“El Análisis de Gestión y las decisiones en la Empresa Agrícola”

Ing.Agr.Víctor Piñeyro vpineyro@fibertel.com.ar

EL PRODUCTOR COMO GERENTE DE RIESGOS En mi actividad de asesoramiento diaria tengo oportunidad de vivir de cerca el día a día de la agricultura y la visión que mas me agrada del productor agropecuario en general es su desempeño como ¨Gerente de Riesgos¨. El agricultor especialmente, está permanente sometido a tensiones generadas en la misma naturaleza del negocio, que implica “fabricar” un producto relativamente indiferenciado como los comodities en un ambiente relativamente aleatorio como la intemperie. Tenemos claramente asumido la incertidumbre climática , la volatilidad del mercado y ya hemos tomamos debida nota de las permanentes modificaciones en las reglas de juego a las que está expuesto el productor agrícola. En ese contexto conocemos las diversas herramientas a que podemos hechar mano para mitigar estos riesgos como coberturas de mercado, seguros de granizo o multirriesgo, diversificación de cultivos , rotaciones , diversas prácticas agronómicas de manejo y protección de cultivos , etc. Hoy quisiera hacer incapíe en el ANÁLISIS DE GESTIÓN, una herramienta que bien utilizada resultará en un soporte clave para integrar a todas estas variables de incertitumbre y mejorar la calidad de las decisiones que en forma cotidiana debe resolver el empresario agrícola. Se entiende a la gestión en forma genérica como la acción y efecto de administrar el negocio y si bien llevar a cabo un negocio implica siempre gestionar no siempre existe un análisis y evaluación de cómo gestionamos o a veces este es solo parcial. Mi propuesta en esta nota es plantear la utilidad de instalar en la empresa agrícola un ANÁLISIS DE GESTIÓN SISTEMATIZADO, REGULAR y METÓDICO como una herramienta esencial para acotar los riesgos del negocio ya citados mas arriba mediante un informe sistemático del estado de la gestión del negocio a los fines de brindar un apoyo consistente para tomar las medidas adecuadas en cada caso Un ANALISIS DE GESTIÓN consiste basicamente en revisar los principales procesos y operaciones de la actividad, registrarlos en algún tipo de base de datos (puede ser desde un simple cuaderno hasta un sofisticado software) y a partir de ellos confeccionar los reportes que consideremos nos brinden un TABLERO DE CONTROL que nos ayude en la toma de decisiones cotidianas para acotar los riesgos que mencionamos mas arriba. Pero no terminan allí los beneficios de la herramienta sino que además estoy convencido por experiencia que el ejercicio sistemático de revisar las principales variables de la actividad constituye una excelente oportunidad para autoevaluar la forma en que hacemos las cosas dentro de la empesa y si se lo incorpora como procedimiento normalizado va a permitir medir el desempeño de la empresa en cada uno se sus procesos y comparar los resultados con otras empresas similares o con otros períodos o etapas de la propia empresa. Otro impacto al introducir un proceso de ANALISIS DE GESTIÓN en la empresa es que éste se presenta como una oportunidad inmejorable para integrar participativamente a todo el equipo de trabajo ya que si el ejercicio de análisis está bien planteado deberá atravesar a todos los procesos y sectores de la empresa abriendo una opción para involucrar a cada uno de las personas que hacen al resultado del negocio. Desde ya que hay que tener claro que la desición de avanzar con esta herramienta implica estar dispuesto a poner blanco sobre negro las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas que enfrenta la empresa, es decir que un buen trabajo de análisis debería exponer lo más claramente posible lo que hacemos bien y lo que hacemos mal y hay que estar dispuesto a enfrentar las conclusiones del análisis nos guste o no, teniendo en cuenta que esas conclusiones deberían ser la base para decisiones que nos pongan en un camino de mejora continua. Operativamente la tarea de confeccionar un ANALISIS DE GESTIÓN y un TABLERO DE CONTROL del Negocio puede resultar algo engorroso para una empresa agrícola que aún no cuente con una administración formalmente organizada pero existe la posibilidad de simplificar el proceso y acotar los costos al tomar la decisión de incorporar esta herramienta contando con el apoyo de un servicio de consultoría que brinde soporte al proceso de implementación y seguimiento de esta herramienta.

