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InformeDocument Imaging Solutions Nuance Power PDF

Documentos PDF accesibles: una ventaja competitivaCumpla con los requisitos legales, atraiga a nuevos clientes y aborde el déficit de habilidades

Los documentos PDF son una parte integral de la actividad diaria de la empresa. Sin embargo, la mayoría de ellos actualmente no son accesibles a las personas que son ciegas o tienen discapacidad visual, cognitiva o dificultades para la lectoescritura. De esta forma se excluye de los procesos de comunicación a gran parte de la población. Siguiendo este enfoque, puede que las organizaciones no solo infrinjan sus obligaciones legales, sino que pierdan la oportunidad de conseguir que estos segmentos de población se conviertan en clientes o en empleados competentes. Por lo tanto, es esencial realizar un diseño accesible de los documentos PDF.

Índice

2

3 Resumen ejecutivo

3 ¿Accesibilidad - solo un problema de las Administraciones?

4 Marcos legales y su importancia para las empresas

5 La accesibilidad es una ventaja competitiva

6 El formato PDF como forma de alcanzar la accesibilidad – Requisitos formales para que los documentos PDF sean accesibles – Un PDF accesible a partir de un documento original no estructurado – Comprobación de la accesibilidad – Los programas PDF y su función en la accesibilidad

10 Seis buenas razones por las que utilizar Power PDF de Nuance

11 Ejemplos prácticos

Document Imaging Solutions Nuance Power PDF

Informe

3 White PaperDocument Imaging Solutions Nuance Power PDF

Resumen ejecutivoEl acceso a la información y la participación en la vida social, cultural y política constituyen derechos humanos que frecuentemente se deniegan a personas con discapacidades físicas o mentales. Cambiar esta situación es un objetivo declarado por parte de las Naciones Unidas y la Unión Europea. También resultan importantes para las empresas las leyes y los reglamentos que buscan eliminar las barreras de acceso. En particular, un acceso sin barreras a la información, los productos y los servicios de la empresa genera una ventaja competitiva, dado que las personas con discapacidad suponen un segmento importante de la población, tanto si son clientes como empleados. Además, nuestra sociedad está envejeciendo: la tercera edad representa un grupo de población cada vez mayor y normalmente con gran poder adquisitivo. Con frecuencia, estas personas tienen problemas de visión o audición, y excluirles conducirá rápidamente a la pérdida de clientes y de volumen de negocio.

Este informe le muestra a qué debe prestar atención cuando diseñe documentos PDF accesibles, y la forma en que Power PDF de Nuance permite crear y leer documentos accesibles.

¿Es la accesibilidad un problema únicamente para la Administración?Todo el mundo debería poder tomar parte en las actividades sociales, educativas, formativas y culturales. Los canales de comunicación digitales desempeñan un papel cada vez mayor en dicha participación. La necesidad de utilizar el teclado o el ratón por parte de personas con discapacidades temporales o permanentes, o bien con limitaciones sensoriales o motoras (por ejemplo, visuales o auditivas), a menudo les impide utilizar estos canales. Las discapacidades cognitivas o las barreras idiomáticas también pueden impedir que las personas participen plenamente en la sociedad.

Proporcionar a todos un acceso no discriminatorio a los contenidos y documentos en la web constituye un objetivo declarado por parte de numerosas organizaciones nacionales e internacionales, incluidas las Naciones Unidas y la Unión Europea. Comités tales como el consorcio W3C o la PDF Association han desarrollado medidas y criterios para implementar dicha accesibilidad a las páginas web y los documentos PDF. Las directrices del W3C sobre contenidos web accesibles se consideran el elemento más importante. Las Pautas de accesibilidad al contenido en la web (WCAG, por sus siglas en inglés) se introdujeron en 2008 y su versión 2.0 se convirtió en 2012 en la norma ISO 40500. El estándar PDF/UA (siglas de accesibilidad universal en inglés) para documentos PDF también basa sus requisitos en estas directrices. Entre otras cosas, permite generar documentos PDF de forma flexible en una amplia gama de tipos y tamaños de letra, colores de texto y fondo, en función de las necesidades del usuario, y es compatible con la introducción de datos y el control mediante la voz. Los documentos conformes con PDF/UA no solo resultan útiles para aplicaciones especiales. El texto y los saltos de línea de los documentos se adaptan de forma flexible a los requisitos del dispositivo de salida, por lo que también son más legibles en dispositivos móviles como teléfonos inteligentes, tabletas y lectores de libros electrónicos.

