Diseño del Plan Estratégico de tecnologías de información

Contrato de asesoría No. 118-2012

Diseño del Plan Estratégico de tecnologías de información y comunicaciones y la estrategia de información (PETIC) para el

MINISTERIO DE AMBIENTE Y DESARROLLO SOSTENIBLE.

Bogotá, Diciembre 10 de 2012

TABLA DE CONTENIDO

PRESENTACIÓN DEL INFORME ____________________________________________ 3

1. INFORME EJECUTIVO _________________________________________________ 3

1.1. OBJETIVO ____________________________________________________________ 3

1.2. ALCANCE DEL DOCUMENTO ____________________________________________ 3

1.3. RESUMEN EJECUTIVO __________________________________________________ 3

2. PORTAFOLIO DE PROYECTOS DE TI ____________________________________ 8

2.1. Identificación de Iniciativas _____________________________________________ 10

2.2. Criterios de Priorización ________________________________________________ 15

2.3. Priorización del portafolio ______________________________________________ 16

2.4. Caracterización básica de las iniciativas __________________________________ 19

2.5. Roadmap de implantación ______________________________________________ 54

2.6. Presupuesto de Inversión para el MADS – Proyectado 2013-2016 ______________ 56

2.7. Mapa de riesgos de implantación ________________________________________ 61

3. MODELO DE GESTION DE TIC ________________________________________ 65

4.1. Recomendaciones para el Modelo de Gestión de TI _________________________ 65

4.2. Mapa general de procesos de TI. _________________________________________ 67

4.3. Identificación de acuerdos de niveles de servicio de TI ______________________ 70

4.4. Modelo de relación con otras áreas y entidades ____________________________ 73

4. MODELO DE GOBIERNO DE TIC _______________________________________ 75

5.1. Políticas y reglas de negocio de TI _______________________________________ 75

5.2. Matriz de responsabilidades RASCI ______________________________________ 83

5.3. Propuesta de Modelo de Toma de Decisiones de TI _________________________ 86

5. RECOMENDACIONES FINALES ________________________________________ 89

6. CONCLUSIONES ____________________________________________________ 91

7. REFERENCIAS ______________________________________________________ 98

OFICINA DE TECNOLOGIA DE LA INFORMACION Y LA COMUNICACIÓN - TIC

Calle 37 No 8 – 40, Bogotá Colombia, Teléfono: 332-3400

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1. INFORME EJECUTIVO

1.1. OBJETIVO

Este documento constituye al informe del proyecto para el diseño del PETIC del MADS, según los compromisos establecidos en el contrato de asesoría No.118-2012. El objetivo primordial de este informe presentar la planificación estratégica de las tecnologías de información y las comunicaciones para el Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible - MADS, para el período comprendido entre los años 2013 al 2016, mediante la integración las iniciativas de TI que deberán adelantarse para asegurar un modelo de TIC que soporte adecuadamente los procesos misionales del Ministerio, entendiendo que la Misión de la Oficina TIC debe ser garantizar y potenciar la base tecnológica y de comunicaciones que apalanque la transformación y la estrategia de la Institución y del sector.

1.2. ALCANCE DEL DOCUMENTO

El documento pretende desarrollar los siguientes puntos:

El Portafolio de Proyectos de TI del Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible, incluyendo priorización, estructuración básica, roadmap recomendado para implementación, riesgos generales asociados y presupuesto general para asegurar ordenes de magnitud en el marco de un plan estratégico de TI.

Modelo de Gestión de TIC, que incluye recomendaciones para un modelo de gestión de TIC que viabilice el Plan estratégico de TIC, así como los procesos de TI que aseguren el modelo.

Modelo de Gobierno de TIC, con el cual se genere un marco de trabajo colaborativo con todos los actores del Ministerio, en el que sean claros los roles y responsabilidades que hagan sostenible el modelo.

1.3. RESUMEN EJECUTIVO

De acuerdo con la metodología de trabajo de GPPG Consultoría, que incorpora componentes de la metodológica de Arquitectura Empresarial (TOGAF-9) y los estándares de gobierno de TI (COBiT), la presente consultoría abarco el siguiente Modelo General del PETIC, que asegura la completitud de los entregables en cumplimiento del compromiso contractual con la Asociación Colombiana para el Avance de la Ciencia, centrado en el desarrollo del Plan Estratégico de tecnologías de



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la información y las comunicaciones y la estrategia de información (PETIC) para el MINISTERIO DE AMBIENTE Y DESARROLLO SOSTENIBLE:

Gráfica No. 1 – Modelo General del Plan Estratégico de TIC – PETIC

Este modelo sigue los estándares de las mejores prácticas, para identificar el estado actual (AS-IS) de tecnologías de información y comunicaciones del MADS, lo mismo que el estado futuro deseado (TO–BE), que es aquel en el cual el Ministerio debería encontrarse para lograr los objetivos actuales y futuros, y finalmente se procedió a la identificación de las brechas o diferencias entre el estado actual y el estado futuro. En este tercer informe se describen de manera detallada, los estados actuales y futuros, así como las brechas encontradas, que sirvieron de insumo para la



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identificación de Actividades y Proyectos que se deben llevar a cabo para asegurar el “deber ser” de los sistemas de información del MADS. Para el Estado Actual (AS-IS), se desarrollaron los siguientes entregables1: Arquitectura Empresarial, correspondiente al entendimiento estratégico del

Ministerio, el contexto institucional, sectorial y normativo, así como la cadena de valor y los macro proceso misionales del MADS.

Flujos de Información Misional, incluyendo la identificación de las dimensiones de

macro procesos y de la relación entre áreas y usuarios internos del MADS; adicionalmente se definieron las categorías de información que agrupan los flujos relevantes a la misión del Ministerio.

Mapa general-Aplicaciones, incorpora la arquitectura actual de los aplicativos

informáticos propios del MADS y del sector que suministran información, determinando las áreas e instituciones responsables de cada uno de las soluciones implementadas.

Infraestructura tecnológica disponible, en esta sección se determinó el estado actual

de infraestructura del MADS y se planteó la línea base de las Arquitecturas de Datos, de Software y Tecnológica.

Para identificación y cierre de Brechas (estrategias) se desarrollaron los siguientes entregables: Perspectivas estratégicas2, incluyendo identificación e inventario de brechas por

categoría, así como oportunidades de mejora para facilitar cierre de brecha. Estrategia TIC3, donde se planteó el modelo general de arquitectura de aplicaciones

que incluye principios sobre los sistemas de información , flujos de información versus soluciones informáticas propuestas, tipificación de los sistemas de información y el modelo general de intercambio de información

Para la estrategia Oficina TIC4, se propusieron los principios organizacionales, así como los principios sobre los sistemas de información y tecnología que viabilizaran el modelo general de TIC.

Para la gestión de competencias y capacidades requeridas por la Oficina TIC, se propuso una arquitectura tecnológica 5 que asegure los requerimientos de los

1 Desarrollado en el Segundo Informe - GPPG Consultoría SAS - Contrato asesoría 118-2012 VFinal 2 Desarrollado en el Segundo Informe - GPPG Consultoría SAS - Contrato asesoría 118-2012 VFinal 3 Ibid 4 Ibid



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procesos misionales y los flujos de información para la toma de decisiones en el Ministerio.

Con el fin de posicionar a la Oficina TIC como una unidad estratégica de servicios

en el Ministerio, en este tercer informe se presenta el modelo de gestión de TIC

incorporando recomendaciones para asegurar dicho modelo, complementado por el

mapa general de procesos de TIC que debe facilitar y aclarar las relaciones con

otras áreas y entidades, con base en acuerdos de niveles de servicio (ANS)

planteados por esta consultoría.

Adicionalmente, se propone dentro del modelo de gobierno de TI, un esquema de

roles y responsabilidades mediante una matriz RASCI, en la cual se identifica el

papel que desempeña cada uno de los actores tanto internos dentro del Ministerio

como los externos sectoriales y estatales en el marco de las funciones que por ley

tiene establecidas la oficina TIC en el Decreto 3570 de 2011.

Como complemento final al modelo de gobierno, se plantea una matriz para aquellas decisiones que involucran las funciones de la oficina TIC.

Por otro lado, el presente documento incluye un roadmap que ilustra la propuesta de GPPG Consultoría del mapa de ruta para el desarrollo de iniciativas que permitan cerrar las brechas identificadas, teniendo en cuenta los riesgos o implicaciones que deberán se gestionado por el Ministerio para garantizar el estado futuro de la institución.

En cuanto al modelo general de infraestructura, es importante aclarar que dentro de los entregables acordados en el contrato establecido para el desarrollo de esta consultoría, no se incluyó el diseño ni detallamiento del nivel de infraestructura ni la definición de la plataforma tecnológica requeridas para la implementación de la arquitectura propuesta. El alcance de esta consultoría, solo incorpora recomendaciones generales de infraestructura 6 y la caracterización del Project chárter de la iniciativa identificada como Definir e implementar la plataforma tecnológica del MADS, tal como se presenta en la sección 1.4 del presente informe.

Para el Estado Futuro (TO-BE), se desarrollaron los siguientes entregables7: Ciclo del modelo TIC, que integra tres componentes fundamentales para asegurar el

papel que debe desempeñar la Oficina TIC como un área estratégica en el Ministerio: a) Soporte de la operación diaria, b) Rediseño e implementación del PETIC y c) Seguimiento y control.

Portafolio de proyectos de TI estructurado con base en el proceso de gestión de portafolios de proyectos8 de GPPG Consultoría, en este entregable se incluye:

5 Ibid 6 Desarrollado en el Segundo Informe - GPPG Consultoría SAS - Contrato asesoría 118-2012 VFinal 7 Desarrollados en el presente informe 8 Ibid



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o Identificación de Iniciativas que abordan aspectos estratégicos que contribuyan a armonizar los procesos misionales y los procesos de tecnología, así como aspectos operativos que acompañen la gestión de la Oficina TIC de tal manera que se aseguren servicios más efectivos que mejoren la operación del Ministerio.

o Criterios de priorización, que corresponden a categorías de prioridad que sirven de base para fijar el rumbo sistemático de implementación del Plan Estratégico de Tecnología, PETIC.

o Priorización del portafolio de TI. Esta priorización se realizó con base en los criterios propuestos y fue validada con la Oficina TIC del Ministerio, llegando al consenso, respecto a los grupos de prioridades planteados

o Caracterización básica de las iniciativas. Dentro de los términos de contrato establecidos para el desarrollo de esta consultoría, se acordó trabajar en las fichas técnicas que caracterizan lo primeros 8 proyectos según el resultado de la priorización. Sin embargo, GPPG Consultoría, consiente de la importancia y el impacto transformacional de este PETIC tanto en el Ministerio como en el sector, asumió el reto de caracterizar las siguientes iniciativas: 1. Adoptar e implementar el PETIC con base en las recomendaciones allí

especificadas 2. Desarrollo del modelo de procesos de la Oficina TIC y de las

competencias técnicas, funcionales y gerenciales del personal. 3. Definir e implementar la plataforma tecnológica del MADS 4. Diseñar, estructurar e Implementar un Plan de Continuidad del Negocio y

lo referente a Seguridad de la Información bajo estándares ISO/IEC 27001:2005.

5. Gestión Estratégica Organizacional – BSC 6. Gestión de Datos BD-DWH 7. Gestión de Inteligencia de Negocios – BI 8. Gestión de Contenido – Portal 9. Gestión de Procesos – BPM 10. Gestión de Georeferenciación – GIS 11. Gestión Financiera – ERP 12. Gestor documental 13. Gestión de proyectos 14. Gestión de Intercambio de Información (Web Services – WS)

o El Roadmap de implantación propone el plan de implementación del portafolio de iniciativas de TIC dentro de un marco de tiempo de cuatro años. El cumplimiento de este mapa de ruta dependerá de la disponibilidad de recursos y de la mitigación de los riesgos que se plantean en este informe.

o Presupuesto Proyectado, incluye ordenes de magnitud relativas a la implementación de las iniciativas del portafolio de TI, que deberían servir de referencia para que la Oficina TIC establezca el presupuesto requerido por el Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible para lograr una



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transformación tecnológica base para el cumplimiento de sus metas estratégicas.

o El mapa de riesgos de implantación incorpora el análisis general de riesgos realizado por GPPG Consultoría respecto al desarrollo del roadmap propuesto. Incluye, además, recomendaciones que permitirán asegurar el cumplimiento de los objetivos del portafolio de TI y del mapa de ruta general.

Finalmente, GPPG Consultoría plantea algunas recomendaciones para asegurar la efectiva implementación de los elementos aquí planteados, de tal manera que el MADS logre una transformación efectiva de la tecnología y sistemas de información de manera que su operación y sus metas sean alcanzadas y superadas efectivamente.



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2. PORTAFOLIO DE PROYECTOS DE TI

Con base en el trabajo desarrollado en el Segundo Informe de esta consultoría9 , particularmente en la Identificación de brechas, el Mapa de Flujos de Información (Proyectos, Estrategia, Política, Asistencia Técnica, Información del sector y Articulación) versus Soluciones Informáticas y en la Tipificación de sistemas de información propuestos, se identificaron y priorizaron las principales actividades y proyectos que debe adelantar en MADS para ejecutar el Plan Estratégico de TIC – PETIC. Esto con el fin de asegurar un correcto despliegue de la estrategia de tecnología propuesta10. El desarrollo de este capítulo parte del principio dado por Kaplan y Norton, que establece que en una organización orientada a la estrategia, las iniciativas (planes de acción y proyectos) son la forma de traducir la estrategia en términos operativos11, que se integra con el concepto de portafolio de proyectos dado por el PMI12 (conjunto de proyectos o programas13 que se agrupan para facilitar la gestión efectiva de un trabajo orientado a cumplir con los objetivos estratégicos de la organización14). De acuerdo con el proceso de gestión de portafolios de proyectos 15 de GPPG Consultoría, los subprocesos requeridos para una administración efectiva de un portafolio son:

1. Identificar Proyectos. Los Proyectos en las organizaciones tienen su origen en: i) la formulación, validación y/o el despliegue estratégico en las áreas funcionales. En una organización orientada a la estrategia, las iniciativas (planes de acción y proyectos) son la forma de traducir la estrategia en términos operativos. ii) Los proceso de innovación. Ideas que luego de surtir todo el proceso de evaluación se define que deben implementarse a través de un proyecto.

9 Segundo Informe - GPPG Consultoría SAS - Contrato asesoría 118-2012 VFinal 10 Ibid 11 The Strategy-Focused Organization: How Balanced Scorecard Companies Thrive in the New Business Environment - Robert S. Kaplan, David Norton 12 Project Management Institute - PMI® 13 The Strategy-Focused Organization: How Balanced Scorecard Companies Thrive in the New Business Environment - Robert S. Kaplan, David Norton 14 Basada en el PMBOK®Guide — Fourth Edition y The Standard for Program Management — Second Edition. 15 Ibid



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2. Priorizar los proyectos del portafolio. Para determinar las necesidades reales de un proyecto es necesario identificar la importancia o impacto de su ejecución para la organización

3. Autorizar el inicio de los proyectos. Implica contar con un modelo de gobierno de TI en la Organización, orientado por un Comité de alto nivel cuya responsabilidad sea asegurar la alineación estratégica del portafolio de proyectos de TI y velar porque se prioricen y autoricen como parte de las políticas establecidas

Adicional a la gestión de portafolio de proyectos, trabajamos con base en el modelo TIC eje central de este Plan estratégico de Tecnología. Partiendo del doble rol que debe ejercer la Oficina TIC, de soporte operativo y de apalancamiento estratégico, se estable que el modelo TIC está inmerso en un ciclo de mejoramiento continuo, como se observa en la siguiente gráfica:

Gráfica No. 2 – Ciclo modelo TIC

Este ciclo de modelo TIC integra tres componentes fundamentales para asegurar el papel que debe desempeñar la Oficina TIC como un área estratégica en el Ministerio:



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a) Soporte de la operación diaria, que permite garantizar la continuidad de los servicios requeridos por las áreas internas del Ministerio, así como del sector y demás interesados. Los servicios prestados en este componente son de caracter URGENTE para la gestión de la Oficina. b) Rediseño e implementación del PETIC, incluye el diseño inicial del Plan estratégico de TIC y los rediseños futuros, y aquellas iniciativas que aseguren su sensibilización en todo el MADS; adicionalmente, incorpora los procesos y competencias requeridas por la Oficina TIC para asegurar la gestión del modelo. También contempla la estructuración, planificación y ejecución de los diferentes proyectos de soluciones tecnológicas a integrar con los proyectos de negocio16. Este componente se constituye en el aspecto IMPORTANTE de la gestión de la Oficina TIC. c) Seguimiento y control. El ciclo propuesto incluye un elemento de control para medir el desempeño y establecer acciones de mejora; para esto la Oficina TIC deberá implementar mecanismos (por ejemplo, tablero de mando) que permitan medir su desempeño y tomar medidas correctivas y de mejora continua que serán incorporadas en el rediseño del siguiente PETIC, asegurando el ciclo del modelo TIC. En la siguiente sección se presentan las iniciativas identificadas y priorizadas en el portafolio de TI, con el fin de traducir en términos operativos la estrategia de TIC.

2.1. Identificación de Iniciativas

La identificación de iniciativas se realizó, teniendo en cuenta la arquitectura empresarial propuesta en el quinto capítulo del informe anterior desarrollado por esta consultoría17, y que constituye el segundo componente del ciclo del modelo TIC, en la cual se establecieron las soluciones de tecnología requeridas por el MADS para apalancar el cumplimiento de sus metas. Estas iniciativas abordan aspectos estratégicos que pretenden contribuir a una mayor conexión entre los procesos misionales y los procesos de tecnología, así como aspectos operativos que acompañen la gestión de la Oficina TIC y por ende generen servicios más efectivos que mejoren la operación del Ministerio. Acciones recomendadas:

Comunicar el PETIC al interior de la Oficina TIC: es menester que la Oficina TIC desarrolle un adecuado plan de comunicación al interior, que garantice un

16 Para el Ministerio, los proyectos de negocio integran los requerimientos de información de acuerdo con los procesos de la cadena de valor del MADS y categorías de flujos de información, tal como se planteó en el Segundo Informe - GPPG Consultoría SAS - Contrato asesoría 118-2012 VFinal 17 Segundo Informe - GPPG Consultoría SAS - Contrato asesoría 118-2012 VFinal



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equipo cohesionado alrededor de la estrategia. A partir de esa cohesión, debe esforzarse por garantizar que todas las áreas del Ministerio conozcan, entiendan y compartan el plan, como punto de partida para el logro de los objetivos estratégicos del MADS. Esto implica tener conocimiento sobre las prioridades de las demás áreas del Ministerio frente al tema de tecnología, de tal manera que se pueda generar un diálogo que aporte a la solución de problemas colectivos. El concurso de todos los actores del Ministerio es factor clave de éxito en la implementación del PETIC.

Adoptar e implementar el PETIC con base en las recomendaciones allí especificadas: La implementación del PETIC se debe estructurar y expresar como un programa de transformación del Ministerio, en el que se implementen los procesos de negocio con un conjunto de soluciones tecnológicas que maximicen los recursos y los resultados.

Desarrollo del modelo de procesos de la Oficina TIC y de las competencias técnicas, funcionales y gerenciales del personal: Se recomienda que la Oficina TIC implemente los procesos y el modelo de gobierno de TIC que aseguren el posicionamiento estratégico del área dentro del Ministerio y en el Sector. De la misma forma, se requiere desarrollar y fortalecer el equipo de colaboradores de la Oficina, para que integren competencias de visión de negocio y pensamiento estratégico, así como habilidades gerenciales, que favorezcan la implementación y sostenibilidad del modelo TIC en el MADS.

Definir e implementar la plataforma tecnológica del MADS: La definición de una plataforma tecnológica, base para la implementación del PETIC, asegurará, además, una arquitectura robusta, estructurada, normalizada, que optimice los recursos y garantice la operación.

Diseñar, estructurar e implementar un Plan de Continuidad del Negocio, con énfasis en Seguridad de la Información bajo estándares ISO/IEC 27001:2005: El Plan de continuidad del negocio busca asegurar que la operación del Ministerio no se vea afectada por cambios en la estructura y funciones de los ministerios (decisiones de la Presidencia de la República) y otro tipo de eventos no controlados.

