1

Mapas de Procesos de Empresa de Cosmticos

2

Mapa de Procesos de un Hospital

El nivel de detalle de los mapas de proceso depender del tamao de la propia organizacin y de la complejidad de sus actividades

3

Ejemplo 1

Ejemplo de proceso de alto nivel con tres puntos de decisin y una serie de subprocesos.

Ejemplo 2

Un proceso B2B colaborativo ilustra las interacciones entre dos o ms entidades de negocio.

4

Caso 1: Proceso de Solicitud de Crdito

Ejercicio 1

Diagrama Nivel 0

Un proceso de solicitud de crdito consta bsicamente de un Registro de la solicitud, donde el cliente

manifiesta su inters de adquirir un crdito, en esta etapa se incluye la presentacin de la solicitud y

documentacin requerida a la entidad, luego se realiza una verificacin de la informacin,

posteriormente la etapa donde se realiza el Anlisis o Estudio de la solicitud de crdito y por ultimo

encontramos las actividades referentes a hacer efectivo el crdito o informar el rechazo al cliente.

Figure 1 Diagrama Nivel 0

Si analizamos el proceso de solicitud de crdito, podemos ver que existen actividades que pueden

analizarse en ms detalle, una de estas actividades es la verificacin de la Informacin suministrada por

el solicitante, ya que normalmente las entidades que otorgan crditos realizan varios anlisis al

solicitante, por ejemplo se verifica si el solicitante ya es un cliente de la entidad, si es un cliente objetivo

del banco o por el contrario se encuentra en alguna lista de clientes negativos y posteriormente

consultan su situacin financiera.

Figure 2 Verificacin Informacin Del Solicitante

5

Ejercicio Nro. 2

Tareas y Eventos

Otra de las actividades del proceso de Solicitud de Crdito que puede ser llevada a un nivel ms

detallado, es el desembolso. Si visualizamos el subproceso de desembolso (siguiente diagrama),

podemos observar que existen varias formas de desembolsar un crdito; abono en cuenta, abono a otro

crdito o cheque. Estas formas no necesariamente tienen que ser excluyentes, es decir un crdito puede

ser desembolsado usando solo una de las formas disponibles, o usando diferentes combinaciones, por

ejemplo una parte con abono en una cuenta y otra parte en cheque. Para diagramar esta situacin de

negocio se utiliza la compuerta inclusiva como elemento de decisin, esta compuerta me

permitir activar uno o varios caminos dependiendo de los datos del proceso.

Una vez desembolsado el crdito se debe informar al cliente el resultado, sin embargo es necesario que

todas las ramas que se hayan activado se hayan finalizado para realizar la actividad de informar al

cliente, para esto se utiliza la compuerta inclusiva como elemento de convergencia,

(sincronizador) lo que significa que esperar todas las ramas activadas antes de continuar con

el flujo. Ver figura 3.

Figure 3 Desembolsar Crdito

En BPMN tambin es posible detallar que actividades son automticas (tareas automticas) o que

actividades son realizadas con ayuda de un sistema (tareas de usuario), o que actividades son realizadas

manualmente (tareas manuales), entre otras.

Dentro del subproceso de Desembolso, las tareas de Desembolso con abono en cuenta, en cheque o

abono a otro crdito son tareas automticas, es decir son realizadas por el sistema sin intervencin

humana, adicional a esto podramos especificar que la actividad de Entregar Cheque es una tarea

completamente manual y que la actividad completar informacin desembolso se hace con ayuda de una

aplicacin por lo que se utiliza una tarea de usuario.

6

Supongamos que una vez aprobado el crdito es necesario coordinar una fecha de desembolso con el

cliente, por lo tanto debera hacerse efectivo el desembolso nicamente el da acordado con el cliente.

Por esto, se hace necesario realizar una espera antes de las tareas de desembolso. Para esto BPMN

ofrece el evento intermedio temporizador, el cual es un tipo de evento intermedio que representa

una espera dentro del flujo.

Figure 4 Desembolsar crdito afinado

Ejercicio Nro. 3

Uso de Gateways y compuertas

Retomando el proceso de Solicitud de Crdito, es posible que en el momento de la solicitud, el cliente

no presente todos los documentos requeridos, sin embargo no es posible continuar con el proceso hasta

no tener los documentos completos. Por lo que se hace necesario incluir una actividad de recepcin de

documentos, sin embargo el cumplimiento de esta actividad depende del cliente y no del funcionario de

la entidad. Para esto es posible utilizar un evento intermedio simple.

