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8/7/2019 E-Procura. La gestin de compras electrnicas | PwC
Venezuela
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Boletn Advisory*
Distribucin exclusiva para
clientes y relacionados de
Espieira, Sheldon y Asociados
*connectedthinking
E-Procura.
La gestin de compras
electrnicas
Febrero 2005
Los sistemas para la
administracin de la cadena de
suministros (Supply Chain
Managment).
Los sistemas de administracin d
las relaciones del cliente (Custom
Relationship Management).
Estas alternativas de tecnologas de
informacin han permitido enfrentar
los nuevos retos originados por el
desarrollo de la industria y la
evolucin de los procesos y
relaciones industriales.
La tecnologa de aprovisionamiento
electrnica (e-procura), es una de la
diversas aplicaciones que han
surgido para complementar las
En este nmero Infraestructura Tecnolgica
Integracin
Ventajas de la e-procura
E-logstica E-facturacin
E- pagos
Riesgos alrededor de la e-procura
Riesgo Tecnolgico
Nuevos competidores
Modelos de negocio
Alianza de negocios
Derecho de propiedad
Gestin del contenido Interdependencia Global
La globalizacin, el entorno altamente
competitivo y el desarrollo
tecnolgico, demandan procesos
eficientes, para que las empresas
proveedoras de productos y servicios
puedan competir y convertirse en
lderes en el segmento de la industria
en el que se desarrollan.
Las tecnologas de informacin son
parte fundamental de la nueva
administracin de negocios. Existen
diferentes alternativas tales como:
Los sistemas que permiten la
planeacin, organizacin,
comunicacin e integracin de los
procesos y datos internos de la
empresa (Enterprise Resource
Planning).
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2 Advisory FEBRERO
tecnologas de informacin
anteriores y robustecer el nuevo
esquema de negocios electrnicos
(e-business) utilizando las ventajas
de la infraestructura de Internet.
La e-procura es un modelo paragestionar las compras en una
organizacin, ofreciendo ventajas
competitivas a travs del ahorro de
recursos, un mejor nivel de
informacin y una mayor integracin
cliente-proveedor. Es el resultado de
aplicar las tecnologas de comercio
electrnico al rea de compras de
una organizacin, con el objetivo de
facilitar el flujo de los procesos del
abastecimiento estratgico.
En la actualidad la e-procura cubre
desde las compras sobre un
catlogo electrnico propio hasta la
participacin en subastas y
mercados digitales de todo tipo, con
el fin de mejorar y automatizar al
mximo la cadena de valor.
El principal objetivo de e-procura, es
sistematizar toda la cadena de la
oferta y la demanda mediante la
creacin de centros virtuales de
compras personalizados para cada
compaa, utilizando las ventajas que
Internet ofrece en este tipo de
transacciones.
A simple vista parece sencillo:
utilizando Internet y el correo
electrnico, se accede a e-procura.
Pero no lo es. En todos los procesos
de compra, al menos, en aqullos
que persiguen el xito de su
implantacin, en primer lugar se
realiza un anlisis del mercado deproveedores y el diseo de
una
estrategia, valorando los costos
asociados al ciclo de vida del
producto. Esta etapa, que finaliza
con la firma de contratos con los
diferentes proveedores, es la que se
denomina, en ingls, sourcing. Con
la aplicacin de las Nuevas
Tecnologas de la Informacin y,sobre todo, con la utilizacin
de
Internet, ha surgido todo un
potencial desarrollo, crendose el
mercado del e-sourcing.
La segunda etapa de este proceso,
la del procurement, es la que se
refiere al proceso de compra y
comprende la realizacin de pedidos,
la recepcin del producto y la
gestin de facturas y sus pagos. Y,
por ltimo, para completar el
proceso, se hace un seguimiento y
se realiza una medicin de los
resultados antes de renovar los
contratos; es lo que se conoce como
etapa post-transaccional.
Si bien las categorizaciones varan,
podra decirse que el e-procurement
tiene 3 categoras:
E-procurement simple: la
adquisicin de bienes y servicios
mediante procesos sencillos de
compra.
