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El Backlog o Acumulación deTrabajo
Juan Carlos Orrego BarreraIngeniero MecánicoEspecialista en Finanzas – Preparación y Evaluación de Proyectoswww.mantonline.comMedellín - Colombia
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Que es el BacklogEs la acumulación de trabajos o son todos los trabajos, que han sido
identificados, pero que no han sido completados, hace referencia altrabajo incompleto o hecho a medias ( mientras tanto, mientras hayuna parada, mientras aguante) , su unidad de medida son semanas.
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Flujo de la Orden de Trabajo
MANTENIMIENTOPREVENTIVO
PRIORIZACION
PLANIFICACION
PROGRAMACION
EJECUCION
CONTROL
FallaAVISO
PRIORIZACION
PLANIFICACION
PROGRAMACION
Problema Resuelto CONTROL
EJECUCION
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Puntos de Generación delBacklog
MANTENIMIENTOPREVENTIVO
BACKLOG
Problema Resuelto
FallaAVISO
PRIORIZACION
PLANIFICACION
Problema Resuelto CONTROL
EJECUCION
PROGRAMACION
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Síntomas del BacklogAlta accidentalidadAusentismo en alzaEstrés del personalAumento de stocks de partesAltos costos de mantenimientoOrdenes de trabajo DuplicadasDisminución o baja DisponibilidadAumento de pagos en horas extrasReducción del Tiempo medio entra FallasQuejas permanentes de los clientes del área
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Nivel Optimo para el Backlog
Depende de cada empresa, mundialmentees aceptado entre 2 y 4 semanas.
Relativo
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Análisis
Backlog Optimo “2 a 4 Semanas”
La gerencia de mantenimientotiene mas trabajo del que
puede manejar bajolas condiciones actuales
No hay suficiente trabajodisponible para elaborar una
buena programación
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¿Por que?
Backlog Optimo “2 a 4 Semanas”
La gerencia de mantenimientotiene mas trabajo del que
puede manejar bajolas condiciones actuales
No hay suficiente trabajodisponible para elaborar una
buena programación
Poco personal
Falta de control
Presupuesto bajo
Baja capacitación
Falta de programación
Poca o nula herramienta
Desmotivación del personal
Escasa cantidad de repuestos
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¿Por que?
Backlog Optimo “2 a 4 Semanas”
La gerencia de mantenimientotiene mas trabajo del que
puede manejar bajolas condiciones actuales
No hay suficiente trabajodisponible para elaborar una
buena programación
Falta de control
Baja capacitación
Demasiado personal
Falta de programación
Exceso de trabajo contratado
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Los mayores generadores• El jefe• El clima• El clima laboral• El jefe de mi jefe• La falta de control• El desconocimiento• Repetición de trabajos• La falta de jerarquización• El trabajo de emergencias• Los repuestos poco confiables• El software usado para mantenimiento ( Si su
programación fue inadecuada)
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Claves para el éxito de lagestión del Backlog
• Establecimiento de objetivos• Configuración de prioridades• Establecimiento de responsabilidades• Implementación de procesos para cumplir los
objetivos• Medición del desempeño• Revisión de la interpretación o ejecución• Auditoría del proceso
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Gestión del Backlog
1. La gestión de las ordenes de trabajo.2. El desarrollo de las órdenes de trabajo,
preparación y procedimientos dereparación.
3. Programación del Trabajo.4. Seguimiento de la ejecución de los
trabajos
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Manejo del BacklogOrganización de actividadesacumuladas por antigüedad
Zona DZona C
Zona A Zona B
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Manejo del BacklogPriorización de actividadesacumuladas según prioridadinicial
Zona B
Prioridad 0 Prioridad 1
Prioridad 2 Prioridad 3
Prioridad 4
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Como calcularlo
32121
O.Ts = Ordenes de TrabajoHE = Horas Estimadas para realizar el trabajoIA = Indicador de Acumulación ( % de Horas programadas del total de O.Ts)
Cuanto de lo programado bajo estascaracterísticas representa ese tiempo
en %
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Como calcularlo
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Ejemplo: de la prioridad 0 (cero) se tenían programadas 3 OT quesupuestamente tardarían 10 horas, y 3 quedaron acumuladas, es decir queIA=.100%Por su parte de prioridad 1 (uno) se tenían programadas 4 OT que debian detardar 10 horas, y las dos que quedaron pendientes se presupuesta tardaran2 horas, entonces el IA=20%
10 100%2 20%
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Como calcularlo
32121
Representa el % de lo que en verdadse puede ejecutar de lo que se encuentre
sobre esta línea
10 100%2 20% 80%
90%
320
8200100
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Como calcularlo
Si solo se cuenta con untécnico y este trabaja enColombia, es decir 48horas a la semana,entonces
Semanas de Acumulación = 320/48 = 6,67 semanas
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Como calcularlo
El N° Total de técnicos para realizar eltrabajo pendiente en 6.67 semanas seríasegún la ecuación igual a:
= 320/ (6,67 * 48) = 1 Técnico adicional
Si deseamos que se haga en una semana,deberíamos usar 6,67 = 7 técnicos
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Que más podemos encontrar?• Sobrecargas de trabajo• Ajuste de tareas pendientes con recurso adicional• Costo de horas extras para atender la sobrecarga de trabajo• Costo de personal adicional para atender la sobrecarga de trabajo• Elección de forma de atender la sobrecarga, horas extras vrs personal
adicional
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A que nos ayuda?• Reducción de costos de mantenimiento• Reducción en perdidas de producción• Aumento de la responsabilidad de los técnicos• Fortalecimiento de la unidad de mando
Backlog
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Competitividad
GraciasPreguntas
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