El archivo en la empresa

EL ARCHIVO EN LA EMPRESA

12/02/2013 CAC -Ies Misearicordia- 1º AF 1

EL ARCHIVO ES LA MEMORIA DE

LA EMPRESA Y, COMO TAL,

HABRÁ QUE ATENDERSE Y

CUIDARSE CON ESMERO


12/02/2013CAC -Ies Misearicordia- 1º AF2

1. Que es un archivo

2. Que importancia tiene para las empresa

3. Cuales son las funciones del archivo

4. Normas que regulan la conservación de documentos

5. Se pueden destruir los documentos

6. La organización del archivo

7. Equipos y materiales necesarios

8. Concepto de clasificación y ordenación



UN LUGAR FISICO

Lugar en el que se guarda la

documentación,

LA DOCUMENTACION

Conjunto ordenado de

documentos que se conservan

con algún fin determinado:

histórico, jurídico, científico,

económico, religioso, político



EN EL AMBITO EMPRESARIAL, SE CONJUGAN

AMBOS SIGNIFICADOS: Lugar físico

Conjunto ordenado de documentos que:

Se guardan

Siguiendo unas normas y criterios previamente establecidos

Lugar determinado



CONDICIONES PARA QUE EXISTA UN

ARCHIVO:

Que se disponga de una serie de documentos.

Que estos se ordenen y clasifique de acuerdo a

determinados criterios

UN ARCHIVO NO ES UN ALMACEN DE PAPELES

Que se guarden en un lugar concreto



¿QUE IMPORTANCIA TIENE PARA LAS EMPRESAS?

Por imperativo legal:

La ley obliga a las empresas a guardar determinada documentación

relacionada con su actividad

Por interés propio:

La información es la base y fundamento de muchas decisiones

empresariales; y esta , en muchas ocasiones se encuentra en sus

documentos.



¿cuáles son las funciones del archivo?

Todos los documentos tienen un ciclo de vida:

Nacimiento

Madurez

Declive

Muerte



FUNCIONES DEL ARCHIVO

Guardar, conservar y custodiar la documentación

Facilitar la localización rápida y eficiente de

documentos

Constituir un centro de información

Cumplir con las disposiciones legales



NORMAS QUE REGULAN LA CONSERVACION DE

DOCUMENTOS

“Los empresarios conservarán los libros, correspondencia,

documentación y justificantes concernientes a su negocio,

debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último

asiento realizado en los libros, salvo que se establezca por

disposiciones generales o especiales......”Art. 30 de C.C.



RESUMEN DEL ART. 30 DEL C. COMERCIO

Existe la obligación de conservar durante seis años los

libros y la documentación

La documentación a que se refiere el Código de

Comercio es la relacionada con operaciones que

originan derechos y obligaciones de la empresa en

relación con otras personas

Dicha obligación persiste aun después de cesar la

actividad empresarial



¿SE PUEDEN DESTRUIR LOS DOCUMENTOS?

LA DESTRUCCIÓN O ELIMINACION DE DOCUMENTOS SE

CONOCE COMO EXPURGAR

Se emplean entre otros:

Destrucción por medio de máquinas que los convierten en finas

virutas, es el mas adecuado en cuanto al carácter confidencial de los

doctos.

Venta a empresas dedicadas al reciclaje de papel.



LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO

Una buena organización de la documentación ha de cumplir las siguientes

condiciones:

Ser personalizada

Estar planificada

Ser metódica

Ser adecuada y eficaz

Comunicarse

Iniciarse con el nacimiento del documento

Ser constante

Clasificar los documentos cuando no se necesiten de forma continua.

Seleccionar y conservar en el puesto de trabajo solo los necesarios.



LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO- 2

Por el grado de centralización de la información:

Centralizado

Descentralizado

Mixto

Atendiendo a la frecuencia de consulta:

Activo

Semiactivo

definitivo



EL ARCHIVO CENTRALIZADO:

La totalidad de la documentación se concentra en un solo lugar

VENTAJAS:

•profesionales especialistas

•Criterios de clasificación

•Se comparten instalaciones

y equipos

•Menos perdida de tiempo

para la búsqueda

DESVENTAJAS

• Dependencia del

archivo centra

•Las gestiones se

pueden demorar

•Necesidad de un

sistema de control



EL ARCHIVO DESCENTRALIZADO

LA DOCUMENTACION SE REPARTE ENTRE DIVERSAS

SECCIONES Y, PASADO CIERTO TIEMPO SE LLEVAN A UN

DEPOSITO COMUN



VENTAJAS

Mayor proximidad y accesibilidad

OPERATIVIDAD.

