Documento Funcional de PAS

7/21/2019 Documento Funcional de PAS

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PROYECTO IMPLEMENTACIN

IBM MAXIMO EAM 7.5

Versin 1.0 Especificacin Funcional de Inventario y Compras Pgina 1 de 176

1 | I T C o n s o l - C o n f i d e n c i a l

IMPLEMENTACIN MAXIMO EAM V. 7.5PAN AMERICAN SILVER PERU

FASE1. DEFINICIN DEESPECIFICACIONESFUNCIONALES

ACTIVIDAD: DEFINICIN DE LASCONFIGURACIONES YPARAMETRIZACIONES DEMAXIMO

ENTREGABLE:

Especificaciones Funcionales de la Aplicacin

Autor:

Fecha de Creacin: 03 de Agosto de 2012

ltima Actualizacin: 17 de Setiembre de 2012

Documento: < PY-MXE-PAS_ES005_V1.docx>

Versin: 1.0


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IBM MAXIMO EAM 7.5



Contenido

Introduccin ........................................................................................................................................ 6

Propsito del documento ................................................................................................................ 7

Alcance del proyecto ..................................................................................................................... 10

I. Parametrizacin y estructura ................................................................................................ 11

1. Funcionalidad de Multisitios en MAXIMO ........................................................................ 11

1.1. Arquitectura de Multisitios ........................................................................................... 15

2. Definicin de la Estructura Multisitios .............................................................................. 21

2.1. Estructura de las organizaciones de Pan American Silver ............................................. 213. Parmetros de configuracin de la Organizacin ............................................................. 23

3.1. Configuracin de Inventario .......................................................................................... 23

3.2. Opciones de Inventario ................................................................................................. 24

3.3. Opciones de Compra ..................................................................................................... 32

3.4. Opciones de Autonmero ............................................................................................. 40

4. Parmetros de configuracin de Finanzas ........................................................................ 41

4.1. Configuracin de componentes de LM ......................................................................... 42

4.2. Configuracin de Moneda ............................................................................................. 44

II. Configuracin de aplicaciones ............................................................................................... 45

5. Personalizaciones y Cambios de Aplicaciones .................................................................. 45

5.1. Aplicacin Solicitud de Servicio ..................................................................................... 45

5.1.1. Ciclo de Conteo ......................................................................................................... 45

5.1.2. Nuevo Artculo ........................................................................................................... 46

5.1.3. Incluir Artculo en MRA ............................................................................................. 46

5.2. Aplicacin Solicitud de Escritorio .................................................................................. 475.2.1. Requisicin de Almacn ............................................................................................ 47

5.2.2. Requisicin de Campo ............................................................................................... 48

5.3. Aplicacin Solicitud de Compras ................................................................................... 48

5.3.1. Solicitud de Compra .................................................................................................. 48

5.3.2. Solicitud de Cotizacin .............................................................................................. 49


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5.3.3. Orden de Compra ...................................................................................................... 49

5.3.4. Recepciones............................................................................................................... 49

5.3.5. Valorizaciones ........................................................................................................... 50

5.4. Aplicacin Contratos ..................................................................................................... 50

5.4.1. Trminos y Condiciones ............................................................................................ 50

5.4.2. Contratos de Compra ................................................................................................ 51

5.5. Aplicacin Solicitud de Inventario ................................................................................. 51

5.5.1. Maestro de Artculos ................................................................................................. 51

5.5.2. Artculos de Servicio .................................................................................................. 525.5.3. Inventario .................................................................................................................. 52

5.5.4. Vales de Salida (Consumo de Inventario) .................................................................. 53

5.5.5. Vales de Devolucin (Consumo de Inventario) ......................................................... 53

5.5.6. Almacenes ................................................................................................................. 54

III. Identificacin de Requerimientos ..................................................................................... 54

6. Requerimientos de Procesos en IBM MAXIMO ................................................................ 54

6.1. Requerimientos de Inventarios ..................................................................................... 54

6.2. Requerimientos de Compras ......................................................................................... 57

IV. Gestin de Inventario ........................................................................................................ 58

7. Alcance .............................................................................................................................. 58

7.1. Modelos funcionales ..................................................................................................... 59

7.1.1. Proceso de inclusin de suministro nuevo ................................................................ 60

7.1.2. Proceso de inclusin de suministro en el MRA ......................................................... 63

7.1.3. Proceso de inclusin de suministros obsoletos ........................................................ 67

7.1.4. Proceso de recepcin de suministros........................................................................ 707.1.5. Proceso de Devolucin de suministros ..................................................................... 74

7.1.6. Proceso de cierre de fin de mes ................................................................................ 77

7.1.7. Proceso de creacin de solicitud de vale de consumo (SVC) .................................... 80

7.1.8. Proceso de stock entregado en subalmacn de la mina ........................................... 84


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7.1.9. Proceso de gestin de explosivos en subalmacn interior mina .............................. 86

7.1.10. Proceso de devolucin a almacn ............................................................................. 88

7.1.11. Proceso de ciclo de conteo........................................................................................ 90

V. Gestin de compras .............................................................................................................. 94

8. Alcance .............................................................................................................................. 94

8.1. Modelos funcionales ..................................................................................................... 95

8.1.1. Proceso de detalle y materiales de servicio .............................................................. 96

8.1.2. Proceso de creacin de contrato de suministros ...................................................... 98

8.1.3. Proceso de creacin de contrato ............................................................................ 1028.1.4. Proceso de aprobacin de contrato ........................................................................ 105

8.1.5. Proceso de requisicin por MRA ............................................................................. 109

8.1.6. Proceso de requisicin por suministros CAR Cargos directo, zonales, CARreparaciones, estadsticos y estratgicos ................................................................................ 111

8.1.7. Proceso de requisicin por Cargo Directo de bienes de stock y servicios .............. 114

8.1.8. Proceso de requisicin de materiales y servicios .................................................... 117

8.1.9. Proceso de modificacin de la requisicin .............................................................. 119

8.1.10. Proceso de Compras zonales ................................................................................... 1208.1.11. Proceso de Cancelacin de Orden de Compra ........................................................ 122

8.1.12. Proceso de recepcin diaria .................................................................................... 124

VI. Seguridad y accesos Inventarios y Compras ................................................................... 127

9. Definicin de Grupos de Seguridad ................................................................................. 127

10. Diseo de los Grupos de Seguridad ............................................................................ 134

VII. Reportes y KPIs ................................................................................................................ 136

11. Qu es un Reporte en MAXIMO? ................................................................................ 136

12. Qu es un KPI para MAXIMO? ..................................................................................... 136

13. Definicin General de Reportes para PAS ................................................................... 138

13.1. Reportes a configurar para PAS: ............................................................................. 138

VIII. Matriz de Cumplimiento de Alcance ............................................................................... 139

IX. ANEXO ............................................................................................................................. 141


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14. Procesos Fuera de MAXIMO ........................................................................................ 141

14.1. Procesos Inventarios ............................................................................................... 141

14.1.1. Proceso de Ingreso Fsico de Inventario a Almacn ................................................ 142

14.1.2. Proceso de Valuacin de inventario ........................................................................ 144

14.2. Procesos Compras ................................................................................................... 147

14.2.1. Proceso de estrategia de decisiones ....................................................................... 148

14.2.2. Proceso de seleccin de nuevo proveedor ............................................................. 151

14.2.3. Proceso de creacin de registro para nuevo proveedor ......................................... 155

14.2.4. Proceso de creacin de registro para nuevo proveedor va contabilidad .............. 15614.2.5. Proceso de informacin tributaria del proveedor .................................................. 159

14.2.6. Proceso de modificacin y actualizacin de informacin del proveedor ............... 161

14.2.7. Proceso de desactivacin de proveedores .............................................................. 164

14.2.8. Proceso de reactivacin del proveedor ................................................................... 166

14.2.9. Proceso de mantenimiento del maestro de proveedores con respecto a lacategorizacin ......................................................................................................................... 168

14.2.10. Proceso de valorizacin de terceros ................................................................... 171

14.2.11. Proceso de valorizacin con otros terceros ....................................................... 174


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Introduccin

El propsito del documento es presentar la especificacin de los modelos funcionalesrelacionados a los procesos de Inventario y Compras que sern soportados por laimplementacin de IBM MAXIMO Asset Management en PAN AMERICAN SILVER. Estaespecificacin constituye una fuente de apoyo y consulta a los diferentes usuarios que dealguna manera interactuarn con MAXIMO en el desempeo de sus funciones una vez

finalizada la implantacin y puesta en funcionamiento del sistema.

