Diseño de un prototipo para el manejo de datos en el Museo

Universidad de La Salle Universidad de La Salle

Ciencia Unisalle Ciencia Unisalle

Ingeniería Industrial Facultad de Ingeniería

2021

Diseño de un prototipo para el manejo de datos en el Museo de la Diseño de un prototipo para el manejo de datos en el Museo de la

Universidad de La Salle Universidad de La Salle

Diana Deganid Rodriguez Neira Universidad de La Salle, Bogotá, [email protected]

Yesid Julián Triana Sánchez Universidad de La Salle, Bogotá, [email protected]

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Citación recomendada Citación recomendada Rodriguez Neira, D. D., & Triana Sánchez, Y. J. (2021). Diseño de un prototipo para el manejo de datos en el Museo de la Universidad de La Salle. Retrieved from https://ciencia.lasalle.edu.co/ing_industrial/177

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DISEÑO DE UN PROTOTIPO PARA EL MANEJO DE DATOS EN ELMUSEO DE LA

UNIVERSIDAD DE LA SALLE

DIANADEGANID RODRIGUEZ NEIRA

YESID JULIAN TRIANA SANCHEZ

Directora

Ing. YAMILE JAIME ARIAS


FACULTAD DE INGENIERÍA

PROGRAMA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL

BOGOTÁ D.C.

2021

DISEÑO DE UN PROTOTIPO PARA EL MANEJO DE DATOS EN EL MUSEO DE LA


DIANA DEGANID RODRIGUEZ NEIRA

YESID JULIAN TRIANA SANCHEZ

Trabajo de grado presentado para optar por el título de:

Ingeniero Industrial

Directora

Ing. YAMILE ADRIANA JAIME ARIAS


FACULTAD DE INGENIERÍA

PROGRAMA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL

BOGOTÁ D.C

2021

iii

Nota de Aceptación

Directora: Yamile Adriana Jaime Arias

Firma Jurado

iv

Dedicatoria

Dedico este trabajo principalmente a Dios por permitirme haber llegado hasta este

momento tan importante en mi estudio profesional que me ha guiado en todos los momentos

difíciles y me ha hecho saber que soy capaz de todas las cosas que me propongo, a mis padres

y familiares, por el apoyo incondicional que me han brindado, por todos los sacrificios que

hicieron durante toda mi carrera, también a los profesores que estuvieron en todo el proceso

académico para que yo pudiera formarme como ingeniero industrial y principalmente como

persona. A mi compañera de tesis porque sin el equipo que formamos, no hubiéramos

logrado esta meta.

Julián Triana.

v

Dedicatoria

Este trabajo es dedicado a Dios por darme la fortaleza de culminar mi carrera, por permitir

que fuese posible que este gran sueño sea hecho realidad, a mis padres y hermanos por el

apoyo incondicional que me han brindado siempre, por el amor, las palabras de aliento que

me impulsan siempre a salir adelante, por motivarme a cumplir mis metas propuestas, a mis

profesores que me guiaron y acompañaron en mi proceso de aprendizaje, especialmente a

nuestra directora de tesis, Ing. Yamile, quien con sus consejos nos ayudó a sacar adelante

este gran proyecto, gracias por la paciencia y el esfuerzo que nos brindó, a mis compañeros

de clases, especialmente mi compañero de tesis, por el apoyo y el acompañamiento que nos

dimos en la elaboración de este trabajo a pesar de las dificultades presentadas en el camino.

Diana Rodríguez.

vi

Agradecimientos

Agradecemos a la directora Yamile Adriana Jaime Arias ingeniera de sistemas y

computación, por su aporte y apoyo durante el desarrollo del proyecto. Al Museo de la

Universidad De La Sallé y los funcionarios María Fernanda Lozano Bernal, Julieth Stella

Cárdenas Hincapié, por brindarnos su colaboración y permitirnos desarrollar todas las

actividades necesarias para que este proyecto saliera adelante. Y en general a toda la

comunidad que hace parte del Museo de la Universidad de La Salle ya que, gracias a la

colaboración de ellos, se hicieron las visitas respectivas y la información suministrada fuera

de más fácil acceso; y a todas aquellas personas que hicieron parte del proyecto y aportaron

sus ideas para el desarrollo de este.

vii

RESUMEN

El hombre continuamente obtiene información de los datos recopilados a partir de la

observación de objetos, fenómenos o entes que lo rodean. Las organizaciones utilizan esta

información para apoyar la toma de decisiones. Frecuentemente se llega a una conclusión a

partir de análisis matemáticos de los datos contenidos en una base de datos y de un

razonamiento lógico por parte del tomador de decisiones. Proporcionando así, resultados al

aplicar su experiencia sobre alguna situación en particular, que puede ser representada en

una base de conocimiento. A través del tiempo, la Ingeniería Industrial ha desarrollado

técnicas que permiten registrar adecuadamente los datos para la administración y toma de

decisiones dentro de un sistema productivo por medio de herramientas especializadas que

satisfacen en un nivel óptimo, las necesidades que se presentan en un caso de estudio

específico. En este caso el Museo de la Universidad de La Salle, cuenta actualmente con una

base de datos desarrollada en Excel, por lo tanto, se busca mejorar el manejo de la

información al implementar una nueva base de datos desarrollada en Microsoft Access para

administrar de una manera más efectiva la información que maneja el Museo en su día a día.

Durante el desarrollo del presente trabajo se plantea un prototipo para el manejo de datos,

el cual permite mejorar los procesos de utilización de la información existente y futura, la

cual brinda un consolidado de datos con el fin de interrelacionar las diferentes colecciones,

que tienen una similitud en sus atributos y de esta manera generar un registro más completo,

ya que no se tendrá que realizar la búsqueda en diferentes bases de datos, sino que, toda la

información estará almacenada en un mismo sitio.

Palabras clave: Sistemas de información, Base de datos, Colecciones Biológicas,

Gestión.

viii

ABSTRAC

Man continuously obtains information from the data collected from the observation of

objects, phenomena or entities that surround him. Organizations use this information to

support decision-making. A conclusion is often drawn from mathematical analysis of the

data contained in a database and from logical reasoning on the part of the decision-maker.

Thus providing results by applying your experience to a particular situation, which can be

represented in a knowledge base. Over time, Industrial Engineering has developed

techniques that allow to properly record data for management and decision making within a

productive system by means of specialized tools that satisfy at an optimal level, the needs

that arise in a specific case study. In this case the Museum of the University of La Salle,

currently has a database developed in Excel, Therefore, the aim is to improve the

management of information by implementing a database developed in Microsoft Access to

more effectively manage the information that the Museum handles in its day-to-day life.

During the development of this work, a prototype is proposed for the handling of data that

allows improving the processes of use of existing and future information, which provides a

consolidated data in order to interrelate the different collections, that have a similarity in

their attributes and in this way generate a more complete record since the search will not

have to be carried out in different databases, but, all the information will be stored in the

same site.

Key Words: Information Systems, Database, Biological Collections, Management.

ix

TABLA DE CONTENIDO

RESUMEN .......................................................................................................................... vii ABSTRAC .......................................................................................................................... viii

INTRODUCCIÓN ............................................................................................................... 14 Capítulo 1: Generalidades del Proyecto ............................................................................... 17

1.1 Planteamiento del problema ................................................................................. 17 Descripción del Problema ............................................................................................ 17 Formulación del Problema ........................................................................................... 18

1.2 Justificación ......................................................................................................... 18 1.3 Objetivos .............................................................................................................. 19

Objetivo General .......................................................................................................... 19 Objetivos Específicos................................................................................................... 19

1.4 Metodología ......................................................................................................... 20 Fases del proceso investigativo .................................................................................... 20

Tipo de investigación ................................................................................................... 23 1.5 Marco de Referencia ............................................................................................ 23

Antecedentes internacionales. ...................................................................................... 23 Antecedentes Nacionales. ............................................................................................ 24 Antecedentes Institucionales. ....................................................................................... 26

1.6 Marco Teórico ...................................................................................................... 27 Bases de datos: ............................................................................................................. 27

Tipos de bases de datos ................................................................................................ 28 Modelo de bases de datos ............................................................................................ 28

Sistema manejador de bases de datos. ......................................................................... 31 Componentes de los sistemas manejadores de bases de datos ..................................... 33 Tipos de datos .............................................................................................................. 35

Normalización .............................................................................................................. 36 Consultas ...................................................................................................................... 38

Lenguaje de consulta estructurado. .............................................................................. 38 Reportes ....................................................................................................................... 39

1.7 Marco Conceptual ................................................................................................ 41

1.8 Marco Contextual................................................................................................. 45 1.9 Marco Legal ......................................................................................................... 46

Capítulo 2: Recopilación y análisis de la información ....................................................... 50 1.10 Manejo de la información en el Museo de la Universidad de La Salle ............... 50

1.11 El Estándar Darwin Core ..................................................................................... 51 1.12 Levantamiento de la información ........................................................................ 51

Análisis del estudio ...................................................................................................... 52 Colecciones .................................................................................................................. 53 Diccionario de Datos.................................................................................................... 56

Capítulo 3 Diseño conceptual de la base de datos ............................................................... 63 1.13 Diseño del modelo conceptual para el sistema de base de datos ......................... 63 El modelo conceptual contiene 21 entidades dentro de las cuales están espécimen,

contexto geológico, taxon, evento, ubicación, identificación, registro biológico,

x

elementos del registro, colecciones, vertebrados, invertebrados, botánica, paleontología,

artrópodos, insectos, moluscos, anfibios, reptiles, ictiología, ornitología, mamíferos .... 63 1.14 Diseño Lógico ...................................................................................................... 63 1.15 Modelo relacional ................................................................................................ 64

Capítulo 4 Desarrollo de la base de datos ............................................................................ 70 1.16 Creación de la Base de Datos en Microsoft Access. ............................................ 70

Planteamiento de las tablas .......................................................................................... 70 Modelo relacional en Access ....................................................................................... 73 Cargue de datos a la Base de Datos del Museo de la Universidad de la Salle ............. 74

Planteamiento de usuarios............................................................................................ 74 Casos de uso ................................................................................................................. 77 Mapa de Navegación.................................................................................................... 79 Planteamiento de formularios ...................................................................................... 80

Interfaz de la base de datos .......................................................................................... 81 Reportes ....................................................................................................................... 85

Capítulo 5 Validación de la base de datos ........................................................................... 87 1.17 Resultados y discusión. ........................................................................................ 88

Conclusiones, Recomendaciones y Trabajo futuro. ............................................................. 91 Bibliografía .......................................................................................................................... 94 Apéndice .............................................................................................................................. 97

ANEXOS ............................................................................................................................. 98

xi

Lista de Tablas

Tabla 1-.Diferencias entre Microsoft Excel y Microsoft Access ......................................... 40 Tabla 2- Colección de vertebrados. ..................................................................................... 54

Tabla 3-Colección de invertebrados. ................................................................................... 55 Tabla 4- Colección de botánica............................................................................................ 56 Tabla 5- Colección de paleontología. .................................................................................. 56

xii

Lista de Ilustraciones

Ilustración 1- Instrucciones. ................................................................................................. 58 Ilustración 2- Plantilla. ......................................................................................................... 59 Ilustración 3- Definiciones. .................................................................................................. 60

Ilustración 4- Vocabulario. .................................................................................................. 61 Ilustración 5- Vista de diseño de tabla identificación .......................................................... 71 Ilustración 6- Tablas Colección y Vertebrados .................................................................... 72

Ilustración 7- Relaciones en Microsoft Access……………………………………………71

Ilustración 8- Matriz de interacción para visitantes. ............................................................ 75 Ilustración 9- Matriz de interacción para funcionarios. ....................................................... 75

Ilustración 10- Matriz de interacción para investigadores. .................................................. 76

Ilustración 11- Mapa de navegación……………………………………………………….79

Ilustración 12- Diseño de formulario de inicio .................................................................... 81 Ilustración 13- Vista inicial del usuario en la base de datos ................................................ 82 Ilustración 14- Vista selección usuario funcionario............................................................. 83

Ilustración 15- Menú de colecciones ................................................................................... 84 Ilustración 16- Vista colección de vertebrados .................................................................... 85

xiii

Lista de Diagramas

Diagrama 1- Fases de desarrollo del diseño del prototipo para el manejo de datos del

Museo de la Universidad de La Salle. ......................................................................... 22 Diagrama 2-Primer diagrama Entidad-Relación.que es lo azul y que es lo naranja?? ........ 65

Diagrama 3- Segundo diagrama entidad-relación. ............................................................... 67 Diagrama 4- Modelo conceptual final. ................................................................................ 69

DISEÑO DE UN PROTOTIPO PARA EL MANEJO DE

DATOS EN EL MUSEO DE LA UNIVERSIDAD DE LA

SALLE.

