Documento de Construcción · 2016-10-24 · Gestión de Oportunidades | 2 ... Esta plantilla de proceso trae algunos valores por defecto. ... Cada etapa tiene asociada una probabilidad

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Oportunidades Documento de Construcción

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Gestión de Oportunidades | 1

Tabla de Contenido

CRM- Gestión de Oportunidades de Venta .......................................................................... 3

Descripción .................................................................................................................................. 3

Principales Factores en la Construcción del Proceso .......................................................... 4

Modelo de Datos ....................................................................................................................... 4

Personalizar Valores de las Entidades Paramétricas ....................................................... 6

Lead Sources .......................................................................................................................... 6

Etapas de Venta y Puntuación .......................................................................................... 6

Razones de Cierre ................................................................................................................. 7

Adicionar valores a Tablas Paramétricas desde el Portal de Trabajo ...................... 8

Reglas Importantes ..................................................................................................................10

Reprogramar o Finalizar Tarea ........................................................................................10

Reasignar Tareas .................................................................................................................. 11

Alertas de las tareas ............................................................................................................ 11

Reportes ......................................................................................................................................12

Embudo de Ventas ..............................................................................................................12

Proyección de Ventas ........................................................................................................ 14

Desempeño del Equipo de Ventas .................................................................................16

Monto de las Oportunidades por Cliente ....................................................................19



La gestión de oportunidades es un proceso vital en la operación de los

departamentos de marketing y ventas. Es muy importante ofrecer el mejor servicio

posible a las compañías que se interesan en lo que usted ofrece. Esto es posible si

usted conoce las necesidades de sus clientes y sus fortalezas frente a la

competencia.

Una gran cantidad de información fluye entre sus potenciales clientes y su equipo

de marketing y ventas, y usted puede estar desperdiciándola si no tiene definido un

adecuado proceso de gestión de oportunidades. ¿Por qué no tomar toda esa

información y utilizarla para definir sus estrategias de mercadeo?

Además, usted debe ser capaz de responder oportunamente a las preguntas,

necesidades y solicitudes de sus clientes, desde el primer momento en que ellos

demuestran interés en sus productos o servicios, para cerrar negocios exitosamente.

Este proceso necesita estar soportado por herramientas de tecnología que le

permitan tener la información necesaria para apoyar la toma de decisiones.

Bizagi ha desarrollado esta plantilla para ayudarle en la definición y automatización

de su propia metodología de gestión de oportunidades. Usted estará en capacidad

de:

Definir las etapas y ponderación de sus ventas para calificar sus

oportunidades.

Acceder a la información necesaria para dar seguimiento a cada

oportunidad.

Configurar tareas y recibir recordatorios vía correo electrónico en el

momento en que necesiten ser ejecutadas, de manera que pueda ofrecer

respuestas más rápidas a los requerimientos de sus potenciales clientes.

Integrar sus equipos para gestionar oportunidades y garantizar que sean

atendidas por la persona indicada en cada una de las etapas de venta que

usted definió.

Capturar la información necesaria para generar útiles reportes sobre el

desempeño de sus ventas.

Mejore sus niveles de servicio y no le dé chance a su competencia de reducir sus

ventas.



CRM- Gestión de Oportunidades de Venta

Descripción

Descripción

El propósito de este proceso es dar seguimiento y gestionar las actividades

necesarias para convertir oportunidades de negocio en negocios reales. Cuando

una oportunidad ha sido detectada, un agente del área de marketing ingresa la

información relacionada a ella para crear el registro en el sistema. A partir de este

momento, el agente de marketing podrá actualizar la información de la

oportunidad a lo largo del proceso de evaluación y compra del cliente. Esta plantilla

le permite configurar tareas (correos electrónicos, llamadas, envío de faxes) para

asegurar su ejecución.

Las oportunidades pueden fluir entre los distintos miembros del equipo de

marketing y ventas. Su respectivo dueño tiene la posibilidad de reasignarlas en

cualquier momento. De esta manera, el seguimiento cada oportunidad puede ser

llevado a cabo por distintas personas. Finalmente, cuando se conoce la decisión del

cliente, la oportunidad se cierra como ganada o perdida.



