Documento de ayuda para el

uso del Portal de Proveedores

Empresas Polar.

V 1.2 22/11/2016

Principales Tareas a

Cumplir como Proveedor

Registrado

Activación de Cuenta

Actualización de Datos Propios (Administrador) y Datos de la empresa

Responder Cuestionarios de Cualificación

Portal de

Proveedores

• Usuario: Escriba el código enviado a su correo

electrónico perteneciente al usuario temporal para el

ingreso a la activación de su cuenta.

• Clave de acceso: Digite el número asignado como

clave de acceso temporal para el ingreso a la

activación de su cuenta.

• Idioma: Elija de la flecha desplegable el idioma de su

preferencia

• Accesibilidad: Tilde la casilla con un check

• Presione el botón “Acceder al sistema”

Active su cuenta para el ingreso al portal de proveedores mediante la información enviada a su correo electrónico y

utilice los datos recibidos de la siguiente manera:

Activación de Cuenta

• Usuario: Escriba un alias según sus preferencias,

con el cual desea ingresar al sistema de forma

permanente.

• Clave de acceso: Digite una contraseña

permanente con la que podrá ingresar al sistema.

La clave debe contener al menos una letra en

mayúscula, un número y un carácter especial.

• Confirmar clave de acceso: Digite nuevamente la

clave de acceso elegida para el ingreso en el

sistema

Usuario y Clave de acceso, son datos imprescindibles para su ingreso en el portal de

proveedores, debe asegurarse de recordarlos una vez se haya registrado.

Activación de Cuenta

Una vez ingresado en link de activación de cuenta, mediante sus datos de usuario y clave de acceso temporal, los

mismos deberán ser actualizados por usted de acuerdo a su criterio de manera permanente, a través del

asistente para activación de cuenta que aparece en pantalla, para ello deberá ubicarse en la sección Activar

cuenta de administrador y registrar los siguientes campos:

Declaración de protección de datos:

Para leer los Términos y Condiciones, pulsar el link

“Términos y condiciones”.

Marque la casilla con un check si esta de acuerdo

con los términos y condiciones estipulados.

Por último pulse el botón “Crear” para Activar su

Cuenta de Administrador como Proveedor Registrado

Activación de Cuenta

Proveedor Registrado

Para continuar el proceso como proveedor

registrado haga clic en “Acceder”, de lo contrario

ingrese mediante el sitio web de Empresas Polar

en el momento que desee continuar.

En caso de no estar conforme con la información

dada, darle clic al botón de “Anular entradas”.

Una vez se ha registrado como proveedor, y

activado su cuenta ingrese al portal de

proveedores con su cuenta de administrador a

través de la página web de Empresas Polar.

Pasos para ingresar al Portal de Proveedores:

1. Ingrese en la página web.

http://empresaspolar.com/

2. Maximice la ventana de su navegador

3. Diríjase al final de la página

4. Pulse el renglón “Proveedores”

5. Seleccione la opción “Proveedor registrado”

Ingreso al Portal de Proveedores

• Usuario: En el campo “Usuario” escriba el alias

creado en la activación para su cuenta

administradora.

• Clave de acceso: Digite la clave de acceso

que usted ha generado en la activación de

cuenta. (recuerde que su clave que usted

genero contiene al menos una letra en

mayúscula, un número y un carácter especial).

• Pulse el botón

Portal de Proveedores

Utilice la información perteneciente a su cuenta de administrador para acceder al portal.

Tiene un máximo de 6 intentos

para ingresar correctamente los

datos antes de ser bloqueado.

De ser bloqueada la cuenta o de

olvidar la contraseña vaya a

Preguntas Frecuentes.

CUENTA DE ADMINISTRADOR

Como administrador de la cuenta usted podrá realizar las

siguientes funciones:

1. Responde los requerimientos de cualificaciones

2. Delega funciones, creando usuarios (empleados) en

la plataforma

3. Trata los datos de la empresa, cuenta administradora

y empleados

4. Anexa y modifica documentos

5. Actualiza certificados

6. Realizar autogestión de sus datos

Cuenta de Administrador

La empresa proveedora se convertirá en Proveedor Registrado una vez haya llenado el formulario de auto-registro en

y activado su cuenta mediante la asignación un usuario y clave de acceso permanente para realizar la administración

de sus datos en el sistema.

Creación de Usuarios Adicionales (Opcional)

La creación de empleados en el sistema es de carácter opcional y no restringe al administrador en ninguna de sus

funciones.

El uso de esta herramienta sirve como punto de apoyo al administrador de la cuenta en la delegación de tareas que

considere pertinente puedan ser atendidas por otro trabajador de la compañía.

Consideraciones importantes

1. Solo podrán ser generados un máximo de cinco (5 )empleados.

2. El administrador puede modificar cualquiera de los datos

ingresados del empleado en el momento que lo requiera.

