Diseño de un manual administrativo – financiero para la ...repositorio.ute.edu.ec/bitstream/123456789/901/1/41207_1.pdfTorres Olivier, así como el manejo financiero de los recursos

UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL SISTEMA DE EDUCACIÓN A DISTANCIA

ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS DE SERVICIO Y RECURSOS HUMANOS

TESIS DE GRADO PREVIA A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERO

EN ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS DE SERVICIO Y RECURSOS HUMANOS

TEMA: Diseño de un manual administrativo – financiero

para la administración del Condominio Torres Olivier

SILVIA CECILIA VARGAS CERÓN

DIRECTOR: ING. MARIO FLORES

QUITO, MARZO 2010

CERTIFICACIÓN

Certifico que bajo mi dirección la presente tesis ha sido realizada en su totalidad por la

señora: Silvia Cecilia Vargas Cerón.

_____________________________________

Ing. Mario Flores

DIRECTOR DE TESIS

AUTORÍA

Las ideas, conceptos, procedimientos y resultados vertidos en el presente trabajo son de

exclusiva responsabilidad de la autora.

_________________________________

Silvia Cecilia Vargas Cerón

C.C. 1715480586

DEDICATORIA

Me gustaría dedicar esta Tesis a toda mi familia.

Para mi esposo Jorge, a él especialmente se la dedico, por su fuerza, por su amor, por

ser como es. Su comprensión y apoyo me ha llenado por dentro para conseguir el

equilibrio que me permita dar el máximo de mí.

Para mis hijas, Dennise Julieta y Joan Doménica que han traído alegrías a mi vida y con

su cariño me inspiraron para culminar mis estudios.

Para mis padres que siempre me apoyaron en los momentos difíciles de mi vida.

A todos ellos, muchas gracias de todo corazón, Dios los bendiga hoy y siempre.

Silvia Vargas

AGRADECIMIENTO

A Dios que con su infinita bondad me dio la salud y la perseverancia que me llevó a

superarme.

Ing. Mario Flores, Excelente docente y profesional de la Universidad Tecnológica

Equinoccial UTE y directora de esta Tesis, mi reconocimiento muy especial por su

invalorable y desinteresada colaboración, además de sus valiosas enseñanzas y consejos

oportunos para guiarme por el camino del éxito.

Agradezco a la Universidad Tecnológica Equinoccial por haberme formado como un

profesional, así como también a todos los maestros y autoridades que con su clara

misión de enseñanza, me entregaron un contingente de conocimiento y experiencias.

En general, agradezco a todas las personas que de una u otra manera ayudaron a forjar

mi Profesión.

i

ÍNDICE

INTRODUCCIÓN ....................................................................................................................... 1

CAPÍTULO I ................................................................................................................................ 2

1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ......................................................................... 2

1.2 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA ............................................................................. 4

1.3 SUBPREGUNTAS ............................................................................................................. 5

1.4 OBJETIVO GENERAL .................................................................................................... 5

1.5 OBJETIVOS ESPECÍFICOS ........................................................................................... 5

1.6 JUSTIFICACIÓN .............................................................................................................. 6

CAPÍTULO II .............................................................................................................................. 9

2.1 MARCO REFERENCIAL ................................................................................................ 9

2.2 MARCO TEÓRICO ........................................................................................................ 11

PROPIEDAD HORIZONTAL COMO UNA ORGANIZACIÓN ..................................... 11

2.2.1 ESTRUCTURA DE UN MANUAL ......................................................................... 13

2.2.2 IMPORTANCIA DE LOS MANUALES ................................................................ 13

2.2.3 MANUALES ADMINISTRATIVOS ...................................................................... 14

2.2.3.1 Concepto ................................................................................................................. 14

2.2.3.2 Objetivos de los Manuales Administrativos ........................................................ 14

2.2.3.3 Clasificación de Manuales Administrativos ......................................................... 15

2.2.3.3.1 Por su Contenido:................................................................................................ 17

2.2.3.3.2 Por su Función Específica: ................................................................................ 19

2.2.3.3.3 General: ............................................................................................................... 22

2.2.3.3.4 Específico: ............................................................................................................ 22

2.2.4 CONCEPTO DE ADMINISTRACIÓN .................................................................. 29

ii

2.2.5 PROCESO ADMINISTRATIVO ............................................................................ 29

2.2.6 EL SERVICIO DE CALIDAD AL CLIENTE ....................................................... 30

2.2.7 MEJORAMIENTO CONTINUO ............................................................................ 31

2.2.8 PERFIL DEL ADMINISTRADOR ............................................................................. 32

2.3 MARCO CONCEPTUAL ............................................................................................... 34

2.4 MARCO LEGAL ............................................................................................................. 35

2.5 IDEA A DEFENDER ....................................................................................................... 35

2.6 OPERACIONALIZACIÓN DE LA VARIABLES ....................................................... 36

CAPÍTULO III ........................................................................................................................... 37

METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN ....................................................................... 37

3.1 TIPO Y DISEÑO DE INVESTIGACIÓN ..................................................................... 37

3.2 MÉTODOS DE LA INVESTIGACIÓN ........................................................................ 38

3.3 IDENTIFICACIÓN DE LA POBLACIÓN Y CÁLCULO DE LA MUESTRA ........ 38

3.4 FUENTES, TÉCNICAS E INSTRUMENTOS ............................................................. 39

3.5 TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN ................................................................. 39

3.6 ENCUESTA PARA CONDÓMINOS CONDOMINIO TORRES OLIVIER ............ 39

CAPÍTULO IV ........................................................................................................................... 40

ANALISIS Y DISCUSIÓN DE RESULTADOS ..................................................................... 40

4.1 TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN ................................................................. 40

4.2 DISCUSIÓN DE RESULTADOS ................................................................................... 63

CAPÍTULO V ............................................................................................................................. 64

PROPUESTA ............................................................................................................................. 64

5.1 OBJETIVOS ............................................................................................................... 64

5.1.1 Objetivo General ....................................................................................................... 64

5.1.2 Objetivos Específicos ................................................................................................ 64

5.2 JUSTIFICACIÓN ............................................................................................................ 65

iii

5.3 FUNDAMENTO TEÓRICO ........................................................................................... 65

5.3.1 Definición del Manual ............................................................................................... 65

5.3.2 Utilidad de los manuales ........................................................................................... 66

5.3.3 Ventajas y desventajas de su uso ............................................................................. 67

5.4 PROPUESTA DEL MANUAL ...................................................................................... 69

5.5 EVALUACIÓN ............................................................................................................. 151

CAPÍTULO VI ......................................................................................................................... 152

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ..................................................................... 152

6.1 Conclusiones ................................................................................................................... 152

6.2 Recomendaciones ........................................................................................................... 153

ANEXOS ................................................................................................................................... 154

GLOSARIO DE TÉRMINOS ................................................................................................. 192

BIBLIOGRAFÍA DEL DOCUMENTO ................................................................................. 193

1

INTRODUCCIÓN

En la actualidad vivimos en economías globalizadas con ritmos de vida acelerados y con

poco espacio para vivir, la humanidad ha crecido sorprendentemente y los espacios

geográficos han tenido que ingeniárselas para ofrecer propiedades que maximicen las

estructuras en donde las personas puedan residir.

Es muy importante que cada individuo tenga la tranquilidad de que el inmueble del que

forma parte y en el que tiene una inversión no pierda su valor y tenga una organización

bien llevada, así mismo contar con una administración profesional que tenga los recursos

necesarios para enfrentar los retos diarios con pro actividad y organización. Es por

esto que esta investigación diseñará un manual administrativo - financiero para la

administración de inmuebles declarados en propiedad horizontal e implementar la

Administración en el Condominio Torres Olivier, preocupado de contar con una

herramienta fundamental para ofrecer un servicio de calidad.

En el Capítulo I se presentará la formulación del problema de investigación, su

planteamiento, objetivos y justificación del tema; en el Capítulo II se encontrará el

marco referencial, teórico y conceptual que dará una mayor perspectiva de la

investigación. En el Capítulo III se indica el tipo, diseños y herramientas para el

desarrollo del manual que permita una implementación efectiva y profesional de los

servicios de Administración en el Condominio Torres Olivier.

2

CAPÍTULO I

PROBLEMA DE LA INVESTIGACIÓN

Tema:

“Diseño de un manual administrativo-financiero para la administración del

Condominio Torres Olivier”.

1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Desde hace años la humanidad encontró la manera de tener un espacio para vivir,

cuando quedaron pequeños los límites horizontales se construyeron grandes edificios

para utilizar el espacio aéreo y así contar con estructuras que a mas de otorgar un techo

para las personas son las oficinas en que las empresas desarrollan sus actividades, solo

basta dar una mirada a las grandes ciudades del mundo y se puede verificar el provecho

que los arquitectos le sacan a un pequeño espacio en la tierra y que se eleva en los aires

permitiendo que las personas cuenten con una propiedad.

En nuestro país este fenómeno no se ha quedado atrás, ahora se construyen edificios,

condominios y conjuntos habitacionales para oficinas y para viviendas; la ciudad de

Quito los últimos años ha tenido un gran incremento de habitantes, el último Censo en el

2001 realizado por el INEC indica que en el Distrito la población total fue de 1,842,201

y que tiene un crecimiento aproximado del 30% cada 5 años pudiendo contar

actualmente con más de 2,200,000 habitantes, por ende ha aumentado la demanda de

3

lugares para vivir es así que en la propiedad horizontal se ha encontrado una gran

oportunidad, buscar un departamento para vivir, el ritmo de vida acelerado y la moda

minimalista es la tendencia actual. Las personas tienen que acostumbrarse a vivir en

departamentos y a convivir con los copropietarios, a colaborar y cumplir con las

obligaciones que rigen la propiedad horizontal. La ley de Propiedad Horizontal del

Ecuador expedida el 27 de septiembre del 2005 y vigente en la actualidad exige la

designación de una Administración, sin embargo es una responsabilidad nueva y poco

conocida para los copropietarios de un inmueble.

El Condominio Torres Olivier fue construido en Quito y fue entregado en diciembre del

2008, está conformado por 50 departamentos y 10 locales, la entrega fue parcial a 10

copropietarios quienes desde ese momento tuvieron que asumir la Administración del

Condominio, debido a la gran responsabilidad que implica éstas funciones la Empresa

Araujo Vargas & Asociados, fue contratada para asumir ésta función. La Empresa antes

mencionada ofrece el servicio de asesorías contables, tributaria y de administración del

talento humano, sin embargo al ser el Condominio Torres Olivier el primer cliente que

solicita el servicio, se hace imprescindible crear un manual que permita establecer los

procedimientos a seguir para llevar con éxito la Administración del Condominio Torres

Olivier los mismos que podrán ser aplicados en casos similares.

El Condominio Torres Olivier, es propiedad de un Fideicomiso Mercantil, la entrega de

las propiedades es irregular y el Fideicomiso asumirá las obligaciones de los

departamentos en su poder. Según la Ley de Propiedad Horizontal del Ecuador vigente

4

desde septiembre del 2005 indica claramente que al existir gastos comunales para el

funcionamiento del Condominio los costos serán asumidos en partes proporcionales por

los copropietarios.

Se analiza la situación del Condominio, se realiza una reunión de copropietarios quienes

eligen la Administración y un representante de los Copropietarios, no existe ningún

documento y Araujo Vargas & Asociados debe analizar cuáles son los procedimientos

que debe realizar para organizar las actividades de la Administración del Condominio

Torres Olivier, así como el manejo financiero de los recursos de los 60 copropietarios.

En este documento se analizarán todos los procesos que se deben realizar para establecer

un manual administrativo – financiero para administrar el Condominio Torres Olivier y

se llevará a cabo durante el lapso de seis meses.

1.2 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

¿Es necesario diseñar un manual administrativo – financiero para la administración del

Condominio Torres Olivier?

5

1.3 SUBPREGUNTAS

o ¿Cómo afecta al Condominio Torres Olivier no contar con un manual

Administrativo – Financiero para la Administración?

o ¿Qué cantidad de copropietarios conocen las funciones de la Administración en

Torres Olivier?

o ¿Una deficiente administración afecta a la venta de propiedades?

o ¿La falta de una manual Administrativo - Financiero afecta al servicio que

ofrece la Administración de Torres Olivier?

1.4 OBJETIVO GENERAL

Diseñar un manual administrativo – financiero para la administración del Condominio

Torres Olivier con el propósito de ofrecer un servicio de calidad y que sirva de

referencia para la administración de otras propiedades.

1.5 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Describir los procesos administrativos y financieros que debe realizar la

Administración de una propiedad declarada en propiedad horizontal.

Proponer funciones que realiza un administrador en su labor profesional.

Especificar las obligaciones que tiene el administrador.

Definir políticas y estrategias para mejorar el servicio en la Administración.

6

1.6 JUSTIFICACIÓN

Todas las personas se esfuerzan por conseguir un lugar donde vivir, pero casi nunca se

preocupan de las obligaciones que adquieren cuando forman parte de una propiedad

declarada en propiedad horizontal. Las leyes vigentes en el Ecuador obligan a las

propiedades declaradas en propiedad horizontal a contar con un Directorio y una

Administración, pero las personas que adquieren los inmuebles desconocen de ésta

reglamentación y peor aún el objetivo y obligaciones de éstos cargos.

Cuando los inmuebles son entregados bajo la responsabilidad de los copropietarios no

conocen como asumir este cargo ni los procesos que deben seguir para un trabajo

eficiente de Administración; en el mercado existen pocas empresas que ofrecen el

servicio de administrar edificios y las funciones de administración se toman muy a la

ligera, no se considera que la administración cuenta con clientes que deben sentirse

satisfechos, que el servicio de la administración debe ser eficiente y eficaz para

responder a las necesidades de sus clientes, con todos los problemas que se presentan en

el diario vivir es muy importante que no existen problemas además en el lugar donde

viven.

Al asumir la administración de un edificio es necesario conocer los procesos que se

deben realizar, las funciones y obligaciones que como administrador le asisten, no se

puede realizar un trabajo sin profesionalismo ya que todas las necesidades deben ser

atendidas.

7

Es conveniente contar con un documento que permita guiar el trabajo de la

administración, estructurar el trabajo que se realizará en un edificio, considerando que

un condominio es una entidad que ofrece servicios a los actuales y futuros

copropietarios, y si no está bien estructurado difícilmente obtendrá éxito en sus

actividades propiciando al descontento y aislamiento de los copropietarios, y peor aún

genera problemas legales por incumplimiento de obligaciones.

Araujo Vargas & Asociados estará beneficiado con esta investigación ya que le

permitirá contar con una herramienta importante que permita ofrecer un trabajo

profesional para administrar propiedades declaradas en propiedad horizontal, y sobre

todo beneficiará a los copropietarios que tengan una propiedad bajo éste régimen ya que

se evitarán pérdida de tiempo y recursos ya que una administración bien organizada dese

el primer momento es muy importante. Al Condominio Torres Olivier también

beneficiará contar con un manual administrativo- financiero, ya que en todo momento

los copropietarios conocerán los procesos para una administración eficiente y podría

cambiar de administración cuando lo requiera ya que contará con un documento que

facilitará las funciones de la administración, consiguiendo que las necesidades del

conjunto sean atendidas eficientemente, evitando la discontinuidad en el cambio de

administraciones, así mismo esta investigación podría beneficiar a nuestra sociedad ya

que vivir en propiedades declarados en propiedad horizontal se convertirá en algo muy

común, pero la administración de éstos inmuebles no puede ser considerado de poca

8

importancia, además que en las pocas empresas que ofrecen el servicio no cuentan con

manuales de administración de edificios.

La investigación además puede permitir establecer estrategias para mejorar éste servicio,

evitar desperdicio de recursos e insatisfacción en los clientes internos y externos, es

conveniente crear un manual que priorice el trabajo de la administración de un edificio.

La creación del manual es de mucho interés para la empresa Araujo Vargas & Asociados

ya que se convertiría en una herramienta muy importante que mejoraría los servicios de

administración de un edificio y que permitiría adoptarlo en otro edificio que requiera

servicios similares. Es un tema muy importante para Araujo Vargas & Asociados ya que

si no cuenta con un manual administrativo – financiero que enfatice los procedimientos a

seguir el servicio de administración será un servicio ineficiente, y la intención de la

empresa es especializarse en el servicio de administración de edificios y condominios

para convertirlo en uno más de su cartera de servicios.

9

CAPÍTULO II

2.1 MARCO REFERENCIAL

Actualmente en todo el mundo hay una gran oferta y demanda de departamentos y

bienes inmuebles declarados en propiedad horizontal, por precio, por status, por

facilidad; para vivir y para trabajar convirtiéndose en nuevo reto para los estados ya que

deben regularizar su funcionamiento y un reto para los usuarios que deben aprender a

vivir en cooperación mutua. Así mismo la administración de éstos inmuebles es un tema

de mucha importancia, “La administración de edificios, condominios y conjuntos

habitacionales debe ser una actividad profesional, seria, responsable, transparente,

dinámica y sobre todo comprometida, ya que de ello depende en gran medida que un

inmueble gane o pierda valor en el mercado a nivel de venta, arriendo o disfrute.”1

En países en que la propiedad horizontal y su administración no es una novedad existen

empresas que ofrecen el servicio, y hasta existen software que facilitan los procesos; sin

embargo en Ecuador es un asunto de poca experiencia, y es más tomado con poca

importancia, cuando una buena administración de condominios y/o edificios puede

significar que el buen mantenimiento del edificio permita una significativa plusvalía y

que beneficia a cada uno de los copropietarios, “En general, los residentes tienen poca

conciencia de la diferencia que implica una buena o mala administración no sólo para la

1 http://www.mundopropiedades.cl/adm_edif/propuesta2.htm

10

marcha diaria de la comunidad, sino en la plusvalía de sus inmuebles, al afectar

directamente la conservación”2.

Generalmente en nuestro país la administración de edificios se la delega a los

copropietarios, y hasta se van turnando por períodos con la finalidad de no cancelar un

valor por concepto de administración, en pocos casos se contrata a un administrador

externo y menos aún a un profesional, considerando a la administración como una gasto

y no como una inversión.

En el Condominio Torres Olivier para los pocos copropietarios que recibieron sus

departamentos y locales la administración es un tema poco atractivo y molesto, el primer

mes se designó a uno de los copropietarios, sin embargo al tener muchos trámites

pendientes y de gran importancia se acoró contratar los servicios de Araujo Vargas &

Asociados, relacionando los servicios de administración con los servicios de contables

que ofrece ésta empresa.

La empresa Araujo Vargas & Asociados, cuenta con profesionales en contabilidad y

administración de empresas, sin embargo el Condominio Torres Olivier es el primer

cliente que requiere el servicio de administración de Condominios, es por esto que con la

experiencia de administración de empresas sobre todo de servicios el primer paso para

ofrecer un servicio de calidad la empresa Araujo Vargas & Asociados se ha impuesto

crear un manual para la implementación de la Administración en Torres Olivier.

2 http://metrogas.altavoz.net/p4_metrogas/antialone.html?page=http://metrogas.altavoz.net/p4_metrogas/site/artic/20040122/pags/20040122125411.html&head=/p4_metrogas/stat/head_comunidad.html

11

2.2 MARCO TEÓRICO

PROPIEDAD HORIZONTAL COMO UNA ORGANIZACIÓN

Todos los inmuebles declarados en propiedad horizontal tienen la obligación de designar

una administración3, es por esto que los Condominios pueden ser analizados como una

organización o empresa ya que la empresa es un grupo social en el que, a través de la

administración del capital y el trabajo, se producen bienes y /o servicios tendientes a la

satisfacción de las necesidades de la comunidad; “Una organización es una unidad

coordinada que consiste de por lo menos dos personas quienes trabajan hacia una meta o

metas en común.”4

Toda organización debe contar con una estructura, “la estructura de la organización

contribuye a la efectividad organizacional…”5, la estructura organizacional se refiere a:

“un padrón de tareas y conjunto de tareas en una organización. Una causa importante de

comportamiento individual y grupal.”6 Los condominios son definitivamente

organizaciones de personas, que persiguen la meta de común de una vida tranquila y

organizada en sus inmuebles y que sus bienes no pierdan valor económico.

3 Art.59, REGLAMENTO GENERAL DE LA LEY DE PROPIEDAD HORIZONTAL

4 Gibson‐Ivancevich‐Donnelly, Las Organizaciones Comportamiento Estructura Procesos, Décima edición 2001,pp. 5.

5 Gibson‐Ivancevich‐Donnelly, Las Organizaciones Comportamiento Estructura Procesos, Décima edición 2001,pp. 367.

6Gibson‐Ivancevich‐Donnelly, Las Organizaciones Comportamiento Estructura Procesos, Décima edición 2001,pp. 367

12

En los Condominios la administración es una parte fundamental de la estructura, es por

eso que el trabajo que se ofrezca debe ser profesional y muy comprometido con los

objetivos de ésta organización.

Para un desempeño eficiente de la Administración en un Condominio se debe contar con

una herramienta fundamental de trabajo que es un manual administrativo - financiero.

El manual consiste en describir de manera ordenada y clara en un documento, las

políticas, normas, procesos y demás temas de importancia para el desenvolvimiento

normal de las actividades de una organización, tiene como propósito describir los

procesos de la empresa. Las rutinas de trabajo deben ser agrupadas de tal manera que

faciliten las consultas sobre el tema deseado y aseguren las orientaciones para ejecutar

adecuadamente las actividades en vigor.

El manual debe presentar una descripción detallada de las rutinas de trabajo,

acompañada de los respectivos gráficos que faciliten su percepción y retención, y del

modelo de los formularios, con las instrucciones para el diligenciamiento.

Los manuales requieren de ciertas características que son:

• Satisfacer las necesidades reales de la empresa

• Contar con instrucciones apropiadas de uso, manejo y conservación

• Facilitar la localización de las orientaciones y disposiciones específicas

• Diagramación que corresponda a su verdadera necesidad

• Redacción simple, corta y comprensible

• Hacer uso racional y adecuado, por parte de los destinatarios

13

• Gozar de adecuada flexibilidad para cubrir diversas situaciones

• Tener un proceso continuo de revisión y actualización

• Facilitar a través del diseño, su uso, conservación y actualización

• Estar debidamente formalizado por la instancia correspondiente de la empresa7

2.2.1 ESTRUCTURA DE UN MANUAL8

Las partes principales de un manual pueden ser las siguientes:

• Tabla de contenido

• Introducción

• Instrucciones para el uso del manual

• Cuerpo del manual

• Flujo gramas

• Glosario de términos

• Conclusiones

• Recomendaciones

• Anexos

2.2.2 IMPORTANCIA DE LOS MANUALES

La importancia de los manuales radica en que ellos explican de manera detallada los

procedimientos dentro de una organización; a través de ellos logramos evitar grandes 7 http://www.mitecnologico.com/Main/TiposDeManualesYRequerimientos

8 http://html.rincondelvago.com/documentos‐y‐manuales‐administrativos.html

14

errores que se suelen cometer dentro de las áreas funcionales de la empresa. Estos

pueden detectar fallas que se presentan con regularidad, evitando la duplicidad de

funciones. Además son de gran utilidad cuando ingresan nuevas personas a la

organización ya que le explican todo lo relacionado con la misma, desde su reseña

histórica, haciendo referencia a su estructura organizacional, hasta explicar los

procedimientos y tareas de determinado departamento.

2.2.3 MANUALES ADMINISTRATIVOS9

2.2.3.1 Concepto: Son documentos que sirven como medios de comunicación y

coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática,

información de una organización (antecedentes, legislación, estructura, objetivos,

políticas, sistemas, procedimientos, etc.). Así como las instrucciones y lineamientos que

se consideren necesarios para el mejor desempeño de sus tareas.

2.2.3.2 Objetivos de los Manuales Administrativos

Presentar una visión de conjunto de la organización (individual, grupal o

sectorial).

Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa, para definir

responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones.

Coadyuvar a la correcta realización de las labores encomendadas al personal y

propiciar la uniformidad del trabajo. 9http://html.rincondelvago.com/documentos‐y‐manuales‐administrativos.html

15

Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo, evitando la repetición de

instrucciones y directrices.

Agilizar el estudio de la organización.

Facilitar el reclutamiento, selección e integración de personal.

Sistematizar la iniciativa, aprobación, publicación y aplicación de las

modificaciones necesarias en la organización.

Determinar las responsabilidades de cada unidad y puesto en relación con el

resto de la organización.

Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos

niveles jerárquicos que lo componen.

Promover el aprovechamiento racional de los recursos humanos, materiales,

financieros y tecnológicos disponibles.

Funcionar como medio de relación y coordinación con otras organizaciones.

Servir como vehículo de orientación e información a los proveedores de bienes,

prestadores de servicios y usuarios o clientes con los que interactúa la

organización.

2.2.3.3 Clasificación de Manuales Administrativos

Los manuales administrativos se clasifican de la siguiente manera10:

1. Por su Contenido

- Manual de Historia

- Manuales de Organización 10 http://uproadmon.blogspot.com/2007/03/manuales-administrativos.html

16

- Manuales de Políticas

- Manuales de Normas y Procedimientos

- Manual de contenido múltiple.

2. Por su Función Específica

- Manual de Producción

- Manual de Compras

- Manual de Ventas

- Manual de Finanzas

- Manual de Contabilidad

- Manual de crédito y cobranzas

- Manual de personal

- Manual Técnico

- Manual de adiestramiento o instructivo

3. General

- Manuales generales de organización

- Manual general de procedimientos

- Manual general de políticas

4. Específico

- Manual específico de reclutamiento y selección

- Manual específico de auditoría interna

- Manual específico de políticas de personal

- Manual específico de procedimientos de tesorería

17

2.2.3.3.1 Por su Contenido:

Se refiere al contenido del manual para cubrir una variedad de materias, dentro de este

tipo tenemos los siguientes:

Manual de Historia: Su propósito es proporcionar información histórica sobre el

organismo: sus comienzos, crecimiento, logros, administración y posición actual. Esto le

da al empleado un panorama introspectivo de la tradición y filosofía del organismo. Bien

elaborado y aplicado contribuye a una mejor comprensión y motiva al personal a sentir

que pertenece y forma parte de la organización.

Manual de organización: Su propósito es exponer en forma detallada la estructura

organizacional formal a través de la descripción de los objetivos, funciones, autoridad y

responsabilidad de los distintos puestos, y las relaciones.

Manual de políticas: Consiste en una descripción detallada de los lineamientos a ser

seguidos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. El conocer de una

organización proporciona el marco principal sobre el cual se basan todas las acciones.

Una adecuada definición de políticas y su establecimiento por escrito, permite:

a) Agilizar el proceso de toma de decisiones

b) Facilitar la descentralización, al suministrar lineamientos a niveles intermedios.

c) Servir de base para una constante y efectiva revisión.

18

Puede elaborarse manuales de políticas para funciones operacionales tales como:

producción, ventas, finanzas, personal, compras, etc.

Manual de procedimientos: Es la expresión analítica de los procedimientos

administrativos a través de los cuales se canaliza la actividad operativa del organismo.

Este manual es una guía (como hacer las cosas) de trabajo al personal y es muy

valiosa para orientar al personal de nuevo ingreso. La implementación de este manual

sirve para aumentar la certeza de que el personal utiliza los sistemas y procedimientos

administrativos prescritos al realizar su trabajo.

Manual de contenido múltiple: Cuando el volumen de actividades, de personal o

simplicidad de la estructura organizacional, no justifique la elaboración y utilización de

distintos manuales, puede ser conveniente la confección de este tipo de manuales. Un

ejemplo de este manual es el de "políticas y procedimientos", el de "historia y

organización", en si consiste en combinar dos o más categorías que se interrelacionan en

la práctica administrativa. En organismos pequeños, un manual de este tipo puede

combinar dos o más conceptos, debiéndose separar en secciones.

