Documentos Administrativos

7/14/2019 Documentos Administrativos

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ÍNDICE

PRESENTACIÓN 3

INTRODUCCIÓN 4

CAPÍTULO I: NOCIONES GENERALES

1. DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS 5

2. PRINCIPIOS QUE RIGEN SU REDACCIÓN 5

3. ACTIVIDADES IMPRESCINDIBLES PARA SU REDACCIÓN 6

CAPÍTULO II: LAS PARTES DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

1. ENCABEZAMIENTO 7

2. TEXTO 7

3. TÉRMINO 7

4. ESTUDIO DE LAS PARTES DEL ENCABEZAMIENTO 8

5. ESTUDIO DEL TEXTO 9

6. ESTUDIO DE LAS PARTES DEL TÉRMINO 11

CAPÍTULO III: PRESENTACIÓN FORMAL DE DOCUMENTOS

1. MÁRGENES 13

2. ESPACIOS 14

3. UBICACIÓN ESTÁNDAR DE LAS PARTES DE UN DOCUMENTO 16

4. NUMERACIÓN DE LA SEGUNDA PÁGINA Y DE LAS SIGUIENTES 17

5. ESTILOS FORMALES DE REDACCIÓN 17

6. PUNTUACIÓN DE LAS PARTES DE UN DOCUMENTO 20

CAPÍTULO IV: REDACCIÓN DE DOCUMENTOS DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA

1. LA SOLICITUD 23

2. EL OFICIO 35

3. EL MEMORANDO 46

4. LA CARTA 56

5. EL AVISO 66



CAPÍTULO V: REDACCIÓN DE DOCUMENTOS NORMATIVOS, RESOLUTIVOS Y

CONTRACTUALES

1. EL INFORME 67

2. EL CERTIFICADO 73

3. EL ACTA 89

CAPÍTULO VI: REDACCIÓN DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

1. EL ESTATUTO 93

2. LA RESOLUCIÓN ADMINISTRATIVA 100

3. EL CONTRATO 120

4. LA CIRCULAR 124

CAPÍTULO VII: REDACCIÓN DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

1. EL CURRICULUM VITAE 129

2. LA INVITACIÓN 135

CAPÍTULO VIII: DOCUMENTOS POR SU GRADO DE SEGURIDAD, SOBRES,

SELLOS, COLOR DE TINTA

1. DOCUMENTOS POR SU GRADO DE SEGURIDAD 153

2. SOBRES 153 3. SELLOS 156

4. COLOR DE TINTA 159

CONCLUSIONES

160

BIBLIOGRAFÍA

161



PRESENTACIÓN

La redacción administrativa hoy en día es muy importante en la

sociedad ya que con esta nos desenvolveremos en el ámbito laboral, ya

sea empresas privadas o públicas. Es por ello que en el presente trabajo,

producto del esfuerzo realizado en conjunto, nos hemos centrado en los

documentos más usados, de los cuales desarrollaremos: su utilidad, en que

situaciones se emplean, cuáles son sus partes, entre otras.

Al terminar esta lectura no solo nuestro compañeros sabrán como redactar

estos documentos administrativos sino también sabrán cuando emplearlos

y que se necesita para su entrega



INTRODUCCIÓN

El propósito de esta sección es especificar una serie de criterios lingüística

general y formal que deben tomarse siempre en cuenta al hacer un

documento administrativo. La claridad, la coherencia y funcionalidad en

un texto tiene mucho que ver con su calidad, idioma y el uso de unos

criterios uniformes que unifica el aspecto formal de la escritura.

Los principales temas que implica el desarrollo de criterios formales o

lingüísticos son la sencillez y la claridad. El lenguaje administrativo se limita

dentro de estructuras anacrónica y compleja, a veces excesivamente

retórica, que se deben superar para tener éxito en la documentación que

usamos en nuestro trabajo diario y conducirla hacia la función para la queestá destinada: la comunicación entre los miembros la comunidad

universitaria, si no hay simplicidad o la inteligibilidad, apenas no puede

haber comunicación. Por lo tanto, no tenemos la intención de utilizar un

lenguaje artificial, que con frecuencia recurrir, porque considere el más

apropiado a la administración. Debemos ser conscientes de la importancia

de comunicar mensajes inteligibles y evitar demoras en el proceso; la

lentitud de las acciones conduce la administración y la confusión de la

información. Tenemos de tener en cuenta que esto no implica ignorar

datos o acortar el necesario escrito sin ninguna justificación. Los

documentos deben presentar todo la información que necesitan y, por lo

tanto, debe quedar claro que tenemos que simplificar la forma en que se

presenta esta información y no acorta su contenido sin necesitar.

