JUSTIFICACION.

Este Seminario-Taller tiene como propósito brindar herramientas que faciliten la gestión documental en las organizaciones, con el fin de simplificar y organizar la presentación y el manejo de las comunicaciones impresas y electrónicas. A su vez, busca contribuir con la disminución del tiempo y los costos, con buena calidad. El documento se plantea como una guía, lo cual permite su adaptación a las necesidades y características internas de las organizaciones.

La guía tiene como base las normas NTC 33 93, NTC 3234, NTC 3397, NTC 3394, NTC 3588, NTC 3369, NTC 3235 Y NTC 4176, las cuales pierden vigencia con la publicación del presente documento normativo.

2

OBJETIVOS.

Brindamos consultorías al departamento de servicio al cliente, gestión comercial, calidad y financiera, entregando a nuestros clientes herramientas eficaces en la consecución de sus objetivos a través de esta temática:

LAN FENIX Esta guía presenta recomendaciones para elaborar los diferentes tipos de documentos

generados en las organizaciones, con el propósito de proyectar una adecuada imagen corporativa.

Tiene en cuenta los aspectos generales de las comunicaciones y presenta un orden para las partes de cada tipo de documento, con base en el estilo y la presentación que demandan los protocolos organizacionales y que se establecen en los manuales de procedimientos de cada organización, para la producción de documentos.

3

TEMARIO.

GTC – 185

DOCUMENTACIÓN ORGANIZACIONAL – D.O

1. REFERENCIAS NORMATIVAS. 2. TERMINOS Y DEFINICIONES. Abreviaturas, acrónimos, acta, asunto.

3. TERMINOS Y DEFINICIONES. 4. ASPECTOS GENERALES DE LAS COMUNICACIONES ESCRITAS. Zonas. Márgenes. Estilos. Fuente. Elementos esenciales de D.O.

5. CARTAS Características de redacción y presentación. Utilización de la cartas. Clases de cartas u oficios. Partes de la carta. Ejemplos de carta estilo bloque extremo, bloque y semibloque. Preguntas y respuestas.

6. MEMORANDOS. Características de redacción y presentación. Utilización del memorando. Partes.

7. CIRCULARES. Características de redacción y presentación. Clases de circulares. Partes.

4

TEMARIO.

8. ACTA. Característica de redacción y presentación. Utilización de las Actas. Clases de actas. Partes.

9. INFORMES. Características de la redacción y la presentación. Utilización del informe. Clases de informes.

10. CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS. Certificados. Constancias. Características de redacción y presentación. Partes.

11. HOJA DE VIDA CORPORATIVA. Características de redacción y presentación. Partes de la hoja de vida corporativa.

12. SOBRES COMERCIALES. Características de la presentación. Clases de sobres. Utilización. Modelos. Zonas. Partes. Ejemplos.

5

TEMARIO.

13. MENSAJES ELECTRONICOS Y DOCUMENTACION ELECTRONICA. Características de la redacción y la presentación. Partes; encabezamiento, cuerpo del texto. Recomendaciones. Ejemplo de correo electrónico.

14. TARJETAS PROTOCOLORIAS. Características de la redacción y la presentación. Tarjetas de presentación. Tarjetas de invitación. Tarjetas de agradecimiento y felicitación. Ejemplo de tarjeta de invitación. Ejemplo de tarjeta de felicitación. Ejercicios. Practicas.

6

METODOLOGIA.

Este importante programa se llevara a cabo el Modelo didáctico operativo de seminario- taller participativo, apoyado en presentaciones a todo color en video-beam (diapositivas en movimiento). Se manejaran ejemplos aplicados a nuestra labor, se dará respuesta inmediata a todas las preguntas formuladas. Se aplicara una alta dosis de motivación y se resaltara la importancia de un cambio radical e inmediato en los modismos, demostrando las ventajas del mismo y talleres de simulación, que enfrentan al participante con la realidad.

Dirigido a: Empresarios, directivos, instructores, asistentes administrativos, secretarios, estudiantes

y todas aquellas personas involucradas en la generación de documentos, para facilitar su elaboración y presentación.

7

Carrera 6 N 10-42 Oficina 312 | Tel: (571) 563 1440 | Celular 310 285 72 39|Bogotá D.C (Colombia) Florencia N 39 Oficina 302 Colonia Juárez Código Postal 06606 (México)