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Bienvenidoa la rentabilidad
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Presentación de Gesgraph Printer
La decisión de adquirir un software para la gestión de nuestras empresas es una decisión compleja,pero que cada día se hace más necesaria. Para ayudarnos en este paso tan importante, seríaconveniente disponer de la máxima información sobre las soluciones existentes en el mercado.
Con este tutorial queremos transmitirle nuestra visión y nuestras propuestas para la solución delos problemas cotidianos de las empresas de Artes Gráficas, a las que hemos llegado después demucho empeño y tras años de colaboración, codo con codo, con empresas del sector.
Los presupuestos constituyen el núcleo de nuestro programa, que hemos ido desarrollando conel doble objetivo de resolver todos los problemas que se nos han ido presentado a la hora decalcular los costes a presupuestar por una imprenta, y que nuestra solución, dentro de la complejidadde las cuestiones a tratar, resulte de fácil asimilación para un usuario de tipo medio.
Otro de los desafíos que afrontamos a la hora de concebir nuestra solución fue la gran diversidaddentro del sector de las artes gráficas, y las diferentes necesidades de cada empresa. Por elloconcebimos, a partir del núcleo de presupuestación, una solución integral para la empresa de ArtesGráficas, totalmente modular y configurable, capaz de adaptarse a su empresa con un esfuerzomínimo.
Gesgraph es un programa que mira al futuro. Basado en tecnologías Web, le permite estar conectadoa su empresa desde cualquier lugar del mundo, sin necesidad de aplicaciones cliente, sólo conun navegador Web.
Y como creemos que nuestro trabajo es nuestra mejor presentación, hemos desarrollado estetutorial, en el que le presentamos la filosofía que nuestra empresa ha seguido para el desarrollode los módulos de presupuestación y gestión de la producción; y las soluciones a las que hemosllegado.
La Dirección
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ÍNDICE
1. Configuración inicial de los costes de producción
1.1 Impresoras
1.2 Guillotina
1.3 Encuadernación
1.4 Tintas
1.5 Plastificado y UV
1.6 Acabados internos
1.7 Transporte
2. Presupuestos
2.1 Composición de un presupuesto2.1.1 Costes de horas y de contratación2.1.2 Costes por su fórmula de cálculo: configurados, parametrizados y manuales2.1.3 Márgenes
2.2 Estructura de un presupuesto
2.3 Creación de un presupuesto2.3.1 Creación de datos administrativos2.3.2 Creación de datos técnicos2.3.3 Propuesta comercial
2.4 Tratamiento de las opciones en un presupuesto2.4.1 Mapa de opciones2.4.2 Aprobación del presupuesto.
2.5 Ajustes en el precio de un presupuesto2.5.1 Adjuntar ofertas de proveedores en fase de presupuesto2.5.2 Control de costes a subcontratar.2.5.3 Ajuste de márgenes2.5.4 Ajuste manual de costes
2.6 Emisión carta tipo de un presupuesto
2.7 Informes de presupuestos
2.8 Introducción rápida de presupuestos
3. Producción
3.1 Lanzamiento de la producción
3.2 Proceso de contratación
3.3 Expediente de contratación3.3.1 Gestión de ofertas3.3.2 Contratación3.3.3 Almacén
3.4 Fichadas de producción
3.5 Correcciones a la producción (bloque papelera y repeticiones)
3.6 Seguimiento de la producción
3.7 Desviaciones3.7.1 Costes con desviación individualizada.3.7.2 Costes con desviación acumulada
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1. Configuración inicial de los costes de producción
Antes de comenzar a trabajar con Gesgraph, hemos de configurar una serie de aspectos para adaptar elfuncionamiento del programa a las características de nuestra empresa. Esta configuración supone una importantetoma de decisiones y una racionalización de las operaciones de la empresa.
1.1 Impresoras
El módulo de cálculo de Gesgraph Printer calcula la secuencia óptima de impresión así como la disposiciónóptima en el pliego. Todas estas operaciones de alimentan de una completa base de datos de impresoras, quecontiene datos como denominación, número de tintas, formato de pliego máximo y mínimo, así como el usohabitual que se da a la impresora (si sólo se usa para barniz, por ejemplo).
También hemos de parametrizar la velocidad de impresión de la máquina, en pliegos por hora. Esta velocidadbase se podrá modificar en función de dos parámetros: Número de pliegos y Gramaje. Podemos definir intervalosde estos dos factores con su grado de corrección de la velocidad.
Asimismo indicaremos otros factores, como velocidad de carga, rotura por carga, etc. Con los que el programapodrá calcular, además, tiempos exactos de tirada y cambio en un trabajo concreto.
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1.2 Guillotina
1.3 Encuadernación
La encuadernación se puede configurar como servicio interno, a realizar por la empresa con sus propios medios,o como servicio externo, configurando los costes de las tarifas de proveedores.
Para configurar las tarifas de proveedores, podemos diferenciar entre manipulados externos y la operación deplegado de pliegos, calculando ambos costes por separado.