INTRODUCCIÓN

Dentro de las actividades que realiza el hombre en las organizaciones, se encuentran el

diagnóstico, pronosticó y toma de decisiones, entre otras. Estas tareas generan una gran

cantidad de datos como resultado directo de sus operaciones cotidianas, como lo son:

inventarios, manejo de nómina, formularios que contienen información acerca de los

clientes, estadísticas obtenidas, registros para el control de facturación, garantías otorgadas,

seguimiento de reclamos y devoluciones, por mencionar algunos.

Sin embargo, la gran cantidad de datos acumulados representan una riqueza en

información que frecuentemente no es aprovechada en su totalidad, debido a que el

conocimiento implícito en los datos no es fácil de descubrir de forma manual por el hombre.

Para lograr un mejor aprovechamiento de la información, se desarrolla una gran

cantidad de aplicaciones computacionales que apoyan la toma de decisiones,

principalmente las bases de datos, las cuales han sido utilizadas en negocios, medicina,

ingeniería, política y muchas otras áreas. Estas tienen la tarea de proporcionar las bases

para fundamentar las alternativas elegidas para la solución de problemas en determinado

momento, además de proveer un mejor y más rápido acceso a la información necesaria.

Una base de datos permite el almacenamiento de las propiedades que caracterizan a un

problema dado, lo cual es de gran utilidad en los sistemas para la contabilidad, el manejo



SALLE.

de la información, el soporte de la toma de decisiones, sistemas estadísticos y operacionales

en general.

Para lograr lo anterior se han definido dos estructuras: una denominada “variable

extracción de datos” esta variable se ha definido para obtener valores de la base de datos y

relacionarla con diferentes estructuras dentro de la base de conocimiento y otra llamada

“variable cuantificador”, esta con el fin de, realizar consultas que sean capaces de

cuantificar la cantidad de registros de la base de datos y que cumpla con determinadas

condiciones para posteriormente utilizar el resultado obtenido dentro de la base de

conocimiento. (Bustos, 2003)

En la elaboración de la base de conocimiento, una de las dificultades principales es la

obtención de los datos a emplear, en este caso la información necesaria fue suministrada

por parte de los funcionarios del Museo de la Universidad de la Salle, estos datos están

almacenados en hojas de cálculo en Microsoft Excel, previamente organizadas por

colecciones y en hojas separadas de acuerdo con el espécimen que correspondan.

Al trabajar con el programa de Microsoft Excel y tener un gran número de datos e

información para cada espécimen hace que a la hora de buscar una información en concreto

sea tedioso, lento y en algunos casos difícil de encontrar, por esta razón se crea la necesidad

del diseño de una base de datos en Microsoft Access, ya que, este programa no solo puede

manejar grandes cantidades de datos sino que también puede interrelacionar datos, una



SALLE.

herramienta útil a la hora de buscar una información en concreto, también posee la

herramienta de crear vinculación entre sus datos, ya que utiliza archivos planos y por último

tablas de consultas, formularios e informes, dando así un paquete muy amplio de

herramientas que permite mejorar la gestión de la información del Museo de la Universidad

la Salle.

La implementación de dicha estructura en Microsoft Access nos permite obtener los

datos de cada una de las colección previamente estudiadas para saber su composición y

organización de manera que los datos se interrelacionen y de esta manera generar el

prototipo para el manejo de datos para cada una de las colecciones, con el fin que, este

represente sus respectivas tablas, consultas, formularios e informes y de esta manera lograr

mejorar la gestión de la información del Museo de la Universidad de La Salle.



SALLE.

Capítulo 1: Generalidades del Proyecto

En este capítulo se presenta el proyecto de Diseño de un Prototipo para el manejo de

datos en el museo de La Universidad de La Salle, se hace una descripción detallada del

problema encontrado con respecto a la gestión de la información de cada una de las

colecciones que tiene el museo, se presentan los objetivos que se quieren cumplir con la

elaboración de este proyecto, se traza la metodología que se usara en el desarrollo del

proyecto y finalmente se presentaran el marco de referencia, teórico, conceptual, contextual

y legal.

1.1 Planteamiento del problema

Descripción del Problema

El Museo de la Universidad de La Salle alberga diversas colecciones de las cuales

algunas de estas son las más antiguas en el país, y otras de estas piezas incluso abarcan

periodos en los cuales el Museo de la Universidad de La Sallé no se había constituido.

Dada la antigüedad de estos ejemplares y la calidad de estos, se generaron grandes aportes

y un foco importante para la exhibición, restauración, conservación e investigación del

patrimonio cultural, social y educativo para la transmisión de todo un legado cultural.

Por lo anterior, El Museo de la Universidad de La Salle ha sido conformado con

ejemplares que, en algunos casos, son el único registro de las especies que alguna vez



SALLE.

vivieron en las proximidades de Bogotá, Cúcuta, Pamplona, Medellín, Villavicencio,

Leticia, Florencia y que probablemente, ya estén extintas localmente. (Salle, 2021)

Actualmente el Museo se ha visto en la necesidad de clasificar en ocho colecciones sus

especímenes, las cuales son: vertebrados, invertebrados, colecciones con fines científicos,

depósito de ejemplares y donación de objetos, centro de documentación, exposiciones

permanentes, exposiciones temporales y herbario. Donde cada una de estas colecciones

tienen específicamente su organización de acuerdo con sus respectivas características,

razón por la cual el Museo de la Universidad de La Salle es fuente de estudio para la

implementación de una base de datos que tenga la capacidad de almacenar, tener acceso,

modificar y cambiar datos una manera eficaz.

Formulación del Problema

¿El desarrollo de un sistema de base de datos, mediante el programa Microsoft Access

en el cual se aplique el sistema de clasificación que se maneja actualmente, generando

tablas, consultas, formularios e informes, permitirá mejorar la gestión de la información

del Museo de la Universidad de La Sallé?

1.2 Justificación

El Museo de la Universidad de La Sallé es un centro de estudios dedicado a investigar,

conservar y exponer colecciones referentes a la diversidad biológica y cultural fomentando



SALLE.

la investigación sobre el patrimonio que custodia (Salle, 2021), las cuales se clasifican en

ocho colecciones definidas por múltiples atributos, de las cuales se trabajará con la

colección de invertebrados que a su vez se divide en tres colecciones las cuales son

artrópodos, insectos y moluscos; la colecciones de vertebrados que a su vez se divide en

cinco colecciones las cuales son anfibios, reptiles, ictiología, ornitología, y mamíferos; la

colección de paleontología y la colección de botánica, trabajando con un total de cuatro

colecciones.

1.3 Objetivos

Objetivo General

Diseñar un prototipo para el manejo de datos del Museo de la Universidad de La Sallé,

aplicando el sistema de clasificación que maneja actualmente en cada una de sus

colecciones.

Objetivos Específicos

1. Analizar la base de datos actual para entender las principales características que

determinan una correcta clasificación según la colección que corresponda.

2. Diseñar el modelo conceptual para el sistema de base de datos que responda a

las necesidades del Museo de la Universidad de La Sallé, con el fin de mejorar

la accesibilidad y facilidad en la obtención de información.



SALLE.

3. Crear la base de datos con sus tablas, interfaces de consulta, formularios e

informes que permitan mejorar la gestión de la información del Museo de la

Universidad de La Salle.

4. Realizar la validación del sistema adoptado con los expertos del Museo para

evaluar su viabilidad.

1.4 Metodología

Fases del proceso investigativo

Este trabajo se fundamenta en criterios que nos permitan organizar la información, la

cual es suministrada por el Museo de la Universidad de La Sallé, es decir, sin llegar al nivel

de detalle de evaluaciones puntuales, siempre basándose en la información existente en la

base de datos actual.

Dentro del desarrollo del proyecto se desempeñarán las siguientes fases, las cuales se

acompañan del diagrama de flujo de la figura 1:

Fase I

o Diagnóstico de la base de datos existente, seleccionando los elementos más

relevantes mediante que permitan almacenar los datos de una forma organizada y una

correcta clasificación según la colección que corresponda, dando como resultado el

Diccionario de datos.



SALLE.

Fase II

o Sistematización de la información adquirida en el modelo adoptado.

o Como resultado se obtiene el modelo de datos Entidad Relación, con la definición

de atributos y restricciones.

Fase III

o Implementar el modelo de la base de datos para el Museo de la Universidad de La

Salle.

o Para los formularios y reporte se necesita desarrollo del documento de diseño con

caso de uso y diagramas de secuencia.

o Resultado es la base de datos en Access con las tablas, formularios y reportes.

Fase IV

o Validar los avances obtenidos de la implementación del nuevo modelo con los

funcionarios del Museo.

o Plantear unas pruebas con los diferentes actores del Museo.

o Resultado es el análisis de las pruebas.



SALLE.

Diagrama 1- Fases de desarrollo del diseño del prototipo para el manejo de datos del

Museo de la Universidad de La Salle.



SALLE.

Fuente:Autores.

Tipo de investigación

Está basada en criterios que permiten la elaboración de una base de datos de manera

cualitativa y con un nivel intermedio. Es decir, sin llegar a nivel de detalle de evaluaciones

puntuales y funcionales de los componentes estudiados. Para esto, es importante

determinar los criterios en el diseño del prototipo que permite el manejo de los datos que

se utilizan en el Museo de la Universidad de La Salle, los cuales se determinan de acuerdo

con el tipo de colecciones que allí se albergan, a partir de los atributos según corresponda

con el espécimen, de manera que se implementarán atributos funcionales que permitan que

la base de datos al momento de la búsqueda sea la más eficiente, por lo cual se

implementará el tipo de investigación exploratoria, descriptiva y argumentativa.

1.5 Marco de Referencia

Para el manejo de datos es necesario fundamentar teóricamente la problemática que se

desea evidenciar llevando a cabo la investigación apoyándose del marco teórico,

conceptual, legal y contextual que muestra la importancia y pertinencia de la investigación.

Antecedentes internacionales.

Contla, Ceballos, Peralta (2004), En su artículo Bases de datos personales de

especialistas quirúrgicos en Cancún, Quintana Roo, apoya la importancia de entender los

conocimientos, habilidades y practicas específicas que posee cada uno de los especialistas



SALLE.

quirúrgicos y cirujanos del sector de la salud en Cancún, Quintana Roo. Esta información

fue suministrada por medio de encuestas la cual fue captada y analizada por el programa

de Microsoft Excel, de esta manera se conoció la forma en que se captura la información

de la intervenciones quirúrgicas en la institución, los registros personales de las

intervenciones, registros de productividad del personal entre otras y como estas métodos

no solo ayudan a llevar un control de datos organizado de cada uno de los cirujanos y

especialistas quirúrgicos sino la manera de poder calificar su experiencia laboral y la

productividad el personal (Contla, 2004).

Cortez (2001), en su trabajo investigativo titulado Influencia del software de Microsoft

Access en la gestión empresarial de la micro y pequeña empresa de Lima en el año 2019,

en marca como el programa de Microsoft Access es la herramienta adecuada para llevar a

cabo los registros de datos que una micro o pequeña empresa debe llevar en la actualidad

con el fin de ver el crecimiento anual en el mercado que tiene la empresa. Esto se logra

informando las características y beneficios que el programa Microsoft Access puede llegar

a proporcionar en el crecimiento informativo, documentado y la gestión de la empresa

optimizando de manera oportuna y rápida las operaciones comerciales.

Antecedentes Nacionales.

Guarnizo (2015), en el diseño de una Herramienta informática para registro de pagos

y control de las cuentas por pagar o deuda sin respaldo presupuestal y de las glosas por



SALLE.

auditorías médicas del Hospital Militar regional Bucaramanga, por medio de un gran

número de registros en archivos Excel los cuales documentan los totales de cuentas por

pagar y presupuestos asignados, hallan la necesidad de diseñar un aplicativo de bases de

datos para un manejo de confiabilidad y eficiencia el cual presente la información

suministrada, de esta manera deciden implementar el programa Access puesto que es la

herramienta para desarrollar bases de datos obteniendo una información de mejor acceso

y organizada controlando el manejo de cuentas por pagar o deudas sin respaldo

presupuestal, siendo aprovechada esta información por la dirección y subdirección

administrativa, contable, secciones de presupuesto y otras en el Hospital Militar regional

de Bucaramanga.