En el caso anterior el evento intermedio Simple Recibir Documentos representa algo que puede ocurrir dentro del flujo del proceso y no depende del usuario sino de un suceso externo. Sin embargo, la entrega de documentos es algo que puede o no ocurrir dentro del proceso, es decir el cliente puede no presentar los documentos o tomarse demasiado tiempo, por lo anterior se requiere controlar el tiempo que se le otorga al cliente para entregar los documentos y de esta forma poder hacer seguimiento a las solicitudes pendientes. Para esto se hace necesario diagramar dentro de la solicitud de crdito la siguiente situacin, el cliente tiene un tiempo para realizar la entrega de los documentos, si esta no ocurre dentro de ese tiempo, se deshabilita el evento intermedio simple de recibir documentacin y se procede a contactar al cliente para hacer seguimiento. Sin embargo si los documentos son entregados por el cliente dentro del tiempo esperado, se revisan los documentos y el tiempo que controla la entrega de documentos debe dejar de correr, es decir, se deshabilita el evento

intermedio temporizador. Para diagramar esta situacin, vamos a utilizar la compuerta exclusiva basada en eventos, esta compuerta permite habilitar varios caminos alternativos y solo uno de ellos ser ejecutado, el primero gana ya que deshabilita los otros caminos, por lo que ya no estaran disponibles. Ver figura 5.

7

Figure 5 Proceso Solicitud de crditos afinado

Ejercicio Nro. 4 (swimlanes)

Proceso de Solicitud de Crdito

Retomando el proceso de Solicitud de Crdito,, los diagramas de procesos de negocio normalmente

utilizan separadores visuales indicando los roles o diferentes responsables de las actividades de un

proceso, BPMN permite diagramar las diferentes reas o participantes que intervienen dentro del

proceso, para esto vamos a utilizar lanes, y el proceso quedara como en la figura 7.

8

Figure 6 Proceso Solicitud de crdito con swimlanes

Caso 2: Proceso Gestionar Compra La empresa Sport ABC es una empresa dedicada a la distribucin de artculos deportivos.

En este escenario el proceso de compras debe atener el requerimiento de Almacn para poder realizar

el reabastecimiento del stock.

Las actividades que se llevan a cabo durante el proceso son las siguientes:

1. El Encargado de Almacn activa el proceso Gestionar Compra elaborando la Solicitud de Requerimiento de Compra.

2. El Encargado de Compras analiza el tipo de Requerimiento. Este puede ser de dos tipos: 1. Requerimiento Comn. 2. Requerimiento Especial

3. Si el Requerimiento es Especial se debe solicitar a los proveedores las cotizaciones previamente a la compra. Los pasos son los siguientes:

1. El Encargado de Compra de generar la Solicitud de Cotizacin y luego enviar la Solicitud a los proveedores.

2. El proveedor por su lado recibe la Solicitud de Cotizacin y enva su Cotizacin 3. El Encargado de Compra recibe la cotizacin, luego evala las cotizaciones recibidas

para finalmente elegir la cotizacin ganadora.

9

4. El Encargado de Tesorera debe evaluar la cotizacin ganadora para verificar si es viable la compra. En caso de que no sea aprobada la cotizacin, la compra es denegada.

5. En caso de que sea viable la compra por los precios que establece la cotizacin ganadora, se autoriza al Encargado de Compras generar la Orden de Compra.

4. Si el Requerimiento es Comn el Encargado de Compras debe generar la Orden de Compra. 5. Una vez generada la Orden de Compra se enva al proveedor.

Se requiere elaborar: Diagrama de Proceso de Negocio

Caso 3: Aplicar Evento intermedio para control de tiempo En este caso se aplica el evento intermedio temporizador y el nodo de decisin exclusiva basada en eventos para el control de plazos lmite de espera.

10

11

Caso 4: Caso Mundo Mgico

Mundo Mgico es una empresa dedicada a prestar servicio de alquiler de juegos mecnicos y

electrnicos para empresas o personas que deseen organizar fiestas infantiles. La empresa

requiere desarrollar un sistema que le permita controlar la atencin a sus clientes y la

instalacin de los juegos.

El cliente consulta al agente de ventas por el catlogo de juegos y le explica las caractersticas

de cada uno de ellos. Una vez que el cliente elige los juegos el agente elabora una proforma.

Los juegos se agregan a la proforma y el agente muestra el monto total a pagar. Si el cliente no

acepta el monto el proceso termina, si el cliente acepta entonces el agente registra el contrato

de alquiler. Luego se verifica si el cliente existe, en caso no exista se registran los datos del

cliente. Los clientes pueden ser de dos tipos: Persona Natural y Persona Jurdica. El agente

registra el lugar y fecha donde se instalaran los juegos y la fecha para recogerlos. Luego se

imprime el nuevo contrato de alquiler y se lo entrega al cliente para que lo firme.

El cliente se acerca a caja para realizar el pago respectivo presentando el contrato al cajero. El

cajero registra el pago del contrato y le entrega el comprobante de pago al cliente (boleta o

factura de acuerdo al tipo de cliente)

Nota:

Solo una vez que el contrato de alquiler esta pagado se procede a colocarlo en lista de

espera atencin para que se proceda con creacin de orden de trabajo y la posterior

instalacin.

Por regla de negocio dos das antes de la fecha acordada se lleva a cabo la planificacin de la

instalacin. El tcnico supervisor crea una orden de trabajo y registra la programacin, consulta

los detalles del alquiler, asigna el trabajo de instalacin a uno o ms tcnicos de instalacin

12

dependiendo de los juegos que se deben instalar, subcontrata unidades de transporte

necesarias.

