Gestin de proyectos del 7 PM Aspectos Financieros

Aspectos Financieros del VII Programa MarcoCarlos Barriocanal Medrano c.barriocanal@cetauditores.comCET AUDITORES, SL Jos Lzaro Galdiano, 4 28036 Madrid Tel.: 913144138 Fax: 913440315 www.cetauditores.com

Gestin de proyectos del 7 PM Aspectos FinancierosPrincipales Novedades del 7 Programa Marco Eliminacin de los modelos de costes:Full Cost Full Cost Flat Rate Adittional Cost

Modificacin de los % de financiacin; Aceptacin de costes medios de personal (con determinados requisitos)

Equipos: Se elimina la condicin de haberse adquirido como mximo 6 meses antes delinicio del proyecto. Modificacin (en determinados casos) de los % de overheads (flat rate) Reduccin del nmero de auditoras sobre los Estados Financieros y creacin de las

auditoras metodolgicas; Ampliacin del plazo de presentacin de informes e Estados Financieros (pasa de 45 a 60 das)

Gestin de proyectos del 7 PM Aspectos FinancierosQu documentos debo conocer y donde puedo obtenerlos?Guide to Financial Issues relating to Indirect Actions of the 7FPAcuerdo de Subvencin y sus Anexos Certificates issued by external auditors: Guidance notes for Beneficiaries and auditors

Todos estos documentos pueden obtenerse en la siguiente pgina Web http://cordis.europa.eu/fp7/find-doc_en.html

Gestin de proyectos del 7 PM Aspectos FinancierosLa participacin en el VII Programa MarcoFinanciacin Proyecto CONSORCIOBeneficiario 1 y coordinador Beneficiario 2 Beneficiario 3 Beneficiario .

Momento 0:

CONSORCIOBeneficiario 1 y coordinador

Form C de todos los socios

Al final de cada periodo:

Beneficiario 2Beneficiario 3 Beneficiario

Form CForm C Form C

Gestin de proyectos del 7 PM Aspectos FinancierosEl Estado de Costes: El Form CEs el Estado de costes en el que el Beneficiario declara los costes en que ha incurrido en la realizacin del proyectoen el periodo al que hace referencia. Consta de un encabezado y 6 partes: Encabezado: Informacin general sobre el proyecto y el beneficiario;1 Parte: Declaracin de los costes elegibles por actividades; 2 Parte: Declaracin de receipts (ingresos) 3 Parte: Declaracin intereses de la prefinanciacin 4 Parte: Informacin sobre Certificados de metodologicos; 5 Parte: Informacin sobre Certificados s/ Estados de Costes; 6 Parte: Declaracin del Beneficiario

Gestin de proyectos del 7 PM Aspectos FinancierosEl encabezado: Completar el Form C

Gestin de proyectos del 7 PM Aspectos FinancierosPrincipios esenciales que rigen el 7 PMLos Ingresos generados por el proyecto no podrn ser superiores a los gastos.

Principio de no beneficio

Todos los costes deben declararse sin margen de beneficio.

Principio de cofinanciacin

El coste del proyecto es asumido de manera conjunta por el beneficiario y por la CE.

Gestin de proyectos del 7 PM Aspectos FinancierosElaboracin del presupuesto y la Contribucin Financiera Mxima ComunitariaLa parte financiera del proyecto se plasma en los GPF (Grant Preparation Form) y forma parte de la propuesta.

La suma de todas las contribuciones financieras de todos los beneficiarios componen la Contribucin Financiera Mxima Comunitaria.

Gestin de proyectos del 7 PM Aspectos FinancierosLa Contribucin Financiera Comunitaria al declarar los costesPresupuesto del Proyecto

=

Contribucin FinancieraParte del presupuesto del proyecto financiada por la CE.

La contribucin financiera puede adoptar las siguientes formas:

Reembolso de costes elegibles; Tarifas fijas (Lump sums) para los ICPC (International Cooperation Partner Country); Afecta a algunas Redes de Excelencia Otras tarifas fijas (Lump sums)(cuando lo prevea la convocatoria)

23.000 por investigador/ao

Gestin de proyectos del 7 PM Aspectos FinancierosContribucin Financiera Comunitaria (Reembolso de gastos elegibles)Importe de los Gastos elegibles del proyecto

x

% de financiacin de la CECondicionado por

=

Contribucin Financiera Comunitaria

Tipo de organizacin Grupo 1

Actividad Investigacin y Desarrollo Tecnolgico

Grupo 2Resto de Entidades

Demostracin

Otras Actividades

PYMEs Organismos pblicos sin nimo de lucro Universidades Organizaciones de investigacin no lucrativas

Gestin de proyectos del 7 PM Aspectos FinancierosContribucin Financiera Comunitaria (Reembolso de gastos elegibles)Actividad Investigacin y desarrollo tecnolgico Demostracin Otras actividades Grupo 1 75% 50% 100% Grupo 2 50% 50% 100%