Para los manipulados externos se puede configurar un precio por ejemplar y un porcentaje de rotura por cadanúmero de operaciones. El precio fijado puede ser corregido en función del número de pliegos, pudiendo introducirel usuario diversos intervalos con su índice de corrección.
Para configurar los precios del plegado se pueden definir varios formatos de pliego diferentes, asociando unatarifa para cada formato. Estas tarifas son similares a la ya vista para los manipulados externos, con un preciobase por pliego que se corrige en función del número de hojas a plegar, así como otros datos como rotura depliegos, etc.
Configuramos los datos de la guillotina, como tiempopromedio de corte o el tamaño máximo del taco.
Con estos datos, unidos al cálculo de líneas de cortegenerado por Gesgraph, obtenemos de formaautomática los tiempos y coste de guillotinado paraun trabajo en concreto.
1.4 Tintas
De cara a calcular los kilos de tinta empleados en untrabajo, la empresa puede establecer una tabla de nivelesde mancha del trabajo, asociando a cada nivel de manchaun porcentaje respecto de un dato base de consumo detinta, expresado en superficie por kilo de tinta.
El programa diferencia entre tintas de cuatricomía, pantones y tintas metalizadas.
1.5 Plastificado y UV
Al igual que el encuadernado, tanto el plastificado como el UV se pueden configurar como servicios internos oexternos.
Cuando el servicio se presta por un proveedor externo, en primer lugar debemos configurar los distintos tipos ocalidades de plastificado con las que se trabaja, por ejemplo plastificado brillo o mate. Para cada tipo podremosdecidir si se quiere calcular el coste del servicio por metros cuadrados plastificados o por pliegos.
Si opta por el cálculo por metros cuadrados indicará el importe del metro plastificado, ya que el programa calcularáde forma automática la dimensión total del pliego a plastificar teniendo en cuenta las pinzas.
Si por el contrario decide calcular el coste del servicio en función de los pliegos que se llevan a plastificar, el usuariodeberá configurar los formatos de pliego habituales y definir el coste por pliego, pudiendo indicar distintos preciosen función del número de pliegos a plastificar.
En ambos casos el usuario deberá indicar la rotura en cada uno de los procesos en función de los pliegos plastificados..
1.6 Acabados internos
El programa diferencia dos tipos de manipulados internos:
Los de alimentación manual. Que son los acabados que necesitan que un operario alimente el proceso de formamanual, con independencia que en el proceso intervenga una máquina o no.
Los acabados de alimentación automatizada. Diferenciándose estos últimos, en función del número de bandejaso estaciones que sirvan para alimentar el proceso.
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Como en el resto de procesos productivos, en su configuración diferenciamos entre tiempos de preparación ytiempos de proceso.
El tiempo de preparación se calcula asignando un tiempo fijo a cada proceso de manipulado y si es de alimentaciónpor bandejas o estaciones, se le asignan unos tiempos de carga y un taco máximo de pliegos en cada carga.
Los tiempos de proceso se indican calculando la velocidad por golpes hora. Para calcular los tiempos de proceso,las unidades que se consideran pueden ser los pliegos o lo que denominamos unidades de producción ocuadernillos, si el pliego ha sido previamente guillotinado hasta dejarlo en la unidad a manipular.
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1.7 Transporte
Gesgraph realiza automáticamente el cálculo de los costes de transporte en función del peso del trabajo y lazona a la que hay que transportar el pedido. El programa calcula el peso del trabajo para cada número deejemplares presupuestados, calculando un coste de transporte diferenciado para cada número de ejemplares.
El programa calcula el coste de realizar el transporte con medios externos y con medios propios:Para el cálculo del transporte con medios externos, el usuario debe introducir unas tarifas de proveedores delogística para cada zona a la que haya que realizar el transporte, por tramos en función de los kilogramos quepese el trabajo.
Para el cálculo del transporte con medios propios, hay que dar de alta el parque móvil de vehículos, indicandode cada una de ellos los datos base que permiten calcular su coste, como son:
La Tara en kilogramos totales, el consumo por cada 100 kilómetros, la velocidad media del transporte, loskilogramos por hora que se pueden cargar en el vehículo y el número de kilómetros en el que hay que hacer unmantenimiento. Además de estos datos se introducirán los importes económicos que permitirán cuantificar elcoste del transporte.
2. PRESUPUESTOS
2.1 Composición de un presupuesto
Un presupuesto es el cálculo de todos los gastos que hay que valorar o tener en cuenta para poder realizar untrabajo. Los gastos se incorporan a un presupuesto a través de costes y de márgenes, que son precisamentelos elementos de los que se compone un presupuesto.
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2.1.1 Costes de horas y de contratación
La clasificación principal de los costes diferencia entre Costes Horas y Costes Contratación. Los costes de horasson los tiempos de realización de las distintas tareas productivas y se alimentan fundamentalmente de los gastosdel personal y de la amortización de la maquinaria, y los costes de contratación, son los que suministran losproveedores para el proceso productivo.
