeres encuestados

Imagen 5. Rangos de edad

50%50%

% de mujeres y hombres encuestados

Mujeres Hombres

34

Imagen 6. Relación de estudios realizados

Por otro lado al obtener los resultados de las encuestas y hacer el análisis se pudo determinar

que el papel empleado en la gestión de documentos no es papel ecológico ni reciclado (ver

imagen 8), el uso del mismo es poco amigable con el ambiente ya que, como se muestra en la

imagen 9, los documentos defectuosos en su mayoría son desechados; teniendo en cuanta lo

12,5%

37,5%37,5%

12,5%

Rango de edades

Entre los 25 años y los 30 años Entre los 30 años y los 40años

Entre los 40 años y los 50 años Mayores de 50 años

12,5%

75,0%

12,5%

Nivel de estudios

Tecnologo Profesional Especialista

35

anterior se ha determinado que el uso del papel en la gestión documental de la empresa Control

Online S.A.S. es ineficiente, lo cual se puede evidenciar en las imágenes 10 y 11.

Imagen 7. Tipo de papel que es utilizado en la empresa en el área administrativa

Imagen 8. Como se manejan los documentos que tienen algún defecto o error

Imagen 9. Cantidad de resmas por semana, empleadas en el área administrativa

0

20

40

60

80

100

Blancoconvencional

Blanco ecologico Ecologico

% u

tiliz

ado

Tipo de papel

Papel utilizado en la empresa

Series1

-

20,0

40,0

60,0

80,0

Reciclados Reutilizados Basura

%

Destino del papel usado

36

Imagen 10. Se realiza la impresión en las dos caras del papel

Finalmente, al preguntarle al personal administrativo si consideraban pertinente una

sensibilización sobre el uso eficiente del papel implementando herramientas visuales, en su

totalidad estuvieron de acuerdo en que es necesaria como se muestra en la imagen 12

Imagen 11. Es necesaria una sensibilización acerca del tema del uso del papel para tener un

óptimo manejo

0%

10%

20%

30%

40%

50%

De 1 a 3 DE 4 a 6 Mas de 6 Menos de 1

Resmas por semana

25%

75%

Impresión doble cara

si no

37

En el video realizado para sensibilizar sobre el uso de papel ecológico y/o reciclado en la

gestión documental se presenta inicialmente el problema, seguido de la solución y los beneficios

de esta. Se utilizo animación grafica en movimiento (Motion Graphics) y tipografía de la familia

sans-serif llamada Relaway semi bold.

A continuación, se muestra la tipografía utilizada e imágenes correspondientes al video:

A B C D E F G H I J K L M a b c d e f g h i j k l m

N O P Q R S T U V W X Y Z n o p q r s t u v w x y z

1234567890

¡”#$%&/()=?¡*¨[];:_

100%

0%

Es necesaria una sensibilización sobre el uso del papel

Si No

38

Imagen 12.

Imagen 13.

39

Imagen 14.

Imagen 15.

40

Imagen 16.

Imagen 17.

41

Imagen 18.

Imagen 19.

42

Imagen 20.

Imagen 21.

43

8. Conclusiones

Finalmente, luego del análisis de los resultados obtenidos en la encuesta realizada al personal

administrativo de la empresa, se puede concluir que:

- El tipo de papel empleado en la gestión documental no es ecológico ni reciclado.

- El paso a seguir en las oficinas cuando un documento tiene algún error o su información

no es relevante, es desecharlo como basura en lugar de cortarlos para memos o

reutilizarlo para imprimir documentos que permitan dicho manejo.

- Las impresiones sin importar la relevancia del documento se realizan en una sola cara

- Los procesos de gestión documental en cuanto al manejo adecuado del papel son

ineficientes e ineficaces.

- Es necesario cambiar los hábitos de uso del papel, por tanto, se presenta un video como

herramienta de sensibilización.

- El video realizado debe ser pasado cíclicamente para lograr sensibilizar al personal

administrativo de la empresa Control Online S.A.S. sobre el uso de papel reciclado y/o

ecológico y se pueda llegar a la mejora continua en sus procesos de gestión documental.

44

9. Recomendaciones

Teniendo en cuenta el análisis de resultados y las conclusiones se recomienda:

1. Hacer una encuesta al 100% del personal de la empresa Control Online S.A.S.

2. Aplicar la encuesta en las diferentes sedes a nivel nacional de la empresa.

3. Ver el video cíclicamente para lograr sensibilizar a todo el personal de la empresa sobre

el uso de papel ecológico y/o reciclado.