Ejemplo:Una Universidad, durante el primer periodo de un proyecto, ha tenido gastos por importe de 130.000,00 . El desglose por actividades es el siguiente:Actividad Investigacin y desarrollo tecnolgico Demostracin Otras actividades Total Gastos Incurridos en 75.000,00 35.000,00 20.000,00 130.000,00 % de Contribucin Financiera 75% 50% 100% Contribucin Financiera 56.250,00 17.500,00 20.000,00 93.750,00

Gestin de proyectos del 7 PM Aspectos FinancierosResolucin de problemas: Diferencias entre presupuestado - Real No se precisa modificar el Acuerdo de Subvencin: Cuando se transfiera presupuesto entre los socios e incluso entre actividades pero no se modifique el trabajo definido en el Anexo 1 del Acuerdo de Subvencin (Descripcin del trabajo). Es necesario modificar el Acuerdo de Subvencin: Cuando se produzca una modificacin del trabajo descrito en el Anexo 1. Se entiende que esta circunstancia tiene lugar por ejemplo cuando.Ejemplo:Beneficiario Entidad A Entidad B Entidad C Contribucin Mxima CE PRESUPUESTO Presupuesto () 100.000,00 50.000,00 30.000,00 Contribucin Financiera (50%) 50.000,00 25.000,00 15.000,00 90.000,00

Gestin de proyectos del 7 PM Aspectos FinancierosResolucin de problemas: Diferencias entre presupuestado - RealEjemplo (continuacin):

Aunque los costes reales del proyecto fuesen 200.000,00 en vez de los 180.000,00 inicialmente presupuestados. La Comisin Europea no pagar en ningn caso, y con independencia de las desviaciones presupuestarias que se produzcan en el proyecto, ms de 90.000,00 .

Si por razones sobrevenidas un trabajo que tena asignado la Entidad A, finalmente fuese realizado por la Entidad B se podrn efectuar transferencias en el presupuesto sin que sea necesario solicitar una modificacin del Acuerdo de Subvencin. Si por el contrario se decide que un trabajo previsto en el Anexo Tcnico (Anexo I) debe ser modificado o no ser realizado s ser necesaria la modificacin del Acuerdo de Subvencin.

Gestin de proyectos del 7 PM Aspectos FinancierosLos gastos elegibles del proyectoImporte de los Gastos elegibles del proyecto

x

% de financiacin de la CE

=

Contribucin Financiera Comunitaria

Gestin de proyectos del 7 PM Aspectos FinancierosRequisitos para que un gasto sea elegible (Art. 14.1 del AS)Ser gastos reales Incurridos por el beneficiario Incurridos durante el periodo de ejecucin del proyecto Determinados de acuerdo con los principios habitualmente empleados por el beneficiario Se han generado exclusivamente para lograr los objetivos del proyecto Empleando unos principios de economa, eficiencia y efectividad Se han registrado en la contabilidad del beneficiario

Aparecen en el presupuesto incluido en el Anexo I del acuerdo de subvencin

Gestin de proyectos del 7 PM Aspectos FinancierosGastos no aceptables (Art 14.3 del AS)Impuestos indirectos identificables (incluido el IVA) Intereses Provisiones Prdidas de cambio

Costes incurridos en relacin con otro proyecto Comunitario Gastos excesivos o extravagantesPago de dividendos

Gestin de proyectos del 7 PM Aspectos FinancierosTipos de GastosEjemplos:

Gastos

Directos

Gastos que pueden ser directamente atribuidos a un proyecto

Horas dedicadas al proyecto, viajes para asistir a las reuniones del proyecto, compra de reactivos qumicos, etc.

GastosIndirectos

Gastos que no pueden ser directamente atribuidos a un proyecto. La imputacin a cada actividad, departamento y proyecto se realiza a travs de un criterio de reparto

Ejemplos: Suministro elctrico, agua, telfono, alquileres, personal de administracin, etc

Gestin de proyectos del 7 PM Aspectos FinancierosLas categora de costesPersonal

ViajesEquipos Consumibles Subcontratacin Gastos Indirectos

Gastos Directos

Gestin de proyectos del 7 PM Aspectos FinancierosPersonalQu personal se financia bajo el 7 PM de la CE como Gasto Directo?:Para todos los beneficiarios: Todo el personal que participe en el mismo, con independencia de que sean personal permanente o contratado especficamente para el proyecto. Eliminacin de los Modelos de Costes.

Clculo del coste de personal imputable al proyecto:Tarifa HorariaHoras dedicadas al proyecto

X

=

Coste de Personal imputable al proyecto

Gestin de proyectos del 7 PM Aspectos FinancierosPersonal: La tarifa horariaTarifa Horaria

X

Horas dedicadas al proyecto

=

Coste de Personal imputable al proyecto

Tarifa horaria Real

Tarifa horaria MediaSueldo Bruto + Seguridad Social a cargo de la empresa + Aportacin a planes de pensiones + Seguros

Coste del trabajador- Media Categora Horas productivasHoras productivas s/ Convenio Colectivo - Absentismo (si hay informacin) Horas productivas

+ ..