19

2.2.3.3.2 Por su Función Específica:

Esta clasificación se refiere a una función operacional específica a tratar. Dentro de este

apartado puede haber los siguientes manuales:

Manual de producción: Consiste en abarcar la necesidad de interpretar las

instrucciones en base a los problemas cotidianos tendientes a lograr su mejor y pronta

solución.

La necesidad de coordinar el proceso de fabricación (fabricación, inspección, ingeniería

industrial, control de producción), es tan reconocida, que en las operaciones de

fabricación, los manuales se aceptan y usan ampliamente.

Manual de compras: El proceso de comprar debe estar por escrito; consiste en definir

el alcance de compras, definir la función de comprar, los métodos a utilizar que afectan

sus actividades.

Manual de ventas: Consiste en señalar los aspectos esenciales del trabajo y las rutinas

de información comprendidas en el trabajo de ventas (políticas de ventas,

procedimientos, controles, etc.). Al personal de ventas es necesario darle un marco de

referencia para tomar decisiones cotidianas.

20

Manual de Finanzas: Consiste en asentar por escrito las responsabilidades financieras

en todos los niveles de la administración, contiene numerosas instrucciones especificas

a quienes en la organización están involucrados con el manejo de dinero, protección de

bienes y suministro de información financiera.

Manual de contabilidad: Trata acerca de los principios y técnicas de la contabilidad.

Se elabora como fuente de referencia para todo el personal interesado en esta

actividad. Este manual puede contener aspectos tales como: estructura orgánica del

departamento, descripción del sistema contable, operaciones internas del personal,

manejo de registros, control de la elaboración de información financiera.

Manual de crédito y cobranzas: Se refiere a la determinación por escrito de

procedimientos y normas de esta actividad. Entre los aspectos más importantes que

puede contener este tipo de manual están los siguientes: operaciones de crédito y

cobranzas, control y cobro de las operaciones, entre otros.

Manual de personal: Abarca una serie de consideraciones para ayudar a comunicar

las actividades y políticas de la dirección superior en lo que se refiere a personal. Los

manuales de personal podrán contener aspectos como: reclutamiento y selección,

administración de personal, lineamientos para el manejo de conflictos personales,

políticas de personal, uso de servicios, prestaciones, capacitación, entre otros.

21

Manual técnico: Trata acerca de los principios y técnicas de una función operacional

determinada. Se elabora como fuente básica de referencia para la unidad administrativa

responsable de la actividad y como información general para el personal interesado en

esa función. Ejemplos de este tipo de "Manual técnico de auditoría administrativa", y el

"Manual técnico de sistemas y procedimientos". Estos sirven como fuente de referencia

y ayudan a computar a los nuevos miembros del personal de asesoría.

Manual de adiestramiento o instructivo: Estos manuales explican, las labores, los

procesos y las rutinas de un puesto en particular, son comúnmente más detallados que

un manual de procedimientos.

El supuesto en el que se basa este tipo de manual es que el usuario tiene muy poco

conocimiento previo de los temas cubiertos. Por ejemplo, un manual de adiestramiento

"explica cómo debe ejecutarse el encendido de la terminal de la computadora y emitir

su señal", mientras que un manual de procedimientos omitir esta instrucción y

comenzaría con el primer paso activo del proceso. El manual de adiestramiento también

utiliza técnicas programadas de aprendizaje o cuestionarios de auto evaluación para

comprobar el nivel de comprensión del contenido por el usuario.

Otra clasificación aceptada de los manuales administrativos se refiere a las

necesidades que tienen las oficinas y de acuerdo a su ámbito de aplicación; pueden

elaborarse manuales con una cobertura mayor o menor.

22

2.2.3.3.3 General:

Se refiere a todo el organismo en su conjunto, dentro de este tenemos a los siguientes

manuales:

Manuales generales de organización: Este es producto de la planeación

organizacional y abarca todo el organismo, indicando la organización formal y

definiendo su estructura funcional.

Manual general de procedimientos: Este es también resultado de la planeación,

contiene los procedimientos de todas las unidades orgánicas que conforman en un

organismo social, a fin de uniformar la forma de operar.

Manual general de políticas: Se refiere a presentar por escrito los deseos y actitud de

la dirección superior; para toda la empresa, estas políticas generales establecen líneas

de guía, un marco dentro del cual todo el personal puede actuar de acuerdo a

condiciones generales.

2.2.3.3.4 Específico:

Manual específico de reclutamiento y selección: Se refiere a una parte de una área

específica (personal). Y contiene la definición uniforme respecto al reclutamiento y

selección personal en una organización.

23

Manual especifico de auditoría interna: Consiste en agrupar lineamientos,

instrucciones de aplicación especifica a determinados tipos de actividad, aquí se refiere

a la auditoría interna en forma particular.

Manual especifico de políticas de personal: Este se enfoca a definir "políticas", pero

de una área específica de la organización, señalando las guías u orientación respecto a

cuestiones de personal, tales como: contratación, permisos, promociones, prestaciones,

etc.

Manual específico de procedimientos de tesorería: Consiste en elaborar los

procedimientos en el orden de importancia de un área específica, a fin de capitalizar las

oportunidades naturales de secuencia de pasos en el trabajo, por ejemplo: ingresos a

caja, pago a proveedores, etc.

George R. Terry dice lo siguiente: "Muchos patrones sienten que es importe darle a los

empleados información con respecto a la historia de la compañía comienzos,

crecimiento, logros, administración y posición actuales.

Esto lee una vista introspectiva de la tradición y pensamiento de la empresa con la que

está asociado.

La información histórica por lo común se incluye como la parte de presentación a un

manual de políticas o de organización, o de un manual de personal.

24

Estos manuales exponen con detalle la estructura de la empresa y señalan los puestos

y la relación que existe entre ellos para el logro de sus objetivos. Explican la jerarquía,

los grados de autoridad y responsabilidad; las funciones y actividades de los órganos de

la empresa.

Generalmente contienen gráficas de organización, descripciones de trabajo, cartas de

límite de autoridad, etcétera.

C.L. Littlefield declara al respecto: "Los manuales de organización se usan donde se

desea una descripción detallada de las relaciones de organización.

Se elaboran ordinariamente con base en los cuadros de organización, los cuales se

acompañan de las descripciones de los diferentes puestos inscritos en el cuadro.

Comúnmente se hace la división de los encabezados de estos manuales en atención a

la función general, a las obligaciones y autoridad y al conjunto de relaciones con los

demás".

Un manual de políticas pone por escrito las políticas de una empresa. Una política es

una guía básica para la acción; prescribe los límites generales dentro de los cuales han

de realizarse las actividades.

Conocer las políticas en una empresa proporciona el marco principal sobre el cual se

basan todas las acciones. Política no es otra cosa que una actitud de la dirección.

Estas actitudes deben ser comunicadas en forma continua a lo largo de toda la línea de

organización si se desea que las operaciones se desarrollen conforme al plan.

25

Las políticas escritas son un medio de transmitir las actitudes de la dirección. Las

políticas escritas establecen líneas de guía, un marco dentro del cual el personal

directivo puede obrar para balancear las actividades y objetivos de la gerencia general,

según convenga a las condiciones locales.

Kellog hace notar que los manuales de política muchas veces incluyen una declaración

de objetivos de la empresa y otros "slogans" que expresan una política; por ejemplo:

Los manuales de políticas ahorran muchas consultas. Por supuesto, puede haber

manuales de políticas comerciales, de producción, de finanzas, de personal, etc., o uno

sobre políticas generales.

El manual de procedimientos presenta sistemas técnicas específicas señala el

procedimiento preciso a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de

cualquier otro grupo de trabajo que desempeña responsabilidades específicas. Es un

procedimiento por escrito.

Los manuales de procedimiento, por sus características diversas, pueden clasificarse

en manuales de procedimiento de oficina y de fábrica.

También puede referirse en:

1. A tareas y trabajo individuales, por ejemplo, cómo operar una máquina de

contabilidad.

26

2. A prácticas departamentales en que se indican los procedimientos de operación de

todo un departamento.

3. A prácticas generales en un área determinada de actividad, como manuales

procedimiento comerciales, de producción, financieras, etcétera.

Los manuales de procedimientos generalmente contienen un texto que señala las

políticas y procedimientos a seguir en la ejecución de un trabajo, con ilustraciones a

base de diagramas, cuadros y dibujos para aclarar los datos.

En los de procedimientos de oficina es costumbre incluir o reproducir las formas que se

emplean en el procedimiento de que se trate, bien sea llenada con un ejemplo o con

instrucciones para su llenado.

De poco servirían las manifestaciones detalladas de procedimientos si al mismo tiempo

la organización y las normas básicas no son, cuando menos, medianamente firmes y

comprensibles.

Ya se ha visto que un manual puede contener material de tipo diverso, lo que hace que

los tipos mencionados no resulten siempre bien definidos.

Una inmensa mayoría de los manuales de oficina parecen estar diseñados

intencionalmente para varios fines.

En la preparación de cualquier manual de procedimientos me pareció muy interesante

que debe existir manifestación clara de las normas generales de la empresa y

comprensión total de la organización básica de la misma.

27

Es un manual de contenido múltiple que trata acerca de los principios y técnicas de una

actividad determinada. Se elabora como fuente básica de referencia para el órgano

responsable de la actividad y como información general para todo el personal interesado

en esa actividad.

Entre otros manuales podemos encontrar11:

El Manual de Calidad: Se define un manual de calidad como un documento que enuncia

la política de la calidad y que describe el sistema de calidad de una organización. Este

manual puede estar relacionado con las actividades totales de una organización o con

una parte seleccionada de estas.

Es importante que los requisitos y el contenido del sistema de la calidad y del manual de

la calidad se estructuren de acuerdo con la norma que se intenta satisfacer. Esta norma

suministra los lineamientos para desarrollar dichos manuales de calidad, por ejemplo:

ISO 9002.

Al elaborar una manual Administrativo – Financiero que es la fusión de un manual de

normas y procedimientos con un manual de finanzas, se persigue documentar los

procesos administrativos y financieros que debe realizar la Administración de una

propiedad declarada en propiedad horizontal. Entre los principales objetivos de este

manual es la descripción de los procesos para la administración de los bienes financieros

con que cuenta una empresa u organización, además es dominar la interpretación de los 11 http://html.rincondelvago.com/documentos‐y‐manuales‐administrativos.html

28

Estados Financieros con el fin de evaluar la situación actual y pasada de la empresa, así

como los resultados de sus operaciones, con vista a determinar del mejor modo posible

la situación y resultados futuros.

El manual financiero engloba aquellos datos de indudable interés para el administrador,

actualizándole de manera constante para disponer de información instantánea, sobre la

evolución económica de su empresa.

A través del análisis de los Movimientos Financieros y de la estructura patrimonial de la

empresa, el empresario estará en disposición de conocer de forma permanente: el

periodo medio o de maduración de la empresa; el fondo de maniobra, el capital de

trabajo y la situación de tesorería; análisis de la liquidez y solvencia; los fondos

generados por las operaciones; el cash-flow; la autofinanciación; distinguirá los

conceptos de rendimiento y rentabilidad; el efecto de apalancamiento; y conocerá ante

todo la distancia a que se encuentra de la suspensión de pago.

El manual va dirigido principalmente a los responsables de área Administrativo-

Financiera y sus colaboradores.

Las propiedades declaradas en propiedad horizontal, regidas por la Ley De Propiedad

Horizontal del Ecuador vigente desde septiembre del 2005, obligan a designar un

Administrador que rija la administración, conservación y mantenimiento de los bienes

comunes.

29

2.2.4 CONCEPTO DE ADMINISTRACIÓN

“La administración se define como el proceso de diseñar y mantener un ambiente en el

que las personas trabajando en grupo alcance con eficiencia metas seleccionadas. Esta se

aplica a todo tipo de organizaciones bien sean pequeñas o grandes empresas lucrativas y

no lucrativas, a las industrias manufactureras y a las de servicio.

En fin la administración consiste en darle forma, de manera consistente y constante a las

organizaciones. Todas las organizaciones cuentan con personas que tienen el encargo de

servirle para alcanzar sus metas, llamados Gerente, administradores etc.”12

El Administrador, es quien administra bienes ajenos. Cuando se refiere a una

comunidad de propietarios, es la persona que se encarga de la gestión diaria de la misma.

Lo nombra la Junta de propietarios y puede ser o no vecino del inmueble (por ejemplo

un administrador de fincas).

Indudablemente el Administrador de propiedades declaradas en propiedad horizontal

debe trabajar en base al Proceso Administrativo.

2.2.5 PROCESO ADMINISTRATIVO13

Concepto de Proceso Administrativo

Se refiere a planear y organizar la estructura de órganos y cargos que componen la

empresa, dirigir y controlar sus actividades.

12 http://www.monografias.com/trabajos14/administracion‐empresas/administracion‐empresas.shtml

13 http://www.elprisma.com/apuntes/administracion_de_empresas/procesoadministrativo/

30

Elementos del Proceso Administrativo14

1. LA PLANEACION para determinar los objetivos en los cursos de acción que

van a seguirse.

2. LA ORGANIZACIÓN para distribuir el trabajo entre los miembros del grupo y

para establecer y reconocer las relaciones necesarias.

3. LA EJECUCIÓN por los miembros del grupo para que lleven a cabo las tareas

prescritas con voluntad y entusiasmo.

4. EL CONTROL de las actividades para que se conformen con los planes.

El Administrador para ser eficiente en sus funciones además debe considerar un servicio

de calidad y perseguir el mejoramiento continuo.

2.2.6 EL SERVICIO DE CALIDAD AL CLIENTE15

Es el conjunto de prestaciones que el cliente espera, además del producto o el servicio

básico. Para dar el mejor servicio se debe considerar el conjunto de prestaciones que el

cliente quiere:

• El valor añadido al producto.

• El servicio en sí.

• La experiencia del negocio.

• La prestación que otorga al cliente

14 http://www.monografias.com/trabajos12/proadm/proadm.shtml 15 http://es.wikipedia.org/wiki/Calidad#El_servicio_de_calidad_al_cliente

31

Los clientes del Administrador de propiedades declaradas en propiedad horizontal son

los copropietarios, arrendatarios y usuarios; el cliente interno es el personal que presta

sus servicios en el Condominio.

2.2.7 MEJORAMIENTO CONTINUO

El administrador en su gestión profesional debe perseguir el mejoramiento continuo en

sus actividades. “L.P. Sullivan (1CC 994), define el Mejoramiento Continuo, como un

esfuerzo para aplicar mejoras en cada área de la organización a lo que se entrega a

clientes. “16

El administrador debe encontrar en un manual todo lo necesario para desempeñar un

trabajo eficiente y así sea menos complicado aplicar los conceptos antes mencionados, y

así mismo crear políticas y estrategias para mejorar su servicio.

Para conseguir el logro de los objetivos que persigue la organización es muy importante

plantear políticas acordes; “Las políticas son enunciados o interpretaciones generales

que orientan el pensamiento de los administradores en la toma de decisiones. Su

propósito es asegurar que las decisiones no rebasen ciertos límites.”17; y así sugerir

estrategias; “las estrategias se refieren a la dirección en que se encauzarán recursos

humanos y materiales a fin de acrecentar la posibilidad de cumplir los objetivos

elegidos”18.

16 http://www.monografias.com/trabajos/mejorcont/mejorcont.shtml 17 http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger/espoprepla.htm 18 IVID

32

2.2.8 PERFIL DEL ADMINISTRADOR

El cargo de Administración debe estar ejercido por un profesional con la capacidad

necesaria y responder a todas las exigencias del inmueble. La ley vigente de Propiedad

Horizontal en el Ecuador no específica ningún requisito para ocupar el cargo de

Administrador, simplemente se expresa que no es requisito indispensable ser

copropietario. Sin embargo para plantear los requisitos para ocupar este cargo es

importante tomar en cuenta las siguientes funciones del administrador19:

El Administrador puede ejercer la representación legal de la Propiedad,

Administrar los bienes comunes del inmueble,

Preparar el proyecto de Reglamento Interno,

Celebrar contratos de adquisición de bienes o servicios,

Llevar la contabilidad de la Administración del inmueble, y entre otros

Adoptar medidas de seguridad tendientes a precautelar la integridad física de los

copropietarios y usuarios del inmueble.

Por otra parte Rafael García Castillo y Cruz dice: un administrador es:

“ADMINISTRADOR ES EL QUE GOBIERNA O DIRIGE”20. Y en base a esta

definición los requisitos para ser un administrador son21:

o Requiere una acentuada formación empresarial, ser profesional:

o Dominio, en mayor grado, del conocimiento técnico.

19 Reglamento General de la Ley de Propiedad Horizontal del Ecuador

20 http://www.azc.uam.mx/publicaciones/gestion/num8/doc7.htm

21 http://www.azc.uam.mx/publicaciones/gestion/num8/doc7.htm

33

o Conocimiento básico de la especialidad, para comprender y explicar con

bases científicas el comportamiento de los fenómenos que le competen.

o Capacidad de influir en la transformación e innovación de los fenómenos

del caso, como resultado de la comprensión científica de los mismos.

o Capacidad de aportar nuevos conocimientos, derivado de las innovaciones

realizadas y de lo conveniente al desarrollo de la disciplina

o Ser mediador

o Desarrollar sensibilidad, capacidad negociadora y persuasión.

Entonces un administrador de propiedades declaradas en propiedad horizontal debería

contar con los siguientes requisitos:

Técnicas:

o Ser un profesional en Administración o afines

Habilidades / destrezas

o Destreza Contable

o Persuasión

o Negociación

o Orientación de servicio

34

2.3 MARCO CONCEPTUAL

Torre: un edificio dentro del condominio, el Condominio Torres Olivier cuenta con dos

torres.

Alícuotas: porcentaje de propiedad en relación al total del Condominio, valor que sirve

para el cálculo de pagos mensuales a la Administración.

Copropietario: persona dueña de un departamento o local dentro del Condominio.

Condómino: persona que vive en el Condominio, sin ser necesariamente el dueño.

Arrendatario: persona que arrienda a un copropietario el inmueble.

Propiedad Horizontal: La propiedad horizontal o copropiedad inmobiliaria es un

concepto jurídico que hace alusión a un tipo de propiedad caracterizado por extenderse

de manera privativa sobre un piso o local de una edificación, y además, sobre una cuota

de propiedad de los elementos comunes de todo el edificio.

“Los diversos pisos de un edificio, departamentos o locales en los que se divida cada

piso, así como los departamentos o locales de las casa de un sólo piso, cuando sean

independientes y tengan salida a la vía pública directamente o por un pasaje común,

podrán pertenecer a distintos propietarios” según e Art. 1 de la Ley de Propiedad

Horizontal del Ecuador.

35

2.4 MARCO LEGAL

En Ecuador la propiedad horizontal es regida por la Ley de Propiedad Horizontal, el

Reglamento General de la Ley de Propiedad Horizontal, Reglamentos Internos,

Ordenanzas Municipales, Código de Procedimiento Civil; y según sea el caso el manual

para la administración de propiedades declaradas en propiedad horizontal debe

considerar además información del Servicio de Rentas Internas, Banco Central del

Ecuador y contar con información actualizada en Decretos Ejecutivos y otros que tengan

relación con la naturaleza de la propiedad.

2.5 IDEA A DEFENDER

El contar con un manual administrativo – financiero para la administración de

Condominios facilita la implementación de la Administración en el Condominio Torres

Olivier.

36

2.6 OPERACIONALIZACIÓN DE LA VARIABLES

VARIABLE DIMENSIÓN INDICADORES

Pagos oportunos en

alícuotas

Valor mensual

Administración

Clima del Condominio

Bajo –Medio - Alto

Efectiva – No efectiva

Pacífico – Ruidoso

Ventas Valor

Infraestructura

Ambiente

Bajo – Alto

Temas relacionados

Agradable - Desagradable

37

CAPÍTULO III

METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN

3.1 TIPO Y DISEÑO DE INVESTIGACIÓN

En este trabajo de investigación sobre la creación de un manual para implementar la

Administración en el Condominio Torres Olivier, se utilizaran varios tipos de

investigación, de acuerdo con la profundidad del estudio se considera las siguientes: la

investigación explorativa para conocer y recolectar información sobre el tema a

investigar; la investigación es de carácter descriptivo para describir los procesos

necesarios en la Administración del Condominio y en los copropietarios por causa de

una administración eficiente o deficiente, y la investigación relacional para explicar la

influencia de contar con una administración confiable y profesional con respecto a la

puntualidad en los pagos de las alícuotas y obligaciones de los copropietarios y

condóminos.

De acuerdo a la intervención del investigador se utilizará la investigación observacional,

ya que simplemente se observará el desenvolvimiento de las variables sin ser

manipuladas para que sus resultados cambien.

Y de acuerdo con las fuentes de donde procede la información, se contará con la

investigación bibliográfica ya que se analizaran los datos que ofrecen investigaciones

anteriores, en manuales, libros, internet. La investigación de campo también se utilizará

al adquirir información directamente de los copropietarios y personal operativo del

Condominio.

38

3.2 MÉTODOS DE LA INVESTIGACIÓN Se utiliza el método de observación científica porque se conocerá la información y los

datos de los procesos y necesidades en el Condominio; el método inductivo ya que se

observará los acontecimientos en las actividades del Condominio para conocer las

funciones del personal y los acontecimientos que suceden a diario en el Condominio,

como se ha aplicado en el marco referencial, teórico y conceptual así como con el

método deductivo para con el conocimiento adquirido crear el manual que se ajuste a las

necesidades de los Copropietarios y persigan los objetivos del Condominio. Además el

método de análisis para dividir en partes los procesos que se presentan en la

Administración del Condominios e ir plasmando organizadamente en el documento a

realizar. Como se puede notar los métodos de la investigación se han aplicado en todas

las etapas de la investigación y seguirán siendo aplicadas en el desarrollo del trabajo

investigativo de la creación del manual para la implementación de la Administración en

el Condominio Torres Olivier.

3.3 IDENTIFICACIÓN DE LA POBLACIÓN Y CÁLCULO DE LA MUESTRA El Condominio Torres Olivier está conformado por 50 departamentos y 10 locales, los

copropietarios actualmente llegan a ser 47 copropietarios, de los cuales 21

copropietarios viven en sus propiedades, 16 arrendados, 10 desocupados, 4 por entregar

y 9 por vender.

Los copropietarios son personas comprendidas entre 20 y 70 años de edad,

económicamente activos.

39

Con esta información y debido a que el universo es una cantidad relativamente

manejable se no se calculará muestra y se trabajará con el universo, es decir 47

copropietarios.

3.4 FUENTES, TÉCNICAS E INSTRUMENTOS

Por las características de datos, la técnica que se utilizará es la encuesta utilizando como

instrumento el cuestionario aplicándolo a la muestra de copropietarios del Condominio

Torres Olivier. El cuestionario será previamente validado para establecer su

confiabilidad y que pueda ser aplicado.

3.5 TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN La recopilación de los datos se lo realizó mediante un cuestionario que fue aplicado a

los condóminos del Condominio Torres Olivier, y se procederá de la siguiente manera

con los datos:

- Tabulación: ordenar los datos en filas y columnas en una matriz, con título,

columna, encabezado, cuerpo, y notas de pie de página.

- Graficación: Presentar en gráficos como histogramas, pastel, columnas, etc.

- Análisis e interpretación: Exponer un criterio sobre los datos obtenidos y

relacionarlos con el problema de la investigación.

3.6 Encuesta para condóminos Condominio Torres Olivier (Ver anexo 1)

40

CAPÍTULO IV

ANÁLISIS Y DISCUSIÓN DE RESULTADOS

4.1 TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN La recopilación de los datos se los realizó por medio de un cuestionario, el mismo fue

aplicado a los condóminos del Condominio Torres Olivier.

Con los datos obtenidos, y con la ayuda de análisis estadísticos, se presenta a

continuación los resultados de la encuesta.

Pregunta

1. Ha vivido antes en Condominios declarados en Propiedad Horizontal? a. Si b. No

Conoce que existe una normatividad para este tipo se inmuebles?

Cual(es), normas:

Tabulación

RESPUESTAS No. Encuestados Porcentaje %

Si 28 60%

No 19 40%

TOTALES: 47 100%

41

Gráfico

Gráfico No.1 Autora: Silvia Vargas

Análisis

El 60% de encuestados ha vivido anteriormente en inmuebles declarados en

propiedad horizontal, y el 40% no ha vivido antes en inmuebles declarados en

propiedad horizontal.

Conclusión

Se concluye que la mayor parte de condóminos del Condominio Torres Olivier

ha vivido en otros inmuebles y conocen que este tipo de inmuebles se sujeta a

una normatividad, y las reglas descritas son:

Ley de Propiedad Horizontal

Reglamento a la Ley de Propiedad Horizontal

Reglamentos internos

42

Sin embargo el porcentaje que no conoce la normatividad de éstos inmuebles es

muy alto, y es muy importante que todos sepan de ellas, por esto en el manual

Administrativo – Financiero se considerará la importancia de darlas a conocer a

los copropietarios y habitantes del condominio y los medios que se pueden

utilizar.

43

Pregunta 2. Conoce cuáles son los beneficios de ser propietario de un inmueble

declarado en propiedad horizontal? a. Si b. No

Detalle algunos:

Tabulación


Si 26 55%

No 21 45%

TOTALES: 47 100%

Gráfico


Análisis

El 55% de encuestados conoce los beneficios de vivir o de ser copropietario de

un inmueble declarado en propiedad horizontal, y el 45% no los conoce.

44

Conclusión


conoce los beneficios de ser copropietario de un inmueble declarado en

propiedad horizontal, los más recurrentes han sido la seguridad y el compartir los

gastos de algunos beneficios, sin embargo es muy alto el porcentaje de

condóminos que no tienen idea de sus beneficios.

El manual Administrativo – Financiero reunirá los principales beneficios de ser

copropietario o vivir en un inmueble declarado en propiedad horizontal, y la

importancia de difundirlos para todos.

45

Pregunta 3. Conoce cuáles son las obligaciones por ser propietarios de un inmueble

declarado en propiedad horizontal? a. Si b. No

Detalle algunos:

Tabulación


Si 37 79%

No 10 21%

TOTALES: 47 100%

Gráfico


Análisis

El 79% de encuestados conoce las obligaciones de vivir o de ser copropietario

de un inmueble declarado en propiedad horizontal, y el 21% no los conoce.

46

Conclusión


conoce las obligaciones de ser copropietario de un inmueble declarado en

propiedad horizontal, los que más se enunciaron son:

o pago de alícuotas,

o respeto a los vecinos, y

o asistir a reuniones

Sin embargo es muy importante que todos los condóminos conozcan claramente

sus obligaciones; el Manual Administrativo Financiero será una herramienta útil

para que la Administración de un inmueble las conozca y las haga conocer.

47

Pregunta 4. Ha sido alguna vez Administrador de una propiedad horizontal? - Si

- No

Si su respuesta es sí, proponga algunas actividades para mejorar la Administración:

Tabulación


Si 4 9%

No 43 91%

TOTALES: 47 100%

Gráfico


48

Análisis

El 4% de encuestados ha sido Administrador de un inmueble declarado en

propiedad horizontal, y el 43% no ha sido Administrador.

Conclusión


no ha sido Administrador de un inmueble declarado en propiedad horizontal y no

propusieron actividades para mejorar la administración actual, de la pequeña

parte que ha sido Administrador anteriormente proponen:

o rifas o actividades para incrementar los ingresos,

o presentar informes periódicos de las actividades y las cuentas,

o y estar siempre pendiente de las necesidades del condominio.

Todos estos temas serán parte del Manual Administrativo – Financiero.