3. El administrador de la cuenta es el responsable del mantenimiento

de las cuentas de usuarios adicionales creadas en el sistema.

4. El administrador deberá asignar un usuario , clave de acceso,

funciones y notificaciones que el empleado estará autorizado para

realizar en el sistema, una vez el departamento de compras haya

aprobado la creación del mismo.

1. Tratamiento: Se refiere al trato de comunicación.

Ejemplo: Sr. ; Sra.

2. Título académico: Se refiere al título académico del

empleado.

3. Nombre de pila: Nombre del Empleado.

4. Apellido: Apellido del Empleado.

5. Función: Cargo que ejerce en la empresa.

6. Departamento: Departamento al que pertenece en la

empresa. Ejemplo: Gerencia, Dirección o

Departamento.

7. Idioma: Idioma de comunicación.

8. E-Mail: Correo electrónico del empleado

9. País / Teléfono / Extensión: País en el que se

encuentra el empleado y teléfono de contacto. Colocar

Extensión en caso de no estar incluida en el número de teléfono.

10. País / Número de fax / Extensión: País en el que se

encuentra el empleado, número de fax y número de

extensión en caso de no estar incluida en el número de

teléfono.

Marque la casilla “Declaración de protección de datos” con

un check, si ha leído y esta de acuerdo con los términos y

condiciones

Si desea crear usuarios adicionales diríjase a la sección “Empleados” y elija la opción “Crear Usuario”. A

continuación registre cada uno de los campos encontrados en la sección “Detalles persona contacto” de la siguiente

manera:

Pulse el botón una vez haya llenado cada uno de los

campos y aceptado los términos y condiciones

Creación de Usuarios Adicionales (Opcional)

Asignación de Funciones a Usuarios Adicionales

Una vez Creado el Usuario Adicional deberá esperar por la autorización del Departamento de Compras de Empresas

Polar.

Visualice el estatus de su solicitud

1. Ubíquese en la sección “Empleados”

2. Seleccione la opción “Buscar usuario”

3. Verifique que el campo “Status” el usuario

creado se encuentre en estatus “Actualizado”

4. Haga doble click sobre el nombre del empleado

para asignarle las funciones.

Consideraciones importantes

• Si desea borrar al usuario (empleado) pulse el

botón

• En caso de requerir la creación de un usuario

con las mismas funciones asignadas a uno

previamente creado pulse el botón

Únicamente podrá asignar las funciones a su

empleado si se encuentra en estatus

“Actualizado”

1

Asignación de Funciones a Usuarios Adicionales

Una vez autorizado el usuario adicional realice las siguientes tres (3) acciones para que su empleado pueda ingresar al portal de

proveedores.

1. ACCIÓN 1: Asígnele un alias y contraseña en los campos “Usuario” y “Clave de acceso” para su ingreso en el sistema

2. ACCIÓN 2: Marque con un check las casillas cuyas funciones requiere que el empleado utilice, en la sección “Roles”

3. ACCIÓN 3: Marque con un check las casillas cuyas notificaciones desea que le sean enviadas al empleado vía correo electrónico en

la sección “Notificaciones”

Acción 1

Acción 2

Acción 3

Utilice el botón

para realizar las

acciones

Pulse el botón

para finalizar

Haga uso del scroll o la barra de

desplazamiento para moverse a

través del formulario

2

El administrador de la cuenta es el encargado directo y representante de la empresa proveedora ante la dirección de

compras de Empresas Polar, por lo tanto, es el responsable de toda la información que se envía y recibe en el sistema

y tiene como principal tarea mantener sus datos de contacto, ingreso al sistema, y funciones, vigentes y actualizadas

para que pueda autogestionar sus documentos y sus empleados (solo en caso de haber creado empleados) de manera

efectiva en el sistema.

Actualización de Datos Propios (Cuenta de Administrador)

Actualice su información

1. Vaya al menú, sección Empleados

2. Elija la opción Datos Propios

3. Modifique la información que requiere

4. Pulse el botón

Principales eventos que requieren una

modificación en los datos del administrador

• Cuando la persona encargada de la cuenta de

administrador sea delegada a otras funciones.

• Cuando al administrador le sea asignado otro

correo, número telefónico y/o extensión.

• En caso de extraviar la información necesaria

para ingresar al correo electrónico, registrado en

el sistema.

• Al momento de requerir el envío o cancelación de

notificaciones en su correo electrónico

Actualización de Datos de la Empresa

Complete la información general

de su empresa 1

Registre los datos de ubicación de su empresa

en la sección “Direc” es imprescindible que

coloque los datos referentes a Región, Distrito,

N° de edificio y calle

2

Es de vital importancia que todos los campos que se solicite de la empresa (información general, dirección,

comunicación, datos bancarios y financieros sean completados satisfactoriamente. De no haber completado

esta información al inicio del registro, por medio de esta ventana podrá hacerlo.

