eap.olade.orgeap.olade.org/sites/default/files/Manual de usuario... · Web viewEl presente documento es el manual de usuario sobre el sistema prototipo versión 1.0 del Programa EAP,

PROYECTO ENERGÍA, AMBIENTE Y POBLACIÓN

-EAP-

DOCUMENTACIÓN DE LA CONSULTORÍA

MANUAL DE USUARIO REGISTRADO

Consultor: M.Sc. David Arboleda Mosquera

2010

QUITO, ECUADOR

PROGRAMA ENERGÍA, AMBIENTE Y POBLACIÓN

HOJA DE CONTROL

Título Manual de usuario registrado

Versión 1.1 Fecha Versión 21-03-2010

Realizado por: David ArboledaFecha

Revisión/Validación21-03-2010

Registro de Cambios

Versión Causa del Cambio Responsable del Cambio Fecha del Cambio

1.0 Creación del documento David Arboleda 16-02-2010

1.1 Actualización documento David Arboleda 21-03-2010

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ContenidoLICENCIA.......................................................................................................................................4

INTRODUCCIÓN............................................................................................................................5

INGRESO AL SISTEMA...................................................................................................................5

Ingreso de Usuario y Contraseña.............................................................................................6

ESTRUCTURA Y FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA...........................................................................7

Base Documental.....................................................................................................................7

Sección Instituciones participantes......................................................................................8

Sección Contactos EAP.........................................................................................................9

Sección Proyectos.................................................................................................................9

Sección Búsqueda Avanzada................................................................................................9

Sección Calendario de Eventos...........................................................................................10

Base Geográfica......................................................................................................................12

Datos de Usuario....................................................................................................................13

Salir del sistema.....................................................................................................................14

Correo del Prototipo..............................................................................................................14

Bandeja de Entrada............................................................................................................15

Bandeja de Salida...............................................................................................................15

Papelera.............................................................................................................................16

Archivo...............................................................................................................................16

Contactos...........................................................................................................................17

Configuración.....................................................................................................................17

Nuevo Mensaje..................................................................................................................18

ESTÁNDARES WEB Y ACCESIBILIDAD..........................................................................................19

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LICENCIA

El usuario registrado es libre de:

Copiar, distribuir y comunicar todo el contenido del sistema prototipo con la respectiva autorización de las autoridades del Programa EAP.

Condiciones:

Reconocimiento: Debe reconocer los créditos de los contenidos del sistema prototipo de la manera indicada por las autoridades del Programa EAP.

Licencia del sistema prototipo:

La licencia del sistema prototipo es GPL (General Public Licence) al ser desarrollado en base a programas y plataformas que conllevan la misma licencia, pero su distribución se la realizará bajo las políticas establecidas por las autoridades del Programa EAP.

Copyright 2010 Programa EAP, todos los derechos reservados.

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Imagen 1: logotipo GPL


INTRODUCCIÓNEl presente documento es el manual de usuario sobre el sistema prototipo versión 1.0 del Programa EAP, herramienta informática que le apoyará en su proceso laboral y documental dentro del programa, al optimizar recursos y procesos.

El sistema prototipo versión 1.0 del Programa EAP está desarrollado bajo el sistema de gestión de contenidos Joomla! bajo licencia GPL(General Public License).

INGRESO AL SISTEMAPara ingresar al sistema, el usuario debe ingresar a la dirección de internet asignada al mismo, la dirección será proporcionada por el administrador del sistema a través de correos electrónicos en la fecha en la cual el sistema prototipo salga a producción. El sistema es asequible desde cualquier explorador de internet ya que se encuentra desarrollado bajo estándares internacionales de calidad web.

La pantalla principal del sistema es la siguiente:

Imagen 2: Página principal del sistema

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Titular Accesibilidad Web WAI-A

Sección de acceso al sistema Información Programa EAPOrganizaciones Programa EAP


Ingreso de Usuario y ContraseñaPara acceder al contenido del sistema prototipo, el usuario debe ingresar su nombre de usuario y contraseña. El usuario está conformado por la primera letra del primer nombre seguido del primer apellido (sin tildes ni caracteres especiales como la ñ).

Nota: Cabe mencionar que los usuarios son pre-asignados por parte del administrador del sistema y ningún usuario externo puede ingresar al sistema sin la previa autorización del administrador.

Imagen 3: Acceso al sistema

El usuario debe ingresar los datos de usuario y contraseña en los campos correspondientes, luego, debe dar clic en el botón iniciar sesión, con lo cual, el acceso al sistema está concluido.