49

Pregunta 5. Cree Usted que la Administración de una propiedad horizontal debería

contar con un manual de : Procedimientos Políticas Estrategias Normas Financiero

Sugiera Otros Tabulación

RESPUESTAS No. Respuestas Porcentaje %

Procedimientos 24 21%

Políticas 20 18%

Estrategias 7 6%

Normas 32 28%

Financiero 31 27%

TOTALES: 114 100%

Gráfico


50

Análisis

El 28% de encuestados coincide en que es necesario contar con un manual de

normas el 27% con uno financiero, el 21% cree que además es necesario un

manual de procedimientos, el 18% también considera un manual de políticas, y

un solo el 6% cree necesario un manual de estrategias.

Conclusión

Se concluye que la mayor parte de las respuestas de los condóminos del

Condominio Torres Olivier consideran necesario que la Administración cuente

con un manual de normas y así mismo con un manual financiero seguido muy de

cerca con el de procedimientos y políticas , por lo que se refleja una importante

preocupación por éstos temas.

El Manual Administrativo – Financiero, es un manual de normas y

procedimientos de las áreas administrativas y financieras de un inmueble

declarado en propiedad horizontal, ajustándose a los resultados de la encuesta.

51

Pregunta 6. Cree que la Administración debe estar a cargo de un profesional en el

área? a. Si b. No

Por qué:

Tabulación


Si 34 71%

No 13 28%

TOTALES: 47 100%

Gráfico


52

Análisis

El 71% de encuestados cree que para ejercer el cargo de Administrador si es

necesario que sea profesional en el área, y el 28% no cree que sea necesario este

requisito.

Conclusión


está de acuerdo en que el Administrador sea un profesional en el área, y

entienden la importancia de que la administración sea bien gestionada y la

delicadeza de sus responsabilidades.

El Manual Administrativo – financiero se ajusta para el uso de un profesional en

el área y se revisará un perfil para ocupar la Administración.

53

Pregunta 7. Conoce empresas que ofrezcan el servicio de Administración de

Condominios? a. Si b. No

Cual(es)?:

Tabulación


Si 4 9%

No 43 91%

TOTALES: 47 100%

Gráfico


54

Análisis

El 9% de encuestados conoce empresas que ofrezcan el servicio de

administración de propiedades declaradas en propiedad horizontal y el 91% si

conoce.

Conclusión


no conoce una empresa que ofrezca servicios de administración y del pequeño

porcentaje que si conoce nombraron los siguientes:

o Grupo Efectivo

o Mabinsa

o Home Datail

o Practiservicios

o Condominios

o Administración Xirius

Estos datos sirven de referencia sobre la competencia de la Administración y en

el Manual Administrativo – financiero podrá encontrar que hacer con esta

información.

55

Pregunta 8. Aceptaría asumir las funciones y responsabilidades de Administrador de

su Condominio?

Sin remuneración

Con remuneración

Conoce Ud. las funciones y responsabilidades del Administrador de un Condominio? detalle alguna:

Tabulación


Sin Remuneración 4 9%

Con Remuneración 33 70%

Ninguna 10 21%

TOTALES: 47 100%

Gráfico


56

Análisis

El 9% de encuestados aceptaría el cargo de Administrador sin remuneración, el

70% lo aceptaría si existe una remuneración y aunque no era una opción de

respuesta planteada el 21% contestó que simplemente no aceptaría el cargo de

Administrador.

Conclusión


aceptaría el cargo de Administrador solo si existe una remuneración económica,

a un buen porcentaje de encuestados no le interesa el cargo haya o no

remuneración, y solo un 9% aceptaría el cargo sin remuneración económica.

Entre las funciones y responsabilidades que tiene el Administrador 37

encuestados detallan principalmente:

o Cobrar cuotas de gastos comunes

o Administrar al personal

o Velar por las necesidades del Condominio como seguridad y mejoras

o Pagar todos cumplidamente los servicios del Condominio (seguridad,

electricidad, etc.)

En el Manual Administrativo – Financiero se conocerá claramente las funciones

y responsabilidades de la Administración para que no haya confusiones ni

inconvenientes y también para que se valore el servicio de la Administración/

57

Pregunta 9. Preferiría contratar servicios externos de administración de

Condominios? a. Si b. No

Sugiera por qué?

Tabulación


Si 19 40%

No 28 60%

TOTALES 47 100%

Gráfico


58

Análisis

El 40% de encuestados preferiría una Administración externa y el 60% prefiere

que el administrador sea un copropietario o vecino del Conjunto.

Conclusión


prefiere que la Administración sea interna, es decir que el cargo sea ejercido por

un vecino o copropietario, y entre las principales ventajas se menciona: la

confianza, mayor identificación con el servicio. El 40% estima conveniente

contratar los servicios externos de administración y entre los beneficios detallan

los siguientes: mayor experiencia, menos resentimientos internos, mayor

exigencia del servicio.

El Manual Administrativo – Financiero será útil para una administración interna

o externa, es por eso la importancia de que se lo realice.

59

Pregunta 10. Sugiera varias actividades que le gustaría que el Administrador del

condominio realizara, para apoyar y facilitar su estadía en el condominio

Act. Financieras: Act. Administrativas

Tabulación

RESPUESTAS No. Respuestas Porcentaje %

Financieras 18 58%

Administrativas 13 42%

TOTALES: 31 100%

Gráfico


60

Análisis

El 58% de respuestas de los encuestados sugirieron actividades financieras para

mejorar la Administración, y el 42% de sugerencias fueron para actividades

administrativas.

Conclusión

Se concluye que la mayoría de recomendaciones que hicieron los condóminos

del Condominio Torres Olivier son para los asuntos financieros en los que se

describieron:

Presentar informes mensuales.

Realizar actividades para incrementar los fondos, realizar

inversiones y mejoras al Conjunto.

Dar facilidades para que los condóminos realicen los pagos y

motivar el cumplimiento.

Las recomendaciones para actividades administrativas son las siguientes:

Informes de actividades, conocer y mejorar asuntos sobre

limpieza, seguridad, áreas verdes, equipos.

Fomentar la buena vecindad, realizar actividades de integración.

Impulsar el cuidado del medio ambiente.

Todas éstas sugerencias estarán mejor planteadas en el Manual Administrativo –

Financiero, y otras útiles en la gestión de la Administración.

61

Pregunta 11. Usted en el condominio es:

Copropietario Arrendatario Otros

Tabulación


Copropietarios 28 60%

Arrendatarios 18 38%

Otros 1 2%

TOTALES: 47 100%

Gráfico


62

Análisis

El 60% de encuestados son copropietarios del Condominio Torres Olivier, el

38% son arrendatarios y el 2% representa al Fideicomiso Mercantil Torres

Olivier, quien vende los inmuebles.

Conclusión

Se concluye que la mayor parte de habitantes del Condominio Torres Olivier son

copropietarios.

El Manual Administrativo – Financiero es una herramienta que debe permanecer

en el Condominio para que los copropietarios tengan acceso a ella y resolver los

temas de la Administración cuando se les presente ya que son los más interesados

en que los asuntos administrativos y financiero sean correctamente gestionados.

63

4.2 DISCUSIÓN DE RESULTADOS Luego de los resultados obtenidos en la encuesta se puede decir que, existen muchas

personas que no conocen sus derechos, beneficios y obligaciones como copropietarios

de un inmueble declarado en propiedad horizontal, así como cuáles son las funciones,

responsabilidades y objetivos de la Administración.

En la actualidad todo tipo de proceso requiere de herramientas que nos ayudan más que

a mejorar, es a fortalecer los procesos ya existentes de una manera más clara y

coordinada, con el principal propósito de poder llegar con un mejor servicio hacia los

clientes internos y externos.

Una gestión exitosa de la Administración de un inmueble declarado en propiedad

horizontal significa también éxito y adelanto para los copropietarios y usuarios del

inmueble, es por esto que la administración requiere un manual de procedimientos y

normas para la gestión administrativa y financiera. El trabajo del administrador no

puede convertirse en un tema rutinario y de poca iniciativa, el ser humano requiere de

herramientas que le permitan agudizar sus sentidos y ser proactivo ante una situación

convirtiéndola en una oportunidad de mejorar y enfrentar las complicaciones de manera

positiva para facilitar el trabajo diario.

La Administración tiene que perseguir el mejoramiento continuo desde el inicio hasta el

fin de cada proceso que realice.

64

CAPÍTULO V

PROPUESTA

“MANUAL ADMINISTRATIVO – FINANCIERO PARA

LA ADMINISTRACIÓN DEL CONDOMINIO TORRES OLIVIER”

En este Capítulo se propone el manual que servirá como una herramienta en la gestión

de la Administración de un inmueble declarado en Propiedad Horizontal.

5.1 OBJETIVOS

5.1.1 Objetivo General Establecer un instructivo para la persona que ocupa el cargo de administrador de un

inmueble declarado en propiedad horizontal sea una propiedad nueva o ya organizada

para que canalicen sus actividades.

5.1.2 Objetivos Específicos

Determinar funciones y responsabilidades para el adecuado manejo de los bienes

comunes del inmueble constituido en condominio o declarado en propiedad

horizontal, en lo que respecta en actividades relacionadas a: conservación,

mantenimiento, mejoramiento y control de los mismos.

Establecer los procedimientos necesarios de registro y custodio del dinero y

pertenencias comunes, conducir prolija y eficientemente la gestión económica.

65

Disponer de una guía normativa de consulta para coadyuvar en la administración

eficiente de los bienes comunes del inmueble constituido en condominio o

declarado en propiedad horizontal.

5.2 JUSTIFICACIÓN

Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de

comunicación y coordinación que permiten transmitir de forma ordenada la

información de una organización.

Una empresa u organización competitiva cuenta con manuales para llevar a cabo sus

procesos, ya que se debe canalizar las actividades operativas del organismo para

conseguir el éxito.

El presente manual de normas y procedimientos busca contribuir a una gestión

administrativa y financiera eficaz y eficiente. Este manual es indispensable ya que

se convertirá en una herramienta para obtener información rápida y oportuna para la

gestión de la Administración

5.3 FUNDAMENTO TEÓRICO

5.3.1 Definición del Manual Manual es un documento en el que se describen de forma ordenada las normas, políticas,

procesos y demás de temas de importancia para el desenvolvimiento normal de una

organización.

66

Continolo G. (2005) lo define como: "Una expresión formal de todas las informaciones

e instrucciones necesarias para operar en un determinado sector; es una guía que permite

encaminar en la dirección adecuada los esfuerzos del personal operativo".

5.3.2 Utilidad de los manuales 1. Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas,

ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.

2. Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal ya

que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.

3. Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.

4. Interviene en la consulta de todo el personal.

5. Que se desee emprender tareas de simplificación de trabajo como análisis de tiempos,

delegación de autoridad, etc.

6. Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente.

7. Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su

alteración arbitraria.

8. Determina en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores.

9. Facilita las labores de auditoría, evaluación del control interno y su evaluación.

10. Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo

deben hacerlo.

11. Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades.

12. Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los

sistemas, procedimientos y métodos.

67

5.3.3 Ventajas y desventajas de su uso Ventajas

Un manual tiene, entre otras, las siguientes ventajas:

1. Logra y mantiene un sólido plan de organización.

2. Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan general

y de sus propios papeles y relaciones pertinentes.

3. Facilita el estudio de los problemas de organización.

4. Sistematiza la iniciación, aprobación y publicación de las modificaciones necesarias

en la organización.

5. Sirve como una guía eficaz para la preparación, clasificación y compensación del

personal clave.

6. Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de la

organización.

7. Evita conflictos jurisdiccionales y la yuxtaposición de funciones.

8. Pone en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los diversos

niveles.

9. La información sobre funciones y puestos suele servir como base para la evaluación

de puestos y como medio de comprobación del progreso de cada quien.

10. Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los funcionarios más

antiguos.

11. Sirve como una guía en el adiestramiento de novatos.

12. Es una fuente permanente de información sobre el trabajo a ejecutar.

68

13. Ayudan a institucionalizar y hacer efectivo los objetivos, las políticas, los

procedimientos, las funciones, las normas, etc.

14. Evitan discusiones y mal entendidos, de las operaciones.

15. Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a través del

tiempo.

16. Son instrumentos útiles en la capacitación del personal.

17. Incrementan la coordinación en la realización del trabajo.

18. Posibilitan una delegación efectiva, ya que al existir instrucciones escritas, el

seguimiento del supervisor se puede circunscribir al control por excepción.

Desventajas

Entre los inconvenientes que presentar los manuales se encuentran los siguientes:

1. Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar un

manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes.

2. Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un manual

y conservarlo al día.

3. Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez.

4. Su deficiente elaboración provoca serios inconvenientes en el desarrollo de las

operaciones.

5. El costo de producción y actualización puede ser alto.

6. Si no se actualiza periódicamente, pierde efectividad.

7. Incluye solo aspectos formales de la organización, dejando de lado los informales,

cuya vigencia e importancia es notorio para la misma.

8. Muy sintética carece de utilidad: muy detallada los convierte en complicados.

69

5.4 PROPUESTA DEL MANUAL

70

MANUAL ADMINISTRATIVO – FINANCIERO PARA

LA ADMINISTRACIÓN DEL

CONDOMINIO

Torres Olivier

2010

71

ÍNDICE INTRODUCCIÓN ....................................................................................................................... 74

CONCEPTUALIZACIÓN ........................................................................................................... 75

JUSTIFICACIÓN ........................................................................................................................ 77

OBJETIVOS ................................................................................................................................ 78

FINALIDAD ................................................................................................................................ 78

RESPONSABLE .......................................................................................................................... 78

INSTRUCCIONES PARA EL USO DEL MANUAL ................................................................ 79

CONDOMINIO TORRES OLIVIER .......................................................................................... 80

MISIÓN ....................................................................................................................................... 80

VISIÓN ........................................................................................................................................ 80

VALORES ................................................................................................................................... 81

BENEFICIOS DE VIVIR EN UN CONDOMINIO .................................................................... 82

OBLIGACIONES DE LOS COPROPIETARIOS DE UN CONDOMINIO .............................. 83

1. GOBIERNO Y ADMINISTRACIÓN DE INMUEBLES DECLARADOS EN PROPIEDAD HORIZONTAL .................................................................................................... 84

Gráfico 1. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE INMUEBLES EXCLUSIVAMENTE PARA VIVIENDA .............................................................................................................. 85

Gráfico 2. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE INMUEBLES CON MÚLTIPLES BLOQUES PARA VIVIENDA O PARA COMERCIO ..................................................... 86

1.1 ASAMBLEA DE COPROPIETARIOS ............................................................................. 86

1.1.1 Deberes y atribuciones de la Asamblea de Copropietarios .................................. 87

1.2 DIRECTORIO GENERAL ............................................................................................... 89

1.2.1 Deberes y atribuciones del Directorio General .................................................... 90

1.3 PRESIDENTE DE LA ASAMBLEA Y DIRECTORIO ................................................... 92

1.3.1 Atribuciones y deberes del Presidente ........................................................................ 92

1.4 NOMBRAMIENTO DE LA ADMINISTRACIÓN .......................................................... 93

1.4.1 FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN .............................................................. 93

1.5 RESPONSABILIDAD DE LAS AUTORIDADES DEL INMUEBLE DECLARADO EN PROPIEDAD HORIZONTAL ................................................................................................ 99

72

1.6 GOBIERNO Y ADMINISTRACIÓN DE CONDOMINIO TORRES OLIVIER ........... 100

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL "Torres Olivier" ..................................................... 100

2. GESTIÓN ADMINISTRATIVA ........................................................................................... 101

2.1 DOCUMENTACIÓN PARA EL EJERCICIO DE LA ADMINISTRACIÓN ............... 101

2.1.1 Obtención del R.U.C. Registro Único de Contribuyentes ........................................ 102

2.1.2 Obtención de una Cuenta Corriente .......................................................................... 104

2.1.3 Obtención facturas o comprobantes de pago ............................................................ 105

2.1.4 Obtención del número patronal I.E.S.S. Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social 105

2.1.5 Afiliación de empleados ............................................................................................ 107

2.2 CONTRATACIÓN DEL PERSONAL ............................................................................ 109

2.2.1 PROCESO DE CONTRATACIÓN DEL PERSONAL ........................................... 110

Cuadro 3. Proceso de Contratación .................................................................................... 116

FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN DE PERSONAL .................. 117

2.3 CONTRATACÓN DE SERVICIOS COMPLEMENTARIOS Y ADQUISICIÓN DE BIENES ................................................................................................................................. 118

Cuadro 5. Proceso de Contratación de Servicios Complementarios .................................. 119

FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN DE SERVICIOS COMPLEMENTATIOS .................................................................................................... 120

2.4 ARCHIVO Y CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS ................................................. 121

3. COMUNICACIÓN INTERNA .......................................................................................... 122

4. POLÍTICAS Y ESTRATEGIAS PARA EL DESARROLLO DEL CONDOMINIO ....... 124

4.1 POLÍTICAS ..................................................................................................................... 124

4.2 ESTRATEGIAS .............................................................................................................. 124

4.3 POLÍTICAS Y ESTRATEGIAS DEL CONDOMINIO "Torres Olivier" ................... 125

5. ASPECTOS FINANCIEROS RELEVANTES ..................................................................... 126

5.1 CONCEPTOS DE CONTABILIDAD APLICABLES .................................................... 126

6. GESTIÓN FINANCIERA ................................................................................................. 129

6.1INFORMACIÓN PARA LA GESTIÓN FINANCIERA DE LA ADMINISTRACIÓN . 129

6.2 REGISTROS CONTABLES ........................................................................................... 133

73

Cuadro 10. Presupuesto Anual Condominio Torres Olivier .............................................. 136

Cuadro 11. Distribución del Presupuesto Anual en base de Alícuotas de Copropietarios. Condominio Torres Olivier ................................................................................................ 139

6.3 MOVIMIENTOS DE EFECTIVO ................................................................................. 140

Cuadro 12. Flujo de Caja Condominio Torres Olivier ..................................................... 142

6.4 ADQUISICIONES Y CONTRATOS .............................................................................. 143

7. MEDIDAS DE SEGURIDAD ........................................................................................... 143

7.1 MEDIDAS DE SALVAGUARDA DE ACTIVOS FIJOS .............................................. 144

7.2 PROHIBICIONES ..................................................................................................... 145

8. MOROSIDAD Y SANCIONES POR NO PAGO DE LOS GASTOS COMUNES ......... 145

9. SERVICIO DE CALIDAD Y MEJORAMIENTO CONTINUO .......................................... 146

9.1 SERVICIO AL CLIENTE ............................................................................................... 146

9.2 MEJORAMIENTO CONTINUO .................................................................................... 147

9.2.1 IMPORTANCIA DEL MEJORAMIENTO CONTINUO ........................................ 147

9.2.2 VENTAJAS Y DESVENTAJAS DEL MEJORAMIENTO CONTINUO ............... 148

9.2.3 EL PROCESO DE MEJORAMIENTO CONTINUO .............................................. 149

9.2.4 ACTIVIDADES BÁSICAS DE MEJORAMIENTO ............................................... 149

74

INTRODUCCIÓN

El ritmo de vida acelerado, la demanda de vivienda y el poco espacio en las

ciudades ha influido para que actualmente la tendencia de construcciones sea de

manera horizontal aprovechando cada espacio para levantar edificios, condominios,

conjuntos, en fin inmuebles declarados en propiedad horizontal y las personas deben

aprender a convivir en sociedad y colaboración entre vecinos.

Los inmuebles declarados en propiedad horizontal tienen la necesidad de una

Administración que vele por el bienestar de los beneficios comunes de los

propiedades, por lo que se establece la elaboración de un manual de administrativo –

financiero de normas y procedimientos, el cual tiene como finalidad brindar al

administrador y a los habitantes del inmueble una herramienta que permita de una

manera sistematizada conocer y poner en práctica los procedimientos en cada una de

las actividades de la administración del inmueble.

De este modo se espera que la administración de un inmueble declarado en

propiedad horizontal tenga una gestión con profesionalismo, calidad de servicio y

mejoramiento continuo para conseguir la excelencia apoyada en este manual.

75

CONCEPTUALIZACIÓN

Definición de Administración

Administración se define como el proceso de crear, diseñar y mantener un ambiente en

el que las personas laborar o trabajando en grupo, alcancen con eficiencia metas

seleccionadas.

La Administración de propiedades declaradas en propiedad horizontal se refiere al

control adecuado y sistemático de los recursos comunes con que cuentan los

copropietarios de un inmueble y que persiguen objetivos en común.

Para el propósito de este manual se establecen las siguientes definiciones22

a) Propiedad Horizontal.- Los diversos pisos de un edifico, los departamentos o

locales en los que se divida cada piso, así como los departamentos o locales de

las casas de un sólo piso, cuando sean independientes y tengan salida a la vía

pública directamente o por pasaje común, podrán pertenecer a distintos

propietarios.

Bienes comunes.- Se reputan bienes comunes y de dominio indivisible para cada uno

de los propietarios del inmueble, los necesarios para la existencia, seguridad y

conservación del edificio y los que permitan a todos y cada uno de los propietarios el

uso y goce de su piso, departamento o local, tales como el terreno, los cimientos, los

muros, la techumbre, la habitación del portero y sus dependencias, las instalaciones

22 Ley de Propiedad Horizontal, vigente desde 27/09/2005

76

generales de calefacción, refrigeración, energía eléctrica, alcantarillado, gas y agua

potable, los vestíbulos, patios, puertas de entrada, escalera, accesorios, etc., salvo lo

dispuesto en el Art. 4 de la Ley de Propiedad Horizontal, que dice: “Art. 4.- El

derecho de cada propietario sobre el valor de los bienes comunes será proporcional

al valor del piso, departamento o local de su dominio. Los derechos de cada

propietario en los bienes comunes, son inseparables del dominio, uso y goce de su

respectivo departamento, piso o local. En la transferencia, gravamen o embargo de

un departamento, piso o local se entenderán comprendidos esos derechos y no

podrán efectuarse estos mismos actos con relación a ellos, separadamente del piso,

departamento o local a que acceden.”

77

JUSTIFICACIÓN

La necesidad de contar con Manual Administrativo - Financiero de Normas y

Procedimientos se presenta cuando:

Existen trámites complejos que requieren descripciones precisas y de fácil

consulta;

Se requiere uniformar el desarrollo de los trámites;

Se deben simplificar el o los procedimientos;

Es importante apoyar la capacitación del personal; y

Procede automatizar los métodos y sistemas de trabajo.

Esta metodología nos conduce a analizar el qué estamos haciendo, y no sólo a buscar

el cómo y el quién lo está realizando, esto último se contempla como un aspecto

importante pero, la prioridad es conocer las actividades que hacen posible que un

proceso, se vuelva rápido y factible económicamente, basándose en los siguientes

aspectos:

Utilización de la información sobre la persona o puesto responsable para

mejorar, arreglar o implantar las actividades.

Búsqueda de la simplificación

Diseño de opciones sobre las cuales una actividad pueda ser manejada a fin

de satisfacer a sus cliente.

78

Mejoramiento de la comunicación y coordinación.

OBJETIVOS

El contar con un Manual Administrativo – Financiero, para la gestión de la

Administración del Condominio Torres Olivier permitirá el logro de diversos

objetivos, entre ellos:

• Reglamentar las obligaciones de la Administración.

• El mejoramiento de los procedimientos de trabajo.

• Ofrecer un servicio sistematizado, confiable y oportuno.

FINALIDAD

Mediante la aplicación de este manual se pretende que se conozcan los procesos

en la gestión de la Administración del Condominio Torres Olivier y que se

faciliten y comprendan sus procedimientos.

RESPONSABLE

Los responsables de dar cumplimiento a los procedimientos de este manual serán

el Administrador y el Directorio del Condominio Torres Olivier.

79

INSTRUCCIONES PARA EL USO DEL MANUAL

Este manual tiene la finalidad de ser una herramienta útil en el desarrollo de la

gestión de la Administración de inmuebles declarados en Propiedad Horizontal, y

puede ser utilizado desde el momento mismo del nombramiento del

Administrador e incluso como soporte para la selección del mismo.

El manual debe estar en un lugar de fácil localización y en correcta

conservación.

El manual está dividido en nueve secciones bien identificadas y de fácil

localización a través del índice, además cuenta con ejemplos de referencia en los

anexos.

Para algunos de ellos se requiere contar con la Ley de Propiedad Horizontal y su

Reglamento actualizado.

El manual señala en todos sus apartados la normativa vigente y dirige al usuario

que consulte la legislación aplicable.

80

CONDOMINIO TORRES OLIVIER

El CONDOMINIO TORRES OLIVIER, se encuentra ubicado en la Ciudad de

Quito – Ecuador, en la Calle De Las Frutillas y Av. Eloy Alfaro Esq.

Está conformado por 2 Torres con: 5 locales y 21 departamentos en la Torre A, y

5 oficinas y 29 departamentos en la Torre B; 2 Subsuelos donde constan: 50

bodegas y 64 unidades de estacionamiento de los cuales 8 son de visitas

distribuidos en los 2 subsuelos.

MISIÓN

Somos un condominio atractivo y moderno con una ubicación privilegiada en la

ciudad de Quito que ofrece a sus residentes un espacio con armonía y seguridad

para vivir, basados en una cultura de respeto, confiabilidad y cumplimiento de

normas que aseguren una convivencia agradable.

VISIÓN

Ser reconocido como un Condominio bien organizado y atractivo para invertir,

que ofrezca condiciones de excelente convivencia, en armonía con la comunidad

y su entorno, digno de referir entre vecinos y visitantes.

81

VALORES

• Esfuerzo por cumplir las normatividad que rigen a la vida en condominio.

• Compromiso por renunciar a intereses personales sobreponiendo los

comunales.

• Honestidad y respeto entre residentes y visitantes.

• Cultura de respeto al medio ambiente.

82

BENEFICIOS DE VIVIR EN UN CONDOMINIO

Muchas personas optan por vivir en un departamento, ya sea por precio, localización o por bajos costos de mantenimiento; entre los principales beneficios de vivir en un Condominio o inmueble declarado en propiedad horizontal, están:

Compartir áreas comunes como: jardines, canchas, piscinas, salas de eventos, terrazas, gimnasios, entre otros.

Compartir el uso de servicios comunes como: seguridad, elevadores, entre otros.

El costo de mantenimiento de las áreas y los servicios comunes es compartido, y generalmente se paga una cuota mensual destinada a estos trabajos.

Muchos condominios dependiendo de la ubicación y la construcción pueden ofrecer hermosas vistas desde la comodidad de su hogar.

Hay departamentos de todos los modelos y tamaños.

Proximidad con sus vecinos, vida en comunidad.

Beneficios económicos como:

o Costos más bajos de mantenimiento, ya que se participa en base a una proporción.

o Fondos de reserva común y cuotas de asociación, para reparaciones futuras.

83

OBLIGACIONES DE LOS COPROPIETARIOS DE UN CONDOMINIO

o Asistir a la Asamblea de Copropietarios, y ejercer su derecho al voto

o Cumplir las disposiciones legales y reglamentarias que norman el

régimen de propiedad horizontal, acatar las resoluciones y/o disposiciones

de la Asamblea de Copropietarios y de los Órganos de Administración

que se conformen para el inmueble constituido en condominio o que sea

declarada en propiedad horizontal

o Desempeñar los cargos y comisiones que les sean asignados por los

órganos competentes de la administración;

o Permitir a la persona que ejerza la administración del inmueble

constituido en condominio o declarado en propiedad horizontal, realizar

la inspección o las reparaciones de los bienes comunes;

o Notificar a la persona que ejerza la administración del inmueble

constituido en condominio o declarado en propiedad horizontal, con el

nombre, dirección y teléfono de la persona que, en su ausencia por más de

treinta días, quedará encargada de su bien, a fin de que actúe en casos de

emergencia;

o Pagar oportunamente las expensas ordinarias y extraordinarias para la

administración, reparación, reposición, mejora y mantenimiento de los

bienes comunes;

o Señalar domicilio para las notificaciones que por cualquier causa debe

hacerle la persona que ejerza la administración. Caso de incumplimiento

84

de esta obligación, las notificaciones se harán en su vivienda o local

comercial;

o Las demás obligaciones establecidas en la Ley de Propiedad Horizontal,

el presente Reglamento General y los reglamentos internos que se dicten.