Principales Aspectos en la Construcción del Proceso

Modelo de Datos

La entidad “Oportunidad de Negocio” es la entidad principal de este proceso y aloja

todos los atributos y relaciones necesarios para gestionar y dar seguimiento a una

nueva oportunidad de negocio.

La selección de información de listas desplegables en las formas de las distintas

actividades del proceso, se hace posible gracias a la definición de relaciones de la

entidad del principal con distintas entidades paramétricas. Estas entidades son:

Lead Source: Medio por el cual la oportunidad se generó.

Etapa de Venta: Representa la evolución de la oportunidad. Cada etapa tiene

asociada una probabilidad o pesos.

Estado: Identifica si la oportunidad está abierta o cerrada.

Cerrar como: Identifica el tipo de cierre de la oportunidad (Ganada o

Perdida).



Razones: Lista de razones por las cuales se cierra una oportunidad como

perdida.

Estado de las Tareas: Identifica si una tarea se encuentra abierta, completada

o cancelada.

Mes estimado de cierre: Mes relacionado a la fecha estimada de cierre.

Año estimado de cierre: Año relacionado a la fecha estimada de cierre.

El proceso posee relaciones con la entidad del sistema WFUSER para permitir la

identificación de los ejecutantes de las distintas tareas y la información relacionada

a ellos.

Las siguientes entidades maestras están relacionadas a la entidad de proceso para

definir, almacenar y dar seguimiento a la información necesaria, a lo largo de la

evolución de una oportunidad.

Cliente: Esta entidad contiene la información relacionada al cliente asociado

a la oportunidad.

Partner: Esta entidad contienen la información relacionada al Partner que

generó la oportunidad.

Contactos de la Oportunidad: Almacena la información de las personas con

las que se debe establecer comunicación, tanto en el Cliente como en el

Partner, para tratar temas relacionados a la oportunidad.

Notas: Permite que el usuario ingrese notas sobre la oportunidad, en las

formas de las actividades.

Tareas: Permite que el usuario configure tareas tales como envío de correos

electrónicos, llamadas y envío de faxes.

Documentos: Permite que el usuario agregue documentos relacionados a la

oportunidad, en las formas de las actividades.



Personalizar Valores de las Entidades Paramétricas

En este proceso, algunas tablas paramétricas son totalmente personalizables de

acuerdo a sus necesidades y políticas, tal como se observa a continuación:

Lead Sources

El lead Source es una información útil para obtener reportes acerca de los

principales orígenes de las oportunidades. Esta plantilla de proceso trae algunos

valores por defecto. Sin embargo, si usted desea definir sus propios lead sources

de acuerdo a la forma como usted clasifica los orígenes de sus oportunidades,

diríjase al menú de Módulos y seleccione la opción “Entidades”. Busque las

entidades paramétricas y de clic en la entidad “Lead Source”. De clic en “Valores” y

agregue o edite los registros de la tabla según lo requiera.

Etapas de Venta y Puntuación

La etapa de venta representa el nivel de madurez de una oportunidad. Permite al

equipo de marketing y ventas la ejecución de las acciones necesarias para cerrar

negocios exitosamente. Cada etapa tiene asociada una probabilidad o peso que es

usado para calcular la proyección de ventas.



Para definir sus propias etapas de venta y sus pesos relacionados, diríjase al menú

de Módulos y seleccione la opción “Entidades”. Busque las entidades paramétricas

y seleccione la entidad “Etapa”. De clic en “Valores”. Usted encontrará los siguientes

3 campos:

Etapa: Nombre de la etapa de venta.

Peso: Valor entre 0 y 1. Es utilizado para calcular los ingresos ponderados.

Porcentaje: Valores entre 0% y 100%. Únicamente se utilizan para mostrar

los pesos de cada etapa en las formas de las actividades.

Agregue o edite registros de la tabla según lo requiera.

Razones de Cierre

Esta entidad paramétrica identifica las razones por las cuales la oportunidad no se

concretó y es muy útil para detectar las causas de pérdida de oportunidades. Usted

debería definir las razones de pérdida de acuerdo al ambiente de su negocio.