Ospina (2019), en las Base de datos para la gestión de los trabajos de grado del

programa de administración financiera de la Universidad de Ibagué, en esta investigación

tienen en cuenta la falta de una base de datos la cual recopile todos los trabajos de grado

de los últimos diez años, diseñando así una base de datos con el fin de lograr la aceptación

frente a la continuación de trabajos de grado para el programa de Administración

Financiera en la misma universidad, ya que al desarrollar estas bases de datos constituyen

no solo una herramienta de almacenamiento y procesamiento de información eficiente,

precisa, oportuna y fácil, sino la oportunidad de dar continuidad a trabajos de grado a los

estudiantes de la Universidad de Ibagué.



SALLE.

Antecedentes Institucionales.

Proyecto realizado en la Universidad Católica de Colombia con un enfoque en el diseño

de laboratorio de base de datos para el programa de sistemas en la misma universidad:

Charry ,Cuellar(2014), en el Diseño del laboratorio de bases de datos para el programa de

Ingeniería de Sistemas de la Universidad Católica de Colombia, logra determinar a partir de

la elaboración de un diseño el mejoramiento la organización de datos permitiendo

fortalecer el área curricular de administración de la información. Llevan a cabo este diseño

por medio de un análisis muy detallado de los laboratorios del programa de ingeniería, el

estado actual en el que se encuentran y como operan, con el fin de identificar cuáles podrían

ser los nuevos servicios que se pueden implementar en el área administración de

información y mejorar los procesos del mismo programa.

Proyecto realizado en la Universidad Distrital Francisco José De Caldas con enfoque en

diseño y estructuración de las bases de datos de los estudiantes y docentes para la oficina

de coordinación de la carrera de ingeniería topográfica: Pantoja ,Paredes (2016), quienes

hacen referencia en su investigación titulada Diseño y estructuración de la base de datos

de estudiantes y docentes del proyecto curricular de Ingeniería Topográfica de la

Universidad Distrital Francisco José de Caldas vinculada a un sistema de información

geográfico, para facilitar el trabajo que se lleva a diario en la coordinación de la carrera de



SALLE.

topografía referente a la correcta información y organización que concierne a los datos de

los estudiantes y docentes. Lograron la aceleración y optimización de la gestión de datos

por medio de la recolección de información existente en los archivos Excel analizándola

de forma minuciosa creado de esta manera una secuencia lógica de la interfaz en esta base

de datos, teniendo la etapa del diseño ya creada proceden a implementar la base de datos

en la coordinación de ingeniería topográfica por medio de series de evaluación de

información, puesto que ellos son los que van a manipular estos datos ,gracias a esto se

encuentran necesidades y errores las cuales suplen y son corregidas y de esta manera

finalizan con el proceso de capacitación de lo diseñado.

1.6 Marco Teórico

Bases de datos:

Es una colección de datos lógicamente coherente con algún tipo de significado

inherente. Una base de datos de diseño, construcción y relleno, con datos para un propósito

específico dispone de un grupo pretendido de usuarios y algunas aplicaciones

preconcebidas en las que esos usuarios están interesados (Ramez Elmasri, 2007)

Las bases de datos no son sólo una colección de archivos. Una base de datos es una

fuente central de datos con el fin de que varios usuarios la compartan para su uso en varias

aplicaciones. (Kenneth E. Kendall, 2011)

Los objetivos de efectividad de la base de datos incluyen lo siguiente:



SALLE.

1. Debe asegurar que los datos se puedan compartir entre los usuarios y en varias

aplicaciones.

2. Mantener datos precisos y consistentes.

3. Debe asegurar que todos los datos requeridos para las aplicaciones actuales y

futuras estén siempre disponibles.

4. Permitir que la base de datos evolucione a medida que aumenten las necesidades

de los usuarios.

5. Permitir que los usuarios construyan su propia vista personal de los datos sin

preocuparse por la forma en que éstos se almacenan físicamente. (Kenneth E.

Kendall, 2011)

Tipos de bases de datos

Bases de datos estáticas: Son bases de datos de lectura, las cuales se utilizan para el

almacenamiento de datos históricos para el estudio de datos a través de un tiempo

determinado hacer proyecciones y posterior mente llegar a tomar decisiones. (EcuRed,

bases de datos)

Bases de datos dinámicas: Estas bases de datos se les llama así puesto que se modifican

con el tiempo y así de esta manera hacer actualizaciones, adicionar o descartar datos los

ejemplos reverentes son las tiendas. (EcuRed, bases de datos)

Modelo de bases de datos



SALLE.

Las bases de datos también se pueden clasificar de acuerdo con su modelo de

administración de datos. Los modelos de datos se pueden conocer como contenedor de

datos. Esto significa, un espacio donde de guarda información, por lo general se proceden

a la ejecución de algoritmos, conceptos matemáticos para que las bases de datos sea lo más

eficiente posible. (EcuRed, bases de datos)

Base de datos jerárquicas: Guardan información de manera que se organizan en una

forma similar a un árbol invertido, donde el nodo padre o raíz de información puede tener

varios hijos, y las hojas vienen siendo los nodos hijos. Este modelo especialmente se utiliza

donde se manejan un gran volumen de información y datos compartidos las cuales permiten

la creación de estructuras estables y de gran rendimiento. (EcuRed, bases de datos)

Bases de datos de red: En este modelo las entidades se representan como nodos y sus

relaciones son las líneas que los unen. En esta estructura cualquier componente puede

relacionarse con cualquier otro. El Modelo de Red se puede entender como una extensión

del modelo jerárquico. También se presenta mediante un árbol, pero en este caso, cada hijo

puede tener varios padres. De este modo se reducen, o eliminan, las redundancias, Pero

desaparece la herencia de los campos. La integridad de datos, asociada a los arcos padre-

hijo, se mantiene. Una Base de Datos de Red se compone de dos conjuntos:

El Conjunto de los Registros. Un conjunto de instancias múltiples de varios tipos de

registros.



SALLE.

El Conjunto de las Relaciones. Un conjunto de instancias múltiples de varios tipos de

relaciones. (Sánchez, 2019)

Bases de datos transaccionales: Permiten el envío y recepción de datos a grandes

velocidades, este modelo es dirigido a un entorno de análisis de calidad, datos de

producción e industrias, al recolectar y recuperar los datos a la mayor velocidad posible

hace que la redundancia y duplicación de información no sea un problema, para aprovechar

a estas bases de datos permite de algún modo algún la conectividad a bases de datos

relacionales. (EcuRed, bases de datos)

Base de datos relacionales: Se pueden organizar en varias formas; el tipo más común

es la base de datos relacional. Una base de datos relacional está organizada en tablas

representativas, lo cual minimiza la repetición de los datos, lo cual a su vez reduce los

errores y el espacio de almacenamiento. (Kenneth E. Kendall, 2011)

Bases de datos multidimensionales: Son un tipo de base de datos optimizada para Data

Warehouse que se utilizan principalmente para crear aplicaciones OLAP, una tecnología

asociada al acceso y análisis de datos en línea. En las tablas multivaluadas se almacenan

registros referidos bien a las dimensiones de esta o a las métricas que se desean analizar,

adoptando un campo o columna por cada dimensión y otro campo por cada métrica o hecho.

(Powerdata, 2015)



SALLE.

Bases de datos documentales: Diseñadas para indexar texto completo y realizar

búsquedas en su contenido. Un tesaurus, es un sistema de índices optimizado para este tipo

de bases de datos. (EcuRed, bases de datos)

Bases de datos deductivas: Permiten hacer deducciones a través de inferencias,

basándose en reglas y hechos que son almacenados en la base de datos, y son llamadas así

puesto a raíz de que se basa en la lógica matemática. (EcuRed, bases de datos)

Bases de datos distribuidas: Son aquellas que permiten almacenar en

varias computadoras conectadas en red, dando la capacidad de unir las bases de datos de

cada localidad y acceder así a distintas sucursales o entidades etc. (EcuRed, bases de datos)

Sistema manejador de bases de datos.

Es el conjunto de herramientas de software que permite la construcción y uso de

múltiples bases de datos. el sistema de administración de bases de datos (DBMS), permite

crear, modificar y actualizar la base de datos, la recuperación de los datos y la generación

de informes y pantallas. (Kenneth E. Kendall, 2011) Algunos de estos sistemas son los

siguientes:

Microsoft Access forma parte de la suite de Microsoft Windows el cual tiene la

facilidad de organizar, buscar y presentar información, en formato gráfico ofreciendo

https://www.ecured.cu/Computadora

https://www.ecured.cu/Microsoft_Windows

https://www.ecured.cu/Informaci%C3%B3n



SALLE.

métodos visuales de acceso a sus datos y proporcionando maneras simples y directas de

presentar y trabajar con su información. (EcuRed, Microsoft Access)

Postgre SQL: es un sistema gestor de bases de datos relacional y orientado a objetos,

es multiplataforma y con licencia de código abierto. Desarrollado desde 1996 por la

comunidad del SGBD POSGRES, surgió de un proyecto de investigación militar

estadounidense con participación civil. (Gil, 2018)

Oracle: Oracle es una herramienta para la gestión de bases de datos, usada

principalmente por las grandes empresas para que estas puedan controlar y gestionar una

gran cantidad de contenidos desde un solo archivo. De esta manera se consigue, además de

reducir costes, minimizar el riesgo de pérdida de información.

Entre las acciones de Oracle se pueden destacar las siguientes: soporte de transacciones,

estabilidad y soporte multiplataforma de Windows, Linux, Mac OS X, Unix y BDS.

(profesional, 2019)

Las principales características de una base de datos orientada a objetos Oracle son:

Control de acceso, porque utiliza tecnología avanzada que vigila quién accede a

los datos.

Una herramienta cómoda de utilizar, ya que es muy intuitiva.

Gestión segura de la protección de los datos, así como de las copias de seguridad.

https://www.ecured.cu/Datos



SALLE.

Gracias a la vista materializada de Oracle se pueden visualizar los datos de

consulta en tablas con el formato de filas y columnas. (profesional, 2019)

Maria DB: Originalmente diseñado como un reemplazo mejorado para MySQL, está

hecho por los desarrolladores originales de ese motor como una base de datos relacional

que proporciona una interfaz SQL para acceder a los datos y su licencia es de código

abierto. Entre sus características destacables se tiene que es rápido, escalable y robusto,

con un rico ecosistema de motores de almacenamiento, complementos, entre otros. Y las

últimas versiones incluyen funciones GIS y JSON. (fundación, 2020)

Este motor de bases de datos es ampliamente utilizado como parte de desarrollos web,

entre los usuarios más destacados se encuentran: Wikipedia, WordPress.com y Google.

como una base de datos relacional que proporciona una interfaz SQL para acceder a los

datos. (fundación, 2020)

Componentes de los sistemas manejadores de bases de datos

Estos sistemas, sirven para albergar y manejar los datos correctamente y permitir

consultas concurrentemente para producir información a diferentes tipos de usuario

garantizando la atomicidad de las operaciones sobre la base de datos, tiene múltiples

componentes. Específicamente para albergar los datos se construyen tablas. Una base de



SALLE.

datos relacional está formada por una recopilación de tablas. Cada tabla tiene una parte de

definición o encabezado y una parte de contenido o cuerpo. La parte del encabezado

consiste en el nombre de la tabla y de las columnas. El cuerpo muestra las filas de la tabla

(Mannino, 2007)

Un sistema de gestión de base de datos consta de varios componentes, todos los cuales

contribuyen al buen funcionamiento del software. Los elementos básicos que lo conforman

son tres: el diccionario de datos, el lenguaje de definición de datos y el lenguaje de

manipulación de datos. (Ionos, 20)

Diccionario de datos: consiste en una lista de metadatos que reflejan las características

de los diversos tipos de datos incluidos en la base de datos. Además, estos metadatos

informan sobre los permisos de uso de cada registro y su representación física. De esta

manera, el diccionario proporciona toda la información relevante sobre los datos

almacenados. (Ionos, 20)

Lenguaje de definición de datos: el lenguaje de definición de datos, también llamado

lenguaje de base de datos o DDL (data definition language), sirve para estructurar el

contenido de la base de datos. Gracias a este lenguaje, es posible crear, modificar y eliminar

objetos individuales, como referencias, relaciones o derechos de usuario. (Ionos, 20)



SALLE.

