Upload
jorge-risquez
View
224
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
8/8/2019 Documentacion de Sistemas Unidad I
1/24
1
UNIVERSIDAD DE ORIENTE
NCLEO MONAGAS.
ESCUELA DE INGENIERA Y CIENCIAS APLICADAS.
APLICACIN Y AUDITORIA DE SISTEMAS DE
INFORMACION.
PROFESOR: (Ing.) Jess E. Chaparro. D.
.
DOCUMENTACION DE
SISTEMAS.
8/8/2019 Documentacion de Sistemas Unidad I
2/24
2
INDICE.
Pginas
INTRODUCCION..4
1. Documentaci n de sistemas. Definicin.5
2. Importancia de la documentaci n
2.1. Mejora la comunicacin........52.2. Control de avance de proyectos........5
2.3. Referencia histrica.62.4. Enseanza o capacitacin.62.5. Independiza al sistema de la persona6
3. Documentaci n de sistemas en las empresas..64. Normalizacin.8
5. Manuales. Definicin..9
5.1. Manuales administrativos..9
5.2. El manual como medio de comunicaci n..9
5.3. Objetivos de los manuales .10
5.4. Ventajas y Desventajas de los manuales administrativos.
5.4.1. Ventajas..12
5.4.2. Desventajas..145.5. Tipos de manuales administrativos.
5.5.1. Manual de Organizacin15
5.5.2. Manual de Polt icas.16
5.5.3. Manual de Normas y Procedimientos16
5.5.4. Manual para Especialistas...17
5.5.5. Manual del Empleado..17
5.5.6. Manual de Contenido Mltiple.18
5.5.7. Manuales de Finanzas18
8/8/2019 Documentacion de Sistemas Unidad I
3/24
3
5.5.8. Manuales del Sistema..19
5.5.9. Manual de Calidad19
5.6. Otros tipos de manuales
5.6.1. Manual tcnico..19
5.6.2. Manual de personal20
5.6.3. Manual de adiestramiento o instructivo20
5.7. Criterios Metodolgicos para el
diagnstico de los Manuales de Procedimientos..20
Conclusin..23
8/8/2019 Documentacion de Sistemas Unidad I
4/24
4
INTRODUCCION.
Con el estado actual de innovacin tecnolgica, la complejidad de los mercados y lacompetitividad, que tipifican al mundo empresarial moderno, los gerentes perciben que
la buena elaboracin y difusin de los objetivos, polticas, estrategias, normas de
trabajo y rutinas administrativas y operativas dentro del mbito apropiado, son actos
indispensables para el logro de los objetivos.
La finalidad del manual es ofrecer una descripcin actualizada, concisa y clara de
las actividades contenidas en cada proceso. Por ello, un manual jams podemos
considerarlo coma concluido y completo, ya que debe evolucionar con la organizacin.
En nuestros das, es un requisito de suma importancia que las empresas de gran
tamao posean varios manuales de procesos. La verdadera orientacin consiste en
establecer una gua de trabajo, oficial y racional, formalizando la aprobacin del
conjunto de instrumentos administrativos y estableciendo la obligatoriedad del uso a
travs de un manual, para evitar que el largo y arduo trabajo de la organizacin sea
diluido, distorsionado, negado y hasta ridiculizado por algunas personas quegeneralmente, lo combaten de todas las formas posibles porque lo consideran
innecesario.
Todo trabajo debe ser divulgado para conocimiento y uti l izacin del
grupo respectivo de la empresa. Para alcanzar este objetivo. Es preciso
consolidarlo y presentarlo adecuadamente, bajo un documento conocido
como manual, que debe ser aprobado por la autoridad estatutaria, para
que adquiera la fuerza necesaria y se aplique como corresponda, ya que
existe la tendencia a resistir cualquier norma reguladora que l imite la
l ibertad de improvisar y de hacer lo que mas le convenga a cada uno.