1. GOBIERNO Y ADMINISTRACIÓN DE INMUEBLES DECLARADOS EN

PROPIEDAD HORIZONTAL

Los copropietarios de un inmueble constituido en condominio o declarado en

propiedad horizontal, de conformidad con lo establecido en la Ley de Propiedad

Horizontal y El Reglamento General de la misma, deberán dictar un reglamento

interno en el que se establecerán los Órganos de Administración y de Control del

inmueble constituido en condominio o declarado en propiedad horizontal,

siguiendo los preceptos que se indican a continuación:

85

a) Para aquellos inmuebles constituidos en condominio o declarados en

propiedad horizontal y cuya finalidad sea exclusivamente la vivienda, la

administración y control del mismo estará a cargo de la Asamblea de

Copropietarios y del Administrador.

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL

Gráfico 1. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE INMUEBLES EXCLUSIVAMENTE PARA VIVIENDA

Autor. Silvia Vargas Preparado por Silvia Vargas Fecha: Marzo 2010

b) En el caso de haber múltiples bloques, torres o conjuntos, ya sea para

vivienda o para comercio o exclusivamente para comercio, la administración

y control del inmueble constituido en condominio o declarado en propiedad

ASAMBLEA DE COPROPIETARIOS

ADMINISTRACIÓN

86

horizontal estará a cargo de la Asamblea de Copropietarios, del Directorio

General, del Presidente y del Administrador.

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL

Gráfico 2. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE INMUEBLES CON MÚLTIPLES BLOQUES PARA VIVIENDA O PARA COMERCIO


1.1 ASAMBLEA DE COPROPIETARIOS

La Asamblea de Copropietarios es la máxima autoridad administrativa y se

compone de los copropietarios o de sus representantes o mandatarios, reunidos

ASAMBLEA DE COPROPIETARIOS

DIRECTORIO GENERAL

PRESIDENCIA ADMINISTRACIÓN

87

con el quórum y las demás condiciones exigidas por la Ley de Propiedad

Horizontal y el Reglamento General de la misma Ley.

1.1.1 Deberes y atribuciones de la Asamblea de Copropietarios

Son deberes y atribuciones de la Asamblea General:

a) Elegir y remover de su cargo al Administrador y al Presidente de la Asamblea

de Copropietarios, según sea el caso; este último a su vez será el Presidente del

Directorio General.

b) Elegir y remover de sus cargos, en caso de haber múltiples torres, bloques o

conjuntos, a los miembros que conforman el Directorio General.

c) Examinar y resolver sobre informes, cuentas, balances y presupuestos que le

presentaren el Directorio General y la persona que ejerza la administración del

inmueble constituido en condominio o declarado en propiedad horizontal, según

corresponda;

d) Señalar de acuerdo con el Reglamento General a la Ley de Propiedad

Horizontal las cuotas de contribución de cada copropietario para las expensas

ordinarias y extraordinarias de los bienes comunes generales e individuales y,

seguros obligatorios;

e) Revocar o reformar las decisiones del Directorio General y de la persona que

ejerza la administración del inmueble constituido en condominio o declarado en

88

propiedad horizontal, según corresponda, que sean contrarias a la Ley de

Propiedad Horizontal, al Reglamento General de la misma Ley o a los

reglamentos internos que se expidan;

f) Expedir o reformar y protocolizar el reglamento interno del inmueble

constituido en condominio o declarado en propiedad horizontal, previsto por la

Ley y el Reglamento General de la misma Ley; e interpretarlo con fuerza

obligatoria;

g) Ordenar, cuando lo estime necesario o conveniente, la fiscalización de las

cuentas y caja de la Administración;

h) Exigir a la persona que ejerza la administración del inmueble constituido en

condominio o declarado en propiedad horizontal, cuando lo creyere conveniente,

una garantía para que responda por el fiel y correcto desempeño de su cargo,

determinando la forma en que ha de rendirse esa garantía y el monto de la

misma;

i) Dictar las normas necesarias y convenientes para la administración de los

bienes comunes del inmueble constituido en condominio o declarado en

propiedad horizontal, para vivienda o para comercio, según sea el caso, y para la

armónica relación de los copropietarios;

j) Autorizar al Presidente o al Administrador, según sea el caso, del inmueble

constituido en condominio o declarado en propiedad horizontal, la contratación

89

del seguro obligatorio que dispone la Ley de Propiedad Horizontal y el

Reglamento General de la misma Ley;

k) Resolver cualquier asunto inherente a la administración del inmueble

constituido en condominio o declarado en propiedad horizontal y aquéllos que le

planteen: el Presidente, la persona que ejerza la administración o los

copropietarios.

1.2 DIRECTORIO GENERAL

En el caso de haber múltiples bloques, torres o conjuntos, ya sea para vivienda o

para comercio o exclusivamente para comercio, la administración y control del

inmueble constituido en condominio o declarado en propiedad horizontal estará a

cargo de la Asamblea de Copropietarios, del Directorio General, del Presidente y

del Administrador.

El Directorio General, estará integrado por los copropietarios del inmueble

constituido en condominio o declarado en propiedad horizontal. Los miembros

del Directorio durarán un año en el ejercicio de su cargo y podrán ser reelegidos

indefinidamente.

En caso de haber múltiples torres, bloques o conjuntos, para vivienda o con fines

de comercio o exclusivamente para comercio, la Asamblea de Copropietarios del

Condominio deberá elegir un representante por cada una de las torres, bloques o

conjuntos, para vivienda y para comercio, los cuales conformarán el Directorio

90

General del inmueble constituido en condominio o declarado en propiedad

horizontal, quienes serán elegidos tomando en consideración incluso a las

minorías.

1.2.1 Deberes y atribuciones del Directorio General

Son deberes y atribuciones del Directorio General:

a) Examinar y poner a consideración de la Asamblea de Copropietarios las

cuentas, balances, presupuestos e informes que le presentare la Administración;

b) Preparar y poner a consideración de la Asamblea de Copropietarios la

proforma del presupuesto anual de gastos del inmueble constituido en

condominio o declarado en propiedad horizontal, la que necesariamente irá

acompañada de los planes y programas que se realizarán y ejecutarán;

c) Preparar y sugerir a la Asamblea de Copropietarios el aporte de cuotas

extraordinarias, de acuerdo con las necesidades del inmueble constituido en

condominio o declarado en propiedad horizontal;

d) Preparar un informe pormenorizado sobre las pólizas de seguro que interesen a

los bienes del inmueble constituido en condominio o declarado en propiedad

horizontal;

e) Preparar y presentar a la Asamblea de copropietarios para su aprobación, en

concordancia con la Ley de Propiedad Horizontal y el Reglamento General de la

91

misma Ley, el proyecto de Reglamento Interno del condominio y las normas

necesarias y convenientes para la administración de los bienes comunes del

inmueble y la armónica relación de los copropietarios;

f) Previa resolución de la Asamblea, contratar a la persona que desempeñará la

administración del inmueble constituido en condominio o declarado en propiedad

horizontal y señalar su remuneración;

g) Autorizar por escrito a la persona que ejerza la administración del inmueble

constituido en condominio o declarado en propiedad horizontal, para vivienda y

para comercio, para que contrate los servicios de los empleados necesarios para

la administración de los bienes comunes de los inmuebles en propiedad

horizontal y señalar sus respectivas remuneraciones; y,

h) Resolver cualquier cuestión inherente a la administración del inmueble en

condominio o declarado en propiedad horizontal y aquellos asuntos planteados

por los copropietarios y la Administración.

Adicionalmente, podrá ejercer los demás deberes y atribuciones que le asignan la

Ley de Propiedad Horizontal, el Reglamento General de la misma Ley y los

reglamentos internos que se expidan en cada caso y, además, todas aquellas

funciones compatibles con sus responsabilidades administrativas y técnicas y, en

general, toda otra gestión que le encomiende la Asamblea de Copropietarios.

92

1.3 PRESIDENTE DE LA ASAMBLEA Y DIRECTORIO

El Presidente de la Asamblea General de Copropietarios, que además será el

Presidente del Directorio General, según corresponda, será elegido por la

Asamblea General para el período de un año y podrá ser reelegido

indefinidamente. Para ser Presidente se requiere tener la calidad de

Copropietario.

1.3.1 Atribuciones y deberes del Presidente

Son atribuciones y deberes del Presidente:

a) Convocar y presidir las reuniones de la Asamblea de Copropietarios y del

Directorio General, según corresponda;

b) Ejercer el voto en las reuniones de la Asamblea General y en las del Directorio

General y, cuando sea del caso, dirimir la votación ejerciendo el mismo;

c) En caso de falta o impedimento temporal de la persona que ejerza la

administración del inmueble constituido en condominio o declarado en propiedad

horizontal, designará provisionalmente su reemplazo o delegará a otro

copropietario las mismas hasta que se resuelva lo más conveniente;

d) Previa autorización de la Asamblea General, contratará una póliza de seguro

contra incendio y daños a los ascensores, según lo dispuesto en la Ley de

Propiedad Horizontal y, cuidar de sus oportunas renovaciones. El o los seguros

correspondientes, los contratará a favor de los copropietarios; y,

93

e) Cumplir las funciones que le encargue la Asamblea de Copropietarios, el

Directorio General y aquéllas establecidas en la Ley de Propiedad Horizontal, el

Reglamento General de la misma Ley y el reglamento interno del inmueble

constituido en condominio o declarado en propiedad horizontal que se expida.

1.4 NOMBRAMIENTO DE LA ADMINISTRACIÓN

“Para el nombramiento de la administración de un inmueble constituido en

condominio o declarado en propiedad horizontal, no se requiere ser copropietario

y será elegida por la Asamblea de Copropietarios, para el período de un año,

pudiendo ser reelegida indefinidamente.”(Copia textual Art. 59 Reglamento

General a la Ley de Propiedad Horizontal). Ejemplo del acta de nombramiento

del Administrador, ver Anexo 1.

1.4.1 FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN

Las funciones que cumple el responsable de la administración según el

Reglamento a la Ley de Propiedad Horizontal, son las siguientes23:

a) Administrar los bienes comunes del inmueble constituido en condominio o

declarado en propiedad horizontal, con el mayor celo, eficacia y dentro de los

límites establecidos en la Ley de Propiedad Horizontal, el Reglamento General

de la misma Ley y el reglamento interno que se expida;

23 Reglamento a la Ley de Propiedad Horizontal, Decreto Ejecutivo 1759, vigente desde 23/12/2001

94

b) Adoptar oportunamente las medidas para la buena conservación de los bienes

del inmueble constituido en condominio o declarado en propiedad horizontal y

ordenar las reparaciones que fueren necesarias;

c) Presentar a la Asamblea General o al Directorio General, para que éste a su

vez ponga en consideración de la Asamblea de Copropietarios, según

corresponda, con la periodicidad que éstos le señalen, las cuentas, balances,

proyectos de presupuesto, estados de situación e informes sobre la administración

a su cargo;

d) Preparar y presentar a la Asamblea de Copropietarios para su aprobación, en

concordancia con la Ley de Propiedad Horizontal y el presente Reglamento

General, el proyecto de reglamento interno del condominio y las normas

necesarias y convenientes para la administración de los bienes comunes del

inmueble y la armónica relación de los copropietarios;

e) Recaudar, dentro de los primeros diez días de cada mes y mantener bajo su

responsabilidad personal y pecuniaria, las cuotas ordinarias y extraordinarias de

los copropietarios y, en caso de mora, en primera instancia realizar una gestión

de cobro extrajudicial y, si persistiere la mora en el pago, deberá cobrarlas,

juntamente con los intereses establecidos y los de mora. de acuerdo con lo

establecido en la Ley de Propiedad Horizontal, el Reglamento General de la

misma Ley y el reglamento interno que se dicte,

95

f) Al cesar en sus funciones, devolver los fondos y bienes que tuviere a su cargo

y presentar los informes respectivos;

g) Ordenar la reparación de los daños ocasionados en los bienes comunes del

inmueble constituido en condominio o declarado en propiedad horizontal y, la

reposición de ellos a costa del copropietario, arrendatario, o usuario causante o

responsable de tales daños. Así mismo, ordenará a reparación de los daños

ocasionados en los bienes comunes individuales o en los exclusivos del inmueble

constituido en condominio o declarado en propiedad horizontal cuando dichos

daños produzcan o puedan llegar a producir menoscabo a la propiedad de los

otros condóminos. La reposición de dichos daños se realizará a costa del

copropietario, arrendatario o usuario causante o responsable de los mismos.

h) Imponer o solicitar al órgano competente, según lo establecido en la Ley de

Propiedad Horizontal, el Reglamento General de la misma y el reglamento

interno que se dicte, la imposición de sanciones y multas a los copropietarios

infractores o que causen daños a la propiedad horizontal. El producto de dichas

sanciones y multas ingresará al Fondo Común de Reserva;

i) Celebrar los contratos de adquisición, arrendamiento de bienes o servicios

necesarios para la administración, conservación, reparación, mejora y seguridad

de los bienes comunes del inmueble constituido en condominio o declarado en

propiedad horizontal, dentro de los montos y con las autorizaciones respectivas

emanadas de los Órganos de Administración;

96

j) Previa las autorizaciones correspondientes, celebrar contratos de trabajo para el

personal subalterno, empleados y obreros necesarios para la administración,

conservación, limpieza y seguridad de los bienes del inmueble constituido en

condominio o declarado en propiedad horizontal y, cancelar las remuneraciones

de los mismos, las que deberán ser y formar parte del presupuesto de gastos

anuales. Deberá cumplir fiel y oportunamente todas y cada una de las

obligaciones patronales derivadas de los contratos que celebre;

k) Cancelar cumplida y oportunamente todas las obligaciones de carácter común

a entidades públicas y privadas;

l) Custodiar y manejar el dinero y las pertenencias comunes, abrir cuentas

bancarias y de otra índole, y girar contra ellas hasta por los valores y con las

debidas autorizaciones. Manejar un fondo rotativo para adquisiciones pequeñas,

pagar cumplidamente las deudas comunes y, en general, conducir prolija y

eficientemente la gestión económica. Las cuentas bancarias podrán llevar firmas

conjuntas con la del Presidente, si así lo dispone la Asamblea de Copropietarios o

el Directorio General, según corresponda;

m) Llevar, con sujeción a los principios de la técnica contable, la contabilidad de

la Administración del inmueble constituido en condominio o declarado en

propiedad horizontal;

n) Llevar un libro de registro de copropietarios, arrendatarios, acreedores

anticréticos y usuarios de inmuebles de vivienda y de locales comerciales, según

97

sea el caso, con indicación de sus respectivas cuotas de derechos, bienes

exclusivos y demás datos;

o) Cumplir y hacer cumplir las resoluciones, disposiciones y órdenes emanadas

de la Asamblea de Copropietarios, del Directorio General y de su Presidente;

p) Conservar en orden y debidamente archivados los títulos del inmueble

constituido en condominio o declarado en propiedad horizontal, planos,

memorias y demás documentos correspondientes a la construcción del mismo, así

como todo documento, convenio, contrato, poder, comprobante de ingresos y

egresos y todo aquello que tenga relación con el inmueble;

q) La correspondencia de la administración o del inmueble constituido en

condominio o declarado en propiedad horizontal, será firmada por el Presidente o

por el Administrador, según el caso;

r) Cumplir y hacer cumplir la Ley de Propiedad Horizontal, el Reglamento

General de la misma Ley, el reglamento interno, ordenanzas municipales y

demás normas relacionadas con la Propiedad Horizontal, así como las

resoluciones y disposiciones emanadas de los Órganos de Administración del

inmueble;

s) Adoptar medidas de seguridad tendientes a precautelar la integridad física de

los copropietarios y usuarios en general y, de los bienes del inmueble constituido

en condominio o declarado en propiedad horizontal;

98

t) Previa autorización expresa y por escrito de los competentes Órganos de

Administración del inmueble, contratará las pólizas de seguro adicionales que

sean necesarias o convenientes para el inmueble.

u) Elaborar y presentar a la Asamblea General de Copropietarios o al Directorio

General, según corresponda, el presupuesto operacional anual del inmueble

constituido en condominio o declarado en propiedad horizontal;

v) Preparar y solicitar a la Asamblea General de Copropietarios o al Directorio

General, según corresponda, el cobro de cuotas extraordinarias para casos de

emergencias y aquellos que vayan de acuerdo con las necesidades del inmueble

constituido en condominio o declarado en propiedad horizontal;

w) Realizar las reparaciones necesarias y urgentes sin esperar autorización

alguna, en caso de inminente peligro de ruina del inmueble o amenaza para la

seguridad o salubridad de las personas que ejercen derechos de uso o de dominio;

x) Ejercer los demás deberes y atribuciones que le asigne la Ley de Propiedad

Horizontal, el Reglamento General de la misma ley, el reglamento interno que se

dicte y todos los Órganos de Administración del inmueble constituido en

condominio o declarado en propiedad horizontal.

99

1.5 RESPONSABILIDAD DE LAS AUTORIDADES DEL INMUEBLE

DECLARADO EN PROPIEDAD HORIZONTAL

Para los inmuebles declarados en propiedad horizontal y cuya finalidad sea

exclusivamente la vivienda, la administración y control estarán a cargo de la

Asamblea de Copropietarios y del Administrador. En el caso de haber múltiples

bloques, torres o conjuntos, ya sea para vivienda o para comercio, o

exclusivamente para comercio, la administración y control del inmuebles estará a

cargo de la Asamblea de Copropietarios, Directorio General, del Presidente y del

Administrador. Como se señala en el CAPÍTULO VII del Reglamento General a

la Ley de Propiedad Horizontal vigente.

Todas las autoridades del inmueble constituidas en condominio o declaradas en

propiedad horizontal son responsables por:

• El debido uso y custodia de los bienes comunes.

• Demandar con la debida anticipación los servicios que se requiera para el

normal funcionamiento y conservación del inmueble, como seguros,

reparaciones, mantenimientos.

“La representación legal, judicial y extrajudicial la ejercerán: 1) El

Administrador en los casos que se refiere el literal a) del Art. 32 del Reglamento

de la Ley de Propiedad Horizontal, y 2) El Presidente o el Administrador de

manera conjunta o individual, en todo lo relacionado al Régimen de Propiedad

Horizontal, especialmente para el cobro de cuotas, intereses, reclamos,

100

demandas, celebración de actos y contratos y lo determinado por la Ley de

propiedad Horizontal…”24.

1.6 GOBIERNO Y ADMINISTRACIÓN DE CONDOMINIO TORRES OLIVIER

El Condominio Torres Olivier está constituido por dos torres y su finalidad es de

vivienda y comercio, por tal motivo el organigrama estructural está conformado

de la siguiente manera:

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL "Torres Olivier"

Gráfico 3. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DEL CONDOMINIO TORRES OLIVIER


24 Reglamento a la Ley de Propiedad Horizontal, Decreto Ejecutivo 1759, vigente desde 23/12/2001

101

2. GESTIÓN ADMINISTRATIVA

2.1 DOCUMENTACIÓN PARA EL EJERCICIO DE LA ADMINISTRACIÓN

Al posesionarse la Administración del inmueble constituido en condominio o

declarado en propiedad horizontal debe contar con los documentos que

facilitaran su gestión, entre los que se citan los siguientes:

• Acta de la junta de condóminos y nombramiento de la administración

para la respectiva legalización. Ver ejemplo en Anexos.

• Declaratoria de propiedad horizontal, listado de copropietarios, permisos

municipales, planos del inmueble.

• Facturas de los equipos con que cuente el inmueble (ascensores, bombas

de agua, cámaras de seguridad, etc.), contratos de los servicios

(guardianía, mantenimientos, personal, etc.), manuales de todos los

equipos con que cuente el inmueble.

• Ley de Propiedad Horizontal, Reglamento General de la Ley de

Propiedad Horizontal, Ordenanzas municipales, Código de procedimiento

Civil.

La administración del inmueble tiene la obligación de presentar el proyecto de

reglamento interno del condominio, por lo que toda la información recopilada le

servirá como instrumento para tal responsabilidad.

102

El Proyecto de Reglamento Interno será entregado al Directorio para su revisión

y consideración, será la junta de Condóminos con el 70% de votos de aprobación

para que el Reglamento Interno sea aprobado y se ponga en ejecución.

Proyecto Reglamento Interno Condominio Torres Olivier, Anexo 2.

Cuando un inmueble es nuevo es obligación de la administración gestionar los

siguientes trámites para un mejor desempeño:

R.U.C. Registro Único de Contribuyentes

Cuenta Corriente

Facturas o Comprobantes de Pago

2.1.1 Obtención del R.U.C. Registro Único de Contribuyentes

Para tramitar el R.U.C. se lo realiza en el S.R.I. Servicio de Rentas Internas, con

los siguientes documentos:

Declaratoria de Propiedad Horizontal

Acta de Elección y nombramiento de la Administración

Copia de cédula y papeleta de votación del Representante Legal, puede

ser el administrador o el presidente.

Original y copia de factura de un servicio básico

Formularios de creación del RUC para sociedades del S.R.I.

103

a. Llenar los formularios que sean solicitados, como el siguiente:

104

b. Llevar los documentos completos a la dependencia más cercana del S.R.I.

c. Archivar y conservar en buen estado este documento.

R.U.C. Torres Olivier, Anexo 3.

2.1.2 Obtención de una Cuenta Corriente

Es muy importante que el administrador evalúe la mejor opción entre las

instituciones financieras con mayor prestigio, seguridad y solvencia, entre los

cuales pueden solicitar:

Declaratoria de Propiedad Horizontal



Nombramiento del representante legal, puede ser el administrador, el

presidente.

Copia de cédula del representante legal y del administrador.

Copia de factura de un servicio básico.

Cantidad de dinero para la apertura, depende de la entidad financiera.

Carta de solicitud de la apertura de la cuenta.

Carta de instrucciones para el uso de la cuenta.

105

Es recomendable una cuenta corriente para realizar pagos con cheques, y una

cuenta también es muy útil para que los pagos se puedan hacer por medio de

transferencias o depósitos en la cuenta.

2.1.3 Obtención facturas o comprobantes de pago

Depende de las actividades del inmueble y la evaluación que realice el S.R. I.

para que se otorgue la autorización requerida por la Administración; para

inmuebles sin actividades económicas y solo cobros de alícuotas con los

comprobantes de pago es suficiente. Para inmuebles con actividades económicas

como arriendos u otros serían necesarias las facturas y llevar contabilidad para

declarar impuestos, en los dos casos es necesario ir a una imprenta autorizada y

presentar:


2.1.4 Obtención del número patronal I.E.S.S. Instituto Ecuatoriano de Seguridad

Social

La Administración tiene que cumplir todas las obligaciones del patrono

oportunamente, sea o no el representante legal, ya que es quien custodia y

administra los fondos del inmueble.

Entre los requisitos que pueden solicitar están los siguientes:


106

Copia de cédula y papeleta de votación del Representante Legal, puede

ser el administrador o el presidente.

Original y copia de factura de un servicio básico

Formularios que se encuentran en la página web del I.E.S.S.

(www.iess.gov.ec) correctamente llenos e impresos, para la inscripción de

un nuevo patrono.

En la página del I.E.S.S. debe iniciar el trámite para el registro del

patrono, en el link: IESS en línea – Empleadores y “Actualización de

datos del Registro Patronal”, seguir las instrucciones y completar la

información:

107

En todos los casos es necesario que el Administrador consulte previamente ya

que las Instituciones están en constante actualización o reformas, y sus normas o

requerimientos pueden modificar.

2.1.5 Afiliación de empleados

Según las leyes vigentes el empleador debe afiliar a su empleado desde el primer

día de trabajo, es por ello que el administrador debe realizar este trámite máximo

a los 15 días de ingreso del empleado.

Para este proceso el administrador debe contar con:

Contrato de trabajo

Copia de cédula del empleado

108

Información domiciliaria del empleado

En la página del I.E.S.S. (www.iess.gov.ec) realiza el aviso de entrada y

el sistema hace el cálculo de los valores a cancelar por concepto de aporte

patronal e individual.

En: IESS en línea – Empleador Registrado (con el número de cédula y la clave

asignada) y “AVISO DE ENTRADA”, seguir las instrucciones y completar la

información.

El afiliado desde el primer día podrá solicitad su clave con múltiples servicios,

por lo que al patrono le llegará una solicitud de autorización de la clave, y lo

podrá hacer en esta misma sección de la página del I.E.S.S.

109

2.2 CONTRATACIÓN DEL PERSONAL

La Administración tiene bajo su responsabilidad celebrar contratos de trabajo

para el personal subalterno, empleados y obreros necesarios para la

administración, conservación, limpieza y seguridad de los bienes del inmueble,

por ello es importante analizar las necesidades del inmuebles a través de una

descripción de cada cargo y el perfil requerido para que la administración pueda

hacer una buena selección de los proveedores de los servicios.

Dependiendo del tamaño y de las necesidades del inmueble la administración

deberá decidir si contratar a una empresa o a personas naturales.

Es probable que si se trata de un inmueble con más de dos bloques o torres sea

necesario contar con más de una persona para mantener las instalaciones en

condiciones adecuadas; por ejemplo la limpieza, una sola persona no podría

mantener limpia todas las instalaciones y sería conveniente contar con una

empresa especializada.

En el caso de que el inmueble esté constituido con uno o dos bloques o torres y la

afluencia de personas es relativamente baja o moderada, es probable que con el

servicio de una sola persona sea suficiente y la contratación sea directa.

El primer puesto que la Asamblea de Copropietarios o el Directorio General,

según sea el caso, decidirán nombrar es la Administración; por lo que el proceso

de contratación presentado a continuación es muy útil para su elección idónea.

110

2.2.1 PROCESO DE CONTRATACIÓN DEL PERSONAL

El proceso de contratación consta de tres subprocesos bien definidos:

I. PROCESO DE RECLUTAMIENTO

IDENTIFICACIÓN DE UNA VACANTE

Planeación de los Recursos Humanos

Planes de acción afirmativos

Requerimientos específicos de los gerentes (Directorio)

REQUERIMIENTOS DEL PUESTO

Información del análisis y descripción del puesto

Comentarios del Gerente (Presidente)

MÉTODOS DE RECLUTAMIENTO

Canales de reclutamiento interno

Canales para reclutamiento externo

CONJUNTO DE CANDIDATOS SATISFACTORIOS

II. PROCESO DE SELECCIÓN

RECEPCIÓN PRELIMINAR DE SOLICITUDES

PRUEBAS DE IDONEIDAD

ENTREVISTAS DE SELECCIÓN

VERIFICACIÓN DE DATOS Y REFERENCIAS

EXÁMEN MÉDICO

ENTREVISTA CON EL SUPERVISOR

111

DESCRIPCIÓN REALISTA DEL PUESTO

DECISIÓN DE CONTRATAR

III. PROGRAMA DE ORIENTACIÓN Y UBICACIÓN

PROGRAMA DE INDUCCIÓN

PROCESO DE SOCIALIZACIÓN

UBICACIÓN DEL EMPLEADO

DESARROLLO DEL TRABAJO

En la primera parte del reclutamiento, que es la identificación de la vacante le

corresponde al Directorio o a la Junta de Condóminos analizar las necesidades de

los puestos que se requiere en el inmueble, considerarlo en el presupuesto anual y

fijar las especificaciones del cargo, información que permitirá que el responsable

de la administración realice el análisis y descripción del cargo, y desarrolle el

perfil del cargo. Con toda esta información previa resulta más eficiente realizar

la convocatoria para el reclutamiento de los aspirantes escogiendo las mejores

opciones, se recomienda una divulgación internamente es decir entre los

copropietarios y usuarios del inmueble; fuentes externas como el internet, radio,

prensa, agencias, asociaciones profesionales. Aquí un ejemplo, otro ejemplo en

Anexo 4:

112

Análisis del Cargo: Administrador del inmueble

Requisitos Intelectuales

• Instrucción básica: Egresado o Título universitario en Administración de Empresas y afines.

