EJEMPLOS DEL USO DE LA ‘WEB FEEDS’ EN LA ESTRATEGIA DE

COMUNICACIÓN INTERNA DE UNA EMPRESA/INSTITUCIÓN

Es fácil constatar la presencia cada vez más generalizada de las llamadas web feeds en

las páginas web de instituciones, empresas, organizaciones. Es decir en el uso externo

que hacen estas entidades de la red. Sin embargo, y teniendo en cuenta que una

auténtica estrategia de comunicación ha de abarcar las facetas externa e interna, la

intranet es una de las herramientas más poderosas que hoy día puede tener una

organización, si se aplica de forma adecuada, porque permite incorporar todas las

potencialidades de Internet al entorno organizacional y contar con recursos

adicionales para afrontar los cambios que se están produciendo en la forma de

concebir la comunicación, que ya es más bien una gran conversación entre diferentes

agentes. Intervienen tanto nuestros diferentes públicos externos (usuarios, clientes,

proveedores, prescriptores, etc.) como los que forman parte del motor empresarial

(empleados, accionistas, departamentos y áreas de trabajo, directivos, etc.). Sindicar

nuestros contenidos internos nos ayuda a enlazar las fuentes de información

distribuidas a nivel organizacional y a los miembros de la organización con

independencia de su localización física.

Por tanto, puede decirse que la intranet es una alternativa para mejorar y agilizar la

dinámica organizacional, al permitir la automatización y mejora de los procesos

administrativos y productivos. Al ser una ventana a la comunicación interna de las

entidades y un medio para la difusión de la información, que busca que cada cual

cuente con la información necesaria en el momento oportuno sin que tenga que

recurrir a terceros para conseguirla, agiliza la toma de decisiones y permite a la

organización mantenerse activa en un entorno cambiante como el actual. Brinda,

además, un ambiente fértil para la creación, intercambio y gestión del conocimiento

entre los miembros de una organización.

La implementación de las feeds en la Intranet de la empresa, como toda tecnología,

constituye un cambio radical, y por medio de ella se puede aumentar la

productividad, la eficacia, pero también se crean nuevas exigencias en materia de

conocimientos y formación entre los profesionales. Si no es así corremos el riesgo de

convertir una fabulosa herramienta –si hay buena planificación- en un obstáculo no

sólo en la dinámica de trabajo de la entidad sino en la comunicación interna en sí

misma. Los casos pueden ser muy distintos pero partiendo de un escenario lo más

cercano a la realidad actual en cuanto al uso de esta herramienta, he decidido aplicar

los cuatro ejemplos de uso de feeds en comunicación interna en una administración

pública, en concreto en un Ayuntamiento (un ámbito que conozco porque he

trabajado en él en los últimos años y que, por otro lado, está en general aún muy lejos

de desarrollar la comunicación interna de la misma manera que impulsa la

comunicación externa). Detallo las cuatro posibilidades a continuación:

1.-Feeds como complemento de las bases de datos corporativas. En esta categoría

podemos ofrecer a los empleados diferentes vías para enterarse de lo que más les

interese. En vez de utilizar los tablones de anuncios físicos del Ayuntamiento

(saturados de papeles que nadie lee) o mandar correos masivos a todas las cuentas de

correo corporativas –con frecuencia saturadas y poco atractivas para destacar nada-

podemos sindicar contenidos como Ventajas y Descuentos para funcionarios y

personal laboral (incluso de forma diferenciada entre ambos colectivos si es que

poseen diferentes propuestas), líneas de ayudas (tanto propias como generales

ofrecidas por otras administraciones para funcionarios de todo el Estado), normativas

y decretos que afecten a la Función Pública, acuerdos sindicales propios o generales y

Notificaciones de Recursos Humanos. En general todo aquello que no deba ser

comunicado a un empleado en concreto o que sea tan relevante como para que

requiera de ser recibido con seguridad por el destinatario. Con esta herramienta

podemos abrir una nueva línea de atención a los trabajadores municipales, un guiño

que puede reforzar las relaciones entre empleados y entre todos los partes de la

estructura corporativa. Si hay más y mejor información se potencia la comunicación.

El empleado se siente más valorado y, en consecuencia, el ambiente de trabajo se

beneficia, algo por otro lado muy añorado por parte de los usuarios de casi todas las

administraciones, excesivamente burocratizadas. Por otro lado, hacemos que los

empleados reduzcan la dependencia del correo electrónico, del que reciben tal

cantidad de información que muchas veces resulta complicado discriminar la

información importante.