En muchos países, los organismos públicos ya tienen la obligación de proporcionar un acceso sin barreras a la información y los contenidos. Esto también implica proporcionar páginas web conformes con WCAG 2.0 y documentos en formato accesible. Las empresas privadas también deberían generar documentos PDF accesibles y asumir su responsabilidad social corporativa (RSC). Esto forma parte de una estrategia completa e integrada de RSC y permite a las organizaciones destacar de forma positiva respecto a su entorno.

Sin embargo, la accesibilidad no debería limitarse a leer documentos PDF o rellenar formularios PDF. El software utilizado para crear documentos accesibles también debería cumplir con una serie de criterios. Lamentable-mente, muchas de las aplicaciones necesarias para crear documentos PDF accesibles no son nada sencillas de utilizar e implican una inversión adicional. Durante mucho tiempo, la conversión de texto en documentos accesibles dependía de los productos de un único proveedor. Por suerte, actualmente existen alternativas como Power PDF de Nuance que permiten crear documentos PDF accesibles de forma fácil y asequible.

Marcos legales y su importancia para las empresasPermitir que las personas con discapacidades participen en la sociedad en régimen de igualdad es el objetivo de numerosas leyes y reglamentos naciona-les e internacionales. Son de obligado cumplimiento por las administraciones y otros organismos públicos y además se están introduciendo de forma creciente en el sector privado. Aquellas organizaciones que son conscientes de su responsabilidad social ya deberían basar sus actividades en estas reglas y ofrecer sus documentos PDF en un formato accesible.

A continuación figura una selección de la principal legislación nacional e internacional.

Mundial Convención sobre los Derechos de las Personas con Discapacidad: la CRPD (por sus siglas en inglés) es conocida habitualmente como la Convención de las Naciones Unidas sobre los Derechos de las Personas con Discapacidad y entró en vigor en 2008. Este tratado contiene gran número de reglamentos dirigidos a la situación de las personas con discapacidades, que deben ser promulgados, si no lo han sido ya, en la legislación nacional de cada estado miembro.

EE. UU.Americans with Disabilities Act (ADA): la Ley sobre Estadounidenses con Discapacidades se promulgó en 1990, se amplió en 2009 y prohíbe la discriminación de personas con discapacidades. Constituye un importante complemento a la Civil Rights Act (Ley sobre Derechos Civiles) de 1964, que criminalizaba la discriminación por motivos de raza, religión o sexo.

Rehabilitation Act (1973): la Ley de Rehabilitación en el Puesto de Trabajo prohíbe la discriminación por motivos de discapacidad en los programas federales y en aquellos que reciben financiación del gobierno. La sección 508, añadida a la Rehabilitation Act en 1998, regula los requisitos en materia de tecnologías de la información. Obliga a las autoridades federales, a las instituciones financiadas por el gobierno y a los departamentos asociados a proporcionar accesibilidad al software, los sitios web, las telecomunicaciones, los soportes multimedia y los dispositivos periféricos.


EuropaPlan de acción de la Comisión Europea «Estrategia Europea sobre Discapacidad 2010-2020: un compromiso renovado para una Europa sin barreras»: la accesibilidad es la principal de las ocho áreas que contempla este plan para la que deben desarrollarse e implementarse acciones concretas. Las etapas previstas incluyen asimismo animar a las empresas a mejorar la integración en el puesto de trabajo de las personas con discapacidades. Está prevista una Ley Europea de Accesibilidad.