Localización mas rápida.

Evita los tramites burocráticos de rellenar

solicitudes.

DESVENTAJAS

Se repiten las tareas de archivo.

Se multiplican los espacios, equipos y

personal.

El personal que maneja los archivos

realiza otras tareas, no siendo

especialista en archivos.



EL ARCHIVO MIXTOES LA CONVINACION DE LAS VENTAJAS DE LOS SISTEMAS ANTERIORES Y

EVITAR EN LA MEDIDA DE LO POSIBLE LOS INCONVENIENTES, EXISTEN DOS MODALIDADES:

1.- Concentrar la dtción. De carácter general en un archivo central y se mantienen los archivos de cada Dpto. o sección.

2.- Descentralizar los archivos por departamentos para aquellos procesos que están en marcha o vigentes (tres niveles)

El archivo en la empresa


El archivo mixto, niveles:

• Nivel básico: archivo individual

• Nivel intermedio: archivo departamental

• Nivel superior: archivo general


Frecuencia de consulta:

Archivo activo

Archivo semi-activo

Archivo definitivo o inactivo

Destrucción de documentos



EQUIPOS Y MATERIALES NECESARIOS

La elección dependerá de las necesidades de cada empresa para:

Guardar los dtos. En perfecto estado.

Facilitar la búsqueda y rápida localización de los mismos



MATERIALES Y EQUIPOS

CARPETAS

Simples

Con sistema de sujeción

Carpeta de suspensión

CAJA DE ARCHIVO

FICHAS

GUIAS

ESTANTERIAS Y ARMARIOS



CONCEPTO DE CLASIFICACION Y ORDENACION

CLASIFICAR ES ORDENAR POR

CLASES



“LOS BUENOS HABITOS NOS SIMPLIFICAN LA VIDA”

Debemos:Evitar la acumulación de papeles en la mesa:

Clasificando y archivando, cuando no se necesiten de forma continuada

Seleccionando y conservando solo los necesarios

Evitando las copias innecesarias

Eliminando los que ya no sirvan

Marcar el lugar del documento extraído del archivo

Utilizar códigos visuales para localizaciones rápidas

No dejar documentos sueltos, todos deben formar parte de un asunto

Antes de abrir un nuevo expte. Asegurarse de que no existe uno anterior.

Archivar no es almacenar, es un lugar donde la dtción. está organizada.

Utilizar habitualmente las técnicas de EXPURGO



CRITERIOS DE CLASIFICACIÓN:

Ser el más adecuado (al tipo de doctos. que se manejan)

Resultar sencillo (no presentar ambigüedad)

Permitir la localización rápida (y eficiente de

documentos)

Permitir ampliaciones futuras



TIPOS:

1. CLASIFICACION ALFABETICA

2. CLASIFICACION NUMERICA

3. SISTEMA MIXTO ALFANUMERICO

4. CLASIFICACION CRONOLOGICA

5. CRITERIO GEOGRAFICO

6. CLASIFICACION POR MATERIAS Y ASUNTOS



1 CLASIFICACION ALFABETICA

L a palabra “ORDENATRIZ”

Es aquella que vamos a tomar como clave, referencia o guía de

clasificación, el resto de palabras están subordinadas a esta.

Esta palabra no puede ser arbitraria, se hará de acuerdo a unas

normas de uso general.



CLASIFICACION ALFABETICA

Nombres de personas físicas

• Se tomará como palabra guía el primer apellido, siguiendo por el

segundo y después el nombre propio.

• Apellidos compuestos

• Separados por guión

• Incluyen artículos u otras partículas

• Nombres españoles

• Nombres extranjeros




NOBRES DE EMPRESAS O INSTITUCIONES

Cuando la denominación social incluye un nombre propio

Palabra genérica como parte de la razón social

Nombres de organismos o instituciones

Empresas conocidas por las siglas

Nombre de empresas extranjeras




VENTAJAS

• No requiere aprendizaje especial

• Es abierto y permite ampliación

• Sencillez, no presente subdivisiones

• Se adapta a todo tipo de documentos

INCONVENIENTES

Hay que determinar previamente la

palabra clave

Los criterios no son universales ni

unánimes

En caso de extraer un documento de una

carpeta o ficha hay que dejar una señal


CLASIFICACION NUMERICA


¿Cómo se realiza la clasificación?