• Experiencia de trabajo: Fuera de la organización: en cargos similares inmediatamente anteriores: 1 año.

• Otras aptitudes: personalidad cortés, extrovertida, fluidez verbal, atrayente, responsable, memoria asociativa de nombres, datos y fisonomía, buena memoria para datos numéricos (códigos y teléfonos), capacidad de síntesis.

Responsabilidades

• Contactos internos

• Documentos confidenciales de balances, manejo de dinero, títulos valores.

• Contactos externos: discreción con asuntos confidenciales, trabajo con frecuencia vía telefónica.

Condiciones de trabajo

• Ambiente de trabajo: propio de oficinas, áreas del inmueble. • Esporádicamente trámites externos.

113

DESCRIPCION DEL CARGO

Nombre del cargo:

ADMINISTRADOR (A)

Fecha de

Elaboración:01/01/2008

Fecha de

Revisión: 01/06/2008

Código:

Departamento: ADMINISTRACIÓN Unidad o dependencia: ADMINISTRACIÓN

Resumen:

Responsable de preparar informes tanto para el Directorio y la Junta de Condóminos. Administrar y conservar en el mejor estado posible los bienes comunes; recaudar, precautelar y manejar los recursos financieros de los copropietarios para la administración del inmueble.

Descripción detallada:

*Administrar y conservar los bienes comunes del inmueble.

*Llevar la contabilidad de los recursos financieros del inmueble, preparar los balances, estados de situación, proyectos de presupuesto.

*Presentar al Directorio el proyecto de Reglamento Interno.

*Recaudar, manejar y mantener bajo su responsabilidad las cuotas de los copropietarios.

*Celebrar contratos de adquisiciones de bienes y servicios necesarios para la administración del inmueble.

*Realiza y coordina pago de roles.

*Llevar la información administrativa del inmueble.

*Cumplir y hacer cumplir las disposiciones de los Reglamentos y disposiciones de la Junta de Condóminos y del Directorio.

*Si así fuera designado ejercer la Representación Legal de los Copropietarios.

Cuadro 1. Descripción del Cargo de Administrador Autora: Silvia Vargas

114

PERFIL DEL CARGO

Cuadro 2. Perfil del Cargo de Administrador Autora: Silvia Vargas

CARGO: Administrador

PERFIL

Género: Hombre o mujer

Edad: Entre 25 y 50 años

Formación Académica

* Estudios universitarios en Administración de Empresas y afines

Experiencia Previa

a.- Fuera del inmueble:

- En cargos similares: 2 años.

115

Después de llevar a cabalidad este proceso se contará con una cantidad de

candidatos idóneos que podrían ocupar el cargo vacante.

En la segunda parte que es el proceso de selección, las pruebas y las entrevistas

las realiza el responsable de la administración considerando además que el

Administrador es el supervisor y quien tiene la autoridad y decisión de contratar.

En Anexo 5 ver un ejemplo de contrato.

La última parte del proceso de contratación pero no por ello menos importante es

una correcta inducción para que el nuevo empleado conozca claramente sus

funciones, sus responsabilidades, sus limitaciones, el lugar de trabajo, sus

compañeros y toda la información para un desarrollo productivo de sus

funciones.

116

PROCEDIMIENTO PARA CONTRATAR PERSONAL

Cuadro 3. Proceso de Contratación Autora: Silvia Vargas

Qué Para qué Cómo

1 Reclutamiento, convocar al personal que podría ocupar el cargo disponible:

No perder tiempo y tener candidatos satisfactorios

Administrador identifica la vacante y con los requisitos realiza el reclutamiento.

2 Selección y Contratación: realizar las pruebas idóneas, entrevistas y describir al candidato el cargo

Decidir contratar al mejor evaluado

Aplicando pruebas y entrevistas especializadas

3 Orientación y Ubicación: se inducirá al nuevo colaborador para que conozca su trabajo y el condominio

Una socialización efectiva y familiarización con el trabajo

Comunicando todo lo oportuno al nuevo colaborador

117

FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE

CONTRATACIÓN DE PERSONAL

Cuadro 4. Flujo grama de Proceso de Contratación Autora: Silvia Vargas

PASO DIAGRAMA DE FLUJO No. 1.‐ 2.‐

No Contratar 3.‐

Contratar

FIN

INICIO

Descripción del puesto y requisitos para ocuparlo

Identificar la vacante y requerimientos del Directorio

Métodos de reclutamiento

Candidatos Satisfactorios

Recepción de solicitudes

Pruebas de idoneidad

Entrevista, verificación de datos

Entrevista con el supervisor

Programa de Inducción

FIN

Socialización Ubicación Desarrollo del trabajo

118

2.3 CONTRATACÓN DE SERVICIOS COMPLEMENTARIOS Y

ADQUISICIÓN DE BIENES

Los inmuebles declarados en propiedad horizontal dependiendo de su tamaño e

infraestructura pueden necesitar servicios complementarios como: guardianía,

mantenimiento de equipos, reparaciones, entre otros.

De la misma manera la Administración se puede ver en la obligación de adquirir

equipos o en base a las necesidades adecuaciones en el inmueble.

En los dos casos es importante que la Administración presente para la respectiva

autorización por lo menos 3 cotizaciones de los servicios y los bienes que

requiera el inmueble siempre buscando lo más conveniente.

En el caso de la seguridad del inmueble y según las leyes ecuatorianas

actualmente es un servicio complementario y que debe estar a cargo de una

empresa especializada que cuente con todos los permisos y legalmente

constituida. El Administrador deberá solicitar con las cotizaciones para la

autorización de contrato.

119

PROCEDIMIENTO PARA CONTRATAR SERVICIOS COMPLEMENTARIOS

Cuadro 5. Proceso de Contratación de Servicios Complementarios Autora: Silvia Vargas

Qué Para qué Cómo

1 Identificación de una necesidad en el Condominio

No hacer gastos innecesarios

Analizando la situación y evaluando.

2 Revisión del presupuesto. Contar con el fondos requeridos

Teniendo siempre movimientos y saldo al día.

3 Solicitar por lo menos 3 cotizaciones Una elección conveniente para el condominio

A empresas y personas especialistas solicitar toda la información requerida

4 Autorización de la Asamblea de Condóminos o del Presidente

Adquirir el producto o servicio necesario

Presentando buenas opciones en una reunión

120

FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE

CONTRATACIÓN DE SERVICIOS COMPLEMENTATIOS

Cuadro 6.Flujograma de Proceso de Contratación de Servicios Complementarios Autora: Silvia Vargas

Paso DIAGRAMA DE FLUJO No. 1.‐ 2.‐ 3.‐ 4.‐

INICIO

Conocer las necesidades del Condominio

Revisar el presupuesto para destinar los fondos a la adquisición

Obtener por lo menos 3 cotizaciones de los servicios o productos que se requieran

Contar con la autorización y adquirir el servicio o producto más convenientes para el Condominio

FIN

121

2.4 ARCHIVO Y CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

Es obligación de quien ejerce la administración conservar en orden y

debidamente archivados los títulos y documentos del condominio o propiedad

declarada en propiedad horizontal. Así mismo es su obligación conservar el

Libro de Actas en originales las Asambleas de Copropietarios.

La persona que ejerce la Administración debe adoptar un sistema de archivo fácil

y efectivo para clasificar los documentos y conservarlos en buen estado durante

toda su gestión.

Un sistema fácil de archivo es clasificar los documentos de la misma naturaleza

en carpetas membretadas, los documentos deberán ir ordenados por fecha o

numeración de atrás hacia adelante, es decir que la primera hoja de la carpeta

será la última comunicación emitida o recibida.

Todo documento emitido por la Administración deberá contar con la firma de

recepción del destinatario y para mayor control se recomienda asignar

numeración bajo la fecha o al margen derecho, como por ejemplo:

Oficio No. 1 OF-01 / Solicitud No. 2 S-02

Ver Anexo 6

De igual forma es muy importante conservar en orden y con firma de recepción

los Memorandos, y comunicaciones internas emitidas al personal de servicio y a

copropietarios del inmueble constituido en Condominio o declarado en propiedad

horizontal.

122

Se recomienda además cerrar los archivos cada año calendario y conservarlos en

un lugar seguro o entregarlos al Directorio.

3. COMUNICACIÓN INTERNA

La Administración del Condominio debe crear un puente de comunicación

efectiva entre ella, los residentes y copropietarios; debe valerse de todos los

medios disponibles como:

o Internet: e-mail, blog, chat, comunidades virtuales como: Hi5, facebook.

o Móviles: mensajes

o Comunicación escrita en pizarras ubicadas en accesos comunales y

particulares.

Es muy importante recordar que toda comunicación debe ser por escrito como:

convocatorias, llamadas de atención, recomendaciones, solicitudes, novedades,

etc.; para la gestión de la Administración será útil contar con los respaldos para

evitar conflictos o malos entendidos.

A través de una comunicación interna eficaz se puede conseguir una integración

entre los integrantes del Condominio y su participación en actividades que

proponga la administración como campañas de limpieza, reciclaje de basura,

recomendaciones de seguridad, entre otros.

123

Tan importante como todas las situaciones antes citadas en dar a conocer a todos

los copropietarios y residentes sus beneficios y obligaciones de vivir en un

Condominio, y divulgar las normas que rigen los inmuebles declarados en

Propiedad Horizontal: Ley de Propiedad Horizontal, Reglamento General a la

Ley de Propiedad Horizontal y el Reglamento Interno. Además si hubiere alguna

ordenanza de los Gobiernos Locales que involucre a éstos inmuebles es el

Administrador quien tiene la obligación de dar a conocer a los integrantes del

Condominio.

124

4. POLÍTICAS Y ESTRATEGIAS PARA EL DESARROLLO DEL

CONDOMINIO

El Administrador del Condominio debe conocer y dar a conocer a los residentes

y copropietarios las deficiencias y necesidades del inmueble para que así se

comprendan el planteamientos de políticas de mejoras y la práctica de

estrategias.

4.1 POLÍTICAS

Promover la convivencia armónica en comunidad.

Proveer y colaborar para un medio ambiente saludable.

Propender por la protección y el disfrute de la naturaleza.

Protección de la propiedad comunitaria y la propiedad particular.

Cumplir las obligaciones como copropietarios para el desarrollo

del Condominio

4.2 ESTRATEGIAS

Las estrategias se plantean para cumplir las políticas planteadas, por a

continuación se presenta el siguiente cuadro:

125

4.3 POLÍTICAS Y ESTRATEGIAS DEL CONDOMINIO "Torres Olivier"

POLÍTICAS ESTRATEGIAS Promover la convivencia armónica

en comunidad Definición de normas nuevas o complementarias.

Consultar, comprometer y difundir a la comunidad del Condominio para actualizar los Estatutos del Reglamento Interno

Inducción sobre convivencia a nuevos residentes

Actividades lúdicas de integración y prácticas sociales para la resolución pacífica de conflictos

Proveer y colaborar para un medio ambiente saludable

Capacitar, difundir y practicar el reciclaje de basura.

Prevenir y eliminar la contaminación manteniendo limpios todos los espacios.

Propender por la protección y el disfrute de la naturaleza

Establecer normas en el Reglamento Interno; como el manejo de mascotas en las áreas comunales.

Protección de la propiedad comunitaria y la propiedad

particular

Promover el conocimiento y buen uso de las zonas comunes.

Establecer mecanismos de vigilancia y protección a la propiedad y a las personas

Cumplir las obligaciones como copropietarios para el desarrollo

del Condominio

Estímulos a la puntualidad de pagos cuotas mensuales, dar una carita feliz.

El Administrador presentará mensualmente movimientos y saldos de los fondos del Condominio

Cuadro 7. Políticas y Estrategias Condominio Torres Olivier Autora: Silvia Vargas

126

5. ASPECTOS FINANCIEROS RELEVANTES

5.1 CONCEPTOS DE CONTABILIDAD APLICABLES

La persona que ejerza la Administración de un inmueble constituido en condominio o

declarado en propiedad horizontal debe llevar la contabilidad de la Administración del

mismo, y debe hacerlo con sujeción de los principios contables:

Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados25

Los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados son un conjunto de reglas

generales y normas que sirven de guía contable para formular criterios referidos a la

medición del patrimonio y a la información a de los elementos patrimoniales y

económicos de un ente. Los PCGA constituyen parámetros para que la confección de los

estados financieros sea sobre la base de métodos uniformes de técnica contable.

Se aprobaron durante la 7. ª Conferencia Interamericana de Contabilidad y la 7. ª

Asamblea nacional de graduados en ciencias económicas, que se celebraron en Mar del

Plata en 1965.

Su enunciado básico dice:

1. No hay deudor sin acreedor, y viceversa. (No hay partida sin contrapartida).

2. A una o más cuentas deudoras corresponden siempre una o más cuentas acreedoras

por el mismo importe.

25 http://es.wikipedia.org/wiki/Principios_de_Contabilidad_Generalmente_Aceptados

127

3. En todo momento las sumas del debe deben ser igual a las del haber.

4. Las pérdidas se debitan y las ganancias se acreditan

5. El patrimonio del ente es distinto al de su/s propietario/s

6. El valor de los recursos de un ente es igual al valor de las participaciones que recaen

sobre él.

7. Los componentes patrimoniales y las causas de sus resultados se representan por

medio de cuentas en las que se registran notas o asientan las variaciones al concepto que

representan.

8. El saldo de una cuenta es el valor monetario de la misma en un momento dado. Éste

saldo se modifica cada vez que una operación tiene efecto sobre los componentes que

ella representa.

9. Las cuentas de activo y gasto son deudoras, y las de pasivo, ganancia y patrimonio

neto son acreedoras.

10. En toda anotación (asiento), cualquiera sea el número de débitos y créditos, la suma

de los saldos debe ser igual.

11. Para dar de baja un importe previamente registrado, la cuenta a registrar debe ser la

que lo representa y el importe debe ser el mismo previamente registrado.

12. Toda cuenta posee 2 secciones: DEBE Y HABER.

128

Los activos adquiridos por una empresa están sujetos, (financiados) a los derechos

(participaciones) de los acreedores – propietarios o interesados ajenos a la empresa – y

como estos derechos no pueden exceder al monto de los activos se tiene la siguiente

igualdad: A = P + PN (Activo = Pasivo + Patrimonio)

Una de las principales funciones de la administración del inmueble constituido en

condominio o declarado en propiedad horizontal es custodiar y manejar el dinero y las

pertenencias comunes, por lo que es imprescindible que la nueva administración cuente

con la información y documentos financieros para cumplir responsablemente con su

gestión, entre los cuales se detallan:

• Balances anteriores, registros de pagos de los copropietarios, último

presupuesto, facturas y respaldos de egresos.

• Estados de cuentas bancarias, claves y accesos, documentos financieros

como R.U.C., declaraciones al S.R.I., tarjetas, chequeras, sellos, etc.

• Obligaciones económicas pendientes, roles de pagos de personal,

contratos.

Para contar con una información exacta y oportuna se debe llevar registros de todos las

transacciones económicas que se realicen valiéndose de un diario general y flujos de

caja.

129

6. GESTIÓN FINANCIERA

6.1 INFORMACIÓN PARA LA GESTIÓN FINANCIERA DE LA

ADMINISTRACIÓN

La administración debe conocer toda la información de los copropietarios y sus

inmuebles como los siguientes:

• Listado de copropietarios y medios de contacto, estado de los inmuebles,

listado de arrendatarios.

• Inventario de activos fijos.

• Accesos a los medios de comunicación: claves de e-mail, claves de

accesos de ingreso, claves de los equipos, claves de tarjetas bancarias, etc.

La administración es la responsable del buen uso, mantenimiento y conservación de los

bienes comunes es por eso que es muy importante una entrega recepción de los bienes de

forma muy exhaustiva, todas las llaves, tarjetas y claves necesarias, y conocer toda la

información posible como vencimiento de equipos como los extintores, fechas de

mantenimientos de equipos, contactos con empresas y personas proveedoras.

130

Toda la información recopilada permitirá que la nueva administración estructure un

inventario de activos fijos, registros propios para el control de cobros y contactos con

copropietarios y arrendatarios.

A continuación algunos ejemplos de formatos para administrar la información:

131

Listado de Copropietarios Torre A "Torres Olivier" Dpto

NOMBRE TELÉFONO CELULAR EMERGENCIAS

LLAMAR E-MAIL TORREA Dpto. A‐11

Mónica Maldonado 02‐2459564 08‐4257514 02‐3502221

[email protected]

Dpto. A‐12

Mónica Maldonado 02‐2380971 09‐6809023

[email protected]

Dpto. A‐13

Mónica Benavides 03‐2804245

[email protected]

Dpto. A‐21 Jorge Araujo

09‐6602805 09‐6689113 02‐2390078

[email protected]

Dpto. A‐22

Dra.Elena Pinos 02‐2543450 09‐9524924 03‐6022511

[email protected]

Dpto. A‐23 Mónica Albán 02‐2409256

[email protected]

Dpto. A‐31

Augusto Pacheco 03‐2812630 09‐8685292 06‐2787954

[email protected]

Dpto. A‐32 DISPONIBLE 02‐2261875

España

Dpto. A‐33

Gabriela Verdezoto 06‐2641199 08‐4695266

[email protected]

Dpto. A‐41

María Guañuna 02‐2886102 02‐2243167

Dpto. A‐42 Ada Yepez 02‐3304567 09‐8147093

[email protected]

Dpto. A‐43

Verónica Fonseca 09‐5651553

[email protected]

Dpto. A‐51

Marco Velastegui

02‐2790274 02‐3341170 08‐4699441

[email protected]

Dpto. A‐52 Ivan Bucheli 02‐2402079 09‐1676147

[email protected]

Dpto. A‐53 Karla Arévalo 02‐2815261

09‐6801766 09‐6801767

[email protected]

Dpto. A‐61 Dolores Ochoa

02‐2444546 of. 09‐9720915

[email protected]

Dpto. A‐62 Inés Narváez

022524714of. 02‐2430491 09‐4238423

[email protected]

Dpto. A‐63

Geovanny Fonseca 09‐2780525

[email protected]

Dpto. A‐71

Sandra Vargas Paúl Salas 03‐2955328 09‐2743032

[email protected]

Dpto. A‐72 Henry Gamboa 02‐6036125 09‐9086236

[email protected]

Dpto. A‐73

Juan Mosquera 02‐2293685 09‐5229712

[email protected]

Cuadro 8. Listado de Copropietarios Torre A, Condominio Torres Olivier

132

INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS "Torres Olivier" INVENTARIO ACTIVOS FIJOS CONDOMINIO "Torres Olivier"

DESCRIPCIÓN CANT UBICACIÓN 1 ALÍCATE 1 CUARTO DE LIMPIEZA 2 BASURERO DE BAÑO 1 GUARDIANÍA 3 BASURERO DE BAÑO 3 SALA COMUNAL 4 BASURERO GRANDE NEGRO 1 CUARTO DE BASURA 5 CAJA DE HERRAMIENTAS 1 CUARTO DE LIMPIEZA 6 COLUMPIO Y RESVALADERA METÁLICA 1 ÁREA VERDE TORRE A 7 CORCHÓGRAFO 2 1 EN CADA ASCENSOR 8 DESARMADOR ESTRELLA 1 CUARTO DE LIMPIEZA 9 DESARMADOR PLANO 1 CUARTO DE LIMPIEZA 10 DISPENSADOR DE AGUA PLÁSTICO 1 OFICINA ADMINISTRACIÓN 11 DISPENSADOR DE PAPEL HIGIÉNICO 1 BAÑOS SALA COMUNAL 12 ESCALERA 1 CUARTO DE LIMPIEZA 13 ESCRITORIO DE METAL 1 OFICINA ADMINISTRACIÓN 14 ESPEJO REDONDO 2 ESTACIONAMIENTO 15 JUEGO INFANTIL PLÁSTICO 1 ÁREA VERDE TORRE A 16 MARTILLO 1 CUARTO DE LIMPIEZA 17 MESA BLANCA PEQUEÑA 3 SALA COMUNAL 18 MICROONDAS LG 1 OFICINA ADMINISTRACIÓN 18 PIZARRA TIZA LÍQUIDA 1 OFICINA ADMINISTRACIÓN 20 PORTA MANGUERA CON MANGUERA 1 CUARTO DE LIMPIEZA 21 REJA BLANCA 1 ÁREA VERDE TORRE A 22 REPISA DE MADERA COLOR CAFÉ 3 OFICINA ADMINISTRACIÓN 23 SILLA DE ESCRITORIO METAL 1 OFICINA ADMINISTRACIÓN 24 SILLA PLÁSTICA ADULTOS 4 HALL INGRESO TORRE A 25 SILLA PLÁSTICA ADULTOS 3 HALL INGRESO TORRE B 26 SILLA PLÁSTICA ADULTOS 18 SALA COMUNAL 27 SILLA PLÁSTICA PARA NIÑOS 3 HALL INGRESO TORRE A 28 SILLA PLÁSTICA PARA NIÑOS 2 HALL INGRESO TORRE B 29 SILLA PLÁSTICA PARA NIÑOS 8 SALA COMUNAL 30 SILLA VISITA AZUL 2 OFICINA ADMINISTRACIÓN

31

TELÉFONO PANASONIC CON EXTENSIÓN 1

OFICINA ADMINISTRACIÓN Y LA EXTENSIÓN EN GUARDIANÍA

32 TRAPEADOR 1 CUARTO DE LIMPIEZA 33 VALDES 25 LITROS 2 CUARTO DE LIMPIEZA Cuadro 9. Inventario de Activos Fijos Condominio Torres Olivier Autora: Silvia Vargas

133

6.2 REGISTROS CONTABLES

La administración del inmueble constituido en condominio o declarado en

propiedad horizontal tiene la obligación de presentar al Directorio y a la Junta de

Copropietarios, las cuentas, balances, estados de situación e informes sobre la

administración a su cargo, es por eso que para una interpretación clara y precisa

debe contar con formatos sencillos y óptimos para que los copropietarios tengan

una visión clara del estado económico de su propiedad.

Para preparar el presupuesto se debe tener en cuenta todos los gastos que tiene el

inmueble, prorratearlos mensualmente y tener muy en cuenta de que los ingresos

no sean menores ni justos a los gastos promedios de cada mes, sino que se cuente

con una cantidad sobrada. El objetivo de que el presupuesto mensual sea

sobrado es para que la administración pueda responder con holgura a los gastos,

además de ir creando un fondo de ahorro para hacer gastos mayores

posteriormente.

Una regla importante es llevar prolijamente la contabilidad, cuadrando

constantemente la caja chica y los ingresos, se debe registrar los pagos recibidos

y los gastos hechos para evitar olvidar datos para fin de mes pueden implicar

diferencias y faltantes. Además se debe considerar que el Directorio o los

condóminos necesitan conocer en cualquier momento la información económica.

Actualmente la tecnología se convierte en la principal herramienta para llevar

una contabilidad responsable, lo más importante es conocer y adoptar éstas

herramientas a nuestro favor, los cuadernos y papeles se pueden perder o

134

confundir, es por ello el Excel puede convertirse en nuestro mejor aliado, si se

domina un programa contable, puede ser también una muy buena opción, sin

olvidar mantener siempre respaldos.

La Administración del inmueble debe contar con formatos que faciliten sus

registros de ingresos y egresos de dinero, así como formatos para que los

copropietarios conozcan sus pagos y su estado en todo momento, también es muy

importante que los copropietarios conozcan la variación de sus obligaciones

como electricidad, agua potable, etc.

A continuación algunos modelos de registros:

135

Comunidad Edificio Ejemplo Fecha emisión: 01-04-2004Calle Principall Nº 1234 - Providencia Fecha distribución: 03-04-2004Fono: 432 5263 Pagar hasta el 10-04-2004

COBRANZA DE GASTOS COMUNES

Copropietario Sr. Juan Pérez Pérez Fecha último pago: 12-03-2004Periodo de Cobro Marzo 2004 Monto último pago: $ 92.111Gasto Comunidad a prorratear $ 2.768.580 Folio último pago: 1524

Nº Departamento Nº Estacionamiento Nº Bodega TotalIdentificación 702 20 1Alicuota 3,081 0,093 0,024 3,198

Cuota periodo $ 88.539Deuda anterior $ 5.514

Usted pagó atrasado o no pagó al cierre de mes... Intereses por atraso $ 0 Informado en Circular Nº08 Copia Plan Emergencia $ 2.100

SUBTOTAL $ 96.153

Consumos Grales. Lectura Anterior Lectura Actual ConsumoCalefacción 356,67 356,67 0,00 $ 0Agua Caliente (m3) 537,00 547,00 10,00 $ 10.629

. TOTAL A PAGAR $ 106.782

.

- Cancelar hasta el 10 de Abril 2004, al día siguiente se aplica Intereses.- Cheque cruzado y nominativo a "Comunidad Edificio Ejemplo". Conserjería no recibe efectivo.

Gráficos de Gastos relevantes de la comunidad

Gasto Común últimos 6 meses(incluye Fondo de Reserva)

2.650

2.700

2.750

2.800

2.850

2.900

2.950

3.000

Oct

Nov Dic

Ene

Feb

Mar

Periodo

Mon

tos

en M

iles

de $

Chilectra últimos 6 meses

190

200

210

220

230

240

250

Oct

Nov Dic

Ene F eb

Mar

Periodo

Mon

tos

en M

iles

de $

Aguas Andinas últimos 6 meses

0

50

100

150

200

250

300

Oct

Nov Di c

Ene

Feb

Mar

Periodo

Mon

tos

en M

iles

de $

MetroGas últimos 6 meses(incluido consumos individuales)

0

100

200

300

400

500

600

700

Oct

Nov Dic

Ene Feb

Mar

Periodo

Mon

tos

en M

iles

de $

136

PRESUPUESTO ANUAL "Torres Olivier"

INGRESOS $ VALOR EGRESOS $ VALORArriendo Espacio Publicitario Alícuotas 60 Copropietarios

1,200

34,044

Electricidad Comunal Agua potable Seguridad Sueldo Administrador Mantenimiento equipos Limpieza Caja Chica Ahorro

2,400600

19,2004,8001,8002,8801,2002,364

TOTAL 35,244 TOTAL 35,244

Cuadro 10. Presupuesto Anual Condominio Torres Olivier Autora: Silvia Vargas

Para la distribución del presupuesto entre los copropietarios se considera el Art.

26 del Reglamento General de la Ley de Propiedad horizontal, el que dice que los

copropietarios cancelaran los gastos de administración proporcionalmente a la

alícuota que cada uno mantenga sobre los bienes comunes, el documento que

tiene esta información es la Declaratoria de Propiedad Horizontal.