La accesibilidad es una ventaja competitivaDejando a un lado los riesgos y las obligaciones legales, las empresas deberían asegurarse de que el diseño de sus sitios web, tiendas en línea, productos y servicios resulte accesible por razones completamente egoístas, puesto que de lo contrario excluirán a grandes grupos de población como empleados o clientes potenciales. Aproximadamente un 10 % de la población laboral europea tiene alguna discapacidad y un 20 % de la población total obtendría ventajas de una mejor accesibilidad. Según la Oficina Federal de Estadística, en 2013 unos 10,2 millones de personas vivían en Alemania con una disca-pacidad reconocida, lo que incluía 7,5 millones de personas con discapacidad grave. Comparado con 2009, el número de personas con discapacidades había aumentado en 673 000 personas, lo que supone un 7 %. Los cambios demográficos y el envejecimiento de la población exacerbarán el problema. Según las previsiones del informe «The 2015 Ageing Report» de la Comisión Europea, la estructura de edad de la población de la UE cambiará drásticamente en las próximas décadas debido a la evolución de la fertilidad, la esperanza de vida y las tasas de migración. Se prevé que la población total sea mayor en 2060 y también que tenga mucha mayor edad que actualmente. La población de la UE crecerá al menos un 4 %, según estas previsiones, desde 507 millones en 2013 hasta alcanzar un máximo de 526 millones en 2050, momento a partir del cual empezará un lento declive y quedará en 523 millones en 2060. Se prevé que en 2060 las personas con 65 años o más representarán una proporción mucho mayor (pasarán del 18 % al 28 % de la población) y aquellos con 80 años o más (que pasarán del 5 % al 12 %) serán casi tan numerosos como los jóvenes (de edades comprendidas entre 0 y 14 años). A pesar de que las personas de este grupo de edad con frecuencia tienen limitaciones visuales y auditivas, el grupo en su conjunto participa en la vida social y económica de forma mucho más activa que lo hacía hace algunas décadas. Además disponen de un elevado poder adquisitivo y están dispuestos a gastar los ahorros en ellos mismos o en sus hijos y nietos. Adicionalmente, hay una notable proporción de la población que es incapaz de leer o escribir, bien por completo o en alguna medida.

Las personas con discapacidades representan un segmento de la población al que no puede ignorarse, no solo como clientes sino también como empleados, ya que pueden representar una contribución valiosa para el éxito de la empresa. Actualmente no se utiliza todo su potencial profesional, a pesar de estar muy bien cualificados. Por ejemplo, según la Oficina Federal de Estadística alemana, en 2009 más del 72 % de los alemanes con discapacidades y con edades comprendidas entre los 30 y 45 años, así como un 79 % de aquellos entre 45 y 65 años, disponían de una titulación académica o profesional.

De forma paulatina, las organizaciones se verán obligadas a dejar de ignorar este potencial en el futuro. Los cambios demográficos también han supuesto una carencia de profesionales en muchas áreas. Según las previsiones de población del informe de la Comisión Europea anteriormente mencionado, las personas con edades comprendidas entre 15 y 64 años (habitualmente conocida como edad laboral) supondrán en 2060 una proporción notablemente menor de la población, al caer del 66 % al 57 %.


Muchas empresas ya se han dado cuenta de que no solo es posible sino también deseable integrar a las personas con discapacidades, así como las necesidades que presentan, en el entorno normal de trabajo. Entre ellas se encuentran Deutsche Bahn, Continental, E.ON, Commerzbank, Audi, BMW, Bosch y Siemens.

El formato PDF como forma de alcanzar la accesibilidad Entre las principales razones por las que es tan popular el formato de documentos PDF está su capacidad de conseguir representar el contenido con independencia de la plataforma utilizada. Los documentos PDF siempre tienen el mismo aspecto, tanto si se visualizan en Windows, Mac, Linux o Internet. Como resultado, el formato PDF se ha convertido en el estándar de hecho para documentos electrónicos. Su popularidad ha aumentado gracias a opciones avanzadas como la configuración de seguridad, el diseño y la distribución de formularios, así como las características adecuadas que reúne para pasar un proceso de auditoría.

Requisitos formales para que los documentos PDF sean accesibles

Para que un PDF pueda considerarse accesible, debe cumplir los siguientes ocho criterios.