Otra diferencia entre ambos tipos de costes es la forma en que se registra su realidad o su consumo:
· En los costes de Horas la realidad se registra a través de fichadas tiempos.· En los de contratación a través del registro de Albaranes o Facturas de compra a proveedores.
Los costes de horas figuran en el parte de trabajo para que el empleado pueda localizar sus tareas y registrarel tiempo empleado en su realización.
Figuran en el parte las fichadas en las que el empleado tiene que indicar el tiempo que ha dedicado a su realizacióny las denominadas fichadas de validación, en las que el empleado se limitará a indicar que tal tarea ha sidorealizada, sin informar del tiempo dedicado, pudiendo tener dichos coste un tiempo asignado en base de datoso no. Sin embargo, las tareas de mantenimiento que los empleados realicen para mantener las instalaciones,no aparecerán en el parte de trabajo, dado que no se imputan a un pedido en concreto.
Los costes de contratación, se diferencian en función de que sean almacenables, con stock de seguridad o sinstock, y también en función del proceso a que de lugar su contratación.
2.1.2 Costes por su fórmula de cálculo: configurados, parametrizados y manuales
La forma de cálculo de los costes es el pilar en que se basan los presupuestos calculados por Gesgraph.
Como veremos al estudiar la introducción de datos en los presupuestos, las pantallas de interfaces de costessolicitan del usuario la introducción de una serie de datos tabulados, como pueden ser medidas, calidades,grados de dificultad, características, etc., que el usuario como conocedor de las artes gráficas introduce sinproblemas. En base a la información introducida en el presupuesto y a los datos obrantes en la configuracióninicial (tiempos definidos de procesos, tarifas, etc.), gesgraph genera los siguientes resultados:
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– Obtiene las distintas opciones gráficas para producir un trabajo.– Calcula determinados costes, que denominamos configurados por basar su cálculo en la configuración inicial.– Genera una serie de índices de actividad del pedido como pueden ser su peso, número de planchas, pliegos
totales, área impresa, golpes, etc.
También tenemos los costes manuales, en los que el usuario introduce su importe en el presupuesto de formamanual, y los costes parametrizados.
Los costes parametrizados se calculan sin que el usuario intervenga. Se trata de unos costes en los que elconfigurador ha determinado previamente dos aspectos; la condición que se tiene que dar para que se incorporena un presupuesto, y para cuando se cumpla la condición anterior, aporta su regla de cálculo automatizado. Unejemplo de coste parametrizado pueden ser los tiempos y los productos de laboratorio consumidos en la filmaciónde planchas. Se define que si existen planchas (índice), se generen costes de horas de filmación o costes deconsumo de determinados productos, y cumplida dicha condición que por cada plancha (índice) se calculendeterminados importes a los costes creados.
2.1.3 Márgenes
Los márgenes es la forma que tenemos de incorporar a un presupuesto los gastos que no hemos podido identificara través de los costes. Lo habitual es que a través de los márgenes intentemos recuperar en los presupuestoslos costes más generales de nuestra empresa.
A estos márgenes destinados a recuperar gastos generales, los denominaremos Márgenes de recuperación.
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Para calcular dichos márgenes habrá que definir la base sobre la que queremos que se calculen y definir unporcentaje a aplicar. La base sobre la que se aplican los márgenes puede ser el precio final del presupuesto,con o sin IVA, o el total de los costes de producción, o un determinado coste, o un grupo de costes.
De forma similar funcionan los márgenes de beneficio, pero en este caso el objetivo es, como su propio nombreindica calcular el beneficio previsto en el presupuesto.
2.2 Estructura de un presupuesto
Gesgraph ha generado una estructura que facilita y sistematiza la introducción de costes en un presupuesto:
Presupuesto -> Bloques -> Módulos cálculo -> Interfaces -> Costes
Denominamos Bloque a las partes en que se puede dividir un presupuesto. Cada Bloque es una unidad diferenciadaa producir, por ejemplo en un típico trabajo de imprenta, un bloque podría ser la portada y otro el interior. Eneste ejemplo, tendríamos dos bloques singulares, que deberían ser unidos entre sí a través de lo que denominamosun bloque de fusión.Los costes se introducen en los “Módulos de Cálculo”, a través de distintos ”Interfaces” o subprocesos. Losinterfaces existentes son cuatro:
en este interfaz se contemplan todos los costes implicados en el desarrollo o concepciónde la idea de lo que posteriormente habrá que imprimir.
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aquí centralizaremos los costes necesarios para realizar los artes finales de un trabajo,y el retoque y tratamiento de imágenes.
este interfaz agrupa las tareas de elaboración de planchas, impresión y guillotinado.Su punto de partida sería el archivo con el trabajo a imprimir preparado para suimposición, y finalizaría con el guillotinado del pliego, como paso previo a las operacionesde manipulado o acabado.
en el último interfaz se aglutinarían todas las posibilidades que se ofrecen al usuariopara seleccionar los acabados de un trabajo.
A su vez, todos los interfaces tienen la misma estructura para introducir la información del trabajo a presupuestar:
Área automatizada o codificada, en la que el usuario cumplimentará una información y el programa en base adicha información y los datos de la configuración inicial, calculará los costes resultantes.