Diseñar e implementar un modelo de gestión de proveedores de soluciones TIC (fábrica de software): Como complemento a la definición de plataforma tecnológica, es deseable contar con un modelo de gestión de proveedores que asegure la integración de soluciones y su armonización con la arquitectura establecida, dando a la Oficina TIC la autoridad y los criterios para seleccionar las mejores soluciones. Es importante, como se ha mencionado, convocar a la estructura institucional que opera el SIAC y a entidades fuertes, como el IDEAM, para lograr acuerdos que impulsen un proceso sectorial de modernización. Lo más difícil pero más importante será formular un esquema tecnológico sectorial, que permita una evolución consensuada.



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Proyectos de TI identificados:

Gestión Estratégica Organizacional – BSC: Sistema de información, que permita al MADS realizar el seguimiento de la ejecución física y financiera del sector a través de un cuadro de mando Integral o Balanced Scorecard, donde:

La ejecución física corresponde al modelo conceptual basado en cinco ejes: Oferta, Demanda, Calidad, Riesgo, Gobernanza. Cada eje tiene un objetivo estratégico, actividades principales, actividades desagregadas, así como sus respectivos indicadores y metas.

La ejecución financiera corresponde a los recursos de inversión y de funcionamiento, estos se monitorean a través de metas de cumplimiento mensual relacionadas con los niveles de ejecución: Expedición de Certificados de Disponibilidad Presupuestal, Expedición de Registro Presupuestal, y la ejecución del Programa Anual Mensualizado de Caja, por lo que se hace necesario que la información presupuestal manejadas por la Oficina Asesora de Planeación y la Subdirección Administrativa y Financiera esté articulada.

Gestión de Datos BD-DWH: Disponer de una bodega de datos institucionales a partir de la cual sea posible realizar análisis multidimensionales de información que propicie la generación de indicadores y estadísticas a partir de:

Conformar la fuente de datos de manera organizada y sin redundancia que sirva como insumo para ser consultada con las herramientas de inteligencia de negocios - BI.

Diseñar las tablas que conformarán la Data Warehouse, la cual representará toda aquella información que permanecerá estática en el tiempo, es decir todos aquellos indicadores del sector que no sufrirán modificación, en la medida que se desean conservar tal y como se generaron en un momento determinado

Diseñar e implementar una bodega de datos (DWH)

Diseñar las estructuras de Bases de Datos y tablas planas que serán la base para los web services que debe implementar cada uno de los actores del sector

Gestión de Inteligencia de Negocios – BI: Identificar y definir la manera de incorporar la información disponible en los sistemas de información de los actores del sector, sistemas de información propios de cada Dirección y Oficinas y otras fuentes de información, a través de la conceptualización de escenarios o vistas de usuario como BI Sectorial, BI de Gestión y BI de seguimiento.



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Gestión de Contenido – Portal: Rediseño y reingeniería del Portal Web del Ministerio con base en los procesos estratégicos que se están identificando en el SGC, mediante la implementación de una plataforma tecnológica que soporte la interacción y comunicación del MADS, el sector y la ciudadanía mediante la contribución y retroalimentación para el mejoramiento de la oferta de contenidos.

Gestión de Georeferenciación – SIG: Analizar, diseñar e implementar un Sistema de Información Geográfica que permitirá visualizar la información en diferentes niveles o temáticas de interés para la gestión del sector y del MADS como: población, redes fluviales, cuerpos de agua, altitudes, usos del suelo, vías terrestres e indicadores del sector, entre otros.

Gestión de Procesos – BPM: El sistema de gestión de procesos le permitirá al MADS el enrutamiento de documentos y actividades entre funcionarios, así como la coordinación y orquestación automática de los procesos, sistemas y recursos (trabajadores, organizaciones, aplicaciones, documentos, imágenes, datos, comunicaciones, entre otros), asegurando el logro consistente de los objetivos estratégicos y misionales del MADS.

Gestión Financiera – ERP: El Ministerio cuenta con una herramienta como Sistema Integrado de Información Financiera SIIF a nivel nacional, sin embargo es importante que cuente con una solución informática ERP (Enterprise Resource Planning) que integre la información del SIIF con la información de los demás procesos como nómina y todo lo relacionado con gestión de talento humano (pensionados, hojas de vida, vacantes, planta y bienestar social). Igualmente que incluya administración de inventarios y todo lo relacionado con contratación.

Gestor documental: El MADS debe disponer de un sistema informático que permita procesar la información que tiene que ver con la formulación de políticas del sector y las normas y regulaciones ambientales, organizada mediante modelos, técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo y que permita su recuperación y asegure la conservación indefinida de los documentos más valiosos.

Este sistema también debe soportar el almacenamiento y rastreo de los documentos digitalizados e indexados para soportar la gestión del MADS, mediante un workflow integrado y con base en las políticas y lineamientos del Archivo General de la Nación, como son retención documental de acuerdo al tiempo que los documentos deben almacenarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación correspondiente de los documentos.

Gestión de proyectos: La implementación de cada una de las soluciones de TI se debe gestionar como un proyecto que contemple como mínimo antecedentes, objetivo, alcance, justificación técnica y económica, descripción general,



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requerimientos funcionales documentados, cronograma de actividades y presupuesto detallado.

Gestión de Intercambio de Información (Web Services – WS): El MADS como ente regulador de la información del medio ambiente, propia y del sector, contempla la definición de políticas de información, la cual debe ser integrada y consolidada; por lo que se propone soluciones de intercambio archivos XML bajo una arquitectura SOA, (Service-Oriented Architecture), o arquitectura software orientada a servicio. Gracias a este tipo de arquitecturas, es posible desarrollar determinados servicios que pueden ser utilizados por otras aplicaciones del sector (CARs, Ideam, Sinchi, IIAP, Humboldt, Invemar, PNN y Entidades Nacionales). Las implementaciones de la arquitectura SOA se basan generalmente en la utilización de Web Services, que son un conjunto de estándares que definen un protocolo de invocación remota de servicios generalmente basado en el lenguaje XML, y son ejecutadas sobre cualquier plataforma.

Centro de documentación virtual (Gestión de Biblioteca): Es recomendable que el MADS implemente una biblioteca o centro de documentación virtual especializado en medio ambiente, mediante la identificación de la temática, búsqueda, clasificación y catalogación de la información en forma organizada y por medio de una única interface con opciones de búsqueda y de presentar los documentos de diferentes formas, utilizando cualquier metadato; es decir ordenarlos por orden alfabético, por titulo, autor o fecha, entre otros.

Gestión de colaboración: Corresponde a soluciones de productividad y herramientas de teletrabajo que facilitan el acceso a espacios de trabajo en colaboración y, en general, a la información. Esta gestión está conformada, según su arquitectura, en un esquema multicapa como sigue:

Acceso desde cualquier dispositivo como PC o portátil, Smartphone, Tablet, PDA; Gestión de colaboración como Mensajería instantánea, sesión virtual, integración con: Voz IP, Voz RTB, Multiconferencia y Videoconferencia; Colaboración con Correo electrónico, Portal Web y Mensajería móvil.

Este tipo de gestión facilita la localización de personas en sitios geográficos distantes, así como la realización de sesiones virtuales (eventos, reuniones, formación, etc.), que incluyen conceptos como los de videoconferencia, e-reunión, plataformas de e-learning y teletrabajo como forma flexible de la actividad profesional sin la presencia física durante una parte importante de su horario laboral. En esta gestión de colaboración también se incluye la Intranet del Ministario, la cual permite, entre otros servicios, la comunicación de estándares como por ejemplo, los formatos del Sistema de Gestión de Calidad, los eventos e intercambio de comunicados, a nivel interno y demás gestión propia del MADS.



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2.2. Criterios de Priorización

Una vez identificadas las iniciativas y los proyectos con base en la arquitectura empresarial del Ministerio y teniendo en cuenta los procesos misionales y los procesos de tecnología, es necesario priorizar las soluciones, para lo cual se construyeron las siguientes categorías de prioridad las cuales fijan el rumbo sistemático de implementación del Plan Estratégico de Tecnología, PETIC:

1. Prioridad 1 – Estrategia de la Oficina TIC: Incluye las iniciativas que soportan la implementación de la estrategia de la Oficina TIC y apalancan su reconocimiento y posicionamiento como un área estratégica y de servicio dentro del Ministerio y del sector.

2. Prioridad 2 – Riesgos Operacionales: Hace referencia a los proyectos y actividades que previenen interrupciones y fallas críticas, garantizando la adecuada operación, gestión o ejecución de las actividades de soporte a las funciones establecidas para el MADS.

3. Prioridad 3 – Misional MADS: Identifica aquellos proyectos que favorecen el cumplimiento de la estrategia y metas del MADS.

4. Prioridad 4 – Desempeño: Soportan el adecuado desempeño de las funciones del MADS. No generan impactos críticos pero es deseable contar con estas soluciones para mejorar los indicadores de gestión de algunos procesos.

Es importante aclarar que las iniciativas de la prioridad 1 impactan directamente el modelo TIC que propone esta consultoría, y aseguran las bases de su continuidad. Por su parte la prioridad 2, identifica las iniciativas que son primordiales para garantizar el adecuado funcionamiento del Ministerio y cerrar las brechas actuales entre procesos y sistemas de información. De acuerdo con esto, el reto de la Oficina TIC está en abordar, de manera simultánea, las iniciativas priorizadas en estos dos grupos, con el fin de lograr resultados tanto al interior de la Oficina TIC como en el MADS.



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2.3. Priorización del portafolio

Las siguientes son las iniciativas priorizadas de acuerdo con los niveles de prioridad propuestos:

Estrategia de la Oficina TIC (Prioridad 1)

Riesgos Operacionales

(Prioridad 2)

Misional – MADS

(Prioridad 3)

Desempeño (Prioridad 4)

Soportan la implementación

de la estrategia de la Oficina TIC

Evita interrupciones y fallas críticas en la operación del MADS

Favorecen el cumplimiento de

la estrategia y metas del MADS

Mejoramiento focalizado del desempeño de las funciones

del MADS

Actividades:

Comunicar el PETIC al interior del MADS X

Adoptar e implementar el PETIC con base en las recomendaciones allí especificadas

X

Desarrollo del modelo de procesos de la Oficina TIC y de las competencias técnicas, funcionales y gerenciales del personal.

X

Definir e implementar la plataforma tecnológica del MADS

X

Diseñar, estructurar e Implementar un Plan de Continuidad del Negocio y lo referente a Seguridad de la Información bajo estándares ISO/IEC 27001:2005.

X

Diseñar e implementar un modelo de gestión de proveedores de soluciones TIC (fábrica de software)

X

Proyectos:

Gestión Estratégica Organizacional – BSC X

Gestión de Datos BD-DWH X

Gestión de Inteligencia de Negocios – BI X

Gestión de Contenido – Portal X

Gestión de Procesos – BPM X

Gestión de Georeferenciación – GIS X

Gestión Financiera – ERP X

Gestor documental X

Gestión de proyectos X

Gestión de Intercambio de Información (Web Services – WS)

X

Centro de documentación virtual (Gestión de Biblioteca)

X

Gestión de Colaboración X

Intranet MADS X

Tabla No. 1 – Iniciativas vs prioridad

Iniciativa

Prioridad



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A continuación se presentan las actividades y los proyectos prioritarios, en el orden de ejecución propuesto por los consultores, con base en los lineamientos del PETIC.

Gráfica No 3 - Propuesta portafolio priorizado

Como se puede observar, la prioridad 0 corresponde a la elaboración del presente Plan Estratégico de TIC. En la prioridad 1, se incluyen las actividades propias de la Oficina TIC y que son fundamentales para lograr el posicionamiento estratégico de esta Oficina tanto en el interior del MADS como hacia el sector. La secuencia en la que se presentan las iniciativas propuestas no hace referencia a la secuencia de ejecución, ya que se pueden realizar de manera simultánea. Es más, GPPG recomienda trabajar en paralelo estas iniciativas con el fin de asegurar la oportunidad en la implementación del PETIC. Este esquema de trabajo se ilustra en el roadmap que se expone más adelante.



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En la prioridad 2, se considera que Definir e implementar la plataforma tecnológica del MADS es requisito para establecer las pautas de trabajo de los demás proyectos de TI. En cuanto al plan de continuidad, aunque no se constituye como pre requisito para los siguientes proyectos, si es importante adelantar las definiciones de los lineamientos que se deben considerar para garantizar la continuidad del servicio TIC. Una vez se desarrollen estas actividades, se recomienda iniciar con la implementación de los proyectos de la siguiente forma:

Gestión Estratégica Organizacional – BSC

Gestión de Datos BD-DWH

Gestión de Inteligencia de Negocios – BI

Gestión de Contenido – Portal

Gestión de Georeferenciación – SIG

Gestión de Procesos – BPM

Gestión Financiera – ERP

Este conjunto de proyectos proporcionará una solución integral a los procesos misionales del Ministerio e incorporará una visión sistémica a la gestión del riesgo, como objetivo fundamental de la Institución. En la prioridad 3, ya son menores las actividades versus las soluciones informáticas, en esta caso solo queda la actividad Implementar un modelo de acompañamiento de gestión de proyectos de TIC para el Ministerio, la cual es muy importante para que la Oficina TIC disponga de un modelo estándar para la puesta en marcha de cada uno de los proyectos priorizados. En esta etapa se priorizan los siguientes proyectos:

Gestor documental,

Gestión de proyectos,

Gestión de Intercambio de Información (Web Services – WS)

Si bien es cierto, las iniciativas propuestas deben gestionarse dentro de un marco metodológico estructurado de proyectos, implementar una solución integral de gestión de proyectos no constituye una prioridad vital para el MADS, dado que la gerencia de los proyectos propuestos puede ser tercerizada.

Finalmente en la prioridad 4, se hace referencia a la última actividad “Diseñar e implementar un modelo de gestión de proveedores de soluciones TIC (fábrica de software)”, la cual es muy importante cuando el MADS demande a la Oficina TIC algún aplicativo que requiera el desarrollo específico para un requerimiento y que la solución no se encuentre en el mercado, como tal. En esta etapa se relacionan los proyectos que quedaron priorizados como de menor impacto:

Centro de documentación virtual (Gestión de Biblioteca)

Gestión de Colaboración



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Intranet MADS La priorización propuesta por GPPG Consultoría fue validada en conjunto con la Oficina TIC del Ministerio, llegando al consenso, respecto a los grupos de prioridades planteados. Se resalta la importancia de los proyectos Gestión Estratégica Organizacional – BSC, Gestión de Contenido – Portal y Gestión de Georeferenciación – SIG, dado que simultáneamente con el diseño de este PETIC, se encuentran en desarrollo los términos de referencia para su contratación. Teniendo en cuenta esta situación, GPPG recomienda asegurar que las soluciones a contratar incorporen los criterios que se plantean en la siguiente sección, de tal manera que se garantice su articulación con la arquitectura y modelo de gestión de TI planteados en este Plan Estratégico de Tecnología.

2.4. Caracterización básica de las iniciativas

Con el fin de maximizar los resultados y lograr resultados integrales tanto en el corto como mediano plazo, la iniciativa establecida como Adoptar e implementar el PETIC con base en las recomendaciones allí especificadas, se debe estructurar como un Programa18. Dicho Programa deberá incorporar y articular tanto los proyectos de TI como proyectos de negocio19 en los cuales el liderazgo sea de las Direcciones y Áreas del Ministerio, siendo la Oficina TIC el garante de la integración de la tecnología con los procesos. Dentro de los beneficios de implementar el Programa se encuentran:

Propender por la transformación del Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible requiere sistemas de información y procesos estandarizados pero también flexibles y adaptables.

Una gestión óptima de los procesos misionales seleccionados como prioritarios con base en información oportuna, veraz y de calidad para el MADS.

Promover el cambio cultural, en particular en lo referente al uso, gestión y acceso a la información. Tanto al interior del MADS como en las entidades del sector y para los ciudadanos, mediante herramientas e información que favorezcan la participación transparente de todos los grupos de interés.

18 Programa: es un grupo de proyectos gestionados de forma coordinada para obtener unos beneficios que no serían posibles si se gestionan individualmente. 19 Para el Ministerio, los proyectos de negocio integran los requerimientos de información de acuerdo con los procesos de la cadena de valor del MADS y flujos de información, tal como se planteó en el Segundo Informe - GPPG Consultoría SAS - Contrato asesoría 118-2012 VFinal



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Proveer herramientas que permitan integrar la información de gestión del sector, en especial la que resulta de la gestión de:

Convenios, programas y proyectos Política, normas y reglamentos del sector

Implementar criterios técnicos (Viabilidad de proyectos, análisis de riesgos y priorización de proyectos, entre otros).

Implementar estrategias de Optimización de resultados (Indicadores de Impacto), de Eficiencia en la aplicación de los recursos (Indicadores Gestión e Impacto) y de Cumplimiento de metas sectoriales (Indicadores de Impacto) en cada uno de los procesos misionales priorizados.

Asegurar soluciones tecnológicas integrales para los procesos misionales del MADS, en lugar de soluciones aisladas.

Los factores claves de éxito para el logro de los resultados del programa son:

Apropiación del Programa por parte de directivos del Ministerio para asegurar la voluntad política del MADS.

Disponibilidad del talento humano, recursos económicos y técnicos necesarios para el desarrollo del programa.

Comunicación permanente, clara y oportuna hacia todo el Ministerio

Mente abierta y positiva + Espíritu generoso, optimista y retador + Actitud de Confianza y colaboración + Coherencia

Con base en la priorización de iniciativas realizada en conjunto con la Oficina TIC, se presenta una caracterización básica (Project chárter básico) de los proyectos prioritarios para el portafolio de TI:

PORTAFOLIO DE INICIATIVAS Y PROYECTOS DE TI

1) Adoptar e implementar el PETIC con base en las recomendaciones allí especificadas

2) Desarrollo del modelo de procesos de la Oficina TIC y de las competencias técnicas, funcionales y gerenciales del personal.

3) Definir e implementar la plataforma tecnológica del MADS 4) Diseñar, estructurar e Implementar un Plan de Continuidad del Negocio y lo

referente a Seguridad de la Información bajo estándares ISO/IEC 27001:2005. 5) Gestión Estratégica Organizacional – BSC

6) Gestión de Datos BD-DWH

7) Gestión de Inteligencia de Negocios – BI

8) Gestión de Contenido – Portal

9) Gestión de Procesos – BPM



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10) Gestión de Georeferenciación – GIS

11) Gestión Financiera – ERP

12) Gestor documental

13) Gestión de proyectos

14) Gestión de Intercambio de Información (Web Services – WS)



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Ficha técnica del proyecto: ADOPCION E IMPLEMENTACION DEL PETIC

ADOPTAR E IMPLEMENTAR EL PETIC - MADS Ficha técnica No 01

OBJETIVO PATROCINADOR

Habilitar la transformación del Ministerio mediante el desarrollo e implantación del modelo de tecnología y de procesos, base para la consolidación de la estrategia de servicio de TIC.

MADS Oficina TIC

Stakeholders

Calificador Tiempo ALTO=más de 3 años, MEDIO=entre 1 y 3 años, BAJO=menor a un año

Áreas internas del MADS y externas del sector. MEDIO

RESUMEN DEL PROYECTO

Situación Actual (problema a resolver)

Los Sistemas de información actuales no responden adecuadamente a la cadena de valor del Ministerio.

Cada dirección ha invertido esfuerzos en el diseño de sistemas especializados, que satisfacen necesidades particulares pero no existe un modelo integrado de memoria institucional, que genere información coherente para el sector.

El MADS no cuenta con un sistema integrado de gestión de conocimiento ni con un repositorio de información centralizado, completo y ordenado.

No existe un sistema informático que permita integrar información de diferentes fuentes. Los sistemas de información existentes no están integrados (solo agrupan información relevante

a cada dirección). Se denota un rezago importante en la infraestructura tecnológica del Ministerio, que debe ser

cubierta para soportar los Sistemas de información necesarios. Falta de una política clara para la planeación, adquisición, entrega y evaluación de TIC en el

Ministerio, esto ha llevado a que no se tenga control sobre los activos de TIC, toda vez que las Direcciones adquieren e implementan soluciones informáticas sin contar con la Oficina TIC.

