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bueno es un buen resumen del titulo
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Eficiencia y Responsabilidad en la Gestin de la Contratacin
1. Presentacin de la Organizacin Actualmente la red de Metro de Madrid est conformada por 14 lneas, con un total de 284 kilmetros de va y 335 trenes en circulacin durante las horas punta. Sus 294 estaciones son utilizadas diariamente por 2,4 millones de viajeros. Metro de Madrid es hoy la tercera red de metro en extensin del mundo por detrs de Londres y Nueva York. Principales datos:
En la siguiente tabla puede apreciarse la evolucin de las principales magnitudes del negocio que desarrolla:
Longitud de red 233 284N Estaciones ferroviarias 243 294Parque en explotacin (n coches) 1.823 2.281Produccin coches km (M) 151 201Viajeros (M) 657 650Ingresos (M) 809 1.241Gastos (M) 769 1.259Inversiones (M) 316 173Plantilla 6.213 6.967Plazas por km (M) 27.545 35.386
2009Indicadores 2006
Principales Servicios Prestados
a) Servicios de Ingeniera, Consultora y Asistencia Tcnica. b) Servicios de Explotacin Ferroviaria: Operacin y/o Mantenimiento. c) Servicios de Suministro. d) Servicios de Formacin. Grupos de inters clave
Los principales grupos de inters de la compaa son:
1. Empleados 2. Clientes 3. Sociedad 4. Proveedores 5. Administraciones Pblicas
Plan Estratgico 2004-2008-2011
El lanzamiento del Plan Estratgico, cuyo origen se remonta seis aos atrs, como respuesta a los nuevos retos que ya entonces planteaba la evolucin en el marco jurdico regulador y en el grado de exigencia cada vez mayor por parte de sus clientes y de la sociedad en general, supuso un reto enorme para toda la organizacin La estrategia de Metro de Madrid est centrada en maximizar la aportacin de la Compaa en trminos de rentabilidad social al desarrollo sostenible de la movilidad en la regin de Madrid, incidiendo por tanto en las dimensiones econmica, social y medioambiental del valor que genera la Empresa.
Para asegurar la consecucin de esa Misin,
Ser la opcin de movilidad socialmente ms rentable y cercana
a las expectativas de los clientes
Metro de Madrid defini su Visin estratgica basndose en cuatro lneas de actuacin principales:
SER COMPETITIVOS EN LINEASDE NEGOCIO COMPLEMENTARIAS
EVOLUC
IN
CULTU
RA M
ETRO
GESTIONAR LA AMPLIACIN Y
TRANSFORMACION DE LA RED
EXCELENCIA EN ELSERVICIO DE
TRANSPORTE
MEJORAR LA EXPERIENCIADEL CLIENTE
SER COMPETITIVOS EN
LINEAS DE NEGOCIO COMPLEMENTARIAS
SER COMPETITIVOS EN LINEASDE NEGOCIO COMPLEMENTARIAS
EVOLUC
IN
CULTU
RA M
ETRO
GESTIONAR LA AMPLIACIN Y
TRANSFORMACION DE LA RED
EXCELENCIA EN ELSERVICIO DE
TRANSPORTE
MEJORAR LA EXPERIENCIADEL CLIENTE
SER COMPETITIVOS EN
LINEAS DE NEGOCIO COMPLEMENTARIAS
Grfica 1.-Visin, lneas estratgicas-
Reconocimientos
1. Se dispone de 10 sistemas certificados: tres corporativos OHSAS 18001, ISO 14001, UNE-EN 13816, y siete ISO 9001 en diferentes unidades organizativas.
2. Balance Scorecard Hall of Fame for executing strategy.
3. Ganadores del V Premio a la Excelencia y Calidad del Servicio Pblico de la Comunidad de Madrid.
4. Marca Madrid Excelente. 5. Ganadores de la IV Edicin del Premio Madrid
Excelente a la Confianza de los Clientes. 6. Puntos EFQM: 400+ 7. Premio Diamante en las Compras 2010
concedido por AERCE Datos de contacto para el premio:
Organizacin Metro de Madrid, S.A.