Lenguaje de manipulación de datos: mediante el lenguaje de manipulación de datos

o DML (data manipulation language), se pueden introducir nuevos registros en la base de

datos, así como eliminar, modificar y consultar los que ya contiene. Este lenguaje también

permite comprimir y extraer los datos. (Ionos, 20)

Tipos de datos

Los tipos de datos que generalmente acepta una base de datos son; CHAR (L) FLOAT.

DATE/TIME, VARCHAR (L), DECIMAL, REAL y DOUBLE PRECISION,

NUMERIC. INTEGER, en este proyecto se usarán

FLOAT (P) Para columnas que contienen datos numéricos con una precisión flotante,

como los cálculos de tasas de interés y cálculos científicos. El parámetro de precisión P

indica el número de dígitos significativos. La mayoría de los DBMS tienen un límite

superior aproximado de 38 para P. (Mannino, 2007)

Algunos DBMS tienen dos tipos de datos, REAL y DOUBLE PRECISION, para la

precisión baja y alta de los números de punto flotante, en lugar de la variable de precisión

con el tipo de dato FLOAT. DATE/TIME Para las columnas que contienen fechas y horas,

como una fecha de pedido. (Mannino, 2007)

Este tipo de datos no es estándar entre los DBSM. Algunos sistemas soportan tres tipos

de datos (DATE, TIME y TIMESTAMP), mientras que otros soportan una combinación



SALLE.

de tipos de datos (DATE) que almacenan tanto la fecha como la hora. DECIMAL (W, R)

Para columnas que contienen datos numéricos con una precisión fija, tal como los montos

monetarios. (Mannino, 2007)

El valor W indica el número total de dígitos y el valor R indica el número de dígitos a

la derecha del punto decimal. A este tipo de dato también se le conoce en algunos sistemas

como NUMERIC. INTEGER Para columnas que contienen números enteros (por

ejemplo, números sin punto decimal). (Mannino, 2007)

Algunos DBMS tienen el tipo de dato SMALLINT para números enteros muy pequeños

y el tipo de dato LONG para enteros muy grandes. BOOLEAN Para columnas que

contienen datos con dos valores, como verdadero/falso o sí/no (Mannino, 2007)

Normalización

La normalización es la transformación de las vistas de usuario y almacenes de datos

complejos en un conjunto de estructuras de datos estables y más pequeñas. Además de ser

más simples y estables, las estructuras de datos normalizadas se pueden mantener con más

facilidad que las demás estructuras. (Kenneth E. Kendall, 2011)

Formas normales: existen tres (3) formas normales, la primera se presenta si en una tabla

sus atributos contienen valores atómicos (esto quiere decir que tienen que ser indivisibles),

la segunda forma normal se presenta si la tabla está en la primera forma normal, además



SALLE.

todos los atributos que no son clave primaria tienen dependencia funcional completa con

respecto a todas las claves existentes en el esquema (Valero, 2016).Para recuperar un

atributo no clave, se necesita acceder por la clave completa, no por una subclave, las

segundas formas normales aplican a las relaciones con claves primarias compuestas por

dos o más atributos, finalmente una tabla está en la tercer forma normal si se encuentra en

la segunda forma normal, también si todos los atributos que no son clave primaria no

dependen transitivamente de ésta, por tanto, hay que buscar dependencias funcionales entre

atributos que no estén en la clave. (Valero, 2016)

El primer paso del proceso incluye eliminar todos los grupos repetitivos e identificar la

clave primaria. Para ello, la relación necesita descomponerse en dos o más relaciones. En

este punto, las relaciones tal vez ya estén en la tercera forma normal, pero es probable que

se necesiten más pasos para transformar las relaciones a la tercera forma normal. (Kenneth

E. Kendall, 2011)

El segundo paso asegura que todos los atributos que no sean claves dependan por

completo de la clave primaria. Se eliminan todas las dependencias parciales y se colocan

en otra relación. (Kenneth E. Kendall, 2011)

El tercer paso elimina las dependencias transitivas. En una dependencia transitiva los

atributos que no son claves dependen de otros atributos que tampoco son claves. (Kenneth

E. Kendall, 2011)



SALLE.

Consultas

Cuando los usuarios hacen preguntas o se comunican con la base de datos, se dice que

la consultan. Algunas de estas son:

Liste todos los valores para todos los atributos de una entidad específica.

Liste todas las entidades que tengan un valor específico para todos los atributos.

Liste todos los atributos que tengan un valor especificado para todas las entidades.

Lenguaje de consulta estructurado.

El lenguaje de consulta estructurado (SQL) es otra manera popular de implementar

consultas. Utiliza una serie de palabras y comandos para seleccionar las filas y columnas

que deben aparecer en la tabla resultante. La palabra clave SELECT determina las filas que

se van a seleccionar (atributos). La palabra clave FROM indica la tabla o las tablas de las

que se seleccionara la información consultada. La palabra clave WHERE especifica las

restricciones para seleccionar los datos introducidos en el parámetro LIKE. (Kenneth E.

Kendall, 2011)

Formularios

Los formularios son instrumentos importantes para dirigir el curso de trabajo. Son

documentos impresos, para este trabajo son electrónicos, que las personas deben llenar de

manera estandarizada. Los formularios solicitan y capturan la información requerida por



SALLE.

los miembros de la organización que, a menudo, se introducirá en la computadora; por

medio de este proceso, sirven como documentos fuente para los usuarios o constituyen el

origen de los datos que los humanos deben introducir en aplicaciones de comercio

electrónico. Para diseñar formularios útiles debemos tener en cuenta los siguientes cuatro

lineamientos de diseño de formularios:

1. Que los formularios sean fáciles de llenar.

2. Que cumplan con el propósito para el que se diseñaron.

3. Que su diseño contribuya a que se completen con precisión.

4. Que sean atractivos. (Kenneth E. Kendall, 2011)

Un formulario es un desplegado en pantalla que se usa para introducir y editar datos.

Los formularios de sólo lectura también se pueden usar para reportar datos, pero en la

mayoría de los casos, cuando los programadores hablan de formularios, se refieren a las

que se usan para el ingreso y la edición de datos. Algunos formularios son fáciles de usar

y dan como resultado pocos errores en el ingreso de datos. Otros parecen difíciles de

manejar, artificiales, y es difícil usarlas sin que se creen errores. (Kroenke, 2003)

Reportes

Un reporte es una presentación estilizada de los datos apropiados para una audiencia

seleccionada. Un reporte es similar a un formulario en el sentido de que ambos utilizan

vistas y presentan los datos de modo muy diferente a como aparecen en las tablas base. Un



SALLE.

reporte difiere de un formulario en que el primero no cambia las tablas base, mientras que

el formulario sí puede realizar cambios en ellas. (Mannino, 2007)

Los reportes jerárquicos (también conocidos como reportes con corte de control)

utilizan el anidamiento o la tabulación para ofrecer un formato visualmente atractivo. Cada

campo tabulado se conoce como grupo. El anidamiento de los grupos indica el orden de

clasificación del reporte. La línea más interiorizada en un reporte se conoce como línea de

detalle. La principal ventaja de los reportes jerárquicos es que los usuarios entienden mejor

el significado de los datos cuando son clasificados y ordenados en forma tabulada. Es difícil

inspeccionar el resultado estándar de una consulta (una hoja de cálculo) cuando el resultado

contiene datos de varias tablas. (Mannino, 2007)

Tabla 1-. Diferencias entre Microsoft Excel y Microsoft Access

Microsoft Excel Microsoft Access

Microsoft Excel es un programa con

hojas de cálculos

Microsoft Access es un programa de

base de datos que se interrelaciona entre si

Microsoft Excel es un programa que

realiza cálculos matemáticos

Microsoft Access es un programa que

maneja grandes cantidades de datos


tiene una funcionalidad limitada y no

puede hacer el tipo de vinculaciones que

puede hacer Access


crea vínculos entre sus datos puesto que

utiliza archivos planos



SALLE.


está diseñado con el propósito de manejar

datos numéricos y ejecutar ecuaciones

Microsoft Access es un programa que es

capaz de manejar datos numéricos y

ejecutar ecuaciones, pero no es su función

principal


puede manejar millones de datos,

incluyendo ecuaciones.


está destinado a manejar miles de registros

y todos vinculados a través de varias tablas


puede crear gráficos, tablas dinámicas,

graficas entre otros

Microsoft Excel es un programa en

donde puede crear consultas calculadas,

hacer vínculos basándose a través de una

asistente

Fuente: Autores

1.7 Marco Conceptual

Para la elaboración y trazabilidad en la creación de las bases de datos hechas en Excel

y luego a Access es necesaria la utilización de conceptos que aporten a la determinación

de esta, por lo tanto, se hace necesario fijar conceptos que son utilizados en el presente

trabajo.

Modelo de datos: Un modelo de datos es un conjunto de herramientas conceptuales

para la descripción de los datos y las relaciones entre ellos.

Modelo de relación: Este modelo se aprovecha para el diseño de esquemas que después

se implementaran en una base de datos, se representa a través de diagramas formado de varios

elementos para entender los datos y como se relacionan.



SALLE.

Entidad: Una entidad es una cosa u objeto que almacena información, se

representan esquemáticamente mediante cajas de bordes redondeados, dentro de las

cuales se coloca el nombre de la entidad. Este nombre va siempre en singular y en

mayúsculas, una entidad está representada por un conjunto de atributos.

Atributos: son las propiedades específicas de describen a cada una de las entidades

se debe escribir en singular y minúscula. Un atributo se transforma en una entidad

cuando tiene significado completo en sí, con relaciones y atributos propios. Un conjunto

de entidades puede tener diferentes atributos.

Atributo Simple: son los atributos que no se dividen en sub-partes.

Atributo Compuesto: son los atributos que se pueden dividir en sub-partes esto

quiere decir, en otros atributos.

Atributos Mono variados: son los atributos que poseen un valor único para la

entidad.

Atributos Multivariado: son los atributos que poseen un conjunto de valores para

cada entidad.

Atributos Valorados: son los atributos que se puede obtener a partir de valores de

otros atributos este valor no se almacena, sino que se calcula cuando es necesario.



SALLE.

Atributo de valor nulo: son los atributos que toman un valor nulo cuando una

entidad no tiene un valor para ese atributo.

Tupla: son elementos que se forman por una fila de una tabla, y cada fila está de la

entidad estará compuesta por los atributos de la entidad a la que corresponde.

Relación: las relaciones son la asociación entre dos columnas en una o más tablas,

las relaciones se definen sobre la base de columnas de clave que coinciden, en el SQL

estas relaciones se definen utilizando restricciones de claves principal a clave externa

creándose un enlace entre dos tablas donde la clave principal de una tabla se asocia con

la clave externa de otra tabla utilizando las relaciones de las bases de datos.

Llaves: las llaves son atributos de las entidades el cual la hace distinguir o

sobresalir a esa entidad de los demás registros.

Llaves primarias: las llaves primarias son atributos que van en las columnas las

cuales restringen y distinguen a las tuplas para que no se repitan en una misma entidad,

esta llave primaria en única.

Llaves compuestas: la llave compuesta es una llave primaria compuesta por varios

atributos en una tabla.



SALLE.

Llaves foráneas: las llaves foráneas atributos de una entidad la cuales existen como

dependencia en otra entidad, esto quiere decir que los valores en las tuplas deben

coincidir con valores de una llave primaria de las tuplas de otra relación.

Cardinalidad: es una restricción en una relación en donde se especifica el número

de las instancias de entidad que es una entidad específica puede estar relacionada a

través de una relación.

Mapeo de cardinalidades: el mapeo de cordialidades se puede definir como la

cantidad de entidades en un conjunto de entidades que se pueden asociar con el número

de entidades de otro conjunto a través del conjunto de relaciones.

Relación Uno a Uno (1,1): una relación uno a uno se crea cuando ambos campos

relacionados son claves principales, en este tipo de relación un solo registro de la tabla

puede estar relacionado con un único registro de la tabla dos y viceversa.

Relación uno a muchos (1, n): una relación uno a varios se crea cuando uno de los

campos relacionados es un clave principal. Cada registro de una de una tabla puede estar

enlazado con varios registros de una segunda tabla, pero cada registro de la segunda

tabla no puede estar enlazado con un único registro de la tabla uno.



SALLE.