Antecedentes

El artículo 12 de la Ley 1444 de 2011 reorganizó el Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial, y lo denominó Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible, y por lo tanto sus objetivos y funciones cambiaron

De acuerdo con los lineamientos dados por MINTIC, el MADS a través de la Oficina TIC contrató la elaboración del Plan Estratégico de TIC con el fin de:

Realizar en detalle el diagnóstico estratégico, el análisis y diagnóstico de la situación actual de información, así como la arquitectura empresarial básica.

Recomendar políticas claras que regulen la adquisición e implementación de soluciones TIC en las distintas áreas del Ministerio.

Situación propuesta El despliegue del PETIC debe asegurar una implementación oportuna y efectiva de la

arquitectura de SI y los procesos de negocio del Ministerio, para lograr una transformación no solo tecnológica sino estratégica del MADS

Definir un modelo de gobierno de TIC que le permita a la Oficina TIC, establecer parámetros claros con el fin de liderar, regular y acompañar de manera adecuada a las Direcciones del MADS en sus necesidades.

Ejecutar e implementar el presente Plan Estratégico de TIC, teniendo en cuenta las recomendaciones allí plasmadas.



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ALCANCE DEL PROGRAMA

Integración de los proyectos de TI y de Negocio, asegurando procesos y gestión de cambio. Prioridad-I

Actividades • Acompañar en la comunicación del PETIC al interior del MADS • Adoptar y ejecutar el PETIC con base en las recomendaciones allí especificadas • Asesorar a la Oficina TIC para el desarrollo del modelo de procesos de la Oficina TIC y de las

competencias técnicas, funcionales y estratégicas de su personal. Prioridad-II

Actividades • Asesorar a la Oficina TIC en la definición de la renovación tecnológica del MADS • Asesorar a la Oficina TIC para la contratación de la elaboración del Plan de Continuidad del

Negocio y Seguridad de la Información del MADS. Proyectos

Asesorar a la Oficina TIC para la contratación de los siguientes proyectos:

Balanced Scorecard-BSC

Business Intelligence-BI

Portal Web

Sistema de Información Geográfico-SIG

Administración de Procesos – BPM

Administración de Recursos – ERP Prioridad-III

Actividades • Asesorar a la Oficina TIC en la implementación de un modelo de acompañamiento de gestión

de proyectos de TIC para el MADS Proyectos


Gestor documental

Administración de proyectos

Bases de Datos y Data Warehouse BD-DWH

Web Services – WS Prioridad-IV

Actividades • Asesorar a la Oficina TIC en la implementación de un modelo de gestión de proveedores de

soluciones TIC (fábrica de software) Proyectos


Intranet MADS

Centro documentación (virtual)

BENEFICIOS

Implementación de un modelo de gobierno de TIC para el MADS



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Nuevas competencias técnicas, funcionales y estratégicas del personal de la Oficina TIC

Disponibilidad de una plataforma tecnológica renovada para atender la demanda de proceso información al interior del MADS y de los datos generados por los sistemas de información del sector

Disponibilidad de soluciones informáticas que permitan mejorar la gestión al interior de MADS y generar conocimiento al sector.

ESTRATEGIA DE IMPLEMENTACIÓN Sincronizar la implementación de los proyectos de TI con los proyectos de negocio que desplieguen los procesos misionales, optimizando los resultados de las soluciones de TI, gestionando el cambio, las adquisiciones y el modelo de procesos, de manera trasversal.

LISTA DE RIESGOS (EVENTOS INCIERTOS QUE PUEDEN INFLUIR EN EL LOGRO DE LOS OBJETIVOS)

Voluntad política de los directivos para la implantación de este Programa Alineación de los objetivos misionales del Ministerio y los objetivos del programa Apoyo ejecutivo del MADS para la implementación del Programa Compromiso de todos los niveles del Ministerio Falta de acompañamiento especializado para la ejecución del programa Falta de recursos para la ejecución y desarrollo del Programa. Resistencia al cambio por parte de las diferentes áreas del MADS. Nivel de desagregación de los procesos caracterizados por el sistema de gestión de Calidad que

permita su adecuado despliegue e integración con los sistemas de información.

RECURSOS Y PERFILES PARA SU EJECUCIÓN Rol Responsabilidad Gerente del programa

Gerente de proyecto con experiencia en gerencia de programas, con alto impacto e influencia responsable de:

Asegurar el concurso de los stakeholders.

Liderar y asegurar planeación integral del programa

Asegurar el logro de los objetivos definidos

Integrar los proyectos de Solución Tecnológica (Proyectos TI), proyectos de negocio y frentes de procesos y gestión de cambio

Comunicar los avances del Programa

Proponer acciones y cambios al Sponsor del Programa

Sponsor

Ser la máxima autoridad y responsable del programa

Ser generador de decisiones y de consenso

Asegurar respaldo oficial y recursos

Líder de procesos Asegurar metodología de Gestión por Procesos

Asegurar integralidad de los procesos y subprocesos a desplegar en el programa

Dirimir conflictos entre los procesos

Administrar los procesos de la cadena de valor

Líder de gestión de cambio

Establecer y ejecutar la estrategia para satisfacer la necesidad de cambio cultural en torno a adopción de los procesos de negocio, las nuevas soluciones tecnológicas y la conceptualización de la gestión de la información como soporte a la toma de decisiones.

ACTIVIDADES

Acompañamiento en la comunicación del PETIC al interior del MADS



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Elaboración del plan detallado de trabajo del programa

Completar y afinar el presupuesto del programa y sus proyectos

Elaboración de un modelo de acompañamiento de gestión de proyectos de TIC

Definición de cada solución propuesta en el PETIC:

Elaboración de los Términos de Referencia para la adquisición de cada solución

Análisis del mercado y acompañamiento al MADS para el envío de los Términos de Referencia

Elaboración del Plan de Evaluación para la selección del proveedor de cada solución

Acompañamiento y recomendación en la Evaluación de cada solución

Elaboración de un modelo de gestión de proveedores de soluciones TIC (fábrica de software).

Interventoría y seguimiento en la implementación del PETIC

Elaboración y ejecución de la estrategia de cambio

Aseguramiento de procesos



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Ficha técnica del proyecto: MODELO DE PROCESOS OFICINA TIC Y COMPETENCIAS DEL PERSONAL

MODELO DE PROCESOS OFICINA TIC DEL MADS Ficha técnica No 02


Desarrollo del modelo de procesos de la Oficina TIC y de las competencias técnicas, funcionales y estratégicas del personal.

Oficina TIC - MADS

Stakeholders


Oficina TIC. BAJO



La Oficina TIC no ha implementado los procesos misionales de esta área. Equipo enfocado en tareas operativas y de soporte Falta definición de roles y responsabilidades Posicionamiento de la Oficina TIC como área de sistemas más que una Oficina estratégica de

Servicios

Antecedentes

En el MADS, la Oficina TIC no es percibida como estratégica en el logro de sus objetivos. Falta un modelo estándar para la organización de los procesos de gestión de Tecnología,

incluyendo políticas, procesos, ANS , esquema de relacionamiento con el negocio Los funcionarios del Oficina TIC tienen una orientación operativa y perfil técnico, que debe ser

reorientado para apoyar estratégicamente al logro de los objetivos del MADS

El MADS contaba con un área de sistemas orientada exclusivamente a soporte operativo. Recientemente se creó la Oficina TIC que integra el soporte operativo y los servicios estratégicos

de TIC

Situación propuesta Definir e implementar el modelo de procesos de TIC que contemple: a) Planeación estratégica

institucional y sectorial en materia de información, b) Gestión de la información institucional y sectorial, c) Desarrollo y sostenimiento de los sistemas de información, d) Gestión de Comunicaciones, y e) Soporte técnico; los cuales permitirán a la Oficina TIC llevar a cabo su gestión en forma ágil, eficiente y efectiva.

Reorientar las competencias del personal de la Oficina TIC hacia perfiles cada vez más funcionales, que logren desarrollar sinergias entre las diferentes áreas del MADS.

ALCANCE DEL PROYECTO

Implementación de los procesos estratégicos, misionales y de evaluación, y los subprocesos del nivel de apoyo de la Oficina TIC del MADS.

Definir y capacitar a los integrantes de la Oficina TIC en las nuevas competencias funcionales. Divulgar los nuevos servicios que la Oficina TIC puede prestar a partir del desarrollo de estas

competencias.

BENEFICIOS

Contar con un mecanismo de seguimiento y control al desempeño de los procesos de la Oficina TIC.

Desarrollo de las competencias que brindan valor agregado a la institución.

Prestación de más y mejores servicios por parte de la Oficina TIC al MADS.

Posicionamiento estratégico de la Oficina TIC ESTRATEGIA DE IMPLEMENTACIÓN



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Desarrollo de un proyecto de Gestión de Procesos integral que involucre:

Desarrollo y sostenimiento de los sistemas de información.

Proceso de Desarrollo de soluciones tecnológicas (fábrica de software),

Proceso de Monitoreo y evaluación de la plataforma TIC,

Proceso para Mesa de Ayuda en el soporte de soluciones y servicios de TIC,

Proceso para Gestión de Control de Cambios,

Proceso para Capacitación y apoyo funcional a usuarios

Gestión de Comunicaciones.

Proceso para Identificación de necesidades de comunicación,

Proceso de Análisis de publicación de información,

Proceso de Géstion de comunicación de la información,

Proceso para el Segumineto al impacto de la comunicación.

Soporte técnico.

Proceso para la Adquisición de aplicativos,

Proceso para Mantenimiento de aplicativos,

Proceso para Mantenimiento de equipos,

Proceso para Entregar y operar soluciones de TIC,

Proceso para Servicios de Tecnología y Telecomunicaciones.


Desarticulación de los nuevos procesos versus el Sistema de Gestión de Calidad que actualmente se adelanta en el MADS.

Resistencia al cambio por parte del personal de la Oficina TIC,

Falta de recursos para la ejecución de los proyectos.

RECURSOS Y PERFILES PARA SU EJECUCIÓN Rol Responsabilidad Sponsor (Jefe Oficina TIC) Ser la máxima autoridad y responsable del proyecto



Gerente del proyecto Oficina TIC

Líder de procesos

Facilitar el diseño e implementación de los procesos

Líder de desarrollo organizacional

Establecer las competencias y facilitar su desarrollo

ACTIVIDADES

Estructuración del proyecto de modelo de procesos para la Oficina TIC

Identificación de las competencias técnicas, funcionales y estratégicas de la Oficina TIC.

Entendimiento claro de la naturaleza de los procesos, cómo son y cómo funcionan.

Diseño, modelamiento y documentación de los procesos TIC, incluyendo ANS

Gestionar el cambio cultural por implementación de los procesos en la Oficina TIC

Implementar los procesos de la Oficina TIC definidos

Desarrollar las competencias técnicas, funcionales y estratégicas de la Oficina TIC.

Socialización del nuevo modelo de servicios estratégicos de la Oficina TIC



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Ficha técnica del proyecto: PLATAFORMA Y RENOVACION TECNOLOGICA

INFRAESTRUCTURA Ficha técnica No 03


Definir e implementar una plataforma tecnológica renovada que incluya: a) Tipo de alojamiento del Datacenter, b) Arquitectura de Datos, c) Arquitectura Tecnológica, d) Infraestructura de almacenamiento (SAN), e) Infraestructura de procesamiento, f) Infraestructura de conectividad y g) Nueva Plataforma de correo electrónico.

Oficina TIC - MADS

Stakeholders


Oficina TIC, MADS BAJO



Posee una Infraestructura de Datacenter de nivel básico en las instalaciones del MADS. No se dispone de componentes redundantes de servicios de equipos. Una falla en cualquier de los componentes afectará los niveles de servicio, pero no se tiene claro

el nivel de impacto. Para realizar trabajos de mantenimiento deben detenerse las operaciones del Datacenter. El Datacenter es solo susceptible a interrupción planeada. Se dispone de conexión con RAVEC para compartir información de interés del Gobierno Nacional. Los nuevos sistemas que se deben implementar exigen nueva infraestructura.

Antecedentes

El artículo 12 de la Ley 1444 de 2011 reorganizó el Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial, y lo denominó Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible, y por lo tanto sus objetivos y funciones cambiaron, lo que generó: Que el MADS tenga que entregar los elementos del Datacenter al Ministerio de Vivienda, lo exige

una Renovación Tecnológica para el MADS Que en el presente Plan Estratégico de TIC-PETIC se han identificado y recomendado

implementar varias soluciones, lo que exige una Renovación Tecnológica para el MADS Situación propuesta Definir una nueva infraestructura tecnológica que le permita a la Oficina TIC soportar cada uno de los sistemas de información que demanda el MADS y que se han plasmados en el presente PETIC.


Definir detalladamente las Arquitectura de Datos, de Software y Tecnológica. Adquirir nueva infraestructura de procesamiento de datos, de almacenamiento y de conectividad

para soportar la operación actual del MADS y los nuevos desarrollos según el presente PETIC. Alojar la nueva infraestructura en modalidad de colocation, hosting y/o computación en la nube. Adoptar el Protocolo de Internet IPv6 en coexistencia con IPv4, de acuerdo con los lineamientos

que defina el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (Manual GEL 3.1)

BENEFICIOS Contar con la infraestructura tecnológica necesaria para que cada una de las áreas del MADS

pueda procesar e integrar la información necesaria para cumplir con su gestión particular. Disponer de tecnología de punta en con estándares internacionales como SOA (Arquitectura

Orientada a Servicios) y estándares nacionales como los recomendados en el Manual GEL 3.1 de Gobierno en Línea del Ministerio TIC.



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Disponer de la infraestructura necesaria para intercambiar, consolidar y agregar datos e información estratégica del sector.

ESTRATEGIA DE IMPLEMENTACIÓN (SE ESPECIFICA CÓMO SE VA A IMPLANTAR LA SOLUCIÓN)

El proyecto debe ser incluyente con todas las y áreas del MADS, con el fin de identificar la infraestructura necesaria para soportar los actuales y nuevos sistemas informáticos.

El desarrollo e implementación del proyecto se debe soportar en los nuevos avances tecnológicos como alojamiento de infraestructura en Datacenter externos.

Definir claramente la Arquitectura de Datos y el modelo de persistencia con el fin de estandarizar los Manejadores de Bases de Datos (DBMS).

Definir claramente la Arquitectura de Software con el fin de Estandarizar la capa de negocio ya sea .Net, Jboss, entre otros.

Migrar o recurrir a soluciones informáticas de terceros como es el caso del correo electrónico.


La no disponibilidad mínima de infraestructura para funcionar en el MADS

Identificación clara del parque computacional existente y disponible en el MADS

Falta de recursos para la ejecución y desarrollo del proyecto.

Falta de acompañamiento especializado para la ejecución del proyecto.





Líder de infraestructura

Facilitar el diseño detallado de la Arquitectura tecnológica del MADS y de la implementación de la solución

ACTIVIDADES

Elaboración del proyecto de Renovación Tecnológica

Elaboración de inventario de infraestructura tecnológica (pared a pared)

Identificar las demanda de infraestructura para soportar los Actuales sistemas informáticos con que cuenta el MADS.

Identificar las demanda de infraestructura para soportar los Nuevos sistemas informáticos que se recomiendan en el PETIC de la Oficina TIC del MADS.

Análisis del grado o porcentaje de crecimiento por demanda de nuevas necesidades de infraestructura para sistema informáticos del MADS.

Definición del Plan para adoptar el Protocolo de Internet IPv6 en coexistencia con IPv4, de acuerdo con los lineamientos que defina el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (Manual GEL 3.1)

Definición y elaboración de Arquitectura de Datos, Arquitectura de Soffware y Arquitectura Tecnológica.

Definición requisitos para análisis del mercado de proveedores de infraestructura:

Elaboración de los Términos de Referencia

Análisis del mercado y acompañamiento al MADS para el envío de los Términos de Referencia

Elaboración del Plan de Evaluación para la selección del o los proveedores

Acompañamiento y recomendación en la Evaluación de cada solución

Interventoría y seguimiento en la implementación de la plataforma



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Socialización de los nuevos servicios por parte de la Oficina TIC dentro del MADS Ficha técnica del proyecto: PLAN DE CONTINUIDAD DEL NEGOCIO Y SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

PLAN DE CONTINUIDAD DEL NEGOCIO - BCP Ficha técnica No 04


Diseñar, estructurar e Implementar un Plan de Continuidad del Negocio y lo referente a Seguridad de la Información bajo estándares ISO/IEC 27001:2005.

Oficina TIC - MADS

Stakeholders


Oficina TIC, MADS BAJO



No existe un plan de continuidad de TIC, ni un plan de continuidad de negocio, que garantice el funcionamiento del MADS ante la presentación de un desastre o de una contingencia. Antecedentes

No existen documentos que sugieran una cultura de continuidad del negocio. Situación propuesta Disponer de un plan de continuidad de TIC, que posibilite la continuidad del negocio del MADS ante la aparición de desastres. Implementar un Sistema de Gestión de Seguridad de Información-SGSI dentro del contexto global de las actividades del negocio y las fases de riesgo del MADS.


Implementar un Plan de Continuidad de Negocio que contemple el análisis de los procesos del MADS, el cual servirá para priorizar qué procesos son críticos para el negocio y establecer una política de recuperación ante un desastre. Por cada proceso se identifican los impactos potenciales que amenazan la organización, estableciendo un plan que permita continuar con la actividad del Ministerio en caso de una interrupción.

Definir el alcance y límites del Sistema de Gestión de Seguridad de Información-SGSI en términos de características del negocio del MADS, su organización, su ubicación, sus activos y tecnología.

BENEFICIOS

Identificar los diversos eventos que podrían impactar la continuidad de las operaciones.

Conocer los tiempos críticos de recuperación para volver a la situación anterior al desastre.

Prevenir o minimizar las pérdidas para el negocio en caso de desastre.

Clasificar los activos para priorizar su protección en caso de desastre.

Valorar la mitigación de riesgos.


Dentro de la Gestión de la Seguridad de la Información es importante contar con un plan que asegure la continuidad del Negocio con base en la evaluación de riesgos del MADS y se diseñen los planes de mitigación y de continuidad.



Falta de recursos económicos para la ejecución del proyecto.

RECURSOS Y PERFILES PARA SU EJECUCIÓN Rol Responsabilidad



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Sponsor (Jefe Oficina TIC) Ser la máxima autoridad y responsable del proyecto




Oficial de seguridad Definir y elaborar el Plan de Continuidad del Negocio en materia tecnológica, con el fin de garantizar la prestación de los servicios, basado en la mejores práctica y estándares internacionales (ISO 27001) y nacionales (Manual GEL 3.1).

Definir y elaborar el documento del Sistema de Gestión de Seguridad de Información-SGSI.

ACTIVIDADES

Análisis del negocio y evaluación de riesgos

Elaboración del proyecto Plan de Continuidad del Negocio

Desarrollo de los procedimientos y planes de actuación para las distintas áreas y equipos

Adopción de un modelo de gestión de riesgos siguiendo estándares internacionales (ISO) y nacionales de Gobierno en Línea

Definir una política del SGSI en términos de las características del negocio y sus activos y tecnología

Socialización del Plan de Negocios y del documento de SGSI, por parte de la Oficina TIC al interior del MADS



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Ficha técnica del proyecto: GESTION ESTRATEGICA ORGANIZACIONAL - BSC

BALANCED SCORECARD-BSC Ficha técnica No 05


Implementación y adaptación del Cuadro de Mando y el Balance ScoreCard enfocados al seguimiento del avance del sector de Ambiente y Desarrollo Sostenible

Oficina de Planeación MADS

Stakeholders


Coordinación del Sistema Nacional Ambiental Secretaría General Oficina de Planeación Oficina TIC

BAJO



No se cuenta con herramientas informáticas para acompañar la planificación y seguimiento a la gestión ambiental, al interior del MADS

No se cuenta con el medio tecnológico para disponer de información oportuna y confiable al interior del MADS

No se dispone de un instrumento que permita visualizar en forma integral y por medio de indicadores de gestión la ejecución financiera, de RRHH, de procesos y de usuarios del sector.