Si tenemos en cuenta todo lo que acaba de decir, tantos pilares básicos

sobre los que debe basarse el documento, son simplicidad administrativa y

criterios de homogeneidad.



NOCIONES GENERALES

1. DOCUMENTO ADMINISTRATIVO

Los documentos administrativos se definen como el soporte material por el

que se materializan los actos administrativos. Cumple por tanto dos

funciones:

Por un lado es un instrumento de constatación que permite comprobar el

desarrollo de una actuación administrativa.

Y por otro es un instrumento de comunicación, ya que los documentos

administrativos permiten la traslación del contenido de los actos a otros

órganos o unidades de la Administración (notas interiores) o a terceros

interesados, ya sean personas jurídicas públicas y privadas o personas

jurídicas naturales.

2. PRINCIPIOS FUNDAMENTALES QUE RIGEN LA REDACCIÓN DE DOCUMENTOSADMINISTRATIVOS

FORMALIDAD: Se redactan necesariamente teniendo en cuenta

determinadas normas, pautas, esquemas o formatos pre-establecidos por

las instituciones

SIMPLICIDAD Todos deben ser elaborados de la manera más simple y breve

posible, con lenguaje sencillo y común. Debe ser preciso, concreto, claro ydirecto.

RACIONALIDAD: consiste en eliminar toda exigencia o formalidad costosa.

Mientras más extenso es un documento, más complicado y costoso.



FLEXIBILIDAD: Tener en cuenta la gran variedad y formatos que existen. Lo

más importante en el documento es que transmita de manera directa un

mensaje no su presentación formal.

EFICACIA: debe ser capaz de persuadir o inducir a la acción en el menor

tiempo con el mínimo costo.

3. ACTIVIDADES IMPRESCENDIBLES PARA DOMINAR LA REDACCIÓN DEDOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

El hábito de lectura

La práctica de la redacción

Existencia de interés personal por superarse.

Nota: Cuánto más alto es el nivel cultural de una persona, cuanto más

conoce sus funciones, responsabilidades y derechos mejores posibilidades

aparecen para redactar un exitoso documento.



LAS PARTES DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

1. ENCABEZAMIENTO

Es el extremo superior del documento y comprende las siguientes partes:membrete, nombre del año, lugar y fecha, código, destinatario, asunto y

referencia.

2. TEXTO

Se denomina a la parte central y principal de todo documento. Las partes

del texto reciben el nombre de secciones, cuya cantidad y denominación

depende de cada clase o tipo de documento.

3. TÉRMINO

Se le conoce como “término’ al extremo inferior del documento y está

integrado para las siguientes partes: antefirma, firma, posfirma, sello, anexo,

“con copia” y pie de página.



4. ESTUDIO DE LAS PARTES DEL ENCABEZAMIENTO

4.1 MENBRETE

Es la inscripción que identifica a la institución, organismo, entidad o

empresa que remite el documento.

4.2 NOMBRE DEL AÑO

Es la denominación que da el gobierno cada año calendario, mediante

ley o decreto supremo. Por ejemplo este año 2011 “AÑO DE LA

CONSOLIDACION”.

4.3 LUGAR Y FECHA

Es la parte que indica donde y cuando se elabora el documento.

Comprende el nombre de la localidad y el día, el mes y el año de su

elaboración. Por ejemplo: Tumbes 9 de Mayo del 2011.

4.4 CÓDIGO

Es la parte que individualiza al documento e identifica a la institución o

dependencia remitente. Las instituciones y dependencias codifican los

documentos que elaboran por medidas de control y seguridad. Las copias

de dichos documentos se archivan en orden cronológico y en forma

correlativa para que cualquier añadido, sustracción, cambio u otra

irregularidad sea descubierta fácilmente.

4.5 DESTINARIO

Es la parte que identifica a la persona, dependencia institución o empresa

a quien se remite el documento. Todas las comunicaciones escritas no

llevan expresamente destinatario y los documentos que si lo llevan no lo

redactan de manera similar. Por estas dos razones preferimos estudiar esta

parte al abordar cada tipo de documento.