Relación muchos a muchos (n, m): una relación se crea cuando ninguno de los

campos relacionados son claves principales. Cada registro de la primera tabla puede

estar enlazada con muchos registros de la segunda y viceversa.

Relación Débil: una relación débil es la conexión entre una entidad débil y su

propietario

1.8 Marco Contextual

El Museo de la Universidad de La Sallé se encuentra ubicado dentro de las instalaciones

de la Universidad, más exactamente en el barrio la Candelaria en Bogotá DC. Es un centro

de estudios dedicado a investigar, conservar y exponer colecciones referentes a la

diversidad biológica y cultural fomentando la investigación sobre el patrimonio que

custodia. Actualmente los datos que posee de cada espécimen que se encuentran en las

diferentes colecciones están disponibles en hojas de cálculo de Microsoft Excel. Al manejar

la información para cada espécimen que tiene un cierto número de atributos específicos

que los caracterizan, es claro que no es el programa adecuado para llevar esta información,

de esta manera se llevara a cabo el diseño de un prototipo de datos en Microsoft Access

con el fin de llevar información e interrelacionarla para que a la hora de su búsqueda en

especifica sea más eficaz y rápida.



SALLE.

1.9 Marco Legal

Constitución política de Colombia

Máxima norma nacional, (artículos 63 y 72)

Ley 397 de 1997

Ley general de la cultura, por la cual se desarrollan los artículos 70, 71 y 72 y demás

artículos concordantes de la Constitución Política y se dictan normas sobre patrimonio

cultural, fomentos y estímulos a la cultura, se crea el Ministerio de la Cultura y se

trasladan algunas dependencias. En particular, los siguientes artículos:

Artículo 53. Conservación y restauración de las colecciones y sedes de los museos.

Artículo 54. Control de las colecciones y gestión de los museos públicos y privados.

Artículo 55. Generación de recursos.

Decreto 2667 de 1999

Por el cual se modifica la estructura del Instituto Colombiano de Cultura Hispánica.


Por el cual se modifica la Legislación Aduanera.

Ley 594 de 2000

Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras

disposiciones.

Decreto 358 de 2000



SALLE.

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 397 de 1997 y se dictan normas sobre

cinematografía nacional.

Resolución 2094 de 2001

Por la cual se reglamentan algunas competencias institucionales en materia de

protección del patrimonio arqueológico y se efectúan algunas delegaciones.

Decreto 833 de 2002

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 397 de 1997 en materia de Patrimonio

Arqueológico Nacional y se dictan otras disposiciones.

Decreto de funciones 1746 de 2003

Por el cual se determinan los objetivos y estructura orgánica del Ministerio de Cultura

y se dictan otras disposiciones.

Decisión 588 de 2004

Sobre la protección y recuperación de bienes del patrimonio cultural de los Países

Miembros de la Comunidad Andina.


Por la cual se declaran bienes de interés cultural de carácter nacional algunas

categorías de bienes muebles ubicados en el territorio colombiano.




SALLE.

Por la cual se establecen los requisitos y el procedimiento para la exportación

temporal de los bienes muebles de interés cultural, la exportación de los bienes muebles

del patrimonio cultural y se dictan otras disposiciones.

Ley 1185 de 2008

Por la cual se modifica y adiciona la Ley 397 de 1997 –Ley General de Cultura– y

se dictan otras disposiciones.

Decreto 763 de 2009

Por el cual se reglamentan parcialmente las Leyes 814 de 2003 y 397 de 1997

modificada por medio de la Ley 1185 de 2008, en lo correspondiente al Patrimonio

Cultural de la Nación de naturaleza material.


Por la cual se establece la estructura organizativa y funciones de las redes de museos

y se crea el consejo nacional de museos.


Por el cual se reglamenta que el Sector Administrativo de Cultura está integrado por

el Ministerio de Cultura y sus entidades adscritas y vinculadas.


Por el cual se modifica la estructura del Ministerio de Cultura. (presidente de la

Republica).

Legislación internacional



SALLE.

Convención de La Haya de 1954

Para proteger los bienes culturales en caso de conflicto armado, y sus protocolos.

Convención de la Unesco de 1970

Medidas para prohibir e impedir la importación, exportación y transferencia de

propiedad ilícita de bienes culturales.



SALLE.

Capítulo 2: Recopilación y análisis de la información

En este capítulo se desarrolla el primer objetivo específico: Analizar la base de datos

actual para entender las principales características que determinan una correcta

clasificación según la colección que corresponda, mediante la recopilación de la

información que se encuentra en varios archivos de Excel, creando así un diccionario de

datos para entender la forma en la que está organizada toda la información.

1.10Manejo de la información en el Museo de la Universidad de La Salle

El Museo de la Universidad de La Salle cuenta con 8 colecciones, que a su vez se dividen

en colecciones según la clasificación del tipo de espécimen, la información de cada

espécimen se encuentra dividida entre taxon que selecciona todos los datos relacionados

como su nombre lo indica con la taxonomía de los individuos en cuestión, la ubicación se

refiere al lugar donde fue encontrado el espécimen, el contexto geológico se refiere a la

época a la que pertenece el individuo, el registro biológico contiene los datos que se

guardan en la base de datos con respecto al ingreso del espécimen a la colección, los

elementos del registro son las características que tiene el registro del individuo, el evento

se refiere al momento en el que fue recolectado el individuo finalmente la identificación

hace referencia a la persona y las condiciones en las que fue identificado el espécimen,

cada una de estas entidades se encuentra con sus respectivos atributos.



SALLE.

1.11 El Estándar Darwin Core

El estándar Darwin Core (DwC) de la versión 2015-06-02, es la plantilla usada para

organizar la información de cada espécimen para el Museo de la Universidad de La

Salle, los elementos o atributos estipulados por el estándar (DwC) para documentar los

registros biológicos. Es donde va almacenada toda la información documentada de cada

uno de los especímenes del Museo; consta de siete atributos generales llamados registro

biológico, elementos del registro, evento, ubicación, contexto geológico, identificación

y taxón. Estos atributos a su vez se dividen en 164 sub- tributos; la especificación para

esta plantilla se encuentra disponible en:

https://sites.google.com/humboldt.org.co/wikisib/publicar/plantillas.

1.12 Levantamiento de la información

Al inicio de esta investigación se realizaron reuniones con María Fernanda Lozano,

Julieth Cárdenas curadoras, y José Warles profesional conservador del Museo, ellos

hicieron una explicación inicial para poder familiarizarse con el Museo y con la

información que administran en los archivos de Excel, poco a poco se recibieron cada uno

de los archivos por correo electrónico, y a medida que se recopilan los datos de cada uno

de los especímenes, se logra entender la forma en la que se encuentran seleccionadas las

colecciones, fue necesario hacer consultas independientes ya que el lenguaje de biología



SALLE.

que se utiliza en la base de datos es un poco complejo debido a las particulares expresiones

que describen a los especímenes.

Afortunadamente el Museo se encuentra dentro de las instalaciones de la Universidad

de La Salle, por lo que las visitas se realizaban en tiempos libres hasta que empezó la

pandemia COVID-19, momento en el que se adoptó la virtualidad de manera completa. A

partir de ese momento se iniciaron reuniones por la plataforma Teams, que se hacían en

común acuerdo teniendo en cuenta la disponibilidad del tiempo tanto de los funcionarios

del museo como de la Ingeniera.

Identificación de las bases de datos en Excel del Museo de la Universidad de la

Salle

Análisis del estudio

Para el análisis del estudio es determinante la identificación de las colecciones

existentes y como se clasifica cada una de ellas. Esto con el fin de generar los atributos

adecuados para cada colección ya que son una parte esencial para la elaboración del

prototipo para el manejo de datos. Un factor determinante para la elaboración del diseño

del prototipo para el manejo de datos en el Museo fue la investigación junto con el personal

que labora allí, lo cual facilitó la obtención de información de las colecciones que se



SALLE.

manejan, donde se determinó la clasificación de cada una de ellas y los especímenes que

les pertenecen. Estos datos permiten generar el alcance de este proyecto ya que esta

información es la que genera la base de datos.

Para la elaboración de la base de datos se utilizó la disponibilidad de información de las

ocho colecciones las cuales se clasifican de acuerdo con diferentes variables que

caracterizan los especímenes. Con el objetivo de establecer los atributos que varían

dependiendo de la colección, estos atributos registran la información más relevante

determinando que atributos son o no necesarios para la elaboración de la base de datos

Colecciones

Vertebrados

Las colecciones de vertebrados que posee el Museo son de las más antiguas presentes

en el país, algunas de ellas datan de antes que el museo fuera construido. Parte de estos

organismos son el único registro de especies que alguna vez vivieron cerca de Florencia,

Leticia, Medellín, Villavicencio, Pamplona, Cúcuta y Bogotá y que muy probablemente ya

están extintas localmente. (Salle, 2021)



SALLE.

La colección de los vertebrados está dividida en 5 grupos: Anfibios, Reptiles, Ictiología,

Ornitología y Mamíferos, con un total de 32.305 ejemplares en 87 tipos. Esta colección se

puede observar en la tabla 2.

Tabla 2- Colección de vertebrados.

Fuente: Autores

Invertebrados

Las colecciones de los invertebrados que posee el Museo cuentan con un número de

65.841 ejemplares dividida en tres grandes grupos: los Artrópodos que son aquellos que

presentan un esqueleto articulado, Insectos que por lo general que se caracterizan por

tener dos pares de alas un par de antenas y tres pares de patas y por último los Moluscos

los cuales poseen un cuerpo blando desnudo por lo general protegidos por una concha.

Estos ejemplares fueron recolectados en Cundinamarca, Casanare, Valle del Cauca y

Tolima; esta colección se puede observar en la tabla 3.



SALLE.

Tabla 3-Colección de invertebrados.

Fuente: Autores

Botánica

La colección botánica que posee el Museo tiene un reconocimiento por parte de Index

Herbariorum internacional y otro por parte del instituto Alexander Von Humboldt y los

datos se encuentran en el registro nacional de colecciones biológicas , esta colección tiene

14.886 registros entre alagas , hongos, líquenes, musgos, helechos con un total de más de

10.000 ejemplares los cuales son representados en 212 familias, esta colección reúne todo

sus datos en una solo grupo llamada herbaria, tal como se muestra en la tabla 4.



SALLE.

Tabla 4- Colección de botánica.

Fuente: Autores

Paleontología

La colección de paleontología está constituida por fósiles y preservada por los curadores

del Museo con fines científicos y de estudio. Esta colección se divide en un único grupo el

de paleontología, así como lo muestra la tabla 5.

Tabla 5- Colección de paleontología.

Fuente: Autores

Diccionario de Datos

Formato Excel actual para las colecciones (Vertebrados, Invertebrados, Herbario y

Paleontología)

Actualmente el Museo maneja a través del programa Microsoft Excel toda la toma de

datos de los especímenes para hacer su debido registro en cada una de las colecciones

correspondientes. En este caso en particular, para las colecciones de vertebrados

invertebrados, paleontología y herbario que consta de un formato o plantilla Excel de 4

hojas basada en el estándar Darwin Core. Las pestañas son: instrucciones, plantilla,

definiciones, y vocabulario



SALLE.

Instrucciones

Esta hoja contiene la guía de uso y los puntos a tener en cuenta antes de iniciar la

documentación de los registros biológicos. Esta plantilla está basada en el estándar Darwin

Core (DwC) de la versión 2015-06-02 la cual contiene los elementos más relevantes al

momento de documentar los registros biológicos que se desean publicar tal y como se

evidencia en la ilustración 1.

Plantilla

En esta hoja contiene la tabla con los elementos o atributos estipulados por el estándar

(DwC) para documentar los registros biológicos. Es donde va almacenada toda la

información documentada de cada uno de los especímenes; consta de siete atributos

generales llamados registro biológico, elementos del registro, evento, ubicación, contexto

geológico, identificación y taxón. Estos atributos a su vez se dividen en 164 sub- tributos;

y se puede evidenciar un ejemplo en la ilustración 2.



SALLE.

Ilustración 1- Fragmento de instrucciones.

Fuente: Museo de la Universidad de La Salle



SALLE.

Ilustración 2- Fragmento de plantilla.


Definiciones

Esta hoja contiene el glosario de cada unos de los atributos y subatributos estipulados

por el estardar (DwC) para documentar los registros biológicos tal y como se evidencian

algunos de ellos en la ilustración 3.



SALLE.

Ilustración 3- Fragmento de definiciones.