Área manual, donde el usuario puede introducir de forma manual los siguientes tipos de costes, siempre quelos mismos estuvieren asociados al correspondiente interfaz:
– Validaciones– Costes parametrizados cuya condición de existencia sea opcional– Otros costes
La opción más normal es que el usuario utilice el área manual para indicar las validaciones que considere oportunaspara la buena marcha de un trabajo.
2.3 Creación de un presupuesto
Podemos diferenciar entre la creación de datos administrativos y datos técnicos.
2.3.1 Creación de datos administrativos
Por datos administrativos de unpresupuesto entendemos toda lainformación que no tienen unarepercusión directa en el cálculode los costes.
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Pantallas de datos administrativos
Codificaremos el tipo de trabajo que estamos presupuestando, para ello podemos codificar el trabajo por variosmotivos. Por ejemplo, un motivo de clasificación puede ser el tipo de trabajo que presupuestamos, como porejemplo, catálogos o libros, y otro motivo de codificación concurrente puede ser si tenemos que ejecutar artesfinales o no, o la calidad del trabajo a realizar.
Podremos indicar a los distintos responsables que van a intervenir en el presupuesto.
También registraremos las observaciones que puedan ser de interés para la marcha del trabajo, diferenciandoentre observaciones a nivel comercial, sobre la competencia que afecta a dicho cliente, sobre la producción,para que aparezcan en los partes de trabajo y sobre la facturación, para que sean tenidas en cuenta al emitirla factura.
Una vez cumplimentados los datos generales el programa nos llevará a la pantalla de introducción del númerode Ejemplares a presupuestar.
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Entre los ejemplares previstos, el usuario deberámarcar una cantidad como estadística, a efectosde poder valorar los presupuestos pendientesde aprobación.
En esta pantalla también introducirá los ejemplaresque hay que fabricar de más sin cargo al cliente,y que denominamos demasía útil.
Dentro de los datos administrativos, también disponemos de pantallas para introducir las muestras y destinode las mismas, información sobre la forma de pago dentro de la pantalla de datos económicos, así como unapantalla desde la que hacer un seguimiento de los documentos que se hayan adjuntados al presupuesto encuestión.
2.3.2 Creación de datos técnicos
Por datos técnicos de un presupuesto entendemos aquellos de los que depende directamente el cálculo de suscostes, esto es, los datos que tienen incidencia económica en la valoración de un presupuesto.
En la parte de datos automatizados del interfaz de maquetación, introduciremos el número de imágenes a tratar,diferenciando si son analógicas o digitales, si se van a emitir pruebas de color, así como distintos grados dedificultad.
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Interfaz de impresión
En el caso del interfaz de impresión, se introducirá toda la información correspondiente a dimensiones, tintas ycaracterísticas de cada parte o bloque del trabajo a imprimir, así como determinados check en los que se indiquengrados de dificultad como determinadas características como pueden ser si el cliente aporta el papel o lasplanchas, y sobre el número de planchas que hay que elaborar.
Interfaz de acabados
Desde el interfaz de acabados se pueden introducir todos los acabados tanto internos como externos.
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2.3.3 Propuesta comercial
Dentro de los datos técnicos, también se puede registrar el planteamiento comercial, que es la información quetiene que servir de base para realizar el presupuesto y en su caso para validar los datos técnicos introducidos.El planteamiento comercial lo tiene que aportar, bien el comercial u otra persona que sea la que esté en contactocon el cliente.
2.4 Tratamiento de las opciones en un presupuesto
Dado que para un mismo bloque o parte deun trabajo podemos crear diversos Módulosde Cálculo, denominaremos opción de unpresupuesto a una determinada composiciónde 'módulos de cálculo', para dicha opción.
Por ejemplo, podemos definir un bloque Interioren nuestro presupuesto, y registrar dosposibilidades para el mismo: con papel brillo115 gramos y con papel semimate 115gramos. Cada una de las distintas posibilidadesse registrará en un 'modulo de calculo'diferente, asociado al bloque Interior.
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De esta forma, una 'opción' delpresupuesto es el conjunto de losmódulos de calculo de cada bloque quehayamos seleccionado. Dentro de unmismo presupuesto podemos tenertantas opciones como deseemos, perosolo una estará activa en el mismo.
2.4.1 Mapa de opciones
El programa dispone de un cuadro resumen donde se pueden consultar todas las opciones registradas en elpresupuesto y sus módulos de cálculo asignados.
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2.4.2 Aprobación del presupuesto.
En el momento de aprobar elpresupuesto, el programa mostrará elprecio asociado a todas las opcionesdisponibles para todas las cantidadesde ejemplares, para que el usuario puedatomar la decisión de aprobar la opciónelegida con toda la información sobrelas distintas opciones.
2.5 Ajustes en el precio de un presupuesto
La filosofía del módulo de presupuestos de Gesgraph, es que el usuario en base a la configuración inicial y alos parámetros introducidos para un presupuesto, obtenga de forma ágil una valoración inicial de los costes yde los márgenes incluidos en un presupuesto, y que el usuario a partir de dicha propuesta tenga las suficientesherramientas para ajustar el precio a cada caso en concreto.