E-procurement complejo: se refiere
a la adquisicin de bienes y
servicios que debido a la gran
cantidad de artculos o a su difcil
descripcin, requiere de una
atencin especial.
E-procurement estratgico: el
proceso de seleccionar un
pequeo grupo de proveedores,evaluados para conocer si pueden
garantizar buen precio y poder
reaccionar con volumen ante una
posible demanda. Se tienen aqu
muy en cuenta los descuentos y
los servicios que puede obtener
como valor agregado.
Desde este punto de vista, la e-procura es algo ms que la
contratacin de proveedores online.
Significa una evolucin en los
procesos de compra, pagos y de
decisin. En esencia, se trata de
aplicar las tecnologas de comercio
electrnico al rea de compras de
una organizacin para facilitar el flujo
de los procesos del abastecimiento
estratgico. A travs de los procesos
de e-commerce se genera un
escenario donde cualquier empresa,
sin importar su tamao, puede
proveer o comprar mejores producto
a un mejor precio, acelerando el
proceso de compra y de pago, y por
tanto, ayudando a reducir costos y
tomar decisiones rpidas.
Infraestructura Tecnolgica
Es muy importante para ambas
organizaciones (cliente-proveedor)contar con tecnologas de
informacin que le permitan la
implementacin y funcionamiento
adecuado de una herramienta de e-
procura. Ambas necesitan de acces
a Internet y relacionar los sistemas
de intercambio electrnico de datos
(EDI, XML, ASCII) con Internet para
mostrar los datos internos de una
manera grfica a travs de una
pgina en lnea.
El aspecto tecnolgico no es el nic
factor que las empresas deben
evaluar antes de implementar una
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herramienta de e-procura. El factor
humano es parte del xito en la
implementacin, por lo que los
responsables de esta aplicacin
deben tener los conocimientos y
habilidades que permitan tomar
decisiones con base a la informacincompartida por ambos
negocios.
Adems, las estrategias de
implementacin deben establecer
procesos de colaboracin y
coordinacin para lograr la
integracin de ambas empresas a
travs de una tecnologa de e-
procura.
Integracin
La integracin es consecuencia de
una buena comunicacin entre
proveedores y clientes. Es
importante que los proveedores
conozcan las necesidades de cada
uno de sus clientes y realicen los
ajustes necesarios al interior de su
organizacin para cumplir sus
expectativas. Algunas variables
importantes que el cliente debe
mostrar a sus proveedores son:
Proyeccin de requerimientos
futuros para cada nmero de parte.
Inventarios reales y actualizados de
cada uno de los productos.
Cantidad de material recibido para
facilitar procesos de facturacin.
Establecimiento de cantidad
mnima y mxima de materia prima
en planta (niveles de inventario
fsico y capacidad dealmacenamiento).
Considerar el tiempo de trnsito
del material para generacin de
rdenes.
Informacin personal del
administrador de materiales para
verificar informacin urgente y
facilitar el proceso de
comunicacin humana.
Procesamiento automtico de
informacin al momento de utilizar
el material en produccin.
A su vez, el comprador requiere que
el proveedor informe sobre:
Cantidad de material embarcado.
Fecha de embarque del material.
Medio de transporte seleccionado
para embarque (terrestre, martimo
o areo).
Guas para rastrear el material con
el departamento de logstica.
Promesa en cantidad y fecha de
futuros embarques.
Problemas de capacidad en el
suministro con tiempo de
anticipacin.
Alertas de material defectuoso
(cantidad y gua).
E-procura es una tecnologa que
facilita la integracin al comunicar d
manera rpida y confiable la
informacin necesaria para anticipa
problemas, establecer acciones
correctivas y alternativas que
permitan el buen funcionamiento de
ambas organizaciones. La
integracin requiere de intercambio
de informacin y apoyo mutuo para
el logro de objetivos comunes.