Coste del trabajador Media Categora

Gestin de proyectos del 7 PM Aspectos FinancierosPersonal: Las horas dedicadas al proyectoTarifa Horaria

X

Horas dedicadas al proyecto

=

Coste de Personal imputable al proyecto

!

El tiempo dedicado al proyecto debe ser registrado con una periodicidad mxima mensual durante la ejecucin del mismo. Normalmente se utilizan Time-sheets (Partes de dedicacin)

Los partes de horas deben incluir: Incluir el nombre del beneficiario; Incluir el nombre del trabajador; Debe figurar el nombre del proyecto, como se indica en el acuerdo de subvencin, y el cdigo contable del proyecto; Nmero de las horas cargadas al proyecto. Todas las horas reclamadas deben poder ser verificadas de una manera fiable; Debe poder distinguirse las horas dedicadas a cada actividad de cada proyecto; Deben estar firmados y autorizados por el jefe del proyecto;

Gestin de proyectos del 7 PM Aspectos FinancierosPersonal: Ejemplo del clculo de coste de personalSueldo bruto anual . 42.000,00 Seguridad Social a cargo de la empresa 11.990,39 Coste total Persona A. 53.990,39 Horas s/ Convenio Colectivo ... 1.840 Absentismo (Enfermedad y permisos).... -37 Horas productivas ....1.803 Tarifa Horaria ....29,94 /horas Horas cargadas al proyecto s/ Time-sheets ..... 700 Horas cargadas a otros proyecto s/ Time-sheets ... 900 Horas cargadas a actividades comerciales s/ Time-sheets .. 203 Horas productivas totales ....1.803IMPORTE A CARGAR AL PROYECTO(29,94 /h x 700 horas)

=

20.958

Gestin de proyectos del 7 PM Aspectos FinancierosPersonal: Problemas frecuentes La suma de las horas dedicadas por una persona a la totalidad de actividades productivas es superior a las horas productivas consideradas: Gastos de personal: 60.000,00 Horas productivas: 1.650Resumen Time-sheets Proyecto CE 1.200 Otros proyectos .. 450 Acciones comerciales .... 50 Total horas 1.700

= Tarifa horaria de personal: 36,36 /horaHoras Proyecto CE 1.200 Otros proyectos .. 450 Acciones comerciales .... 50 Total horas 1.700 Rate Gasto Proyecto 36,36 36,36 36,36 43.632,00 16.362,00 1.818,00 61.812,00

En este caso se recupera un coste superior al real (1.812,00 )

Gestin de proyectos del 7 PM Aspectos FinancierosPersonal: Problemas frecuentes La suma de las horas dedicadas por una persona a la totalidad de actividades productivas es superior a las horas productivas consideradas: Gastos de personal: 60.000,00 Horas productivas:1.650 1.700Resumen Time-sheets Proyecto CE 1.200 Otros proyectos .. 450 Acciones comerciales .... 50 Total horas 1.700

= Tarifa horaria de personal: 35,29 /horaHoras Proyecto CE 1.200 Otros proyectos .. 450 Acciones comerciales .... 50 Total horas 1.700 Rate Gasto Proyecto 35,29 35,29 35,29 42.352,94 15.882,35 1.764,71 60.000,00

En este caso se recupera el coste exacto (60.000 )

Gestin de proyectos del 7 PM Aspectos FinancierosViajesRazones para viajar en un proyecto

Participar en reuniones del consorcio Recogida de muestras Difundir la existencia-resultados del proyecto ..

!

Los viajes deben realizarse siguiendo las condiciones habituales del beneficiarioEjemplos:Un viaje realizado en clase Business Un viaje se realiza cargando dietas en vez de tickets

Procedimiento habitual del beneficiario Procedimiento habitual del beneficiario

Gestin de proyectos del 7 PM Aspectos FinancierosViajes: Documentacin necesaria para la auditoraQu documentacin suele ser necesaria para justificar los gastos de viaje?

Liquidacin de gastos; Facturas, tickets, billetes (recomendable tarjetas de embarque) Actas de viaje o cualquier documentacin que justifique la relacin del viaje con el proyecto Registro contable de los gastos; Procedimientos de viajes establecidos por el beneficiario

Gestin de proyectos del 7 PM Aspectos FinancierosViajes: Problemas frecuentes Justificacin de la existencia efectiva del viaje y de la asistencia a las reuniones Documentacin no apropiada para justificar un viaje (extracto tarjeta de crdito) Invitaciones a los miembros del consorcio Prolongacin de los das de estancia de los viajes Aplicacin de tipos de cambio Inclusin de Impuestos Indirectos (IVA)

Gestin de proyectos del 7 PM Aspectos FinancierosEquipos: Delimitacin del ConceptoUna compra debe ser tratada como un equipo cuando:Genere beneficios en el futuro El coste del equipo pueda ser medido de manera fiable

! !

