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EL ARCHIVO DE EMPRESA
La organización es necesaria para que no
tengamos que oír frases como estas:
« Con este desorden no se encuentra nada…»
«Llevo tres días buscando un papel…»
PORQUÉ TRATAR LOS DOCUMENTOS
Objetivos de un sistema archivístico: Disminuir el volumen de documentos. Racionalizar la utilización de recursos
humanos y materiales. Facilitar localización de documentos. Reducir costos. Aprovechar espacio. Incrementar la productividad.
ARCHIVO Y DOCUMENTOS
DOCUMENTOSPueden ser: Texto Iconográfico Sonoro Audiovisual electrónico
ARCHIVO Y DOCUMENTOS
Elementos que forman un documento:
ARCHIVO Y DOCUMENTOS
Tipos de documentos: Correspondencia Expedientes Dosieres Libros Catálogos Hemeroteca
CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
En las oficinas de una empresa los documentos pasan por tres etapas:1.Primera Edad: cuando los documentos se están tramitando y por lo tanto son de uso frecuente
archivo del puesto
CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
2.Segunda Edad: es la fase en que los documentos ya han sido tramitados, pero se siguen utilizando, consultando, etc. De forma frecuente.
Archivo Departamental
CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
3.Tercera Edad: llegan a esta fase aquellos documentos que no han sido eliminados en las dos anteriores, ya que por razones fiscales, históricas, etc. Se estiman que deben conservarse.
Archivo Corporativo
TRATAMIENTO Y ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO
ARCHIVO DE UN DEPARTAMENTO I + DEstos departamentos disponen de un gran volumen de otros tipos documentales, por lo que se aconseja la creación de elementos para su rápida localización.
INSTALACIÓN FISICA DE LOS DOCUMENTOS
Soportes Material de archivos Elementos auxiliares Contenedores
MOBILIARIO, SISTEMAS DE ARCHIVO
MEDIDAS AMBIENTALES Y DE SEGURIDAD
La correcta conservación de los documentos requiere adoptar una serie de medidas para controlar diversos factores de riesgo.