A continuación un ejemplo de la distribución del presupuesto:

137

DISTRIBUCIÓN DEL PRESUPUESTO ANUAL

CONDOMINIO "Torres Olivier"

Alícuotas Copropietarios "Torres Olivier"

Local/Dpto ALÍCUOTA

NOMBRE Cuota

Mensual Cuota Anual LOCALES TOTAL

LOCAL 1 0,7955% Ing. Miguel Lozano 22,57 270,8

LOCAL 2 0,7440% Guillermo Villegas Parreño 21,11 253,3

LOCAL 3 0,6693%Hernán Alfonso Villegas Parreño 18,99 227,9

LOCAL 4 0,7450% Gloria Ortega 21,13 253,6

LOCAL 5 1,0908% Jacinto Donoso 30,95 371,3

OFICINA 1 0,7135% Azucena Guerrero 20,24 242,9

OFICINA 2 0,6956% Nora Toledo 19,73 236,8

OFICINA 3 0,9376%Fabiola Gaona representante de Carolina Morán Gaona 26,60 319,2

OFICINA 4 0,7264% DISPONIBLE 20,61 247,3

OFICINA 5 0,7524% DISPONIBLE 21,34 256,1

TORRE A 0,0

Dpto. A‐11 1,7453% Mónica Maldonado 49,51 594,2

Dpto. A‐12 1,9063% Mónica Maldonado 54,08 649,0

Dpto. A‐13 1,7838% Mónica Benavides 50,61 607,3

Dpto. A‐21 1,8170% Jorge Araujo 51,55 618,6

Dpto. A‐22 1,8983% Dra.Elena Pinos 53,85 646,2

Dpto. A‐23 1,6548% Mónica Albán 46,95 563,4

Dpto. A‐31 1,7249% Augusto Pacheco 48,93 587,2

Dpto. A‐32 1,8951% DISPONIBLE 53,77 645,2

Dpto. A‐33 1,6768%Carlos Verdezoto Gabriela Verdezoto 47,57 570,9

Dpto. A‐41 1,7713% María Guañuna 50,25 603,0

Dpto. A‐42 1,8817% Ada Yepez 53,38 640,6

Dpto. A‐43 1,6806% Verónica Fonseca 47,68 572,1

138

Dpto. A‐51 2,0281% Marco Velastegui 57,54 690,4

Dpto. A‐52 1,9007% Ivan Bucheli 53,92 647,1

Dpto. A‐53 1,7148% Karla Arévalo 48,65 583,8

Dpto. A‐61 1,7624% Dolores Ochoa 50,00 600,0

Dpto. A‐62 2,2510% Inés Narváez 63,86 766,3

Dpto. A‐63 1,6548% Geovanny Fonseca 46,95 563,4

Dpto. A‐71 2,0180%Sandra Vargas Paúl Salas 57,25 687,0

Dpto. A‐72 2,0853% Henry Gamboa 59,16 709,9

Dpto. A‐73 1,7959% Juan Mosquera 50,95 611,4

TORRE B 0,0

Dpto. B‐01 1,5251% Flavio Garzón 43,27 519,2

Dpto. B‐11 2,0672% Dra. Ximena Quijano 58,65 703,8

Dpto. B‐12 2,3915% DISPONIBLE 67,85 814,2



Dpto. B‐21 1,9646% Helena Proaño 55,73 668,8

Dpto. B‐22 2,3899% Mariana Espinoza 67,80 813,6



Dpto. B‐31 2,1222%Armando Romero Patricia Raygosa Ibarra 60,21 722,5

Dpto. B‐32 2,0424% Martha Leinez 57,94 695,3

Dpto. B‐33 1,6197% Gladys Salas 45,95 551,4

Dpto. B‐34 1,5281% Mónica Rodriguez 43,35 520,2

Dpto. B‐41 1,9106% Fanny Salazar 54,20 650,4

Dpto. B‐42 2,0222% Gabriela Tapia 57,37 688,4

Dpto. B‐43 1,6747%Ing. Fabricio y/o Norma Rosero 47,51 570,1

Dpto. B‐44 1,5238% Blanca Alexandra Naranjo 43,23 518,8

Dpto. B‐51 1,9679% Ma. Ximena Fonseca 55,83 669,9

Dpto. B‐52 2,3068%Adita Guevara Representante Diego Guevara 65,44 785,3

Dpto. B‐53 1,6362% Azucena Guerrero 46,42 557,0

Dpto. B‐54 1,4954% Edison Chanchay 42,42 509,1

Dpto. B‐61 2,0551% Ramiro del Campo 58,30 699,6

Dpto. B‐62 2,3505% Gualberto Lozada 66,69 800,2

139

Dpto. B‐63 1,6663%María Pía Vera Alexander Amezquita 47,27 567,3

Dpto. B‐64 1,5365% Ana Mercedes García 43,59 523,1


Dpto. B‐72 2,3780%Pamela Osejos Marlene de Osejos 67,46 809,6

Dpto. B‐73 1,6451% Norka Reinoso Bedón 46,67 560,0

Dpto. B‐74 1,5332% Vicente Sandoval 43,50 522,0

TOTALES 100,00% 2837 34044,0

Cuadro 11. Distribución del Presupuesto Anual en base de Alícuotas de Copropietarios. Condominio Torres Olivier

Autora: Silvia Vargas

Como se aprecia en el ejemplo el presupuesto anual o mensual se multiplica por

la proporción de alícuota que cada copropietario tiene y se obtiene el valor que

deben cancelar.

Para un mayor beneficio de los copropietarios el Administrador puede proponer

buscar otros ingresos que permitan restar en alguna medida el pago mensual de

los copropietarios como por ejemplo arriendo de espacios para publicidad o

arriendo de bienes comunales que deben contar con la aprobación del Directorio

y la Junta de Copropietarios.

140

6.3 MOVIMIENTOS DE EFECTIVO

El Administrador debe contar con varias herramientas para llevar un registro

diario de los movimientos del dinero en efectivo y bancos, es importante que

siempre esté al día para conocer la liquidez de efectivo y presentar movimientos

del dinero en cualquier momento.

El diseño debe ser fácil de entender, que refleje los gastos mensuales y sea

acumulativo, para evitar que al entregar al Directorio o a la Asamblea se

conviertan en muchos documentos por revisar; la creación de las cuentas se

basará en las necesidades del inmueble:

141

FLUJO DE CAJA

CONDOMINIO "Torres Olivier" CONCEPTO abr may Jun jul ago sep oct nov dic TOTAL

SALDO INICIAL DE CAJA ‐

574,14

504,33

1.111,38

1.910,84

1.931,78

2.032,31

3.343,02

3.297,94 2.482,09

ENTRADAS DE EFECTIVO

Alícuotas atrasadas 304,00

506,70

3.370,00

2.022,00

2.049,09

2.204,75

2.068,82

1.435,91

2.032,68

15.993,95

Adelanto alícuotas ‐

36,00

18,00

65,44

19,73

‐

25,70

194,32

20,00

379,19

Alícuotas 539,00

452,00

426,00

652,43

601,20

506,91

1.640,60

632,55

2.219,38

7.670,07

Instalación lectores 215,54

99,48

66,32

49,74

33,16

49,74

33,16

66,32

613,46

Tarjetas y Controles 339,98

174,10

99,02

134,44

120,92

163,84

73,84

137,18

1.243,32

Multas, llaves, copias, arriendos

97,00

3,00

160,00

189,00

150,00

174,00

152,00

254,80

1.179,80

Venta Bodegas 1.000,00

‐

‐

‐

‐

‐

1.000,00

Garantía Arriendo Mini depart.

100,00

100,00

‐

‐

‐

‐

200,00

TOTAL INGRESOS 843,00

2.221,36

4.594,91

5.276,59

5.054,04

4.947,52

6.155,01

5.864,80

8.028,30

28.279,79

142

Cuadro 12. Flujo de Caja Condominio Torres Olivier

Autora: Silvia Vargas

SALIDAS DE EFECTIVO Electricidad 134,37 0,00 129,67 405,33 111,46 77,98 116,94 100,11 103,63 1.179,49 Agua Potable 0,00 350,00 681,06 483,12 241,16 241,16 240,68 0,00 481,86 2.719,04 Administración 46,00 46,00 46,00 300,00 300,00 300,00 300,00 300,00 300,00 1.938,00 Conserje 0,00 0,00 50,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 50,00 Guardianía 0,00 525,00 1.500,00 1.500,00 1.500,00 1.500,00 1.500,00 1.500,00 3.000,00 12.525,00 Caja Chica 88,49 132,71 115,67 95,13 70,95 75,31 76,08 90,25 196,58 941,17 Instalación Lectores 0,00 160,00 321,42 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 481,42 Tarjetas y Controles 0,00 329,72 197,88 162,62 205,78 77,10 66,84 66,84 137,10 1.243,88 Notaría y Documentos 0,00 173,60 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 173,60 Servicio de Limpieza 0,00 0,00 105,00 140,00 140,00 140,00 140,00 0,00 280,00 945,00 Artículos de Limpieza 0,00 0,00 123,30 0,00 76,91 0,00 0,00 0,00 0,00 200,21 G. Bancarios 0,00 0,00 19,00 2,00 1,00 1,66 1,66 1,66 3,32 30,30 Mantenimiento ascensores 0,00 0,00 0,00 0,00 247,00 247,00 319,80 247,00 494,00 1.554,80 Mantenimiento Bombas 0,00 0,00 0,00 0,00 108,00 0,00 0,00 0,00 0,00 108,00 Mantenimiento Cisterna 0,00 0,00 0,00 0,00 120,00 0,00 0,00 0,00 0,00 120,00 Mantenimiento Edificio 0,00 0,00 50,00 0,00 0,00 255,00 0,00 0,00 286,64 591,64 Inversiones Muebles 0,00 0,00 144,53 277,55 0,00 0,00 49,99 0,00 263,08 735,15 Otros 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 261,00 0,00 261,00

TOTAL EGRESOS 268,86 1.717,03 3.483,53 3.365,75 3.122,26 2.915,21 2.811,99 2.566,86 5.546,21 25.797,70

T.INGRESOS ‐ T. EGRESOS 574,14 504,33 1.111,38 1.910,84 1.931,78 2.032,31 3.343,02 3.297,94 2.482,09 2.482,09

143

6.4 ADQUISICIONES Y CONTRATOS

Para que la Administración pueda realizar las adquisiciones de bienes o servicios

que requiera el inmueble es imprescindible la autorización del Directorio o de la

Junta de Copropietarios, el procedimiento a seguir se encuentra en el Cuadro 5.

Proceso de Contratación de Servicios Complementarios, sin embargo uno de los

pasos más trascendentales es la revisión del presupuesto para contar con los

fondos necesarios, el Fondo de Ahorro Común servirá para casos de emergencia

y que no estén contemplados en el presupuesto mensual, por lo demás debe

necesariamente ajustarse al presupuesto.

7. MEDIDAS DE SEGURIDAD

El Administrador es responsable por el uso y tenencia de los activos fijos por lo

que deberá adoptar medidas de seguridad orientadas a lograr una administración

eficiente de los activos fijos que posea el inmueble constituido en condominio o

declarado en propiedad horizontal.

a) Ascensores, se instruirá al personal que pase todo el tiempo en el inmueble

sobre posibles inconvenientes como cortes de energía, variación de voltaje,

personas atrapadas. Generalmente el personal de vigilancia puede brindar un

gran apoyo en estas circunstancias y precautelar a las personas y los equipos.

144

b) Extintores, dar a conocer al personal que pase todo el tiempo en el inmueble

la localización y funcionamiento de extintores, llaves de emergencia, bombas

de agua, etc. que sea necesario utilizar en caso de una emergencia.

c) Bombas de agua, instruir al conserje o personal de limpieza el

funcionamiento para que en el caso de presentar anomalías se notifique a la

administración.

d) Instruir al personal de vigilancia o al conserje sobre todos los equipos que

tenga el inmueble y requieran de un accionar oportuno para evitar su daño,

puede ser: puertas automáticas, lectores de tarjetas, cámaras, etc.

7.1 MEDIDAS DE SALVAGUARDA DE ACTIVOS FIJOS

El Administrador puede además tomar otras acciones que precautelen los activos

fijos que posea el inmueble como:

• Inspecciones periódicas

• Contratación de Seguros (previa autorización del directorio)

• Cronograma y contratación de servicios de mantenimiento y Asistencia Técnica.

• Toma de inventarios físicos periódicos

• Cronograma y contratación de servicios de mantenimiento y Asistencia

técnica.

145

7.2 PROHIBICIONES

El encargado de la Administración está prohibido de:

a) Usar los bienes para beneficio particular o privado

b) Permitir el uso para beneficio particular o privado

c) Prestar o transferir los bienes sin autorización del directorio

d) Enajenar el bien por cuenta propia

e) Dañar o alterar sus características físicas o técnicas

f) Poner en riesgo el bien

h) Sacar bienes del inmueble sin conocimiento y autorización del directorio

8. MOROSIDAD Y SANCIONES POR NO PAGO DE LOS GASTOS

COMUNES

En el proyecto de Reglamento Interno es muy importante considerar políticas

para los pagos oportunos de las expensas por gastos comunes, así como las

sanciones que se aplicaran por impuntualidad en los mismos.

En el Reglamento General de la Ley General de Propiedad Horizontal, en su Art.

22 dice: “no exonera al copropietario de la obligación de pagar las expensas por

gastos comunes y contribuciones extraordinarias y, en caso de mora, los

respectivos intereses calculados a base de la tasa de interés activa vigente del

Banco Central del Ecuador por cada mes o fracción de mes decurrido sin

cancelación”.

146

Con esta referencia es importante considerar sanciones pecuniarias y no

pecuniarias para precautelar el cumplimiento de las obligaciones de los

copropietarios, siempre y cuando no se pase por alto otras leyes.

9. SERVICIO DE CALIDAD Y MEJORAMIENTO CONTINUO

9.1 SERVICIO AL CLIENTE

Son las herramientas y actividades que se utilizan para hacer que el cliente se sienta

satisfecho e importante en una organización, es muy importante ofrecer un excelente

servicio a los clientes de la administración que son cada uno de los copropietarios

que conforman el inmueble y los usuarios de él.

Para mejorar el servicio de la administración se pueden crear políticas y adoptar

estrategias para que los clientes tengan una experiencia agradable, por ejemplo:

Política: motivar a los copropietarios y usuarios para el cumplimiento puntual de las

cuotas ordinarias o extraordinarias.

Estrategia: otorgar una carita feliz a los copropietarios o usuarios que cancelen sus

cuotas los primeros cuatro días.

La Administración tiene varios clientes:

Clientes Internos: copropietarios, arrendatarios y personal de servicios.

Clientes Externos: usuarios, visitas y proveedores.

147

Es conveniente ofrecer un servicio de calidad a los clientes de la administración para

crear un clima de confianza y seguridad. Es conveniente además que los

copropietarios y arrendatarios conozcan las actividades de la administración, los

movimientos contables y los estados de las cuentas de forma periódica, esto afianza

la gestión de la administración.

El administrador debe tener una personalidad cortes, amable y con fluidez verbal

para una comunicación efectiva con sus clientes.

9.2 MEJORAMIENTO CONTINUO

La administración de la calidad total requiere de un proceso constante, que será llamado

Mejoramiento Continuo, donde la perfección nunca se logra pero siempre se busca,

Eduardo Deming (1996).

El Mejoramiento Continuo es un proceso que describe muy bien lo que es la esencia de

la calidad y refleja lo que las empresas necesitan hacer si quieren ser competitivas a lo

largo del tiempo.

9.2.1 IMPORTANCIA DEL MEJORAMIENTO CONTINUO

La importancia de esta técnica gerencial radica en que con su aplicación se puede

contribuir a mejorar las debilidades y afianzar las fortalezas de la organización.

A través del mejoramiento continuo se logra ser más productivos y competitivos en el

mercado al cual pertenece la organización, por otra parte las organizaciones deben

analizar los procesos utilizados, de manera tal que si existe algún inconveniente pueda

148

mejorarse o corregirse; como resultado de la aplicación de esta técnica puede ser que las

organizaciones crezcan dentro del mercado y hasta llegar a ser líderes.

9.2.2 VENTAJAS Y DESVENTAJAS DEL MEJORAMIENTO CONTINUO

Ventajas

1. Se concentra el esfuerzo en ámbitos organizativos y de procedimientos

puntuales.

2. Consiguen mejoras en un corto plazo y resultados visibles.

3. Incrementa la productividad y dirige a la organización hacia la competitividad, lo

cual es de vital importancia para las actuales organizaciones.

4. Contribuye a la adaptación de los procesos a los avances tecnológicos.

5. Permite eliminar procesos repetitivos.

Desventajas

1. Cuando el mejoramiento se concentra en un área específica de la organización, se

pierde la perspectiva de la interdependencia que existe entre todos los miembros

de la misma.

2. Requiere de un cambio en toda la organización, ya que para obtener el éxito es

necesaria la participación de todos los integrantes y a todo nivel.

3. Hay que hacer inversiones importantes.

El Administrador debe tener claro que sus clientes son los copropietarios y residentes del

Condominio y, los clientes son las personas más importantes en las organizaciones y por

lo tanto los empleados deben trabajar en función de satisfacer las necesidades y deseos

149

de éstos. Son parte fundamental del negocio, es decir, es la razón por la cual éste existe,

por lo tanto merecen el mejor trato y toda la atención necesaria.

El hecho de mejorar cada día el trabajo que se realiza debe estar en el pensamiento de

cada integrante de la organización y aplicado en cada proceso; el cliente juzga con su

satisfacción si el esfuerzo está bien dirigido.

9.2.3 EL PROCESO DE MEJORAMIENTO CONTINUO

La búsqueda de la excelencia comprende un proceso que consiste en aceptar un nuevo

reto cada día. Dicho proceso debe ser progresivo y continuo. Debe incorporar todas las

actividades que se realicen en la empresa a todos los niveles.

El proceso de mejoramiento es un medio eficaz para desarrollar cambios positivos que

van a permitir ahorrar dinero tanto para la empresa como para los clientes, ya que las

fallas de calidad cuestan dinero.

Asimismo este proceso implica la inversión en nuevas maquinaria y equipos de alta

tecnología más eficientes, el mejoramiento de la calidad del servicio a los clientes, el

aumento en los niveles de desempeño del recurso humano a través de la capacitación

continua, y la inversión en investigación y desarrollo que permita a la empresa estar al

día con las nuevas tecnologías.

9.2.4 ACTIVIDADES BÁSICAS DE MEJORAMIENTO

Existen diez actividades de mejoramiento que deberían formar parte de toda empresa,

sea grande o pequeña, Según Harrington (1987):

150

1. Obtener el compromiso de la alta dirección.

2. Establecer un consejo directivo de mejoramiento.

3. Conseguir la participación total de la administración.

4. Asegurar la participación en equipos de los empleados.

5. Conseguir la participación individual.

6. Establecer equipos de mejoramiento de los sistemas (equipos de control de los

procesos).

7. Desarrollar actividades con la participación de los proveedores.

8. Establecer actividades que aseguren la calidad de los sistemas.

9. Desarrollar e implantar planes de mejoramiento a corto plazo y una estrategia de

mejoramiento a largo plazo.

10. Establecer un sistema de reconocimientos.

El Administrador de un Condominio o inmueble declarado en propiedad horizontal

puede aplicar todos éstos conceptos en sus actividades diarias así como del personal

que ofrece servicios complementarios al Condominio, lo más importante del

mejoramiento continuo es practicarlo constantemente, convertirlo en un hábito.

151

5.5 EVALUACIÓN

La evaluación de dicho manual se la podría realizar cada año, con el fin de

verificar si existe algún cambio en cada de los procedimientos, las

normativas de los inmuebles declarados en propiedad horizontal, ante todo

se realizará una junta de condóminos para reconocer si existe alguna

novedad, solicitar sugerencias, cambios, etc.

152

CAPÍTULO VI

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

6.1 Conclusiones

Al finalizar el estudio previo sobre los procesos de la Administración del Condominio

Torres Olivier se llegan a las siguientes conclusiones:

No hay ningún documento, mecanismo o herramienta que sirva de instrucción u

orientación para el Administrador del Condominio Torres Olivier.

Los copropietarios y residentes necesitan tiempos cortos de respuesta en cuanto a

sus requerimientos, de una manera ágil sin descuidar cada uno de los procesos a

realizar en la Administración.

Cualquiera que sea el problema de un copropietario, primero debe realizarse un

diagnóstico para determinar sus causas y poder plantear las soluciones.

Finalmente, se determinó que los procedimientos diseñados brindarán

básicamente beneficios de un mejor control y servicio a los residentes y

copropietarios del Condominio que a la final son los clientes.

153

6.2 Recomendaciones

Tomando en cuenta lo descrito en las conclusiones se precisan las

siguientes recomendaciones:

Por consiguiente, es necesario generar una propuesta sobre el diseño

del Manual Administrativo – Financiero para la Administración del

Condominio Torres Olivier, ya que se pueden estandarizar sus

procesos y operatividades correspondientes.

Con la aplicación del mencionado manual el Administrador puede

orientarse y ejecutar de manera secuencial y ordenada tales

procedimientos y responder con eficiencia y prontitud en cualquier

conflicto que se le presente.

Actualizar periódicamente el contenido del manual para mayor

efectividad, con el propósito de establecer correctivos pertinentes

para su mejor aplicación.

Fomentar la importancia de las actividades de la Administración y de

la utilidad que ofrece el manual en el desarrollo de sus actividades.

154

ANEXOS ANEXO 1

CUESTIONARIO DE ENCUESTA CONDOMINIO TORRES OLIVIER

ANEXO 2

ACTA DE ELECCIÓN Y NOMBRAMIENTO DE LA ADMINISTRACIÓN

DEL CONDOMIINIO TORRES OLIVIER

ANEXO 3

PROYECTO DE REGLAMENTO INTERNO CONDOMINIO TORRES

OLIVIER

ANEXO 4

R.U.C. TORRES OLIVIER

ANEXO 5

REQUISITOS PARA RECLUTAMIENTO DE PERSONAL DE

LIMPIEZA CONDOMINIO TORRES OLIVIER

ANEXO 6

CONTRATO DE TRABAJO POR TIEMPO FIJO

ANEXO 7

SOLICITUD DE INFORMES

155

ANEXO 1

CONDOMINIO “TORRES OLIVIER” OBJETIVO: Obtener información para elaborar un manual administrativo - financiero, que encamine una gestión eficiente de los recursos del Condominio por parte de la Administración. DATOS INFORMATIVOS NOMBRES Y APELLIDOS:…………………..…… …………………………. COPROPIETARIO DE: Dpto … Local OCUPACIÓN o PROFESIÓN:………………..……………….……………… Instrucciones para llenar el Cuestionario: - Por favor lea detenidamente las preguntas - Tome su tiempo para responder - Contéstelas real y objetivamente. - Marque con un visto en su selección - Escriba con letra clara y de imprenta.

CUESTIONARIO 1. Ha vivido antes en Condominios declarados en Propiedad Horizontal?

- Si - No

Conoce que existe una normatividad para este tipo se inmuebles?

Cual(es), normas :

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

………………………………………………………

2. Conoce cuáles son los beneficios de ser propietario de un inmueble declarado en propiedad horizontal?

- Si - No

Detalle algunos: ……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………

3. Conoce cuáles son las obligaciones por ser propietarios de un inmueble

declarado en propiedad horizontal? - Si - No

156

Detalle algunos: ……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………

……………………………………………………………………………………

…………………

4. Ha sido alguna vez Administrador de una propiedad horizontal?

- Si

- No

Si su respuesta es sí, proponga algunas actividades para mejorar la Administración.

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

………………………………………………………

5. Cree Usted que la Administración de una propiedad horizontal debería contar con un manual de :

Procedimientos Políticas Estrategias Normas Financiero

Sugiera Otros: ……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………

6. Cree que la Administración debe estar a cargo de un profesional en el área?

- Si - No

Por qué: ……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

157

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………..

7. Conoce empresas que ofrezcan el servicio de Administración de Condominios?

- Si - No

Cual(es)? ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………...

8. Aceptaría asumir las funciones y responsabilidades de Administrador de su Condominio?

Sin remuneración

Con remuneración

Conoce Ud. las funciones y responsabilidades del Administrador de un Condominio? detalle alguno:

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

………………………..………………………………………………………….

9. Preferiría contratar servicios externos de administración de Condominios? - Si - No

Sugiera por qué? ……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………..

10. Sugiera varias actividades que le gustaría que el Administrador del

condominio realizara, para apoyar y facilitar su estadía en el condominio

158

Act. Financieras:

……………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………

Act. Administrativas:

……………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………

11. Usted en el condominio es:

Copropietario Arrendatario Otros

Cual? ……………………………………………………

GRACIAS POR SU COLABORACIÓN

159

ANEXO 2

Quito, 10 de enero del 2010

ACTA DE ELECCIÓN Y NOMBRAMIENTO DE LA ADMINISTRADORA DEL CONDOMINIO

“TORRES OLIVIER”

En reunión general de la asamblea de condóminos del Conjunto Habitacional “Torres Olivier”, realizada el día sábado, 9 de enero, a las 16h40, en las instalaciones del Conjunto, previa notificación a todos los actuales copropietarios, se nombró como Administradora a la Sra. Silvia Vargas, por unanimidad de los asistentes.

La administradora, es residente del Conjunto y estará en funciones por un año, encargada de realizar todas las actividades y funciones que por derecho y obligación le asisten por su cargo.

La Administradora contará con la representación legal de todos los condóminos.

Los copropietarios firmantes (hoja adjunta para la verificación de firmas) aprueban y dan fe de este nombramiento.

Pamela Osejos Departamento B-72 C.I. 171645463-0 Alexandra Naranjo Departamento B-44 C.I. 171106289-1 Mónica Rodríguez Departamento B-34 C.I. 170521149-6 Juan Mosquera Departamento A-73 C.I. 170832126-8 Helena Proaño Departamento B-21 C.I. 170157133-1 Hernán Alfonso Villegas Parreño Local 2 y 3 C.I. 170563067-9

Emiro Durán Q. en representación Local 5 de Sr. Jacinto Donoso

C.I.817047787-4

160

David Fonseca Departamento A-63 C.I. 170852524-9 Jaime Lozada Departamento B-62 C.I.050061151-2 Gladys Salas Departamento B-33 C.I. 170203483-4 Pamela García en representación De Martha Leinez Departamento B-32 C.I. 172294717-1

161

ANEXO 3

Condominio

Torres Olivier

REGLAMENTO INTERNO PARA LA ADMINISTRACIÓN

Capítulo I

Principios Generales

Art.1.- Objeto.- El presente Reglamento Interno tiene por objeto establecer los principios y normas que deben regir la administración, uso, conservación, reparación, mantenimiento y seguridad del Conjunto Habitacional Torres Olivier.

Art. 2.- Obligatoriedad de este Reglamento Interno y responsabilidad por incumplimiento.- Las normas reglamentarias aquí establecidas son de obligatorio cumplimiento para todos los propietarios, arrendatarios o usufructuarios del CONJUNTO HABITACIONAL TORRES OLIVIER, así como para los cesionarios, acreedores anticréticos y, en general, a cualquier persona que ejerza sobre estos bienes cualquiera de los derechos reales, quedando sujetos a las disposiciones de la Ley de Propiedad Horizontal, este Reglamento en lo concerniente a sus derechos y obligaciones.

Los copropietarios y ocupantes, a cualquier título, serán responsables solidarios de los daños ocasionados por la violación o el incumplimiento de los establecido en la Ley de Propiedad Horizontal, en el Reglamento General y en este Reglamento Interno.

Capítulo II

De los Bienes Comunes y Exclusivos

Art. 3.- Ubicación y Composición del Conjunto Habitacional.-

(a) Ubicación. El CONJUNTO HABITACIONAL TORRES OLIVIER, se levanta en un lote de terreno de 1,523m² ubicado en la Parroquia Llano Chico, comprendido dentro de los siguientes linderos generales: por el norte, PROPIEDAD PARTICULAR con 49mts, por el sur, con CALLE DE LAS FRUTILLAS, con 54.25 mts, por el este, AV. ELOY ALFARO, con 28.77mts, y

162

Oeste, con PROPIEDAD PARTICULAR, con 30.71mts., y es destinado exclusivamente para la vivienda.