8/8/2019 Documentacion de Sistemas Unidad I
5/24
5
1. Documentacin de sistemas. Definicin.
La documentacin de los sistemas debe incluirse como un tem de
importancia en el plan de implementacin. La misma debera incorporar
como mnimo: definicin de los objetivos del sistema, anlisis de impacto
en la organizacin (respecto a los procesos de negocio) y sus beneficios,
justif icacin tcnica, econmica y f inanciera del proyecto, anlisis de
impacto en los recursos humanos, documentacin de todos los programas
que integran el sistema, documentacin de datos, archivos y bases de
datos, medidas de seguridad fsicas y lgicas a adoptarse.
2. Importancia de la documentacin.
Esta es una necesidad, puesto que:
2.1. Mejora la comunicacin
En la medida que existe una correcta y completa documentacin, se
evitan malas interpretaciones, se facil i ta la comunicacin tanto entre el
personal tcnico informtico, como entre ste y los usuarios.
2.2. Control de avance de proyectos.
La documentacin facil i ta el anlisis del grado de avance de un
proyecto, en la medida en que se disponen de los objetivos,requerimientos y presupuestos, pudiendo evaluar en cualquier momento
el avance efectuado.
8/8/2019 Documentacion de Sistemas Unidad I
6/24
6
2.3. Referencia histrica.
La documentacin soporta el sistema desarrollado. Permite ante
necesidades de recuperacin, de modificacin o nuevo desarrollo del
sistema, construir a partir de ella.
2.4. Enseanza o capacitacin.
A partir de la documentacin es posible entrenar a los usuarios, a los
ejecutivos de la organizacin o a personal tcnico.
2.5. Independiza al sistema de la persona.
Una buena documentacin permite aislar el sistema de las personas
que lo han desarrollado, brindando mayor f lexibil idad a la empresa ante
situaciones de no poder contar con dicho personal.
3. Documentacin de sistemas en las empresas.
Cuando se inicia un proceso como el de ISO 9000, no siempre se tiene
conciencia de la importancia para la empresa, de desarrollar documentos
de trabajo, no obstante los problemas cotidianos son similares a los ms
abajo referidos.
Uno de los problemas mayores en las empresas, se da cuando laspersonas hacen las cosas de distinta manera sin seguir una prctica
establecida como forma nica, consecuencia de ello son los resultados
obtenidos, totalmente distintos de una persona a otra, de un
departamento a otro o de una planta a otra.
Muchos de los usuales compradores de "hamburguesas" en alguna de
8/8/2019 Documentacion de Sistemas Unidad I
7/24
7
las tiendas de comida rpida, confan en recibir invariablemente un mismo
tipo de producto, un mismo servicio y hasta una misma sonrisa. Esta
uniformidad nicamente se logra si las personas saben cuales cosas
deben hacer (procedimiento) y el cmo hacerlo (la instruccin).
Otra dif icultad generalizada se presenta cuando no se conoce con
claridad las responsabil idades o bien en donde terminan las labores de
una persona y en donde la pasa al compaero(a). Esto se evita con el
desarrollo de la documentacin partiendo del Manual de Calidad pues
desde ah se define el QUIEN HACE QUE y en los procedimientos muchasveces se incluye el CUANDO.
Por ult imo, se encuentra la capacitacin recibida cuando se ingresa a
la empresa la cual hoy da, pasa de "degeneracin en degeneracin". Ha
sido la costumbre, al iniciar un puesto el capacitar al recin l legado por
medio del ocupante actual, con lo cual el conocimiento se va
degenerando, pues no siempre se transmite al nuevo todo lo aprendido.
El sistema de documentacin permite, desde el mismo ingreso de una
persona o bien traslado a una nueva funcin, ser capacitado en la forma
originalmente establecida y considerando los cambios realizados con el
t iempo en los procesos documentados.
Si bien es reconocido el xito alcanzado por muchas empresas en el
pasado, sin contar con la documentacin apropiada, las exigencias del
entorno (competencia) y principalmente de nuestros clientes no nospermiten entregar productos distintos a los ofrecidos o bien peores a los
adquiridos la lt ima vez.
Existen otros elementos importantes como lo es la certif icacin, pero
es importante destacar que las empresas lo que requieren es un buen
8/8/2019 Documentacion de Sistemas Unidad I
8/24
8
sistema de calidad, que aumente la satisfaccin de sus clientes, no una
certif icacin para colgar en la pared.