1. Los campos de formularios deben ser accesibles. Los formularios PDF accesibles deben contener campos rellenables, así como descripciones de los mismos que puedan leerse mediante un programa de lectura de pantalla. Debe poder accederse a los campos mediante la tecla tabulador según un orden definido, de forma que una persona pueda rellenar el formulario incluso si no puede utilizar el ratón.

2. El documento debe contener texto con capacidad de búsqueda. Un documento impreso digitalizado solamente es una imagen. Los sistemas de ayuda no pueden reconocerlo sin que se procese previamente, por lo que no se puede leer en voz alta ni representarse en braille. Por tanto, este tipo de archivo debe convertirse en texto con capacidad de búsqueda mediante un sistema OCR (reconocimiento óptico de caracteres). Normalmente también será necesario realizar algunas correcciones manuales de errores de reconocimiento e incluir información adicional como etiquetas o descripciones alternativas de texto para los gráficos e imágenes que permanezcan en el documento.

3. La estructura del documento se crea mediante etiquetas que definen un orden de lectura lógico. Los documentos PDF accesibles tienen una estructura jerárquica que identifica con claridad los encabezados, los párrafos, las tablas y las listas. La estructura de estos marcadores crea un flujo lógico de lectura para que sea utilizado por los sistemas de ayuda. Si faltasen estos marcadores, por ejemplo, un texto en varias columnas podría leerse en un orden equivocado, o una tabla que ocupe varias páginas podría no reconocerse como una única tabla.


4. Todos los vínculos, gráficos y campos de formularios tienen un texto descriptivo. Los documentos PDF accesibles contienen textos alternativos que describen el contenido de elementos como cuadros, ilustraciones, gráficos, imágenes, campos de formularios, notas al pie y vínculos. Los lectores de pantalla y otros sistemas de ayuda permiten leer esta información y proporcionar al usuario una idea del contenido representado.

5. El idioma del documento está definido. Algunos dispositivos de lectura de pantalla pueden leer los documentos

en varios idiomas, con la pronunciación y el énfasis correctos. Para utilizar esta función, el documento debe contener la información necesaria acerca del idioma en el que está redactado.

6. El documento PDF contiene numerosas ayudas a la navegación. Los vínculos, los marcadores, los encabezados, los índices y las etiquetas

antes descritas permiten a los usuarios localizar partes concretas del documento de forma directa, en vez de tener que rebuscar en todo el texto para encontrar la información que desean.

7. La configuración de seguridad es correcta. Los documentos accesibles no deben tener limitaciones que impidan el

acceso a los sistemas de ayuda. Por ejemplo, es posible que los lectores de pantalla no puedan acceder al contenido de aquellos documentos en los que esté prohibido copiar texto.

8. Las fuentes utilizadas solo deben contener caracteres legibles. Toda la información de un documento PDF accesible debe presentarse de

una forma que permita a los sistemas de ayuda extraerla e interpretarla correctamente. Si se utilizan fuentes con caracteres especiales que no se pueden leer correctamente, el software lector de pantalla no podrá leer el contenido.

Un PDF accesible a partir de un documento original no estructurado

Para poder crear un PDF accesible, debe estructurar el documento original, tanto si es un archivo de texto como si es un PDF existente. Muchas aplicaciones de software son incapaces de generar archivos estructurados. En especial, la función «Imprimir como PDF» incluida en muchas aplicaciones no produce resultados satisfactorios. Los archivos de Microsoft Word u Open Office son adecuados como documentos originales, pero solamente si tienen una estructura coherente basada en estilos. A continuación, debe realizarse la conversión a PDF mediante una aplicación como Power PDF de Nuance, capaz de crear etiquetas a partir de la información de formato. En el caso de Word y PowerPoint, a partir de la versión 2010 existen complementos de accesibilidad que permiten crear archivos PDF con etiquetas de forma directa. Los archivos PDF con etiquetas contienen metadatos que describen la estructura del documento y el orden de los diferentes elementos del documento (por ejemplo, imágenes, bloques de texto, columnas y títulos). Estos metadatos facilitan el proceso de extracción de textos y gráficos de los archivos PDF. Las aplicaciones de lector de pantalla también utilizan las etiquetas para determinar el flujo de texto correcto del documento. Power PDF de Nuance permite añadir etiquetas a los documentos PDF y mostrar o modificar las etiquetas ya existentes.