2.5.1 Adjuntar ofertas de proveedores en fase de presupuesto
Gesgraph permite la gestión de ofertas desde el proceso de contratación, pero también permite añadir la ofertade un proveedor para un coste en concreto al elaborar el presupuesto, de cara a poder presupuestar con elcoste real que va a suponer dicho servicio. Las ofertas recibidas quedarán vinculadas al coste presupuestado,y en su caso, la oferta podrá escanearse y adjuntarse para un mejor seguimiento de la misma.
El programa nos mostrará tanto las tarifas existentes, como todas las ofertas adjuntadas al presupuesto, paraun determinado coste. Para que el usuario decida si calcula el coste presupuestado con la tarifa previa, oselecciona una de las nuevas ofertas registradas. Además, el usuario tendrá la posibilidad de actualizar dichatarifa, con los datos de las nuevas ofertas.
2.5.2 Control de costes a subcontratar.
Cuando un coste puede realizarse con medios propios o con medios externos, Gesgraph lo calcula inicialmentepara ser realizado por la propia empresa.
Pero puede que porque tengamos más pedidos de los que podemos atender, o por cualquier otra circunstancia,la empresa decida subcontratar dicho coste. Con ese objetivo, el usuario dispone de un ágil interfaz que permitepasar de interno a externo, a un coste o varios de ellos que van a ser subcontratados, pudiéndose indicar elimporte que dicha subcontratación va a suponer.
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2.5.3 Ajuste de márgenes
Como vimos en el capítulo de configuración, se pueden definir cuantos márgenes se consideren oportunos, ydichos márgenes serán los que se calcularán inicialmente en el presupuesto.
No obstante, el usuario a la vista del resultado de los márgenes previstos, tiene total libertad de ajustar de formamanual los mismos, e incluso tiene la posibilidad marcar el precio final al que pretende llegar y que todos losmárgenes se recalculen automáticamente para llegar a dicho precio, manteniendo íntegramente los costespresupuestados.
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2.5.4 Ajuste manual de costes
Además de las anteriores posibilidades, Gesgraph ofrece la posibilidad de cambiar manualmente el precio deun coste o de un grupo de ellos, para conseguir que sea el usuario que confecciona el presupuesto el que tengaen todo momento la decisión de valorar los costes y los márgenes a presupuestar.
2.6 Emisión carta tipo de un presupuesto
Gesgraph permite la emisión y registro de cartas tipo para los presupuestos generados.
Disponemos de dos opciones diferentes para la emisión de cartas tipo. La carta tipo estándar de Gesgraph yla personalizada basada en la generación de plantillas mediante documentos de Microsoft Word.
En la generación de cartas tipo estándar de Gesgraph tenemos muchas posibilidades de personalización. Podemosseleccionar la presencia o no de diversos elementos, como por ejemplo el desglose del IVA, el precio por unidad,los subtotales de cada bloque, etc. Igualmente podemos añadir frases y notas predefinidas, textos, así comootras opciones como descuentos o la forma de pago. Una vez seleccionadas todas las opciones el programagenerará una carta tipo que podremos imprimir directamente o descargar en formato Microsoft Word.
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Otra opción para la generación de cartas tipo es la creación de plantillas en formato Microsoft Word. Gesgraphofrece una serie de índices o palabras clave (Nombre del cliente, precios con IVA, precios sin IVA, forma de pago,etc.) que pueden ser utilizados para la creación de plantillas. Para la creación de las plantillas simplementetendremos que generar el documento de Microsoft Word incluyendo una serie de palabras clave en un formatopredefinido por Gesgraph. Al generar la carta tipo, el programa sustituirá las palabras clave del documente porlos valores correspondientes para el presupuesto actual.
Cada una de las cartas tipo generadas queda registrada en el sistema, pudiendo posteriormente hacer laconfirmación de la entrega. De esta forma podemos hacer un seguimiento de la entrega del presupuesto al cliente.
2.7 Informes de presupuestos
Los informes de comparación de opciones, analizan para una misma cantidad de ejemplares, distintas posibilidadesde ejecución en función de los distintos formatos de papel disponibles, ordenando por importe las distintas alternativas.El programa propone la más económica, no obstante, el usuario puede variar manualmente la opción elegida.
De cada posibilidad ofrecida el programa facilita su opción gráfica que muestra el aprovechamiento del pliego,tanto vertical como horizontalmente, a no ser que previamente el usuario hubiera excluido alguna de dichasalternativa.
En cada opción gráfica se diferencia el PTP o pliego de tirada principal, y el PTS o pliego de tirada sobrante.De cada tipo de pliego el programa elabora un croquis de forma automática, sobre cómo habría que imprimirel trabajo en el pliego, indicando el porcentaje de pérdida en cada caso.
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Como hemos indicado, tenemos dos clases de informes, unos que comparan distintas posibilidades de impresióny otros que se centran en analizar la opción de impresión elegida.
