Documentos contables

INSTRUCTOR: LEONARDO GALINDO

PRESENTADO POR: Angie Dayana Ocampo Medina

30/07/2012

Centro de comercio y servicios

SENA RISARALDA

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Contenido.

1. Remisión.2.  Factura de venta.3.  Comprobante de Egreso.4.  Comprobante de Ingreso. 5. recibo6.  Recibo de caja.7.  Recibo de caja menor.8.  Cheques.9.  Comprobante de consignación.10.  Nota Crédito.11. Note Debito.12.  Orden de la entrada y salida del almacén.13. Kardex14.  Letra de cambio.15.  Pagare.16.  Vale.17.  Estrato Bancario.18.  Cuenta de cobro.19. Comprobante de tarjeta de crédito. 20. comprobante de retiro de cuenta de ahorros

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Introducción:

En el siguiente documento nos mostrara los principales documentos contables que los tecnólogos en dirección de ventas necesitaríamos conocer .

Los documentos contables son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones de la ley. Estos son de vital importancia para mantener un apropiado control de todas las acciones que se realizan en una compañía o empresas.

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Remisión:

Se emplea en el comercio para enviar las mercaderías solicitadas por el cliente según su Nota de Pedido y este se encuentra impreso y membreteado, según necesidad de la Empresa sirve para que el comercio tenga testimonio de los artículos que han entregado en las condiciones solicitadas y aprobado por el departamento de venta.

Este documento se extiende por duplicado o triplicado según la necesidad de la empresa, por lo general es práctico que sea un talonario con 3 copias una queda en el talonario para la empresa que vende, la otra es entregada al cliente junto con las mercaderías; y la tercera es devuelta con la firma de conformidad del cliente, en el que certifica haber recibido conforme.

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Factura de venta:

Documento tributario de compra y venta que registra la transacción comercial obligatoria y aceptada por ley. Este comprobante tiene para acreditar la venta de mercaderías u otros afectos, porque con ella queda concluida la operación.

 

La factura tiene por finalidad acreditar la transferencia de bienes, la entrega en uso o la prestación de servicios cuando la operación se realice con sujetos del Impuesto General a las Ventas que tengan derecho al crédito fiscal. Asimismo cuando el comprador o usuario lo solicite a fin de sustentar gastos y costos para efecto tributario y en el caso de operaciones de exportación.

Las facturas sólo se emitirán a favor del adquiriente o usuario que posea número de Registro Único de Contribuyentes - RUC, exceptuándose este requisito en operaciones de exportación.

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Comprobante de egreso:

Los comprobantes de egreso es el documento encargado de mantener el registro de todos los gastos que se realizan en una empresa o negocio. Este documento es obligatorio tanto para las pequeñas como para grandes empresas (Negocios).

Antes de la elaboración de un comprobante de egreso y el cheque, el tesorero se debe asegurar que los bienes o servicios adquiridos cuentan con la aceptación de los directivos o ejecutivos de la empresa, ya que de no ser asi se tendría que anular el cheque y el comprobante de egreso ,cuando se anula un comprobante de egreso se debe anular también todas las copias al igual que como se procede con otros documentos.

Porque tenerlo?

1.      Porque permite discriminar si el pago se hace en efectivo o en cheque.

     2.      Porque registra a los responsables del pago de los montos registrados, con las respectivas firmas de quien elabora el documento, quien lo aprueba, el revisor y el contador.

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Comprobantes de ingreso

Todo ingreso de dinero a la empresa debe tener como respaldo un comprobante de ingreso donde se describa la fecha, el valor, el concepto del valor ingresado y las firmas de responsabilidad, estos documentos deben estar prenumerados y reservar una zona para registrar un asiento contable, además deben estar conformados por un original para Contabilidad y una copia para el archivo consecutivo.