Este documento requiere de la validacin del usuario para poder proceder con laconfiguracin de la herramienta debido a que muestra el detalle de la definicin de loscambios, personalizaciones y configuracin de los perfiles de seguridad a la aplicacin ydesarrollo de los flujos de trabajo en MAXIMO.

Como medida de estandarizacin se recomienda que a nivel de base de datos, las reglasde edicin para los objetos y/o atributos nuevos es agregar el prefijo PAS_ y elidentificador para su uso, para facilitar la relacin de los objetos y/o atributos nuevos en laaplicacin.


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Propsito del documento

El presente documento tiene la finalidad de consolidar y explicar tanto a los usuarios

principales claves de las empresa PAS Per, Huarn y Argentum, pertenecientes a Pan

American Silver, como al equipo de consultores funcionales y tcnicos de ITConsol, la

parametrizacin, la configuracin de las aplicaciones, el detalle funcional de los

reportes as como el modelo de procesos estandarizado para las organizaciones, puntos

que se desarrollarn a lo largo del proyecto de implementacin de IBM MAXIMO v 7.5

As mismo, este documento requiere de la validacin de los usuarios clave del proyecto

para poder proceder con la configuracin de la herramienta debido a que muestra el

detalle de la funcionalidad que se implementar.

Las especificaciones contenidas a lo largo de este documento detallan los procesos de

mantenimiento que se implementarn en IBM MAXIMO para las organizaciones PAS Per,

Huarn y Argentum en relacin a la gestin inventarios y compras. Los procesosidentificados y revisados son los que a la fecha Pan American Silver tiene documentados:

Gestin de Inventarios

Inclusin de Suministros Nuevos

Inclusin de Suministros de Reposicin

Identificacin de Suministros Obsoletos

Recepcin de Suministros

Ingreso Fsico al Almacn

Devolucin de Suministros

Cierre de Fin de Mes

Creacin de Vale de Consumo


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Stock entregado en Sub Almacn Mina

Gestin de Explosivos en Sub Almacn Mina

Devolucin a Almacn

Ciclo de Conteo

Proceso de Valuacin de Inventario

Gestin de Compras

Proceso de estrategia de decisiones

Proceso de detalle y materiales de servicio

Proceso de seleccin de nuevo proveedor

Proceso de creacin de registro para nuevo proveedor

Proceso de creacin de registro para nuevo proveedor va contabilidad

Proceso de informacin tributaria del proveedor

Proceso de modificacin y actualizacin de informacin del proveedor

Proceso de desactivacin de proveedores

Proceso de reactivacin del proveedor

Proceso de mantenimiento del maestro de proveedores con respecto a la

categorizacin

Proceso de creacin de contrato de suministros

Proceso de creacin de contrato

Proceso de aprobacin de contrato

Proceso de requisicin por MRA

Proceso de requisicin por suministros CAR Cargos directo, zonales, CAR

reparaciones, estadsticos y estratgicos

Proceso de requisicin por Cargo Directo de bienes de stock y servicios

Proceso de requisicin de materiales y servicios


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Proceso de modificacin de la requisicin

Proceso de Compras zonales

Proceso de Cancelacin de Orden de Compra

Proceso de recepcin diaria

Proceso de valorizacin de terceros

Proceso de valorizacin con otros terceros

Para cada proceso se han identificado los roles involucrados, as como las consideraciones

que se deben de tener en cuenta para cada asignacin funcional.

Cabe resaltar que se estn incluyendo todos los procesos de las reas de Inventarios y

Compras, sin embargo los procesos que no tiene realizacin con MAXIMO se indicarn

claramente y su detalle se listar en la seccin final de ANEXOS.


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Alcance del proyecto

El alcance definido al inicio de este proyecto contempla la definicin de la funcionalidad a

implementar en cada mdulo y aplicaciones del sistema, de acuerdo al siguiente esquema:

Nombre de Mdulo Funcionalidad detallada del mdulo

Gestin de Autoservicio,comprendelos pedidos de materiales que sernatendidas por el rea de compras yalmacn.

Requisiciones de Escritorio.- Registro de pedido de materiales y servicios. Ver Solicitudes de Escritorio.- Aplicacin que permite visualizar los

diferentes pedidos de un usuario y hacerle seguimiento.

Gestin de Contratos, comprende elregistro de diferentes tipos decontratos y establecer lascondiciones aplicables a las rdenesde compra

Contratos de Compras .- Se utiliza para crear, modificar, y ver contratospara artculos o servicios con distribuidores

Trminos y Condiciones.-Se utiliza para ingresar y conservar unabiblioteca de trminos y condiciones que se pueden aplicar a contratos y adocumentos de compra. Estos trminos pueden contener informacincomo cuestiones de responsabilidad, detalles de envo y manejo oexpectativas de horario de entrega.

Gestin de Compras, comprende lacreacin, aprobacin y seguimientode los pedidos, cotizaciones,rdenes de compras y recepcionesde compra.

Requisicin de Compras: Se utiliza para solicitar pedidos de materiales yservicios

Ordenes de Compras: Se utiliza para solicitar pedidos de Materiales yServicios

Recepciones de Compras : Se utiliza para recibir materiales en elinventario y registrar el recibo de servicio

Cotizaciones (Request for Quotations): Se utiliza para requerir yadministrar las cotizaciones de precios de los distribuidores y lainformacin de entrega de bienes y servicios

Proveedores: Se utiliza para administrar los registros de los fabricantes,distribuidores y otras compaas con las que la empresa mantienerelaciones comerciales

Gestin de Inventarios, comprendela configuracin del catlogo deartculos e inventario, as como lasoperaciones de inventario:despachos, transferencias ydevoluciones.

Maestro de tems / Artculos: Se utiliza para definir artculos deinventarios y agregarlos a una lista de existencias de un almacn

Artculos de Servicios: Se utiliza para definir servicios que solicite suempresa, ya sea como parte del proceso de compra o proceso devalorizacin

Inventarios: Se utiliza para administrar artculos en inventarios,incluyendo hacer seguimiento a niveles de existencia, reponer artculos y

hacer seguimiento a repuestos. Despachos y Transferencias: Se utiliza para despachar existencias desde elinventario, y para transferir existencias de una ubicacin de almacn aotra.

Almacenes: Se usa para definir ubicaciones de almacn.


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Creacin de Reportes y KPIs Contempla la definicin e implementacin de un total de 10 Reportes y

KPIs los cuales permitan establecer mtricas para evaluar la gestin actualdel rea de mantenimiento.

I. Parametrizacin y estructura

Las empresas grandes con frecuencia tienen mltiples instalaciones o plantas. Algunosclientes instalan instancias separadas de MAXIMO y su base de datos en cada unidad de

negocio. Sin embargo cada una de las organizaciones y plantas por lo general tienenprcticas comunes, y la separacin de bases de datos no siempre cubre las necesidadesdel negocio.

Existe una necesidad creciente de centralizar la informacin y la administracin delsoftware, incluso cuando una empresa se divida en mltiples ubicaciones. Lafuncionalidad de multisitios proporciona a las empresas grandes una manera deestandarizar y compartir cierta informacin entre plantas o sitios, mientras al mismotiempo mantienen otro tipo de informacin nica para ese sitio en particular.