• Asignar un número a cada documento

• Por orden de llegada, sin que tenga relación con el contenido

• Se usa en el manejo de exptes.y se abre una ficha con el número y

asunto principal.

Es un sistema indirecto que suele emplearse

junto algún otro


CLASIFICACION NUMERICA


VENTAJAS

Método sencillo

Es ilimitado

Una vez asignado una clave numérica es imposible su confusión con otro expte.

Cuando se toma un documento u expte. Su falta es evidente

INCOVENIENTES

Si se desconoce el nº su localización es laboriosa y difícil

Obliga a tener índices o fichas adicionales

No permite intercalar nuevos documentos

No todos los doctos. se adaptan a este sistema



SISTEMA ALFANUMERICO

Método mixto que se apoya en alfanúmeros, que son unas claves que

compone letras y números, permiten muchas variantes:

Letras seguidas de números

Números seguidos de letras

Una sola letra y varios números

Varias letra y varios números



SISTEMA MIXTO ALFANUMERICO I

La utilidad es la misma que el sistema numérico y lo mismo que en este obliga a llevar paralelamente unas fichas o índices de referencia

El método es variables en función a su composición:

En claves compuestas por letras y números, el primer criterio será alfabético y después el numérico

En claves que aparece 1º el número y luego la letra se ordenan numéricamente y 2º alfabético.



SISTEMA MIXTO ALFANUMERICO II

VENTAJAS E INCONVENIENTES

Se repiten las mismas que se indicaron en el sistema numérico con

el in conveniente adicional de que este sistema no es tan sencillo.



CLASIFICACION CRONOLOLIGA

Sistema sencillo y eficaz, uno de los mas empleados, el elemento base es la fecha de los documentos que se agrupan en un archivo por años o meses.

Se comienza con el año, luego el mes y finalmente el día.

Se emplea principalmente para el manejo de información de carácter financiero o económico.



CLASIFICACION CRONOLOLIGA I

Cuando se ordena la documentación desde la mas antigua a la mas

reciente su orden es ascendente en caso contrario será

descendente.

Una variante es la clasificación numérico-cronológica

El archivo en la empresaCLASIFICACION CRONOLOLIGA II


Ventajas

Sencillez y rapidez

No es cerrado, permite ampliación

e inclusión de nuevos doctos.

No requiere utilización de índices

ni fichas auxiliares

Inconvenientes

Es imprescindible conocer la fecha

del dcmto.

Cuando se extrae un documento

hay que dejar constancia



CRITERIO GEOGRAFICO

Se ordena la documentación de acuerdo en los lugares geográficos

asociados a la misma.

Es un sistema compuesto, implica varias clasificaciones sucesivas

Dentro de cada grupo la clasificación es por el método alfabético:

Comunidad, provincia, población, calle, nº


CRITERIO GEOGRAFICO


VENTAJAS

Método sencillo, solo requiere

conocer población de ref.

No necesita índices auxiliares

Indicado cuando se dispones de una

org. Geográfica o por zonas

Método abierto que permite

ampliación

Puede combinarse con otros criterios

Inconvenientes

Hay que designar la palabra ordenatriz

para los nombres compuestos

Requiere señalarse con una marca cuando

se extraen documentos o expedientes

No resulta adecuado para archivos muy

voluminosos



CLASIFICACION POR MATERIAS Y/O ASUNTOS:

Consiste en agrupar la documentación de

acuerdo a que materia o asunto se refiere y

después ordenar cada uno de estos grupos

siguiendo algún otros criterio.


CLASIFICACION POR MATERIAS Y/O ASUNTOS


VENTAJAS

La localización de doctos. es

mas rápida

Resulta un sistema abierto que

permite intercalar nuevos

asuntos

INCONVENIENTES

Con frecuencia un mismo

documento se refiere a mas de

un asunto, en ese caso habrá

que duplicarlo.

Hay que determinar previamente

los asuntos o materias que

presenta suficiente relevancia.



CLASIFICACION DECIMA UNIVERSAL (CDU)

Se utiliza para ordenar y catalogar las obras en las bibliotecas. Al

grupo principal se le asigna un dígito, del 0 al 9, y a cada nivel

creado dentro del grupo se le añada un nuevo digito.

Documents

El archivo en la empresa