El acta es un escrito o modalidad de comunicación escrita que tiene por

objeto dejar constancia de lo tratado, sucedido y acordado en una junta

o reunión. Se extiende en hojas o folios sueltos, o bien en libros

destinados expresamente para ese propósito.

Las sociedades mercantiles, las empresas cooperativas, las juntas de

determinados organismos públicos o cuasi-públicos, las instituciones de

diversa naturaleza, tienen la obligación de llevar los correspondientes

libros de actas, en los que quede debidaconstancia de los acuerdos que

se han pactado por los miembros que las representan.

Del mismo modo que la convocatoria es indispensable para que la

reunión se desarrolle de acuerdo con el orden del día establecido, para

lograr la mayor eficiencia posible de una reunión, es necesario que se

reflejen en acta los asuntos tratados y decisiones adoptadas, si las

hubiere.

Especialmente cuando se trata de reuniones formales, lo habitual es

que uno de los participantes actúe como secretario llevando a cabo la

elaboración del acta. Con mucha frecuencia, es la secretaria de este

participante quien redacta el acta a partir de las notas recogidas

durante la reunión. El acta debe remitirse a todos y cada uno de los

asistentes, así como a cuantas otras personas concierna. en un plazo lo

más breve posible.

La redacción del acta debe contener básicamente lo siguiente:

* Ciudad, hora y fecha en que la reunión se celebre.

* Nombres de los asistentes.

*Persona que la presidió y existencia del quórum.

* Orden del día.

* Acuerdos tomados.

Cierre y firmas de las personas a quienes incumba a hacerlo.

EJEMPLO ACTA GENERICO

Título de la Reunión

Ciudad, fecha, mes, año y horario

Ubicación:

Introducción

Descripción del título del evento, local, fecha, hora,

participantes

Participantes

Nombre completo/Institución

Agenda

Agenda/pauta de la reunión, temas tratados y respectivos

responsables

Desarrollo

Descripción de los principales temas discutidos en la reunión

Conclusiones

Descripción de las conclusiones y decisiones resultantes de

la reunión