La funcionalidad de multisitios tambin permite otorgar selectivamente acceso a losusuarios, a la informacin de diferentes plantas.

1. Funcionalidad de Multisitios en MAXIMOUn ambiente multisitios tiene las siguientes propiedades:

- Los usuarios tienen acceso a las aplicaciones va un Navegador de Internet ellospueden estar en cualquier sitio y computadora, no solo en aquellas en las que laaplicacin de MAXIMO est instalada.

- Todos los sitios usan la misma base de datos de MAXIMO.- Todos los sitios usan la misma instancia corriendo en un servidor de aplicaciones.- Diferentes sitios mantienen algunas de sus operaciones separadas, de acuerdo a

las necesidades de sus prcticas de negocio y el diseo de la arquitectura de laaplicacin.


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Las unidades bsicas de un ambiente multisitios son organizaciones y plantas. Una

empresa puede tener mltiples organizaciones, cada organizacin puede tener mltiplesplantas.

Es importante comprender que las organizaciones y sitios son entidades virtualesdiseadas para dar cabida a diferentes prcticas empresariales. No necesariamentecorrespondern a un sitio fsico o edificio del grupo.

ORGANIZACIN:Tpicamente es una entidad financiera dentro de una empresa, dentro de la cual todas lastransacciones se mantienen en una moneda base.Cada organizacin mantiene su propio catlogo de cuentas, que est disponible paratodos los sitios que pertenecen a esa organizacin.En una empresa grande, mltiples funciones del negocio pueden tambin configurarsecomo organizaciones diferentes. Por ejemplo, una empresa puede definir dosorganizaciones, una para administrar los activos de su propia compaa, y otra paraadministrar los activos de sus clientes.

SITIOS:Tpicamente es una planta o unidad de negocio que forma parte de una organizacin y enla cual se realizan las actividades de administracin del trabajo. Estas actividades incluyenla administracin de activos y ubicaciones fsicas a travs de la programacin demantenimientos preventivos y rdenes de trabajo; administracin de almacenes eninventario; procesamiento de reabastecimiento del stock; y otras actividades relacionadascon la cadena de suministros.Debido a que un sitio es una entidad virtual que se crea en una aplicacin, este registro

puede o no corresponder a un sitio fsico de la organizacin. El siguiente esquema puedeilustrar mejor este concepto:

- Dos sitios pueden corresponder a dos diferentes plantas en dos diferentes pases.- Dos sitios pueden corresponder a dos subdivisiones dentro de la misma planta

como ubicaciones separadas.


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- Dos o ms edificios (ubicaciones fsicas) pueden considerarse como un sitio nico

debido a que ambos usan la misma informacin (ordenes de trabajo de MPs, porejemplo) que el sistema trata como informacin a nivel planta.

Ejemplo de una Configuracin Bsica de Multisitios.

La implementacin de una arquitectura multisitios en una organizacin obedece a unagran variedad de razones. Los siguientes ejemplos ilustran las situaciones tpicas paraconfigurar multisitios.

Organizaciones Separadas:

La empresa tiene mltiples entidades legales, cada una mantiene su propiocatlogo de cuentas; por lo tanto se define cada entidad legal como una

organizacin. La empresa tiene mltiples rubros de negocios, por ejemplo, operaciones de

generacin de energa y adems tiene una flota de vehculos. Las operacionesde mantenimiento son independientes una de otra y tienen sus propiascuentas contables; por lo tanto se crean dos organizaciones, una para laoperacin de generacin de energa, y otro para las operaciones de flota.


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La empresa mantiene activos de planta y activos de TI. Estos activos semantienen por dos departamentos diferentes, cada una tiene un set nico decuentas de libro mayor y centros de costo. Se crean, dos organizaciones, unapara los activos de planta y otra para los activos de TI.

Plantas (sitios) separadas:

Tpicamente se crean plantas o sitios dentro de una organizacin cuando se quiere

tener la administracin del trabajo por separado secuencias independientes derdenes de trabajo, activos separados y el inventario, PMs separados, etc.

Se tiene una Organizacin A con plantas en tres provincias, cada una conoperaciones independientes; por lo tanto se configuran tres sitios dentro de laOrganizacin A.

Se tiene un servicio de la empresa que mantiene los activos de la empresa endiferentes pases y edificios. Aunque se trabaja con mltiples monedas, se

utiliza nicamente un sistema de cuentas contables con una nica monedabase; por lo tanto se crea una sola organizacin y cada edificio como un sitioseparado.

En una Organizacin se tienen operaciones de mantenimiento en 5 diferentesedificios en 5 diferentes ubicaciones, pero tres de esos edificios usan el mismoinventario, ordenes de trabajo, etc. Se puede entonces crear tres sitios, unoque sirva para las tres ubicaciones que comparten informacin de rdenes detrabajo e inventario.


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1.1. Arquitectura de Multisitios

Los aspectos ms significativos de la arquitectura multisitios se basan en cmo lainformacin que tendr cada aplicacin se almacena en el sistema, acorde a los siguientes4 niveles:

Sistema o Empresa (Enterprise o system level): esta informacin es nica paratoda la Empresa y est disponible para todas las organizaciones y sitios. Lo quesignifica que solo puede haber un registro con ese ID para esa aplicacin en todaslas organizaciones y sitios. Tambin significa que esta informacin a nivel sistema,estar disponible para todas las organizaciones y sitios. Por ejemplo, la aplicacin

PERSONAS, es una aplicacin a nivel de sistema, por lo tanto los registros depersonas son nicos a nivel empresa y todas las organizaciones y sitios puedenacceder a ellos.

Conjuntos (Sets): Este nivel permite a mltiples organizaciones compartirinformacin de catlogo del maestro de partes y proveedores. La informacin estdisponible para todas las organizaciones.

Una empresa puede tener mltiples conjuntos de partes y proveedores. Cada

organizacin utiliza nicamente un conjunto de proveedores y uno de partes, perose puede asignar el mismo conjunto a mltiples organizaciones, de esta manerapermite a esas organizaciones compartir la informacin de partes (item master) ode empresas.

Organizacin : La informacin contenida en este nivel est disponible por todos lossitios configurados en esa organizacin

Sitios: Mantiene cierta informacin independiente de los otros sitios que

pertenezcan a la misma organizacin.

La siguiente tabla muestra de manera general en qu nivel se encuentra algunos de loscatlogos de informacin que pueden existir en MAXIMO:


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Mdulo / Aplicacin Nivel

Sistema

Conjunto

Compaas

Set

Partes

Nivel

Organizacin

Nivel

Sitio

Notas

ADMINISTRACIN

Conjuntos X

Organizaciones X

Calendarios X

Recursos

Mano de Obra X

Cualificaciones X

Personas X

Grupos dePersonas

X X X Los registros de grupos depersonas estn definidos a nivel

sistema y los identificadores son

nicos a ese nivel. Los grupos de

personas contienen registros de

personas, que pueden

restringirse por planta u

organizacin

Especialidades X

Tabln de Mensajes X

Plantillas de

Comunicacin

X

Informes

Administrador de

KPIs

X

Administracin de

Reportes

X

Clasificaciones X X X Existen a nivel sistema, pero

pueden restringirse a una

organizacin o sitio en particular.

ACTIVOS

Activos X Aunque los activos estn

definidos a nivel site, un usuario


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puede despachar tems de un

almacn ubicado en una planta aun activo ubicado en otro sitio. El

usuario debe tener acceso a

ambos sitios, pero ambos sitios

deben pertenecer a la misma

organizacin.

Ubicaciones X

Aunque las ubicaciones estn

definidas a nivel site, un usuario

puede despachar tems de unalmacn ubicado en una planta a

una ubicacin en otro sitio. El

usuario debe tener acceso a

ambos sitios, pero ambos sitios

deben pertenecer a la misma

organizacin

Medidores X Todos los tems, activos y

ubicaciones pueden acceder

todos los medidores definidos en

esta aplicacin.