Comprobación de la accesibilidad

Como ya se ha mencionado anteriormente, la estructura de un documento supone un apoyo esencial para que los sistemas de ayuda puedan leer los PDF y garantizar así que los documentos sean accesibles. A la hora de diseñar el documento debe prestarse especial atención a garantizar que la información fluye de manera lógica y que los diversos elementos quedan identificados de forma coherente. Un documento PDF correctamente etiquetado contiene información acerca de la dirección de lectura y descripciones de todas las imágenes, vínculos, listas y campos de formularios. Las tablas y sus celdas están marcadas de forma que el soft-ware lector de pantalla puede reconocerlas y leerlas en el orden correcto. Un documento estructurado de forma coherente y lógica no solo permite conseguir una accesibilidad precisa por parte de los lectores de pantalla y demás sistemas de ayuda, sino que además es un requisito previo para mostrar correctamente el contenido en diversos dispositivos de salida como tabletas, teléfonos inteligentes o lectores de libros electrónicos.

Power PDF de Nuance permite comprobar la accesibilidad de los PDF, verificando las siguientes características del documento, entre otras:

• ¿Está activado el indicador de permiso de accesibilidad? Los autores pueden utilizar la cinta Seguridad para especificar si un PDF

se puede copiar, imprimir, comentar o modificar o no. También es posible evitar la extracción de contenidos. En estos casos, es posible que el software lector de pantalla no pueda leer los documentos en voz alta. Esta prueba verifica si la opción Accesibilidad tiene el valor Permitido. Esta opción significa que la prohibición de extracción de contenido no afecta a los lectores de pantalla.

• ¿El documento contiene una capa de texto? Los lectores de pantalla no pueden acceder a los archivos PDF de solo imagen debido a que carecen de una capa de texto. Algunos archivos PDF pueden ser parcialmente accesibles, pero tener zonas o páginas de solo imagen. Aun así, un archivo PDF con capa de texto podría no ser accesible si utiliza una codificación no estándar de caracteres o si no dispone de fuentes incrustadas y no se puede usar una fuente del sistema informático.

• ¿Se ha etiquetado todo el contenido? Acceder correctamente a un archivo PDF puede depender de que el

documento esté convenientemente etiquetado. El etiquetado define un orden de lectura correcto de los elementos e identifica tipos de con-tenido, tales como bloques de texto del cuerpo, encabezados, imágenes, tablas, anotaciones y objetos multimedia.

• ¿El documento tiene un orden de lectura adecuado? Compruebe esta regla de forma manual. Asegúrese de que el orden de lectura que se muestra en el panel Etiqueta coincide con el orden de lectura lógico del documento.

• ¿Se ha establecido correctamente el idioma principal del documento? Los lectores de pantalla necesitan saber qué idioma están leyendo. Debe establecerse un idioma principal para el archivo PDF.

• ¿El nombre del documento figura en la barra de título? El título o el nombre de archivo del documento debe aparecer en la barra de título de la aplicación.


• ¿El documento tiene marcadores? Esta comprobación se aplica a los archivos con más de 21 páginas. Tales documentos deben tener una estructura lógica de marcadores que resuma la estructura del documento.

• ¿El documento tiene un contraste de color adecuado? Los daltónicos necesitan que los documentos tengan colores que contrasten. Para resolver este problema, asegúrese de que el contenido del documento cumple con la sección 1.4.3 de las directrices WCAG, o bien incluya una recomendación para que el visor de archivos PDF utilice colores de alto contraste.