Para definir sus razones de pérdida de oportunidades, diríjase al menú de Módulos

y seleccione la opción “Entidades”. Busque las entidades paramétricas y seleccione

la entidad “Etapa”. Dé clic en “Valores”. Agregue o edite registros de la tabla según

lo requiera.



Adicionar valores a Tablas Paramétricas desde el Portal de

Trabajo

Los procesos con Bizagi deben tener un administrador encargado de la

parametrización, para asegurar que los datos manejados por el proceso sean

correctos. En ambiente de desarrollo, estas tablas pueden administrarse desde

Bizagi Studio, sin embargo, cuando los proyectos están en producción deben ser

administrados desde el Portal de Trabajo.

Para adicionar valores a las tablas paramétricas desde el Portal de Trabajo vaya a la

opción Admin, Entidades. Allí usted verá un listado completo de todas las entidades

involucradas en el proceso, seleccione la tabla a la cuál desea agregar valores.



Una vez seleccionada la tabla usted podrá ingresar o editar los valores que desee.



Reglas Importantes

Reprogramar o Finalizar Tarea

El dueño de la oportunidad puede configurar tareas para asegurar un correcto

seguimiento del cliente potencial. Cuando se crea una tarea, se ingresa una fecha

de vencimiento de la misma para que un recordatorio le sea enviado una vez se

cumpla. Un sub-proceso múltiple se abre por cada tarea configurada para gestionar

el envío de recordatorios como se muestra a continuación:

El evento de "Esperar fecha de alerta" se activa cuando la fecha de vencimiento de

la tarea se cumple y habilita la actividad que enviará una notificación vía correo

electrónico, al dueño de la oportunidad. Sin embargo, el usuario puede cambiar la

fecha de vencimiento de la tarea en cualquier momento o incluso, cancelar la tarea

por completo. Para ello, se habilitan los siguientes eventos con la utilización de una

compuerta basada en eventos:

Reprogramar Tarea: Este evento se activa cuando el usuario cambia la fecha

de vencimiento de la tarea, en la forma de configuración de tareas. El evento

de "Esperar fecha de alerta" se reactiva y su fecha estimada de solución es la

nueva fecha de vencimiento de la tarea.

Finalizar Tarea: Este evento se activa cuando el usuario cambia el estado de

la tarea a "Completa" o "Cancelada”, en la forma de configuración de tareas,

y finaliza el sub-proceso de programación de tareas.



Para identificar sí la fecha de vencimiento de la tarea fue modificada, la expresión

"Actualizar tareas" se ejecuta en las expresiones de validación de la tabla de tareas,

en la forma del evento "Actualizar Oportunidad"

Reasignar Tareas

El dueño de la oportunidad puede reasignarla simplemente cambiando el valor del

atributo "Dueño" en la forma del evento "Actualizar oportunidad". La expresión

"Reasignar tarea”, identifica si el valor del dueño fue modificado y asigna un valor

al atributo booleano "Reasignar", el cual es evaluado en la compuerta

"¿Oportunidad Reasignada? y permitirá el envío de una notificación al nuevo dueño

de la oportunidad, en caso de ser necesario.

Alertas de las tareas

La fecha de vencimiento de una tarea se establece cuando la tarea es configurada.

Usted puede configurar recordatorios que se enviarán cierto tiempo antes de la

fecha de vencimiento a través de la selección de un valor en el atributo

"Recordarme". De esta manera la notificación se enviará con anterioridad para

avisarle que la tarea esta próxima a vencer.

Una expresión se utiliza para determinar la duración del evento "Esperar fecha de

alerta". El valor ingresado en el campo "Recordarme" se resta de la fecha de

vencimiento y el valor resultante se establece como la fecha de solución estimada

del evento.



Reportes

Esta plantilla de proceso le ayudará a controlar el desempeño de sus ventas a través

de útiles consultas y análisis gráficos. Los siguientes reportes se incluyen, sin

embargo, usted puede configurar los reportes que desee de acuerdo a sus

necesidades.

Embudo de Ventas

Este reporte le ofrece una visión general del monto de los ingresos potenciales de

las oportunidades clasificados por la etapa de venta en la que se encuentran.

Diríjase a la aplicación web de Bizagi y de clic en la opción “Consultas Bizagi”.