Grupos de Medidores X Todos los tems, activos y

ubicaciones pueden acceder

todos los grupos medidores

definidos en esta aplicacin.

Supervisin de

Condiciones

X Los puntos de monitoreo de

condiciones estn definidos

sobre un activo o ubicacin, por

lo tanto estn accesibles

nicamente en el sitio donde el

activo o ubicacin est definido.


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Cdigos de Falla X Los problemas, causas, y

soluciones, asociadas con loscdigos de falla estn definidos a

nivel organizacin y son nicas a

ese nivel.

CONTRATOS

Contratos de Compra

Contratos de

Arrendamientos /

Alquiler

Contratos de Mano

de Obra

Contratos Maestros

Contratos de Garanta

X Aunque los contratos estn

definidos a nivel Organizacin, se

puede especificar los sites a los

que puede aplicar. Los sitios

deben pertenecer a laorganizacin en la que los

contratos fueron creados o a una

organizacin que utilice el mismo

tem set y set de compaa que

la organizacin en la que el

contrato fue creado.

Trminos y

Condiciones

X Trminos y Condiciones estn

accesibles a todos los sitios en la

organizacin en el que fueron

creados.

FINANZAS

Cdigos de Moneda X Todos los sitios y organizaciones

tienen acceso a los cdigos de

moneda

Tipos de Cambio X

Catlogo de Cuentas X

Plan Contable X

INVENTARIO

Maestro de Partes X

Artculos de Servicio X

Herramientas X


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Herramientas en

Existencia

X

Inventario X

Despachos y

Transferencias

X

Cdigos de Condicin X

Almacenes X

PLANEAMIENTO

Planes de Trabajo X X X Los planes de trabajo pueden

definirse a nivel sistema,

organizacin o sitio.Rutas X

SEGURIDAD

Riesgos X

Precauciones X

Desconexin /

Rotulacin

X

Planes de Seguridad X

MANTENIMIENTO

PREVENTIVOMantenimiento

Preventivo

X

MP Maestro X Registros de MP de cualquier

sitio pueden asociarse con un MP

Maestro

COMPRAS

Requisicin de

Compras

X

rdenes de Compra XRecibos X

Facturas X

Requisiciones de

Cotizacin

X

Empresas X


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Maestro de Empresas X

Trminos yCondiciones

X

USUARIOS Y

SEGURIDAD

Grupos de Seguridad X

Usuarios X

ORDENES DE TRABAJO

Seguimiento de

Ordenes de Trabajo

X

Informe de Mano deObra

X

Informes Rpidos X

Administrador de

Asignaciones

X

Solicitudes de

Servicio

X X X


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2. Definicin de la Estructura Multisitios

2.1. Estructura de las organizaciones de Pan American SilverEl escenario de Estructura Multisitios definido considera los siguientes acuerdos:

H U A R O N

U n i d a d

d e H u a r

n

A R G E N T U M

U n i d a d

d e M o r o c o c h a

P A S P E R U

P a n A m e r i c a n S i

l v e r P e r

C A L I P U Y

U n i d a d

d e C a l i p u y

SETCOMP

SETITEM

PASPERU Pan American Silver Per

1. Se ha definido una organizacin en MAXIMO con la siguiente informacin:

(*) Cdigo de

organizacin

Descripcin Cdigo de direccin Descripcin Cdigo postal Pas

PASPERU Pan American Silver Per Per


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2. Las plantas, que se crearn como sitios dentro de la Organizacin PASPERU, son las

siguientes:

(*) Cdigo de

planta

Descripcin Cdigo de organizacin Cdigo de direccin de

enviar a

(*) Activo?

HUARON Pan American Silver Huarn PASPERU S

ARGENTUM Compaa Minera Argentum PASPERU S

PASPERU Pan American Silver Per PASPERU S

CALIPUY Compaa Minera Calipuy PASPERU S

3. A nivel Conjunto o Sets se crearn un set de y otro set de artculos de inventario,

de acuerdo a la siguiente estructura:

(*) Cdigo de

conjunto(*) Tipo Descripcin

(*) Agregar automticamente

Empresas al Maestro de empresas

(*)Estado

predeterminado de la

parte

SETCOMP COMPAA Conjunto de proveedores S ACTIVOSETITEM PARTE Conjunto de partes - ACTIVO

4. La estructura contable ser nica para todo Pan American Silver Per.

5. Las monedas base para cada organizacin se configurarn de acuerdo al siguiente

esquema:

(*) Cdigo de organizacin Descripcin (*) Moneda base 1 Moneda base 2

PASPERU Pan American Silver Per USD PEN

(*) Cdigo de moneda Descripcin Activo?


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USD Dlares Americanos S

PEN Nuevos Soles S

3. Parmetros de configuracin de la Organizacin

3.1. Configuracin de InventarioSituado a nivel de Organizacin se tiene la opcin Opciones de Inventario, Opciones de

Compra, Configuracin del Sistema y Opciones de Autonmero dentro de lo cual se

tiene las siguientes secciones de configuracin:

1. Opciones de Inventario.a. Opciones predeterminadas de inventario

b. Nuevo pedido

c. Costes de Inventario

d. Transferir opciones

2. Opciones de Compra

a. Opciones de Orden de Compra

b. Opciones de Contratoc. Opciones de Impuestos

d. Opciones de OC de Mano de Obra

e. Opciones de Facturacin

3. Configuracin del Sistema

4. Opciones de Auto nmero


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3.2. Opciones de Inventario

Valores predeterminados de inventario

En esta seccin se tiene las siguientes opciones que se configuran para la organizacin:

Opcin Descripcin

Actualizar las variaciones decoste/moneda en los costes de

inventario?

Especifica si el sistema copiar las diferencias de costeo moneda (TRANSFACTURA) en las cuentas de

variacin del almacn. Si la casilla de verificacin est

seleccionada, el sistema copiar las diferencias de

coste y moneda. Si la casilla de verificacin no est


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seleccionada, el sistema no las copiar

Crear automticamente documentos de

utilizacin de nuevas reservas?

Crear automticamente documentos de utilizacin de

nuevas reservas?

Punto de ruptura tipo A

Punto de ruptura tipo B

Punto de ruptura tipo C

Porcentaje de artculos de inventario asociadas con

ABC por tipo, utilizado en el anlisis de inventario ABC.

Por ejemplo, escriba 30 para especificar un treinta por

ciento.

Recuento de ciclos tipo A

Recuento de ciclos tipo B

Recuento de ciclos tipo C

Frecuencia de recuento de ciclos en das para artculos

de inventario de ABC por Tipo.

Balance actual negativo:

Permitir balance negativo

No permitir balance negativo

Especifica si Maximo permitir a los usuarios

despachar o transferir artculos con un balance actual

negativo. Si se selecciona Permitir balance negativo,

los usuarios pueden despachar artculos con un

balance negativo. Si No permitir balance negativo est

seleccionado (valor predeterminado), los usuarios no

pueden despachar esos artculos. NOTA: Maximo

revisa los balances a nivel de Estante, no de Almacn.

Balance de disponibilidad negativo Permitir balance de

disponibilidad negativo No permitir balance de

disponibilidad negativo

Esta opcin especifica si Maximo permitir a los

usuarios despachar o transferir artculos con un

balance de disponibilidad negativo. Si se seleccionaPermitir balance de disponibilidad negativo (valor

predeterminado), los usuarios pueden despachar

artculos con un balance de disponibilidad negativo. Si

se selecciona Impedir balance de disponibilidad


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negativo, los usuarios no podrn despachar esos

artculos. NOTA: Maximo revisa los balances a nivel de

Estante, no de Almacn.