QUE VARIABLES TENER EN CUENTA Para establecer un ANÁLISIS DE GESTIÓN deberemos ir definiendo las variables claves que queremos conocer de nuestro negocio. Es importante tener en cuenta que las variables a medir deben tener la condición de ser cuantificadas de alguna manera a través de indicadores precisos, y en los períodos de tiempo que se consideren oportunos Si bien existen un conjunto de variables comunes a cualquier empresa agrícola es importante señalar que es posible armar para cada empresa en particular la combinación de reportes que mas utilidad le brinde. Hay que tratar de ir determinando en forma clara, cuáles serán las variables o aspectos claves más importantes a tener en cuenta para la correcta medición de la gestión. Este tipo de información normalmente vá construyendose en las sucesivas reuniones entre el productor y el consultor donde, entre mate y mate, habrá que poner en juego la imaginación y creatividad de ambos de modo de llegar al modelo mas adecuado con información concisa , oportuna y suficiente para tomar desiciones. Para ejemplificar, se muestra el grupo de REPORTES que se definieron en un caso concreto de una empresa agrícola mediana de la Pcia de Bs .As.( ver CUADRO Nro 1)

TIPOS DE INDICADORES DEL ANÁLISIS Los distintos Reportes del Análsis de Gestión pueden agruparse en distintos tipos según su utilidad principal. Un grupo de Reportes de CONFIGURACIÓN ayudan a visualizar rapida y sinteticamente la estructura productiva de la empresa. Los Indicadores de COSTOS como su nombre lo indica consolidan los datos acerca de los costos con que la empresa está produciendo. Otro grupo de Reportes de RESULTADOS nos proveen datos acerca de las ganancias y/o pérdidas de cada negocio. Los Reportes FINANCIEROS nos ubican rapidamente en el contexto temporal de Ingresos y Egresos. Por último los Comentarios de ANÁLISIS exponen conclusiones luego de agregar el valor de la observación, análisis y discusión del conjunto de reportes.

EL VALOR DE REVISAR NUESTRA GESTIÓN Dejando el detalle de cada reporte para otra ocasión podemos ver la cantidad y calidad de información que nos puede brindar el ANÁLISIS DE GESTIÓN mejorando nuestras decisiones diarias en la empresa. Solo a modo de ejemplo , pensemos en la utilidad de tener un Ranking de Lotes con datos de MB, Alquileres pagados, Rindes de Indiferencia, etc, para elegir la estrategia a seguir al momento de negociar la renovación de un alquiler de un determinado lote. O imaginemos cuánto podría ayudarnos a planificar el solo ejercicio de hacer un presupuesto aunque sea estimado de la próxima campaña para mejorar la logística, los recursos, los insumos, etc Es más, pongamosnos en situación de negociar la compra de insumos para la nueva campaña conociendo con precisión los volumenes que vamos a necesitar de cada producto , los precios que pagamos historicamente y cuándo los vamos a necesitar y nos daremos cuenta que con más y mejor información se negocia mucho mejor. Pensemos,por ejemplo, cuánto mejor se puede determinar si el precio de mercado de nuestro producto es ¨bueno¨ o ¨malo¨ si conocemos el precio de indiferencia para tomar decisiones de venta. Y mas allá de cada uno de las múltiples aplicaciones puntuales considero que lo mas poderoso de la herramienta es el valor que un ejercicio de este tipo puede tomar como impulsor de un proceso de revisión y mejora permanente de la forma en como operamos el día a día en la empresa agrícola./