Los compradores evalan el
desempeo de los proveedores par
tomar la decisin de continuar o no
con la relacin de negocios. En la
Figura N 1 se muestran algunas
variables a considerar para medir e
desempeo de una herramienta de
e-procura. Una buena integracin
permite relaciones de negocio
duraderas, que a su vez, hacen
posible el desarrollo de estrategias
de planeacin y desarrollo de
productos.
Figura N 1.
Resultados de la aplicacin de e-procura
Inventarios. 60%
Vuelos de materia prima. 70%
Costos administrativos. 80%
Tiempo muerto. 80%
Variables para la medicin del
desempeo de una herramienta de
e-procura
Porcentaje de reduccin utilizando
e-procura
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Ventajas de la e-procura
Reduce los precios de compra,
reuniendo grandes volmenes o
negociando con mltiples
proveedores simultneamente.
Optimiza los procesos de compra.
Reduce los costos operativos.
Toda la gestin de compras o de
procura se concentra en un solo
sitio (sea en un portal o en una
pgina Web).
Las soluciones de e-procura
disponibles en el mercado son
accesibles va Web, por lo tanto, losrequerimientos tecnolgicos
para
acceder a este tipo de sistemas van
desde los ms simples (desde un
computador con un browser y acceso
a Internet) hasta los ms complejos
(conectando aplicaciones de procura
electrnica entre empresas).
Modelo de integracin de lae-Procura
Desde el punto de vista operativo, el
flujo de informacin se inicia con el
catlogo de proveedores, a partir de
ese momento, el cliente potencial
analiza las ofertas de productos y
realiza la orden de compra. Con la
entrega del pedido se genera otro
flujo de informacin con la factura y
el posterior pago donde se
concentra gran parte del trabajo msimportante desde el punto de
vista
econmico y financiero. En la Figura
N 2, se muestra la integracin del
flujo de informacin.
E-logstica
La logstica o distribucin es uno de
los aspectos sobre los que ms debe
de trabajar una empresa para afrontar
el desafo del comercio electrnico.En el mundo Internet, en el
que la
informacin de los precios de
productos es una realidad, los
mrgenes se estrechan, por lo cul es
fundamental tener unas estructuras
logsticas, que disminuya los costos.
El proceso logstico en Internet no
comienza en el almacn: comienza
en el proveedor. Los productos
ofertados son tantos, que quin los
oferta no los tiene en stock, sino enel stock de sus
mltiples
proveedores: se trabaja con lo que
se conoce como Stock Virtual. Sabe
que si el plazo de entrega que da es
excesivo no vender, y tambin sab
que si el plazo es demasiado corto
no lo cumplir, y perder un cliente
La logstica se refiere a la distribucin
fsica, almacenamiento y transporte dproducto terminado a los
clientes u
otros almacenes de la red de
distribucin. Su funcin principal es
definir la gestin de los recursos y el
flujo de materiales desde el origen
hasta el usuario final y su
correspondiente informacin, al meno
coste, de tal manera que satisfaga las
necesidades del cliente en cuanto a
cantidad, calidad y tiempo.
En la prctica de esta funcin
logstica, se diferencian
tradicionalmente tres grandes reas
de gestin: aprovisionamientos,
produccin y distribucin fsica. Los
retos logsticos actuales pasan por
reduccin de niveles de stocks y de
roturas, por mejorar el servicio, por
evitar incidencias en la comunicaci
(pedidos, facturas, etc.), por reducir
niveles intermedios de manipulacin
almacenamiento y transporte, por
optimizar el uso de transportes, por
reducir tiempos de espera en
recepcin, por mejorar la
planificacin del reaprovisionamient
Figura N 2.
Modelo de Integracin de e-procura
Orden de Compra Entrega Facturacin Pago
e-Compra e-Logstica e-Facturacin e-Pagos
Catalogo
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y por reducir los costos
administrativos de la gestin y
mejorar los flujos de informacin.
E-facturacin
La firma electrnica asociada a la
factura es lo que la convierte en una e-
factura. Una vez creada la factura en
un sistema de informacin se asocia la
firma a la factura y se enva al sistema
de intercambio de facturacin
electrnica a travs de Internet.