Los parmetros de configuracin definidos a ser implementados en la organizacin de Pan

American Silver Per son:

Parmetro Valor

Actualizar las variaciones de coste/moneda en los costes

de inventario? S

Crear automticamente documentos de utilizacin de

nuevas reservas? S

Opciones de punto de ruptura ABC 0.3 Punto Ruptura A

0.3 Punto Ruptura B

0.4 Punto Ruptura C

30 Recuento Ciclo A

60 Recuento Ciclo B90 Recuento Ciclo C

Balance actual negativo S -No permitir balance negativo

Balance de disponibilidad negativo S - No permitir balance de disponibilidad negativo


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Valores predeterminados de inventario


Opcin Descripcin

Creacin de solicitud Externa

SC no aprobadas

Especifica el tipo de solicitud de compra o de orden de compra

que crea Maximo cuando una solicitud de reposicin usa

proveedores externos. Elija una de estas cuatro opciones. El valor

predeterminado es una solicitud de compra no aprobada.

Creacin de solicitud interna Especifica el tipo de solicitud de compra o de orden de compra

que crea Maximo cuando una solicitud de reposicin usa

proveedores internos. Elija una de estas cuatro opciones. El valor

predeterminado es una solicitud de compra aprobada.


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Nmero mximo de lneas de

nuevo pedido por OC/SC:

Especifica el nmero mximo de lneas de nuevo pedido que

pueden aparecer en una orden de compra o una solicitud de

compra. El valor predeterminado es 40.

Almacenamiento intermediodel plazo de entrega delproceso de inventario

El valor lo utilizar la tarea cron de estado de reserva para incluir

un margen adicional de seguridad y definir el estado de reserva

de forma apropiada.

Incluir artculos enconsignacin en OC/SC aparte

Indica si se deben incluir los artculos en consignacin en un

registro de solicitud de compra o de orden de compra aparte.



Parmetro Valor

Creacin de solicitud externa S SC no aprobadas

Creacin de solicitud interna S SC no aprobadas Nmero mximo de lneas de nuevo pedido por OC/SC 20

Almacenamiento intermedio del plazo de entrega del proceso de

inventario0

Incluir artculos en consignacin en OC/SC aparte? S


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Valores predeterminados de costos de inventario


Opcin Descripcin

Plantas Listas las unidades sobre las cuales aplica la configuracin que se

muestra a continuacin, seleccionar planta por planta para

configurar los atributos de costos

Coste de despacho

Coste promedio

Especifique el coste de despacho predeterminado que se aplica

cuando se despacha una parte desde la planta seleccionada. El

coste de despacho predeterminado puede ser un coste estndar;

un coste promedio; ltimo en entrar, primero en salir (LIFO); o

primero en entrar, primero en salir (FIFO).

Rotacin no capitalizada: Para la planta seleccionada, especifica si Maximo utiliza el coste


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Coste de despacho de despacho (valor predeterminado) o el coste del activo cuando

se despacha un activo rotativo no capitalizado. La configuracin

slo se aplica en la planta seleccionada.



Parmetro Valor

Coste de despacho S Coste Promedio

Rotacin no capitalizada S Coste de Despacho


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Valores predeterminados de Transferir


Opcin Descripcin

Requiere envo Indica si se necesita un registro de envo para transferir losartculos.

Requiere orden de compra Indica si es necesaria una orden de compra para transferir los

artculos de inventario.



Parmetro Valor

Requiere envo S Todas las Transferencias

Requiere orden de compra S Por las Plantas


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3.3. Opciones de Compra

Valores predeterminados de rdenes de Compra


Opcin Descripcin

Requerir aprobacin para

convertir SC a OC o contrato?

Especifica si Maximo requerir la aprobacin de las SC antes de

poder convertirlas en OC o contrato. Si la casilla de verificacin

est seleccionada, la SC debe aprobarse. Si la casilla de

verificacin no est seleccionada (valor predeterminado),

Maximo no requerir aprobacin.

Cerrar SC/SDC cuando todas

sus lneas se hayan copiado a

OC o contratos?

Especifica si Maximo convertir automticamente el estado de

una SC o SDC a CERRADA cuando todas las lneas de la SC o SDC

se han copiado en OC o contratos. Si esta casilla de verificacin

est seleccionada (valor predeterminado), Maximo convertir

automticamente el estado a CERRADO. Si la casilla de

verificacin no est seleccionada, Maximo no convertir el estado


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automticamente.

Agregar costes de servicio

estndar slo a lneas de

despacho directo?

Especifica cundo Maximo agregar automticamente costes de

servicio estndar a lneas de despacho directo. Si esta casilla de

verificacin est seleccionada, Maximo slo agrega los costes de

servicio estndar a las lneas de despacho directo. Si la casilla de

verificacin no est marcada (valor predeterminado), Maximo

agrega los costes a todas las lneas de despacho.

Crear OC aprobada a partirde contrato al aprobarse la

SC?

Especifica las condiciones bajo las cuales Maximo creaautomticamente una OC a partir de un contrato. Si esta casilla

de verificacin est seleccionada, Maximo crea automticamente

una OC aprobada a partir de un contrato cuando el estado de la

SC pasa a ser Aprobada. Si la casilla de verificacin no est

seleccionada (valor predeterminado), no se produce la

aprobacin automtica de OC.

Permitir recepciones de

servicios de forma

predeterminada?

Especifica si Maximo permitir recepciones de servicios. Si esta

casilla de verificacin est seleccionada (valor predeterminado),

Maximo generar automticamente recepciones de servicios. Si

esta casilla de verificacin no est marcada, Maximo no permitir

automticamente recepciones de servicios.

Permitir la generacin de

artculos de pedido especial?

Especifica si Maximo permitir la generacin de artculos de

pedido especial. Si la casilla de verificacin est seleccionada,

Maximo permitir la generacin de artculos de pedido especial.

Si la casilla de verificacin no est seleccionada, Maximo no lo

permitir.

Activar la opcin para cerrar

OC automticamente al

Especifica si Maximo cerrar automticamente las OC. Si esta

casilla de verificacin est seleccionada, Maximo cerrar


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aprobarse la factura? automticamente una OC cuando el estado de la factura pasa a

ser Aprobada. Si la casilla de verificacin no est seleccionada, no

se produce la aprobacin automtica.

Permitir ajustes de costes e

impuestos en la revisin de la

orden de compra?

Si habilita esta opcin, puede modificar el coste unitario, el coste

por lnea y el coste por impuesto de los artculos de la lnea de la

orden de compra. La orden de compra debe tener el estado

REVPND (pendiente de revisin).

Permitir recibos y facturas enrevisiones de OC?

La opcin predeterminada es procesar los recibos y facturas deuna orden de compra mientras que se revisa. La revisin previa

de la orden de compra permanece con el estado APPR

(Aprobada) hasta que se apruebe la nueva revisin. Si se quita la

marca del recuadro de seleccin, no se procesan los recibos y

facturas de las rdenes de compra que se estn revisando. La

revisin previa de la orden de compra pasa al estado HOLD hasta

que se apruebe la nueva revisin

No permitir la devolucin de

activos al proveedor si se

publican transacciones?

Si se selecciona, esta opcin no permitir devolver los activos

rotativos a un distribuidor, aunque el activo se haya 'utilizado' en

el sistema. Para los activos recibidos en el almacn, el sistema

requerir la ubicacin del activo y el coste de inventario para que

coincidan con el almacn y el coste de recibo del recibo original.

Para los activos recibidos de despacho directo, el sistema

requerir que la ubicacin del activo sea equivalente a la

ubicacin donde se recibi el activo originalmente, y que ningunaotra transaccin financiera haga referencia al activo.


