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HELP!, NECESITO ORGANIZARME Guía práctica y realista para

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COLEX 2018

Copyright © 2018

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© Rafa García

© Editorial Colex, S.L. Pol. Ind. Pocomaco, parcela I, edificio Diana, portal centro, 2.º A Coruña, 15190, A Coruña (Galicia) info@colex.es www.colex.es

I.S.B.N.: 978-84-17135-65-2Dep. Legal: C 868-2018

Impreso: Fragma Reprografía S.L. Tlf: 91 355 56 23

A Bea, Dulce y Miguel.Auténticos motores y testigos de excepción

de lo que se cuenta en este libro.

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SUMARIO

Capítulo I. ¿Otro libro de autoayuda para organizarse mejor? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

Capítulo II. ¿Demasiado trabajo? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131. ¿Qué te pone nervioso? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132. ¿Qué te pone las pilas?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143. ¿Cuándo haces lo importante?. . . . . . . . . . . . . . 15

Capítulo III. Trabajar en un mundo VUCA. . . . . . . . . . . . . . . . 171. Entorno VUCA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172. Perspectiva y operativas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 183. POHer©: Perspectiva, Operativas y

Herramientas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

Capítulo IV. ¿Cómo hemos llegado hasta aquí? . . . . . . . . . . . 271. Un poco de historia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 272. ¿Gestión del tiempo?... ¡Gestión de la atención! 32

Capítulo V. POHer©: Perspectiva . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 351. Inspiración guiada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37

1.1 El ejecutivo eficaz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 371.2 Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva 391.3 15 secrets successful people know about

time management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 412. Momentos creativos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 423. Cuadro de perspectiva personal (CPP) . . . . . 434. Perspectiva: ¿Estás suscrito a la gravilla? 47

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HELP, NECESITO ORGANIZARME

Capítulo VI. POHer©: Operativas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 511. Para empezar, GTD® . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 522. POHer© = 1 flujograma + 5 prácticas . . . . . . . 55

2.1 El flujograma POHer© . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 552.2 Las 5 prácticas de POHer© . . . . . . . . . . . . . . . . 57

Capítulo VII. POHer©: Preparar (paso 1 de 5) . . . . . . . . . . . . 591. ADTV (Algún Día Tal Vez) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 632. Archivo Personal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 643. Archivo de Temas Abiertos (ATA) . . . . . . . . . . . 714. Mis Tareas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 735. Calendario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 766. Lista Me Deben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 797. Y ... ¡la basura! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83

Capítulo VIII. POHer©: Recopilar (paso 2 de 5) . . . . . . . . . . . 891. Muchos INPUTS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 892. Memoria vs Registro. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 913. Recopilar consiste en... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 924. Unos pocos Inboxes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 925. Escenarios de recopilación. . . . . . . . . . . . . . . . . 94

5.1 Reunión con grabadora. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 955.2 Llamada en el coche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 965.3 Interrupciones en movimiento . . . . . . . . . . . 975.4 La idea feliz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98

Capítulo IX. POHer©: Triar (paso 3 de 5) . . . . . . . . . . . . . . . . . 1011. Una historia francesa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1022. Triar es... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1033. ¿Zero Inbox? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108

Capítulo X. POHer©: Ejecutar (paso 4 de 5) . . . . . . . . . . . . . . . 1131. Ejecutar con Perspectiva . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1152. Ejecutar con etiquetas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1163. Ejecutar: temas abiertos vs tareas . . . . . . . . 118

9

SUMARIO

Capítulo XI. POHer©: Vucear (paso 5 de 5) . . . . . . . . . . . . . . . . 1211. POHer© y VUCA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1212. VUCEO diario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1233. VUCEO de Operativas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1244. VUCEO de Perspectiva . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127

Capítulo XII. POHer©: Herramientas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1311. Ni pocas ni muchas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1312. Primero y siempre, una Cloud Office Suite . 1333. Y luego, un gestor de correo y/o de tareas.

Pero ... ¿Cuál? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1374. POHer© con MS Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143

4.1 Utilizar Outlook en base al correo. . . . . . . . . 1444.2 Utilizar Outlook en base a tareas. . . . . . . . . . 148

5. POHer© con Gmail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1535.1 Preparar y triar en Gmail . . . . . . . . . . . . . . . . . 1555.2 Ejecutar con Gmail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157

6. POHer© con Evernote . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1596.1 Fenómeno Evernote . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1596.2 Evernote para tu POHer© . . . . . . . . . . . . . . . . . 1626.3 Parametrizar Evernote . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1646.4 Usar Evernote bajo POHer©. . . . . . . . . . . . . . . 169

7. POHer© con TodoIst . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1707.1 Fenómeno TodoIst . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1707.2 TodoIst para tu POHer©. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1717.3 Usar TodoIst bajo POHer© . . . . . . . . . . . . . . . . 174

8. POHer© y otras herramientas . . . . . . . . . . . . . . 1758.1 FacileThings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1768.2 HighTrack. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1768.3 Ms OneNote . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1778.4 Remember The Milk. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 180

