GESTIÓN ELECTRÓNICA DE

DOCUMENTOS

PROCESOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN PROCESOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN PROYECTO DE DIGITALIZACIÓN Y ARCHIVO DE PROYECTO DE DIGITALIZACIÓN Y ARCHIVO DE

DOCUMENTOSDOCUMENTOS

GESTIÓN ELECTRÓNICA DE

DOCUMENTOS

PROCESOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN PROYECTO DE PROCESOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN PROYECTO DE DIGITALIZACIÓN Y ARCHIVO DE DOCUMENTOSDIGITALIZACIÓN Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS

GESTIÓN ELECTRÓNICA DE DOCUMENTOSGESTIÓN ELECTRÓNICA DE DOCUMENTOS

Dolly Alzate Alzate. Dolly Alzate Alzate. Doris Serrano Palomino.Doris Serrano Palomino.Maryluz Alzate Tafur. Maryluz Alzate Tafur.

Dalton Emilio Perea Luna. Dalton Emilio Perea Luna. Jaime Alejandro Arguello H. Jaime Alejandro Arguello H. Julio A. Jiménez Martínez .Julio A. Jiménez Martínez .

Juan Manuel Jiménez.Juan Manuel Jiménez.

TUTOR: JORGE MARIO ZULUAGA CAMPUZANOTUTOR: JORGE MARIO ZULUAGA CAMPUZANO

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO CIENCIA DE LA INFORMACIÓN, LA UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO CIENCIA DE LA INFORMACIÓN, LA DOCUMENTACIÓN, LA BIBLIOTECOLOGÍA Y LA ARCHIVÍSTICADOCUMENTACIÓN, LA BIBLIOTECOLOGÍA Y LA ARCHIVÍSTICA

ARMENIAARMENIA20102010

¿DE QUE TRATA LA GESTIÓN ?

En términos generales la gestión trata de implementar el desarrollo de las funciones elementales de la administración, como son

planear, organizar, dirigir, y controlar. Para estos debemos formular objetivos o estrategias a

implementar, ejecutarlos y evaluarlos para el control de los mismos.

¿QUÉ ES LA GESTIÓN DOCUMENTAL?

Desde la perspectiva de la Ley General de Archivos, se define Gestión documental como el “Conjunto de

actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la

documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final,

con el objeto de facilitar su utilización y conservación”.

DOCUMENTO ELECTRÓNICO

Aquel documento que es producido, recibido o reunido por una persona física o jurídica de modo involuntario, natural y espontáneo en el transcurso y como apoyo de sus actividades, de la que es testimonio, haciendo uso de la electrónica, que se conserva y trasmite también mediante los medios electrónicos, en depósitos de conservación permanente, tras efectuar una selección a partir de la identificación y valoración de las series, con medidas de autentificación y preservación adecuadas y con una organización respetuosa con su modo de producción, con el fin de garantizar su valor informativo, legal y cultural, así como de permitir su acceso y uso también mediante las tecnologías de la información.

¿QUÉ ES UN SISTEMA DE GESTIÓN ELECTRÓNICA DE

DOCUMENTOS?

Es el conjunto de elementos y procesos destinados a almacenar y a organizar electrónicamente la información producida y recibida por las entidades. Una vez se ha digitalizado la información, se guardará de acuerdo a las estructuras clasificatorias que posee el software para la gestión, de modo tal que la información se pueda usar y recuperar rápida y eficazmente.

OBJETIVO DE UN SISTEMA DE GESTIÓN

ELECTRÓNICA DE DOCUMENTOS

Gestionar documentos mediante su imagen combinada con una descripción textual asociada a ella, así se almacena, se recupera y reproducen los documentos de una forma totalmente automatizada y sin desplazamiento al archivo de papeles, con estaciones de trabajo que utilizan discos ópticos worm (“write once read many” o escritura única y lectura múltiple) o discos magneto-ópticos reescribibles como subsistema de almacenamiento masivo, escáneres para la introducción de la imagen y monitores de alta resolución e impresoras láser para la reproducción facsímil de los documentos.