Los programas para PDF y su función en la accesibilidad

Un diseño accesible comienza por la interfaz de usuario de un programa para PDF. Debería estar diseñada de forma que resulte productiva para personas con limitaciones visuales, auditivas, motoras u otras discapacidades. Es importante que los menús, comandos y funciones no solo se activen con el ratón, sino también mediante teclas de función, combinaciones de teclas o pulsando repetidas veces la tecla tabulador. Los programas para PDF también deberían estar diseñados de forma que integren sistemas de ayuda como el lector de pantalla JAWS y den acceso al usuario a todas las funciones importantes.

Para conseguirlo, estos programas deben permitir que los sistemas de ayuda accedan a los metadatos, las etiquetas y la información estructurada, así como a todo el contenido del archivo. A la inversa, los sistemas de ayuda deben poder acceder a la funcionalidad del programa para PDF y no tener limitada su propia funcionalidad. El idioma principal definido debe ser reconocible por los sistemas de ayuda, así como cualquier sección del texto en otro idioma. El programa debe proporcionar diversas opciones para la navegación, como la numeración de páginas, un árbol con la estructura del documento o los marcadores. Si el documento incorpora audio o vídeo, el programa no debe empezar a reproducirlos de forma automática sino esperar a que el sistema de ayuda o el usuario solicite su reproducción.



Seis buenas razones por las que utilizar Power PDF de NuancePower PDF de Nuance proporciona las siguientes funciones para que pueda crear documentos accesibles de forma rápida y sencilla, convertir los documentos existentes en otros accesibles, y comprobar la accesibilidad de los documentos.

1. Interfaz de usuario accesible Los menús y comandos son accesibles mediante combinaciones de teclas y las teclas de dirección del teclado. La aplicación dispone de teclas de acceso rápido y combinaciones de teclas que permiten llevar a cabo las principales funciones de forma rápida y sencilla mediante el teclado. Los usuarios pueden pulsar la tecla tabulador para navegar por los cuadros de diálogo, los documentos y los campos de formularios. Además, pueden utilizarse sistemas de ayuda como el lector de pantalla JAWS para navegar entre los menús o los botones de la cinta de opciones. Power PDF de Nuance cumple con los requisitos de la Sección 508 de la Rehabilitation Act estadounidense.

2. Fácil etiquetado de elementos del PDF Puede utilizarse la función Etiqueta para modificar documentos individuales o conjuntos de documentos a la vez. Se pueden crear documentos accesibles directamente a partir de archivos de Microsoft Office, archivos de texto e incluso documentos digitalizados.

3. Revisión y corrección de documentos PDF accesibles Power PDF permite comprobar la conformidad de los documentos con los estándares PDF/UA y WCAG 2.0. La revisión puede solucionar algunos problemas de forma automática o sugerir correcciones si el documento no es plenamente conforme. La función Etiqueta permite al usuario resolver problemas, añadir nuevas palabras clave a todo un documento o cambiar su estructura y el flujo del texto.

4. Conformidad con los estándares El formato PDF/A se ha convertido en el estándar para archivar documentos PDF a largo plazo. Los documentos compatibles con las versiones PDF/A-1a, -2a y -3a son accesibles además de ser adecuados para el archivado a largo plazo. Power PDF contiene gran número de herramientas para crear archivos accesibles y conformes con PDF/A. Los usuarios pueden generar documentos conformes con PDF/A-1a de forma directa desde archivos de Word y convertir los PDF existentes a las variantes PDF/A-1a, -2a y -3a. Por último, la función de carpeta inspeccionada permite generar documentos accesibles de forma automática.

5. Integración con la conversión de texto a voz El motor de conversión de texto a voz RealSpeak Solo puede leer documentos en voz alta directamente desde Power PDF. Este módulo está disponible en varios idiomas, de forma que los usuarios puedan seleccionar el idioma correcto para el documento. El documento de texto puede exportarse a un archivo de audio MP3 para que el usuario no solo escuche el contenido en su equipo, sino dondequiera que vaya mediante un reproductor de MP3.

6. Compatibilidad con sistemas de ayuda Power PDF es compatible con lectores de pantalla como JAWS, que permiten leer en voz alta el contenido de un PDF y además ayudan al usuario a controlar la aplicación mediante la voz.