4. Normalizacin.
La normalizacin o estandarizacin es la redaccin y aprobacin de normas que
se establecen para garantizar el acoplamiento de elementos construidos
independientemente, as como garantizar el repuesto en caso de ser necesario,
garantizar la calidad de los elementos fabricados y la seguridad de funcionamiento.
La normalizacin es el proceso de elaboracin, aplicacin y mejora de las normas
que se aplican a distintas actividades cientficas, industriales o econmicas con el fin de
ordenarlas y mejorarlas. La asociacin estadounidense para pruebas de materiales
(ASTM), define la normalizacin como el proceso de formular y aplicar reglas para una
aproximacin ordenada a una actividad especfica para el beneficio y con la
cooperacin de todos los involucrados.
Segn la ISO (International Organization for Standarization) la Normalizacin es laactividad que tiene por objeto establecer, ante problemas reales o potenciales,
disposiciones destinadas a usos comunes y repetidos, con el fin de obtener un nivel de
ordenamiento ptimo en un contexto dado, que puede ser tecnolgico, poltico o
econmico.
La normalizacin persigue fundamentalmente tres objetivos:
Simplif icacin: se trata de reducir los modelos quedndose
nicamente con los ms necesarios.
Unificacin: para permitir la intercambiabil idad a nivel
internacional.
Especificacin: se persigue evitar errores de identif icacin
creando un lenguaje claro y preciso Las elevadas sumas de
8/8/2019 Documentacion de Sistemas Unidad I
9/24
9
dinero que los pases desarrollados invierten en los organismos
normalizadores, tanto nacionales como internacionales, es una
prueba de la importancia que se da a la normalizacin.
5. Manuales. Definicin.
El manual presenta sistemas y tcnicas especificas. Seala el
procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de
oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que desempea
responsabil idades especficas. Un procedimiento por escrito signif ica
establecer debidamente un mtodo estndar para ejecutar algn trabajo".Esta definicin es segn Graham Kellog.
5.1. Manuales administrativos.
Los manuales administrativosson documentos que sirven como medios
de comunicacin y coordinaci n que permiten registrar y transmitir en
forma ordenada y sistemtica la informacin de una organizacin.
Adems, estos son documentos escritos que concentran en forma sistemtica una
serie de elementos administrativos con el fin de informar y orientar la conducta de los
integrantes de la empresa, unificando los criterios de desempeo y cursos de accin
que debern seguirse para cumplir con los objetivos trazados. Incluyen las normas
legales, reglamentarias y administrativas que se han ido estableciendo en el transcurso
del tiempo y su relacin con las funciones procedimientos y la forma en la que la
empresa se encuentra organizada.
5.2. El manual como medio de comunicacin.
La tarea de elaborar manuales administrativos se considera como una
funcin de mantener informado al personal clave de los deseos y cambios
en las actitudes de la direccin superior, al delinear la estructura
8/8/2019 Documentacion de Sistemas Unidad I
10/24
10
organizacional y poner las polt icas y procedimientos en forma escrita y
permanente. Un manual correctamente redactado puede ser un valioso
instrumento administrativo.
En esencia, los manuales administrativos representan un medio de
comunicacin de las decisiones administrativas, y por ello, que tiene
como propsito sealar en forma sistemtica la informacin
administrativa.
5.3. Objetivos de los manuales.
De acuerdo con la clasif icacin y grado de detalle, los manuales
administrativos permiten cumplir con los siguientes objetivos:
a) Instruir a la persona, acerca de aspectos tales como: objetivos,
funciones, relaciones, polt icas, procedimientos, normas, etc.
b) Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para
deslindar responsabil idades, evitar duplicidad y detectar omisiones.
c) Coadyuvar a la ejecucin correcta de las labores asignadas al
personal, y propiciar la uniformidad en el trabajo.
d) Servir como medio de integracin y orientacin al personal de nuevo
ingreso, facil i tando su incorporacin a las distintas funcionesoperacionales.
e) Proporcionar informacin bsica para la planeacin e implementacin
de reformas administrativas.
