Perfil del BUEN ADMINISTRADOR

Perfil del BUEN ADMINISTRADOREl administrador o gerente debe ser un lder integro, que delega, gua y planea. Para lograr sus objetivos ha de ser un estratega para su empresa. Debe actuar como empleado y como gerente, y sobresalir como ste ltimo. Por otra parte, su experiencia y capacidad de trabajo, aunadas al correcto enfoque del estudio de las ciencias comerciales modernas, le permitirn llevar con xito su almacn. Son pocos los comerciantes que se preguntan si su perfil cumple los requisitos que debe poseer un buen gerente o administrador de almacn. En nuestro medio se considera una buena inversin comprar o alquilar un local comercial, instalar all una venta de productos y esperar que el pblico compre o lo visite. Generalmente el dueo de estos establecimientos es al mismo tiempo el gerente, el vendedor y el jefe de compras. Tambin cuida de la publicidad, la exhibicin, las promociones y estn bajo su responsabilidad los cobros, aprobar crditos, contratar personal y planificar prcticamente toda la actividad de la tienda. Con el paso de los meses, este hombre aprende lo esencial y lo difcil del negocio. A pesar de toda esta capacidad, muchos de estos administradores son negligentes en examinar el futuro de su establecimiento. Los pequeos comerciantes generalmente no analizan ms all del cercano da de pago, la prxima venta de temporada o el pago de tal o cual cheque. En tanto los grandes comerciantes miran el prximo balance general, las futuras inversiones, analizan y estudian el comportamiento del mercado, examinan su organizacin, planifican nuevas estrategias de ventas, contactan nuevos y mejores proveedores e investigan, casi con lupa, a la competencia, etc. Pero esta falta de previsin de los administradores le pequeos establecimientos

debe cambiar. Con mayor frecuencia los dueos de almacenes se darn cuenta que para triunfar en el futuro y competir sanamente con las grandes cadenas de almacenes deben aprender a anticiparse al comportamiento de la misma economa y de los consumidores, que son su ms vital fuente de sostenimiento econmico.Muchos han comenzado a prepararse y han comprendido la importancia de ser unos autnticos gerentes de sus empresas y no los simples dueos de un almacn. El comerciante o el administrador debe estar familiarizado con los procesos contables y las finanzas, debe tener conocimientos sobre organizacin, mercadeo, publicidad, economa, marketing, atencin a clientes, tcnicas de ventas y dominar reas especficas que tienen que ver con el manejo del negocio.Cmo ha de ser el perfil de este exitoso comerciante? As como todo almacn requiere de revisiones peridicas en su estructura comercial, tambin todo comerciante debe evaluar y examinar si su preparacin actual est acorde a las necesidades de su negocio, para evitar dificultades posteriores en su labor y el desvo de su objetivo principal. Veamos los puntos dbiles de algunos establecimientos y las recomendaciones sugeridas, como elementos claves en la formacin de gerentes, las cuales deben ser tenidas en cuenta para mejorar el perfil del administrador. Hemos seleccionado 4 debilidades del aspecto administrativo que son responsabilidad del gerente y sugerimos las mejores soluciones.

DELEGAR FUNCIONES Un punto dbil en la organizacin de pequeos y medianos almacenes es no saber delegar. Un comerciante organiza su empresa y cree saber ms que ninguna otra persona, y este parece ser el estilo del hombre de negocios independiente de ahora: toda su experiencia y