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Parmetro Valor

Requerir aprobacin para convertir SC a OC o

contrato? S

Requerir aprobacin para convertir SC a OC o

contrato? S

Agregar costes de servicio estndar slo a lneas de

despacho directo? No

Crear OC aprobada a partir de contrato al aprobarse la

SC? No

Permitir recepciones de servicios de forma

predeterminada? No

Permitir la generacin de artculos de pedido especial? No

Activar la opcin para cerrar OC automticamente alaprobarse la factura?

S

Permitir ajustes de costes e impuestos en la revisin

de la orden de compra? No

Permitir recibos y facturas en revisiones de OC? S

No permitir la devolucin de activos al proveedor si se

publican transacciones? S


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Valores predeterminados de Tipo de Contrato

En esta seccin lista los diferentes tipos de contrato, el listado se mantiene estndar.


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Valores predeterminados de Impuestos


Opcin Descripcin

Identificador del cdigo de

impuesto

Orden en el que los cdigos de impuestos se utilizan para calcular

la cantidad que se debe.

Descripcin Describe el tipo de impuesto que se define en el cuadro de

dilogo. Por ejemplo, el impuesto puede ser un impuesto sobre

ventas federal, estatal, provincial o municipal, o un impuesto

especial, como uno que grave la manipulacin de materiales

peligrosos

Agregar cantidad de impuesto

a precio de proveedor

Especifica si debe agregarse el impuesto al coste de las lneas de

detalle en la factura.


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Cdigo de impuesto Identificador abreviado del impuesto, por ejemplo

MA para representar el impuesto sobre ventas deMassachusetts.

Tasa del impuesto Tasa de impuesto para el cdigo de impuesto especificado, por

ejemplo 5.0 para un impuesto sobre ventas del 5%.Cuando

cambia una tasa de impuestos, los campos de Fecha efectiva y

Fecha cambiada no se actualizan.

Fecha efectiva El impuesto se aplica a partir de esta fecha.



Parmetro Valor

Identificador de Cdigo de Impuesto 1

Agregar cantidad de impuesto 1 a precio de proveedor S Para todos los artculos

Opciones de impuestos IGV

IGV_EXE

Tasa impuesto 18

0

Fecha efectiva 01/01/2012

Valores predeterminados de Orden de Compra de Mano de Obra


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3.4. Opciones de Autonmero

En esta seccin se tiene las siguientes opciones que se configuran para cada planta de la

organizacin:

Opcin Tipo de Opcin

Nombre de numeracin automtica Nombre de la clave automtica.

Inicio Si est creando una clave automtica nueva, ingrese

el nmero con el que desea comenzar la secuencia de

numeracin automtica. Si ya existe una clave

automtica para este campo, el campo muestra el

prximo nmero a ser insertado por el proceso de

numeracin automtica. Por ejemplo, en el proceso


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de numeracin automtica al nivel de organizacin, si

el ltimo nmero de RC ingresado por la numeracin

automtica en la aplicacin de Requerimiento de

compra fue 1014, el siguiente nmero de RC ser

1015.

Prefijo Es posible ingresar un valor delante de cada auto

nmero, por ejemplo, RC delante de cada requisicin

de compra auto numerada.


American Silver Per SAC contemplan que para las aplicaciones de rdenes de Trabajo,

Planes de trabajo, Planes de seguridad, Mantenimiento Preventivo, y Rutas el inicio ser

establecido en 1000 y no se contar con prefijos.

Se defini adems que, para el caso de la numeracin de rdenes de trabajo, sta se

realizar con un auto nmero incrementativo por cada orden de trabajo de manera

independiente por cada planta.

4. Parmetros de configuracin de FinanzasSituado en el mdulo de Configuracin del Sistema en la aplicacin de Configuracin de

Base de Datos, desde el men seleccionar accin tenemos la siguiente opcin de

configuracin:

1. Configuracin de componentes de LM

Situado en el mdulo de Finanzas se encuentran las siguientes opciones de configuracin:

1. Cdigos de Moneda.


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2. Tipos de Cambio.

3. Plan contable.

a. Mantenimiento de Componentes de LM

b. Cuentas predeterminadas de la organizacin

c. Cuentas relacionadas con la empresa

d. Cuenta de control de Mano de Obra externa

e. Opciones de Validacin

4.1. Configuracin de componentes de LMEn sta seccin se configuran y agregan los segmentos que formarn parte de la cuenta

contable que podrn ser usadas por todas las organizaciones:

Opcin Tipo de Opcin

Componente Texto

Extensin Numrico

Tipo Listado de Valores:1. ALN - Alfanumrico

2. Entero Numrico

Requerido? Check Box

Delimitador de pantalla Texto

Orden de LM Numrico

Definicin de componentes contables acordados para la configuracin de PASPERU:

Componente CCOSTO

Extensin 6

Tipo INTEGER


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Requerido? 1

Delimitador de pantalla

Orden de LM 0


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4.2. Configuracin de Moneda

En sta seccin se tienen un listado de los tipos de moneda que podrn ser usadas portodas las organizaciones:

Opcin Tipo de Opcin

Cdigo Texto

Descripcin Texto

Activo Check Box

Definicin de monedas mnimas a configurar para PASPERU ser (monedas adicionales

sern creadas siempre y cuando se encuentren registradas en EXACTUS):

(*) Cdigo de moneda Descripcin Activo?

USD USA DOLLAR S

PEN NUEVOS SOLES S


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II. Configuracin de aplicaciones

5. Personalizaciones y Cambios de Aplicaciones

5.1. Aplicacin Solicitud de Servicio

Se ha identificado las siguientes aplicaciones que permiten los procesos requeridospor los procesos de inventario

5.1.1. Ciclo de Conteo

Permite gestionar las solicitudes de variaciones resultado del ciclo de conteo


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5.1.2. Nuevo Artculo

Permite gestionar las solicitudes de nuevos artculos en el catlogo

5.1.3. Incluir Artculo en MRA

Permite gestionar las solicitudes configurar los parmetros de MRA de los artculos

existentes.


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5.2. Aplicacin Solicitud de Escritorio

Se ha identificado las siguientes aplicaciones que permiten los procesos requeridospor los procesos de inventario

5.2.1. Requisicin de Almacn

Permite solicitar los artculos de almacn para consumo


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5.2.2. Requisicin de CampoPermite solicitar artculos/servicios para compra.

5.3. Aplicacin Solicitud de Compras

Se ha identificado las siguientes aplicaciones que permiten los procesos requeridospor los procesos de compras

5.3.1. Solicitud de Compra

Permite gestionar en modo solo lectura las solicitudes de campo que se han

aprobado.


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5.3.2. Solicitud de Cotizacin

Permite gestionar las cotizaciones de precios a proveedores y la generacin de

rdenes de Compra

5.3.3. Orden de Compra

Permite la aprobacin de la Orden de Compra generadas por las cotizaciones

5.3.4. Recepciones

Permite la recepcin de Artculos y Servicios


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5.3.5. Valorizaciones

Permite incluir cargos de importaciones a las rdenes de compra que tienen cargos

adicionales.

5.4. Aplicacin Contratos


5.4.1. Trminos y Condiciones

Permite listar los trminos y condiciones que aplican a la organizacin indicando

cuales son consideradas por defecto para las rdenes de Compra.


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5.4.2. Contratos de Compra

Permite la gestin de las tarifas de contrato para los artculos de consignacin y/o

para las compras programadas.

5.5. Aplicacin Solicitud de Inventario


5.5.1. Maestro de Artculos

Permite la gestin de artculos para toda la organizacin


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5.5.4. Vales de Salida (Consumo de Inventario)

Permite registrar las operaciones de salida por consumo

5.5.5. Vales de Devolucin (Consumo de Inventario)

Permite registrar las operaciones de ingreso de materiales al almacn


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5.5.6. Almacenes

Permite el registro de los almacenes centrales de las diferentes organizaciones.