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Recibo:

Un recibo o constancia de pago es una constancia que sirve para certificar que se ha pagado por un servicio o producto. Hay de diversos tipos según el formato, si queda registrado, y otras características. Los recibos por lo general, se extienden por duplicado. El original se entrega a quien hizo el pago y el duplicado queda en poder de quien lo recibe. Un recibo puede ser de muchas maneras diferente como por ejemplo: gtrdvb una persona o empresa, y el detalle de facturas o servicios que se pagan con este cheque emitido, quien lo opera, quien lo revisa, quien lo recibe conforme a lo descrito, fecha de recibido, descripción de las facturas (números que se pagan), los precios totales, los descuentos y los impuestos. Es utilizado para dejar constancia por parte de una empresa de que fue lo que se pago o realizó con la emisión de mencionado cheque que consta en la copia voucher. Se refiere a voucher cuando tiene copias al carbón, como el caso de los vouchers de las tarjetas de crédito que tienes varias copias según el uso de los interesados. Además sirve para sacar cuentas de cuánto dinero se ha gastado.

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Recibo de caja:

El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias se archivan una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.

El recibo de caja se contabiliza con un débito a la cuenta de caja y el crédito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una empresa por conceptos diferentes de ventas al contado ya que para ellas el soporte es la factura.

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Recibo de caja menor:

El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuantías mínimas que no requieren el giro de un cheque, para ello se establece un fondo denominado caja menor.

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Cheques:

Es un titulo valor por medio del cual una persona llamada "girador", ordena a un banco llamado "girado" que pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero llamado "beneficiario".

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Comprobante de consignación:

Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia con el sello del cajero o el timbre de la máquina registradora, sirve para la contabilidad de la empresa que consigna.

Hay dos tipos de consignaciones, una para consignar efectivo y cheques de bancos locales y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas. Necesidades varias Los soportes de contabilidad se elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la empresa lo exija

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Nota crédito:

Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estén liquidados en la factura o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancías, para su contabilización se utiliza un comprobante llamado nota crédito. Este comprobante se prepara en original y dos copias; el original para el cliente, una copia para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.

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Nota debito:

Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un mayor valor por concepto de omisión o error en la liquidación de facturas y los intereses causados por financiación o por mora en el pago de sus obligaciones

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Orden de la entrada y salida del almacén:

Almacén - entradas y salidas es un sistema de control de almacenes destinado principalmente

a organizar las entradas y salidas de los mismos. 

Los ficheros con los que opera son los de clientes, productos, entradas y salidas, proveedores,

caja con gastos e ingresos, vencimiento de pagos y cobros, facturas a clientes y recibos. El de

productos y el de entradas y salidas tienen un trato especial, siendo mucho más ricos en

opciones y posibilidades. 

Otras características importantes son la posibilidad de generar listados detallados con los

ficheros, copias de seguridad, impresión con previa visualización en pantalla.

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Kardex:

Es una tarjeta donde se lleva el control de la existencia , sirve cuando el almacenista procede a darle salida a la mercancia .

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Letra de cambio:

Este documento negociable o título valor es una orden incondicional de pago que da una persona llamada "girador" a otra llamada "girado", para que pague a la orden o al portador, cierta suma de dinero, a la vista o en una fecha determinada.

En el comercio se utiliza la letra de cambio como garantía de pago en compras y ventas a crédito. El vendedor hace firmar letras de cambio a sus clientes y se denominan letras por cobrar; el comprador acepta las letras a sus proveedores y se llaman letras por pagar.

la letra de cambio deberá contener:

1. La orden incondicional de pagar una suma determinada de dinero;

2. El nombre del girado;

3. La forma del vencimiento, y

4. La indicación de ser pagadera a la orden o al portador (Art 671 C. Co.).

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Pagare:

Es un título valor mediante el cual una persona se obliga a pagar cierta cantidad de dinero en una fecha determinada. Este documento se utiliza para respaldar los créditos bancarios.