4. Implementar el uso de papel ecológico y/o reciclado en los procesos de gestión

documental.

5. Establecer fondos de pantalla con las imágenes del análisis del resultado.

6. Proyectar la presente investigación en diferentes empresas de tecnología.

45

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papel. Recuperado de: http://estrategia.gobiernoenlinea.gov.co/623/articles-

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implantación. Madrid. EOI

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Hurtado, J. (2005). Cómo formular objetivos de investigación. Caracas. Quirón Ediciones.

Hernández, R., Fernández, C., Baptista, P. (2014) Metodología de la Investigación. México. Mc

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47

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D0C6C11D0539B67622B2AE7B473DB?sequence=1

Cervagraf, (2015). Diferencia entre papel ecológico y reciclado. Recuperado de:

http://www.cevagraf.coop/posts/papel-ecologico-y-papel-reciclado/

Reflexiones en torno a lo cualitativo y lo cuantitativo. Recuperado de:

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http://repositorio.cepal.org/bitstream/handle/11362/39855/S1501295_en.pdf;jsessionid=C19D0C6C11D0539B67622B2AE7B473DB?sequence=1

48

Anexos

Anexo 1. Formato de la encuesta

ENCUESTA PARA IDENTIFICAR EL USO DEL PAPEL.

Buenos días:

Estoy desarrollando un trabajo de investigación para identificar cómo es el uso de papel en la

gestión documental en la empresa Control Online S.A.S., con el fin de diseñar una estrategia visual

que permita mejorar el proceso de gestión documental y el uso de papel ecológico.

Responder el siguiente cuestionario no tomará más de 5 minutos, agradezco la sinceridad en las

respuestas.

Nombre del encuestador: _____________________________________________

Cuestionario:

Marcar con una x:

Género: ___ Femenino ___Masculino Edad __

Nivel de estudios: __ Técnico __ Tecnólogo __ Profesional __ Especialista __ Master __

Doctorado

Cargo administrativo que desempeña en la empresa: ________________________

Antigüedad: ________

49

1. ¿Qué tipo de papel utiliza en su oficina y para la gestión de documentos?

__ Blanco convencional __Blanco ecológico __Ecológico

2. ¿Cuántas resmas gasta por semana?

__ 1-3 __4-6 __ más de 6

3. En su oficina o puesto de trabajo, ¿imprime en las dos caras del papel?

__ Si __No

4. ¿Qué hace, usted, con el papel el cual tiene errores de impresión o de redacción?

Reutilizarlo __ Votarlo __ Reciclarlo

5. ¿Considera usted necesario el uso de piezas visuales como videos e imágenes para

sensibilizar sobre el uso de papel en la gestión documental dentro de la empresa Control

Online S.A.S.?

___ Si ___ No

Muchas gracias por su atención

Esta encuesta fue realizada el día: ______________ a las ________, al personal administrativo de

la empresa Control Online S.A.S

Anexo 1.1


50

Buenos días:





respuestas.

Nombre del encuestado: Paola Nieto

Cuestionario:

Marcar con una x:

Género: __x_ Femenino ___Masculino Edad: 28 años

Nivel de estudios: __ Técnico __ Tecnólogo __ Profesional __ Especialista _x_ Master __

Doctorado

Cargo administrativo que desempeña en la empresa: Directora de Talento Humano

Antigüedad: 7 años


_x_ Blanco convencional __Blanco ecológico __Ecológico

51


_x_ 1-3 __4-6 __ más de 6 __ menos de 1


_x_ Si __No


_x_ Reutilizarlo __ Votarlo __ Reciclarlo


sensibilizar sobre el uso de papel ecológico en la gestión documental dentro de la empresa

Control Online S.A.S.?

_x__ Si ___ No


Esta encuesta fue realizada el día: 3 de Noviembre a las 11.20 am, al personal administrativo de la

empresa Control Online S.A.S

Anexo 1.2


52

Buenos días:





respuestas.