Una vez elegida una opción, normalmente la más económica, gesgraph ofrece una batería de informes, paraanalizar la opción elegida.
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Distintos son los motivos de análisis de la opción elegida.
Por una parte los informes totalizan los costes presupuestados diferenciando entre internos y externos, ya queevidentemente cuando más costes internos repercutamos en nuestro presupuesto significa que más costespropios recuperamos
Los conceptos son otro motivo de agrupación de costes, que permite tener una visión de conjunto de todos loscostes asociados al mismo concepto y facilitar la comprobación y la coherencia de los cálculos realizados.
Por ejemplo, para elaborar las planchas pueden intervenir distintos costes, entre productos de laboratorio, horashombre, máquina, etc., cuya dispersión hace complicado el hacerse una idea global de lo que ha supuesto laelaboración de una plancha. Por esa razón los costes se pueden agrupar en Conceptos de cara a visualizar deforma acumulada la totalidad de costes que intervienen en el mismo.
También podemos dividir el importe total de un concepto, por un índice definido previamente. Siguiendo con elejemplo de las planchas, el índice elegido en este caso podría ser el número de planchas del presupuesto, y elresultado que obtendremos al dividir el coste total de las planchas entre el número de las mismas, será el costeunitario por plancha de dicho presupuesto, y de esta forma podríamos validar la coherencia del importe calculadopara el presupuesto en cuestión.
2.8 Introducción rápida de presupuestos
Como hemos visto en los puntos anteriores, Gesgraph permite la creación de un presupuesto en detalle de formaasistida y ágil, pero también hay opciones para crear presupuestos de forma muy rápida. Dos son las posibilidadesa disposición del usuario:
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La copia de presupuestos existentes. A utilizar cuando sabemos que el presupuesto a realizar es idéntico a otrorealizado anteriormente. También se puede utilizar esta utilidad aunque los presupuestos no sean iguales, ya queuna vez generada la copia podremos realizar sobre la misma cuantas modificaciones estimemos oportunas.
La otra opción es el modelario de bloques. Si por ejemplo, vemos que una parte habitual de los presupuestossuele ser un interior de 16 páginas a cuatro colores, podemos declararlo como bloque modelo y utilizarlo cuantasveces lo necesitemos
3. Producción
3.1 Lanzamiento de la producción
Una vez aprobado el presupuesto para un número de ejemplares, se genera el pedido, y podemos proceder arealizar el lanzamiento de la producción. Hasta que no se realice este lanzamiento no se activarán las tareas deproducción y las contrataciones.
Podemos lanzar cada bloque del pedido de forma independiente, por ejemplo, lanzar la portada y no el interior.Además, dentro de los bloques de producción, podemos lanzar independientemente la producción de cada unode los cuatro interfaces (diseño, maquetación, impresión y acabados). Con esta utilidad podríamos, por ejemplo,iniciar la producción del diseño de la portada, reteniendo la producción del resto de los costes. Esto permitetener un control sobre las partes del presupuesto que deseamos producir en cada momento
Una vez lanzada la producción, el usuario puede emitir partes de trabajo personalizados, seleccionando québloques del trabajo quiere incluir y la información que quiere que figure en los mismos. El sistema permite emitirdiversos partes para el mismo trabajo, realizando un control de versiones.
También podemos incluir observaciones y anotaciones de forma dinámica sobre el parte de trabajo, que quedaránregistradas en el momento de su emisión.
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3.2 Proceso de contratación
Cuando lanzamos la producción de un pedido, de forma automática segenera un expediente de compras por cada coste que haya que contratara un proveedor, donde quedará constancia de todas las tareas realizadaspara dicho fin.
Como veremos al estudiar el almacén, también cabe el inicio del procesode contratación por rotura del stock de seguridad de un coste almacenable,a través de lo que denominamos solicitudes de compra.
En la contratación podemos diferenciar las siguientes fases:
– Crear el expediente de contratación– Gestión de ofertas– Contratación
3.3 Expediente de contratación
Se puede definir opcionalmente un responsable que se encargue de especificar o completar todas las característicasnecesarias para contratar dichos costes como:
– Definir las marcas y proveedores de los costes a contratar– Lugar de entrega– Fecha de servicio– Características específicas del coste a contratar
Si el coste a contratar fuera de almacén, antes de pasar a compras, el responsable del Almacén debe comprobarsi hay disponibles unidades de dicho coste en existencias.
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3.3.1 Gestión de ofertas
El responsable de compras recibirá el expediente de contratación, con la información completa del coste acontratar y de las existencias disponibles en el almacén. Igualmente dispondrá de todas las ofertas que por dichocostes se hayan pedido para elaborar el presupuesto, así como las Tarifas vigentes que afecten al coste encuestión.
Con esa información, el responsable de compras decidirá:
– Si las ofertas existentes son suficientes– Si decide solicitar nuevas ofertas a otros proveedores, pudiendo especificar las condiciones de las nuevas
ofertas a pedir.