Antecedentes

El Plan Nacional de Desarrollo, en el Capitulo VI Sostenibilidad Ambiental y Prevención del Riesgo en el aparte de Lineamientos y acciones estratégicas en la sección A GESTIÓN AMBIENTAL INTEGRADA Y COMPARTIDA Numeral 2 Lineamientos y acciones estratégicas, inciso e) Buen gobierno para la gestión ambiental afirma que de acuerdo con la visión del SINA, la articulación de la gestión ambiental con los distintos sectores y niveles territoriales se hace necesaria, y en este sentido se propone propender por mejorar la articulación al interior del SINA, fortalecer el ejercicio de la autoridad y hacer más eficientes los instrumentos de gestión y la planificación ambiental (Legales, económicos, de planificación, de innovación y desarrollo tecnológico y los sistemas de información) y la disponibilidad de información desde los diferentes generadores de la misma a las autoridades ambientales.

Situación propuesta Se requiere contratar un sistema de información, que permita al MADS realizar el seguimiento de la

ejecución física y financiera del sector a través de un cuadro de mando Integral.


Ejecución física corresponde al modelo conceptual basado en cinco ejes: Oferta, Demanda, Calidad, Riesgo, Gobernanza. Cada eje tiene un objetivo estratégico, actividades principales, actividades desagregadas, así como sus respectivos indicadores y metas.

Ejecución financiera corresponde a los recursos de inversión y de funcionamiento, estos se monitorean a través de metas de cumplimiento mensual relacionadas con los niveles de ejecución: Expedición de Certificados de Disponibilidad Presupuestal, Expedición de Registro Presupuestal, y la ejecución del Programa Anual Mensualizado de Caja, por lo que se hace necesario que la información presupuestal manejadas por la Oficina Asesora de Planeación y la Subdirección Administrativa y Financiera esté articulada.

BENEFICIOS

Con esta herramienta el MADS podrá realizar el seguimiento y la evaluación de su plan



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estratégico y plan de acción, y posibilita el seguimiento del avance (físico y financiero) del sector de Ambiente y Desarrollo Sostenible mediante un conjunto de indicadores definidos, a través de un Cuadro de Mando Integral.


El proyecto debe ser incluyente con todas las Direcciones y Áreas del Ministerio, con el fin de regular el aporte de cada área, toda vez que los servicios que gestionan las Oficinas de Planeación y TIC están dirigidos principalmente al MADS y no a éstas oficinas como tal.


Disponibilidad presupuestal para la totalidad del proyecto

Sobrecostos en el proceso de implementación del proyecto

EL proveedor de la solución no obtenga la información requerida y en el tiempo especificado por parte de las áreas del MADS involucradas.

Disponibilidad de recursos tecnológicos del MADS - Ambiente de pruebas y de producción, y DBMS


RECURSOS Y PERFILES PARA SU EJECUCIÓN Rol Responsabilidad Sponsor (Jefe Oficina de Planeación)

Ser la máxima autoridad y responsable del proyecto



Gerente del proyecto Oficina Planeación

Líder en estrategia organizacional Asegurar que la estrategia sea una tarea de toda la organización del MADS, con la contribución del personal para implementarla

ACTIVIDAD

Elaboración del proyecto BSC

Análisis detallado de los indicadores existentes en el MADS, relacionados con información financiera, de RRHH y soporte TIC, de usuarios del sector y de procesos misionales.

Definición de indicadores de gestión agrupados por: área financiera, área de RRHH y soporte TIC, área de usuarios del sector y área de procesos misionales.

Definición de la Arquitectura de la solución

Definición de consultas a través de un tablero de control

Definición de estructuras de Bases de Datos para integrar información

Integración y cargue de datos

Plan de implementación de la solución

Capacitación y acompañamiento



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Ficha técnica del proyecto: GESTION DE BASE DE DATOS Y DATA WAREHOUSE

GESTION DE BD-DWH Ficha técnica No 06


Definir las estructuras de almacenamiento de datos institucionales que se producen diariamente en el MADS y en el sector, acorde a las necesidades actuales y el crecimiento futuro del MADS, mediante el diseño, implementación y montaje de una bodega de datos (DWH).

Oficina TIC - MADS

Stakeholders


Oficina TIC Áreas del MADS Sector

MEDIO



No se cuenta actualmente con una capacidad centralizada para almacenar los datos institucionales que se producen diariamente en el MADS y en el sector.

No hay cultura para compartir la información No están claramente definidos los roles y las responsabilidades sobre le manejo y actualización

de la información de asistencia técnica de los actores del sector No se lleva un registro único de datos de la asistencia técnica del sector hacia el MADS

Antecedentes

No se brindan las herramientas para que el MADS y el sector ubiquen los datos en un repositorios centralizado.

Situación propuesta Articulación de los datos del sector Cumplimiento con los lineamientos del Gobierno en Línea sobre datos abiertos Diseñar estructuras de Bases de Datos para información de estudios sobre el desarrollo del sector Diseño, implementación y montaje de una bodega de datos (DWH).


Disponer de una bodega de datos institucionales a partir de la cual sea posible realizar análisis multidimensionales de información histórica que propicie la generación de indicadores y estadísticas.

Conformar la fuente de datos de manera organizada y sin redundancia que sirva como insumo para ser consultada con las herramientas de inteligencia de negocios - BI.

Diseñar las tablas que conformarán la Data Warehouse, la cual representará toda aquella información que permanecerá estática en el tiempo, es decir todos aquellos indicadores del sector que no sufrirán modificación, en la medida que se desean conservar tal y como se generaron en un momento determinado

Diseñar e implementar una bodega de datos (DWH)

Diseñar las estructuras de Bases de Datos y tablas planas que serán la base para los web services que debe implementar cada uno de los actores del sector

BENEFICIOS

Disponer de la información suficiente de cada una de las áreas del MADS y de los actores del sector para realizar todo un proyecto de análisis de datos

Integrar múltiples fuentes de datos y eliminar la redundancia de datos.




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Desarrollo cíclico e incremental que permita asegurar entregables de acuerdo con los requerimientos de los proyectos de negocio.


Participación efectiva y comprometida de las áreas del MADS y de sector


Que el proveedor de la solución no obtenga la información requerida y en el tiempo especificado por parte de las áreas del MADS y del sector.




Asegurar respaldo oficial y recursos Gerente del proyecto Oficina TIC

Líder Arquitectura de Datos

Facilitar la estructuración de las Bases de Datos y de la Data Warehouse

ACTIVIDADES

Elaboración del proyecto BD-DWH

Levantamiento de información

Análisis detallado de los datos existentes en el MADS y en el Sector

Definición clara de la finalidad del Data Warehouse

Definir claramente los Usuarios del DWH( por jerarquía, función, nivel de competencia).

Definición de la Arquitectura de la solución incluyendo las estructuras de Bases de Datos necesarias para integrar información

Diseño de los modelos de datos y arquitectura de bodega de datos

Elaboración documento con inventario de los procesos de ETL a desarrollar

Elaboración documento de arquitectura tecnológica a utilizar

Elaboración documento de actividades de desarrollo y poblamiento de bodega de datos

Mecanismos de acceso y recuperación de contenido (datos) del Data Warehouse






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Ficha técnica del proyecto: GESTION DE INTELIGENCIA DE NEGOCIOS - BI

BUSINESS INTELLIGENCE-BI Ficha técnica No 07


Definir las estructuras de almacenamiento de datos institucionales que se producen diariamente en el MADS y en el sector, acorde a las necesidades actuales y el crecimiento futuro del MADS, mediante el diseño, implementación y montaje de una bodega de datos (DWH).

MADS

Stakeholders Calificador Tiempo ALTO=más de 3 años, MEDIO=entre 1 y 3 años, BAJO=menor a un año

Áreas del MADS BAJO



No existe una cultura organizacional sobre el tema de inteligencia de negocios integral dentro del MADS.

No existe un Sistema de Información para la transformación de datos en información y ésta en conocimiento.

La Información para informes de gestión está en diferentes fuentes y en diferentes formatos. Antecedentes

Parte de la información misional que llega al Ministerio, lo hace de manera física a través de informes impresos o archivos en Excel o PDF.

La plataforma de información actual, al no estar integrada, no permite la consolidación automática de la información generada por el Sector.

Situación propuesta Se requiere contratar un sistema de información, que permita al MADS hacer el seguimiento a su

gestión, mediante la información interna y externa requerida para integrarse en un BI. Dicho sistema de BI permitirá fortalece el sector por cuanto agrupa los datos de los diferentes

actores como: MADS, CARs, Ideam, Sinchi, IIAP, Humboldt, Invemar, PNN, Entidades Nacionales y Ciudadanos, generando información y ésta en conocimiento.


Conformar comités de trabajo que permitan identificar y definir la manera de incorporar la información disponible en los sistemas de información de los actores del sector, sistemas de información propios de cada Dirección y Oficinas y otras fuentes de información.

Definir los procesos para el manejo de la información y los roles y responsables. Como parte de la definición inicial y pre-requisitos de implementación del Sistema de Inteligencia de Negocios.

Conceptualización de escenarios o vistas de usuario: BI Sectorial, BI de Gestión y BI de seguimiento, contemplando el análisis y la presentación de los datos del sector y de la gestión del MADS.

Disponer de una bodega de datos institucionales a partir de la cual sea posible realizar análisis multidimensionales de información que propicie la generación de indicadores y estadísticas.

BENEFICIOS

Contar con un sistema de información que permita el acceso al conocimiento resultante de la gestión del Ministerio y del sector involucrado, con el objetivo de orquestar y alinear las actividades del negocio a la visión y a la estrategia del MADS.

Mejorar las comunicaciones internas y externas al MADS y monitorear el desempeño estratégico del Ministerio respecto a sus objetivos.

Estar en capacidad de conocer el estado del MADS y el Sector en tiempo real



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Estar en capacidad de entregar información confiable y oportuna al sector


El proyecto debe ser incluyente con todas las áreas del Ministerio y del Sector.


Integración incompleta de los sistemas de información del MADS y del Sector, mediante Web Services


EL proveedor de la solución no obtenga la información requerida y en el tiempo especificado por parte de las áreas del MADS y del Sector.

Falta de acompañamiento especializado para la ejecución del proyecto. RECURSOS Y PERFILES PARA SU EJECUCIÓN Rol Responsabilidad Sponsor (Jefe Oficina TIC) Ser la máxima autoridad y responsable del proyecto




Líder Arquitectura de Datos Facilitar la estructuración de Inteligencia de Negocios (BI) para las diferentes áreas del MADS

ACTIVIDADES

Elaboración del proyecto BI

Definición de consultas multidimensionales




Socialización de los nuevos servicios por parte de la Oficina TIC dentro del MADS y el Sector



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Ficha técnica del proyecto: GESTIÓN DE CONTENIDO - PORTAL

GESTION DE CONTENIDO - PORTAL WEB DEL MADS Ficha técnica No 08


Rediseñar y hacer reingeniería al Portal Web del MADS, mediante el establecimiento de un canal de comunicación del MADS con el Sector y los ciudadanos, mediante las herramientas Web 2.0, con énfasis en Gestión de Contenido.

MADS


Oficina TIC, MADS, Sector, Ciudadanos

BAJO



No existe una interface Web que integre las funcionalidades y los datos de los sistemas de información demandada por el MADS y el sector

El portal Web existente en el Ministerio es necesario hacerle rediseño y reingeniería con base en los procesos estratégicos del MADS que se están identificando en el SGC.

Antecedentes

Los medios sociales son vistos como un espacio para la conversación directa entre entidades y ciudadanos, por lo que el MADS no debe ser la excepción.

El portal es un medio por el cual el MADS hace presencia en medios sociales para dar respuesta oportuna a las inquietudes del Sector y de los ciudadanos.

Situación propuesta Ofrecer un medio de acceso a información estructurada y oportuna de la gestión, como por

ejemplo respuestas a derechos de petición, tutelas, leyes, decretos, entre otros). Actualizar el Portal Web existente en el MADS con base en los lineamientos de Gobierno en

Línea (Manual GEL 3.1).


Implementar una plataforma tecnológica que soporte la interacción y comunicación del MADS, el sector y la ciudadanía mediante la contribución y retroalimentación para el mejoramiento de la oferta de contenidos

BENEFICIOS Acceso a más puntos de vista sobre las inquietudes y problemas que se generan el sector

Ambiental Mejorar la coordinación, estandarización y comunicación entre el MADS, el sector y la ciudadanía Facilitar la gestión y distribución del conocimiento mediante la percepciones, necesidades, y

opiniones del MADS, el sector y la ciudadanía


Desarrollo del proyecto en conjunto con las áreas del MADS y los aportes del sector para generar sentido de pertenencia Seguimiento de los lineamientos del Manual GEL 3.1 del MinTIC.


Falta de interés de los diferentes actores del MADS y del sector para gestionar el proyecto Disponibilidad presupuestal para la totalidad del proyecto Falta de acompañamiento especializado para la ejecución del proyecto.



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Líder de Comunicación Especializado en implementación de portales Web 2.0 y Gestión de Contenido

ACTIVIDAD

Elaboración del proyecto, teniendo en cuenta:

Qué beneficios el MADS va a obtener por hacer parte de este nuevo medio?

¿Qué características de la Web 2.0 pueden ser de utilidad para el MADS?

¿Qué beneficios se quieren brindar al público objetivo gracias a la presencia en la Web 2.0?

¿Cuáles son las características del público objetivo de la entidad?

Análisis de las políticas de Gobierno en Línea, “GEL_IPE_RedesSociales_LineamientosEsV1.0”, en lo referente a: Definir qué objetivos quiere alcanzar el MADS con la Web 2.0 Escoger en qué medios sociales se quiere hacer presencia Definir la línea de comunicación que se manejará en la Web 2.0 Establecer protocolos para la atención de los medios sociales Identificar riesgos de la presencia Web 2.0 y prepararse ante ellos Iniciar la conversación Mantener vigente la estrategia en la Web 2.0

Diseñar e implementar un espacio para comunicación con el sector y la ciudadanía

Diseñar e implementar un espacio para almacenamiento de contenidos de los actores del sector y la ciudadanía, y que se actualice con regularidad (blogs).

Incluir definición de blogs especializados según los grandes sectores del MADS.

Diseñar e implementar facilidades para compartir contenidos favoritos en internet con personas que tiene interese comunes (bookmarking social)

Diseñar e implementar facilidades para compartir, gestionar y crear contenido colaborativamente (wiki)

Diseñar e implementar espacios de discusión en internet donde se intercambien comentarios sobre temas específicos (foros)

Definición de funciones y capacitación para el administrador de contenido (administrador de medios sociales)

Diseño e implementación de la estrategia Web 2.0, Gestión de las cuentas de medios sociales y Generación de contenidos


Socialización de los nuevos servicios por parte de la Oficina TIC dentro del MADS y el Sector



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Ficha técnica del proyecto: GESTIÓN DE PROCESOS BPM

ADMINISTRACION POR PROCESOS BPM (Business

Process Management) Ficha técnica No 09


Entender y simplificar los procesos misionales del Ministerio mediante la implementación de tecnologías de BPM (Business Process Management) que permita lograr una gestión del cambio más rápida y efectiva, teniendo en cuenta: recursos, servicios, datos, reglas de negocio e indicadores.

MADS


MADS MEDIO



El Ministerio viene adelantando la incorporación del Sistema de Gestión de Calidad con el cual se espera se identifiquen los proceso misionales.

Para implementar los procesos, el Ministerio no cuenta con una herramienta tecnológica como es el caso de un BPM (Business Process Management) que automatice los procesos por medio del modelamiento, diseño y despliegue de la solución.

Antecedentes

Poca experiencia en gestión por procesos y aunque se cuenta con documentación de procesos, se trabaja por funciones y áreas.

Situación propuesta Documentar o actualizar los procesos de negocio especificados en el Sistema de Gestión de Calidad y

automatizarlos por medio de una herramienta BPM (Business Process Management).


Alinear el BPM con la estrategia y con la gestión por procesos (gestión de recursos humanos, financiera, de la información, de la calidad, etc…) que le permitirán al MADS la coordinación y orquestación automática de los procesos, sistemas y recursos (trabajadores, organizaciones, aplicaciones, documentos, imágenes, datos, comunicaciones, entre otros), asegurando el logro consistente de los objetivos estratégicos y misionales del MADS.

BENEFICIOS Automatización de los procesos misionales del Ministerio agilizando el flujo de información, optimizando el tiempo de ejecución y los recursos de sus procesos, agilizando trámites y generando indicadores de gestión de los procesos para planes de mejoramiento continuo.


Modelamiento Lógico: El objetivo de esta fase es la de identificar y modelar al detalle los procesos de negocio que conforman el alcance del proyecto, basados en el Sistema de Gestión de Calidad que se adelanta actualmente en el Ministerio. Diseño Preliminar: El objetivo de esta fase es construir el Modelo Funcional de los procesos, a partir del modelamiento Lógico, apoyados en las herramientas que nos brindan las nuevas TIC. Este Modelo Funcional servirá para visualizar cuáles son los servicios que sustentarán a los procesos de negocio del Ministerio. Diseño BPM: El objetivo de esta fase es diseñar cada uno de los procesos modelados en las fases anteriores, considerando que dichos procesos serán automatizados con Tecnologías BPM. Sesiones de trabajo: Las sesiones de trabajo permitirán acelerar y asegurar la calidad de las fases de



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modelamiento y de diseño de procesos BPM. Esta estrategia se basa en el trabajo en equipo, con todos los stakeholder que mejore la relación entre usuarios y Oficina TIC.


Falta de integración de las diferentes direcciones para identificar los procesos contemplados y no contemplados en el Sistema de Gestión de Calidad como un solo proyecto del Ministerio.

Disponibilidad presupuestal para la totalidad del proyecto Falta de acompañamiento especializado para la ejecución del proyecto.

RECURSOS Y PERFILES PARA SU EJECUCIÓN Rol Responsabilidad Sponsor (Jefe Oficina de

Planeación) Ser la máxima autoridad y responsable del proyecto


Asegurar respaldo oficial y recursos.

Gerente del proyecto Oficina de Planeación

Líder de Procesos Especializado en implementación de gestión de procesos y modelamiento, diseño e implementación de herramientas BPM.

ACTIVIDADES

Identificación y estructuración de procesos de negocio

Elaboración de los diagramas de flujos lógicos de procesos (modelados con BPMN)

Elaboración del Modelo conceptual de datos (M-E-R)

Especificaciones detalladas de procesos (Actividades, tareas y reglas de negocio)

Integración de modelos de procesos y datos

Requerimientos de negocio y de infraestructura TIC

Modelo de funcionamiento de los procesos

Servicios funcionales (SOA)

Requerimientos de negocio y de infraestructura TIC

Diseño del BPM de los procesos diagramados con BPMN

Diseño del Modelo conceptual de datos (M-E-R)

Diseño de los servicios funcionales (SOA), por ejemplo Web Services

Especificaciones detalladas de procesos (Actividades, tareas y reglas de negocio)

Indicadores de gestión y de calidad

Integración de modelos de procesos y datos

Especificación o diseño de formularios (Pantallas)

Especificación o diseño de salidas (Cartas, Informes, Notificaciones, etc...)

Especificación o diseño de interfaces con otros sistemas



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Ficha técnica del proyecto: GESTIÓN DE GEOREFERENCIACIÓN - SIG GESTION DE GEOREFERENCIACIÓN – SISTEMA DE INFORMACIÓN GEOGRAFICO

Ficha técnica No 10


Implementar un sistema de información temática del sector, compuesto por capas de datos geográficos referenciados, con el fin de contar con una herramienta e información asociada para resolver problemas complejos de planificación y gestión geográfica del MADS y de los diferentes sectores.

MADS


Oficina TIC, MADS, Sector, Ciudadanos

MEDIO



Los roles y responsabilidades en el manejo de esta información no está definido ni documentado La definición de necesidades y requerimientos de georeferenciación de hace de manera aislada por

Dirección Cada Dirección realiza contrataciones independientes Se limitan a la adquisición de herramientas como ArcInfo, sin tener en cuenta la gestión como

tal. No se ha hecho un análisis de la tecnología alrededor de la herramienta, como por ejemplo

espacio para almacenar información que es muy “pesada”, canal de transferencia de datos y equipos para procesamiento de datos geográficos.

Antecedentes

Los usuarios del MADS conocen la importancia del manejo espacial de las diferentes variables, programas, proyectos que maneja en su gestión

Están familiarizados con el manejo de la información en sistemas de información geográfica. Situación propuesta Documentar o actualizar los procesos de negocio que crean, modifican o utilizan información

geográfica dentro del MADS.