En cualquier caso siempre que el beneficiario haya considerado el bien como activo en su contabilidad. Es posible cargar la amortizacin de equipos adquiridos con anterioridad al inicio del proyecto , siempre que la amortizacin se registre durante el periodo de ejecucin del proyecto.

Gestin de proyectos del 7 PM Aspectos FinancierosEquipos Importe a cargar en el Form CCOSTE DEL EQUIPO Incluidos todos los gastos necesarios para su instalacin Excluido el IVADESDELa puesta en condiciones de funcionamiento Fecha de Inicio del periodo reportado

xDIAS TRANSCURRIDOS

HASTAFecha de Finalizacin del periodo reportado en el Form C

x% AMORTIZACIN El aplicado habitualmente por el contratista a bienes similaresRecomendable: Uso de tablas fiscales

x% IMPUTACIN Recomendable: Escrito en el que se justifiquen las razones por las que se ha considerado el % de imputacin utilizado

Gestin de proyectos del 7 PM Aspectos FinancierosEquipos EjemploInicio y finalizacin del periodo: 01/01/2008-31/12/2008 Precio Facturas (sin IVA): 50.000,00 Fecha de puesta en funcionamiento: 01/03/2008

Amortizacin de bienes similares: 20%Dedicacin al proyecto: 100% Clculo del importe a declarar en el Form C: Das transcurridos: 300 (Utilizamos la funcin Excel DIAS360(Fecha Inicial;Fecha Final) 1er Periodo: 50.000,00 x 20% x 300/360 x 100% = 8.333,33 2o Periodo: 50.000,00 x 20% x 360/360 x 100% = 10.000,00

Gestin de proyectos del 7 PM Aspectos FinancierosEquipos: Problemas frecuentes Falta de justificacin de criterio empleado para determinar el % de dedicacin de los equipos Delimitacin del concepto de equipo y consumibles (caso especial de los

prototipos) Inclusin de Impuestos Indirectos (IVA)

Gestin de proyectos del 7 PM Aspectos FinancierosConsumiblesCualquier consumible o fungible necesario para la implementacin del proyecto puede ser cargado como gasto directo del proyecto.

! !

nicamente son gastos aceptables si su compra se ha producido con posterioridad al inicio del proyecto. Para que sean aceptables deben haber sido adquiridos para ser utilizados exclusivamente en el proyecto.

Gestin de proyectos del 7 PM Aspectos FinancierosConsumibles: Problemas frecuentes Tratamiento e implicaciones de las facturas internas

Inclusin de gastos generales en la partida de consumibles (toner, folios,)

Inclusin de Impuestos Indirectos (IVA)

Gestin de proyectos del 7 PM Aspectos FinancierosTerceros (Third Party)Cualquier entidad que no firma el contrato de subvencin. Pueden participar en un proyecto de 2 formas: El beneficiario puede cargar esos gastosPoniendo a disposicin del beneficiario recursos Sin mediar contraprestacinen el Form C siempre que estn contabilizados por el tercero. El beneficiario puede cargar el importe pagado al tercero. Debe existir un contrato donde se establezca el no beneficio

Mediando contraprestacin

En ambos casos incluido en el Anexo 1

Caso 1Realizando parte del trabajo ellas mismas Caso 2

Subcontratacin Terceros vinculados al beneficiario. Es el caso de las Joint Reseach Units (JRU), European Economic Interest Grouping (EEIG) y los grupos de empresas.INCLUIR LA CLAUSULA ESPECIAL 10

Gestin de proyectos del 7 PM Aspectos FinancierosSubcontratacin La subcontratacin es un tipo de Third Party. Caractersticas que diferencian la subcontratacin de otros Third Party son lassiguientes:

El acuerdo se basa en las condiciones de mercado, es decir el subcontratista carga un precio que habitualmente incluye un margen de beneficio; El subcontratista trabaja sin una supervisin directa del beneficiario y realiza partes especificas del trabajo por s mismo; La motivacin del subcontratista es econmica no la investigacin en s

Gestin de proyectos del 7 PM Aspectos FinancierosSubcontratacinComo norma general los beneficiarios deben disponer de los recursos necesarios para llevar a cabo la totalidad del proyecto. La CE permite la subcontratacin cuando existan razones que aconsejen la subcontratacin (por ejemplo por razones de eficiencia) Las condiciones que tienen que tener las subcontrataciones para tener la consideracin de gastos elegibles son las siguientes:

No debe tratarse de core actividades del proyecto; Descripcin de las tareas que sern subcontratadas en el Anexo I del Acuerdo de Subvencin (no es necesario mencionar la entidad que realizar las tareas subcontratadas); El contratista debe ser seleccionado por el beneficiario de acuerdo con el principio de mejor relacin calidad-precio bajo las condiciones de transparencia e igualdad (en ningn caso consistir en solicitar menos de 3 ofertas).