1.12.1.1 Vocabulario

En esta hoja llamada vocabulario contienela lista del vobaulario controlado para algunos

atributos o subatributos estipulados por el estardar (DwC) para documentar los registros

biológicos tal y como se evidencian algunos de ellos en la ilustración 4. llamada

vocabulario.



SALLE.

Ilustración 4- Fragmento de vocabulario.


En este capítulo se realizó un análisis de la base de datos actual del Museo de la

Universidad de La Salle, la cual se encuentra organizada de acuerdo con el sistema Darwin

Core en archivos independientes de Excel. Para cada colección está establecido su

correspondiente archivo, para un total de 34 archivos. Cada archivo está distribuido de

manera uniforme en cuatro pestañas, que se estudiaron y se entendieron de acuerdo con las

características que estas presentan para la correcta clasificación de la información requerida

por los expertos del Museo. A partir de este análisis se logró comprender la forma en la



SALLE.

que está organizada la información, dando cumplimiento al primer objetivo específico, que

indica como resultado de la primera fase del proyecto el diccionario de datos.



SALLE.

Capítulo 3 Diseño conceptual de la base de datos

En este capítulo se desarrolla el segundo objetivo específico: Diseñar el modelo

conceptual para el sistema de base de datos que responda a las necesidades del Museo de

la Universidad de La Sallé, con el fin de mejorar la accesibilidad y facilidad en la

obtención de información mediante el uso de herramientas como el diagrama entidad-

relación (ER)

1.13Diseño del modelo conceptual para el sistema de base de datos

El modelo conceptual contiene 21 entidades dentro de las cuales están espécimen,

contexto geológico, taxon, evento, ubicación, identificación, registro biológico,

elementos del registro, colecciones, vertebrados, invertebrados, botánica, paleontología,

artrópodos, insectos, moluscos, anfibios, reptiles, ictiología, ornitología, mamíferos

1.14 Diseño Lógico

El espécimen es la entidad que conecta con las siete entidades que representan los

atributos generales, dentro de las cuales se encuentra taxon, evento, ubicación,

identificación, elementos de registro, registro biológico, contexto geológico, a su vez

pertenece a una colección, que se divide en cuatro divisiones las cuales se están

trabajando en este proyecto, es importante tener en cuenta que si el espécimen se clasifica

en una de las colecciones y respectivamente en una de las sub - colecciones, no se podrá



SALLE.

clasificar en ninguna otra, esto quiere decir que se crea una relación disyunta entre la

entidad espécimen y la entidad colección respectivamente. Cada entidad cuenta con un

atributo ID para lograr identificar cada una de las entidades y además poder conectarlas

entre sí.

1.15 Modelo relacional

A continuación, se presentan los primeros bocetos para la elaboración del modelo

entidad relación, inicialmente se presentaron dificultades a la hora de distribuir la

información en las tablas con sus respectivos atributos, ya que al manejarse demasiados

datos causaban confusión entre los mismos.

En el diagrama 2 se muestra el diagrama inicial planteado, este presenta las entidades

sin tener en cuenta que taxon, cuenta con 41 atributos, ubicación con 39 atributos, contexto

geológico con 18 atributos, registro biológico con 22 atributos, elementos del registro con

20 atributos, evento con 14 atributos e identificación con 8 atributos, también se incluyeron

las colecciones: vertebrados, invertebrados, botánica, paleontología, sin especificar cada

uno de sus atributos. Debido a la cantidad de atributos que se presentan se propone un

nuevo modelo.

Especimen

Registro BiologicoElementos

de Registro

Evento

ubicacion

Taxon

Contexto Geologico

Identificacion

Coleccion

Invertebrados

Vertebrados

Paleontologia

Artropodos

Insectos

Moluscos

Mamiferos

Ornitologia

ReptilesAnfibiosIctiologia

Botanica

Herbaria

d

d

d

d

Diagrama 2-Primer diagrama entidades. Fuente. Los autores.



SALLE.

En el diagrama 3 se plantea un nuevo diagrama ER, que adicional al anterior, se dividen

las tablas, de acuerdo con los atributos que tienen valores nulos actualmente en la base de

datos, que son: taxon DC con 29 atributos, evento DC con 10 atributos, ubicación DC con

23 atributos, elementos del registro DC con 9 atributos, registro biológico DC con 15

atributos y finalmente contexto geológico DC con 18 atributos. Para llegar a este modelo

se revisaron cada uno de los archivos de Excel que contienen la información de todos los

especímenes clasificados de acuerdo a la colección correspondiente, para diferenciarlos se

agregaron las letras DC que quieren decir Darwin Core, ya que, como se presentó en el

capítulo 2, este es el sistema que se usa para la organización de los datos, entonces, todas

las tablas que contienen al final DC, indican que sus atributos son datos nulos, es decir, no

contienen datos, mientras que las tablas sin DC, tienen sus atributos con información en

cada uno de ellos, esta clasificación facilita el manejo de la información.

Adicionalmente se tienen en cuenta los colores utilizados en el diagrama, los atributos

en color azul corresponden a datos que a lo largo del registro del espécimen no cambian, a

diferencia de los atributos en color naranja, tienen la posibilidad de presentar cambios en

el proceso de registro de la información

Diagrama 3- Fragmento de segundo diagrama entidad-relación. (ver diagrama completo en anexo 1) Fuente. Los autores.



SALLE.

Finalmente se planteó el diagrama definitivo con los mismos colores y con la misma

condición DC, se le adiciona nuevos ID para cada tabla que se identifican con el color

verde, y así facilitar la conexión entre tablas y no afectar el modelo original que el museo

tiene planteado con el sistema Darwin Core, el diagrama 4 muestra a continuación el

modelo conceptual final.

En este capítulo se planteó el uso de herramientas de ingeniería industrial como el

diagrama ER (entidad-relación) el cual determina el número de entidades que son parte de

la base de datos con sus respectivos atributos y como se relacionan entre ellas, este

diagrama sirve para tener una idea de la estructura que va a tener la base de datos en general,

con el uso de esta valiosa herramienta se obtuvo el modelo conceptual para el sistema de

base de datos, dando cumplimiento al segundo objetivo específico, el cual pretende

satisfacer las necesidades del museo, mejorando la accesibilidad y facilidad en la obtención

de la información, gracias a que la principal ventaja de este modelo es que todos los datos

se encuentra en un solo lugar y no deben desplazarse de un archivo a otro.

Diagrama 4- Fragmento modelo conceptual final. (ver modelo completo en anexo 2) Fuente. Los autores.



SALLE.

Capítulo 4 Desarrollo de la base de datos

En este capítulo se describe el desarrollo del tercer objetivo: Crear la base de datos con sus

tablas, interfaces de consulta, formularios e informes que permitan mejorar la gestión de la

información del Museo de la Universidad de La Salle, mediante el uso de casos de uso, matrices

de interacción, consultas, tablas y formularios en el programa Microsoft Access.

1.16 Creación de la Base de Datos en Microsoft Access.

Una vez aprobado el modelo relacional de la base de datos que se presentó en el capítulo 3,

Diagrama 4, la construcción de la base de datos comprende la creación de las tablas, el

establecimiento del modelo relacional y poblar las tablas con los datos que el Museo maneja en

Excel a este nuevo sistema que agrupa todos los datos en un solo archivo, interrelacionándolos

entre si

Planteamiento de las tablas

Para iniciar la creación de la base de datos en Access es importante tener presente cuantas tablas

se requieren para organizar los datos, de tal forma que queden ordenados y completos. Como se

mencionó en el capítulo anterior, con ayuda del diagrama entidad-relación se determina el modelo

para la base de datos. Como resultado de este obtuvieron 26 tablas que contienen información

como taxon, elementos del registro, registro biológico, evento, ubicación, identificación, contexto

geológico, incluyendo las tablas con la nomenclatura DC, cada una de estas con sus respectivos

atributos. En la ilustración 5 se muestra un ejemplo de una de ellas, no se exponen todas debido a



SALLE.

la extensión de los datos, en esta ilustración se muestra la vista de diseño de tabla denominada

identificación con todos sus atributos que están ubicados en la primera columna de la tabla cuyo

encabezado es “Nombre del campo” en la segunda columna se encuentra el tipo de dato que será

ingresado en ese campo, finalmente la tercer y última columna brinda la opción de establecer una

descripción breve del atributo. En este espacio es importante determinar el tamaño del campo en

la parte inferior de la ilustración, indicar si es un campo requerido y si se permite la longitud cero

en el campo.

Ilustración 5- Vista de diseño de tabla identificación

Fuente: Los autores.

Además, se incluyen tablas de las colecciones como vertebrados que a su vez se clasifica en

mamíferos, anfibios, reptiles, ictiología y ornitología, la colección de invertebrados clasificada en



SALLE.

artrópodos, insectos y moluscos, la colección herbaria y paleontología, adicionalmente se

encuentra las tablas de colección y espécimen. En la ilustración 6 se muestran algunas de estas

tablas, correspondientes a colecciones y a vertebrados, así como se muestran a continuación es la

vista hoja de datos donde no solo muestra los atributos, sino también los datos que se encuentran

en cada una de estas tablas respectivamente.

Ilustración 6- Tablas Colección y Vertebrados


Adicionalmente se agregaron tablas para determinar los usuarios que ingresaran a consultar y

modificar la información según sea el caso, con sus respectivas contraseñas si son requeridas, mas

adelante se especificara que tipos de usuarios se crearon para la base de datos, de acuerdo con cada

una de sus necesidades.



SALLE.

Modelo relacional en Access

Una vez creadas las 26 tablas anteriormente mencionadas por medio del Id nuevo que se

propuso en el capítulo anterior, estas se relacionan entre sí, de tal forma que la entidad espécimen

contiene atributos generales, ubicados en las tablas de taxon soportando taxon DC, evento, que

soporta la tabla evento DC, ubicación, que soporta la tabla ubicación DC, identificación, esta

entidad no soporta ninguna ya que todos sus atributos tienen información, elementos del registro,

soporta elementos de registro DC, registro biológico, soporta registro biológico DC y finalmente

contexto geológico DC como única tabla para esta entidad ya que sus datos contenidos son nulos

como se muestra en la ilustración 7.

Ilustración 7- Relaciones en Microsoft Access

Fuente: Los autores



SALLE.

Adicionalmente espécimen se conecta con colección por medio de cada uno de sus atributos

NEW ID, y colección con cada una de las colecciones con llaves primarias.

Cargue de datos a la Base de Datos del Museo de la Universidad de la Salle

Para subir la información a la base de datos en Microsoft Access, se crearon nuevos archivos

de Excel, reuniendo la información de todos los especímenes en las tablas para cada entidad, es

decir, para la entidad taxon, se recopilaron todos los atributos de todos especímenes que

contienen información que pertenece a la tabla taxon, así con cada una de las siete entidades que

contienen los atributos generales, que son taxon, evento, contexto geológico, registro biológico,

elementos del registro, ubicación e identificación.

En el momento que se crearon todas las tablas en Excel, se facilita la exportación de datos de

un programa a otro, en este caso, de Excel a Access, mediante el uso de la herramienta que

ofrece Access de exportación e importación de datos ya que seria demasiado dispendioso hacerlo

de manera manual, pues en total se manejaron datos de 51367 especímenes.

Planteamiento de usuarios

En común acuerdo con los investigadores del Museo, se llegó a la conclusión que a esta base

de datos van a acceder tres tipos de usuarios, dentro de los cuales están:

Visitantes, que corresponde a estudiantes y personas externas al museo, estas personas

tienen acceso limitado a información específica del espécimen, es decir, algunos datos



SALLE.

estarán ocultos para estos usuarios. En la ilustración 8 se muestra la matriz de interacción

de este usuario.

Ilustración 8- Matriz de interacción para visitantes.


Funcionarios, este usuario se refiere a trabajadores internos del Museo especialmente el

director de este, quien tendrá acceso ilimitado a toda la información, pero que a diferencia

de los investigadores no podrá hacer ninguna modificación en la base de datos. En la

ilustración 9 se muestra la matriz de interacción de este usuario.

Ilustración 9- Matriz de interacción para funcionarios.




SALLE.

Finalmente están los Investigadores, que en el caso del Museo son las curadoras y el

conservador, ellos tienen acceso total e ilimitado a la información, además de ingresar datos

y modificarlos. En la ilustración 10 se muestra la matriz de interacción de este usuario.

Ilustración 10- Matriz de interacción para investigadores.