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Si se piden nuevas ofertas, una vez haya contactado con el proveedor, se da la posibilidad de enviar la solicitudde oferta al proveedor para que este tenga constancia de la oferta solicitada. Una vez recibida la oferta seregistrará y se podrá adjuntar el documento escaneado a la misma.
Una vez recibidas las ofertas solicitadas, el responsable de compras autorizará la o las ofertas más ventajosas,y solicitará su contratación.
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3.3.2 Contratación.
Una vez autorizadas las ofertas a contratar, pasarán al responsable de contratación, que puede ser el mismo orecaer en una persona diferenciada.
El contratador una vez contratado el coste remitirá al proveedor la correspondiente hoja de contratación, dondese especifican todas las características del coste a contratar para evitar errores en el proceso.
3.3.3 Almacén
El almacén registra todos los movimientos de los que hemos denominados costes de contratación almacenables.
Dentro de los costes almacenables, podemos diferenciar dos categorías, en función de que dispongan de stockde seguridad o no.
Cuando el coste tiene asignado un stock de seguridad, también lo denominamos autoabastecible, dado que elproceso de compras se genera precisamente cuando se rompe dicho stock de seguridad, a través de lo quedenominamos una solicitud automática.
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Desde el menú de Almacén los usuarios pueden realizar las siguientes acciones:
– Introducir costes en el almacén, que normalmente se producirá cuando se registre un albarán de comprade un coste almacenable, aunque también cabe la posibilidad de introducción manual.
– Reservar existencias en el proceso de contratación, al recibir el albarán o de forma manual.– Consultar las existencias disponibles, con indicación de las cantidades reservadas, el origen del saldo
disponible y el stock mínimos declarados.– Extraer unidades de almacén.– Consultar informes completos de todos los movimientos registrados en el almacén.
3.4 Registro de la producción
Para una correcta gestión del proceso productivo, es fundamental que se realice un completo registro deldesarrollo de las actividades productivas. Al mismo tiempo, este registro debe intentar alterar lo menos posiblela realización de las tareas del personal.
Gesgraph centraliza todo el registro de las actividades en un mismo entorno, que realiza también funcionesinformativas, al poder acceder a datos técnicos del pedido, como secuencias de máquinas, tipos de papel, etc.
Al emitir el parte de trabajo, obtenemos códigos para cada tarea y pedido. Seleccionando, bien de forma manualo a través del lector de códigos de barras, una tarea o pedido, accedemos a una información completa sobrela misma.
Gesgraph dispone de pantallas específicas para el registro de las actividades de cada interfaz (diseño, maquetación,impresión y acabados). En estas pantallas podemos ver todas las tareas a realizar para un área productiva enconcreto, seleccionarlas fácilmente y registrar las actividades realizadas.
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Podemos registrar los tiempos de dos maneras, bien en tiempo real u online, con una fichada al inicio de laactividad y otra al final, o bien de forma offline, indicando solo la hora de inicio y duración total de la actividadrealizada, en unidad de acto.
Para las actividades de impresión, Gesgraph dispone de un interfaz especialmente diseñado, desde el quepodemos consultar los datos de impresión, secuencia de máquinas y las tiradas a realizar, pudiendo desde elmismo interfaz registrar los tiempos de preparación y tirada.
De esta forma, mediante el correcto registro de las actividades, podemos realizar un seguimiento preciso de laproducción de un pedido.
El sistema también dispone de un registro de las actividades de mantenimiento, no asociadas a un pedido, pararegistrar los tiempos dedicados a mantener el parque de maquinaria.
El sistema se completa con una serie de herramientas para solicitar correcciones sobre fichadas realizadas, sihubiera habido un error en las mismas, o para solicitar registros de tiempos manuales si a un operario se lehubiera olvidado fichar una tarea. De esta forma, gesgraph posibilita que la información recogida pueda sersiempre correcta.
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3.5 Correcciones del presupuesto
Como vimos al analizar el presupuesto, éste se compone de costes y márgenes. Una corrección supone uncambio en la composición de un presupuesto aprobado, aún cuando dicha corrección no suponga variación enel importe de presupuesto. Por ejemplo, si un presupuesto incluye un papel A y pasamos al papel B, se tratade una corrección, aunque el papel A y el B tengan el mismo importe.
Una vez aprobado el presupuesto, el programa guarda el precio aprobado, ya que dicho precio es el que el clienteva a pagar por el trabajo. Sin embargo modificaciones posteriores pueden dar lugar a una variación del importedel pedido. Todo cambio posterior se registra como una corrección, y ha de ser “negociado” con el cliente.
Si la corrección origina un aumento del importe del presupuesto (de los costes de producción), tendremos quenegociar con el cliente si este importe le es repercutido o bien es la empresa la que asume el incremento delos costes; en este caso, se generará una no conformidad.
Cuando se produce una no conformidad, el programa la registra y nos permite identificar posibles responsables- tanto internos como externos - detallando su responsabilidad económica.
3.6 El bloque papelera
El bloque papelera es un bloque especial del presupuesto al que van a parar los costes en los que hemos incurridodurante la realización del pedido, pero que finalmente no han servido para la realización del trabajo.