Analizar, diseñar e implementar un Sistema de Información Geográfica que permitirá visualizar la información en diferentes niveles o temáticas de interés para la gestión del sector y del MADS como: población, redes fluviales, cuerpos de agua, altitudes, usos del suelo, vías terrestres e indicadores del sector, entre otros.



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BENEFICIOS Disponer de una herramienta de SIG acompañada de los procedimientos necesarios para

soportar la captura, gestión, manipulación, análisis, modelado y visualización de datos espacialmente-referenciados para resolver problemas complejos de planeamiento y gestión.


Proporcionar al MADS y al sector un Sistema de Información Geográfica que le permita tener un seguimiento, actualización y control de la información temática y georeferenciada de la gestión ambiental

El proyecto incluirá los lineamientos de Gestión Ambiental dentro del marco estratégico del Ministerio y que se representarán como entidades espaciales (puntos, líneas, polígonos, superficies o redes), donde cada entidad espacial tiene que ser georeferenciada, para mostrar el nivel o tema a analizar.

Mediante la identificación de los de los procesos y actividades ambientales que se ejecutan y generan por el MADS y su entorno (sector) y que deben ser georeferenciadas y representadas mediante un Sistema de Información Geográfico – SIG.


Falta de integración de las diferentes direcciones para definir el SIG como un solo proyecto del ministerio.

Dejar en un segundo nivel el aspecto tecnológico (por ejemplo ArcInfo) y enfocarse en lo estratégico de la solución.


RECURSOS Y PERFILES PARA SU EJECUCIÓN Rol Responsabilidad Sponsor (Jefe Dirección General de Ordenamiento Ambiental Territorial y Coordinación del Sistema

Nacional Ambiental)






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Gerente del proyecto Coordinador SINA - Oficina TIC

Líder de Sistemas de Información Geográfica

Especializado en implementación de gestión y análisis espacial y temático para georeferenciación de entidades espaciales.

ACTIVIDADES

Análisis y definición del modelo conceptual que identifiquen las principales entidades espaciales

Análisis y definición de las principales entidades de información básica correspondientes a la cartografía base (nivel 0).

Análisis y definición del modelo lógico donde se identifiquen cada uno de los objetos con sus geometría y sus atributos (BD lógica)

Análisis y definición de entrada de datos, almacenamiento, modelamiento, salida de información a diferentes escalas y mapas temáticos.

Análisis y definición de las escalas (p.e, 1:5.000 o 1:10.000) y determinación de las entidades o niveles de información

Definición de las Arquitecturas de Datos, de Aplicaciones y de Tecnología.

Especificación detallada del modelo y tamaño de la plataforma tecnológica: a) nivel de usuario, b) Nivel servidor de aplicaciones web, c) Nivel de aplicaciones, d) Nivel de persistencia (BD) y e) Nivel de infraestructura.

Diseño de la aplicación para usuario final capaz de mostrar información en escenarios en dos y tres dimensiones, con mecanismo para acercar las funcionalidades de SIG.

Análisis y diseño detallado del alcance total a partir de la fase de inicio y planeación del proyecto y con base en este la definición de tiempo y costos



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Ficha técnica del proyecto: GESTIÓN FINANCIERA ERP

GESTION FINANCIERA ERP(Enterprise Ressource Planning) Ficha técnica No 11


Integrar la información del SIIF con la información de los demás procesos administrativos como nómina, gestión de talento humano (pensionados, hojas de vida, vacantes, planta y bienestar social), e información de inventarios y todo lo relacionado con contratación.

MADS


MADS BAJO



El Ministerio dispone de la herramienta SIIF - Sistema Integrado de Información Financiera, de orden nacional, sin embargo no cuenta con una solución informática ERP (Enterprise Resource Planning) que integre la información del SIIF con la información de los demás procesos administrativos.

Antecedentes

El Sistema Integrado de Información Financiera - SIIF, es un sistema de control financiero del Ministerio de Hacienda y Crédito Público y por lo tanto por medio de este aplicativo se reporta la Información financiera del MADS que forma parte del Presupuesto General de la Nación.

Se realiza doble ingreso de datos, tanto en el SIIF como en otros sistemas (ofimática) con el fin de consolidar información para ser presentada como informes de gestión.

Situación propuesta El Sistema de Gestión Financiera debe cubrir mucho más que solo presupuesto y contabilidad, es así

como se debe pensar en una solución a nivel de Planeación de los Recursos del ministerio por medio de una solución ERP (Enterprise Resource Planning) que incluya minería de datos con importación de información desde el SIIF para análisis administrativo y financiero.


Análisis e implementación de un Sistema para gerenciar eficientemente las necesidades de la Secretaría General del Ministerio, particularmente el área Administrativa y Financiera (contabilidad general, tesorería - caja y bancos, cuentas por pagar -proveedores, impuestos, presupuesto público, inversiones y obligaciones financieras) y el área de Recursos Humanos (hojas de vida, planta de cargos, nómina, evaluación del desempeño, competencias, educación y capacitación, bienestar de personal y salud ocupacional), mediante una herramienta de ERP que se integre con la automatización de procesos (Work Flow) y el procesamiento electrónico de documentos (gestión documental).

BENEFICIOS Obtener información en tiempo real, haciendo cada vez más fácil la toma de decisiones y el conocimiento administrativo y financiero y de RRHH del Ministerio, mediante indicadores de gestión para conocer la situación actual y planear la gestión futura del MADS.


Alistamiento: Análisis situación actual en infraestructura, aplicativos existentes y estructuras de datos. Asimilación: Planeación del Proyecto, Definición de organigrama de trabajo con funciones y responsabilidades, análisis de riesgos y lanzamiento Kick-Off. Experimentación: Análisis procesos existentes versus necesarios, enmarcar procesos con la nueva solución, certificación de datos a Migrar, certificación casos de Prueba, planeación infraestructura requerida de TI e Instalación solución ERP.



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Construcción: Parametrización estándar del sistema, ejecución de casos de prueba, cargue de datos, operación del sistema y despliegue en producción. Puesta en marcha: Entrada en Producción, cierre del proyecto, inicio etapa de soporte.



RECURSOS Y PERFILES PARA SU EJECUCIÓN Rol Responsabilidad Sponsor (Secretaria general)





Líder en información administrativa y financiera

Especializado en implementación de soluciones ERP.

ACTIVIDADES

Entender metodología del proyecto

Análisis detallado de soluciones existentes (aplicativos, ofimática, otros)

Análisis detallado de estructura de los datos, volúmenes e históricos

Identificar riesgos

Definir Línea base

Revisar proceso actual

Parametrización aplicativos

Definir casos de prueba

Cargue de datos

Pruebas en paralelo

Capacitación usuarios

Despliegue

Seguimiento y control



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Ficha técnica del proyecto: GESTOR DOCUMENTAL

GESTOR DOCUMENTAL Ficha técnica No 12


Disponer de un sistema informático que permita procesar la información que tiene que ver con la formulación de políticas del sector y las normas y regulaciones ambientales, organizada mediante modelos, técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo y que permita su recuperación y asegure la conservación indefinida de los documentos más valiosos.

MADS


MADS MEDIO



El Ministerio interactúa, a nivel de sector, con gran cantidad de información impresa o en formatos aptos para digitalizar, indexar y catalogar y que no han sido procesados por medio de un sistema de gestión documental.

Antecedentes

No manejan procesos para administración de documentos físicos y electrónicos No están levantados los flujos de manejo documental. Los roles y responsabilidades en el manejo de documentos no son claros y no están documentados. Situación propuesta Documentar o actualizar los procesos de negocio que crean, modifican o utilizan documentos dentro

del MADS. Definir claramente los roles y responsabilidades. Socializar al interior del MADS los roles y responsabilidades a todos los involucrados. Implementación de un sistema de gestión documental con herramientas de workflow e indexación.


Análisis e implementación de un Sistema de Gestión Documental que soporte el almacenamiento y rastreo de los documentos digitalizados e indexados para soportar la gestión del MADS, mediante un workflow integrado y con base en las políticas y lineamientos del Archivo General de la Nación, como es la retención documental, de acuerdo al tiempo que los documentos deben almacenarse y la eliminación de los que ya no sirven, y asegurar la conservación correspondiente de los documentos.

BENEFICIOS Gestión y control efectivo, sencillez y rapidez para el acceso instantáneo a toda la documentación estratégica, con las ventajas de eliminación de desplazamientos, reducción de tiempo de consultas y tareas de archivo y ahorro de espacio físico.


Almacenamiento, Recuperación, Clasificación, Seguridad, Custodia, Distribución, Work flow, Creación, Autenticación



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RECURSOS Y PERFILES PARA SU EJECUCIÓN Rol Responsabilidad Sponsor (Secretaria general)





Líder en administración de bibliotecas

Especializado en implementación de soluciones de Gestión Documental.

ACTIVIDADES

Almacenamiento: Definir dónde guardaremos los documentos y cuánto se requiere para para almacenarlos

Recuperación: Definir cómo se pueden encontrar los documentos necesarios, cuánto tiempo se puede pasar buscándolo, qué opciones tecnológicas están disponibles para la recuperación.

Clasificación: Definir cómo organizamos nuestros documentos y cómo asegurar que los documentos estén archivados siguiendo el sistema más apropiado.

Seguridad: Definir claramente cómo evitar la pérdida de documentos, evitar la violación de la información o la destrucción no deseada de documentos y cómo mantenemos la información crítica oculta a quién no debe tener acceso a ella.

Custodia: Análisis y políticas de cómo decidir qué documentos conservar y por cuánto tiempo deben ser guardados, así cómo los procedemos de su eliminación (expurgo de documentos).

Distribución: Análisis y definición de cómo distribuir los documentos a los acores que la necesitan y cuánto podemos tardar para distribuir los documentos.

Work flow: Análisis y definición de los procesos a los documentos que necesitan pasar a partir de una persona a otra, lo mismo que las reglas para el flujo de estos documentos.

Creación: Definir las tareas necesarias por si una persona está implicada en creación o modificación de un documento.

Autenticación: Cómo proporcionar los requisitos necesarios para la validación legal al gobierno acerca de la originalidad de los documentos y cumplir con estándares para la autentificación.

Digitalización de documentos, indexación, despliegue de la aplicación, capacitación y acompañamiento.



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Ficha técnica del proyecto: GESTION DE PROYECTOS

GESTION DE PROYECTOS Ficha técnica No 13


Diseñar e implementar un modelo de gestión de proyectos que permita gestionar los diferentes portafolios de proyectos y facilite el gerenciamiento de las iniciativas en cada una de sus etapas.

MADS Oficina de Planeación Oficina TIC

Stakeholders


Áreas internas del MADS y externas del sector. BAJO



La información correspondiente a la estructuración y formulación de proyectos, planes y programas del MADS exige que los sistemas de información soporten adecuadamente la planeación, ejecución, seguimiento y control de las diferentes iniciativas del Ministerio, de tal manera que se asegure el cumplimiento de los objetivos en los plazos y términos establecidos tanto por el MADS como por todos los stakeholders

No se cuenta con herramientas para monitorear el estado real de los proyectos en curso

Antecedentes

No se cuenta con un proceso estructurado para la gerencia de proyectos que facilite el control y seguimiento a los planes de acción de las áreas, los proyectos ambientales, estructuración y formulación de proyectos del sector, y por supuesto a los proyectos y programas relacionados con TI

El esquema planteado por este PETIC requiere de una gestión estratégica de proyectos que asegure su éxito bajo los términos de tiempo, costo y calidad esperados por el Ministerio

Las instituciones públicas han empezado a implementar modelos de administración de proyectos cada vez con más formalidad, pues en muchas entidades la ejecución de proyectos es parte de su quehacer diario y hace parte de su objetivo misional.

Situación propuesta Implementar un conjunto herramientas informáticas que permitan definir, ejecutar, monitorear y mejorar la gestión de los proyectos de forma integral. ALCANCE DEL PROYECTO

Incluye el diseño del proceso de gestión de proyectos que sea aplicable a todas las instancias requeridas por el Ministerio: los planes de acción de las áreas, los proyectos ambientales, estructuración y formulación de proyectos del sector, iniciativas y programas relacionados con TI

Diseño, construcción e implementación de la solución tecnológica que permita la gerencia de los diferentes portafolios y proyectos del Ministerio.

El diseño de dicha solución puede incluir diferentes componentes como BPM y herramientas propias para administración de cronogramas.

BENEFICIOS Fomentar el uso y mejora las competencias en gestión de proyectos en el Ministerio y el sector Estandarizar los principales elementos de la gestión de proyectos, lo que redunda en el

fortalecimiento de las condiciones de la calidad de la administración de los portafolios y de sus proyectos.



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Optimiza el uso de recursos del MADS Se capitaliza el conocimiento adquirido y los recursos implementados en los proyectos y así mismo,

se convierte en una herramienta de gestión para los líderes del MADS que participen del modelo por proyectos

ESTRATEGIA DE IMPLEMENTACIÓN

Estandarizar el proceso de gerencia de proyectos y determinar el conjunto de soluciones tecnológicas que soportaran dicho proceso

Promover el fortalecimiento de las competencias de gestión de proyectos en todas las áreas del ministerio

La solución implementada deberá proveer herramientas para organizar y realizar el seguimiento de tareas de forma eficaz para evitar retrasos y no salirse de la línea de base de alcance, costo, tiempo y calidad definidos. Así mismo que maneje de manera adecuada las variables asociadas a riesgo, comunicaciones, contratistas, contratos, entre otras.


Voluntad política de los directivos para la implantación de esta iniciativa Disponibilidad del presupuesto requerido Implementar herramientas de control y seguimiento de cronogramas en lugar de un modelo integral

de gestión de proyectos Resistencia al cambio por parte de las diferentes áreas del MADS.

RECURSOS Y PERFILES PARA SU EJECUCIÓN Rol Responsabilidad Gerente de proyecto Liderar y asegurar planeación del proyecto

Asegurar el logro de los objetivos definidos

Comunicar los avances del Proyecto

Sponsor (Oficina TIC)




Experto proyectos Asegurar el proceso de Gestión de proyectos ACTIVIDADES

Definir y diseñar el proceso de gerencia de programas y proyectos que se adecue a todas las instancias de proyectos del Ministerio

Establecer los documentos de gestión de proyectos y programas mínimos requeridos

Automatizar el proceso establecido con la solución de BPM

Estructurar los portafolios de proyectos que sean requeridos en el MADS (los planes de acción de las áreas, los proyectos ambientales, estructuración y formulación de proyectos del sector, proyectos y programas relacionados con TI)

Definir e implementar las soluciones tecnológicas que mejor soporten el proceso y tipos de portafolios y proyectos del Ministerio.

Diseñar y ejecutar un plan de capacitación que asegure el conocimiento y uso del proceso y herramientas establecidas



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Ficha técnica del proyecto: GESTION DE INTERCAMBIO DE INFORMACION

WEB SERVICES Ficha técnica No 14


Disponer de un sistema de gestión que permita el intercambio de datos entre el MADS y el sector y entre los actores del propio sector, mediante un sistemas de información con tecnologías abiertas como es el caso de SOA (web services).

MADS


MADS MEDIO



No existe una política de estandarización de las estructuras de datos para intercambio de información en el sector.

Los medios de acceso a la información son múltiples y el MADS no los ha desarrollado.

Antecedentes

El MADS no dispone de herramientas de tecnología abierta y estándar para integrar la información generada de/y para el sector, como es el caso de los Web Services que son aplicativos que son publicados e invocados a través de la red de Internet.

No hay políticas claras ni definición de las diferentes estructuras de datos requeridas para que el sector publique la información, de tal forma que el Ministerio los pueda integrarla y consolidarla y generar conocimiento para el propio MADS y el sector.

Situación propuesta Analizar y definir los estándares de publicación de datos por medio de web services para que el

MADS y el sector intercambien información de manera oportuna a todos los interesados.


Análisis e implementación de un Sistema de Intercambio de información entre el MADS y el sector, con base en políticas de estandarización de estructuras de datos, por medio de tecnologías abiertas como es el caso de los web services.

BENEFICIOS Disponer de información de manera oportuna por todos los interesados bajo estándares de

datos abiertos según lo lineamentos de la Manual GEL 3.1 de Gobierno en Línea. Eliminación de redundancia de datos generados por diferentes sistema de información de los

sectores. Estandarización de datos, es decir, ver el dato como un objeto único y por ende la información

más confiable.


Definir políticas claras – basados en el Manual GEL 3.1 – sobre la pertinencia y exigencia de publicación de datos por medios tipo web services.

Se deben analizar los datos producidos por los sistemas de información del sector, con el fin de identificar cuáles son redundantes y cuáles se deben o no contemplar.

Diseñar las estructuras de datos en formatos abiertos tipo GELXML.



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Definir quién y qué datos publica y consume.



RECURSOS Y PERFILES PARA SU EJECUCIÓN Rol Responsabilidad Sponsor (Coordinación del Sistema Nacional Ambiental)





Líder en Arquitectura de Datos

Especializado en implementación de soluciones de web services.

ACTIVIDADES

Definición de políticas de intercambio de información

Análisis y definición de estructuras de datos

Análisis y definición de Bases de Datos

Análisis y definición de seguridad y administración de bases de datos

Diseño y creación de los web services

Políticas de distribución de los web services

Definición de consumidores de los web services

Definición de los aspectos y métodos de seguridad de los web services

Especificación o diseño de interfaces con otros sistemas

Implementación, despliegue de la aplicación, capacitación y acompañamiento.



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2.5. Roadmap de implantación

De acuerdo con la estrategia planteada en la sección anterior de este capítulo, de estructurar un programa que incorpore las iniciativas del portafolio de TI y proyectos de negocio (aquellos que integran los requerimientos de información de acuerdo con los procesos de la cadena de valor del MADS y las categorías de flujos de información del Ministerio: Proyectos, Estrategia, Política, Asistencia Técnica, Información del sector y Articulación) que aseguren soluciones integrales y de transformación para el Ministerio, a continuación se presenta el roadmap o mapa de ruta para la implantación de las iniciativas identificadas en el portafolio de TI.



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Gráfica No. 4 – Roadmap general

En el anexo 1 se presenta el detalle de cada uno de los proyectos de negocio y su relación con los proyectos de TI. El roadmap propuesto plantea una estrategia de transformación del Ministerio en la cual:

1. Se parte de los procesos: Equipos de trabajo propios de las Direcciones y Oficinas del Ministerio, modelando, simulando, probando e implementando sus procesos de acuerdo con su experiencia y conocimiento de la institución y asegurando soluciones realmente eficientes.

2. Se integran procesos, y soluciones de tecnología: un programa de transformación del MADS!

3. Se diseñan soluciones de tecnología que se adapten a los procesos que el MADS necesita.

4. Se piensa en el “deber ser”, es decir, en cómo deben ser sus procesos, sus soluciones de TI para asegurar la información y generar conocimiento para todos los actores.

De no lograrse el consenso con las áreas misionales del ministerio en cuanto a la estructuración de los proyectos de negocio, será responsabilidad de la Oficina TIC, asegurar que las iniciativas de TI se desarrollen por fases buscando soluciones de corto plazo a problemáticas prioritarias del Ministerio, propendiendo por soluciones adaptables y que realmente sean utilizadas por las áreas.



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2.6. Presupuesto de Inversión para el MADS – Proyectado 2013-2016

Para el cálculo de la inversión en la implementación del presente PETIC se procedió a tomar como base el Roadmap en el cual se identifican los proyectos estratégicos y las actividades y soluciones de sistemas de información (proyectos de TI). Para la implementación de cada solución estratégica se tuvo en cuenta los aplicativos de soporte tecnológico requeridos, los cuales se costearon una sola vez en cuanto a inversión de licenciamiento más soporte anual; sin embargo en cuanto a Adaptación e Implementación, se costeo en cada solución por cuanto es diferente para cada una de estas. Finalmente se consideró el tiempo de implementación y despliegue de cada solución estratégica, por cuanto no todas las soluciones se inician el primer año (2013) ni terminan el último (2016). Se consideró que después de las actividades, la primera solución estratégica es la de PROYECTOS, por cuanto con base en esta se puede hacer planeamientos estratégicos para los demás; la solución de ESTRATEGIA es la que con más aplicativos de TI interactua por cuanto cada uno de estos se relaciona directamente con esta solución; la solución de ARTICULACIÓN se ha considerado durante todo el periodo de los cuatro años por ser la que orquesta la implementación de todas las soluciones y por lo tanto en esta solución se consideró la inversión de Soporte de Ejecución del PETIC.