III. Identificacin de Requerimientos

6. Requerimientos de Procesos en IBM MAXIMO

En base a las reuniones de especificacin funcional llevadas a cabo con el equipodesignado por Pan American Silver y el equipo de consultores de IT Consol, se hadesarrollado un listado con todos los requerimientos identificados por el usuario paracumplir con sus procesos corporativos haciendo uso de IBM MAXIMO.

6.1. Requerimientos de Inventarios

Para el proceso de gestin de inventarios se ha identificado los siguientesrequerimientos:

Requerimiento Detalle

REQ-I01 Implementar un listado de artculos sin movimientos en los ltimos 24 meses parapoder realizar el proceso de inclusin de suministros obsoletos, los cuales podrnser dados de baja al finalizar su tiempo de vida til.


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REQ-I02 Implementar un listado de artculos estratgicos del inventario.

REQ-I03 Implementar la identificacin de artculos de consumo directo (cargo directo einventariable), los cuales sern registrados creados en el catlogo de Artculos deIBM MAXIMO.

REQ-I04 Implementar procedimiento de inactivacin de cdigos para aquellos artculosclasificados como obsoletos (debido a su ciclo de vida), se deben inactivar loscdigos obsoletos.

REQ-I05 Configurar notificaciones al comprador de la orden de compra y al encargado decontabilidad cuando se realice una devolucin al almacn central o a un almacnde terceros, para hacer de conocimiento lo sucedido indicando el motivo de ladevolucin.

REQ-I06 Implementar el proceso de despacho a contratistas, es decir se cargarn a losproveedores, lo que tendrn una cuenta asignada para estas operaciones.

REQ-I07 Implementar una numeracin independiente para las rdenes de compra locales,este requerimiento servir para poder identificar qu tipo de compra se estrealizando.

REQ-I08 Configurar la reposicin de un nuevo pedido de servicios para estar disponible delos usuarios de Mantenimiento, le procedimiento/lgica similar debe ser similar ala reposicin de artculos inventariables.

REQ-I09 Configurar en Requerimiento de Campo que la regla es pedir de almacenes propioscuando exista balance disponible y como segunda opcin se debe tomar dealmacenes de terceros, esta es una regla pero no una limitante.

REQ-I10 Implementar la clasificacin de los artculos por los siguientes tipos:

Crticos Estratgicos MRA Contrato de suministros Consumo Directo N/A

REQ-I11 Implementar procedimiento de inactivacin de artculos catalogados comoartculos de consumo directo luego de su uso

REQ-I12 Incluir dentro del listado de obsoletos los artculos de consumo directo.

REQ-I13 Incluir la fecha de creacin del artculo en las aplicaciones de maestros de artculose inventarios para poder realizar seguimiento de todos los registros que se realicen


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en el sistema.

REQ-I14 Modificar el texto exento de impuesto (que es caracterstica del artculo) asujeto a detraccin .

REQ-I15 Implementar a nivel de costos la visualizacin de los valores en moneda Dlares ySoles, es decir Moneda Base 1 y Moneda Base 2.

REQ-I16 Implementar proceso para cancelar las reservas de materiales que tienen ms de48 horas de haber sido aprobadas y que no han sido despachadas (vale dedespacho) , a excepcin de las reservas que corresponden a rdenes de trabajo.

REQ-I17 Configurar notificaciones de las cancelaciones de reservas al solicitante para que

esta tenga conocimiento del proceso de cancelacin.

REQ-I18 Configurar el proceso de reserva de materiales para realizarse cuando laRequisicin de Almacn se aprueba.

REQ-I19 Implementar datos adicionales en el vale de salida (vale de consumo) tal como elsaldo del subalmacn, para que al momento de realizar las transacciones el usuariotenga conocimiento de la disponibilidad del suministro.

REQ-I20 Configurar a nivel de inventario que la opcin ver disponibilidad de parte debemostrar la ficha todos los lotes.

REQ-I21Configurar a nivel de inventario que la ficha todos los lotes de la opcin verdisponibilidad de parte se llame ver sub almacenes.

REQ-I22 Configurar un mensaje a nivel de la requisicin de almacn indicando: "Todorepuesto usado se devuelve" para que los usuarios tengan presente esta poltica dela empresa. Esta frase se debe resaltar en el sistema.

REQ-I23 Implementar el procedimiento de incluir los consumos de artculos de consignacincomo movimiento en el Kardex, ya que al realizar el cierre de mes se tienen queregistrar todas las transacciones que se llevaron a cabo en ese periodo.


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6.2. Requerimientos de Compras

Para el proceso de compras se ha identificado los siguientes requerimientos:

Requerimiento Detalle

REQ-C01 Configurar en solicitud de compra el cdigo del Requerimiento de Campo para quese le pueda hacer seguimiento tanto a las rdenes de compra como a losrequerimientos de campos asignados a ellas.

REQ-C02 Configurar en la aplicacin Solicitud de Cotizacin la fecha en que se necesita y lafecha de respuesta deben ser 48 horas despus de haberse aprobada lacotizacin.

REQ-C03 Configurar en la aplicaciones de compras: solicitudes, rdenes de compra ycotizaciones el cdigo del artculo (cdigo del catlogo del proveedor).

REQ-C04 Configurar la inclusin del nmero de requerimiento de campo a travs de losdiferentes documentos: solicitud de compra (requisicin), solicitud de cotizacin,orden de compra para saber cmo se inici la orden, quin la creo, para llevar uncontrol de todas las solicitudes que se han creado con respecto a las solicitudesque se han atendido, de esa manera se podr medir el desempeo de atencin porparte del rea de compras.

REQ-C05 Incluir el cdigo del comprador por defecto en la solicitud de cotizacin.

REQ-C06 Configurar las recepciones de combustibles para permitir un margen de hasta 5%de desviacin en cantidad.

REQ-C07 Configurar notificaciones de confirmacin a los proveedores cuando la solicitud decotizacin ha sido enviada (cambie de estado a ENVIADA). Este email debe deenviarse a todos los contactos que tenga registrado el proveedor.

REQ-C08 Configurar notificaciones de confirmacin cuando una orden de compra ha sidoaprobada. Este email debe de enviarse a todos los contactos que tenga registradoel proveedor.

REQ-C10 Configurar un listado a nivel del centro de inicio para los usuarios Subgerente deCompras y el Gerente de Compras, el listado debe listar la rdenes de compra delao en curso (que no estn cerradas) y agrupadas por estados, con la finalidad depoder simplificar el proceso de bsqueda y aprobacin de rdenes de compra querequieran iniciar su proceso de abastecimiento.


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IV. Gestin de Inventario

7. Alcance

El proceso de Inventario abarca desde la solicitud de suministro necesario para laejecucin de un trabajo hasta el registro de los suministros usados en la Mina,devoluciones y/o transferencias hacia los distintos almacenes sean propias de PANAMERICAN SILVER o de terceros.

Los modelos funcionales especificados para la gestin de inventario son:

Creacin de solicitud de suministro nuevo. Creacin de solicitud de nuevo artculo en MRA. Recepcin de suministros. Transferencia de suministros entre Almacenes. Devolucin de suministros. Creacin de solicitud de ciclo de conteo Proceso de cierre de fin de mes.

Despacho de suministros. Proceso de ingreso fsico de inventario en almacn. Proceso de gestin de explosivos en subalmacn interior de la mina. Proceso de stock entregado en subalmacn de la mina. Proceso de valuacin de inventarios. Proceso de ingreso a almacn.

Estos modelos corresponden a los procesos estndares de Inventario.

La definicin de los procesos de Inventario permite describir cmo hacerleseguimiento de movimientos de suministros y/o materiales que ingresan y salendel inventario, as como tambin le permite administrar niveles de existencia yrealizar la reposicin de materiales.


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7.1. Modelos funcionales

Se ha definido el anlisis funcional de cada proceso de negocio y que se realizarpor medio de los distintos mdulos y aplicaciones de MAXIMO EAM, identificado lafuncionalidad a implementar en cada uno de los mdulos revisados durante lasreuniones de levantamiento de informacin, tal como se presenta a continuacin.