Contacto Javier Bartolome Castilla
Posicin Responsable Gabinete de Estudios y
Benchmarking
Mail [email protected]
2. Titulo de la buena prctica
Organizacin Metro de Madrid, S.A.
Denominacin
de la B.P
Eficiencia y Responsabilidad en la
Gestin de la Contratacin
Responsable
de la B.P Vctor Jimnez Rodrguez
Posicin Responsable Unidad de Contratacin
Mail [email protected]
Criterio de
Excelencia
Gestin de Procesos / Creatividad e
Innovacin
Metro de Madrid, S.A. 1
Eficiencia y Responsabilidad en la Gestin de la Contratacin
LOGRAR LA EXCELENCIA EN EL SERVICIO DE TRANSPORTE
MEJORAR LA EXPERIENCIA DEL CLIENTE
GESTIONAR LA AMPLIACION Y TRANSFORMACIN DE LA RED
SER COMPETITIVOS EN LINEAS DENEGOCIO COMPLEMENTARIAS
3. Desarrollo de la buena prctica Garantizar la Eficiencia y la Responsabilidad en los
diferentes procesos que rigen la Gestin de la
Contratacin es una de las prioridades de la Unidad de
Contratacin de Metro de Madrid, S.A. Esta prioridad
se fundamenta en las siguientes consideraciones:
a) Apoyo a la Estrategia de Metro de Madrid: La
buena practica de la Unidad de Contratacin apoya
la consecucin de la misin de la compaa
consiguiendo que sus procesos sean realmente
rentables en trminos econmicos, sociales y
medioambientales, e impactando en los siguientes
objetivos estratgicos (ver Grfica 2)
consiguiendo los resultados que se presentarn en
este documento.
VALO
RCL
IENT
ESPR
OCES
OSES
TRUC
TURA
Orientar los aprovisionamientos
al cliente interno
Optimizar costes para alcanzar los niveles de calidad
requeridos
Minimizar las reclamaciones de clientes internos
Garantizar la disponibilidad del
material matriculado
Posicionar a Metro como referente en el
mbito de los aprovisionamientos
Ser excelente en la gestin de las reclamaciones de clientes externos
Optimizar los plazos de compras y
contrataciones
Garantizar la calidad de
proveedores y contratistasEstablecer y
asegurar el cumplimiento de
ANSs con clientes y proveedores
internos
Ser pro-activos en la deteccin de las
necesidades de los clientes internos
Impulsar la comunicacininterna
Fomentar e impulsarla implicacin
en la OrganizacinDesarrollar una cultura
de seguridad y saludImplicar al personal
tcnicoen proyectos
multidepartamentales
Mantener a Metro en la vanguardia
tecnolgica
CMI Unidad de Contratacin
Gestionar los niveles de stock de material matriculado de forma
eficiente
VALORES: Excelencia en la Gestin, Servicio pblico, Dinamismo e Innovacin
Grfica 2.- Cuadro de Mando Unidad de Contratacin-
U.C: Unidad Contratacin
U.E. Unidad Econmica
Este proyecto apoya simultneamente la Estrategia de
Responsabilidad Corporativa de Metro de Madrid,
incrementando la eficiencia en el uso de los
recursos: a travs de los ahorros en consumos
energticos y de papel, contribuyendo a cuidar el
medioambiente, siendo necesaria la implicacin e
involucracin de los empleados en el proceso.
b) Optimizacin del proceso de contratacin. La
actividad de contratacin de Metro de Madrid,
S.A. se centraliza en la Unidad de Contratacin,
que coordina todo el proceso y vela por el correcto
funcionamiento de cada una de las etapas del ciclo.