Llegado el da de la instalacin (puede ser una fechas antes del evento del cliente) el agente de

ventas se comunica con el cliente por telfono para anunciarle la llegada de los tcnicos de

instalacin y una vez que el cliente da su autorizacin el agente autoriza la salida de las

unidades de transporte. La orden de trabajo est ahora en progreso. Los tcnicos de

instalacin proceden con la instalacin de los juegos de acuerdo a los detalles de la orden de

trabajo. El contrato de alquiler ha sido completado. El evento se lleva a cabo y posteriormente

llegada la fecha de recojo pactada en el contrato (normalmente es el mismo da) los tcnicos

proceden a recoger los juegos. El tcnico supervisor da por terminada la orden de trabajo y

elabora un informe tcnico de los juegos en el local del evento indicando el cumplimiento de

cada actividad de la orden de trabajo y el estado en que se recogieron los juegos.

Cuando la empresa solicita el sistema pide adicionalmente: un reporte de los contratos de

alquiler por mes, juegos ms pedidos por los clientes, y costos por rdenes de trabajo.

13

Caso 5: Proceso Compra de Hardware En este ejemplo, describe diversas condiciones que muestran como modelar actividades que pueden ser

desarrolladas en paralelo, y la utilizacin de gateways.

Este proceso "Compra de hardware" tiene como objeto describir las actividades que una empresa debe

realizar antes de enviar la mercanca solicitada a un cliente.

El evento de inicio, indica que la preparacin de la mercanca puede ser iniciada para responder a la

solicitud de un cliente. Posteriormente, se describen dos actividades que pueden ser ejecutadas en

paralelo: mientras el analista establece si el tipo de envi es normal o es una compra especial (los

criterios necesarios no se definen en el proceso), el empleado del departamento puede ir

empaquetando los artculos o la mercanca.

Posteriormente, existe un Gateway exclusivo modo de entrega. Este Gateway es un buen ejemplo

para explicar el uso recomendado de este artefacto. Este Gateway no es el responsable de la decisin:

Se trata de un envi especial o un envi normal?, en su lugar, esta decisin se lleva a cabo en la

actividad anterior. La puerta de enlace slo funciona como un router, que se basa en el resultado de la

tarea anterior y solo ofrece caminos alternativos que pueden ser utilizados por el flujo del proceso. En

resumen, una tarea representa una unidad de trabajo, mientras que una puerta de enlace se utiliza solo

para encaminar el flujo.

En una puerta de enlace solo una de las ramas puede ser recorrida:

Si se requiere un envi especial, el analista ubica una compaa para el transporte, asigna un

vehculo y prepara el papeleo,

si por el contrario el envo es normal, este debe comprobar si es necesario la utilizacin de un

seguro; en este caso el gerente de logstica asigna un seguro.

En cualquier caso es necesario llenar un formulario con el sello postal para el envo. Para este escenario

un Gateway inclusivo puede ser utilizado ya que una o ms ramas pueden ser recorridas por el flujo del

proceso. En este caso una rama siempre se toma, mientras que la otra solo si el seguro es necesario,

ambas actividades pueden ser ejecutadas en paralelo. Debido a este paralelismo se requiere un

Gateway para sincronizar detrs de las actividades llenar etiqueta, asignar seguro. En este escenario

la puerta de enlace inclusiva siempre espera que se llene la etiqueta ("sello postal"). Si un seguro es

adicional, la puerta de enlace debe esperar la asignacin de un seguro. De igual forma se requiere un

Gateway para sincronizar antes de la tarea crear paquete y llevar a la zona.

14

Figure 7 Compra de Hardware

15

Caso 6: Proceso de Solicitud de Vacaciones

Figure 8 Proceso de Solicitud de Vacaciones

16

Caso 7: Admisin de Pacientes a Institucin Mdica

El proceso de negocio, relacionado con la admisin de pacientes en una institucin mdica, se inicia con

una Solicitud de Atencin que es rellenada por un Paciente. Este documento, es enviado al rea de

Administracin para capturar la informacin relacionada con los seguros mdicos y verificar la existencia

de una Ficha Clnica asociada al paciente. Una vez que se verifica que la documentacin del paciente sea

vlida y este completa es enviada al rea Mdica.

El rea de Evaluacin Mdica determina, a travs de un conjunto de pruebas de pre-admisin, la

condicin mdica del paciente. Si fuera necesario se harn exmenes adicionales que debern ser

registrados desde el punto de vista clnico y econmico. Finalmente se completa el documento

Evaluacin Mdica con informacin acerca del paciente, el cual se le enva. El proceso de negocio

termina cuando el paciente ha recibido la Evaluacin Mdica.

Ejercicio:

Pasar el diagrama de actividad de la figura 7 a una diagrama BPD utilizando BPMN.

Considerar:

o Pools y Swimlanes

17

o Compuertas o gateways

o Identificar tipos de tareas y objetos de datos.

Utilizar como ayuda los casos de uso de sistema identificados basadas en las tareas por

automatizar.

Figure 9 Casos de Uso de Sistema de Admisin de Pacientes