preparacin las pone en funcin de su negocio para proteger su inversin. La dificultad del comerciante para delegar autoridad y funciones se pone de manifiesto cuando todos los empleados encuentran necesario consultar la solucin a un problema, por pequeo e insignificante que sea, al gerente de la tienda. El mismo gerente se lamenta de la falta de tiempo y del excesivo trabajo en su almacn, que le impiden dedicar tiempo a otras actividades administrativas, gerenciales o de planeacin a favor de su negocio.Solucin 1 Delegar: Dar autorizacin limitada o ilimitada a una persona para que acte en nombre de otro y al cual se le confan facultades y responsabilidades que son de su dignidad u oficio. Un comerciante puede delegar algunas funciones a aquellos empleados o vendedores ms competentes y mejor preparados en algunas reas como las exhibiciones, la preparacin de vitrinas, los registros contables, el adiestramiento de otros vendedores, la gestin de cartera, manejo de caja, decoracin interior, etc. S logra hacerlo mejora el inters de sus empleados y les proporciona un medio para recibir formacin profesional. Recuerde que delegar funciones y autoridad es fundamental pata el funcionamiento de su empresa y es requisito para mejorar el crecimiento sostenido de la misma.Es necesario reconocer las enormes dificultades que se presentan cuando los empleados son incapaces de asumir decorosamente su nueva responsabilidad y lo traumtico que resulta delegar su autoridad, pero suele ser algo necesario. No olvide, que la mejor manera de delegar funciones es preparar a las personas de confianza y supervisar continuamente su trabajo. Los verdaderos comerciantes han comprendido la importancia de ser unos autnticos gerentes de su almacn y no simplemente sus dueos. Un alto porcentaje han comenzado a prepararse en reas que tienen que ver con el manejo de sus empresas

como las finanzas, publicidad, ventas, contabilidad, mercadeo, etc.

MODERNIZAR SU EMPRESA Muchos establecimientos comerciales se han rezagado tecnolgicamente, quedndose atrs de los avances y ventajas que ofrece hoy la ciencia para mejorar e impulsar ms las ventas. Los administradores de almacenes han descuidado la importancia que tienen las comunicaciones para contactar potenciales compradores, como el uso de catlogos impresos, volantes publicitarios, las ventas por telfono y el uso del Internet. O por no ir ms all, no hacen uso de las innovaciones en equipos y sistemas para facilitar las labores del almacn, como computadoras y terminales P.O.S, que mantienen al da los registros contables y los anlisis financieros y estadsticos del almacn y permiten el manejo de inventarios, bases de datos de clientes y proveedores. Solucin 2 Modernizar: Tomar la actitud de renovar, actualizar y poner al da un negocio de acuerdo a las tendencias, gustos y necesidades del hombre actual.La tecnologa ha trado muchas ayudas para el comerciante. Los computadores y las terminales inteligentes ayudan en las transacciones con tarjetas de crdito y dbito, en hacer las facturas, el manejo y control de inventarios, en tener al da las operaciones contables, el nutrir y actualizar la base de datos de clientes, etc. Estas ayudas tecnolgicas proporcionan al comerciante las herramientas para facilitar su trabajo y mejorar la calidad de atencin al cliente. El modernizar o actualizar tecnolgicamente su negocio mejora el servicio, hace ms eficiente la labor del personal y permite al comerciante estar al da con las novedades de la electrnica, puestas al servicio

de los pequeos y medianos almacenes.

SER UN GERENTE No todo comerciante acta como un verdadero gerente dentro de su negocio. El perfil de algunos empresarios examinados no corresponde al ideal para cumplir tal cargo. Generalmente, cuando el dueo de un almacn se enfrenta a dificultades operativas o econmicas, busca la asesora de un administrador con experiencia que solucione la crisis, porque no encuentra posibilidad de darle pronta salida a sta. En otras ocasiones permite que su esfuerzo de aos se vaya a pique, por la incapacidad de dar un giro rpido y enderezar la embarcacin. Cules son estas dificultades? Las mismas que pueden presentarse en toda pequea o mediana empresa: problemas laborales con los vendedores, mala elaboracin de contratos, problemas de liquidez, psima gestin de cartera, fallas en el manejo contable, problemas con impuestos, retraso en las obligaciones fiscales, afiliacin de empleados a servicios mdicos, mal manejo de las relaciones con clientes y proveedores, etc. Solucin 3Gerente: Persona encargada del manejo, control y direccin de un negocio que cumple funciones de mejoramiento y xito econmico de una empresa. El empresario con visin para ser un buen gerente debe ser un lder integro, que delega, gua, planea y pone manos a la obra para lograr sus objetivos. A la medida que delega debe ser un estratega en su negocio. Debe actuar como empleado y como gerente y debe sobresalir como este ltimo. Este trabajo ciertamente es el ms difcil. Necesita tener visin general, objetividad y perspectiva a mediano y largo plazo para proyectar su negocio hacia el futuro. Por otra parte, necesita conocimiento detallado de su almacn, experiencia y capacidad para resolver rpidamente los problemas e involucrarse lo suficiente, como buen gerente, informndose cada da de las necesidades de sus clientes.