Resumidamente su ciclo es: (ver Grfica 3) Su
optimizacin se ha abordado como consecuencia
del dialogo con los grupos de inters (ver Grfica
4).
c) Acciones de Formacin y Comunicacin. Para la
implantacin de la buena prctica se han
desarrollado acciones formativas y campaas de
comunicacin. Todos los procesos internos estn
en el sistema de gestin documental corporativo
Platn. Los procesos que implican a otros
agentes externos (proveedores) estn
documentados a travs de la Pgina Web de Metro
de Madrid en la seccin Perfil del Contratante.
INCIO PROCESO
NECESIDAD CONVOCATORIA
DE CONCURSO
CONVOCATORIA DE CONCURSO
PROPUESTA DE CONTRATACIN
CONTRATO PEDIDO
SEGUIMIENTO ECONOMICO
SEGUIMIENTO ADMINISTRAC
Identificacin necesidades Grupos de
inters
Los departamentos solicitan a la U.C la peticin de
ofertas . WorkFlow SAP R3
La U.C convoca, recepciona las ofertas a travs de la web. Se
comprueba validez firma electrnica y se envian digitalmente las ofertas.
MySAP SRM
La U.C enva la valoracin automtica de las ofertas
econmicas y los departamentos elaboran el informe de
adjudicacin para su aprobacin. WorkFlow SAP R3
La U. E realiza el control presupuestario
de gastos e inversiones.
La facturacin electrnica permite
conocer el estado on-line de las facturas.
SAP R3 MM, FI
Se aprueba digitalmente y la U.C materializa el contrato, anexando la documentacin. Cada departamento
visualiza los contratos que gestiona y su documentacin asociada. SAP R3 MM,
SAP R3 FI
La U.C realiza el seguimiento de los avales y coordina la evaluacin de proveedores. MySAP
SRM, SAP R3 MM
Grfica 3.- Gestion de la Contratacin-
Metro de Madrid, S.A. 2
Eficiencia y Responsabilidad en la Gestin de la Contratacin
NECESIDAD GRUPO
DE INTERS PROCESO AFECTADO DESCRIPCIN DE LA SOLUCIN
Necesidad de Convocatoria de Concurso
Herramienta informtica (WorkFlow de SAP) que canaliza digitalmente todas las peticiones que recibe la U. Contratacin para lanzar procesos de peticin de oferta Unificar canales de comunicacin Empleados
Propuesta de Contratacin Los usuarios de los diferentes departamentos cumplimentan un formulario nico con datos relativos a la adjudicacin Necesidad de
Convocatoria de ConcursoSistemtica cero papeles: El formulario exige, para poder ser tramitado, que se anexen las especificaciones tcnicas en formato electrnico (Word, pdf...)
Propuesta de Contratacin Sistemtica cero papeles: El formulario exige, para poder ser tramitado, que se anexe el informe de adjudicacin y las ofertas ganadoras
Necesidad de recibir la informacin en formato electrnico por parte de los departamentos solicitantes y los
proveedores
Empleados/ Proveedores
Convocatoria de Concurso Sistemtica cero papeles: desarrollo de la herramienta Web MySAP SRM para la recogida electrnica de pliegos y presentacin de oferta
Facilitar la bsqueda y accesibilidad de toda la informacin Empleados Contrato - Pedido
Desarrollo del mdulo SAP que gestiona la elaboracin de pedidos y contratos con la posibilidad de anexar toda la documentacin asociada al contrato en el pedido SAP. Cada departamento visualiza los contratos que gestiona y su documentacin asociada
Integrar el seguimiento administrativo de los contratos en la
sistemtica cero papeles Empleados Seguimiento administrativo
Desarrollo de la funcionalidad SRM que permite hacer un seguimiento de los avales bancarios de los licitadores. Esta herramienta lanza automticamente (va correo electrnico), una vez recepcionado el 90% del importe del contrato, una ficha de evaluacin que permite al Director Facultativo valorar el rendimiento del Contratista
Integrar el seguimiento econmico de los contratos en la sistemtica