Si por algún motivo, el usuario olvida su nombre de usuario y contraseña, debe acceder a los campos correspondientes para poder habilitar nuevamente su ingreso y, la página a mostrar para esta acción es la siguiente:

Imagen 4: recordar usuario y contraseña

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Campo para el nombre de usuario

Campo para la contraseña de usuario

Botón de inicio de sesión

Campos para recordar el nombre de usuarioY contraseña

Campo para ingresar el email


ESTRUCTURA Y FUNCIONALIDAD DEL SISTEMAAl ingresar el usuario al sistema, la estructura del mismo varía de la siguiente manera:

Imagen 5: página principal del usuario registrado

El menú de usuario, refleja el contenido al cual tendrá acceso el usuario registrado siendo el mismo:

Base Documental, Base geográfica, Datos usuario, y, Salir del sistema.

Base DocumentalLa base documental del sistema, permite al usuario acceder a funcionalidades cuyo contenido únicamente es documental-textual. El usuario, al dar clic sobre el menú de usuario, específicamente en el denominado “Base Documental” podrá acceder a las siguientes funcionalidades que se reflejan en los siguientes sub-menus:

Instituciones participantes, Listado de autoridades, Proyectos, Búsqueda Avanzada, Calendario de eventos.

En el sistema, lo anteriormente explicado se muestra de la siguiente manera:

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Buscador

Menú de UsuarioCorreo del Prototipo


Imagen 6: Contenido de la Base Documental

Sección Instituciones participantesAl dar clic sobre las instituciones participantes, se mostrará la información de todas las instituciones que participan dentro del Programa EAP, pudiendo acceder directamente a los sitios web de cada una de las instituciones.

Imagen 7: Información de instituciones participantes

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Sección Contactos EAPAl dar clic en Listado de autoridades del menú de la Base Documental, se desplegará el listado de las autoridades de cada una de las instituciones participantes, además, al dar clic sobre cualquier nombre de autoridad en la lista se despliega la información específica y detallada de dicha autoridad. En esta sección, se puede enviar un correo electrónico personal a la autoridad seleccionada.

Listado de autoridades

Información específica

Imagen 8: Listado de autoridades e información específica

Sección ProyectosEn esta sección se encuentran publicados todos los proyectos, entre desarrollados y a desarrollar por parte del Programa EAP, adicionalmente, si estos proyectos tienen su propio sitio web, se incluye el link correspondiente.

Sección Búsqueda AvanzadaEsta sección permite realizar una búsqueda personalizada de todo el contenido de las secciones indicadas anteriormente y su interfaz es sumamente sencilla. Dentro del campo “buscar palabra clave” se indica la palabra o palabras a buscar y al dar clic en el botón buscar se muestra el resultado correspondiente. El resultado se puede personalizar dependiendo de lo que seleccionemos en la subsección “solo buscar”, si no seleccionamos nada nos buscará en todo lo indicado, pero si seleccionamos un campo, la búsqueda solo se realizará dentro de esa sección.

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Formulario de búsqueda

Resultado de la búsqueda

Imagen 9: Búsqueda avanzada

Sección Calendario de EventosEsta sección permite al usuario registrado incluir eventos entre reuniones, talleres u otras actividades a realizar dentro del programa EAP. Para esto, el sistema muestra al usuario un calendario mensual, el cual, puede ser manipulado directamente para incluir los eventos necesarios.

Imagen 10: Calendario de eventos

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El usuario registrado puede: añadir nuevos eventos, modificar sus propios eventos, visualizar todos los eventos y eliminar sus propios eventos.

Anadir evento: Para acceder a esta opción, el usuario tiene dos alternativas, la primera es dar clic sobre el vínculo al final del calendario (parte inferior izquierda del calendario) o, situarse sobre el día en el cual quiere incluir el evento sobre el calendario, con lo cual se muestra un símbolo (+). Con estas acciones se abre un formulario para incluir los datos requeridos por el sistema

Opciones para añadir un evento

Clic sobre el símbolo (+)

Formulario de eventos

Imagen 11: Opciones para añadir un evento en el calendario

El formulario de eventos incluye el asunto del evento, el nivel de acceso, su duración (fechas y horas) y una descripción de la actividad a realizar. El formulario es muy similar al encontrado en el MS Outlook, por lo cual, es muy intuitivo para el usuario. Al completar el ingreso de información sobre el evento, se lo guarda dando clic en el botón correspondiente a guardar en el lado superior derecho de la pantalla.