CARACTERÍSTICAS DE UN SISTEMA DE GESTIÓN

ELECTRÓNICA DE DOCUMENTOS

La GED se articula en torno a dos ejes principales:

1. un sistema de grabación/recuperación de la imagen/documento.

2. Un sistema de gestión de las descripciones textuales

asociadas a los documentos, que constituyen la parte facsímil y la parte referencial respectivamente.

Un Sistema de GED está basado en microordenadores de alto nivel y en memorias ópticas y sirve para automatizar diversos procesos de la cadena documental.

IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GED

ETAPA 1 INVENTARIO Y UBICACIÓN FÍSICAINVENTARIO Y UBICACIÓN FÍSICA Se realiza un diagnóstico del archivo físico y un

inventario documental (número y tipos de documentos: papel, archivos de audio, microfilm, etc). Se debe establecer el lugar de digitalización de los documentos; bien sea que se trasladen los equipos al lugar donde se encuentran los documentos o el traslado ágil de la documentación al centro de digitalización.

IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GED

ETAPA 2 ANÁLISIS Y SELECCIÓNANÁLISIS Y SELECCIÓN Selección de documentos de los Archivos histórico y

de gestión que se deban digitalizar dado su valor legal, probatorio, importancia, estado, etc. Este paso debe realizarse por archivistas y personal calificado para la toma correcta de decisiones de acuerdo a las normas vigentes y administrativas para llevar adecuadamente dicha selección.

IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GED

ETAPA 3 DEFINICIÓN DE LA METODOLOGÍA DE DEFINICIÓN DE LA METODOLOGÍA DE

CLASIFICACIÓNCLASIFICACIÓN Definición de las categorías y grupos documentales

con sus respectivos niveles de clasificación y descripción que reflejen la estructura del archivo digital y su funcionalidad para los distintos usuarios. Se debe hacer uso de las normas nacionales e internacionales para la descripción (ISAD-G, Dublin Core, MARC, etc)

IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GEDETAPA 4

DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DEL SOFTWARE PARA LA DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DEL SOFTWARE PARA LA GESTIÓNGESTIÓN Desarrollo o selección de un programa de software que cumpla los requerimientos para llevar a cabo un proceso de digitalización de calidad y acorde a las necesidades propias de cada organización. También se puede adaptar la clasificación documental concebida en principio a las herramientas informáticas que provee el software.

IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GED

ETAPA 5

DIGITALIZACIONDIGITALIZACION Es el proceso que permite convertir un documento

(papel, audio, fotografía, etc.) a formato digital. Cada tipo de documento requiere herramientas de digitalización propias. Los documentos de texto requieren máquinas y software de escaneo. Existen software de indización automática de contenidos, éstos son muy útiles para los fondos que poseen principalmente documentos de texto.

PROCESO DE DIGITALIZACION

ELEMENTOS DEL PROCESO:

1. PREPARACIÓN DE DOCUMENTOS

Manual: Quitar ganchos, clips, Reparar, Desencuadernar, Arreglar lotes

ELEMENTOS DEL PROCESO:

Semiautomático (Manual), Automático, Por lotes 50 -100 págs. Genera Archivos pequeños, Fácil transporte Selección de hardware, Parámetros de calibración (brillo/contraste) Curvas de producción

2. ESCANEO DE DOCUMENTOS

Manejo de lotesManejo de lotes Control del trabajoControl del trabajo Cambio de PrioridadCambio de Prioridad ReescaneoReescaneo

ELEMENTOS DEL PROCESO:

Automático Legibilidad o calidad de la imagen Niveles de Resolución

100 dpi Regular 200 dpi Satisfactorio 300 dpi Bueno300 dpi Bueno 400 dpi Excelente

> R < Vel. Scan (ppm) > R > Memo Retocar o maquillar la imagen Herramientas manipulación de imágenes

3. INSPECCIÓN DE DOCUMENTOS

Control de calidadReprocesoTiempo y recursos

Estandar 1Estandar 2

ELEMENTOS DEL PROCESO:

Manual/Automatico Crear los indices

TextoImagenAmbos

Datos identificación Palabras Claves Relaciones- Ref. cruzadas OCR /ICR

4. INDIZACIÓN DE DOCUMENTOS

NECESIDADES DE LOS USUARIOS NIVELES DE INDIZACION TECNICAS DE INDIZAIÓN

CATALOGACION Y ANALISIS TECNICAS DE ACTUALIZACION

ELEMENTOS DEL PROCESO: Automático Magnéticos (temporal) CD-ROM Magneto Opticos Opticos Rockolas Servidores - Bases de datos Documentales

5. GRABACIÓN DE DOCUMENTOS

CRITERIOS DE COMPRESION SELECCION DEL FORMATO

DEL ALMACENAMIENTO CRITERIOS DE RESPALDO

CRITERIOS DE CONSERVACION CRITERIOS DE SEGURIDAD

ESQUEMA DE UN SISTEMA DE GESTIÓN ELECTRÓNICA DE

DOCUMENTOS

VENTAJAS DE ADOPTAR UN SISTEMA DE GED

Evita la manipulación repetida de papel, ahorra espacio de almacenamiento y garantiza la recuperación segura y rápida de la información.

Aumento de la velocidad de recuperación de información en relación a los sistemas manuales.

Ahorro de espacio, ya que un disco óptico de 12 cm, por ejemplo, puede contener unos 20.000 documentos, el equivalente a 20 archivadores de carpetas colgantes con cuatro cajones.

VENTAJAS DE ADOPTAR UN SISTEMA DE GED

Facilitan la ejecución de flujos de trabajo o workflows, es decir, un conjunto de tareas ejecutadas de forma secuencial o en paralelo por distintos miembros para la consecución de un mismo objetivo.

Agiliza la ejecución de procesos que requieren la revisión e intercambio de documentos.

Permite una visión global de los procesos organizacionales que están documentados

Permite el monitoreo en pro de la eficiencia, corrección de medidas de seguridad, etc.

CONCLUSIONES

Un Sistema de Gestión Electrónica de Documentos garantiza la conversión adecuada de los archivos físicos a archivos digitales porque se realiza de manera organizada y con criterios tanto administrativos como normativos. La tecnología actual nos brinda todos los recursos necesarios para realizar esta conversión.

Los archivos digitales ofrecen varias ventajas a las Instituciones, entre ellas, facilidad y simultaneidad de consulta, economía del espacio físico, protección de los documentos originales, rapidez, etc.

Antes de iniciar un proyecto de digitalización se debe hacer un análisis completo de los requerimientos, de los problemas que se deberán afrontar en su implementación. Los proyectos de digitalización implican un gran esfuerzo de coordinación y planificación; involucran varios recursos: humanos, hardware, software, comunicaciones, etc.

La gestión electrónica de los documentos implica una serie de procesos en los que están implicados dispositivos de digitalización como escáneres y cámaras digitales, programas para el tratamiento de ficheros gráficos, aplicaciones para la elaboración y adaptación de documentos electrónicos para su integración en los sistemas de tratamiento y recuperación de información documental como las bases de datos documentales que son en definitiva las que posibilitan la utilización, aprovechamiento y difusión de esos documentos.

La necesidad y el valor de la información han adquirido una enorme importancia en cualquier ámbito de la vida. El estar informado es indispensable para disponer de criterios que nos permitan tomar decisiones o emitir juicios de valor. Incluso el hecho de tenerla accesible no es suficiente. Hemos de ser capaces de acceder y conseguir la información de forma rápida, ágil y eficaz.

PRESENTADO POR

Dolly Alzate Alzate. Dolly Alzate Alzate. Doris Serrano Palomino.Doris Serrano Palomino. Maryluz Alzate Tafur. Maryluz Alzate Tafur. Dalton Emilio Perea Luna. Dalton Emilio Perea Luna. Jaime Alejandro Arguello H. Jaime Alejandro Arguello H. Julio A. Jiménez Martínez .Julio A. Jiménez Martínez . Juan Manuel Jiménez.Juan Manuel Jiménez.

BIBLIOGRAFIA

http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/1992/octubre/gestin_electrnica_de_documentos_ged.html

http://www.gestiopolis.com/canales5/emp/pymecommx/66.htm

http://www.ctex.com.ar/index.php?option=com_content&task=view&id=35&Itemid=68

http://www.informatica.gov.ec/files/Lingendigitarchfis.pdf