Los costes pueden ir a parar al bloque papelera de dos formas:
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– Costes que, teniendo consumos registrados, han desaparecido del presupuesto debido a una corrección. Porejemplo: si se ha realizado un diseño para un trabajo pero finalmente el cliente aporta su propio diseño, estashoras de diseño irán a parar al bloque papelera.
– Cuando, de forma manual, se descartan consumos realizados. El caso más común son las repeticiones. Eneste caso, al mandar a la papelera el coste (o sus consumos), dicho coste vuelve a encontrarse en la situaciónde pendiente de realizar.
Los costes que entran a la papelera pueden ser tratados de diferente manera. Cuando se trata de costes de horas,generalmente permanecen en la papelera, ya que son consumos que no se pueden aprovechar. Sin embargo, sise trata de costes contratados, el coste podría salir de la papelera si el proveedor aceptara su devolución.
3.7 Seguimiento de la producción
Gesgraph dispone de una serie de herramientas para el seguimiento automático de la producción, que tomancomo punto de partida los datos recogidos en el proceso productivo.
Gesgraph genera un informe sobre el estado de la producción que permite saber el estado actual de cada pedido,todas las tareas a realizar, diferenciando si las tareas están pendientes o realizadas, registra también los empleadosque han realizado cada tarea y el tiempo total de producción.
Desde la pantalla de seguimiento de la producción, el usuario también puede cambiar al titular de una tarea ydar por finalizadas las mismas.
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El seguimiento de la producción, se organiza en los mismos cuatro interfaces en los que el programa divide acada bloque a producir (diseño, maquetación, impresión y acabados). De esta forma podemos conocer el gradode avance de las distintas partes de un trabajo.
Como hemos visto, el estado de la producción organiza la información agrupada en unos interfaces fijos porprogramación, pero a la empresa le puede interesar visualizar u organizar la producción con otro criterio distintode los interfaces programados. Para ello, Gesgraph le ofrece la posibilidad de definir de forma personalizadasus propias fases en las que organizar su producción, al poder agrupar en las mismas a todos los costes y alas tareas que generen. Este informe de situación de fases permite el poder controlar aspectos que nuestraempresa entienda son estratégicos para su funcionamiento, y quiera hacerles un seguimiento diferenciado.
Hasta aquí, hemos analizado el seguimiento de la producción tarea a tarea, bien organizadas por interfaces fijoso por fases personalizables.
También se dispone de un Informe del estado de los pedidos, en el que la información se encuentra acumuladaen una línea para cada pedido, de esta forma podemos tener una perspectiva rápida de la situación de laproducción.
El informe de los pedidos se alimenta de tres estados, el de la situación del propio trabajo, el de facturación yel de expedición o entrega.
Estos tres estados se van alimentando de forma fundamentalmente automática, en la medida en que el usuariovaya registrando tareas en la aplicación, como el lanzamiento de la producción, la terminación de las tareas, laemisión de un albarán o la emisión de una factura.
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Dicho informe permite visualizar el grado de avance interfaz a interfaz, pudiendo verse el grado de avance enlas tareas de cada interfaz o si las mismas están finalizadas.
De forma similar a como controlamos la producción de los pedidos aprobados, el usuario puede controlar lospresupuestos pendientes de aprobación, en los que el estado de situación de los mismos, también nos indicaráde forma automática, cuando se crearon, se hizo el primer calculo, se emitió una carta de presupuestos o fuerecibida por nuestro cliente.
3.8 Desviaciones
Gesgraph dispone de un informe que permite al usuario visualizar ordenado por costes o por pedidos, los costespresupuestados, los costes realmente consumidos y las diferencias o desviaciones habidas entre lo previsto ylo real.
3.8.1 Costes con desviación individualizada
En función de las características propias de cada coste, hay costes cuya posible desviación se puede ver pedidoa pedido, como ocurre con los costes cuyo consumo se puede individualizar por pedido, porque generan unproceso de contratación para cada pedido, como por ejemplo un acabado exterior, o porque al extraerse dealmacén, se identifica el pedido al que van destinados.
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3.8.1 Costes con desviación acumulada
Pero existen otros costes que por sus propias características, tenemos que calcular sus desviaciones de formaacumulada en el tiempo, al no poder identificarse su consumo para cada pedido en particular, como ocurre conlas tintas de cuatricromía, con el toner de una prueba en color o con el gasoil consumido en un transporte.Igualmente habrá que acumular en el tiempo determinados costes de Horas, como pueden ser los de mantenimiento,ante la imposibilidad de imputar a cada pedido sus horas reales consumidas de mantenimiento de maquinaria.
El informe de desviaciones, lo podremos filtrar solicitando información pedido a pedido o bien entre varias fechas,o también podremos pedir la desviación existente en los pedidos realizados a tal o cual cliente o de tal grupode costes.
Desde cualquiera de los informes de desviaciones, podremos consultar las facturas de donde provienen losconsumos registrados, y además, en el informe de desviaciones acumulado, también podemos consultar de quépresupuestos provienen los importes previstos.
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