 CONTENIDO DEL Pagare:

El pagare debe contener lo siguiente:

1. La promesa incondicional de pagar una suma determinada de dinero;

2. El nombre de la persona a quien deba hacerse el pago;

3. La indicación de ser pagadero a la orden o al portador, y

4. La forma de vencimiento. (Art 709 C Co.).

El suscriptor del pagare se equipara al aceptante de una letra de cambio (Art 710 C. Co.).

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El Vale:

Un vale es un documento comercial, utilizado para explicar de manera elocuente y rápida una lección de biología en el Instituto Joan Caballería o para pagar un producto, ya sea bien o servicio. Puede representar el pago total o parcial (descuento inmediato en el momento de la compra por la cantidad que aparece en el vale). Lo más habitual es que los establecimientos comerciales proporcionen vales a sus clientes para fidelizarlos.También sirve para darse a conocer a clientes nuevos, ofreciéndoles un artículo más barato o gratuito. En otros casos forma parte del proceso de devolución, el comercio extiende un vale que permite cambiar un producto adquirido por otro en un tiempo futuro.Por último, el vocablo vale se utiliza para movimientos internos de una oficina o empresa. Cuando un empleado toma dinero para comprar algún material o artículos que no haya en existencia en la empresa, o porque desea un adelanto sobre su salario, se llena un «vale de caja». Este vale contiene:

Fecha Cantidad (en número y letra) Especificación clara sobre el concepto Rúbrica de autorización Firma de la persona que recibe el dinero

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Estrato bancario:

Un registro, por lo general enviado una vez por mes al titular de una cuenta bancaria. Este documento resume todas las transacciones en una cuenta en el período considerado (normalmente 30 días). El saldo inicial del mes anterior combinado con el total de las transacciones durante el período debería traducirse en el saldo de cierre de la declaración bancaria. También se conoce como: resumen de cuenta o estado bancario.

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Cuenta de cobro:

La cuenta de cobro cumple una función de comprobante de la realización de un pago, existen formatos pro formas de cuenta de cobro que puedan utilizarse para hacer un cobro por la prestación de un servicio cuando no se esta obligado a facturar, aunque para la contabilidad de quien hace el pago debe hacerse un documento que le de valides contable como recibo de pago, una nota de contabilidad, comprobante de egresos o comprobante de caja.

Resquicitos:

1. Debe dirigirse a la UNIVERSIDAD POPULAR DEL CESAR Nit. 892.300.285-6 oficinas de Tesorería.

2. Evidenciar el nombre de la persona quien presto el servicio con su respectivo número de RUT

3. Contar con el valor numérico y en letras del monto que se adeuda por el servicio prestado

4. Describir el servicio prestado coincidiendo con la cotización

5. Contar al final con la firma de la persona a la que se le adeuda el servicio.

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Comprobante de tarjeta crédito:

La tarjeta de crédito (o dinero plástico) es un medio de pago que utiliza la tarjeta habiente en los establecimientos afiliados al sistema.

La tarjeta de crédito se adquiere mediante un contrato de apertura y utilización de tarjeta de crédito, suscrito mediante entidad financiera y una persona natural o jurídica. Por medio del contrato, la tarjeta habiente se compromete a utilizar este documento en forma personal e intransferible y a pagar periódicamente a la entidad financiera los valores correspondientes a los bienes o servicios comprobados atreves de este medio.

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COMPROBANTE DE Deposito Y RETIRO DE CUENTA DE AHORROS

Las corporaciones de ahorro y credito han diseñado unos formatos que suministran a sus clientes, en libretas, para que sean diligenciados al depositar o retirar dinero de su cuenta de ahorros. Este soporte tiene dos opciones para elegir solo una: deposito en efectivo o cheques de bancos locales y retiro en efectivo o en cheque, de acuerdo con la cuanta y exigencia del cliente.

Para depositar remesas o cheques de otras plazas se utiliza un formato especial.