Para Actualizar los datos de la empresa diríjase a la sección “Empresa” en el Portal de Proveedores y seleccione la

opción “Datos de Empresa”. Pulse el botón para ingresar su información .

Datos Bancarios a registrar:

País: Seleccione el país donde se localiza el banco

Clave de banco: Seleccione el banco donde se realizará el

deposito

Número de cuenta: Transcriba los caracteres de la cuenta

bancaria hasta un máximo de 18 sin caracteres especiales

tales como guion o punto.

Clave de control: N/A

Ref. bancaria: Utilice este campo para completar los

caracteres de la cuenta bancaria en caso de superar los 18

del campo número de cuenta.

Actualización de Datos de la Empresa

Cuentas internacionales

IBAN: transcriba el código IBAN del banco

Código SWIFT: transcriba el código

SWIFT del banco.

Datos de clasificación fiscal a registrar:

Cat. fisc.: Seleccione el país de la

clasificación fiscal

N.I.F.: Transcriba el número de

identificación fiscal

Ingrese información perteneciente

a los datos de la empresa,

Teléfono, fax y correo electrónico.

3

Datos bancarios y fiscales 4

Las cualificaciones son aquellos documentos que le

permiten al proveedor ingresar datos correspondientes

a su empresa, de igual manera le permite anexar

documentos, certificados o afines, que solicite la

Empresas Polar para evaluar su postulación como

proveedor.

Las cualificaciones llegan por medio de un link que se

envía al correo del administrador o puede verificar si

posee una nueva cualificación por responder en la

página principal del administrador en la sección de

“Cualificaciones” opción “Nuevos”

Cuestionarios de Cualificaciones

Luego de haber ingresado en el cuestionario de

cualificación a través del link enviado a su correo

electrónico o directamente desde el portal de proveedores

proceda a responder las preguntas establecidas.

Usted puede recibir más de un cuestionario para llenar

dependiendo de su oferta de productos.

Las preguntas de selección simple deben ser contestadas.

Debe anexar el documento que se le solicite.

• Es de carácter Obligatorio ingresar la fecha de

expiración del documento.

• El recuadro de “Validez ilimitada” solo aplica si el

documento no posee fecha de expiración.

“Emitido por” Es un campo texto opcional donde puede

colocar el ente que emitió el documento. Ejemplo: SENIAT.

Nota: Los formatos de los documentos a anexar son JPG,

PDF, BMP, JPEG, GIF, PNG

Responder Cuestionarios de Cualificaciones

La comunicación se realizará vía correo electrónico.

Recibirá un correo una vez que sus documentos sean evaluados, el mismo planteará que fue

Aceptado o Rechazado en el proceso de incorporación como proveedor de Empresas Polar.

Alertas

Las alertas serán notificadas vía correo electrónico,

por esa razón es importante validar tanto el Registro

Fiscal Electrónico de la empresa, como el correo

electrónico del administrador de la cuenta.

Las alertas que usted recibirá serán:

• Cualificaciones por responder.

• Documentos próximos a vencerse.

• Cambio en data maestra.

Las notificación se les harán llegar de dos maneras:

• A través de correo electrónico.

• Visualizando el portal con la cuenta del

administrador registrada.

La respuestas de las alertas de manera oportuna es

importante para el proceso.

Aceptación o Rechazo

Preguntas Frecuentes

¿Qué debo hacer en caso de haber olvidado mi contraseña?

Si usted olvido su contraseña, deberá ingresar al sistema, pulsar el botón “Soporte” y colocar los datos que le solicite el sistema.

La información para recuperar la contraseña será enviada al correo electrónico del administrador proporcionado.

¿Cuál es mi ID de acceso?

El ID de acceso es solicitado para recuperar su clave de ingreso al sistema como usuario administrador y hace referencia al

usuario con el cual usted accede al portal.

Preguntas Frecuentes

¿Qué hago si he olvidado toda la información que me solicita el sistema para restaurar mi clave?

En caso de olvidar los datos de su cuenta de administrador y le es imposible recuperar su contraseña de forma

regular, comuníquese al correo electrónico gestiondocumentos.proveedores@empresas-polar.com

¿Cuáles especificaciones técnicas debería tomar en cuenta al acceder al portal de proveedores?

Usted podrá ingresar al portal desde cualquier computadora o laptop que posea Internet Explorer 8 (32 bits) o

superior.

¿Cuántas veces puedo ingresar la clave de acceso o usuario de manera errada?

Tiene un máximo de seis (6) intentos para ingresar correctamente los datos antes de ser bloqueado.

¿Qué hago en caso de haber bloqueado mi cuenta de administrador?

Si usted ingreso mas de seis (6) veces sus datos de manera errada en el Portal de Proveedores y ha sido

bloqueado, por favor comuníquese con el departamento de compras mediante el correo electrónico

gestiondocumentos.proveedores@empresas-polar.com para realizar el proceso de desbloqueo.