Seleccione la aplicación “Gestión de Oportunidades” y dé clic en “Consulta General”.

Seleccione los atributos “Ingreso convertido”, “etapas” y “año”. Ingrese el valor del

año por el cual desea filtrar las oportunidades. Si usted ingresa un valor específico

para alguno de los atributos seleccionados, la consulta filtrara los registros de

acuerdo a ese valor. De clic en el botón “Buscar”.

El resultado de los casos que cumplen con los criterios seleccionados se mostrará.

Dé clic en la opción “Análisis Gráfico”.



Seleccione la medida “Ingreso Convertido” y active el cuadro de “Sumatoria”. Dé

clic en siguiente.

Arrastre la dimensión “Etapas” al cuadro de “Dimensiones seleccionadas” y dé clic

en siguiente.



El gráfico del embudo de ventas se mostrará.

Proyección de Ventas

Este reporte le permite obtener aproximaciones a lo que serán sus flujos de caja a

lo largo de un periodo y es la base para establecer futuras comparaciones entre el

desempeño potencial y real de las ventas.

Diríjase a la aplicación web de Bizagi y dé clic en la opción “Consultas Bizagi”.

Seleccione la aplicación “Gestión de Oportunidades” y de clic en “Consulta General”.

Seleccione los atributos “Ingreso ponderado convertido”, “mes” y “año”. Ingrese el

valor del año por el cual desea filtrar las oportunidades. Si usted ingresa un valor

específico para alguno de los atributos seleccionados, la consulta filtrara los

registros de acuerdo a ese valor. Dé clic en el botón “Buscar”.




Haga clic en la opción “Análisis Gráfico”

Seleccione la medida “Ingreso ponderado convertido” y active el cuadro de

“Sumatoria”. Haga clic en siguiente.



Arrastre la dimensión “Mes” al cuadro de “Dimensiones seleccionadas” y haga clic

en siguiente.

El gráfico de Proyección de ventas para el año seleccionado, se mostrará.

Desempeño del Equipo de Ventas

Este reporte es útil para establecer un control interno a través de la evaluación del

desempeño de los agentes de ventas con base en el monto de sus oportunidades.

Diríjase a la aplicación web de Bizagi y de clic en la opción “Consultas Bizagi”.

Seleccione la aplicación “Gestión de Oportunidades” y de clic en “Consulta General”.



Seleccione los atributos “Dueño”, “Ingreso ponderado convertido” y “Estado de la

Oportunidad”. Seleccione el valor “Abierto” para el estado de las oportunidades. Si

usted ingresa un valor específico para alguno de los atributos seleccionados, la

consulta filtrara los registros de acuerdo a ese valor. De clic en el botón “Buscar”


Haga clic en la opción “Análisis Gráfico”



Seleccione la medida “Ingreso ponderado convertido” y active el cuadro de

“Sumatoria”. Haga clic en siguiente.

Arrastre la dimensión “Dueño” al cuadro de “Dimensiones seleccionadas” y haga

clic en siguiente.



El gráfico del Desempeño del equipo de ventas se mostrará.

Monto de las Oportunidades por Cliente

Este reporte permite identificar el monto total de las oportunidades abiertas para

cada uno de los clientes. De esta manera, usted puede concentrar esfuerzos en sus

clientes más importantes.

Diríjase a la aplicación web de Bizagi y dé clic en la opción “Consultas Bizagi”.

Seleccione la opción “Otras entidades” y haga clic en “Consulta de Cliente”.

Seleccione los atributos “Nombre del Cliente” y “Monto Total”. Ingrese el valor del

año por el cual desea filtrar las oportunidades. Si usted ingresa un valor específico

para alguno de los atributos seleccionados, la consulta filtrara los registros de

acuerdo a ese valor. Haga clic en el botón “Buscar”.



Los registros de cada cliente se mostrarán. Haga clic en la opción “Análisis Gráfico”



Seleccione la medida “Monto Total” y active el cuadro de “Sumatoria”. Haga clic en

siguiente.

Arrastre la dimensión “Nombre del Cliente” al cuadro de “Dimensiones

seleccionadas” y haga clic en siguiente.



El gráfico del monto total de las oportunidades abiertas para cada cliente, se

mostrará.

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