A continuación se presenta un modelo general proyectado de presupuesto para que el Ministerio disponga de los primeros órdenes de magnitud del PETIC y que deberán ser ajustados y revisados una vez se inicie la definición, el diseño y el proceso de evaluación y contratación de los diferentes proyectos del portafolio de proyectos.



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Suma de Costo total

Total general

Etiquetas de fila Adaptación e implementación $ 8.285.000.000

Aplicativo $ 3.084.000.000

Equipo de apoyo $ 320.000.000

Gestión de Cambio $ 675.000.000

Gestión de Procesos $ 288.000.000

Infraestructura de equipos y redes $ 1.140.000.000

PMO e integración del Programa $ 1.260.000.000

Total general $ 15.052.000.000

El presupuesto asociado a la implementación de este PETIC deberá contemplar, entre otros los siguientes conceptos: Adaptación e implementación de las soluciones de TI: Este concepto se enfoca

en los costos preliminares y estimados de la consultoría requerida para implantar y



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acompañar (por parte del contratista) el despliegue de las soluciones y su integración futuro de las soluciones propuestas.

Aplicativos: Este concepto se enfoca en los costos preliminares y estimados del

diseño, desarrollo, pruebas y operación en el caso de desarrollo a la medida y el licenciamiento, mantenimiento y soporte futuro de las soluciones propuestas.

Gerencia de programa (PMO) y gerencia de Proyectos: Para asegurar la

integración de las iniciativas planteadas en el portafolio de proyectos, la recomendación de GPPG es conformar un programa que agrupe las iniciativas más relevantes y logre conseguir eficiencia de volumen, agrupando las acciones que cruzan los proyectos como son la Gestión de adquisiciones y la Gestión de Procesos, entre otros. Igualmente para implantar el portafolio de proyectos, recomendamos la contratación de un servicio de Gestión de Programas y proyectos que le permita al Ministerio asegurar el alcance, el tiempo y los costos definidos para todas las iniciativas planteadas, dentro de los parámetros de calidad que se definan para cada proyecto. Para ello es clave contar con un equipo con experiencia en gerencia de programas y proyectos misionales y de tecnología.

Gestión de cambio Organizacional: El portafolio de proyectos requiere la

participación y el compromiso de todo el equipo del Ministerio. Dentro de las mejores prácticas para lograr el resultado de la implantación de un programa de la magnitud propuesta, es necesario contar con un servicio externo permanente de gestión de cambio, comunicaciones, capacitación y modelos de implantación requeridos para cada uno de los proyectos.

Gestión de Procesos: El costo relacionado con la gestión de procesos dependerá

del estado de los procesos al momento de iniciar el programa. Se parte del hecho de que el Ministerio está adelantando el proyecto del sistema de gestión de calidad que será la base para la implementación de los procesos de la cadena de valor del Ministerio. En cualquier caso la implantación de los Sistemas de información siempre requerirá de ajustes y redefiniciones de procesos y procedimientos para asegurar los resultados de manera adecuada.

Infraestructura Tecnológica: Aunque en el alcance en este documento solo incluye

la propuesta de un proyecto de definición y diseño de la arquitectura tecnológica, se propone un orden de magnitud de la inversión en el mencionado diseño y en la posible implementación del despliegue de la arquitectura tecnológica del Ministerio.

Un presupuesto detallado será el resultado de la caracterización de las iniciativas restantes del portafolio de TI y de pasar a una planeación con un nivel de detalle que



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permita acotar el alcance de cada una de las soluciones y establecer un costo más preciso. Sin embargo para contemplar el orden de magnitud de inversión se han proyectado los siguientes cuadros y gráficos: Inversión Proyecto de Negocio, corresponde la valor de la inversión por cada una de las soluciones estratégicas del negocio.

Suma de Costo total

Total general

Etiquetas de fila Programa $ 1.395.000.000

Proyecto de Negocio: Estrategia $ 3.510.000.000

Proyecto de Negocio: Proyectos $ 117.000.000

Proyecto de Negocio: Asistencia Técnica $ 3.524.000.000

Proyecto de Negocio: Información del Sector $ 1.371.000.000

Proyecto de Negocio: Políticas $ 1.683.000.000

Proyecto de Negocio: Articulación $ 3.452.000.000




60

Inversión por Proyecto de TI, corresponde la valor de la inversión por cada una de las aplicaciones de TI que van a soportar las soluciones estratégicas.

Suma de Costo total

Total general

Etiquetas de fila Web Services $ 943.000.000

Soporte Ejecución PETIC $ 2.543.000.000

SIG $ 1.342.000.000

Gestor Documental $ 2.018.000.000

Gestión de Proyectos $ 1.082.000.000

Gestión de Contenido - PORTAL $ 1.222.000.000

Gestión de Colaboración $ 676.000.000

Gestión de Biblioteca $ 435.000.000

ERP $ 644.000.000

BSC $ 584.000.000

BPM $ 923.000.000

BI $ 1.271.000.000

BD-DWH $ 1.369.000.000



61


2.7. Mapa de riesgos de implantación

Los principales riesgos para la implementación de este Plan Estratégico y cada uno de sus componentes son:



62

ID Factor de Riesgo Riesgo Impacto Probabilidad

1101- Alcance y

Entregables del

Proyecto

Claridad en el alcance del PETIC: Interno MADS vs Sector Alto Probable

2

104- Roles &

Responsabilidades

no Definidas

Completamente

Falta de claridad en roles y responsabilidades al interior del

MADS y con otros actores del sectorAlto Poco Probable

3109- Cambios en el

presupuestoAsegurar el presupuesto requerido Crítico Esperado

4201-

Disponibilidad de

recursos.

Conflicto entre el tiempo requerido por funcionarios de las

áreas misionales del MADS y los compromisos propios de sus

funciones

Alto Probable

5201-

Disponibilidad de

recursos.

Falta de acompañamiento especializado para la ejecución de

los proyectos propuestosSignificativo

Altamente

Probable

6201-

Disponibilidad de

recursos.

Falta de recursos para la ejecución de las iniciativas

propuestasCrítico

Altamente

Probable

7206- Cambios en

los recursosContinuidad de los funcionarios y contratistas Significativo Poco Probable

8301- Integración de

Productos

Complejidad en la integración de los SI con los procesos

misionalesSignificativo Poco Probable

9402-

Infraestructura

requerida

Complejidad en la integración de la arquitectura de TIC Significativo Poco Probable

10 304- OportunidadUrgencia de las áreas misionales vs tiempos de

implementación de soluciones efectivas e integralesSignificativo Probable

11503- Resistencia al

Cambio

Disposición de los funcionarios de la Oficina TIC para trabajar

en pro de la implementación del modelo de gestión de TICCrítico Probable


Cambio

Resistencia por parte de los funcionarios del MADS a trabajar

de acuerdo con el proceso de TIC que se proponenSignificativo Probable


Cambio

Disposición de los funcionarios de la Oficina TIC para trabajar

en pro de la implementación del portafolio de TISignificativo Probable


Cambio

El modelo propuesto en el PETIC puede implicar romper

paradigmas en MADS que pueden generar resistencia al

cambio

Significativo Probable

15504- Compromiso

Gerencial

Voluntad política de los directivos para la implantación del

PETIC como un Programa Crítico Probable

16504- Compromiso

Gerencial

Respaldo ejecutivo del MADS para la implementación del

Modelo de gestión de TICCrítico Probable

17504- Compromiso

Gerencial

Respaldo ejecutivo del MADS para lograr el posicionamiento y

empoderamiento de la Oficina TICCrítico Poco Probable

18601- Uso /

aplicación efectiva

de los entregables

Falta de continuidad en el uso y mejoramiento de los procesos

y SI que se establezcanSignificativo Poco Probable

19603- Oportunidad

del producto en la

organización

Disposición de los funcionarios del MADS para trabajar en los

proyectos de negocio y establecer concenso respecto a los

procesos y los SI

Significativo Poco Probable

20

604- Capacidad y

competencias de

los recursos que

recibiran el

producto

El equipo de la Oficina TIC tiene orientación técnica y de

soporte, el PETIC requiere habilidades gerenciales y

competencias que incluyan visión de negocio, pensamiento

estratégico, así como impacto e influencia

CríticoAltamente

Probable



63

La implementación de las iniciativas propuestas dentro de un programa de negocio y no solo un portafolio de TI, presenta un nivel de riesgo significativo, que debe trabajarse desde la voluntad política de los principales interesados del Ministerio. Esto con el fin de que las soluciones implementadas realmente generen resultados efectivos para todo el sector y se optimicen los recursos, buscando una arquitectura empresarial que de valor no solo a la institución sino a todo el Estado.

Crítico 5 0 0 3 1 1

Significativo 4 0 3 4 1 0

Alto 3 0 1 20

0

Moderado 2 0 0 0 00

Bajo 1 0 0 0 0 0

1 2 3 4 5

LevePoco

ProbableProbable

Altamente

ProbableEsperado

Impacto

Probabilidad de Ocurrencia

Gráfica No. 5 – Mapa general de riesgos

Las siguientes recomendaciones permitirán asegurar el cumplimiento de los objetivos del portafolio de TI y del roadmap general, buscando la optimización de los recursos y la efectividad y oportunidad de las soluciones propuestas y las nuevas que surjan:

Asegurar que toda aplicación que se desarrolle, adquiera e implante responda a

un modelo de procesos previamente establecido. Para ello, se debe asegurar el

respaldo de una empresa con experiencia en modelamiento de procesos. Esto es

fundamental para un mejor beneficio-costo en todas las iniciativas a implantar.

Conformar un grupo evaluador para todos los proyectos de roadmap (mapa de

ruta) a ejecutar, con participación de las áreas misionales del Ministerio y la

Oficina TIC, y así evitar reprocesos o equivocación en la contratación e

implantación.



64

Asegurar la gestión efectiva de los proyectos del roadmap que asegure

entregables a tiempo y de calidad, gestionando el alcance, los recursos y la

ejecución del presupuesto destinados para las iniciativas acordadas.

Buscar e implantar aplicaciones existentes y probadas (particularmente en sector

público) en los casos en que aplique.

Asegurar el respaldo real en experiencia y capacidad financiera suficiente de los

contratistas para relaciones de largo plazo en soporte y mantenimiento.

Integralidad de las aplicaciones entre sí y frente a aplicaciones de entidades del

sector (particularmente el SIAC).

Presupuestar no solo la adquisición e implantación de Tecnología, sino su

soporte y mantenimiento futuros (vista a 3 años como mínimo).



65

3. MODELO DE GESTION DE TIC

Para que la planeación estratégica de TIC y su portafolio de planes de acción y proyectos, generen valor estratégico, aseguren la capacidad operativa del Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible, y optimicen la inversión en tecnología de la entidad, es indispensable contar con un modelo de gestión de TIC, en el que la oficina TIC se posicione como una unidad estratégica de servicio. En este capítulo se propone un modelo de gestión de TIC que responde eficientemente con la estrategia de gestión de la información que requiere la organización para tener un desarrollo controlado, efectivo y sostenible.

4.1. Recomendaciones para el Modelo de Gestión de TI

La oficina TIC del Ministerio debe ser considerada y entendida como una unidad de

servicios que asegura elementos estratégicos y de apoyo para la entidad. Por lo que el

modelo de gestión de TI debe asegurar la articulación de esta Oficina con los procesos

y necesidades de información del MADS.

A través de la siguiente gráfica se presenta el modelo de Gestión de TI propuesto para

el MADS y que debe ser asegurado por la Oficina TIC.



66

Gráfica No. 6 – Modelo de gestión de TI El modelo de gestión de TIC está orientado a:

1. Planear , definir y mantener la estrategia de TI La autonomía es baja y se busca principalmente la alineación con los objetivos estratégicos del Ministerio y del Gobierno Nacional. Esta actividad requiere una alta participación del equipo humano de TI para leer de manera adecuada las oportunidades estratégicas de TI. No es una actividad que sea efectivo tercerizar, y puede contar con asesores externos.

2. Generar información que aporte valor a la toma de decisiones

El valor agregado a la entidad que genera este proceso principalmente está enfocado en la producción y disposición de información relevante a todos los usuarios, en los momentos oportunos. La participación es alta y la concertación es esencial pues los conocimientos y necesidades estratégicas y políticas surgen de las conversaciones con las áreas misionales. Es esencial que el Ministerio desarrolle el equipo humano con las capacidades para entender la gestión de la entidad y el nivel de información que permite que la gestión y la gobernabilidad del sector se apoyen en una información de calidad y de valor estratégico.



67

3. Desarrollar y mantener los sistemas de información Los sistemas de información deben alinearse con los procesos y su finalidad son construir un trabajo en equipo y un flujo permanente de información generada desde los procesos mismos y desde las actividades que todos los actores realizan. Es necesario establecer acuerdos de desarrollo para priorizar y definir alcances. En este frente la participación de desarrolladores y/o proveedores de soluciones externos es crucial, no sólo porque el Ministerio no es una casa de software sino porque de esta manera se accede a mejores prácticas de ingeniería de software a través de la incorporación de equipos de desarrollo profesionales. En este caso las habilidades requeridas son: Visión de negocio que integre procesos y soluciones de tecnología, una capacidad efectiva de integración de soluciones de software, una gerencia de proyectos aplicada a la realidad del sector público y una exigente pero eficaz actividad de interventoría y de aseguramiento de calidad de software.

4. Gestionar la tecnología como un servicio Este frente está enfocado en proveer el mejor servicio tecnológico para todos los usuarios, los requerimientos no funcionales del servicio, la arquitectura de componentes, de infraestructura y de niveles de calidad debe ser determinada autónomamente, pero siempre vigilando la prestación de un servicio de la mejor calidad posible, según la tecnología y el presupuesto disponible. La integración de plataformas y de servicios de publicación, procesamiento y almacenamiento, así como de los servicios de gestión de infraestructura, de administración y de operación es crucial para la prestación de un servicio de calidad. Esta actividad presenta alta posibilidad de tercerización, por lo que el equipo técnico debe ser muy hábil en gerenciar el servicio prestado por terceros y de alta capacidad de integración y de negociación en la gerencia de proyectos de operaciones tecnológicas.

4.2. Mapa general de procesos de TI.

Al lograr entender la razón de ser y la funcionalidad de la oficina TIC a partir del modelo que reconoce el área como unidad de servicios estratégico planteada anteriormente, se identifican 5 procesos. Dichos procesos identificados y ejecutados por la oficina TIC, se visualizan como procesos estratégicos y de apoyo en el mapa de procesos general del Ministerio, pero los procesos que para el ministerio son de apoyo, para la oficina TIC toman un carácter más importante entendiéndose como la parte misional del área obteniendo como resultado las actividades del día a día.



68

En el siguiente mapa se presenta este entendimiento visualizado las dos perspectivas.

Gráfica No. 7 – Mapa genera de procesos de TI

Los procesos estratégicos de TIC, corresponden a los procesos de PETIC: Son aquellos que mantienen y despliegan la política y estrategia de TI en el Ministerio y en el Sector alineados con el plan estratégico del ministerio. Proporcionan directrices estratégicas y límites de actuación respecto a los demás procesos de TIC. Los procesos Misionales de TIC: Son aquellos que justifican la existencia de TI en la organización. Se encuentran directamente ligados a los servicios que se prestan y orientadas a los clientes/usuarios y a los requisitos.

Una vez identificados los procesos o frentes de trabajo de la oficina TIC, se presenta el

alcance que debe contener cada proceso focalizado hacia el deber ser de los procesos

de una oficina TIC, pero aterrizando dichos procesos a la labor y las necesidades del

Ministerio.



69

El alcance se construye a partir de las funciones definidas para esta oficina en el

Decreto 3570 de 2011, en conjunto con la metodología ITIL20, además del conocimiento

y experiencia adquirida por GPPG y reuniones sostenidas con personal del área.

El planteamiento del alcance de los procesos mencionados a continuación debe servir

como base para la construcción, validación y actualización del manual de gestión de

calidad en lo que corresponde a un área de tecnología.

A continuación se presenta el alcance de los procesos estratégicos de la Oficina TIC del

Ministerio:

Gráfica No.8 – Mapa general de procesos de TI - Estratégico

20 ITIL® es la abreviación para IT Infrastructure Library Information technology -- Security techniques -- Information security management systems



70

El alcance de los procesos Misionales de la Oficinal TIC del Ministerio incluye:

Gráfica No. 9 – Mapa general de procesos de TI - Apoyo

Cabe resaltar que la Oficina TIC deberá definir su esquema de operación contemplando las posibilidades de tercerizar parte de los procesos teniendo en cuenta aspectos económicos y de disponibilidad de recursos para brindar un soporte con lineamientos definidos tanto con los prestadores del servicio contratado como con los clientes, y así lograr que para los clientes de sus servicios sea transparente el ejecutor de la solución brindada.

4.3. Identificación de acuerdos de niveles de servicio de TI

Los acuerdos de niveles de servicio o "Service Level Agreement" corresponden a

aquellos consensos a los cuales deben llegar cliente y oferente de manera que se

tengan claras las condiciones de prestación de los servicios ofrecidos de manera que el

oferente pueda cumplir teniendo en cuenta sus limitaciones de recursos y su capacidad

de reacción y el cliente logre tener una respuesta y solución a sus requerimientos en un

tiempo moderado de acuerdo a la criticidad del requerimiento.



71

Los acuerdos de niveles de servicio documentan los objetivos requeridos por las partes

y las responsabilidades que adquiere el proveedor de servicios en este caso de TIC y

del cliente que principalmente son clientes internos de las diferentes áreas de

Ministerio.

A continuación se proponen los acuerdos de niveles de servicio que la oficina TIC debe

establecer con sus clientes de manera que asegure la calidad del servicio con base en

el mapa general de procesos de TI establecido anteriormente.

Atención de incidentes de soporte de acuerdo con la criticidad:

Crítico = No puede operar: Reacción de TIC inmediata

Mayor = Puede operar con dificultades: tiempo de solución que no supere las

24 horas

Menor = No impacta la operación: La oficina debería tener un margen de 48

horas para dar solución.

Cumplimiento de los programas de mantenimiento de equipos con un margen de

incumplimiento que no supere el 5% en cuanto a tiempo.

Cumplimiento de los programas de mantenimiento de aplicativos con un margen

de incumplimiento que no supere el 5% en cuanto a tiempo.

Cumplimiento interno de los procesos de la oficina TIC superior al 90%.

Cumplimiento de plan estratégico sectorial en materia de información en un 95%

en términos de tiempo, y del 100% en cuanto a cumplimiento de las propuestas.

Disponibilidad de soluciones de tecnología de información: 95%, incluye la

disponibilidad de las soluciones tecnológicas tercerizadas.

Capacitación de los usuarios sobre las soluciones tecnológicas según acuerdo

con las áreas involucradas: 90% en términos de tiempo y 100% en términos de

usuarios capacitados.

Solicitudes de las direcciones, sobre soluciones tecnológicas atendidas basadas

en el PETIC: 100%.



72

Solicitudes de las direcciones, sobre soluciones tecnológicas atendidas basadas

en el PETIC: 100% (Contemplando los tiempos requeridos).

Las solicitudes de publicación de información sobre el portal y la intranet, por

parte de las áreas del MADS, debe hacerse con una semana de anticipación.

Los ANS propuestos en esta sección deberán ser revisados por la Oficina TIC con el fin de ajustar de acuerdo con los servicios que contrate con terceros, los nuevos recursos que se incorporen y con las expectativas de los stakeholders del MADS.



73

4.4. Modelo de relación con otras áreas y entidades

El mapa de relaciones e influencias externas contempla el análisis entre la oficina TIC

con las demás dependencias del ministerio, con los institutos, las autoridades

ambientales, los entes del estado y con los clientes del MADS que puedan tener alguna

relación directa o indirecta.

La aplicación de este modelo presenta en términos generales la interacción tanto de

entrada como de salida de la Oficina TIC, y así lograr un entendimiento de las

necesidades de desarrollar proyectos que generen soluciones tecnológicas, se

optimicen los procesos tanto del ministerio como a nivel sectorial, y favorecer el

desempeño, el aprovechamiento de los recursos en pro de incrementar la asertividad en

la toma de decisiones.