Editar/borrar/publicar evento: Para editar un evento, el usuario registrado debe dar clic sobre el elemento a editar seleccionado, luego de lo cual, se muestra el formulario con la información del evento y, en la parte superior derecha se muestra el ícono de acciones que se pueden realizar dentro del evento como se muestra en la siguiente imagen:

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Botón acciones evento

Opciones para editar/borrar/publicar un evento

Imagen 12: acciones sobre el evento seleccionado

Si se selecciona editar evento, se muestra la pantalla de JEvents para actualizar la información del evento. Si se selecciona, copiar y editar evento, se puede copiar el evento con las mismas características en el mismo día o a un día posterior. Si se selecciona eliminar evento, el mismo se eliminará.

Base GeográficaEsta sección contiene la información geográfica de cada una de las instituciones del Programa EAP, primero de manera general y, en subsecciones, de cada una de las instituciones participantes de manera específica y con el zoom correspondiente.

Los mapas y cartografía utilizados en esta sección del sistema corresponden a los de Google Maps, por lo cual, su uso e interacción son muy intuitivos.

Información geográfica general

Imagen 13. Sección geográfica del sistema, visión global de América del Sur

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Imagen 14: Opciones de visualización

Se puede incluir tantos mapas como las instituciones del Programa EAP lo estimen necesario. El encargado del ingreso de los mapas según sus coordenadas GPS o su dirección física es el administrador del sistema.

Datos de UsuarioEn esta sección el usuario registrado podrá cambiar ciertos datos incluidos en el sistema siempre y cuando lo estime necesario. Para esto, el sistema proporciona un formulario de uso sencillo y amigable como el indicado en la siguiente imagen:

Formulario para modificar datos de usuario

Imagen 15: Modificar datos de usuario

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Salir del sistemaEl usuario saldrá del sistema siempre y cuando se efectúe lo siguiente:

Estar inactivo en el sistema por más de 10 minutos, con esto, el sistema solicita nuevamente el ingreso de los datos de conexión (usuario y password)

Al dar clic sobre la opción “salir del sistema” del menú de usuario. Al realizar esta acción el sistema realizará una pregunta de confirmación para efectuar la salida del sistema.

Correo del PrototipoEl prototipo del sistema de información cuenta con un correo interno que permite la interacción entre los usuarios registrados del sistema. El sistema de correos no necesita de direcciones de correos electrónicos y solamente se basa en los usuarios registrados del sistema.

El acceso a las opciones y funciones del sistema de correo se encuentra en la parte inferior del menú de usuario, y, para acceder a las funcionalidades el usuario debe dar clic sobre el link “Mensajes privados”.

Imagen 16: Sección del menú del correo interno

Las funcionalidades del sistema de correo son:

Bandeja de entrada Bandeja de salida Papelera Archivo Contactos Nuevo mensaje Configuración

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Sección dentro del menú


Imagen 17: funcionalidades del sistema de correos del Prototipo

Cuando usuario debe dar clic sobre el link “Mensajes privados” se muestra automáticamente la pantalla de la bandeja de entrada para con esto poder revisar los mensajes que han enviado cualquiera de los usuarios que se encuentran registrados dentro del prototipo.

El manejo e interacción al sistema de correos es muy similar a cualquier otro sistema de correos electrónicos y, se detalla a continuación cada uno de ellos.

Bandeja de Entrada

Bandeja de entrada

La Bandeja de Entrada tiene todos los mensajes que llegan, cada mail que el usuario recibe se deposita allí.

El mensaje fue leído (se puede cambiar este estado dando clic sobre el ícono). El mensaje está aún sin leer (se puede cambiar este estado dando clic sobre el

ícono). El mensaje fue destacado, o sea, para mensajes importantes (se puede cambiar

este estado dando clic sobre el ícono). Mensaje Normal (se puede cambiar este estado dando clic sobre el ícono). El usuario está actualmente conectado. El usuario está actualmente des-conectado. Borrar un mensaje (mover el mensaje a la papelera). Re-enviar un mensaje a otro destinatario. Archivar un mensaje. Los mensajes archivados no serán borrados automáticamente

cuando el administrador haya configurado un tiempo límite para los mensajes en la bandeja de entrada.

Bandeja de Salida

Bandeja de salida

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Funcionalidades del sistema de correos


La Bandeja de Salida guarda una copia de cada mensaje que envía un usuario registrado, se puede acceder a ella en cualquier momento y ver qué se ha enviado.

El mensaje fue leído. El mensaje está aún sin leer. Los mensajes no leídos pueden ser recuperados. El usuario está actualmente conectado. El usuario está actualmente des-conectado. Borrar un mensaje (mover el mensaje a la papelera). Re-enviar un mensaje a otro destinatario. Recuperar un mensaje. Los mensajes enviados pueden ser recuperados cuando no

han sido leídos aún por el destinatario.