Cada proceso que se describir a continuacin est definido por la siguientesimbologa:

APLICACIONES DE MAXIMO

PROCESO MANUAL

PROCESO EXTERNO

REPORTES Y/O LISTADOS

NOTIFICACIN DE MAXIMO

SIMBOLOGA


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7.1.1. Proceso de inclusin de suministro nuevo

a) Descripcin del proceso

MDULO /

APLICACIN

ACTOR PROCESO A EJECUTAR

CREAR SOLICITUD DE

SUMINISTRO NUEVO JEFE DE REA

1. El Jefe de rea registra la solicitud de suministro

nuevo.

SOLICITUD DESUMINISTRO NUEVO

ASISTENTE DEALMACN

2. El Asistente de Almacn revisa la solicitud desuministro nuevo y decide qu suministros registraren MAXIMO.

MAESTRO DEARTCULOS

ASISTENTE DEALMACN

3. El Asistente de Almacn verifica si el suministro estregistrado en el sistema.

3.1 El Asistente de Almacn verific que el

suministro est registrado en el sistema, porello, el flujo finaliza.3.2 El Asistente de Almacn verific que el

suministro no est registrado en el sistema, porello, el flujo contina con el punto nmero tres.

4. El Asistente de Almacn registra el suministro nuevoen el mdulo de inventario.

5. El Asistente de Almacn asigna el suministro creadoa un almacn.

6. El Asistente de Almacn asigna el estante al cualcorresponder el suministro dentro de la unidad.


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b) Diagrama funcional del proceso

FLUJO DE INCLUSIN DE SUMINISTRO NUEVO

J E F E D E A R E A

( R E Q U I S I T O R )

A S I S T E N T E D E

A L M A C

N

INICIO

FIN

3 4

Registrar solicitud desuministro nuevo

Registrar nuevosuministro

Asignarestante

5 6

Suministroest registrado?

SI

NO

1

Asignarlo a unalmacn

Revisar lasolicitud desuministro

nuevo

2


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c) Flujo configurado en MAXIMO


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7.1.2. Proceso de inclusin de suministro en el MRA


MDULO /

APLICACINACTOR PROCESO A EJECUTAR

CREAR SOLICITUDDE NUVEO

ARTCULO EN MRAJEFE DE REA

1. El Jefe de rea (requisitor) solicita la inclusin de un

suministro de inventario (artculo de almacn) en lareposicin. Adems de ello, brinda informacin referida alconsumo estimado por ao y el nivel mnimo de inventario.

LISTADO DEESTADISTICAS DE

CONSUMO DESUMINISTRO

ASISTENTE DEALMACN

2. El Asistente de Almacn revisa las estadsticas de consumoque tengan una antigedad mnima a 6 meses.

SOLICITUD DENUEVO ARTCULO

EN MRA

JEFE DEALMACN

3. El Jefe de Almacn evala si se incluye la reposicin de lossuministros.

3.1. En caso de que no se apruebe la inclusin de lareposicin de los suministros finalizar el flujo.

3.2. En caso de que se apruebe la inclusin de la reposicinde los suministros, se enviar el caso para laevaluacin del Gerente de Operaciones y continuaren el paso 4.

SOLICITUD DENUEVO ARTCULO

EN MRA

GERENTE DEOPERACIONES

4. El Gerente de Operaciones evala si se incluye la reposicinde los suministros.

4.1. De rechazar la inclusin del suministro en lareposicin, el flujo regresa al punto nmero tres, paraque el Jefe de Almacn sea el que rechace la inclusinde suministro en la reposicin

4.2. De aprobar la inclusin del suministro en la reposicin,el flujo contina con el punto nmero cinco.


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INVENTARIO ASISTENTE DEALMACN

5. El Asistente de Almacn configura los parmetros dereposicin en la aplicacin inventario tales como:

Punto de reposicin.

Plazo de entrega en das.

Cantidad econmica de pedidos

Existencias de seguridad.


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FLUJO DE INCLUSIN DE SUMINISTRO EN LA REPOSICIN

J E F E D E A L M A C N

J E F E D E A R E A

( R E Q U I S I T O R )

G E R E N T E D E

O P E R A C I O N E S


A L M A C N

INICIO

Asistente dealmacn revisaestadsticas de

consumo

Configurarparmetros de

reposicinFIN

1

2

3

4

Aprueba lainclusin en la

reposicin?

NO

SI

Solicitar la inclusin de unsuministro de inventario(artculo almacn) en la

reposicin

Aprueba lainclusin en la

reposicin?

NO

SI

5


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c) Flujo configurado en MAXIMO


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7.1.3. Proceso de inclusin de suministros obsoletos


MDULO /

APLICACINACTOR PROCESO A EJECUTAR

REPORTE DEMATERIALESINACTIVOS JEFE DE ALMACN

1. El Jefe de Almacn emite los reportes de materiales

inactivos desde la aplicacin de Suministros.

PROCESO MANUALJEFE DE ALMACN2. El Jefe de Almacn enva los reportes al Jefe de rea

para su verificacin.

PROCESO MANUAL JEFE DE REA3. El Jefe de rea valida la informacin verificando que en

la lista todos los suministros sean inactivos y enva ellistado revisado al Jefe de Almacn.

PROCESO MANUALJEFE DE ALMACN4. El Jefe de Almacn revisa el listado remitido y elabora

una nueva lista depurada la cual ser enviada por alJefe Corporativo de Logstica para su aprobacin.

PROCESO MANUALJEFE CORPORATIVODE LOGSTICA

5. El Jefe Corporativo de Logstica revisa y coordina lascorrecciones de la lista entregada y determina la cifrapara el ajuste de provisin del ejercicio. Luego de ello,remite la informacin para aprobacin al Gerente deContabilidad.

6. El Jefe Corporativo de Logstica reenva la informacinal Jefe de rea para informarle lo decidido.

PROCESO MANUAL GERENTE DECONTABILIDAD

7. El Gerente de Contabilidad, luego de revisar lainformacin, aprueba el documento y lo enva al reade Contabilidad para que efecten la provisin desuministros obsoletos.


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PROCESO MANUAL JEFE DECONTABILIDAD

8. El Jefe de Contabilidad revisa provisin de ejercicioanterior, la compara con nueva cifra de obsoletos yverifica la correccin de la cifra por obsolescencia delejercicio.

9. El Jefe de Contabilidad enva la informacin a los Jefesde rea indicando la aprobacin para realizar lastransferencias hacia el almacn de Obsoletos.

VALE DE SALIDA(PASPERU) JEFE DE ALMACN

10. El Jefe de Almacn realiza la transferencia de lossuministros al almacn de obsoletos.

INVENTARIO(PASPERU) JEFE DE ALMACN

11. Cambiar el estado de los artculos a pendiente deobsolescencia en el almacn central.

PROCESO EXTERNO ASISTENTE DECONTABILIDAD 12. El Asistente de Contabilidad realiza los asientos de diario

por intermedio de su ERP.

PROCESO EXTERNO JEFE DECONTABILIDAD

13. El Jefe de Contabilidad revisa el asiento de diario yordena la mayorizacin por intermedio del ERP.


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INVENTARIO DE SUMINISTROS OBSOLETOS

J E F E D E A R E A

J E F E D E

A L M A C

N

J E F E

C O R P O R A T I V O

D E L O G

S T I C A

G E R E N T E D E

C O N T A B I L I D A D



J E F E D E


INICIORevisar listado

enviado por Jefesde rea

Revisar informacinremitida

Comparar yverificar provisinpor obsolescencia

FIN

1 2

3

4

7

8 9

Realizar asientosde diario por

intermedio delERP

Revisar asiento dediario y orden

Documents

Documento Funcional de PAS