Es importante tener en cuenta que para los usuarios funcionarios e investigadores requieren

contraseña, mientras Visitantes tiene acceso directo a la base de datos.



SALLE.

Casos de uso

1. INFORMACIÓN SOLICITANTE

Nombres y Apellidos Requerimiento #

Cargo o Perfil Estudiante Unidad - Módulo

Proceso Email

Fecha solicitud Día/Mes/Año Teléfono

2. NOMBRE DEL CASO DE USO

Ingreso usuario visitante

3. ACTOR PRINCIPAL

Visitante

4. ACTORES SECUNDARIOS

Investigadores del museo

5. DESCRIPCIÓN SOLICITUD Hacer la consulta de información del espécimen

6. DIAGRAMA DE CASO DE USO

1. Selecciona usuario: visitante 2. Selecciona la colección que desea consultar 3. En caso de seleccionar vertebrados o invertebrados, seleccionar que tipo de

vertebrado o invertebrado va a consultar 4. Se despliega una lista de especímenes de acuerdo con la opción elegida,

seleccionar el que se quiera consultar. 5. Para finalizar la consulta oprime la opción regresar

7. PRECONDICIÓN

8. Tres opciones de usuario, se debe seleccionar el tipo de usuario

9. POSCONDICIÓN

Información solicitada por el usuario con respecto al espécimen consultado

10. ESCENARIO PRINCIPAL - FLUJO BÁSICO



SALLE.

1 selecciona usuario: visitante 2 selecciona la colección que desea consultar 3 en caso de seleccionar vertebrados o invertebrados, seleccionar que tipo de vertebrado o invertebrado va a consultar 4 se despliega una lista de especímenes de acuerdo con la opción elegida, seleccionar el que se quiera consultar. 5 para finalizar la consulta oprime la opción regresar

11. EXTENSIONES - FLUJOS ALTERNATIVOS Regresar y modificar la opción de consulta

12. REQUISITOS ESPECIALES

Tener conocimiento básico de las colecciones existentes en el museo de la universidad de la Salle

13. OBSERVACIONES

Se manejan listas desplegables en cada una de las consultas para que el usuario elija la que desee o necesite, evitando cometer errores humanos en la escritura de estos.

14. CATEGORÍA

Normal x No afectan disponibilidad, integridad o confidencialidad del sistema

Normal Urgente Asociada a cambios de legislación o de negocio.

Urgente Afectan disponibilidad, integridad y confidencialidad del sistema

15. MODULOS QUE AFECTA-(Tablas, Formularios o Reportes)

Tabla X Espécimen

Formularios X Principal

16. DIAGRAMA DE SECUENCIA



SALLE.

17. ESTADOS

Estado Fecha dd/mm/aaaa

Responsable Observaciones

Registrada Nombre completo

Validada

Aprobada

Estimada

Versionada

Rechazada

Cerrada

Fuente: Los autores

Plantilla elaborada por la ing. Yamile Jaime.

Mapa de Navegación

En la creación de la interfaz de la base de datos se hace uso de botones que ayudan al usuario a

seleccionar la opción que buscan consultar en la base de datos, a partir de la selección de

colecciones a las que pertenece el espécimen, aparece en pantalla la lista de individuos que

cumplen con las características de acuerdo con la búsqueda realizada, los botones varían

dependiendo del usuario, es decir al usuario visitante, solo le será permitido consultar

información de manera limitada, se omitirá la información privada del museo y la ubicación en

los estantes del museo, mientras que en el usuario investigador y funcionario, se mostrara toda la

información que sea requerida, además de esto, el funcionario, tiene habilitado un botón que le

permite modificar y actualizar los datos para el espécimen que desee ingresar en la siguiente

ilustración se observa el mapa de navegación.



SALLE.

Ilustración 11- Mapa de navegación.


Planteamiento de formularios

Los formularios son herramientas que ayudan a que el usuario pueda seleccionar entre varias

opciones, la que se requiera de acuerdo con sus necesidades de búsqueda, por ejemplo,

inicialmente el usuario debe elegir qué tipo de usuario va a utilizar la base de datos, al completar

esta acción, deberá elegir qué tipo de colección va a consultar, y así el usuario seleccionara las

opciones que satisfagan sus necesidades. A continuación, se muestra en la ilustración 12 el diseño

del formulario de inicio de la base de datos, el cual muestra el título de Museo de La Salle y da la



SALLE.

opción de seleccionar usuario, al escoger uno de estos, automáticamente será dirigido a un nuevo

formulario, dependiendo de la elección que se haga.

Ilustración 12- Diseño de formulario de inicio

Fuente: los autores

Interfaz de la base de datos

Desde el punto de vista del usuario la base de datos tendrá una imagen diferente a la que se

mostró en la sección anterior en la ilustración 11, a esta nueva imagen se le denomina interfaz,



SALLE.

siendo esta, el producto final que el usuario va a utilizar y por el que va a navegar en la base de

datos, la ilustración 13 muestra esta primera imagen que el usuario va a observar.

Ilustración 13- Vista inicial del usuario en la base de datos

Fuente: los autores

Cuando el usuario es funcionario o investigador, se desplegará un nuevo formulario en donde

deberá ingresar un usuario y contraseña para poder acceder a la información, como se muestra en



SALLE.

la ilustración 14. Si por el contrario el usuario selecciona visitante se abrirá un nuevo menú de

opciones inmediatamente.

Ilustración 14- Vista selección usuario funcionario.

Fuente: los autores

Una vez se ingresa el respectivo usuario y contraseña se abre el menú que inmediatamente se

le abre al visitante, la diferencia está en el acceso a la información que tiene cada uno de los

usuarios. En la ilustración 15 se muestra este menú, donde deberá elegir la colección que desea

consultar, al seleccionar vertebrados por ejemplo automáticamente se desplegará un nuevo menú



SALLE.

de opciones, ya que en esta colección se divide en 5 colecciones, o en el caso de los invertebrados

se divide en tres (3) colecciones.

Ilustración 15- Menú de colecciones

Fuente: los autores

Por ejemplo, si el usuario selecciono la opción de vertebrados el nuevo menú que saldrá en

pantalla se muestra en la ilustración 15. Al seleccionar una de estas opciones se desplegará una

lista correspondiente a todos los especímenes que pertenecen a dicha colección.



SALLE.

Ilustración 16- Vista colección de vertebrados

Fuente: los autores

Reportes

Cuando el usuario finalmente selecciona que sub-colección desea consultar, aparece en pantalla

una lista de los individuos que se encuentran en la colección que eligió, el usuario selecciona el

espécimen que le llame la atención y automáticamente se desplegara una tabla con toda la

información de los atributos, para el caso de los funcionarios si desean modificar o ingresar datos,

debe seleccionar la opción modificar, para mostrar en pantalla un formulario que deberá diligenciar

para ingresar los datos, finalmente para guardar la información, oprime el botón guardar, y queda

hecha la acción.



SALLE.

En este capítulo se plantea el uso de herramientas utilizadas para la elaboración de bases de

datos, en este caso se utilizó Microsoft Access para la creación de la base de datos para el Museo

de la Universidad de La Salle. También se usaron herramientas de ingeniería industrial como lo

son las matrices de interacción de los usuarios, el diseño de casos de uso para determinar el papel

del usuario en la ejecución del programa, dando cumplimiento al tercer objetivo específico y a su

vez a la tercera fase del proyecto.



SALLE.

Capítulo 5 Validación de la base de datos

En este capítulo se presenta el desarrollo del cuarto objetivo: Realizar la validación del

sistema adoptado con los expertos del Museo para evaluar su viabilidad.

Para la validación del prototipo, como protocolo de pruebas, se realiza una lista de chequeo

donde se especifica de acuerdo a los requerimientos del Museo, los elementos que debe

contemplar la base de datos. Esta lista se encuentra disponible en el anexo número 3, al

comprobar que se cumple a cabalidad cada uno de los ítems de dicha lista, se procede a realizar

una reunión virtual con los principales actores del Museo, tales como el director, las curadoras y

el conservador, en conjunto con la directora de tesis y los dos tesistas. De este encuentro se

obtiene como resultado, una excelente aprobación del prototipo para el manejo de sus datos, sin

embargo, manifiestan algunas modificaciones con respecto al diseño del formato para agregar

registros y además sugirieron la posibilidad de exportar las tablas de manera completa a otro

archivo, lo cual se da solución por medio de la realización de diferentes consultas. A

continuación, se anexa el link que contiene la grabación del encuentro.

https://unisalleedu-

my.sharepoint.com/:v:/g/personal/yajaime_unisalle_edu_co/EbNniT3qft5FnJbx-

9XN51wBRebkNfBGJrqDTX4MoDnirQ



SALLE.

1.17 Resultados y discusión.

En este proyecto se diseñó un prototipo para el manejo de datos del Museo de la Universidad

de La Salle, aplicando el sistema de clasificación que maneja actualmente en cada una de sus

colecciones, esto se logró gracias a la ejecución de las diferentes fases que se plantearon en el

proyecto, las cuales consisten en, primero, como entrada principal se realizó un acercamiento al

Museo, para entender la dinámica del manejo de datos y las problemáticas que los investigadores

afrontaban y obtuvieron los archivos de Excel correspondientes a la base de datos actual del Museo

de la Universidad de La Salle. Se reunió toda la información necesaria, se analizó la información

recopilada para lograr entender la misma, como resultado de esta primera fase se obtiene el

diccionario de datos.

En la segunda fase, a partir del diccionario de datos y de información brindada por los

investigadores del museo, se identifican las necesidades del museo, se proceden a establecer

atributos y restricciones, para generar un nuevo modelo conceptual, con la ayuda del uso de

diagrama ER, como resultado de la segunda fase se obtiene el modelo de datos entidad-relación.

Gracias al modelo resultado de la segunda fase se visualiza la estructura de la base de datos,

permitiendo crear tablas las cuales permiten almacenar la información que contiene cada colección

a trabajar, por otra parte los formularios están destinados para el ingreso y la edición de datos los

cuales se implantaron en la base de datos de Microsoft Access ya que Excel no contaba con este

recurso, en el caso de las interfaces de consulta e informes, los formularios se solicitan y capturan



SALLE.

la información requerida por los miembros de la institución que, a menudo, se introducirán en la

base de datos.

Para la fase 3, se aseguró como primera medida que los datos se puedan compartir entre los

usuarios y en varias aplicaciones, que los datos que se emplean en la base de datos sean precisos

y consistentes a la hora de la búsqueda y que todos los datos requeridos estén siempre disponibles

a los usuarios, todo esto con el fin de permitir que los usuarios construyan su propia vista personal

de los datos sin preocuparse por la forma en que éstos se almacenan físicamente.

Para culminar con la fase 4, se realiza la entrega del prototipo a los funcionarios del Museo de

la Universidad de la Salle en el cual se realiza la validación del modelo en el cual junto con los

funcionarios del Museo, se definió que en esta base de datos van a acceder tres tipos de usuarios,

dentro de los cuales se encuentra, visitantes, que corresponde a estudiantes y personas externas al

museo, estas personas tienen acceso limitado a información específica del espécimen, es decir,

algunos datos estarán ocultos para estos usuarios, también se encuentra el usuario de funcionarios,

este usuario se refiere a trabajadores internos del Museo especialmente el director de este, quien

tendrá acceso ilimitado a toda la información, finalmente están los Investigadores, que en el caso

del Museo son las curadoras y el conservador, ellos tienen acceso total e ilimitado a la información,

además de ingresar datos y modificarlos. Es importante tener en cuenta que para los usuarios

funcionarios e investigadores requieren contraseña, mientras que para los visitantes tiene acceso

directo a la base de datos.



SALLE.



SALLE.

Conclusiones, Recomendaciones y Trabajo futuro.

Se diseñó un prototipo para el manejo de datos en el Museo de la Universidad de La Salle,

teniendo en cuenta el sistema de clasificación que se maneja actualmente en las diferentes

colecciones el cual es Darwin Core, y con ayuda del programa Microsoft Access se logra unificar

la información en un solo archivo haciendo uso de esta herramienta. Gracias a este proyecto se

aprendió algunos de los términos usados en biología y se entendió la forma en la que están

organizados los datos de cada uno de los especímenes, y de esta manera llegar al prototipo actual

que se logró realizar.