8/8/2019 Documentacion de Sistemas Unidad I
11/24
11
f) Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a
descripcin de tareas, ubicacin, requerimientos y a los puestos
responsables de su ejecucin.
g) Auxil ian en la induccin del puesto y al adiestramiento y capacitacin
del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada
puesto.
h) Sirve para el anlisis o revisin de los procedimientos de un sistema.
i) Interviene en la consulta de todo el personal.
j) Que se desee emprender tareas de simplif icacin de trabajo como
anlisis de tiempos, delegacin de autoridad, etc.
k) Para establecer un sistema de informacin o bien modificar el ya
existente.
l) Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y
evitar su alteracin arbitraria.
m) Determina en forma ms sencil la las responsabil idades por fallas o
errores.
n) Facil i ta las labores de auditoria, evaluacin del control interno y suevaluacin.
o) Aumenta la eficiencia de los empleados, indicndoles lo que deben
hacer y como deben hacerlo.
p) Ayuda a la coordinacin de actividades y evitar duplicidades.
8/8/2019 Documentacion de Sistemas Unidad I
12/24
12
q) Construye una base para el anlisis posterior del trabajo y el
mejoramiento de los sistemas, procedimientos y mtodos.
5.4. Ventajas y Desventajas de los manuales administrativos.
Los manuales administrativos ofrecen una serie de posibil idades que
nos reflejan la importancia de estos. Sin embargo, t ienen ciertas
limitaciones, lo cual de ninguna manera le restan importancia.
5.4.1. Ventajas.
Un manual t iene, entre otras, las siguientes ventajas:
1. Logra y mantiene un slido plan de organizacin.
2. Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensin
del plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes.
3. Facil i ta el estudio de los problemas de organizacin.
4. Sistematiza la iniciacin, aprobacin y publicacin de las
modificaciones necesarias en la organizacin.
5. Sirve como una gua eficaz para la preparacin, clasif icacin ycompensacin del personal clave.
6. Determina la responsabil idad de cada puesto y su relacin con los
dems de la organizacin.
7. Evita confl ictos jurisdiccionales y la yuxtaposicin de funciones.
8/8/2019 Documentacion de Sistemas Unidad I
13/24
13
8. Pone en claro las fuentes de aprobacin y el grado de autoridad de los
diversos niveles.
9. La informacin sobre funciones y puestos suele servir como base para
la evaluacin de puestos y como medio de comprobacin del progreso de
cada quien.
10. Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los
funcionarios ms antiguos.
11. Sirve como una gua en el adiestramiento de novatos.
12. Es una fuente permanente de informacin sobre el trabajo a ejecutar.
13. Ayudan a institucionalizar y hacer efectivo los objetivos, las polt icas,
los procedimientos, las funciones, las normas, etc.
14. Evitan discusiones y mal entendidos, de las operaciones.
15. Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a
travs del t iempo.
16. Son instrumentos ti les en la capacitacin del personal.
17. Incrementan la coordinacin en la realizacin del trabajo.
18. Posibil i tan una delegacin efectiva, ya que al existir instrucciones
escritas, el seguimiento del supervisor se puede circunscribir al control
por excepcin.
8/8/2019 Documentacion de Sistemas Unidad I
14/24
14
5.4.2. Desventajas.
Entre los inconvenientes que presentar los manuales se encuentran los
siguientes:
1. Muchas compaas consideran que son demasiado pequeas para
necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por todos
sus integrantes.
2. Algunas consideran que es demasiado caro, l imitativo y laboriosopreparar un manual y conservarlo al da.
3. Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentacin y
rigidez.
4. Su deficiente elaboracin provoca serios inconvenientes en el
desarrollo de las operaciones.
5. El costo de produccin y actualizacin puede ser alto.
6. Si no se actualiza peridicamente, pierde efectividad.
7. Incluye solo aspectos formales de la organizacin, dejando de lado los
informales, cuya vigencia e importancia es notorio para la misma.
8. Muy sinttica carece de uti l idad: muy detallada los convierte en
complicados.