Ejemplos prácticosCreación de un archivo PDF con etiquetas a partir de una versión sin etiquetas en Power PDFPuede etiquetar un archivo PDF con Power PDF, de modo que los lectores de pantalla sean capaces de leer en voz alta el contenido. Las etiquetas son marcadores que señalan al texto, a las tablas, a las imágenes y a otros elementos del documento, y también definen el orden de lectura y permiten el uso de sistemas de ayuda.

Abra un archivo PDF en Power PDF, vaya a la cinta Procesamiento avanzado y seleccione Etiqueta.

En el panel Etiqueta, abra la lista desplegable del botón Agregar etiqueta a herramienta PDF y seleccione la opción PDF con etiquetas.

Una vez finalizado el etiquetado, aparecerá el árbol de estructura lógica en el panel Etiqueta, donde podrá revisar las etiquetas y modificarlas si fuese necesario. Por ejemplo, puede modificar el orden de lectura del contenido del documento con tan solo mover las etiquetas.


Para revisar cómo se relacionan las etiquetas con el contenido del PDF, seleccione Resaltar contenido en las opciones de etiquetas para PDF. Haga clic en los signos más para expandir el árbol de etiquetas y desplácese por la estructura para ver las distintas etiquetas una por una. Haga clic en una etiqueta para ver el elemento correspondiente en el documento PDF.

Si desea modificar el orden de lectura de los elementos del documento, arrastre la etiqueta que desea mover y suéltela en la nueva ubicación. A medida que arrastra, van apareciendo flechas para indicarle las posibles ubicaciones.

Cuando termine la revisión, guarde el documento.


Creación de documentos PDF con etiquetas a partir de Microsoft Word Gracias al complemento de Power PDF para Microsoft Word, podrá crear sin complicaciones documentos PDF con etiquetas perfectamente compatibles con los lectores de pantalla.

Abra un documento en Microsoft Word, seleccione el menú Nuance PDF y haga clic en el botón Configuración de creación.

En el panel Etiqueta, marque la casilla Crear PDF con etiquetas y, para eti-quetar todos los elementos del documento, el resto de casillas que aparecen a continuación. Haga clic en Aceptar para cerrar la ventana y pulse el botón Crear PDF en la cinta Nuance PDF de Microsoft Word para crear el archivo PDF con etiquetas.


Si su tarea es crear documentos PDF/A para archivarlos a largo plazo y desea que también sean accesibles, marque la casilla de verificación Crear documento accesible cuando se selecciona PDF/A en configuraciónavanzada. De este modo la aplicación generará documentos PDF que cumplen con los estándares PDF/A-1a, -2a y -3a, en función de la versión PDF/A que seleccione en la configuración del controlador de impresora de Nuance PDF.

Para seleccionar una versión PDF/A cuando genere un documento con formato PDF, en primer lugar seleccione la ficha Configuración avanzada en el cuadro de diálogo Configuración de Nuance PDF para Word y, a continuación, haga clic en el botón Configuración avanzada.


En la ventana de propiedades de Nuance PDF, seleccione la ficha Configuración de PDF y, a continuación, elija una versión de PDF/A en la lista desplegable Compatible con. Haga clic en Aceptar para guardar la configu-ración y pulse el botón Crear PDF en la cinta Nuance PDF de Microsoft Word para crear el archivo PDF compatible con el nivel A de PDF/A (accesible).

Etiquetado automático de varios documentos Power PDF ofrece herramientas para crear documentos PDF con etiquetas a partir de varios archivos y formatos en un solo proceso. Seleccione los archivos que desee (ya sea, por ejemplo, en formato PDF o Microsoft Office) y con la herramienta Asistente Create de Power PDF, conviértalos automáticamente en documentos PDF con etiquetas.

Abra el Asistente Create disponible en el grupo de programas Nuance Power PDF Advanced del menú Inicio.


En la primera lista desplegable, seleccione Crea un PDF para cada documento de entrada si desea guardar documentos PDF individuales a partir de los archivos de origen. En la segunda lista desplegable, seleccione la opción PDF intercalado como perfil de PDF.