Se analizó la base de datos actual para entender las principales características que determinan

una correcta clasificación de acuerdo con la colección así de esta manera se logra hacer una

estructura adecuada para el manejo de los datos ya estos se encontraban en diferentes archivos

Excel y en múltiples colecciones haciendo más tedioso la búsqueda para un dato en concreto

Se creó la base de datos con sus tablas las cuales permiten almacenar la información que

contiene cada colección a trabajar las cuales ayudan a la identificar cada las colecciones que se

tienen actualmente en el Museo, interfaces de consulta e informes los formularios de consulta se

solicitan y capturan la información requerida por los funcionarios del Museo que, a menudo, se

introducirán en la base de datos. Permitiendo así de esta manera mejorar la gestión de la

información del Museo de la Universidad de La Salle.

Se realizó la validación de la funcionalidad del prototipo para el manejo de datos, se trabajó

junto con los investigadores del Museo, en donde básicamente se realizaron pruebas, tales como



SALLE.

eliminación, ingreso y búsqueda de datos, en el que se evidencia una eficaz respuesta al compararla

con el manejo que se le daban a los datos en Excel, ya que precisamente estos procedimientos no

tenían forma de ser administrados y precisamente con la aplicación del prototipo para el manejo

de datos se restringe de acuerdo al tipo de usuario que quiera administrar la información. Son tres

tipos de usuarios, de los cuales se encuentra, visitantes, que corresponde a estudiantes y personas

externas al museo, estas personas tienen acceso limitado a información específica del espécimen,

es decir, algunos datos estarán ocultos para estos usuarios, El usuario de funcionarios, este se

refiere a trabajadores internos del Museo especialmente el director , quien tendrá acceso ilimitado

a toda la información, El usuario Investigadores, son las curadoras y el conservador, ellos tienen

acceso total e ilimitado a la información, además de ingresar datos y modificarlos. Es importante

tener en cuenta que para los usuarios funcionarios e investigadores requieren contraseña, mientras

que para los visitantes tiene acceso directo a la base de datos.

Recomendaciones

Se recomienda trabajar la búsqueda de información de datos en este nuevo prototipo para las

colecciones que se encuentran en este mismo, ya que hacer el modelo se evidencia la eficaz

respuesta al problema de búsqueda de datos en un solo archivo. Para Las colecciones de

antropología, rocas y minerales y etnografía, no se presentan en este prototipo ya que maneja una

estructura diferente de datos esto quiere decir que si se trabajan en Access es muy probable que no



SALLE.

haya como interrelacionarlas y se tenga que hacer un prototipo independiente para estas

colecciones

Trabajo Futuro

Hay muchas oportunidades de mejora en este prototipo, especialmente en la interfaz del

programa, y con respecto a la opción de eliminación de datos de este. Y para que el museo pueda

implementar toda su información en Microsoft Access es muy probable que en otro proyecto se

vea la necesidad de otro prototipo para las colecciones restantes que son antropología, rocas y

minerales y etnografía puesto que su estructura atributos y restricciones son diferentes.



SALLE.

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SALLE.



SALLE.

Apéndice

Las tablas y figuras pueden ir en el apéndice como se mencionó anteriormente. También

es posible usar el apéndice para incluir datos en bruto, instrumentos de investigación y material

adicional.



SALLE.

ANEXOS

Especimen

Clasifica

Registro Biologico

estado

disposicion Nregistr

opreparaciones

registrado por

IdRB

Ncatalogo

nIndividuos

Clasifica

Elementos de Registro Nombre

ConjDat

IdConjDatos

IdColeccion

IdInstitucion

titularderechos

licencia

idioma

codcoleccion

codinstitucion

Base registro

comportamient

Modificado

Clasifica

Evento.DC

IdEvento

ProtocoloMuest

esfuerzoMuest HoraE

DiaIAño

DiaFAño

FechaOriginal

Habitat

NCampo

NotasCampo

Clasificaubicacion

GeografSuperio

CodPais

LocalidadOrigin

ElevacionMin

Continente

Departamento

Municipio

Pais

FechaGeorref

FuenteGeorref

ProtocoloGeorre

centroPoblado

LatitudDecimal

Localidad

comentariosUb

LongitudDecim

GeorrefPor

Clasifica

Taxon

NombreComun

Orden

NombreOrigUsa

NombreCientif

FamiliaGenero

categTaxon

CodNomenclat

Clase

Filo

Reino

EstTaxonomico

Clasifica

Contexto Geologico.

DC

TerminosLitoest

Grupo Formacion

Miembro

CapaIdContGeologico

EonTemprano EonTard

io

EraTemprana

EraTardiaPeriodo

Tempra

PeriodoTardio

EpocaTemprana

ZonaBioSuperio

ZonaBioInferior

EdadTardia

EdadTemprana

EpocaTardia

Clasifia

Pertenece

Identificacion.DC

IdIdentificacion

IdentificadoPor

FechaIdentif

ReferenciaIdent

EstadoVerifi

comentIdentif

Calificador

EstadoTipo

Coleccion

Invertebrados

Vertebrados

RocasYMinerales

Paleontologia

Artropodos

Insectos

Moluscos

Mamiferos OrnitologiaReptilesAnfibios Ictiologia

IdIctiologia IdOrnito

logia

Botanica

Herbaria

IdEspecimenNombreEspecimen

CantidadEspecimen

IdColeccion

d

d

d

dIdPaleontologia

tipoP

IdHerbaria

TipoHIdAnfibi

osTipoAn

IdReptiles

TipoR

IdMamiferos

TipoM

TipoITipoO

IdMoluscos

TipoM

IdInsectos

TipoIns

IdArtropodos

TipoAr

IdRocas TipoR

Evento

FechaE

año Mes

Dia

Clasifica

Elementos de

Registro.DC

PropDinamicas

licencia

tipo

codinstitucion

comportamient

generalizacion d

info retenida

Referencias

Cita Bibliogr

Clasifica

RegistroBiologico.DC

identificaciones

Taxon asociad

Medios estable

IdOrganismo

etapa vida

cond. reprod

oNcatalogo

Referencias aso

secuencia aso

comportamient

Ncatalogo

Comentarios

sexo

RB asociad

medios asocia

Clasifica

ubicacion.DC

IdUbicacion

Isla

ProfOriginalProfMin

MetroProfMaxMetro

UbiDeAcuerdo

DistMinSuperfic

GrupoIslas

CuerpoAgua IDGeog

Superio

CoordOriginal

LongitudOrigin

estVerificacionSRSFoot

print

comentGeorref

AjstEspaFootpriSistOriC

oorde

LatitudOriginal

SRSOriginal

ajusteEspacial

IncertidCoorde

comentariosUb

PrecisionCoord

ElevacionOrigin

ElevacionMax

Taxon.DC

catOrigTaxon

EpitetoInfra

ClasifSuperior

NombrePublica

NombreDeAcue

NombreParental

NombreUsado

IdTaxon

Subgenero

AutNombCientif

IdNombCientif

IdNombParental

IdNombPublic

ConcepTaxon

IdNomboriginal

IdNombUsado

IdNombDeAcue

UndTamMuest

IdMuestraEjem

IdEventoParent coment

arios

EstNomenclat

TipoCantOrganis

AlcanceOrganis

ComentTaxon

CantOrganismo

NombreOrganis

organismosAsoTamMu

estra

Clasifica

Anexo 1: Segundo diagrama ER



SALLE.

Especimen

Clasifica

Registro Biologico

estado

disposicion Nregistr

opreparaciones

registrado por

NEWIdRB

Ncatalogo

nIndividuos

Clasifica

Elementos de Registro Nombre

ConjDat

IdConjDatos

IdColeccion

IdInstitucion

titularderechos

licencia

idioma

codcoleccion

codinstitucion

Base registro

comportamient

Modificado

Soporta

Evento.DC

NEWIdEvento

ProtocoloMuest

esfuerzoMuest HoraE

DiaIAño

DiaFAño

FechaOriginal

Habitat

NCampo

NotasCampo

Clasifica

ubicacion

GeografSuperio

CodPais

LocalidadOrigin

ElevacionMin

Continente

Departamento

Municipio

Pais

FechaGeorref

FuenteGeorref

ProtocoloGeorre

centroPoblado

LatitudDecimal

Localidad

comentariosUb

LongitudDecim

GeorrefPor

Clasifica

Taxon

NombreComun

Orden

NombreOrigUsa

NombreCientif

FamiliaGenero

categTaxon

CodNomenclat

Clase

Filo

Reino

EstTaxonomico

Clasifica

Contexto Geologico.

DC

TerminosLitoest

Grupo Formacion

Miembro

CapaIdContGeologico

EonTemprano EonTard

io

EraTemprana

EraTardiaPeriodo

Tempra

PeriodoTardio

EpocaTemprana

ZonaBioSuperio

ZonaBioInferior

EdadTardia

EdadTemprana

EpocaTardia

Clasifia

Pertenece

Identificacion.DC

IdIdentificacion

IdentificadoPor

FechaIdentif

ReferenciaIdent

EstadoVerifi

comentIdentif

Calificador

EstadoTipo

Coleccion

Invertebrados

Vertebrados

Paleontologia

Artropodos

Insectos

Moluscos

Mamiferos OrnitologiaReptilesAnfibios Ictiologia

IdIctiologia IdOrnito

logia

Botanica

Herbario

IdEspecimen

NombreEspecimen

IdColeccion

d

d

d

dIdPaleontologia

tipoP

IdHerbario

TipoHIdAnfibi

osTipoAn

IdReptiles

TipoR

IdMamiferos

TipoM

TipoITipoOr

IdMoluscos

TipoM

IdInsectos

TipoIns

IdArtropodos

TipoAr

Evento

FechaE

año Mes

Dia

Clasifica

Elementos de

Registro.DC

PropDinamicas

licencia

tipo

codinstitucion

comportamient

generalizacion d

info retenida

Referencias

Cita Bibliogr

SOPORTA

RegistroBiologico.DC

identificaciones

Taxon asociad

Medios estable

IdOrganismo

etapa vida

cond. reprod

oNcatalogo

Referencias aso

secuencia aso

comportamient

Ncatalogo

Comentarios

sexo

RB asociad

medios asocia

Soporta

ubicacion.DC

IdUbicacion

Isla

ProfOriginalProfMin

MetroProfMaxMetro

UbiDeAcuerdo

DistMinSuperfic

GrupoIslas

CuerpoAgua IDGeog

Superio

CoordOriginal

LongitudOrigin

estVerificacionSRSFoot

print

comentGeorref

AjstEspaFootpriSistOriC

oorde

LatitudOriginal

SRSOriginal

ajusteEspacial

IncertidCoorde

comentariosUb

PrecisionCoord

ElevacionOrigin

ElevacionMax

Taxon.DC

catOrigTaxon

EpitetoInfra

ClasifSuperior

NombrePublica

NombreDeAcue

NombreParental

NombreUsado

NEWIdTaxon

Subgenero

AutNombCientif

IdNombCientif

IdNombParental

IdNombPublic

ConcepTaxon

IdNomboriginal

IdNombUsado

IdNombDeAcue

UndTamMuest

IdMuestraEjem

IdEventoParent coment

arios

EstNomenclat

TipoCantOrganis

AlcanceOrganis

ComentTaxon

CantOrganismo

NombreOrganis

organismosAsoTamMu

estra

Soporta

NEWIDUBICACION

NEWIDUBICACION

NEW ID Registro

NEWIdRB

NEW IdEvento

Soporta

NEW IdTaxon

NEWIdRB

IdColeccion

Nombre Col

IdVertebrado

NombreVert

IdInvertebrado

Nombreinvert

NEW IdIdentificaci

on

NEWID contextogeol

ogico

NEW ID Registro

NEWIdEvento

NEW IdTaxon

NEW ID Registro

NEWIDUBICACIONNEWID

contextogeologico

NEW IdIdentificaci

on

Anexo 2: - Modelo conceptual final. Fuente. Los autores.



SALLE.

LISTA DE QUEQUEO

PLANEACION

ITEMS PREGUNTAS SI NO OBSERVACIONES

1 Estética de la base X complementar

2 Usuarios X

3 Visitante X

4 Funcionario( contraseña) X

5 Investigador (contraseña) X

6 Visitante acceso a info limitada X

7 funcionario acceso a toda la info, modifica info X

8 investigador acceso a toda la info X

9 colecciones X

10 manual para cada usuario X

11 relaciones de las tablas X

12 consultas X agregar para exportar

13 Formularios X

Anexo 3: Lista de chequeo. Fuente. Los autores.

Documents

Diseño de un prototipo para el manejo de datos en el Museo