5.5. Tipos de manuales administrativos.
Entre los tipos de manuales ms utilizados se encuentran:
8/8/2019 Documentacion de Sistemas Unidad I
15/24
15
Manuales de organizacin.
Manuales de polticas.
Manuales de normas y procedimientos.
Manuales para especialistas.
Manual del empleado.
Manual de contenido mltiple.
Manuales de finanzas.
Manuales del sistema.
Manuales de calidad.
A continuacin se explican brevemente cada una de la clasificacin anterior:
5.5.1. Manual de Organizacin.
Es la versin detallada por escrito de la organizacin formal a travs de la
descripcin de los objetivos, funciones, autoridad, responsabilidad de los distintos
puestos de trabajo que componen su estructura.
Estos manuales contienen informacin detallada referente a los antecedentes,
legislacin, atribuciones, estructura orgnica, funciones, organigramas, nivelesjerrquicos, grados de autoridad y responsabilidad, as como canales de comunicacin
y coordinacin de una organizacin.
Tambin incluyen una descripcin de puestos cuando el manual se refiere a una
unidad administrativa en particular.
8/8/2019 Documentacion de Sistemas Unidad I
16/24
16
5.5.2. Manual de Polticas.
Es la descripcin detallada de los lineamientos a ser seguidos por los ejecutivos enla forma de decisiones para el logro de los objetivos, facilitando la descentralizacin, al
suministrar a los niveles intermedios los lineamientos claros a ser seguidos en la toma
de decisiones.
5.5.3. Manual de Normas y Procedimientos.
Es la expresin analtica de los procedimientos administrativos a travs de los
cuales se canaliza la actividad operativa de la empresa, como la enunciacin denormas de funcionamiento bsicas a los cuales deber ajustarse los miembros de la
misma.
Se detallan a continuacin los elementos constitutivos de un manual de estas
caractersticas:
Normas de procedimientos: es la relacin por escrito de la secuencia de los
procedimientos que constituyen la base de la organizacin, con la indicacin delos distintos sectores a travs de los cuales los mismos se desenvuelven.
Formularios: son todos aquellos documentos y comprobantes que circulan
dentro de los circuitos administrativos.
Flujogramas: son los procedimientos descritos de manera grafica, que se
conocen tambin como diagramas de procedimientos.
Los manuales de normas y procedimientos en su calidad de instrumentos
administrativos, tienen por objeto:
Compilar en forma adecuada, secuencial y detallada las operaciones a cargo de
la organizacin, los puestos o unidades administrativas que intervienen,
8/8/2019 Documentacion de Sistemas Unidad I
17/24
17
precisando su participacin en dichas operaciones y los formatos a utilizar para
la realizacin de las actividades institucionales agregadas en procedimientos.
Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su
alteracin.
Aumentar la eficiencia de los empleados, indicndoles lo que deben hacer y
como deben hacerlo.
Ayudar a la coordinacin del trabajo y evitar la duplicidad de funciones.
5.5.4. Manual para Especialistas.
Es aquel que agrupa normas, pautas e instrucciones de aplicacin en forma
especfica a determinado tipo de actividades o tareas como por ejemplo: manual del
vendedor o compendio de la secretaria.
La preparacin de este tipo de manuales por parte de la misma empresa es
recomendable cuando el nmero de empleados que los utiliza es lo suficientementegrande como para justificarlo.
El objetivo bsico perseguido con su preparacin, es el de entrenamiento y
capacitacin de empleados, como as servir tambin de elemento de consulta para la
realizacin de las tareas asignadas.
5.5.5. Manual del Empleado.
Su objetivo es lograr una rpida asimilacin de personal nuevo (induccin) as como
tambin para posterior entrenamiento, este manual es especialmente til para niveles
intermedios u operativos.
Se enuncian a continuacin algunas informaciones que un manual de estas
caractersticas debe contener:
8/8/2019 Documentacion de Sistemas Unidad I
18/24
18
Actividades desarrolladas por la empresa.
Breve resea histrica.Objetivos generales que se persiguen.
Derechos y obligaciones de los empleados en general.
Normas de comportamiento bsicas y de cumplimiento obligatorio para todo el
personal.