4.6 ASUNTO

Es el resumen o la síntesis del contenido de un documento o del motivo

que le da origen.



4.7 REFERENCIA

Es la parte que hace mención a los antecedentes del documento que se

elabora. Es una parte complementaria porque su uso no es necesario en

todas las comunicaciones que contestan o reiteran documentosanteriores.

5. ESTUDIO DEL TEXTO

Parte principal que comprende el desarrollo ordenado de las peticiones,

reclamos u observaciones a fundamentar.

5.1 CARACTERÍSTICAS VITALES DEL TEXTO

CLARIDAD

• Se busca un documento claro para la fácil comprensión.

INTEGRIDAD

• El documento debe contener y desarrollar todas las ideas referidas

al tema.

BREVEDAD

• Exactitud. Mensaje lacónico y directo. Evitar el lenguaje retórico y

ampuloso.

CORTESIA:

• El documento debe presentar un tono de redacción cordial capaz

de persuadir el interés del lector.

CORRECCION

• El documento no debe tener ningún tipo de error ya que esto

enfoca en la preparación académica y el nivel cultural del

remitente.



5.2 ETAPAS DE LA ELABORACIÓN DEL TEXTO

• CONCEPCIÓN: Realizada En forma mental formándonos una idea.

• RECOLECCIÓN DE DATOS: Reunión de todo el material e información

necesaria.

• BOSQUEJO SINTÉTICO DE IDEAS: Agrupación de ideas, es decir

relacionamos una con otra.

• ELABORACIÓN DEL BORRADOR: Se realiza el desarrollo de las ideas,

teniendo en cuenta que estas deberán desarrollarse en oraciones cortas,

cada párrafo contenga solo el desarrollo de una idea y que estos noexcedan de 8 líneas.

• EVALUACION DEL BORRADOR: Este borrador es sometido a varias preguntas

documento es sometido a una lectura atenta en voz alta y de corrido,

para comprobar si el texto se entiende.

• PASADO EN LIMPIO” DEL BORRADOR: El borrador, una vez evaluado con

seriedad, es “pasado en limpio”, o sea, transferido a otra hoja.

5.3 IDENTIFICACIÓN DE DIVISIONES DEL TEXTO

Las ideas necesitan ser divididas o agrupadas unas con otras teniendo en

cuenta el grado de relación lógica que existe entre la ellas. Este hecho de

unir o diferenciar ideas facilita la organización del pensamiento y la

redacción y comprensión de las mismas.

5.3.1 IDENTIFICACIÓN DE DIVISIONES SIMPLES:

a) NUMÉRICO:

1.

2.

b) LITERAL:

a) a.

b) b.



5.3.2 IDENTIFICACIÓN DE DIVISIONES COMPLEJAS:

a) NUMÉRICO:

1.

1.1

1.1.1

1.1.2

1.2

1.2.1

1.2.2

2.

2.1

2.1.1

2.1.2

2.2

2.2.1

2.2.2

6. ESTUDIO DE LAS PARTES DEL TERMINO

6.1 ANTEFIRMA

Es la palabra o frase de cortesía que se emplea cuando se ha concluido la

redacción del texto de un documento administrativo.

Formula:

¨Atentamente¨.

6.2 FIRMA :

Comprende el nombre, el apellido o los apellidos y a la rúbrica estilizada

de la persona que se responsabiliza del documento.

6.3 POSFIRMA:

Es la parte que identifica al responsable de la comunicación. Por Ejemplo:



6.4 SELLO

Es el instrumento que autentico o legaliza el documento que se envía:

refrenda la firma del responsable de la comunicación.

6.5 ANEXO

Se emplea únicamente cuando al documento que remitimos hay

necesidad de acompañar objetos u otros documentos, como recibos,

facturas, certificados, etc. Forma de un Anexo:

6.6 “CON COPIA”

Es la parte que identifica o hace mención a las autoridades, dependencia

y/o servicios a quienes se envían copias del documento que se redacta.

Por ejemplo:

ANEXO: Copia de la R.R. N° 176-97-UMA, de 15-05-97 ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

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C.C.: Dirección Subdirección

Archivo.



6.7 PIE DE PÁGINA

Es la parte que identifica a los responsables de la elaboración del

documento. Se coloca las iniciales del responsable, por ejemplo:

RTP/nop.

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