Es importante mencionar que la información contenida en el mapa contempla las

relaciones que deben existir teniendo en cuenta un marco normativo y funcional del

ministerio pero no necesariamente coincidirá con todas las relaciones que actualmente

se estén presentando, pero si plantea el tipo de relacionamiento hacia donde deben

encaminarse los esfuerzos de la Oficina TIC del MADS a través de las soluciones

Tecnológicas que se exponen en este Plan Estratégico (PETIC).



74

Gráfica No. 10 – Mapa de relaciones de la Oficina TIC Cuando se analizan las relaciones que se pueden presentar entre la oficina TIC, se identifican dificultades cuando dichas relaciones se dan con áreas internas del ministerio tales como la falta de oportunidad y cooperación que hay actualmente, pero vale la pena mencionar que es un tema que se puede manejar a través de una buena estrategia (PETIC) que busque lograr mejoras en términos de tecnología y optimización de procesos y recursos, mas aun cuando el tipo de relación que se genera está enfocada a la satisfacción de las necesidades funcionales y misionales de cada una de las áreas del ministerio. Cuando las relaciones se presentan con entidades fuera del ministerio, es aun más complejo lograr la satisfacción de las necesidades del Ministerio, principalmente en materia de información y adopción de estrategias que favorezcan el desempeño y el logro de los objetivos debido a que estas entidades externas, así sean del sector Ambiente y Desarrollo Sostenible, son entidades autónomas e independientes. Para lograr influir y tener un efecto positivo en las entidades sectoriales, estas deben ser abordadas desde las facultades que tiene el MADS como ente cabeza de sector dictando políticas y lineamientos que aseguren el cumplimiento de los objetivos planteados en el PETIC de la Oficina TIC del Ministerio.



75

4. MODELO DE GOBIERNO DE TIC

Dentro de la diseño de un plan estratégico de Tecnología de Información y Comunicaciones, el Modelo de Gobierno tiene como objetivo asegurar la integridad y sostenibilidad del modelo de gestión de TIC.

Gráfica No. 11 – Gobierno de TIC

El modelo de gobierno debe incluir definición de políticas y reglas de negocio relacionadas con TIC, Matriz de responsabilidades y toma de decisiones de TIC, alienados con los procesos de TIC y con los acuerdos de niveles de servicio que se establezcan.

5.1. Políticas y reglas de negocio de TI

En general las reglas de negocio describen las políticas, definiciones y restricciones que enmarcan los procesos de una organización y son de vital importancia para cumplir el objetivo de dichos procesos. Dentro del modelo de gobierno de TI, las políticas se categorizan en: gestión, proyectos de TI, Infraestructura y mejores prácticas.



76

Gráfica No. 12 – Categorías de Políticas De acuerdo con la experiencia de GPPG consultoría, y con el fin de viabilizar el modelo de Gobierno de TIC en el Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible, a continuación se presentan las recomendaciones para cada grupo de políticas. Políticas de Gestión: Hace referencia a las actividades que se deben adelantar por la Oficina TIC para fortalecer sus actividades desde un punto estratégico en el MADS.

Gráfica No. 13 – Políticas de Gestión



77

Formulación y ejecución del Plan Estratégico de TIC – PETIC: El plan estratégico de Tecnología, alineado con la estrategia del MADS, se constituye en la carta de navegación que apalanca el cumplimiento de las metas del Ministerio, conformándose así una línea base para la implementación de actividades y soluciones informáticas. Formulación y aprobación de programas y proyectos de TI: La implementación de cada una de las soluciones de TI se debe gestionar como un proyecto que contemple como mínimo: a) antecedentes, b) objetivo, c) alcance, d) justificación técnica y económica, e) descripción general, f)patrocinador, g)partida presupuestaria, h) requerimientos funcionales documentados, i) cronograma de actividades y j) presupuesto detallado. Fortalecimiento estratégico Oficina TIC: El acompañamiento de la institución (en este caso el Ministerio) a la Oficina TIC, en lo referente al marco legal, organizativo y de recursos apropiados, es indispensable para cumplir con su misión. La Oficina TIC debe tener la jerarquía y autoridad suficientes para que todos los proyectos informáticos de la Institución sean aprobados por la misma. Automatización de procesos misionales Oficina TIC: La Oficina TIC deberá liderar la automatización de los procesos de la cadena de valor de la institución, asegurando en primera instancia los procesos misionales y mejorando el desempeño de las funciones del Ministerio. Desarrollo Talento Humano Oficina TIC: Se conformarán equipos especializados para atender el portafolio de servicios que la Oficina TIC presta a la institución. Algunos de estos servicios como: desarrollo de software, soporte a usuarios, mantenimiento de equipos y capacitación de preferencia deberán ser tercerizados, es decir contratados con empresas especializadas especificando acuerdos óptimos de niveles de servicios, de tal forma que el recurso humano de la oficina se especialice en el acompañamiento estratégico de la institución. Aplicación Normas y Estándares (ISO,Manual GEL 3.1): Se deberán adoptar y aplicar las Normas Técnicas y los lineamientos del Ministerio de Tecnologías y Comunicaciones – MinTIC plasmadas en el Manual GEL 3.1, así como los estándares internacionales como las normas ISO, por ejemplo en Seguridad de la Información, Sistemas Abiertos, Servicio y Soporte, entre otros. Gestión del Servicio y Soporte a las TIC (ITIL v3-ISO 20000): La Oficina TIC deberá organizarse para brindar servicios a los usuarios, basándose en las normas técnicas existentes, en el mejoramiento continuo de procesos y en las buenas prácticas, por ejemplo, ITIL.



78

Políticas de Proyectos de TI: Hace referencia a las actividades que se deben adelantar por la oficina TIC para gestionar el portafolio de proyectos de TI requeridos para asegurar un modelo de TIC que soporte adecuadamente los procesos misionales del Ministerio.

Gráfica No. 14 – Políticas de Proyectos de TI Adopción y uso de estándares abiertos: Para el desarrollo y despliegue de nuevas aplicaciones de software se deberá utilizar estándares abiertos asegurando independencia tecnológica, flexibilidad, interoperabilidad y accesibilidad a las mismas. Minimización de compra de licencias de software privativo: Se aprobará la compra de un mínimo número de licencias de software privativo si y solo si se justifica técnica y económicamente. Se migrará a software libre aplicativos en producción cuando la adquisición y soporte de licencias del software de mantenimiento, integración o base. Por ejemplo: sistemas operativos, bases de datos, capa de reglas del negocio (middleware) sea oneroso y exista el software libre que permita la migración. Reutilización de software: El software desarrollado internamente o contratado será licenciado con la “Licencia Pública General” (GPL, siglas en inglés) con el objeto de compartir libremente su uso con otras instituciones públicas y evitar la duplicación de inversiones y esfuerzos en software de funcionalidad equivalente, por ejemplo el SIIF y ORFEO.



79

Creación de sitio Web Institucional: Se debe rediseñar el portal Web institucional para automatizar los procesos internos y externos, y brindar servicio a los funcionarios públicos, sector y ciudadanos. Estas aplicaciones serán, salvo casos excepcionales, desarrolladas con arquitectura de capas, administradores de contenido e interfaces amigables orientadas a Web 2.0. Reducción del uso de papel (cero papel): Es imperativo llevar acabo la iniciativa Cero papel en la administración pública, según las exigencias planteadas en la Ley 1437 de 2011, donde las aplicaciones de software serán transaccionales, minimizando el flujo de documentos impresos digitalizados. El intercambio de información y documentos con el ciudadano y organizaciones se efectuará por medio de archivos digitales o transacciones generados por las aplicaciones con opción de impresión en papel. El intercambio de información se hará conforme a las normas de interoperabilidad vigentes; por ejemplo, formato ODF o PDF para documentos y XML para información. Uso tecnología innovadora: Para mejorar y optimizar procesos institucionales con el apoyo de aplicaciones de software se analizará, evaluará y utilizará tecnologías informáticas innovadoras como: firma electrónica, posicionamiento global (GPS), SIG, smartphone, VozIP, Video conferencia, Cloud computing, entre otros. Políticas de Infraestructura: Corresponden a los lineamientos que se deben tener en cuenta para la implementación y administración de la infraestructura tecnológica requerida por el MADS.

Gráfica No. 15 – Políticas de Infraestructura



80

Centralización de infraestructura: Se consolidará la infraestructura tecnológica en un centro de datos (Data center). Con el fin optimizar recursos se deberán contratar los servicios de un tercero en modalidad de Collocation o Hosting. El proveedor del servicio suministrará toda la infraestructura necesaria. Los costos por enlaces dependerán de las capacidades y la ubicación geográfica requeridas. La base para este precio de referencia será la infraestructura existente. Virtualización de servidores: Se virtualizarán los servidores con el objeto de disponer de varios ambientes de trabajo, disminuir el número de estos equipos, optimizar espacio, reducir costos administrativos y de personal. Computación en la nube: Las soluciones en la nube permiten que las instituciones sean más productivas y eficientes en el trabajo diario, a través de un conjunto de aplicaciones de comunicación y colaboración de última generación, pues las herramientas están en línea y permiten acceso fácil a la información en cualquier momento y desde cualquier lugar; permiten a las comunicaciones electrónicas, compartir y publicar información y mantenerse conectados durante eventuales desplazamientos. Se recomienda que el servicio de correo electrónico esté en la nube. Plan de Continuidad del Negocio: Implementar un Plan de Continuidad de Negocio servirá para priorizar qué procesos son críticos para el negocio y establecer una política de recuperación ante un desastre. Por cada proceso se deben identificar los impactos potenciales que amenazan la organización, estableciendo un plan que permita continuar con la actividad del Ministerio en caso de una interrupción. Políticas de Mejores Prácticas: Se refiere a los modelos de Mejores Prácticas y su correcta aplicación o adopción para así lograr mayor efectividad del negocio en la gestión de la Oficina TIC al interior del Ministerio y hacia el sector.



81

Gráfica No.16 – Políticas de Mejores Prácticas Arquitectura Empresarial (TOGAF 9): Como política de mejores prácticas, es necesario implementar una arquitectura empresarial, al interior de la institución, que guíe el diseño y la implementación de los procesos del negocio, sus flujos de información y su infraestructura tecnológica por medio de: a) Arquitectura del negocio, b) Arquitectura de datos, c) Arquitectura de aplicaciones y d) Arquitectura de tecnología; TOGAF es uno de los marcos de referencia que orienta la implementación de esta arquitectura empresarial. Seguridad de la Información (ISO 27000): Permite garantizar los tres atributos de la información: a) disponibilidad, b) confidencialidad y c) integridad a través de la definición e implementación de políticas de seguridad y procedimientos que faciliten la administración de los recursos tecnológicos y establezcan los lineamientos para el uso eficiente de los mismos. Gestión del Servicio y soporte a las TIC (ITIL): Corresponde a un modelo para gestionar el servicio a los clientes de TIC teniendo en cuenta: a) Alto nivel de dependencia de las tics, b) Acuerdos de niveles de servicio y c) Mesa de Ayuda que garantice oportunidad y trazabilidad del servicio. La administración de los servicios mediante la metodología ITIL permite el alineamiento de TI en la institución.



82

Gerencia de proyectos de TI: Una gestión estructurada de proyectos aseguran el cumplimiento de las metas estratégica y por lo tanto el cambio dentro de las organizaciones, por lo que es recomendable soportarlos utilizando un marco metodológico para la Gerencia de Proyectos (La Guía del PMBOK®). Sistemas de Información Empresarial: Es la plataforma estructural de los negocios que soportan las estrategias y procesos empresariales, es decir la integración de los sistemas de información con alta productividad como es el caso de los ERP-Enterprice Resource Planning, CRM- Customer Relationship Management y BI-Business Intelligence.

Arquitectura de software: El objetivo del proceso de arquitectura es establecer el diseño básico general de los sistemas de información y busca establecer un marco conceptual que oriente los proyectos de transformación y evolución de los sistemas, de forma que se mantengan integrados de un modo coherente. Los aspectos claves a tener en cuenta son: a) Sistemas abiertos vs. Propietarios, b) Arquitectura en capas, c) Integración de aplicaciones y datos, d) Arquitectura multicanal (interfaces) y e) Adquisición de software empaquetado vs. Desarrollo propio.

Aseguramiento de calidad en la Ingeniería de Software (CMMi): Una de las mejores prácticas que se deben considerar en el aseguramiento de la calidad, es un marco de referencia que las organizaciones pueden emplear para mejorar sus procesos de desarrollo, adquisición, y mantenimiento de productos y servicios, como es el caso de El Capability Maturity Model Integration (CMMi), nacido en el Software Engineering Institute perteneciente a la Carnegie Mellon University, como la nueva generación de una línea de modelos de madurez que se inició a principios de los noventa con el famoso CMM-SW (Capability Maturity Model for Software Engineering). A continuación se muestran los pasos básicos (ciclo de vida) que se deben tener en cuenta para una solución de software según el CMMi:

Dimensionamiento estratégico (formular y viabilizar el proyecto) as-is & to-be (alto nivel) (arquitectura-planeación).

Análisis detallado de la situación actual (ingeniería de requerimientos)

Diseño arquitectura del escenario deseable y viable (to-be) (arquitectura-planeación detallada)

Consecución de recursos

Adquisición y alistamiento de la infraestructura tecnológica

Desarrollo/personalización del software y pruebas técnicas

Alistamiento de los sistemas de información satélites y los servicios de negocio

Organización de la información a migrar (diagnostico, depuración, migración)



83

Configurar y parametrizar aplicación

Preparación documentación

Preparación del personal (competencias)

Pruebas piloto/simulacros

Adaptaciones finales

Chequeo de condiciones previas a la puesta en marcha

Puesta en marcha

Estabilización y soporte

Gestión de incidentes

Seguimiento al desempeño

Mejoramiento continuo

5.2. Matriz de responsabilidades RASCI

La matriz de roles y responsabilidades permite identificar el papel que desempeña cada

uno de los actores tanto internos dentro del Ministerio como los externos sectoriales y

estatales en el marco de las funciones que por ley tiene establecidas la oficina TIC en el

Decreto 3570 de 2011.

El valor agregado que genera la herramienta es presentar qué actor es responsable por

la ejecución de la función, cuáles se ven afectados por el cumplimiento o no de dichas

funciones, y cuáles tienen algún tipo de injerencia ya sea soportando, aportando o

recibiendo información., y así aclarar el panorama del funcionamiento de la Oficina.

A continuación se presenta una tabla con los códigos utilizados para la identificación de

cada tipo de responsabilidad o injerencia.

.



84

Tabla No. 2 - Códigos matriz RASC

La matriz se construye a manera de propuesta donde la oficina TIC podrá identificar su

rol con base en cada una de sus funciones decretadas respecto de los demás actores.



85

S - A A A A A - - - A A - CGarantizar la aplicación a nivel sectorial de los estándares,

buenas prácticas y principios para la información estatal.R

- - C C C C C - - - I C - AElaborar el plan institucional y orientar la elaboración del plan

estratégico sectorial en materia de información.R

- - A A A A A - - - - C - I

Realizar el mapa de información sectorial que permita contar

de manera actualizada y completa con los procesos de

producción de información del Sector y sus entidades.

R

- - A A A A A A A - - A A -

Desarrollar estrategias de generación y promoción del flujo

eficiente de información sectorial e intersectorial y de servicio

al ciudadano, en la difusión de la información y la promoción

del Sector, hacia los ciudadanos y organizaciones para

rendición de cuentas.

R

S S - - - - - - - - R - - R

Vigilar que en los procesos tecnológicos del Sector

Administrativo de Ambiente y Desarrollo Sostenible se tengan

en cuenta los estándares y lineamientos dictados por el Min.

de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones que

permitan la aplicación de las políticas que en materia de

información expida el Departamento Nacional de Planeación y el

DANE.

A

- - R R R R R - - - - - - -

Identificar las dificultades en la implementación de estándares

y buenas prácticas y en el cumplimiento de los principios para

la información estatal.

A

S S A A A A A - - S - A - -

Lograr acuerdos entre las entidades del Sector Administrativo

para compartir información y mejorar la eficiencia en la

producción, recolección, uso y disposición de la información

de acuerdo con los lineamientos estratégicos emitidos por

Departamento Nacional de Planeación, el Min. TIC y el DANE

R

- - C C C C C - - - - S - C

Identificar necesidades de información sectoriales, con el

propósito de ser priorizadas dentro del plan estratégico de

información.

R/A

S - A A A A A - - - S A - -

Organizar los procesos internos del sector en producción de

información para cumplir con las políticas, planes, programas y

proyectos sectoriales teniendo en cuenta los lineamientos

para la información estatal.

R

- - A A A A A I I R - - I -

Apoyar al Departamento Nacional de Planeación en la

expedición de políticas, lineamientos, programas, planes y

proyectos, para lograr altos niveles de eficiencia en la

producción de información pública del sector.

S

- R A A A A A - - - - - - -

Apoyar al DANE en la definición de políticas, principios,

lineamientos, e implementar los estándares y buenas

prácticas que rigen la información estadística para lograr altos

niveles de eficiencia en la producción de información

estadística del sector.

S

- - R R R R R - - - - A - - Trabajar de manera coordinada con los responsables de

producir información estatal en las entidades del Sector.R

- - - - - - - - - - R C - A

Apoyar el desarrollo y sostenimiento del Sistema Integrado de

Gestión Institucional y la observancia de las recomendaciones

en el ámbito de su competencia.

S

- - A A A A A - - - - A - R

Apoyar el desarrollo y sostenimiento de los sistemas de

información del Sector Administrativo Ambiente y Desarrollo

Sostenible.

S

- - - - - - - - - - - S - R

Dirigir, orientar y participar en el desarrollo de los contenidos y

ambientes virtuales requeridos para el cumplimiento de las

funciones y objetivos del Ministerio.

A

- - A - - - - - - - - A - AAtender las peticiones y consultas relacionadas con asuntos

de su competencia.R

DN

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IAV

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DS Funciones Oficina TICs

IIA

P

Actores que intervienen en los procesos TIC

Em

pre

sas

Tabla No. 3 - Matriz RASCI



86

Cabe mencionar que los actores con mayor injerencia en los procesos y funciones de la

oficina TIC, a aparte de ella misma, son las direcciones ya que son la que generan los

requerimientos y reciben el soporte de servicios tecnológicos por parte de la oficina TIC.

Adicionalmente están las diferentes instituciones estatales encargadas de la ejecución

de proyectos de MADS a nivel sectorial y son quienes generan la información para ser

procesada por el ministerio a través de herramientas que brinde la oficina TIC.

5.3. Propuesta de Modelo de Toma de Decisiones de TI

La matriz de modelo de decisiones complementa el entendimiento y desarrollo de la arquitectura de gobierno de la Oficina TIC dándole un contexto aterrizado ya que en ella se plasman los interventores en las decisiones que involucran a la oficina TIC. Esta matriz se construye a partir de los subprocesos de la Oficina identificados dentro del marco de un deber ser aplicado al MADS (Como se explicó en el mapa de procesos de TIC) además de algunas decisiones de otros procesos estratégicos y de apoyo del Ministerio donde se requiere la participación de esta oficina para que dichas decisiones sean integrales y tengan una mayor asertividad en términos de eficiencia y optimización de recursos. Dentro de las decisiones se ven involucrados actores internos del ministerio, del sector y gubernamentales dependiendo de la magnitud de la decisión. Partiendo de esto, se propone el manejo de algunos comités que tengan diferentes enfoques ya que se corre el riesgo de tomar decisiones que pueden afectar el desempeño de otros actores cuando estos no son consultados o integrados en dichas decisiones. Los Comités propuestos son, el comité Directivo que actualmente existe en cabeza del Ministro de Ambiente, de esta forma la oficina TIC puede validar las competencias que se le están asignando en esta propuesta y complementarlas con dicho comité. Se propone un segundo comité enfocado a los temas netamente tecnológicos cuyos actores son los que requieren de los servicios de la oficina TIC y de cierta manera serán los responsables de dar los insumos para el replanteamiento de los objetivos a futuro del próximo PETIC. Es importante resaltar que por ley todas las entidades del gobierno deben tener un comité GEL (Gobierno en línea) donde en este se tratan los temas correspondientes a los lineamientos que están establecidos dentro de este manual y el seguimiento a su cumplimiento; partiendo de la existencia de este comité se propone una integración con el Comité de Tecnología ampliando las facultades dicho comité



87

pero manejando una doble agenda ya que son temas diferentes pero que requieren los mismos actores. Adicionalmente se propone un comité de procesos donde se tomen las decisiones de esta índole, ya que el tema de procesos toma una importancia de tal magnitud que impactan el desempeño de todo el negocio y afectan directamente la ejecución del Plan Estratégico de TIC, dicho comité debe responder por la sostenibilidad, vigencia y actualización del manual de gestión de calidad que está en proceso de desarrollo. La matriz de decisiones maneja la siguiente serie de códigos que identifican la manera como se involucran y participan los diferentes actores en las decisiones.