Gestin de proyectos del 7 PM Aspectos FinancierosSubcontratacin In-houseLos consultores son personas fsicas que presten servicios por cuenta propia o a travs de una empresa. Pueden ser asimilados al personal propio del beneficiario siempre que se cumplan de manera acumulativa las siguientes condiciones: El contratista ha firmado un contrato que le vincula con la persona para las tareas que vaya a desarrollar en el proyecto; El consultor debe trabajar bajo las instrucciones del beneficiario; El consultor debe trabajar en las instalaciones del beneficiario (una excepcin a este caso ser el del teletrabajo cuando se acuerde entre ambas partes); El resultado del trabajo pertenece al beneficiario; El coste que se paga por la participacin del consultor no difiere significativamente del coste de los empleados de la misma categora del personal propio del beneficiario; Los gastos de viaje y manutencin de los consultores relacionados con el proyecto deben ser pagados directamente por el beneficiario para ser elegibles.

Gestin de proyectos del 7 PM Aspectos FinancierosSubcontratacin: Problemas frecuentes No mencin de la subcontratacin en el Anexo I Inexistencia de contratos o contratos incompletos con los subcontratistasConfidencialidad; Propiedad de la informacin generada en el proyecto; Coste del servicio y momento de pago; Forma de resolucin de incumplimientos, finalizacin del servicio.

Inexistencia de documentacin sobre los criterios de seleccin utilizados

Gestin de proyectos del 7 PM Aspectos FinancierosGastos indirectos: OverheadsOverheadsGastos que no pueden ser directamente atribuidos a un proyecto. La imputacin a cada actividad, departamento y proyecto se realiza a travs de un criterio de reparto

Existen 4 mtodos para determinar el coste a cargar a un proyecto:GASTOS REALES

Clculo de los costes indirectos reales - Normal Clculo de los costes indirectos reales Mtodo simplificado

GASTOS REALES

Clculo de los costes indirectos basado en una tarifa fija (Flat Rate) Clculo de los costes indirectos con mximo del 7% s/ Gtos Directos

Gestin de proyectos del 7 PM Aspectos FinancierosClculo de los costes indirectos realesFras de electricidad Fras de telfono Gastos de Direccin Gastos de RRHH Gastos de Alquiler Gtos de Amortizaciones

Cmo se reparten estos costes?

ACTIVIDADES Proyecto A Actividad A

Proyecto B

Proyecto C

Proyecto D Actividad C

Actividad B

Gestin de proyectos del 7 PM Aspectos FinancierosOverheads: Clculo de gastos indirectos reales - Normal Quin puede utilizarlo?Beneficiarios que dispongan de una contabilidad analtica que les permita calcular los costes indirectos a nivel de departamento, centro

Criterios de reparto de los gastos indirectos entre los directos Calcular un % de gastos directos entre los gastos de personal directos:Gastos indirectos Gastos personal directo

Calcular una tarifa horaria:Gastos indirectos N Horas personal directo

Gestin de proyectos del 7 PM Aspectos FinancierosOverheads: Clculo de gastos indirectos reales - NormalEjemplo:Cifra de gastos indirectos: 2.300.000 Nmero de trabajadores directos: 200 trabajadores Horas productivas por trabajador: 1.700 horas Horas productivas totales de todo el departamento (200 trabajadores x 1.700 horas): 340.000,00 h Gastos de personal directo: 7.200.000 % Gastos indirectos sobre Gastos directos Numerador Denominador 2.300.000,00 7.200.000,00 31,94% Clculo Tarifa Horaria de Gastos indirectos 2.300.000,00 340.000,00 horas 6,76 /hora

Gestin de proyectos del 7 PM Aspectos FinancierosOverheads: Clculo de gastos indirectos reales - NormalEjemplo (continuacin):Nombre Persona 1 Persona 2 Total Gasto total de personal () 40.000,00 27.000,00 67.000,00 Horas Productivas 1.700 1.700 Tarifa Horaria Gasto Personal (/hora) 23,53 15,88 Horas dedicadas al proyecto 354 273 627 Total Gasto de personal del proyecto () 8.329,62 4.335,24 12.664,86

Opcin 1: Porcentaje de Gastos indirectos sobre Gastos directos:Nombre Persona 1 Persona 2

Total Gasto de personal del proyecto ()8.329,62 4.335,24

% Gastos indirectos sobre Gastos directos () 31,94% 31,94%

Total Gastos Indirectos imputables al proyecto 2.660,48 1.384,68

Total

12.664,86

4.045,16

Gestin de proyectos del 7 PM Aspectos FinancierosOverheads: Clculo de gastos indirectos reales - NormalEjemplo (continuacin):Opcin 2: Clculo Tarifa Horaria de Gastos indirectos:Horas dedicadas al proyecto 354 273 627 Clculo Tarifa Horaria de Gastos indirectos 6,76 /hora 6,76 /hora Total Gastos Indirectos imputables al proyecto 2.393,04 1.845,48 4.238,52

Nombre Persona 1 Persona 2 Total

!

De las dos opciones que se han expuesto aqu y, de cualquier otra que se pueda plantear, el beneficiario deber aplicar la que utilice habitualmente para el clculo de gastos indirectos.