(b) Composición. El CONJUNTO HABITACIONAL TORRES OLIVIER consta de lo siguiente: 2 Torres, 50 DEPARTAMENTOS, 5 LOCALES, 5 OFICINAS, 50 BODEGAS Y 64 UNIDADES DE ESTACIONAMIENTO de los cuales 8 son de visitas distribuidos en 2 subsuelos.

Art. 4.-Los bienes comunes.- Se reputan bienes comunes de dominio inalienable e indivisible a los que permiten a todos y cada uno de los copropietarios el uso y goce de su departamento, local comercial u oficina, tales como el terreno sobre el cual se ha constando el inmueble, las acometidas centrales de los servicios de agua potable, alcantarillado, energía eléctrica y teléfonos, las áreas verdes, vías de acceso y espacios comunales y, en general todos aquellos que consten como tales en el Artículo Tercero de la Ley de Propiedad Horizontal y singularmente los siguientes:

a. El terreno de 1,523m² sobre el cual está construido el Conjunto Habitacional y sus anexos.

b. Los cimientos y estructura del Conjunto, soportes, columnas, losas, vigas, muros exteriores y tabiques que separen las distintas unidades de propiedad privada: la parte correspondiente a las paredes medianeras con los predios colindantes;

c. Las entradas al Conjunto las escaleras comunes del Conjunto, y las zonas de circulación en la planta baja,

d. Los espacios ocupados por las instalaciones generales del Conjunto como son los ductos para tuberías de agua y desagüe, para red eléctrica, para ventilación, y jardines;

e. Las acometidas de agua potable, energía eléctrica, cable y teléfonos;

f. Las instalaciones del Conjunto como son: las bombas de los sistemas de provisión de agua; la red eléctrica troncal, inclusive los circuitos de iluminación de los espacios comunes; las instalaciones y circuitos de los 2 ascensores;

g. Red externa de desagües;

h. Todas las fachadas del Conjunto en todas sus partes, inclusive aquellas que quedan en los balcones de los departamentos;

163

i. La acometida principal de agua potable. El valor del consumo de este servicio debe ser prorrateado entre los copropietarios en proporción a su alícuota. Sí en lo posterior se instalaren medidores independientes se cancelará de acuerdo a la lectura de cada uno de estos;

j. Cerramientos perimetrales;

k. Tableros de medidor, los niveles de los estacionamientos, ductos de instalaciones, escaleras interiores, 2 cuartos de máquinas de ascensores, cisterna y cuarto de bombas en el subsuelo 2;

l. Una sala comunal, un departamento de conserjería, garita de guardianía, cuarto de acometida de teléfono, un cuarto de basura ubicado en el subsuelo 1, 2 cuartos de medidores ubicados en el subsuelo 2, una bodega para la basura ubicado bajo la rampa de acceso a la Torre B, 2 terrazas comunales, puerta de acceso peatonal y puerta de acceso vehicular con sus respectivos lectores, 2 jardines comunales, 1 terraza sobre el local 1, 1 terraza sobre la oficina 5;

m. Todos los espacios exteriores jardines, patios, escaleras, rampa vehicular, y demás espacios exteriores no cubiertos que se encuentran asentados directamente sobre el suelo;

n. Puertas cortafuegos, extintores de fuego ubicados en cada piso de las 2 torres y en los subsuelos

Art. 5.- Derechos inseparables de los bienes comunes.- Los derechos que corresponden a cada copropietarios sobre las áreas y bienes comunes, según la alícuota señalada, son inseparables de sus derechos de dominio, uso y goce de la respectiva unidad de propiedad privada. En consecuencia la enajenación de la propiedad o la constitución de derechos reales sobre la misma implicarán respectivamente la enajenación o la constitución de derechos reales sobre la cuota correspondiente en el área y bienes de propiedad común.

Art. 6.- Los derechos del usuario, la reparación; modificación y prohibiciones para copropietarios y usuarios de los bienes comunes.- Los bienes comunes se usaran de conformidad con lo que determina la Ley de Propiedad Horizontal y su Reglamento (Art. 6 y 2 respectivamente), con las disposiciones de este Reglamento y con las que dicte la Asamblea de Copropietarios en reglamentos especiales para la administración, conservación y mejoramiento de los bienes, tomando en consideración el fin y la naturaleza para el cual fue construido condominio.

164

Art. 7.- Bienes exclusivos.- Cada condómino del CONJUNTO HABITACIONAL TORRES OLIVIER es dueño exclusivo del departamento, oficina o local, estacionamiento y terraza que se encuentran delimitados en los planos de propiedad horizontal, susceptibles de aprovechamiento independiente, con los elementos y accesorios que se encuentran en ellos y aquellos no declarados como bienes comunes, tales como: puertas interiores, servicios sanitarios, armarios, como las instalaciones de agua, desagües, energía y teléfono, desde la acometida a las instalaciones propias de su bien. Del mismo modo, le pertenece la mitad del espesor de las paredes medianeras.

Para introducir modificaciones en los bienes exclusivos es necesario que la obra proyectada no comprometa la estructura resistente, la seguridad, solidez o salubridad de las Torres del CONJUNTO, y además que cuente con la autorización de los copropietarios asistentes a la Asamblea de Copropietarios en que se trate y apruebe dicha solicitud y además se encuentre en conformidad con los previsto en la Ley de Propiedad Horizontal, el Reglamento General a la Ley y este reglamento.

Capítulo III

De las Alícuotas de Copropiedad

Art. 8.- Las alícuotas.- Los distintos departamentos para vivienda, oficinas, locales comerciales, estacionamientos, bodegas que forman parte del CONJUNTO HABITACIONES TORRES OLIVIER, constituyen unidades de propiedad privada. La forma de cada una de estas unidades, en cuanto a su delimitación perimetral es la que consta en los planos del CONDOMINIO aprobados por el I. Municipio de Quito y la superficie de cada una de las unidades de propiedad privada está determinada en el “Cuadro de Áreas y Alícuotas” que consta en el respectivo título de propiedad.

Las alícuotas establecidas en el “Cuadro de Áreas Alícuotas” y asignadas a cada unidad de propiedad privada son el índice o la medida porcentual de los derechos y de las obligaciones de cada copropietario del CONJUNTO HABITACIONAL TORRES OLIVIER respecto a los bienes y servicios comunes.

Capítulo IV Derechos

Art. 9.- Derechos de los copropietarios

a. Usar y disponer de sus respectivas unidades de propiedad como dueño de las mismas, siempre que no se produzcan perjuicios en contra de los copropietarios ni se contradigan las limitaciones y obligaciones constantes en la Ley de

165

Propiedad Horizontal, en el Reglamento General, el presente Reglamento, Ordenanzas Municipales y demás normas dictadas;

b. Realizar las mejoras que estime convenientes en su departamento, con las limitaciones respectivas, es decir sin afectar a su vecino y conforme a los requisitos establecidos en la Ley de Propiedad Horizontal, en el Reglamento General, el presente Reglamento, Ordenanzas /municipales y demás normas dictadas por la Asamblea de Copropietarios;

c. Enajenar su propiedad libremente, siempre que para la transferencia de dominio cumplan con las disposiciones de la Ley y con las establecidas por el Reglamento;

d. Arrendar o ceder su uso a terceros, al título que fuere, pueden igualmente gravarlos, o construir derechos reales sobre los mismos, quedando en cualquier caso como responsable por sus obligaciones como copropietarios;

e. Usar sin estorbo, los bienes y servicios comunes, tales como: energía eléctrica, agua potable, seguridad y otros, de conformidad con lo dispuesto en este Reglamento;

f. Poner en conocimiento del Administrador, y de la Asamblea de Copropietarios si fuere él caso, cualquier anomalía que infrinja las disposiciones de este Reglamento y exigir que estas sean corregidas;

g. Solicitar al Administrador se les permita el acceso a los lugares de control y manejo de las instalaciones eléctricas, telefónicas, de agua potable y otras, cuando ello fuere necesario para reparar o hacer algún trabajo en las instalaciones del local que les pertenece y ocupan; para estos casos el copropietario conjuntamente con el administrador deberá constatar, los daños de las instalaciones pero el administrador solicitará la intervención del personal calificado y bajo su responsabilidad realizar los cambios o reparaciones que se hayan detectado;

h. Concurrir personalmente o por representación , con voz y voto, a las Asambleas de Copropietarios;

i. Ejercer su derecho de copropiedad sobre los bienes comunes del inmueble y usar de ellos en la forma y con las limitaciones legales y reglamentarias establecidas.

166

Art. 10.- De los derechos de uso de los servicios comunales.- Para que los copropietarios o usuarios tengan derecho a recibir y usar los servicios comunes, deberán estar al día en el pago de las expensas comunes, cuotas del conjunto y no tener antecedente de mala conducta dentro del CONJUNTO.

Capítulo V

Obligaciones

Art. 11.- Son obligaciones de los propietarios o usuarios.-

a. Cumplir las disposiciones legales y reglamentarias que norman el régimen de propiedad horizontal; acatar las resoluciones y/o disposiciones de la Asamblea de Copropietarios y de los órganos de administración;

b. Desempeñar los cargos y comisiones que les sean asignados por los órganos competentes de la administración;

c. Concurrir a las sesiones convocadas para las Asambleas de Copropietarios. En caso de no poder asistir delegar a otra persona con carta poder para que los represente con voz y voto;

d. Pagar oportunamente, en la medida de su respectiva alícuota, las cuotas ordinarias y extraordinarias resueltas por la Asamblea de Copropietarios;

e. Efectuar la contribución para los gastos comunes ordinarios, dentro de los cinco últimos días de cada mes y hasta nueva resolución se cancelará a mes vencido. En caso de incumplimiento quedará sujeto a las sanciones dispuestas en este Reglamento Interno. Ningún copropietario podrá negarse al pago de la contribución para los gastos comunes o contribuciones extraordinarias aduciendo que no ocupan o utiliza su departamento, o que no hace uso de los bienes comunes, ni aún renunciando a la copropiedad parcial o total de los bienes comunes o renunciando al uso de los servicios comunes: caso de incumplir estará sujeto a las sanciones de ley y las determinadas en este Reglamento;

f. Notificar por escrito al administrador, en el caso de que los copropietarios o usuarios se ausenten con todos los miembros de su familia por más de 15 días consecutivos del departamento, el nombre de la persona, dirección y teléfono que queda encargada de su propiedad para que en caso de emergencia se pueda obtener las llaves del bien para evitar de esta manera problemas que puedan producirse por efectos de no tener acceso al inmueble;

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g. Efectuar las reparaciones necesarias a la conservación, mantenimiento y mejora de cada uno de sus oficinas o locales, departamentos, haciéndose responsables de los daños que por su culpa se hayan causado o se causen a los bienes comunes o a otro bien exclusivo;

h. Permitir el ingreso a su bien exclusivo a las personas encargadas de proyectar, inspeccionar o realizar trabajos de interés común que afecten a bienes comunes o a bienes exclusivos vecinos;

i. Mantener el inmueble en las mejores condiciones de higiene, limpieza, conservación y seguridad;

j. Por el tiempo que no haya conserje cada condómino deberá sacar su basura en fundas apropiadas y cerradas en los horarios de recolección Municipal, el cuarto de basura temporalmente será la bodega ubicada bajo la rampa de acceso a la Torre B;

k. Las puertas de vidrio de acceso principal a cada Torre permanecerán siempre cerradas con seguro;

l. En el caso de que los inmuebles de su propiedad vayan a ser arrendados, comprometerse para que los arrendatarios que lo habiten sean de comprobada honorabilidad. El propietario del inmueble deberá entregar por escrito información sobre el contrato de arrendamiento al Administrador, en el que debe constar el compromiso del arrendatario a acatar lo dispuesto en este Reglamento Interno de Copropiedad;

m. Señalar domicilio para las notificaciones que por cualquier causa debe hacerle la persona que ejerza la administración. Caso de incumplimiento de esta obligación las notificaciones se harán en su propiedad en el CONJUNTO HABITACIONAL;

n. En el caso de producirse daños en los bienes comunes y exclusivos por culpa o dolo de algún copropietario, arrendatario, usufructuario, invitados o empresas contratadas por el copropietario, los gastos de reparación y mantenimiento serán de exclusiva responsabilidad del copropietario;

o. Todos los copropietarios y arrendatarios deberán tomar las debidas precauciones para evitar que en sus mudanzas se rayen o dañen las propiedades del Condominio como ascensores, paredes, puertas y ventanas, etc.;

p. Los copropietarios de locales y oficinas deberán comunicar a la Administración el destino comercial de cada uno de ellos, se debe evitar la competencia directa

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entre los condóminos de los locales y oficinas. La actividad comercial de los locales y oficinas no deberá afectar el bienestar del CONJUNTO HABITACIONAL TORRES OLIVIER y de los condóminos;

q. Las demás constantes y establecidas en la Ley de Propiedad Horizontal en el Reglamento General, y otros que la Asamblea de Copropietarios podrá establecer.

Capítulo VI

Prohibiciones

Art. 12.- Prohibiciones.- Para garantizar la buena conservación del Edificio y procurar que los copropietarios y ocupantes de los diversos departamentos pueden disfrutar plenamente de los mismos y usar sin estorbo de los bienes y servicios, está prohibido a los copropietarios los siguientes:

a. Efectuar sobre sus bienes exclusivos cambios y obras que de cualquier manera afecten a los bienes comunes; modificar el aspecto de la fachada, sean las paredes exteriores, en ventanas, balcones o terrazas, pintar y modificar el color de las fachadas, sin cumplir con los requisitos establecidos en la Ley de Propiedad Horizontal el Reglamento General y el Reglamento Interno.

b. Realizar cualquier obra o trabajo que implique molestias a los demás condóminos fuera del horario comprendido entre las 9h00 y 17h00. De incumplirse este horario, el Administrador podrá tomar medidas para suspender los trabajos.

c. Destinar el bien, oficina o local comercial a un objeto distinto para el que fue construido o usarlos con fines ilícitos, o destinarlos a actividades prohibidas por la ley, contraria o atentarías a las buenas costumbres y a la moral en general o, cuando afecten al aseo o salubridad del condominio o a la seguridad y buena conservación del CONJUNTO.

d. Destinar los locales y oficinas para actividades comerciales iguales o similares a los ya existentes en el CONJUNTO, hacer competencia directa entre locales y oficinas.

e. Usar los inmuebles, como discotecas, fábricas, laboratorios, talleres, etc. que por su función produzcan ruidos y olores molestos que afecten el nivel de vida de los condóminos, a su tranquilidad y la de los vecinos moradores del sector;

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f. Hacer uso abusivo de los bienes comunes o contrario a su destino natural u obstaculizar de alguna manera las entradas y demás lugares de común uso de los demás y que den mal aspecto a la fachada o frentes del CONJUNTO.

g. Instalar máquinas, altavoces, amplificadores de sonidos u otros accesorios de igual finalidad, que molesten la paz y tranquilidad de los vecinos, que causen ruidos, produzcan vibraciones, interfieran o distorsionen las ondas radiales y de televisión o alteren el flujo de la corriente eléctrica.

h. Colocar definitiva o provisionalmente avisos o anuncios sea de la clase que fueren, en cualquier lugar de los espacios comunes y de las fachadas; fijar o pintar rótulos o nombres o pegar calcomanías o papeles.

i. Colgar ropa, alfombra, zapatos, tinas, alambres, cables, etc. en las ventanas de los departamentos; sacudir polvo desde las ventanas; limpiar objetos golpeándolos contra las paredes exteriores de los departamentos.

j. Echar basura en cualquier sitio, y fuera de los lugares expresamente destinados para el efecto, en fundas de basura herméticamente cerradas.

k. Mantener en áreas de uso común, todo tipo de mascotas.

l. Almacenar sustancias explosivas, tóxicas, insalubres, malolientes o de prohibida tenencia.

m. Dar en venta o arriendo su departamento, oficina o local, a persona alguna sin previa comunicación escrita enviada a la administración del CONJUNTO, a tenor de lo dispuesto en el literal f) del artículo 18 del Reglamento General. La Administración por tanto, será responsable ante la Asamblea General ante el Directorio de CONJUNTO de comunicas los arriendos y ventas que se efectúen por los copropietarios.

n. Colocar divisiones o cerramiento, con paredes, rejas, tabiques o cualquier elemento vertical, en los estacionamientos de los subsuelos ó utilizar los mismos como sitios de reparación o lavado de vehículos, motos, etc.

o. Obstruir el libre paso o acceso en puertas de entrada, pasillos u otros sitios de circulación peatonal, estacionar vehículos en mala posición y en lugares determinados expresamente para circulación vehicular o peatonal.

p. Utilizar el estacionamiento de vehículos en lugares que no son de su propiedad, salvo autorización expresa de los propietarios del estacionamiento, mediante nota

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escrita que debe ser presentada a la Administración antes del ingreso al CONJUNTO.

q. Utilizar los parqueaderos de VISITAS por más de seis horas y más de dos vehículos al mismo tiempo, excepto en el caso de fiestas o reuniones que se realicen exclusivamente en la Sala Comunal; en el caso de superar las seis horas el copropietario responsable de la visita cancelará a la Administración el valor de $1,00 por hora o fracción por cada vehículo.

r. Usar habitualmente como lugares de reunión espacios comunes de modo que se hagan bulliciosos o incómodos o que se deterioren por el uso para el que no están construidos como es el caso de jardines y estacionamientos, como fumar, tomar bebidas alcohólicas y otros.

s. Usar los sitios comunes, tales como: los jardines, terrazas y estacionamientos para realizar ventas, negocios, almacenamiento u otras no autorizadas por el Reglamento Interno o por la Asamblea de Copropietarios.

t. Sacar a sus mascotas a las áreas comunes tales como: veredas, jardines, terrazas, estacionamientos para que realicen sus necesidades biológicas. Las mascotas que posean deben ser de razas pequeñas recomendadas para departamentos y de existir algún inconveniente por incumplimientos o molestias a los copropietarios y vecinos se denunciará a las autoridades correspondientes.

u. Oponerse a la entrada a sus departamentos de vivienda, oficinas o locales comerciales, de la persona que ejerza la Administración, obreros o técnicos designados por ella para el control de funcionamiento o reparación de los daños existentes en los bienes comunes.

v. Utilizar energía eléctrica comunal en los departamentos, oficinas o locales o para trabajos y arreglos particulares, en caso que así fuera el copropietario cancelará a la administración el valor de $20.

w. Dar mal uso a los bienes y servicios comunes como las entradas al CONJUNTO, ingresar peatonalmente por el estacionamiento, golpear agresivamente las puertas, dejar sin seguro las puertas de ingreso a cada Torre.

x. Está prohibido construir nuevos pisos, departamentos o locales comerciales, o hacer construcciones de cualquier índole, excavaciones o ejecutar obras de cualquier clase, si las mismas contravienen lo dispuesto en la Ley de Propiedad Horizontal, el Reglamento General y el reglamento interno que se dicte para

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cada inmueble. Las obras permitidas requerirán el consentimiento de los copropietarios.26

y. Está prohibido que los condóminos, arrendatarios y en general realicen fiestas o reuniones que ocasionen bulla y escándalo a cualquier hora del día y la noche, el lugar apropiado será la Sala Comunal del CONJUNTO. En el caso de infringir la Administración podrá tomar las acciones que requiera para terminar con el bullicio.

z. Actos en general que sean contrarios a la Ley de Propiedad Horizontal, al Reglamento General, al Reglamento Interno, a las disposiciones de la Asamblea de Copropietarios y de los órganos de administración del CONJUNTO.

Capítulo VII

De las Sanciones

Art. 13.- Los copropietarios, en razón del derecho de uso del departamento de vivienda u otorgado a sus arrendatarios y/o comodatarios, emanado del respectivo contrato, en caso de incumplimiento de uno o más de los actos prohibidos, serán sancionados de conformidad con la Ley de Propiedad Horizontal, el Reglamento General y el presente Reglamento Interno, sin perjuicio del pago de las reparaciones e indemnizaciones a que hubiere lugar.

Art. 14.- Sanciones por incumplimiento de prohibiciones.- Los copropietarios, en razón del derecho de uso del departamento de vivienda u otorgado a sus arrendatarios y/o comodatarios, emanado del respectivo contrato, en caso de incumplimiento de uno o más de los actos prohibidos, podrán ser sancionados con una o varias de las siguientes multas:

a. Una vez comprobado cualquiera de los incumplimientos, y por primera ocasión la Administración llamará la atención verbalmente al infractor.

b. En caso de reincidir en la falta, la Administración llamará la atención con un comunicado y se impedirá el uso de los bienes comunales específicamente se bloquearan las tarjetas de acceso peatonal y los controles de acceso vehicular.

c. En el caso de la tercera reincidencia la administración impondrá una multa del 50% de un salario mínimo unificado vigente y tomará las medidas que la administración considere necesarias para impedir se continúe infringiendo el

26 REGLAMENTO GENERAL DE LA LEY DE PROPIEDAD HORIZONTAL, DECRETO EJECUTIVO No. 1229

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reglamento. Estas medidas pueden incluir solicitar la intervención de las autoridades.

d. Las sanciones anteriores no excluyen que el infractor sea también sancionado de conformidad con la Ley de Propiedad, el Reglamento General y el presente Reglamento Interno, sin perjuicio del pago de las reparaciones e indemnizaciones a que hubiere lugar.

Art. 15.- Sanciones por no pago de cuotas comunales.- Se establece dos tipos de sanciones por no pago:

(a) Sanciones pecuniarias y,

(b) Sanciones comunales:

a) Sanciones pecuniarias.- El condómino deberá pagar su cuota ordinaria dentro de los cinco primeros días de cada mes. A partir del primes mes, el condómino será notificado del atraso y será sancionado con la tasa de interés por mora, equivalente a la tasa activa referencial del Banco Central del Ecuador, por cada mes que se encuentre en mora, como lo dispone el Art. 19 del Reglamento General.

Esta sanción regirá por el año de aprobación del presente Reglamento. Para años subsiguientes los valores se revisarán junto con el presupuesto anual del CONJUNTO.

b) Sanciones no pecuniarias.- Sin perjuicio de las multas ordinarias y sanciones pecuniarias, los condóminos que se atrasen en los pagos de las cuotas ordinarias o cuotas extraordinarias, a partir de los primeros 30 días, estarán sujetos a las siguientes “sanciones comunales”:

• No podrá ser beneficiario de certificados o autorizaciones que requiera por parte de la Junta de Condóminos y de la Administración.

• No podrá ejercer su derecho al voto en la asamblea, conforme se determina en el Art.39 del Reglamento General.

• No podrá ser beneficiario de los bienes comunales específicamente se bloquearan las tarjetas de acceso peatonal y los controles de acceso vehicular.

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• En caso de estar en mora por más de 45 días, el administrador además publicará los nombres y apellidos de las personas morosas en lugares visibles del edificio.

Art. 16.- Notificación de sanciones.- El valor de las multas aplicadas notificadas por el administrados al condómino en mora deberá cancelarse en el siguiente pago de la cuota comunal.

Capítulo VIII

Del Presupuesto del Edificio

Art. 17.- Presupuesto ordinario.-En el condominio regirá un presupuesto anual para mantenimiento, conservación, seguridad y demás gastos de administración de los bienes y servicios comunes del inmueble. El presupuesto se elaborará y manejará tomando en consideración lo siguiente:

a. Detalle de ingresos comunales, por cuotas ordinarias o extraordinarias. Se presentará la programación mensual de estos rubros conforme a un cronograma de los trabajos a realizarse.

b. El déficit o el superávit del ejercicio anterior.

c. Tendrá vigencia por un año presupuestario de enero a diciembre de cada año.

d. En la sesión de la Asamblea de Copropietarios ordinaria de la tercera semana de enero, se presentará la liquidación del presupuesto de los 12 meses anteriores por ende se conocerá su déficit o superávit. En la misma sesión, se presentará el nuevo presupuesto para los siguientes 12 meses.

e. El borrador del presupuesto por aprobarse y su correspondiente cronograma de trabajos será presentado junto con la convocatoria para la Asamblea.

Art. 18.- Ingresos comunales ordinario.- Los ingresos comunales provienen de las cuotas comunales correspondientes a las alícuotas presentadas en el Capítulo III, necesaria para mantener un equilibrio presupuestario anua; y de, los ingresos.

Estos ingresos son indispensables y necesarios para la administración, conservación reparación y seguridad de los bienes comunes e incluyen: gastos de administración, pago de servicios de seguridad, energía eléctrica para las áreas y bienes comunes, agua potable, mantenimiento de ascensores, limpieza de las áreas comunes, mantenimiento de jardines, mantenimiento de equipos, útiles de limpieza, reparaciones ordinarias del inmueble.

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Todos estos rubros y otros que se presupuesten deberán ser presentados y justificados por el Administrador en un cronograma que contemple el mes y el monto de su ejecución. Para los valores superiores a $200 y aquellos que la Asamblea o el Presidente soliciten, se presentarán por lo menos dos cotizaciones.

Art. 19.- Déficit presupuestario.- Cuando el presupuesto acordado por la Asamblea de Copropietarios, resulte insuficiente para satisfacer los gastos de administración mantenimiento y mejora de los bienes comunes, se convocará a una Asamblea Extraordinaria en las se acordarán los ajustes requeridos.

Capítulo IX

Gobierno, Administración Representación Legal

Art. 25.- De la Asamblea de Copropietarios.- La Asamblea de Copropietarios del CONJUNTO HABITACIONAL TORRES OLIVIER es la autoridad máxima que, de acuerdo con el Régimen de Propiedad Horizontal, regula la administración y conservación del CONJUNTO.

Art. 26.- De las resoluciones de la Asamblea.- Las resoluciones de la Asamblea de Copropietarios son de cumplimiento obligatoria para todos los copropietarios aún a los que no hubieren concurrido a la reunión en las se hubiere tomado determinada resolución o quienes hubiesen votado en contra.

Art. 27.- Derecho al voto.- Ningún copropietario podrá ser privado de su derecho de asistir a la Asamblea. Cada propietario tendrá votos en proporción a sus respectivas alícuotas.

En ausencia, los copropietarios pueden participar por medio de un representante.

El retraso en el pago de las alícuotas por 1 mes, priva a un Copropietario de este derecho al voto, hasta cuando esté al día en el pago de las mismas. El Administrador dará fe del estado de pagos de las contribuciones comunales. Los votos de los copropietarios podrán ser anulados en caso de comprobarse que están en mora en el pago de las alícuotas.

El hecho de ocupar un departamento, a título de inquilino o a cualquier otro título que no sea el de propiedad no confiere derecho alguno al ocupante para participar la Asamblea de Copropietarios, a menos que tuviere la representación escrita de un propietario.

Art. 28. Sesiones.- La Asamblea de Copropietarios tendrá sesiones ordinarias y extraordinarias.

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Art. 29. Sesiones ordinarias.- La Asamblea de Copropietarios se reunirá ordinariamente, una vez al año, en la tercera semana del mes de enero.

Art. 30. Sesiones extraordinarias.- La Asamblea de Copropietarios se reunirá extraordinariamente cuando fuere convocada, para tratar asunto especiales, conforme se determina en este Reglamento, señalados en la convocatoria respectiva.

Art. 31. Convocatorias.- Las convocatorias a Asamblea General se realizarán por escrito, con ocho días de anticipación a la fecha señalada para la Asamblea, en la que constará el lugar, la fecha, la hora y los asuntos a tratarse en la sesión. Las convocatorias se enviarán por e-mail, se dejarán en los departamentos, oficinas, locales y se colocarán en lugares visibles comunales.

Art. 32.- Asamblea Universal.- La Asamblea podrá reunirse sin necesidad de convocatoria en cualquier momento y lugar, siempre que concurran a ella todos los Copropietarios, en cuyo caso se tratará de una Asamblea Universal.