Papelera

Papelera

La Papelera retiene todos los mensajes borrados. Los Mensajes no se borran inmediatamente, se guardan por un período de tiempo. Mientras el mensaje esté en la papelera, se puede recuperar.

El mensaje fue leído. El mensaje está aún sin leer. El usuario está actualmente conectado. El usuario está actualmente des-conectado. Reciclar un mensaje (mover el mensaje de la papelera de nuevao a la bandeja de

entrada o de salida).

Archivo

Archivo

El Archivo tiene todos los mensajes archivados de la bandeja de entrada. Sólo puedes archivar mensajes de tu bandeja de entrada. Cuando necesitas archivar un mensaje tuyo, asegúrate que hayas seleccionado copiarme cuando lo envías.

El mensaje fue leído (puedes cambiar este estado). El mensaje está aún sin leer (puedes cambiar este estado). El mensaje fue destacado, o sea, para mensajes importantes (puedes cambiar este

estado). Mensaje Normal (puedes cambiar este estado). El usuario está actualmente conectado. El usuario está actualmente des-conectado. Borrar un mensaje (mover el mensaje a la papelera). Re-enviar un mensaje a otro destinatario. Des-archivar un mensaje. El mensaje será movido nuevamente a la bandeja de

entrada.

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Contactos

Contactos

Contactos permite manejar listas de contactos (también conocidas como listas de distribución). Estas listas permiten enviar mensajes a múltiples destinatarios. En lugar de agregar múltiples destinatarios, simplemente puedes ingresar el nombre de la lista que se haya creado.

Crear nueva lista de contactos

Para crear una nueva lista de contactos, se da clic sobre el link “Crear nueva lista de contactos”. En el campo nombre se incluye el nombre de la nueva lista, en el campo descripción un detalle de la lista o cualquier información referente y, en el listado posterior se

selecciona cada uno de los usuarios del sistema y, al dar clic en las flechas se puede desplazar para que los mismos sean integrantes de la nueva lista de contactos como se muestra en la siguiente imagen:

Imagen 18: Creación de lista de contactos, imagen izquierda, formulario vacío, imagen derecha, formulario lleno.

Al disponer de todos los usuarios requeridos, y para guardar la lista se da clic en enviar.

Configuración

Configuración

Configuración comprende todas las opciones configurables por el usuario.

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Más opcionesAquí se encuentra la opción para seleccionar si se quiere o no que se muestre un mensaje emergente al ingresar al sistema si se dispone de uno o más correos electrónicos nuevos que nos han enviado como se puede observar en la siguiente imagen:

Imagen 19: PopUp (ventana emergente) que indica la existencia de nuevos mensajes

Nuevo Mensaje

Nuevo mensaje

Nuevo mensaje permite crear un nuevo mensaje privado.

Los campos son muy similares a los encontrados en cualquier gestor de correo electrónico y son:

Campo “Para”: destinatario o destinatarios del mensaje, se puede seleccionar una lista creada en la sección “Contactos” seleccionando las listas en la lista respectiva o, al dar clic en el link “Mostrar Usuarios” (parte superior derecha del formulario) se puede seleccionar de uno en uno. La separación de usuarios en el campo es con una coma.

Campo “Mensaje”: Aquí se incluye todo el texto del mensaje. Se pueden incluir “emoticons” (gráficos de expresión del mensaje) o cambiar los colores o el tamaño del texto. Existe un contador de caracteres totales del mensaje que se puede omitir o configurar por parte del administrador del prototipo.

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Imagen 20: Creación de nuevo mensaje

Al dar clic en enviar, automáticamente el mensaje es enviado al o los destinatarios seleccionados y, como se indicó en la sección de “Bandeja de Salida” el mensaje estará almacenado allí para poder conocer que mensajes ha enviado el usuario registrado.

ESTÁNDARES WEB Y ACCESIBILIDADEl sistema prototipo del Programa EAP se encuentra bajo los estándares web de programación de la W3C, por tal motivo los siguientes íconos se encuentran dentro del sistema

.

Además, dentro de los grados de accesibilidad del sistema, el mismo se encuentra catalogado dentro de la WAI-A, que es el primer grado de accesibilidad Web. Dentro de las funcionalidades de accesibilidad se encuentran:

Colores pasteles dentro de la interfaz del sistema. Estandarización de menús y contenido. Posibilidad de aumentar o disminuir el tamaño de letra (sección superior derecha)

Sección “ALT” en las imágenes y vínculos existentes en el sistema. Esto quiere decir que se muestra un texto alternativo a la imagen para explicar que significa.

Indexación del contenido, es decir se muestra donde se encuentra el usuario (se muestra en la parte superior de cada sección).Por ejemplo:

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Documents

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