2- Feeds dentro del Portal del Empleado. Constituyen actualmente una de las

principales aplicaciones de la intranet y por tanto también son susceptibles de facilitar

la suscripción a parte o todos sus contenidos. El Portal facilita secciones sobre

trámites y gestiones, descarga de documentos (solicitud de licencias, petición de

certificados…) con el propósito de hacerle la vida más fácil a la plantilla, o información

sobre acuerdos, decisiones, decretos que tengan que ver con su desarrollo profesional,

funcionamiento laboral, metodología de trabajo, etc. Pero también debe empezar a

incluir espacios que demuestren que los empleados son importantes para la

institución, que son valorados y, sobre todo, que son escuchados. Nos referimos a

espacios de ‘learning’ que ofrezcan tanto formación gratuita como de coste –incluso

con becas- y como no el ‘blog de funcionario’, un lugar para que todos los trabajadores

expongan, compartan e intercambien sus vivencias, experiencias, dudas, sugerencias,

conocimientos en torno a la institución o su mejor funcionamiento. Estos dos últimos

frentes del Portal del Empleado son espacios idóneos para implementar el uso de

feeds .Estamos ante una herramienta de comunicación interna que puede llegar a ser

muy valorada por los trabajadores y que gestionada adecuadamente contribuye a su

motivación. Y al mismo tiempo estamos ante una herramienta para la participación:

un miembro aporta la información que ha conseguido y la coloca a disposición de

todos los demás, que a su vez la pueden mejorar o implementar sus propios datos.

En definitiva, herramientas 2.0 como las fuentes web nos ayudan a canalizar y

soportar la información, documentación y conocimientos necesarios para las

actividades de los empleados, con el consiguiente aumento de su productividad.

3.- Suscripción de fuentes web para Organización de Eventos/ actos. Una de las

facetas del funcionamiento interno de una institución –y un Ayuntamiento no es

excepción- que más beneficiada puede verse por el uso de fuentes es la relativa a la

Gestión de Eventos y Actos Oficiales. De todos es conocido que las instituciones

celebran a lo largo del año multitud de actos públicos y notorios, que requieren de una

organización seria y una intensa red comunicativa. Actos periódicos con motivo de

Días Conmemorativos (día de la región, Aniversario de la Constitución…), actos

extraordinarios como Entregas de Medallas de la Ciudad, Premios Anuales de

Turismo, Cultura, etc. y multitud de Eventos vinculados tanto a la agenda protocolaria

propia de una corporación municipal como del desarrollo de programas, fundaciones,

etc. tales como Encuentros Intermunicipales, Jornadas de relevancia, Ferias… Todo

ello es motivo para que la intranet del Ayuntamiento sea otro de los canales por los

que se informe de este tipo de acontecimientos, de todas las novedades, horarios,

programa de actividades, contenidos… y, por tanto, se genere un feed para que los

trabajadores, concejales, cuerpos de seguridad municipales, personal logístico,

gabinetes de grupos políticos, etc. estén al tanto de todo lo que les concierne o puede

interesar como parte activa que son en estos eventos.

4.-Feeds para la Gestión de proyectos municipales. En todas las administraciones,

las locales también, forma parte de la dinámica de trabajo diario la realización de

proyectos no sólo de ámbito municipal sino también de ámbito provincial o regional,

como planes transversales, programas urbanísticos, proyectos arquitectónicos,

cooperación... De tal manera, el personal ubicado en diferentes edificios municipales,

o en administraciones provinciales o regionales colaboradoras con la iniciativa que se

va a desarrollar o está en ejecución puede suscribirse al feed del proyecto y saber en

qué estado se encuentra. Es decir el uso de fuentes en este caso permite aprovechar la

experiencia intelectual individual de todos los empleados y disponer de ella para su

utilización global, al tiempo que automatizamos la comunicación con el grupo. Una

vez realizada la aportación al proyecto todas las personas suscritas a estos cambios

recibirán la información.

Espero que mis propuestas estén convenientemente argumentadas y resulten

factibles. Como ya he expuesto en el Blog soy una completa neófita en este tipo de

herramientas, que cada vez me parecen más interesantes y productivas, y me

preocupa no entender en toda su extensión las muchas aplicaciones que posee.

Noelia Jiménez García