Haga clic en el botón Agregar para seleccionar los documentos que desea transformar en documentos PDF con etiquetas y, a continuación, haga clic en la parte inferior de la ventana.

Si se le pregunta, indique la ubicación donde desea guardar los archivos de salida y Power PDF se ocupará del resto.


Comprobación de la accesibilidad del documento Puede utilizar el Verificador de conformidad de Power PDF para comprobar que el documento sea accesible; se puede utilizar con los sistemas de ayuda y cumple con los estándares de accesibilidad. La herramienta también le permite solucionar automáticamente los problemas relacionados con la accesibilidad, mientras que el resto de problemas los puede solucionar mediante el panel Etiqueta, o bien volver a la aplicación de creación.

Abra un documento PDF en Power PDF que sea accesible, es decir, un documento con etiquetas. En la cinta Procesamiento avanzado, seleccione Verificador de conformidad.

Abra la lista desplegable del botón Opciones y seleccione Accesibilidad en el menú desplegable Opciones.

Haga clic en el botón de verificación de accesibilidad de PDF.


En el cuadro de diálogo de opciones encontrará una lista con las característi-cas de los documentos relacionadas con la accesibilidad que la herramienta puede comprobar. Puede anular la selección de las características que no desea comprobar y, a continuación, hacer clic en Aceptar.

En el informe de accesibilidad puede ver los resultados de los análisis.Los resultados se muestran con uno de los siguientes símbolos:

Aprobada Aviso: El elemento ha superado la comprobación, pero hay algo que corregir. Información: Esto puede significar que la prueba se ha omitido porque no se ha solicitado o que hay que comprobar el problema de forma manual. Rechazada: Debe solucionar el problema de forma automática o manual para asegurar la accesibilidad. Haga clic con el botón derecho del ratón en dichos elementos para ver si se pueden solucionar los problemas de forma automática.Haga clic en Resolver si está disponible en el menú.

También puede guardar un informe detallado haciendo clic en el botón Generar informe.


Reproducción del contenido de un documento PDF Power PDF puede leer el texto de un archivo PDF en voz alta. El módulo de conversión de texto a voz de la aplicación puede gestionar tanto documentos PDF que incluyan texto incrustado, como documentos PDF basados en imágenes, por ejemplo, digitalizaciones con capacidad de búsqueda.

Antes de empezar a reproducir el contenido del PDF, establezca el idioma de la lectura de modo que coincida con el del documento. Seleccione Opciones en el menú Archivo.

Expanda la configuración Voz y seleccione Texto a voz. Las voces disponibles de forma predeterminada están en inglés, en francés y en alemán. Si necesita otros idiomas, solo tiene que hacer clic en el botón Descargar para descar-garlos. Tras instalar los nuevos idiomas, estarán disponibles en la lista Idioma de este panel. Seleccione un idioma y haga clic en Aceptar.


Si desea escuchar el contenido del documento PDF, abra el documento y seleccione la cinta Procesamiento avanzado. En el grupo de comandos Leer en voz alta, seleccione Página actual o Hasta el final para escuchar solo la página actual o para que Power PDF lea en voz alta el documento completo desde la página en la que se encuentre. Puede incluso convertir el texto del PDF en un archivo de audio MP3 con tan solo seleccionar el comando Hasta el archivo.

Si desea obtener más información sobre las funcionalidades descritas, visite la ayuda en línea de Power PDF; para ello haga clic aquí.

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Acerca de Nuance Communications, Inc.Nuance Communications reinventa la relación entre las personas y la tecnología. A través de su oferta de voz y lenguaje, la empresa está creando una conversación más humana con los diferentes sistemas, dispositivos, aparatos eléctricos, aplicaciones y servicios que le rodean. Todos los días, millones de personas y miles de negocios utilizan los sistemas inteligentes de Nuance que pueden escuchar, comprender, aprender y adaptarse a su vida y su trabajo. Para obtener más información, visite: www.nuance.es.

http://www.nuance.com/products/help/NuancePDF/1_2/es_ES/Welcome.htm

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