9. Herramientas: TU POHer© . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181

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HELP, NECESITO ORGANIZARME

Capítulo XIII. POHer© en la práctica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1851. El correo electrónico con POHer© . . . . . . . . . 186

1.1 Correo electrónico: malas prácticas . . . . . . . 1871.2 Correo electrónico: buenas prácticas. . . . . . 189

2. Interrupciones con POHer© . . . . . . . . . . . . . . . . 1943. Activar ideas y proyectos con POHer© . . . . . 1964. Hacer un examen aplicando POHer©. . . . . . . . 1985. POHer© en tu móvil . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 199

Capítulo XIV. Conclusiones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 203

BIBLIOGRAFÍA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 207

BLOGS DE REFERENCIA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209

REFERENCIA DE IMÁGENES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 213

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CAPÍTULO I¿OTRO LIBRO DE AUTOAYUDA PARA ORGANIZARSE MEJOR?

Soy un profesional liberal. Un autónomo dedicado a la aportación intelectual, el conocimiento y la tecnología. Con puntos en común con un abogado, un médico, un asesor financiero, un gestor de marca o un diseñador web entre muchos otros. Colaboran conmigo otras personas en condición similar a la mía y con las que conformo una red de servicio a nuestros clientes.

Cuando escribo estas líneas faltan unos minutos para las 6 de la mañana. Trabajo del orden de 10 horas al día. También muchos fines de semana. No es raro que me salte alguna comida.

Atiendo a unos cuantos clientes fijos en un modelo tipo iguala y a otros tantos proyectos puntuales que surgen a lo largo del año. De sectores muy dispares y ubicaciones geográficas dispersas. Como consultor unas veces, como formador otras. Mal atiendo a un blog y tengo una larguísima lista de lecturas, ideas, personas o eventos interesantes a las que dedico mucho menos tiempo y atención de lo que querría.

Soy padre de familia. Tengo una mujer con una vida también muy atareada. Y dos niños pequeños que son a la vez mi amor (por lo que los quieres) y mi tormento (por el trabajo que dan y la sensación de deberles siempre más atención).

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HELP, NECESITO ORGANIZARME

Tenemos una casa que es nuestra mayor inversión económica. Preciosa. Llena de vida. Y a la que cuidamos personalmente mi mujer y yo. Limpieza, mantenimiento, cocina, colada,…

En todas estas facetas –y de manera muy especial en la profesional-, siento y padezco un costoso perfeccionismo. Todo lo tengo que entender, asimilar, documentar, saber explicar, dejar bonito,…

Sencilla y directamente… no paro en todo el día. Desde que me levanto –muy, muy temprano-, hasta que, rendido, vuelvo a acostarme.

Ah! Pero… ¿Puede alguien desde ese modelo de vida explicar a otras personas cómo organizarse adecuadamente? ¿No resulta contradictorio o incluso… falaz? La clave está en la cantidad y calidad de cosas y ámbitos que un buen sistema organizativo te permite sacar adelante sin perder el control. Si fuera mi decisión ceñirme al horario laboral teórico de un asalariado -40 horas semanales-, mi producción sería evidentemente menor, pero igualmente estaría aprovechando el máximo posible de esa situación. No significa esto que pudiera libremente tomar esa decisión sin un coste (económico, de proyección…). Primera dosis de realismo: el entorno es tan endiabladamente complejo, dinámico y volátil… las sociedades en las que vivimos nos proporcionan tantas cosas valiosas pero son a la vez tan exigentes y demandantes de tiempo y atención… son tantos los frentes a cubrir (profesional, personal, afectivo, profesional, de salud, familiar, profesional, económico,…)… que si acudes a este libro (o a cualquier otra fuente) con la pretensión de que mágicamente vayamos a convertir 40 en 120… o a condensar 80 en 40… te ahorro el esfuerzo. No sigas leyendo. Lo siento y no te descubro nada: un profesional independiente tiene siempre más cosas que hacer que capacidad para hacerlas. El cómo actuar en aliviar esa tensión y manejarnos con cierto control aún en medio del caos… eso sí puedo contarlo.

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CAPÍTULO I ¿OTRO LIBRO DE AUTOAYUDA PARA ORGANIZARSE MEJOR?

En 2012 topé con el libro Organízate con Eficacia, de David ALLEN. Y lo que leí allí me impactó de tal forma que por primera vez hice una parada y reflexión sobre la forma de organizarme. Y leí a Stephen COVEY, a Peter DRUCKER, a Kevin KRUSE,… me enganché a los blogs de Jeroen SANGERS, de Berto PENA, José Miguel BOLÍVAR, Asian Efficiency y otros… Como creo ser bueno formando a personas… y empático, y cercano, y metódico… todo aquello más mi extensa carrera formativa y profesional siempre muy marcada por el orden, contribuyó a dar con mi misión: ayudar a personas y equipos a organizarse mejor.

Este libro pretende ser un compendio de todas esas lecturas, trayectoria personal y profesional. Y –creo que muy importante para quien esté planteándose si merecerá la pena leerlo o no-, el resultado de mucho roce con cientos de personas con agendas diabólicas y situaciones estresantes. Puntualmente agobiantes. Que conozco de primera mano. Y que confío hayan servido para ser realista en mis propuestas.