COD. COMO INTERVIENE EN LA DECSION

D: Decide

S: Soporta la decisión (entrega la información para tomar la decisión)

P: Participa la decisiónI: Es informado (Es impactado)

Tabla No. 4 – Códigos de intervención

A continuación se presenta la matriz de decisiones propuesta por esta consultoría:



88

Frentes de trabajo

Oficina TIC Responsabilidades / Subprocesos

Ofi

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Áre

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Tecn

olo

gico

Co

mité

de

Pro

ceso

s

"Estrategia TIC"

Planeación

estratégica

institucional y sectorial en

materia de

información

Definición de planes institucionales y sectoriales en materia de

información S/P P P I D

Expedición y adopción de estrategias y políticas para ejecución de los

planes D I S

Organizar procesos internos de producción de información D S P P

Gestión y desarrollo de los recursos de TI D I S I

Gestión de relación con los proveedores y clientes D I I P S

Gestión de la

información

institucional y

sectorial

Definición de necesidades de Información Sectorial S D P P

Definiciones de producción de la información S S P P D

Definición de los modelos de flujo de información S P S D

Definición de los modelos de difución y promoción de información S D P P

Aplicación y seguimiento de estándares para manejo de información S S P D

Lineamientos y políticas estatales en materia de información I P S D

Definición de necesidades de Información del ministerio S S P D

Definición del Plan de Continuidad del negocio S I P S D

Definir estrategias de la Seguridad Informática S I I I S D

Desarrollo y

Mantenimiento de

sistemas de

información

Soluciones tecnológicas a desarrollar S P I P D S

Monitoreo y evaluación de plataforma TIC D I I S I

Soporte en soluciones y servicios de TIC D/S I I

Gestionar control de cambios S I P D

Capacitación y apoyo a usuarios D/S S P S

Gestión de

servicios de

tecnología y

comunicación

Necesidades de comunicación P D D I I

Publicación de información S D D I I

Seguimiento al impacto de la comunicación D S P I I

Adquisición de aplicativos S P P D

Adquisición de Infraestructura Tecnológica D S P

Mantenimiento de aplicativos D/S I I

Mantenimiento de equipos D/S I I

Adaptación e implementación de soluciones TIC S P I D

Servicios de Tecnología y Telecomunicaciones D/S I I

Direccionamiento

estratígico

Definicion del enfoque estrategico nacional y sectorial S S S P I D

Reestructuración organizacional S S D I S

Nivel de responsabilidades asumidas por el MADS o delegadas a

entidades S S I I D

Asignación de recursos para desarrollo estrategico y misional S S S S D

Medicion del nivel de productividad del personal y de la gestión por

procesos (Indicadores) S S P D

Estrategia de calidad en el servicio P P P D

Desarrollo del talento humano S S P D

Procesos de

evaluación

Establecimiendo del modelo de procesos y procedimientos S S P D

Diseño, implementación y evaluación del Sistema de Control Interno P P I D

Tabla No. 5 - Modelo de decisiones



89

5. RECOMENDACIONES FINALES

A continuación se presentan las recomendaciones finales que GPPG Consultoría propone para la implementación exitosa del Plan Estratégico de Tecnología en el Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible: Generales: • El éxito de las actividades que se generen a partir de esta consultoría dependen de

la vinculación de los directivos en el impulso de los diferentes temas.

• Es fundamental que la implementación de las recomendaciones que se plantean en el marco de la consultoría, mantengan la integralidad que se propone: eso implica garantizar la coordinación interna y externa en el tema de información, desarrollar los programas asociados a sistemas de información y tecnología, y enfocar esfuerzos en el tema de comunicaciones y cultura de las TIC. De lo contrario es posible que las inversiones no se materialicen en soluciones que potencialicen la gestión del MADS.

Portafolio de iniciativas de TI: • Asegurar el ciclo del modelo de TI planteado es fundamental para lograr los

objetivos de corto y largo plazo en términos de Sistemas de Información que garanticen la integración de los procesos misionales, así como la calidad y oportunidad de la información requerida por el MADS.

• Continuar con el entendimiento del funcionamiento de las áreas, rediseñar (si aplica) y asegurar la documentación de los procesos misionales relacionados, como requisito para iniciar las implementaciones de las soluciones de TI.

• El programa de implementación planteado es una solución de negocio, más que de Tecnología, por lo que requiere del compromiso de todo el Ministerio.

• Los proyectos de negocio requieren de un sponsor (patrocinador) que sea un alto directivo organizacional con el empoderamiento y nivel de autoridad necesarios para mover a la organización en torno del objetivo y los recursos necesarios para lograrlo.



90

• Garantizar un esquema de continuidad de negocio es vital para el Ministerio, más aun teniendo en cuenta los cambios que se han presentado en la estructura ministerial del Gobierno Nacional en los últimos años.

Modelo de Gestión de TI

• Posicionar a la Oficina TIC como una oficina de servicios estratégicos para el Ministerio y el Sector, implica asegurar los procesos de TI, los roles y responsabilidades, así como las competencias del equipo de trabajo.

• El presente Plan Estratégico de Tecnología PETIC deberá servir para establecer los

lineamientos y políticas de gobierno de TIC para el Ministerio, a través de la Oficina TIC.

• Los acuerdos de niveles de servicio deberán apoyar y mejorar las relaciones con

todos los actores involucrados en la gestión de la información, de tal manera que se mejoren los resultados y se clarifiquen las responsabilidades.

• De esta manera, la oficina TIC logra un fortalecimiento estratégico y funcional dentro del Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible, obteniendo los medios suficientes para ejecutar sus funciones y apalancar un modelo que le permite operar de manera controlada.

Modelo de Gobierno de TI

Las políticas y reglas de negocio deberán servir de marco de trabajo para estructurar los procesos de TI, de tal manera que se cumpla con el objetivo estratégico de la Oficina TIC en el MADS.

• La matriz de responsabilidades y el modelo de toma de decisiones propuesto en esta consultoría deberán promover un esquema colaborativo de gestión de la información, que integre de manera organizada y estructurada a las áreas misionales y a la Oficina TIC del Ministerio.



91

6. CONCLUSIONES

De acuerdo con las etapas desarrolladas en el marco de trabajo de esta consultoría las siguientes son las conclusiones más relevantes: ESTADO ACTUAL

Es indispensable para la Oficina TIC del Ministerio el diseño del PETIC para establecer el diagnóstico de la situación actual de información, así como la arquitectura empresarial, en respuesta a las facultades estratégicas que le otorga el Decreto 3570 de 2011.

Los constantes cambios y transformaciones institucionales en las entidades del estado han generado traumatismos al interior de los nuevos ministerios creados, por la fragilidad de sus procesos y de su modelo de gobierno y de arquitectura tecnológica.

El MADS es la cabeza de un sector de alta complejidad institucional, y que demanda y produce grandes cantidades de información ambiental, pero también económica y social. Esta complejidad se da por un sistema de gestión y administración de los recursos naturales descentralizados, involucrando múltiples entidades de orden nacional concentradas cada una en un tema específico. Y son las entidades, en particular el IDEAM, a quienes se les asigna la responsabilidad de desarrollar y administrar los sistemas de información ambiental, y a las CAR la obligación de proveer la información a estos institutos y velar por la implementación de la política nacional ambiental.

Actualmente cada dirección del Ministerio ha invertido esfuerzos en el diseño de sistemas especializados y administra su propia información y sus recursos, esta labor la realizan con en conjunto con los institutos que realizan investigación y desarrollos tecnológicos, para satisfacen necesidades particulares, pero no existe un modelo integrado de memoria institucional, que genere información coherente para el sector.

El MADS tiene una gran responsabilidad y dependencia del SIAC -Sistema de Información Ambiental de Colombia-, sin embargo,

o La información que lo alimenta es provista por un gran número de entidades: Entidades adscritas (IDEAM, FONAM), entidades vinculadas



92

(INVEMAR, SINCHI, IIAP, IAVH), y Unidades Administrativas Especiales (Sistema de Parques Nacionales, Autoridad Nacional de Licencias Ambientales, las Corporaciones Autónomas Regionales y las Autoridades Ambientales Urbanas quienes son las encargadas de ejecutar la política ambiental) y

o Existe un sinnúmero de políticas y normas que rigen el sector

Lo anterior, lo constituye en un sector complejo, lo que dificulta el adecuado control sobre la oportunidad y calidad de su información.

El modelo de información responde a necesidades coyunturales pero no está diseñado para responder estructuralmente a la estrategia del MADS.

Existe un número considerable de normas asociadas con información, las cuales establecen las responsabilidades de las diferentes entidades en este aspecto, pero no existe una norma única que integre las obligaciones referentes a su acceso y a las necesidades de información del MADS.

El MADS no cuenta con un modelo de gobierno para la administración y el manejo de la información (entradas, salidas y decisiones).

La infraestructura física y la tecnológica actual no soporta adecuadamente los requerimientos del MADS, debido a que no hay un conocimiento completo de la situación actual y dicha infraestructura no ha sido adquirida como respuesta a un análisis integral de necesidades que asegure la funcionalidad, compatibilidad y escalabilidad de dichas adquisiciones.

En todo lo referente a la generación de políticas de ordenamiento ambiental, normas y estatutos, el Ministerio solo cuenta con herramientas de Ofimática, lo cual implica un esfuerzo adicional para la gestión de la información requerida.

BRECHAS IDENTIFICADAS

El MADS no cuenta con un sistema integrado de gestión de conocimiento ni con un repositorio de información centralizado, completo y ordenado.

No existe un sistema de Inteligencia de Negocios que permita integrar información de diferentes fuentes y los sistemas de información existentes no están integrados (solo agrupan información relevante a cada dirección).



93

Se denota un rezago importante en la infraestructura tecnológica del Ministerio mostrando el 52% de los equipos de escritorio desactualizados, los cuales deben ser cubierta para soportar los Sistemas de información necesarios.

No existen acuerdos de servicio formales entre procesos, de manera que se aseguren flujos eficientes de información entre áreas y del Ministerio con instituciones del Sector y del Gobierno.

La Oficina TIC, recientemente creada, demanda un equipo de trabajo que asegure las competencias requeridas para evolucionar hacia un modelo de TIC que soporte adecuadamente los procesos y asegure la gestión hacia sus clientes.

No se cuenta con una interfaz de capa media (servicios del negocio) que permita compartir, consolidar y agregar la información generada por los actores del sector.

Se evidencias falencias en la administración de la plataforma informática relacionadas con el número limitado de recursos y con un conocimiento técnico que no asegura unos niveles de servicio adecuados al interior del Ministerio.

El diseño e implementación actual del SIAC no cubre efectivamente las necesidades integrales de información del MADS para asegurar la generación de conocimiento y la toma de decisiones.

No se cuenta con criterios de diseño, tanto técnico como funcional, que aseguren la integración entre los subsistemas en cabeza de terceros impidiendo se garantice una adecuada agregación de la información hacia todo el Ministerio.

Debido a que cada área administra su propia información apoyada en aplicativos externos, no se cuenta con un sistema integrado de mesa de ayuda para gestionar los incidentes que incorpore mejores prácticas y asegure la solución efectiva y oportuna de dichos requerimientos.

Los requerimientos de información georeferenciada son establecidos de acuerdo con las necesidades propias de cada Dirección, generando información fragmentada que puede limitar la visión global que debe tener el MADS como ente rector del sector.

El funcionamiento actual de la Institución está estructurado por áreas funcionales, lo cual genera duplicidad de las necesidades de información de cada



94

dirección así como la falta de integración en la gestión de las soluciones tecnológicas.

En cuanto a lo sistemas de recursos humanos, solo se procesa nómina sin contemplar lo relacionado con Gestión de Talento Humano, y no incluye un sistema de información de pensionados, hojas de vida, vacantes, planta ni bienestar.

La mayoría de los componentes de la responsabilidad de Gestión del Riesgo están abordados como una lista de acciones y no como un proceso, lo que impide tener claridad sobre la información relevante para esta responsabilidad del MADS.

MODELO PROPUESTO (ESTADO FUTURO)

La oficina TIC debe apalancar las metas de las direcciones para la gestión de la información y los procesos que cada una maneja con soluciones tecnológicas descritas en este Plan estratégico y que contempla la integralidad de los procesos.

Se definen para le MADS diferentes categorías de información que se relacionan entre si de manera que se asegure la consolidación de la información y la gestión de los procesos de forma integral.

Se requiere una norma integradora que permita establecer los contenidos mínimos respecto al estado del sector, la gestión y el cumplimiento de metas.

la información del sector debe ser obtenida, canalizada, agregada y consolidada bajo los lineamientos del Ministerio, con la Oficina TIC como orquestador de dichos lineamientos, de tal manera que se asegure su oportunidad, calidad y disponibilidad para todos los interesados.

Debe existir una homologación y definición de estructuras de Bases de Datos y

Data WareHouse con el fin de evitar la duplicidad y generar la información

agregada para inteligencia de negocios.

Se establece un modelo de gestión y de gobierno para el MADS en cabeza de la

oficina TIC basado en el análisis y definición de los acuerdos de niveles de

servicios, estableciendo roles y responsabilidades para cada actor dentro del

MADS, de manera que quienes tengan a su responsabilidad el soporte



95

tecnológico aseguren un conocimiento claro y ordenado de las necesidades a

satisfacer.

Los principios propuestos al MADS son la base fundamental de creencias y

valores que se deben establecer para, sobre ellos, construir un esquema de

trabajo y una cultura de uso de la tecnología de información como soporte a los

procesos misionales.

Todas las áreas del Ministerio deben participar en todos los aspectos del entorno

de la información, y deben trabajar de manera conjunta como un equipo para

definir las metas y objetivos de tecnología.

El MADS debe disponer de una herramienta informática que soporte

adecuadamente la planeación, ejecución, seguimiento y control de las diferentes

iniciativas del Ministerio (proyectos y programas), de tal manera que se asegure

el cumplimiento de los objetivos en los plazos y términos establecidos, tanto por

el Ministerio como por todos los stakeholders.

El MADS debe disponer de un sistema informático que permita procesar la

información que tiene que ver con la formulación de políticas del sector y las

normas y regulaciones ambientales, organizada mediante modelos, técnicas y

prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo y que

permita su recuperación y asegure la conservación indefinida de los documentos

más valiosos.

El MADS debe contar con un sistema basado en una metodología de trabajo

como es el caso de un Balanced Scorecard que ayuda a traducir la estrategia en

términos de mediciones, de modo que impulse el comportamiento y el

desempeño de las personas hacia el logro de los objetivos estratégicos.

Se propone el uso de herramientas de tecnología abierta y estándar para integrar

la información generada de/y para el sector, como es el caso de los Web

Services, aplicativos que son publicados e invocados a través de la red de

Internet.

La implementación de cada una de las soluciones de TI se debe gestionar como un proyecto que contemple como mínimo antecedentes, objetivo, alcance,



96

justificación técnica y económica, descripción general, requerimientos funcionales documentados, cronograma de actividades y presupuesto detallado.

El MADS debe seguir una metodología de priorización de proyectos de tecnología que integre criterios como la necesidad y la urgencia de los mismos, de manera que se logre un desarrollo tecnológico sustentado y que soporte integralmente las necesidades del negocio. Las categorías de priorización establecidas fueron: Prioridad 1 – Estrategia de la Oficina TIC, Prioridad 2 – Riesgos Operacionales, Prioridad 3 – Misional MADS, Prioridad 4 – Desempeño.

Se establece que los proyectos de negocio integran los requerimientos de información de acuerdo con los procesos de la cadena de valor del MADS y las categorías de flujos de información, de la siguiente manera: Proyectos, Estrategia, Política, Asistencia Técnica, Información del sector y Articulación.

Se plantea que este PETIC incorpore y articule tanto los proyectos de TI como proyectos de negocio, en los cuales el liderazgo sea de las Direcciones y Áreas del Ministerio, siendo la Oficina TIC el garante de la integración de la tecnología con los procesos.

La implementación de las iniciativas propuestas dentro de un programa de negocio y no solo un portafolio de TI, presenta un nivel de riesgo significativo, que debe trabajarse desde la voluntad política de los principales interesados del Ministerio. Esto con el fin de que las soluciones implementadas realmente generen resultados efectivos para todo el sector.

De no lograrse el consenso con las áreas misionales del ministerio en cuanto a la estructuración de los proyectos de negocio, será responsabilidad de la Oficina TIC, asegurar que las iniciativas de TI se desarrollen por fases buscando soluciones de corto plazo a problemáticas prioritarias del Ministerio, propendiendo por soluciones adaptables y que realmente sean utilizadas por las áreas.

Para que la planeación estratégica de TIC y su portafolio de planes de acción y proyectos, generen valor estratégico, aseguren la capacidad operativa del Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible, y optimicen la inversión en tecnología de la entidad, es indispensable contar con un modelo de gestión de TIC, en el que la oficina TIC se posicione como una unidad estratégica de servicio, y pueda ejecutar sus funciones basándose en un modelo que le permite operar de manera controlada.



97

La oficina TIC del Ministerio debe ser considerada y entendida como una unidad de servicios que asegura elementos estratégicos y de apoyo para la entidad. Por lo que los procesos de TI incluyendo responsabilidades, así como su modelo de relacionamiento y toma de decisiones deben estar orientados a: i) Planear, definir y mantener la estrategia de TI, ii) Generar información que aporte valor a la toma de decisiones, iii) Desarrollar y mantener los sistemas de información y iv) Gestionar la tecnología como un servicio.

Es importante mencionar que tanto la realidad del ministerio como la propuesta planteada del modelo de gobierno son dinámicos y requieren ser ajustados a las necesidades cambiantes del MADS pero se recomienda no salirse de los lineamientos de la metodología establecida para que este Plan Estratégico no se desvirtúe y tenga trascendencia en el tiempo adaptándolo a las condiciones del momento.

El plan estratégico de Tecnología, alineado con la estrategia del MADS, se constituye en la carta de navegación que apalanca el cumplimiento de las metas del Ministerio, conformándose así una línea base para la implementación de actividades y soluciones informáticas.

El implementar cada una de estas soluciones propuestas en forma integrada y sistemática, permitirá al Ministerio contar con el soporte tecnológico para un apoyo más efectivo al sector en la generación de datos, información y conocimiento con el fin gestionar los riesgos que se presenten en el Sistema Nacional Ambiental.



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7. REFERENCIAS

http://www.iso.org http://www.itil.org “TOGAF Version 9”, The Open Group Architecture Framework (TOGAF). “Gobierno de TI”, Olga Lucía Giraldo V [email protected] Universidad de los Andes. “ACIS, Asociación Colombiana de Ingenieros de Sistemas, Arquitecturas Empresariales ... ahora sí les encontramos aplicación!”, Juan Carlos Cárdenas Romero. “Beneficios de Negocio al adoptar las Mejores Prácticas para la Gestión de las TICs en las empresas latinoamericanas”, Mario Javier Monsalve Hazbón Arquitecto Empresarial, Gerente de Proyectos & Consultor en CMMi, SOA, BPM, ITIL, COBIT & ISO 27001. Capability Maturity Model Integration Version 1.1 Staged Representation, CMU/SEI-2002-TR-012. “Sistemas de Información Empresarial”, www.euosuna.org/zonaalumnos/materiales/D40/377.ppt. PMBOK®Guide — Fourth Edition The Standard for Program Management — Second Edition

http://www.iso.org/

http://www.itil.org/

http://www.euosuna.org/zonaalumnos/materiales/D40/377.ppt

Documents

Diseño del Plan Estratégico de tecnologías de información