Elementos de un sistema de e-facturacin:Un sistema de
e-facturacin requiere
de diversos elementos tales como: elemisor, el receptor, el
prestador de
servicio y la autoridad de
certificacin.
Emisor: entidad jurdica que genera
una factura y la enva al receptor.
Receptor: persona, fsica o jurdica,
que recibe la factura del emisor.
Prestador de servicios de e-factura
al emisor: agente que suministra alemisor el acceso al sistema
de e-
facturacin, ascomo los
programas que hacen posible que
desde el sistema de informacin se
puedan realizar numerosas
funciones. Permite formatear las e-
facturas, firmarlas y comprobar las
remesas de facturas firmadas por
el prestador de servicios de
intercambio y generar y encriptar
las remesas antes de enviarlas.
Prestador de servicios de e-factura
al receptor: agente del cliente que
proporciona servicios para la
recoleccin e integracin de e-
facturas. Slo es necesario si el
receptor requiere integrar las
facturas en su sistema de
informacin.
Prestador de servicio de
intercambio de e-facturas: agente
que gestiona las emisiones y la
entrega de e-factura a los
receptores, ascomo tambin las
remesas de devolucin. Tambin
comprueba la integridad de los
documentos y autentica a los
participantes de las
transacciones.
Autoridad de certificacin: emite y
gestiona la emisin de los
certificados electrnicos de los
patrocinantes.
Proceso de e-facturacinEl proceso de e-facturacin se inicia
con la generacin de la e-factura,
que es el documento firmado
electrnicamente por el emisor y que
contiene:
Identificador de factura.
Direccin de correo electrnico
donde se enva la factura.
Fecha de envo de la factura.
Fecha lmite de espera de
confirmacin de entrega.
En el proceso de e-facturacin lo
que se generan son remesas, que
son los archivos que contienen un
conjunto de e-facturas. La remesaest firmada por el emisor y
encriptada para que slo pueda
recibirla y descifrarla el prestador de
servicios de intercambio.
El envo de la remesa se produce, d
un modo automtico desde los
propios programas en que se genery contiene registros de
autocomprobacin de las e-facturas
que contiene. Tambin pueden
producirse un envo manual en el qu
emisor se conecta al servidor Web
del prestador de servicio y transmit
el archivo de e-facturas. Despus d
comprobar la remesa, obtiene una
notificacin de que sta ha sido
recibida. En ese momento la e-
factura se enva por e-mail al
receptor, que deber confirmar la
entrega dentro del plazo mximo de
confirmacin de la misma.
Finalmente, el emisor recibir una
remesa firmada y encriptada con el
resultado de la entrega de la
e-factura.
E-pagos. EBPP (ElectronicBill Presentment Payment)
EBPP se refiere a la presentacin d
la facturacin de su compaa en
Internet con la seguridad y mtodos
de acceso adecuados. Se refiere
tambin al pago de las facturas que
se muestran en lnea.
Con una solucin de tipo EBPP los
clientes podrn visualizar sus
facturas inmediatamente despus d
la generacin de las mismas a trav
de Internet y podrn pagarla enminutos y no horas o das. No
ser
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necesario desplazarse para hacer el
pago correspondiente ni esperar la
llegada de la factura en papel.
Adems, las soluciones EBPP
permiten realizar consultas a detalle
de la facturacin, permitiendo
generar reportes y grficas de lainformacin de su facturacin que
le
interesa a la compaia y todo en
lnea a travs de Internet.
Para el emisor de la factura, las
ventajas de utilizar este sistema esta
asociado a la reduccin de costos
producto de la eliminacin de las
facturas en papel, la automatizacin
de reclamacin de facturas y la
optimizacin del flujo interno de
documentacin.
Riesgos alrededor de la e-procura
Las compaas que busquen
implantar y mantener una estructura
de confiabilidad en sus negocios
electrnicos, deben considerar la
forma en la cual utilizan la
informacin que mantienen, tanto de
sus clientes como de proveedores
para asegurar la capacidad e
integridad de sus infraestructuras de
tecnologa; evaluar la posibilidad de
accesos indebidos o no autorizados;
e identificar y entender la
complejidad de las debilidades
tecnolgicas y sus soluciones.