Art. 33.- Quórum.- El quórum para las reuniones de la Asamblea General, en primera convocatoria, estará integrado por la concurrencia de un número de copropietarios con derecho a voto, que represente más del 50% de las alícuotas de propiedad del inmueble constituido en condominio o declarado en propiedad horizontal. En segunda convocatoria, el quórum quedará establecido con el número de copropietarios con derecho a voto, que se encuentren presentes.

No podrá modificarse en segunda convocatoria, el orden del día establecido para la primera.

Art. 34.Conformación del Directorio.- El Directorio del CONJUNTO, estará integrado por una Presidente y cuatro vocales, nombrados por la Asamblea General, durarán un año es el ejercicio de sus cargos y podrán ser reelegidos indefinidamente.

Para ser Presidente se requiere tener la calidad de copropietario del CONJUNTO.

Para ser miembro del Directorio se requiere tener la calidad de copropietario del CONJUNTO, o disponer de un poder legal, que le confiera el copropietario.

El Directorio se reunirá en sesión ordinaria, una vez por mes, o en sesiones extraordinarias, cuando el caso lo amerite, las cuales serán convocadas por el Presidente.

Art. 35. Aprobación de actas.- Las actas de la Asamblea General serán aprobadas en la misma sesión únicamente con las firmas autógrafas del Presidente y del Secretario. El Administrador llevará bajo su responsabilidad, el Libro de Actas en originales.

Las actas de las reuniones del Directorio serán aprobadas en la reunión siguiente.

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Art. 36.- Atribuciones y deberes de la Asamblea.- Son atribuciones y deberes de la Asamblea:

a. Nombrar y remover al Presidente y a los Miembros del Directorio.

b. Aprobar el presupuesto anual en la reunión ordinaria, en la cual también conocerá la liquidación del presupuesto finiquitado.

c. Fijar cuotas extraordinarias o eventuales cuando sean necesarios para atender a la conservación de los bienes comunes;

d. Expedir o Reformar el Reglamento Interno de Copropiedad o adoptar uno nuevo, con el voto de por los menos las dos terceras partes de los copropietarios como exige la Ley de Propiedad Horizontal.

e. Exigir cuentas al Administrador cuando lo estime conveniente y de modo especial al terminar el período para el que fue designado;

f. Resolver sobre las sanciones que, de acuerdo con disposiciones legales y reglamentarias, se impongas a los copropietarios infractores;

g. Examinar y resolver sobre informes, cuentas, balances y presupuestos que le presentaren la persona que ejerza la administración;

h. Dictar las normas necesarias y convenientes para la administración de los bienes comunes del inmueble, según sea el caso, y para la armónica relación de los copropietarios;

i. Determinar para cada ejercicio anual, los valores por gastos de representación y dietas que recibirán el Presidente y Miembros del Directorio respectivamente;

j. Reformar las decisiones del Directorio y de la persona que ejerza la administración del CONJUNTO, según corresponda, que sean contrarias a la Ley de Propiedad Horizontal, al Reglamento General o a este Reglamento, y resolver cualquier otro asunto inherente a la administración del inmueble.

Art. 37.- Del Presidente y Miembro del Directorio.- El Presidente de la Asamblea General de Copropietario y los Miembros del Directorio, serán elegidos por la Asamblea General por un período de un ano, pudiendo ser reelegidos indefinidamente.

Art. 38. Atribuciones y deberes del Directorio.-

a. Nombrar al administrador del CONJUNTO.

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b. Aprobar y autorizar al Administrador todo contrato de naturaleza civil y laboral.

c. Fiar las remuneraciones e incrementos salariales del personal que labora en el edificio.

d. Determinar y normar las políticas para la elaboración del presupuesto anual.

e. Aprobar los gastos imprevistos no contemplados en el presupuesto.

f. Proponer reformas al reglamento Interno para la Administración del CONJUNTO.

g. Autorizar a los copropietarios para que realicen obras y modificaciones en los bienes propios cuando se haya comprobado que estos cambio son necesarios en sus inmuebles, considerando lo establecido en el Reglamento General y el Reglamento Interno;

h. Revisar los informes de gastos, balances y actividades presentados por el Administrador mensualmente.

i. Pone a consideración de la Asamblea General, las cuentas, balances, presupuestos e informes que presentare la Administración.

j. Poner a consideración de la Asamblea General, la proforma del Presupuesto anual.

Art. 39.- Del Administrador.- La persona que ejerza la administración del CONJUNTO, será elegida por el Directorio, para el período que se establezca en el respectivo contrato, pudiendo ser reelegida indefinidamente. Para ejercer la administración no se requiere ser copropietario del inmueble.

Art. 40.- Atribuciones y deberes del Administrador.- Son atribuciones y deberes de la persona que ejerza la administración:

1. Administrar los bienes comunes del inmueble con el mayor celo, eficacia y dentro de los límites establecidos en la Ley de Propiedad Horizontal, el Reglamento General y este Reglamento Interno;

2. Adoptar medidas de seguridad tendiente a precautelar la integridad física de los copropietarios y usuarios en general y, de los bienes del inmuebles;

3. Solucionar lo más pronto posible los problemas que aquejan a los condóminos del CONJUNO, asimismo adoptará oportunamente las medidas para las buena conservación de los bienes del inmueble;

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4. Cumplir y hacer cumplir la Ley de Propiedad Horizontal, el Reglamento General, y Reglamento Interno, Ordenanzas Municipales y demás normas relacionadas con la propiedad horizontal, las resoluciones, disposiciones y órdenes emanadas de la Asamblea de Copropietarios y de su Presidente;

5. Elaborar y presentar al Directorio, el presupuesto anual junto con el cronograma de trabajo.

6. Ejecutar el presupuesto aprobado por la Asamblea y el correspondiente cronograma de trabajo.

7. Suscribir contratos, conforme a los términos establecido por la Asamblea o Directorio de:

8. Adquisición, arrendamiento de bienes o servicio, conservación, reparación, mejora y seguridad de los bienes comunes del inmueble.

9. Administrar el uso de la Sala Comunal por parte de los Copropietarios;

10. Previa las autorizaciones correspondientes, celebrar contratos de trabajo para el personal subalterno. Cumplir fiel y oportunamente todas y cada una de la obligaciones patronales derivadas de los contratos que celebre.

11. Supervisar o fiscalizar, según sea el caso la correcta ejecución de los contratos del CONJUNTO. Tendrá la libertad de finiquitar los mismos si no los considera conveniente, esto no deberá afectar al presupuesto.

12. Llevar los registros contable y estados financieros. Custodiar y manejar el dinero y las pertenencias comunes, abrir cuentas bancarias requeridas, y girar contra ellas para cancelar las obligaciones del CONJUNTO.

13. Manejar una caja chica para adquisiciones pequeñas.

14. Cancelas cumplida y oportunamente todas las obligaciones de carácter común a entidades públicas y privadas como los pagos de electricidad, agua, etc.

15. Recaudar las cuotas ordinarias y el seguimiento para éstas sean canceladas oportunamente. Cobro de cuotas extraordinarias cuando sea el caso, y tanto cuotas ordinarias como extraordinarias los mantendrá bajo su responsabilidad personal y pecuniaria.

16. Recaudar los valores producto del arrendamiento de las áreas comunales.

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17. Aplicar las sanciones y multas a los copropietario que se retrasen en el pago de sus cuotas ordinarias y extraordinarias conforme a los establecido en el Capítulo VIII y actuará para hacer cumplir los derechos, obligaciones y prohibiciones descritas en este reglamento y otros que la Ley determine.

18. Dar fe de que el copropietario está al día en el pago de las alícuotas para los trámites que requiera así como para enajenación de la propiedad o para que pueda votar en la asamblea o solicitar autorizaciones.

19. Ordenar la reparación de los daños ocasionados en los bienes comunes del inmueble y, la reposición de ellos a costa del copropietario, arrendatario o usuario causante o responsable de tales daños.

20. Preparar y presentar al Directorio o a la Asamblea para su revisión el proyecto de reformas al Reglamento Interno del conjunto y las normas necesarias y convenientes para la administración de los bienes comunes del inmueble y la armónica relación de los copropietarios.

21. Al cesar en sus funciones, devolver los fondos y bienes que tuviere a su cargo y presentar los informes respectivos.

22. Llevar un libro de registro de copropietarios, arrendatarios, acreedores anticréticos y usuarios de inmuebles de vivienda, según sea el caso, son indicación de sus respectivas cuotas de derechos, bienes exclusivos y demás datos;

23. Conservar en orden y debidamente archivados los títulos del inmueble, planos, memorias y demás documentos correspondientes a la construcción del mismo, inventarios, así como todo documento, convenio, contrato, poder, comprobante de ingresos y egresos y todo aquello que tenga relación con el inmueble.

24. Realizar las reparaciones necesarias y urgentes sin esperar autorización alguna, en caso de inminente peligro de ruina del inmueble o amenaza para la seguridad o salubridad de las personas que ejercen derechos de uso o de dominio. La cancelación de estos gastos se hará conforme a lo establecido en este Reglamento.

25. Ejercer la representación legal, judicial o extrajudicial de los Copropietarios en lo que se relaciona al régimen de propiedad horizontal del mismo.

26. Todas las demás obligaciones que constan en el Reglamento General de la Ley de Propiedad Horizontal.

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Capítulo X

Ingreso de Visitas, Uso de Parqueos y Salón Comunal

Art. 41.- Visitas.- Se rigen por las siguientes normas:

a. Toda persona que no habite en el CONJUNTO y desee ingresar a éste, sean estos familiares, amigos, empleados temporales, empresas de servicios o servicios a domicilio deberán identificarse y entregar un documento de identificación el mismo que se mantendrá con el guardia de tuno mientras dure la visita, quien deberá llevar un registro de ingreso de estas personas, y mientras no haya comunicación interna la visita se comunicará con el condómino quien deberá bajar hasta la puerta de ingreso para la autorización correspondiente.

b. El área de parqueo de visitas será usada exclusivamente para el arribo y salida de visitas. Los autos podrán permanecer por un tiempo prudencial dependiendo del destino.

Art. 42.- Parqueos.- Su uso se regirá mediante las siguientes normas:

a. Toda persona deberá hacer uso de su control remoto, exclusivamente para el ingreso de automóviles, únicamente en casos de fuerza mayor, perdida, extravío o hasta que el usuario adquiera el control remoto, el guardia de seguridad podrá abrir la puerta del parqueadero;

b. Los parqueaderos son exclusivamente de aquéllas personas que los hayan adquirido o de sus arrendatarios.

c. Está prohibido parquearse en lugares no destinados para ello, como son rampas de acceso, parqueaderos ajenos sin la debida autorización del propietario o de la Administración. En caso de incumplir el administrador o guardia podrá pedir el retiro del auto.

d. El copropietario o usuario de la vivienda deberá poner en conocimiento del Administrador que autoriza a otra persona el ingreso o salida de su vehículo.

e. El Administrador o el personal de empleados del Conjunto están facultados para vigilar los vehículos en los que exista duda sobre un movimiento inusual o que se esté efectuando mudanzas, esto es, sacar bienes muebles del interior del CONJUNTO. El Administrador y el personal de servicio y seguridad, debe conocer al dueño o arrendatario del departamento y qué vehículo es de su propiedad;

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f. Los parqueaderos de visitas, solamente podrán ser utilizados por las personas que visitan a los propietarios o arrendatarios de los departamentos, oficinas o locales que viven en el edificio. Los parqueaderos de visitas están sin numeración y se encuentra uno en el subsuelo 1 y 6 en el subsuelo 2.

Art. 43. Velocidad de Circulación.- Queda prohibido circular en las áreas de parqueaderos y accesos, a velocidades que puedan ser motivo de accidentes.

Art. 44. Salón Comunal.- El Salón Comunal puede ser utilizado por todas aquellas personas, sean éstas propietarios o arrendatarios y su utilización se rige:

a. Previa utilización de la Sala Comunal, el interesado debe comunicar a la Administración con ocho días de anticipación, quien autorizará dependiendo que no exista otra solicitud para la misma fecha. Para hacer uso de la sala comunal, el copropietario debe estar al día en el pago de las cuotas de condominio.

b. El valor de uso de la Sala Comunal son $10 por 12 horas sea en el día o la noche, se cancelará a la Administración por adelantado y se firmará un contrato con una garantía de $100 (en efectivo, no en cheque), el arriendo de la sala comunal incluye el uso de cinco parqueaderos de visita del subsuelo 2 por 12 horas. Quien arriende la sala Comunal deberá entregar a la Administración en las mismas condiciones que la recibió en el lapso de 48 horas siguientes al evento y si se ocasionaren daños, no se devolverá la garantía y quien arriende será el responsable de las reparaciones necesarias. En el caso de alquiler para personas ajenas el valor será $50, un contrato donde se incluirá una garantía de $200 (en efectivo, no en cheque).

c. La sala y áreas comunales solo podrán ser utilizadas con fines sociales de los copropietarios o arrendatarios como celebraciones, fiestas y reuniones. Para cualquier otra utilización, especialmente aquellas con objetivos de lucro, deberán obtener autorización previa del Directorio o Asamblea y pagar un valor de utilización que será definido por éste.

d. Está terminantemente prohibido causar disturbios, grescas, riñas, escándalos, si esto sucede, se notificará a la policía, y los guardias y el personal que labora en el CONJUNTO, están autorizados para desalojar al causante de la intranquilidad y exigir las indemnizaciones a que hubiere lugar.

Art. 44. Cuidado solidario de las áreas comunales.- Los residentes del condominio deben tener cuidado para que los jardines y más áreas comunales se mantengan y no sean destruidos o utilizados en otros fines.

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Capítulo XI

De los Requisitos para la Venta, Cesión o transferencia de Dominio de las unidades de Propiedad Privada

Art. 45.- En caso de venta, arrendamiento, cesión o transferencia de dominio el copropietario está obligado a comunicar anticipadamente al Administrador el nombre del adquiriente o arrendatario.

Art 46.- Es condición indispensable que los locales y oficinas sean ocupados por propietarios o arrendatarios tengan un destino comercial lícito, moral y que no cause molestias a los usuarios del CONJUNTO, evitando en toda forma la competencia directa o negocios similares.

Capítulo XII

Disposiciones Generales

Art. 47.- Resolución de Controversias.- Salvo procedimientos específicos indicados en la Ley de Propiedad Horizontal y del Reglamento General, cualquier controversia que surja entre los copropietarios o usuarios del inmueble, podrá ser sometido a un procedimiento conciliatorio verbal, breve y sumario, que se ventilará ante la asamblea.

Art. 48.- Las diferencias que surjan entre los copropietarios entre los copropietarios, en relación con los derechos de utilización y goce sobre las propiedades exclusivas o sobre los bienes comunes del inmuebles, serán sometidos a los procedimientos previstos en la Ley de Arbitraje y Mediación, publicada en el Registro Oficial 145 del 4 de septiembre de 1997, salvo disposición legal en contrario.

Art. 49.- Las normas constantes en el presente Reglamento Interno de Copropietarios y Administración regirán para los propietarios de los departamento, oficinas y locales, desde el momento que reciben el Acta de Entrega Recepción, o el momento de suscribir la escritura pública de transferencia de dominio, a la que se agregara copia inscrita del mismo, en dicha escritura se dejará expresa constancia de la adhesión, aceptación y sometimiento de los adquirientes a lo previsto en el presente Reglamento.

Dado en Quito, a los 11 días del mes de noviembre del 2009.

JUNTA DE CONDÓMINOS

183

ANEXO 4

184

ANEXO 5

REQUISITOS PARA RECLUTAMIENTO DE PERSONAL DE

LIMPIEZA CONDOMINIO TORRES OLIVIER

Análisis del Cargo: Conserje

Requisitos Intelectuales

• Instrucción básica: Bachiller • Experiencia de trabajo: Fuera de la organización: en cargos

similares inmediatamente anteriores: 1 año. • Otras aptitudes: personalidad cortés, habilidad física, buena

memoria. Responsabilidades

• Contactos internos

• Útiles de limpieza, mantener limpias las instalaciones del inmueble.

Condiciones de trabajo

• Ambiente de trabajo: Áreas del inmueble, subir y bajar gradas. Funciones:

• Mantiene limpios los pisos de las áreas comunes y los alrededores del inmueble.

• Mantiene limpios los vidrios de las áreas y accesos comunes.

• Mantiene limpios las áreas de estacionamiento.

• Cambia focos, optimiza los recursos, informa a la administración requisiciones.

185

DESCRIPCION DEL CARGO

Nombre del cargo:

CONSERJE

Fecha de

Elaboración:01/01/2008

Fecha de

Revisión: 01/06/2008

Código:

Departamento: CONSERJERÍA Unidad o dependencia: ADMINISTRACIÓN

Resumen:

Responsable de dar mantenimiento y limpieza a las áreas comunes del inmueble y apoya a la gestión del administrador para los arreglos y mantenimiento que requieran los equipos que posea la propiedad.

Descripción detallada:

*Mantiene limpios los pisos de las áreas comunes y los alrededores del inmueble.

*Maneja y procura un uso eficiente de los útiles de aseo.

*Optimiza el uso de los útiles de aseo.

*Apoya al administrador para coordinar arreglos y mantenimientos de los equipos.

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PERFIL DEL CARGO

CARGO: Conserje

PERFIL

Género: Hombre o mujer

Edad: Entre 25 y 45 años

Formación Académica

* Bachiller

Experiencia Previa

a.- Fuera del inmueble:

- En cargos similares: 1 año.

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ANEXO 6

CONTRATO DE TRABAJO POR TIEMPO FIJO

A la suscripción del presente contrato de trabajo comparecen el empleador y el colaborador, cuyos nombres y condiciones se indican a continuación, quienes libre y voluntariamente convienen en celebrarlo, conforme las siguientes cláusulas y especificaciones que forman parte integral del mismo:

Lugar y fecha de celebración del contrato: Quito, a 2 de febrero del 2010

Nombre del empleador: Condominio Torres Olivier.

Nombre del representante del empleador y calidad en que comparece: Sra. Silvia Vargas, Administradora

Domicilio del empleador: De Las Frutillas y Av. Eloy Alfaro

Nombre del colaborador: MARIANITA DE JESUS MANTILLA

Cédula de ciudadanía No.: 1700391186

Dirección del colaborador: VICENTINA, Fray Vicente Solano 15-20 y Condamine

Clase de trabajo que desempeñara el colaborador: Conserje

Remuneración acordada: US$ 240 ( DOSCIENTOS CUARENTA dólares 00/100)

Forma de pago: Mensual con anticipo quincenal

Lugar donde desempeñara sus labores: Condominio Torres Olivier

CLAUSULAS

PRIMERA.- El empleador, para el desarrollo de las tareas propias de su actividad, contrata los servicios personales del colaborador, que los desempeñará en conformidad con la ley, los reglamentos internos, las disposiciones generales, las órdenes e instrucciones que impartan el empleador o sus representantes.

SEGUNDA.- El colaborador se compromete a prestar sus servicios personales en forma exclusiva para con el empleador, en la clase de trabajo acordado, para el cual declara tener los conocimientos y capacidades necesarias.

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TERCERA.- El empleador pagará al colaborador por la prestación de sus servicios la remuneración convenida y en la forma que queda determinada en las especificaciones iníciales. De esta suma se harán los descuentos que correspondan a los aportes personales del colaborador al Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social, retenciones de impuesto a la renta, en caso de haberlas, los ordenados por el Juez o autoridad competente y los demás determinados por la Ley. El empleador pagará además las remuneraciones adicionales y otros beneficios sociales, en las condiciones y con las limitaciones establecidas legalmente. En caso de pago por jornal se estará a lo dispuesto en el Art. 54 del Código de Trabajo; esto es a la pérdida de la remuneración completa de la semana, si el colaborador faltare injustificadamente una jornada o media jornada, según sea el caso.

CUARTA.- El colaborador se obliga a laborar por jornadas de trabajo, las máximas diaria y semanal, en conformidad con la Ley, en los turnos y dentro de los horarios establecidos por el empleador, pudiendo éste hacer reajustes o cambios de horarios, de estimarlo conveniente. La jornada diaria podrá dividirse, si así lo impusieren las circunstancias, de acuerdo al Art. 57 del Código de Trabajo.

QUINTA.- Si por las exigencias del trabajo a realizarse o por circunstancias de caso fortuito o fuerza mayor, fuere necesario que el colaborador deba laborar sábados o domingos o en horas suplementarias que excedan la jornada máxima diaria, las partes aceptan someterse a lo dispuesto en los Arts. 52 y 55 del Código del Trabajo.

Para los efectos de esta cláusula se tomará en cuenta si las funciones que deba cumplir el colaborador son de confianza o dirección, según el Art. 58 del mismo Código.

SEXTA.- Este contrato se entenderá como de plazo fijo por un año contados desde la fecha de su celebración, no renovable. Para la terminación de este contrato operará el DESAHUCIO; es decir se deberá notificar con al menos 30 días de anticipación al cumplimiento del plazo, de no hacerlo así se convertirá en contrato por tiempo indefinido. Para el caso de terminación de este contrato antes del plazo, los comparecientes se someterán a lo dispuesto en el Art. 181 del Código de Trabajo, que establece que “para el caso de terminación del contrato antes del plazo convenido, si lo hiciera el empleador, sin causa legal, pagará una indemnización equivalente al 50% de la remuneración total, por todo el tiempo que faltare para la terminación del plazo

189

pactado”. Y en el caso de que el trabajador, sin causa legal diera por terminado el contrato, se obliga al pago del 25% de la remuneración por todo el tiempo que falte para la terminación del plazo acordado, con relación al Art. 189 del mismo Código.

SÉPTIMA.- Declaro, para los fines pertinentes, que estoy consciente de que el resultado de mi producción profesional, descubrimientos e invenciones, las mejoras en los procedimientos, ya sea en las áreas tecnológicas o científicas, además de la generación de trabajos de cualquier orden, trabajos y resultados de las actividades del colaborador, son propiedad exclusiva de la empresa, la cual podrá patentar o registrar a su nombre tales inventos o mejoras.

Este procedimiento se justifica, pues es la empresa la que dispone de los recursos financieros, materiales y tecnológicos para el logro de estos resultados, además de que, todo el trabajo es desarrollado dentro de la jornada de trabajo, de acuerdo a como está previsto en mi contrato de trabajo.

Igualmente estoy consciente de que debo mantener confidencialidad sobre temas estratégicos, trabajos desarrollados, desarrollo de proyectos, información obtenida a través de: participaciones en reuniones, acceso a documentos, literatura y afines; tanto durante la vigencia del contrato de trabajo, cuanto después de concluido el mismo.

Siendo de esta forma, en caso de salir de la empresa, estoy consciente de que no debo llevar o extraer documentos o informes, de cualquier orden, pues el derecho de propiedad pertenece a la empresa.

OCTAVA.- El colaborador da expresamente su consentimiento para los cambios de ocupación o de lugar de trabajo que dispusiere el empleador, siempre y cuando tales cambios no impliquen disminución de remuneración o de categoría.

NOVENA.- En todo lo que no estuviere previsto en el presente contrato, las partes declaran incorporadas las disposiciones de la Ley de la materia, en especial las relativas a las obligaciones del empleador y del colaborador y las prohibiciones correspondientes.

190

DÉCIMA.- Para caso de juicio, las partes se someten a los jueces competentes del lugar en que este contrato ha sido celebrado.

Para constancia de lo cual, las partes firman este contrato en tres ejemplares de igual contenido y valor, el mismo que será registrado ante el Inspector del Trabajo.

CONDOMINIO TORRES OLIVIER MARIANITA MANTILLA

EL EMPLEADOR EL COLABORADOR

C.C. / R.U.C. 1792195667001 C.C. 1700391186

ANEXO 7

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SOLICITUD DE INFORMES

Quito, 6 de octubre 2009 TO-001

Señora

Arq. Rocío Proaño

CONTROL DE CONTRUCCIONES

Presente

De mi consideración:

En calidad de Administradora y representante de los copropietarios del Conjunto Habitacional Torres Olivier solicito comedidamente se nos proporcione las copias de las inspecciones realizadas a nuestra propiedad, conociendo que la Constructora Blanco Benítez responsable de la construcción ha solicitado más de una inspección.

Por su gentil atención quedo de Usted muy agradecida,

Atentamente,

Silvia Vargas LA ADMINISTRADORA

192

GLOSARIO DE TÉRMINOS Minimalista: Es la tendencia a reducir a lo esencial, es también el significado a

simplificar todo a lo mínimo. En la decoración minimalista se busca preservar el

espacio, liberado de todo artificio, el espacio y los objetos en él presente toman una

significación particular. El estilo minimalista está indicado para todos los amantes de la

simplicidad, de la serenidad y de la sobriedad.

Propietario: La propiedad es el poder directo e inmediato sobre un objeto o bien, por la

que se atribuye a su titular la capacidad de disponer del mismo, sin más limitaciones que

las que imponga la ley.

Copropietario: Que tiene propiedad sobre una cosa junto con otro u otros. Cuando una

cosa pertenece en común a varias personas.

Condominio: En Derecho Civil, consiste en la situación en la que la propiedad de una

cosa es compartida por dos o más personas.

Fondo Común de Reserva: Es un porcentaje de los ingresos que se decide no ocuparlos

en gastos continuos y se forma un fondo que será utilizado únicamente cuando la

situación o junta de condóminos así lo amerite.

Cash – flow: Expresión inglesa que se traduce como flujo de caja e indica los

movimientos de efectivo que se realizan en una empresa determinada. El flujo de caja de

una inversión es igual a los movimientos de efectivo que ésta produce y no a los saldos

netos.

Reglamento Interno: Colección ordenada de reglas o preceptos, que por autoridad

competente se da para la ejecución de una ley o para el régimen de una corporación,

dependencia o servicio. Se redacta en base a las necesidades del conjunto o condominio.

193

BIBLIOGRAFIA DEL DOCUMENTO

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• http://www.bricodecoracion.com/y-estilo-minimalista..html

• http://www.mundopropiedades.cl/adm_edif/propuesta2.htm

• www.patagonialands.com/diccionarioinmobiliario/contenidoaf.htm

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• http://www.monografias.com/trabajos14/administracion-

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• http://www.elprisma.com/apuntes/administracion_de_empresas/procesoadministr

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• http://www.monografias.com/trabajos12/proadm/proadm.shtml

• http://es.wikipedia.org/wiki/Calidad#El_servicio_de_calidad_al_cliente

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• http://metrogas.altavoz.net/p4_metrogas/antialone.html?page=http://metrogas.alt

avoz.net/p4_metrogas/site/artic/20040122/pags/20040122125411.html&head=/p

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Procesos, Décima edición 2001.

• www.monografías.com, 25 de agosto 2009.

194

• William B. Werther, Jr., Administración de Personal y Recursos Humanos, 5ta.

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• Alvarado A. Víctor Hugo, Manual de Procedimientos y Trabajo Estandarizado

• http://www.primerahora.com/XStatic/primerahora/template/content.aspx?se=supnota&n=282526&ms=hogaryconstruccion

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• http://www.texasrealestate.com/web/5/52/comprar_espanol/condominios.cfm

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• http://www.monografias.com/trabajos13/mapro/mapro.shtml

• http://www.terra.es/personal/antcobo/glosario.htm#R

• Ley de Propiedad Horizontal, expedida el 27 de septiembre del 2005 y vigente en

la actualidad

• REGLAMENTO GENERAL DE LA LEY DE PROPIEDAD HORIZONTAL

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Diseño de un manual administrativo – financiero para la ...repositorio.ute.edu.ec/bitstream/123456789/901/1/41207_1.pdfTorres Olivier, así como el manejo financiero de los recursos