cero papeles
Empleados/ Proveedores Seguimiento econmico
Desarrollo funcionalidad en SAP que realiza el control presupuestario de los diferentes gastos e inversiones. Se implant la facturacin electrnica, que permite conocer el estado de las facturas on line
Ahorro de Espacio Empleados Todos
Ahorro de papel Proveedor / Empleados / A. Pblica
Todos
La solucin reduce drsticamente el volumen de papel empleado, su espacio fsico destinado a operaciones de archivo y almacenaje, as como redunda en un ahorro en coste de papel y en la mejora del Medio Ambiente
Garantizar a las empresas licitantes la confidencialidad Proveedores Convocatoria de Concurso
Desarrollo de la funcionalidad SRM de SAP insertada en la Web de Metro de Madrid en la que el proveedor ha de validar su identidad mediante Certificado Digital de Clase 2
Convocatoria de Concurso
Diseo de una base de datos de Proveedores (proTRANS) que ha permitido implantar un sistema de seleccin de proveedores objetivo. Desarrollo de la funcionalidad SRM de SAP que permite que se realice la valoracin tcnica de las ofertas sin conocer el importe, garantizando su transparencia y trazabilidad. Diseo de una seccin en la pgina Web de Metro de Madrid destinada a publicar tanto las licitaciones convocadas como las adjudicaciones realizadas
Garantizar la transparencia y la trazabilidad en el proceso de
adjudicacin
Proveedores/ Empleados /
A.Pblica
Propuesta de Contratacin
Desarrollo de herramienta informtica (WorkFlow de SAP) que recoge todo el circuito de aprobaciones necesarias para materializar la contratacin; el flujo de aprobacin se extiende hasta el Consejo de Administracin. Diseo de una herramienta que realiza la valoracin de las ofertas econmicas de forma automtica teniendo en cuenta la dispersin y el importe econmico y propone el adjudicatario tras introducir la valoracin tcnica
Grfica 4.-Respuesta a necesidades de los grupos de inters-
Metro de Madrid, S.A. 3
Eficiencia y Responsabilidad en la Gestin de la Contratacin
4. Resultados La sistematizacin de los procesos ha posibilitado
estudiar la evolucin de cada una de las etapas del ciclo
de contratacin, establecer indicadores de revisin e
implantar planes de mejora en los casos en que sea
necesario.
23
42
89
81
2009200820072006
N DE SOLICITUDES DE CONCURSO
ETAPA INDICADOR
N solicitudes recibidas al ao Solicitud de Convocatoria de
Concurso Tiempo medio de tramitacin de
una solicitud
Convocatoria de Concurso
(Herramienta Web)
N Ofertas presentadas al ao
Ahorro econmico
Ahorro medioambiental
Contrato - Pedido SAP Tiempo medio de tramitacin de
la propuesta (plazo de
contratacin)
Desde el lanzamiento de la Herramienta Web que
permite la captura de pliegos de condiciones y
posterior presentacin de ofertas (SRM) el nmero de
solicitudes de concurso y ofertas recibidas ha
aumentado considerablemente. Las ventajas que
proporciona una herramienta Web (accesibilidad,
rapidez, ahorro papel y transporte) estimula a las
empresas a presentar sus ofertas a travs de este canal
de comunicacin.
149
395310
935975
20092008200720062005
N DE OFERTAS PRESENTADAS A TRAVS DE LA HERRAMIENTA WEB SRM
Desde la puesta en marcha del Work Flow de SAP
Solicitudes de Concurso, se ha triplicado el nmero
de peticiones generadas, alcanzando el mximo en
2008.
6,5
8,9
14,8
10,3
2009200820072006
TIEMPO MEDIO DE TRAMITACION DE UNA SOLICITUD DE CONCURSO
(dias)
En este mismo ejercicio se produce un aumento
significativo de los tiempos medios de tramitacin de
una solicitud de concurso y de su propuesta de
contratacin, debido a la falta de previsin en la
recepcin de las peticiones.