Los avances en las tecnologas de
informacin, y el uso de Internet para
hacer negocios, ofrecen
herramientas de gran capacidad que
se han convertido en un factor
fundamental, y que hoy en da
constituye una nueva dimensin de
soluciones empresariales, cuyo
objetivo primordial es ofrecerle
ventajas competitivas a las
organizaciones al permitirles operar
en un ambiente de colaboracin
integrado. Sin embargo, paralelo a
estas ventajas, existen riesgos
inherentes, tal como se muestra en la
Figura N 3.
Riesgo Tecnolgico
Los principales obstculos que debe
superar la e-procura estn asociados
a la confidencialidad, autenticacin,
disponibilidad y seguridad de las
transacciones que se ejecutan en
cada uno de las componentes que
integran la cadena de suministro,
para ello las organizaciones deben
implementar mecanismos de contro
que permitan proteger la identidadde las partes que intervienen
en una
transaccin electrnica, restringir e
acceso no autorizado a informacin
sensitiva, mantener la integridad de
los datos y la continuidad de las
operaciones.
Nuevos competidores
La e-procura abre las fronteras
originando nuevos competidoresantes desconocidos debido a la
globalizacin de los mercados, lo
que representa riesgos para las
empresas proveedoras debido a qu
los clientes podrn monitorear
constantemente precios y
condiciones de mercado, obligando
a las empresas proveedoras a
competir entre ellas
independientemente de su tamao
localidad.
Figura N 3:
Riesgos de la e-procura
Tecnolgico
Interdependencia
Externa
Gestin del
contenido
Derechos de
propiedad
Transparencia
de precios
Modelos de
ingresos
Nuevos
competidores
Riesgos de la
e-procura
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Advisory FEBRERO
Modelos de negocio
Lo modelos de negocio tienen que
adaptarse a las tendencias globales
y considerar el incremento del radio
de accin de las operaciones, esto
conlleva a la creacin de nuevasformas de hacer negocio
promoviendo valor agregado al
cliente, lo que da origen a la
implantacin de nuevas estrategias
de control que provean seguridad a
las operaciones electrnicas.
Alianza de negocios
La gerencia de las organizaciones
reconoce el valor de las alianzas, afines de maximizar sus
oportunidades. Mientras las alianzas
han demostrado ser valiosas en
muchos niveles, es importante que
las organizaciones realicen
seguimiento de las operaciones
compartidas.
Boletn AdvisoryDepsito Legal pp 1999-03CS141Editado por
Espieira, Sheldon y AsociadosTelfono master: 0-212-700 6666
BoletinesEl presente boletn es de carcter informativo y no
expresan opinin de laFirma. Su interpretacin requiere tener el
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2005. Espieira, Sheldon y Asociados. Todos los derechos
reservados. PricewaterhouseCoopers se refiere a la firma venezolana
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Asociados, o segn el contexto, a la red de firmas miembro de
PricewaterhouseCoopers International Limited, cada una de las
cuales es una entidad leg
separada e independiente. *connectedthinking es una marca
registrada de PricewaterhouseCoopers.
Derecho de propiedad
El xito de una organizacin dentro
el mundo de la e-procura, depender
en gran medida, de la informacin
que exponga en Internet. La
informacin de las operaciones de laCompaa, sus productos,
sus
clientes, proveedores y el mercado,
debe ser controlada de tal manera
que se proteja de accesos no
autorizados.
Gestin del contenido
La gerencia del contenido es crtica
en el entorno de la e-procura; si el
contenido es incompleto odesactualizado pierde valor y
provee
bases inciertas para la toma de
decisiones.
Interdependencia Global
La interdependencia global afecta a
todos los agentes que intervienen e
la cadena de abastecimiento
independientemente de su localidad
lo que obliga a las compaasoptimizar sus procesos logsticos,
de manera tal que se considere el
impacto que puedan ocasionar
cambios en el entorno global
empresarial y asgarantizar la
operatividad y rentabilidad de la
compaa.