Servicios que la empresa presta a sus empleados.
5.5.6. Manual de Contenido Mltiple.
Ya se ha visto que un manual puede contener material de tipo diverso, lo que hace
que los tipos mencionados no resulten siempre bien definidos. La inmensa mayora de
los manuales de oficina parecen estar diseados intencionalmente para varios fines,
por ejemplo, en la preparacin de cualquier manual de procedimientos existen dos
requisitos indispensables para asegurar su xito:
Manifestacin clara de las normas generales de la empresa.
Comprensin total de la organizacin bsica de la misma.
Es decir, de poco serviran las manifestaciones detalladas de procedimientos si al
mismo tiempo la organizacin y las normas bsicas no son, claramente firmes y
comprensibles.
5.5.7. Manuales de Finanzas
Las responsabilidades del contralor y tesorero exigen de ellos que den instrucciones
numerosas y especficas a todos aquellos que deben proteger en alguna forma los
bienes de la empresa, para asegurar la comprensin de sus deberes en todos los
niveles de la administracin.
8/8/2019 Documentacion de Sistemas Unidad I
19/24
19
5.5.8. Manuales del Sistema
El manual del sistema debe ser desarrollado a medida que se desarrolla el sistema,y est constituido por un grupo de manuales o partes y estructurado de la siguiente
manera: Objetivos del sistema, arquitectura de datos, arquitectura fsica del sistema,
ndice de componentes, etc.
5.5.9. Manual de Calidad.
Define un manual de calidad como un documento que enuncia la poltica de la
calidad y que describe el sistema de calidad de una organizacin. Este manual puedeestar relacionado con las actividades totales de una organizacin o con una parte
seleccionada de estas.
Es importante que los requisitos y el contenido del sistema de la calidad y del
manual de la calidad se estructuren de acuerdo con la norma que se intenta satisfacer.
Esta norma suministra los lineamientos para desarrollar dichos manuales de calidad
5.6. Otros tipos de manuales son los siguientes:
5.6.1. Manual tcnico.
Trata de los principios y tcnicas de una funcin operativa
determinada. Se elabora como referencia para la unidad administrativa
responsable de la actividad y como informacin general para el personalinteresado en esa funcin. Ejemplos de este tipo de "Manual tcnico de
auditoria administrativa", y el "Manual tcnico de sistemas y
procedimientos". Estos sirven como marco de referencia y ayudan a
integrar a los nuevos miembros del personal.
8/8/2019 Documentacion de Sistemas Unidad I
20/24
20
5.6.2. Manual de personal.
Abarca una serie de consideraciones para ayudar a comunicar las
actividades y polt icas de la direccin superior en lo que se refiere a
personal. Los manuales de personal podrn contener aspectos como:
reclutamiento y seleccin, administracin de personal, l ineamientos para
el manejo de confl ictos personales, polt icas de personal, uso de
servicios, prestaciones, capacitacin, promocin, entre otros.
5.6.3. Manual de adiestramiento o instructivo.
Estos manuales explican, las labores, procesos y rutinas de un puesto
en particular, son comnmente ms detallados y especficos que un
manual de procedimientos.
El supuesto en el que se basa este tipo de manual es que el usuario
tiene muy poco conocimiento previo de los temas cubiertos. Por ejemplo,
un manual de adiestramiento "explica como debe ejecutarse el encendido
de la terminal de la computadora y emitir su seal", mientras que un
manual de procedimientos omite esta instruccin y comienza con el
primer paso activo del proceso. El manual de adiestramiento tambin
uti l iza tcnicas programadas de aprendizaje o cuestionarios de auto-
evaluacin para comprobar el nivel de comprensin del contenido por el
usuario.
5.7. Criterios Metodolgicos para el Diagnstico de los Manuales de
Procedimientos .