Realista: que actúa con sentido práctico o trata de ajustarse a la realidad. Para mí es una palabra fundamental que a ti, como potencial lector de este libro, te interesa porque es el leitmotiv de su contenido. Realista significa que el grueso de estas páginas no va de grandes conceptos teóricos –que tienen su importancia y su hueco , o consejos que a veces suenan casi a advertencia, o incontestables frases de púlpito. Yo creo saber cómo es tu día a día y lo realista es pensar que tendrás una estrecha franja de atención y tiempo que dedicar a esto. Y que, o encuentras un planteamiento práctico y pegado a lo que te duele, o no introduciremos ningún cambio en tu forma de organizarte, ni hablarás a otros de este libro. Y yo aspiro a ambas cosas.

Como en otras propuestas de organización o productividad personal, en Help! Necesito organizarme se empieza hablando de Perspectiva para preguntarnos… ¿qué

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HELP, NECESITO ORGANIZARME

cosas tengo que hacer? Después concretaremos Operativas o formas concretas de lidiar con el día a día para preguntarnos ¿cómo debo sacar adelante esas cosas que he decidido hacer? En un formato que he procurado sea ligero y comprensible; pegado a la realidad del día a día. La última parte del libro se dedica a las Herramientas. Porque los conceptos sobre Perspectiva y el diseño sobre el papel de mis Operativas son necesarios,… pero si obviamos que nuestro día a día pivota alrededor de Microsoft Outlook, o de Gmail, o de Evernote, o de un gestor de despachos… y si no conectamos aquellas ideas con la forma muy concreta de sacarle jugo a estas aplicaciones… creo que no habremos avanzado gran cosa.

A poco que te hayas sentido retratado en este cuadro, estoy convencido de que encontrarás rentables las horas que dediques a leerme. Para mí, desde luego, ese ha sido un objetivo prioritario. ¿Empezamos?...

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CAPÍTULO II¿DEMASIADO TRABAJO?

1. ¿QUÉ TE PONE NERVIOSO?

Déjame adivinar: los encargos sin fin. Sobre todo, y de manera muy acusada, los que provienen de tu jefe o de tu cliente. Incluso de tu entorno familiar o personal.

Y las (muchas) cosas pendientes. Cuando ya parecía que no era posible mantener más platillos en el aire, llega esa nueva tarea que, sencillamente, echa todo por tierra y deja bien a las claras que te volverá tocar a trabajar una noche más, otro fin de semana.

Un dato para la reflexión: ¿te has fijado en que muchos procesos de negociación compleja en el ámbito empresarial, en un proceso de huelga, en la Comisión Europea, en un pacto político… sólo se resuelven a altas horas de la madrugada? Uno de los motivos es que sólo cuando colaboradores, periodistas, teléfonos y todo el ruido alrededor desaparece, el entorno se tranquiliza y permite trabajar de verdad, con concentración y alineados a la búsqueda de resultados.

Te pone nervioso tener la sensación de que tras tantas horas de reunión… ¿pero qué hago en tantas y tan largas reuniones?!!... tu correo y tu buzón de voz estarán explotando de encargos que se sumarán a todas las tareas que ya te estás apuntando o a las ideas que te están surgiendo.

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HELP, NECESITO ORGANIZARME

Y llegar a tu puesto de trabajo ansiando una hora de sosiego y concentración… para empezar a recibir una llamada telefónica tras otra. Todas con cosas que consideras importantes, todas con una aportación extra a esa lista de temas pendientes. Hablando de teléfono… ¿no te ponen también nervioso esas conversaciones que parecen no tener fin, en las que las cosas se repiten 2, 3 o incluso más veces…? ¡Que ya lo he entendido! ¡Que no quiero resultar brusco o cortante! ¡Que tengo 3 llamadas más pendientes! Es increíble la habilidad de ciertas personas –y su desconsideración respecto a su propio tiempo y el tuyo- para repetir, repetir y repetir un mismo mensaje.

2. ¿QUÉ TE PONE LAS PILAS?

Finalizar cosas. Sobre todo esas cosas que te han mantenido durante varios días al límite. Una negociación difícil, un concurso de cientos de miles de euros, un proyecto encallado con un cliente complicado, un caso en el que llevabas meses trabajando, una formación largamente preparada… Esa sensación momentánea de felicidad. Que va a durar lo poco que tarde en llegar el siguiente marrón, pero que es pura droga para la autoestima, para reforzar tu historia, tu imagen personal y la tranquilidad de unas horas… quizás unos días… de una cierta tranquilidad.

Los viernes nos ponen las pilas porque se produce un efecto consensuado de terminar asuntos. La actividad es frenética y no es infrecuente que se madrugue más y hasta prescindir de cafés y todo tipo de pausas. ¡Quieres terminar! Quieres irte a tu fin de semana con la sensación de liberación. Que luego nunca es plena, porque siempre acabas dedicando un rato al teléfono, a esa hoja Excel que lleva

Hoy es viernes!!!!!