Gestin de proyectos del 7 PM Aspectos FinancierosOverheads: Clculo de gastos indirectos reales Mtodo Simplificado Quin puede utilizarlo?Beneficiarios que dispongan de una contabilidad analtica que no les permite calcular los costes indirectos a nivel de departamento, centro s pueden calcular los overheads para la organizacin en su conjunto.

Aspectos adicionalesPara utilizar este mtodo no se precisa autorizacin previa de la CE. Las condiciones para utilizar este mtodo son las siguientes: Obtencin del clculo a nivel de beneficiario Estar de acuerdo con la poltica habitualmente empleada por el beneficiario Basado en los costes reales registrados en las CCAA del ltimo ejercicio cerradoTodo lo comentado sobre criterios de reparto en el Mtodo Normal tambin ser de aplicacin a este mtodo.

Gestin de proyectos del 7 PM Aspectos FinancierosOverheads: Clculo de gastos indirectos reales Tarifa fija (flat rate) Quin puede utilizarlo?Cualquier beneficiario.

En qu consiste?En calcular el overhead como un % fijo sobre: Gastos Directos

-

Gastos de subcontratacin Recursos puestos a disposicin del Beneficiario por terceros (si no realizan trabajo en las instalaciones del beneficiario)

Gestin de proyectos del 7 PM Aspectos FinancierosOverheads: Clculo de gastos indirectos reales Tarifa fija (flat rate) Cul es el %? 20%Es el % habitual. Tipo de transicin (para convocatorias anteriores al 01/01/2010) con posterioridad se fijar otro % que no ser inferior al 40%.

%60%

Puede ser utilizado por: PYMES, Organismos pblicos sin nimo de lucro, Universidades Y Organizaciones de Investigacin no lucrativas.

Reservado a esquemas de financiacin que incluyan actividades de Investigacin y Desarrollo Tecnolgico.Necesario que el sistema contable de la organizacin no pueda determinar los costes indirectos.

Gestin de proyectos del 7 PM Aspectos FinancierosOverheads: Clculo de gastos indirectos reales Tarifa fija (flat rate)Ejemplo:Concepto de gasto directo Personal Propio Viajes Importe () 120.000,00 15.000,00 Considerado para clculo de overheads

EquiposFungible Subcontratacin Personal de terceros (trabajando en las instalaciones del beneficiario)

50.000,0030.000,00 1.500,00 20.000,00 9.000,00 245.500,00

Personal de terceros (trabajando en las instalaciones del tercero)Gastos directos totales

La cifra de gastos indirectos susceptible de ser cargada, suponiendo que no se cumplen los requisitos para aplicar el tipo de transicin y por tanto se debe aplicar el 20% sera de 47.000 (235.000,00 x 20%).

Gestin de proyectos del 7 PM Aspectos FinancierosOverheads: Clculo de gastos indirectos con un mx del 7% s/Gto Directos Cundo se utiliza?En el caso de:Acciones Coordinadas Acciones de soporteNo incluye actividades de Investigacin y Desarrollo Tecnolgico.

Cul es el %? Un 7% sobre:Gastos Directos

-

Gastos de subcontratacin Recursos puestos a disposicin del Beneficiario por terceros (si no realizan trabajo en las instalaciones del beneficiario)

-

Gestin de proyectos del 7 PM Aspectos FinancierosOverheads: Problemas frecuentes Inclusin de conceptos no admisibles en el mtodo de clculo de gastos indirectosGasto Comerciales y de relaciones pblicas; Los gastos financieros; Los gastos extraordinarios; Provisiones y estimaciones; Cualquier otro gasto de los contemplados en el artculo II.14 del AS.

Falta de coherencia entre los criterios aplicados al realizar el clculo de los gastos

indirectos y declarar los gastos directos.

Gestin de proyectos del 7 PM Aspectos FinancierosDeclaracin de Gastos Elegibles: Completar el Form C

Gestin de proyectos del 7 PM Aspectos FinancierosCertificados de Auditora (Anexo 7 del AS)TIPOS DE CERTIFICADOS DE AUDITORA PREVISTOS EN EL 7PM

Certificado sobre Estados de Costes

Certificado Metodolgico

Certificado de medias de costes de personal

Aspectos comunes a los 3 certificados:Quin puede emitir un Certificado de Auditora? Cualquier auditor externo que cumpla las siguientes condiciones: Ser independiente del beneficiario;

Cumplir los requisitos establecidos en la Octava Directiva (2006/43/EC de 17 de Mayo de2006). A nivel nacional se concreta en estar inscrito en el ROAC. Son financiables? S, bajo la actividad de Management. El nico importe que deber soportar el beneficiario es el del IVA.

Gestin de proyectos del 7 PM Aspectos FinancierosCertificados de Auditora: Certificados sobre Estados de CostesCundo se emite?