A final de 2008 se pone en marcha un plan de mejora
(reasignacin de recursos, eliminacin de procesos
innecesarios,) con el fin de reducir los plazos
asociados a este proceso, consiguindose en 2009.
6,37
7,36
11,55
8,47
2009200820072006
TIEMPO MEDIO DE TRAMITACION DE LA PROPUESTA DE CONTRATACIN (dias)
Se entiende que esta buena prctica es un claro ejemplo
de puesta en prctica de polticas de Responsabilidad
Social Corporativa, en el sentido de que esta mejora se
ha trasladado a la cadena de suministros de Metro
de Madrid. Es decir, Metro ha generado adems un
impacto positivo al orientar a sus licitadores a adoptar
medidas y comportamientos ms responsables y
sostenibles, provocando un efecto multiplicador de las
mejoras derivadas de esta accin, muy beneficioso para
el entorno y la sociedad.
Las ofertas para una licitacin son generadas por las
empresas ofertantes, por lo que realmente estos ahorros
han sido obtenidos por el grupo de inters proveedores.
Metro de Madrid, S.A. 4
Eficiencia y Responsabilidad en la Gestin de la Contratacin
Metro de Madrid, S.A. 5
11.481 11.045
29.936 31.099
2009200820072006
AHORROS ECONMICOS EN LAS CONVOCATORIAS DE CONCURSO
11.480,5011.044,53
29.936,5031.099,08
2009200820072006
AHORROS MEDIOAMBIENTALES EN LAS CONVOCATORIAS DE CONCURSO
(kg. de CO2)
La implantacin de esta buena prctica es referencia a
nivel nacional e internacional, destacando las
innovaciones realizadas en el mbito de la
confidencialidad y transparencia, como el certificado
de identidad electrnica. Dicha solucin fue presentada
en Alemania en un Congreso Internacional organizado
por SAP, como Caso de Estudio de xito.
5. Lecciones aprendidas A continuacin se recogen una serie de
recomendaciones para Empresas que se enfrenten a un
proceso de optimizacin en la gestin de la
contratacin, similar al que nos enfrentamos en su da
en Metro de Madrid, S.A.
El factor ms importante para el xito del nuevo sistema de gestin es el apoyo de la Direccin. Es
fundamental que este apoyo sea continuado en el
tiempo porque el proceso va a ser largo y que
todos los miembros del equipo de Contratacin
perciban que todos los esfuerzos van en el mismo
sentido.
4.393,424.229,18
El Sistema informtico elegido para la gestin de la informacin debe ser global, modular y
compatible con otros sistemas informticos
existentes.
1.560,281.621,87
2009200820072006
AHORROS MEDIOAMBIENTALES EN LAS CONVOCATORIAS DE CONCURSO
(kg. de papel)
- Global: Debe contemplar todas las fases del
expediente de contratacin, desde el proceso de
peticin de ofertas hasta la gestin de la
facturacin.
- Modular: La estructura del sistema informtico de
Gestin debe estar compuesta de bloques, de
manera que puedan ser implantados
independientemente.
- Compatible: Sea cual sea el sistema informtico
seleccionado, debe ser compatible con otros
sistemas existentes en la Empresa.
La implantacin de los nuevos procesos de gestin de la contratacin debe poderse acometer de forma
paulatina y escalonada, con el fin de poder ir
adaptando los aspectos que sean necesario
rectificar.
Uno de los factores clave para el xito es el compromiso y la formacin de las personas
involucradas. De nada sirve implantar el mejor
sistema de gestin de la contratacin si los
usuarios tienen reservas a la hora de ponerlo en
prctica.
Por ltimo, si la implantacin del nuevo sistema requiere la contratacin de una empresa externa, es
necesario contar con una empresa que tenga mucha
experiencia en implantaciones similares y,
tambin, disponer de un equipo interno de
asistencia tcnica que supervise todas las fases de
implantacin y asesore ante posibles dificultades y
que, posteriormente, una vez en produccin, sea
capaz de efectuar las modificaciones precisas y las
labores de mantenimiento.