Todo va a lacajaDropbox es una herramienta de almacenamiento en línea que potencia el uso “cloudcomputing”para todos, estudiantes, empleados, diseñadores, todo aquel que necesite tener acceso a sus archivos desde diferentes lugares, dispositivos y en cualquier momento.

“Es un servicio gratuito que te permite llevar todas tus fotos, documentos y videos a cualquier lugar”[1], se puede instalar en computadores, macs y móviles permitiendo que la actualización se haga, no sólo en la “nube”, también en los dispositivos que compartan la carpeta.

Requerimientos y más

Para la instalación no se necesita realmente grandes capacidades ni computadores con tecnología de punta. Sólo se debe descargar la herramienta en la página www.dropbox.com y elegir la configuración que se adapte a las necesidades personales. Dropbox ofrece tres opciones de almacenamiento, una sin ningún costo (2GB) y dos pagas (50 GB por US$9,90 y 100 GB por US$ 19,90 al mes).

Inmediatamente después de la instalación se crea un icono en el escritorio y en la barra de inicio desde los cuales se podrán ir copiando los archivos que se desean subir al servidor y crear todas las carpetas que sean necesarias para una mejor organización.

Por Carolina Flaker G.cflaker@unab.edu.co

Caracteristicas especiales

Dropbox cuenta con unas características especiales que lo hacen más atractivo, especialmente para grupos de trabajo, entre las que se destacan:

Carpeta pública (public): Los archivos que se encuentran dentro de esta carpeta tienen un link único que permite que sean compartidos con otras personas no usuarias de Dropbox. Quienes tengan el link para acceder a estos archivos pueden descargarlos y hacer uso de ellos.

Compartir: Al iniciar sesión en dropbox.com nos encontramos con la pestaña compartir; una carpeta creada en esta pestaña nos permite invitar a determinadas personas para que tengan acceso a ella. Deben ser usuarios de la herramienta ya que la nueva carpeta compartida les aparecerá como cualquier otra carpeta dentro de su dropbox, con la diferencia que es utilizada y sincronizada no sólo por diferentes dispositivos, también por diferentes personas.

Actividades: Esta pestaña resulta muy útil ya que permite recuperar archivos que se han eliminado. Además, permite ver todos los movimientos de la cuenta.

Lo bueno y lo malo

Más interacción: Dropbox es una herramienta que permite una mayor interacción entre grupos de trabajo haciéndola más eficiente y eficaz. Los empleados tienen los archivos que necesitan de sus compañeros en el mismo lugar, evitando largos procesos y llamadas interminables. La interacción

entre ellos se realiza de manera efectiva.

Ahorro de espacio: Tanto físico como operativo. Tener los documentos y diferentes archivos en un servidor externo permite ahorrar espacio físico ya que no se necesitan grandes equipos que lo almacenen ni grandes espacios operativos, es decir, dentro de los computadores de los empleados ya

que todo se encuentra en la nube.

Menor inversión: Utilizar este tipo de herramientas que no necesita una actualización constante y no representan una gran inversión mensual significa un ahorro para la organización, dinero que puede ser utilizado para mejorar la

rentabilidad de la misma en las áreas necesarias.Vulnerabilidad: Los servidores como Dropbox no son completamente inmunes a los ataques, lo que los convierte en un blanco vulnerable. Por esta razón no todos los archivos deben estar en ellos, aquellos que sean más confidenciales o contengan información sensible deben

permanecer dentro de la organización.

Acceso a Internet: La dependencia a Internet es una desventaja, especialmente cuando no se tiene ninguna conexión cerca. Esto genera una limitación en el acceso a

los documentos que se encuentran en el servidor.

Inestabilidad: Estas herramientas están en su etapa de nacimiento y crecimiento, como consecuencia pueden llegar a ser muy inestables, lo que se convierte en un riesgo para aquellas empresas cuyos documentos y archivos se encuentran en los servidores, ya que pueden presentar problemas en el servicio que se presta y evitar el acceso a

los mismos.

Ventajas

Desventajas

Dentro de las organizaciones.

Esta herramienta puede ser muy útil dentro de las empresas sobre todo las pymes. Una empresa puede adquirir uno de los paquetes de almacenamientos más grande (50 GB o 100 GB) que no representan un gran costo mensual. Al generar un único usuario y contraseña para la empresa e instar Dropbox en sus computadores los empleados puede acceder a toda la información de manera inmediata y en tiempo real.

De esta forma se eliminan los obstáculos de los trámites, las llamadas constantes a pedir un documento y el desorden por los múltiples correos con datos adjuntos. Sólo es necesario crear un carpeta por departamento y dentro crear categorías genéricas como “cartas”, “cotizaciones”, etc.

Es importante generar un cultura de almacenamiento en línea dentro de la organización, donde las personas pierdan el miedo a utilizar las ventajas que nos brinda Internet. Crear capacitaciones para los empleados, de esta forma la compañía completa comprenderá la importancia y los grandes beneficios que tiene tener toda la información en un mismo lugar al que todos pueden tener acceso en el momento en el que lo necesiten, haciendo todos los procesos más eficientes y eficaces.