Cuando los gastos han sido incurridos y reclamadosQu categoras de costes se revisan? Todas las que se declaren en el Estado de Costes (Form C) Personal, viajes, consumibles,

overheads,Cundo es obligatorio? Proyectos > 2 aos Proyectos < o = 2 aos Cada vez que la CF acumulada > 375.000 ! Cuando la CF acumulada > 375.000 al final del proyecto

!

Si el beneficiario ha obtenido el Certificado Metodolgico nicamente uno al final del proyecto

Gestin de proyectos del 7 PM Aspectos FinancierosCertificados de Auditora: Certificados sobre Estados de CostesPeriodo Costes Elegibles Contribucin Financiera (50%) Contribucin Financiera Acumulada Necesidad de Certificado de AuditoraNo es necesario CertificadoNo es necesario Certificado No es necesario Certificado Certificado de los 4 periodos No es necesario Certificado

12 3 4 5

170.000,00250.000,00 290.000,00 120.000,00 740.000,00

85.000,00 125.000,00 145.000,00 60.000,00 370.000,00

85.000,00 210.000,00 355.000,00 415.000,00 370.000,00

Ejemplo Proyecto > 2 aos:

Periodo

Costes Elegibles 760.000,00 100.000,00

Contribucin Financiera (50%) 380.000,00 50.000,00

Contribucin Financiera Acumulada 380.000,00 430.000,00

Necesidad de Certificado de AuditoraNo es necesario Certificado Certificado de los 2 periodos

Ejemplo Proyecto < 2 aos:

1 2

Gestin de proyectos del 7 PM Aspectos FinancierosCertificados de Auditora: Certificado MetodolgicoCundo se emite?

En cualquier momento durante el 7 PMQu categoras de costes se revisan? Personal y Overheads Cundo es obligatorio? Nunca, siempre es una opcin para el beneficiario Quin puede solicitar el Certificado Metodolgico? Previsto para entidades con varias participaciones en el 7 PM. En una primera fase:

Entidades con + de 8 proyectos del 6 PM > 350.000

Gestin de proyectos del 7 PM Aspectos FinancierosCertificados de Auditora: Certificado MetodolgicoProceso de aprobacin:Solicitud de envo del certificado metodolgico a la CE30 das (posible extensin del plazo)

Aceptacin de la solicitud de envo Elaboracin del certificado metodolgico Envo del Certificado metodolgico

Rechazo de la solicitud de envo Fin del Proceso

60 das (posible extensin del plazo)

Aceptacin del certificado Metodolgico

Rechazo del certificado Metodolgico Modificar en base a las observaciones de la CE

Fin del proceso

Gestin de proyectos del 7 PM Aspectos FinancierosCertificados de Auditora: Certificado MetodolgicoVentajas del Certificado Metodolgico:Seguridad del beneficiario sobre el mtodo empleado

Una vez aprobado el CertificadoReduce periodicidad de los Certificados sobre Estados de Costes

Validez del Certificado Metodolgico Vlido para todos los Estados de Costes que se presenten bajo en 7 PM

Gestin de proyectos del 7 PM Aspectos FinancierosCertificados de Auditora: Certificado de costes medios de personalCundo se emite?

En cualquier momento durante el 7 PMQu categoras de costes se revisan? Clculo del coste medio de Personal Cundo es obligatorio? Cuando el beneficiario declare sus costes en base a medias Quin puede solicitar el Certificado Metodolgico? No es necesario solicitarlo, se puede enviar directamente

Gestin de proyectos del 7 PM Aspectos FinancierosCertificados de Auditora: Certificado de costes medios de personalProceso de aprobacin:Elaboracin del certificado de Costes Medios de Personal Envo del Certificado de Costes Medios de Personal Aceptacin del Certificado de Costes Medios Fin del proceso

60 das (posible extensin del plazo)

Rechazo del Certificado de Costes Medios Modificar en base a las observaciones de la CE

Gestin de proyectos del 7 PM Aspectos FinancierosCertificados de Auditora: Completar el Form C

Gestin de proyectos del 7 PM Aspectos FinancierosReceipts (Ingresos)El 7 PM prev tres casos que pueden considerarse ingresos (receipts)

Contribuciones financieras de terceros Contribuciones en especie de terceros Ingresos generados por el proyecto

!

Las dos primeras nicamente se considerarn ingresos del proyecto cuando hayan sido concedidas expresamente para ser usados en el proyecto. Si es potestad del beneficiario imputarlos al proyecto, no se consideran ingresos.

Gestin de proyectos del 7 PM Aspectos FinancierosIntereses de prefinanciacin (nicamente aplicable al Coordinador)El coordinador debe declarar los intereses generados:DESDE

La fecha en que recibe la transferencia de la CELa fecha en que realiza la transferencia a los socios

HASTA

Cmo se calculan?Importe correspondiente al resto de beneficiarios

X

Tipo de Inters (Diario)

X

Nmero de Das transcurridos

Cmo se declaran?