Con el propsito de estandarizar y unif icar los criterios bsicos para el
anlisis de los procedimientos que presenten las diversas unidades
administrativas de la organizacin. Es necesario destacar los requisitos
8/8/2019 Documentacion de Sistemas Unidad I
21/24
21
que debe reunir la documentacin que se genere en esta materia as
como los datos necesarios para analizar los manuales de procedimientos,
instrucciones y estudios de diagnstico del procedimiento. A travs del
establecimiento de estos requerimientos mnimos de informacin, se
estar en posibil idades de emitir juicios y dictmenes que orienten a las
unidades administrativas en lo referente a la instrumentacin y aplicacin
de las medidas de mejoramiento que incrementen su eficacia y eficiencia
operativas.
As pues, resulta indispensable establecer los puntos que deberncontener los siguientes documentos. Este manual comprende en forma
ordenada, secuencial y detallada los procedimientos que se ejecutan en
una unidad administrativa, los rganos que intervienen y los formatos que
se deben uti l izar para la realizacin de las funciones que se le han
asignado. El manual est integrado por los procedimientos que se dan en
el mbito de accin de la unidad de referencia o en los que participe por
la naturaleza de su competencia.
Cada uno de los procedimientos del manual contendr:
Objetivos de procedimiento. Se plantear el propsito que se
pretende lograr con la ejecucin del procedimiento.
Base jurdica. Enumeracin de los ordenamientos o normas jurdico
administrativas que rigen la operacin de la unidad,especficamente capitulo, artculo y fraccin que fundamentan el
procedimiento.
rganos que intervienen. Enumeracin de las unidades, sub-
unidades o puestos que intervienen en el procedimiento de que se
trate.
8/8/2019 Documentacion de Sistemas Unidad I
22/24
22
Polt icas y normas de operacin. Exposicin de criterios y normas
que orienten la realizacin de las actividades sin tener que
consultar los niveles jerrquicos superiores
8/8/2019 Documentacion de Sistemas Unidad I
23/24
23
CONCLUSION.
Puede decirse que la utilidad que tiene un manual administrativo es
mltiple, en virtud de ser un instrumento que permite el funcionamiento
interno con lo que respecta a la descripcin de tareas, ubicacin,
requerimientos y a los puestos responsables de su ejecucin, de tal manera,
se puede afirmar que la necesidad de elaborar manuales es un punto
importante dentro de las grandes organizaciones que se manejan de manera
estructurada y que cumplen con los pasos del proceso administrativo.
De igual forma, estos representan una gua prctica que se utiliza como
herramienta de soporte para la organizacin y comunicacin, que contiene
informacin ordenada y sistemtica, en la cual se establecen claramente losobjetivos, normas, polticas y procedimientos de la empresa, lo que hace que
sean de mucha utilidad para lograr una eficiente administracin.
Son considerados uno de los elementos ms eficaces para la toma de
decisiones en la administracin, ya que facilitan el aprendizaje y
proporcionan la orientacin precisa que requiere la accin humana en cada
una de las unidades administrativas que conforman a la empresa,fundamentalmente a nivel operativo o de ejecucin, pues son una fuente de
informacin que trata de orientar y mejorar los esfuerzos de sus integrantes
para lograr la adecuada realizacin de las actividades que se le han
encomendado.
Su elaboracin depende de la informacin y las necesidades de cada
8/8/2019 Documentacion de Sistemas Unidad I
24/24
24
empresa, para determinar con que tipos de manuales se debe contar,
cuando se elaboran adecuadamente pueden llegar a abarcar todos y cada
uno de los aspectos de cualquier rea componente de la organizacin, su
alcance se ve limitado nicamente por las exigencias de la administracin.
En fin son documentos eminentemente dinmicos que deben estar
sujetos a revisiones peridicas, para adaptarse y ajustarse a las necesidades
cambiantes de toda empresa moderna, no deben ser inflexibles e inhibir lacapacidad creativa de los integrantes de la organizacin, sino que deben
reformarse constantemente conforme surjan nuevas ideas que ayuden a
mejorar la eficiencia de la empresa.
Un manual sin revisin y anlisis cuyo contenido permanezca esttico se
convierte en obsoleto, y lejos de ser una herramienta til puede constituir una
barrera que dificulte el desarrollo de la organizacin, estos tienden auniformar los criterios y conocimiento dentro de las diferentes reas de la
organizacin, en concordancia con la misin, visin y objetivos de la
direccin de la misma.