Nombre del encuestado: Diego Zarate

Cuestionario:

Marcar con una x:

Género: ___ Femenino _x__Masculino Edad: 36 años

Nivel de estudios: __ Técnico __ Tecnólogo _x_ Profesional __ Especialista __ Master __

Doctorado

Cargo administrativo que desempeña en la empresa: Líder Desarrollo de Software




53


_x_ 1-3 __4-6 __ más de 6 __ menos de 1


__ Si _x_No


__ Reutilizarlo _x_ Votarlo __ Reciclarlo




_x__ Si ___ No


Esta encuesta fue realizada el día: 3 de noviembre a las 11.20 am, al personal administrativo de la


Anexo 1.3


54

Buenos días:





respuestas.

Nombre del encuestado: José Moreno

Cuestionario:

Marcar con una x:

Género: ___ Femenino _x__Masculino Edad: 34 años


Doctorado

Cargo administrativo que desempeña en la empresa: Líder soporte Software




55


_x_ 1-3 __4-6 __ más de 6 __ menos de 1


__ Si _x_No






_x__ Si ___ No


Esta encuesta fue realizada el día: 3 de Noviembre a las 11:00 am, al personal administrativo de la


Anexo 1.4


56

Buenos días:





respuestas.

Nombre del encuestado: YOLANDA MILENA VANEGAS

Cuestionario:

Marcar con una x:

Género: _X__ Femenino ___Masculino Edad: 46 AÑOS

Nivel de estudios: __ Técnico __ Tecnólogo __ Profesional _X_ Especialista __ Master __

Doctorado

Cargo administrativo que desempeña en la empresa: LIDER DE PROYECTOS

Antigüedad: 9 AÑOS


_X_ Blanco convencional __Blanco ecológico __Ecológico

57


__ 1-3 _X_4-6 __ más de 6 __ menos de 1


__ Si _X_No


__ Reutilizarlo _X_ Votarlo __ Reciclarlo




_X__ Si ___ No


Esta encuesta fue realizada el día: 3 DE NOVIEMBRE a las 11:10 AM, al personal administrativo

de la empresa Control Online S.A.S

Anexo 1.5


58

Buenos días:





respuestas.

Nombre del encuestado: Carlos Julio Nieto

Cuestionario:

Marcar con una x:

Género: ___ Femenino _x__Masculino Edad: 52 AÑOS


Doctorado

Cargo administrativo que desempeña en la empresa: Presidente

Antigüedad: 19



59


__ 1-3 __4-6 __ más de 6 _x _ menos de 1


_x_ Si __No


_x_ Reutilizarlo __ Votarlo __ Reciclarlo




_x__ Si ___ No


Esta encuesta fue realizada el día: 3 de noviembre a las 11:00 am, al personal administrativo de la


Anexo 1.6

60


Buenos días:





respuestas.

Nombre del encuestado: Hableydi Zea

Cuestionario:

Marcar con una x:

Género: _x__ Femenino ___Masculino Edad: 32

Nivel de estudios: __ Técnico _x_ Tecnólogo __ Profesional __ Especialista __ Master __

Doctorado

Cargo administrativo que desempeña en la empresa: Líder contabilidad




61


_x_ 1-3 __4-6 __ más de 6 __ menos de 1


__ Si _x_No


__ Reutilizarlo __ Votarlo _x_ Reciclarlo




_x__ Si ___ No




62

Anexo 1.7


Buenos días:





respuestas.

Nombre del encuestado: Yenni Celeita

Cuestionario:

Marcar con una x:

Género: _x__ Femenino ___Masculino Edad: 45 años


Doctorado

Cargo administrativo que desempeña en la empresa: Líder Comercial

Antigüedad: 1 año

63




__ 1-3 _x_4-6 __ más de 6 __ menos de 1


__ Si _x_No






_x__ Si ___ No


Esta encuesta fue realizada el día: 3 de noviembre a las 11:05 am, al personal administrativo de

la empresa Control Online S.A.S

64

Anexo 1.8


Buenos días:





respuestas.

Nombre del encuestado: Mauricio Baldón

Cuestionario:

Marcar con una x:

Género: ___ Femenino __x_Masculino Edad: 45 años

Nivel de estudios: __ Técnico __ Tecnólogo __ Profesional _x_ Especialista __ Master __

Doctorado

Cargo administrativo que desempeña en la empresa: Asesor Jurídico Presidencia

Antigüedad: 1 año

65




__ 1-3 _ _4-6 __ más de 6 _x_ menos de 1


__ Si _x_No






_x__ Si ___ No




66

Documents

Diseño de piezas visuales para la sensibilización en el