Gestin de proyectos del 7 PM Aspectos FinancierosIntereses de prefinanciacinEjemplo:La CE ha transferido el 01/01/2007 un importe de 300.000 al coordinador de un proyecto del 7 Programa Marco. A cada uno de los 3 beneficiarios les corresponde 100.000,00 . Los pagos al resto de beneficiarios se han realizado en las siguientes fechas: El tipo de inters de la cuenta bancaria es del 3% anual. Beneficiario 1 (coordinador) .100.000,00 Beneficiario 2 100.000,00 .01/02/2007 Beneficiario 3 100.000,00 01/03/2007 Total .300.000,00 Beneficiario 2: 100.000 x 30 das x 0,008219 = 24,657 Beneficiario 3: 100.000 x 60 das x 0,008219= 49,314 Tipo de inters Diario: 0,008219%

73,97

Gestin de proyectos del 7 PM Aspectos FinancierosFase de las firmas: Completar el Form C

Gestin de proyectos del 7 PM Aspectos FinancierosCalendario de PagosMomento de pago: Al inicio del proyecto (Mx 45 das)

Prefinanciacin

Importe: El que se pacte. Con carcter general:a.) Proyectos de 1 a 2 periodos: 60-80% de la CF mxima b.) Proyectos de ms de 2 periodos: 160% de la CF mediaRetencin 5% CF Mx Fondo Garanta

Pagos Intermedios

Momento de pago: Tras la aprobacin de los Form C (Mx 105 das) Importe: El importe del Form C (Mx 90% de la CF Mx)

Momento de pago: Tras la aprobacin del Informe Final

Pago Final

Importe:

CF Mxima - 5% del Fondo de Garanta + Liquidacin del Fondo de Garanta - Prefinanciacin - Pagos Intermedios Pago Final

Gestin de proyectos del 7 PM Aspectos FinancierosFondo de GarantaFinalidad: Cubrir el riesgo financiero de los proyectos mbito de aplicacin: Todos los beneficiarios

Funcionamiento:

Cada uno de los beneficiario aporta el 5% de la CF Mxima Momento del pago Final Devolucin

La CE invierte el total del dinero Comparacin: Intereses-Prdidas

4%Asegurado

1% Depender(Salvo Entidades Pblicas)

Gestin de proyectos del 7 PM Aspectos FinancierosEjemplo de prefinanciacin (1 de 4)Caso 1: Caso 2: Presupuesto: 100.000,00 Duracin del proyecto: 1,5 aos Clculo de la prefinanciacin (Suposicin 60%): Contribucin mxima: 100.000,00 Pref. antes del Fondo de Garanta: 60.000,00 Fondo de Garanta: 5.000,00 Prefinanciacin Final: 55.000,00

Presupuesto: 300.000,00 Duracin del proyecto: 5 aos Clculo de la prefinanciacin (160%): Contribucin media por periodo: 60.000,00 Pref. antes del Fondo de Garanta: 96.000,00 Fondo de Garanta: 15.000,00 Prefinanciacin Final: 81.000,00

Gestin de proyectos del 7 PM Aspectos FinancierosEjemplo de prefinanciacin (2 de 4)Caso 1 (continuacin):

Una vez calculada la prefinanciacin vamos a calcular cual sera el importe mximo que la CE va a pagar durante la vida del proyecto: Contribucin Financiera Mxima: - Prefinanciacin Neta: - Fondo de garanta: - Retencin del 10%: Importe Mx CE durante la vida del proyecto: 300.000,00 - 81.000,00 - 15.000,00 - 30.000,00 174.000,00

Gestin de proyectos del 7 PM Aspectos FinancierosEjemplo de prefinanciacin (3 de 4)Caso 1 (continuacin):

Suponiendo las siguientes contribuciones financieras los pagos asociados a las mismas seran los siguientes :Importe Periodo s/ Form C Contribucin Financiera (C.F.) C.F. Acumulada Pago de la CE

12 3 4 5 TOTAL

150.000,00140.000,00 110.000,00 120.000,00 100.000,00 620.000,00

75.000,0070.000,00 55.000,00 60.000,00 40.000,00 300.000,00

75.000,00145.000,00 200.000,00 260.000,00 300.000,00

75.000,0070.000,00 29.000,00 174.000,00

Gestin de proyectos del 7 PM Aspectos FinancierosEjemplo de prefinanciacin (4 de 4)Caso 1 (continuacin):

En el momento en el que la CE acepte el Informe Final se producirn los siguientes pagos: - Retencin del 10% (30.000 ) - Parte correspondiente del Fondo de Garanta (15.000 ) *

* Si se devuelve totalmente. En ningn caso menos de 12.000 (80%).

Gestin de proyectos del 7 PM Aspectos FinancierosLos plazos en un proyecto del 7 Programa MarcoDuracin del Proyecto Periodos del ProyectoDefinida en el Artculo 3 del Acuerdo de Subvencin Definidos en el Artculo 4 del Acuerdo de Subvencin

Desde la fecha de finalizacin de cada uno de los periodos hasta que la CE recibe los Estados de Costes y la documentacin tcnica.

Periodo mximo de 60 das El coordinador reduce el plazo